🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Sổ Tay Công Tác Văn Phòng Cấp Ủy Địa Phương, Cơ Sở Ebooks Nhóm Zalo HỘI ĐỒNG CHỈ ĐẠO XUẤT BẢN Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng Ban Tuyên giáo Trung ương LÊ MẠNH HÙNG Phó Chủ tịch Hội đồng Q. Giám đốc - Tổng Biên tập Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật PHẠM CHÍ THÀNH Thành viên PHẠM THỊ THINH NGUYỄN ĐỨC TÀI TRẦN THANH LÂM NGUYỄN HOÀI ANH 2 4 LỜI NHÀ XUẤT BẢN Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh căn dặn: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”. Ở địa phương, cơ sở, văn phòng cấp ủy là cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy mà trực tiếp và thường xuyên là ban thường vụ và thường trực cấp ủy trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện Điều lệ Đảng, Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng và nghị quyết đại hội đảng bộ các cấp đề ra. Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, cán bộ làm công tác văn phòng cấp ủy phải tuyệt đối trung thành với sự nghiệp cách mạng của Đảng, có phẩm chất đạo đức, trình độ lý luận chính trị, năng lực công tác tốt, nhạy bén, sáng tạo, tận tụy, chu đáo, giữ vững nguyên tắc công tác... Cuốn Sổ tay công tác văn phòng cấp ủy địa phương, cơ sở của các tác giả Đỗ Quốc Toán và Phạm Thị Thinh cung cấp những kiến thức cơ bản và vận dụng vào thực tiễn của cán bộ làm công tác văn phòng cấp ủy ở địa phương, cơ sở; đồng thời là tài liệu tra cứu, tham khảo bổ ích đối với cán bộ làm 5 công tác đảng, cán bộ của các cơ quan nghiên cứu, giảng viên, học viên các cơ sở đào tạo và đông đảo độc giả. Cuốn sách gồm hai phần: Phần I: Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy địa phương, cơ sở. Phần II: Một số văn bản hiện hành về kinh phí hoạt động của cấp ủy cơ quan, tổ chức đảng. Xin trân trọng giới thiệu cuốn sách cùng bạn đọc. Tháng 9 năm 2020 NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA SỰ THẬT6 Phần I HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP ỦY ĐỊA PHƯƠNG, CƠ SỞ 7 8 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, BIÊN CHẾ CỦA VĂN PHÒNG CẤP ỦY ĐỊA PHƯƠNG, CƠ SỞ I- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, BIÊN CHẾ CÁN BỘ CỦA VĂN PHÒNG CẤP ỦY CẤP TỈNH 1. Chức năng 1.1. Là cơ quan tham mưu, giúp việc cho tỉnh ủy mà trực tiếp, thường xuyên là ban thường vụ và thường trực tỉnh ủy trong tổ chức, điều hành công việc, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc; phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc tham mưu, thẩm định, đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại; nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của đảng bộ; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của tỉnh ủy; là đầu mối giúp thường trực tỉnh ủy xử lý công việc hằng ngày. 1.2. Là đại diện chủ sở hữu tài sản của tỉnh ủy; trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của tỉnh ủy và 9 các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc tỉnh ủy; bảo đảm kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện và tổ chức phục vụ cho hoạt động của tỉnh ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc tỉnh ủy. 2. Nhiệm vụ 2.1. Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện a) Nghiên cứu, đề xuất và giúp ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy tổ chức thực hiện chương trình công tác; xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc; sắp xếp chương trình công tác của đồng chí bí thư, các phó bí thư và một số hoạt động của các đồng chí ủy viên ban thường vụ tỉnh ủy theo quy chế làm việc và chương trình công tác; thực hiện công tác đối ngoại của tỉnh ủy; phối hợp và điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc tỉnh ủy. Chủ trì, phối hợp tham mưu và tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính trong Đảng. b) Tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, kết luận của Trung ương, của tỉnh ủy và hoạt động của các cấp ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng, các cơ quan thuộc tỉnh ủy. Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy, bí thư, phó bí thư và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện. Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng trực thuộc tỉnh ủy, các cơ quan liên quan thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định. Thực hiện công tác 10 thông tin phục vụ sự lãnh đạo của tỉnh ủy; chế độ cung cấp thông tin cho cấp ủy viên và các tổ chức. Giúp tỉnh ủy thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất. c) Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi của tỉnh ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc tỉnh ủy; quản lý, khai thác mạng cơ yếu của tỉnh ủy. Tổ chức quản lý, khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của đảng bộ. d) Quản lý, tổ chức khai thác tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thuộc thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử đảng bộ tỉnh, bao gồm tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. đ) Trực tiếp quản lý tài chính, tài sản, chi tiêu ngân sách đảng; hành chính, quản trị, tài vụ phục vụ hoạt động của cấp ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc tỉnh ủy. Thực hiện thẩm tra việc quyết toán tài chính ngân sách đảng của các tổ chức đảng và đảng bộ trực thuộc. Bảo đảm điều kiện vật chất, phương tiện, trang thiết bị cho hoạt động của tỉnh ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc tỉnh ủy; đồng thời, bảo đảm tài chính và cơ sở vật chất khác cho các cơ quan trực thuộc tỉnh ủy theo phân công, phân cấp. e) Tham gia tổ chức, phục vụ đại hội đảng bộ tỉnh; chủ trì phục vụ hội nghị tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy và các hội nghị do thường trực tỉnh ủy 11 triệu tập, các cuộc làm việc của bí thư, phó bí thư tỉnh ủy. g) Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng cấp ủy. 2.2. Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát a) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính, quản lý tài sản của Đảng cho các tổ chức đảng trực thuộc tỉnh ủy và văn phòng cấp ủy cấp dưới; nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, đoàn thể chính trị - xã hội ở địa phương theo quy định của pháp luật về lưu trữ, các quy định của Ban Bí thư Trung ương Đảng và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng; công nghệ thông tin, nghiệp vụ công tác cơ yếu cho văn phòng cấp ủy cấp dưới và các cơ quan đảng thuộc tỉnh ủy. b) Thực hiện kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn phòng và công tác tài chính - kế toán ở các đảng bộ và tổ chức trực thuộc tỉnh ủy. c) Chủ trì, phối hợp với ủy ban kiểm tra tỉnh ủy, ban tổ chức tỉnh ủy và các cơ quan liên quan giúp tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế làm việc của tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy. 2.3. Thẩm định, thẩm tra a) Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình tỉnh ủy, ban thường vụ, thường trực 12 tỉnh ủy về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. b) Nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại và các lĩnh vực khác theo sự phân công của thường trực tỉnh ủy trước khi trình tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy, thường trực tỉnh ủy. 2.4. Phối hợp a) Với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, đề xuất một số chủ trương của tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại; tham gia ý kiến với cơ quan nhà nước trong việc cụ thể hóa chủ trương, chính sách phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương. b) Với các cơ quan liên quan xây dựng một số đề án, văn bản, chương trình hành động do ban thường vụ tỉnh ủy, thường trực tỉnh ủy giao; biên tập hoặc thẩm định văn bản trước khi ban thường vụ tỉnh ủy, thường trực tỉnh ủy ban hành. c) Với ban tổ chức tỉnh ủy trong công tác cán bộ theo quy định của ban thường vụ tỉnh ủy về phân cấp quản lý cán bộ và giới thiệu cán bộ ứng cử; trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của văn phòng tỉnh ủy theo phân cấp. 13 d) Với các cơ quan tham mưu, giúp việc của tỉnh ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy để tham mưu giúp tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy, thường trực tỉnh ủy chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quy định, quy chế, quyết định, kết luận của Trung ương và của tỉnh ủy về công tác xây dựng Đảng; về kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại; việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của tỉnh ủy. đ) Với cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản và thực hiện dự án cho các cơ quan đảng theo quy định của pháp luật. e) Với ban nội chính tỉnh ủy giúp thường trực tỉnh ủy tổ chức tiếp công dân. 2.5. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do ban thường vụ tỉnh ủy, thường trực tỉnh ủy giao. 3. Tổ chức, bộ máy 3.1. Lãnh đạo văn phòng tỉnh ủy Gồm chánh văn phòng và các phó chánh văn phòng. Số lượng phó chánh văn phòng do ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy xem xét, quyết định. 3.2. Các đơn vị trực thuộc Ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy xem xét, quyết định có thể thành lập một số phòng chuyên 14 môn của văn phòng tỉnh ủy, như: phòng tổng hợp; phòng quản trị; phòng tài chính đảng; phòng cơ yếu - công nghệ thông tin; phòng hành chính - lưu trữ. Ngoài ra, theo tình hình thực tế của địa phương có thể lập thêm phòng khác, nhưng tối đa không quá 6 phòng. Các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp của Đảng (nếu có) thực hiện theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước. 4. Biên chế cán bộ Biên chế cán bộ của văn phòng tỉnh ủy do ban thường vụ tỉnh ủy quyết định trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, vị trí việc làm, cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức phù hợp với tổng số biên chế được giao và cân đối với các cơ quan tham mưu, giúp việc khác của tỉnh ủy. Đồng thời, thực hiện nghiêm tinh giản biên chế theo nghị quyết, quy định, kết luận của Trung ương, Bộ Chính trị. II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, BIÊN CHẾ CÁN BỘ CỦA VĂN PHÒNG CẤP ỦY CẤP HUYỆN 1. Chức năng 1.1. Là cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy mà trực tiếp, thường xuyên là ban thường vụ và thường trực huyện ủy trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động 15 của các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy. 1.2. Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của huyện ủy và bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của huyện ủy, ban thường vụ, thường trực huyện ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy. 2. Nhiệm vụ 2.1. Nghiên cứu, đề xuất a) Chương trình công tác của huyện ủy, ban thường vụ, thường trực huyện ủy. b) Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng huyện ủy. 2.2. Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát a) Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính và công nghệ thông tin cho cấp ủy cơ sở và các cơ quan đảng trực thuộc huyện ủy. b) Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sở đảng. c) Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp ủy trực thuộc huyện ủy thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định. 2.3. Thẩm định, thẩm tra a) Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình huyện ủy, ban thường vụ, thường 16 trực huyện ủy về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. b) Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính khi được thường trực, ban thường vụ huyện ủy giao trước khi trình huyện ủy, ban thường vụ huyện ủy. 2.4. Phối hợp a) Với các ban đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết về công tác của huyện ủy. b) Với các cơ quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế làm việc của huyện ủy, ban thường vụ huyện ủy. c) Với các cơ quan liên quan xây dựng, theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của huyện ủy; nắm tình hình trong khối nội chính, báo cáo kịp thời thường trực huyện ủy, ban thường vụ. d) Với các ban đảng, cấp ủy trực thuộc và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu giúp ban thường vụ, thường trực huyện ủy chỉ đạo kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp ủy cấp trên và của huyện ủy về công tác xây dựng Đảng, kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, nội chính... 17 2.5. Thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ, thường trực huyện ủy giao a) Là đầu mối giúp thường trực huyện ủy xử lý công việc hằng ngày; phối hợp, điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy. Tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của huyện ủy, ban thường vụ, thường trực huyện ủy; phối hợp phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các ban đảng, cơ quan thuộc huyện ủy; tham gia tổ chức phục vụ đại hội đại biểu đảng bộ huyện. b) Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của thường trực huyện ủy, ban thường vụ và huyện ủy; cung cấp thông tin cho các cấp ủy cơ sở, cơ quan, tổ chức ở huyện theo quy định. Theo dõi, đôn đốc các cấp ủy cơ sở, cơ quan, tổ chức có liên quan ở huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất. Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi. c) Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến huyện ủy; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được thường trực huyện ủy giao; phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân. d) Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp ủy cấp trên và của huyện ủy; hoạt động của các cấp 18 ủy, cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp huyện để báo cáo với ban thường vụ, thường trực huyện ủy. đ) Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của huyện ủy và của văn phòng huyện ủy; giúp thường trực huyện ủy chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công văn, lưu trữ của cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội ở cấp huyện và cơ sở theo quy định của Luật lưu trữ năm 2011, các quy định của Ban Bí thư, của tỉnh ủy và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng. Tổ chức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ thông tin trong các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy và tổ chức cơ sở đảng trực thuộc; thực hiện công tác cơ yếu theo quy định. e) Là chủ sở hữu tài sản của huyện ủy theo sự ủy quyền của ban thường vụ huyện ủy. Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của huyện ủy, ban thường vụ, thường trực huyện ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy theo phân công, phân cấp. g) Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban thường vụ, thường trực huyện ủy giao. 3. Tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ 3.1. Lãnh đạo văn phòng: Gồm chánh văn phòng, không quá 2 phó chánh văn phòng. Riêng văn phòng các quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc 19 tỉnh ủy, thành ủy: không quá 3 phó chánh văn phòng. 3.2. Biên chế: Có từ 11 - 13 người (không bao gồm thường trực huyện ủy). III- CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP ỦY CẤP CƠ SỞ Cấp cơ sở không thành lập tổ chức văn phòng, cấp ủy phân công cấp ủy viên phụ trách công tác văn phòng. Cán bộ phụ trách công tác văn phòng cấp ủy cấp cơ sở kiêm nhiệm, do cấp ủy cơ sở bố trí. Công tác văn phòng cấp ủy cấp cơ sở tham mưu, giúp việc cấp ủy mà trực tiếp, thường xuyên là ban thường vụ (nếu có) và thường trực cấp ủy trong tổ chức, điều hành công việc, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các mặt công tác khác; giúp cấp ủy tổng hợp tình hình, cung cấp thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy; giúp thường trực cấp ủy xử lý công việc hằng ngày. Công tác văn phòng cấp ủy cơ sở có các nhiệm vụ cụ thể như sau: - Giúp cấp ủy xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình công tác nhiệm kỳ (còn gọi là chương trình toàn khóa), chương trình hành động thực hiện nghị quyết đại hội đảng bộ, chương trình công tác hằng năm, 6 tháng, hằng quý và hằng tháng. 20 - Giúp cấp ủy chuẩn bị và tổ chức các hội nghị ban chấp hành, hội nghị ban thường vụ (nếu có), các cuộc làm việc của thường trực cấp ủy với các cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Giúp cấp ủy xây dựng, theo dõi, đánh giá việc thực hiện quy chế làm việc của cấp ủy. - Giúp cấp ủy nắm tình hình và chuẩn bị báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết định kỳ, đột xuất hoặc báo cáo chuyên đề. - Thu thập, xử lý, bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động của cấp ủy. - Ghi biên bản hội nghị ban chấp hành, hội nghị ban thường vụ (nếu có), các cuộc làm việc của thường trực cấp ủy; văn bản hóa các kết luận của cấp ủy. - Quản lý văn bản đi, văn bản đến của cấp ủy; quản lý và sử dụng con dấu của cấp ủy. - Lưu trữ hồ sơ đảng viên, hồ sơ, tài liệu của cấp ủy. - Giúp cấp ủy tiếp cán bộ, đảng viên và nhân dân đến liên hệ, giao dịch. - Thu, nộp đảng phí. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp ủy giao. 21 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CẤP ỦY ĐỊA PHƯƠNG, CƠ SỞ 1. Các loại chương trình công tác của cấp ủy Cấp ủy địa phương, cơ sở có các loại chương trình công tác chủ yếu sau đây: a) Chương trình công tác nhiệm kỳ (thường gọi là chương trình công tác toàn khóa), chương trình công tác năm của ban chấp hành. b) Chương trình công tác năm, quý, tháng của ban thường vụ cấp ủy. c) Chương trình công tác tuần (hay lịch làm việc) của thường trực cấp ủy. 2. Yêu cầu chung đối với chương trình công tác của cấp ủy a) Bảo đảm lựa chọn trúng, có trọng tâm, trọng điểm, đúng lúc những vấn đề cần thiết để cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy, thường trực cấp ủy bàn và quyết định. b) Bảo đảm giải quyết công việc trước mắt, đồng thời chú ý nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ lâu dài. 22 c) Bảo đảm vai trò lãnh đạo của cấp ủy đi đôi với phát huy hiệu lực quản lý, điều hành của chính quyền và vai trò của các đoàn thể nhân dân. d) Bảo đảm lãnh đạo toàn diện nhưng nắm vững lãnh đạo kinh tế là nhiệm vụ trung tâm, công tác xây dựng Đảng là nhiệm vụ then chốt; công tác an ninh, quốc phòng là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng. đ) Giảm bớt họp hành, dành quỹ thời gian thích đáng cho công tác kiểm tra và tăng cường chỉ đạo cơ sở của cấp ủy. 3. Nội dung và yêu cầu của mỗi loại chương trình công tác 3.1. Chương trình công tác toàn khóa của ban chấp hành - Xây dựng chương trình công tác toàn khóa là bố trí, ấn định, phân bổ các hoạt động chính của ban chấp hành trong cả nhiệm kỳ, nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu, nhiệm vụ đại hội đảng bộ đề ra. Nội dung chủ yếu trong chương trình công tác toàn khóa bao gồm những việc cơ bản, quan trọng nhất, xuyên suốt trong nhiệm kỳ và những việc chuẩn bị cho nhiệm kỳ tiếp theo; những vấn đề còn lại của nhiệm kỳ trước chưa được giải quyết, cần phải có chủ trương, giải pháp chỉ đạo tiếp. - Căn cứ để xác định những vấn đề đưa vào chương trình công tác toàn khóa của ban chấp hành: 23 + Nghị quyết đại hội đảng bộ cấp mình, trong đó tập trung vào những vấn đề quan trọng, cốt lõi về kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, xây dựng Đảng, củng cố và tăng cường hệ thống chính trị...; các vấn đề bức bách hoặc mới nảy sinh có tác động và chi phối nhiều mặt ở địa phương. + Quy chế làm việc của cấp ủy. Đây là cơ sở để xác định nội dung công việc theo chức trách và thẩm quyền (ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy, thường trực cấp ủy). + Chương trình công tác toàn khóa của ban chấp hành đảng bộ cấp trên và các chủ trương, chính sách từ trên đưa xuống. + Các cuộc họp định kỳ của cấp ủy theo quy định của Điều lệ Đảng. - Yêu cầu của chương trình công tác toàn khóa: + Chỉ cần xác định loại vấn đề mà cấp ủy phải bàn và giải quyết, chưa cần xác định rõ phạm vi, nội dung cụ thể. + Chỉ cần xác định thời gian sẽ bàn vào quý, năm nào, chưa cần ghi rõ tên cơ quan chủ đề án, tên người được phân công trực tiếp phụ trách việc chuẩn bị nội dung đề án đó. + Khéo kết hợp những vấn đề trong chương trình toàn khóa của Ban Chấp hành Trung ương với các vấn đề của cấp ủy địa phương định bàn để bố trí cuộc họp cho thích hợp. - Thẩm quyền ban hành: chương trình công tác toàn khóa của cấp ủy do cấp ủy bàn, quyết định 24 và đồng chí bí thư thay mặt cấp ủy ký chương trình này. 3.2. Chương trình công tác năm của ban chấp hành Xây dựng chương trình công tác năm của ban chấp hành là sự cân nhắc, lựa chọn những công việc cơ bản, quan trọng trong chương trình công tác toàn khóa (theo thứ tự ưu tiên) và những công việc bức bách (nếu có) để bố trí, sắp xếp tương ứng với các kỳ họp trong năm. - Căn cứ để xác định chương trình công tác năm của ban chấp hành: + Chương trình công tác toàn khóa và quy chế làm việc của cấp ủy. + Các cuộc họp định kỳ của cấp ủy theo quy định của Điều lệ Đảng. + Những kiến nghị, đề xuất của các cơ quan tham mưu, các tổ chức đảng trực thuộc. + Các nghị quyết, chủ trương mới của Trung ương, cấp ủy cấp trên (kể cả ngành dọc). - Yêu cầu chương trình công tác năm của ban chấp hành là phải xác định cụ thể về thời gian (tháng hoặc quý nào trong năm); về nội dung công việc; xác định cơ quan chủ trì đề án và người được phân công chỉ đạo trực tiếp việc xây dựng nội dung đề án, cơ quan nào thẩm định đề án trước khi trình ra cấp ủy. 25 3.3. Chương trình công tác của ban thường vụ cấp ủy - Căn cứ để xác định những vấn đề đưa vào chương trình công tác của ban thường vụ cấp ủy: + Đối với chương trình công tác năm, cần lưu ý các yếu tố: • Ban thường vụ cấp ủy là một cấp, có trách nhiệm chỉ đạo việc tổ chức thực hiện chương trình công tác toàn khóa và hằng năm của cấp ủy. • Các nội dung công việc lớn, quan trọng đã được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trong chương trình công tác toàn khóa và hằng năm của cấp ủy (từ năm đầu đến năm cuối nhiệm kỳ) mà ban thường vụ cấp ủy phải tổ chức chỉ đạo chuẩn bị để trình cấp ủy. • Những công việc mới nảy sinh hoặc những đề xuất, kiến nghị của các ban, ngành, đoàn thể, các đảng bộ trực thuộc, xét thấy là quan trọng, cần thiết; những ý kiến chỉ đạo trực tiếp của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước về vấn đề mang tính đặc thù của địa phương mà cấp ủy hoặc ban thường vụ cần phải bàn để có giải pháp xử lý. + Đối với chương trình công tác quý, tháng: Ngoài việc xuất phát từ những yếu tố như khi xây dựng chương trình công tác năm, cần lưu ý nội dung quan trọng nhất của chương trình này là thường vụ cấp ủy phân bổ quỹ thời gian, sắp xếp các cuộc họp và nội dung công việc cụ thể phải làm 26 để điều hành công việc lãnh đạo giữa hai kỳ họp của cấp ủy và chỉ đạo việc chuẩn bị nội dung các kỳ họp cấp ủy theo đúng quy chế làm việc. - Yêu cầu của chương trình công tác của ban thường vụ (năm, quý, tháng) là: + Bảo đảm hài hòa các mối quan hệ giữa nhiệm vụ trọng tâm, cơ bản với các công việc thường xuyên, các vấn đề bức xúc, nổi cộm hoặc những biến cố nảy sinh đột xuất để kịp thời chủ động điều chỉnh một cách hợp lý, khoa học, để vừa giữ vững nội dung chương trình đã định, nhưng không rập khuôn máy móc. + Phân bổ hợp lý quỹ thời gian tương đối để bảo đảm sự lãnh đạo toàn diện của cấp ủy và thường vụ cấp ủy; quỹ thời gian cho các kỳ họp phải tương ứng với nội dung công việc phải bàn và giải quyết; quỹ thời gian cho tập thể ban thường vụ cấp ủy hoặc thường trực cấp ủy làm việc trực tiếp với các ban, ngành, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy trực thuộc...; quỹ thời gian cho bí thư và các ủy viên ban thường vụ đi kiểm tra tình hình và chỉ đạo cơ sở. + Không nên bố trí các cuộc họp, các buổi làm việc nhiều ngày, quá sát hoặc trùng vào những thời điểm không thuận lợi như mùa vụ, lễ hội truyền thống... trong nước và ở địa phương. - Thẩm quyền ban hành: Chương trình công tác năm của ban thường vụ cấp ủy do ban thường vụ cấp ủy bàn và quyết định. 27 Chương trình công tác quý và tháng do thường trực cấp ủy bàn và quyết định. Chánh văn phòng cấp ủy thừa lệnh ban thường vụ cấp ủy ký các chương trình này. 3.4. Chương trình công tác hằng tuần của thường trực cấp ủy Chương trình công tác hằng tuần là những công việc được lựa chọn và sắp xếp vào từng ngày trong tuần và từng giờ trong ngày của thường trực cấp ủy. - Nội dung lịch công tác hằng tuần thường bao gồm: + Nội dung các cuộc hội ý hằng tuần do thường trực cấp ủy chủ trì để xem xét công việc đã làm trong tuần qua, bàn định công việc cho tuần tới. + Lịch làm việc của đồng chí bí thư và đồng chí phó bí thư thường trực nhằm xử lý các công việc hằng ngày; các cuộc tiếp xúc, các cuộc họp cán bộ hoặc đi cơ sở kiểm tra, khảo sát tình hình; đồng thời có tính đến kế hoạch, thời gian đồng chí bí thư, các đồng chí phó bí thư đi dự các cuộc họp do cấp trên triệu tập. - Để lịch công tác tuần của thường trực cấp ủy không bị động, đảo lộn, cần có sự phối hợp chặt chẽ, thường xuyên với văn phòng hội đồng nhân dân, văn phòng ủy ban nhân dân, các ban, ngành để dự tính thời gian xử lý rất nhiều công việc 28 cụ thể từng ngày trong tuần, nhưng phải có thời gian dự phòng cho thường trực cấp ủy xử lý công việc đột xuất, thực hiện các nhiệm vụ đối nội và đối ngoại. 4. Quy trình xây dựng chương trình công tác của cấp ủy Quy trình xây dựng chương trình công tác của cấp ủy thường gồm các nội dung chủ yếu sau: 4.1. Nghiên cứu, chọn việc và dự kiến nội dung công việc đưa vào chương trình công tác Nghiên cứu một số hồ sơ trong kho lưu trữ cấp ủy, trước hết là nghị quyết đại hội đảng bộ cấp mình mới ban hành; chương trình công tác toàn khóa, quy chế làm việc, biên bản các cuộc họp, biên bản kiểm điểm sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy khóa trước; các chủ trương, quyết định của Đảng và Nhà nước... Trên cơ sở đó, chọn lọc theo nhóm vấn đề hoặc nhóm công việc trên từng lĩnh vực (kinh tế - xã hội, xây dựng Đảng, an ninh - quốc phòng, giáo dục - đào tạo...) của khóa này và khóa trước còn lại chưa giải quyết để chọn việc, xác định việc, việc nào là trọng tâm, trọng điểm và trình tự ưu tiên giải quyết các vấn đề đưa vào nội dung chương trình công tác cho đúng với yêu cầu của từng loại chương trình. 29 4.2. Tham khảo ý kiến của các cơ quan tham mưu, giúp việc Tham khảo, thu thập, tổng hợp ý kiến của các cơ quan tham mưu, giúp việc (bao gồm các ban đảng, các cơ quan chính quyền, văn phòng hội đồng nhân dân, văn phòng ủy ban nhân dân)... theo các yếu tố: 1) Sự cần thiết của vấn đề dự kiến đưa vào chương trình; 2) Tính khả thi của việc thực hiện (điều kiện và khả năng chuẩn bị, các bước phải tiến hành, thời gian dự kiến đưa ra bàn v.v.). 4.3. Tranh thủ ý kiến chỉ đạo, gợi ý của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt Một trong những nội dung cần thực hiện trong quá trình xây dựng chương trình công tác của cấp ủy là tranh thủ ý kiến của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt để có được: 1) Định hướng các công việc, nhiệm vụ chủ yếu cần bàn, quyết định và chỉ đạo thực hiện; 2) Kế hoạch, chương trình công tác cá nhân của từng đồng chí lãnh đạo chủ chốt trong từng thời gian cụ thể. 4.4. Xây dựng bản dự thảo chương trình công tác của cấp ủy Trên cơ sở các dữ liệu đã được chọn lọc, văn phòng cấp ủy tiến hành xây dựng dự thảo chương 30 trình công tác của cấp ủy, bao gồm các yếu tố chính sau đây: - Tên gọi của chương trình bao hàm hai thông tin: phạm vi thời gian và đối tượng thực hiện. (Chương trình công tác toàn khóa phải là của ban chấp hành, không thể là của ban thường vụ cấp ủy; chương trình công tác hằng năm phải là của ban thường vụ cấp ủy, không thể là của thường trực cấp ủy; chương trình công tác tháng và lịch làm việc hằng tuần thì có thể bao gồm của cả ban thường vụ cấp ủy và thường trực cấp ủy). - Tên công việc cần giải quyết: thông tin này phải khái quát và rõ, nói lên thực chất vấn đề cần được cấp ủy giải quyết; không ghi nhiều về lý do và nội dung cụ thể. - Hình thức giải quyết: tùy từng vấn đề mà có thể nêu các hình thức như: + Chỉ nghe báo cáo để cung cấp thông tin cho cấp ủy chuẩn bị ra quyết định. + Nghe báo cáo và có ý kiến chỉ đạo. + Nghe báo cáo, thông qua đề án, ra quyết định (nghị quyết, kết luận...). - Thời gian thực hiện: + Đối với chương trình công tác toàn khóa, thời gian thực hiện chỉ cần ghi năm, quý ứng với kỳ họp cấp ủy. Chương trình công tác năm của ban 31 thường vụ cấp ủy cần ghi rõ quý nào; trường hợp xác định chắc chắn thì ghi tháng nào (không cần ghi cụ thể đến ngày và tuần trong tháng). + Đối với chương trình công tác quý, cần ghi thời gian thực hiện vào tháng nào (có thể ghi nửa đầu hay nửa cuối của tháng). + Đối với chương trình công tác tuần của thường trực cấp ủy, cần ghi cụ thể ngày nào, thứ mấy, một buổi hay cả ngày (cần thiết ghi cụ thể vào giờ nào trong ngày...). - Cấp hoặc cơ quan trình đề án, báo cáo: thông tin này xác định cụ thể cơ quan nào sẽ chuẩn bị và trình đề án tại cuộc họp của cấp ủy. - Lời mở đầu và lời kết thúc bản chương trình: tùy mỗi loại chương trình mà có thể có hoặc không có lời mở đầu hoặc lời kết thúc. Lời mở đầu chủ yếu nêu tóm lược tình hình thực hiện chương trình kỳ trước, những công việc trọng tâm trong chương trình kỳ này...; lời kết thúc chủ yếu nêu những yếu tố, các vấn đề cần lưu ý trong chỉ đạo thực hiện chương trình... 4.5. Trình lãnh đạo quyết định và ban hành chính thức - Tùy loại chương trình, văn phòng cấp ủy cần báo cáo để cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy hoặc thường trực cấp ủy góp ý và quyết định bằng một trong hai hình thức: 32 + Trực tiếp báo cáo và xin ý kiến quyết định tại hội nghị. + Gửi lấy ý kiến từng thành viên cấp ủy bằng văn bản, sau đó tổng hợp trình lãnh đạo quyết định. - Sau khi chương trình được ban hành, văn phòng cấp ủy chủ trì đôn đốc, theo dõi việc thực hiện và kiến nghị điều chỉnh, bổ sung vào chương trình công tác của cấp ủy đối với những vấn đề thấy cần thiết. 33 CHUẨN BỊ VÀ PHỤC VỤ HỘI NGHỊ CẤP ỦY ĐỊA PHƯƠNG, CƠ SỞ 1. Trước hội nghị 1.1. Đề xuất chuẩn bị và tổ chức hội nghị Căn cứ quy chế làm việc của cấp ủy và chương trình công tác hằng năm của cấp ủy, văn phòng cấp ủy đề xuất với thường trực cấp ủy về công tác chuẩn bị và tổ chức hội nghị cấp ủy, bao gồm: a) Những nội dung tiến hành trong hội nghị - Là những đề án đã được thường trực cấp ủy phân công cho các cơ quan, tổ chức chuẩn bị mà văn phòng cấp ủy theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị đề án thấy có chất lượng tốt, bảo đảm thực hiện đúng trình tự, thủ tục. - Đối với hội nghị triển khai các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, cấp ủy cấp trên là những nội dung theo chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và cấp ủy cấp trên. Lưu ý: Không nên bố trí quá nhiều nội dung trong một hội nghị. b) Xác định thành phần hội nghị - Theo quy chế làm việc của ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy. 34 - Chuyên viên theo dõi địa phương của các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy cấp trên. - Đại biểu mời theo từng nội dung đề án trình, trong đó, có các cơ quan chuẩn bị đề án, cơ quan phản biện, thẩm định đề án. Đối với hội nghị triển khai nghị quyết, chỉ thị của Trung ương có các báo cáo viên. - Cán bộ, chuyên viên văn phòng cấp ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy trực tiếp phục vụ hội nghị. - Phóng viên cơ quan thông tin, báo chí (nếu có). c) Thời gian tiến hành hội nghị - Hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy thực hiện theo quy chế làm việc của cấp ủy. - Thông thường, hội nghị ban chấp hành nên bố trí từ một ngày đến một ngày rưỡi làm việc; hội nghị ban thường vụ cấp ủy nên bố trí một buổi đến một ngày làm việc; không bố trí nhiều hội nghị ban thường vụ cấp ủy trong cùng một tháng. Hội nghị cấp ủy đột xuất do thường trực cấp ủy quyết định. d) Địa điểm tiến hành hội nghị - Hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy được tổ chức tại các phòng họp của ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy, tùy số lượng người tham dự để bố trí phù hợp, bảo đảm đủ chỗ ngồi và thuận tiện trong việc sử dụng công nghệ thông tin, tác nghiệp của phóng viên. - Đối với hội nghị triển khai các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, cấp ủy cấp trên, hội nghị 35 ban chấp hành mở rộng, tùy số lượng dự hội nghị, nếu quá đông thì tổ chức ở các trung tâm hội nghị để bảo đảm số lượng ghế ngồi và các điều kiện phục vụ khác. đ) Chương trình hội nghị - Chương trình hội nghị được sắp xếp một cách hợp lý để thực hiện toàn bộ các nội dung đề ra; những nội dung liên quan đến cùng đại biểu dự họp hoặc đều được đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng thì sắp xếp liền kề nhau. - Chương trình hội nghị gồm các bước: Chánh văn phòng cấp ủy báo cáo về công tác tổ chức hội nghị; đồng chí chủ trì hội nghị khai mạc và thông qua chương trình hội nghị; thực hiện các nội dung theo chương trình đã thông qua; kết luận và bế mạc hội nghị. e) Xin ý kiến về việc phát hành và thu hồi tài liệu theo quy định. 1.2. Phân công chuẩn bị hội nghị a) Chánh văn phòng cấp ủy phân công lãnh đạo văn phòng phụ trách lĩnh vực, các phòng, đơn vị trực thuộc và chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực, cấp ủy, tổ chức đảng trực thuộc theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị đề án, chủ trì chuẩn bị hoặc tham gia thẩm định đề án ngay khi cấp ủy ban hành chương trình công tác hằng năm. b) Chánh văn phòng cấp ủy phân công lãnh đạo văn phòng phụ trách lĩnh vực, đơn vị, bộ phận 36 trực thuộc chuẩn bị nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ hội nghị. c) Chuẩn bị dự thảo bài phát biểu khai mạc hội nghị; dự thảo gợi ý những vấn đề cần tập trung thảo luận khi có yêu cầu. d) Thẩm tra các tài liệu trình hội nghị về số lượng, thể loại, thể thức, thời gian, chất lượng và quy trình xây dựng văn bản. đ) Xin ý kiến thường trực cấp ủy đối với một số dự thảo văn bản quan trọng trước khi in ấn, nhân sao tài liệu phục vụ hội nghị. e) Gửi giấy mời và tài liệu hội nghị đến các đại biểu thuộc thành phần dự họp; trừ các cuộc họp đột xuất, thông thường các cuộc họp của cấp ủy, gửi giấy mời theo chỉ định như sau: - Hội nghị ban chấp hành, giấy mời và tài liệu gửi trước ít nhất 3 ngày làm việc. - Hội nghị ban thường vụ cấp ủy, giấy mời và tài liệu gửi trước ít nhất 2 ngày làm việc. - Đại biểu mời và cán bộ, chuyên viên trực tiếp phục vụ hội nghị, giấy mời và tài liệu gửi theo nội dung mời họp trước khai mạc hội nghị 2 ngày làm việc. g) Phối hợp với các cơ quan liên quan bảo đảm các điều kiện phục vụ hội nghị - Lễ tân, khánh tiết, trang trí, chuẩn bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng, ghi âm, điện, nước, thông tin liên lạc... 37 - Thống kê đại biểu có mặt, vắng mặt, lý do vắng mặt. - Kiểm tra tài liệu đã phát hành. - Chuẩn bị nơi ăn, nghỉ và đưa đón cán bộ dự họp (nếu có). - Phối hợp kiểm tra công tác an ninh, bảo vệ. - Phối hợp chuẩn bị công tác thông tin tuyên truyền, phỏng vấn, ghi âm, ghi hình, chụp ảnh (nếu có). - Phối hợp bảo đảm công tác bảo vệ sức khỏe cán bộ. - Kinh phí và các điều kiện cơ sở vật chất khác để phục vụ hội nghị. 2. Tổ chức hội nghị 2.1. Khai mạc hội nghị - Chủ trì lễ tân đón tiếp, hướng dẫn đại biểu, khách mời, phóng viên báo chí (nếu có) vào vị trí dự họp. - Vận hành, điều khiển các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, micro, giá treo bản đồ, bảng biểu... - Cấp tài liệu bổ sung, văn phòng phẩm, chế độ cho đại biểu (nếu có). - Chánh văn phòng báo cáo với hội nghị về thành phần, số lượng đại biểu chính thức, đại biểu mời, đại biểu vắng mặt, lý do vắng mặt; thông tin quy định và yêu cầu đối với đại biểu dự hội nghị. - Mời thường trực cấp ủy chủ trì hội nghị. 38 2.2. Ghi biên bản, ghi âm, ghi hình, chụp ảnh hội nghị - Phân công cán bộ, chuyên viên ghi biên bản hội nghị. Biên bản hội nghị được ghi chi tiết, đầy đủ, chính xác, rõ ý kiến phát biểu của từng đại biểu. Ghi theo trình tự, diễn biến, nội dung các vấn đề được trình bày và thảo luận tại hội nghị. - Ghi biên bản thảo luận tại tổ (nếu có) được ghi như biên bản thảo luận tại hội trường. Trong thảo luận, ghi rõ ý kiến phát biểu của từng đại biểu, nhất là những vấn đề còn có nhiều ý kiến khác nhau. Trong trường hợp ý kiến phát biểu được chuẩn bị trước hoặc góp ý trực tiếp vào văn bản thì sử dụng văn bản đó để làm căn cứ hoàn thiện biên bản chi tiết. Khi cần thiết thì nghe lại bản ghi âm để bảo đảm biên bản chi tiết phản ánh đầy đủ, chính xác ý kiến của đại biểu. Ghi chi tiết kết quả biểu quyết và kết luận của chủ trì hội nghị. Trường hợp hội nghị thảo luận và quyết định nhiều nội dung quan trọng, có tính chất chuyên đề thì mỗi nội dung đó lập một biên bản riêng. - Hội nghị ban thường vụ cấp ủy, thường trực cấp ủy có nội dung bàn về công tác tổ chức, cán bộ, chánh văn phòng trực tiếp ghi biên bản. Nếu chánh văn phòng vắng mặt, do thường trực cấp ủy phân công. - Biên bản được ghi và hoàn chỉnh theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng (Mẫu biên bản tại phụ lục kèm theo). 39 - Ghi âm, ghi hình, chụp ảnh trực tiếp tại hội nghị do văn phòng cấp ủy đề xuất, thường trực cấp ủy quyết định. 2.3. Tổng hợp ý kiến thảo luận tại tổ hoặc hội trường Cần tổng hợp nhanh, phản ánh được đầy đủ, chính xác các ý kiến đã phát biểu tại tổ hoặc hội trường. Nội dung bản tổng hợp ý kiến thảo luận phải được phân định, sắp xếp tổng hợp theo nhóm nội dung các vấn đề đã được hướng dẫn thảo luận và bố cục trong mỗi văn bản, đề án. - Dự thảo nội dung của thường trực cấp ủy tiếp thu và giải trình tại hội nghị; dự kiến những vấn đề cần biểu quyết nếu thấy cần thiết hoặc có yêu cầu. - Phối hợp với cơ quan có liên quan, chuẩn bị phiếu biểu quyết (nếu có). Tổ kiểm phiếu do chủ trì hội nghị đề xuất và hội nghị quyết định. - Chuẩn bị dự thảo các văn bản thông qua tại hội nghị (nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế...). - Chuẩn bị dự thảo kết luận hội nghị. 3. Hoàn thiện văn bản, hồ sơ hội nghị 3.1. Thu hồi tài liệu theo quy định - Tài liệu thu hồi ngay trong hội nghị, theo chỉ đạo của chủ trì hội nghị. 40 - Tài liệu thu hồi sau hội nghị, nếu có chỉ định thu hồi. - Tài liệu thu hồi xong phải xử lý theo quy định. 3.2. Hoàn thiện văn bản hội nghị - Trên cơ sở biên bản và kết luận của hội nghị cấp ủy, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày hội nghị cấp ủy thông qua đề án, cơ quan chủ đề án phải tiếp thu hoàn chỉnh văn bản chỉ đạo, gửi cho văn phòng cấp ủy. Văn phòng cấp ủy thẩm định về nội dung, hình thức và thể thức, tiếp tục hoàn thiện theo quy trình, trình thường trực cấp ủy ký ban hành theo thẩm quyền. - Biên bản hội nghị phải được hoàn thành sau khi kết thúc hội nghị ban chấp hành 7 ngày làm việc và sau khi kết thúc hội nghị ban thường vụ cấp ủy 5 ngày làm việc. Trừ trường hợp thường trực cấp ủy yêu cầu hoàn chỉnh ngay biên bản để phục vụ công tác. - Thể loại, thể thức văn bản thực hiện theo Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng và Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. 3.3. Phát hành văn bản - Văn phòng cấp ủy có trách nhiệm phát hành các văn bản sau hội nghị cấp ủy kịp thời, chính xác, đầy đủ theo quy định. 41 - Việc phát hành văn bản có nội dung mật thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước. 3.4. Hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị và nộp vào lưu trữ - Hồ sơ hội nghị bao gồm toàn bộ các tài liệu liên quan đến quá trình hình thành hội nghị và quá trình xây dựng, ban hành văn bản của ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy. - Các cuộc hội nghị cấp ủy đều phải làm biên bản, lập hồ sơ đầy đủ và quản lý chặt chẽ hồ sơ, băng ghi âm, ghi hình hội nghị. - Mỗi hội nghị lập một hồ sơ, nộp lưu theo quy định của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. 4. Sau hội nghị - Quyết toán kịp thời các chế độ phục vụ hội nghị. - Tổ chức họp rút kinh nghiệm công tác chuẩn bị và phục vụ hội nghị. 42 Phụ lục Mẫu biên bản hội nghị cấp ủy TÊN ĐẢNG BỘ CẤP TRÊN (NẾU CÓ) TÊN CẤP ỦY ĐỊA PHƯƠNG, CƠ SỞ * Số ...-BB/... ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM ........., ngày... tháng... năm...... BIÊN BẢN HỘI NGHỊ...1... về...2... ----- Thời gian: (thời gian diễn ra cuộc họp) Địa điểm: (ghi cụ thể nơi họp) Nội dung: (ghi chi tiết, đầy đủ nội dung hội nghị sẽ bàn) I- THÀNH PHẦN HỘI NGHỊ 1. Ban chấp hành (hoặc ban thường vụ cấp ủy, thường trực cấp ủy) * Chủ trì hội nghị: đồng chí... * Có mặt:... đồng chí (số lượng có mặt trên tổng số) * Vắng mặt:... đồng chí (ghi rõ họ và tên) _______________ 1. Ghi rõ hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy hoặc thường trực cấp ủy lần thứ mấy hoặc ngày nào. 2. Ghi rõ tóm tắt nội dung những vấn đề hội nghị bàn. 43 2. Mời dự hội nghị: ... 3. Người ghi biên bản: Đồng chí........... II- TÀI LIỆU SỬ DỤNG TRONG HỘI NGHỊ ...1... III- DIỄN BIẾN HỘI NGHỊ ...2... IV- KẾT LUẬN ...3... NGƯỜI GHI BIÊN BẢN CHỨC VỤ (chữ ký) Họ và tên _______________ CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ CHỨC VỤ (chữ ký và đóng dấu cấp ủy) Họ và tên 1. Ghi tên văn bản, tài liệu sử dụng trong hội nghị. 2. Ghi rõ diễn biến hội nghị. 3. Mỗi vấn đề được kết luận ghi thành một mục riêng. 44 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CẤP ỦY ĐỊA PHƯƠNG, CƠ SỞ 1. Văn bản của cấp ủy địa phương, cơ sở Văn bản của cấp ủy địa phương, cơ sở là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các cấp ủy, tổ chức đảng, do các cấp ủy ban hành (hoặc phối hợp ban hành) theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương. 2. Nguyên tắc ban hành văn bản của cấp ủy địa phương, cơ sở a) Cấp ủy địa phương, cơ sở ban hành văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định trong Điều lệ Đảng, các quy định của Trung ương và quy chế làm việc của cấp ủy; bảo đảm đúng Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, Hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. b) Các văn bản của cấp ủy địa phương, cơ sở phải được viết bằng tiếng Việt, văn phong chính luận, chuẩn mực và chặt chẽ, từ ngữ, văn phạm chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu; cấu trúc phù hợp về thể loại và đúng về thể thức theo quy định của Đảng. 45 c) Văn bản của cấp ủy địa phương, cơ sở được soạn thảo, ban hành đúng nguyên tắc, thủ tục, trình tự và chỉ được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ bằng văn bản của chính cấp ủy đã ban hành hoặc bằng văn bản của cấp ủy cấp trên có thẩm quyền. Khi ban hành văn bản mới, phải ghi rõ nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ văn bản, nội dung của văn bản đã ban hành trái hoặc không còn phù hợp. 3. Quy trình soạn thảo văn bản của cấp ủy địa phương, cơ sở 3.1. Quy trình soạn thảo văn bản thông thường gồm: a) Xây dựng kế hoạch soạn thảo văn bản; b) Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản soạn thảo; c) Xây dựng đề cương, báo cáo khảo sát (hoặc báo cáo chuyên đề) và biên tập bản thảo văn bản; d) Tổ chức góp ý kiến vào dự thảo văn bản, chỉnh sửa và hoàn thiện văn bản; đ) Xây dựng tờ trình và trình duyệt dự thảo văn bản. 3.2. Quy trình soạn thảo một số văn bản của cấp ủy địa phương, cơ sở a) Đối với báo cáo chính trị của đảng bộ Báo cáo chính trị của đảng bộ (viết gọn là báo cáo chính trị) là báo cáo đánh giá tình hình 46 thực hiện nghị quyết đại hội, trong đó nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân và bài học kinh nghiệm; gắn kiểm điểm việc lãnh đạo thực hiện các nhiệm vụ chính trị của đảng bộ với thực hiện Điều lệ Đảng, Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các nghị quyết của Trung ương và cấp ủy cấp trên; xác định rõ phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện của đảng bộ trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị trong nhiệm kỳ tới. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành báo cáo chính trị như sau: (1) Thành lập tiểu ban văn kiện đại hội, tổ biên tập báo cáo chính trị. Cấp ủy địa phương, cơ sở căn cứ Điều lệ Đảng, các quy định, hướng dẫn của Trung ương và cấp ủy cấp trên, quy chế làm việc của cấp ủy thành lập tiểu ban văn kiện giúp cấp ủy chuẩn bị các văn kiện trình đại hội đảng bộ. Thành phần tiểu ban văn kiện gồm các đồng chí thường trực cấp ủy, một số đồng chí trong ban thường vụ cấp ủy, một số đồng chí thủ trưởng các ngành tổng hợp và các đồng chí chánh văn phòng cấp ủy, văn phòng hội đồng nhân dân, văn phòng ủy ban nhân dân; đồng chí bí thư cấp ủy làm trưởng tiểu ban, các đồng chí phó bí thư cấp ủy làm phó trưởng tiểu ban. Ban thường vụ cấp ủy thành lập tổ biên tập gồm các cán bộ có năng lực biên tập giỏi, có 47 trình độ lý luận và am hiểu thực tiễn thuộc các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy, hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, lãnh đạo một số ngành...; tổ trưởng là một đồng chí ủy viên ban thường vụ cấp ủy. (2) Xây dựng kế hoạch thực hiện. Căn cứ vào kế hoạch tổ chức đại hội đảng bộ, tổ biên tập dự thảo và trình tiểu ban văn kiện ban hành kế hoạch chuẩn bị báo cáo chính trị. Kế hoạch phải xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, phân công nhiệm vụ, lộ trình thực hiện. (3) Xây dựng dự thảo đề cương sơ bộ, đề cương chi tiết của báo cáo chính trị. Các cấp ủy địa phương, cơ sở cần xác định chủ đề đại hội và có thể lấy chủ đề đại hội làm tên của báo cáo chính trị. Chủ đề đại hội phải ngắn gọn, súc tích, có tính khái quát cao, tập trung nêu bật những định hướng lớn, có tính chỉ đạo tư tưởng và hành động của toàn đảng bộ, toàn dân và toàn quân; mục tiêu, động lực phát triển của đảng bộ; khẳng định rõ quyết tâm của toàn đảng bộ, toàn dân và toàn quân trong nhiệm kỳ tới. Kết cấu của báo cáo chính trị gồm hai phần lớn: Phần I: Đánh giá kết quả thực hiện nghị quyết đại hội nhiệm kỳ trước; Phần II: Phương hướng nhiệm vụ của nhiệm kỳ tiếp theo. Đề cương sơ bộ do tiểu ban văn kiện chuẩn bị và xin ý kiến ban thường vụ cấp ủy; trên cơ sở 48 đề cương sơ bộ, tiểu ban văn kiện xây dựng đề cương chi tiết, tiến hành hội thảo xin ý kiến các tổ chức, cá nhân có liên quan, xin ý kiến ban thường vụ cấp ủy và cấp ủy. (4) Tổ chức nghiên cứu, xây dựng các chuyên đề và tổng kết các nghị quyết chuyên đề, các chương trình trọng tâm thực hiện nghị quyết đại hội đảng bộ. Căn cứ vào đề cương chi tiết và việc triển khai thực hiện nghị quyết đại hội đảng bộ để xác định những vấn đề trọng tâm, các chuyên đề, các nghị quyết của Trung ương, của cấp ủy cấp trên phải nghiên cứu và tổng kết để đưa kết quả vào báo cáo chính trị. (5) Biên tập, tổ chức lấy ý kiến góp ý, tiếp thu hoàn chỉnh báo cáo chính trị. Căn cứ quan điểm, chủ trương, đường lối, mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp trong dự thảo các văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, kết quả nghiên cứu các chuyên đề, tổng kết các nghị quyết chuyên đề, các chương trình trọng tâm và đề cương chi tiết đã được thông qua, tiểu ban văn kiện chỉ đạo tổ biên tập viết dự thảo từng phần của báo cáo chính trị và tổng hợp thành dự thảo toàn văn của báo cáo chính trị; tổ chức lấy ý kiến các thành viên tiểu ban và tổ biên tập; hoàn chỉnh dự thảo lần thứ nhất báo cáo chính trị và thực hiện quy trình lấy ý kiến góp ý và tiếp thu ý kiến góp ý như sau: 49 - Tiểu ban văn kiện tiếp thu ý kiến thảo luận của ban thường vụ cấp ủy, hoàn chỉnh dự thảo lần thứ hai báo cáo chính trị để trình xin ý kiến cấp ủy. - Tiểu ban văn kiện tiếp thu ý kiến thảo luận của cấp ủy, biên tập dự thảo lần thứ ba báo cáo chính trị. Nếu còn nhiều ý kiến khác nhau thì tiến hành thu thập tài liệu, bổ sung, hoàn chỉnh và xin lại ý kiến ban thường vụ cấp ủy và cấp ủy, sau đó trình ban thường vụ cấp ủy để hoàn chỉnh, gửi xin ý kiến đại hội cấp dưới và lấy ý kiến đóng góp của các cán bộ lão thành cách mạng, các nhà khoa học, nhân sĩ, trí thức, chuyên gia, các tổ chức chính trị, xã hội, nghề nghiệp và các tầng lớp nhân dân bằng những hình thức phù hợp, thiết thực. Kết quả tham gia ý kiến được tiểu ban văn kiện tổng hợp, trình xin ý kiến ban thường vụ cấp ủy những nội dung cần tiếp thu. - Tiểu ban văn kiện theo chỉ đạo của ban thường vụ cấp ủy tiếp thu ý kiến đại hội đảng bộ trực thuộc và ý kiến đóng góp của các cán bộ lão thành cách mạng, các nhà khoa học, nhân sĩ, trí thức, chuyên gia, các tổ chức chính trị, xã hội, nghề nghiệp và các tầng lớp nhân dân biên tập lần thứ tư báo cáo chính trị. - Tiểu ban văn kiện tiếp thu ý kiến của ban thường vụ cấp ủy góp ý vào báo cáo chính trị, đồng thời xây dựng báo cáo tóm tắt (nếu có) để 50 ban thường vụ xin ý kiến cấp ủy. Tiếp thu ý kiến của cấp ủy hoàn chỉnh báo cáo chính trị, báo cáo tóm tắt (nếu có) xin ý kiến của cấp ủy cấp trên trực tiếp. Tổ chức hội nghị cấp ủy tiếp thu ý kiến của cấp ủy cấp trên trực tiếp, hoàn chỉnh báo cáo chính trị, báo cáo tóm tắt (nếu có) để chính thức trình đại hội. (6) Trình báo cáo chính trị tại đại hội. Báo cáo chính trị, báo cáo tóm tắt (nếu có) gửi trước cho đại biểu dự đại hội theo quy định. Tại đại hội, đồng chí bí thư cấp ủy thay mặt đoàn chủ tịch đại hội trình bày báo cáo chính trị hoặc báo cáo tóm tắt (nếu có) trước đại hội và gợi ý những vấn đề cần tập trung thảo luận. b) Đối với nghị quyết chuyên đề của cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy Nghị quyết chuyên đề của cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy là nghị quyết ghi lại những nội dung cơ bản, quan trọng về một vấn đề nhất định được cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy thảo luận, thông qua về hiện trạng, chủ trương, phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện trong một thời gian nhất định. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành nghị quyết chuyên đề gồm: (1) Thành lập tổ biên tập đề án. Căn cứ chương trình làm việc toàn khóa của cấp ủy, cơ quan được giao chủ trì chuẩn bị đề án 51 thành lập tổ biên tập gồm những người có khả năng biên tập văn bản, am hiểu thực tiễn thuộc cơ quan được giao chủ trì và các cơ quan phối hợp; tùy theo nghị quyết mà xác định số lượng người tham gia tổ biên tập; cơ quan chủ trì ban hành quy chế làm việc của tổ biên tập và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. (2) Xây dựng kế hoạch thực hiện. Tổ biên tập giúp cơ quan chủ trì xây dựng kế hoạch thực hiện để xin ý kiến đồng chí ủy viên ban thường vụ cấp ủy được phân công chỉ đạo ký ban hành. Trong kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, phân công nhiệm vụ, lộ trình thực hiện... (3) Xây dựng đề cương sơ bộ và đề cương chi tiết của đề án. - Tổ biên tập giúp xây dựng đề cương sơ bộ để cơ quan chủ trì xin ý kiến các đồng chí lãnh đạo cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp, đồng chí ủy viên ban thường vụ cấp ủy được phân công chỉ đạo và thường trực cấp ủy để hoàn chỉnh đề cương sơ bộ. - Trên cơ sở đề cương sơ bộ, xây dựng đề cương chi tiết xin ý kiến định hướng của ban thường vụ cấp ủy. Kết cấu của đề án và nghị quyết chuyên đề gồm ba phần: Phần thứ nhất: Đánh giá tình hình, trong đó khái quát rõ những ưu điểm, khuyết điểm chủ yếu, nguyên nhân và bài học kinh nghiệm; Phần thứ hai: Quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp; Phần thứ ba: Tổ chức thực hiện. 52 (4) Thu thập thông tin và tổ chức khảo sát thực tiễn. Căn cứ vào đề cương chi tiết của đề án, cơ quan chủ trì xây dựng kế hoạch và nội dung làm việc với các cơ quan nghiên cứu khoa học, các chuyên gia theo chuyên đề cần nghiên cứu, khảo sát gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan yêu cầu cung cấp tài liệu và tổ chức việc nghiên cứu, khảo sát theo kế hoạch và nội dung gửi trước. Kết quả khảo sát là một trong những tư liệu rất quan trọng để biên tập đề án. (5) Biên tập, tổ chức lấy ý kiến góp ý, thẩm định đề án. - Tổ biên tập biên tập dự thảo từng phần của đề án và tổng hợp thành dự thảo toàn bộ đề án. Tiến hành thảo luận ở tổ biên tập, xin ý kiến lãnh đạo cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp và đồng chí ủy viên ban thường vụ cấp ủy được phân công chỉ đạo để hoàn chỉnh dự thảo lần đầu đề án. - Cơ quan chủ trì tiến hành xin ý kiến của các cơ quan hữu quan, các chuyên gia, các nhà khoa học về đề án; thời gian xin ý kiến phải bảo đảm đủ để đóng góp ý kiến; các tổ chức và cá nhân được xin ý kiến có trách nhiệm đóng góp ý kiến và gửi về cơ quan chủ trì đúng thời gian; cơ quan chủ trì tiếp thu hoàn chỉnh đề án và dự thảo tờ trình, dự thảo nghị quyết trình xin ý kiến thường trực cấp ủy. - Tùy theo lĩnh vực cần ban hành nghị quyết chuyên đề, thường trực cấp ủy giao cho các cơ quan 53 tham mưu, giúp việc thẩm định về nội dung đề án, giao văn phòng cấp ủy thẩm tra về thể thức và quy trình xây dựng đề án, giao cho Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị, các hội khoa học, hội nghề nghiệp phản biện đề án (nếu có). Cơ quan thẩm định đề án có trách nhiệm thẩm định và gửi lại cho cơ quan chủ trì đúng thời gian. Trong trường hợp cần thiết, cơ quan thẩm định được yêu cầu cơ quan chủ trì cung cấp tư liệu liên quan đến đề án. (6) Tiếp thu hoàn chỉnh và thông qua đề án. - Cơ quan chủ trì chuẩn bị đề án tiếp thu ý kiến thẩm định, phản biện để hoàn chỉnh đề án, dự thảo tờ trình, dự thảo nghị quyết trình xin ý kiến ban thường vụ cấp ủy. - Ban thường vụ cấp ủy nghe cơ quan chủ trì chuẩn bị đề án trình, nghe ý kiến của các cơ quan thẩm định, phản biện, cơ quan được mời dự họp và tiến hành thảo luận cho ý kiến vào đề án, dự thảo tờ trình, dự thảo nghị quyết. Kết quả thảo luận nếu có sự thống nhất cao, thì đồng chí chủ trì hội nghị kết luận để cơ quan chủ trì tiếp tục hoàn chỉnh đề án, tờ trình, dự thảo nghị quyết để ban thường vụ cấp ủy trình cấp ủy; nếu chưa thực hiện đúng quy trình và còn nhiều ý kiến khác nhau, chưa tạo được sự thống nhất cao, thì giao cho cơ quan chủ trì chuẩn bị lại để ban thường vụ cấp ủy thảo luận và kết luận ở phiên họp sau. - Tại hội nghị cấp ủy, đồng chí ủy viên ban thường vụ cấp ủy được phân công chỉ đạo đọc 54 tờ trình và dự thảo nghị quyết, trong đó nêu rõ những vấn đề cần xin ý kiến và những vấn đề còn có ý kiến khác nhau. Cấp ủy nghiên cứu đề án, tờ trình và tập trung thảo luận vào những vấn đề ban thường vụ cấp ủy xin ý kiến hoặc trong quá trình chuẩn bị còn có ý kiến khác nhau và dự thảo nghị quyết chuyên đề. - Ban thường vụ cấp ủy tiếp thu, giải trình ý kiến thảo luận của các đồng chí cấp ủy viên, tiến hành biểu quyết từng nội dung cụ thể còn có ý kiến khác nhau hoặc các nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể cần biểu quyết, kết quả biểu quyết phải đạt trên 50% số cấp ủy viên tán thành mới được đưa vào nghị quyết chuyên đề; biểu quyết toàn văn nghị quyết chuyên đề phải đạt trên 2/3 số cấp ủy viên tán thành mới được thông qua. - Cấp ủy giao cho ban thường vụ cấp ủy tiếp thu ý kiến và kết quả biểu quyết hoàn chỉnh nghị quyết chuyên đề để ký ban hành theo quy định. c) Đối với chương trình hành động của cấp ủy Chương trình hành động là một hình thức của thể loại chương trình dùng để xác định các mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp, phân công trách nhiệm và lộ trình thực hiện nghị quyết, kết luận của Trung ương, cấp ủy cấp trên và nghị quyết đại hội đảng bộ cấp mình. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành chương trình hành động của cấp ủy, gồm: (1) Phân công xây dựng chương trình hành động. 55 - Ban thường vụ cấp ủy phân công cơ quan xây dựng chương trình hành động thực hiện nghị quyết, kết luận của Trung ương, cấp ủy cấp trên. Chỉ xây dựng chương trình hành động đối với các nghị quyết, kết luận của Trung ương, cấp ủy cấp trên có giao cho cấp ủy xây dựng chương trình hành động để thực hiện. - Cơ quan được giao chủ trì phân công một số đồng chí có khả năng biên tập văn bản, am hiểu thực tiễn thuộc cơ quan mình và các cơ quan phối hợp biên tập chương trình hành động. (2) Xây dựng đề cương chương trình hành động. - Cơ quan chủ trì xây dựng đề cương chương trình hành động xin ý kiến các đồng chí ủy viên ban thường vụ cấp ủy được phân công chỉ đạo và thường trực cấp ủy. - Kết cấu của chương trình hành động gồm ba phần: Phần thứ nhất: Đánh giá tình hình hiện trạng của địa phương, cơ sở liên quan đến nội dung nghị quyết, kết luận của Trung ương đã ban hành, trong đó khái quát rõ những ưu điểm, khuyết điểm chủ yếu, nguyên nhân; Phần thứ hai: Mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp; Phần thứ ba: Tổ chức thực hiện, phân công rõ, cụ thể các đề án, nội dung các cơ quan, tổ chức đảng phải thực hiện. (3) Tổ chức thu thập thông tin. Căn cứ vào đề cương, cơ quan chủ trì làm việc trực tiếp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để 56 thu thập thông tin và yêu cầu các tổ chức, địa phương có liên quan cung cấp tài liệu. Đồng thời nghiên cứu các nghị quyết, quy hoạch, kế hoạch... của địa phương, cơ sở có liên quan đến nội dung nghị quyết, kết luận của Trung ương, cấp ủy cấp trên. (4) Biên tập, tổ chức lấy ý kiến góp ý chương trình hành động. - Căn cứ vào nội dung nghị quyết, kết luận của Trung ương, cấp ủy cấp trên, trên cơ sở đề cương và các tài liệu thu thập được, tiến hành biên tập chương trình hành động, xin ý kiến đồng chí ủy viên ban thường vụ cấp ủy được phân công chỉ đạo và thường trực cấp ủy. - Để chương trình hành động có tính khả thi, cơ quan chủ trì tiến hành xin ý kiến của các cơ quan hữu quan, các chuyên gia, các nhà khoa học bằng hình thức thích hợp. (5) Tiếp thu hoàn chỉnh và thông qua chương trình hành động. - Ban thường vụ cấp ủy tổ chức hội nghị nghe ý kiến của các cơ quan được mời dự họp và tiến hành thảo luận cho ý kiến vào chương trình hành động. Kết quả thảo luận, nếu có sự thống nhất cao, thì đồng chí chủ trì hội nghị kết luận để cơ quan chủ trì tiếp tục hoàn chỉnh giúp ban thường vụ cấp ủy trình cấp ủy; nếu còn nhiều ý kiến khác nhau, chưa tạo được sự thống nhất cao, thì giao cho cơ quan chủ trì chuẩn bị lại để ban thường vụ cấp ủy thảo luận và kết luận ở hội nghị sau. 57 - Tại hội nghị cấp ủy, đồng chí ủy viên ban thường vụ cấp ủy được phân công đọc toàn văn chương trình hành động, nêu rõ những vấn đề cần xin ý kiến và những vấn đề còn có ý kiến khác nhau. Các đồng chí cấp ủy viên có trách nhiệm nghiên cứu kỹ và thảo luận toàn văn chương trình hành động, tập trung vào những vấn đề cơ quan chủ trì xin ý kiến hoặc trong quá trình chuẩn bị còn có ý kiến khác nhau. Đồng chí chủ trì hội nghị cấp ủy căn cứ vào ý kiến phát biểu của các đại biểu dự hội nghị, thay mặt ban thường vụ cấp ủy kết luận và thông qua chương trình hành động. Nếu còn có ý kiến khác nhau hoặc các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cần biểu quyết, thì tiến hành biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín; kết quả biểu quyết phải đạt trên 50% số cấp ủy viên tán thành mới được đưa vào chương trình hành động; biểu quyết toàn văn chương trình hành động phải đạt trên 2/3 số cấp ủy viên tán thành mới được thông qua. - Cấp ủy giao cho cơ quan chủ trì chuẩn bị chương trình hành động giúp ban thường vụ cấp ủy tiếp thu ý kiến kết luận của đồng chí chủ trì hội nghị và kết quả biểu quyết của cấp ủy (nếu có) để hoàn chỉnh chương trình hành động gửi văn phòng cấp ủy thẩm định và trình ban thường vụ cấp ủy ký ban hành theo quy định. d) Đối với một số văn bản khác - Các chỉ thị, kết luận, báo cáo sơ kết, tổng kết... của cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy vận dụng 58 trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành nghị quyết chuyên đề của cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy để thực hiện. - Các văn bản chỉ đạo có nội dung cụ thể trong một thời gian ngắn, ban thường vụ cấp ủy hoặc thường trực cấp ủy giao văn phòng cấp ủy hoặc cơ quan liên quan trực tiếp soạn thảo, văn phòng cấp ủy thẩm định về nội dung, thể thức, hoàn chỉnh trình ban thường vụ cấp ủy hoặc thường trực cấp ủy xem xét ban hành. 4. Phát hành văn bản - Văn phòng cấp ủy chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của cấp ủy bảo đảm kịp thời, chính xác, đầy đủ theo quy định. - Việc phát hành các văn bản có nội dung mật thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước. 5. Lưu trữ văn bản và hồ sơ xây dựng văn bản - Các văn bản ban hành của cấp ủy phải lưu bản gốc ở tập lưu văn bản phát hành tại văn thư cấp ủy và lưu một bản chính trong hồ sơ công việc tại đơn vị, cá nhân được giao chủ trì xây dựng văn bản. - Toàn bộ các tài liệu liên quan đến quá trình chuẩn bị, biên tập, ban hành văn bản phải được lập thành hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ theo quy định. 59 THẨM QUYỀN BAN HÀNH VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA CẤP ỦY ĐỊA PHƯƠNG, CƠ SỞ A- THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CẤP ỦY ĐỊA PHƯƠNG, CƠ SỞ 1. Ở cấp tỉnh a) Ban chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (gọi tắt là tỉnh ủy, thành ủy) ban hành các thể loại văn bản gồm: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, báo cáo, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, phương án, dự án, tờ trình, công văn, biên bản. b) Ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy ban hành các thể loại văn bản gồm: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, phương án, dự án, tờ trình, công văn, biên bản. 2. Ở cấp huyện a) Ban chấp hành đảng bộ huyện (gọi tắt là huyện ủy) ban hành các thể loại văn bản gồm: 60 nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, báo cáo, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, phương án, dự án, tờ trình, công văn, biên bản. b) Ban thường vụ huyện ủy ban hành các thể loại văn bản gồm: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, phương án, dự án, tờ trình, công văn, biên bản. 3. Ở cấp cơ sở a) Ban chấp hành đảng bộ cơ sở (gọi tắt là đảng ủy) ban hành các thể loại văn bản gồm: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, phương án, dự án, tờ trình, công văn, biên bản. b) Ban thường vụ đảng ủy cơ sở ban hành các thể loại văn bản gồm: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, phương án, dự án, tờ trình, công văn, biên bản. B- THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA CẤP ỦY ĐỊA PHƯƠNG, CƠ SỞ I- CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC Mỗi văn bản ban hành của các cấp ủy địa phương, cơ sở phải có 9 thành phần thể thức bắt buộc, gồm: 61 1. Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam” Tiêu đề trên văn bản của các cấp ủy địa phương, cơ sở ghi là “Đảng Cộng sản Việt Nam”, phía dưới có đường kẻ ngang ngăn cách với địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài tiêu đề, ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 2. Tên cơ quan ban hành văn bản Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Ghi tên cơ quan ban hành văn bản chính xác, đầy đủ theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc văn bản thành lập của cấp ủy có thẩm quyền, phía dưới tên cơ quan ban hành văn bản có dấu sao (*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản. Văn bản của ban chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố, văn bản của ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy ghi chung là tỉnh ủy, thành ủy, ví dụ: TỈNH ỦY THÁI BÌNH * Văn bản của ban chấp hành đảng bộ huyện, quận, văn bản của ban thường vụ huyện ủy, quận ủy ghi chung là huyện ủy, quận ủy và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp, ví dụ: ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ GIANG HUYỆN ỦY ĐỒNG VĂN * 62 Văn bản của ban chấp hành đảng bộ cơ sở, văn bản của ban thường vụ đảng ủy cơ sở ghi chung là đảng ủy và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp, ví dụ: ĐẢNG BỘ HUYỆN THANH OAI ĐẢNG ỦY XÃ CỰ KHÊ * 3. Số và ký hiệu văn bản a) Số văn bản là số thứ tự của văn bản được đăng ký, quản lý tại văn thư cơ quan. Số văn bản viết bằng chữ số Ảrập. Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số 0 phía trước. Số văn bản của các cấp ủy ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp ủy. Số văn bản mật ghi liên tục với số văn bản không mật cùng tên loại văn bản. Nhiệm kỳ cấp ủy được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần này đến hết ngày bế mạc đại hội lần kế tiếp. Trường hợp hội nghị cấp ủy lần thứ nhất diễn ra trong thời gian đại hội thì nhiệm kỳ cấp ủy mới được tính từ ngày khai mạc hội nghị cấp ủy lần thứ nhất. b) Ký hiệu văn bản gồm nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Ký hiệu tên loại văn bản là chữ cái đầu các âm tiết của tên loại văn bản, như: NQ (nghị quyết), CT (chỉ thị), KL (kết luận), QC (quy chế), BC (báo cáo)... 63 Ký hiệu một số tên loại văn bản thống nhất như sau: Quyết định và Quy định: QĐ; Chỉ thị: CT; Chương trình: CTr; Thông tri: TT; Tờ trình: TTr. Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản là những chữ cái đầu các âm tiết của tên cơ quan ban hành văn bản. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), ví dụ: Hướng dẫn của tỉnh ủy: Số 15-HD/TU Công văn của ban thường vụ huyện ủy: Số 357-CV/HU Báo cáo của đảng ủy: Số 76-BC/ĐU. 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản a) Địa danh ban hành văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tên riêng của quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn) nơi cấp ủy đặt trụ sở. Văn bản của cấp ủy cấp tỉnh ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Tỉnh ủy Quảng Trị: Quảng Trị, Văn bản của cấp ủy cấp huyện ghi địa danh ban hành văn bản là tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: 64 Văn bản của Huyện ủy Lâm Hà (tỉnh Lâm Đồng): Lâm Hà, Văn bản của cấp ủy cấp cơ sở ở xã, phường, thị trấn ghi địa danh ban hành văn bản là tên xã, phường, thị trấn, ví dụ: Văn bản của Đảng ủy xã Tân Triều (huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội): Tân Triều, Cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản có thể ghi chữ viết tắt là TP (thành phố), TX (thị xã), TT (thị trấn)... Ghi thêm cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản trong các trường hợp sau đây: Địa danh mang tên người, ví dụ: Q. Hai Bà Trưng; P. Lê Đại Hành... Địa danh hành chính một âm tiết, ví dụ: Tp. Huế; P. Bưởi... Địa danh hành chính theo số thứ tự, ví dụ: Phường 7; Quận 1... Địa danh có tên riêng của quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trùng với tên riêng của tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn thuộc huyện trùng với tên riêng của huyện..., ví dụ: Văn bản của Thành ủy Hòa Bình, tỉnh Hòa Bình: Thành phố Hòa Bình, Văn bản của Thị ủy Chợ Mới, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn: Thị trấn Chợ Mới, b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký ban hành. 65 Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm; giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,), ví dụ: Hà Nội, ngày 03 tháng 02 năm 2018 5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản. Các văn bản ban hành đều ghi tên loại văn bản, trừ công văn. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh nội dung chủ yếu của văn bản, ví dụ: BÁO CÁO kết quả đại hội chi bộ nhiệm kỳ 2017 - 2020 ----- Cùng một tên loại văn bản mà cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy ban hành có thể ghi tên tác giả trong trích yếu nội dung văn bản, ví dụ: KẾT LUẬN CỦA BAN THƯỜNG VỤ HUYỆN ỦY về công tác cán bộ ----- Riêng báo cáo chính trị do các cấp ủy địa phương, cơ sở trình đại hội đảng cùng cấp ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản như sau: Trường hợp báo cáo chính trị có chủ đề, ví dụ: ...(NỘI DUNG CHỦ ĐỀ)... (báo cáo của... khóa... trình đại hội... lần thứ...) ----- 66 Trường hợp báo cáo chính trị không có chủ đề, ví dụ: BÁO CÁO ...(trích yếu nội dung)... (báo cáo của... nhiệm kỳ... trình đại hội... nhiệm kỳ...) ----- Tên loại văn bản trình bày một dòng riêng, trích yếu nội dung văn bản trình bày dưới tên loại văn bản; phía dưới trích yếu nội dung văn bản có năm (5) dấu gạch nối (-) ngăn cách với nội dung văn bản. Riêng trích yếu nội dung văn bản của tên loại công văn trình bày dưới số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số 268-CV/VPTU Chuẩn bị hội nghị trực tuyến quán triệt Nghị quyết Trung ương 6 khóa XII 6. Nội dung văn bản Nội dung văn bản là thành phần thể thức chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: 1) Đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. 2) Phù hợp với tên loại văn bản; diễn đạt phổ thông, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu. 3) Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Có thể viết tắt những từ, cụm từ sử dụng nhiều lần trong văn bản, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, 67 cụm từ đó. 4) Khi viện dẫn cần ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. 5) Giải thích rõ các thuật ngữ chuyên môn sử dụng trong văn bản. 6) Tùy theo nội dung, văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm... cho phù hợp. Thông thường nội dung văn bản được dàn đều cả hai lề; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10 mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (Line spacing) tối thiểu là 18pt (Exactly); kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.). Những văn bản có phần căn cứ ban hành, mỗi căn cứ trình bày một dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu phẩy (,). Những văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày như sau: + Phần, chương: Các từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã hoặc ghi bằng chữ; tên phần, chương (nếu có) trình bày ngay dưới từ “Phần”, “Chương”. + Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của mục 68 dùng chữ số Ảrập; tên mục (nếu có) trình bày ngay dưới từ “Mục”. + Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tên điều (hoặc nội dung của điều) trình bày cùng một dòng; số thứ tự của điều dùng chữ số Ảrập, sau số thứ tự có dấu chấm (.). + Khoản: Số thứ tự của khoản ghi bằng chữ số Ảrập; sau số thứ tự của khoản có dấu chấm (.), tiếp đến tên khoản (nếu có) và nội dung của khoản. + Điểm: Thứ tự các điểm được ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c..., sau chữ cái có dấu ngoặc đơn đóng và nội dung của điểm. 7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Quyền hạn ký văn bản của mỗi cấp ủy địa phương, cơ sở phải được quy định bằng văn bản. Văn bản của cấp ủy, đề ký là thay mặt (ký hiệu là T/M). Văn bản được ban thường vụ cấp ủy ủy quyền, đề ký là thừa lệnh (ký hiệu là T/L). - Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm quyền ký văn bản của cấp ủy. Ghi đúng chức vụ được bầu, bổ nhiệm hoặc phân công của người ký văn bản; không ghi tên cấp ủy kèm theo chức vụ của người ký văn bản. Khi thay mặt cấp ủy ký văn bản, chỉ ghi chức vụ người ký văn bản đối với các đồng chí là bí thư, phó bí thư, không ghi chức vụ người ký văn bản là ủy viên. 69 - Họ tên của người ký văn bản là họ tên đầy đủ của người ký văn bản; không ghi học hàm, học vị, quân hàm, danh hiệu... trước họ tên của người ký văn bản. - Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản của cấp ủy; không ký nháy, ký tắt vào văn bản ban hành chính thức. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền đối với văn bản của các cấp ủy địa phương, cơ sở trình bày như sau: + Văn bản của tỉnh ủy, thành ủy T/M TỈNH ỦY BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên + Văn bản của huyện ủy T/M HUYỆN ỦY BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên + Văn bản của đảng ủy cơ sở T/M ĐẢNG ỦY BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên + Văn bản của ban thường vụ cấp ủy các cấp T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ và tên 70 Riêng các văn bản của các cấp ủy địa phương, cơ sở trình đại hội đảng các cấp (gồm: báo cáo chính trị, báo cáo kiểm điểm của ban chấp hành, báo cáo công tác nhân sự ban chấp hành nhiệm kỳ mới...) do đồng chí bí thư cấp ủy ký. a) Đối với văn bản ủy quyền, người được ủy quyền trực tiếp ký, không ủy quyền cho người khác ký thay Ví dụ: Lãnh đạo văn phòng được ban thường vụ cấp ủy quyền ký T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ và tên b) Đối với biên bản hội nghị cấp ủy - Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng con dấu của cấp ủy, ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (chữ ký) Họ và tên CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (chữ ký) Họ và tên - Trường hợp không được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng con dấu của cấp ủy, thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban thường vụ cấp ủy xác nhận chữ ký của người chủ trì hội nghị, ví dụ: 71 NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (chữ ký) Họ và tên CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (chữ ký) Họ và tên Xác nhận chữ ký của đồng chí... T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ và tên Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản. Họ và tên của người ký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn bản. Chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản. Không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản. Riêng biên bản hội nghị cấp ủy và văn bản của liên cơ quan ban hành trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính ở phía phải, các cơ quan, người tham gia khác trình bày ở phía trái, nếu nhiều cơ quan, người tham gia thì trình bày xuống dòng dưới. 8. Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan, 72 tổ chức ban hành văn bản. Văn bản ban hành phải đóng dấu để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dùng để trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu màu đỏ tươi. Biên bản hội nghị cấp ủy, có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ giấy. Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản khác, đóng dấu vào phụ lục văn bản do người ký văn bản quyết định. Dấu đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục. 9. Nơi nhận văn bản Nơi nhận văn bản xác định những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để báo cáo, để thực hiện, để giải quyết, để trao đổi, để biết, để lưu...; nơi nhận văn bản được xác định cụ thể trong văn bản. Văn bản chỉ gửi một số cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn bản gửi nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi chung theo nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân. 73 Nơi nhận văn bản trình bày góc trái, dưới nội dung văn bản. Từ “Nơi nhận” trình bày một dòng riêng, phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản trình bày dưới từ “Nơi nhận”. Đối với tên loại công văn, trình bày từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ “Kính gửi” ở chính giữa, trang đầu văn bản. Ở dòng đầu phần nơi nhận cuối văn bản có thêm từ “Như trên”. Đối với tên loại tờ trình, trình bày thêm từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ “Kính gửi” dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ở dòng đầu phần nơi nhận cuối văn bản có thêm từ “Như trên”. Sau các từ “Nơi nhận”, “Kính gửi” có dấu hai chấm (:), sau mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có dấu phẩy (,), kết thúc nơi nhận văn bản có dấu chấm (.). II- CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BỔ SUNG Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tùy nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây: 74 1. Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn - Dấu chỉ mức độ mật gồm: Mật, tối mật, tuyệt mật. Việc xác định mức độ mật thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của cấp ủy. Con dấu chỉ mức độ mật được khắc theo hướng dẫn của Bộ Công an. Mực dấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ mức độ mật trình bày dưới số và ký hiệu văn bản. - Dấu chỉ mức độ khẩn gồm: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc. Tùy mức độ cần chuyển nhanh văn bản để xác định độ khẩn. Mực dấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ mức độ khẩn trình bày dưới dấu chỉ mức độ mật. 2. Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản - Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, ghi chỉ dẫn phạm vi lưu hành như: Tài liệu thu hồi; xong hội nghị trả lại; xem xong trả lại; lưu hành nội bộ; tài liệu hội nghị; không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng... Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày trang đầu, góc phải, cách mép trên trang giấy 10 mm. Riêng chỉ dẫn “Không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng” trình bày chính giữa, phía dưới quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. 75 - Đối với văn bản dự thảo nhiều lần, sử dụng chỉ dẫn lần dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản trình bày dưới số và ký hiệu văn bản. 3. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Đối với những văn bản cần quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành, ghi ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành trình bày cuối nơi lưu văn bản. 4. Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản Nếu cần thiết, trong các văn bản, giấy tờ hành chính của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi thêm địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (email), số điện thoại, số fax, địa chỉ trang thông tin điện tử (website). Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản trình bày trang cuối cùng của văn bản, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. III- BẢN SAO VÀ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO 1. Các loại bản sao và các hình thức sao Có ba loại bản sao: - Bản sao y bản chính: Là bản sao nguyên văn 76 từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính nhân sao và phát hành. - Bản sao lục: Là bản sao lại toàn văn văn bản của cơ quan khác do cơ quan nhận văn bản được phép nhân sao và phát hành. - Bản trích sao: Là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện. Có hai hình thức sao: - Sao thông thường: Là hình thức sao bằng cách trình bày lại nội dung văn bản cần sao. - Sao photocopy: Là hình thức sao bằng cách chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác. 2. Các thành phần thể thức bản sao - Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao. Các thành phần thể thức bản sao trình bày cuối văn bản cần sao, ngăn cách với văn bản cần sao bằng một đường kẻ nét liền, có độ dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. Vận dụng thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần bắt buộc để trình bày các thành phần thể thức bản sao tương ứng, đồng thời lưu ý một số điểm như sau: + Tên cơ quan sao văn bản: Là cấp ủy sao văn bản. Tên cơ quan sao văn bản trình bày góc trái, 77 dòng đầu, ngay dưới đường ngăn cách với nội dung văn bản cần sao. + Số và ký hiệu bản sao: Số bản sao ghi liên tục từ số 01 trong một nhiệm kỳ cấp ủy; ký hiệu bản sao ghi chung chữ viết tắt là “BS”. Số và ký hiệu bản sao trình bày cân đối dưới tên cơ quan sao văn bản. + Chỉ dẫn loại bản sao giúp cho việc quản lý và sử dụng bản sao. Chỉ dẫn loại bản sao trình bày góc phải, dòng đầu, ngang với tên cơ quan sao văn bản. + Địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao. + Chức vụ, chữ ký, họ tên của người ký sao trình bày dưới địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản. + Dấu cơ quan sao trình bày dưới chức vụ người ký sao. + Nơi nhận bản sao trình bày dưới số và ký hiệu bản sao. - Đối với văn bản sao lục nhiều lần, chỉ trình bày một lần thể thức sao lục. Trường hợp văn bản cần sao hết trang thì trình bày các thành phần thể thức bản sao vào trang mới và đánh số trang tiếp theo số trang của văn bản cần sao, giữa trang cuối văn bản cần sao và trang trình bày các thành phần thể thức bản sao đóng dấu giáp lai. - Đối với bản sao bằng hình thức photocopy: + Nếu photocopy văn bản cần sao và có trình bày các thành phần thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính. 78