🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Kỹ Năng Tuyên Truyền, Phổ Biến, Giáo Dục Pháp Luật Dành Cho Cán Bộ Cơ Sở Ebooks Nhóm Zalo KỸNĂNG TỔCHỨCHỘIHỌPVÀSỰKIỆN CỦAỦYBANNHÂNDÂN CẤPXÃ HỘI ĐỒNG CHỈ ĐẠO XUẤT BẢN Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng Ban Tuyên giáo Trung ương LÊ MẠNH HÙNG Phó Chủ tịch Hội đồng Q. Giám đốc - Tổng Biên tập Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật PHẠM CHÍ THÀNH Thành viên VŨ TRỌNG LÂM NGUYỄN ĐỨC TÀI TRẦN THANH LÂM NGUYỄN HOÀI ANH LỜI NHÀ XUẤT BẢN Hội họp và sự kiện được diễn ra phổ biến trong nội dung công việc quản lý, điều hành nói chung, trong hoạt động điều hành của Ủy ban nhân dân cấp xã nói riêng. Hội họp và sự kiện phản ánh những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng, đó là nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Tổ chức hội họp và sự kiện liên quan đến mọi chức năng (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra), mọi giai đoạn (ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định). Tổ chức hội họp và sự kiện trong Ủy ban nhân dân cấp xã nói riêng, các tổ chức nói chung được diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, chủ yếu nằm trong kế hoạch và ở tình trạng “kiểm soát được”, vì vậy cần phải hình thành các kỹ năng trong quá trình tổ chức. Nhằm trang bị cho cán bộ xã, phường, thị trấn những kỹ năng cơ bản về tổ chức hội họp và sự kiện, vận dụng vào quá trình thực thi công vụ, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật xuất bản cuốn sách Kỹ năng tổ chức hội họp và sự kiện của Ủy ban nhân dân cấp xã. 5 Cuốn sách cung cấp những kiến thức cơ bản về hội họp và sự kiện với tư cách là hình thức cụ thể của giao tiếp công vụ; phân tích những kỹ năng tổ chức hội họp và sự kiện từ khâu lập kế hoạch, chuẩn bị địa điểm, đón tiếp đại biểu, phục vụ đến dẫn chương trình, chủ trì và hoàn tất các thủ tục sau hội họp và sự kiện. Các sự kiện, hội họp dù được thiết kế một cách công phu, có chủ đích đều cần thực hiện đồng bộ các kỹ năng để đạt hiệu quả cao nhất nhằm thực hiện sứ mệnh hay chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình biên soạn, xuất bản, song cuốn sách khó tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc để cuốn sách được hoàn thiện hơn trong lần xuất bản sau. Trân trọng giới thiệu cuốn sách với bạn đọc. Tháng 11 năm 2019 NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA SỰ THẬT6 Chương 1 HỘI HỌP VÀ SỰ KIỆN VỚI TƯ CÁCH LÀ CÁC HÌNH THỨC CỤ THỂ CỦA GIAO TIẾP CÔNG VỤ I- GIAO TIẾP CÔNG VỤ 1. Quan niệm và bản chất của giao tiếp công vụ Giao tiếp là một quá trình trong đó các bên tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin hoặc/và cảm xúc với nhau nhằm đạt được các mục đích giao tiếp. Như vậy, giao tiếp có thể hiểu: - Là một hình thức của tương tác xã hội trong đó các cá nhân và nhóm thừa nhận sự tồn tại của các cá nhân và nhóm khác, quan tâm đến nhu cầu của mình và nhu cầu, hiểu biết của các cá nhân và nhóm khác. - Các bên tham gia sử dụng các công cụ, phương tiện nhất định để chia sẻ thông tin, cảm xúc. - Quá trình giao tiếp liên quan đến các mục tiêu nhất định đến các bên liên quan. Bản chất của giao tiếp Một là, giao tiếp gắn với tương tác. Giao tiếp xã hội là một động thái tương tác liên cá nhân (với người khác). Theo nghĩa đó, giao tiếp, không thể mang 7 tính một chiều mà là một quá trình qua lại. Kể cả việc một cá nhân nào đó lựa chọn không hiện diện trước người khác, từ bỏ mọi công cụ giao tiếp như ngôn từ hoặc cử chỉ, điệu bộ hay các kênh giao tiếp như điện thoại, email, văn bản,... thì đó vẫn là giao tiếp có chủ đích. Hai là, giao tiếp là một quá trình. Cách thức phản hồi, phản ứng của các bên có thể diễn ra trong một khoảng thời gian dài, chứ không nhất thiết được thực hiện ngay và tại chỗ nên rất nhiều người ngộ nhận giao tiếp chỉ là một hiện tượng mang tính nhất thời. Chính vì vậy, đôi khi khó rạch ròi được đâu là khởi đầu và đâu là kết thúc của quá trình tương tác. Một câu kết luận hội nghị có thể dẫn đến vô vàn sự hiểu nhầm hoặc giải thích trong đời sống làm việc sau đó. Cũng chỉ một câu ghi nhận đúng cách của chủ tọa sự kiện có thể trở thành khởi đầu của không khí phấn khởi, vui vẻ của công chức trong các cuộc họp hoặc gặp mặt sau đó. Ba là, giao tiếp gắn với thông tin. Giao tiếp diễn ra ở hai cấp độ: nội dung (thông điệp) và quan hệ (giữa các bên tham gia giao tiếp). Nội dung liên quan đến cái được nói tới trong khi quan hệ liên quan đến cách được nói ra. Bốn là, giao tiếp gắn với ứng xử. Ứng xử là sự vận dụng các kỹ năng giao tiếp cho phù hợp với các tình huống, bối cảnh, đối tác hay mục tiêu nhất 8 định. Do đó, khi nói “giao tiếp ứng xử”, chúng ta nhấn mạnh rằng giao tiếp là một kiểu hành vi mang tính tình thế trong đó các bên tham gia cần tính đến các đặc thù của bối cảnh giao tiếp như thời điểm, không gian,... Cũng vì vậy, không có một mô hình, nguyên tắc, hay kỹ thuật giao tiếp nào được xem là hoàn hảo hay “đúng cho mọi lúc, mọi nơi”. Cách chủ tọa tạo ra không khí hài hước trong một cuộc họp này được coi là hợp lý nhưng có thể không phù hợp trong một sự kiện khác. Hay, cũng là chào hỏi, tiếp đón đại biểu đến dự hội nghị hay sự kiện nhưng đại biểu ở cùng một địa phương với đại biểu từ nơi khác đến, đại biểu có vai trò, chức vụ, mối quan hệ khác nhau với Ủy ban nhân dân hay với các lãnh đạo Ủy ban sẽ được đón tiếp, bắt tay và chào hỏi bởi những người khác nhau, vào những thời điểm khác nhau, thậm chí theo các quy cách khác nhau. Giao tiếp công vụ (là cách viết gọn của giao tiếp trong thực thi và để thực thi công vụ) là toàn bộ các hình thức giao tiếp được thực hiện trong bối cảnh thực thi công vụ, do các bên tham gia công vụ thực hiện và để thực thi công vụ. Giao tiếp công vụ có giao tiếp nội bộ và giao tiếp với bên ngoài. 2. Đặc điểm của giao tiếp công vụ Giao tiếp công vụ có các đặc điểm giúp phân biệt hoạt động giao tiếp này với các kiểu giao tiếp khác: 9 Một là, định hướng thực thi công vụ. Các hình thức, công cụ, quá trình giao tiếp trong thực thi công vụ đều nhằm mục đích thực thi công vụ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, đơn vị. Ví dụ như trong hội họp, việc cung cấp thông tin, chia sẻ quan điểm hay tranh luận đều xoay quanh các quyết định hành động công vụ. Hai là, công khai. Quá trình giao tiếp công vụ được diễn ra tại các địa điểm công cộng, bao gồm cả công sở. Bên cạnh đó, quá trình giao tiếp công vụ dựa trên sự công khai hóa mục tiêu, cách thức hành động, các quy trình, thủ tục, các quyết định quản lý hành chính nhà nước để thực hiện phương châm “dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”. Đặc điểm này ngày càng rõ hơn với mô hình chính phủ điện tử và chính phủ số. Ba là, liên tục. Vì quá trình công vụ và nền hành chính có tính liên tục nên quá trình giao tiếp công vụ cũng được tổ chức theo đặc điểm này nhằm đảm bảo tính thường xuyên, liên tục và ổn định của nền công vụ, đảm bảo tính liên tục trong phục vụ và đáp ứng các nhu cầu, nguyện vọng của công dân. Chính quyền phục vụ 24/7 thông qua các ứng dụng chính phủ điện tử và tới đây là chính phủ số phản ánh tính tương tác liên tục và phục vụ các nhu cầu xã hội và quá trình phát triển xã hội. 10 Bốn là, phản ánh cơ cấu quyền lực trong tổ chức. Đặc điểm này phản ánh tính thứ bậc của nền công vụ. Các hành vi giao tiếp cụ thể như tranh luận trực tiếp hay gián tiếp thông qua văn bản, cách thức xưng hô, cách lựa chọn các công cụ giao tiếp đều trực tiếp hoặc ngầm định các thông tin về vị thế, thẩm quyền,... của các bên tham gia giao tiếp. Năm là, có tính tương tác (qua lại). Giao tiếp công vụ là giao tiếp để thực hiện chức năng phục vụ đối với công dân và doanh nghiệp. Chính vì vậy, sự tương tác là một điều kiện để kết nối các ý tưởng, nguyện vọng và năng lực của chính quyền với đối tác và đối tượng phục vụ của nó. Thiếu sự tương tác này, hoạt động của chính quyền trở nên ít liên quan, ít có ý nghĩa, thậm chí vô nghĩa đối với công dân, nó trở thành công cụ đơn thuần phục vụ bộ máy chính quyền quan liêu. Do vậy, có thể nói, giao tiếp vừa là sản phẩm của quá trình tương tác, lại vừa là công cụ hỗ trợ cho quá trình tương tác đó. Sáu là, đa dạng về hình thức thể hiện. Rất nhiều hình thức giao tiếp được quy định và sử dụng trong quá trình thực thi công vụ: trực tiếp, gián tiếp; bằng văn bản, bằng khẩu ngữ; trong nội bộ tổ chức, với bên ngoài... Mỗi hình thức này lại có phạm vi ảnh hưởng khác nhau đến các bên tham gia giao tiếp. 11 Bảy là, văn bản là công cụ chính thức quan trọng nhất. Thông tin được văn bản hóa (dạng in hoặc dạng file điện tử) có một số lợi thế nhất định so với khẩu ngữ hay điệu bộ, cử chỉ như: giúp (i) cố định hóa thông tin; (ii) truyền thông tin một cách nhanh, chính xác và tiết kiệm; (iii) lưu giữ thông tin lâu dài. Chính vì thế, văn bản được xác định là công cụ giao tiếp chính thức và quan trọng nhất trong giao tiếp công vụ. Ưu thế của hình thức giao tiếp này được khẳng định thông qua việc luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã quy định về vai trò, thẩm quyền, cách thức soạn thảo một số văn bản quản lý hành chính nhà nước. Tám là, sử dụng chính thức và rộng rãi các phương tiện truyền thông đại chúng. So với các hoạt động giao tiếp khác trong xã hội, tần suất và ảnh hưởng của các hoạt động giao tiếp công vụ sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng như báo, đài truyền thanh, đài truyền hình,... với tần suất cao hơn hẳn. Thực tiễn này phản ánh hai điều: Thứ nhất, rất nhiều phương tiện của truyền thông đại chúng được thành lập để làm công cụ phát ngôn tiếng nói chính thức của chính quyền. Thứ hai, sự đầu tư ngày càng tăng vào quản lý tốt truyền thông đại chúng và truyền thông xã hội phản ánh nhận thức và nỗ lực của Chính phủ về vấn đề giao tiếp công vụ, nhất là nhìn từ giác độ quan hệ công chúng (PR) trong hoạt động công vụ. 12 Chín là, đa dạng, phức tạp. Đặc điểm này xuất phát từ một loạt lý do trong đó có thể tính đến phạm vi hoạt động, sự đa dạng, phức tạp của đối tượng phục vụ và đối tác của chính quyền các cấp, các ngành. Hệ thống công vụ đa chức năng, đa nhiệm vụ, trong khi không phải bao giờ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân, hay tổ chức cũng được xác định, mô tả hoặc được hiểu một cách rõ ràng. Hệ thống quy trình, thủ tục làm việc, bất kể các nỗ lực đơn giản hóa, quy trình hóa về cơ bản vẫn là phức tạp hơn mọi loại hình giao tiếp xã hội khác, dẫn đến giao tiếp công vụ cũng trở nên phức tạp. Bên cạnh đó, đối tác, các bên hữu quan và đối tượng phục vụ của nền công vụ là rất lớn và đa dạng, kéo theo nó, nhu cầu về thông tin và các trông đợi về cách thông tin được chia sẻ, cung cấp cũng lớn và phức tạp. 3. Vai trò của giao tiếp công vụ a) Vai trò của giao tiếp trong cuộc sống Một là, giao tiếp là một hoạt động mang tính bản chất của vạn vật, trong đó có loài người, giúp sinh tồn và tận hưởng cuộc sống. Hai là, giao tiếp giúp tạo ra sự thông hiểu. Giao tiếp giúp chúng ta biết (lấy thông tin để hoặc thỏa mãn nhu cầu biết, hoặc biết để thực thi, biết để giám sát, kiểm tra; biết để truyền tin); hiểu (cho phép chúng ta nắm sâu sắc, đầy đủ, toàn diện hơn sự việc và con 13 người, mà không giao tiếp hoặc giao tiếp hạn chế chúng ta không biết hoặc chỉ biết bề mặt mà không hiểu được bản chất). Thông qua giao tiếp chúng ta biết việc, biết người. Quan trọng hơn, soi mình vào người khác, chúng ta biết thêm về điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, nhu cầu của người khác đối với mình và khả năng đáp ứng của bản thân đối với nhu cầu đó. Sự hiểu một cách sâu sắc, đúng bản chất này đặc biệt quan trọng cho thực thi, đánh giá, thay đổi quan niệm hay cách nhìn nhận về con người, sự vật, hiện tượng. Ba là, giao tiếp giúp hoàn thiện nhân cách. Thông qua giao tiếp, con người đánh giá được bản thân, tiếp thu được kiến thức, kinh nghiệm,... và dần hoàn thiện nhân cách. Bốn là, giao tiếp giúp tạo nên cộng đồng. Thông qua giao tiếp, chúng ta hành động, hình thành và duy trì sự cộng tác và cộng sinh: Dưới tác động của hoạt động giao tiếp, chúng ta trông đợi là các bên sẽ hành động theo cách hỗ trợ, cộng tác,... chứ không phải biệt lập. Giao tiếp là một công cụ quan trọng giúp kết nối cá nhân, hình thành cộng đồng và phát huy sức mạnh cộng đồng. Năm là, giao tiếp giúp tạo nên văn hóa. Thông qua giao tiếp của từng cá nhân và nhiều cá nhân mà hình thành văn hóa (lối sống) cá nhân và văn hóa tổ chức. Nói tóm lại, giao tiếp là nền tảng cho các hoạt động xã hội, cho sự tồn tại và phát triển xã hội. 14 b) Vai trò của giao tiếp đối với công sở Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu chung. Giao tiếp vừa là một nội dung, lại vừa là công cụ giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung đó. Trong công sở hành chính nhà nước nói chung hay trong Ủy ban nhân dân nói riêng, giao tiếp có 5 chức năng cơ bản: Một là, chức năng định hướng. Trong hội họp và sự kiện, mỗi phát ngôn tuyên bố khai mạc, các báo cáo, ý kiến phát biểu, thậm chí cả chương trình văn nghệ chào mừng hay chiêu đãi khi bế mạc đều cần được thiết kế, chuẩn bị và thể hiện một cách nghiêm túc, hướng về chức năng, nhiệm vụ và các mục tiêu công vụ nhất định. Chệch mục tiêu hoặc để các thông điệp ngẫu nhiên, ngẫu hứng xuất hiện quá nhiều trong hội họp, sự kiện hay đời sống công vụ nói chung nghĩa là quá trình giao tiếp có tính tiêu cực và tổ chức đang dần đi lạc đường. Hai là, chức năng hợp nhất. Giao tiếp, là cơ chế, là chất keo tạo sự kết nối những người, những yếu tố có những điểm chung căn bản lại với nhau để hình thành tổ chức. Thông qua giao tiếp, cán bộ, công chức và các Ủy ban nhân dân sẽ bộc lộ bản thân, cả năng lực lẫn phẩm chất, cung cấp các dữ kiện cho phép các yếu tố khác biệt, các cá nhân, đơn vị, các nguồn lực và các mục tiêu được kết nối với nhau theo cách những 15 điểm mạnh được kết hợp để nhân thêm sức mạnh và những điểm yếu được hỗ trợ, bù trừ để có thể hạn chế ít nhất ảnh hưởng tiêu cực đến cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, thông qua giao tiếp trong tổ chức các nhà lãnh đạo có được những hiểu biết thực tế để từ đó có luận chứng kết nối giữa tổ chức của mình và các cơ hội, thời vận. Thiết kế, tổ chức hội họp hay một sự kiện cụ thể là sự phản chiếu rất rõ ràng năng lực và nghệ thuật hợp nhất, kết hợp các năng lực, sở trường của cá nhân với tổ chức và của tổ chức với các bên liên quan trong xã hội. Ba là, chức năng duy trì. Mỗi tổ chức đều có một số hoặc một hệ thống các giá trị mà nó muốn duy trì hoặc muốn khuếch trương. Giao tiếp là cơ chế giúp định hình, duy trì và lan tỏa các giá trị đó. Các giá trị của một công sở hay một đơn vị có thể được lưu truyền, duy trì và khuếch trương thông qua nhiều kênh và công cụ giao tiếp khác nhau, bằng ngôn từ hoặc phi ngôn từ, bằng văn bản hay bằng khẩu ngữ, một cách chủ động, có kế hoạch hoặc tình cờ, ngẫu hứng thông qua nội dung các văn bản chính thức hay những gì được thể hiện trong phòng truyền thống của công sở đó. Ngôn từ được lựa chọn hay chính bản thân những đồ vật được lựa chọn để lưu lại chính là các thông điệp về những gì đang được tổ chức tôn vinh và nỗ lực gìn giữ. 16 Ví dụ, trong các cuộc gặp mặt đầu năm mới, dịp kỷ niệm ngày truyền thống, các cuộc gặp mặt với các cán bộ nghỉ hưu hoặc người cao tuổi trên địa bàn, hay cuộc họp liên tịch của Ủy ban, các giá trị công vụ chung như kiên trì đổi mới, chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo, tinh thần phục vụ, tận tình phục vụ,... sẽ được nhắc đến. Trong hội họp và sự kiện nội bộ, các giá trị mà nội bộ từng Ủy ban muốn nhấn mạnh hơn cũng sẽ được nhắc đến. Bốn là, chức năng động viên, khuyến khích. Giao tiếp trong quá trình thực thi công vụ không đơn thuần chỉ liên quan đến các nhiệm vụ mà còn liên quan đến con người với tư cách là một thực thể sống, có đời sống tâm hồn và thể chất cụ thể, có niềm vui, nỗi buồn, có điểm mạnh và điểm yếu. Do vậy, giao tiếp trong tổ chức còn bao hàm cả tính nhân bản, hỗ trợ việc hoàn thiện nhân cách, tâm hồn, tình cảm của các cá nhân. Giao tiếp giúp động viên, khuyến khích các cá nhân hay nhóm được có tiếng nói, lắng nghe khi người khác trình bày quan điểm - đó chính là một phần của tạo động lực làm việc trong tổ chức. Năm là, chức năng đổi mới. Các mục đích căn bản của giao tiếp trong cuộc sống nói chung là biết - hiểu - hành động - hợp tác. Trong công vụ, giao tiếp là một cơ chế quan trọng, trong đó các ý tưởng, sáng kiến được hình thành, chia sẻ, thách thức và trải nghiệm. Thông 17 qua giao tiếp, cá nhân biết cách nhìn nhận, đánh giá về một vấn đề, nhờ đó, cá nhân và tổ chức có xu hướng tạo ra áp lực đổi mới đối với bản thân hoặc những người khác. Chuyển giao chính sách, kinh nghiệm, bài học cải cách hành chính,... cũng được thực hiện nhờ giao tiếp. Hội họp và tổ chức sự kiện chỉ thực hiện tốt chức năng thúc đẩy đổi mới, sáng tạo trong tổ chức khi nó được tổ chức, điều hành nghiêm túc, bài bản, phát huy dân chủ thực chất. c) Vai trò của giao tiếp đối với các nhà lãnh đạo Đối với cá nhân công chức, giao tiếp cho phép nắm bắt thông tin, hiểu biết về nhiệm vụ và trông đợi của tổ chức đối với họ, tương tác với các bên liên quan, tạo được sự thiện chí từ những người đồng hành trong đời sống làm việc. Đối với các nhà lãnh đạo, giao tiếp cũng là một nhu cầu. Giao tiếp còn là một công cụ quan trọng cho phép họ tổ chức hoạt động thông qua phát huy 5 chức năng một cách chiến lược, toàn diện, dưới áp lực lớn của hiệu quả. Hơn thế nữa, giao tiếp còn là một nội dung quan trọng mà các nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm thiết kế, tổ chức và “nghiệm thu”. Hội họp và sự kiện là một ví dụ, các hội nghị, hội thảo, các chương trình giao ban, gặp mặt lớn hoặc định kỳ cần được lãnh đạo Ủy ban lập kế hoạch, tổ chức chuẩn bị và triển khai 18 như là một phần quan trọng trong chức trách của lãnh đạo Ủy ban và liên tịch. Cuối cùng, giao tiếp là một cơ hội quan trọng để các nhà lãnh đạo gây ảnh hưởng, thể hiện cá tính, phong cách riêng, trí tuệ,... 4. Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả Có hai nguyên tắc bao trùm lên mọi nguyên tắc: một là, giá trị cơ bản mà giao tiếp theo đuổi và quy chiếu, bất kể là công vụ hay tương tác trong đời sống xã hội, là chân, thiện, mỹ; hai là, vì giao tiếp gắn với ứng xử nên việc áp dụng các nguyên tắc cần có tính linh hoạt, điều chỉnh tùy theo bối cảnh, đối tượng, mục tiêu cụ thể. a) Tôn trọng Tôn trọng là nguyên tắc hàng đầu trong thực thi công vụ nói riêng và trong tương tác xã hội nói chung. Việc thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên tham gia giao tiếp là nguyên tắc hàng đầu trong sinh tồn của cộng đồng nói chung, nó thỏa mãn các nhu cầu liên quan đến quyền của con người được khẳng định nhân phẩm, phẩm giá, đề cao lòng tự trọng. Đây còn là một yêu cầu được pháp luật bảo vệ. Bên cạnh đó, tôn trọng người khác là điều kiện để được người khác tôn trọng. - Tôn trọng bên giao tiếp: có mặt đúng như lời hứa, đại từ nhân xưng đề cao nhân thân của bên kia (ví dụ: gọi tên, gọi đầy đủ tên và chức vị, 19 đánh giá vấn đề thay vì quy chụp, phán xét về nhân cách của người ta,…), trang phục, điệu bộ, cử chỉ phù hợp (dáng điệu khi đi đứng, ngồi, điệu bộ tay, chân, mắt,...) đều là những cách để thể hiện sự tôn trọng đối với người khác, và do vậy, còn thể hiện sự tự trọng. Thái độ tôn trọng không mang tính rập khuôn đối với mọi đối tượng, trong mọi hoàn cảnh. Đối với những đối tượng khác nhau, biểu hiện của thái độ tôn trọng cũng khác nhau. Với người lớn tuổi, nhiều kinh nghiệm thì các thành tựu của họ là đáng tôn trọng, thậm chí là kính trọng. Với người ít tuổi hơn, sự tôn trọng được thể hiện thành sự độ lượng. - Tôn trọng sự thật khách quan. Điều này cho phép con người có nhân sinh quan tích cực, có niềm tin vào cuộc sống và góp phần tạo nên một xã hội, một bầu không khí làm việc trong cơ quan có tính “trong lành”. Do đó, cần trung thực với hiện thực, trong cung cấp thông tin, đánh giá con người. Một tổ chức, một xã hội gồm nhiều người vì muốn lựa lời để chiều theo ý của người nghe mà vượt qua giới hạn để chuyển đen thành trắng, biến có thành không,… sẽ khích lệ sự dối trá lẫn nhau. - Cần tôn trọng các chuẩn mực đã được quy định hoặc đã được các bên thỏa thuận, thống nhất. Giao tiếp công vụ cần được diễn ra một cách công khai, ở những nơi công cộng; liên quan đến công khai thông tin về quy trình, thủ tục, thẩm quyền, chức 20 trách, các tiêu chí đánh giá, các yêu cầu,… (trừ bí mật quốc gia và những điều chưa được phép công khai). Vi phạm nguyên tắc này sẽ vừa là biểu hiện, vừa là nguồn gốc của sự lạm quyền, dẫn đến làm mất uy tín của công chức, làm xấu đi hình ảnh của chính quyền trong mắt công chúng. Hội họp và sự kiện chính là một cơ chế để đảm bảo nguyên tắc này trong công vụ. Tuy nhiên, trong xã hội hiện đại, với những ảnh hưởng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, cũng cần đảm bảo bảo mật thông tin và quyền được riêng tư. Chính vì vậy, cần xây dựng và thực thi nghiêm túc các quy định pháp luật cụ thể, hợp lý và có hiệu lực về điều này (Ví dụ Luật an ninh mạng quy định về phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí). b) Bình đẳng Bình đẳng trong giao tiếp được hiểu là quyền sử dụng các cơ hội trên cơ sở của quyền lợi hay trách nhiệm tương ứng. Bên cạnh đó, giao tiếp cũng góp phần tạo ra và duy trì bình đẳng xã hội, nhất là giao tiếp ở cấp độ chiến lược là quá trình hoạch định và thực thi chính sách. Nguyên tắc này gắn với một vấn đề quan trọng là vấn đề quyền lực trong giao tiếp. Trong quá trình giao tiếp một chiều, người gửi thông điệp được xem là có toàn bộ quyền lực và kiểm soát đối với quá trình giao tiếp và quá trình đó có tính độc đoán, độc quyền. 21 Ngược lại, quá trình giao tiếp hai chiều (qua lại), chứa đựng nền tảng cho các mối quan hệ cân bằng hơn về quyền lực. Thông qua đối thoại và sự hiểu biết qua lại, các bên tham gia giao tiếp có xu hướng ảnh hưởng qua lại lẫn nhau. Chính vì vậy, trong thực thi công vụ, quyền được nắm thông tin, giải quyết công việc trong phạm vi thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hay cá nhân công chức là quyền hợp pháp của công dân. Đó là quyền được biết, được nghe. Công chức cũng có quyền yêu cầu công dân trình bày rõ ràng, cụ thể nhu cầu, vụ việc có liên quan để có cách thức đáp ứng phù hợp. Nội bộ cũng vậy, việc lãnh đạo quản lý yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin, báo cáo công tác, trình bày sáng kiến trong khi mình lại tìm cách che giấu, bưng bít thông tin là vi phạm nguyên tắc bình đẳng và thường dẫn đến sự nghi kị, bất tín và xung đột nội bộ. c) Nhân ái Đằng sau các nguyên tắc, kỹ thuật, thậm chí kỹ xảo trong giao tiếp, ứng xử là lòng nhân ái. Nhân ái là nguyên tắc chiều sâu, gốc rễ hoặc nâng cao của nguyên tắc tôn trọng. Bản thân giao tiếp - sự tương tác của con người với đồng loại - đã là một sự thừa nhận quan trọng về người khác. Tuy nhiên, từ thừa nhận người khác, để tôn trọng và yêu thương là cả một chặng đường. 22 Khi yêu thương con người thì cách tiếp cận hay triết lý về cuộc sống, con người, công việc,… sẽ luôn lấy con người làm trung tâm. Qua đó, chúng ta mới có nền tảng để vượt qua những cám dỗ của vật chất, danh vọng, quyền lực, hay sức tấn công của đê tiện, đố kị,... mà trân trọng bản thân, người khác và trân trọng cuộc đời. Trong tổ chức hội họp và sự kiện, tổ chức, điều hành một cách chuyên nghiệp cũng là một cách để bày tỏ sự trân trọng, yêu thương đối với các bên tham gia, làm cho họ có niềm tin và lạc quan, không mất thời gian vì những thứ vô bổ, mang tính hình thức. d) Tin cậy Khi giao tiếp với người lạ, trang phục, đi đứng, nói năng của cán bộ, công chức lúc mới gặp mặt đóng một vai trò quan trọng đối với việc định hình ban đầu ý niệm về người cùng giao tiếp. Tuy nhiên, những cảm nhận ban đầu ấy cũng cần được kiểm chứng. Công chức có thể tạo nên sự tin cậy ở các bên liên quan khi tiếp xúc, giải quyết công việc thông qua việc đúng hẹn; chuẩn bị thông tin, văn bản, hồ sơ liên quan một cách đầy đủ, khoa học; viện dẫn các văn bản hoặc chứng cứ chính thức khi giải thích, thuyết phục; ngôn từ chính thức, đi thẳng vào vấn đề mà không quanh co; giao tiếp bằng mắt đúng cách với bên kia,… 23 Một cuộc tiếp xúc cũng không thể hiệu quả nếu chỉ có điều kiện phiến diện là nỗ lực từ phía mình làm cho đối tác tin cậy mà còn chiều ngược lại. Chúng ta không thể giao tiếp hiệu quả nếu có ấn tượng tiêu cực về đối tác. Chúng ta có thể có thông tin xấu về người đó từ trải nghiệm thực tế của chính mình, cũng có thể từ các nguồn khác như các tin đồn,… nhưng nếu không tìm ra điểm gì đáng để tin cậy ở người đó, chúng ta khó có thể tôn trọng, chấp nhận, học hỏi từ họ. Việc thông báo và triển khai tốt các quyết nghị, kết luận của hội họp và sự kiện cũng là một điều kiện để tạo nên sự tin cậy đối với lãnh đạo đơn vị nói chung hay các nhà tổ chức hội họp, sự kiện nói riêng. đ) Cộng tác, hài hòa lợi ích Thái độ cộng tác từ phía đôi bên dựa trên nguyên lý các bên cùng thắng và cùng có lợi. Để đạt được kết quả đó, các bên cần nỗ lực để tạo sự hài hòa về lợi ích của mỗi bên. Giao tiếp công vụ, từ các chính sách, quyết định hành chính hay các phát ngôn, đặc biệt của các nhà lãnh đạo, cách thức giải quyết các vấn đề của cộng đồng, địa phương, do vậy cũng cần đặt trên nền tảng sự hài hòa về lợi ích của cá nhân và cộng đồng, xã hội và doanh nghiệp. Ngay trong tổ chức hội họp và sự kiện, các bên đồng tổ chức cũng như các bên tham gia đều theo 24 đuổi lợi ích chung cũng như lợi ích cụ thể gắn với cơ quan, cá nhân. Sự hiểu biết về các lợi ích này cũng như quy định hiện hành về quyền và nghĩa vụ của từng bên có ý nghĩa quan trọng trong đảm bảo tính thượng tôn pháp luật, đồng thời hợp lý và hợp tình. e) Linh hoạt Nguyên tắc này đòi hỏi sự thích ứng, phù hợp với mục tiêu giao tiếp cụ thể, vào những thời điểm, tại bối cảnh và với các đối tượng giao tiếp cụ thể. Ví dụ: Cần lựa chọn cách công bố quyết định một cách chính thức, trang trọng với họp báo, đăng công báo, sử dụng kênh điện tử hay phối hợp một số cách trên. Bắt đầu một cuộc họp thường kỳ nội bộ kiểu như giao ban bằng một chuyện không đâu với những ẩn ý hay bằng các thủ tục chính thức, hoặc đi thẳng vào nêu mục đích và yêu cầu của cuộc họp. Đó là những cân nhắc thường được đưa ra trong mỗi tình huống giao tiếp công vụ mà vừa phải đảm bảo pháp luật, vừa có sự cân nhắc để phù hợp nhất với bối cảnh và đối tượng. Giao tiếp với đồng nghiệp không thể áp dụng giống như giao tiếp với công dân. Các yếu tố như đặc thù văn hóa vùng miền, thời điểm, mức độ quan tâm và hiểu biết về vấn đề chung cần được tính tới trong quá trình giao tiếp. Sự cứng nhắc trong ứng xử sẽ đe dọa đến hiệu quả giao tiếp. Tuy nhiên, sự linh hoạt chỉ đạt được 25 hiệu quả khi các giá trị chung về giao tiếp đó được hình thành và nhận thức chung. Việc vận dụng các nguyên tắc giao tiếp nói chung và nguyên tắc linh hoạt nói riêng vào một số nhóm đối tượng cụ thể như sau: * Giao tiếp với cấp trên: Một số sai lầm phổ biến trong mối quan hệ ghép này là: - Thiếu tự tin, rụt rè, sợ sệt. - Lệ thuộc, khúm núm, nịnh bợ. - Đẩy trách nhiệm lên cấp trên. - Thiếu tôn trọng, coi thường cấp trên. - Lợi dụng, trục lợi cá nhân. - Chống đối. - Nói xấu đồng nghiệp với cấp trên. - Ỷ lại. - Nói xấu, bôi nhọ cấp trên. - Kích động, gây phe phái xung quanh các quan hệ của cấp trên (với nhau) và với những người khác với cấp trên. Nguyên nhân của phần lớn các sai lầm trên xuất phát từ sự thiếu hiểu biết về lãnh đạo, quản lý, nhận thức sai lầm về vị trí của bản thân, hay nói chính xác hơn là sai lầm trong định vị bản thân, hoặc lạm dụng các mối quan hệ, cố tình vi phạm các giới hạn cho phép (chừng mực). Các yêu cầu chung đối với giao tiếp với cấp trên là: 26 - Phục tùng, tuân thủ cấp trên. - Tham vấn, can gián khi cần thiết và có thể. - Bảo vệ uy tín cấp trên. - Nỗ lực hiểu ý tưởng của cấp trên. - Không bè phái, cục bộ địa phương. - Cố gắng không tham gia vào những bất đồng giữa các cấp trên, giữa cấp trên với các đồng nghiệp khác. * Giao tiếp với cấp dưới: Một số lỗi thường gặp trong mối quan hệ giao tiếp này là: - Lên mặt, coi thường. - Không tin tưởng. - Tin nhưng không dùng, dùng nhưng không đãi ngộ, không phát triển năng lực. - Lạm dụng quyền lực để lợi dụng, cướp công. - Phân biệt đối xử, thiên vị, bao che hoặc trù dập, cô lập. Các yêu cầu chung đối với mối quan hệ này là: - Tin tưởng, tin dùng. - Có kế hoạch xây dựng năng lực cho cấp dưới. - Chủ động thiết lập quan hệ thân thiện với cấp dưới. - Quan tâm chân thành. - Công bằng trong đánh giá, thưởng phạt. - Sâu sát để nắm bắt thông tin, tâm tư. Trong quan hệ lãnh đạo, quan hệ giữa cấp 27 trưởng và cấp phó là một quan hệ đặc biệt, có tính quan trọng. Tuy nhiên, thực tiễn đang chứng kiến và cảnh báo những nguy cơ trong cách ứng xử của hai vai trong mối quan hệ này. Có thể chỉ ra một số nguy cơ như sau: - Không thống nhất quan điểm chỉ đạo. Đây chính là một trong những lý do quan trọng dẫn đến mất hiệu lực, hiệu quả điều hành do sự chống đối hoặc bất lực từ đội ngũ thừa hành. - Cạnh tranh sống còn, loại trừ, hạ bệ nhau. Biểu hiện này được cụ thể hóa thành các dạng sau: + Trưởng lấn lướt, phủ nhận, vô hiệu hóa phó. Đây là biểu hiện của thói độc đoán, gia trưởng, bảo thủ hoặc sự đố kị. + Phó vượt quyền, lấn sân trưởng. Đây là biểu hiện của thiếu hợp tác hoặc lòng tham. + Nói xấu nhau. Có thể nói, khi trưởng và phó đưa ra các bình luận tiêu cực về nhau, mọi nỗ lực khác về xây dựng đời sống tinh thần hay văn hóa công sở nơi làm việc có thể đều trở thành vô nghĩa. Trong trường hợp đó, thường thì nhân viên co cụm lại thành các nhóm và quyết định các mục tiêu, giá trị họ sẽ cùng nhau theo đuổi, vừa là để đối phó với sự bất đồng của cấp lãnh đạo, vừa là để bảo vệ an toàn cá nhân. Kết cục của các cách ứng xử tiêu cực trong mối quan hệ trên chính là hiện tượng chia bè, kéo phái. Sự cấu kết gắn với lợi ích cá nhân và lợi dụng các 28 mục tiêu thực thi công vụ thì kết cục tất yếu là sự tan rã quan hệ trong tổ chức, trong đó uy tín của nhiều thành viên, trước nhất là trưởng và phó đều bị giảm sút hoặc mất hẳn. Mỗi cá nhân trong mối quan hệ trên cần có khả năng phân tích và quản lý bản thân để nhận diện và hành động vì lợi ích đại cục và lợi ích chung của tổ chức. Cũng không thể bỏ qua trách nhiệm và năng lực của các bên liên quan trong việc tạo nên quan hệ hợp tác của hai đối tượng này, đặc biệt là vai trò của cấp trên cao hơn nữa. * Giao tiếp với đồng nghiệp: Một số lỗi thường gặp trong mối quan hệ giao tiếp này là: - Bon chen, cạnh tranh. - Đố kỵ, kèn cựa. - Ỷ thế cấp trên chèn ép đồng sự. - Dựng chuyện, đặt điều về đồng nghiệp với cấp trên. - Đùn đẩy trách nhiệm. Các yêu cầu chung đối với ứng xử với đồng sự là: - Hợp tác. - Nỗ lực hiểu và tôn trọng nhau. - Giúp đỡ nhau cùng học hỏi và tiến bộ. - Quan hệ lợi ích theo hướng đôi bên cùng có lợi. * Giao tiếp đối với công dân, doanh nghiệp: Trong bối cảnh đổi mới các hoạt động của chính 29 phủ, vai trò của công dân và doanh nghiệp đã thay đổi so với trong mô hình hành chính cai trị: - Là đối tượng phục vụ, nhưng trong một số trường hợp, trở thành “khách hàng” với nhiều quyền lựa chọn hơn giữa các nhà cung cấp dịch vụ công, trong đó có cả từ khu vực tư nhân. - Là đối tác: Cộng đồng và doanh nghiệp tư nhân có đủ năng lực để tham gia đối tác với Nhà nước trong cung ứng một số dịch vụ công nhất định, thông qua cơ chế hợp tác công - tư. Họ cũng trở thành đồng sở hữu của các chính sách công chứ không đơn thuần chỉ là đối tượng tác động của chính sách. - Là đối thủ cạnh tranh: Trong một số trường hợp đấu thầu cạnh tranh trực tiếp để cung ứng một loại dịch vụ công nhất định cho cộng đồng, doanh nghiệp tư nhân trở thành đối thủ cạnh tranh với các nhà thầu công. - Là tác nhân thay đổi: Khi dân trí tăng lên, tri thức công dân, tư duy tập thể được phát huy, nhất là với sự hỗ trợ của mạng xã hội nơi mọi công dân đều có cơ hội rèn luyện phát ngôn, trình bày quan điểm và tranh luận, công dân và doanh nghiệp không chỉ là một nguồn tạo ra nhu cầu chính sách mà còn là nguồn sáng kiến chính sách, phát triển cộng đồng, xã hội. Tiếp xúc với công dân và tổ chức, trong phần lớn các trường hợp, là khâu khởi đầu của quá 30 trình đáp ứng nhu cầu của công dân và tổ chức. Sự hài lòng đối với chính phủ không chỉ là mục tiêu của chính phủ mà còn là thước đo quan trọng nhất quyết định năng lực, uy tín, thậm chí sự tồn tại của một chính phủ. Sự hài lòng về quá trình giao tiếp là một tiêu chí của sự hài lòng của công dân đối với nền công vụ. Chính vì vậy, giao tiếp với công dân và tổ chức là nội dung quan trọng nhất trong hoạt động giao tiếp với bên ngoài của cán bộ, công chức (bên cạnh việc giao tiếp với các cơ quan hữu quan - đối tác, các nhà tài trợ,...). Một số điểm lưu ý khi tiếp xúc với công dân là: - Mang tính tình huống: Giao tiếp với công dân mang tính trực tiếp, gắn với sự đa dạng về bối cảnh, tình huống, đối tượng, nhu cầu và thái độ. Trong rất nhiều trường hợp, hoạt động tiếp công dân được yêu cầu diễn ra tại chỗ, ngay tức khắc chứ không cho phép trì hoãn. Các biện pháp trì hoãn chỉ được sử dụng trong một giới hạn nhất định khi đối tượng rơi vào các trường hợp khó kiểm soát được hành vi như trong tình trạng say rượu,… - Hoạt động tiếp dân chịu áp lực cao: về thời gian, về tính phức tạp của tình huống cần xử lý (nhất là liên quan đến các tranh chấp về sở hữu), các can thiệp của giới truyền thông. - Dân trí và trông đợi của công dân, doanh nghiệp ngày càng cao vì vậy, cần thường xuyên cải cách hành chính, và quá trình thực thi công vụ. 31 Ví dụ như cấp giấy phép qua mạng; cung cấp các máy tính nơi tiếp dân để phục vụ tra cứu tại chỗ; đáp ứng nhu cầu thông tin hoặc trả lời thắc mắc qua thư điện tử. g) Tôn trọng quy luật tâm lý, thể chất Có một số vấn đề về tâm lý mà các bên tham gia giao tiếp dễ mắc phải như tâm lý chủ quan, độc quyền, gây khó dễ từ phía cán bộ, công chức và tâm lý e ngại, lo sợ bị gây khó khăn,… từ phía công dân hoặc doanh nghiệp. Thay đổi được tâm lý này đòi hỏi sự chuyển biến sâu sắc và thực chất trong nhận thức về vai trò của Chính phủ trong đời sống xã hội và kèm theo đó là các chính sách cụ thể. Các hoạt động giao tiếp diễn ra trong một khoảng thời gian dài cũng cần tính đến các phản ứng, nhu cầu nhất định về thể chất theo quy luật chung của cơ thể. Chính vì vậy, khi tổ chức hội họp, sự kiện diễn ra trong khoảng vài giờ đồng hồ trở lên thì các vấn đề như nước uống, khu vệ sinh, giải lao giữa giờ, thay đổi hoạt động,… là các biện pháp quan trọng cho phép và hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin được diễn ra một cách hiệu quả. h) Thẩm mỹ hành vi Nguyên tắc này đòi hỏi các hành vi giao tiếp không chỉ đúng mà còn phải đẹp. Ví dụ, chỉ tay vào một ai đó để giới thiệu làm quen thì nên dùng cả bàn tay chụm, hơi chúc xuống, hướng về phía người 32 được kể đến chứ không nên dùng đồ vật hay một ngón tay chỏ chỉ thẳng vào mặt họ; không có những hành động như ngoáy mũi, gãi lưng, cậy móng tay,... trước mặt người khác. Để đảm bảo giao tiếp đúng và đẹp, sự hiểu biết về giao tiếp đa văn hóa là hết sức quan trọng. Các yếu tố khác như maket, sân khấu, bài trí trên bàn đại biểu, ngoài tính khoa học còn cần có tính thẩm mỹ. 5. Đánh giá hiệu quả giao tiếp công vụ Việc đánh giá hiệu quả giao tiếp là công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và tốn kém. Hiệu quả giao tiếp có thể được đánh giá ở hai cấp độ khái quát và cụ thể. Ở cấp độ khái quát, có thể đánh giá về mức độ tương thích và đóng góp của giao tiếp công vụ đối với việc đạt được các mục tiêu công vụ. Giao tiếp công vụ có được nhận thức và tổ chức ở cấp độ chiến lược trong quá trình công vụ không? Hình thức và nội dung các thông điệp chính sách, phát ngôn, hành vi của công chức,… trong quá trình công vụ có tương ứng với nhau không? Các thông điệp hay “lời nói” trong điều hành công vụ có tương thích với “việc làm” không? Ở cấp độ cụ thể, có thể đánh giá hiệu quả giao tiếp công vụ theo các mức độ từ đơn giản đến phức tạp như sau: 33 Một là, thông điệp được gửi đi. Cấp độ đầu tiên và đơn giản nhất của giao tiếp là khi bên tham gia giao tiếp chuyển được thông điệp đi bằng các cách như nói ra, văn bản giấy mời hội họp, sự kiện hoặc ra dấu bằng một cử chỉ, điệu bộ cơ thể. Tuy đây là cấp độ đơn giản nhưng không dễ dàng, đôi khi xảy ra một số tình trạng: văn bản đã được ban hành nhưng quên hoặc cố tình không chuyển đi; thông điệp được gửi đi hoặc văn bản được chuyển đi mà không tạo ra những hiệu ứng như trông đợi cũng phần nào liên quan đến mức độ hiệu quả này. Trong đó đôi khi thông điệp được đưa ra cũng không có tác dụng, thậm chí còn tệ hơn là chưa có thông điệp. Khi điều hành, chủ trì hội họp hoặc sự kiện, do có rất nhiều phát biểu và vấn đề nảy sinh, được trao đổi trong thảo luận, tham luận, nên để tránh tình trạng quên, sót nội dung thì người chủ trì cần rèn luyện kỹ năng ghi nhớ, ghi chép và tổng hợp ý kiến. Hai là, thông điệp đến được đối tượng. Cấp độ hiệu quả tiếp theo là khi đối tượng giao tiếp (Bên nhận) nhận được thông điệp hoặc văn bản đến được địa chỉ xác định. Thông điệp bằng lời hoặc điệu bộ, cử chỉ không đến với bên nhận nếu bên nhận đang không tập 34 trung hoặc không chủ tâm đón nhận. Trong trường hợp thông điệp bằng văn bản thì đây là trường hợp văn bản đến được tay người nhận nhưng do vô ý hoặc cố ý không đọc nội dung, giấy mời hội nghị có thể được bóc, được vào sổ, đánh số đến cho văn bản và chuyển đến tay người cần được nhận nhưng người nhận không (kịp hoặc quên) đọc văn bản. Điều này có thể xảy ra đối với các giấy mời các hộ dân cư trên địa bàn. Hội họp và sự kiện diễn ra trong một không gian rộng và đông người nên khả năng tập trung có thể bị ảnh hưởng, nhất là khi có nhiều bên liên quan khác nhau về động lực hiện diện và tham gia thảo luận. Bên cạnh đó, thói quen lướt mạng trong khi dự sự kiện cũng là một cản trở để các ý kiến đến được với tất cả các đại biểu và được tiếp nhận. Các yếu tố kỹ thuật như micrô, tai nghe, chọn các phòng có khả năng cách âm,... cũng giúp thông điệp dễ tiếp cận đại biểu hơn. Ba là, thông điệp được đối tượng tiếp nhận. So với cấp độ trên, thông điệp giao tiếp đã tiến được một bước xa hơn trong đó bên nhận đã tính đến sự tồn tại của thông điệp và chủ ý của bên gửi. Đối tượng có thể có những thái độ thể hiện đã nhận được thông điệp như gật đầu, hướng mình và ánh mắt về bên gửi, phản hồi lại email của bên gửi, 35 phúc đáp bằng văn bản; liên hệ với Ủy ban và khẳng định là sẽ đến dự theo giấy triệu tập/giấy mời hoặc trình bày lý do vắng mặt. Bốn là, đối tượng thay đổi quan điểm do tác động của thông điệp. Dưới tác động của thông điệp, bên nhận có thể thay đổi nhận thức và quan điểm về những vấn đề nhất định. Ví dụ, sau khi dự sự kiện phối hợp giữa chính quyền địa phương và cộng đồng sở tại để đẩy mạnh mức độ tự quản của cộng đồng trong bảo vệ môi trường, không bỏ rác bừa bãi, dân cư trong cộng đồng có thể thay đổi nhận thức về giờ đổ rác, cách phối hợp với công ty vệ sinh môi trường. Tuy nhiên, không phải bao giờ thông điệp cũng được chấp nhận vì có thể mục đích giao tiếp, cách thức giao tiếp và tư tưởng của các bên tham gia giao tiếp cũng chưa phù hợp với nhau. Chính vì vậy, cần phối hợp nhiều phương thức và công cụ giao tiếp. Năm là, đối tượng thay đổi hành động do tác động của thông điệp. Trong thực thi công vụ, phần lớn các thay đổi cụ thể cần được thể hiện ở cấp độ hành động thực tiễn. Tuy nhiên, từ thay đổi nhận thức đến thay đổi hành động là cả một chặng đường. Có nhiều yếu tố cản trở sự thay đổi dưới tác động của một thông điệp từ một công chức hay một công sở nào đó. Có thể viện 36 dẫn các lý do như sự nhận thức thiếu đúng đắn, thiếu năng lực hành động, sự thiệt hại lợi ích cá nhân, hay sự đố kị cá nhân,... Do vậy, khi công dân hoặc công chức có thể nói ủng hộ một chính sách, một sáng kiến nào đó mà không có hành động thiết thực để thể hiện sự ủng hộ đó. Người dân cũng có thể tham gia tích cực hơn các hoạt động chung của cộng đồng trên địa bàn, gương mẫu trong gia đình trong đảm bảo an toàn, vệ sinh tại các địa điểm công cộng,... Đối tượng giao tiếp chỉ thay đổi hành động khi họ thực sự tin là thay đổi này hợp lý. Trong rất nhiều trường hợp, “tính hợp lý” trên bị quy định bởi nhu cầu thỏa mãn lợi ích cá nhân, chính yếu tố này quyết định hành động của cá nhân. Sáu là, đối tượng thay đổi hành vi như chủ thể mong đợi. Đây là cấp độ cao hơn của hành động như chủ thể thông điệp trông đợi. Hành động giao tiếp đều hướng tới một hoặc những mục đích nhất định như để biết, để hiểu, để hành động hoặc cộng tác. Trong rất nhiều trường hợp, hiệu quả giao tiếp đạt được các mức độ trên mà không đạt được kết quả ở mức độ này, hoặc được tìm cách thể hiện, “biến báo” như là đạt được ở mức độ này. Việc thực hiện các “ma thuật” trong báo cáo và đánh giá kết quả hoạt động chính là một ví dụ cụ thể về trường hợp này. 37 Bảy là, đối tượng lặp lại hành vi theo chỉ dẫn như mong đợi. Đây là cấp độ thể hiện sự hiểu biết về thông điệp, tin vào nội dung thông điệp và thực hiện thường xuyên trên thực tế, trở thành thói quen. II- QUAN NIỆM VỀ HỘI HỌP VÀ SỰ KIỆN 1. Các sự kiện trong đời sống công vụ Có thể quan niệm sự kiện là việc xảy ra có tầm quan trọng nhất định. Mỗi việc, vụ việc xảy ra trong tổ chức có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức và cách thức đạt được điều đó một cách cụ thể thì được coi là sự kiện. Theo tiêu chí mục tiêu có: - Sự kiện trực tiếp phục vụ chuyên môn, thực hiện sứ mệnh của tổ chức: Các cuộc họp giao ban, hội nghị sơ kết, tổng kết công tác, họp liên tịch định kỳ, đại hội công nhân viên chức. - Sự kiện liên quan đến chính thức sử dụng cơ sở vật chất, chủ yếu là trụ sở, nơi làm việc,... như khai trương, cắt băng khánh thành, khánh thành trụ sở, động thổ, khai trương phòng thiết bị đặc biệt,... - Sự kiện đánh dấu các mối quan hệ: các cuộc thăm viếng của lãnh đạo cấp cao, đối tác,... - Sự kiện liên quan đến lịch sử tổ chức: Ví dụ 38 lễ kỷ niệm ngày thành lập, lễ kỷ niệm ngày truyền thống của Ủy ban nhân dân,... - Sự kiện liên quan đến cơ cấu hoặc/và nhân sự của tổ chức: lễ công bố các quyết định quan trọng về cơ cấu, nhân sự mới, quan trọng: bổ nhiệm; lễ tôn vinh các cá nhân có thành tích đặc biệt như 40 năm tuổi đảng; lễ nhận các danh hiệu cao quý của Đảng, Nhà nước hay địa phương trao tặng,... - Sự kiện liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức: lễ khai trương một sản phẩm mới của tổ chức như một chương trình đào tạo, bồi dưỡng mới, một phòng dịch vụ, tư vấn mới; hội chợ, triển lãm; hội chợ việc làm,... - Sự kiện liên quan đến các hoạt động phong trào hoặc hoạt động văn hóa - xã hội mang tính thời sự: như Phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”,... - Sự kiện nhằm thu hút hoặc huy động quỹ, gây quỹ vì các mục đích cụ thể như: từ thiện, ngày hội hiến máu nhân đạo, ủng hộ đồng bào vùng lũ lụt,... Nhìn từ góc độ quản lý sự kiện liên quan đến mọi chức năng (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra), mọi giai đoạn (ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định) của quản lý. Theo tiêu chí tần suất, có sự kiện mang tính định kỳ (diễn ra hằng tháng, hằng tuần,... lớn thì như kỷ niệm ngày thành lập, nhỏ thì như hội họp,...) và sự kiện mang tính bất thường. 39 Theo tiêu chí quy mô, có sự kiện mang tính toàn diện, tổng thể, ảnh hưởng đến mọi khía cạnh đời sống của tổ chức, mọi đơn vị (như việc một người lãnh đạo mới được bổ nhiệm, công bố một phương thức hoạt động mới,...). Theo tính chủ động, có sự kiện do tổ chức chủ động, có sự kiện do bên ngoài (mang tính tương đối) đem đến. Ví dụ như việc bổ nhiệm một người đứng đầu tổ chức từ bên ngoài về hay việc bầu lên một người từ trong nội bộ. Cho dù khác nhau về tính chất, quy mô, ảnh hưởng,... các sự kiện, đều ảnh hưởng đến đời sống của tổ chức và là một phần không thể thiếu của tổ chức. Nhìn bề ngoài, đời sống tổ chức có thể đang diễn ra một cách thường nhật, bình lặng, nhưng nó đang trong quá trình tiến tới các sự kiện tiếp theo. Các sự kiện này xâu chuỗi nhau, ghi lại những dấu ấn trong lịch sử tổ chức và phản ánh rất nhiều về tổ chức. Sự kiện của tổ chức thường hội tụ các đặc điểm sau: - Chủ thể là tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền trong tổ chức hoặc các bên hữu quan của tổ chức. - Thu hút được sự chú ý, quan tâm của một số đông thành viên của tổ chức tham gia làm nên sự kiện và chứng kiến sự kiện. Như vậy, sự kiện là các hình thức biến thái của hội họp - nơi tập hợp từ hai người trở lên nhằm thỏa mãn nhu cầu 40 thông tin hoặc tác động đến một hoặc các bên liên quan. - Dẫn đến các ảnh hưởng lan tỏa về thái độ hoặc một loạt hành động tiếp theo trong tổ chức. Có thể gắn với các bước ngoặt của tổ chức hoặc cá nhân một số thành viên. - Việc tổ chức sự kiện hoặc giải quyết các vấn đề trong hoặc sau sự kiện đòi hỏi đầu tư về tâm sức, tài chính nhiều hơn so với các công việc thường nhật. Sự kiện trong Ủy ban nhân dân nói riêng hay các tổ chức nói chung có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Sự kiện có thể xảy ra một cách ngẫu nhiên hoặc có chủ đích, theo kế hoạch, có thể do nhiều chủ thể khác nhau tạo ra. Tuy nhiên, từ góc độ quản lý thì các sự kiện chủ yếu phải nằm trong kế hoạch và ở tình trạng “kiểm soát được”. Có thể nói, sự kiện rất đa dạng về hình thức thể hiện. Tuy nhiên, có một điểm chung trong đó là sự tham gia, có mặt của nhiều người làm nên sự kiện và chứng kiến sự kiện. Họp: Họp là một hình thức tập hợp từ hai người trở lên, giao tiếp trực tiếp, đối mặt, chủ yếu bằng ngôn ngữ nói để chia sẻ, truyền đạt thông tin, cảm xúc hoặc cùng bàn bạc để ra giải pháp cho một vấn đề nào đó. Họp là sự kiện rất phổ biến trong đời sống con người nói chung và trong nội dung công việc quản 41 lý, điều hành nói riêng. Hội họp là một hoạt động phổ biến cả trong đời sống hằng ngày và trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng, nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Hội họp có thể mang tính tự phát, ngẫu hứng hoặc được tổ chức. Hội họp có tổ chức do các chủ thể là các tổ chức tiến hành và cụ thể là hoạt động hội họp do cơ quan, đơn vị quản lý nhà nước tiến hành. Có thể phân chia hội họp và sự kiện ra thành nhiều loại khác nhau thông qua cách sử dụng các tiêu chí khác nhau. - Căn cứ vào mục đích: có họp để lấy ý kiến vào các dự thảo hoặc ra quyết định, để thông báo quyết định, thông qua hoặc thông báo kế hoạch triển khai thực hiện quyết định, sơ kết, tổng kết quá trình thực hiện quyết định,… Hội họp trong quản lý, điều hành bao gồm các hình thức như sau: họp tham mưu tư vấn, họp chuyên môn, họp giao ban, họp tập huấn, triển khai, họp (hội nghị) tổng kết hằng năm, họp (hội nghị) sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề. - Căn cứ vào mức độ thường xuyên của họp có thể có họp thường xuyên (thường niên, hằng tháng, hằng tuần,...) và họp đột xuất. - Căn cứ vào đối tượng tham gia: có thể có họp toàn thể hoặc họp trong nhóm nhỏ (phòng, ban, đơn vị); 42 họp kết hợp các thành phần, bao gồm cả các nhà lãnh đạo và nhân viên, hoặc họp lãnh đạo,… - Căn cứ vào quy mô nói chung: có thể có họp và hội nghị. Bên cạnh đó, các loại hội họp khác nhau được thiết kế hướng tới các mục tiêu cụ thể khác nhau. Có thể phân loại hội họp thành các loại khác nhau trên cơ sở sử dụng các tiêu chí khác nhau: - Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý: hội họp để bàn bạc, ra quyết định; để phổ biến, tuyên truyền các quyết định hoặc công bố quyết định; hội họp để đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định; để sơ kết, tổng kết việc thực hiện các quyết định. - Căn cứ vào mức độ chính thức: hội họp chính thức, có chương trình nghị sự, có phân công trách nhiệm; và họp không chính thức. - Căn cứ vào mức độ thường xuyên. - Căn cứ vào tiêu chí về phương thức, công cụ chính trong tổ chức sự kiện, có: + Truyền thống và hiện đại (truyền khẩu, hội họp đa phương tiện,...). + Vật chất - con người: Khi một nhân vật nổi tiếng bàn luận hoặc sử dụng một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó của tổ chức. + Tĩnh - động (văn bản, tài liệu in ấn, các báo cáo, tờ rơi/thuyết trình, video clips, hội nghị, hội thảo, các cuộc viếng thăm, các phóng sự truyền thông, các 43 lễ kỷ niệm, họp báo, giao lưu, các giải thưởng...) hoặc kết hợp (email, trưng bày, triển lãm). + Trực tiếp - gián tiếp (truyền thông đại chúng truyền thông trực tiếp). + Ngôn từ - phi ngôn từ. - Căn cứ vào chủ thể triệu tập cuộc họp: Cuộc họp của Ủy ban nhân dân hoặc họp liên tịch. Semina: Đây là hình thức tập hợp của một nhóm nhỏ người trong thời gian ngắn để trao đổi, thảo luận các nội dung chuyên đề hoặc gắn với mục đích và chương trình dài hơn nào đó của đào tạo, bồi dưỡng. Tọa đàm: Là hình thức tập hợp của một nhóm người nhằm trao đổi, thảo luận về một vấn đề, chủ đề cụ thể nào đó. Dấu hiệu quan trọng để phân biệt hình thức tập hợp này với các hình thức khác là ở chỗ hình thức này thường gắn liền với một sự kiện, một tuyên bố hoặc một chương trình khác. Dấu hiệu đặc thù khác nữa của hình thức này là sự trao đổi qua lại hai chiều, và thường có mức độ gần gũi, thân mật và không chính thức cao hơn so với các hình thức như hội thảo, hội nghị. So với hình thức họp, có thể hình dung dòng thông tin từ chủ tọa đến các đại biểu là rất nhiều và hướng tới các quyết định mang tính tập thể, trong khi ở tọa đàm, 44 các quan điểm, ý kiến có thể rất khác nhau, thuộc nhiều luồng, từ nhiều góc độ được đưa ra. Chính vì vậy, hình thức tọa đàm này có khi còn được trình bày dưới một hình thức mềm mại, ít chính thức hơn nữa là trao đổi. Ngoài ra, tọa đàm còn là một phần của sự kiện hội họp lớn hơn như hội thảo, trong đó, sau khi nghe phiên chính hoặc báo cáo chung, hoặc báo cáo đề dẫn chung của hội thảo thì các đại biểu được chia thành các nhóm nhỏ trên cơ sở các tiểu chủ đề của hội thảo. Hội nghị: Hội nghị có hai hình thức là: hội nghị hành chính hoặc chuyên ngành và hội nghị khoa học. Hội nghị khác họp ở chỗ: + Nội dung, xét cả về phạm vi và tầm quan trọng, thường lớn hơn nhiều so với họp thông thường. Ví dụ, người ta có thể tổ chức hội nghị tổng kết công tác hằng năm hoặc tổ chức hội nghị chuyên ngành trong đó các vấn đề mang tính chiến lược sẽ được đem ra bàn bạc; trong khi các vấn đề mang tính ngắn hạn hoặc sự vụ có thể được đề cập ở các cuộc họp thường ngày khác. + Phạm vi đối tượng thường rộng hơn. Trong hội nghị, khách mời có thể từ nhiều ngành, nhiều địa phương,… + Chi phí, đầu tư về tài chính và vật chất thường lớn hơn nhiều so với họp. 45 Cần phân biệt hội nghị hành chính với hội nghị khoa học hay các loại hội nghị khách hàng khác do mục tiêu và đặc thù về quy trình, cách tiếp cận, cũng như các công cụ được sử dụng là khác hẳn nhau. Thông thường, đây là một sự kiện lớn, có thể tập hợp đến hàng trăm hoặc hàng nghìn người. Hội nghị thường kéo dài vài ngày và có thể có một chương trình nghị sự phức tạp, việc triển lãm hoặc trình bày các sản phẩm (nghiên cứu, sản xuất). Ví dụ của hình thức này là các hội nghị thi đua,... Có hai hình thức chính của hội nghị: Hội nghị hành chính gắn với các vấn đề, các chức năng và nhiệm vụ quản lý, điều hành; trong khi hội nghị khoa học (xem phần hội thảo khoa học) cũng gắn với mục đích và nội dung khoa học nhưng xuất phát từ góc độ hành chính, điều hành nên chủ yếu là để bàn bạc các vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động khoa học hơn là đi sâu giải quyết các vấn đề khoa học, học thuật. Hội nghị chuyên đề liên quan đến việc hoạch định hoặc thực thi chính sách, trong khi hội nghị khoa học cũng có thể phục vụ hoạt động hoạch định và thực thi chính sách nhưng từ góc độ nghiên cứu, ví dụ như cung cấp luận chứng khoa học hoặc tập hợp bằng chứng thực tiễn cho việc ban hành chính sách. Bên cạnh đó, hội đàm là hình thức tập hợp ở cấp quốc tế trong đó các thành phần tham gia (thường chỉ các đại diện từ chính phủ hoặc các tổ chức lớn) trao đổi, bàn bạc về một vấn đề nhất định. 46 Hội thảo: Hình thức này được sử dụng phổ biến để chỉ hoạt động tập hợp rộng rãi nhiều người liên quan đến vấn đề học thuật, nghiên cứu khoa học hoặc đề xuất và đánh giá chính sách. Hình thức chủ yếu để đạt được mục đích là chia sẻ và thảo luận. Nó liên quan đến việc thảo luận về một hoặc một số chủ đề cụ thể, trao đổi ý tưởng, quan điểm hoặc để giải quyết những vấn đề nhất định. 2. Vai trò của hội họp, sự kiện Đối với cơ quan, đơn vị Tổ chức sự kiện thường bao gồm cả mục tiêu hướng ngoại và mục tiêu hướng nội. Đối với mục tiêu hướng ngoại, tổ chức sự kiện có thể được xem như là một cách marketing và truyền thông cho tổ chức; bên cạnh đó, tổ chức sự kiện còn: - Giúp giới thiệu về tổ chức: hiểu biết về tổ chức và con người của nó; khuếch trương hình ảnh hoặc hoạt động của tổ chức. - Là một kênh giúp thiết lập hoặc duy trì quan hệ với công chúng của tổ chức: nhận diện lại, củng cố thêm hoặc “hâm nóng” lại mối quan hệ đối với một đối tượng nào đó và đối thoại giữa tổ chức và công chúng của nó. - Thu hút sự quan tâm, ủng hộ cho các mục tiêu cụ thể như: duy trì hình ảnh, hiểu biết, giới thiệu cơ cấu mới (sản phẩm của tái cấu trúc), sản 47 phẩm, dịch vụ mới, tìm kiếm và tác động đến các đối tác tiềm năng,... - Huy động sự giúp đỡ về tinh thần, vật chất (kêu gọi đầu tư hoặc gây quỹ). - Giúp “tái cấu trúc” nội bộ theo một số nghĩa. Đối với PR nói chung, hay tổ chức sự kiện nói riêng, mục tiêu hướng ngoại là nổi trội với một tư duy ngầm định là để ra bên ngoài với một hình ảnh, tiếng nói, phong cách tích cực như vậy đương nhiên nội bộ là tích cực hoặc phải gắn kết hiệu quả một cách tương ứng. Trong cách nhìn nhận đó, có thể chỉ ra rằng tổ chức sự kiện là một hợp phần của PR, có tác động kép lớn, quan trọng đối với tổ chức, trong nội bộ và công chúng. - Giúp gắn kết nội bộ. - Làm mới, sinh động đời sống làm việc của tổ chức. - Khơi dậy, khích lệ tiềm năng của cá nhân và đơn vị. - Giáo dục, khơi dậy niềm tự hào về tổ chức. Đối với tổ chức, với tư cách tổng thể, các sự kiện tiếp nối nhau và kết hợp với nhau tạo thành đời sống thực sự và đầy đủ của tổ chức. Các sự kiện, dù được thiết kế một cách công phu, có chủ đích, hay xảy ra một cách ngẫu nhiên, ngoài dự kiến, ở mức độ nào đó đều nằm trong một chuỗi thống nhất các hành động thực tiễn hướng đích, hướng tâm trong đời sống tổ chức. 48 Các sự kiện nằm trong kế hoạch, bất kể kết quả và hiệu quả của chúng, luôn là các nỗ lực cụ thể để thực hiện sứ mệnh hay chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, hiện thực hóa các cam kết của tổ chức. Chính vì vậy, tần suất hay sự hiện diện của các sự kiện là một biện pháp nhắc nhở các thành viên về mục tiêu của tổ chức và mối liên hệ của họ với tổ chức. Thực tế này, do vậy, được xem như là một tiêu chí để đánh giá tính khả thi hay dự báo mức độ thành công của sự kiện. Đối với cá nhân - Các sự kiện làm người ta hiểu rõ hơn về nhiệm vụ, sứ mệnh của tổ chức, các mục tiêu của cá nhân,... trong tổ chức và cách thức đạt được mục tiêu cũng như thực hiện sứ mệnh của tổ chức. - Sự kiện, do vậy, phản ánh năng lực và tâm huyết của các thành viên, mà trước hết là của các nhà lãnh đạo đối với tổ chức và các thành viên khác. - Nhắc nhở cho các cá nhân về sứ mệnh của tổ chức. - Cho phép họ nhìn nhận, khám phá rõ hơn, khách quan hơn những thế mạnh và điểm yếu của cá nhân hoặc đơn vị. - Hạn chế sự nhàm chán, buồn tẻ do những công việc thường nhật có thể mang đến. - Cung cấp cho họ cơ hội để phát triển cá nhân: Sự thay đổi và mở rộng tạm thời bối cảnh cụ thể 49 trong đó các cá nhân hoạt động giúp kích hoạt các yếu tố làm thay đổi cách thức làm việc, cách thức thể hiện bản thân và mức độ cống hiến đối với tổ chức, cộng đồng và đất nước. Đối với các nhà lãnh đạo Về cơ bản, sự kiện nói chung, hay hội họp nói riêng là một cơ hội cho phép các lãnh đạo: Một là, phát huy trí tuệ tập thể. Một trong những ý nghĩa quan trọng nhất của việc tổ chức hội họp là nhằm giảm thiểu các nguy cơ của căn bệnh độc đoán, duy ý chí của các cá nhân nói chung và của giới lãnh đạo nói riêng. Trong hội họp, các ý kiến tranh luận, phân tích, đồng thuận hay phản bác,... đều đáng ghi nhận, xem xét ở khía cạnh nó gợi mở các vấn đề. Hai là, thống nhất nhận thức, quan điểm. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn tới các vấn đề trong tiến trình thực thi hoặc chúng ta bế tắc vào khâu cuối cùng, khâu đánh giá, trong đó có nguyên nhân rất thường gặp là các thành viên không thống nhất cách nhìn nhận vấn đề, thậm chí cách hiểu về những khái niệm liên quan cơ bản nhất. Tình trạng này có thể được khắc phục thông qua nhiều biện pháp, trong đó có hội họp. Các câu hỏi, sự thắc mắc hay các gợi ý sẽ có cơ hội được giãi bày, chia sẻ, không chỉ giúp cá nhân đang quan tâm có thể được giải đáp, chia sẻ mà kể cả các cá nhân đang tưởng là mình đã nắm rất rõ vấn đề cũng có thể hiểu 50 thêm mang tính bản chất. Các nhà lãnh đạo, khi điều hành cuộc thảo luận hay giải đáp các câu hỏi, các quan tâm cũng có thêm cơ hội để nhìn nhận vấn đề một cách toàn cục hơn, ý thức hoặc hình dung được các nguy cơ chệch hướng, xa rời trọng tâm,... khi vấn đề được đưa vào thực hiện. Ba là, thúc đẩy quá trình giao tiếp trong tổ chức. Các tổ chức dù rất khác nhau về quy mô và mục tiêu, nhưng chúng đều là các cơ thể sống động. Sự gắn kết, liên quan, phụ thuộc và hỗ trợ nhau của các bộ phận trong cơ thể sống đó được thực hiện chủ yếu thông qua giao tiếp. Do vậy, có thể ví giao tiếp như toàn thể huyết mạch trong cơ thể. Hội họp là một hình thức biểu hiện cụ thể của giao tiếp trong tổ chức. Quan sát cách thức tổ chức, điều hành hội họp, cách các cá nhân và nhóm tương tác trong quá trình hội họp, ta có thể hình dung được kiểu giao tiếp của tổ chức, nhận thức của tổ chức, nhất là các nhà lãnh đạo về vị trí của giao tiếp trong việc đạt được mục tiêu, định hướng nội dung giao tiếp. Hội họp cũng là một con đường quan trọng để phát triển quá trình giao tiếp của tổ chức. Hội họp là diễn đàn để trao đổi, chia sẻ, tranh luận là một cơ hội tốt để tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, tạo nhóm và củng cố nhóm. Trong quá trình hội họp, các cá nhân có cơ hội để giao lưu trực tiếp với nhiều người theo nhiều cách. 51 Trong giờ họp chính thức, các cá nhân có cơ hội nghe, quan sát một cá nhân nào đó trình bày quan điểm (qua báo cáo, hay ý kiến phát biểu), và thể hiện quan điểm, thái độ đối với các thành viên khác. Trong lúc giải lao, các cá nhân có cơ hội tiếp cận những người mà ngày thường do bận bịu công việc hoặc do khoảng cách mà họ ít có cơ hội nói chuyện. Các cá nhân nên trân trọng và tận dụng một cách tốt nhất mỗi cơ hội trong hội họp để xây dựng hoặc điều chỉnh diện mạo, hình ảnh của mình trước công chúng. Thể hiện bản thân không nhất thiết phải bằng ngôn ngữ, sự yên lặng lắng nghe cũng thể hiện được bản thân là người có lòng tự trọng và có sự tôn trọng người khác. Các nhà lãnh đạo có thể coi đây như một cơ hội để kết nối các cá nhân, thậm chí dung hòa, xoa dịu các quan hệ nào đó đang căng thẳng, ví dụ thông qua việc mời thêm người này người kia vào nhóm trò chuyện, tạo ra không khí tự nhiên để các cá nhân bắt chuyện. Bốn là, tạo áp lực hành động. Trong rất nhiều trường hợp, hội họp là nơi đề xuất, hứa hẹn thực thi được đưa ra. Chính sự hiện diện của các bên khi đó đã tạo nên áp lực buộc các bên thực hiện các cam kết đã đạt được. Năm là, cung cấp cơ hội rèn luyện năng lực tư duy. Đối tượng mà cá nhân hướng tới khi trình bày, chia sẻ quan điểm trong đời sống làm việc hằng 52 ngày có thể chỉ là một, hai người cụ thể. Tuy nhiên, trong hội họp, cá nhân trình bày ý kiến trước sự chứng kiến và quyền bình luận, đánh giá một cách chính thức của tất cả những ai hiện diện tại phòng họp, không kể các bình luận không chính thức kéo theo sau đó. Do vậy, so sánh với việc nói chuyện, chia sẻ quan điểm với cá nhân nào đó trong bối cảnh không phải là đông người như lúc họp, các cá nhân có xu hướng cẩn trọng hơn trong việc trình bày quan điểm, cách tư duy về kết cấu lời phát biểu sẽ phải khác đi. Với bản thân, áp lực nói cho phù hợp và nói một cách thuyết phục trong hội họp sẽ giúp cá nhân cân nhắc một cách cẩn trọng cách trình bày, nội dung trình bày, lựa chọn thời điểm trình bày và quan trọng nhất là xác định vị trí của mình và vị trí của người nghe. Đó là quá trình phân tích bản thân và đối tượng cực kỳ quan trọng. Sự cân nhắc, ý thức sâu sắc, đúng đắn, thậm chí sự lo sợ, hồi hộp đều giúp mài sắc tư duy cho họ. Sáu là, cung cấp cơ hội đánh giá các quan hệ nhân sự. Trong tổ chức, có hai thuật ngữ được sử dụng để phản ánh cách thức liên kết không chính thức, hay còn gọi là “mềm”, trong nhóm trong quá trình thực thi, là “êkíp” và “cánh hẩu”. Ê kíp được sử dụng với nghĩa tích cực, còn “cánh hẩu” hàm ý tiêu cực hơn. Cả hai kiểu phối 53 hợp này đều phản ánh một cơ chế tạo nhóm của một số người nhất định, trong quá trình làm việc, có một số điểm chung với nhau và sự phối hợp này có tác dụng nhất định với các thành viên. Hai cơ chế này giống nhau ở một vài điểm. Một là, điểm chung giữa các thành viên có thể rất đa dạng, và không nhất thiết phải liên quan đến chuyên môn. Ví dụ, họ có thể có chung sở thích, đồng hương, đồng môn, có con học chung một trường, cùng làm một nhóm công việc,... Hai là, một cách không chính thức và tự nhiên, họ tiến lại với nhau, tập hợp với nhau thành một nhóm nơi làm việc. Nhóm này có tác động đến quá trình chia sẻ ý tưởng, làm việc, thậm chí quá trình thành đạt của các cá nhân. Chính điểm này chỉ ra sự khác biệt giữa “ê kíp” và “cánh hẩu”. Trong “êkíp”, mục tiêu nhóm (dù được nói ra thành lời hay chỉ ngầm hiểu) cũng như cách thức hoạt động của nhóm mang tính chính thống, đúng đắn,... và sự tồn tại của nhóm hỗ trợ quá trình đạt được mục tiêu chính thức của tổ chức và các nhiệm vụ của cá nhân. Còn trong “cánh hẩu”, mục tiêu nhóm thường là các vị trí lãnh đạo, các “ghế” trong nấc thang danh vọng và con đường để đạt được điều đó có thể là bất cứ gì: tiền bạc, dựng chuyện, bôi nhọ, sự đe dọa, sự lừa gạt, thủ đoạn tráo phiếu bầu,... Các biểu hiện này thường rất dễ nhận thấy. Hội họp là cơ hội làm bộc lộ hoặc phản ánh rõ ràng các cơ chế, các nhóm kiểu như trên. 54 Đằng sau những bình luận về ý kiến phát biểu của người khác, có thể có rất nhiều ẩn ý hoặc thái độ đối với cá nhân người phát biểu chứ không chỉ đơn thuần là về nội dung lời phát biểu. Người trong cuộc thường dễ nhận biết vấn đề. Nhưng đây là một thách thức đối với người ngoài cuộc và nhất là các nhà lãnh đạo. Quan trọng hơn, đây là lúc các nhà lãnh đạo thể hiện bản lĩnh, sự nhạy bén và các kỹ thuật xử lý xung đột và tạo nhóm. Bảy là, cung cấp cơ hội đánh giá năng lực cá nhân và đội ngũ. Kể từ khi một cuộc họp bắt đầu đã có thể nhìn thấy thái độ kỷ luật của những người tham dự. Trong quá trình báo cáo, trình bày và thảo luận các vấn đề nội dung, các cá nhân bộc lộ nhiều điều, đặc biệt là thái độ trách nhiệm với công việc chung, sự tôn trọng đối với người khác, mức độ quan tâm đối với các vấn đề trọng tâm của hội họp. Đối với các nhà lãnh đạo, hội họp là một cơ hội để thể hiện với tư cách làm gương về một phong cách làm việc, thái độ làm việc, cách thức giao tiếp, năng lực nhìn nhận vấn đề... Hội họp là bối cảnh tốt để phát hiện người tài. Tám là, tạo lập và duy trì sự ủng hộ. Các nhà lãnh đạo có trong tay quyền lực pháp định, do sự ghi nhận và thừa nhận vai trò cũng như quyền lực của họ thông qua một văn bản bổ nhiệm, 55 nhưng điều này không đương nhiên đảm bảo uy tín của họ. Mỗi quyết định quản lý được ban hành hay được đưa vào tổ chức thực hiện đều qua một quá trình với rất nhiều tiềm năng trở ngại và nguy cơ. Vì vậy, trong mọi trường hợp, với lãnh đạo các cấp, với mọi quyết định có phạm vi ảnh hưởng khác nhau, sự ủng hộ luôn được các nhà lãnh đạo tìm kiếm, duy trì nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà lãnh đạo cần có là thuyết phục để người khác hiểu theo và tự giác hành động theo ý chí của mình. Ví dụ: Khi người lãnh đạo có một ý tưởng mới hay đang tổ chức thực hiện một đề án nhất định, để thuyết phục được phần lớn, nếu không nói là tất cả, nhân viên ủng hộ và làm việc hết mình cho đề án đó, người lãnh đạo có một số lựa chọn như gặp gỡ, vận động riêng từng người hoặc từng nhóm nhỏ. Chín là, tiết kiệm chi phí quản lý. So với một số hình thức khác để phổ biến, truyền đạt, chia sẻ thông tin và thống nhất quan điểm hoặc lấy ý kiến như dán thông báo, gửi văn bản thì hội họp nếu được thực hiện nghiêm túc có thể đạt được cùng các mục tiêu trên mà tiết kiệm hơn về thời gian và tài chính. Ví dụ, khi cần lấy ý kiến về một vấn đề nào đó có thể sử dụng hình thức gửi văn bản. Việc chuyển văn bản đến tay các cá nhân liên quan có thể kéo dài 56 hằng tuần, hằng tháng nhưng sau đó không biết họ có đọc không và có ý kiến không. Nếu làm đầy đủ các yêu cầu về văn bản mời họp, các yêu cầu đối với văn bản giấy tờ khi hội họp, các cá nhân liên quan sẽ chịu áp lực về thời gian và trách nhiệm giải trình, có ý kiến,... Đối với các bên hữu quan và cộng đồng Tổ chức sự kiện góp phần hình thành nên đời sống văn hóa chung, góp phần tạo dựng kiểu văn hóa đặc thù của ngành, của địa phương... Với tư cách là các bên liên quan (như công dân, cơ quan chính quyền, các nhà tài trợ phát triển, các đối tác...), hoặc các bên có quan tâm (các nhà nghiên cứu, giới báo chí, các nhà đầu tư tiềm năng,...) sự kiện diễn ra hoặc sẽ diễn ra theo kế hoạch của một tổ chức giúp họ hiểu biết và biết đầy đủ hơn về mục tiêu của tổ chức, cách tổ chức tiếp cận đối với mục tiêu và cách tổ chức ứng xử với các bên liên quan cũng như những vấn đề chung của cộng đồng. Chính vì vậy, tổ chức sự kiện cũng là một cách thức được các tổ chức sử dụng để tăng cường sự hiểu biết qua lại với các bên liên quan. Trong đó, cấp độ cao nhất của tổ chức sự kiện có kế hoạch sẽ là quan hệ công chúng (PR) - là hình thức giao tiếp có tính kế hoạch và tính chiến lược nhằm tạo dựng hiểu biết đúng đắn và cái nhìn tích cực đối với tổ chức. 57 Vì các tác động sâu rộng, lâu dài, thậm chí tiềm năng của sự kiện đối với các cá nhân và tổ chức nên có thể xem tổ chức sự kiện như là một cách thức marketing, truyền thông và tái cấu trúc có tính chiến lược của tổ chức. 58 Chương 2 LẬP KẾ HOẠCH HỘI HỌP VÀ SỰ KIỆN I- CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG TỔ CHỨC HỘI HỌP VÀ SỰ KIỆN 1. Thiết thực và tiết kiệm Tổ chức hội họp và sự kiện trước nhất cần đảm bảo tính thiết thực. Nghĩa là câu hỏi đầu tiên là có nhất thiết phải tổ chức không, hay có thể dùng các phương thức khác như gửi thư điện tử, chuyển văn bản, thậm chí lồng ghép vào các cuộc hội họp và sự kiện khác. Thiết thực cũng là điều kiện để tăng cường tính tiết kiệm cho ngân sách. Tiết kiệm vừa là nguyên tắc tự thân, vừa có thể là kết quả của việc thực hiện tốt các nguyên tắc khác trong thực thi công vụ cũng như tổ chức hội họp và sự kiện. Cần đơn giản hóa thủ tục, lồng ghép nội dung, làm tốt khâu chuẩn bị trước khi hội họp (phát tài liệu, quán triệt nội dung). 2. Có mục tiêu rõ ràng Đối với những cuộc hội họp và sự kiện diễn ra 59 định kỳ thì mục đích, yêu cầu chung về thời gian, thành phần, địa điểm, thủ tục,... đã được xác định, thậm chí được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật (ví dụ như Quy chế làm việc của Ủy ban hay các quy định về phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí đã quy định rõ về yêu cầu đối với các cuộc hội nghị, giao ban, soạn thảo và quản lý văn bản, cung cấp thông tin và phát ngôn). Tuy nhiên, các mục tiêu cụ thể đối với từng sự kiện gắn với các thời điểm và bối cảnh cụ thể thì cần được xác định cụ thể, rõ ràng. Các mục đích này cần được quán triệt ngay từ đầu sự kiện và cần được kiên trì theo đuổi trong và sau hội họp, sự kiện. 3. Theo thẩm quyền Triệu tập hội họp (giao ban, liên tịch) đột xuất là cần thiết để kịp thời giải quyết vấn đề, tuy nhiên, hạn chế thông báo vào phút chót, dẫn tới bị động về thông tin, thái độ đối với thành phần tham dự. Trong tham gia, thẩm quyền, trách nhiệm cần được xác định, phân công rõ ràng. Trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn được quy định, quá trình hội họp cần đảm bảo cho các bên liên quan có cơ hội bình đẳng trong trình bày ý kiến và được lắng nghe. Yêu cầu tham gia một cách thực chất và trung thực. Tránh tình trạng chỉ định chuẩn bị trước hoặc cho phát biểu, tham gia nhưng không ghi nhận ý kiến trong khi thảo luận, bàn bạc,... 60 4. Hiện đại hóa Tăng cường ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin và truyền thông là một yêu cầu tất yếu của chính phủ điện tử và chính phủ số nhằm: (i) Tiết kiệm chi phí; (ii) Đảm bảo tính công khai và tiếp cận thông tin đối với các bên liên quan; (iii) Tăng tốc độ và khả năng công bố các quyết định hành chính; (iv) Cung cấp cơ hội cho giám sát, kiểm tra. II- XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU HỘI HỌP, SỰ KIỆN VÀ LẬP KẾ HOẠCH Tùy thuộc vào mục tiêu, thời điểm và chu trình của tổ chức sự kiện có thể bắt đầu bằng những hoạt động cụ thể hay được thêm, bớt các hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, quy trình chung của tổ chức sự kiện là gồm có ba giai đoạn, mỗi giai đoạn lại bao gồm một loạt các hoạt động, cụ thể: (1) Lập kế hoạch Quy trình tổ chức sự kiện (2) Điều hành Khai mạc Diễn tiến Bế mạc (3) Hoàn tất sự kiện 61 Giai đoạn đầu tiên sẽ là lập kế hoạch tổ chức hội họp, sự kiện, đóng vai trò tiền đề cho toàn bộ quá trình và kết quả của tổ chức sự kiện. Ước tính kết quả của các hoạt động phụ thuộc 80% vào việc chuẩn bị. Trong giai đoạn lập kế hoạch này, các nhà tổ chức sự kiện cần xác định các hoạt động then chốt: STT Hoạt động 1 Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện 2 Xác định nội dung, chương trình nghị sự 3 Xác định thành phần 4 Liên hệ khách mời và đại biểu 5 Truyền thông cho sự kiện 6 Xác định các nguồn lực cần huy động 7 Chuẩn bị nhân sự 8 Kiểm tra yêu cầu địa điểm Mục tiêu và yêu cầu quan trọng nhất của lập kế hoạch là xác định ưu tiên. Do vậy, giai đoạn này cần trả lời cụ thể được các câu hỏi sau: - Có nhất thiết tổ chức sự kiện này không? Hay còn những phương thức khác để đạt mục tiêu? - Mục tiêu chính của sự kiện là gì? Đóng góp cụ thể về giá trị của sự kiện này đối với cơ quan, đơn vị là gì? Các mục tiêu phụ là gì? 62 - Có những khả năng phát sinh nào và phương án dự phòng nào? Nguy cơ rủi ro có cao không? (về sự hỗ trợ, thời tiết, tài chính, đối tượng,...). - Tiêu chí đánh giá kết quả là gì? Giai đoạn lập kế hoạch bao gồm một hoạt động vừa có thể được xếp vào thời kỳ tiền kế hoạch, vừa có thể được tính là hoạt động theo suốt hành trình dự định, tổ chức và rút kinh nghiệm hậu sự kiện, đó là việc xác định mục tiêu của việc tổ chức sự kiện. Mục tiêu này chỉ được xem là hợp lý nếu nó hợp pháp và nằm trong tổng thể các nỗ lực để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của tổ chức, bao gồm cả mục tiêu chiến lược, mục tiêu cho từng thời kỳ, mục tiêu của cả tổ chức và của đơn vị thành viên mà sự kiện được tổ chức. Bên cạnh đó, chỉ có thể xác định mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trên cơ sở xác định đối tượng tác động của sự kiện. Xác định được đúng và rõ ràng đối tượng này cũng chính là cơ sở cho việc xác định động lực, động cơ tổ chức sự kiện, trong khi có thể nắm bắt được tâm lý và khả năng huy động sự tham gia của đối tượng vào sự kiện. Có khi một sự kiện, một cuộc họp thất bại chính là do những sai lầm, yếu kém hoặc sự xem nhẹ khâu lập kế hoạch cho sự kiện. Lập kế hoạch hội họp, về cơ bản, cần được thực hiện theo đúng nguyên tắc và lôgích của hoạt động lập kế hoạch nói chung. 63 Mục tiêu của quá trình này là trả lời đầy đủ và thấu đáo 6 câu hỏi cơ bản nhất: - Tại sao phải tổ chức hội họp? (Why?) và cụ thể hơn là hội họp cần đạt đến mục đích và những mục tiêu cụ thể gì? (What?). - Thành phần tham dự gồm những ai? (Who?). - Tổ chức hội họp khi nào? (When?): Ngoài các cuộc họp giao ban định kỳ, các cuộc họp phối hợp, đột xuất sẽ phải tính toán việc lồng ghép một số cuộc họp với nhau hoặc về trình tự các cuộc họp, các sự kiện cho hợp lý. - Địa điểm hội họp ở đâu? (Where?): Tại trụ sở hay các địa điểm công cộng trên địa bàn (như nhà văn hóa công cộng,...). - Thực hiện hội họp theo cách nào? (How?). Kết hợp một số nội dung hoặc một số cuộc họp. Để trả lời cho các câu hỏi này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Nói chung, nhà quản lý phải đối mặt với những vấn đề như thông lệ, mức độ chịu trách nhiệm của bản thân đối với vấn đề sẽ được đem ra họp,... Kể cả đó có là giao ban định kỳ, cuộc họp vẫn có những mục tiêu riêng, cụ thể cần đạt đến, gắn với những đặc thù về bối cảnh của cuộc giao ban, ví dụ như những thay đổi về nhân sự hay những thay đổi về bản chất hoạt động đã xảy ra kể từ cuộc giao ban trước. 64 Mục đích hội họp cần được xác định rõ ràng. Mục tiêu cuộc họp chỉ nên có một và có thể được diễn tả một cách chính xác, ngắn gọn trong một câu. Có thể sử dụng một công cụ được khái quát trong lý luận quản lý, được trình bày bằng tiếng Anh là SMART để đánh giá mục tiêu. Cụ thể là: - S (Specific): Cụ thể. Có đủ cụ thể để làm căn cứ cho thực thi, phối hợp, điều hành và đánh giá không? Có cần một hệ tiêu chí hay tiêu chuẩn khác để cụ thể hóa nó? - M (Measurable): Đo lường được. Có tiêu chí cụ thể cho đánh giá không? Nên là tiêu chí định tính hay định lượng? Tỷ lệ giữa hai loại công cụ đó là bao nhiêu thì phù hợp? Để đảm bảo tính khách quan, đáng tin cậy của các tiêu chí đo lường trên, có công cụ nào không? - A (Applicable): Tính khả thi. Có thể thực hiện được trên thực tế không? Nếu thực hiện được thì chi phí, lợi ích như thế nào? - R (Realistic): Thực tế. Có thực tế không? Ví dụ như nội dung, chương trình, thành phần, việc huy động sự tham gia (thời gian, kinh phí, nhân lực) có sát với thực tiễn hay viển vông; dựa trên thực tiễn đã tổ chức và đang có hay chỉ là kế hoạch chung chung,... - T (Timing): Có thời hạn. Cụ thể là: Thời hạn tổng thể; thời gian cho từng công việc như khi nào 65 phải xong maket, khi nào chốt danh sách cuối, khi nào nhận được khẳng định tham dự của các bên,... Mỗi mục đích cụ thể cần được chỉ ra, song hành với các tiêu chí đánh giá mức độ thành công. Nếu không có các chỉ số đánh giá này, việc điều hành hội họp dễ bị mất phương hướng. III- XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ Khi mục tiêu đã được xác định, nội dung và chương trình nghị sự có thể dễ dàng được vạch ra. Trong phần lớn các trường hợp, khâu cụ thể hóa này là do Văn phòng hoặc nhóm trợ giúp (cho những cuộc họp đặc biệt) thực hiện. Nói chung, mỗi mục đích họp thì sẽ có chương trình nghị sự phù hợp. Điều quan trọng là cần xác định mỗi nội dung của chương trình nghị sự là ai chịu trách nhiệm chính, ai hỗ trợ và ai là người quyết định một khi có sự cố xảy ra. Trên cơ sở lịch biểu của lãnh đạo Ủy ban nhân dân và các lịch làm việc chung khác của công sở, văn phòng sẽ tư vấn cho nhà quản lý về thời điểm tổ chức hội họp. Lựa chọn sai thời điểm chắc chắn làm giảm sút chất lượng hội họp, ví dụ như sự bị động về thành phần tham gia khi các đối tượng chính có thể vắng 66 mặt hoặc kể cả khi họ ủy quyền cho người khác đến thay thì mục tiêu hội họp cũng khó mà thực hiện được. Một trong những việc đầu tiên nhà quản lý cần chỉ đạo hoặc trực tiếp làm, tùy theo quy mô và tính chất của hội họp, là xây dựng kế hoạch họp. Văn bản này không nhất thiết phải được công bố chính thức và phải đảm bảo đủ các yếu tố về thể thức, hình thức như những văn bản khác. Kế hoạch này nên: - Được thể hiện một cách đơn giản như các gạch đầu dòng để điểm các nội dung cần thiết chứ không nhất thiết phải thành văn đầy đủ. - Chỉ ra được các khả năng rủi ro có thể phải đối mặt ngay từ khi chuẩn bị, đến khi thực hiện và khi cuộc họp kết thúc, các phương án để giảm thiểu hoặc tránh được những rủi ro, đó có thể là các áp lực ngầm dẫn đến một trạng thái tâm lý nhất định, có thể được biểu hiện ra thành hành động trong quá trình họp làm cho những người tham dự có thể thay đổi thái độ hoặc quan điểm trong khi bàn bạc, thảo luận. - Nội dung cụ thể của kế hoạch cũng đồng thời là các hoạt động chuẩn bị, vì vậy, bản kế hoạch có thể đồng thời được dùng là một check list để kiểm tra tình hình thực hiện. 67 Kế hoạch tiến hành STT Hoạt động Trách nhiệm 1 Đón tiếp đại biểu Khai mạc Ổn định trật tự Thực hiện nghi thức Giới thiệu đại biểu Giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký,... người điều khiển chương trình (nếu có) Giới thiệu, thông qua chương trình nghị sự Tuyên bố khai mạc Thực hiện các nghi thức 2 ..... Quy trình chung trong tổ chức một số cuộc hội họp và sự kiện như sau: - Tổ chức hội nghị, đại hội: Chuẩn bị và đón tiếp 68 - Họp xác định kế hoạch tổ chức hội nghị/đại hội - Đón tiếp đại biểu - Ổn định trật tự - Thực hiện nghi thức - Tuyên bố lý do - Giới thiệu thành phần tham dự: Khai mạc Nội dung chính Bế mạc - Khách mời: khách danh dự; đại biểu, quan sát viên; giới báo chí - Báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu - Giới thiệu đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban kiểm phiếu, ban kiểm tra tư cách đại biểu (nếu có) (và lấy ý kiến hội nghị/đại hội về các nội dung trên) - Tuyên bố khai mạc hội nghị/đại hội - Giới thiệu chương trình nghị sự (và lấy ý kiến đại hội, hội nghị về chương trình nghị sự) - Các phát biểu chỉ đạo của đại diện lãnh đạo cấp trên - Các báo cáo, ý kiến phát biểu, trao đổi, thảo luận - Bầu cử, bỏ phiếu - Kiểm phiếu (trong lúc đó đại biểu nghe ca nhạc hoặc nghỉ giải lao) - Công bố kết quả bỏ phiếu - Tổng kết nội dung - Thông qua biên bản và nghị quyết - Tóm tắt khái quát quá trình và kết quả của sự kiện - Ý kiến tổng kết hoặc chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên - Tuyên bố bế mạc - Thực hiện nghi thức 69 Sau sự kiện - Tiễn khách, tiễn đại biểu - Hoàn tất các thủ tục tài chính, hậu cần - Chuẩn bị các văn bản công bố kết quả đại hội/hội nghị - Liên hệ lại với đại biểu - Họp rút kinh nghiệm về công tác tổ chức đại hội/hội nghị - Tổ chức hội thảo: - Họp xác định kế hoạch tổ chức hội thảo: Xác định chính xác, cụ thể tên hội thảo; chủ đề chính và các chủ đề cụ thể; xác định ban tổ chức, ban thư Chuẩn bị và đón tiếp 70 ký, ban hậu cần, sơ thảo chương trình nghị sự - Hình thành trang web, trang thông tin, nội san hoặc phần/mục trên trang web,... format chương trình - Soạn thảo thông báo về việc tổ chức hội thảo - Liên hệ người viết bài và tham dự hội thảo - Lựa chọn địa điểm - Chuẩn bị kinh phí, hậu cần - Thực hiện chiến dịch PR cho sự kiện Khai mạc Nội dung chính Bế mạc Sau sự kiện - Đón tiếp tại sân bay, sân ga (đối với các khách quan trọng, đại biểu quốc tế) - Tiếp đại biểu tại bàn - Cung cấp tài liệu, thẻ đại biểu, hỗ trợ kinh phí (nếu có) - Ghi nhận các đề nghị, yêu cầu - Ổn định trật tự - Tuyên bố khai mạc - Tuyên bố thành phần tham dự: khách mời; khách danh dự; đại biểu; quan sát viên; giới báo chí - Giới thiệu chương trình nghị sự - Báo cáo đề dẫn - Các báo cáo chính hoặc tổng quan và thảo luận - Các báo cáo theo từng chủ đề và thảo luận - Tóm tắt khái quát quá trình và kết quả của hội thảo do đại diện đơn vị tổ chức - Các phát biểu tổng kết của đại diện các đồng tổ chức - Tuyên bố bế mạc - Tiễn khách, tiễn đại biểu - Hoàn tất các thủ tục tài chính, hậu cần - Hoàn thiện kỷ yếu hội thảo - Giữ liên hệ với đại biểu - Họp rút kinh nghiệm về công tác tổ chức hội thảo 71 - Tổ chức lễ công bố quyết định thành lập: - Họp xác định kế hoạch tổ chức sự kiện: mục đích, thời gian, địa điểm, ban tổ chức và điều phối, ban hậu cần, Chuẩn bị và đón tiếp Khai mạc 72 sơ thảo chương trình nghị sự (format chương trình) - Soạn thảo và ban hành thông báo về lễ công bố - Liên hệ đại biểu - Chuẩn bị địa điểm - Chuẩn bị kinh phí, hậu cần, an ninh - Thực hiện chiến dịch truyền thông cho sự kiện: Hình thành trang web, trang thông tin, nội san hoặc phần/mục trên trang web, trang thông tin - Đón tiếp các khách quan trọng, đại biểu quốc tế - Tiếp đại biểu tại bàn - Cung cấp tài liệu, thẻ đại biểu - Ghi nhận các đề nghị, yêu cầu - Ổn định trật tự - Tuyên bố lý do - Thực hiện nghi thức - Tuyên bố thành phần tham dự - Giới thiệu chương trình nghị sự Nội dung chính - Báo cáo tóm tắt quá trình lịch sử và các thành tựu của tổ chức chính hoặc liên quan - Công bố quyết định thành lập đơn vị - Công bố các quyết định nhân sự kèm theo - Phát biểu của lãnh đạo cấp trên - Phát biểu của lãnh đạo đơn vị mới được thành lập: cảm ơn sự tạo điều kiện, thể hiện sự cam kết hoạt động trong thời gian tới - Ý kiến phát biểu của các đại diện khác (nếu có) Bế mạc - Tuyên bố bế mạc - Tiễn khách, tiễn đại biểu - Hoàn tất các thủ tục tài chính, hậu cần Sau sự kiện - Thực hiện các thủ tục công khai thẩm quyền của tổ chức như giới thiệu chữ ký của người lãnh đạo - Họp rút kinh nghiệm về công tác tổ chức Tương ứng với chương trình nghị sự, với các cuộc họp và sự kiện lớn nên xây dựng kịch bản. Kịch bản tương đương với kế hoạch chi tiết với từng nội dung được xác định mục tiêu, yêu cầu về nội dung, hình thức, thời gian và phân vai cụ thể. 73 Kịch bản cung cấp một phác họa tổng hợp, toàn cảnh,... về trình tự diễn biến của sự kiện, chỉ ra mối quan hệ của các yếu tố trong đó và các tiêu chí để thể hiện trông đợi về kết quả đạt được. Kịch bản, do vậy, giúp cho sự kiện diễn ra một cách trôi trảy, theo trình tự và đảm bảo thời gian trong đó các chủ đề chính, điểm nhấn chính được đầu tư cần thiết. Kịch bản cần được tập dượt trước khi sự kiện chính thức diễn ra và gửi cho các “tổng đạo diễn” cũng như nhân sự liên quan nắm rõ. IV- XÁC ĐỊNH NHÂN SỰ VÀ PHÂN CÔNG Có thể có nhiều nhóm tham gia vào quá trình tổ chức: nhóm điều hành, điều phối, nhóm nội dung, nhóm hậu cần, nhóm truyền thông, nhóm kỹ thuật, nhóm lễ tân,... Trách nhiệm và thẩm quyền của từng người cần được phân định rõ ràng. Trong trường hợp các sự kiện lớn, quan trọng, bản mô tả công việc của từng người cần được in ra và mang theo trong suốt sự kiện. Kể cả trang phục, thái độ của từng nhóm cũng cần được quy định rõ. Một bản quy tắc ứng xử tại chỗ có thể được xây dựng để đảm bảo thái độ thống nhất, tích cực khi thể hiện với các bên liên quan. Tổ chức hội họp và sự kiện đòi hỏi một số trách nhiệm sau được thực hiện: 74 1. Trách nhiệm tổ chức Cần chỉ rõ các trách nhiệm cụ thể sau: - Trách nhiệm chỉ đạo chung. - Trách nhiệm tổ chức nội dung. - Trách nhiệm hậu cần và phục vụ. - Trách nhiệm đầu mối cung cấp thông tin cho các bên liên quan, cập nhật và báo cáo tiến độ, các vấn đề nảy sinh cho nhà tổ chức (như lãnh đạo Ủy ban). - Sự tham gia của các bên liên quan như cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn, nhà tài trợ. - Lãnh đạo dự kiến người hoặc nhóm ghi biên bản. Khi cân nhắc người ghi biên bản, ngoài tiêu chí theo chức trách, vị trí việc làm, kinh nghiệm trong công việc này, còn cần lưu ý các yếu tố về cá nhân như sức khỏe, hoặc vào giai đoạn đó, vào thời điểm đó người được phân công có đang bị tác động mạnh bởi một số yếu tố mà có thể ảnh hưởng đến mức độ tập trung khi ghi chép hoặc ảnh hưởng đến mức độ khách quan khi ghi chép hoặc tóm tắt ý kiến của các đại biểu hay không. Người ghi biên bản cần biết rõ sản phẩm ghi chép có ý nghĩa, vai trò hay sẽ được dùng vào những mục đích gì, lúc nào. Ví dụ: quyết nghị của người chủ trì hoặc chủ tịch đoàn cần được ghi chép và dự thảo chính xác và kịp thời để đến khi kết thúc hội họp sẽ được công bố và thông qua. 75 Việc phối hợp giữa hai hoặc một số người cùng ghi biên bản cần được làm rõ trước khi sự kiện bắt đầu để đảm bảo mỗi thành viên chủ động biết phần mình sẽ ghi chép, cách kết hợp nội dung với những người còn lại. Ví dụ: tất cả đều ghi chi tiết hoặc mỗi người ghi một phần. 2. Trách nhiệm tham gia Mỗi nhóm đại biểu có các trách nhiệm khác nhau trong hội họp và sự kiện, hiện diện, công bố, bỏ phiếu. - Khách danh dự: Ví dụ: Cấp trên: Hiện diện, phát biểu chỉ đạo, cắt băng khánh thành, chỉ đạo buổi lễ. - Công chức thực thi. - Đại biểu từ các cơ quan, đơn vị hữu quan hoặc cá nhân, đại diện doanh nghiệp. - Báo chí. - Đại biểu công dân, cộng đồng doanh nghiệp,... V- XÁC ĐỊNH CÁC NGUỒN LỰC CẦN THIẾT 1. Địa điểm hội họp Thường thì đối với các cuộc họp định kỳ, việc này dễ xác định. Đối với các cuộc họp ít thường xuyên hơn, thậm chí đột xuất thì vấn đề phức tạp hơn. Tuy nhiên, câu trả lời cho vấn đề này không hề dễ dàng đối với những công sở mà việc quản lý 76 phòng ốc thuộc trách nhiệm của vài đầu mối (hoặc giao về một đầu mối trên giấy tờ, nhưng thuộc về nhiều đầu mối trên thực tế). Tùy theo khả năng mà chuẩn bị, không chỉ phòng họp chính mà cả một số phòng, chỗ hỗ trợ. 2. Tài chính Dự toán và các biểu mẫu ký nhận, các biểu mẫu thanh, quyết toán. 3. Hậu cần - Xác định các khu vực đứng, ngồi của từng nhóm đại biểu: sơ đồ địa điểm; sơ đồ chỗ ngồi; biển tên, nhân viên chỉ dẫn đại biểu đến chỗ ngồi. - Khu vực sân khấu, cánh gà,... - Phông nền, băng rôn, poster,... - Âm thanh, microphone. - Ánh sáng. - Màn LCD chiếu bổ sung đồng thời (nếu có). - Chỗ ngồi. - Các bữa ăn, uống giữa giờ, bữa trưa, bữa chiều hoặc tiệc chiêu đãi. - Nơi ở của khách lưu trú. - Dịch vụ in ấn,... cho đại biểu. - Quay phim, chụp ảnh, thu tiếng,... - Quà tặng. - Trông giữ xe. - Các thủ tục an ninh, an toàn. - Chuẩn bị các vấn đề về dịch thuật (nếu có): Các 77 công việc liên quan đến dịch thuật sẽ được đơn vị đối ngoại của công sở đệ trình và chịu trách nhiệm trước nhà quản lý. Có một điều quan trọng mà nhà quản lý cần chú trọng hơn: Một là, cần có phiên dịch dự phòng. Hai là, nếu đa số đại biểu không thành thạo thứ tiếng ngoại ngữ được sử dụng trong các báo cáo, nên bố trí phiên dịch ngồi gần vị trí trung tâm để nhiều người nhìn thấy phiên dịch. Ba là, các tài liệu, báo cáo có trước nên được cho dịch và biên tập cẩn thận trước khi hội họp bắt đầu. VI- CHUẨN BỊ CÁC LOẠI VĂN BẢN, GIẤY TỜ Tài liệu cho sự kiện có thể chỉ đơn giản là một tờ rơi, một bản chương trình hoặc một bộ tài liệu phát cho đại biểu. Bộ tài liệu hoặc tài liệu cần đảm bảo một số thông tin cơ bản trong khi có thể bổ sung các thông tin tham khảo cho phong phú, thể hiện sự mến khách và chu đáo của nhà tổ chức. Một bộ tài liệu có thể gồm phần để gửi đi trước (như giấy mời, giấy mời tham gia nội dung) và phần phát tại chỗ khi đại biểu đến sự kiện. - Chương trình nghị sự: trong đó có logo, tên cơ quan, đơn vị tổ chức, các nhà đồng tổ chức, các nhà tài trợ, nội dung hoạt động, thời gian, cá nhân, đơn 78