🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Nguyên lý kế toán Ebooks Nhóm Zalo NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN PGSễ TS. VỎ VÃN NHỊ Phó Khoa K ế toán - Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế Thành p h ố Hồ Chí Minh TS MAI THỊ HOANG MINH NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN (Tái bản lần thứ 5) NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ Ẩlỉrì n á i đẩu Việc sử dụng thông tin kế toán để phục vụ cho yêu cầu quản lý và ra quyết định đang và ngày càng trở nên cần thiết, phổ biến cho nhiều đối tượng khác nhau, dặc biệt cho các nhà đầu tư hiện tại, cho nliững người có mong muốn và có nhu cầu đầu tư. Để sử dụng được thông tin do kế toán cung cấp thì nhất thiết phải có những hiểu biết cơ bản về đối tượng, phương pháp và nội dung kế toán. Môn nguyên lý kế toán là môn học cung cấp những kiến thức nền tảng về kế toán, qua đó tạo cơ sở để tiếp tục học tập, nghiên cứu các môn học kế toán chuyên ngành. Nội dung cơ bản của môn nguyên lý kế toán bao gồm việc trình bày và giải thích đối tượng của kế toán, các phương pháp kế toán được sử dụng để thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin và một số nội dung kế toán cơ bản trong doanh nghiệp. Môn học nguyên lý kế toán sẽ rất bổ ích cho những ai muốn tìm hiểu, nghiên cứu về kế toán. Cuốn sách này được chúng tôi biên soạn với mục tiếu đáp ứng yêu cầu tìm hiểu về kế toán cho nhiều đối tượng khác nhau. Cuốn sách này cũng là tài liệu tham khảo cần thiết cho sinh viên khối kinh tế các trường Đại Học, Cao Đẳng. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc. TÁC GIẢ 5 1.2 Lịch sử ra đời k ế toán Tiến trình lịch sử của hạch toán kê toán, cả về mặt thực tiễn lẫn lý luận, đã là một bộ phận không tách rời của lịch sử hạch toán. Nhiều thế kỷ trước khi trở thành một môn khoa học độc lập (khoa học về kế toán - với nhiệm vụ xử lý các phạm trù kế toán một cách có hệ thống bằng các lý giải khoa học) hạch toán kế toán chỉ đơn thuần là một hoạt động thực tiễn thuần tuý. Trong giai đoạn này, loại hạch toán nói trên chỉ là sự phản ánh, sao chép hiện thực của đời sông kinh tế một cách thụ động trong đầu óc con người, không có sự hỗ trợ của các công cụ tính toán, dù là thô sơ nhất. Chỉ tới khi mà con người có khả năng ghi chép những số liệu của quá trình kinh tế vào các vật biểu hiện ngoại lai nào đó thì mới có thể nói đến sự ra đời của hạch toán nói chung và hạch toán kế toán nói riêng. Nhiều nhà nghiên cứu lịch sử kinh tế đều thông nhất một điều: hạch toán kế toán thực sự xuất hiện và có điều kiện phát triển khi có sự hình thành của chữ viết và sô" học sơ cấp. Sự xuất hiện và quảng bá rộng rãi chữ viết và sô" học sơ cấp, mà trước hết là sự phát minh ra hệ đếm thập phân và việc sử dụng rộng rãi chữ số Á rập tạo ra những tiền đề cần thiết cho sự ra đời trên thực tế của hạch toán kế toán và những điều kiện tiền đề này đã dẫn đến một sự tách riêng ra một loại nghề nghiệp chuyên môn về hạch toán do các nhân công xã Ân Độ "... chúng ta ... có thể tìm thấy các nhân viên hạch toán kế toán, tiến hành công tác hạch toán trong ngành trồng trọt và thực hiện việc tính thuế". ơ Ai Cập và Lưỡng Hà Địa, căn cứ vào các di tích khảo cổ tìm được, người ta biết được có sự hoạt động của các trường chuyên môn đào tạo nhân viên hạch toán vào thời cổ đại. T. Mann đã gọi học viên các trường này là những người "có kỹ năng đọc, viêt và phù phép". Nhà nghiên cứu cổ sử về 8 hạch toán người Mỹ Williard Stone cho rằng phương pháp đào tạo thư lại - nhân viên kế toán ở Lưỡng Hà Địa hoàn toàn khác với phương pháp của người Ai Cập. Tại Lưỡng Hà Địa việc đào tạo các nhân viên hạch toán được quản lý bởi các tự nhiên tế của nhà thờ, còn ở Ai Cập do các quan chức cơ quan tài chính phụ tráchẽ Người ta còn thu nhận vào trường các trẻ em có năng khiếu, không xét đến nguồn gốc xuất thân. Ớ Babylon các em gái còn được nhận vào học (do quan niệm rộng rãi về việc sử dụng lao động nữ tại đây) và do đó, Lưỡng Hà Địa được xem là nơi đầu tiên xuất hiện nữ nhân viên hạch toán. Chương trình đào tạo của các trường ở Babylon mang tính nhân văn sâu sắc hơn, còn chương trình đào tạo Ai Cập chú trọng về khía cạnh thực dụng. Các nhân viên hạch toán đã điền vào các chứng từ chuyên môn mà về sau này được gọi là chứng từ ban đầu. Trình tự tổ chức việc ghi số lệ thuộc vào tính chất và khôi lượng hoạt động kinh doanh, cũng như hình thức của vật mang tư liệu. Vật mang tư liệu thời xưa thường là giấy papirus (ở Ai Cập cổ đại), các bản bằng gôm và sành (ở Assyrie và Babylone) hoặc các bản nhỏ bằng sáp (ở La Mã cổ đại). Đặc điểm của vật mang số liệu hạch toán đó ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức hạch toán và kể cả việc tổ chức ngay chính bản thân việc ghi chép. Ví dụ: việc sử dụng giấy Papyrus đã dẫn đến sự ra đời của hạch toán bằng "các tờ rời tống hợp", việc sử dụng các bản bằng gốm và sành đã làm phát sinh các "tờ phiếu" và cuối cùng, việc sử dụng các bảng, biểu bằng sáp lại dẫn đến sự xuất hiện của "sổ sách". Những phương pháp đầu tiên của hạch toán trong nền kinh tế là: l ỗ Các tổng thể hạch toán thuần nhất về chất lượng (các nhóm, loại) theo các tiêu đề hạch toán, mà sau này người ta 9 gọi là các tài khoản. 2. Kểm kê có nghĩa là việc thực hiện mong muốn ghi lại tất cả những đối tượng thuộc phạm vi kinh doanh. 3ệ Tài khoản vãng lai - là loại tài khoản được mở để đơn vị kinh doanh thanh toán qua lại đối với một đốì tượng khách hàng nào đó. Thực tiễn hoạt động kinh doanh hàng ngày đã được phản ánh tuỳ theo loại sổ sách hoặc bằng cách ghi chép theo thứ tự thời gian (ở Ai Cập cổ đại), hay ghi chép theo hệ thông (ở Assyrie; Babylone) hoặc đồng thời áp dụng cả hai hình thức ghi chép đó. Nhiều nhà nghiên cứu cho rằng, ban đầu người ta cần kê lại mọi tài sản, do đó phương pháp kiểm kê ra đời trước tiên. Để thực hiện công việc này, các luật gia và nhân viên hạch toán đã nhận ra rằng cần thiết phải phân loại tài sản dựa trên một sô" tiêu thức nhất định gần với việc sử dụng các đơn vị đo lường qui ước đã được khái quát hoá. Điều này dẫn đến sự phát sinh một phương pháp mới, đó là phương pháp tài khoản. Lúc ban đầu, người ta chỉ có ý niệm về các loại tài sản tài khoản (như các loại tài sản vật tự nhiên, dụng cụ ...) mà tương ứng về mặt hạch toán người ta gọi việc ghi chép trên các loại tài khoản này là hạch toán gia sản. về sau, khi tiền tệ thúc đẩy mạnh hơn quan hệ thanh toán, đã làm nảy sinh thêm các tài khoản cá nhân và các tài khoản được mở ra để thanh toán với người khác. Tài khoản đã xuất hiện khá lâu nhưng chỉ trở thành một hệ thống thống nhất từ khi xuất hiện thước đo bằng tiền thuần nhất. Việc đo lường đánh giá khối lượng kinh doanh phải được hạch toán đã tạo điều kiện cho việc thống nhất các tài khoản thành một hệ thống thống nhất được gọi là kế toán đơn (single entry). Đó là một hệ thông qui định việc tuân thủ hoàn toàn theo thực tế đời sống kinh tế. Các tài khoản cá nhân mà chính chúng chịu sự chi phối và lệ thuộc 10 vào các qui tắc của tài khoản tài sản và tiền tệ của nó, đã bắt đầu đóng vai trò trung tâm trong hệ thống này, bởi vì tiền tệ đã được xem như là một loại hàng hoá. Nhờ việc sử dụng các tài khoản cá nhân và việc phản ánh trên các tài khoản bao giờ cũng liên quan ít nhất 2 người, mà việc ghi sổ kép (bút toán kép) đã ra đời. Nó chính là sản phẩm của tín dụng và tài khoản vãng lai. Thông thường, người ta hay lập luận lôgich rằng kế toán đơn đã có trước kế toán kép, nhưng chúng đã đồng thời tồn tại rất lâu trong lịch sử. 1.3 Các trường phái lý ỉuận chính trong khoa học về hạch toán k ế toán. Sự ra đời của kế toán kép đã báo trước một bước ngoặt mới: chuyển từ chủ nghĩa tự nhiên sang chủ nghĩa hiện thực trong hạch toán. Các sách thực hành hạch toán viết về kế toán kép lần đầu tiên đã xuất hiện ở Ý hồi cuối thế kỷ XIII. Chính vì vậy mà người ta coi kế toán Ý thời đó là đồng nghĩa với kế toán kép. Tuy vậy, điều cần nhấn mạnh là hạch toán kế toán đã không ra đời vào thế kỷ XIII cùng với bút toán kép mà được nảy sinh từ thời xa xưa cùng nền kinh tế hàng hoá. Còn sự xuất hiện của khoa học về hạch toán kế toán, trên thực tế lại do sự thông trị của kế toán vào thế kỷ này quyết định. Bedenetto Cotrulli (1458), một thương gia, đồng thời cũng là một nhà nhân văn học ở Dubrovnic và L.Pacioli (1494) một nhà toán học nổi tiếng là những nhà lý luận đầu tiên về khoa học kế toán. Từ các tác giả đầu tiên này, lĩnh vực hạch toán kế toán đã có hai hướng lý luận chủ yếu được vạch ra: - Một hướng gắn với tên tuổi của B.Cotrulli với quan điểm hạch toán là công cụ quản lý từng xí nghiệp. Jean Savarre (1622 - 1690) và Daniel Difoe (1661 - 1731), tác giả của quyển tiểu thuyết nổi tiếng toàn thế giới "Robinson 11 Crusoe", thuộc trong số những nhà lý luận của hướng nghiên cứu này và họ đã có nhiều đóng góp quan trọng cho khoa học về kế toán. - Hướng khác gắn liền với sự nghiệp của L.Pacioli với quan điểm hạch toán là một môn khoa học có tính phương pháp luận tổng hợpỗ Thuộc về phái này, có nhiều nhà lý luận và nghiên cứu thuộc nhiều nước khác nhau. Nhược điểm chung của họ là rơi vào chủ nghĩa thần bí hoá hạch toán kê toán, hoặc cường điệu tính chất khoa học của nóễ Các nhà lý luận tiếp theo ngày càng có cái nhìn thực tiễn hơn và ngày nay, người ta được biết thêm một sô hướng lý luận khác về hạch toán kế toán, ví dụ như: - Hướng nghiên cứu lý giải và vận dụng kê toán như là một công cụ kiểm tra và quản lý. Song ngay từ đầu, hạch toán kế toán đã được luận thuyết cho là một môn khoa học pháp lý. Đóng góp đầu tiên và quan trọng nhất vào việc xây dựng và phát triển hướng lý luận này và thuộc về các tác giả người Pháp. Sự phát triển của luận thuyết về tính pháp lý của hạch toán kế toán được đặt nền tảng trên sự phát triển của những tư tưởng dân chủ tư sản Pháp. Các đại biểu chính của hướng này là Edmond Degrange, Ipponet Vanet, F .Villa. Những nhà lý luận thuộc trường phái này lần đầu tiên đã nêu ra khái niệm về nghiệp vụ kinh tế (transaction) với các qui tắc pháp lý rõ rệt, cũng như các khái niệm "đối ứng" (correspondence of accounts) rất nổi tiếng cùng với nhiều định nghĩa quan trọng khác. Hướng pháp lý, từ lâu, đã là hướng chinh thống của hầu hết các nước. Các tác giả Ý sau đó đã có nhiều bố sung đáng kể bên cạnh các đồng nghiệp Pháp trong việc phát triển hướng này. Tồn tại bên cạnh luận thuyết pháp lý là luận thuyết kinh tê về khoa học kê toán. Tư tưởng chi phôi của hướng nghiên cứu này là sự khẳng định khoa học về kế toán là khoa học về kiểm tra (F.Besta, 1891), hoặc một khoa học về "lôgich kinh 12 tế" (kế toán viên người Nga L.I.Gomberg)ề Các đại biểu và môn đồ chính của phái kinh tế là các nhà lý luận Ý, Pháp và Nga... Ngày nay, các nhà nghiên cứu về hạch toán đã đi đến chỗ thông nhất rằng, hạch toán kế toán không thể được luận thuyết một cách phiến diện như trên mà nó bao gồm 2 bộ phận quan hệ chặt chẽ và đan lồng vào nhau: bộ phận pháp lý và bộ phận kinh tếẳ II BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN 1. Phân biệt các loại hạch toán: Để quản lý được hoạt động của mình với mục đích ngày càng mang lại hiệu quả lớn, con người cần phải có những thông tin toàn diện, chính xác và kịp thời về tình hình và kết quả hoạt động. Thông tin là một nhu cầu khách quan, cần thiết để quản lý mọi mặt hoạt động của con người, đặc biệt đôi với lĩnh vực sản xuất càng có ý nghĩa lớn lao. Muôn có được nguồn thông tin về hoạt động của mình, con người cần phải thực hiện đồng thời các quá trình: quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép. • Quan sát nhằm ghi nhận sự tồn tại của những đối tượng cần được khai thác thông tin. • Đo lường nhằm lượng hoá các đối tượng cần thông tin qua các thước đo phù hợp, qua đo lường sẽ xác định sô" lượng, trọng lượng, thể tích... của đối tượng. • Tính toán là quá trình sử dụng các phép tính và các phương pháp tính để tiếp tục lượng hoá các đối tượng cần thông tin thành những sô" liệu tổng hợp hoặc các chỉ tiêu tổng hợp với các yêu cầu về thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin. • Ghi chép là việc thể hiện vào giấy tờ, sổ sách qui định - những nội dung thông tin nhằm tạo nên các căn cứ xử lý và 13 tổng hợp thông tin cũng như cung cấp thông tin cần thiêtỗ Thực hiện 4 quá trình nêu trên một cách đồng thời gọi chung là thực hiện công tác hạch toán. Hạch toán bao gồm các bộ phận: hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán. a) Hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật là dạng hạch toán cung cấp những thông tin rời rạc của từng loại hoạt động mang tính chất kỹ thuật sản xuấtẵ Tuỳ theo tính chất của đôi tượng cần thông tin mà hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật sử dụng thước đo phù hợp. Tài liệu hạch toán nghiệp vụ thường rất đơn giản, được thu thập bằng phương pháp quan sát trực tiếp. Hạch toán nghiệp vụ ít sử dụng chỉ tiêu hạch toán tổng hợp. b) Hạch toán thống kè (gọi tắt là thống kê) là dạng hạch toán cung cấp những thông tin số lớn trong mối quan hệ với mặt chất của chất lượng cần thông tin gắn liền với thời gian và địa điểm cụ thể nhằm rút ra xu thế và quy luật vận động, phát triển của đôi tượng. Tuỳ theo đối tượng cần thông tin mà hạch toán thống kê sử dụng các thưđc đo phù hợp. c) Hạch toán kế toán (gọi tắt là kế toán) là loại hạch toán phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thông toàn bộ các hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh trong đơn vị thông qua 3 thước đo: tiền, hiện vật và thời gian lao động, trong đó thước đo bằng tiền (money measurement) là chủ yếu. Như vậy sự ra đời của các loại hạch toán là một nhu cầu khách quan bắt nguồn từ nhu cầu quản lý của con người. Cùng với sự phát triển của sản xuất và quản lý, các loại hạch toán được phát triển và hoàn thiện không ngừng. Trong các loại hạch toán thì hạch toán kế toán giữ một vai trò hết sức trọng yếu, là nguồn thông tin vô cùng cần thiết trong quản lý bất kỳ hoạt động nào. Cho nên các nhà nghiên cứu về hạch 14 toán kế toán ở Mỹ đã cho rằng "kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh". 2. Định nghĩa: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán. Tuy nhiên cần nhận thức rằng kế toán vừa là một môn khoa học vừa là một nghề nghiệp quản lý nên để hiểu kế toán là gì cần phải gắn liền với đặc điểm này. - Là một môn khoa học thì kế toán là một hệ thống thông tin thực hiện việc phản ánh và giám độc mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực kinh tế - tài chính của một tổ chức cụ thể (doanh nghiệp, trường học...) thông qua một sô" các phương pháp riêng biệt được sử dụng để thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin. - Là nghề nghiệp thì kế toán được hiểu đó là công việc tính toán và ghi chép bằng con số mọi hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh trong đơn vị để cung cấp một cách toàn diện và nhanh chóng các thông tin về tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị, tình hình sử dụng vốn của đơn vị thông qua 3 thước đo: tiền, hiện vật và thời gian lao động, trong đó tiền là thước đo chủ yếu. Để hiểu một cách cụ thể hơn, có thể phân tích trên các mặt sau.ậ + Về hình thức: kế toán là việc tính toán và ghi chép bằng con số mọi hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh trong đơn vị vào các loại chứng từ sổ sách có liên quan và qua đó lập ra được các báo cáo kế toán cần thiết. + Về nội dung: kế toán là việc cung cấp thông tin về toàn bộ diễn biến thực tế trong quá trình hoạt động của đơn vị để phục vụ cho yêu cầu kiểm soát, đánh giá và ra các quyết định kinh tế. + Về trạng thái phản ánh: kế toán phản ánh cả hai trạng 15 thái tĩnh và động nhưng động là trạng thái thường xuyên và chủ yếu. Trong điều 4 của Luật kế toán thì kế toán được định nghĩa: kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. 3. Chức năng của k ế toán: Xuất phát từ định nghĩa kế toán ở trên, có thể thấy rằng kế toán có 2 chức năng trong công tác quản lý: chức năng phản ánh và chức năng giám đốc. - Chức năng phản ánh (chức năng thông tin) thể hiện ở chỗ kế toán thực hiện công việc theo dõi toàn bộ các hiện tượng kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị thông qua việc tính toán, ghi chép, phân loại, xử lý và tổng kết các dữ liệu có liên quan đến quá trình hoạt động và sử dụng vốn của đơn vị. - Chức năng giám đcíc (chức năng kiểm tra) thể hiện ở chỗ thông qua sô" liệu đã được phản ánh, kế toán sẽ nắm được một cách có hệ thông toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động của đơn vị, làm cơ sở cho việc đánh giá dược đúng đắn, kiểm soát chặt chẽ tình hình chấp hành luật pháp, việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra nhằm giúp cho hoạt động ngày càng mang lại hiệu quả cao. Chức năng phản ánh và chức năng giám đốc có môi quan hệ với nhau rất chặt chẽ: phản ánh là cơ sở để giám đốc, đồng thời thông qua giám đốc sẽ giúp cho việc phản ánh được chính xác, rõ ràng và đầy đủ hơn. Hai chức năng này được thực hiện bởi một hệ thống các phương pháp kế toán bao gồm: chứng từ kế toán, tài khoắn, ghi sổ kép, tính giá, tổng hợp - cân đối (sẽ được trình bày'ở những bài sau). Với hai chức năng vốn có như nêu trên nên kế toán đã trở thành một công cụ hết sức quan trọng trong quản lý của 16 bản thân các đơn vị kế toán, và nó cũng rất cần thiết và quan trọng trong quản lý cho những đối tượng khác có quyền lợi trực tiếp hay gián tiếp đốì với hoạt động của đơn vị kế toán như chủ sở hữu, người cung cấp tín dụng và hàng hoá, các nhà đầu tư, cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác của nhà nước, ... 4. Kế toán tài chính và k ế toán quản trị: Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin và đặc điểm của thông tin được cung cấp cho các đôi tượng khác nhau, kế toán phân biệt thành hai phân hệ: kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Kế toán tài chính là một phân hệ thuộc hệ thông thông tin kế toán cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị nhằm phục vụ cho các đôi tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nhưng chủ yếu là cho các đối tượng ở bên ngoài. Kế toán tài chính có một số đăc điểm căn bản cần được lưu ý: phản ánh những sự kiện đã xảy ra (thông tin quá khứ); thông tin cung cấp gắn liền với phạm vi toàn doanh nghiệp; phải có độ tin cậy cao, mang tính pháp lệnh; thước đo được sử dụng phổ biến là thước đo tiền tệ,... - Kế toán quản trị cũng là một phân hệ thông tin thuộc hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin về quá trình hình thành, phát sinh chi phí và thu nhập khi thực hiện các kế hoạch ngắn và dài hạn và các thông tin khác gắn liền với từng bộ phận cụ thế trong quá trình thực hiện mục tiêu chung do đơn vị đề ra nhằm phục vụ cho nhu cầu quản trị ở các cấp độ khác nhau trong nội bộ đơn vị. Thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị: hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Kế toán quản trị cũng có một sô đặc điểm căn bản cần 17 được lưu ý: phản ánh những sự kiện đang và sắp xảy ra (thông tin định hướng cho tương lai), thông tin cung cấp gắn liền với từng bộ phận từng chức năng hoạt động trong đơn vị; có tính linh hoạt và thích ứng; không mang tính pháp lệnh; tuỳ theo thông tin cung cấp mà sử dụng các thước đo khác nhau; sử dụng các phương pháp nghiệp vụ đặc thù (thiêt kê thông tin dưới dạng so sánh được, dùng phương trình hoặc đồ thị để biểu diễn thông tin,...) Kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối liên hệ mật thiết trong quá trình tổ chức thực hiện và cung cấp thông tin. Hai loại kế toán này tạo nên sự liên kết thông tin được cung cấp mang tính xuyên suốt, phản ánh được những sự kiện đã, đang và sắp xảy ra trong hoạt động của một tổ chức, đơn vị. III. ĐỐI TƯỢNG CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN Kế toán là công cụ không thể thiếu được trong công tác quản lý của bất kỳ đơn vị nào và việc thực hiện công tác kế toán có tốt hay không đều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý. Để thực hiện công tác kế toán thì vấn đề đầu tiên, quan trọng là phải được xác định đúng đắn những nội dung mà kế toán cần phải phản ánh và giám đốc, hay nói cách khác hai chức năng: phản ánh và giám đốc được thực hiện với cái gì? ơ đâu? Lúc nào? Trong trạng thái nào? Xác định những điều đó còn được gọi là xác định đối tượng kế toánử Ta biêt rằng bất cứ đơn vị nào, dù thuộc lĩnh vực sản xuất hoặc thuộc lĩnh vực phi sản xuất muốn duy trì hoạt động của mình thì nhất thiết phải có các loại tài sản nhất định, bao gồm nhiều loại khác nhau. Các loại tài sản trên thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị nhằm thực hiện những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng như các nhiệm vụ khác theo những mục tiêu được xác định và được qui định (sau đây gọi tắt là tài sản thuộc quyền 18 quản lý và sử dụng của đơn vị gọi là tài sản sở hữu). Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các loại tài sản thường xuyên biến động (tăng, giảm). Sự biến động này phát sinh không ngừng và tác động đến hầu hết các loại tài sản trong đơn vị. Như vậy rõ ràng các loại tài sản sở hữu và sự biến động của nó là cơ sở của mọi hoạt động trong đơn vị. Cho nên để theo dõi, kiếm tra và đánh giá được tình hình và kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn của một loại đơn vị nào đó thì nhất thiết phải nắm được tình hình tài sản và sự biến động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị. Công việc theo dõi này được thực hiện bởi công tác kế toán và như vậy, có thể phát biểu đối tượng của kế toán như sau: Đối tượng của kê toán là tài sản sở hữu và sự biến động của tài sản đó trong quá trình hoạt động của đơn vịể Tài sản sở hữu và sự biến động của tài sản đó hoàn toàn có thể tính ra được bằng tiền. Do vậy, để đơn giản và dễ hiểu, có thể nói rằng: tất cả những gì thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị có thể biểu hiện dưới hình thức tiền tệ đều là đôi tượng mà kế toán cần phải phản ánh và giám đốc. Để làm sáng tỏ và cụ thể hoá đối tượng của kế toán ta có thể lấy hoạt động cụ thể của một doanh nghiệp sản xuất để minh họa. Trước hết, để tiến hành hoạt động thì doanh nghiệp cần phải có và đang có các loại tài sản hữu hình và vô hình như sau: - Nhà cửa, máy móc, thiết bị, kho tàng, phương tiện vận tảiể.ắ - Bằng phát minh sáng chế, nhãn hiệu hàng hoá, quyền phát hành ... - Các loại nguyên vật liệu (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, ...) - Công cụ, dụng cụ. - Hàng hoá, thành phẩmỗ 19 - Tiền mặt. - Tiền gửi ngân hàng - Các loại chứng khoán (cổ phiếu, trái phiếu). - Các khoản mà các đơn vị và cá nhân thiêu nợ doanh nghiệp: phải thu của khách hàng, tạm ứng, phải thu khác,... Các loại tài sản trên thường xuyên vận động, thay đối trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời sô hiện có và sự vận động của từng loại tài sản đã nêu trên là nội dung cơ bản của công tác kế toán. Như vậy rút ra kết luận từng loại tài sản và sự vận động của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh là đôi tượng cụ thể mà kế toán phải phản ánh và giám đốc. Các loại tài sản nói trên được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau và được phân thành các loại nguồn sau: - Nguồn vốn chủ sở hữu: Đây là nguồn vốn ban đầu, quan trọng do chủ sở hữu doanh nghiệp bỏ ra để tạo nên các loại tài sản nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh; ngoài ra nguồn vốn chủ sở hữu còn được bổ sung thêm trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tuỳ theo hình thức sở hữu mà nguồn vốn chủ sở hữu có thể là do nhà nước cấp, do cổ đông hoặc xã viên góp cổ phần, nhân vốn góp liên doanh, do chủ doanh nghiệp tư nhân tự bỏ ra,... Nguồn vốn chủ sở hữu có đặc điểm là nguồn vốn sử dụng dài hạn và không cam kết phải thanh toán. Nó có vị trí và ý nghĩa hêt sức quan trọng, trong việc duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp. Nguồn vốn chủ sở hữu được phản thành các khoản: + Nguồn vốn kinh doanh 20 + Lợi nhuận chưa phân phối + Các loại quỹ chuyên dùng (quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính,....) - Nợ ph ải trả: Đây là nguồn vốn bổ sung quan trọng nhằm đáp ứng đủ vốn cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Nợ phải trả bao gồm các khoản nợ ngắn hạn và nợ dài hạn của ngân hàng, của các tổ chức kinh tế, của các cá nhân,... Nợ phải trả có đặc điểm là nguồn vốn sử dụng có thời hạn kèm theo nhiều ràng buộc như phải có thế chấp, phải trả lãi,.... Nợ phải trả cũng có vị trí và ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển hoạt động của doanh nghiệp, vấn đề đặt ra là phải sử dụng các khoản nợ có hiệu quả để bảo đảm khả năng thanh toán và có tích luỹ để mở rộng và phát triển doanh nghiệp. Nợ phải trả bao gồm các khoản: + Vay ngắn hạn + Vay dài hạn + Phải trả cho người bán + Phải trả người lao động + Phải trả khác Các nguồn vốn trên cũng vận động, thay đổi không ngừng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ sô' hiện có và tình hình biến động của từng loại nguồn vôn như nêu trên cũng là nội dung cơ bản của công tác kê toán. Như vậy, rút ra kết luận: từng nguồn vốn và sự vận động của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh là đối tượng cụ thể mà kế toán phản ánh và giám đôc. Tài sản và nguồn vôn có mối quan hệ mật thiết với nhau, 21 biểu hiện ở chỗ bất kỳ một loại tài sản nào cũng được hình thành từ một hoặc một số nguồn nhất định hoặc ngược lại một nguồn nào đó có thể được biểu hiện thành một dạng hay nhiêu dạng tài sản khác nhau. Hơn nữa nếu đứng trên giác độ phân loại đối tượng nghiên cứu, có thể thấy rằng tài sản và nguồn vốn là 2 cách phân loại khác nhau tình hình tài sản doanh nghiệp với mục đích biểu hiện biểu hiện tính hai mặt của tài sản: tài sản gồm những gì? và tài sản do đâu mà có? Xuất phát từ môi quan hệ như nêu trên nên về mặt lượng luôn luôn tồn tại mối quan hệ cân đối sau: Tài sản = Vốn chủ sở hữu + Nợ phải trả Hoặc: Tổng số tài sản = Tổng số nguồn vốn Trên cơ sở những tài sản đã có doanh nghiệp tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng nhiệm vụ được xác định. Hoạt động này bao gồm nhiều quá trình nối tiếp nhau một cách liên tục. Quá trình cung cấp, quá trình sản xuất, quá trình tiêu thụ. Các quá trình này làm phát sinh các loại chi phí và doanh thu (thu nhập). Các loại chi phí và doanh thu cũng được xác định là đốì tượng cụ thể mà kê toán cần phải phản ánh và giám đốc. Sau đây giới thiệu đối tượng kế toán theo quy định trong Điều 9 của luật kế toán. 1. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính, sự nghiệp; hoạt động của đơn vị, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: a) Tiền, vật tư và tài sản cố định; b) Nguồn kinh phí, quỹ; c) Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán; d) Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động; đ) Thu, chi và kết dư ngân sách nhà nước; e) Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước; 22 g) Nợ và xử lý nợ của Nhà nước; h) Tài sản quốc gia; i) Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toánễ 2. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm các tài sản, nguồn hình thành tài sản theo quy định tại các điểm a, b, c, d và i khoản 1 Điều này. 3.. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: a) Tài sản cô" định, tài sản lưu động; b) Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; c) Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập; d) Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước; đ) Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh; e) Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán. 4. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động ngân hàng, tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán, đầu tư tài chính, ngoài quy định tại khoản 3 Điều này còn có: a) Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng; b) Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán; c) Các khoản cam kết, bảo lãnh, các giấy tờ có giá. IV. CÁ C NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN c ơ BẢN (THEO CHUAN Mực CHUNG) Các nguyên tắc kế toán được quy định trong chuẩn mực chung (Chuẩn mực sô 1) được xác định là cơ sở pháp lý trong việc tổ chức và thực hiện kế toán cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong phạm vi cả nước. Các nguyên tắc này bao gồm: 23 - Cơ sở dồn tích: Nguyên tắn này yêu cầu việc ghi nhận tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí dựa trên cơ sơ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứ không phải dựa trên cơ sở thực thu thực chi bằng tiền hoặc tương đương tiền. - H oạt động liên tục: Nguyên tắc này đặt ra giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và còn tiếp tục hoạt động trong thời gian tới nên các loại tài sản mà nó nắm giữ phải được phản ánh theo giá gốc và báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giả định này. Chỉ khi nào giả thiết hoạt động liên tục bị vi phạm (doanh nghiệp sắp phải giải thể, sáp nhập, thanh lý...) thì giá thị trường sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. - Giá gốc: Nguyên tắc này yêu cầu các loại tài sản mà doanh nghiệp đang nắm giữ phải được ghi nhận theo chi phí thực tế do doanh nghiệp đả bỏ ra để có được các loại tài sản đó. Nói cằch khác là nó phải được tính theo sô" tiền hoặc tương đương tiền đã trả, phải trả và tính theo giá trị hợp lý vào thời điểm tài sản được ghi nhận. - Phù hợp: Nguyên tắc này yêu cầu phải xác định chi phí tạo ra doanh thu trong kỳ để qua đó xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của kỳ kế toán. Nói cách khác là việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. - N h ấ t quán: Nguyên tắc này yêu cầu việc sử dụng chính sách và phương pháp hạch toán phải nhất quán liên tục trong nhiều kỳ để phục vụ cho yêu cầu so sánh (ít nhất là trong kỳ kế toán năm). Trường hợp muốn thay đổi chính sách và phương pháp hạch toán thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi này trong thuyết minh báo cáo tài chính. - Thận trọng: Nguyên tắc này yêu cầu không được đánh giá cao hơn giá trị của các loại tài sản và các khoản thu nhập, không được đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ 24 phải trả và chi phí; doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, chi phí được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Nguyên tắc này cho phép lập dự r'v,Ang nhưng không lập quá lớn. - Trọng yếu: Nguyên tắc trọng yếu yêu cầu không được thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin được coi là trọng yếu do nó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phải được xem xét cả về mặt định lượng lẫn định tính trong hoàn cảnh cụ thể. Nói cách khác, nguyên tắc này cho phép trong thực hành kế toán có thể có những sai sót nhất định miễn sao những sai sót này không làm ảnh hưởng đến.bản chất của sự kiện và tính trung thực của báo cái tài chính. Ngoài những nguyên tắc được xác định trong chuẩn mực chung như nêu trên, có thể nêu thêm một số khái niệm và nguyên tắc kế toán được tham khảo thêm. . Khái niệm đơn vị k ế toán: Đây là khái niệm căn bản nhất, nó đề ra cho công tác kế toán giới hạn về chủ thể mà với chủ thể đó tổ chức kế toán phải bảo đảm cung cấp thông tin một cách đầy đủ, toàn diện (thông qua các báo cáo tài chính) và hoàn toàn không được lẫn lộn với bất kỳ một chủ thể nào khác. Nói cách khác, khái niệm này chỉ ra rằng đơn vị kế toán phải được hiểu là một tổ chức độc lập với bản thân chủ sở hữu và các tổ chức, cá nhân khá . Khái niệm thước đo tiền tệ (đơn vị tính toán tiền tệ): Thước đo tiền tệ là đặc trưng cơ bản của hạch toán kế toán. Tất cả các đối tượng, các quá trình hoạt động cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải phản ánh thông qua thước đo tiền tệ và cũng chỉ có thước đo tiền tệ mới cho phép xác định được những chỉ tiêu tổng hợp phục vụ cho việc 25 so sánh, đánh giá. Đơn vị tiền tệ được sử dụng là đồng tiên của quốc gia mà đơn vị đang hoạt động và giả định rằng đó là đồng tiền cô định (không có những biến động lớn do lạm phát gây ra). . Khái niệm kỳ kế toán: Kỳ kế toán là độ dài của một khoảng thời gian được quy định (tháng, quý, năm) mà vào thời điểm cuối kỳ, kê toán phải lập các báo cáo tài chính phản ánh tình hình và kêt quả hoạt động, tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp để phục vụ cho yêu cầu so sánh, tổng hợp, kiểm tra và đánh giá của các đốì tượng khác nhau. . Nguyên tắc ghi nhận doanh thu (doanh thu thực hiện): Nguyên tắc này đòi hỏi việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu phải rõ ràng, phải là thời điểm mà hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu cho người mua và ngược lại đơn vị được sở hữu về tiền hoặc sở hữu một khoản nợ phải thu. . Nguyên tắc công khai (đầy đủ, dễ hiểu): Báo cáo tài chính phải phản ánh đầy đủ tất cả các thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phải được công khai đúng theo qui định của luật pháp. Những thông tin trong báo cáo phải rõ ràng, dễ hiểu và có những giải trình cần thiết để những người có trách nhiệm và có liên quan khi đọc và phân tích được dễ dàng, thuận lợi. . Nguyên tắc rạch ròi giữa hai niên độ kê toán: Nguyên tắc này yêu cầu các nghiệp vụ kinh tê phát sinh thuộc kỳ kế toán nào phải được phản ánh vào kỳ kê toán đó, không được hạch toán lẫn lộn giữa kỳ này với kỳ sau hoặc ngược lại. 26 V. CÁ C PHƯƠNG PHÁP CỦA KẾ TOÁN Để thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin thì kế toán phải sử dụng một hệ thống các phương pháp bao gồm: chứng từ kế toán, tài khoản, ghi sổ kép, tính giá các đối tượng kế toán và báo cáo kế toán. 5ểl. Chứng từ kế toán: Đây là phương pháp ghi nhận các hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh và hoàn thành trong hoạt động của đơn vị kế toán thông qua các vật mang tên là các mẫu giấy tờ theo quy định hoặc các loại băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán. Thông qua chứng tử kế toán sẽ thu thập thông tin ban đầu làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. 5.2. Tài khoản kế toán: Đây là phương pháp phân loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cung cấp thông tin và kiểm soát số hiện có và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán trong hoạt động của đơn vị kế toán. 5ẵ3. Ghi sổ kép: Đây là phương pháp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản có liên quan để phản ánh nội dung kinh tế của nghiệp vụ trong mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán với nhau. 5.4. Tính giá các đối tượng kế toán: Đây là phương pháp biểu hiện giá trị của đối tượng kế toán bằng tiền để phục vụ cho việc tính toán, ghi chép và tổng hợp thông tin. 5.5. Báo cáo kế toán: Đây là phương pháp tính toán và tổng hợp số liệu từ các tài khoản kế toán để xác lập một hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả 27 hoạt động của đơn vị kế toán trong kỳ kế toán. Các phương pháp này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện kế toán và sẽ được giới thiệu kỹ trong các chương sau. Ngoài các phương pháp trên, thì kiêm kê cũng được coi là một phương pháp kế toán thực hiện việc kiểm tra trực tiếp tại chỗ số hiện có của các loại tài sản tại đơn vị kế toán để đối chiếu với số liệu đã được ghi chép trong các tài khoản kế toán nhằm phát hiện được các khoản chênh lệch thừa, thiếu cần được xử lý kịp thời. Nói cách khác thông qua phương pháp kiểm kê thì số liệu kế toán mới phản ánh đúng đắn số thực tế về tình hình tài sản của đơn vị kế toán. Sau đây mô tả quan hệ giữa các phương pháp kê toán: (1) Đối với các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán là tiền tệ thì căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào để ghi vào các tài khoản thông qua phương pháp ghi sổ kép. (2) Đối với các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tượng kế toán phi tiền tệ thì từ chứng từ kế toán phải thông qua phương pháp tính giá để biểu hiện thành tiền và ghi vào các tài khoản thông qua phương pháp ghi sổ kép. (3) Khi kiểm kê phát hiện thừa, thiếu thì phải lập chứng từ xác nhận để làm cơ sở pháp lý ghi vào tài khoản thông qua phương pháp ghi sổ kép. 28 (4) Thông qua phương pháp tài khoản tiến hành tính giá cho một số đối tượng để biểu hiện thành tiền trên chứng từ kế toán làm căn cứ để ghi vào tài khoản thông qua phương pháp ghi sổ kép. (5) Từ các số liệu được tài khoản cung cấp sẽ tính toán tổng hợp để lập ra các báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin cho các đôi tượng sử dụng. Vlẵ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN VÀ CÁC YẾU CẦU c ơ BẢN ĐỐI VỚI KẾ TOÁN 6.1. Nhiệm vụ kế toán: Để phát huy tốt các chức năng của kế toán đối với công tác quản lý thì kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: (1) Thu nhập, xử lý thông tin kế toán phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. (2) Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thu, chi, thanh toán cũng như tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn của đơn vị kế toán, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm chính sách, chế độ về quản lý kinh tế - tài chính. (3) Thực hiện việc phân tích tình hình hoạt động nói chung và tình hình tài chính của đơn vị kế toán, tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong việc ra và thực hiện các quyết định kinh tế. (4) TỔ chức cung cấp thông tin cho các đôi tượng sử dụng theo đúng quy định của pháp luật. 6.2. Các yêu cầu cơ bản đối với k ế toán: Để bảo đảm chất lượng cho thông tin kế toán được cung cấp, từ đó phát huy được tính hữu dụng của thông tin kế toán cho các đốì tượng sử dụng thì khi thực hiện kê toán phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: 29 Chương II BẢNG CÂN Dôì KÊ TOÁN VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Để phục vụ cho công tác quản lý tài chính và quản lý hoạt động kinh doanh thì đơn vị cần phải có các tài liệu tổng hợp phản ánh toàn diện hoạt động của mình. Các tài liệu tổng hợp không chỉ cần cho bản thân đơn vị mà còn cần thiết cho những đôi tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đối với đơn vị và cho những ai có quan tâm đến hoạt động của đơn vị. Việc phản ánh vào sổ sách kế toán mới chỉ phản ánh được từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như từng mặt riêng biệt của quá trình hoạt động của đơn vị. Các tài liệu này mặc dù rất cần thiết cho công tác quản lý, song yêu cầu tổng hợp từ các sổ kế toán thành hệ thống các chỉ tiêu tổng hợp là vấn đề có ý nghĩa quan trọng về mặt quản lý tình hình tài chính. Các thông tin tổng hợp được gọi là các thông tin tài chính mà công tác kế toán phải có trách nhiệm cung cấp một cách kịp thời, chính xác và trung thực. Do tính chất tổng hợp của các thông tin tài chính nên số liệu được sử dụng để xác lập các chỉ tiêu tổng hợp đều được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ (chỉ sử dụng duy nhất thước đo bằng tiền). Thông tin tổng hợp như nêu trên được kế toán cung cấp thông qua hệ thống báo cáo tài chính. Theo quy định hiện 32 nay thì báo cáo tài chính định kỳ mà doanh nghiệp phải lập và cung cấp bao gồm: - Bảng cân đôi kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính Sau đây sẽ giới thiệu 2 báo cáo tài chính là bảng cân dôi kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. |ẽ BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN l ẻ Khái niệm: Bảng cân đôi kế toán (BCĐKT) là báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo hai cách phân loại: kết cấu của tài sản và nguồn hình thành nên tài sản dưới hình thức tiền tệ tại một thời điểm nhất định (cuối quý, cuôì năm). BCĐKT là báo cáo tài chính quan trọng đối với doanh nghiệp, đôi với các cơ quan chức năng cũng như cho nhiều đôi tượng khác có liên quan hoặc quan tâm đến hoạt động của doanh nghiệp. Thông qua BCĐKT có thể tìm hiểu, xem xét, đánh giá tình hình phân bổ tài sản, phân bổ nguồn vốn cũng như các môi quan hệ kinh tế - tài chính khác hiện có trong doanh nghiệp. BCĐKT là một báo cáo bắt buộc, được nhà nước quy định thông nhất về mẫu biểu, phương pháp lập, nơi phải gửi và thời hạn gửi. 2. Kết cấu của bảng cân đối k ế toán: Xuất phát từ yêu cầu biểu hiện hai mặt khác nhau của tài sản trong doanh nghiệp: tài sản gồm những gì và tài sản do đâu mà có nên kết cấu của BCĐKT được xây dựng theo kết cấu 2 bên. 33 - Kết cấu 2 bên: Bèn trái gọi là tài sản: được dùng để phản ánh kêt cấu của tài sản. Bèn phải gọi là nguồn vốn: được dùng để phản ánh các nguồn vốn khác nhau tạo nên tài sản. Kết cấu hai phần: Phần trên phản ánh tài sản; phần dưới phản ánh nguồn vốn. Bên (phần) tài sản được chia làm 2 loại: + Loại A: Tài sản ngắn hạn + Loại B: Tài sản dài hạn Bên (phần) nguồn vốn củng được chia làm 2 loại: + Loại A: Nợ phải trả + Loại B: Vốn chủ sở hữu Trong từng loại còn được chia ra thành nhiều mục, nhiều khoản để phản ánh chi tiết từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn theo yêu cầu quản lý chung. Loại, mục, khoản là những chỉ tiêu kinh tế được qui định và sắp xếp một cách thống nhất. Để phản ánh giá trị của các chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn thì BCĐKT còn được thiết kế 2 cột để ghi chép số đầu năm và sei cuối kỳ. số liệu ở 2 cột này sẽ giúp cho người nhận thông tin có căn cứ để nắm bắt, phân tích, đánh giá qui mô cũng như sự biến động của tài sản và nguồn vốn giữa đầu năm và cuối kỳ. Hai bên của BCĐKT phản ánh 2 mặt khác nhau của tài sản trong doanh nghiệp nên giữa chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Xét về mặt lượng thì bao giờ cũng có: Tổng số tài sản = Tổng số nguồn vốn Hoặc (A + B) Tài sản = (A + B) Nguồn vốn 34 Tính chất bằng nhau biểu hiện tính cân đối. Tính cân đối là tính chất cơ bản của BCĐKT. 3ễ Một ví dụ về BCĐKT: Tại một doanh nghiệp vào ngày 30/09/19xx có các tài liệu sau (đơn'vị: 1.000 đồng): I. Tài sản của doanh nghiệp bao gồm: 1. Tiền mặt 40.000 2. Tiền gửi Ngân hàng 800.000 3. Nguyên vật liệu 500.000 4. Công cụ, dụng cụ 60.000 5. Thành phẩm 100.000 6Ế Tài sản cô định hữu hình 5.000.000 IIẾ Nguồn vốn của doanh nghiệp bao gồm: l ế Vay ngắn hạn 600.000 2. Phải trả cho người bán 200.000 3. Phải trả khác 50.000 4. Nguồn vốn kinh doanh 5.600.000 5. Quỹ đầu tư phát triển 50.000 Dựa vào tài liệu sẽ lập được BCĐKT như sau: BẢNG CÂN ĐÔI KẾ TOÁN Ngày 30/09/19xx Đơn vị tính: 1.000 đồng Tài sản Số tiền Nguồn vốn S ố tiền Loại A: Tài sản ngắn hạn 1. Tiền mặt 2. Tiền gửi Ngân hàng 3. Nguyên vật liệu 4. Công cụ, dụng cụ 5. Thành phẩm Loại B: Tài sản dài hạn - Tài sản cố định hữu hình 1.500.000 40.000 800.000 500.000 60.000 100.000 5.000.000 5.000.000 Loại Aề. Nợ phải trả 1. Vay ngắn hạn 2. Phải trả cho người bán 3. Phải trả khác Loại B: vốn chủ sở hữu 1. Nguồn vốn kinh doanh 2. Quỹ đầu tư phát triển 850.000 600.000 200.000 50.000 5.650.000 5.600.000 50.000 TỐNG CỘNG TÀI SẢN 6.500.000 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 6.500.000 35 4ẵ Sự biến động của BCĐKT trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp (tính cân đối của BCĐKT): Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các loại tài sản và các loại nguồn vốn thường xuyên biến động (tăng lên, giám xuống) do tác động của các nghiệp vụ kinh tế. Sự biên động này đã làm cho bảng cân đôi kế toán những thời điểm khác nhau cũng có những thay đổi tương ứng. Mặc dù các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị rất phong phú đa dạng nhưng nói chung ảnh hưởng của chúng đến sự biên động của tài sản và nguồn vốn không ngoài 4 trường hợp sau: Trường hợp l.ẳ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ ảnh hưởng bên tài sản, tức là ảnh hưởng đến 2 khoản thuộc bên tài sản, thì sẽ làm một khoản tài sản này tăng lên đồng thời với một khoản tài sản khác giảm xuống tương ứng. Trong trường hợp này số tổng cộng của BCĐKT không đổi, nhưng tỷ trọng của các loại tài sản chịu ảnh hưởng có sự thay đối. Ví dụ: Rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ tiền mặt 8.000 (đơn vị l.OOOđ). Nghiệp vụ này làm tiền mặt tăng lên 8.000. Lúc này quỹ tiền mặt sẽ là 40.000 + 8.000 = 48.000, đồng thời làm tiền gửi Ngân hàng giảm 8.000; lúc này tiền gửi Ngân hàng sẽ là: 800.000 — 8.000 = 792.000. Tuy nhiên, tổng cộng tài sản vẫn là 6.500.000. Riêng tỷ trọng tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng đã có sự thay đổi so với trước lúc phát sinh nghiệp vụ. Tỷ trọng của 2 loại tài sản này trước lúc phát sinh nghiệp vụ kinh tế: - Tiền măt: - Tiền gửi Ngân hàng: 800.000 6.500.000= 12.3% 36 Tỷ trọng sau lúc phát sinh nghiệp vụ: - Tiền măt: 48 000 = 0,73% 6.500.000 - Tiền gửi Ngân hàng: 792.000 _22 2% 6 6.500.000 Lúc này bảng cân đôi kế toán có sự thay đổi: Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiên Loại A: Tài sản ngắn hạn 1. Tiền mặt 2. Tiền gửi Ngân hàng 3. Nguyên vật liệu 4. Công cụ, dụng cụ 5. Thành phẩm Loại B: Tài sản dài hạn Tài sản cố định hữu hình 1.500.000 48.000 792.000 500.000 60.000 100.000 5.000.000 5.000.000 Loại A: Nợ phải trả 1. Vay ngắn hạn 2. Phải trả cho người bán 3. Phải trả khác Loại B: Nguồn vốn chủ sò hũu 1. Nguồn vốn kinh doanh 2. Quỹ đầu tư và phát triển 850.000 600.000 200.000 50.000 5.650.000 5.600.000 50.000 TONG CỌNG TAI SAN 6ẽ500.000 TỔNG CỘNG NGUỒN VốN 6.500.000 Trường hợp 2: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ ảnh hưởng bên nguồn vốn, tức ảnh hưởng đến 2 khoản thuộc nguồn vốn sẽ làm một nguồn tăng lên đồng thời làm một nguồn giảm xuống tương ứng. Trong trường hợp này sô" tổng cộng của BCĐKT không đổi, nhưng tỷ trọng của các nguồn vốn chịu ảnh hưởng có sự thay đổi. Ví dụ: Vay ngắn hạn trả nợ cho người bán 100.000 (đơn vị: l.OOOđ) Nghiệp vụ này làm cho khoản vay ngắn hạn tăng lên 100.000, lúc này vay ngắn hạn sẽ là: 600.000 + 100.000 = 700.000, đồng thời làm cho khoản phải trả cho người bán sẽ là: 200.000 - 100.000 = 100.000. Tuy nhiên tổng cộng nguồn vốn vẫn là 6.500.000. Riêng tỷ trọng của hai loại nguồn vcín này có sự thay đổi như sau: 37 - Trước lúc phát sinh nghiệp vụ: \ĩ “ u 600.000 Q ọoo/ + Vay ngăn han: — 9 ^.ỏv/o 6.500.000 200.000 + Phải trả cho người bán: 200.000_ _ 3 Qgo/0 6.500.000 - Sau lúc phát sinh nghiệp vụ: + Vay ngắn han: 700 °nnn = 10-77% J & “ 6.500.000 , ề , , , 100.000 , - A 0 / + Phải trả cho người bán: — = 1'54% s 6.500.000 Lúc này bảng cân đối kế toán có sự thay đổi như sau: Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền Loại A: Tai sản ngắn hạn 1.500.000 Loại A: NỢ phải trả 850ẳ000 1. Tiền mặt 48.000 1. Vay ngắn hạn 700.000 2. Tiền gửi Ngân hàng 792.000 2. Phải trả cho người bán 100.000 3. Nguyên vật liệu 500.000 3. Phải trả khác 50.000 4. Công cụ, dụng cụ 60.000 Loại B: vốn chủ sở hữu 5.650ể000 5. Thành phẩm 100.000 1. Nguồn vốn kinh doanh 5.600.000 Loại B: Tài sản dài hạn 5.000.000 2. Quỹ đầu tư phát triển 50.000 - T S C Đ hữu hình 5.000.000 TONG CỌNG TAI SAN 6.500.000 YỐNG CỘNG NGUỒN VÓN 6.500.000 Trường hợp 3.ế Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng cả hai bên tài sản và nguồn vốn, tức là ảnh hưởng đến một khoản thuộc tài sản và một khoản thuộc nguồn vốn nếu làm cho khoản thuộc tài sản tăng thì đồng thời làm khoản nguồn vốn tăng tương ứng. Trong trường hợp này số tổng cộng của BCĐKT sẽ tăng lên, còn tỷ trọng của tất cả các loại tài sản, các loại nguồn vốn đều có sự thay đổi. 38 Ví dụ: Nhà nước cấp thêm cho đơn vị một tài sản cô" định hữu hình có giá trị 500.000 (đơn vị 1.000). Nghiệp vụ này làm tài sản cố định hữu hình tăng thêm 500.000ẵ Lúc này tài sản cố định hữu hình sẽ là 5.000.000 + 500.000 = 5ệ500.000. Lúc này nguồn vốn kinh doanh sẽ là 5.600.000 + 500.000 = 6.100.000. Số tổng cộng của BCĐKT tăng thêm 500.000 (tăng cả 2 bên), lúc này sẽ là: 6.500.000 + 500.000 = 7.000.000. Riêng tỷ trọng của tất cả các loại tài sản, các loại nguồn vốn thay đổi bởi trước khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì tỷ trọng được tính trên tổng số: 6.500.000, còn sau khi nghiệp vụ kinh tê phát sinh thì tỷ trọng lại tính trên tổng sô" 7.000Ế000. Lúc này BCĐKT có sự thay đổi như sau: Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền Loại A: Tài sản ngắn hạn 1ẻ500.000 Loại Aể. Nợ phải trả 850.000 1. Tiền mặt 48.000 1. Vay ngắn hạn 700.000 2. Tiền gửi Ngân hàng 792.000 2. Phải trả cho người bán 100.000 3. Nguyên vật liệu 500.000 3. Phải trả khác 50.000 4. Công cụ, dụng cụ 60.000 Loại B: vốn chủ sở hữu 6.150.000 5. Thành phẩm 100.000 1. Nguồn vốn kinh doanh 6.100.000 Loại B: Tài sản dài hạn 5.500.000 2. Quỹ đầu tư phát triển 50.000 - T SC Đ hữu hình 5.500.000 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 7.000.000 TONG CỌNG NGUON VON 7.000.000 Trường hợp 4.ệ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng cả hai bên tài sản và nguồn vốn, tức là ảnh hưởng đến một khoản thuộc tài sản, một khoản thuộc nguồn vốn, nếu làm cho khoản tài sản gia 12) thì đồng thời làm cho khoản nguồn vốn giảm tương ứng. Trong trường hợp này số tổng cộng của BCĐKT sẽ giảm xuống, còn tỷ trọng của tất cả các loại tài sản, các loại nguồn vôri đều có sư thay đổi. 39 'Vi d ụ Ế- Dùng tiền gửi Ngân hàng để trả khoản phải trá khác là 20.000. (đơn vị: l.OOOđ) Nghiệp vụ này làm cho tiền gửi Ngân hàng giảm xuống 20.000, lúc này tiền gửi Ngân hàng sẽ là: 792.000 - 20.000 = 772.000, đồng thời làm cho khoản phải trả khác cũng giảm 20ễ000, lúc này khoản phải trả khác sẽ là: 50.000 - 20.000 = 30.000. Số tổng cộng của BCĐKT giảm xuống 20.000 (giảm cả 2 bên) và lúc này sô tổng cộng sẽ là: 7.000.000 — 20.000 = 6.980.000. Riêng tỷ trọng của các loại tài sản, các loại nguồn vốn đều có sự thay đổi, bởi trước khi nghiệp vụ kinh tê phát sinh thì tỷ trọng được tính trên tổng sô" 7.000.000, còn sau khi nghiệp vụ kinh tê phát sinh thì tỷ trọng lại tính trên 6.980.000Ế Sau khi có 4 nghiệp vụ kinh tế trên phát sinh, tình hình tài sản và nguồn vốn của đơn vị đã có sự thay đổi và được thể hiện trên BCĐKT như sau: BẢNG CÂN ĐÔÌ KẾ TOÁN (Sau khỉ có nghiệp vụ phát sinh) (Đơn vị tính: 1.000) Tài sản Số tiền Nguồn vốn S ố tiền Loại A: Tài sản ngắn hạn 1.480.000 Loại A: Nợ phải trả 830.000 1 ố Tiền mặt 48.000 1. Vay ngắn hạn 700.000 2. Tiền gửi Ngân hàng 772.000 2. Phải trả cho người bán 100.000 3. Nguyên vật liệu 500.000 3. Phải trả khác 30.000 4. Công cụ, dụng cụ 60.000 Loại B: Nguồn vốn chủ sỏ hữu 5. Thành phẩm 100.000 1. Nguồn vốn kinh doanh 6.150.000 6.100.000 Loại B: Tài sản dài hạn 5.500.000 2. Quỹ đầu tư phát triển 50.000 - T S C Đ hữu hình 5.500.000 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 6.980.000 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 6.980.000 40 Sau 4 trường hợp trên có thể rút ra một sô' nhận xét: - Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến một bèn của BCĐKT thì sô tổng cộng của BCĐKT không đổi, nhưng tỷ trọng của các khoản chịu ảnh hưởng có sự thay đổi. - Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến 2 bên của BCĐKT thì sô tổng cộng của BCĐKT có sự thay đổi (tăng lên hoặc giảm xuống), tỷ trọng của tất cả các khoản trong BCĐKT đều có sự thay đổi. - Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều không làm mất tính chất cân đối của BCĐKT. 41 Đơn vị báo cáo : Địa chỉ:................ Biểu sô 07 Mẩu sô B 01 - DN Ban hành theo QĐ sô 15120061QĐ-BTC ngày 20-3-2006 Bộ trưởng BTC BẢNG CÂN ĐÔÌ KÊ TOÁN Tại ngày ... tháng ... năm ... Đơn vị tính:. Tài sản Mã số Thuyết minh Sô' cuối năm Số đầu năm 1 2 3 4 A - TAI SAN NGAN HẠN 100 (100 = 110 + 120 + 130 + 140 + 150) 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 110 1. Tiền 111 V.01 2. Các khoản tương đương tiền 112 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 V.02 1. Đầu tư ngắn hạn 121 2. Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu 129 (-) (...) tư ngắn hạn (Ẽ) (2) III. Các khoản phải thu 130 1. Phải thu của khách hàng 131 2. Trả trước cho người bán t32 3. Phải thu nội bộ khác 133 4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp 134 đồng xảy dựng 5. Các khoản phải thu khác 135 V.03 6. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi (*) IV. Hàng tồn kho 139 (-) (...) 140 1. Hàng tồn kho 141 V.04 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho o 149 (-) (...) V. Tài sản lưu động khác 150 1. Chi phí trả trước 151 42 Tài sản Mã số Thuyết minh Số cuối năm Số đầu năm 1 2 3 4 2. Thuế GTGT được khấu trừ 152 3. Thuế và các khoản khác phải thu Nhà 154 V.05 nước A 5. Tài sản nắn hạn khác 158 B - TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, ĐẨU TƯ DÀI 200 HẠN (200 = 210 + 220 + 230 + 240 + 260) 1. Các khoản phải thu dài hạn 210 1. Phải thu dài hạn của khách hàng 211 2. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc 212 3. Phải thu dài hạn nội bộ 213 V.06 4. Phải thu dài hạn khác 218 V.07 5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (*) 219 (...) (...) II. Tài sản cố định 220 1. Tài sản cố định hữu hình 221 V.08 - Nguyên giá 222 - Giá trị hao mòn lũy kế o 223 (...) (...) 2. Tài sản cố định thuê tài chính 224 V.09 - Nguyên giá 225 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 226 3. Tài sản cố định võ hình 227 V.10 - Nguyên giá 228 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 229 (...) (...) 4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 V.11 III. Bất dộng sản dầu tư 240 V.12 - Nguyên giá 241 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 242 (...) (...) IV. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 250 1. Đẩu tư vào công ty con 251 2. Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh 252 3. Đẩu tư dài hạn khác 258 V.13 43 Tài sản Mã số Thuyết minh SỐ cuối năm Sô đẩu năm 1 2 3 4 4. Dự phòng giảm giá đẩu tư tài chính dài 259 (-) (...) hạn (*) V. Tài sản dài hạn khác 260 1. Chi phí trả trước dài hạn 261 V.14 2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 262 V. 21 3. Tài sản dài hạn khác 268 TỔNG CỘNG TÀI SẢN (270 = 100 + 270 200) NGUỒN VỐN A - NỢ PHÀI TRÀ (300 = 310 + 330) 300 I. Nợ ngắn hạn 310 1. Vay và nợ ngắn hạn 311 V.15 2. Phải trả người bán 312 3. Người mua trả tiền trước 313 4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà 314 V.16 nước 5. Phải trả người lao động 315 6. Chi phí trả trước 316 V.17 7. Phải trả nội bộ 317 8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp 318 đồng xây dựng 9. Các khoản phải trả 319 V.18 10. Dự phòng phải trả ngắn hạn 320 II. NỢ dài hạn 330 1. Phải trả dài hạn người bán 331 2. Phải trả dài hạn nội bộ 332 V.19 3. Phải trả dài hạn khác 333 4. Vay và nợ dài hạn 334 V. 20 5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 335 V.21 6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 7. Dự phòng phải trả dài hạn 337 B - VỐN CHỦ SỞ HỮU (400 = 410 + 430) 400 I. Vốn chủ sở hữu 410 V.22 44 Tài sản Mã số Thuyết minh SỐ cuối năm Số dầu năm 1 2 3 4 1. Vốn đầu tư của chủ sỏ hữu 411 2. Thặng dư vốn cổ phần 412 3. Vốn khác của chủ sở hữu 413 4. Cổ phiếu quỹ o 414 (...) (...) 5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 415 6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 416 7. Quỹ đấu tư phát triển 417 8. Quỹ dự phòng tài chính 418 9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 419 10. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 420 11. Nguồn vốn đầu tư XDCB 421 II. Nguồn kinh phí và quỷ khác 430 1. Quỹ khen thưởng và phúc lợi 431 2. Nguồn kinh phí 432 V. 23 3. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 433 Tổng cộng nguồn vốn 440 (440 = 300 + 400) CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐÔI KÊ TOÁN Chỉ tiêu Thuyết minh 1. Tài sản thuê ngoài 2. Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công 3. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi 4. NỢ khó đòi đã xử lý 5. Ngoại tệ các loại 6. Hạn mức kinh phí còn lại 7. Nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có Số cuối Năm (3) Sổ dầu năm (3) Lập, ngày ... th á n g ... n ă m ... Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 45 |ỊỀ BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (BCKQHĐKD) 1. Khái niệm: BCKQHĐKD là báo cáo kế toán (báo cáo tài chính) phản ánh tổng quát doanh thu, chi phí và kết quả lãi lỗ do các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp tạo ra trong một thời kỳ nhất định. Tính chất tổng hợp của báo cáo được biểu hiện việc xác định các chỉ tiêu trong bảng - các chỉ tiêu tổng hợp phản ánh doanh thu chi phí và kết quả của các loại hoạt động khác nhau. Tính cân đối của báo cáo được biểu hiện: Doanh thu = Chi phí tạo ra doanh thu + Kết quả kinh doanh Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh nên là nguồn thông tin cần thiết đôi với doanh nghiệp cũng như các cơ quan chức năng và các đối tượng khác có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, nó là căn cứ quan trọng để đánh giá và phân tích tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt khi xem xét khả năng sinh lời từ hoạt động của doanh nghiệp. 2. Các chỉ tiêu trong BCKQHĐKD Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm các chỉ tiêu tổng hợp: - Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ (Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuât khẩu, thuê GTGT theo phương pháp trực tiếp phải nộp) - Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán - Lợi nhuận gộp 46 - Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí tài chính - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp - Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh - Thu nhập khác - Chi phí khác - Lợi nhuận khác - Tổng lợi nhuận trước thuế - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Lợi nhuận sau thuế 47 Mẩu sô B 02 - DN Đơn vị báo cáo:................... (Ban hành theo QĐ sô 15/ 2006/ QD - BTC Địa chỉ:..... ................... ngày 20/ 03/2006 cùa Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm Ệ.. Đơn vị tính: Chỉ tiêuMã số Thuyết minh Năm nay Năm trước 1 2 3 4 5 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch 01 VI.25 vụ 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung 02 cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 4. Giá vốn hàng bán 10 5. Lợi nhuận gộp về bán l ^ g và cung 11 VI.27 cấp dịch vụ (20 = 10-11) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 7. Chi phí tài chính 22 VI.28 - Trong đóỂ‘ Chi phí lãi vay 23 8. Chi phí bán hàng 24 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh 30 doanh [30 = 20 + (21 - 22) - (24+ 25)] 11. Thu nhập khác 31 12. Chi phí khác 32 13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 14. Tổng lợi nhuận trước thuế (50 = 30 + 50 40) 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 VI.30 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN(60= 50-51- 60 52) 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*) 70 Lập, ngày ... tháng .. năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Kỷ, họ tên) (Kỷ, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 48 3. Mối quan hệ giữa báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân dối k ế toán: Căn cứ vào quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn cũng như giữa doanh thu, chi phí tạo ra doanh thu và kết quả kinh doanh để xác định môi quan hệ về sự vận động của các đôi tượng nằm trong hai báo cáo: Bảng cân đôi kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như sau: (1) TS = NPT + NVCSH (chứa chỉ tiêu Lãi, lỗ) (2) KQKD = DT - CP tạo ra DT * Khi KQKD > 0 (Lãi) thì NVCSH tăng: - Nếu NPT không đổi thì T{ỊỊLtăng một lượng tương ứng với NVCSH tăng, đó là chênh lệch TS do doanh thu tạo ra lớn hơn TS đã chuyển hóa thành chi phí tạo ra doanh thu. - Nếu TSLkhông đổi thì NPT sẽ giảm một lượng tương ứng với NVCSH táng, đó là chênh lệch TS do doanh thu tạo ra lớn hơn TS đã chuyển hóa thành chi phí tạo ra doanh thu được dùng để trả nợ các khoản phải trả. - Nếu TS tăng đồng thời với NPT giảm nhưng tổng số biến động tăng, giảm tương ứng với NVCSH tăng, đó là chênh lệch TS do doanh thu tạo ra lớn hơn TS chuyển thành chi phí tạo ra doanh thu được sử dụng một phần để trang trải nợ phải trả. * Khi KQKD < 0 (Lỗ) thì NVCSH giảm: - Nếu NPT không đổi thì TS giảm một lượng tương ứng với NVCSH giảm, đó là chênh lệch TS đã chuyển hóa thành chi phí tạo ra doanh thu lớn hơn TS do doanh thu tạo ra. - Nếu TS không đổi thì NPT sẽ tăng một lượng tương ứng với NVCSH giảm, đó là chênh lệch TS đã chuyển hóa thành chi phí tạo ra doanh thu lớn hơn TS do doanh thu tạo ra và chênh lệch TS này tạo ra từ các khoản nợ phải trả. - Nếu TS giảm đồng thời với NPT tăng nhưng tổng số 49 biến động tăng, giảm tương ứng với NVCSH giảm, đó là chênh lệch TS đã chuyển hóa thành chi phí tạo ra doanh thu lớn hơn TS do doanh thu tạo ra và trong chênh lệch này đã có một phần TS được tạo ra từ các khoản nợ phải trả. Bài tập: Tại một doanh nghiệp có các tài liệu sau: Tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp vào ngày 31-12-20x0 (Đơn vị l.OOOđ) 1. Vay ngắn hạn 6.000 2. Tiền gửi Ngân hàng 8.000 3. Tài sản cố định hữu hình 40.000 4. Lợi nhuận chưa phân phôi 4.000 5. Nguyên vật liệu 5.000 6. Phải trả cho người bán A 000 7. Tiền mặt 2.000 8. Phải thu của khách hàng 4.000 9. Nguồn vốn kinh doanh 48.000 10. Thành phẩm 6.000 11. Phải trả CNV 1.000 12. Quỹ đầu tư phát triển 2.000 - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01-20X1: 1- Rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ tiền mặt 2.000.000đ 2- Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp= TGNH 3.000.000đ 3- Nhập kho nguyên vật liệu trả = TGNH 1.500.000đ 4- Vay ngắn hạn trả nợ cho người bán 4.000.000đ 50 5- Dùng lợi nhuận để bổ sung nguồn vốn kinh doanh 2.000.000đ 6- Dùng lợi nhuận để bổ sung quỹ đầu tư phát triển l.OOO.OOOđ 7- Vay ngắn hạn và nhập về quỹ tiền mặt l.OOO.OOOđ 8- Được cấp thêm 1 TSCĐ hữu hình trị giá 8.000.000đ 9- Nhập kho nguyên vật liệu chưa trả tiền cho người bán 3.000.000đ 10- Chi tiền mặt để trả nợ cho người bán 1.500.000đ 11- Chi tiền mặt để thanh toán cho công nhân l.OOO.OOOđ 12- Dùng TGNH để trả nợ vay ngắn hạn 3.000.000đ Yêu cầu: 1- Lập bảng cân đốì kế toán vào ngày 31-12-20X0. 2- Lập bảng cân đối kế toán vào ngày 31-01-20Xlế Nhận xét từng nghiệp vụ kế toán có ảnh hưởng thế nào đến BCĐKT. ĐS: 1) BCĐKT ngày 31-12-20X0: 65.000.000đ 2) BCĐKT ngày 31-01-20X1: 71.500.000đ 51 Chương /// TÀI KHOẢN VÀ GHI s ổ K É P I. TÀI KHOẢN Để có được thông tin về sự vận động, thay dổi của tìíng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như từng loại doanh thu, chi phí khác nhau của đơn vị (sau đây gọi chung là đối tượng kế toán) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý cụ thể thì cần thiết phải sử dụng các tài khoản kế toán. Tuy nhiên, bất kỳ nghiệp vụ kinh tế nào khi phát sinh cũng liên quan ít nhất đến hai đối tượng kê toán khác nhau. Việc phản ánh đồng thời sự thay đổi các đôi tượng kế toán có liên quan trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh là điều cần thiết phải thực hiện. Phản ánh mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán trong trạng thái vận động, thay đổi biểu hiện mối quan hệ đối ứng giữa các đối tượng kế toán với nhau. Như vậy, để biểu hiện mối quan hệ đôi ứng giữa các đối tượng kế toán có liên quan trong quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán cần phải sử dụng các tài khoản kế toán để ghi chép theo phương pháp ghi sổ kép (hoặc còn gọi là ghi kép). 1. Khái niệm tài khoản: Tài khoản là phương pháp phân loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo yêu cầu phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống số hiện có và tình hình biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn 52 cũng như từng loại doanh thu và chi phí khác nhau trong doanh nghiệp (theo từng đôi tượng kế toán cụ thể). Qua định nghĩa này có thể nêu một sei đặc điểm cơ bản của phương pháp tài khoản: - Về hình thức: là sổ kế toán tổng hợp được dùng để ghi chép sô" tiền về số hiện có cũng như sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể dựa trên cơ sở phân loại các nghiệp vụ kinh tế theo các tiêu thức nhâ't định. - Về nội dung: phản ánh một cách thường xuyên, liên tục sự biến động của từng đôi tượng kế toán trong quá trình hoạt động của đơn vị. - Về chức năng: kiểm tra một cách thường xuyên và kịp thời việc bảo vệ và sử dụng từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, việc phát sinh hình thành chi phí, doanh thu và thu nhập của đơn vị kế toán. Tài khoản được mở cho từng đôi tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt tức là mỗi loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn cũng như mỗi loại chi phí, doanh thu và thu nhập sẽ sử dụng một tài khoản riêng. Tên gọi của tài khoản, số liệu tài khoản, sô’ lượng tài khoản, nội dung và công dụng của tài khoản được nhà nước quy định thông nhất. Ví dụ: - Để phản, ánh và giám đốc sô" hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định hữu hình sẽ mở tài khoản "Tài sản cô định hữu hình", sô" liệu quy định TK 211. - Để phản ánh và giám đốc sô" hiện có và tình hình thu chi của tiền mặt, sẽ mở tài khoản "Tiền mặt", số hiệu qui định: TK 111. 2. Kết cấu của tài khoản Xuất phát từ tính khách quan là bất kỳ loại tài sản, loại nguồn vốn nào cũng bao gồm hai mặt độc lập nhau như: tiền 53 mặt: thu chi; vật liệu: nhập - xuất; nguồn vôn kinh doanh: tăng lên - giảm xuống; vay ngân hàng: vay - trả nợ vay nen tài khoản kế toán được chia thành hai bên đê phản ánh và giám đốc cả hai mặt độc lập đó. Bên trái tài khoản gọi là bên Nợ (Debit) Bên phải tài khoản gọi là bên Có (Credit) Tài khoản kế toán có mẫu như sau: Tài khoản.... Chứng từDiễn giảiT K đối Số tiền Ghi Số Nqày Nơ Có chú ứng 1. Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh trong tháng 3. Số dư cuối tháng Để đơn giản trong học tập nghiên cứu thì tài khoản được ký hiệu dưới hình thức chữ T. Yếu tố cơ bản của mẫu tài khoản như sau: Nợ__________________________ Tài khoảnỄ...________________________ Có 3. Nguyên tắc phản ánh trên các tài khoản k ế toán Trong một doanh nghiệp, tài sản và nguồn vỏn bao gồm nhiều loại khác nhau, hơn nữa các quá trình sản xuất kinh doanh lại bao gồm nhiều mặt, nhiều giai đoạn có đặc điểm khác nhau nên để phản ánh được tính đa dạng của các đối tượng kê toán thì hệ thông tài khoản được quy định gồm nhiều tài khoản khác nhau, về nguyên tắc ghi chép vào tài khoản, có thể chia thành 3 nhóm cơ bản có nguyên tắc phản ánh khác nhau: - Nhóm các tài khoản phản ánh tài sản (loại I và loại II) * - Nhóm các tài khoản phản ánh nguồn vôn (loại III, IV) 54 - Nhóm các tài khoản trung gian được dùng để phản ánh các loại và quá trình hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp (loại V -> IX). * Nguyên tắc phản ánh trên các tài sản phản ánh tài sản: Bên Nợ: + Số dư đầu kỳ + Sô" phát sinh tăng trong kỳ + Sô" dư cuối kỳ Bên Có: + Số phát sinh giảm trong kỳ Sô" dư cuối kỳ được tính như sau: Sô" dư cuối kỳ = Sô" dư đầu kỳ + Sô" phát sinh tăng trong kỳ - Sô' phát sinh giảm trong kỳ Ví dụ: Giả sử vào đầu ngày 01/01/2005 trị giá vật liệu hiện có của doanh nghiệp là lOO.OOOđ. Trong tháng có 2 nghiệp vụ liên quan đến vật liệu như sau: - Nghiệp vụ 1: Doanh nghiệp mua thêm một sô" vật liệu trị giá 80.000đ chưa trả tiền người bán. - Nghiệp vụ 2: Doanh nghiệp xuất dùng cho sản xuất sản phẩm một sô" vật liệu trị giá 120.000đ Tình hình trên được phản ánh vào tài khoản "Nguyên liệu, vật liệu" như sau: Nơ T K "Nguyên iệu, vật liệu" Có - SD đầu tháng - P S tăng : 100.000 : 80.000 - Phát sinh giảm : 120.000 - Cộng số phát sinh tăng: 80.000 - Cộng số phát sinh giảm: 120.000 - SD cuối tháng : 60.000 Số dư cuối tháng = 100ể000 + 80.000 - 120.000 = 60.000 55 * Nguyên tắc phản ảnh trên tài khoản phản ảnh nguồn vốn: ẵ Bên Nợ: - Sô" phát sinh giảm trong kỳ Bên Có: - Số dư đầu kỳ - Sô' phát sinh tăng trong kỳ - Số dư cuối kỳ Số dư cuối kỳ cũng được xác định tương tự như đã nêu ở phần tài khoản phản ánh tài sản. Ví dạệ* Giả sử vào đầu ngày 01/01/2005 khoản tiền mà doanh nghiệp đang vay ngắn hạn là 600.000đ. Trong tháng có phát sinh 2 nghiệp vụ có liên quan đến khoản vay ngắn hạn như sau: - Nghiệp vụ 1: Doanh nghiệp dùng tiền gửi Ngân hàng để trả nợ vay ngắn hạn là 200.000đ. - Nghiệp vụ 2: Doanh nghiệp vay ngắn hạn để trả nợ cho người bán 150.000đ Tình hình trên được phản ánh vào tài khoản "Vay ngắn hạn" như sau: NỢ TK “Vay ngắn hạn" (311) Có - Phát sinh giảm trong tháng: 200.000 - Số dư đầu tháng: 600.000 - PS tăng trong tháng: 150.000 - Cộng số phát sinh giảm: 200.000 - Cộng số phát sinh tăng: 150.000 - Số dư cuối tháng: 550.000 Số dư cuối tháng = 600.000 + 150.000 - 200.000 = 550.000đ Qua trình bày ở trên có nhận xét sau: Nguyên tắc ghi chép trên tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn hoàn toàn ngược nhau. 56 Để phản ánh đúng đắn vào các tài khoản thì trước tiên phải phân biệt cho được các đối tượng cần phản ánh thuộc tài sản hay nguồn vốn. * Nguyên tắc ghi chép trên các tài khoản trung gian: (Các tài khoản phản ánh chi phí doanh thu, thu nhập và xác định kết quả). Nguyên tắc phản ánh có tính chất đa dạng phụ thuộc vào đối tượng phản ánh (sẽ nêu cụ thể ở chương VI). Tuy nhiên có thể trình bày nguyên tắc phản ánh tổng quát như sau: Bên Nợ: Các khoản được ghi nhận từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng chi phí, làm giảm doanh thu và thu nhập cũng như các khoản được kết chuyển vào cuối kỳ. Bên Cóậ. Các khoản được ghi nhận từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng doanh thu và thu nhập, làm giảm chi phí cũng như các khoản được kết chuyển vào cuối kỳ. Các tài khoản trung gian không có scí dư (phát sinh và V kết chuyển toàn bộ). Ví dụ: Tài liệu về chi phí bán hàng. 1- Chi phí bán hàng phát sinh trong tháng là: 300.000 2- Toàn bộ chi phí bán hàng được kết chuyển vào cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Tài liệu này được phản ánh vào sơ đồ tài khoản như sau: Nợ TK "Chi phí bán hàng” (641) Có Chi phí bán hàng PS: '300.000 Kết chuyển vào CK: 300.000 Phát sinh: 300.000 Phát sinh: 300.000 57 II. GHI SỔ KÉP Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có liên quan ít nhât đến hai đôi tượng kê toán khác nhau. Nói cách khác, là liên quan ít nhât đến hai tài khoản kế toán. Như vậy việc xác định mối quan hệ giữa các tài khoản khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi chép số tiền vào các tài khoản phù hợp là một yêu cầu khách quan của công tác kế toán. Yêu cầu này được thực hiện thông qua việc ghi sổ kép. 1. Khái niệm ghi sổ kép: Ghi sổ kép là một phương pháp được dùng để phản ánh số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kê toán theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đôi tượng kế toán khác. Như vậy, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần thiết phải xác định tài khoản nào ghi bên Nợ, tài khoản nào ghi bên Có. Việc xác định quan hệ Nợ - Có như vậy được gọi là định khoản kế toán. Định khoản kế toán là cơ sở để thực hiện phương pháp ghi sổ kép. Ví d ụ ẳ. Tại một doanh nghiệp trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: Nghiệp vụ 1: Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt lO.OOOđ. Nghiệp vụ 2: Doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng để trả nợ cho người bán lOO.OOOđ. Với nghiệp vụ í.ế Ta thấy có liên quan đến hai tài khoản: Tài khoản "Tiền gửi ngân hàng" và tài khoản "Tiền mặt''. Cả hai tài khoản này đều phản ánh tài sản. Theo nội dung của nghiệp vụ 1 thì tiền gửi ngân hàng giảm xuống lO.OOOđ, còn tiền mặt tăng lên lO.OOOđ. Như vậy, ta sẽ định khoản như sau: 58 Nợ tài khoản "Tiền mặt" (111) : lO.OOOđ Có tài khoản "Tiền gửi ngân hàng" : lO.OOOđ và ghi vào tài khoản theo sơ đồ sau: NỢ TK TG N H “ Có NỢ T K Tiề n mat" Có Xxx 10.000 VớtỀ nghiệp vụ 2: XXX 10.000 Ta thấy liên quan đến hai tài khoản "Vay ngắn hạn" và tài khoản "Phải trả cho người bán". Cả hai tài khoản này đều phản ánh nguồn vốn. Theo nội dung của nghiệp vụ 2 thì khoản vay ngắn hạn tăng lên lOO.OOOđ. Còn khoản phải trả cho người bán giảm xuống lOO.OOOđ. Như vậy ta sẽ định khoản như sau: Nợ tài khoản "Phải trả cho người bán": lOO.OOOđ Có tài khoản "Vay ngắn hạn" : 100ỗ000đ và ghi vào sổ kế toán theo sơ đồ sau: Nợ TK"Vay ngắn hạn" NỢ TK"Phải trả cho người bán Có Có XXX XXX 1 0 0 .00 0 1 0 0 .00 0 1 0 0 .00 0 Nhận xét: Qua các ví dụ đã trình bày nói trên cùng vô sô" ví dụ sẽ được kiểm nghiệm bằng thực tếắ, chúng ta nhận thấy rằng khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến 2 tài khoản kế toán; nếu một trong hai tài khoản đã ghi Nợ thì tài khoản còn lại phải ghi Có và ngược lại. Quan hệ tất yếu về mặt Nợ - Có giữa hai tài khoản trong cùng một nghiệp vụ kinh tế nói trên được gọi là quan hệ đối ứng tài khoản. Quan hệ đối ứng tài khoản là một khái niệm thuộc về kế toán kép. 59 Quan hệ này có thể mở rộng cho 3 tài khoản trở lên (lúc này chúng ta có khái niệm về định khoản phức tạp). 2. Các loại định khoản Tùy theo tính chất phức tạp của mối quan hệ giữa các tài khoản chịu ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tê phát sinh, người ta phân định khoản thành 2 loại: định khoản giản đơn và định khoản phức tạp. a) Định khoản giản đơn: Định khoản giản đơn là định khoản: ghi Nợ một tài khoản đốì ứng với ghi Có một tài khoản và ngược lại ghi Có một tài khoản đối ứng với ghi Nợ một tài khoản. Như vậy, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ liên quan đến 2 tài khoản thì ta có định khoản giản đơn. Ví dụ: Tại doanh nghiệp trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau: , - Nghiệp vụ 1: Doanh nghiệp dùng tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn: 80ỗ000đ Nghiệp vụ 2: Doanh nghiệp mua một sô" nguyên vật liệu có trị giá lOO.OOOđ và chưa trả tiền cho người bán. Định khoản: Nghiệp vụ 1: Nợ tài khoản "Vay ngắn hạn" : 80.000đ Có tài khoản "TGNH" : 80.000đ Nghiệp vụ 2: Nợ tài khoản "Nguyên vật liệu": lOO.OOOđ Có tài khoản "Phải trả cho người bán" : lOO.OOOđ 60 NỢ TKTGNH" Có Nợ TK"Vay ngắn hạn" Có Xxxx(1)xxxx 80.000 80.000 Nợ T K “Phải trả cho người bán" Có Nợ TK 'Nguyên vật liệu" Có xxxx (2)xxxx 100.000 100.000 b) Định khoản phức tạp: Định khoản phức tạp là loại định khoản: Ghi Nợ một tài khoản đối ứng với ghi Có 2 tài khoản trở lên hoặc ngược lại ghi Có một tài khoản đối ứng với ghi Nợ 2 tài khoản trở lên. Như vậy, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan từ 3 tài khoản trở lên thì ta có định khoản phức tạp. Ví d ạ ẵ' Tại một doanh nghiệp, trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: Nghiệp vụ 1: Doanh nghiệp dùng tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn ngân hàng: lOO.OOOđ và trả nợ cho người bán: 50.000đ. Nghiệp vụ 2: Doanh nghiệp nhập kho: lOO.OOOđ nguyên vật liệu trong đó mua bằng tiền mặt lO.OOOđ mua bằng tiền gửi ngân hàng là 90.000đ. Cả hai nghiệp vụ này mỗi nghiệp vụ đều liên quan đến 3 tài khoản, nên ta có định khoản phức tạp: - Nghiệp vụ 1: Nợ Tài khoản "Phải trả cho người bán": 50.000đ Nợ Tài khoản "Vay ngắn hạn" : lOO.OOOđ Có Tài khoản "TGNH" : 150.000đ 61 - Nghiệp vụ 2: Nợ Tài khoản "Nguyên liệu, vật liệu" : lOO.OOOđ Có Tài khoản "Tiền mặt" : Có Tài khoản "TGNH" : Phản ánh vào tài khoản: lO.OOOđ 90.000đ NỢ TK “TGNH” Có NỢ T K “Vay ngắn hạn” Có x x x x 150.000 XI Nợ T K “Tiền mặt” Có x x x x 10.000 Nợ T K “T G N H ” Có x x x x 9 0 .0 0 0 ------- Nhận xét: 100.000 NỢ T K “Phải trả c 50.000 NỢ T K “Nguy x x x x 100.000 x x x x ho người bán” Có x x x x ên vật liệu” Có Định khoản phức tạp chẳng qua là sự gộp lại của nhiều định khoản giản đơn, nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán. Như ở nghiệp vụ 1 thay vì định khoản phức tạp như trên, ta có thể định khoản giản đơn như sau: Nợ tài khoản "Vay ngắn hạn" : lOO.OOOđ Có tài khoản "Tiền gửi ngân hàng" : lOO.OOOđ Nợ tài khoản "Phải trả cho người bán" : 50.000đ Có tài khoản "TGNH" : 50.000đ Tuy nhiên, khi định khoản cần chú ý: không nên định khoản ghi Có nhiều tài khoản đối ứng với ghi Nợ nhiều tài 62 khoản và ngược lại, bởi vì như vậy làm cho sô liệu kế toán trở nên khó hiểu và không phản ánh rõ ràng quan hệ kinh tế giữa các tài khoản với nhau. Khi sử dụng phương pháp ghi sổ kép, ta thấy sô" tiền ghi bên Nợ và số tiền ghi bên Có của các tài khoản đối ứng bao giờ cũng bằng nhau. Do vậy, bao giờ cũng có: Tổng sô" phát sinh trong kỳ bên Nợ của các tài khoản = Tổng sô" phát sinh trong kỳ bên Có của các tài khoản. Do tính chất ghi Nợ phải ghi Có; Nợ, Có phải bằng nhau nên phương pháp ghi sổ kép có tác dụng kiểm tra tính chính xác của sô" liệu ghi chép cũng như nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đây giới thiệu phương pháp ghi chép vào một tài khoản cụ thể - Tài khoản "Tiền gửi Ngân hàng" (112) - theo mẫu số đang được sử dụng. - Số dư đầu tháng của TK 112 : 500.000đ - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan: 1. Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng TGNH là 3.000.000đ 2. Nhập kho l.OOO.OOOđ nguyên vật liêu trả bằng TGNH 3Ể Dùng TGNH để trả nợ vay ngắn hạn 1.200.000đ Các nghiệp vụ này được định khoản và ghi số: 1. Nợ TK 112 "TGNH" : 3.000.000đ Có TK 131 "Phải thu của khách hàng" : 3.000.000đ 2. Nợ TK "Nguyên vật liệu" (152) : l.OOO.OOOđ Có TK "TGNH" (112): l.OOO.OOOđ 3. Nợ TK "Vay ngắn hạn" (311) : 1.200.000đ Có TK "TGNH" (112) : 1.200.000đ 63 s ổ TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN "TIỀN GỬI NGÂN HÀNG" (112) Tháng... năm.... Đơn vị: 1.000 Chứnc từ Diễn giải Tài Số tiền Ngày Số NỢ CÓ khoản đối ứng - Số dư đầu tháng 500 - - Thu tiền khách hànn trả nợ 131 3.000 - - Trả tiền mua nguyên vật liệu 152 1.000 - - Trả nợ vay ngắn hạn 311 1.200 Cộng phát sinh trong tháng 3.000 2.200 - Số dư cuối tháng 1.300 III. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ KẾ TOÁN CHI TIẾT 1. Kế toán tổng hợp: Công việc ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán cấp 1 có liên quan để phản ánh và giám đốc một cách tổng quát từng loại tài sản từng loại nguồn vôn cũng như các đối tượng khác theo quy định thống nhất được gọi là kế toán tổng hợp. Như vậy kế toán tổng hợp đã được trình bày cụ thể ở các phần trên. Thực hiện kê toán tổng hợp mới chỉ cho phép chúng ta phản ánh và giám đốc một cách tổng quát từng đối tượng kế toán cụ thể. Trong khi đó bản thân từng đối tượng kế toán lại bao gồm nhiều bộ phận có đặc điểm, tính chất và công dụng không giống nhau cấu thành nên. Hơn nữa kế toán tổng hợp chỉ sử dụng duy nhất thước đo bằng tiền trong khi các loại tài sản còn có thê biểu hiện dưới nhiều loại thước đo khác nhau (hiện vật, thời gian lao động). Ngoài ra còn có nhiều chi tiêt khác gắn liền với bản thân từng loại tài sản, nguồn vôn cần phải nắm chắc). Ví dụ: Đối với tài sản cố định cần phải biết thêm về tính năng, tác dụng, công suất, thời gian sử dụng. Như vậy, rõ ràng để có được các tài liệu chi tiết 64 phản ánh những mặt đã nêu trên nhằm phục vụ một cách đầy đủ, cụ thể cho công tác quản lý thì không thể dừng lại ở kế toán tổng hợp mà phải thực hiện kế toán chi tiết. 2. Kê toán chi tiết: Kế toán chi tiết là công việc phản ánh ểvà giám đốc một cách chi tiết tỉ mỉ từng loại tài sản từng loại nguồn vốn cũng như các đôi tượng kế toán khác theo yêu cầu quản lý cụ thể của bản thân đơn vị. Kế toán chi tiết được thực hiện trên các tài khoản cấp 2 và trên các sổ chi tiết a) Tài khoản cấp 2.ể Tài khoản cấp 2 là một hình thức kê toán chi tiết sô" tiền đã được phản ánh trên các tài khoản cấp 1, nó được nhà nước quy định thống nhất về số lượng, tên gọi và sô" hiệu cho từng ngành cũng như cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Ngoài các tài khoản cấp 2, trong một sô" trường hợp đặc biệt nhà nước còn quy định một số tài khoản cấp 3. Ví dụ: - TK "Tiền mặt" (111) có 3 tài khoản cấp 2: + Tiền Việt Nam (1111) + Ngoại tệ (1112) + Vàng bạc, kim khí quý, đá quý (1113) - TK "Hàng hóa" (156) có 3 tài khoản cấp 2ẽ. + Giá mua hàng hóa (1561) + Chi phí thu mua hàng hoá (1562) + Hàng hóa bất động sản (1567) Tài khoản cấp 2 chỉ là một bộ phận của một tài khoản cấp 1 nào đó nên về kết câu và nguyên tắc phản ánh thì hoàn toàn giông nhau như bản thân tài khoản cấp 1. 65 Việc phản ánh trên các tài khoản cấp 2 phải được tiên hành đồng thời với việc phản ánh trên các tài khoản câp 1 và cũng chỉ dùng thước đo bằng tiền. Ví dụ: Tại một doanh nghiệp vào đầu ngày 01/01/199x số dư trên tài khoản "hàng hóa" là 300.000đ, trong đó giá mua hàng hóa 280.000đ, chi phí thu mua hàng hóa 20.000đ Trong tháng l/9x có phát sinh 3 nghiệp vụ sau: - Nghiệp vụ 1: Dùng tiền gửi ngân hàng mua ỘO.OOOđ hàng hóa và thanh toán chi phí mua hàng lO.OOOđ. - Nghiệp vụ 2: Xuất kho hàng hóa để bán lOO.OOOđ. - Nghiệp vụ 3: Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra 8.000đ. Tình hình trên được phản ánh vào tài khoản 156 "Hàng hóa" và các tài khoản cấp 2 của nó như sau: NỢ__________________________TK "Hàng hóa" (156)__________________________Có - SD đẩu tháng: Phát sinh: 300.000 90.000 Phát sinh: 100.000 8.000 Cộng PS : 90.000 Cộng PS: 108.000 - SD cuối tháng : 282.000 NỢ TK "Giá mua hàng hóa" (1561) Có - SD đầu tháng : 280.000 Phát sinh: 80.000 Phát sinh: 100.000 Cộng PS : 80 000 Cộng PS : 100.000 - SD cuối tháng : 260.000 Nợ TK "Chi phí thu mua hàng hóa” (1562) Có - SD đầu tháng : 20.000 Phát sinh: 10.000 Phát sinh: 8.000 Cộng PS : 10 000 - SD cuối tháng : 22.000 Cộng PS : 8.000 66 b) Sổ chi tiết: Sổ chi tiết là hình thức kế toán chi tiết sô" liệu đã được phản ánh trên các tài khoản cấp 1, cấp 2. Bên cạnh thước đo bằng tiền, trong sổ chi tiết còn sử dụng các thước đo khác bằng hiện vật, thời gian lao động, và cả một số chỉ tiêu cần thiết có liên quan. Nhà nước không quy định thông nhất danh mục sổ chi tiết mà tùy theo các yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị sẽ mở các sổ chi tiết phù hợp. Ví dụ: Sổ chi tiết "phải trả cho người bán" bao gồm một sô" chỉ tiêu: Tên người bán hàng, sô" và ngày của hóa đơn bán hàng, nội dung thanh toán, thời hạn phải thanh toán... - Sổ chi tiết về phụ tùng thay thế phải gồm một số chỉ tiêu: Tên gọi phụ tùng, nhãn hiệu, quy cách, giá cả, sô" lượng, thành tiền..Ể Việc phản ánh vào sổ chi tiết phải được tiến hành đồng thời với việc phản ánh vào tài khoản cấp 1, cấp 2. Ví dụ: Lấy thí dụ trên nhưng cho thêm các tài liệu chi tiết như sau: + Hàng hóa A: 600 cái X 300đ/cái = 180.000đ + Hàng hóa B: 100 cái X l.OOOđ/cái = lOO.OOOđ Cộng: 28o.OOOđ + Chi phí thu mua hàng hóa: 20.000đ Trong tháng phát sinh 3 nghiệp vụ: - Nghiệp vụ 1: Dùng tiền gửi ngân hàng mua: + Hàng hóa A: 200 cái X 300đ/cái = 60.000đ + Hàng hóa B: 20 cái X l.OOOđ/cái = 20.000đ + Chi phí thu mua hàng hóa: = 8.000đ Cộng: 88.000đ 67 - Nghiệp vụ 2: Xuất hàng hóa ra bán: + Hàng hóa A: 250 cái X 300đ/cái = 75.000đ + Hàng hóa B: 25 cái X l.OOOđ/cái = 25.000đ Cộng: lOO.OOOđ - Nghiệp vụ 3: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra: 8.000đ Tình hình trên được phản ánh vào tài khoản cấp 1, câp 2 vừa thực hiện ở trên (phần a). Phản ánh vào sổ chi tiết theo mẫu sau: Sổ chi tiết : Tên công cụ: HÀNG HÓA A Nhãn hiệu, quy cách: Chứng từ TRÍCH YẾU ĐỔN NHẬP KHO XUATKHO CÒN LẠI Số Ngày SL ST SL ST SL ST GIÁ Số dư đáu tháng Mua vào Xuất dùng CÔNG PS 300đ 300đ 300d 200c 200c 60.000 60.000 250c 250c 75 000 75.000 600c 180.000 Số dư cuối tháng 5t0c 1 §9.000 Sổ chi tiết: Tên công cụ: HÀNG HÓA B Nhãn hiệu, quy cách: Chứng từ TRICH YEU ĐƠN GIÁ NHẬP KHO XUATKHO CÒN LẠI Số Ngày SL ST SL ST SL ST 100 000 95.000 68 SỐ dư đẩu tháng Mua vào Xuất dùng CỒNG PS Số dư cuối tháng 1.000đ 1.000d 1.000đ 20c 20c 20.000 20.000 25c 25c 25.000 25.000 100c 95c 3. Mối quan hệ giữa tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 và sổ chi tiết Giữa tài khoản cấp 1, cấp 2 và sổ chi tiết có môi quan hệ mật thiết, mối quan hệ này biểu hiện cụ thể như sau: - Tổng sộ dư, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm của các tài khoản cấp 2 thuộc một tài khoản cấp 1 nào đó thì luôn luôn bằng sô" dư, sô' phát sinh tăng, sô' phát sinh giảm của chính tài khoản cấp 1 đó. - Tổng sei dư, tổng sô' phát sinh tăng, tổng sô" phát sinh giảm của các sổ chi tiết thuộc một tài khoản cấp 1, cấp 2 nào đó thì luôn luôn bằng số dư, số phát sinh tăng, sô' phát sinh giảm của chính tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 đó. Quan hệ về mặt sô" liệu này giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu sô' liệu giữa các loại sổ sách kế toán được chính xác và chặt chẽ. IV. QUAN HỆ GIỬA BẢNG CÂN Đốl KẾ TOÁN (BCĐKT) VỚI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Bảng CĐKT và tài khoản có cùng đối tượng phản ánh và giám đốc, đó là tài sản của doanh nghiệp. Mặc dù phạm vi và giác độ phản ánh và giám đốc của chúng khác nhau, nhưng giữa chúng có mối quan hệ bổ sung mật thiết được biểu hiện như sau: - Đầu kỳ phải căn cứ vào BCĐKT được lập vào cuối kỳ trước cũng như danh mục sổ kế toán được xác định để mở các tài khoản tương ứng nhằm theo dõi từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán cụ thể khác; đồng thời ghi số dư đầu kỳ vào các tài khoản có liên quan. - Sô" dư cuôi kỳ của các tài khữản phản ánh tài sản và nguồn vốn là cơ sở để_lậgJ)ảng,GĐKT mói cho cuối kỳ đó. - Tại một doanh nghiệp vào ngày 31/12/20x2 có bảng - CĐKT như sau: r69 BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31/12/20x2 ___________________Đơn vị tính: 1.000 đông Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền Loại A: tài sản ngắn hạn 1. Tiền mặt 2. Tiền gửi ngân hàng 3. Phải thu của khách hàng 4. Nguyên vật liệu Loại B: tài sản dài hạn Tài sản cố định hữu hình 900.000 20.000 280.000 100.000 500.000 5.100.000 5.100.000 Loại A: NỢ phải trả 1. Vay ngắn hạn 2. Phải trả cho người bán 3. Phải trà và phải nộp khác Loại B: vốn chủ sở hữu 1. Nguồn vốn kinh doanh 2. Quỹ đẩu tư phát triển 3. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 400.000 200.000 150.000 50.000 5.600.000 5.500.000 70.000 30.000 Tổng cộng tài sản 6.000.000 Tổng cộng nguồn vốn 6.000.000 Trong tháng 1/20x3 phát sinh các nghiệp vụ kinh tế sau (đơn vị l.OOOđ). 1. Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng 80.000. 2. Nhập kho 100.000 nguyên vật liệu trả bằng tiền gửi ngân hàng. 3. Vay ngắn hạn để trả nợ người bán 80.000 4ễ Rút TGNH về quỹ tiền mặt 50.000Ế 5. Chi tiền mặt để trả khoản trả khác 40.000. 6. Nhà nước cấp cho doanh nghiệp 1 TSCĐ hữu hình có trị giá 500.000ế 7. Chuyển quỹ đầu tư phát triển để bổ sung vốn kinh doanh 50.000 Yêu cầu: l ệ Mở các tài khoản vào đầu tháng 1/20x3 và ghi số dư đầu tháng vào các tài khoản 2. Lập định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong 70 tháng 1/20x3, sau đó căn cứ vào định khoản để phản ánh vào sơ đồ tài khoản. 3. Tìm số dư cuối tháng 1/20x3 của các tài khoản và căn cứ vào sô dư đó dể lập BCĐKT mới. Định khoản: 1) Nợ TK "Tiền gửi ngân hàng" : 80.000 Có TK "Phải thu của khách hàng" : 80.000 2) Nợ TK "Nguyên vật liệu" : Có TK "Tiền gửi ngân hàng" : 3) Nợ TK "Phải trả cho người bán" : Có TK "vay ngắn hạn" : 4) Nợ TK "Tiền mặt" : Có TK "Tiền gửi ngân hàng" : 5) Nợ TK "Phải trả khác" : Có TK "Tiền mặt" : 6) Nợ TK "TSCD hữu hình" : Có TK "Nguồií vốn kinh doanh" 7) Nợ TK "Quỹ đầu tự phát triển" : Có TK "Nguồn vốn kinh doanh" Phản ánh vào sơ đồ chữ T 100.000 100.000 80.000 80.000 50.000 50.000 40.000 40.000 500.000 : 500.000 50.000 : 50.000 Đơn vị tính: l.OOOđ NỢ TK 'Tiền mặt" Có NỢ TK ẼITSCĐ hữu hình" Có SD: 20.000 (4) 50.00 40.000 (5) SD: 5.100.000 (6) 500.000 PS: 50.000 40.000 PS: 500.000 0 SD: 30.000 SD: 5.600.000 71 Nợ TK "Tiền gửi NH" Có NỢ TK ’Phải trả cho người bán” Có SD: 280.000 (1) 80.000 100.000 (2) 50.000 (4) (3) 80.000 SD: 150.000 PS: 80.000 150.000 PS: 80.000 0 SD: 210.000 SD: 70.000 Nợ TK “Nguồn vốn kinh doanh" Có NỢ TK ‘Quỹ đáu tư phát triển” Có SD: 5.500.000 500.000 (6) 50.000 (7) (7) 50.000 SD: 70.000 PS: 0 550.000 PS 50.000 0 SD: 6.050.000 SD: 20.000 Nợ TK "Nguyên vật liệu" Có NỢ TK 'Phải trả và phải nộp khác' Có SD: 500.000 (2) 10.000 (5) 40.000 SD: 50.000 PS: 100.000 0 PS: 40.000 0 SD: 600.000 SD: 10.000 Nợ TK "Phải thu của khách hàng" Nợ TK “Vay ngắn hạn" Có Nợ TK "Quỹ khen thưởng, phúc lợi" Có SD: 30.000 PS: 0 0 SD: 30.000 72 BẢNG CÂN ĐỐI KÊ TOÁN N gày 31/01/20x3 Đơn vị tính: 1000 đồng Tài sản Số tiền Nguồn vốn Sô tiền Loại A: tài sản ngắn hạn 1. Tiền mặt 2. Tiền gửi ngân hàng 3. Phải thu của khách hàng 4. Nguyên vật liệu Loại B: tài sản dài hạn Tài sản cố định hữu hình 860.000 30.000 210.000 20.000 600.000 5.600.000 5.600.000 Loại A: Nợ phải trả 1. Vay ngắn hạn 2. Phải trả cho người bán 3. Phải trả và phải nộp khác Loại B: Nguồn vốn chù sở hữu 1. Nguốn vốn kinh doanh 2. Quỹ đấu tư phát triển 3. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 360.000 280.000 70.000 10.000 6.100.000 6.050.000 20.000 30.000 Tổng cộng tài sản 6.460.000 Tổng cộng nguồn vốn 6.460.000 V. ĐỐI CHIỂU SỐ LIỆU GHI CHÉP TRONG CÁC TÀI KHOẢN Để kiểm tra việc ghi chép trên các tài khoản nhằm đảm bảo tính khớp đúng, đồng thời còn có tác dụng báo cáo tình hình biến động của từng đôi tượng kế toán trong một thời kỳ nhất định, kế toán còn lập bảng đối chiếu sô phát sinh các tài khoản (còn gọi là bảng cân đối tài khoản)ễ Nguồn sô" liệu để lập bảng cân đối tài khoản là sô' liệu đã được phản ánh trên các tài khoản đã được kiểm tra và khóa sổ vào cuối kỳ. Sau đây lấy ví dụ nêu trên để lập bảng cân đối tài khoản. 73 BẢNG CÂN ĐÔI TÀI KHOẢN T h án g 01/20x3 Đơn vi tính: l.OOO.OOOđ " TT Tên tài khoảnSố hiệu Số Số dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng TK Nợ Có NỢ Có NỢ Có 1 Tiền mặt 111 20 X 50 40 30 X 2 Tiền gửi NH 112 280 X 80 150 210 X 3 Phải thu của khách hàng 131 100 X - 80 20 X 4 Nguyên vật liệu 152 500 X 100 - 600 X 5 TSCĐ hữu hình 211 5.100 X 500 - 5.600 X 6 Vay ngắn hạn 311 X 200 80 X 280 7 Phải trả cho người bán 331 X 150 80 X 70 8 Phải trả và phải nộp khác 338 X 50 40 - X 10 9 Nguồn vốn kinh doanh 411 X 5.500 550 X 6.050 10 Quỹ đầu tư phát triển 414 X 7 0 50 X 20 11 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 431 X 30 - X 30 Cộng: 6.000 6.000 900 900 6.460 6.460 Ngoài kiểu bảng cân đối tài khoản như trên còn có thể lập bảng cân đối tài khoản kiểu bàn cờ nhằm đối chiếu mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản trong quá trình phản ánh. Tuy nhiên bảng cân đối tài khoản kiểu bàn cờ không được sử dụng trong thực tế do việc lập phức tạp, tốn nhiều công sức. Sau đây giới thiệu mẫu bảng cân đối tài khoản kiểu’bàn cờ (lấy số liệu ở ví dụ trên để lập). 74 Đơn vị tính: triệu đồng Do từng đôi tượng kế toán vừa được phản ánh trên tài khoản cấp 1, lại được phản ánh chi tiết trên các tài khoản cấp 2 và sổ chi tiết nên cần phải đôi chiếu sô liệu ghi chép trên các loại sổ này để đảm bảo khớp đúng. Việc đối chiếu sô liệu giữa các loại sổ này được thực hiện trong bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết có tác dụng báo cáo cụ thể, tỉ mỉ tình hình biến động của từng bộ phận khác nhau thuộc một đôi tượng kê toán nào đó phù hợp với yêu cầu quản lý. Sau đây giới thiệu mẫu bảng tổng hợp chi tiêt nguyên vật liệu: T Ê N V Ậ T LIỆ U ĐVTĐơn Tổn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổn cuối kỳ giá S L T T S L T T S L T T 1. Nguyên vật liệu chính a ) b ) Cộng: 2. Vật liệu phụ a ) b ) Cộng: 3. Vật liệu khác Cộng: TỔ N G C Ộ N G : Sô liệu trong dòng tổng cộng của bảng này phải khớp đúng với số liệu phản ánh trong TK152. V. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN THỐNG NHẤT Hệ thông tài khoản kế toán thổng nhất là một bộ phận quan trọng trong hệ thống chế độ kế toán được nhà nước quy định áp dụng trong nền kinh tế. Hệ thống tài khoản được chia thành nhiều loại, trong từng loại bao gồm nhiều tài khoản cấp 1, cấp 2 khác nhau nhằm phản ánh từng đối tượng kế toán cụ thể. Khi xây dựng hệ thông tài khoản kế toán thống nhất người ta phải dựa vào các căn cứ sau: - Căn cứ vào tính đa dạng, phong phú cũng như sự vận động, thay đổi của các đôi tượng kế toán trong điều kiện chung của nền kinh tế trong một giai đoạn nhất định. Thực chất của hệ thông tài khoản là một hệ thông định sẵn những tài khoản phải sử dụng để phân loại và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như từng quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và những hoạt động khác có tính chất riêng biệt. Qua hệ thông các tài khoản sẽ có được thông tin đầy đủ, toàn diện về các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị. - Căn cứ vào cơ chế kinh tế hiện hành đang được vận dụng vào hoàn cảnh cụ thể của nền kinh tế để xác lập những tài khoản phản ánh được các mặt hoạt động khác nhau của doanh nghiệp trong môi quan hệ chặt chẽ và nhiều mặt với nhà nước, với các đối tượng khác nhau trong cũng như ngoài nước. Đồng thời cũng cho phép có được những thông tin cần thiết để đánh giá đúng đắn, kịp thời hiệu quả kinh tế trên từng mặt hoạt động, trong từng môi liên hệ kinh tế cũng như trong phạm vi toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. - Căn cứ vào những nguyên tắc cơ bản trong tô chức kê toán và những chuẩn mực kế toán để hệ thông tài khoản có được tính hòa hợp và hiện đại được thừa nhận để vận dụng cho tất cả các doanh nghiệp khác nhau hiện hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, được các tổ chức quôc tế về kế toán thừa nhận và đặc biệt là thuận lợi, dễ dàng về mặt nghiệp vụ cũng như có những cơ sở pháp lý cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát và đánh giá hoạt động của các loại doanh nghiệp khác nhau. 77 - Căn cứ vào sự biến động của nền kinh tê trong những giai đoạn khác nhau để xây dựng nhằm làm cho hệ thống tài khoản có giá trị lâu dài trên cơ sở có thể được bố sung hoàn thiện một cách tiện lợi khi có những biến động nào đó vê môi trường hoạt động và những thay đổi nào đó trong các mốì quan hệ kinh tế - pháp lý. Căn cứ này đòi hỏi hệ thống được xây dựng phải là hệ thông mở có định hướng để đảm bảo cả nguyên tắc thông nhất lẫn nguyên tắc linh hoạt. - Hệ thông tài khoản được xây dựng phải biểu hiện được tính hai mặt của tài sản, đặc điểm tuần hoàn của vốn cũng như môi quan hệ giữa các tài khoản với nhau nhằm có sự sắp xếp khoa học, dễ nhớ và dễ xử lý thông tinề Ngoài ra việc xây dựng hệ thông tài khoản còn gắn liền với yêu cầu tin học hóa công tác kế toán - một trong những biện pháp quan trọng để tăng cường chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán. Hệ thông tài khoản kế toán thông nhất quy định các nội dung cơ bản: 1. Số lượng, tên gọi và số hiệu của các tài khoản được sử dụng trong nền kinh tế để phản ánh các đối tượng kế toán cụ thể. 2. Nội dung kinh tế, công dụng kinh tế của từng tài khoản cấp 1, 2. 3. Kết cấu của từng tài khoản 4. Một số quan hệ đối ứng chủ yếu của các tài khoản. Ngoài ra còn hướng dẫn một số phương pháp tính toán và xác định những chỉ tiêu được sử dụng để kết chuyển giữa các tài khoản khác nhau có liên quan. Hệ thông tài khoản kế toán thông nhất được quy định chung cho nền kinh tế, trong khi đó mỗi ngành hoạt động hoặc thành phần kinh tế lại có những đặc thù về đối tượng phản ánh và yêu cầu quản lý nên trên cơ sở của hệ thông tài khoản kế toán thống nhất, mỗi ngành (hoặc thành phần 78 kinh tế) sẽ nghiên cứu và xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cho ngành hoặc thành phần kinh tế một cách phù hợp. (Phải được sự đồng ý của Bộ Tài chính và nhất thiết là phải tuân thủ quy định về các TK thuộc hệ thống TK kế toán thống nhất). Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được quy định áp dụng cho nước ta bao gồm lủ loại, trong từng loại bao gồm nhiều tài khoản cấp 1 và tùy theo yêu cầu quản lý 1 tài khoản cấp 1 có thể có nhiều tài khoản cấp 2. Từ tài khoản cấp 3 trở đi thì ngành hoặc doanh nghiệp dựa vào đặc điểm quản lý của mình để mở cho phù hợp và thuận lợi cho việc theo dõi (ngoại trừ một số tài khoản cấp 3 được nhà nước quy định thống nhất). Số hiệu tài khoản quy định trong hệ thông tài khoản kế toán thông nhất là hệ tíicíng 3 sô" đôi với tài khoản cấp 1 và 4 sô" đối với tài khoản cấp 2. Nguyên tắc đánh sô" cho tài khoản như sau: - Sei đầu tiên thể hiện loại tài khoản - Số thứ hai thể hiện nhóm tài khoản - Sô" thứ ba thể hiện thứ tự tài khoản trong nhóm. Đối với tài khoản cấp 2 thì số thứ tự cũng thể hiện thứ tự của các bộ phận chứa trong tài khoản cấp 1. Ngoài ra các tài khoản không cùng một loại nhưng có những đặc tính chung nào đó thì thứ tự nhóm cũng như thứ tự của tài khoản trong hai nhóm được đánh sô" giông nhauề Ví dụ.ể Tài khoản "Tiền mặt" thuộc loại 1, nhóm 1 và xác định thứ tự đầu tiên nên sẽ mang số 111, tài khoản 111 được quy định có 3 tài khoản cấp 2 có tên gọi và số hiệu như sau: + Tài khoản 1111 "Tiền Việt Nam" + Tài khoản 1112 "Ngoại tệ" + Tài khoản 1113 "Vàng bạc, kim khí quý, đá quý " 79 Hoặc Tài khoản "Đầu tư ngắn hạn khác" và tài khoản Đâu tư dài hạn khác" không cùng nằm một loại nhưng phản ánh các loại đầu tư khác nên được đánh sô' nhóm và thứ tự tài khoản giống nhau. + Tài khoản "Đầu tư ngắn hạn khác": 128 + Tài khoản "Đầu tư dài hạn khác": 228 Ngoài 9 loại tài khoản được dùng đế phản ánh tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, được ghi chép theo phương pháp ghi kép (đối ứng giữa các tài khoản có quan hệ), trong hệ thống tài khoản kê toán thống nhất còn có tài khoản loại 0 dùng để phản ánh một số đối tượng đặc biệt liên quan đến việc quản lý, sử dụng trong doanh nghiệp và cần được theo dõi riêng. Đặc điểm ghi chép vào các tài khoản này là ghi đơn (không đối ứng với tài khoản khác)ề Khi tăng lên ghi bên Nợ, khi giảm xuống ghi bên Có và ló số dư Nợ. Ví đ ụ ắệ Doanh nghiệp nhận một số vật liệu của đơn vị khác có trị giá là 500.000đ để thực hiện công việc gia công. Kế toán ghi: Nợ TK 002 "Hàng hóa vật tư giữ hộ, nhận gia công" : 500.000 Sau đó, công việc gia công đã thực hiện xong và doanh nghiệp đả giao trả lại số vật liệu này: Kế toán ghi : Có TK 002 : 500.000 Qua hệ thông tài khoản kê toán nêu trên có thể nêu ra một sô quan hệ chủ yếu trong việc sử dụng thông tin trên các tài khoản đế lập các báo cáo kế toán. 1. Các tài khoản thuộc loai I đên IV dùng để lập bảng CĐKT, trong đó các tài khoản thuộc loại I và II nằm bên tài sản còn các tài khoản thuộc loại III và IV nằm bên nguồn vôn. 2ễ Các tài khoản thuộc loại V đến IX được dùng để lập báo cáo kêt quả kinh doanh 80 Sau đầy trình bày một số tài khoản phản ánh tài sản và nguồn vốn nhưng có tính chất đặc biệt, riêng biệt, cần được hiểu đúng để sử dụng phù hợp. (1) Nhóm các tài khoản dùng d ể điều chỉnh giảm giá trị của tài sản,ẳ Thuộc nhóm tài khoản này bao gồm các tài khoản 129, 139, 159, và 214. Thông tin phản ánh trên những tài khoản này nhằm điều chỉnh giá trị của tài sản theo giá trị hiện còn hoặc theo giá thị trường trong trường hợp giá phí > giá thị trường. Kết cấu của các tài khoán thuộc nhóm này ngược lại với kết cấu của tài khoản được nó điều chỉnh. + Kết cấu của tài khoản 214 được thể hiện như sau: N 214 c Giá trị hao mòn giảm xuống Giá trị hao mòn tăng lên S D : Giá trị hao mòn hiện có TK 214 được dùng để điều chỉnh giảm giá trị của TSCĐ được phản ánh trên các tài khoản 211, 212, 213, 217. Ví dụ: Nếu tại thời điểm lập báo cáo nguyên giá của TSCĐ hữu hình hiện có là 100.000.000ÌSỐ dư nợ TK 211: 100.000.000) và giá trị hao mòn hiện có của TSCĐ hữu hình là 50.000.000 (sô" dư có TK 2141: 50.000.000), như vậy giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình là 100.000.000 - 50.000.000 = 50.000.000, hoặc: Số dư TK 211 - Số dư TK 2141 = giá trị còn lại Do vậy khi ghi |cftỉ~tíerrhao mòn tài sản cố định trên bảng cân đối kế toán cần phải ghi scMam (ghi số tiền trong ngoặc đơn) để phản ánh giá trị hiện còn của tài sản cô. định. Hao mòn tài sản cô" định vô hình, tài sản cô" định thuê tài chính cũng thực hiện tương tự như vậy. *1 + Kết cấu của các tài khoản dự phòng dược thê hiện như sau: N 1 2 9 (1 3 9 ,1 5 9 ,2 2 9 ) c Hoàn nhập khoản đã lập dự phòng Trong đó: Khoản làp dự phòng tính vào chi phi SD : Khoản đã lảp dư phòng hiện có TK 129 dùng để điều chỉnh giảm giá trị cho các khoản đầu tư ngắn hạn phản ánh ở TK 121..ế TK 229 dùng để điều chỉnh giảm giá trị cho các khoản đầu tư dài hạn phản ánh ở TK 221 ... TK 139 dùng để điều chỉnh giảm nợ khó thu được phản ánh ở TK 131, 138 ... TK 159 dùng để điều chỉnh giảm giá trị của hàng tồn kho được phản ánh ở các TK 152, 156 ... Ví dụ: Tại thời điểm lập báo cáo giá trị hiện có của hàng hóa là 10.000.000d (s ố dư nợ TK 1561: 10.000.000), giả định giá thị trường của sô" hàng hóa tại thời điểm lập báo cáo là 9.000.000 và do vậy doanh nghiệp lập dự phòng giảm giá là 1.000.000. 159 632 1.000.000 1.000.000 Lúc này TK 159 sẽ có sô dư có là l.OOO.OOOđ phản ánh sô lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Như vậy nếu tổng hợp sô dư nợ TK 1561 và sô dư có TK 159 thì thấy rằng giá tri hàng hóa phản ánh trên báo cáo chỉ còn là 9.000.000, chứ không là 10.000.000 như cũ, mặc dù chỉ tiêu hàng hóa trên BCĐKT vẫn thể hiện 10.000.000 nhưng đồng thời lại phải thể hiện khoản dự phòng giảm giá 1.000.000 nên chỉ tiêu dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159) được ghi số âm trong BCĐKT. 82 Các khoản dự phòng khác (129, 229, 139) cũng được hiểu và sử dụng tương tự như vậy. (2) Nhóm tà i khoản điều chỉnh tăng giảm cho nguồn vốn + TK 412 "Chênh lệch đánh giá lại tài sản" là tài khoản điều chỉnh tăng, giảm cho nguồn vốn và có kết cấu như sau: N 412 c - Khoản chênh lệch giảm phát sinh do đánh giá lại tài sản - Kết chuyển khi được xử lý - Khoản chênh lệch tăng phát sinh do đánh giá lại tài sản - Kết chuyển khi được xử lý Tài khoản này có thể có dư Có hoặc dư Nợ Dư Nợ: Sô" hiện có về chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản Dư Có: Sô" hiện có về chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản. Khi lên BCĐKT, nếu TK 412 có số dư Có thì ghi bình thường làm tăng nguồn vốn, còn nếu là dư Nợ thì phải ghi số âm (làm giảm nguồn vốn). Ví dụ: Đánh giá lại làm tăng thêm giá trị của số vật liệu hiện có là 500.000đ. 412 152 500.000 500.000 Như vậy, ghi Có 412 có ý nghĩa điều chỉnh tăng nguồn vôri (ứng với giá trị của vật liệu tăng thêm). Ngược lại, đánh giá lại làm giảm bớt giá trị của sô" vật liệu hiện có là 500.000 512 412 500.000 500.000 Như vậy ghi Nợ TK 412 có ý nghĩa điều chỉnh giảm nguồn vôn (ứng với giá trị của vật liệu giảm xuông). + TK 413 "Chênh lệch tỷ giá" là tài khoản điều chinh tăng giảm cho nguồn vốn. Kết cấu của tài khoán này như sau: N 413 - Chênh lệch tỷ giá giảm xuống khi phát sinh các nghiệp vụ về ngoại tệ liên quan đến tài sản và chênh lệch tỷ giá tăng lên khi phát sinh các nghiệp vụ về ngoại tệ liên quan đến nguồn vốn. - Kết chuyển khoảng chênh lệch tỷ giá khi được xử lý - Chênh lệch tỷ giá tăng lên khi phát sinh các nghiệp vụ vế ngoại tệ liên quan đến tài sản và chênh lệch tỷ giá giảm xuống khi phát sinh các nghiệp vụ về ngoại tệ liên quan đên nguồn vốn. - Kết chuyển khoảng chênh lệch tỷ giá khi được xử lý Tài khoản này có thể có dư Có hoặc dư Nợ. - Dư Có là khoản chênh lệch tỷ giá hiện có làm tăng nguồn vốn. - Dư Nợ là khoản chênh lệch tỷ giá hiện có làm giảm nguồn vốn Ví c?ạ.ễ (1) Điều chỉnh tỷ giá cho sô' ngoại tệ mà khách hàng đang nợ làm phát sinh khoản chênh lệch tăng thêm là lOO.OOOđ 413 131 XXX 100.000 1 0 0 .0 0 0 Như vậy ghi Có TK 413 có ý nghĩa làm tăng nguồn vốn (ứng với số tiền mà khách hàng đang nợ ớ BCĐKT tăng thêm do điều chỉnh tỷ giá). (2) Điều chỉnh tỷ giá cho số ngoại tệ hiện đang nợ người bán làm phát sinh khoản chênh lệch tăng thêm là 100.000 311 413 XXX 100.000 100.000 Thật ra trong trường hợp này nguồn vốn nói chung của doanh nghiệp không thay đổi do vẫn nợ người bán 1 lương 84