🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Phương Pháp, Kỹ Năng, Kinh Nghiệm Chủ Trì, Tham Dự Hội Nghị, Hội Thảo Khoa Học Ebooks Nhóm Zalo Chịu trách nhiệm xuất bản GIÁM ĐỐC - TỔNG BIÊN TẬP PGS.TS. PHẠM MINH TUẤN Chịu trách nhiệm nội dung PHÓ GIÁM ĐỐC - PHÓ TỔNG BIÊN TẬP TS. ĐỖ QUANG DŨNG Biên tập nội dung: ThS. PHẠM THỊ KIM HUẾ TS. HOÀNG MẠNH THẮNG ThS. ĐÀO DUY NGHĨA ThS. TRỊNH THỊ NGỌC QUỲNH ThS. NGUYỄN VIỆT HÀ Trình bày bìa: ĐƯỜNG HỒNG MAI Chế bản vi tính: NGUYỄN THỊ HẰNG Đọc sách mẫu: PHÒNG BIÊN TẬP KỸ THUẬT BÍCH LIỄU Số đăng ký kế hoạch xuất bản: 2266-2021/CXBIPH/24-23/CTQG. Số quyết định xu t b n: 436-QĐ/NXBCTQG, ngày 29/6/2021. Nộp lưu chiểu: tháng 7 năm 2021 Mã ISBN: 978-604-57-6909-6. Biªn môc trªn xuÊt b¶n phÈm cña Th− viÖn Quèc gia ViÖt Nam Ph−¬ng ph¸p, kü n¨ng, kinh nghiÖm chñ tr×, tham dù héi nghÞ, héi th¶o khoa häc / NguyÔn V¨n Thµnh (ch.b.), Fredmund Malik, Nam NguyÔn. - H. : ChÝnh trÞ Quèc gia, 2021. - 152tr. ; 24cm ISBN 9786045767474 1. ThuyÕt tr×nh 2. §iÒu hµnh 3. Héi nghÞ khoa häc 4. Héi th¶o khoa häc 808.5 - dc23 CTM0454p-CIP H LỜI NHÀ XUẤT BẢN ội nghị, hội thảo khoa học là một trong những hình thức hoạt động thường xuyên, phổ biến trong hoạt động thực tiễn của các cơ quan, tổ chức cũng như trong hoạt động nghiên cứu khoa học. Tham dự các buổi hội nghị, hội thảo khoa học sẽ giúp các nhà khoa học, nhà quản lý… công bố các nghiên cứu, các phát hiện… của mình; tiếp nhận, cập nhật các thông tin, các nghiên cứu khoa học mới trong nước và trên thế giới; trao đổi kinh nghiệm, tổng kết thực tiễn hoạt động... Chính vì vậy, việc tổ chức và tham gia hội nghị, hội thảo khoa học đã trở thành nhu cầu đối với người làm khoa học, người làm quản lý, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên… Để tổ chức cũng như tham dự các hội nghị, hội thảo khoa học đạt hiệu quả cao nhất thì không phải ai cũng có đủ phương pháp, kỹ năng, kinh nghiệm để tận dụng những cơ hội, tiếp thu những kiến thức, nội dung mới… trong các hội nghị, hội thảo; cũng như tổ chức, điều hành một cách trôi chảy, thành công trong vai trò người chủ trì. Nhằm giúp các nhà khoa học, cán bộ lãnh đạo, quản lý, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên…, nhất là trong lực lượng Công an nhân dân, dù ở cương vị người chủ trì, đại biểu dự hay diễn giả tại hội nghị, hội thảo khoa học thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật xuất bản 6 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... cuốn sách Phương pháp, kỹ năng, kinh nghiệm chủ trì, tham dự hội nghị, hội thảo khoa học của 3 nhà khoa học trong và ngoài nước do Thượng tướng, PGS. TS. Nguyễn Văn Thành chủ biên. Đây có thể nói là cuốn sách đầu tiên ở Việt Nam giới thiệu về phương pháp, kỹ năng và một số kinh nghiệm thực tiễn khi chủ trì, tham dự hội nghị, hội thảo khoa học. Nội dung cuốn sách sẽ cung cấp cho bạn đọc những phương pháp, kỹ năng của diễn giả trong hội nghị, hội thảo khoa học; kỹ năng, kinh nghiệm chủ trì một hội nghị, hội thảo khoa học; kỹ thuật trình bày PowerPoint trong hội nghị, hội thảo khoa học để đạt được hiệu quả cao nhất. Ngoài ra Phần phụ lục của cuốn sách còn giới thiệu thêm về phương pháp, kỹ năng chuẩn bị, điều hành các cuộc họp, viết báo cáo; giới thiệu phương pháp luận đồng hợp Malik, một phương pháp hiện đại giúp nâng cao hiệu quả công việc. Nội dung cuốn sách đề cập đến một lĩnh vực còn khá mới mẻ, còn ít người nghiên cứu nên mặc dù các nhà khoa học là tác giả cuốn sách này đã dày công sưu tầm, tuyển chọn từ các tài liệu trên thế giới, cũng như chắt lọc kinh nghiệm thực tế từ chính bản thân, nhưng cuốn sách vẫn khó tránh khỏi còn hạn chế, thiếu sót. Nhà xuất bản và các tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc để hoàn thiện nội dung cuốn sách trong lần xuất bản tiếp theo. Xin giới thiệu cuốn sách tới bạn đọc! Tháng 4 năm 2021 NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA SỰ THẬT LỜI GIỚI THIỆU T ổ chức sự kiện (Events) là ngành tạo ra nguồn thu lớn cho nhiều quốc gia như Singapore, Thụy Sĩ... Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học có thể được xem là một phần nội dung của tổ chức sự kiện. Hội nghị, hội thảo khoa học còn là một trong những hình thức sinh hoạt khoa học phổ biến trên tất cả các lĩnh vực, ngành nghề, cơ quan, tổ chức. Hội nghị khoa học là cuộc họp có kế hoạch, có chủ đề để mọi người cùng trao đổi, thảo luận hoặc giải quyết một công việc có tính chất chung nào đó. Hội thảo khoa học là cuộc thảo luận về một vấn đề có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra nhằm làm sáng tỏ cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của vấn đề, của đề xuất, kiến nghị phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý; hoặc dự báo xu hướng phát triển theo cơ sở luận cứ khoa học. Hội nghị, hội thảo khoa học thường có sự góp mặt của các chuyên gia đầu ngành, nhà khoa học, nhà lãnh đạo, nhà quản lý trong các lĩnh vực. Khi tham dự, mỗi thành viên được phân công giữ những vai trò, trách nhiệm khác nhau như: chủ trì, đại biểu dự, đại biểu dự và trình bày tham luận tại hội nghị, hội thảo khoa học. Do đó, để phát huy được vai trò, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình khi tham dự hội nghị, hội thảo khoa học, mỗi thành viên cần xác định rõ vai trò, trách nhiệm, chuẩn bị 8 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... tốt nội dung chuyên môn, trang bị những phương pháp, kỹ năng khi tham gia hội nghị, hội thảo khoa học. Cho đến nay, ở cả trong và ngoài nước có rất ít tài liệu giới thiệu phương pháp, kỹ năng, kinh nghiệm chủ trì, tham dự hội nghị, hội thảo khoa học. Để góp phần trang bị thêm những phương pháp, kỹ năng, kinh nghiệm chủ trì, tham dự hội nghị, hội thảo khoa học cho đội ngũ cán bộ, lãnh đạo, quản lý, nhất là học viên cao học, nghiên cứu sinh trong lực lượng Công an nhân dân và cán bộ chỉ huy, lực lượng trực tiếp xử lý các vấn đề đảm bảo an ninh, an toàn có thể trả lời các câu hỏi “trình bày vấn đề gì?, trình bày cho đối tượng nào?, trình bày như thế nào?”, chúng tôi biên soạn, sưu tầm, tổng hợp và xây dựng thành cuốn sách Phương pháp, kỹ năng, kinh nghiệm chủ trì, tham dự hội nghị, hội thảo khoa học. Với tính chất là tài liệu tham khảo, chúng tôi hy vọng cuốn sách sẽ cung cấp cho các bạn đọc những phương pháp, kỹ năng cơ bản, một số kinh nghiệm thực tiễn chủ trì, tham dự các hội nghị, hội thảo khoa học. Để đảm bảo tính hệ thống, cuốn sách được xây dựng trên cơ sở vừa biên soạn, vừa kế thừa, sử dụng những tư liệu, bài viết của một số tác giả khác mà chưa trực tiếp trao đổi hoặc xin phép, chúng tôi xin trân trọng cảm ơn các tác giả. Xin trân trọng giới thiệu cuốn sách với bạn đọc! Thượng tướng, PGS.TS. NGUYỄN VĂN THÀNH Phần I PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ TRONG HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KHOA HỌC I. CHUẨN BỊ MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH Để chuẩn bị tốt một bài thuyết trình, các tiêu chí chuẩn bị và các câu hỏi sau cần được xem xét và lưu ý: Tiêu chí chuẩn Các điểm cần cân nhắc □ Hình thành các tiêu chí □ Bài thuyết trình dự định đạt được mục đích gì? □ Sau bài thuyết trình, những người tham dự sẽ có tư duy gì, kế hoạch hành động dự kiến vận dụng nghiên cứu vào thực tiễn lãnh đạo, quản lý trong lĩnh vực phụ trách? □ Các mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình (Trình bày vấn đề cho những đối tượng nào? Trình bày nội dung gì? Trình bày như thế nào? ) □ Phân tích cử tọa □ Ai đủ điều kiện và nên tham gia buổi thuyết trình? □ Tại sao cử tọa lại ở đó? 10 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Tiêu chí chuẩn Các điểm cần cân nhắc □ Kiến thức hiện có của cử tọa về chủ đề này có tương thích không? □ Thái độ của cử tọa đối với người đứng đầu và nhóm làm bài thuyết trình là gì? □ Những vấn đề mà bài thuyết trình sẽ mang tới cho những người tham gia? □ Tập hợp tài liệu □ Thông tin nào phù hợp với bài thuyết trình? □ Nên sử dụng bao nhiêu tài liệu kỹ thuật? □ Kinh nghiệm, quan điểm về chủ đề □ Kinh nghiệm của diễn giả, kinh nghiệm của đồng nghiệp về chủ đề này? □ Quan điểm của chuyên gia về chủ đề này là gì? □ Quan điểm tiềm năng của những người tham gia là gì? □ Phân tích nội dung □ Điều gì là quan trọng cho những người tham gia? □ Những gì bài thuyết trình PHẢI đạt được? □ Có bao nhiêu thời gian? □ Lựa chọn phương tiện □ Phương tiện trực quan nào là tốt nhất để đạt được mục đích của bài thuyết trình? □ Phương tiện trực quan nào có khả năng phù hợp nhất với những người tham gia? □ Thiết kế □ Bố cục của căn phòng nên thế nào? □ Thời gian - thời lượng của các phần như thế nào? □ Tổ chức chung ra sao? Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 11 Có thể sử dụng mô hình cây vấn đề hay mô hình cây mục tiêu để xây dựng bài thuyết trình. Với việc xây dựng mô hình này, mệnh đề mục tiêu có được cải thiện không? (được mong đợi? tính thực tế? tính khả thi?). Chủ đề có bỏ sót yếu tố nào cần đề cập để có thể đạt được sự cải thiện không? Chủ đề có bỏ sót yếu tố nào để đạt được các mục tiêu không? Cần làm những gì để tăng cường hiệu quả của các giải pháp? Những rủi ro có thể xảy ra là gì? Giải pháp ứng phó xử lý hiệu quả? Có thể lấy ví dụ cây vấn đề dưới đây: 12 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... II. TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH Sau khi chuẩn bị kỹ bài thuyết trình, bây giờ chúng ta nghiên cứu các kỹ năng trình bày bài thuyết trình. Có hai phương pháp sử dụng tư liệu phục vụ bài thuyết trình: - Tất cả mọi tư liệu được sắp đặt trước hoặc gộp lại với nhau. Diễn giả có thể nhắc lại và chỉ vào bảng hoặc màn hình. Khi sử dụng máy chiếu, bản chiếu hoàn chỉnh sẽ hiển thị ngay lập tức. - Chỉ một phần tư liệu được sắp đặt trước hoặc gộp lại với nhau. Phần còn lại đã được chuẩn bị và sẽ được hiển thị dần trong quá trình trình bày. Phương pháp đầu tiên có ưu điểm là cho phép diễn giả có thể tập trung hoàn toàn vào những gì họ đang nói, không cần nhiều nỗ lực điều phối công việc. Ưu điểm của phương pháp thứ hai là việc trình bày có thể được cấu trúc thành các bước hợp lý. Cử tọa có khả năng sẽ dành nhiều sự chú ý hơn và tham gia nhiều hơn. Tuy nhiên, nó đòi hỏi nhiều công việc hơn. 1. Ý tưởng từ khóa Từ khóa có thể hỗ trợ bài trình bày của diễn giả. Trước tiên, hình thành ý tưởng tổng thể, gồm nội dung, ghi chú và kịch bản. Điều này dẫn đến một trình tự tổng thể cho bài thuyết trình, tức là thiết lập những gì cần nói và những hình ảnh muốn sử dụng ở đâu. Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 13 Cũng có thể sử dụng ý tưởng từ khóa để thiết lập các phân đoạn “phải”, “có thể”, hoặc “có lẽ”. Điều này có nghĩa là diễn giả có thể phản ứng linh hoạt trong suốt quá trình thuyết trình tùy thuộc vào tình huống và thời gian còn lại. Tuy nhiên, diễn giả cũng có thể sử dụng ý tưởng từ khóa ở dạng tệp thẻ để ghi nhớ lý thuyết và những nhận định quan trọng nhất trong phần trình bày. Diễn giả nhờ đó luôn có hỗ trợ và “bảo hiểm” cho bài thuyết trình. Một điều cần phải lưu ý là việc xây dựng phần giới thiệu và phần kết luận. Hầu hết các diễn giả kết thúc bằng một câu như “cảm ơn vì sự chú ý của bạn” bởi các bài thuyết trình có thể đòi hỏi khá nhiều nỗ lực, nên thường rất khó để nghĩ về điều gì đó lạ mắt ở cuối bài phát biểu. Hãy chuẩn bị các từ kết thúc, lưu ý công thức bạn muốn sử dụng cho kết luận và những nội dung muốn người nghe ghi nhớ. 2. Trình tự mẫu cho một bài thuyết trình Việc trình bày nên theo một mô hình phân đoạn có cấu trúc rõ ràng. Mỗi hành động của diễn giả nên nhằm hoàn thành một mục đích riêng biệt hoặc nhắm đến một phản ứng mong muốn từ cử tọa. Hình minh họa sau cho thấy một cấu trúc các hành động của người thuyết trình và phản ứng mong đợi từ cử tọa của họ, được sắp xếp theo một trình tự thích hợp. 14 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Thêm đôi lời về việc mở đầu. Ba mươi giây đầu tiên thường có ý nghĩa quyết định đối với cảm nhận tiếp theo về bài thuyết trình (đặc biệt là về mặt không khí). Vì lý do này, diễn giả nên chủ động liên lạc bằng mắt với những người nghe tích cực, những người nên nhìn khi bạn bắt đầu. Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 15 Dù vậy, đừng duy trì liên lạc đó quá lâu! Có rất nhiều cách để có thể bắt đầu một bài thuyết trình. Ngoài những cách đã trình bày ở phần trên, cũng có thể bắt đầu bằng cách thể hiện mong muốn của người nghe hoặc người nói trước đó, hoặc bắt đầu bằng một câu chuyện vui. Diễn giả có thể khiến người nghe giật mình với những sự việc hoặc nhận định đáng ngạc nhiên. Hoặc có thể bắt đầu với một mô hình, một ví dụ hoặc gợi trí tưởng tượng bằng một hình minh họa. 3. Kỹ thuật hỗ trợ thuyết trình Sau khi xử lý các vấn đề về nội dung, bây giờ chúng ta hãy chú ý đến các vấn đề kỹ thuật thực tế. Có rất nhiều công cụ hỗ trợ kỹ thuật để hỗ trợ trực quan cho các bài thuyết trình. Nhưng diễn giả không nên sa vào ma trận kỹ thuật chỉ vì các tính năng đó tồn tại. Thay vào đó, trước mỗi lần sử dụng một loại hỗ trợ, nên tự hỏi mình một cách nghiêm túc, “điều này có thực sự cần thiết không?”. Nội dung dưới đây xem xét các công cụ hỗ trợ kỹ thuật và đặc điểm của chúng. Ngoài ra, chúng tôi giới thiệu một số quy tắc sử dụng các phương tiện trực quan. - Máy tính xách tay, máy chiếu Máy tính xách tay và máy chiếu là trợ giúp được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Các ưu điểm là: + Có thể sử dụng được trong ánh sáng ban ngày. + Cho phép diễn giả nhìn vào cử tọa. + Các slide có thể được chuẩn bị trước. + Các slide có thể làm đơn giản và chỉnh sửa được. Tuy nhiên, nên ghi nhớ những điều sau đây: + Không bao giờ nên bật máy chiếu khi không sử dụng. 16 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... + Bất kỳ chữ viết nào quá nhỏ không thể đọc được. + Không làm quá tải các slide với hình ảnh. Nói chung, vì sự an toàn, phải luôn luôn có sẵn các slide dự phòng bởi vì bất kỳ lỗi kỹ thuật nào cũng có thể dẫn đến thực tế là không thể thực hiện bài thuyết trình. - Bảng trắng Bảng trắng rất phù hợp khi có một nội dung cần được xử lý và các từ khóa liên tục cần được viết ra và lưu lại đó trong phần còn lại của bài thuyết trình. Một số lời khuyên khi sử dụng bảng trắng: + Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ bút phù hợp. + Hãy chắc chắn rằng bạn viết đủ lớn. + Đừng đứng trước những gì bạn đã viết, mà chếch về bên trái của bảng. + Đừng nói chuyện với cái bảng mà nói với cử tọa. - Bảng lật Một bảng lật rất thích hợp khi không có nhiều không gian. Ngoài ra, giấy vuông rất tốt cho việc vẽ biểu đồ và bạn có thể dễ dàng quay lại những gì bạn đã vẽ hoặc viết trước đó. - Tài liệu phát Nói chung, tài liệu chỉ nên được phân phát sau khi trình bày để tránh phiền phức khi mọi người xem lướt qua các tờ giấy. 4. Quy tắc sử dụng các phương tiện trực quan Cần đảm bảo một vài quy tắc cơ bản khi sử dụng các phương tiện trực quan để bài thuyết trình không chỉ được lên kế hoạch hoàn hảo mà còn được thực hiện hoàn hảo. Không bao giờ sử dụng các phương tiện trực quan mà không thử nghiệm trước. Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 17 - Kiểm tra các yêu cầu kỹ thuật đối với máy chiếu: đảm bảo rằng ổ cắm chính, kết nối và dây cáp nối có sẵn, và bạn có các điều kiện ánh sáng cần thiết. Ngoài ra, khi sử dụng các máy chiếu trên cao, bạn nên đảm bảo rằng có bút để viết thoải mái và các slide không bị lộn ngược. - Kiểm tra trình tự các slide hoặc các yếu tố trực quan khác và hiệu quả của chúng (về ánh sáng, mức độ dễ đọc...). Hãy chắc chắn rằng các phương tiện trực quan thực sự hỗ trợ bài thuyết trình và không thực sự cản trở nó. - Thiết kế các slide đơn giản, dễ hiểu và sử dụng không quá sáu dòng trên một trang. Chỉ trình bày một ý tưởng tại một thời điểm. Không sử dụng nhiều hơn hai hoặc ba màu. Sử dụng các kích cỡ và hình dạng khác nhau của chữ cái và sử dụng gạch chân hoặc tô sáng để nhấn mạnh thông tin cơ bản. Chỉ sử dụng trợ giúp trong thời gian bài thuyết trình dùng đến nó (đóng bảng lật, tắt máy chiếu). - Chỉ sử dụng các phương tiện trực quan khi cần thiết, hay chỉ hiển thị các nội dung trực quan khi mà “thời điểm thích hợp đã đến”. Lập kế hoạch có các tờ giấy trắng che đậy một số thông tin hoặc tắt máy chiếu. Sử dụng tất cả các phương tiện trực quan khác nhau kết hợp (bảng lật/máy chiếu, bảng trắng/bảng lật, bảng nam châm/biểu đồ lật). Không chuyền tay các mẫu hoặc mô hình trong khi trình bày mà chỉ cần cầm chúng để mọi người xem hoặc đợi cho đến khi kết thúc buổi thuyết trình mới đưa cho cử tọa. Các slide tóm tắt với thông tin cơ bản (mục tiêu, kết cấu, kế hoạch, lịch trình thời gian) nên được hiển thị trong suốt bài thuyết trình bất cứ khi nào có thể. Cho phép tất cả cử tọa một cái nhìn tốt về các phương tiện trực quan của bạn. 18 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... - Đứng hoặc ngồi sang một bên và không ở phía trước của bất kỳ hình chiếu hoặc bảng phấn. Sử dụng gậy, laser pointer... khi sử dụng các hình chiếu, chỉ vào bề mặt máy chiếu chứ không phải màn hình để duy trì giao tiếp bằng mắt với cử tọa. Nhìn vào cử tọa và nói chuyện với họ (thay vì nhìn vào biểu đồ lật hoặc màn hình). Vào phòng trước khi thuyết trình bắt đầu. Đứng lại ở một góc ở phía sau. Kiểm tra từ quan điểm của cử tọa xem bài thuyết trình của bạn sẽ như thế nào. - Để các phương tiện trực quan tạo hiệu ứng, nên: tạm dừng ngắn khi xử lý các phương tiện trực quan (thay đổi trang chiếu hoặc hình ảnh trên bảng từ tính, xoay bảng xem, v.v.) để cử tọa có thể nhìn vào hình ảnh mà không bị phân tâm (đặc biệt quan trọng đối với văn bản). Chỉ sau đó mới nên bắt đầu tiếp tục nói. Việc sử dụng các phương tiện trực quan để hỗ trợ bài thuyết trình chứ không phải ngược lại, nên các phương tiện trực quan không thay thế cho ý tưởng. Kiểm tra xem các phương tiện trực quan (bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ dòng chảy, biểu đồ thống kê...) có dễ nhìn và dễ hiểu hay không. Giải thích các chữ viết tắt. - Nói to hơn bình thường: sự chú ý của người nghe được phân chia giữa các phương tiện trực quan và người trình bày. Nó có nghĩa là bạn cần nói to hơn, mạnh mẽ hơn, chậm hơn và rõ ràng hơn. Điều này đặc biệt quan trọng khi ở trong một căn phòng tối, vì ở đó người trình bày không còn nhìn thấy được mà chỉ có thể nghe thấy. 5. Một số sai lầm của diễn giả Có rất nhiều lỗi kỳ cục mà bạn có thể gặp thường xuyên trong các bài thuyết trình và bài giảng, hoặc có lẽ bạn thấy mình được tái hiện trong danh sách sau đây. Điều mà hầu hết cử tọa không thích ở người thuyết trình: Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 19 - Thiếu giao tiếp bằng mắt. - Một cái nhìn không ổn định, dao động. - Hồi hộp ngồi xuống và đứng lên. - Điệu bộ cứng đơ. - Cử chỉ loạn xạ. - Rung tiền xu trong túi quần. - Múa que chỉ, bút bi, laser pointer v.v.. - Bứt quần áo, trang sức hoặc tóc. - Bám chặt bục giảng. - Cắm cúi đọc bản thuyết trình viết sẵn. Ngoài ra, có một số điều có thể bị thực hiện sai khi sử dụng máy chiếu - bảy lỗi nguy hiểm với người trình bày khi sử dụng máy chiếu trên cao là: - Nói chuyện với bức tường và quay lưng với cử tọa. - Đứng che khuất máy chiếu. - Sử dụng quá nhiều slide và thay đổi chúng quá nhanh. - Chỉ lên màn mặt chiếu mà khán giả chẳng biết bạn đang chỉ vào cái gì. - Quơ bàn tay qua lại trước máy chiếu. - Nói với màn chiếu trên cao hoặc nấp đằng sau nó. - Không tìm thấy bản bạn cần chiếu giữa sự hỗn loạn của đống tài liệu. III. CÁCH ĐỂ KHỞI ĐẦU MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH Những bài thuyết trình hay, hoặc những bài thuyết trình làm cho cử tọa thích thưởng thức phụ thuộc vào thái độ của diễn giả. Diễn giả cần có thái độ thân thiện, nghĩa là cố gắng 20 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... liên kết với người nghe, với cử tọa. Một trong những cách để đến gần cử tọa là “chat” thông qua một số “kỹ thuật” sau: - Nói rõ những gì bạn sắp trình bày và tại sao; - Nói cho cử tọa biết một số dữ liệu về quê hương hay cơ quan, trường của bạn; - Cung cấp vài con số thống kê thú vị về quê hương hay cơ quan, trường của bạn; - Cung cấp vài con số thống kê liên quan đến cử tọa; - Gợi cho cử tọa một chút tưởng tượng; - Hỏi cử tọa một câu hỏi và yêu cầu họ giơ tay trả lời; - Hỏi một điều gì đó về cá nhân bạn; - Đề cập đến một vấn đề mang tính thời sự; - Nói về một sự kiện nào đó mang tính nghịch lý hay phản logic; - Yêu cầu cử tọa làm một cái gì đó. Không cần phải dùng tất cả 10 kỹ thuật, mà có thể chỉ 1 hay 2 kỹ thuật là đủ. Nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm trình bày, thì dùng kỹ thuật 1, 2 và 3. Nếu bạn là người có kinh nghiệm thì dùng kỹ thuật 4 -10. Diễn giả luôn phải chú ý sử dụng ánh mắt: Dù chọn kỹ thuật nào thì khi bước lên bục cũng nên mỉm cười và nhìn thẳng vào cử tọa. Không bao giờ nhìn lên trần nhà hay nhìn xuống sàn nhà, bởi vì thái độ đó cho cử tọa cảm nhận rằng diễn giả chẳng nhớ mình nói gì. Thay vì làm như thế, cố gắng nhìn vào slide, hay nhìn vào tờ giấy trước mặt mình. Cử tọa thường thích diễn giả tỏ Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 21 ra tích cực, và vì thế bạn không nên và không bao giờ nói đùa một cách tiêu cực (hay đùa một cách vô duyên) về nơi chốn của hội nghị. Cho dù thành phố có xấu cỡ nào, thì cũng nên tìm một điểm gì hay hay để nói về nó. Nếu Thành phố Hồ Chí Minh là thành phố lụt lội và kẹt xe thì không bao giờ nhắc đến chuyện đó, mà nên tìm một điểm hay để nói (chẳng hạn như trung tâm ẩm thực châu Á, dòng sông, bưu điện, v.v.). 1. Nói những gì bạn sắp trình bày Kinh nghiệm của các diễn giả cho thấy, tuyên bố ngay từ đầu nội dung mình sắp trình bày là một cách để giữ sự chú ý của cử tọa. Slide thứ hai là slide nói về nội dung. Một trong những cách “chuẩn” để nói về nội dung là: (1) Giả thuyết mà bạn muốn kiểm định là gì; (2) Tại sao bạn chọn phương pháp đó để kiểm định giả thuyết; (3) Bạn kỳ vọng đạt được kết quả gì; (4) Kết quả đó ảnh hưởng đến chuyên ngành ra sao. Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa Kính chào mọi người và xin cảm ơn vì đã đến đây. Lời đầu tiên tôi xin tự giới thiệu, tên tôi là Quang Nguyễn. Như các bạn thấy, tiêu đề phần trình bày của tôi là “Các phương pháp sáng tạo để lựa chọn gen”. Tôi làm việc trong một nhóm nghiên cứu nhỏ ở Trường đại học Heaven ở Việt Nam. Xin chào, tôi ở đây để nói về một phương pháp mới lựa chọn gen gây ra chứng loãng xương. Tôi muốn nêu 3 vấn đề: Thứ nhất, tại sao tôi nghĩ cách hiện tại không hiệu quả. Thứ hai, cách thay thế của tôi giúp phương pháp BMA đưa ra quyết định. 22 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Chúng tôi muốn tìm cách tốt nhất để lựa chọn gen gây ra chứng loãng xương và hy vọng rằng nghiên cứu của chúng tôi sẽ không chỉ hữu ích đối với sức khỏe của xương mà còn đối với các bệnh kinh niên nói chung. (Hello everyone and thank you for coming. First of all I’d like to introduce myself, my name is Quang Nguyen. As you can see, the title of my presentation is Innovative Methods of Candidate Gene Selection. I work in a small research group at the University of Heaven in Vietnam. We are trying to investigate the best way to select candidate genes for osteoporosis and we hope that our research will be useful not just in the field of bone health but also for chronic diseases in general). Thứ ba, những thử nghiệm đã chứng tỏ rằng, thậm chí là trái với mong đợi, giải pháp này giảm chi phí gần 5 lần. Hơn nữa, hiệu quả như các phương pháp truyền thống trong 90% trường hợp. (Hello, I am here to talk about a new way to select candidate genes of osteoporosis. I’d like to tell you three things: First, why I think the current methods for selecting candidates are not effective. Second, my radical alternative, which is to let the BMA method make the decision. And third, how trials proved that even against my own expectations this solution reduced costs by 500%. Moreover, it was as effective as traditional methods in more than 90% of cases). Cả hai cách nói đều có thể chấp nhận được. Cả hai cách nói đều rõ ràng và logic. Nhưng bản chỉnh sửa có những ưu điểm như: - Tránh cung cấp những thông tin mà cử tọa có thể đoán từ tựa đề của bài nói chuyện; Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 23 - Nói cho cử tọa biết ngay những gì họ sắp nghe mà không cần đưa slide tựa đề; - Giới thiệu thông điệp chính của bài thuyết trình; - Nói sơ qua về kết quả nghiên cứu vào thời điểm cử tọa còn “hăng hái” nghe, mà không phải chờ đến slide cuối cùng mới biết diễn giả sẽ nói gì. 2. Nói cho cử tọa biết vài dữ liệu về nơi đang làm việc Cử tọa thường muốn học hay có thông tin mới về những đất nước mà họ chưa bao giờ ghé qua. Chẳng hạn, nếu bạn dự hội nghị ở châu Âu hay Mỹ, và bạn đến từ Hà Nội, thì cần phải “khai thác” tính đặc thù của thành phố. Chẳng hạn như thành phố là nơi có trường đại học đầu tiên gần 1000 năm về trước. Có lẽ người Việt nói đó là “nổ”, nhưng người nước ngoài sẽ rất thích thú khi biết dữ liệu này. Nhưng nên nhớ là chỉ nói về dữ liệu này trong vòng 30 giây mà thôi. Và, cũng nên nhớ rằng dữ liệu mình nói ra phải có liên quan đến đề tài (dù xa hay gần) mình sắp trình bày. Dưới đây là một ví dụ trong báo cáo khoa học của một nghiên cứu sinh từ Brazil: Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa Xin chào mọi người, tôi là Cristiane Rocha Andrade, nghiên cứu sinh tại Đại học Liên bang Paraná, Brazil. Tôi sẽ trình bày nghiên cứu tôi đang thực hiện về bệnh dị ứng với mỹ phẩm và đề Tôi đến từ Brazil. Phải mất 30 giờ để đi 9.189 cây số để đến đây, vì vậy rất mong các bạn lắng nghe. Ở Brazil, chúng tôi có 2 cánh rừng lớn, Amazon và Atlantic với khoảng 56 nghìn loài 24 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa xuất giải pháp sử dụng mỹ phẩm tự nhiên. (Good afternoon everyone, my name is Cristiane Rocha Andrade and I am a PhD student at the Federal University of Paraná in Brazil. I am here to give you a presentation on some research I have been conducting on allergies to cosmetics and to propose a way to use natural cosmetics). thực vật. Hơn 90% trong số đó chưa được nghiên cứu. Đó là lý do tại sao tôi quyết định nghiên cứu mỹ phẩm tự nhiên với những thực thể sống từ Brazil. (I come from Brazil. It took me 30 hours to travel the 9.189 km to get here, so please pay attention! In Brazil we have two big forests, the Amazonian and the Atlantic with around 56,000 species of plants. More than 90% of these species have not been studied yet. This is why I decided to study natural cosmetics with raw materials from Brazil). Trong bản chỉnh sửa, Cristiane tỏ ra thông minh khi trình bày thông tin một cách dí dỏm làm cho cử tọa phải chú ý. Cristiane dùng nhiều số liệu, kể cả số liệu chính xác về khoảng cách từ Brazil đến thành phố mà hội nghị đang diễn ra, nhưng điều đó có lẽ chưa gây ấn tượng bằng cách kết nối với mục tiêu nghiên cứu. Đó là một cách mở đầu rất thông minh! 3. Cung cấp vài con số thống kê liên quan đến quê hương mình Thử tưởng tượng bạn đang nghiên cứu về ảnh hưởng của môi trường đến sản phẩm. Một cách tiêu biểu nhưng không Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 25 hay mấy là cách nói: Hôm nay tôi sẽ trình bày một số kết quả về vấn đề xói mòn đất và nó ảnh hưởng như thế nào đến sản xuất lương thực ở nước tôi (Today I am going to present some results on the problem of soil erosion and how it affects food production in my country). Không có gì sai, nhưng ... thiếu sức hút. Bạn có thể bắt đầu bằng một con số ấn tượng: Hàng chục nghìn tấn đất bị rửa trôi do xói mòn ở nước tôi mỗi năm. Điều này có nghĩa là đất mất đi sự màu mỡ và hiện tượng sa mạc hóa xảy ra (Ten thousand tons of soil are lost through erosion in my country every year. This means that fertility is lost and desertification ensues). Hoặc bạn có thể bắt đầu bằng một câu chuyện cá nhân. Chẳng hạn như có thể nói: Hai tháng trước, tôi về nhà và nhìn thấy sự tàn phá của lũ lụt [hiển thị hình ảnh lũ lụt]. Tôi có một người bác có mảnh đất bị xói mòn gần như hoàn toàn. Điều này có nghĩa là năm nay mùa màng của ông sẽ thất bát. Vậy tại sao đây là một vấn đề? Có nghĩa là trong thế giới ngày nay... (Two months ago I went home and saw the devastation caused by the floods [shows picture of floods]. I have an uncle whose land has been almost completely eroded. This means that his crops will fail this year. So why is this a problem? It means that in the world today ...). Một cách khác để bắt đầu bài nói chuyện là nói về đất nước mình: Ở đất nước tôi, hằng năm mỗi hécta bị rửa trôi 30 tấn đất do mưa (In my country, 30 tons of soil per hectare is lost due to rain every year). Nhưng vấn đề là 30 tấn thì khó hiểu nó có ý nghĩa gì, nên cách hay hơn nữa là bạn làm một so sánh: Hãy tưởng tượng nếu căn phòng này đầy đất. Vâng, ở đất nước tôi, chỉ sau một cơn bão duy nhất trên một cánh đồng nhỏ, ba phần tư số đất này sẽ biến mất... (Imagine if this room was filled with soil. Well, after a 26 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... single rainstorm on a small field in my country, three quarters of the soil would have disappeared). Trong trường hợp này, bạn cung cấp cho khán giả một con số thống kê mà họ có thể liên hệ được. Con số có thể không hoàn toàn chính xác, nhưng nó đủ để nói đến một vấn nạn, một điều gì đó quan trọng hay rất quan trọng. Nếu bạn nói thêm về hệ quả thì cử tọa có thể so sánh với những gì họ biết như: tương đương với việc Iceland sẽ biến mất trong vòng chưa đầy một năm (the equivalent of Iceland would disappear in less than a year) thì chắc chắn cử tọa khó mà làm lơ bài nói chuyện được! 4. Cung cấp vài con số thống kê liên quan đến cử tọa Một kinh nghiệm rất thú vị: Diễn giả bước lên bục diễn thuyết, không bật máy, đi thẳng vào vấn đề rằng sau khi mình xong bài diễn thuyết này, ở Australia sẽ có 150 người gãy xương và làm tốn 150 ngàn AUD cộng thêm vài sinh mạng sẽ về bên kia thế giới. Nói xong diễn giả ngừng 5 giây và tỏ ra buồn bã. Cử tọa chưa biết ông sắp nói gì tiếp thì màn ảnh hiện ngay slide đầu tiên và thế là diễn giả khởi đầu bài nói chuyện hùng hồn, thuyết phục mọi người về một chủ đề cực kỳ hẹp và chuyên sâu. Sự thật là, chính vì chủ đề quá hẹp, nên diễn giả cố tình gây ấn tượng ngay từ đầu để thu hút sự chú ý của cử tọa. Những con số thống kê đúng là lợi hại! Một cách dẫn nhập rất hữu hiệu là trưng bày tựa đề bài nói chuyện trong lúc cử tọa đang bước vào khán phòng. Rồi sau đó bắt đầu bằng một màn ảnh trống không và nói với cử tọa về một con số thống kê quan trọng trong lĩnh vực nghiên cứu của bạn. Sau khi nói về con số thống kê, bạn mới tự giới thiệu mình Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 27 và nói tại sao con số thống kê đó liên quan đến những gì bạn sắp trình bày. Dĩ nhiên, bạn biết tại sao nói đến con số thống kê đó, nhưng cử tọa có thể không biết. Và chính vì thế, nhiệm vụ của diễn giả là nối kết với cử tọa. Nếu có thể, dùng các con số thống kê để kể về kinh nghiệm cá nhân. Một vài ví dụ có thể minh họa như sau: 1) 73 triệu bài báo đã được hoàn thành trong 10 năm qua (73 million papers have been completed in the last 10 years). 2) Năm ngoái, 7.300.000 bài báo đã được hoàn thành (Last year, 7,300,000 papers were completed). 3) Mỗi ngày có 20.000 bài báo khoa học được hoàn thành (Everyday, 20,000 scientific papers are completed). 4) Mỗi phút có 14 bài báo được hoàn thành (14 papers are completed every minute). 5) Trong 10 phút tôi đang nói chuyện với bạn sáng hôm nay, 140 bài báo đã được hoàn thành trên khắp thế giới (In the 10 minutes that I have been talking to you this morning, 140 papers will have been completed around the world). 6) Ai vừa hoàn thành một bài báo trong tuần qua vui lòng giơ tay lên (Hands up those of you who have finished writing a paper in the last seven days). 7) Trên khắp thế giới, trong tuần qua, khoảng 140.000 bài báo đã được viết. Đó là con số đáng kinh ngạc - 14 bài mỗi phút! (Well around the world, in the last week about 140,000 papers will have been produced, that’s an incredible 14 papers every minute). 28 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... 8) Đến năm 2050, 800 triệu bài báo sẽ được viết, lượng giấy đó đủ để lấp đầy phòng họp này 33.000 lần (By the year 2050, 800 million papers will have been written, that’s enough paper to fill this conference room 33,000 times). Con số thống kê 1 có lẽ quá cao để khán giả có thể hiểu được. Con số thống kê 2-4 có lẽ cũng ổn, nhưng không có tác động. Con số thống kê 5 thì thú vị bởi nó nói lên tính thời gian (ngay tại thời điểm diễn giả nói chuyện), chứ không phải một ngày tháng nào đó. Con số thống kê 6-7 làm cho khán giả phải lắng nghe câu trả lời. Con số thống kê 8 làm cho khán giả phải so sánh. 5. Tạo điều kiện cho cử tọa tưởng tượng Diễn giả có thể không cần tự giới thiệu bản thân hoặc chủ đề thuyết trình, mà hãy bắt đầu bằng “giả sử...” và sau đó giới thiệu cho cử tọa một giả thuyết liên quan đến cả cử tọa và chủ đề nghiên cứu. Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa Tên tôi là Lan và tiêu đề bài phát biểu của tôi là “Sử dụng Protein từ màng nhựa để thay thế loại nhựa đắt tiền”. Như các bạn thấy ở slide tổng quan, đầu tiên tôi sẽ giới thiệu chủ đề... Giả sử mọi người trong hội trường hôm nay mang theo bao bì thức ăn mà họ đã vứt đi trong năm trước. Tôi đếm được khoảng 60 người ở đây, trung bình mỗi người tiêu thụ 50 kg bao bì thực phẩm một năm, chúng ta sẽ có 3 tấn bao bì. (Suppose everyone in this room had brought with them today all the food Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 29 (My name is Lan and the title of my presentation is Using Protein from Whey-coated Plastic Films to Replace Expensive Polymers. As you can see in this outline slide, I will first introduce the topic of...). packaging that they had thrown away in the last year. I have counted about 60 people here. Given that the average person consumes 50 kilos of food packaging a year, then that is three tons of packaging). Trải qua 4 ngày hội thảo, chúng ta sẽ thải ra khoảng 450 kg bao bì bao gồm cả hộp nhựa. Nghiên cứu của tôi nhằm tăng khả năng tái chế của số bao bì này đến 75%. Chúng ta sẽ làm như thế nào? Sử dụng protein từ màng nhựa để thay thế nhựa đắt tiền. Tôi là Lan và... (Over the next 4 days of this conference, we will produce about 450 kilos of packaging, including plastic bottles. My research is aimed at increasing the recyclability of this packaging by 75%. How will we do it? Using protein from whey-coated plastic films to replace expensive polymers. My name is Lan and...). 6. Hỏi cử tọa một câu hỏi hay yêu cầu họ giơ tay Một cách hữu hiệu để bắt đầu một bài nói chuyện là làm cho cử tọa suy nghĩ về một câu hỏi. Nếu bạn chọn kỹ thuật này thì bạn đưa ra câu hỏi, chờ khoảng 2-5 giây, và sau đó tiếp tục. Chẳng hạn, tưởng tượng rằng bạn nói chuyện trong một hội nghị về một bệnh rất hiếm, có lẽ không cần phải bắt 30 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... đầu với một định nghĩa bệnh hiếm là gì, kiểu như: Các bệnh hiếm gặp là một nhóm hỗn hợp các rối loạn kinh niên và nghiêm trọng mang gánh nặng cho xã hội (Rare Diseases are a heterogeneous group of serious and chronic disorders having a social burden). Khán giả có lẽ đã biết bệnh hiếm là gì rồi. Nói như thế chẳng khác gì lên lớp người ta! Thay vì “lên lớp” như thế, bạn có thể nói về một điểm nào đó mà phần lớn họ không biết hay sẽ thấy thú vị. Do đó, bạn có thể viết trên slide hai dòng (chỉ 2 dòng): - 1/50.000 - 1/2.000 Cử tọa sẽ lập tức chú ý những con số này nói lên điều gì. Sau đó, bạn mới bắt đầu giải thích: Các bạn có biết ai mắc bệnh hiếm gặp? [Ngừng 2 giây] Nếu bạn đến từ Anh, chắc là bạn không biết. Nhưng nếu bạn đến từ Tây Ban Nha, bạn có thể biết một vài người. Điều đó liệu có nghĩa là Tây Ban Nha nhiều người mắc bệnh hiếm gặp hơn không? Không, đơn giản là định nghĩa của chúng ta về điều gì tạo nên một căn bệnh hiếm gặp khác so với ở Anh. Một bệnh hiếm gặp ở Anh là bệnh ảnh hưởng tới 1/50.000 người. Còn ở Tây Ban Nha, chúng ta theo định nghĩa của EU, tức 1/2.000. Đó là sự khác biệt rất lớn. Nhóm nghiên cứu của tôi đang nghiên cứu... (Do you know anyone who has a rare disease? [Ngưng 2 giây] Well if you are from the United Kingdom, the chances are that you don’t. But if you are from Spain, then you might know someone who does have a rare disease. Does that mean that here in Spain we have more rare diseases? No, it simply means Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 31 that our definition of what constitutes a rare disease is different from that in the UK. A rare disease in the UK is something that affects 1 in 50,000 people. In Spain we follow the European Union definition of 1 in 2,000. That’s a very big difference. Well, my research group has been looking at...) Điều này ngay lập tức sẽ cho khán giả thấy vài điều mà họ không thể biết, hơn là đưa cho họ một định nghĩa rất trừu tượng về những thứ mà họ đã biết rồi. Chú ý mỗi câu đều ngắn - và kỹ thuật này giúp cử tọa dễ hiểu. Ngừng 2 giây sau khi đặt một câu hỏi có lẽ là dài đối với diễn giả đang đứng trên bục, nhưng đối với cử tọa thì không. Một cách khác là đặt câu hỏi và yêu cầu cử tọa giơ tay: Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa Xin chào mọi người, tôi là Rossella Mattera, một nghiên cứu sinh về Y học phân tử. Hôm nay tôi ở đây để nói với các bạn về dự án ExPEC, đặc biệt là về vắcxin chống lại ExPEC. (Hello everyone, I am Rossella Mattera, a PhD student in Molecular Medicine. I am here today to tell you about the ExPEC project, in particular about a vaccine against ExPEC). ExPEC là gì? ExPEC hay Escherichia coli gây bệnh ngoài đường tiêu hóa, là một vi sinh Các quý ông bị viêm bàng quang, xin hãy giơ tay lên [Ngừng 2 giây]. Tôi cá rằng nhiều người đàn ông ở đây thậm chí còn không biết viêm bàng quang là gì [nói với giọng đùa]. Trong phòng này có 20 phụ nữ và 16 người trong số các bạn sẽ bị viêm bàng quang trong suốt cuộc đời. Các bạn nam thật may mắn vì bệnh viêm bàng quang chủ yếu ảnh hưởng đến phụ nữ. Đây là một bệnh nhiễm trùng kinh khủng khiến bạn cảm thấy muốn đi vệ sinh sau mỗi hai hoặc ba phút. (Hands up the men who have had 32 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa vật gây ra một loạt các bệnh liên quan với nguy cơ tử vong cao. Nhiễm khuẩn E.coli ngoài ruột phổ biến nhất do các chủng này gây ra là viêm bàng quang, trên thực tế 80% phụ nữ có “trải nghiệm” này trong suốt cuộc đời, với sự tái nhiễm trong vòng chưa đầy 6 tháng... (What is ExPEC? ExPEC or extraintestinal pathogenic Escherichia coli, is a microorganism that causes a large spectrum of diseases associated with a high risk of death. The commonest extra intestinal E.coli infection that is caused by these strains is cystitis, in fact 80% of women have this “experience” during their lifetime, with a reinfection in less than 6 months ...). cystitis. [Ngưng 2 giây] I bet many of the men here don’t even know what cystitis is [nói với giọng đùa]. In this room there are 20 women and 16 of you women will experience cystitis during your lifetime. You men are lucky because cystitis mainly affects women. It is a horrible infection that makes you feel you want to go to the toilet every two or three minutes). Viêm bàng quang do ExPEC hoặc Escherichia coli gây ra. Bệnh nhiễm trùng này ảnh hưởng đến 80% phụ nữ. Viêm bàng quang, viêm bể thận, nhiễm trùng huyết và viêm màng não ở trẻ sơ sinh là những bệnh nhiễm trùng phổ biến do những chủng vi khuẩn này gây ra. Hầu hết các ExPEC đều kháng lại liệu pháp kháng sinh, do đó chúng ta cần vắcxin. Tôi là một nghiên cứu sinh về Y học phân tử. Hôm nay tôi ở đây để nói với bạn về vắcxin chống lại ExPEC. (Cystitis is caused by ExPEC or extra intestinal pathogenic Escherichia coli. This infection affects 80% of women. Cystitis, pyelonephritis, sepsis, and neonatal meningitis are Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 33 Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa common infections caused by these strains. Most ExPECs are resistant to the antibiotic therapy, therefore we need a vaccine. I am a PhD student in Molecular Medicine. I am here today to tell you about a vaccine against ExPEC). 7. Nói một điều về cá nhân diễn giả Nói một câu chuyện “tầm phào” về cá nhân bạn (chẳng hạn như lý do bạn thích lĩnh vực nghiên cứu này, đề tài này làm bạn chú ý là do yếu tố gia đình, nơi làm việc, hay một lý do nào đó). Một cách khác để bắt đầu bài nói chuyện là nói một điều gì đó mang tính khó hiểu, nghịch lý. Nên nhớ là bạn phải chứng tỏ mình hào hứng với đề tài nghiên cứu bằng cách nói cho cử tọa biết điều gì làm cho bạn thấy hứng thú nhất. Khi bạn nói về cái “đam mê” (passion) của mình về đứa con tinh thần, bạn cần phải tỏ ra tươi tắn, và giọng nói trở nên hồ hởi. Đó chính là một cách làm cho cử tọa “nóng lên” - tiếng Anh gọi là warming up! Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa Tôi sẽ mô tả việc sản xuất những quả dâu tây có độ đặc chắc trong cùi. Trong nghiên cứu của mình, chúng tôi đã biến đổi cây dâu tây bằng vi khuẩn nông nghiệp và Tôi bắt đầu quan tâm đến nông học và sinh học một cách hoàn toàn tình cờ. Một kỳ nghỉ hè khi còn là sinh viên, tôi làm việc trong một cửa hàng kem hữu cơ. 34 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa chúng tôi thu được 41 cây chuyển gen độc lập. Trên cơ sở năng suất và độ chắc của quả, chúng tôi chọn ra sáu giống dâu khác nhau. (I am going to describe the creation of strawberries with a strong consistency in the pulp. In our research we modified strawberry plants with agrobacterium and we obtained 41 independent transgenic plants. On the basis of yield and fruits firmness, we then selected six different varieties of strawberry). Ngày nào chúng tôi cũng nhận được những thùng trái cây tươi, và ngày nào chúng tôi cũng phải vứt đi hàng cân dâu tây vì những quả ở dưới cùng hoàn toàn bẹp dúm và đã bắt đầu mốc. Ngược lại, những quả lê thì luôn hoàn hảo. Vì vậy, tôi nghĩ, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể kết hợp vẻ ngoài mọng nước và hương vị thơm ngon của một quả dâu tây với độ đặc chắc của cùi trong một quả lê? (I became interested in agronomy and biosciences completely by accident. One summer holiday while I was a student I was working in an organic ice cream shop. Every day we got crates of fresh fruit, and every day we had to throw away kilos of strawberries because the ones at the bottom were completely squashed and had already started to mold. The pears, on the other hand, were always fine. So I thought, what if we could mix the succulent look and delicious taste of a strawberry with the strong consistency of the pulp in a pear?). Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 35 Trong bản gốc, diễn giả bắt đầu bài nói chuyện mà không cho cử tọa thời gian để động não. Nếu bỏ sót những gì diễn giả nói ngay lúc này, sự hiểu biết của họ sẽ bị hạn chế. Trong bản được chỉnh sửa, diễn giả trả lời câu hỏi mà nhiều người đang thắc mắc. Cử tọa sẽ “thưởng thức” và so sánh trải nghiệm của họ với diễn giả. Kỹ thuật nói một vài điều về diễn giả có thể sử dụng: - Từ ngữ thông thường như là diễn giả đang nói chuyện với những người bạn; - Cung cấp vài thông tin hay chi tiết thú vị; - Trích dẫn từ các nhà nghiên cứu khác; - Dùng câu văn ngắn và dài một cách... ngẫu nhiên; - Tỏ ra là mình đang kể chuyện. 8. Đề cập đến vấn đề thời sự Diễn giả nên cố gắng suy nghĩ đến một đề tài hay thông tin mà cử tọa đang quan tâm đến, như một bản tin trên báo chí có liên quan đến hội nghị. Ví dụ: Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa Tôi tên là Hung Nguyen và tôi làm việc tại Trung tâm Nghiên cứu Giao thông vận tải tại.... Trong phần trình bày hôm nay, tôi muốn cho bạn biết kết quả của một nghiên cứu thử nghiệm về dự đoán thời gian Tôi biết rằng rất nhiều quý vị ở đây, giống như tôi, đã đến hội nghị mỗi ngày bằng xe buýt. Tôi không biết quý vị thế nào, nhưng tôi phải đợi khoảng 10 đến 15 phút mỗi lần. Khá vui. Trên thực tế, không chỉ có xe buýt đến muộn, mà ngay sau khi một 36 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa đến của xe buýt theo thời gian thực bằng cách sử dụng dữ liệu GPS. (My name is Hung Nguyen and I work at the Center for Transportation Research in .... In my presentation today, I would like to tell you the results of an experimental study on real time bus arrival time prediction using GPS data). chiếc đến, sau đó hai chiếc khác nhanh chóng theo sau. Và điều đó còn khiến tôi hạnh phúc hơn. Tại sao? Bởi vì nghiên cứu của tôi đang tìm hiểu lý do tại sao điều này xảy ra, tại sao 3 chiếc xe buýt lại đến cùng lúc? Và nếu nó xảy ra ở Geneva này, nơi Rolex có trụ sở chính của họ, thì rõ ràng là chưa có ai khác giải quyết được vấn đề, và tôi sẽ là người tiên phong. Tôi tên là Hung Nguyen và... (I know that a lot of you, like me, have been getting to the conference each day by bus. I don’t know about you, but I have had to wait about 10 to 15 minutes each time. And it’s been great fun. In fact, not only have the buses been late, but as soon as one comes, then another two quickly follow. And that’s made me even happier. Why? Because my research is investigating why this happens - why do buses come in threes? And if it happens here in Geneva, where Rolex have their headquarters, then clearly no one else has solved the problem yet, and I am going to get in there first. My name is Hung Nguyen and ...). Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 37 Trong cách nói trên, diễn giả Hung Nguyen bắt đầu bằng một câu chuyện có thể nói là vô vị (đón xe bus), nhưng khi diễn giả liên đới đến trải nghiệm của mỗi người cũng như chủ đề nghiên cứu của diễn giả thì câu chuyện trở nên đáng chú ý. Diễn giả cũng thêm vào một câu vui vẻ mà có lẽ phần lớn cử tọa trong hội trường đang bức xúc. Với kỹ thuật này, diễn giả có thể kiềm giữ sự chú ý của cử tọa vào bài nói chuyện. 9. Nói một điều gì đó ngược với trực giác Người ta nói chung thích được biết quan điểm của mình bị thách thức ra sao. Dĩ nhiên, ở đây chúng ta không bàn đến những quan điểm về các vấn đề nhạy cảm như tôn giáo hay đạo đức. Nếu nghiên cứu của bạn chứng minh một điều gì đi ngược lại với ý kiến phổ biến, thì hội nghị là một diễn đàn lý tưởng để gây chú ý. Ví dụ: Bản gốc Bản sau khi chỉnh sửa Trong phần trình bày này, một phân tích so sánh sẽ được thực hiện với một số điều tra về mức độ thông thạo trong việc sử dụng tiếng Anh trên quy mô thế giới. Các thông số và phương pháp luận được sử dụng để thực hiện phân tích, cùng với một số kết quả sẽ được trình bày. Tôi sẽ bắt đầu bằng cách giới thiệu tổng quan ngắn gọn về kiến thức nền... (In this presentation, a Ai nói và viết tiếng Anh giỏi nhất thế giới? Có lẽ là người Anh [Ngừng 2 giây] bởi sau tất cả, họ có Nữ hoàng, và đó là nơi bắt nguồn của ngôn ngữ? [Ngừng] Hay bạn nghĩ đó là người Mỹ? Hay người Canada hay người Australia? [Ngừng] Thực ra đó là người Scandinavi, Đan Mạch và Hà Lan. Và nếu bạn đã tham dự hầu hết các buổi thuyết trình ở đây trong vài ngày qua, tôi đoán chính những người này là người bạn hiểu rõ nhất. Có phải 38 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... comparative analysis will be made of some investigations into the proficiency in the use of the English language on a world scale. The parameters and methodology used to make the analysis, along with some of the results will be presented. I will begin by giving a brief overview of the background ...). điều này có nghĩa là những người nói tiếng Anh bản ngữ thậm chí không thể nói ngôn ngữ của họ? Dĩ nhiên là không. Nhưng... (Who speaks and writes the best English in the world? The British maybe, [Ngưng 2 giây] after all they have the Queen, and that’s where the language originated? [Ngưng] Or do you think it’s the Americans? Or the Canadians or Australians? [Ngưng] Actually it’s the Scandinavians, the Danes, and the Dutch. And if you have been attending most of the presentations here in the last few days, I guess it’s these guys who you understood the best. Does this mean that the native English speakers can’t even speak their own language? Of course not. But ...). 10. Yêu cầu hay mời cử tọa làm một cái gì đó Tác giả Bjørn Lomborg, một chuyên gia về các vấn đề toàn cầu và là một trong 75 người có ảnh hưởng lớn nhất trên thế giới (theo Tạp chí Esquire), thường bắt đầu bài nói chuyện trên TED.com bằng những câu hỏi như: Các vấn đề lớn của thế giới là gì? Và tôi phải nói rằng, trước khi tôi tiếp tục, tôi nên đề nghị tất cả các bạn lấy giấy bút ra vì tôi thực sự sẽ nhờ các bạn giúp tôi theo dõi cách chúng ta làm. Vì vậy, hãy lấy Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 39 giấy bút ra. Điểm mấu chốt là, có rất nhiều vấn đề trên thế giới. Tôi chỉ liệt kê một số trong số chúng. Có 800 triệu người đang bị đói. Có một tỷ người không có nước sạch. Hai tỷ người không đủ điều kiện vệ sinh. Có vài triệu người chết vì HIV và AIDS. Danh sách còn tiếp tục. Có hai tỷ người sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi biến đổi khí hậu, v.v.. Có rất nhiều, rất nhiều vấn đề ngoài kia. (What are the big problems in the world? And I must say, before I go on, I should ask every one of you to try and get out pen and paper because I’m actually going to ask you to help me to look at how we do that. So get out your pen and paper. The bottom line is, there is a lot of problems out there in the world. I’m just going to list some of them. There are 800 million people starving. There’s a billion people without clear drinking water. Two billion people without sanitation. There are several million people dying of HIV and AIDS. The lists go on and on. There’s two billions of people who will be severely affected by climate change - so on. There are many, many problems out there). Trong một thế giới lý tưởng, chúng ta sẽ giải quyết được tất cả, nhưng thực tế chúng ta không làm được. Chúng ta không thực sự giải quyết được tất cả các vấn đề. (In an ideal world, we would solve them all, but we don’t. We don’t actually solve all problems). Và nếu chúng ta không giải quyết được mọi vấn đề, câu hỏi mà tôi nghĩ chúng ta cần phải tự đặt ra trên khía cạnh kinh tế là, nên giải quyết cái nào trước? Và đó là câu hỏi tôi muốn hỏi quý vị. (And if we do not, the question I think we need to ask ourselves - and that’s why it’s on the economy session-is to say, 40 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... if we don’t do all things, we really have to start asking ourselves, which ones should we solve first? And that’s the question I’d like to ask you). Nếu chúng ta nói rằng, sẽ bỏ ra 50 tỷ đôla trong bốn năm tới để làm những điều tốt đẹp trên thế giới này, chúng ta nên tiêu nó vào đâu? (If we had say, 50 billion dollars over the next four years to spend to do good in this world, where should we spend it?) Sau đó, ông mời cử tọa suy nghĩ trong vòng 30 giây về 10 vấn đề lớn nhất trên thế giới ngày nay là gì, và sẽ dành ưu tiên giải quyết vấn đề nào. Kỹ thuật này không chỉ trình bày những con số thống kê mà còn gây sự chú ý một cách trực tiếp. Điều này có nghĩa là mọi người cảm thấy có động cơ để đi tìm một giải đáp cho vấn đề mà ông nêu ra. Mời cử tọa làm một cái gì đó hay suy nghĩ về một vấn đề gì đó cần phải thực hiện một cách chủ động. Không nên chỉ đứng trên bục diễn thuyết một cách thụ động. Phải dùng “điệu bộ” (body language) để gây chú ý. Kỹ thuật này có vài ưu điểm như: - Diễn giả có thời gian để ổn định trước một nội dung quan trọng; - Cho cử tọa một khoảng giải lao ngắn; - Tạo sự hứng thú trong cử tọa, nhất là trong điều kiện diễn giả phải nói chuyện vào buổi chiều (khi phần lớn cử tọa đều mệt mỏi và buồn ngủ). Sau khi đọc tất cả 10 kỹ thuật trên đây để bắt đầu một bài nói chuyện, có lẽ bạn đọc sẽ nói một trong hai câu sau đây: (1) đó là những kỹ thuật có ích và tôi có thể thực hành; hoặc (2) tôi Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 41 không đủ trình độ tiếng Anh và tự tin để thực hành. Nhưng không có lý do gì bạn không thể thực hành một vài kỹ thuật trên đây. Nhiều người thoạt đầu còn ngần ngại, nhưng sau khi thực hành một vài lần, họ bắt đầu hứng thú. Có người sau này trở nên thành thạo và còn chỉ lại cho người hướng dẫn những kỹ thuật “độc đáo” hơn. Để có một bài nói chuyện hay, vấn đề không chỉ là nội dung mà còn là hình thức. Bạn cần phải có một chút can đảm (đứng trước đám đông để nói về đề tài mình yêu thích). Bạn cần phải tỏ ra hào hứng với đứa con tinh thần của mình khi trình bày. Nên nhớ rằng: cần phải phân biệt một nhóm slide và một bài nói chuyện (presentation). Bạn có thể có vài chục slide với hình ảnh và câu chuyện thú vị, nhưng những slide đó không bao giờ trở thành một presentation, nếu mình không “thổi hồn” vào slide và câu chuyện sắp trình bày. Cũng cần nhấn mạnh rằng quan tâm đến slide và cách trình bày là một cách chúng ta tỏ lòng tôn trọng cử tọa. Cử tọa bỏ thời gian và tiền bạc đến nghe và hiểu một màn trình bày, chứ không phải để xem những slide và một cái máy biết nói. Mẹo phát biểu (của Kurt Tucholsky) “Thưa quý vị, trước khi nói về chủ đề tối nay, hãy để tôi nói ngắn gọn...”. Câu nói này có tất cả dấu hiệu của một phần giới thiệu kém. Một bài diễn văn chính thức, một lời mở đầu, một thông báo về chủ đề dự kiến, theo sau là việc sử dụng từ “ngắn gọn” sẽ ngay lập tức làm cử tọa cụt hứng. Những gì cử tọa thích là nghe một bài phát biểu mang theo động lực và sự hứa hẹn “mang tới sự tốt đẹp”. Đừng quá tẻ nhạt. 42 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Nói vo là một dấu hiệu của sự tự tin. Đừng chỉ đơn thuần đọc ra một tài liệu đã viết sẵn. Mặc dù có một bài phát biểu bằng cách đọc văn bản không bị vấp váp, nhưng nó chứng tỏ sự cứng nhắc và gợi lên cảnh tượng người nói cứ nhìn chòng chọc sau mỗi vài câu để xem liệu cử tọa còn ở đó không. Ghi chú các khía cạnh chính và ứng biến xung quanh chúng. Hãy xem các diễn giả dày dạn kinh nghiệm như các thành viên nghị viện, lần cuối cùng bạn nhìn thấy họ phát biểu bằng giấy là khi nào? Tránh câu quá dài. Các câu được viết ở nhà trong một môi trường yên bình và yên tĩnh có thể trở nên rất dài và chứa các đoạn, mặc dù dễ đọc, có thể khiến cử tọa nhấp nhổm khỏi chỗ ngồi hoặc bắt đầu mơ mộng. Bắt đầu ngay và luôn cung cấp một bối cảnh cho câu chuyện của bạn. Tuy nhiên, tránh trở nên quá trí tuệ. Hãy tạo ra sự cân bằng phù hợp giữa sự ngắn gọn và sự chi tiết. Điều đó sẽ giữ sự chú ý của cử tọa. Tránh nói với cử tọa những điều họ đã biết. Kiến thức chung nên được chấp nhận và cử tọa đã có thể biết bằng cách tham khảo tài liệu ở các thư viện. Những gì cử tọa của bạn muốn không phải là tài liệu lịch sử, mà là thông tin cập nhật. Nếu bạn không nhận được phản hồi mong muốn từ cử tọa của mình, hãy thử đi xuống để xem điều đó có giúp ích không. Tránh những bình luận thừa thãi. Ví dụ, nếu bạn nghĩ rằng trái đất đáng lẽ phải bằng phẳng, hãy nói thẳng ra thay vì vòng vo kiểu “bất chấp những gì vừa được nói, có lẽ cũng phù hợp để gợi ý rằng,... “. Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 43 Nghiên cứu chỉ ra rằng cử tọa không hài lòng khi thấy diễn giả nghi thức hóa hành động uống nước! Hãy cố gắng tìm một thời điểm thích hợp để nhấp một ngụm nước, nếu bạn bắt buộc phải thế! Chuyện cười và các cú hích nên được kể với một khuôn mặt phấn khởi. Phòng trường hợp chẳng ai khác thấy chúng buồn cười! Mặc dù bản chất một bài phát biểu là độc thoại, hãy cố gắng tích hợp cử tọa vào bài diễn thuyết. Hãy để ý phản ứng của cử tọa thường xuyên thay vì chỉ đơn giản nói như tát nước vào họ. Đừng đưa vào bài phát biểu của bạn quá nhiều số liệu thống kê; sử dụng số liệu một cách thích hợp. Đừng nên thông báo rằng bài phát biểu của bạn kết thúc sau nửa giờ nữa. Điều này sẽ chỉ khiến cử tọa tò mò về việc bạn có thực sự đúng giờ hay không. Hãy kết thúc bài phát biểu của bạn gọn gàng, đừng giẫm chết nó. Cử tọa không muốn cảm thấy nhàm chán với những tuyên bố về ý định. Hãy làm nó mà không cần phô trương. Mời cử tọa nhận xét và đặt câu hỏi trong bài phát biểu của bạn. IV. KỸ NĂNG KHI TRÌNH BÀY TRONG HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KHOA HỌC Với người Mỹ nói riêng và người phương Tây nói chung, ngay cả Tổng thống Mỹ cũng phải học cách trả lời báo chí. Các chuyên gia truyền thông thậm chí còn hướng dẫn cho các tổng thống và bộ trưởng kỹ năng tiếp xúc với đám đông. Trước khi Tổng thống Obama đọc diễn văn nhậm chức, người ta tung lên 44 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Youtube một video clip trong đó ông được một chuyên gia chỉ dẫn về cách đi, dáng đứng, cách nói... rất chi tiết. Do đó, kỹ năng khi trình bày là rất quan trọng. Trong các hội nghị, hội thảo khoa học, các diễn giả có nhiều vấn đề về cách nói như: thường bị vấn đề giọng nói, cách phát âm chưa chuẩn làm cho cử tọa cảm thấy khó nghe. Đến khi chất vấn thì lại càng có nhiều vấn đề hơn, vì chất vấn đòi hỏi khả năng ứng khẩu trực tiếp, mà nếu khả năng tiếng Anh chưa tốt thì việc sẽ gặp rất nhiều khó khăn là chuyện có thể hiểu được. Có khi diễn giả nói quá nhỏ (nhất là nữ) nên không thu hút cử tọa. Do vậy, cần khắc phục những khiếm khuyết đó để bài nói chuyện của các bạn tốt hơn. Phần này sẽ bàn qua cách sử dụng các công cụ trong phòng họp và phong cách, dáng điệu trong khi trình bày. 1. Dùng laser pointer Trình bày các nội dung khoa học cần phải có biểu đồ, bảng số liệu, hình ảnh. Tất cả những dữ liệu đó rất khó hiểu đối với người không cùng chuyên môn, và ngay cả người cùng chuyên môn cũng khó theo dõi “câu chuyện” của diễn giả. Do đó, diễn giả phải chỉ những dữ liệu mình đang nói để người nghe/xem có thể theo dõi. Nên dùng laser pointer. Trước khi nói chuyện, phải có trong tay laser pointer và tập sử dụng nó. Nhìn xem nút bấm màu đỏ ở đâu, nút fwd và bwd ở chỗ nào, và thực hành cho thành thạo. Kỹ thuật dùng laser pointer cũng cần phải chỉ ra ở đây. Thứ nhất, chỉ vào chỗ mình đang nói và thời gian phải từ 5 giây trở lên. Có người chỉ vào 1 giây rồi tắt làm cho người xem Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 45 khó theo dõi. Có khi phải khoanh tròn những hình ảnh mình đang bàn để nhấn mạnh một điểm nào đó. Thứ hai, cầm laser pointer cho chặt. Chúng ta đã chứng kiến nhiều người cầm laser pointer chạy lên xuống như là tay run. Thật ra, một số người rất run khi xuất hiện trước đám đông và sự hồi hộp đó được biểu hiện qua tay bị run, và laser pointer “chạy” không chủ đích. Có người lại hăng hái nhảy múa quá và quên mình đang cầm laser pointer nên điểm màu đỏ của pointer lúc thì dưới đất, lúc thì trên trần nhà, trông rất buồn cười. Nên tránh những tình huống này. 2. Nói to, rõ ràng Trong hội trường lớn, nói nhỏ (dù có microphone) rất khó nghe. Do đó, cần phải nói to, rõ ràng, đừng thẹn thùng, nhưng cũng đừng tỏ ra hung dữ quá vì rất dễ dẫn đến phản tác dụng. Tiếng nói to tạo cho mình một sự tự tin, nhất là trong hội trường lớn. Cách để biết mình nói có đủ nghe hay không là nhìn xuống những hàng ghế phía dưới hội trường xem có ai tỏ ra khó nghe hay không; nếu có, thì phải điều chỉnh âm lượng ngay. Tuyệt đối tránh những kiểu nói lầm bầm (mumbling) và tránh những âm vô nghĩa (uh, oh, you know) bởi nó cho thấy sự lúng túng hay nghèo nàn từ vựng. 3. Im lặng Đôi khi sự im lặng đúng lúc cũng có hiệu quả rất tốt. Giới tâm lý học cho rằng, trong một bài nói chuyện, nếu diễn giả tạm ngừng một hay vài giây có khi là một “bí quyết” gây tác dụng rất tốt. Một vài giây im lặng có thể nói lên hàng ngàn lời. 46 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Một giáo sư kể rằng, khi ông vào phòng của giáo sư tâm thần học (sếp của ông), ông sếp thường mời ông ngồi xuống, và chỉ nhìn ông trong im lặng. Cái không khí này buộc người khách phải nói một điều gì đó, và phải nói sớm. Ông kể lại, “thật vậy, tôi nói hết những dự tính, quan tâm, bí mật của mình cho ông ấy; ông ấy chẳng nói gì mà chính tôi lại là người tiết lộ!”. Tương tự, trong một bài nói chuyện ở hội nghị khoa học, một khoảng trống im lặng trong một loạt câu chữ và dữ liệu tạo ra một sự bất tiện, bất an, một bầu không khí kỳ vọng cái gì đó, và làm cho mọi người phải chú ý. Một khoảnh khắc im lặng còn tạo cơ hội cho câu nói sau cùng của diễn giả sâu lắng vào lòng cử tọa, để cử tọa có thì giờ “tiêu hóa” thông tin. Ví dụ: Nói một câu mạnh: “Nghiện rượu là một vấn đề xã hội chủ yếu trong cộng đồng” (Alcohol addiction is a major social problem in our community [ngừng]). Nói câu thứ hai nhấn mạnh câu trước: ”Mỗi năm có hơn 100 ca tử vong liên quan đến rượu xảy ra trên đường tại thành phố này” (Each year more than 100 alcohol-related fatalities occur on the roads in this city alone [ngừng]). Trong ví dụ, diễn giả đang nói một câu cuối cùng trong đoạn văn, và mắt nhìn vào cử tọa, sau đó ngừng nói 2 giây. 4. Giao tiếp bằng mắt Giao tiếp bằng mắt là một phần quan trọng trong cách nói. Thật vậy, đôi khi chỉ cần một cái nhìn cũng đủ nói lên một câu chuyện hay một ý tưởng. Cố gắng thực tập nói câu đầu tiên cho thật trôi chảy (nói cho rõ từng chữ), sau đó nhìn xuống cử tọa và tìm ai đó để nhìn vào như là mình đang nói chuyện với họ. Nhìn vào cử tọa có hiệu quả bởi mình đang nói chuyện với họ, Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 47 chứ không phải nói chuyện với slide. Điều này có nghĩa là tránh nhìn vào slide quá nhiều. Chỉ nhìn vào slide vài giây để lĩnh hội vấn đề, sau đó quay lại nhìn cử tọa để nói. Giao tiếp bằng mắt không nên chỉ nhìn chằm chằm vào một ai hay theo một hướng cố định, mà phải nhìn chung quanh khán phòng, quan tâm đến cử tọa nói chung; hãy nhớ thỉnh thoảng hướng ánh mắt về phía những người nghe ở rìa. Nhìn vào một người trong 3-5 giây đủ để một ý tưởng được tiếp thu, sau đó hướng mắt về người khác. Bạn cũng có thể thực hiện việc giao tiếp bằng mắt để nhấn mạnh những điểm quan trọng. Khi Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc Tuyên ngôn độc lập năm 1945, Người hỏi: Tôi nói đồng bào nghe rõ không, đó chính là một hình thức quan tâm đến người nghe rất chính trị. Diễn giả cũng thế, cũng phải nhìn quanh và nói chuyện với cử tọa, nói bằng ánh mắt. Nên nhớ đối tượng của diễn giả là cử tọa chứ không phải những slide, phải tỏ ra ấm áp, kết nối với cử tọa, chứ không phải nói cho xong việc. 5. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể (body language) Khi đã đứng trên bục diễn thuyết, diễn giả còn là một diễn viên. Diễn viên không chỉ sử dụng giọng nói hay tiếp xúc bằng mắt, mà còn qua điệu bộ. Chúng ta cần học phong cách của diễn viên để làm cho bài nói chuyện của mình hấp dẫn và thú vị. Tiếng nói, giao tiếp bằng mắt, và điệu bộ là một cách cho thấy rằng chúng ta hiện hữu, để nhấn mạnh đến sự có mặt của chúng ta, cần nghiêm chỉnh và tỏ ra hứng thú, hào hứng với bài diễn thuyết của mình. 48 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... 6. Tránh phong cách slouching! Không bao giờ tỏ ra bất động Đứng một chỗ và không thay đổi vị trí trong suốt buổi nói chuyện là điều nên tránh, vì nó rất... chán. Diễn giả phải đi lòng vòng, hay nếu đứng trên bục thì nên chuyển sang vài vị trí trong khuôn khổ cho phép để cho cử tọa biết mình động chứ không phải tĩnh. Diễn giả bước ra khỏi bục diễn thuyết và đó là một cách để nói về sự hiện hữu của mình lớn hơn. Cần nói thêm là không nên tỏ ra như diễn viên hài, cũng không nhảy nhót, lăn bò... như ca sĩ. Phong cách đó chỉ thích hợp khi nói chuyện với công chúng, còn trong các buổi hội nghị, hội thảo khoa học thì không nên làm thế. Không nên đứng trước slide mình đang trình bày, đứng như thế làm cho cử tọa không nhìn được những chi tiết mà diễn giả muốn trình bày, và tạo sự khó chịu cho cử tọa. Đây là một phong cách cũng cần phải tránh. 7. Nói với cử tọa, chứ không phải nói trước cử tọa! Phong cách có tên là voila rất cần thiết trong khoa học. Diễn giả đưa tay mời gọi cử tọa, nhấn mạnh đến một dữ liệu nào đó, và đưa hai tay lên là một cách nói diễn giả chẳng có gì để giấu diếm. Đó là phong cách khoa học: không giấu diếm! Tránh quay lưng lại cử tọa. Thay vì quay lưng về phía cử tọa, diễn giả có thể chọn chỗ đứng phù hợp để chỉ vào dữ liệu hấp dẫn, một tay kia thì đưa ra để nhấn mạnh. 8. Không bao giờ để tay trong túi quần Nhiều người có thói quen nói chuyện trước hội nghị mà tay để trong túi quần. Đây là điều đại kị và nhất định phải tránh. Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 49 Nói chuyện mà tay để trong túi quần gây một ấn tượng phản cảm và xem thường cử tọa. Phong cách này còn thể hiện một sự bất an và căng thẳng. Bởi vậy, hãy đứng yên, trách lắc lư qua lại hay để tay vào túi quần. Nếu không biết làm gì với đôi tay của mình, hãy cầm bút hay laser pointer. Diễn giả phải dùng tay để nhấn mạnh một điểm nào đó trong khi trình bày thay vì bỏ tay vào túi quần. Sử dụng điệu bộ tay rất có hiệu quả bổ sung cho ngôn ngữ nói. Tay đưa ra như là một lời mời để cử tọa có thể xem xét thông tin; giơ tay lên cao để nhấn mạnh một điểm hay một chữ nào đó. Những động tác như thế rất dễ gây thiện cảm và thu hút sự chú ý của người nghe. Nhìn chung, tư thế của bạn phải thoải mái, tự nhiên, thẳng lưng và đặc biệt là hãy luôn đối diện với người nghe. 9. Thể hiện sự nhiệt tình Khi diễn giả trình bày một nghiên cứu trước đám đông, thì phải xem nghiên cứu đó là đứa con tinh thần của mình. Diễn giả cần phải tỏ ra thương yêu và nhiệt tình chăm sóc đứa con tinh thần, phải biết nó từ A đến Z. Nếu diễn giả không tỏ ra nhiệt tình với đứa con tinh thần của mình thì làm sao cử tọa có thể nhiệt tình được. Nhiệt tình ở đây có nghĩa là tỏ ra hào hứng với kết quả nghiên cứu, bằng những từ như: đáng chú ý (striking), rất đáng kể (significant), rõ ràng (remarkable), rất tuyệt vời (very interesting), uyên thâm (profound), v.v.. Có thể dùng vài câu quen thuộc như: 50 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Đây là điều QUAN TRỌNG (This is a CRUCIAL fact ...) Đừng ĐÁNH GIÁ THẤP điều này (Do NOT UNDERESTIMATE this finding) Tôi TIN rằng (I DO believe that) RÕ RÀNG A có liên quan đến B (It is REMARKABLE that A is related to B) Hiện điều này không thể BỎ QUA (Now, this finding can not be OVERLOOKED) Tôi xin chuyển sang một kết quả RẤT BẤT NGỜ (Let me now turn to a VERY STRIKING result). Nhiệt tình là một tính chất đặc biệt của tinh thần trong mỗi chúng ta. Cho dù nghiên cứu của chúng ta chỉ là hạt cát trong biển cả thì chúng ta vẫn phải tỏ ra hào hứng với kết quả của mình. Phải tìm một điểm quan trọng để nhấn mạnh 2, 3 lần (gọi là điệp khúc). 10. Nghệ thuật “chuyển tông” Một trong những bí quyết của một bài nói chuyện hay là biết “chuyển tông”. Chuyển tông ở đây có nghĩa là chuyển từ phần này sang phần khác. Nhưng nó cũng có nghĩa là dùng những chữ để báo hiệu cho cử tọa biết mình đang chuyển sang một điểm khác, hay muốn nhấn mạnh một điểm nào đó. Có một số câu mà diễn giả có thể dùng luân phiên (đừng bao giờ dùng một câu suốt thời gian trình bày). Những câu thông thường sử dụng tùy thuộc vào tình huống cụ thể. Dưới đây là một số tình huống và cách nói để các bạn tham khảo. Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 51 - Thêm thông tin có cùng ý nghĩa với thông tin diễn giả mới nói xong, có thể dùng những từ sau đây: ngoài ra, thêm vào đó, hơn nữa, thêm nữa, tương tự, một là, hai là, cuối cùng... (what’s more, moreover, further, furthermore, also, additionally, in addition, similarly, first, second, third, last v.v..). - Cho ví dụ: ... (for example, for instance, in particular, let me give you a concrete example, let’s have a look at an example from one of our patients...). - Nhấn mạnh hay giải thích thêm những gì đã nói: một lần nữa, tóm lại, nói cách khác, điều này nghĩa là... (again, in brief, in other words, in short, this means...). - Nhấn mạnh kết luận như là một hệ quả của lý luận trước đó: bởi vậy, do đó, kết quả là, theo đó... (therefore, thus, hence, so, consequently, in consequence, as a result, accordingly...). - Tóm lược những điểm đã trình bày: nói tóm lại, để kết luận... (in summary, to summarize, in conclusion, to conclude, in short...). Có một cách chuyển tông cũng khá hữu hiệu là đặt câu hỏi. Mình tự đặt câu hỏi và tự trả lời. Với cách này, cử tọa sẽ chú ý vì họ chờ câu trả lời, và đó cũng là một cách không cho họ buồn ngủ. Một số câu có thể “phục vụ” cho chiến lược này là: - Mô tả phương pháp: Vì vậy, chúng ta đã tiến hành điều tra điều này như thế nào? Để hoàn thành những mục tiêu này, chúng tôi đã... Để điều tra câu hỏi này, chúng tôi đã tiến hành một nghiên cứu... - Giả thuyết: 52 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Để kiểm tra giả thuyết này, chúng tôi đã thiết kế một loạt các thí nghiệm.... Để xác định xem A hay B, chúng tôi đã đo... Để xem điều này có đúng không, chúng tôi đã chọn... - Chuyển từ phương pháp sang kết quả: Vì vậy, chúng tôi đã tìm thấy những gì? Hãy xem những gì chúng tôi đã tìm thấy. Chúng tôi đã tìm thấy một số kết quả thú vị. Dữ liệu chúng tôi thu thập được cho thấy giả thuyết của chúng tôi đúng một phần. Mặc dù nghiên cứu vẫn đang được tiến hành, kết quả sơ bộ của chúng tôi cho thấy... Kết quả chưa rõ ràng...; tuy nhiên, có vẻ như... Trái ngược với những gì chúng tôi mong đợi, chúng tôi thấy rằng... Trái ngược với những gì bạn có thể mong đợi... Chúng tôi rất ngạc nhiên khi phát hiện ra điều đó... - Chuyển từ kết quả sang phần kết luận: Vậy, điều này cho chúng ta biết điều gì? Tất cả những kết quả này cho thấy rằng... Chúng tôi có thể kết luận rằng... Tổng hợp lại, những kết quả này chỉ ra các kết luận... Mặc dù vẫn còn quá sớm để đưa ra một kết luận chắc chắn, nhưng có vẻ như... Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 53 Mặc dù dữ liệu của chúng tôi bị hạn chế nhưng chúng cho phép chúng tôi kết luận rằng... Điều này khiến chúng tôi tự hỏi... Tóm lại, một số điểm cần nhớ khi trình bày một báo cáo khoa học/bài nói chuyện: (1) Nhiệt tình chiếm khoảng 90% sự thành công của một bài nói chuyện/báo cáo khoa học. (2) Nói đều đều, đơn điệu (monotony) là kẻ thù số 1 trong bài nói chuyện/báo cáo khoa học, vì cử tọa sẽ cảm thấy nhàm chán, buồn ngủ, và cho thấy diễn giả không hào hứng với bài diễn thuyết của mình. (3) Nói chuyện với cử tọa, chứ không phải chỉ đơn thuần đứng trước cử tọa. (4) Nói bằng mắt, giao tiếp bằng mắt là một động tác quan trọng trong việc chuyển tải thông tin đến cử tọa. (5) Hồi hộp, nói quá nhanh, nói quá chậm, hoặc nói nhỏ giọng thường không có hiệu quả chuyển tải thông tin. Cần nói nhanh hơn cách nói thường ngày một chút. (6) Cũng như văn viết (cuối câu là một dấu chấm câu), trong văn nói cuối câu phải là một điểm nhấn (gọi là stress position). (7) Nhắc lại một lần nữa như để nhấn mạnh: điều quan trọng nhất cần phải nhớ là truyền đạt thông tin đến cử tọa và nhiệt tình với thông tin mình chuyển tải. Trên đây là một vài cách giúp cho một báo cáo khoa học/bài nói chuyện hấp dẫn. Tất cả đều phải tập luyện, không bao giờ 54 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... đánh giá thấp bất cứ điều gì trong hội nghị, hội thảo khoa học. Đừng bao giờ nghĩ rằng mình đã hiểu và không cần tập, vì trong thực tế có thể thấy nhiều giáo sư trình bày lúng túng trên bục giảng chỉ vì thiếu chuẩn bị. Chuẩn bị kỹ càng trước khi trình bày cũng là một cách mình tỏ lòng tôn trọng cử tọa. Không chuẩn bị kỹ, trình bày qua quýt, nói năng không lưu loát, không đúng chủ đề là những điều cấm kị vì nó cho thấy diễn giả thiếu chuyên nghiệp, không tôn trọng hội nghị. V. CÁCH ỨNG ĐÁP TRONG HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KHOA HỌC Một báo cáo khoa học lúc nào cũng có phần vấn đáp (question - answer session). Đây là phần quan trọng không kém phần nội dung, quyết định đến thành công hay thất bại của báo cáo khoa học. Nhiều người rất sợ phần vấn đáp vì nhiều lý do như: tiếng Anh kém, không nắm vấn đề vững vàng hoặc tâm lý thiếu tự tin. Tôi muốn chia sẻ với các bạn hai câu chuyện cá nhân. Tôi thường hay kể chuyện này trong các hội thảo ở Việt Nam như là những kinh nghiệm mà tôi trải qua và xem đó là bài học. - Câu chuyện thứ nhất (liên quan đến tôi thời còn đi học): Khoảng 20 năm trước, tôi có một báo cáo quan trọng (bây giờ thì bài đó đã được trích dẫn trên 400 lần) trong một hội nghị quốc tế trên 4.000 người. Đó cũng là lần đầu tiên tôi trình bày báo cáo trước cử tọa đông như thế. Rất hồi hộp và lo sợ. Sợ mình nói “không ra hồn” sẽ bị thầy mắng và làm mất uy tín của nhóm. Biết được tầm Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 55 quan trọng nên thầy tôi rất cẩn thận, chỉ dạy rất nhiều, thực tập cả 5 lần trước khi báo cáo. Thực tập nhiều đến nỗi nằm trong khách sạn mà tôi cũng lầm bầm tự nói! Thời đó chưa có PowerPoint, chỉ có slide loại 3x3 cm cài đặt vào máy chiếu phim, nên việc chuẩn bị tốn công lắm. Ngồi bên cạnh thầy trên hàng ghế số 1, tôi run lắm, nhưng thầy an ủi và động viên. Ông nói: Em cứ xem đám đông như học trò mình và cứ nói một cách tự tin. Đến khi chủ tọa giới thiệu tên tôi, thầy nói: Go! Lên bục diễn thuyết, đứng trước hội nghị đông cả ngàn người, tôi càng run, nhưng nhờ câu đầu trôi chảy nên tôi nói cũng “ngon lành”. Sau 10 phút nói xong, đến phiên chất vấn 5 phút. Có một ông đứng lên hỏi tôi về weight (trọng lượng) và gãy xương. Ông nói giọng rất khó nghe, và vì hội trường quá lớn nên tôi cũng chẳng thấy mặt mũi ông. Tôi không nghe rõ, nên đoán rằng ông ấy hỏi về sway (sự rung lắc) và fracture (gãy xương) (sway là đề tài tôi trình bày), và thế là tôi trả lời rất tự tin. Ông không hỏi thêm, và tôi hài lòng rằng mình đã trả lời được câu hỏi. Những câu hỏi khác thì dễ nên tôi trả lời không có vấn đề gì - tôi nghĩ thế. Đến khi xuống hội trường, ngồi bên cạnh thầy; tôi thấy ông “mặt hình sự”. Ông không nhìn tôi (tức là có vấn đề) và nói nhỏ vừa đủ tôi nghe, nhưng nói như nghiến răng: you did not answer the guy’s question (anh chưa trả lời câu hỏi của ông ta). Tôi cãi lại một cách tự tin: I did answer his question (em trả lời rồi mà). Ông có vẻ nổi nóng nói (tôi dịch): ông ta hỏi anh về weight và fracture, chứ có hỏi sway đâu. Chữ sway và weight khi đọc cũng giông giống nhau, nhưng ý nghĩa thì rất khác nhau. Ôi, tai nạn! Tôi điếng cả người và im lặng không biết nói sao, và nghĩ chắc sau hội thảo thế nào ông cũng mắng một trận nên thân. Thấy tôi có vẻ lo lắng, ông an ủi: thôi, không sao đâu, ông ta cũng chẳng hiểu tiếng Anh gì đâu, vả lại câu hỏi ngớ ngẩn 56 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... quá! Nói thế thôi, chứ tôi vẫn thấy mình như kẻ thất bại trong lần “ra quân” đầu tiên! Bài học mà tôi rút ra từ kinh nghiệm đó là: nếu không nghe rõ, phải hỏi lại cho chắc ăn. Không nên trả lời mà không biết người ta hỏi gì. - Câu chuyện thứ hai (liên quan đến nghiên cứu sinh của tôi): Nghiên cứu sinh của tôi tên là B, là người Việt Nam sang đây học (bây giờ thì cô ấy đã xong chương trình, “bay xa” rồi và chắc đang đọc bài này). Xong chương trình Masters, vào chương trình PhD đòi hỏi nhiều kỹ năng mềm nhưng quan trọng, trong đó có việc trình bày ở hội nghị khoa học. Hôm đó cũng là một hội nghị quốc tế về di truyền học bên Mỹ, có nhiều “tai to mặt lớn” đến dự. Đã thực tập nhiều lần, và đã thuộc bài “diễn văn”, tôi thấy an tâm cho B. Trước giờ báo cáo, tôi ngồi lại một lần nữa trong phòng dành cho diễn giả (trong các hội nghị lớn đều có nơi dành cho diễn giả với đủ thứ đồ ăn uống, máy tính, internet...). Ngồi trong phòng đó cũng có rất nhiều thầy trò khác đang thực hành như nhóm của tôi. Hai thầy trò bàn đủ thứ câu hỏi có thể có người hỏi, và những câu trả lời cho thông. Ấy thế mà sự cố vẫn xảy ra. Bài báo cáo được B trình bày hay, nói năng dõng dạc, mạch lạc, đến nỗi sếp tôi ngồi bên cạnh cũng nói: cô gái nói hay đó chứ! Tôi ậm ừ cho qua vì đang hồi hộp chờ đến phiên chất vấn. Một anh đồng nghiệp Hà Lan bước lên microphone đặt câu hỏi, khi đi ngang qua tôi, anh ta nháy mắt một cái như nói: xin lỗi, tôi phải hỏi trò anh một chút. Anh ta khen kết quả xong rồi hỏi B có muốn làm việc với nhóm anh ấy không? Chẳng hiểu lúc đó cô B nghĩ gì, mà “phán” một câu: Có, tôi rất thích (Yeah, I love to do it). Cả hội trường cười ầm lên, sếp tôi ôm đầu cười ngặt nghẽo, còn tôi thì chẳng biết nói gì. Thật ra, B chẳng trả lời gì sai, vì câu hỏi như thế thì trả lời là Có (yeah) cũng chẳng có gì đáng nói. Nhưng người ta cười là vì câu trả lời quá ngắn. Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 57 Người ta dùng đến 20 chữ để hỏi, mình cũng phải sử dụng ít nhất 10 chữ để trả lời. Đáng lẽ B phải “cù cưa” vài câu rồi mới trả lời, chẳng hạn như: Cám ơn vì đã nhận xét tích cực về báo cáo của chúng tôi, tôi thực sự muốn có cơ hội làm việc cùng các bạn để hiện thực hóa những tìm tòi này (Thank you for your positive comment on our work, I am really keen of an opportunity to work with you in validating my finding) hay Câu hỏi của bạn rất quan trọng và tôi muốn có cơ hội xác nhận những tìm tòi của mình tại phòng thí nghiệm của các bạn. Cảm ơn (Your question is very important, and I love to have a chance to validate my finding in your lab. Thank you). Thật ra, phần lớn những người trong hội trường đều biết B đến từ nhóm nào và mới chỉ là nghiên cứu sinh, nên cũng chẳng ai phàn nàn gì, người ta chỉ thấy vui vì lâu lâu có mấy người trẻ tuổi ăn nói... thú vị. Nghĩ đi nghĩ lại một cách tích cực hơn, chính cái câu trả lời đó và hội trường cười ầm lên đã làm cho người ta chú ý, nên sau này chắc nhiều người nhớ đến chị B phe ta! Chính anh chàng hỏi câu đó sau này đề nghị một cơ hội để B sang làm trong phòng thí nghiệm của anh ta. Bài học ở đây là: cách trả lời phải lịch sự, có đầu, có đuôi, không quá cụt ngủn dễ gây hiểu lầm là mình đang nổi nóng. Hai câu chuyện tôi vừa kể chỉ là một cách để nói: đừng bao giờ xem thường phần vấn đáp! Nhiều khi bài nói chuyện trôi chảy, nhưng đến phần vấn đáp thì khựng lại. Phần vấn đáp là phần diễn giả thể hiện bản lĩnh, kinh nghiệm và kiến thức của mình. Tôi đã chứng kiến biết bao nghiên cứu sinh Nhật Bản và Trung Quốc “chết đứng” giữa phần vấn đáp vì họ không hiểu câu hỏi, hoặc không có khả năng trả lời câu hỏi. Do đó, có trường hợp phần vấn đáp làm tiêu tan tất cả những nỗ lực của diễn giả trước đó. Không bao giờ đánh giá thấp phần vấn đáp! Nguồn: Câu chuyện được tác giả ghi lại khi tham gia hội thảo. 58 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Như nhấn mạnh ở phần trước, diễn giả cần phải chuẩn bị sẵn những câu hỏi mà cử tọa có thể hỏi. Có nghiên cứu tâm lý học cho thấy, khi chúng ta bước lên bục, chúng ta chỉ còn nhớ khoảng 50-70% thông tin đã chuẩn bị, phần còn lại bị biến mất theo... mây khói. Có trường hợp một người Mỹ là giáo sư y khoa, tiếng Anh là tiếng mẹ đẻ, mà mỗi lần bà nói chuyện trong hội nghị là mỗi lần bà phải uống thuốc để đỡ run! Do vậy, cần phải chuẩn bị tốt. Có chuẩn bị vẫn tốt hơn không chuẩn bị. Chuẩn bị tạo cho diễn giả một cơ hội để hệ thống hóa vấn đề và sẵn sàng trả lời những câu có thể bị hỏi và đỡ hồi hộp. Sau đây là vài nguyên tắc khi trả lời câu hỏi của cử tọa: 1. Mời cử tọa đặt câu hỏi Sau khi xong phần kết luận (và cảm ơn), diễn giả cần có một câu mời cử tọa đặt câu hỏi. Người mời đặt câu hỏi là người chủ trì, nhưng trước khi người chủ trì nói, diễn giả vẫn có thể có vài câu chủ động mời. Mời đặt câu hỏi cũng là một cách thể hiện sự tự tin của mình. Một vài câu nói sau đây có thể dùng trong tình huống đó: - Cảm ơn sự theo dõi của quý vị. Tôi rất vui được thảo luận với quý vị về bất cứ điểm nào chưa rõ ràng trong phần trình bày của tôi (Thank you for your attention, I would be happy to discuss with you about any point that is not clear in my presentation). - Rất hoan nghênh mọi câu hỏi của quý vị (I would welcome any question you might have). 2. Lắng nghe kỹ câu hỏi Cố gắng lắng nghe câu hỏi. Nếu câu hỏi không rõ, mình có thể hỏi lại. Ngay cả nếu không hiểu câu hỏi, diễn giả có thể nói Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 59 thẳng là “I do not understand your question”. Sau đây là vài câu lịch sự để đương đầu với tình huống vừa đề cập: Bạn có thể cụ thể hơn về... (Could you be a bit more specific about...?) Bạn có thể nhắc lại phần thứ 2 của câu hỏi không? (Would you repeat the second part of your question?) Tôi sợ rằng tôi vẫn không hiểu (I’m afraid I still don’t understand) Xin lỗi, tôi không hiểu câu hỏi của bạn. Bạn có thể diễn đạt bằng cách khác không? (I’m sorry. I cannot understand your question. Could you please rephrase it?) Và cố gắng nói chậm một chút? (And try to speak a bit more slowly?) Tôi không chắc tôi hiểu ý bạn. Bạn có thể nhắc lại không? (I am not sure I understood your question. Would you repeat it?) Tôi phân vân liệu bạn có thể nói cụ thể hơn về... (I wonder if you could be a bit more specific about...) Bạn đang đề cập đến lĩnh vực nào của vấn đề vậy? (What aspect of the problem are you referring to by saying...?) 3. Lịch sự Khi được hỏi, điều quan trọng là không ngắt lời người hỏi. Khoa học cũng phải dân chủ, tức là phải lắng nghe câu hỏi hay phê bình của đồng nghiệp. Chờ cho họ nói xong, mình mới trả lời. Tuyệt đối tránh kiểu nói: Tóm lại bạn đang hỏi tôi là... (So you are asking me if...) vì một câu như thế có vẻ mỉa mai và thách thức người ta. 60 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... Có tình huống người hỏi đặt câu hỏi dài dòng (hay thấy ở Việt Nam), và điều này chứng tỏ người đặt câu hỏi không hiểu vấn đề hoặc xem thường người nói. Nếu câu hỏi dài dòng, có thể lịch sự nói: Xin lỗi, tôi không chắc câu hỏi là gì, tôi nghĩ tốt nhất bạn nên hỏi ngoài giờ (Sorry, I am not exactly sure what your question is. I think it might be best if you asked me at the bar). Trong hội nghị, thỉnh thoảng vẫn có những câu hỏi không đúng chủ đề hoặc thiếu văn minh, nên xin phép không trả lời ở đây: Cám ơn câu hỏi của bạn. Đó là chủ đề thú vị, nhưng tôi nghĩ tốt nhất chúng ta nên thảo luận trong giờ nghỉ nếu được. Có ai khác còn câu hỏi không ạ? (Thank you for the question. For me this is a fascinating topic, but I think it might be best if we discuss this during the break. If that’s okay with you. Now, does anyone else have any questions?). Sau khi nghe như thế đủ hiểu người đặt câu hỏi ngốc nghếch như thế nào! Nhưng người trả lời thì hoàn toàn văn minh! 4. Ngắn gọn Phần trả lời lúc nào cũng phải ngắn gọn. Thông thường hội nghị, hội thảo chỉ dành 5 phút vấn đáp, nên phải sử dụng thì giờ hết sức hiệu quả. Trả lời ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Tuyệt đối không lên lớp người hỏi mình (dù câu hỏi vô duyên hoặc ấu trĩ như thế nào). Không nên bảo người ta phải đọc sách này (đây là chuyện trẻ con), cũng không nói người ta nên xem bài báo nọ (đó là sự không tôn trọng người hỏi). Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 61 Có nhiều trường hợp hay khoe kiến thức. Họ thường khoe bằng cách đặt câu hỏi nhưng thật ra là lên lớp giảng bài. Đó là một hình thức mất lịch sự đối với giới khoa học phương Tây. Trong trường hợp này, diễn giả phải đứng trên họ một bậc - tiếng Anh gọi là stay above. Không bao giờ tranh cãi với họ (vì tranh cãi làm cho cử tọa đánh giá mình thấp), nhưng có cách bỏ qua câu hỏi của họ: Tôi nghĩ bạn đã có ý tưởng hay nhưng tôi nghĩ nó quá cũ để bàn luận tại đây. Sẽ phù hợp nếu chúng ta bàn vào bữa tối (I think you have raised an interesting point, but I think it is too classic for me to discuss in this audience. It would be great if we could discuss it in the dinner). Đó cũng là một cách nói để cho thấy người hỏi đưa ra câu hỏi quá sơ đẳng. Bạn hoàn toàn đúng. Tôi không đề cập đến quan điểm đó bởi nó thuần túy kỹ thuật/không còn thời gian. Nhưng nó đã được trình bày trong bài viết của tôi (You are absolutely right. I did not mention that point because it is quite technical/because there was no time. But it is covered in my paper). Đó là cách nói gián tiếp “anh hãy về đọc lại bài của tôi”, một cách nói với người đặt câu hỏi quá lười biếng hay đã ngủ gục trong khi diễn giả trình bày. 5. Xử lý những tình huống khó khăn Bất cứ vấn đề gì đều có thể xảy ra trong phần hỏi và vấn đáp. Có thể phân câu hỏi thành 5 nhóm nội dung sau đây: 62 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... (1) Khen (2) Chê một cách xây dựng (3) Chê một cách phá hoại (4) Bình luận (5) Lên lớp. Đối với câu hỏi loại (1), chỉ cần nói ngắn gọn kiểu như: Cảm ơn vì bình luận của bạn. Tôi đánh giá cao điều đó và mong muốn tiếp tục đi xa hơn... (Thank you for your comment, I do appreciate your positive words on my work, and I am looking forward to working further...). Đối với câu hỏi loại (4) thì tùy theo nội dung câu hỏi, nhưng có thể nói chung chung là cảm ơn. Đối với kiểu lên lớp, loại (5) có thể dùng những câu đã trình bày ở trên để hướng ra chỗ khác. Đối với câu hỏi loại (3), chê một cách hằn học, thì diễn giả cần phân tích nội dung câu hỏi và trả lời lịch sự nhưng vẫn tỏ ra mình trên họ một bậc. Câu hỏi chê thường là do phương pháp không chuẩn, cách diễn giải không phù hợp với dữ liệu, hay là cách đặt vấn đề chưa tốt. Đối với những loại chê này thì diễn giả cần phải tỏ ra mình đứng trên họ một bậc, giữ thái độ bình tĩnh, không trốn tránh vấn đề. - Nếu chê về phương pháp, câu trả lời là: Cảm ơn vì câu hỏi rất hay, tôi cho rằng phương pháp của tôi là hiện đại. Phương pháp bạn đề xuất là một cách khác để giải quyết vấn đề, nhưng đó không phải là cách duy nhất (Thank you for your interesting question. I consider that my methodology is the Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 63 state-of-the-art... The method you suggested is another way to address my problem, but it is not the only way). - Nếu câu hỏi chê về cách diễn giải, câu trả lời là: Tôi thấy rằng bạn có vấn đề với phân tích dữ liệu của tôi, tuy nhiên tôi thấy phân tích của tôi PHÙ HỢP với dữ liệu ở bảng 2 và hình 1 (I gather that you have problems in my interpretation of data. However, I consider that my interpretation is CONSISTENT with the data shown in Table 2 and Figure 1). Đây là cách trả lời vừa bác bỏ ý kiến của họ, vừa... quảng cáo cho số liệu của mình! - Nếu câu hỏi chê về cách đặt vấn đề, thì cách trả lời có thể là nhấn mạnh nghiên cứu trước của mình và có ý nghĩa quan trọng (đây là một cách nói nhắc lại - reiteration): Lý do cho công việc của chúng tôi là dựa trên nghiên cứu trước đó, nhưng được mở rộng hơn trong sản phẩm của chúng tôi... (The rationale for our work was built on previous research; it is also an extension from our published work. I consider that the present work is). - Nếu bất đồng ý kiến với người hỏi, có thể nói thẳng là mình không đồng ý (nhưng lịch sự): + Tôi rất trân trọng, nhưng tôi nghĩ không có bằng chứng cho mối liên hệ A và B (With all due respect, I think that there is no evidence for the association between A and B). + Tôi không đồng ý với ý kiến của bạn về... (I disagree with your comments on...). + Tôi nghĩ rằng tầm quan trọng của... không thể phủ nhận (I think that the importance of... cannot be denied). 64 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... + Tôi e rằng tôi có quan điểm khác, đó là... (I am afraid that I have a different interpretation. My interpretation is...). - Nếu câu hỏi khó quá hay ngoài khả năng, diễn giả có thể né một cách lịch sự như sau: + Tôi e rằng tôi chưa thực sự sẵn sàng để trả lời câu hỏi này (I’m afraid I’m not really in a position to be able to address your question yet). + Chúng tôi sẽ quay lại trong một lát nữa nếu các bạn không phiền (We will come back to that in a minute, if you don’t mind). + Tôi không nghĩ chúng ta có đủ thời gian để bàn luận sâu hơn (I don’t think we have enough time to discuss your comments in depth). + Rất vui khi trao đổi với bạn về nội dung này sau cuộc gặp (I would be happy to talk to you about this after the meeting). - Một cách khác là hướng câu hỏi đến một chuyên gia hoặc nhà khoa học có chuyên môn phù hợp với nội dung câu hỏi. Quan sát trong phòng hội nghị, lưu ý sự có mặt của những nhà khoa học uy tín và giới thiệu họ trả lời. Chẳng hạn có thể nói: Đó là câu hỏi hay. Giáo sư Nguyen sẽ có thể giải quyết nó sau đây (That certainly is an interesting question. Professor Nguyen will probably be addressing it in his talk later in the session). - Có khi người ta hỏi hơn một câu hỏi. Trong tình huống đó, cách trả lời là chia ra từng câu hỏi để trả lời. Cũng có khi mình quên câu hỏi, thì có thể hỏi lại: + Tôi xin lỗi, câu hỏi thứ 2 của bạn là gì nhỉ? (I am sorry, what is your second question again?). Phần I: PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG CỦA DIỄN GIẢ... 65 + Ở đây có 2 câu hỏi khác nhau (There are two different questions here). + Cùng xem câu hỏi đầu tiên... (With regard to your first question...). + Tôi xin giải đáp câu hỏi thứ 2 trước (Let me address your second question first). 6. Xử lý nỗi sợ sân khấu Bây giờ chúng ta đến với chủ đề nỗi sợ sân khấu. Trước tiên nên xác định rằng: nỗi sợ sân khấu là điều tự nhiên nhất trên thế giới. Mọi diễn giả đều phải đối phó với những lo lắng như vậy. Tuy nhiên, nó có thể được khắc phục hoặc sử dụng một cách tích cực. Chúng ta có thể xóa bỏ nỗi sợ sân khấu như thế nào? Sau đây các cách thức hỗ trợ tốt nhất: - Chấp nhận nỗi sợ sân khấu! Hãy hiểu rằng sợ sân khấu là một phản ứng tự nhiên của cơ thể và mức độ adrenaline tăng có thể cải thiện sự tập trung của bạn. Sau đó bạn hoàn toàn tập trung vào vấn đề trước mắt. - Chuẩn bị cẩn thận và sử dụng hợp lý ý tưởng từ khóa để hỗ trợ thuyết trình. - Chuẩn bị kỹ nội dung phần mở đầu. Điều này giúp diễn giả cảm thấy an tâm. Những lo lắng tồi tệ nhất thường diễn ra ở phần đầu bài thuyết trình. - Thực hành trước tình huống, tốt nhất là sử dụng máy quay video. 66 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... - Thư giãn và có một hình ảnh tích cực về bản thân - tự gợi ý có thể là một cách để đạt được điều này (Tự nhắc nhở “Tôi có thể làm được”). - Tiếp xúc với người nghe, nếu có thể, trước khi thuyết trình. Điều này giúp xây dựng các mối quan hệ. - Tìm một cử tọa tích cực và nói chuyện với họ. Tập trung vào việc nói chậm khi bắt đầu. 7. Xử lý thảm họa Thảm họa có thể xảy ra ngay cả với một sự chuẩn bị tốt nhất. Một hỗ trợ kỹ thuật nào đó có thể không hoạt động; bạn có thể vấp từ hoặc quên một điểm quan trọng. Nguyên tắc quan trọng trong trường hợp này là: - Đừng cầu xin sự thông cảm hay tha thứ! - Cử tọa mong đợi một bài thuyết trình tốt, vì vậy hãy lướt qua lỗi mà không gây ồn ào và tiếp tục. Điều này đặc biệt hiệu quả. Ví dụ, khi bạn quên một điểm, hãy chuyển tình huống thành một điều tích cực. Đừng nói, “một điều khác tôi đã quên trình bày” mà nói “một khía cạnh quan trọng mà tôi đã giữ lại”. Tuyên bố này thu hút sự chú ý một lần nữa và, ngoài chính bạn, không ai biết trình tự đáng ra là gì. Phần II CÁCH LÀM CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KHOA HỌC Được mời làm chủ trì trong hội nghị, hội thảo khoa học được xem là một nhiệm vụ vừa vinh dự, vừa nhiều trách nhiệm. Nói chung ban tổ chức thường chọn chủ trì là người có những tiêu chí sau: (i) những người có uy tín trong lĩnh vực chuyên môn; (ii) những người có trình độ chuyên môn đang quy hoạch phát triển như là một sự giúp đỡ thế hệ trẻ; (iii) những người mới công bố một công trình “nóng” trong chuyên ngành. Trong thực tế, nhiều nhà khoa học gạo cội từ chối lời mời làm chủ trì vì họ muốn dành vị trí đó cho thế hệ mới. Trong nhiều hội nghị, hội thảo khoa học ở nước ta, sau khi diễn giả trình bày xong bài báo cáo, chủ trì thường tóm lược bài báo cáo, rồi cho thêm vài lời nhận xét (khen có, chê có). Đó là thói quen không hợp lý. Nhiệm vụ của chủ trì không phải tóm lược bài báo cáo của diễn giả, càng không phải phê bình hay khen diễn giả. Vậy chủ trì một phiên họp nên làm gì? Chủ trì một phiên họp là một trách nhiệm không nhỏ. Do đó, người chủ trì phải nghiêm chỉnh với nhiệm vụ của mình. Có thể khái quát nhiệm vụ của người chủ trì là: 68 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... (1) Điều hành phiên họp trôi chảy theo đúng thì giờ ấn định; (2) Bảo đảm các hoạt động trong phiên họp tuân thủ theo quy định của ban tổ chức (như nhắc nhở không dùng điện thoại di động, không quay phim, hay sắp đến giờ giải lao...); (3) Giúp đỡ diễn giả khi có vấn đề về kỹ thuật (như âm thanh, máy tính, pointer...); (4) Gợi ý thảo luận. Chủ trì không phải tóm lược bài báo cáo của diễn giả. Nhiều vấn đề rất chuyên sâu, chủ trì không nên can thiệp với những tóm lược có thể không chính xác. Tuy nhiên, chủ trì cần phải chuẩn bị những câu hỏi để hỏi khi cử tọa không ai đặt câu hỏi. Kinh nghiệm cho thấy, chủ trì cần phải tìm hiểu cách đọc tên của diễn giả. Có nhiều diễn giả tên nước ngoài rất khó đọc. Do đó, trước khi bắt đầu phiên họp, chủ trì nên gặp từng diễn giả và hỏi họ muốn giới thiệu như thế nào, và hỏi kỹ tên họ phát âm như thế nào cho đúng. Đây là phép lịch sự tối thiểu của người chủ trì đối với cử tọa và diễn giả. 1. Mở đầu phiên họp Người chủ trì phải có mặt ở bàn chủ trì 1 phút trước khi hội nghị bắt đầu. Khi đúng giờ bắt đầu, chủ trì phải có vài câu tuyên bố. Có thể dùng những câu sau đây: Xin chào. Tôi là Tuan Nguyen, chào mừng tất cả các bạn đến tham dự hội thảo về ... Đồng chủ trì với tôi là Giáo sư William Smart đến từ Đại học Heaven (Good morning (trước 12 giờ) ladies and gentlemen. My name is Tuan Nguyen, and I want to welcome Phần II: CÁCH LÀM CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KHOA HỌC 69 you all to this workshop on... My co-chair is Professor William Smart from the University of Heaven). Xin chào, tôi là Tuan Nguyen và đây là phiên thứ 43 bàn về chẩn đoán không xâm lấn. Mời ngồi và tắt điện thoại. Chúng ta có nhiều thứ để làm trong một thời gian ngắn. Chúng ta sẽ nghe 10 tham luận, mỗi tham luận khoảng 6 phút với một khoảng thời gian 2 phút hỏi và bình luận sau mỗi tham luận. Sau đó, miễn là vẫn còn thời gian, chúng ta sẽ có phần cuối cùng để hỏi và bình luận từ cử tọa, người phát biểu và ban cố vấn (Good afternoon (sau 12 giờ)! My name is Tuan Nguyen and this is session 43 on noninvasive diagnosis. Please take a seat and disconnect your cell phones. We have a lot of exciting material to cover in a short time. We will listen to ten six-minute lectures with a two-minute period for questions and comments after each. Afterwards, provided we are still on time, we will have a final round of questions and comments from the audience, speakers, and panelists). Xin chào, vì điều kiện thời gian, tôi nghĩ chúng ta sẽ bắt đầu ngay phiên thảo luận về bệnh tiểu đường và các bệnh về xương. Chúng ta có danh sách thứ tự phát biểu. Tuy nhiên, vì có nhiều tham luận, tôi khuyến khích các bạn để ý thời gian phát biểu (Good morning. For the benefit of time, I think we will proceed with the session on diabetes and bone health. We have an exciting lineup of speakers. However, as many papers have to be delivered, I encourage the speakers to keep an eye on the time). Xin chào, tôi là Tiến sĩ Tuấn Nguyễn, đến từ Đại học... tôi sẽ áp dụng hình thức mời trước để bớt căng thẳng. Có nhiều người muốn tham luận, tôi chắc các bạn đang muốn nghe họ nói, tuy nhiên, có một số điểm chúng ta cần chú ý trước khi bắt đầu... 70 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... (Good morning. My name is Dr. Tuan Nguyen, from the University of..., and I’m going to moderate this session on the application of predictive models. We have an interesting lineup of speakers, and I’m sure you’re all looking forward to hearing what they have to say. However, there are a few points we need to cover before we get started...). 2. Giới thiệu diễn giả và những đóng góp khoa học của họ Như đã đề cập ở trên, mỗi người chủ trì phải có một danh sách các diễn giả, và biết chắc cách phát âm tên của họ. Sau khi chủ trì tự giới thiệu và nói về thủ tục chương trình phiên họp là phần giới thiệu diễn giả. Không chần chừ, không nói lòng vòng! Những câu sau đây có thể dùng để giới thiệu: Diễn giả đầu tiên của chúng ta là Tiến sĩ ABC từ Đại học XYZ ở Paris, Pháp, sẽ trình bày bài viết với tiêu đề... Xin mời, Tiến sĩ ABC! (Our first speaker is Dr. ABC from XYZ University in Paris, France, who will present the paper entitled... Please, Dr. ABC!). Hãy cùng tôi chào đón diễn giả đầu tiên của chúng ta, Tiến sĩ ABC, từ Trung tâm Y tế Đại học Thiên Đường. Báo cáo của Tiến sĩ ABC có tựa đề “Theo dõi gần hơn có thể cải thiện tỷ lệ chữa khỏi với liệu pháp tuần tự không?” (Please join me to welcome our first speaker, Dr. ABC, from the University of Heaven Medical Center. Dr. ABC’s paper is entitled “Can closer follow up improve cure rates for sequential therapy?”). Nếu diễn giả là người nổi tiếng, có thể giới thiệu dài và rõ hơn: Chúng ta sẽ bắt đầu với phát biểu từ một trong những chuyên gia rất nổi tiếng... (We’ll be getting underway with a talk by one of our field’s most renowned specialists...). Phần II: CÁCH LÀM CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KHOA HỌC 71 Tiến sĩ Liên Phạm, đến từ Đại học ABC. Tiến sĩ Phạm được đào tạo tại Stanford và Berkeley ở Hoa Kỳ và mọi người chắc chắn đã quen thuộc với công việc của bà về quy tắc trung tâm của sự hình thành xương. Bà giữ chức Chủ tịch y khoa Khoa Nội tiết tại UCLA và là điều phối viên của thử nghiệm NOW. Hôm nay, Tiến sĩ Phạm sẽ trình bày bài báo cáo “Chúng ta đã đi được một chặng đường dài - chúng ta đang đứng ở đâu và chúng ta đang hướng tới đâu” (Dr. Lien Pham, from ABC University. Dr. Pham trained at Stanford and Berkeley in the States and everybody is sure to be familiar with her work on central regulation of bone formation. She holds the Medic Chair of Endocrinology at the UCLA and is the coordinator of the NOW trial. Today, Dr. Pham will be presenting the paper “We’ve come a long way - where we stand and where we’re heading”). Một cách khác để giới thiệu khách quan và ít khen hơn như sau: Diễn giả tiếp theo của chúng tôi là Tiến sĩ ABC. Tiến sĩ ABC đến từ Bệnh viện Brigham and Women’s, Trường Y Harvard, và bài thuyết trình của ông có tựa đề “Điều trị viêm khớp không phẫu thuật” (Our next speaker is Dr. ABC. Dr. ABC comes from Brigham and Women’s Hospital, Harvard Medical School, and his presentation is entitled “Non-operative treatment of OA”). Tiếp theo là Tiến sĩ Peter Flannery từ Trung tâm Y tế UCLA, trình bày về “Tế bào gốc trong phẫu thuật gan” (Next is Dr. Peter Flannery from UCLA Medical Center, presenting “Stem cells in hepatic surgery”). Tiến sĩ Mariam Bethlem từ UCSF là diễn giả tiếp theo và cuối cùng. Bài thuyết trình của cô ấy là “Bệnh di căn. Những con đường dẫn đến 72 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... trái tim” (Dr. Mariam Bethlem from the UCSF is the next and last speaker. Her presentation is: “Metastatic disease. Pathways to the heart”). Khi diễn giả trình bày xong báo cáo, nhiệm vụ của chủ trì là nói vài câu dẫn và mời đặt câu hỏi. Đơn giản nhất là cách nói: Cảm ơn Tiến sĩ ABC về bài thuyết trình xuất sắc của ông. Có câu hỏi hoặc bình luận nào không? (Thank you Dr. ABC for your excellent presentation. Any questions or comments?). Cảm ơn Tiến sĩ ABC về bài thuyết trình. Quý vị ở đây có câu hỏi hoặc bình luận nào không? (Thank you Dr. ABC for your presentation. Are there any questions or comments from the audience?). Hơn một chút là vài chữ bình luận (nhưng như tôi nói không cần thiết trong nhiều trường hợp): Cảm ơn, Tiến sĩ ABC. Đó là một bài thuyết trình rất toàn diện. Quý vị có bình luận gì không? (Thanks, Dr. ABC. That was a very comprehensive presentation. Does the audience have any comments?). Cảm ơn ông rất nhiều vì đã trình bày rõ ràng về chủ đề luôn gây tranh cãi này. Tôi muốn hỏi một câu hỏi. Tôi có thể không? (Thank you very much for your clear presentation on this always controversial topic. I would like to ask a question. May I?). Tôi muốn cảm ơn ông về bài thuyết trình xuất sắc này, Tiến sĩ ABC. Có câu hỏi nào không? (I’d like to thank you for this outstanding talk Dr. ABC. Any questions?). Cảm ơn rất nhiều về bài thuyết trình của ông, Tiến sĩ ABC. Không biết quý vị có thắc mắc gì không? (Thanks a lot for your talk Dr. ABC. I wonder if the audience has any questions?). Phần II: CÁCH LÀM CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KHOA HỌC 73 3. Giải lao Khi phiên họp dài đến giờ giải lao, chủ trì phải có vài câu nói vui vẻ và thực tế như: Tôi nghĩ tất cả chúng ta đều hơi mệt rồi, vì vậy chúng ta sẽ có một khoảng nghỉ ngắn. Hội nghị sẽ được tiếp tục vào lúc 4 giờ chiều (I think we all are a bit tired, so we’ll have a short break. The session is adjourned until 4 P.M). Chúng ta sẽ nghỉ một chút. Vui lòng không đi xa - hội nghị sẽ tiếp tục sau 15 phút (We’ll take a short break. Please do not go far - the session will resume in 15 minutes). Chúng ta sẽ nghỉ 30 phút. Vui lòng điền vào các biểu mẫu đánh giá (We’ll take a 30-minute break. Please fill out the evaluation forms). Phiên họp được tiếp tục vào sáng mai. Chúc quý vị tận hưởng thời gian nghỉ ở Thành phố Hồ Chí Minh. (The session is adjourned until tomorrow morning. Enjoy your stay in Ho Chi Minh City). 4. Tuyên bố kết thúc phiên họp Khi phiên họp kết thúc, chủ trì phải có đôi lời từ giã cử tọa và cảm ơn diễn giả. Một số cách nói phổ biến là: - Tôi xin cảm ơn tất cả các diễn giả về những bài thuyết trình thú vị và cử tọa đã đóng góp ý kiến. Tôi sẽ gặp tất cả các bạn tại bữa tiệc tối và lễ trao giải (I would like to thank all the speakers for your interesting presentations and the audience for your comments. I will see you all at the congress dinner and awards ceremony). 74 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... - Buổi làm việc đã kết thúc. Tôi muốn cảm ơn tất cả những người tham gia vì sự đóng góp của quý vị. Hẹn gặp quý vị vào sáng mai. Hãy nhớ lấy giấy chứng nhận tham dự của quý vị (The session is now over. I want to thank all the participants for their contribution. I’ll see you tomorrow morning. Remember to pick up your attendance certificates if you have not already done so). - Chúng ta nên kết thúc ở đây. Chúng ta có một nhóm khác đang chờ. Tôi rất mong được thảo luận về những chủ đề này với quý vị sau (We should finish up here. We have another group coming in. I look forward to discussing some of these topics with you later on). - Tôi e rằng chúng ta đã hết thời gian. Rất hân hạnh được cộng tác với quý vị. Tôi đã học được rất nhiều và tôi có động lực hơn bao giờ hết để tìm hiểu thêm về chủ đề hấp dẫn này. Tôi mong đợi sẽ có các ấn phẩm chắc chắn từ kết quả các nghiên cứu quý vị đã thực hiện (I’m afraid we have run out of time. It has been a pleasure to share this session with you. I have learned a lot and I am more motivated than ever to learn more about this fascinating subject. I look forward to the publications that will undoubtedly result from the studies you have underway). 5. Phương pháp thu thập ý tưởng, sản phẩm sau các hội nghị, hội thảo khoa học Sau khi giới thiệu mục đích, yêu cầu của hội nghị, hội thảo và lược sử cũng như những đóng góp của các diễn giả, đặc biệt là những diễn giả quan trọng, chủ trì nên yêu cầu cử tọa trả lời các câu hỏi: qua thực trạng chúng ta đang đứng ở đâu, chúng ta sẽ đi về đâu và đi như thế nào? Lựa chọn phương pháp thảo luận nhóm để thu thập ý tưởng, sản phẩm: chia Phần II: CÁCH LÀM CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KHOA HỌC 75 mỗi nhóm 7 đến 10 người, phân công mỗi nhóm một người phụ trách và thư ký. Cùng xem xét kinh nghiệm tại Hội nghị Liên đoàn Khoa học Hệ thống Thế giới họp tại thành phố Linz (Áo, tháng 4/2018) bàn về những rủi ro toàn cầu hiện nay xảy ra tại các quốc gia và giải pháp ứng phó không để bị động. Chủ trì phát cho mỗi người một tập giấy có màu sắc khác nhau để ghi ý tưởng về những nội dung trên và dán lên bảng để thảo luận về vấn đề rủi ro xảy ra tại quốc gia mình. Kết quả mang tính ý nghĩa thực tiễn và khoa học rất cao. Sau thảo luận nhóm đã chỉ ra 28 rủi ro toàn cầu liên quan đến nội hàm của an ninh phi truyền thống trước tác động của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. 1) Thảm họa môi trường do biến đổi khí hậu, nước biển dâng toàn cầu do con người gây ra tác động đến nhiều quốc gia. 2) Sụp đổ hệ sinh thái và biến mất đa dạng sinh học. 3) Khủng hoảng lương thực. 4) Khủng hoảng nguồn nước. 5) Giá năng lượng biến động đột biến. 6) Thảm họa thiên tai. 7) Thời tiết, khí hậu cực đoan. 8) Thất bại trong ứng phó và giảm nhẹ biến đổi khí hậu. 9) Thất bại trong quy hoạch và thực hiện quy hoạch đô thị. 76 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... 10) Kết cấu hạ tầng thiết yếu bị thiệt hại. 11) Hậu quả xấu của các tiến bộ công nghệ. 12) Tấn công mạng, tội phạm mạng. 13) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin quan trọng bị phá vỡ. 14) Gian lận dữ liệu và đánh cắp thông tin. 15) Thất nghiệp và thiếu việc làm. 16) Buôn lậu, tội phạm xuyên quốc gia. 17) Khủng hoảng tài chính. 18) Bong bóng bất động sản ở một số nền kinh tế. 19) Lạm phát mất khả năng kiểm soát. 20) Giảm phát. 21) Thất bại của một số cơ chế tài chính hoặc tổ chức tài chính, ngân hàng tại một số nước và tổ chức quốc tế. 22) Bất ổn xã hội sâu sắc. 23) Xung đột giữa các quốc gia. 24) Khủng hoảng hay sụp đổ một số quốc gia. 25) Thất bại trong quản trị toàn cầu và quản trị quốc gia. 26) Vũ khí hủy diệt hàng loạt. 27) Di cư không tự nguyện quy mô lớn. 28) Tấn công khủng bố. Phần II: CÁCH LÀM CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KHOA HỌC 77 Bản đồ kết nối các rủi ro toàn cầu được đưa ra năm 2018 6. Quản lý thời gian Một nhiệm vụ quan trọng của chủ trì là phải đảm bảo các diễn giả nói đúng giờ. Quá 1 hay 2 phút có thể chấp nhận được, nhưng quá 5 phút là không đáp ứng yêu cầu, vì thể hiện sự thiếu tôn trọng hội nghị. Trong trường hợp đó, chủ trì phải nhắc nhở diễn giả, và nếu nhắc 2 lần mà diễn giả vẫn còn tiếp tục thì chủ trì có nhiệm vụ cắt bỏ luôn phần trình bày của diễn giả. Có thể nói như sau: - Tiến sĩ ABC, tôi e rằng thời gian của ông sắp hết. Ông có 30 giây để hoàn thành bài thuyết trình của mình (Dr. ABC, I am afraid that your time is almost over. You have 30 seconds to finish your presentation). 78 PHƯƠNG PHÁP, KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM CHỦ TRÌ... - Tiến sĩ Ho, ông sắp hết thời gian rồi (Dr. Ho, you are running out of time). - Tiến sĩ Russell, chúng ta sắp quá giờ. Xin hãy kết thúc (Dr. Russell, we’re going over time. Please finish up). Nếu sau khi nhắc nhở mà diễn giả vẫn chưa xong hay ngoan cố, thì chủ trì cắt ngang: - Tiến sĩ ABC, tôi xin lỗi nhưng thời gian của ông đã hết. Chúng ta phải tiếp tục phần trình bày khác. Quý vị có câu hỏi hay ý kiến nào không? (Dr. ABC, I’m sorry but your time is over. We must proceed to the next presentation. Any questions, comments?). - Chúng ta không còn thời gian, Tiến sĩ Ho. Chúng ta cần chuyển sang phần hỏi đáp (We’re out of time, Dr. Ho. We need to move on to the questions). - Tiến sĩ Russell, tôi e rằng sẽ phải yêu cầu ông dừng lại. Thời gian của ông đã hết rồi (Dr. Russell, I’m afraid I’m going to have to ask you to stop talking. Your time is up). Sau đó, giới thiệu diễn giả khác, và nhắc nhở ngay: - Tiến sĩ Green, vui lòng để ý thời gian, chúng ta đang chậm tiến độ (Dr. Green, please keep an eye on the time, we are behind schedule). - Chúng ta đang chậm so với dự kiến, vì vậy tôi xin nhắc tất cả các diễn giả rằng quý vị có 6 phút để trình bày phần thuyết trình của mình (We are running behind schedule, so I remind all speakers you have six minutes to deliver your presentation). Cũng có khi phiên họp còn nhiều thời gian để thảo luận. Trong trường hợp đó, người chủ trì có thể hỏi xem có câu hỏi nào khác: