🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Giáo trình tin học kế toán Ebooks Nhóm Zalo VẢN h ổ n g ,w NGHỀ CO ĐIỆN HÀ NỘI biên) ■Ỵ TRUNG CẮP NGHỂ VÀ CAO ĐANG NGHỂ) THẠC Sĩ ĐỔNG THị VÂN HỒNG KHOA KINH TẾ - TRƯỞNG CAO ĐANG nghề c ơ điện hà nội (Chủ biên) 6IÂ0 TRÌNH TIN HỌC KÊ TOÁN ■ (DÙNG CHO TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP NGHÊ VÀ CAO ĐẲNG NGHỀ) NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG Hà Nội - 2010 N hóm tá c giả: T h S . Đ ồ n g T h i V ăn H ồ n g CN. N g u y ễ n T h ế H o à n CN. Đ ă n g T h i Á n h N g u y ê t 2 LỜI NÓI ĐẨU Tin học kế toán là môn học sử dụng bảng tính Excel và ứng dụng các phần mềm kế toán vào thực hành công tác kế toán. Với mục tiêu trang bị cho học sinh, sinh viên các kiến thức cơ bản vể các hàm Excel và kỹ năng sử dụng được một số phần mềm kế toán vào công tác kế toán, đặc biệt là phần mềm kế toán MISA nhằm đáp ứng yêu cầu về giáo trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu của học sinh, sinh viên, đồng thời đáp ứng được chương trình khung của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Khoa Kinh tế trường Cao đẳng nghề Cơ điện Hà Nội biên soạn Giáo trình Tin học kế toán (Dùng cho trình độ trung cấp ng hé và cao dẳng nghê) Cuốn sách gồm 02 phần: Phần 1 NHỮNG KIẾN THỨC c ơ BẢN Chương 1 Mở đầu Chương II Cơ sở dữ liệu Phần II THỰC HÀNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA Chương 1 Tổng quan về phần mềm kế toán Chương II Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Chương III Kế toán vốn bằng tiền Chương IV Kế toán vật tư Chương V Kế toán tài sản cố định Chương VI Kế toán tiền lương Chương VII Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Chương VIII Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 3 Chương IX Kế toán thuế Chương X Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính Nội dung biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. Trong quá trình biên soạn, nhóm tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và cập nhật những kiến thức mới nhất. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn học sinh, sinh viên cùng đông đảo bạn đọc để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! NHÓM TÁC GIẢ 4 PHẦN I: NHỮNG KIẾN THỨC cơ BẢN ChuangI MỞ ĐAU A. LẬP TRANG TÍNH ĐƠN GIẢN 1. Những khái niệm chung 1.1. Giới thiệu M icrosoft Excel Microsoft Excel (gọi tắt là: Excel) là một loại bảng tính điện tử được dùng để tổ chức, tính toán bằng những công thức (Formulas), phân tích và tổng hợp số liệu. Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện vối Excel từ việc viết một hóa đơn tới việc tạo biểu đồ 3-D hoặc quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp. Microsoft Excel là một trong những chương trình mạnh mẽ trong việc tính toán trên trang văn bản, điều này giải thích tại sao Microsoft Excel là sản phẩm văn phòng được sử dụng rộng rãi trên thế giới. Ngày nay, với nền công nghệ thông tin phát triển thì phần mềm Microsoft Excel là một trong các phần mềm đáng tin cậy nhất nó giúp chúng ta có thể tính toán một cách nhanh chóng, chính xác tới từng con số. Không ai làm kế toán mà lại không biết sử dụng tới phần mềm này. 1.2. M ôt s ố k h á i niệm cơ bản trong Excel - Khái niệm về tập trang tính Tập trang tính là một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc nhiên xls. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ. - Khái niệm về trang tính Mỗi trang tính được gọi là một Sheet, có tốì đa 255 Sheet, mặc nhiên chỉ có 3 Sheet. Các Sheet được đặt theo tên mặc nhiên là: Sheetl, Sheet2, ... 5 - Các loại địa chỉ ô: là chỉ là toạ độ của 1 ô hoặc 1 khôi ô được sử dụng để tính toán hoặc xử lý dữ liệu. a) Toạ độ của ô trên Sheet mang giá trị chứa trong ô ứng với cột và hàng. A B c D 1 100 200 300 400 2 500 600 700 8 0 ^ 3 900 1000 1100" 1200 4 1300 1400 1500 1600 5 1800 1900 2000 2100 C3 =1100 Chúng ta thấy địa chỉ của ô ở đây là C3 còn 1100 là giá trị mà địa chỉ ô C3 mang. b) Toạ độ của một khối ô trên Sheet mang giá trị là danh sách các giá trị chứa trong khối ô và có địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối. A B c D 1 100 200 300 400 2 500 600 700 800 3 900 1000 1100 4 1300 1400 1500 1600 5 1800 1900 2000 2100 =C1: C5 c) Địa chỉ tương đối: là địa chỉ tự động thay đổi giá trị địa chỉ khi copy địa chỉ biểu thức tính toán tới địa chỉ mới đê phù hợp với tính toán của vùng mới. 6 A B c D (---------------- Công thức 1 Mặt hàng lượng Đơn giá Thành SỐ tiền nguồn 2 A 2 200 =B 2 ter 3 B 7 300 =B3*C3 4 c 9 350 =B4*C4 5 D 32 370 =B5*C5 6 E 16 400 =B6*C6 Công thức copy d) Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi giá trị khi copy biểu thức tính toán tới vùng mối. Ấn F4 để lấy giá trị tuyệt đối. Địa chỉ tuyệt đôì có dạng tổng quát như sau: $cột$hàng Ví dụ: $c$2: đọc là địa chỉ tuyệt đốì của ô C2. A B c D E Măt Sô' Đơn Thành Chiết hàng lượng giá tiền khấu Công thức 1 5% nguon 2 A 2 200 =B2*C2 =B2*C2*$E$1/Í 3 B 7 300 =B3*C3 =B3*C3*$E$1 Công 4 c 9 350 =B4*C4 =B4*C4*$E$1 thức 5 D 32 370 =B5*C5 =B5*C5*$E$1 copy 6 E 16 400 =B6*C6 =B6*C6*$E$1 \r e) Địa chỉ bán tuyệt đôi (địa chỉ hỗn hợp) Quy ước viết: cột tuyệt đối: $ hàng tuyệt đối: $ 7 Ví dụ: $A1, B$2 - Khi sao chép công thức, các địa chỉ loại này chỉ thay đối ở thành phần tương đối còn thành phần tuyệt đối thì không thay đổi. A$3+l Hỉnh 1: Địa chỉ hỗn hợp í) Các loại dữ liệu - Kiểu chuỗi: Bao gồm là các ký tự không phải là chữ số. Nếu ta gõ vào chữ sô" mà muôn Excel hiểu là ký tự thì phải gõ ký tự vào trong dấu”. - Kiểu sô": Được quy định từ 0 đến 9. - Kiểu công thức: Bao giò cũng bắt đầu là dấu =, tiếp đến là các địa chỉ ô, toán tử toán học (+, *, /) và các hàm. - Kiểu ngày tháng: dd/mm/yyyy hoặc mm/dd/yyyy - Cách nhập dữ liệu: + Khi nhập dữ liệu vào ô, muốn kết thúc dùng mũi tên di chuyển hoặc Enter. 8 + Muốn sửa dữ liệu trong ô bấm F2 hoặc kích đơn vào ký tự cần sửa trên dòng công thức. + Muốn dừng việc nhập dữ liệu bấm Esc. Chú ý: Khi ta đang làm việc trong một ô muốn xuống dòng ta nhấn Alt+Enter. - Toán tử toán học Toán tử là dấu phép toán trong biểu thức. Có nhiều dạng toán tử khác nhau, chúng ta sẽ xem xét 2 loại cơ bản là toán tử số học và toán tử quan hệ: + Toán tử số học: gồm các phép toán: *: Toán tử nhân Ví dụ: 2 X 3 thì khi nhập trên Excel là: 2*3 /: Toán tử chia Ví dụ: 2: 3 thì khi nhập trên Excel là: 2/3 +: Cộng Trừ A: Luỹ thừa Ví dụ: 23 thì khi nhập trên Excel là 2A3 %: Phầm trăm Ví dụ: 2/100 thì khi nhập trên Excel là 2% + Toán tử quan hệ, gồm các phép toán: >: Lớn hơn Ví dụ: C2 > 5 >=: Lón hơn hoặc bằng <: Nhỏ hơn <=: Nhỏ hơn hoặc bằng =: Bằng <>: Khác (#) Ví dụ: Hãy viết biểu thức sau trên Excel __ 2x2 + 16x - 5 _ Y = ------——-------- IX Ỉ2x +1 9 2. Các thao tác trên trang tính 2.1. Làm việc với tập trang tín h - Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet. - Đổi tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới. - Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh Insert/VVorkSheet. - Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet. 2.2. Làm viêc với trang tính Mỗi một Sheet được xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột. - Hàng (row): có tối đa là 65.536 hàng, được đánh sô từ 1 đến 65.536 - Cột (Column): có tối đa là 256 cột, được đánh sô từ A, B,...Z,AA,AB AZ, ...IV. - Ô (Cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách. Như vậy một Sheet có: 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777 216(0). Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa là ô ở cột c và hàng thứ 9. - Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành. Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính: + Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn. + Sử dụng bàn phím: T, i: Lên, xuống 1 hàng. — : Qua trái, phải 1 ô. PageUp: Lên 1 trang màn hình. PageDown: Xuống 1 trang màn hình. Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình. Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình Ctrl + Home: về ô Al. - Vùng (Range/Block/Array/Reference): gồm nhiều ô liên tiếp nhau theo dạng hình chữ nhật, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 ô này là dấu hai chấm (:). Ví dụ: C5:F10 là một vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuổi là F10. - Gridline: Trong bảng tính có các đường lưối (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô. Mặc nhiên thì các đường lưới này sẽ không được in ra. Muôn bật/tắt Gridline, vào lệnh Tools/Options/View, sau đó Click vào mục Gridline đê bật/tắt đường lưới. 2.3. Đ ịnh dang trang tính - Chọn các ô trong trang tính: p Microsoft Excel - Buoi 7 • J ® Elle Edit \£iei/v Insert Format look Qata yvindow tidp JD G» y ữt £lose «o - 2 A ếi a í # 0 ? j Times New Roi B5 1 3 1 Xi mãng : n 1 E1___ c D E F ỉ Công ty TNHH 3V Ả N G D ự TRÙ VẬT TƯ CÔ NG TRÌNH 1 5200 30000 i p p à 1000 litĩộ p ọ ọ , 5 H ình 2: Các loại vùng và cách chọn 11 1.Chọn toàn bộ bảng tính. 2. Chon côt. 3. Chọn hàng. 5. Chọn dãy ô không 4. Chọn dãy ô liên tục. liên tuc. Loại vùng Cách chon Vùng chỉ một ô Click vào ô cần chon. - Mouse: Drag từ ô đầu đến ô cuôi của vùng. - Keyboard: Đưa con trỏ về ô đầu tiên, Vùng nhiều ô liên tục Nhiều ô cách khoảng Nhiều vùng cách khoảng nhấn giữ phím Shift kết hợp với các phím mũi tên. - Mouse + Keyboard: Đưa con trỏ ô về ô đầu tiên, nhấn giữ Shift, Click vào ô cuối của vùng. Giữ phím Ctrl, Click chọn từng ô. Giữ phím Ctrl, Drag chọn lần lượt từng vùng. Nguyên cột Click vào tên cột cần chọn, Drag tiếp đến cột cuối (nếu chọn nhiều cột). Nguyên dòng Click vào chỉ sô" hàng, Drag tiếp đến hàng cuối (nếu chọn nhiều hàng). Click vào nút đầu tiên giao giữa thanh Toàn bộ Sheet Một phần của ô chứa tên cột và thanh chứa số của hàng; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. D_Click vào ô cần chọn (hoặc đặt trỏ vào ô, gõ phím F2), sau đó chọn giông như chọn văn bản thông thường. - Định dạng kiểu dữ liệu: + Vào Format/Cells/Number nhìn thấy hộp thoại Category ta sẽ tìm Number (kiểu số), currency (tiền tệ), 12 Accouting (tài chính), Date (ngày tháng), Time (giờ), Percentage (phần trăm), Text (ký tự)... + OK - Căn chỉnh dữ liệu: + Vào Format/Cells/Alignment nhìn thấy hộp thoại ta sẽ tìm các thuộc tính trong hộp thoại: * Horizontal: căn theo chiều ngang: Left: căn về bên trái ô. General: ngầm định thông thường. Center: căn giữa ô. Right: căn về bên phải ô. Fill: căn đều tự động trong ô. Justify: cân thẳng hai bên. * Vertical: căn theo chiều dọc: Top: căn trên. Center: căn giữa, bottom: căn dưới. Justify: căn đều hai bên. Orientation: chọn hướng văn bản. + OK - Định dạng phông chữ: Trên thanh công cụ Formatting hoặc vào Format/cells/Fonts (chọn các thuộc tính Font chữ, cỡ chữ, màu sắc của chữ....) - Kẻ bảng tính - Định dạng màu nền 2.4. X ử lý dử liệu trên trang tính - Sao chép toàn bộ thuộc tính của dữ liệu. - Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép. - Vào menu Edit/Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click vào nút Copy. 13 - Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích. - Vào menu Edit/Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste. - Sao chép có lựa chọn thuộc tính của dữ liệu. - Chọn vùng dữ liệu nguồn cần di chuyển. - Vào menu Edit/Cut; hoặc nhấn Ctrl + X; hoặc Click vào nút Cut . - Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích. - Vào menu Edit/Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste . Lưu ý: Để di chuyển nhanh, bạn Drag vào đường biên (không phải điểm Fill Handle) của khôi đến vị trí mối. A B 1 1 A B 2 1 1 3 SỀ 2 m u m 4 h r 1 3 H 5 4 Hình 3: Di chuyên dữ liệu - Chèn dòng, cột, ô: + Chèn ô. * Lựa chọn vị trí ô cần chèn. * Vào Insert chọn Cell. * Hộp thoại xuất hiện lựa chọn một trong các khả năng sau: ** Shift cell right: Chèn ô dữ liệu chuyển sang phải. ** Shift cell down: Chèn ô dữ liệu chuyển xuông dưới. ** Entire rows: Chèn thêm 1 dòng. ** Entire columns: Chèn thêm 1 cột. * OK 14 + Chèn dòng, cột. * Lựa chọn vị trí cột, dòng cần chèn thêm (dùng chuột bôi đen). * Vào Insert chọn: ** Columns: chèn cột. ** Rows: chèn ròng. . - Xoá ô, dòng, cột. + Xóa ô. * Lựa chọn các ô cần xóa (dùng chuột bôi đen). * Vào Edit chọn delete. * Hộp thoại xuất hiện lựa chọn một trong các khả năng sau: ** Shift cell left: Xóa ô dữ liệu chuyển sang trái. ** Shift cell up: Xóa ô dữ liệu chuyển lên trên. ** Entire rows: xóa 1 dòng. ** Entire colunms: xóa 1 cột. * OK + Xóa dòng, cột. * Lựa chọn cột, dòng cần xóa (dùng chuột bôi đen). * Vào Edit chọn delete. Delete ------------------------------- (* :5hft ceils p t j c Shift cells up r Entire row c Entire column OK I Cancel I Hình 4: Xoá dữ liêu 15 3. Đồ thị (Chart) Khi bạn cần trình bày dữ liệu của bảng tính đến người khác thì việc hiển thị các sự kiện và con sô dưói dạng biêu đô rất có ý nghĩa. Biểu đồ cho phép biểu diễn sự tương quan của dữ liệu trong bảng tính trên phương diện đồ họa, biến đổi các hàng, cột thông tin thành những hình ảnh có ý nghĩa. Biêu đồ giúp bạn so sánh sô' liệu trong bảng tính một cách trực quan, tránh việc phải đọc các số liệu chi chít trên bảng, tiên đoán được sự phát triển của dữ liệu mô tả trong bảng, làm cho bảng trở nên sinh động và thuyết phục hơn. Biểu đồ là công cụ biểu diễn sô' liệu trên bảng dưới dạng thức đồ hoạ khác nhau nhằm mục đích tăng khả năng phân tích và so sánh dữ liệu. Trong Excel dựa vào những số liệu trong bảng tính, bạn dễ dàng tạo ra những loại đồ thị (biểu đồ) khác nhau trong bảng tính hiện hành hoặc trên những bảng tính riêng biệt. Ngoài ra, với những khả năng phong phú về đồ hoạ của Excel, bạn có thể thực hiện những yêu cầu khác nhau. 3.1. Chon dữ liệu và chọn loại đồ th ị • • • • • Có 3 loại biểu đồ thường gặp là biểu đồ dạng cột (Column), dạng đường thẳng (Line) và dạng bánh (Pie). Từ 3 dạng này Excel triển khai thành 14 loại biểu đồ chuẩn (Standard types) và 20 kiểu biểu đồ tuỳ chọn (Customize types) có thể dùng để biểu diễn sô' liệu trong bảng tính thành nhiều cách nhìn khác nhau tùy theo yêu cầu của người dùng. B iểu tương Loại biểu đồ Chức năng llỉ Column So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều dọc. E Bar So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều ngang. 16 ìứíLine Cho xem sự thay đổi dữ liệu trong một giai đoạn. <ềPieSo sánh tỷ lệ của các thành phần trong một tổng thể. 1-vvV X Y (Scatter) Mô tả quan hệ giữa hai loại dữ liệu liên quan. Nhấn mạnh tầm quan Area ©Doughnut Rada Surface m* trọng tương đối của các giá trị qua một giai đoạn. So sánh các phần với tổng thể trong một hoặc nhiều phạm trù dữ liệu (Biểu đồ Pie có một lỗ ỏ giữa). Chỉ ra các thay đổi trong dữ liệu hoặc tần số dữ liệu tương đối với tâm điểm. Tạo vết các thay đổi trong hai biến số khi biến số thứ ba (như thời gian) thay đổi, là một đồ họa 3 chiều. * * BubleHiện sáng các chùm giá trị, tương tự như đồ họa Scatter. 17 Stock 1I n i i ỉ i Kết hợp đồ họa Line và đồ họa Column. Được thiết kê đặc biệt để tạo vêt giá cô phiếu. Sử dụng một hình trụ để 0Cylinder Cone Pyramid 4 » trình bày các dữ liệu đồ họa Bar hay đồ họa Column. Nhấn mạnh các đỉnh của dử liệu, là đồ họa Bar hay đồ họa Column. Nhấn mạnh các đỉnh của dữ liệu trong các đồ họa Bar hay Column, tương tự đồ họa Cone. CÁC THÀNH PHẨN CỦA Biểu ĐỐ THÕNG KÊ SINH VIÊN 300 250 i * 200 5- ■ TIN HỌC ỉ 150 ■ ĐIỆN TỬ " ẵ 100 □ CAO ĐẲNG 50 0 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 Năm H ình 5 : Các thành p h ầ n của biểu đồ 1. Chart Area: Vùng nền biểu đồ. 2. Chart Title: Tiêu đề của biểu đồ. 3. Trục X. 4. Category (X) axis labels: Vùng giá trị trên trục Y. 5. Category (X) axis: Tiêu đề trục X. 6. Trục Y. 7. Vùng giá trị trên trục X. 8. Value (Y) axis: Tiêu đề trục Y. 9. Gõc toạ độ o. 10. Gridlines: vùng lưới. 11. Dãy số liệu được minh họa trong biểu đồ. 12. Legend: Chú giải, dùng để mô tả dãy số liệu trong biểu đồ. 3.2. Cách vẽ đồ thị Một biểu đồ trong Excel được tạo ra từ dữ liệu trong bảng tính hiện hành. Vì vậy, trước khi xây dựng biểu đồ bạn 19 cần tạo bảng tính có chứa các dữ liệu cần thiết bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp hoặc sử dụng các hàm Excel để tính. Ví d u l: Có sô liệu trong bảng THÔNG KÊ s o LƯỢNG SINH VIÊN theo từng năm học, hay dữ liệu cho các Đ ổ THỊ TOÁN HỌC dưới đây: B c D E F G 1THỐNG KÉ SỐ LƯỢNG SINH VIÊN 2 3 NĂM TIN HỌC ĐIỆN TỬ CAO ĐANG 4 1992 100 54 0 5 1993 154 53 45 6 1994 96 38 60 7 1995 145 78 80 8 1996 166 93 128 9 1997 173 75 160 10 1998 154 94 245 11 Cộng: 988 485 718 12 Yêu cầu: a) Dùng biểu đồ dạng cột để biểu diễn số' lượng sinh viên các ngành theo từng năm học. b) Dùng biểu đồ Pie để so sánh tổng số’ sinh viên của 3 ngành từ năm 1992-1998. 9n Ví dụ 2: Thực hiện yêu cầu (a) của Ví dự 1: biểu diễn sô" lượng sinh viên các ngành theo từng năm. - Vào menu Insert/Chart hoặc Click vào nút Chart Wizard trên thanh Standard. - Thao tác qua 4 bưốc của Chart Wizard như sau: Bước 1: Chọn loại biểu đồ. Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Type Standard Types Ị Custom Types I Chart sub-type: l l l l j A. £ Bar Line Pie |£V XY (Scatter) Area ^ Doughnut Ị^ r Radar ^ Surface • j Bubble t ì 5tock A III IU lv-l r m Bước 2: Chọn vùng dữ liệu. - Lớp Data Range: + Data Range: vùng dữ liệu dựng biểu đồ. + Series in: dữ liệu của từng đôì tượng nằm theo hàng (Row) hay cột (Column). 21 C h a ri W iz a rd Step 2 of 4 C h art Source Dỏla Data Range I Scries I Qata range: |»Sheet2!$C$4:$E$l 1 Series in: c Rows (• Columns ■ TINKX ■ DCNTTJ OCAQPẤM 1 1 [?)| Cancel 1 < Back 1 Next > I Finish 1 1 1 S o u r c e D a ta c ? l f x | Data Range Series I Series_________________ ________________________________ Name: |=Sheet2'*D *4 Ĩ Ỉ CAO ĐANG _ J Values: |= Sheet2'$D $5:$D $ll 5 ] Add I Remove I Category (X) axis labels: |= 5heet2'$B $5:$B $ll 3 0Cancel 1 1 Firush - Lớp Series: vùng dữ liệu từng thành phần trong biểu đồ. + Series: mỗi tên trong danh sách xác định một dãy sô' liệu trong biểu đồ (sinh viên mỗi ngành). Dữ liệu tương ứng được định nghĩa trong hộp Name và Values. + Name: tên cho dãy số liệu của đôi tượng được chọn trong danh sách Series, là địa chỉ ô tiêu đề của dãy số liệu, nếu không có thì hộp Name sẽ trông, khi đó bạn phải tự nhập tên vào. Chú ý: những tên (name) này sẽ là nhãn cho chú giải (Legend) để xác định mỗi dãy sô liệu trong biểu đồ. + Values: địa chỉ của dãy sô" liệu của đối tượng được chọn trong danh sách Series. + Nút Add: thêm dãy số liệu mới. + Nút Remove: xóa dãy sô' liệu không dùng trong biểu đồ. + Category(X) axis labels: vùng dữ liệu làm tiêu đề trục X. Bước 3: xác định các tùy chọn cho biểu đồ. - Titles: đặt các tiêu đề cho biểu đồ. + Chart title: tiêu đề biểu đồ. + Category (X) axis: tiêu đề trục X. + Value (Y) axis: tiêu đề trục Y. - Axes: tùy chọn cho các trục toạ độ (X, Y,...). - G ridlines: tùy chọn cho Legend: Tùy chọn các đường lưới. 23 C hart W iz a rd - Step 3 of 4 Chart Options Tides I Axes I Gridines I Legend I Data Labels I Data Table I Chart tide:____________ ỊthÔNG kề sinh viên THỐNG KỀ SINH VIỀN Category (X) axis: 300 , ' • [Nam Value (Y) axis: ':r < - ■ T U HOC 1"lEtfflU 1 So lượng Second category (X) axis: Second value (Y) axis: ■ SEN rơ □ CAOBX.M Cancel I < Back I Next >___I Fjnisti Bước 4: Xác định vị trí đặt biểu đồ (Chart Location). - As new sheet: tạo một sheet mới chỉ để tạo biểu đồ - As object in: chọn sheet để đặt biểu đồ. Kích vào nút Finish để kết thúc tạo biểu đồ. C h a rt W iz a rd - Step 4 o f 4 - C h a rt'L o ca tio n Place chart: c As new sheet: 1 Chart 1 (* As object in: 1 Sheet2 * Cancel ! < Back j Next > 1 Finish Kết quả: 24 THỐNG KÊ SINH VIÊN 3 0 0 o>§. 200 a v o 1 0 0 cnũ 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 Năm SO SÁNH TỶ LỆ SINH VIÊN CÁC NGÀNH 22% □ TIN HỌC ■ ĐIỆN TỬ □ CAO ĐẲNG □ TIN HỌC ■ ĐIỆN TỬ □ CAO ĐẲNG Bài tập: Công ty Mê Linh có báo cáo doanh thu bán hàng Qúy I như sau: Nhóm sản phẩm Vật liệu xây Doanh thu bán hàng Quý I Tổng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 dựng 3500 5000 7200 15700 Hoá chất 4200 6700 4100 15000 Điện tử 7800 2350 6700 16850 Điện lạnh 1270 8700 2500 12470 Yêu cầu: Hãy lập biểu đồ so sánh doanh thu bán hàng Qúy I của Công ty Mê Linh theo các dạng đã học? 25 B. CÁC HÀM THÔNG DỤNG Muôn xem danh sách các hàm thì Click chọn nút Paste Function trên thanh Standard hoặc chọn menu Insert/ Function hoặc gõ tố hợp phím Shift + F3. Hộp thoại Paste Function sẽ xuất hiện. 1. Các hàm toán học 1.1. Hàm Int, A BS (Cho phần nguyên của trị sô) - Cú pháp: =Int(Number) với Number là: trị sô, toạ độ ô chứa trị s ố . 1.2. Hàm Round. (Hàm làm tròn số) - Cú pháp: =Round(giá trị cần làm tròn, n) với n là sô các chữ sô cần làm tròn. + nếu n = 0 làm tròn không có số lẻ. Ví dụ: =Round(l6.66,0) = 17 1.3. H àm Mod (cho ra trị số dư của phép toán chia) - Cú pháp: =Mod(Number,divisor number) 2. Các hàm lôgic - Là biểu thức mà đưa ra các giá trị đúng hoặc sai. Ví dụ: 3>4 là một biểu thức điều kiện cho giá trị sai. 5>2 là một biểu thức điều kiện cho giá trị đúng. - Biểu thức có thể chứa biến: x>4 đây là biểu thức điểu kiện chứa biến mà giá trị đạt được của nó có thể là đúng hoặc có thể là sai tuỳ thuộc vào giá trị biến x; trong Excel thì biến X có thể thay thế bởi một địa chỉ cụ thể, ví dụ như: Al, A2,...(A1>4). 2.1. H àm I f {Hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện là dũng, nếu sai trả vê giá trị 2). 26 - Cú pháp: =if(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) Trong đó: giá trị 1: là giá trị đưa ra ứng với trường hợp điều kiện là đúng; giá trị 2: là giá trị đưa ra ứng với trường hợp điều kiện là sai. Chú ý: Nếu giá trị 1 và 2 là kiểu ký tự thì phải để trong ngoặc kép Ví dụ: =if(3>5, “sai”, “đúng”). 2.2. H àm And: Cho ra giá trị là đúng (True) khi tất cả các điều kiện là đúng, cho ra giá trị là sai (False) nếu ít nhất một trong các điều kiện là sai. - Cú pháp: =and(điều kiện 1, điều kiện 2, điểu kiện n). Bài tập: Xác định sản phẩm để khuyến mại cho khách hàng tại siêu thị sau với điều kiện để được khuyến mại nếu: là tủ lạnh LG có xuất sứ Việt Nam sản xuất trước năm 2004 thì được khuyến mại (True). A B c D E F G 1Tên sản phẩm Năm sản xuất Xuất sứ Số lượng Đơn giá Khuyến mại Ghi chú LÓ 2003 Việt 2 Tủ lanh Nam 20 340 LÒ 2003 Trung 3 Tủ lanh Quốc 14 450 4 Quạt bàn 2001 Trung Quốc 23 870 5 Máy tính 2005 Việt Nam 67 1200 6 Ti vi sony 2005 Hàn Quốc 14 560 27 2.3. H àm Or: Cho ra giá trị là đúng (True) nếu có điều kiện là đúng, cho ra giá trị là sai (False) nêu tất cả các điểu kiện là sai. - Cú pháp: =or(điều kiện 1, điểu kiện 2, điều kiện n). Bài tập: Xác định sản phẩm để khuyến mại cho khách hàng tại siêu thị sau với điều kiện để được khuyến mại: nếu sản phẩm là tủ lạnh LG hoặc sản phẩm có xuất sứ Việt Nam thì được khuyến mại (True). A B c D E F G 1Tên sản phẩm Năm sản xuất Xuất sứ Số lượng Đơn giá Khuyến mại Ghi chú 2 Tủ lạnh LG 2003 Việt Nam 20 340 3 Tủ lạnh LG 2003 Trung Quốc 14 450 4 Quạt bàn 2001 Trung Quốc 23 870 5 Máy tính 2005 Việt Nam 67 1200 6 Tivi Sony 2005 Hàn Quốc 14 560 Bài tập thực hành: ĐIẺM THI MÔN LÝ THUYẾT KẾ TOÁN STT Họ và tên Điểm kiểm tra Điểm thi TB môn Đậu / Trượt Xếp loại 1 Đỗ Thị Ngọc Anh 8 7 6 5 6 5 6,1 2 Ngô Mai Anh 8 7 6 7 7 7 7,0 3 Trương Thị Bẩy 8 8 6 5 8 6 6,8 28 STT Họ và tên Điểm kiểm tra Điểm thi TB môn Đậu/ Trượt Xếp loại 4 Lê Nhã Cương 6 6 6 4 7 4 5,4 5 Kiéu Thị Chinh 7 8 8 5 8 6 6,9 6 Phạm Quốc Danh 8 7 7 4 6 6 6,3 7 Đoàn Việt Dũng 6 7 5 6 8 4 5,8 8 Nguyễn Ngọc Dung 7 7 7 7 8 7 7,2 9 Nguyễn Linh Duyên 7 8 7 9 8 5 7,2 10 Cù Tiến Đạt 7 8 7 6 8 4 6,5 11 Hoàng Thị Hằng 7 8 7 9 7 5 7,0 12 Quản MaiHương 7 6 8 5 7 4 6,0 13 Đỗ Thu Hương 8 7 8 6 8 7 7,3 14 Phan Thị Hương 8 7 7 6 7 7 7,0 15 Trần Thị Thu Hà 6 7 6 5 7 7 6,4 16 Nguyễn Thị Hải 8 8 5 7 8 7 7,2 17 Lê Thị Hạnh 7 6 7 4 7 6 6,2 18 PhươngHoàngHưởng 8 8 5 6 8 7 7,0 19 Phan Đức Hùng 7 7 7 3 8 5 6,1 20 Trân Thị Thảo Hién 7 6 6 7 7 6 6,5 Yêu cầu: 1. Hãy áp dụng hàm để điền thông tin vào trong cột Đậu/Trượt biết rằng nếu điểm thi >=5 là đậu, nếu điểm thi <5 là trượt? 2. Hãy áp dụng hàm để điền thông tin vào trong cột xếp loại biết rằng nếu điểm TB môn bé hơn 7,0 là trung bình khá, nếu TB môn lớn hơn hoặc bằng 8,0 là giỏi, nếu từ 7,0 đến dưới 8,0 là khá? 29 3. Hãy áp dụng hàm để điền thông tin trong cột xếp loại biết rằng nếu điểm TB môn bé hơn 6,5 là trung bình, nêu TB môn lớn hơn hoặc bằng 6,5 và bé hơn 7,0 là trung bình khá, nếu TB môn từ 7,0 đến dưới 8,0 là khá, nêu TB môn lớn hơn hoặc bằng 8,0 là giỏi? 3. Các hàm xử lý ngày tháng 3.1. Hàm Now, Today Cú pháp Ý nghĩa Trả về ngày hiện hành của hệ thống. TODAY() NOW() =TODAY(...) Tuỳ vào ngày hiện hành của hệ thông. Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống. =NOW(...) Tuỳ vào ngày và giờ hiện hành của hệ thông. 3.2. H àm Day: Tách ra giá trị là ngày - Cú pháp: =Day(date) với B5= 12/09/2009 thì =day(B5)=12 Lưu ý: Date là kiểu dữ liệu ngày/tháng/năm Do hệ điều hành Window là của người Mỹ viết ra nên kiểu ngày tháng năm được định dạng theo kiểu Mỹ là tháng/ngày/năm, vì vậy để đổi sang kiểu định dạng ngày/tháng/năm của Việt Nam thì chúng ta làm như sau: Vào Start/Setting/Control panel/Regioner and language options/ sau đó đổi các thông sô' cho phù hợp. 30 ^ Customize Regional Options Jtanfacrs I Currency j Ting I Qrt* Example Short date Long date Oite formats Short date 3 2 5 Ĩ Ỉ Long date: dd/MM/yyyy W h it the notations mean: (t dd = day; ddd, dddd = day of wedc M = month; y = year Calendar When a two-digit year It entered, interpret it as » yea t between: 1950 and 2029 i y 1 Click Reset to restore the system default setting! for ị numbers, currency, time, and date. OK I I C ancel 3.3. H àm Month, Year: Tách ra giá trị là tháng và năm - Cú pháp: =month(date) =Year(date) VớiB5=12/09/2009 thì =month(B5)=9, và =year(B5)=2009 4. Các hàm tài chính Một trong những ứng dụng cao cấp của Excel trong quản trị doanh nghiệp là nhóm các hàm tài chính. Mỗi hàm giải quyết một bài toán tài chính thường gặp trong doanh nghiệp. Trong Excel các hàm tài chính được chia làm 3 nhóm cơ bản là: các hàm khấu hao tài sản cố định, các hàm đánh giá hiệu quả vốn đầu tư và các hàm tính giá trị đầu tư. Excel cung cấp một nhóm các hàm tính khấu hao tài sản cố định. Tuy nhiên, trong phạm vi chương trình chúng ta sẽ 31 nghiên cứu 4 hàm tính khấu hao đơn giản tương ứng là: hàm SLN (phương pháp khấu hao tuyến tính) và các hàm SYD, DB, DDB (phương pháp khấu hao nhanh). 4.1. Các hàm tính kh ấ u hao tài sản cô đ ịn h 4.1.1. Hàm tính khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng (Hàm SLN-Straight Line) Phương pháp này còn được gọi là phương pháp khấu hao bình quân, phương pháp khấu hao đường thẳng hay phương pháp khấu hao cô' định. Đây là phương pháp khấu hao đơn giản nhất và được sử dụng khá phố biến cho việc tính khấu hao các loại tài sản cố định. Theo phương pháp này thì lượng trích khấu hao hàng năm là như nhau hay mức khấu hao và tỉ lệ khấu hao hàng năm của taì sản cố định được tính là không đổi trong suốt thời gian sử dụng của tài sản cô' định. * Lượng trích khấu hao hàng năm p ~^bd ~ -^dt kh - rp Trong đó: + Kbd là nguyên giá của tài sản cô" định + Kdt là giá trị đào thải của tài sản cố định tính (giá trị thải hồi ước tính hay giá trị còn lại ước tính của tài sản cố định sau khi đã tính khấu hao). + T là thòi gian sử dụng dự kiến của vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong điều kiện phù hợp với các thông số kinh tê kỹ thuật của tài sản cô" định và các yếu tô khác có liên quan đến sự hoạt động của tài sản cố định. * Giá trị còn lại ở năm thứ i: K,»=Kba- X C lh, t = l Trong đó: + Kbd là nguyên giá của ta 32 + Ckht là giá trị khấu hao tính đến thòi điểm t Ví dụ: Một tài sản cố định đầu tư mới có nguyên giá( tính cả chi phí lắp đặt chạy thử) là 120.000.000 đồng đưa vào sử dụng năm 2000 vối thòi gian sử dụng dự tính là 5 năm, giá trị thải hồi ước tính là 35.000.000 đồng. Hãy tính lượng trích khấu hao cho từng năm trong suốt vòng đòi của tài sản cô' định đó. Áp dụng công thức ta có : Nguyên giá Kbd 120.000.000 Giá trị còn lại Kdt 35.000.000 Thời gian sử dụng T 5 Lượng trích khấu hao hàng năm: Cikh = (120.000.000 - 35.000.000)/5 = 17.000.000 đồng Giá trị còn lại năm đầu: K*!! = 120.000.000 - 17.000.000 = 103.000.000 đồng Năm Lượng trích khấu hao Giá trị còn lại 2000 17.000.000 103.000.000 2001 17.000.000 86.000.000 2002 17.000.000 69.000.000 2003 17.000.000 52.000.000 2004 17.000.000 35.000.000 Phương pháp này đdn giản, dễ hiểu, mức khấu hao phân bổ vào giá thành sản phẩm hàng năm là ổn định nên thuận lợi cho việc lập kế hoạch giá thành sản phẩm, thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, nó không phản ánh được chính xác mức độ hao mòn thực tế của tài sản cố định khác nhau, khả năng thu hồi vốn đầu tư chậm nên khó tránh khỏi mất vốn do hao mòn vô hình gây ra. Do đó đốì với các doanh nghiệp lốn, có cơ sở vật chất hiện đại dễ bị tác động bởi 33 tiến bộ khoa học kỹ thuật người ta thường áp dụng phương pháp khấu hao nhanh. Tính khấu hao tài sản cô định với tỷ lệ khấu hao trải đêu trong một khoảng thời gian xác định. - Cú pháp: =SLN(cost, salvage, life) Trong đó: cost là giá trị ban đầu của tài sản cô định, salvaga là giá trị còn lại ước tính của tài sản sau khi đã khấu hao, life là đời hữu dụng của tài sản cố định. - Hàm SLN tính khấu hao theo công thức: SLN = (cost - salvage) I life Xét ví dụ trên: Tính khâu hao cho tài sản cô định theo hàm SLN được trình bày như trong hình sau: A B c 0 E 1 F 1 Q H 3 Phương pháp khâu hao đêu 4 Sử đung hàm SLN 5 6 Nguyên giá Km 120,000,000 Ị 7 Giá trị còn 10 K* 35,000,000 8 Thời gian sử dụng T 5 ị 9 Công thúr 10 Năm Laợng trích KH GTCL C11: C15 là -SLN($D$6,JDỈ7.ÍD$8) ti 2000 17,000,000 103,000,000 'DI l-$D$6-SUM(ịC$l 1:C11) 12 2001 17,000,000 86,000,000 D12“ $D$6-SUM($Ctl 1C12) n 2002 17,000.000 69,000.000 D13=ÍD$ồ-SUM(tCtll:C13) H 2003 17,000,000 52,000,000 D14=$DÍ6-SUM($C$11:CU) 15 2004 17,000.000 35.000,000 D15-ỈDÍ6-SUM($CÍ11 C15) 4.1.2. Hàm tính khấu hao theo phương pháp tổng số năm sử dụng (Hàm SYD-Sum of Year’Digits) Theo phương pháp này mức khấu hao hàng năm được xác định dựa vào tỷ lệ khấu hao giảm dần qua các năm sử dụng và nguyên giá tài sản cô' định. Tỷ lệ khấu hao này được xác định bằng cách lấy số năm sử dụng còn lại cl-la cho tổng sô' thứ tự năm sử dụng. Các công thức như sau: Cúh =Kbd ' Kdt *Tkhl 34 2(T - i +1) khi T ( T + ^ Trong đó: Tkh là tỷ lệ khấu hao theo năm sử dụng. T là thời gian dự kiến sử dụng tài sản cố định, i là thứ tự năm tính khấu hao. Ví dụ: vẫn với dữ kiện như ở ví dụ của mục 4.1.1. khi áp dụng công thức tính khấu hao theo phương pháp tổng số năm sử dụng ta làm như sau: Nguyên giá Khd 120.000.000 Giá trị còn lại Kdt 35.000.000 Thời gian sử dụng T 5 Tỷ lệ khấu hao ỏ năm đầu tiên: Tkhl = (2 * (5 - 1 + 1)) / (5 * (5 + 1)) = 1/3 = 0,33 Lượng trích khấu hao năm đầu tiên: Clkll = (120.000.000 - 35.000.000) * 1/3 = 28.333.333,33 đồng. Giá trị còn lại năm đầu tiên: Kci! = 120.000.000 - 28.333.333,33= 91.666.667 đồng Năm Tỷ lệ khấu hao Tkhi Lượng trích khấu hao c ikh Giá trị còn lại ^di - ^bd ” ^ikh 2000 0,333 28.333.333 91.666.667 2001 0,267 22.666.667 69.000.000 2002 0,200 17.000.000 52.000.000 2003 0,133 11.333.333 40.666.667 2004 0,067 5.666.667 35.000.000 - Tính tổng khấu hao hàng năm của một tài sản cô" định trong một khoảng thòi gian xác định. 35 - Cú pháp: = SYD(cost, salvage, life, per) Trong đó: các tham sô" cost, salvage, life như ở hàm SLN ; per là số thứ tự năm khấu hao. Xét ví dụ 4.1 trên: Tính khấu hao cho tài sản cố định sử dụng hàm SYD như trong hình sau: K 1 M p 28 Tính khàu hao theo phưcmg phâp tòng sò nảrn sử đung 30 Sử dung hàm SYD 31 32 Nguyên giá Km 120.000,000 33 Giá tri còn lai K* 35,000,000 34 Thời gtan ùr dụng T 5 35 36 Năm Luợng trích KH GTCL 3? Citt Kcti = Ấm - Cm 39 1 28,333,333 91,666,667 Công thức 39 2 22,666,667 69,000,000 L38=SYD($M$32.$M$33,ỈMỈ34.K38) 40 3 17,000,000 52,000,000 copy các công thức cho các ô L39L42 41 4 11,333.333 4Ũ.666.6Ố7 M38-$M$6-SUM(tL$38L38) 42 5 5,666,667 35,000,000 copy các công thức cho các ô M39M42 4.1.3. Hàm tính khấu hao tài sản theo phương pháp số dư giảm dần (Hàm DB- Declining Balance) Theo phương pháp này sô" tiền khấu hao hàng năm Cikh được tính bằng cách lấy giá trị còn lại của tài sản cô' định theo thời gian sử dụng nhân với tỷ lệ khấu hao không đổi. CM,=ÍKld- É C llhì* r V t=i / Để xác định tỷ lệ khấu hao hàng năm theo phương pháp sô' dư giảm dần sao cho đến năm cuối thu hồi đủ vốn đầu tư ban đầu mua sắm tài sản cố định thì doanh nghiệp phải căn cứ vào nhiều nhân tố. Trong đó: - Công thức xác định tỷ lệ khấu hao: r = l - KKdtbd 36 - Lượng trích khấu hao ở năm thứ nhất được tính theo công thức: Ci=Kbd * r * m/12 với m là số tháng của năm sử dụng đầu tiên. - Lượng trích khấu hao càng về sau càng giảm và ở năm cuối cùng được tính theo công thức: Ckh= Í K bd- g c ttlì * r * a 2 - m ) / 1 2 V t=l Ví dụ: vẫn với dữ kiện như ở ví dụ của mục 4.1.1, nhưng khi áp dụng công thức tính lượng trích khấu hao cho tài sản cố’ định đó theo phương pháp số’ dư giảm dần khi đưa tài sản cố định dụng từ tháng 06/2000 (m = 7 tháng) ta làm như sau: Nguyên giá Khd 120.000.000 Giá trị còn lại Kdl 35.000.000 Thời gian sử dụng T 5 SỐ tháng năm đầu tiên sử dụng m 7 Tỷ lệ khấu hao: r = 1 - (35.000.000/ 120.000.000)(1/5)= 0,22 Lượng trích khấu hao năm đầu tiên: CIkh = 120.000.000 * 0,22 * 7/12 = 15.288.905,91 đồng Giá trị còn lại năm đầu tiên: Ken = 120.000.000 - 15.588.905.91 = 104.711.094,09 đồng Lượng trích khấu hao năm thứ hai: c 2k) = (120.000.000 -15.288.905,91) * 0,22 = 22.870.258,08 đồng. Giá trị còn lại năm thứ hai: Kc,2=120.000.000 - (15.288.905,91 + 22.870.258,08) = 81.840.836,01 đồng. 37 Năm Lượng trích khấu hao Giá tri còn lại 2000 15.288.905,91 104.711.094,09 2001 22.870.258,08 81.840.836,01 2002 17.875.097,74 63.965.738,27 2003 13.970.945,06 49.994.793,21 2004 4.549.795,77 45.444.997,44 Lượng trích khấu hao năm cuối cùng: c 5kh= 49.994.793,21* 0.22*(12 - 1)112 = 4.549.795,77 đồng. - Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phương pháp số dư giảm dần theo một mức cố định trong một khoảng thòi gian xác định. - Cú pháp: =DB(cost, salvage, life, period, month) Trong đó: các tham sô' cost, salvage, life như ở hàm SLN; period là kỳ khấu hao; month sô tháng trong năm đầu. Nếu bỏ qua Excel sẽ tính vối month =12 tháng. Áp dụng hàm DB tính lượng trích khấu hao cho tài sản cố' định được đưa vào sử dụng từ tháng 06/2000 (m = 7 tháng) như sau: 1 p 0 R II T 1 u 1 V 1 32 Tinh khấu hao theo phương pháp sổ dư giảm dẩn 33 Sử dung hám DE. 34 35 36 Nguyên giá Giá tri còn lại Kw K* 120,000,000 354)00 000 ------------------ ị-------------- _ _ _ 37 Thời gian sir dung T 5 38 Sô tháng nám đáu tiên ỉũr dụng m 7 39 40 Năm Luợng trích KH GTCL Côm thút 41 1 15.260,000 ũũ 104.740.000.00 Q41=DB($R$35,tR$36,ỈR$37J541 SRÍ33) 42 2 22,833,320 00 81,906,(580 00 copy công thức cho các ô Ọ42 Q45 43 3 17,855,Ể56 24 64,051.023.76 R4 M R$35-SUM ($QĨ41Q41) 44 4 13,963,123 18 50,087.900 58 copy công thức cho các ô R42 R45 45 5 10,919,162 33 39,168,738.25 38 4.2. Các hàm đánh giá hiệu quả vốn đầu tư và các hàm tín h giá trị đầu tư Đánh giá hiệu quả vốn đầu tư là tiền đề quan trọng cho việc quyết định lựa chọn phương án đầu tư của doanh nghiệp. Các hàm đánh giá hiệu quả vốn đầu tư đơn giản, nhanh chóng và chính xác trong Excel cũng sẽ là một lựa chọn khôn ngoan cho các nhà quản trị tài chính của doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích đánh giá dự án đầu tư, các chi phí và lợi ích lại thường xảy ra ở những thời điểm khác nhau của dự án. Tiền thay đổi giá trị về mặt thời gian do ảnh hưởng của các yếu tô' như lạm phát, các yếu tô' ngẫu nhiên và do thuộc tính vận động và khả năng sinh lòi của đồng tiền nên khi so sánh. Tổng hợp hoặc tính các chỉ tiêu bình quân của các khoản tiền phát sinh trong những khoảng thòi gian khác nhau cần phải chuyển chúng về cùng một mặt bằng thòi gian với việc sử dụng tỷ suất “i”. Các mặt bằng thòi gian có thể là đầu kỳ phân tích, cuối kỳ phân tích hoặc một năm (một quý, một tháng) nào đó của thòi kỳ phân tích tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể sao cho việc tính toán đơn giản. - Các nhà kinh tế quy ước: + Nếu năm đầu của thời kỳ phân tích là hiện tại thì các năm sau đó là tương lai so với năm đầu. + Nếu năm cuối cùng của thời kỳ phân tích là tương lai thì các năm trước cuổi là hiện tại so với năm cuối. Quá trình thực hiện một dự án đầu tư thường kéo dài trong nhiều thòi đoạn (năm, quý, tháng). Ớ mỗi thòi đoạn có thể phát sinh các khoản thu và chi. Những khoản thu, chi xuất hiện ỏ các thời đoạn khác nhau tạo thành dòng tiền của dự án CF (Cash Follows) và được biểu diễn bằng đồ thị dòng tiền. - Biểu đồ dòng tiền: là một đồ thị biểu diễn các khoản thu chi của dự án theo các thời đoạn. Các khoản thu được biểu diễn bằng mũi tên theo hướng chỉ lên. Các khoản chi 39 được biểu diễn bằng mũi tên theo hướng chỉ xuống. Gốc của biểu đồ lấy tại 0. Để tiện cho việc tính toán người ta thường quy ước các thời đoạn bằng nhau và các khoản thu, chi đều được xuất hiện ở cuối mỗi thời đoạn. Trên biểu đồ thường ghi rõ những đại lượng đã cho và những đại lượng cần tìm để dễ dàng hiểu được nội dung của vấn đề. Biểu đồ dòng tiền là công cụ được sử dụng trong phân tích tài chính dự án đầu tư. Có hai loại lãi suất: lãi suất đơn (đến kỳ thì rút lãi) và lãi suất kép (đến kỳ không rút lãi mà cộng vào gốc). - Các công thức tính toán giá trị dòng tiền + Quy ước: * PV (Present Value) là giá trị hiện tại của tiền. * FV (Future Value) là giá trị tương lai của tiền. * i là tỷ suất (nếu vay vốn để đầu tư thì i là lãi suất vay, nếu vay từ nhiều nguồn với lãi suất khác nhau thì i là lãi suất vay bình quân từ các nguồn). * A là khoản tiền được phát sinh ở một thời đoạn (là khoản thanh toán đều cho từng kỳ với lãi suất cố định) * n ỉà số thòi đoạn (năm, quý, tháng). Công thức tinh chuyển các khoản tiền phát sinh trong các thòi đoạn của thòi kỳ phân tích về cùng một mặt bằng thời gian ở hiện tại hoặc tương lai được xem xét trong các trường hợp sau: 40 - Tính giá trị hiện tại biết giá trị tương lai P/F, i, n: ' r . / - (l + r)” - Tính giá trị tương lai biết giá trị hiện tại F/P, i, n: F = P(l+i)n Ví dụ: Số tiền tiết kiệm cho một ngưòi gửi 100 triệu đồng vào ngân hàng với lãi suất 5%/năm (bỏ qua lạm phát) sau 10 năm là: F = 100 * (1 + 0,05)10 = 162,98 triệu đồng. - Tính giá trị hiện tại cho một khoản tiền phát sinh ở một thời đoạn P/A, i, n: P m A i z 0 ± r r ỉ - Tính giá trị cho một khoản tiền ở một thòi đoạn khi biết giá trị hiện tại A/P, i, n: A = p ------ỉ------ 1 - 0 - 0 '" - Tính giá trị tương lai cho một khoản tiền phát sinh ở một thòi đoạn F/A, i, n: F = A « + iy‘ - ' i - Tính giá trị cho một khoản tiền ở một thòi đoạn khi biết giá trị tương lai A/F, i, n: A = F ------------ 0 + 0” -1 Ví dụ: Một người muốn tiết kiệm bằng cách gửi tiền đều đặn mỗi tháng 500.000 đồng vào ngân hàng với lãi suất 8%/năm (bỏ qua lạm phát) và hy vọng sẽ nhận 50 triệu đồng sau 5 năm (60 tháng). Liệu người đó có nhận được số tiền tiết kiệm như mong muôn không? Nếu không thì phải gửi mỗi tháng bao nhiêu tiền? 41 Sô" tiền tiết kiệm sau 5 năm là: F=500 000 * (((1+0,08/12)“ - 1)/(0,08/12)) = 36.738.428,12 đồng. Như vậy, nếu gửi 500.000 đồng mỗi tháng người đó sẽ không nhận được khoản tiền 50 triệu đồng như mong muôn sau 5 năm. Muốn nhận được 50 triệu đồng sau 5 năm người đó phải gửi vào mỗi tháng sô" tiền là: A = 50.000.000 *(l/(((l+0,08/12)60-l)/(0.08/12))) = 680.486,38 đồng. 4.2.1. Hàm FV (Future Value) - Tính giá trị tương lai của một khoản đầu tư có lãi suất cô' định trả theo định kỳ hoặc gửi thêm vào. - Cú pháp: =FV(rate, nper, pmt, pv, type) Trong đó: + rate là lãi suất mỗi kỳ. + nper là tổng sô* kỳ tính lãi. + pmt là số tiền phải trả đều trong mỗi kỳ, nếu bỏ trống thì coi là 0. + pv là giá trị hiện tại của khoản đầu tư, nếu bỏ trông thì coi là 0. + type là hình thức thanh toán. Nếu type = 1 thì thanh toán đầu kỳ (niên kim đầu kỳ), nếu type = 0 thì thanh toán vào cuối mỗi kỳ (mặc định). Ví dụ: Tính sô" tiền một người gửi 10.000$ vào ngân hàng và mỗi năm gửi thêm 200$ với lãi suất 5%/năm (bỏ qua lạm phát) sau 10 năm như trong hình sau: A B c D E 1 F G 3 Tĩnh giá trị tương lai cho một khoản đầu tư I 4 rate 5% ----------,_j 5 nper 10 FV $18,930.30 6 pmt -200 Công thức---------- j 7 pv -10,000 F5=FV(C4,C5.C6,C7,i;1 42 4.2.2. Hàm PV (Present Value) - Trả về giá trị hiện tại của một khoản đầu tư theo từng kỳ. - Cú pháp: =PV(rate, nper, pmt, fv, type) Trong đó: fv là giá trị tương lai của khoản đầu tư và các tham sô tương tự như hàm FV. Ví dụ: Một người muổn có sô' tiền tiết kiệm 300$ sau năm 10 năm. Hỏi bây giờ người đó phải gửi vào ngân hàng bao nhiêu? Biết lãi suất ngân hàng là 6%/năm (bỏ qua lạm phát). Áp dụng hàm PV ta có: G H 1 J K L M 3 71nh giá trị hiện tại cho một khoản đầu tư Ị 4 rate ì 6% 1 5 nper 1 15 PV ị ($125.18) 1 6 pmt 1 0 Công, ihùc i ị 7 fv ị 300 F13=PV(C13,C14,C15,C16,1) 4.2.3. Hàm RATE - Tính lãi suất cho một khoản vay. - Cú pháp: =RATE(nper, pmt, pv, fv, type) Các tham sô' tương tự như các hàm ở trên. Ví dụ: Tính lãi suất cho một khoản vay 1.000$ trong 2 năm, mỗi năm phải trả 100$. Đáo hạn phải trả cả gốc lẫn lãi là 1.200$. Áp dụng hàm RATE ta tính lãi suất của khoản vay đó là: = RATE(2,100,-1000,1200,0)=19% 4.2.4. Hàm NPV (Net Present Value) - Giá trị hiện tại thuần của một dự án đầu tư là giá trị của các khoản đầu tư, chi phí và thu nhập trong vòng đòi của dự án được quy về hiện tại và được xác định theo công thức: NPV = ỷ — ì — - ỷ — = Ỳ v ‘ ~ c ' ả ( l + r)' á a + r)‘ S ( l + r)“ 43 Trong đó: + Bt là khoản thu năm thứ t. + c t là khoản chi năm thứ t. + n là sô" năm hoạt động của dự án. + r là tỷ suất chiết khấu được chọn (lãi suất thấp nhất mà nhà đầu tư chấp nhận được). - Đánh giá: + Nếu NPV >= 0 thì dự án được chấp nhận. + Nếu NPV < 0 thì dự án không mang tính khả thi. Ví dụ: Tính NPV cho một dự án đầu tư có đầu tư ban đầu là 1 tỉ đồng, doanh thu hàng năm là 0,5 tỷ đồng, chi phí hàng năm là 0,2 tỷ đồng, thòi gian thực hiện dự án là 4 năm, có lãi suất chiết khấu là 8%/năm. NPV -1 0,5-0,2 0,5-0.2 0,5-0,2 0,5-0,2 " (1 + 0,08)° + (1 + 0,08)' + (1 + 0,08)2 Q + 0,08)3 + (l + 0,08)4 = - 0,006 NPV < 0 nên dự án không được chấp nhận. Việc tính toán thủ công này khá vất vả và rất dễ mắc sai sót. Excel cung cấp cho ta hàm NPV tính toán đơn giản hơn rất nhiều. - Cú pháp: =NPV(rate,valuel,value2,...,value(n)) Trong đó: + rate là tỷ suất chiết khấu + value 1 là giá trị vốn đầu tư ban đầu (biểu diễn dưới dạng sô" âm),value2,... value(n) luồng tiền kỳ vọng trong tương lai. Xét ví dụ trên: Tính giá trị hiện tại thuần sử dụng hàm NPV như sau: 44 c D 1 E 1 F G H 6 Tính giá tn hiên tai thuần NPV của dư án 7Ị ỉ ' 1 8 năm dòng tiền tỉ suất chiết kỉiấu NPV 9 0 -1 8% (0.006) 10 1 0.3 11 2 ~ 0.3 12 3 0.3 13 4 0.3 14 Công thức 15 G9=E9+NP V (F 9 ,E 10 :E 13) Ị 16 INhân xét 1 17 NPV < 0 nên dự án không mang tính khả thi! 4.2.5. Hàm IRR (Internal Rate of Return) - Tỷ suất thu hồi nội bộ IRR (hay tỷ suất hoàn vốn nội bộ) là mức lãi suất, nếu dùng nó làm tỷ suất chiết khấu để tính chuyển các khoản thu, chi của dự án về cùng mặt bằng thời gian hiện tại thì tổng thu sẽ cân bằng với tổng chi, tức là NPV = 0 hay: y 1 Bt ỂỐ(1+IRRy Ố a + IR R )1 - Đánh giá: + nếu IRR >= r thì dự án được chấp nhận. + nếu IRR < r thì dự án không được chấp nhận. Excel cũng cung cấp hàm tính IRR. - Cú pháp: =IRR(value,guess) Trong đó: + value là giá trị vôn đầu tư ban đầu (biểu diễn dưói dạng sô" âm). + guess là giá trị suy đoán, nếu bỏ trống thì được gán là 10%. 45 Trong Excel cũng dùng phương pháp thử dần. Nếu sau 20 lần thử không tính được thì báo lỗi #NUM. Thay đổi giá trị dự đoán để Excel tính lại. Ví dụ: Một dự án đầu tư tính đến thòi điểm dự án bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất là 100 triệu USD, doanh thu hàng năm của dự án là 50 triệu USD. Chi phí hàng năm là 20 triệu USD, đời của dự án là 5 năm. Hãy xác định tỷ suất hoàn vốn nội bộ, biết lãi suất vay dài hạn là 12%/năm. Áp dụng hàm IRR xác định tỷ suất hoàn vốn nội bộ như sau: c D E FG H 1 20 Tinh tỷ suât hoàn vôn nôi bô IRR 21 i ; 22 năm doanh thu clũ plú dòng tiền ERR ! 23 0 0 100 -100 15% 24 1 50 20 30 25 2 50 20 30 26 3 50 20 30 27 4 50 20 30 28 5 50 20 30 29 Công thức 30 H23=IKR(G23:G28) 31 Nhản xét 32 IRR > 12% nên dự án được chấp nhận 46 Chương II C0SỞ DỮ LIỆU 1. Khái niệm Khi quản lý thông tin về một đổi tượng nào đó, như quản lý nhân viên chẳng hạn, ta phải quản lý nhiều thuộc tính liên quan đến nhân viên đó như họ tên, mã nhân viên, phái, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ sô", lương, phụ cấp, chức vụ,... Đó là các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối tượng cần quản lý. Các thuộc tính đó thường được biểu diễn dưới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau (là chuỗi, số, ngày, tháng,...) và được hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất gọi là mẫu tin (record). Các mẫu tin cùng “dạng” (cùng cấu trúc) hợp lại thành một cơ sở dữ liệu. Trong Excel, cơ sở dữ liệu có dạng như một danh sách, ví dụ như danh sách nhân viên, danh sách hàng hóa,... Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột, mỗi cột như vậy được gọi là một trường (field) của cơ sỏ dữ liệu, tên của cột sẽ được gọi là tên trường. Hàng đầu tiên trong danh sách (cơ sở dữ liệu) chứa các tên trưòng được gọi là hàng tiêu đề (Header row), các hàng tiếp theo mỗi hàng là một mẫu tin (record) cho biết thông tin về đôi tượng mà ta quản lý. A B c D E F G H 1 BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT Tháng 07/ 2001 2 3 STT HO TEN MANG BAC HE SO NG_BD LUONG PHU CAP 4 1 Trần Thanh Bình 01.003 4 2.58 25/01/97 541,800 108,360 5 2 Phan Thanh Bình 01.003 3 2.34 30/01/98 491,400 98,280 6 3 Nguyễn Xuân Huy 01.009 1 1.00 01/01/99 210,000 105,000 7 4 Trần Văn Hùng 01.009 2 1.09 15/01/99 228,900 114,450 47 8 5 Nguyễn Anh Dũng 01.003 1 1.86 01/10/97 390,600 78,120 9 6 Châu Thanh Khiết 01.009 1 1.00 01/05/98 210.OCX) 105.000 10 7 Lê Minh Lợi 01.009 3 1.18 01/08/98 247,800 123,900 11 Tổng cộng: 2,320,500 733,110 - Mỗi cột gọi là một trường (field): trường HO TEN, trường MANG, trường BAC, trường HE so,... - Hàng thứ ba được gọi là hàng tiêu đề (Header row). - Từ hàng thứ tư đến hàng thứ mười, mỗi hàng là một mẫu tin (record). Một sô' công việc thường gặp khi làm việc trên cơ sở dữ liệu (bảng tính) như: sắp xếp (Sort) các mẫu tin trong cơ sở dữ liệu theo thứ tự tăng/giảm của một trường (gọi là trường khoá), trích lọc (Filter) các mẫu tin thoả mãn điều kiện chỉ định, thông kê, tổng hợp các mẫu tin theo nhóm (Subtotals),... 2. Sắp xếp trên cơ sở dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp. - Vào menu Data/Sort, xuất hiện hộp thoại sau: Khoá sắp xếp chính K h o a s a p j xếp thứ hai ^ ' Soft by - I MANG Then by (* Ascendi Desceni Sắp xếp theo thứ tự tăng dần Sắp xếp theo thứ tự giảm BAC Ascending <• ỉòẽ dần Khoá sắp xếp thứ ba ^ —LjThen by ỵ i ,—— Idy list h a s ------------ (• Ascendng (~ Descending Vùng Cơ SỞ dữ liệu đã chọn có dòng tiêu đề hay không? 48 f* Header LOW Options.. No header r0H ] _ OK Cancel - Chọn có/không có dòng tiêu đề. - Chọn các khóa sắp xếp và thứ tự sắp tương ứng với khóa. - Click chọn OK để sắp xếp dữ liệu trong bảng. Chú ý • Nếu muốn sắp theo hàng thì chọn nút lệnh Options của hộp thoại Sort, sau đó chọn mục Sort left to right. • Nếu muôn sắp xếp nhanh theo cột nào đó thì đặt trỏ vào ô bất kỳ của cột đó và Click chọn nút sắp xếp trên thanh Standard để sắp theo chiều tăng dần, hoặc để sắp theo chiều giảm dần. 3. Tính tổng các nhóm - Vào menu Data/Subtotals, xuất hiện hộp thoại sau: + At each change in: chọn tên trường cần tổng hợp nhóm. + Use function: chọn hàm sử dụng tính toán hay thống kê. + Add subtotal to: Chọn tên trường chứa dữ liệu cần thực hiện tính toán Subtotal At each change in: Use function: Add subtotal to: r NG_BD ~ r PHU CAP [✓ Replace current subtotals r Page break between groups ĨS Summary below data T lfS l hay thông kê. Remove All OK Cancel + Replace current subtotals: Thay thế các dòng tổng hợp cũ để ghi dòng tổng hợp mới. + Page break between groups: Tạo ngắt trang giữa các nhóm. 49 + Summary below data: Thêm dòng tổng hợp sau mỗi nhóm. Một số hàm trong hộp liệt kê thả Use function: Hàm Mô tả Sum Tính tổng các số trong nhóm. Count Đếm số ô không rỗng trong nhóm. Average Tính giá trị trung bình các số trong nhóm. Max Tim giá trị lớn nhất trong nhóm. Min Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm. Product Tính tích các số trong nhóm. Count Nums Đếm số ỏ kiểu số trong nhóm. Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp nhóm /'■'11* 1- _ ___/1 1 o Q ___ __ / . ____1 V Ạ 1 Click vào các n ú tl 1 I 2 I 3 Ị đê chọn các mức dữ liệu bạn muổn xem. +: Chỉ hiển thị tổng chính (Grand Total Only). +: Chỉ hiển thị tổng phụ (Subtotal Total Only). +: Hiển thị tổng chính và tổng phụ (Grand Total And Subtotal). +: Hiển thị chi tiết tất cả các mẫu tin cùng các tổng hợp (All Record). - Click vào biểu tượng(+), (-) để hiển thị hoặc để che giấu các mẫu tin trong nhóm con. 4. Các hàm trên cơ sở dữ liệu 4.1. Cú p h á p chung Các hàm cơ sở dữ liệu mang tính chất thống kê những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu có trường thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã được thiết lập trước. Cú pháp chung: =Tên hàm(database, field, criteria) - database: địa chỉ vùng cơ sở dữ liệu (nên chọn là địa chỉ tuyệt đối cho dễ sao chép). 50 - field: cột cần tính toán, field có thể là tên trường, địa chỉ của ô tên trường hoặc sô thứ tự của trường đó (cột thứ nhất của vùng cơ sở dữ liệu đã chọn tính là 1 và tăng dần sang trái). - criteria: địa chỉ vùng tiêu chuẩn. Xét cơ sở dữ liệu BẢNG LƯƠNG CHI TIÊT với vùng tiêu chuẩn được tạo trước. A B c D E F G H A 1 2B Ả N G L Ư Ơ N G C H I T IÊ T T H Á N G 0 7 / 2001 3STT HO TEN MANG BAC HE SO NG_BD LUONG PHU CAP 4 1 Trân Thanh Binh 01.003 4 2.58 25/01/97 541,800 108,360 5 2 Phan Thanh Binh 01.003 3 2.34 30/01/98 491,400 98,280 6 3 Nguyễn Xuân Huy 01.009 1 1.00 01/01/99 210,000 105,000 7 4 Trần Văn Hùng 01.009 2 1.09 15/01/99 228,900 114,450 8 5 Nguyên Anh Dũng 01.003 1 1.86 01/10/97 390,600 78,120 9 6 Châu Thanh Khiết 01.009 1 1.00 01/05/98 210,000 105,000 10 7 Lê Minh Lợi 01.009 3 1.18 01/08/98 247,800 123,900 11 Tổng cộng: 2,320,500 733,110 12 4.2. Các hàm - Hàm Dsum: Tính tổng số của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu. + Cú pháp: = DSUM(BLOCK, COLUMN, CRETERIA) * BLOCK: Phạm vi khôi cơ sở dữ liệu cần khai thác. * COLUMN: Sô' cột chứa dữ liệu cần khai thác trong phạm vi khối cơ sở dữ liệu. * CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện. 51 - Hàm Daverage: Tính trung bình sô của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu. + Cú pháp: = DAVERAGE (BLOCK, COLUMN, CRETERLA) * BLOCK: Phạm vi khối cơ sở dữ liệu cần khai thác. * COLUMN: Số cột chứa dữ liệu cần khai thác trong phạm vi khôi cơ sỏ dữ liệu. * CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện. Tính trung bình cộng các giá trị trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria. = DAVERAGE($A$3:$H$10, 7, C13:C14) = DAVERAGE($A$3:$H$10, $G$3, G13:H14) - Hàm Dmax: Tìm trị sô' cao nhất của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu. + Cú pháp: = DMAX (BLOCK, COLUMN, CRETERIA) * BLOCK: Phạm vi khôi cơ sở dữ liệu cần khai thác. * COLUMN: Số cột chứa dữ liệu cần khai thác trong phạm vi khôi cơ sở dữ liệu. * CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện. Tìm trị lớn nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria. = DMAX($A$3:$H$10, “BAC”, C13:C14) = DMAX($A$3:$H$10, 5, G13:H14) - Hàm Dmin: Tìm trị sô thấp nhất của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu. + Cú pháp: = DMIN(BLOCK, COLUMN, CRETERIA) * BLOCK: Phạm vi khôi cơ sở dữ liệu cần khai thác. * COLUMN: Sô cột chứa dữ liệu cần khai thác trong phạm vi khối cơ sở dữ liệu. 52 * CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện. Tìm trị nhỏ nhất trong cột íìeỉd của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria. = DMIN($A$3:$H$10, $D$3, C13:C14) = DMIN($A$3:$H$10, 5, C13:C14) - Hàm Dcount: Đếm tổng sô" ô của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu. Tìm trị số cao nhất của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu. + Cú pháp: = DCOUNT (BLOCK, COLUMN, CRETERIA) * BLOCK: Phạm vi khối cơ sở dữ liệu cần khai thác * COLUMN: Scí cột chứa dữ liệu cần khai thác trong phạm vi khôi cơ sở dữ liệu. * CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện. Đếm các ô kiểu sô" trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria. = DCOUNT($A$3:$H$10, 4, C13:C14) = DCOUNT($A$3:$H$10, 4, G13:H14) - Hàm Dcounta Đếm các ô khác rỗng trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria. = DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, C13:C14) = DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, G13:H14) 5. Pivot Table Cơ sở dữ liệu là một tập hợp của những mẫu tin, cơ sở dữ liệu được trình bày theo cấu trúc cột, dòng (mỗi dòng tin tương ứng với một cột và một mẫu tin tương ứng với một dòng của bảng tính). Tuy nhiên với cấu trúc này, bạn sẽ gặp khó khăn khi cần phân tích hay tổng hợp những dữ liệu theo từng đề mục. 53 Với tính năng Pivot Table của Excel, bạn có thể sắp xếp và trình bày những vùng tin trong cơ sở dữ liệu, để có thể nhanh chóng phân tích hay thống kê dữ liệu theo nhiều hướng khác nhau. * Một Pivot Table gồm có 4 thành phần như sau: - Page: Hiển thị một mục tin trong vùng tin lựa chọn làm đề mục chính cho Pivot Table (co thể có hoặc không). - Row: Hiển thị những mục tin trong vùng tin lựa chọn như những vùng tiêu đề (có thể có hoặc không). - Column: Hiển thị những mục tin trong vùng tin lựa chọn như những cột tiêu đề (bắt buộc phải có). - Data: vùng dữ liệu cần tính toán hay thống kê tương ứng với cột/dòng tiêu đề (bắt buộc phải có). * Các bước thực hiện: 1. Chọn lệnh Data/Pivot Table (xuất hiện hộp thoại Pivot Table chọn Next hai lần). 2. Lựa chọn trong phạm vi vùng chứa cơ sở dữ liệu trên bảng tính: + Nháy chuột vào phạm vi vùng cơ sở dữ liệu (Excel xuất hiện đưòng chuyển động xoay quanh khôi lựa chọn). + Chọn Next. 3. Chọn Finish. Ví dụ: Sử dụng Pivot Table để phân tích bảng tính Dựa vào bảng sau hãy phân tích số’ lượng hàng đã giao cho từng khách hàng: Đơn vị Sản phẩm Số lượng Giá Trị giá Thuế Tổng Loan Bánh 170 5 850 0.15 977.5 Loan Bánh 350 5 1750 0.15 2012.5 Nam Bánh 600 5 3000 0.15 3450 54 Đơn vị Sản phẩm Số lượng Giá Trị giá Thuế Tổng Sao Thuốc 590 20 11800 11800 Nam Cà phê 550 10 4000 0.02 5610 Loan Cà phê 400 10 4000 0.02 5610 Loan Thuốc 280 20 5600 5600 Bước 1: Bấm vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu sau đó vào Data/Pivol Table Report, thấy xuất hiện cửa sổ Pivot Table Wizard Step 1 of 4. Bước 2: Bấm Next thấy xuất hiện cửa sổ Pivot Table Wizard Step 2 of 4. ở cửa sổ này ta chọn vùng dữ liệu cần phân tích (thông thường máy tự chọn) -> bấm Next sẽ thấy xuất hiện cửa sổ Pivol Table Wizard Step 3 of 4. PivotTable Wizafd - Step 3 of 4 I ? | x | CUD K L a J * m Construct your PivotTable by dragging the field buttons on the right to the diagram on the left. Tại cửa sổ này kéo các trường vào vùng Column, Row, Data (nhìn ví dụ trên cửa sổ). 55 Sau đó bấm kép chuột vào trường nằm ở vùng data sẽ xuất hiện cửa sổ. PivotTable Field Source field: So luong Name: Ị Summarize by: Sụrn° , H I Count “1 Average Max J Min Product Count Nums d B B Delete j Number.,. Options >> I Tại cửa sổ này chọn hàm sử dụng để phân tích dữ liệu sau đó bấm OK. Bấm tiếp Next sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép chọn vùng chứa dữ liệu sau khi phân tích: - New Worksheet: nếu đưa dữ liệu sang Sheet mới. - Existing Worksheet: nếu để dữ liệu ở Sheet hiện hành. Bấm Finish để kết thúc. 56 PHẦN II: THỰC HÀNH PHẨN MỀM KẾ TOÁN MISA Chương I TỔNG QUAN VẼ PHẦN MỀM KÊ TOÁN 1. Khái niệm phần mềm kế toán Phần mềm kê toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. 2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn: 2.1. Công đoan 1: Nhận dữ liệu đầu vào - Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thông tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. 57 - Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. 2.2. Công đoan 2: Xử lý - Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tô chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thông kê trong công đoạn sau. - Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản. 2.3. Công đoan 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra - Căn cứ trên kết quả xử ]ý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thông kê, phân tích,... Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu, để phục vụ cho các mục đích phân tích, thông kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thông phần mềm khác. - Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bốt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị. Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công. 3. Tính Ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công 3.1. Tính chính xác Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu 58 được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều ốô sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kê toán tổng hợp bị sai lệch. 3.2. T ính hiệu quả Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì ngưòi đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 3.3. Tính chuyên nghiệp Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đổi tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư. Đây là một yếu tô' có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình. 3.4. T ính cộng tác Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,... cho tới lương, tài sản cô' định và cho phép nhiều ngưòi làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như vậy, trong môi trường làm việc này sô' liệu đầu ra của người này có thể là sô' liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi 59 trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn. 4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán 4.1. Đối với doanh nghiệp - Đôi với kê toán viên + Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay. + Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ. - Đôi với kế toán trưởng + Tiết kiệm thòi gian trong việc tổng hộp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán. + Cung cấp tức thì được bất kỳ số" liệu kê toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu. - Đối với giám đốc tài chính + Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng. + Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng. - ĐỐI với giám đốc điều hành + Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả. + Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cưòng được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. 4.2. Đối với cơ quan thuê và kiêm toán - Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp. 60 Chương II mở sổ KỄ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sau khi hoàn th à n h Chương này, bạn có th ể nắm được: - Các bước tiến hành mở sổ kế toán. - Cách nhập sô" dư ban đầu. - Cách phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán. - Cách khóa sổ kế toán cuối kỳ. - Việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trê n máy vi tín h . - Phương thức trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận. - Quy trình cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp. 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 1.1. M ở SỔ Trong các phần mềm kế toán, việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán) được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá trình mở sổ được thực hiện qua một số’ bước trong đó cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ trên máy tính, chọn ngày bắt đầu mở sổ kế toán, chọn chế độ kế toán, chọn phương pháp tính giá,... 61 *•) Thiel lập doanh nghiệp 2. Đặt tên cho cơ sở dữ liệu mới Nhập tẽn cơ sớ dữ iệu mới (ví dự Tên_công_ty_Nãm_2009 í |KE toan 2009 Non lưu cơ sở dữ liệu mới Ị õ '.Oata '*1 A Thòng dr chí được kha báo một lẩn duy nhát khi thiết < lập DN Vi vậy. bận cần khá bi) đẩy đ i chính xác ______ _ị Tiểpĩục > ket Omjc I Híy bó y Thiết lệp doanh nghiệp 4. Thiết lập năm kế toán Ngày bát đẩu hạch loán (Ngày tả thiều tiên chứng lừ kế toán bạn định nhập vào MISA Ngày này cỏ thề sớm hoặc muộn hơn ngày bắt đầu sứ dụng MISA] |01/01/2009 Tháng đáu tiên cúa năm tài chính I Tháng 1 TỊ (Lưu ý: đây không phải là tháng bát đầu sủ dựig M I SA) Thõng tin chí được khai báo một lấn áuịi nhất khi thiết lập DN. Vì vậy. bạn cần khã bấũ đầy đú. cNnh xác. < Quay lạ ĩ ^ 7 j Ị Kết thúc I Húy bó I 62 "3 Thiết lạp doanh nghiẹp 6. Hệ thống tài khoản kế toán - ( • |)oanh nghiệp Ịngan định)----------- Chế độ k ế ỉ oán doanh nghiệp ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC. (• |,a doanh nghiệp thông thường (thưcrng mẹi’ dỊ ch vỹ. sản x u át,. I c Là doanh nghiệp xây lấc c Doanh nghiệp nhỏ và vừa --------------------------- ( Ché độ kế toán nhổ và vừa ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngạy 14/9/2006 của Bộ trướng BTC) Xem A Thông tin chỉ đư ợ c khai báo một lần duỵ nhất khi thiết I Kếỉ thúc I Húy bó lập 0N. Vì vậy. bạn cần khai báo đầy đủ, chính xác. _________■ ■ I _______________________ I __ ___ ___ Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán, người sử dụng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau. Ví dụ: 63 1.2. K hai báo danh m ục Sau khi tiến hành mở sổ kế toán xong, để có thể hạch toán được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì người sử dụng phải tiến hành khai báo một số danh mục ban đầu. 1.2.1. Danh mục hệ thống tài khoản Danh mục hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, vì hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thông tài khoản chuẩn theo quy dịnh của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh được hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thông tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Vào: Soạn thảo/Hệ thông tài khoản. lípi H ệ íh ố n q tài k h o ả n S ứ a MS sổ T ẽ n l à i k h o ả n L o ạ i l iể n 1111 Tien Việt nam VND 111 111 2 N goại lệ USD 111 111 3 V àn g b ạ c . kim khí quí. đ á quí VND 111 112 Tiển gứi n g à n h à n g VND 1121 Tiển Vtệl Nam VND 112 1121.01 T iển Việl N am tại NH N ô n g n ghiệp VND 1121 112 1 .0 2 T iền Việt N am tại NH BIDV VND 1121 11 2 2 N goại tệ USD 11 2 11 2 3 V à n g b ạ c . kim khí qu í. đ á quí VND 112 113 Tiển đ a n g ch u y ể n VNO 1131 Tien Việt Nam VND 11 3 1 1 3 2 N goại lệ USD 11 3 121 Đ ầ u tư c h ứ n g k h o á n n g ắ n h ạ n VND 1211 Cồ phiếu VND 121 1 2 1 2 Trái phiếu, tín phiếư. kỳ p hiếu VND 121 128 Đ ầ u lư n g ắ n h ạ n k h á c VND 1281 Tiền gữi c ó kỳ h ạ n VND 128 128 8 Đ ầ u lư n g ắ n h ạ n k h á c VND 128 12 9 D ự p h ò n g giảm giá đ l u tư n g ắ n h ạn VND S ố b ả n ghi: 21 6 64 Ĩ K tổ n g h ợ p Muôn thêm mới tài khoản vào: Soạn thảo/Hệ thống tài khoản/thêm. Muôn sửa, tìm hoặc in thì vào tương tự như trên. 1.2.2. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp Trong các phần mềm kế toán danh mục này được người sử dụng khai báo nhằm lập báo cáo thông kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông thường sẽ do ngưòi sử dụng đặt sao cho phù hợp vối mô hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp. Có rất nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác nhau, các phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đôi tượng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể. Ví dụ: - Dùng phương pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên khách hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao. - Dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp mối bắt đầu từ 1, 2, 3,... Tuy nhiên, cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý nào. Một sô' điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán: - Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau. - Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một mã khác. 65 r - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ \\Ệậ D an h s á c h 1 h á c h h ằ n g _ “ X D m * M â @ 1 T hêm sú ra X ó a Tìm In N ạp Giúp Đ ó n g 1 M S k h á c h h à n g T èn khách hàng S ổ điện thoại Ị CT HOANAM C ông ty Co p h â n H o a Nam 0 1 0 0 7 8 2 2 0 9 CT HUEHOA C òng ty c ổ p h ầ n H uệ H oa 0100784238-1 CT PHUTHE C òng ty TNHH P h ú T hế 0 1 0 1 3 3 1 0 2 2 CĨ~TAN HOA C ông ty TNHH T â n H ò a 01001 £ 5 4 3 2 C ĩ ĩ HAI LAN C ông ty c ổ p h ầ n Thái Lan 0100230328-1 CT TIENDAT C ông ly TNHH Tiến Đ ạt Ữ100 1 0 2 4 7 8 CT .TRAA NH C òng ty TNHH Trà A nh 01 o o tn 3354 S ố b ả n ghi; 8 1.2.3. Danh mục vật tư hàng hóa Danh mục vật tư hàng hóa dùng đ ể theo dõi các vật tư , hàng hóa. Nó được sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật tư, hàng hóa đó. Mỗi vật tư, hàng hóa sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt mã hiệu cho vật tư, hàng hóa cũng giông như đặt mã hiệu cho đôi tượng khách hàng, nhà cung cấp, nó do người sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp vối công tác quản lý vật tư, hàng hóa tại doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tư, hàng hóa. Trong trường hợp cùng một vật tư nhưng có nhiều loại khác nhau thì người sử dụng có thể bổ sung thêm đặc trưng của vật tư, hàng hóa đó. Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công. 66 Thêm Súra Xóa Tìm In Nạp Giúp Đóng MS VẠI lư Tên vẠt lư SL Tổn l o ý N h ó * ■ H K ' ~ ■ ■ ■ ■ CV_Lephixangdau cv c Ch’ EdfcnfliS DD_NÒKIA6 Điộn tho$i NOKIA N6 10 Mục Kèn quan đến Hàng hoá DD_NOKIA7 Điộn ỉhoặi NOKIA N7 1 Mục tòn quan đến Hàng hoẮ DD_SAMSUNGD9 Điện íhoội SAMSUNG D9 1 Mục tên quan đến Hàng hoá DD_SAMSUNGE8 Điên Ihại SAMSUNG E8 26 Mục Sên quan đến Hàng hoá DH_SHIMAZU12 Điéu hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU 8 Mục liốn quan đốn Hàng hoá DH.SHIMAZU24 Điểu hòa nh»ệi độ SHIMAZU 24000BTU 9 Mục Bên quan đến Hàng hoá DIENC091 Quại điện cơ 91 4 Mục bên quan đến Hàng hoá FC Tính IS nợ 0 Tính phí MVTFUJI MẶy vi ơnh Fuji 2 Mục hèn quan đến Hàng hoá TL T0SHIBA11Ũ Tú l$nh TOSHIBA 110 lít 8 Mục liên quan đến Hàng hoá TL TOSHIBASO Tú l*nh TOSHIBA 60 Kt 6 Mục lèn quan đến Hàng hoá TV LGPHANG19 Tivi LG 19 incheỉ 20 Mục bên quan đến Hàng hoá TV~LGPHANG21 Tivi LG 21 inches 5 Mục bên quan đến Hàng hoá TV~LG PHANG 29 Tivi LG 29 inches 2 Mục bân quan đến Hàng hoố «1 I số bin ghe 16 1.2.4. Danh mục tài sản cố định Danh mục tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà doanh nghiệp quản lý. Mỗi tài sản cố định được mang một mã hiệu riêng và kèm với nó là các thông tin về tài sản như: tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ,... đều phải được cập nhật trước khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định. Việc đặt mã này cũng do người sử dụng quyết định. Việc đặt mã hiệu cho tài sản cô' định trong bảng mã tài sản cố’ định tương ứng với việc mỏ thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố’ định để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế toán thủ công. lif t Danh • ách tài í-ảri i:ố đinh Thêm Sủa Xóa Tìm InE)N<ạp©Giúp Đóng □ & X M 8 tà i *Ẵn MVT1 MVT2 MVT3 NHA1 T ê n tà i s ả n Máy VI tinh Intel 01 Máy VI tính Intel 02 Máy VI tính Intel 03 Nhà AI N g u y ên g iá 12 000 000 10 000 000 10 000 000 150 000 000 P h â n loo* EQUIPMENT EQUIPMENT EQUIPMENT HOUSE Đ ơ n V| SD N g ư ờ i SD 0T012 SỐ b in oh' 6 67 Xe TOYOTA 12 chỗ ngôi 850 000 000 AUTOMOBI 2. N hập số dư ban đầu Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban đầu như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định,... người sử dụng sẽ tiến hành nhập sô' dư ban đầu cho các tài khoản. Số dư ỏ đây có thể là dư Nợ hoặc dư Có, là VNĐ hay ngoại tệ. Số dư ban đầu gồm có: - SỐ dư đầu kỳ của tài khoản: là số dư đầu của tháng bắt đầu hạch toán trên máy (sô' liệu hạch toán trên máy có thể không phải bắt đầu từ tháng 01). - Số dư đầu năm: là sô' dư Nợ hoặc dư Có ngày 01 tháng 01. Việc nhập sô" dư trên các phần mềm thường được thực hiện sau khi khai báo xong các danh mục ban đầu và trước khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. 007 Ngóp tệ CÁC bội ooe Dự toán chi Jự r»gh(ộp. dự ổn c 111 ĩ lẻn mặt 1111 Tiển Viộ* nam 1 003 425 687 1 003 425 687 0 1112 Ngo$i tệ 1113 Vàng bạc. km khí quí. đá quí 112 Tiền gứi ngân hàng 1121 ĩiển V|Ộ» Nam 1121 01 ĩ4 n V Ậ N « n t? NH Nâng 100 220 000 100 220 000 0 1121.02 ĩ«én Việ* Nam tội NH BIDV 150 437 052 150 437 052 0 1122 Ngo*tệ 1123 Vàng b$c. km khi qui. đá qui 113 Tiền đang chuyền 1131 Tiền Việl Nam 1132 Ngoại tộ 121 Đáu tư chứng khoán ngắn hạn 1211 Cổ phiếuTC nflofcv 2 455 982 320 2465 982320 24C S tB 2 3 2 t Trự AM) Tìfl) kiêm 1Ịj> luc 3. Khóa sổ k ế toán cuối kỳ Thông thường vào cuối năm kế toán sau khi đã hoàn thành, in và gửi báo cáo tài chính cho các cơ quan thuế, đầu tư kế toán trưởng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán nhằm hạn chế và ngăn chặn sự chỉnh sửa can thiệp vào dữ liệu đã hoàn chỉnh. Trong các phần mềm kế toán, tính năng này được đưa vào, cho phép khóa sổ toàn bộ chứng từ đã nhập liệu thuộc 68 ruột hoặc nhiều phân hệ kế toán trong khoảng thời gian do ngưòi dùng lựa chọn. Sau khi thực hiện thao tác khóa sổ, toàn bộ chứng từ kể từ ngày khóa sổ trở về trước sẽ không sửa lại được để đảm báo tính nhất quán của số liệu báo cáo. K h o á c ò / b ò V h ' N g à y k h o á s ổ h i ệ n th ờ i 3 1 / 1 2 / 2 0 0 8 |khó«;«;ổ| B ỏ k h ó a s ổ £ h ọ n n g à y k h o ấ s ổ m ớ i 131 / 1 2 / 2 0 0 9 S a u k h i k h o ố s ổ , m ọ i c h ứ n g t ừ k ể l ừ n g à y k h o á s ổ '■ " N l f ở v ổ I r ư ớ c s ẽ k h ô n g ) I h ể s ử a đ ổ i C h í n e n I h ự c h iộ n - * k h o á s ổ k h i c h ắ c c h a n m ọ i c h ứ n g t ừ đ 3 đ ư ợ c G h i C D s ổ v à s ố liộ u trô n c á c b á o c ố o đ 3 đ ư ợ c p h ê d u y ê ỉ. X h ự c h iộ n I t í ụ ý b ỏ ]<,© * q u ả T iỢ g iú p Trong một sô" trường hợp đặc biệt cần sửa lại chứng từ đã khóa sổ thì các phần mềm kê toán cung cấp chức năng Bỏ khóa sổ để người sử dụng có thể thực hiện thao tác sửa chứng từ. K h o á s ổ / b ỏ k h ó a s ổ N g à y k h o á s ổ h i ệ n th ờ i 3 1 / 1 2 / 2 0 0 8 K h ó a s ổ I (B o k h ó ạ *ỔỊ Đ ặ t v ể n g à y k h ó a s ổ c ũ ị 31 / 1 2 / 2 0 0 8 69 X h ự c h i ệ n I H u ý b ó J<ết q u ả T r ợ g iú p 4. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính - Lập bản sao sổ sách đề phòng sự cố, thiển tai, địch họa Kế toán thường phải lập các bản sao lưu, dự phòng khi theo dõi sổ kế toán trên máy vi tính nhằm đảm bảo an toàn cho các chứng từ, sổ sách, báo cáo trong trường hợp gặp sự cố bất thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Việc lập các bản sao này có thể diễn ra định kỳ hoặc không định kỳ tùy thuộc vào thiết lập ban đầu của người sử dụng. Trong phần mềm kê toán, thao tác sao lưu sẽ tạo ra một bản sao toàn bộ các chứng từ, sổ sách hoàn toàn giông so với bản gốc, cho phép làm giảm tôi đa hậu quả khi có sự cố. Các bản sao lưu này nên được cất giữ ỏ vị trí an toán như: ổ cứng, băng từ... ĩ u y c họ n B áo c á o T lển lươ ng n S a o lư u - C' K hông tự đ ộ n g sa o lưu (* H àn g ngày C' H àn g tu ần v à o th ứ P* c* H àn g th án g v ào ngày Ị Đápạý : hluýbi H T ính lãi n ợ V ật tư h à n g h ó a Thời diểm sa o lưu trong n g à y ----------------------- a ỉig ạ y s a u khi k ế t th ú c MISA c H ẹn g iờ I Ũ5.0Q.00 PM ~*H r Chỉ sa o lưu v à o tệ p c ó tè n ự (• S a o lưu c h è n thêm v à o lộ p c ũ c S a o lưu đ è lén tệp c ũ T h ư m ục s a o lưu |D ^ N én d ữ liệu *ởo lưu 'm - Phục hồi sổ sách kế toán sau sự cố Trong quá trình hạch toán, sử dụng các phần mềm kế toán, người sử dụng có thể bị mất các chứng từ, sô sách, báo 70 cáo đã lập do nhiều nguyên nhân khác nhau. Khi đó, nếu người sử dụng đã từng lập các bản sao dự phòng thì có thê tiên hành phục hồi lại các bản sao đó, sau đó in lại sổ sách, báo cáo bị mất. ' Phục hoi d / li-ru r P h ụ c h ổ i lừ ... |c '.Program File lĩroupVMISA-SME Vemon 7 S\E:sd,up\BAIĨAP_:’Cl08 Qj ij j w Chọn từ tệp sao lưu Danh sách cá c bần sao - I Tên dữ bệu ỊN g ạy g iờ sao lư u BAITAP_:008 9/3/2008 3 1 s 51 PM Co tử dữ liệu I BAITAP_20Ũ£( ■31 Thực hiện K ố thúc 5. Bài tập thự c h àn h Công ty TNHH ABC (đây là một công ty ví dụ, không phải là số liệu cụ thể của bất kỳ công ty nào) bắt đầu sử dụng từ ngày 01-01-2009 có các thông tin sau: Chế độ kế toán áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ BTC Ngày bắt đầu 01/01/2009 Ngày khóa sổ 31/12/2008 Hiệu lực báo cáo 31/12/2009 Tháng đầu tiên của năm tài chính Tháng 01 Đồng tiền hạch toán VNĐ Chế độ ghi sổ Tức thòi 71 Vật tư, hàng hóa hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phương pháp tính giá trị tồn kho bình quân cuối kỳ * Danh mục vật tư, hàng hóa: STT Mã vãt tư Tên vật tư Nhóm vật tư Thuế suất (%) Kho ngẩm định Tài khoản ngẩm định 1 TV_LGPHAN G19 2 TV_LGPHAN G21 3 TV_LGPHAN G29 4 TL_TOSHIBA 110 5 TL_TOSHIBA 60 Tivi LG 19 inches HH 10 156 1561 Tivi LG 21 inches HH 10 156 1561 Tivi LG 29 inchesHH 10 156 1561 Tủ lạnh TOSHIBA 110 lítHH 10 156 1561 Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít HH 10 156 1561 6 DD_NOKIAN6 Điện thoại NOKIA N6 HH 10 156 1561 7 7 DD_NOKIAN7 8 DD_SAMSUN GE8 9 DD_SAMSUN GD9 10 DH_SHIMAZU 12 11 DH_SHMAZU 24 72 Điện thoại NOKIA N7 HH 10 156 1561 Điện thoại SAMSUNG E8HH 10 156 1561 Điện thoại SAMSUNG D9HH 10 156 1561 Điéu hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU HH 10 156 1561 Điéu hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTUHH 10 156 1561 * Danh mục khách hàng: Stt Mã khách hàng Tên đơn vị Mã số thuế Địa chỉ 1 CTJIENDAT Công ty TNHH Tiến Đạt 2 CT_TANHOA Công ty TNHH Tân Hoà 3 CTTRMNH Công ty TNHH Trà Anh 4 CT_PHUTHE Công ty TNHH Phú Thế 5 CT_HOAANH Công ty cổ phần Hoà Anh 6 CTJHUEHOA Công ty cổ phần Huệ Hoa 7 CTJHOANAM Công ty cổ phần Hoa Nam 8 CT_THAILAN Công ty cổ phần Thái Lan 0100102478 Số 6, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 0100165432 Số 21 Thăng Long, Từ Liêm, Hà Nội 0100013354 Số 333 Xuân Thuỷ - cáu Giấy - Hà Nội 0101331022 Số 211 Láng Hạ, Đổng Đa, Hà Nội 0100106955 Số 108 Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội 0100784238-1 Số 99 Lè Lai, Hoàn Kiếm, Hà Nội 0100782209 Sổ 231 Hà An, Hàn Thuyên, Bắc Ninh 0100230328-1 Số 99 Tùng Lân, Từ Sơn, Bắc Ninh * Danh mục nhà cung cấp: stt Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Mã số thuế Địa chỉ 1 CT_LANTA Công ty TNHH Lan Tân 2 CTJHAUEN Công ty TNHH Hà Liên 3 CT_HONGHA Công ty TNHH Hồng Hà 4 CT_HATHANH Công ty cổ phắn Hà Thành 5 CTJANVAN Công ty cổ phần Tân Văn 6 CT_PHUTHAI Còng ty cổ phắn Phú Thái 0100422877 Số 47 Phạm Hồng Thái, Ba Đình, Hả Nọi 0100234567 Số 213 Hai Bà Trưng, Hà Nội 0100231467 SỐ 241 Nguyên Văn Cừ, Long Bièn - Hà Nội 0100311767 Số 212 Trần Cung, Từ Liêm, Hà Nội 0100835877 Số 56 Đường Bưởi, Ba Đình, Hà Nội 0100698711 Số 35 Hàm Long, Long Biên, Hà Nội 73 * Danh mục Tài sản cố định (TSCĐ): TSCĐTên TSCĐ Ngày sử Mã dụng Năm sử dụng (năm) Nguyên giáHao mòn lũy kế Giá trị còn lại NHA1 Nhà A1 01/01/2002 10 150.000.000 90.000.000 60.000.000 0T012 Xe TOYOTA 12 chỗ ngổi MVT1 Máy vi tính intel 01 MVT2 Máy vi tính intel 02 01/01/2001 10 850.000.000 595.000.000 225.000.000 01/01/2006 3 12.000.000 4.000.000 8.000.000 01/01/2006 3 10.000.000 3.300.000 6.700.000 Tổng cộng 1.022.000.000 699.700.000 322.300.000 * Danh mục cán bộ, nhân viên: viên Ho và tên Phòng stt Mã nhãn ban Lương cơ bản Phụ cấp Khoản lương 1 PMQUANG Phạm Minh Quang Giám dốc 4.500.000 500.000 Lương cơ bản có định 2 TNPHUON G Tạ Nguyệt Phương P.Giám đốc 4.000.000 500.000 Lương cơ bản cố định 3 NVNAM Nguyễn Văn Nam Hành chính 4 NVBINH Nguyễn Văn Bình Hành chính 5 TDCHI Trán Đức Chi Kinh doanh 6 LMDUYEN Lê Mỹ Duyên Kinh doanh 7 NTLAN Nguyên Thị Lan Kinh doanh 2.000.000 100.000 Lương cơ bản thời gian (ngày) 1.500.000 100.000 Lương cơ bản thời gian (ngày) 2.100.000 200.000 Lương cơ bản thời gian (ngày) 2.500.000 200.000 Lương cơ bản thời gian (ngày) 1.900.000 200.000 Lương cơ bàn thời gian (ngáy) 8 PVMINH Phạm Văn Minh Kế toán 2.300.000 100.000 Lương cơ bản thời gian (ngáy 74 * Khai báo sô' dư đầu năm: Sôi hiệu tài khoản Tên tài khoản Đầu kỳ Cấp 1 Cấp 2 NỢ Cỏ 111 Tiền mệt 1111 Tién Việt Nam 1.003.425.687 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tién Việt Nam 1121.01 Tại Ngân hàng Nống nghiệp 100.220.000 1121.02 Tại Ngân hàng BIDV 150.437.052 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết Công ty TNHH Tân Hoà 30.510.000 Công ty cổ phẩn Huệ Hoa 50.486.250 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 6.303.331 156 Hàng hoá Chi tiết Điện thoại Samsung E8; só lượng:20 Tivi LG 19 inches; số lượng 10 78.200.000 24.400.000 211 Tài sản cố định (*) 1.022.000.000 214 Hao mòn TSCĐ 699.700.000 311 Vay ngắn hạn 200.000.000 331 Phải trả cho người bán Chi tiết Công ty TNHH Hóng Hà 100.200.000 Công ty TNHH Hà Liên 80.900.000 333 Thuế và các khoản phải nộp NSNN 75 Sô' hiệu tài khoản Tên tài khoản Đầu kỹ Cấp 1 Cấp 2 NỢ Có 33311 Thuế GTGT đáu ra phải nộp 411 Nguón vốn kinh doanh 4111 Vốn đắu tư của chủ sở hữu * Chi tiết theo từng tài sản cố định. Yêu cầu: 12 834 091 1 372 348 229 1. Tạo cơ sở dữ liệu cho Công ty ABC theo những thông tin đã có. 2. Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hoá, danh sách cán bộ, công nhân viên. 3. Nhập số dư ban đầu. 76 Chương III KÊ TOÁN VỐN BẰNG TIÊN S au k hi hoàn th à n h Chương này, bạn có th ể nắm được: - Nguyên tắc hạch toán. - Mô hình hoạt động thu chi tiền m ặt, tiền gửi. - Sơ đồ hạch toán kế toán vôn bằng tiền. - Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán. 1. N guyên tắc hạch toán - Doanh nghiệp phải sử dụng thông nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Muôn sử dụng đồng tiền ngoại tệ để ghi sổ thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính. - Nếu sử dụng đồng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng N hà nước Việt Nam công bố tại thời điểm p hát sinh nghiệp vụ. - Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở tài khoản tiền m ặt phải tín h ra tiền theo giá thực tế và không áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 77 2. Mô h ìn h hóa h oạt độn g th u ch i tiề n m ặt 2.1. Thu tiền m ặt 2.2. Chi tiền m ặt 78