🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Giáo trình quản trị học Ebooks Nhóm Zalo PGS.TS VÕ PHƯỚC TÁN ThS. NGUYỄN THỊ NHUNG ■ GIÁO TRÌNH “ TỊ — Í ĩ í r MANAGEMENT- ---------------A---------k--------*------- — “ 1 DÙNG CHO SINH VIÊN ĐẠI HỌC VÀ CAO ĐẲNG NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ TS. VÕ PHƯỚC TÁN ThS. NGUYỄN THỊ NHUNG GIÁO TRÌNH: QUẢN TRỊ HỌC MANAGEMENT DÙNG CHO SINH VIÊN ĐẠI H Ọ C V À CAO ĐÁNG NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KẾ - 2008 LỜI NÓI ĐẦU Quản trị là một trong những hoạt động tất yếu khách quan không thể thiếu trong xã hội loài người, trong một tô chức hay trong một doanh nghiệp từ trước đến nay. Từ "Quản trị'' là chỉ ra một quy trình nhằm hoàn thành các hoạt động một cách hừu hiệu với con người và là quá trình làm việc và thông qua những người khác để thực hiện các mục tiêu đã vạch ra với hiệu quả cao nhất. Quản trị là một quy trình khép kín và liên tục gồm 4 chức năng: Hoạch định - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm tra. Các chức năns: quản trị luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Với mục tiêu trên, giáo trình QƯẢN TRỊ HỌC được biên sọan nhàm trang bị kiến thức cho sinh viên hệ Đại học - Cao đẳng về cône việc quản trị và nhà quản trị, các tư tuởna; quản trị, môi trường hoạt động của tổ chức, ra quyết định trons quản trị và các chức năng của quản trị. Nhóm tác eiả biên soạn chân thành cám ơn Khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Kinh tế TPHCM, Khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Công nghiệp TPHCM, Khoa Quản trị kinh doanh Trường Cao đẳng kinh tê đối ngoại đã tạo điều kiện và giúp đỡ cho chúng tôi hoàn thành công tác biên soạn giáo trình này. Mọi ý kiên đóng góp xin gởi về địa chỉ E -mail: [email protected] TS. VỒ PHƯỚC TẤN ThS. NGUYỀN THỊ NHUNG 3 CHƯƠNG MỞ ĐẦU TỐNG QUAN VÈ QUẢN TRỊ HỌC Mục tiêu học tập: - Khái niệm về quản trị - Hiệu quả và tính phố biến trona hoạt độns quản trị - Tính khoa học và nshệ thuật của khoa học quàn trị 1. KHÁI NIỆM VÈ QUẢN TRỊ: - Quản trị là những hoạt độno cần thiết phát sinh từ sự tập hợp cùa nhiều naười một cách có V thức đế hoàn ihành những mục tiêu chuna. - Quàn trị là nhữno phươns thức mà nhà quản trị thực hiện đê làm cho hoạt độne tiến tới mục tiêu của tô chức được hoàn thành với hiệu quả cao bans và thông qua nhừns, người khác. - Quán trị là tiến hành làm việc với con neười thône qua con người nhàm đạt được mục tiêu cúa tổ chức trona một môi trườne luôn luôn thay đổi. (Theo Robert Kreitnen). - Quàn trị là nhằm tạo lập và duy trì một môi trườns nội bộ thuận lợi nhất, trono đó các cá nhân làm việc theo nhóm đè đạt được một hiệu suât cao nhất nhàm hoàn thành mục tiêu chung của tô chức. (Theo Harold Koontz). 5 2. HIỆU QUẢ VÀ TÍNH PHO BIÉN TRONG HOẠT ĐỘNG QƯẢNTRỊ a) Hiệu quả quản trị Bât cứ tô chức nào cũna có mục tiêu đê phân đâu, nhưne để đạt mục tiêu như thế nào là vấn đẽ mà các nhà quản trị cần quan tâm. Các nguồn lực của các tổ chức luôn có giới hạn, nên cân phải sử dụng các nguôn lực đó một cách hiệu quả. Hiệu quả là tỉ lệ giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra: Trone đó: E (Efficiency) : Hiệu quả. 0 (Output) 1 (Input) : Giá trị đầu ra (Kết quả đạt được). : Giá trị đầu vào (Chi phí bỏ ra). Phân biệt hiệu quả với kết quả: HIỆU QUẢ KẾT QUẢ - Mục đích. - Làm đúne việc. - Phân biệt việc cần làm và việc không cần làm. 6 Phương tiện Làm việc đún° Nhà quan trị phải so sánh kết quả và chi phí - Yêu cầu đối với hoạt độne quản trị là phải làm đúng việc với chi phí thấp nhất - Đe tăng hiệu quả trone hoạt động quản trị: ■ Giám chi phí các neuồn lực đầu vào mà vẫn giữ nsuyên được giá trị của đầu ra. ■ Giữ nsuyên các vếu tố đầu vào nhưne tăng giá trị đầu ra. ■ Vừa giảm chi phí đầu vào, vừa tăng 2Ìá trị đâu ra. ■ Cả RĨá trị đầu vào và giá trị đầu ra đều tăng nhưng °iá trị đầu ra tăne với tỷ lệ cao hơn. b) Tính phổ biến của quản trị Mọi tổ chức đều bao gồm nhiều neười tập hợp lại với nhau cùno nhau làm việc để đạt mục tiêu chuna sao cho hiệu quá. Do đó hoạt độne quản trị là phổ biến đôi với mọi tổ chức. 3ề TÍNH KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT CỦA KHOA HỌC QUẢN TRỊ Quản trị học vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. 3.1. Tính khoa học trong quản trị Muốn tiến hành quản trị có hiệu quả phải dựa trên sự hièu biêt về các quy luật khách quan của tự nhiên, của xã hội và con neười; phải tuân thủ theo các nsuyên tắc, phương pháp, kỹ thuật quản trị và có định hưóns cụ thề phù hợp với bối cành ra đòi 7 3ể2. Tính nghệ thuật trong quán trị Nhà quán trị vận dụri2 khoa học quản trị linh hoạt, sáng tạo. Nhà quan trị muốn điều khiến, quản trị con người phái biết nohộ ihuật dùns nsười. có bí quyết sư dụng các nguôn lực của tô chức, có nsliệ thuật chinh phục khách hàng và gia tăna sức cạnh tranh ,Ế. 8 CHƯƠNG I CÔNG VIỆC QUẲN TRỊ VÀ NHÀ QUẢN TRỊ Mục tiêu học tập: - Côna việc quản trị - Các chức năng cùa quản trị - Nhà quản trị I- CÔNG VIỆC QƯẢN TRỊ Việc aiái quyết các vấn đê nây sinh khi con nauời tập hợp lại với nhau thành tổ chức chính là công việc quản trị. Các cône việc quản trị cụ thể bao gồm: - Xác định mục tiêu, phương hướng, cách thức hoạt động của tổ chức. - Phân cône. bố trí công việc cho các thành viên. - Phối hợp hoạt độns sao cho nhịp nhàng ăn khớp. - Kiểm tra. đánh giá kết quả hoạt độne. Như vậy, vấn đề đặt ra trone hoạt độn» quản trị là siải quyết các mối quan hệ eiừa con neười với con người, quan hệ aiừa con người với cône việc, con người với các nguồn lực khác...đê đạt mục tiêu với hiệu quả cao nhất 9 QUẢN Tr| Chù ThẺ q u a n TrỊ TÁC B Ọ N G . ĐỒI TƯỢNG QUÀN TRI QUYÊT DỊ''**' MỤC TIÊU QUÁN Tri I Đièu Kiện MÔI T rư ờ n g B ièn Đ ộng Bản chất của hoạt động quản trị có thế mô tả như sau: CÁC YẾU TỒ ĐẦU VÀO -Sức lao độno QUÁ TRÌNH SXKD CÁC YỂU TỐ ĐÀU RA - Sổ lượng -Nguyên vật liệu... Ọuá trình Sản phẩm -Chất lượns -Máy móc thiêt bị... -Tiền vốn, T.Tinẽ.. biến đổi Dịch vụ - Lợi nhuận Như vậy dù là tổ chức nào, thì hoạt động quản trị cũna là: - Là hoạt động có tính xã hội. - Là quá trình tác động có hướng đích - Là qúa trình tác độne liên tục. - Quản trị là Hoạch định, tô chức, điều khiển và kiểm soát - ĐÔI tượng quản trị là con neười và các nguồn lực khác trong đó con người là yếu tổ quyết định và chí phối tấ cả các yêu tô khác. Con người vừa là chủ thể quàn trị vừa 10 là đôi tượng quản trịẵ Chủ thê quản trị các động lên đôi tirợne quản trị trực tiếp là con neười và thông qua con người tác động đến các yếu tố khác để đạt mục đích là tạo ra lợi ích cho tổ chức và các thành viên của nó. II- CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ Chức năng quản trị ỉ à những công việc quản trị tương đổi độc lập, được phân chia theo hướng chuyên môn hóa và được thục hiện theo một tiến trình liên tục trong quá trình quán trị. - Các chức năng quản trị bao gồm nhữne hoạt động quản trị được tách riêng ra trone quá trình phân công và chuyên môn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướna hay 2Ìai đoạn để tiến hành các tác động quán trị nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức Neười ta thường phân chia các chức năns quản trị thành 4 nhóm chức năng, đỏ là: Hoạch định, tổ chức, điêu khiển và kiểm tra. 1) Chức năng hoạch định (Plannỉng) Hoạch định là chức năng đầu tiên nhà quản trị phải làm trons tiến trình quản trị. Hoạch định bao gồm các côns việc như: Xác định những mục tiêu, phươna hướng hoạt độna của tổ chức, xây dựne các chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu và vạch ra các kế hoạch cụ thể để hoạt động để từns bước thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức. 11 Chức nãna hoạch định là nền tang, là cơ sở đê nhà quản trị thực hiện các chức nana khác. 2) Chức năng tố chức (Organizing) Đây là chức năna tất yếu trona quán trị, chức năng tổ chức liên quan đến vấn đề cơ bản trona quàn trị - vân đề con na;ười. Thực hiện chức năne tổ chức đảm bao cho tổ chức có cơ cấu hợp lý để thực hiện các tác độns trone quán trị nhàm hướnR đến mục tiêu đã đê ra. Chứcếnăne; tổ chức bao gồm nhừna công việc như: Thiết lập cơ cấu tổ chức, mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận cá nhân, xây dựng tiêu chuân công việc và phân chia thâm quyền trách nhiệm cũne, như việc xác định cách thức phôi hợp trong cône việc, các tiêu chuân tuyên dụne nhân viên. Làm tôt chức năng to chức là điều kiện để đảm báo cho sự tôn tại và phát triên của tô chức. 3) Chúc năng điều khiển (Directing) Điêu khiên là sự tác động có hướna; đích đàm bảo cho tô chức đi đúng hướng, làm đúng việc cần làm theo đúng cách để đạt được mục tiêu đã định. Chức nãna điều khiên giúp nhà quản trị thực hiện sự kích thích, độna viên, chi huy phôi hợp các thành viên để thực hiệnhoạt độna sao cho có hiệu quả nhất. Chức năng điều khiến bao gồm các công việc như: Hướng dân, chỉ huy mọi người tiến hành hoạt độna như thê nào. dùng các biện pháp thích hợp để độns viên, lãnh 12 đạo mọi người, thiết lập hệ thống thône tin có hiệu quả, thiết lập các quan hệ giữa tổ chức với môi trường ... 4) Chức năng kiểm tra (Reviewing) Kiểm tra là chức năng có tác dụng đảm bảo cho công việc quản trị và hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách tổt nhất. Chức năng kiểm tra bao gồm nhữne công việc như: Xây dựng các tiêu chuẩn để đánh eiá kết quả hoạt độne, thực hiện kiếm soát các hoạt độna, so sánh đánh giá kết quả đạt được và thực hiện các hoạt động hiệu chỉnh cần thiết. Tóm lại, tiến trình quản trị là quá trình hoạt độne cùa các nhà quản trị nhàm đạt mục tiêu của tổ chức thông qua việc thực hiện các chức năng quản trị một cách liên hoàn. Các chức năng quản trị có moi quan hệ tác động qua lại với nhau và không thể tách rời. - Hoạch định là cơ sở để tổ chức tiến hành hoạt động, là chức năng đầu tiên, chỉ rõ hướng đi, đích đến, cách thức hoạt động. - Tổ chức là điều kiện để tiên quyết để bắt đầu mọi hoạt động, là những cône việc liên quan đến vấn đề chuẩn bị bô trí sắp xếp nhân sựệ - Điêu khiên là những hoạt động để đàm bảo biển mục tiêu đã hoạch định thành hiện thực, là khâu thực thi các hoạt độno cụ thể. 13 - Kiểm tra là hoạt độna cần thiết để đàm bảo cho mọi hoạt động được tiến hành theo đúng kế hoạch đã định, đảm bảo cho tổ chức không đi chệch hướng mục tiêu đã định. MÓI QUAN HỆ GIỮA 4 CHỨC NĂNG. Các chức năng quản trị được thực hiện ở tất các các khâu, các cấp và các lĩnh vực quản trị, như: - Quản trị các yểu tố đầu vào. - Quản trị quá trình vận hành sản xuất kinh doanh (các hoạt động sản xuất kinh doanh) - Quản trị phương pháp, cách thức thực hiện các hoạt động - Quản trị đầu ra: tiêu thụ sản phẩm 14 III- NHÀ QUẢN TRỊ ỉ) Khái niệm Các thành viên trong một tổ chức thường được chia làm hai loại: Những người thừa hành và các nhà quản trị. • Nhà quản trị bao gồm những người có nhiệm vụ thực hiện các chức năng quản trị trong phạm vi được phân công phụ trách, họ điều khiển, giám sát công việc của những người thừa hành và những nhà quản trị dưới quyền để đảm báo cho tổ chức thực hiện được mục tiêu. Chính các nhà quản trị là những người vạch ra mục tiêu, chiến lược, chính sách, đề ra các quyết định trong sản xuất kinh doanh và tổ chức thực hiện các quyết định, họ chỉ huy, hướns dẫn và phổi hợp hoạt động của những nựlrời thừa hành, đồng thời giám sát mọi hoạt động để đưa tổ chức đến mục tiêu đã định. Mồi Nhà quản trị - Nhà quản trị được bổ trí ở một vị trí nhất định trong hệ thống của tổ chức, có một chức vụ nhất định và phụ trách một khâu hay một mảng hoạt động theo sự phân công. Bất kỳ một nhà quản trị nào cũng ở trong một phạm vi giới hạn về quyền hành, trách nhiệm. Người thừa hành: là những người trực tiếp làm các công việc, các nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công và chỉ huy của nhà quàn trị. 15 2) Các cấp bậc quản trị trong một tô chức Trona một tổ chức các nhà quàn trị thường dirợc phân chia ở 3 cấp: a) Nlíà quản trị cấp cao: Hoạt động ỡ càp cao nhât và phạm vi là bao trùm toàn bộ mọi hoạt động của tô chức. Nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ của nhà quản trị cấp cao là đưa ra các chiến lược hành động và phát triển lâu dài của tổ chức, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển tô chức. Chức danh của nhà quản trị cấp cao có thể là: Chủ tịch, phó chủ tịch, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đổc. phó tổne 2Ĩám đốc hoặc giám đốc. phó giám đôc ... b) Nhà quán trị cấp trung (Cấp giữa) Các nhà quán trị cấp trung là những người hoạt độrm ở dưới các nhà quản trị cấp cao, nhưng ở trên nhà quàn trị cấp cơ sở. Các nhà quản trị cấp trung có nhiệm vụ đưa ra các quyết định chiến thuật để thực hiện các kế hoạch, các chính sách của tổ chức. Thực hiện phối hợp các hoạt động của các bộ phận để hoàn thành mục tiêu chung. Chức danh của các nhà quản trị cấp trung có thề là trưởng phòng, trưởng ban. quản đốc phân xưởna. trưởna trạm, cửa hàng trưởne ... c) Nhà quân trị cấp cơ sở Là những người trực tiếp quản trị nhữne naười thừa hành ở câp bậc cuôi cùng trone hệ thống quàn trị. 16 Nhiệm vụ cúa họ là đưa ra các quvết định tác nghiệp là nhữns quvết định hành động cụ thể để hướng dẫn. đôn đốc điều khiến những neười thừa hành thực hiện các công việc, các nhiệm vụ đã được phân cône để thực hiện mục tiêu chung. Chức danh của Nhà quản trị cấp cơ sở có thể là: Tổ trưởng, trưởng ca, đốc cône, trưởne tiểu ban . ỗ. Sự phân chia các cấp bậc quản trị trong một tổ chức chỉ có tính tươna đối và có thể mô tả theo sơ đồ hình tháp như sau: Chu tịch HĐQT Tống Giám Đ ố c / NQT Giám Đốc / câp cao Các quyết định chiến lược Trưởng phòng ban Quản Đốc Trướng ca Tổ trưởng Vien, "op Manager' NQT cấp trung Middle Managers NQT cấp cơ sỏ' First line manager Cấp thừa hành Operatives Các quyết định chiến thuật Các quyết định Tác nahiệp Thực hiện quyết Õ ỊĨŨ ọ c T iiA Ĩ NGUYỆN TRUNG TẰM HỌC LIỆU 17 3) Các vai trò cua nhà quản trị Các vai trò của nhà quản trị được phân chia thành 3 nhóm như sau: a) Nhóm các vai trò quan hệ với con người: Nhóm này gồm các vai trò: - Vai trò đại diện: Nhà quản trị đại diện cho tổ chức là biểu tượng cho một tập thể khi quan hệ với bên ngoài. - Vai trò lãnh đạo: Chỉ huy, điều khiển nhân viên dưới quyền, kích thích động viên họ hăng hái làm việc để hoàn thành mục tiêu của tổ chức. - Vai trò liên kết: Nhà quản trị là cầu nối liên kết các thành viên để thôns nhất chỉ huy và điều khiển mọi hoạt độna hướng tới việc thực hiện mục tiêu. - Vai trò n°ười hòa giải: Nhà quản trị như một trọng tài có trách nhiệm hòa giải, đoàn kết mọi người. b) Nhóm các vai trò thông tin Nhóm này gồm: - Vai trò thu nhập và tiếp nhận các thône tin có liên quan đên hoạt động của tổ chức và xử lý các thông tin đó đê đánh giá đúng vê tình hình làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định quản trị. - Vai trò phát ngôn và cung cấp thông tin cho các bên có quan hệ với tổ chức. - Vai trò phô biên và truyền đạt thông tin cho các cá nhân bộ phân bên trona tổ chức. - Nhà quản trị có quan hệ thôna tin với hệ thống các yếu tố của môi trườne bên naoài và bên trona đế hoàn thành chức năng nhiệm vụ cùa mình c) Nhóm các vai trò ra quyết địnlĩ Nhóm các vai trò này bao gồm: - Vai trò nhà kinh doanh - người hoạch định sáne tạo: hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức tiến hành theo các phương án nào do nhà quản trị lựa chọn. Nhà quản trị phải tiến hành các hoạt độne như nghiên cứu thị trường, khách hàng, nghiên cứu các yếu tố của môi trườne để đưa ra các phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo cho doanh nshiệp làm ăn có lãi. - Vai trò người giải quyết các xáo trộn, thay đổi và điều khiển, điều chỉnh các hoạt động của các bộ phận các thành viên. Đây là vai trò nhàm thực hiện chức năng tổ chức, đảm bảo tạo được môi trường nội bộ thuận lợi để doanh nghiệp ổn định và phát triển. - Vai trò người quản lý, phân phối, sử dụng các nguồn lực. Nhà quản trị nam mọi nguồn lực của tổ chức. Phân phổi, sử dụng và quản lý như thế nào để khai thác tổt nhất các nguồn lực của tổ chức là những vấn đề mà nhà quản trị phải giải quyết thường xuyên. - Vai trò nhà thương lượng: Nhà quản trị phải thương lượng đàm phán với đổi tác để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho có lợi nhất cho tổ chức và các thành viên. 19 NHÓM VAI TRÒ VAI TRÒ CỤ THÊ BAN CHÁT Quan hệ với con người Thông tin liên lạc Ra quyết định 1. Naười đại diện. 2. Naười lãnh đạo. 3. Níìười liên kết. 4. Naười hòa 2Ĩải 1. Níiười phát n°ôn. 2. Phô bien fr,jyền đạt thôna tin 3. Thu nhận và xử lý thông tin 1. Người hoạch định, sáng tạo. 2. Nairòi điều khiên, điều chinh. - Thể hiện quyên lực vê mặt pháp lý. - Chỉ huy động viên cấp dưới. - Khen thưởne. kỷ luật... - Là cầu nối liên kết các thành viên, các bộ phận trons tổ chức và tổ chức với bên naoài - Giải quyết mâu thuẫn, xune đột..ệ - Cung cấp thôna tin cho các đối tượng - Phổ biến, truyền đạt thôns tin trong nội bộ. - Thiết lập hệ thốna thôna tin quản trị hữu hiệu để phục vụ cho hoạt độna của tổ chức. - Vạch phươna hướne. cách thức hoạt độns. - Khởi xướna các ý tườne. các hoạt động. - Đưa ra các eiài pháp, biện pháp điều chinh. 3. Naười phàn bổ - Quyết dịnh phân bồ. sư tài nguyên. dụna q^ián lý các neuôn lực. 4. Nhà thươna - Quyết định các mối quan lượng. hệ làm ăn, hợp tác với các đối tác. - Đàm phán thương thảo với đổi tác 4) Các kỹ năng của nhà quản trị ĩ)ể hoàn thành tốt các vai trò và chức nãne của mình đòi hỏi nhà quản trị phải có các kỳ năns sau a) Kỹ năng kỹ thuật Là trình độ nahiệp vụ chuyên môn. kiên thức hiêu biết về một ngành nghề, một lĩnh vực hoạt động cụ thể. Kỳ năng kỹ thuật ciúp nhà quản trị có thể hướng dẫn về mặt kỹ thuật cho nhân viên cua mình, biết cách giám sát, kiếm tra, đánh e.iá đúns kết quả. năna suất, chất lượng của nhân viên của mình khiến họ nể phục. b) Kỹ năng nhân sự Kỹ năne nhân sự liên quan đến khả năng cùng làm việc, tổ chức độna viên« điều khiển con người trong tỏ chức. Kỳ năng nhân sự the hiện ở khả năne quán trị nguồn nhân lực. Một nhà quản trị có kỳ nănơ nhàn sự cao là người nhìn nhận đánh aiá đúng về phẩm chai, năna lực. sở trường của người dưới quyền mình, biết giao tiếp tôt với mọi nsườỉ đe tạo được các môi quan hệ tốt đẹp. biêt cách 21 dùng neười và điều khiển, chi huy tô chức một cách tôt nhất. c) Kỹ năng tư duy Đây là kỹ năna quan trọns đối với nhà quàn trị. đặc biệt là nhà quán trị cấp cao. Bởi vì mọi hoạt động của tô chức đều liên quan đến trình độ nhận thức, kỹ năng tư duy của nhà quản trị. Từ việc hoạch định mục tiêu, đưa ra các chiến lược đến việc thiết kể cơ cấu tổ chức, đưa ra các quyết định có liên quan đến chức năng điều khiển, kiểm tra... đêu đòi hỏi nhà quản trị phải nhận thức được bản chât. mâu chôt của vấn đề thì mới đưa ra được quyết định kịp thời hợp lý. 22 CÁC K Ỹ NĂNG CẢN THIÊTCỦA NHÀ QUẢN TRỊ: KỸ NĂNG YÊU CẦU ẢNH HƯỞNG KỲ THUẬT Là khả năng về nghiệp vụ chuyên môn trong một lĩnh vực hoạt động cụ thể NHÂN S ự Là kỹ năng tươns tác quan hệ với con người - Nam vữna và hiếu biết về lĩnh vực chuyên môn (Nsuyên tắc, qui trình, thủ tục, kỳ thuật thực hiện) - Có kinh nghiệm - Có khả năne thực hành công việc chuyên môn - Hiểu biết về con người - Có khả năng siao tiếp giỏi đế tạo lập các mối quan hệ đối nội và đối ngoại. - Lãnh đạo, động viên kích thích mọi người - Có uv tín - Giúp nhà quản trị hướng dần. chỉ đạo nhân viên biết cách làm đúng việc - Giúp nhà quản trị cùng làm việc với nhân viên một cách tự tin - Giúp nhà quản trị làm tot côns tác điêu khiên kiêm tra, đánh eiá nhân viên - Giúp cho việc chỉ huy, điều khiển tốt và kiểm tra, đánh giá năng lực cấp dưới để sử dụng, quản lý, nguồn nhân lực có hiệu quả nhất. - Giúp cho việc tạo lập các moi quan hệ tốt đẹp. 23 KỸ NÀNG YÊU CẦU ẢNH HƯỞNG TƯ DUY Là năne lực nhận thức khách quan & sán2 tạo - Có kha năna quan sát nhanh nhạy - Có kha năng hiểu đún2 bản chất của sự vật. hiện tirợne. - Có khả năne dự báo. dự đoán, có tầm nhìn xa - Có khả năns khái quát hóa và sáne tạo Giúp nhà quản trị hiêu đúna. đánh giá đúna côna việc con neười đẻ làm tốt các chức năne quàn trị. đặc biệt là hoạch định & quán trị chiến lược Các nhà quan trị đêu cân ca ba loại kỹ nãna trên, nhưng tầm quan trọng của mồi kỹ năna tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quan trị trong tổ chức. Ở cấp bậc quản trị càng cao thì các quyết định về: Hoạch định, tô chức, điều khiển và kiểm tra càna ành hưởng quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chứcế Những công việc này là lao độns trí óc. đòi hỏi nhà quản trị phải có kỹ năng tư duy sáne tạo cao. ơ câp cơ sở nhà quản trị phải tham gia trực tiếp vào những công việc có tính chât kỹ thuật chuyên môn và tác nghiệp hàng ngày, do đó nhà quản trị cấp cơ sở cần phải có kỳ năng kỹ thuật thành thạo có khả năng hướns dẫn kèm cập cho nhân viên. 24 Kỳ nãnc nhân sự cần thiết đối với tất cả các nhà quan trị vì quán trị thực chất là quán trị con naười. 5) Nhũng phầm chất cần thiết để trỏ thành một nhà quán trị thành công Nhữns nhà quản trị thành côna tlurờna hội đii cả ba yếu tổ là nănu lực. động cơ và thời cơ. a) Nàng í ực ( A - Ability). Năna lực quản trị là khá năne điều hành đê thực hiện các mục tiêu cùa tô chức một cách có hiệu quả. Năne lực của một nhà quản trị thể hiện ở các phẩm chất cá nhân như: • C ó nuil ị lực. k— ắ • • Có khá năng nhận thức lốt, có tầm nhìn xa. trôna rộn a. • Có khả năna tư duy sáng tạo đặc biệt là tư duy chiến lược. • Có tham vọne, ham muốn chinh phục khó khăn, thách thức. • Có khả năne aiao tiếp truyền thône aiỏi. có tài thuyết phục mọi naườiẳ • Có đẩu óc tô chức và làmviệc khoa học. • Có khả năn« lãnh đạo tô chức thích nahi với mồi trườn?. • Có hiểu biết sâu rộn a về kinh tế. chính trị. xã hội. có kiến thức về pháp luật. 26 • Hiểu biết về nahiệp vụ chuyên môn. • Có tài dụns nhận và quản lý các nguôn lực. Để có những phẩm chất, năna lực trên nhà quàn trị cần phải nồ lực học tập khône naừng. học ở nhà trường và học ờ ngoài xã hội, kiến thức và kinh nahiệm đôi với nhà quản trị là khôns thể thiếu và phải được bồ sung thường xuyên. b) Động cơ (M - Motivation). Các động cơ thúc đẩy một nhà quản trị vươn lên đê đạt thành cône bao gồm ề. • Có ham muốn đật được một địa vị quyền lực nào đó. • sẵn sàns chấp nhận cạnh tranh và ham muốn chiến thẳna. • Mong muốn được tự khẳng định bản thân và dám chịu trách nhiệm. Các động cơ trên là độne lực từ bên trona thúc đẩy các nhà quản trị hành động để đạt mục đích của họ. c) Thời cơ ( o - Opportunities). Có năng lực và động cơ chưa đủ đảm bảo cho thành công của nhà quản trị, mà còn cần phải có thời cơ. Tính thời cơ đôi với nhà quản trị gồm ba yếu tố: - Được giao công việc quàn trị thích hợp. - Được sự ung hộ của nhừns nsười xuna quanh. - Biết chớp thời cơ. tận dụns mọi cơ hội. 26 Như vậy, một nhà quản trị muốn thành công phái hội đủ ba yếu tố: Năne lực. động cơ và thời cơ. Công thức thành công của một nhà quan trị là\ Se = a X M X o . Theo Dick Carlson (Một quản trị gia nổi tiếng người Mỹ) thì người quản trị thành công là neười luôn tự hỏi mình và trả lời được 6 câu hỏi sau: * What (cái gì)? - Mục đích của ta là gì? - Ta muổn hoàn tất cái gì? - Nhữns kêt quá ta mona muôn là gì và đê làm gì? * Why (tại sao)? -Tại sao những điều đó là cần thiết? - Tại sao ta làm như vậy? * When (Khỉ nào)? - Khi nào thì bắt đầu, khi nào thì hoàn tất? * Where (Ở đâu)? -Ta đang ở đâu? -Vị trí của ta ở đâu? -Ta muốn đi đến đâu? * How (Thế nào)? - Ta đạt mục đích băne cách nào? 27 * Who (Ai): - Làm vi ai. cho ai? - Ai ủna hộ giúp đỡ ta?Ai chỉ trích ta? - Ta có thể tranh thủ ý kiến của ai? Giao việc cho ai? Nhờ ai? ..ỗ Quản trị eia eiỏi là người hiểu biết rất rõ: Bản thân có cái gì? Bản thân muốn cái gì? Đức tính cá Bản thân phải Có danh nhân sử dụng tốt nhất cái gì? Một Nhà quản trị được coi là có năna lực khi: - Đạt được những mục đích và kêt quả côn° việc tốt. - Tập hợp dược ban tham mưu có năne lực nhiêt tình và linh hoạt. - Tự rèn luyện về mặt đức + tài. 28 Một doanh nahiệp tuy có nhừng nét khác nhau nhât định, vẫn có nhiều điểm chung RĨổne nhau mans tính phô biến với mọi nhà quàn trị. Nhữrm côna việc chung có nhữne đặc điểm sau: Nhấn mạnh công việc nhà quản trị Quản trị cao cấp CÔNG VIỆC \ CÔNG VIỆC Quản trị cấp giữa KỸ THUẬT VÀ \ QUẢN TRỊ Quản trị cấp thấp TÁC NGHIỆP \ Nhấn mạnh công việc kỹ thuật và tác nghiệp - Nhà quán trị các doanh nehiệp nhỏ thường siải quyết côna việc đú loại, đa dạn» và có sự khác nhau siừa các nước. - Nhà quán trị nào cũne ra quyết định quàn trị và chất lượne quyết định anh hưởne rất nhiều đán tươn° lai của doanh nahiệp Theo các nhà quản trị. đê thành côns nhà quản trị cân nhận thức đúns vị trí. vai trò của mình, cần có sự phân bô thời gian hợp lý cho các cône việc quản trị. 29 PHÂN PHÓI THỜI GIAN CHO CÁC CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ \ CÁP q u ả n t r ị CHỨC NĂNGX QUẢN TRỊ NHÀ QUẢN TRỊ CÁP CAO NHÀ QUẢN TRỊ CÁP TRUNG NHÀ QUẢN TRỊ CÁP Cơ SỜ HOẠCH ĐỊNH 28% 18% 15% TỔ CHỨC 36% 33% 24% ĐIÈU KHIẾN 22% 36% 51% KIẾM TRA 14% 13% 10% 30 CHỬC NĂNG & NHIỆM v ụ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ: • • ề CHỨC NĂNG NHIÊM VU CHÙ YÉU • • Ĩ10ẠCH ĐỊNH - Nhà quản trị cấp cao 28% - Nhà quản trị cấp trung 18% - Nhà quản trị cơ sở 15% (Trone tổng quĩ thời gian) TỐ CHÚC - Nhà quản trị câp cao 36% - Nhà quản trị cấp trune 33% - Nhà quàn cấp trị cơ sở 24% - Xác định mục tiêu, phươns hướna hoạt độne. - Thiết lập các phươne án hoạt động đển đạt mục tiêu - Lập kế hoạch, chươns trình hành động - Đề ra các biện pháp kiểm soát - Thiết lập các du án cải tiến tổ chức - Phân cône. thiêt lập cơ câu tô chức bộ máy. - Phân chia nhiệm vụ. quyền hạn, trách nhiệm - Xây dựne các tiêu chuẩn hoạt độne. - Xác định nhu cầu nhân sự. - Xây dựns tiêu chuẩn tuyến nhân sự - Thiếp lập quan hệ đối nội. đối neoại 31 ĐIỀU KHIÊN - Nhà quan trị cấp cao 22% - Nhà quàn trị cấp trune 36% - j\ỉtà quán trị cấp cơ sở 51% KIÊM TRA - Cấp cao 14% - Cấp trune 13% - Cấp cơ sở 10% 32 - 1 lướna dần. chi dạo câp dưới - 1 luẩn luvện. đào tạo - Giám sát. chi huy - Đám bảo thôna tin quan trị thông' nhất - Lãnh đạo. độn£ viên - u> quyền cho câp dưới - Xây dựn° các tiêu chuẩn kiểm tra - 'íheo dõi. đánh siá tinh hình, kết qua hoạt dộno. - So sánh kết quà thực tế với kế hoạch, tiêu chân. - Tim nguyên nhân sai lệch & đưa ra hiện pháp khãc phục. TÓM TÁT CHƯƠNG 1 Quản trị là hoạt độna tất yếu cần thiết để đảm bảo hiệu quả đối với mọi tổ chức. Quản trị là quá trình làm việc với và thôna qua nsười khác đê hoàn thành mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao. Trong tiến trình quản trị, các nhà quản trị phải thực hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra thông qua việc đưa ra các quyết định và giao nhiệm vụ cho cấp dưới thực hiện. Chức năng quản trị là nhữne nhiệm vụ quản trị tổne quát mà các nhà quản trị phải thực hiện, còn vai trò quản trị là nhũns hoạt độns quản trị trone các lĩnh vực cụ thể mà nhà quán trị phải tiền hành. Đè hoàn thành tôt các vai trò. chức năng quán trị các nhà quản trị phải có đầy đủ các kỳ năns cần thiết như kỹ năna kỳ thuật, kỹ năng nhân sự và kỳ năng tư duy. 33 CÂU HÓI THẢO LUẬN 1)Khi cấp bậc quản trị khác nhau, chức nãne. vai trò cua các nhà quán trị thay đôi như thè nào? 2)Nhà quán trị có vai trò như the nào dối với sự tôn tại và phát triển của một tô chức. llà\ bình luận càu nói "Một naười biết lo bans một kho naười làm"? 3)Thế nào là một nhà quàn trị thành côn«? Muốn thành côns trons lĩnh vực quán trị càn nhũn« YOU to nào? Theo anh (chị) yếu tố nào là quyết định nhất dối với thành côn« cua một nhà quán trị? 4)Bài tập tình huons ve vai tròề chức nânsi quan trị. 34 CHƯƠNG II S ự TIÉN TRIỂN CỦA TƯ TƯỞNG QƯẢN TRỊ Mục tiêu học tập: - Trườne phái cổ điển - Trườna phái tâm lv xã hội - Trường phái quán trị hệ thổna - Trườne phái quản trị kiểu truvền thốno phươne Đông - Các lý thuyết quản trị hiện đại Từ khởi xướng của F. Taylor và htenry Favol vào khoảng cuối thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20 khoa học quàn trị đã chính thức ra đời và trờ thành một neành khoa học độc lập. Tuy là một ngành khoa học non trẻ, nhưne lý thuyết quản trị cũns rất đa dạna. phona phú. có cơ sò' khoa học chẳc chắn, đána tin cậy và có ý nahĩa rất quan trọng trong thực tiền. Do xuất phát từ nhiều góc độ tiếp cận khác nhau nên nội dung tư tướno của các lý thuyết quản trị cỏ sự khác nhau, tuy nhiên các tư tướng quản trị lại khôna hề mâu thuần mà cỏ sự kế thừa, hô sung lẫn nhau làm cho kiến thức về quàn trị được hệ thôna và hoàn thiện dẩn. 35 I- TRƯỜNG PHẢI "CÔ ĐIẼN" (Lý thuyết quán trị cổ điển) Nhừrm lý thuyết về quan trị dirợc đưa ra vào cuôi thè kỷ 19 và đầu thế ky 20 tại Hoa Kỳ và Châu Âu được xcp chun» vào trườnti phái quán trị cô điên. Trường phái này có hai lý thuyết tiêu biêu sau đây: 1) Lý thuyết quan trị một cách khoa học Lý thuyết quan trị một cách khoa học do nhà quan trị học nối tiếns Iiíurời Mv Frederick Winslcnv Taylor và các cộng sự cua ôn2. đề xướníi với cuôn sách "Những nguyên tấc quàn trị một cách khoa học” xuất ban năm 1911. F. Tavlor dã nshiên cứu tlụrc lien quan trị ơ các xí nehiệp côna nsihiệp. 0112 dã dưa ra hai ntiuvòn nhân lãm cho năna suất lao độna thấp và côna việc quan trị kém hiệu quả. đó là: - Cône nhân khôna biết phương pháp làm việc. - Cône nhân làm việc không hána hái. nhiệt tình. Taylor cho rana trách nhiệm dối với việc quan trị kém hiệu quà. năne suất lao dộne thấp là do các nhà quan trị khôna biết cách quản trị. khôna quan tàm chú V đến yêu cầu và khà năna làm việc của cône. nhân. Diều đó đã dẫn đèn mâu thuẫn giữa các nhà quan trị với côna nhân. Để nâng cao hiệu quà quán trị. ôns đưa ra các nguyên tấc quan trị một cách khoa học như sau: - Cài tạo quan hệ quản lý: Dây là hướng cơ ban đế giai quyết công việc và mâu thuần uiĩra chủ và ihợ. Quan 36 trị khoa học là phải tìm ra phươne thức hoạt động thích hợp khiến cá chủ và thợ có thể gắn bó với nhau, hợp tác đè đạt mục tiêu chuno là năno suất và hiệu quả. Phân chia tráclì nhiệm rõ ràns eiừa nhà quan trị và côna nhân. Thực hiện chia nhỏ quá trình sản xuất thành các bước côns việc và loại bỏ các thao tác. chuyển độna thừa. - Tiêu chuẩn hóa cône việc: Định mức lao động hợp lý có tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá kết quá cône việc. Nhà quản trị cần có kỹ năna kỹ thuật để lurớne dẫn cho côns nhân làm việc theo phươne pháp thao tác hợp lý thôníi qua bấm eiừ và chụp ảnh để nâng cao năn° suất, chất lượns và hiệu quả. - Chuyên môn hóa và hợp lý hóa lao độna: Nhăm thực hiện công việc một cách "Tôt nhât và re nhât". Do chuyên môn hóa vào một cône việc neười côn° nhân có the tập trung cao độ cho cône việc, tích lũy được kinh nahiệm. thành thạo các kỳ năns thôna qua việc tuyên chọn những côns nhân có sức khỏe, chịu khó và khá năna phù hợp - Các nhà quán trị nên sử dụna các biện pháp kinh tẻ đê kích thích côna nhân hăne hái làm việc vì công nhân là nhữna “Con naười kinh tế". Giải phóns côns nhân khỏi chức năns quán lý. Sử dụns. khai thác triệt đê ncày làm việc, đám bào các điều kiện làm việc cần thiết. Thực hiện chế độ trả lươna có thường Lý thuyết quàn trị một cách khoa học được các nhà quàn trị thời dó hưởng ứng nhiệt tình. Tavlor dã được coi là nsirời mơ đườno cho khoa học quản trị phát triển. Quan 37 trị theo khoa học đã trơ thành phong trào và năng suât chai lượne hiệu qua các xí nghiệp ơ Mỹ thời dó là chứng minh lý thuyết quan trị theo khoa học cua Taylor có ý nghĩa râl lớn cả về mặt lý luận và thực tiền. Đồna quan diêm với Tavlor còn co nhicu tác gia khác như: Henrv Lawrence Gantt, ông bà Gilbreth ... nhừnỉi tác 2Ìả sau nàv dã bò sun2 thêm một sô ý tương làm cho K thuyết quàn trị khoa học được hoàn thiện hon. Chana hạn như II.Gantt đã đề xuất phương pháp quan ly sản xuất theo biểu dồ (Biếu đồ Cìantt). Lilian Gilbreth đà lưu ý đốn khía cạnh tâm lý trong quan trị. 2) Lý thuyết quản trị hành chính (Lý thuyết quán trị tông quát). Đây là tên 2ỌÌ đè chi cách thức quàn trị áp dụnti chuna cho mọi tô chức do Henry Fayol (Pháp) và Max Weber (Đức) khởi xướne. Lý thuyết này cho ràna yếu tố ảnh hường quyết định đên năng suât hiệu quả của một xí nehiệp là sự sấp xếp. tổ chức công việc cùa nhà quàn trị. Việc tồ chức, sấp xếp đó Hẳ Fayol gọi là quản trị tông'quát. Òna chia các loại còn£ việc cua doanh nshièp làm 6 loại: - Công việc kỹ thuật (Sản xuất). - Công việc trong lĩnh vực hoạt độna thươns mại (Mua. bán). - Còng việc hoạt độna trong lình vực tài chính (Tạo và sừ dụno \ ôn). - Công việc an ninh (Bao vệ tài sán và nhân viên). 38 - Công việc kế toán và thốne kè. - Công việc quản trị (Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiêm tra). Lý thuyết này đã xây dựng hệ thốnc các phươns pháp và nguyên tắc mà các nhà quản trị cần áp dụne để đảm bảo thành côna. Nội duno của lý thuyết quản trị tổng quát được tóm tắt thành 14 nsuyên tắc sau: 1- Phân chia công việc hợp lý: Sự phân chia côna việc hợp lý theo hướna chuyên môn hóa đám báo cho cône việc được hoàn thành nhanh chóna và có chất lượne đồng thời tạo điều kiện để nhà quán trị eiám sát. đánh íiiá dúne, hiệu quả công việc của các thành viên. 2- Phân chia thâm quyên và trách nhiệm: Xác định rõ quyền và trách nhiệm của mọi thành viên để tránh tình trạns vô trách nhiệm, vì thẩm quyền và trách nhiệm 2ẳn chặt với nhau. Giao trách nhiệm mà không ojao quvền thì không hoàn thành được nhiệm vụ, neược lại có quyền mà không chịu trách nhiệm sẽ dẫn đến thói lạm quyền mà vô trách nhiệm. 3- Kỳ luật: Kỷ luật là yếu tổ đảm bảo nề nếp nsuvên tắc của một tổ chức. Kỷ luật là sự tôn trọng nhừna qui định mà tô chức đặt ra. Kỷ luật chặt chẽ đảm bảo sự phổi hợp. sự thốna nhất hoạt độn2 đế đạt năns suất và hiệu qua cao. 39 4- Thong nhất chi huy: Dâv là nguyên tăc một thú trưởng. Mồi nhân viên chi nhận mệnh lệnh từ một câp trèn c - ế • • trực tiếp mà thôi. 5- Thống nhất điều khiên: Mồi nhóm, mồi bộ phận cần có một naưừi đủns đâu đê chi huy và phai có kẽ hoạch thống nhất. 6- Cá nliân lệ thuộc lợi ích chung: Trong tổ chức mọi nsười có cùng mục tiêu để phân đâu. I)o đó cá nhân phai lệ thuộc vào lợi ích chune. 7- Thù lao cóng băng, hợp lý: Nguyên tãc này mane lại sự hài lòns. thoa mãn cho neười lao độna. khuyên khích họ hăns hái làm việc. 8- Tập trunạ vò phân tán quvển hành liợp lý: Nauyên tac này nhăm đàm báo hiệu qua quán trị cao trono toàn doanh nahiệp. 9- Xác định rõ càp bậc, “Xích lãnli đạo " (Tuyến lãnh đạo): Nsuyèn tăc này đòi hỏi phải có sự phân câp trono quan trị. thiêt lập "Xích lãnh đạo" từ cấp cao nhất xuốne cấp thấp nhất đổ khôns đi chệch hướn« mục tiêu đã định nhưng vận dụns phải linh hoạt. 10- Trật tự: Săp xếp nsười và dụns cụ máy móc đúns vị trí. khoa học và hợp lv. Ị 1- Cóng bằng: Nhà quản trị phai đối xứ côns bàna với nhân viên đê có thể lấy được lòns tin. sự truno thành của họ đôi với tô chức. 12- On định nhiệm vụ: Nó đám bảo cho mọi nsười có điêu kiện đẻ tập truno vào côn2 việc và vèn tâm với công việc, tạo điều kiện chuyên môn hóa cône việc. 40 13- Phát huy sáng kiến: Neuvên tẳc này 2Ĩúp nhà quản trị khai thác được tài năng, trí tuệ cùa mọi người trong tổ chứcế 14- Đocm kết: Nhà quản trị phái biết đoàn kết mọi neười trone tổ chức để tạo ra sức mạnh tập thể. Đồng quan điểm với Henry Fayol còn có Max Weber (Đức). One cho ràna các tổ chức hành chính cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Mọi hoạt độna cua tổ chức đều căn cứ vào văn bán qui định. Chỉ có nhữna người có chức vụ mới được eiao quyền quyết định. - Chỉ có noười có nãna lực mới được eiao chức vụ. - Mọi quyết định tro 11 a tố chức phái mana tính khách quan. Nhừna nội dung nổi bật của lý thuyết quản trị tôna quát liên quan đến cách sẳp xếp tổ chức như: Nguyên tắc tổ chức hình tháp, sự phân chia cấp bậc. thốne nhất chi huy. thổne nhất điều khiển, sự ủy quyền, sự phân chia phạm vi quản trị ... là nhừne luận điểm khoa học về quàn trị. Nhìn chuna, lý thuyết quản trị cổ điển đặt cơ sở. nền tảne cho khoa học quản trị phát triển. Nhừns vấn đề cơ bản của quản trị là sự phân công, tiêu chuẩn hóa và hợp lý hóa lao động cũns như sự săp xếp cơ cấu tổ chức một cách khoa học cùna với việc thực hiện các chức năng quản trị như điều khiển kiểm tra ... đều đã được đề cập đến. 41 Nhừ sự ra đời cùa K tlnn ốt quan trị một cách khoa học và lý thuyết quan trị IÔI12 quái mà các xí nghiệp công nghiệp thời đó dã có nhừnu bước liên đáng kê vè cách thức quản trị đẻ đạt năng suất và hiệu quà cao. Tuy nhiên do điều kiện lịch sử. các tác gia cua trườna phái này còn có nhữrm hạn chê trong việc nhận thức về vai trò của yếu tổ tâm lý, yếu tố con người trong quản trị. Mặt khác họ còn chưa quan tâm đến các yếu tố cùa mòi trường bên nsoài cũng như ánh hưởne cua môi trirờna đến hoạt độne cua tô chức. II- TRƯỜNG PHÁI TÂM LÝ XÃ HỘI Thuộc trườne phái này có nhiêu tác aia sau: - Mar\ P. Fol let (Níiười Mỹ). - Elton Mayo (Nuười Ảo). - Doualas Mc Grcaor (Níurời Mỹ). - Abraham Maslow (Người Mỹ). Những luận điểm chính cua trườne phái này có thể tóm lược như sau: - Giữa tâm lý và hành vi cua con người có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. - i ập thỏ trong đó các cá nhân làm việc cùng với nhau có ảnh hường tới tác phona và hành vi cùa con người. Ben cạnh nhừng nhu câu vê vật chât. con n°ười con co nhưng nhụ cau ve mặt lâm lý xã hội như câu dược kính trọng, nhu cầu tự thê hiện, tự kliẩns định mình 42 - Thái độ. tinh thần làm việc của nhàn viên tùy thuộc vào phong cách lãnh đạo. chỉ huy của nhà quán trị. Từ nhữna nhận thức về con nsười như trẽn, trườn» phái này chú trọng đến nhữna phươna pháp quán trị đề cao tính tích cực chủ độns của con người. Muốn công nhân làm việc có năng suất cao, tích cực phát huy sán2 kiến cần tạo điêu kiện cho họ tự chủ trone côns việc, tạo bầu khôna khí tập thể lành mạnh vì chính con neười là nhân tổ quyết định năng suất, chất lirợns, hiệu quả. Trườna phái tâm lý xã hội đã lưu tâm đến vấn đề con người trone quản trị một cách toàn diện. Các tác siả của trường phái này chính là nhữne người đã đưa ra lý thuyết về lãnh đạo. độne viên một cách khoa học. III- TRƯỜNG PHÁI QUẢN TRỊ HỆ THÓNG Trường phái quản trị hệ thống ra đời cùna với sự ra đời của các công ty lớn và các côns ty đa quốc sia vào những năm giữa thế kỷ 20. Các tác eiả thuộc trườns phái này coi các tồ chức như một hệ thổne cùns với nhừne bộ phận cấu thành của nóế 1) Khái niệm về hệ thống quản trị Hệ thons là một tập hợp nhừns phần tử có liên quan với nhau và phụ thuộc vào nhau được sẳp xếp tạo thành một tổne thể thons nhất có khá năns thực hiện mục đích chune. 43 Theo quan điểm như trên thì tất cà các tô chức đêu là các hệ thốns và các bộ phận trong hệ thống có sự tác động qua lại lần nhau như thế nào là tùy thuộc vào các môi quan hệ eiừa chúng với nhau. 2) Các loại và các cấp của hệ thống o) Các loại lìệ thống: Có hai loại hệ thống là hệ thống mờ và hệ ihổng đóna. - Hệ thốna đóns (Khép kín) là một hệ thống không có sự tác độna với môi trườns bên ngoài, loại này rât ít. - Hệ thốne mơ là hệ thống có sự tác động qua lại với môi trườn» bên nsoài. MÔ HÌNH MỘT HỆ THÓNG MÓ NHƯ SAU MÔI TRƯỜNG — Các yếu tố Quá trình Các yếu lổ —đâu vào --------- ------- 44 biên dôi i i MỎI TRƯỜNG đâu ra i i b) Các cấp của một lĩệ thống: Một hệ thổne; có thể có nhiều cấp khác nhau, ví dụ một tập doàn kinh doanh thì: Công ty mẹ là hệ thông me, các công ty con là nhữna hệ thống con riêng rẽ ... 3) Những luận điểm của trường phái quản trị hệ thống Trường phái này đưa ra những luận điểm như: - Quản trị phải dựa trên mối liên hệ, quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống. - Giải quyết các vấn đề quản trị phải lưu tâm đến mối tươns tác qua lại trono nội bộ hệ thổnơ cũne như giữa hệ thổrm vơí môi trườne bên ngoài. - Phải áp dụng các phương pháp khoa học để xử lý hài hòa mối quan hệ giữa các yếu tố bên trong hệ thong cũne như mối quan hệ giữa hệ thống với môi trường. - Đẻ đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của tổ chức, các thành viên trong tổ chức phải có chuns mục đích, có tính sằn sàng phục vụ mục đích, mục tiêu chung và phải thực hiện quan hệ thông tin thườne xuyên với nhau. IV- TRƯỜNG PHÁI QUẢN TRỊ KIÉU TRUYÈN THÓNG PHƯƠNG ĐÔNG Từ nhữns năm giữa của thế kỷ 20 trở lại đâv. sự thành côna trona phát triên kinh tế của Nhật Bản và một 45 số quốc aia khác ở khu vực Dông Á (Điên hình là bôn con rồng: Đài Loan. Hồna K.ÔÏ12. Hàn Quôc và Singgapore) đã sảy ra sự naạc nlvèn và chú ý cùa các nhà kinh tê học và quản trị học. Nhiều nhà quản trị nôi tiêng như William Ouichi (Mỹ). Masaaki Imai (Nhật) và một sô tác giả khác đã nghiên cứu tim hiểu, khảo sát trone. nhiêu năm đê tìm ra neuyên nhân dân đến thành côna. của các doanh nghiệp phương Đôns. Nội dung tư tưỏng quản trị kiểu truyền thống phương Đông: Từ phân tích nauyên nhân dẫn đến thành cône cùa các doanh nahiệp phương đôna, các nhà nghiên cứu đà đưa ra những đặc trưne của phong cách quán trị kiểu truyền thons phương đông như sau: - Công thức chung về sự thành công của các doanh nghiệp phương đông là vận dụng khoa học quản trị cùa phương tây kết hợp với giá trị truyền thống của phươna đông. - Chú trọng và đề cao vai trò cua con neười trona quản trị, vì con người là nsuồn tài nguyên vô eiá cùa một tổ chức. - Cơ sở của phong cách quản trị phươna đông là dựa trên sự kế thừa và phát huy các aiá trị truyền thổne. bản sắc văn hóa của mồi dân tộc. mồi quổc gia. Những giá trị truyền thốne và văn hóa cùa các quốc eia Châu Á có một số nét đặc trưnũ như: - Lòn® trung thành, tận tụy. 2ấn bỏ với tổ chức 46 - Lòng nhân ái. tinh thần tập thể - Đề cao kinh nghiệm. do đó chế độ lương, thưởng, đề bạt đều tính đến thâm niên công tác. - Vê nsuyên tắc tổ chức coi doanh nghiệp là một cộng đông các thành viên aẳn bó với nhau, đề cao trách nhiệm tập thể. Ap dụn° phương pháp quàn trị khoa học. kết hợp với những eiá trị văn hóa truyền thổne. coi trọn2. yểu tố con người, chú trọna thiết lập các mối quan hệ bên trono và bên neoài tổ chức dựa trẽn các đức tính tốt đẹp của nsười phươrm đône như lòns truns thành tận tụy. tinh thần đoàn kết. lòne nhân ái. tính cần cù tiết kiệm, tôn trọna tôn ty trật tự ..ế dó chính là nhưng, " bí quyêt" tạo nên phone cách quản trị đặc trưns, cúa phương đông. V- CÁC LÝ THUYÉT QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI Những lý thuyết quản trị ra đời từ năm 1960 trở lại đây được eọi chune là nhừne lý thuyết quản trị hiện đại. Các lý thuyết quàn trị hiện đại được chia thành nhừns trườna phái chính sau đây. 1) Lý thuyết quản trị theo quá trình Phươna pháp tiếp cận: Coi tô chức là một hệ thổna mở, coi quá trình sàn xuất kinh doanh là một quá trình liên tục và hoạt động quàn trị là quá trình nhà quản trị thực 47 hiện các chức nãn2 hoạch định, tô chức điêu khien va kiểm tra để tác độnu đến tất cả các khâu của quá trinh nhàm thực hiện mục tiêu thỏa mãn tôi đa nhu câu của khách hàng. Quản trị theo quá trình có những đặc điêm cân lưu ý như sau: - Liên kết các bộ phận, các khâu trong tổ chức lại với nhau thành quá trình liên tục. - Quá trình được hiểu là toàn bộ hoạt động từ khi hình thành ý tưởns cho đên khi có được sản phâm đâu ra hoàn chỉnh để thỏa mãn nhu cầu khách hàng. - Đe quản trị theo quá trình đạt hiệu quả cơ câu tố chức phải được thiết kế linh hoạt, mở rông các quan hệ phôi hợp theo chiều neana. thôns tin đa chiều, aiám bớt cấp trung aian. - Công việc của các thành viên không chia cẳt, chuyên môn hóa quá sâu, mỗi thành viên được aiao các nhiệm vụ dựa trên mục tiêu chune là thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng. Quản trị theo quá trình đòi hỏi nhừna neười thừa hành phải có kiến thức tổng hợp, có khả năne bao quát công việc và phải có quyền tự quyết định khi thực hiện những công việc được aiao. 2) Lý thuyết quản trị theo tình huống Quan điểm của các tác giả đưa ra lý thuyết quàn trị .neo tình huông cho răng hoạt độns quản trị luôn đòi hỏi nhà quản trị phái có tư duy sáne tạo. ’8 Để thành côna. nhà quản trị phải biết kế thừa và áp dụng những nsuyên tẳc kỹ thuật quán trị phù hợp với tình huốne đặt ra. Thực chất cùa quàn trị theo tình huổna là: Phân tích thực trạng vấn đề cần eiải quyết trong từns, tình huổne cụ thể đê quvết định áp dụne phương pháp, nauyên tăc quán trị phù hợp. Quản trị tình huổne là sự kế thừa và vận dụng kết hợp nhiều lý thuyết quán trị vào từng trườns hợp cụ thể. Trong lý thuyết quản trị theo tình huổne có sự "Giao thoa" giữa nhĩrna quan điểm quán trị khác nhau. 49 y Ọuan trị theo tình liuông Găn tô chức với môi trường, xét điêu kiện cụ thế đề ra quyết định phù hợp Những tác gia của lý thuyết quản trị tình huốns cho răng: Kêt quá hoạt độna của tô chức phụ thuộc \u o các biên sô tác dộns den các yèu to tron« quan trị. Mơi trường NêuXthì Y cĩ Ạk " tât cĩ ty thuộc 151 ÉN z Lý thuyết quản trị theo tình huốna nhấn mạnh đến tính phức tạp và đa dạna của các hoạt độne quản trị. Có thể nói quan điểm của các tác siá theo trườns phái này một lần nữa nhấn mạnh và khăng định tính sán« tạo của hoạt độna quản trị và điều mà các nhà quản trị phải ghi nhớ là khône nên vận dụne các nsuyên tẳc các lý thuyết quản trị một cách máy móc. cứne nhắc mà phải vận dụng linh hoạt sáng tạo tùy trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích thực tiền một cách khoa học. có như vậy các nhà quán trị mới đưa ra các quyết định hợp lý. 3) Lý thuyết quản trị định luọng Chủ trương của lý thuyết này là sứ dụna các kỳ thuật định lượna thône qua sự hồ trợ của máy tính đế phục vụ cho quá trình ra quyết dịnh và lựa chọn quyết định quản trị toi ưu. 51 Đặc trưng cơ bán ciềi(t lý thuyêt quàn trị định lượng: - Trọna tâm cua công tác quàn trị là tập trung vào việc ra quyẽt định. - Lượng hóa các yếu tố và lựa chọn các giãi pháp dựa trên các tiêu chuẩn kinh tể đã được lượng hóa. - Sừ dụna toán học, điều khiển học, vận trù học. .ẽ. đưa ra các tình huốn2 eiả định để phân tích và đưa ra các phươns án giải quvết. - ử n a dụna cône nehệ thông tin và sử dụns máy tính làm phươne tiện để phục vụ cho việc giải quyết các vân đề và ra quyết định. Ưu điẻm của lý thuyết này là: ử n a dụng thành tựu của khoa học kỹ thuật hiện đại vào quản trị. nhiêu lĩnh vực quản trị áp dụna thuyết này dã đạt được hiệu qua tối ưu như : Quàn trị hàng tồn kho, quản trị tài chính, quản trị tiên trình sản xuất kinh doanh... Hạn chê của lý thuvết này là việc sử dụns các côna cụ ra quvêt định khá phức tạp, người sử dụna phài có trình độ chuyên môn và đòi hòi phải có đầy đủ máy móc trana thiết bị hiện đại. đồng bộ. Mặt khác vấn đề cơ bản của quan tri là quàn trị con người thì rât khó áp dụns lý thuyết này. 4) Lý thuyết “Quản trị tổng họp và thích nghi” Lý thuyẽt này được nhà quản trị học hiện đại n°ười My Peter Drucker neu ra trong cuôn "Quản lý vì tươnơ lai 52 Tác eiả đưa ra lý thuyết này dựa trên cơ sở phân tích những biến độne, của nền kinh tế thế giới. Peter Drucker cho ràna; xu hướne phát triển của nền kinh tế thế aiới là sự quôc tê hóa, toàn cầu hóa với sự xuất hiện của các liên minh kinh tế và các côns ty đa quốc íiia. xuyên quòc aia. One nhận định ràna thời đại n&ày nay là thời đại tri thức, thời đại "bão táp” với sự bùne nổ của côna nahệ thông tin. Trone xã hội tri thức hiện đại kết cấu và chất lượn» lao độno có sự thay đổi rất lớn khác xa so với trước đây. tự độne hóa khône còn xa lạ. nhiều cône việc n°ười máy có thê làm thay con naười. Tronũ thời đại neày nay con noirời với tri thức của họ sẽ là nsuồn nãnẹ lượn a đặc biệt. c r • o • cr • • Trôna dieu kiện như vậy các nuuyên tac và phương pháp quán trị cần phai thay đòi cho thích ứna và theo kịp thời đại. Nhừn« luận điêm mới về quan trị cua Peter Drucker là: - Quàn trị doanh nehiệp tập trune vào việc tạo ra khách hàne bàna cách thích nshi với nhu cầu của khách hàne, cải tiến đôi mới sản phâin của doanh nahiộp để cuna cấp cho khách hàna các sản phàm có chât lượng cao hơn. RĨá hợp lý hơn so với đổi thu cạnh tranh hoặc kính thích sự hình thành nhu cầu mới để tạo ra khách hàns mới. - Quản trị con nsười: con người là nauồn lực vô uiá. đặc biệt của các doanh nghiệp, việc quản trị con nsirời cần theo hướns phát huy tôi đa các tiêm năng của các cá nhân. Từ phân cône bố trí cône việc đèn định mức lao độns đều phải coi trọna ycu tô con neười. Kêt hợp quản trị theo quá 53 trình với quán trị theo mục tiêu đề đem lại sức mạnh tông hợp cho tô chức. - Nhà quan trị trons thời đại neày nay cân phái có đu các kỹ năna cần thiết, phai có tư tưởna dổi mới và hướng tới tươna lai. phai linh dộns và phái biết thích nghi với sự thay đôi. - Các vấn đề mà nhà quản trị trong thời đại ngà)’ nay phài eiái quyết tôt là: + Nhạy cam vói sự thay đổi cua môi trường, chù độna đón bát cơ hội kinh doanh và làm thế nào cho doanh nehiệp thích nahi tôt với môi trườna. + Trong lình vực tài chính nhà quan trị phai quàn trị sao cho duy trì được kha năn« thanh toán và sức mạnh tài w • ẳ chính cua doanh nahiộp. + Khi xác dịnh mục tiêu, chiến lược phái định hướne vào tươrm lai dam bảo cho doanh nghiệp thích n°hi với sự tha) đổi cùa môi trườne đặc biệt là sự thay đổi về kỹ thuật. cônR nehệ. + Áp dụng các phươne pháp quản trị thích hợp để quản trị dạt hiệu qua cao nhất đảm bảo cho sự phát triển tăns trưởne của tổ chức. Lý thuyêt quàn trị tôna hợp và thích nghi hướns vào việc quàn trị tông hợp tât cả các nsuồn lực của một tổ chức (Vòn. tri thức, thời gian). Lý thuyết nà\ đề cao vai trò sáng tạo. trị thức và trách nhiệm của con naười coi con người là yêu tò chu dạo trong quản trị. lý thuvết này cũns đinh hướng cho sự phát trien cua các doanh nahiệp: Muốn 54 tôn tại và phát triển các doanh níỉhiệp phái thích nghi với môi trường. Các quan điếm mới mẻ cùa lý thuyết này là sự két hợp hài hòa aiừa trí tuệ. kiến thức, kỹ thuật và sự nhận thức đúna, đán về vai trò cua con naười troim xà hội naày nayẻ 5) Lý thuyết Quản trị sáng tạo. Lý thuyết nàv do các nhà quản trị thuộc viện nahiên cứu Nomura (Nhật) dưa ra. Mọ cho rằnsi pilono cách quản trị của thế ký 21 là phona cách quàn trị sáng tạo. Quan điêm này chỉ rõ: Neàv nay các doanh nahiệp muôn tôn tại và phát trien cần phái chuycn tù' chiên lược cạnh tranh chiêm lĩnh thị phàn (theo kiêu truvên thông) sana chiến lược cạnh tranh dựa trên nhữrm ý tưởns sána tạo ra các quan điêm mới vẽ sản phâin. dịch vụ và cônu nahệ. Các nhà doanh nghiệp khôn« chi đáp ứrm nhu câu khách lìàne. mà phải chủ dộns tạo ra nhu câu mới đê có khách hàng mới. Theo phona cách quan trị sáng tạo. nhà quản trị cần aiải quyết các vấn đồ như: - Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên ý tườne sáng tạo cùa mọi thành viên. Các nhà quàn trị phái thiệt lập được chiên lược dài hạn (5-10 năm). - Cư cấu tô chức: Dược thiêt kế theo sơ đồ mạng lưới đố đảm bào truyền thôna thône suôt tạo (liều kiện phổi hợp 55 tôt aiừa các thành viên các bộ phận, đê cao vai tro trach nhiệm cá nhân. - Quản trị nguồn nhân lực: Đối xử tốt nhât với các thành viên để thúc đẩy tiềm năne sáne. tạo của con người; đãi nsộ khen thường căn cứ vào thành tích sáng tạo. Nhà quản trị tạo điều kiện và cơ hội sáns tạo ngang băng cho mọi neười. - Quản trị thông tin: Tối đa hóa việc chia xẻ và sừ dụng thông tin đến mọi thành viên, tạo môi trườne truyền thông hoàn toàn tự do trona doanh nghiệp. Quản trị sána tạo là phone cách quản trị hiện đại thích hợp với thời đại của công nehệ thône tin và cũne là phono cách đề cao vai trò sán« tạo cua con neười. chú trọne đam bảo tính thích nshi của doanh nehiệp với mòi trường. 6) Lý thuyết Quản trị tuyệt hảo Trên cơ sở khảo sát sự thành côna cũá nhiều doanh nghiệp ở Mỹ vào những nãm cuối của thổ ky 20. hai quản trị gia người Mỹ là: Robert H Waterman và Thomas J Peter đã đưa ra một số lý thuyết quàn trị 1T1ƯÌ nhăm thúc đây hoạt động quán trị một doanh nahiệp đạt đến sự "Tuyệt hào". Lý thuyêt này đã được các tác giả trên trình bày trong cuốn sách nổi tiếng: "Đi tìm sự tuyệt háo". 56 Theo hai tác aiả này thì hoạt dộna quán trị doanh nghiệp ở các doanh nahiệp thành công (đạt đến sự tuyệt hảo) có chuna nlũrne đặc điểm sau: - Khuynh hướna hoạt động: Ọui IĨ1Ô nhó. ở doanh nghiệp có qui mô nhỏ các nhà quan trị có thề điều khiên trực tiếp mọi hoạt độns. qui mô nhỏ dễ thử nshiệm cho phcp tích lũy về kiến thức, lợi nhuận và uy tín. - Liên hệ chặt chẽ với khách hàna để đáp ứng tôt nhất nhu cầu của khách hàns. - Tự quàn và mạo hiểm: Khuyến khích, úna hộ đôi mới. khuyến khích các thành viên dám nehĩ. dám làm, tự do sána tạo. châp nhận rúi ro. - Cơ câu tô chức linh hoạt, đc cao vai trò tự quàn. - Hình thức tô chức đơn aiản. nhân sự gọn nhẹ. làm việc hiệu quả các nhân tài được tạo điều kiện để phát huy tài năna trên thương trườna. - Nâne cao năns. suất thông qua yếu to con naười: Phẩm uiá con naười được tôn trọng, quan tâm đến tình cảm. nhu cầu cùa con người, đề cao tính nhàn văn. chú trọna đến quan hệ làm việc trong các bộ phận. - Pho biến và thúc đây các eiá trị chuna cùa tố chức: Có triết lý kinh doanh rõ ràns, chia xè mọi aiá trị. đề cao tòn trọn a các phâm chât cá nhân. Lãnh đạo uươna mẫu. tôn trọna cap dưới. - Sâu sát. aan bỏ với tò chức: Nhà quan trị uăn bó với còn« ty. chú trọns phát trien từ bèn trona. 57 - Quan K cac nguôn lực chặt chẽ. sư cỉụnii các loại tài san hợp 1Ý. Lý thuyết quàn trị tuyệt hảo đề cao nhân tổ con nsười. nhấn mạnh sự tự thân phát trièn. LÝ thuvct này đề cao tính sánu tạo. thái độ châp nhận mạo hiêm và nhấn mạnh đến yếu tổ quyêt định sự tôn tại và phát triển cùa doanh nshiệp là khách hàna và đề cao eiá trị văn hóa của tô chức. 58 TÓM TÁC CHƯƠNG 2 Từ khi ra đời đến nay, cũna eiổna như các môn vhoa học khác, khoa học quán trị cũna có rất nhiều lý huyêt được đưa ra do các tác ciả khác nhau. Mồi tác giả — ^ / # ỉ o \ ầ ' W \o^ • V / \ o,\ 9r. * L ........r"■' 11- ĐẶC ĐIẼM CÜA CÁC LOẠI MÔI TRƯỜNG 1) Môi triròng vĩ mô Môi trườn2 vĩ mô bao aòin các yếu tố. các lực lượn2. nam nsoài tầm kiêm soát của tô chức, có tác độn« anh hưởns đôn mọi tô chức năm trono mòi trườn a đó. bao 20111 : 63 a) Các yếu tố trong môi trường vĩ /MỔ.Ề (*) Môi trường kinh tể: Môi trườna kinh tế bao gồm các yếu tỏ cùa hệ thông kinh tế mà trona đó các tổ chức hoạt độna. Các yêu tô chù yếu của hệ thổne kinh tế có ảnh hưởna lớn đên hoạt động của các tổ chức nói chune gồm: + Sự tăng trườne và phát triển kinh tế: Yếu tố này được phản ánh qua các chỉ tiêu GDP / GNP / GN1. nàng suất lao độna xã hội. + Lãi suât. + Các cân thanh toán quốc tế. + Tỷ eiá hôi đoái. + Chính sách tài chính tiền tệ. + Mức độ lạm phát và thất rmhiệp. Các yếu tố kinh té ành hưởns đến mọi tổ chức, kế cà tô chức phi lợi nhuận. Tuy nhiên mức độ và tính chất ảnh hương của các yếu tố kinh tế đến mỗi tổ chức thì khác nhau. 64 (*) Môi trường chính trị - pháp luật: Môi trường này bao gồm hệ thốne các quan điểm, đường lối chính sách, hệ thốna luật pháp các diễn biến chính trị cùa một quốc eia và cả khu vực và quốc tế. Môi trườne chính trị - luật pháp eẳn chặt với môi trườne kinh tế. vì mối quan hệ giữa hai môi trườne này là quan hệ çiùa cơ sở hạ tầng và kiến trúc thượne tầne và cùng ánh hưởna đên hoạt động của một tô chức. Nhừna sự kiện chính trị. sự thay đổi của hệ thống luật pháp có thê đưa đên nhừne cơ hội hoặc rủi ro cho các tổ chức cùns chuna môi trường vĩ mô. Các nhà quản trị eiòi là nhữns người phái nhạy cảm với nhừna thay đổi về chính trị. am hiêu về luật pháp. Bởi vì dự đoán đúnơ nhừna biên đôi về chính trị. am hiếu về luật pháp là cơ sở đê nhà quản trị hoạch định mục tiêu, chiến lược phát triển của tồ chức. (*) Mỏi trường văn hóa - xã hội: Các yếu tố trong môi trường văn hóa - xã hội bao sorti : - Các siá trị truyền thôn a của một dân tộc. một quốc aia. một cộna dône. - Nhừna quan niệm về đạo đức. chuấn mực cua con người trong xã hội. - Nhừns quan niệm về thẩm mỹ, lối sốna. nshề nahiệp. 65 - Trình độ học vấn. nhận thức cua mọi ngươi ire g xã hội. - Các phona tục, tập quán truyền thông. - Tôn eiáo. tín ne.ưỡna. - Tons sổ dân, cơ cẩu dân sổ. xu hướng biên động dân số. Nhừna yếu tố trên có ảnh hường đển nhu câu. lượng cầu. thị hiếu, thói quen cùa naười dân ... Do đó có thẻ nói mọi tổ chức, đều chịu ảnh hướng của các yếu tố trong mỏi trirờne văn hóa - xã hội. Mọi tổ chức đều phải quan tâm nghiên cứu môi trườns văn hóa - xã hội bơi vì các yếu tổ cúa môi trường này tác dộna đến mọi hoạt độna cùa tổ chức. (*) Mói trường í ự Iiliiên: Môi trườns tự nhiên bao aom các yếu tô: - Vị trí địa lý. - Dieu kiện tự nhiên: Khí hậu. đất đai. tài nguycn ... Môi trườna tự nhiên có ánh hườne trực tiếp đến chất lượng năng suất cua một sổ neành nehè nhắt định như: Nông, lâm ngư nghiệp, khai khoánu. du lịch, vận tai. Môi trường tự nhiên có thỏ mane đên cho các tổ chức những thuận lợi cũng như những khó khăn nhất định. Các tô chức cần am hiểu về môi trường tự nhiên đố có ké hoạch khai thác, sứ dụng hiệu quả các thuận lợi và chủ động tìm các giai pháp đê khắc phục các khó khăn về diều kiện tự nhiên. 66 Mặt khác các tổ chức cũnẹ phải có trách nhiệm trone việc báo vệ môi trường, tránh làm ô nhiễm, hủy hoại môi trườne vì thiếu hiểu biết và thiếu ý thức trách nhiệm. (*) Mói trường kỹ thuật - công nghệ: Kỹ thuật - công nshệ sản xuất là yểu tố quyết định năne suất chất lượns và 2Ĩá thành sản phẩm. Kỹ thuật - cône nshệ hiện đại tiến tiến là điều kiện để nâna cao năng suất, chất lượng, hạ giá thành để nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Khi nghiên cứu môi trường kỳ thuật - công nghệ các nhà quản trị tổ chức cần lưu ý: - Kỹ thuật, côn« nshệ trên thế aiới luôn đối mới và tiến bộ khônỉi naừne. (Cừ 5 phút trên thế eiới lại có một phát minh mới). - Vòna đời cùa côn« nehệ có xu hướns rút ngắn dần (Thời gian của một công nshệ có thể rút ngấn lại từ 5 đến 7 năm). - Tốc độ đưa khoa học. công nghệ vào ứng dụne trons sản xuất kinh doanh ngày càng nhanh chóng. - Đầu tư kỳ thuật cône nahộ đòi hỏi phái có vốn và có nauồn nhân lực thích ửno thì mới phát huv dược hiệu quá tối đa. b) Đặc điếm tác động của môi trường vĩ mô: - Các yếu tố cùa môi trường vĩ mô có tác dộno aián tiếp đến hoạt dộna và kết quá hoạt độns của tô chức. 67 -C ác yếu tố của môi trường vĩ mô có môi lương tac với nhau khi tác độne. tới hoạt động của tô chức. - Các tổ chức hoạt độne ớ những lĩnh vực khac nhau có thể có cùna môi trườne vĩ mô và các tô chức hoạt đọng trona môi trường vĩ mô không có khả năng kiêm soát dược các yếu tố của môi trường vĩ mô mà chi có thê tìm cách thích nshi với môi Irường mà thôi. Khi xem xét ảnh hưởng của môi trường vĩ mô dến hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quán trị cần phải nahièn cứu xem xét các yếu tổ của môi trườne một cách toàn diện và để tiết kiệm có thể sử dụna thônu tin về môi trườne vĩ mô từ các đơn vị khác. 2) Môi trường vi mô Là môi trường tác nahiệp. môi trườn £ naành cua một tổ chức. Môi trườna vi mô bao 2ồm các yếu tố. các lực lượng có ảnh hường trực tiếp đến các doanh nehiệp hoạt động trong cùng một lĩnh vực (cùne neành) a) Các yếu tổ cua môi trường vi mô: Môi trườne vi mô aồm các yếu tố: (*) Khách hàng: Khach hạng bao gôm các cá nhân hoặc các nhóm người có nhu cầu và có khả năna thanh toán. Khách hàng là người tiêu thụ các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Khách hàng quyết định sự tồn tại và phát triên cua doanh nghiệp. Do đó các doanh nahiệp dồu coi khách hàng là trung tâm và mọi hoạt dônu của doanh 68 nghiệp đều hướng vào việc thỏa mãn tối dn nhu câu của khách hàng đê đạt được lợi nhuận dự tính. Muốn thỏa mãn được nhu cầu cùa khách hàrm để chinh phục và thu hút khách hàna, các tổ chức cần tiên hành các hoạt độna Marketing đê nấm vừns nhu câu. đặc điểm tâm lý của khách hàna nhàm đưa ra dược nhừníỉ aiái pháp để đáp ứn2 nhu cầu cúa khách liana tốt nhất. (*) Các nhà cung cấp: Các nhà cuna câp bao «ỏm các cá nhân, các tô chức cuna ứna các yếu tổ đầu vào cho tố chức như: vốn. nauvên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị. nsuồn nhân lực.ử. Đây là các yếu tố quyết định aiá trị dầu vào làm ành hirởns trực tiếp đến uiá thành, chất lượng sán phẩm. Dê dam báo cho hoạt độiiii cùa tô chức tiến hành được bình thườna và tiết kiệm dược chi phí đẩu vào. các tò chức cần phải xác lập được các quan hệ tốt dẹp với các nhà cune cap. (*) Các đoi thù cạnh tranh: Trons cơ chế thị trường, cạnh tranh là tất yếu. muốn tồn tại và phát trien các tô chức phai tìm các biện pháp để uiành chiến thắn» trona cạnh tranh. Các đối thủ cạnh tranh cua một tô chức bao eồm: - Các đổi thù cạnh tranh hiện có trona nsành: Là nhìrns đơn vị. nhĩrne tô chức cùne hoạt độna trona một lĩnh vực. một naànli với doanh nahiệp. Các dổi thú cạnh tranh tro n o nội bộ nsành thườna cạnh tran h với nhau về chất lirợna. íiiá cá. phương thức phục \ụ khách hàn«. 69 - Các đổi thú cạnh tranh mới ra nhập ngành, đây là nhữna đối thú rất đáns chú ý. Nhóm này gôm những doanh nghiệp mới tham gia hoạt động trong cùng lĩnh vực với tổ chức nhưna thường lại có tiềm lực mạnh mà các phươns thức cạnh tranh của họ thì chúng ta lại chưa thê lường trước được. - Các sản phẩm thay thế: Do sự phát triển của khoa học kỹ thuật và côn° nehệ có nhiều loại sản phâm mới xuất hiện có khả năns thay thế hàne hóa, dịch vụ mà doanh nshiệp đana kinh doanh. Sự ra đời của các sản phẩm mới với cùno côna dụna nhưna lại có những tính năna. đặc điểm ưu việt và nôi bật hơn sẽ làm cho doanh nshiệp mất khách hàna. Bởi vậy doanh nshiệp cần nghiên cửu. hiểu biết về chu kỳ đời sons san phàm để có chính sách san phẩm hợp lý mới đối phó và siành được ưu thê trons cạnh tranh. (*) Các nhóm áp lực xã hội: Một tổ chức thường phải đươne đầu với các nhóm áp lực xã hội như: - Cộng đông dân cư xupấe quanh khu vực trụ sở cùa tổ chức. - Các tô chức các hiệp hội có tính chất chuvên môn. - Các tô chức văn hóa — xã hội (các báo. đài. tổ chức bảo vệ môi trường, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng). - Dư luận xã hội. truyên thông, phong tục. tập quán ... Hoạt động cua tô chức sẽ thuận lợi nếu dược sự dồnơ tình ung hộ của các nhóm áp lực xã hội và naược lại. 70 b) Đặc điêm cứa môi trường Iyẻ /MỒ.Ệ - Môi trirờns vi mô là môi irườns tác nghiệp đặc thù của tìm a tô chức. - Các yếu tổ của môi trườns vi mô tác động trực tiếp và đơn lẻ đến hoạt động và kết quá hoạt độna của tô chức. - Neu dầu tư nghiên cứu. tổ chức có thê kiếm soát được phần nào các yếu tố cùa môi trường vi mô. Khi nghiên cứu ảnh hưởna của môi trườns vi mô. các tổ chức phải chú ý xác định đúns môi trườna đặc thù của mình và cần đặt trọne tâm vào nhừns yếu tổ quan trọnc nhất. Tổ chức có thể tham khảo thôns tin về môi trườn a vi mô từ các đơn vị khác nhưns khôn« nên áp đụna máy móc kinh nshiệm cua các đơn vị khác vào doanh nahiộp mình. 3) Môi trưòng nội bộ Môi trườno nội bộ bao «Ồm những yếu tố, nhữns lực lượns nằm trona nội bộ doanh nehiệp. Nhừne yếu tố này phàn ánh nội lực, thổ hiện bán sắc riêna của từna doanh nghiệp. Môi trườna nội bộ là môi trườns bên tro nu của tổ chức, bao sồm các yêu tô. các điều kiện mà tô chức có khả năna kiểm soát được, như : Neuồn nhân lực. khả năna tài chính, khá năng sán phâm kinh doanh, khả nănạ nahiên cứu . phát triển, khà năna quan trị. hoạt độne Marketing ẽ.. 71 (!) Nguồn nhân tực: Dâv là yếu tố quan trọna. cần được đánh giá khách quan và chính xác . Khi đánh siá về nsuồn nhân lực của doanh nghiệp nhà quàn trị cần xác định cụ thê vê sô lượngề chât lirợng. cơ cấu lao động trons đơn vị. Đặc biệt, khi quán trị nguồn lực nhà quàn trị cần: - Xác định chính xác nhu cầu vè lao động cùa dơn vị mìnhẳ - Tuyển chọn, tuyển dụno đúng đối tượnu. phù hợp với nhu cầu nhân lực. - Phân cône lao độna khoa hục hợp lý dè sir dụns. khai thác tôi đa nauồn lực lao độna của dơn vị. - Cân có các chính sách đãi 112Ộ hựp K và có các biện pháp độna viên, khuyến khích người lao dộim tích cực làm việc. Con người là yếu tố quyết định thành cônsi cùa tổ chức nôn trong quán trị phái làm thế nào dê khai thác nauồn nhân lực tốt nhất. b) Klíá năng tài chính: Khả năng tài chính là cơ sở đổ nhà quán trị quyết định quy mô kinh doanh và là điều kiện đề dam bao cho hoạt động cua doanh nghiệp được tiến hành bình thườns. Khả năng tài chính của doanh nghiệp liên quan đốn các yêu tô như: - Nguồn vốn và khả năn a huy độna vốnệ - I ình hình phân bò sư dụns các nguồn vốn 72 - Việc kiểm soát các chi phí - Các quan hệ tài chính với các bên hữu quan. - Cán cân thanh toán. Cần phân tích các chỉ tiêu tài chính một cách khoa học để đánh giá đúna thực lực của tố chức nham đưa ra các biện pháp hợp lý để đảm báo khá năna tài chính cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. c) Khả năng nghiên cứu và phái trien: Tươns lai của một tổ chức phụ thuộc vào khả năng nahiên cứu và phát triển.. Bởi vì. trong điều kiện cạnh tranh aav aắt như hiện nay thì việc nshiôn cứu và khá nanti phát triên cùa tô chức quyết dịnh vị thế cùa nó trên thương trirờna. Nêu doanh nghiệp khône nồ lực tronc nghiên cứu và phát triển sẽ có nauy cơ bị mất khách hàng, eiảm thị phần. Khả nãriR nehiên cứu và phát triên của một tô chức thể hiện ở: Khả năna cải tiến kỹ thuật, khá nãna ứnti dụna khoa học. cône nchệ mới đế nâim cao chất lượna sản phâm và phát triển sản phẩm mớiẾ Nghiên cửu và phát triển là yếu tố đàm bảo nâns cao năng lực cạnh tranh cho doanh nahiệp và sản phẩm của doanh nghiệp. d) Khá năng sản xuất kinh (ỉoanlt: Khả năns sản xuấtỆ kinh doanh cua một doanh nghiệp là yếu to quyết định đèn mục tiêu, chiến lược phát 73 triển cùa tố chứcễ Khi nahiên cứu khá năng sàn xuat kinh doanh cân tập truna vào các vân đê: - Quy mô sán xuất cua tố chức đã hợp lý chưa (Sán phẩm sản xuất có phù hợp với quy mô?). - Việc bố trí dây chuyền sản xuất kinh doanh, các hoạt độna điều phối, lịch trình sản xuất kinh doanh có khoa học. hợp lý? - Hệ thốna điều hành sản xuất, kinh doanh. - Kỹ thuật, côno nahệ. - Chi phí sản xuất kinh doanh. - Chất lượne. 2Ìá thành sản phẩm, dịch vụ. Cần đánh giá đúns điểm mạnh, điểm yếu trona sản xuất kinh doanh cua tổ chức để khai thác tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho sàn xuất kinh doanh đạt hiệu quá. e) Hoạt động (¡nản trị: Đánh giá về trình độ, kỳ năne quản trị tổ chức trên cơ sở rà xét các hoạt động quản trị theo 4 chức năng: - Hoạch định: Tổ chức đã xác định đúna mục tiêu, chiến lược phát triển hay chưa? Có dự báo được tác động của môi trườne khôns? - Tô chức: Cơ cấu tổ chức hợp lý chưa? Nguyên tấc chỉ huy. tâm hạn quản trị như thế nào, thực hiện ủy quyền trong quản trị có hiệu quả khône? - Điêu khiên: Thực hiện chức năna điều khiển có hiệu qua không, vân đê thông tin trons tô chức có trở naại nao? Cac biẹn pháp lãnh đạo. độrm viên có đạt kết quả cao khône? 74 - Kiểm tra: Cơ chế kiểm tra như thế nào. kiểm tra có được thực thi đúng nguyên tắc không ..ề f) Hoạt động Marketing: Các chương trình Marketing được thực hiện như thế nào, có hiệu quả hay khôna, khả năne hoạt động Marketina của tổ chức so với đối thủ cạnh tranh. Hệ thốne phân phối, chính sách yểm trợ của tổ chức như thế nào? Phương hướng hoạt độne Marketing. g) Vãn hóa của tổ chức: Văn hóa của tổ chức là những chuẩn mực. những khuôn mẫu, nhừna siá trị truyền thống mà mọi thành viên trone tổ chức tôn trọns và tuân theo một cách tự nguyện. Văn hỏa cùa một tổ chức biểu hiện qưa những đặc điêm chù yếu sau: - Sự tự quản cá nhân: Thể hiện sự phân chia thẩm quyền và trách nhiệm cho các thành viên trona tổ chức. - Cơ chế kiểm tra: Thể hiện sự tin tưởng đổi với các thành viên. - Mức độ gắn bó eiừa nhà quản trị với nhân viên và giừa các thành viên với nhau, thể hiện sự chia xẻ, ý thức trách nhiệm của mọi người. - Nhữne tiêu chuẩn để đánh giá kết quả hoạt độna của nhân viên, đặc điểm này thể hiện sự cône bàng, khách quan của nhà quản trị trona việc đánh giá cấp dưới. 75 - Mức độ chịu đựna nhừna X U I12. đột: Dặc dicm này thể hiện ý thức cua các thành viên trong tô chức đôi VỚI sự ồn định và phát triền cua tổ chức. - Mức độ chấp nhận may rủi. mức độ mà các thành viên dám nehĩ, đám làm để thực hiện các sáng kiên, cải tiến. Các yếu tố văn hóa trên đây ánh hường đến suy nghĩ, hành dộna của các thành viên. Do đó nhà quản trị cân xem xét. cân nhăc đên các yểu to văn hóa trona khi thực hiện vai trò quản trị của mình. III- ẢNH HƯỞNG CỦA MÔI TRƯỜNG ĐÉN HOẠT ĐỘNG CỦA TÔ CHỨC Khôn« iô chức nào năm naoài tầm ánh hưỡns tác dộna cua các yêu tô cua môi trường, ảnh hườns của môi trưừna dến hoạt dộng của tổ chức thể hiện tập trung nhất, ở các mặt sau đây: 1) Môi truòìig có ảnh hưỏìig đến kết quả hoạt động của tổ chức. Các yếu tô cúa môi trường bên ngoài thì tác độna gián tiêp đèn kêt quả hoạt độne, cùa tổ chức, còn các yếu tố bên trong thì trực tiếp ảnh hường đến kết quả hoạt độna cùa tô chức. Môi trường bên ngoài có thể tạo cho tổ chức nhừns cơ họi thuạn lợi hoặc ngược lại có thô sâv ro những trở ngại, bat trac cho hoạt động sản xuât kinh doQnh của tô clúrcỗ 76 Vỉ dụ: GDP tăns c h ứ n o tỏ nền kinh tế tăng trưởng, sản phâm dồi dào, mức sốnơ cúa rmười dân tăng sẽ tác độna tăns sức mua. tăne khả năne. tiêu thụ các sản phám của tô chức. - Chính sách miễn eiảm thuế xuất khẩu có tác dụna kích thích sản xuất hàng xuất khâu. - Chính sách eiảm lãi suất có tác dụng khuyến khích đầu tư phát triển sản xuất ử. ỗ 2) Môi trưòng ảnh hưỏng đến mức độ tự chủ của tổ chức Luật pháp, cơ chế chính sách quán lý kinh tế. tài chính có ảnh hưởng đến mức độ tự chủ của doanh nshiộp. Vỉ dụ: Luật doanh nghiệp qui định quyền tự chủ, các chính sách về quán lý kinh doanh có thể mở rộns hoặc hạn chế quyền tự chủ ễ.. khả năne kiểm soát nhà cune cấp, kênh phân phối cũng ảnh hướne đến mức đủ tự chủ ... 77 3) Môi trưòng có ảnh hưỏng đến phạm vi hoạt động của tổ chức Có thể nói phạm vi hoạt động của các tô chức phụ thuộc chặt chẽ vào hệ thống luật pháp. Phạm vi. lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh, địa bàn hoạt động của các tổ chức đều phải được xác định rõ ràng trong bản đăng ký kinh doanh hoặc điều lệ hoạt động của tổ chức. Mặt khác, khi xác định phạm vi hoạt động của tô chức các nhà quản trị cần căn cứ vào các yếu tổ, điều kiện của tô chức và các yếu tố của môi trường vĩ mô, vi mô ... 4) Môi trưòìig có ảnh hưởng đến chiến lược phát triển của tổ chức. - Khi xây dựng chiến lược phát triển cùa tồ chức, các nhà quản trị cần phải dựa trên các căn cứ: + Tiềm lực của doanh nehiệp về vốn, nhân lực, khả năng nghiên cứu phát triển. + Khách hàng mục tiêu. + Tình hình cạnh tranh trên thị trường. - Các quy định của hệ thống luật pháp. - Tình hình kinh tế, chính trị. - Sự tiến bộ của khoa học, kỹ thuật. - Môi trường văn hóa, xã hội. - Tình hình và khả năng khai thác các yếu tố đầu vào. 78