🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Kỹ Năng Cơ Bản Dành Cho Cán Bộ Mặt Trận Tổ Quốc Ở Cơ Sở Ebooks Nhóm Zalo HỘI ĐỒNG CHỈ ĐẠO XUẤT BẢN Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng Ban Tuyên giáo Trung ương TRẦN THANH LÂM Phó Chủ tịch Hội đồng Giám đốc - Tổng Biên tập Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật PHẠM MINH TUẤN Thành viên NGUYỄN HOÀI ANH PHẠM THỊ THINH NGUYỄN ĐỨC TÀI TỐNG VĂN THANH 2 TẬP THỂ TÁC GIẢ TS. LƯƠNG TRỌNG THÀNH TS. TRỊNH VĂN KHOA TS. NGUYỄN THỊ THANH NHÀN ThS. TRẦN THỊ NGỌC DIỆP ThS. NGUYỄN NGỌC THẮNG GVC. ĐÀO THỊ KIM THANH GVC. MAI THỊ VIỆN ThS. PHÙNG THỊ QUYÊN ThS. LÊ THỊ NGA C LỜI NHÀ XUẤT BẢN án bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là những người trực tiếp tiếp xúc với quần chúng, hướng dẫn, tuyên truyền, vận động quần chúng nhân dân thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; tổ chức, đoàn kết quần chúng nhân dân nhằm xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân tộc, thực hiện các chương trình, kế hoạch của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. Chất lượng của đội ngũ cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở ảnh hưởng trực tiếp đến sức mạnh của hệ thống chính trị cấp cơ sở. Do vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, lý luận chính trị cho đội ngũ cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Nhằm trang bị những kiến thức và kỹ năng cơ bản dành cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở xã, phường, thị trấn, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật tái bản cuốn sách Kỹ năng cơ bản dành cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở do tập thể tác giả hiện đang làm công tác nghiên cứu, giảng dạy tại Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa biên soạn. Cuốn sách gồm 10 chuyên đề, khái quát các kỹ năng cơ bản của cán bộ Mặt trận Tổ quốc cần thực hiện tốt như: 5 Kỹ năng quản lý mục tiêu; kỹ năng dự báo, xây dựng kế hoạch; kỹ năng quản lý thời gian; kỹ năng thu thập, xử lý thông tin; kỹ năng tổ chức và điều hành hội nghị; kỹ năng phối hợp trong công tác; kỹ năng giao tiếp; kỹ năng soạn thảo văn bản; kỹ năng tuyên truyền, thuyết phục; kỹ năng tổ chức phản biện xã hội. Việc nắm chắc nội dung các chuyên đề góp phần giúp cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở vận dụng kiến thức và kỹ năng vào thực tiễn công tác, phù hợp với hoàn cảnh thực tế ở địa phương; đồng thời, phát huy tính tích cực để hoàn thành tốt nhiệm vụ tuyên truyền, vận động nhân dân, củng cố sự đồng thuận, thống nhất và đoàn kết toàn dân trong thực hiện các nhiệm vụ chính trị của địa phương. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong việc biên soạn, biên tập, song nội dung cuốn sách khó tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến góp ý của bạn đọc để nội dung cuốn sách được hoàn thiện hơn trong lần xuất bản sau. Xin trân trọng giới thiệu cuốn sách cùng bạn đọc. Tháng 9 năm 2022 NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA SỰ THẬT6 Chuyên đề 1 KỸ NĂNG QUẢN LÝ MỤC TIÊU CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ I- NHẬN THỨC CHUNG VỀ MỤC TIÊU VÀ QUẢN LÝ MỤC TIÊU CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Khái niệm mục tiêu và quản lý mục tiêu Mục tiêu là cái phải đạt được trong một thời gian nhất định. Nói cách khác, mục tiêu là việc thực hiện điều gì hoặc hoạt động nào đó, cụ thể, rõ ràng (có thể đo lường hay định lượng được) mà con người sẽ hoàn thành theo kế hoạch đề ra. Mục tiêu trả lời các câu hỏi: “Làm cái gì?”, “Kết quả phải đạt được là gì?”, “Thời gian hoàn thành?”. Ví dụ: Mục tiêu hoạt động của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam là tập trung đổi mới mạnh mẽ nội dung và phương thức hoạt động, nâng cao hiệu quả tuyên truyền, vận động, tập hợp các tầng lớp nhân dân, phát huy sức mạnh đại đoàn kết toàn dân tộc, thực hiện tốt chức năng đại diện, bảo vệ quyền 7 và lợi ích hợp pháp, chính đáng của nhân dân, tăng cường đồng thuận xã hội, phát huy dân chủ, thực hiện giám sát và phản biện xã hội, tích cực tham gia xây dựng Đảng, chính quyền vững mạnh, góp phần phát triển bền vững kinh tế - xã hội, đẩy nhanh sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, xây dựng nông thôn mới, đô thị văn minh, giữ vững hòa bình, bảo vệ vững chắc Tổ quốc, vì dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh và hạnh phúc của nhân dân. Như vậy, mục tiêu của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở thực chất là những kết quả cần phải đạt được trong một thời gian nhất định, đáp ứng được mục tiêu chung của Mặt trận Tổ quốc ở địa phương. Mục tiêu khác với mục đích, mục đích là cái vạch ra làm đích nhằm đạt cho được1, hướng đến điều gì đó (khó có thể đo lường hay định lượng) mà tổ chức, cá nhân mong muốn hoàn thành. Mục đích trả lời câu hỏi: “Nhằm vào điều gì?”, “Để phục vụ điều gì?”. Quản lý mục tiêu thực chất là quá trình theo đuổi, kiên trì thực hiện mục tiêu mà tổ chức và cá nhân đã xác định. Theo đó, quản lý mục tiêu của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là quá trình nắm vững, theo đuổi, kiên trì thực hiện mục tiêu mà ______________ 1. Xem Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển học - Nxb. Đà Nẵng, 2005, tr.648. 8 Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở đã xác định phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được giao. 2. Vai trò của việc xác định mục tiêu - Tạo động lực tích cực để cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở hoàn thành mục tiêu đã xác định. Mục tiêu giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nhìn thấy kết quả cần đạt được. Tùy theo việc tổ chức, cá nhân đó thực hiện các mục tiêu này, tổ chức, cá nhân sẽ thành công. Theo đó, khi xác định rõ mục tiêu thì phương pháp, cách thức hành động, suy nghĩ, thái độ, trách nhiệm của cán bộ Mặt trận Tổ quốc sẽ chuyển biến theo hướng ngày càng tích cực, chủ động hơn. - Tập trung nguồn lực để thực hiện mục tiêu. Khi đã xác định được mục tiêu rõ ràng, cụ thể thì sẽ tạo ra một bức tranh rõ nét về kết quả sẽ đạt được, vì vậy cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở sẽ đem hết tinh lực và tài nguyên (sức lực, tri thức, kiến thức...) để thực hiện mục tiêu đã xác định. - Phát triển phương pháp, cách thức để hiện thực hóa mục tiêu. Quá trình hoàn thiện tổ chức, cá nhân thực chất là quá trình không ngừng phát huy các tiềm năng. Để phát huy tiềm năng, đòi hỏi tổ chức, cá nhân phải phát huy thế mạnh của mình. Đồng thời, mục tiêu cũng cung cấp một loại tiêu chuẩn để đánh giá năng lực của tổ chức, cá nhân đó, như vậy, việc 9 xác định mục tiêu giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở ngày càng tích lũy được nhiều kinh nghiệm, hoàn thiện, phát triển phương pháp, cách thức để hiện thực hóa mục tiêu. 3. Nguyên tắc xác định mục tiêu - Rõ ràng, cụ thể: Để tạo động lực thực hiện mục tiêu, đòi hỏi cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải xác định mục tiêu một cách rõ ràng, cụ thể, tránh đặt mục tiêu mơ hồ hoặc chung chung. Bởi vì việc đưa ra mục tiêu chung chung, mơ hồ sẽ làm phân tán nguồn lực, thiếu sự tập trung, lãng phí thời gian, hạn chế rất nhiều khả năng đạt được mục tiêu. - Có thử thách: Mọi khó khăn, trở ngại sẽ khơi dậy khả năng tiềm ẩn trong mỗi tổ chức, cá nhân. Theo đó, một trong những nguyên tắc của việc xác định mục tiêu là không nên quá dễ dàng thực hiện, nên tạo những mục tiêu có tính thách thức, điều này sẽ giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở luôn nỗ lực để thực hiện mục tiêu đặt ra. Thử thách là động lực để tổ chức, cá nhân rèn luyện ngày càng vững vàng, trưởng thành trước khó khăn để về đích nhanh nhất có thể. Với một tâm thế sẵn sàng, luôn tự tin vào khả năng vượt qua khó khăn, thử thách của mình, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở sẽ thấy nhẹ nhàng hơn nhiều và dễ dàng tìm ra cách để giải quyết những vấn đề 10 khó khăn đó. Tránh tình trạng đặt mục tiêu quá thấp, không có thách thức hoặc dễ dàng thực hiện được mà không đòi hỏi sự nỗ lực, cố gắng. - Xác định rõ thời gian: Khi đưa ra mục tiêu, cần phải xác định rõ thời gian để thực hiện; phải có giới hạn rõ ràng rằng mục tiêu này được thực hiện trong bao lâu, một năm, một tháng hay một tuần... Tất cả các mục tiêu đưa ra phải xác định rõ thời gian hoàn thành thì việc thực hiện mới có ý nghĩa. Khi giới hạn thời gian cụ thể cho những mục tiêu, tổ chức, cá nhân sẽ có động lực để hoàn thành nó hơn. Với những mục tiêu lớn thì tốt nhất nên chia ra làm nhiều giai đoạn để dễ thực hiện. II- CÁC MỤC TIÊU CƠ BẢN CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ VÀ CÁCH THỨC THỰC HIỆN 1. Các mục tiêu cơ bản Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, xuất phát từ nhiệm vụ được giao, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải đề ra các mục tiêu cơ bản cho mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Bao gồm các mục tiêu cơ bản sau: - Có khả năng tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, tập hợp, đoàn kết, vận động các tầng lớp nhân dân thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. 11 - Có khả năng đại diện ý chí, nguyện vọng, chăm lo và bảo vệ lợi ích của các tầng lớp nhân dân. - Có khả năng tham gia giải quyết các mâu thuẫn trong nội bộ nhân dân, thực hiện và phát huy dân chủ ở cơ sở. - Có khả năng tham gia xây dựng, giám sát và bảo vệ chính quyền, tham gia quản lý xã hội, tổ chức thực hiện các cuộc vận động, các phong trào thi đua yêu nước, góp phần cùng Đảng, chính quyền ở cơ sở thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng ở địa phương. Căn cứ vào các mục tiêu cơ bản đã được xác định, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải xác định bản thân cần phải hoàn thiện những phẩm chất và năng lực gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ/trách nhiệm), cần phải làm gì để thực hiện tốt mục tiêu đó. 2. Cách thức thực hiện * Bước 1: Thiết lập mục tiêu - Viết ra mục tiêu: Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần viết ra mục tiêu của mình trong khoảng thời gian xác định (1 năm, 5 năm, 10 năm...) về sáu lĩnh vực lớn của cuộc đời: sự nghiệp, gia đình, mối quan hệ, tài chính, học tập và sức khỏe. Khi đặt mục tiêu dựa trên điều gì đó có thể thúc đẩy bản thân có động lực phấn đấu để đạt được. 12 STT Thời gian Mục tiêu 1 năm 5 năm 10 năm 20 năm Sau 60 tuổi 1 Sự nghiệp 2 Gia đình 3 Mối quan hệ 4 Tài chính 5 Học tập 6 Sức khỏe - Phân tích mục tiêu: Để xác định được đúng mục tiêu, tạo động lực thực hiện thành công mục tiêu cần phải phân tích những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện mục tiêu (sở trường, sở đoản, nguồn lực...). - Tư vấn (tìm kiếm sự hỗ trợ, giúp đỡ): Để thực hiện thắng lợi mục tiêu, cần phải tìm kiếm sự hỗ trợ, giúp đỡ của cá nhân, tổ chức, gia đình: Tư vấn về cách thức, con đường và hỗ trợ về nguồn lực để nhanh chóng đạt mục tiêu. * Bước 2: Thực hiện mục tiêu - Chọn việc (Mục tiêu theo thứ tự ưu tiên): Trên cơ sở mục tiêu đã xác định, cần phân loại các mục tiêu theo mức độ, tính chất: quan trọng, cấp bách để lựa chọn thực hiện mục tiêu nào trước, mục tiêu nào sau. Cần phải trả lời các câu hỏi: 13 + Để đạt được mục tiêu cần phải làm những việc gì? Việc gì làm trước, việc gì làm sau? + Từng việc được thực hiện như thế nào? Trong thời gian bao lâu? + Có những cách nào để thực hiện? Điều kiện cần và đủ là gì? + Khó khăn nào có thể gặp phải? Nếu khó khăn đó xảy ra thì làm cách nào để giải quyết? + Kết quả cần đạt được là gì? Ví dụ: Mục tiêu đặt ra của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là: Có khả năng tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, tập hợp, đoàn kết, vận động các tầng lớp nhân dân thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước trong tổ chức các phong trào thi đua, các cuộc vận động: “Toàn dân đoàn kết xây dựng nông thôn mới, đô thị văn minh”; “Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam”;... Để đạt được mục tiêu đó, người cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải đi sâu, đi sát, nắm bắt đặc điểm của địa phương, tình hình các tầng lớp nhân dân; am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; có kỹ năng tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, vận động các tầng lớp nhân dân... - Nỗ lực tối đa: Mục tiêu chỉ được hiện thực hóa khi mỗi cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có sự nỗ lực tối đa. Không nỗ lực, không hành động thì mục tiêu có hay đến mấy cũng chỉ là mục tiêu. 14 - Điều chỉnh cần thiết: Trong quá trình thực hiện mục tiêu cần phải đánh giá tình hình, nguyên nhân để từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp. * Bước 3: Đánh giá rút kinh nghiệm - Để đánh giá kết quả đạt được so với yêu cầu đặt ra thì phải trả lời câu hỏi: “Mức độ hoàn thành mục tiêu như thế nào?”, từ đó đánh giá ưu điểm, hạn chế và chỉ ra nguyên nhân của việc thành công hoặc thất bại. - Rút kinh nghiệm và biện pháp khắc phục: Rút ra được những bài học kinh nghiệm và quan trọng là đưa ra được các giải pháp khắc phục, nhất là đối với những sai lầm trong quá trình thực hiện mục tiêu. - Đề ra mục tiêu cao hơn: Mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thiện, phát triển và thành công hơn khi biết vượt qua chính mình. Bởi vậy, khi hoàn thành một mục tiêu (ngắn hạn) cần phải đề ra mục tiêu cao hơn. III- MỘT SỐ CÁCH THỨC RÈN LUYỆN VÀ PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ MỤC TIÊU CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò của mục tiêu và quản lý mục tiêu Một trong những nguyên nhân dẫn đến thất bại của mỗi người là không xác định được mục tiêu cho bản thân một cách rõ ràng và lâu dài. Theo đó, 15 để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, mỗi cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải nhận thức sâu sắc về vị trí, vai trò của mục tiêu và quản lý mục tiêu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. 2. Phát triển về kiến thức Mỗi cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nên tích cực tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ, năng lực; am hiểu kiến thức về Mặt trận Tổ quốc và công tác Mặt trận; hoàn thiện kiến thức chung về các lĩnh vực..., trên cơ sở đó quản lý mục tiêu và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. 3. Rèn luyện phương pháp, kỹ năng Trên cơ sở học tập, bổ sung kiến thức về kỹ năng quản lý mục tiêu, mỗi cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải kiên trì rèn luyện, thường xuyên thực hành, khi đó kỹ năng quản lý mục tiêu mới hình thành và tạo dựng thành công của mỗi cá nhân. 16 Chuyên đề 2 KỸ NĂNG DỰ BÁO, XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ I- KỸ NĂNG DỰ BÁO CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Khái quát chung về dự báo a) Khái niệm dự báo Theo Từ điển tiếng Việt, dự báo là “báo trước về tình hình có nhiều khả năng sẽ xảy ra, dựa trên cơ sở những số liệu, những thông tin”1. Theo đó, dự báo là sự tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai. Song, sự tiên đoán này phải dựa trên cơ sở phân tích khoa học các dữ liệu đã thu thập được. Dự báo được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, mỗi lĩnh vực có một yêu cầu về dự báo riêng nên phương pháp dự báo cũng được sử dụng khác nhau. Ví dụ: dự báo kinh tế, xã hội, dự báo về biến động môi trường, tài nguyên thiên nhiên,... ______________ 1. Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr.269. 17 Công tác mặt trận của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở vừa có tính định hướng, vừa có tính chất chỉ đạo trực tiếp các nhiệm vụ cụ thể ở địa phương để đạt mục tiêu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, đảm bảo an ninh trật tự trên địa bàn. Vì vậy, dự báo là yêu cầu có tính bắt buộc đối với cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. Từ những lập luận trên, hoạt động dự báo của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở được quan niệm như sau: Dự báo là sự phán đoán một cách có căn cứ khoa học xu hướng phát triển của địa phương trong thời gian trước mắt và lâu dài nhằm cung cấp luận cứ cho việc xây dựng chủ trương, chính sách, kế hoạch hoạt động của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. b) Vai trò của dự báo Trong điều kiện phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế ở nước ta hiện nay, công tác dự báo có ý nghĩa vô cùng quan trọng, bởi lẽ, nó cung cấp thông tin cần thiết để phát hiện, bố trí, sử dụng các nguồn lực trong tương lai một cách có căn cứ thực tế và khoa học. - Thông tin dự báo cho phép các nhà hoạch định chính sách có những quyết sách về phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội...; có những quyết định về đầu tư, về sản xuất tiết kiệm và tiêu dùng. - Dự báo không chỉ tạo cơ sở khoa học cho việc hoạch định chính sách, xây dựng chiến lược 18 phát triển, các quy hoạch tổng thể mà còn cho phép xem xét khả năng thực hiện kế hoạch và hiệu chỉnh kế hoạch. Sơ đồ mối quan hệ giữa công tác dự báo và lập kế hoạch Mục tiêu của quản lý Thuận lợi Các mục tiêu, mục đích và các quyết định LẬP KẾ DỰ BÁO Khó khăn HOẠCH Sự phân bổ nguồn lực Thực hiện và điều chỉnh 19 Đối với cán bộ làm công tác Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, công tác dự báo có vai trò đặc biệt quan trọng, thể hiện như sau: - Công tác dự báo cung cấp căn cứ để cán bộ công tác Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở làm tốt công tác tham mưu, đề xuất với cấp ủy đảng, chính quyền về công tác tuyên truyền, giáo dục các tầng lớp nhân dân; vận động, tập hợp nhân dân xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân tộc. - Công tác dự báo cung cấp căn cứ để cán bộ công tác Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở làm tốt việc tham gia xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền ở địa phương. - Công tác dự báo giúp cán bộ làm công tác Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở chủ động trong việc lập, tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác nhằm thực hiện tốt chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chương trình công tác do Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp đề ra. - Công tác dự báo thường xuyên và kịp thời giúp cán bộ làm công tác mặt trận ở cơ sở có khả năng đưa ra những cách thức, biện pháp phối hợp công tác, hiệp thương dân chủ, thống nhất hành động giữa Mặt trận Tổ quốc với chính quyền và với các tổ chức đoàn thể nhân dân ở địa phương, phù hợp với điều kiện thực tế nhằm thu được hiệu quả cao nhất. 20 c) Các loại dự báo Có nhiều cách khác nhau để phân loại dự báo, ở cơ sở thường dựa theo các cách thức phân loại sau: * Căn cứ vào thời gian Dự báo có thể phân thành ba loại: - Dự báo dài hạn: Là những dự báo có thời gian dự báo từ 5 năm trở lên, thường được dùng để dự báo những mục tiêu, chiến lược về kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật trong thời gian dài ở tầm vĩ mô. - Dự báo trung hạn: Là những dự báo có thời gian dự báo từ 3 đến 5 năm, thường được dùng để phục vụ cho việc xây dựng những kế hoạch trung hạn về kinh tế, văn hóa, xã hội... ở tầm vi mô và vĩ mô. - Dự báo ngắn hạn: Là những dự báo có thời gian dự báo dưới 3 năm, loại dự báo này thường dùng để dự báo hoặc lập các kế hoạch kinh tế, văn hóa, xã hội trong khoảng thời gian ngắn, phục vụ cho công tác chỉ đạo kịp thời. * Căn cứ vào nội dung, đối tượng dự báo Có thể chia dự báo thành: dự báo khoa học, dự báo kinh tế, dự báo xã hội, dự báo tự nhiên, thiên văn học... - Dự báo khoa học: Là dự kiến, tiên đoán về những sự kiện, hiện tượng, trạng thái nào đó có thể hay nhất định sẽ xảy ra trong tương lai. Đó là sự nghiên cứu khoa học về những triển vọng của một hiện tượng nào đó, chủ yếu là những đánh giá 21 số lượng và chỉ ra khoảng thời gian mà trong đó hiện tượng có thể diễn ra những biến đổi. - Dự báo kinh tế: Là dự báo các hiện tượng kinh tế trong tương lai, dự báo kinh tế được coi là giai đoạn trước của công tác xây dựng chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và dự án kế hoạch dài hạn. Dự báo kinh tế bao trùm sự phát triển kinh tế và xã hội của địa phương về sự phát triển kinh tế, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế, thu nhập, khả năng ứng dụng khoa học - công nghệ... tất cả những yếu tố này đều phải được phân tích trên cơ sở khoa học và đưa vào kế hoạch năm tiếp theo. - Dự báo xã hội: Là nghiên cứu, phân tích những triển vọng cụ thể của một hiện tượng, một sự biến đổi, một quá trình xã hội để đưa ra dự báo hay dự đoán về tình hình diễn biến, phát triển của một xã hội. Thông thường ở cấp cơ sở cần đặt ra dự báo về biến động nguồn nhân lực, về dân số, việc làm... d) Nội dung của dự báo - Dự báo những biến động bên trong, bên ngoài của địa phương theo chiều hướng có lợi và không có lợi cho công tác mặt trận ở cơ sở. Cụ thể là phải dự báo những thay đổi về khí hậu, môi trường tự nhiên, kinh tế, xã hội, chính trị và ảnh hưởng của chúng đến đời sống nhân dân ở địa phương. - Dự báo sự thay đổi của địa phương trên cơ sở các phương diện: thẩm quyền, nguồn lực, nhiệm vụ, 22 khó khăn, thuận lợi khi thực hiện nhiệm vụ để có kiến nghị thích hợp; dự báo thay đổi mục tiêu của cơ sở do sự biến động chung và riêng, v.v.. - Dự báo sự tác động của khoa học - công nghệ, Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; tác động của hội nhập quốc tế vào tình hình thực tế của địa phương để chủ động đề xuất phương án tối ưu phát huy tích cực, hạn chế tiêu cực ở địa phương. 2. Kỹ năng dự báo của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở Để dự báo tốt, cán bộ làm công tác Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải lưu ý các kỹ năng sau: - Bám sát chủ trương của các cấp ủy đảng, các văn bản chỉ đạo của cấp trên; từ đó phân tích cụ thể các số liệu gắn với tình hình thực tế; phân tích mâu thuẫn giữa hiện tại với tương lai để dự báo tình hình của địa phương. - Sử dụng các dự báo của các cơ quan cung cấp thông tin quốc gia như thông tin của các bộ, ngành, thông tin của cấp trên, thông tin của các tổ chức quốc tế. - Nghiên cứu, phân tích kỹ tình hình thực tế địa phương về đặc điểm địa lý, điều kiện tự nhiên, khí hậu, tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội... Đây là cơ sở quan trọng cho công tác dự báo. Khi dự báo chiến lược phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương cần phải có phương pháp, kỹ năng chắc chắn. Điều quan trọng khi định hướng chiến 23 lược là đánh giá bên trong xem địa phương có mặt mạnh, mặt yếu gì, đồng thời xem xét điều kiện bên ngoài để biết địa phương có những cơ hội gì và đang đối mặt với những thách thức nào. Việc phân tích bên trong và bên ngoài như trên đưa đến các tình huống khác nhau, từ đó quyết định lựa chọn cách ứng xử cho phù hợp. Lưu ý: Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể tham khảo sơ đồ SWOT để phân tích tình hình địa phương. Chữ “SWOT” được tạo nên từ các chữ cái đứng đầu trong tiếng Anh là: (S)- Strength: mặt mạnh; (W)- Weak: mặt yếu; (O)- Opportunity: cơ hội; (T)- Threaten: thách thức. Ta có các tình huống sau: O T S SO ST W WO WT Các tình huống: 1) Rơi vào tình huống SO, nghĩa là cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có nhiều mặt mạnh, trong khi đó bên ngoài lại có nhiều cơ hội, đây là tình huống lý tưởng. Khi đó, định hướng của cán bộ là phát huy các mặt mạnh bên trong để tận dụng các cơ hội bên ngoài. 2) Nếu rơi vào tình huống ST, nghĩa là cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có nhiều lợi thế, mặt mạnh, nhưng bên ngoài có nhiều thách thức. 24 Trong trường hợp này, định hướng là phải phát huy mặt mạnh bên trong để kìm chế các thách thức, mối đe dọa từ bên ngoài. 3) Nếu rơi vào tình huống WO, nghĩa là cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có nhiều điểm yếu, nhưng bên ngoài lại có nhiều cơ hội. Trong trường hợp này, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải tranh thủ các cơ hội bên ngoài để khắc phục các điểm yếu bên trong. 4) Nếu rơi vào tình huống WT, nghĩa là cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở bên trong có nhiều điểm yếu mà bên ngoài cũng có nhiều mối đe dọa. Đây là tình huống xấu nhất, tuy không mong đợi, nhưng vẫn phải đối mặt. Trong trường hợp này, định hướng của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là hạn chế tối đa sự đe dọa từ bên ngoài và khắc phục dần các điểm yếu bên trong. Từ việc thực hiện phương pháp, cách thức dự báo trên, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể hình thành ý tưởng lãnh đạo, quản lý bằng các chương trình, kế hoạch, các quyết định lãnh đạo, quản lý. Như vậy, dự báo có vai trò quan trọng trong việc cung cấp căn cứ để lập kế hoạch hoạt động của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. Chất lượng dự báo tốt, diện dự báo rộng cho phép cán bộ lập kế hoạch của cơ sở, đề xuất được các phương án và mục tiêu sát thực và khả thi hơn. Ngược lại, nếu dự báo không tốt dễ dẫn đến hành động cảm tính, duy ý chí, quan liêu 25 của người cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở trong việc đề ra mục tiêu và kế hoạch hành động. II- KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Nhận thức chung về kế hoạch a) Khái niệm kế hoạch Theo Từ điển tiếng Việt, kế hoạch là “Toàn bộ những điều vạch ra một cách có hệ thống về những công việc dự định làm trong một thời gian nhất định, với mục tiêu, cách thức, trình tự, thời hạn tiến hành”1. Thông thường, các tổ chức, cá nhân trước khi triển khai một công việc nào đó đều phải tính đến việc xây dựng kế hoạch. Có thể kế hoạch đó được thể hiện bằng văn bản hoặc tồn tại dưới dạng dự kiến trong suy nghĩ. Dù thể hiện dưới hình thức nào, thì việc xây dựng kế hoạch sẽ giúp cho tổ chức, cá nhân chủ động thực hiện nhiệm vụ, bảo đảm tính kế hoạch trong thực hiện công việc. Kế hoạch là một chương trình hành động của tổ chức hoặc cá nhân, được vạch ra để thực hiện trong ______________ 1. Xem Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr.485. 26 một thời hạn nhất định, với các nội dung công việc nhất định, theo các biện pháp nhất định và nhằm đạt được các mục tiêu nhất định. Đối với cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo thẩm quyền tập thể hay trách nhiệm cá nhân đều cần thiết phải lập kế hoạch. Đây là nhiệm vụ có tính pháp lý, là cơ sở cho việc triển khai nhiệm vụ cụ thể. Thực chất, lập kế hoạch là một quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các biện pháp để sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực của tổ chức, nhằm thực hiện các mục tiêu đó. b) Vai trò của kế hoạch - Kế hoạch là căn cứ để cán bộ Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ở cơ sở và Ban công tác Mặt trận khu dân cư thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của Đảng, Nhà nước và Điều lệ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; là công cụ phát huy sức mạnh khối đại đoàn kết toàn dân ở cơ sở. - Kế hoạch là công cụ để cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở làm tốt công tác phối hợp giữa Mặt trận Tổ quốc với chính quyền và giữa Mặt trận Tổ quốc với các tổ chức thành viên để thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nhiệm vụ chính trị của địa phương và mục tiêu, chương trình hành động của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. 27 - Căn cứ vào kế hoạch, cán bộ làm công tác mặt trận ở cơ sở sẽ làm công tác dự báo, nắm bắt tình hình, biến động và có phương án xử lý tình huống trong công tác tuyên truyền, vận động, tập hợp nhằm xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân ở cơ sở và vận động, tổ chức cho nhân dân tham gia các cuộc vận động, các phong trào thi đua. - Kế hoạch cũng là cơ sở để cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở tham gia xây dựng Đảng, chính quyền và thực hiện giám sát, phản biện xã hội. c) Phân loại kế hoạch Đối với cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, việc phân loại kế hoạch có nhiều cách tiếp cận khác nhau, cụ thể như sau: - Căn cứ theo thời gian: + Kế hoạch dài hạn: Bao gồm các chương trình, giải pháp lớn để thực hiện mục tiêu đề ra, có thời hạn từ 3 đến 5 năm trở lên. + Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch được xây dựng để triển khai thực hiện các mục tiêu của kế hoạch dài hạn, có thời hạn từ 1 đến 3 năm. + Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch hành động cụ thể, thường theo tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm. - Căn cứ theo cấp độ: + Kế hoạch chiến lược: Là kế hoạch xác lập các mục tiêu chung, mang tính định hướng trong một thời gian tương đối dài (từ 5 năm trở lên) và có phạm vi rộng. 28 + Kế hoạch cụ thể: Là kế hoạch chi tiết đề ra các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Kế hoạch tổ chức kỷ niệm “Ngày đại đoàn kết toàn dân”; kế hoạch “Ngày vì người nghèo”; kế hoạch phối hợp vận động tổ chức cho nhân dân tham gia hưởng ứng phong trào “Cả nước chung tay xây dựng nông thôn mới”; kế hoạch thực hiện cuộc vận động “Toàn dân đoàn kết xây dựng nông thôn mới, đô thị văn minh”... - Căn cứ theo đối tượng tác động: + Kế hoạch nhân sự: Là kế hoạch xác định nhu cầu nhân sự tương lai cho một cơ quan, tổ chức về số lượng, chất lượng, thời điểm cung cấp nguồn nhân lực và các biện pháp cần thiết để đáp ứng nhu cầu nhân sự nhằm đảm bảo hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao. + Kế hoạch dự án: Là kế hoạch thực hiện một dự án cụ thể, bao gồm việc xác định mục tiêu, các công việc và hoạt động cần tiến hành, cách thức thực hiện, quản lý công việc, nguồn lực cần thiết cho các hoạt động đó nhằm hoàn thành dự án. - Kế hoạch quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở... d) Yêu cầu của kế hoạch Yêu cầu cơ bản của một kế hoạch là tính hợp pháp, hợp lý và khả thi. - Yêu cầu về tính hợp pháp: Nội dung kế hoạch không được trái với quy định của Đảng, Nhà nước, 29 Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, quy định của cấp ủy, chính quyền địa phương. - Yêu cầu về tính hợp lý: Nội dung kế hoạch phải bao gồm những công việc cần thiết, hợp quy luật, thuận theo xu hướng chung, mang lại lợi ích chung và đáp ứng nhu cầu của quản lý và phát triển. - Yêu cầu về tính khả thi: Nội dung kế hoạch phải phù hợp với điều kiện, năng lực của các tổ chức, địa phương, đặc biệt là về tài chính và nguồn nhân lực để triển khai thực hiện. 2. Quy trình và kỹ năng lập kế hoạch a) Căn cứ lập kế hoạch Khi lập kế hoạch, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần dựa trên các căn cứ sau: - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở và chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chương trình hành động của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. - Kết quả đánh giá thực trạng tình hình, đời sống vật chất, tinh thần, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng hợp pháp, nhu cầu chính đáng của các tầng lớp nhân dân. - Nguồn lực của địa phương, của Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, của các tổ chức thành viên trong Mặt trận và các nguồn lực khác như con người, tài nguyên, tiềm năng, lợi thế... 30 b) Các bước xây dựng kế hoạch Bước 1: Xác định mục tiêu Xác định mục tiêu và lựa chọn vấn đề ưu tiên cần giải quyết là khâu đầu tiên, đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng cho các bước tiếp theo của chu trình xây dựng kế hoạch. Mục tiêu là sự mô tả tình hình, kết quả trong tương lai một khi vấn đề nêu ra được giải quyết và làm cơ sở để xây dựng các giải pháp, hoạt động cụ thể. Mục tiêu được chia làm hai loại: mục tiêu tổng quát (mục tiêu chung) và mục tiêu cụ thể. Về cơ bản, mục tiêu tổng quát nêu lên các lợi ích xã hội và/hoặc lợi ích kinh tế lâu dài mà kế hoạch sẽ đóng góp. Mục tiêu cụ thể thể hiện lợi ích mà người hưởng lợi thu được từ các dịch vụ của kế hoạch và nó giải thích vì sao kế hoạch cần thiết cho đối tượng thụ hưởng. Nó chỉ ra những thay đổi mà người ta mong đợi cuối cùng kế hoạch sẽ đem lại. Lưu ý khi xác định mục tiêu: - Đặt ra và trả lời 5 câu hỏi sau: 1) Ai? - Xác định rõ đối tượng tham gia thực hiện kế hoạch là ai? Ai là người thụ hưởng kết quả, sản phẩm khi kế hoạch thành hiện thực? 2) Làm gì? - Xác định rõ nội dung công việc cần đạt được là gì? 31 3) Khi nào? - Xác định rõ thời gian thực hiện kế hoạch trong bao lâu? Tiến độ thực hiện như thế nào? 4) Bao nhiêu? - Nguồn lực cần sử dụng để thực hiện kế hoạch là bao nhiêu? Số lượng người thụ hưởng kết quả, sản phẩm của kế hoạch là bao nhiêu? 5) Ở đâu? - Kế hoạch được thực hiện ở đâu? - Tuân thủ 5 nguyên tắc xác định mục tiêu (SMART): 1) Phải cụ thể: Phải làm rõ người phụ trách, người tham gia, người thụ hưởng; làm rõ kết quả cần đạt được. 2) Phải đo đếm được: Phải thu thập số liệu để xác định mục tiêu có đạt hay không. 3) Có thể thực hiện được: Mục tiêu phải thực tế và trong phạm vi nguồn lực dự án. 4) Phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế: Mục tiêu phải bám sát vấn đề, nhu cầu hay mong muốn của những người có liên quan chính. 5) Xác định rõ thời gian: Mục tiêu phải rõ giới hạn về thời gian để đạt được các mục tiêu đó. Ở bước này, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải thu thập thông tin thông qua các phương pháp như: đọc tài liệu, ghi chép, sao chụp, lưu giữ những vấn đề cần thiết, quan sát, phỏng vấn, tham vấn, lắng nghe, quay camera... Bước 2: Xây dựng dự thảo kế hoạch Thông thường một bản kế hoạch bao gồm các nội dung cơ bản như sau: 32 Một là, mục tiêu của kế hoạch, tức là tiêu chí cụ thể cần phải đạt được của kế hoạch. Hai là, nội dung của kế hoạch, bao gồm những việc cần làm để đạt được mục tiêu. Ba là, các biện pháp tiến hành, tức là cách thức để thực hiện các công việc cần làm. Bốn là, các yêu cầu cần thiết để đạt được mục tiêu, bao gồm: thời gian thực hiện công việc, địa điểm để tiến hành công việc đó. Năm là, tổ chức triển khai thực hiện, tức là phân công trách nhiệm cụ thể cho người phụ trách, người tham gia thực hiện; phân bổ kinh phí, phương tiện, vật tư cho các tổ chức, cá nhân; ấn định thời điểm, tiến độ hoàn thành từng phần việc. Sáu là, kết quả sản phẩm, cần phải nêu rõ yêu cầu về thời gian bàn giao kết quả, số lượng, chất lượng của sản phẩm, kết quả công việc phải làm. Trong quá trình xây dựng kế hoạch, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần lưu ý những yếu tố cản trở như sau: - Xác định mục tiêu không rõ ràng dẫn đến đưa ra nội dung các việc cần làm không phù hợp, gây lãng phí về kinh phí, thời gian và sức lao động của cơ quan, tổ chức. - Thu thập thông tin, số liệu thiếu hoặc số liệu, thông tin không chính xác dẫn đến xác định không đủ căn cứ, mục tiêu đưa ra không sát thực tiễn, kế hoạch không đáp ứng yêu cầu hợp pháp, hợp lý. - Không phát huy được trí tuệ của tập thể, cơ quan, tổ chức dẫn đến việc phân công công việc 33 không phù hợp, việc xác định các mối quan hệ phối hợp không đúng với yêu cầu mục tiêu đề ra, có thể gây tâm lý không thoải mái, thậm chí gây ức chế cho chính các thành viên tham gia thực hiện kế hoạch. Bước 3: Thông qua kế hoạch Bản kế hoạch cần được lấy ý kiến dân chủ từ cán bộ là Ủy viên Ủy ban Mặt trận Tổ quốc cấp xã; từ các tổ chức thành viên của Mặt trận và từ các tầng lớp nhân dân (thông qua hội nghị nhân dân). Các ý kiến tham gia đóng góp được tiếp thu nghiêm túc để chỉnh sửa, hoàn thiện trước khi trình duyệt thông qua chính thức. Người ký ban hành kế hoạch phải chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản. c) Kỹ năng cần có khi xây dựng kế hoạch - Kỹ năng phân tích công việc Kết quả phân tích công việc với bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn nhân sự sẽ giúp cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở xây dựng được bản kế hoạch hợp pháp, hợp lý và đảm bảo tính khả thi. Ngược lại, nếu kết quả phân tích công việc không chính xác sẽ dẫn đến việc xây dựng bản kế hoạch thiếu tính khả thi, khó triển khai thực hiện. - Kỹ năng soạn thảo văn bản Trong quá trình xây dựng kế hoạch, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải có kỹ năng soạn thảo văn bản để tránh những sai lầm như: 34 + Không nắm vững căn cứ pháp lý, không lắng nghe hết ý kiến tham gia, ý kiến phản biện hoặc quá tin vào những hiểu biết chủ quan của mình dẫn đến đưa ra bản kế hoạch thiếu tính hợp pháp. + Thiếu tính sáng tạo, phụ thuộc vào cấp trên một cách thụ động mà đưa ra bản kế hoạch rập khuôn máy móc theo chủ trương, kế hoạch của cấp trên, không sát hợp với tình hình thực tế, thiếu tính khả thi. + Không tuân thủ quy định của Nhà nước về cách thức soạn thảo văn bản hành chính, sử dụng câu từ tùy tiện, nội dung trùng lắp, chồng chéo ngay trong kế hoạch hoặc với kế hoạch đã ban hành trước đó dẫn đến khó khăn khi triển khai thực hiện. - Kỹ năng phân công và phối hợp Các kỹ năng này sẽ giúp cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có cái nhìn tổng quát về khối lượng công việc cần làm và nguồn nhân lực của địa phương để phát huy sức mạnh tổng hợp của các tập thể, cá nhân. Sử dụng các kỹ năng trên, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải đưa ra và trả lời các câu hỏi sau: + Kế hoạch được xây dựng nhằm mục đích gì? + Để đạt được mục tiêu đó, việc cụ thể cần làm là gì? + Để thực hiện được việc làm đó, cần huy động những nguồn lực gì? + Kế hoạch đó đem lại lợi ích gì cho nhân dân? + Tình huống nào có thể xảy ra khi kế hoạch được triển khai thực hiện? 35 3. Quy trình và kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch a) Các bước tổ chức thực hiện kế hoạch Bước 1: Triển khai thực hiện - Cụ thể hóa kế hoạch bằng các lịch công tác cụ thể, ban hành các văn bản, biểu mẫu báo cáo. - Phân công, phối hợp với cán bộ chính quyền, các tổ chức thành viên của Mặt trận tuyên truyền, giáo dục, giải thích, hướng dẫn, vận động, tập hợp, tổ chức cho các tầng lớp nhân dân tham gia thực hiện. Ở khâu này, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần đạt được “5 rõ”: rõ người chủ trì, người phối hợp và người thực thi; rõ việc; rõ thời gian, tiến độ; rõ điều kiện, nguồn lực; rõ yêu cầu sản phẩm. Bước 2: Theo dõi, kiểm tra, giám sát Theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện kế hoạch để phát hiện sơ hở, thiếu sót trong quản lý, đồng thời theo dõi, kiểm tra, giám sát để động viên, khen thưởng kịp thời những bộ phận, cá nhân tích cực. Đối tượng theo dõi, kiểm tra, giám sát là con người và công việc. - Với con người: để nắm bắt tinh thần, thái độ tham gia thực hiện kế hoạch. - Với công việc: để nắm tiến độ thực hiện, việc chi tiêu tài chính, chất lượng sản phẩm, kết quả công việc. 36 Bước 3: Đánh giá Đánh giá là thao tác cuối cùng của việc thực hiện kế hoạch. Cơ sở của đánh giá là yêu cầu đối với công việc, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận hay cá nhân. Nội dung đánh giá bao gồm: - Đánh giá công việc: Đánh giá công việc dựa theo các tiêu chuẩn định sẵn cho từng công việc cụ thể như: tiến độ, số lượng, chất lượng, chi phí... để đưa ra kết luận. - Đánh giá con người: Đánh giá con người trong việc thực hiện kế hoạch thường căn cứ vào các tiêu chuẩn: thái độ đối với công việc, mức độ cống hiến, sức ảnh hưởng với người khác,... b) Kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch - Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải thường xuyên nắm bắt thông tin, tâm tư, thái độ của nhân dân đối với quá trình triển khai thực hiện kế hoạch công tác. Kỹ năng này đòi hỏi cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải làm tốt các việc sau: + Thực hiện nghiêm túc lịch giao ban. + Thường xuyên đi cơ sở để quan sát, phỏng vấn, tham vấn. + Lắng nghe, ghi chép, phân tích, so sánh, đối chiếu, tổng hợp. 37 - Kỹ năng kiểm tra, động viên, khích lệ Kỹ năng này giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nắm bắt rõ tình hình thực hiện kế hoạch để tham mưu, đề xuất hoặc quyết định điều chỉnh phù hợp và kịp thời để hoàn thành công việc. Để thực hiện kỹ năng này, đòi hỏi cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải tuân thủ nguyên tắc sau: + Thường xuyên giám sát tình hình, lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của người tham gia thực hiện, người phối hợp, người thụ hưởng kết quả của kế hoạch. + Đưa ra các chỉ đạo rõ ràng, hợp lý. + Sẵn sàng có phương án hỗ trợ khi cần thiết. + Nhanh chóng chỉ đạo tháo gỡ khó khăn. + Kịp thời hướng dẫn cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cấp dưới giải quyết vấn đề. - Kỹ năng xử lý tình huống Kỹ năng này giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở kịp thời xử lý các tình huống có thể phát sinh làm cản trở quá trình thực hiện kế hoạch. Để xử lý tốt tình huống (nếu có), cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần chú ý các vấn đề sau: + Chỉ đạo triển khai giải quyết một cách chủ động theo kế hoạch đã xây dựng trước. + Những tình huống phát sinh mới nằm ngoài dự liệu cần nhanh chóng có phương án hoặc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên để kịp thời xử lý, ngăn chặn những sai phạm có thể phát sinh. + Khi xử lý tình huống phải tuân thủ nguyên tắc hợp pháp, hợp lý, hợp tình. 38 Chuyên đề 3 KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ I- NHẬN THỨC CHUNG VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Một số khái niệm chung về quản lý thời gian của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở a) Khái niệm quản lý thời gian Quản lý thời gian là cách thức cá nhân quản lý và sử dụng vốn thời gian mà mỗi người có cho công việc của mình1. Từ đó có thể hiểu, quản lý thời gian của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là quá trình cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao, lập danh sách những công việc phải làm và kiểm soát có ý thức về lượng thời gian cho từng công việc cụ thể để từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của bản thân và của Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. ______________ 1. Xem Lại Thế Luyện: Kỹ năng quản lý thời gian, Nxb. Văn hóa - Thông tin, Hà Nội, 2010, tr.8. 39 b) Khái niệm phân chia thời gian hợp lý Phân chia thời gian hợp lý là việc cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở căn cứ vào tính chất, mức độ công việc để phân chia quỹ thời gian hợp lý, sử dụng thời gian một cách khoa học nhằm thực hiện những mục tiêu quan trọng trong công việc và cuộc sống, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. c) Quản lý thời gian hiệu quả Là quá trình cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở thường xuyên thực hiện có hiệu quả việc phân chia thời gian hợp lý với mục tiêu, kế hoạch làm việc, danh mục những việc cần làm, thứ tự ưu tiên và ủy quyền trong công việc,... 2. Vai trò của quản lý thời gian đối với cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở - Quản lý tốt thời gian góp phần giúp cán bộ Mặt trận ở cơ sở sử dụng và cân bằng thời gian một cách hợp lý nhất. Kỹ năng quản lý thời gian giúp cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở sử dụng quỹ thời gian cho phép một cách tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả nhất trong giải quyết hài hòa các mối quan hệ giữa công việc và cuộc sống; công việc với công việc... Từ đó giảm căng thẳng, tạo được tinh thần, tâm thế thoải mái trong thực hiện nhiệm vụ. - Việc quản lý thời gian sẽ góp phần tăng tính chủ động, hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ. Quản lý thời gian đi liền với xây dựng kế hoạch làm việc của mỗi cá nhân cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở 40 cơ sở. Qua đó mỗi người sẽ dự báo được các công việc cần thực hiện và chủ động trong công việc của mình, tránh rơi vào tình trạng bị động. - Góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện chức trách, nhiệm vụ của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nói riêng và của Mặt trận Tổ quốc cấp xã nói chung. Quỹ thời gian không chỉ là cơ sở, căn cứ để cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc, mà còn là điều kiện cần để triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch cũng như các nhiệm vụ thường xuyên. Vì vậy, nếu cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có kỹ năng quản lý thời gian sẽ sử dụng quỹ thời gian cho phép một cách tiết kiệm nhất, hợp lý nhất và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình thực thi nhiệm vụ. II- KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ Sơ đồ các bước quản lý thời gian hiệu quả 41 1. Bước 1: Xác định mục tiêu; liệt kê những công việc cần làm để thực hiện mục tiêu - Xác định mục tiêu: Mục tiêu có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cá nhân, bởi vì “mục tiêu là phương hướng của thành công”, hay “thành công chính là quá trình hiện thực hóa mục tiêu”. Khi cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở đặt ra mục tiêu thì sẽ cố gắng nỗ lực hết mình để đạt được mục tiêu đó; ngược lại, nếu cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở không có mục tiêu thì sẽ bị lạc hướng, làm việc chung chung, không có hiệu quả. Khi xác định mục tiêu, cán bộ Mặt trận Tổ quốc cần chú ý: - Mục tiêu phải cụ thể, rõ ràng; - Phải rõ về thời gian thực hiện; - Lý do phải đạt được mục tiêu đó; - Mục tiêu phải mang tính kích thích và đòi hỏi sự nỗ lực của cá nhân, thể hiện sự mong đợi và ham muốn tha thiết (viết ra giấy, biểu hiện bằng ước mơ, hình ảnh hóa); - Mục tiêu phải phù hợp với điều kiện thực tế; - Mục tiêu phải hướng tới một nhiệm vụ; - Lập kế hoạch cụ thể để thực hiện mục tiêu. Ví dụ: Trong công tác tuyên truyền, vận động nhân dân thực hiện mục tiêu bảo đảm “bảo hiểm y tế toàn dân” trên địa bàn xã. Cần xác định rõ đến thời điểm nào có thể hoàn thành được mục tiêu này. Lý do để đạt được mục tiêu này là từ nhu cầu 42 thực tế của công tác chăm sóc sức khỏe cho nhân dân; nhận thức xã hội của nhân dân về vấn đề bảo hiểm y tế. Điều kiện thực tế: số liệu khảo sát, điều tra về nhân khẩu, hộ khẩu ở địa phương; số nhân khẩu đã tham gia bảo hiểm (có phân loại: bảo hiểm bắt buộc và bảo hiểm tự nguyện); đời sống, thu nhập của nhân dân trong xã. Mục tiêu này hướng tới thực hiện tiêu chí về y tế, là một trong 19 tiêu chí xây dựng nông thôn mới. Lưu ý: Nếu mục tiêu bị gián đoạn trong quá trình thực hiện thì thiết lập trở lại. Nếu công việc bị gián đoạn, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nên ghi chú vắn tắt những việc đã làm để có thể tiếp tục một cách dễ dàng. Nếu gặp khó khăn không thể khắc phục được thì phải xác lập một mục tiêu nhỏ hơn, hoặc thực hiện một phần khác của nhiệm vụ và trở lại với nhiệm vụ khó khăn sau. - Liệt kê các công việc phải làm: Trên cơ sở mục tiêu đã xác định, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần liệt kê tất cả những công việc cần làm để đạt được mục tiêu đó (công việc dài hạn, trung hạn, ngắn hạn). Chỉ khi liệt kê hết các công việc cần làm thì cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở mới không quên việc và dễ dàng xác định thứ tự ưu tiên khi giải quyết công việc; có thể liệt kê tất cả công việc cần làm vào một cuốn sổ theo ngày, tuần, tháng, năm, trên cơ sở đó, xác định mục tiêu, lập kế hoạch thực hiện mục tiêu. 43 2. Bước 2: Phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên Khi đã liệt kê tất cả những việc cần làm để thực hiện mục tiêu, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phân loại những công việc đó theo thứ tự ưu tiên, cụ thể: Cách xác định thứ tự ưu tiên trong công việc Mức độ/Tính chấtCấp bách Không cấp bách Quan trọng (I) Quan trọng, cấp bách (II) Quan trọng, không cấp bách Không quan trọng (III) Không quan trọng, cấp bách (IV) Không quan trọng, không cấp bách - Ô I là những công việc quan trọng, cấp bách: Đây là loại công việc mang tính đến hạn, cần phải làm ngay, giải quyết loại công việc này thường tiêu tốn rất nhiều thời gian và dễ làm cho cán bộ bị căng thẳng. Loại công việc này bao gồm: 1) Công việc không đoán được thời điểm diễn ra (cuộc họp khẩn; tình huống khẩn liên quan đến cán bộ, đảng viên và nhân dân...); 2) Đoán được thời điểm diễn ra (các ngày kỷ niệm; hội nghị sơ kết, tổng kết...); 3) Công việc tồn đọng do thói quen chây lười (viết báo cáo sơ kết, tổng kết, chuẩn bị chương trình, kế hoạch, đề án...), vì chúng vừa quan trọng, 44 vừa cấp bách. Ví dụ: báo cáo đến hạn, đề án đến hạn, chuẩn bị báo cáo trước hội nghị, cuộc họp khẩn... Bố trí thời gian cho loại công việc này phải thật hợp lý, bởi nếu cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở chỉ tập trung vào loại công việc này chứng tỏ làm việc không có kế hoạch, không xác định được mục tiêu và thường xuyên rơi vào trạng thái căng thẳng. - Ô II là những công việc quan trọng nhưng không cấp bách: Đây là những công việc mang tính mục tiêu, như: công việc liên quan đến sức khỏe, học tập, sự nghiệp, gia đình, xây dựng các mối quan hệ...; đối với công việc này không yêu cầu làm ngay (vì không cấp bách), nhưng đòi hỏi phải làm hết tất cả. Đồng thời phải dành nhiều thời gian cho loại công việc này để kết thúc công việc, tránh để việc chồng chất. - Ô III là những công việc cấp bách nhưng không quan trọng: Đây là loại công việc không có ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu công việc mà người cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở đặt ra, nhưng lại cấp bách, như: trả lời điện thoại, email... Đối với những loại công việc này, người cán bộ cần xử lý càng nhanh càng tốt hoặc ủy thác cho người khác. - Ô IV là những công việc không quan trọng, không cấp bách, những việc này có thể làm trong thời gian rỗi, khoảng thời gian cá nhân làm việc kém hiệu quả nhất hoặc có thể không làm. Khi có 45 ý định làm việc gì thuộc loại công việc này, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian. 3. Bước 3: Bố trí thời gian cho từng loại công việc Sau khi xác định công việc theo thứ tự ưu tiên để thực hiện các mục tiêu đã đề ra, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần dựa vào tính chất của công việc ước tính khoảng thời gian cụ thể cần hoàn thành từng công việc để chủ động khi thực hiện công việc. Thời gian bố trí cho các loại công việc cụ thể là: - Đối với nhóm công việc ở ô I: quan trọng, cấp bách chỉ nên dành thời gian cho công việc ở ô này không vượt quá 20%. - Nhóm công việc ở ô II: quan trọng nhưng không cấp bách, thời gian dành cho công việc ở ô này không được dưới 60%. - Hai nhóm công việc ở ô III và IV, thời gian dành cho nhóm công việc này chia đều cho mỗi ô là không vượt quá 10% (có thể giảm thiểu ở mức tối đa nếu có thể). 4. Bước 4: Tổ chức thực hiện - Đề ra nguyên tắc cho bản thân: + Ý chí quyết tâm thực hiện mục tiêu theo kế hoạch đã đề ra; 46 + Có thái độ thực hiện tích cực, chăm chỉ; + Có phương pháp thực hiện thông minh. - Loại bỏ những yếu tố cản trở thời gian: + Làm việc không khoa học (không đề ra mục tiêu, không xây dựng kế hoạch, không xác định thứ tự ưu tiên...); + Không giữ được tập trung trong quá trình làm việc; thường xuyên do dự, chần chừ khi giải quyết công việc; + Cùng một lúc giải quyết quá nhiều công việc; + Luôn lo lắng, bối rối, sợ thất bại khi làm việc, thụ động chạy theo công việc; + Không có khả năng nói “không” đối với những người, những việc không cần thiết; + Có thói quen “trì hoãn” công việc; + Không gọn gàng, ngăn nắp; + Giao tiếp kém hiệu quả; + Dành thời gian nhiều cho việc tiếp khách và giải trí trên điện thoại, máy tính... 5. Bước 5: Kiểm tra cách sử dụng thời gian Muốn kiểm tra việc sử dụng thời gian của bản thân khi tiến hành công việc, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể thực hiện theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Ước lượng khoảng thời gian cho mỗi công việc; sau khi thực hiện xong thì kiểm tra lại xem có đúng với khoảng thời gian đã dự kiến và rút kinh nghiệm để sử dụng thời gian hiệu quả hơn. 47 STT 1 2 ... Công việc phải làm Thời gian dự tính Thời gian thực tế Nguyên nhân lãng phí Kinh nghiệm - Cách thứ hai: Viết nhật ký, là việc cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở ghi lại tất cả công việc diễn ra trong ngày, thời gian sử dụng cụ thể cho từng công việc, đến cuối ngày tổng hợp việc sử dụng thời gian cho từng công việc cụ thể và xem lượng thời gian sử dụng cho công việc đó có phù hợp với tính chất, mức độ công việc, vai trò, trách nhiệm của bản thân. Đồng thời, thông qua việc viết nhật ký, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể duy trì thói quen ghi lại tất cả những công việc diễn ra trong cuộc sống hằng ngày; đó có thể là những thành công mới, những mong muốn chưa thực hiện được, những điều còn băn khoăn, trăn trở; những mối quan hệ mới; cách làm mới hoặc những ý tưởng mới. Việc ghi nhật ký trong ngày sẽ giúp cán bộ tìm ra những chỗ sai lầm, thiếu sót để rút kinh nghiệm, sửa chữa. Vì vậy, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần ghi nhật ký công việc để kiểm tra, rút kinh nghiệm và điều chỉnh cách sử dụng thời gian cho 48 hợp lý, hiệu quả. Hằng ngày đánh giá thực hiện mục tiêu, kết quả đạt được tự kiểm điểm, tích lũy sẽ hoàn thành mục tiêu đặt ra. Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể viết nhật ký dưới dạng mẫu ghi công việc trong tuần như sau: Thứ BuổiHai Ba Tư Năm Sáu BảyChủ nhật Sáng Chiều Tối Rút kinh nghiệm trong ngày Thành tựu trong ngày, tuần Ghi chú 20 lời khuyên giúp cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở quản lý thời gian hiệu quả 1. Liệt kê các công việc phải làm trong ngày. 2. Bố trí thời gian cho mỗi công việc. 3. Sử dụng lịch để ghi nhận công việc đã lên kế hoạch. 4. Sử dụng sổ tay để ghi chú những hạng mục cần làm theo ngày. 49 5. Ghi nhận và theo dõi thời hạn của mỗi công việc. 6. Học cách nói “không”. 7. Luôn đặt thời hạn công việc sớm hơn thời hạn được giao. 8. Luôn quy định thời gian cho các hoạt động cá nhân. 9. Luôn có đồng hồ trước mặt để nhắc nhở về thời gian và thời hạn cần hoàn thành công việc. 10. Tạo chuông cảnh báo 15 phút trước thời hạn cần hoàn thành một công việc. 11. Tập trung cao độ để hoàn thành công việc đã lên kế hoạch. 12. Tránh tất cả những thứ có thể làm ta bị phân tâm. 13. Theo dõi thời gian mình sử dụng. 14. Đừng quá bị mắc kẹt vào những chi tiết không quan trọng. 15. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc quan trọng nhất thì hoàn thành trước. 16. Học cách giao việc hợp lý cho người khác. 17. Kết hợp những công việc giống nhau lại để xử lý cho hiệu quả. 18. Triệt tiêu những thứ làm mất thời gian của mình. 19. Khi cần dành thời gian cho bản thân, hãy cắt đứt liên lạc với thế giới công việc. 20. Luôn tính toán thêm thời gian chuyển đổi giữa hai công việc. 50 Chuyên đề 4 KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ I- NHẬN THỨC CHUNG VỀ THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại thông tin a) Khái niệm, đặc điểm thông tin Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về khái niệm thông tin. Theo Từ điển tiếng Việt, “thông tin” là “truyền tin cho nhau biết”1. Khoản 1, Điều 2 Luật tiếp cận thông tin năm 2016 quy định: “Thông tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra”. ______________ 1. Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr.953. 51 Từ những định nghĩa trên cho thấy, thông tin có những đặc điểm sau: - Thông tin được thể hiện dưới dạng vật mang tin. Trong thời đại ngày nay, vật mang tin ngày càng đa dạng, phong phú và gắn liền với sự phát triển của kỹ thuật điện tử và công nghệ thông tin. Nó có thể dưới dạng vật mang tin hữu hình hoặc dưới dạng vật mang tin vô hình. - Thông tin luôn gắn liền với sự vận động của nó. Do vậy, thông tin được quan niệm dưới dạng động như một quá trình truyền đạt từ người phát tin đến người nhận tin. - Thông tin gắn liền với các hình thức giao tiếp trong hoạt động lãnh đạo, quản lý. Thông tin là sự truyền đạt các thông điệp từ người đến người. Tùy tính chất, đặc điểm, tầm quan trọng của thông tin mà cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở lựa chọn hình thức giao tiếp trực tiếp hay giao tiếp gián tiếp; giao tiếp gặp riêng hai người hoặc giao tiếp diện rộng... Như vậy, thông tin là sự truyền đạt các thông điệp, các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, phán đoán... làm tăng thêm sự hiểu biết cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. b) Phân loại thông tin Hiện nay, thông tin tồn tại rất đa dạng, phong phú; để thuận lợi cho công tác thu thập và xử lý thông tin của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, có thể phân loại thông tin như sau: 52 - Căn cứ theo kênh thông tin: + Thông tin từ kênh ấn phẩm: sách, báo, tạp chí, các văn bản... + Thông tin từ kênh nghe nhìn: phát thanh, truyền hình, phim ảnh, video, điện thoại, internet. + Thông tin từ kênh giao tiếp trực tiếp: họp, hội thảo, tọa đàm... - Căn cứ theo hình thức thể hiện thông tin: + Thông tin bằng lời nói; + Thông tin bằng chữ viết; + Thông tin bằng các phương tiện, ký hiệu khác. - Căn cứ theo chiều đến của thông tin: + Thông tin từ cấp trên xuống; + Thông tin từ cấp dưới lên; + Thông tin chiều ngang, thông tin chéo. - Căn cứ theo tính chính thức của thông tin: + Thông tin chính thức; + Thông tin không chính thức. - Căn cứ theo lĩnh vực thông tin: Thông tin về chính trị; thông tin về kinh tế, thông tin về văn hóa, thông tin về y tế, thông tin về xã hội, thông tin về quốc phòng - an ninh... - Căn cứ theo mức độ xử lý thông tin: Thông tin ban đầu, thông tin trung gian, thông tin cuối cùng. 53 2. Khái niệm thu thập và xử lý thông tin a) Khái niệm, đặc điểm thu thập thông tin * Khái niệm: Theo Từ điển tiếng Việt, thu thập nghĩa là “góp nhặt và tập hợp lại”1. Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu, tìm kiếm, tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước. Theo Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị - Kỹ năng lãnh đạo, quản lý: “Thu thập thông tin là quá trình thu thập các số liệu mô tả cụ thể về một thực thể nào đó một cách có hệ thống”2. * Đặc điểm: - Thu thập thông tin là hoạt động có tính mục đích. Quá trình thu thập thông tin phải giải đáp cụ thể các câu hỏi: Thông tin này thu thập để làm gì? Phục vụ cho công việc gì? Liên quan đến những khía cạnh nào của vấn đề? - Thu thập thông tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức. Tùy theo yêu cầu về thông tin, nguồn lực mà có thể áp dụng các phương pháp, cách thức thu thập thông tin cho phù hợp. - Thu thập thông tin có thể tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khác nhau. Mỗi kênh thông ______________ 1. Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr.958. 2. Xem Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị - Kỹ năng lãnh đạo, quản lý, Nxb. Lý luận chính trị, Hà Nội, 2021, tr.52. 54 tin có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với mỗi loại thông tin cần thu thập. - Thu thập thông tin là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết. - Thu thập thông tin chịu tác động của nhiều nhân tố về kỹ năng thu thập thông tin, kỹ năng sử dụng các phương pháp, cách thức thu thập thông tin. - Thu thập thông tin là một khâu trong quá trình thông tin của một tổ chức. Thu thập thông tin gắn với yếu tố đầu vào của tổ chức. Thu thập thông tin không tách rời quá trình xử lý thông tin, nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động của tổ chức. Như vậy, có thể hiểu, hoạt động thu thập thông tin của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm kiếm thông tin, tập hợp các nguồn thông tin nhằm đáp ứng nhiệm vụ được giao. b) Khái niệm và đặc điểm xử lý thông tin * Khái niệm: Theo Từ điển tiếng Việt, xử lý là “áp dụng vào cái gì đó những thao tác nhất định để nghiên cứu, sử dụng”1. Theo Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị - Kỹ năng lãnh đạo, quản lý: “Xử lý thông tin là ______________ 1. Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr.1163. 55 hoạt động phân tích, phân loại các số liệu, dữ liệu theo các nguyên tắc, tiêu chí và phương pháp nhất định”1. Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định. Đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin. Xử lý thông tin cũng là khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thông tin, bởi lẽ kết quả của xử lý thông tin là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp cho hoạt động của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. Trong thời đại ngày nay, việc xử lý thông tin không chỉ được thực hiện bằng trí tuệ con người mà còn được trợ giúp bởi nhiều thiết bị kỹ thuật ngày càng hiện đại và thông minh hơn. Điều đó cũng đòi hỏi người xử lý thông tin phải đạt tới những trình độ nhất định và ngày càng phải tự hoàn thiện mình, nâng cao tri thức chuyên môn. * Đặc điểm: - Xử lý thông tin là tạo ra những thông tin mới hoặc bổ sung những thông tin mà trước đó chưa được biết đến. ______________ 1. Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị - Kỹ năng lãnh đạo, quản lý, Sđd, tr.52. 56 - Chất lượng thông tin mà người xử lý cung cấp tới đối tượng tiếp nhận có thể bị tác động bởi nhiều yếu tố như trình độ, sự nhạy bén trong phân tích, thái độ khách quan... Như vậy, có thể hiểu: Hoạt động thu thập và xử lý thông tin của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là quá trình tìm kiếm, tập hợp, lựa chọn, phân tích, tổng hợp các tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu... phục vụ cho việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. 3. Vai trò của thu thập và xử lý thông tin đối với hoạt động của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở khi thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao trên tất cả các lĩnh vực của mình đều phải thu thập và xử lý thông tin. Vai trò của việc thu thập và xử lý thông tin đối với hoạt động của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở thể hiện ở những khía cạnh cơ bản sau: - Thu thập và xử lý thông tin của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có vai trò quan trọng đối với công tác tuyên truyền, giáo dục, vận động các tầng lớp nhân dân thực hiện và phát huy dân chủ ở cơ sở; thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước và địa phương. - Thu thập và xử lý thông tin phục vụ trực tiếp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở trong việc nắm 57 bắt tâm tư, nguyện vọng hợp pháp, nhu cầu bức thiết chính đáng của các tầng lớp nhân dân nhằm làm tốt hơn công tác vận động, tập hợp quần chúng nhân dân xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân tộc ở địa phương. - Thu thập và xử lý thông tin của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có vai trò trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, phối hợp trong công tác vận động các tầng lớp nhân dân ở địa phương tham gia xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền. - Thu thập và xử lý thông tin là căn cứ cho việc lựa chọn đối tượng, nội dung, phương pháp, hình thức; là cơ sở để kết luận, kiến nghị trong việc thực hiện chức năng giám sát, phản biện của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. 4. Những yêu cầu cơ bản trong thu thập và xử lý thông tin của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở a) Yêu cầu đối với việc thu thập thông tin - Thông tin thu thập được phải chính xác, phản ánh đúng bản chất của sự vật, sự việc, hiện tượng, đối tượng có liên quan. Tránh việc thu thập thông tin phiến diện, thiếu tính chính xác hoặc phản ánh không đúng bản chất sự việc, hiện tượng. - Thông tin thu thập được phải mang tính thời sự, là những thông tin mới, phản ánh kịp thời, đúng đối tượng ở thời điểm hiện tại. 58 - Thông tin thu thập được phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng nhằm phục vụ tốt cho công tác Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. b) Yêu cầu đối với việc xử lý thông tin - Đảm bảo sự hài hòa ba loại thông tin: Thông tin theo chức năng, nhiệm vụ (đối với cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, với thành viên Ban công tác Mặt trận khu dân cư); thông tin thuận và thông tin nghịch chiều; thông tin khách quan. - Đảm bảo sự hiện diện của ba nguồn thông tin: Nguồn thông tin từ cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp; nguồn thông tin từ tiếp xúc công dân, khảo sát thực tế; nguồn thông tin từ các phương tiện truyền thông đại chúng và xã hội. - Cẩn trọng khi sử dụng thông tin mang tính dự báo, thông tin từ mạng xã hội, thông tin từ các tổ chức nước ngoài. II- KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ Mỗi tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác nhau đối với vấn đề bảo đảm thông tin cho công việc của mình. Trong sự đa dạng của thông tin, việc thu thập, xử lý thông tin phải đảm bảo tính chính xác, khoa học, tuân theo các nguyên tắc, phương pháp nhất định, góp phần quan trọng vào việc thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ được giao. 59 Sơ đồ thu thập, xử lý thông tin của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở Bước 1: Chuẩn bị thu thập thông tin Bước 2: Thu thập thông tin Bước 3: Xử lý thông tin - Nhu cầu thông tin. - Kênh, nguồn thông tin. - Thông tin từ cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị cấp trên, cùng cấp. - Thông tin từ thực tế, thông tin đại chúng và các kênh khác. - Phân tích, kiểm chứng thông tin. - Đánh giá, bảo quản, lưu trữ thông tin. 1. Bước 1: Chuẩn bị thu thập thông tin a) Xác định nhu cầu thu thập thông tin - Căn cứ để xác định nhu cầu thông tin của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở: + Kế hoạch, nội dung, chương trình hoạt động của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, 60 Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội ở cơ sở. + Kế hoạch hoạt động của từng cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, bao gồm: Ủy viên Ban Thường trực, Ủy viên Ủy ban Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở và thành viên Ban công tác Mặt trận ở khu dân cư. - Để xác định đúng nhu cầu thu thập và xử lý thông tin, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải trả lời được các câu hỏi sau: + Hoạt động sắp tới của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội ở cơ sở là gì? + Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở sẽ tham gia vào những hoạt động nào? + Hoạt động đó cần có những thông tin gì? + Bản thân đã có được những thông tin nào? + Thông tin nào còn thiếu, thông tin nào cần bổ sung? b) Xác định kênh, nguồn thông tin Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể thu thập thông tin từ rất nhiều nguồn khác nhau. Thông thường, có thể thu thập thông tin từ các nguồn sau: - Từ các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị các cấp; - Từ cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức và nhân dân; - Từ các phương tiện thông tin đại chúng (như: báo, đài, internet...); - Từ các kênh khác. 61 Khi thu thập thông tin, cần phải xác định một cách chính xác, rõ ràng, đầy đủ nguồn thông tin để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng. 2. Bước 2: Thu thập thông tin a) Thu thập thông tin từ các cơ quan, tổ chức và các đoàn thể nhân dân Đây là nguồn thông tin rất quan trọng, trực tiếp phục vụ cho việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao. Thu thập thông tin từ nguồn này, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở biết được chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; thông tin liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của các tầng lớp nhân dân; thông tin về chức năng, nhiệm vụ của Mặt trận Tổ quốc cấp cơ sở và cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, nhiệm vụ chính trị của địa phương, bao gồm: các văn bản của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và của địa phương; các chương trình, đề án, dự án, kế hoạch, tờ trình, báo cáo... của các cơ quan, tổ chức có liên quan. Để xác định rõ nguồn thông tin đòi hỏi người cần thu thập thông tin phải đặt ra và trả lời các câu hỏi sau: - Ai đang nắm giữ, sở hữu thông tin? - Ai có thể cung cấp thông tin? - Ai có quyền đưa ra thông tin? Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể trực tiếp gặp các cơ quan, tổ chức để yêu cầu cung cấp thông tin hoặc thông qua tổ chức mình công tác như: Đảng ủy, 62 Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc cấp xã, Ban công tác Mặt trận khu dân cư, Ban giám sát đầu tư của cộng đồng, Ban thanh tra nhân dân, tổ hòa giải ở cơ sở... gửi văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin. Khi thu thập thông tin từ nguồn này, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể lựa chọn các phương pháp như: đọc tài liệu, ghi chép, sao chép, ghi âm, quay video... những nội dung, tài liệu liên quan đến lĩnh vực cần thu thập. b) Thu thập thông tin từ cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức và nhân dân Kênh thông tin này giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nắm bắt kịp thời tình hình đời sống vật chất, tinh thần; kết quả các phong trào phát triển kinh tế - xã hội; tâm tư, nguyện vọng của cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức và mọi người dân ở địa phương. Khi thu thập thông tin từ nguồn này, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần: - Xác định mục đích, yêu cầu, nội dung thông tin cần thu thập; - Lựa chọn đúng đối tượng cung cấp thông tin; - Chuẩn bị công cụ để thu thập thông tin: phiếu hỏi, sổ ghi chép...; - Xác định phương pháp thu thập thông tin phù hợp: tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm, sinh hoạt; quan sát, trao đổi; tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. 63 c) Thu thập thông tin từ các phương tiện truyền thông đại chúng - Đây là nguồn thông tin quan trọng, giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể cập nhật, nhìn nhận, đánh giá một cách toàn diện, sâu sắc tình hình kinh tế, chính trị, xã hội... từ đó dự báo, xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động của cá nhân và tổ chức. Do đó, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải dành một khoảng thời gian nhất định để tiếp cận, khai thác thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng. - Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng bao gồm: thông tin từ đài phát thanh, truyền hình, sách, báo, tạp chí, trang tin điện tử, mạng xã hội... Những thông tin này giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nắm bắt tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, phong tục, tập quán của người dân đị̣a phương; những vấn đề thực tiễn đang đặt ra ở địa phương và trên cả nước... - Khi thu thập thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần tuân thủ các quy định sau: 1) Xác định nguồn thông tin chính thống, như: Thông tin từ các chương trình của Đài Truyền hình Việt Nam; Đài Phát thanh và Truyền hình địa phương; chương trình phát thanh của xã, phường, thị trấn... Các tài liệu, sách, báo, liên quan đến lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, đời sống; mạng internet: Cổng Thông tin điện tử của Quốc hội, 64 của Chính phủ, của Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, của bộ, ngành... 2) Đảm bảo tính khách quan của thông tin thu thập: Tôn trọng tính chính xác của thông tin, không thêm bớt, không bóp méo, không đánh tráo thông tin. 3) Đảm bảo tính pháp lý của thông tin: Tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, chỉ được sử dụng thông tin khi được sự cho phép của cơ quan quản lý hoặc tác giả... 4) Đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy cao, nhất là thông tin trên mạng internet: Các thông tin này phải được Nhà nước thừa nhận, cho phép sử dụng và khai thác; phù hợp với đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Ngoài ra, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể thu thập thông tin từ các kênh khác, như: dư luận xã hội, khảo sát ý kiến, tin đồn... Đối với những thông tin này cần phải kiểm chứng, xem xét kỹ nguồn gốc của thông tin; động cơ, mục đích của đối tượng cung cấp thông tin; đối chiếu với các nguồn thông tin khác để phân tích tính chính xác, khoa học của thông tin để phục vụ cho việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao. 3. Bước 3: Xử lý thông tin a) Tập hợp và hệ thống hóa thông tin - Tập hợp và hệ thống hóa thông tin là tóm tắt và phân loại thông tin theo các nhóm vấn đề, lĩnh vực như thông tin về kinh tế, thông tin về chính trị - 65 xã hội, về tình hình đời sống vật chất, tinh thần của các tầng lớp nhân dân... - Khi tập hợp, hệ thống hóa thông tin, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần lưu ý: + Phân loại thông tin theo từng vấn đề, nội dung, lĩnh vực; + Sắp xếp thông tin theo thứ tự: thông tin trực tiếp - thông tin gián tiếp; thông tin chính thống - thông tin không chính thống; + Sắp xếp theo tính cập nhật, thời sự: thông tin mới - thông tin cũ... + Lập danh mục thông tin: thống kê đầy đủ các thông tin thu thập được; rà soát để xác định những thông tin còn thiếu, cần bổ sung. b) Phân tích, kiểm chứng thông tin Phân tích, kiểm chứng thông tin là kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý, tính thời sự của các tài liệu, số liệu. Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần: - Xác định độ tin cậy của các nguồn tin; lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin (nếu có): Phân tích, làm rõ nội dung thông tin đã thu thập được; đối chiếu, so sánh giữa những thông tin thu thập được để tìm ra mâu thuẫn, từ đó làm rõ tính chính xác, độ tin cậy của thông tin; gặp gỡ trực tiếp đối tượng cung cấp thông tin để trao đổi, làm rõ những vấn đề còn băn khoăn. - Thông tin phục vụ cho hoạt động của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải đảm bảo các yêu cầu: Đúng, đủ, rõ, kịp thời, toàn diện. 66 c) Đánh giá, bảo quản, lưu trữ thông tin - Đánh giá thông tin: + Trước khi sử dụng thông tin, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần đánh giá thông tin để xem xét mức độ chính xác, tính thời sự, tính đầy đủ, hệ thống của thông tin. Việc đánh giá thông tin đúng, khách quan, toàn diện sẽ giúp cho công tác mặt trận của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở chính xác, hiệu quả. + Sau khi sử dụng thông tin vào các hoạt động cụ thể, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần xem xét giá trị ảnh hưởng của thông tin đối với kết quả hoạt động của mình để từ đó đánh giá năng lực của bản thân trong việc thu thập, xử lý thông tin, kịp thời rút kinh nghiệm, từng bước hoàn thiện kỹ năng thu thập, xử lý thông tin. - Bảo quản, lưu trữ thông tin: Để đảm bảo cho tài liệu, thông tin không bị hư hỏng, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần có biện pháp lưu trữ, bảo quản phù hợp. Các thông tin dưới dạng văn bản có thể lưu trữ trong các cặp hồ sơ lưu trữ thông tin; các thông tin bằng file mềm, lưu trữ ở máy tính. Việc lưu trữ phải đảm bảo tính khoa học, bảo đảm sự an toàn, tránh mất mát, hư hỏng; đối với những thông tin không còn giá trị sử dụng nên loại khỏi tài liệu lưu trữ để thuận lợi cho việc tra cứu và phục vụ cho công tác hằng ngày và lâu dài của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. 67 Chuyên đề 5 KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI NGHỊ CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ I- NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỘI NGHỊ 1. Khái niệm, vai trò của hội nghị a) Khái niệm hội nghị Theo Từ điển tiếng Việt, hội nghị là “cuộc họp có tổ chức, có nhiều người dự, để bàn bạc công việc”1. Theo nghĩa thông thường, hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó để tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phương hướng hoạt động trong thời gian tới. Như vậy, hội nghị (hội họp, hội thảo, cuộc họp) là những cuộc gặp mặt, tiếp xúc có tổ chức của nhóm người có chung một mục đích nhằm thông báo, trao đổi, bàn luận, lấy ý kiến... để tạo ra sự thống nhất về quan điểm và sự phối hợp hành động trong ______________ 1. Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr.460.68 việc giải quyết một hoặc một số vấn đề mà những thành viên tham gia cùng quan tâm. b) Vai trò của hội nghị - Hội nghị là một phương thức hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ chức; là môi trường trao đổi thông tin; quán triệt tư tưởng và tổ chức thực thi các quyết định. - Hội nghị là diễn đàn để phát huy dân chủ, trí tuệ tập thể và tính sáng tạo của các thành viên trong tổ chức nhằm tìm chủ trương, giải pháp thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị. Thông qua các cuộc hội nghị có chất lượng, trình độ mọi mặt của từng thành viên trong tổ chức được nâng lên và từng bước trưởng thành. - Hội nghị là công cụ giúp đẩy mạnh chế độ làm việc tập trung dân chủ, khai thác trí tuệ tập thể, huy động sự tham gia rộng rãi của các thành viên và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ chung; giúp người đứng đầu có cơ sở để ra quyết định đúng đắn. - Hội nghị là diễn đàn để đánh giá tình hình hoạt động, chỉ ra ưu điểm, hạn chế và những thuận lợi, khó khăn nhằm tìm giải pháp tối ưu để cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả cao. 2. Phân loại hội nghị Có nhiều cách phân loại hội nghị, tuy nhiên, việc phân loại hội nghị chỉ có ý nghĩa tương đối. 69 Có thể phân loại hội nghị do cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở tổ chức điều hành như sau: a) Hội nghị quán triệt, triển khai Là hội nghị để thống nhất nhận thức và triển khai hành động về nội dung và tinh thần các nghị quyết, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; chủ trương, chính sách, chương trình hành động của Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. Hằng năm, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở tổ chức hội nghị quán triệt, triển khai các chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm... b) Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết Là hội nghị để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ 6 tháng, hằng năm hoặc nghị quyết chuyên đề nào đó, bàn phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp thực hiện tiếp theo. Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở tổ chức hội nghị sơ kết việc thực hiện các cuộc vận động do Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phát động như: cuộc vận động “Ngày vì người nghèo”, cuộc vận động “Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam”; hội nghị tổng kết cuộc vận động “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư”... c) Hội nghị ra quyết định Là hình thức hội nghị rất quan trọng. Nội dung và thành phần tham dự hội nghị này được quy 70 phạm hóa, liên quan đến nhiệm vụ, chức năng và thẩm quyền của tổ chức đảng, chính quyền (Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân), Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội. Hình thức hội nghị này có tính chặt chẽ về quy trình, thủ tục, tiến độ. Tính trách nhiệm và tính mục đích rất cao, tức là vấn đề cần phải được giải quyết. Nói cách khác, kết quả của hội nghị là một văn bản thể hiện quyết định. d) Hội nghị giao ban Là hội nghị do cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở tổ chức hoặc phối hợp tổ chức để thực hiện chế độ báo cáo, nắm tình hình triển khai thực hiện chương trình, cuộc vận động, các phong trào thi đua yêu nước giữa Mặt trận Tổ quốc với chính quyền và với các tổ chức thành viên của Mặt trận ở địa phương, cơ sở. Ví dụ: hội nghị giao ban việc thực hiện cuộc vận động “Toàn dân đoàn kết xây dựng nông thôn mới, đô thị văn minh”... đ) Một số hội nghị khác - Hội thảo: là những cuộc trao đổi, thảo luận sâu về một vấn đề thuộc một lĩnh vực cụ thể nhằm làm sáng tỏ thực trạng và tìm kiếm các giải pháp để giải quyết một hoặc một số vấn đề đặt ra trong thực tiễn hoạt động của Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở. - Míttinh: là hội nghị nhằm tuyên truyền, giáo dục về truyền thống và lịch sử của Đảng, đất nước, 71 con người Việt Nam, từ đó khơi dậy niềm tự hào và phát huy các phẩm chất tốt đẹp của con người Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. - Tọa đàm: là những cuộc gặp mặt, trao đổi về công việc, bàn bạc về kế hoạch công tác hoặc hoạt động theo chuyên đề của một số người với quy mô không rộng lắm, chủ yếu trong phạm vi cơ quan, đơn vị; không lệ thuộc vào các nghi thức của Nhà nước nhằm chuẩn bị cho các báo cáo, nhận định hoặc trù bị cho hội nghị có phạm vi rộng lớn. - Sinh hoạt: là cuộc họp định kỳ theo điều lệ và quy chế hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức xã hội, đoàn thể, câu lạc bộ... mà tất cả các thành viên đều phải tham gia nhằm triển khai các hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức. 3. Những yêu cầu cơ bản trong tổ chức, điều hành hội nghị - Đảm bảo tính cần thiết: Việc tổ chức hội nghị phải trên cơ sở quy định bắt buộc hoặc xuất phát từ tính chất, nhu cầu tất yếu của công việc. Không tổ chức hội nghị nếu có phương thức xử lý khác tốt hơn, hiệu quả cao hơn. - Đảm bảo tính khoa học: Thực hiện nghiêm túc những yêu cầu về nghi thức, thủ tục và chương trình hội nghị; đảm bảo quy trình tổ chức điều hành hội nghị. 72 - Đảm bảo tính nghệ thuật: Thể hiện qua phong thái giao tiếp của người điều hành. Bên cạnh những yêu cầu trên, đối với những hội nghị của tổ chức đảng, cần phải đảm bảo tính lãnh đạo, tính giáo dục và tính chiến đấu. II- KỸ NĂNG TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH HỘI NGHỊ CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Chuẩn bị cho hội nghị a) Xác định tên gọi, nhu cầu hội nghị Ngoài những hoạt động hội họp định kỳ, bắt buộc như đại hội, tổng kết, sơ kết... tổ chức theo những quy định chung, các hoạt động hội nghị khác cần được tổ chức trên cơ sở xác định nhu cầu của tổ chức và tính chất công việc. Xác định nhu cầu tổ chức hội nghị là việc xem xét mức độ cần thiết phải tổ chức hội nghị; trên cơ sở so sánh, cân nhắc, lựa chọn phương thức xử lý vấn đề thông qua hội nghị trong mối quan hệ với những phương thức khác về tính mục đích, điều kiện triển khai và kết quả hướng tới. - Để xác định nhu cầu tổ chức hội nghị, cần trả lời hai câu hỏi cơ bản: + Có nhất thiết phải triệu tập hội nghị hay không? + Còn có cách nào khác ít tốn kém hơn, hiệu quả hơn để xử lý được vấn đề không? - Không nên tổ chức hội nghị nếu: + Chỉ liên quan đến những vấn đề cá nhân; 73 + Không có thời gian chuẩn bị; + Có cách khác hiệu quả hơn như nhắc nhở, thư điện tử hoặc điện thoại; + Vấn đề đã được giải quyết; + Nội dung hội nghị không hữu ích với mọi người. b) Xác định mục đích hội nghị Cần xác định rõ ràng và đầy đủ các mục đích hướng tới, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ mục đích chính tới các mục đích khác. Mục đích hội nghị quyết định cách thức tổ chức và điều hành hội nghị. Mục đích cuộc họp cần phải cụ thể, rõ ràng và khả thi. Để xác định được cụ thể mục đích của hội nghị, cần trả lời câu hỏi: Hoạt động hội họp được tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề gì? Mức độ cần thiết giải quyết và ý nghĩa của việc giải quyết những vấn đề đó cụ thể ra sao? c) Xác định thành phần tham dự hội nghị Thành phần tham dự hội nghị được xác định trên cơ sở loại hình và nhu cầu, mục đích hội nghị, bao gồm: - Những người có quyền và trách nhiệm ra quyết định vấn đề liên quan đến chủ đề hội nghị. - Những người có năng lực để đóng góp ý kiến trong quá trình hội nghị (lãnh đạo hoặc chuyên gia về một lĩnh vực nhất định...). 74 - Những người có trách nhiệm thực hiện các nội dung do hoạt động hội nghị đề ra. - Những người chịu ảnh hưởng bởi các quyết định của hoạt động hội nghị. - Những người cần thông tin được trình bày trong hoạt động hội nghị để có thể thực hiện phần công việc của mình có hiệu quả hơn. - Các đối tượng khác mà mục đích hội nghị hướng tới. d) Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị - Thời gian và địa điểm tiến hành hội nghị được xác định trên cơ sở yêu cầu, tính chất của vấn đề. Trong một số trường hợp, việc lựa chọn thời điểm hội nghị cần được cân nhắc và lựa chọn trên cơ sở khả năng tham gia của các đối tượng cần ưu tiên. Cần lưu ý bố trí thời gian tổ chức hội nghị cụ thể theo ngày, buổi họp (giờ bắt đầu, giờ giải lao, giờ kết thúc...) phù hợp với công việc của địa phương, cơ sở. - Địa điểm tiến hành hội nghị cần được lựa chọn phù hợp với nhu cầu, mục đích hội nghị, thành phần và số lượng người tham gia, các điều kiện vật chất, kỹ thuật cần thiết phục vụ hoạt động hội nghị. đ) Xác định nội dung hội nghị Xác định nội dung hội nghị là việc chuẩn bị trước những thông tin cần chuyển tải trong quá 75 trình hội nghị và kết quả dự kiến của hoạt động hội nghị. Nội dung hội nghị cần chuẩn bị bao gồm nội dung cơ bản và nội dung phụ trợ. - Nội dung cơ bản: Nội dung này gắn với mục đích, yêu cầu của hoạt động hội nghị, cần được chuẩn bị trước, dưới hình thức văn bản, như: báo cáo tổng kết, tham luận... - Nội dung phụ trợ: Lời giới thiệu của ban tổ chức, diễn văn khai mạc, văn bản đề dẫn, diễn văn bế mạc... e) Xác định chương trình, phân công trách nhiệm Chương trình hội nghị là bản kế hoạch, trong đó xác định rõ nội dung, trình tự tiến hành hội nghị, bao gồm các nội dung: Trình tự hoạt động 1 2 ... Thời gian thực hiện (từ... đến...) Nội dung hoạt động Người thực hiện g) Chuẩn bị tài liệu phục vụ hội nghị Tài liệu chuẩn bị cho hội nghị gồm có bốn nhóm: - Tài liệu phục vụ ban tổ chức; - Tài liệu cung cấp cho chủ tọa, người điều hành; - Tài liệu cung cấp cho các đối tượng tham gia; - Tài liệu cung cấp cho các cơ quan truyền thông. 76 Những loại tài liệu trên cần chuẩn bị đúng về nội dung, đúng đối tượng, đủ số lượng. Trường hợp cần thiết, tài liệu được gửi đến đối tượng tham gia cùng giấy mời để họ có thời gian nghiên cứu trước. Những tài liệu khác có thể cung cấp cho các đối tượng tham gia tại địa điểm đón tiếp hoặc tại phòng hội nghị trước giờ khai mạc. h) Soạn thảo và gửi giấy mời Việc mời tham gia hội nghị có thể thực hiện bằng nhiều hình thức: công văn mời, thư mời, thư điện tử, lời mời qua điện thoại, lời mời bằng tin nhắn, thông báo mời ghi bảng... Cần lập danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy mời. Cần cung cấp cho đối tượng được mời những thông tin sau: - Tên cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị; - Tên loại hình hội nghị; - Nội dung chính và mục đích cơ bản của hội nghị; - Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị; - Các thông tin bổ trợ khác: thời gian, địa điểm đón tiếp, chi phí đi lại, ăn ở... - Địa chỉ, phương thức liên lạc với ban tổ chức... Nội dung mời được gửi tới các đối tượng tham dự hội nghị sớm nhất trong điều kiện có thể. Đối với những đại biểu có cương vị quan trọng, có báo cáo tại hội nghị... ngoài giấy mời, ban tổ chức hội nghị cần trao đổi trực tiếp để nắm chắc khả năng có mặt của họ. 77 i) Chuẩn bị nguồn lực con người phục vụ hoạt động hội nghị Lực lượng phục vụ hội nghị về cơ bản bao gồm các bộ phận: lễ tân, thư ký, bộ phận in, phát tài liệu, bảo vệ, y tế... k) Chuẩn bị điều kiện vật chất, phương tiện phục vụ hội nghị - Chuẩn bị không gian hội nghị: Việc lựa chọn, bố trí phòng tổ chức hội nghị cần căn cứ vào mục đích hội nghị, số người tham dự, đảm bảo đủ bàn ghế cho người tham dự hội nghị, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng phấn, khẩu hiệu, cờ,... Nên tránh bố trí ở những nơi quá nóng hoặc quá lạnh, quá ồn ào, quá tối. - Chuẩn bị các phương tiện kỹ thuật: Phòng tổ chức hội nghị cần có các thiết bị cần thiết như: hệ thống các thiết bị âm thanh, bảng viết, bảng giấy, máy chiếu đa năng, máy thu phát hình... Tùy từng loại hình hội nghị có thể chuẩn bị trước các loại cặp hồ sơ, giấy bút... cho người tham gia. - Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ trong giờ giải lao, bữa ăn trưa (nếu có). - Triển khai các công việc với cơ quan truyền thông (nếu cần). - Tính toán và điều chỉnh kinh phí phục vụ hội nghị một cách phù hợp. 78