🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán Ebooks Nhóm Zalo GIÁO TRÌNH TỔ CHÚC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN (Dành cho sinh viên ngành Kế toán) TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN TS. TRẦN THỊ CAM t h a n h GIÁO TRÌNH Tổ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN (Dành cho sinh viên ngành Ke toán) NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ Quốc GIA - sự THẬT Hà N ội-2014 LỜI NHÀ XUẤT BẢN Hạch toán kê toán là một bộ phận cấu thành quan txọng của hệ thông công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tê tài chính, hạch toán kê toán gắn liền với hoạt động kinh tê tài chính, đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Vì vậy, hạch toán kê toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối vối hoạt động tài chính nhà nưốc nói chung, đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp nói riêng. Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là một hệ thông các phương pháp, cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kê toán, thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kê toán. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc: bảo đảm cho việc thu nhận, hệ thông hóa thông tin kinh tế đầy đủ. kịp thòi, đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tê tài chính (vĩ mô và vi mô); giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vôn, ngăn ngừa những hành vi làm tôn hại đến tài sàn, tiền vôn của doanh nghiệp; mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ trong công tác hạch toán kê toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí. Nhằm cung cấp tài liệu học tập. nghiên cứu. tham kháo cho sinh viên chuyên ngành Kê toán đang theo học tại các trường đào tạo chuyên ngành Kế toán và đông đảo đội ngũ những người đang làm kê toán tại các cơ sỏ. đơn vị, doanh nghiệp. Nhà xuât bản Chính trị quốc gia - Sự thật xuất bản cuốn sách Giáo trình Tổ chức hạch toán kê' toán do TS. Trần Thị Cẩm Thanh chủ biên. Giáo trình bao gồm 5 chương: Chương 1. Tổng quan về tô chức hạch toán kế toán; 5 Chương 2. Tõ chức hạch toán ké toán th - u'ìt lí*««.«. *.««.«. r Chương 3. Tô chức hạch toán các yếu tô cơ bàn cùa sán xuãt kinh doanh; Chương 4. Tó chức hạch toán các quá trinh sản xuất kinh doanh chu yêu; Chương 5. Tô chức bộ máy kế toán. Nội dung của từng chương được hoàn thiện theo hướng hiện đại. toàn diện và cập nhật; đồng thời được trình bày một cách rõ rãng. dẽ hiêu. Cuốn sách sẽ là tài liệu hữu ích đôi vói sinh viên chuyên ngành Kẽ toán nói riêng và bạn đọc quan tâm đến kế toán nói chung. Nhà xuất ban xin giói thiệu cuốn sách và mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc dé hoàn thiện cuốn sách trong những lần xuất bản sau. Tháng 2 năm 2014 NHÀ XUẤT BÀN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - s ự THẬT 6 LÒI NÓI ĐẨU Hiện nay, nước ta đã thiết lập quan hệ ngoại giao với hầu hêt các nưốc, có quan hệ kinh tế - thương mại với hơn 160 nước và 70 vùng lãnh thổ, là thành viên của hầu hết các tổ chức khu vực và quốc tê quan trọng với vị thê và vai trò ngày càng được khắng định. Quan hệ giữa nước ta với các nưốc trên thê giới ngày càng đi vào chiều sâu: hợp tác về kinh tế, quốc phòng, an ninh, văn hóa, xã hội và các lĩnh vực khác được mở rộng. Nằm trong xu thê hội nhập của toàn bộ nền kinh tế, lĩnh vực kế toán - kiểm toán cũng đang từng bước có sự hội nhập sâu rộng. Đe đạt được mục tiêu hội nhập trong nghề nghiệp kế toán - kiểm toán, các trường đại học, các cơ sở đào tạo phải cải tiến và đổi mới toàn diện phương thức đào tạo cho phù hợp. Một trong những đổi mới này là việc đầu tư và hoàn thiện các giáo trình trong chương trình đào tạo. Xuất phát từ điều này, kết hợp với việc phục vụ cho công tác giảng dạy theo phương thức học chế tín chỉ tại Trường Đại học Quy Nhơn, tác giả đã biên soạn Giáo tr ìn h TỔ chứ c h a ch to á n kê to á n nhằm phục vụ cho việc đào tạo giảng dạy chuyên ngành kế toán - kiểm toán. Nội dung của giáo trình gồm 5 chương: Chương 1. Tổng quan về tô chức hạch toán kê toán: Chương 2. Tổ chức hạch toán kế toán theo các giai đoạn; Chương 3. Tổ chức hạch toán các yếu tô" cơ bản của sản xuất kinh doanh: Chương 4. Tô chức hạch toán các quá trình sản xuất kinh doanh chủ yếu: Chương 5. Tổ chức bộ máy kế toán. Giáo trinh cung câp những vấn đề iỷ iuận co ban vẽ ĩĩi ; hạch toán kê toán theo các chương, mục cụ thể: đồng thời trên cơ sở những vấn đề lý luận đó, ỏ đầu mỗi chương đểu có mục tiêu của chương, cuối mỗi chương đểu có các câu hỏi ôn tập và bài tập vận dụng giúp cho người học nắm vững các vấn để lý thuyết cũng như tự kiểm tra kiến thức của mình một cách tổng hợp nhãt. Những nội dung của giáo trình này đã được hoàn thiện theo hướng hiện đại, toàn diện và cập nhật; đồng thời được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu. Giáo trình này sẽ là tài liệu học tập chính cho các sinh viên chuyên ngành kê toán - kiểm toán khi học học phần này, đồng thời cũng là một tài liệu tham khào cho các giảng viên, các kế toán viên và những người quan tâm đến lĩnh vực kê toán - kiểm toán. Tác giả xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, Phòng Khoa học Công nghệ và Hợp tác quốc tế và Khoa Kinh tế và Kê toán của Trường Đại học Quy Nhơn; N hà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự th ật đã tạo mọi điểu kiện cho việc hoàn thành giáo trình này. Mặc dù đã có nhiều cô" gắng nhưng chắc chắn giáo trình này không tránh khỏi còn thiếu sót, tác giả mong muốn nhặn dược sự góp ý của bạn đọc để giáo trình ngày càng được hoàn thiện. Ngày 02 tháng 02 năm 2014 TÁC GLẢ TS. Trần Thi c ẩ m Thanh 8 Chương 1 TỔNG QUAN VỀ Tổ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN Muc tiêu: Chương này trình bày những nội dung cơ bản sau: - Khái niệm, đối tượng và nhiệm vụ của tô chức hạch toán k ế toán. - Nội dung khái quát của tổ chức hạch toán kê toán. - Nguyên tắc chung của tổ chức hạch toán k ế toán. - Căn cứ tổ chức hạch toán k ế toán. - Tổ chức kê toán trong quan hệ với các môn khoa học khác. 1. Khái niệm , đôi tượng và n hiệm vụ của tổ chức hạctoán k ế toán 1.1. K h á i niệm Tô chức hạch toán kê toán là việc thiết lập môi quan hệ giữa đôi tượng và phương pháp hạch toán kế toán để ban hành chế độ và tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong thực tế tại đơn vị hạch toán cơ sở. Tổ chức hạch toán kế toán là việc xây dựng hệ thông chỉ tiêu thông tin thông qua tổ chức hệ thông ghi chép của kê toán trên chứng từ, sổ tài khoản và báo cáo k ế toán cho mục đích quản lý các đối tượng của hạch toán kế toán tại đơn vị hạch toán cơ sỏ. 1.2. Đ ối tương t ổ chức hach toán k ế toán Có thể cụ thể hóa đối tượng của tổ chức hạch toán kê toán như sau: - Các giai đoạn thực hiện công tác hạch toán kê toán. - Các phần hành kế toán gắn với đốí tượng cụ thể của hạch toán kê toán. 9 - Bộ máy kế toán (nghiên cứu các . trong tổ chức bộ máy kế toán). 1.3. N hiêm vu tô chức hach toán k ế toán Nhiệm vụ tổ chức hạch toán kê toán bao gồm: - Xây dựng, ban hành các chế độ, thể lệ tổ chức kê toán. - Nghiên cứu những nguyên tắc, điểu kiện tiền để và kỹ thuật tổ chức vận dụng chê độ chung cho đơn vị hạch toán cơ sỏ. - Lựa chọn hình thức tổ chức hạch toán kê toán thích hợp với đơn vị hạch toán cơ sở. - Thiết kê một cách khoa học và hợp lý khôi lượng công tác hạch toán kê toán trên hệ thống chứng từ, sô tài khoản và báo cáo kê toán theo đúng quy trình hạch toán kê toán cho đơn vị hạch toán cơ sở. - Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với mô hình tô chức bộ máy quản lý tại đơn vị hạch toán cơ sờ. - Thực hiện chức năng ghi chép khoa học và hiệu quả. xử lý, cung cấp thông tin có tính hữu ích cao, có chất lượng cho yêu cầu quản lý các đối tượng của hạch toán kế toán. 2. Nội dung khái quát của tổ chức hạch toán k ế toán 2.1. Tô chức công tác kê toán theo các giai đoan Công tác kế toán thường được tổ chức theo ba giai đoạn: Thứ nhất, giai đoạn hạch toán ban đầu. Đây là giai đoạn tổ chức hệ thông chứng từ kê toán. Thứ hai. giai đoạn ghi sổ kế toán, ở giai đoạn này, k ế toán tổ chức xử lý thông tin kế toán theo chỉ tiêu báo cáo và trình bày chỉ tiêu trên hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo các đôi tượng hạch toán. Thứ ba. giai đoạn lập báo cáo kế toán. Đây là giai đoạn kế toán tô chức hệ thông biểu mẫu báo cáo kê toán. 2.2. Tô chức công tác k ế toán theo các p h ầ n hành k ế toán Phần hành kế toán là khối lượng công tác kế toán gấn VỚI một 10 I đối tượng kê toán cụ thế của hạch toán kê toán. Khổì lượng công tác kê toán từng phần hành không giông nhau do đặc điểm khác nhau của các đốỉ tượng cụ thể của hạch toán kế toán. Ví dụ: Gắn với tiền m ặt là phần hành kế toán tiền mặt. Tổ chức công tác kê toán phần hành này bao gồm toàn bộ các khôi lượng công việc kế toán quỹ như sau: - Lựa chọn các chứng từ quỹ và chương trình luân chuyên chứng từ quỹ. - Tổ chức vận dụng các tài khoản quỹ. - Tô chức ghi sổ quỹ tiền mặt. - Tổ chức lập báo cáo quỹ tiền mặt. Tô chức kê toán phần hành là việc thiết kê khôi lượng công tác kế toán theo ba giai đoạn cho các đối tượng hạch toán kế toán trong phần hành (xác định các yếu tô' cấu thành và mối liên hệ giữa các yếu tô" đó). 2.3. T ổ chức bộ m áy k ế toán Tô chức bộ máy k ế toán là việc lựa chọn kiểu bộ máy kê toán cho đơn vị hạch toán như: bộ máy kế toán tập trung, là bộ máy kê toán tô chức theo kiểu một cấp; bộ máy kế toán phân tán, là bộ máy kê toán tổ chức theo kiểu nhiều cấp (bộ máy kê toán trung tâm, bộ máy kê toán phụ thuộc (một cấp hoặc nhiều cấp)); bộ máy kê toán hỗn hợp, là bộ máy kê toán tổ chức theo kiểu vừa tập trung, vừa phân tán. Khi thực hiện tô chức lao động kê toán trong bộ máy kê toán, đơn vị cần thực hiện hai nội dung: Một là, xây dựng đội ngũ lao động kế toán: xác định sô" lượng lao động kế toán cần cho công việc; chất lượng chuyên môn của lao động kế toán phù hợp với công việc phân công (trình độ đào tạo. thâm niên, giới tính và tố chất khác); phân công lao động kê toán trong bộ máy kế toán (trong việc phân công lao động kế toán này phải đưa ra các quy định về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi của mọi người trong bộ máy kế toán). 11 n a i la, 10 cnuc lao aọng Ke loar . . . . quan hệ chỉ đạo, quản lý và các quan hệ phôi két hợp (.ghi chép, cung câp sô liệu, kiểm tra đôi chiếu,...) giữa các loại lao động trong bộ máy kê toán. 3. N guyên tắc ch u n g của tổ chức h ạch toán k ế toán 3.1. Nguyên tắc thống nhát Mục đích của nguyên tắc thông nhất là nhằm thu thập sô liệu, thông tin kê toán có chât lượng, có tính hữu ích cao trong sử dụng cho quản lý và có tính kiểm tra đôi chiêu của thông tin kê toán. Theo nguyên tắc thống nhất, việc tổ chức hạch toán kê toán phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Thống nhất giữa đơn vị hạch toán và đơn vị quản lý; - Thông nhất về chỉ tiêu h ạch ’toán và chỉ tiêu quản lý trên các m ặt sau: loại chỉ tiêu, nội dung kết cấu, phương pháp tính toán, cơ sở tính toán các chỉ tiêu đó; - Thông nhất trong hệ thông kế toán, cụ thể: thống nhát giữa chê độ chung và việc vận dụng chê độ trong thực tế, thông nhất về phương pháp thực hiện hạch toán cho mỗi đối tượng kê toán trong kỳ hạch toán, thống nhâ't trong đơn vị các chính sách k ế toán áp dụng trong kỳ kế toán. 3.2. Nguyên tắc p h ù hợp (đặc thù) Mục đích của nguyên tắc phù hợp là nhằm tạo mô hình tổ chức có tính ứng dụng cao cho đơn vị hạch toán cơ sở. Tất cả các mô hình tổ chức hạch toán kế toán xây dựng trong các đơn vị hạch toán phải thể hiện được tính đặc thù riêng của doanh nghiệp về: loại hình hoạt động; quy mô của hoạt động: trình độ và khả năng quản lý; phương tiện vật chất, trang thiết bị hiện có của doanh nghiệp phục vụ cho quản lý và kế toán, gọi chung là các điều kiện có và có thê có cho lao động kê toán. 3.3. Nguyên tắc chuẩn mực Mục đích của nguyên tắc chuẩn mực nhằm xây dựng các quy 12 địnn vặn hành mô hình tô chức có tính thông lệ quốc tê và quốc gia. Khi xây dựng các quy định thực hành các mô hình kê toán cần phái vận dụng các chuẩn mực kế toán quốc tê và quốc gia nhằm bảo đam tính thống nhất về ngôn ngữ kê toán quốc tê và trong nước. 3.4. Nguyên tắc hiệu quả Theo nguyên tắc hiệu quả khi xây dựng hệ thông kế toán cho đớn vị trong hệ thông quản lý chung phải bảo đảm các yêu cầu sau: - Hiệu quả về m ặt quản lý các đôi tượng hạch toán kế toán từ các thông tin do kê toán cung cấp; - Hiệu quả về m ặt nghiệp vụ: đơn giản, dễ làm, dễ đôì chiếu, kiêm tra, chất lượng thông tin kê toán cung cấp phải có được các tính chất: chính xác, khách quan, đầy đủ. kịp thòi, so sánh được và tính cạnh tranh. 3.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiêm Ví dụ: Kê toán không được kiêm nhiệm làm thủ quỹ. 4. Căn cứ tổ chức hạch toán kê toán Căn cứ để tổ chức hạch toán kê toán: - Cản cứ vào nguyên tắc kế toán và chuẩn mực k ế toán. - Căn cứ vào lý thuyết hạch toán kê toán: xác định nội dung, môi liên hệ trong tô chức như: bản chất, nguyên tắc chung để làm kê toán, đổi tượng hạch toán kế toán để xác định phạm vi tổ chức hạch toán kê toán, hệ thông phương pháp hạch toán kê toán. - Căn cứ vào lý thuyết và sự thông n hất để xây dựng các hệ thông tổ chức: các yếu tố cấu trúc, mối liên hệ trong hệ thông. - Căn cứ vào chê độ tài chính, kê toán hiện hành đê tô chức vận dụng chê độ trong các loại hình doanh nghiệp khác nhau. - Căn cứ vào đặc điểm, đặc thù của đơn vị hạch toán cơ sở. 5. Tồ chức hạch toán k ế toán tron g quan hệ với các m ôn khoa học khác Tô chức hạch toán kê toán là cầu nôì giữa lý thuyết hạch toán 13 kë toàn và cõng tác hạch toán kẽ to á n --------------- ------------ -- 11 toán cơ sở. Tô chức hạch toán kế toán đã tập trung vào việc giai quyết các vân để sau: - Tổ chức vận dụng các phương pháp hạch toán kẽ toán trong xây dựng, ban hành chê độ chung và tổ chức vận dụng ché dộ: - Tổ chức hạch toán kê toán các phần hành kẻ toán chu yêu; - Tổ chức sổ sách kê toán phù hợp vối từng loại hình doanh nghiệp; - Tô chức bộ máy kê toán. Quan hệ của tổ chức hạch toán kê toán với các môn Kê toán và Kiểm toán là thiết lập cho việc tiêp cận lý thuyết, thực hành nghiệp vụ kê toán và kiểm toán trong các tổ chức, các cơ quan. Quan hệ của tổ chức hạch toán k ế toán vói các món Kinh tế chính trị và Triết học: kê thừa phương pháp biện chứng của các môn khoa học đó. 6. Câu hỏi ôn tập Câu hỏi 1. Tổ chức hạch toán kế toán là gì? Mục đích, ý nghĩa? Câu hỏi 2. Nội dung tô chức hạch toán kê toán? Câu hỏi 3. Nguyên tắc chủ yếu nào chi phôi công tác tổ chức hạch toán kê toán? Cău hỏi 4. Căn cứ chủ yếu để xây dựng mô hình tô chức bộ máy kế toán? 114 Chương 2 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO CÁC GIAI ĐOẠN Muc tiêu: Chương này trình bày những nội dung cơ bản sau: - Tô chức chứng từ k ế toán. - Tô chức hệ thông tài khoản kê toán. - Tổ chức hệ thống sổ k ế toán. - Tổ chức hệ thông báo cáo kê toán. 1. Tổ chức chứng từ k ế toán 1.1. K h ái q u á t ch u n g v ề t ổ chức chứng từ k ế toán 1.1.1. Khái niệm về tổ chức chứng từ k ế toán Tổ chức chứng từ là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi chép kế toán đê ban hành chê độ chứng từ và vận dụng chế độ. Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định. Tổ chức chứng từ là tổ chức hệ thông thông tin ban đầu cho quản lý vật tư, tiền vốn, hoạt động thu - chi và các quan hệ kinh tế pháp lý khác thuộc đối tượng hạch toán kế toán. 1.1.2. Ý nghĩa của tổ chức chứng từ k ế toán Thứ nhất, về m ặt quản lý. Dựa trên thông tin từ chứng từ gốc có thể quàn lý chặt chẽ các đôi tượng hạch toán kế toán, đưa ra được các quyết định tác nghiệp hợp lý đê điều chỉnh kê toán và dự toán; giúp quản lý có được các thông tin kịp thòi, chính xác. đầy đủ từ đó đưa ra các quyêt định kinh doanh hợp lý. 15 Thứ hai, vê m ặt pháp lý. Do chu,ig ru ae UỈB« aL thông tin kê toán ngay khi chúng phát sinh, hơn nữa lại gàn liên với trách nhiệm vật chất của các cá nhân và đơn vị có liên quan đên nghiệp vụ nên tổ chức tôt chứng từ kê toán là cán cử đẽ xác minh nghiệp vụ kê toán, là căn cứ để kiểm tra kê toán và là cơ sơ để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Thứ ba, vê m ặt kê toán. Tổ chức chứng từ kê toán là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ kê toán và lập báo cáo kê toán. Ngoài ra, tổ chức tôt chứng từ kê toán tạo điểu kiện cho việc mã hóa thông tin và vi tính hóa thông tin kẽ toán. 1.1.3. Nguyên tắc khi tô chức chứng từ kẽ toán Thứ nhất, tổ chức chứng từ phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được thống nhất áp dụng về hệ thống biểu mẫu chứng từ để tổ chức vận dụng ché độ hợp lý, hợp pháp, bảo đảm chứng từ là căn cứ pháp lý cho ghi sổ kê toán và thông tin cho quản lý. Thứ hai, tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định sô lượng, chủng loại chứng từ phù hợp. Thứ ba, tô chức chứng từ phải căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản đê tô chức sử dụng chứng từ thích hợp và kê hoạch luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan. Thứ tư, tô chức chứng từ phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu quản lý các đốĩ tượng hạch toán kê toán khác nhau để xây dựng quy trình luân chuyên chứng từ phù hợp. 1.2. Nói dung tô chức chứng từ kê toán 1.2.1. Xác định danh mục chứng từ Việc lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ phai bảo đảm các yêu cầu sau: - Xác định loại chứng từ sử dụng cho quản lý đối tượng, từnloại nghiệp vụ. cần dựa trên nguyên lý phân loại chứng từ 'rong Lý thuyết hạch toán kê toán: L - Xác định nội dung và hình thức của chứng từ như: các chúng từ sứ dụng phải có đầy đủ các yếu tô" cơ bản cần thiết và các yêu tô bô sung trên chứng từ, các chứng từ sử dụng phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kê toán, các chứng từ phải dựa trên cơ sở biểu mẫu do Nhà nước ban hành. Nếu doanh nghiệp sử dụng những chứng từ đặc thù thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền trong ban hành chê độ quản lý chứng từ, các chứng từ sử dụng phải phù hợp vối điều kiện lao động kê toán của từng đơn vị hạch toán (ghi chép chứng từ bằng tay hoặc bằng máy). 1.2.2. Tô chức lập chứng từ Tô chức lập chứng từ là quá trình sử dụng các chứng từ đã lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tê phát sinh lên chứng từ, đồng thời tuân thủ theo chế độ của Nhà nước về sử dụng chứng từ kế toán. Tô chức lập chứng từ bao gồm ba nội dung chủ yếu: - Lựa chọn các chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh; - Lựa chọn các phương tiện kỹ th u ật để lập chứng từ bằng tay hoặc máy; - Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế. Lập chứng từ phải bảo đảm các yêu cầu sau: - Lập chứng từ phải sử dụng đúng loại chứng từ, ghi đủ và đúng các yếu tô’ cơ bản cần thiết trên chứng từ; - Chứng từ phải được lập và ghi bằng những phương tiện vật chất tốt, bảo đảm giá trị lưu trữ theo thòi hạn quy định cho mỗi loại chứng từ; - Không được phép tẩy xóa chứng từ khi có sai sót. Nếu có sai sót thì cần phải hủy và lập chứng từ khác nhưng phải bảo đàm số thứ tự liên tục của chứng từ. 1.2.3. Tổ chức kiềm tra chứng từ Kiểm tra chứng tỳ nhằm hản đảm chất) lượng thông tin kế toán trước khí vào số. Kiềm tra chưng tư lã việc xảc dinh i“"111 chính xác, đúng đắn của thông tin ghi trên chứng từ. Nội dung của kiểm tra chứng từ bao gồm: - Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đã sử dụng dể ghi chép thông tin (kiểm tra các yếu tô cơ bản và việc tuân thù theo chê độ chứng từ do Nhà nưốc ban hành); - Kiểm tra tính hợp phấp của chứng từ: kiểm tra chữ ký, dấu của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ; - Kiểm tra tính hợp lý (kiểm tra nội dung của nghiệp vụ, sô tiền của nghiệp vụ, thời gian, không gian, sô' thứ tự của chứng từ dã lập). 1.2.4. Tổ chức luân chuyên sử dụng chứng từ cho ghi sô kê toán Phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sô kê toán tại đơn vị. Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kê toán bao gồm: - Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng; - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ; - Ghi sổ các chứng từ kế toán theo cách tổ chức sổ tại đơn vị hạch toán cơ sở. 1.2.5. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kê toán phần hành, khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau: lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ, lựa chọn các điều kiện đê lưu trữ, xây dựng các yêu cầu vê an toàn, bí m ật tài liệu, xác định trách nhiệm vật chát của các đôi tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ. Việc sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ phải tuân thủ các yêu cầu: nếu sử dụng cho đôi tượng trong doanh nghiệp thì phải xin phép kê toán trưởng; nêu sử dụng cho đôi tượng bén ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của kê toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Chứng từ được hủy sau một thời gian theo quy định cho từng loại. 1 18 Các giai đoạn trén của chứng từ kê toán có quan hệ m ật thiêt với nhau mà bất cứ chứng từ nào cũng phải vận động qua. Việc tạo ra một "dường dây" luân chuyển cho chứng từ được coi là một chương trình luân chuyển chứng từ. Để xây dựng tốt chương trình luân chuyển chứng từ cần phải tuân theo các nội dung sau: - Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận có liên quan đến chứng từ kê toán giúp cho việc thông tin nội bộ hiệu quả, tránh trùng lặp; - Xác định rõ trách nhiệm vật chất của những ngưòi tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ hoàn thành; - Xây dựng trình tự vận động của chứng từ kê toán từ lúc lập cho đên khi lưu trữ, hủy, đê có biện pháp rút ngắn thời gian luân chuyên của chứng từ nhằm cung câp thông tin kịp thời cho quản lý. 1.3. Tố chức hach toán ban đầu trên m ôt sô loai chứng từ kê toán chủ yếu 1.3.1. Tô chức chứng từ "tiền mặt" - Cơ sở tô chức chứng từ tiền mặt: dựa vào chỉ tiêu sô' 4 trong chê độ chứng từ kê toán doanh nghiệp. Các nghiệp vụ tiền mặt và các chứng từ sử dụng (tiền Việt Nam, ngoại tệ các loại, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý). - Nghiệp vụ thu tiên mặt: Thu từ tấ t cả các nguồn thu có thể như sau: + Thu từ bán hàng. + Thu từ tài khoản tiến gửi. + Thu từ các khoản nợ vay. + Thu từ các khoản khác. Việc thu chi tiết nguồn thu có ý nghĩa để xác định cơ sở về chứng từ gốc cho việc lập và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt. - Nghiệp vụ chi tiền mặt: Xác định rõ mục đích như: + Chi mua tài sản, vật tư, hàng hóa. + Chi nộp ngân hàng. + Chi thanh toán lương và các khoán thu nhập cá nhản kn;lt cho người lao động, cho các đôi tượng trong nội bộ doanh nghiệp + Chi trực tiêp cho kinh doanh bằng tiền mặt (chi hội họp- học tập, quảng cáo, môi giới). + Chi trả vay, trả nợ trong kinh doanh. +. Chi cho vay, cho nợ đối vối các đôi tượng trong và ngoài đơn vị. + Chi cho các nghiệp vụ vãng lai khác. - Các chứng từ sử dụng để theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt: + Phiếu thu (Mẫu 01 - TT - BB). + Phiếu chi (Mẫu 02 - TT - BB). + Giấy đê nghị tạm ứng (Mẫu 03 - TT - HD). +'Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04 - TT - HD). + Biên lai thu tiền (Mẫu 06 - TT - BB). + Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (Mẫu 07 - TT - HD). + Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu 07, a, b - TT - HD). a. Tổ chức chứng từ nghiệp vụ thu tiền m ặt - Loại chứng từ sử dụng: + Chứng từ gốc theo nguồn thu quỹ. + Phiếu thu: thu vào quỹ tập trung. + Biên lai thu nếu là nghiệp vụ thu quỹ trung gian trước khi nộp vào quỹ tập trung. - Trách nhiệm lập phiếu thu: Kê toán tiền m ặt lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển phiếu thu. Liên 2 và 3: Chuyển cho người nộp tiền 1 bản và kế toán thanh toán giũ 1 bản. - Tổ chức lập và luân chuyển phiếu thu. Có hai phưor.R án lập và luân chuyển phiếu thu. 20 (1). Người nộp tiền đề nghị nộp tiền (có thể viết giấy). (2). Kế toán viết phiếu thu tiền. (3). Kế toán trưởng ký duyệt. (4). Thủ quỹ thu tiền và ký vào phiêu sau đó chuyển cho kê toán. (5). Kế toán ghi sổ nghiệp vụ thu tiền vào sô kế toán và bảo quản chứng từ. ^ ''^ ^T rách nhiệm luân ^ '''" \C h u y ể n Công việc Người nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưởngThủ quỹ 1. Để nghị nộp tiền 1 1 2. Lập phiếu thu 2 ----- 1 3. Ký duyệt phiếu thu1 3 1 4. Thu quỹ 4 5. Ghi sô nghiệp vụ quỹ ò 1 6. Bảo quản, thu 6 Lựu ý: Phương án 1 thường áp dụng cho sô tiền thu lớn quá mức bình thường của đơn vị và các nghiệp vụ thu có tính trọng yếu vê mặt quản lý. + Phương án 2: (1). Người nộp tiền đê nghị nộp tiền (có thể viết giấy). (2). Kê toán thanh toán viết phiếu thu. (3). Thủ quỹ thu tiền và ký vào phiếu sau đó chuvển lại cho kê toán. (4). Kê toán thanh toán ghi sô nghiệp vụ thu tiền. (5). Kê toán trương ký duyệt và chuyển lại cho kê toán thanh toán. (6). Kê toán thanh toán bảo quản và chuyên vào lưu trữ khi đến hạn. 2\ Trách nhiệm luân chuyển Công việc Người nộp tiền Ké toán thanh toán Kế toán * _Thu quỹ trướng 1 1. Để nghị nộp tiền - i----- 1 2. Lập phiếu thu 9 3. Nhập quỹ I3 4. Ghi sổ kế toán 4 Z 5. Ký phiếu thu 5 6. Bảo quản, lưu trữ 6 Lưu ý: - Khi tổ chức chứng từ Liền m ặt có thể vận dụng một trong hai phương thức luân chuyển trên hoặc dùng cả hai phương thức tùy theo cách tổ chức hệ thông quản lý tại doanh nghiệp. - Trong trường hợp sử dụng cả hai phương án luân chuyên nên quy định như sau: + Đôi với các nghiệp vụ thu tiền m ặt có tính trọng yếu thì có thể luân chuyển chứng từ thu theo phương án 1. + Các nghiệp vụ về thu tiền m ặt thường xuyên theo tính chát hoạt động của đơn vị nên tô chức theo phương án 2 đê bảo đảm tính kịp thời của sô liệu kê toán cho quản lý, ghi sổ. - Ưu, nhược điểm: Trong hai phương án này, phương án 1 có trình tự luân chuyên chứng từ ngắn hơn và không trùng lặp. tuy nhiên không tiện lợi vê thời gian luân chuyển. Phương án 2 khắc phục được hạn chê vê thời gian nhưng lại không bảo đảm tính kiểm tra chặt chẽ việc thu tiền. b. Tô chức chứng từ chi tiền m ặt - Các loại chứng từ: + Các chứng từ gốc: là các chứng từ phản ánh mục đích chi tiến gồm: • Chứng từ phản ánh việc "xin phép" chi tiền: là chứng từ phản ánh nhu cầu chi tiền cho mục đích kmh doanh. • Chứng từ mệnh lệnh (lệnh chi): là mệnh lệnh cua r.eươ] có thẩm quyền (kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị) cho phép ch: ’if'D. + Chứng từ chi quỹ tiền m ặt (phiếu chi): là chứng từ phán ánh sô tiền mặt, vàng bạc, đá quý, xuât quỹ chi theo lệnh chi. • Chứng từ này do kê toán thanh toán lập. • Chứng từ lập thành 2 hoặc 3 liên (tùy theo từng nghiệp vụ chi tiên), dặt dưỏi giấy than viết một lần. Trong đó 1 liên lưu tại cuông, liên 2. liên 3 (nếu có) được dùng để luân chuyển, thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ kế toán. - Quy trình luân chuyên chứng từ: Có hai phương án trong quy trình luân chuyển chứng từ: + Phương án 1: (1). Người nhận tiền đê nghị doanh nghiệp chi tiên. (2). Thủ trưởng đơn vị và kê toán trưởng duyệt chi. (3). Kê toán thanh toán lập phiếu chi. (4). Kê toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt chi. (5). Thủ quỹ xuất quỹ tiền m ặt giao cho người nhận tiền và ký vào phiếu chi sau đó chuyển lại cho kê toán thanh toán. (6). Kế toán thanh toán ghi sô kê toán. (7). Bảo quản chứng từ trong kỳ. chuyển vào lưu trữ sau năm tài chính. Trách nhiệm luân chuyên Công việc Ngưòi nhận tiền Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ 1. Để nghị chi tiển 1---- 2. Duvệt chi ----- 3 3. Lập phiếu chi 4 ----1 4. Ký phiếu chi 1 6 -----5 5. Xuất quỹ 1 ---- 7 6. Ghi sổ kế toán 8 ---- u 7. Bảo quản, lưu phiếu chi 9------------ 1 + rn ư ơ n g an z: (1). Người nhận tiền đê nghị doanh nghiệp chi tiền. (2). Thủ trưởng đơn vị và kê toán trưởng duyệt chi. (3). Kê toán thanh toán lập phiếu chi. (4). Thủ quỹ xuất quỹ tiền m ặt giao cho người nhặn tiền và ký vào phiêu chi sau đó chuyển lại cho kê toán thanh toán. (5). Kê toán thanh toán ghi sổ kê toán. (6). Kê toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký phiếu chi. (7). Bảo quản chứng từ trong kỳ, chuyển vào lưu trữ sau năm kế toán. Cá nhân liên quan Công việc Người nhận tiền Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán trường Thủ quỹ 1. Đê nghị chi tiền 1---- 2. Duyệt chi 2 3 3. Lập phiếu chi 4 ---- 1 4. Xuất quỹ tiền mặt L_- p 5. Ghi sô kê toán 6I 1 6. Ký duyệt phiếu chi I 8 7 7. Bảo quản, lưu phiếu chi 9 — Lưu ý: - Trong hai phương án này, phương án 1 có trình tự luán chuyển chứng từ ngắn hơn và bảo đảm tính kiểm tra, xét duyệt từng phiếu chi là rất lớn: tuy nhiên, lại có hạn chê là không tiện về thòi gian luân chuyển. Phương án 2 khắc phục được hạn chế vé thời gian nhưng lại không bảo đảm tính kiểm tra chặt chẽ việc chi tiền. - Trong thực tế. khi tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ chi tiền thi có thể áp dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc cả hai phưdng án. - Trường hợp áp dụng cả hai phương án thì cần quy đinh cụ thể như sau: 24 + Phương án 1 được dùng trong trường hợp sô tiền chi lớn. nghiệp vụ chi có tính chát trọng yếu trong quản lý. + Phương án 2 nên được áp dụng trong các nghiệp vụ chi có tính chất thường xuyên của đơn vị để bảo đảm tính kịp thòi trong việc luân chuyển chứng từ. 1.3.2. Tô chức chứng từ hàng tồn kho Hàng tồn kho là một loại tài sản ngắn hạn có tính vật chất và có thể luân chuyển qua kho. Hàng tồn kho thường bao gồm: các loại vật tư dự trữ cho sản xuất, các loại sản phẩm sản xuất ra, các hàng hóa mua vê với mục tiêu bán ra bên ngoài. а. Các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho - Nhập kho do: + Mua ngoài vật tư, hàng hóa. + Tự sản xuất vật tư, sản phẩm. + Thu hồi từ sản xuất hoặc từ thanh lý tài sản (vật liệu thừa, phế phẩm,...). + Từ các nguồn khác: nhận vốn chủ sở hữu. vay mượn, thanh toán. - Xuất kho: + Xuất dùng cho hoạt động kinh doanh (vật tư. sản pham. hàng hóa). + Xuất bán (lập hóa đơn bán hàng và lập chứng từ vật tư riêng). + Xuât trả vôn góp. cho vay, cho mượn, trả nợ. б. Tô chức chứng từ nhập kho - Các loại chứng từ sử dụng: + Các chứng từ gổc: là chứng từ phản ánh nguồn nhập như mua, tự sản xuất, nhận vốn góp hoặc cấp phát... + Biên bàn kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hóa. • Là chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa người cung cấp, ngưòi quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý cung ứng về số lượng, chủng loại, chất lượng. • Biên bản kiểm nghiệm vật tư cỏ Chẽ sữ â ụ h | cHỠ mọi ngniỊ-p vụ đê tăng cường tính kiểm soát chặt chẽ cho nghiệp vụ. Trẽn thực té, biên bản kiểm nghiệm thường được lập trong những trườnp hợp sau: hàng nhập với khôi lượng lớn: hàng nhập có tính chát rời. không nguyên đai, nguyên kiện; hàng nhập có tính cơ lý hóa phức tạp: hàng nhập thực tê phát sinh sai lệch so với chứng từ hoặc hợp đông.-.. + Phiếu nhập kho. • Là chứng từ phản ánh hàng được nhập kho trước khi xuất dùng hoặc xuát bán. Tất cả các loại vật tư. sản phãm . hàng hóa nhập kho đểu phải lập phiếu nhập kho. • Phiếu nhập kho có thể do cán bộ cung ứng hoặc kế toán vật tư lập. • Phiếu này được lập thành 3 liên đê luân chuyển, trong đó: Liên 1: để lưu. Liên 2, 3 luân chuyên. Liên 2: Người nhập hàng giữ. Liên 3: Thủ kho (kê toán) luân chuyên. • Trên phiếu nhập kho, trách nhiệm ghi các chì tiêu dược quy định như sau: Số lượng, chủng loại nhập theo yêu cầu do người lập phiếu nhập kho ghi (trên cơ sở chứng từ gôc). Sô lượng, chất lượng, quy cách thực nhập kho do thủ kho ghi. Chỉ tiêu giá trị của lượng hàng nhập kho (thực tế. thừa, thiếu so với chứng từ) do kế toán vật tư ghi. - Quy trình luân chuyển chứng từ: (1). Người giao hàng (người trong hoặc ngoài doanh nghiệp) đề nghị nhập kho sản phẩm, vật tư, hàng hóa. (2). Ban kiểm nghiệm: kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm , hàng hóa vê số lượng, quy cách chất lượng hàng. (3). Phòng cung ứng hoặc bộ phận sản xuát: lặp phiếu nhập kho. (4). Phụ trách phòng cung ứng: ký phiêu nhập kho vá sau dó chuyển cho thú kho. 26 (5). Thủ kho nhập kho sô hàng, ghi sô thực nhập, ký vào phiêu nhập kho sau đó tiến hành ghi thẻ kho và cuối cùng chuyển phiếu nhập kho cho kê toán. (6). Kê toán hàng tồn kho sau khi thu nhận chứng từ từ thủ kho, tiên hành kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản, phân loại chứng từ thực hiện ghi sổ tổng hợp và chi tiết, sau đó bảo quản và chuyển vào lưu trữ khi đến hạn. N gư ờ i g ia o B an C án bộ Phu trách phòng»-T hù K ế to á n k iểm>■ h à n g n h ặ nứ n gcu n g ứng Nghiệp vụ nhập kho k h o >■ v ậ t tư Lưu Đ ề n g h i n h ậ p k h o Lập biên Lập Ký K iếm bàn p h iế u p h iếu n h ả n G h i sò >■ n h ậ p > n h ậ p h à n g > - (CTG) nghiệm k h o k h o c. Tô chức chủng từ xuất kho - Các loại chứng từ sử dụng: + Chứng từ gôc: phản ánh mục đích xuất kho. bao gồm: • Chứng từ mệnh lệnh (lệnh xuất). • Chứng từ thực hiện (nếu có). + Chứng từ vật tư: Phiếu xuất kho và biên bản kiêm nghiệm. • Phiếu xuất kho được dùng để theo dõi chặt chẽ sô lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho sản xuất, cho tiêu thụ hoặc gửi bán. • Phiêu xuất kho là căn cứ để kê toán tập hợp chi phí. tính giá thành sản pham . tính định mức tiêu hao. tính giá vốn hàng tiêu thụ. - Quy trình luán chuyên chứng từ (1). Người có nhu cầu đê nghị xuất hàng bàng cách viẽt giay xin xuất hàng. (2). Thủ trưỏng đơn vị và kê toán trường ký duyệt lệnh xuát hàng. (3). Bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho, chuyển cho thu kho. (4). Thủ kho căn cứ vào lệnh xuả’t và phiêu xuất kho tiên hành: • Kiếm soát hàng xuất. • Ghi sô" thực xuất vào phiếu xuất kho. • Cùng với người nhận hàng ký vào phiêu xuất kho. • Ghi thẻ kho. • Chuyển chứng từ xuất kho cho kế toán. (5). Kê toán hàng tồn kho phải thực hiện các công việc sau: • Căn cứ phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho đê ghi dơn giá vào phiếu xuất kho. • Định khoản chứng từ xuất kho tùy theo từng loại hàng xuất và mục đích xuát kho. • Ghi sô tổng hợp và chi tiết. • Bảo quản chứng từ và đưa vào lưu trữ khi đến hạn. K ế to á n • h à n g tổ n k h o N g h iệ p 1 vụ x u ât k h o N gư ờ i có n h u cầ u h à n g Thủ trư ớ n g , ■ K ế to á n trư ớ n g Bộ p h ậ n c u n g ửng T hủ k h o B ào q u ả n , lưu Lập , c .từ x in xu ả t D u y ệt lệ n h x u ả t L ập p h iê u x u â t X u â t k h o G h i sô 1.3.3. Tỏ chức chứng từ bán hàng Nghiệp vụ bán hàng là hành vi giao nhận và thực hiện íóá trị cúa hàng bán đỏi với người bán và giá trị sử dụng của hàng bán dối vói ngưrìi mua. 28 Bán hàng gồm có hai giai đoạn: quá trình chuyển giao quyền sỏ hữu về hàng bán theo thỏa thuận từ người bán sang cho người mua; quá trình thanh toán tiền hàng trên cơ sở chứng từ bán hàng theo các phương thức khác nhau được thỏa thuận. Bán hàng có thể được thực hiện theo nhiều phương thức được lựa chọn cam kêt trong chứng từ mua bán. a. Tô chức chứng từ bán hàng Các loại chứng từ được sử dụng: + Chứng từ gốc thê hiện mục đích bán hàng: hợp đồng mua bán, cam kết,... + Chứng từ bán hàng: bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng. • Chứng từ bán hàng do người bán lập tối thiểu 3 liên đặt giây than viết một lần phản ánh nghiệp vụ bán buôn hoặc bán lẻ sản phẩm, hàng hóa, trong đó: Liên 1: màu xanh được lưu tại quyển hóa đơn. Liên 2: m àu đỏ giao cho khách hàng để vận chuyển hàng trên đường. Liên 3: màu đen luân chuyển trong doanh nghiệp để ghi sổ và thanh toán. • Chứng từ bán hàng có thể do Phòng kinh doanh lập hoặc Bộ phận kế toán lập, tùy theo phân cấp quản lý trong doanh nghiệp. • Hóa đơn có nhiều loại được lập cho từng loại hàng bán. - Quy trình luân chuyển hóa đơn giá trị gia tăng (bán hàng quakho theo phương thức thanh toán ngay bằng tiền mặt). + Áp dụng trong doanh nghiệp và những đổi tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Hóa đơn này bao gồm các mẫu sau: • Mau sô' 01 - GTGT/3LL: sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và tiêu thụ với số lượng lớn sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. • Mau số 01 - GTGT/2LL: sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuê giá trị gia tăng theo phương pháp khâu trừ và tiêu thụ với sô lượng nhỏ, hoặc bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. + Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng, ngưòi bán phái ghi dầy dù các yếu tô" sau: • Giá bán chưa có thuê giá trị gia tảng. • Thuế suất giá trị gia tăng, tiền th u ế giá trị gia tăng. • Tổng giá thanh toán cả thuê giá trị gia tảng. + Quy trình luân chuyên như sau: (1). Người mua hàng để nghị được mua thông qua hợp đồng đã ký kết. (2). Phòng cung ứng hoặc phòng kinh doanh lập hóa đơn giá trị gia tăng. (3). Thủ trưởng đơn vị và kê toán trưởng ký hóa đơn. (4). Kê toán thanh toán lập phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán) và chuyên phiếu thu cho thủ quỹ. (5). Thủ quỹ thu tiền và ký vào phiếu sau đó chuyển cho kê toán. (6). Thủ kho căn cứ hóa đơn xuất hàng tiến hành cho xuất hàng, ghi vào phiếu xuất kho, thẻ kho, chuyển các chứng từ cho kế toán. (7). Kế toán định khoản và ghi sổ giá vốn, doanh thu: bảo quản chứng từ trong kỳ và chuyển vào lưu trữ khi đến hạn. B ộ N g ư ờ i p h ậ n m u a ^ . c u n g ử n g N g h iệ p vụ b án h à n g T h ủ K ế trư ở n g , toán T h ủ - K ế to á r í^ th a n f c > - q u ỷ tr ư ở n g toán Thủ kho Kế Lưu L ập r h ử n g ^ từ x in x u â t 30 D u y ệt lệ n h _J x u â t Ký H Đ Lf p Nh?p ■ G TG T quỹ th u Lưu ý; - Tại bưóc 2, hóa dơn có thể được lập tách biệt với phiếu xuâ't kho hoặc có thể sử dụng hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, khi đó cột đơn giá ghi trên hóa dơn kiêm phiếu xuất kho là giá bán và tông doanh thu. - Bước 4 và 5 chỉ áp dụng trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay. Nếu bán chịu thì không áp dụng 2 bước này. - Bước 6 sẽ không dược ghi nếu doanh nghiệp áp dụng phương thức bán thẳng không qua kho. Nếu xuất hàng từ kho thì việc xuất kho hàng được thực hiện chỉ khi đã hoàn thành thủ tục thu tiền. - Quy trình luân chuyển hóa đơn bán hàng. + Áp dụng trong doanh nghiệp hoặc đôi tượng chịu thuê giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Giá bán ghi trên hóa đơn này là tổng giá thanh toán. Hóa đơn bán hàng cũng gồm hai mẫu: Hóa đơn Mẫu sô 02 GTTT/3LL: sử dụng với trường hợp bán buôn, Hóa đơn Mẫu sô 02 GTTT/2LL: sử dụng với trường hợp bán lẻ. + Trình tự luân chuyển chứng từ tương tự như tổ chức luân chuyển hóa đơn giá trị gia tăng. 1.4. Phương hướng hoàn thiên tô chức chứng từ kê toán Đê việc tô chức chứng từ ở các đơn vị ngày càng tốt hơn, thì trong quá trình thực hiện cần phải: - Đơn giản hóa nội dung chứng từ, tiêu chuẩn hóa, từ đó đi đến thông nhất quy cách biểu mẫu chứng từ; - Giảm bớt sô lượng chứng từ theo hướng sử dụng những chứng từ liên hợp, chứng từ sử dụng nhiều lần; - Tảng sô' lượng chứng từ hướng dẫn; - Hợp lý hóa thủ tục và lập xử lý chứng từ, giảm bớt thủ tục xét duyệt chứng từ đến mức tối đa nhằm giảm bớt thời gian luân chuyển chứng từ mà vẫn báo đảm tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ. xây cỉựng chương trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học cho từng loại chứng từ nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển, tăng tốc độ của thông tin kê toán, xây dựng phương pháp phân loại, tông hợp chứng từ và cung cap so liệu giüfa cẩc Bộ p“ ặ n một cách hợp lý tạo điều kiện dễ dàng cho ghi sỏ ké toán và cung cấp thông tin. trang bị phương tiện kỹ thuật hiện dại cho việc ghi chép chứng từ, sổ kế toán nhằm giảm tới mức thãp nhát chi phí vê lao động sông và lao động vật hóa cho quá trình xử lý thông tin nói chung và trong giai đoạn hạch toán ban đầu nói riêng: - Tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chê độ ghi chép ban đâutấ t cả các đơn vị, làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu luân chuyển. 2. Tô chức hệ th ốn g tài khoản k ế toán 2.1. Khái niêm, ý nghĩa và nhiêm vụ tô chức hê thông tàkhoản kê toán Tô chức hệ thông tài khoản kê toán là tô chức vận dụng phương pháp tài khoản để xây dựng hệ thông tài khoản trên góc độ ban hành chế độ và vận dụng chế độ cho đơn vị hạch toán. Tổ chức hệ thông tài khoản kê toán thực chât là xây dựng hệ thông các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thông hóa các chứng từ kê toán theo thời gian và theo từng đôi tượng cụ thế nhằm mục đích kiểm soát, quản lý các đối tượng của hạch toán kê toán. Tổ chức hệ thông tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thông tài khoản hạch toán kê toán cho các đối tượng hạch toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát vê từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị hạch toán. Nhiệm vụ tô chức tài khoản k ế toán: xây dựng một hệ thông các tài khoản kê toán tông hợp, tài khoản phân tích, tài khoản so sánh, tài khoản điều chỉnh, các tài khoản ghi đơn, các tài khoản gh) kép (xét trên mọi góc độ phân loại tài khoản); xây dựng hệ thông chính sách, chế độ tài chính, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán kê toán cho từng loại tài khoản; xây dựng chê độ ghi kép trên tài khoản kế toán, mối quan hệ giữa các tài khoản trong quá trinh ghi chép phàn ánh các đôì tượng kế toán: nghiên cứu điếu kiện vận dụng chế độ tài khoản cho đơn vị hạch toán cơ sở. 2.2. Nguyên tác tô chức hệ thống tài khoản kê toán T hứ nhát, nguyên tắc thông nhất. Yêu cầu của nguyên tắc thông nhất là hệ thông tài khoản phải phù hợp với chê độ quản lý và cơ chế quản lý trong giai đoạn lịch sử ban hành chê độ; hệ thông tài khoản xây dựng phải bảo đảm nguyên tắc kiểm soát thống nhất các loại hình đơn vị hạch toán: hệ thống tài khoản kê toán xây dựng cho đơn vị thực tế phải tôn trọng những quy định thông nhất của chê độ (chê độ chung của Nhà nước và chế độ ngành hẹp). Thứ hai, nguyên tắc đặc thừ (tính không gian, thời gian của đơn vị hạch toán, đôi tượng hạch toán). Yêu cầu của nguyên tắc đặc thù là khi xây dựng hệ thông tài khoản kê toán và vận dụng hệ thông tài khoản kê toán cần lưu ý đến tính chất đặc thù về: loại hình doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp đê xác định cơ cấu đối tượng hạch toán, từ đó xây dựng quy mô tài khoản vận dụng; trình độ quản lý và mô hình tô chức quản lý đê xác định yêu cầu vể thông tin kế toán; trình độ của lao động kế toán: tổ chức hệ thông tài khoản chi tiết và các hình thức sô kê toán lựa chọn. Thứ ba, nguyên tắc chuẩn mực và nhất quán. Yêu cầu của nguyên tắc chuẩn mực và nhất quán là hệ thông tài khoản kê toán áp dụng phải bảo đảm ghi chép được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết được xây dựng phải đơn giản, dễ làm. dễ đôi chiếu, dễ kiểm tra và tiết kiệm chi phí lao động sông và lao động vật hóa khi mở sô tài khoản tại đơn vị. 2.3. Nôi du n g tổ chức hệ thông tài khoản kẻ toán Thứ nhất, xây dựng các loại tài khoản cho đôi tượng hạch toán. - Hệ thông các loại tài k h o ản ghi kép: là những tài khoản trong bảng cân đối của đơn vị. Xác định đôi tượng hạch toán thuộc quyển sỏ hữu của doanh nghiệp, quyền khai thác sử dụng lâu dài của doanh nghiệp: có tính chất cân bằng theo phương trình cơ bản của kế toán; xây dựng loại tài khoản, nhóm tài khoản, tài khoản của đối tường. 33 - n ẹ tnong tai Knoan gm dơn: l a ____ b ___ _________ _ — ánh các tài sản không thuộc quyển sỏ hữu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp đang quản lý, sử dụng. Ngoài ra, những tài khoản này còn dùng để chi tiết hóa những đối tượng đã được theo dõi trên hệ thông tài khoản kê toán kép. Cách xác định đôi tượng hạch toán đơn: các loại tài sản thuộc quyền sở hữu của người khác, đơn vị tạm thòi khai thác và sử dụng theo cam kết; những tài sản của đơn vị nằm ngoài hệ thống cản đỏi kê toán; tài sản của đơn vị cần chi tiết bổ sung cho Bang cản đôi ké toán theo chính sách kê toán; xây dựng loại tài khoản ghi dơn vê sỏ lượng, chủng loại. Thứ hai, xây dựng nội dung, kết cấu, hình thức cho tài khoản. Thực chất của việc xâv dựng này là quy định hạch toán trên tài khoản để giới hạn phạm vi thông tin cần phản ánh trên tài khoản, mục đích sử dụng sô liệu trên các tài khoản cho việc cung cấp thông tin. Việc xây dựng này bao gồm: hình thức kết câu tài khoản, sắp xếp tài khoản theo nguyên tắc phân loại: chọn hình thức mã hóa cho tài khoản, mã hóa bằng chữ và bằng sô; sắp xếp mã hóa tài khoản theo quy định mã hóa. Xây dựng nội dung phản ánh của tài khoản: nội dung của loại tài khoản, nhóm tài khoản và của tài khoản; thực chất là đưa ra những quy định hạch toán trên tài khoản để giới hạn phạm VI thông tin cần phản ánh trên tài khoản, chính sách phản ánh các sô liệu trên tài khoản và mục đích sử dụng sô liệu tài khoản cho báo cáo. Thứ ba, xây dựng môĩ quan hệ ghi chép cho từng tài khoản, là việc thiết lập các quan hệ ghi kép, ghi đơn cho từng tài khoản trong nhóm, loại tài khoản. 2.4. Chê đô tà i k h o ả n k ế toán hiên h àn h và tó chức ván dung Chê độ tài khoản kê toán hiện hành được ban hành theo Quyết định sô 15/QĐ-BTC ngày 20-3-2006 của Bộ Tài chính (dã sửa đói bổ sung), bao gồm 10 loại: 34 - Tài khoán từ loại 1 - loại 9: những tài khoản thuộc Bảng cán đôi kê toán, các tài khoản này được ghi theo nguyên tắc ghi kép. - Tài khoản loại 0: là những tài khoản của bảng cân đôì kê toán: các tài khoản này được ghi theo nguyên tắc ghi đơn. Những tài khoản này luôn có số dư Nợ. Tô chức vận dụng hệ thông tài khoản kê toán: - Tài khoản loại 1, 2: tùy theo tài sản của doanh nghiệp để lựa chọn các tài khoản vận dụng. - Tài khoản loại 3: tùy theo quan hệ thanh toán, tính chất công nợ để lựa chọn tài khoản vận dụng phù hợp. - Tài khoản loại 4: tùy theo quan hệ chủ sở hữu tài sản đê lựa chọn tài khoản vận dụng phù hợp. - Tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9: tùy theo loại hình doanh nghiệp, tính chất hoạt động, quy mô của doanh nghiệp mà lựa chọn các tài khoản trong từng loại để vận dụng vào doanh nghiệp. - Tài khoản loại 0: tùy đối tượng cần quản lý, ghi chép ngoài Bảng cân đối kê toán. 2.5. Phương hướng hoàn thiện hê thống tài khoản kê toán Một là, mở rộng danh mục tài khoản tổng hợp theo quan điểm bảo đảm những thông tin đầy đủ và chính xác hơn cho quản lý và yêu cầu phát triển của nên kinh tế. Hai là, mở rộng danh mục của tài khoản ngoài bảng để phản ánh đầy đủ, chính xác môi quan hệ kinh tế pháp lý. Ba /à, hạn chê tới mức tối đa các tài khoản hỗn hợp (là những tài khoản vừa phản ánh tài sản vừa phản ánh nguồn vốn). Bốn là, bảo đảm sự kết hợp chặt chẽ giữa tài khoản tông hợp và tài khoản chi tiêt. Năm là, phải bảo đảm khả nàng xử lý thông tin. mã hóa tài khoản theo yêu cầu cơ giới hóa và sự vận động của công tác kê toán. Sáu là hệ thông tài khoản xây dựng phải tiện lợi cho mờ. ghi sổ kế toán; hướng tới nhu cầu tô chức hệ thống thông tin kê toán tài chính và kế toán quản trị. 35 ó. 1 o cnưc nẹ tn on g so ke toã« 3.1. K h á i q u á t chung v ề t ổ chức hệ th ốn g s ổ k ế toán 3.1.1. Sô kẻ toán và ý nghĩa của tổ chức hệ thống só ké toán Sổ kê toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng, sổ kế toán là phương tiện vặt chât cơ bản để hệ thông hóa các số liệu kê toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kê toán khác. Sổ kê toán có nhiều loại do yêu cầu quản lý, ghi chép và hệ thông hóa nghiệp vụ các sô liệu kê toán cho các yêu cầu quản lý khác nhau. Mỗi loại sổ kế toán khác nhau về: chức năng ghi chép của sổ, hình thức và nội dung kết cấu; phương pháp hạch toán các chỉ tiêu thông tin trên sổ kê toán, cơ sỏ sô' liệu ghi chép vào sô. Nhằm thiết kế hệ thông sổ kê toán đầy đủ, hợp lý cho đơn vị hạch toán để nâng cao hiệu suất của lao động kê toán trong quá trình ghi sổ, người ta thường phân loại sô kê toán, có nhiểu cách phán loại sô: - Theo phương pháp hạch toán có: sổ ghi đơn là sổ mỏ và ghi không theo quan hệ đôi ứng, sổ này được mỏ cho các tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán hoặc mở chi tiết cho một sỏ đối tượng hạch toán kế toán; sổ ghi kép là sổ mở và ghi theo nguyên tắc đôi ứng tài khoản, là các loại sô mở cho các tài khoản trong Bảng cân dối kế toán theo chức năng hạch toán tổng hợp và chi tiết; - Theo chức nàng hệ thông hóa sô" liệu có: sổ Nhật ký là sổ hệ thống hóa sô liệu theo trình tự thời gian không gian phân biệt đối tượng hạch toán, sô Cái là sô hệ thông hóa sô liệu cho từng đôi tượng hạch toán cụ thể. sổ liên hợp là sô kết hợp ghi theo thời gian và theo đối tượng, sổ liên hợp kết hợp cả chức năng ghi Nhật ký và chức nâng ghi sổ Cái; Theo mức độ tổng hợp hay chi tiết, có: sổ chi tiết là sổ mở cho tài khoản chi tiết các cấp, là sổ mỏ đích danh cho một đối tượng cần chi tiết, trên sô này, kê toán có thể theo dõi cả ba loại thước đo: giá trị. hiện vật và lao động; sô tông hợp là sô mở cho các tài khoản tông hợp. trên sô tổng hợp các đôi tượng được ghi theo thước đo giá trị, sô liệu trên 50 tổng hợp là cơ sở để lập các báo cáo tài chính: sô liên hợp là sô két hợp cà chức nãng hạch toán tổng hợp và chi tiết trong bút toán ghi sô: 36 - Theo hình thức kết câu của sổ có: sổ tờ ròi là một trang sô kê toán thực hiện chức năng ghi chép kê toán theo mục đích mỏ sổ, vì vậy, sô tò ròi thường dùng để mỏ sổ chi tiết hoặc đê ghi nhật ký hàng ngày; sổ đóng thành quyển thường dùng để mở sổ tổng hợp. nhật ký, sô Cái, loại sô này thường là căn cứ để lưu trữ tâ t cả các sô liệu cho việc lập báo cáo tài chính; - Theo kêt cấu của sổ có: sổ có kết cấu hai bên đồng thòi ghi vào bên Nợ và bên Có của tài khoản mỏ sổ, sô có kêt cấu một bên ghi vào bên Nợ hoặc Có của tài khoản mở sổ, sổ kết cấu kiểu bàn cờ được kết cấu theo một trong hai cách là "cột" ghi Nợ và "dòng" ghi Có hoặc ngược lại. Việc thực hiện tô chức hợp lý hệ thông sổ kê toán có các lợi ích sau: bảo đảm thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép, hệ thông hóa sô" liệu kê toán; giúp kê toán và quản lý trong doanh nghiệp giám sát, quản lý các đôi tượng kê toán thông qua quá trình ghi sổ kê toán; giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức của lao động kê toán trên sổ vì khôi lượng công tác ghi sổ chiếm tỷ trọng lổn tổng khôl lượng công tác kê toán trong doanh nghiệp. 3.1.2. Nhiệm vụ tô chức hệ thống sô kê toán - Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp về lĩnh vực kinh doanh, quy mô doanh nghiệp lớn. vừa hay nhỏ. khôi lượng nghiệp vụ kinh tê phát sinh nhiêu hay ít, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ lao động kê toán, trang thiêt bị vật chất hiện có tại doanh nghiệp, để xác định hình thức sổ kê toán được áp dụng trong doanh nghiệp cho phù hợp. - Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán như sô' lượng các loại sổ, kết cấu từng loại sổ. trình tự ghi chép trên từng sổ kê toán. Không được áp dụng lẫn lộn giữa các hình thức tổ chức sổ khác nhau. - Nắm vững các yếu tô" trên từng sô, cách ghi sổ. các phương pháp chữa sổ kế toán, cách thức thu thập thông tin từ các sổ khác nhau. Trong từng hình thức tổ chức cần phải nắm vững các công việc phải tiến hành hàng ngày, định kỳ. cuối tháng, cuối quý. cuối năm sao cho việc ghi chép, cung cấp thõng tin được nhanh, kịp thời, chính xác và tiết kiệm. 3.2. N guyên tắc tô chức hệ thống s ổ k ế toán Các nguyên tắc tổ chức hệ thông sổ kế toán: - Bảo đảm tính thông nhất giữa hệ thông tài khoản kế toán với việc xây dựng hệ thống sổ kê toán. - Kết cấu và nội dung ghi chép trên từng loại sổ (sổ N hật ký, sổ Cái, sổ tổng hợp, sổ chi tiết,...) phải phù hợp với năng lực. trình độ tô chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng. Thực hiện theo nguyên tắc này tạo điểu kiện thuận lợi cho việc ghi chép, đốĩ chiếu, kiểm tra, tổng hợp sô" liệu kê toán. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho việc kiểm tra. - Mỗi đơn vị k ế toán chỉ được mở một hệ thông sổ k ế toán chính thức theo một trong các hình thức sổ nhất định, sổ quyển phải được đánh sô' trang và đóng dấu giáp lai giữa hai trang liền nhau. Cuổĩ sổ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. - Bắt đầu một niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới. Cuối kỳ hoặc cuốĩ niên độ kê toán phải tiến hành khóa sổ k ế toán. Trong các trường hợp cần thiết như kiểm kê tài sản, kiểm toán, giải thể, sáp nhập,... kế toán cũng phải tiến hành cộng sổ, tính số phát sinh, tính dư cuối kỳ trên các tài khoản. - Việc ghi chép trên sổ kế toán phải bảo đảm rõ ràng, dễ đọc, phải ghi bằng mực tốt không phai. Số liệu phản ánh trên sổ phải liên tục, có hệ thông, không được để cách dòng, hoặc viết xen kẽ hoặc viết chồng lên nhau. Không được tẩy xóa, làm nhòe, làm mất sô' đã ghi. Trường hợp nếu có sai sót thì phải chữa sổ theo phương pháp phù hợp theo quy định. 3.3. Nội du n g t ổ chức hệ thống s ổ k ế toán Nội dung của tô chức hệ thông sô kê toán: - Xây dựng hệ thông các loại sổ: xây dựng hệ thông sổ ké toán ghi đơn, ghi kép; xây dựng các loại sổ tổng hợp và sô chi tiết: xáy 38 dựng các loại sô quyển, sô tò rời. Phải xác định chính xác các loại sô và sô lượng sổ cho từng loại. - Thiêt kê nội dung, hình thức, kết cấu của từng loại sô: là việc thiêt kê, sắp xêp các chỉ tiêu dòng, cột trong sô kê toán. - Xây dựng các quy định hạch toán trên sổ để tạo thành nguyên tắc, chính sách kê toán thông nhất chung. - Xây dựng mô hình ghi chép của hệ thông sổ kê toán bao gồm các giai đoạn khác nhau: từ chứng từ gôc ghi vào hệ thông sổ kê toán và lập hệ thông báo cáo kế toán. 3.4. Tô chức hê thông sổ sách kê toán theo các hìthức sổ 3.4.1. Tô chức hạch toán theo hình thức sổ "Nhật ký - sô Cái" Điều kiện vận dụng: doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khôi lượng nghiệp vụ phát sinh ít, doanh nghiệp sử dụng ít tài khoản; trình độ quản lý tháp, mô hình quản lý tập trung một cấp; trình độ lao động kê toán thấp, cần ít lao động kế toán. Đặc điểm tô chức hạch toán: là hình thức kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thông trên một quyển sổ tổng hợp duy nhất gọi là "Nhật ký - sổ Cái". Sơ dồ trình tư g h i sô theo hình thức N h á t ký - sô Cái G h i chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng ^ Quan hệ đòì chiếu, kiểm tra 39 Sô sách sứ dụng: - Sổ tổng hợp "Nhật ký - sổ Cái" bao gồm 2 phần: + Phần N hật ký: là phần dùng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian. Phần nhật ký bao gồm các cột "Ngày, tháng ghi sổ", cột "chứng từ", cột "diễn giải", cột "sỏ phát sinh". + Phần sổ Cái: phản ánh theo hai bên Nợ, Có cùa tài khoản. Toàn bộ các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được mở thêm một hoặc vài trang sổ. Phần này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo đối tượng). Nguyên tắc cân đối, đổi chiếu giữa phần N hật ký và phần sô Cái: , , •> - Tổng sô' phát Tông sô tiền Tông số phát sinh . , L,. , , , , sinh Có cua tât "phát sinh" ỏ = Nợ cua tất cá các tài = , , ca các tài khoan phần Nhât ký khoán ớ phân sô Cái , , ỏ phan sỏ Cái Tổng sô dư Nợ các tài khoản = Tổng sô dư Có các tài khoản. - Sổ chi tiết: được mở theo yêu cầu quản lý từng đói tượng của hạch toán kế toán. + Sổ chi tiết tiền mặt. + Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa. + Sổ chi tiết tài sản cô định. + Sô chi tiết doanh thu bán hàng. + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. NHẬT KÝ - SỔ CÁI Năm:... Ngày tháng Chứng từ Diễn giải SỐ phát Tài khoản Tài Tài khoản khoản ghi sổ SỐ Ngày sinh hiêu tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 n Số dư đầu kỳ Sô phát sinh trong kỷ Cộng phát sinh Sô dư cuối kỳ { 40 3.4.2. Tô chức hạch toán theo hình thức sổ "Nhật ký chung' * Điều kiện vận dụng: Trong điểu kiện kê toán thủ công thì hình thức này phù hợp vói những đơn vị có quy mô hoạt động nhỏ và vừa, loại hình hoạt động giản đơn, có điểu kiện phân công lao động kê toán; trong điểu kiện kế toán bằng máy thì hình thức Nhật ký chung phù hợp vối mọi loại hình, quy mô của đơn vị hạch toán. * Đặc điểm tô chức hạch toán Các sổ sách sử dụng: - Sô tông hợp: + Sô N hật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp. dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Ngoài ra. trên sổ N hật ký chung còn phản ánh quan hệ đôi ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ Cái. Sô" liệu trên sổ N hật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ Cái. NHẬT KÝ CHUNG Năm:... Ngày Chứng từ Đã Số Sô tiền tháng Sô Ngày Diễn giải ghi hiệu tài ghi sổ tháng Nợ Có hiệu sô Cái khoản 1 2 3 4 5 6 7 8 Trang trước mang sang Cộng mang sang trang sau Cột 1: Ghi ngày, tháng vào Sô N hật ký chung. Cột 2, 3: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ. Cột 4: Diễn giải nội dung của nghiệp vụ. Cột 5: Đánh dấu sô liệu đã được chuyển vào sổ Cái hay chưa. Cột 6: Ghi số hiệu tài khoản được ghi Nợ. Có. Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng. Cột 7, 8: Ghi sô'tiền được ghi Nợ. Có. 41 Cuôi trang sô phải cộng để chuyẻn sỏ liệu sang tran g sau. Đầu trang sổ sau phải ghi dòng tổng cộng của cuối trang trước. Về nguyên tắc, tấ t cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phai được ghi vào sô N hật ký chung. Tuy nhiên, trong truòng hợp một sô đôi tượng kê toán có số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan lón, để đơn giản và giảm bốt khối lượng ghi sô Cái, đơn vị có thê dùng sổ N hật ký đặc biệt. + Sổ N hật ký đặc biệt: là một phần của sổ N hặt ký chung, là phương pháp ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp, sỏ này được mở cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi thu tiền. Kết cấu sổ N hật ký đặc biệt như sau: NHẬT KÝ THU TIỀN Tháng ... năm ... Chứng từ Ngày Ghi Ghi Có các tài khoản sau Tài khoản tháng ghi sô Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Nơ tài khoản khác Só Số tién hiêu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Sô trang trước Cộng sang trang sau Cột 1: Ngày tháng ghi sổ. Cột 2, 3: Sô'hiệu và ngày tháng chứng từ. Cột 4: Diễn giải nội dung nghiệp vụ. Cột 5: Ghi sô tiền thu được vào bên Nợ tài khoản tiền được theo dõi trên N hật ký này. Cột 6. 7, 8: Ghi sô tiền phát sinh Có của các tài khoan đóì ứng. + N hật ký chi tiền: là nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiên của đơn vị. sổ này được mở nêng cho chi tiền mặt, chi tiền ngân hàng cho từng loại tiền hoặc từng nơi chi tiến. I 42 Kêt câ'u của sổ Nhật ký chi tiền tương tự như sổ Nhật ký thu tiền. + N hật ký mua hàng: là sổ N hật ký đặc biệt dùng đê ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho theo hình thức mua chịu hoặc đặt tiền trước. Không phản ánh vào sổ N hật ký mua hàng các nghiệp vụ mua, bán tài sản cô" định, xây dựng cơ bản, tài sản tài chính vì chúng là các nghiệp vụ vãng lai. Kết cấu của sổ N hật ký mua hàng như sau: NHẬT KÝ MUA HÀNG T h á n g ... năm ... Chứng từ Tài khoản ghi Nơ Phải Ngày tháng SỐ Ngày Diễn giải tài khoản khác trả người bán ghi sô hiệu tháng 152 156 SỐ tiền Số hiệu (Ghi Có Tài khoản 331) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước Cộng sang trang sau Cột 1, 2, 3, 4: (như các loại sổ trên). Cột 5, 6, 7, 8: ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho như hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Nếu doanh nghiệp mở sô này cho từng loại hàng tồn kho thì các cột này có thê được dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. Cột 9: dùng để ghi số phải trả cho người bán tương ứng VỚI sô' hàng đã mua. Cuối trang, cộng để mang sang trang sau. + N hật ký bán hàng: là sổ N hật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp như bán hàng hóa. bán thành phẩm, bán dịch vụ theo hình thức bán hàng thu tiền sau hoăc người mua đặt trước tiền hàng. Kết cấu của sổ N hật ký bán hàng như sau: 43 Ngày Chứng từ NHẬT KÝ BAN HANG Tháng ... nám ... Phải thu người mua Ghi Có tài khoản doanh thu tháng ghi sô Sô' hiệu Ngày tháng Diễn giải (Nợ tài khoản 131) Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng trang trước Cộng sang trang sau Cột 1, 2, 3, 4: (như các loại sổ trên). Cột 5: ghi sô’ tiền phải thu từ khách hàng theo doanh thu bán hàng. Cột 6, 7, 8: ghi doanh thu bán hàng từng loại hàng bán. Các cột này có thể gộp chung lại một cột để ghi doanh thu bán hàng chung. - Sô Cái: là sổ kê toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp kinh tê phát sinh trong niên độ kê toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một sô trang liên tiếp đê đủ ghi chép trong một niên độ kê toán. SỔ CÁI Năm:... Tên tài khoản:... Sô hiệu... Ngày Chứng từ Số hiệu Số tiền tháng Số Số Diễn giải Trang nhật ký tài khoản ghi sổ hiệu ngày Xạ Có đối ứng 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu kỳ Công phát sinh Dư cuối kỳ Cột 1, 2. 3. 4: (như các loại sô trên). 44 Cột 5: ghi sô trang của sổ N hật ký chung hoặc N hật ký đặc biệt đã ghi nghiệp vụ này. Cột 6: ghi sô" hiệu của tài khoản đối ứng liên quan đên nghiệp vụ phát sinh. Cột 7, 8: ghi sô' tiền Nợ, Có của tài khoản này. Đầu kỳ phải đưa sô' dư đầu kỳ vào tài khoản (bên Nợ hoặc bên Có). Cuối trang sổ phải cộng phát sinh lũy kê để chuyển sang trang sau. Sang đầu trang sau phải đưa dòng tổng cộng từ cuôi trang trước. Cuối kỳ phải tiến hành khóa sổ kế toán, tính số dư cuối kỳ trên các tài khoản. Số phát sinh trên sô Cái, sô" dư cuôi kỳ trên sô Cái được làm căn cứ đê lập bảng cân đốì sô phát sinh và các báo cáo tài chính. Căn cứ để ghi sổ cái là thông tin đã được ghi trên sô N hật ký đặc biệt. Mỗi nghiệp vụ được ghi một dòng vào sổ Cái. - S ổ chi tiết: là các sô mở theo yêu cầu quản lý nhằm chi tiếhóa một đôi tượng. Sơ đồ trìn h tư g h i chép theo hình thức sô N hát kỷ chung C h ứ n g từ gốc s ố N h ậ t k ý d ặ c b iệt Ghi chú: ---- Ghi hàng ngày -----Ghi định kỳ hoặc cuối tháng ■<-■»- Đôi chiêu, kiêm tra S ô N h ậ t k ý c h u n g S ố Cái y sin h y B á n g c â n d ố i sô phát B áo cá o tài c h ín h S ỏ , thó k ê to á n c h i tiêt B ả n g tố n g h ợ p c h i tiết ] ơ.v.ứ. 1 o cnưc nạcn toan tneo H i . . . u >u g»«« - Điều Ẳíện ưận dụng: hình thức này thích hợp VỚI mọi loại hình, quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Két cáu só sách dơn giản, dễ ghi chép nên phù hợp với cả điểu kiện lao động kê toan thủ công và áp dụng kê toán máy. - Đặc điếm tổ chức hạch toán: Đặc trưng của hình thức này: căn cứ trực tiếp để ghi sổ Kê toán tông hợp là "Chứng từ ghi sổ". Cụ thể: Ghi theo trình tự thời gian được thực hiện trên Sô dăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tê được thực hiện trên sỏ Cái. Chứng từ ghi sổ được đánh sô' hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đảng ký chứng từ ghi sổ), phải có chứng từ gôc đi kèm và phải được kê toán trưởng duyệt thì mới có đủ căn cứ để ghi sổ kê toán. Sổ sách sử dụng: - S ổ tổng hợp: + Chứng từ ghi sổ: được lập trên cơ sỏ từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gổc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được lập hàng ngày hoặc định kỳ. Chứng từ ghi sô được lập tại mỗi bộ phận kê toán phần hành. Sô lượng chứng từ ghi sổ phải lập tùy thuộc vào cách quản lý, kê toán mỗi đỏi tượng. CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ:... Ngày ... tháng ... năm ... Diễn giải Sô' hiêu tài khoản Số tiền Ghi chú Nơ Có 1 2 3 4 5 Cộng Kèm theo ... chứng từ gốc Ngày ... tháng ... năm ... Kê toán lập Kê toán trường (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tén) 46 + Sô đăng ký chứng từ ghi sổ: là sô kế toán tỏng hợp dùng đê ghi chép các nghiệp vụ kinh tê phát sinh theo trình tự thời gian. Sô này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa kiểm tra đối chiếu sô" liệu vối bảng cân đổi sô phát sinh. SỔ ĐÁNG KÝ CHỨNG TỪ GHỊ s ổ Năm:... Chứng từ ghi sô’ Số tiên Chứng từ ghi sô Sô tiền Số hiệu Ngày tháng Sô hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quý Cột 1: ghi sô hiệu của chứng từ ghi sổ. Cột 2: ghi ngày, tháng lập chứng từ ghi sổ. Cột 3: ghi sô tiền tổng cộng của mỗi chứng từ ghi sổ. Cuối trang sổ phải cộng lũy kế để chuyển sang trang sau. Cuổi tháng, cuổì quý, cuối năm phải cộng tổng sô tiền trên sổ này để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh và phải bảo đảm quan hệ cân đôi: Tông sô tiền trên Sô đăng ký Chứng từ ghi sô = Tổng phát sinh Nợ (Tổng phát sinh Có) của tấ t cả các tài khoản trên sổ Cái = Tổng phát sinh Nợ (Tổng phát sinh Có) của tấ t cả các tài khoản trên Bảng cân đôi số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sô do kê toán tông hợp ghi trên cơ sỏ các chứng từ ghi sô do các kê toán phần hành chuyển đên. + Sổ Cái: là sổ kê toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tê phát sinh theo tài khoản kê toán đã được quy định trong chê độ tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. Sô liệu trên sô Cái được dùng để đối chiếu với Sô đãng ký chứng từ ghi sổ, đôi chiêu sô liệu VỚI bộ phận kê toán chi tiết và là căn cứ để lập báo cáo kê toán, sổ Cái do kê toán tổng hợp ghi trên 47 cơ sở các chứng từ ghi sổ đã được ghi văo sò đăng kỷ cKürig lũ phi sổ. Mẫu sổ Cái: SỔ CÁI Năm... Tên tài khoản... Sô hiệu... Ngày thán Chứng từ ghi sô Diễn giải Số hiệu tài Số tiến Ghi chú SỐ g ghi Ngày khoản sổ hiêu tháng Nợ Có đối ứng Số dư đầu kỳ Cộng phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Sơ d ồ trìn h tự g h i sô theo hình thức Chứng từ g h i sô C h ử n g từ k ế to á n V SỔ q u ỹ S ổ d ă n g ký CTG S — T— Ghi chủ: B ả n g tổ n g h ợ p c h ứ n từ KT c ù n g lo ạ i C h ứ n g từ g h i sô ì (th e o p h ẩ n h à n h ) y S ỏ C ái ->• B ả n g c â n đ ố i s ỏ p h át sin h B á o cá o tà i c h ín h w - SỔ, th è k ế to á n chi t iế t V B à n g tô n g h ợ p ch i tiế t Ghi hàng ngàv ->■ Ghi dinh ký hoặc cuói tháng ■<->- Đôi chiêu, kiêm tra 48 3.4.4. Tổ chức hạch toán theo hình thức N hật ký chứng từ a. Điều kiện vận dụng: hình thức này phù hợp VỚI những đơn vị có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, lao động có trình độ quản lý, trình độ kê toán cao, thực hiện kê toán thủ công. b. Nguyên tắc cơ bản của tổ chức sô kê toán theo hình thức Nhật ký chứng từ - Tập hợp và hệ thông hóa các nghiệp vụ kinh tê phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tê đó theo các tài khoản đôi ứng Nợ trên các nhật ký chứng từ. - Tập hợp và hệ thông hóa các nghiệp vụ phát sinh theo bên Nợ kết hợp chi tiết theo tài khoản đôi ứng vối bên Có trên trang sô Cái tài khoản. - Kết hớp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian vối việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán của hình thức N hật ký chứng từ và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đôi ứng tài khoản, chì tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo kê toán. c. Đặc điểm tô chức hạch toán Các loại sổ và số lượng sổ sử dụng: * N hật ký chứng từ chi tiết sô p h á t sinh Có của tài khoản mở sổ. - Đặc điểm: + Sổ N hật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp. dùng để phàn ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản. Một sổ N hật ký chứng từ có thê mở cho một tài khoản hoặc cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đôi ứng mật thiêt nhau. + Trong mọi trường hợp, sô phát sinh bên Có của mỗi tài khoan chỉ tâp trung phản ánh trên một sô N hật ký chứng từ và các sô 49 Nhật ký chứng từ này ghi một lần vào so Cái tài khoan cúng loại cuối tháng. Số phát sinh Nợ trên các tài khoản được phán anh trên các sổ N hật ký chứng từ khác nhau và cuối tháng dược tập hợp vào sổ Cái tài khoản từ các sổ N hật ký chứng từ liên quan den sỏ phát sinh Nợ tài khoản sổ Cái. + Căn cứ để ghi các sổ N hật ký chứng từ là chứng từ gỏc, sô ké toán chi tiết, bảng kê và các bảng phân bổ. + Sô Nhật ký chứng từ phải mở từng tháng một. hét mỗi tháng phải khóa sô Nhật ký chứng từ cũ và mở sô N hật ký chứng từ mới cho tháng sau. Mỗi lần khóa sổ cũ, mở sổ mới phải chuyên toàn bộ số dư cần thiết từ sổ cũ sang sổ mới tùy theo yêu cầu của từng tài khoản. Có 10 sổ N hật ký chứng từ, đánh sô từ 1 đến 10: - N hật ký chứng từ sô 1 - mở cho tài khoản 111 - tiền mặt: là sô dùng để phản ánh sô phát sinh bên Có của tài khoản 111. đối ứng Nợ các tài khoản khác có liên quan. + Cơ sỏ để ghi N hật ký chứng từ sô 1 là báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc. Mỗi báo cáo quỹ được ghi một dòng trẽn N hật ký chứng từ theo trình tự phát sinh. + Cuối tháng khóa sô N hật ký chứng từ sô 1, xác dinh tông phát sinh Có tài khoản 111, đôi ứng Nợ với các tài khoan có liên quan. Sô' tông cộng trên sổ N hật ký chứng từ sô 1 làm cản cứ đê ghi sô cái (Có tài khoản 111, Nợ các tà] khoản khác liên quan). - N hật ký chứng từ sô'2 - Mỏ cho tài khoản 112 - tiến gủi ngán hàng, kho bạc: là N hật ký chứng từ dùng để phàn ánh số phát sinh bên Có tài khoản 112. đôi ứng Nợ các tài khoản khác có liên quan. + Cơ sở để ghi sổ N hật ký chứng từ sô" 2 là giây báo Nợ, của ngân hàng kèm theo các chứng từ gô’c liên quan. + Cuôi tháng, khóa sô N hật ký chứng từ sô 2, xác định tong Có tài khoản 112, đối ứng Nợ các tài khoản khác có liên quan- Số tóng cộng trên N hật ký chứng từ được ghi sổ Cái tài khoan 112 và các tài khoản khác có liên quan. - N hật ký chứng từ sô 3 - Mở cho tài khoản 113 - Tién đang 50 chuyên: dùng để phản ánh sô phát sinh bên Có tài khoản 113. đôi ứng Nợ các tài khoản khác có liên quan. + Đâu tháng phải căn cứ vào N hật ký chứng từ số 3 tháng trươc đê đưa sô dư cuối tháng trước vào dòng dư đầu tháng. + Phân ghi Có trên sô N hật ký chứng từ sô 3 căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng. + Cuôi tháng cộng sổ N hật ký chứng từ sô’ 3, lấy sô" tổng cộng để ghi vào sổ Cái. - N hật ký chứng từ sô 4 - Mở riêng cho từng khoản: 311, 315, 342: dùng để phản ánh sô phát sinh bên Có các tài khoản 311, 315, 341, 342, đôi ứng Nợ các tài khoản khác có liên quan. Ngoài ra nhật ký này còn theo dõi tình hình thanh toán tiền vay (ghi Nợ tài khoản 311, 315, 341, 342, ghi có các tài khoản liên quan). + Khi mở N hật ký chứng từ sô 4, sô" phát sinh trên mỗi tài khoản tiền vay được phản ánh riêng trên một sô trang dành cho từng tài khoản. + Cơ sở để ghi N hật ký này là khế ước vay, hợp đồng kinh tế, giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan. + Cuối tháng khóa sô N hật ký chứng từ sô 4, xác định tổng sô phát sinh Có trên các tài khoản 311, 315, 341, 342, đối ứng Nợ VỚI các tài khoản khác có liên quan. Sô tổng cộng phát sinh Có được ghi vào sổ Cái của tài khoản này. - N hật ký chứng từ sô 5 - Mỏ cho tài khoản 331 - Phải trả cho người bán: dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư. hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp. + N hật ký chứng từ sô 5 gồm hai phần là phần theo dõi ghi Có tài khoản 331 và phần theo dõi ghi Nợ tài khoản 331 (đối ứng VỚI các tài khoản khác có liên quan). + Cơ sỏ để ghi Nhật ký chứng từ số 5 là sổ theo dõi thanh toán. Cuối tháng sau khi đã hoàn tấ t việc ghi sổ chi tiết tài khoản 331. kế toán lây số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết (mò cho từng đối tượng) để ghi Nhật ký chứng từ sỏ 5, mỗi dối tượng dược ghi một dòng trong N hật ký chứng từ số 5. + Cuối tháng khóa sổ, lấy sô' tổng cộng Có, Nợ dể ghi vào sổ Cái. - Nhật ký chứng từ sô'6 - Mở cho tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường: là sổ dùng để phản ánh số phát sinh bén Có của tài khoản 151 nhằm theo dõi tình hình mua vật tư, hàng hóa còn đang đi đường. + Cơ sở để ghi N hật ký chứng từ số 6 là hóa đơn cùa người bán, phiếu nhập kho. Nguyên tắc ghi là theo từng hóa đơn. phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa. Mỗi chứng từ được ghi một dòng. + Toàn bộ hóa đơn mua vật tư, hàng hóa đã mua. đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, nhưng cuối tháng hàng chưa vế nhập kho thì kê toán căn cứ vào các chứng từ này ghi vào cột "số dư đầu tháng" của sổ N hật ký chứng từ số 6 tháng sau. sang tháng sau, khi hàng về kê toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sô hàng đã nhập vào các cột phù hợp phần ghi Có tài khoản 151, ghi Nợ các tài khoản 152, 153, 156, 133... + Cuối tháng khóa sổ N hật ký chứng từ sô" 6, xác định tổng số phát sinh Có tài khoản 151, đôi ứng Nợ các tài khoản khác có liên quan và sô tổng cộng này được ghi vào sổ Cái. - N hật ký chứng từ sô' 7 - N hật ký theo dõi chi phí sản xuá't, kinh doanh: là sổ dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuâ't kinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các tài khoản 142, 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335. 338, 611, 621, 622. 627, 631 và một sô tài khoản đã phản ánh ờ một số sỏ N hật ký chứng từ khác, nhưng có liên quan đến chi phí sàn xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ và dùng để ghi Nợ các tài khoản 154, 621. 622. 627. 631, 142. 241, 335, 641, 642. + N hật ký chứng từ sô 7 bao gồm 3 phần. * Phần I. Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cùa doanhnghiệp, phản ánh toàn bộ sô’ phát sinh bên Có của các Lai khoản liên quan đên chi phí sản xuất kinh doanh. '-'«*11 cu vaü long 1>Ọ «.cu, ^ 1 xv.«oan 104, bZ i, o z z , o ¿I, DOI, UCI1 Bang kê sô 4 để gh] vào các dòng và cột cho phù hợp của phán này. Cân cứ vào phần ghi Nợ tài khoản 241, 641, 642 trên Bảng kê sô 5 đế ghi vào các dòng Có liên quan. Căn cứ vào phần ghi Nợ tài khoản 142 và tài khoản 33Õ trên Bảng kê sô 6 đê ghi vào các dòng Nợ tài khoản 142 và 335 trên Nhật ký chứng từ số 7. Đê ghi vào mục B của phần này, kê toán căn cứ vào các chứng từ gôc, các bảng phân bổ và các N hật ký chứng từ liên quan. Sô liệu tông cộng của phần I này được ghi vào sổ Cái (dòng cộng A + B). • Phần II. Chi phí sản xuất theo yếu tô’: • Yếu tô’ chi phí nguyên liệu và vật liệu. Căn cứ vào sô phát sinh bên Có của các tài khoản 152, 153 đôi ứng Nợ các tài khoản ghi ở mục A phần I trên N hật ký chứng từ sô' 7 sau khi trừ đi giá trị vật liệu xuất dùng vào sản xuất kinh doanh để ghi vào các dòng phù hợp của phần này. Căn cứ vào chứng từ và sổ kế toán có liên quan để xác định phần nguyên, vật liệu mua ngoài không nhập kho mà đưa ngay vào sử dụng để ghi vào yếu tô này. • Yếu tố nhiên liệu, động lực. Căn cứ các chứng từ và sổ kê toán có liên quan để xác định phần nhiên liệu, động lực được đưa vào sản xuất kinh doanh trong kỳ để đưa sô' liệu vào cột này cho phù hợp. Trong yếu tô vật liệu và yếu tô" nhiên liệu, động lực không bao gồm giá trị vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho. • Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương. Căn cứ số phát sinh bên Có tài khoản 334 đôi ứng Nợ tài khoản ghi ở mục A phần I N hật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột. Yếu tố bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn, bảo hiểm th ấ t nghiệp: Cãn cứ số phát sinh bên Có tài khoản 3382. 3383 3384. 3389 đối ứng Nợ các tài khoản ghi ỏ mục A Phần I trên N hât ký chửng từ số 7 để ghi vào cột này trên N hật ký. 53 • Y eu to knau nao tãi san CO air...: " r . r_: zc ,----------------- tài khoản 214 đốì ứng Nợ các tài khoản ghi ỏ mục A phần ] của N hật ký chứng từ 7 để có được yếu tô' chi phí này. • Yếu tô chi phí dịch vụ mua ngoài: căn cứ bảng kẽ. sô chi tiêt. Nhật ký chứng từ các sô' 1, 2, 5... liên quan, xác định phần chi phí dịch vụ mua ngoài để ghi vào cột 7 trên phần II của N hật ký chứng từ số 7. • Yếu tô" chi phí khác bằng tiền: căn cứ bảng kê, sô chi tiết, N hật ký chứng từ các số 1, 2, 5... liên quan, xác định phần chi phí khác bằng tiền để ghi vào cột 8 trên phần II của N hật ký chứng từ sô' 7 theo các dòng phù hợp. • Phần III. L uân chuyển nội bộ không tính vào chi phí kinh doanh. Căn cứ vào phát sinh Có tài khoản 154 hoặc tài khoản 631 đối ứng Nợ các tài khoản 154, 631, 142, 2413, 335, 621, 627. 641, 642 ờ mục A phần I để ghi vào cột 3 ở các dòng tài khoản có liên quan. Căn cứ phát sinh bên Có tài khoản 621 đối ứng bên Nợ tài khoản 154, 631 ở phần I mục A trên N hật ký chứng từ sô 7 để ghi vào cột 4 dòng 154 hoặc dòng 631 (ở phần III). Căn cứ phát sinh bên Có tài khoản 622 đối ứng Nợ tài khoản 154, 631 ở phần I mục A trên N hật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 5 dòng 154 hoặc dòng 631 (ở phần III). Căn cứ phát sinh bên Có tài khoản 627 đôi ứng Nợ tài khoản 154, 631 ở phần I mục A trên N hật ký chứng từ sô' 7 để ghi vào cột 6 dòng 154 hoặc dòng 631 (ở phần III). Căn cứ sô" phát sinh bên Có các tài khoản 142, 335. 2413 đối ứng Nợ các tài khoản 154. 631, 627, 641, 642 ở mục A phần I trên N hật ký chứng từ sô" 7 để ghi vào các cột 7, 8, 9 ỏ các dòng tài khoản 154, 631. 627. 641. 642. - N hật ký chứng từ sô 8 - N hật ký bán hàng và xác định kếquả kinh doanh: Là sổ dùng để theo dõi sô phát sinh bên Có các tài khoản 155, 156. 157, 159. 131. 511, 512, 531, 532. 632. 641 517, 711. 811, 635. 911. 54 + Cản cứ vào Báng kê sô 8 va Bảng kê sô 10 phần ghi Có đế ghi vào cột Có của các tài khoản 155, 156, 157. + Căn cứ vào Bảng kê sô" 11 phần ghi Có đê ghi cột Có tài khoản 131. + Căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ dùng cho tài khoản 511, 512 phần ghi Có để ghi vào cột Có tài khoản 511, 512. + Căn cứ vào sô chi tiết dùng chung cho các tài khoản 531. 532, 159, 632, 641, 642, 711, 515, 811, 635, 911 phần ghi Có để ghi vào cột Có các tài khoản này trên N hật ký chứng từ sô” 8. + Cuôi tháng khóa sổ N hật ký chứng từ sô 8, xác định tổng sô phát sinh Có trên các tài khoản đê ghi vào sổ Cái. - N hật ký chứng từ sô'9 - Mở cho tài khoản 211, 212, 213: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có tài khoản 211, 212, 213. + Cơ sở đê ghi N hật ký chứng từ sô 9 là các Biên bản giao nhận, Biên bản nhượng bán, Biên bản thanh lý tài sản cô' định và các chứng từ có liên quan đến tài sản cô định giảm của doanh nghiệp. + Cuối tháng hoặc cuối quý khóa sô N hật ký chứng từ sô" 9, xác định số phát sinh Có tài khoản 211, 212, 213 đôi ứng Nợ các tài khoản khác liên quan, lấy sô tổng cộng ghi vào sô Cái. - N hật ký chứng từ sô 10: dùng để phản ánh sô phát sinh Có của các tài khoản 121, 128, 129, 136, 138, 139, 141, 144, 161, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 338, 344. 351, 352, 353 411, 412 413, 414, 415, 421, 441, 461, mỗi tài khoản được ghi trên một tò N hật ký chứng từ. + Căn cứ vào sô chi tiết đầu tư chứng khoán dùng cho tài khoản 121, 221 và ghi Nợ các tài khoản có liên quan. + Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán dùng cho các tài khoản 136. 138 141. 144. 222, 244, 333, 336, 344 phần chi Có để ghi vào cột Có các tài khoản này trên N hật ký chứng từ số 10. + Căn cứ vào sô chi tiết dùng chung cho các tài khoản 128. 129. 228 229, 161, 139. 411. 412. 413, 414. 415. 416. 421. 441. 461 phần ghi Có để ghi vào cột Có của các tài khoản này trên Nhật ký chứng từ sô 10. 55 T OUOI tnang khoá sô Nhật ký chúng Um »J r*if ẨOL íiỊiiíĩ sa pr»át sinh bên Có của các tài khoản nêu trên, lấy sô tổng cộng ghi vào sổ Cái. * B ả n g kê: có 10 bảng kê, đán h s ố tù ỉ đến 11 (kh ôn g có B ản g ké s ố 7) - Bảng kê sô 1: + Dùng để phản ánh sô' phát sinh bên Nợ tài khoản 111. + Căn cứ để ghi bảng kê số 1 là phiếu thu kèm các chứng từ gốc liên quan. + Sô" dư cuôl ngày được xác định bằng cách lấy số dư cuối ngày trước cộng với sô phát sinh nợ trong ngày và trừ đi số phát sinh Có trong ngày trên N hật ký chứng từ sô 1. + Cuối tháng khóa sổ bảng kê sô' 1, xác định tổng phát sinh Nợ tài khoản 111, đôi ứng có các tài khoản liên quan. - Bảng kê sô' 2: phản ánh sô' phát sinh Nợ tài khoản 112, kết cấu và cách lập tương tự như Bảng kê sô' 1. - Bảng kê sô' 3: dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, cơ sở để thiết lập Bảng kê số 3 là phương pháp tính giá hạch toán. Để lập Bảng kê sô' 3, kế toán phải căn cứ vào: + N hật ký chứng từ sô' 5 phần ghi Có 331, đối ứng các tài khoản 152, 153 + N hật ký chứng từ số 6: Có tài khoản 151, Có tài khoản 152, 153. + N hật ký chứng từ số 2 phần ghi Có tài khoản 112, Nợ tài khoản 152, 153. + N hật ký chứng từ sô' 1 phần ghi Có tài khoản 111, Nợ tài khoản 152, 153. - Bảng kê số 4: tập hợp chi phí: tài khoản 621, 622, 627. 631, 154. + Dùng để tông hợp sô' phát sinh Có của các tài khoản 1Õ2. 153 154. 142, 214, 241, 334. 335, 338, 611. 621, 627. 631; đối úng Nợ với các tài khoản 154, 621. 631. 622. 627 và được tập hợp cho từng pỉian xướng, từng bộ phặn san xuat và chi tiêt cho từng sán phám. dịch vụ. + Cơ sở để ghi bảng kê này là các bản chứng từ gổíc, các bảng phan bô, và N hật ký chứng từ khác có liên quan. Sô liệu tổng cộng cuối tháng trên bảng kê này được đưa vào N hật ký chứng từ sô 7. - Bảng kẽ sô 5: tập hợp chi phí: tài khoản 641, 642, 241 + Dùng đê tổng hợp sô" phát sinh bên Có của các tài khoản 152, 153, 154, 241, 142, 142, 214, 334, 335, 338, 611, 621, 622, 627, 631 đối ứng Nợ vối các tài khoản 641, 642, 241. + Căn cứ đê ghi Bảng kê số 5 là các bảng phân bổ sô' 1, 2, 3, các bảng kê và các N hật ký chứng từ có liên quan. + Cuối kỳ, sô" tổng cộng trên Bảng kê số 5 được ghi vào N hật ký chứng từ sô" 7. - Bảng kê sô 6: tập hợp chi phí: tài khoản 142, 242, 335. + Dùng để phản ánh chi phí trả trước và chi phí phải trả (tài khoản 142, 335). + Căn cứ để ghi Bảng kê sô 6 là các bảng phân bổ, và các chứng từ có liên quan. + Căn cứ kê hoạch phân bô chi phí đê đưa sô liệu vào bên Có tài khoản 142, căn cứ kế hoạch trích trước, kế toán đưa vào bên Có tài khoản 335. + Cuối kỳ khóa sổ Bảng kê số 6. xác định sô" tổng Có tài khoản 142, 242, 335. Sô tổng cộng trên Bảng kê sô 6 được ghi vào N hật ký chứng từ sô 7. - Bảng kê sô 8: Nhập - xuất - tồn sản phẩm, hàng hóa (tài khoản 155, 156). + Dùng đê tổng hợp tình hình nhập, xuất tồn kho thành phẩm, hàng hóa theo giá thực tế và giá hạch toán (tài khoản 155. 156). + Bảng kê sô' 8 được lập trên cơ sỏ các chứng từ, hóa đơn nhập, xuât và các chứng từ khác có liên quan. + Bảng kê sô’ 8 được mờ riêng cho từng tài khoản. Sô lượng tờ trong bảng kê nhiều hay ít tùy thuộc vào việc theo dõi. phân loại hàng hóa. thành phẩm của doanh nghiệp. + Số liệu tổ n g cộng của B ảng kê w o va CUUI i u a n | UUIA ÚU ng để ghi N hật ký chứng từ số 8. + Cột Có tài khoản 155, 156, Nợ các tài khoản khác liên quan. - Bảng kê sô 9: Tính giá cho sản phẩm, hàng hóa (tài khoàn 155, 156). + Dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hóa. + Kết câu và phương pháp lập tương tự như Bảng kẽ sô 3. - Bảng kê sô 10: Hàng gửi đi bán (tài khoản 157). + Dùng để phản ánh các loại hàng hóa, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ và gửi đi hoặc đã chuyển giao đến cho khách hàng nhưng chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán. + Nguyên tắc theo dõi hàng gửi bán trên Bảng kê số 8 là theo dõi theo từng hóa đơn gửi bán, từ lúc xuất hàng gửi đi cho đến lúc hàng được coi là tiêu thụ. + Sô’ dư đầu tháng: lấy số dư cuối tháng trưóc. + Sô' phát sinh trong tháng: căn cứ vào từng chứng từ. + Sô' dư cuổì tháng = Sô" dư đầu tháng + Sô' phát sinh tảng - Số phát sinh giảm. + Sô" liệu cuối tháng sau khi khóa sổ được ghi sổ N hật ký chứng từ sô 8 - cột Có tài khoản 157, Nợ các tài khoản liên quan. - Bảng kê sô 11: Tông hợp công nợ trên tài khoản 131. + Là bảng kê dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng vối người mua và người đặt hàng (ứng trước). + Cơ sở đê ghi Bảng kê sô" 11 là căn cứ vào sô liệu tỏng cộng cuốĩ tháng của sổ theo dõi thanh toán, mở chi tiết cho từng khách hàng, cuối tháng ghi một dòng vào bảng kê. + Cuối tháng khóa sô bảng kê này lấy sô liệu dòng tổng cộng (cột Có tài khoản 131). kế toán ghi vào N hật ký chứng từ số 8. * s ồ Cái: - Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm. mỗi tò số dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh sô phát sinh Nợ, số phát sinh Có và sô dư cuối tháng hoặc cuối quý. 58 í - Sô" phát sinh Có của môi tài khoản được phản ánh trên sổ Cái theo tông sô lấy từ N hật ký chứng từ. - Sổ phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đoi ưng Có lây từ các N hật ký chứng từ có liên quan. - Sô Cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuôi quý sau khi đã khóa sô và kiểm tra. đối chiếu sô liệu trên các N hật ký chứng từ. * B ả n g p h â n b ổ Là bảng dùng để tập hợp chi phí phát sinh nhiều lần và thường xuyên hoặc các chi phí đòi hỏi phải tập hợp, tính toán và phân bổ cho nhiều đôi tượng. - Bảng phân bô sô 1: Bảng phân bô chi phí vể lao động sông (tài khoản 334, 335, 338). - Bảng phân bổ số 2: Bảng phân bổ vật tư. - Bảng phân bô số 3: Bảng phản bô khấu hao tài sản cô định. - Bảng phân bô sô 4: Bảng phân bô lao vụ của sản xuất kinh doanh phụ. * S ổ k ế toán chi tiết: Có 6 sô hạch toán chi tiết sau: - Sổ chi tiết sô 1: là sổ dùng cho các tài khoản 311, 315. 341. sô liệu tổng cộng được ghi vào N hật ký chứng từ sô' 4. - Sổ chi tiết sô 2: là sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán. Sô" liệu tổng cộng cho từng người bán, cuối tháng được ghi vào Nhật ký chứng từ sô' 5. - Sổ chi tiết sô 3: là sô chi tiết theo dõi bán hàng, các tài khoản loại 5, số liệu cuối tháng được ghi vào N hật ký chứng từ số 8. - Sổ chi tiết sô 4: là sổ theo dõi chi tiết thanh toán với khách hàng (tài khoản 131). Số liệu tổng cộng trên sổ này được ghi vào Bảng kê 11 và N hật ký chứng từ 8. - Sổ chi tiết sô 5: sô chi tiết theo dõi tài sản cô định, sô liệu ghi vào N hật ký chứng từ số 9. - Sổ chi tiết sô' 6: là sổ theo dõi chi tiết cho các tài khoản trên N hật ký chứng từ số 10. •59 aơ ao trin n tự gh i so theo hình C h ử n g từ k ế to á n v à c á c b à n g p h â n b ổ B ả n g k ê (1 - 11)N h ậ t k ý c h ứ n g từ ( í - 10) S õ , th ê k é toán c h i tiết (th e o d ó i tư ợng) \r Số Cái Báo cáo tài chính Ghi chú: ------ >- --Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra B ả n g tt c h i >ng hợp tiế t 3.4.5. Tô chức hạch toán theo hình thức k ế toán trên máy vi tính Đặc trưng của hình thức kê toán trên máy vi tính: Cóng việc kê toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm k ế toán nhát định; phần mềm được thiết kế theo 1 trong 4 hình thức kế toán thủ công. Phần mềm kế toán mặc dù không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sô kê toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Đặc điếm sô của kê toán trên máy vi tính: phẳn mểm ké toán được thiết kê theo hình thức nào thì có đu các loại sổ của hình thức đó. 60 Sơ đ ổ trìn h tự g h i s ổ theo H ình thức k ế toán trên m áy vi tính Ghi chú:---------- ► Ghi hàng ngày ====^ . Ghi cuối tháng ^ ........^ Kiểm tra, đôi chiếu 3.5. Phương hướng hoàn thiên tô chức hê thống sô sách kếtoán Một là, bảo đảm tính thông nhất cao và bao quát toàn diện các loại hình và lĩnh vực hoạt động trong nền kinh tế quốc dân. Hai là, kết cấu sổ sách phải phù hợp với cơ chê thị trường, phù hợp vối việc tính toán các chỉ tiêu cần thiết cho quản trị doanh nghiệp cũng như cung cấp thông tin cho bên ngoài. Ba là, số lượng, kết cấu sổ sách phải thuận lợi cho việc áp dụng các phương pháp và kỹ th u ật kê toán tiên tiến, nâng cao tính khoa học và thực tiễn, đáp ứng yêu cầu đơn giản, thiết thực, tạo điểu kiện thuận lợi cho người làm kế toán và người sử dụng. Bôn là trong từng hình thức sổ nhất định cần quy định rõ sô lượng sổ kế toán sử dụng, kết cấu, căn cứ vào trình tự ghi sổ cũng như phương pháp thu thập thông tin, kiểm tra đối chiếu sô liệu trên sổ sách kế toán. N ăm là sổ kế toán phải hướng tới giảm thiểu khôi lượng công tác kế toán cuổi kỳ trên sổ và tiện lợi cho việc xử lý sô' liệu trên hệ thống báo cáo kê toán. 61 4. Tổ chức hệ th ốn g báo cáo k ế toán 4.1. Báo cáo kê toán và t ổ chức hệ thống báo cáo kẽ toán Báo cáo kê toán là phương thức tổng hợp sô liệu kẽ toán theo các chỉ tiêu kinh tê tài chính, phản ánh một cách tổng quát, toàn diện và có hệ thông tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quà kinh doanh cũng như tình hình sử dụng vôn của doanh nghiệp sau một kỳ hạch toán. Báo cáo kê toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tê tài chính theo thước đo giá trị trên cơ sở sô' liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán có các ý nghĩa sau: cung cấp các thông tin toàn diện, có hệ thông vê tình hình sản xuất kinh doanh, kết quả, trình độ sử dụng vôn trong doanh nghiệp; là cơ sở cung cấp sô liệu cần thiết để tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh, đánh giá hiệu quả kinh doanh, khai thác các tiềm năng của doanh nghiệp, từ đó xây dựng được các phương án kinh doanh có hiệu quả. Tô chức hệ thông báo cáo kê toán phải thực hiện theo các yêu cầu sau: các báo cáo phải được lập theo đúng biểu mẫu quv định; các nội dung, các phương pháp xác định chỉ tiêu trên báo cáo phải thông nhất; có bảo đảm được yêu cầu này thì việc lập báo cáo mới dễ lập, có thể so sánh được giữa các doanh nghiệp khác nhau và các thời kỳ khác nhau; báo cáo kế toán phải trung thực, chính xác. bảo đảm tính khách quan vê tình hình thực tê của doanh nghiệp; các chỉ tiêu trên báo cáo phải liên hệ chặt chẽ với nhau, là cơ sỏ của nhau, bô sung cho nhau và chê ước lẫn nhau, có như vậy mới có thể đánh giá được tính hợp lý, khách quan, trung thực của báo cáo: báo cáo kê toán phải có tính đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng và phài mang tính khách quan; báo cáo tài chính phải được lập và gửi đúng thời hạn. Nhiệm vụ tô chức hệ thông báo cáo kẽ toán: cán cử vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, dựa trên cơ sở hệ thống báo cáo thông nhất do Nhà nước ban hành đê vận dụng phù hdp vào doanh nghiệp; xây dựng hệ thcmg báo cáo quản trị phục vụ cho cóng việc quản trị trong doanh nghiệp; phân công trách nhiệm về thu thập, xử lý và lập báo cáo theo quy định; kiểm tra, đôn đốc việc lập. gủi báo cáo kê toán theo đúng tiến độ, đúng thời gian quy định: kiểm tra tính chính xác, tính pháp lý của báo cáo trưóc khi gửi báo cáo. 4.2. Nguyên tắc tô chức hê thông báo cáo k ế toán Khi tô chức hệ thống báo cáo kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc thực thể kinh doanh; - Nguyên tắc kỳ kế toán; - Nguyên tắc hoạt động liên tục; - Nguyên tắc thước đo tiền tệ; - Nguyên tắc khách quan; - Nguyên tắc giá phí; - Nguyên tắc phù hợp. 4.3. Nôi du n g t ổ chức hê thông báo cáo kê toán 4.3.1. Tổ chức hệ thống báo cáo kẽ' toán quản trị Hệ thống báo cáo kế toán quản trị là những báo cáo chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của quản lý doanh nghiệp. Đe phục vụ yêu cầu quản lý, yêu cầu chỉ đạo điều hành, các doanh nghiệp có thể sử dụng các báo cáo quản trị khác nhau. Các báo cáo kế toán quản trị có nội dung, kết cấu khác nhau giữa các doanh nghiệp khác nhau, tuy nhiên chúng đều tập trung vào việc phản ánh và cung cấp các thông tin cho mục tiêu quản lý doanh nghiệp. Các loại báo cáo kẽ toán quản trị: - Báo cáo hàng tồn kho; - Báo cáo giá thành sản phẩm, dịch vụ; - Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh; - Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng; - Báo cáo chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp; - Báo cáo chi tiết thanh toán vối người mua, người bán; 63 - Báo cáo chi tiết tài sản cô định; - Báo cáo nguồn vốn. 4.3.2. T ổ chức hệ thống báo cáo tài chính Hệ thông báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất vể tình hình tài sản, nguồn vcm chủ sở hữu và công nỢ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Nói cách khác, báo cáo tài chính là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính cho các đối tượng quan tâm cả trong và ngoài doanh nghiệp. Báo cáo tài chính có sự khác biệt vỏi báo cáo quân trị là dối tượng sử dụng thông tin. Báo cáo tài chính có mục tiêu là cung cấp thông tin cho đôi tượng cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, còn báo cáo quản trị có mục tiêu là cung cấp thông tin cho quản lý doanh nghiệp. Theo chế độ hiện hành, báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đốì kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiển tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý, mỗi năm. Thời gian nộp: theo quy định của các cơ quan hữu quan. Tuỳ theo từng loại hình doanh nghiệp mà các báo cáo được gửi tới các nơi như cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thông kê, doanh nghiệp cấp trên hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh. Nguyên tắc lập các báo cáo k ế toán: a. Bảng căn đôi k ế toán: - Để lập Bảng cân đôi kê toán, kê toán sử dụng các nguồn sô liệu sau: + Bảng cân đôi kê toán ngày 31-12 năm trước hoặc báo cáo quý trước. + Sổ Cái tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. + Bảng cân đối tài khoản (bảng cân đôl sô' phát sinh). + Các sô chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết. 64 - Nguyên tắc lập: + Phải hoàn tấ t việc ghi số kê toán tổng hợp, tiên hành khóa sô kê toán tính ra sô dư cuối kỳ trên các tài khoản; đôì chiêu sô liệu giữa các sô sách có liên quan bảo đảm tính khớp đúng của sô liệu kê toán. + Kiểm tra lại sô liệu trên Bảng cân đôi kê toán năm trước, kỳ trước ở cột "sô cuối kỳ". Sô liệu cột này sẽ được chuyển vào cột "Sô đầu năm" của Bảng cân đối kê toán năm nay. + Đôi với các tài khoản thanh toán thì không được bù trừ sô dư giữa hai bên Nợ và Có. + Sô dư Nợ của tài khoản được đưa vào phần tài sản, sô' dư Có được đưa vào phần nguồn vôn, trừ một sô tài khoản điều chỉnh. + Một sô chỉ tiêu cần thiết phải bù trừ. b. Báo cáo kết quả kinh doanh: - Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sau một thòi kỳ nhát định. - Báo cáo này bao gồm 3 phần: + Phần I: Lợi nhuận, lỗ: phản ánh các chỉ tiêu liên quan đên kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm 3 hoạt động là hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. + Phần II: Tình hình thực hiện nghĩa vụ vối Nhà nước. + Phần III: Thuê giá trị gia tăng được khấu trừ, được hoàn lại, được miễn giảm. - Cơ sỏ sô liệu dùng đê lập báo cáo kết quả kinh doanh. + Báo cáo kết quà kinh doanh kỳ trước. + Sổ kê toán trong kỳ, các tài khoản loại 5 - loại 9, kê cả tài khoản tông hợp và chi tiết. + Sổ kế toán tài khoản 133, 333. + Sổ kê toán chi tiết thuế giá trị gia tăng được hoàn lại. dược miễn giảm. c. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chinh phản ánh khoản thu và chi tiên của doanh nghiệp theo hoạt dộng kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. - Mục đích của báo cáo lưu chuyển tiền tệ là cung cáp cho người sử dụng biết được các thông tin vể sự biến động của tiền và các khoản tương đương vối tiền. Thông qua báo cáo này người quản lý có được các quyết định kinh doanh phù hợp. - Có hai phương pháp lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ là phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp. Các sô liệu cơ sờ sử dụng để lập báo cáo này gồm: + Sổ tài khoản tổng hợp và chi tiết. + Bảng cân đối kê toán. + Báo cáo kết quả kinh doanh. + Các tài liệu khác. d. Bản thuyết m inh báo cáo tài chính: - Bản thuyết minh báo cáo tài chính là báo cáo nhàm thuyết minh và giải trình bằng lời, bằng số liệu một số chỉ tiêu kinh tê tài chính mà chưa thể hiện hết trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh. - Đe lập Bản thuyết minh báo cáo tài chính, kê toán sử dụng các tài liệu sau: + Các sô kê toán kỳ báo cáo. + Bảng cân đối kê toán kỳ báo cáo + Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ báo cáo. + Thuyết minh báo cáo tài chính năm trưốc hoặc kỳ trước. 4.4. Phương hướng hoàn thiện hê thống báo cáo k ế toán Một là, giảm dần sự khác biệt còn tồn tại giữa ché độ báo cáo hiện nay VỚI thông lệ kê toán quốc tê. Hai là, quy định thông nhất vê phương hưống lặp các chi tiêu trên báo cáo nhằm bảo đảm tính dễ lập. dễ theo dõi, dề hiểu Ba là, phân định rõ hơn, chính xác hơn phạm vi thông tin phán ánh trên hệ thông báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Bôn là, vận dụng hệ thôíng báo cáo quản trị trong doanh nghiệp nhăm cung cấp các thông tin cho quản trị doanh nghiệp. 5. Câu hỏi ôn tập và bài tập vận dụng 5.1. Câu hỏi ôn tập: Câu hỏi 1. Chứng từ kê toán và tô chức chứng từ kê toán là gì? Mục đích, ý nghĩa? Cău hỏi 2. Tô chức chứng từ kê toán phải bảo đảm nguyên tắc cơ bản nào? Câu hỏi 3. Nội dung và trình tự tổ chức chứng từ kế toán? Câu hỏi 4. Khái quát quy trình tô chức một sô chứng từ chủ yếu? Câu hỏi 5. Tô chức tài khoản là gì? Mục đích, ý nghĩa? Câu hỏi 6. Vì sao nói tổ chức tài khoản là nghệ th u ật vận dụng phương pháp đối ứng tài khoản và chế độ kế toán cho đơn vị hạch toán cở sỏ? Câu hỏi 7. Nguyên tắc chung để tổ chức tài khoản? Câu hỏi 8. Nội dung và trình tự tổ chức tài khoản? (trên góc độ xây dựng tài khoản và góc độ vận hành chế độ tài khoản cho đơn vị). Cảu hỏi 9. Căn cứ nào để xây dựng cũng như vận hành một chế độ tài khoản thông nhất cho một thời kỳ, một quốc gia? Cău hỏi 10. Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán theo phương pháp đôi ứng tài khoản có đúng không? Vì sao? Câu hỏi 11. Các loại sổ kế toán? Phân loại sổ kế toán có tác dụng gì trong công tác tổ chức sổ kê toán? Cảu hỏi 12. Tổ chức hệ thống sổ kế toán? ý nghĩa và nhiệm vụ? Câu hỏi 13. Căn cứ chủ yếu và nguyên tắc tổ chức sô kê toán chi tiết, tông hợp ? Câu hòi 14. Tổ chức sổ kê toán chi tiết, tổng hợp? (Điều kiện, nguyên tắc, nội dung tổ chức và ưu. nhược điểm). 67 Càu hoi 15. Cho biết mối quan hệ giùa số chì tiẽt* 80 tổng hợp, Sô Nhật ký với sô Cái; Sô ghi kép và sô ghi dơn được thiết lập trong tổ chức hệ thống sổ kê toán của mỗi hình thức sổ: N hật ký chung. N hật ký chửng từ, Chứng từ ghi sổ? Câu hỏi 16. Hệ thống báo cáo kê toán? Môì quan hệ giữa phương pháp tổng hợp - cân đối với việc xây dựng hệ thõng báo cáo kế toán? Câu hỏi 17. Phương pháp tổng hợp - cân đối được xem xét vận dụng như th ế nào trên góc độ tổ chức hạch toán kê toán? Cảu hòi 18. Nguyên tắc tô chức và căn cứ chủ yếu để tó chức hệ thông báo cáo nội bộ và báo cáo tài chính bắt buộc của ché độ? Câu hỏi 19. Nội dung tô chức hệ thông báo cáo kẽ toán? 5.2. B ài táp vận dung: B ài 1: Cho tình hình biến động về tiền m ặt tại Công ty Phú Thịnh trong tháng 5/N như sau: (ĐVT: 1.000 đồng) * Tình hình tồn quỹ tiên m ặt đầu tháng: 200.000. * Tình hình nhập - xuất quỹ tiền mặt trong tháng như sau: 1- Ngày 01/5: Phiếu chi sô": 020, chi thanh toán tiền điện dùng cho sản xuất ở Phân xưởng sản xuất chính, trị giá cả th u ế giá trị gia tăng thuế suât 10% là 55.000 (Hóa đơn tiền điện số: ĐLBĐ_123). 2- Ngày 05/5: Phiếu thu sô’ 012, bán hàng thu bàng tiền mặt với sô’ tiên cả th u ế GTGT thuê suất 10% là 220.000. (Hóa đơn giá trị gia tăng số: MN_444). 3- Ngày 10/05: Phiêu thu sô: 013, thu tiền nợ của Cóng ty Hoa Phượng 1 là 200.000. 4- Ngày 15/5: Phiếu chi sô' 021, chi tiền m ặt mua nguyên vật liệu nhập kho, sô" tiền cả thuế giá trị gia tăng th u ế suất 10% là 330.000 (Hóa đơn giá trị giã tảng mua hàng sô: CD_789). 5- Ngày 20/5: Phiếu thu số 014, nhập quỹ tiến m ặt tu tiến gửi ngân hàng (TGXH) là 200.000. I (ì 8 6- Ngày 25/05: Phiếu chi sô 022, chi thanh toán tiền lương cábộ công nhân viên là 100.000. Yêu cầu: 1. Ghi sổ quỹ và sổ chi tiết tiên mặt? 2. Ghi sổ N hật ký chung và sổ Cái tài khoản 111 cho các nghiệp vụ phát sinh ở trên? 3. Tô chức ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ trên? B ài 2 : Tháng 5/N, tại Công ty TNHH Dịch vụ - Du lịch Sao Mai có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như sau: (ĐVT: 1.000 đồng) - Ngày 01/5: Dư tiền m ặt đầu tháng: 238.000. 1. Ngày 02/5: Phiêu chi sô 121/5, mua văn phòng phẩm nhập kho theo giá cả thuê GTGT thuế suất 10% là 14.400. 2. Ngày 02/5: Phiếu thu sô' 312/5, thu dịch vụ buồng giá chưa thuế giá trị gia tăng thuê suất 10% là 136.000. 3. Ngày 05/5: Phiếu thu sô' 313/5, rú t tiền gửi ngân hàng vể nhập quỹ tiền mặt: 330.000. 4. Ngày 05/5: Phiếu chi sô 122/5, chi mua vật liệu cho dịch vụ buồng, giá mua chưa thuế giá trị gia tăng thuế suất 10% là 2.000. 5. Ngày 05/5: Phiếu chi số 123/5, chi dịch vụ hướng dẫn du lịch: 14.000. 6. Ngày 08/5: Phiếu thu số 314/5, thu dịch vụ hướng dẫn du lịch theo giá chưa th u ế GTGT thuê suất 10% là 32.000. 7. Ngày 10/5: Phiếu chi số 124/5, tạm ứng công tác phí cho nhân viên: 2.500. 8. Ngày 10/5: Phiếu chi số 125/5, mua thiết bị văn phòng đê bàn giao sử dụng theo giá chưa thuế GTGT thuế suất 10% là 46.000. 9. Ngày 25/5: Phiêu thu số 315/5, rút tiền gửi ngân hàng vể nhập quỹ: 230.000. 10. Ngày 25/5: Phiêu chi số 126/5, chi trả lương kỳ I tháng 5/N: 228.000. 69 11. Ngày 30/5: Phiếu chi sô 127/5, chi tiên mặt ira: + Tiền điện dùng cho dịch vụ buồng cả thuế giá trĩ gia tảng thuê suất 10% là 6.600. + Tiên điện dùng cho quản lý văn phòng cả th u ế giá trị pia tăng thuê suât 10% là 2.200. + Tiền nước cho dịch vụ buồng cả thuê giá trị gia tăng thuê suất 5% là 1.050. + Tiền nưốc cho quản lý văn phòng cả thuê giá trị gia tăng thuê suất 5% là 210. 12. Ngày 30/5: Phiếu chi số 128/5, chi dịch vụ mỏi giới tính cho chi phí quản lý văn phòng: 2.500. 13. Ngày 30/5: Phiếu thu sô 316/5, thu dịch vụ buồng theo giá chưa thuê giá trị gia tăng thuê suât 10% là 280.000. 14. Ngày 30/5: Phiếu chi sô 129/5, gửi tiền mặt vào ngán hàng: 250.000. 15. Ngày 31/5: Phiếu thu sô 317/5, sô tiền quỹ thừa chưa rõ nguyên nhân: 3.500 (kèm theo biên bản kiểm kê quỹ sô'480/5). Yêu cầu: 1. Nếu công ty chọn áp dụng hình thức sổ “N hật ký chung” thì các nghiệp vụ về quỹ như trên được tổ chức ghi sổ như th ế nào? 2. Nếu công ty chọn áp dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ” thì các nghiệp vụ về quỹ như trên được tổ chức ghi sổ như th ế nào? 70 Chương 3 Tổ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC YẾU Tố CO BẢN CỦA SẢN XUẤT KINH DOANH Muc tiêu: Chương này trình bày nhũng nội dung cơ bản sau: - Yếu tô cơ bản của sản xuăt kinh doanh và nhiệm vụ tô chức hạch toán kê toán. - Tổ chức hạch toán yếu tố tài sản cô định. - Tổ chức hạch toán yếu tô nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. - Tổ chức hạch toán yếu tô lao động sống. 1. Yếu tố cơ bản của sản xu ất kinh doanh và nhiệm vụ tổ chức hạch toán k ế toán Các yếu tô sản xuất kinh doanh cơ bản gồm có: tài sản cố định, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ; lao động sông. 1.1. Sự cần th iết p h ả i t ổ chức hach toán các yếu tô sản xuất kinh doanh cơ bản Tổ chức các yếu tô" sản xuất kinh doanh cơ bản là quá trình tạo lập hệ thôlng thông tin bằng số liệu, bằng tài liệu, tin tức cần thiết phản ánh sự hiện có, tiêu dùng và hình thành các chi phí đã phát sinh cho mục đích sản xuất,... kinh doanh nhất định. Tổ chức hạch toán các yếu tô' sản xuất kinh doanh cơ bản là việc xây dựng hệ thông chứng từ kế toán, sổ sách kế toán theo một mối liên hệ tự nhiên mang tính bản chất phù hợp VỚI đặc điểm quản lý từng yếu tố, đặc điếm riêng có của doanh nghiệp vê con người, vể cơ sơ vật chat. 71 Việc tổ chúc hạch toán các yêu tô san xuảc KHUI doanũ W ưán có ý nghĩa như sau: đơn vị hình thành cho mình một hệ thông chi tiêu thông tin cần thiết để điều hành có hiệu quà mọi quá trình hoạt động kinh tế; giúp quản lý có được các thông tin quăn lý nói chung và các thông tin liên quan đến các yếu tô đầu vào nhằm bảo đảm quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường, tránh được tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu vốn làm gián doạn quá trình kinh doanh; bảo đảm sự quản lý của N hà nước dôi VỚI doanh nghiệp thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách ké toán được xây dựng khoa học. 1.2. N hiệm vụ t ổ chức hạch toán các yếu tô sàn x u á t kinh doanh cơ bản - Tổ chức hạch toán các yếu tô' sản xuất kinh doanh cơ bản phải xây dựng đối tượng và phạm vi tổ chức kê toán; - Lựa chọn hệ thông chứng từ cần thiết và tô chức hạch toán ban đầu theo mục tiêu kế toán chi tiết từng đối tượng của quá trình ghi chép, thu thập số liệu; - Lựa chọn hình thức sô kê toán phù hợp trên cơ sở nguyên tắc quản lý từng loại tài sản và tuỳ theo điều kiện của doanh nghiệp; - Xây dựng mô hình kê toán theo từng yếu tô cơ bản trén cơ sở dặc điểm, yêu cầu quản lý các yếu tô cơ bản của sản xuất kinh doanh; - Thực hiện có hiệu quả mục đích tập hợp, hệ thông hóa và hợp lý hóa thông tin cho quản lý doanh nghiệp và Nhà nước trong lĩnh vực đầu tư. sử dụng và bảo toàn von kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Tổ chức hạch toán yếu tô tài sản cô định 2.1. Yêu cẩu chung vê quản lý tài sản cô dinh Tô chức hạch toán phải cung cấp được các thông tin sau đãv vể tài sản cô định đê đưa ra được quyết định quản lý: quản lý tài sản cô định vê chủng loại theo đặc trưng kỹ thuật, theo đậc trưng kinh tê vê sô lượng tài sản TO định thuộc từng loại theo các cách phán loại tài sản cô định, sự phân bô tài sản cô định theo mục đích đẩu 72 tư, khai thác, sử dụng tài sản cô định; cung cấp các thông tin về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nguồn vốn hình thành tài sản cố định (theo sô hiện có và sự biên động tăng, giảm tài sản cô định); cung cấp các thông tin về sử dụng tài sản cô định và khâu hao tài sản cô định như thòi gian sử dụng tài sản cô định, phương pháp thu hồi vôn, phương pháp khấu hao, phương pháp phân bô chi phí khấu hao cho các đôi tượng sử dụng. 2.2. Nội dung, nguyên tắc tổ chức hach toán tài sản cô đinh Tổ chức hạch toán tài sản cô' định gồm những nội dung sau: - Tô chức phân loại tài sản cô định và đánh giá tài sản cô định theo đúng chế độ quy định; - Tô chức hạch toán ban đầu các nghiệp vụ tăng, giảm, khấu hao tài sản cố định; - Tổ chức ghi chép các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định trên hệ thông sổ kế toán chi tiết, hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo chê độ quy định và theo tính đặc thù của tài sản cô định trong đơn vị; - Thực hiện tôt chê độ báo cáo tài sản cô định theo đúng chê độ và theo yêu cầu quản lý. Tổ chủc hạch toán tài sản cố định phải tuân thủ các nguyên tắc sau: tài sản cố định phải được tổ chức ghi sổ kế toán theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam; đánh giá tài sản cố định phải thể hiện được nguyên giá tài sản cô’ định (giá ban đầu); ghi sổ kế toán tài sản cô' định phải phản ánh được 3 chỉ tiêu: nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của tài sản cô’ định; tài sản cô định phải được ghi sổ theo đối tượng ghi tài sản cô' định, theo nguồn hình thành và theo nơi sử dụng tài sản cố định. 2.3. T ổ chức hạch toán tăng, g iả m tà i sản c ố định a. Các loại chứng từ tài sản cố định - Chứng từ tăng, giảm Quyết định liên quan đến sự tăng, giảm tài sản cô' định - phụ thuôc vào chủ sỏ hữu tài sản cố định. Chứng từ tài sản cố định có 4 chứng từ: 73 + Biên bản giao nhận tài sản cô dinti (Máu so 01 - TSCĐ- HD): chứng từ này sử dụng trong trường hợp giao nhận tài sàn cô định tăng do mua ngoài, nhận góp vốn, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, nhận lại vốn góp liên doanh, trừ các trường hợp dặc biệt như thanh lý, đánh giá, nghiệm thu khối lượng sửa chữa lớn. + Biên bản thanh lý tài sản cô” định (Mẫu số 02 - TSCĐ-HD): Dùng để ghi chép các nghiệp vụ thanh lý tài sản cô” định kể cà trường hợp nhượng bán tài sản cố định. Chú ý: Nếu nhượng bán hoặc thanh lý tài sản cố định có thu hồi từ nhượng bán phải kết hợp vối hóa đơn bán hàng xuất cho khách hàng để phản ánh nghiệp vụ thanh lý. + Biên bản giao nhận tài sản cô định sủa chữa hoàn thành (Mẫu sô" 03 - TSCĐ - HD); theo dõi khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành (kể cả sửa chữa nâng cấp tài sản cô định). + Biên bản đánh giá lại tài sản cô định (Mầu số 04 - TSCĐ - HD): theo dõi việc đánh giá lại tài sản cô' định. Trường hợp đánh giá lại tài sản cô" định trên cơ sở kết quả kiểm kê, kế toán còn phải sử dụng biên bản kiểm kê. - Chứng từ khâu hao tài sản cô định: + Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cô' định: Quy trinh luân chuyển tài sản cô định C h ủ sở H ội d ồ n g K ế to á n tà i h ữ u g ia o n h ặ n ■^"sàn c ô d ịn h N g h iệ p vụ tà i sà n cô d in h 2 3B ã o q u ă n , ^ lư u tr ữ Q u y ế t d ịn h G ia o n h ậ n L ập h o ặ c h u ỳ t h è tả n g , g iả m ^ tà i s à n cô’ d ịn h v à lậ p b iê n b àn 74 T S, lậ p b à n g tín h p h â n b õ k h ấ u h a o tá i s à n c ố d in h + Chủ sở hữu quyết định tăng, giảm tài sản cố định. + Hội đồng giao nhặn tiến hành giao nhận tài sản cô định và ập các chứng từ giao nhận tài sản cô định (biên bản giao nhận. )iên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu khối lượng sửa chữa lớn ,ài sản cô định,...). + Kê toán tài sản cô định: lập thẻ tài sản cố định, tính và phân ìổ khấu hao, lập kê hoạch và theo dõi quá trình sửa chữa tài sản ;ô định, ghi sô chi tiết tài sản cô" định, ghi sổ tổng hợp tài sản cô iịnh, bảo quản và lưu chứng từ khi đến hạn. b. Các loại sô k ế toán - Sô chi tiết: có hai loại sổ chi tiết tài sản cố định: + Mấu 1: Sổ tài sản cô định dùng chung cho toàn doanh nghiệp: Sổ này được mở cho cả năm. Trên sổ này chứa đựng các thông tin chủ yếu sau: • Các chỉ tiêu chung về tài sản cố định. • Chỉ tiêu tăng nguyên giá tài sản cô' định. • Chỉ tiêu khấu hao tài sản cố’ định. • Chỉ tiêu giảm nguyên giá tài sản cô' định. Sổ chi tiết này được mở căn cứ vào cách thức phân loại tài sản theo đặc trưng kỹ th u ật và cách thức xác định đối tượng ghi tài sản cố định. Thông thường sổ mở để theo dõi một loại tài sản cố' định (nhà cửa, máy móc thiết bị...). Sô lượng sổ chi tiết mở tùy thuộc vào chủng loại tài sản cố định của từng doanh nghiệp. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ tăng, giảm, khấu hao tài sản cô định. + Mẩu 2: Sổ chi tiết tài sản cô' định theo đơn vị sử dụng. Mỗi đơn vị hoặc một bộ phận thuộc doanh nghiệp phải mở một sổ theo dõi tài sản cô định. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ gốc về tăng, giảm tài sản của doanh nghiệp- Ngoài hai mẫu sổ chi tiết trên, uuauu Iigmẹp cu IUC IUÖ eac 80 chi tiết khác tuỳ theo yêu cầu và trình độ quàn lý. Các sổ chi tiết mỏ có thể theo các hướng sau: sổ chi tiết theo nguồn hình thành tài sản, Sô chi tiết theo tình trạng sử dụng. - S ổ tổng hợp: tuỳ theo hình thức sổ mà doanh nghiệp sử dụng. + Hình thức N hật ký - sổ Cái: Sổ Nhật ký - sổ Cái ghi cho các tài khoản 211, 212. 213. 214. + Hình thức sổ N hật ký chung: • Sổ N hật ký chung • Sổ Cái tài khoản 211, 212. 213, 214. Số liệu được ghi sô cái được lấy từ sổ N hật ký chung. + Hình thúc Chứng từ ghi sổ: • Chứng từ ghi sổ: lập cho từng nghiệp vụ tài sản cố định. • Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. • Sổ Cái tài khoản 211, 212, 213, 214. + Hình thức N hật ký chứng từ Các N hật ký chứng từ: Ghi tăng tài sản cô' định: căn cứ sô’ phát sinh Có các tài khoản thuộc các N hật ký sau: Tiền m ặt chi ra để đầu tư tài sản cố định • lấy từ N hật ký chứng từ số 1; Tiền gửi ngân hàng dùng dể dầu tư tài sản cố định - lấy từ N hật ký chứng từ sô' 2; số còn phải thanh toán người bán, người nhận thầu, người sửa chũa tài sản cố định - lấy từ N hật ký chứng từ số 5 và N hật ký chứng từ số 7; sô" nợ vay - lấy từ N hật ký chứng từ số 4; N hận vốn góp liên doanh từ đơn vị khác, đánh giá tài sản cố định, kiểm kê tài sản cố định được lấy từ N hật ký chứng từ sô" 10. Ghi giảm tài sản cô định: N hật ký chứng từ sô' 9. Khấu hao tài sản cô định và hao mòn tài sản cố định: - Phần khâu hao tăng: căn cứ N hật ký chứng từ số 7 - Phần khấu hao giảm: căn cứ N hật ký chủng từ số 9 cột ghi Có các tài khoản 211, 212, 213 đốỉ ứng vói bên Nợ tài khoản 214. Sổ Cái tài khoản 211. 212, 213, 214. 76 Sơ đổ trinh tự hạch toán tài sản cô định theo các hình thức tó chức sổ Theo hình thức N hật ký - s ổ Cái Theo hình thức N hật ký chung sổ C ái TK 211 212, 213, 214 SỔ c h i tiế t tà i sả n cô d ịn h N h ậ t k ý c h u n g ->B ả n g tố n g h ợ p ch i tiế t tă n g , giảm T SC Đ B áo c á o tà i c h ín h Theo hinh thức Chửng từ ghi sô C hứng (ừ táng, giàm v ã khâu hao TSCĐ C h ứ n g từ g h i s ổ T h êT S C Đ s ổ C á i TK 211, 212, 21 3 , 214 S ổ d ă n g ký C TG S t S ổ ch i tiết TSCĐ i ( \ f B à n g c â n d ố i sô p h á t sin hh ..............................- i 1 B áo c á o tà i c h in h Theo hình thức N hật ký chứng từ B àng ton g h ợ p l ch i tiết C h ứ n g từ tă n g , g iả m v à k h â u h a o T SC Đ N K CT 1. 2, I 3 ,4 , 5 , 10 I N K C T 9 NK C T 9 I t N K C T 7 1 (T K 2 1 4 ) i| Sô’ C ái TK 211, 212, 213, 214 yBàng tong hợp chi tiế t tâ n g , eià m T SC Đ I B áo c á o tà i c h ín h 78