Email Là Gì? Cấu Trúc, Cách Hoạt Động Và Cách Tạo

Email (viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử) là cách gửi và nhận thư, tài liệu qua Internet giữa các thiết bị điện tử, thay cho việc viết thư giấy rồi gửi qua bưu điện. Mỗi địa chỉ email có dạng cố định tên-người-dùng@tên-miền (ví dụ: [email protected]) — phần trước dấu @ do bạn tự đặt, phần sau dấu @ là tên nhà cung cấp dịch vụ (Gmail, Outlook…) hoặc tên miền riêng của một tổ chức. Bài này giải thích cấu trúc địa chỉ email, cách một email đi từ người gửi tới người nhận, các loại email và những thuật ngữ hay gặp, kèm cách tạo một tài khoản email miễn phí.

Email là gì?

Email là phương thức trao đổi thư từ qua mạng Internet, dùng thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) thay cho giấy bút. Một email có thể chỉ chứa vài dòng chữ, cũng có thể kèm theo hình ảnh, video, file tài liệu — và thường tới tay người nhận chỉ trong vài giây, bất kể người gửi và người nhận đang cách nhau bao xa.

Ký hiệu @ quen thuộc trong mọi địa chỉ email xuất hiện từ trước cả khi Internet phổ biến: năm 1971, kỹ sư Ray Tomlinson là người đầu tiên dùng ký hiệu này để phân biệt “tên người dùng” với “máy chủ đích” khi gửi thư giữa các máy tính khác nhau trong ARPANET — mạng máy tính tiền thân của Internet ngày nay. Từ đó, cấu trúc tên-người-dùng@tên-miền trở thành chuẩn chung mà mọi dịch vụ email vẫn dùng cho tới bây giờ.

Cấu trúc một địa chỉ email

Dù dùng dịch vụ nào, một địa chỉ email luôn gồm 2 phần chính, ngăn cách bởi ký tự @:

Ghép lại, ta có địa chỉ đầy đủ [email protected]. Nếu là email công ty, phần tên miền sẽ đổi thành tên riêng của công ty đó, ví dụ [email protected], thay vì dùng tên miền của một nhà cung cấp email miễn phí.

Tên miền phía sau dấu @ cũng có thể cho biết đôi chút về loại tổ chức đang dùng nó — đây là quy ước chung trên Internet, không riêng gì email: đuôi .com thường dùng cho doanh nghiệp, .org cho tổ chức phi lợi nhuận, .edu cho trường học, .gov cho cơ quan nhà nước. Vì vậy một email đuôi @truong.edu.vn nhiều khả năng đến từ một trường học, còn @gmail.com hay @outlook.com là email dùng dịch vụ miễn phí phổ biến.

Email hoạt động như thế nào?

Khi bạn nhấn Gửi, email không đi thẳng một mạch tới người nhận mà đi qua nhiều máy chủ trung gian, tất cả diễn ra chỉ trong vài giây:

1. Thiết bị của bạn gửi thư tới máy chủ gửi thư của nhà cung cấp dịch vụ bạn đang dùng (ví dụ máy chủ của Gmail).
2. Máy chủ gửi thư kiểm tra bạn đúng là chủ tài khoản, rồi đọc phần tên miền trong địa chỉ người nhận (phần sau dấu @).
3. Máy chủ tra một “danh bạ” của tên miền đó trên hệ thống tên miền Internet để biết cần chuyển thư tới đúng máy chủ nhận thư nào.
4. Thư được chuyển sang máy chủ nhận thư tương ứng.
5. Máy chủ nhận thư xác nhận địa chỉ tồn tại rồi đặt thư vào hộp thư đến của người nhận.

Bước 3 ở trên, về mặt kỹ thuật, dùng một loại “danh bạ” gọi là bản ghi MX nằm trong hệ thống DNS của tên miền, còn cả quá trình chuyển thư giữa các máy chủ dùng giao thức có tên SMTP — bạn không cần nhớ các tên gọi này để dùng email, nhưng biết qua giúp hiểu vì sao thỉnh thoảng một email bị “bật lại” (không gửi được) khi tên miền của người nhận có vấn đề.

Các thành phần khi soạn một email

Dù dùng Gmail, Outlook hay dịch vụ nào, khung soạn thư đều có các trường quen thuộc sau:

• Đến (To): địa chỉ email của người nhận chính — bắt buộc phải có ít nhất 1 địa chỉ.
• CC (Carbon Copy): gửi thêm một bản sao cho người khác để họ nắm thông tin; mọi người trong danh sách Đến và CC đều nhìn thấy nhau.
• BCC (Blind Carbon Copy): cũng gửi bản sao, nhưng người trong mục BCC được giấu tên — những người khác không biết họ cũng nhận được thư.
• Chủ đề (Subject): dòng tóm tắt ngắn gọn nội dung thư, giúp người nhận biết ngay thư nói về việc gì trước khi mở ra đọc.
• Nội dung thư: phần soạn thảo chính, có thể kèm tệp đính kèm như ảnh, tài liệu, video.
• Chữ ký (Signature): đoạn thông tin cố định ở cuối thư (tên, chức danh, số điện thoại…), được cài đặt sẵn để tự động chèn vào mỗi email mới.

Phân biệt Email và Gmail

Nhiều người dùng lẫn hai khái niệm này vì Gmail quá phổ biến, nhưng thực ra không giống nhau: Email là tên gọi chung cho phương thức gửi-nhận thư điện tử, còn Gmail chỉ là một dịch vụ email cụ thể do Google cung cấp. Cũng giống như “xe máy” là tên gọi chung cho một loại phương tiện, còn mỗi hãng sản xuất chỉ làm ra một dòng xe máy cụ thể trong loại đó — Gmail, Outlook hay Yahoo Mail đều là những dịch vụ email cụ thể, mỗi dịch vụ do một công ty khác nhau vận hành. Muốn hiểu kỹ hơn về riêng Gmail, có thể xem thêm gmail là gì.

Các loại email phổ biến

Xét theo mục đích sử dụng, email thường được chia thành 2-3 loại sau:

Ngoài ra một địa chỉ email cá nhân hay doanh nghiệp cũng thường được doanh nghiệp dùng thêm cho mục đích quảng bá, gọi là email marketing — gửi hàng loạt tới danh sách người đã đăng ký nhận tin, khác với email trao đổi thông thường giữa 2 người.

Ưu và nhược điểm của email

Thuật ngữ hay gặp khi dùng email

Một số từ hay xuất hiện trong hộp thư mà người mới dùng email dễ bối rối:

Cách tạo tài khoản email miễn phí

Nếu chưa có email, bạn có thể tạo một tài khoản email miễn phí (ví dụ Gmail) theo trình tự chung dưới đây. Giao diện đăng ký của từng nhà cung cấp có thể thay đổi theo thời gian, nên các bước dưới đây chỉ mô tả trình tự chung, không mô tả chi tiết từng nút bấm:

1. Truy cập trang tạo tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ email bạn muốn dùng, chọn tạo tài khoản cho cá nhân.
2. Nhập họ tên, ngày tháng năm sinh và giới tính theo yêu cầu.
3. Chọn một địa chỉ email được gợi ý sẵn, hoặc tự đặt tên người dùng theo ý muốn (nên đặt gắn với tên thật, tránh biệt danh khó nhớ nếu dùng cho công việc).
4. Đặt mật khẩu đủ mạnh — kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt — rồi nhập lại để xác nhận.
5. Thêm số điện thoại hoặc một email khác để khôi phục tài khoản khi cần (bước này thường không bắt buộc, nhưng nên làm để tránh mất tài khoản nếu quên mật khẩu).
6. Đọc và đồng ý với điều khoản sử dụng để hoàn tất.

Lỗi hay gặp khi dùng email

• Gõ sai địa chỉ người nhận: chỉ cần sai 1 ký tự, thư sẽ không tới nơi hoặc bị trả về (bounce) — nên kiểm tra lại trước khi gửi, nhất là với email quan trọng.
• Dùng địa chỉ thiếu nghiêm túc cho công việc: đặt tên người dùng theo biệt danh hoặc dãy số ngẫu nhiên khiến email trông thiếu chuyên nghiệp khi liên hệ công việc, xin việc, giao dịch.
• Nhấn vào đường link lạ trong thư rác: nhiều thư spam chứa link giả mạo nhằm đánh cắp thông tin hoặc cài mã độc — không nên bấm vào link hay tải tệp đính kèm từ địa chỉ không quen biết.
• Quên đính kèm tệp đã nhắc trong nội dung: lỗi phổ biến khi soạn vội — nên đính kèm tệp trước khi gõ nội dung, hoặc kiểm tra lại trước khi bấm Gửi.
• Dùng chung 1 mật khẩu cho nhiều tài khoản: nếu 1 nơi bị lộ mật khẩu, các tài khoản email dùng chung mật khẩu đó cũng gặp rủi ro theo.

Nắm được cấu trúc và cách hoạt động cơ bản như trên là đủ để bạn dùng email thành thạo cho việc học tập, công việc hay đăng ký các tài khoản trực tuyến khác — trong đó nhiều biểu mẫu đăng ký còn yêu cầu điền đúng first name là gì và họ, tên riêng theo đúng thứ tự tiếng Anh.