Làm Điều Quan Trọng

Giới thiệu

John Doerr chia sẻ bí quyết thành công đằng sau phương pháp thiết lập mục tiêu và đo lường kết quả then chốt OKRs (Objectives and Key Results). Được phát triển bởi cố vấn quản lý huyền thoại Andy Grove từ thời kỳ đầu của Intel, hệ thống OKRs đã trở thành công cụ quản lý hiệu quả góp phần làm nên thành công của nhiều công ty công nghệ lớn như Google, YouTube, Remind, MyFitnessPal và Intuit.

Cuốn sách gồm hai phần chính. Phần đầu tập trung miêu tả bốn “yếu tố siêu quyền lực” của OKRs: (1) Tập trung và cam kết vào những ưu tiên hàng đầu, (2) Sắp xếp và kết nối công việc nhóm một cách nhịp nhàng, (3) Theo dõi liên tục và nâng cao tinh thần trách nhiệm, (4) Đặt ra những mục tiêu “mở rộng” táo bạo để bứt phá, sáng tạo. Doerr minh họa lý thuyết bằng nhiều câu chuyện thực tế về cách các tổ chức lớn nhỏ áp dụng OKRs để đạt được những thành tựu đột phá.

Phần thứ hai của “Làm điều quan trọng” dự báo xu hướng mới trong quản lý hiệu suất kỷ nguyên số. OKRs sẽ phối hợp chặt chẽ với phương pháp quản lý liên tục CFRs (Conversation, Feedback, Recognition) để thay thế mô hình đánh giá truyền thống định kỳ. Với CFRs, nhân viên sẽ nhận được phản hồi và động viên thường xuyên hơn từ cấp quản lý thay vì chỉ đợi đánh giá hàng năm. Sự kết hợp OKRs và CFRs mang lại một cách quản lý nhân sự mới, linh hoạt và hiệu quả hơn cho thế giới làm việc đang thay đổi nhanh chóng.

Với lối kể chuyện sinh động và những ví dụ thiết thực, cuốn sách “Làm điều quan trọng” không chỉ đơn thuần là một cuốn sách quản trị mà còn là chìa khóa để bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào có thể nắm bắt và áp dụng phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả bậc nhất trong thời đại ngày nay.

Sơ lược sách Làm điều quan trọng của John Doerr

Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết hơn của cuốn sách “Làm điều quan trọng” (Measure What Matters) của John Doerr, dài khoảng 2000 từ, chỉ dựa trên nội dung có trong file:

Phần mở đầu

John Doerr giới thiệu về hệ thống thiết lập mục tiêu và kết quả then chốt OKRs (Objectives and Key Results) mà ông học được từ Andy Grove trong thời gian làm việc tại Intel. OKRs đã giúp nhiều công ty công nghệ lớn như Intel, Google, YouTube, Adobe đạt được tăng trưởng đột phá. Doerr hy vọng cuốn sách sẽ giúp độc giả hiểu và áp dụng thành công OKRs.

PHẦN 1: OKRs TRONG ỨNG DỤNG THỰC TẾ

Chương 1 – Google gặp OKRs như thế nào?
Năm 1999, John Doerr giới thiệu OKRs cho nhà sáng lập Google là Larry Page và Sergey Brin. Mặc dù lúc đầu chưa hoàn hảo, nhưng Google kiên trì áp dụng OKRs trong suốt 20 năm, trở thành một công ty trị giá hàng trăm tỷ đô với hàng chục sản phẩm có hơn tỷ người dùng. OKRs giúp Google tập trung vào những ưu tiên quan trọng, sắp xếp thống nhất nỗ lực từ trên xuống, thúc đẩy sự sáng tạo và giải quyết các thách thức lớn.

Chương 2 – Cha đẻ của OKRs
John Doerr kể về quá trình Andy Grove phát triển hệ thống OKRs tại Intel dựa trên lý thuyết MBO (Management by Objectives) của Peter Drucker. Doerr học về OKRs khi làm việc dưới quyền Grove ở Intel và đúc rút lại những nguyên tắc cốt lõi của OKRs theo phong cách của Grove.

Chương 3 – Câu chuyện của Intel về chiến dịch mang tên Crush
Cuối những năm 1970, Intel bị tụt lại phía sau Motorola trong thị trường chip xử lý 16-bit. Andy Grove phát động chiến dịch “Crush” sử dụng OKRs để tập trung nguồn lực toàn công ty đánh bại Motorola chỉ trong vòng 1 năm. Bill Davidow và các cựu lãnh đạo Intel giải thích cách OKRs giúp họ bứt phá trong chiến dịch Crush và làm nên lịch sử.

Chương 4 – Yếu tố siêu quyền lực #1: Tập trung và cam kết với những ưu tiên hàng đầu
Những doanh nghiệp hiệu quả cao luôn tập trung vào một số ít ưu tiên quan trọng nhất. OKRs buộc các lãnh đạo phải lựa chọn khắt khe và cam kết thực hiện những ưu tiên đó. Mục tiêu càng tham vọng và cụ thể sẽ dẫn đến hiệu quả càng cao. Mỗi mục tiêu nên có từ 3-5 kết quả then chốt để đánh giá tiến độ. Lưu ý chọn kết quả định lượng, có thể đo lường được. Chu kỳ OKRs quý hoặc tháng giúp doanh nghiệp nhanh nhạy, thích ứng được với bối cảnh thay đổi nhanh.

Chương 5 – Câu chuyện về sự tập trung của Remind
Brett Kopf, nhà sáng lập Remind – ứng dụng nhắn tin giữa giáo viên và phụ huynh học sinh, chia sẻ câu chuyện Remind áp dụng OKRs để xác định đúng ưu tiên trong quá trình tăng trưởng nhanh chóng. Tập trung là chìa khóa để Remind xây dựng một sản phẩm tuyệt vời và vượt qua giai đoạn thách thức.

Chương 6 – Cam kết: câu chuyện của công ty Nuna
Jini Kim kể lại hành trình xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dịch vụ y tế quốc gia cho hàng chục triệu người dân Mỹ với sự trợ giúp của OKRs. Lãnh đạo phải thể hiện sự cống hiến mạnh mẽ với từng chu kỳ OKRs để truyền cảm hứng cho nhân viên và biến OKRs thành công cụ vận hành hiệu quả nhất.

Chương 7 – Yếu tố siêu quyền lực #2: Sắp xếp và kết nối công việc nhóm
Nhờ có tính minh bạch, OKRs giúp kết nối mục tiêu đội nhóm với chiến lược công ty, tạo sự nhất quán xuyên suốt tổ chức. Sự phối hợp giữa các cá nhân, nhóm và bộ phận trở nên chặt chẽ, đồng bộ. Từ 60-70% mục tiêu có thể được thiết lập theo kiểu “từ dưới lên” (bottom-up) để khơi dậy sáng tạo và tính chủ động ở tuyến đầu.

Chương 8 – Câu chuyện của công ty MyFitnessPal
Khi MyFitnessPal tăng trưởng nhanh từ 10 lên hàng trăm nhân sự, nhà sáng lập Mike Lee nhận ra các nhóm làm việc ngày càng xa rời nhau. OKRs đã giúp họ phá bỏ các rào cản phòng ban để xây dựng các mối liên kết dọc, ngang, chéo nhằm cộng hưởng sức mạnh tập thể. Sự điều phối trơn tru dựa trên OKRs giúp nâng cao chất lượng làm việc nhóm ở quy mô lớn.

Chương 9 – Kết nối: câu chuyện của Intuit
Phòng IT của Intuit áp dụng OKRs để kết nối chặt chẽ hơn với nhau trong bối cảnh công ty chuyển đổi mạnh mẽ sang nền tảng cloud và mở rộng quy mô toàn cầu. Giám đốc công nghệ Atticus Tysen cho rằng tính minh bạch của OKRs cho phép nhân viên tự chủ trong phối hợp mà không cần quá nhiều giám sát từ trên xuống. OKRs còn giúp Intuit thúc đẩy văn hóa làm việc nhanh nhạy, sáng tạo, dựa trên dữ liệu và phản hồi liên tục.

Chương 10 – Yếu tố siêu quyền lực #3: Theo dõi và tinh thần trách nhiệm
OKRs cho phép theo dõi tiến độ thường xuyên và điều chỉnh linh hoạt khi cần. Thông qua hệ thống OKRs, các cá nhân và đội nhóm có thể chủ động kiểm soát công việc của mình theo thời gian thực thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào giám sát từ cấp trên. Sự minh bạch và cập nhật liên tục về mục tiêu nâng cao tinh thần trách nhiệm và động lực nội tại của mỗi người. Khi mục tiêu chệch hướng, OKRs giúp phát hiện sớm để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

Chương 11 – Theo dõi: câu chuyện của Gates Foundation
Gates Foundation sử dụng OKRs để quản lý những chiến dịch y tế quy mô toàn cầu. Nhờ dữ liệu theo dõi từ OKRs, họ giữ được tính linh hoạt, điều chỉnh mục tiêu nhanh chóng để ứng phó với dịch Ebola bùng phát. OKRs minh bạch giúp nhà tài trợ nắm bắt tiến độ nhanh và kết nối hiệu quả với các đối tác thi hành dự án.

Chương 12 – Yếu tố siêu quyền lực #4: Mở rộng để bứt phá
OKRs tốt nhất luôn có tính “căng” và thách thức, thúc đẩy mọi người vượt trên giới hạn của chính mình. Những mục tiêu “mở rộng” lý tưởng thường được hoàn thành từ 60-70%, chấp nhận một tỷ lệ không đạt để nuôi dưỡng tư duy cải tiến, sẵn sàng vượt ra khỏi vùng an toàn. Văn hóa dám thử nghiệm, cho phép thất bại sẽ khuyến khích đột phá và mang lại kết quả đầy bất ngờ.

Chương 13 – Mục tiêu mở rộng: câu chuyện của Google Chrome
Mục tiêu “dịch chuyển trung tâm” giúp Google Chrome vượt mặt đối thủ trong chỉ sau 4 năm và hiện chiếm thị phần trình duyệt Internet cao nhất thế giới. Không ai nghĩ Chrome có thể soán ngôi Internet Explorer và Firefox khi mới ra đời. Thành công của Chrome minh chứng cho năng lực của Tầm nhìn xanh trong việc thúc đẩy đổi mới.

Chương 14 – Mục tiêu mở rộng: câu chuyện của YouTube
YouTube sử dụng mục tiêu tăng trưởng gấp 10 lần để đột phá lên một tầm cao mới với dịch vụ YouTube Red và YouTube TV. Các mục tiêu “phi thực tế” thúc đẩy nhân viên sáng tạo không ngừng và tìm ra những phương thức mới để đáp ứng thị hiếu người dùng đang thay đổi từng ngày.

PHẦN 2: THẾ GIỚI MỚI CỦA CÔNG VIỆC

Chương 15 – Quản lý công việc liên tục: OKRs & CFRs
John Doerr giới thiệu mô hình quản lý hiệu suất liên tục CFR (viết tắt của Conversation – Đối thoại, Feedback – Phản hồi, Recognition – Ghi nhận). CFR bổ trợ cho OKRs bằng cách tạo ra các cuộc trao đổi thẳng thắn, cởi mở thường xuyên giữa quản lý và nhân viên. Thông qua đối thoại, quản lý có thể hướng dẫn nhân viên điều chỉnh ưu tiên và khắc phục các vấn đề một cách kịp thời thay vì chỉ đợi đến đánh giá định kỳ. Phản hồi và ghi nhận cũng diễn ra thường xuyên hơn để động viên khích lệ kịp thời. OKRs và CFRs phối hợp với nhau sẽ giúp thay thế dần hệ thống đánh giá truyền thống một lần/năm vốn phản ánh không kịp nhu cầu quản lý của thời đại số.

Chương 16 – Xem xét biểu hiện công việc hàng năm: câu chuyện của Adobe
Năm 2012, Adobe đã loại bỏ hệ thống xếp hạng và đánh giá hiệu suất hàng năm. Thay vào đó, Adobe chuyển sang mô hình “Check-in”, là những buổi đối thoại ngắn thường xuyên giữa quản lý và nhân viên với trọng tâm là mục tiêu, phản hồi và phát triển kỹ năng. OKRs đóng vai trò then chốt trong mô hình Check-in để xác lập mục tiêu và định hướng thảo luận. Đây là một bước tiến quan trọng giúp Adobe chuyển dịch từ văn hóa quản lý truyền thống sang văn hóa huấn luyện và đồng hành.

Chương 17 – Mỗi ngày nướng bánh càng ngon hơn: câu chuyện của Zume Pizza
Zume Pizza, khởi nghiệp về pizza vận hành bằng người máy, áp dụng OKRs và CFRs xuyên suốt từ nhà bếp đến bộ phận bán hàng, tiếp thị. Phối hợp linh hoạt hai phương pháp giúp Zume Pizza liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm, trải nghiệm khách hàng và khả năng tăng trưởng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt.

Chương 18: Theo dõi: Câu chuyện của Gates Foundation
– Năm 2000, Gates Foundation khởi đầu với số vốn 20 tỷ USD, đặt ra những mục tiêu đầy tham vọng trong việc cải thiện sức khỏe và cuộc sống của con người.
– Gates Foundation áp dụng OKRs từ năm 2002 để thiết lập mục tiêu có cấu trúc và theo dõi tiến độ một cách chặt chẽ. OKRs giúp họ tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất và điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết.
– Patty Stonesifer, CEO đầu tiên của quỹ, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có những mục tiêu rõ ràng, đo lường được, và sự cần thiết của một hệ thống quản lý mục tiêu hiệu quả.

Chương 19: Yếu tố siêu quyền lực #4: Mở rộng quy mô để bứt phá
– Những mục tiêu mở rộng, đầy thách thức sẽ thúc đẩy sáng tạo, thay đổi mô hình kinh doanh và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
– Mục tiêu mở rộng cần được chọn lọc khôn ngoan và truyền cảm hứng cho nhân viên vượt qua giới hạn của chính mình.
– Mục tiêu mở rộng cần có những biện pháp theo dõi định lượng để đảm bảo tính khả thi và thực tế.

Chương 20: Mục tiêu mở rộng: Câu chuyện của Google Chrome
– Sundar Pichai, CEO của Google, kể lại quá trình phát triển trình duyệt Chrome với những mục tiêu tham vọng như có 20 triệu người dùng trong 7 ngày.
– Mặc dù không đạt được mục tiêu ban đầu, nhưng quá trình phát triển Chrome vẫn tiếp tục với sự điều chỉnh mục tiêu qua từng năm. Đến năm 2010, Chrome đạt 111 triệu người dùng.
– OKRs giúp đội ngũ Chrome liên tục đặt ra những thách thức, cải tiến sản phẩm và cuối cùng đạt được thành công vượt bậc.

Chương 21: Mục tiêu mở rộng: Câu chuyện của YouTube
– YouTube áp dụng OKRs để phát triển mạnh mẽ, từ một nền tảng video trực tuyến non trẻ trở thành người khổng lồ với hơn 1 tỷ người dùng.
– Mục tiêu đạt 1 tỷ giờ xem mỗi ngày vào cuối năm 2016 đã trở thành OKR trung tâm của YouTube, thúc đẩy họ không ngừng cải tiến thuật toán và trải nghiệm người dùng.
– Cristos Goodrow, phó chủ tịch của YouTube, nhấn mạnh tầm quan trọng của sự hỗ trợ từ lãnh đạo cấp cao và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu khó khăn này.