Người Thành Công Không Bao Giờ Trì Hoãn PDF EPUB

" Người Thành Công Không Bao Giờ Trì Hoãn PDF EPUB 🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Người Thành Công Không Bao Giờ Trì Hoãn PDF EPUB Ebooks Nhóm Zalo Mục lục Nhân đôi năng suất mà không hề cảm thấy quá sức và quá tải! Giới thiệu: “Làm việc quá sức và bị quá tải” trên đường cao tốc ở New Jersey Chương 1: Sức mạnh của 1440 Chương 2: Sức mạnh của những ưu tiên đúng đắn Chương 3: Đừng lên danh sách việc-cần-làm thay vào đó, hãy làm điều này Chương 4: Phương thuốc trị bệnh trì hoãn Chương 5: Làm sao rời văn phòng lúc 5 giờ chiều mà không cảm thấy áy náy Chương 6: Công cụ năng suất bí mật của Richard Branson Chương 7: Kiểm soát hộp e-mail của bạn với 321 zero Chương 8: Mẹo họp hành từ Google, Apple và Virgin Chương 9: Chỉ một từ, nhưng bội số thành công Chương 10: Nguyên lý Pareto cực kỳ hiệu nghiệm Chương 11: “3 câu hỏi Harvard” giúp tiết kiệm 8 tiếng mỗi tuần Chương 12: Vì sao Jack Dorsey – nhà đồng sáng lập Twitter đặt chủ đề cho từng ngày của mình Chương 13: Đừng động vào! Chương 14: Thay đổi mỗi sáng, thay đổi cuộc sống Chương 15: Năng lượng là tất cả Chương 16: Hệ thống E-3C: Gộp hết lại với nhau Chương 17: Tiểu xảo giúp tăng 20 lần thời gian và năng suất Chương 18: Bí quyết về thời gian của 7 tỷ phú Chương 19: Bí quyết quản lý thời gian của 13 vận động viên Olympic Chương 20: Bí quyết về thời gian của 29 sinh viên xuất sắc Chương 21: Bí quyết về thời gian của 239 doanh nhân Phần thưởng 1: Trắc nghiệm: Tìm ra phong cách quản lý thời gian Phần thưởng 2: 100+ trích dẫn hay nhất về quản lý thời gian Tham gia Cuộc vận động #1440 Hội thảo và thuyết trình chủ đạo về Năng suất cực độ Kevin Kruse NHÂN ĐÔI NĂNG SUẤT MÀ KHÔNG HỀ CẢM THẤY QUÁ SỨC VÀ QUÁ TẢI! Sẽ thế nào nếu bạn có thêm được một tiếng mỗi ngày để đọc sách, tập thể dục hay ở bên gia đình? Dựa trên những cuộc phỏng vấn và nghiên cứu khảo sát với các tỷ phú, vận động viên Olympic, sinh viên xuất sắc, và hơn 200 doanh nhân – bao gồm Mark Cuban, Kevin Harrington, James Altucher, John Lee Dumas, Pat Flynn, Grant Cardone và Lewis Howes – tác giả sách bán chạy nhất theo bình chọn của New York Times, Kevin Kruse, đã trả lời câu hỏi này: Bí quyết của năng suất cực độ là gì? Bạn sẽ học được: Cách trị bệnh trì hoãn với phương pháp “Dịch chuyển thời gian”; Cách tiết kiệm 8 tiếng mỗi tuần với “3 câu hỏi”; Cách xác định những điều bạn thực sự cần ưu tiên nhất; Cách giải quyết tất cả các e-mail trong hộp thư mỗi ngày; Cách mà hệ thống E-3C thúc đẩy năng suất của bạn tăng gấp 10 lần; Cách làm giảm căng thẳng với công cụ của Richard Branson; Cách để rời khỏi văn phòng lúc 5 giờ chiều mà không cảm thấy áy náy; Cách vận hành cuộc họp giống như Apple, Google và Virgin; Cách chế ngự sự phân tâm do truyền thông xã hội. PHẦN THƯỞNG: Khám phá trắc nghiệm tìm ra phong cách quản lý thời gian. PHẦN THƯỞNG: 100+ trích dẫn hay về quản lý thời gian. Giới thiệu “LÀM VIỆC QUÁ SỨC VÀ BỊ QUÁ TẢI” TRÊN ĐƯỜNG CAO TỐC Ở NEW JERSEY “Bằng lái và đăng ký xe!” 5 giờ 20 phút sáng. Trời tối và lạnh, và tôi bị cảnh sát ép dừng xe bên lề Đường 1 ở New Jersey, khi đang trên đường đi làm. “Anh biết tại sao tôi dừng xe anh lại chứ?” Tại sao anh ta phải quát lên thế nhỉ? “Chắc là do tôi chạy quá tốc độ,” giọng tôi lạc đi. “Tốc độ ư!” Anh ta cúi sát vào cửa xe cho tới khi vành mũ chạm vào mép phía trên cửa. Nhìn thẳng vào mắt tôi, anh ta nói: “Anh tông vào đuôi xe tôi, đánh võng, vượt lên trước và thản nhiên đi thẳng. Trong khi tôi đang đi với tốc độ 105 km/giờ ở làn chậm.” Ước gì tôi có thể nói viên cảnh sát này đã lái một chiếc xe thường, nhưng không phải vậy. Chiếc xe Crown Vic màu trắng to đùng với đèn sáng trên nóc. Dòng chữ “Cảnh sát bang” màu vàng-xanh nổi bật dán trên cửa xe. Tôi thực sự không thể giải thích nổi. Tôi không nhớ mình đã vượt bất kỳ chiếc xe nào, chứ đừng nói đến xe cảnh sát với dấu hiệu mười mươi như vậy. Rõ ràng, vừa buồn ngủ vừa đau đầu về công việc, tôi đã lái xe hơn 130 km/giờ khi thấy xe phía trước đang lờ đờ đi với tốc độ 105 km/giờ, vì thế tôi đã chuyển làn và vượt anh ta. “Tôi xin lỗi, sĩ quan! Chắc tôi, ơ, hơi lơ đãng…” “Lơ đãng?!” “Tôi bị thiếu ngủ, và…” * * * May là anh ta không bắt tôi. May hơn nữa là tôi đã không quẹt xe hay gây ra tai nạn chết người. Chuyện này xảy ra 20 năm trước, khi tôi còn trẻ người non dạ. Tôi “bận phát điên” đến nỗi làm việc quên ngày đêm. Tôi rời khỏi nhà lúc 5 giờ sáng và làm việc tới tận nửa đêm. Tôi chẳng có thời gian ăn uống đúng nghĩa. Tôi ăn sáng trên xe với cà phê và bánh mì bơ. Bỏ bữa trưa. Vừa đứng vừa ngấu nghiến ăn bữa tối. Tôi đã uống nhiều Red Bull không đường đến nỗi bắt đầu nhìn những lon nước xanh bạc này như cách một tên bợm rượu nhìn những chai rượu. Chúng khiến tôi thèm thuồng. Vượt qua một chiếc xe cảnh sát trên đường cao tốc mà thậm chí không nhận ra điều đó chắc chắn là việc tồi tệ nhất tôi từng làm, nhưng đã có những dấu hiệu khác cho thấy sự mất kiểm soát xuất hiện trước đó. Giống như sau khi đổ xăng, tôi lái xe đi và RẦMMM! Tôi đã quên không rút vòi bơm xăng ra khỏi xe. Ơn trời vì tôi đã không làm nổ tung chỗ đó. Và những lần vợ tôi liên tục than phiền: “Em không thể hiểu nổi anh nữa!” Bây giờ cô ấy đã là vợ cũ của tôi. Không phải tôi không biết gì về quản lý thời gian. Tôi đã đọc tất cả những cuốn sách bán chạy nhất. Tôi rất giỏi lập danh sách những việc cần làm cho ngày hôm sau và luôn ưu tiên làm việc đó mỗi tối. Có lúc, tôi có một danh sách dài kín cả trang giấy A4. Tôi nhìn lại quãng thời gian đó trong cuộc đời mình mà vô cùng sợ hãi và hổ thẹn. * * * Ơn trời, bây giờ tôi đã trở thành một người khác rồi. Tôi là một ông bố đơn thân của ba đứa con. Tôi thường xuyên về nhà ăn tối và giúp chúng làm bài tập. Tôi tham dự hầu hết các trận đấu, các buổi diễn kịch và biểu diễn âm nhạc của chúng. Tôi không phải là một vận động viên, nhưng tôi tập thể dục hằng ngày và duy trì mức cân nặng ổn định. Tôi sắp xếp thời gian để hẹn hò với bạn gái ít nhất một hoặc hai lần mỗi tuần. Về công việc, tôi điều hành một hãng tư vấn nhỏ, viết hai cuốn sách một năm, diễn thuyết trên khắp thế giới cũng như giám sát các khoản đầu tư của mình trong các công ty khởi nghiệp và bất động sản thương mại. Tôi cũng đi nghỉ thường xuyên. Chỉ trong năm ngoái, tôi đã tới Puerto Rico, Cancun và bờ biển Jersey; dành vài dịp cuối tuần ở New York; và nhân dịp sinh nhật 16 tuổi của con gái, tôi đã đưa con bé tới Barcelona, Madrid và xem lễ hội bò đuổi ở Pamplona. Tôi làm tất cả những điều này – và đây là điểm mấu chốt – nhưng hiếm khi cảm thấy căng thẳng, vội vàng, quá sức hay áy náy. Tôi hoàn toàn không cảm thấy “bận phát điên” và không cần phải thể hiện rằng mình “quá bận” với những người xung quanh. Tôi có đáng ghét không chứ? Tôi bắt đầu dành thời gian cho bản thân và xua tan những căng thẳng sau khi hỏi những người bạn thành công của mình về cách họ quản lý thời gian. Ngay lập tức, tôi nhận thấy không ai trong số họ đề cập tới những điều được dạy trong các cuốn sách quản lý thời gian truyền thống. Sự tò mò sớm biến thành động lực thôi thúc tôi tìm hiểu và tôi đã thực hiện nghiên cứu khảo sát các chuyên gia làm việc, tìm hiểu mối tương quan giữa các phương thức quản lý thời gian cụ thể với năng suất lao động, áp lực và niềm vui. Tôi đã chi tiền để thực hiện một nghiên cứu về hàng nghìn chuyên gia và kết quả thật đáng kinh ngạc, không có bất kỳ mối quan hệ nào giữa hoạt động đào tạo quản lý thời gian và năng suất lao động cao hay sự giảm thiểu căng thẳng. Không hề! Tôi đã phỏng vấn hàng trăm người rất thành công, từ Mark Cuban và các tỷ phú khác, các doanh nhân nổi tiếng, các nhà vô địch Olympic như Shannon Miller đến các sinh viên xuất sắc. Tôi khám phá ra rằng những người rất thành công không ưu tiên các nhiệm vụ trong danh sách những việc cần làm, tuân theo hệ thống 5 bước phức tạp nào đó, hay chuộng những biểu đồ hình cây logic để đưa ra các quyết định. Thực ra, những người thành công không nghĩ nhiều về thời gian. Thay vào đó, họ nghĩ về các giá trị, ưu tiên và những thói quen nhất quán. Dù mỗi người có một cách quản lý thời gian riêng nhưng vẫn có những điểm chung giữa chúng. Và nếu áp dụng thử, bạn có thể thấy rằng, chỉ một trong số những “bí mật” của họ đã có khả năng thay đổi sự nghiệp và cuộc sống của bạn rồi. Kevin Kruse Chương 1 SỨC MẠNH CỦA 1440 Một con số đơn giản có thể thay đổi cuộc đời bạn không? Một câu hỏi ngắn từng khiến tôi lạnh sống lưng. “Cho tôi xin một phút được không?” Chắc chắn rồi, tôi tin vào chính sách cởi mở. Tôi là sếp mà. Nhiều người bảo rằng do tôi là người tỉ mỉ cẩn thận, vậy nên mọi người thường xuyên tìm đến tôi (thật ư?). Tôi là nhà sáng lập kiêm chủ tịch của một công ty giáo dục số phát triển nhanh chóng. Lợi nhuận tăng gấp đôi mỗi năm đi kèm với nhiều thử thách: tuyển dụng nhân viên mới, doanh thu, ra mắt sản phẩm mới, gọi vốn... Khó khăn chồng chất, và tiếng gõ cửa phòng tôi xin “một phút” cũng tăng lên. Chẳng có vấn đề gì liên quan đến những người tìm tới tôi để xin lời khuyên hay sự giúp đỡ. Nhưng tôi nhanh chóng nhận ra mình đã phải dành cả ngày cho những ưu tiên và vấn đề của người khác khi nhiều cuộc gặp “một phút” biến thành 30 phút hoặc hơn. Ưu tiên của tôi, ưu tiên chiến lược của công ty – đã phải xếp xó sau những lần xin một phút “khẩn cấp” như vậy. Cuối cùng, tôi đã in con số 1440 với kích thước thật lớn lên một tờ giấy và dán trước cửa phòng. Không từ nào khác. Không giải thích. Chỉ “1440” với phông chữ Arial, cỡ 300pt. Tôi đã hạ gục những kẻ đánh cắp thời gian như thế nào? Mỗi khi bước vào văn phòng, tôi đều nhìn con số “1440” to đùng ngoài cửa như một lời nhắc nhở. Tích, tích, tích. Tôi không được phép bất cẩn với mỗi phút của mình. Ngoài ra, mỗi khi mọi người ghé qua để hỏi: “Cho tôi xin một phút được không?” và được tôi đồng ý, ngay lập tức họ sẽ hỏi: “1440 là gì thế?” Tôi giải thích rằng đó là lời nhắc cho tôi về giá trị thời gian và tôi cần “đầu tư” mỗi phút khôn ngoan như thế nào. Dù tôi luôn nhận trách nhiệm về mình, nhưng độ dài của những cuộc gặp một-phút này đột nhiên ngắn lại. Sau khi nghe tôi giải thích, có người đáp: “Tự nhiên tôi thấy không cần nói chuyện với anh nữa. Tôi nghĩ là tôi sẽ chờ đến buổi thảo luận nhóm vào thứ Hai.” Tôi cho rằng tấm biển 1440 ban đầu khiến mọi người lo lắng. Kevin hẳn là đang có tâm trạng không tốt; anh ấy không muốn nói chuyện với chúng ta nữa. Kevin là một gã đạo đức giả… anh ta khoe khoang về chính sách cởi mở trao đổi nhưng sau đó lại công kích chúng ta bằng tấm biển kia. Tấm biển vẫn còn đó, nhưng sự lạ lẫm dần biến mất. Không lâu sau, tôi nghe thấy mọi người trong văn phòng nói chuyện về “chỉ có 1440 phút” khi họ ưu tiên các nhiệm vụ hay từ chối lời mời tham dự các cuộc họp không liên quan. 1440 phút mỗi ngày Nếu giống như hầu hết những người muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, có lẽ bạn muốn một danh sách các mẹo, công cụ và hệ thống để tăng năng suất và có thêm vài giờ mỗi tuần. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất khi nói đến thời gian và năng suất không phải là chiến thuật hay mẹo vặt – mà là sự chuyển đổi trong nhận thức. Các triệu phú tự thân, các vận động viên thể thao chuyên nghiệp, các sinh viên xuất sắc và những người thành công vượt trội có tư duy khác biệt về thời gian. Họ cũng trải nghiệm thời gian theo cách khác. Lời họ nói… Trước khi quyết định tham gia một dự án mới, tôi phân tích nó… Tôi sẽ mất bao nhiêu thời gian và có thể kiếm được bao nhiêu. Tôi tạo ra một phân tích “đô-la/phút”, hy vọng sẽ kiếm thêm được 1 triệu đô la mỗi tuần. Kevin Harrington, người sáng tạo chương trình quảng cáo thương mại, tác giả sách bán chạy nhất, nhà đầu tư đầu tiên cho chương trình Shark Tank, nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của As Seen On TV, Inc. Hãy dành một phút để nghĩ về những điều có giá trị nhất trong cuộc sống. Hãy tạm dừng đọc cuốn sách này để nhắm mắt lại và nghĩ ra danh sách tất cả những điều bạn trân quý nhất. Tôi sẽ chờ… Bạn có thể làm bài tập nho nhỏ này chứ? Đừng chỉ đọc sách và để nó trôi đi! Bạn cần phải hành động để ghi nhớ các bài học. Thay đổi hành vi rất khó và chỉ đọc một cách thụ động sẽ không đem đến kết quả gì. Hãy hành động! Nếu giống như hầu hết mọi người, danh sách những điều bạn trân quý nhất sẽ bao gồm bạn đời, con cái, bạn bè, sức khỏe, tiền bạc, và dĩ nhiên cả thời gian nữa. Những người thành công cũng có một danh sách như thế – nhưng họ xếp thời gian ở vị trí quan trọng hơn tất cả. Chẳng phải sức khỏe nên ở vị trí số 1 sao? Bạn có thể khỏe mạnh, sau đó bị ốm, và rồi hồi phục. Thế còn tiền thì sao? Bạn có thể mất hết tiền, nhưng rồi có thể kiếm lại được tất cả. Bạn bè? Bạn bè quan trọng đấy, nhưng có bao nhiêu người bạn đại học mà bạn không còn giữ liên lạc nữa? Hay những vị khách trong đám cưới của bạn, và đó là lần cuối cùng bạn gặp họ? Đúng, bạn bè rất đáng quý, nhưng chúng ta vẫn luôn đánh mất vài người bạn rồi kết thân với những người mới đấy thôi. Bạn đời là cả thế giới đối với bạn. Và 50% những người đã kết hôn sẽ ly hôn, và nhiều người đã ly hôn sẽ có chồng/vợ mới, người mà đột nhiên trở thành tình yêu của cuộc đời họ. Nhưng thời gian… Bạn không bao giờ có thể lấy lại thời gian đã mất. Bạn không thể dành thời gian để kiếm thêm thời gian, đồng thời cũng không thể mua, thuê hay mượn nó. Thời gian là tài sản quý giá nhất Thời gian là độc nhất bởi nó công bằng nhất. Một số người sinh ra đã giàu có, một số khác sinh ra đã bần hàn. Một số người tốt nghiệp trường đại học danh giá, trong khi số khác bỏ học trung học. Một số bẩm sinh đã là vận động viên tài năng, số khác lại yếu kém về thể chất. Nhưng chúng ta có cùng số phút mỗi ngày. Thời gian là mẫu số chung thấp nhất. Hãy đặt tay lên trái tim bạn. Một lần nữa, tôi muốn bạn thực sự hành động. Hãy đặt tay lên ngực và cảm nhận trái tim mình đang đập. Cảm nhận hơi thở của mình. Bạn sẽ không bao giờ có những nhịp đập, những hơi thở đó lần nữa. Thật ra, tôi vừa lấy đi ba nhịp đập trái tim và hai hơi thở từ bạn. Nhưng điều đó cũng xứng đáng nếu nó giúp bạn thực sự cảm nhận được thời gian đang trôi đi. Có thể bạn đang nghĩ rằng: “À, tầm quan trọng của thời gian. Hẳn rồi. Tôi đọc cuốn sách này vì thế mà. Hiểu rồi!” Nhưng bạn có thực hiện không? Nghĩ xem bạn chú ý đến tiền của mình nhiều như thế nào. Làm việc chăm chỉ để kiếm tiền, theo dõi số dư tài khoản ngân hàng, nghiên cứu cách đầu tư tiền bạc tốt nhất, đọc những bí quyết kiếm nhiều tiền hơn, lo lắng vì sợ bị mất tiền. Bạn sẽ không bao giờ để ví ở ngoài. Bạn sẽ không bao giờ đưa thẻ ATM và mật khẩu cho người lạ. Nhưng chúng ta vốn ít nghĩ về thời gian. Chúng ta thường để người khác đánh cắp thời gian của mình, mặc dù đó là thứ có giá trị nhất mà ta sở hữu. Con số ma thuật có thể thay đổi cuộc đời bạn là 1440. Tôi khuyến khích bạn tự mình trải nghiệm. Hãy viết số “1440” thật to lên một tờ giấy và dán lên cửa văn phòng, dưới tivi, bên cạnh màn hình máy tính – bất kỳ nơi nào có thể khiến nó trở thành lời nhắc nhở thường xuyên về sự quý giá và hữu hạn của thời gian mà bạn có mỗi ngày. Tại sao là phút, mà không phải là giây? Một ngày có 86.400 giây. Và nếu con số đó có tác dụng mạnh mẽ hơn với bạn, hãy dán số “86.400” để nhắc nhở bản thân. Nhưng tôi thấy rằng tập trung vào từng phút sẽ mang lại nhiều sức mạnh hơn. Mỗi giây trôi qua quá nhanh. Nhưng mỗi phút thì khác. Hãy nghĩ về tất cả những việc mà bạn có thể làm trong một phút. Tôi đã hỏi các thành viên trên trang Facebook của mình (www.facebook.com/KruseAuthor) rằng họ có thể sử dụng một phút để làm gì. Câu trả lời của họ bao gồm: Đứng lên ngồi xuống 30 lần Nói với ai đó rằng bạn yêu họ Tập thở kiểu Yoga Viết một lời cảm ơn Giới thiệu bản thân với một người lạ Đọc một bài thơ Nghĩ ra một ý tưởng tuyệt vời Tưới một cái cây Chơi với mèo Thất tình hoặc từ chối ai đó Hát một bài hát Viết nhật ký Ăn một quả táo Uống một cốc nước Gửi một tin nhắn cho ai đó mà bạn đang nghĩ tới Đứng dưới ánh mặt trời Viết ba điều mà bạn cảm thấy biết ơn Quyết định bỏ hút thuốc Đưa ra phản hồi Làm từ thiện Xin lỗi Đun nước để pha trà Đăng một điều tích cực trên Twitter Mơ mộng Cười Chụp một bức ảnh sẽ lưu mãi trong ký ức Tập chống đẩy Hít thở… hít vào thật sâu, thở ra nhẹ nhõm Ghi chép Ôm mẹ Có một nụ hôn thật tuyệt vời Nhớ lại một khoảnh khắc hạnh phúc Ngồi thiền Cầu nguyện Những người thành công cảm nhận được sự trôi đi của thời gian. Họ biết tiềm năng mà mỗi phút nắm giữ. Lời họ nói… Tôi chỉ muốn nói rằng, theo kinh nghiệm của tôi, nghiêm khắc thực hiện những thói quen này là điểm phân biệt những người thành công… Nếu phải xây dựng một nhân vật trong một trò chơi điện tử về kinh doanh và tôi có 10 điểm tính cách, tôi sẽ chấm 3 điểm cho trí thông minh và 7 điểm cho tính tự giác. Andrew Mason, đồng sáng lập Detour; đồng sáng lập kiêm cựu CEO Groupon. Khi bạn tỉnh dậy và bắt đầu đếm ngược trong tiềm thức – 1440, 1439, 1438 – việc thiết lập những thói quen của người thành công trở nên vô cùng dễ dàng. BÍ MẬT #1 Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá và khan hiếm nhất của bạn. Cuộc sống của bạn sẽ thay đổi thế nào nếu ngày nào bạn cũng thực sự cảm nhận được 1440 phút của mình? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về bức áp phích “1440” có thể in ngay và những phần quà MIỄN PHÍ khác, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 2 SỨC MẠNH CỦA NHỮNG ƯU TIÊN ĐÚNG ĐẮN Bạn muốn nắm rõ “điều quan trọng nhất” của mình như thế nào? Bạn đang theo đuổi giấc mơ của ai? Nếu không bận rộn thực hiện mục tiêu của mình, hẳn là bạn đang thực hiện mục tiêu của người khác. Điều quan trọng nhất của bạn là gì? Trong bộ phim hài City Slickers (Dân bịp thành thị) năm 1991, chàng cao bồi già Curly (Jack Palance thủ vai) đã tiết lộ một bí mật cho Mitch (do Billy Crystal thủ vai). Giơ ngón trỏ lên, Curly giải thích rằng anh ta cần tìm ra được điều quan trọng nhất của mình và theo nó đến cùng. Nhưng khái niệm “điều quan trọng nhất” có từ rất lâu rồi, trước cả khi bộ phim hài của Billy Crystal trình làng. Hãy xem xét lời khuyên này từ các thế hệ trước: “Làm hai việc cùng một lúc cũng như không làm gì cả.” – Publilius Syrus “Nếu đuổi theo hai con thỏ, ta sẽ không bắt được con nào.” – Ngạn ngữ Nga “Không bao giờ để những thứ có giá trị lớn nhất bị lấn át bởi những thứ có giá trị nhỏ nhất.” – Goethe “Những người tập trung vào lần lượt từng việc một là những người thành công trong thế giới này.” – Og Mandino “Hãy theo đuổi điều duy nhất mà bạn đã chọn.” – Tướng George Patton “Hiệu suất là làm việc đúng cách. Hiệu quả là làm đúng việc.” – Peter Drucker “Thành công đòi hỏi chỉ có một mục tiêu duy nhất.” – Vince Lombardi Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn (MIT) Therese Macan, Giáo sư Đại học Missouri-St.Louis, đã tiến hành một nghiên cứu đột phá về quản lý thời gian, năng suất và sự căng thẳng, từ đó khám phá ra rằng hai nhân tố quan trọng nhất là sự ưu tiên và các cơ chế (ví dụ, cơ chế thực hiện các kỹ thuật và chiến thuật quản lý thời gian). Nói một cách đơn giản, điều quan trọng nhất là biết mình phải tập trung vào cái gì và hoàn thành nó bằng cách nào. Tôi gọi đó là luôn biết nhiệm vụ quan trọng nhất. Nghiên cứu chỉ ra rằng… Ngoài tăng năng suất, việc có một nhiệm vụ quan trọng nhất hằng ngày tương ứng với mức độ hạnh phúc và năng lượng cao hơn. (Nguồn: Tập đoàn Kruse, 2015) Rất nhiều cuốn sách đã bàn về chủ đề thiết lập mục tiêu, và có lẽ, một ngày nào đó, tôi sẽ viết một cuốn cho riêng mình, nhưng suy cho cùng, tất cả đều nói về việc hiểu được điều quan trọng nhất với mình là gì và ngay bây giờ hành động nào là đòn bẩy lớn nhất để bạn đạt được mục tiêu đó. Lời họ nói… Khoảng 6 tháng trước mỗi kỳ Olympic, tôi sẽ kết nối tất cả những quyết định tôi đưa ra với mục tiêu cuối cùng là giành huy chương vàng. Câu hỏi đơn giản tôi sẽ hỏi đi hỏi lại nhiều lần mỗi ngày là: “Việc làm này có giúp tôi thể hiện tốt hơn và giúp đội đoạt huy chương vàng không?” Briana Scurry đã đoạt được hai tấm huy chương vàng với tư cách là thủ môn của đội bóng đá nữ Hoa Kỳ năm 1996 và 2004. Tôi tập trung nhiều hơn vào việc điều chỉnh thời gian. Đó có phải là một phần nhiệm vụ của tôi không? Điều này có phục vụ người khác hay giúp tôi tăng khả năng phục vụ người khác không? Hai câu hỏi đó giữ cho tôi luôn đi đúng hướng. Đó là cách tôi quản lý tốt nhất thời gian và những ưu tiên của mình. Chris Brogan, tác giả sách bán chạy nhất kiêm CEO Owner Media Group. Tôi luôn bắt đầu với điều quan trọng nhất trong danh sách ưu tiên của mình. Nếu bạn không dành thời gian trong tuần cho việc quan trọng nhất, đó là một tuần bị lãng phí. Randy Gage, tác giả của 9 cuốn sách bao gồm 1 cuốn bán chạy nhất theo bình chọn của New York Times, Risky Is the New Safe (tạm dịch: Mạo hiểm là sự an toàn kiểu mới). Hầu hết mọi người đều đặt ra mục tiêu về sức khỏe, gia đình và các mối quan hệ. Những người khác có thể thêm các yếu tố như tâm linh, từ thiện và giải trí. Dù tập trung vào lĩnh vực nào đi nữa, mục tiêu của bạn tốt nhất nên cụ thể và có thể đo lường được. Thay vì viết ra mục tiêu “tiết kiệm tiền”, nên viết “tiết kiệm được 5.000 đô-la vào cuối năm”. Thay vì viết “giảm cân”, hãy viết cụ thể hơn, “giảm 4,5kg trong 10 tuần”. Sau khi xác định được mục tiêu quan trọng nhất, bạn cần xác định hành động sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu đó và hành động nào là quan trọng nhất ở thời điểm hiện tại. Đừng để bị phân tâm bởi việc thiết lập mục tiêu nếu bạn không có sẵn những mục tiêu cụ thể. Thực ra, các chuyên gia khác, như CEO Peter Bregman, chỉ ra rằng nhiều mục tiêu cũng có mặt trái của nó. Thay vào đó, Bregman gợi ý chọn các khu vực tập trung. Ví dụ, tại thời điểm viết cuốn sách này, tôi biết rằng mình thực sự muốn tăng thu nhập thụ động trong năm nay. Nhưng không có một số tiền cụ thể trong đầu và bởi tôi không thiếu thốn nên chưa cần vội xác định. Dù vậy, để tăng thu nhập thụ động, tôi cũng biết rằng mình phải tạo ra những thứ như các cuốn sách, bài đánh giá và khóa học trực tuyến. Lúc ấy, tôi tự hỏi: Để tiến gần mục tiêu hơn, mình phải thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất nào? Tôi biết đó là viết cuốn sách này. Một khi cuốn sách đến tay bạn đọc, tôi có thể tạo ra các nội dung ăn theo. Và khi có thêm thứ để bán, “điều quan trọng nhất” của tôi có thể sẽ là các tài liệu tiếp thị hoặc hội thảo để truyền bá nội dung. Nhưng hiện tại, tôi biết rằng nhiệm vụ quan trọng nhất của mình là viết cuốn sách này. Nhiệm vụ quan trọng nhất của mỗi người đều khác nhau tùy thuộc vào nghề nghiệp và mục tiêu cá nhân. Nhiệm vụ quan trọng nhất của một nhân viên bán hàng mới vào nghề có thể là đạt được doanh số với hoạt động bán hàng qua điện thoại. Nhiệm vụ quan trọng nhất của một kỹ sư phần mềm có thể là sửa lỗi một mô-đun để kịp thời hạn ra mắt. Nhiệm vụ quan trọng nhất của một giám đốc quản lý phần mềm có thể là tuyển dụng lập trình viên mới để phát triển ứng dụng mới. Nhiệm vụ quan trọng nhất của một CEO khởi nghiệp có thể là tạo ra bài thuyết trình hấp dẫn để kêu gọi vốn đầu tư. Nhiệm vụ quan trọng nhất của một sinh viên có thể là tìm được giáo viên hướng dẫn giỏi cho kỳ thi sắp tới. Nhiệm vụ của một người nội trợ có thể là đặt chỗ khu cắm trại trong công viên cho kỳ nghỉ hè yêu thích của gia đình. Mark Pincus và nhiệm vụ quan trọng nhất của mình Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất giúp bạn lên kế hoạch dễ dàng hơn rất nhiều. Một khi đã xác định được đâu là điều quan trọng nhất, bạn sẽ khó tìm ra lý do gì để không dành thời gian cho nó. Công ty trò chơi xã hội Zynga có lẽ nổi tiếng nhất với trò chơi Farmville, có tới trên 265 triệu người dùng đang hoạt động. CEO Zynga, Mark Pincus, chắc chắn đã xác định rõ ràng nhiệm vụ quan trọng nhất và tin vào việc dành ít nhất một nửa thời gian của mình cho nó. Lời họ nói… Nếu bạn muốn tạo ra những sản phẩm tuyệt vời, hãy dành hơn một nửa số giờ làm việc của mình cho sản phẩm đó. Đừng chấp nhận các cơ hội diễn thuyết nếu bạn thấy chúng không mang lại lợi ích gì cho người dùng hay công ty bạn. Mark Pincus, đồng sáng lập kiêm CEO Zynga. Hai giờ tuyệt vời mỗi sáng Sau khi xác định được nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn cần ghi ngay vào lịch và đánh dấu thời gian hoàn thành nó càng sớm càng tốt trong ngày. Dan Ariely, Giáo sư Tâm lý học và Kinh tế học hành vi của Đại học Duke, cho rằng hầu hết mọi người đều có năng suất và chức năng nhận thức cao nhất trong 2 tiếng đầu tiên sau khi thực sự tỉnh táo vào mỗi sáng. Trong mục “Hỏi đáp” của Reddit, Ariely viết: Một trong những sai lầm đáng buồn nhất về quản lý thời gian là xu hướng mọi người dành 2 tiếng hiệu quả nhất trong ngày vào những thứ không đòi hỏi năng lực nhận thức cao (như mạng xã hội). Nếu có thể tận dụng được khoảng thời gian quý giá này, hầu hết chúng ta sẽ hoàn thành được những gì mình thực sự muốn một cách tốt hơn. Tại sao chúng ta làm vậy? Tại sao chúng ta dành khoảng thời gian hiệu quả nhất của mình cho những nhiệm vụ ít quan trọng? Nhiều người trong chúng ta bước vào ngày mới với nỗ lực làm tất cả những việc dễ dàng và nhanh chóng. Trả lời tất cả e-mail từ đêm hôm trước, sắp xếp núi thư từ, đăng ký mua các đơn hàng… nghe thật là năng suất! Trời, mới 11 giờ sáng mà tôi đã làm được ít nhất 50 đầu việc. Lời họ nói… Đầu tư thời gian đầu ngày để làm công việc ưu tiên hàng đầu sẽ giúp bạn xây dựng doanh nghiệp. Hãy làm điều này mà không ngắt quãng – không tin nhắn hay e-mail – và trước khi phần còn lại của thế giới tỉnh giấc. Tom Ziglar, CEO Ziglar. Hãy làm công việc sáng tạo trước. Làm công việc thụ động sau. Jonathan Milligan, tác giả cuốn The 15 Success Traits of Pro Bloggers (tạm dịch: 15 tính cách giúp những blogger chuyên nghiệp thành công). Những người khác lại chọn thực hiện những công việc khó nhất để bắt đầu buổi sáng, được biết đến với tên gọi là chiến thuật “làm ngay”. Đó là một kỹ thuật chống lại tính trì hoãn, rằng nếu bạn phải làm việc gì đó gây khó chịu, thì hãy làm luôn cho xong. Đây là một lời khuyên tốt nếu nó đánh bại được sự trì hoãn, nhưng nó cũng có thể phản tác dụng nếu bạn thường xuyên sử dụng hết thời gian năng suất nhất của mình. Lời họ nói… Tôi chuẩn bị một danh sách những việc PHẢI LÀM vào đêm hôm trước… để sáng hôm sau, tôi sẽ làm những việc đó trước khi mở e-mail. Andrew McCauley, đồng sáng lập Autopilot Your Business. Hầu hết mọi người nhận thức tốt nhất vào sáng sớm, vì trong khoảng thời gian này, ít có những việc bất ngờ xảy ra và đòi hỏi sự chú ý khẩn cấp. Lời họ nói… Tôi cố gắng dành mỗi buổi sáng để làm “công việc được ưu tiên”. Tôi thấy mình có thể tập trung hơn vào buổi sáng trong khi khó tập trung sau các cuộc họp dồn dập, do đó, tôi sắp xếp thời gian họp vào những khoảng thời gian khác trong ngày. Nathan Blecharczyk, đồng sáng lập Airbnb. Hãy lắng nghe lời khuyên của Tiến sĩ Ariely: Uống một tách cà phê ngay sau khi đến nơi làm việc, sau đó, hãy đóng cửa, để điện thoại ở chế độ im lặng, tắt e-mail và các phương tiện truyền thông xã hội, và dành thời gian cho nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Lời họ nói… Tôi lập kế hoạch cho một loạt các buổi “đóng cửa cài then” kéo dài 90 phút trong suốt tất cả các ngày trong tuần. Khi đó, tôi sẽ chỉ tập trung vào một ưu tiên thiết yếu duy nhất. Stephen Woessner, người dẫn chương trình truyền hình Onward Nation kiêm CEO Predictive ROI. Tôi nhận thấy mình làm việc hiệu quả nhất trong khoảng thời gian từ 6 giờ sáng đến trưa. Tôi thức dậy với tinh thần tươi mới, cơ thể khoan khoái, và đó là thời gian tôi làm những việc điên rồ. Trong vài tiếng đồng hồ ngắn ngủi đó, tôi làm nhiều việc hơn những người khác làm trong một tuần. Christina Daves, tác giả của PR for Anyone (tạm dịch: PR cho mọi người) kiêm nhà sáng lập, CEO PR for Anyone®. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Xác định điều quan trọng nhất nhằm đạt được các mục tiêu hằng quý có hữu ích không? Nhà điều hành: Nắm rõ mục tiêu số một mà người ta sẽ dùng để đánh giá bạn trong các cuộc họp đánh giá năng lực thường niên có hữu ích không? Người làm việc tự do: Xác định điều quan trọng nhất giúp bạn tăng lượng khách hàng có hữu ích không? Sinh viên: Chọn một môn học quan trọng nhất để nâng điểm số có hữu ích không? Người nội trợ: Xác định thứ quan trọng nhất đối với sức khỏe và sự phát triền của con cái bạn (như tổ chức một nhóm chơi, chọn trại hè, tìm gia sư âm nhạc) có hữu ích không? Vậy, điều quan trọng nhất của bạn là gì? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải bảng Những việc ưu tiên và Nhiệm vụ quan trọng nhất cùng các phần quà MIỄN PHÍ khác, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 3 ĐỪNG LÊN DANH SÁCH VIỆC-CẦN-LÀM THAY VÀO ĐÓ, HÃY LÀM ĐIỀU NÀY Bạn nghĩ các triệu phú và tỷ phú lúc nào cũng mang bên người danh sách việc-cần-làm? Bạn nghĩ Bill Gates, Donald Trump và Warren Buffett viết một danh sách việc-cần-làm và ưu tiên thực hiện các mục như A1, A2, B1, B2, C1...? Bạn nghĩ Steve Jobs luôn mang theo danh sách việc-cần-làm và tự hỏi vài lần mỗi ngày rằng “Mình cần làm gì tiếp theo?” Vấn đề với danh sách việc-cần-làm Danh sách việc-cần-làm nên được gọi là danh sách ước muốn. Hàng loạt nhiệm vụ bạn hy vọng đạt được mà không có kế hoạch cụ thể về thời điểm hoàn thành chúng. Có bao nhiêu mục trong danh sách việc-cần-làm hiện tại của bạn đã nằm đó mấy ngày, mấy tuần hay mấy tháng rồi? Vấn đề đầu tiên của việc ghi lại việc-cần-làm đó là nó không phân biệt các mục chỉ mất vài phút và các mục cần hàng giờ hay lâu hơn để thực hiện. Vì thế, khi ngẫu nhiên nhìn vào danh sách đó và hỏi, “Mình nên làm gì tiếp theo?”, rất có khả năng bạn sẽ chọn các nhiệm vụ dễ dàng và nhanh chóng thay vì nhiệm vụ quan trọng nhất. Nghiên cứu chỉ ra rằng… 41% các mục trong danh sách việc-cần-làm không bao giờ được hoàn thành. Nguồn: The Busy Person’s Guide to the Done List (tạm dịch: Hướng dẫn của người bận rộn về danh sách việc-đã-hoàn-thành), iDoneThis. Vấn đề thứ hai, tương tự như vấn đề đầu tiên, danh sách việc-cần-làm khiến bạn có xu hướng thực hiện những việc khẩn cấp thay vì những việc quan trọng. Đó là lý do tôi vẫn còn mục “tạo album ảnh gia đình hằng năm cho năm 2013” trong danh sách việc-cần-làm (từ 2 năm trước!). Bạn có biết bao nhiêu người vẫn giữ mục “đi nội soi đại tràng” trong danh sách việc-cần-làm hết năm này qua năm khác không?! Nghiên cứu chỉ ra rằng… 50% các nhiệm vụ trong danh sách việc-cần-làm được hoàn thành trong ngày, nhiều việc chỉ cần một giờ ngay sau khi được viết ra. Nguồn: The Busy Person’s Guide to the Done List, iDoneThis. Vấn đề thứ ba, danh sách việc-cần-làm gây ra căng thẳng không cần thiết. Thật vậy, mang theo danh sách dài những việc chưa-hoàn-thành là một cách để ghi nhớ nhưng đó cũng là lời nhắc nhở liên tục, rầy rà rằng ta còn rất nhiều việc cần giải quyết. Vậy nên chúng ta luôn cảm thấy bị quá tải. Chúng ta lên giường trong trạng thái kiệt sức, nhưng vẫn phải chiến đấu với chứng mất ngủ vì bộ não của chúng ta liên tục phải xử lý nốt những việc-cần-hoàn-thành. Và cơ thể chúng ta rã rời vì căng thẳng. Nghiên cứu chỉ ra rằng… Hiệu ứng Zeigarnik là một thuật ngữ tâm lý dựa trên các nghiên cứu cho thấy mục tiêu chưa hoàn thành dẫn đến những suy nghĩ phiền nhiễu và mất kiểm soát. Sống theo lịch Những người thành công thường không có danh sách việc-cần-làm, thay vào đó, họ có một lịch trình làm việc chặt chẽ. Một trong những thông điệp nhất quán mà tôi có được từ các cuộc phỏng vấn và nghiên cứu được thực hiện trong quá trình viết cuốn sách này đó là với bất kể nhiệm vụ gì, nếu bạn thực sự muốn hoàn thành, hãy lên lịch cho nó. Lời họ nói... Sử dụng một cuốn lịch và chia cả ngày của bạn thành những khoảng 15 phút. Nghe có vẻ phiền phức, nhưng điều này sẽ thúc đẩy bạn tới 95%. Việc nào không được ghi trên lịch, việc đó sẽ không xong. Nhưng nếu đã nằm trên lịch, chắc chắn việc đó sẽ được hoàn thành. Hãy vận dụng cách này không chỉ cho các cuộc hẹn, mà cho cả việc tập thể dục, gọi điện thoại, e-mail... Jordan Harbinger, đồng sáng lập The Art of Charm, một trường dạy các kỹ năng xây dựng mạng lưới và phát triển mối quan hệ. Đó là lý do tại sao các chính trị gia, nhà điều hành và những người nổi tiếng vô cùng bận rộn luôn thuê trợ lý toàn thời gian. Đó là lý do những người thành công thường nói: “Bảo người của anh sắp xếp lịch với người của tôi.” Lời họ nói... Tôi đưa mọi việc vào lịch. Chỉ thế thôi. Mọi việc hằng ngày đều được lên lịch. 30 phút cho truyền thông xã hội – ghi vào lịch. 45 phút xử lý e-mail – ghi vào lịch. Họp nhóm – ghi vào lịch. Thời gian yên tĩnh để dự liệu và lên kế hoạch – ghi vào lịch. Tóm lại, nếu không lên lịch, công việc sẽ không được hoàn thành. Chris Ducker, một doanh nhân thành lập liên tiếp các công ty khởi nghiệp, diễn giả nổi tiếng kiêm tác giả sách bán chạy nhất, blogger và Podcaster về kinh doanh. Ngạc nhiên thay, hành động viết các việc-cần-làm lên lịch – thay vì lập danh sách – sẽ giải phóng trí óc bạn, giảm căng thẳng và tăng cường nhận thức. Các nhà nghiên cứu của Đại học Bang Florida đã chỉ ra rằng hiệu ứng Zeigarnik – những suy nghĩ căng thẳng vô thức và có ý thức do các nhiệm vụ chưa hoàn thành gây ra – có thể được khắc phục dễ dàng bằng cách lập kế hoạch hoàn thành chúng – mà bạn không thực sự phải hoàn thành nhiệm vụ đó. Nghiên cứu chỉ ra rằng… “Một kế hoạch làm tăng khả năng đạt được mục tiêu, đồng thời giảm thiểu các hoạt động nhận thức…” Nguồn: Consider It Done! (tạm dịch: Coi như đã hoàn thành!), Journal of Personality and Social Psychology, 2011 Có một số khái niệm chính về quản lý cuộc sống của bạn bằng cách sử dụng lịch thay vì danh sách việc cần-làm. Đầu tiên, hãy chọn một khoảng thời gian cho mọi việc quan trọng với bạn; có thể gọi nó là “khối thời gian” hay “hộp thời gian”. Nếu bạn thực sự coi trọng sức khỏe và cho rằng 30 phút tập thể dục mỗi ngày là mục tiêu có thể hoàn thành, đừng đặt nó vào danh sách việc-cần-làm – hãy cho nó lên lịch. Lên lịch việc đó như một cuộc hẹn thường xuyên. Nếu bạn coi sự gần gũi với khách hàng là một chiến lược kinh doanh và đặt mục tiêu trò chuyện với ít nhất hai khách hàng mỗi ngày, hay “thực hiện cuộc gọi với khách hàng” trên lịch hằng ngày. Lời họ nói… Trong quá trình tập luyện, tôi cân bằng thời gian dành cho gia đình, công việc nội trợ, công việc ở trường, luyện tập cho kỳ Olympic, các nghĩa vụ khác bằng cách đưa ra một lịch trình cụ thể. Tôi buộc phải ưu tiên… Cho đến giờ, tôi vẫn giữ lịch trình theo phút. Tập trung vào những điều mang bạn đến gần mục tiêu hơn mỗi ngày. Trân trọng từng phút giây! Shannon Miller, thành viên đội thể dục dụng cụ Olympic Hoa Kỳ năm 1992 và 1996, người đã giành được 7 huy chương Olympic. Thứ hai, những việc quan trọng nên được lên lịch thực hiện vào khoảng thời gian càng sớm càng tốt trong ngày. Dù chúng ta cố gắng kiểm soát thời gian và lịch trình của mình đến đâu, luôn có những việc “đột xuất” khiến ta phải chú ý. Đó có thể là một cuộc họp do sếp yêu cầu, cuộc gọi từ một vị khách hàng giận dữ, hay nhân viên y tế trường học gọi bạn đến đón con. Rất tự nhiên, thời gian càng trôi đi, những việc bất ngờ lại càng hay xuất hiện. Cá nhân tôi luôn phải đấu tranh dữ dội với điều này. Nếu tôi đặt lịch tập thể dục vào chiều muộn hay buổi tối, khả năng cao là tôi sẽ cảm thấy có ưu tiên nào đó cần quan tâm hơn vào đúng thời gian tập thể dục. Tôi biết nếu không leo lên máy tập chạy vào buổi sáng thì khả năng tôi sờ vào máy lại càng thấp hơn. Thứ ba, đừng hủy bỏ các mục tiêu; hãy sắp xếp lại lịch nếu cần. Ví dụ, nếu bạn thường tập thể dục mỗi ngày từ 12 giờ trưa đến 1 giờ chiều – trong thời gian ăn trưa – nhưng phải lên máy bay vào thứ Hai để đi công tác vào buổi trưa, bạn sẽ sắp xếp lại lịch tập thể dục trước hoặc sau đó trong cùng ngày. Lời họ nói… Hãy mua những cuốn lịch lớn. Lập kế hoạch bằng điện thoại cũng được, nhưng bạn sẽ không có được tầm nhìn tương tự. Will Dean, vận động viên chèo thuyền Olympic của Canada từng thi đấu tại Olympic London 2012 và Olympic Rio 2016. Thứ tư, hãy coi các mục việc trong khối thời gian cố định trên lịch giống như những cuộc hẹn với bác sĩ, chúng quan trọng thế đấy. Hầu hết chúng ta đều dễ dàng lỡ hẹn trong các cuộc hẹn tự lên lịch. Nếu chúng ta chia khối thời gian từ 4 đến 5 giờ chiều để làm một báo cáo quan trọng tại văn phòng, rồi một đồng nghiệp xin 15 phút vì “có việc đột xuất xảy ra và tôi cần cậu giúp”, chúng ta sẽ đồng ý theo phản xạ, và nghĩ rằng mình sẽ hoàn thành báo cáo trong 45 phút cũng được, hoặc ở lại thêm 15 phút hay điều chỉnh theo một cách khác. Nhưng hãy tưởng tượng thay vì làm báo cáo, bạn có cuộc hẹn với bác sĩ hoặc nha sĩ thì sao? Bạn có đồng ý giúp đỡ người đồng nghiệp kia và đến gặp bác sĩ muộn 15 phút không? Đương nhiên là không rồi. Lời họ nói… Tôi phát hiện ra cách quản lý thời gian hiệu quả nhất là mua một cuốn sổ lịch lớn. Tôi viết những chủ đề cần học và lượng thời gian dành cho chủ đề đó vào cuốn sổ mỗi tối. Caitlin Hale, sinh viên ưu tú của Đại học Y khoa và Nha khoa New Jersey. Nếu một việc không được ghi trên lịch, nó sẽ không được thực hiện. Nhưng nếu đã được ghi, nó sẽ được hoàn thành. Tôi lên kế hoạch cho mỗi 15 phút trong ngày để tiến hành các cuộc họp, xem xét các tài liệu, viết và thực hiện bất kỳ hoạt động nào tôi cần làm. Và dù chấp nhận gặp gỡ bất kỳ ai đưa ra yêu cầu, tôi cũng chỉ dành một giờ mỗi tuần cho những “giờ hành chính” như vậy. Mọi người có thể lên lịch trình cho mình tại địa chỉ http://ScheduleDave.com. Dave Kerpen, tác giả của 3 cuốn sách bán chạy nhất theo bình chọn của New York Times; đồng sáng lập kiêm Chủ tịch của Likeable Media; nhà sáng lập kiêm CEO Likeable Local. Thói quen tốt nhất là tự động phản hồi những lời đề nghị bất ngờ làm gián đoạn thời gian biểu của bạn bằng cách nói rằng: “Tôi có một cuộc hẹn quan trọng từ 4 đến 5 giờ. Chúng ta có thể nói chuyện sau 5 giờ, hoặc đợi đến sáng mai được không?” Bạn sẽ ngạc nhiên trước mức độ thường xuyên mà những việc phát sinh đó có thể được xếp vào một khung thời gian trống. Chắc chắn sẽ có những lúc một người quan trọng – như sếp hoặc vợ/chồng bạn – cần bạn hỗ trợ, và điều đó thực sự quan trọng hơn các kế hoạch đã được lên lịch trước. Nhưng hãy hỏi lại để xem bạn có thể sắp xếp cho phù hợp vào lúc khác không. Jeff Weiner – Các khối thời gian đệm CEO của LinkedIn, Jeff Weiner, đã viết một bài trên blog mô tả cách anh xếp những khoảng thời gian “không làm gì cả” trong lịch của mình. Anh viết: Nếu xem lịch của tôi, có lẽ bạn sẽ để ý thấy một loạt các khoảng thời gian tô màu xám nhưng lại không ghi rõ nội dung. Outlook hay máy in của tôi không bị làm sao cả. Phần màu xám phản ánh “thời gian đệm” hoặc những khoảng thời gian tôi cố ý để trống. Nhìn chung, tôi lên lịch trình từ 90 phút đến 2 giờ cho những khoảng đệm đó mỗi ngày (chia nhỏ ra thành các khoảng thời gian từ 30 đến 90 phút). Đó là một hệ thống tôi phát triển trong vài năm qua để đối phó với lịch trình ngày càng dày đặc các cuộc họp, đến nỗi tôi không còn thời gian để xử lý những gì đang diễn ra xung quanh hoặc chỉ đơn giản là để suy nghĩ. Ban đầu, những khoảng thời gian đệm này giống như một sự tự an ủi. Nhưng tôi dần nhận ra rằng những khoảng đệm này không chỉ quan trọng, mà còn rất cần thiết để tôi làm tốt công việc của mình. Thiết kế một tuần lý tưởng với các khối thời gian Cuốn lịch có thể trở thành công cụ dẫn đường mạnh mẽ theo một cách khác, đó là sử dụng nó để thiết kế một tuần lý tưởng. Hãy mường tượng về tuần làm việc lý tưởng của bạn. Nếu bạn là người làm việc tự do, tư vấn viên hay huấn luyện viên, nó có thể bao gồm thời gian tập trung vào các dự án của khách hàng, nhưng cũng có thể là thời gian để học hỏi những kỹ năng mới, hoặc được truyền cảm hứng bởi công việc của người khác, hoặc tập trung vào các sáng kiến marketing của chính bạn. Nếu bạn là quản lý cấp trung, một tuần lý tưởng có thể bao gồm thời gian huấn luyện trực tiếp với các thành viên trong đội, thời gian họp nhóm, cũng như ngồi một mình suy nghĩ về chiến lược trong năm tới. Dù làm nghề gì, bạn cũng có thể thấy tuần lý tưởng của mình – và thậm chí là ngày lý tưởng – luôn có một vài việc cá nhân mang tính định kỳ: tập thể dục, thời gian dành cho gia đình, thời gian thư giãn hay theo đuổi những thú vui, sở thích. Viết tất cả những điều này vào lịch – và biến chúng thành các hoạt động định kỳ – là một thiết kế cuộc sống rất đúng đắn. Đó là một cách làm hiệu quả để luôn nhất quán với những hoạt động đem lại nhiều lợi ích và niềm vui. Lịch của tôi phản ánh nhiều giá trị của bản thân: Tôi coi trọng sức khỏe, vì thế tôi dành cố định 60 phút tập thể dục mỗi sáng. Tôi coi trọng việc huấn luyện các thành viên trong đội, vì thế, tôi cố định thời gian để gặp mặt từng nhân viên cấp dưới trực tiếp vào mỗi thứ Hai như một cách để khởi động tuần mới. Tôi đánh giá cao sự liên kết đội ngũ và phá vỡ rào cản nên tôi cố định thời gian cho cuộc họp cả nhóm mỗi tuần. Tôi coi trọng việc viết lách nên tôi cố định hai đến ba khoảng thời gian trên lịch mỗi tuần để không gián đoạn việc này. Tôi coi trọng việc giáo dục con cái, vì vậy, tôi cố định thời gian buổi tối sau bữa ăn để giúp chúng làm bài tập về nhà. Tôi coi trọng việc nghỉ ngơi và trải nghiệm những điều mới mẻ, vì thế tôi dành cố định những ngày cuối tuần hoặc cả tuần – đôi khi là cả một năm – cho những kỳ nghỉ, ngay cả khi tôi chưa biết sẽ đi đâu. Hãy nhớ rằng điểm mấu chốt là không sử dụng danh sách việc-cần-làm như một công cụ quản lý thời gian chính yếu. Các mục trong danh sách việc-cần-làm có thể ở mãi đó, liên tục bị vùi lấp, lấn lướt bởi những việc có vẻ khẩn cấp tại thời điểm ấy. Và việc luôn có danh sách việc-cần-làm hiện hữu trước mắt chính là nguyên nhân gây ra những căng thẳng tiềm ẩn. Khi bạn nắm vững việc chia khoảng thời gian – sử dụng lịch thay vì danh sách việc-cần-làm – bạn thực sự có thể nhìn thấy những ưu tiên của cuộc sống bằng cách xem lịch hằng tuần của mình. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Việc cố định thời gian mỗi tuần để nói chuyện trực tiếp với khách hàng, đánh giá số liệu theo mục tiêu, huấn luyện cấp dưới trực tiếp có hữu ích không? Nhà điều hành: Việc cố định thời gian cho những mục tiêu hàng đầu có ích lợi gì không? Người làm việc tự do: Cố định thời gian mỗi tuần để đọc các blog chuyên ngành hay học cách sử dụng những công cụ mới có ích lợi gì không? Sinh viên: Cố định lịch học nhóm và thời gian gặp giáo viên có ích lợi gì không? Người nội trợ: Cố định lịch đến phòng tập, làm việc vặt hằng tuần và thanh toán hóa đơn có ích lợi gì không? BÍ MẬT #3 Làm theo lịch, chứ không phải theo danh sách việc-cần-làm. Bạn có thể giảm căng thẳng như thế nào nếu từ bỏ danh sách việc-cần-làm và thực hiện theo lịch? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải Kế hoạch theo ngày của triệu phú và những phần quà tặng MIỄN PHÍ khác, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 4 PHƯƠNG THUỐC TRỊ BỆNH TRÌ HOÃN Nếu bạn biết một bài tập tinh thần có thể đánh bại được sự trì hoãn, cuộc sống của bạn sẽ khác biệt như thế nào? Trì hoãn không phải là lười biếng Mỉa mai thay, khi viết chương này, tôi lại trì hoãn một việc. Lẽ ra, tôi phải tìm hiểu và sắp xếp thông tin cho buổi nói chuyện với một công ty năng lượng lớn. Nhưng thay vào đó, tôi lại đang viết chương này. Không phải là do tôi không có động lực. Họ trả cho tôi 54.425 đô-la cho ba cuộc nói chuyện trong ba ngày. Vì thế, tôi đáng ra phải háo hức vui mừng mới phải. Nhưng than ôi, viết một cuốn sách về thời gian và năng suất thì dễ dàng và vui hơn so với việc bỏ ra nửa ngày để lục lọi Google Scholar, đọc những văn bản học thuật khô khan để chắt lọc thông tin và thiết kế các slide hấp dẫn. Hơn nữa, tôi có thể làm việc đó vào ngày mai… Trì hoãn là thói quen gác những việc quan trọng, ít thú vị lại và làm những việc dễ dàng hơn, thú vị hơn. Những thứ như e-mail, Twitter, Facebook, đồ ăn hay tivi là các cách trì hoãn tuyệt vời. Trong một cuộc phỏng vấn với Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, Tiến sĩ Joseph Ferrari đã chia sẻ một số kết quả nghiên cứu của mình: Tất cả chúng ta đều trì hoãn, nhưng nghiên cứu của tôi phát hiện ra rằng 20% nam và nữ giới ở Mỹ là những người trì hoãn mãn tính. Họ trì hoãn tại nhà, nơi làm việc, trường học và cả trong các mối quan hệ. Với số người thuộc 20% này, trì hoãn đã trở thành phong cách sống. Hãy cân nhắc con số 20% – nó cao hơn số người được chẩn đoán bị mắc chứng trầm cảm bệnh lý hay chứng ám ảnh, hai xu hướng mà nhiều người biết đến. Để đánh bại hoàn toàn tính trì hoãn, bạn phải hiểu nó. Bạn không trì hoãn vì lười biếng. Bạn trì hoãn vì: Bạn thiếu động lực, và/hoặc Bạn đánh giá thấp sức mạnh của những cảm xúc hiện tại hơn cảm xúc tương lai khi bạn thiết lập mục tiêu hay lên danh sách nhiệm vụ. Chúng ta có xu hướng trì hoãn rất nhiều thứ. Bạn có thể trì hoãn làm báo cáo ở trường học, hay thực hiện các cuộc gọi tiếp cận khách hàng, sa thải một người rõ ràng phải nghỉ việc, hay dọn dẹp nhà xe. Điểm yếu của tôi là tập thể dục. Trong mọi lĩnh vực khác của cuộc sống, một khi đã đưa ra mục tiêu, tôi có thể thực hiện nó ngay lập tức. Nhưng tập thể dục ư? Đó hoàn toàn là một câu chuyện khác. Nghiên cứu chỉ ra rằng … Những người hiếm khi trì hoãn có năng suất làm việc, mức độ hạnh phúc và năng lượng cao hơn. Nguồn: Tập đoàn Kruse, 2015 Phá vỡ sự trì hoãn SỐ 1: Lịch trình thời gian Đây là một vấn đề lớn. Chúng ta đều có một vấn đề cơ bản mà các nhà tâm lý học gọi là thời gian không nhất quán. Điều này có nghĩa là chúng ta nghĩ mình sẽ ăn salad suốt cả tuần, nên mua rất nhiều xà lách, nhưng rốt cuộc hai tuần sau, xà lách bị thối dưới đáy tủ lạnh. Không nhất quán về thời gian cũng có nghĩa là chúng ta thêm phim tài liệu và phim độc lập vào danh sách chờ trên Netflix bởi chúng ta chắc chắn sẽ xem chúng trong tương lai, nhưng cho đến giờ, chúng vẫn đang “xếp hàng” vì chúng ta cứ mãi chọn phim của Will Ferrell. Và đó là lý do tại sao tôi luôn mua các thiết bị tập thể dục mới, một cái cân thật đẹp và những cuốn sách nấu ăn tốt cho sức khỏe, nhưng vẫn chẳng thấy chiếc bụng sáu múi đâu cả. Bất chấp những gì chúng ta nghĩ là mình muốn làm trong tương lai, chúng ta vẫn đang “thiên vị hiện tại”. Chừng nào hiện tại còn tồn tại, chúng ta vẫn chọn kẹo, hài kịch tình huống, Facebook hay video về những con mèo. Chúng dễ xem và vui hơn. Chúng ta có thể làm những việc khác trong chiều nay, thứ Hai, hay quyết tâm lại vào tháng Một, phải không? Chúng ta luôn đánh giá thấp mức độ khó khăn của việc trở thành một tôi-tốt-nhất trong thời điểm hiện tại. Để khắc phục sự không nhất quán về thời gian, chúng ta phải chiến đấu với bản thân trong tương lai – kẻ mà, trong thời điểm hiện tại, ngầm phá hoại chúng ta. Chúng ta của tương lai là kẻ thù của chúng ta ở trạng thái tốt nhất. Tôi thích nghĩ về trận chiến này giống như hành trình vượt thời gian để đánh bại chính mình trong tương lai. Lấy ví dụ sức khỏe nói trên, tôi bắt đầu bằng việc nghĩ rằng, Mình sẽ phá hoại các mục tiêu sức khỏe trong tương lai như thế nào? Làm sao tôi có thể vượt qua được điều đó bây giờ? Tôi của tương lai sẽ phá hoại tôi bằng cách ăn đồ ăn vặt trong bếp suốt giờ nghỉ. Để đánh bại anh ta, tôi của hiện tại sẽ ném tất cả đồ ăn vặt đi, không giữ chúng trong nhà nữa. Tôi cũng sẽ mua cà rốt mini và đậu gà thay thế. Tôi của tương lai sẽ phá hoại việc tập luyện của tôi bằng cách nói rằng vì quá bận rộn mỗi ngày nên tôi không thể đảm bảo lịch tập được. Tôi của hiện tại sẽ đánh bại anh ta bằng cách cố định khoảng thời gian tập luyện thành việc làm đầu tiên mỗi sáng, tôi sẽ ngay lập tức mặc đồ tập sau khi ra khỏi giường, và không xem e-mail cho tới khi tập xong. Tôi của tương lai sẽ phá hủy việc tập luyện của tôi bằng suy nghĩ rằng Mình khá khỏe mạnh, trông cũng không đến nỗi nào so với hầu hết những người trong trung tâm thương mại, huyết áp và cholesterol của mình đều ổn cả. Tôi của hiện tại sẽ bảo bạn gái véo vào mạn sườn ngấn mỡ nếu tôi không tập trên máy chạy bộ… Ôi, thế thì thật xấu hổ và kinh khủng! Một người bạn của tôi dùng đến các biện pháp cứng rắn để chiến đấu với phiên bản tương lai năm-phút của cô ấy! Để theo đuổi các mục tiêu sức khỏe, bất cứ khi nào đi ăn nhà hàng và được phục vụ một đĩa khoai tây chiên, ngay lập tức cô mở lọ muối và đổ hết số muối trong lọ lên đĩa khoai. Cô đã học được cách không tin vào thứ sức mạnh tinh thần cũ rích có thể ngăn bản thân không ăn khoai tây chiên. Phiên bản tương lai năm-phút của cô kiểu gì cũng nói: “Mình chỉ ăn một miếng thôi.” Và tất cả chúng ta đều biết chuyện sau đó diễn ra như thế nào rồi đấy. Bạn sẽ chiến đấu thế nào với phiên bản tương lai của mình? Phá vỡ sự trì hoãn số 2: Nỗi đau và Niềm vui Cuối cùng, nếu chúng ta không nhảy ra khỏi giường mỗi sáng, hào hứng giải quyết công việc, thì đó là vì giấc mơ của chúng ta không đủ lớn. Chúng không tạo ra đủ động lực. Và động lực thực chất là nỗi đau và niềm vui. Đối với những nhiệm vụ khó khăn, bạn luôn có khuynh hướng trì hoãn, suy nghĩ và thậm chí mường tượng ra lý do “tại sao” đằng sau nó. Làm việc này có gì vui? Không làm thì có đau khổ gì không? Một trong những mục tiêu của tôi là tập thể dục mỗi ngày. Dãn cơ kiểu Yoga, luyện tập sức bền và chạy bộ trên máy. Tôi cần phải thực sự xác định nỗi đau và niềm vui trong đầu để tập luyện. Tại sao mình muốn luyện tập? Vì muốn khỏe hơn, đẹp hơn với thân hình săn chắc, muốn có nhiều năng lượng hơn và tin rằng các bài tập tim mạch giúp não bộ luôn khỏe mạnh. Nếu không, tôi sẽ phải chịu đựng nỗi khốn khổ nào? Tôi hình dung ra cơ thể yếu ớt với cái bụng ngấn mỡ. Tôi nghĩ về cơn đau đầu gối đột ngột khi không tập Yoga với tư thế chim bồ câu. Tôi nghĩ về cảm giác của một người thua cuộc, một kẻ lười biếng nằm dài trên ghế, không có chút năng lượng nào. Tôi thậm chí còn nghĩ rằng không tập thể dục nghĩa là không tôn trọng bạn gái. Thói quen tinh thần này có cực đoan không? Tôi chắc chắn sẽ nghĩ đến chu kỳ nỗi đau và niềm vui này nếu cảm thấy không có động lực, nhưng việc thường xuyên nghĩ về chúng sẽ giúp chúng in đậm trong tâm trí chúng ta. Phá vỡ sự trì hoãn số 3: Đối tác trách nhiệm Người bạn thời thơ ấu của tôi, Curt, lớn lên và trở thành một nhà tâm lý học thể thao. Anh ấy nói với tôi rằng cách tốt nhất để dự đoán xem một người có tuân thủ thói quen tập luyện hay không, đó là xem họ có cùng luyện tập với ai đó hay không. Đó có thể là một người hàng xóm gặp bạn vào 6 giờ sáng mỗi ngày để chạy bộ. Đó có thể là một huấn luyện viên chuyên nghiệp mà bạn phải trả 50 đô-la mỗi giờ để đến nhà thúc ép bạn tập luyện. Đó có thể là sếp của bạn, người thích chơi bóng rổ vào mỗi buổi trưa. Đó có thể là câu lạc bộ Weight Watchers, nơi bạn tới để theo dõi cân nặng hằng tuần. Và dĩ nhiên, đó cũng có thể là bạn học ở trường hay chỉ là một người bạn tốt sẽ kiểm tra và giúp bạn có trách nhiệm. Điều này thực sự hiệu quả là vì khi trì hoãn, chúng ta đơn thuần thất hứa với bản thân; nhưng chúng ta sẽ thường cảm thấy tệ hơn rất nhiều khi thất hứa với người khác. Phá vỡ sự trì hoãn số 4: Phần thưởng và Hình phạt Một số người mà tôi biết có vẻ thích nhận hối lộ – mặc dù họ là người kiểm soát màn hối lộ này! Một người bạn của tôi tự nhủ rằng cô ấy có thể mua một đôi giày đắt tiền, nhưng chỉ sau khi đã trả hết số nợ trong thẻ tín dụng. Một người bạn khác mua một chai rượu ngon tuyệt nhưng sẽ không uống cho đến khi giảm số cân cụ thể. Nhưng ngoài “thính”, cũng đừng quên “cần”. Tâm lý con người là vậy, chúng ta sợ mất nhiều hơn muốn đạt được. Vậy nên, thay vì tự thưởng cho bản thân vì thành tích đạt được, bạn cũng có thể tự phạt bản thân vì mục tiêu thất bại. Công ty StickK (http://www.stickk.com/) đã lập một trang web cho phép bạn tạo ra “hợp đồng cam kết”. Bạn chọn mục tiêu, hình phạt và một tổ chức từ thiện mà bạn chọn sẽ nhận được tiền nếu bạn không hoàn thành mục tiêu. Đến thời điểm tôi viết cuốn sách này, hơn 14 triệu đô-la đã được chi ra để đánh cược với các mục tiêu. Bạn tôi, John, gần đây đã thành lập một nhóm giảm cân cùng các đồng nghiệp tại văn phòng. Với quan điểm chính trị tự do, mỗi người đã góp 100 đô-la và sẽ phải quyên tặng khoản tiền đó cho Hiệp hội Súng Quốc gia nếu họ không giảm đủ số cân đã định. Tất nhiên, bạn không cần một phần mềm hào nhoáng để thực hiện chiến lược này. Bạn luôn có thể thiết lập một hợp đồng cam kết với bạn bè. Đưa cho họ 100 đô-la, hoặc bất kỳ số tiền nào khiến bạn “thấy đau”, và chia sẻ kế hoạch của mình. Nếu bạn không làm theo kế hoạch đó, họ có thể giữ số tiền hoặc mang đi làm từ thiện. Phá vỡ sự trì hoãn số 5: Hãy hành động như thể… Là chính bạn. Chỉ vậy thôi. Hãy là chính bạn. Phải thừa nhận rằng, điều này sâu xa một chút. Nó liên quan đến việc định hình bản thân. Chúng ta phải thực sự rất nỗ lực để kiên định với hình ảnh chúng ta nghĩ về chính mình. Chúng ta tránh né nhiệm vụ phần lớn là vì chúng ta vẫn chưa phải là người mà mình đang cố gắng trở thành. Chúng ta có thể hình dung ra tương lai lý tưởng của mình, nhưng đôi khi hiện tại – ngồi trên ghế xem tivi – mang lại cảm giác tốt hơn rất nhiều. Một chiến thuật rất hiệu quả đó là nói chuyện với bản thân (nói to hoặc nghĩ trong đầu) như thể bạn đã là phiên bản lý tưởng của mình rồi. Tôi là người ăn uống lành mạnh. Tôi là người chạy bộ. Tôi là nhân viên bán hàng số một trong công ty. Tôi là người gọn gàng. Tôi là tác giả sách bán chạy. Tôi là doanh nhân. Việc tự nhủ sẽ neo giữ những giá trị của bạn. Nếu là người chạy bộ, bạn sẽ cảm thấy tệ và bất thường khi không ra ngoài chạy hôm nay. Nếu là nhà văn, đương nhiên bạn sẽ ngồi xuống và bắt đầu viết – đó là việc mà các nhà văn thường làm. Nếu là người sống lành mạnh, dĩ nhiên bạn sẽ ăn salad ở sân bay, thay vì pizza. Hãy là người mà bạn muốn trở thành. Khi đó, bạn sẽ thấy tệ – hay bất an – khi không thực hiện nhiệm vụ mà rất có thể bạn muốn trì hoãn. Phá vỡ sự trì hoãn số 6: Hài lòng với điều tốt vừa đủ Đôi khi, chúng ta thấy việc bắt đầu mọi thứ rất dễ dàng, nhưng lại trì hoãn việc hoàn thành chúng. Khi đó hãy áp dụng thủ thuật lên kế hoạch để chấp nhận những thứ chưa hoàn hảo. Trì hoãn việc chạy bộ 5 km? Ồ, cứ mặc đồ tập vào, đi ra ngoài, chạy xung quanh khu nhà một lần thôi… là đủ rồi. Hoặc có thể sau khi đã hoàn thành vòng đầu tiên quanh khu nhà, bạn sẽ muốn tiếp tục chạy. Trì hoãn hoàn thành cuốn sách mà bạn đang viết dở? Ồ, chỉ cần viết nháp trước… bạn luôn có thể quay lại sửa sau mà. Trì hoãn hoàn thành sản phẩm mới? Hãy giới thiệu nó với thị trường ngay cả khi nó chưa thực sự hoàn hảo, và điều chỉnh cho nó đến gần sự hoàn hảo hơn trong mỗi quý với một phiên bản mới. Một khi bắt đầu làm gì, một khi đồng ý chấp nhận sự không hoàn hảo, bạn sẽ có động lực mạnh mẽ hơn để hoàn thiện nó. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Khắc phục sự trì hoãn có giúp bạn thực hiện những điều có vẻ nằm ngoài vùng an toàn của bạn? Nhà điều hành: Khắc phục sự trì hoãn có giúp bạn làm việc hiệu quả hơn khi đưa ra những phản hồi có tính xây dựng đối với nhân viên trực tiếp dưới quyền? Người lao động tự do: Khắc phục sự trì hoãn có giúp bạn có thêm nhiều giờ được trả công hơn mỗi ngày? Sinh viên: Khắc phục sự trì hoãn có giúp bạn hoàn thành bài tập sớm hơn? Nhà nội trợ: Khắc phục sự trì hoãn có giúp bạn sắp xếp lại các phòng trong nhà – và làm bạn nhẹ đầu hơn? BÍ MẬT #4 Có thể vượt qua sự trì hoãn khi bạn tìm ra cách đánh bại bản thân trong tương lai, người mà bạn không thể tin tưởng sẽ làm điều đúng đắn. Bạn biết cần phải làm gì trong tuần này; làm thế nào bạn đảm bảo sẽ không trì hoãn nó? * * PHẨN THƯỞNG MIỄN PHÍ * * Để tải về đồ họa Phương pháp trị bệnh trì hoãn và các phần quà MIỄN PHÍ khác, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 5 LÀM SAO RỜI VĂN PHÒNG LÚC 5 GIỜ CHIỀU MÀ KHÔNG CẢM THẤY ÁY NÁY Làm thế nào mà những người quan trọng nhất thế giới luôn trông rất bình tĩnh, không căng thẳng và biểu hiện hoàn hảo? Nhà chiến lược chính trị Đảng Cộng hòa, Karl Rove, đã viết một mẩu xã luận rất thú vị trên tạp chí Wall Street. Sự việc bắt đầu vào đêm Giao thừa năm 2005. Tổng thống Bush hỏi mục tiêu trong năm mới của tôi là gì. Tôi trả lời rằng, với tư cách là một người vốn hay đọc sách và vừa bỏ bê thói quen này, mục tiêu của tôi là đọc được một cuốn sách mỗi tuần vào năm 2006. Ba ngày sau, khi chúng tôi đang trong phòng Bầu Dục, vừa thoáng nhìn thấy tôi, ông ấy đã nói: “Tôi đang đọc cuốn thứ hai, ông thì đến đâu rồi?” Ngài Bush đã biến mục tiêu của tôi thành một cuộc thi. Và kết quả của cuộc chơi là? Đến cuối năm, tôi đã đánh bại Tổng thống, tôi đọc được 110 quyển, so với 95 quyển của ông ấy. Cúp của tôi trông rất giống mấy cái cúp trao cho bọn trẻ con trong cuộc thi bowling. Tổng thống đã ngụy biện rằng mình thua vì bận lãnh đạo một thế giới tự do. Nhà lãnh đạo của thế giới tự do có thời gian để đọc 95 cuốn sách trong một năm? Sheryl Sandberg về nhà ăn tối Hãy xem thói quen của các nhà lãnh đạo kinh doanh thành công: CEO Facebook, Sheryl Sanberg, rời khỏi văn phòng lúc 5 giờ 30 chiều mỗi ngày để có thể ăn tối với các con lúc 6 giờ chiều. Nguyên Chủ tịch Tập đoàn Intel, Andy Grove, luôn có mặt lúc 8 giờ sáng và rời nơi làm việc lúc 6 giờ chiều. Người sáng lập Tập đoàn Virgin, Richard Branson, có hơn 400 công ty trong tập đoàn, nhưng có vẻ như lúc nào ông cũng đang đi chơi trên hòn đảo riêng của mình, hoặc phá những kỷ lục thế giới điên rồ với tư cách là một nhà thám hiểm. Bạn có thấy điều này đáng kinh ngạc không? Làm sao họ làm được như vậy? Lần đầu tiên đọc về Tổng thống Bush, tôi giống như bị thổi bay. Bạn cũng biết Tổng thống Hoa Kỳ có hàng triệu thứ để làm, đúng không? Hết ngày, vẫn cần gọi điện thuyết phục các nguyên thủ nước ngoài, đọc chỉ thị của CIA, trao đổi với nhiều nhà tài trợ cho chiến dịch, thăm các thương binh, kêu gọi người tham gia bỏ phiếu... – và thời gian cho đến hết nhiệm kỳ thì cứ thế trôi đi. Thời gian còn lại trên hành trình để lại di sản của ông không nhiều! Vậy mà Tổng thống Bush vẫn “tìm thấy” thời gian để đọc 95 cuốn sách trong một năm. Doug Conant, CEO của hãng Campbell Soup trong một thập kỷ, từng gửi 20 thư cảm ơn viết tay mỗi ngày. Bạn có thể tưởng tượng toàn bộ trách nhiệm của một CEO trong một công ty thuộc top Fortune 500 hay không? Luôn có rất nhiều e-mail để đọc, nhiều cuộc gọi cần trả lời, nhiều báo cáo cần đọc, nhiều cuộc họp cần dự, nhiều suy nghĩ cho tương lai... Và Doug vẫn bình tĩnh kết thúc một ngày bằng việc viết 20 bức thư tay. Hồi còn trẻ, tôi đã điều hành một công ty con của một tập đoàn lớn. Công ty của tôi tăng gấp đôi quy mô mỗi năm, và tôi không bao giờ có đủ thời gian mỗi ngày. Tôi có thể nhớ hình ảnh mình chạy bộ qua hành lang, cố gắng quay trở về văn phòng càng nhanh càng tốt. Nhưng đối tác kinh doanh và cũng là ông chủ của tôi, Neil, người giám sát công ty của tôi và 11 chi nhánh khác, luôn trông rất thong dong, luôn có thời gian để kể những câu chuyện đùa hài hước, và dành rất nhiều thời gian ở câu lạc bộ đánh golf. Ai có thời gian đánh golf chứ? Tôi đã từng băn khoăn như vậy. Bí quyết để không thấy áy náy Andy Grove đã hé lộ bí mật quan trọng nhất của mình trong cuốn High Output Management (tạm dịch: Quản lý đầu ra có hiệu quả). Một ngày kết thúc khi tôi mệt mỏi và sẵn sàng về nhà, chứ không phải là khi đã xong việc. Tôi chẳng bao giờ xong việc. Giống như việc nhà của một người nội trợ, công việc của một người quản lý không bao giờ có thể kết thúc. Lúc nào cũng còn nhiều việc để làm và nên làm. Và đây chính là bí mật. Luôn có nhiều việc để làm và nên làm. Đây là một trong số những khái niệm đơn giản mà một khi bạn thấy thấm, nó có thể đột ngột thay đổi cuộc đời bạn. Tôi nhớ khoảnh khắc mình đọc sách của Grove. Cảm giác như bị ăn tát. Trong một khoảng thời gian quá dài, tôi đã để cho danh sách những việc-cần-làm chế ngự mình. “Xin lỗi, anh không thể về nhà ăn cơm tối vì đang phải làm báo cáo.” Tôi không bao giờ tập thể dục, bỏ qua hầu hết các bữa, sau đó nhai tạm một món đồ ăn nhanh. Tôi đã sống cuộc sống một chiều, và thậm chí trong chiều đó (kinh doanh), sự bận rộn liên hồi chỉ khiến tôi rơi xuống vực, thay vì ở trên đỉnh cao. Những người siêu thành công không nướng thời gian của mình vào việc vượt qua nhiều mục trên danh sách nhiệm vụ tự đặt ra. Thay vào đó, họ nghĩ đến những ưu tiên, đặt lịch cho mỗi nhiệm vụ, và biết khi nào là đủ. George Bush coi trọng việc đọc hai cuốn sách mỗi tuần bởi vì đó là cách để giải tỏa căng thẳng, trở nên thông minh hơn, hoặc đơn giản là vì vui. Ông biết rằng học tập và nạp lại năng lượng chính là những nhiệm vụ quan trọng, và ông không để chúng bị phong tỏa chỉ bởi những nhiệm vụ “cấp bách”. Sheryl Sandberg rất coi trọng việc ăn tối cùng gia đình và luôn lên lịch cho nó. Đúng, cô ấy muốn tối ưu thành công của Facebook, nhưng đối với cô, “thành công” của mối quan hệ với các con còn quan trọng hơn. Richard Branson đặt nặng tầm quan trọng của giải trí và thám hiểm, đồng thời cũng lên lịch cho những việc đó. Và ông khéo léo kết hợp những chuyến thám hiểm với việc gây dựng thương hiệu cho Virgin. Nghiên cứu chỉ ra rằng... Người rời khỏi chỗ làm đúng giờ sẽ ít bị “căng thẳng” hơn khi đêm về. (Nguồn: Tập đoàn Kruse, 2015) Bạn có cần phải trở thành tất cả mọi thứ cho tất cả mọi người? Jessica Turner, tác giả cuốn The Fringe Hours: Making Time for You (tạm dịch: Những giờ ngoài lề: Tạo thời gian cho bạn), đã khảo sát hơn 2.000 phụ nữ, và một trong những điều cô yêu cầu họ thực hiện là mô tả chuyện khó khăn nhất của việc làm phụ nữ. Và câu trả lời phổ biến: phải trở thành tất cả mọi thứ cho tất cả mọi người. Đây là điều khiến Turner đồng cảm. Ngoài công việc viết lách, cô cũng là chủ của blog nổi tiếng: Mom Creative (Người mẹ sáng tạo) (www.themomcreative.com), đã lập gia đình, có 3 đứa con dưới 6 tuổi và cố gắng gìn giữ các mối quan hệ bạn bè. Cô nói việc giữ nhiều vai trò như vậy rất mệt mỏi. Với phụ nữ, “căn bệnh làm hài lòng” này có thể tàn phá mọi mặt của cuộc sống. Chúng ta luônmuốn giúp đỡ và yêu thương người khác. Nhưng đôi khi, những hành động của chúng ta lại không phải là một tình yêu thương ngập tràn mà là kết quả của việc muốn làm hài lòng người khác. Hiện tượng này rất gần với chủ nghĩa hoàn hảo. Sẽ rất nguy hiểm nếu chúng ta tự định giá bản thân dựa trên những gì người khác nghĩ về mình. Rất nhiều người bất ngờ khi tôi, một người đàn ông, có thể đồng cảm với những gì Turner mô tả trong cuốn sách của cô. Có lẽ đó là bởi tôi là một người bố đơn thân và quen làm việc nhà. Bất kể là lý do gì, tôi vẫn dành quá nhiều thời gian – và quan trọng hơn, quá nhiều căng thẳng – cho những thứ nhỏ bé thực sự không đáng kể. Gần đây, người tư vấn tài chính của tôi nói rằng anh ta sắp đến gần khu nhà tôi nên muốn ghé qua và cập nhật tình hình tài chính cho tôi. Đó là một dịch vụ rất tốt, nên tôi rất hân hạnh. Nhưng đầu óc tôi ngay lập tức khởi động – nên đi pha một bình cà phê; trong tủ lạnh có còn Coca không? Nếu anh ta muốn uống Coca ăn kiêng thì sao, mình có loại đó không nhỉ? Sẽ nói chuyện trong bếp – thế thì phải lau sạch bàn bếp. Anh ta có bị dị ứng với mèo không? Mình phải nhốt chúng dưới tầng hầm… Việc nghĩ theo cách này khi người cố vấn gọi điện đến nhà thật lố bịch. Bởi vì có vô số lý do: 1. Anh ta đang làm việc cho tôi, và sẽ tiếp tục làm việc cho tôi nếu tôi tiếp tục trả tiền cho anh ta. 2. Anh ta biết nhiều thứ về tôi, những thứ quan trọng hơn nhiều so với căn bếp – như tài sản của tôi chẳng hạn. 3. Anh ta là một người đàn ông, và có khi còn thấy kinh ngạc khi thấy một người đàn ông khác có thể dọn nhà sạch sẽ như tôi! 4. Anh ta biết rõ con người tôi, và tôi chắc chắn anh ta đánh giá tôi qua giá trị và lòng tốt, chứ không phải là kỹ năng tiếp khách. Việc cư xử tốt và muốn đối xử tốt với bạn bè là một chuyện, cảm thấy bạn cần phải trở nên hoàn hảo lại là chuyện khác. Thay vì chạy lòng vòng cả nửa tiếng đồng hồ chuẩn bị tiếp khách, tôi có thể chỉ cần chào anh ta với nụ cười trên môi và hỏi: “Tôi rót cho anh cốc nước nhé?” Như Turner nói trong cuốn sách của cô: Bạn không bao giờ quá bận rộn để dành thời gian cho những gì mình yêu thích. Vấn đề chỉ là bạn ưu tiên cái nào – nghĩ xem hôm nay mình muốn làm gì và dành thời gian cho những gì bạn coi trọng. Nếu thứ đó thực sự quan trọng với bạn, bạn sẽ tìm được cách để đưa nó vào trong cuộc sống của mình. Luôn còn nhiều việc để làm Sẽ luôn có nhiều việc để làm hơn nữa trong mọi lĩnh vực: Bạn luôn có thể làm việc nhiều hơn. Bạn luôn có thể dọn sạch phòng và tủ tường cho ngăn nắp hơn. Bạn luôn có thể làm nhiều việc sân vườn hơn. Nhiều hơn, nhiều hơn, nhiều hơn! Vậy nên bạn cần phải học cách bỏ qua những thứ “nhiều hơn” ấy, bởi vì luôn còn nhiều việc để làm. Một khi đã thành thạo, bạn sẽ thấy dễ xếp lịch tập thể dục hơn, dễ dàng về nhà vào một giờ nhất định hơn, dễ dành thời gian cho bản thân mà không cảm thấy áy náy hơn. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Liệu việc nhận ra rằng luôn còn nhiều việc để làm có giúp bạn dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và bạn bè không? Nhà điều hành: Liệu việc nhận ra rằng luôn còn nhiều việc để làm có giúp bạn đi tập gym đều đặn hơn không? Người làm nghề tự do: Liệu việc nhận ra rằng luôn còn nhiều việc để làm có giúp bạn dành nhiều thời gian để học thêm kỹ năng mới và tư duy chiến lược về tương lai không? Sinh viên: Liệu việc nhận ra rằng luôn còn nhiều việc để làm có giúp bạn hài lòng với một điểm cao thay vì một điểm tối đa không? Người nội trợ: Liệu việc nhận ra rằng luôn còn nhiều việc để làm có giúp bạn tự thưởng cho mình một giờ đồng hồ mỗi ngày – để đọc sách, tập thể thao, hay viết sổ lưu niệm không? BÍ MẬT #5 Hãy chấp nhận sự thật rằng luôn còn nhiều việc để làm và có thể làm. Bạn sẽ cảm thấy khá hơn khi cuối cùng cũng chấp nhận sự thật rằng mình không thể hoàn thành mọi việc, bởi vì luôn có nhiều việc để làm? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về phần thưởng MIỄN PHÍ, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 6 CÔNG CỤ NĂNG SUẤT BÍ MẬT CỦA RICHARD BRANSON Làm thế nào để não bạn hoạt động nhẹ nhàng hơn? Làm cách nào để bạn luôn nhớ được những ý tưởng hay ho của mình? Tài sản quan trọng nhất của richard Branson Có thể nói Branson là doanh nhân nổi tiếng nhất trong thời đại này. Ông là người sáng lập Tập đoàn Virgin với hơn 400 công ty con tính đến thời điểm hiện tại. Khối tài sản của Branson lên tới 4,8 tỷ đô-la. Trong một buổi phỏng vấn ngày 5 tháng 5 năm 2016, khi được hỏi về những vật bất ly thân, Branson nói: Nghe có vẻ buồn cười, nhưng điều quan trọng nhất với tôi là luôn mang theo một cuốn sổ nhỏ. Tôi nghĩ vật đầu tiên mình mang theo khi đi du lịch cũng là cuốn sổ nhỏ đó... Tôi sẽ không bao giờ xây dựng được Tập đoàn Virgin như hôm nay nếu thiếu nó. Branson đã giải thích thói quen ghi chép trên trang blog cá nhân. Ông chia sẻ: “Nếu bạn có một ý tưởng nhưng không viết ra, sáng hôm sau, nó sẽ biến mất mãi mãi.” Một lần, khi Branson nảy ra một ý tưởng kinh doanh nhưng lại không mang theo sổ. Ông đã ghi ngay nó vào hộ chiếu của mình! Lời khuyên từ tỷ phú Aristotle Onassis Chuyên gia vận tải người Hy Lạp, Aristotle Onassis, đã chia sẻ về “bài học triệu đô” của mình trong một buổi phỏng vấn. Hãy luôn mang theo một cuốn sổ. Ghi chép tất cả mọi thứ. Khi bạn có một ý tưởng, hãy ghi lại. Khi bạn gặp một người mới, hãy viết mọi thứ bạn biết về họ. Bằng cách đó, bạn sẽ biết họ đáng giá bao nhiêu thời gian của mình. Khi bạn nghe được một điều thú vị, hãy ghi lại. Việc ghi chép sẽ giúp bạn có hành động phù hợp. Nếu không viết lại, bạn sẽ quên nó ngay. Đó là bài học triệu đô mà chẳng ai dạy bạn trong trường kinh doanh đâu! Ba kho báu của Jim Rohn Huấn luyện viên huyền thoại và triệu phú tự thân Jim Rohn thường xuyên viết và phát biểu về sức mạnh của việc ghi chép. Nếu bạn nghiêm túc muốn trở thành một người giàu có, quyền lực, khỏe mạnh, có ảnh hưởng, có văn hóa và độc nhất, hãy viết nhật ký. Việc viết nhật ký rất quan trọng. Tôi coi đó là một trong ba kho báu mà mình để lại cho thế hệ sau. Kho báu đầu tiên là những bức ảnh của bạn. Hãy chụp thật nhiều ảnh. Kho báu thứ hai là thư viện của bạn. Đây là thư viện đã dạy bạn, hướng dẫn bạn, giúp bạn hình thành lý tưởng của mình. Nó giúp bạn phát triển triết lý sống. Nó giúp bạn trở nên giàu có, quyền lực, khỏe mạnh, có ảnh hưởng... Kho báu thứ ba là cuốn nhật ký của bạn: những ý tưởng bạn thu được, các thông tin mà bạn tỉ mỉ tập hợp. Và trong ba kho báu, viết nhật ký là một trong những dấu hiệu rõ nhất cho thấy bạn là một người học hỏi nghiêm túc. Cuốn sổ tay của 20 người nổi tiếng Trên trang blog The Art of Manliness (tạm dịch: Nghệ thuật phái mạnh) có một bài viết (http://www.artofmanliness.com/2010/09/13/the-pocket-notebooks-of-20-famous-men/) rất thú vị về hình ảnh những cuốn sổ ghi chép của 20 người nổi tiếng, bao gồm Mark Twain, George Patton, Thomas Jefferson, Charles Darwin, George Lucas, Ernest Hemingway, Ludwig van Beethoven, Benjamin Franklin, Thomas Edison, Leonardo da Vinci, Frank Capra và John Rockefeller. Bạn có thể thấy rất nhiều dạng sổ và phong cách viết, nhưng tất cả đều thể hiện rằng những nhà tư tưởng vĩ đại này chẳng bao giờ thiếu một phương tiện để chép lại những quan sát, ý tưởng. Loại sổ nào tốt nhất? Có rất nhiều dạng khác nhau phù hợp với từng người: Rất nhiều người sáng tạo sử dụng sổ Moleskine (http://www.moleskine.com/us/home). Tôi cũng dùng loại này. Những cuốn sổ bọc da chất lượng cao này được sản xuất tại Ý với giá khoảng từ 9-25 đô-la. Một số người vẫn thích dùng sổ Moleskine đang chuyển sang dòng sổ Ecosystem (http://www.ecosystemlife.com/), bao gồm Michael Hyatt (http://michaelhyatt.com/why-i-ditched-my- moleskine-journal.html), bởi vì loại sổ này dùng giấy tái chế, được sản xuất tại Mỹ, và mỗi trang đều được dập lỗ. Trong suốt nhiều năm, tôi ưa thích dòng sổ Boorum & Pease Account, đắt đỏ nhưng lại khá đơn giản. Bìa cứng, có tới 300 trang nên dùng được rất lâu, đủ dày để đứng và rất nổi bật trên giá sách – và to tới mức tôi chưa bao giờ thất lạc. Nhà văn kiêm doanh nhân James Altucher (http://www.jamesaltucher.com/) đã giới thiệu tập ghi chú nhỏ của các phục vụ bàn, giá 10 xu một cuốn. Ông giải thích rằng loại này có kích thước tiện lợi và là một cách khởi đầu câu chuyện tuyệt vời – chúng còn thể hiện bạn là người biết tiết kiệm. Xin lưu ý rằng không nên dùng giấy nhớ hay những mẩu giấy rời. Chúng dễ bị lẫn trong ngăn xếp hay dễ hư hỏng. Sổ tay thì rất bền. Lời họ nói… Tôi dùng sổ Moleskine và luôn mang theo nó. Tôi dùng để ghi chép những lưu ý trong huấn luyện, trong công việc. Tôi có một giá sách đựng đầy sổ cũ ở nhà, bởi vì tôi sẽ luôn tìm lại và tham khảo những ghi chép cũ. Sara Hendershot, vận động viên chèo thuyền Olympic của Mỹ, từng tham gia Olympic 2012. Tôi sử dụng phương pháp ghi chép gạch đầu dòng. Nó giúp cho những ý tưởng, suy nghĩ và rất nhiều thứ quan trọng khác luôn trong tầm kiểm soát. Tôi khuyến khích việc luôn ghi chép, bởi vì cuộc đời đáng sống là một cuộc đời đáng được ghi lại. Honorée Corder, tác giả, diễn giả và chuyên gia về chuyển đổi cá nhân. Dù có những ứng dụng rất tuyệt vời giúp chúng ta tăng năng suất, nhưng tôi thích lập kế hoạch trong cuốn sổ Moleskine hơn. Natalie MacNeil, doanh nhân truyền thông từng đoạt giải Emmy, người sáng lập trang SheTakesOnTheWorld.com và là tác giả của bộ sách The Conquer Kit (tạm dịch: Bộ công cụ chinh phục, Nhà xuất bản Perigee 2015). Ghi chú bằng tay, không phải trên máy tính xách tay Việc sử dụng sổ giấy để ghi chú sẽ tốt hơn trên máy tính xách tay, máy tính bảng hay điện thoại thông minh. Sắp có người phản đối rồi đây! Đầu tiên, cho phép tôi nói rằng nếu bạn mắc chứng khó đọc hoặc khuyết tật nào đó khiến bạn chỉ có thể ghi chép bằng cách đánh máy, vậy hãy cứ tiếp tục. Điều đó không phải là tội lỗi, tôi không có ý định khiến cả thế giới quay lưng lại với bạn. Nhưng nếu bạn đang sử dụng một thiết bị kỹ thuật số vì thích và nghĩ tôi là kẻ lạc hậu cổ hủ, tôi khuyến khích bạn nên đọc thử một bài viết rất thú vị với tiêu đề “The Pen Is Mightier Than the Keyboard” (tạm dịch: Ngòi bút mạnh hơn bàn phím), được đăng trên tờ Psychological Science năm 2014. Pam Mueller và Daniel Oppenheimer là các nhà tâm lý học tại Đại học Princeton và Đại học California, Los Angeles (UCLA). Hai người đã thực hiện 3 thí nghiệm khác nhau với 327 sinh viên chưa tốt nghiệp. Trong thí nghiệm đầu tiên, các sinh viên được xem một bài diễn thuyết TED, ghi chú, và làm một bài kiểm tra sau đó 30 phút. Cả những người ghi chú trên máy tính và ghi chú bằng cách viết tay đều bằng điểm nhau khi trả lời các câu hỏi mang tính thực tế, nhưng người sử dụng máy tính lại cho kết quả tệ hơn trong các câu hỏi mang tính khái niệm. Nhận ra rằng những người dùng máy tính đã ghi lại toàn bộ bài diễn thuyết TED thay vì chỉ ghi chú các khái niệm quan trọng, Giáo sư Mueller và Oppenheimer đã thực hiện thí nghiệm thứ hai và đặc biệt dặn dò những người dùng máy tính ghi chú bằng từ của mình. Kết quả vẫn như vậy, những người viết tay vẫn nhớ tốt hơn. Một lý lẽ ủng hộ việc ghi chú bằng máy tính đó là nó cho phép bạn ghi chú hoàn chỉnh hơn, điều này rất hữu ích khi bạn xem lại tư liệu sau đó. Nói cách khác, bạn sẽ có nhiều nội dung gốc để nghiên cứu hơn. Do đó, các nhà nghiên cứu đã thực hiện thí nghiệm thứ ba. Lần này các sinh viên làm bài kiểm tra sau một tuần, và họ có thời gian để xem lại ghi chú. Và một lần nữa, những người ghi chép bằng tay vẫn đạt điểm cao hơn. Nghiên cứu mới nhất từ Đại học Princeton và UCLA chỉ xác nhận lại những gì mà người khác đã khám phá trong quá khứ. Hành động ghi chú bằng tay bao gồm việc chủ động lắng nghe, xử lý nhận thức và cuối cùng là nhớ để ghi chép lại. Những người ghi chú bằng máy tính có xu hướng ghi lại một cách máy móc những từ ngữ mà không sử dụng não bộ để xử lý chúng. Đừng quên, nếu bạn muốn lưu các ghi chú theo dạng kỹ thuật số và dễ tìm kiếm, hãy quét qua ứng dụng Evernote, dùng bút viết máy Jot Script 2 Evernote, hay dùng sổ Livescribe của Moleskine. Hệ thống sổ tay của tôi Có rất nhiều dạng sổ Moleskine khác nhau. Nhưng với tôi, sổ tay càng phức tạp, tôi càng ít sử dụng chúng. Thế nên, tôi luôn lựa chọn những cuốn sổ đơn giản. 1. Mua cho mình một cuốn sổ mới toanh (Tôi đã quay lại dùng Moleskine). Cầm lên có thích không? 2. Mua cho mình vài chiếc bút Pilot G2. Chúng khá rẻ mà viết rất thích. Tôi cũng thích dòng bút đánh dấu Sharpie Extra Fine Point. 3. Dán danh thiếp vào mặt trong của ngăn bìa phòng khi bạn có lỡ làm thất lạc cuốn sổ trong phòng họp hay trên máy bay, một người tốt bụng nào đó sẽ trả nó lại cho bạn. Một vài người còn viết: “Nếu bạn nhặt được cuốn sổ này, vui lòng gọi điện hoặc e-mail cho tôi. Tôi sẽ hậu tạ khi nhận lại được cuốn sổ.” 4. Viết ngày tháng hiện tại lên mặt trong của bìa để nhanh chóng định vị được cuốn sổ nếu sau này bạn cần tìm lại ghi chú trong một cuộc họp hay sự kiện cụ thể. Một vài người sử dụng bút đánh dấu Sharpie viết ngày bắt đầu lên gáy sổ để dễ thấy mà không cần mở sổ ra. 5. Ghi lại mọi thứ và bất cứ điều gì bạn không muốn quên. Ghi lại những ý tưởng sáng tạo ngẫu nhiên: ý tưởng mới về những cuốn sách, công ty, sản phẩm, chiến thuật marketing mới, quà tặng cho gia đình, những địa điểm du lịch tương lai, quán ăn ngon, tên một chai rượu thượng hạng, hay tên cho con của bạn, bất cứ thứ gì! Hãy ghi lại mọi thứ, và bạn sẽ chẳng bao giờ lo lắng hay căng thẳng về việc lại quên mất điều gì đó. 6. Bất cứ khi nào bạn bắt gặp một lời khuyên hay lời trích dẫn truyền cảm hứng – dù bạn nghe ai đó nói hay đọc ở đâu đó – hãy viết vào phần sau cuốn sổ. Hãy chừa vài trang cuối để tập hợp những lời vàng ngọc này, và sau này cũng dễ tìm đọc lại. 7. Khi bắt đầu mỗi cuộc điện thoại hoặc một cuộc họp, hãy viết thời gian, ngày tháng và tên của người mà bạn nói chuyện cùng. Ghi chú lại cuộc điện thoại đó, đặc biệt là những điều cần theo dõi hoặc các cam kết được đưa ra. 8. Nếu bạn gặp ai đó lần đầu tiên, hãy vẽ một sơ đồ nhỏ và ghi tên của họ dựa trên chỗ ngồi để giúp bạn nhớ. Ghi chú nội dung cuộc họp nhưng đừng cố chép hết mọi thứ. Bạn đâu phải thư ký cuộc họp! Chỉ ghi lại các mục tiêu, hành động chính, hay các bước thực hiện tiếp theo. Hãy tóm tắt. 9. Khi bạn đã viết kín cuốn sổ, hãy viết ngày kết thúc vào bên trong tờ bìa, để giúp bạn sau này có thể dễ dàng định vị được đúng cuốn sổ trong cả dãy sổ trên giá. 10. Hãy đặt cuốn sổ lên kệ ngay cạnh cuốn trước đó. Và đó sẽ là một bản ghi chi tiết về toàn bộ cuộc đời bạn! 11. Mỗi ngày đầu năm mới, bạn hãy xem lại các cuốn sổ cũ từ năm trước. Bạn sẽ bất ngờ về những điều mình học được từ những trang viết đó, và gợi lại cho bạn tiến trình của mình trong năm qua. Và hãy ghi lại những suy nghĩ hay ý tưởng mà bạn muốn tiếp tục trong năm nay vào cuốn sổ mới hoặc cuốn đang dùng. Bên cạnh đó, tôi cũng sử dụng các ký tự để làm rõ thêm các ghi chú của mình. Tôi dùng ô vuông trống () cạnh các mục cần thực hiện, những việc tôi sẽ nhanh chóng ghi lên lịch. Tôi dùng hình tròn trống (o) cạnh các mục sự kiện để đưa vào lịch sau. Tôi dùng dấu chấm than (!) cạnh các mục cần giải quyết. Tôi dùng dấu chấm hỏi (?) cạnh các mục tôi muốn hỏi vào cuối buổi họp. Tôi dùng dấu sao (*) cạnh các mục quan trọng hoặc chủ đề chính của sự kiện. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Cuốn sổ có giúp bạn ghi lại các cam kết của đối tác trong suốt cuộc họp không? Nhà điều hành: Cuốn sổ có giúp bạn ghi lại tất cả những điều mình đạt được trong suốt năm qua? Người làm nghề tự do: Cuốn sổ có giúp bạn ghi nhớ những nhiệm vụ quan trọng với khách hàng không? Sinh viên: Cuốn sổ có giúp bạn nắm được các nội dung chính của bài giảng không? Người nội trợ: Cuốn sổ có giúp bạn nhớ được các việc cần làm phát sinh mỗi ngày không? Hãy nhớ rằng, bạn có thể xem lại và chuyển những việc đó sang lịch sau. BÍ MẬT #6 Hãy luôn mang theo bên mình một cuốn sổ tay. Bạn sẽ giảm căng thẳng như thế nào sau khi bắt đầu ghi tất cả mọi thứ quan trọng vào cuốn sổ tay? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về tóm tắt cuốn Tận dụng sổ tay và các phần thưởng MIỄN PHÍ khác, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 7 KIỂM SOÁT HỘP E-MAIL CỦA BẠN VỚI 321 ZERO Làm thế nào nhanh chóng dọn hộp e-mail và không để chúng ảnh hưởng đến công việc quan trọng? E-mail là một dạng máy đánh bạc có nhận thức Theo một khảo sát do Viện Toàn cầu McKinsey thực hiện, mỗi nhân viên văn phòng đọc và trả lời e-mail 2,6 tiếng mỗi ngày, tương đương với 33% trên 40 tiếng làm việc mỗi tuần. (Phải rồi, bây giờ chẳng còn ai chỉ làm việc 40 tiếng một tuần nữa, nhưng nhìn chung, nó vẫn chiếm một lượng lớn thời gian mỗi tuần!) Rõ ràng, chúng ta gửi quá nhiều e-mail khi đi làm, và vì nó là một hình thức giao tiếp chuyên nghiệp nên thật khó để lờ nó đi. Nhưng bạn cũng phải tự chịu trách nhiệm nếu e-mail bị quá tải. Bộ não của bạn sử dụng e-mail – và tất cả những phương tiện truyền thông xã hội – như một máy đánh bạc có nhận thức. Cũng giống như khi gạt cần gạt máy đánh bạc, chúng ta có cảm giác trông mong, như khi kiểm tra thư mới. Và hầu hết lại chẳng có gì. Nhưng luôn là vậy, cứ có tiếng tinh tinh tinh, “Ồ, xem kìa! Một bài báo thú vị!” hay thậm chí là, “Ô, có người hỏi một câu mà tôi có thể trả lời chỉ trong 5 phút! Tôi thật hữu ích và năng suất!” Và bộ não của chúng ta giải phóng một lượng dopamine hứng khởi với từng tin tốt lành trong e-mail, Chà, cảm giác thật tuyệt! Điều đó khiến chúng ta liên tục kiểm tra e-mail. Đúng, bạn nhận được quá nhiều e-mail, nhưng bạn phải có trách nhiệm trong việc xử lý chúng. 7 bước kiểm soát e-mail Hủy đăng ký nhận bản tin qua e-mail. Thôi nào! Bạn có nhất nhiết đăng ký theo dõi tất cả các trang web thời trang này không? Những lời chào mời giảm giá? Những “tin tức” giật gân? Đừng cho phép tất cả những điều đó quấy nhiễu một ngày của bạn, làm gián đoạn công việc của bạn, dụ dỗ bạn bằng những lời mời chào. Chúng đang cố gắng tiêm nhiễm bạn, nhưng chúng sẽ không thể nếu ngay từ đầu chúng không có trong hộp thư. Chỉ cần mở e-mail ra và tìm nút “unsubscribe – hủy đăng ký” rồi hủy đăng ký tất cả các bản tin qua e-mail mà bạn tìm thấy. Bạn cũng có thể vào một trang web thú vị là www.Unroll.me và nó sẽ giúp bạn dễ dàng hủy theo dõi các bản tin mà bạn muốn. Công cụ này còn có thể giúp tập hợp những bản tin bạn muốn xem vào một e-mail lớn hằng ngày. Hãy tắt tất cả thông báo e-mail. Email không phải là phương thức giao tiếp khẩn cấp, đặc biệt trong thời đại hiện nay, khi hầu hết chúng ta nhận từ 50 đến 500 e-mail mỗi ngày, việc nhận thông báo có e mail mới là một sai lầm. Những thông báo đó gián đoạn sự tập trung, thời gian làm việc và khả năng trình bày của bạn trong các cuộc họp hay đàm thoại. Dù bạn để chế độ chuông, rung hay chỉ là một cửa sổ thông báo nhỏ... HÃY TẮT TẤT CẢ! Chỉ truy cập vào hộp thư 3 lần mỗi ngày, sử dụng hệ thống 3210. Hãy lập thời gian biểu 3 lần mỗi ngày để xử lý e-mail (sáng, trưa, tối) và hẹn giờ trên điện thoại trong 21 phút, và xử lý chúng cho tới khi hòm mail về 0. Hãy biến nó thành một trò chơi. 21 phút rõ ràng là không đủ, nhưng nó giúp bạn tập trung, đảm bảo rằng bạn phản hồi ngắn gọn, và không tình cờ nhấn vào những liên kết với thế giới Internet đầy rẫy những thứ gây phân tâm. Ngay lập tức áp dụng phương pháp 4D. Mỗi khi bạn mở một e-mail, hãy sẵn sàng Thực hiện (Do), Ủy thác (Delegate), Hoãn (Defer) hoặc Xóa-lưu (Delete-archive). Nếu bạn hoãn một e-mail, có nghĩa là lập tức thêm một mục trên lịch làm việc – “di chuyển” e-mail vào lịch (hãy nhớ không phải danh sách việc-cần-làm!) Khi bạn nghĩ tới việc “xóa”, trong hầu hết các trường hợp này, bạn nên lưu chúng lại. Thời đại này, với những không gian lưu trữ ảo không giới hạn, thật dễ dàng nhấn nút Lưu trữ với hầu hết mọi thứ, và biết bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để khôi phục lại bất cứ lúc nào trong tương lai. Bên cạnh 4D, bạn hãy cân nhắc thêm F để sắp xếp nó (File). Theo quan điểm của tôi, đây chỉ là một dạng lưu trữ, nhưng nó đặc biệt hữu ích nếu bạn lo lắng mình sẽ không thể tìm lại. Vậy hãy tạo thư mục cho tất cả các dự án, khách hàng, hoặc thậm chí là những thứ hơi điên khùng như “Sẽ phản hồi trong một ngày nào đó”, và rồi kéo các e-mail vào thư mục liên quan để giữ hòm mail của bạn gọn gàng, đẹp đẽ. Lời họ nói… Các cuộc họp, điện thoại và e-mail có thể gián đoạn bạn cả ngày nếu bạn cho phép chúng, hãy dành cho mình một chút thời gian để thực hiện những việc lớn... Hãy hủy các cuộc họp không cần thiết, và chỉ kiểm tra e-mail vài lần mỗi ngày. Jonah Berger, Giáo sư Marketing Trường Wharton, trực thuộc Đại học Pennsylvania và là tác giả của cuốn Contagious: Why Things Catch On (tạm dịch: Hiệu ứng lan truyền). Làm sao bạn tạo được một nề nếp làm việc hiệu quả? Thật đơn giản: bằng cách lựa chọn điều bạn muốn làm thay vì để người khác ra lệnh cho bạn. Nhưng hầu hết mọi người đều làm ngược lại, thông qua một thói quen đơn giản (mà vô cùng tệ hại): kiểm tra e-mail là điều đầu tiên họ làm mỗi sáng... Điều này có nghĩa là họ tập trung năng lượng vào những việc mà người khác chỉ đạo, chứ không phải là việc họ tạo ra ảnh hưởng lớn nhất. Danny Iny, nhà sáng lập công ty đào tạo marketing Firepole Marketing và tác giả có sách bán chạy nhất Engagement from Scratch! (tạm dịch: Lời cam kết từ số 0) và The Audience Revolution (Cuộc cách mạng người xem). Hãy nghĩ kỹ trước khi bạn gửi thư chuyển tiếp, hoặc gửi bản sao cc và bcc. Trong một bài viết trên tờ Wall Street Journal, ngày 9 tháng 8 năm 2013, công ty International Power có trụ sở tại London đã giảm lưu lượng e-mail xuống còn 54% bằng cách khuyến khích các nhà điều hành hàng đầu của họ “nghĩ kỹ” trước khi chuyển tiếp e-mail hoặc gửi bản sao cc cho ai đó. Chúng ta thường chuyển tiếp hoặc gửi bản sao cho ai đó với mong muốn họ “nắm thông tin” nhưng thực tế thì chúng ta đang làm gia tăng vấn đề quá tải thông tin. Hãy nhớ rằng, mỗi e-mail bạn gửi và gửi kèm cc nghĩa là bạn sẽ có khả năng nhận được phản hồi từ họ. Nếu gửi ít e-mail, bạn cũng sẽ nhận ít e-mail. Sử dụng tiêu đề để miêu tả hành động được yêu cầu. Một dòng tiêu đề lý tưởng không chỉ là chủ đề của e-mail mà còn mô tả hành động cần được thực hiện. Điều này giúp người nhận xử lý e-mail nhanh hơn. Và họ sẽ học cách phản hồi. Ý tưởng ở đây là mở đầu thông điệp của bạn với một từ khóa quan trọng. Tôi thích dùng chữ viết hoa để làm nổi bật chủ đề của thông điệp. Đây là một số ví du: “THÔNG BÁO: [nội dung]” – Sử dụng THÔNG BÁO khi bạn chỉ chia sẻ thông tin xã giao. “CẦN HÀNH ĐỘNG trước [NGÀY]: [nội dung]” hoặc “CẦN LÀM trước [NGÀY]” – Sử dụng CẦN HÀNH ĐỘNG khi người nhận cần thực hiện một hành động, nhưng họ không cần phải báo cáo với bạn; sử dụng CẦN LÀM khi đưa ra chỉ thị cho người nào đó và họ cần báo cáo lại cho bạn. “NRN: [nội dung]” – NRN có nghĩa là “không cần phản hồi” (no response needed) và có thể được dùng để loại bỏ các e-mail phản hồi mang tính lịch sự như “Trân trọng cảm ơn” hoặc “Cũng được đấy” hoặc “Tôi sẽ xem cái này trong tuần tới”... “[nội dung] – HẾT” – đây là tiêu đề thư ưa thích nhất của tôi, nó cho phép bạn đặt thông điệp siêu ngắn gọn ngay trên phần tiêu đề. HẾT thể hiện rằng người đọc không cần phải mở tin nhắn ra bởi vì tất cả nội dung đã nằm trên dòng tiêu đề. Viết e-mail ngắn – thật ngắn. Hãy nhớ rằng ngắn gọn không phải là thô lỗ; đó là dấu hiệu của sự tôn trọng thời gian của người khác (và của cả chính bạn). Thậm chí còn có phong trào khuyến khích chúng ta coi e-mail như các tin nhắn văn bản. Trang web five.sentenc.es khuyến khích bạn giảm nội dung e-mail xuống còn tối đa 5 câu rồi chèn thêm dưới thông điệp một liên kết thẳng tới địa chỉ trang web nếu cần giải thích. Lời họ nói… Tại sao lại phải sử dụng 100 từ trong khi chỉ cần 10 từ là đủ? Dù đó là e-mail, báo cáo, thuyết trình hay lời chào hàng. Tính khúc chiết cũng rất có hiệu quả. Naomi Simson, người sáng lập RedBalloon, tác giả cuốn Live What You Love (tạm dịch: Sống theo cách bạn thích), và là nhà đầu tư của Shark Tank Australia. Giữ cho e-mail thật ngắn gọn. Qua nhiều năm, tôi đã rèn luyện bản thân chỉ viết e-mail trong 3 câu, bỏ qua những điều dài dòng và chỉ giữ các điểm cần thiết nhất. Nó tiết kiệm thời gian của tôi và của người đọc. Ryan Holmes, người sáng lập kiêm CEO HootSuite. Làm sao để có hộp thư trống trong 10 phút Bạn tôi, Christine, có hơn 10.000 e-mail trong hộp thư, hầu hết đều chưa đọc! Có lẽ bạn cũng vậy? Nếu trường hợp này giống với bạn, bạn có thể xóa hết e-mail cũ và nhanh chóng bắt đầu với “hộp thư trống” trước khi áp dụng các bước quản lý e-mail trong chương này. Gợi ý của tôi là: 1. Xử lý tất cả e-mail gửi tới trong 48 tiếng vừa qua. 2. Tạo một thư mục có tên E-mail Cũ. 3. Cho TẤT CẢ e-mail trong hộp thư đến vào thư mục E-mail Cũ. 4. Đấy, giờ bạn có thể bắt đầu với hộp thư trống. Đây có phải là một cách ăn gian không? Chắc vậy. Bạn có thể lưu trữ tất cả e-mail của mình mà không cần tạo thư mục mới không? Có chứ. Nhưng tại sao bạn vẫn chưa xóa, lưu hay sắp xếp các e-mail từ trước? Tại sao chúng vẫn ở đó? Hầu hết mọi người đều nói họ sợ chẳng may có thứ gì đó quan trọng mà họ sẽ không thể tìm lại được. Họ dường như không tin vào chức năng lưu tự động hoặc chẳng biết cách dùng. Vì thế, giải pháp đơn giản nhất là tạo ra các thư mục mà mình tự đặt tên rồi tống tất cả vào đó. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Việc giữ hộp thư gọn gàng có giảm áp lực cho bạn và giúp bạn dành nhiều thời gian hơn cho những hoạt động mang lại lợi nhuận? Nhà điều hành: Việc giảm thời gian dành cho e-mail có cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn cho những ưu tiên mang tính chiến lược? Người làm nghề tự do: Việc giảm thời gian dành cho e-mail có giúp bạn dành nhiều thời gian nâng cao kỹ năng của mình không? Sinh viên: Tôi đoán là bạn không sử dụng e-mail nhiều lắm! Người nội trợ: Việc giảm theo dõi các bản tin qua e-mail có giúp bạn làm việc hiệu quả hơn không? BÍ MẬT #7 E-mail là phương thức tuyệt vời để người khác đặt những ưu tiên của họ vào đời sống của bạn; hãy kiểm soát hộp thư của mình. Bạn đã sẵn sàng cam kết sẽ chỉ kiểm tra e-mail mỗi ngày không quá 3 lần chưa? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về sơ đồ hình ảnh của Có được hộp thư trống và các phần thưởng MIỄN PHÍ khác, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 8 MẸO HỌP HÀNH TỪ GOOGLE, APPLE VÀ VIRGIN Làm sao bạn có thể rút ngắn ngay lập tức thời gian họp xuống chỉ còn 1/3? Gần đây bạn có tham gia cuộc họp tuyệt vời nào không? Hẳn là không rồi. Hầu hết các cuộc họp đều được tổ chức sơ sài, chuẩn bị kém và rất không hiệu quả. Trong một cuộc khảo sát được Clarizan thực hiện vào năm 2015, 35% những người được hỏi cho biết các cuộc họp hằng tuần của họ là một sự lãng phí thời gian. Nếu 12 người ngồi trong một cuộc họp “phí thời gian” kéo dài một tiếng, điều đó tương đương với việc lãng phí 12 tiếng! Mất 12 tiếng năng suất, thường chỉ để trình bày hoặc đánh giá những thông tin có thể xử lý chỉ trong vài phút nếu ở một hoàn cảnh khác. Tuy vậy, Giáo sư Đại học Harvard, Nacy Koehn, ước tính rằng mỗi ngày, tại Mỹ diễn ra 11 triệu cuộc họp. Vì sao họp hành tệ hại? Tại sao phần lớn các cuộc họp lại tệ đến thế? Các cuộc họp bắt đầu muộn. Dù đó là kết quả của một thái độ không chuyên nghiệp hay chuyện người ta có nhiều cuộc họp chồng chéo, hầu hết các cuộc họp đều bắt đầu muộn. Điều này trở thành một hiện tượng văn hóa vì các cuộc họp muộn sẽ dạy mọi người đi muộn. Khi mọi người đều biết cuộc họp sẽ bắt đầu muộn 5 hoặc 10 phút so với giờ quy định, họ sẽ chẳng thèm có mặt đúng giờ nữa. Khi hàng chục, hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn người trong một tổ chức ngồi chờ những người khác đến, những phút chờ đợi này dồn thành hàng giờ lãng phí mỗi năm. Họp không đúng người. Tư tưởng mặc định có vẻ như là “Mời nhầm còn hơn bỏ sót!” Việc này làm lãng phí thời gian của người được mời (cũng có thể là những người không đủ chức quyền để từ chối), và trong trường hợp người đó bị buộc đặt câu hỏi hay đưa ra ý kiến đóng góp, nó còn làm lãng phí thêm thời gian của tất cả những người tham dự khác. Định luật Parkinson về sự vặt vãnh, hay còn được biết đến như hiệu ứng bãi giữ xe, cho rằng các tổ chức dành hầu hết thời gian vào những vấn đề nhỏ nhặt trong khi chỉ dành rất ít thời gian để xử lý các vấn đề quan trọng. Chuyện kể rằng, một ủy ban phải quyết định vài vấn đề liên quan tới một nhà máy điện hạt nhân tốn kém. Việc phê duyệt cho nhà máy hạt nhân đã được thông qua nhanh chóng với rất ít phát biểu đóng góp, vì đây là chủ đề quá phức tạp với những người tham gia. Tuy nhiên, khi cần những quyết định để thiết kế bãi giữ xe đạp cho nhân viên, vì mọi người đều hiểu rõ các vấn đề vụn vặt, nên phần lớn thời gian họp đã dành cho việc bới lông tìm vết và tranh luận về nó. Các cuộc họp phân chia thời gian trong ngày một cách rất phi lý, và có thể làm gián đoạn guồng làm việc hay những lúc tập trung cao độ. Người chiếm ưu thế trong cuộc họp không phù hợp. Bản chất của những người quá tự tin và hướng ngoại là xu hướng chiếm ưu thế trong giao tiếp ở một cuộc họp – những người còn lại có thể hiểu biết hơn nhưng lại ít đưa ra ý kiến. Quy tắc họp của Mark Cuban Tôi đã liên hệ với hàng trăm người thành công khi thực hiện nghiên cứu cho cuốn sách này. Theo kế hoạch, tôi cố gắng liên hệ với những người thành công nhất trên hành tinh, và biết rằng họ chỉ có 1.440 phút mỗi ngày, nên chẳng ngạc nhiên gì khi họ không phản hồi. Điều khiến tôi ngạc nhiên lại là tỷ phú Mark Cuban trả lời e-mail của tôi chỉ sau 61 phút. Với phong cách đi thẳng vào vấn đề, lời khuyên để quản lý thời gian của Cuban đã mô tả cách tiếp cận của ông với các cuộc họp. Lời họ nói… Đừng bao giờ nhận lời mời họp trừ khi người ta đã sẵn sàng ký séc. Mark Cuban, ông bầu của đội bóng rổ Dallas Mavericks, doanh nhân kiêm nhà đầu tư cho chương trình truyền hình Shark Tank. Ngày thứ Tư không họp hành của Dustin Moskovitz Nếu nghĩ lời khuyên của Mark Cuban hơi cực đoan hoặc không thực tế, bạn có thể chọn riêng một ngày nào đó trong tuần để từ chối mọi cuộc họp. Trong một cuộc phỏng vấn cho cuốn sách này, Dustin Moskovitz đã chia sẻ bí quyết năng suất “NMW – Không họp vào thứ Tư” của mình, điều mà ông học hỏi được từ Facebook. Lời họ nói… Hãy chọn một ngày trong tuần để bạn và nhóm của mình tập trung hoàn thành công việc của từng người mà không bị phân tâm vì họp hành. Tại Asana, chúng tôi có quy tắc “Không họp vào thứ Tư” để khuyến khích tập trung, nâng cao năng suất cho toàn bộ công ty. Dusin Moskovitz, đồng sáng lập ứng dụng năng suất nhóm Asana và đồng sáng lập Facebook. Một số người khác thực hiện quy tắc một ngày không họp hành và gọi đó là “Ngày thực hiện”. Ý tưởng là không ai làm phiền ai để có thể tập trung vào “thực hiện” công việc – đặc biệt là phát triển nhiệm vụ quan trọng nhất của họ. Làm sao thiết kế chương trình họp hiệu quả Nếu phải họp hành, những người thành công biết rằng các cuộc họp hiệu quả luôn bắt đầu với một chương trình hiệu quả, được tính toán cẩn thận từ trước. Bí quyết để lên chương trình một cách hiệu quả bao gồm: Xin ý kiến đóng góp cho chương trình từ những người tham dự trước cuộc họp, từ đó, các nội dung mới không bất ngờ phát sinh và xa rời mục tiêu ban đầu. Thông báo rõ mục đích của cuộc họp. Thông báo rõ ai là người hỗ trợ cuộc họp. Xác định thành viên nên tham gia. Càng ít càng tốt, nhưng bạn cũng cần đảm bảo các thành viên quan trọng không bị bỏ quên. Google thường cố gắng giới hạn số người tham gia tối đa khoảng 10 người. Steve Jobs nổi tiếng về việc đuổi một số người ra khỏi phòng họp vì họ chẳng có lý do gì để tham gia. Lập danh sách các chủ đề dưới dạng câu hỏi nếu có thể, để người tham gia tập trung đưa ra quyết định. Đính kèm thời gian dự kiến đối với mỗi vấn đề trong chương trình, từ đó người tham gia có thể theo dõi quá trình và tốc độ buổi họp; hãy đảm bảo thời gian dự kiến là khả thi. Vũ khí bí mật của Google Ventures Jake Knapp, cộng sự thiết kế tại Google Ventures, là người ủng hộ việc sử dụng đồng hồ thường để đếm thời gian còn lại của buổi họp. Ông đã khám phá ra một loại đồng hồ bấm giờ đặc biệt gọi là Time Timer trong chuyến thăm lớp học của con mình. Các giáo viên gọi nó là “Chiếc đồng hồ thần kỳ”. Với nhiều kích cỡ khác nhau – giá khoảng 25 đô-la trên Amazon.com – chiếc Time Timer sử dụng pin và đủ lớn để tất cả mọi người trong phòng họp đều nhìn thấy. Đĩa quay màu đỏ nổi bật hiển thị thời gian còn lại. Nhưng tại sao không hẹn giờ bằng điện thoại? Như Knapp đã viết trên trang Medium (https://medium.com/@jakek): Chiếc Time Timer tốt hơn NHIỀU ứng dụng hẹn giờ. Bởi nó có các chức năng dễ điều chỉnh và cài đặt hơn, đồng thời tuyệt đối không thể bị phớt lờ. Trong suốt thời gian làm việc tại Google, Marissa Mayer nổi tiếng với việc sử dụng một máy chiếu kèm theo máy tính xách tay để hiển thị bảng hẹn giờ khổng lồ trên tường phòng họp. Và tôi đoán cô ấy vẫn sử dụng phương pháp này khi điều hành Yahoo! Phương pháp họp của Steve Jobs Năm 1999, một nhóm các nhà tâm lý học đã tiến hành nghiên cứu về sự khác biệt giữa họp ngồi và họp đứng qua 56 nhóm khác nhau, và đăng trên tờ Applied Psychology như sau: Họp ngồi kéo dài hơn họp đứng 34%, nhưng quyết định đưa ra lại không tốt hơn so với họp đứng. Trong một nghiên cứu khác, các nhà nghiên cứu thuộc Đại học Washington tại St. Louis đã xác nhận rằng họp đứng cho kết quả tốt hơn rất nhiều lần so với họp ngồi. Họ phát biểu trên tờ Social Psychological & Personality Science rằng họp đứng có sự hợp tác tốt hơn và bớt sự chiếm hữu ý tưởng, mức độ ràng buộc cao hơn và có khả năng xử lý vấn đề sáng tạo hơn. Tôi vẫn nhớ lần đầu tiên bán đi một trong những doanh nghiệp của mình. Rudy Karsan từng là CEO của công ty thu mua, và trong lần đầu tiên tôi đến thăm văn phòng của ông, Karsan đã đứng bật dậy trước khi tôi kịp ngồi và nói: “Chúng ta đi dạo một vòng nhé!” 30 phút sau, chúng tôi bắt tay nhau với một thỏa thuận 2 triệu đô-la. Richard Branson cũng không thích những cuộc họp truyền thống. Ông viết trên blog cá nhân của mình (http://virgin.com/author/richardbaranson): Một trong những bí quyết ưa thích của tôi là mở các cuộc họp đứng. Tôi thấy đó là cách vào đề, đưa ra quyết định và chốt thỏa thuận nhanh hơn. Khi có cơ hội, tôi thường tiến xa hơn một bước – theo nghĩa đen, với một cuộc thảo luận khi đang tản bộ. Steve Jobs rất nổi tiếng với những buổi họp dài khi đi tản bộ, cách làm này cũng được Mark Zuckerberg và Jack Dorsey áp dụng. Marissa Mayer và Richard Branson chỉ họp 10 phút Tại sao các buổi họp thường được mặc định khoảng từ 30 phút tới 1 tiếng? Dường như người ta chọn khoảng thời gian này vì nó là khoảng thời gian mặc định trên lịch Outlook. Và chúng ta biết rằng công việc có xu hướng lấp đầy các khoảng được phân bổ riêng cho nó. Trong một lần phỏng vấn với Bloomberg Business năm 2016, khi Marissa Mayer còn làm cho Google, cô đã trả lời rằng cô có đến 70 cuộc họp một tuần. Cách duy nhất để cô thực hiện tất cả đó là phá vỡ khung “30 phút” thành những cuộc họp ngắn, đôi lúc chỉ kéo dài 5 hoặc 10 phút. Nhà sáng lập Virgin, Richard Branson, thường chia sẻ sự không ưa họp hành của mình. Trong một bài đăng trên blog, ông viết: Hiếm có cuộc họp nào về một chủ đề duy nhất cần phải kéo dài hơn 5-10 phút. Lời họ nói… Thời gian mặc định của một cuộc họp hay điện thoại – cả nội bộ lẫn bên ngoài – nên dài khoảng 20 phút; bất cứ điều gì kéo dài hơn sẽ là một ngoại lệ… Chỉ cần chuyển các cuộc họp 30 phút thành 20 phút thôi, bạn cũng có thể thực hiện thêm 4-6 cuộc họp, điện thoại hay cuộc hẹn nữa trong một ngày. Ryan Delk, người dẫn dắt sự phát triển của Gumroad. Không dùng điện thoại thông minh Bạn có kiểm tra tin nhắn hoặc e-mail mới trên điện thoại trong suốt cuộc họp không? Nếu bạn trả lời có, một nghiên cứu của Trường Kinh doanh Marshall, trực thuộc Đại học Nam California nói rằng bạn đang làm phiền sếp và đồng nghiệp của mình. Nghiên cứu của họ cho thấy: 86% người nghĩ rằng trả lời điện thoại trong những cuộc họp quan trọng là không phù hợp. 84% người cho rằng nhắn tin hay viết e-mail trong những cuộc họp quan trọng là không phù hợp. 75% người nghĩ rằng đọc tin nhắn hay e-mail trong những cuộc họp quan trọng là không phù hợp. 66% người nghĩ rằng nhắn tin hay viết e-mail trong bất cứ cuộc họp nào đều là không phù hợp. Ít nhất 22% người nghĩ rằng sử dụng điện thoại trong bất cứ cuộc họp nào đều không phù hợp. Tại sao nhiều người – đặc biệt những người thành công – lại thấy rằng sử dụng điện thoại trong các cuộc họp là không phù hợp? Đó là vì khi bạn dùng điện thoại, điều đó thể hiện: Thiếu tôn trọng. Bạn coi thông tin trên điện thoại quan trọng hơn những thảo luận trong cuộc họp; bạn coi những người bên ngoài cuộc họp quan trọng hơn những người đang ngồi trước mặt mình. Thiếu tập trung. Bạn không thể tập trung vào hơn một vấn đề tại một thời điểm; khả năng làm nhiều việc cùng lúc chỉ là huyền thoại mà thôi. Thiếu lắng nghe. Bạn không thể hiện sự chú ý và tập trung cần thiết để lắng nghe một cách tích cực. Thiếu năng lượng. Bạn giống như một chú cún Pavlov thời hiện đại phản ứng trước sự sai khiến của người khác qua tiếng rung điện thoại. Để thời gian họp có giá trị nhất, người tham gia nên để chế độ im lặng, cất điện thoại vào túi và để chúng ở yên đó. Trao đổi hằng ngày thay thế cho các cuộc họp Họp nhiều sẽ giúp họp ít đi? Tôi đã làm việc với rất nhiều nhà tư vấn qua nhiều năm, nhưng chỉ có Verne Harnish chia sẻ với tôi những bí quyết để xây dựng một công ty phát triển nhanh và thành công. Harnish là CEO của Gazelles và cũng là tác giả cuốn Scaling up (Mở rộng doanh nghiệp). Một trong những khoảnh khắc khai sáng tôi học được từ ông là một tổ chức chỉ có thể đi nhanh bằng tốc độ của nhóm lãnh đạo. Do đó, nếu nhóm lãnh đạo di chuyển thì phần còn lại của công ty cũng thế. Để đảm bảo mọi người đều di chuyển nhanh và đồng bộ, việc tạo nhịp điệu cho các cuộc họp rất quan trọng – đặc biệt là những cuộc trao đổi hằng ngày. Ban đầu, tôi rất hoài nghi. Trao đổi hằng ngày là những cuộc họp đứng ngắn giữa bạn và các thành viên trong nhóm, diễn ra trong tối đa 15 phút, luôn được xếp vào cùng thời điểm mỗi ngày. Tôi nhanh chóng nhận ra rằng khi các cuộc trao đổi hằng ngày diễn ra, chúng đã loại bỏ nhiều cuộc họp dài khác, giảm số e-mail và điện thoại, đồng thời tác động mạnh mẽ đến rất nhiều vấn đề khác bao gồm sự gắn kết giữa các nhân viên và những trao đổi trong công việc. Nội dung chính của những cuộc trao đổi hàng ngày bao gồm 3 điểm sau: Tình hình hiện tại – những điểm nổi bật trong 24 giờ qua, đặc biệt là những vấn đề liên quan tới các thành viên khác trong nhóm. Các con số – xem xét lại các chỉ số trong ngày, dù là doanh thu, tỷ giá chuyển đổi hay sản xuất phụ tùng. Mắc kẹt – bạn có bị kẹt ở bất cứ vấn đề gì, dù đó là vấn đề cần giải quyết, một thủ tục rườm rà cần loại bỏ hay một câu hỏi cần trả lời. Lời họ nói… “Thói quen cho bạn tự do” là câu thần chú hỗ trợ công cụ và cách tiếp cận trong việc mở rộng quy mô doanh nghiệp, bao gồm các cuộc trao đổi 15 phút hằng ngày với nhóm (và bạn đời!), điều đó sẽ giúp mọi người tiết kiệm hơn một tiếng mỗi ngày và cho phép bạn tránh được những tai nạn nhỏ (mà có thể biến thành những vấn đề lớn hơn), đồng thời tận dụng các cơ hội trước mắt. “Nếu bạn muốn đi nhanh hơn, hãy hành động nhanh hơn.” Verne Harnish, CEO Gazelles. Hãy giữ cho các cuộc trao đổi hằng ngày của bạn dài chừng 15 phút! Nếu có dấu hiệu kéo dài hơn, mọi người sẽ ít muốn tham gia hơn. Hãy khuyến khích họ nói ngắn gọn hơn, và bất cứ vấn đề “đang mắc kẹt” nào không thể giải quyết ngay lập tức nên được để sau. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Giảm thời gian họp có thể giúp bạn dành nhiều thời gian hơn vào việc cải tiến sản phẩm không? Nhà điều hành: Giảm thời gian họp có giúp bạn dành nhiều thời gian hơn để đào tạo thành viên trong nhóm không? Người làm nghề tự do: Giảm thời gian họp có giúp bạn dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm khách hàng mới không? Sinh viên: Học nhóm có thực sự giúp bạn hoàn thành bài tập về nhà không, hay bạn nên dành thời gian tự học? Người nội trợ: Bạn đã tham gia bao nhiêu cuộc họp phụ huynh, họp liên đoàn bóng đá thiếu nhi và các sự kiện cộng đồng khác? Bạn có thể tạo ảnh hưởng nhiều hơn khi họp hành ít đi không? BÍ MẬT #8 Lên kế hoạch và tham gia họp khi đó là phương án cuối cùng, khi tất cả những dạng giao tiếp khác không có kết quả. Hãy nhìn vào những cuộc họp trên lịch làm việc của bạn trong tuần tới. Làm thế nào để bạn bỏ bớt chúng hay giảm thời gian dành cho chúng? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về poster Tối ưu hóa các cuộc họp và các phần thưởng MIỄN PHÍ khác, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 9 CHỈ MỘT TỪ, NHƯNG BỘI SỐ THÀNH CÔNG Bạn có muốn một từ thần kỳ mà ngay lập tức tạo khoảng trống trong lịch của bạn về sau này? “Tập trung nghĩa là biết nói không.” Steve Jobs E-mail, phương tiện truyền thông xã hội, tin nhắn không chỉ tăng lượng thông tin chúng ta cần phải giải quyết, mà còn dễ dàng cho phép người khác nhờ vả ta. Thông thường, những lời đề nghị này đều mang tính xã hội hoặc cá nhân. Tối nay đi chơi không? Đi bar không? Đi ăn trưa không? Với những người kinh doanh thành công hoặc giàu có, những lời mời “ăn trưa” hay “đi cà phê” luôn ngập tràn hộp thư mỗi ngày. Những đòi hỏi về thời gian không bao giờ kết thúc Đây là những yêu cầu tôi nhận được trong 24 giờ qua: Từ một đối tác làm ăn: “Cùng đi ăn trưa nhé…” Từ một tác giả quen biết: “Nếu anh có nhận xét gì về cuốn sách, tôi sẽ rất vui nếu anh viết một bài đánh giá trên Amazon. Anh có thể viết ở đây…” Từ đại diện đại lý, đề nghị tôi thêm danh sách khách hàng của cô vào mục “100 nhà lãnh đạo hàng đầu” của tôi. Từ một doanh nhân tôi chưa từng gặp: “Tôi vừa ghé qua Boston – hơi sốc vì tuyết rơi nhiều quá. Tôi muốn gọi điện cho ông khoảng 5 phút để chào hỏi và xin ông lời khuyên.” Từ một nhà lãnh đạo phi lợi nhuận địa phương cho tôi biết về buổi gây quỹ sắp tới: “Tôi hy vọng mỗi người trong ủy ban sẽ bán được 10 vé!” Từ hiệu trưởng một trường cao đẳng địa phương: “Tôi rất vui khi được nói chuyện với ông về những dự định của chúng tôi ở khoa kinh doanh… Liệu ông có thể gặp mặt đi cà phê vào một ngày nào đó không?” 9 e-mail từ độc giả giới thiệu bản thân và kể cho tôi những khó khăn hiện tại của họ. Và tất nhiên, rất nhiều yêu cầu gửi qua LinkedIn. Tôi nhận khoảng 10-20 tin nhắn mỗi ngày đề nghị gặp gỡ hoặc gọi điện để xem liệu tôi có muốn đầu tư vào một công ty, nhận xét về một sản phẩm mới, đưa ra lời khuyên cho vài người về khởi nghiệp, giúp họ viết cuốn sách đầu tiên. Ồ không, đừng hiểu nhầm ý tôi. Tôi không phàn nàn về những yêu cầu đó, cũng chẳng chế nhạo những người tìm đến tôi. Ngược lại, tôi rất trân trọng và xem những đề nghị này là dấu hiệu cho thấy tôi đang đi đúng đường. Và sự thật là tôi đã phản hồi nhiều yêu cầu (ví dụ như gặp uống cà phê với ngài hiệu trưởng). Nhưng chúng ta phải thật cẩn thận với thời gian của mình. Hãy nhớ rằng, chỉ có 1440 phút mỗi ngày! Lời họ nói… Một phần của việc trở thành vận động viên Olympic là có rất nhiều thứ tôi phải bỏ lỡ, những khoảnh khắc cũng như sự kiện tôi phải bỏ qua. Tôi sắp sửa quen với việc nói “không”. Sara Hendershot, vận động viên đua thuyền Olympic của Mỹ, từng tham gia Olympic 2012. Ngay cả một cuộc điện thoại hay cà phê dài 30 phút cũng có nghĩa là một thứ khác sẽ không được thực hiện. Đó có thể là một bài thơ không bao giờ được viết ra, một đoạn mã không được sửa lỗi, một báo cáo không được đọc lại, một khách hàng không được gọi lại cho tới ngày hôm sau, là 3 km đường không có người chạy, hay một ý tưởng vĩ đại không bao giờ nghĩ ra. Mọi thứ luôn có một cái giá. Sự khác biệt giữa người thành công và người đặc biệt thành công là người đặc biệt thành công nói “không” với hầu hết mọi thứ. Warren Buffett Nhận biết những con voi ở đằng xa Người ta nói rằng nhìn từ xa, ngay cả những con voi khổng lồ thoạt trông cũng rất nhỏ bé. Không may, rất nhiều những điều nhỏ nhặt lại biến thành những vấn đề lớn khi chúng thực sự đến gần. Nghiên cứu chỉ ra rằng... Những người có thói quen nói “không” với các yêu cầu chiếm thời gian của họ đều hạnh phúc và năng động hơn. (Nguồn: Tập đoàn Kruse, 2015) Một nữ sinh viên trường Cao đẳng Dickinson, đã bất ngờ gửi e-mail cho tôi và nói rằng cô là người hâm mộ tư tưởng lãnh đạo của tôi. Cô nói trường cô thường mời người ta đến diễn thuyết, và hỏi liệu cô có thể giới thiệu tôi hay không. Tất nhiên rồi, tôi trả lời. Đó là lần đồng ý đầu tiên. Một tháng sau, một nhân viên hành chính trường Cao đẳng Dickinson gửi e-mail để sắp xếp ngày diễn thuyết và cũng cho tôi biết rằng sẽ không có thù lao. Tôi có đồng ý không? Chi phí cho một buổi trò chuyện của tôi khoảng từ 12.500 đến 22.500 đô-la, nhưng tôi rất thích nói chuyện với sinh viên, và luôn cố thu xếp ít nhất một bài diễn thuyết miễn phí mỗi tháng cho các tổ chức phi lợi nhuận. Tôi xem lịch làm việc – 3 tháng tới – và ngày đó còn trống. Thực ra là cả tuần đó tôi chưa xếp lịch gì cả. Chao ôi, tương lai có vẻ thực sự bớt bận rộn hơn bây giờ nhiều! Tôi rất háo hức tới lúc đó. Tôi đã chấp nhận lời mời. Đó là lần đồng ý thứ hai. Đến gần ngày diễn thuyết, một sinh viên khác hỏi liệu cô có thể phỏng vấn tôi trên đài phát thanh của trường không. Tôi sẽ phải tới sớm hơn vài tiếng trước bài diễn thuyết để phỏng vấn. Chắc chắn rồi, tôi đã trả lời, tôi rất vinh dự. Đó là lần đồng ý thứ ba. Một tuần trước sự kiện, một giáo sư gửi e-mail hỏi liệu tôi có thể phát biểu trong lớp của ông về vấn đề kinh doanh, đạo đức và sự cam kết. Lớp học của ông bắt đầu khá sớm. Tôi thích nói chuyện với sinh viên, và đằng nào thì tôi cũng sẽ có mặt ở đó – chỉ là đến sớm hơn một chút – thế nên, tất nhiên, tôi đã đồng ý lần thứ tư. Thời gian trôi qua và sự kiện miễn phí tại trường cao đẳng ngày càng đến gần, thế rồi mọi chuyện phát sinh. Vở kịch ở trường của con gái tôi diễn ra cùng ngày; thế là tôi phải bỏ lỡ. Tôi được yêu cầu tổ chức một sự kiện quan trọng khác vào đúng ngày đó – có thù lao; tôi cũng phải bỏ qua. Một chương trình tin tức trên truyền hình ở Úc muốn phỏng vấn trực tiếp tôi cùng ngày qua vệ tinh, nhưng tôi đã có lịch mất rồi. Đúng, thật chán nản khi phải bỏ lỡ tất cả những sự kiện trên, đặc biệt là vở kịch của con gái, nhưng tôi không hối tiếc về quyết định ban đầu của mình hay những lần đồng ý sau đó. Nhưng tôi chia sẻ câu chuyện này như một ví dụ rõ ràng về chuyện chúng ta nhầm lẫn rằng tương lai sẽ bớt bận rộn hơn hiện tại. Quá dễ dàng để chấp nhận cuộc hẹn đi ăn trưa khi bạn xem lịch 3 tuần tới và thấy chẳng có cuộc họp hay kế hoạch ăn trưa nào vào ngày đó. Chắc chắn rồi, ngày đó đúng là rất hoàn hảo để hẹn ăn trưa! Và rồi ngày đó tới, kín đặc các cuộc họp, hạn cuối và các trách nhiệm với gia đình. Bạn cần biết rằng: Bất kỳ giao ước, dự án hay nhiệm vụ nào bạn đang có trong hiện tại, bạn cũng sẽ có chúng trong 1 tháng, 6 tháng hay 1 năm tới. Trừ khi bạn thay đổi hoàn toàn cuộc đời mình, con cái bạn vẫn sẽ ốm đau, thi đấu thể thao, cần họp phụ huynh; sếp vẫn sẽ giao việc cho bạn; ô tô vẫn cần thay dầu và kiểm tra định kỳ; bạn bè vẫn sẽ mở tiệc. Đồng ý với một điều chính là từ chối một điều khác Đây là bài học tôi luôn cố dạy cho con mình: Đồng ý với một điều chính là từ chối một điều khác. Như thế không có nghĩa là chúng ta nên từ chối tất cả mọi thứ; mà là chúng ta cần phải suy nghĩ thật kỹ trước khi nhận lời. Lời họ nói… Những người thành công nhận ra rằng sự hoàn hảo đạt được không chỉ khi không thể thêm vào bất kỳ điều gì, mà còn là khi không thể bỏ đi điều gì. Chúng ta có quyền bỏ qua. Bởi vì mỗi thứ chúng ta có thể từ chối ngày hôm nay đều tạo ra thêm thời gian vào ngày mai. Rory Vaden, tác giả cuốn Procrastinate on Purpose (tạm dịch: Trì hoãn có chủ ý) và Take the Stairs (tạm dịch: Đi cầu thang). Một khi câu trả lời không phải là “Quá được!” thì nó nên là “Không!” James Altucher, tác giả có sách bán chạy nhất, nhà đầu tư tích cực và người dẫn chương trình The James Altucher Thực sự tập trung nghĩa là nói “không” với rất nhiều thứ BẠN thực sự muốn làm. Nikhil Arora và Alejandro Velez, đồng sáng lập công ty Back to the Roots. Công cụ tốt nhất của tôi là luôn giữ trong đầu tư tưởng: Mỗi khi bạn đồng ý với một điều, đồng nghĩa với việc bạn từ chối những điều khác. Melanie Benson, đồng tác giả cuốn Entrepreneur.com’s Startup Guide to Starting an Information Marketing Business (tạm dịch: Hướng dẫn khởi nghiệp của Entrepreneur.com về khởi sự kinh doanh marketing thông tin). Con gái tôi đã nhận lời mời tham gia tiệc sinh nhật một người bạn. Sau đó, ca sĩ nhạc pop Max Schneider thông báo ngày biểu diễn tại địa phương trùng vào hôm đó. Con bé nên làm gì? Đúng là nỗi đau tuổi thiếu niên! Con bé đã nói với bạn là sẽ tham gia bữa tiệc, và con bé cần giữ lời hứa đó. Đứa con trai 11 tuổi của tôi đã đăng ký đội bóng đá; nó là một trong hai thủ môn của đội. Khi mùa giải bắt đầu, con trai tôi lại nhận được lời mời đóng một vai trong vở kịch tại địa phương. Nó thực sự rất muốn tham gia, nhưng như thế cũng đồng nghĩa với việc sẽ phải bỏ lỡ một hoặc hai trận bóng. Phải làm sao đây? Vì đã cam kết với huấn luyện viên và đồng đội, nó đành tiếp tục chơi bóng. Một lần nữa, bài học không phải là luôn nói “không”. Chỉ là nhận ra rằng mỗi lần đồng ý điều gì sẽ tương đương với việc từ bỏ rất nhiều điều khác. Hiểu được rằng luôn có một cái giá sẽ khiến bạn do dự và cẩn trọng với những thứ bạn đồng ý đưa lên lịch. Tại sao từ chối lại khó đến vậy? Dù “đồng ý với một điều chính là từ chối một điều khác”, chúng ta vẫn thấy rất khó nói “không”. Có rất nhiều lý do: Chúng ta sợ làm người khác giận. Chúng ta sợ làm tổn thương người khác. Chúng ta muốn được yêu quý. Chúng ta không muốn thô lỗ; chúng ta được dạy là phải lịch sự. Chúng ta tính toán sai thời gian cần thiết để thực hiện một việc. Chúng ta không rõ thứ tự ưu tiên của chính mình. Chúng ta cảm thấy vui khi bản thân có ích. Chúng ta muốn có những đền đáp trong tương lai. Thật vậy, chúng ta được nuôi nấng và giáo dục để giúp đỡ người khác; chúng ta coi trọng việc này. Nhưng nếu không được kiểm soát, việc đồng ý làm theo những yêu cầu chiếm thời gian đó sẽ nhanh chóng loại bỏ những điều khác quan trọng với chúng ta – bao gồm cả những điều giúp chúng ta thành công. Và chúng ta sẽ tự gây áp lực cho bản thân cũng như cảm thấy áy náy khi từ chối. Hãy tự cho phép mình được nói “không” mà không cảm thấy áy náy. Bạn không nên quan tâm nhiều đến việc người ta nghĩ gì về bạn khi từ chối yêu cầu của họ! 7 cách để nói “không” Đầu tiên, bạn nên biết rằng chỉ cần nói “không” là đủ. Bạn không nợ bất cứ ai lời giải thích gì. Nhưng nếu bạn vẫn thấy khó khi “chỉ nói không thôi”, hãy thử một số phản hồi tinh tế hơn dưới đây. Tôi thường mở đầu e-mail trả lời của mình với câu “Cảm ơn bạn đã liên hệ…” và tiếp tục nội dung: 1. “... nhưng công việc hiện tại của tôi đang tới hạn chót, do đó, tôi không thể tham gia vào sự kiện nào cho tới khi hoàn thành nó.” Tôi thường sử dụng phương án này với những người lạ liên hệ để tiếp thị. Tôi không nói rõ hạn chót của mình là khi nào – bởi vì họ là người lạ, họ không cần biết chi tiết cuộc đời tôi và có lẽ cũng không cần tôi chia sẻ những điều đó. Và từ hạn chót thật kỳ diệu, một sức mạnh mà ai cũng có thể gặp. 2. “… Thật không may, lịch trình của tôi đã kín vào thời điểm này, tôi chỉ có thể nhận cuộc gọi và cuộc họp có trả phí. Cảm ơn và mong bạn thông cảm.” Tôi dùng phản hồi này cho những người tìm kiếm lời khuyên miễn phí có lợi cho họ và công ty của họ. Thật kinh ngạc khi những người có thu nhập hay tài sản lớn lại đòi hỏi thời gian và thông tin từ người khác để giúp họ kiếm thêm nhiều tiền, nhưng không nghĩ tới việc trả phí cho người ta. Phản hồi trên thể hiện rằng nếu thực sự muốn trao đổi với tôi về những vấn đề kinh doanh, họ nên sẵn sàng trả phí. Nhưng hầu hết bọn họ đều lặn mất tăm. 3. “... và tôi rất vui khi nhận được liên lạc từ bạn, nhưng lịch của tôi không còn trống cho đến 2 giờ 15 phút chiều, dự kiến vào ngày [chọn một ngày trong 5 tháng tới].” Đây là cách tôi thường trả lời những người tôi không quen biết nhưng lại có dây mơ rễ má. Có lẽ họ là bạn của một người đã từng là nhân viên của tôi cách đây vài năm. Chủ đích của cách trả lời này không phải là thẳng thừng từ chối họ, mà muốn họ biết rằng tôi rất bận rộn. Thông điệp của nó là nếu vấn đề quan trọng và họ thực sự muốn gặp, họ sẽ chấp nhận ngày hẹn trong tương lai đó. Tôi thường nhận được lời đáp của họ như sau: “Ồ, đừng quá bận tâm, ông có vẻ đang rất bận. Vậy hãy liên lạc khi ông bớt bận rộn hơn nhé.” Và rồi họ biến mất. 4. “… và tôi có thể nhận điện thoại từ 2 giờ – 2 giờ 15 phút sáng thứ Năm tuần tới. Hãy cho tôi biết thời gian đó có tiện cho bạn không.” Lưu ý rằng đây là giờ sáng chứ không phải giờ chiều; điều này là có mục đích. Tôi chỉ sử dụng cách trả lời này mỗi năm một lần, bởi vì nếu người đó chấp nhận, tôi thực sự sẽ phải thức khuya hoặc lê mình ra khỏi giường mà nhận điện thoại. Nhưng tôi trả lời như vậy với những người thực sự, thực sự dai dẳng. Nếu biết họ là một người lạ dai dẳng chỉ muốn bán cho tôi thứ gì đó, tôi rất dễ nói “không”. Nhưng nếu là một người bạn hay đối tác kinh doanh gợi ý họ liên hệ với tôi, tôi không muốn phớt lờ họ vì cả nể. Nhưng cách trả lời này đặt gánh nặng lên người yêu cầu. Họ muốn nói chuyện với tôi đến mức nào? Họ có sẵn sàng thực hiện cuộc gọi vào giữa đêm không? Thường thì họ trả lời: “Chắc chắn rồi, chiều thứ Năm tới rất phù hợp. Nhưng mà ông đánh lỗi rồi, ông viết là buổi sáng… Thế thì lạ quá!” Tôi sẽ viết lại: “Không phải lỗi đánh máy đâu. Tôi là một người làm việc 24/7, và đó là khoảng thời gian trống duy nhất tôi có trong mấy tháng tới. Bạn có muốn đặt lịch không?” Và tôi chưa bao giờ nhận được cuộc gọi nào như vậy, thật ngạc nhiên. Họ sẵn sàng yêu cầu tôi dành thời gian để cung cấp các thông tin về cuộc sống hay công việc, tuy nhiên, họ lại không gọi điện vào lúc 2 giờ sáng. Nhưng nếu người đó nói, “Chắc rồi, tôi sẽ gọi”, thì tôi sẽ đáp là tôi đã xếp lại lịch, và chúng tôi có thể trao đổi trong giờ làm việc bình thường. 5. “... nhưng tôi không nghĩ mình là người phù hợp nhất. Tôi muốn giới thiệu…” Đây là cách dễ nhất. Người ta thường yêu cầu bạn dành thời gian bởi vì họ nghĩ bạn biết điều gì đó có thể giúp họ hoặc bạn có thể quyết định mua gì đó. Nếu bạn không phải, hoặc nếu bạn đã “ủy quyền” quyết định cho ai đó trong nhóm, hãy dùng cách phản hồi này. Bạn có thể nói rõ hơn như: “Cách nhanh nhất để thúc đẩy việc này là bạn hãy nói chuyện trực tiếp với đồng nghiệp Paulina của tôi. Đừng băn khoăn, khi nói chuyện với Paulina, nghĩa là bạn cũng đang nói chuyện với tôi. Nhưng cô ấy là người quyết định cuối cùng ở đây.” 6. “... nhưng tôi không thể họp hay nhận điện thoại trong giờ hành chính. Tôi thường kiểm tra e-mail khi di chuyển hoặc vào ban đêm. Bạn có thể liên lạc qua e-mail không?” Đây thường là phản hồi tôi dùng nhiều nhất. Tôi thực sự cố gắng trả lời tất cả các e-mail từ độc giả, từ những người đăng ký theo dõi bản tin… và e-mail hiệu quả hơn điện thoại trực tiếp nhiều. 7. “... và theo nguyên tắc, tôi chỉ lên lịch 15 phút cho các cuộc gọi đầu tiên. Nếu bạn quan tâm, vui lòng gửi cho tôi chương trình làm việc dự kiến để tôi hiểu được chúng ta sẽ nói những gì và bên bạn kỳ vọng kết quả ra sao.” Nếu bạn không muốn từ chối, phản hồi này là một cách để họ biết bạn rất bận, vì vậy, nếu thực sự muốn nói chuyện với bạn, họ sẽ sẵn sàng chuẩn bị thông tin. Nhưng tôi thường không bao giờ nhận được thông tin gì từ những người này nữa. Lời họ nói… Từ chối bạn bè: Hãy nghĩ tới kết quả và quyết định nào là tốt nhất cho bạn; đừng cố gắng làm hài lòng người khác. Hãy nghĩ cho mình trước tiên. Hãy cẩn thận với những người xung quanh; nếu họ là bạn bè thì một lời từ chối không phải là điều gì quá to tát. Haley Silva, học sinh xuất sắc của Trường Trung học Sierra Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Việc nói “không” có giúp bạn từ chối các cuộc họp vô ích, cho phép bạn tập trung vào sản phẩm hiện tại của mình không? Nhà điều hành: Việc “nói không” có giúp bạn tránh xa những suy nghĩ “có cũng tốt”, cho phép bạn tiến triển trong mục tiêu định kỳ của mình không? Người làm nghề tự do: Việc nói “không” có giúp bạn giảm thời gian miễn phí của mình không? Sinh viên: Việc nói “không” có giúp bạn dành nhiều thời gian hơn ở thư viện thay vì quán cà phê không? Người nội trợ: Việc nói “không” có giúp bạn giảm thiểu thời gian “làm tình nguyện” và tăng thời gian dành cho gia đình không? BÍ MẬT #9 Hãy nói “không” với tất cả mọi thứ không hỗ trợ những mục tiêu tức thì của bạn. Những cuộc họp, điện thoại và dự án nào bạn sẽ từ chối trong vài tuần tới? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về phần thưởng MIỄN PHÍ, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 10 NGUYÊN LÝ PARETO CỰC KỲ HIỆU NGHIỆM Một phân tích đơn giản có thể làm 80% khối lượng công việc của bạn biến mất? Khám phá tuyệt vời trong một khu vườn ở Ý Vilfredo Federico Damaso Pareto là một nhà triết học, nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý. Một hôm, Pareto để ý thấy 20% cây đậu xanh trong vườn mọc ra 80% số quả đậu khỏe mạnh. Quan sát này khiến ông suy nghĩ về sự đóng góp không đồng đều. Ông nghĩ đến sự giàu có và phát hiện ra 80% đất đai ở Ý do 20% dân số sở hữu. Ông tìm hiểu các lĩnh vực công nghiệp khác và thấy rằng 80% sản lượng chỉ đến từ 20% số công ty. 80% của kết quả chỉ đến từ 20% hành động. “Chân lý phổ quát” về sự bất cân bằng giữa đầu vào và đầu ra này được biết đến với cái tên nguyên lý Pareto, hay quy tắc 80/20. Dù tỷ lệ 80/20 không phải lúc nào cũng chính xác, nhưng sự bất cân bằng này thường được thấy ở rất nhiều trường hợp trong kinh doanh: 20% số lượng bán ra sản sinh 80% tổng doanh thu. 20% khách hàng chiếm 80% tổng lợi nhuận. 20% số virus gây hỏng hóc 80% số phần mềm. 20% bệnh nhân chiếm 80% tổng chi phí chăm sóc sức khỏe (và 5% bệnh nhân chiếm 50% toàn bộ phí tổn). Về mặt cá nhân, bạn có thể sẽ đồng cảm những thói quen 80/20 vô tình của tôi. Tôi có ít nhất 5 bộ com-lê đẹp, nhưng 80% thời gian, tôi mặc bộ màu đen, được may khéo léo, loại một hàng khuy của hãng Armani với chiếc áo sơ mi màu xanh lơ. (Thưa các quý cô, các cô có bao nhiêu đôi giày, và vẫn hay chọn giày trong số 20% đôi thường đi.) Nhà tôi có 15 phòng, nhưng tôi dành 80% thời gian chỉ ở phòng ngủ, phòng khách và văn phòng. Tôi không chắc thị trấn nhỏ nơi tôi sống rộng khoảng bao nhiêu dặm, nhưng tôi cá là mình chỉ đi qua dưới 20%. Trong chiếc điện thoại thông minh Samsung S5 của mình, tôi có 48 ứng dụng khác nhau, nhưng tôi chắc 80% thời gian, tôi chỉ sử dụng 8 cái. Khi đi vào cửa hàng tạp hóa, tôi dành hầu hết thời gian ở những dãy hàng trong góc: thực phẩm, quầy bán cá, bơ sữa, bánh mì – và thường bỏ qua những dãy hàng ở khu giữa (trừ quầy bán đồ y tế và chăm sóc sắc đẹp). Là một người hướng nội, tôi thường không giao tiếp quá nhiều, nhưng có thể thấy rằng tôi dành 80% thời gian cho 20% số bạn bè và các thành viên gia đình. Lời họ nói… Tôi chấp nhận rằng mình không thể làm được mọi thứ, nên tôi chỉ làm những thứ cực kỳ quan trọng bằng cách sử dụng quy tắc 80/20. James Schramko, người sáng lập tổ chức SuperFastBusiness. Sau đây là hai khái niệm năng suất chính mà tôi áp dụng… Một là quy tắc 80/20, giúp tôi xác định nhiệm vụ nào giúp mình nhận lại được nhiều nhất và tôi sẽ tập trung vào đó. Hai là “Thuyết kìm hãm”, giúp tôi xác định những hạn chế trước mắt đang kìm hãm tôi đạt được kết quả mong muốn. Yaro Starak, tác giả của blog Profit Blueprint, và là người tạo ra blog Entrepreneurs-Journey.com. Vậy bằng cách nào chúng ta có thể áp dụng nguyên lý Pareto để có nhiều thời gian hơn trong cuộc sống? Kinh doanh 80/20 Trong kinh doanh, bạn có thể phân tích chính xác nền tảng khách hàng của mình và quyết định “bỏ” 80% số khách hàng tạo ra ít lợi nhuận. Tôi đã từng bỏ đi nhiều khách hàng mang lại lợi ích không đáng kể. Bạn cũng có thể làm điều tương tự với lực lượng bán hàng của mình. Áp dụng quy tắc 80/20 và sa thải phần lớn những nhân viên không mang lại nhiều kết quả; tưởng thưởng cho những nhân viên có tỷ lệ thành công cao và dành nhiều thời gian hơn để hỗ trợ “những người chiến thắng” trong đội ngũ bán hàng của mình. Bạn có thể nhìn vào những sản phẩm mà mình đang cung cấp và bằng cách sử dụng phương pháp phân tích 80/20, bạn sẽ bỏ đi được phần lớn những sản phẩm mang về ít lợi nhuận nhất. Việc này giúp giải quyết được phần lớn các vấn đề dịch vụ khách hàng, giải phóng được chỗ trống trong kho hàng và đơn giản hóa được đề xuất giá trị của công ty. Nếu bạn đang điều hành một công ty phần mềm, hãy đảm bảo mình xác định được lỗi nào gây ra 80% số cuộc gọi đến trung tâm hỗ trợ. Giải quyết những vấn đề này trước, và bạn sẽ lập tức giảm được một lượng lớn chi phí hỗ trợ kỹ thuật. Bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 80/20 vào marketing. Tôi từng phỏng vấn Seth Godin tại một hội nghị và hỏi vì sao ông ta không sử dụng Twitter. Đó là khi Twitter vô cùng phổ biến, và Seth được xem như một bậc thầy marketing, mọi người bất ngờ khi ông không sử dụng mạng xã hội này. Ông nói: “Tôi không hề phản đối Twitter. Một ngày chỉ có ngần ấy giờ và nếu tôi dành thời gian cho Twitter, tôi sẽ không có thời gian để dành cho những việc khác như viết blog mỗi ngày.” Trong kỷ nguyên của mạng xã hội, rất nhiều người trong chúng ta cảm thấy mình phải sử dụng Twitter, Facebook và LinkedIn – Trời ạ, tôi thậm chí còn có cả tài khoản Pinterest! Nhưng một phân tích 80/20 đơn giản cho thấy phần lớn các mối liên hệ và độc giả của bạn đều đến từ một nguồn. Bạn có thể cho mọi người biết bạn dùng cái nào, và bỏ qua những thứ còn lại. Việc vườn tược 80/20 Bạn dành bao nhiêu thời gian và tiền bạc vào sân vườn nhà mình mỗi năm? Có thể hiện tại những việc bạn thường làm là cắt cỏ, bón phân hay những chất hóa học khác, nhổ cỏ dại trong những khóm hoa, tỉa gọn những bụi cây, trồng hoa và quét vỉa hè. Nếu bạn không tự làm những việc đó, thì hãy nghĩ về việc bạn phải trả bao nhiêu tiền để dọn cỏ, thay thế lớp che phủ, mua phân bón, thuốc diệt cỏ hay tỉa cây. Quy tắc 80/20 đề xuất rằng chỉ 20% các công việc làm vườn chiếm 80% việc sân vườn nhà bạn trông như thế nào trong mắt hàng xóm và những người lái xe qua. Với suy nghĩ đó, bạn nên quyết định cắt và nhổ cỏ, nhưng dừng việc xén cỏ và trồng hoa theo mùa lại (tất nhiên là trừ khi bạn yêu thích việc làm vườn!). Đọc và nghiên cứu 80/20 Cô giáo dạy trung học mà tôi rất yêu quý đã cho tôi một lời khuyên giá trị trước khi tôi vào đại học. Cô cảnh báo rằng việc đọc tài liệu sẽ không giống chút nào với những gì tôi đã làm trước đây. Một cuốn mỗi tuần với các sách chuyên khảo, và nhiều chương một tuần trong mỗi cuốn sách giáo khoa. Cô nói rằng nếu tôi chỉ đọc đoạn đầu và đoạn cuối của mỗi chương, cũng như câu đầu và câu cuối của mỗi đoạn, tôi sẽ có thể hiểu được 80% ý tứ của cả cuốn sách. Tôi học được rằng việc này có thể không giúp tôi đạt điểm A, nhưng B thì chắc chắn được. Bây giờ, tôi có 3 đứa con đang đi học. Khi giúp các con chuẩn bị bài kiểm tra ở trường, tôi biết phải bắt đầu bằng việc đọc phần tóm lược và các câu hỏi cho mỗi chương. Biết được tác giả của cuốn sách nghĩ điều gì là quan trọng nhất rồi tìm đáp án cho các câu hỏi trong sách, việc này hiệu quả hơn rất nhiều so với việc đọc nguyên cả chương từ đầu đến cuối. Trong túi của Đức Đạt-lai Lạt-ma có gì? Câu chuyện ưa thích của tôi về Đức Đạt-lai Lạt-ma là từ một bài báo trên tạp chí The Globe and Mail năm 2002. Đức Đạt-lai Lạt-ma thường đi khắp thế giới, giảng cho mọi người nghe về đạo Phật và cảnh ngộ của người Tây Tạng. Là người không có của cải, ông luôn mang theo một cái túi nhỏ màu đỏ đi bất cứ đâu. Theo phóng viên của một sự kiện, có một người xem đã hỏi Đức Đạt-lai Lạt-ma có gì trong túi. Ngay lập tức, ông mở túi và bỏ đồ ra cho mọi người xem. Một thanh sô-cô-la, một hộp kính, bàn chải đánh răng, khăn giấy, sau đó, ngừng lại một chút, ông lấy một cái kẹo, bóc ra và cho vào miệng. Bạn mang theo bao nhiêu đồ mỗi khi đi du lịch? Quá nhiều “đồ” có làm mất thời gian của bạn không? Hầu hết bạn bè của tôi đều có hai ngôi nhà. Một số ở New York, một số ở bờ biển Jersey, người thì có cabin trượt tuyết ở Poconos. Bọn họ đều bất ngờ vì tôi không có nhà dành riêng cho kỳ nghỉ. Họ không nhận ra là tôi lắng nghe rất chăm chú khi họ nói về nhà mình. Rất hiếm khi họ nói về niềm vui mình có được từ chúng. Nhưng tôi lại chỉ toàn nghe kể về việc họ phải đối mặt với những hậu quả khi bị trộm đột nhập, hay khi cơn bão Sandy đổ bộ làm ngập gần 1m ở tầng một, hoặc là khi họ cho thuê nhà thì khách để lại một bãi rác. Căn nhà thứ hai chỉ là một ví dụ cho thấy sự thật là tất cả mọi thứ đều có giá của nó, cũng giống như bộ sưu tập đồ trang trí cần phải được lau chùi mỗi tuần. Ngôi nhà càng lớn, càng có nhiều phòng cần phải lau dọn. Đồ dùng điện tử cần được học cách dùng, cài đặt, kết nối Bluetooth, và sẽ đến lúc phải sửa chữa! Bể bơi cần được rửa sạch. Thú nuôi cần được dắt đi dạo, chải lông và đưa đi bác sĩ thú y. Tàu thuyền cũng cần được cho ra mặt nước rồi đem về. Với 3 đứa con đang độ tuổi đi học, tôi nghĩ cuộc sống ngoại ô của tôi là thiết thực. Nhưng một khi bọn trẻ chuyển ra khỏi nhà, thì tôi cũng thế! Tôi đã tưởng tượng ra cảnh sẽ bỏ đi gần hết những thứ mình sở hữu (tôi sẽ gói ghém lại những thứ có giá trị kỷ niệm – không có nhiều – và để chúng ở nơi thoáng mát) rồi thuê một căn hộ thật tuyệt mỗi năm ở một thành phố khác nhau cho đến khi phát chán hoặc chết đi. New York, Barcelona, Amalfi, Sydney hay Melbourne, Hồng Kông, La Jolla hay Napa, biết đâu đấy! Bài học là không phải “mọi thứ” đều không tốt – tôi có mấy chiếc xe và hai con mèo. Chỉ là mọi thứ đều tốn thời gian, chúng ta nên nghĩ kỹ trước khi mua. Có thể chúng ta không muốn giới hạn tài sản của mình trong một chiếc túi nhỏ màu đỏ, nhưng hãy thử học theo Đức Đạt-lai Lạt-ma, người rõ ràng không cần đến các đồ vật để có thể trở nên vui vẻ. Tư duy 80/20 Điều quan trọng học được ở chương này về nguyên lý Pareto không phải là mang theo máy tính chạy khắp nơi để làm phép tính chính xác 80% và 20% ở các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống. Quan trọng hơn là bạn cần phải biết tư duy để xác định được những thứ gì và hành động nào có thể cho bạn lợi nhuận khổng lồ. Bạn muốn: Tìm đường tắt. Làm cực kỳ tốt những thứ quan trọng, những thứ còn lại chỉ cần “đủ tốt” hoặc không làm. Phát triển kỹ năng thành thạo ở một vài lĩnh vực, đừng cố gắng giỏi mọi thứ. Nhận ra rằng bạn có thể làm việc ít hơn, ít căng thẳng hơn và hạnh phúc nhiều hơn bằng việc tìm ra được 20% mục tiêu và hoạt động quan trọng nhất đối với mình. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là... Doanh nhân: Liệu tư duy 80/20 có thể giúp bạn tập trung vào kế hoạch chiến lược và dành ít thời gian hơn vào việc theo đuổi những cơ hội mới không bao giờ kết thúc? Nhà điều hành: Liệu tư duy 80/20 có thể giúp bạn tối đa hóa lợi nhuận từ nguồn lực hữu hạn của mình? Người làm nghề tự do: Liệu tư duy 80/20 có thể giúp bạn tập trung vào việc phục vụ những khách hàng quan trọng nhất? Sinh viên: Liệu tư duy 80/20 có thể giúp bạn xác định được nội dung quan trọng nhất trong bài thi? Người nội trợ: Liệu tư duy 80/20 có thể giúp bạn kiểm soát được việc nhà mà không phát điên? BÍ MẬT #10 80% kết quả được tạo ra từ 20% hành động. 20% thời gian nào của bạn tạo ra 80% giá trị? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về phần thưởng MIỄN PHÍ, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 11 “3 CÂU HỎI HARVARD” GIÚP TIẾT KIỆM 8 TIẾNG MỖI TUẦN 3 câu hỏi đơn giản có thể giúp bạn tiết kiệm 8 tiếng mỗi tuần không? Kẻ lười biếng đã giật được giải “người viết mã tốt nhất” Vào tháng 1 năm 2013, một số đài phát thanh thời sự đưa tin về câu chuyện phi thường của Bob. Với tốc độ lập trình và chất lượng viết mã của mình, Bob đã được công ty mệnh danh là “người viết mã giỏi nhất” và dành cho anh rất nhiều lời nhận xét có cánh. Anh là một nhân viên kiểu mẫu, ở độ tuổi giữa 40, Bob có mặt ở công ty lúc 9 giờ mỗi sáng và gửi cho sếp bản báo cáo tổng kết năng suất công việc mỗi ngày trước khi ra về vào lúc 5 giờ chiều. Nhưng nếu lén theo dõi hoạt động của Bob cả ngày – để khám phá xem anh ta sử dụng thời gian của mình như thế nào – chúng ta sẽ có thể thấy một số điều kỳ lạ. Một ngày bình thường của Bob, anh đọc Reddit và xem video trên YouTube từ khoảng 9 giờ đến 11 giờ 30 phút, rồi ra ngoài ăn trưa tầm 90 phút. Trở lại lúc 1 giờ chiều, Bob dành 3 tiếng rưỡi tiếp theo vào các trang Ebay, Facebook, Linkedln và các trang mạng xã hội khác. 4 giờ 30 phút, anh ta sẽ gửi báo cáo cho sếp và đi về – không viết một dòng mã nào. Ngày tiếp theo cũng y như vậy. Sao có thể như vậy được? Bằng cách nào mà “Bob” có thể trở thành ngôi sao lập trình của công ty, khi anh ta ngồi chơi cả ngày? Hóa ra, Bob rất thông minh. Thay vì hỏi: “Tôi phải làm việc này thế nào?” Anh ta hỏi: “Tôi phải hoàn thành việc này thế nào?” Câu trả lời, trong trường hợp của Bob, là anh ta thuê một công ty phát triển phần mềm ở Thẩm Dương, Trung Quốc làm hết nhiệm vụ – đúng ra là công việc của anh ta. Công ty trả cho anh ta khoảng 200.000 đô-la một năm, còn anh ta trả cho lập trình viên ở Trung Quốc 50.000 đô-la một năm để làm việc cho mình. Trong một khoảng thời gian dài, công ty của Bob kinh ngạc vì năng suất và chất lượng làm việc của anh ta, trong khi anh ta lướt mạng Internet 8 tiếng một ngày. Cho đến khi công ty của Bob thấy có lượng truy cập bất thường từ Trung Quốc và nghĩ rằng mình bị hack, họ mới phát hiện ra âm mưu vĩ đại của Bob. Họ không vui cho lắm. Bob bị đuổi việc. Nghiên cứu chỉ ra rằng… Những người thường tích cực tìm kiếm những thứ để ủy thác cho thấy năng suất, niềm vui, năng lượng cao hơn và ít cảm thấy bị “quá sức và quá tải”. (Nguồn: Tập đoàn Kruse, 2015) Nếu là CEO của công ty đó, tôi sẽ tăng lương gấp đôi cho Bob và bổ nhiệm anh ta làm Giám đốc công nghệ (CTO). Bằng cách đó, anh ta có thể đi thuê ngoài toàn bộ công việc phát triển phần mềm mà vẫn kiếm được cho công ty hàng triệu đô-la. Dù cuối cùng Bob đã bị đuổi việc vì không tuân thủ nguyên tắc của công ty, nhưng chúng ta vẫn có thể học hỏi được rất nhiều từ cách tiếp cận để hoàn thành công việc của anh ta. Lời họ nói… Hãy nhìn lại một ngày của bạn từ khía cạnh khác… Tránh đánh đổi thời gian lấy tiền bạc, thay vào đó, hãy đổi chuyên môn của mình và ủy thác cho người khác những phần còn lại. Jeff Moore, Chủ tịch của hai công ty hải sản và nhà sáng lập nhóm quân sư toàn cầu mang tên Thursday Night Boardroom. Bỏ qua, ủy thác hay tính toán lại Tháng 9 năm 2013, hai Giáo sư Julian Birkinshaw và Jordan Cohen đã chia sẻ kết quả thí nghiệm về năng suất của họ trên Harvard Business Review. Họ phát hiện ra rằng 41% thời gian của nhân viên được dùng vào những hoạt động tùy tiện chứ không phải nhu cầu cá nhân. Vậy tại sao con người vẫn tiếp tục làm những việc đó? Các nhà nghiên cứu nói rằng chúng ta thường cảm thấy quan trọng khi bận rộn, cảm thấy ràng buộc và thỏa mãn khi có tiến bộ trong công việc, dù những cuộc họp thường rất nhàm chán thì chúng cũng cho ta cơ hội để rời bàn làm việc và giao lưu một chút. Một khi các nhân viên được Birkinshaw và Cohen huấn luyện cách chậm lại và nghĩ về những hoạt động của mình theo một cách mới, họ sẽ dành được một lượng lớn thời gian. Trên thực tế, bình quân, những nhân viên được đào tạo tiết kiệm được 6 tiếng công việc giấy tờ và 2 tiếng họp mỗi tuần. Vậy bí quyết cho việc tiết kiệm được khối lượng lớn thời gian là gì? Các nhà nghiên cứu dạy cho mọi người cách phân tích công việc của mình, xem liệu mình có thể: Bỏ qua: Tôi có thể bỏ qua những việc gì? Tôi có thể bỏ hẳn những việc gì? Ủy thác: Tôi có thể ủy thác cho cấp dưới những việc gì? Tôi có thể đi thuê ngoài những việc gì? Tính toán lại: Tôi cần phải tiếp tục làm những việc gì, theo một cách mới và tiết kiệm thời gian hơn? Để thực hành, hãy lên danh sách toàn bộ công việc và những cuộc họp mà bạn phải thực hiện tuần trước và làm theo các bước sau: 1. Hỏi: “Nhiệm vụ này quan trọng với tôi hoặc với công ty như thế nào? Chuyện gì sẽ xảy ra nếu tôi bỏ hẳn nó?” 2. Hỏi: “Tôi có phải là người duy nhất có thể làm việc này không? Có người nào khác trong hoặc ngoài công ty có thể làm được việc này không?” 3. Hỏi: “Làm thế nào đạt được cùng một kết quả nhưng với tốc độ nhanh hơn? Làm thế nào hoàn thành nhiệm vụ nếu tôi chỉ có một nửa số thời gian?” Ba câu hỏi trên sẽ cho bạn dữ liệu cần thiết để xác định những nhiệm vụ mang giá trị thấp, nên bị Bỏ qua, Ủy thác và Tính toán lại. Lời họ nói… Hãy dùng tiền thuê ngoài và mua thời gian của người khác. Đó chính là chìa khóa. Sắp xếp lại 168 giờ của mình, sau đó mua thời gian của người khác để phát triển. Shane và Jocelyn Sams đã xây dựng một doanh nghiệp sáu-con-số, buôn bán các sản phẩm kỹ thuật số và mở ra trang web FlippedLifestyle.com để giúp các gia đình khác “lật lại cuộc sống” với công việc kinh doanh trực tuyến. Tony Robbins đã thuê trợ lý khi chỉ là một cậu thiếu niên Tôi có thể nhớ hình ảnh mình lúc 25 tuổi đang cắt cỏ vào một ngày thứ Bảy nóng bức tháng 8. Khi đó, tôi là CEO của một công ty khởi nghiệp, làm việc 80 tiếng một tuần, hiếm khi được ngủ, không luyện tập thể thao và không giao tiếp xã hội, vậy mà, tôi lại dành mấy tiếng đồng hồ để cắt tỉa bãi cỏ. Mồ hôi nhỏ giọt trên cằm, mặt phơi dưới nắng, dọn cả một ngọn đồi cỏ, đẩy máy cắt cỏ qua một đám bụi và phấn hoa dại, đầu nghĩ về bài thuyết trình tôi cần phải làm xong trước thứ Hai, hàng trăm bức thư cần phải phản hồi, chưa kể đến việc phải sơn phòng ngủ, giặt giũ và đi mua đồ tạp hóa. Vậy vì sao tôi không thuê một tên nhóc nào đấy dọn cỏ thay cho mình? Bởi vì tôi không có tiền. Nói đúng hơn, tôi nghĩ là mình không có tiền. Gần đây, tôi đã xem một bài phỏng vấn của Tony Robbins. Anh ta kể một câu chuyện tương tự khi khởi nghiệp – khi vẫn chỉ là một thiếu niên – và dù biết mình rỗng túi, anh ta vẫn thuê người giúp, ban đầu, thì chỉ 2 tiếng mỗi ngày thôi. Đây là chuyện anh ta kể: Tôi nghĩ điều khó khăn khi mới bắt đầu đó là bạn nghĩ rằng mình chỉ có thể tự làm việc đó một mình. Thời gian chỉ có từng ấy và bạn còn có con nhỏ, gia đình và bạn bè, làm sao bạn có thể cáng đáng hết mọi việc? Câu trả lời là hãy thuê người trợ giúp. Bạn giao dịch với ai đó. Bạn mua 2 tiếng đồng hồ của họ. Đó là điều tôi đã làm khi bắt đầu. Bởi vì tôi nhớ và tôi sẽ không bao giờ quên, khi mới bước chân vào nghề, những ngày đầu tiên, đã phải chạy đến hiệu giặt khô chỉ để lấy hai bộ com-lê, vì nếu không lấy kịp thì cửa hàng sẽ đóng cửa và tôi sẽ không lên được máy bay. Rồi tôi chạy đến sân bay, mồ hôi nhễ nhại, cố gắng chạy vào cửa và tôi nghĩ có gì đó không đúng. Khi đáng lẽ có thể làm gì đó thực sự sinh lợi, thì tôi lại đang phải xếp hàng ở hiệu giặt khô. Quá điên rồ. Lúc ấy, tôi mới… 17, 18, 19, không biết bao nhiêu nữa, rồi tôi nói: “Mình sẽ thuê ai đó.” Bắt đầu là 2 tiếng mỗi ngày. Sau đó là 4 tiếng. Quan điểm của tôi là mình sẽ không làm những gì mà người khác có thể làm tốt hơn, cũng như không làm những việc không đáng thời gian bỏ ra. Bạn cần bắt đầu trả tiền để người khác làm việc vặt cho mình ngay cả trước khi bạn cảm thấy mình sẵn sàng. Mất bao nhiêu để thuê thằng bé đầu ngõ dọn cỏ cho bạn mỗi tuần? Bạn có phải là một ông bố ở nhà làm nội trợ không? Mất bao nhiêu để thuê một sinh viên vừa tốt nghiệp chưa tìm được việc làm trông con cho bạn một tiếng vào buổi chiều, đổi lấy cho bạn một chút thời gian dành riêng cho mình? Lời họ nói… Không có việc gì làm bạn trì trệ, chệch hướng hay kém năng suất hơn là làm những thứ mà bạn: không muốn làm và làm không giỏi. Bất kỳ thứ gì thuộc vào nhóm đó, bạn nên thuê người khác (lý tưởng nhất là người vừa thích lại vừa có khả năng) càng sớm càng tốt. Tiếp tục làm những thứ như thế chỉ khiến bạn chán ghét việc mình đang làm và không thấy thỏa mãn. Andrea Waltz, đồng tác giả của cuốn sách bán chạy Go for No! (tạm dịch: Quyết tâm nói Không!), diễn giả kiêm phóng viên chuyên nghiệp. Tôi thuê người khác làm mọi thứ có thể bằng cách sử dụng các công cụ tuyệt diệu như chuyển phát trong hai ngày của Amazon Prime và chuyển phát hàng tạp phẩm của Peadpod để không phải đi ra tận cửa hàng; sử dụng trang FancyHands.com để đặt lịch hẹn, tìm nhà cung cấp, nghiên cứu sản phẩm…; sử dụng Thumbtack để làm việc nhà; và sử dụng ZocDoc để hẹn gặp bác sĩ. Là một bà mẹ của hai đứa con và điều hành một hãng thông tấn đa văn phòng, tôi cần những sự giúp đỡ đó. Kim Walsh-Phillips, nhà marketing hàng đầu trên mạng xã hội, tác giả sách bán chạy nhất, diễn giả kiêm người sáng lập IO Creative Group. Nhà đầu tư mạo hiểm Suster và giá trị của một quản trị viên Bạn là CEO của công ty khởi nghiệp? Bạn sẽ mất gì để có thể thuê một trợ lý hành chính thực sự tốt? Vì sao bạn lại phải mất tiền để thuê một quản trị viên trong khi bạn biết cách sử dụng máy tính và có thể tự làm được? Chỉ có 2 blog mà tôi đọc thường xuyên, và nhà đầu tư mạo hiểm Mark Suster là tác giả của một trong hai. Trên trang Bothsides of the Table (http://.bothsidesofthetable.com/), Suster đưa ra lời khuyên cho các chủ doanh nghiệp mới và diễn giải rất thuyết phục về giá trị của một quản trị viên. Người đầu tiên bạn thuê ngay sau vòng gọi vốn đầu tiên là một người quản lý văn phòng/tổng trợ lý của công ty. “Cái gì? Anh đang đùa đúng không?” Không. Dù tôi thấy chuyện vụng về lúc mới bắt đầu quản lý tài chính cũng không sao, nhưng tôi muốn công việc đạt hiệu quả tốt nhất khi đã có chút tiền. Tôi đã chứng kiến quá nhiều CEO/nhà sáng lập bế tắc vì những điều nhỏ nhặt do họ đã quen làm những việc ấy từ lúc đầu. Họ vật lộn với việc phải cân bằng. Thử nghĩ mà xem. Thứ tài sản có giá trị nhất của bạn trong những ngày đầu chính là đội ngũ cán bộ cấp cao và có lẽ không ai có giá trị hơn đội ngũ thành lập. Và bạn mắc kẹt trong việc trả chi phí, đặt phòng khách sạn, lên lịch hẹn, xử lý nhà vệ sinh bị rỉ nước, tính toán tiền lương, mua máy tính… Nếu không có quản trị viên, thì bạn chính là quản trị viên. Ngay cả nếu bạn có thể tự làm các công việc hành chính, thì sao bạn lại phải tự làm? Một tiếng đồng hồ mỗi ngày bạn dùng vào việc chạy đến bưu điện, quyết toán sổ sách hay đặt vé máy bay, đáng lẽ bạn nên dùng vào việc gọi điện cho những khách hàng tiềm năng, học hỏi hay nghĩ về các chiến lược. Cố gắng dành thời gian sử dụng thế mạnh của mình cho những hoạt động có lợi nhất. Việc chạy đến Staples để mua giấy in có lẽ không thuộc số đó. Lời họ nói… Hãy tập trung vào việc bạn làm giỏi nhất và thuê người khác làm những việc còn lại. Lewis Howes, tác giả có sách bán chạy nhất, doanh nhân kiêm cựu vận động viên chuyên nghiệp, người dẫn chương trình Podcast The School of Greatness. Ngày nay, bạn có thể “Uber” mọi thứ Kể từ sự thành công với Tuần làm việc 4 giờ của Tim Ferriss, việc sử dụng trợ lý ảo (Virtual Assistant – VA) đang trở thành mốt. Ban đầu, sử dụng trợ lý ảo nghĩa là làm việc cùng với một người ở xa và họ sẽ giúp chúng ta viết e-mail, sắp xếp các cuộc gặp, hay những nhiệm vụ nhỏ nhặt khác. Tuy một số người thấy cách làm này có hiệu quả, nhiều người khác lại thấy không thể chấp nhận được vì rào cản ngôn ngữ và chất lượng công việc rất thấp. Nhưng kể từ những ngày đầu của chương trình trợ lý ảo, hình thức này đã thực sự phát triển và biến thành ý tưởng rằng bạn có thể thuê ngoài hầu hết mọi thứ mà không cần lên kế hoạch nhiều. Uber chính là công ty đã phổ biển hình thức dịch vụ di động theo yêu cầu (on-demand mobile service – ODMS). Bạn có từng ghen tỵ với những “người giàu và nổi tiếng” có tài xế riêng? Chỉ bằng thời gian nói một câu “Về nhà, James”, bạn có thể vào ứng dụng Uber và có tài xế riêng đưa bạn đến nơi cần tới. Bạn mất quá nhiều thời gian để mua sắm đồ tạp hóa? Hãy thử kiểm tra xem Instacart (www.instarcart.com), Peapod (www.peapod.com) hay Fresh Direct (www.freshdirect.com) có hoạt động trong vùng bạn sống hay không. Đối với những hàng hóa không phải thực phẩm, bạn có thể sử dụng trang Amazon.com Subsribe & Save (www.amazon.com/gp/subscribe-and-save/details). Nếu cần ai đó giúp bạn nghiên cứu mạng Internet, cập nhật mạng xã hội, đặt chỗ nhà hàng hay hủy dịch vụ cáp? Hãy ghé thăm trang FancyHands.com. Bạn có quá nhiều việc nhà? Hãy thử xem có ai trên trang TaskRabbit (www.TaskRabbit.com) có thể cọ lò nướng, lắp nội thất Ikea hay xếp lại tủ quần áo cho mình không. Và đừng quên các trang web www.fiverr.com, www.freelance.com và www.upwork.com cho nhu cầu tuyển những người làm nghề tự do. Khi Tuần làm việc 4 giờ mới ra mắt, việc thuê ngoài vẫn còn mới lạ. Giờ thì việc đó chỉ đơn giản là bạn giao việc cho người giỏi nhất, và chẳng ai quan tâm người đó đang ở đâu. Chỉ cần có Wifi, Skype, e mail và các công cụ quản lý liên lạc như Asana (www.asana.com) và Slack (www.slack.com), thì chuyện làm việc với các thành viên từ xa đã không còn là một vấn đề lớn. Tôi không sống ở Philadelphia và vẫn sử dụng những sự giúp đỡ “ảo” cho đủ thứ việc như: Clarissa là nhà thiết kế bìa sách sống ở Singapore và tôi không hề biết cô ấy trông như thế nào (chúng tôi chỉ liên lạc qua e-mail). Balaji sống ở Ấn Độ, và tôi sử dụng đội ngũ của anh ta để thực hiện các nghiên cứu cho những dự án, khai thác dữ liệu và thiết kế slide. Serena trả lời tất cả các câu hỏi kỹ thuật về e-mail Mailchimp của tôi (khi chúng tôi liên lạc lần đầu tiên, Serena đang ở Ireland, giờ thì cô ấy đang ở Thái Lan). Camille là một trong những người biên tập sách cho tôi, tôi đã tìm thấy cô trên trang www.fiverr.com (thông tin trên trang cá nhân có ghi cô ấy đang sống ở Mỹ, nhưng tôi không biết cụ thể là ở đâu). Matt và Chris là hai người phụ trách trang web của tôi (tôi chưa từng gặp trực tiếp họ). Ngoài đội ngũ nhân viên tự do từ xa, tôi cũng đều đặn thuê người làm giúp những việc sau đây: Tôi trả 60 đô-la một tuần cho một công ty dọn cỏ. Tôi trả 100 đô-la cho người cào tuyết đường lái xe vào nhà mỗi khi tuyết rơi. Tôi trả 150 đô-la hai tuần một lần cho một công ty dọn dẹp để họ dọn nhà giúp tôi. Tôi trả 20 đô-la một giờ cho một người phụ nữ đến đưa con tôi đi học mỗi sáng. Tôi trả tiền cho một người giữ sổ sách giúp tôi quản lý cả tài khoản cá nhân lẫn tài khoản kinh doanh, tôi không bao giờ tự viết séc. Tôi thuê thợ hàn, thợ điện, thợ sơn để bảo dưỡng ngôi nhà. Nhưng Mark Cuban vẫn tự giặt quần áo Vậy thì việc gì bạn không nên thuê ngoài? Hãy chú ý là dù tôi cần ai đó đến giúp vài buổi sáng một tuần, thì tôi cũng không bao giờ thuê một bảo mẫu toàn thời gian để chăm sóc ba đứa con của mình. Vài người bạn thân của tôi nuôi bảo mẫu hoặc thuê bảo mẫu mỗi ngày, nhưng tôi thấy không thoải mái với việc đó. Tôi không muốn một người lạ sống trong nhà mình, và nuôi dạy con cái là việc tôi coi trọng nhất, vì thế, tôi muốn tự làm việc đó nhiều nhất có thể. May mắn là giờ giấc của tôi khá linh hoạt, cho phép tôi có thể làm điều này. Tôi không phán xét khi mọi người có những lựa chọn khác; tôi có chủ ý làm việc này, dù biết rằng điều này đòi hỏi tôi phải đánh đổi thu nhập và sự thăng tiến trong công việc. Tôi cũng tự đi mua sắm đồ tạp hóa − gần như mỗi ngày. Nếu xét từ quan điểm tối ưu hóa thời gian thì việc này có vẻ không đúng lắm. Nhưng tôi thực sự thích công việc đó. Tôi thích ăn rau, hoa quả và cá tươi, dạo nhanh qua các cửa hang chính là cách tôi đi chợ mỗi ngày. Vì tôi làm việc ở nhà, cho nên đó là một lý do hợp lý để tôi có thể ra ngoài tận hưởng không khí trong lành cũng như ánh mặt trời. Tỷ phú Mark Cuban đã chia sẻ trên chương trình truyền hình thực tế Shark Tank rằng ông vẫn tự giặt quần áo của mình. Tôi cũng vậy. Tôi có thể dễ dàng thuê ai đó đến nhà mỗi tuần để giặt giũ và phơi khô – bạn cũng vậy, và có lẽ bạn nên làm thế. Chỉ là tôi cảm thấy tự giặt quần áo là một việc căn bản. Nói chung, bạn nên cố gắng thuê ngoài mọi thứ, ngoại trừ: 1. Những việc bạn thích làm và là một phần của quá trình nghỉ ngơi cũng như nạp lại năng lượng cho bản thân. 2. Việc tiếp tục công việc đó là một phần tạo nên giá trị của bản thân bạn. 3. Chi phí cho một giờ thuê ngoài đắt hơn so với bạn mong muốn. Lời họ nói… Hãy kiểm tra lại thời gian và tìm cách giao phó 15% công việc của bạn cho những người khác hằng năm. Jay Baer, nhà sáng lập tổ chức phân phối Convince and Convert, diễn giả kiêm tác giả của cuốn Youtility (tạm dịch: Bạn có ích). Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… oanh nhân: Việc trở nên linh hoạt khi thuê ngoài có giúp bạn dành nhiều thời gian hơn vào những khả năng đặc biệt của mình không? Nhà điều hành: Việc trở nên linh hoạt khi thuê ngoài có giúp bạn giảm các chi phí dự án không? Người làm nghề tự do: Việc trở nên linh hoạt khi thuê ngoài có giúp bạn dành nhiều thời gian hơn để tận dụng tài năng thực sự của mình không? Sinh viên: Việc trở nên linh hoạt khi thuê ngoài (việc giặt giũ chẳng hạn?) có giúp bạn dành nhiều thời gian hơn để ôn tập cho những kỳ thi lớn không? Người nội trợ: Việc trở nên linh hoạt khi thuê ngoài có giúp bạn có thêm vài giờ để tập luyện hay nạp lại năng lượng không? BÍ MẬT #11 Hãy chỉ tập trung thời gian vào việc vun đắp những thế mạnh và đam mê của bạn. Bạn dự định sẽ bắt đầu thuê ngoài việc gì trong tuần tới? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về phần thưởng MIỄN PHÍ, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 12 VÌ SAO JACK DORSEY – NHÀ ĐỒNG SÁNG LẬP TWITTER ĐẶT CHỦ ĐỀ CHO TỪNG NGÀY CỦA MÌNH Điều gì sẽ xảy ra nếu một sự thay đổi nhỏ trong lịch trình có thể giúp tăng vọt năng suất làm việc? Bí quyết năng suất của Jack Dorsey Jack Dorsey là nhà đồng sáng lập Twitter và là CEO hãng Square. Trong một thời gian dài, Dorsey đã làm toàn thời gian ở cả hai công ty. 16 tiếng một ngày, mỗi nơi 8 tiếng. Trong một bài phỏng vấn năm 2011 ở Techonomy, Dorsey có giải thích về bí quyết năng suất của mình. Cách duy nhất để làm được điều đó là phải rất kỷ luật và chăm chỉ luyện tập. Cách mà tôi thấy hiệu quả đó là đặt ra chủ đề cho từng ngày. Vào thứ Hai, ở cả hai công ty, tôi tập trung vào quản lý và điều hành… Ở Square, chúng tôi có một cuộc họp chỉ đạo, còn ở Twitter, chúng tôi có cuộc họp điều hành hoạt động. Tôi làm nhiệm vụ quản lý của mình ở cả hai nơi vào ngày đó. Vào thứ Ba, tôi tập trung vào sản phẩm. Thứ Tư tập trung vào marketing, giao tiếp và tăng trưởng. Thứ Năm tập trung vào các nhà phát triển và đối tác. Thứ Sáu tập trung vào công ty, văn hóa và tuyển dụng. Tôi sẽ dành thời gian nghỉ ngơi và đi bộ vào thứ Bảy. Chủ nhật là ngày dành cho các suy nghĩ, phản hồi, chiến lược và sẵn sàng cho tuần mới. Và sẽ luôn có những gián đoạn, nhưng tôi có thể giải quyết nhanh chóng và biết rằng hôm đó là thứ Ba, tôi cần phải tập trung vào sản phẩm. Việc làm này cũng tạo nhịp cho cả công ty. Chúng tôi luôn hoàn thành nhiệm vụ, luôn biết rõ tuần trước mình đã làm đến đâu và tuần sau sẽ ra sao. John Lee Dumas đặt chủ đề cho từng ngày của mình như thế nào John Lee Dumas đã xây dựng một doanh nghiệp đáng giá triệu đô trong vài năm ngắn ngủi, với sự thành công của chương trình Podcast hằng ngày mang tên Entrepreneur On Fire. Đồng nghiệp của Dumas là Kate Erickson đã đăng một bài trên blog cá nhân đánh giá tổng quan về năm 2014, trong đó, cô nói về việc đặt chủ đề cho từng ngày đã có tác động như thế nào đến việc kinh doanh của họ. Việc mà cả hai chúng tôi đều cảm thấy thành công đó là đặt chủ đề cho mỗi ngày trong tuần. Ví dụ, ngày phát sóng chương trình Podcast của John là thứ Ba: Đó là ngày anh ấy làm toàn bộ các bài phỏng vấn cho chương trình Entrepreneur On Fire. Một ví dụ khác: Thứ Tư là ngày chúng tôi sẽ làm hội thảo trên web. Đó là khi chúng tôi lên lịch trình cho các hội thảo Podcast phát trực tiếp, hội thảo trên web và cộng đồng hội thảo trên web độc quyền của chúng tôi. Đặt chủ đề cho mỗi ngày giúp chúng tôi dễ dàng lên kế hoạch và đi theo đúng kế hoạch. Cả ngày chỉ làm việc cho một chủ đề tạo ra khoảng không gian lớn hơn để hoàn thành công việc, và khiến chúng ta ít có cơ hội nói rằng mình sẽ “xếp nó sang một bên” để dành ngày mai. 3 chủ đề của Dan Sullivan Huấn luyện viên doanh nhân trứ danh Dan Sullivan gợi ý rằng chúng ta có thể đặt chủ đề cho mỗi tuần xung quanh 3 loại ngày khác nhau: Ngày tập trung: “Ngày chơi game” tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất, điển hình là những hoạt động tạo doanh thu. Đó cũng là những ngày lý tưởng mà chúng ta nên sử dụng các khả năng đặc biệt của mình, làm điều mà làm bạn làm tốt nhất. Ngày điều tiết: Đây là những ngày để trả lời e-mail và các cuộc điện thoại, tổ chức các cuộc họp nội bộ, giao nhiệm vụ, làm những công việc giấy tờ, hoàn thành các hoạt động huấn luyện hay đào tạo có liên quan. Ngày rảnh rỗi: Đây là những ngày không có bất cứ loại công việc nào. Những ngày này dành cho kỳ nghỉ, vui chơi hoặc có thể làm từ thiện. Không còn e-mail công việc, các cuộc điện thoại hay suy nghĩ; đây là thời gian để trẻ lại. Thiết kế một tuần lý tưởng Tôi cũng cố gắng đặt chủ đề cho từng ngày của mình, nhưng không đến mức như Dorsey, Dumas hay Sullivan. Đây là một tuần điển hình của tôi: Thứ Hai: Ngày đầu tiên của tuần là ngày tôi dành cho các cuộc gặp quản lý nội bộ (giống Dorsey). Tôi gặp từng người rồi nghe báo cáo trực tiếp, đó là cách để đánh giá những phát triển trọng yếu từ tuần trước và các hoạt động cùng mục tiêu cho tuần tới. Tôi cũng kết thúc ngày bằng việc họp nhóm để mỗi người có thể chia sẻ vắn tắt tuần trước của mình thế nào, nhờ đó nội bộ công ty có thể biết được tình hình chung. Thực lòng mà nói, tôi không thích thứ Hai bởi vì tôi không thích họp. Nhưng tôi thích bắt đầu một tuần với một cuộc “trao đổi” mà tôi biết sẽ giúp 4 ngày tiếp theo đạt hiệu quả cao. Từ thứ Ba đến thứ Năm: những ngày giữa tuần là những ngày “tập trung” của tôi. Trong công việc kinh doanh hiện tại, đây là những ngày mà tôi dành để viết sách, thiết kế các khóa học điện tử hay viết các tài liệu marketing. Đó là những “đầu ra” sản sinh lợi nhuận và chắc chắn tận dụng được những thế mạnh của tôi. Thứ Sáu: Ngày cuối tuần là ngày “điều tiết”, tôi dành cho việc xử lý hóa đơn, trả lời e-mail và phản hồi bạn đọc. Chủ đề giờ hành chính Ngoài chủ đề cho các ngày trong tuần, tôi còn đặt chủ đề cho ngày thứ Sáu cuối cùng của mỗi tháng là ngày để đặt bữa trưa hoặc các cuộc hẹn uống cà phê. Tôi có hàng loạt lời đề nghị “đi uống cà phê” mỗi tuần, và với những lời mời tôi chấp nhận, tôi sẽ xếp vào các ngày thứ Sáu cuối cùng trong tháng. Nhân viên phục vụ quán Lastalla ở Newtown luôn lấy làm thích thú khi tôi đến vào lúc 11 giờ sáng, ngồi ở đúng một bàn và đón một loạt khách đến theo giờ. Tôi nhận phiếu thanh toán vào cuối ngày, thường bao gồm ba suất ăn trưa (tôi chỉ ăn một suất) và khoảng 10 cốc cà phê. Tác giả sách bán chạy nhất Dave Kerpen cũng đặt chủ đề cho một khoảng thời gian mỗi tuần để xã giao. Ông giải thích với tôi: “Dù gặp bất kỳ ai có nhu cầu, tôi cũng chỉ dành một tiếng mỗi tuần cho những ‘giờ hành chính’ như thế này.” Kỳ nghỉ bánh kẹp cho ngày Điều Tiết Tôi từng rất ghét các kỳ nghỉ. Chúng làm tôi căng thẳng. Bản thân kỳ nghỉ là một chuyện thú vị, nhưng ngày trước kỳ nghỉ sẽ trở nên hỗn loạn vì cố gắng bàn giao trong khi vẫn làm việc như bình thường. Trong những ngày đầu tiên của kỳ nghỉ, tôi sẽ giải quyết những vấn đề chưa xong qua điện thoại và e-mail hoặc lo lắng về những thứ đó nếu tôi đang “ở ẩn”. Ngày đi làm lại khiến tôi nôn nao, tiếp tục quay cuồng để trả lời e-mail và các cuộc điện thoại trong khi trở lại với họp hành. Để đạt được sự tăng vọt về chất lượng kỳ nghỉ, hãy lên kế hoạch cho ngày điều tiết trước và sau kỳ nghỉ. Đặt lịch kỳ nghỉ của bạn trong các ngày sao cho thời gian nghỉ không bị xâm phạm bởi công việc. Không họp, không dự án, không hẹn ăn trưa để bàn thảo. Hãy dùng khoảng thời gian đó – đặc biệt là ngày đi làm lại – để xử lý e-mail, điện thoại, thư từ và các cuộc họp ngắn với nhân viên để phục hồi lại tốc độ. Chỉ cần biết rằng bạn có thời gian để gói ghém lại công việc một cách có tổ chức, và thời gian để bắt kịp công việc, điều đó sẽ giúp bạn có thể xả hơi và thư giãn thực sự trong kỳ nghỉ. Bạn muốn nghe bí quyết không? Hãy cho người quản trị của bạn biết ngày nào bạn sẽ trở lại làm việc, nhưng cũng phải bảo anh ấy (hoặc cô ấy) nhớ đánh dấu kỳ nghỉ đó cho tất cả những người khác nhìn thấy. Bằng cách đó, bạn sẽ không bị mời đi họp, hay bị người khác tóm ngay khi vừa đi làm lại. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Liệu việc đặt chủ đề cho các ngày phát triển sản phẩm và ngày thu hút khách hàng có tác dụng không? Nhà điều hành: Liệu việc ngừng thời gian họp nội bộ và dành thời gian suy nghĩ có tác dụng không? Người làm nghề tự do: Liệu việc dành riêng một ngày cho những việc phiền phức như tìm kiếm đối tác và gửi hóa đơn thanh toán có tác dụng không? Sinh viên: Liệu việc dành riêng một đêm trong tuần để “nhậu nhẹt” và một đêm dành riêng cho “thời gian học ở thư viện” có tác dụng không? Người nội trợ: Liệu việc dành riêng chiều Chủ nhật để chuẩn bị trước cho các bữa ăn của cả tuần có tác dụng không? Nếu mỗi ngày của bạn được sắp xếp hợp lý hơn để tăng tối đa hiệu quả công việc thì bạn sẽ năng suất hơn chừng nào, sẽ đỡ căng thẳng hơn bao nhiêu? BÍ MẬT #12 Hãy nhóm công việc của mình lại thành từng chủ đề định kỳ cho các ngày khác nhau trong tuần. ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về phần thưởng MIỄN PHÍ, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 13 ĐỪNG ĐỘNG VÀO! (Cho tới khi sẵn sàng) Liệu một thay đổi nhỏ trong thói quen có thể cho bạn hàng chục phút mỗi ngày và giúp bạn thư giãn? phân loại thư từ Như thế nào? Bạn có thể hiểu rất nhiều về một người qua cách họ xử lý thư từ. Đây là cách mà tôi từng sử dụng… Sau một ngày dài làm việc, tôi trở về nhà, lôi đống thư từ hòm thư và quay vào bếp. Tò mò suy đoán, tôi lật qua đống thư. Thư rác, phiếu thanh toán tiền điện, thư rác, biên bản thế chấp, thư rác, thư rác, tạp chí, bưu thiếp viết tay không có địa chỉ người gửi, thư rác, thư rác, khoản vay nợ mua ô tô, thư rác, thư rác... Một chiếc thiệp nhỏ thật nổi bật, tôi mở nó ra ngay. Đó là thiệp mời con trai tôi đến dự tiệc sinh nhật mấy tuần sau. Tôi mở lịch trong điện thoại ra. Có vẻ như con trai tôi có thể đi được. Tôi sẽ phải kiểm tra lại lần nữa xem có đúng là không có kế hoạch gì khác hay không. Tôi đặt chiếc thiệp xuống và mở hóa đơn tiền điện. Tôi đã bật điều hòa quá nhiều, tự hỏi không biết số tiền sẽ lớn đến bao nhiêu. Ối! Tôi quyết định mở các hóa đơn khác để xem hạn nộp bao giờ. Tôi xếp đống hóa đơn xuống và cầm lên cuốn Businessweek lật qua từng trang, đọc một vài tựa đề và nghĩ trong đầu là mình phải nhớ mà quay lại đọc một bài cụ thể. Cuối cùng, tôi đặt cuốn tạp chí xuống và bắt đầu nấu bữa tối. Một lúc sau, tôi sẽ quay lại với đống thư, phân loại qua và vứt hết thư rác đi. Tôi sẽ để tạp chí ở bếp và ném số còn lại lên bàn trong văn phòng. Những ngày tiếp theo, tôi sẽ mở lại đống hóa đơn để đi thanh toán, và nếu nhớ ra, tôi sẽ mở lại giấy mời, nhìn lại lịch và hồi đáp. Dù cho kiểu “xử lý” thư từ này có vẻ không phải chuyện to tát, nhưng nó luôn là dấu hiệu của cách chúng ta làm mọi việc: xem lại mọi thứ hết lần này qua lần khác. Khi xử lý thư, chúng ta có thể sẽ xem ai là người gửi và dòng chủ đề là gì. Sau đó, chúng ta sẽ quyết định có mở nó ra hay không. Nếu quyết định mở ra đọc, chúng ta sẽ để nó lại ở hộp thư đến để trả lời sau… đến lúc đó, ta lại đọc lại từ đầu. Chúng ta có thể cởi quần áo bẩn và ném chúng trên sàn phòng ngủ. Sau đó, chúng ta nhặt lên và vứt thành một đống trong tủ. Một tuần một lần – hoặc là khi không thể đóng được cửa tủ nữa – chúng ta mới nhét đống quần áo vào giỏ rồi mang ra chỗ máy giặt. Sau đó, chúng ta mới quay lại rồi bỏ đồ vào máy. Tinh thần “chỉ động vào một lần” Người thành công luôn hành động ngay lập tức mỗi khi gặp bất kỳ vấn đề gì. Họ biết rằng để có năng suất cao, họ cần phải sử dụng lượng thời gian và năng lượng tinh thần ít nhất có thể để xử lý mọi việc. Tóm lại, họ luyện tập tinh thần “chỉ động vào một lần”. Đây là cách mà hiện tại tôi dùng để xử lý thư từ, sử dụng định luật “chỉ động vào một lần”: Tôi đi đến hòm thư và lấy thư. Trên đường vào nhà, tôi loại các thư rác ra. Tôi quẳng đống thư rác vào thùng rác trong ga-ra trước khi vào nhà. Tôi nhặt ra cuốn tạp chí và để nó lên chồng tạp chí trên bàn cà phê. Tôi cầm những hóa đơn còn lại – chỉ còn có thế thôi vì giờ không ai gửi thư tay cả – và để chúng lên chồng hóa đơn cần thanh toán cạnh máy tính. Bởi vì tôi đã cố định sẵn 30 phút mỗi sáng thứ Sáu dành cho việc thanh toán hóa đơn, thế nên cho đến lúc đó, tôi không cần phải mở chúng ra. Tôi nghĩ quy luật “chỉ động vào một lần” rất quan trọng, vì vậy, tôi khuyên bạn nên làm ngay lập tức những việc tốn không đến 5 phút để hoàn thành. Chỉ cần nó không gây ảnh hưởng đến những công việc đã lên lịch trình trước, bạn nên hành động luôn thay vì trì hoãn. Lời họ nói… Mỗi khi tôi có một việc nhỏ nào đó (không đến 5 phút) cần hoàn thành, tôi sẽ làm ngay, thay vì trì hoãn. Điều này giúp tôi không có danh sách việc cần làm dài dằng dặc. Niha Suthar, một sinh viên xuất sắc của Đại học Cornell. “Chỉ động vào một lần” áp dụng cho e-mail Hầu hết mọi người đọc e-mail ngay khi nó xuất hiện, hoặc khi mở hộp thư, thấy hàng tá thư mới, họ lập tức nhấp chuột vào từng thư để mở ra đọc. Trừ trường hợp chỉ cần vài từ để trả lời thư, hầu như mọi người đóng lại để xử lý sau – khi đó, họ sẽ lại phải mở thư và đọc lần nữa. Tốt hơn hết, bạn nên xử lý thư đến ngay lập tức. Đây là cách mà hiện tại tôi áp dụng với e-mail của mình mỗi sáng. 11 giờ sáng. Tôi hoàn thành xong các thủ tục buổi sáng, các con đi học, tôi tập trung viết lách trong 2 tiếng. Đến giờ mở e-mail rồi… Tôi hít một hơi thật sâu. Đầu tiên là thông báo từ Google mà tôi đã cài đặt để theo dõi blog của mình. Nó báo rằng bài viết tôi lên lịch đã được đăng sáng nay. Tôi lượn qua blog để xem mọi thứ có ổn không và phát hiện ra lỗi đánh máy ngay trên tựa đề. Chết tiệt, mấy phút nữa tôi sẽ sửa nó – sau khi đã đọc lướt qua hết những e mail còn lại. Không! Chỉ động vào một lần thôi, giọng nói bên trong đầu nhắc nhở tôi. Tôi nhanh chóng mở Wordpress, sửa lại lỗi đánh máy và nhấn vào nút Đăng. Tiếp theo là e-mail từ nhân viên làm tự do, anh ta gửi cho tôi mã số nhân viên (EIN) để kế toán chuẩn bị hồ sơ thuế. Một lúc nữa, tôi sẽ gửi thông tin này cho kế toán cùng mấy dòng nhắc nhở. Không! Chỉ động vào một lần thôi. Tôi nhấn vào nút Chuyển tiếp, gõ thêm vài dòng, và gửi cho kế toán. E-mail tiếp theo là từ luật sư của tôi, đính kèm một hóa đơn thanh toán. Cái gì?! Mình không ngờ lại có hóa đơn. Kích đúp vào file PDF. Ừ, đúng rồi, tôi quên mất việc nhờ anh ta xử lý vấn đề nhãn hiệu độc quyền. Thật là, mình vừa mới thanh toán hết các hóa đơn hôm qua. Tôi có thể in hóa đơn ra và xếp nó vào đống cần thanh toán để xử lý vào thời gian dành riêng cho việc đi thanh toán, hoặc chỉ động vào một lần thôi. Làm luôn đi! May là luật sư của tôi có nhận thanh toán qua thẻ tín dụng. Tôi điền đầy đủ thông tin thẻ lên trang web của anh ta và gửi đi – mất khoảng 3 phút. E-mail tiếp theo… Gần đây, tôi có tham gia vào tổ chức Pennsylvania Society và đã gửi hội phí cho họ. Có người muốn biết hội này có phải là phi lợi nhuận hay không. Ai mà biết chứ! Mình có thể chuyển việc này cho ai đây? Mệt quá, làm luôn cho xong. Tôi mở một tab mới trong trình duyệt và đi đến trang web của họ. Lướt nhanh qua phần “Thông tin”. Không thấy đề cập đến phi lợi nhuận. Trả lời e-mail: Tôi không nghĩ thế. Gửi. Xong. E-mail tiếp theo… Có người hỏi về mức phí diễn thuyết và lịch của tôi. Tôi chuyển tiếp thư đó trợ lý. Tôi không cần phải chú thích thêm gì hết, cô ấy sẽ tự biết phải làm gì. Sau khi dùng hết 30 phút thời gian quy định để xem hết e-mail, tôi đóng hộp thư và mở lại nó vào buổi chiều. “Chỉ động vào một lần” và lên lịch cho nó Một mẹo rất hiệu quả đó là nếu bạn không thể xử lý e-mail ngay lập tức, hãy đặt lịch cho nó để làm sau. Nhớ là chúng ta phải sử dụng lịch chứ không phải là danh sách việc-cần-làm. Ví dụ, Debbie, chị gái tôi, mới gửi e-mail cho tôi. Thay vì trả lời thư, tôi muốn gọi điện cho chị ấy để nói chuyện chi tiết hơn. Nhưng tôi không bổ sung nó vào cuối danh sách việc-cần-làm. Và tôi cũng không để nguyên nó trong hộp thư, nơi nó sẽ có thể bị lấp đi bởi thư đến sau hoặc không bao giờ được giải quyết. Thay vào đó, tôi thêm vào lịch nhắc nhở “gọi điện cho chị Debbie”. Tôi sử dụng Gmail và Lịch Google, vì thế, khi thư đã mở và muốn tạo một cuộc hẹn trên lịch, tôi chỉ cần: Nhấn nút “Thêm” (trong danh mục) gần bên trên cửa sổ e-mail. Chọn “Tạo sự kiện”. Một tab mới hiển thị mẫu sự kiện mới trong Lịch Google sẽ được mở ra. Nó sẽ hiển thị thời gian hiện tại và dùng chủ đề của e-mail làm tên sự kiện. Nội dung của e-mail sẽ xuất hiện trong phần mô tả. Chỉnh lại ngày tháng và thời gian theo ý muốn rồi nhấn “Lưu”. Xong! Nếu bạn đang sử dụng e-mail của Microsoft Outlook thì mọi thứ còn dễ dàng hơn nữa. Khi thư đang mở, chỉ cần nhấp chuột vào nút Đặt lịch (Schedule), hoặc kéo thả thư lên phần ngày tháng trên lịch phía bên phải màn hình. Để biết chi tiết hơn hoặc tìm video hướng dẫn cách làm, hãy Google “cách tạo mục nhập lịch từ e-mail”. “Chỉ động vào một lần” áp dụng vào việc giản lược Sự bừa bộn có thể gây mệt mỏi, làm ngốn thời gian để tìm kiếm đồ, và sẽ đến lúc bạn cần lên lịch “dọn nhà”. Tinh thần “chỉ động vào một lần” sẽ rất hữu ích trong việc giữ cho không gian xung quanh bạn luôn ngăn nắp. Tôi đã dạy các con luyện tập áp dụng tinh thần “chỉ động vào một lần”. Chúng thường mang đĩa bát bẩn để trên giá cạnh bồn rửa. Rốt cuộc, tôi lại phải đến bồn rửa và lấy bát đĩa để vào máy rửa bát. Giờ thì chúng đã biết rằng sau khi ăn, chúng cần mang đĩa và cốc đến tráng qua ở bồn rửa, sau đó trực tiếp cho vào máy rửa bát. Chúng cũng không còn cởi giày hoặc tất rồi để quên trên ghế dài nữa. Thay vào đó, sau khi cởi giày, chúng lập tức mang vào phòng hoặc để ngay ngắn trước cửa. Việc giặt giũ cũng vậy. Tôi để sẵn hai cái giỏ trong phòng để quần áo. Một cái dành cho quần áo màu tối (nước lạnh) và cái còn lại dành cho màu trắng (nước nóng). Vì sao lại phải nhặt lên và phân loại quần áo bẩn, trong khi chúng ta có thể làm việc đó ngay khi ném quần áo vào phòng để đồ? Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân hoặc nhà điều hành: Liệu tinh thần “chỉ động vào một lần” có giúp bạn kiểm soát được hộp thư của mình không? Người làm nghề tự do: Liệu tinh thần “chỉ động vào một lần” có giúp bạn sắp xếp các giấy tờ hành chính của mình đúng trật tự? Sinh viên: Liệu tinh thần “chỉ động vào một lần” có tiếp thêm cho bạn sức mạnh vượt qua bài tập của các môn hay không? Người nội trợ: Liệu tinh thần “chỉ động vào một lần” có giúp bạn giữ nhà cửa sạch sẽ và hoàn thành toàn bộ giấy tờ gửi đến từ trường của các con không? BÍ MẬT #13 Nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong vòng 5 phút, hãy làm ngay lập tức. Bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu không phải “động” vào cùng một việc nhiều lần? Hãy chỉ động vào một lần, động vào một lần, động vào một lần! ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về phần thưởng MIỄN PHÍ, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 14 THAY ĐỔI MỖI SÁNG, THAY ĐỔI CUỘC SỐNG Tưởng tượng nếu mỗi ngày bạn có một tiếng cố định gọi là “giờ dành cho bản thân”, thời gian mà bạn có thể cảm thấy hạnh phúc hơn, có hiệu suất công việc và sự sáng tạo cao hơn trong cả ngày. Thức dậy, cảm thấy áp lực vì danh sách dài dằng dặc những việc cần làm và phản ứng ngay với chúng thường là những việc chúng ta hay làm. Phản ứng lại những tin nhắn e-mail gửi trong đêm, phản ứng lại với các phương tiện truyền thông xã hội, và phản ứng lại với mục đầu tiên trên lịch. Thậm chí nếu chúng ta có ý định ăn bữa sáng bổ dưỡng ở nhà, hay nhảy lên máy chạy bộ, thì khi phản ứng, trong trạng thái “phản ứng ngay”, chúng ta sẽ dễ dàng nghĩ: Mình sẽ uống cà phê trên đường và làm thêm giờ vào tối nay – tốt nhất là đến văn phòng làm việc ngay. Những người thành công thường tạo ra những thói quen buổi sáng lành mạnh và tuân thủ nó chặt chẽ. Lời họ nói… Tôi thức dậy hoàn toàn tỉnh táo, dành 30 phút ngồi thiền, sau đó đi ra khu tập thể dục. Trong khi tập thể dục, tôi tận dụng các chương trình phát thanh sẵn có để kết hợp rèn luyện thể chất với mở rộng đầu óc trong 45 phút. Việc đầu tiên tôi làm vào buổi sáng không phải là đọc tin tức hay xem Iphone, dù việc nắm được những tin tức mới nhất có quan trọng thế nào… Tôi bảo vệ một tiếng đồng hồ đó của một ngày rất cẩn thận, bảo đảm rằng mọi thứ tôi tiếp nhận đều tích cực, tinh khiết, sáng tạo và gây cảm hứng. Rất nhiều ý tưởng sáng tạo nhất của tôi đến từ khoảng thời gian này, thường là khi tôi đang ướt mồ hôi. Đến 9 giờ sáng, tôi hăng hái, tích cực và sẵn sàng đối diện với mọi thứ có thể xảy ra trong ngày. Dan Miller, tác giả các cuốn sách bán chạy nhất của New York Times như 48 Days to the Work You Love (tạm dịch: 48 ngày đến với công việc yêu thích của bạn), No More Dreaded Mondays (tạm dịch: Không còn những ngày thứ Hai đáng sợ) và Wisdom Meets Passion (tạm dịch: Trí tuệ gặp đam mê). Thức dậy trước tất cả mọi người trong nhà 15 phút và đến văn phòng sớm 15 phút trước tất cả những người khác. Bạn có thể giải quyết mọi vấn đề trong cuộc sống nếu bạn dành 15 phút tập trung nghĩ về nó vào mỗi buổi sáng. Craig Ballantyne, người sáng lập trang Turbulence Training kiêm biên tập viên của trang EarlyToRise.com. Thói quen “60 phút thần thánh” buổi sáng Trong phần giới thiệu của cuốn sách này, tôi đã chia sẻ câu chuyện về khoảng thời gian khi tôi còn trẻ, làm việc quá sức và mất kiểm soát, nhảy ra khỏi giường, đi tắm và lên xe trong vòng 20 phút. Đó là khi tôi vượt qua viên cảnh sát mà không nhận ra, cho đến khi anh ta yêu cầu tôi dừng xe. Nghĩ lại, tôi có thể thấy mình không những sống một cách nguy hiểm, mà cách sống đó còn làm suy yếu khả năng sáng tạo, suy nghĩ chiến lược và năng suất tổng thể. Tôi đoạn tuyệt với bánh mì bơ và vượt xe cảnh sát rồi! Buổi sáng của tôi giờ đây như thế này: 6 giờ - 6 giờ 20 phút: Thức dậy, cho mèo ăn, bật bình cà phê, chuẩn bị bữa sáng hay bữa trưa cho các con trong khi uống cà phê, ôm rồi tiễn lũ trẻ đi học. 6 giờ 20 phút - 6 giờ 21 phút: Uống sinh tố bổ sung protein và nước. 6 giờ 22 phút - 6 giờ 27 phút: Thiền. 6 giờ 27 phút - 6 giờ 40 phút: Bật Podcast, tập Yoga. 6 giờ 40 phút - 6 giờ 50 phút: Tập trung luyện sức bền. 6 giờ 50 phút -7 giờ: Tắm, mặc quần áo. 7 giờ: Bắt đầu tiến hành nhiệm vụ quan trọng nhất mà không bị gián đoạn. Tôi coi đây là một khoảng “thời gian hiệu quả” tối thiểu. Những lúc đỡ bận rộn hơn, tôi tăng thêm 30- 60 phút luyện tập bài tăng nhịp tim trong khi nghe sách nói hay Podcast. Tôi thấy mình thay đổi khá nhiều kể từ khi áp dụng thói quen này: Tôi thấy mình là một ông bố tốt hơn khi có thời gian tiếp xúc với con. Tôi cảm thấy no bụng nhưng không bị uể oải với bữa sáng có protein và uống nước giúp tôi tỉnh táo. “Phút suy ngẫm” làm tôi hạnh phúc hơn. Cá nhân tôi không thấy ngồi thiền có ích lợi gì, nhưng tôi tin vào các nghiên cứu khoa học, và tôi có lẽ sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn nếu thiền hơn 5 phút. Những động tác Yoga đơn giản đã thay đổi cả cuộc sống của tôi; khi đã gần chạm ngưỡng 50, ngay lập tức tôi thấy đau và căng cơ mỗi khi quên không tập. Nghe sách nói hoặc Podcast trong khi tập Yoga hay tập bài tăng nhịp tim đồng nghĩa với việc bất kể chuyện gì có thể xảy ra trong ngày, tôi vẫn cảm thấy thoải mái vì biết là mình đã dành thời gian cho bản thân để học tập hay giải trí. Thói quen buổi sáng của Arnold Schwarzenegger, Tony Robbins và những người thành công khác Rõ ràng, những người thành công không hoàn toàn tuân thủ các thói quen giống hệt nhau, nhưng thú vị là ta vẫn có thể nhận ra những điểm tương đồng: Hầu hết họ đều dậy sớm, 6 giờ hoặc sớm hơn. Họ cung cấp hydrat cho cơ thể bằng cách uống nhiều nước. Họ ăn bữa sáng lành mạnh, mặc dù mỗi người có cách định nghĩa khác nhau về “lành mạnh” (ví dụ: hoa quả và yến mạch, sinh tố hoa quả màu xanh, protein, hoặc ăn những món ít tinh bột). Họ đều tập thể dục. Nhiều người tập thiền, đọc báo hoặc đọc sách. Trong một video của Tim Ferriss, Arnold Schwarzenegger đã chia sẻ thói quen mỗi buổi sáng của mình: Thói quen buổi sáng của tôi rất đơn giản. Tôi thức dậy lúc 5 giờ, xuống bếp, bắt đầu đọc báo, rồi dùng iPad đọc e-mail và những thứ tương tự… sau đó lên gác tập gym, các bài tập bổ trợ tim mạch trong 45 phút, rồi ăn sáng. Thông thường, tôi trộn yến mạch, chuối, dâu tây và việt quất, uống cà phê, rồi đi tắm và đi làm. Trong chương trình phát thanh The Ultimate Edge, Tony Robbins chia sẻ về “giờ năng lượng” của mình. Anh bắt đầu mỗi buổi sáng bằng một chuỗi các bài tập hít thở, theo sau là 10 phút suy ngẫm về những thứ mình may mắn có được và tưởng tượng về mọi thứ anh muốn trong cuộc sống. Sau đó, anh dành 15-30 phút vừa tập thể dục vừa lặp đi lặp lại một số câu nhất định. Trong bài phỏng vấn gần đây với Tim Ferriss, Robins chia sẻ rằng giờ đây anh cũng luyện tập các liệu pháp áp lạnh (cryotherapy) mỗi sáng, đứng trong một cái hầm được hạ nhiệt xuống khoảng khoảng -110°C trong 2 phút. Shawn Stevenson là một chuyên gia về sức khỏe và luyện tập thể thao, một tác giả sách bán chạy và là người dẫn chương trình Podcast The Model Health Show. Trong một bài phỏng vấn cho cuốn sách này, Shawn đã chia sẻ về thói quen mỗi sáng của mình: Năng lượng là tất cả. Chúng ta có một lượng ý chí nhất định được chia đều cho mỗi ngày và chúng ta sẽ dùng hết nó ngay lập tức nếu mức năng lượng thấp. Tôi thích làm hầu hết những công việc cần sự sáng tạo vào buổi sáng, nhờ thế mà tôi có thể chắc rằng mình đã tận dụng mọi ưu điểm để đảm bảo năng lượng ở mức cao khi tôi ngồi vào máy tính. Có ba điều tôi bắt buộc phải làm khi thức dậy. Đầu tiên, tôi làm cái việc mà tôi gọi là “tắm bên trong cơ thể” bằng cách uống khoảng 750ml nước khoáng. Việc này giúp khởi động quá trình trao đổi chất, rửa trôi chất thải tích lũy trong cơ thể khi chúng ta ngủ. Dù bạn có nhận ra hay không thì khi thức dậy, cơ thể bạn cũng mất nước. Việc này sẽ giúp nhanh chóng cân bằng lại cơ thể. Thứ hai, tôi luyện tập một bài tập ngắn – khoảng 20 phút hoặc ít hơn – ví dụ như bật nhảy (sử dụng đệm lò xo nhỏ), đi bộ nhanh hay tập Tabata1 (chỉ mất khoảng 4 phút). Tôi làm vậy không phải để có bụng 6 múi (dù thế cũng chẳng hại gì), mà để giải phóng những hoóc-môn như endorphins – giúp bạn thấy vui – và cortisol, epinephrine – giúp bạn tập trung (các nghiên cứu cho thấy giải phóng những loại hoóc-môn này vào buổi sáng sẽ giúp bạn ngủ ngon hơn vào ban đêm). Thứ ba, tôi ăn ít tinh bột, nhiều chất béo và lượng protein vừa phải vào bữa sáng. Chương trình Business Insider đã có loạt bài trong đó những người thành công chia sẻ các thói quen buổi sáng của mình: Gary Vaynerchuk, đồng sáng lập công ty Vayner Media, thức dậy lúc 6 giờ sáng, đọc lướt các tin tức và mạng xã hội, sau đó luyện tập khoảng 45 phút. Gọi điện cho các thành viên trong gia đình trong khi lái xe đến cơ quan. Họa sĩ hoạt hình Scott Adams thực hiện những thói quen giống nhau vào mỗi buổi sáng, kể cả cuối tuần và kỳ nghỉ. Anh thức dậy lúc 5 giờ sáng, nhưng anh chia sẻ, “…nếu tôi thức dậy sau 3 giờ 30 phút, tôi cũng coi như gần với giờ dậy và ra khỏi giường.” Bữa sáng của anh là một cốc cà phê và một thanh protein. Doanh nhân kiêm nhà đầu tư trong chương trình Shark Tank Kevin O’Leary thức dậy lúc 5 giờ 45 phút, vừa xem tin tức vừa luyện tập đạp xe trong vòng 45 phút. Chủ tịch của nhãn hiệu FOCUS, Kate Cole, thức dậy lúc 5 giờ sáng và uống 600ml nước trong khi kiểm tra mạng xã hội trong khoảng 20 phút. Cô tập thể dục trong khoảng 20 phút và ăn đồ ăn có hàm lượng protein cao. Nhà văn kiêm giáo sư Carl Newport thức dậy lúc 6 giờ sáng, uống một cốc nước và dắt chó đi bộ. Khi vào công viên, Newport dừng lại và chống đẩy 25 cái. Thói quen buổi sáng gồm 6 bước của Hal Elrod Hal Elrod (www.halelrod.com) là tác giả, diễn giả chuyên nghiệp, huấn luyện viên thành công, cho rằng thói quen buổi sáng đã thay đổi cuộc sống của mình và tạo ra nền tảng vững chắc cho thành công của anh. Elrod tin vào sức mạnh của thói quen buổi sáng, anh thậm chí còn viết một cuốn sách mang tên Miracle Morning (Buổi sáng diệu kỳ). Trong một bài phỏng vấn, Elrod nói với tôi: Nội dung của Miracle Morning là việc thức giấc và bắt đầu mỗi ngày với các nguyên tắc và dành thời gian cho sự phát triển cá nhân, nhờ vậy, bạn có thể trở thành người có khả năng nhanh chóng tạo ra một cuộc đời phi thường. Trong khi hầu hết mọi người tập trung vào “làm” thay vì đạt được nhiều thứ hơn, Miracle Morning nói về việc tập trung “trở nên” năng động hơn, nhờ đó, bạn có thể bắt đầu làm ít hơn và đạt được nhiều hơn. Qua nghiên cứu và các kinh nghiệm cá nhân của mình, Elrod phát triển một hệ thống gọi là Life S.A.V.E.R.S. S (Silence) là “Im lặng” (im lặng, biết ơn, thiền hay cầu nguyện). A (Affirmations) là “Khẳng định” (mục đích, mục tiêu, ưu tiên). V (Visualization) là “Hình dung” (các mục tiêu hoặc một cuộc sống lý tưởng). E (Exercise) là “Tập luyện”. R (Read) là “Đọc” (một cuốn sách tự cải thiện bản thân). S (Scribing) là “Đánh dấu” (ghi chép). Elrod chính là bằng chứng thuyết phục cho thấy bất kể bạn thành công ở mức nào, thì việc dành vài phút mỗi sáng đầu tư vào bản thân cũng sẽ nâng bạn lên một tầm cao mới. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Liệu việc bắt đầu buổi sáng với “60 phút kỳ diệu” có giúp bạn hình thành ý tưởng dễ dàng hơn và vững vàng vượt qua những khó khăn không thể tránh khỏi khi điều hành một công ty khởi nghiệp? Nhà điều hành: Liệu việc bắt đầu buổi sáng với “60 phút kỳ diệu” có cho bạn sức khỏe thể chất và tinh thần để có một sự nghiệp thành công? Người làm nghề tự do: Liệu việc bắt đầu buổi sáng với “60 phút kỳ diệu” có tăng năng suất làm việc mỗi giờ của bạn trong suốt cả ngày? Sinh viên: Liệu việc bắt đầu buổi sáng với “60 phút kỳ diệu” có giúp bạn giảm căng thẳng trong các tuần thi cử? Người nội trợ: Liệu việc bắt đầu buổi sáng với “60 phút kỳ diệu” có giúp bạn tăng sự kiên nhẫn và hạnh phúc? Lời họ nói… Thói quen buổi sáng đã trở thành nghi thức với tôi đó là đi bộ 35 phút. Ra ngoài, hít thở không khí trong lành, thanh lọc đầu óc và khởi động lại sự tập trung, tất cả đều mang lại kết quả là khởi đầu đầy năng lượng cho một ngày tuyệt vời. John Lee Dumas, nhà sáng lập và người dẫn chương trình EtrepreneurOnFire, với doanh thu hơn 250.000 đô-la mỗi tháng. Dumas cũng cung cấp một khóa học 15 ngày miễn phí về cách làm Podcast trên trang FreePodcastCourse.com. Những buổi sáng đầy sức mạnh: làm mọi thứ bạn cần trong 120 phút, bao gồm 30 phút cho các bài tập nhẹ, co dãn và thiền. Jeff Moore, Chủ tịch của hai công ty hải sản và nhà sáng lập nhóm quân sư toàn cầu mang tên Thursday Night Boardroom. Bí quyết tạo ra năng suất công việc tốt nhất của tôi chính là dậy sớm. Một khởi đầu sớm mỗi ngày cho ta thời gian để suy ngẫm và chuẩn bị. Tôi thường cố gắng đến văn phòng trước 6 giờ 30 phút sáng. Chris Myers, đồng sáng lập kiêm CEO Bode Tree; cộng tác viên thường xuyên cho tờ Wall Street, Forbes, Entrepreneur và MSNBC. BÍ MẬT #14 Hãy đầu tư 60 phút đầu tiên mỗi ngày vào những thói quen có thể làm tăng sức mạnh cho đầu óc, cơ thể và tinh thần của bạn. Bạn sẽ đặt đồng hồ báo thức vào mấy giờ sáng mai để có thời gian dành cho thói quen buổi sáng? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về phần thưởng MIỄN PHÍ, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 15 NĂNG LƯỢNG LÀ TẤT CẢ Bạn có muốn biết bí quyết thực sự để hoàn thành khối lượng công việc tương đương với 12 tiếng trong 8 tiếng mỗi ngày? Bạn không thể có thêm thời gian, chỉ có thể thêm năng lượng Sẽ thế nào nếu bí quyết quản lý thời gian hiệu quả nhất lại không nói về thời gian? Bạn không thể “quản lý” được thời gian – dù có làm gì đi nữa, thì ngày mai bạn cũng chỉ có 24 tiếng giống như hôm nay. Khi mọi người nói về “quản lý thời gian”, thì cái họ thực sự cần chính là làm được nhiều việc hơn với ít áp lực hơn. Và bí quyết thực sự đằng sau đó là bạn cần tăng tối đa năng lượng của mình. Tôi giữ bí quyết này đến phút cuối bởi vì tôi không nghĩ bạn sẽ đọc hay quan tâm đến nó nếu tôi để ở phần đầu. Nhưng nó là bí quyết quan trọng nhất. Đất nước Red Bull Bạn từng đọc một cuốn sách nhưng đọc đi đọc lại đúng một đoạn mà mãi không thấm được chưa? Bạn từng phải làm một báo cáo quan trọng, nhưng đầu óc cứ mãi bay bổng – lãng phí bao nhiêu thời gian chẳng làm được gì? Bạn có bao giờ thấy buồn ngủ khoảng một hoặc hai tiếng sau bữa trưa không? Năng suất làm việc khi đó của bạn như thế nào? Bạn từng ngủ quên trên bàn làm việc? Hay thậm chí là giữa một cuộc họp chưa? Bạn từng tham dự một cuộc họp tìm ý tưởng, nhưng lại chẳng nảy ra được ý tưởng nào hay ho chưa? Nếu trả lời “có” cho hầu hết các câu hỏi, bạn có thể tự hiểu rằng năng lượng thể chất và tinh thần là thứ có thể biến đổi – và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của chúng ta. Lời họ nói… Đừng hy sinh giấc ngủ. Sớm hay muộn thì nó cũng sẽ đuổi kịp bạn. Bạn sẽ không thể làm tốt được, và bạn sẽ bị ốm. Will Dean, vận động viên môn chèo thuyền của Canada, từng tham gia Olympic 2012. Bạn có biết người tiêu dùng mua khoảng 4 tỷ lon Red Bull mỗi năm? Theo báo cáo, công ty đứng đằng sau đồ uống tăng lực này thu về trên 600 triệu đô-la mỗi năm. Khi thấy mệt mỏi, chúng ta muốn tìm kiếm một giải pháp nhanh chóng. Nhưng dù thức uống tăng lực có thể mang lại sự tỉnh táo tạm thời, thì cũng không có cách nào để giải quyết được sự mệt mỏi thường xuyên của não bộ, điều mà hầu hết chúng ta đều xem là chuyện bình thường. Monica Leonelle tăng năng suất làm việc gấp 6 lần như thế nào Tôi là một nhà văn. Tôi viết chậm. Đó là vấn đề. Bởi vì… nghề của tôi là “viết”. Khoảng một năm trước, tôi đã theo dõi năng suất làm việc của mình và phát hiện ra mình viết được khoảng 500 từ mỗi tiếng. Hầu hết các nhà văn chuyên nghiệp đều có năng suất ít nhất gấp đôi. Vì thế, để tiến triển nhanh hơn trong cuốn sách tiếp theo – thực ra chính là cuốn này – bản năng mách bảo tôi phải “quản lý thời gian” viết lách của mình. Tôi có thể lên danh sách tất cả những thứ cần viết. Tôi sẽ ưu tiên chúng hơn và đảm bảo rằng mình dành thời gian viết sách mỗi ngày. Tôi giảm thiểu những điều khiến mình sao nhãng và từ chối nhiều hơn. Tôi cố gắng “tìm” nhiều thời gian hơn mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Tôi thậm chí còn thuê ngoài một số nghiên cứu, ví dụ như những câu nói về quản lý thời gian ở cuối cuốn sách này. Và tất cả đều có tác dụng ở một mức độ nào đó. Nhưng sau đó, tôi nhận ra mình viết dễ hơn vào khoảng 8 giờ sáng. Con cái đến trường, tôi cảm thấy thoải mái, và cà phê phát huy tác dụng. Rồi tôi kiểm tra lại, và bình quân tôi viết được khoảng từ 750 đến 1.000 từ mỗi tiếng vào buổi sáng. Nhưng khi tôi kiểm tra năng suất vào buổi chiều – khi đã hơi mệt và bắt đầu nghĩ về những hoạt động buổi tối – tôi viết được khoảng 250 từ mỗi tiếng. Đúng, vậy là trung bình tôi viết được 500 từ, nhưng cùng một khoảng thời gian là 60 phút, kết quả lại khác nhau hoàn toàn tùy vào việc tôi cảm thấy như thế nào vào thời điểm đó. Lời họ nói… Tôi phải biết khoảng thời gian năng suất nhất của mình để dành cho công việc quan trọng nhất (buổi sáng để viết tiểu thuyết), hay khi nào thì tôi có xu hướng giảm tốc (sau khi họp hay nghe Podcast), khi nào thì tôi có thể xử lý những việc tương đối ít động não (buổi chiều). Đây không phải là chuyện hoàn thành nhiều công việc nhất; mà về liên kết giữa năng lực, nhu cầu nghỉ ngơi với những việc cần làm vào đúng thời điểm. Johnny B. Truant, đồng dẫn chương trình Podcast nổi tiếng, Self-Publishing, đồng tác giả cuốn Write. Publish. Repeat: The No-Luck-Required Guide to Self-Publishing Success (tạm dịch: Viết. Xuất bản. Lặp lại: Hướng dẫn không đòi hỏi may mắn để tự xuất bản thành công), kiêm cây viết tiểu thuyết nổi tiếng. Trong cuốn Write Better Faster (tạm dịch: Viết tốt hơn, nhanh hơn), Monica Leonelle chia sẻ cách cô phát triển từ một nhà văn viết 600 từ mỗi tiếng thành 3.500 từ mỗi tiếng. Cô đã học được rằng: Mỗi khi cô lặp lại chu kỳ viết 25 phút sau khi nghỉ 5 phút, cô đạt được 50% năng suất cải thiện. Với những lần nghỉ lấy năng lượng ngắn ngủi đó, Leonelle có thể duy trì được dòng tập trung gần như suốt cả ngày. Cổ tay và những ngón tay ốm yếu khiến cô cân nhắc lại về công cụ làm việc. Cô chuyển từ gõ bàn phím sang viết tay và viết thêm được 33% tổng số từ. Sau khi thôi dùng bàn phím, Leonelle đã thêm được 25% số từ khi cô bắt đầu chuyển sang viết tay khi đi dạo. Leonelle không có thêm nhiều thời gian hơn, thay vào đó, cô tìm cách tăng năng lượng, và năng suất của cô đã đạt hiệu quả tương đương với việc “có thêm” 6 tiếng nữa! Lời họ nói… Việc lên lịch trình cho chính mình rất quan trọng, để giải lao, hoặc để tập trung lại. Katie Uhlaender, vận động viên đua xe trượt tuyết của Mỹ, tham gia thi đấu tại Olympic năm 2006, 2010 và 2014. Hãy lên tinh thần cho mình ít nhất 1 hoặc 2 phút mỗi ngày. Những buổi tập thể dục ngắn sẽ tăng năng lượng và cung cấp cho não lượng oxy cần thiết để đạt được hiệu suất tối đa. Abel James, tác giả sách bán chạy, nhạc sĩ và là người dẫn chương trình Podcast hàng đầu Fat Burning Man. Đừng hy sinh giấc ngủ để tăng năng suất. Rất nhiều doanh nhân trẻ tin rằng họ vẫn có thể làm việc dù thiếu ngủ trong khi xây dựng công ty của mình. Nhưng thiếu ngủ có thể làm bạn giảm khả năng và thiếu sắc bén. Mark Sisson, tác giả cuốn sách bán chạy The Primal Blueprint (Kế hoạch chính yếu) và là chủ của hãng Primal Nutrition. Những người có năng suất cao nhất nghỉ giải lao nhiều hơn Tony Schwartz, người sáng lập Dự án Năng lượng (The Energy Project), đã chỉ ra rằng con người được sinh ra để chuyển đổi giữa sử dụng và phục hồi năng lượng. Nghiên cứu của ông cho thấy con người chuyển một cách tự nhiên từ việc tập trung hoàn toàn và tràn đầy năng lượng sang mệt mỏi mỗi 90 phút. Cơ thể gửi các tín hiệu để chúng ta nghỉ ngơi và phục hồi, nhưng chúng ta át nó đi bằng cà phê, các thức uống tăng lực, đường, hay lạm dụng năng lượng dự trữ cho đến khi cạn kiệt. Schwartz gợi ý rằng chúng ta cần phải chủ động giải lao mỗi 90 phút trong cả ngày để uống nước, đi bộ hoặc ăn đồ ăn vặt bổ dưỡng. Câu thần chú là “hoạt động và tạm nghỉ”. Việc sử dụng năng lượng xuất hiện nhờ phương pháp Pomodoro phổ biến, do Francesco Cirillo phát triển (và được Leonelle sử dụng, như đã đề cập ở đầu chương này). Với phương pháp Pomodoro, bạn bấm thời gian 25 phút, tập trung vào một việc duy nhất, rồi nghỉ giải lao 5 phút để đứng dậy đi lại hay uống nước. Sau đó, lặp lại quy trình này. Tập đoàn Draugiem đã cài đặt một phần mềm đo thời gian và năng suất của toàn bộ nhân viên. Họ khám phá ra rằng 10 người có năng suất cao nhất thực ra không hề làm việc nhiều thời gian hơn những người khác. Thậm chí, họ còn nghỉ giải lao nhiều hơn. Bình quân, nhóm người có năng suất cao này làm việc 52 phút sau đó nghỉ giải lao 17 phút. Trong các ví dụ trên, chúng ta có thể thấy nên làm việc hết tốc lực trong 25 phút, 52 phút hoặc 90 phút, sau đó nghỉ giải lao. Điểm quan trọng không phải là độ dài chính xác của thời gian làm việc hay giải lao, mà là tìm ra chu kỳ “làm việc và nghỉ ngơi” phù hợp nhất cho mình. Khả năng nhận thức của chúng ta giảm dần trong ngày, bạn cần tạo ra những đợt nghỉ giải lao tinh thần để nạp năng lượng và bảo đảm năng suất. Lời họ nói… Hãy làm việc trong giai đoạn ngắn nhiều năng lượng nhất để đạt năng suất tốt nhất, thay vì một quá trình dài kém hiệu quả (trong đó 80% dành cho Facebook). Các chiến lược như phương pháp Pomodoro có thể làm giảm sự sao nhãng và tăng năng suất. John Ramons, sinh viên xuất sắc của Đại học Coimbra, Bồ Đào Nha và tác giả của trang TheStudentPower.com. Hãy bấm giờ khi làm mọi thứ. Khi có một cột mốc nào đó, bạn sẽ làm việc có năng suất hơn. Tôi sử dụng phương pháp Pomodoro. Ian Cleary, người sáng lập Razorsocial, trang blog cá nhân giành được giải thưởng về kỹ thuật marketing. Tôi tin rằng mình có thể hoàn thành mọi việc (ngay cả những việc mà tôi ghét) trong vòng 25 phút… mở trang tomato-timer.com (đây là trang web miễn phí), bấm vào hình quả cà chua để bắt đầu tính giờ, sau đó bắt đầu bất kỳ nhiệm vụ nào mà tôi thấy mình đang chần chừ. Christie Mims, người sáng lập trang The Revolutionary Club, trang web dành cho sự nghiệp nằm trong top 100 của tạp chí Forbes. Năng lượng khởi đầu từ sức khỏe Việc quan trọng nhất để tăng năng lượng là giữ gìn sức khỏe. Bạn biết rõ điều này, nhưng chìa khóa của năng suất công việc bao gồm: Ngủ đủ; Giảm thiểu chất cồn; Giảm thiểu caffeine, đặc biệt là vào những giờ muộn trong ngày; Ăn nhiều thực phẩm tươi và ít thực phẩm đã qua xử lý; Giữ cân nặng ở mức khỏe mạnh; Uống nhiều nước; Tập thể dục mỗi ngày (đi bộ 20 phút cũng được). Lời họ nói… Đối với tôi, tập thể dục vào buổi trưa là tốt nhất. Hầu hết các ngày, đến 1 giờ chiều, là tôi đã làm việc được 7 tiếng. Khi đó, tất nhiên là tôi phải nạp lại năng lượng và nghỉ ngơi để có thể tiếp tục nửa ngày còn lại với sự tập trung và năng lượng giống như buổi sáng. Mohammed Dewji, CEO Tập đoàn MeTL có trụ sở tại Tanzania. Tạp chí Forbes đã bình chọn Dewji là tỷ phú trẻ nhất châu Phi. Hãy biến việc tập thể dục thành một thói quen hằng ngày. Khi tôi càng cảm thấy khỏe mạnh, đầu óc tôi càng thông suốt, tôi sẽ có những quyết định đúng đắn hơn và gặt hái được nhiều thành công hơn. J. T. O’Donnel, CEO Career HMO & Careerealism. Sự nghiệp của cô đã được nhắc đến trên tờ Wall Street Journal, USA Today, New York Times, The Boston Globe. Bạn áp dụng điều này thế nào nếu là… Doanh nhân: Việc tăng năng lượng và sự tỉnh táo (cho phép bạn làm được nhiều hơn trong cùng một khoảng thời gian) có giúp bạn cân bằng cuộc sống hơn? Nhà điều hành: Việc tăng năng lượng và sự tỉnh táo có giúp bạn về nhà ăn tối với gia đình? Người làm nghề tự do: Việc tăng năng lượng và sự tỉnh táo có giúp bạn làm việc năng suất hơn trong các buổi chiều buồn ngủ? Sinh viên: Việc tăng năng lượng và sự tỉnh táo có giúp bạn giảm số đêm thức luyện thi? Người nội trợ: Việc tăng năng lượng và sự tỉnh táo có giúp bạn kiên nhẫn hơn với các thành viên trong gia đình? BÍ MẬT #15 Năng suất làm bao gồm năng lượng và sự tập trung, không phải thời gian. Bạn sẽ tăng năng lượng của mình như thế nào vào ngày mai? ** PHẦN THƯỞNG MIỄN PHÍ ** Để tải về phần thưởng MIỄN PHÍ, hãy truy cập: www.MasterYourMinutes.com Chương 16 HỆ THỐNG E-3C: GỘP HẾT LẠI VỚI NHAU Làm thế nào cô đọng 15 bí quyết về thời gian và năng suất làm việc vào một hệ thống dễ triển khai? Lời họ nói… Tôi luôn làm việc có năng suất nhờ phát triển và duy trì cái mà tôi gọi là “hệ thống hoạt động” cá nhân, một tổ hợp các quá trình, công cụ và cột mốc cho thấy tôi đã làm việc như thế nào mỗi ngày. Mỗi người có hệ thống hoạt động khác nhau, nhưng điều quan trọng là bạn phải có đã. Corbett Barr, đồng sáng lập kiêm CEO của Fizzle, một diễn đàn cộng đồng và chương trình đào tạo cho các doanh nhân. Hãy nhớ là không hệ thống nào có thể áp dụng cho tất cả mọi người; bạn không cần phải dùng hết toàn bộ 15 bí quyết để có thể thấy năng suất tăng lên. Điều quan trọng nhất là học thói quen của những người thành công và áp dụng chúng theo cách phù hợp với bạn và hoàn cảnh của bạn. Để giúp bạn có thể hành động ngay lập tức, tôi đã đơn giản hóa các phát hiện từ tất cả những nghiên cứu thành một hệ thống được gọi là E-3C. E là Energy (Năng lượng), còn ba chữ C là Capture (Ghi chép), Calendar (Lịch) và Concentrate (Tập trung). Năng lượng Bước đầu tiên – và là phần quan trọng nhất của hệ thống E-3C – năng lượng. Bạn không thể tạo ra được thời gian, nhưng có thể tăng được năng suất. Tăng năng lượng và sự tập trung là bí quyết quan trọng nhất để tăng năng suất gấp 10 lần trong cùng một lượng thời gian. Người thành công thường ngủ đủ. Người thành công dùng các thực phẩm giàu năng lượng và tập thể dục đều đặn. Người thành công duy trì các thói quen buổi sáng – như thiền, ghi chép, uống nước, tập Yoga – những việc góp phần tạo ra năng lượng, sự sáng suốt và tỉnh táo cho cả ngày. Người thành công làm việc và nghỉ ngơi để duy trì hiệu quả tốt nhất. Ghi chép Chữ C đầu tiên trong hệ thống E-3C là Capture (Ghi chép). Bạn phải “ghi lại” mọi thứ trong một cuốn sổ chứ không phải cố giữ trong đầu. Cố gắng nhớ tất cả những việc phải làm, các cuộc điện thoại cần gọi, những thứ cần mua khiến bạn phải tải một lượng lớn thông tin gây căng thẳng không cần thiết – tệ hơn, nó có thể khiến nhiều việc không được hoàn thành. Những người thành công luôn có một cuốn sổ và viết lại tất cả những thứ họ cần nhớ. Ngoài những việc cần làm, họ cũng ghi lại những lưu ý từ các cuộc điện thoại và cuộc họp, ý tưởng mới, những bài học, những câu nói yêu thích và những thứ có thể cần đến để tham khảo trong tương lai. Hãy coi cuốn sổ tay như một bộ não ngoài của bạn. Bạn càng cho nhiều thứ vào đó, thì bộ não sinh học của bạn lại càng đỡ bị đầy. Tôi tin là những cuốn sổ bằng giấy (như sổ Moleskine hay những loại có thiết kế tương tự) là tốt nhất, bạn có thể scan lại những ghi chép tay vào phần mềm Evernote, hoặc tốt nhất là thuê trợ lý ảo của bạn làm hộ. Ngoài ra, phương pháp này sẽ tăng hiệu quả cho bạn, vì bạn không còn quên những việc quan trọng cần làm, giữ được trách nhiệm với người khác, và có thể học từ những kinh nghiệm đã tích lũy được qua các ghi chép. Nếu bạn viết ra những việc-cần-làm, hãy nhớ nhanh chóng xếp chúng vào… Lịch làm việc Chữ “C” thứ hai trong hệ thống E-3C là Calendar – Lịch. Bước này có nghĩa là đừng dùng danh sách việc-cần-làm! Nếu bạn muốn làm điều gì, hãy lập tức lên lịch cho nó. Những người thành công xác định rõ ràng giá trị của những ưu tiên và nhiệm vụ quan trọng nhất. Bạn phải dành thời gian cho nhiệm vụ quan trọng nhất trên lịch của mình. Thời gian dành cho các hoạt động hỗ trợ cho những giá trị lớn nhất (ví dụ: sức khỏe, các mối quan hệ, đáp lễ) cũng nên được lên lịch đều đặn. Những người thành công cũng ghi chủ đề cho các ngày lên lịch. Ở chỗ làm, thứ Hai sẽ dành cho việc gặp mặt từng người hoặc trao đổi hằng tuần với cả nhóm. Thứ Tư sẽ là ngày “không họp hành” hoặc “giờ hành chính buổi chiều”. Ở nhà, Chủ nhật sẽ là ngày đi mua đồ tạp phẩm, giặt giũ và nấu ăn cho cả tuần. Những người thành công duy trì lịch của mình, vì họ hiểu rằng không gì quan trọng hơn thời gian. Họ nói “không” với những thứ và những người không liên quan đến ưu tiên của họ và đặc biệt, họ thận trọng với “những con voi ở đằng xa”. Họ chỉ làm những việc mà họ không thể bỏ qua, ủy thác hoặc lập kế hoạch lại. Họ dành thời gian vào 20% những thứ đóng góp 80% giá trị – và bỏ qua những thứ còn lại. Tập trung Chữ “C” thứ ba trong hệ thống 3C là Concentrate – Tập trung. Những người thành công chủ động làm việc theo lịch, họ không phản ứng lại những thứ gây kích thích như e-mail, tin nhắn trên mạng xã hội hay những cuộc họp “một phút thôi”. Những người thành công không làm nhiều việc một lúc, họ tập trung vào một việc trong một thời điểm. Những người thành công tập trung vào nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên trong thời gian họ có nhiều năng lượng nhất, đặc biệt là vào buổi sáng. Những người thành công làm việc và nghỉ giải lao để giữ vững sự tập trung và năng suất làm việc trong cả ngày. Hầu hết, họ nghỉ giải lao 5 phút sau mỗi 30-60 phút làm việc. Lời họ nói… Làm từng việc một. Hãy ngừng làm nhiều thứ cùng lúc! Mike Cannon-Brookes, đồng sáng lập Atlassian – một công ty phần mềm của Úc. Quy tắc cơ bản của việc quản lý thời gian là: Chỉ làm một việc cho đến khi hoàn thành, sau đó tiếp tục việc khác. Điều này có nghĩa là bạn phải đặt điện thoại ở xa để tin nhắn, Snapchat, Twitter và Instagram không làm bạn phân tâm khi đang làm bài tập. Elizabeth Poblete, sinh viên xuất sắc của Cao đẳng Xavier. Thiết bị di động của bạn? Hãy tắt TOÀN BỘ các thông báo. Chỉ xem khi bạn có thời gian hoặc khi đã lên lịch làm việc. Tôi có đặt chuông báo riêng cho vợ, nhưng chỉ thế thôi. Đừng để công nghệ kiểm soát bạn. Bạn phải kiểm soát công nghệ. Mitch Joel, Chủ tịch của Mirum, hãng marketing điện tử toàn cầu, tác giả của Six Pixels of Separation (tạm dịch: Sáu khuynh hướng của sự khác biệt) và CTRL ALT Delete (tạm dịch: Khởi động lại hoàn toàn). Thời điểm luôn là ngay bây giờ Tôi không sưu tầm tranh. Nhưng khi tình cờ thấy bức tranh đa chất liệu của họa sĩ Peter Tunney, tôi đã cố mua nó bằng mọi giá. Thông điệp đơn giản là: Thời điểm luôn là ngay bây giờ. Hãy luôn thận trọng. Sống có mục đích. Và nhớ rằng, một ngày chỉ có 1440 phút. Chương 17 TIỂU XẢO GIÚP TĂNG 20 LẦN THỜI GIAN VÀ NĂNG SUẤT 15 bí quyết được đề cập trước đó là những quy tắc có khả năng giúp bạn tăng năng suất cao nhất. Dưới đây là những mẹo bạn có thể dùng để tiết kiệm thời gian. 1. Luôn nấu nhiều hơn một bữa trong một lần. Có rất nhiều thời gian không hiệu quả khi nấu nướng. Lên kế hoạch, mua sắm, chuẩn bị, nấu nướng, dọn dẹp. Khi nấu bữa tối, việc tôi thường xuyên làm vì tôi thích nấu nướng, tôi sẽ đảm bảo mình nấu cho vài ba bữa nữa. Cá nhân tôi thấy không vấn đề gì nếu phải ăn cùng một món ăn có lợi cho sức khỏe trong 3 buổi tối liên tiếp – tôi ăn chủ yếu là để khỏe mạnh chứ không phải vì thích. 2. Giảm tải bộ nhớ của mình bằng cách sử dụng máy ảnh của điện thoại. Tôi có một trí nhớ rất tệ, nhưng tôi đã học được cách chuyển hết những mục cần ghi nhớ tạm thời vào điện thoại. Những thứ tôi sẽ chụp ảnh: số phòng khách sạn, nơi mình đỗ xe, nhãn của một chai rượu ngon, bìa cuốn sách mà bạn bè cho xem, một tấm bảng trắng đầy những ghi chú hay vé đỗ xe tháng. Đó là cách rất đơn giản để giải tỏa căng thẳng và tiết kiệm được vài phút không phải đi ra ngoài kiểm tra lại phòng hay xe. 3. Đặt điện thoại ở chế độ im lặng và tắt mọi thông báo. Làm việc mà không bị sao nhãng là chủ đề xuyên suốt cuốn sách này, nhưng thật điên rồ khi để máy tính, điện thoại và những thứ khác “hét” thông báo vào mặt mình. Điện thoại của tôi luôn đặt ở chế độ im lặng, trừ khi con tôi đi chơi đêm và tôi muốn chắc chắn rằng mình sẽ nhấc máy ngay nếu có chuyện khẩn cấp. Không cần thiết phải nghe thông báo mỗi khi có người nhắn tin cho bạn trên Twitter, Facebook hay gửi e-mail. 4. Uống một cốc sinh tố protein cho sức khỏe vào mỗi buổi sáng. Bạn bỏ qua bữa sáng để tiết kiệm thời gian, hoặc dừng lại ở Starbucks hay Dunkin Donuts để uống nhanh một cốc cà phê và ăn bánh donut. Cả hai ý tưởng này đều rất tồi. Hãy nhớ rằng vấn đề là năng suất làm việc chứ không phải thời gian, và uống sinh tố protein cho bạn năng lượng và sự tỉnh táo mỗi buổi sáng, tăng cường trao đổi chất, nhờ thế mà bạn sẽ đốt cháy được nhiều calo hơn so với việc bỏ bữa sáng. Dù bạn có chạy đi mua donut nhanh tới mức nào, thì pha sinh tố protein cũng còn nhanh hơn đỗ xe, đi vào, xếp hàng, chờ cà phê và đi ra. 5. Đừng xem truyền hình trực tiếp. Vì sao? Vì có quảng cáo. Hãy thu lại các chương trình mà bạn muốn xem, như vậy bạn có thể bỏ qua quảng cáo. Trừ khi nó là một sự kiện thể thao trực tiếp hay nhân vật chính của The Bachelor quyết định chọn được người yêu, bạn có thực sự cần phải xem một chương trình tivi vào đúng thời điểm nó phát sóng không? 6. Đừng xem tivi nữa! David Meerman Scott là một chuyên gia marketing và kinh doanh, diễn giả và là tác giả của 10 cuốn sách bán chạy gồm cuốn The New Rules of Marketing & PR (tạm dịch: Quy tắc mới của marketing và quan hệ công chúng) và Newsjacking (tạm dịch: Bắt theo xu hướng). Trong một bài phỏng vấn, anh nói: Theo Nielsen, trung bình người dân Mỹ dành 158 tiếng mỗi tháng để xem tivi, nghĩa là 1.896 tiếng mỗi năm. Chết thật. Thời gian đó đủ để viết một cuốn sách tuyệt vời, hay mở một công ty. Bạn muốn có 6 múi? Hãy tập thể dục thay vì xem tivi. Tránh xa cái tivi và bạn có thể có được gần 2.000 tiếng mỗi năm. BẠN có thể làm được bao nhiêu thứ! 1. Sử dụng thời gian lái xe một cách thông minh. Hãy nghĩ xem bạn dành bao nhiêu thời gian một năm để lái xe. Thời gian di chuyển, lái xe đến gặp khách hàng, những chuyến đi dài về nhà bố mẹ. Ngay cả nếu bạn chỉ lái xe 30 phút để đi làm và về nhà, thì nó cũng tốn hơn 200 tiếng mỗi năm, bằng gần 10 ngày. Theo phản xạ, chúng ta chỉ nghĩ về nó như một thời gian chết trên lịch rồi bật nhạc và mặc kệ thế giới. Thay vào đó, hãy nghĩ về những cuộc gọi quan trọng – bất kể liên quan đến công việc hay gọi cho bạn bè và người thân. Hãy cân nhắc việc nghe những bài Podcast (có thể nắm được tin tức hằng ngày) hay các chương trình “hướng dẫn”, hay thậm chí là học ngoại ngữ. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng các phần mềm Podcast như Stitcher (www.stitcher.com) để dễ dàng tìm được các chương trình tuyệt vời và nghe chúng với tốc độ gấp đôi để tiết kiệm nhiều thời gian hơn! 2. Đừng bao giờ gọi điện hẹn gặp ai đó mà không định trước thời gian (tất nhiên là trừ khi đó là các cuộc gặp xã giao). Bạn có thường bất ngờ gọi điện cho ai rồi chỉ được chuyển đến hộp thư thoại? “Này Jane, tôi muốn gặp để hỏi xem cuộc hội họp bán hàng diễn ra thế nào, gọi lại cho tôi nhé.” Và khi Jane gọi lại, bạn lại bận, thế là cô ấy lại phải nhắn thư thoại: “Là Jane gọi lại cho anh đây. Hãy gọi lại cho tôi.” Cứ liên tục như kiểu chơi bóng bàn phiên bản thư thoại. Thay vào đó, hãy gửi một lời mời theo lịch hoặc một e-mail nói: “Jane, hãy liên lạc lại qua điện thoại và kể lại vắn tắt cho tôi nghe về cuộc họp bán hàng. 11 giờ trưa mai được không? Nếu không được thì hãy gợi ý một vài khoảng thời gian phù hợp nhé.” Chú ý dùng từ “một vài” để bạn khỏi phải tiếp tục chơi “bóng bàn” e-mail để tìm thời gian thích hợp cho cả hai. 3. Tránh lãng phí thời gian bận rộn nếu có thể. Bí quyết này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều phút trong một tuần và nhiều giờ trong một năm. Điều này đặt lại thời gian cho những việc bạn cần làm. Thay vì đi mua sắm vào những buổi sáng thứ Bảy bận rộn, hãy đi mua vào tối thứ Sáu hay sáng Chủ nhật. Đừng lên lịch gặp khách hàng vào giờ cao điểm. Đừng đến ngân hàng vào buổi trưa. 4. Hãy sử dụng màn hình kép. Việc đặt thêm màn hình thứ hai cho máy tính là một trong những cách dễ nhất để có hiệu quả công việc cao cho các tác vụ trên máy tính. Việc này giúp bạn không phải chuyển qua lại giữa hai cửa sổ khác nhau. Tôi làm việc với một màn hình trên một máy tính và hai màn hình trên một máy tính khác, vậy là tôi có ba màn hình làm việc cùng lúc. Nhưng chỉ cần hai cái, bạn cũng có thể dễ dàng vừa đánh máy trên văn bản vừa tìm kiếm tài liệu trên Internet, kiểm tra lại code trong một cửa sổ trong khi chỉnh sửa ở cửa sổ còn lại, hoặc nếu đang không cần phải tập trung, thì bạn cũng có thể kiểm tra e-mail hay xem lịch trong một cửa sổ rồi làm việc ở cửa sổ còn lại. 5. Có một danh sách những việc cần ngừng làm. Doanh nhân vĩ đại Jim Collins thường nói danh sách “việc-cần-ngừng-làm” quan trọng bằng, nếu không nói là hơn, danh sách việc-cần-làm. Trong bài báo vào năm 2003 (http://www.jimcollins.com/article_topics/articles/best-new years.html), ông nói về việc các công ty lớn áp dụng phương pháp này, và bản thân ông cũng sử dụng thời gian quyết tâm Năm mới để lập danh sách những việc cần ngừng làm. Đơn giản hóa và tối giản có thể giải phóng đầu óc, lịch trình và cho phép bạn làm việc lớn. 6. Nhắc mọi người về “thời gian kết thúc”. Có một khoảng thời gian tôi phải báo cáo với CEO của một công ty lớn và được giao những trách nhiệm mới. Tôi bắt đầu bận ngập đầu. Trợ lý CEO đã đề nghị giúp đỡ tôi. Sau hai tuần, cô ấy nói: “Một điều mà anh cần làm là phải ghi nhớ thời gian kết thúc. Đừng để họ làm mất nhiều thời gian hơn so với lịch trình.” Một lời khuyên vĩ đại. Kể từ đó, tôi bắt đầu mỗi cuộc họp, đặc biệt là với mỗi cuộc gọi, bằng câu: “Trước khi bắt đầu, chúng ta sẽ lên lịch cho 30 phút, và tôi sẽ phải kết thúc vào lúc 3 giờ…” Bằng cách này, tất cả mọi người đều sẽ biết rằng đó không phải là một cuộc họp ngẫu nhiên, thong thả. Cách này đặc biệt hữu ích khi bạn dự định chỉ dành khoảng 10 hay 15 phút cho các cuộc gọi. 7. Hãy giao lưu với những người làm việc có hiệu quả. Nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng lại rất hữu dụng. Nếu đồng nghiệp thân thiết nhất của bạn luôn nghỉ trưa 90 phút, bạn có thể cũng sẽ làm tương tự. Nếu nhóm bạn của bạn thường xuyên giải lao rồi nói về các chương trình truyền hình, bạn có thể cũng sẽ làm thế. Hãy cân nhắc việc nâng cấp mối quan hệ với những người bạn ở công ty và cả những người bạn khác. Nếu vì một lý do nào đó, bạn không thể tìm được các chuyên gia sử dụng thời gian hiệu quả xung quanh mình, hãy giao lưu với họ trên mạng. Tôi đã tham dự các nhóm trên Facebook dành cho các doanh nhân, nhà văn, vận động viên... Đó là cách rất tuyệt để “giao lưu” với người truyền cảm hứng cho người khác, chia sẻ bí quyết làm việc hiệu quả, và cùng nhau bước trên con đường thành công. 8. Yêu cầu những người xung quanh để bạn một mình. Theo một bài báo trên tờ Wall Street Journal vào 11 tháng 9 năm 2013, thứ gây sao nhãng công việc nhất không phải là e-mail hay tin nhắn, mà là những gián đoạn trực tiếp. Nếu bạn làm việc ở nhà, hãy nói rõ cho gia đình bạn rằng công việc là công việc, và họ không được phép làm phiền bạn. Nếu bạn ở cơ quan, hãy nghĩ đến việc treo bảng “Miễn làm phiền” hay “Hãy trở lại lúc [mấy giờ]” trên cửa phòng, hoặc dán một miếng dán cảnh báo trước ô làm việc của mình. Và nếu bạn là sếp, hãy nghĩ đến việc bỏ ra vài tiếng “im lặng”. 9. Mua nhiều thiệp sinh nhật. Bạn có ra ngoài và mua thiệp sinh nhật mỗi khi sắp đến ngày sinh của bạn bè hoặc người trong gia đình không? Hay bạn có thường vội vàng mua một tấm thiệp chia buồn mỗi khi cần? Lần tới, hãy đi mua khoảng 10 đến 20 cái thiệp, không quan trọng bạn có dùng hết số đó trong cả năm hay không, và một cuộn tem, cho chúng vào ngăn kéo để sẵn sàng sử dụng. Nghĩ xem bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu lần “15 phút” đến cửa hàng trong một năm. 10. Thanh toán hóa đơn điện tử. Bạn có bao giờ thanh toán hóa đơn kiểu cũ với séc và tem? Việc này rất tốn thời gian. Hãy đăng ký thanh toán hóa đơn tự động, sử dụng thẻ tín dụng mỗi khi có thể, nhờ đó, bạn có thể tích điểm. Bạn cũng cần để dư một chút tiền trong tài khoản để đảm bảo không hết tiền. 11. Không bao giờ trả lời cuộc gọi từ số lạ. Nếu số đó không lưu trong danh bạ thì chắc nó không thuộc về bạn bè, thành viên trong gia đình hay một khách hàng lớn. Rất có khả năng đó là một cuộc gọi chào hàng hoặc bạn bè bạn cho người quen số của bạn. Thậm chí nếu cuộc gọi đó là từ người mà bạn biết đi nữa thì tốt nhất cũng nên đặt lịch gọi đến. 12. Tìm một người hướng dẫn kinh doanh, một cố vấn hay một nhóm quân sư. Việc này nghe có vẻ hơi kỳ lạ với lời khuyên về quản lý thời gian, nhưng kết nối với một người có kinh nghiệm sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian (chưa tính đến tiền và sự bực mình). 13. Công bố nội dung của bạn trên nhiều kênh khác nhau. Joe Pulizzi, tác giả cuốn Epic Content Marketing (tạm dịch: Cách quảng bá nội dung hoành tráng) đưa ra lời khuyên như thế này: “Hãy luôn lên kế hoạch cho nội dung bạn sẽ tạo ra. Hầu hết mọi người nghĩ đến các chiến lược cho nội dung, như đăng một bài blog hay Facebook. Tốt nhất là tạo ra một câu chuyện và những cách kể câu chuyện đó – một bài báo, blog, một cuốn sách, một hội thảo trực tuyến trên web, một bài đăng trên mạng xã hội, ebook, Podcast... Sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu bạn lên sẵn kế hoạch. 14. Hãy biết rằng hoàn thành còn tốt hơn hoàn hảo. Các nhà phát triển phần mềm hay nói: “Ra mắt được còn tốt hơn hoàn hảo.” Và việc phát hành phiên bản phần mềm 1.0 sẽ nhanh chóng được nối đuôi bằng phiên bản 1.1 và 1.2..., để sửa những lỗi có trong phiên bản đầu tiên. Là một nhà văn, việc tiếp tục viết sách với tôi quá đơn giản. Nhưng xuất bản một tác phẩm thiếu hoàn hảo vẫn tốt hơn là không xuất bản được gì. Lời họ nói… Tôi không thêm thời gian cho các hoạt động. Tôi đeo những chiếc đồng hồ khác nhau mỗi ngày và thậm chí còn không có thời gian để đặt lại giờ. Tôi hoàn thành càng nhiều việc càng nhanh càng tốt, không lãng phí thời gian vào những việc nhỏ và nếu làm sai, tôi sẽ quay lại giải quyết. Grant Cardone, tác giả sách bán chạy của tờ New York Times, chuyên gia bán hàng kiêm nhà sáng lập của 4 công ty. Chương 18 BÍ QUYẾT VỀ THỜI GIAN CỦA 7 TỶ PHÚ “Tỷ phú”. Chỉ cần nói từ này thôi là bạn đã có thể thu hút được sự chú ý của mọi người. Có 7 tỷ người trên hành tinh, và chỉ có 1.645 tỷ phú (theo tạp chí Forbes). Liệu các tỷ phú tự thân có làm việc khác với chúng ta không? Bạn có nghĩ họ biết gì đó về thời gian và năng suất, khiến họ trở thành tỷ phú? Tôi đã liên hệ với 28 tỷ phú, và bất ngờ thay, 7 người trong số họ phản hồi, dù chỉ là những tin nhắn ngắn gọn. Tôi cũng nhận được tỷ lệ phản hồi như vậy – 1/4 – từ việc liên lạc với 800 triệu phú “điển hình” và các giám đốc công ty khởi nghiệp. Mark Cuban đã phản hồi lại e-mail của tôi chỉ 61 phút sau khi tôi gửi (Đúng, tôi đã đếm). Dù số lượng nhỏ nhưng thật ngạc nhiên khi lời khuyên của 3 trong số 7 tỷ phú liên quan đến họp hành. Dù bạn không họp hành vào buổi sáng, thì cũng hãy dành một ngày trong tuần tuyệt đối không họp, hoặc “không bao giờ họp trừ khi có ai đó ký séc” (Cuban), những người thành công này rất chú ý đến những bất lợi của các cuộc họp. Một lời khuyên khác dành cho các doanh nhân bao gồm lời cảnh báo về việc làm nhiều việc cùng lúc, nhu cầu tự chăm sóc bản thân và không bị chi phối bởi những thứ không cần thiết cho thành công của bạn. Lời khuyên về thời gian và hiệu quả công việc của họ được trích dưới đây. NATHAN BLECHARCZYK là nhà đồng sáng lập Airbnb. Trong một bài phỏng vấn cho cuốn sách này, Nathan đã gợi ý cho tôi về lời khuyên, vốn đã xuất hiện trên Lifehacker.com: Tôi cố gắng điền kín lịch theo chiều ngược, từ cuối ngày ngược về sáng sớm; tôi cố gắng dành buổi sáng để làm “công việc thực sự”. Tôi nhận ra mình có thể tập trung nhiều hơn vào buổi sáng, trong khi rất khó tập trung sau khi đã bị oanh tạc bởi các cuộc họp, nên tôi cố gắng chuyển lịch họp vào những giờ muộn hơn trong ngày. MIKE CANNON-BROOKES là nhà đồng sáng lập Atlassian, một công ty phần mềm của Úc, có 35.000 khách hàng quốc tế. Lời khuyên về năng suất làm việc của ông: Làm từng việc một. Ngừng làm nhiều việc cùng lúc! MARK CUBAN là người sở hữu Dallas Mavercks, hãng phim Magnolia Pictures, chuỗi rạp phim Landmark, Chủ tịch AXS TV và xuất hiện trên chương trình truyền hình Shark Tank. Lời khuyên về năng suất làm việc của anh cho cuốn sách này: Không bao giờ họp trừ khi có người ký séc. MOHAMMED DEWJI là CEO Tập đoàn MeTL có trụ sở ở Tanzania. Tạp chí Forbes đã bình chọn anh là tỷ phú trẻ nhất châu Phi. Trong một bài phỏng vấn cho cuốn sách này, Mohammed cung cấp lời khuyên về năng suất công việc: Dành thời gian cho bản thân rất quan trọng để duy trì sức khỏe tinh thần và hiển nhiên, sức khỏe tinh thần gắn bó chặt chẽ với thành công. Dựa trên kinh nghiệm cá nhân, tôi đã phát hiện ra rằng duy trì tối đa năng lượng và sự tập trung trở thành thử thách ngày càng khó khăn khi một người bắt tay vào những thử thách mới và tăng cấp. Đặc biệt là khi một ngày của bạn bao gồm việc chuyển đi chuyển lại giữa việc chọn lọc trong hàng trăm e-mail và tham dự những cuộc họp chồng chéo, mắt bạn tự nhiên sẽ mỏi và não sẽ đình trệ sau một ngày dài. Đối với tôi, tập thể dục vào buổi trưa là tốt nhất. Hầu hết các ngày, đến 1 giờ chiều, là tôi đã làm việc được 7 tiếng. Khi đó, tất nhiên là tôi phải nạp lại năng lượng và nghỉ ngơi để có thể tiếp tục nửa ngày còn lại với sự tập trung và năng lượng giống như buổi sáng. Mỗi người đều có cách khác nhau để giữ năng lượng và sạc lại pin của chính mình. Cách đó là gì không quan trọng, bạn chỉ cần xác định được và dành thời gian cho nó. Tôi cực kỳ khuyến khích các doanh nhân mới nên chú ý đến lời khuyên này vì đầu óc tỉnh táo là chìa khóa dẫn đến thành công. ANDREW MASON là người đồng sáng lập Detour, cựu đồng sáng lập kiêm CEO Groupon. Trong bài phỏng vấn cho cuốn sách này, Andrew đã đưa ra lời khuyên về năng suất công việc: Thay vì đưa ra những mẩu lời khuyên cụ thể (tôi có cả đống nhưng chẳng có cái nào quá phức tạp), tôi sẽ chỉ nói rằng thực ra việc trở nên có kỷ luật khi thực hiện các thói quen, theo kinh nghiệm của tôi, là một điểm khác biệt lớn của những người thành công. Tôi thường gặp những người trông có vẻ thông minh hơn tôi nhưng lại thiếu năng lực hơn tôi vì họ không có tính tự giác và/hoặc đủ tự tin để tự xem xét khả năng làm những việc mà họ nghĩ mình sẽ làm và tìm cách liên tục tiến bộ. Tôi nghĩ nó đơn giản chỉ như thế. Tôi thấy hơi phiền muộn vì không hiểu nổi tại sao ít người coi trọng chuyện này. Nếu tôi xây dựng một nhân vật trong một trò chơi kinh doanh và có 10 điểm, tôi sẽ đặt 3 điểm vào trí thông minh và 7 điểm vào tính tự giác. DUSTIN MOSKOVITZ là nhà đồng sáng lập ứng dụng năng suất làm việc nhóm Asana (www.Asana.com) và đồng sáng lập Facebook. Trong bài phỏng vấn cho cuốn sách này, Dustin đưa ra lời khuyên về năng suất công việc: Chọn một ngày trong tuần mà bạn và đồng nghiệp có thể tập trung hoàn thành những công việc cá nhân mà không bị những thứ như họp hành làm ngắt quãng. Ở Asana, chúng tôi có ngày “thứ Tư không họp hành”, được lập ra để khuyến khích mọi người tập trung và tăng năng suất làm việc trong công ty. MARK PINCUS là nhà đồng sáng lập kiêm CEO Zynga. Trong bài phỏng vấn cho cuốn sách này, Mark cung cấp lời khuyên về năng suất làm việc: Nếu bạn muốn tạo ra các sản phẩm tuyệt vời, hãy cống hiến hơn 50% thời gian làm việc cho sản phẩm. Đừng chấp nhận các lời mời nói chuyện nếu bạn không thể chứng minh chúng mang lại lợi ích cho người dùng hay cho công ty của bạn. Sẽ không ai phản đối việc quản lý thời gian thật tốt chính là chìa khóa để trở thành tỷ phú, nhưng lời khuyên của những người đã nhanh chóng leo được lên đỉnh của thành công trong kinh doanh nhất định sẽ đẩy nhanh hơn tiến bộ của chúng ta. """