🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Sổ Tay Sử Dụng Máy Tính Dành Cho Cán Bộ Xã, Phường, Thị Trấn Ebooks Nhóm Zalo Héi ®ång chØ ®¹o xuÊt b¶n Chñ tÞch Héi ®ång PGS.TS. NguyÔn ThÕ Kû Phã Chñ tÞch Héi ®ång TS. Hoµng phong hµ Thµnh viªn TrÇn quèc d©n TS. NguyÔn ®øc tµi TS. NguyÔn An Tiªm nguyÔn vò thanh h¶o LỜI NHÀ XUẤT BẢN Máy tính điện tử là phương tiện xử lý thông tin và do đó là phương tiện xử lý tri thức. Vai trò chính của máy tính là góp phần nhân lên nhiều lần sức mạnh của trí tuệ con người. Đây là khả năng mà các máy móc khác không có. Sự ra đời của máy tính được coi là sự mở đầu cho cuộc cách mạng trong sản xuất - cách mạng công nghệ mà thông tin là nguồn lực. Sự phát triển của máy tính điện tử và công nghệ thông tin đã phát triển vượt bậc. Công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ đã và đang là động lực cho mọi người muốn tìm hiểu và nghiên cứu để áp dụng vào cuộc sống. Mọi người dân, từ nông thôn đến thành thị, từ miền xuôi đến miền ngược cũng đang dần tiếp cận đến lĩnh vực này nhằm nâng cao nhận thức về văn hoá, xã hội cũng như sử dụng chúng như một công cụ đắc lực để phát triển và nâng cao đời sống cả về vật chất lẫn tinh thần. Việc áp dụng công nghệ thông tin góp phần đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm, đẩy mạnh quá trình hội nhập quốc tế,... Ngày nay, máy tính không còn xa lạ đối với mọi người dân, nhưng phải có đủ những kiến thức cần thiết để có thể làm chủ công cụ máy tính, phục vụ cho công việc hằng ngày của mình. 5 Nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản giúp cán bộ xã, phường, thị trấn nói riêng và nhân dân nói chung sử dụng được những chức năng thông dụng của máy tính để nhanh chóng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho nhu cầu công việc và nhu cầu cá nhân, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật xuất bản cuốn sách Sổ tay sử dụng máy tính dành cho cán bộ xã, phường, thị trấn do Xuân Nam và Cao Minh biên soạn. Kết cấu nội dung cuốn sách bao gồm 6 chương, được chia làm 3 phần: Phần thứ nhất: Làm quen với máy tính. Giới thiệu các nội dung cơ bản về máy tính điện tử và hệ điều hành; hướng dẫn làm việc với hệ điều hành Windows 8; Phần thứ hai: Hướng dẫn sử dụng phần mềm tin học văn phòng. Trong đó, tập trung chủ yếu vào nội dung hướng dẫn cách soạn thảo, in ấn văn bản trên Microsoft Word 2013 và hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel 2013; Phần thứ ba: Internet và ứng dụng trên Internet cần biết. Hướng dẫn sử dụng các ứng dụng trên Internet, như: tìm kiếm thông tin trên mạng; sử dụng thư điện tử của Yahoo và Gmail... Điểm khác biệt của cuốn sách này là các tác giả đã chọn hệ điều hành Windows 8, ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2013 và trình duyệt web với Internet Explorer 6.0 để trình bày và hướng dẫn người sử dụng; đây là những phần mềm đang dần thay thế các sản phẩm cùng loại trước đó và có rất nhiều ưu điểm, nhiều tiện ích trong sử dụng. Chắc chắn cuốn sách sẽ đem lại những giá trị hữu ích cho người sử dụng máy tính nói chung và cán bộ xã, phường, thị trấn nói riêng. Xin giới thiệu cuốn sách với bạn đọc. Tháng 10 năm 2015 NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - SỰ THẬT6 Phần thứ nhất HƯỚNG DẪN LÀM VIỆC VỚI HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 8 7 8 I- KHỞI ĐỘNG VÀ TẮT MÁY 1. Khởi động máy tính Hầu hết các model ngày nay của máy tính ở Case đều có nút khởi động (Power) và nút khởi động lại (Restart) ở phía trước nên khi đã cắm đầy đủ các thiết bị cho máy tính chúng ta chỉ cần tìm đến nút khởi động rồi nhấn vào nó là máy tính sẽ được bật. Sau khi bật công tắc nguồn, màn hình của máy tính sẽ hiện ra các thông tin về phần cứng của máy tính, kế đó là màn hình khởi động của Windows 8. Nếu máy tính cài hệ điều hành Windows 8 và Windows 7, một màn hình lựa chọn xuất hiện: Như hình ảnh trên máy tính cài hệ điều hành Windows 8 và Windows 7, để chọn Windows 8 chúng ta nhấp chọn Windows Developer Preview. 9 Tiếp đó màn hình Lock Screen của Windows 8 xuất hiện: Nhấp giữ chuột và kéo lên trên màn hình đăng nhập, với danh sách các tài khoản xuất hiện chúng ta nhấp chọn User cần đăng nhập và Password nếu có để truy cập vào hệ điều hành. Khi đó, màn hình Metro xuất hiện như hình dưới đây: Màn hình Start Screen của Windows 8 thừa hưởng phong cách thiết kế Metro của Windows Phone 7. Màn hình này hỗ trợ các thao tác chạm cảm ứng và có tùy chọn trở về giao diện màn hình máy tính phong cách truyền thống. 10 2. Màn hình giao diện Metro Từ màn hình này bạn có thể dễ dàng trở lại giao diện Desktop cổ điển hoặc truy cập tới các ứng dụng tài nguyên trong máy tính. Trở về Desktop cổ điển Từ màn hình Metro, để trở về Dektop cổ điển bạn chỉ cần nhấp chọn biểu tượng Desktop trên danh sách trong màn hình Metro hoặc nhấn tổ hợp phím "Cửa sổ" + D. Khi đó màn hình Desktop cổ điển sẽ xuất hiện và từ đây chúng ta có thể thao tác với máy tính tương tự như trên Windows 7. Từ màn hình Desktop trở lại màn hình Metro Để trở lại màn hình Start dạng Metro, từ màn 11 hình Desktop chúng ta nhấp chọn biểu tượng hình cửa sổ Windows ở góc trái màn hình. Chạy các ứng dụng trên màn hình Metro Khi đang làm việc tại màn hình Start dạng Metro, để chạy một ứng dụng chúng ta chỉ cần di chuyển thanh trượt phía dưới rồi tìm tới ứng dụng cần mở. Giả sử trong trường hợp này các ứng dụng office nằm ở cuối trang. Khi đã tìm thấy biểu tượng của ứng dụng, nhấp chuột vào biểu tượng đó để kích hoạt. Di chuyển vị trí các biểu tượng ứng dụng trên màn hình Metro Khi cần sắp xếp lại vị trí các biểu tượng đường tắt ứng dụng trên màn hình Metro chúng ta chỉ cần nhấp giữ chuột và kéo đến vị trí cần đặt rồi thả chuột. Đầu tiên, biểu tượng đường tắt của Microsoft Word nằm ở nhóm cuối. 12 Nhấp giữ và kéo biểu tượng tới vị trí mới. Thả chuột sau khi đã chọn được vị trí cần đưa đến. Loại bỏ những biểu tượng không cần thiết Một số biểu tượng đường tắt của các ứng dụng trên màn hình Metro ít khi sử dụng, hãy bỏ bớt chúng để dành không gian cho các ứng dụng khác và làm cho màn hình Metro trở nên thoáng và tiện lợi hơn. - Tìm tới biểu tượng đường tắt cần loại bỏ. - Nhấp phải chuột vào biểu tượng này, khi đó biểu tượng vừa chọn sẽ có hình dấu tích ở góc 13 phải trên và menu phía dưới xuất hiện các nút chức năng. Nhấp chọn Unpin để loại bỏ biểu tượng này khỏi màn hình Metro. 3. Menu Start Để truy cập menu Start hãy di chuyển chuột xuống góc dưới trái màn hình, một menu màu đen xuất hiện và hãy nhấp chọn chức năng cần thao tác: - Start: Nhấp chọn Start để trở lại màn hình Start dạng Metro. 14 - Search: Tìm kiếm ứng dụng. - Share: Chia sẻ. - Devices: Các chế độ thiết lập hai màn hình. - Settings: Các thiết lập điều chỉnh âm lượng, kết nối mạng, cảnh báo, khởi động lại hoặc tắt máy. 15 4. Khởi động lại máy, tắt máy Thông thường khi đang dùng nếu máy tính có sự cố, thì chúng ta cần khởi động lại máy tính để lấy lại sự ổn định, hay khi đã dùng xong chúng ta cần tắt máy để cho nó nghỉ ngơi. Cách thực hiện như sau: - Từ menu Start chọn Settings. - Panel Settings bên tay phải xuất hiện, nhấp chọn nút Power. 16 - Một menu Popup mới xuất hiện, chúng ta chọn: + Sleep: Chế độ nghỉ cho máy tính. + Shut down: Tắt máy. + Update and restart: Update và khởi động lại máy. Tuy nhiên, trong một ngày chúng ta không nên tắt mở máy quá nhiều lần vì rất có thể nó sẽ làm cho Windows dễ bị lỗi; tốt nhất chúng ta nên để nó làm việc cả ngày vì Windows cho phép nó có chế độ nghỉ khi ta không làm việc. 17 II- LÀM VIỆC VỚI WINDOWS 8 1. Thanh Taskbar Thanh trạng thái Taskbar thông thường nằm dưới đáy màn hình Desktop, thông qua thanh tác vụ này chúng ta có thể thao tác với tài nguyên trong máy tính một cách dễ dàng. - Menu Start: Như đã giới thiệu sơ qua ở mục I. - Biểu tượng đường tắt: Thanh Taskbar cho phép người dùng thiết lập các biểu tượng đường tắt để truy cập đến ứng dụng một cách nhanh chóng. - Thanh công cụ: Phần này chứa các thanh công cụ tiện ích mặc định như Desktop, bàn phím ảo, truy cập địa chỉ nhanh, hoặc người dùng có thể bổ sung thêm các thanh công cụ tùy ý. - Biểu tượng cảnh báo: Tương tự như các phiên bản trước đây, phần các biểu tượng cảnh báo trên thanh Taskbar cho phép người dùng quan sát ngay biểu tượng của các chức năng như kết nối mạng, loa, cảnh báo hoặc các ứng dụng có System tray Icon. 2. Chạy các ứng dụng Các phiên bản Windows trước, thông thường 18 khi chạy một ứng dụng chúng ta có thể nhấp chọn biểu tượng ngay trên Desktop, hoặc truy cập menu Start rồi chọn All programs là có thể tìm thấy hầu hết các biểu tượng đường tắt của những ứng dụng cần sử dụng. Với Windows 8, mọi việc cũng thực hiện tương tự nhưng có điểm khác là menu Start đã được thay đổi và thiết kế theo kiểu Metro. Trên giao diện này, chúng ta cũng có thể dễ dàng tìm thấy những biểu tượng đường tắt của các ứng dụng. Một cách khác cũng rất nhanh chóng là chúng ta dùng chức năng tìm kiếm ứng dụng, với cách này chúng ta có thể tìm thấy từ ứng dụng người dùng tự cài đặt cho tới những ứng dụng sẵn có của hệ thống. Tìm kiếm ứng dụng Để tìm kiếm ứng dụng từ menu Start nhấp mục Search. Màn hình tìm kiếm xuất hiện nhấp chọn Apps (Applications) ở phía dưới cùng. 19 Khi đó màn hình tìm kiếm ứng dụng sẽ mở rộng như hình dưới đây: Giả sử chúng ta nhập vào ô tìm kiếm giá trị là “Paint” rồi nhấn Enter, ngay sau đó danh sách chính giữa màn hình sẽ xuất hiện hai ứng dụng có tên phù hợp với giá trị tìm kiếm. 20 Thao tác với kết quả tìm kiếm Để chạy một ứng dụng, ngoài những cách như nhấp chọn các biểu tượng đường tắt ở Desktop hay ở Metro Start, chúng ta có thể nhấp chuột trực tiếp vào biểu tượng của ứng dụng trên màn hình hiển thị danh sách các ứng dụng tìm kiếm được. Trên màn hình hiển thị danh sách các ứng dụng, chúng ta có thể bổ sung biểu tượng đường tắt của ứng dụng lên giao diện Metro Start, cách thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào biểu tượng ứng dụng cần đưa lên Metro Start. 21 - Khi đó, biểu tượng sẽ được đánh dấu tích ở góc phải trên, nhấp chọn nút Pin ở dưới đáy màn hình để đưa biểu tượng đường tắt này lên Metro Start. Quay trở lại Metro Start, chúng ta sẽ thấy xuất hiện biểu tượng của ứng dụng vừa bổ sung. 3. Thiết lập người dùng Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu cách khai báo các thông tin cho người dùng hay còn gọi là User như hình ảnh, mật khẩu... Cách thực hiện như sau: - Từ màn hình Metro, nhấp chọn biểu tượng người dùng ở góc phải trên. 22 (Hình ảnh này có thể không giống như lúc chúng ta thực hành, vì tên User sử dụng có thể khác tên User trên hình ảnh). - Một menu xuất hiện, nhấp chọn Change user tile. - Cửa sổ Control Panel xuất hiện như hình dưới đây: 23 Khai báo màn hình Lock Màn hình Lock xuất hiện khi đăng nhập hoặc khi Lock máy với Windows 8, chúng ta dễ dàng thay đổi hình ảnh hiển thị trên màn hình này. Các bước thực hiện như sau: + Danh sách bên trái, chúng ta chọn Personalize. + Bên phải, chúng ta chọn mục Lock Screen. + Tiếp theo, có thể lựa chọn một trong các hình sẵn có hoặc nhấp nút Browse để tìm tới thư mục chứa ảnh khác. Khai báo hình ảnh cho User Giống như Avatar trên các diễn đàn, với Windows 8, chúng ta cũng có thể thiết lập hình ảnh đại diện cho User. Các bước thực hiện như sau: + Danh sách bên trái, chúng ta chọn Personalize. + Bên phải, chúng ta chọn mục User Tile. + Tiếp theo, có thể lựa chọn từ một ổ đĩa cứng của máy bằng cách nhấp chọn nút Browse. 24 Màn hình duyệt File xuất hiện, tìm tới đường dẫn chứa hình ảnh rồi chọn Choose Image… + Hoặc có thể chọn Webcam từ màn hình Personalize. Khi Webcam được kích hoạt, chúng ta thực hiện chụp ảnh bằng cách nhấp chuột vào màn hình Webcam đang hiển thị. Một hình ảnh mới sẽ được lưu và chúng ta có thể chọn nó làm hình ảnh đại diện. Khai báo mật khẩu đăng nhập cho User Với Windows 8, chúng ta có thể thiết lập mật 25 khẩu đăng nhập, mật khẩu bằng hình ảnh và mã PIN. Cách thực hiện như sau: + Cũng trong màn hình Control Panel, chúng ta chọn Users ở danh sách bên trái. - Khi đó danh sách bên phải sẽ hiển thị những thông tin của User hiện tại. Chúng ta có thể tạo mật khẩu (Password) đăng nhập bằng cách nhấp chọn Create a password. Hộp thoại mới xuất hiện, hãy nhập vào mật khẩu trong hai mục New password và Retype password; tiếp theo, nhập một mật khẩu dự phòng vào mục Password hint. 26 + Nhấp Next để chuyển sang bước tiếp theo. + Cuối cùng nhấp Finish để hoàn tất. 4. Bảng phím tắt trên Windows 8 Windows Key Chuyển đổi giữa màn hình Classic và giao diện Metro UI ESC Trở lại ứng dụng trước đó Windows Key + spacebar Chuyển đổi thiết lập ngôn ngữ và bàn phím Windows Key + Y View qua màn hình Desktop Windows Key + O Khóa định hướng thiết bị Windows Key + Enter Windows Key + Shift + Khởi chạy Narrator Chuyển Metro App sang bên trái màn hình Windows Key + Chuyển Metro App sang bên phải màn hình Windows Key + S Mở App Search (trong giao diện Metro UI) 27 Windows Key + F Mở File Search (trong giao diện Metro UI) Windows Key + C Mở Charms Bar Windows Key + I Mở Charm Settings Windows Key + Q Mở Search Pane Windows Key + W CTRL + phím mũi tên phải CTRL + phím mũi tên trái Arrow Key, ALT + các phím mũi tên Mở Search Settings Chuyển sang trang danh sách bên phải trong Metro UI Menu Chuyển sang trang danh sách bên trái trong Metro UI Menu Di chuyển vị trí của App trong Metro UI Menu Windows Key + L Lock Screen Windows Key + E Mở cửa sổ Windows Explorer Windows Key + R Mở hộp thoại Run Windows Key + P Chế độ Projector - Chọn Projector Output (khi sử dụng thêm màn hình) Windows Key + U Khởi chạy Ease of Access Center Windows Key + T Mở màn hình Classic với con trỏ ở thành phần đang mở trước đó Windows Key + X Mở Windows Mobility Center Windows Key + B Mở màn hình Classic với con trỏ ở một đối tượng trên Taskbar Windows Key + M Mở màn hình Classic với con trỏ ở một đối tượng trên Desktop 28 Arrow Key, App Key Hiển thị tùy chọn Unpin và các tùy chọn khác cho đối tượng trên Metro UI Menu Windows Key + A Tìm kiếm ứng dụng có chứa ký tự A (trong giao diện Metro UI) Windows Key + G Tìm kiếm ứng dụng có chứa ký tự G (trong giao diện Metro UI) Windows Key + J Tìm kiếm ứng dụng có chứa ký tự J (trong giao diện Metro UI) Windows Key + K Tìm kiếm ứng dụng có chứa ký tự K (trong giao diện Metro UI) III- MỘT SỐ THAO TÁC KHÁC CẦN BIẾT KHI SỬ DỤNG MÁY TÍNH 1. Nghe nhạc trên máy tính Phần này sẽ hướng dẫn cách nghe nhạc trên máy tính bằng Windows Media Player, một chương trình có sẵn trên hệ điều hành Windows XP. Với chương trình này, chúng ta có thể nghe những file nhạc hình, nhạc tiếng trong ổ đĩa cứng hoặc trên đĩa CD, VCD, DVD. Khởi động Windows Media Nhấp chuột vào nút Start, sau đó di chuột tới mục Programs, một menu nhanh xuất hiện, sau đó nhấp chọn Windows Media Player. 29 Cửa sổ Windows Media Player sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Mở một hoặc nhiều tệp tin (file) ca nhạc từ ổ đĩa cứng Bước 1: Khởi động Windows Media Player. Bước 2: Nhấp menu File chọn Open... Hộp thoại Open xuất hiện, chọn đường dẫn chứa các 30 file ca nhạc cần mở (tương tự như cách truy cập đường dẫn trên Windows Explore). Bước 3: Chọn các file ca nhạc cần mở trong thư mục đã chọn (cách chọn file ca nhạc tương tự như cách chọn file trên Windows Explore). Tiếp theo nhấp nút Open, sau bước này các file ca nhạc vừa chọn sẽ được mở trong chương trình Windows Media Palyer như hình dưới đây: 31 Mở một hoặc nhiều tệp tin (file) ca nhạc từ ổ đĩa CD Tùy thuộc vào loại ổ CD đang sử dụng trên máy tính nó sẽ cho phép chúng ta mở được những loại đĩa tương ứng. Ví dụ: với ổ đĩa CD, chúng ta có thể mở được các đĩa CD, VCD; với ổ đĩa DVD có thể mở được các đĩa CD, VCD, DVD,... Các bước thực hiện như sau: Bước 1: Cho đĩa cần nghe, xem vào ổ CD. Bước 2: Khởi động Windows Media Player. Bước 3: Nhấp menu File chọn Open… Cửa sổ Open xuất hiện, chọn ổ đĩa CD trên máy tính. 32 Một danh sách các file trong ổ đĩa xuất hiện chọn tới những file cần mở rồi nhấp nút Open. Lưu ý: Thay cho các bước phức tạp trên, chúng ta có thể mở các file ca nhạc từ ổ đĩa CD bằng một thao tác đơn giản như: khởi động Windows Media Player, chúng ta nhấp chuột vào menu Play chọn DVD, VCD or CD Audio. Tùy chỉnh trong quá trình nghe nhạc Sau khi mở một danh sách các file ca nhạc, cửa sổ chính của Windows Media Player xuất hiện 33 như hình trên và chương chình sẽ tự động mở bài đầu tiên. 2. Xem ảnh Trong phần này, chúng ta tìm hiểu cách xem ảnh bằng Windows Picture, đây là một chương trình có sẵn trên Windows và chúng ta có thể sử dụng được ngay mà không cần phải cài đặt. Các bước mở một file hình ảnh Bước 1: Chọn tới thư mục chứa hình ảnh trên máy tính bằng Windows Explore. Hình ảnh trên là một thư mục chứa các file hình ảnh. Lưu ý: Vì thư mục này đang để chế độ hiển thị là Thumbnails nên chúng ta có thể nhìn thấy hình ảnh thu nhỏ của các file hình ảnh. Bước 2: Nhấp đúp chuột vào một file hình ảnh bất kỳ, cửa sổ Windows Picture and Fax Viewer 34 sẽ xuất hiện như hình dưới đây (giả sử chúng ta nhấp đúp chuột vào hình chú sư tử): Lưu ý: Sau khi đã mở một bức ảnh bất kỳ trong thư mục ảnh, nếu muốn xem các file ảnh khác chúng ta không cần phải tắt đi rồi mở lại mà có thể sử dụng các nút chuyển file để xem các hình ảnh kế tiếp cũng như trước đó. Tìm hiểu màn hình chính của Windows Picture 35 - Tên file ảnh: Nằm trên thanh tiêu đề và ngăn cách với tiêu đề của Windows Picture bằng ký tự (-). - Nội dung file ảnh: Là phần diện tích lớn nhất nằm chính giữa màn hình hiển thị nội dung của file ảnh. - Các nút điều khiển: Là thanh công cụ nằm phía dưới cùng của màn hình chính, cho phép bạn có thể phóng to, thu nhỏ nội dung file ảnh cũng như di chuyển qua lại giữa các file ảnh,... Các thao tác trên Window Picture Chúng ta thao tác với Windows Picture chủ yếu thông qua các nút lệnh trên thanh công cụ: - : Chuyển về xem file ảnh đứng trước file ảnh hiện thời, chúng ta cũng có thể sử dụng phím mũi tên sang trái để thay cho nút lệnh này. - : Chuyển lên xem file ảnh tiếp theo, chúng ta cũng có thể sử dụng phím mũi tên sang phải để thay cho nút lệnh này. - : Xem ảnh ở cỡ tốt nhất. - : Xem ảnh ở cỡ hiện tại. - : Xem ảnh ở chế độ trình diễn Ở chế độ này, các file ảnh sẽ tự chuyển lần lượt để chúng ta có thể xem. 36 Hoặc bạn cũng có thể sử dụng các nút điều khiển ở góc phải phía trên của màn hình Slide show để dừng Slide show, chuyển đến bức ảnh tiếp theo hay đóng chế độ Slide show,... - : Phóng to hình ảnh, vì bước phóng là cố định nên chúng ta cần phải nhấp chuột liên tục vào nút lệnh này cho đến khi hình ảnh được phóng to tới cỡ mong muốn. - : Thu nhỏ hình ảnh, thao tác tương tự nút phóng to. - : Quay hình ảnh sang bên phải. Giả sử với hình ảnh ở ví dụ trên, kết quả hình ảnh sau khi sử dụng lệnh này sẽ như hình dưới đây: 37 - : Tương tự như nút lệnh trên, nhưng trong trường hợp này ảnh sẽ quay về bên trái. Với file ảnh dưới đây: Sau khi sử dụng nút lệnh này, chúng ta sẽ được kết quả như hình ảnh dưới đây: Mới xem qua tưởng chừng như những nút lệnh này thật vô nghĩa, nhưng nó sẽ có tác dụng khi chúng ta xử lý những bức ảnh được chụp bằng máy ảnh kỹ thuật số ở chế độ máy đứng. Khi đó, 38 chúng ta sẽ cần phải chuyển nó về chế độ nằm ngang và đừng quên sử dụng công cụ này nhé. - : Xóa file ảnh khỏi thư mục gốc. - : In nội dung file ảnh. - : Lưu lại những thay đổi trên file ảnh. - : Đóng chương trình xem ảnh và mở file ảnh hiện tại bằng chương trình Paint (Image Edit). - : Mở tài liệu hướng dẫn. 3. Thao tác với USB USB là một thiết bị lưu trữ thuận tiện và phổ biến nhất hiện nay. USB có nhiều chủng loại, hình dạng, mẫu mã khác nhau, nhưng đều dựa trên một nguyên tắc kết nối gọi là chuẩn USB. Để phân loại USB có thể căn cứ theo nhiều tiêu chí như hãng sản xuất, hình dạng, khả năng chịu va đập hay chống nước,... tuy nhiên, đa số người sử dụng thường phân loại chúng theo dung lượng. Các USB ngày nay có thể lưu trữ nhiều Gigabyte dữ liệu. 39 Các bước thao tác với USB trên máy tính: Bước 1: Cắm USB vào khe cắm trên máy tính, các khe cắm này hình chữ nhật tương tự như đầu cắm của USB; đối với máy để bàn các khe này thường ở trước và sau case máy tính. Còn đối với máy tính xách tay, khe USB thường nằm hai bên hông của máy tính. Bước 2: Khi lần đầu tiên USB được cắm vào máy tính bạn phải chờ trong giây lát để máy tính tự động nhận thiết bị ngoại vi. 40 Bước 3: Sau khi nhận xong máy tính sẽ kết nối với USB như một ổ đĩa của máy tính. Chúng ta có thể sử dụng Windows Explorer để thao tác với USB như thao tác với một ổ đĩa bất kỳ. Bước 4: Tắt USB, sau khi sử dụng xong bạn phải tắt USB trước khi rút nó ra khỏi máy tính. Để thực hiện hãy nhấp đúp chuột vào biểu tượng Safety Remove Hardware trên thanh Taskbar (nằm trong khay chứa biểu tượng âm thanh và đồng hồ hệ thống). Cửa sổ Safety Remove Hardware xuất hiện như hình dưới đây: 41 Chọn tới USB Mass Storage Device trong danh sách rồi nhấp nút Stop, một cửa sổ tiếp theo xuất hiện. Trong cửa sổ này, chúng ta chọn tới USB cần tắt rồi nhấp OK, sau đó nhấp chọn tiếp nút Close trên cửa sổ Safety Remove Hardware để hoàn tất. 42 Lưu ý: Để biết USB nào cần tắt, chúng ta phân biệt bằng tên của ổ đĩa USB, trong trường hợp này nó là ổ G. Sau bước này, chúng ta có thể yên tâm rút USB ra khỏi máy tính mà không lo bị mất dữ liệu hay nguy hiểm cho máy tính cũng như USB. 43 44 Phần thứ hai HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM TIN HỌC VĂN PHÒNG 45 46 Chương I SOẠN THẢO VĂN BẢN TRÊN MICROSOFT WORD 2013 I- LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD 2013 1. Khởi động chương trình Để khởi động Microsoft Word 2013, chúng ta nhấp đúp vào biểu tượng sẵn có của chương trình trên màn hình Desktop của máy tính. Một cửa sổ giới thiệu sẽ xuất hiện như hình dưới đây: 47 Sau khi khởi động xong màn hình chính của chương trình sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Trên màn hình này đưa ra một số mẫu trình bày văn bản thường gặp. Chúng ta chỉ cần chọn một mẫu thích hợp để tiến hành soạn thảo văn bản. Ví dụ: Chọn Blank Document để thực hiện soạn thảo một văn bản mới: Màn hình làm việc chính xuất hiện. Dưới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính: 48 (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh. (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp. (3): Thanh Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau. (4): Thanh thước đo: Dùng để đặt Tab, Paragraph cho văn bản. (5): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên, xuống, sang trái, sang phải. (6): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,… (7): Màn hình soạn thảo: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là nơi để người dùng soạn thảo nội dung của văn bản. 2. Tạo một văn bản mới Thực chất sau khi khởi động chương trình đã 49 tự động tạo sẵn cho chúng ta một văn bản mới. Nếu không, chúng ta có thể tạo một văn bản mới bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button. Một hộp thoại xuất hiện, chúng ta nhấp chọn New rồi chọn biểu tượng Blank Document ở hộp thoại bên tay phải. Cách 2: Nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống trong thanh công cụ nhanh và chọn New (hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + N). 50 Bằng một trong các cách trên một văn bản mới, trắng sẽ được tạo, chúng ta nhập vào đó nội dung sau: Công ty CP Phần mềm AVIN. Bây giờ, chúng ta hãy chọn Font lớn hơn cho nội dung văn bản bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A, sau đó chọn hộp Font size trên thanh Ribbon và chọn giá trị 20. 51 Tiếp theo, chúng ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + B để bôi đậm nội dung văn bản, kết quả sẽ được như hình dưới đây: Như vậy, ngoài việc soạn thảo (soạn văn bản thô), chúng ta còn cần phải sử dụng rất nhiều các thao tác khác nhau để có thể chỉnh sửa thành một văn bản hoàn chỉnh. Chúng ta có thể sử dụng các nút lệnh trực tiếp bằng chuột hoặc bằng các tổ hợp phím chương trình đã xây dựng sẵn. 3. Giới thiệu thanh công cụ Ribbon Thanh Ribbon là thanh công cụ chứa gần như toàn bộ các lệnh để thao tác với chương trình, như các lệnh về Font chữ, Paragraph, định dạng in ấn,... Thanh Ribbon bao gồm các tab (home, insert, page layout,..) bên trong là các nút lệnh của mỗi 52 tab đó. Tùy từng ngữ cảnh sử dụng các nút lệnh sẽ sáng lên cho phép người dùng thao tác. Như vậy, để thao tác với một lệnh nào đó trên thanh Ribbon, chúng ta cần phải biết nó nằm trong Tab Ribbon nào, sau đó chọn tới lệnh cần thao tác trong Tab Ribbon đó. Giả sử ở ví dụ trên, để có thể bôi đậm cho nội dung văn bản, chúng ta chọn tới Tab Home; trong tab này, chúng ta chọn biểu tượng Bold. Chi tiết các Tab Ribbon - Home: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh như sau: + Clipboard: Cắt dán. + Font: Font chữ. + Paragraph: Căn lề, phân đoạn. + Style: Kiểu định dạng. + Editing: Các chức năng tiện ích khi chỉnh sửa văn bản như tìm kiếm, thay thế, di chuyển,… 53 - Insert: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng vào văn bản, chi tiết như sau: + Pages: Các lệnh chèn một trang mới vào văn bản hiện thời. + Tables: Các lệnh liên quan đến bảng. + Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa. + Links: Lệnh chèn các liên kết. + Header & Footer: Tiêu đề trên và dưới của văn bản. + Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng Text như Text Box, Wordart,… + Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng vào văn bản hiện thời. - Design: Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản được trình bày theo một bố cục nào đó. - Page Layout: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của văn bản. 54 + Themes: Tùy chỉnh nền cho toàn bộ các đối tượng shape trên văn bản. + Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in. + Page Background: Nền cho trang văn bản. + Paragraph: Các lệnh thao tác với đoạn văn bản. + Arrange: Các lệnh sắp xếp các đối tượng trên văn bản. - References: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến một số thủ thuật đặc biệt cho văn bản như đánh mục lục tự động, tạo ghi chú cho văn bản,... - Mailings: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc tạo lập một phong bì thư, một mẫu biểu phục vụ cho việc trộn văn bản. 55 - Review: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác như kiểm tra ngữ pháp cho văn bản, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản,… - View: Xuất hiện mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh hiển thị, chi tiết như sau: + Document Views: Chế độ hiển thị văn bản. + Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel. + Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ văn bản. + Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều văn bản. + Macros: Các lệnh về Macros. Ẩn hoặc hiện một Tab lệnh Để làm ẩn hay xuất hiện một nhóm lệnh hoặc một Tab lệnh trong thanh công cụ Ribbon, chúng ta thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon. 56 - Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Word Option xuất hiện và trỏ chuột tới mục Customize the Ribbon. - Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải của màn hình liệt kê danh sách các Tab Ribbon, muốn ẩn Tab nào, chúng ta chỉ cần bỏ dấu tích ở đầu tên Tab đó. Ngược lại, muốn hiện chúng lên chúng ta đánh dấu tích cho những Tab bị ẩn. Cuối cùng nhấp OK để lưu lại. Lưu ý: Trường hợp muốn ẩn toàn bộ thanh công cụ Ribbon, chúng ta nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1) phía góc phải trên của màn hình chính. 57 Khi muốn hiện lại thanh công cụ này, chúng ta nhấp chuột vào nút lệnh đó một lần nữa. Tự tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ Ribbon Ngoài những Tab lệnh sẵn có, Microsoft Word 2013 còn cung cấp cho người dùng chức năng tự tạo ra các Tab lệnh mới, cách thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon. - Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Word Option xuất hiện và trỏ chuột tới mục Customize the Ribbon. 58 - Để thêm một Tab mới, chúng ta nhấp chọn nút New Tab, khi đó một Tab và một nhóm lệnh mới xuất hiện như hình dưới đây: - Chúng ta có thể đổi tên cho Tab bằng cách nhấp phải chuột vào Tab này và chọn Rename. 59 - Làm tương tự để đổi tên cho nhóm lệnh. - Ngoài ra, chúng ta có thể bổ sung các nhóm lệnh khác vào Tab này bằng cách nhấp chọn Tab vừa thêm rồi nhấp nút New Group. Kết quả Tab các lệnh sẽ có được như hình dưới đây: 60 Cuối cùng, chúng ta chọn những lệnh cần thiết để bổ sung vào các nhóm lệnh tương ứng và nhấp OK để hoàn tất. Tab lệnh mà chúng ta vừa tạo khi xuất hiện trên màn hình chính của chương trình sẽ như hình dưới đây: Đây là một ví dụ cơ bản chúng ta hoàn toàn có thể tạo ra các Tab lệnh được bố trí khoa học và thuận tiện cho quá trình sử dụng của mình. 4. Thanh công cụ nhanh Thường nằm phía trên cùng bên phía góc trái của màn hình chính, chứa các lệnh thường sử dụng để giúp người dùng có thể thao tác một cách nhanh chóng, tức thời. Để thao tác người dùng có thể nhấp chuột trực tiếp vào nút lệnh cần thao tác trên thanh công cụ này. Bổ sung các lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc định Khi mới cài đặt chúng ta chỉ thấy một số nút lệnh trên thanh công cụ này, nếu muốn bổ sung thêm các nút lệnh khác thì chúng ta nhấp chuột vào 61 mũi tên trỏ xuống rồi chọn vào nút lệnh cần bổ sung (với điều kiện nút đó chưa có trên thanh công cụ). (Những nút lệnh chưa có dấu tích là những nút lệnh chưa được bổ sung lên thanh công cụ). Ngược lại, chúng ta có thể làm ẩn các nút lệnh đi bằng thao tác tương tự như đối với những nút lệnh đã có trên thanh công cụ. 62 (Những nút lệnh có dấu tích là những nút lệnh đã có trên thanh công cụ). Bổ sung các lệnh không có trong danh sách mặc định Như phần trước đã trình bày, chúng ta có thể bổ sung các nút lệnh có trong danh sách mặc định lên thanh công cụ nhanh. Ngoài ra, Microsoft Word 2013 còn cho phép chúng ta bổ sung lên thanh công cụ này những nút lệnh khác không có trong danh sách mặc định. Các bước thực hiện như sau: Bước 1: Nhấp chuột và chọn mũi tên trỏ xuống trên thanh công cụ nhanh (Quick Access Toolbar), danh sách xuất hiện chọn More Commands… Hộp thoại Word Options xuất hiện và tự động trỏ tới mục Quick Access Toolbar. 63 Bước 2: Chúng ta để ý trong danh sách bên tay trái là các nút lệnh của chương trình, danh sách bên tay phải là các nút lệnh hiện có trong danh sách Quick Access Toolbar. Để bổ sung thêm một nút lệnh mới, chúng ta chọn tới nó trong danh sách bên tay trái rồi nhấp nút Add>>; ngược lại nếu muốn loại bỏ nút lệnh nào đó, chúng ta chọn tới nó trong danh sách bên tay phải rồi nhấp nút << Remove. Lưu ý: Có một nút lệnh đặc biệt đó là dấu ngăn cách giữa một hoặc một nhóm các nút lệnh, chúng ta hoàn toàn có thể bổ sung đối tượng này vào thanh Quick Access Toolbar, nút lệnh có tên là: . Bước 3: Cuối cùng, chúng ta có thể sử dụng biểu tượng mũi tên lên xuống để thay đổi vị trí các nút lệnh trên thanh Quick Access Toolbar. 64 Sau khi hoàn tất, chúng ta nhấp chọn nút OK để lưu lại những thay đổi. 5. Office Button Office Button chứa các lệnh thao tác với file văn bản, như thêm mới, mở một file đã tồn tại, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi các thông tin về file,... Để hộp thoại Office Button xuất hiện, chúng ta nhấp chuột chọn biểu tượng Office Button bên phía trái thanh Ribbon. Hộp thoại Office Button sẽ xuất hiện như hình dưới đây: 65 - Info: Chứa các lệnh như Save, Save As, Open,... Ngoài ra còn cho phép người dùng có thể thay đổi một số thông tin về file trong danh sách bên phía tay phải của màn hình. - Open: Trong mục: + Recent Document: Chứa danh sách file đã mở trước đó. + Sky Drive: Lấy file từ nơi cất trữ chia sẻ cho một người nào đó. 66 + Computer: Trỏ đường dẫn đến các thư mục lưu file đã soạn thảo. - New: Tạo một văn bản mới, ngoài việc lựa chọn một văn bản trắng chúng ta cũng có thể tùy chọn các văn bản mẫu mà Microsoft Word 2013 cung cấp sẵn. - Print: In ấn văn bản, ở đây chúng ta có thể lựa chọn máy in và các tùy chọn khác ngay màn hình bên phía tay phải. 67 - Share: Trong phần này, chúng ta có thể gửi văn bản qua Email, Fax, hay lưu văn bản thành các định dạng khác nhau,... - Export: Tạo một văn bản có định dạng PDF/XPS, hoặc có thể thay đổi định dạng file của một văn bản. 68 - Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình. - Option: Thiết lập một số tùy chọn cho một văn bản Word. Lưu ý: Để đóng cửa sổ Offie Button, chúng ta nhấp nút Back hoặc nhấn phím ESC. 6. Thanh trạng thái, thanh cuộn và thanh thước đo - Thanh trạng thái: Nằm dưới đáy màn hình 69 chính bao gồm các thông tin như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, tổng số từ, số trang, trang hiện tại,… - Thanh cuộn: Dùng để di chuyển màn hình soạn thảo lên trên hoặc xuống dưới, sang trái hoặc sang phải. Thanh cuộn bao gồm hai thanh là thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc. - Thanh thước đo: Có chức năng dùng để căn chỉnh vị trí các đối tượng trên văn bản, cũng như căn lề, bố cục cho văn bản. Thanh thước đo cũng bao gồm thanh thước ngang và thanh thước dọc. II- SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. Khái niệm văn bản 1.1. Văn bản thô Văn bản thô là một văn bản chưa được trình bày, nó chỉ cần có đủ nội dung và đúng chính tả. Như vậy, sau khi khởi động chương trình Microsoft Word 2013, chúng ta đã có sẵn một cửa sổ văn bản mới (hoặc sau khi dùng lệnh New) là chúng ta đã có thể bắt tay vào việc nhập văn bản thô. Để nhập văn bản thô, chúng ta nên chọn một Font chữ rõ ràng, dễ đọc, kiểu chữ thường (nên 70 dùng Font chữ mặc định là Times New Roman với Font size 14 point). Trong quá trình nhập văn bản, chúng ta có thể dùng: - Shift-Enter: xuống dòng không tạo Paragraph mới (Line Break). - Enter: xuống dòng tạo Paragraph mới (End of Paragraph). - Ctrl-Enter: xuống dòng và ngắt sang trang mới (Page Break). 1.2. Một số thuật ngữ thường dùng - Character (Ký tự): Khi chúng ta gõ một phím trên bàn phím thì trên màn hình sẽ hiện ra một ký tự tương ứng và in được ra giấy thì đó là một ký tự. Như vậy, phím ký tự trên bàn phím là tất cả các phím chữ, phím số, phím dấu... Các phím này thường được bố trí ở khu vực giữa bàn phím giúp cho hai bàn tay của người sử dụng khi gõ các ký tự sẽ thuận lợi hơn. - Word (Từ): Mỗi nhóm ký tự liền nhau và được phân cách bằng khoảng trắng (phím Space Bar) được gọi là một từ. Từ ngắn nhất chỉ có một ký tự, còn từ dài nhất thì không có giới hạn. Chú ý: Trong đoạn văn bản khi có dấu ngắt câu nằm giữa hai từ (như dấu chấm, dấu phẩy...), chúng ta phải gõ dấu ngắt câu nằm sát vào từ đứng trước, tiếp đến là một khoảng trắng (phím Space Bar) rồi mới gõ tiếp từ đứng sau. - Paragraph: Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng cách xuống dòng. Nếu chúng ta chỉ gõ 71 phím Enter mà không gõ thêm chữ nào thì đó là một Paragraph rỗng; ngoài ra, Paragraph có thể chỉ là một dòng chữ ngắn, nhưng thông thường thì một Paragraph sẽ có nhiều dòng chữ. - Word Wrap: Khi gõ một đoạn văn bản dài mà không có dấu chấm xuống dòng, chúng ta sẽ thấy văn bản tự động xuống dòng mỗi khi gặp lề bên phải của trang giấy, đó là Word Wrap. 2. Các thao tác với một tệp văn bản 2.1. Tạo một văn bản mới Mặc định khi khởi động Microsoft Word 2013 chương trình sẽ tự động tạo một văn bản mới, tuy nhiên trong các trường hợp khác chúng ta có thể tạo một văn bản mới bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N). Cách 2: Nhấp chọn biểu tượng Office Button.72 Hộp thoại Office Button xuất hiện hãy nhấp chọn New. Lưu ý: Với hai cách trên chúng ta sẽ tạo được một văn bản trắng; tuy nhiên, Microsoft Word 2013 còn cung cấp rất nhiều các mẫu (Template) được xây dựng sẵn mà chúng ta có thể kế thừa và sử dụng lại. Việc sử dụng các mẫu (Template) được xây dựng sẵn sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian cũng như tiếp cận với cách trình bày văn bản hiện đại, khoa học của Microsoft. 73 Quay trở lại cách thứ hai trong cửa sổ New, nhấp chọn các mục mà chúng ta muốn soạn thảo như thư, Card, Fax... Để lựa chọn Templates, chúng ta chỉ cần nhấp chuột vào mẫu đó rồi nhấn Create. Một File mới được mở với nội dung như hình ảnh mô tả về bản mẫu mà chúng ta vừa chọn. Từ văn bản này, chúng ta có thể chỉnh sửa thay đổi nội dung cho phù hợp với yêu cầu sử dụng. 74 2.2. Lưu lại văn bản Sau khi hoàn thiện một văn bản, chúng ta cần lưu nó lại trên ổ đĩa cứng để có thể sử dụng ở các lần tiếp theo. Với Microsoft Word 2013, chúng ta có thể lưu một văn bản bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save trên thanh công cụ Quick Access. Cách 2: Nhấp chọn nút Save trong cửa sổ Office Button, chọn mục Computer phía bên phải sau đó chọn các thư mục lưu, hoặc chọn Browe: Nếu văn bản được tạo mới và lưu lần đầu tiên, bằng một trong hai cách trên thì hộp thoại Save As sẽ xuất hiện như hình dưới đây: 75 Chúng ta chọn đường dẫn lưu file trên ổ đĩa cứng rồi nhập tên cho cho file văn bản vào mục File Name, cuối cùng nhấp nút Save để lưu lại văn bản. Lưu ý: Để lưu lại văn bản với một tên khác, chúng ta chọn nút Save As trong cửa sổ Office Button. 76 Các thao tác còn lại giống như khi chọn nút Save. 2.3. Mở một văn bản đã tồn tại Để mở một văn bản đã tồn tại, chúng ta có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Trong cửa sổ Window Explorer nhấp đúp chuột vào biểu tượng file văn bản cần mở. Cách 2: Khởi động Microsoft Word 2013, từ thanh Quick Access Toolbar nhấp chọn biểu tượng Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O). Cách 3: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Open. 77 Bằng một trong hai cách 2 và 3, hộp thoại Open xuất hiện chúng ta chọn tới file cần mở rồi nhấp chọn nút Open. 2.4. Đóng văn bản hiện thời Để đóng văn bản hiện thời, chúng ta thực hiện như sau: 78