🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Soạn Thảo Và Xử Lý Văn Bản Trong Hoạt Động Của Chính Quyền Cấp Xã Ebooks Nhóm Zalo SO¹N TH¶O Vμ Xö Lý V¡N B¶N TRONG HO¹T §éNG CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· Héi ®ång chØ ®¹o xuÊt b¶n Chñ tÞch Héi ®ång: Ts. NguyÔn B¾c Son Phã Chñ tÞch Héi ®ång: TS. NguyÔn Duy Hïng Thμnh viªn: Ts. Ng« v¨n th¹o Ph¹m viÕt thùc Ts. Vò träng l©m GS. TSKH. NGUYÔN V¡N TH¢M SO¹N TH¶O Vμ Xö Lý V¡N B¶N TRONG HO¹T §éNG CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· NHμ XUÊT B¶N CHÝNH TRÞ QUèC GIA Hμ NéI - 2010 4 lêi nhμ xuÊt b¶n V¨n b¶n qu¶n lý hμnh chÝnh nhμ n−íc lμ nh÷ng quyÕt ®Þnh vμ th«ng tin qu¶n lý thμnh v¨n (®−îc v¨n b¶n hãa) do c¸c c¬ quan qu¶n lý, c¸c tæ chøc nhμ n−íc ban hμnh theo thÈm quyÒn, tr×nh tù, thñ tôc, h×nh thøc nhÊt ®Þnh, nh»m ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ trong qu¶n lý hμnh chÝnh nhμ n−íc, trong s¶n xuÊt, kinh doanh gi÷a c¸c c¬ quan nhμ n−íc víi nhau hoÆc gi÷a c¸c c¬ quan nhμ n−íc víi c¸c tæ chøc c«ng d©n. V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc h−íng cho c¸c c¬ quan, chÝnh quyÒn c¸c cÊp triÓn khai thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng cña m×nh theo ph¸p luËt ®−îc chuÈn mùc. Nhê cã c¸c v¨n b¶n mμ c¸c nhμ qu¶n lý cã thÓ cã nh÷ng c¨n cø ph¸p lý tin cËy ®Ó nghiªn cøu ban hμnh c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, truyÒn ®¹t ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c ®Õn mäi ®èi t−îng cÇn thiÕt c¸c quyÕt ®Þnh ®· ban hμnh. V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc h×nh thμnh trong qu¸ tr×nh qu¶n lý nhμ n−íc mμ c¸c c¬ quan nhμ n−íc lμ chñ thÓ. §èi víi chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng cÊp x·, ®ã lμ nh÷ng v¨n b¶n do Uû ban nh©n d©n vμ Héi ®ång nh©n d©n x· ban hμnh ®· triÓn khai c¸c v¨n b¶n cña cÊp trªn vμ tæ chøc c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý theo chøc n¨ng, nhiÖm vô ®−îc giao trªn ®Þa bμn cña ®Þa ph−¬ng m×nh. 5 §Ó gióp cho chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng cÊp x· ban hμnh vμ xö lý tèt c¸c v¨n b¶n phôc vô cho ho¹t ®éng cña m×nh, Nhμ xuÊt b¶n ChÝnh trÞ quèc gia xuÊt b¶n cuèn s¸ch "So¹n th¶o vμ xö lý v¨n b¶n trong ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn cÊp x·" cña GS. TSKH. NguyÔn V¨n Th©m, ng−êi ®· cã nhiÒu n¨m nghiªn cøu vμ gi¶ng d¹y vÒ v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc t¹i Häc viÖn Hμnh chÝnh. Tuy nhiªn, cuèn s¸ch kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh, Nhμ xuÊt b¶n vμ t¸c gi¶ mong muèn nhËn ®−îc ý kiÕn ®ãng gãp ®Ó lÇn xuÊt b¶n sau cuèn s¸ch sÏ ®−îc hoμn thiÖn h¬n. Xin tr©n träng giíi thiÖu cuèn s¸ch víi b¹n ®äc. Th¸ng 1 n¨m 2010 Nhμ xuÊt b¶n chÝnh trÞ quèc gia6 LêI NãI §ÇU T«i thùc sù rÊt phÊn khëi vμ vinh dù ®−îc Nhμ xuÊt b¶n ChÝnh trÞ quèc gia mêi viÕt mét cuèn trong bé s¸ch båi d−ìng kiÕn thøc cho c¸n bé chÝnh quyÒn cÊp x· (ph−êng, thÞ trÊn). Cuèn s¸ch t«i ®−îc mêi biªn so¹n liªn quan ®Õn vÊn ®Ò so¹n th¶o vμ xö lý v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc lμ mét néi dung kh«ng míi. Tuy nhiªn, ngay tõ khi nhËn nhiÖm vô ®−îc giao, t«i hiÓu ®©y lμ mét c«ng viÖc khã kh¨n, mÆc dï tr−íc ®©y t«i ®· tõng viÕt mét sè cuèn s¸ch, gi¸o tr×nh vÒ vÊn ®Ò nμy. §¬n gi¶n lμ v× cuèn s¸ch dù ®Þnh viÕt ®−îc dμnh cho mét ®èi t−îng cô thÓ, cïng cÊp nh−ng ®ang lμm viÖc ë nhiÒu ®Þa bμn kh¸c nhau, víi nh÷ng ®Æc ®iÓm vïng miÒn kh¸c nhau trong c¶ n−íc. Cuèn s¸ch tÊt nhiªn ph¶i nãi ®−îc nh÷ng vÊn ®Ò thiÕt yÕu vÒ v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc nãi chung, nh−ng quan träng h¬n, nã ph¶i gióp cho c¸n bé chÝnh quyÒn c¬ së cã thÓ dùa vμo ®ã mμ so¹n th¶o vμ xö lý c¸c v¨n b¶n trong ho¹t ®éng h»ng ngμy cña m×nh. Nã ph¶i dÔ hiÓu vμ thiÕt thùc vμ 7 dÜ nhiªn, ph¶i ®óng víi c¸c quy ®Þnh chung cña Nhμ n−íc vÒ x©y dùng vμ qu¶n lý v¨n b¶n. H¬n thÕ n÷a, t«i còng mong muèn cuèn s¸ch cña m×nh sÏ cã kh¶ n¨ng hÊp dÉn ng−êi ®äc, kh«ng chØ ®èi víi c¸n bé chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng mμ c¶ nh÷ng ai quan t©m. §ã thùc sù lμ nh÷ng khã kh¨n vμ còng lμ ®Þnh h−íng mμ t¸c gi¶ lu«n ®Æt cho m×nh nhiÖm vô ph¶i cè g¾ng thùc hiÖn trong qu¸ tr×nh hoμn thμnh cuèn s¸ch nμy. Víi ®Þnh h−íng nh− trªn, t¸c gi¶ ®· ®−a vμo cuèn s¸ch nhiÒu t×nh huèng, nhiÒu vÝ dô ®Ó gióp ng−êi ®äc dÔ dμng nhËn ra nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn néi dung muèn tr×nh bμy. C¸c vÊn ®Ò lý thuyÕt ®−îc gi¶n l−îc ®Õn møc cã thÓ ®Ó cuèn s¸ch bít nÆng nÒ. Cuèn s¸ch gåm ba phÇn: PhÇn thø nhÊt nãi vÒ c¸c vÊn ®Ò chung liªn quan ®Õn v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc vμ v¨n b¶n h×nh thμnh trong ho¹t ®éng qu¶n lý nhμ n−íc cña chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng cÊp x·; PhÇn thø hai nãi vÒ kü thuËt so¹n th¶o v¨n b¶n trong ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn cÊp x·; PhÇn thø ba nãi vÒ c«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n cña chÝnh quyÒn x·. Cuèi cïng lμ 2 v¨n b¶n phô lôc quan träng liªn quan ®Õn néi dung cuèn s¸ch, ®ã lμ LuËt ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña Héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n ®−îc Quèc héi th«ng qua n¨m 2004 vμ Th«ng t− sè 55/2005/TTLT/BNV-VPCP ngμy 06 th¸ng 5 8 n¨m 2005 H−íng dÉn vÒ thÓ thøc vμ kü thuËt tr×nh bμy v¨n b¶n. MÆc dï ®· cè g¾ng, cuèn s¸ch nμy ch¾c ch¾n kh«ng thÓ kh«ng cã nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh. T¸c gi¶ rÊt mong sÏ nhËn ®−îc nhiÒu gãp ý ®Ó tiÕp tôc hoμn thiÖn cuèn s¸ch khi cuèn s¸ch ®−îc t¸i b¶n. Nh©n dÞp cuèn s¸ch ®−îc xuÊt b¶n, t¸c gi¶ xin tr©n träng c¶m ¬n Nhμ xuÊt b¶n ChÝnh trÞ quèc gia, c¸c c¬ quan liªn quan ®· gióp ®ì cho viÖc h×nh thμnh b¶n th¶o vμ tæ chøc c¸c c«ng viÖc cÇn thiÕt ®Ó cuèn s¸ch ®−îc xuÊt b¶n vμ ®Õn tay ng−êi ®äc. Hμ Néi, th¸ng 12 n¨m 2009 T¸c gi¶ 9 10 PHÇN THø NHÊT NH÷NG VÊN §Ò CHUNG VÒ V¡N B¶N QU¶N Lý NHμ N¦íC Vμ V¡N B¶N CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· I- Kh¸i niÖm chung vÒ v¨n b¶n vμ v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc 1. V¨n b¶n cã vai trß nh− thÕ nμo trong cuéc sèng? Nãi vÒ vÊn ®Ò nμy, tr−íc hÕt cã thÓ nªu mét dÉn chøng nh− sau: D©n téc ViÖt Nam ta cã mét lÞch sö ®Êu tranh dùng n−íc vμ gi÷ n−íc rÊt l©u dμi vμ gian khæ víi nhiÒu chiÕn c«ng vang déi. Trong qu¸ tr×nh ®ã, biªn giíi cña Tæ quèc ®· dÇn dÇn h×nh thμnh vμ ®−îc «ng cha ta x¸c ®Þnh chñ quyÒn tõ kh¸ sím. Tuy nhiªn, nh− thùc tÕ cho thÊy, cuéc ®Êu tranh b¶o vÖ chñ quyÒn biªn giíi cña Tæ quèc gÇn nh− ch−a bao giê chÊm døt, kÓ c¶ trong giai ®o¹n hiÖn nay, ®Æc biÖt lμ chñ quyÒn trªn biÓn §«ng vμ thÒm lôc ®Þa. Trong cuéc ®Êu 11 tranh ®ã chóng ta lu«n lu«n cã lßng tin v÷ng ch¾c bëi chóng ta cã nhiÒu b»ng chøng lÞch sö x¸c thùc. NhiÒu v¨n b¶n ph¸p lý vÒ qu¶n lý biªn giíi, qu¶n lý h¶i ®¶o mμ «ng cha ta ®· lËp tõ mét vμi thÕ kû tr−íc ®©y, rÊt may m¾n, ngμy nay chóng ta vÉn cßn gi÷ ®−îc1. Trong nh÷ng tr−êng hîp nh− vËy, v¨n b¶n cña c¸c cÊp chÝnh quyÒn dïng ®Ó lμm viÖc cã mét gi¸ trÞ l©u bÒn kh«ng g× thay thÕ ®−îc vμ kh«ng ai cã thÓ phñ nhËn. ThËt ra, v¨n b¶n víi t− c¸ch lμ mét c«ng cô ®iÒu hμnh cña c¸c c¬ quan, tæ chøc, mét ph−¬ng tiÖn ghi tin h÷u hiÖu, lu«n cã sù g¾n bã víi ®êi sèng x· héi vμ ho¹t ®éng qu¶n lý nhμ n−íc, qu¶n lý s¶n xuÊt. Cã thÓ t×m thÊy trong thùc tÕ hiÖn nay nhiÒu dÉn chøng vÒ vai trß cña v¨n b¶n trong ®êi sèng h»ng ngμy còng nh− trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, tæ chøc. NhiÒu tr−êng hîp do v¨n b¶n h−íng dÉn so¹n th¶o kh«ng chÝnh x¸c mμ viÖc thùc hiÖn mét chÝnh s¸ch trë nªn khã kh¨n. §iÒu nμy b¸o chÝ ®· nãi kh¸ nhiÒu. Còng cã khi v× thiÕu v¨n b¶n mμ c«ng viÖc bÞ ®×nh trÖ, vÝ nh− _______________ 1. Xem: Bμi: Nh÷ng t− liÖu l−u tr÷ quan träng vÒ Hoμng Sa vμ Tr−êng Sa. B¸o Lao ®éng cuèi tuÇn, sè 27, ngμy 15-7-2007; Bμi: HiÕn tÆng ch©u b¶n triÒu NguyÔn thÓ hiÖn chñ quyÒn Hoμng Sa. B¸o Lao ®éng, sè 295, ngμy 26-1-2009; Bμi: Thªm 3 v¨n b¶n cæ liªn quan chñ quyÒn cña ViÖt Nam víi Tr−êng Sa. B¸o Lao ®éng ®iÖn tö, ngμy 04-1-2010, v.v.. 12 kh«ng tr¶ ®−îc tiÒn ®Òn bï kÞp thêi cho d©n ®Ó gi¶i phãng mÆt b»ng, kh«ng cÊp ®−îc giÊy phÐp hμnh nghÒ cho doanh nghiÖp, thËm chÝ ®Õn viÖc cÊp b»ng liÖt sÜ cho ng−êi ®· hy sinh còng kh«ng lμm ®−îc! Cã mét c©u chuyÖn nãi lªn vai trß cña v¨n b¶n tõ mét khÝa c¹nh kh¸c: B¸o chÝ cho biÕt, cÇu NhËt T©n, mét c©y cÇu lín b¾c qua s«ng Hång, dù kiÕn sÏ b¾t ®Çu x©y dùng tõ n¨m 2008, nh−ng ®· bÞ ho·n l¹i nhiÒu lÇn v× kh«ng gi¶i phãng ®−îc mÆt b»ng ë hai phÝa ®Çu cÇu. Nguyªn nh©n kh«ng gi¶i phãng ®−îc mÆt b»ng lμ do kh«ng lËp ®−îc hå s¬ khu ®Êt dù ®Þnh gi¶i phãng. T¹i khu ®Êt nμy hiÖn kh«ng cã c¸c v¨n b¶n, tμi liÖu vÒ qu¸ tr×nh qu¶n lý khu ®Êt, kh«ng x¸c ®Þnh ®−îc nguån gèc ®Êt ®Ó ®Òn bï, vμ do ®ã kh«ng x¸c ®Þnh ®−îc gi¸ ®Êt ®Ó ®Òn bï. ChÝnh v× vËy mäi viÖc ®· chËm l¹i theo. Vμ cßn nhiÒu c©u chuyÖn kh¸c n÷a... Cã nhiÒu tr−êng hîp nhê cã v¨n b¶n mμ mäi viÖc trë nªn râ rμng, minh b¹ch h¬n. VÝ nh− võa qua b¸o chÝ ®· c«ng bè mét sè v¨n b¶n do nhμ nghiªn cøu Phan ThuËn An t×m ®−îc trong c¸c l−u tr÷ ë cè ®« HuÕ kh¼ng ®Þnh r»ng, quÇn ®¶o Tr−êng Sa vμ Hoμng Sa tr−íc ®©y ®· thuéc chñ quyÒn ViÖt Nam, do chÝnh quyÒn cña ViÖt Nam qu¶n lý. Trong ®êi sèng d©n sù còng nh− trong qu¶n lý vμ qu¶n lý nhμ n−íc, nh− thùc tÕ ®· vμ ®ang cho 13 thÊy, cã nhiÒu viÖc cÇn ph¶i ®−îc nhí l¹i. NÕu dïng mét ký hiÖu nμo ®ã ghi c¸c ®iÒu cÇn nhí lªn mét lo¹i vËt liÖu nh− lªn v¶i, lªn giÊy, thËm chÝ lªn l¸, lªn vá c©y, lªn ®Êt nung, ®¸, kim lo¹i... chóng ta sÏ cã v¨n b¶n. Theo nghÜa nh− vËy v¨n b¶n ®· cã tõ l©u trong lÞch sö. Ph¸t hiÖn ra ch÷ viÕt vμ dïng ghi l¹i c¸c hiÖn t−îng cña ®êi sèng tù nhiªn vμ x· héi lμ mét trong nh÷ng ph¸t minh vÜ ®¹i nhÊt cña lÞch sö loμi ng−êi. Ngμy nay, trong bÊt cø lÜnh vùc nμo cña ®êi sèng x· héi vμ ®êi sèng qu¶n lý, chóng ta ®Òu cã thÓ thÊy sù hiÖn h÷u cña v¨n b¶n nh− lμ mét c«ng cô kh«ng thÓ thiÕu. Trong ®êi sèng céng ®ång, tõ viÖc c−íi xin hay sinh con ®Î c¸i, tõ viÖc ®i t×m c«ng ¨n viÖc lμm xa nhμ, cho ®Õn viÖc kh«ng may cã ng−êi th©n qua ®êi; tõ viÖc nh−êng l¹i mét m¶nh ®Êt cho ®Õn mua s¾m mét ph−¬ng tiÖn ®i l¹i, v.v. mäi ng−êi ®Òu cÇn cã giÊy tê ®Çy ®ñ míi yªn t©m. Khi l©m sù cã giÊy tê míi gi¶i quyÕt ®−îc c«ng viÖc trän vÑn. Häp th«n, häp x· th× ph¶i cã biªn b¶n; ®ãng tiÒn cho viÖc chung cña céng ®ång th× cÇn cã biªn lai... §Õn nh− cóng tiÒn vμo chïa th× ng−êi ta còng muèn cã mét tê giÊy ghi c«ng ®øc. Cho nªn míi nãi v¨n b¶n lμ mét c«ng cô cã tÝnh phæ th«ng, ®a chøc n¨ng. DÜ nhiªn, v¨n b¶n cã thÓ ghi lªn giÊy, còng nh− cã thÓ ghi lªn c¸c vËt liÖu kh¸c vμ truyÒn ®i víi nh÷ng c¸ch thøc kh¸c nhau. ë V¨n miÕu Quèc Tö Gi¸m 14 cã bia ®¸ ghi tªn nh÷ng ng−êi ngμy x−a ®ç ®¹t cao trong c¸c kú thi do nhμ vua tæ chøc ®Ó l−u truyÒn mu«n thuë. Ngμy nay, víi sù gióp ®ì cña c«ng nghÖ th«ng tin, v¨n b¶n cßn cã thÓ ®−îc l−u trong c¸c m¸y tÝnh vμ truyÒn ®i trªn m¹ng. §iÒu cÇn nãi lμ, dï ®−îc h×nh thμnh vμ truyÒn ®i nh− thÕ nμo th× néi dung v¨n b¶n còng chøa ®ùng mét sè yÕu tè nh−: 1. YÕu tè ph¸p lý; 2. YÕu tè qu¶n lý - l·nh ®¹o; 3. YÕu tè kinh tÕ - x· héi; 4. YÕu tè v¨n ho¸ - lÞch sö. C¸c v¨n b¶n ®· vμ ®ang h×nh thμnh h»ng ngμy trong ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn c¸c cÊp, kÓ c¶ chÝnh quyÒn cÊp x· ®Òu chøa ®ùng nh÷ng yÕu tè trªn víi c¸c møc ®é kh¸c nhau. Lμm bμi tËp d−íi ®©y sÏ gióp b¹n t¹o ®−îc thãi quen nhËn xÐt v¨n b¶n ®Ó biÕt c¸ch sö dông chóng hîp lý, vμ khi ph¶i so¹n th¶o v¨n b¶n, b¹n sÏ cã ®−îc nh÷ng ®Þnh h−íng ®óng ®¾n: Kh¶o s¸t tμi liÖu, v¨n b¶n t¹i mét v¨n phßng Uû ban nh©n d©n x· thÊy cã mét sè lo¹i v¨n b¶n gåm: ∙ B¸o c¸o vÒ c«ng t¸c tuyÓn qu©n cña x·; ∙ Thèng kª hé nghÌo trong toμn x·; ∙ Thèng kª c¸c gia ®×nh thuéc diÖn chÝnh s¸ch, c¸c Bμ mÑ ViÖt Nam Anh hïng cña ®Þa ph−¬ng; 15 ∙ KÕ ho¹ch x©y dùng Nhμ V¨n ho¸ x·; ∙ Sæ s¸ch ®o ®¹c ®Þa chÝnh cña x·; ∙ Bμi ph¸t biÓu cña Chñ tÞch x· t¹i Héi nghÞ tæng kÕt c«ng t¸c xo¸ ®ãi, gi¶m nghÌo; ∙ Kinh nghiÖm nu«i ba ba cña mét sè hé trong x·; ∙ Tê tr×nh xin më réng lμng nghÒ truyÒn thèng; ∙ Danh s¸ch c¸c hé nhËn tiÒn hç trî kh¾c phôc hËu qu¶ lò lôt; ∙ Danh s¸ch nh÷ng ng−êi ®ang cai nghiÖn t¹i céng ®ång do c«ng an x· b¸o c¸o; ∙ B¸o c¸o thu chi h»ng th¸ng, h»ng quý vμ h»ng n¨m do tμi chÝnh x· lËp. 1. H·y nhËn xÐt vÒ nh÷ng yÕu tè kh¸c nhau vμ gièng nhau trong c¸c v¨n b¶n nãi trªn? V¨n b¶n nμo trªn ®©y cã tÝnh ph¸p lý râ rÖt nhÊt vμ v¨n b¶n nμo kh«ng? 2. V¨n b¶n nμo trªn ®©y Uû ban nh©n d©n x· sÏ ph¶i sö dông nh− mét ph−¬ng tiÖn ®Ó gi¶i quyÕt c¸c nhiÖm vô ®Ò ra t¹i ®Þa ph−¬ng theo chøc n¨ng cña m×nh? 3. Gi¶ sö cÇn ®¬n gi¶n c¸c giÊy tê ë x·, b¹n h·y lo¹i bá bít c¸c giÊy tê ë trªn, nh−ng ph¶i chøng minh ®−îc thùc sù m×nh ®· ®óng khi lo¹i bá nh÷ng giÊy tê ®ã. Cã ph¶i v× chóng kh«ng cÇn thiÕt cho ho¹t ®éng cña Uû ban nh©n d©n x· kh«ng hay v× lý do kh¸c? 16 Trªn nh÷ng møc ®é kh¸c nhau, cã thÓ kh¼ng ®Þnh r»ng, trong ®êi sèng x· héi tr−íc kia còng nh− hiÖn nay, v¨n b¶n ®· vμ ®ang ®−îc dïng vμo nhiÒu môc tiªu kh¸c nhau. Sö dông tèt, v¨n b¶n sÏ cã kh¶ n¨ng mang l¹i nhiÒu tiÖn Ých: - §Ó ghi nhí mét c«ng viÖc, mét vÊn ®Ò ®· lμm hoÆc cÇn lμm; - §Ó trao ®æi th«ng tin; - §Ó truyÒn ®¹t c¸c quyÕt ®Þnh l·nh ®¹o, qu¶n lý; - §Ó tr×nh bμy c¸c kiÕn nghÞ víi cÊp trªn; - §Ó thèng kª sè liÖu, ®Ó b¸o c¸o t×nh h×nh; - §Ó ban bè, h−íng dÉn mét chÝnh s¸ch, mét chñ tr−¬ng; - §Ó phèi hîp trong c¸c ho¹t ®éng chung; v.v.. 2. §Þnh nghÜa chung vÒ v¨n b¶n Mét vμi vÝ dô trªn còng cho thÊy râ, v¨n b¶n lμ mét c«ng cô ghi tin víi nhiÒu h×nh thøc vμ néi dung kh¸c nhau. VÝ dô, cã v¨n b¶n l·nh ®¹o, v¨n 17 b¶n qu¶n lý. Cã v¨n b¶n vÒ ®êi sèng d©n sù vμ còng cã v¨n b¶n nghÖ thuËt. Trong v¨n b¶n l·nh ®¹o, qu¶n lý th× v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt kh¸c víi c¸c lo¹i v¨n b¶n kh¸c cña hÖ thèng v¨n b¶n hμnh chÝnh th«ng th−êng nh− v¨n b¶n kÕ ho¹ch, v¨n b¶n tμi vô, thèng kª... Trong lÜnh vùc qu¶n lý vμ qu¶n lý nhμ n−íc nãi chung, v¨n b¶n lμ mét c«ng cô ®iÒu hμnh mang tÝnh ph¸p lý mμ mäi c¬ quan, tæ chøc ®Òu sö dông trong ho¹t ®éng cña m×nh. Trong c¸c c¬ quan, tæ chøc, v¨n b¶n lμ ph−¬ng tiÖn quan träng ®Ó lμm viÖc. Chóng b¶o ®¶m th«ng NhËn xÐt: tin cho qu¸ tr×nh qu¶n lý vμ l·nh ®¹o. V¨n b¶n ph¶n ¸nh kÕt qu¶ ho¹t ®éng qu¶n lý vμ l·nh ®¹o cña c¬ quan, ®ã ®ång thêi lμ s¶n phÈm cña lo¹i ho¹t ®éng mang tÝnh ®Æc thï nμy. V¨n b¶n l·nh ®¹o, qu¶n lý nhμ n−íc thÓ hiÖn ý chÝ, mÖnh lÖnh cña c¸c c¬ quan nhμ n−íc ®èi víi 18 cÊp d−íi. C¸c v¨n b¶n ®ã ®ång thêi còng ph¶n ¶nh quan hÖ gi÷a Nhμ n−íc víi c«ng d©n vμ c¸c tæ chøc. §ã lμ h×nh thøc ®Ó chuyÓn t¶i c¸c quy ®Þnh ph¸p luËt vμo ®êi sèng; lμ ph−¬ng tiÖn ®Ó ®iÒu chØnh nh÷ng quan hÖ x· héi thuéc ph¹m vi l·nh ®¹o, qu¶n lý cña Nhμ n−íc. V¨n b¶n l·nh ®¹o, qu¶n lý nhμ n−íc do c¬ quan l·nh ®¹o vμ qu¶n lý nhμ n−íc ban hμnh theo thÈm quyÒn vμ thñ tôc do luËt ®Þnh. 3. V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc h×nh thμnh trong qu¸ tr×nh qu¶n lý nhμ n−íc mμ c¸c c¬ quan nhμ n−íc lμ chñ thÓ. §èi víi chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng cÊp x·, ®ã lμ nh÷ng v¨n b¶n do Uû ban nh©n d©n vμ Héi ®ång nh©n d©n x· ban hμnh ®Ó triÓn khai c¸c v¨n b¶n cña cÊp trªn vμ tæ chøc c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý theo chøc n¨ng, nhiÖm vô ®−îc giao trªn ®Þa bμn cña ®Þa ph−¬ng m×nh. CÇn chó ý r»ng, trong c¸c c¬ quan nhμ n−íc tõ trung −¬ng ®Õn ®Þa ph−¬ng, c¸c v¨n b¶n Ýt khi tån t¹i ®éc lËp mμ lu«n lu«n cã mèi liªn hÖ chÆt chÏ víi nhau theo nh÷ng quan hÖ qu¶n lý nhÊt ®Þnh. ChÝnh v× vËy chóng th−êng t¹o thμnh c¸c hÖ thèng víi nh÷ng ®Æc tr−ng riªng biÖt. Trong c¸c hÖ thèng v¨n b¶n qu¶n lý ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, tæ chøc, dÜ nhiªn cã nhiÒu v¨n b¶n liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña c¬ quan, vÝ 19 dô nh− ho¹t ®éng cña Uû ban nh©n d©n x·. Nh−ng kh«ng ph¶i bÊt cø v¨n b¶n, tμi liÖu nμo ®−îc sö dông ë c¸c c¬ quan ®ã ®Òu lμ v¨n b¶n l·nh ®¹o, qu¶n lý. Ch¼ng h¹n, c¸c nhμ l·nh ®¹o, qu¶n lý cã thÓ sö dông c¸c th«ng tin tham kh¶o tõ b¸o chÝ, tõ c¸c nguån tin kh¶o s¸t ®−îc qua thùc tÕ, nh−ng tÝnh ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n ®ã kh«ng ph¶i bao giê còng cã gi¸ trÞ nh− c¸c v¨n b¶n mμ c¸c c¬ quan ®¶ng vμ nhμ n−íc c¸c cÊp chÝnh thøc ban hμnh. B¹n hiÓu ý nghÜa c©u nãi ®ã nh− thÕ nμo? T¹i Cã c©u: “Bót sa gμ chÕt!!” sao vËy? Mét trong nh÷ng ®Æc tr−ng næi bËt cña v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc lμ chóng ph¶n ¶nh hiÖu lùc ph¸p lý cña qu¶n lý. Lo¹i v¨n b¶n nμy cho phÐp x¸c ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a c¬ quan l·nh ®¹o, qu¶n lý vμ c¬ quan bÞ l·nh ®¹o, qu¶n lý; gi÷a c¸c c¬ quan cã liªn quan trong hÖ thèng bé m¸y l·nh ®¹o, qu¶n lý cña §¶ng vμ Nhμ n−íc nãi chung. ChÝnh ®iÒu nμy lμm cho v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc vμ c¸c v¨n b¶n l·nh ®¹o nãi chung, kh¸c víi 20 c¸c tμi liÖu ®−îc dïng ®Ó tham kh¶o hoÆc ®Ó thu thËp th«ng tin theo nhu cÇu cña mét c«ng viÖc hay nhu cÇu nghiªn cøu mang tÝnh c¸ nh©n. VÝ dô Uû ban nh©n d©n x· còng nh− c¸c vÞ ®¹i biÓu Héi ®ång nh©n d©n x· cã thÓ thu thËp nhiÒu tμi liÖu ®Ó nghiªn cøu vÒ t×nh h×nh d©n sè, lao ®éng, vÒ gi¸o dôc, y tÕ... cña ®Þa ph−¬ng m×nh. Tuy nhiªn, nh÷ng sè liÖu chÝnh thøc do thèng kª hay v¨n phßng vμ c¸c c¸n bé chuyªn m«n cung cÊp bao giê còng ®−îc xem lμ c¸c tμi liÖu cã tÝnh ph¸p lý chÝnh thøc. V× thÕ, trong c«ng viÖc cÇn ph¶i thËn träng vμ nhËn diÖn chÝnh x¸c tÝnh chÊt cña c¸c lo¹i v¨n b¶n. Trong qu¸ tr×nh biªn so¹n vμ xö lý th«ng tin do c¸c v¨n b¶n cung cÊp cÇn ph¶i cã sù ph©n biÖt cÇn thiÕt. Tãm l¹i, v¨n b¶n qu¶n lý hμnh chÝnh nhμ n−íc lμ nh÷ng quyÕt ®Þnh vμ th«ng tin qu¶n lý thμnh v¨n (®−îc v¨n b¶n ho¸) do c¸c c¬ quan qu¶n lý, c¸c tæ chøc nhμ n−íc ban hμnh theo thÈm quyÒn, tr×nh tù, thñ tôc, h×nh thøc nhÊt ®Þnh, nh»m ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ trong qu¶n lý hμnh chÝnh nhμ n−íc, trong s¶n xuÊt, kinh doanh gi÷a c¸c c¬ quan nhμ n−íc víi nhau hoÆc gi÷a c¸c c¬ quan nhμ n−íc víi c¸c tæ chøc vμ c«ng d©n. 21 Chó ý r»ng dï h×nh thμnh ë cÊp nμo th× tÝnh chÊt cña c¸c v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc còng nh− nhau. §iÒu cÇn quan t©m lμ chóng lu«n g¾n liÒn víi nh÷ng nhiÖm vô cô thÓ mμ c¬ quan ban hμnh ®−îc giao. Theo nghÜa ®ã, v¨n b¶n h×nh thμnh trong ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn x· lu«n ph¶n ¶nh nhiÖm vô cña cÊp qu¶n lý nμy trong thùc tÕ. II- V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc cã nh÷ng tÝnh chÊt g×? ViÖc n¾m v÷ng tÝnh chÊt cña v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc sÏ cã nhiÒu lîi Ých cho ng−êi so¹n th¶o còng nh− ng−êi sö dông v¨n b¶n vÒ sau: 1. Kh«ng nhÇm lÉn v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc víi c¸c lo¹i v¨n b¶n kh¸c; 2. X¸c ®Þnh ®−îc dÔ dμng h¬n môc tiªu so¹n th¶o vμ sö dông v¨n b¶n 22 theo c¸c quan hÖ cô thÓ; 3. ThuËn lîi trong viÖc ¸p dông c¸c kü thuËt cÇn thiÕt ®Ó so¹n th¶o c¸c lo¹i v¨n b¶n. Dï thuéc lo¹i nμo vμ ®−îc h×nh thμnh trong hoμn c¶nh nμo, cÊp nμo trong hÖ thèng cña bé m¸y qu¶n lý nhμ n−íc, vÒ c¬ b¶n c¸c v¨n b¶n l·nh ®¹o, qu¶n lý ®Òu cã nh÷ng tÝnh chÊt c¬ b¶n sau ®©y: 1. Lμ mét c«ng cô chøa ®ùng c¸c th«ng tin mang tÝnh ph¸p lý vμ chØ ®¹o, ®iÒu hμnh TÝnh ph¸p lý lμ ®Æc tr−ng c¬ b¶n cña v¨n b¶n l·nh ®¹o, qu¶n lý. Th«ng tin trong c¸c v¨n b¶n lμ chç dùa ph¸p lý cho c¸c nhμ l·nh ®¹o, qu¶n lý gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc mét c¸ch hîp ph¸p. ThiÕu c¸c c¨n cø ph¸p lý chÝnh x¸c do c¸c v¨n b¶n cung cÊp, c¸c quyÕt ®Þnh l·nh ®¹o, qu¶n lý tÊt nhiªn sÏ g©y ra nh÷ng hËu qu¶ xÊu. ¤ng cha ta d¹y rÊt chÝ lý: "Nãi cã s¸ch, m¸ch cã chøng"! "¸n t¹i hå s¬"! 2. Ph¶n ¶nh quyÒn lùc cña c¬ quan, tæ chøc ban hμnh Xem xÐt bÊt cø v¨n b¶n nμo chóng ta ®Òu ph¶i quan t©m ®Õn mét c©u hái, ®ã lμ nã ph¶n ¶nh quyÒn h¹n nμo cña c¬ quan, tæ chøc ®· ban hμnh v¨n b¶n ®ã? C©u tr¶ lêi sÏ cã ý nghÜa rÊt quan träng cho viÖc sö dông v¨n b¶n trong thùc tÕ. H·y nhí r»ng, sö dông quyÒn h¹n sai khi ban hμnh v¨n b¶n th× v¨n b¶n sÏ kh«ng cã gi¸ trÞ g× vÒ mÆt ®iÒu hμnh. Gi¶ sö mét «ng chñ tÞch x· ra quyÕt ®Þnh ®Èy b¹n ra khái m¶nh ®Êt mμ b¹n ®ang sinh sèng hîp ph¸p th× b¹n sÏ nghÜ sao? Còng nh− thÕ, nÕu cã mét «ng tr−ëng phßng kh«ng ®ñ quyÒn h¹n l¹i ký quyÕt ®Þnh h¹ bËc l−¬ng cña nh©n viªn 23 trong phßng th× b¹n sÏ b¶o vÖ ai vμ theo lý lÏ nμo? T×nh tr¹ng lîi dông quyÒn lùc ®Ó ban hμnh v¨n b¶n ®Ó trôc lîi c¸ nh©n thùc tÕ kh«ng ph¶i lμ tr−êng hîp hiÕm, tr¸i l¹i lμ kh¸ nhiÒu mμ b¸o chÝ kh«ng chØ mét lÇn ph¶n ¶nh. 3. Nãi lªn mèi quan hÖ ®−îc thõa nhËn trong thùc tÕ gi÷a c¸c c¬ quan, tæ chøc ban hμnh v¨n b¶n vμ c¸c c¸ nh©n, tæ chøc kh¸c C¸c quan hÖ ®ã cã thÓ kÓ ra nh− sau: a. Quan hÖ l·nh ®¹o, chØ ®¹o. VÝ dô quan hÖ gi÷a Uû ban nh©n d©n x· vμ Héi ®ång nh©n d©n c¸c cÊp; quan hÖ gi÷a Uû ban nh©n d©n x· víi huyÖn vμ c¸c c¬ quan, tæ chøc trong viÖc qu¶n lý ®Þa bμn, v.v..; b. Quan hÖ ®èi t¸c: VÝ dô gi÷a x· víi mét doanh nghiÖp ®ang ho¹t ®éng trªn ®Þa bμn x·; c. Quan hÖ l·nh thæ hμnh chÝnh. VÝ dô gi÷a Uû ban nh©n d©n x· víi c¸c th«n (b¶n) vμ c− d©n cña x·; d. Quan hÖ chÝnh trÞ, ®oμn thÓ. VÝ dô quan hÖ gi÷a Uû ban nh©n d©n x· víi §¶ng ñy x·, víi MÆt trËn Tæ quèc, §oμn thanh niªn, Héi cùu chiÕn binh, v.v.. Vμ c¸c quan hÖ kh¸c... 4. G¾n víi yªu cÇu cña tõng c«ng viÖc, tõng lÜnh vùc vμ tõng thêi kú nhÊt ®Þnh: a. L·nh ®¹o, qu¶n lý nhμ n−íc; b. S¶n xuÊt kinh doanh; 24 c. TruyÒn b¸ v¨n hãa... So¹n th¶o v¨n b¶n mμ kh«ng g¾n víi c¸c yªu cÇu cña mét lÜnh vùc cô thÓ th× gi¸ trÞ ®iÒu hμnh cña nã sÏ kh«ng thÓ cao ®−îc. ThËm chÝ nã cßn gãp phÇn lμm cho bÖnh quan liªu giÊy tê t¨ng thªm. Chøng cø TÝnh ph¸p lý chÊt cña v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc QuyÒn lùc nhμ n−íc Quan hÖ trong c«ng viÖc Yªu cÇu cña viÖc qu¶n lý Do tÝnh chÊt cña nã mμ v¨n b¶n cã nhiÒu chøc n¨ng kh¸c nhau. Cã mét c©u chuyÖn rÊt ®Æc biÖt liªn quan ®Õn chøc n¨ng v¨n b¶n nh− sau: Cã ng−êi lÝnh quª ë tØnh Th¸i B×nh hy sinh ®· h¬n 40 n¨m mμ gia ®×nh vÉn ch−a nhËn ®−îc giÊy c«ng nhËn anh lμ liÖt sÜ, mÆc dï ng−êi nhμ anh ®· tr×nh ra chÝnh quyÒn giÊy b¸o tö vμ chÝnh 25 quyÒn ®Þa ph−¬ng còng ®· lμm lÔ truy ®iÖu cho anh. Nguyªn nh©n lμ v× ng−êi liÖt sÜ nμy ch−a cã tªn trong sæ vÇn vμ sæ qu¶n lý hå s¬ l−u tr÷ cña Së Lao ®éng - Th−¬ng binh vμ X· héi tØnh, vμ trong sæ tra cøu cña Bé Lao ®éng - Th−¬ng binh vμ X· héi còng kh«ng t×m thÊy tªn. Lý do lμ v× khi b¸o tö, ®¬n vÞ cña ng−êi lÝnh ®· kh«ng göi cho c¬ quan chøc n¨ng mμ chØ göi cho gia ®×nh vμ chÝnh quyÒn x·. Cßn x· còng nh− cÊp chøc n¨ng bªn trªn th× kh«ng ghi chÐp g× vμo sæ. §Õn khi gi¶i quyÕt ®¬n ®Ò nghÞ cña gia ®×nh ng−êi liÖt sÜ, thÊy khã kh¨n, c¸c c¬ quan chøc n¨ng ®· "®¸" viÖc cho nhau suèt mÊy chôc n¨m trêi kh«ng gi¶i quyÕt1. Nh÷ng c©u chuyÖn t−¬ng tù nh− hai c©u chuyÖn trªn trªn thùc tÕ kh«ng hiÕm. Nã cho thÊy kh«ng thÓ xem nhÑ chøc n¨ng cña v¨n b¶n trong gi¶i quyÕt c«ng viÖc hμnh chÝnh. Nh×n mét c¸ch tæng quan, cã thÓ nªu lªn nh÷ng chøc n¨ng chñ yÕu cña v¨n b¶n qu¶n lý vμ qu¶n lý nhμ n−íc nh− sau: 1. Chøc n¨ng th«ng tin: §©y lμ chøc n¨ng chung cña mäi v¨n b¶n, bëi v× v¨n b¶n chøa ®ùng vμ chuyÓn t¶i th«ng tin tõ ®èi t−îng nμy sang ®èi t−îng kh¸c. Nã gãp phÇn tho¶ m·n nhu cÇu th«ng tin cña mäi ®èi t−îng. _______________ 1. Xem: B¸o Lao ®éng, sè 257, ngμy 12-11-2009, tr.4. 26 ChÝnh ý nghÜa cña th«ng tin ®· t¹o nªn gi¸ trÞ thùc tÕ cña v¨n b¶n trong ®êi sèng x· héi ®Ó gióp cho con ng−êi giao tiÕp víi nhau ®−îc thuËn lîi, ®Ó x¸c lËp mèi quan hÖ gi÷a c¸c c¬ quan, tæ chøc vμ ®Ó lμm viÖc mét c¸ch thuËn lîi h¬n. Dùa trªn néi dung th«ng tin ®Ó ph©n tÝch, cã thÓ thÊy v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc th−êng chøa ®ùng 3 lo¹i th«ng tin sau ®©y: - Th«ng tin qu¸ khø vÒ ®èi t−îng qu¶n lý; - Th«ng tin hiÖn hμnh vÒ qu¸ tr×nh ®iÒu hμnh cña bé m¸y qu¶n lý nhμ n−íc; - Th«ng tin dù b¸o, cã liªn quan ®Õn sù ph¸t triÓn trong t−¬ng lai cña ®èi t−îng qu¶n lý. Trong ho¹t ®éng cña m×nh, ®−¬ng nhiªn c¸c c¬ quan qu¶n lý nhμ n−íc, trong ®ã cã chÝnh quyÒn cÊp x·, ®Òu ph¶i sö dông c¶ 3 lo¹i th«ng tin nãi trªn th«ng qua c¸c v¨n b¶n mμ c¸c c¬ quan cã hoÆc khai th¸c tõ c¸c c¬ së d÷ liÖu cña nh÷ng c¬ quan liªn quan. Nh÷ng vÝ dô ®· nªu trªn ®©y cho thÊy cã khi v× thiÕu th«ng tin qu¸ khø, tøc lμ nh÷ng th«ng tin ph¶n ¶nh c«ng viÖc ®· ®−îc gi¶i quyÕt tr−íc ®©y mμ ngμy nay viÖc tiÕp tôc gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña chÝnh quyÒn trë nªn khã kh¨n. Còng cã tr−êng hîp chÝnh quyÒn ph¶i dïng nh÷ng th«ng tin trªn v¨n b¶n mang tÝnh hiÖn hμnh ®Ó qu¶n lý c«ng viÖc. VÝ nh− ë Hμ Néi, v× kh«ng cã trong tay ®Çy ®ñ c¸c tμi liÖu vÒ c¸c khu 27 nhμ ®ang ®−îc x©y dùng mμ nhiÒu tßa nhμ dï ®· x©y sai giÊy phÐp do thμnh phè cÊp nh−ng kh«ng bÞ chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng vμ thanh tra x©y dùng ng¨n chÆn. Mét vμi tßa nhμ trong sè ®ã ®· buéc dì bít tÇng theo giÊy phÐp ®−îc duyÖt, nh−ng còng cã nh÷ng tßa nhμ th× coi nh− viÖc ®· råi, chØ cßn rót kinh nghiÖm cho tån t¹i! Còng nh− v× thiÕu giÊy tê ghi nhËn mμ nhiÒu l« ®Êt ë c¸c thμnh phè, c¸c tØnh ®ang lμ ®Êt "v« chñ", kh«ng ai qu¶n lý. B¸o chÝ ®· kh«ng chØ mét lÇn nãi vÒ vÊn ®Ò nμy. C¸c th«ng tin ghi trªn c¸c b¶n quy ho¹ch, kÕ ho¹ch c«ng t¸c vμ mét sè lo¹i v¨n b¶n sau khi ®−îc chÝnh quyÒn phª duyÖt lμ nh÷ng th«ng tin mang tÝnh dù b¸o. C¸c dù b¸o nμy mang tÝnh chÝnh thøc vμ chÝnh quyÒn sÏ dùa vμo ®ã ®Ó ®iÒu hμnh c¸c c«ng viÖc liªn quan. VÝ nh− viÖc qu¶n lý x©y dùng mét con ®−êng ®óng víi quy ho¹ch, ph¸t triÓn mét lμng nghÒ theo ®Ò ¸n ®· ®−îc thèng nhÊt gi÷a c¸c ngμnh c¸c cÊp, v.v. ®Òu dùa trªn nh÷ng v¨n b¶n cã tÝnh dù b¸o tr−íc. C¸c v¨n b¶n nh− quy ho¹ch, ®Ò ¸n, ch−¬ng tr×nh c«ng t¸c cña Héi ®ång nh©n d©n, Uû ban nh©n d©n x·, v.v. lμ nh÷ng lo¹i v¨n b¶n mang th«ng tin dù b¸o nh− vËy. Nh− thÕ, lμm tèt c«ng t¸c x©y dùng vμ xö lý c¸c v¨n b¶n thùc chÊt lμ nh»m cung cÊp cho c¸c c¬ quan qu¶n lý nhμ n−íc nh÷ng th«ng tin cÇn 28 thiÕt, gióp cho c¸c c¬ quan ®ã ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ h¬n. Nãi mét c¸ch kh¸c, c¸c c¬ quan qu¶n lý nhμ n−íc cÇn ®−îc b¶o ®¶m th«ng tin ®Çy ®ñ ®Ó ho¹t ®éng vμ do ®ã ph¶i sö dông v¨n b¶n ®Ó thu thËp nh÷ng th«ng tin theo yªu cÇu cña m×nh dùa trªn chøc n¨ng, nhiÖm vô mμ hä ®−îc giao. Sö dông v¨n b¶n tèt th× sÏ cã ®−îc th«ng tin tèt ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng qu¶n lý. 2. Chøc n¨ng qu¶n lý: Chøc n¨ng nμy cña v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc ®−îc hiÓu lμ chøc n¨ng phôc vô cho qu¸ tr×nh tæ chøc, ®iÒu hμnh, kiÓm tra c«ng viÖc trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan. Nhê cã c¸c v¨n b¶n mμ c¸c nhμ qu¶n lý cã thÓ cã nh÷ng c¨n cø tin cËy ®Ó nghiªn cøu ban hμnh c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, truyÒn ®¹t ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c ®Õn mäi ®èi t−îng cÇn thiÕt c¸c quyÕt ®Þnh ®· ban hμnh. V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc ph¶n ¶nh c¸c mèi quan hÖ h×nh thμnh trong qu¸ tr×nh chØ ®¹o thùc tiÔn cña c¸c c¬ quan nhμ n−íc. Nã lμ mét c«ng cô tæ chøc quan träng cña bÊt cø c¬ quan nμo. Nhê cã c¸c lo¹i v¨n b¶n ®−îc ban hμnh th−êng xuyªn mμ c¸c c¬ quan nhμ n−íc ®¶m b¶o ®−îc tÝnh æn ®Þnh trong ho¹t ®éng cña m×nh. ChÝnh quyÒn cÊp x· trong tr−êng hîp nμy còng kh«ng ph¶i lμ ngo¹i lÖ. V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc h−íng cho c¸c c¬ quan, chÝnh quyÒn c¸c cÊp thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng ®−îc chuÈn mùc, cã hiÖu qu¶ h¬n. Thö h×nh 29 dung, nÕu kh«ng cã v¨n b¶n h−íng dÉn hoÆc viÖc h−íng dÉn kh«ng râ rμng th× Uû ban nh©n d©n x· sÏ triÓn khai mét c«ng viÖc do cÊp trªn yªu cÇu nh− thÕ nμo cho ®óng víi yªu cÇu ®Æt ra? Lμm thÕ nμo ®Ó cã thÓ phæ biÕn mét c¸ch ch¾c ch¾n nhÊt c¸c chñ tr−¬ng cña cÊp trªn xuèng cho nh©n d©n nÕu kh«ng dïng v¨n b¶n? B¹n cã lóng tóng kh«ng vμ sÏ lμm g× khi gÆp t×nh huèng nμy? ThiÕu c¸c v¨n b¶n gi¶i thÝch vμ h−íng dÉn thùc hiÖn c«ng viÖc tõ c¸c c¬ quan cÊp trªn mμ c«ng viÖc l¹i hoμn toμn míi mÎ! Thùc tÕ cho thÊy, trong v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc cã thÓ t×m thÊy nh÷ng chØ dÉn mang tÝnh quy ph¹m cho ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan mμ chóng ta kh«ng thÓ t×m thÊy ë nh÷ng n¬i kh¸c. Nhê cã v¨n b¶n mμ tÝnh æn ®Þnh vμ liªn tôc trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan thuéc bé m¸y qu¶n lý nhμ n−íc ®−îc gi÷ v÷ng. Tuy nhiªn, ®iÒu ®ã chØ ®óng khi c¸c v¨n b¶n ®−îc so¹n th¶o tèt, cã sù 30 bμn b¹c vμ thèng nhÊt quan ®iÓm. 3. Chøc n¨ng ph¸p lý: Chøc n¨ng nμy ®−îc thÓ hiÖn ë nh÷ng ph−¬ng diÖn d−íi ®©y: - Ghi l¹i c¸c quy ph¹m ph¸p luËt vμ c¸c quan hÖ vÒ mÆt luËt ph¸p tån t¹i trong x· héi; - Lμ c¬ së ph¸p lý cho ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, c¸c tæ chøc, ®oμn thÓ, v.v..; - Lμ s¶n phÈm cña sù vËn dông c¸c quy ph¹m ph¸p luËt vμo ®êi sèng thùc tÕ, vμo qu¶n lý nhμ n−íc vμ qu¶n lý x· héi, ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c¸c nhiÖm vô trªn ph−¬ng diÖn ph¸p lý theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hμnh. XÐt trªn ph−¬ng diÖn nμy, cã thÓ nãi v¨n b¶n lμ ph−¬ng tiÖn t¸c ®éng riªng rÏ cña ph¸p luËt ®Õn c¸c quan hÖ x· héi. §©y lμ s¶n phÈm cña qu¸ tr×nh ¸p dông cô thÓ quy ph¹m ph¸p luËt trong qu¶n lý nhμ n−íc vμ qu¶n lý x· héi, lμ mét trong nh÷ng h×nh thøc ®¶m b¶o ph¸p lý cña c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Ban hμnh c¸c v¨n b¶n theo ph−¬ng h−íng nμy, c¸c c¬ quan cã thÈm quyÒn cña Nhμ n−íc, trong ®ã cã c¬ quan chÝnh quyÒn cÊp c¬ së lμ x· (ph−êng, thÞ trÊn), nh»m thùc hiÖn môc ®Ých b¶o vÖ trËt tù ph¸p lý cña c¸c quan hÖ x· héi, b¶o vÖ quyÒn lîi chÝnh ®¸ng cña ng−êi lao ®éng tr−íc ph¸p luËt. ë ®©y chøc n¨ng ph¸p lý cña v¨n b¶n ®−îc g¾n liÒn víi môc tiªu ban hμnh chóng. Theo chøc n¨ng nμy, v¨n b¶n lμ hμnh lang ph¸p lý cña 31 ho¹t ®éng qu¶n lý. Nh− thÕ, v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc cã tÝnh ph¸p lý, cã nghÜa lμ chóng t¹o nªn c¬ së ph¸p lý cho ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan. Mét mÆt, nhiÒu v¨n b¶n do c¸c c¬ quan nhμ n−íc c¸c cÊp ban hμnh tù chóng lμ c¸c quy ph¹m ph¸p luËt cÇn ph¶i tu©n thñ. MÆt kh¸c, v¨n b¶n còng lμ n¬i gi¶i thÝch c¸c quy ®Þnh ph¸p luËt lμm c¬ së cho c¸c c¬ quan x©y dùng nh÷ng quy ph¹m ®iÒu hμnh cô thÓ phï hîp víi ho¹t ®éng cña c¬ quan m×nh. §iÒu nμy rÊt ®óng víi v¨n b¶n cña chÝnh quyÒn cÊp x·. ChÝnh v× vËy cã thÓ coi v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc do chÝnh quyÒn x· ban hμnh lμ ®iÒu kiÖn ®Ó b¶o ®¶m sù thèng nhÊt cho c¸c ho¹t ®éng ph¸p lý cña ®Þa ph−¬ng theo luËt ®Þnh. TÊt nhiªn, muèn v¨n b¶n cã chøc n¨ng ph¸p lý th× chóng ph¶i ®−îc ban hμnh ®óng thÈm quyÒn, ®óng thÓ thøc. §ång thêi nh÷ng quy ®Þnh trong v¨n b¶n cÇn ph¶i ®¶m b¶o tÝnh hÖ thèng thèng nhÊt, dï chóng ®−îc ban hμnh bëi bÊt cø chÝnh quyÒn cÊp nμo. CÇn nhÊn m¹nh r»ng, n©ng cao chøc n¨ng ph¸p lý cña v¨n b¶n lμ ®iÒu kiÖn ®Ó n©ng cao hiÖu lùc qu¶n lý cña Nhμ n−íc. §©y còng lμ ®iÒu kiÖn ®Ó n©ng cao gi¸ trÞ thùc tÕ cña c¸c v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc trong ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn c¸c cÊp, kÓ c¶ cÊp x·... Ngoμi ra, v¨n b¶n cßn cã mét sè chøc n¨ng 32 kh¸c nh− thèng kª, giao tiÕp... VÝ dô, ñy ban nh©n d©n cÊp x· cã thÓ dïng v¨n b¶n ®Ó chóc mõng c¸c ®¬n vÞ cã quan hÖ hîp t¸c víi ®Þa ph−¬ng, ®Ó th¨m hái ng−êi d©n khi khã kh¨n mμ ch−a ®Õn ®−îc, v.v.. V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc cã chøc n¨ng g×? ∙ Th«ng tin ∙ Tæ chøc ∙ Ph¸p lý ∙ Giao tiÕp ∙ Thèng kª... 33 PHÇN THø HAI Kü N¡NG SO¹N TH¶O V¡N B¶N TRONG HO¹T §éNG CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· i- C¸c lo¹i v¨n b¶n cÇn so¹n th¶o trong ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn cÊp x· Trong ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn cÊp x·, Uû ban nh©n d©n còng nh− Héi ®ång nh©n d©n x· th−êng dïng nhiÒu lo¹i v¨n b¶n kh¸c nhau vμ tù m×nh còng ph¶i x©y dùng nhiÒu v¨n b¶n. C¸c lo¹i v¨n b¶n ®ã cã thÓ kÓ ra nh− sau: 1. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt Lo¹i v¨n b¶n nμy cã nh÷ng ®Æc tr−ng c¬ b¶n sau ®©y: - Do c¸c c¬ quan nhμ n−íc cã thÈm quyÒn ban hμnh vμ ®−îc ®iÒu chØnh bëi LuËt ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt. LuËt nμy ®−îc ban hμnh lÇn ®Çu tiªn vμo n¨m 1996 vμ ®· ®−îc söa ®æi ban 34 hμnh l¹i vμo n¨m 2008, do Quèc héi khãa XII th«ng qua t¹i kú häp thø ba ngμy 03 th¸ng 6 n¨m 2008. Riªng ®èi víi héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n c¸c cÊp, viÖc ban hμnh c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cßn ph¶i tu©n thñ LuËt ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt dμnh cho chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng ®−îc Quèc héi th«ng qua n¨m 2004. - V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt dï do cÊp nμo ban hμnh ®Òu chøa ®ùng c¸c quy t¾c xö sù chung cña céng ®ång vμ nh»m ®iÒu chØnh c¸c quan hÖ x· héi, quan hÖ ph¸p lý, cã hiÖu lùc b¾t buéc chung ®èi víi c¸c ®èi t−îng thùc hiÖn, nghÜa lμ chóng h−íng vμo céng ®ång. - V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt ®−îc Nhμ n−íc b¶o ®¶m thùc hiÖn b»ng nh÷ng biÖn ph¸p cÇn thiÕt. - §−îc ¸p dông nhiÒu lÇn. Theo quy ®Þnh cña LuËt ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt (2008), vμ LuËt ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña Héi ®ång nh©n d©n, Uû ban nh©n d©n c¸c cÊp, v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng, trong ®ã cã chÝnh quyÒn x·, bao gåm c¸c lo¹i sau ®©y: - NghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n; - QuyÕt ®Þnh, chØ thÞ cña Uû ban nh©n d©n. Trªn thùc tÕ th× chØ thÞ rÊt Ýt khi ®−îc Uû ban nh©n d©n cÊp x· ban hμnh. C¸c LuËt ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt ®−îc nãi ë trªn cßn quy ®Þnh r»ng, c¸c v¨n 35 b¶n do c¬ quan nhμ n−íc ban hμnh hoÆc phèi hîp ban hμnh, nÕu kh«ng ®óng thÈm quyÒn, h×nh thøc, tr×nh tù, thñ tôc ®−îc quy ®Þnh cña LuËt th× kh«ng ph¶i lμ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt do c¸c c¬ quan nhμ n−íc cÊp d−íi ban hμnh ph¶i phï hîp víi v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña c¬ quan nhμ n−íc cÊp trªn. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt tr¸i víi HiÕn ph¸p, tr¸i víi v¨n b¶n cña c¬ quan nhμ n−íc cÊp trªn ph¶i ®−îc c¬ quan nhμ n−íc cã thÈm quyÒn b·i bá, ®×nh chØ viÖc thi hμnh. Còng theo quy ®Þnh cña luËt, viÖc x©y dùng vμ ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt ph¶i thùc hiÖn ®óng c¸c nguyªn t¾c sau: 1. B¶o ®¶m tÝnh hîp hiÕn, hîp ph¸p vμ tÝnh thèng nhÊt cña v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt trong hÖ thèng ph¸p luËt nãi chung; 2. Tu©n thñ thÈm quyÒn, h×nh thøc, tr×nh tù, thñ tôc x©y dùng, ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt; 3. B¶o ®¶m tÝnh c«ng khai trong qu¸ tr×nh x©y dùng, ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, trõ tr−êng hîp v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cã néi dung thuéc bÝ mËt nhμ n−íc; B¶o ®¶m tÝnh minh b¹ch trong c¸c quy ®Þnh cña v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt; 4. B¶o ®¶m tÝnh kh¶ thi cña v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt; 36 5. Kh«ng lμm c¶n trë viÖc thùc hiÖn ®iÒu −íc quèc tÕ mμ Céng hßa x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam lμ thμnh viªn. CÇn nãi thªm r»ng, trong sè c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt ®−îc nãi ®Õn ë trªn, theo LuËt ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt còng cã hai lo¹i kh¸c nhau. Mét lo¹i thuéc v¨n b¶n lËp ph¸p do Quèc héi ban hμnh vμ mét lo¹i v¨n b¶n d−íi luËt do c¸c c¬ quan hμnh ph¸p ban hμnh, mang tÝnh d−íi luËt. V¨n b¶n do chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng, trong ®ã cã chÝnh quyÒn cÊp x·, ban hμnh lμ v¨n b¶n d−íi luËt. Ngoμi nh÷ng ®Æc ®iÓm chung ®· nªu, gi÷a c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt còng cã nh÷ng yªu cÇu cô thÓ mμ khi ban hμnh chóng ®ßi hái cÇn ph¶i cã nh÷ng quan t©m nhÊt ®Þnh. Sù nhÇm lÉn gi÷a v¨n b¶n lËp ph¸p vμ c¸c v¨n b¶n d−íi luËt trong qu¸ tr×nh x©y dùng v¨n b¶n trªn thùc tÕ kh«ng ph¶i ®· kh«ng x¶y ra. KÕt qu¶ lμ tÝnh khoa häc vμ tÝnh thùc tiÔn cña lo¹i v¨n b¶n nμy, trong kh«ng Ýt tr−êng hîp ®· kh«ng ®−îc ®Ò cao vμ kh«ng ®¸p øng ®−îc nhu cÇu phøc t¹p cña qu¸ tr×nh l·nh ®¹o vμ qu¶n lý, nhÊt lμ ë c¸c ®Þa ph−¬ng. ChÝnh t×nh tr¹ng ®ã ®· t¹o tiÒn ®Ò cho viÖc ban hμnh v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc tïy tiÖn ë nhiÒu ®Þa ph−¬ng trong thêi gian qua. Cã ®Þa ph−¬ng thËm chÝ cßn ra c«ng v¨n cho phÐp c¸c cÊp chÝnh quyÒn thuéc ®Þa ph−¬ng m×nh kh«ng 37 ban hμnh quyÕt ®Þnh gi¶i quyÕt khiÕu n¹i tè c¸o cña ng−êi d©n nh− LuËt khiÕu n¹i tè c¸o quy ®Þnh, mμ chØ ra v¨n b¶n tr¶ lêi lμ ®−îc1. Cã tr−êng hîp Uû ban nh©n d©n ph−êng cßn tïy tiÖn ®iÒu chØnh quyÕt ®Þnh cña chÝnh m×nh ®Ó tr¸nh xö lý yªu cÇu cña d©n2. C¸ch lμm ®ã dÜ nhiªn lμ ®Ó l¹i nh÷ng hËu qu¶ nghiªm träng lμm ¶nh h−ëng kh«ng tèt ®Õn qu¸ tr×nh qu¶n lý x· héi. B¶ng so s¸nh d−íi ®©y sÏ gióp chóng ta thuËn lîi h¬n trong viÖc nh×n nhËn sù kh¸c nhau gi÷a v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt víi v¨n b¶n hμnh chÝnh th«ng th−êng: YÕu tè so s¸nh ThÈm quyÒn ban hμnh V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt - Do HiÕn ph¸p vμ luËt quy ®Þnh - ChØ nh÷ng c¬ quan cã thÈm quyÒn míi ®−îc ban hμnh (ë ®Þa ph−¬ng lμ Uû ban nh©n d©n vμ Héi ®ång nh©n d©n) V¨n b¶n th«ng th−êng - Theo yªu cÇu ®iÒu hμnh c«ng viÖc - Ban hμnh theo sù ph©n c«ng cña c¬ quan _______________ 1. Xem: B¸o Ph¸p luËt, sè 88 ngμy 12-4-2007, tr.3, Bμi 71 v¨n b¶n chång chÐo, m©u thuÉn. 2. Xem: B¸o Ph¸p luËt, sè 293 ngμy 7-12-2007, tr.12, Bμi B¸o ®éng t×nh tr¹ng tïy tiÖn ban hμnh v¨n b¶n. 38 Néi dung - Chøa ®ùng quy t¾c xö sù chung cña céng ®ång hoÆc cña mét nhãm ®èi t−îng - Lμ chuÈn mùc mμ mäi c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n ph¶i tu©n thñ khi tham gia c¸c quan hÖ x· héi cã liªn quan ®Õn néi dung v¨n b¶n - C¸c néi dung rÊt ®a d¹ng, liªn quan ®Õn chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¬ quan, tæ chøc ban hμnh - NhiÒu néi dung cã tÝnh c¸ biÖt - NhiÒu néi dung cã tÝnh th«ng b¸o tin tøc ®Ó ®èi t−îng liªn quan ®−îc biÕt ThÓ thøc - Tªn lo¹i v¨n b¶n cã trong luËt - ThÓ thøc theo luËt ®Þnh - Theo sù h−íng dÉn cña c¬ quan chøc n¨ng cã thÈm quyÒn Quy tr×nh biªn so¹n - Theo luËt ®Þnh - Theo yªu cÇu thùc tÕ ®Ó x¸c ®Þnh HiÖu lùc ph¸p lý - ¸p dông nhiÒu lÇn cho nhiÒu ®èi t−îng - Nhμ n−íc b¶o ®¶m thi hμnh b»ng nhiÒu biÖn ph¸p, khi cÇn thiÕt kÓ c¶ biÖn ph¸p c−ìng chÕ - Cã nhiÒu møc ®é kh¸ nhau - Cã nhiÒu tr−êng hîp chØ cã gi¸ trÞ c¸ biÖt, ¸p dông mét lÇn T¸c dông - Lμm xuÊt hiÖn hoÆc ®iÒu chØnh, b·i bá c¸c quan hÖ ph¸p lý, quan hÖ x· héi Quan hÖ - Cã tÝnh hÖ thèng, rμng buéc lÉn nhau - V¨n b¶n cÊp d−íi ph¶i phï hîp víi v¨n b¶n cÊp trªn - Chñ yÕu mang tÝnh h−íng dÉn, t¸c nghiÖp, trao ®æi th«ng tin NhiÒu v¨n b¶n tån t¹i ®éc lËp, cã nhiÒu biÕn thÓ mang tÝnh c¸ biÖt 39 2. C¸c lo¹i v¨n b¶n hμnh chÝnh th«ng th−êng: ë c¸c c¬ quan qu¶n lý nhμ n−íc c¸c cÊp còng nh− trong nhiÒu c¬ quan kh¸c, th«ng th−êng ®Òu cã c¸c lo¹i v¨n b¶n hμnh chÝnh sau ®©y ®−îc ban hμnh: - B¸o c¸o; - Hîp ®ång; - Th«ng b¸o; - §Ò ¸n; - Biªn b¶n; - Ch−¬ng tr×nh; - Tê tr×nh; - C«ng v¨n; - KÕ ho¹ch; v.v.. C¸c lo¹i v¨n b¶n trªn ®©y ®−îc gäi lμ v¨n b¶n hμnh chÝnh th«ng th−êng v× chóng kh«ng chøa c¸c quy ph¹m ph¸p luËt vμ chøc n¨ng chñ yÕu cña chóng lμ ®Ó gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc hμnh chÝnh h»ng ngμy trong c¸c c¬ quan. Còng cã ng−êi gäi ®ã lμ c¸c v¨n b¶n t¸c nghiÖp. C¸ch gäi ®ã gi¶n dÞ vμ dÔ nhí. ThËt ra, còng cßn mét sè lo¹i v¨n b¶n kh¸c ®−îc sö dông ®Ó t¸c nghiÖp trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan nhμ n−íc nh−ng cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng mμ d−íi ®©y sÏ nãi ®Õn. Ngoμi c¸c lo¹i v¨n b¶n ®· tr×nh bμy ë trªn, trong c¸c c¬ quan nhμ n−íc hiÖn nay cßn ban hμnh mét lo¹i v¨n b¶n chØ chøa ®ùng c¸c quy t¾c xö sù riªng, thuéc thÈm quyÒn cô thÓ cña mét lo¹i 40 c¬ quan nhÊt ®Þnh. VÝ dô: quyÕt ®Þnh n©ng bËc l−¬ng cho c¸n bé, bæ nhiÖm mét viªn chøc l·nh ®¹o, quyÕt ®Þnh khen th−ëng, v.v.. Nh÷ng v¨n b¶n nh− vËy ®−îc gäi lμ v¨n b¶n c¸ biÖt. Còng cã ng−êi gäi ®ã lμ c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ¸p dông c¸ biÖt. Së dÜ gäi lμ c¸ biÖt v× chóng ph¶n ¶nh c¸c quyÕt ®Þnh riªng rÏ cña c¸c nhμ l·nh ®¹o, qu¶n lý trong qu¸ tr×nh ®iÒu hμnh ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan vμ chØ t¸c ®éng ®Õn mét ®èi t−îng cô thÓ, riªng biÖt. 3. V¨n b¶n ph¶i chuyÓn ®æi Cã mét sè lo¹i v¨n b¶n kh¸c khi ban hμnh th−êng ®ßi hái ph¶i cã mét v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt ®Ó quy ®Þnh ph¹m vi ¸p dông vμ c¸c chÕ tμi rμng buéc ®èi víi chóng. VÝ dô: NghÞ ®Þnh sè 29/1998/N§-CP ngμy 11 th¸ng 5 n¨m 1998 cña ChÝnh phñ vÒ viÖc ban hμnh Quy chÕ thùc hiÖn d©n chñ ë x· (ph−êng, thÞ trÊn). V¨n b¶n nμy gåm 2 v¨n b¶n rμng buéc lÉn nhau t¹o nªn mét thÓ thèng nhÊt: NghÞ ®Þnh cña ChÝnh phñ vμ Quy chÕ Thùc hiÖn d©n chñ ë c¬ së kÌm theo. C¸c v¨n b¶n nh− vËy ®−îc gäi lμ v¨n b¶n chuyÓn ®æi. C¸c lo¹i v¨n b¶n nh−: §iÒu lÖ, Quy chÕ, Néi quy, Quy tr×nh, Quy ®Þnh, v.v. ®Òu thuéc lo¹i nh− vËy. Nh÷ng v¨n b¶n nμy cßn ®−îc gäi lμ v¨n b¶n kÐp. C¸c v¨n b¶n thuéc lo¹i h×nh ®ã kh«ng tån t¹i víi t− c¸ch lμ v¨n b¶n ®¬n lÎ mμ lu«n lu«n song 41 hμnh. C¸c v¨n b¶n dïng ®Ó ban hμnh v¨n b¶n kh¸c cã chøc n¨ng quy ®Þnh ph¹m vi ¸p dông, ®èi t−îng t¸c ®éng cña v¨n b¶n ®−îc ban hμnh. NÕu ph¶i lùa chän c¬ quan, tæ chøc ®øng ra ban hμnh v¨n b¶n nμy, b¹n sÏ chän c¬ quan nμo: - UBND x·? - ChÝnh quyÒn th«n? - ... 4. V¨n b¶n chuyªn m«n Quy −íc x©y dùng lμng v¨n hãa míi §©y lμ c¸c v¨n b¶n mang tÝnh ®Æc thï vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n trong qu¶n lý nhμ n−íc. Chóng ®−îc h×nh thμnh trong mét sè lÜnh vùc cô thÓ cña l·nh ®¹o vμ qu¶n lý nh−: tμi chÝnh, ng©n hμng, gi¸o dôc, y tÕ, v.v.. C¸c lo¹i v¨n b¶n nh− b¶n kª khai thu nhËp ®Ó nép thuÕ, hãa ®¬n tμi chÝnh, b»ng cÊp trong häc tËp, giÊy chøng nhËn hé nghÌo, chøng nhËn søc kháe, chøng nhËn th−¬ng tËt... ®−îc xÕp vμo lo¹i h×nh v¨n b¶n 42 chuyªn m«n trong qu¶n lý. Chóng cã chøc n¨ng gióp c¬ quan qu¶n lý nhμ n−íc thèng nhÊt qu¶n lý c¸c ®èi t−îng thuéc tr¸ch nhiÖm qu¶n lý cña m×nh theo luËt ®Þnh. C¸c v¨n b¶n chuyªn m«n còng ®−îc h×nh thμnh trong c¸c c¬ quan t− ph¸p vμ b¶o vÖ ph¸p luËt. VÝ dô: c¸c b¶n c¸o tr¹ng, biªn b¶n kh¸m nghiÖm hiÖn tr−êng, biªn b¶n lμm viÖc trong c¸c vô ¸n d©n sù... C¸c lo¹i v¨n b¶n nμy nh»m gióp cho c¸c c¬ quan chuyªn m«n thùc hiÖn mét sè chøc n¨ng ®−îc Nhμ n−íc uû quyÒn. Còng nh− ®èi víi v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, viÖc ban hμnh v¨n b¶n chuyªn m«n ph¶i ®−îc c¬ quan cã thÈm quyÒn theo luËt ®Þnh cho phÐp. Trong ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn cÊp x· v¨n b¶n chuyªn m«n thuéc thÈm quyÒn Uû ban nh©n d©n ban hμnh kh«ng nhiÒu. Nh÷ng lo¹i giÊy tê nh− chøng nhËn hé nghÌo, sæ s¸ch ®Þa chÝnh cã thÓ xÕp vμo lo¹i nμy. 5. V¨n b¶n khoa häc, kü thuËt §©y lμ c¸c lo¹i v¨n b¶n ®−îc h×nh thμnh trong mét sè lÜnh vùc nh−: kiÕn tróc, x©y dùng, khoa häc c«ng nghÖ, ®Þa chÊt, thuû v¨n, v.v.. §ã th−êng lμ c¸c b¶n vÏ thiÕt kÕ, quy ho¹ch ®−îc c¸c c¬ quan cã thÈm quyÒn phª duyÖt, c¸c b¸o c¸o kh¶o s¸t chuyªn m«n, ph¸t minh, s¸ng chÕ (vÝ dô nh− b¸o c¸o kh¶o s¸t ®Þa chÊt, th¨m dß kho¸ng s¶n, thiÕt kÕ c«ng tr×nh) ®· ®−îc nghiÖm thu vμ ®−îc ®−a ra ¸p dông trong ®êi sèng x· héi. 43 Sau khi ®−îc phª duyÖt vμ ®−a vμo ¸p dông trong thùc tÕ, nhiÖm vô qu¶n lý nhμ n−íc ®èi víi c¸c c«ng viÖc, s¶n phÈm g¾n víi v¨n b¶n sÏ do c¬ quan phª duyÖt chÞu tr¸ch nhiÖm dùa vμo v¨n b¶n ®· ®−îc phª duyÖt vμ theo quyÒn h¹n cña m×nh. VÝ dô, Uû ban nh©n d©n x· lμ c¬ quan cã thÈm quyÒn phª duyÖt b¶n thiÕt kÕ Nhμ v¨n hãa x· m×nh vμ tæ chøc viÖc kiÓm tra qu¸ tr×nh thi c«ng theo ®óng thiÕt kÕ ®· ®−îc phª duyÖt. 1. V× cã qu¸ nhiÒu T¹i sao l¹i cã t×nh tr¹ng hçn lo¹n trong v¨n b¶n? v¨n b¶n? 2. V× sö dông v¨n b¶n kh«ng ®óng chøc n¨ng cña chóng? 3. V× qu¸ nhiÒu c«ng viÖc cÇn v¨n b¶n? ???... ViÖc ph©n biÖt c¸c lo¹i v¨n b¶n nãi trªn lμ v« cïng quan träng, ®Æc biÖt trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o chóng v× mçi lo¹i v¨n b¶n trªn ®Òu cã chøc n¨ng kh¸c nhau, cã yªu cÇu sö dông kh¸c nhau. NÕu kh«ng ®−îc ph©n biÖt râ rμng th× t×nh tr¹ng hçn lo¹n trong sö dông v¨n b¶n vμ ®i theo ®ã lμ tÝnh hiÖu qu¶ thÊp cña qu¸ tr×nh qu¶n lý nhμ n−íc sÏ rÊt khã kh¾c phôc. 44 II- C¸c b−íc cña qu¸ tr×nh so¹n th¶o vμ ban hμnh v¨n b¶n C¸c b−íc nμy cßn gäi lμ quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n. Muèn v¨n b¶n ®−îc so¹n th¶o cã chÊt l−îng th× c¸c b−íc so¹n th¶o ph¶i hîp lý, khoa häc. DÜ nhiªn lμ mçi lo¹i v¨n b¶n ®Òu ®ßi hái mét quy tr×nh thÝch øng ®èi víi nã. Tuy nhiªn, chóng ta vÉn cã thÓ qua viÖc xem xÐt hμng lo¹t c¸c quy tr×nh riªng biÖt mμ t×m ra nh÷ng nÐt chung nhÊt cho mét quy tr×nh tæng qu¸t trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n nãi chung. Quy tr×nh tæng qu¸t cho phÐp ®Þnh h−íng mét c¸ch hîp lý nhiÖm vô so¹n th¶o v¨n b¶n tõ b−íc ®Çu tiªn cho ®Õn khi v¨n b¶n ®−îc hoμn thμnh. Nã gióp ng−êi so¹n th¶o ®ì mÊt thêi gian vμ cã thÓ n©ng cao ®−îc chÊt l−îng v¨n b¶n ®−îc ban hμnh. Nh×n chung, quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n trong c¸c c¬ quan nhμ n−íc cÇn ph¶i ®¶m b¶o mét sè b−íc sau ®©y: 1. X¸c ®Þnh vÊn ®Ò cÇn ra v¨n b¶n (néi dung v¨n b¶n) vμ ®Þnh h−íng cña v¨n b¶n. C©u hái ®Æt ra lμ: v× sao cÇn ra v¨n b¶n vÒ néi dung nμy? V¨n b¶n sÏ göi cho ®èi t−îng nμo? VÝ dô, dÞch cóm gia cÇm ®ang bïng ph¸t ë ®Þa ph−¬ng. §Ó chØ ®¹o viÖc chèng dÞch cóm, b¶o vÖ ®μn gia sóc cña x·, Uû ban nh©n d©n x· cã cÇn ra 45 v¨n b¶n kh«ng? NÕu kh«ng cã v¨n b¶n c«ng viÖc nμy cã thÓ chØ ®¹o thuËn lîi vμ hiÖu qu¶ kh«ng? ViÖc ra v¨n b¶n cã thÓ thay thÕ cho nhiÖm vô ®i xuèng c¬ së ®Ó kh¶o s¸t t×nh h×nh vμ ®Ò ra biÖn ph¸p gi¶i quyÕt kh«ng? Trong v¨n b¶n dù kiÕn ban hμnh sÏ nãi vÊn ®Ò g×? Tr¶ lêi ®−îc nh÷ng c©u hái ®ã mét c¸ch râ rμng cã nghÜa lμ x¸c ®Þnh ®−îc v¨n b¶n cã cÇn ra hay kh«ng. §ã lμ viÖc ®Çu tiªn trong quy tr×nh ra v¨n b¶n. 2. X¸c ®Þnh møc ®é cÇn thiÕt ph¶i phæ biÕn (ph¹m vi ¸p dông), møc ®é ph¸p lý vμ yªu cÇu thêi gian cña v¨n b¶n ë b−íc thø hai nμy, nÕu lÊy tr−êng hîp trªn lμm vÝ dô th× cÇn tr¶ lêi ®−îc c©u hái: V¨n b¶n sau khi h×nh thμnh sÏ göi ®Õn mäi ng−êi d©n trong x· hay göi ®Õn c¸c th«n yªu cÇu phæ biÕn cho d©n? §èi t−îng kh¸c nhau v¨n b¶n sÏ ph¶i viÕt kh¸c nhau. 3. X¸c ®Þnh lo¹i v¨n b¶n cÇn sö dông: quy ph¹m ph¸p luËt hay lo¹i kh¸c? Nh− ®· nãi ë trªn, v× mçi lo¹i v¨n b¶n ®Òu cã chøc n¨ng riªng cña m×nh nªn viÖc lùa chän v¨n b¶n nμo ®Ó ban hμnh cho phï hîp víi nhiÖm vô ®Æt ra lμ ®iÒu rÊt cÇn thiÕt. §iÒu ®ã sÏ gióp cho viÖc gi¶i quyÕt nhiÖm vô ®Æt ra ®−îc thuËn lîi vμ hiÖu qu¶. Ch¼ng h¹n, nÕu muèn gi¶i phãng mÆt 46 b»ng th× cÇn cã quyÕt ®Þnh vÒ gi¸ c¶ ®Òn bï do cÊp cã thÈm quyÒn ban hμnh. Nh−ng ®Ó thùc hiÖn viÖc ®Òn bï th× Uû ban nh©n d©n x· ph¶i th«ng b¸o vμ ph¶i cã biªn b¶n tháa thuËn víi d©n. Kh«ng lμm ®−îc nh− thÕ, viÖc gi¶i phãng mÆt b»ng ch¾c ch¾n sÏ gÆp khã kh¨n nh− nhiÒu n¬i ®· chøng kiÕn. 4. Thu thËp vμ xö lý th«ng tin cho v¨n b¶n B−íc nμy nh»m b¶o ®¶m r»ng v¨n b¶n dù kiÕn ban hμnh sÏ cã ®Çy ®ñ th«ng tin ®Ó lμm c¨n cø ph¸p lý vμ c¶ c¨n cø thùc tÕ. VÝ dô, ra th«ng b¸o vÒ gi¸ c¶ ®Òn bï gi¶i phãng mÆt b»ng nÕu kh«ng cã c¨n cø thùc tÕ ®Çy ®ñ th× ng−êi d©n sÏ rÊt khã ®ång lßng víi chÝnh quyÒn. Cßn viÖc thu håi ®Êt th× ph¶i ®óng quy ho¹ch ®−îc phª duyÖt vμ ph¶i ®−îc gi¶i thÝch râ rμng ®Ó cã ®−îc sù ®ång thuËn trong nh©n d©n. V× vËy, cÇn thu thËp ®Çy ®ñ th«ng tin ®Ó khi ®−a mét quy ®Þnh nμo ®ã vμo v¨n b¶n th× c¨n cø thùc tÕ vμ c¨n cø ph¸p lý cña quy ®Þnh ®ã ®Òu hoμn toμn ®¸ng tin cËy. CÇn nãi r»ng, trong thùc tÕ võa qua, vÒ viÖc thu thËp th«ng tin ®Ó ra v¨n b¶n, trong khi ë nhiÒu ®Þa ph−¬ng lμm tèt, th× còng cã nh÷ng ®Þa ph−¬ng lμm kh«ng tèt, thËm chÝ tïy tiÖn vμ ®· g©y nªn nhiÒu bøc xóc. §Ó b−íc nμy thùc hiÖn ®−îc tèt ng−êi so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i chó ý mét sè kh©u c¬ b¶n nh− s¬ ®å m« t¶ d−íi ®©y: 47 S¬ ®å lùa chän vμ ®−a th«ng tin vμo v¨n b¶n Thu thËp, ph©n lo¹i th«ng tin §¸nh gi¸, kiÓm tra th«ng tin Lùa chän th«ng tin cÇn cho v¨n b¶n Sö dông vμo v¨n b¶n c¸c th«ng tin cÇn thiÕt 5. X©y dùng b¶n th¶o, trao ®æi, söa ch÷a vμ hoμn thiÖn v¨n b¶n. 6. DuyÖt v¨n b¶n vμ ký ban hμnh (c«ng bè v¨n b¶n). Tãm t¾t c¸c b−íc so¹n th¶o v¨n b¶n: 1. X¸c ®Þnh néi dung vμ ®èi t−îng cña v¨n b¶n 2. X¸c ®Þnh møc ®é phæ biÕn 3. X¸c ®Þnh tªn lo¹i v¨n b¶n phï hîp víi c«ng viÖc 4. Lùa chän th«ng tin ph¸p lý vμ c¨n cø thùc tiÔn 5. X©y dùng b¶n th¶o vμ hoμn thiÖn v¨n b¶n 6. Phª duyÖt theo quy ®Þnh vμ ký ban hμnh 48 CÇn nhÊn m¹nh r»ng, c¸c b−íc nãi trªn cña quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n lu«n cã t¸c ®éng qua l¹i víi nhau vμ cïng cã t¸c ®éng lªn chÊt l−îng cña v¨n b¶n. Trong ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn c¸c cÊp, kÓ c¶ cÊp x·, còng cã thÓ cã mét vμi b−íc ®−îc xö lý rÊt ®¬n gi¶n, vÝ dô viÖc lùa chän tªn lo¹i v¨n b¶n. Tuy nhiªn, ®iÒu ®ã kh«ng cã nghÜa lμ b−íc ®ã kh«ng quan träng. T×nh huèng sau sÏ cho thÊy râ h¬n nhËn ®Þnh võa nãi: T¹i mét ®Þa ph−¬ng, sau khi nghe th«ng b¸o cña Uû ban nh©n d©n x· vÒ viÖc gi¶i phãng mÆt b»ng vμ gi¸ c¶ ®Òn bï cho khu ®Êt mμ hä ®ang s¶n xuÊt, mét nhãm c− d©n cña x· ®· kh«ng ®Õn nhËn tiÒn ®Òn bï v× cho r»ng gi¸ c¶ ®Òn bï bÞ ¸p kh«ng hîp lý. Uû ban nh©n d©n x· ®· viÕt giÊy triÖu tËp nh÷ng ng−êi ®ã lªn Uû ban nh©n d©n x· ®Ó lμm viÖc. Nhãm c− d©n trªn vÉn kh«ng ®Õn vμ hä nãi Uû ban nh©n d©n x· ®· vi ph¹m Quy chÕ d©n chñ c¬ së do ChÝnh phñ ban hμnh, triÖu tËp d©n kh«ng ®óng luËt. Ngoμi ra cßn thiÕu t«n träng d©n. Trong khi ®ã th× Uû ban nh©n d©n x· kh¼ng ®Þnh lμ m×nh ®· lμm ®óng. NÕu cã vÊn ®Ò quan hÖ víi d©n mμ ng−êi d©n th¾c m¾c, ph−¬ng ¸n nμo sau ®©y theo quan ®iÓm cña b¹n, nªn lùa chän: 1. TriÖu tËp d©n lªn trô së Uû ban nh©n d©n x· ®Ó lμm viÖc? 49 2. Mêi d©n lªn trô së Uû ban nh©n d©n x· ®Ó hä tr×nh bμy nguyÖn väng vμ gi¶i thÝch chñ tr−¬ng cña chÝnh quyÒn? 3. Xuèng gÆp d©n ®Ó nghe ngãng t×nh h×nh vμ t×m biÖn ph¸p gi¶i quyÕt? 4. ViÕt v¨n b¶n gi¶i thÝch göi vÒ c¸c th«n? 5. C¸c gi¶i ph¸p kh¸c? Mét c©u hái ®Æt ra ë ®©y lμ c¸ch gi¶i quyÕt cña Uû ban nh©n d©n x· nh− trong t×nh huèng nãi trªn cã thùc sù ®óng kh«ng? ViÖc Uû ban nh©n d©n x· dïng v¨n b¶n ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc nh− vËy cã hoμn toμn cÇn thiÕt vμ hîp lý kh«ng? Nªn triÖu tËp ng−êi d©n lªn x· ®Ó lμm viÖc hay nªn vÒ c¬ së ®Ó gÆp d©n gi¶i thÝch? Nªn viÕt giÊy triÖu tËp hay nªn viÕt th− mêi? Vμ cã thÓ cã c¸ch gi¶i quyÕt nμo kh¸c ngoμi v¨n b¶n tèt h¬n? Râ rμng ë ®©y, viÖc cã nªn lùa chän v¨n b¶n vμ lùa chän v¨n b¶n nμo cho thÝch hîp kh«ng hÒ ®¬n gi¶n. Muèn ®¹t ®−îc kÕt qu¶ tèt cÇn cã sù tÝnh to¸n cÈn thËn. TÇm quan träng còng kh«ng kÐm ë kh©u phª duyÖt ®Ó ban hμnh v¨n b¶n. CÇn chó ý r»ng Uû ban nh©n d©n x· (ph−êng) theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt lμ c¬ quan cã chÕ ®é lμm viÖc tËp thÓ. ChÝnh v× vËy, nÕu lμ v¨n b¶n cña Uû ban nh©n d©n x· th× ph¶i ®−îc tËp thÓ Uû ban nh©n d©n phª duyÖt ban hμnh. DÜ nhiªn, víi t− c¸ch lμ ng−êi ®øng ®Çu chÝnh quyÒn cÊp x·, chñ tÞch Uû ban nh©n d©n x· còng cã quyÒn tù m×nh ký ban 50 hμnh mét sè lo¹i v¨n b¶n, nh−ng sÏ lμ sai lÇm nÕu cho r»ng v¨n b¶n Uû ban nh©n d©n x· ban hμnh vμ v¨n b¶n do chñ tÞch Uû ban nh©n d©n ký ban hμnh kh«ng cã g× kh¸c nhau. III- C¸c yªu cÇu chung cña viÖc ban hμnh v¨n b¶n cña cÊp x· C¸c v¨n b¶n cña chÝnh quyÒn cÊp x· còng nh− c¸c v¨n b¶n kh¸c nãi chung, khi ban hμnh cÇn ph¶i tu©n thñ mét sè yªu cÇu nhÊt ®Þnh. C¸c yªu cÇu ®ã cã thÓ nªu lªn nh− sau: 1. Yªu cÇu vÒ néi dung: - Trong bÊt cø tr−êng hîp nμo néi dung v¨n b¶n ®−îc ban hμnh còng ph¶i râ rμng, cô thÓ. Tr¸nh ®−a vμo v¨n b¶n nh÷ng néi dung kh«ng x¸c ®Þnh ®−îc giíi h¹n. - Nh÷ng vÊn ®Ò yªu cÇu thùc hiÖn nªu trong c¸c v¨n b¶n ph¶i thùc tÕ, cã ®iÒu kiÖn vμ ph−¬ng thøc thùc hiÖn thÝch hîp. VÝ dô, nÕu cÇn ph¶i chèng l¹i sù l©y lan cña dÞch cóm gia cÇm trªn ®Þa bμn x· th× trong v¨n b¶n chØ ®¹o cÇn chØ râ c¸c c«ng viÖc mμ ng−êi d©n vμ c¸n bé c¸c th«n ph¶i lμm. Tr¸nh ®−a ra nh÷ng c©u khÈu hiÖu chung chung mμ thiÕu c¸ch lμm cô thÓ. - Kh«ng nªn ®−a vμo mét v¨n b¶n nhiÒu néi dung kh¸c nhau. 51 - Kh«ng ®−îc tr¸i víi c¸c quy ®Þnh cña cÊp trªn. 2. VÒ mÆt ph¸p lý: - Ph¶i ®óng thÈm quyÒn cña Uû ban nh©n d©n x·. - HiÖu lùc thi hμnh ph¶i râ rμng - Cã chÕ tμi thÝch hîp. Chó ý r»ng trong c¸c v¨n b¶n hμnh chÝnh kh«ng ®−îc sö dông c¸c chÕ tμi h×nh sù mμ chØ sö dông chÕ tμi hμnh chÝnh nh− ph¹t hμnh chÝnh, khiÓn tr¸ch, phª b×nh, v.v.. 3. VÒ thÓ thøc: Ph¶i ®óng theo quy ®Þnh cña Nhμ n−íc. CÇn chó ý r»ng, thÓ thøc v¨n b¶n kh«ng ®¬n thuÇn lμ h×nh thøc mμ ®©y nã còng mang tÝnh néi dung, liªn quan ®Õn gi¸ trÞ th«ng tin cña v¨n b¶n. Theo quy ®Þnh hiÖn hμnh, thÓ thøc v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc bao gåm nh÷ng yÕu tè sau ®©y: 1- Quèc hiÖu vμ tiªu ng÷; 2- §Þa danh vμ ngμy th¸ng ban hμnh v¨n b¶n; 3- C¬ quan (t¸c gi¶) ban hμnh; 4- Sè vμ ký hiÖu cña v¨n b¶n; 5- N¬i nhËn v¨n b¶n; 6- Tªn lo¹i v¨n b¶n; 7- TrÝch yÕu néi dung; 8- Tr×nh bμy néi dung v¨n b¶n theo mét cÊu tróc thÝch hîp; 9- Chøc vô vμ ch÷ ký cña ng−êi cã thÈm quyÒn; 52 10- Con dÊu hîp lÖ vμ c¸c dÊu chØ ®é mËt, ®é khÈn khi cÇn thiÕt. D−íi ®©y lμ c¸ch bè trÝ c¸c thμnh phÇn cña thÓ thøc v¨n b¶n theo h−íng dÉn cña Th«ng t− liªn tÞch gi÷a Bé Néi vô vμ V¨n phßng ChÝnh phñ ban hμnh ngμy 06 th¸ng 5 n¨m 2005 h−íng dÉn vÒ thÓ thøc vμ kü thuËt tr×nh bμy v¨n b¶n. 20 -25 mm Tªn c¬ quan, tæ chøc ban hμnh v¨n b¶n Quèc hiÖu vμ tiªu ng÷ Sè vμ ký hiÖu v¨n b¶n TrÝch yÕu néi dung (®èi víi c«ng v¨n) ChØ dÉn møc ®é mËt, khÈn… §Þa danh vμ ngμy, th¸ng, n¨m ban hμnh v¨n b¶n KÝnh göi: (®èi víi c«ng v¨n) Tªn lo¹i v¨n b¶n vμ TrÝch yÕu néi dung (v¨n b¶n cã tªn gäi: ChØ thÞ, QuyÕt ®Þnh, B¸o c¸o, Biªn b¶n) 30-35 mm N¬i nhËn Néi dung v¨n b¶n Chøc vô cña ng−êi cã thÈm quyÒn 15- 20 mm Con dÊu 20-25 mm Ch÷ ký Hä vμ tªn ng−êi ký v¨n b¶n 53 D−íi ®©y lμ mét sè gi¶i thÝch vμ c¸ch thiÕt lËp c¸c thμnh phÇn chñ yÕu cña thÓ thøc v¨n b¶n nãi trªn. Quèc hiÖu lμ tªn n−íc vμ chÕ ®é chÝnh trÞ cña Nhμ n−íc ta. C«ng v¨n sè 1503-VP ngμy 12-8-1976 cña Phñ Thñ t−íng quy ®Þnh viÖc ghi Quèc hiÖu míi trªn v¨n b¶n cña Nhμ n−íc ta nh− sau: CéNG HOμ X· HéI CHñ NGHÜA VIÖT NAM §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc CÇn l−u ý r»ng, Quèc hiÖu ®−îc dïng ®Ó x¸c nhËn tÝnh ph¸p lý cña v¨n b¶n do c¸c c¬ quan qu¶n lý nhμ n−íc ban hμnh. Nã kh«ng b¾t buéc ®èi víi c¸c v¨n b¶n mang tÝnh chÊt c¸ nh©n (nh− th− riªng, ®¬n tõ cã tÝnh c¸ nh©n, v.v.). §Þa danh vμ ngμy, th¸ng, n¨m ban hμnh v¨n b¶n ®−îc ghi ngay ë ®Çu v¨n b¶n (d−íi Quèc hiÖu) ®Ó gióp cho ng−êi nhËn v¨n b¶n theo dâi thêi gian ban hμnh ®−îc thuËn lîi. §Þa danh cÇn ghi cô thÓ ®Þa ®iÓm hoÆc tªn ®¬n vÞ hμnh chÝnh n¬i c¬ quan ra v¨n b¶n cã trô së vμ phï hîp víi ph¹m vi ho¹t ®éng cña c¬ quan ®ã. YÕu tè nμy cßn cã mét ý nghÜa n÷a lμ ®Ó gióp cho c«ng viÖc liªn hÖ gi÷a c¸c c¬ quan ®−îc thuËn lîi. Theo nguyªn t¾c ®ã, nÕu v¨n b¶n do mét c¬ quan cÊp x· (ph−êng) ban hμnh th× ®Þa danh lμ tªn x· (ph−êng) theo sù ph©n chia ranh giíi hμnh chÝnh hiÖn hμnh. 54 VÝ dô: - Hîp Thμnh, ngμy... (x· thuéc huyÖn) - ThÞ trÊn H¸t Lãt, ngμy... - Ph−êng B¾c S¬n, ngμy... (ph−êng thuéc thÞ x·, thμnh phè) v.v.. HiÖn nay cã nhiÒu thÞ trÊn thuéc huyÖn vμ tªn huyÖn trïng nhau, do ®ã viÖc ghi ®Þa danh cho v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc cÇn ph©n biÖt cô thÓ ®ã lμ v¨n b¶n cña cÊp chÝnh quyÒn nμo ban hμnh. VÝ dô: - ThÞ trÊn Th¹ch Hμ, ngμy... (v¨n b¶n cÊp thÞ trÊn) - Th¹ch Hμ, ngμy (v¨n b¶n cña huyÖn Th¹ch Hμ), v.v.. Kh«ng nªn chØ ghi tªn hμnh chÝnh cña huyÖn vμo v¨n b¶n cña chÝnh quyÒn thÞ trÊn ban hμnh nh− mét vμi n¬i hiÖn vÉn cßn gÆp. C¸ch ghi nh− vËy sÏ t¹o ra mét sù kh«ng thèng nhÊt trong c¸ch chän ®Þa danh cho v¨n b¶n vμ trªn thùc tÕ kh«ng thuËn lîi cho viÖc giao dÞch khi cÇn thiÕt. Tªn c¬ quan ban hμnh v¨n b¶n ®−îc ®Æt ë gãc tr¸i tê ®Çu cña v¨n b¶n. D−íi tªn c¬ quan lμ sè vμ ký hiÖu cña v¨n b¶n. Sè cña v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc ®−îc ®¸nh cho tõng n¨m, b¾t ®Çu tõ ngμy 1 th¸ng giªng. Cã thÓ ®¸nh sè chung cho tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n do c¬ quan ban hμnh nÕu xÐt thÊy sè l−îng v¨n b¶n hμng n¨m cña c¬ quan kh«ng lín (d−íi 1000). Sè 55 cña v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt ph¶i kÌm theo n¨m ban hμnh. VÝ dô: Sè 02/2008/Q§-UBND NÕu sè l−îng v¨n b¶n hμng n¨m lín th× viÖc ph©n lo¹i c¸c v¨n b¶n ®Ó ®¸nh sè vμ ®¨ng ký lμ cÇn thiÕt. Khi ®ã mçi lo¹i v¨n b¶n (nh− chØ thÞ, quyÕt ®Þnh, b¸o c¸o, v.v.) sÏ ®−îc ®¸nh sè riªng. VÝ dô: Sè 01/BC-UBND Sè 01/2008/Q§-UBND Tæng sè c¸c v¨n b¶n cña toμn c¬ quan sÏ lμ tæng sè cña c¸c lo¹i v¨n b¶n céng l¹i. §¨ng ký vμ ®¸nh sè riªng sÏ gióp cho viÖc theo dâi v¨n b¶n dÔ dμng vμ thuËn lîi khi kiÓm tra hay t×m kiÕm b¶n l−u. Ký hiÖu v¨n b¶n ®−îc t¹o thμnh bëi ch÷ viÕt t¾t cña mçi lo¹i v¨n b¶n vμ tªn cña ®¬n vÞ lμm ra v¨n b¶n ®ã. VÝ dô: Sè 15/VP. Sè 27/BC-TH, v.v.. Theo quy ®Þnh míi, ch÷ CV kh«ng ®−îc dïng ®Ó ®Æt ký hiÖu cho lo¹i h×nh v¨n b¶n lμ c¸c c«ng v¨n hμnh chÝnh v× thuËt ng÷ nμy dïng ®Ó chØ chung c¸c v¨n b¶n kh«ng cã tªn gäi x¸c ®Þnh. Thùc ra, ®©y lμ mét h×nh thøc rót gän ký hiÖu v¨n b¶n ®−îc chÊp nhËn. Cïng víi sè v¨n b¶n, ký hiÖu v¨n b¶n cã t¸c dông rÊt quan träng ®Ó ®¨ng ký, t×m kiÕm v¨n b¶n ®−îc dÔ dμng. Bëi vËy, viÖc lËp ký hiÖu ph¶i 56 thèng nhÊt, kh«ng nh÷ng trong mçi c¬ quan mμ cÇn cho toμn bé mét hÖ thèng chñ quan. ViÖc tuú tiÖn thay ®æi hÖ thèng ký hiÖu v¨n b¶n sÏ g©y nhiÒu khã kh¨n cho viÖc ®¨ng ký vμ tra t×m vÒ sau. Kh¸c víi c¸c yÕu tè kh¸c, sè vμ ký hiÖu v¨n b¶n kh«ng nãi lªn gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n. C¸c v¨n b¶n ®Òu ph¶i ®−îc x¸c ®Þnh tªn lo¹i khi so¹n th¶o. Trõ c«ng v¨n lμ thuËt ng÷ chung ®−îc dïng ®Ó chØ c¸c v¨n b¶n giao dÞch, kh«ng ®ßi hái ghi tªn lo¹i lªn v¨n b¶n, cßn c¸c tªn lo¹i kh¸c ®Òu ph¶i ghi râ trªn ®Çu v¨n b¶n d−íi ®Þa danh, ngμy, th¸ng, n¨m ban hμnh v¨n b¶n. Cïng víi tªn lo¹i v¨n b¶n lμ trÝch yÕu néi dung cña v¨n b¶n. VÝ dô: B¸O C¸O T×nh h×nh kh¾c phôc hËu qu¶ thiªn tai sau c¬n b·o sè 11 QUYÕT §ÞNH Ban hμnh "Quy chÕ lμm viÖc cña bé phËn mét cöa x· Gia Hßa" v.v.. Trong mét sè tr−êng hîp, cïng víi tªn lo¹i vμ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n ng−êi ta cßn ghi râ t¸c gi¶ chÞu tr¸ch nhiÖm ban hμnh v¨n b¶n. C¸ch ghi nh− vËy ph¶n ¸nh thÈm quyÒn ban hμnh v¨n b¶n theo luËt ®Þnh, ®ång thêi nã còng nh»m môc ®Ých 57 ph©n biÖt chñ thÓ qu¶n lý vμ ®èi t−îng ph¶n ¶nh trong v¨n b¶n. VÝ dô: B¸O C¸O Cña UBND x· vÒ t×nh h×nh ban hμnh v¨n b¶n cña ®Þa ph−¬ng ®−îc kiÓm tra trong n¨m 2008 §èi víi c«ng v¨n hμnh chÝnh th«ng th−êng, tªn lo¹i v¨n b¶n kh«ng ®−îc nh¾c ®Õn ë ®Çu c«ng v¨n nh− c¸c v¨n b¶n kh¸c. Trong tr−êng hîp nμy, trÝch yÕu néi dung ®−îc chuyÓn thμnh mét nhãm ®Æt d−íi ký hiÖu vμ sè cña c«ng v¨n. VÝ dô: UBND PH¦êNG §¤NG THμNH Sè... UBND VÒ viÖc cö c¸n bé ®i dù líp Båi d−ìng vÒ hμnh chÝnh t¹i Tr−êng ChÝnh trÞ tØnh Néi dung cña v¨n b¶n lμ phÇn chñ yÕu cña bÊt cø lo¹i v¨n b¶n nμo. ë phÇn nμy ng−êi so¹n th¶o sÏ ph¶i chän kÕt cÊu, v¨n phong thÝch hîp cho tõng lo¹i v¨n b¶n, ph¶i xö lý c¸c th«ng tin ®Ó ®−a vμo v¨n b¶n b¶o ®¶m cho v¨n b¶n thùc hiÖn ®−îc c¸c chøc n¨ng cña m×nh nh− ®· tr×nh bμy t¹i phÇn trªn. Ch÷ ký trong v¨n b¶n cïng víi con dÊu cña c¬ quan nh»m b¶o ®¶m tÝnh ph¸p lý cña v¨n b¶n. Ng−êi ký v¨n b¶n ph¶i cã quyÒn h¹n thay mÆt c¬ 58 quan chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ nh÷ng vÊn ®Ò ®−îc néi dung v¨n b¶n ®Ò cËp ®Õn. Ngay tõ n¨m 1962, ®iÒu 5 cña B¶n ®iÒu lÖ vÒ c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê vμ c«ng t¸c l−u tr÷ ®· nhÊn m¹nh r»ng, chØ thñ tr−ëng c¬ quan hoÆc ng−êi ®−îc uû quyÒn míi ®−îc ký v¨n b¶n. Cïng víi ch÷ ký ph¶i ghi râ chøc vô vμ tªn hä cña ng−êi ký. Quy ®Þnh ®ã cho ®Õn nay ch−a cã g× thay ®æi. §Ó tr¸nh sù trïng lÆp th«ng tin kh«ng cÇn thiÕt, ë phÇn ch÷ ký kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i nh¾c l¹i tªn c¬ quan ban hμnh v¨n b¶n. VÝ dô: TM. UBND Chñ tÞch HoÆc KT. Chñ tÞch Phã Chñ tÞch NÕu lμ v¨n b¶n cña V¨n phßng th× ghi: TL. Chñ tÞch Ch¸nh V¨n phßng Th«ng th−êng cÊp thõa lÖnh chØ ®−îc ký c¸c v¨n b¶n trao ®æi kh«ng quan träng hoÆc c¸c v¨n b¶n cã tÝnh chuyªn m«n ®Æc thï thuéc c¸c ngμnh tμi chÝnh, kÕ to¸n, c¸c b¸o c¸o mang tÝnh chÊt chuyªn m«n, c¸c vÊn ®Ò ®−îc ph©n c«ng theo dâi. Kh«ng ®−îc ký thõa lÖnh vμo nh÷ng quyÕt ®Þnh cã tÝnh quy ph¹m ph¸p luËt. Kh«ng ®Ò thõa lÖnh tËp thÓ mμ chØ ®Ò thõa lÖnh ng−êi ®øng ®Çu c¬ quan. 59 ë v¨n b¶n do Uû ban nh©n d©n vμ Héi ®ång nh©n d©n ban hμnh, ng−êi ký v¨n b¶n ph¶i ®Æt m×nh ë vÞ trÝ ®¹i diÖn tËp thÓ vμ ph¶i ký thay mÆt. VÝ dô: TM. Héi ®ång nh©n d©n Chñ tÞch NÕu ng−êi ký ®−îc uû quyÒn thay mÆt l·nh ®¹o ®Ó ký v¨n b¶n th× tr−íc khi ký ph¶i ®Ò Thõa ñy quyÒn (TUQ). VÝ dô: TUQ. Chñ tÞch UBND Ch¸nh V¨n Phßng Ng−êi ñy quyÒn ph¶i viÕt GiÊy ñy quyÒn. Ng−êi ®−îc uû quyÒn kh«ng ®−îc uû quyÒn l¹i cho ng−êi kh¸c vμ chØ ký c¸c v¨n b¶n thuéc ph¹m vi vμ thêi h¹n m×nh ®−îc ñy quyÒn. NÕu ng−êi ký chØ ®−îc giao t¹m thêi thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña ng−êi ®øng ®Çu c¬ quan (do ng−êi ®øng ®Çu c¬ quan ph¶i v¾ng mÆt dμi h¹n ë c¬ quan hoÆc do chøc vô thñ tr−ëng c¬ quan cßn khuyÕt ch−a cã ng−êi ®−îc bæ nhiÖm chÝnh thøc) th× ph¶i ký lμ QuyÒn (Q.) VÝ dô: Q. Chñ tÞch, v.v.. Sau khi ký, con dÊu cña c¬ quan ®−îc ®ãng trïm lªn mét phÇn ch÷ ký vÒ phÝa tr¸i ®Ó x¸c ®Þnh tÝnh ph¸p lý cña v¨n b¶n vμ ®¶m b¶o v¨n b¶n kh«ng ®−îc lμm trªn giÊy cã dÊu ®ãng s½n (khèng chØ). 60 Tãm l¹i, thÓ thøc v¨n b¶n kh«ng chØ lμ nh÷ng yÕu tè mang tÝnh h×nh thøc nh− nhiÒu ng−êi quan niÖm mμ nã cßn mang ý nghÜa th«ng tin vμ c¸c ý nghÜa vÒ néi dung, liªn quan ®Õn gi¸ trÞ cña v¨n b¶n. ThÓ thøc ®óng kh«ng nh÷ng lμm cho v¨n b¶n ®−îc sö dông cã hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng hiÖn hμnh cña c¸c c¬ quan mμ nã cßn lμm cho c¸c v¨n b¶n cã gi¸ trÞ bÒn v÷ng vÒ sau. Do vËy, chóng ta kh«ng thÓ xem th−êng viÖc ®¶m b¶o thÓ thøc khi so¹n th¶o vμ ban hμnh v¨n b¶n. 4. VÒ ng«n ng÷ ChÊt l−îng cña c¸c v¨n b¶n l·nh ®¹o, qu¶n lý nãi chung chÞu ¶nh h−ëng rÊt lín bëi viÖc sö dông ng«n ng÷ khi so¹n th¶o chóng. So¹n th¶o v¨n b¶n ®ßi hái ph¶i biÕt c¸ch lùa chän ng«n ng÷ vμ v¨n phong thÝch hîp, ph¶i sö dông ng«n ng÷ mét c¸ch ®óng ®¾n, ®iÒu ®ã sÏ cho phÐp sö dông thuËn lîi vμ hiÖu qu¶ c¸c v¨n b¶n vμo ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan. Kinh nghiÖm cho thÊy r»ng, nhiÒu v¨n b¶n së dÜ kh«ng ph¸t huy ®−îc chøc n¨ng cña m×nh trong qu¶n lý lμ do ng«n ng÷ vμ v¨n phong ®−îc sö dông trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o chóng thiÕu chuÈn mùc hoÆc kh«ng thÝch hîp. NhiÒu v¨n b¶n víi c¸ch viÕt kh«ng chuÈn mùc ®· kh«ng thÓ lμm trßn chøc n¨ng truyÒn ®¹t c¸c th«ng tin tõ c¬ quan nμy sang c¬ quan kh¸c, lμm cho ng−êi ®äc hoÆc kh«ng hiÓu ®óng c¸c vÊn ®Ò ®Æt ra, tõ ®ã lμm cho ho¹t ®éng l·nh ®¹o vμ qu¶n lý gÆp kh«ng 61 Ýt khã kh¨n. V× tÝnh chÊt kh«ng râ rμng cña tõ ng÷ trong v¨n b¶n, nhiÒu mÖnh lÖnh qu¶n lý ®· kh«ng ®−îc thùc hiÖn. VÒ ®iÒu nμy, cÇn chó ý r»ng, ng«n ng÷ kh«ng chØ cã vai trß thô ®éng truyÒn ®¹t c¸c th«ng tin. Trong thùc tÕ cña ho¹t ®éng qu¶n lý, ng«n ng÷ ®· cã mét vai trß rÊt tÝch cùc, thóc ®Èy qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc nhanh chãng h¬n, hiÖu qu¶ h¬n. Bëi vËy, khi so¹n th¶o v¨n b¶n, xö lý th«ng tin ng«n ng÷ cÇn ph¶i ®−îc xem lμ mét giai ®o¹n cã tÇm quan träng ®Æc biÖt. Trong vÊn ®Ò nμy, n¾m v÷ng phong c¸ch ng«n ng÷ cña v¨n b¶n hμnh chÝnh vμ vËn dông chóng mét c¸ch thÝch hîp lμ mét ®iÒu kiÖn thiÕt yÕu. Mét tÊm g−¬ng vÒ sö dông ng«n ng÷ cña quÇn chóng khi viÕt mμ chóng ta cÇn häc tËp thÊu ®¸o, ®ã chÝnh lμ c¸ch viÕt cña B¸c Hå. ChÝnh B¸c ®· nhiÒu lÇn nªu lªn cho chóng ta nh÷ng chØ dÉn hÕt søc thiÕt thùc. B¶n th©n c¸ch viÕt cña Ng−êi lu«n lu«n lμ mét kiÓu mÉu cña phong c¸ch h−íng vÒ qu¶ng ®¹i quÇn chóng nh©n d©n. Trong t¸c phÈm Söa ®æi lèi lμm viÖc viÕt vμo n¨m 1947 víi bót danh XYZ, B¸c ®· c¨n dÆn c¸n bé: "1. Ph¶i häc c¸ch nãi cña quÇn chóng... Mçi t− t−ëng, mçi c©u nãi, mçi ch÷ viÕt, ph¶i tá râ c¸i t− t−ëng vμ lßng −íc ao cña quÇn chóng. 2. Ph¶i lu«n lu«n dïng nh÷ng lêi lÏ, nh÷ng thÝ dô gi¶n ®¬n, thiÕt thùc vμ dÔ hiÓu. 62 3. Khi viÕt, khi nãi, ph¶i lu«n lu«n lμm thÕ nμo cho ai còng hiÓu ®−îc. Lμm sao cho quÇn chóng ®Òu hiÓu, ®Òu tin, ®Òu quyÕt t©m theo lêi kªu gäi cña m×nh. Bao giê còng tù hái: "Ta viÕt cho ai xem? Nãi cho ai nghe"?"1. §ång thêi, Ng−êi cßn ®−a ra mét ®ßi hái: "Sau khi viÕt råi, ph¶i xem ®i xem l¹i ba, bèn lÇn. NÕu lμ mét tμi liÖu quan träng, ph¶i xem ®i xem l¹i chÝn, m−êi lÇn". Râ rμng, sö dông ng«n ng÷ ®óng ®¾n lμ ®iÒu hÕt søc quan träng trong c«ng viÖc mμ chóng ta ®ang nãi ®Õn ë ®©y. D−íi ®©y lμ mét vÝ dô minh häa cho viÖc viÕt v¨n b¶n mμ thiÕu kü n¨ng sö dông ng«n ng÷ th× v¨n b¶n sÏ nh− thÕ nμo. C©u chuyÖn nμy x¶y ra ë mét x· thuéc huyÖn B, tØnh Hμ Giang - mét ®Þa ph−¬ng thuéc miÒn nói phÝa B¾c, ng−êi viÕt s−u tÇm ®−îc qua b¸o chÝ: Thμo Tê Kin lμm ®¬n xin ly h«n víi vî lμ SÇm ThÞ Vö nh−ng l¹i göi cho x· mμ kh«ng göi cho tßa ¸n. §¬n viÕt: "ThÊy t«i hiÒn vμ yÕu ít, nã cø b¾t n¹t. HÕt ®¸nh l¹i chöi. Cã lÇn nã cßn kh«ng cho ¨n nh−ng vÉn cø b¾t lμm! NÕu cø ë víi nã th× t«i chÕt mÊt". NhËn ®−îc ®¬n cña Thμo Tê Kin, Phã ban C«ng an kiªm Tr−ëng ban T− ph¸p x· ®· _______________ 1. Hå ChÝ Minh: Toμn tËp, Nxb. ChÝnh trÞ quèc gia, Hμ Néi, 2000, t.5, tr. 306. 63 triÖu tËp c¸c thμnh viªn ban T− ph¸p ®Ó xem xÐt t×nh h×nh vμ cuèi cïng ra quyÕt ®Þnh chÊp thuËn ®¬n ly h«n. QuyÕt ®Þnh viÕt: "§ång ý cho Thμo Tê Kin ly h«n víi SÇm ThÞ Vö v× hai ng−êi ®· ghÐt nhau. Tõ h«m nay cÊm hai ng−êi gÆp nhau vμ kh«ng ®−îc ngñ víi nhau n÷a. XÐt theo lÖ lμng th× Vö ph¶i rêi bá nhμ cöa c¾p nãn ra ®i, kh«ng ®−îc mang theo con vμ cña c¶i g×. §øa con giao cho Kin nu«i. Nghiªm cÊm Vö kh«ng ®−îc mua quμ b¸nh ®Ó dô dç con theo mÑ. Sau khi ly h«n hai ng−êi ®Òu cã quyÒn lÊy vî, lÊy chång". ChuyÖn lªn ®Õn huyÖn. Khi ®−îc hái, Tr−ëng ban T− ph¸p x· tr¶ lêi: "Chóng t«i ®¨ng ký cho chóng nã lÊy nhau th× chóng t«i còng cã quyÒn cho chóng nã bá nhau chø. NÕu huyÖn b¶o sai th× huyÖn xuèng mμ ®¨ng ký kÕt h«n!"1. VÝ dô trªn cho thÊy, nÕu muèn v¨n b¶n cña c¸c ®Þa ph−¬ng ®−îc sö dông cã hiÖu qu¶ th× ngoμi tr×nh ®é ph¸p lý, viÖc båi d−ìng vÒ kü n¨ng ng«n ng÷ cho c¸n bé lμ rÊt quan träng. C¸c v¨n b¶n nhμ n−íc nãi chung, cÇn ®−îc so¹n th¶o víi mét ng«n ng÷ ®¬n gi¶n, tr¸nh cÇu kú, ®Æc biÖt cÇn cã ®é chÝnh x¸c cao ®Õn møc cã thÓ ®¹t ®−îc. C¸ch diÔn ®¹t ph¶i râ rμng. BÊt cø mét v¨n b¶n nμo khi so¹n th¶o, ngoμi viÖc ph¶i quan t©m ®Õn vÊn ®Ò thÈm quyÒn, thñ tôc ban _______________ 1. Xem: B¸o Kinh doanh vμ Ph¸p luËt, sè 17, n¨m 1997. 64 hμnh, nhÊt thiÕt kh«ng thÓ xem nhÑ kü thuËt so¹n th¶o, ®Æc biÖt lμ kü thuËt xö lý ng«n ng÷. Néi dung cña v¨n b¶n sÏ kh«ng thÓ ®−îc chuyÓn t¶i ®óng nÕu c¸ch thÓ hiÖn cña chóng kh«ng chÝnh x¸c, kh«ng khoa häc. Cã thÓ nªu nhiÒu vÝ dô thùc tÕ ®Ó chøng minh r»ng, nÕu ng«n ng÷ trong v¨n b¶n kh«ng râ rμng, th× viÖc sö dông chóng trong qu¶n lý nhμ n−íc, trong l·nh ®¹o sÏ cã nh÷ng tr−êng hîp kh«ng thÓ mang l¹i hiÖu nh− qu¶ mong muèn. Cho nªn trong so¹n th¶o v¨n b¶n, kü n¨ng xö lý ng«n ng÷ lμ rÊt quan träng. Mét sè yªu cÇu cÇn thiÕt trong xö lý ng«n ng÷ cña v¨n b¶n l·nh ®¹o, qu¶n lý nãi chung, trong ®ã cã v¨n b¶n cña chÝnh quyÒn cÊp x·, cã thÓ nªu lªn nh− sau: Thø nhÊt, c¸c thuËt ng÷ trong v¨n b¶n ph¶i ®−îc sö dông chÝnh x¸c vμ phï hîp víi yªu cÇu cña v¨n b¶n. CÇn chó ý r»ng tiÕng ViÖt lμ thø tiÕng ®¬n ©m, tõ ng÷ cã tÝnh ®¬n lËp, kh«ng cã hiÖn t−îng biÕn tõ theo vÞ trÝ trong c©u. Khi thay ®æi vÞ trÝ c¸c tõ th× nghÜa cña nã sÏ cã thÓ thay ®æi. VÝ dô: Qu¶n lý nhμ n−íc kh¸c víi Nhμ n−íc qu¶n lý; tæng hîp kÕt qu¶ kh¸c víi kÕt qu¶ tæng hîp, v.v.. Trong tiÕng ViÖt kh«ng Ýt c¸c tõ ®a nghÜa. §ång thêi, nÕu trong v¨n b¶n mμ dïng c¸c tõ tËp hîp th× ng−êi ®äc cã thÓ hiÓu theo nhiÒu nghÜa 65 kh¸c nhau. VÝ dô nh− c©u sau ®©y: "HiÖn nay trong x· ®ang cßn mét sè l−îng thanh niªn ®¸ng kÓ thiÕu viÖc lμm nªn ®· g©y ra nhiÒu tÖ n¹n x· héi ®¸ng lo ng¹i" lμ c©u cã thÓ hiÓu theo nhiÒu nghÜa. V× vËy khi viÕt v¨n b¶n cÇn cã sù lùa chän thËn träng ®Ó tr¸nh ®−a nh÷ng tõ khã hiÓu vμo v¨n b¶n. §Ó cã thÓ cã ®−îc sù chÝnh x¸c cña v¨n b¶n, nÕu tr−êng hîp trong v¨n b¶n ph¶i sö dông c¸c thuËt ng÷ chuyªn m«n cña mét ngμnh cô thÓ th× ph¶i cã sù gi¶i thÝch râ rμng. VÝ dô: T¹i mét sè ®Þa ph−¬ng hiÖn nay ®ang triÓn khai chñ tr−¬ng cña Nhμ n−íc ¸p dông ISO vμo hμnh chÝnh. Khi nhËn ®−îc v¨n b¶n vÒ vÊn ®Ò nμy nhiÒu c¸n bé ®Þa ph−¬ng ®−îc hái ®· kh«ng hiÓu chÝnh x¸c ISO lμ g× v× hä ch−a ®−îc tËp huÊn vÒ néi dung thuËt ng÷ nμy. Trong tr−êng hîp nμy, tr−íc khi nãi vÒ yªu cÇu ¸p dông ISO vμo ®iÒu hμnh hμnh chÝnh, ng−êi so¹n th¶o cÇn gi¶i thÝch ngay trong v¨n b¶n vÒ b¶n chÊt ISO víi t− c¸ch lμ bé tiªu chuÈn quèc tÕ ®Ó qu¶n trÞ chÊt l−îng. C¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n ®Ó qu¶n lý chÊt l−îng theo ISO lμ: §Þnh h−íng theo kh¸ch hμng; Cam kÕt cña l·nh ®¹o; Sù tham gia cña mäi ng−êi liªn quan; Qu¶n lý theo qu¸ tr×nh; Qu¶n lý theo hÖ thèng; Liªn tôc c¶i tiÕn; QuyÕt ®Þnh dùa trªn thùc tÕ; Quan hÖ hç trî cïng cã lîi víi nhμ cung cÊp dÞch vô. Gi¶i thÝch cô thÓ th× viÖc sö dông c¸c tõ chuyªn m«n sÏ cã kh¶ n¨ng trë thμnh phæ th«ng ®Ó mäi ng−êi dÔ hiÓu. 66 VÒ nguyªn t¾c, v¨n b¶n göi ®i cho c¸c ®èi t−îng cμng réng r·i th× cμng ph¶i h¹n chÕ sö dông c¸c thuËt ng÷ chuyªn m«n. Môc ®Ých lμ ®Ó lμm cho ng−êi ®äc v¨n b¶n hiÓu ®−îc nhanh chãng, kh«ng ph¶i suy nghÜ nhiÒu. HiÖn nay, cã xu h−íng dïng ch÷ viÕt t¾t trong c¸c v¨n b¶n, ®Æc biÖt lμ ®Ó ghi tªn gäi c¸c c¬ quan cã quan hÖ giao dÞch víi n−íc ngoμi. §©y lμ mét vÊn ®Ò phøc t¹p, trong ®ã cã c¶ vÊn ®Ò t©m lý. Cμng lμ v¨n b¶n cña c¬ së th× xu h−íng nμy cμng nªn tr¸nh. ThËt ra, hoμn toμn kh«ng ph¶i nhê cã viÕt theo "d¹ng ngo¹i ho¸" mμ viÖc giao dÞch trë nªn dÔ dμng h¬n. Cμng kh«ng ph¶i nhê ®ã mμ ng−êi so¹n th¶o v¨n b¶n ®−îc ®¸nh gi¸ lμ hiÓu biÕt nhiÒu. §«i khi ®iÒu ®ã cßn g©y nh÷ng khã kh¨n phiÒn phøc trong viÖc chuyÓn giao c«ng v¨n cho c¸c c¬ quan. V× lÏ ®ã, nÕu kh«ng thùc sù lμ yªu cÇu cña c«ng viÖc th× trong v¨n b¶n cÇn hÕt søc h¹n chÕ dïng tiÕng n−íc ngoμi. Thø hai, c¸c tõ ng÷ dïng trong v¨n b¶n hμnh chÝnh kh«ng nh÷ng ph¶i b¶o ®¶m tÝnh chÝnh x¸c, mμ cßn ph¶i chó ý ®Õn tÝnh lÞch sù vμ kh¸ch quan. Theo yªu cÇu nμy, c¸ch x−ng h« th«ng dông trong v¨n b¶n hμnh chÝnh cña chÝnh quyÒn cÊp x· cÇn lùa chän sao cho thÝch hîp v× ®©y lμ c¬ quan ë bËc cuèi cïng trong hÖ thèng chÝnh quyÒn nhμ n−íc cña ta. 67 D−íi ®©y lμ mét vμi c¸ch x−ng h« th«ng dông cã thÓ vËn dông trong khi so¹n th¶o v¨n b¶n cña chÝnh quyÒn x·. - C¸ch tù x−ng: Khi tù x−ng ph¶i chó ý nªu tªn ®Çy ®ñ cña c¬ quan x· ë ®Çu v¨n b¶n. VÝ dô: - Uû ban nh©n d©n x· Thanh Tiªn chóng t«i xin ®Ò nghÞ l·nh ®¹o huyÖn xem xÐt vμ cho ý kiÕn chØ ®¹o vÒ mét sè vÊn ®Ò d−íi ®©y... - Theo yªu cÇu cña Uû ban nh©n d©n huyÖn, Uû ban nh©n d©n x· Kú Thä xin b¸o c¸o vÒ thiÖt h¹i do c¬n b·o sè 11 g©y ra cho ®Þa ph−¬ng chóng t«i nh− sau... v.v.. NÕu v¨n b¶n ®−îc göi cho c¸c th«n trong x· hay cho nh©n d©n toμn x· th× khi tù x−ng, Uû ban nh©n d©n x· kh«ng cÇn nh¾c tªn x· m×nh. VÝ dô: - Uû ban nh©n d©n x· xin th«ng b¸o ®Ó nh©n d©n x· nhμ biÕt vÒ... - Uû ban nh©n d©n x· ®Ò nghÞ c¸c th«n cã dÞch cóm gia cÇm cÇn x©y dùng kÕ ho¹ch triÓn khai kÞp thêi viÖc ng¨n ngõa dÞch l©y lan... Trong c¸c tr−êng hîp v¨n b¶n ®−îc göi cho c¬ quan ngang cÊp, khi tù x−ng, sau tªn c¬ quan göi v¨n b¶n cã thÓ thªm tõ "chóng t«i" ®Ó thÓ hiÖn tÝnh lÞch sù. 68 VÝ dô: - Uû ban nh©n d©n x· Nh¬n Tr¹ch chóng t«i xin th«ng b¸o víi c¸c doanh nghiÖp ®ãng trªn ®Þa bμn x· ®−îc biÕt... NÕu v¨n b¶n ®−îc viÕt kh«ng víi t− c¸ch c¬ quan hay c¸ nh©n l·nh ®¹o mμ lÊy t− c¸ch c¸ nh©n hoμn toμn th× khi tù x−ng trong v¨n b¶n cÇn lμm râ tr¸ch nhiÖm. VÝ dô: - Víi t− c¸ch Chñ tÞch ñy ban nh©n d©n x·, xin ®Ò nghÞ huyÖn cho biÕt kÕt qu¶ cô thÓ cña viÖc duyÖt ng©n s¸ch bæ sung cho x· chóng t«i n¨m 2009 ®Ó kÞp b¸o c¸o víi Th−êng trùc Héi ®ång nh©n d©n x· trong kú häp s¾p tíi. - Theo yªu cÇu cña quý c¬ quan, víi t− c¸ch lμ Chñ tÞch thÞ trÊn, t«i xin b¸o c¸o l¹i viÖc tæ chøc gi¶i phãng mÆt b»ng khu ®Êt phôc vô dù ¸n x©y nhμ t¸i ®Þnh c− thùc hiÖn trong ngμy 15-8-2009 võa qua nh− sau:... v.v.. - C¸ch gäi tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n: VÒ nguyªn t¾c, viÖc gäi tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n cÇn ®¶m b¶o ®óng quan hÖ, lÞch sù vμ trang träng. NÕu c¬ quan nhËn v¨n b¶n lμ th«n (b¶n) trong x· th× khi gäi tªn c¬ quan nhËn chØ cÇn nªu tªn c¬ quan (cô thÓ hoÆc d−íi d¹ng tæng qu¸t). VÝ dô: - C¸c th«n trong x· cã liªn quan ®Õn viÖc triÓn khai dù ¸n x©y dùng ®−êng liªn th«n cÇn b¸o c¸o 69 th−êng xuyªn t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch triÓn khai cho ñy ban nh©n d©n x· biÕt ®Ó chØ ®¹o kÞp thêi c¸c ph¸t sinh - Yªu cÇu c¸c ph−êng ë ngoμi ®ª bao chèng lò c¾t cö ng−êi trùc 24/24 giê trong suèt thêi gian cã b·o ®æ bé vμo thμnh phè. NÕu c¬ quan nhËn v¨n b¶n lμ cÊp trªn cña x· (huyÖn, thμnh phè...) th× khi gäi tªn chØ cÇn nªu râ tªn cña c¬ quan ®ã. VÝ dô: 1. Ph−êng Yªn Hßa chóng t«i ®Ò nghÞ Uû ban nh©n d©n quËn nghiªn cøu vμ gi¶i quyÕt bæ sung kinh phÝ cho viÖc söa ch÷a ®o¹n ®−êng Trung KÝnh ®i qua nhμ v¨n hãa ph−êng... 2. §Ò nghÞ Phßng Tμi nguyªn vμ M«i tr−êng quËn CÇu GiÊy cho phÐp ph−êng chóng t«i ®−îc triÓn khai dù ¸n c¶i t¹o ®−êng èng tho¸t n−íc ®i qua nhμ trÎ ph−êng do C«ng ty Hoμng Hμ tμi trî... Nh−ng nÕu c¬ quan nhËn v¨n b¶n lμ c¬ quan ngang cÊp hoÆc kh¸c hÖ thèng chñ qu¶n th× viÖc gäi tªn trong v¨n b¶n cÇn ®Çy ®ñ tªn c¬ quan ®ã ®Ó thÓ hiÖn tÝnh lÞch sù trong quan hÖ c«ng t¸c. VÝ dô: "C«ng an x· §ång Thμnh tr©n träng ®Ò nghÞ phßng Néi vô huyÖn gióp ®ì ®Ó tæ chøc ®oμn tham quan sang tØnh X cho mét sè c¸n bé x· theo c¸c néi dung cô thÓ sau ®©y:...". Th«ng th−êng, khi nh¾c l¹i lÇn thø hai hoÆc ë cuèi v¨n b¶n tªn c¬ quan nhËn, ng−êi ta dïng 70 thªm tõ "quý" ®Ó x−ng h« lμm t¨ng thªm tÝnh lÞch sù: quý phßng, quý doanh nghiÖp, v.v.. VÝ dô: Nh©n dÞp nμy Uû ban nh©n d©n x· Nghi H−ng chóng t«i xin göi ®Õn quý c¬ quan lêi chμo tr©n träng vμ hîp t¸c. - C¸c tõ khãa §Ó thuËn lîi cho qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n cã thÓ sö dông mét sè tõ ®−îc gäi lμ "tõ kho¸". D−íi ®©y lμ mét sè côm tõ kho¸ th−êng gÆp nhÊt: - Dïng ®Ó më ®Çu v¨n b¶n: + C¨n cø vμo... + Theo ®Ò nghÞ (...) t¹i C«ng v¨n sè... + Theo ®Ò nghÞ cña «ng... + Tr¶ lêi C«ng v¨n sè... cña... + §Ó gi¶i quyÕt... + TiÕp theo C«ng v¨n sè... + §Ó tiÕp tôc... + Thi hμnh QuyÕt ®Þnh sè... v.v.. - Dïng ®Ó liªn kÕt gi÷a c¸c phÇn cña v¨n b¶n: + D−íi ®©y lμ... + VÒ vÊn ®Ò trªn... + Dùa vμo c¸c quy ®Þnh trªn... + Tuy nhiªn... + So víi yªu cÇu ®Æt ra... + §Ó tiÕp tôc gi¶i quyÕt... v.v.. 71 - Dïng ®Ó hái ý kiÕn cÊp d−íi: + §Ò nghÞ c¸c th«n trong toμn x· cho biÕt ý kiÕn vÒ... + Yªu cÇu c¸c th«n tr¶ lêi cho Uû ban nh©n d©n x· biÕt dù kiÕn vÒ ®oμn tham dù héi thao toμn x· vμo th¸ng 12 tíi hay kh«ng... v.v.. - Dïng ®Ó tr×nh bμy quan ®iÓm vμ hái ý kiÕn cÊp trªn: + Uû ban nh©n d©n Ph−êng §èng M¸c chóng t«i cho r»ng... + Theo ý kiÕn cña nh©n d©n trong x· chóng t«i th×... + Chóng t«i nhËn thÊy... + Xin tr©n träng ®Ò nghÞ... + X· Céng Hßa chóng t«i rÊt mong nhËn ®−îc ý kiÕn chØ ®¹o sím cña... + RÊt mong (...) gi¶i quyÕt kÞp thêi, v.v.. - Dïng ®Ó nh¾c nhë vμ yªu cÇu thùc hiÖn: + NhËn ®−îc v¨n b¶n (th«ng b¸o, c«ng v¨n, quyÕt ®Þnh...) nμy, yªu cÇu c¸c ®¬n vÞ... + C¸c th«n trong toμn x· (...) cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn quyÕt ®Þnh nμy... + Uû ban nh©n d©n x· (...) yªu cÇu c¸c th«n (b¶n) cã kÕ ho¹ch triÓn khai kÞp thêi kÕ ho¹ch phßng chèng bÖnh mïa ®«ng cho ng−êi vμ gia sóc, gia cÇm... 72 - Dïng ®Ó tr×nh bμy nh÷ng vÊn ®Ò cÇn ph¶i h¹n chÕ hay cÇn tiÕp tôc lμm s¸ng tá: + Theo tinh thÇn cã ë v¨n b¶n (chØ thÞ, quyÕt ®Þnh cña huyÖn...) Uû ban nh©n d©n x· dù kiÕn gi¶i quyÕt vÊn ®Ò cho vay ®i xuÊt khÈu lao ®éng nh− sau... + Uû ban nh©n d©n x· t¹m thêi gi¶i quyÕt nh− sau... + Trong t×nh h×nh tr−íc m¾t... + XÐt vÒ mÆt... + Víi c−¬ng vÞ lμ... + Trong kho¶ng thêi gian lμ... v.v.. - Dïng ®Ó kÕt thóc v¨n b¶n: + Xin tr©n träng c¶m ¬n. + Xin göi tíi quý c¬ quan lêi chμo kÝnh träng. + KÝnh ®Ò nghÞ (Uû ban nh©n d©n huyÖn, phßng...) l−u ý gi¶i quyÕt, chóng t«i tr©n träng c¶m ¬n tr−íc. + VËy xin b¸o c¸o ®Ó (Uû ban nh©n d©n huyÖn...) ®−îc biÕt vμ cho ý kiÕn gi¶i quyÕt. v.v.. §èi víi c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, phÇn kÕt thóc lμ yªu cÇu thùc hiÖn v¨n b¶n ®· ban hμnh hoÆc ph¹m vi hiÖu lùc ph¸p lý cña v¨n b¶n. VÝ dô: - QuyÕt ®Þnh nμy cã hiÖu lùc tõ ngμy ký. - Giao cho Uû ban nh©n d©n x· lËp kÕ ho¹ch tr×nh th−êng trùc Héi ®ång nh©n d©n x· triÓn khai nghÞ quyÕt nμy. v.v.. 73 XÐt vÒ mÆt néi dung, côm tõ kho¸ cña mét v¨n b¶n lμ c¸c tõ nãi lªn b¶n chÊt cña v¨n b¶n ®ã. C¸c lo¹i côm tõ nμy ph¶i ®−îc sö dông mét c¸ch chÝnh x¸c v× chóng cã ý nghÜa chØ ®¹o thi hμnh v¨n b¶n. VÒ cÊu tróc, nh÷ng côm tõ kho¸ th−êng gåm hai bé phËn t¹o nªn: Chøc vô hoÆc tªn c¬ quan vμ c¸ch thøc ®−îc dïng trong v¨n b¶n ®Ó chØ ®¹o c«ng t¸c. VÝ dô: - UBND x·/quyÕt ®Þnh... - C«ng an x·/yªu cÇu... - §−îc phÐp cña Uû ban nh©n d©n x·, v¨n phßng Uû ban nh©n d©n - Héi ®ång nh©n d©n x· xin nh¾c l¹i/... - X· chóng t«i/xin ®Ò nghÞ huyÖn hç trî vÒ... v.v.. Khi ®äc v¨n b¶n, gÆp c¸c côm tõ nh− trªn ®· liÖt kª, ng−êi ®äc sÏ hiÓu ®−îc ai lμ ng−êi chØ ®¹o hμnh ®éng vμ chØ ®¹o theo ph−¬ng thøc g×, ra lÖnh hay ®Ò nghÞ, nh¾c nhë, v.v.. C¸c côm tõ kho¸ nÕu ®−îc lùa chän chÝnh x¸c sÏ chi phèi c¸ch tr×nh bμy trong v¨n b¶n ngay tõ b−íc ®Çu khëi th¶o. Ch¼ng h¹n, nÕu Uû ban nh©n d©n x· chØ ®¹o cho c¸c th«n (b¶n) thùc hiÖn mét chñ tr−¬ng trong toμn x· th× v¨n b¶n chØ ®¹o ph¶i tr×nh bμy chñ tr−¬ng râ rμng, ®ång thêi cÇn ®¶m b¶o nh÷ng ®iÒu kiÖn ®Ó c¸c ®¬n vÞ cã thÓ vμ ph¶i thùc hiÖn tèt yªu cÇu cña x· ®Æt ra. HoÆc nÕu ®Ö 74 tr×nh mét dù ¸n lªn huyÖn th× c¸ch tr×nh bμy ph¶i cã tÝnh thuyÕt phôc, kh«ng ¸p ®Æt quan ®iÓm chñ quan, thiÕu khoa häc. Sö dông tõ kh«ng chÝnh x¸c, kh«ng ®óng chç, kh«ng hiÓu râ néi dung cña ng«n tõ thuéc lÜnh vùc nμo lμ mét trong nh÷ng khuyÕt tËt th−êng gÆp ë nhiÒu v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc cña nhiÒu c¬ quan ®Þa ph−¬ng, thËm chÝ c¶ c¬ quan trung −¬ng trong thêi gian qua. §©y lμ ®iÒu cÇn ph¶i chó ý ®Ó tr¸nh. VÝ dô, trong ph¹m vi cña lÜnh vùc ph¸p luËt th−êng cã c¸c lo¹i tõ riªng nh−: ph¹m téi, h×nh sù, d©n sù, ®iÒu tra, kiÓm s¸t, chÕ tμi, v.v.. Trong lÜnh vùc ngo¹i giao th−êng cã c¸c tõ nh−: c«ng hμm, hiÖp ®Þnh, hiÖp −íc, s¸ch tr¾ng, bÞ vong lôc, v.v.. Trong kinh tÕ th−êng sö dông c¸c tõ nh−: lîi nhuËn, l·i suÊt, tiÕp thÞ, kinh doanh, hμng ho¸, gi¸ c¶, tû gi¸ hèi ®o¸i v.v.. Trong thêi kú héi nhËp quèc tÕ, thêi kú cña c«ng nghÖ cao nh− hiÖn nay ®· vμ ®ang xuÊt hiÖn rÊt nhiÒu thuËt ng÷ míi mμ c¸c giai ®o¹n tr−íc ch−a cã, vÝ dô: phÇn cøng, phÇn mÒm, m· nguån ®ãng, m· nguån më, thiÕt bÞ ngo¹i vi, v.v.. HoÆc trong c¸c v¨n b¶n cã liªn quan ®Õn ngo¹i giao th−êng gÆp nh÷ng côm tõ nh− ng−êi n−íc ngoμi vμ ng−êi ViÖt Nam ®Þnh c− ë n−íc ngoμi. Cã nhiÒu ng−êi nghÜ r»ng ®ã lμ hai côm tõ cã cïng néi hμm nªn kh«ng chó ý ph©n biÖt khi sö dông. Thùc tÕ th× kh«ng ph¶i nh− vËy. Ng−êi n−íc 75 ngoμi lμ ng−êi mang quèc tÞch mét quèc gia kh¸c. Ng−êi ViÖt Nam cã thÓ lμ ng−êi n−íc ngoμi nÕu hä mang quèc tÞch n−íc kh¸c. Tuy nhiªn, ng−êi ViÖt Nam ®Þnh c− ë n−íc ngoμi vÉn lμ ng−êi ViÖt Nam nÕu hä kh«ng tõ bá quèc tÞch ViÖt Nam ®Ó gia nhËp quèc tÞch n−íc kh¸c. ChÝnh v× vËy, viÖc dïng kh¸i niÖm ng−êi n−íc ngoμi ®Ó chØ c¶ ng−êi ViÖt Nam ®Þnh c− ë n−íc ngoμi nh− mét vμi v¨n b¶n ban hμnh trong thêi gian qua lμ kh«ng chÝnh x¸c. Chó ý r»ng thuËt ng÷ ph¸p lý cã ý nghÜa rÊt lín ®èi víi viÖc ®¹t môc ®Ých vμ tÝnh chÝnh x¸c cña c¸c quy ®Þnh, hay v¨n b¶n cÇn so¹n th¶o. V× vËy, viÖc lùa chän thuËt ng÷ trong c¸c v¨n b¶n, nhÊt lμ v¨n b¶n ph¸p lý cÇn ph¶i ®−îc c©n nh¾c kü cμng. Muèn tr¸nh sù nhÇm lÉn cÇn ph¶i t×m hiÓu kh¸i niÖm chøa ®ùng bªn trong nh÷ng tõ ®ã còng nh− bèi c¶nh sö dông cô thÓ ®Ó ®¶m b¶o sö dông chóng thÝch hîp, chÝnh x¸c. Dïng tõ kh«ng nhÊt qu¸n còng lμ mét khuyÕt ®iÓm cÇn chó ý tr¸nh. VÝ dô, trong mét v¨n b¶n nÕu sö dông côm tõ "häc sinh, sinh viªn" th× kh«ng nªn dïng thªm vμo ®ã côm tõ "häc sinh ®¹i häc", "häc sinh cao ®¼ng"; nÕu ®· dïng côm tõ "xe g¾n m¸y, xe «t«" th× kh«ng dïng côm tõ "c¸c lo¹i xe m«t«, xe ca, xe buýt..."; nÕu ®· dïng tõ "hé nghÌo" th× ph¶i bá tõ "gia ®×nh nghÌo" nÕu cã trong cïng mét v¨n b¶n, v.v.. 76 Ngoμi ra, trong mét sè v¨n b¶n cña mét sè n¬i vÉn cßn cã nhiÒu tõ ng÷ vμ côm tõ mang tÝnh khoa tr−¬ng, mμu mÌ, s¸o rçng ®−îc sö dông. Nh÷ng tõ ®ã lμm cho v¨n b¶n dμi mμ kh«ng cã gi¸ trÞ chØ ®¹o c«ng viÖc, ®«i khi chóng cßn g©y nªn sù nhμm ch¸n. VÝ dô: "Nh©n d©n, c¸n bé, ®¶ng viªn x· nhμ ®ang ch¸y lªn lßng quyÕt t©m v−ît qua nghÌo khã, kh«ng chïn b−íc tr−íc b·o gi«ng...". HoÆc "Sù ®áng ®¶nh cña gi¸ c¶ trong nÒn kinh tÕ thÞ tr−êng kh«ng lμm chóng ta run sî, tr¸i l¹i cμng kh¬i nªn sù suy nghÜ vÒ kiÕn thøc thêi ®¹i ph¶i häc tËp...". CÇn chó ý tÝnh chÊt c¬ b¶n cña ng«n ng÷ trong v¨n b¶n c«ng vô lμ râ rμng, ng¾n gän, chÝnh x¸c, gi¶n dÞ vμ lÞch sù. Ng«n ng÷ v¨n b¶n c«ng vô sÏ ®−îc xem lμ phï hîp nÕu g¾n ®−îc víi môc tiªu sö dông chóng. Ch¼ng h¹n, khi tr×nh bμy c¸c quy ®Þnh, gi¶ ®Þnh, chÕ tμi trong v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt (QuyÕt ®Þnh cña Uû ban nh©n d©n, NghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n x·) ®Òu ®ßi hái ph¶i dïng tõ ng÷ thÝch hîp. Theo c¸ch thøc nh− vËy, khi nªu c¸c gi¶ ®Þnh trong c¸c quy ph¹m ph¸p luËt th× nªn dïng c¸c côm tõ thÓ hiÖn kh¶ n¨ng chø kh«ng dïng c¸c tõ hoÆc côm tõ biÓu ®¹t mét sù kh¼ng ®Þnh tuyÖt ®èi. C¸c tõ, ng÷ thÝch hîp nhÊt vμ ®−îc dïng phæ biÕn trong tr−êng hîp nμy lμ: NÕu; Khi; Trong tr−êng hîp;... 77 VÝ dô: "C¸c hé nghÌo nÕu cã yªu cÇu th× sÏ ®−îc Uû ban nh©n d©n x· ®Ò nghÞ cho vay mét kho¶n tiÒn ®Ó phôc vô s¶n xuÊt lμ... ®ång". Khi ®−a ra c¸c quy ®Þnh cã tÝnh b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn hoÆc ng¨n cÊm thùc hiÖn th× cã thÓ dïng c¸c tõ nh−: Ph¶i; Cã nghÜa vô;, CÊm; Kh«ng ®−îc... VÝ dô: "Mäi ng−êi kh«ng ®−îc chuyªn chë gia cÇm tõ vïng cã dÞch cóm gia cÇm sang c¸c vïng kh¸c ®Ó tiªu thô". "CÊm ®−a ra thÞ tr−êng tiªu thô c¸c lo¹i thùc phÈm ch−a qua kiÓm dÞch...". Trong tr−êng hîp c¸c quy ®Þnh ®−a ra cho phÐp chñ thÓ cã thÓ lùa chän thùc hiÖn hay kh«ng thùc hiÖn th× cã thÓ dïng c¸c tõ nh−: Cã quyÒn; §−îc; §−îc phÐp... VÝ dô: "C¸c hé trong x· sau khi hoμn thμnh nghÜa vô ®ãng gãp cho ®Þa ph−¬ng cã quyÒn...". Khi cÇn ®Þnh h−íng c¸ch xö ®èi víi chñ thÓ thùc hiÖn th× dïng c¸c tõ nh−: Nªn; CÇn; CÇn ph¶i... VÝ dô: 1. "Tr−íc khi quyÕt ®Þnh sö dông biÖn ph¸p c−ìng chÕ ®Ó gi¶i phãng mÆt b»ng, Ban gi¶i phãng mÆt b»ng cÇn tham kh¶o ý kiÕn cña c¸c bªn liªn quan ®Ó tr¸nh g©y bøc xóc trong d− luËn" (C«ng v¨n cña Ban ChØ ®¹o gi¶i phãng mÆt b»ng). 2. "§Ó tr¸nh bÞ nhiÔm bÖnh trong mïa rÐt, c¸c gia ®×nh cÇn cã thãi quen ¨n thøc ¨n ®· ®−îc ®un nãng". 78