🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Một Số Kỹ Năng Nghiệp Vụ Hành Chính Văn Phòng Cơ Sở Ebooks Nhóm Zalo Héi ®ång chØ ®¹o xuÊt b¶n Chñ tÞch Héi ®ång TS. NguyÔn ThÕ Kû Phã Chñ tÞch Héi ®ång TS. NguyÔn Duy Hïng Thμnh viªn TS. NguyÔn An Tiªm TS. KhuÊt Duy Kim H¶i NguyÔn Vò Thanh H¶o Ban biªn so¹n §Æng §øc Sinh: HiÖu tr−ëng Tr−êng ChÝnh trÞ tØnh Hßa B×nh (Chñ biªn) NguyÔn V¨n V©n Ngôy Nguyªn ChÝ Lêi nhμ xuÊt b¶n Kü n¨ng nghiÖp vô hμnh chÝnh v¨n phßng ë c¬ së bao gåm: kü n¨ng n¾m b¾t ®iÒu tra d− luËn x· héi; kü n¨ng x©y dùng vμ xö lý th«ng tin; kü n¨ng x©y dùng ch−¬ng tr×nh, lËp kÕ ho¹ch; kü n¨ng tæng hîp, tham m−u, ®Ò xuÊt; kü n¨ng so¹n th¶o v¨n b¶n; kü n¨ng ph©n c«ng nhiÖm vô; kü n¨ng giao tiÕp øng xö, gi¶i quyÕt c«ng viÖc liªn quan ®Õn c«ng d©n; kü n¨ng ph¸t biÓu tr−íc c«ng chóng vμ héi nghÞ, v.v.. Thùc tÕ cho thÊy, trong qu¸ tr×nh ®æi míi, thay thÕ, lu©n chuyÓn cßn nhiÒu c¸n bé trong hÖ thèng chÝnh trÞ ë c¬ së non yÕu vÒ kü n¨ng, kiÕn thøc, nghiÖp vô trong c«ng t¸c, ¶nh h−ëng kh«ng tèt tíi viÖc hoμn thμnh nhiÖm vô ®−îc giao. XuÊt ph¸t tõ thùc tÕ ®ã, nh»m cung cÊp tμi liÖu h−íng dÉn, phôc vô cho c«ng t¸c c¸n bé ë c¬ së, t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó rÌn luyÖn, båi d−ìng c¸n bé, nhÊt lμ c¸n bé trÎ, gióp c¸n bé tr−ëng thμnh, cã kü n¨ng, nghiÖp vô v÷ng vμng h¬n trong c«ng t¸c, ®¸p øng yªu cÇu c«ng t¸c tr−íc m¾t vμ l©u dμi, Nhμ xuÊt b¶n ChÝnh trÞ quèc gia - Sù thËt phèi hîp víi Tr−êng ChÝnh trÞ tØnh Hßa B×nh xuÊt b¶n cuèn s¸ch Mét sè kü n¨ng nghiÖp vô hμnh chÝnh - v¨n phßng cÊp c¬ së. Cuèn s¸ch lμ kÕt qu¶ cña sù hîp t¸c gi÷a Ch−¬ng tr×nh c¶i thiÖn cung cÊp dÞch vô c«ng trong n«ng nghiÖp vμ ph¸t triÓn n«ng th«n (PS-ARD) víi Tr−êng 5 ChÝnh trÞ tØnh Hßa B×nh. Cuèn s¸ch ®−îc thiÕt kÕ ®Ó sö dông nh− mét cÈm nang cã tÝnh thùc hμnh vÒ nh÷ng kü n¨ng c¬ b¶n trong ho¹t ®éng hμnh chÝnh - v¨n phßng ë c¬ së nh−: c«ng t¸c thèng kª; kü n¨ng tæ chøc cuéc häp, héi nghÞ; c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n; kü n¨ng giao tiÕp cña c¸n bé, c«ng chøc cÊp x·, v.v.. Cuèn s¸ch còng cung cÊp nh÷ng kinh nghiÖm nh»m n©ng cao chÊt l−îng, hiÖu qu¶ ho¹t ®éng qu¶n lý nhμ n−íc ë c¬ së. Hy väng cuèn s¸ch ®−îc ph¸t hμnh sÏ lμ tμi liÖu h−íng dÉn, tra cøu h÷u Ých, ®ång thêi gîi më kh¶ n¨ng vËn dông s¸ng t¹o cña c¸n bé v¨n phßng cÊp c¬ së trong ®iÒu kiÖn thùc tiÔn ë tõng ®Þa ph−¬ng nh»m gãp phÇn n©ng cao chÊt l−îng, hiÖu qu¶ ho¹t ®éng qu¶n lý nhμ n−íc ë c¬ së thóc ®Èy sù nghiÖp ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi ë ®Þa ph−¬ng. Xin tr©n träng giíi thiÖu cuèn s¸ch víi b¹n ®äc. Th¸ng 7 n¨m 2011 Nhμ xuÊt b¶n ChÝnh trÞ quèc gia - Sù thËt6 C¤NG T¸C V¡N PHßNG Vμ V¡N TH¦ L¦U TR÷ ë CÊP X· I- V¨n phßng chÝnh quyÒn cÊp x· 1. Kh¸i niÖm a) Kh¸i niÖm “V¨n phßng” - Thø nhÊt: V¨n phßng lμ bé m¸y lμm viÖc tæng hîp vμ trùc tiÕp cña c¬ quan, phôc vô cho viÖc ®iÒu hμnh cña l·nh ®¹o. - Thø hai: V¨n phßng lμ trô së lμm viÖc cña c¬ quan, ®¬n vÞ, lμ ®Þa ®iÓm giao tiÕp ®èi néi, ®èi ngo¹i cña c¬ quan, ®¬n vÞ ®ã. - Thø ba: V¨n phßng lμ n¬i lμm viÖc cô thÓ cña nh÷ng ng−êi cã chøc vô, cã tÇm cì. - Thø t−: V¨n phßng lμ mét d¹ng ho¹t ®éng trong c¸c c¬ quan, tæ chøc, trong ®ã diÔn ra viÖc thu nhËn, b¶o qu¶n, l−u tr÷ c¸c lo¹i v¨n b¶n, giÊy tê, tøc lμ nh÷ng c«ng viÖc liªn quan ®Õn c«ng t¸c v¨n th−. b) Kh¸i niÖm “V¨n phßng” chÝnh quyÒn cÊp x· V¨n phßng chÝnh quyÒn cÊp x· lμ bé m¸y lμm 7 viÖc cña héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n cÊp x·, gióp héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n cÊp x· qu¶n lý vμ ®iÒu hμnh mäi c«ng viÖc qu¶n lý nhμ n−íc ë ®Þa ph−¬ng. 2. Chøc n¨ng cña v¨n phßng ñy ban nh©n d©n cÊp x· a) Tham m−u, tæng hîp - Thùc hiÖn chøc n¨ng tham m−u, tæng hîp, v¨n phßng tiÕn hμnh nh÷ng ho¹t ®éng cã néi dung, tÝnh chÊt tæng hîp trong viÖc t− vÊn vÒ mÆt tæ chøc vμ ®iÒu hμnh c«ng viÖc gióp cho l·nh ®¹o chØ ®¹o vμ tæ chøc c«ng viÖc cña chÝnh quyÒn x·. - Tham m−u bao hμm ho¹t ®éng t− vÊn cña v¨n phßng, cßn tæng hîp lμ nghiªng vÒ thèng kª xö lý th«ng tin d÷ liÖu phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý. - Cã thÓ thÊy ho¹t ®éng cña c¬ quan phô thuéc vμo nhiÒu yÕu tè chñ quan, kh¸ch quan kh¸c nhau. YÕu tè chñ quan thuéc vÒ ng−êi l·nh ®¹o, qu¶n lý. Tuy nhiªn, muèn cã mét quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, hîp lý vμ kh¶ thi, ng−êi l·nh ®¹o, qu¶n lý kh«ng chØ dùa vμo yÕu tè chñ quan mμ cßn ph¶i xÐt ®Õn c¸c yÕu tè kh¸ch quan trong ®ã cã c¸c ý kiÕn tham gia cña c¸c cÊp qu¶n lý vμ nh÷ng ng−êi trî gióp. ViÖc thu thËp, ph©n tÝch c¸c ý kiÕn ®ã th«ng th−êng vμ phÇn lín ®−îc thùc hiÖn bëi bé phËn v¨n phßng. - Ho¹t ®éng t− vÊn chØ ®¹t kÕt qu¶ cao khi cã 8 sù thu thËp, ph©n tÝch, sμng läc, tæng hîp l−u gi÷ vμ sö dông hîp lý chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ nh÷ng th«ng tin ®Çu vμo, ®Çu ra, kÓ c¶ nh÷ng th«ng tin ph¶n håi mμ v¨n phßng thu thËp ®−îc. §©y chÝnh lμ néi dung ho¹t ®éng tæng hîp cña c«ng t¸c v¨n phßng. Nh− vËy, tham m−u vμ tæng hîp lμ hai néi dung cïng nh»m mét môc ®Ých lμ trî gióp cho l·nh ®¹o x· cã c¬ së khoa häc ®Ó lùa chän quyÕt ®Þnh qu¶n lý tèi −u nhÊt. Hai néi dung trªn kh«ng thÓ t¸ch rêi nhau. Muèn tham m−u cÇn cã sù tæng hîp, tæng hîp nh»m môc ®Ých ®Ó tham m−u. b) HËu cÇn - Ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn x· kh«ng thÓ thiÕu c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt nh− nhμ cöa, ph−¬ng tiÖn, thiÕt bÞ, tμi chÝnh... C¸c ®iÒu kiÖn vμ ph−¬ng tiÖn Êy ph¶i ®−îc qu¶n lý, s¾p xÕp, ph©n phèi vμ kh«ng ngõng ®−îc bæ sung ®Ó cung cÊp kÞp thêi cho mäi ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc. Bé phËn thùc hiÖn nhiÖm vô nμy chÝnh lμ v¨n phßng. - Chøc n¨ng hËu cÇn cña v¨n phßng cÊp x· biÓu hiÖn trªn c¸c néi dung sau: + Cung cÊp c¸c ®iÒu kiÖn, ph−¬ng tiÖn, c¬ së vËt chÊt cho c¸n bé, c«ng chøc thùc hiÖn nhiÖm vô; + Mua s¾m, qu¶n lý, b¶o vÖ, b¶o d−ìng c¸c trang thiÕt bÞ trong c¬ quan, ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng cña c¬ quan ®−îc tiÕn hμnh liªn tôc; + Qu¶n lý chi tiªu tμi chÝnh theo ®óng chÕ ®é, chÝnh s¸ch do Nhμ n−íc quy ®Þnh; 9 + B¶o ®¶m an ninh trËt tù, an toμn trong c¬ quan; + Tæ chøc c«ng t¸c lÔ t©n, giao tiÕp; + §¶m b¶o m«i tr−êng sinh th¸i lμnh m¹nh, hμi hßa, t¹o lËp ®−îc diÖn m¹o c¬ quan trang nghiªm, v¨n minh, hiÖn ®¹i; + B¶o vÖ søc kháe vμ an toμn lao ®éng cho ng−êi lao ®éng. Chøc n¨ng tham m−u tæng hîp vμ hËu cÇn võa ®éc lËp, võa hç trî bæ sung cho nhau ®Ó cïng h−íng tíi mét môc tiªu chung lμ gióp cho ho¹t ®éng chØ ®¹o, ®iÒu hμnh cña thñ tr−ëng c¬ quan nãi riªng vμ toμn bé c¬ quan nãi chung ®−îc thùc hiÖn mét c¸ch cã hiÖu qu¶. 3. NhiÖm vô cña v¨n phßng ñy ban nh©n d©n cÊp x· Theo QuyÕt ®Þnh sè 04/2004/Q§-BNV ngμy 16- 1-2004 cña Bé tr−ëng Bé Néi vô vÒ viÖc ban hμnh quy ®Þnh cô thÓ ®èi víi c¸n bé, c«ng chøc x·, ph−êng, thÞ trÊn ®· quy ®Þnh c«ng chøc v¨n phßng - thèng kª cÊp c¬ së cã nhiÖm vô cô thÓ sau: - Gióp ñy ban nh©n d©n cÊp x· x©y dùng ch−¬ng tr×nh c«ng t¸c, lÞch lμm viÖc vμ theo dâi thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh, lÞch lμm viÖc ®ã; tæng hîp b¸o c¸o t×nh h×nh kinh tÕ - x· héi, tham m−u gióp ñy ban nh©n d©n trong viÖc chØ ®¹o thùc hiÖn; - Gióp ñy ban nh©n d©n dù th¶o v¨n b¶n tr×nh cÊp cã thÈm quyÒn; lμm b¸o c¸o göi lªn cÊp trªn; - Qu¶n lý c«ng v¨n sæ s¸ch, giÊy tê, qu¶n lý 10 viÖc lËp hå s¬ l−u tr÷, biÓu b¸o c¸o thèng kª; theo dâi biÕn ®éng sè l−îng, chÊt l−îng c¸n bé, c«ng chøc x·; - Gióp héi ®ång nh©n d©n tæ chøc kú häp, gióp ñy ban nh©n d©n tæ chøc tiÕp d©n, tiÕp kh¸ch, nhËn ®¬n khiÕu n¹i cña nh©n d©n chuyÓn ®Õn héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n hoÆc lªn cÊp trªn cã thÈm quyÒn; - §¶m b¶o ®iÒu kiÖn vËt chÊt phôc vô cho c¸c kú häp cña héi ®ång nh©n d©n, cho c«ng viÖc cña ñy ban nh©n d©n; - Gióp ñy ban nh©n d©n vÒ c«ng t¸c thi ®ua khen th−ëng; - Gióp héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n thùc hiÖn nghiÖp vô c«ng t¸c bÇu cö ®¹i biÓu héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt vμ c«ng t¸c ®−îc giao; - NhËn vμ tr¶ kÕt qu¶ trong giao dÞch gi÷a ñy ban nh©n d©n víi c¬ quan, tæ chøc vμ c«ng d©n theo c¬ chÕ “mét cöa”. Mét sè nghiÖp vô cÇn cã cña c¸n bé v¨n phßng - thèng kª ë cÊp c¬ së + NghiÖp vô vÒ c«ng t¸c v¨n phßng trong c¬ quan hμnh chÝnh nhμ n−íc; + NghiÖp vô so¹n th¶o v¨n b¶n qu¶n lý hμnh chÝnh nhμ n−íc; + NghiÖp vô qu¶n lý v¨n b¶n; + NghiÖp vô c«ng t¸c thèng kª; 11 + NghiÖp vô vÒ c«ng t¸c bÇu cö ®¹i biÓu héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n; + NghiÖp vô vÒ c«ng t¸c thùc hiÖn thñ tôc hμnh chÝnh theo c¬ chÕ “mét cöa”. II- C«ng t¸c v¨n th− cña chÝnh quyÒn cÊp x· 1. Kh¸i niÖm Theo NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP, ngμy 8-4- 2004 cña ChÝnh phñ vÒ c«ng t¸c v¨n th−: C«ng t¸c v¨n th− bao gåm c¸c c«ng viÖc vÒ so¹n th¶o, ban hμnh v¨n b¶n, qu¶n lý v¨n b¶n vμ tμi liÖu kh¸c h×nh thμnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, tæ chøc; qu¶n lý vμ sö dông con dÊu trong c¬ quan, tæ chøc. C«ng t¸c v¨n th− lμ mét ho¹t ®éng ®−îc c¸c nhμ qu¶n lý nãi chung vμ qu¶n lý v¨n phßng nãi riªng ®Æt ë vÞ trÝ ®Æc biÖt quan träng trong c¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng. 2. Néi dung c«ng t¸c v¨n th− cña chÝnh quyÒn cÊp x· a) Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn - Kh¸i niÖm: TÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n, bao gåm c¶ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, v¨n b¶n hμnh chÝnh vμ v¨n b¶n chuyªn ngμnh (kÓ c¶ b¶n fax, v¨n b¶n ®−îc chuyÓn qua m¹ng, v¨n b¶n mËt) vμ 12 c¸c ®¬n, th− göi ®Õn chÝnh quyÒn cÊp x· ®−îc gäi chung lμ v¨n b¶n ®Õn. - Néi dung cña v¨n b¶n ®Õn: + TiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn; + Ph©n lo¹i s¬ bé, bãc b× v¨n b¶n ®Õn; + §ãng dÊu ®Õn, ghi sè ®Õn vμ ngμy, th¸ng ®Õn; + §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn; + Tr×nh v¨n b¶n ®Õn; + Sao v¨n b¶n ®Õn (§èi víi v¨n b¶n do nhiÒu bé phËn ¸p dông, thùc hiÖn); + ChuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn; + Gi¶i quyÕt vμ theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn. b) Qu¶n lý v¨n b¶n ®i - Kh¸i niÖm: TÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n, bao gåm v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, v¨n b¶n hμnh chÝnh vμ v¨n b¶n chuyªn ngμnh (kÓ c¶ b¶n sao v¨n b¶n, v¨n b¶n l−u chuyÓn néi bé vμ v¨n b¶n mËt) do chÝnh quyÒn cÊp x· ph¸t hμnh ®−îc gäi chung lμ v¨n b¶n ®i. - Néi dung qu¶n lý v¨n b¶n ®i: + KiÓm tra thÓ thøc, h×nh thøc vμ kü thuËt tr×nh bμy; ghi sè, ký hiÖu vμ ngμy, th¸ng, n¨m ban hμnh v¨n b¶n; + §ãng dÊu c¬ quan; + §¨ng ký v¨n b¶n ®i; + Lμm thñ tôc, chuyÓn ph¸t vμ theo dâi viÖc chuyÓn ph¸t v¨n b¶n ®i; 13 + L−u v¨n b¶n ®i. c) Qu¶n lý vμ sö dông con dÊu - Qu¶n lý vμ sö dông con dÊu: DÊu cña c¬ quan, tæ chøc ph¶i ®−îc giao cho nh©n viªn v¨n th− gi÷ vμ ®ãng dÊu t¹i c¬ quan, tæ chøc. Nh©n viªn v¨n th− cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nh÷ng quy ®Þnh sau: + Kh«ng ®−îc giao con dÊu cho ng−êi kh¸c khi ch−a ®−îc phÐp b»ng v¨n b¶n cña ng−êi cã thÈm quyÒn; + Ph¶i tù tay ®ãng dÊu vμo c¸c v¨n b¶n cña c¬ quan, tæ chøc; + ChØ ®−îc ®ãng dÊu vμo nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê sau khi ®· cã ch÷ ký cña ng−êi cã thÈm quyÒn; + Kh«ng ®−îc ®ãng dÊu khèng chØ. - §ãng dÊu: + DÊu ®ãng ph¶i râ rμng, ngay ng¾n, ®óng chiÒu vμ dïng ®óng mùc dÊu quy ®Þnh; + Khi ®ãng dÊu lªn ch÷ ký th× dÊu ®ãng ph¶i trïm lªn kho¶ng 1/3 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i; + ViÖc ®ãng dÊu lªn c¸c phô lôc kÌm theo v¨n b¶n chÝnh do ng−êi ký v¨n b¶n quyÕt ®Þnh vμ dÊu ®ãng lªn trang ®Çu, trïm mét phÇn tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc tªn cña phô lôc. 3. C«ng t¸c l−u tr÷ cña chÝnh quyÒn cÊp x· a) Kh¸i niÖm: + L−u tr÷: L−u tr÷ lμ gi÷ l¹i c¸c v¨n b¶n, giÊy 14 tê cña c¬ quan, c¸ nh©n ®Ó lμm b»ng chøng vμ tra cøu khi cÇn thiÕt. + Tμi liÖu l−u tr÷: Tμi liÖu l−u tr÷ lμ tμi liÖu ®−îc h×nh thμnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, c¸c c¸ nh©n tiªu biÓu, cã ý nghÜa chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n hãa, khoa häc, lÞch sö vμ c¸c ý nghÜa kh¸c, ®−îc b¶o qu¶n trong c¸c kho l−u tr÷ nh»m phôc vô cho c¸c môc ®Ých nhÊt ®Þnh. + C«ng t¸c l−u tr÷: C«ng t¸c l−u tr÷ lμ viÖc lùa chän, gi÷ l¹i vμ tæ chøc khoa häc nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê cã gi¸ trÞ ®−îc h×nh thμnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan, c¸ nh©n ®Ó lμm b»ng chøng vμ tra cøu th«ng tin qu¸ khø khi cÇn thiÕt. + Bæ sung tμi liÖu l−u tr÷: Bæ sung tμi liÖu l−u tr÷ lμ c«ng t¸c s−u tÇm, thu thËp thªm, lμm phong phó vμ hoμn chØnh h¬n tμi liÖu vμo c¸c kho l−u tr÷ theo nh÷ng nguyªn t¾c vμ ph−¬ng ph¸p thèng nhÊt. + B¶o qu¶n tμi liÖu l−u tr÷: B¶o qu¶n tμi liÖu l−u tr÷ lμ toμn bé nh÷ng c«ng viÖc ®−îc thùc hiÖn nh»m ®¶m b¶o gi÷ g×n nguyªn vÑn, l©u bÒn vμ an toμn tμi liÖu l−u tr÷. + Tæ chøc sö dông tμi liÖu l−u tr÷: Tæ chøc sö dông tμi liÖu l−u tr÷ lμ toμn bé c«ng t¸c nh»m b¶o ®¶m cung cÊp cho c¸c c¬ quan nhμ n−íc, c¸c tæ chøc x· héi, c¸c c¸ nh©n nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt tõ tμi liÖu l−u tr÷. 15 b) Néi dung chñ yÕu cña c«ng t¸c l−u tr÷ - Bæ sung tμi liÖu l−u tr÷ + Tμi liÖu l−u tr÷ ®−îc bæ sung ph¶i ®¶m b¶o nguyªn t¾c theo thêi kú lÞch sö. + C¸c nguån bæ sung tμi liÖu l−u tr÷ cña chÝnh quyÒn cÊp x·: ✔ Tμi liÖu ®· gi¶i quyÕt xong ë kh©u v¨n th− hiÖn hμnh; ✔ Tμi liÖu cò cßn ®Ó l¹i ë c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc vμ c¸ nh©n; ✔ Tμi liÖu do c¸c c¸ nh©n, gia ®×nh, dßng hä, tËp thÓ nép vμo l−u tr÷. - B¶o qu¶n tμi liÖu l−u tr÷ + §Ó qu¶n lý tèt tμi liÖu l−u tr÷ cÇn x¸c ®Þnh râ nguyªn nh©n g©y h− háng tμi liÖu l−u tr÷: ✔ Do chÊt l−îng nguyªn liÖu vμ qu¸ tr×nh chÕ t¸c v¨n b¶n, tμi liÖu; ✔ Do ®iÒu kiÖn thiªn nhiªn; ✔ Do ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n vμ sö dông. - Kü thuËt b¶o qu¶n tμi liÖu l−u tr÷ ✔ T¹o ®iÒu kiÖn tèi −u ®Ó kÐo dμi tuæi thä cña tμi liÖu l−u tr÷; ✔ Gi÷ g×n toμn vÑn tr¹ng th¸i cña tμi liÖu; ✔ S¾p xÕp tμi liÖu trong kho mét c¸ch khoa häc, thùc hiÖn nghiªm tóc quy chÕ xuÊt - nhËp tμi liÖu; ✔ KiÓm tra t×nh tr¹ng tμi liÖu th−êng xuyªn ®Ó ph¸t hiÖn h− háng. 16 - Tæ chøc sö dông tμi liÖu l−u tr÷ + Muèn viÖc tæ chøc sö dông tμi liÖu l−u tr÷ cã hiÖu qu¶, cÇn: ✔ S¾p xÕp tμi liÖu trong kho theo mét hÖ thèng vμ thiÕt lËp ®−îc hÖ thèng tra t×m tμi liÖu; ✔ Giíi thiÖu ®Ó c¸c c¬ quan, c¸ nh©n biÕt c¸c nguån tμi liÖu vμ néi dung tμi liÖu; ✔ X©y dùng quy chÕ sö dông tμi liÖu l−u tr÷. - C¸c h×nh thøc tæ chøc sö dông tμi liÖu l−u tr÷ ✔ Tæ chøc sö dông tμi liÖu l−u tr÷ t¹i phßng ®äc; ✔ TriÓn l·m tμi liÖu l−u tr÷; ✔ ViÕt bμi ®¨ng b¸o, ph¸t thanh, truyÒn h×nh; ✔ C«ng bè tμi liÖu l−u tr÷. 17 C¤NG T¸C THèNG K£ CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· I- Tæng quan vÒ c«ng t¸c thèng kª 1. Kh¸i niÖm - Thèng kª lμ viÖc thu thËp vμ s¾p xÕp c¸c sè liÖu nh»m ®Þnh l−îng mét c¸ch kh¸ch quan, trung thùc c¸c hiÖn t−îng kinh tÕ - x· héi trong qu¸ tr×nh vËn ®éng, tån t¹i cña chóng ë mét thêi ®iÓm, mét ®Þa bμn x¸c ®Þnh. - Thèng kª ë x· lμ viÖc thu thËp c¸c sè liÖu ë x· liªn quan ®Õn c¸c mÆt ®êi sèng kinh tÕ - x· héi ë ®Þa ph−¬ng (thuéc ®Þa giíi hμnh chÝnh cña x·) t¹i mét thêi ®iÓm nμo ®ã. 2. ý nghÜa - Thèng kª lμ mét trong nh÷ng c«ng cô qu¶n lý quan träng, nã cung cÊp c¸c th«ng tin trung thùc, kh¸ch quan, chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi phôc vô c¸c c¬ quan nhμ n−íc trong viÖc ®¸nh gi¸, dù b¸o t×nh h×nh, ho¹ch ®Þnh chiÕn l−îc, chÝnh s¸ch ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi. - §¸p øng nhu cÇu th«ng tin cña c¸c tæ chøc c¬ quan. 18 - Cñng cè vμ ph¸t huy quyÒn d©n chñ. 3. Vai trß - C«ng t¸c thèng kª gióp cho chÝnh quyÒn x· n¾m ch¾c ®−îc t×nh h×nh biÕn ®éng d©n sè, tμi nguyªn vμ c¸c nguån lùc kh¸c cña x· ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi mét c¸ch cã c¨n cø khoa häc vμ hiÖu qu¶. - Nã lμ c¨n cø, c¬ së ®Ó c¸c c¬ quan nhμ n−íc cÊp trªn ho¹ch ®Þnh chñ tr−¬ng, chÝnh s¸ch vμ x©y dùng kÕ ho¹ch, ch−¬ng tr×nh, chiÕn l−îc ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi. II- Néi dung c«ng t¸c thèng kª ë cÊp x· 1. Thèng kª n«ng - l©m - thñy s¶n - Thèng kª diÖn tÝch ®Êt ®ai + §Êt n«ng nghiÖp; + DiÖn tÝch mÆt n−íc nu«i trång thñy s¶n; + §Êt l©m nghiÖp; + §Êt chuyªn dïng; + §Êt ë; + §Êt ch−a sö dông. - Thèng kª diÖn tÝch gieo trång c©y n«ng nghiÖp + C©y hμng n¨m; + C©y l©u n¨m. - Thèng kª n¨ng suÊt, s¶n l−îng c©y n«ng nghiÖp - Thèng kª ch¨n nu«i 19 - Thèng kª rõng + DiÖn tÝch rõng hiÖn cã; + DiÖn tÝch rõng trång; + DiÖn tÝch rõng bÞ thiÖt h¹i… - Thèng kª nu«i trång thñy s¶n. 2. Thèng kª c¸c ngμnh c«ng nghiÖp, x©y dùng c¬ b¶n vμ dÞch vô - Thèng kª c«ng nghiÖp + Thèng kª sè c¬ së s¶n xuÊt tiÓu thñ c«ng, c«ng nghiÖp; + Sè lao ®éng trùc tiÕp tham gia s¶n xuÊt; + Gi¸ trÞ s¶n xuÊt c«ng nghiÖp; + Doanh thu; + Thu nhËp ng−êi lao ®éng trong lÜnh vùc c«ng nghiÖp. - Thèng kª x©y dùng c¬ b¶n + Vèn ®Çu t− x©y dùng c¬ b¶n; + Gi¸ trÞ tμi s¶n cè ®Þnh míi t¨ng trong n¨m; + N¨ng lùc míi t¨ng trong n¨m; + Lao ®éng vμ thu nhËp cña ng−êi lao ®éng. - Thèng kª dÞch vô + Thèng kª vËn t¶i; + Thèng kª th−¬ng m¹i, dÞch vô; + Sè lao ®éng vμ thu nhËp b×nh qu©n ng−êi lao ®éng… 3. Thèng kª x· héi - Thèng kª d©n sè, nguån lao ®éng 20 - Thèng kª vÒ gi¸o dôc - Thèng kª vÒ y tÕ vμ søc kháe. III- Ph−¬ng ph¸p tiÕn hμnh thèng kª ë cÊp x· HiÖn nay, ë cÊp x·, c«ng t¸c thèng kª ®−îc tiÕn hμnh theo c¸c ph−¬ng ph¸p sau: - §iÒu tra trùc tiÕp thu thËp th«ng tin ban ®Çu, sau ®ã ph©n tÝch, tæng hîp b¸o c¸o víi c¸c c¬ quan nhμ n−íc cã thÈm quyÒn; th«ng tin (c«ng bè) c¸c tμi liÖu th«ng tin ®−îc c¬ quan nhμ n−íc cho phÐp. - §iÒu tra gi¸n tiÕp thu thËp th«ng tin (th−êng cã biÓu mÉu c¸ nh©n, biÓu mÉu b¸o c¸o ®Þnh kú), sau ®ã ph©n tÝch, tæng hîp b¸o c¸o c¬ quan cã thÈm quyÒn. - §iÒu tra tiÕn hμnh thu thËp sè liÖu ban ®Çu trªn mét sè ®¬n vÞ ®−îc chän nghiªn cøu, sau ®ã dù b¸o suy réng cho c¸c ®èi t−îng trong tæng thÓ nghiªn cøu (th−êng ¸p dông khi thiÕu kinh phÝ, nh©n lùc). - Ngoμi ra, cßn kÕt hîp c¸c ph−¬ng ph¸p trªn ®Ó tiÕn hμnh c«ng t¸c thèng kª. IV- NhiÖm vô cña chÝnh quyÒn x· trong c«ng t¸c thèng kª - Thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o thèng kª ®Þnh kú: + Nguån thu thËp chñ yÕu dùa vμo hÖ thèng b¸o 21 c¸o, b¶ng biÓu do ngμnh chuyªn m«n x· b¸o c¸o; + §iÒu tra trùc tiÕp tõ hé d©n c−. - Tæ chøc tham gia ®iÒu tra, thèng kª c¸c ®èi t−îng do Nhμ n−íc quy ®Þnh cã liªn quan ®Õn ®Þa ph−¬ng: + §iÒu tra d©n sè, lao ®éng, ngμnh nghÒ, tr×nh ®é d©n trÝ, thu nhËp… + §iÒu tra c¸c lÜnh vùc kh¸c. - LËp vμ ghi chÐp c¸c lo¹i sæ thèng kª do Nhμ n−íc quy ®Þnh: + Sö dông c¸c b¶ng biÓu do c¬ quan chuyªn m«n quy ®Þnh; + PhiÕu ®iÒu tra; + Khi cÇn ®iÒu tra trùc tiÕp. - L−u tr÷ hÖ thèng vμ cung cÊp c¸c sè liÖu thèng kª. - Chñ ®éng c¸c h×nh thøc thÝch hîp c«ng bè sè liÖu. - Th−êng xuyªn cñng cè vμ gi÷ mèi quan hÖ mËt thiÕt víi c¸c ngμnh. - X©y dùng cuèn sè liÖu thèng kª cña x·. - Tuyªn truyÒn nh©n d©n, c¸n bé vμ c¸c tæ chøc, c¬ quan, ®¬n vÞ ®ãng trªn ®Þa bμn thùc hiÖn tèt nghÜa vô cña m×nh theo quy ®Þnh cña chÕ ®é thèng kª. 22 Tæ CHøC CUéC HäP, HéI NGHÞ CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· I- Tæng quan vÒ cuéc häp, héi nghÞ 1. Kh¸i niÖm Cuéc häp lμ sù tËp hîp nhiÒu ng−êi mét c¸ch cã tæ chøc, theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh, t¹i ®Þa ®iÓm cô thÓ ®Ó thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc: truyÒn ®¹t, trao ®æi, th¶o luËn c¸c th«ng tin hoÆc t×m c¸c biÖn ph¸p gi¶i quyÕt vÊn ®Ò, c¸c nhiÖm vô mμ nh÷ng ng−êi dù häp cÇn quan t©m. Héi nghÞ th−êng lμ c¸c cuéc häp mang c¸c néi dung cã ph¹m vi lín, cã chñ ®Ò vμ tªn gäi râ rμng. 2. Ph©n lo¹i c¸c cuéc häp, héi nghÞ a) C¨n cø vμo quy tr×nh l·nh ®¹o, qu¶n lý - Cuéc häp chuÈn bÞ ra quyÕt ®Þnh: Tïy theo tÝnh chÊt, møc ®é quan träng cña vÊn ®Ò cÇn quyÕt ®Þnh ®Ó tæ chøc cuéc häp hay héi nghÞ víi sù tham gia cña c¸c ngμnh, c¸c cÊp, c¸c ®èi t−îng liªn quan, nh»m thu thËp th«ng tin vÒ t×nh h×nh 23 thùc tÕ, nguyÖn väng chung, ®¶m b¶o quyÕt ®Þnh ban hμnh cã tÝnh kh¶ thi cao. - Cuéc häp phæ biÕn, triÓn khai: Nh»m môc ®Ých phæ biÕn, qu¸n triÖt nh÷ng t− t−ëng, quan ®iÓm, chñ tr−¬ng, gi¶i ph¸p ®· ®Ò ra hoÆc bμn b¹c x©y dùng ch−¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch hμnh ®éng ®Ó triÓn khai nh÷ng quyÕt ®Þnh ®· th«ng qua. - Häp ®«n ®èc, kiÓm tra: Nh»m kÞp thêi ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ viÖc triÓn khai ch−¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c vμ chØ ®¹o, uèn n¾n kÞp thêi nh÷ng lÖch l¹c nÕu cã. - Cuéc häp s¬ kÕt, tæng kÕt: Nh»m ®¸nh gi¸, rót kinh nghiÖm ®èi víi nh÷ng ho¹t ®éng võa qua vμ ®−a ra ph−¬ng ¸n cho ho¹t ®éng tiÕp theo. b) C¨n cø vμo c¸ch thøc triÖu tËp cuéc häp - Cuéc häp th−êng kú: Lμ cuéc häp ®−îc ®Þnh s½n trong kÕ ho¹ch quý, th¸ng, n¨m, hoÆc quy ®Þnh trong c¸c quy chÕ, quy ®Þnh cña c¬ quan. - Cuéc häp ®ét xuÊt: XuÊt ph¸t tõ t×nh h×nh thùc tÕ, do yªu cÇu cña c¬ quan cÊp trªn, hoÆc ®Ò nghÞ cña c¬ quan phèi hîp, l·nh ®¹o tæ chøc cuéc häp ®ét xuÊt ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò do thùc tiÔn ®Æt ra. c) C¨n cø vμo h×nh thøc tæ chøc cuéc häp - Cuéc häp chÝnh thøc: Lμ cuéc häp ®−îc tæ chøc theo kÕ ho¹ch vμ cã ch−¬ng tr×nh nghÞ sù ®· ®−îc x¸c ®Þnh, ®−îc tæ chøc c«ng khai, ®−îc tuyªn truyÒn vμ phæ biÕn réng r·i. 24 - Cuéc häp kh«ng chÝnh thøc: Lμ cuéc häp ®−îc tæ chøc trong diÖn hÑp, kh«ng c«ng khai hoÆc mang tÝnh chÊt néi bé, nh»m bμn b¹c nh÷ng vÊn ®Ò quan träng, ®ét xuÊt kh«ng theo mét ch−¬ng tr×nh nghÞ sù cã s½n. II- Kü n¨ng tæ chøc cuéc häp, héi nghÞ 1. Giai ®o¹n chuÈn bÞ cuéc häp a) X©y dùng kÕ ho¹ch tæ chøc cuéc häp C¨n cø vμo ch−¬ng tr×nh c«ng t¸c h»ng n¨m, h»ng th¸ng cña c¬ quan vμ yªu cÇu gi¶i quyÕt c«ng viÖc, ng−êi l·nh ®¹o, qu¶n lý chØ ®¹o x©y dùng vμ quyÕt ®Þnh kÕ ho¹ch tæ chøc c¸c cuéc häp lín, quan träng trong n¨m vμ h»ng th¸ng; ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm cho c¸c bé phËn, c¸ nh©n chuÈn bÞ néi dung, ®Þa ®iÓm vμ c¸c vÊn ®Ò kh¸c liªn quan ®Õn viÖc tæ chøc c¸c cuéc häp ®ã. KÕ ho¹ch tæ chøc c¸c cuéc häp trong n¨m vμ h»ng th¸ng ph¶i ®−îc th«ng b¸o tr−íc cho c¸c ®èi t−îng ®−îc triÖu tËp hoÆc mêi tham dù. C¸c cuéc häp bÊt th−êng chØ ®−îc tæ chøc ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc ®ét xuÊt, khÈn cÊp. Khi x©y dùng kÕ ho¹ch cÇn x¸c ®Þnh râ môc tiªu vμ kÕt qu¶ mong ®îi cña cuéc häp: - X¸c ®Þnh môc tiªu cuéc häp Khi x¸c ®Þnh môc tiªu cuéc häp, cÇn tr¶ lêi ®−îc c¸c c©u hái sau: 25 + Cuéc häp nh»m gi¶i quyÕt c«ng viÖc hay thèng nhÊt néi dung c«ng viÖc cña ®¬n vÞ? + Cã cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc cuéc häp hay kh«ng? Cã c¸ch nμo gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®¹t hiÖu qu¶ h¬n mμ kh«ng cÇn th«ng qua cuéc häp? - X¸c ®Þnh kÕt qu¶ mong ®îi ®Æt ra cho cuéc häp KÕt qu¶ mong ®îi lμ nh÷ng kÕt qu¶ cÇn ®¹t ®−îc trong gi¶i quyÕt c«ng viÖc sau khi cuéc häp kÕt thóc. §©y chÝnh lμ th−íc ®o hiÖu qu¶ cña c¸c cuéc häp, do ®ã, viÖc cÇn thiÕt víi mçi cuéc häp cÇn ph¶i x¸c ®Þnh râ kÕt qu¶ mong ®îi cña tõng cuéc häp. b) ChuÈn bÞ néi dung cuéc häp - Néi dung c¸c cuéc häp ph¶i ®−îc c¬ quan, ®¬n vÞ ®−îc ph©n c«ng chuÈn bÞ kü, ®Çy ®ñ, chu ®¸o, ®óng yªu cÇu vμ thêi gian. - Nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn néi dung cuéc häp vμ nh÷ng néi dung, yªu cÇu cÇn trao ®æi, tham kh¶o ý kiÕn t¹i cuéc häp ph¶i ®−îc chuÈn bÞ ®Çy ®ñ tr−íc thμnh v¨n b¶n. - §èi víi nh÷ng tμi liÖu dμi, cã nhiÒu néi dung, th× ngoμi b¶n chÝnh cßn ph¶i chuÈn bÞ thªm b¶n tãm t¾t néi dung. - T×m kiÕm thªm th«ng tin ®Ó hiÓu s©u h¬n c¸c chñ ®Ò th¶o luËn. c) ChuÈn bÞ nh©n sù cho cuéc häp Tuú theo tÝnh chÊt, néi dung, môc ®Ých, yªu cÇu cña cuéc häp, ng−êi triÖu tËp cuéc häp ph¶i 26 c©n nh¾c kü vμ quyÕt ®Þnh thμnh phÇn, sè l−îng ng−êi tham dù cuéc häp cho phï hîp, b¶o ®¶m tiÕt kiÖm vμ hiÖu qu¶. - X¸c ®Þnh thμnh phÇn tham dù. - Danh s¸ch c¸c tæ chøc, c¸ nh©n tham gia. - X¸c ®Þnh c¬ chÕ phèi hîp gi÷a c¸c bªn. - X¸c ®Þnh râ vai trß, tr¸ch nhiÖm cña c¸c thμnh viªn… d) X¸c ®Þnh thêi gian häp - Thêi gian tiÕn hμnh mét cuéc häp thuéc c¸c lo¹i cuéc häp d−íi ®©y ®−îc quy ®Þnh nh− sau: + Häp tham m−u, t− vÊn kh«ng qu¸ mét buæi lμm viÖc; + Häp chuyªn m«n tõ mét buæi lμm viÖc ®Õn mét ngμy, tr−êng hîp ®èi víi nh÷ng ®Ò ¸n, dù ¸n lín, phøc t¹p th× cã thÓ kÐo dμi thêi gian h¬n, nh−ng còng kh«ng qu¸ hai ngμy; + Häp tæng kÕt c«ng t¸c n¨m kh«ng qu¸ mét ngμy; + Häp s¬ kÕt, tæng kÕt chuyªn ®Ò tõ mét ®Õn hai ngμy tïy theo tÝnh chÊt vμ néi dung cña chuyªn ®Ò; + Häp tËp huÊn, triÓn khai nhiÖm vô c«ng t¸c tõ mét ®Õn ba ngμy tuú theo tÝnh chÊt vμ néi dung vÊn ®Ò. - C¸c lo¹i cuéc häp kh¸c th× tuú theo tÝnh chÊt vμ néi dung mμ bè trÝ thêi gian tiÕn hμnh hîp lý, nh−ng kh«ng qu¸ hai ngμy. 27 - Sau khi x¸c ®Þnh l−îng thêi gian cho cuéc häp, cÇn Ên ®Þnh ngμy, giê cho cuéc häp: + Thêi gian cuéc häp cÇn ®−îc Ên ®Þnh cô thÓ vμ th«ng b¸o ®Õn c¸c thμnh phÇn tham gia häp (ngμy, giê tæ chøc cuéc häp, thêi gian b¾t ®Çu, thêi gian kÕt thóc cuéc häp). + Lùa chän thêi gian phï hîp theo quy ®Þnh vμ ®¶m b¶o sù tham gia ®Çy ®ñ cña c¸c thμnh phÇn. ®) X¸c ®Þnh ®Þa ®iÓm häp Khi x¸c ®Þnh ®Þa ®iÓm häp, cÇn ph¶i ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn sau: - N»m ë vÞ trÝ thuËn lîi: Nh÷ng ng−êi tham dù cã thÓ ®i ®Õn phßng häp mét c¸ch dÔ dμng. - Yªn tÜnh: Phßng häp ph¶i riªng biÖt, c¸ch xa tiÕng ån μo cña ®−êng ®i l¹i hoÆc nh÷ng n¬i vui ch¬i c«ng céng… - TiÖn nghi: Nh÷ng ng−êi tham dù häp ph¶i cã chç ngåi tho¶i m¸i. Phßng häp ph¶i ®Çy ®ñ ¸nh s¸ng vμ tho¸ng. - S¾p xÕp bμn ghÕ khoa häc: GhÕ ph¶i ®−îc s¾p xÕp theo vßng trßn ®Ó thóc ®Èy trao ®æi gi÷a nh÷ng ng−êi tham dù häp. Ng−îc l¹i víi nh÷ng g× ng−êi ta th−êng nghÜ, khi ngåi theo vßng trßn cã rÊt Ýt ng−êi nãi chuyÖn riªng ngoμi chñ ®Ò buæi häp h¬n lμ ngåi theo hμng ngang. MÆt kh¸c, nhÊt thiÕt ph¶i cã chç (t−êng) ®Ó treo c¸c c«ng cô hç trî buæi häp (¸p phÝch, mμn h×nh cho ®Ìn chiÕu, ¶nh…). 28 e) ViÕt giÊy mêi häp - GiÊy mêi häp ph¶i ®−îc ghi râ nh÷ng néi dung sau ®©y: + Ng−êi triÖu tËp vμ chñ tr×; + Thμnh phÇn tham dù: Ng−êi ®−îc triÖu tËp; ng−êi ®−îc mêi tham dù; + Néi dung cuéc häp; + Thêi gian; + §Þa ®iÓm häp; + Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi ng−êi ®−îc triÖu tËp hoÆc ®−îc mêi tham dù. - GiÊy mêi häp ph¶i ®−îc göi tr−íc ngμy häp Ýt nhÊt lμ ba ngμy lμm viÖc, kÌm theo lμ tμi liÖu, v¨n b¶n, néi dung, yªu cÇu vμ nh÷ng gîi ý liªn quan ®Õn néi dung cuéc häp, trõ tr−êng hîp c¸c cuéc häp ®ét xuÊt. g) ChuÈn bÞ ®iÒu kiÖn kh¸c cho cuéc häp Cuéc häp diÔn ra cÇn ®¶m b¶o nh÷ng yÕu tè cÇn thiÕt trong qu¸ tr×nh tæ chøc nh−: bμn, ghÕ, thiÕt bÞ ©m thanh vμ c¸c chi phÝ kh¸c… §©y lμ nh÷ng ®iÒu kiÖn thiÕt yÕu gãp phÇn quan träng vμo thμnh c«ng cña c¸c cuéc häp. 2. Giai ®o¹n tæ chøc cuéc häp a) §ãn tiÕp ®¹i biÓu vμ c¸c thμnh phÇn tham gia - Ng−êi chñ tr× vμ ng−êi ®−îc ph©n c«ng cã tr¸ch nhiÖm chμo ®ãn, mêi ®¹i biÓu vμ c¸c thμnh phÇn tham gia vμo vÞ trÝ. 29 - KiÓm tra thμnh phÇn, sè l−îng ®¹i biÓu ®Õn dù vμ ghi râ hä tªn, chøc vô c«ng t¸c cña tõng ®¹i biÓu. + Tïy theo tÝnh chÊt cuéc häp ®Ó x¸c ®Þnh sù tham gia cña c¸c thμnh phÇn cã ®¶m b¶o cho cuéc häp ®−îc tiÕn hμnh kh«ng? + Sè l−îng ®¹i biÓu tham gia cuéc häp ph¶i ®¶m b¶o ®¹t trªn 50% theo kÕ ho¹ch th× míi tiÕn hμnh cuéc häp. - Khi ®ãn tiÕp ®¹i biÓu tr−íc khi vμo cuéc häp, ng−êi ®iÒu hμnh cuéc häp cã thÓ t¹o kh«ng khÝ tho¶i m¸i cho c¸c ®¹i biÓu b»ng c¸c h×nh thøc: Tæ chøc c¸c ho¹t ®éng v¨n nghÖ, trß ch¬i vμ c¸c ho¹t ®éng khuÊy ®éng kh¸c. b) Tæ chøc cuéc häp Trªn c¬ së néi dung cuéc häp vμ sù ph©n c«ng c¸c thμnh viªn trong cuéc häp, cuéc häp cã thÓ tiÕn hμnh theo tr×nh tù cô thÓ sau: - Khai m¹c cuéc häp C¸c néi dung c«ng viÖc cÇn thùc hiÖn trong b−íc nμy bao gåm: + Tuyªn bè lý do, giíi thiÖu ®¹i biÓu: Th«ng qua lý do cÇn thiÕt ®Ó tæ chøc cuéc häp vμ giíi thiÖu c¸c ®¹i biÓu trong cuéc häp. L−u ý: Khi giíi thiÖu ®¹i biÓu tham dù cÇn nªu râ Hä tªn, chøc vô, ®¬n vÞ c«ng t¸c ®Õn ng−êi d©n trong cuéc häp. + Th«ng qua ch−¬ng tr×nh cuéc häp ®· chuÈn bÞ: Sau khi th«ng qua ch−¬ng tr×nh cuéc häp cã thÓ ®Ò 30 nghÞ ®¹i biÓu cho ý kiÕn vÒ ch−¬ng tr×nh cuéc häp. NÕu cã ý kiÕn ®Ò nghÞ hiÖu chØnh, bæ sung vμo ch−¬ng tr×nh vμ ®−îc héi nghÞ nhÊt trÝ th× hiÖu chØnh, bæ sung vμo ch−¬ng tr×nh cuéc häp. ViÖc th«ng qua ch−¬ng tr×nh gióp cho ®¹i biÓu vμ ng−êi d©n n¾m b¾t ®−îc néi dung, tiÕn tr×nh tæ chøc cuéc häp vμ vai trß, tr¸ch nhiÖm trong cuéc häp, qua ®ã chñ ®éng, tÝch cùc tham gia vμo c¸c néi dung trong cuéc häp. Bªn c¹nh ®ã, ch−¬ng tr×nh héi nghÞ ®−îc th«ng qua gióp cho ng−êi chñ tr× chñ ®éng ®iÒu khiÓn cuéc häp ®¶m b¶o c¸c néi dung vμ môc tiªu ®Ò ra. + Giíi thiÖu vμ ®Ò cö ng−êi lμm th− ký cho cuéc häp: Ng−êi chñ tr× cã thÓ giíi thiÖu ng−êi lμm th− ký vμ ®Ò nghÞ ng−êi tham dù cuéc häp cho ý kiÕn hoÆc ®Ò cö ng−êi lμm th− ký vμ biÓu quyÕt th«ng qua. + Ph¸t tμi liÖu cña cuéc häp cho ®¹i biÓu ®Õn dù (nÕu cã). - §iÒu hμnh cuéc häp: + Ng−êi chñ tr× tr×nh bμy nh÷ng néi dung cÇn ®−a ra ®Ó cuéc häp xem xÐt; + Tæ chøc cho nh÷ng ng−êi tham gia cuéc häp th¶o luËn vμ tham gia ý kiÕn vμo c¸c néi dung ®−a ra xem xÐt. Qu¸ tr×nh th¶o luËn vμ tham gia ý kiÕn cña mäi ng−êi cÇn ®−îc thùc hiÖn b»ng nhiÒu h×nh thøc: Th¶o luËn chung toμn thÓ cuéc häp ®Ó xin ý kiÕn hoÆc tæ chøc chia c¸c thμnh viªn tham gia th¶o luËn theo nhãm vμ b¸o c¸o kÕt qu¶ th¶o luËn cña 31 nhãm m×nh tr−íc cuéc häp (c¸c nhãm cã thÓ th¶o luËn chung vÒ mét néi dung hoÆc mçi nhãm th¶o luËn mét néi dung). Trong qu¸ tr×nh ®iÒu hμnh th¶o luËn, ng−êi chñ tr× cÇn hç trî, thóc ®Èy tiÕn tr×nh th¶o luËn toμn thÓ hoÆc cña tõng nhãm theo ®óng yªu cÇu néi dung vμ môc tiªu cña cuéc häp. Mét sè kü n¨ng hç trî, thóc ®Èy tiÕn tr×nh th¶o luËn cã thÓ sö dông trong qu¸ tr×nh ®iÒu hμnh th¶o luËn: Kü n¨ng l¾ng nghe, kü n¨ng ®Æt c©u hái, kü n¨ng nhËn xÐt, ph¶n håi, kü n¨ng tæng hîp, tãm ý, kü n¨ng diÔn gi¶i. + Ng−êi chñ tr× tæng hîp chung c¸c ý kiÕn cña nh÷ng ng−êi tham gia cuéc häp, cña c¸c nhãm. NÕu cuéc häp cÇn ph¶i biÓu quyÕt th× ng−êi chñ tr× ®Ò xuÊt ph−¬ng ¸n biÓu quyÕt. ViÖc biÓu quyÕt ®−îc thùc hiÖn b»ng h×nh thøc gi¬ tay hoÆc bá phiÕu kÝn do cuéc häp quyÕt ®Þnh. + Th«ng qua biªn b¶n cuéc häp do th− ký ghi: Néi dung diÔn biÕn cña cuéc häp ph¶i ®−îc ghi thμnh biªn b¶n. Trong tr−êng hîp cÇn thiÕt, th× tæ chøc ghi ©m, ghi h×nh cuéc häp. Biªn b¶n cuéc häp cÇn ph¶i ®−îc ghi ®Çy ®ñ, trung thùc vμ chÝnh x¸c c¸c th«ng tin nh−: Thêi gian, ®Þa ®iÓm tiÕn hμnh, thμnh phÇn tham gia cuéc häp, sè ®¹i biÓu cã mÆt, v¾ng mÆt, chñ to¹, néi dung, diÔn biÕn, c¸c ý kiÕn th¶o luËn, qu¸ tr×nh vμ kÕt qu¶ biÓu quyÕt (nÕu cã), kÕt luËn vμ c¸c quyÕt ®Þnh cña cuéc häp. - KÕt thóc / bÕ m¹c cuéc häp: 32 + §¸nh gi¸ kÕt qu¶ ®¹t ®−îc vμ nh÷ng ®iÓm cßn h¹n chÕ trong cuéc häp. + NhÊn m¹nh ®Õn c¸c yªu cÇu vÒ viÖc triÓn khai thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô cô thÓ theo néi dung kÕt luËn ®· ®−îc cuéc häp th«ng qua. + KÕt thóc cuéc häp, ng−êi chñ tr× cuéc häp ph¸t biÓu c¶m ¬n c¸c ®¹i biÓu ®· ®Õn dù. 3. Gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò sau cuéc häp, héi nghÞ - Hoμn thiÖn v¨n b¶n vÒ c¸c vÊn ®Ò ®−îc quyÕt ®Þnh trong cuéc häp, héi nghÞ: + NghÞ quyÕt cuéc häp; + Biªn b¶n; + C¸c tμi liÖu kh¸c. - Ban hμnh c¸c v¨n b¶n cÇn thiÕt trªn c¬ së quyÕt ®Þnh cña cuéc häp, héi nghÞ: + C¸c v¨n b¶n chÝnh thøc; + Th«ng b¸o cho c¸c c¬ quan h÷u quan kÕt qu¶ cuéc häp. - C¸c c«ng viÖc mang tÝnh chÊt nghiÖp vô v¨n phßng: + Thu thËp c¸c tμi liÖu cã liªn quan; + KiÓm tra hoÆc trùc tiÕp thu dän v¨n phßng phÈm, s¾p xÕp bμn ghÕ…; + Thu thËp hãa ®¬n, chøng tõ cã liªn quan; + Biªn tËp vμ so¹n th¶o mét sè th− tõ, v¨n b¶n víi nh÷ng néi dung ®· ®−îc nhÊt trÝ trong cuéc häp theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. 33 C¤NG T¸C SO¹N TH¶O V¡N B¶N CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· I- Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc 1. Kh¸i niÖm v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc V¨n b¶n V¨n b¶n lμ ph−¬ng tiÖn ghi l¹i vμ truyÒn t¶i th«ng tin tõ ®èi t−îng nμy ®Õn ®èi t−îng kh¸c (th«ng th−êng thÓ hiÖn lμ v¨n viÕt trªn giÊy) nh»m môc ®Ých cô thÓ. V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc lμ lo¹i v¨n b¶n do c¬ quan qu¶n lý nhμ n−íc cã thÈm quyÒn ban hμnh theo nh÷ng thÓ thøc, thñ tôc vμ thÈm quyÒn do luËt ®Þnh, thÓ hiÖn ý chÝ, mÖnh lÖnh cña c¸c c¬ quan nhμ n−íc ®èi víi ®èi t−îng qu¶n lý, nh»m thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt vμ t¹o ra c¸c quan hÖ ph¸p lý cô thÓ trong ho¹t ®éng qu¶n lý nhμ n−íc. 34 2. Chøc n¨ng cña v¨n b¶n qu¶n lý hμnh chÝnh nhμ n−íc a) Chøc n¨ng th«ng tin - Chøc n¨ng th«ng tin cña v¨n b¶n bao gåm viÖc ghi l¹i c¸c th«ng tin qu¶n lý vμ truyÒn ®¹t c¸c th«ng tin qu¶n lý trong hÖ thèng qu¶n lý hoÆc tõ c¬ quan nμy ®Õn c¬ quan kh¸c, gióp c¸c c¬ quan thu nhËn th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho ho¹t ®éng l·nh ®¹o, qu¶n lý. - V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc chøa ®ùng c¸c th«ng tin nhμ n−íc (nh− ph−¬ng h−íng, kÕ ho¹ch ph¸t triÓn, c¸c chÝnh s¸ch, c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý...) cña chñ thÓ qu¶n lý (c¸c c¬ quan qu¶n lý nhμ n−íc) ®Õn ®èi t−îng qu¶n lý (lμ c¸c c¬ quan qu¶n lý nhμ n−íc cÊp d−íi hay toμn x· héi). Gi¸ trÞ cña v¨n b¶n ®−îc quy ®Þnh bëi gi¸ trÞ th«ng tin chøa ®ùng trong ®ã. - Th«ng qua hÖ thèng v¨n b¶n cña c¸c c¬ quan, ng−êi ta cã thÓ thu nhËn ®−îc th«ng tin phôc vô cho c¸c ho¹t ®éng tiÕp theo cña qu¸ tr×nh qu¶n lý nh−: + Th«ng tin vÒ chñ tr−¬ng, ®−êng lèi cña §¶ng vμ Nhμ n−íc liªn quan ®Õn môc tiªu, ph−¬ng h−íng ho¹t ®éng cña c¬ quan; + Th«ng tin vÒ ph−¬ng thøc ho¹t ®éng, môc tiªu, nhiÖm vô, quan hÖ c«ng t¸c gi÷a c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ. + Th«ng tin vÒ c¸c ®èi t−îng qu¶n lý vμ sù biÕn ®éng liªn quan; 35 + Th«ng tin vÒ c¸c kÕt qu¶ ®· ®¹t ®−îc trong qu¸ tr×nh qu¶n lý. b) Chøc n¨ng ph¸p lý V¨n b¶n lμ mét trong nh÷ng h×nh thøc ®¶m b¶o ph¸p lý cho c¸c c¬ quan, c¸c ®¬n vÞ ho¹t ®éng. Chøc n¨ng ph¸p lý ®−îc thÓ hiÖn trªn hai ph−¬ng diÖn: - V¨n b¶n ®−îc sö dông ®Ó ghi l¹i c¸c quy ph¹m ph¸p luËt vμ c¸c quan hÖ vÒ luËt ph¸p h×nh thμnh trong qu¸ tr×nh qu¶n lý vμ c¸c ho¹t ®éng kh¸c; - B¶n th©n v¨n b¶n lμ chøng cø ph¸p lý ®Ó gi¶i quyÕt c¸c nhiÖm vô cô thÓ trong qu¶n lý vμ ®iÒu hμnh c«ng viÖc cña c¬ quan. c) Chøc n¨ng qu¶n lý - V¨n b¶n lμ c«ng cô ®Ó truyÒn t¶i th«ng tin, quyÕt ®Þnh chØ ®¹o, ®iÒu hμnh cña cÊp trªn ®èi víi cÊp d−íi; lμ ph−¬ng tiÖn ®Ó ph¶n håi th«ng tin gi÷a cÊp trªn víi cÊp d−íi vμ cÊp d−íi víi cÊp trªn; - V¨n b¶n chøa ®ùng th«ng tin phôc vô cho qu¸ tr×nh chØ ®¹o, ®iÒu hμnh cña nhμ qu¶n lý. d) Chøc n¨ng v¨n ho¸ V¨n b¶n lμ s¶n phÈm s¸ng t¹o cña con ng−êi, nã gãp phÇn ghi l¹i vμ truyÒn b¸ cho mäi tÇng líp, cho thÕ hÖ mai sau nh÷ng truyÒn thèng v¨n ho¸ quý b¸u cña ®Êt n−íc. ®) Chøc n¨ng x· héi V¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc nãi riªng vμ c¸c 36 lo¹i tμi liÖu, v¨n kiÖn kh¸c nãi chung, lu«n lu«n ®−îc s¶n sinh ra do mét nhu cÇu x· héi nhÊt ®Þnh. C¸c v¨n b¶n cho thÊy mét c¸ch trùc tiÕp nhiÒu vÊn ®Ò x· héi kh¸c nhau vμ c¸ch thøc ®Ò cËp, gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò kh¸c nhau trong tõng ph¹m vi, thêi ®iÓm cô thÓ. §iÒu ®ã t¹o nªn chøc n¨ng x· héi cña v¨n b¶n. C¸c v¨n b¶n cã kh¶ n¨ng gãp phÇn thóc ®Èy hoÆc k×m h·m sù ph¸t triÓn x· héi. 3. C¸c lo¹i v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt lμ h×nh thøc v¨n b¶n do c¬ quan nhμ n−íc cã thÈm quyÒn ban hμnh theo thñ tôc, tr×nh tù ph¸p luËt quy ®Þnh, trong ®ã cã chøa quy t¾c xö sù chung, ®−îc Nhμ n−íc b¶o ®¶m thùc hiÖn nh»m ®iÒu chØnh c¸c quan hÖ x· héi thuéc lÜnh vùc qu¶n lý nhμ n−íc. V¨n b¶n hμnh chÝnh Lμ v¨n b¶n mang tÝnh th«ng tin ®iÒu hμnh nh»m triÓn khai thùc hiÖn c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt hoÆc dïng ®Ó gi¶i quyÕt c¸c t¸c nghiÖp cô thÓ, ph¶n ¸nh t×nh h×nh, giao dÞch, trao ®æi, ghi chÐp c¸c c«ng viÖc… cña c¸c c¬ quan hμnh chÝnh nhμ n−íc V¨n b¶n chuyªn m«n Lμ c¸c lo¹i giÊy tê mang tÝnh ®Æc thï cña nghiÖp vô chuyªn m«n thuéc c¸c lÜnh vùc nhÊt ®Þnh. 37 V¨n b¶n kü thuËt Lμ c¸c lo¹i giÊy tê ®−îc sö dông trong c¸c ngμnh, lÜnh vùc cã tÝnh kü thuËt nh− kiÕn tróc, x©y dùng, c«ng nghÖ… 4. Nguyªn t¾c trong so¹n th¶o v¨n b¶n ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n B¶o ®¶m tÝnh hîp hiÕn - V¨n b¶n ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n kh«ng ®−îc tr¸i víi c¸c quy ®Þnh cô thÓ cña HiÕn ph¸p; - V¨n b¶n ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n kh«ng ®−îc tr¸i víi tinh thÇn cña HiÕn ph¸p. B¶o ®¶m tÝnh hîp ph¸p - V¨n b¶n ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n cÇn ph¶i b¶o ®¶m tu©n thñ thø bËc hiÖu lùc ph¸p lý cña v¨n b¶n trong hÖ thèng ph¸p luËt; - Héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n chØ ®−îc ban hμnh v¨n b¶n ph¸p luËt trong giíi h¹n cho phÐp nh»m ®¶m b¶o thùc thi ph¸p luËt ë ®Þa ph−¬ng; - Kh«ng ®−îc ban hμnh v¨n b¶n v−ît qu¸ thÈm quyÒn. B¶o ®¶m tÝnh thèng nhÊt - C¸c v¨n b¶n cã cïng ®èi t−îng, lÜnh vùc ®iÒu 38 chØnh ph¶i thèng nhÊt víi nhau vμ kh«ng cã m©u thuÉn gi÷a c¸c v¨n b¶n ®ã; - V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña ñy ban nh©n d©n ph¶i phï hîp víi v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n cïng cÊp. B¶o ®¶m sù tham gia cña c¸c bªn liªn quan - LÊy ý kiÕn cña c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n; - LÊy ý kiÕn cña ®èi t−îng chÞu sù t¸c ®éng trùc tiÕp cña v¨n b¶n tr−íc vμ sau khi ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt. B¶o ®¶m tÝnh kh¶ thi - V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n ®−îc ban hμnh ph¶i xuÊt ph¸t tõ thùc tiÔn nhu cÇu qu¶n lý; - Phï hîp víi thùc tiÔn qu¶n lý, ®¶m b¶o chÊt l−îng ng«n ng÷ so¹n th¶o. II- ThÓ thøc v¨n b¶n ThÓ thøc v¨n b¶n bao gåm c¸c thμnh phÇn ¸p dông ®èi víi c¸c v¨n b¶n. Ngoμi ra cßn cã c¸c thμnh phÇn bæ sung trong tõng tr−êng hîp cô thÓ nh−: ®Þa chØ, ®iÖn tho¹i, fax… C¸c yÕu tè thÓ thøc v¨n b¶n chung - Quèc hiÖu; - Tªn c¬ quan ban hμnh v¨n b¶n; 39 - Sè, ký hiÖu v¨n b¶n; - §Þa danh, ngμy, th¸ng, n¨m ban hμnh v¨n b¶n; - Tªn lo¹i v¨n b¶n; - TrÝch yÕu v¨n b¶n; - Néi dung v¨n b¶n; - ThÈm quyÒn, ch÷ ký, con dÊu, hä tªn ng−êi ký; - N¬i nhËn; - Ngoμi ra cßn cã thÓ cã c¸c yÕu tè bæ sung nh−: DÊu MËT, KHÈN, ®iÖn tho¹i, fax… ThÓ thøc sao v¨n b¶n - Sao y b¶n chÝnh; - TrÝch sao; - Sao lôc. III- Kü n¨ng so¹n th¶o v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña chÝnh quyÒn cÊp x· V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n vμ ñy ban nh©n d©n lμ lo¹i v¨n b¶n cña héi ®ång nh©n d©n, ñy ban nh©n d©n c¸c cÊp ban hμnh theo thÈm quyÒn, tr×nh tù vμ thñ tôc do luËt ph¸p quy ®Þnh, trong ®ã cã chøa quy t¾c xö sù chung, cã hiÖu lùc ph¹m vi ®Þa ph−¬ng (ph¹m vi ®Þa giíi hμnh chÝnh, chÝnh quyÒn ®Þa ph−¬ng qu¶n lý), ®−îc Nhμ n−íc b¶o ®¶m thùc hiÖn, nh»m ®iÒu chØnh c¸c quan hÖ x· héi ë ®Þa ph−¬ng theo ®Þnh h−íng x· héi chñ nghÜa. 40 S¬ ®å vÒ kh¸i niÖm v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n, ñy ban nh©n d©n V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña H§ND, UBND lμ v¨n b¶n Do H§ND, UBND ban hμnh theo thÈm quyÒn Theo tr×nh tù, thñ tôc do LuËt BHVBQPPL cña H§ND, UBND quy ®Þnh Cã quy ®Þnh quy t¾c xö sù chung, cã hiÖu lùc trong ph¹m vi ®Þa ph−¬ng §−îc Nhμ n−íc b¶o ®¶m thùc hiÖn §iÒu chØnh c¸c quan hÖ x· héi ë ®Þa ph−¬ng theo ®Þnh h−íng x· héi chñ nghÜa ThÈm quyÒn vÒ néi dung ThÈm quyÒn ban hμnh theo h×nh thøc v¨n b¶n (NQ, Q§, CT) Theo quy tr×nh b¾t buéc: lËp ch−¬ng tr×nh, so¹n th¶o, th«ng qua - ChuÈn mùc ph¸p lý (Quy ph¹m ph¸p luËt). - §−îc ¸p dông nhiÒu lÇn - §èi víi mäi ®èi t−îng hoÆc mét nhãm ®èi t−îng ë ®Þa ph−¬ng khi tham gia c¸c quan hÖ x· héi B»ng c¸c biÖn ph¸p: tuyªn truyÒn, gi¸o dôc, thuyÕt phôc, tæ chøc, hμnh chÝnh, kinh tÕ... trong tr−êng hîp cÇn thiÕt ¸p dông biÖn ph¸p c−ìng chÕ thi hμnh - ¸p dông chÕ tμi 1. So¹n th¶o, ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n cÊp x· S¬ ®å c¸c b−íc so¹n th¶o, ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña héi ®ång nh©n d©n cÊp x· So¹n th¶o LÊy ý kiÕn Chñ tÞch héi ®ång nh©n d©n ký chøng thùc nghÞ quyÕt Héi ®ång nh©n d©n xem xÐt, quyÕt ®Þnh 41 B−íc 1: So¹n th¶o nghÞ quyÕt - Dù th¶o nghÞ quyÕt cña héi ®ång nh©n d©n cÊp x· do ñy ban nh©n d©n cïng cÊp so¹n th¶o vμ tr×nh héi ®ång nh©n d©n. - C¨n cø vμo tÝnh chÊt vμ néi dung cña dù th¶o nghÞ quyÕt, Chñ tÞch ñy ban nh©n d©n tæ chøc viÖc lÊy ý kiÕn vμ tiÕp thu ý kiÕn cña c¬ quan, tæ chøc h÷u quan, cña nh©n d©n t¹i c¸c th«n, b¶n, tæ d©n phè vÒ dù th¶o nghÞ quyÕt b»ng c¸c h×nh thøc thÝch hîp. B−íc 2: Xem xÐt, th«ng qua dù th¶o nghÞ quyÕt - ChËm nhÊt lμ ba ngμy tr−íc ngμy khai m¹c kú häp héi ®ång nh©n d©n, ñy ban nh©n d©n göi tê tr×nh, dù th¶o nghÞ quyÕt vμ c¸c tμi liÖu cã liªn quan ®Õn c¸c ®¹i biÓu héi ®ång nh©n d©n. - ViÖc xem xÐt, th«ng qua dù th¶o nghÞ quyÕt t¹i kú häp héi ®ång nh©n d©n ®−îc tiÕn hμnh theo tr×nh tù sau ®©y: + §¹i diÖn ñy ban nh©n d©n tr×nh bμy dù th¶o nghÞ quyÕt; + Héi ®ång nh©n d©n th¶o luËn vμ biÓu quyÕt th«ng qua dù th¶o nghÞ quyÕt; + Dù th¶o nghÞ quyÕt ®−îc th«ng qua khi cã qu¸ nöa tæng sè ®¹i biÓu héi ®ång nh©n d©n biÓu quyÕt t¸n thμnh; + Chñ tÞch héi ®ång nh©n d©n ký chøng thùc nghÞ quyÕt. 42 2. Kü n¨ng so¹n th¶o, ban hμnh quyÕt ®Þnh, chØ thÞ cña ñy ban nh©n d©n cÊp x· S¬ ®å c¸c b−íc so¹n th¶o, ban hμnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña ñy ban nh©n d©n cÊp x· So¹n th¶o LÊy ý kiÕn vμo dù th¶o Chñ tÞch ñy ban nh©n d©n thay mÆt ñy ban nh©n d©n ký ban hμnh Héi ®ång nh©n d©n xem xÐt, th«ng qua a) So¹n th¶o, ban hμnh quyÕt ®Þnh cña ñy ban nh©n d©n cÊp x· B−íc 1: So¹n th¶o quyÕt ®Þnh - Dù th¶o quyÕt ®Þnh cña ñy ban nh©n d©n cÊp x· do Chñ tÞch ñy ban nh©n d©n ph©n c«ng vμ chØ ®¹o viÖc so¹n th¶o. - C¨n cø vμo tÝnh chÊt vμ néi dung cña dù th¶o quyÕt ®Þnh, Chñ tÞch ñy ban nh©n d©n tæ chøc viÖc lÊy ý kiÕn vμ tiÕp thu ý kiÕn cña c¬ quan, tæ chøc h÷u quan, cña nh©n d©n t¹i c¸c th«n, b¶n, tæ d©n phè vμ chØnh lý dù th¶o quyÕt ®Þnh. B−íc 2: Xem xÐt, th«ng qua dù th¶o quyÕt ®Þnh - Tæ chøc, c¸ nh©n ®−îc ph©n c«ng so¹n th¶o göi tê tr×nh, dù th¶o quyÕt ®Þnh, b¶n tæng hîp ý kiÕn vμ c¸c tμi liÖu cã liªn quan ®Õn c¸c thμnh 43 viªn ñy ban nh©n d©n chËm nhÊt lμ ba ngμy tr−íc ngμy ñy ban nh©n d©n häp. - ViÖc xem xÐt, th«ng qua dù th¶o quyÕt ®Þnh t¹i phiªn häp ñy ban nh©n d©n ®−îc tiÕn hμnh theo tr×nh tù sau ®©y: - §¹i diÖn tæ chøc, c¸ nh©n ®−îc ph©n c«ng so¹n th¶o tr×nh bμy dù th¶o quyÕt ®Þnh; - ñy ban nh©n d©n th¶o luËn vμ biÓu quyÕt th«ng qua dù th¶o quyÕt ®Þnh: Dù th¶o quyÕt ®Þnh ®−îc th«ng qua khi cã qu¸ nöa tæng sè thμnh viªn ñy ban nh©n d©n biÓu quyÕt t¸n thμnh; - Chñ tÞch ñy ban nh©n d©n thay mÆt ñy ban nh©n d©n ký ban hμnh quyÕt ®Þnh. b) So¹n th¶o, ban hμnh chØ thÞ cña ñy ban nh©n d©n cÊp x· B−íc 1: So¹n th¶o chØ thÞ - Dù th¶o chØ thÞ cña ñy ban nh©n d©n cÊp x· do Chñ tÞch ñy ban nh©n d©n ph©n c«ng vμ chØ ®¹o viÖc so¹n th¶o. - C¨n cø vμo tÝnh chÊt vμ néi dung cña dù th¶o chØ thÞ, Chñ tÞch ñy ban nh©n d©n tæ chøc viÖc lÊy ý kiÕn vμ tiÕp thu ý kiÕn cña c¬ quan, tæ chøc h÷u quan, cña nh©n d©n t¹i c¸c th«n vμ chØnh lý dù th¶o quyÕt ®Þnh. B−íc 2: Xem xÐt, th«ng qua dù th¶o chØ thÞ - Tæ chøc, c¸ nh©n ®−îc ph©n c«ng so¹n th¶o göi tê tr×nh, dù th¶o chØ thÞ, b¶n tæng hîp ý kiÕn vμ c¸c tμi liÖu cã liªn quan ®Õn c¸c thμnh viªn ñy 44 ban nh©n d©n chËm nhÊt lμ ba ngμy tr−íc ngμy ñy ban nh©n d©n häp. - ViÖc xem xÐt, th«ng qua dù th¶o chØ thÞ t¹i phiªn häp ñy ban nh©n d©n ®−îc tiÕn hμnh theo tr×nh tù sau ®©y: - §¹i diÖn tæ chøc, c¸ nh©n ®−îc ph©n c«ng so¹n th¶o tr×nh bμy dù th¶o chØ thÞ; - ñy ban nh©n d©n th¶o luËn vμ biÓu quyÕt th«ng qua dù th¶o chØ thÞ: Dù th¶o chØ thÞ ®−îc th«ng qua khi cã qu¸ nöa tæng sè thμnh viªn ñy ban nh©n d©n biÓu quyÕt t¸n thμnh; - Chñ tÞch ñy ban nh©n d©n thay mÆt ñy ban nh©n d©n ký ban hμnh chØ thÞ. IV- Kü n¨ng so¹n th¶o mét sè v¨n b¶n hμnh chÝnh th«ng th−êng 1. Kü n¨ng so¹n th¶o tê tr×nh - Tê tr×nh lμ lo¹i v¨n b¶n tr×nh lªn cÊp cã thÈm quyÒn ®Ó ®Ò xuÊt mét vÊn ®Ò míi, xin cÊp thÈm quyÒn quyÕt ®Þnh. - So¹n th¶o tê tr×nh cÇn b¶o ®¶m thÓ thøc theo quy ®Þnh t¹i Th«ng t− 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. - Néi dung tê tr×nh khi so¹n th¶o ph¶i ®¶m b¶o: + PhÇn më ®Çu Nªu lý do ®−a ra ®Ò nghÞ míi hoÆc söa ®æi, bæ sung chñ tr−¬ng, chÝnh s¸ch, chÕ ®é kh«ng cßn phï hîp n÷a (cÇn cã nhËn ®Þnh thùc tr¹ng t×nh h×nh ®Ó lμm c¬ së cho viÖc ®−a ra ®Ò nghÞ míi). 45 + PhÇn néi dung Nªu tãm t¾t néi dung cña ®Ò nghÞ míi, ý t−ëng míi, cã thÓ ®−a ra mét sè ph−¬ng ¸n kh¸c nhau ®Ó ph©n tÝch lîi, h¹i, tÝnh kh¶ thi, hiÖu qu¶, lùa chän mét ph−¬ng ¸n ®Ó ®Ò nghÞ cÊp trªn quyÕt ®Þnh. Trong tr−êng hîp vÊn ®Ò lín, phøc t¹p, cã liªn quan tíi c¸c c¬ quan kh¸c th× cÇn lÊy ý kiÕn cña c¸c c¬ quan, tæ chøc ®ã ®Ó ®¶m b¶o sù thèng nhÊt chung. + PhÇn kÕt luËn Nªu ý nghÜa, t¸c dông, hiÖu qu¶ cña ®Ò nghÞ míi ®èi víi s¶n xuÊt, ®êi sèng x· héi, ®èi víi c«ng t¸c l·nh ®¹o, qu¶n lý. Nh÷ng kiÕn nghÞ, ®Ò nghÞ cÊp trªn xem xÐt, chÊp thuËn ®Ò xuÊt ®· nªu ra sím ®−îc triÓn khai thùc hiÖn 2. Kü n¨ng so¹n th¶o b¸o c¸o B¸o c¸o lμ lo¹i v¨n b¶n tr×nh bμy t×nh h×nh kÕt qu¶ trong ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc, nh»m gióp cho viÖc ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc tÕ qu¶n lý, l·nh ®¹o. §ã lμ c¨n cø ®Ó cÊp trªn n¾m b¾t th«ng tin thùc tÕ, ®Ò ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý thÝch hîp. So¹n th¶o b¸o c¸o cÇn ®¶m b¶o thÓ thøc theo quy ®Þnh t¹i Th«ng t− 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. So¹n th¶o b¸o c¸o cÇn ®¶m b¶o c¸c néi dung sau: + PhÇn më ®Çu Nªu lý do, hoÆc c¬ së lμm b¸o c¸o (cã thÓ tãm t¾t c¸c néi dung b¸o c¸o). 46 + PhÇn néi dung KiÓm ®iÓm t×nh h×nh: Nªu ®Æc ®iÓm t×nh h×nh; kÕt qu¶ ®¹t ®−îc (c¶ −u ®iÓm, h¹n chÕ); ph©n tÝch nguyªn nh©n vμ c¸c bμi häc, khã kh¨n cÇn th¸o gì. Ph−¬ng h−íng, nhiÖm vô vμ c¸c biÖn ph¸p tæ chøc thùc hiÖn: X¸c ®Þnh môc tiªu; ph−¬ng h−íng, nhiÖm vô thêi gian tíi; biÖn ph¸p tæ chøc thùc hiÖn; kiÕn nghÞ, ®Ò xuÊt víi cÊp trªn. + PhÇn kÕt luËn NhÊn m¹nh tÇm quan träng cña b¸o c¸o vÒ nh÷ng nhiÖm vô ph¶i thùc hiÖn vμ t¸c dông cña nã ®Ó ®éng viªn mäi ng−êi trong c¬ quan nç lùc thùc hiÖn. 3. Kü n¨ng so¹n th¶o c«ng v¨n - C«ng v¨n lμ h×nh thøc v¨n b¶n hμnh chÝnh ®−îc sö dông réng r·i, nhÊt lμ trong c¬ quan, tæ chøc. C«ng v¨n lμ ph−¬ng tiÖn giao tiÕp chÝnh thøc gi÷a c¸c c¬ quan, tæ chøc; gi÷a c¸c c¬ quan, tæ chøc víi c«ng d©n ®Ó trao ®æi, gi¶i quyÕt c«ng viÖc thuéc chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan, tæ chøc m×nh. - So¹n th¶o c«ng v¨n cÇn ®¶m b¶o thÓ thøc theo quy ®Þnh t¹i Th«ng t− 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. So¹n th¶o c«ng v¨n cÇn ®¶m b¶o néi dung sau: + PhÇn ®Æt vÊn ®Ò (më ®Çu) Nªu râ lý do viÕt c«ng v¨n, c¬ së ®Ó ban hμnh c«ng v¨n. 47 + PhÇn gi¶i quyÕt vÊn ®Ò Tr×nh bμy c¸ch gi¶i quyÕt vÊn ®Ò. Néi dung gi¶i quyÕt ph¶i cô thÓ, râ rμng, ®i th¼ng vμo träng t©m vÊn ®Ò. Lêi v¨n gi¶n dÞ, khiªm tèn vμ cã søc thuyÕt phôc. + PhÇn kÕt thóc vÊn ®Ò CÇn viÕt ng¾n gän, c« ®äng ®Ó lμm néi dung trong c«ng v¨n ®−îc kh¼ng ®Þnh thªm hoÆc s¸ng tá h¬n yªu cÇu thùc hiÖn, nhÊn m¹nh thªm sù quan t©m chó ý gi¶i quyÕt. Cã thÓ g¾n víi lêi c¶m ¬n hay lêi chμo h÷u nghÞ. 48 Kü N¡NG GIAO TIÕP CñA C¸N Bé, C¤NG CHøC CÊP X· - Giao tiÕp lμ qu¸ tr×nh trao ®æi gi÷a hai hay nhiÒu ng−êi th«ng qua cö chØ, tõ ng÷ ®Ó cã thÓ hiÓu vμ chuyÓn th«ng tin tõ ng−êi ph¸t tin ®Õn ng−êi nhËn tin. - Giao tiÕp kh«ng chØ lμ göi th«ng ®iÖp, mμ cßn ph¶i håi ®¸p th«ng ®iÖp cña ng−êi ®èi giao. - Giao tiÕp cã hiÖu qu¶ cÇn ph¶i ®−îc dùa trªn viÖc n¾m v÷ng, biÕt vËn dông vμ hoμn thiÖn c¸c kü n¨ng ®Ó hiÓu, t¸c ®éng vμ thay ®æi ng−êi ®èi giao. I- Kü n¨ng nghe trong giao tiÕp 1. Vai trß cña kü n¨ng nghe trong giao tiÕp - Nghe lμ mét kü n¨ng quan träng trong ho¹t ®éng giao tiÕp. Bëi trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn ho¹t ®éng giao tiÕp c¶ ng−êi ph¸t tin lÉn ng−êi nhËn tin ®Òu ph¶i sö dông kü n¨ng nghe. Trong c¸c kü n¨ng c¬ b¶n cña giao tiÕp: “nãi”, “viÕt”, “®äc”, “nghe” th× kü n¨ng nghe chiÕm thêi l−îng, thêi gian nhiÒu nhÊt: 53% . 49 Mèi t−¬ng quan c¸c ho¹t ®éng giao tiÕp Nghe Nãi §äc ViÕt Ph¶i häc §Çu tiªn Thø hai Thø ba Cuèi cïng Ph¶i sö dông NhiÒu nhÊt T−¬ng ®èi nhiÒu T−¬ng ®èi Ýt Ýt nhÊt §−îc d¹y (§−îc häc) ? T−¬ng ®èi Ýt T−¬ng ®èi nhiÒu NhiÒu nhÊt Nh− vËy, kü n¨ng nghe trong ho¹t ®éng giao tiÕp ph¶i sö dông nhiÒu nhÊt nh−ng l¹i ®−îc d¹y (®−îc häc) Ýt nhÊt hoÆc ch−a d¹y bao giê. §Æc biÖt, ®èi víi c¸n bé, c«ng chøc lμm nhiÖm vô giao tiÕp trùc tiÕp víi d©n, víi tæ chøc th× ho¹t ®éng nghe cã thÓ mÊt nhiÒu thêi gian h¬n thÕ n÷a. - Nhê cã ho¹t ®éng nghe ta míi hiÓu ®−îc néi dung th«ng tin vμ míi cã thÓ dÉn tíi c¸c hμnh ®éng tiÕp theo trong qu¸ tr×nh giao tiÕp. “L¾ng nghe lμ ch×a khãa ®Ó ng−êi ta hiÓu vÊn ®Ò vμ thùc thi hμnh ®éng”. Nã còng t¹o nªn nÒn t¶ng cho mèi quan hÖ tèt cho c«ng viÖc. Nãi cô thÓ h¬n, l¾ng nghe cã thÓ ®em l¹i nh÷ng lîi Ých c¬ b¶n sau: - Thùc hiÖn tèt nh÷ng g× ®−îc h−íng dÉn vμ ®−a ra lêi khuyªn mét c¸ch nhanh chãng vμ chÝnh x¸c; - LÊy ®−îc ý kiÕn tõ ng−êi kh¸c; - HiÓu ®−îc nhu cÇu, t×nh tr¹ng cña ®èi t−îng giao tiÕp; 50 - HiÓu ®−îc khã kh¨n cña ®èi t−îng cÇn gióp ®ì. Nh− vËy, nghe lμ mét phÇn quan träng cña giao tiÕp. SÏ kh«ng cã c¸ch nμo tèt ®Ó ng−êi c¸n bé, c«ng chøc lμm nhiÖm vô giao tiÕp trùc tiÕp víi d©n, víi tæ chøc x· héi thÓ hiÖn ®−îc sù t«n träng cña m×nh ®èi víi hä b»ng c¸ch l¾ng nghe hä nãi vÒ nhu cÇu cña hä. Ng−êi c¸n bé, c«ng chøc sÏ lμm viÖc ®¹t hiÖu qu¶ nhê biÕt l¾ng nghe. 2. Ph©n lo¹i c¸c kiÓu nghe C¨n cø vμo môc tiªu cña ho¹t ®éng nghe, ng−êi ta cã thÓ chia “nghe” thμnh 5 kiÓu nh− sau: TT KiÓu nghe TÝnh chÊt M«i tr−êng sö dông 1 Giao tiÕp x· héi: Nghe ®Ó giao kÕt 2 Gi¶i trÝ: Nghe ®Ó th−ëng thøc 3 NhËn th«ng tin: Nghe ®Ó häc Ng−êi ta giao tiÕp víi nhau ®¬n gi¶n lμ giao kÕt x· héi, kh«ng nh»m môc tiªu trao ®æi th«ng tin chuyªn biÖt nμo ®ã. Chñ yÕu nh»m gi¶i trÝ, th−ëng thøc, kh«ng nh»m ®¸nh gi¸ hay ph©n tÝch. Trao ®æi th«ng tin nh»m môc tiªu ®Ó hiÓu ng−êi kh¸c muèn nãi g×, chø kh«ng ®Ó phª ph¸n hay ph¸n quyÕt g×. Gi÷a b¹n bÌ, gia ®×nh... Nghe ca nh¹c Trong nhiÒu hoμn c¶nh 51 4 ThuyÕt phôc: Nghe ®Ó quyÕt ®Þnh 5 §ång c¶m: Nghe ®Ó thÊu hiÓu Nh»m thuyÕt phôc ng−êi kh¸c lμm g× ®ã, do ®ã cÇn nghe cã ph©n tÝch, ®¸nh gi¸. C¶m nhËn ®é biÓu c¶m cña th«ng ®iÖp ®Ó hiÓu vμ th«ng c¶m nhau h¬n; cã thÓ lμ ®Ó tiÕp nhËn th«ng tin hoÆc giao kÕt ®¬n thuÇn; vμ tõ ®ã lμm cho ng−êi nãi thÓ hiÖn hÕt nh÷ng c¶m xóc cña m×nh. Qu¶n lý; th−¬ng m¹i, v.v.. Trong nhiÒu hoμn c¶nh Cã n¨m kiÓu nghe, mçi kiÓu nghe cã nh÷ng môc ®Ých kh¸c nhau. §Ó ®¹t ®−îc môc ®Ých hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng nghe cÇn cã kü n¨ng nghe (c¸ch thøc nghe) t−¬ng øng phï hîp, trong ®ã nghe ®ång c¶m lμ lo¹i nghe ë møc ®é cao nhÊt. ViÖc ph©n lo¹i c¸c kiÓu nghe trªn chØ mang tÝnh t−¬ng ®èi, bëi trong nh÷ng tr−êng hîp nhÊt ®Þnh nã kh«ng tån t¹i mét c¸ch biÖt lËp mμ chóng hßa quyÖn víi nhau trong nh÷ng cuéc ®μm tho¹i. 3. Kü n¨ng nghe cã hiÖu qu¶ Nh÷ng rμo c¶n ®èi víi viÖc l¾ng nghe Khi nghiªn cøu ho¹t ®éng nghe cã hiÖu qu¶, chóng ta cÇn ph¶i t×m ®−îc nh÷ng yÕu tè rμo c¶n ®èi víi nã nh»m ®−a ra ®−îc gi¶i ph¸p kh¾c phôc ®Ó ®¶m b¶o ho¹t ®éng nghe cã hiÖu qu¶. Mét sè yÕu tè c¬ b¶n t¹o nªn rμo c¶n cña nã bao gåm: 52 - Th¸i ®é cña ng−êi nghe vμ ng−êi nãi trong qu¸ tr×nh giao tiÕp; - YÕu tè m«i tr−êng; - Sù qu¸ t¶i vμ phøc t¹p trong th«ng tin; - ThiÕu tËp trung trong l¾ng nghe; - YÕu tè sinh lý: + Do tuæi t¸c; + Ng−êi nghe cã vÊn ®Ò vÒ thÝnh gi¸c; + Ng−êi nghe cã thãi quen nghe nhanh h¬n nãi. RÌn luyÖn kü n¨ng nghe cã hiÖu qu¶ Khi rÌn luyÖn kü n¨ng nghe, ®Ó ®¶m b¶o giao tiÕp cã hiÖu qu¶, cÇn chó ý ba kü n¨ng c¬ b¶n sau: - TËp trung chó ý vμo ng−êi nãi; - KhuyÕn khÝch ng−êi nãi; - Ph¶n håi l¹i sau khi nghe. II- Kü n¨ng nãi trong giao tiÕp 1. Vai trß cña kü n¨ng nãi trong giao tiÕp - Nãi lμ h×nh thøc giao tiÕp trùc tiÕp, ®−îc sö dông nhiÒu trong c¸c ho¹t ®éng giao tiÕp cña c¸n bé, c«ng chøc víi c«ng d©n, tæ chøc vμ lμ h×nh thøc ®em l¹i hiÖu qu¶ cao trong giao tiÕp. - BÊt kú c¸n bé, c«ng chøc khi tiÕp xóc víi c«ng d©n, tæ chøc ®Òu cÇn ®Õn kü n¨ng nãi. Ngoμi h×nh thøc nãi trùc tiÕp trong ho¹t ®éng qu¶n lý nhμ n−íc, c¸n bé, c«ng chøc cÇn sö dông h×nh thøc nãi gi¸n tiÕp khi c¸c chñ thÓ tham gia giao tiÕp kh«ng trùc tiÕp gÆp gì mμ th«ng qua c¸c ph−¬ng tiÖn kü thuËt. 53 2. Yªu cÇu trong sö dông ng«n tõ vμ c¸c yÕu tè phi ng«n tõ Sö dông ng«n tõ Nãi trong giao tiÕp cÇn ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: - ChÝnh x¸c, râ rμng; - DÔ hiÓu, cã søc thuyÕt phôc; - Kh¸ch quan, lÞch sù. C¸c yÕu tè phi ng«n tõ - Giäng nãi; - Cö chØ; - T− thÕ; - Kho¶ng c¸ch; - VÞ trÝ. Mét sè nh−îc ®iÓm dÉn ®Õn viÖc nãi kÐm hiÖu qu¶ Thãi quen ph¶n håi sím khi ch−a suy nghÜ vμ ph©n tÝch kü cμng néi dung th«ng ®iÖp vμ ý t−ëng, môc ®Ých cña ng−êi chuyÓn t¶i th«ng ®iÖp; - Qu¸n tÝnh lu«n lu«n ph¶n øng, chèng ®èi l¹i ý kiÕn cña ng−êi kh¸c; - Thãi quen hay ng¾t lêi ng−êi kh¸c ®Ó tr×nh bμy ý kiÕn cña m×nh; - Nãi kh«ng cã bè côc râ rμng; - Tr×nh bμy dμi dßng; - Néi dung nãi kh«ng m¹ch l¹c, thiÕu l«gÝc; - ThiÕu sù thuyÕt phôc vμ hç trî ng−êi nghe b»ng c¸c cö chØ minh häa phi ng«n tõ; - Kh«ng kÕt luËn; - KÕt luËn kh«ng râ rμng; 54 - ThiÕu sù quan t©m tíi th¸i ®é, tr×nh ®é cña ®èi t−îng giao tiÕp. III- Kü n¨ng ph¶n håi trong giao tiÕp 1. Vai trß cña kü n¨ng ph¶n håi trong giao tiÕp - Ph¶n håi lμ ho¹t ®éng truyÒn ®i mét th«ng ®iÖp tõ ng−êi nghe tíi ng−êi nãi trong hoÆc sau qu¸ tr×nh ng−êi nãi tr×nh bμy. - Ph¶n håi lμ mét h×nh thøc ®¸p øng trong qu¸ tr×nh giao tiÕp. Thùc hiÖn ph¶n håi nh»m môc ®Ých lμm thay ®æi, t¸c ®éng ®Õn t− t−ëng, t×nh c¶m cña ng−êi kh¸c. - Sù ph¶n håi rÊt cÇn thiÕt trong giao tiÕp, nã kh«ng nh÷ng chøng tá chóng ta ®ang tËp trung l¾ng nghe mμ cßn gióp chóng ta kiÓm chøng møc ®é hiÓu vÊn ®Ò mμ ng−êi nãi ®ang tr×nh bμy. 2. Kü n¨ng thùc hiÖn Thùc hiÖn ph¶n håi - Ph¶n håi nh»m môc ®Ých khuyÕn khÝch ng−êi nãi hoÆc ®Ó kiÓm chøng møc ®é hiÓu ®óng nh÷ng néi dung nghe ®−îc; - ThÓ hiÖn sù quan t©m, ch¨m chó l¾ng nghe; - Gióp chóng ta kiÓm so¸t ®−îc qu¸ tr×nh hiÓu ®óng vÒ nh÷ng g× nghe ®−îc vμ nÕu cã sai sãt th× ng−êi nãi sÏ kÞp thêi ®iÒu chØnh; - T¨ng c−êng chÊt l−îng hiÖu qu¶ cuéc giao tiÕp; 55 - Ph¶n håi ®−îc thùc hiÖn th«ng qua mét sè kü n¨ng sau: + Kü n¨ng tãm ý: Lμ nh¾c l¹i trung thùc ý cña ng−êi võa nãi nh−ng b»ng c¸ch sö dông ng«n tõ kh¸c, lèi diÔn ®¹t kh¸c; + Kü n¨ng tæng hîp: Tæng hîp lμ sù tãm ý ng¾n gän c¸c ý chÝnh cña mét cuéc th¶o luËn; + Kü n¨ng ®Æt c©u hái: §Æt c©u hái lμ viÖc ng−êi nghe ®−a ra nh÷ng c©u hái (c©u hái ®ãng, c©u hái më) nh»m thu thËp thªm th«ng tin tõ ng−êi nãi hoÆc lμm râ mét vÊn ®Ò nμo ®ã. TiÕp nhËn ph¶n håi - ChÊp nhËn sù ph¶n håi cña ng−êi kh¸c gióp chóng ta tù c¶i thiÖn, tr−ëng thμnh vμ n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc. - TiÕp nhËn sù ph¶n håi cña ng−êi kh¸c cÇn ®¶m b¶o: + KhuyÕn khÝch, t«n träng ý kiÕn ph¶n håi: T¹o ®iÒu kiÖn ®Ó ng−êi kh¸c ph¶n håi th«ng qua sù khuyÕn khÝch b»ng ng«n tõ, còng nh− nh÷ng biÓu hiÖn phi ng«n tõ víi th¸i ®é cëi më, s½n sμng tiÕp nhËn sù ph¶n håi; + Tr¸nh cã th¸i ®é ®Ò phßng ®èi víi ý kiÕn ph¶n håi cña ng−êi kh¸c v× nã sÏ gi¶m gi¸ trÞ th«ng tin thu ®−îc, gi¶m sù chia sÎ, tin cËy vμ häc hái lÉn nhau. 3. RÌn luyÖn kü n¨ng ph¶n håi cã hiÖu qu¶ - T¹o niÒm tin ®èi víi ng−êi ph¶n håi 56 + Xem xÐt ®éng c¬ cña b¶n th©n: X¸c ®Þnh ®éng c¬ ®óng ®¾n, tÝch cùc trong qu¸ tr×nh giao tiÕp; + ThËn träng trong qu¸ tr×nh ®−a ra lêi nhËn xÐt, b×nh luËn: Tr¸nh dïng nh÷ng tõ nÆng nÒ vμ cã ý nghÜa phª ph¸n. Nªn gi¶i quyÕt vÊn ®Ò víi th¸i ®é t«n träng cña ng−êi nãi thay v× phñ nhËn toμn bé quan ®iÓm, ý kiÕn cña ng−êi nãi. - §Ó lo¹i bá th¸i ®é ®Ò phßng cÇn + T¹o kh«ng khÝ trao ®æi th«ng tin vμ ý kiÕn trong qu¸ tr×nh giao tiÕp; + Kh«ng xem xÐt sù chØ chÝch ý t−ëng nh− chØ chÝch chÝnh b¶n th©n m×nh; + §Æt b¶n th©n vμo vÞ trÝ cña ng−êi ph¶n håi th«ng tin; + L¾ng nghe vμ ®Ó ng−êi nãi tr×nh bμy hÕt ý t−ëng cña hä råi míi ph¶n håi. - KhuyÕn khÝch sù ph¶n håi cña ng−êi kh¸c + Sö dông nh÷ng c©u hái trong qu¸ tr×nh giao tiÕp ®Ó ®Þnh h−íng vμ lμm râ th«ng tin tõ ng−êi nãi; + T«n träng vμ cã th¸i ®é s½n sμng l¾ng nghe ý kiÕn cña ng−êi nãi; + §−a ra sù ph¶n håi tÝch cùc khi cÇn thiÕt. 57 Môc lôc Lêi Nhμ xuÊt b¶n 5 C¤NG T¸C V¡N PHßNG Vμ V¡N TH¦ L¦U TR÷ ë CÊP X· 7 I- V¨n phßng chÝnh quyÒn cÊp x· 7 II- C«ng t¸c v¨n th− cña chÝnh quyÒn cÊp x· 12 C¤NG T¸C THèNG K£ CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· 18 I- Tæng quan vÒ c«ng t¸c thèng kª 18 II- Néi dung c«ng t¸c thèng kª ë cÊp x· 19 III- Ph−¬ng ph¸p tiÕn hμnh thèng kª ë cÊp x· 21 IV- NhiÖm vô cña chÝnh quyÒn x· trong c«ng t¸c thèng kª 21 Tæ CHøC CUéC HäP, HéI NGHÞ CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· 23 I- Tæng quan vÒ cuéc häp, héi nghÞ 23 II- Kü n¨ng tæ chøc cuéc häp, héi nghÞ 25 C¤NG T¸C SO¹N TH¶O V¡N B¶N CñA CHÝNH QUYÒN CÊP X· 34 I- Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ v¨n b¶n qu¶n lý nhμ n−íc 34 II- ThÓ thøc v¨n b¶n 39 58 III- Kü n¨ng so¹n th¶o v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña chÝnh quyÒn cÊp x· 40 IV- Kü n¨ng so¹n th¶o mét sè v¨n b¶n hμnh chÝnh th«ng th−êng 45 Kü N¡NG GIAO TIÕP CñA C¸N Bé, C¤NG CHøC CÊP X· 49 I- Kü n¨ng nghe trong giao tiÕp 49 II- Kü n¨ng nãi trong giao tiÕp 53 III- Kü n¨ng ph¶n håi trong giao tiÕp 55 59 ChÞu tr¸ch nhiÖm xuÊt b¶n TS. NguyÔn duy hïng ChÞu tr¸ch nhiÖm néi dung TS. Lª Minh NghÜa Biªn tËp néi dung: TS. L−u trÇn lu©n TriÖu thÞ l÷ NguyÔn hoμng mai Tr×nh bμy b×a: ®−êng Hång mai ChÕ b¶n vi tÝnh: NguyÔn thu th¶o Söa b¶n in: phßng biªn tËp kü thuËt §äc s¸ch mÉu: Hoμng Mai 3 KV4 60