🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Giáo trình quản lý học đại cương Ebooks Nhóm Zalo HOC VIEN HANH CHINH X H J n h A x u a t b A n k h o a h o c vA k y t h u a t HOC VIEN HANH CHINH KHOA HANH CHfNH HOC G l i o I R lN H OUAN LY HOC DAI ClfUNG (Dung cho dao tao Trung cap Hanh chinh) NHA XUAT BAN KHOA HOC VA KY THUAT HA nOi - 2010 Chu bien: PGS. TS. Nguyin HCfu Hai Bien soan: PGS. TS. Nguyen Hufu Hai LCJI NOI DAU Giao trinh Quan ly hoc dai circmg d£ cap khai quat nhiJng va'n d6 nguyfin ly trong quan ly, giup cho ngirdi hoc nam duoc kid'n thurc co ban ve quan ly theo nhung n6i dung sau d4y: - Co so cua khoa hoc quan ly - Cac yd'u t6' anh hudng, nguySn tac, c6ng cu, phuong phap quan ly - Chile nang quan ly - Nha quan ly - Quyfi't dinh quan ly - Hidng tin trong quan ly Quan ly hoc dai cuong hien co nhi£u co scr dao tao bien soan phuc vu nhu c£u giang day, hoc tap theo chuySn nganh, vi th£ n6i dung va cac chuong muc kh6ng hoan toan thtfngnha't. Tuy nhifin, do kh6ng phai la nhirng han ch£, ma c6n lan phong phu them cho khoa hoc quan ly. Chung tdi hy voig cud'n giao trinh nay se gop phan b6 fch nha't dinh cho mirng ngu6i quan tam hoc tap, nghien curu mon khoa hoc my. 3 Mac du tac gia da c6' gdng bien soan cu6'n sach nay, song kh6ng th£ tranh khoi nhiing thi£u sot, vi th£ chung tdi mong sir dong gop y kiS'n cua cac nha nghien cun, cac doc gia d£ tirng bu6c chinh ly, hoan thifin trong l£n xu£t ban sau. Xin trftn trong cam on. KHOA HANH CHINH HOC HOC v i£ n h a n h c h in h ChUGng I CO SO KHOA HOC CUA QUAN LY I. KHAI NIEM QUAN LY VA CAC DANG THUC QUAN LY 1. Sir xuat hien cua quan ly Theo nghien curu cua cac nha kinh dien chu nghia Mac - Lenin, thi ngay trong cac xa hoi Thi toe da hinh thanh to chure tu quan la Hoi dong Thi toe vdi Tu truong dung dau de thuc hien chuc nang quan ly dieu hanh chung. Cung vdi qua trinh hiep tac va phan cong lao dong xa hoi tu thap den cao. la sir phat trien cua cac hoat dong quan ly de ket hop sir no lire moi ca nhan trong t6 chute va khai thac, su dung tot cac nguon lire vat chat, tinh than cho viec thirc hien muc tieu chung. Thirc te nay da duac C. Mac nghien cuu va due ket thanh nguyen ly: “Moi nguoi lao dong true tiep trong xa hoi hoac lao dong chung thirc hien tren quy mo tuong doi Ion, a muc do nhieu hay it deu can den quan ly”(l). Nhu vay, quan ly sinh ra la do su can thiet phai lien 11' C .M ax. A n g g h e n . toan tap - tap 23. tr34. N XB Sir that - Ha N6i. 1963 5 ket, phoi hop hoat dong giira cac ca nhan trong xa hoi, giua nhung con ngudi trong to chufc vdi nhau va vdi tu nhien de dat muc tieu chung cua to chuc va toan xa hoi. Quan ly trd thanh hoat dong pho bien trong moi lTnh vuc, d moi luc, moi ndi, moi cap do va lien quan den nhiSu thanh phan, doi tuong trong xa hoi. Trong so cac hoat dong do, quan ly xa hoi dugc coi la lTnh vuc phuc tap hon ca. Tinh phuc tap cua quan ly kinh te- xa hoi th£ hien d ca nhung quan he chinh thuc- co ban duoc dieu chinh bdi phap luat va ca nhung quan he phi chinh thirc phai dieu chinh bang nhung pham tru dao due, phong tuc, tap quan v.v... 2. Khai niem ve quan ly Ve mat hlnh thurc, quan ly la mot khai niem rong, bao g6m nhieu hoat dong tren cac llnh vuc khac nhau, song no van co nhung net chung phan anh duoc ban chat cua quan ly gom hai qua trinh dan ket vao nhau mot cach chat che la duy tri va phat trien. Hai qua trinh nay vua giu cho mot thuc the t6n tai doc lap vua tao cho no van dong phat trien. Neu chung ta chi quan tarn duy tri su t6n tai cua to chutc thi khi moi truong thay doi, to chuc se bi mat on dinh. tri tre va tham chi do vd. Hoac neu chi lo thuc day to chuc phat trien ma khong quan tam duy tri su ton tai, thi to chuc d6 gap phai rui ro tren budc dudng phat tri^n hoac khong co sue phat trien. Nhin nhan day du ve quan ly nhu vay se giup cac nha lanh dao hoach dinh duoc budc di thi'ch hop cho mot t6 chuc. giup t6 chuc ton tai de phat trien hoac phat trien tren co sd ton tai. Theo cach tiep can nay thi 6 quan ly can cho tat ca cac qua trinh hoat dong, trong moi llnh vuc cua to churc. Nhung cung can phai thay mot van dg mang tinh khach quan la m6i qua trinh, llnh vuc hay m6i to churc lai co nhung dac tinh t6n tai va phat trien khac nhau, do do khong the quan ly giong nhau cho moi qua trinh. Do quan ly gan lien vdi qua trinh kinh te - xa hoi, nen tren thirc te da nay sinh nhieu quan diem khac nhau v6 quan ly. Nhung quan niem nay co lich su ra ddi khac nhau va gan vdi m6i to chuc hoat dong trong mot llnh vuc, tham chi' vdi m6i qua trinh trong tung t6 chuc. Theo F.W.Taylor, quan ly “la biet chinh xac dieu ban muon ngudi khac lam va sau do biet duoc rang ho da hoan thanh cong viec do mot cach tot nhat va re nhat”. Henry Fayol dinh nghla quan ly la r^ot tien trinh bao gom tat ca cac khau lap ke hoach. to chuc, lanh dao va kiem tra cac n6 luc cua mdi thanh vien trong to churc va su dung tat ca cac nguon luc khac cua to chuc nh^m dat muc tieu da dinh trudc. Mary Parker Follett cho rang, quan ly la nghe thuat dat muc tieu thong qua con ngudi. Co tac gia cho rang quan ly la hoat dong phoi hop cac hoat dong chung cua mot doan the hop tac. Cung co tac gia lai cho rang quan ly la didu khien con ngudi va sir vat nham dat muc tieu da dinh trudc. Tu nhiJng diem chung cua cac dinh nghla tren ta co the di den mot khai niem t6ng hop vS quan ly nhu sau: 7 Quan ly la sir tac dong co t6 chuc, co dich hudng cua chu the: len cac doi tuong nham dat duoc nhung muc tieu dinh trudc. Tu khai niem ve quan ly, co the thay duoc cac yeu to cau thanh quan ly gom: - Chu the quan ly, la yeu to tao ra tac dong quan ly trong moi qua trinh hoat dong. Chu the quan ly co th£ la ca nhan hay to chuc. Chu the quan ly tac dong len doi tuong quan ly bang cac cong cu vdi nhung phuong phap quan ly thfch hop theo cac nguyen tac nha't dinh. - Doi tuong quan ly la yeu to tiep nhan sir tac dong cua chu th£ quan ly. Khach the quan ly co the la nhung hanh vi thuc th£ (ca nhan, td churc, su vat hay moi trudng...) nhung cung co the la moi quan he giua cac thuc the trong qua trinh van dong cua chung. - Muc tieu la can cu d£ chu the quan ly dua ra cac tac dong quan ly cung nhu lira chon cac phirong phap quan ly thi'ch hop. Chu the va khach the quan ly d6u hudng tdi muc tieu quan ly vi do la cai dfch can dat duoc tai mot thdi diem trong tuong lai do chu the va khach the thong nhat dinh trudc. - Moi trudng quan ly bao gom ca moi trudng tir nhien, kinh te, chfnh tri, xa hoi anh hudng den qua trinh quan ly cung nhu muc tieu quan ly. Trong cac moi trudng khac nhau. chu the quan ly phai tim kiem, su dung cac cong cu, phuong phap quan ly cho phu hop. Moi trudng vua dat ra 8 muc tieu vira tao nen dia ban va dong luc cho m6i to chuc hoat dong, vi vay no cung la mot yeu to quan trong trong quan ly. 3. Vai trd cua quan ly Doi vdi cac to chuc noi chung, quan ly co nhung vai tro chu yeu sau day: - Tao nen su thong nhat y chi giua cac ca nhan, giuacac bo phan khac nhau trong he thong to chuc. Chi co the tao nen su thong nhat trong moi quan he da dang phuc tap thi quan ly moi co ket qua va hieu qua. Tuy nhien cung can thay rang y chi can thong nhat la y chi mang tinh quy luat va phu hop vdi nguyen vong cua da so thanh vien trong to churc. Xay dung dinh hudng ngan han va dai han phat trien to churc, nham hudng su n6 luc ciia cac ca nhan trong to chuc vao muc tieu chung. Dinh hudng vua de ra muc tieu va giai phap chu yeu de dat duoc muc tieu, vCra tao nen su thong nhat y chi hanh dong cua he thong trong viec \a c dinh va thuc hien muc tieu. Tao dong luc thuc day sir phat trien cua ca nhan va to chiic theo muc tieu dinh hudng. Dong lire cho td chuc bao gom ca noi luc va ngoai lire duoc ket hop mot cach hop ly, lam cho to chuc chu dong tham gia co hieu qua vdi moi trudng xung quanh va khu vuc; lam cho to churc hoat dong vdi toe do nhanh hon, manh hon de theo kip su van dong 9 cua xa hoi, dong thdi cung giu cho can bang cac yeu to dau vao, dau ra, giu cho to chuc hoat dong on dinh vdi nhip do ngay cang cao. Phoi hop, di£u hoa cac hoat dong cua m6i ca nhan, cua cac bo phan trong to chuc de vua phat huy duoc the manh cua chung, vdra ngan ngua, loai bo duoc nhung bat dinh sinh ra trong qua trinh hoat dong de dat duoc muc tieu de ra cua to chuc mot cach hieu qua nhat. Tao moi trudng thi'ch hop cho sir phat trien cua t6 churc va mdi ca nhan trong tOrng thdi ky. Moi trudng hoat dong cua t6 chuc duoc hinh thanh bdi ket qua van dong cua cac quy luat kinh te xa hoi va moi trudng, nen no thudng xuyen van dong theo hudng ngay cang da dang, phong phu va phuc tap. Neu hoat dong cua to chuc khong tuan theo mdi trudng thi se bi cac quy luat ngang trd va dao thai, nhat la cac 16 churc hoat dong trong lTnh vuc kinh te. Muon cho td chuc hoa nhap vdi moi trudng, quan ly phai van dung nguyen tac hoat dong cua cac quy luat t6n tai trong mdi trudng vao dieu kien cu the cua to chuc, tu do hinh thanh co che quan ly di6u hanh, the che to chuc phoi hop, tao thanh moi trudng hoat dong rieng co cua t6 chuc. Lam nhu vay chi'nh la tao ra moi trudng thich hcrp cho hoat dong cua to chuc. 4. Cac dang thuc quan ly Quan ly co mat trong moi qua trinh hoat dong cua ddi song kinh te xa hoi nen doi tuong cua quan ly cung ra't da 10 dang, phong phu. Cac doi tuong quan ly nay co the ton tai doc lap hoac ket thanh thuc the. Quan ly gan lien vdi qua trinh van dong cua thirc the, nen vdi cac thuc the khac nhau tat se can den cac dang quan ly khac nhau: - Quan ly gidi v6 sinh (nhung tai san vat hoa nhu ruong dat, ham mo, nha xudng...) la dang thuc quan ly mang tinh don phuong mot chieu tu chu the den doi tuong, cho phep chu the tac dong true tiep hay gian tiep trong nhung pham vi khac nhau ve thdi gian, khong gian cung co the mang lai hieu qua. - Quan ly gioi sinh vat (nhung thuc the song g^n lien voi tai san vat hoa co chu ky sinh truong rieng nhu cay trong, vat nuoi...) la dang thuc quan ly ma chu the phai tac dong den doi tuong quan ly dua vao chu trinh sinh trudng va phat trien cua no. Ngoai ra con phai tac dong den moi trudng ton tai cua cac sinh vat de tao thuan loi cho qua trinh thuc hien muc tieu quan ly. - Quan ly xa hoi bao gom nhieu doi tuong la cac thuc the co to chuc. co y thuc ket thanh he thong chat che. Cac yeu to trong he thong duoc phan chia co trat tu va quan he bien chung vdi nhau theo ca chieu doc lSn chiSu ngang. Day la dang quan ly phuc tap nhat nhung cung la hoan thien nhat vi doi tuong quan ly chu yeu la con ngudi song co tinh cum. ly tri va mdi quan he nay sinh lien tuc. Xa hoi cang phat trien thi mdi quan he giua ho cang phong phu, da dang, phuc tap theo ca be rong va chieu sau. ca huu hinh lAn vo hinh. Trong doi song cong dong, con ngudi ngay cang biet sir dung nhidu tu lieu san xuat de tac dong, dieu khien doi tuong nham khai thac co hieu qua hon cac ngu6n lire tu nhien va xa hoi. Moi qua trinh quan ly nao co doi tuong can tac dong true tiep hay gian tiep la con ngudi deu thuoc ve dang thuc quan ly xa hoi. Chu the quan ly xa hoi dac biet nhat la nha nude. II. DAC DIEM CUA KHOA HOC QUAN LY VA MOI l i £ n HE GlCA KHOA HOC QUAN LY VA CAC KHOA HOC KHAC 1. Dac diem cua khoa hoc quan ly 1.1. Khoa hoc quan ly co tinh tong hap cao Quan ly la hoat dong co lien quan den nhieu doi tupng va nhidu qua trinh d nhirng pham vi khac nhau ve khong gian va thdi gian. D6 dat muc tieu mong muon, chu the quan ly phai ket hop mot each sang tao nhung nguyen ly, qui luat khach quan thuoc cac llnh vuc khoa hoc nhu: kinh te, chinh tri, van hoa-xa hoi va tu nhien. Ai cung biet rang quan he cua con ngudi trong xa hoi la cuc ky phuc tap. khong chi mot nganh khoa hoc hay cong nghe rieng biet nao co the giai quyet dupe tron ven. Trong khi do: khoa hoc quan ly phai tao dung, duy tri va dieu khien cac quan he phong phu, da dang do van dong theo dinh hudng. Do vay, khoa hoc quan ly vua phai khai thac nhung tien bo ky 12 thuat cong nghe quan ly chuyen nganh de lam co so cho minh, vua phai van dung nhung thanh tuu cua cac khoa hoc khac de bo sung hoan thien nen tang ly luan cua minh cho phu hop vdi yeu cau cupe song. Khong chi co vay, chu the quan ly con sang loc va van dung nhieu kinh nghiem dupe due rut tu thuc te vao thuc hien cac chuc nang, nhiem vu dupe giao., Su phoi hop phong phu tren day tao nen tinh tong hop cua khoa hoc nay. 1.2. Khoa hoc quan ly co tinh ung dung cao Tir khi nhan thuc dupe vS the gidi khach quan, con ngudi da co nguyen vong eai tao the gidi d£ phuc vu cho nhu cau thiet yeu cua minh. Muon cai tao the gidi khong the chi do mot ca nhan, ma phai do tap the hay cong dong ngudi thuc hien mot cach co t6 chuc. Di6u do co nghTa la quan ly xuat hien va g^n lien vdi su van dong ton tai cua xa hoi loai ngudi. Xa hoi cang phat trien thi qua trinh hiep tac, phan cong lao dong cang didn ra sau rpng vt ca qui mo va trinh do. M6i thay dpi cua thuc te deu can den quan ly va moi budc tien cua khoa hoc quan ly deu tao tien de phat tridn cho thuc te. Mdi quan he gin bo va tac dong qua lai giua thuc te va khoa hoc quan ly da cho thay tinh ung dung cao cua mon khoa hoc nay. 1.3. Khoa hoc quan ly ke thifa nhien thanh tuu ve khoa hoc, ky thuat va cong nghe m&i Mac du con rat non tre. nhung ngay tir khi mdi ra ddi 13 khoa hoc quan ly da nhanh chong khang dinh dupe vai tro to ldn cua minh trong ddi song xa hoi. Co duoc ket qua phat trien nhu ngay nay, khoa hoc quan ly da phai trai qua nhung chang dudng lich su lau dai, vdi nhieu thir nghiem, tim kiem de hinh thanh nen mot khoa hoc doc lap. Nhung thanh tuu mdi v£ quan ly luon duoc xa hoi don nhan, dac biet la llnh vuc san xuat kinh doanh. Dong thdi trudc nhung doi hoi buc xuc cua ddi song, cac nha khoa hoc quan ly da nd luc nghien cuu, phat minh de khong ngirng b6 sung, hoan thien khoa hoc quan ly, lam cho quan ly luon theo kip moi yeu cau van dong phat trien cua n6n kinh te- xa hoi. Ngoai dong luc true tiep la yeu cau thuc ti6n, khoa hoc quan ly con ke thCra nhung thanh tuu tien bo cua cac nganh khoa hoc va cong nghe khac. Trong tirng yeu to cua noi ham quan ly deu chua dung tinh hoa cua thdi dai, m6i budc tien cua quan ly deu phan anh nhung thanh tuu cua cac nganh khoa hoc. 1.4. Khoa hoc quan ly cdn chtia dung ca tinh nghthuat Khoa hoc quan ly la mot he thong kien thuc co tinh chuyen nghiep cao vi viec duy tri va phat trien cac mdi quan he nay sinh trong to churc d£ giu cho t6 chuc luon thich nghi tot vdi moi trudng. Viec chuyen tai nhung kien thurc d<5 v&o cuOc sdng la c i mOt va'n de ldn ve ly luan va thuc ti6n. Tren thuc te, quan ly la mot loai hoat dong phuc tap bao gom nhieu qua trinh dan ket vao nhau theo dinh 14 hudng. Trong do, m6i qua trinh lai duoc hop thanh bdi rihung yeu to co moi quan he tuong tac voi nhau d tirng cap do. Vi vay muon dat muc tieu cua to chuc, cac nha quan ly khong nhung phai am hieu va tuan thu cac nguyen ly quan ly, ma con phai biet van dung sang tao nhung nguyen ly do vao tung dieu kien hoan canh cu the. Dieu do cho thay khoa hoc quan ly khong hoan toan khuon cung, may moc, ma con chua dung tinh linh hoat can thiet. Ngoai ra, trong cac yeu to cau thanh quan ly xa hoi, con ngudi khong chi' la chu the, ma con la doi tupng quan ly ph6 bien, nen khoa hoc quan ly phai xem xet nhieu mat v6 loai tai nguyen dac biet nay dS thuc hien cac chuc nang quan ly. Ket qua nghien cuu cach thuc tac dong bang tarn ly trong quan ly da lam tang dang ke hieu qua su dung nguon luc con ngudi trong t6 chuc cang cho thay ro tfnh nghe thuat cua khoa hoc quan ly. 2. Mdi quan he cua khoa hoc quan ly vdi cac khoa hoc khac Trong lich su, con ngudi da biet tham gia cac hoat dong quan ly tu rat sdm. nhung khoa hoc quan ly vdi tu cach la mot khoa hoc doc lap chi mdi ra ddi tu nua cuoi the ky 19. Dieu nay duoc Laurence Lowell khang dinh vao dau the ky 20: "Quan ly la nghiep xua nha't va la nghe mdi nha't”. Do la "nghe mdi" nen quan ly dupe ke thua nhung thanh qua sang tao cua nhieu khoa hoc di trudc no mot cach tat yeu khach quan. Dong thdi, vi la mot khoa hoc co 15 tinh thirc ti£n cao nen nhung thanh tuu mdi cua khoa hoc quan ly thudng di nhanh vao ddi song va phat huy tac dung. Ket qua urng dung cua khoa hoc quan ly vao digu hanh xa hoi la sir on dinh va phat trien ddi song kinh te - xa hoi noi chung va cac nganh khoa hoc, cong nghe noi rieng. Su tac dong qua lai lan nhau nhu vay se tao ra dong lire thuc daiy cho cac khoa hoc ngay cang phat trien. Trong so cac khoa hoc co ban thi triet hoc duoc coi la nen tang nhan thurc cua khoa hoc quan ly. Triet hoc cung ,cap cho quan ly mot the gidi quan ve cac ddi tuong quan ly, dong thdi con chi ra nhung qui luat van dong co ban trong mdi quan he giua cac yeu to ca'u thanh quan ly. Triet hoc giup quan ly nhan thuc dupe dung dan ban chat cua tung qua trinh quan ly d£ tim kiem cong cu, xay dung cac phuong phap tac dong cho phu hop. Sir hoan thien cua khoa hoc quan ly cang giup cho cac ddi tupng va qua trinh hoat dong thirc te boc lo nhieu tmh nang con ti6m ain ma chung ta chua nhan thuc dupe, can den sir kham pha mdi cua triet hoc. Trong dieu kien do, triet hoc cung co dupe nhung yeu cau va dong lire mdi de phat trien, hoan thien. Khong chi co triet hoc, cac khoa hoc tu nhien va xa hoi khac nhu: Di6u khien hoc, kinh te chmh tri hoc, xa hoi hoc. tam ly hoc v.v... deu co quan he bien chung vdi quan ly hoc. Tuy nhien cung can phai thay muc do tac dong qua lai giua khoa hoc quan ly voi khoa hoc khac nhau la khong giong nhau, tuy thuoc vao dieu kien hoan canh xa hoi trong tung giai doan nhat dinh. 16 III. KHAI Ll/OC CAC LY THUYET QUAN LY Cac dang quan ly phong phu va phuc tap, nen khi nghien cuu khoa hoc quan ly co nhieu cach tiep can khac nhau. Tuy vao muc dfch, yeu cau nghien cuu, vao dac di£m, tmh chat, quy mo va cap do cua cac doi tupng nghien curu, trong lich su da ton tai mot so hoc thuyet quan ly theo cac truong phai co ban sau day: 1. Cac ly thuyet quan ly theo trurdng phai phuong Tay O Phuong Tay, nSn san xuat dai cong nghiep ra doi dudi tac dong cua cuoc cach mang khoa hoc ky thuat lan thut 2, da dat ra yeu cau quan ly phai tang len khong ngung d ca tam vi mo va vi mo. Tac dong cua cuoc cach mang nay la dung sue may thay cho stic ngudi, san xuat day chuydn dai tra thay vi san xuat manh mun nhu trudc day va nhat la giao thong lien lac thong suot giua cac vung khac nhau da giup tang cudng kha nang trao doi hang hoa va phan cong lao dong d tam vi mo. Su ket noi cac lao dong chuyen mon hoa trong kinh te trd thanh mot tat yeu khach quan. Qua trinh gia tang cua hoat dpng quan ly da lam cho no but ra khoi nhung kinh nghiem ddi thudng dfi’ trd thanh mot khoa hoc doc lap vdi nhieu trudng phai khac nhau. 1.1. Trudng phai quan ly theo khoa hoc La thuyet quan ly dupe cac nha khoa hoc ket hop mot cach chat che giua ly thuyet va thuc te bang cach di sau nghien cuu cac ddi tupng de! tao dung mo hinh to chuc 17 ,DC quan ly thich hcrp nham dat hieu qua cao trong cac doanh nghiep. Dai dien cho hoc thuyet nay la Robert Owen (1771-1859) vdi quan di£m la “moi ngudi co the dat duoc ket qua cao bang cach phoi hop vdi nhau thanh mot xa hoi cong nghiep” chut khong phai la do su n6 luc cua mdi ngudi. Xa hoi ma R.Owen tao dung de quan ly vao thdi ky nay la xa hdi khong tudng. Nam 1911 F.W. Taylor (1865-1915) da dua vao nhung nam thang kinh nghiem lam viec tai cac nha may d£ due ket thanh nguyen tac quan ly theo khoa hoc. Ong cho rang cdng viec quan ly xua nay khong khac gi mot trai li'nh, cu lam sai rdi lai sira chua va rut kinh nghiem mot cach qua loa ma khong dua tr£n mot co so khoa hoc nao; vi the 6ng da nghien curu va dua ra 4 nguyen tac quan ly theo khoa hoc la: - Thay cach lam viec theo chu nghla kinh nghiem, sai lai sua, thieu ti'nh khoa hoc bang cach kham pha nhung nhan to co ban anh hudng den qua trinh lao dong. - Thay d6i thuc trang manh ai na'y lam theo y chi ca nhan, khuyen khfch ngudi lao dong hop tac trong lao dong, chon lira va dao tao cdng nhan d£ ho luon hoan thanh vuot muc nang sua't lao dong khoan. - Thay the cac hoat dong tuy tien, tu phat cua cac nha quan ly d cap do khac nhau bang nhung ke hoach dinh trudc chu dong. - Phan chia nhiem vu giua cac ca'p tien hanh hoat dong. 18 trong do quan tam den su phan dinh giua cap quan \ chuc cung thuoc vi nhung yeu to chii quan trong ban than no nhung ham chua nhung hail che', nhung khifi'm khuyct lam can trd viec thuc hien muc tieu dat ra. O (opportunity): Thdi cd hoat dong ciia to chuc bao gom nhung yeu td khach quan. do moi trudng xung quanh 53 tac dong den theo hudng tfch circ, co kha nang thuc d£y viec dat duoc muc tieu dat ra tot hon hoac nhanh chong hon. T (threats): Nguy co ddi vdi hoat dong cua t6 chuc cung la nhung yeu to khach quan nhung tac dong theo hudng tieu cuc lam can trd hoac kim ham viec thirc hien muc tieu du kien. Co cong cu nay nha quan ly chi viec ket hop xem xet mot to chirc cu the tren cac phuong dien manh, yeu, thdi co va nguy co de co the di den nhung nhan dinh hay kfi't luan khoa hoc nhat v6 thuc trang ton tai cua t6 churc, dong thdi giup ho lira chon duoc muc tieu hay bien phap dung dan lam cho ke hoach mang tmh kha thi. * Bieu do Gantt do Henry Gantt d6 ra nham mo ta tat ca cac hoat ddng theo trinh tu thdi gian va ddi hoi hoat dong phai duoc tien hanh trong tirng khoang thdi gian cu th£. Bieu d6 nay vira co thong tin vi ke hoach, vua co thong tin vi thuc hien giup cho cac nha tac nghiep d£ nhin tha'y hoat dong cua minh nhu the nao trong tong the; chung. * So do mang ludi PERT la phuong phap dua tren kinh nghiem cua hai quan My khi dong tau ngam Polaris. Phuong phap nay doi hoi cac nha lap ke hoach tac nghiep phai hiSu ro va biet cach phan chia hoat dong ra thanh cac hoat dong nho va an djnh nhfrng khoang thdi gian can thiet cho cac hoat dong cung nhu mdi lien he giua chung (1). X em “ Q u a n ly c ac d u a n ” . N XB T h o n g ke. Vo Kim Son (chu bien). 54 * Dir bao phirong phap giup cho chu the du bao duoc nhung su thay d6i ve moi truong cua t6 chuc trong tuong lai, dac biet la nhung thay doi trong cong nghe, kha nang xu&'t hien cong nghe moi. Du bao v6 su thay doi mang tinh so luong co the su dung cac phuong phap toan hoc dua tren day so lieu ve qua khu. Du bao v6 su thay doi chat luong la mot trong nhung loai du bao doi hoi tri thuc, nhan thuc cua tung ca nhan trong du bao. b. Cac cdng cu ngan sach, tai chinh Ngan sach la mot loai cong cu quan trong trong cong tac ke hoach. Day la mot loai cong cu de xac dinh muc loi nhuan, chi tieu, dau tu co ban cho may moc, trang thiet bi. Khi thiet lap cac ke hoach, cac nha quan ly co the su dung hai phuong phap ngan sach: - Ngan sach gia tang, tuc ngan sach duoc thiet lap luon gia tang nam nay sang nam khac theo mot ty le nao do phu thuoc vao sir tang truong va phat trien cua t6 chuc: - Ngan sach khong gia tang (co so so khong), tuc chi co the tang giam cac khoan muc, khong co bo sung ngan sach mdi. NhiSu to chirc, de tiet kiem co the khong bo sung ngan sach ma doi hoi cac nha quan ly khi xay dung ke hoach phai tu dieu chinh noi bo to chuc minh tren co so ngan sach da giao nam trudc. c. Dieu kien thong tin Thong tin ke hoach la dieu kien c&n thiet de: giup cho cac nha quan ly hidu ro ban chat va qua trinh van dong cua 55 cac yeu to trong to churc va moi truong trong do td chuc van dong va phat trien. Nhieu van de thuoc v6 moi trudng can duoc xem xet tren tat ca khfa canh de tao ra duoc nhung thong tin quan trong giup chu the; quan ly xac dinh duoc ch6 durng cua td chutc va nhung gi td churc ciin hoan thien de hoa nhap vdi moi trudng. Thong tin can cho cdng tac ke hoach cung can dam bao yeu cau day du, chmh xac va kip thdi. III. CHUC NANG TO CHUC Mot nha quan ly sau khi da thuc hien tot nhung chuc nang mang tfnh ke hoach da neu tren, d£ di den nhung muc tieu va ket qua da de ra c£n phai thiet ke va xay dung co ca'u td chuc thfch hop dd co thd thuc hien duoc cac chuong trinh, ke hoach hay cac muc tieu ke hoach m6t cach co ket qua. Ve nguyen tac, mdi mot chuong trinh, ke hoach hay muc tieu de ra phai duoc dam bao bang mot td chuc tuong ling de thuc hien. Cdng tac td chuc la giai doan tiep theo cua cong tac ke hoach va la churc nang quan trong cua quan ly 1. Khai niem to churc va cong tac td churc 1.1. Khai niem ve to chiitc To chuc duoc hieu nhu la mot thuc the, mot he thong cua nhung n6 luc cua hai hay nhieu ngudi tren mot llnh vuc nhat dinh nham di den mot muc tieu chung mot cach co y 56 thuc. Tmh he thong cua td chuc cung co nghla la mot sir ket hop co td chuc, co y thuc. Di6u do cung co nghia td chiirc chi co the hinh thanh va phat trien khi co nhan to td chirc con nguoi trong td chuc. Hay noi khac, td chuc la mot thuc the song, van dong va phat tridn. Thuat ngu td chuc theo nghla nay chi mot td chuc cu the (doanh nghiep, co quan nha nuoc hay cac td chuc chinh tri, xa hoi). Theo mot cach tiep can khac, td chuc duoc hieu theo nghla qua trinh hay con goi la qua trinh td chuc. Do la viec bo tri, phan cong cac thanh vien trong td chuc nham thuc hien muc tieu, nhiem vu cua td chirc. Vdi chuc nang cua quan ly thi thuat ngu “td chuc” duoc hidu theo nghla nay la phu hop. Trong quan ly, chirc nang td chirc duoc hieu theo nghla la toan bo hoat dong quan ly nham duy tri sir on dinh co cau td chuc va nhan sir dd hoan thanh tot cac nhiem vu de ra cho td chuc. Theo khai niem nay chuc nang td chuc bao gom ca td chirc bo may va td chuc nhan sir trong co quan don vi. 1.2. Cdng tac to chitc Cong tac td chuc gan lien vdi nhung hoat dong cu the nham tac dong den td chuc. Cong tac td churc hay chuc nang lam cong tac td chirc cua cac nha quan ly duoc the hien tren nhieu noi dung khac nhau, nhung co thd khai quat vi cong tac td chirc la toan bo hoat dong quan ly nham duy tri sir dn dinh co ca'u td chuc va nhan su de hoan thanh tot 57 cac nhiem vu de ra cho to churc. Theo khai niem nay, chuc nang to chuc bao gom ca td chuc bo may va to churc nhan sir trong co quan don vj. - Cong tac to chuc dong vai tro quan trong trong hoat dong quan ly va duoc the’ hien d cac mat sau: - Cong tac td chuc co lien quan den tat ca cac cong viec phai lam cua mot td chuc de dat duoc muc tieu du kien; - Giup phan chia cac cong viec cua td churc thanh nhung hoat dong cu the theo nhom cong viec can thuc hien mot cach hop ly, logic cua nhom hay ca nhan trong td churc; Phoi hop cac chuc nang, nhiem vu mot cach hop ly, logic va hieu qua; Giup xay dung co che phoi hop hoat dong ciia cac thanh vien trong td churc; Giam sat co hieu qua toan bo td churc dd phat hien nhung van de can tac dong, didu chinh cho phu hop yeu cau quan ly. 2. Thiet ke co cau td chuc 2.1. Khai niem ca cau to chuc Ca cau td chuc la mot khai nicm truu tugng, chiia dung ben trong no rat nhieu yeu to co quan he qua lai phuc tap. Co cau td chuc mo ta ve mot khuon khd, pham vi trong do td chuc van dong va phat trien. Khuon khd do bao g6m: 58 nhung yeu to co the phan biet diroc cua to chuc; nhung quan he, quy tac, co che, thu tuc chinh thuc cua td chuc va su phan cong, phoi hop hoat dong giua cac ca nhan, bo phan trong to chuc, khi thuc hien nhung hoat dong nhat dinh. Theo cach tiep can nay thi co ca'u to chuc la tong the cac moi quan he giua nhirng yeu to hop thanh to chuc theo mot trat tu, nguyen tac nhat dinh de dam bao cho to chirc t6n tai hoat dong theo yeu cau quan ly. Co cau to chuc co the hieu nhu la mot su mo ta ve mot cay vdi day du hoa, la, canh, goc, re. M6i yeu to cua cay deu co nhung chuc nang, nhiem vu cu the gop phan cho sir trudng t6n va phat trien cua cay. Neu thie'u mot trong cac bo phan do cay se phat trien khong binh thudng va co the’ bi tieu vong. 2.2. Thiet ke cO cau to chuc Thie't ke mot co ca'u to chuc la cong viec phuc tap, doi hoi phai hieu ro ban chat va day du ve to chirc nhu hieu rd ddi song sinh t6n ciia mot co the huu co. De thiet ke mot co cau t6 chuc hop ly, cac chu the can phai thuc hien duoc he thong nhung viec sau day: - Tren co sd muc tieu chung ciia to chirc, xac dinh nhung muc tieu trung gian va cu the cho tirng bo phan churc nang trong mdi thdi ky hoat dong. - Phan dinh cac hoat dong can thiet cho viec thuc hien muc tieu trung gian. 5 9 - Du kien co cau td chuc tren co sd ngu6n luc huy dong va khai thac duoc. - Xac lap moi quan he giua cac bo phan trong td chirc theo cap do va churc nang hoat dong - Qui dinh churc nang, nhiem vu, quy£n han va trach nhiem cho cac cap, cac bo phan va ca nhan khi tham gia thuc hien muc tieu quan ly. - Xay dung co ca'u nhan su, tieu chuain can bo va cac hoat dong tuyen dung, sir dung, dai ngo va phat trien ngu6n nhan lire trong t6 churc. - Xac dinh co ca'u dau tu, trang thiet bi ky thuat phu hop vdi yeu cau thuc hien churc nang, nhiem vu cua cac bo phan hoat dong trong td chirc. Thiet ke to chuc thudng dua tren cac yeu td mang ti'nh nguyen tac, nhung co th£ phan rich chi tiet thanh nhung tieu chi' co ban can quan tam trong khi thuc hien nhiem vu thiet ke. Nhieu nha quan ly khi thiet ke co cau td churc thudng dua tren cac nguyen tac quan ly da duoc neu trong cac hoc thuyet quan ly ve hanh chi'nh - to churc cua Henry Fayol hay hoc thuyet quan ly ve td churc cua Max Weber. Mot sd noi dung co ban can chu y trong thiet k£' td churc: • Phan cong lao dong Do la viec phan chia hoat dong- cua td chuc thanh nhieu khoi cong viec khac nhau va thay vi mot ngudi lam la 60 nhidu ngudi cung tham gia lam vdi su phan cong cu the:. Mot nguoi thay vi lam tat ca, qua phan cong lao dong chi lam mot phan cong viec mang tinh chuyen mon hoa. Phan cong lao dong theo hudng chuyen mon hoa giup xac djnh ro nhung ky nang can co cua mot vi tri va do do cung la cach de nang cao hieu qua, tao co hoi de thiet lap co che dao tao can thiet. • Tap trung dieu hanh Thiet ke co cau to chuc theo nguyen tac nay nham bao dam cho cap dudi chi chiu su chi huy lanh dao cua cap tren true tiep. Nhu vay tao ra ranh gidi kha ro rang giua thuc thi va giam sat quan ly moi thanh vien to chuc. Tuy nhien trong boi canh hien tai, van de mot cap true tiep chi huy cac cap dudi theo rinh cung nhac cua nguyen t k tap trung thong nhat chi huy co the giam rinh linh hoat trong td chuc khi can phai van dung nhieu kenh thong tin khac nhau de xir ly cac van de nay sinh trong quan ly. • Trach nhiem va quyen han Trach nhiem ddi vdi vi tri trong co ca'u td chuc duoc xac dinh khong chi vdi trach nhiem cua cac hoat dong ma con phai chiu trach nhiem den cung vdi nhiem vu duoc giao cho mdi vi tri. Quyen han duoc hieu la nhirng quydn trao cho cac vi tri quan ly de ra lenh va yeu cau su tuan theo nhung menh lenh do. Trong td chuc. quyen han gan lien vdi tirng vi tri quan ly va do do khong phai gan lien vdi con ngudi cu the 61 tai mot vi tri nha't dinh. Khi ngudi nam giu vi trf rdi bo v| trf cung co nghla la khong con quydn han cua t6 chirc. Quyen han chi la mot yeu to cua quydn luc va la yeu to chi'nh thuc cua quyen co duoc trong vi trf do. Trong khi do, quyen luc con bao ham ca nang luc va kha nang sir dung nang luc do, nen quyen lire khong co gidi han. Tren thuc te quyen luc duoc the hien dudi mot sd hinh thuc sau: + Quyen cudng buc ngudi khac phai lam theo; + Quyen ban phat nhung gi ma ngudi khac cam nhan co gia tri; + Trao quyen chmh thirc cho mot vi trf quan ly; + Uy quyen cho mdt ddi tuong khac; + Quy6n ndm giu chuyen mon nghiep vu, nang luc trf tue v.v... • Phan chia to chuc thanh cac bo phan. Quan niem nay trong thiet ke co ca'u t6 chirc cung co nghla la phai phan chia cong viec thanh cac llnh vuc chuyen mon hoa va phan nhom. Phan cong lao dong nhu da neu tren la mot sir chuyen mon hoa va khi tao ra sir chuyen mon hoa do, can dat vao trong mot nhom va chiu sir lanh dao chung cua mot nha quan ly - mOTvTriTqTfan ly trong to chuc. Khi phan chia thanh cac bo phan trong to chuc co the dua tren nhidu nguyen tac khac nhau. 62 3. Mot sd loai co cau to churc 3.1. Ca cau to chitc true tuyen Co cau true tuyen la co cau to chuc duoc thiet ke cho nhung mdi quan he quan ly theo nguyen tac quan he doc. Trong do, mot ddi tuong quan ly chi chiu su chi huy cua mot ngudi quan ly cap tren. Loai co cau nay tao thuan loi cho co che quan ly tap trung theo che do mot thu trudng. Ngudi lanh dao cap tren true tiep dieu hanh, don doc, kiem tra, giam sat va chju trach nhiem hoan toan ve ket qua hoat dong cua cap dudi true tiep (xem so do 3.1). So do 3.1. Co cau trifc tuyen 63 3.2. Co cau theo chucc nang Day la mot trong nhirng mo hinh thiet ke t6 chuc kha ph6 bien de khai thac duoc kien thuc chuyen sau cua m6i bo phan chuc nang vao thuc hien muc tieu quan ly. Co ca'u nay yeu cau m6i cap dudi phai chiu su dieu hanh ve chuyen mon nghiep vu cua nhieu bo phan chuc nang ben tren. Vi the di£m noi bat cua thiet ke to chuc theo churc nang la tao dieu kien thuan loi cho chuyen mon hoa trong lanh dao dieu hanh, cung nhu viec thiet ke cac chuong trinh phat tri£n nghe nghiep cho m6i nhan vien. Tuy nhien, thid't k£ theo churc nang cung se tao ra co che y lai, thieu trach nhiem trong quan ly. Va'n de co ban la phan chia hoat dong cua mot t6 churc thanh nhom cac churc nang nhu the nao cho hop ly. Khi thiet ke co cau chuc nang can chu y xac dinh so luong cac bo phan churc nang trong to chuc (xem so do 3.2). 6 4 3.3. Thiet ke to chuc theo san pham M6i mot loai san pham chi'nh cua to chuc dugc dat dudi sir giam sat, quan ly, chi huy cua mot cap quan ly. Viec phan chia cac nhom san pham nay co the theo nhieu tieu chi' khac nhau tir san pham hang hoa den cac loai hlnh dich vu. Thuat ngu san ph^m trong cac td chuc cung cap dich vu cung dugc xem xet giong nhu cac to chuc san xuat kinh doanh. Viec phan chia nhom san pham va thiet ke td chuc theo nhom san pham doi hoi co su ket hop voi phuong phap thiet ke chuc nang. Trong cung mot nhom san pham vdi mure do doc lap tuong ddi deu co chung mot sd churc nang (xem so do 3.3). Day la mot trong nhung han che cua viec thiet ke td churc theo nhom san pham. Nhung nganh chuyen mon giong nhau phai trai ra trong nhieu bo phan theo nhom san pham. Do do khong phat huy dugc lgi the. Tuy nhien, thiet ke td chiirc theo nhom san pham tao ra sir nhanh nhay trong su bien doi cac loai san pham theo nhu cau cua thi trudng. 3.4. Thiet ke to chicc theo nhom khach hang Day la mot trong nhung loai hinh dugc quan tam. nham thoa man cao nhat ddi hoi cua nhung nhom khach hang cu the. Viec phan chia nhom khach hang dua tren nhung net dac trung cua tirng loai hang hoa va dich vu dugc cung ca'p cung nhu nhu cau cua khach hang cu the’. Co the phan chia khach hang thanh cac nhom: >c65 - Nhom khach hang kinh doanh; - Nhom khach hang tieu dung; So do 3.3. Ca cau to chiirc theo nhom san pham cua doanh nghiep che bien 66 - Nhom khach hang la co quan nha nuoc; - Nhom khach hang thudng xuyen; - Nhom khach hang ddi hoi dich vu dac biet; - Nhom khach hang vang lai v.v... Trong xu the phat trien. nhu cau cua khach hang ngay cang da dang va phong phu. Nhieu loai nhu cau mdi ra ddi, nen viec cham soc khach hang trd thanh mot bo phan quan trong cua san xuat, kinh doanh. Nhung tuy thuoc vao quy mo phat trien cua td chuc, hinh thanh bao nhieu bo phan chuyen mon phuc vu khach hang. Viec gia tang cac dau mdi phuc vu khach hang cua cac doanh nghiep cung cap hang hoa va dich vu ngay cang trd nen pho bien. 3.5. Thiet ke to chirc theo khu vuc dia ly Trong xu the toan cau hoa. viec mo rong cung ung, dich vu cho cac khu vuc khac trong mot quoc gia hay xuyen quoc gia ddi hoi phai co nhung td chuc de quan ly cac hoat dong do. Thiet ke td churc theo viing nham tao cho mdi mot td chuc theo vung dia ly do co co hoi tot hon de hoan chinh hoat dong cung cap hang hoa va dich vu cua minh ddi vdi nhung nhom khach hang mang ti'nh chat khu vuc (hay dia phuang) vdi nhung ban sac rieng. Viec phan chia ca cau td chuc theo vung dia ly cung mang khai niem tuong ddi do ti'nh tuang ddi cua sir phan chia vung. Hinh thanh co quan vung cung se tao di6u kien tot hon de cac nha quan ly thuc hien chutc nang ke hoach mang ti'nh lanh tho do nam bat tot hon thong tin v£ vung. 67 3.6. Ca cau to chtic ma tran La mot hinh thirc thiet ke td chirc vira ket hop theo chuc nang vira theo nhom san ph^m hay khach hang dich vu. Su ket hop cac loai co cau td chuc de tao nen co cau ma tran nham han che khuyS't tat cua tCrng loai mo hinh rieng le. ke tren. Thong thucrng mo hinh ma tran ap dung d£ td chuc hoat dong cua to churc trong viec thuc hien cac du an. Toan bo td churc se co mot giam doc cac du an va dong hanh vdi giam doc cac du an la giam doc cac nganh chirc nang hoac phan chia thanh phong ban. M6i mot dir an doi hoi su tham gia ciia ta't ca cac phong, ban churc nang. Mo hinh nay ket hop ca quan he phdi hop ngang va phoi hop doc (xem so do 3.4). Quan ly Tiep thj Chuyen nganh 1 Chuy&n nganh 2 Chuyen nganh 3 Chuyen nganh 4 V.V... Ke toan Tai chinh Thong tin So do 3.4. Co cau to churc theo kieu ma tran 68 IV. CHLTC NANG DIEU KHIEN 1. Khai niem va vai tro cua dieu khien 1.1. Khdi niem ve dieu khien trong qudn ly Trong hoat dong quan ly, dieu khien dong nghla vdi viec hudng din, chi huy, dieu hanh ngudi khac thuc hien mot cong viec cu the nao do nham dat dugc muc tieu cua td churc. Nhu vay, didu khien trong quan ly mang tinh quyen luc cua chu the quan ly, anh hudng hoac chi j^hoi den cac ddi tugng trong to chuc de yeu cau hg thuc hien nhiem vu dugc giao. Sir tac dong theo churc nang quan ly mang tfnh di6u khi^n nham lam thay doi hanh vi, thdi quen, cach thuc lam viec, giao tiep, cung nhu nang luc, trinh do chuyen mon cua cac thanh vien trong to chuc nham hudng den muc tieu cua td churc. Nhu vay co the hieu dieu khien la toan bo nhung tac dong co y thuc cua chu the len ddi tugng nham duy tri hoat dong cua mdi ca nhan, bo phan trong qua trinh thuc hien nhung muc tieu cu the. 1.2. Vai trd cua dieu khien trong qudn ly Tir khai niem didu khien co the thay chuc nang nay khong the thicu trong quan ly td chirc. Vai tio cua didu khi£n dugc the hien chit yeu tren cac mat sau: - Dieu khiein lam cho cac quyet dinh quan ly dugc hien 69 thuc hoa trong qua trinh van dong phat tridn cua td chuc. Didu nay co the thay ro khi to chuc trien khai thuc hien cac quyet dinh quan ly. Neu khong co hoat dong truyen dat thong tin quan ly thich hop, thi cac doi tugng khong nhung khong nam bat dugc y chi cua chu th£, ma con khong chuyen hoa thanh nhan thuc day du ve viec thuc hidn y chi do mot cach tu giac, co trach nhiem. Neu khong co dieu khi£n, cac ca nhan, bo phan trong to chuc se bj bidt lap, khong the phoi hgp voi nhau cung thuc hien muc tieu quan ly. Dong thdi, trong khi lam nhiem vu, hg khong biet dugc tac dong cua moi trudng nhu the nao den cdng vide thuc hien de ung pho cho hieu qua v.v... Vi vay dd’ thuc hien tot quyet djnh quan ly, nha't thiet cac yeu to trong td chuc can phai dugc dieu khien. - Dieu khien la chiec cau noi lien giua chu th£ va doi tugng quan ly d£ hai ben thau hidu dugc nhau trong qua trinh quan ly. Dieu khien xuat phat tu chu the quan ly, nen ngudi dieu khi£n nam chdc nhung mong muon, yeu cau cua chu the. Diem den cua dieu khien la cac ddi tugng, nen ngudi dieu khien phai biet ro nhung dac diem, rinh chat cua ddi tugng. Muon thuc hien dugc muc tieu di6u khi^n la hien thuc hoa y chi cua chu the quan ly, ngudi dieu khien phai nam bat dugc mong muon, nguyen vong cua ca chu the quan ly va ddi tugng thuc hien. Nghla la phai khai thong dugc mdi quan he giua ho trong quan ly. - Dieu khien phat huy dugc tinh nghe thuat trong quan ly. giup nang cao hieu luc, hieu qua quan ly. Tinh nghe thuat la mot dac trung rieng co cua quan ly va chi' dugc 70 thuc hien qua chuc nang dieu khien. Dac tinh nay xuat phat tir moi quan he bien chung giua chii the quan ly vdi ca nhan va nhom trong to chuc. Neu ngudi di£u khien biet tac dong hop ly den cac doi tugng la con nguoi, se lam phat huy nhung ban tinh tich cuc trong ho, giup day manh qua trinh quan ly va sir dung co hieu qua hon cac nguon lire cua to chuc. Sir tac dong mang tinh nghe thuat trong quan ly con tao ra su g£n bo co trach nhiem giua chu the voi cac doi tugng quan ly. Viec phat huy tinh nghe thuat trong quan ly den dau hoan toan tuy thuoc vao trinh do, nang luc ngudi dieu khien. - Dieu khien la co so de phat huy tinl^sang tao cua mdi ca nhan trong to chuc. Ket qua thirc hien nhiem vu cua cac ca nhan trong to chuc thudng khong giong nhau, do diSu kien, nang luc cua mdi ngudi khac nhau. Song d ho co dieim giong nhau la tiem nang sang tao khdng bao gid can. Neu nha quan ly biet tac dong den con ngudi dung qui luat, hgp thdi se tao ra sue manh vat ch&'t va tinh than rat ldn cho viec thuc hien muc tieu chung cua td chuc. Nhan thuc dugc vai trd to ldn cua dieu khien, cac nha quan ly thudng uu tien nghien curu tim kiem nhirng phuang thuc, cdng cu dieu khien khoa hgc, hgp ly nham hoan thien khoa hgc quan ly'va tang cudng hieu qua quan ly. 2. Cac mo hinh dieu khien 2.1. Mo hinh dieu khien tap trung Dieu khien tap trung la chu the quan ly thong nhat tac 71 dong den cac doi tuong trong to chuc theo nhung nguyen tac, co che chung bang cach: - Nha quan ly lam quyet dinh va thong bao quyet dinh; - Nha quan ly ra quyet dinh; - Nha quan ly neu y tudng va mdi tham gia gop y; - Nha quan ly trinh bay nhung sang kien lam thay ddi; - Nha quan ly trinh bay van de va dua ra yeu cau quyet dinh; - Nha quan ly xac dinh han che va yeu cau nhom quyet dinh; - Nha quan ly cho phep ca'p dudi didu hanh trong khuon kho quy dinh. Trong mo hinh nay, cac nha quan ly true tiep tham gia giai quyet cac mdi quan he vdi ca'p dudi tren ca sd chu y cua minh va nguyen tac quan ly chung cua td chuc nen nhi6u khi lam han che ti'nh dan chu trong quan ly. Tren thuc te cac nha khoa hoc va nha quan ly ung dung da nghien ciiu due ket thanh mot sd mo hinh dieu khien tap trung sau day: a. Mo hinh 4 he thong (cua Rensis Likert) Mo hinh nay tap trung vao sir tham gia nhi6u hay it cua cap dudi de xay dung mo hinh dieu khi^n. Va cung vdi viec cho phep tham gia cua cap dudi nhi£u hay it ma hinh thanh cac mo hinh lanh dao khac nhau. 72 * Mo hinh qudn ly quyet doan, la mo hinh co muc do doc tai, chuyen quyen cao vi ho thieu tin tuong vao cap dudi, khong tao dieu kien cho cap dudi tham gia vao cac hoat dong quan ly. Cac nha quan ly theo mo hinh nay thudng rat han che dua cho cap dudi nhung ldi tuyen duong ma thay vao do la su phe binh, che trach. Ky luat thay cho khen thudng; * Mo hinh qudn ly quyet doan - nhan tic, la mo hinh co niem tin vdi cap dudi cao hon, tao co hoi de cap dudi co thd bay td y kien. Trong mo hinh nay, nha quan ly su dung mot so hinh thuc khen thudng ket hop vdi phe binh che trach de tac dong den cac thanh vien; * Mo hinh tham van, la mo hinh su dung cap dudi de nhan dugc nhieu thong tin hon. Trong mo hinh nay, nha quan ly sir dung hinh thirc khuyen khich thay cho che trach du thanh tich khdng cao; * Mo hinh qudn ly co sit tham gia tich cuc cua cap thrai, la hinh thirc cho phep cap dudi tham gia vao qua trinh ra quyet dinh va giao cho quyen tu quan nhieu va'n d6 hon. b. Mo hinh ket hap giua ca cau vd con ngudi (cua Trudng Dai hoc tong hap Ohio) Theo mo hinh nay, cac nha quan ly co the tap trung sir khuyen khich, dong vien ciia minh theo hai hudng: dinh huong vao nhicm vu, tuc tao ra mot co c&u t6 chirc thco hudng chu dong, sang tao va dinh hudng vao ngudi lao dong, tire quan tam den ngudi lao dong nhieu hon la quan 73 tam den nhiem vu. Ca hai xu hudng nay t6n tai trong mot con nguoi quan ly cu the: va duoc.bidu hien qua bon ca'p do: - Quan tam den nhiem vu, quan tam den con ngudi; - Quan tam den nhiem vu, ft quan tam den con ngudi; - It quan tam den nhiem vu, quan tam den con ngudi ; - It quan tam den nhiem vu, ft quan tam den con ngudi. (xem so do 3.5) A Quan tam con ngirdi it quan tam den nhiem Quan tam den nhiem vu, quan tam den con vu, quan tam den ngirdi con ngi/di it quan tam den nhiem vu, it quan tam den con ngi/di Quan tam den nhiem vu, it quan tam den con ngudi -------------------------------------------------------------------- ► Mifc do quan tam den co cau So do 3.5. Cac mo hinh dieu khien ket hop giura co cau va con ngirdi c. Mo hinh son pham - con ngucri Trong mo hinh lanh dao nay hai yeu to dugc quan tam la con ngudi (cac thanh vien trong to chuc) va qua trinh hoat dong. Theo mo hinh nay, cac nha nghien ciJu muon 74 the hiten cac nha quan ly da quan tam nhir the nao den van d£ con ngudi va van de hoat dong chu khong phai quan tam den ket qua hoat dong, tuc la nhung gi ma to churc dat dugc. Su quan tam den hoat dong bao gom cac yeu to lien quan den chmh sach, cac thu tuc, co cau to chutc, tinh sang tao, nghien cuu, sir tham muu, tu van trong hoat dong. Quan tam den con ngudi the hien d mire do ma cac ca nhan da cam ket, long tu trong, ni6m tin va su thoa man nhu cau cua hg. Cac phong cach trong mo hinh nay cung se chua dung nhung veu td cua bon mo hinh da neu d muc (a) va ca d muc (b). Tuy nhien, tuy theo muc do quan tam con ngudi hay hoat dong ma bieu hien cua su doc tai, chuyen che hay than thien se khac nhau. Lira chgn mo hinh dieu khien de thuc hien chuc nang khuyen khich, thuc day nhan vien lam viec co y nghla quyet dinh cho sir thanh cdng cua nha quan ly va do do, mdi nha quan ly can cu vao moi trudng trong do t6 chuc ton tai van dong va phat trien ma lira chon cho hgp ly. 2.2. Mo hinh dieu khien nhom Mot trong nhung van d£ khuyen khich ca nhan lam vicc, khong chi quan tam den tung hanh vi, cach iirng xu cung nhu nhu cau va sir hai long cua ho, cac nha quan ly con phai quan tam den hanh vi trong mdi nhom. Neu khdng hieu nhung van d6 lien quan den hanh vi nhom, thi hieu 75 qua cua cac mo hinh khuyen khi'ch, thuc day tren se han che. Hanh vi nhom khong don thuan la hanh vi cua tung ca nhan hoat dong rieng le cong lai. Can phai thay rang ca nhan hoat dong trong nhom khac vdi khi ho hoat dong rieng le. Nhom dupe hieu nhu la tap hop cua hai hay nhieu ngudi co quan he va phu thuoc lan nhau nham thuc hien nhung muc tieu cu th£. Nhom co th(; dupe thanh lap mot cach chfnh thiic va dupe xem nhu mot td chuc con trong t6 chuc ldn. Nhom khdng chmh thuc co ti'nh chat xa hoi hon la td chuc. Sir hinh thanh nhom khdng chmh thirc do nhu cau cua cac mdi quan he va lpi l'ch chung. Mot nhom hoat dong hieu qua hon nhom khac li mdt va'n d6 pho bien. Cac nha quan ly can khai thac cac khi'a canh khac nhau cua sir thanh cdng va khdng thanh cdng nay de tac dong den hoat dong cua nhom, thuc day ihom hoat dong tot han. Sir dung hinh thuc dpi cdng tac se dem lai nhi£u lpi l'ch, khuyen khi'ch tot han hoat dong cua td chirc; tao ca hoi cho cac nha quan ly cap cao tap trung vao nhung cong viec mang ti'nh chien lupc, vi mo; con cac quyet dinh man? ti'nh tac nghidp giao cho dpi thuc hien se c6 hieu qua han. De xay dung nhom cdng tac va khuyen khi'ch ho lam viec tot han, can chu y: 76 - Xac dinh muc tieu cong viec cua dpi cong tac r5 rang theo kieu muc tieu dir an (1); - Ky nang. nang lire cua cac thanh vien phai thich ung vdi nhiem vu duoc giao; - Tao duoc bau khong khi trung thuc, tin cay lan nhau; - Co mot sir thong nhat, dong long cao doi vdi cac cam ket cua m6i thanh vien; - Truy6n thong, cung cap thong tin du, dung va kip thoi cho m6i thanh vien. Neu cac nha quan ly muon nhom cong tac tro thanh noi de ap dung cac hinh thuc khuyen khich, thuc d^y, can quan tam xay dung nhom cong tac theo nhung yeu c£u tren. 2.3. Hinh thuc khuyen khich trong dieu khien Trong dieu khien, cac nha quan ly can tac dong den ca nhan con ngudi sao cho ho tu nguyen va nhiet tlnh de phan dau dat dupe muc tieu to chuc. Xet tren y nghla co ban cua didu khien, cac nha quan ly phai tien hanh khuyen khich. thuc day, dong vien thanh vien t6 chuc. Tam quan trong cua khuyen khich, thuc day trong hoat dong quan ly da dupe thira nhan tu rat som trong ly thuyet chuc nang quan ly. Tuy nhien van de thuc daiy, dong vien, khuyen khich 111 T d churc thirc hien dir an dqi hoi phai xSy d u n g m ot dpi du an du m anh mdi co the dal dirpc muc tieu cua dir an trong su han che v6 ngu6n lire va thoi gian. X em “ Q u an ly dir a n ” . NXB Thfing ke.19 96 . 77 thanh vien trong to churc luon la chu d6 kho doi vdi cac nha quan ly. Trong hoat dong quan ly, nha quan ly can phai hieu tai sao thanh vien cua to churc minh lai cu xu theo cach nay ma khong theo cach khac; tai sao ho n6 luc co gang, trong khi do khong it ngudi lai rat ludi bieng, khong chu y den cong viec. Dong co thuc d^y thanh vien cua t6 churc lam viec la gi? Day la mot cau hoi khd tra ldi, vi khd co thi do ludng dong co thuc d^y bang cach true tiep. Dong co thuc d£y chi co the nhin tha'y thong qua bieu hien cua hanh vi. Mot so bien phap khuyen khich, thuc day dong vien dudi day can dupe chu y: - Khuyen khich thuc daly bang tien. Day la mot trong nhirng hinh thuc hien dupe nhiSu nha quan ly dac biet chu y. Khuyen khich thuc day bang tien la hinh thurc khai thac khia canh vat chat cua quan di£m “cay gay va cu ca rot” (l> trong tu tudng quan ly cua Patton. Ti6n luon co nhung gia tri nhat dinh trong khuyen khich dong vien ca nhan hoat dong. Tuy nhien, tien khong phai luon co tac dung tot moi trudng hop. Cac nha kinh te nhan manh den gia tri khuyen khich cua tien, trong khi do cac nha tam ly lai xep tien d vi tri tha'p hon. Cach tu duy nao cung khdng co nghla tuyet doi. Gia tri khuyen khich cua ti£n phu thuoc vao trang thai cua ngudi tiep nhan. Neu ngudi di lam Xem “Maslow A. Motivation and Personality” 78