🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Giáo trình tin học đại cương - Đỗ Thanh Mai Ebooks Nhóm Zalo GT.0000027141 CIÁO TRÌNH TI N HỘC 1 DẠI CỨƠNG ■ ___ ___ ___ ___ ___ ___ J NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN DỎ THANIỈ MAI GIÁO TRÌNH TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG A'ịỊirừi (lium gia thực hiện: Đỗ Thanh Mai (Chú biên) Nguyễn Ngọc Hường, Tô Hữu Nguyên NHÀ XUÁT BẢN ĐẠI MỌC TIIÁI NGUYÊN NĂM 2017 0 6 - 2 8 M Ã SÓ : ---------------------- Đ H T N -2 0 1 7 MỤC LỤC ang Tr ...9 LỜI NÓI Đ À U ............................................................................................................. 1 I CH Ư Ơ N G ]. M Á Y TÍNH C Ã N B A N ............................................................... 11 1.1. Khái quát ve máy tính diện tu .11 1.1.1. M áy tính đè b à n ................................................................................... . I 1 1.1.2. M áy tính xách ta y ............................................................................... 12 1.13. Máy c h ú .................................................................................................. .12 1.1.4. M áy tính báng....................................................................................... .13 1.1.5. Thiết bị điện toán cầm ta y ............................................................... .13 1.1.6. Thiết bị hỗ trợ cá nhân kĩ thuật số ( P D A ) ................................. .13 1.1.7. Thiết bị da phương tiện hoặc nghe n h ạ c .................................... . 14 1.1.8. Các loại máy tính k h á c ..................................................................... 14 1.2. Các bộ phận cấu thành máy tính cá nhân . 14 1.2.1. Bộ vi xu lý ............................................................................................. . 15 1.2.2. Bộ n h ớ .................................................................................................... 19 1.2.3. Các thiết bị nhập/ xuất dữ l i ệ u ...................................................... .22 1.2.4. Các thiết bị kết n ố i ............................................................................. .23 1.3. IMiần mềm máy tính I 1 Phân niêm v ú lý vãn híìn .24 1.3.2. Phần niềm bảng tín h .......................................................................... .24 1.3.3. Phần mềm trình ch iếu ........................................................................ .25 1.3.4. Phần m ềm quán lý cơ sớ dữ li ệ u ................................................... .25 1.3.5. Phần mềm đồ h ọ a ............................................................................... .25 1.3.6. Các công cụ tiện í c h ........................................................................... .25 1.4. M ột số kĩ thuật xử lý sụ cố máy tính căn bán .25 1.4.1. Gia tăng hiệu suất cua máy t í n h .................................................... .26 1.4.2. G iữ gìn và báo quán m áy tín h ........................................................ 3 1.4.3. Tiến hành báo tri phần c ứ n g ..............................................................27 1.5. Ilộ điều hành W in d o w s .............................................................................27 1.5.1 Giới thiệu chung về hệ điều liànli.................................................... 27 1.5.2. Các thao tác với tệp tin và thư m ục ................................................ 28 1.6. Sú dụn g Control P a n e l..............................................................................32 1.6.1. Cài đặt máy in (Printers).................................................................... 32 1.6.2. Thiết lập độ phân giai màn hình, ảnh nền, màn hình c h ờ .....33 1.6.3. X em và chỉnh sứa ngày, giờ hệ th ố n g ............................................34 1.7. Cài đặt hoặc gõ’ bỏ các ch u ong trình ứng dụng 34 1.7.1. Cài đặt một chương trình m ớ i .......................................................... 34 1.7.2. G ỡ bò một chương trìn h ..................................................................... 35 C H Ư Ơ N G II. M IC R O S O FT W O R D ...................................................................36 2.1. Tông quan về Microsoft W o r d ..............................................................36 2.1 1 Khởi động chương tr ìn h .....................................................................36 2.1.2. Giới thiệu thanh R ib b o n .....................................................................37 2 .13. T hanh công cụ n h a n h ...........................................................................41 2 . 1 4 File B utton...............................................................................................42 2.1.5. Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đ o .............................43 2.2. Một số thao tác soạn thảo văn b ả n ...................................................... 43 2.2.1. Khái niệm văn bán................................................................................ 43 2.2.2. Các thao tác với một tệp văn b ả n ....................................................44 2.2.3. Soạn tháo văn b à n ................................................................................46 2.3. Các thao tác định dạng 47 2.3.1. Lựa chọn văn b ả n ................................................................................. 47 2.3.2. Sao chép, cắt dán, xóa vãn b à n ....................................................... 48 2.3.3. Làm việc với đoạn văn b à n ...............................................................49 2.3.4. T ùy biến Font c h ữ ................................................................................ 53 2.3.5. Đánh dấu đầu đoạn và đánh số thú tự tự động ........................... 55 2.3.6. Chia cột cho văn ban ........................................................................... 58 2.3.7. Tạo chữ cái lớn đầu đ o ạ n ...................................................................59 2.4. Chèn các đối tuọTig vào văn b ả n ...........................................................59 2.4.1. Đánh số trung văn b ủ n ............................................................................59 2.4.2. C hèn hình an h ......................................................................................... 60 2.4.3. Chèn đối tượng Shapes......................................................................62 2.4.4. Chèn đối tượng S m artA rt.................................................................64 2.4.5. C hèn biêu đ ồ ............................................................................................66 2.4.6. Chèn các đối tượng T e x t .....................................................................68 2.4.7. Chèn đối tượng W o r d A rt.................................................................70 2.4.8 Chèn ký tự đặc biệt và công thức toán h ọ c ...............................70 2.5. Bảng b iê u .........................................................................................................72 2.5.1 Chèn bảng vào văn b á n .......................................................................72 2.5.2. Nhập nội dung và trình bày bang b iê u ............................................ 73 2.5.3. Các thao tác làm việc với b a n g ........................................................ 76 2.6. In ấ n .................................................................................................................. 79 2.6.1 Định dạng văn ban trước khi in ........................................................79 2.6.2. Thục hiện in ấ n ...................................................................................... 80 PHÂN T H Ự C HÀNH CH Ư Ơ N G I I ..................................................................... 82 C H Ư Ơ N G III. M ICROSOFT P O W E R P O IN T .................................................87 3.1. Giói thiệu về PowerPoint 87 3.1.1. Khởi động Microsoft P ow erPoint...................................................87 3.1.2. Tạo một bài thuyết trình m ới.............................................................88 3.1.3. C á c h lưu tệp tin lcn đĩa ( S a v c ) ............................................................ 88 3.1.4. Cácli m ở tệp tin (O pen)...................................................................... 89 3.2. Các thao tác vói 1 S lid e ............................................................................ 89 3.2.1. Clièn thêm slide m ới............................................................................ 89 3.2.2. N hân ban slide....................................................................................... 90 3.2.3. Các chế độ hiến thị cúa slide............................................................ 90 3.2.4. Thay đối vị trí các slide.......................................................................91 3.2.5. Xóa slide...................................................................................................91 3.2.6. Đặt màu nền cho slid e......................................................................... 91 3.3. Chèn các đối tu ọn g vào Slide...................................................................93 3.3.1. Chèn hình ảnh, bảng biêu, âin thanh, video vào S lide ..............93 3.3.2. Tạo nút Action Button Insert Movies & Sound .......................... 93 3.3.3. Chèn SmartArt, biểu đồ, chừ nghệ th u ậ t........................................94 3.4. Đặt các hiệu ứng cho dối t ư ọ n g ..............................................................95 3.5. Tạo liên kết cho các đối tu ọ n g ................................................................ 97 3.6. Tong duyệt - In ấn một bài trình d iễn ................................................ 97 3.6.1. Định giờ tự động cho m ột bài trình d iễ n ........................................97 3.6.2. Tông duyệt bài trình diễn Presentation.......................................... 98 3.6.3. In ấn các bài trình d iễ n .........................................................................98 PHẢ N T H ự C HÀ NH C H Ư Ơ N G III................................................................... 100 C H Ư Ơ N G IV. M ICR O SO FT E X C E L ................................................................102 4.1. Tổng quan về Microsoft E xcel...............................................................102 4.1.1. Khởi động chương tr in h .....................................................................102 4.1.2. Thoát khỏi e x c e l....................................................................................103 4.2. Các thao tác đối vói báng tín h ...............................................................103 4.2.1. Thành phần và các thao tác cơ b á n ................................................ 103 4.2.2. Lựa chọn các vùng dừ liệu, hàng, cột, báng t í n h ......................107 4.2.3. Nhập dừ liệu vào bàng t ín h .............................................................. 108 4.3. Dữ liệu và các thao tác vói dũ liệu 109 4.3.1. Kiểu c h u ỗ i.............................................................................................. 109 4.3.2. Kiểu số h ọ c ............................................................................................. 109 4.3.3. Kiêu công t h ứ c ......................................................................................110 4.3.4. Các thao tác dối VỚI dừ liệu.............................................................. 110 4.4. Các thao tác định d ạn g.............................................................................114 4.4.1. Làm việc với ô (C e ll)......................................................................... 114 4.4.2. Làm việc với c ộ t................................................................................... 117 4.4.3. Làm việc với hàng (d ò n g ).................................................................120 4.4.4. Một số thao tác định d ạ n g .................................................................122 4.5. Công thúc và các hàm tính toán 125 4.5.1. Một số khái n iệ m .................................................................................. 125 4.5.2. Các phép to á n ........................................................................................ 126 6 4.5.3. Công thức, hàm ............................................................................... 128 4.6. Các hàm CO’ bán trong E x cel..............................................................130 4.6.1 N hóm hàm ngày th á n g ......................................................................130 4.6.2. Nhóm hàm tim kiếm và tham chiêu ............................................. 132 4.6.3. Nhóm hàm thống k ê ...........................................................................133 4.6.4. N hóm hàm xử lý ch u ỗ i......................................................................135 4.6.5. N hóm hàm Logic.................................................................................137 4.6.6. Hàm toán h ọ c ................................................................................... 138 4.6.7. Nhóm hàm điều k iệ n ......................................................................... 140 4.7. Sắp xếp và lọc dũ liệ u ..............................................................................140 4.7.1 Sắp xếp dữ liệ u .................................................................................... 140 4.7.2. Lọc dù liệu.........................................................................................141 4.8. Co' sỏ' d ữ liệu ............................................................................................. 145 4.8.1. Khái niệm vùng dữ liệu................................................................. 145 4.8.2. Các dạng tiêu c h u ẩ n ....................................................................... 145 4.8.3. Các thao tác rút trích, lọc, tim kiếm thông tin........................145 4.9. Tổng họp dữ liệ u .....................................................................................146 4.10. Bieu d ồ ...................................................................................................... 146 4.10.1. Khái n i ệ m ........................................................................................ 146 4.10.2. Các loại biểu đ ồ ..............................................................................146 4.10.3. Cách tạo biểu đ ồ ............................................................................ 147 4.10.4. Hiệu clùiili biẻu d ò ....................................................................... 147 4.11. Định dạng và in bảng tính................................................................ 148 4.11.1 Định dạng trang in .........................................................................148 4.11.2. Xem và thực hiện in ấ n .............................................................151 PHẦN TH Ự C H À N H C H Ư Ơ N G I V ..............................................................154 C H Ư Ơ N G V. M Ạ N G M Á Y TÍNH VÀ IN T E R N E T ................................... 162 5.1. Khái niệm về mạng máy tính .............................................................. 162 5.1.1. Khái n i ệ m ..............................................................................................162 5.1.2. ư u nhược điếm cùa mạng máy tín h .............................................162 5.2. Sử dụng In tern et.......................................................................................... 163 5.2.1. Tìm hiểu trang w e b ..............................................................................163 5.2.2. Tìm kiếm thông tin trên In te rn e t.....................................................165 5.2.3. Tlut điện từ (E-niail), trò chuyện ( C h a t) ......................................168 5.2.4. 'Van đề bảo mật thông t i n .................................................................. 170 TÀI LIỆU T H A M K H Ả O ..................................................................................... 173 8 LỜI NÓI DÂU Với sự phát triên nhanh và mạnh cùa công nghệ thông tin hiện nay và trong tương lai, mọi công việc trong các lĩnh vực đêu cân đên những ứng dụng cua công nghệ thông tin. Do vậy việc trang bị các kiên thức tin học căn bản là hành trang quan trọng trong quá trình học tập, nghề nghiệp cho các đối tượng người học. Xuất phát tù nhu cầu thực tiễn đó, nhóm tác gia biên soạn quyên sách nàv nham hỗ trợ cho người học tham kháo trong quá trinh học tập và nghiên cứu tại đơn vị đào tạo, vận dụng được trong quá trình công tác sau này. Nội dung quyền sách là những kiến thức và kinh nghiệm có được của nhóm giảng viên có nhiều năm trực tiếp giảng dạy môn Tin học đại cương cho sinh viên không chuyên thuộc khối Đại học Thái Nguyên. Bô cục quyến sách gồm 5 chương. C hương 1 trình bày các kiến thúc cơ bản về máy tính, ơ chương này người dùng được cung cấp các kiến thức cơ ban về máy tính, các thành phần cấu thành, nguyên tắc hoạt động cúa máy tính, cách quản lý dừ liệu trong máy tính.. Chương 2 trình bày các kiến thức về Microsoft Word. Qua chương này người dùng được hiểu thêm các kiến thức cơ bàn về phần mềm soạn tháo văn hán W ord như cách soạn tháo dinh Hạng trình bày một vãn bàn, làm việc với bảng .... C hương 3 trình bày các kiến thức về phần mềm trình chiếu PowerPoint, cách xây dựng, định dạng, trình bày một slide trình chiếu, làm việc với các đối tượng, thiết lập các hiệu ứng, các liên kết trong và ngoài slide .... Chương 4 trình bày các kiến thức Microsoft Excel, gồm các kiến thức cơ bản và cách làm việc trong Excel như: Định dạng, hàm cư bàn, thao tác dù liệu, biểu đ ồ . .. 9 Chương 5 trình bày các kiến thức M ạng máy tính và Internet. Chương này người dùng được cung cấp các kiến thúc cơ bàn nhất cua mạng máy tính, Internet, cách sừ dụng Internet... Trong quá trinh biên soạn, nhóm tác giả đã nhận được nhũng góp ý quý báu của các đồng nghiệp thuộc khối Đại học Thái Nguyên. Mong răng, cuôn sách này là tài liệu hữu ích cho người dùng là sinh viên năm thứ nhất thuộc Đại học Thái Nguyên trong quá trình học tập học phần Tin học đại cương. Chúng tôi rất mong nhận được nhũng ý kiến góp ý cua các đồng nghiệp và độc già gần xa đê cuốn sách ngày càng hoàn thiện hơn ở lần tái bản. Trân trọng cảm ơn! Nhóm tác ỊỊĨtí 10 C H Ư Ơ N G I. M ÁY TÍNH CĂN BẢN Trong chương này, chúng ta tập trung tim hiêu về máy tính điện tử, các khái niệm cơ bán, cấu trúc và các thành phần cơ ban xây dựng lên máy tính điện từ. Hệ điều hành trong máy tính điện từ, cách sử dụng và quan lý các tệp dữ liệu trong hệ điều hành. Việc cài đặt và sứ dụng phân mềm trong hệ điều hành. 1.1. Khái quát về máy tính điện tử Máy tính hay là máy vi tính, máy điện toán là những thiết bị hay hệ thống dùng để tính toán hay kiêm soát các hoạt động mà cỏ thê biêu diên dưới dạng số hay quy luật lôgic. Máy tính được sử dụng vào môi trường gia đinh và xà hội, đảm nhận vô số công việc trong mọi lĩnh vục của cuộc sống. Nhiều tô chức sứ dụng kết hợp các hệ thống máy tính lớn nhó đê quàn trị thông tin. Nhiều máy tính được thiết kế chi vói mục đích làm thiết bị điện toán trong khi một số khác được gắn trong những sán phâm như động cơ xe hoi, thiết bị công nghiệp hoặc y tế, đồ gia dụng hoặc máy tinh điện tứ. 1.1.1. Xlá\' tính đế bàn Máy tính để bàn CÒI1 được gọi là máy tính cá nhàn (PC: Personal Computer) là một loại máy tính nhỏ. Máy tính đê bàn xử lý sô liệu sô và dược sứ dụng phố biến cho các cá nhân, các doanh nghiệp nhó trong tnròng học, cơ quan, đon vị hoặc gia đình. Hình 1.1. M áy lính cá nhân Máy tính đề bàn ra đời vào cuối thập niên 1970 được sán xuất bởi IBM. Hiện nay, máy tính cá nhân (hỉnh 1.1) thiết kế dựa theo 2 loại: Máy tính IBM gốc và máy Mac do Apple thiết kế. /. 1.2. M áy tính xách tay M áy tính xách tay (Laptop hay Notebook) là một máy tinh cá nhân nhưng nho gọn, có trọng lượng nhẹ, kích thước nhỏ, thuận lợi CỈ10 di chuyến. Laptop được thiết kế tất cá trong một, tích hợp màn hình, bàn phím, touchpad (thay chuột) và loa. Điều này có nghĩa là nó đầy đu chức năng, không có thiết bị ngoại vi nào gắn liền với nó. Netbook tương tụ như máy Notebook, nhung nhò gọn và rè hơn. Netbook được thiết kế dành cho những người làm việc cộng tác trong môi trường không dây hoặc cần truy cập Internet, nhưng nhu cầu dùng máy tính đê lưu trữ dữ liệu là không cao. Hình 1.2. M áy linh Laptop Lợi thế của máy tính xách tay: + Có thề mang theo bên người. + Công suât tiêu thụ điện năng thấp. + Có thê mua thêm 1 số phụ kiện khác như bàn phím mó rộng, the nhớ ngoài . .. 1.1.3. M áy chủ Máy chú là máy tính chuyên dùng để chia sé tài nguyên giữa hai hay nhiều máy tính cá nhân và để quản lý dữ liệu lớn. Loại máy tính này thường có phần mềm chuyên biệt được cài đặt theo mục đích sứ dụng. Ví dụ: Một máy chù cua trường Đại học có thề dược thiết kế làm máy chủ cơ sờ dữ liệu đề lưu trữ một khối lượng dữ liệu không lồ như quàn lý toàn bộ dữ liệu về hồ sơ lý lịch và quá trinh học tập của sinh viên các khóa đà và dang đào tạo. 1.1.4. Máv tinh bủng Hình 1.3. M áy tính bang Máy tính báng giống như máy tính xách tay, nlutng tất cả trong một màn hình, có thể sừ dụng để thao tác thông qua bút cảm ứng hoặc ngón tay. 12 Lợi ích: Nho gọn, tiện di chuyến, có các chức năng nghe gọi, nhẩn tin như điện thoại di động,... Bất lợi: Không thuận tiện với bàn phím áo, giá thành cao... 1.1.5. Thiết bị điện toán cầm tay Thiết bị điện toán cầm tay là thiết bị sử dụng các công nghệ cua máy tính, nhó vừa lòng bàn tay và có thê mang theo bên người Tùy theo nhu cầu sử dụng mà người dùng có thê gứi, nhận tin nhan văn bán hoặc âm thanh, sao chép hoặc tai nhạc, sách điện tử,... từ mạng Internet. Điện thoại di dộng Điện thoại di dộng thông minh với nhiều tính năng khác nhau Iilnr: Chạy trên các hệ điều hành, quán lý dữ liệu, khai thác các chương trình phần mềm, nghe nhạc, chụp hình, quay video, truy cập Internet, hệ thông định vị toàn câu,... Điện thoại di động đều được gắn một con chip máy tính cho phép nó cung cấp những dịch vụ phù hợp với dòng máy đó. Giá của thiết bị tùy thuộc vào các tính năng cua từng điện thoại, nhà san x u ấ t... /. 1.6. Thiết bị h ỗ trự cá nhân k ĩ thuật số (PDA) Có phần mềm riêng đè giúp đặt lịch hẹn, lưu danh mục các địa clu liên hệ hoặc viết ghi chú. Phố biến nhờ tính cơ động và được trang bị các phần mềm cần thiết. Có thể được dùng như thiết bị điện tử chính. Các máy PDA đều tích hợp công nghệ màn hình cảm ứng, do vậy ta có thể dùng ngón tay chạm vào màn hình hoặc dùng thiết bị chuyên dụng đê kích hoạt một lựa chọn. Ưu điểm: Dung luợng lưu trữ cho hình anh hoặc video, sư dụng Internet, chi phi hang thang, tiết kiẹm tư viẹc co mọt thiét b| "tát ca trong một" thay cho việc phải có riêng biệt máy ảnh kỳ thuật số, điện thoại, máy nghe nhạc đa phương tiện,.... Nhược điểm: Giá thành cao,... 7. /. 7. Thiết bị đa phư ơ ng tiện hoặc nghe nliạc Thiết bị đa phương tiện cho phép người dùng xem các định dạng tệp tin đa phương tiện khác như video hoặc sách. Những thiết bị này có cá âm thanh và hình ảnh, đôi khi còn cho phép tỉm kiếm trên Internet Máy nghe nhạc: Nho gọn, không gọi điện thoại và nhẩn tin được, tlurờng kliông có màn hình càm ứng và không kết nối Internet được. 13 /. I.H. Cúc loại máy tính khác Công nghệ máy tính xuất hiện ờ nhiều thiết bị trong các hoạt động hàng ngày như: + Thiết bị chuấn đoán trục trặc động cơ xe hơi. + Máy rút tiền tự động ATM. + Hệ thống định vị toàn cầu (GPS). + Các thiết bị y tế như: Máy đo nhịp tim, máy siêu âm ,.... + Đồ điện gia dụng như: Tú lạnh, máy giặt, tivi,.... Mỗi loại đều có một con chip máy tính gắn trong đó đê thục hiện được một công việc cụ thể. 1.2. Các bộ phận cấu thành máy tính cá nhân Một hệ thống máy tính cá nhân bao gồm các thành phần sau: + Khối hệ thống (System Unit). + Các thiết bị kết nối với khối hệ thống gồm có: - Thiết bị vào: Bàn phím, chuột, .. .. - Thiết bị ra: Màn hình, loa, máy in,.... 1.2.1. n ộ vi x ử lý Hình 1.4. Chip Bộ vi xử lý thường được gọi là “bộ nào” của máy tính vì đây là nơi tiêp nhận và xử lý các lệnh từ chương trình phần mềm và nhập liệu đầu vào. Bộ xử lý trung tâm (CPU) do nhiều hàng sản xuất. Mỗi dòng hay loại CPU xử lý thông tin và câu lệnh với tốc độ khác nhau, đo bằng đơn vị Megahertz (MHz) hoặc Gigahertz (GHz). Hertz (Hz) là đơn vị đo tốc độ xung nhịp bên trong máy tính, đế chi ra tần suất hay số vòng xoay mỗi giây. Megahertz tương đương với hàng triệu vòng xoay mỗi giây, còn Gigahertz tương đương với hàng tì vòng xoay mỗi giây. Bộ xử lý lõi kép hay lõi tứ có chứa hai hay bon con chip vi xử lý, những con chip này phối họp với nhau sẽ chạy nhanh hơn một con chip đon, có tốc độ xử lý cao hom. Chúng được sư dụng trong các hệ máy tính mới. 14 1.2.2. Bộ n h ớ Máy tính được phát triển sử dụng hệ cơ số nhị phân 0 và 1, biếu hiện trạng thái tích điện và không tích điện Đối với máy tính dùng đế lưu trữ thông tin, máy cần cài chip bộ nhớ. Bộ nhớ được đo bàng đon vị bit. Bit là đơn vị dữ liệu nhò nhất mà máy tính sử dụng, có thê mang giá trị 0 hoặc 1. Một nhóm 8 bit tạo thành lbyte. Đơn vị đo lường dữ liệu nho nhất là một ký tự cần ít nhất một byte trong bộ nhớ máy tính. Kích cỡ tính bang bytes : + 1 Kilobyte (KB) = 1024 byte = 2 IU byte + I Megabyte (MB) = 1024 KB = 220 byte + I Gigabyte (GB) = 1024 MB = 230 byte + 1 Terabyte ( I B ) - 1024 GB - 24U byte + 1 Petabyte (PB) = 1024 TB = 25u byte 1.2.2.1. Bộ nhớ chi đọc (ROM) Hình 1.5. RUM ROM viết tat cùa từ Read Only Memory: Bộ nhớ chí đọc. ROM là một nhóm mạch tích hợp có chức năng khơi động m áy tính, kiêm tra RAM và tai hệ điều hành. Quá trình này xuất hiện khi người dùng bật máy tính hoặc khới động lại máy. ROM còn được dùng đè kiểm soat các tlnét tụ xuát nliạp dử liẹu như 0 đìa, ban phim, man lunh khi may tính đang chạy. Đọc các thông tin đâu vào và xử lý thông tin trong khi thông tin lưu trú trong bộ nhớ. Khi quá trình xử lý hoàn thành, bộ nhớ kiểu này sẽ xóa dữ liệu và chờ dữ liệu đầu vào đợt kế tiếp. Ngoài ra không thực hiện các nhiệm vụ khác. 1.2.2.2. fíộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM) RAM viết tát của tù Random Access Memory. Có thể đọc, ghi thông tin Dùng để lưu trữ thông tin tạm thời. Khi tắt máy, mất điện nội dung thông tin trong bộ nhớ này sẽ bị mất. Bộ nhớ RAM được đặt trong khôi hệ thống và là một loại bộ nhớ điện tứ nơi máy tính lưu trữ bán sao các chirong trình và dữ liệu. Lưu trữ tạm thời những chương trình người dùng đang chạy và dữ liệu tạo ra từ chương trình ấy còn được biết đến là RAM hệ thống. 1.2.2.3. Cư chế hoạt động cùa bộ nhớ ROM BIOS nắm quyền kiểm soát khi máy tính khơi động và tài hệ điêu hành. Khi hệ điều hành nắm quyền kiểm soát, màn hình khởi động hệ điều hành xuất hiện. + Khi máy tính thực hiện một công việc cụ thể, một lượng RAM cân thiết sẽ được sứ dụng. + Khi khới động một phân mềm hoặc một chương trình ứng dụng, máy tính sẽ sao chép chương trình đó và đưa sang R A M đế xử lý. + Đóng chương trình ứng dụng khi không sư dụng đê giải phóng RAM. Khi khởi động máy tính, máy tính tái hệ điều hành sẽ chuyên quyên kiêm soát sang cho RAM, màn hình đầu tiên người dùng nhìn thay là màn hình khới động Windows, có biêu tượng Windows và tên phiên bán hệ điều hành Windows đang dùng. Trong lúc đó, hệ điều hành kiếm tra thông tin trong Registry (nơi chứa các thông tin cấu hỉnh) của hệ điều hành Windows đe xác định các phần cứng hay phần mềm được cài đặt vào máy tính cần được Windows nhận diện. Khi quá trinh này kết thúc, người dùng sẽ thấy không gian làm việc (desktop) cúa Windows hiện trên màn hình. Windows lúc này chi dùng một lượng RAM nhất định để chạy các tệp tin cơ bàn cùa hệ điều hành. Khi người dùng yêu cầu máy tính thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác, máy tính sẽ sứ dụng thêm dung lượng RAM cần thiết đế thực hiện nhiệm vụ đó. Khi người dùng khởi động một chương trình ứng dụng tức là yêu cầu máy tính sao chép chương trình đó và đưa vào R A M Đây là lí do tại sao các nhà cung cấp phần mềm thường thông báo người dùng cần lượng RAM bao nhiêu để chạy chương trình trong khi vẫn chạy hệ điều liànli ân hoặc chạy đằng sau ứng dụng đó. Khi người dùng đóng ứng dụng, lượng RAM đang dùng đế chạy chương trình đó sẽ được giái phóng. 16 1.2.2.-/. Ỏ đĩa Cl'mg RAM chi lưu trữ tạm thời nên người dùng phái lưu công việc đang làm vào một thiết bị lưu trữ. Thiết bị lưu trữ sẽ tùy thuộc vào dung lượng lưu trừ mà ngưòi dùng cần cũng như tốc độ truy xuất dừ liệu hoặc tốc độ truyền dữ liệu (Data Transfer Rate). Các ố đĩa cứng thường được dùng đê kill trữ, truy xuất phần mềm và dữ liệu. Có thê dùng các phương tiện lưu trữ khác như: Thé nhớ hoặc đĩa quang đê lưu trữ bản sao dữ liệu với mục đích dụ phòng và di chuyên. Ồ đĩa cứng thực hiện ba chức năng: + ỏ đĩa xoay đĩa với tôc độ đêu đặn đê truy cập tới từng sector trên bề mặt đĩa. + Di chuyến đầu đọc/ghi qua các rãnh (track) trên bề mặt đĩa. + Đọc dữ liệu từ đĩa và ghi dữ liệu vào đĩa bàng đầu đọc/ghi. ỏ đĩa cứng là khu vực lưu trữ sơ cấp cua chương trinh và dữ liệu: + Các chương trinh phần mềm cần phái được cài đặt ớ ô đìa cứng, ờ đìa cứng lưu trữ và truy xuất thông tin với tốc độ cao. Các ô cứng hoạt động như nhau bất kê chúng được gắn bên trong hay bên ngoài máy tính Tốc độ truyền dữ liệu của một 0 cứng là biêu hiện cua tốc độ quay đĩa cứng (được đo bằng rpm) và số đầu đọc/ghi trên mỗi bề mặt đìa. Tôc độ quay càng cao và số đầu đọc/glii càng nhiều thì thời gian đê tim dữ liệu nào đó càng ngẩn. ô cứng hiện nay có dung lượng khoáng từ 10 GB đến 10TB Cũng có thế sú dụng các ố đìa cứng cho các mạng có dung lượng cao đế đáp ứng yêu cấu lưu trữ dừ liệu của toàn bộ hệ thông. Tôc độ truyền dữ liệu có thê bị hạn chế bởi các loại card giao tiếp mạng cài trên máy tính cùng số người dùng và tác vụ mà máy chù phái xử lý. 1.2.2.5. ỏ đìa quang Ồ đĩa quang được thiết kế đê đọc các đĩa tròn, dẹt, thường được gọi là đĩa CD hoặc đĩa số đa năng (DVD). Đĩa DVD có dung lượng lưu trữ nhiều hon đĩa CD. Đọc thông qua một thiết bị laze hoặc đầu quang học có thế quay đĩa với vận tốc tù 200 vòng quay mỗi phút (rpm) trơ lên. Ố đĩa CD-ROM hay DVD-ROM có những đặc điếm sau: 17 + Đọc và lưu trữ dữ liệu, với các dạng dữ liệu như: Văn ban, âm thanh,.... + Thông tin được ghi trên bề mặt đĩa và truy xuất bằng tia laze. + Đĩa CD và DVD có thê đọc/ghi trên các thiết bị điện tử khác máy vi tính. Đau ghi quang học: Còn được gọi là ô ghi đĩa, có hình thức và cơ chế hoạt động tương tự một 0 đĩa quang thông thường. Phần mềm đi kèm với ô ghi đìa cho phép nguời dùng đọc hay ghi dữ liệu lên đĩa. Có các định dạng đầu ghi sau: + CD-R/ DVD-R: Chi cho phép người dùng đọc dữ liệu. + CD-RW/ DVD-RW: Cho phép người dùng vừa đọc và vừa ghi dừ liệu lên đìa. + DVD-RAM: Tương tự DVD-RW nhưng chi có thế chạy được ơ những thiêt bị có hỗ trợ định dạng này tlnrờng xuất hiện dưới dạng hộp đĩa. 1.2.2.6. Các loại thiết bị lưu trữ khác - Ó Zip + Ồ zip cũng giống với ô DVD-RAM ngoại trừ việc đĩa zip có dung lượng kru trữ khoảng 100MB đến 750MB. + Giá thành tương đôi thấp. - Hệ thống luu trữ di động + Gồm các tlìé nhớ, que nhớ, bộ nhớ flash (USB), hoặc ô cứng đặt ngoài. + Lợi thế là tính lưu động, dung lirợng lớn và khá nãng chia sé dữ liệu. - Các hệ thống luu trữ tù xa + Dịch vụ phổ biến được cung cấp bơi các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP). + Các ồ đĩa nằm trên một máy chủ mạng hoặc chuyên dụng ơ một địa điếm. + Phái đăng nhập vào hệ thống bang một tài khoản và mật khâu đê truy nhập thông tin. + Rất hữu ích đối với việc lưu trữ dữ liệu dự phòng từ xa hoặc một hệ thống trung tâm đế mọi nơi trên thê giới có thế chia sé thông tin. + Bât lợi cùa hệ thông lưu trữ áo là phụ thuộc vào tốc độ điròng truyền Internet. 1.2.3. Các thiết bị Iiliập/xuất dữ liệu Thiêt bị nhập: Là thiết bị cho phép người dùng nhập thông tin từ bèn ngoài vào máy tính. Thiêt bị nhập tiêu chuẩn gồm: Bàn phím, chuột. Ngoài ra còn có thiết bị nhập phụ khác như: Máy quét (scanner), camera, microphone... Thiết bị xuất: Là thiết bị có thể hiến thị được thông tin gửi đi. Các tliiêt bị đầu ra phô thông gồm: Màn hỉnh, máy in, máy chiếu, loa. 1.2.3. ì. Bàn phím (Keyboard) + Là thiết bị nhập, dùng đế nhập thông tin tù bên ngoài vào máy tính. + Dữ liệu nhập thục hiện thông qua một chuỗi các ký ụr từ thao tác gò phím chuyền đối thành các câu lệnh thực hiện, xử lý của máy tính. + Bàn phím được thiêt kê dựa trên các ký tự cùa từng hệ chù, chức năng cua từng loại máy tính nhằm mục đích thuận tiện cho người sử dụng. - Các phím nhập liệu Ngoài các phím kí tự, phím số, người dùng có thể kết hợp một số phím với các phím đặc biệt khác đề thực hiện một chức năng bàng cách ấn và giữ phím đầu tiên, rồi nhấn phím tiếp theo một lần. Sau đó nhá tay giữ hai phím. Một số phím chức năng hỗ trợ nhập liệu: + Enter: Thực hiện một câu lệnh được nhập, hoặc một lựa chọn ơ thanh menu, đánh dấu cuối dòng và tạo dòng trắng. + Backspace: Xoa mọt ky tự ben trai con tro văn ban. + Delete: Xóa một ký tự bên phải con trò vãn bán. + Spacebar: Tạo một ký tụ trắng. + Esc: Huy một lựa chọn. + Tab: Đưa con trỏ văn bản vê bên phải một khoáng cách hoặc sang ô tính tiếp theo. + Shift: Hiên thị chừ hoa trong các phím chữ cái hoặc ký tự đặc biệt O' phím chừ số. + Caps Lock: Khóa các phím chữ cái đê tạo ra chữ hoa của các chữ cái. 19 + Ctrl: Cung cấp chức năng thứ cấp cua hầu hết các phím khác trên bàn phím. + Alt: Cung cấp chức năng thay thế cho hầu hết các phím khác trên bàn phím. + Print Scr: Chụp ảnh màn hỉnh máy tính và lưu vào Clipboard + Scroll Lock: Đao trạng thái hiên thị thanh cuộn đôi với thông tin trên màn hình. + Num Lock: Khi đèn trạng thái sáng bàn phím chữ số trở thành báng chữ số. Khi đèn tát bàn phím chữ số trở thành báng di chuyến con trò hoặc mùi tên. - Các phím chức năng + Năm ớ hàng phía trên cùng cua bàn phím. + Được đặt tên tù F1 đến F12. - Con trỏ và các phím chữ số + Khi đèn trạng thái bật lên (đèn Num Lock), bang phím chữ số trớ thành máy tinh điện tử hoặc báng chữ số. + Khi đèn tắt, báng phím chừ số trở thành bang di chuyền con tro hoặc mũi tên. 1.2.3.2. Chuột (Mouse) Chuột là thiết bị nhập dừ liệu cho phép người dùng lựa chọn hoặc kích hoạt một đối tượng trên màn hình bằng cách bấm chuột vào đối tượng cần lựa chọn và thực hiện một hành động trên đối tượng đó. Di chuyển chuột trên một mặt phang khiến cho chuột bắt đầu cluiyên động thê hiện qua con tró trên màn hình. Chuột may tính truyền thống có mọt vien bi tròn lãn đe kích hoạt chuyến động khi người dùng di chuyên chuột. Chuột bi có viên bi đặt ờ một phía nơi có ngón tay cái xoay viên bi đẻ di chuyến chuột. Chuột quang dùng ánh sáng quang học hoặc công nghệ đi-ốt đề di chuyến con trò chuột trên màn hình. Các thao tác chính với chuột: + Bấm đơn: Trỏ chuột vào một đối tượng, bấm và nhá nút trái chuột đê chọn đối tượng trên màn hình + Bấm đúp: Trò chuột vào một đối tượng bấm chuột trái hai lần liên tiếp đế kích hoạt chương trinh ứng dụng hoặc mở tệp tin. + Bấm chuột phải: Tró chuột vào một đối tượng, bấm chuột phái đê hiên thị menu biểu tượng rút gọn của đối tượng đó. + Kéo thả: N hấn và giữ chuột trái khi ta di chuyển đối tượng đến vị trí khác. + Bánh xe: Cuộn bánh xe nằm giữa các nút chuột đê cuộn màn hình lên xuống. I 2.3.3. M icrophom Microphone là thiết bị nhập dữ liệu dạng âm thanh. Thiết bị này ghi âm và chuyến nhũng âm thanh đó sang dạng số hóa đê nhập vào máy tính. Có phần mềm chuyên dụng nhận dạng giọng nói cua người dùng ròi chuyến những gỉ người dùng nói sang dạng văn ban hiện trên màn hình. ¡.2.3.4. M àn hình Màn hình là thiết b| xuất dữ liệu cho pliép máy tính hiên thị các thông tin xu lý ra môi trường bên ngoài cho người dùng. Màn hình có nhiều kích cỡ, độ phân giải và nhiều loại khác nhau. Độ phân giải m àn hình: Là một thước đo dựa trên độ rõ nét và sắc nét, là một yếu tố quyết định giá thành cùa màn hình. Có nhiều loại màn hình khác nhau, ngày nay chù yếu là màn hình phăng với công nghệ cảm ứng. 1.2.3.5. M áy in Máy in là thiết bị xuất dữ liệu, chuyến những gì hiên thị trên màn hình sang dạng bản in bằng các lựa chọn in khác nhau. Trên thị tnrờng có rất nhiều loại máy in. Mỗi loại máy in sứ dụng công nghệ và chất liệu in khác nhau (chủ yếu in ra giấy). Một số loại máy in chuyên dùng bao gồm máy in biểu đồ (plotter), máy in ánh (photo pnnter) hoặc máy in đa nãng (all-in-one printer). 1.2.3.6. Loa Loa là thiết bị xuất dù liệu. Dữ liệu xuất của loa là âm thanh phát đi dưới dạng các tệp tin dạng số hóa. Có nhiều định dạng âm thanh khác nhau. Đe có thề nghe âm thanh, người dùng sử dụng các phần mềm phát âm khác nhau hoặc cũng có thế tích họp trong các hệ thống phẩn m ềm đi kèm dùng trên máy tính. Định dạng tệp tin được dùng đế lưu trữ quyết định chất lượng của tệp âm thanh. Một bộ loa có thể được gắn vào máy tính như là một thiết bị riêng rẽ hoặc được tích hợp vào bên trong máy tính như với máy Notebook, Laptop. Có rất nhiều loại loa có chất lượng khác nhau và có thề được mua rời. 1.2.3.7. M ột số thiết bị nhập dữ liệu khác - M áy quét + “Chụp lại hình ảnh” cùa một đối tượng gốc và chuyền đổi nó sang dạng số hóa. + Phần mềm đi kèm với máy quét quy định m úc độ chi tiết. - Đầu đọc mã vạch + Là loại máy quét được thiết kế đề cắt giảm lượng dừ liệu nhập vào trong quá trình giao dịch hàng ngày hoặc đế xác nhận sản phẩm. + Quét hoặc đọc các đường vạch cũng nhu khoảng trống cúa các mã vạch. - M àn hình cám ừng + Dùng tay hoặc bút điện tứ đế chọn, kích hoạt và thao tác trên đối tượng. - Webcam + Loại máy chụp hình kỹ thuật số kết nối với máy tính, cho phép chụp hỉnh ảnh, video và chia sé trực tiếp với người khác. + Cần có kết nối Internet và một phần mềm chuyên dụng. + Một số Notebook có gắn Webcam. + Webcam cũng có thể mua rời. 1.2.3.8. M ột sổ ihiết bị xuất dữ liệu khác - M ày chiếu: Kết nối máy tính với máy chiếu đê hiến thị bài trình bày trên máy tính, trên một bề mặt như màn hình treo trên tường hoặc ca hai. - M ớv in anh: In ra những bức hỉnh trên loại giấy ánh đặc biệt. - M áy in đồ họa: Máy in chuyên dụng được thiết kế đê in trên khô giấy lớn. 1.2.4. Các thiết bị kết nối - Nhận biết các công kết nối: + Cồng song song (Parallel). + Cống nối tiếp (Serial). + cống SCSI (Small Computer System Interface). + Cong USB (Universal Serial Bus). + Công kết nối mạng (Network). + Cong Midi (Musical instrument digitized interface). + V.V.. - Sứ liụng phần mém: ' Trình điều khiên thiết bị: Là chương trình nho hướng dẫn hệ điêu hành về loại thiết bị, nhãn hiệu hoặc nhà sán xuất và chức năng của nó. Mục đích chính là cho phép hệ điều hành và thiết bị giao tiếp được với nhau. + Cam là chạy (Plug-and-play): Là chương trình tự động nhận diện thiết bị mới được kết nối đê hệ điều hành tự động tim kiếm và cài đặt thiết bị đó. Nếu không tìm được đúng trinh điều khiển, cần phái thao tác thu công bằng cách dùng phần mềm cung cấp kèm thiết bị hoặc tim kiếm trên Internet. + Đế thiết bị hoạt động tốt thi điều quan trọng là trình điều khiến phải phù hợp. + Nếu thiết bị có các tính năng đặc biệt thì việc chạy đúng trình điều khiến giúp ngưòi dùng có thê sử dụng đirọc tất cá những tính năng đó. 1.3. Phần m ềm máy tính Là các chương trình để máy tính hoạt động, được viết bằng các ngôn ngữ lập trinh đè tạo ra mã phần mềm. Phần mềm có hai loại: Phân mềm cơ bàn và phần mềm ứng dụng. - Mua phần mềm + lát ca các phần mèm đèu trai qua mọt chu trinh toan diẹn trước khi được phát hành rộng rãi. + Khi mua phần mềm là mua giấy phép đê cài đặt và sứ dụng phân mềm đó (đa số sử dụng trên một máy tính). + Một tồ chức hoặc công ty có số lượng người dùng lớn sẽ tliirờng mua giấy phép tập thê. + Bán quyền Phần mềm nhu một dịch vụ hoặc nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng. - Các phương thức khác về việc phân phối và m ua phần m ềm bao gồm: + Phần mềm chia sé là bàn sứ dụng thư mà người dùng có thế tái về miễn phí, nhưng thường bản dùng thử bị hạn chế về tính năng và thời hạn sứ dụng. + Phần mềm miễn phí không yêu cẩu người dùng phái trá phí. + Phần mềm cũng có thể được đóng gói kèm theo khi người dùng mua máy tính. + Phần mềm mã nguồn mở cung cấp mã lập trình cho bất cử người dùng nào có thể tùy biến chương trình. + Tùy chinh phần mềm theo nhu cầu và chia sè phiên bàn đó với người khác không được phép thu phí. - Nâng cấp phân mềm + Khi người dùng đãng ký sứ dụng phần mềm thì được quyền nhận các thông báo về bàn cập nhật hoặc nâng cấp, thông báo đó thường qua một liên kết trong email đế người dùng có thể tài bản cập nhật đó. + Có thể thực hiện việc nâng cấp phần mềm bất kể đó là máy độc lập hay là máy nối mạng. + Các ứng dụng W eb có thể được cập nhật tlurờng xuyên hơn đế giai quyết các vấn đề về an ninh mạng. + Có thê kiểm tra trên trang web của nhà cung cấp để tìm các bán cập nhật nhất định. 1.3.1. Phần mềm x ử lý văn bán Có thể tạo, biên tập, lưu văn bàn, thay đối quy cách hoặc vị trí cùa chữ hoặc ảnh, xem lại các thay đối do người dùng khác tlụrc hiện, hoặc xóa bó các mục không cần thiết đê xử lý các loại văn bán như thư từ, thư nhấn (memo), hóa đơn, fax, các trang tin đơn giàn, bàn tin, các biêu mẫu, sách giới thiệu sàn phẩm, hoặc tời rơi quảng cáo,... 1.3.2. Plỉần mèm báng tính Thực hiện các phép toán, phân tích già định, tạo và hiển thị biểu đồ, đồ thị hoặc s.ơ đồ. Tệp tin bàng tính được gọi là sô tính và người dùng có thể lập bao nhiêu trang tính hoặc báo cáo trong đó tùy ý theo giới hạn của Nhà cung cấp. 1.3.3. Pltần mềm trình chiểu Tạo các trang trinh chiếu với nội dung bất kỳ hỗ trợ cho việc thuyết trình. Các hiệu ứng đặc biệt bao gồm hỉnh động, hiệu ứng chuyển tiếp trang chiêu và thiết kế chủ đề. Có thể truyền qua Internet, trực tiếp tới khán giả hoặc dưới dạng tệp tin trinh chiếu tự động chạy trên máy tính. 1.3.4. Phần mềm quán lý cư sở dữ liệu Tập họp các thông tin liên quan với nhau được sap xếp có tồ chức theo cấu trúc. Su dụng các truy vấn đế cập nhật dữ liệu, trích xuất dữ liệu, lập báo cáo, dùng biêu mẫu để truy cập các trường trong một bảng hoặc nhiều bang. Trong các bang phai đặt trường khóa và các bàng được liên kết với nhau qua trường khóa đó. 1.3.5. Phần mềm dồ họa Người dùng có thê lấy hình họa/ hinh ánli từ nhiều nguồn, tạo các tệp tin ảnh riêng hoặc tùy chinh tệp tin liìnli anh. Phần mềm cùng được phân nhóm cùng với các phần mềm đa phương tiện đề tạo hoặc biên tập âm thanh, video. Các tệp tin phai là định dạng chuyên biệt. Phân mềm đồ họa bao gồm bộ công cụ vẽ cơ bàn đế vẽ các hỉnh, kí tự, phủ màu lioặc vẽ họa tiết, thay đôi kiêu, độ rộng và màu sắc đường viên hoặc dùng kiều đường mũi tên. 1.3.6. Các công cụ tiện ích Một số tiện ích cần quan tâm cài đặt trên máy tính bao gồm: + Chống virus. + Chông phần mềm quang cáo/gián điệp. + Nén đĩa. + Làm sạch ố đĩa. + Sao lưu. + Nén file. + Widgets / Gadgets. 1.4. Một số kĩ thuật xử lý sự cố máy tính căn bản 1.4.1. Gia tăng hiệu suất của máy tỉnh Cần gia tàng hiệu suất của máy tính khi nguồn tài nguyên cùa hệ thống quá thấp đề xứ lý công việc, đặc biệt là RAM. Điều này xày ra khi ta mở quá nhiều ứng dụng hoặc tệp tin cùng một lúc hoặc chương trình chiếm quá nhiều bộ nhớ. Nếu ố cứng không còn dung lượng đế cài đặt chương trinh mới hoặc lưu tệp tin. Khi đó người dùng sẽ nhận được thông báo (hình 1.6). Neu ta xóa tệp tin sang thùng rác thỉ cũng không giai phóng được không gian lưu trữ trên máy, chi đến khi la xóa toàn bộ thùng rác để xóa vĩnh viễn tệp tin thì không gian lưu trữ mới được giải phóng Hình 1.6. Giao diện quan lý tài nguyên máy Cũng có thể máy tính đã vị nhiễm virut làm cho các thao tác trên máy tính diễn ra chậm và hay bị treo máy vì vậy ngưòi dùng cân cài đặt phần mềm diệt virut và thường xuyên quét máy tính. V.V.. 1.4.2. Giữ gìn và báu quản máy tính Một số thiết bị, phần mềm và thao tác hướng dẫn dưới đây cần lưu ý khi cài đặt và bảo trì máy tính: + Dùng bộ ồn áp hoặc bộ lưu điện (UPS) đề bảo vệ hệ thống máy tính khói bị tăng/giám điện áp, hoặc sự biến động diện áp thông tlurờng. + Tránh cắm chung các thiết bị tiêu thụ lượng điện lớn trên cùng một mạch điện. + Khi di chuyển đến một quốc gia khác sử dụng hệ thống điện áp khác, hãy dùng bộ chuyển nguồn điện sao cho tương thích với các hệ thống điện và điện áp khác nhau. + Tắt máy tính tnrớc khi di chuyển máy tính đi nơi khác hoặc khi mira bão. + Máy chủ tệp tin (File server) cần được đặt ơ trong phòng có khóa và đòi hỏi phái có quyền truy nhập đặc biệt. + Không đặt các thiết bị điện toán ớ gần nguồn nhiệt hay ớ môi trường lạnh. + Tránh đặt chất lóng gần thiết bị điện toán + Thận trọng khi mang máy Notebook theo người. + Vệ sinh máy tính, máy in sạch bụi. Tránh việc ăn uống ờ gần bàn phím. + Luôn thực hiện việc sao lưu dữ liệu. + Thuờng xuyên cập nhật chirơng trình diệt virus và quét máy tính thường xuyên. 26 + V.V.. 1.4.3. Tien him h bảo trì pliần CÍCHỊỊ Định ki vệ sinh thiết bị trong máy tính đế duy trì vòng đời máy tính. Xem xét cách quán lý các tệp tin trên ô đìa cứng, xóa các tệp tin tạm trú. Định ki xem xét việc chống phân manh ô đĩa. Thường xuyên hoặc định ki vệ sinh máy in, băng Iĩiực tránh việc khi in văn bản in bị lem nhem hoặc đôi chỗ bị mờ. 1.5. Hệ điều hành W indows 1.5. ỉ. Giới thiệu chung vè hệ diều hành Hệ điều hành là một chương trình hay một hệ chương trinh được thiết kê đê thực hiện việc quản lý, điều khiên tương tác và giao tiêp giữa máy tính và người sử dụng. Hệ điều hành có 2 chức nàng chính: + Quán lý thiết bị nhập, thiết bị xuất, và các thiêt bị lưu trữ. + Quan lý các tệp tin đirợc lưu trừ trên máy tính và nhận biêt các loại tệp tin. Mỗi máy tính cần một hệ điều hành đê hoạt động. DOS là phân mềm giao diện văn ban và sư dụng dòng lệnh đơn đê thực hiện các chức năng. Ngoài Unix, tất cả các máy tính khác sứ dụng hệ điều hành đô họa nhu Windows hoặc Mac OS. Giao diện đồ họa (GUI) cho phép người dùng sư dụng thiết bị tro để tro và chọn các chức năng. 1.5.1. ỉ. M icrosoft Windows Microsoft W indows (hình 1.7) là hệ điều hành cho máy tính do hãng Microsoft sản xuất. Hệ điều hành được sử dụng nhiều trên các máy tính cá nhân, m áy c h ù ... Hình 1.7. M ím hình Desktop windows 27 1.5.1. 2. OS OS (hình 1.8) là một hệ điều hành, thiết kế cho máy tính Apple Macintosh. Sử dụng giao diện đồ họa người dùng đế máy tính dễ sử dụng hơn và nhanh hơn. Phiên bàn mới hơn của hệ điều hành Mac sử dụng Unix làm cấu trúc cơ ban. Hình 1.8. M àn hình hệ điều hành O S Được thiết kế với tính di động cho phép sử dụng đa chức năng và đa người dùng. Rất phổ biến với các trường đại học và các tổ chức khoa học, nghiên cứu. 1.5.1.3. Linux Hệ điều hành Linux được phát triền dựa trên hệ điều hành Unix với giao diện nguời dùng đồ họa. Hệ điều hành này dễ dàng có được và rất phố biến đề sứ dụng với các máy chù cao cấp và các nhà phát triển phần mềm kinh doanh. 1.5.1.4. Hệ điều hành trên các thiết bị cầm lay Hệ điều hành cho các thiết bị cầm tay được thiết kế đế làm việc với các thiết bị PDA. M ột số hệ điều hành hay sử dụng: ìOS, A n d o id ... 1.5.]. 5. H ệ điều hành nhúng (Embedded O perating Systems) Hệ điều hành này có vai trò tương tự hệ điều hành trên PC được hoạt động trên các hệ thống nhúng. Một số nhà sản xuất nhúng phiên bán sửa đổi của Windows cho các chương trình để mô phỏng môi trường máy tính. 1.5.2. Các thao tác với tệp tin và thu mục - Tệp tin chuơng trình (Application File): Gồm các hướng dẫn chi tiết cho bộ vi xử lý những công việc cần thực hiện. Tệp tin này được lưu trữ trong tlnr mục chuơng trình. - Tệp tin dữ liệu (Data File): Chứa thông tin được nhập vào và lưu trong ứng dụng. 28 - Tệp tin hệ thống (System File): Chứa hướng dẫn chi tiết cho bộ vi xử lý những công việc cần thực hiện, chúng là một phần cua hệ điêu hành. - Thư mục là nơi chứa các chương trình, tệp tin và là phương thức tồ chức thông tin. c ấ u trúc phân cấp của thư mục chỉ ra có bao nhiêu câp, nơi các tlnr mục tồn tại. + Không có giới hạn về vị trí lưu trữ tệp tin hoặc số lượng thư mục tạo ra. + Không có phương thức chính xác đế thiết lập hệ thống tệp tin + Nếu dữ liệu rất quan trọng, người dùng cần phái có bàn sao lưu lioặc bản sao - Đe bắt đầu làm việc với các tệp tin và thư mục, chọn một trong các cách sau: + Chọn Start/Computer + Chọn Start /Accessories/W indows Explorer + Chọn Start, gõ vào: expl trong hộp Search /Windows Explorer + Bấm đúp chuột vào biểu tượng Computer trên Windows Desktop + N hấn © C D □ ------ □ *• -------Q H ình I Ọ Kíàn hình W indows E xplorer Các thành phần trong cửa số W indows Explorer (hình 1.9) bao gồm: 1. Liên kết ưa thích (Favorite Links): Hiến thị các thư mục mà người dùng sử dụng thường xuyên di chuyển thư mục tới khu vực này đê truy cập nhanh 2. Khung định vị trái: Chứa tất cả tài nguyên của máy tính. 3. Thanh lệnh (Command Bar): Hiển thị các nút cho tất cả các lệnh có sẵn trên chế độ xem hiện tại, hoặc trên ô đĩa hoặc thư mục được chọn. 4. Các thiết bị liru trữ (Storage Devices): Hiển thị tất cà các ồ đĩa có sẵn đế lưu trữ hoặc lấy các tệp tin. 29 5. Khung cứa sô nội (Jung (Contents Pane): Hiển thị nội dung của ố đìa hoặc tlnr mục được cliọn trong Khung cửa số thư mục. 6. Danh sách các thư mục (Folders List): Danh sách các 0 đĩa và tlnr mục trong câu trúc phân cấp, người dùng có thê nhìn thấy cấu trúc thư mục nhiều hơn hoặc ít hơn cho từng ố đĩa bằng cách sứ dụng các nút Mơ rộng (Expand) hoặc Thu gọn (Collapse). 7. Khung cưa sô chi tiết (Details Pane): Hiến thị thông tin về mục được chọn trong kluing điều hướng hoặc khung nội dung. 1.5.2.1. Tạo thư mục - Đê tạo thư mục, sử dụng một trong các cách sau: + Trên thanh chứa lệnh, chọn New Folder. + Bâm chuột phai vào khung cứa sô nội dung và chọn New/ Folder. - Đê tạo biểu tượng tắt cho thư mục, sử dụng một trong các cách sau: + Bấm chuột phái vào VỊ trí trên khu vực chứa các thư m ục sau đó chọn New/Shortcut. + Bấm chuột phải vào khung cira sổ nội dung, chọn N ew /Shortcut. 1.5.2.2. Đôi tên thư mục - Đe thay đối tên thư mục, sư dụng một trong các cách sau: + Bail! vào biểu tượng thư mục đế chọn nó và sau đó nhấn đế chuyển sang chế độ hiệu chinh (Edit mode). + Bấm chuột phai vào thư mục và sau đó chọn Rename. - Khi tên thư mục được tô chọn, nghĩa là đang trong chế độ hiệu chinh (Edit mode), ta thực hiện: + Uõ ten mới cho thư mục. + Có thê sư dụng con trò chuột hoặc các phím mũi tên đề di chuyển con tro đen vị trí chính xác trong tên thư mục đế chèn hoặc xóa các ký tự. 1.5.2.3. Thay đôi các lựa chọn cho íhưm ục - Chọn thư mục và trên thanh chứa lệnh, bấm - Vg sau đó chọn Folder and Search Options. + Tasks: Chi định hiển thị xem trước (preview) hay kiểu truyền thông Browse folders: Chí định mỗi thư mục sẽ mơ ra trong cùng một cửa sô, hoặc cửa sổ khác nhau. 30 + Click items as follows: Cung cấp tùy chọn bấm đơn hoặc bâm đúp đế mơ thư mục. 1.5.2.4. Thay đôi chế độ hiên thị - Lựa chọn chế độ hiển thị, sứ dụng một trong các cách: + Trên thanh chứa lệnh, bấm vào biêu tượng + Bấm chuột phai vào vùng trống của khung nội dung và chọn View. Gồm các chế độ hiến thị sau: • Extra Large Icons • Large Icons • Medium Icons • Small Icons • List • Details • Tiles • Content - Sử dụng cột tiêu đề đè sắp xếp nội dung hoặc thao tác xem thêm: + Điều chinh độ rộng của cột, kéo đưòng thang đứng ớ bên phai cùa cột và kéo để làm cho cột hẹp hơn hoặc rộng hơn. + Sấp xếp nội dung theo kiểu mục, bấm vào tiêu đê cột Type. ¡.5.2.5. Sao chép và di chuyên các tệp tin và thư mục - Đế sao chép một tệp tin hoặc thư mục, chọn các tệp tin hoặc thu mục, sau đó sứ dụng một trong các cách sau: + R am Organize- chon Copy, đến vi trí mới và bấm O i g a m z e ~ c h p a s t e ^ + Nhấn CTRL + c, di chuyến con trò đến vị trí mới và nhấn CTRL + V. + Bấm chuột phải, chọn Copy, đến vị trí mới, nháy chuột phai và chọn Paste. + Neu sao chép các tệp tin từ một 0 đĩa khác, Windows sẽ tự động tạo bán sao lụa chọn khi người dùng kéo chọn đến vị trí mới. + Nếu sao chép các tệp tin trong cùng một ố đĩa, giữ phím CTRL khi kéo tệp tin hoặc tlnr mục vào vị trí mới. - Đe di chuyên một tệp tin hoặc thu mục: Sau khi lựa chọn các tệp 31 tin hoặc thư mục, sử dụng một trong các cách sau: + Bấm 0,9' n'“ " chọn C ut, di chuyển đến vị trí mới, bấm ° r9an' " ’ chọn Paste. + Nháy chuột phải, chọn Cut, đến vị trí mới, nháy chuột phái và chọn Paste. + Kéo tệp tin hoặc thư mục được lựa chọn đen vị trí mới trên cùng một ổ đĩa. 1.6. Sử dụng Control Panel - Control Panel là khu vực trong W indows giúp chúng ta truy cập các tính năng cài đặt hay tùy chinh các cài đặt cho các thiết bị trong hệ thống cùa mình. - Để truy cập Control Panel, ta làm như sau: + Bấm vào nút Start, chọn Control Panel - System and Security: Duy trì tính toàn vẹn hệ thống và thực hiện sao lưu dữ liệu, các tùy chọn về bảo mật. - Network and Internet: Thiết lập hoặc thay đổi cách hệ thống kết nối mạng hoặc Internet và chia sè tệp tin VỚI những nguời khác. - Hardware and Sound: Thiết lập hoặc sửa đổi các mục phần cứng. - Programs: Truy cập các tác vụ quản lý hệ thống. - User Accounts and Family Safety: Thiết lập máy tính được sử dụng bởi nhiều hon một người. - Appearance and Personalization: Tùy chinh m àn hình VỚI bảo vệ màn hình, hình nền máy tính, và tương tự. Clock, Language and Region: Thay đổi ngùy, thời gian, tiền lệ, hoặc Số đề phản ánh các tiêu chuẩn theo khu vực hoặc các ngôn ngữ. - Ease o f Access: Thay đổi khả năng truy cập thông số kỹ thuật. Phần này chúng tôi chi giới thiệu một số thiết lập cơ bản sau trong Control Panel: - Cài đặt máy in (Printers): - Thiết lập độ phân giài màn hình, ảnh nền, màn hình chờ. - Xem và chỉnh sửa ngày giờ hệ thống. 1.6.1. Cài đặt máy ỉn (Printers) - Bấm chọn Start/Control Panel/View devices and printers hoặc 32 Start/Devices and Printers/Add Printer/ - Local printer attached to this computer: Cài máy in cục bộ cho máy đang sử dụng. - A network printer, or a printer attached to another computer: Cài máy in đang được chia sẽ trên mạng Lan - Trường hợp cài máy in cục bộ: + Use the follwing port: L ptl (chọn công máy in là 1) => Next + Chọn hãng sản xuất máy in: Manufacturer/ loại máy in Printers => N ext... + Printer name: Gõ vào tên máy in => N ex t... + Không cho phép chia sé máy in lên mạng Lan (Do not share this printer) hoặc cho phép chia sẻ trên mạng (Share this printer so that other...) với tên do ta đặt ỡ mục Share name => Next => Finish. - Trường hợp cài m áy in mạng: Sau khi chọn tùy chọn cài một máy in đã được chia sé, quá trinh tìm kiếm máy in diễn ra, chọn máy mạng in cần cài, chọn Next => Finish. 1.6.2. Thiết lập dộ phân giải mùn liìnli, ảnh nền, mùn hìnli chờ - Thiết lập độ phân giải màn hình: Bấm chọn S tart/C ontrol Panel/View by/Category đê hiển thị theo nhóm các thiết lập máy tính. Trong nhóm A ppearance and Personalization, chọn Adjust screen resolution => Trên ô Resolution chọn độ phân giái màn hình. - Thiết lập ảnh nền (Desktop background) + Bấm chọn S tart/C o n tro l Panel/View by/Category đề hiển thị theo nhóm các thiêt lập máy tính. Trong nhóm A ppearance and Personalization, chọn Change desktop background + Trên ô Picture Location chọn vị trí cùa ánh nền, có thề chọn Browse đê chọn thư mục chứa file ảnh trong máy. + Cỏ thể chọn Select All đê chọn toàn bộ ảnh làm nền hoặc Clear All đê bo tât sau đó chì chọn 1 ảnh. + Tại ô Picture Position chọn vị trí ánh nền. + Tại ô Change Picture Every: Ân định thời gian thay đôi ánh nền (dùng khi có nhiều ảnh nền được chọn). + Chọn Save changes đe lưu lại thay đổi. - Thiết lập màn hình chò’ + Bấm chọn S tart/C ontrol Panel/V iew by/C ategory để hiền thị theo nhóm các thiết lập máy tính. Trong nhóm A ppearance and Personalization, chọn Screcn Saver. Hoặc nháy phai chuột tại màn hình Desktop chọn Personalize, chọn Screen Saver + Trên ô Screen Saver lựa chọn kiêu màn hình chờ. + Trên ô Setting chọn thiết lập cho kiều màn hình chờ. + Chọn thời gian xuất hiện màn hỉnh chờ tại ô Wait. + Chọn OK. 1.6.3. Xem vù cliỉnh sửa ngày, giờ hệ thong Bấm chọn Start/Control Panel/View by/Catcgory để hiến thị theo nhóm các thiết lập máy tính=> chọn Clock, Language and Region. + Chọn Set Time and Date, xuất hiện cưa sổ, chọn Date and Time. + Chọn Change Date and Time đề thay đôi ngày giờ. Chọn lại ngày trên ô Date, chọn lại giờ trên ô Time. + Chọn Change time zone để thay đối múi giờ. Chọn múi giờ cần thay đổi => OK. 1.7. Cài đặt hoặc gõ' bò các ch u ông trình úng dụng Sứ dụng lệnh Program s and Features trong phân mục Program s cua Control Panel nếu chương trình trong danh sách. 1.7.1. Cùi đặt m ột chương trình mới Có thể cài đặt các chương trình tò các nguồn khác nhau. Một số chương trình tự động bắt đầu cài đặt khi người dùng đưa đĩa vào ổ đĩa. Các chương trinh tư Internet rơi vao mọt trong liai loại: + Được phép thực hiện một sao lưu hoặc bàn sao cua bàn gôc. + Nếu tái phần mềm từ Internet, luôn lưu nó và quét virus trước khi cài đặt. Quá trình cài đặt có thể tự động bắt đầu khi đưa đĩa CD (Compact Disk) hay DVD (Digital Versatile Disc) nhờ tệp tin Autorun kèm theo chương trình cài đặt trên đĩa hoặc người dùng phải tự chạy các file cài đặt. Các tệp cài đặt thuờng có tên: Setup.exe, install.exe,... Khi nhà cung cấp phần mềm thông báo cập nhật cho chương trình, các bản cập nhật thường không bắt buộc phài cài đặt ngay lập tức. /. 7.2. Gỡ bó m ột chương trình - Cách I Bấm chọn Start/ Control Panel/View by/Category, trong nhóm Programs chọn Uninstall a program Lựa chọn phân niêm cần gõ bò rồi chọn Uninstall (hình 1.10). Hình I.1U. Giao diện Uninslcill - Cách 2: Sử dụng lựa chọn Uninstall có sẵn trong chương trinh. 35 C H Ư Ơ N G II. M ICR O SO FT W ORD Chương này tập trung tỉm hiểu các kỹ năng tù cơ ban đến trung cấp và sử dụng các tính năng, thao tác cơ ban đề soạn tháo văn bán trong Microsoft Word. Với các nội dung như: thao tác soạn thào và định dạng, chèn các đối tượng vào văn bàn, tạo biêu đồ, định dạng trang và in ấ n ... 2.1. Tông quan về Microsoft Word Vãn ban nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại ký hiệu) nhất định. Vãn ban được hình thành trong nhiều lĩnh vục cùa đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, quan lý nhà nước mà văn bán có những nội dung và hinh thức thể hiện khác nhau. Vãn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngũ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và lioàn chinh về hỉnh thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Microsoft Word là một modul thuộc gói Microsoft Office, có chức năng hỗ trợ việc soạn tháo và định dạng văn ban 2.1.1. K hởi động chương trình Đê khới động Microsoft Word người dùng sử dụng một trong các cách sau: + Bấm đúp vào biểu tượng chương trình trên màn hình Desktop (néu có;. + Start/AII Program/MicroSoft Office 2013/W'ord 2013 Trên giao diện màn hình đưa ra một số mẫu trình bày vãn bán thường gặp. Người dùng chi cần chọn một mẫu thích hợp để tiến hành soạn thào văn ban. Dưới đây là các thành phần cơ bản cùa Microsoft W ord 2013 trên hình 2 .1 36 Hình 2.1. Giao diện làm việc M icrosoft Word (1) Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh. (2) File button: Chứa lệnh thao tác với tệp. (3) Thanh Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trinh, chúng được phàn chia thành các nhóm khác nhau. (4) Thanh thước đo: Dùng đê đặt Tab, Paragraph cho văn bản. (5) Thanh cuộn: Dùng đề di chuyến vãn ban lên xuống, sang trái sang phái. (6) Thanh trạng thái: Chửa một số thông tin hiện thời cua văn ban như chế độ hiến thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tạ i,... (7) Màn hỉnh soạn thảo: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là nơi đe ngirời dùng soạn thao nội dung của vãn bán 2.1.2. Giới thiệu thanh Ribbon Thanh Ribbon là thanh công cụ (hình 2.2) cliíra gần như toàn bộ các lệnh đê thao tác với chương trình, như các lệnh về Font chữ, vê Paragraph, đinh dang in ấn,... HOME • 1= f KI - I " R fflf'F ! Ii‘ f s p r .lív . VlfV; Times New Ro - 20 • A A A.1 • 'V ; • • . • • tí rl ĩl f. AaBtCcDc AaE Pa5t* v B J u X, X * ' ■ ■ • S - m . • > • • ' Mc C liy b y jio ’• fiitit • P iiu ự u p h 'j H ình 2.2. Giao diện thanh Ribbon Thanh Ribbon bao gồm các Tab (Home, Insert, Page Layout,..) bên trong là các nhóm lệnh cùa Tab đó. Tùy từng ngữ cánh sứ dụng, các nút lệnh sẽ sáng lên cho phép người dùng thao tác. Như vậy đê thao tác với một lệnh nào đó trên thanli Ribbon người dùng cân phai biêt nó năm trong Tab Ribbon nào, sau đó chọn tới nhóm lệnli cần thao tác trong Tab Ribbon đó. Chi tiết các Tab Ribbon - Home (hình 2.2): Mặc định trên thanh Ribbon, chứa các nhóm lệnh như: + Clipboard: cắt dán... + Paragraph: Căn lề, phân đoạn... + Font: Font, cờ, mầu chữ.. + Style: Kiểu định dạng... + Editing: Các chức năng tiện ích khi chinh sưa văn bán nhu tim kiếm, thay thế, di chuyến,... - Insert (hình 2.3): Chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đôi tượng vào vãn bàn, chi tiết như sau: • ' II Chí« ' foul«1 • • *■" iiS.vii.U-" P.iyn T .ti« Pitiux'. >1111* ịh aptỉ ¿ppifcii Cinlin* Lir^.t iMe*. ■ n\ n .iii€ « n s n e f õrtic« - /'d«e • Cu.-nmtnl •' Number • pc . . Drop Lap • Hình 2.3. Giao diện thanh công cụ Insert + Pages: Các lệnh chèn một trang mới vào văn bản hiện thời. + Tables: Các lệnh liên quan đến báng. + Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng. + Links: Lệnh chèn các liên kết. + Header & Footer: Tiêu đề trên và dưới cùa vãn bản. + Text: Chèn các đối tượng văn bản như TextBox, W o rd art,... + Symbols: Chèn các biẻu tượng, ky tự đặc biệt vào văn ban. - Design (hinh 2.4): Clúra lệnh liên quan đến các mẫu văn bán được trinh bày theo một bố cục nào đó. Hình 2.4. Giao diện thanh công cụ Design + Themes: Tùy chính nền cho toàn bộ các đối tượng shape trên văn ban. + Page Background: Nen cho trang văn bán. 38 - P age L a y o u t (hình 2.5): Chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục cùa văn bàn. fftteU- Indent -pit "3 .irt’Jj'Ptii; • •* Uh 0 [ * G ífc« Opt * -t_.phtn.iU-i rP-ghl 0 * • ~ftw s pi Hi nil 2.5. cjiao diện thanh công cụ Page layout + Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in. + Paragraph: Các lệnh thao tác với đoạn vãn ban. + Arrange: Các lệnh sắp xếp các đối tượng trên văn ban. - References (hình 2.6): Chứa các nhóm lệnh liên quan đèn một sô thú thuật đặc biệt cho văn ban như đánh mục lục tự động, tạo ghi chú cho văn ban. j» « n E-.rt-C i, ‘■lert Foetfw Hình 2.6. Giao diện thanh công cụ References - M ailings (hình 2.7): Chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc tạo lập thư, mẫu biếu cho việc trộn văn bán. tĩi.clípet LdhỂl. tort Mall Select Merge' Recipients" CfiSli ítstt Mill M tigỉ Arit< & Injcrt Fieios P'i.'tw * ruh Hình 2 .7. Giao diện thanh công cụ M ailings - Review (hình 2.8): Clìứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác nhu kiềm tra chính tá cho văn ban, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn b án ,... KtVlĩVV ; 13 / l ì > V '*.'C U S i.nipleMi-up • »■ ■ Ị l ỉ ^ ỏo A t - jho*Mjilbp• "* Pií. ju: ^ p «llm g& ú an siatí L in g t ỉg e Ne.-. Delete Tract’ -ccep i Compare . 1 - l i d i.j-.r n a - • • Jcir.r*w n :h c v Comments Chanạet - - p.e.ie.vmg Pant • -•' Next Cd-t*'9 hew. PivM-ọ lỉ-igutỉc CM!»«*' •■jiHr.j . C h rg « -temp»« Or>tnv Hình 2.8. Giao diện thanh công cụ Review 39 - View (hỉnh 2.9): Chứa các nhóm lệnh hiến thị, chi tiết như sau: VKW I * I Outline •' Rule» Q . QrtíPígt Side b% s«de r "^ir " Draft Gndhnrt a ] Muityỉi« p*gti F.eid Print '.'ft Zoom 100% , Ne-A Arrange spilt Sv.itch M iifo; McJt Layout Li,cut Ni..gallonPmc •r>pjgt*idth rt|„dCiV 4,1 Windows' Hình 2.9. Giao diện thanh công cụ View + Document Views: Chế độ hiển thị văn bán. + Show: Tùy chọn hiên thị một số thanh Panel. + Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ văn ban. + Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiền thị nhiều văn bản. + Macros: Các lệnh về Macros. Ẩn hiện một Tab lệnh Đẽ làm ân hay hiện một nhóm lệnh hoặc một Tab lệnh trong thanh công cụ Ribbon, thực hiện theo các bước sau: Bước I : Bấm phai chuột vào một khoáng trống bất kỳ trên thanh Ribbon. Rước 2: Chọn Customize the Ribbon, hộp thoại W ord Option (hình 2 10) xuất hiện và tro tới mục C ustom ize the R ibbon. ■" ....... - ỉ !--- Hình 2. ỈU. Hộp thoại Word Option Trong danli sách Main Tabs bên phía pliải của màn hình liệt kê danh sách các Tab Ribbon, muon an Tab nào người dung chỉ can bỏ dấu tích ở đâu tên Tab đó. Ngược lại muốn hiện chúng lên người dùng đánh dấu tích cho những Tab bị ẩn. Cuối cùng bấm OK đế lưu lại. Lim ý: Trường hợp muốn ẩn toàn bộ thanh công cụ Ribbon, bấm chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F l) phía góc phải trên của cửa sổ làm việc. Khi muốn hiện lại thanh công cụ này, bấm chuột vào nút lệnh đó một lần nữa 40 2.1.3. Thanh công cụ nhanh a i gr *3 • a Ci' i!«."! n • ] L "HOME L EN H CỦA TOĨ ir-JSI Hình 2.11. Thanh công cụ nhanh Thanh công cụ nhanh nằm góc trên trái của cửa sổ làm việc (hỉnh 2.11), chứa các lệnh thường sừ dụng giúp người dùng có thê thao tác một cách nhanh chóng, tức thời. Bô sung các lệnh thiròng sử dụng có trong danh sách mặc định Khi mới cài đặt chí có một số nút lệnh trên thanh công cụ này, muôn bô sung các nút lệnh khác người dùng bấm chuột vào mũi tên trò xuống rồi chọn vào nút lệnh cần bổ sung (nếu nút lệnh đó clnra có trên thanh công cụ) (hinh 2.12). Hình 2.12. Bổ sung các công cụ vào thanh công cụ nhanh Bố sung các lệnh không có trong danh sách mặc định Microsoft Word còn cho phép người dùng bô sung lên thanh công cụ này những nút lệnh khác không có trong danh sách mặc định. Các bước thực hiện như sau: Rtrrrr ì • Râm chuột chọn mũi tên trò vuông trên thanh công cu nhanh (Quick Access Toolbar), chọn More Commands . Hộp thoại Word Options (hình 2.13) xuất hiện và tự động trỏ tới mục Quick Access Toolbar H ình 2.13. Hộp thoại Word Option 41 Bước 2: Danh sách bèn trái là các nút lệnh cua chương trinh, danh sách bên phai là các nút lệnh hiện có trong danh sách Quick Access Toolbar. Đe bổ sung một nút lệnh mới người dùng chọn lệnh tương ứng trong danh sách bên trái rồi bấm nút A d d » , ngược lại nếu muốn loại bo nút lệnh nào người dùng chọn lệnh đó trong danh sách bên phai rồi bấm nút « Remove. Có thê sử dụng biêu tượng mũi tên lên xuống đê thay đối vị trí các nút lệnh trên thanh Quick Access Toolbar. Sau khi hoàn tất, bấm chọn O K đế lưu lại những thay đối. 2.1.4. File Button File Button chứa các lệnh thao tác với tệp văn bán nhu thêm mới, I11Ơ m ột File đà tôn tại, in ấn, lưu trữ, hay sưa đôi các thông tin về tệp,... Đê hộp thoại File Button xuất hiện, bấm chuột chọn biêu tượng File Button phía trái thanh Ribbon - Info: Chứa các lệnh như Save, Save AS, Open,... Ngoài ra còn cho phép người dùng có thể thay đổi một số thông tin về tệp trong danh sách các tệp đã hiển thị. - O pen: Trong đó: + Recent Document: Chứa danh sách File đã mớ trước đó. + Sky Drive: Lây file từ nơi cất trữ chia sé cho một người nào đó. + Computer: Tro đường dẫn đến các tlnr mục lưu file đã soạn thao. - New: Tạo một vãn bán mới, ngoài việc lựa chọn một văn ban trắng người dùng cũng có thể tùy chọn các văn bản mẫu mà Microsoft Word 2013 cung cấp sẵn. - P rint: In án văn ban, ơ đày ngươi dung có thẻ lựa chọn m ay in và các tùy chọn khác ngay màn hình phía bên phải. - Share: Chia sẻ văn ban qua Email, Fax, hay lưu văn bán thành các định dạng khác n h a u ,... - E xport: Tạo một văn bản có định dạng PDF/XPS, hoặc có thể thay đôi định dạng tệp cua một văn bán. - Close: Đóng chương trình. - Option: Thiết lập một số tùy chọn cho một văn bán Word. Lira ý: Muốn đóng cưa sô File Button, bấm nút Back hoặc nhấn phím ESC. 2.1.5. Tlianli trạnỊỊ thái, tlĩaiĩli cuộn, thanh thước đu T hanh trạ n g thái: Nằm phía dưới cưa sổ bao gồm các thông tin nhu chế độ hiển thị, phần trăm hiến thị, tồng số từ, số trang, trang hiện tại, .. T h an h cuộn: Dùng đế di chuyển màn hỉnh soạn tháo lên trên hoặc xuống dưới, sang trái hoặc sang phái. Thanh cuộn bao gồm: Thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc. T h a n h th u ó c đo: Có chức năng dùng đê căn chinh vị trí các đối tượng trên văn bán, căn lề, bố cục cho vãn bán. Thanh thước đo cũng bao gôm thanh tlurớc ngang và thanh tlnrớc dọc. 2.2. Một số thao tác soạn thảo văn bán 2.2. ì. Khái niệm văn bủn Văn bản thô Văn bán thô là một văn bản chưa được trình bày, nó chi cần có đu nội dung và đúng chính tá. Như vậy, sau khi khới động chương trinh Microsoft Word, người dùng đã có sẳn một cửa số văn bán mới (hoặc sau khi dùng lệnh New) và có thể bắt tay vào việc Iihập văn bản thô. Nhập văn ban thô nên chọn một phông chữ rõ ràng, dề đọc, kiêu chữ thường (thường dùng phỏng chữ mặc đinh là Times New Roman với Font size 14). Trong quá trinh nhập vãn bán, người dùng có thê dùng: + Shift-Enter: Xuống dòng không tạo đoạn mới (Line Break). + E nter: X uống dòng tạo đoạn văn bán mới (End of Paragraph). + C trl-E nter: Xuống dòng và ngẳt sang trang mới (Page Break). Một số thuật ngũ thuòng dùng - C h a r a c t e r (Ký tự): Khi người dùng gõ một phím từ bàn phím thì trên màn hỉnh sẽ hiện ra một ký tự tương ứng và in được ra giấy thì đó là một ký tự. N hư vậy, phím ký tự trên bàn phím là tất ca các phím chữ, phím sổ, phím dấu (ký tự đặc biệt). - W o rd (Từ): Mỗi nhóm ký tự liền nhau và được phân cách bàng khoang trắng (phím Space Bar) được gọi là một từ. Chú ý: Trong đoạn văn bán khi có dấu ngắt câu nằm giữa hai từ (nhu dấu chấm, dấu phẩy...), người dùng phải gõ dâu ngắt câu năm sát vào từ đứng tnrớc, tiếp đến là một khoáng trăng (phím Space Bar) rôi mới 43 gõ tiếp từ đứng sau. - Paragraph: Là một đoạn văn ban được kết thúc bàng cách xuống dòng. Neu người dùng chi gõ phím Enter mà không gõ thêm chữ nào thì đó là một Paragraph rỗng, ngoài ra Paragraph có thê chi là một dòng chù ngắn còn thông thường thì một Paragraph sẽ có nhiều dòng chữ. - W ord VVrap: Khi gõ một đoạn văn bản dài mà không có dấu chấm xuống dòng, người dùng sẽ thấy văn bàn tự động xuống dòng mỗi khi gặp lề bên phải cùa trang giấy, đó là W ord Wrap. 2.2.2. Các thau tác với m ột tệp văn bản Tạo một văn bản mói Mặc đinh khi khới động Microsoft Word chương trinh sẽ tự động tạo một văn bản mới, tuy nhiên trong các trường hợp khác ngirời dùng có thể tạo một văn ban mới bằng các cách sau đây: + Bấm tố hợp phím C t rl + N. + File Button/New. Luv ý: Microsoft Word còn cung cấp rất nhiều các mẫu (Template) được xây dựng sẵn mà người dùng có thể kế thừa và sừ dụng lại. Việc sử dụng các mẫu (Template) được xây dựng sẵn sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian cùng như tiếp cận với cách trình bày văn bán hiện đại, khoa học của Microsoft. Quay trờ lại cách thứ hai trong cửa sổ N ew (hình 2.14) nguời dùng bấm chọn loại m ẫu muốn soạn thào như: thư, Card, F a x ... 14ew Hình 2.14. Hộp thoại New Đê lựa chọn Templates người dùng chỉ cần bấm chuột vào mẫu đó rồi nhấn Create. Một File mới được mở với nội dung như hình ảnh mô tà về bàn mẫu mà người dùng vừa chọn. Từ văn bản này người dùng có thể chinh sứa thay đồi nội dung cho phù hợp với yêu cầu sử dụng. 44 Luu lại văn bản Sau khi hoàn thiện một văn bàn người dùng có thể lưu lại trên ô đĩa cứng đê sử dụng ở các lần tiếp theo. Với Microsoft Word 2013 người dùng có thể lưu một văn bản bằng các cách sau đây: +Bấm chọn biểu tượng Save trên thành công cụ Quick Access +Bấm chọn nút Save trong cứa sổ File Button, chọn mục Computer, sau đó chọn vị trí cần lưu văn bàn. Nếu văn ban được tạo mới và lưu lần đầu tiên, bằng một trong hai cách trên hộp thoại Save As sẽ xuất hiện nhu hình 2.15. Hình 2.15. Hộp thoại Save Người dùng chọn đường dẫn lưu File trên ổ đĩa cứng rồi nhập tên cho cho File văn bản vào mục File Name, cuối cùng bấm nút Save đế lưu lại văn bàn. Lim ý: Đe lưu lại văn bàn với một tên khác chọn Save As trong File Button Các thao tác còn lại giống như khi chọn nút Save Mử một văn bản đã tồn tại Có thê tlnrc hiện theo m ột trong các cách sau đây: + Trong cửa sồ Window Explorer bấm đúp chuột vào văn bản cần mở. + Bấm tổ họp phím Ctrl + o. + File Buttoii/Open Bằng m ột trong hai cách thứ 2 và thứ 3 hộp thoại Open xuất hiện chọn tới File cần mở rồi bấm chọn nút Open. Thoát khỏi ứng dụng Người dùng có thế chọn một trong các cách sau đây: + Bấm chọn nút Close ớ góc phải trên của màn hình Microsoft Word. 45 + File Button/Close. Bang một trong hai cách trên, nếu tệp văn bản của người dùng chưa lưu chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận. N eu muốn lưu lại thay đôi chọn Save, ngược lại chọn D o n ’t Save, nếu m uốn hủy thao tác tắt ứng dụng bấm chọn nút Cancel. 2.2.3. Soạn thảo văn bản Sau khi thiết lập một số thuộc tính cho văn bản như khổ giấy, căn lề, Font - cỡ chữ người dùng đã có thể soạn thảo văn bản thô. Như trình bày ở phân trước người dùng nên soạn thảo đầy đủ nội dung ờ dạng vãn bán thô trước khi tiến hành hiệu chinh văn bàn. Đê soạn tháo nội dung cho văn bàn người dùng có thể sù dụng toàn bộ các phím chữ, số và các ký có trên bàn phím máy tính. Di chuyến trên văn bản Ngoài cách sừ dụng chuột trò tới vị trí cần di chuyển người dùng còn có the sir dụng các phím chức năng đê tăng tốc độ di chuyển, m ột số phím thường sứ dụng là: - : Di chuyền con trò chuột sang trái m ột ký tự so với vị trí hiện thời. — »: Di chuyến con trò chuột sang phải m ột ký tự so với vị trí hiện thời. - ĩ : Di chuyển con trỏ chuột lên trên m ột dòng so với vị trí hiện thời. - ị: Di chuyên con trỏ chuột xuống dưới một dòng so với vị trí hiện thời. - Ctrl + «—: Di chuyến con trỏ chuột sang vị trí ký tự đầu tiên của chữ tiếp theo bên trái so với vị trí hiện thời. - Ctrl + —*: Di chuyển con trỏ chuột sang vị trí ký tự đầu tiên cùa chữ tiếp theo bên phải so với vị trí hiện thời. -C trl + |: Di chuyển vị trí con trỏ chuột lên vị trí ký tự đầu tiên cùa đoạn văn bàn bên trên so với vị trí hiện thời. - Ctrl + ị: Di chuyển vị trí con trò chuột xuống vị trí đầu tiên cùa đoạn văn bàn phía dưới so với vị trí hiện thời. - Home: Di chuyển con tró chuột tới vị tri đầu dòng hiện thời. - End: Di chuyền con trò chuột tới vị trí cuối dòng hiện thời. 46 - Page Up: Di chuyển con trỏ chuột lên đầu trang hiện thời - Page Down: Di chuyến con trỏ chuột xuống cuối trang hiện thời 2.3. Các thao tác định dạng 2.3.1. Lựa chọn văn bản Khi soạn thảo người dùng phải thường xuyên lựa chọn (bôi đen) một phần (một dòng, một đoạn, một trang,...) hay toàn bộ vãn bán đẽ thực hiện các tliao tác chỉnh sứa. Dưới đây là các cách khác nhau đê bôi đen nội dung văn bán Dùng chuột - Chọn một chữ: Bấm đúp chuột trái vào chữ cần chọn. - Chọn một phần nội dung văn bán: Di chuyến con trỏ chuột tới vị trí đầu tiên cần bôi đen, giữ chuột trái và rê tới vị trí cuối cùng cùa đoạn văn bản cần bôi đen. Dùng bàn phím - Shift H— »: Lựa chọn văn bán bên phái vị trí con trỏ hiện thời. - Shift + : Lựa chọn văn bán bên trái vị trí con trò hiện thời. - Shift + I : L ụa chọn phần bên trái cùa dòng hiện tại và phần bên phải cua dòng phía trên so với vị trí con trỏ hiện thời. - Shift + ị: Lựa chọn phần bên phải cùa dòng hiện tại và phần bên trái cúa dòng phía trên so với vị trí con trỏ hiện thời. - Ctrl + Shift + —►: Chọn phần còn lại bên phải của chữ gần nhất so với vị trí con trò hiện thời. - Ctrl + Shift + : C họn phần còn lại bên trái của chữ gần nhất so với vị trí con trỏ hiện thời. - Ctrl + Shiít + ị: Chọn phàn con lại ben phái cua đoạn vãn ban hiện thời tính tù vị trí con tró hiện thời. - Ctrl + Shift + j: C họn phần còn lại bên trái của đoạn văn bàn hiện thời tính từ vị trí con tró hiện thời. - Ctrl + Shift + End: Chọn nội dung từ vị trí con trỏ hiện thời đến cuối văn bàn. - Ctrl + Shift + Home: Chọn nội dung từ vị trí con tró hiện thời đến đầu văn bản. Sử dụng thanh công cụ Ribbon Đe lựa chọn văn bàn bằng nút lệnh trên thanh công cụ Ribbon người dùng bấm chọn T ab Home, tim đến nhóm lệnh Editing. Bấm chuột chọn Select: - Select All: Lựa chọn toàn bộ nội dung văn bàn. - Select Objects: Chỉ cho lựa chọn các đối tượng (hình ánh, đối tượng shape) có trên văn bản. - Select Text with Similar Formatting: Lựa chọn nội dung văn bàn có định dạng giống như văn bản ờ vị trí con trò hiện thời. 2.3.2. Sao chép, cắt dán, xóa văn bán Sao chép văn bản Đế thực hiện thao tác sao chép văn bản thực hiện nlnr sau: Bước 7: Lựa chọn (bôi đen) nội dung văn bản cần sao chép. Bước 2 : Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Bấm tổ hợp phím C trl + c + Bấm phải chuột chọn Copy + Trong Tab Hom e/Clipboard/Copy Cắt văn bản Người dùng thực hiện chức năng Cut văn bán như sau: Bước I : Chọn nội dung văn bản cần cắt (Cut). Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Bấm tổ hợp phím C trl + X + Bấm phải chuột chọn Cut + Bấm chọn Tab Home/Clipboard/Cut Dán vẫn bản Sau khi sao chép hay cat nội dung vãn bản ớ hai phần trước chắc chân nguời dùng cần phái dán nó vào một vị trí nào đó, với các bước thực hiện như sau: Bước 1: Bấm trò chuột tới vị trí cần dán văn bản. Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Bấm tổ hợp phím Ctrl + V + Bấm phải chuột trong mục Paste Options A - Keep source formatting: Dán cà nội dung Text và giữ lại địndạng nlnr nguyên gốc. «Gk» Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa trộn định dạng 48 gốc với định dạng cùa vị trí cần dán. A Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng cùa vị trí con tro hiện thời. + Bấm chọn Tab Hom e/Clipboard/Paste Xóa văn bản Có thê thực hiện xóa chi một ký tự hoặc xoá một đoạn hay cá văn bán. Chương trinh sẽ thực hiện lệnh xóa với những ký tự mà người dùng đă chọn. Xoá một ký tự: Đặt con trò Text trong văn bán, gõ phím Delete đế xoá một ký tự ớ bên phái con trò Text, gõ phím Backspace để xoá một ký tụ ơ bên trái con trò Text. Xoá một đoạn văn bản: Đánh dấu chọn đoạn văn bán cần xóa, nhấn phím Delete hoặc phím B ackspace đế xóa đoạn văn bản đó. 2.3.3. Làm việc với đoạn văn bán Paragraph là một đoạn văn bàn được kết thúc bằng phím Enter. Thông thường trong một văn bàn ngoài việc người dùng phải trình bày Font chữ sao cho đẹp, rõ ràng, dễ hiếu thỉ việc trình bày Paragraph sẽ làm cho văn bản cúa người dùng trở nên phong phú hơn, đẹp hơn và mang lại sức thuyết phục cao hon với sự khoa học của văn bản. Sú dụng thanh công cụ Ribbon Trên thanh công cụ Ribbon ngirời dùng quan tâm đến nhóm lệnh Paragraph trong Tab Home Đê thực hiện căn chinh cho một đoạn văn bán tnrớc hết ngirời dùng cân hâm fro chuột tái đoạn văn hán đó và thirr hiện theo những chì (lân sau đây: - Căn chữ cho đoạn văn bàn: người dùng sử dụng lệnh Alignment đế căn chữ cho đoạn vãn bản ( I r = = ). + =■ : Căn chữ theo lề trái của văn bản. + — : Căn giữa chừ cho đoạn văn bản, thường sư dụng cho các tiêu đề. + -= : Căn chữ theo lề phải cúa văn bán + — : Dàn đều chữ theo khô giấy cua văn bán, thường sứ dụng cho 49 các đoạn nội dung cùa vãn bán, với chức năng này văn bán của người dùng sẽ được dàn đều không bị thò thụt ờ lề trái hay lê phai cùa văn bàn. - Dãn dòng cho đoạn văn bán: Sừ dụng lệnh Line Spacing (hình 2.16), bằng cách bấm chuột vào biếu tượng Line Spacing trên thanh công cụ. Ngưòi dùng có thể chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc chọn: + Add space Before Paragraph: Thêm khoảng trắng phía trên của đoạn văn bàn. + Remove Space After Paragraph: Bớt khoang trắng phía dưới cua đoạn văn bản. Hình 2. ¡6. Hộp thoại Line Spacing Ngoài ra người dùng cũng có thể chọn Line Spacing Options... đê tùy chình khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản. - Căn lề cho cá đoạn văn bán: sử dụng lệnh Indent đê căn lề cho cá đoạn văn bán ( t ! 4E ). + : Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang bên trái một bước Tab. + 4Ẽ : Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang phải m ột bước Tab. Sử dụng thanh thuóc Ruler Thanh thước ngang cũng có thể sử dung để căn chinh lề cho đoan văn bán: + Q 1 First line indent: N út trên bên trái thanh thước ngang dùng để căn lề cho dòng đầu cùa đoạn văn ban, đê thục hiện chi cần bấm vào biểu tượng này và kéo trượt về bên phải. Khi đó dòng đầu của đoạn văn bản hiện thời sẽ được di chuyển theo. + Q 1 Left indent: N út phía dưới bèn trái thanh thuớc ngang dùng để căn lề cho toàn bộ nội dung đoạn văn bản, để thực hiện chỉ cần bấm chuột chọn biểu tượng này và kéo về phía bên phái hoặc 50 bên trái. Khi đó toàn bộ nội dung văn bản sẽ di chuyển theo trừ dòng đầu tiên của đoạn văn bản. + @ 7 Right indent: Nút duy nhất bên phải thanh thước ngang dùng để căn lề phải cho nội dung vãn bán bao gôm cà dòng đầu tiên. Để thực hiện người dùng chi cần bấm chuột chọn biếu tượng này và kéo di chuyển ngang theo thanh thước. Khi đó toàn bộ nội dung cua đoạn văn bán hiện thời sẽ được căn trái theo vị trí cùa biêu tượng này. Su dụng hộp thoại Paragraph Đế chinh sứa Paragraph cho đoạn vãn bán ngoài cách sử dụng các công cụ trên thanh Ribbon còn có thể sư dụng hộp thoại Paragraph Đê bật hộp thoại này người dùng bấm chuột vào biêu tượng mùi tên ( •) phía dưói nhóm lệnh Paragraph trên thanh công cụ Ribbon Hộp thoại Paragraph (hình 2.17) sẽ xuất hiện như hình dưới đây: __ l--ìl.jgẺẼẼẼỊ‘ Hình 2.17. Hộp thoại Paragraph Hộp thoại gồm hai Tab là Indent and Spacing và Tab Line and Page Preaks. Ở đây cluing ta quail tâm đến Tab Indent and Spacing. - Alignment: Căn chừ cho đoạn vãn bản, nhận bốn giá trị là Left (căn trái) Right (căn pliài) C enter (răn giũa) và Justified (căn đêu hai bên). - Outline: Dùng để chọn bậc cho đoạn văn bản phục vụ cho việc tạo mục lục tự động. N hững đoạn văn ban có Outline từ Level 1 đến Level 9 sẽ có thể là nội dung của mục lục, các đoạn khác có Outline là Body Text sẽ chi là nội dung của văn ban. - Left: Giá trị trong ô này là vị trí về trái cua văn bán. - Right: Giá trị trong ô này là vị trí về phái cùa văn ban. - Special: Thiết lập vị trí dòng đầu cua đoạn văn bán, nhận ba giá trị None (không thay đổi lề dòng đầu đoạn), Firstline (Lùi về bên phải so với 51 nội dung văn bán), Hanging (Lùi về bên trái so với nội dung văn bán). Sau khi chọn hai giá trị First line và Hangmg người dùng có thể thay đổi khoảng cách trong mục By. - Before: Khoảng cách giữa đoạn văn bán hiện thời với đoạn văn bàn phía trên nó, thông thường đề giá trị là 6 pt. - After: Khoáng cách giữa đoạn văn bàn hiện thời với đoạn văn phía dưó'1 nó, thông thường đề giá trị là 6 pt. - Line Spacing: Khoáng cách giừa các dòng trong đoạn văn bản, thường để giá trị Single. + Single: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 1 dòng. + 1.5 lines: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 1.5 dòng + Double: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 2 dòng. + At Least: Tạo khoảng cách lớn hơn một dòng bằng cách gõ nhập sô đo một cách chính xác vào mục At (đơn vị là point). + Exactly: Khoáng cách chính xác theo số đã gõ nhập vào mục At (đơn vị là point). + Multiple: Khoảng cách tính theo số dòng đã gõ nhập trong mục At (đơn vị là Lines). Lim ý: Nếu trong mục Line Spacing chọn Exactly và nhập số quá nhò trong mục At người dùng sẽ thấy các dòng trong Paragraph là rất nhỏ Do đó nó sẽ làm các dòng chữ trong Paragraph chạm hoặc đò chồng lên nhau và khiến người dùng không thể đọc được các dòng chừ trong Paragraph đó. Vậy nên không nên nhập số nhỏ hơn 1. Sử dụng Menu nhanh Một tiện ích được cài tiến đáng kề trong các phiên ban từ Office 2007 là sử dụng menu nhanh ngay trên nội dung văn bán. Tnrớc hết người dùng bôi đen đoạn văn bán cần căn chình Paragraph, một menu mờ mờ xuất hiện phía trên con trỏ chuột, người dùng hãy di chuyển con trỏ chuột tới vùng đó. Một thanh công cụ sẽ sáng lên cho người dùng thao tác, đây chính là menu nhanh trong Microsoft Office. 2.3.4. Tùy biến Font chữ Trước liêt người dùng chọn đoạn văn ban cần tùy biến Font (hỉnh 2.18) chữ và sừ dụng một trong các công cụ sau đây: Sú dụng thanh công cụ Ribbon Hình 2.18. Hộp thoại Font Đê hiệu chinh Font bằng công cụ trên thanh Ribbon chúng ta quan tâm đến nhóm lệnh F ont - Caiibri (Body) ’ Font: Thay đối Font chữ cho đoạn vãn bán được chọn. - 11 - Font Size: Thay đồi cỡ chữ cho đoạn văn bàn được chọn - A’ G row Font: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị - A Shrink Font: G iám cỡ chữ đi một đơn vị - Aa ’ Change Case: Thay đôi thành kiêu chừ hoa hay chữ thường + Sentence case: Giữ nguyên nhu văn bán thô đã soạn thảo + Lowercase: Chuyến toàn bộ thành chữ thường + Upper case: Chuyến toàn bộ nội dung thành chữ viết hoa + Capitalize Each Word: Viết hoa các chữ cái đầu cùa tù + Toggle Case: Viêt thường chữ cái đẩu và viết hoa các chữ còn lại. - V Clear Forrmatting- Xóa toàn hô dinh dang Font chữ cho đoan văn bán được chọn - 8 Bold: Chữ đậm - 1 Italic: Chữ nghiêng - y * Underline: C hữ gạch chân, để thay đồi kiêu gạch chân bấm chọn mũi tên trỏ xuống bên cạch biều tượng này rồi chọn kiểu gạch chân cần thiết lập. Ngoài ra nếu không vừa ý với màu đen người dùng cũng có thể chọn các màu khác bằng cách di chuyến chuột tới mục Underline color và chọn màu tương ứng ờ hộp màu bên phai - *** StrikeT hrought: C hữ gạch ngang - su b sc rip t: Đánh chi số dưới cho chữ (ví dụ x 2) - x* superscript: Đánh chi số trên cho chữ (Ví dụ X 2) - ¿à - Text Effect: Chữ ứng dụng, để thiết lập chữ ứng dụng bấm chọn biêu tượng này trong nhóm lệnh Font. Danh sách đổ xuống chọn tới kiểu chữ ứng dụng cần thiết lập. Ngoài ra nếu chưa vừa ý người dùng có thể thay đổi các tham số như bóng đổ, đường viền,... ớ các mục bên dưới. a|y ■> ' I I - ' Text Highlight Color: Thay đôi màu nên cho chữ, nêu bâm chọn biếu tượng này chương trình sẽ tự động lấy màu đang hiển thị làm màu nền cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn. Để thay đồi m àu bấm chọn mũi tên bên phải biêu tượng này, hộp m àu xuất hiện người dùng có thể lựa chọn các màu khác có trong bàn màu. Trong truờng hợp muốn xóa màu nền chọn No Color. - A * Font Color: Màu chữ, tương tự như m àu nền người dùng bấm chọn biểu tượng này đề thiết lập màu hiện tại cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn, ngoài ra có thể chọn các m àu khác bằng cách bấm chuột vào biêu tượng mũi tên trỏ xuống bên phái biểu tượng này. Sử dụng hộp thoại Font Đe tùy biến Font chừ bằng cách sứ dụng hộp thoại Font chọn biếu tượng Font phía dưới nhóm lệnh Font. Hộp thoại Font xuất hiện, trong hộp thoại này chúng ta quan tâm đen Tab Font - Font: Danh sách Font chữ hệ thống, người dùng có thề chọn một loại Font chữ bất kỳ trong danh sách này. - Font style: Kiểu chừ, trong danh sách có 4 giá trị: + Regular: Binh thường + Bold: Chừ đậm + Italic: Chữ nghiêng + Bold Italic: Chữ đậm nghiêng. Sử dụng Menu nhanh Có the sir dụng menu này đế hiệu chinh Font chữ cho văn bản. Các bước thực hiện như sau: Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần hiệu chính Font chữ 54 Bước 2: Di chuyển lên menu nhanh phía trên Các tùy chọn trong menu nhanh có chức năng tương tự như trong nhóm Font. 2.3.5. Đánh dắu dầu đoạn và đánh số thứ tụ tự động Để văn bán được trình bày rõ ràng các đề mục và phong phú sinh động, người dùng có thể trình bày văn bản theo kiêu liệt kê. NgliTa là trong vãn bán sẽ có các gạch đầu dòng, hay các mục 1, 2, 3..., hay theo bảng chữ cái a, b, c ... Với M icrosoft Ofice 2013 có thế nhận các kiểu liệt kê như vậy nhờ vào khá năng nhận biết các ký hiệu đứng đầu mỗi Paragraph. Người dùng có thể lựa chọn kiều liệt kê bằng số thứ tự hay bằng các ký hiệu đặc biệt. Sú dụng các công cụ trên thanh Ribbon Trong nhóm Paragraph thường sử dụng công cụ Bullets, Numbering, Multilevel list - Bullets: C họn các biểu tượng làm ký hiệu đầu đoạn văn bán, đê thực hiện người dùng làm như sau: Bước l i Chọn những đoạn văn bản cần thiết kế các ký hiệu đầu đoạn. Bước 2: Bấm chuột vào nút Bullets (hình 2.19) trên thanh Ribbon, lưu ý nếu người dùng bấm chuột vào phần chính của nút lệnh thì một biểu tượng mặc định (sử dụng gần đây nhất) sẽ được chọn làm ký hiệu cho đầu các đoạn vãn bản. Trong trường họp muốn thay đổi bấm chuột vào phần mũi tên bên phái cúa biếu tượng. Xuất hiện danh sách như hỉnh dưới đây: Ị Ệ Ị E - - ỵ - ’ A íB b C . I L’j H B Ĩ>Jlầ Ị Nm Bullet _ Hình 2.19. Hộp thoại Bullets Recently Used Bullets: Biểu tượng sử dụng lần gần nhất và được chọn là biểu tượng m ặc định. Bullet L ib ra ry : Danh sách các biêu tượng sẵn có. Document Bullets: Biểu tượng đang sừ dụng trong đoạn văn bản hiện tại 55 Change list level: Thay đồi Outsite Level cho những đoạn văn bán hiện thời và cùng với nó là thay đồi các biểu tượng đầu đoạn. Define new bullet (hình 2.20): Định nghĩa một Bullet mới, bấm chọn mục Define New Bullet... trong hộp thoại đố xuống, hộp thoại Define New Bullet xuất hiện như hình dưới đây: H ình 2.20. Hộp thoại Define New Bullet + Bấm chọn nút Symbol nếu muốn thay đồi các biều tượng. Sau khi chọn xong biếu tượng mới bấm Ok để hoàn tất. + Bấm chọn nút Picture nếu muốn sứ dụng các hình ảnh làm ký hiệu đầu dòng cho đoạn văn bản. Chúng ta có thể chọn ảnh từ thư mục chứa file ảnh trong máy tính băng cách chọn From a File, hoặc có thế chọn ảnh mẫu tìm kiếm từ thư viện ánh của Office bằng cách chọn Office.com Clip Art, hay có thể tìm trên mạng Internet bằng cách chọn Bing Image Search - Font: N goài việc thay đồi các hình ảnh đại diện người dùng còn có thê thay đối cá Font chữ và khoáng cách giữa ký hiệu đẩu đoạn và nội dung đoạn văn bàn, bằng cách bấm chọn nút Font. - Numbering: Khác với Bullet sử dụng các hình ảnh, biểu tượng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, Numbering sù dụng các ký tự liên tiếp như 1, 2, 3,... hay 1, II, III,... hay a, b, c,... Để sừ dụng công cụ này người dùng thực hiện như sau: Bước ỉ: Lựa chọn những đoạn văn bàn cần tạo ký hiệu đầu đoạn Bước 2: Bấm chuột vào nút N um bering trên thanh Ribbon, lưu ý nếu người dùng bấm chuột vào phần chính của nút lệnh thì một biểu tượng mặc định (sử dụng gần đây nhất) sẽ được chọn làm ký hiệu cho đầu các đoạn văn bàn. Trong trường họp muốn thay đồi người dùng bấm chuột vào phần 56 mũi tên bên phái cùa biếu tượng. Một daiứi sách sẽ đố xuống nhu hình dưới đây: Hình 2.21. Hộp thoại Numbering + Trong m ục N u m b e r in g Library người dùng có thể chọn một kiêu bất kỳ đê sư dụng làm ký hiệu đầu đoạn vãn ban, nếu muốn huy bo chọn mục None + Người dùng cũng có thê tự thiết kế các mẫu riêng cho minh bằng cách bấm chọn mục Define New N um ber Format Trong mục Number Style chọn một kiểu nhất định hoặc tự định nghĩa một kiêu ơ mục N um ber Form at. Chương trinh sẽ hiên thị kêt quá ớ mục Preview đê người dùng có thê xem trước. Lưu ý: Có thê thiết lập giá trị bắt đầu cho danh sách liệt kê bằng cách bâm chọn mục Set N um bering Value. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nlur hình 2.22 dưới đây: H ình 2.22. Hộp thoại Set Numbering Value Người dùng thay đôi giá trị bắt đầu cho danh sách trong mục Set value to - M ultilevel List: Xét trong một quyển sách chúng ta thấy bố cục có thê xuất hiện nhiều mức độ thể hiện cấp bậc. Đế thuận tiện cho người soạn thảo không phải nhớ xem mình đã viết đến bài hay mục nhỏ nào Microsoft Word 2013 cung cấp công cụ Muntilevel List, giúp người dùng 57 tự động đánh các đề mục này. 2.3.6. Chia cột cho văn bản Một ví dụ m à người dùng thường thấy về chia cột cho văn bán là các trang báo giấy. Do đặc thù các trang báo rất rộng, để người đọc có thể tập trung người thiết kế đã chia nội dung bài báo thành nhiều cột khác nhau. Với Microsoft Word 2013 để chia cột cho nội dung văn bản người dùng thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chọn phần văn bàn cần chia cột Bước 2: Chọn Tab Page Layout/Page Setup/Columns (hình 2.23). Bước 3: Trong hộp thoại đổ xuống người dùng có thể chọn một kiểu chia cột bất kỳ trong danh sách. Hoặc chọn M ore C olum ns để thiết lập cài đặt. □ Q m TttO I t ìic c Left B 'sn t Clumber of ro lu m m . 1 f - w id th a n d (p ac in g Pi £ o l » W idth; Sp»cir> văn bản Dê chèn sô trang vào tài liệu, tiên thẻ Insert/H eader & Footer/ Page N um ber (hình 2.24). H e ad e r Fo o te r P a g « ü M f ü .Numbvr. H e a d « ! & * ( 2 l o p o f P ô gc » l*i) B o tto m o f P a g * ► Is!) p « y « M a rg in * ► PI C u.r.nt Position » E o rm a t P a g e N u m b e rs ... R e m o ve P j y c N u m b t ii Hình 2.24. Hộp thoại Page Number Có the tùy chọn chèn số trang lên lề trên hoặc lề dưới của trang, ngoài ra người dùng cũng có thể chinh sửa định dạng của số trang văn hán hăng cách ham chon Format Page Numbers - T op of Page: Hiến thị các vị trí có thể đặt số trang ở đầu trang. - B ottom of Page: Hiên thị các vị trí có thể đặt số trang ở cuối trang. - Page Margins: Hiền thị các vị trí có thể đặt số trang ớ lề. - C u r r e n t Position: Hiển thị các lựa chọn đánh số để áp dụng với vị trí đánh số trang hiện tại - F o rm a t P ag e N um bers: Hiên thị các kiểu số trang khác nhau (1, 2, 3; i, ii, iii) cũng như lựa chọn con số bắt đầu dùng để đánh số nếu không bắt đầu từ 1 59 2.4.2. Chèn hình ánh 2.4.2.1. Chèn File ành trên ô đĩa Để chèn một File ảnh từ ổ đĩa cứng vào văn bản người dùng thực hiện theo các bước sau đây: Bước I: Đặt chuột tại vị trí cần chèn File ảnh vào văn bàn. Bước 2: Chọn Tab Insert/Illustrations/Picture Cừa sổ Insert Picture xuất hiện người dùng tìm tới File ảnh cần chèn vào văn bàn, bấm chọn File này rồi nhấn nút Insert Rước 3: Tùy chinh hỉnh ảnh trên văn bán - Bấm chuột chọn hình ảnh trên văn bàn. Một Tab lệnh mới (Format) xuất hiện trên thanh công cụ Ribbon, Tab lệnh Form at chứa hầu hết các lệnh thao tác với hình ảnh trên văn bán. IVTUR» r o o n FORMAT f * u -* Correclicm - Comp.Mi Pictur«» t t _ fT~*~ĩl p , ■ r „ i . , I I ■ Q. . Ị ¡¿1 Pictur« Border • HỈC clcr- Chí«9« PkIui« a sa ấ J B S ầ w SSm 1 3 1 ■' ^ • Background C2 Arttrtie Ellect» - t i R «tt Pxturt * • I % PKtut« Lcyoul * A4ÌUSI PIUuii SlyU» r. Hình 2.25. Hộp thoại Pictures - Nhóm lệnh Adjust: + Color: Lựa chọn hiệu ứng màu cho bức ành. + Sà Change Picture C h a n g e P ictu re : Thay thế hình ánh hiện tại, người dùng bấm chọn biểu tượng này rồi tìm tới hỉnh ảnh mới để thay để hỉnh ảnh hiện tại. +... - Nhóm lệnh Picture Styles + Danh sách các Style: Đây là những tiện ích mới được bồ sung trong Microsoft Word, có thể sừ dụng chúng để thiết kế khung cho hình ảnh. + L ĩ Picture Border- P ic tu re B o r d e r : Dùng để thay đổi màu của đường viền cho hình ảnh + o Picture Effects" P ic tu re Effect: Người dùng có thể tiếp tục hiệu chình hình ảnh với thư viện các ứng dụng mà Microsoft Word 2013 cung cấp bằng cách bấm chọn biểu tượng Picture Effect. Trong danh sách được 60 liệt kê có thể thay đối bóng, các góc nghiêng cho ả n h ,... + fjl Picture Layout- P ic tu r e L ay o u t: Sau khi tùy biến ảnh với các Style rất chuyên nghiệp hắn người dùng sẽ còn phái ngạc nhiên hơn với công cụ Picture Layout. Microsoft Word 2013 cung cap thư việc các Layout chuẩn cho không những trình bày mà còn có thể mô tá hình ảnh rất sinh động với nhiều chù đề khác nhau - Nhóm lệnh A rran g e: Sư dụng các lệnh trong nhóm này đê săp xếp vị trí hỉnh anh trên văn bán. Có thể thiết lập vị trí cho hỉnh ánh trên trang văn bàn bằng cách bấm chọn biểu tượng Position Một danh sách các vị trí đuợc liệt kê trong menu nhanh Trong mục In line w ith T ex t là vị trí ban đầu của hình ánh, phía dưới trong mục W ith Text W rapping cho phép người dùng thiết lập các vị trí như mô tả trong hình minh họa, có thể là ở đầu trang, giữa hoặc cuôi trang, ứng với nó là các vị trí bên phai, bên trái và ơ giữa. + W rap Text: Thông thirờng một trang văn bán có chứa hình ảnh thỉ sẽ chứa nội dung Text. Trên những văn bản đó người dùng sẽ thây lúc thì hinh ảnh bên trái, lúc lại bên phái nội dung Text, hay hình ánh ớ giữa bao quanh là nội dung Text của văn bàn,... Đe thiết lập được như vậy người dùng bấm chọn biểu tượng Wrap Text, một danh sách các kiêu Wrap Text sẽ xuất hiện, bấm chuột chọn một kiêu bất kỷ cho hình ánh cua mình. + J Bring Forward ’ B rin g F o rw a r d : Hiển thị hình ảnh lên trước các hình ảnh khác, sứ dụng công cụ này trong trường hợp có nhiều hình anh xếp lên nhau. + □ Send Backward - S end B a ck w a rd : Hiển thị hình ảnh sau các hỉnh ành khác, tnrờng hợp sử dụng tương tự Bring Forward. + £ Align' Align: Sứ dụng công cụ này để căn chình lề cho một hoặc nhiều hình ảnh một lúc. + ĨỀĨ’ G ro u p : N hóm các hình ánh lại VỚI nhau, chọn danh sách hình anh cần nhóm, tiếp theo bấm chọn biểu tượng Group trên thanh công cụ, tiếp tục chọn lệnh Group. Trường hợp muốn gỡ nhóm người dùng bấm chọn Ungroup. 61 + 'lÁ r Rotate: Xoay chiều hỉnh ánh, sử dụng công cụ này đê đổi chiều cho hình ảnh trên văn bản. Trong danh sách người dùng có thể thấy góc quay mà hình ành mô tà, nếu như không vừa ý người dùng có thể chọn More Rotation O ptions... để thay đổi góc quay theo ý muốn. - Nhóm lệnh Size: Dùng để thay đổi kích thước cùa ánh trên văn bản. ■ n + Crop: Điều chinh phạm vi hiển thị của ảnh, với công này người dùng có thể cắt bò những phần thừa trên hỉnh ảnh đuợc Insert vào văn bản. + Ỉ.J 159 * Shape height: Thiết lập chiều cao cho hình ảnh. + 2 39 * ị Shape width: Thiết lập độ rộng cho hình ảnh. Lim ý: Có thể thay đồi kích thước cùa ảnh đơn giản hơn bằng cách bấm chọn hình ánh cần thay đối, di chuyển chuột tới các điểm cho phép thay đổi kích thước ảnh, khi hình chuột đổi thành mũi tên hai chiều người dùng giữ, kéo và thả ở vị trí cần thay đổi kích thước, có thể áp dụng cho chiều cao, độ rộng, hay đồng thời cả hai chỉ số này. Các điềm thay đổi kích thirớc ánh có hình vuông nhó ớ khung bao quanh hỉnh ảnh. 2.4.2.2. Chèn Online Picture OnlinePicture thực chất là các hình ảnh được Microsoft Word cung cấp sẵn với nhiều chủ đề khác nhau, nếu như người dùng không có ảnh phù hợp cho nội dung văn bàn thi hãy thú tỉm kiếm trong thư viện OnlinePicture cửa Microsoft Word xem sao? Đe chèn các OnlinePicture vào vãn bàn hãy bấm chọn biểu tượng O nlinePicture trong nhóm lệnh Illustrations và máy tính có kết nối internet. Báng OnlinePicture xuất hiện. Người dùng nhập chủ đề hỉnh ảnh tìm kiếm đê tìm kiếm trong thư viện hình ánh của Microsoft Office Word Người dùng nhập chủ đề hỉnh ảnh tìm kiếm đề tìm kiếm trên mạng internet. Sau khi chèn Online Picture vào văn bán, các thao tác với những hình ảnh này tương tự như chúng tôi đã giới thiệu ở phần trước. 2.4.3. Chèn đối tượng Shapes Một số hình ảnh đặc biệt và thường hay sử dụng đã được Microsoft Word 2013 tập họp và đưa vào nhóm Shape để người dùng có thể dễ 62 dàng sử dụng như hình vuông, hình cliĩr nhật, elip, các đưòng Line,... Ngoài thề hiện hỉnh ánh các đối tượng Shape còn cho phép chúa nội dụng Text bên trong. Đê chèn một đối tượng Shape vào văn ban người dùng bấm chọn biếu tượng Shape trong nhóm Illustrations cua the Insert trên thanh công cụ Ribbon. - N hóm lệnh In se rt S h a p e (hình 2 26) & 3 _ I I > I _ J 1**1 E d i t S h a p e - / \ t 1 . ' [ ( s • I* I D i a w T e x t B o « ■'■.í ' V < > -¿V - Hình 2.26. Hộp thoại Insert Shape + Hộp chọn các đối tượng Shape: Cho phép chèn các đối tượng Shape khác lên văn bản mà không cần quay trờ lại Tab lệnh Insert Cách làm tương tự như thao tác với Tab Insert. + Edit Shape- Edit Shape: Cho phép thay đổi hình dạng của đối tirợng Shape. Bấm chọn biểu tirợng này trên thanh công cụ, một danh sách đố xuống xuất hiện, chọn Edit Points. Khi đó đối tượng Shape bị bao quanh bới một khung có 4 điêm đen ờ bốn góc. Người dùng sir dụng chuột di chuyền tới một trong bốn điềm này giũ và kéo chuột để thay đổi hình dạng cua đối tượng Shap theo ý muốn, có thế thay đôi thành nhiều hỉnh dạng khác nhau. - N hóm lệnh S h a p e Style Có ý nghĩa tương tự như nhóm lệnh Style cùa Picture và Online Pioluic, đuụL dùng đc thay đùi Style cho các đôi tuự‘ig Sliupc. Ngoài các Style trong bàng liệt kê người dùng có thể bấm chọn mục Other Theme Fills để bồ sung một so Style đặc biệt + *¡2 Shape Fill ’ Shape Fill: Thay đổi m àu nền cho các đối tượng Shape. + [¿ShapeOutline* Shape Outline: Thay đổi màu viền cho đối tuợng Shape. + Q> Shaoe Effects - Shape Effects: Ý nghĩa tương tự như lệnh Effect trong phần Picture, người dùng sừ dụng công cụ này đe tùy chinh các ứng dụng hình ánh cho các đối tượng Shape. 63 - Nhóm lệnh Text: Sứ dụng nhóm lệnh này thao tác với nội dung Text trong các đối tượng Shape. + Align Text: Căn chinh vị trí nội dung Text trong đối tượng Shape. Bấm chọn biếu tượng này sẽ có 3 lựa chọn Top (Nội dung Text được căn lên đinh các đối tượng Shape), Middle (Nội dung Text đuợc căn giữa các đối tượng Shape), Bottom (Nội dung Text được căn dưới đáy các đối tượng Shape). - Nhóm lệnh A rrange: Sử dụng các lệnh trong nhóm này để sắp xếp vị trí đối tuợng Shape trên văn bản (các tùy chọn sử dụng tương tụ với đối tượng hình ảnh). - Nhóm lệnh Size: Dùng để thay đồi kích thước cùa đối tượng Shape trên văn (các tùy chọn sử dụng tương tụ với đối tượng hình ảnh). 2.4.4. Chèn đối tượng Sm art Art Đối tượng SmartArt là một thư viện các sơ đồ theo nhiều chù đề kiêu dáng khác nhau. Người dùng có thể sứ dụng đối tượng này để vẽ các sơ đồ như sơ đồ tố chức công ty, sơ đồ về tình hình tăng giám các chi tiêu, hay liệt kê các danh sách ,... Chèn đối tưọng Sm artA rt vào văn bản Đe sư dụng đối tượng này từ nhóm lệnh Insert/Sm artA rt. Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic xuất hiện. Giả sứ chúng ta bố sung kiểu Hierarchy List vào nội dung văn bản dùng để liệt kê các đầu sách theo chủ đề khác nhau. Ket quả trên nội dung văn bản sẽ được bổ sung một đối tượng SmartArt. Thục chất các thành phần trong đối tượng SmartArt là các đối tượng Shape được thiết kế sẵn n'r màu sắc, bố cục đê tạo nên m ột đối tượng SmartArt hoàn chinh, thể hiện được nội dung theo những chu đề khác nhau. Nhập nội dung và tùy chỉnh đối tuọng S m artA rt Đe nhập nội dung cho các thành phần trong một đối tượng SmartArt người dùng nhấp trỏ chuột trực tiếp lên thành phần đó hoặc nhấp phải chuột và chọn Edit Text, tùy chỉnh nhừng thành phần này cho phù hợp với yêu cầu sử dụng của mình. Đe tùy chinh đối tượng SmartArt chúng ta quan tâm tới Tab lệnh Design và Format trên thanh công cụ Ribbon. Trong quá trình nhập nội dung cho các thành phần trong đối tượng 64 SmartArt cỡ chữ sẽ tự động được điều chính vừa khớp trong các đối tượng Shape Đâu tiên chúng ta sẽ tìm hiểu các nhóm lệnh trong Tab Design - N hóm lệnh C re a te G ra p h ic + _ J Add Shape’ Add Shape: Bổ sung các đối tượng Shape và SmartArt, ngoài cách sử dụng công cụ này nguời dùng cũng có thể sao chép các đối tượng Shape đế có được Style thống nhất. + i3 Add Bullet A dd Bullet: Thêm biểu tirợng đầu đoạn cho nội dung các đối tượng Shape trong SmartArt. Nút lệnh này chì sáng lên và cho phép tác động kill người dùng chọn vào phần nội dung Text. + £] Text Pane Text Pane: Tắt/bật hộp thoại Text Pane bên trái đối tượng. + ■> Promote Promote: Chuyến đối tượng Shape hiện tại lên cấp cao hơn. + V Demote Demote: Chuyển đối tượng Shape đang chọn xuống một cấp. + f* Right to Left Right to Left: Đ ảo chiều các đối tượng Shape trong SmartArt, Tiêp tục chọn lại lệnh này một lần nữa kết quả sẽ quay trở lại nhu ban đầu. +\ ứ Reorder Up Reorder up: Di chuyền đối tượng Shape lên phía trên một vị trí. + * Reorder Down Reorder Down: Di chuyền đối tượng Shape xuống plúu duúi m ột vị tií. - N h ó m lệnh L ayouts: K hung Layouts sẽ liệt kê các Layout cùng nhóm với Layout hiện tại, người dùng có thể chọn trực tiếp Layout thay thể trên danh sách này. Ngoài ra muốn thay đối các nhóm Layout khác người dùng bấm chọn mũi tên cuối cùng bên phải. - N hóm lệnh S m a rtA rt Styles: Chọn một mẫu bất kỳ cho Smart Art. - N h ó m lệnh S hapes: Tương tự như khi thao tác với đối tượng Shape, tuy nhiên người dùng chú ý hai lệnh sau: + Larger: Tăng kích thirớc cua thành phần được chọn trong đối 65 tượng SinartArt lên 1 đơn vị. + Smaller: Tăng kích thước của thành phần được chọn trong đối tượng SniartArt lên 1 đơn vị. - N hóm lệnh S h ap e Styles: Tương tự như khi thao tác với đối tirợng Shape. - N hóm lệnh W o r d A rt Styles: Chúng ta sẽ tìm hiểu nhóm lệnh này khi làm việc với đối tượng WordArt. - Nhóm lệnh A rrange: Tirơng tụ như khi thao tác với đối tượng Shape. - N hóm lệnh Size: Tương tự như khi thao tác với đối tượng Shape. 2.4.5. Chèn biểu đồ Với một báng dữ liệu cho trước người dùng có thê sứ dụng công cụ này để thể hiện chúng dưới dạng biểu đồ, các số liệu nếu có thê thê hiện ở dạng biểu đồ sẽ giúp người xem có cái nhìn trực quan, dễ dàng so sách các chi tiêu với với nhau. Microsoft W old 2013 cung cấp rất nhiều dạng biểu đồ khác nhau như hỉnh khối, hỉnh quạt, đường th ẳn g ,... Cùng với nó là Style đa dạng, cho phép thể hiện, so sánh nhiều chi tiêu trên cùng một biểu đồ. Từ Tab lệnh Insert/Chart. Hộp thoại C hange C h art Type xuất hiện: ! : ■' iiOQi lit] 111! -Un m am rthi “ ‘....— ... . Ill ll* lii li! Hình 2.27. Hộp thoại Chart Type Chọn một mẫu biều đồ nhất định trong danh sách sau đó bấm OK. Khi đó một cửa sổ Microsoft Excel sẽ được m ờ ớ bên phái cira sổ Microsoft Word như hình 2.28 dưới đây: 66 E l i l lîTffrîWi Hình 2.28. Két qua vẽ biêu đồ Trong cưa sô Excel chứa dữ liệu nguồn tạo biêu đồ, người dùng có thế thay đối dữ liệu cho phù hợp với biều đồ mình cần vẽ sau đó đóng cứa số Microsoft Excel lại. Như vậy một biểu đồ đã được chèn vào vãn ban. Tùy chinh thiết kế cho biểu đồ Để tùy chinh thiết kế biếu đồ chúng ta quan tâm đến Tab lệnh Design trên thanh công cụ Ribbon Dưới đây là chi tiết các nhóm lệnh - Nhóm lệnh Type + Change Chart Type: M ở lại hộp thoại Change Chart Type mà không cần quay lại Tab lệnh Insert + Save As Template: Lưu kieu Chart hiện thời thanh mẫu để có thê dùng lại các lần sau: - Nhóm lệnh Data + Edit Data: Mở bàng dữ liệu nguồn của biểu đồ ở dạng File Excel. + Switch Row/Column: Chuyên đôi dữ liệu giữa hàng - cột và ngược lại (nút lệnh này chi sáng khi mở báng dữ liệu nguồn Excel). + Refresh Data: Làm mới lại dữ liệu nguồn sau khi chỉnh sửa. - Nhóm lệnh C h a rt Layouts: Dùng đê thay đôi câu trúc cùa biêu đồ theo những mẫu mô tà trong khung này. Đê mơ rộng danh sách các Chart Layouts: Chọn mũi tên dưới cùng bên phái. - N hóm lệnh C h a r t Styles: Thay đổi Style cho biểu đồ với cấu trúc đà chọn. Cũng giống như khung Chart Layout với Chart Styles ngoài những mẫu style hiên thị người dùng có thê chọn các mẫu khác bang cách bấm chọn mũi tên dưới cùng bên trái cúa khung lệnh này. Tùy chỉnh Layout cho biếu đồ Đê tùy chinh Layout (cấu trúc) cho biếu đồ người dùng quan tâm đến Tab lệnh Layout trên thanh công cụ Ribbon - C u rre n t Selection + Chart Area • Chart elements: Lựa chọn các thành phần trên biều đồ gồm: C hart Area: Vùng chứa toàn bộ biểu đồ C h art Title: Tiêu đề biều đồ Horizontal (...) Axis: Chì tiêu trục ngang của biếu đồ Legend: Ghi chú chỉ tiêu Plot Area: Vùng chửa chì tiêu trẽn biếu đồ Series Một chi tiêu cụ thê + Format Selection: Sau khi lựa chọn một thành phần bất kỳ trên biều đồ người dùng bấm chọn biếu tượng này để bật hộp thoại Format thành phần đó. C hart Area: Cho phép thay đổi màu đường viền, kiểu đường viền, bóng, kích thước, vị trí,... C h a r t Title: Cho phép thay đối thuộc tính đường viền, căn chinh vị trí cùa tiêu đề trên Char Area. Horizontal (...) Axis: Cho phép định dạng nội dung chi tiêu trục ngang nhu căn chình nội dung, m àu sắc đường viền, . . Legend: Cho phép thay đổi vị trí cùa Legend trên Char Area, kiều dáng, m àu sắc của đường viền, . .. Plot Area: Cho phép thay đổi màu sẳc, hình ảnh nền, thiết lập thuộc tính cho đường viền, bóng,... Series Đối với các chì tiêu hộp thoại cho phép thiết lập chiều cao, độ rộng, các hiệu ứ n g ,... - B ackgroud: Thiết lập các thay đổi cho nền cua biểu đồ 2.4.6. Chèn các đối tượng Text Ngoài những hình ảnh người dùng còn có thể chèn rất nhiều các đối tượng khác vào vãn bán nlnr các hộp Text, các WordArt, hay các đối tượng từ những ứng dụng khác,... Trong phần này người dùng quan tâm đến nhóm lệnh Text trên Tab Insert. Là một khung chứa văn bàn, ngoài việc thay đổi nội dụng bên trong người dùng còn có thể tùy chình thiết kế màu sắc, nền cho các TextBox. 68 Nếu như không vừa ý với những mẫu có sẵn người dùng bấm chọn mục Draw TextBox đê tự mình thiết kế những mẫu riêng. Sau khi bấm chọn mục này hình trỏ chuột của người dùng trên văn ban sẽ đối thành hình dấu +, bây giờ hãy giữ và kéo rồi thá chuột đê vẽ TextBox trên văn bản ở những vị trí mà người dùng mong muốn. Sau khi vẽ xong con trỏ chuột sẽ nhấp nháy trong hộp TextBox người dùng có thể gõ trực tiếp nội dung vào đó. Định dạng các đối tuọng TextBox Đế định dạng các đối tượng TextBox chúng ta sứ dụng các nhóm lệnh nhu Shape Styles, Text, Arrange, Size trên Tab lệnh Format. - Nhóm lệnh Shape Style Có ý nghĩa tuơng tự như nhóm lệnh Style cùa Picture và Clip Art, được dùng để thay đỏi Style cho các dối tượng TextBox. Danh sách Style: Thao tác tương tự nlnr đã hướng dẫn phân thao tác với Picture và Clip art. ¿¡2 Shape Fill ’ Ị Shape Fill: Thay đối màu nền cho các đối tượng TextBox. c / Shape Outline *' Shape Outline: Thay đổi m àu viền cho đối tượng Shape. Shape Effects'ì Shape Effects: Sư dụng công cụ này đề tùy chỉnh các ứng dụng hình anh cho các đối tượng Shape. - N hóm lệnh Text: Sử dụng nhóm lệnh này thao tác với nội dung Text trong các đối tượng TextBox. - Align Text: Căn chính vi trí nội dung Text trong đôi tượng TextBox. Top (Nội dung Text được căn lên đinh các đối tượng TextBox), Middle (Nội dung Text đirợc căn giữa các đối tượng TextBox), Bottom (Nội dung Text được căn dưới đáy các đối tượng TextBox). - N hóm lệnh A rrange: Sứ dụng các lệnh trong nhóm này đê sap xếp vị trí TextBox trên văn bàn (các tùy chọn sù dụng tương tự với đôi tượng hình ảnh). - N hóm lệnh Size: Dùng đế thay đỏi kích thước cua TextBox trên văn bản (các riiy chọn sừ dụng tương tự với đối tượng hình ảnh). 69 2.4.7. Chèn đối tượng Word A rt WordArt là đối tượng chữ hiệu ứng được sử dụng khi muốn trình bày nội dung dưới dạng chữ nghệ thuật. Chèn W ordA rt vào văn bản Chọn Tab Insert/ Text/VVordArt Danh sách các mẫu chữ nghệ thuật xuất hiện. Bấm chọn một mẫu bất kỳ đề bổ sung vào văn bản Nhập nội dung cho YVordArt Sau bước chọn thứ nhất một đối tượng được chèn vào văn bản với dòng chừ Your Text Here. Đế nhập nội dung cho WordArt nguời dùng xóa dòng chữ này và nhập nội dung mình muốn thề hiện vào đó. Đe điều chỉnli Font chữ người dùng thao tác như đã hướng dẫn ờ các phần trước. Hiệu chỉnh W ordA rt Người dùng bấm chọn Tab F orm at tìm tới nhóm lệnh VVordArt Styles - Quick Styles: Thay đồi kiểu chữ nghệ thuật mà không phải trờ về Tab Insert - Text Fill: Hiệu chinh màu cho thân chữ. Bấm chuột đế chọn màu cần thiết lập. - Text Outline: Thiết lập màu cho viền chữ, người dùng bấm chuột chọn màu cần sử dụng. - Text Effects: Bố sung nhiều hiệu ứng với nhiều cách thế hiện khác nhau. Di chuyển chuột tới nhóm chứa hiệu ứng cần sử dụng, bấm chọn hiệu ứng cần thiết lập cho WortArt. Lưu ý.' Người dùng có thế tùy chinh định dạng, hiệu ứng cho các đối tượng WordArt bằng cách bấm cliọn biểu tượng Format Text Effects ở dưới nlióm WordArt Style. Hộp thoại Format Text Effects xuất hiện, trong hộp thoại này cho phép thể thay đổi m àu sắc cho chữ, sứ dụng các hiệu ứ n g ,... 2.4.8. Chèn ký tự đặc biệt và công thức toán học Trong phần này chúng ta sẽ quan tâm tới nhóm lệnh Symbol, sử 70 dụng nhóm lệnh này đế thêm các biểu tưọng và các công thức toán học vào nội dung văn bàn. 2.4.8.1. Chèn các ký tự đặc biệt (biêu tượng) Cách thực hiện Bấm chọn Insert/Symbol (hình 2.29) trên thanh công cụ Ribbon, một danh sách liệt kê các Symbol xuất hiện, hãy bấm chuột đê chọn biêu tượng cần chèn vào vãn bản. i 2 Vm»>o. - t L V |1 n o > & w Mo.* SymOoK Hình 2.29. H ộp thoại Symbol Nhấn chọn M ore Symbols... đế có thêm sự lựa chọn Hộp thoại Symbol xuất hiện, trong hộp thoại này người dùng có thể tự tìm cho mình những biểu tượng thích hợp để chèn vào nội dung văn bản. 2.4.8.2. Chèn công thức toán học Cách thực hiện Khi cần viết các công thức toán học trên Microsoft Word 2013 người dùng bấm chọn Insert/Equation trên thanh công cụ Ribbon Một danh sách liệt kê các kiểu công thức xuất hiện. Bấm chuột chọn tới dạng công thức phù hgfp nhất với nội dung mà người dùng dự định trinh bày. Sau bước này một đối tượng Equation sẽ được chèn vào nội dung văn bản. Tùy chinh Để tùy chỉnh nội dung cho Equation người dùng bấm chọn Tab Design trên thanh công cụ Ribbon. - Nhóm lệnh Tools: + Equation: Chọn mẫu Equation mà không cần trớ lại Tab Insert a1 + b2 = + Profesional: Thế hiển công thức dưới dạng chuẩn k . Ị jiaA2 + faA2 = CA2 + Linear: Viêt dưới dạng các ký tự đơn giản - N hóm lệnh Structures: Nhóm lệnh này sẽ cho phép người dùng 71 nhập nội dung cho công thức cùa mình. Các công tlúrc trong phần trên (Fraction) là các công thức rỗng, sau khi bổ sung vào văn bản người dùng phải điền nội dung cho công thức. Ngoài nhóm Fraction phần mềm còn rất nhiều nhóm công thức khác nhau nhu: + Script: Mũ + Radical: Các công thức khai căn + Martrix: Công thức về ma trận + . . . 2.5. Báng biểu Trong thực tế có rất nhiều văn bản cần thể hiện dưới dạng báng biêu, ví dụ như danh sách lóp, danh sách học sinh tiên tiến, danh sách đóng tiền quỹ lớp,... Trong phần này chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng trình bày bảng biếu cho những văn bán nhu vậy. 2.5.1. Chèn báng vào văn bản Đe chèn bảng biểu vào văn bán người dùng thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Đặt con trò chuột tại vị trí cần chèn báng biểu Bước 2: Tù thanh công cụ Ribbon bấm chọn Tab Insert/Tables. Bâm chọn biểu tượng Table (hình 2.30) trong nhóm này. Hình 2.30. H ộp thoại Table - Tạo bảng bang cách lựa chọn cấu trúc có sẵn: Trong mục Insert Table người dùng di chuyển chuột để chọn cấu trúc báng màn mình cần tạo, với số liàng, cột là số các ô vuông nhò được chọn trong danh sách. - Tạo bàng bằng hộp thoại Insert Table: Người dùng còn có thể thay đổi cấu trúc bảng biểu bằng cách bấm chọn mục Insert Table. .. Hộp thoại Insert Table (hỉnh 2.31) xuất hiện cho phép người dùng chọn số cột và số hàng. 72 i-v i w f c W Hình 2.31. Hộp thoại Insert Table + N um ber o f columns: So cột cùa báng + N um ber o f rows: So hàng trong bàng + Fixed column with: Tạo bang mà độ rộng các cột cố định theo một giá trị. + AutoFit to contents: Tạo bảng mà độ rộng các cột phụ thuộc nội dung các cột đó. + AutoFit to window: Tạo bảng mà độ rộng các cột dàn đều theo độ rộng khố giấy. + Rem em ber dimensions...: Lưu lại định nghĩa cấu trúc báng cho lần tạo tiếp theo. Cuối cùng người dùng bấm chọn nút Ok đề hoàn tất. - Tạo báng bằng Q uick Tables: Người dùng bấm chọn biểu tượng Quick Tables trên menu nhanh. Một danh sách các bảng mẫu sẽ xuất hiện, chọn một mẫu bất kỳ đê thêm vào nội dung văn bàn. 2.5.2. Nhập nội dunịỊ và trình bày bàn/> biểu Nhập và trình bày nội dung M uốn nhập dữ liệu cho ô nào người dùng di chuyến con tró tới ô đó và Iihập nội dung cho ô bu dụng cá t mùi lẽn dẻ di cliưyẻn con irò chuột giữa các ô. Sau khi nhập nội dung cho bàng người dùng có thế tùy biến Font chữ cho nội dung tương tự như thao tác với nội dung văn bản. Để căn lề cho nội dung ô người dùng có thề thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô cần căn lề nội dung Bước 2: Trong Tab Layout người dùng tìm tới nhóm lệnh Alignment + —^ Align Top Left: Căn nội dung theo lề trên bên trái cùa ô. 73 + —^ Align Top Center: Căn nội dung theo lề trên và căn giữa ô + —1 Align Top Right: Căn nội dung theo lề trên bên phái cùa ô. + Align Center Left: Căn nội vào giữa bên trái của ô + ìẩl Align Center: Căn nội dung chính giữa ô + Align Center Right: Căn nội dung vào giữa bên phái của ô. + ^ Align Bottom Left: Căn nội dung dưới đáy bên trái cùa ô. + ^ Align Bottom Center: Căn nội dung vào giữa dưới đáy của ô. + Align Bottom Right: Căn nội dung duới đáy bên phải cùa ô. A=ĩ + D.í.í.n Text Direction: Đổi chiều chữ trong ô, giả sừ nội dung quá dài các ô không chứa hết người dùng có thể quay đứng chữ đế tiết kiệm diện tích. Cách này thường sừ dụng cho tiêu đề cột. + M.Sõin. Cell Margins: Căn lề cho nội dung trong ô. y Trình bày bảng biếu Đe trình bày bàng biểu đẹp, hợp với nội dung và chuyên nghiệp người dùng có thể sử dụng những công cụ trong T ab Design trên thanh Ribbon. - Nhóm T able Styles: Dùng đê thiết lập Style cho báng biểu. + Chinh sửa một Style sẵn có: Từ danh sách Style bấm chọn Modify Table Style... Hộp thoại Modify Style xuất hiện. Người dùng có thể thay đôi màu sac Font chữ cho các hàng và các cột. Sau khi chính sứa xong bấm OK để lưu lai. + Thêm mới một Style: Để thêm một Style bấm chọn New Table Styles... Hộp thoại Create New Style from Formating xuất hiện người dùng có thê thay đối màu sac, font chù cho Style mới, sau khi thiết kế xong bấm OK. Khi đó trên danh sách sẽ xuất hiện một Style mới nằm trong mục Custom. Liru ý: Trường hợp muốn xóa nhanh các địnli dạng, người dùng bấm chọn biểu tượng Clear. + Thay đồi màu nền cho báng biểu: Ngoài cách chọn những Style xây dựng sẵn với những quy luật nhất định người dùng cũng có thể tự 74 mình thiết lập những thuộc tính như màu nền, đường viền cho báng mà không cần tuân theo bất cứ quy luật nào. Cách thay đôi màu nền cho một hoặc một nhóm ô như sau: Bước 1: Bấm chọn nhóm ô cần thay đôi màu nền Hước 2: Chọn T ab Design/Table Style/Shading Hoặc người dùng có thê bấm chọn lệnh Border cũng trong nhóm lệnh này chọn mục B order and Shading. Trong mục Fill người dùng chọn màu nền cho ô hoặc nhóm ô hiện thời. + Thiết lập Border cho bàng: Người dùng có thê thay đôi màu sắc, nét vẽ cho các đường Border của báng, cách thục hiện như sau: Bước L Bấm chọn ô hoặc nhóm ô cần hiệu chính Border. Bước 2: Trong nhóm Table Styles/Border. Người dùng chọn một kiểu Border thích hợp trong danh sách, nếu muốn có thêm các lựa chvà tùy chinh hãy bấm chọn m ục Borders and S hading... Setting: Chọn kiểu Border Color: Màu cho đường ké Style: Kiểu đường ké W idth Độ rộng cùa đường Luv ý: Trong mục Preview có thể bấm chuột để áp dụng hay hủy bỏ Border giống như trên hình ánh minh họa. + Vẽ Border: Để hiệu chỉnh Border W ord 2013 còn cung cấp những công cụ rất mới và tiện ích. Người dùng hãy quan sát các công cụ trong nhóm Draw Borders. Đề sư dụng các công cụ này thục hiện theo các bước sau: Bước I: Thiết lập thuộc tính cho đường Border cần vẽ * I Line Style: Kiều của Border v‘ pt " Line Weight: Độ lớn của Border — Pen Color ’ pen Color; Màu đường Bước 2: Vẽ Border đã thiết lập lên Table, bấm chọn biểu tượng Draw Table, khi đó con trỏ chuột sẽ đổi thành hình chiếc bút, người dùng hãy di giữ chuột để vẽ đè lên các đường Border hiện có trên báng, hoặc vẽ những đường Border mới. Lim ý: Trong trường hợp có sai sót người dùng có thể sừ dụng công cụ Eraser (tẩy) để xóa những đường Line không cần thiết, cách làm tương 75 tự nhu khi vẽ đường Line. 2.5.3. Các thao tác làm việc với bủng L ụ a chọn hàng, cột, ô (Cell) - Lựa chọn một ô: Đe lựa chọn một ô người dùng có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Bấm chuột chọn tới ô cần lựa chọn trên Table. + Chọn Tab Layout/Table/Select sau đó chọn Select Cell. - Lựa chọn một nhóm các ô: Bấm chuột tại vị trí đầu tiên giũ rồi di chuyển đến đích - Lựa chọn một hàng: Tlụrc hiện theo một trong các cách sau đây: + Di chuyến con trỏ chuột tới vị trí đầu tiên của hàng cần lựa chọn, khi con trỏ chuột đối thành hình mũi tên màu trắng người dùng bấm chuột trái. + Chọn Tab Layout/Table/Select sau đó chọn Select Row. - Lựa chọn cột: Người dùng có thế thực hiện theo m ột trong các cách sau đây: + Di chuyển chuột tới đỉnh cùa cột cần lựa chọn, khi con trò chuột đôi thành mũi tên trò xuống màu đen, người dùng bấm chuột trái. + Chọn Tab Layout/Table/Select sau đó chọn Select Column - Chọn toàn bộ Table: Sứ dụng m ột trong các cách sau đây: + Nhấp trái chuột vào biểu tượng phía phải trên của Table. + Chọn Tab Layout/Table/Select sau đó bấm chọn Select Table. Thao tác vói cột - Thêm cột Đé thêm cột vào bàng ngirời dùng làm theo các bước sau: Bước l i Bấm chuột tới vị tri cần thêm cột trên bảng. Bước 2: Thực hiện theo một trong hai cách sau đây: + Từ thanh Ribbon chọn Tab Layout/Rows & Columns. Chọn In se rt Left đề thêm cột bên trái vị Ưí con trỏ hiện thời, chọn Insert Right để thêm cột bên phải vị trí con trỏ hiện thời. + Nhấp phải chuột di chuyển tới mục Insert chọn Insert Left để thêm cột bên trái vị trí con trỏ hiện thời, nhấp Insert Right đế thêm cột bên phải vị trí con trỏ hiện thời. 76 - Xóa cột Đe xóa cột khói bảng người dùng làm theo các bước sau: Bước ỉ: Bấm chuột chọn tới cột cần xóa trong báng Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Bấm chọn Tab Layout/Rows & Columns/Delete, chọn Delete cloumns. + Nhấp pliải chuột chọn Delete Cells... Hộp thoại Delete Cells xuất hiện tích chọn mục Delete entire column rồi bam OK. Thao tác vói hàng - T hêm hàng Để thêm hàng vào báng người dùng làm theo các bước sau: Bước I: Bấm chuột tới vị trí cần thêm hàng trên báng. Bước 2: Thực hiện theo một trong hai cách sau đây: + Từ thanh Ribbon chọn T a b L ayout/R ow s »Sỉ Colum ns. Chọn Insert Above để thêm phía trên vị trí con tró hiện thời, chọn Insert Below đê thêm hàng phía dưới vị trí con trỏ hiện thời. + Nhấp phải chuột di chuyển tới mục Insert chọn Insert Above đê thêm hàng phía trên vị trí con trò hiện thời, nhấp Insert Below để thêm hàng phía dưới vị trí con tró hiện thời. - Xóa hàng Đe xóa hàng khói bàng ngvrời dùng làm theo các bước sau: Hước i i Bấm chuột chọn tới hàng cẩn xóa trong bảng Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Bấm chọn T ab Layout/Row s & Colum ns/ Delete, chọn Delete Rows + N hấp phải chuột chọn Delete C ells... Hộp thoại Delete Cells xuất hiện tích chọn mục Delete entire row rồi bấm OK. Thao tác vói ô (Cell) - T h êm ô: Đe thêm m ột ô mới vào bàng người dùng chọn tới vị trí cần thêm rồi chọn một trong các cách sau đây: + N hấp phải chuột chọn In se rt Cells... Chọn Shift cells right đế thêm một ô bên trái vị trí con trỏ hiện tại, chọn Shift cells dow n để thêm ô phía dưới vị trí con trò hiện thời. + Chọn T ab Layout/R ow s & Colum ns/ Insert/Insert Cells Hộp thoại Insert Cells xuất hiện người dùng làm tương tự như cách trên đã trình bày. - X óa ô: Đe xóa m ột ô người dùng chọn tới ô cần xóa rồi thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Nhấp phải chuột chọn Delete C e lls ... Hộp thoại D elete Cells xuất hiện chọn Shift cells left để xóa ô bên trái vị trí con trỏ hiện thời, chọn Shift cells up để xóa ô phía trên vị trí con trò hiện thời, cuối cùng bấm OK để thực luện. + Chọn Tab Layout/Rows & Columns/Delete/Delete Cells. Hộp thoại Delete Cells xuất hiện người dùng làm tương tự như cách trên đã trình bày. - G ộp ô: Nguời dùng thực hiện như sau: Bước I: Chọn nhóm ô cần gộp Bước 2: Nhấp phải chuột chọn M erge Cells hoặc chọn Tab Layout/M erger chọn nút M erger Cells. - T ác h ô: Ngoài việc nhập các ô lại với nhau người dùng cũng có the tách chúng ra thành nhiều ô khác nhau. Người dùng thực hiện như sau: Bước l i Chọn ô cần tách Bước 2: Nhấp phải chuột chọn Split Cell hoặc chọn Tab Layout/M erge bấm chọn Split Cells Bằng một trong hai cách trên hộp thoại Split Cells xuất hiện, nguời dùng điền giá trị cho hai mục N u m b er of columns (số cột cần tách) và N um ber of rows (số hàng cần tách). Trong trường hợp người dùng chọn một nhóm cột chương trình sẽ cho phép nhập chúng lại trước khi tách nhỏ băng cách tích chọn mục Merge cells before split. Cuối cùng bấm OK đé hoàn tất. Liru ý: Ngoài tách các ô trên Table người dùng còn có thể tách một bảng thành một bảng khác, người dùng thục hiện theo các bước sau: Bước l i Chọn tới vị trí cần ngẳt thành bảng mới Bước 2: Tab Layout/M erge bấm chọn Split Table. Điều chỉnh độ rộng, chiều cao của ô Căn chỉnh độ rộng, chiều cao của ô: Để căn chinh độ rộng, chiều cao cho các ô trong bảng người dùng có thể thực hiện theo các bước sau đây: