🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Lụt Việc Phải Làm Sao Ebooks Nhóm Zalo CƠ HỘI TOÀN CẦU VỚI IBT Ebook miễn phí tại : www.Sachvui.Com Chương trình Hiệu quả cá nhân (PEP) được hình thành và phát triển ở Thụy Điển nhằm giúp các cá nhân và tổ chức cải thiện khả năng quản lý khối lượng công việc của họ. Học viện công nghệ kinh doanh (IBT), với rất nhiều cơ sở ở Hoa Kỳ, được thành lập năm 1984 nhằm mang chương trình PEP tới khắp nơi trên thế giới. Kể từ khi được thành lập, đã có gần một triệu người trên khắp thế giới được đào tạo và huấn luyện thông qua tiến trình PEP. Những chuyên viên tư vấn được cấp bằng PEP đã đưa các chương trình đào tạo của chúng tôi tới hơn 25 quốc gia ở châu Âu, khu vực Châu Á Thái Bình Dương và miền Nam, miền Bắc nước Mỹ. Cơ hội cho các chuyên gia tư vấn ở tất cả những khu vực này đều đồng đều như nhau. Càng ngày càng có nhiều tổ chức sử dụng PEP như một công cụ để đối phó với áp lực và căng thẳng ngày một nhiều, cũng như để góp phần gia tăng hiệu quả và năng suất cá nhân. Thị trường PEP của chúng tôi rất rộng. Chúng tôi làm việc với một loạt những lo lắng của mọi đối tượng, từ những bộ ngành chính phủ tới những tập đoàn đa quốc gia hay những người bán bánh nhỏ lẻ. IBT cấp phép cho PEP có quyền chứng nhận những chuyên gia tư vấn đủ năng lực đã được chúng tôi huấn luyện và giám sát bằng phương pháp huấn luyện PEP thành công. Phương pháp này không chỉ dành cho những doanh nhân muốn giới thiệu và chuyển giao PEP mà còn dành cho những tổ chức muốn đưa PEP vào giảng dạy và đã có các chuyên gia tư vấn của riêng họ nhằm triển khai PEP tại chính tổ chức của họ. Vào đầu năm 2008, trên thế giới có 350 huấn luyện viên PEP tích cực. Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc mới với nhiều cơ hội tuyệt vời, hãy liên lạc với chúng tôi theo địa chỉ: IBT International Inc. IBT International Inc. PO Box 1057 Boca Raton, Florida 33429, USA ĐT: (1) 561 367 0467 Fax: (1) 561 367 0469 Email: [email protected] Website: www.ibt-pep.com LỜI NÓI ĐẦU Ebook miễn phí tại : www.Sachvui.Com “Lụt việc” đã trở thành tình trạng phổ biến ở khắp các văn phòng. Với sự sinh sôi nảy nở của các công nghệ cho phép chúng ta “on” 24h/ngày, điện thoại di động, thư điện tử, mạng Internet, tin nhắn văn bản, fax (không được quên dạng in), tất cả chúng ta đều cảm thấy mình có quá nhiều thứ phải xử lý và có quá ít thời gian để thực hiện điều đó. Tôi đã làm việc trong lĩnh vực lao động trí óc được hơn một phần tư thế kỷ. Tôi thấy áp lực và yêu cầu đặt lên vai những người muốn hoàn thành công việc ngày càng gia tăng. Có lẽ bạn cầm cuốn sách này lên cũng vì bạn nhận ra mình cần phải làm gì đó! Để giải quyết vấn đề này, tôi đã học được rằng trở ngại duy nhất và lớn nhất mà hầu hết mọi người cần phải vượt qua lại chẳng liên quan gì tới khối lượng thông tin bạn phải xử lý hay yêu cầu được đặt ra cho bạn, thậm chí, chẳng liên quan gì tới lượng thời gian bạn có. Thử thách của bạn chỉ đơn giản là làm sao tập được thói quen gạt những điều bạn không thích sang hẳn một bên. Phần lớn chúng ta chưa từng được dạy cách làm việc. Hầu hết chúng ta đều đã hình thành những thói quen làm việc xấu và những thói quen đó đều rất khó thay đổi. Nói về thay đổi – hầu hết chúng ta đều không thích thay đổi. Trong lần tái bản thứ tư này, cuốn sách đề cập đến rất nhiều thay đổi về công nghệ trong những năm qua. Bắt kịp những thay đổi về công nghệ là cần thiết, nhưng có một việc quan trọng hơn rất nhiều mà bạn cũng nên làm, đó là hình thành những thói quen mới và tốt hơn, đồng thời liên tục cải tiến quy trình làm việc của bản thân. Cách đây 25 năm, điều đó đã đúng; và bây giờ, điều đó cũng vẫn còn đúng. Thay đổi thói quen và ứng dụng những nguyên tắc làm việc cá nhân hiệu quả là điều mà công ty chúng tôi đã thực hiện thành công trong nhiều năm. Cuốn sách này là sự đúc kết hàng trăm kinh nghiệm của rất nhiều người có năng suất (làm việc) cao mà chúng tôi đã đào tạo và huấn luyện ở IBT suốt 25 năm qua. Những người “năng suất cao” này làm gì? Họ làm điều đó như thế nào? Hành vi làm việc của họ có thể đúc rút thành nguyên tắc để tất cả mọi người đều có thể áp dụng được không? Cuốn sách này trình bày những chiến lược đã qua chứng minh để giúp khách hàng của chúng tôi tiếp nhận những nguyên tắc đó và biến chúng trở thành một phần hành vi của họ. Điều gì làm nên tiến trình làm việc cá nhân của chúng ta? Làm thế nào bạn có thể cải thiện được tổ chức của mình? Hệ thống nào là hiệu quả nhất? Bạn phải bắt đầu từ đâu? Làm cách nào bạn có thể thiết lập trật tự nhanh để làm được nhiều việc hơn? Tất cả những điều đó sẽ được trình bày trong cuốn sách này. Ngoài ra, chúng tôi còn học được rằng thư điện tử và họp hành là hai trong số những hoạt động lãng phí nhất của chúng ta. May mắn là chúng tôi đã học được cách hay để đối phó với hai vấn đề này, và tất cả những kinh nghiệm cũng như những kiến thức đó đều được trình bày thành hai chương trong cuốn sách này. Tôi cũng đã thêm một chương “Tóm lược đắt giá”, rút gọn quá trình cơ bản vào một vài trang giấy để giúp những người quá bận rộn nắm được những nội dung cơ bản nhất. Charles Dickens đã từng nói: “Tôi không thể làm được những gì tôi đã làm được nếu không có thói quen đúng giờ, ngăn nắp và kiên trì.” Tôi hi vọng những thông tin trong cuốn sách này có thể đem lại kiến thức và phương pháp luận cho bạn hình thành những thói quen mới và tốt hơn để tạo ra sự “ngăn nắp” tốt nhất có thể, khuyến khích sử dụng các công cụ để củng cố thói quen đúng giờ và nuôi dưỡng phẩm chất tuyệt vời, kiên trì, cho tới khi bạn đạt được thành công. KERRY GLEESON Boca Raton, Florida CHƯƠNG TRÌNH HIỆU QUẢ CÁ NHÂN LÀ GÌ? Khi nghe thấy từ “hiệu quả”, ý nghĩ đầu tiên xuất hiện trong tâm trí mọi người là “Biến cái không thể thành có thể”. Tôi không định nghĩa hiệu quả như thế. Hiệu quả, với tôi, là làm sao để hoàn thành công việc với sự nỗ lực ít nhất có thể. Tôi đã chứng kiến rất nhiều sản phẩm công nghệ mới xuất hiện ở nơi làm việc và đã nhìn thấy tác động tích cực của những thiết bị đó. Tôi cũng đã chứng kiến rất nhiều trong số những sản phẩm công nghệ đó không được như kỳ vọng của mọi người, và trong nhiều trường hợp còn khiến mọi người căng thẳng, áp lực hơn. Không chỉ mỗi công nghệ mà cả sự toàn cầu hóa của ngành kinh doanh cũng có ảnh hưởng nghiêm trọng tới cuộc sống và công việc của con người. Ngày nay, những mối quan hệ hợp tác xuyên lục địa đã trở nên khá phổ biến, khiến chương trình làm việc bị đẩy từ 8 tiếng/ngày lên 16, đôi khi 18 tiếng/ngày. Môi trường kinh doanh toàn cầu mới này, cùng với các loại công nghệ, đã thêm một nhân tố mới (vốn không tồn tại trong lực lượng lao động 10 năm trước) cho sự căng thẳng. Thời trước, bạn có thể nhận được một yêu cầu thông qua bưu điện (“thư tay”), đặt nó trên bàn một hoặc hai ngày, suy nghĩ về nó, và thậm chí còn có thể ngụy biện là “Vẫn chưa nhận được” (nếu người gửi hỏi sao chưa trả lời). Giờ chúng ta có những phương thức liên lạc nhanh chóng như điện thoại, tin nhắn, thư điện tử, và thường thì người gửi sẽ trông chờ chúng ta hồi đáp ngay lập tức đối với hầu như tất cả mọi việc. Dường như tất cả mọi người đều đòi hỏi công việc phải được hoàn thành nhiều hơn và nhanh hơn. Điều này có ảnh hưởng như thế nào tới con người? Với tôi, chẳng có gì lạ khi thấy mọi người gần như luôn ở trong trạng thái quá tải với công việc, dẫn tới cảm giác lo lắng, căng thẳng và mất kiểm soát. Những cảm xúc này không thể giúp hoàn thành công việc được. Tôi đã phát hiện ra rằng không phải khối lượng công việc, mà chính cái cách con người hoàn thành công việc và phản ứng với nó đã ảnh hưởng tới cảm xúc của họ về công việc. Tôi đã được chứng kiến những người cuối cùng cũng giải quyết được vấn đề này một cách ổn thỏa và thoải mái. Bằng cách tìm hiểu cách họ làm việc và cải thiện tiến trình làm việc, cuối cùng mọi người có thể kiểm soát tốt hơn và đạt được thành công lớn hơn, giúp giảm đáng kể cảm giác căng thẳng. NGUỒN GỐC CỦA CHƯƠNG TRÌNH HIỆU QUẢ CÁ NHÂN Vào đầu những năm 1980, tôi đang sống ở Thụy Điển và có một doanh nghiệp tư vấn marketing và kinh doanh nhỏ. Để thu hút thêm khách hàng mới, tôi đã tạo ra một kế hoạch bồi thường độc nhất ở Thụy Điển lúc bấy giờ. Tôi sẽ không nhận phí cho tới khi khách hàng đạt được kết quả cụ thể có thể đo được. Điều đó tạo ra một sợi dây hấp dẫn khiến các công ty quan tâm và sẵn sàng gặp, ít nhất là gặp và nghe tôi trình bày. Nếu một khách hàng tiềm năng cho rằng tôi có điều gì đó để chào mời, thì khó khăn đầu tiên cần vượt qua là phải xác định được điều gì tạo nên một kết quả có thể đo lường được. Vì chuyên ngành của tôi là marketing và kinh doanh, nên tôi có thể đặt ra được những mục tiêu cụ thể, thường là tăng doanh thu và khách hàng. Thách thức tiếp theo mà tôi phải đối mặt là phải tạo ra một chiến dịch marketing và kinh doanh sao cho có thể đạt được kết quả có thể đo lường được đó. Điều này dễ hơn tôi tưởng: Tất cả những gì tôi phải làm là hỏi những người thực hiện công việc xem họ sẽ làm gì để đạt được kết quả mong ước đó. Đa phần những người này đều biết họ cần phải làm gì. Sau đó tôi chỉ cần phát triển một kế hoạch dựa trên thông tin đầu vào của họ và đưa kế hoạch đó cho họ. Điều thú vị là, trở lại sau vài tuần, tôi phát hiện ra kế hoạch đó vẫn chưa được thực thi. Các nhân viên nói họ không có thời gian. Họ có quá nhiều việc khác phải làm; người thì ốm, người thì đi nghỉ mát, người thì chỉ đơn giản là không nhớ. Đó là một vấn đề đối với tôi. Tôi cần phải thúc họ hoàn thành bản kế hoạch, nếu không tôi sẽ không được trả lương. Có thể thấy các nhân viên này vướng vào vô số những việc không hiệu quả thường nhật, mất thời gian tìm kiếm đồ đạc hoặc vô tổ chức theo hàng trăm cách khác nhau. Cuối cùng tôi cũng nhận ra là nhiệm vụ chính của mình chả có liên quan gì tới marketing và kinh doanh. Thay vào đó, vai trò chính của tôi trở thành: Giám sát và đốc thúc họ thực hiện những việc mà họ đã nghĩ tới ngay từ đầu. Trước đó, tôi đã thành công trong việc xây dựng cộng đồng khách hàng. Một trong những khách hàng của tôi là chi nhánh Svenska Handelsbanken, một trong những ngân hàng đem lại lợi nhuận lớn nhất ở Scandinavia(1). Chi nhánh đó thuê tôi để tăng lượng tiền trong tài khoản tiết kiệm – một mục tiêu có thể đo lường được. Cùng với nhóm quản lý và các nhân viên, tôi đã vạch ra được một kế hoạch marketing để hoàn thành mục tiêu đó của họ. Nhưng phần khó nhất là thực hiện. Có vài vấn đề cản trở việc thực thi kế hoạch. Chẳng hạn, về mặt chính sách, nhân sự trong ngân hàng thường thay đổi công việc và nơi làm việc theo định kỳ. Vậy là, cứ khoảng vài tháng, mọi người lại thấy mình ở nơi làm việc mới mà chẳng biết vị trí đồ đạc ở đâu. Phải mất vài tuần để trở lại trạng thái ổn định. Trong khi đó, thời gian của mọi người lại bị lãng phí. Ngoài ra, thay vì tiến hành giao dịch ngay lập tức, một số nhân viên lại tạo ra một đống việc tồn khổng lồ bằng cách gạt những nhiệm vụ mà họ nghĩ là sẽ mất nhiều thời gian hơn sang một bên và quay trở lại thực hiện sau. Hơn nữa, do không có hộp đựng tài liệu trên bàn, nên khi thư đến, nó sẽ được đặt trên bàn, thường là bên cạnh hoặc lên trên những giấy tờ vốn đã được để sẵn ở đó. Đôi khi, những việc quan trọng trong bức thư của ngày hôm đó có thể bị chôn vùi dưới đống những giấy tờ khác được đặt trên bàn, hoặc thậm chí, hoàn toàn không được để ý. Người quản lý chi nhánh ngân hàng đó là một nhà quản lý có năng lực, nhưng bà lại dành phần lớn thời gian của mình để giải quyết những vấn đề liên quan tới khách hàng. Điều đó khiến bà chẳng còn mấy thời gian để tổ chức công việc của từng cá nhân. Tôi đã bắt đầu một hệ thống hồ sơ tiêu chuẩn ở mỗi bàn làm việc, và đã dọn sạch đống hỗn độn. Bằng cách đó, nếu ai đó có phải sử dụng một chỗ làm việc không quen thuộc, ít nhất người đó cũng biết có thể tìm đồ đạc ở đâu. Tôi đã yêu cầu nhân viên có thâm niên mô tả quá trình anh ta/cô ta thực hiện công việc của mình. Điều này trở thành mô hình xử lý các giao dịch của chi nhánh và những nhân viên khác chỉ việc làm theo mô hình đó. Chúng tôi đã hình thành một trung tâm thư chung, mỗi nhân viên được phát vài chiếc hộp. Chẳng bao lâu sau, các nhân viên đã có thể đề ra những giải pháp của riêng họ cho những vấn đề chung ảnh hưởng tới năng suất của bản thân. Cuối cùng, ngân hàng đó đã thuê tôi trình bày việc tôi đã làm được ở chi nhánh này và đào tạo 50 học viên nội bộ để đưa Chương trình Hiệu quả cá nhân (PEP) tới mạng lưới 500 chi nhánh của cả ngân hàng. Tôi đã học được từ kinh nghiệm này, và từ nhiều khách hàng khác của tôi ở Thụy Điển cũng như ở hàng chục nước ở châu Âu và Bắc Mỹ, rằng dù phần lớn mọi người đều hiểu rõ công việc của mình và có thể ứng dụng thành thục công nghệ để làm những việc đó, họ vẫn không hiểu những nguyên tắc tổ chức công việc hay cách ứng dụng những nguyên tắc đó vào công việc của họ. Hầu hết mọi người đều cho rằng cải tiến quy trình là cải tiến hệ thống máy tính hay cải tiến quá trình sản xuất. Họ có thể chỉ hiểu mơ hồ về quy trình làm việc cá nhân của họ, và hiếm khi nghĩ đến việc cải tiến quy trình này. Thành công lớn nhất mà tôi đạt được trong việc nâng cao hiệu suất nhóm bắt nguồn từ việc tập trung vào những điều cơ bản của quy trình làm việc cá nhân. Hầu hết mọi người không mấy bận tâm, hoặc không mấy coi trọng quy trình làm việc. Nhưng một khi họ bắt đầu suy nghĩ về cách họ thực hiện công việc của mình, họ thường tiếp tục mà không cần sự khuyến khích của tôi vì họ trở nên năng suất hơn nhiều. William James, triết gia, nhà tâm lý học nổi tiếng thế kỷ 19, đã nói: “Điều gì người ta để tâm tới đều sẽ xảy ra.” LÀM VIỆC NHƯ THẾ NÀO? Hầu hết mọi người đều chưa từng được dạy làm việc như thế nào. Họ tới trường đại học và được đào tạo về chuyên ngành; bước chân vào nơi làm việc và đột nhiên nhận ra mình bị lụt trong đống giấy tờ, thư từ. Trường học không dạy bạn cách xử lý và đối phó với những hoạt động thường ngày và quản lý bản thân trong công việc. Vậy thì người ta làm thế nào? Họ phải tìm cách. Cách họ quản lý thông tin và những dự án của họ có thể là cách tốt nhất, mà cũng có thể không, nhưng đó là cách của họ. Sau nhiều năm thực hiện đi thực hiện lại theo cách của họ, nó trở thành một hành vi theo thói quen. Theo thời gian, công nghệ thay đổi, và những thói quen đã trở nên vững chắc đó thường trở thành trở ngại trong việc tiếp nhận những cách thức làm việc mới hay trong việc tận dụng những phương pháp mới để hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Nhiều người trong chúng ta cho rằng chúng ta không thể làm được gì nhiều do những điều kiện thị trường, do tổ chức, do ông chủ khó tính hay do những gì họ muốn chúng ta làm. Hoàn toàn tự nhiên khi coi căn nguyên những khó khăn của chúng ta nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Hi vọng duy nhất cho thành công là tập trung nỗ lực của chúng ta vào những việc chúng ta có thể làm được chút gì đó. Theo kinh nghiệm của tôi, một trong những trở ngại lớn nhất của thành công là sự trì hoãn, lần lữa. Phần lớn nội dung cuốn sách này được viết ra nhằm giúp bạn vượt qua xu hướng trì hoãn mọi việc đó. Hầu hết mọi người đều chỉ hành động khi đó là điều dễ thực hiện. Càng tổ chức tốt, bạn càng dễ hành động, và cơ hội thực hiện điều nên làm vào thời điểm đáng làm càng lớn, dù bạn có thích hay không. Việc bạn nên làm là xác định xem kế hoạch và cách bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt như thế nào. Cuốn sách này trình bày những quá trình bạn có thể áp dụng để thắt chặt kế hoạch của bạn và giúp kế hoạch đó thành công. Lời khuyên bạn tìm thấy trong cuốn sách này là sự đúc kết từ công việc của hàng trăm huấn luyện viên cùng nhiều năm kinh nghiệm ở khắp năm châu, học cách họ làm việc và huấn luyện mọi người về những thủ thuật giúp mọi người làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Bài học duy nhất, quan trọng nhất tôi hi vọng mọi người thu nhận được từ cuốn sách này là cần phải liên tục cải tiến cách thức bạn làm việc và biến thói quen này trở thành một phần công việc thường ngày của bạn. CHƯƠNG 1 Tóm lược đắt giá Là một độc giả, có lẽ bạn chỉ muốn hiểu các bước để có thể tuần tự áp dụng những nguyên tắc mà bạn sẽ tìm thấy trong suốt cuốn sách này. Các khách hàng của chúng tôi luôn tìm cách để khiến các quy trình của họ trở nên vững mạnh hơn. Chương này tương đương với một bản khái quát cho bạn những gạch đầu dòng về cách giúp bạn có thể hấp thụ những nguyên tắc của Chương trình Hiệu quả cá nhân (PEP) và khiến nó làm việc cho bạn trong khoảng thời gian cần thiết tối thiểu. Để làm quen với Chương trình Hiệu quả cá nhân (PEP) mà không cần phải nghiên cứu chi tiết toàn bộ nội dung của cuốn sách bạn hãy đọc chương “mở đầu” này. Để hiểu được căn nguyên và triết lý ẩn sau những bước này, bạn có thể tìm hiểu ở các chương tiếp theo trong cuốn sách. Nếu bạn tuân theo những bước này, tôi đảm bảo công việc sẽ bớt bị “lụt”, bạn sẽ sớm giành được quyền kiểm soát mỗi ngày làm việc của mình, làm được nhiều việc hơn và cảm thấy thoải mái hơn về công việc. Có thể bạn cần phải điều chỉnh các bước để phù hợp với văn hóa hay công nghệ trong tổ chức của bạn, hoặc phù hợp với phong cách làm việc của cá nhân bạn. Đó là điều bình thường. Nhưng phải đảm bảo chắc chắn là bạn tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của mỗi một thủ thuật được gợi ý. Quá trình PEP bắt đầu với khái niệm quản lý bản thân. Bạn luôn phải thường trực những câu hỏi này trong đầu: “Mình làm điều mình làm như thế nào?” và “Mình có thể làm nó tốt hơn bằng cách nào?” Sai lầm thường thấy nhất trong công việc mà mọi người hay mắc phải là gạt những việc họ không thích làm sang một bên – nghĩa là trì hoãn, lần lữa. Hầu hết chúng ta không trì hoãn, lần lữa một cách có ý thức. Trì hoãn thường là một thói quen xấu. Một lượng lớn thời gian được sử dụng để giải quyết (về mặt tinh thần hoặc các mặt khác) tất cả những việc đáng ra phải hoàn thành rồi, thay vì hành động ngay từ ban đầu. Con người thường hành động khi đó là việc dễ thực hiện. Mục tiêu của tiến trình PEP là giúp bạn có thể dễ dàng hành động hơn hay nói cách khác là giúp bạn tổ chức, sắp xếp để có thể hành động sớm hơn. TỔ CHỨC, SẮP XẾP Để tổ chức, sắp xếp, hãy bắt đầu bằng việc dọn dẹp cơ cấu tổ chức đang tồn tại của bạn. Hãy dọn sạch đống bừa bộn – cả về vật chất lẫn tinh thần. Hãy dành ra một khoảng thời gian không bị gián đoạn. Vài tiếng có thể đủ để bắt đầu. Hãy bắt đầu bằng cách dọn sạch ngăn kéo sẽ trở thành “hồ sơ việc đang làm” hay “ngăn kéo chủ động” của bạn để bạn có thể tạo ra những tập hồ sơ có tổ chức ở đây. (Những ngày tiếp theo, bạn có thể sắp xếp lịch để tiếp tục tiến trình với những ngăn kéo “hồ sơ tham khảo”). Hãy dọn sạch sẽ mọi thứ trong các ngăn kéo, các tủ hồ sơ, các khay đựng giấy tờ, các bức tường, các túi xách của bạn… – tất tần tật các mẩu giấy – và đặt toàn bộ lên mặt bàn làm việc. Hãy tìm ở khắp mọi nơi: dưới chặn giấy, sau tấm rèm, dưới gầm bàn. Tập trung toàn bộ giấy tờ của bạn, và xếp thành chồng, không cần phân biệt, lên mặt bàn. Hãy bắt đầu xem xét lần lượt từng tờ một để phân loại chúng. Hãy xử lý chúng như sau: Nhấc tờ giấy trên cùng và xử lý nó ngay lập tức theo một trong những cách sau Nếu đó là việc cần làm và chỉ mất vài phút thì hãy xử lý nó – ngay lập tức. Nếu đó là việc cần làm và tốn của bạn một chút thời gian, hãy viết hoặc đánh máy vào danh sách công việc của bạn như một việc cần hoàn thành. Nếu bạn sử dụng phần mềm Quản lý thông tin cá nhân (Personal Information Manager – PIM) như Microsoft Outlook hay Lotus Notes, hãy sử dụng chức năng Việc Cần Làm để ghi nhớ nhiệm vụ. Mục tiêu của bạn là viết lại tất cả những việc cần làm vào cùng một chỗ. (Khi liệt kê, hãy xác định xem bước tiếp theo để hoàn thành nhiệm vụ đó cụ thể là gì, để đến khi thực sự làm việc đó bạn sẽ biết mình cần thực hiện những gì tiếp theo.) Một khi bạn đã hoàn thành hoặc đã xác định được việc cần làm với mẩu giấy đó, hãy phân loại nó. Nếu tờ giấy đó liên quan tới công việc bạn sẽ làm, hãy bắt đầu xếp thành một chồng trên mặt bàn, gọi là “Hồ sơ việc đang làm”. Nếu giấy tờ liên quan tới những việc bạn sẽ phải đánh giá lại, hãy tạo một chồng thứ hai gọi là “Tài liệu tham khảo”. Nếu giấy tờ liên quan tới việc có thể giao phó cho cấp dưới, hãy chuyển nó tới đúng người. (Nếu đó là việc bạn muốn theo dõi, hãy ghi chú điều đó trong danh sách việc cần làm của bạn.) Nếu đó là giấy tờ có thể tìm thấy ở đâu đó, từ Internet hay từ những nguồn khác, và bạn nghĩ là mình sẽ không cần trong tương lai thì hãy ném nó đi, hoặc hãy tiêu hủy nó. Tiếp tục quá trình này, từng tờ, từng tờ một, cho tới khi màn hình máy tính của bạn gọn gàng và trên sàn chỉ còn hai chồng giấy tờ mà bạn định giữ, một là Hồ sơ việc đang làm và một là Tài liệu tham khảo. Tiếp đến hãy sắp xếp chồng Hồ sơ việc đang làm của bạn. Hãy phân loại và xác định các mục chính trong chồng hồ sơ. Đó có thể là “Dự án X”, hoặc có thể là “Tài chính” và trong đó có một tiểu mục là “Ngân quỹ”. Hãy dùng một mẩu giấy để viết lại tên của những mục lớn. Chương 3 trình bày về quy trình mà chúng tôi gọi là “Bản đồ trách nhiệm” để xác định các mục chính thể hiện chức năng công việc chính của bạn. Bạn không nên có quá tám hoặc mười mục cấp độ cao, nếu không bạn không thể tạo ra một kiểu dễ nhớ. Chúng sẽ trở thành một bảng chữ cái thay vì chủ đề được định hướng. Một khi bạn đã phân loại được các mục, hãy tạo ra những tập tin và những mẩu nhắc việc cho mỗi mục, và đặt “Hồ sơ việc đang làm” vào ngăn kéo bàn gần chỗ bạn ngồi nhất. Hãy áp dụng quy trình tương tự cho chồng “Tài liệu tham khảo”. Bây giờ, khi toàn bộ giấy tờ đã được sắp xếp, hãy chuyển sang chiếc máy tính của bạn. Chương trình thư điện tử của bạn chắc chắn cũng có khả năng tạo ra những tập tin cho phép bạn sắp xếp và tìm kiếm những thư điện tử mà bạn muốn lưu giữ. Nếu bạn không biết cách làm điều đó, hãy tập làm quen với cách tạo ra những tập tin để lưu giữ thư điện tử. Hãy phân loại hộp thư đến của bạn theo ngày và bắt đầu với những thư cũ nhất, tiến hành như sau: Nếu thư có thể hồi đáp và hoàn thành chỉ trong vài phút thì hãy hồi đáp ngay. Thư nào có thể chuyển giao được thì chuyển giao ngay. Nếu thư đòi hỏi phải có thời gian mới trả lời được, hãy thêm nó vào danh sách những việc cần làm của bạn, ghi chú cụ thể việc phải làm trong bước tiếp theo. Outlook, Lotus Notes và những phần mềm Quản lý thông tin cá nhân khác đều cho phép bạn gắn thư vào một nhiệm vụ, trong trường hợp có thể, hãy làm như vậy, và hãy điền vào mục giám sát thực hiện bao gồm bước cụ thể tiếp theo trên dòng tiêu đề, và một lời nhắc nhở tự động nếu bạn muốn thực hiện điều đó vào một thời điểm nhất định. (Hãy phân loại nhiệm vụ để bạn có thể sắp xếp và xem xét các nhiệm vụ mới theo chủ đề.) Nếu thư cần phải giữ để tham khảo trong tương lai, hãy tạo ra một thư mục trong hộp thư đến (tên thư mục cần nhất quán với những thư mục bạn đã tạo ra trong Hồ sơ việc đang làm của bạn). Xếp thư vào các thư mục thích hợp. (Chỉ nên tạo những thư mục này trong hộp thư đến của bạn nếu tổ chức của bạn không giới hạn dung lượng hồ sơ bạn có thể lưu trữ trong hòm thư đến. Ở nhiều tổ chức có quy định giới hạn này, nên cấu trúc thư mục cần được tạo ra ở một nơi khác. Nếu cần bạn phải tham vấn bộ phận công nghệ thông tin để xác định dung lượng trống cần thiết hoặc thiết lập quy trình khôi phục nếu ổ không tự khôi phục được) Nếu thư không cần giữ để tham khảo trong tương lai, hãy xóa nó đi. Hãy tuân thủ các bước này cho tới khi hòm thư đến của bạn trống rỗng, danh sách nhiệm vụ của bạn thể hiện được tất cả những việc bạn cần phải hoàn thành dưới dạng thư và cây thư mục của bạn được tạo ra bởi những bức thư bạn định giữ để tham khảo trong tương lai. Ghi chú: Nếu bạn có nhiều hơn 200 bức thư, bạn nên chọn một ngày (có thể là từ hai tới bốn tháng trước) và chuyển mọi thứ cũ hơn vào một thư mục có tên là “Thư cũ” rồi giữ nó trong một vài tháng. Bạn có thể xóa bỏ toàn bộ thư mục khi bạn tin rằng mình không còn phải mở thư mục đó ra để tìm bất cứ thứ gì. Sau đó hãy áp dụng quá trình thư PEP đã được miêu tả cho những bức thư vẫn còn trong hòm thư đến. Điều này giúp bạn xử lý những gì còn lại một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tiếp theo là các tài liệu trong ổ cứng. Nếu bạn là một người biết sử dụng phần mềm Microsoft, hãy vào thư mục “Documents” (Tài liệu) và tạo ra những thư mục tương tự như hồ sơ giấy và cây thư mục thư điện tử của bạn. Với những tài liệu bạn muốn giữ, hãy kéo và thả vào thư mục thích hợp. Đến lúc này mọi thứ đều phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp. Hòm thư điện tử của bạn phải trống rỗng. Tất cả những việc bạn cần hoàn thành phải được lên lịch. Trạng thái ngăn nắp mà bạn vừa thiết lập giúp bạn có thể dễ dàng hành động hơn. THÓI QUEN VÀ LỊCH TRÌNH Bí quyết thành công của những người thành công nằm ở chỗ họ hình thành được thói quen làm những việc mà người thất bại không thích làm. ―Albert E.N. Gray, tác giả cuốn The Common Denominator of Success Nguyên tắc đơn giản quan trọng nhất cần tuân thủ khi xử lý công việc là thực hiện nhiệm vụ hoặc công việc ngay khi bắt tay vào hoặc ngay khi biết. “Thần chú” của PEP là Làm liền tay. Tất nhiên, không phải mọi việc đều có thể làm ngay được, và có lẽ cũng không nên làm ngay mọi việc. Tuy nhiên, mục tiêu của bạn là làm một việc ngay khi bạn “vấp” phải nó. Nếu bạn không định làm việc gì đó thì đừng để ý tới nó. Nếu bạn quan tâm tới nó thì hãy làm ngay lập tức. Một thủ thuật có thể ứng dụng để củng cố quan điểm “nhìn và hành động ngay” này được gọi là phân nhóm. Để hoàn thành những nhiệm vụ tương tự trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể, hãy sắp xếp để làm những nhiệm vụ tương tự đó vào một thời điểm cụ thể trong ngày. Ví dụ điển hình nhất là thư điện tử. Thư điện tử không phải là hình thức giao tiếp cấp bách. Trực tiếp tới văn phòng, thực hiện một cuộc điện thoại hay, tùy theo văn hóa, để lại một tin nhắn đều là cách có thể sử dụng khi có việc gì đó cần hoàn thành ngay lập tức. Phân nhóm thư điện tử nghĩa là lên lịch xử lý hết thư hai hoặc ba lần một ngày. Đừng đọc thư vào bất kỳ thời gian nào khác. Hãy tắt chế độ báo thư đến đi, thay vào đó, hãy lên lịch (có thể là việc đầu tiên phải làm vào buổi sáng, tiếp theo là sau khi ăn trưa và cuối cùng là trước khi về nhà) xem và xử lý hết thư. Nếu văn hóa tổ chức của bạn yêu cầu phải trả lời thư gần như ngay lập tức, thì cần phải đưa vấn đề này ra bàn thảo trong các cuộc họp phòng ban vì điều đó đồng nghĩa với việc mọi người sẽ bị gián đoạn những việc họ đang làm khi có thư ngay cả khi bức thư đó chẳng mấy quan trọng. Khi xử lý thư, hãy tuân thủ nguyên tắc: 1. Làm liền tay. Đọc, trả lời và xử lý thư cho tới khi hoàn thành. 2. Chuyển giao ngay. Nếu là việc người khác có thể làm và nên làm, hãy chuyển nó cho họ. 3. Định rõ ngày. Hãy biến nó thành một nhiệm vụ nếu đó là việc khiến bạn phải mất một thời gian để thực hiện. Nhớ dùng lịch để ghi ngày làm cho nhiệm vụ đó. 4. Hủy bỏ (hoặc lưu giữ). Bằng cách tuân thủ bốn nguyên tắc trên, bạn sẽ xử lý được từng bức thư một và cuối cùng sẽ có một hòm thư đến trống trơn. Thêm một ghi chú nữa: Hầu hết các ứng dụng thư điện tử đều có tính năng kiểm tra thư đến. Trong Outlook và Lotus Notes, bạn có thể đặt ra các “quy định” để loại bỏ những thông điệp kém quan trọng hơn, hoặc nhóm thông điệp vào các thư mục có thể chỉ cần kiểm tra một hoặc hai lần một tuần, hoặc đại loại như vậy. Nếu một ngày bạn nhận được vài trăm bức thư điện tử thì đây là việc vô cùng hữu ích. NHÓM VIỆC LẠI VỚI NHAU Hãy phân tích tất cả các công việc của bạn. Hãy xác định những việc bạn có thể nhóm lại với nhau như cuộc gọi thoại, thư điện tử, hoạt động cần theo dõi, hóa đơn thanh toán, tài liệu cần đọc, công việc giấy tờ hàng ngày, hồ sơ, cuộc họp với các báo cáo trực tiếp và các nhiệm vụ thông thường khác. Một khi bạn đã hoàn thành việc phân loại công việc, hãy sắp xếp những khoảng thời gian cụ thể trong ngày để giải quyết từng nhóm công việc này. Lúc này mọi thứ đều đã được sắp xếp ngăn nắp, theo trật tự, nên sẽ dễ hơn rất nhiều để hành động, tìm kiếm đồ vật hay hoàn thành công việc. Bạn đã có một danh sách hoàn chỉnh những hoạt động cần thực hiện. Bạn đã thiết lập được các nguyên tắc để xử lý công việc theo cách (đã được nhóm lại với nhau) có tổ chức hơn. Bước tiếp theo là quản lý nhiệm vụ hay lập kế hoạch. LẬP KẾ HOẠCH Con người thường hành động khi họ có một bức tranh (ý tưởng) rõ ràng về những việc phải làm. Mục đích của việc lập kế hoạch là cung cấp cho bạn những bức tranh rõ ràng. Lập kế hoạch bao gồm các bước: Xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng; Xác định các nhiệm vụ cụ thể và các bước thực hiện công việc để đạt được mục tiêu/mục đích đó. Quản lý các nhiệm vụ – thường xuyên tổng kết, sắp xếp thứ tự ưu tiên, theo dõi và giám sát; Chỉnh sửa các kế hoạch khiến bạn không đạt được các mục tiêu và mục đích đề ra, và kiên định cho tới khi đạt được chúng. Lời khuyên của tôi là mỗi tuần một lần hãy dành ra một khoảng thời gian nhất định làm việc với quyển lịch của bạn để lướt qua tất cả những nhiệm vụ nổi bật và xác định nhiệm vụ nào cần hoàn thành, nhiệm vụ nào có thể xử lý vào tuần sau. Tiếp theo hãy so sánh những nhiệm vụ này với những nhiệm vụ đã được sắp lịch từ trước, các hạn cuối cần phải đảm bảo từ đó lập danh sách những việc phải làm cho tuần tới và khoảng thời gian bạn sẽ dành để làm các việc đó. Chúng tôi gọi đó là Kế hoạch Hành động và Tổng kết tuần. Nếu bạn thấy do dự, ngần ngại với một nhiệm vụ hoặc một dự án, có lẽ là bạn đã không có ý tưởng rõ ràng về những việc phải làm. Hãy chia nhiệm vụ đó thành những thành tố nhỏ nhất có thể. Hãy chọn việc đầu tiên bạn cần hoàn thành và ghi việc đó vào danh sách việc cần làm hàng tuần của bạn. Nếu bạn ủy thác một nhiệm vụ cho ai đó, hãy nhớ theo sát tiến độ hoàn thành công việc của họ và kiểm tra, giám sát (nếu cần thiết) để đảm bảo nhiệm vụ đó sẽ được hoàn thành đúng hạn. Đây cũng cần phải là một mục trong danh sách nhiệm vụ tuần tới của bạn. Cuối cùng, hãy mở rộng việc sử dụng cuốn lịch của bạn. Nếu bạn muốn hoàn thành việc gì đó, hãy lên lịch cho nó. Đây là một nguyên tắc quản lý thời gian cũ nhưng đã được kiểm chứng. Thường thì mục đích sử dụng quyển lịch của mọi người chỉ giới hạn trong việc lên lịch các cuộc hẹn hoặc các buổi họp. Quyển lịch của bạn nên có cả các ghi nhớ, các hạn chót phải hoàn thành công việc và các cột mốc cũng như thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất. LIÊN TỤC CẢI TIẾN QUÁ TRÌNH (KAIZEN) Liên tục cải tiến là nền tảng triết lý của PEP. Các bước đã qua kiểm nghiệm của thời gian trong chương này có thể cải thiện cách thức thực hiện công việc của bạn. Những bước này có thể không phản ánh chính xác tình huống của bạn. Nhưng điều đó không quan trọng. Bạn không cần phải tuân thủ những bước này mới có thể đạt được thành công trong công việc. Kết quả thực sự của PEP không nhất thiết phải biến bạn thành một người ngăn nắp, có tổ chức hay làm việc hiệu quả hơn. Điều quan trọng nhất mà việc áp dụng PEP có thể mang lại cho bạn là biến việc liên tục cải tiến các quy trình làm việc cá nhân trở thành một phần trong những hoạt động thường ngày của bạn. Chính vì thế, nếu bạn gặp khó khăn hoặc vấn đề nào đó trong công việc, hãy tự hỏi bằng cách nào bạn có thể thực hiện nó dễ dàng hơn trong lần tới, và hãy bắt tay vào việc làm câu trả lời cho câu hỏi đó ngay lập tức. Hầu hết chúng ta đều xoay xở để thực hiện công việc của mình bằng cách này hay cách khác. Liệu chúng ta có đang xoay xở với nó theo cách hiệu quả nhất hay không? Đó là câu hỏi chúng ta nên tự đặt ra cho bản thân. Trong nhiều năm làm việc với những người có năng suất và hiệu quả cao, tôi đã phát hiện ra một nhân tố chung giữa những người này đó là: Họ luôn tìm kiếm sự lãng phí trong hoạt động của họ và tìm các cách để loại bỏ nó. Những bước được miêu tả trong chương này đều rất đơn giản, nhưng vẫn có nhiều người thấy khó có thể thực hiện được nếu không có một huấn luyện viên hướng dẫn và thúc đẩy họ thực hiện. Đào tạo PEP đã trở nên phổ biến vì nó giúp cho việc đó trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể mô phỏng bằng cách lập nhóm với một hoặc một vài nhân viên, dành ra nửa ngày hoặc một ngày để bắt đầu quá trình này và giúp nhau tập trung cùng vượt qua từng bước một. Các bạn thậm chí còn có thể thi đua giành danh hiệu “Có tổ chức nhất”, “Cải tiến nhất” và “Sáng tạo nhất”. Phải đảm bảo lên lịch cho ngày tiếp theo vì chắc chắn bạn sẽ có nhiều việc phải làm hơn để mở rộng quá trình sang những thư mục cũ hơn, hoặc ở cấp độ sâu hơn của kế hoạch. Hãy nhớ từ Kaizen và hãy bắt tay vào thực hiện ngay nào! CHƯƠNG 2 Làm liền tay! Mất ngày hôm nay la cà – ngày mai chuyện vẫn vậy – và tiếp theo sẽ càng chần chừ hơn; Mỗi lần phân vân là mỗi lần chậm trễ, và ngày tháng sẽ chỉ để nuối tiếc những ngày đã mất. Bạn có nghiêm túc không? Hãy chộp lấy từng khoảnh khắc – trong lòng dũng cảm có sức mạnh, trí tuệ và có cả sự diệu kỳ. Chỉ có suy nghĩ thì tâm trí mới được hâm nóng – Chỉ có bắt đầu thì công việc mới được hoàn thành! ―Johann Wolfgang Von Goethe TÓM LƯỢC CHƯƠNG 2 Trong chương này, bạn sẽ học được cách: Làm được nhiều việc hơn bằng cách Làm liền tay. Đánh bại sự trì hoãn bằng cách hình thành thói quen hành động. Giảm tải khối lượng công việc bằng cách làm lần lượt từng việc một. Trở nên quyết đoán hơn bằng cách xem xét hệ quả tệ nhất có thể xảy ra do hành động của bạn, và sau đó “làm thân” với nó nếu bạn có thể sống với hệ quả đó. Không sử dụng các loại quyền ưu tiên để ngụy biện cho việc không hoàn thành việc gì đó. Bắt đầu suy nghĩ: Có quan trọng tới mức phải làm hay không; nếu quan trọng thì làm ngay lập tức; nếu không sẽ không làm. Tháo vát trong việc hoàn thành công việc cũng như tháo vát trong việc gạt bỏ công việc. Tôi nghe và tôi quên. Tôi nhìn và tôi nhớ. Tôi làm và tôi hiểu. ―Khổng Tử Ngay lập tức! Hẳn là bạn vẫn thường xuyên được nghe những lời này. Nếu không từ ông chủ hay người bạn đời, hoặc con cái bạn, thì cũng từ những nhân viên quảng cáo, hoặc những người bán hàng. Có những ngày mà dường như mọi người và mọi việc đều đòi hỏi điều gì đó ngay lập tức. Người quản lý nói với bạn rằng ai đó không đi làm, và bạn cần phải hoàn thành việc người đó đang làm dở, ngay lập tức. Hoặc ai đó ở nhà gọi điện nói với bạn đường ống đang bị rò rỉ, ngay lúc này. Rồi thì điện thoại đổ chuông và cần phải nhấc lên, ngay tức khắc. Một quảng cáo gợi ý bạn mua nó ngay. Người và vật đều đòi hỏi sự quan tâm, chú ý của chúng ta, tại thời khắc này, ngay tức thì. Vậy nên chúng ta thấy mình chìm nghỉm trong đống công việc bất chấp tất cả những học thuyết và những công cụ quản lý thời gian hiệu quả. Một số bậc thầy về quản lý thời gian khuyên chúng ta nên phớt lờ tất cả những điều đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, bao gồm cả điện thoại. Họ nói, thay vì phản ứng với hoàn cảnh và với những người xung quanh chúng ta nên tổ chức, sắp xếp, nên xác định ưu tiên, và nên giành quyền kiểm soát cuộc sống của mình bằng cách bỏ qua một vài nhiệm vụ và tập trung sự chú ý vào những hoạt động “quan trọng nhất”, hoặc “việc trước nhất” hoặc “việc ưu tiên hàng đầu”. Lập kế hoạch, đặt mục tiêu và xác định ưu tiên đều có ý nghĩa. Nhưng thường thì khi xác định ưu tiên, chúng ta lại không xem xét tới tất cả những việc có trong danh sách của mình. Những hoạt động “kém quan trọng hơn” bị gạt sang một bên bởi những hoạt động “khẩn cấp hơn”. Cuối cùng những việc “kém quan trọng hơn” lại “mục rữa” ở đó. Chẳng có gì đáng ngạc nhiên khi chúng bắt đầu “bốc mùi”, chúng lại trở thành những việc được ưu tiên rất cao. Và đoán xem ai sẽ là người phải đi dọn cái đống hỗn độn đó? Bạn, tất nhiên là bạn, phải dọn ngay lập tức! TẠI SAO CHƯƠNG TRÌNH HIỆU QUẢ CÁ NHÂN LẠI CÓ TÁC DỤNG? Phương pháp duy nhất mà tôi thấy thực sự đem lại kết quả như mọi người mong muốn (và cũng là phương pháp bạn sẽ được học ở đây) là giành được lợi thế bằng cách kéo “hiện tại” về phía bạn. Tôi gọi nó là cách tiếp cận Làm liền tay đối với vấn đề hiệu quả cá nhân. Bằng cách chọn Làm liền tay, bạn sẽ biến hiện tại thành đồng minh, chứ không phải kẻ thù của mình. Vậy thì bạn sẽ làm gì với cái đống hỗn độn tích tụ trên bàn làm việc? Bạn Làm liền tay! Làm ngay lập tức giúp bạn tổ chức, sắp xếp tốt hơn; tập kiểm soát tốt hơn việc bạn đang làm gì, ở đâu, khi nào và như thế nào; và cảm thấy thoải mái hơn với chính bản thân. Chẳng có gì ngạc nhiên khi Làm liền tay là nguyên lý đầu tiên của Chương trình Hiệu quả cá nhân PEP. Bắt đầu đã là hành động được một nửa rồi. -Ngạn ngữ Hy Lạp Khung cảnh dưới đây có quen thuộc không? Bạn đến văn phòng, ngồi xuống, bật máy tính lên và mở hòm thư điện tử của bạn ra. Hòm thư đến của bạn có 250 bức thư – rất nhiều trong số đó đã ở đó ba ngày hoặc cả tuần liền rồi. Tiêu đề của một bức thư từ Mary nhắc bạn: “Ồ, mình cần phải gọi cho Mary.” Một cách miễn cưỡng, bạn nhớ trong đầu điều đó, và chuyển sang bức thư tiếp theo. Đây là bức thư than phiền từ một khách hàng. Bạn nghĩ: “Hôm nay mình phải trả lời bức thư này.” Bạn xem bức thư tiếp theo và thấy nó đề cập đến một vấn đề nào đó “Mình cần phải nói chuyện với sếp về vấn đề này”, bạn nghĩ. Bạn lướt qua bức thư tiếp theo rồi nói: “Việc này không quan trọng; mình có thể làm nó sau.” Và cứ thế, cứ thế… Cuối cùng bạn cũng xem qua được hết đống thư dài lê thê đó, cùng với đống giấy tờ thể hiện những việc bạn cần làm. Đến lúc bạn quay trở lại bức thư đầu tiên và trả lời những bức thư bạn định trả lời thì bạn đã lãng phí thời gian đọc đến hai lần, tốn gấp đôi thời gian mà lại hoàn thành được ít việc hơn. Quá trình này sẽ chẳng có vấn đề gì nếu chúng ta chỉ lướt qua nó hai lần. Nhưng quá nhiều người trong chúng ta lại đọc thư ba, bốn, thậm chí năm lần trước khi trả lời. Tốn thời gian hơn nhiều để làm một việc gì đó năm lần so với chỉ làm một lần. Nguyên tắc đầu tiên để tăng hiệu quả cá nhân là: Xử lý một việc ngay lần đầu tiên đọc hoặc chạm tay vào nó. Tôi không nói về những việc mà bạn không thể làm ngay lúc này, hay những việc bạn không nên làm lúc này. Tôi đang nói về tất cả những việc bạn có thể, và bạn nên làm, nhưng bạn lại không làm. Tôi đang nói về công việc giấy tờ và thư điện tử, những kiểu việc bạn vẫn phải xử lý hàng ngày. Hãy quan tâm tới những việc này ngay lần đầu tiên bạn chạm tay vào hoặc ngay lần đầu tiên bạn đọc chúng, như thế bạn sẽ tiết kiệm được cho mình rất nhiều thời gian. Hãy gọi cho Mary. Hãy trả lời bức thư than phiền của khách hàng. Hãy nói với sếp về vấn đề trong bức thư tiếp theo. Hãy thực hiện ngay lập tức. Bạn sẽ ngạc nhiên là thực ra việc đó chỉ tốn rất ít thời gian, và bạn sẽ thấy vô cùng thoải mái khi nó được hoàn thành. Nếu bạn không định xử lý đống công việc giấy tờ thì đừng lãng phí thời gian động đến nó. Nếu bạn không định trả lời tin nhắn thoại, đừng lãng phí thời gian nghe nó. Nếu bạn không có ý định trả lời thư điện tử thì đừng lãng phí thời gian đọc chúng. Đừng trói buộc một ngày của bạn với những việc bạn không định làm. Thay vào đó, hãy chuyển sang điều bạn dự tính thực hiện, và hãy thực hiện ngay lập tức. HÃY BẮT ĐẦU VỚI BÀN HOẶC NƠI LÀM VIỆC CỦA BẠN Trì hoãn không phải là hành động tốt. ―Ngạn ngữ Ireland Khi mọi người nhờ tôi giúp đỡ tổ chức và đưa PEP vào công việc và cuộc sống của họ, điều đầu tiên tôi làm là yêu cầu họ dọn dẹp bàn làm việc của cá nhân họ. Tôi thực sự đến bàn làm việc của từng người, cùng họ xem từng mẩu giấy một. Tôi bắt đầu với giấy dù hình thức giao tiếp bằng tài liệu điện tử đang thống trị các hình thức giao tiếp trong kinh doanh. Lý do là vì mọi người có thể dễ dàng hình thành ý tưởng với giấy hơn là với những tài liệu mà họ không thể chạm tay vào được. Tôi sẽ nhặt một tờ giấy lên và hỏi nó là cái gì. Họ trả lời: “Ờ, thì, là một thứ tôi cần phải trả lời.” “Được rồi,” tôi nói. Tiếp đó, họ rất thản nhiên, định đặt nó vào một nơi nào đó, nhưng tôi đã ngăn họ lại. “Chờ một chút. Sao anh lại đặt nó ra đấy?” Họ nhìn tôi bằng ánh mắt nghi ngại, và nói: “Thì tôi phải làm, nên tôi đặt nó ra đấy.” “Ồ, thế thì chúng ta hãy cùng Làm ngay đi!” “Ông muốn tôi làm ngay? Phải mất một lúc đấy!” “Tôi không quan tâm. Trong lúc anh làm, tôi sẽ ngồi đây chờ.” Và họ làm. Thường thì tôi đều tính giờ. Và tôi hỏi: “Việc đó mất bao lâu?” Họ trả lời: “Một phút,” hoặc: “Ba phút,” hoặc đại loại như vậy. Tôi lại nói với họ: “Đấy, thấy không?” “Ừ,”họ nói, “Chẳng tốn mấy thời gian.” Và tôi liền nói: “Tôi đã hi vọng anh nhận ra điều đó.” Lần đầu tiên khi nhiệm vụ này được hoàn thành, nó khiến mọi người thấy không thoải mái. Họ làm, nhưng thường thì họ chưa nắm được khái niệm, dù chúng tôi nói chuyện về nó và buộc họ tự thừa nhận khái niệm cũng như phong cách làm việc đó. Điều họ không hiểu là Làm liền tay có nghĩa là lâu dài và liên tục. Ngay cả khi đã nhớ nguyên tắc Làm liền tay, và tin rằng mình tuân theo nguyên tắc đó ngay từ đầu, họ cũng không kiên định trong việc ứng dụng khái niệm này. Có thể thấy rõ điều đó khi tôi trở lại vào lần sau. Thường thì họ dọn dẹp văn phòng hoặc nơi làm việc vì biết trước tôi sẽ đến, mọi thứ được xếp ngăn nắp thành từng chồng. Họ rất tự hào vì họ đã thành thạo khái niệm đó. Suy cho cùng thì nói về việc Làm liền tay, thậm chí là bắt một người đồng tình với nó, là điều khá dễ dàng. Nhưng hầu hết mọi người nghĩ họ Làm liền tay khi mà họ không hề làm như vậy. Chỉ bằng cách làm việc với khái niệm này liên tục một thời gian – như tôi đã nói – bạn mới nhìn thấy nhiều thật nhiều bằng chứng cho thấy người ta không làm ngay từ đầu, cùng với tất cả những lý do người ta sử dụng để giải thích tại sao họ không thể hoặc không nên hành động ngay lúc này. Lần ghé thăm đầu tiên với một khách hàng bao gồm việc dọn dẹp sạch sẽ, tỉ mẩn bàn làm việc. Chúng tôi nhặt nhạnh từng thứ trên bàn của ông ta cho tới khi mọi việc cần làm đều được hoàn thành. Chúng tôi nói chuyện với nhau về việc xử lý mọi việc ngay từ đầu – về việc Làm liền tay – và ông ta đã ấn tượng tới mức tự hứa sẽ coi Làm liền tay là triết lý làm việc mới của mình. Khi trở lại vào lần tiếp theo, tôi chưa bước qua cửa vị khách này đã bắt đầu nói với tôi Làm liền tay đúng là điều tuyệt vời nhất từng xảy đến với ông ấy – thật là một điều kỳ diệu. Ông ấy rất phấn khích với chương trình và với thay đổi nó đã tạo ra trong cuộc sống của mình. Sau đó, tôi nhấc một vài tờ giấy từ giỏ chờ xử lý của ông ấy lên. Đầu tiên là một tin nhắn điện thoại. Tôi gợi ý: “Tại sao chúng ta không gọi cho ông ta ngay bây giờ?” Vị khách hơi nhướn mày, và hỏi: “Ngay bây giờ sao?” “Đúng vậy”, tôi trả lời. Vậy là ông ta nhấc điện thoại lên và thực hiện cuộc gọi. Đến cuối buổi gặp, chúng tôi đã xử lý hết mọi giấy tờ trong giỏ việc chờ xử lý của ông ấy. Tại sao tôi có thể giải quyết hết giỏ việc chờ xử lý của ông ấy trong khi ông ấy không thể? Vì định nghĩa chờ xử lý của ông ấy là để hoàn thành sau, và một lần tiếp xúc với PEP hiển nhiên là chưa thể thay đổi được điều đó. Hãy để tôi nhấn mạnh ý của mình: Làm liền tay có nghĩa là làm ngay, thường xuyên và liên tục, ngày này qua ngày khác. Không Làm liền tay chính là nguyên nhân đầu tiên gây rắc rối cho bạn. Giỏ việc chờ xử lý của bạn chỉ để dành cho những việc bạn không thể làm ngay lúc này, cho những việc nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Chẳng hạn, bạn gọi lại cho Mary vào thứ Hai, vì đó là ngày cô ấy đi nghỉ về chứ không phải vì thứ Hai có vẻ là ngày tốt để làm việc đó. Như thế mới thuộc diện chờ xử lý. Hãy hiểu thật rõ khái niệm Làm liền tay và ý nghĩa đích thực của hành động trì hoãn công việc – và áp dụng theo hành động trì hoãn công việc mỗi ngày – rồi những từ đơn giản này sẽ thay đổi, theo đúng nghĩa đen, cách bạn tiếp cận công việc cũng như cuộc sống của mình. Bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn bao giờ hết. ĐÁNH BẠI SỰ TRÌ HOÃN Sự trì hoãn là kẻ cắp thời gian. ―Edward Young Có lẽ hơn bất cứ thứ gì khác, trì hoãn là đối tượng gặm nhấm nhiều nhất thời gian ở nơi làm việc. Nếu bạn là một người hay trì hoãn, bạn sẽ thấy Làm liền tay là nhân tố chính giúp bạn xác định trì hoãn trú ngụ ở đâu trong thói quen làm việc của mình, và giúp bạn đánh bại nó. Hầu hết mọi người đều rất thông minh, thậm chí là sáng tạo, trong việc gạt công việc sang một bên. “Tôi không có thời gian” là câu giải thích thường thấy. “Tôi nhớ họ đã nói hôm nay họ không có ở đấy, nên tôi đã không gọi điện.” “Việc này tốn nhiều thời gian lắm, nên tốt hơn hết là tôi nên chờ cho tới khi có hẳn một ngày rảnh rỗi để bắt đầu.” “Việc đó không quan trọng đến thế.” Danh sách những lý do tại sao nhiệm vụ không thể hoàn thành là vô tận. Cách tiếp cận của tôi là thế này: Hãy thông minh trong việc hoàn thành công việc như thông minh trong việc gạt bỏ công việc. Mary không ở đó. Ai có thể cung cấp thông tin cho bạn? Trợ lý của cô ấy? Bạn còn có thể lấy được thông tin này từ ai? Nhiệm vụ này có thể được chuyển giao cho ai? Làm thế nào bạn có thể hoàn thành được công việc này? Đó mới là vấn đề, phải không? – làm thế nào bức thư đó, thư mục đó hay bản báo cáo đó có thể nhảy ra khỏi giỏ việc của bạn, ra khỏi cả bàn làm việc của bạn để bạn không bao giờ phải nhìn lại nó nữa? Đó mới là nơi bạn nên tập trung trí não của mình – chứ không phải những lời xin lỗi thông minh. Không bây giờ sẽ nhanh chóng biến thành không bao giờ. ―Martin Luther Điều này nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng lại giống như một liều thuốc đắng khó nuốt: thường thì lý do bạn không hoàn thành việc là bởi vì bạn không làm. Tuy nhiên, bạn có thể đảo ngược xu hướng đó, bắt đầu bây giờ – ngay bây giờ – bằng cách học đánh bại sự trì hoãn và tăng hiệu suất cá nhân. Chín cách đánh bại sự trì hoãn dưới đây có thể đem lại lợi ích to lớn và ngay lập tức cho bạn. 1. Làm một lần. Lọc qua tất cả những giấy tờ trên bàn và tạo cho mình một chồng Việc làm ngay và một chồng Việc làm sau là một thói quen phổ biến. Bạn sẽ có rất nhiều bạn đồng hành nếu bạn cũng làm như vậy. Tôi biết một người thường xuyên xếp giấy tờ thành chồng như thế. Lần đầu đọc cô ấy gọi là “Đọc để làm quen”. Lần thứ hai đọc cô ấy gọi là đọc “Hành động”, trừ những việc cô đặt sang bên “Làm sau”. Vậy đó, đây là một người phụ nữ hai lần tốt nghiệp trường đại học danh tiếng với bằng khá và đang nắm giữ một vị trí quan trọng trong kinh doanh! Bằng cách tiếp nhận và áp dụng nguyên tắc Làm liền tay, cô ấy sẽ có thể ngay lập tức trải nghiệm những lợi ích tức thì của PEP: Hãy Làm liền tay và bạn sẽ chỉ phải làm một lần. Đọc đi đọc lại mọi thứ trên bàn hay trong hòm thư trước khi xử lý chẳng đem lại điều gì. Ngay từ lần đầu tiên đọc thư phàn nàn của một khách hàng bạn đã biết người ta đòi hỏi điều gì rồi. Đọc thư hai lần chỉ mất gấp đôi thời gian đọc của bạn, mà thư thì vẫn chưa được trả lời. Hãy trả lời ngay từ lần đầu tiên bạn đọc nó – Làm liền tay – và bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, tiến gần hơn tới sự hài lòng của khách hàng, và hoàn thành được một nhiệm vụ mà nếu không được hoàn thành sẽ cản trở bạn làm những việc quan trọng hơn. 2. Giải tỏa đầu óc. Có một khách hàng đã từng miêu tả với tôi về tâm trạng của ông khi lái xe từ cơ quan về nhà vào cuối ngày. Khi đi qua trạm xăng, ông ta có thể nghĩ: “Mình phải mua thêm một cái lốp dự phòng cho ô tô. Đợt trước mình bị nổ lốp một lần, và đã quên không mua một cái dự phòng mới.” Tiếp tục đi qua cửa hàng thuốc, ông ấy đã nghĩ: “Vitamin C. Nhà mình cần Vitamin C. Mùa đông sắp đến, và cần phải có nó nếu bị sổ mũi.” Đi qua siêu thị, ông ta đã nghĩ: “Vợ mình muốn mình mua bánh mì. Oa, mình thấy không thích.” Khi về đến nhà, ông ta mệt lả. Ông ta nói với tôi là ông ta thấy khó thở. Ông ta cần một cốc nước để trấn tĩnh lại. Ông ta nói: “Mọi thứ tôi nhìn đều nhắc tôi nhớ tới những việc mình vẫn chưa làm!” Cho bạn hay là ông ta không dừng lại một lần nào để làm những việc đó. Nhưng chắc chắn ông ta có cảm giác như mình đã dành rất nhiều tâm sức cho những việc đó. Ông ta kiệt sức vì trì hoãn. Hãy xem có bao nhiêu nhiệm vụ, bao nhiêu dự án gắn với công việc của bạn. Một trăm? Hai trăm? Giờ hãy xem có bao nhiêu nhiệm vụ, bao nhiêu hoạt động chưa hoàn thành và bao nhiêu điều-muốn làm gắn với gia đình bạn? Bạn có thể liệt kê ra bao nhiêu nhiệm vụ, bao nhiêu điều-muốn-làm gắn liền với sở thích, bạn bè cũng như với nhà thờ, thành phố hay những nhóm cộng đồng khác mà bạn là thành viên? Khi tính hết tất cả những việc này, bạn sẽ khám phá ra là số lượng những việc quan trọng – những việc chiếm nhiều chỗ trong đầu bạn – có lẽ lên đến khoảng 500 tới 1000. Chỉ nghĩ những điều phải làm ở ngay đây, ngay trước mũi. Đơn giản vậy thôi – nhưng đó lại là lý do tại sao mọi người không thể làm được. ―Henry Miller Chúng ta bị hạn chế về số lượng nhiệm vụ hay hoạt động mà não của chúng ta có thể xử lý tại một thời điểm cụ thể. Điều này ảnh hưởng tới công việc của bạn như thế nào? Hãy dùng một bức thư tay hoặc một bức thư điện tử của một người khách hàng làm ví dụ. Bạn nhìn dòng đầu tiên: “Vui lòng gửi cho tôi một vài thông tin về sản phẩm mới.” Ngay lập tức sự chú ý của bạn hướng đến những thông tin mà đáng lẽ bạn phải gửi cho một ai đó khác nhưng vẫn chưa gửi. Bạn kéo sự chú ý của mình trở lại bức thư, đọc thêm một chút: “Ông/Bà có thể gặp một vài đồng nghiệp của tôi để thảo luận về một dự án cụ thể không?” Một lần nữa, sự chú ý của bạn lại hướng đến những cuộc họp khác mà bạn cần chuẩn bị, nhưng lại chưa hề động tới. Và lại một lần nữa bạn phải kéo sự chú ý của mình trở lại nhiệm vụ hiện tại. Khối lượng khổng lồ của những hoạt động chưa được hoàn thành trong cuộc sống của bạn khiến bạn sao nhãng, mất tập trung và không hoàn thành được việc trước mắt. Đây chính là thời điểm thích hợp để nói đến vấn đề xác định ưu tiên. Rõ ràng, xác định ưu tiên có thể là phần quan trọng trong việc kiểm soát công việc của bạn. Nhưng ưu tiên cũng có thể trở thành lý do tốt nhất để ngụy biện cho việc không làm gì đó. Xác định ưu tiên có nghĩa là những nhiệm vụ “không quan trọng” sẽ bị đẩy lùi xuống dưới, và có thể không bao giờ được hoàn thành. Hệ quả của việc không thực hiện nhiệm vụ đúng lúc là bạn không có khả năng tập trung vào công việc trước mắt vì tiếng nói trong đầu bạn nhắc bạn nhớ đến những nhiệm vụ chưa được hoàn thành khác. Đã bao giờ bạn giữ một danh sách 10 việc cần làm mà 5 việc cuối danh sách lại không bao giờ thay đổi chưa? Chúng ta thường tập trung vào những việc ưu tiên hàng đầu và sao lãng những việc ưu tiên thấp hơn. Đó chính là lý do tại sao cúng ta gọi chúng là việc ưu tiên thấp hơn, tuy nhiên, chúng ta vẫn phải coi những việc đó là những việc quan trọng. Quan điểm của tôi là chỉ có việc nên hoặc không nên làm. Nếu gần đến hạn chót, đương nhiên chúng phải được xem xét, nhưng nếu có việc gì đó quan trọng cần làm thì hãy làm ngay. Nếu không thì thôi. Cách tốt nhất để loại bỏ tình trạng quá tải công việc là loại bỏ những điều nhỏ nhặt khiến bạn cảm thấy bị quá tải và mất tập trung đối với những nhiệm vụ quan trọng. Hãy xử lý những nhiệm vụ nhỏ hơn và “ít quan trọng hơn” này. Hãy liệt kê một danh sách tất cả những việc đó, dành một khoảng thời gian yên tĩnh nào đó và lần lượt làm từng việc một. Hoặc là quyết định không làm và vứt nó đi. Nhưng tốt hơn hết, hãy tự mình tổ chức gọn gàng bằng cách sử dụng những ý tưởng trong cuốn sách này, và ngay từ đầu, đừng để nhiệm vụ chất đống lên. Khi loại bỏ được sự quá tải này, bạn sẽ không bị sao nhãng nữa. Mức độ tập trung của bạn tăng lên, và hiển nhiên, bạn không chỉ hoàn thành được nhiều nhiệm vụ hơn, mà bạn còn hoàn thành tốt hơn và nhanh hơn trước. Người ta nói Komar từng có câu: Tập trung ở dạng thuần khiết, đích thực nhất, là khả năng hướng tâm trí vào một đối tượng duy nhất. Nếu bạn có thể tập trung – hướng tâm trí – vào điều bạn cố gắng hoàn thành, bạn sẽ sử dụng đến một trong những nhân tố quan trọng nhất của thành công để thực hiện công việc đó. 3. Giải quyết vấn đề khi chúng còn nhỏ. Khi bạn có thêm kinh nghiệm trong công việc, bạn sẽ học được cách phát hiện những dấu hiệu cho thấy có việc gì đó không ổn và vấn đề sẽ càng tệ hơn nếu bạn không hành động. Câu hỏi đặt ra là: Khi nào và làm cách nào có thể xử lý những dấu hiệu nhỏ đó? Đáng buồn là chúng ta thường bỏ qua những dấu hiệu báo nguy đó khi đối mặt với những vấn đề cấp bách hơn. Thi thoảng tôi chỉ vào một đống giấy tờ đáng ngờ ở góc bàn làm việc của ai đó. Họ bối rối thừa nhận: “Đó là chồng vấn đề của tôi. Tôi phát hiện ra là nếu chúng nằm đó đủ lâu, chúng sẽ tự biến mất.” Và đôi khi đúng là như vậy. Bạn hẳn đã nghe tới Định luật Murphy(1): Việc gì có thể hỏng sẽ hỏng. Định luật này của Murphy có một hệ quả: Nếu 10 việc có thể gặp vấn đề ở đâu đó, bạn có thể chắc chắn việc gây hậu quả nhiều nhất sẽ chính là việc gặp vấn đề! Có thể hầu hết những việc trong chồng vấn đề này của bạn sẽ biến mất nếu bạn để chúng nằm đó đủ lâu. Nhưng bạn có thể chắc chắn vấn đề bạn không muốn xảy ra nhất lại sẽ xảy ra. Và xử lý một cuộc khủng hoảng sẽ tốn thời gian hơn thế nào so với xử lý một dấu hiệu cảnh báo? Hãy hình thành thói quen xử lý mọi việc ngay lập tức, và bạn sẽ giải quyết được các vấn đề trước khi chúng trở thành những khủng hoảng lớn, mất nhiều thời gian. Kết quả là bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc quan trọng. 4. Giảm bớt sự gián đoạn. Hầu hết mọi người đều thừa nhận họ khó tránh hoặc khó ngăn chặn được hiện tượng ngắt quãng. Sự gián đoạn được coi là nằm ngoài tầm kiểm soát của con người và là nguyên nhân của gần như mọi vấn đề. Bạn có thường nghe thấy hay thường nói câu: “Đáng lẽ tôi đã có thể hoàn thành nó nếu không bị ngắt quãng mỗi lần động đến nó!” không? Tôi nhớ lần tôi làm một vài việc cho một ngân hàng ở Luxembourg. Tôi đã thực hiện một khóa huấn luyện và gửi một hóa đơn. Hai tháng sau tôi vẫn chưa được thanh toán. Tôi đã gọi cho giám đốc điều hành, và câu trả lời của ông ta là: “Tôi gửi ngay đây!” – ông ta khẽ cười – “Tôi đã ký hóa đơn, và đã chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán.” Cả hai chúng tôi đều cười phá lên vì việc đó, và tôi nói tôi sẽ làm việc với bộ phận đó. Tiếp đó, tôi được nói chuyện với một cô gái trẻ ở bộ phận chuyển khoản. Qua điện thoại, với phong cách Mỹ đặc trưng của mình, tôi hỏi: “Tiền của tôi đâu?” Cô ấy nói: “Tôi xin lỗi vì ông vẫn chưa được thanh toán. Nhưng tôi quá bận với việc giải thích cho mọi người tại sao họ vẫn chưa được trả tiền, tới mức tôi chẳng còn thời gian để thanh toán hóa đơn nữa.” Thông thường, những sự gián đoạn mà mọi người vẫn phàn nàn là kết quả của việc họ đã không làm việc gì đó ngay từ đầu. Hệ quả là họ không chỉ phải hoàn thành chính cái công việc đó, mà còn phải đối phó với những người phụ thuộc vào việc việc đó có được hoàn thành hay không, nghĩa là chỉ tạo thêm càng nhiều việc mà thôi. Hơn nữa, hầu hết chúng ta đều không thích thú với việc phải giải thích tại sao chúng ta không hoàn thành việc gì đó. Ngay cả khi bạn có một lý do hoàn hảo, và người ở đầu dây bên kia thông cảm với bạn, bạn vẫn thấy đắng miệng chỉ vì bạn đã phải cáo lỗi thêm một lần nữa với một lời xin lỗi và một lời giải thích. Nếu bạn muốn tránh lúc bị gián đoạn, hãy thực hiện những nhiệm vụ liên quan tới chúng. Sau đó bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc của mình và tốn ít thời gian hơn để giải thích tại sao bạn chưa hoàn thành nó. Hãy hình thành tiếng thơm là người hoàn thành công việc đúng thời hạn, và bạn sẽ giảm thiểu được những việc gây ngắt quãng vì không còn bị yêu cầu chuẩn bị những bản báo cáo phiền hà về hiện trạng của dự án. Nhắc bạn nhớ, cũng có những sự gián đoạn là điều đáng mơ ước. Nếu một vụ buôn bán phụ thuộc vào phản hồi ngay lập tức, tất nhiên người giám đốc kinh doanh sẽ muốn bị ngắt quãng. Điều tôi muốn đề cập đến ở đây là giảm thiểu những gián đoạn vô ích và đừng khiến tình hình tệ hơn bằng cách tạo ra những lý do cho người khác ngắt quãng bạn. Lợi ích khác của việc giảm thiểu những gián đoạn tự tạo này là chất lượng công việc của bạn được cải thiện khi bạn được tự do tập trung hoàn toàn vào nó, và bạn có khả năng hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian vì bạn có thể làm việc mà không bị làm phiền, ngắt quãng. 5. Giải quyết việc tồn đọng. Nếu bạn phải theo đuổi một luồng công việc (work flow) liên tục dày đặc, đồng thời lại có một đống việc tồn đọng, bạn cần phải xử lý đống việc tồn đọng nếu muốn luồng công việc đó nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Hãy nhớ, việc tồn đọng tự nó tạo thêm việc, vậy nên giảm thiểu việc tồn đọng là giảm thiểu khối lượng công việc nhiều hơn mức bạn có thể tưởng tượng. Dưới đây là năm bước cần thiết để xử lý đống việc tồn đọng. 1. Xác định những việc tồn đọng. 2. Xác định việc tồn đọng nào cần giải quyết trước. 3. Sắp xếp thời gian để mỗi ngày giải quyết một phần việc tồn đọng. 4. Xác định nguyên nhân gây tồn đọng. 5. Thực hiện các bước để điều chỉnh nguyên nhân, nhằm ngăn chặn tồn đọng xảy ra lần nữa, cũng như ngăn chặn hiện tượng tồn đọng thêm. Một khi đã giải quyết hết đống việc tồn đọng, và ngăn chặn hiện tượng dồn việc xảy ra, chúng ta có thể nhìn rõ tương lai hơn. 6. Bắt đầu hoạt động hướng tới Tương lai, thay vì nhìn lại Quá khứ. Hình 2.1 minh họa cho điều diễn ra trong đầu khi bạn có rất nhiều nhiệm vụ quá hạn, dở dang hoặc tồn đọng từ quá khứ chưa hoàn thành. Các dấu X trên trục nằm ngang tượng trưng cho tất cả các nhiệm vụ đáng ra phải hoàn thành tại một thời điểm nào đó trong quá khứ. Tầm nhìn của bạn bị che mờ vì bị kéo ngược trở lại quá khứ. Các nhà tâm lý học nói rằng một trong những thước đo sức khỏe tinh thần của một người chính là mức độ họ hoạt động trong quá khứ chứ không phải mức độ họ hoạt động trong hiện tại và tương lai. Hoạt động từ hiện tại hướng đến tương lai được xem là lành mạnh. Vậy nên, chẳng có gì đáng ngạc nhiên khi chúng ta cảm thấy hơi điên khùng vì bị choáng ngợp bởi quá nhiều nhiệm vụ quá hạn vẫn chưa hoàn thành. Hình 2.1. Sự chú ý tập trung vào quá khứ, không phải tương lai, với một đống nhiệm vụ tồn đọng chứ không phải tương lai. Không gì nhàm chán hơn việc làm mãi không xong một nhiệm vụ. ―William James Khi hoạt động trong quá khứ, bạn có xu hướng tập trung vào điều đáng ra đã xảy ra, vào những cơ hội đã để vuột mất. Bất cứ thứ gì hướng bạn từ hiện tại tới tương lai đều lành mạnh hơn thứ kéo bạn ngược trở lại quá khứ. Giả sử bạn đang chạy trên một đường đua mà vạch xuất phát là Hiện tại và đích đến là Tương lai. Nếu thay vì chạy từ vạch Hiện tại, bạn lại bắt đầu từ vạch Quá khứ, vậy thì bạn sẽ phải chạy rất xa chỉ để tới được vạch xuất phát. Hình 2.2 minh họa việc loại bỏ những nhiệm vụ thu hút sự chú ý của chúng ta về quá khứ giúp giải phóng khả năng chú ý tới hiện tại của chúng ta như thế nào. Điều này rất quan trọng vì khả năng chú ý của tất cả chúng ta đều chỉ có giới hạn – ít hơn chúng ta tưởng nhiều. Sự chú ý là điều rất quan trọng để có thể nắm bắt được cốt lõi của vấn đề và thúc đẩy mọi việc đạt tới mức độ hoàn thành. Thiếu sự chú tâm, dù là với việc lau cửa sổ, hay viết nên một kiệt tác, thì sống cũng chẳng có ý nghĩa gì. ―Nadia Boulanger 7. Thôi lo lắng. Lãng phí thời gian làm đi làm lại một việc hay đối phó với những sự gián đoạn hay những đám cháy lớn hơn chỉ là một việc, tác hại thật sự của trì hoãn nằm ở cách nó tác động tới bạn, cả về mặt tinh thần lẫn cảm xúc. Hầu như tất cả mọi người đều có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ khó chịu. Đối mặt với những nhiệm vụ khó chịu và hoàn thành chúng không phải điều dễ dàng, nhưng hậu quả của việc không hoàn thành chúng có thể còn tệ hơn rất nhiều so với việc đối mặt với sự khó chịu đó ngay từ đầu. Lượng thời gian lãng phí lớn nhất chính là thời gian không bắt đầu. ―Dawson Trotman Để khiến vấn đề càng thêm trầm trọng, hầu hết mọi người không chỉ trì hoãn thực hiện nhiệm vụ, mà còn có xu hướng day dứt mãi với những nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc chưa đụng tới và lo lắng về việc chưa làm xong việc đó. Nỗi lo lắng này lại tiêu tốn nhiều thời gian hơn mức mọi người có thể nhận ra. Và nó cũng khiến việc đưa ra hành động thích hợp để giải quyết vấn đề trở nên khó khăn hơn. Hãy nghĩ tới một vài vấn đề bạn đã phải đối mặt trong quá khứ. Cứ day dứt về những vấn đề đó có đưa bạn đến đâu không? Không. Chỉ khi bạn bắt đầu hành động thì vấn đề mới bắt đầu được giải quyết. Nếu bạn đối mặt với những vấn đề lớn và những nhiệm vụ khó chịu, và bạn làm gì đó với chúng thì chúng thường sẽ biến mất nhanh hơn. Nỗi sợ phải thực hiện một nhiệm vụ nào đó thường ngốn nhiều thời gian và công sức hơn so với việc thực hiện nhiệm vụ đó. ―Rita Emmett Một lần, tôi đã làm việc với một nhóm kỹ thuật viên dịch vụ được đào tạo, thông minh và trẻ trung của một công ty lớn ở Đan Mạch. Tôi để ý thấy có một chiếc máy rất lớn ở góc bàn của một trong số những người đó, và đã hỏi đó là cái gì. Người kỹ thuật viên trả lời: “Thật xấu hổ. Một tháng trước có một khách hàng gửi nó cho tôi để sửa, mà tôi vẫn chưa sửa được.” Tôi đã thốt lên “Thật kinh khủng!” Anh ta nói: “Tôi biết. Tôi đã nghĩ về nó rất nhiều, nhưng tôi bận tới mức chẳng có thời gian để sửa nó. Phải mất hai ngày tôi mới có thể sửa xong, mà lịch của tôi thì kín đặc, nên tôi không thể dành thời gian cho nó được”. Anh ta tiếp tục nói: “Thật ra thì ông có thể giúp tôi.” Tôi liền hỏi: “Bằng cách nào?” Anh ta không ngần ngại trả lời: “Ông có thể nói cho sếp của tôi biết tôi bận như thế nào.” Tôi đồng ý giúp nhưng sự giúp đỡ của tôi lại hướng theo cách hơi khác một chút. “Làm ngay đi!”, tôi nói. “Tôi không thể làm ngay được,” anh ta cự lại, “Tôi có một cuộc họp vào lúc hai giờ, và…” “Được rồi. Cứ làm luôn đi, và hãy xem anh có thể làm tới đâu,” tôi gợi ý. Vậy là anh ta bước vào khu vực sửa chữa với chiếc máy, lầm bầm gì đó cho chính mình nghe. 15 phút sau anh ta quay lại. “Ôi không,” tôi nghĩ, “Có thể rắc rối đây.” Anh ta nhìn tôi và nói “Xong rồi.” “Xong rồi?”, tôi lặp lại. “Đúng, xong rồi,” anh ta nói. “Nhưng biết đâu có thể phải mất hai ngày.” Tất nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng may mắn như thế. Rất có thể phải mất hai ngày mới sửa được. Nhưng những chuyện tương tự vẫn xảy ra với chúng ta thường xuyên tới mức nào? Khi cuối cùng bạn cũng bắt tay vào thực hiện việc mà bạn đã trì hoãn, bạn sẽ thấy nó cũng không đến mức tệ như bạn đã nghĩ. Câu trả lời ngắn nhất là hành động. ―George Herbert Hầu hết chúng ta đều có xu hướng cường điệu hóa thời gian thực hiện và mức độ khó chịu của những việc mà mình không thích. Chúng ta sợ phải làm việc đó nên chúng ta trì hoãn nó. Vừa rồi là ví dụ về một người đã trì hoãn một việc hàng tháng trời, cái máy cứ nằm trên bàn làm việc của anh ta như một vật nhắc nhớ đến điều anh ta sợ. Anh ta biến nó thành một điểm nhạy cảm của bản thân, và là một điểm nhức nhối giữa anh ta và sếp của mình. Và thay vì dành ra khoảng thời gian thực sự cần thiết là 15 phút cho nhiệm vụ đó, anh ta lại than phiền với sếp là anh ta quá bận. Trên thực tế, anh ta đang trì hoãn, nhưng bất kể lý do là gì thì người khách hàng kia cũng chưa được phục vụ và đã phải xoay xở với việc không có cái máy đó trong cả tháng liền. Mẹo ư? Hãy đối mặt với những nhiệm vụ khó chịu và hãy xử lý chúng ngay lập tức. M. ScottttPeck, trong cuốn Con đường ít người qua lại (The road les traveled) của ông, đã gọi việc xử lý những nhiệm vụ khó chịu là “trì hoãn sự hưởng thụ”. Peck đã chỉ ra rằng cuộc sống vốn khó khăn. Người trì hoãn là người muốn hưởng thụ ngay lập tức. Peck nói: Trì hoãn sự hưởng thụ là quá trình sắp xếp nỗi đau và niềm vui trong cuộc sống theo cách tăng cường niềm vui bằng cách trải nghiệm nỗi đau trước rồi vượt qua nó. Đó là một cách sống tao nhã. Bạn xử lý những nhiệm vụ nào trong công việc của mình theo thứ tự “tệ nhất trước”? Việc cam kết Làm liền tay sẽ giúp bạn vượt qua cảm giác chần chừ, do dự khi phải giải quyết những nhiệm vụ không dễ chịu. Nó sẽ giúp bạn giải quyết những việc bạn không muốn làm với một quyết tâm vượt qua và hoàn thành chúng. Một số người tự hào một cách gần như trái khoáy vì có khả năng đối phó với những việc khó khăn nhất, xương xẩu nhất trước tiên. Hầu hết chúng ta đều có thể cải thiện được khả năng xử lý việc khó trước. Hãy nhớ điều nhà văn Mark Twain đã từng nói: “Nếu bạn phải nuốt hai con cóc, hãy nuốt con lớn trước, và đừng nhìn nó quá lâu”. Vì thế, nếu bạn có thể chọn thứ tự công việc của mình mỗi ngày, hãy chọn nhiệm vụ bạn ít thích thú nhất và hoàn thành nó trước tiên. Hoàn thành việc khó khăn nhất trước tiên không chỉ khiến nhiệm vụ thứ hai trong ngày không quá tệ so với nhiệm vụ thứ nhất, mà còn củng cố sự tự tin của bạn. 8. Bây giờ, hãy cảm thấy hài lòng hơn về bản thân. Tiến sỹ Linda Sapadin trong cuốn sách Cũng đến lúc rồi (It’s about time) đã nói: Trì hoãn làm giảm lòng tự tôn của một người, hệ quả là người đó sẽ mất đi sự lạc quan, niềm vui và năng lượng sáng tạo. Người có tính trì hoãn thường thấy càng lúc càng khó để đạt được các mục tiêu cá nhân, hoặc thậm chí thường khó có thể đặt ra các mục tiêu đó. Tính trì hoãn và thói che giấu đi kèm với nó hình thành nên những cảm xúc tiêu cực không phải lúc nào cũng có thể nhìn thấy rõ ràng. Trong một khóa PEP, một cô gái trẻ mới kết hôn bắt đầu cười nghiêng ngả, cười không sao ngăn được khi chủ đề trì hoãn được đưa ra. Khi được hỏi điều gì khiến cô ấy cười như vậy, cô ấy đã nói: Ồ, tôi đang nghĩ tới chiếc áo sơ mi xếp nếp của chồng tôi. Ông không biết đấy thôi, tôi ghét là quần áo lắm, đặc biệt là chiếc áo sơ mi xếp nếp của chồng. Tôi sẽ lôi tất cả những quần áo khác bên dưới chiếc áo đó trong giỏ quần áo cần là ra và là chúng trước. Khi được hỏi “Thế chuyện gì xảy ra khi chỉ còn lại chiếc áo đó?”, câu trả lời của cô ấy là: “Tôi lại ném nó vào máy giặt! Chồng tôi chẳng bao giờ biết chiếc áo yêu thích của anh ấy đã biến đi đâu.” Một lượng cảm xúc khổng lồ sẽ tích tụ cùng với thói quen trì hoãn này. Nó có tác động mạnh tới sự cảm nhận về bản thân con người. Bằng cách cam kết Làm liền tay, xử lý phần việc khó trước, và giải quyết những việc lớn từng chút, từng chút một, bạn sẽ giảm thiểu được một lượng lớn lo lắng và căng thẳng từ công việc của mình. Bạn sẽ thấy tự tin và tôn trọng bản thân hơn. Thậm chí sau khi hoàn thành chỉ một ngày trong chương trình PEP, những người tham gia cũng đã có tiến bộ và đã dọn sạch tài liệu, giấy tờ trên và trong bàn làm việc, ngăn đựng hồ sơ và máy tính của họ. Họ phát hiện ra là mình hoàn thành được nhiều việc hơn mức họ có thể nhận ra trước đây. Họ không còn cảm giác áy náy nữa. Gần như tất cả những người tham gia thường xuyên đều cảm thấy tốt hơn về bản thân. KHÔNG PHẢI MỌI VIỆC ĐỀU CÓ THỂ HOẶC ĐỀU NÊN LÀM NGAY Biết khi nào không nên làm việc chăm chỉ cũng quan trọng như biết khi nào nên làm việc chăm chỉ. ―Harvey Mackay, tác giả cuốn sách Bơi cùng cá mập mà không bị ăn thịt (Swim with the sharks without being eaten) Dù đã nói rất nhiều về việc Làm liền tay, làm ngay tập tức, nhưng hãy để tôi chỉ ra rằng không phải lúc nào cũng có thể làm mọi việc được luôn. Bạn cố gọi cho Mary, nhưng tới thứ Hai cô ấy mới quay về. Bạn đang đi lấy cà phê thì có một khách hàng gọi điện đến bàn công việc. Rõ ràng xác định ưu tiên chiếm một vị trí quan trọng trong hiệu quả công việc cũng như trong những kết quả đạt được. Tuy nhiên, thành công cuối cùng lại bắt nguồn từ việc hoàn thành việc. Và chuyện mọi người không hoàn thành việc vì họ không làm là chuyện quá thường thấy! Họ không làm ngay. Trên thực tế, ưu tiên có thể là lý do người ta dùng để ngụy biện cho việc không làm gì đó. Đúng vậy, sẽ có những lúc bạn không thể Làm liền tay được. Sẽ có những lúc bạn không nên Làm liền tay. Lẽ thông thường là điều cần thiết cần xem xét trước. Cách để tăng hiệu suất cá nhân của bạn không phải là Làm điều ngu ngốc gì đó ngay. Tuy nhiên, nếu cách tiếp cận của bạn đối với công việc là luôn luôn chọn lựa, luôn luôn xác định ưu tiên, luôn dành thời gian để nó chín muồi, luôn có lý do để xem nó sau, luôn dò qua đống giấy tờ hoặc luôn lướt qua đống thư điện tử, có nghĩa là bạn đang không hành động. Thực tế, như thế là bạn đang củng cố cho thói quen không hành động. Với nguyên tắc Làm liền tay và không có thêm cái cớ nào để trì hoãn, sản phẩm cuối cùng là xu hướng hành động. MANG SỰ QUYẾT ĐOÁN VÀO THÓI QUEN LÀM VIỆC CỦA BẠN Trong khoảnh khắc quyết định, điều tốt nhất bạn có thể làm chính là điều đúng đắn để làm. Điều tệ nhất bạn có thể làm là chẳng làm gì. ―Theodore Roosevelt Nhìn chung, người thành công mất ít thời gian để đưa ra quyết định nhưng lại mất rất nhiều thời gian để thay đổi quyết định một khi nó đã được đưa ra. Nhiều người sợ phải quyết đoán. Suy cho cùng, nếu bạn đưa ra một quyết định, bạn phải “sống” với những hệ quả của nó. Nếu tính quyết đoán là một điểm yếu của bạn, có một cách dễ dàng có thể giúp bạn giải quyết tình trạng phân vân. Chỉ cần hình dung ra những hệ quả tệ nhất có thể có của bất cứ quyết định nào bạn đưa ra, và hãy tự hỏi bản thân xem bạn có thể sống với những hệ quả đó không. Nếu câu trả lời là “có” thì hãy mạnh dạn quyết định. Bạn không thể mong rằng mình chắc chắn 100% hành động của bạn. Tuy nhiên, tôi hiểu rằng George S. Patton(2), vị tướng người Mỹ nổi tiếng trong Chiến tranh thế giới thứ hai, đã làm việc với công thức thành công sau: “Nếu bạn có một kế hoạch chắc thắng tới 80% thì hãy kiên quyết thực hiện nó.” 9. Phát triển tính quyết đoán trong quá trình ra quyết định. Hãy nhận thức được là khi vượt quá một điểm nhất định, thời gian bạn dành để suy nghĩ nhằm đưa ra quyết định không làm tăng khả năng quyết định đó sẽ là quyết định đúng. Hãy chấp nhận sự thật là bất chấp những nỗ lực của bạn, vẫn có một phần trăm nhất định trong những quyết định của bạn sẽ hóa sai lầm. Chỉ nên dành một thời lượng vừa đủ cho các quyết định. Hãy nhận thức rằng trì hoãn đưa ra quyết định nên được mặc định là một quyết định. “Quyết định đó là: Không quyết định”. Ngoài ra còn có thủ thuật của Ben Franklin – Nhà sáng chế, chính trị gia và triết học gia nổi tiếng thế kỷ 18 Ben có một phương pháp hữu hiệu giúp đưa ra quyết định đó là: Lấy một tờ giấy, gập đôi nó lại để tạo thành hai cột. Một cột, liệt kê tất cả những lý do dẫn tới việc đưa ra quyết định. Cột còn lại, liệt kê tất cả những lý do chống lại việc đưa ra quyết định. Bằng cách so sánh hai danh sách này, bạn thường có thể nhìn rõ hướng bạn nên đi. Nếu phải tổng kết điều làm nên một nhà quản lý tốt trong một từ, tôi sẽ chọn từ quyết đoán. Bạn có thể sử dụng những chiếc máy tính tối tân nhất để tập hợp các con số, nhưng cuối cùng bạn vẫn phải đặt ra thời gian biểu và hành động. ―Lee Laccoca Tôi đã từng chứng kiến những người quyết đoán đã đưa ra quyết định sai. Điều thú vị là dù thế nào họ vẫn luôn khiến mục tiêu của những quyết định đó xảy ra. Tôi tin rằng có một quy luật tự nhiên gắn liền với hiện tượng này. Quả thật, hành động quyết định có lẽ còn quan trọng hơn tính đúng sai của chính hành động đó và có ảnh hưởng nhiều hơn tới các hệ quả. Hãy quyết đoán, hãy hành động và hãy tiếp tục dấn bước cuộc sống cũng như công việc của bạn. Một kế hoạch tốt được thực hiện quyết liệt ngay bây giờ còn tốt hơn một kế hoạch hoàn hảo được thực hiện vào tuần tới. ―Đại tướng George S. Patton HÌNH THÀNH THÓI QUEN LÀM VIỆC LIỀN TAY Trì hoãn một việc dễ biến nó thành một việc khó, và trì hoãn một việc khó biến nó thành một việc không thể làm được. ―George H. Lorimer Dù thích hay không thì tất cả chúng ta đều là những tạo vật của thói quen. Hầu hết chúng ta đều rất dễ dàng sa vào những nề nếp đã được thiết lập. Bạn thường lái xe trên cùng một con đường để đi làm, tới cùng một cửa hàng để ăn trưa, hay bắt đầu một ngày làm việc theo cùng một cách? Một vài trong số những thói quen và nề nếp đó là tốt; số khác có thể chống lại chúng ta, và sống hoàn toàn bằng thói quen có thể rất nguy hiểm. Có thói quen nào đáng hình thành và nuôi dưỡng không? Tất nhiên là có. Những thói quen như lái xe an toàn hay quan tâm tới bạn bè, đồng nghiệp đáng được phát triển, và hiển nhiên là chúng có lợi. Việc nuôi dưỡng thói quen Làm liền tay có mục đích củng cố phong cách sống định-hướng-hành-động: để trở nên quyết đoán hơn, để bắt đầu và sau đó duy trì sự năng động. Mục tiêu đọc cuốn sách này của bạn là phá vỡ thói quen làm việc cũ và trở nên hiệu quả hơn, từ đó trở nên năng suất hơn. Cách tiếp cận quyết đoán và chủ động đối với công việc sẽ giúp bạn đạt được chính điều đó. Bản thân sự trì hoãn thường chỉ là một thói quen xấu. Trong cuốn sách Hoàn thành công việc: Nhập môn về Quản lý thời gian (Getting Things Done: The ABC’s of Time Management) tác giả Edwin Bliss đã miêu tả trì hoãn như một thói quen theo cách này: Khi chúng ta không nhanh chóng hành động như chúng ta cần phải thế, thường thì không phải vì nhiệm vụ đó đặc biệt khó, mà vì chúng ta đã hình thành thói quen trì hoãn bất cứ khi nào có thể. Trì hoãn hiếm khi liên quan tới một việc cụ thể nào; nó thường là kiểu hành vi thâm căn cố đế. Tôi hoàn toàn đồng ý. Hãy học Làm liền tay và bạn sẽ xóa sổ được thói quen trì hoãn. Làm liền tay thay thế hành vi để-làm-sau bằng hành vi định-hướng-hành-động. Bạn hành động trước khi rào cản tinh thần trỗi dậy, vậy nên bạn chẳng có thời gian để nghĩ “Nó quá khó; có lẽ nó sẽ biến mất; biết đâu sẽ có ai đó để ý đến nó; mình không thấy hứng thú; mình chẳng thấy thích nó.” SỰ HOÀN HẢO Một số người có thể tin rằng có mâu thuẫn cơ bản giữa Làm liền tay và làm đúng. Thật tốt, và thật lành mạnh khi trông chờ hiệu quả hoạt động đạt tiêu chuẩn cao. Nhưng một số người lại nhầm lẫn “thể hiện tốt nhất có thể” với thời điểm hành động. Người theo chủ nghĩa hoàn hảo thường trì hoãn. Suy cho cùng, nếu bạn tin bạn không thể thực hiện công việc một cách hoàn hảo, vậy thì sao lại phải làm? Và Làm liền tay có thể đồng nghĩa với việc bạn không thể làm việc đó tốt được như bạn muốn. Tiến sỹ Sapadin nói theo cách này: Người theo chủ nghĩa hoàn hảo suy nghĩ rất cực đoan: Nếu họ định làm gì đó, họ lập luận, họ nên làm việc tốt nhất có thể. Không có kiểu “lửng lơ ở giữa” chấp nhận được… Khi đối mặt với một nhiệm vụ cấp bách, những người theo chủ nghĩa hoàn hảo thường bị giằng xé giữa hai thái cực: cống hiến tất cả những gì họ có, hoặc từ bỏ tất cả mọi thứ. Làm thế nào có thể định nghĩa chính xác được cái “lửng lơ ở giữa” đó? Chúng ta có nên làm việc để sản xuất ra một chiếc Rolls Royce gần như chiếc ô tô hoàn hảo mà một người có thể có không? Hay một chiếc Mercedes? Hay một chiếc Ford? Chiếc Rolls có giá 250.000 đôla, chiếc Mercedes là 80.000 đôla, và chiếc Ford 25.000 đôla. Chiếc nào cũng có thể đưa bạn tới nơi bạn muốn đến. Mỗi một nhà sản xuất ô tô lại phục vụ một thị trường khách hàng riêng. Thị trường đó có một ngưỡng giá mà khách hàng của nó sẵn sàng trả cho việc sở hữu một chiếc xe. Nhà sản xuất sản xuất ra chiếc ô tô đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng của họ. Khi xử lý công việc, đừng tự hỏi mình câu: “Việc tốt nhất mà mình có thể làm đối với nhiệm vụ này là gì?” Thay vào đó, hãy hỏi bản thân: “Khách hàng kỳ vọng ở chúng ta cấp độ, hay mức độ chất lượng nào?” Nếu bạn có xu hướng giống người theo chủ nghĩa hoàn hảo, bạn sẽ tìm cách trì hoãn; thường thì khách hàng của bạn muốn bạn phản hồi. Tất nhiên là hãy làm điều đúng, nhưng phải xác định đúng là thế nào, và Làm liền tay! KỶ LUẬT Khi thảo luận chủ đề thay đổi hành vi, từ thường hay nghe thấy nhất là kỷ luật. “Đó là vấn đề kỷ luật. Nếu có kỷ luật hơn, tôi đã có thể luyện tập,… bỏ thuốc,… ăn kiêng”. Dù kỷ luật đóng một vai trò nhất định, tôi tin rằng nó mới chỉ là phần nổi. Nếu bạn sử dụng đủ kỷ luật để hình thành một nếp làm việc, bạn đã tạo ra một thói quen mới. Thói quen lại giúp bạn duy trì nề nếp mới. Hãy buộc bản thân hành động ngay lập tức, và nó sẽ nhanh chóng trở thành thói quen. Sau đó, chính thói quen sẽ giảm bớt nhu cầu cần phải có kỷ luật. William James, người nổi tiếng với những công trình nghiên cứu hành vi của con người cho rằng: Nếu bạn liên tục làm một việc gì đó trong 30 ngày, nó sẽ trở thành thói quen của bạn. Hãy thử điều này với nguyên tắc Làm liền tay. Thành thật mà nói, điều này còn hơn cả đối phó với tính chần chừ. Đó là một triết lý về công việc và cuộc sống. Đó là quan điểm: Tôi là một người chủ động; tôi hướng tới hành động; tôi vĩ đại hơn vấn đề mà tôi phải đối mặt. Những tính cách này bắt đầu (và kết thúc) với cách bạn đối mặt và thói quen xử lý những chi tiết nhỏ nhất trong cuộc sống và công việc của mình. Vậy thì điều đầu tiên bạn nên làm lúc này là gì? Hãy tiếp tục – hãy viết nó ra. Tập trung vào điều đầu tiên. Hãy tự tổ chức, sắp xếp để Làm liền tay, và làm tốt hơn! THỰC HÀNH CHƯƠNG 2 1. Hãy khởi động. Bước tới bàn làm việc của bạn – nếu cần, hãy cầm theo cuốn sách này – và sàng lọc từng mẩu giấy trên bàn hoặc ở bất cứ chỗ nào gần nơi làm việc của bạn. Hãy nhặt tờ giấy đầu tiên lên, xác định xem nó là gì, cần phải làm gì để xử lý nó cho tới khi hoàn thành. Hãy làm bất cứ việc gì cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó và ném tờ giấy đó ra khỏi bàn làm việc của bạn để không bao giờ phải nhìn lại nó một lần nữa. Nếu nhiệm vụ đòi hỏi bạn phải mất vài tiếng để hoàn thành, hãy lên lịch để dành thời gian xử lý nó. 2. Lần lượt xem bất cứ bức thư điện tử, thư thoại, hay bức fax đã được lưu trữ nào và bắt đầu xử lý từng thứ một cho tới khi hoàn thành. Một lần nữa, nếu việc nào phải mất vài giờ làm việc, hãy lên lịch xử lý vào một thời điểm thích hợp hơn. 3. Xác định nhiệm vụ nào phải được hoàn thành và quyết định những việc cần làm để xử lý từng nhiệm vụ cho tới khi hoàn thành. Xử lý nhiệm vụ tối đa có thể. Nếu bạn vấp phải một vật cản, hãy thông minh. Hãy đặt ra câu hỏi: “Mình có thể hoàn thành việc này bằng cách nào khác?” Nếu bạn quyết định bàn giao nhiệm vụ hoặc chuyển giao nó cho một người khác, hãy nhắc bản thân theo dõi tiến độ hoàn thành công việc đó. CHƯƠNG 3 Sắp xếp ngay bây giờ! TÓM LƯỢC CHƯƠNG 3 Trong chương này, bạn sẽ học được cách: Hành động gọn gàng và tiết kiệm thời gian cho chính bạn. Thôi lãng phí thời gian tìm kiếm đồ đạc. Hình thành các hệ thống hồ sơ riêng biệt cho các giấy tờ việc đang làm, giấy tờ tham khảo và giấy tờ lưu trữ của bạn. Sắp xếp hồ sơ máy tính của bạn và thiết lập các thư mục hợp lý cho các tệp tài liệu cũng như thư điện tử. Chú ý tới chi tiết nhỏ nhặt về cách bạn chuẩn bị cho công việc giống như chú ý tới chính công việc đó. Bạn phải biết tổ chức, sắp xếp để hình thành những nếp làm việc giúp bạn phát triển thói quen Làm liền tay. Bạn sẽ ngạc nhiên với lượng thời gian bạn tiết kiệm được chỉ nhờ việc tổ chức khu vực làm việc của bạn sao cho đạt hiệu quả tối đa. CÂU CHUYỆN CỦA MỘT NGƯỜI LÍNH Người lính là một điển hình cho sự tập trung chú ý vào chi tiết. Khi tân binh đến trại lính để huấn luyện cơ bản, họ được rèn luyện những kỹ năng vô cùng cơ bản. Ngoài chế độ ăn uống hà khắc, người lính còn được đào tạo theo cách bạo lực nhất về cách dọn giường, cách đánh giày, cách sắp xếp các vật dụng cá nhân, cách lau chùi và bảo dưỡng vũ khí cùng rất nhiều những điều cơ bản khác. Sĩ quan huấn luyện chắc chắn muốn họ ấn tượng với việc phải tuân thủ mệnh lệnh. Nhưng thực ra thì còn hơn thế. Huấn luyện cơ bản trong các lực lượng vũ trang chỉ là thế – cơ bản. Sự quan tâm, chú ý tới những điều cơ bản tạo nền tảng cho một quân nhân thành công. Chẳng nghề nào nghiêm ngặt hơn nghề của những người lính, đặc biệt là trong chiến tranh, khi mà sự sống của họ ở thế ngàn cân treo sợi tóc. Phải cẩn trọng suy nghĩ nên giữ vũ khí ở đâu trên cơ thể. Người lính được đào tạo tỉ mỉ, kỹ càng để giữ vũ khí trong mọi điều kiện. Khi kẻ thù đến gần, cái giá người lính phải trả sẽ là quá lớn nếu súng của họ bị kẹt vì nó không được lau chùi sạch sẽ. Những người lính vô tổ chức, vô kỷ luật không biết vũ khí của mình ở đâu, cũng không quan tâm tới nó, sẽ sớm là những người lính tử trận. Đó chính là lý do tại sao sĩ quan huấn luyện lại vô cùng nghiêm khắc khi dạy những điều cơ bản đó cho tân binh. Hầu hết mọi người chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của việc chuẩn bị và tổ chức công việc của mình thật tốt. Lộn xộn có thể là kẻ giết người. Lộn xộn và bối rối là thất bại của thiết kế, chứ không phải là do thông tin. Không có cái gọi là thông tin quá tải. ―Edward Tufte DỌN ĐỐNG LỘN XỘN Lộn xộn là điều bạn phải đối mặt mỗi ngày khi bạn bước vào văn phòng. Là chiếc áo khoác của bạn vắt trên thành ghế dành cho khách chứ không phải trên cây treo áo khoác. Là hàng chục bản báo cáo xếp ở góc tủ hồ sơ của bạn, nằm bên dưới phần còn sót lại của bữa trưa ăn-tại-văn-phòng của bạn ngày hôm qua. Là chồng tạp chí bạn thậm chí còn chưa bắt đầu đọc. Là núi thư đến, thư đi rải rác trên bàn làm việc của bạn. Là những bức thư tay bạn vẫn chưa hoàn thành. Là chiếc đĩa CD bạn định đem về nhà nghe vào dịp cuối tuần giờ đang bị chôn vùi dưới đống dự thảo ngân sách hàng quý. Lộn xộn là đống hỗn độn cực kỳ vô tổ chức mà bạn không cần đến trong môi trường làm việc. Ngày nào chúng ta cũng quát tháo con cái, bắt chúng phải dọn phòng sạch sẽ, sau đó lại bước chân vào một văn phòng bừa bãi mà chẳng bao giờ nhận thấy bất cứ điều bất ổn nào trong đó. Văn phòng và bàn làm việc bừa bãi, lộn xộn khiến chúng ta không thể làm việc hiệu quả. LỘN XỘN ĐẾN TỪ ĐÂU? Thủ phạm đầu tiên là giấy tờ. Chuyện gì sẽ xảy ra với ý tưởng về một văn phòng không có giấy tờ? Có một thời, người ta cho rằng công nghệ sẽ sản sinh ra một văn phòng không có đống giấy tờ lộn xộn vì mọi thứ đều ở dạng điện tử. Điều đó có thể sẽ xảy ra, nhưng hiện tại vẫn chưa xảy ra. Máy tính chỉ in thêm nhiều giấy tờ hơn mức chúng ta có thể bỏ đi, và máy photocopy lại sao chụp giấy tờ rất hiệu quả. Trên thực tế, lượng giấy tờ có lẽ còn nhiều hơn cả trước đây. Thư điện tử thậm chí còn có thể kinh khủng hơn cả đống giấy tờ. Dù thư điện tử là một phát minh tuyệt vời, nó lại tạo ra một đống hỗn độn dữ liệu điện tử. Giờ bạn có thể gửi một thông báo cho 150 người chỉ với một lần nhấn phím. Một số người có thể nhận được 200 bức thư một ngày. Bạn có thể tưởng tượng được không? Hoặc có lẽ, bạn còn không cần phải tưởng tượng. Rồi còn cả những đồ lặt vặt nữa. Một anh chàng vừa mới dọn tủ quần áo của anh ta. Vợ anh ta bắt anh ta phải dọn, vì cô ấy nghi ngờ chuột đã làm tổ trong đó. Văn phòng cũng giống như tủ quần áo – nơi chúng ta tích rất nhiều thứ. Hai vợ chồng người đàn ông vừa kể đã chuyển sang căn nhà mới ở bên kia đường cùng với toàn bộ đồ đạc trong nhà. Phần lớn những gì họ chuyển đi đều là những thứ họ đã giữ hàng tháng, thậm chí hàng năm trời, với ý nghĩ một ngày nào đó họ sẽ cần đến chúng. Và họ đóng gói tất cả những thứ đó vào chiếc tủ đựng đồ trong ngôi nhà mới của họ và lại vứt nó ở đó nhiều tháng liền. Chúng ta cười những câu chuyện như vậy, nhưng chúng lại phản ánh đúng hành vi thông thường. Hầu hết mọi người đều nghĩ có thể họ sẽ cần đến tất cả những thứ mà họ giữ. Mọi người đều giữ cho mình những tờ tạp chí Địa lý quốc gia, nhưng chẳng ai buồn giở lại chúng một lần. Vậy thì giữ để làm gì? Sao lại phải giữ chúng ngăn nắp, gọn gàng? Thế cũng giống như một người lính thích mang xe tăng vào chiến trường, nhưng đó là điều không thể. Một lúc nào đó, bạn sẽ phải nhìn nhận một cách thực tế những thứ bạn đang mang theo bên mình, và phải chắc chắn bạn chỉ mang theo những thứ thực sự cần thiết. Nếu không, hãy bỏ chúng đi! SAO MẤY ĐỐNG LỘN XỘN LẠI Ở ĐÓ? Sự lộn xộn thể hiện cách con người tiếp cận công việc và cuộc sống. Nó cho biết đôi chút về những người đó – có thể cả suy nghĩ của họ cũng lộn xộn nữa. Nhiều người biện hộ cho sự lộn xộn bằng cách nói rằng nó nuôi dưỡng suy nghĩ và phụ trợ cho quá trình sáng tạo. Những người khác tin rằng những người làm công việc sáng tạo hoặc liên quan tới nghệ thuật sinh ra đã (lộn xộn, bừa bãi) như vậy rồi. Một người đồng nghiệp của tôi từng kể một câu chuyện rất thú vị. Cô ấy miêu tả lần đầu tiên tới thăm nhà của một nghệ sĩ nổi tiếng ở New York. Trước khi đến, cô ấy đã tưởng tượng trong đầu nhà của một nghệ sĩ thực sự trông như thế nào: kỳ quái, cực kỳ lộn xộn, tranh vẽ chất đầy các góc, phòng tranh toàn những thứ kích thích trí sáng tạo. Nhưng khi bước chân vào nhà người nghệ sĩ đó và nhìn qua một lượt, cô thấy căn nhà rất gọn gàng và sạch sẽ. Cô ấy đã nghĩ có lẽ ông ta đã dọn dẹp lại vì biết sắp đón khách, nhưng tối hôm đó, khi vào phòng tranh, cô thấy phòng tranh cũng ngăn nắp đến hoàn hảo. Tất cả các cây chổi vẽ đều được sắp xếp theo thứ tự, các hộp màu đều được dán nhãn và được xếp hàng ngay ngắn. Cô gần như không thể tin điều mình đang nhìn thấy – nó ngược hoàn toàn với những gì cô nghĩ về cách làm việc của một người nghệ sĩ. Khi cô hỏi người nghệ sĩ về sự ngăn nắp, gọn gàng của ông, ông nói đã học được điều đó ở trường đại học, khi ông theo học mỹ thuật. Ông đã được dạy cách giữ dụng cụ theo trật tự làm việc. Ông biết chổi vẽ sẽ bị hỏng nếu không được rửa sạch sau mỗi lần sử dụng. Ông dán nhãn ghi tên cho tất cả các loại màu vẽ vì nếu không ghi, ông biết mình sẽ quên các loại màu ông đã pha. Nếu bạn muốn hoạt động hiệu quả, giống như người nghệ sĩ này, bạn cần phải tổ chức, sắp xếp mọi việc. Hoạt động trong môi trường gọn gàng thì đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Trong cuốn sách Sự hỗn độn hoàn hảo (A perfect mess), hai tác giả Eric Abrahamson và David H. Freedman đã nói “những người, những thể chế và những hệ thống vô tổ chức vừa phải thường lại hiệu quả, sôi nổi, sáng tạo và nhìn chung là năng suất hơn so với những người, những thể chế và những hệ thống có tổ chức cực kỳ chặt chẽ.” Tôi cho rằng từ quan trọng nhất ở đây là “vừa phải”. Khi đề cập đến đống hỗn độn, mục tiêu là phải loại bỏ sự lộn xộn không cần thiết khiến bạn sao nhãng và ngăn bạn nhanh chóng hành động khi cần thiết. Mục tiêu không phải là “một” bàn làm việc “sạch bong”. Nếu những thứ linh tinh, vớ vẩn ở văn phòng truyền cảm hứng cho bạn, thì bằng mọi cách hãy giữ chúng lại. Nhưng công việc cứ chồng đống lên nhau để rồi biến mất hút, hay khiến bạn nhớ tới những việc bạn sẽ không làm, thì chắc chắn không thể là một nguồn cảm hứng. Lời khuyên của tôi là hãy tránh hai thái cực ở cả hai hướng. XA MẶT? Tôi biết có những người sợ rằng xa mặt có nghĩa là cách lòng. Họ sợ họ sẽ quên một nhiệm vụ hoặc một công việc nếu không có một món đồ cụ thể nào đó đặt trên bàn nhắc họ nhớ hay một vài tờ giấy nhớ “Phải làm” ngay trong tầm mắt. Giữ mọi thứ trong tầm nhìn là giải pháp của họ. Tôi đồng tình. Xa mặt đúng là thường xuyên cũng đồng nghĩa với cách lòng. Khi mọi người nói với tôi họ có vấn đề về trí nhớ, tôi cung cấp cho họ một hệ thống để nhắc họ. Hơn nữa, họ không cần được nhắc về tất cả những thứ có trên bàn làm việc của mình, những thứ mà họ chẳng thể làm được gì. Được nhắc về điều bạn không thể làm chỉ củng cố cho thói quen xấu Để làm sau. Dù hầu hết những người rải tờ giấy nhớ đủ loại ở khắp nơi trên bàn làm việc cũng như trong văn phòng thường tin rằng những tờ giấy ấy rất hữu ích, thực tế chúng lại chỉ là những thứ gây sao nhãng và tạo thêm căng thẳng. Lời khuyên của tôi là hãy tìm nơi để cất mọi thứ. Chỉ để những thứ bạn đang xử lý ở trên bàn làm việc, và hãy sử dụng một hệ thống lịch hiệu quả để tự nhắc bản thân làm những việc mà bạn thực sự sẽ làm. ĐỪNG COI THƯỜNG ĐIỀU HIỂN NHIÊN Chúng ta thường xem nhẹ những điều hiển nhiên trong khi cố gắng cải tiến quy trình làm việc. Chúng ta cố giải quyết những vấn đề phức tạp hơn và bỏ qua những điều cơ bản. Những điều cơ bản mà một nhân viên văn phòng vẫn đối phó hàng ngày bao gồm bàn làm việc, dập ghim, bút, băng dính, kẹp giấy, đèn, các loại hồ sơ, túi đựng hồ sơ, ghế, máy tính, đĩa máy tính và rất nhiều những thứ khác nữa. Chẳng có gì bất thường khi bước chân vào văn phòng và thấy những thứ này bừa bãi, lộn xộn khắp nơi – kéo thì biến đâu mất, dập ghim thì bị kẹt, hộp băng dính thì trống rỗng, giấy tờ thì chỗ này một ít, chỗ kia một ít. Ấy vậy mà chúng ta vẫn kỳ vọng có thể làm việc hiệu quả được trong điều kiện này. Nhiều người không bao giờ nhận ra là vì không sắp xếp ngăn nắp những vật dụng cơ bản ở nơi làm việc của họ, họ đã tự trói tay mình trong việc xử lý hiệu quả những vấn đề hàng ngày của họ. Vớ vẩn ư? Nhỏ nhặt ư? Có thể, nhưng tờ Wall Street Journal đã có lần đăng tải thông tin trung bình một năm, nhân viên văn phòng sử dụng trung bình 6 tuần để tìm kiếm đồ đạc trong văn phòng của họ. Không tưởng phải không? Đúng thế, nhưng theo kinh nghiệm từ bản thân tôi thì đúng là như vậy đấy. Có một lần tôi tới thăm một giám đốc điều hành của một ngân hàng danh tiếng, người chịu trách nhiệm về 2.500 nhân viên khu vực. Đó là một doanh nhân thông minh, tháo vát, từng đi lên nhờ khả năng lãnh đạo và cảm quan kinh doanh. Nhưng ông bị quá tải trầm trọng và muốn tôi giúp giải quyết vấn đề. Một hôm, tôi để ý thấy một chồng giấy trên bàn làm việc của ông và hỏi đó là cái gì. Ông nói cần phải dập lỗ cho nó, nhưng ông vẫn chưa làm được. Tôi quyết định dạy ông một bài học về Làm liền tay, vì thế tôi đã yêu cầu ông dập lỗ ngay lập tức. Ông nói “Được”, và bắt đầu bước ra khỏi phòng. Tôi đi theo ông qua những người trợ lý xuống hành lang, qua một cánh cửa, xuống cầu thang và vào phòng vật tư. Ông cầm chiếc máy dập lỗ và đi ngược trở lại văn phòng, sau đó dập lỗ cho đống giấy đó. Mỗi lần cần dập lỗ cho giấy tờ gì, ông lại thực hiện đúng quy trình đó. Tôi hỏi: “Tại sao ông lại không có một cái máy dập lỗ riêng?” Ông nhìn tôi và nói: “Ý tưởng hay đấy!” Đơn giản là ông chưa bao giờ nghĩ tới điều đó. Sự hiển nhiên không phải cách tiếp cận duy nhất đối với những công cụ mà bạn sử dụng. Hãy lùi lại và nhìn quanh môi trường văn phòng của bạn. Bàn làm việc của bạn đã được sắp xếp hợp lý nhất chưa? Văn phòng của bạn có đủ ấm vào mùa đông và có đủ mát vào mùa hè không? Ghế ngồi của bạn có thoải mái không? Tôi đã có lần thực hiện Chương trình Hiệu quả cá nhân PEP cho Công ty điện tử Philips. Trong lúc tham quan văn phòng của một người tham gia, tôi đã để ý thấy ông ta rất không thoải mái, ông ngồi đó và nhăn nhó. Tôi đã hỏi có chuyện gì thế, và ông nói: “Tôi bị đau lưng.” Tôi kiểm tra chiếc ghế của ông ta và thấy nó đã bị hỏng. Vì thế, tôi hỏi: “Sao ông không mua một chiếc ghế mới?” Khi tôi trở lại trong chuyến thăm quan lần sau, ông ta đã có một chiếc ghế mới. Ông ta nói: “Thật ngạc nhiên. Tôi đã mua một chiếc ghế mới, và bệnh đau lưng của tôi đã biến mất. Tôi đã làm việc tốt hơn rất nhiều chỉ vì tôi có chiếc ghế mới.” Một người khác lại tăng năng suất làm việc của mình đến chóng mặt chỉ đơn giản bởi anh xếp bàn quay mặt ra cửa sổ thay vì quay mặt ra cửa ra vào. Vì cửa ra vào lúc nào cũng mở, những người đi qua đi lại thường làm anh mất tập trung. Nếu anh nhìn, mọi người liền cảm thấy họ có thể dừng lại, bước vào, hỏi han và trò chuyện. Kết quả là anh thường xuyên bị ngắt quãng. Khi chuyển bàn làm việc và xoay ghế úp vào bức tường đối diện, mọi người đã thôi gián đoạn công việc của anh. HÃY BẮT ĐẦU VỚI NHỮNG ĐIỀU CƠ BẢN Nếu bạn muốn tự tổ chức, sắp xếp để đạt hiệu quả tốt hơn, bạn cần xem xét một vài ý tưởng vô cùng đơn giản mà hầu hết mọi người không bao giờ làm chủ được. Các công cụ của bạn có tác dụng không? Sản phẩm của bạn có dễ sản xuất không? Đây là hai câu hỏi mà nhân viên văn phòng cần phải tự hỏi bản thân, dù họ hiếm khi làm vậy. Trong một dây chuyền sản xuất, nếu một công nhân phải cúi xuống để nhặt một công cụ nặng mỗi lần anh ta lắp một chiếc lốp vào xe ô tô, thì cần phải thiết kế lại quy trình đó. Có thể người công nhân đó cần một dạng thiết bị nâng nào đó để giảm thời gian cũng như công sức cần để lắp được một chiếc lốp. Tương tự như vậy, nếu bạn phải lục tung vài chồng giấy hoặc vài cuốn danh bạ mỗi lần bạn cần thực hiện một cuộc gọi thì bạn cần phải thiết kế lại quy trình. Ý tưởng là phải làm sao để có thể dễ dàng Làm liền tay. HỘP CÔNG CỤ VĂN PHÒNG CỦA BẠN Chúng ta hãy cùng bàn chi tiết về những công cụ bạn sử dụng trong công việc của mình. Nếu bạn đọc chương này khi đang không ngồi ở bàn làm việc thì hãy tưởng tượng như bạn đang ở đó. Hãy nghĩ tới bố cục thực sự của không gian làm việc của bạn. Ở đó có những vật gì? 1. Ba cái khay. Đầu tiên là phải có những chiếc giỏ hoặc chiếc khay công văn đến, đang xử lý và công văn đi để đựng các giấy tờ hàng ngày (không phải là để lưu trữ!). Hệ thống khay của bạn nên giống như minh họa ở Hình 3.1. 2. Văn phòng phẩm tiêu chuẩn. Tiếp theo là những vật dụng bạn có thể sử dụng hàng ngày: dập ghim, bút, bút chì, kéo, băng dính, đĩa CD trắng, thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân PDA, giấy nhớ, kẹp giấy, giấy fax, cùng nhiều thứ khác nữa – tất cả những công cụ của nhân viên văn phòng. Thỉnh thoảng tôi lại gặp những người có hai hoặc ba chiếc dập ghim coi-như-hỏng trên bàn làm việc. Tất nhiên, không phải là chúng hỏng thật, chỉ là chúng bị kẹt, thường là vì ghim bị kẹt và chẳng ai lấy chiếc ghim bị kẹt đó ra cả. Tệ hơn nữa, mỗi lần cần dùng dập ghim, người ta lại đi mượn của người khác! Dù cho chiếc dập ghim có vẻ không quan trọng đến mấy, nhưng vẫn là một công cụ cơ bản đối với nhân viên văn phòng, và việc sắp xếp ngăn nắp công cụ này cùng với những công cụ cơ bản khác sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất nhất. Hãy đảm bảo là bạn có tất cả những công cụ cần thiết và tất cả các công cụ đó đều đang hoạt động tốt – để không phải đi mượn kéo hay dập ghim mỗi khi bạn cần nữa. Hãy dành thời gian để nhìn qua tất cả những công cụ bạn cần hoặc nên có. Sau bài tập nhỏ này, bạn sẽ có một chiếc dập ghim, vài chiếc bút, vài cây bút chì, một cái gọt bút chì, thước kẻ, lọ mực, mực in, kéo, giấy, băng dính, hộp đựng danh thiếp, kẹp giấy, dụng cụ tháo ghim, máy tính, đĩa CD trắng, hồ sơ, nhãn hồ sơ và bất cứ thứ gì bạn thường dùng trong ngày, và tất cả những thứ đó đều ở trong tình trạng sử dụng tốt. Nên để tất cả những vật này ở ngăn kéo giữa bàn làm việc của bạn, hoặc ở ngăn kéo bên cạnh phía dưới mặt bàn – không phải để chình ình trên mặt bàn. Đồng thời, phải cảnh giác với lãng phí. Tôi thường phải nghe bộ phận kế toán của các công ty kêu ca về những chuyện lãng phí kinh khủng. Họ nói rằng: “Đến khi chúng tôi tổ chức gọn gàng lại, chúng tôi mới phát hiện ra những thứ chúng tôi đang lưu kho, thứ gì chúng tôi đang sử dụng và thứ gì bị lãng phí”. Khi tính toán, lượng lãng phí thường khiến người ta phải chóng mặt. Hình 3.1. Hệ thống khay Tôi đã từng dạy PEP cho một công ty môi giới tầm trung. Tôi bắt đầu xem xét bàn làm việc của từng người, từng người một. Tôi đã nói với mọi người rằng: “Hãy tập hợp bất cứ văn phòng phẩm thừa nào mà bạn có để trả lại kho trung tâm”. Tôi làm việc này vì mọi người thường than phiền rằng họ tới kho trung tâm nhưng không thể tìm thấy thứ họ cần, hoặc như ở các công ty nhỏ, ngân sách cho văn phòng phẩm đã bị tiêu hết cho quý đó hoặc năm đó, và chẳng còn tiền để mua thêm văn phòng phẩm gì khác. Khi thực hiện chương trình PEP với 120 người trong công ty, tôi đã thu thập tất cả những văn phòng phẩm dư thừa mà mọi người để trên bàn làm việc của họ. Kết quả là có đủ văn phòng phẩm để dùng cho cả năm mà không cần phải mua thêm bất cứ thứ gì! Tất cả những gì cần làm là, sắp xếp lại những gì chúng tôi đã thu thập được từ bàn làm việc của mọi người. Và đó là việc điển hình. Nếu bạn gặp phải thách thức này, hãy tìm trong, trên và quanh bàn làm việc của bạn. Tôi cá bạn sẽ tìm thấy hàng chục chiếc bút và những văn phòng phẩm khác mà bạn thậm chí còn không biết là mình có. Nguyên tắc áp dụng cho văn phòng phẩm trên bàn làm việc cũng được áp dụng cho thông tin trong các tập hồ sơ của bạn: Bạn không sử dụng thứ bạn không nhận ra là mình có. Và nếu không sắp xếp, không duy trì, bảo dưỡng, bạn sẽ không nhận ra điều bạn sở hữu. Bạn đang lãng phí nguồn lực. Hãy nghĩ tới những người sống sót sau vụ đắm tàu, lênh đênh trên đại dương với một cái bè cao su. Điều đầu tiên họ cần phải làm là đếm, từng thứ, từng thứ một, để không thứ gì họ có lúc đó bị sử dụng lãng phí. Lãng phí trong tình huống như vậy có thể khiến họ phải trả giá bằng cả tính mạng của mình. LÀM QUEN VỚI CÁC CÔNG CỤ NGAY KHI CHÚNG XUẤT HIỆN TRÊN THỊ TRƯỜNG Hãy cập nhật các công cụ và các hệ thống quản lý thời gian tốt nhất. Hãy tạo thói quen lướt qua catalog hay cửa hàng bán văn phòng phẩm theo định kỳ để khám phá những công cụ và nguồn lực mới. Bạn có thể sẽ ngạc nhiên với điều bạn tìm thấy. Tôi nhớ lại một người phụ nữ làm việc cho một công ty bảo hiểm. Cô ấy rất bừa bãi, lộn xộn, và không muốn làm theo gợi ý của tôi. Có vẻ như cô ấy có một công việc đặc thù, và giải pháp của tôi không hoàn toàn phù hợp với hoàn cảnh của cô ấy. Nhưng một hôm, một người đồng nghiệp mang đến một hệ thống quản lý thời gian sử dụng những chiếc thẻ 7x10cm và một chiếc bìa da có những ngăn nhỏ để đựng thẻ. Hệ thống yêu cầu người sử dụng viết mỗi một nhiệm vụ lên một tấm thẻ và đút thẻ ghi bất cứ nhiệm vụ chưa hoàn thành nào vào ngăn cho ngày tiếp theo. Người đồng nghiệp này thấy hệ thống đó chẳng được tích sự gì, nhưng thay vì vứt đi lại đem nó cho người phụ nữ kia – người rất thích nó và đã dùng nó để giải quyết được rất nhiều vấn đề. Có thể sử dụng rất nhiều công cụ tuyệt vời để gia tăng cả hiệu quả và năng suất của bạn. Người này có thể thấy công cụ này chẳng hiệu quả, nhưng người khác lại thấy không thể sống được nếu thiếu nó. Hãy tận dụng những công cụ đang có và tìm kiếm những công cụ phù hợp với phong cách và cá tính của bạn. SẮP XẾP HỒ SƠ – BẮT ĐẦU VỚI GIẤY TỜ Dù nhiều người trong chúng ta đang dần phát triển từ một hệ thống dựa trên giấy tờ sang một hệ thống điện tử, nhưng hầu hết chúng ta vẫn phải đối phó với một lượng lớn giấy tờ. Dù bạn có nhiều hay có ít, chúng tôi cũng phát hiện ra rằng bằng cách xử lý giấy tờ trước tiên, phần còn lại của quá trình tổ chức, sắp xếp sẽ trở nên dễ dàng và nhanh hơn rất nhiều. Nếu bạn không có nhiều giấy tờ để xử lý, bạn có thể bỏ qua phần này và chuyển sang phần Sắp xếp hồ sơ điện tử. Để xử lý tốt hơn công việc giấy tờ, hãy sắp xếp giấy tờ và hồ sơ của bạn theo tần suất sử dụng. Những thứ bạn thường xuyên sử dụng nhất cần để gần tầm tay nhất. Bàn làm việc của bạn chính là bề mặt của công việc, và giấy tờ duy nhất trên đó là những giấy tờ mà hiện tại bạn đang xử lý. Hình 3.2. Những điểm kiểm soát giấy tờ Bạn nên có một hệ thống gồm ba chiếc giỏ để xử lý giấy tờ. Hình 3.1 thể hiện hình ảnh hệ thống các khay đựng tài liệu cũng như cách thức sử dụng chúng tốt nhất. Giỏ (hoặc khay) đựng tài liệu đến, đang xử lý và đi là để dành cho những nhiệm vụ phải mất tối đa vài ngày để hoàn thành. Tiếp đó hãy hình thành ba loại hồ sơ: Hồ sơ việc đang làm, hồ sơ tham khảo và hồ sơ lưu trữ. Ba loại hồ sơ này là ba điểm kiểm soát giấy tờ quan trọng để quản lý luồng công việc. 1. Hồ sơ việc đang làm để dành cho những dự án hiện tại và những nhiệm vụ thường lệ. Thông thường 80% công việc của bạn liên quan tới 20% hồ sơ của bạn, do đó, hãy giữ những hồ sơ này trong tầm tay, thường là trong ngăn kéo bàn làm việc như những bìa treo. Hồ sơ việc đang làm là những thứ bạn phải quan tâm thường xuyên trong vài tuần hoặc vài tháng và là những dự án đang diễn ra mà bạn phải chịu trách nhiệm. 2. Hồ sơ tham khảo bao gồm một lượng lớn những hồ sơ trong văn phòng của bạn. Vì bạn thường xuyên phải sử dụng hồ sơ tham khảo nên chúng cần được để ở gần bạn, nhưng không cần thiết phải để trong tầm với. 3. Hồ sơ lưu trữ được giữ vì những lý do pháp lý và có thể hiếm khi cần đến. Những hồ sơ này thể hiện lượng công việc tích lũy trong các năm trước và có thể được cất giữ ở bên ngoài văn phòng. Hồ sơ việc đang làm Một lần, có một người đàn ông có 5 chồng giấy tờ cao ngất ngưởng trên bàn làm việc đã nói thẳng vào mặt tôi rằng ông ta biết chính xác mọi thứ ở đâu. Tôi đã hỏi: “Vậy nghĩa là ông cho rằng hệ thống không có tí giá trị nào sao?” Ông ta chỉ cái đống hỗn độn trên bàn làm việc của mình và trả lời: “Tôi có một hệ thống. Đây là hệ thống của tôi.” Vừa lúc đó điện thoại đổ chuông. Người gọi yêu cầu ông ta tìm một mẩu thông báo được gửi tới vài ngày trước. “Được rồi, chờ một giây thôi,” ông ta trả lời người kia. Ông ta tiến tới một chồng giấy, bới tung nó lên; rồi tới một chồng giấy khác và cũng bới tung nó lên; sau đó ông ta bối rối nhìn tôi, mặt đỏ dừ lên, rồi ông ta bước tới một chồng giấy tờ khác. Ông ta xấu hổ nói với người gọi: “Tôi sẽ gọi lại cho ông sau.” Tôi chỉ ngồi đó và nhìn ông ta. Sau đó ông ta nói: “E hèm, có lẽ cần phải có một hệ thống hồ sơ thật, nhưng thành thật mà nói, tờ giấy bị mất đó nằm ngay bên cạnh tờ giấy màu xanh ở trong tập hồ sơ kia kìa.” Mọi người thường nghĩ họ biết vị trí các đồ vật, nhưng họ lãng phí thời gian quý báu của mình để tìm kiếm chỉ bởi vì họ thực sự không biết chúng ở đâu. Thật phi lý khi kỳ vọng họ nhớ được vị trí của mọi mẩu giấy. Hình 3.3. Hồ sơ việc đang làm Đó là mục đích sử dụng của hồ sơ việc đang làm. Như được thể hiện ở Hình 3.3, hồ sơ việc đang làm thường bao gồm một vài kiểu thông tin: 1. Thông tin thường dùng. Những hồ sơ này bao gồm danh bạ điện thoại, danh sách địa chỉ, mã máy tính, các chính sách của công ty cùng những thông tin khác mà bạn thường xuyên cần đến, và muốn chúng ở ngay sát bên mình khi cần. 2. Những việc “để thảo luận”. Tạo một hồ sơ cho những cuộc họp thường lệ và một hồ sơ cho mỗi nhân viên bạn làm việc cùng. 3. Những nhiệm vụ thường lệ. Những hồ sơ này chứa các thông tin bạn cần cho những nhiệm vụ mà bạn thực hiện hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng. 4. Những dự án hiện tại. Đây là những dự án bạn đang thực hiện vào thời điểm hiện tại. Hãy tạo ra một bìa treo cho mỗi dự án và thêm bất cứ thông tin cần thiết nào cho công việc hiện tại của bạn. Hãy dọn những hồ sơ này ngay, sau đó chuyển những việc ít cấp bách hơn sang hồ sơ tham khảo. 5. Hồ sơ theo dõi. Loại hồ sơ này thường được chia thành hai phần: Một phần được đánh số từ 1 đến 12 theo các tháng trong năm; một phần được đánh số từ 1 đến 31 theo các ngày trong tháng. Hồ sơ theo dõi được dùng cho những việc cần theo dõi hoặc thời gian chờ xử lý lâu hơn. Hệ thống theo dõi Bằng cách tạo ra một hệ thống hồ sơ theo dõi và kiểm tra nó hàng ngày, bạn đã có một hệ thống nhắc nhớ hiệu quả. Hồ sơ theo dõi có thể sử dụng để lưu trữ theo cách tránh nghẽn giỏ việc đang xử lý của bạn. Chẳng hạn, bạn cần phải soạn một hợp đồng và bạn biết sẽ phải mất vài giờ cho nó. Vậy là, bạn có tất cả các loại giấy tờ – có thể là bản nháp đầu tiên phải được viết lại vào hạn chót đã được đề ra chẳng hạn. Bạn vẫn chưa hoàn thành việc viết lại này vì kinh nghiệm cho bạn biết phải mất ít nhất hai tiếng mà bạn không thể có hai tiếng cho việc đó cho tới tận thứ Năm. Vậy thì hãy đánh dấu hai tiếng trên tờ lịch của ngày thứ Năm, và đặt bản báo cáo thô vào hồ sơ theo dõi cho ngày thứ Năm, số thứ tự 11 dưới số 11, nơi bạn biết bạn sẽ tìm thấy nó khi nào bạn sẵn sàng bắt đầu làm việc. Sau đó, vì thói quen của bạn là kiểm tra hồ sơ theo dõi vào mỗi buổi sáng, ở mục thứ 11 bạn nhìn thấy bản sơ thảo trong hồ sơ của mình và kiểm tra quyển lịch. Chắc chắn, bạn đã đánh dấu là dành ra hai tiếng từ 9 giờ đến 11 giờ để hoàn thành bản báo cáo đó. Và khi đã hoàn thành, hãy đặt nó vào giỏ công việc gửi đi để chuyển nó cho người có liên quan tiếp theo. Tất cả những việc mà tôi nhắc đến trong hệ thống theo dõi bằng giấy đều có thể áp dụng cho hệ thống ghi nhớ điện tử. Những hệ thống ghi nhớ điện tử này thường tồn tại như một phần của hệ thống thư điện tử. Đối với những người không có trợ lý, những hệ thống điện tử thường hiệu quả và dễ dàng sử dụng hơn so với những hệ thống dựa trên giấy tờ. Bạn có thể hiểu tại sao lại cần phải kiểm tra hồ sơ theo dõi hàng ngày. Đây chính là cốt lõi của triết lý Làm liền tay. Sau khi kiểm tra hồ sơ theo dõi cho một ngày, bạn biết chính xác cần phải làm gì để đảm bảo lịch trình và hoàn thành những nhiệm vụ giúp công việc của bạn được tiến triển. Hình thành hồ sơ việc đang làm cá nhân Phát triển một cấu trúc hồ sơ bao quát được mọi công việc của bạn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin bạn cần là vô cùng cần thiết. Khi có trong tay hồ sơ bao quát này, bạn có thể dễ dàng quyết định lưu một tài liệu – dù là tài liệu để làm việc, để tham khảo hay để lưu trữ – ở đâu và phải tìm nó ở đâu khi cần. Bạn cần tạo ra những hồ sơ cụ thể để có một hệ thống hiệu quả. Bạn có thể làm được việc này bằng cách vạch rõ ra những trọng trách chính của bạn cũng như những hoạt động và những thông tin cần thiết để hoàn thành những trọng trách đó. Hãy xem Hình 3.4 để có ý tưởng về những trọng trách mà một người quản lý nhà máy có thể liệt kê ra. Đây là quá trình phân tích công việc đã được đơn giản hóa. Hãy liệt kê một loạt những phạm trù trách nhiệm lớn bạn cần có dưới dạng những từ khóa. Thông thường, có từ 6 đến 8 trách nhiệm chính tạo nên công việc của bạn. Sau đó hãy liệt kê những phạm trù con của mỗi trách nhiệm lớn đó. Sử dụng mẫu ở Hình 3.5 để xác định và ghi tên các hồ sơ thể hiện các phần quan trọng trong công việc của bạn. Hình 3.4. Ví dụ về sơ đồ trách nhiệm để cơ cấu hồ sơ Hình 3.5. Mẫu sơ đồ trách nhiệm Khi hình thành hồ sơ việc đang làm của riêng bạn, hãy theo các chỉ dẫn sau: 1. Chọn ngăn kéo hồ sơ việc đang làm của bạn, thường là một trong những ngăn kéo lớn nhất trong bàn làm việc của bạn. Hãy nhớ, đây là những thông tin bạn muốn gần tầm với nhất. Hãy ghi tên ngăn kéo thích hợp và rõ ràng bằng kiểu chữ to, in đậm. 2. Loại bỏ tất cả những hồ sơ không liên quan tới việc đang làm. Hãy chuyển chúng tới hồ sơ tham khảo hoặc hồ sơ lưu trữ. 3. Đảm bảo bạn có túi đựng hồ sơ cho mỗi một dự án và hoạt động. Dán nhãn và ghi tên hồ sơ thích hợp, rõ ràng. 4. Hình thành hồ sơ theo dõi. Một phần đánh số từ 1 đến 12 theo các tháng trong năm, phần còn lại của hồ sơ đánh số từ 1 đến 31 theo các ngày trong tháng. 5. Loại bỏ các hồ sơ không còn hoạt động nữa. Chuyển chúng sang hồ sơ tham khảo hoặc hồ sơ lưu trữ. Hồ sơ tham khảo cá nhân của bạn: Ghi chú những việc cần làm khi thấy chúng Khi thực hiện quá trình phân loại, thanh lọc, tổ chức này, bạn chắc hẳn sẽ nhận thấy một vài nhiệm vụ bạn cần phải thực hiện. Bạn nên viết ngay những nhiệm vụ đó ra. David Allen, trong cuốn sách tuyệt vời của mình Hoàn thành mọi việc (Getting things done), gọi quá trình này là “tóm gọn” mọi việc cần hoàn thành: “Bất cứ việc gì mà bạn coi là chưa hoàn thành, dù theo bất cứ cách nào, đều phải được đưa vào một hệ thống đáng tin cậy bên ngoài bộ não của bạn, vào cái mà tôi gọi là “thùng thu thập”, và bạn biết bạn sẽ thường xuyên quay lại và xử lý nó.” Bạn cần phải quyết định sẽ ghi chú những nhiệm vụ này ở chỗ nào – mà bạn sẽ sử dụng để quản lý những việc cần hoàn thành của mình. Dù không phải là một tín đồ của Microsoft Outlook, tôi vẫn phải thừa nhận là hầu hết các công ty đều sử dụng nó (hoặc Lotus Notes) để quản lý thư điện tử. Hợp nhất mọi bức thư điện tử, mọi liên lạc, mọi nhiệm vụ, lịch trình và ghi chú vào một nơi là cách tốt nhất để quản lý công việc của bạn. Với Microsoft Outlook hoặc Lotus Notes bạn có thể phân loại và tổ chức những việc cần làm của mình, kéo những việc cần làm vào phần lịch để lên kế hoạch, đồng thời đặt chế độ nhắc nhớ điện tử. Nhắc lại một lần nữa, tôi không hề cổ động cho bất kỳ ứng dụng phần mềm phổ thông nào. Nhưng tôi tin rằng nếu bạn đang sử dụng hệ thống dựa trên giấy tờ, bạn có thể tiến một bước dài về mặt hiệu suất cá nhân bằng cách chuyển đổi hệ thống đó sang hệ thống điện tử tương ứng. Một điểm quan trọng hơn nữa: Việc cần làm mà bạn viết ra phải thể hiện được bước cụ thể tiếp theo. Không nên viết chung chung kiểu “Mua nhà”. Như thế là quá rộng. Khi nhìn thấy một việc cần làm kiểu như vậy, bạn lại phải xác định hành động cần thực hiện. Một mục hành động tốt hơn có thể là: “Gọi cho John (nhân viên cho vay thế chấp của bạn) và đặt cuộc hẹn bàn về vấn đề tài chính nhà ở, xác định gói thế chấp mình có thể vay được.” Hãy xác định hành động (bước tiếp theo) ngay lập tức, mỗi lần một hành động. Hãy ghi chú bước tiếp theo trong công cụ lập kế hoạch của bạn, để khi bạn sẵn sàng hành động, bạn sẽ biết chính xác phải làm gì. Lúc này bạn đang tạo hồ sơ tham khảo của riêng bạn. Hồ sơ tham khảo của bạn bao gồm những thứ sau: Nghiên cứu cho những dự án tương lai Những dự án trước đó mà bạn có thể cần để tham khảo Thông tin về nguồn lực Thông tin nhân sự Dữ liệu hành chính Thông tin ngân quỹ Hồ sơ tài khoản khách hàng Khi hình thành hồ sơ tham khảo, bạn nên xem xét hai việc sau: 1. Bạn cần phải giữ thông tin nào? 2. Bạn có thể sắp xếp hồ sơ tham khảo của bạn tốt nhất như thế nào để có thể dễ dàng tra cứu? Hình 3.6. Cơ cấu hồ sơ tham khảo Những ý tưởng dưới đây có thể giúp bạn cơ cấu được hồ sơ tham khảo của mình (xem Hình 3.6): 1. Liệt kê những thành tố quan trọng trong công việc của bạn (ví dụ: hợp đồng, việc giao dịch, phát triển sản phẩm, ngân quỹ, nhân sự). Những thành tố này sẽ trở thành các mục trong hồ sơ tham khảo của bạn. 2. Dán nhãn các thư mục rõ ràng và thích hợp dựa trên những mục mà bạn đã xác định ở trên. 3. Chọn lọc các hồ sơ hiện có và loại bỏ những giấy tờ không cần thiết. 4. Sử dụng bìa treo, sắp xếp các ngăn kéo sao cho mỗi ngăn có ít nhất một mục. 5. Sắp xếp các hồ sơ trong cùng một mục hoặc trong cùng một tiểu mục theo bảng chữ cái. 6. Dán nhãn cho các ngăn tủ hồ sơ và các thư mục hồ sơ bằng kiểu chữ to, rõ ràng để tiện tìm kiếm mà có thể sắp xếp lại hồ sơ nhanh và dễ dàng hơn. Hồ sơ lưu trữ Hồ sơ lưu trữ thường được hình thành vì mục đích sử dụng thông thường, vậy nên cách sắp xếp và phân loại chúng có thể khác so với cách bạn chọn sắp xếp hồ sơ cá nhân. Trên thực tế, có lẽ cần có hai hệ thống: Một hệ thống cá nhân ở văn phòng của bạn để lưu những tài liệu liên quan mật thiết tới công việc của bạn, và một hệ thống thứ hai lưu ở ngoài văn phòng để dùng chung. Trong ngăn kéo hồ sơ ở một công ty nọ, tôi tìm thấy một mẩu thông báo từ năm 1906. Không ai xử lý đống hồ sơ đó từ năm 1906! Mẩu thông báo nói về việc dọn văn phòng. Thật đấy! Một trong những chuyên viên tư vấn PEP của chúng tôi thường mang theo một chiếc tuốc-nơ-vít và một chiếc búa nhỏ vì có những tủ hồ sơ thậm chí còn chưa được mở ra bao giờ. Nhân viên thường ngại sử dụng hồ sơ lưu trữ vì họ có cảm giác không thể tin nó được. Trách nhiệm của cấp quản lý là phải cung cấp một hệ thống lưu trữ hiệu quả, còn trách nhiệm của nhân viên là phải hiểu hệ thống lưu trữ và sử dụng nó đúng cách. Những câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn có một dấu hiệu nhận biết về tình trạng hệ thống hồ sơ lưu trữ của mình: Bạn có lưu trữ chung cho cả phòng, ban không? Thế còn lưu trữ của công ty thì sao? Chính sách giữ tài liệu của công ty bạn là gì? Ai là người chịu trách nhiệm duy trì và bảo quản tài liệu lưu trữ? Có hệ thống chú dẫn không? Các thủ tục lấy tài liệu từ hồ sơ lưu trữ như thế nào? Bạn có thể tin là các tài liệu có thể được khôi phục lại nếu cần không? Gần đây bạn có kiểm tra hệ thống này không? Có cần triển khai hồ sơ lưu trữ không? Nếu có, ai là người nên làm việc này? Tôi phát hiện ra rằng bất kể hệ thống lưu trữ của một phòng, ban có hoàn thiện tới đâu thì vẫn luôn cần có một dạng hệ thống lưu trữ cá nhân nào đó trong phòng làm việc. Hồ sơ lưu trữ cá nhân có thể được sắp xếp trong một chiếc tủ ở xa bàn làm việc nhất vì đó là những hồ sơ ít tham khảo nhất. MẸO – GIỮ CÁI GÌ, GIỮ Ở ĐÂU VÀ BỎ CÁI GÌ ĐI? Với nhiều người, việc phải bỏ thứ gì đi thật là khó khăn. Bạn nên giữ lại bao nhiêu thông tin? Hãy cân nhắc những điều sau: Bạn có xu hướng giữ những thứ để “phòng trường hợp”? Bạn có giữ quá nhiều thứ trong hồ sơ tham khảo không? Khi quyết định có nên giữ thứ gì đó không, hãy nhớ tới lời khuyên của Stephanie Winston trong cuốn sách Sắp xếp (Getting organized) của bà: “Nếu lại cần nó, tôi có thể tìm nó ở đâu?” Có một bản tồn tại dưới dạng điện tử chưa? Còn ai khác trong tổ chức có thể cung cấp thông tin đó không? Nếu có, đừng sao lại số hồ sơ của anh ta/cô ta trừ khi bạn thường xuyên sử dụng thông tin đó. Liệu có hồ sơ việc đang làm, hồ sơ tham khảo và hồ sơ lưu trữ nào nên được giữ trong hệ thống hồ sơ tham khảo chung của cả phòng, ban không? Bạn có cần hợp tác với ai để xác định ai sẽ là người lưu những mẩu thông tin cụ thể đó không? Bạn có cần hợp tác với người cùng sử dụng hồ sơ tham khảo với bạn về cách sắp xếp, tổ chức những hồ sơ đó không? MẸO ĐỂ CẢI THIỆN HỆ THỐNG HỒ SƠ GIẤY Những gợi ý dưới đây (xem thêm Hình 3.7) sẽ giúp hệ thống lưu trữ hồ sơ của bạn hiệu quả hơn: Hãy sử dụng bìa treo. Bìa treo hỗ trợ tốt hơn cho các thư mục, và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xếp lại hồ sơ vào đúng chỗ. Bìa treo có đáy hộp có thể chứa được vài thư mục thuộc cùng chủ đề. Dán nhãn các hồ sơ bằng kiểu chữ to, rõ ràng. Điều này giúp việc tìm kiếm thông tin và sắp xếp lại hồ sơ được dễ dàng. Sắp thẳng hàng nhãn các mục và tiểu mục. Việc sắp xếp nhãn ghi tên theo các mục và tiểu mục giúp mắt có thể tìm hồ sơ nhanh và hiệu quả hơn. Có thể sử dụng các nhãn dán màu để hỗ trợ thêm cho việc tìm kiếm. (Chỉ làm khi bước này cần thiết và hữu dụng. Tôi đã được nghe kể về một người thư ký đã mất cả ngày để dán nhãn màu cho số hồ sơ của người quản lý của mình để rồi phát hiện ra ông ta mù màu.) Tạo bảng chú dẫn cho các hồ sơ tham khảo lớn. Bảng chú dẫn này có thể giúp mọi người tìm kiếm hồ sơ dễ dàng trong trường hợp vắng mặt người thư ký. Nó cũng giúp giảm thiểu việc sao lại hồ sơ và hỗ trợ cho việc chia sẻ hồ sơ. Hình 3.7. Mẹo sắp xếp hồ sơ SẮP XẾP VÀ DÁN NHÃN Mục tiêu chính của việc sắp xếp bất cứ thứ gì là để có thể dễ dàng tìm lại nó. Cách dễ nhất để làm được việc này là tạo ra các mục lớn, tổng quát, đặc biệt hữu dụng mà nguyên tắc quan trọng nhất là phải tạo ra hệ thống hồ sơ không chỉ giúp bạn tìm thấy thứ muốn tìm, mà bất cứ ai cũng có thể tìm được. Có hai lý do: (1) thi thoảng cũng có người cần tìm thứ gì đó trong số hồ sơ của bạn, và (2) nếu người khác có thể dễ dàng sử dụng thì tất nhiên là bạn càng có thể dễ dàng sử dụng được. Bạn luôn có thể chia một mục lớn thành các mục nhỏ bên trong, tuy nhiên sẽ tốt hơn nếu bạn tạo ra một hệ thống với nhiều mục lớn. Hãy dán nhãn các ngăn kéo của bạn cũng như các hồ sơ bên trong những ngăn kéo đó, sử dụng kiểu chữ to, in đậm và dễ đọc. *** Mẹo hay: Nếu bạn tạo ra một hệ thống mới, có thể sau đó bạn sẽ mất một thời gian gặp khó khăn trong việc nhớ xem bạn đã để một tài liệu ở đâu. Có thể bạn chưa quen với vị trí hoặc các mục hồ sơ mới mà bạn vừa tạo ra. Vì hầu hết các giấy tờ đều thể hiện việc gì đó mà bạn phải làm trong tương lai, bạn nên ghi chú vào nhiệm vụ để tự nhắc mình bạn đã đặt giấy tờ đó ở đâu để tham khảo về sau. *** SẮP XẾP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Cách đây không lâu bạn chỉ phải lo lắng về giấy tờ (cứ như thể thế là chưa đủ ấy!). Ngày nay, chúng ta không chỉ phụ thuộc vào giấy tờ trên bàn làm việc mà còn cả rất nhiều tài liệu trong máy tính nữa. Tài liệu kỹ thuật số có thể bao gồm thư báo, thư điện tử, cổng thông tin điện tử, bảng tính,… Vì tạo ra và lưu giữ tài liệu kỹ thuật số là việc dễ dàng hơn nhiều, và phần lớn số tài liệu đó là vô hình, nên chúng có xu hướng “sinh sôi nảy nở” nhanh và nhiều hơn tài liệu giấy. Nhưng vấn đề không phải là lưu giữ và lưu trữ tài liệu, mà là tìm lại chúng. May mắn là, những tiến bộ công nghệ đang giúp cho việc tìm kiếm tài liệu, hồ sơ trở nên dễ dàng hơn. Nhưng không phải lúc nào cũng như vậy. Trong số chúng ta, người nào đã từng sử dụng máy tính với hệ điều hành MS-DOS đều nhớ việc sắp xếp tài liệu trên ổ cứng khó khăn như thế nào. Rào cản và lớn nhất có lẽ là quy định đặt tên tối đa 8 chữ cái. Kết quả của việc hạn chế số chữ để đặt tên tài liệu, hồ sơ ở con số 8 của DOS là bạn sẽ tìm thấy những hồ sơ có tên là 4Q99btdt.wk3 (có nghĩa là: Bảng tính dòng tiền mặt quý 4) – thật khó để giải mã, và cũng thật khó để có thể nhớ được. Công nghệ đã giúp cho việc tìm tài liệu trở nên dễ dàng hơn bằng cách cung cấp nhiều hơn một chỗ và nhiều hơn một cách để có thể sắp xếp (hoặc sao chép) cùng một tài liệu. Khi sắp xếp tài liệu máy tính của bạn, nhớ những điểm sau trong đầu để tránh lãng phí thời gian khi tìm kiếm thứ bạn cần để hoàn thành công việc. Máy tính giống như một chiếc tủ hồ sơ trống. Bạn có thể ném hồ sơ dữ liệu thành một chồng trong đó, hoặc bạn có thể nhóm các ứng dụng và hồ sơ của bạn lại, tạo thành những mục chung, chia chúng vào các ngăn kéo, và chia số hồ sơ trong ngăn kéo đó thành những mục nhỏ, bao nhiêu tùy thích, như bạn đã làm với số hồ sơ giấy. Hãy thử áp dụng quá trình sắp xếp máy tính và các tập tin điện tử trong máy sau: 1. Tạo ra một hệ thống tập tin cho những tập tin tài liệu trong máy tính. 2. Tạo ra một hệ thống tập tin cho những thông điệp điện tử được lưu giữ. 3. Có hệ thống phản ánh cách sắp xếp phần thông tin còn lại (giấy tờ và điện tử). 4. Chuyển những tài liệu bạn muốn giữ vào những thư mục điện tử thích hợp. 5. Tạo màn hình máy tính sao cho có thể dễ dàng tiếp cận các tập tin và các ứng dụng. Hãy bắt đầu từ Hệ điều hành của máy tính Thông qua hệ điều hành máy tính (dù là bất cứ phiên bản nào của Windows, Mac hay một hệ điều hành nào khác) có thể tìm thấy các ứng dụng và các tập tin. Mỗi hệ điều hành đều có một bộ biểu tượng hoặc bộ lệnh giúp bạn quản lý các tập tin và sắp xếp chúng để có thể dễ dàng sử dụng. Bước đầu tiên trong quá trình sắp xếp các thông tin trong máy tính của bạn là phải tìm hiểu về hệ thống quản lý tập tin trong hệ điều hành. Hãy cho chạy phần hướng dẫn, tìm cách quản lý tập tin trong mục “trợ giúp” (Help) và nghiên cứu. Nếu bạn giống tôi – cũng chậm hiểu, học chậm và sở hữu những kỹ năng khiêm nhường chỉ với một ngôn ngữ duy nhất – thì bạn nên tìm một chuyên gia máy tính (người có kỹ năng chuyên môn và có kinh nghiệm làm việc với hệ điều hành của bạn) huấn luyện bạn trong quá trình sắp xếp. Trong những tổ chức lớn, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ từ bộ phận hệ thống thông tin của tổ chức, hoặc từ người hỗ trợ hành chính có kiến thức, có hiểu biết. Nguyên tắc là: Trước khi bạn bắt đầu làm cho những tập tin máy tính của bạn rối tung lên, hãy biết bạn đang làm gì hoặc hãy tìm người nào đó biết. Sao chép ổ cứng của bạn Dù bạn có thành thạo việc quản lý tập tin tới mức nào, bạn vẫn nên sao chép toàn bộ (lưu giữ một bản) ổ cứng của bạn trước khi bắt đầu xóa và sắp xếp các tập tin của mình. Trong những phiên bản sau này của Windows, rất đơn giản, chỉ cần vào mục Microsoft Tools ở biểu tượng Start và danh mục chương trình (programs menu), chọn Backup và làm theo hướng dẫn. Chắc chắn bạn sẽ có một phương pháp sao lưu các tập tin trong máy tính của mình. Hãy thường xuyên thực hiện việc này nếu không muốn tự đẩy mình vào những vấn đề lớn trong tương lai. Dù thế nào, hãy chắc chắn sao lưu dữ liệu trước khi bạn tiếp tục với những việc sau. *** Mẹo hay: Nếu có thể, hãy xem xét việc sao lưu toàn bộ ổ cứng, bao gồm cả các ứng dụng, vào một ổ phụ. Lúc nào việc sao lưu dữ liệu cũng là việc tối cần thiết. Nhưng trong trường hợp ổ cứng bị hỏng và không khôi phục được, việc cài đặt lại các chương trình có thể là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn. *** Đặt tên các tập tin điện tử Thiết kế hệ thống dữ liệu trong máy tính của bạn phải thể hiện được hệ thống hồ sơ giấy của bạn. Một người sử dụng máy tính thông thường có thể có những tài liệu sau cần sắp xếp: Tài liệu văn bản Tài liệu bảng tính (file excel) Thông điệp trong thư điện tử được lưu giữ Tài liệu tải về từ mạng và lưu giữ Cơ sở dữ liệu phần mềm nhóm Tập tin tài chính cá nhân Tập tin Kế hoạch dự án Ảnh Tập tin thuyết trình Powerpoint Hãy sử dụng những tên đã dùng trong hệ thống hồ sơ giấy của bạn để tạo ra các mục tin điện tử. Cách đơn giản nhất là tạo ra một danh sách những cái tên đã sử dụng cho số hồ sơ giấy của bạn trong tủ/ngăn kéo hồ sơ việc đang làm, hồ sơ tham khảo và hồ sơ lưu trữ. Cách tạo tên tập tin trên máy tính và cách quản lý những tập tin này (chuyển chúng từ vị ví này tới vị trí khác) phụ thuộc vào hệ điều hành mà bạn sử dụng. Sử dụng các lệnh điều hành hệ thống thích hợp, và thực hiện những việc sau: 1. Tạo thư mục My Documents (Tài liệu của tôi) nếu nó chưa có trong ổ C của bạn. Sau đó, tạo ra ba thư mục nhỏ trong thư mục My Documents. Hãy đặt tên cho chúng là 1Đang làm (Danglam), 2Tham khảo (Thamkhao), 3Lưu trữ (Luutru). Các thư mục nhỏ này giúp bạn lưu giữ các tập tin tương tự như hồ sơ giấy của bạn. Việc đặt thêm số “1” bên cạnh tên của thư mục con quan trọng nhất của bạn (Đang làm) sẽ giúp nó luôn đứng ở vị trí trên cùng của thư mục My Documents. Số “2” đặt thư mục con Tham khảo xuống dưới thư mục con Đang làm, và số “3” lại đặt thư mục con Lưu trữ xuống dưới thư mục con Tham khảo. 2. Sử dụng danh sách tên các hồ sơ giấy đã chuẩn bị sẵn để tạo ra một bộ thư mục con phù hợp trong các thư mục chỉ dẫn điện tử 1 Đanglam 2 Thamkhao và 3 Luutru. (Xem Hình 3.8.) Kết quả cuối cùng của việc tạo ra những danh mục và tiểu danh mục này có thể giống như nhìn thấy ở Hình 3.9. 3. Sau khi đã đặt tên cho danh mục tập tin điện tử, bạn có thể lọc qua những tập tin tài liệu điện tử trong mỗi một ứng dụng phần mềm của mình và chuyển những tài liệu đó vào những thư mục (hoặc danh mục) thích hợp. Khi lọc các tập tin trong máy tính bạn cần đạt được ba mục tiêu chính, đó là: 4. Loại bỏ những tập tin không cần thiết. (Nếu bạn không chắc có thể xóa một tài liệu nào đó, thì đừng xóa. Giữ nó sẽ tốt hơn là xóa nó để rồi sau lại phát hiện ra là bạn cần nó.) 5. Nếu cần, hãy đặt lại tên bất cứ tập tin nào mà bạn giữ. 6. Đặt các tập tin tài liệu vào đúng thư mục nhỏ thích hợp 1Danglam hay 2Thamkhao hay 3Luutru. |Tầng 1|Tầng 2|Tầng 3|Tầng 4| |-| | Cấu trúc danh mục/Thư mục chính Những thư mục hoặc danh mục này được hình thành bằng cách sử dụng các con số như đặc điểm đầu tiên để đảm bảo vị trí trên cùng của cấu trúc cây ổ cứng.| Vai trò/Trách nhiệm Tầng thư mục hoặc danh mục này nên được đặt tên chung chung theo sơ đồ trách nhiệm và không nên chứa những tập tin cụ thể.| Tên cụ thể của danh mục nhỏ Tên chọn cho những danh mục nhỏ cần phải mang tính chung chung, cung cấp được nhiều thông tin hơn về những tập tin trong nhóm. Khi số lượng tập tin trong nhóm quá nhiều, hãy nghĩ tới việc tạo thêm những mục nhỏ trong những nhóm hiện có.| Tập tin Suy nghĩ cẩn trọng là điều cần thiết khi chọn tên cho tập tin. Chỉ sử dụng ký tự viết tắt có nghĩa với bạn và bạn có thể nhận ra ngay lập tức khi nhìn lại. Nhớ nhất quán trong các mẫu và các tên tập tin để bạn có thể biết nó là cái gì nếu bạn nhìn thấy nó từ thư mục/danh mục chính.| |Tập tin việc đang làm (thư mục hay thư mục/danh mục) 1Danglam| Khách hàng Đối tác Tài chính Biểu mẫu Con người(Nhân sự) Dự án đang chờ(…) | Tên khách hàng/ đối tác thực sự Báo cáo thu chi, ngân sách Mẫu tên hoặc con số Hồ sơ tên nhân sự thực Việc chờ hoàn thành Dự án hiện đang triển khai || |Tập tin tham khảo (thư mục hoặc danh mục) 2Thamkhao| Bảng biểu/Biểu đồ Bảng tính Dự án đã hoàn thành Báo cáo chi tiêu Các báo cáo khác Định giá(…) ||| |Tập tin lưu trữ (thư mục hoặc danh mục) 3Luutru|Khoản hoàn thuế của năm trước “cần lưu”||| Hình 3.8. Sắp xếp ổ cứng của bạn bằng Windows Explorer Hình 3.9. Hình ảnh danh mục trong máy tính của bạn ĐỂ MÁY TÍNH TÌM TÀI LIỆU CHO BẠN Tôi đã cung cấp cho bạn một cách khá dài để sắp xếp tài liệu điện tử của bạn sao cho việc tìm kiếm lại được dễ dàng hơn. Tôi tin là dành thời gian cho quá trình đó là việc đáng làm. Quá trình đó đặt ra các quy tắc cho bạn trong việc đặt tên cho các hệ thống, loại bỏ những tập tin cũ và vô dụng, đồng thời giúp bạn xác định những nguồn thông tin mà có thể bạn đã quên. Lúc này bạn đã có một nguồn thông tin và nếu bạn dành thời gian để tìm hiểu nó, bạn sẽ thấy việc tìm kiếm tài liệu chỉ là việc trong nháy mắt. Đó chính là chức năng “Search” (Tìm kiếm) trong máy tính của bạn. Những điểm cộng của nguồn phần mềm có thể giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Hãy xem phần Sử dụng chức năng tìm kiếm ở cuối chương này để có thêm thông tin về công cụ tìm kiếm. SẮP XẾP THƯ ĐIỆN TỬ Không khó để tìm được những người có thể nhận được tới 200 bức thư điện tử một ngày. Hiển nhiên là điều này thật kinh khủng. Cách xử lý hiệu quả và năng suất đống thư này là chủ đề của chương sau. Cách sắp xếp những bức thư bạn giữ để có thể dễ dàng tìm lại chúng là chủ đề của phần này. Giống như những giấy tờ trong giỏ, hòm thư điện tử của bạn cũng có thể nhanh chóng bị đầy. Việc lưu trữ quá nhiều thư trong hòm thư đến có thể dẫn đến tình trạng không kiểm soát được và ì ạch. Một trong những nút quan trọng nhất trên bàn phím là nút xóa. Rõ ràng là bạn càng xóa nhiều, bạn càng ít phải sắp xếp các tập tin. Tuy nhiên, cũng có những bức thư điện tử bạn sẽ cần phải giữ lại. Hãy lưu chúng trong danh mục máy tính hoặc trong một thư mục điện tử thích hợp. Nhiều ứng dụng thư điện tử cho phép bạn tạo ra các thư mục điện tử để chứa những thông điệp bạn cần giữ nhưng không muốn để cùng ở một vị trí với những bức thư đến. Bạn muốn giữ hay muốn xóa thông điệp nào là tùy thuộc vào chính sách của công ty về việc lưu giữ thư điện tử. Việc gần đây các công ty lớn bị chìm trong cơn ác mộng về pháp lý vì họ đã giữ (hoặc đã không giữ) những bức thư điện tử đã đủ nói cho bạn biết chủ đề này rất quan trọng. 90% các tập đoàn lớn đều có các chính sách liên quan đến lưu giữ tài liệu và thư điện tử. Đáng tiếc là hầu như tất cả các nhân viên lại chưa bao giờ được đào tạo và không có chút ý niệm nào về những chính sách đó để có thể tuân theo. Trước khi quyết định xóa bất cứ cái gì, hãy chắc chắn bạn đang tuân thủ các chính sách của tập đoàn. Một khi bạn đã xác định được cần phải giữ gì và không cần phải giữ gì thì vấn đề đặt ra là phải hình thành một cơ cấu tổ chức cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm thông điệp điện tử mà bạn đã lưu trữ. Cách đơn giản nhất để bắt đầu quá trình này là sử dụng bản đồ trách nhiệm được thiết kế cho hệ thống dựa trên giấy tờ của bạn để tạo ra những thư mục có cùng tên trong ứng dụng thư điện tử của bạn.