🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước Ebooks Nhóm Zalo HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH KHOA VĂN BẢN VÀ CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH GIÁO TRÌNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG Cơ QUAN NHÀ Nước (Đào tạo Đại học Hành chính) NHÀ XUẤT BẢN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT HÀ NỘI - 2009 Tập thể biên soạn: TS. LƯU KIẾM THANH (Chủ biên) ThS. BÙI XUÂN L ự CN. LÊ ĐÌNH CHÚC LỜI NÓI ĐẦU Hành chính vãn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, hành chính vãn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, được dùng đê ghi chép và truyền đạt các quyết định quàn lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quàn lý và ngược lại. Trong việc đào tạo đại học hành chính, kiến thức về hành chính vãn phòng có ý nghĩa rất quan trọng. Sách được biên soạn theo chương trình đào tạo Đại học hành chính đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo phê chuẩn nhằm cung cấp những khái niệm cơ bản, cơ sở pháp lý và những kỹ năng cần thiết của việc xây dựng và tổ chức công tác hành chính vãn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Mặc dù đã có một số ví dụ minh hoạ được đưa ra trong sách, nhưng để học tập tốt môn học này, sinh viên cần được tổ chức đê tìm hiểu thêm về thực tế công tác hành chính vãn phòng tại các cơ quan, đối chiếu thực tế với lý luận nhằm làm sáng tỏ những nội dung cơ bán đại ra trong mon học. Do môn học liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau của hành chính học, hơn nữa trong thực tế của công tác hành chính văn phòng còn tồn tại nhiều vấn để chưa được giải quyết, cùng 3 với sự hạn chế về trình độ của các tác giả, cuốn sách khó có thể tránh khỏi những hạn chế nhất định. Các tác giả và Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc trong cũng như ngoài Học viện để tiếp tục hoàn thiện sách phục vụ có kết quả việc đào tạo nguồn nhân lực cho nền hành chính nhà nước. KHOA VẤN BẢN VÀ CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH 4 MỞ ĐẦU Văn phòng có chức năng tham miru, tổng hợp, giúp việc quản lý hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức. Xây đựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiộu quá công tác lãnh đạo. Chính vì vậy việc táng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tố chức cần được quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên, ờ một số cơ quan, tổ chức còn có nhận thức chưa thật đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chưa quan tâm đúng mức việc chãm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chi đạo công tác và tạo điều kiộn để vãn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc. Thêm nữa, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành chính vãn phòng, do đó còn lúng túng, thiếu khoa học trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Việc am hiểu, tinh thông và áp dụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phòng sẽ giúp các cơ quan, tổ chức đảm báo tính liên tục, ổn định, tập trung vào hiện đại trong hoạt dọng cong vụ của minh. Do dó, viẹc dưa mon học vè nghiẹp vụ hành chính văn phòng vào chương trình đại học hành chính là hết sức cần thiết. Khái niệm nghiệp vụ hành chính vãn phòng rất phong phú, 5 bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở; công tác văn thư và lưu trữ. Sự am hiểu tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công vụ. Về tổng thể, những vấn đề nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính vãn phòng được giải quyết ra sao và có ảnh hưởng trực tiếp như thế nào tới hiệu quả của công tác điều hành và quản lý của các cơ quan, tổ chức? Để giải quyết những vấn đề đó, cần lưu ý các yếu tố cơ bản sau đây có liên quan đến nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính: - Tổ chức lao động thực hiện nghiệp vụ hành chính vân phòng; nghiên cứu và áp dụng mô hình tổ chức tối ưu đối với cơ quan, tổ chức; - Pháp chế trong nghiệp vụ hành chính văn phòng; - Phương pháp tổ chức các hoạt động, bố trí sắp xếp các công việc trong công sở và sử dụng các phương tiện làm việc trong cơ quan; - Phương pháp kiểm tra, điều hành các hoạt động của cấp dưới; quy trình và kỹ thuật tiến hành hội họp; v.v... - Công tác hậu cần; - Kỹ thuật thu thập, xử lý thông tin; kỹ thuật chế tác văn bản, tổ chức báo quản và sử dụng vãn bản; - Kỹ thuật giao tiếp; - Đào tạo và không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ công chức văn phòng; ... Các hoạt động nêu trên có thể mang tính chất tổ chức (tổ chức hội họp, tiếp khách, đi công tác...), hoặc mang tính "nghiệp vụ văn thư" ("bàn giấy") thuần tuý. Chúng không diễn ra một cách biệt lập, mà có thê đan xen và luôn luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc nắm vững các kiến thức mang tính lý thuyết và áp dụng thuần thục các kỹ năng liên quan đến những hoạt động, đó là điều kiện tiên quyết đảm bảo cho hoạt động có hiệu quả của các cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng đế có được quan niệm đúng đắn về nhiệm vụ của văn phòng, nhất là nhiệm vụ của công chức lãnh đạo và chuyên viên trong văn phòng, từ đó có định hương đúng trong việc tuyển chọn, đào tạo và bồi dưỡng công chức văn phòng. Tuy nhiên, những vấn đề liên quan đến công tác nhân sự, hoạt động quản trị hậu cần, đặc biệt là kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý có tính chất chuyên môn đặc biệt, do đó sẽ không được xem xét trong phạm vi của môn học này, mà là nhiệm vụ của các môn học khác, riêng biệt như "Quản trị công sở' và "Kỹ thuật xây (lipìg và ban liànli văn bản quản lý hành chính nlià nước". Như vậy mục tiêu của môn học là cung cấp cho học viên những kiến thức lý luận cơ bản về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng; những cơ sở lý luận và kỹ năng thực tế tiến hành một số hoạt động nghiệp vụ hành chính vãn phòng như: đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, tổ chức hội họp, thực hiện công tác hậu cần, tiến hành giao tiếp hành chính, công tác văn thư (trừ xây dựng và ban hành văn bản) và công tác lưu trữ. Là một bộ phận của hành chính học, môn học "Hành clìínli van phông trong cơ quan nhà nưỡc" khòng tốn tại mọt cách biệt lập, mà có liên quan chặt chẽ với nhiều môn học khác. Chính vì vậy, nội dung của chương trình được viết trên cơ sở nghiên cứu những thành tựu lý luận và thực tiễn chung của hành chính học từ quan điểm phương pháp luận Mác-xít và căn cứ 7 vào đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước. Và cũng do đó, để hiểu và nắm vững những kiến thức của môn học, sinh viên không chí giới hạn bởi hệ thống những khái niệm thuần tuv thuộc lĩnh vực hành chính vãn phòng, mà còn phải vận dụng những tri thức thuộc các môn học khác có liên quan, đặc biệt là những kiến thức về luật hành chính, về quản trị cơ sở, quản trị nhân sự, kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước, ứng dụng công nghệ thông tin trong quán lý, v.v... Hiện đại hoá nền chính trị quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế - xã hội của đất nước được coi là một trong những chủ trương của Nhà nước ta trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia. Để thực hiện tốt chủ trương này, chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động hành chính vãn phòng, nghiên cứu thấu đáo và tìm kiếm những giải pháp tối ưu đối với nội dung và kỹ thuật tiến hành những nghiệp vụ hành chính văn phòng. Đó là hoạt động đòi hỏi sự quan tâm không những chi của các cơ quan, tổ chức chức năng có thẩm quyền, của các nhà chuyên môn, mà còn là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức 'đang thực thi công vụ có liên quan đến nghiệp vụ hành chính văn phòng, và đó cũng là trách nhiệm của mỗi cử nhân hành chính tương lai. 8 Chuơng I VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG I- TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1. Khái niệm về văn phòng Khái niệm "văn pliỏng" có thê bao gồm các nội dung sau đây: Tliứ nlìất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập vãn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tống giám đốc, giám đốc, v.v... Tliứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. 9 Các cách hiểu nêu trên về "vãn phòng" phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ nhất định. Trong hoạt động quản lý hành chính cần có sự đánh giá toàn diện, đầy đủ và chính xác những hoạt động diễn ra tại bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức để từ đó có một khái niệm thống nhất nhằm xây dựng tổ chức và điều hành công viộc của nó ngày càng có hiệu quả hơn. Xét từ giác độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường, v.v... theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là một trong những nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điểu hành thông tin trong cơ quan, lổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt tới mục tiêu mong đợi. Để thực hiện các tác nghiệp nêu trên cần có những điểu kiện nhất định cần và đủ. v ề phương diện tổ chức bộ máy văn phòng phải được kiến tạo thích hợp. Đối với cơ quan, tổ chức có quy mỏ lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy vãn phòng cần có đú các bộ phận với một biên chế nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của vãn phòng một cách độc lập nhằm đáp úng 10 đầy đủ và kịp thời cho sự vận hành chung của cơ quan, tổ chức. Còn đối với cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ với nội dung hoạt động có tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy vãn phòng có thể gọn nhẹ với một biên chế tối thiểu, vừa đú, trong đó mỗi nhân viên có thê kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn sao đáp íng được những yêu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thận chí, trong nhiều trường hợp không có tổ chức văn phòng mà chi có các hoạt động văn phòng được thực hiện bởi các đơn vị chức nâng khác nhau, hoặc các nhân viên thuộc các đơn vị khác nhau trong cơ quan, tổ chức, ("vãn phòng ảo"). Cũng về phưong diện này, công tác cán bộ đảm bào cho sự vận hành cùa các công tác vãn phòng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nhân viên văn phòng phải là những người có đú phẩm chất và kiến thức nghiệp vụ nhất định, đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao của công tác văn phòng. Mặt khác, văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở ha tầng cụ thê như nhà xưởng, phương tiện, trang thiết bị và các điéu kiện vật chất khác tương ứng với quy mô tổ chức, nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức để đảm bảo vận hành công việc thuận lợi. Ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, trang thiết bị, con người v.v... phục vụ cho hoạt động đạt tới mục tiêu của chính nó góp phần đắc lực vào quá trình vận hành đạt tới những mục tiêu chung của toàn cơ quan, tổ chức. Còn ờ trang thái động, văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhìn chung công tác vãn phòng bao gồm những công việc liên quan đến tổ chức, quản lý 11 các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Tuy nhiên, hoạt động đó diễn ra không chi giới hạn trong phạm vi nội bộ vãn phòng, mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong cống việc. Tóm lại, văn pliỏng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trácli nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp tliông till phục vụ cho sự điều hành của lãnli đạo, dồng thời đàm báo các điều kiện vật chất, kỹ thuật clio lioạt dộng chung của toàn cơ quan, tổ cliức đó. 2. Chức năng của vãn phòng 2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, vãn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chi đạo và tổ chức sự làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Như vậy, "tham mưu" bao hàm nội dung tham vấn, còn "tổng hợp" là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Việc tách bạch hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều trường hợp là không thể thực hiên được hoặc dẫn tới việc phiến diện, chủ quan trong hoạt động ra quyết định quản lý. Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ chic diẽn ra phụ thuộc vào nhiều ycu tô khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan cửa mình, mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quán lý, của những người trợ giúp. Việc 12 thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phỉn lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này rnang tính chất tham vấn và chuyên môn sâu nhằm giúp lãnh íạo lựa chọn quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu VÌO, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp u để tham mưu. 2.2. Chức năng hậu cán Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính, v.v... là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường công việc cúa mọi cơ quan, tổ chức. Chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung đê cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức nãng hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc hoạt động này là phải áp dụng phương thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất. 3. Nhiệm vụ của vân phòng Trên cơ sỏ các chức nãng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau: - Xây dựng chương trình công tác cúa cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bỗ trí, săp xêp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị 13 trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng; - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo vãn bản của cơ quan ban hành; - Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ; giải quyết các vãn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng; - Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ; bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lỗ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân. tiếp khách một cách khoa học và văn minh; - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chi đạo và hướng dẫn nghiệp vạ vãn phòng 14 cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. Văn phòng làm việc theo chế độ thú trưởng. Thủ trưởng Vãn phòng (chánh, phó văn phòng) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong vãn phòng và chịu trách nhiệm trước thù trưởng cơ quan. Tuy nhiên, đối với một sô vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng, thành lập hoặc giải thể các bộ phận thuộc văn phòng, quy hoạch cán bộ, công chức vãn phòng, xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn, v.v... nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết định theo đa số, cá nhân phụ trách. Chánh văn phòng là người diều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng; chí đạo một số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo vãn bản quan trọng, công tác cơ yếu, v.v... Có thể có hai chánh văn phòng; một phụ trách tổng hợp, người kia phụ trách hành chính - quản trị. Hiệu quá của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi có ý nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ: văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chi đạo điểu hành công việc khoa học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đám báo hoạt động cứa toàn cơ quan, tố chức tuân thú pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, t(ổ chức khác và nhân dàn nói chung. 15 II - T ổ CHỨC LAO ĐỘNG VÃN PHÒNG 1. Khái niệm về tổ chức lao động văn phòng Tổ chức tốt hoạt động văn phòng sẽ phát huy được trình độ, năng lực của các cơ quạn, tổ chức và giúp giải quyết được quan hệ giữa cơ quan, tổ chức và công chức, nhân viên. Có thê ví văn phòng là "bộ nhớ" của lãnh đạo, là "tai mắt" của cơ quan, tổ chức, do đó tính nền nếp, kỷ cương, khoa học của hoạt động văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thống suốt và đạt được hiệu quả cao. Do đó tổ chức lao động công tác hành chính văn phòng còn có tác động trực tiếp tới tổ chức lao động hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức. Tổ chức lao động trong cơ quan hành chính nói chung là quá trình nghiên cứu và áp dụng những kiến thức khoa học, nguyên lý và nguyên tắc phân cống lao động, hợp tác lao động, kỷ luật lao động, bảo hộ lao động, kích thích vật chất và tinh thần đối với lao động cho hiệu suất cao, hợp lý hoá lao động hành chính. Tổ chức lao động là biện pháp chủ yếu để hoàn thiện và cải tiến công vụ. Đây là một công việc phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng tạo. Công tác tổ chức lao động hành chính văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu chung về tổ chức lao động trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao động vân phòng phải hưứng tới những nội dung công tác sau dủy: - Thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ, công chức; - Nghiên cứu, đánh giá các ảnh hưởng của môi trường xã 16 hội đối với hoạt động của của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công chức; - Thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo, nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của các cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ quan nói chung; - Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò, chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khá năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ; - Đám bảọ đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc; - Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới công tác văn thư lun trữ. Đê giải quyết những vấn đề đó, cần quan tâm xây dựng các quy chế, quy định về phân công công tác, phàn loại hao phí thời gian lao động, định mức lao động, cách thức tổ chức chỗ làm việc và điều kiện lao động, quy trình xây dựng và quản lý vãn bản... Có thể thấy: "Thực chất của việc tổ chức lao động trong cơ quan hành chính là nghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp. các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho các cán bộ các cơ quan hoàn thành tốt nhất nhiêm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao. Trong nội dung này, vấn đề đặt ra là làm thế nào để các biện pháp tổ chức điều hành công việc trong cơ quan phù hợp với thực tế, với quy luật chung 1 -I của sự phát triển kinh tế - xã hội, với trình độ kỹ thuật và trình độ cán bộ hiện có. Từ đó mà phát huy được tiềm năng vật chất và tinh thần trong cơ quan để làm tốt hơn công việc được giao. Tất nhiên, đây là một vấn đề không đơn giản, mà khá phức tạp, liên quan đến nhiều vấn đề khác của bộ máy quản lý nhà nước, ví dụ như vấn đề cơ chế quản lý, trang thiết bị, trình độ cắn bộ, v.v... Các biện pháp tổ chức hoạt động trong cơ quan hành chính rất đa dạng vì các yếu tô liên quan đến nó giữa các cơ quan không bao giờ giống nhau. Thêm nữa, những yếu tố lại thường xuyên biến động. Chính vì lẽ đó, việc nghiên cứu để tổ chức lao động một cách khoa học trong các cơ quan phải được đặt ra thường xuyên và phải hết sức nãng động, không máy móc". 2. Ý nghĩa của việc tổ chức lao động vãn phòng 2.1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức Sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố tiên quyết khảng định vị trí của cơ quan, tổ chức trong hệ thống các chủ thể quản lý. Chẳng hạn như địa điểm đóng trụ sở, địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lượng, đối thủ cạnh tranh, v.v... Những vấn đề đó liên quan mật thiết đến nội dung của công tác văn phòng, mà trước hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể có được những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh đạo đối với cơ quan, tổ chức. Một khi những công việc đó được tính toán kỹ lưỡng và thực hiện đầy đủ, có khoa học sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức. 18 2.2. Giảm thòi gian lãng phí và những ách tác trong tiếp nhận, xử lý, chuyên tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cffquan, tổ chức Mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được quyết định bởi lợi thế về thông tin. Nhưng việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào sự phân giao trách nhiệm, lề lối và phương pháp làm việc, cũng như trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng. Bởi vậy tổ chức khoa học cống tác vãn phòng sẽ giảm bớt được thời gian lãng phí và những ách tắc trong xử lý và lưu chuyên thông tin. Vấn đề không phải là xác định có bao nhiêu bộ phận, bao nhiêu nhân viên thì đú, mà vấn đề là hợp lý hoá tổ chức và biên chế sao cho chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi cán bộ, công chức được phàn định rõ ràng. Để tiến tới mục tiêu đó cần xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là những quy định về lề lối, nền nếp làm việc ở từng bộ phận. Chúng khẳng định những nguyên tắc tạo lập và ràng buộc các mối quan hộ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau, v.v... Nếu quy chế xây dựng không đạt yêu cầu dẫn tới sự vận hành rời rạc của từng mắt xích trong cơ cấu vận hành chung thì những mục tiêu đặt ra khó đạt được với hiệu quả cao. 2.3. Tăng cường kh ả năng sử dụng các nguồn lực Các nguồn lực của cơ quan, tổ chức tồn tại dưới nhiều dạng như nhân lực, vật lực và trí lực. Các nguồn lực đó chỉ có thổ được huy dọng, sử dụng mọt cách có hiẹu quá khi ap dụng những phương thức tác động và vận hành chúng một cách khoa học. Trước hết yếu tô con người là không thê thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Yếu tố này phải là một khối thống nhất về hành động, là sự tổng hoà, phối hợp thuần thục 19 những trách nhiệm và sự hiểu biết khác nhau. Hơn thế nữa, sự đồng tâm, đồng chí hướng, hoà đồng về tâm tư, tình cảm, thương yêu giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một điều kiện quan trọng để đi tới những mục tiêu chung. Chính vì thế, cần tiếp cận yếu tố con người một cách khoa học, từ mọi góc độ, không phiến diện. Con người luôn hướng tới việc hợp lý hoá những hoạt động của mình, trong đó có việc sử dụng những điều kiện vật lực và trí lực sao cho có hiệu quả nhất. Sự nhận thức thế giới khách quan ngày một sâu sắc hơn, những thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, nếu không biết kết hợp một cách khoa học, đúng đắn, phù hợp với pháp luật, đạo lý và truyền thống, các nguồn lực có thể sẽ không được huy động và sử dụng thành cống nhằm đạt những mục tiêu đã định. 2.4. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác ván phòng Công tác văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục và cần đến những chi phí đáng kể cho những tác nghiệp quản lý văn phòng mang tính gián tiếp. Những chi phí hành chính - văn phòng có thể chiếm khoảng 5 - 10% tổng chi phí cho hoạt động chung và sẽ được tính vào giá thành của sản phẩm. Việc giảm bớt khoản chi phí này là hết sức cần thiết và việc đó hoàn toàn có thể thực hiện được một khi công tác văn phòng (và hoặc nói chung) được kiện toàn và tối ưu hoá trên những cơ sở khoa học nhất định. 2.5. Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức Năng suất lao động chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tô' khác nhau. Những yếu tố đó liên quan đến tổ chức 20 hộ máy, cơ cấu và các nguyên tắc vận hành bộ máy đó, những yếu tô con người và vật chất phục vụ sự vận hành, v.v... Các yếu tố nếu được tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cơ quan, tổ chức. Thí dụ, tâm lý lao động là một trong những tiền đề quan trọng để tiến hành có hiệu quả các hoạt động. Trong điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, hoà hợp con người sẽ phát huy hết được những khả năng sáng tạo, những thế mạnh của mình. Chính vì vậy, văn phòng cần tham mưu xây dựng và thực hiện một quy chế hoạt động dân chủ, khuyến khích người lao động về tinh thần cũng như vật chất, v.v... III- THÔNG TIN 1. Khái niệm về thông tin trong quản lý hành chính Thống tin có vai trò vô cùng quan trọng và to lớn trong việc bảo đảm sự thông nhất hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Tuỳ góc độ thông tin học, quá trình hoạt động quản lý thực chất là quá trình trao đổi thông tin giữa chú thể quản lý (các cơ quan lãnh đạo, quản lý và các nhà chức trách, lãnh đạo và quản lý các cấp) với các đối tượng bị quản lý, khi đó các chủ thể quản lý nhận các thông tin báo cáo phản ánh tình hình hoạt động của các đối tượng bị quản lý; ngược lại, các đối tượng bị quản lý được nhận các tài liệu thông tin của các chú thể quán lý, trong đó chứa đựng những nội dung là các tác động quản lý. Từ những giác độ và mục đích nghiên cứu khác nhau, thông Ún có thể có những nội hàm không giống nhau. Thí dụ, "thông tin'' có thể được hiểu là: - Những tin tức được thông báo; 21 - Sự báo cho biết những tin tức và nhưng sự kiện, những hoạt động nào đó đang xảy ra; - Điều hiểu biết về một sự kiện, một hiện tượng, một quan hệ nào đó, thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu, v.v... - Tri thức do con người thu nhận được từ thế giới xung quanh và tích luỹ được qua kinh nghiệm sống của bản thân; - Nội dung cúa thế giới hên ngoài được thể hiện trong sự nhận thức của con người; - Sự giải thích, trình bày một sự truyền đạt, thông báo mà con người thực hiện để đối tượng nhận thức hiểu được mình, đó là những tin tức, những dữ liệu; - Những tin tức được tiếp nhận và cần cho sự phân tích các tình huống cụ thể, tạo ra khả năng đánh giá tống hợp nguyên nhàn xuất hiện và phát triển tình huống đó để lựa chọn quyết định thích hợp, tối ưu cho quá trình quản lý; - Tất cả những gì có thể mang lại cho con người hiểu biết đúng đắn và đầy đủ về đối tượng mà họ quan tâm tới vì những nguyên nhân và mục đích nào đó; - Tập hợp các dữ liệu có liên hệ với nhau, hoạt động đế hướng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tỏ vào, sinh ra các yếu tố ra là các sản phẩm thông tin trong một quá trình xử lý có tổ chức v.v... Đê không làm cho vấn đề phức tạp thêm, đồng thời nhằm phục vụ cho những kiến giải về những nội dung khác của nghiệp vụ hành chính văn phòng, có thể tổng hợp từ những quan điểm và cách diễn giải nêu trên và đưa ra một khái niệm có tính chất công việc về thông tin như sau: Thtng tin trong hoạt động quản lý tập hợp tất cả các thông bư> khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý ’à môi trường bén ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý ió, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi tiường xung quanh, nhầm kiến tạo các biện pliáp tổ chức các yếu ó vật chất, nguồn lực, klìỏng gian và thời gian với các klìách thỉ quản lý. Thong tin cần thiết, phù hợp và chính xác cần được cung cấp đầy iủ cho quá trình nghiên cứu ra quyết định nhằm tạo ra cho các (ịuyết định quản lý nhà nước có căn cứ khoa học và tính khả thi cao. Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thông tii pháp lý chiếm một vị trí đặc biệt bên cạnh những thông tir phản ánh việc triển khai và kết quả của quá trình quản lý xã hộ. Thông tin pháp lý tạo điều kiện đổ các cơ quan hoạt động the) đúng pháp luật hiện hành, còn thông tin thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp cận được thường xuyên với các nhu cầu xã hội, \ới đời sống chính trị - kinh tế của đất nước. Hai hoạt động thôig tin này có quan hệ chặt chẽ với nhau. Thong tin, xét về hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quải lý, cho thấy được năng lực, tính khoa học trong thực tiễn. Mặ khác, thông tin cũng bổ sưng và nâng cao chất lượng của kiểư tra trong quản lý nhà nước. Thông tin là đối tượng lao động củi cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của người quản lý, là nhi cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, xã hội cũng nhi từng con người, từng tế bào của xã hội. Th>ng tin trong hoạt động quản lý luôn luôn có tính xã hội, tính giai cấp, phán ánh ý chí của toàn thể nhân dân lao động, nhi cầu và quyền lợi cúa mỗi người dân; nó không tồn tại tự thân, Hệt lập mà được xác định bởi hệ thống các mối quan hệ 23 kinh tế và liên quan mật thiết đến các hiện tượng hạ tầng. Cùng với sự tiến bộ cúa khoa học kỹ thuật hiện đại, của sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế quốc dân, của hoạt động quản lý nhà nước và của nhiều lĩnh vực khác trong đời sống xã hội nói chung, hiện nay, khối lượng thông tin cần truyền đạt từ hệ thống này sang hệ thống khác của bộ máy quản lý nhà nước là vô cùng to lớn. Trước tình hình đó, người ta đã áp dụng nhiều hình thức để ghi chép và chuyên tải thông tin nhằm thoả mãn nhu cầu ngày càng tăng của hoạt động quản lý nhà nước. Trong các hình thức đó, vãn bản có một vị trí vô cùng quan trọng. Có thể thấy, hoạt động thông tin trong quản lý nhà nước là một quá trình, hình thức liên hệ qua lại giữa chủ thể (người quản lý) và khách thể (người bị quản lý), diễn ra liên tục nhằm trao đối và cân bằng nhận thức của các chủ thể đó đối với thực tiễn khách quan và sự vận động của xã hội, cũng như tạo lập một cách tiếp nhận tương đồng giữa người quản lý và người bị quản lý đối với mối tương quan và sự tương tác giữa vãn bản với thực tiễn cuộc sống nhằm thực hiện các quyết định quán lý nhà nước có hiệu quả ngày càng nâng cao. Quản lý nhà nước liên hệ hữu cơ với các quá trình thông tin được thực hiện một cách liên tục. Tính liên tục của quá trình quản lý nhà nước liên quan chặt chẽ và phụ thuộc nhiều vào tính liên tục của sự vận động thông tin, trong đó sự phản hồi thông tin từ phía những chủ thể tiếp nhận cùng với việc xử lý đánh giá, tiếp thu những phản hồi đó từ phía chả thể tạo lập là một yếu tố có tính quyết định đối vói hiệu quả quản lý nhà nước, v ề bản chất, quản lý nhà nước là dạng quản lý xã hội thông qua việc thực hiện một chuỗi những quyết định kê tiếp nhau trên cơ sở các thông tin phản ánh trạng thái của các hoạt động sản xuất xã hội. Như vậy, không thể thực hiện quản 24 lý hành chính nhà nước một cách có hiệu quả khi không có cơ sở tiến hành việc thu thập, xứ lý và truyền đưa thông tin. Trong công tác thông tin quán lý, vãn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng, nó là đầu mối "đến" (vào) và "đi" (ra) của mọi thông tin liên quan đến mỗi cơ quan tổ chức. 2. Phân loại thòng tin Thông tin không đơn thuần là quá trình trao đối các thông báo, mà nó còn là quá trình xử lý các thông điệp, tiếp nhận hoặc loại bò chúng trong quá trình quán lý để đi tới một quyết định quản lý phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quản lý. Để xử lý tốt các thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học. Việc phân loại thông tin trong hoạt động quản lý cần thống nhất, nhất quán và dựa trên những cách tiếp cận có hệ thống và tổng hợp. Tính hệ thống và tổng hợp đòi hòi phải xác định và xem xét tất cả mọi hình thức, mọi dạng thông tin quản lý - xã hội có thể có được. Do đó việc phán loại cần hướng tới sự nghiên cứu toàn diện và phân tích tổng thể những vấn đề quản lý xã hội. Thông tin có thể được phân loại theo các tiêu chí sau: 2.1. Phàn loại theo kênh tiếp nhận a) Thông tin có liệ thống Thõng tin có hệ thống là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ. hệ thống đã định sẵn. Đó là các bản tin hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý, báo cáo hàng năm của các tinh, các bộ gửi về chính phủ, báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý, báo cáo hàng năm của các quận, huyện gừi về UBND tinh... Loại thông tin này có đặc 25 điểm thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biêu mẫu thông nhất, và tuyệt đại đa sô là do cấp dưới gửi lên cấp trên. b) Tlìônẹ till không hệ thống Thông tin không hệ thống là những thông tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên, không có dự kiến trước về thời gian cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện, thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động, song đòi hòi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin. Đó có thể là những thông tin từ cấp trên chuyển xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch chi đạo hoặc sự điều chinh, ứng phó mang tính chất tình thế trong một hoàn cảnh bất ngờ nhất định. Cũng có thể là những thông tin từ dưới báo cáo lên hoặc xin ý kiến chí đạo của cấp trên đối với những sự kiện bất ngờ nằm ngoài tầm kiểm soát và xử lý của cấp dưới. 2.2. Phán loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin a) Tliôiìg till tra cứu Thông tin tra cứu là những thông tin đưa đến cho người quản lý những nội dung tài liệu có tính quy ước, những cãn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý của họ. Thí dụ, các thông tin pháp lý chứa đựng trong vãn bản quy phạm pháp luật là những tài liệu quun trọng đc đảm báo cho hoạt động quản lý đúng pháp luật; các thông tin về thành tựu khoa học - kỹ thuật, đúc kết kinh nghiệm thực tiễn của hoạt động quản lý, sản xuất... giúp cho hoạt động quản lý khắc phục được những sai lầm và không ngừng hoàn thiện. 26 b) Thông tin báo cáo Thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tượng bị quản lý nhằm bảo đảm điều kiện cho họ chủ động xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh. Thông tin dạng này thường mang tính hệ thống. Tuy nhiên, không loại trừ những thông tin có tính ngẫu nhiên, bất chợt. Đê làm việc này, các cơ quan, tổ chức, bộ máy quán lý các cấp, các nhà chức trách cần được cung cấp các bản tin hàng ngày, hàng tuần, báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo đột xuất, v.v... theo đúng yêu cầu và quy chế thống nhất. 2.3. Phàn loại theo phạm vi của tĩnh vực hoạt động a) Thông till kinh tê Thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, giá cả, thị trường... b) Thông tin cliíiilì trị - xã hội Thông tin chính trị xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hoá, giáo dục, y tế, dân số, môi trường, an ninh, trật tự, quốc phòng, ngoại giao v.v... 2.4. Theo tính chất thời điểm nội dung a) 1 hỏng tin qua khứ Thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý. Tất nhiên, không phải mọi loại thông tin 27 văn bản quá khứ đều có giá trị ngang nhau đối với hoạt động hiện hành của các cơ quan. Trên thực tế, chỉ có một số thông tin trong đó cần bảo quản lâu dài dưới dạng văn bản. Bởi vậy, loại thông tin này đòi hỏi phái được lựa chọn theo những nguyên tắc và tiêu chuẩn nhất định. b) Thông tin hiện hành Thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước. Ý nghĩa của loại thông tin này được xét theo mục đích hoạt động, theo chức nãng, nhiệm vụ đang thực hiện hàng ngày của các cơ quan. Tính đa dạng của thông tin hiện hành phản ánh hoạt động đa dạng của các cơ quan cũng như những nhiệm vụ khác nhau mà mỗi cơ quan phải thực hiện trong quá trình quản lý nhà nước. c) Thông tin dự báo Thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình. Loại thông tin này được hình thành gắn liền với khoa học dự báo, với công tác lập kế hoạch và những hoạt động mang tính dự báo khác. Hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước đương nhiên cần rất nhiều thông tin dự báo đê định hướng cho tương lai phát triển của từng lĩnh vực mà từng cơ quan đang tham gia điều hành. Đồng thời, trong hoạt động của chúng, nhiêu thông tin dự báo cũng được hình thành và ghi trên các Văn bản. Các kế hoạch, các đề án, dự án phát triển, các loại chương trình công tác dài hạn, v.v... là những vãn bản chứa đựng các thông tin có tính dự đoán ở các mức độ khác nhau. 28 2.5 Phán loại thông tin theo các tiêu chí khác a) Theo nguồn thông tin: - Thông tin chính thức; - Thông tin không chính thức. b) Theo quan hệ quản lý: - Thông tin từ trên xuống dưới; - Thông tin từ dưới lên trên; - Thông tin ngang; - Thông tin liên lạc đan chéo. c) Tlieo hướiig quan hệ giữa liệ tlìống quản lý và đôi tượng quản lý: - Thông tin trực tiếp; - Thông tin phản hồi. d) Tlieo nội dung logic của thông tin: - Thông tin về các chủ thê quản lý; - Thông tin về đối tượng quản lý; - Thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng. d) Theo hình tliức thể hiện thông tin: - Thông tin qua văn bản, tài liệu, v.v... - Thông tin biểu hiện qua lời nói; - Thông tin biểu thị bằng sơ đồ, đồ thị; - Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, tín hiệu. 3. Chê độ thòng tin báo cáo Nhằm làm tốt công tác thông tin trong quản lý nhà nước, các cơ quan, tổ chức cần phải thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về thông tin báo cáo, đặc biệt là Quyết định của Thủ 29 tướng Chính phủ số 162 - TTg ngày 12 -12-1992 về chế độ thông tin báo cáo, theo đó các bộ, các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi chung là bộ), các uý ban nhân dân tính, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi tắt là tính) phải báo cáo với Thủ tướng Chính phủ những báo cáo sau đây: 3.1. Báo cáo tháng Báo cáo này áp dụng đối với các tháng trong năm, trừ tháng 6 và tháng 12, với nội dung: a) Đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ k ế lioạch kinh tê - xã hội, ngân sách nhà nước, nhiệm vụ công tác chuyên môn thuộc ngành, địa phương. b) Tình hình và kết quả thực hiện các quyết đinh quan trọng cúa Chính phủ, Thú tướng Chính phủ trong ngành, lĩnh vực, địa phương. c) Tình hình chuẩn bị các đề án đ ể trìnlĩ Cliính pliủ, Thủ tướng Chính phủ (đối với bộ được giao nhiệm vụ chuẩn bị). Những hoạt động chính của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, chú tịch uý ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong việc tổ chức, chỉ đạo, điều hành các vấn đề kinh tế - xã hội, trật tự, an ninh, quốc phòng và đối ngoại; các vụ án đã xét xử, các vụ bắt giữ tàu thuyền nước ngoài và trong nước. Trong tháng, nếu có kỳ họp hội đổng nhân dân tinh thì báo cáo tháng của uý ban nhân dân còn phải nêu rõ nội dung các nghị quyết của kỳ họp, chú ý sự phù hợp giữa nghị quyết Hội đồng nhân dân với các chủ trương, chính sách, quyết định hiện hành của Chính phủ, thủ tướng Chính phú. 30 Cac báo cáo phải cụ thể, nêu rõ những điểm đã làm được và chưa làm được, nguyên nhân và những kiến nghị với Chính phú, Thú tướng Chính phú. Báo cáo tháng phải gửi đến Văn phòng Chính phủ trước ngày 25 hàng tháng, sô lượng: 2 bản. 3.2. Báo cáo 6 tháng đầu năm Báo cáo này có nội dung phái phản ánh được: a) Đánli giá kết quả thực hiện các nhiệm VII kê hoạch ngân sách nhà nước của ngành, lĩnh vực và những nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội chủ yếu, những dự án chương trình của địa phương; việc thực hiện các chương trình công tác của Chính phủ, đề án trọng điểm của nhà nước về kinh tế - xã hội, khoa học - công nghệ mà bộ được giao nhiệm vụ chú trì tổ chức thực hiện. b) Đánli giá việc tliực hiện chức năng quản lý nhà nước cùa bộ và của uý ban nhân dân tinh, những kết quả đạt được, thiếu sót tồn tại và biện pháp cải tiến để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước, những kiến nghị với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. c) Dự kiến nlìiệm vụ chủ yếu cùa ngành, lĩnh vực, địa phương trong 6 tháng cuối năm và những biện pháp chi đạo thực hiện của bộ, uý ban nhân dân tinh. Báo cáo 6 tháng phải được gửi đến Văn phòng Chính phủ ưước ngày 15 tháng ố, so lượng: 2 bán. 3.3. Báo cáo năm Báo cáo này có nội dung như báo cáo 6 tháng đầu nãm nhưng phải kiểm điểm, đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ 31 trong cả năm và nêu lên phương hướng, nhiệm vụ của năm sau. Báo cáo cả năm phái gửi đến Vãn phòng Chính phú trước ngày 10 tháng 12, số lượng: 2 bản. 3.4. Báo cáo đột xuất Báo báo được gửi trong trường hợp có sự việc quan trọng về đối nội, đối ngoại xảy ra thuộc trách nhiệm của ngành, địa phương mà Thú trưởng Chính phủ cần thiết phải biết để chi đạo xử lý. Báo cáo phải nêu rõ: - Tóm tắt tình hình diễn biến của sự việc và nguyên nhãn phát sinh; - Những biện pháp đã áp dụng để xử lý, kết quả việc xử lý và những kiến nghị với Chính phù, Thủ tướng Chính phủ. Báo cáo đột xuất phái gửi đến Văn phòng Chính phú bằng biện pháp nhanh nhất. 3.5. Báo cáo chuyên đê Được áp dụng đối với những chương trình, đề án, nhiệm vụ công tác đặc biệt quan trọng theo yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, Chủ nhiệm Vãn phòng Chính phủ sẽ thông báo đến các cơ quan có trách nhiệm về yêu cầu nội dung báo cáo chuyên đề nói trên. 3.6. Báo cáo hàng tuấn Là báo cáo do bọ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ thực hiện và phải được gửi đến Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng trong buổi sáng thứ 2 tuần sau, với nội dung: - Tinh hình đối nội, đối ngoại nổi lên trong tuần mà Thủ 32 tướng và các Phó Thủ tướng cần phải biết để chỉ đạo điều hành chung. - Tổng hợp hoạt động chỉ đạo điều hành trong tuần cThủ tướng và các Phó Thủ tướng. 3.7. B áo cáo tổng hợp Ngoài các báo cáo nói trên, các cơ quan sau đây phải gửi cho Thủ tướng Chính phủ các báo cáo tổng hợp về các lĩnh vực. a) Tổng cục'Thống kê báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước và các cân đối lớn của nền kinh tế quốc dân (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm), và báo cáo tháng trong trường hợp đặc biệt. b) Bộ K ế hoạch và Đầu tư báo cáo tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhà nước (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm) và các cân đối lớn của nền kinh tế quốc dân, đề xuất các giải pháp để thực hiện kế hoạch nhà nước. c) Bộ Tài chính báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện ngân sách nhà nước (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm), đề xuất biện pháp để thực hiện kế hoạch, ngân sách nhà nước. d) Bộ Công an báo cáo tình hình bảo vệ trật tự trị an, bảo vệ tài sản Nhà nước (6 tháng, 1 nãm). đ) Thanh tra Nhà nước báo cáo tình hình chống tham nhũng (3 tháng, 6 tháng, 1 năm), tình hình giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân (6 tháng. I năm). e) Bộ Ngoại giao báo cáo tình hình hoạt động đối ngoại, tình hình quốc tế, khu vực có liên quan đến công tác đối ngoại của Nhà nước (6 tháng, 1 nãm), khi cần thiết có báo cáo đột xuất. 'VP 33 f) Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường báo cáo tình hình thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cáp nhà nước, các sáng kiến phát minh đã được kết luận đưa vào áp dụng trong các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội (6 tháng, 1 năm). Về chế độ thông tin hoạt động của Chính phú, Thú tướng Chính phủ: Mỗi tháng một lần, bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phú gửi cho các thành viên Chính phủ, các thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phú, Chù tịch uỷ ban nhân dân tỉnh thông tin về tống hợp hoạt động quản lý nhà nước của Chính phủ và hoạt động chỉ đạo điều hành công tác của Thù tướng, các Phó Thủ tướng; tình hình tổ chức thực hiện các quyết định quan trọng của Chính phủ, Thú tướng Chính phù ở các ngành, các cấp; tình hình thực hiện chương trình công tác cúa Chính phú trong tháng và những hoạt động quan trọng của Chính phú. Thủ tướng Chính phú trong tháng sau. Hàng tháng, bộ trưởng, Chu nhiệm Văn phòng Chính phủ thông tin cho báo chí về những hoạt động chú yếu và những quyết định quan trọng của Chính phú, Thủ tướng Chính phủ; thông báo trên báo chí nội dung các phiên họp của Chính phủ, trừ những vấn đề thuộc phạm vi bí mật quốc gia. Theo uỷ nhiệm của Thú tướng Chính phù, bộ trưởng và thú trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phú có trách nhiệm chú trì tổ chức thực hiện hoạt động thông tin này, thường xuyên cùng cơ quan thông tin báo chí tập hẹp và phân tích dư luận xã hội đổ phục vụ sự chi đạo điều hành của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng. 4. Những nguvèn tắc và quy trình tổ chức thông tin 4.1. Một sô ngu yên tắc tổ chức thông tin a) Nguyên tắc tài liệu xuất (liay nguyên lắc thông tin ban 34 dầu): Tài liệu xuất là những tài liệu thông tin đã hoàn thành việc xứ lý để cung cấp cho đối tượng phục vụ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ cùa đối tượng đó. Những thông tin này thường đến từ nhiều kênh và người sử dụng cần phải được biết để lựa chọn những thông tin phù hợp, tương thích với nhu cầu công việc mình. Tuy nhiên, trươc tiên người cung cấp tin cần phải phân loại và xử lý ngay nhằm xác định đối tượng sử dụng và mức độ cung cấp có thể tương ứng. Cũng nhờ những thao tác đó có thể giảm thiểu tối đa những biểu hiện của sự quá tải, nhiễu hoặc đói thông tin. Thông tin tài liệu xuất có ý nghĩa quan trọng đặc biệt, do đó phải tuyệt đối chính xác nhằm tránh những hệ quả khôn lường trong quản lý. v ề phương diện này cũng cần nhấn mạnh tính bảo mật thông tin: những nội dung thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải được tổ chức quản lý và sử dụng theo đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. b) Nguyên tắc khối thông tin thống nhất đòi hỏi tài liệu thông tin phải được tập hợp thành từng khối theo mục đích sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và tránh được tình trạng quá tải hoặc nhiễu thông tin không cần thiết. Trong quá trình thiết lập các khối thông tin, những thông tin sai lệch, lạc hậu có thể được loại bỏ kịp thời và do đó hoạt động của cơ quan, tố chức sẽ không bị những ảnh hưởng tiêu cực. c) Nguyên tắc chất lượng thông tin đảm bảo cho tài liệu thông tin có tính chính xác (phản ánh các sự kiện khách quan), tính đầy đủ, đồng bộ (phản ánh đầy đú mọi mặt của sự kiện), tính dễ hiếu và dề tiếp thu (rõ ràng, mạch lạc, dể hiếu, dễ đọc), tính kịp thời (kịp thời gian, thời điểm, thời cơ, thời tiết và thời vụ). d) Nguyên tắc tiết kiệm đòi hỏi hệ thống thông tin phải 35 được tổ chức trên cơ sở những nhu cầu cần thiết của công việc, từ đó có căn cứ để tính toán một cách khoa học những chi phí vật chất về lao động, tài chính, ứng dụng tiến bộ khoa học - công nghệ, v.v... Thông tin được khai thác từ các nguồn khác nhau với những khối lượng và chất lượng khác nhau, do đó cần tổ chức thông tin một cách khoa học, trên cơ sở tính toán những nhu cầu cần thiết, phù hợp với khả năng vật chất, nhân lực của cơ quan, tổ chức nhằm mục tiêu phục vụ trực tiếp cho hoạt động thực tế của cơ quan, tổ chức đó. 4.2. Quy trình công nghệ thông tin "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội" (nghị quyết của Chính phủ số 49/CP ngày 04-8-1993 về phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90). Về đại thể, quy trình công nghệ thông tin gồm các bước sau đây: a) Xây dipĩg và tổ chức nguồn tin: Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin, tiến hành xây dựng và tổ chức nguồn tin. Đây là khâu có tính chất quyết định đối với khâu tiếp theo cũng như toàn bộ quy trình công nghệ thống tin. Tại đây một khi việc xác định các yêu cầu của lãnh đạo và nhu cầu của cơ quan, tổ chức về thông tin không chính xác, sai lệch sẽ dẫn tới những sai lầm không thể tránh khỏi trong các khâu tiếp theo. b) Thu thập thông tin: được tiến hành theo các kênh, các hệ thống phân loại ổn định. Thông tin có thể được thu nhập từ các nguồn khác nhau (qua hệ thống thông tin báo cáo định kỳ 36 theo quy chế, qua hội họp giao ban, qua việc đi nắm trực tiếp cơ sở...), qua một số công đoạn nhất định (bắt đầu tra tìm, tiến hành tra tìm, kết Ihúc tra tìm). Theo quy định tại Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ số 2l8ATTg ngày 07 tháng 4 nãm 1997 về một số biện pháp cải tiến lề lối làm việc của chính phủ và chế độ thông tin, báo cáo, thì bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, chú tịch Hội đồng nhân dân, UBND cấp tỉnh chỉ đạo, chấn chỉnh trong công tác thông tin báo cáo từ các đơn vị cơ sở, tăng cường hệ thống thông tin nội bộ, phối hợp trao đổi thông tin theo chiều ngang, bảo đảm thông tin hai chiều, phục vụ có hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương và cơ sở. Việc lập và gửi các báo cáo định kỳ, đột xuất và chuyên đề đến Thủ tướng Chính phủ phải đúng yêu cầu về nội dung và thời gian nêu trong Quyết định 162/TTg ngày 12 tháng 12 năm 1992. Các báo cáo cần đánh giá rõ những việc đã làm được, chưa làm được, những khó khãn, vướng mắc, nguyên nhân và đề xuất với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các giải pháp xử lý Ngoài các báo cáo định kỳ như đã ghi trong Quyết định 162^TTg, tại các phiên họp thường kỳ của Chính phủ, Bộ trưởng Bộ kế hoạch và Đầu tư báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội kỳ trước, kiến nghị những giải pháp để thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch của kỳ tiếp theo. Các Tổng công ty nhà nước (Tổng công ty 91). Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam định kỳ báo cáo với Thủ tướng Chính phủ về tình hình hoạt động của tổ chức mình, kiến nghị với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ những vấn đề cần giải quyết. 37 Khi xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra các biến động bất thường về tự nhiên, tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao thuộc lĩnh vực, địa bàn mình quản lý, các cơ quan có trách nhiệm phải báo cáo kịp thời Thú tướng Chính phủ bằng các phương tiện nhanh nhất. Sự việc xảy ra đến đâu phải báo cáo ngay đến đó, không đợi kết thúc hoặc giải quyết xong mới báo cáo. Báo cáo phải nêu rõ diễn biến của sự việc, nguyên nhân phát sinh, những biện pháp khắc phục, phòng ngừa; kết quả của việc xử lý và những kiến nghị với Chính phù, Thủ tướng Chính phủ. Riêng đối với các báo cáo chuyên đề (tức là các báo cáo chuyên sâu vào một nhiệm vụ công tác, một vấn đề quan trọng), Vãn phòng Chính phú có trách nhiệm thông báo và đôn đốc các cơ quan hoàn thành theo đúng nội dung và thời gian Thủ tướng yêu cầu. c) Nghiên cứu, phân tích và xử lý tlĩỏng tin: thông quviệc kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu; hộ thống hoá, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp, phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp. Đây là khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thông tin, bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp cho hoạt động của cơ quan, tố chức. Chính điều đó làm cho hoạt động thông tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, mặc dù trong mọi hoạt động này đều tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức sử dụng thông tin. 38 Trong thời đại ngày nay, việc xử lý thông tin không chi được thực hiện bằng trí tuệ con người, mà còn được trợ giúp bởi nhiều thiết bị kỹ thuật ngày càng hiện đại và "thông minh" hơn. Điều đó cũng đòi hói người xử lý thông tin phải đạt tới những trình độ nhất định và ngày càng phải tụ hoàn thiện mình, nâng cao tri thức chuyên môn. d) Cunt’ cấp, p h ổ biến thông till nhanh chóng, kịp thđúng đối tượng bans các hình thức thích hợp (phố biến tại hội nghị, yết thị, qua các kênh thông tin đại chúng...). Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, hội đồng nhàn dân và uỷ ban nhàn dân các cấp phải thực hiện tốt việc thông tin cho nhân dân về các chủ trương, chính sách của Đáng và Nhà nước (trừ những nội dung thuộc bí mật quốc gia). Các cơ quan không tuỳ tiện sử dụng các loại dấu mật đê hạn chế thông tin. Các bộ trưởng, thú trưởng cơ quan ngang bộ và cơ quan thuộc Chính phủ, chú tịch hội đồng nhàn dân và uý ban nhân dân các cấp phái tăng cường môi quan hệ thường xuyên với các cơ quan thông tin đại chúng, kể cả các cơ quan thông tấn báo chí nước ngoài đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để thông tin về các cơ chế, chính sách của Đảng và Chính phú liên quan đến ngành, địa phưưng mình; tổ chức điểm báo hàng ngày, xem xét các vấn đề báo, đài đã nêu đế kịp thời giải đáp, giải thích hoặc có biện pháp khắc phục những sai sót của cán bộ, cơ quan mình; dồng thời đấu tranh với những trường hợp lợi dụng báo chí để thông tin sai sự thật. C ic cơ quan, tổ chức cần áp dụng rộng rãi nhiều hình thức tuyên truyền, phố biến pháp luật cho nhân dân như thông báo 39 qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua công tác xuấl bản, yết thị các văn bản pháp luật tại nơi công cộng... để mọi người dân có điều kiện hiểu biết về các quy định của Nhà nước, nhất là các quy định có liên quan thiết thực đến đời sống, sản xuất - kinh doanh; tổ chức các hòm thư dân nguyện, tạo điều kiện để nhân dân cung cấp thông tin cho các cơ quan nhà nước. đ) Bảo quản, lưu trữ thông tin nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài. Việc bảo quản, lưu trữ thông tin cần được đảm bảo về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến. Việc tính toán, cân đối chi phí hoạt động cần thiết, song nếu xem nhẹ, "tính toán" thái quá đối với yêu cầu này thì cái giá phải trả sẽ đắt hơn nhiều khi thông tin bị huỷ hoại, bị rò rỉ... 5. Củng cô và kiện toàn công tác thông tin Công tác thông tin báo cáo phải luôn luôn được củng cô' và kiện toàn nhằm phục vụ ngày một hiệu quả hơn công tác quản lý theo các hướng sau đây: a) Xây diaig và ban hành quy ch ế thông tin báo cáo trongphạm vi từng tổ chức ngành và đơn vị theo các yêu cầu quy định tại Thông tư 06/TT ngày 28 -0 1 - 1998 của bộ trưởng, Tổng thư ký Hội đồng Bộ trưởng. Quy chế thông tin báo cáo được dự kiến xây dựng cần gồm những nội dung sau đây: - Những quy định chung: mục đích, yêu cầu cơ bản về nguycn tắc và chất lượng thông tin báo cáo, đối tượng phải cung cấp tài liệu, thông tin báo cáo về các cơ quan lãnh đạo... - Hình thức và kỳ hạn báo cáo (bản tin, báo cáo theo ngày, tuần, tháng, năm); 40 - Nội dung thông tin báo cáo có thể theo mẫu thống nhất; - Chức danh có thẩm quyền ký từng loại hình thức văn bản báo cáo; - Chế độ khen thưởng, xử phạt. b) Kiểm tra, giám sát thườììg xuyên việc chấp hành chế độ thông tin báo cáo theo quy chế. Các cấp lãnh đạo phải trực tiếp hoặc giao cho các bộ phận tham mun theo dõi, giám sát, kiểm tra thường xuyên việc chấp hành quy chế, kịp thời uốn nắn, xử lý đối với những trường hợp chấp hành không tốt chế độ thông tin báo cáo. c) Tăng cườiig cơ sở vật chất kỹ tliuật cho công tác thông tin trên tất cả các mặt: Tính toán và xử lý thông tin, ấn loát và truyền thông. d) Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ thông tin cho cán bộ về các mặt của quy trình công tác thông tin: - Phương pháp, nghiệp vụ thu thập thông tin; - Trình độ và khả năng ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại (máy nhân bản, fax, máy vi tính...) vào công tác thông tin báo cáo; - Trình độ ngoại ngữ. Công tác đào tạo bồi dưỡng này cần được thực hiện trong tổng thể chung của công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công chức nhà nước theo các quy đjnh của các văn hản pháp luật như: Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 874 - TTg ngày 20-11- 1996 về công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ và công chức nhà nước, thông tư liên tịch, Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Giáo dục và Đào tạo số 79 - TTLT ngày 19 41 tháng 9 năm 1997 hướng dẫn thực hiện Quyết định số 874 - TTg của Thứ tướng Chính phủ về công tác đào tạo, bổi dưỡng cán bộ và công chức nhà nước, và các văn bản khác. IV - LẬP CHƯƠNG TRÌNH, K Ế HOẠCH CÔNG TÁC 1. Khái niệm về chưưng trình, ké hoạch công tác Chương trình, kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một bản dự kiến những công việc cơ quan, tổ chức phải làm trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Sự dự báo có tính phưưng hướng, chủ trương trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm gọi là chương trình. Chương trình thông thường có nội dung về những công việc lớn, có ý nghĩa quan trọng, lâu dài của đất nước, địa phương, ngành, lĩnh vực. Những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trong khoảng thời gian ngắn (tháng, quý, năm) thường được trình bày trong bản kế hoạch. Những công việc cụ thể của mỗi tuần được thể hiện bung lịch công tác hay lịch làm việc. Có thể thấy, chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đảm hảo cho những hoạt động đó được thực hiện liên tục, thống nhất, đúng mục đích và yỏu cầu đặt ra; là cơ sở để thủ trưởng và cơ quan, tổ chức chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện các 42 công việc trọng tâm, bảo đảm công việc được thực hiện đúng tiến độ. Chương trình, kế hoạch giúp cho hoạt động của từng cán bộ, công chức và toàn cơ quan có mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, luôn luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể chù động ứng phó tối đa trước những sự kiện bất ngờ nhất. Một chương trình, kế hoạch có tính khoa học sẽ là nhân tố quan trọng khảng định thực hiện tháng lợi những mục tiêu nhiệm vụ đã được đặt ra. 2. Căn cứ đê lập chưưng trình, kế hoạch công tác - Các chi tiêu của Nhà nước và yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức nãng, nhiệm vụ cụ thể cùa mỗi cơ quan; - Chủ trương, quyết định của cấp trên trực tiếp; - Kê hoạch hàng nãm của cơ quan. Những căn cứ nêu trên thường có tính ổn định. Ngoài ra các nhà lập chương trình, lập kế hoạch công tác còn phái quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau: - Tinh hình giao dịch với các cơ quan khác; - Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở; - Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo cũng như biên chế nói chung); - Tiến bô khoa hoc kỹ thuât và thưc trang cải tiến chất lirợng công việc; - Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động của cơ quan... 43 3. Phân loại chương trình, kế hoạch công tác Cãn cứ vào các thông số trên, các nhà lập kế hoạch đưa ra nội đung chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho từng thời gian nhất định. Thông thường, chương trình, kế hoạch công tác được chia thành các loại sau: a) Theo thời gian dự kiến - Dài hạn hoặc chiến lược (5 năm, 10 năm trở lên): xác định các phương hướng và nội dung có tính chất chiến lược; - Trung hạn (từ 1 đến 5 năm): có nội dung cụ thể thể hiện các phương hướng chiến lược của chương trình, kế hoạch dài hạn: - Ngắn hạn (dưới 1 năm): có lịch làm việc cụ thê hoá các nội dung và biện pháp của kế hoạch trung hạn để thực hiện nhằm đạt kết quả cục bộ của công tác quản lý trong những khoảng thời gian ngắn xác định (6 tháng, hàng quý, tháng, tuần, ngày). b) Theo các cấp bậc kếlioạcli trong hệ thống bộ máy hành chính nhà nước - Chương trình, kế hoạch quản lý cấp lãnh đạo do lãnh đạo cấp trung ương hoạch định, bao gồm các nội dung sau: + Mục đích, đường lối, chính sách dài hạn; + Tổ chức đang đi đến đâu? Tại sao? + Kinh phí là bao nhiêu? Cần những tài nguyên nào? + Ai kiểm soát cái gì? + Ai chịu trách nhiệm về công việc gì? Khi nào? ớ đâu? - Chương trình, kế hoạch quản lý cấp trung gian do lãnh đạo cấp tỉnh, thành phố, quận, huyện đưa ra, bao gồm các nội dung sau: + Đạt những mục đích bằng cách nào? + Tài nguyên và phương tiện cần thiết là những gì? Bao nhiêu? + Khi nào thực hiện các chương trình đã được phê duyệt? + Phối hợp các hoạt động chính ở đâu? + Ai kiểm soát những hoạt động này? - Chương trình, kế hoạch quản lý cấp thừa hành do lãnh đạo từng công sở chuyên môn, phòng ban đưa ra, bao gồm các nội dung sau: + Giao công tác cho cá nhân; + Xây dựng thời dụng biểu hoạt động cụ thể: Khi nào? Ở đâu? Làm gì? + Trang bị tiện nghi, cơ sở vật chất cần thiết đảm bảo cho hoạt động của công sở được thuận lợi; + Bố trí và động viên nhân viên; + Báo cáo sự tiến triển của các công tác và những biện pháp điều chỉnh, sửa sai cần thiết; + Điều chỉnh cần thiết, bố trí nhân sự và công việc để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, chương trình, kế hoạch công tác còn có thể là của toàn cơ quan, của từng các nhân, hoặc được chia thành: định kì, bổ sung, kiểm tra, V.V.... 4. Những yêu cầu đối với chương trình, kẻ hoạch Chương trình, kế hoạch có thể được trình bày bằng những 45 loại văn bản với hiệu lực pháp lý khác nhau, song dù thế nào đi nữa, ngoài những yêu cầu đối với một văn bản quản lý nhà nước nói chung, cũng cần phải đảm bảo một số yêu cầu khác nhau như sau: - Trong nội dung của văn bản cần chí rõ danh mục những còng việc dự kiến, người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Trong trường hợp thật cần thiết có thể nêu thêm những chi phí cần thiết, những phương án dự phòng. - Nội dung phải bám sát và thể hiện được những căn cứ xây dựng, bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, mệnh lệnh của cấp trên. - Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên liên hoàn, có trọng tâm, trọng điểm; không đổ dồn công việc sự vụ lên vai các cấp lãnh đạo. - Phải ăn khớp với chương trình, kế hoạch của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương (nếu có liên quan), bảo đảm cân đối giữa chương trình, kế hoạch năm, quý, tháng. - Phái đảm bảo có tính khả thi, tránh ôm đồm, nêu quá nhiều công việc mà khả năng thực hiện không được bao nhiêu; phải phân bố quỹ thời gian sao cho hợp lý (thí dụ, không bố trí họp nhiều ngày liền hoặc vào những thời điểm không thuận lợi như mùa vụ, lễ hội truyền thống...); phải thu xếp sao cho có thời gian dự phòng để điều chinh được khi có những sự kiện bất ngờ xảy ra. Theo quy định tại Chí thị của Thủ tướng Chính phủ sỏ 218/TTg ngày 07 tháng 4 năm 1997 về một số biện pháp cải tiến lề lối làm việc của chính phủ và chế độ thông tin, báo cáo, thì tất cả các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và 46 uý ban nhân dân cấp tinh phải xây dựng chương trình phù hợp với chương trình công tác năm. 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình của Chính phủ, chương trình công tác phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc do cấp mình xử lý liên ngành hoặc phải trình cấp trên giải quyết. Thực hiện đúng nguyên tắc: giải quyết công việc theo thẩm quyền, nhanh chóng, coi trọng công tác phối hợp liên ngành, không đùn đẩy công việc cho cơ quan khác hoặc cho cấp trên. Thủ trưởng các cơ quan được giao nhiệm vụ chủ trì chuẩn bị các đề án trình Chính phủ, Thú tướng Chính phủ (chủ đề án), phải đề ra kế hoạch xây dựng các đề án (phân công bộ phận nghiên cứu, xác định nội dung, phạm vi, các bước tiến hành... dự kiến thời hạn cụ thể của từng giai đoạn). Văn phòng Chính phủ theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch này, bảo đảm mỗi đề án trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phải được chuán bị kỹ về nội dung, đúng trình tự và thời hạn đề ra. Trong quá trình chuẩn bị đề án, chủ đề án đặc biệt chú ý sự phối hựp xử lý liên ngành, trao đổi và tiếp thu ý kiến tham gia của các bộ, địa phương và các chuyên gia để hoàn chỉnh đề án và giải trình rõ lý do đối với ý kiến không được tiếp thu. Các cơ quan được hòi ý kiến phải cử người có đủ thẩm quyền đại diện cơ quan mình nêu ý kiến với chủ đề án. 5. Quy trinh lập chương trình, kế hoạch công tác a) Bước 1 - Nghiên cứu, chọn việc và dự kiến nội dung công việc đưa vào chương trình, k ế hoạch công tác. - Thu thập đầy đú các dữ liệu, các thông tin có liên quan. 47 Cần rà soát hồ sơ về những hoạt động trước đó nhằm xác định những công việc còn tồn đọng và trình tự ưu tiên giải quyết trong thời gian dự kiến sắp tới. - Tham khảo ý kiến của lãnh đạo, các bộ phận có liên quan về sự cần thiết của vấn đề dự liệu, tính khả thi của việc thực hiện, định hướng công việc, nhiệm vụ chủ yếu cần bàn, quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo, v.v... b) Bước 2 - xây dựng dự thảo, trong đó nêu rõ: - Tên gọi của chương trình, phạm vi thời gian và đối tượng thực hiện; - Tên công việc cần giải quyết (một cách khái quát và rõ); - Hình thức giải quyết; - Thời gian thực hiện; c) Bước 3 - Trình lãnh dạo và ban hành chính thức đ ể tổ chức tliực hiện. d) Bước 4 - T ổ chức triển khai thực hiện chương trình, kê hoạch. Cần địnli kỳ kiểm tra, đánh giá và kịp thời diều chỉnh khi cần. V - TỔ CHÚC HỘI HỌP 1. Khái niệm về hội họp Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc CÓ tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận ý kiến để tư vấn, kiến nghị. Theo quan niệm này, có hai loại mục đích của cuộc họp. Trước hết, họp để thông qua quyết định có tính bắt buộc (tính 48 nhà nước hoặc tính tổ chức), và thứ hai, họp để đưa ra các khuyến nghị, tu vấn (tính tham mưu, giúp việc). Trong phần này chỉ đề cập đến hội họp có tính khuyến nghị, tư vấn trong cơ quan, tổ chức có liên quan đến hành chính vãn phòng. 2. Ý nghĩa của hội họp Việc tổ chức hội họp có ý nghĩa thiết thực trên các phương diện sau: - Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao; - Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị; - Khai thác trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh; - Phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ; - Nếu tổ chức tốt, trong nhiều trường hợp hội họp cũng có thổ đem lại những lợi ích kinh tế đáng kể. 3. Phân loại hội họp 3.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý a) Hội họp bàn bạc, ra quyết định: Tuỳ theo tính chất,phạm vi và mức độ quan trọng có thể tổ chức hội họp (hội nghị, hội thảo) chuyên đề với sự tham gia của các ngành, các cấp, các :vp 49 đối tượng có liên quan để thu thập ý kiến nhằm phản ánh đúng đắn tình hình, tâm tư, nguyện vọng chung và đảm bảo cho các quyết định có tính khả thi cao. b) Hội họp p h ổ biến, triển khai nhằm mục đích phổ biến, quán triệt những tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, hoặc bàn bạc, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động đê triển khai những quyết định đã thông qua. c) Hội họp đôn đốc, kiểm tra nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc nếu có. d) Hội họp sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra phương hướng cho những hoạt động tiếp theo. 3.2. Cán cứ vào tính chất và mục đích của hội họp a) Hội họp trao đổi thông tin nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt xử lý những thông tin liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình để kịp thời học tập, vận dụng hoặc rút kinh nghiệm trong công tác nhằm đạt hiệu quả cao hơn. b) Hội họp triển khai công việc để phổ biến, giải thích các quyết định, chủ trirơng mới nhằm thống nhất chương trình, kế hoạch hoạt động. c) Hội liọp mở rộng dân chủ nhằm tạo cơ hội cho mọi người phát biểu ý kiến, thể hiện ý nguyện của mình về những chú trương, biện pháp mới, tạo sự thống nhất cao trong thực hiện. dị Hội họp giải quyết vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình huống cụ thể phát sinh trong quá trình thực 50 hiện quyít định nhằm tạo sự nhất trí cao về mặt nhận thức và quyết tãn trong hành động với mục tiêu tạo ra những chuyển biến rõ Tét trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị. 3.3 Căn cứ vào hình thức hội họp a ) Hội họp chính thức được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo. b) Hội họp không chính thức được tổ chức trong diện hẹp, không cống khai hoặc mang tính chất nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đé quan trọng có nội dung bí mật hoặc không nên hay chưa cần phổ biến rộng rãi. 4. Quy trình tổ chức hợi họp 4.1. Chuẩn bị hội họp a) Xúc định mục đícli, tính chất và nội dung cuộc họp: sắxếp trong chương trình nghị sự những vấn đề quan trọng; bô trí thời gian cần thiết để thực hiện đầy đủ chương trình, xác định cụ thê từng người chịu trách nhiệm báo cáo hoặc tham luận. Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc đê có sự chuẩn bị nội dung cho chu đáo. K ế hoạch hội họp có thể lập trong từng tháng, quý hoặc cả năm. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau: - Tên buổi hội họp; - Thnri gian họp: - Thành phần tham dự họp; - Địa điểm họp; - Phương tiện kỹ thuật, vật chất phục vụ cho cuộc họp; 51 - Nội dung họp; - Các chương trình khác (tham quan, biểu diễn văn nghệ, chiêu đãi v.v...). Ngay từ khâu lên chương trình, kế hoạch hội họp đã cần phải trả lời cho một số câu hỏi sau đây: - Tại sao phải tổ chức hội họp? Nội dung hội họp là gì? Hội họp nhằm mục tiêu nào? - Nội dung cần được chuẩn bị như thế nào? Có mấy báo cáo, tham luận? Những ai sẽ phát biểu? - Cần mời những ai? Những ai là người sẽ đồng tình? Có thể có những ý kiến phản đối nào? Trong trường hợp đó cần phản ứng ra sao? - Hội họp sẽ được tổ chức như thế nào? Có chuẩn bị những điều kiện vật chất gì? Cần bao nhiêu kinh phí, lấy ở đây? Huy động nguồn nhân lực nào? - Sau hội nghị sẽ triển khai công việc như thế nào? v.v... b) Quy định thành phần họp: Cần lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời. Khi cần thiết phải gửi trước đề cương nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến họp được hay không. c) Xác định thời gian họp: ngày, giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành; đối với các đại biểu ở xa cần quy định việc đi lại, bố trí ăn ở... d) Lựa chọn và trang trí phòng họp: cần đặt phòng họp bằng văn bản, đảm bảo đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng, phấn, khẩu hiệu, cờ, hoa, v.v... 52 đ) Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác. e) Làm và kịp thời gửi giấy mời: Giấy mời cần có nội dunnhư: người được mời, nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp, thành phần họp, các giấy tờ cần thiết mang theo, các yêu cầu nghỉ lại, các khả năng dịch vụ, dự kiến kinh phí... g) Chuẩn bị việc ghi biên bán và làm các văn kiện cho hội nghị. lì) Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị. 4.2. Tiến hành cuộc họp a) Đón dại biểu Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu (nếu có): b) Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận - Trước lúc khai mạc đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ, tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ trong các trường hợp có liên quan, v.v... - Giới thiệu chủ tịch đoàn, đoàn thư ký, các đại biểu tham dự. Chủ toạ đọc diễn văn khai mạc hội họp. Diễn văn cần ngắn gọn, súc tích, nêu được mục đích chính, những tư tưởng mà hội họp hướng tới, tuy nhiên không bình luận, hoặc khẳng định nliững vấn đề có tính kc't luận. Cuối bùi diễn văn là lời chào mừng và chúc thành công. - Trình bày báo cáo và tham luận: Các báo cáo và tham luận cán được phân loại và sắp xếp sao cho hợp lý, có tính liên hoàn và tạo tính thống nhất của chủ đề cuộc họp. Đầu tiên là 53 trình bày những báo cáo chính, sau đó đến các báo cáo, tham luận bổ sung. Các báo cáo, tham luận bổ sung thông thường có nội dung nhằm làm rõ một số vấn đề về nhận thức lý luận đã được thực tiễn khẳng định hoặc đang còn bàn bạc, tranh luận để tìm ra các giải pháp tối ưu, đó cũng có thể là sự phổ biến những cách làm hay, kinh nghiệm tốt, sáng kiến mới liên quan đến vấn đề còn vướng mắc, khó khăn v.v... cần bàn bạc để tháo gữ. Trong trường hợp cần thiết, cần duyệt trước nội dung của báo cáo tham luận bổ sung nhằm đảm bảo cho chương trình hội họp không bị phá vỡ hoặc mất phương hướng gây mất đoàn kết giữa các thành viên tham gia. - Tiến hành thảo luận về những vấn đề đặt ra: Một cuộhọp không có thảo luận sẽ không còn là cuộc họp với tinh thần và những mục tiêu dân chủ của nó. Có thể thảo luận toàn thể hoặc theo từng nhóm. khối. Trong quá trình thảo luận, người điều hành cần biết cách điều chỉnh và gợi ý cho các thành viên tham dự đi vào trọng tâm của vấn đề. Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần được tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước; mỗi người phát biểu nêu trong thời gian tối đa từ 10 - 15 phút. Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ. c) Ghi biên bản Biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc vào một thời gian nhất định sau đó. Trong điểu kiện cho phép có thê tiến hành hoàn thiện ngay các văn kiện có liên quan. d) B ế mạc Báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận. Cuối cùng có thể có diễn văn bế mạc. 54 4.3. Cóng việc sau hội họp Sau cuộc họp thường có các công việc sau: a) Hoàn thiện các văn kiện; b) Thông bátì cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp; c) Lập hổ sơ cuộc họp: Đối với cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên bản, còn đối với các hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Hồ sơ này thông thường bao gồm: - Giấy mời, giấy triệu tập; - Danh sách đại biểu; - Danh sách những người tham dự; - Lời khai mạc; - Các báo cáo tham luận, lời phát biểu; - Nghị quyết cuộc họp; thư quyết tâm (nếu có); - Biên bản; - Lời bẻ' mạc. d) Tlìanli quyết toán những chi phí cho cuộc họp. đ) Triển khơi các nội dung đã được thông qua rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp. 5. Quản lý nhà nước đối với công tác hội họp Việc tổ chức các cuộc họp là một bộ phận quan trọng trong công tác điều hành, quản lý. Ngay từ những ngày đầu cúa nền cộng hoà, Nhà nước ta đã có sắc lệnh 63-SL ngày 22 - 11 - 1945 về định kỳ họp thường lệ của HĐND tỉnh bôn tháng một lần, Sắc lệnh sô 153 - SL ngày 17 - 11- 1950 về sửa đổi Điều 55 104, Sắc lệnh số 63- SL ngày 22 - 11- 1945 về định kỳ họp thường lệ của HĐND tỉnh ba tháng một lần. Cần lưu ý các văn bản như: Quy định của Hội đồng Chính phủ số 76 - CP ngày 24 - 5 1961 về chế độ hội họp, học tập của cán bộ, công nhân, viên chức nhà nước; chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng số 4 0 - CT ngày 24 tháng 1 năm 1985 về việc thực hiện triệt để tiết kiệm trong những ngày lễ, kỷ niệm lớn và các chi tiêu khác trong quản lý hành chính: Chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng số 231 - CT ngày 24 - 6 - 1992 về việc tổ chức và quản lý các hội nghị, hội thảo tại nước ta, v.v... v ề chế độ chi tiêu hội nghị cần được thực hiện theo các quy định của Thông tư của Bộ trường Bộ Tài chính số 63-TC/HCSN ngày 07 - 8- 1995 quy định chế độ chi tiêu hội nghị, Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính số 93/1998/T T - BTC ngày 30 - 6 - 1998 quy định chế độ chi tiêu cho hội nghị. Từ trước đến nay, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm tới vấn đề tiết kiệm và coi việc thực hành tiết kiệm là một chính sách lớn, đặc biệt là vào những thời điểm đất nước đứng trước những thử thách lớn. Trong những năm tiến hành đổi mới đất nước, việc thực hiện chính sách tiết kiệm nói chung đã có những chuyển biến nhất định, nhưng kết quả còn rất hạn chế, thậm chí, ở một sô' nơi tệ lãng phí, phô trương hình thức vẫn còn nghiêm trọng và có chiểu hướng phát triển. Để đề cao hơn nữa chính sách tiết kiệm và việc thực hiện mang lại hiệu quả thiết thực, cần nhận thức được một cách rõ ràng rằng: việc tổ chức các ngày kỷ niệm lớn cần thiết phải có sự chỉ đạo thống nhất để việc tổ chức đạt được kết quả thiết thực và tiết kiệm chi tiêu tiền bạc, vật tư, hàng hoá và công sức. Việc tổ chức kỷ niệm cần xác định rõ mục đích, yêu cầu thiết thực nhằm phát huy truyền thống đề cao tinh thần làm chủ tập thể, gây tinh íhần phấn khởi, tin tưởng 56 để tạo nên sức mạnh tinh thần mới thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, công tác và chiến đấu, phục vụ chiến đấu... đồng thời phải thực hành tiết kiệm, chống mọi sự lãng phí sức người, sức của. Thủ trưởng các ngành, các cấp cần xét duyệt chặt chẽ chương trình tổ chức các ngày lễ, ký niệm về nội dung, hình thức, quy mô, thời gian hội họp, vui chơi, chi phí về tài chính, lương thực, vật tư, hàng hoá... Việc tổ chức hội họp, tổng kết công tác cũng cần tổ chức chặt chẽ nhằm đạt kết quả thiết thực, nhưng hết sức tiết kiệm. Phải coi việc tổng kết kinh nghiệm, phát huy sáng kiến, phát hiện nhân tố mới để thúc đẩy sàn xuất và công tác ngày càng tiến bộ hơn. Chú ý cải tiến cách hội họp. hạn chê thời gian ở mức cần thiết. Việc khen thưởng các cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc, kể cả bằng lợi ích vật chất, là cần thiết, nhưng phải theo các quy chế hiện hành của Nhà nước, không được sử dựng tiền bạc hay hàng hoá để thưởng quá mức. Việc triệu tập các hội nghị toàn ngành của các cơ quan trung ương cần tuân theo đúng Chỉ thị số 147 - CT ngày 23 - 5 - 1983 của Chả tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ). Cần hết sức coi trọng việc chuẩn bị tốt nội dung hội nghị, quản lý chặt chẽ thành phần tham dự, thời gian hội họp để bảo đảm hiệu quả cao và tiết kiệm chi tiêu. Trong trường hợp thật cần thiết, chủ yếu do yêu cầu của công tác, mới tổ chức hội nghị toàn ngành tại địa phương để tránh gây phiền hà, khó khãn cho địa phương; nhưng các ngành phải thảo luận và thảo luận trước với địa phương và phải được Thủ iưỏng Cliính phủ cho phcp; cốc ngành không được ycu cầu các địa phương đài thọ thêm chi tiêu cho hội nghị. Việc mời khách và đón tiếp khách nước ngoài phải theo đúng các quy chế của Nhà nước, đúng chế độ, phù hợp với điều kiện của đất nước; tiết kiệm mọi chi tiêu về trang hoàng, xe cộ, tiệc tùng, quà 57 cáp...; hạn chế việc sử dụng quá nhiều xe con, hạn chế đến mức tối thiểu số cán bộ nhân viên tuỳ tùng. Cần thường xuyên soát xét lại các chế độ chi tiêu về hành chính, sự nghiệp đê’ vừa bảo đảm được yêu cầu cần thiết của cống việc, vừa thực hành triệt để tiết kiệm, phải kiên quyết xoá bỏ tệ phô trương hình thức, xa hoa lãng phí, ăn uống linh đình, quà cáp, tuỳ tiện mua sắm, chi tiêu sai chế độ gây ảnh hưởng xấu trong quan hệ nội bộ cũng như với nhân dân. Các bộ, tổng cục, uỷ ban nhân dân các tỉnh, huyện không được bắt các cơ sở sản xuất kinh doanh trực thuộc đóng góp kinh phí hoặc sản phẩm cho mình đê tổ chức hội nghị và chi tiêu vào việc ăn uống, quà cáp... Theo tinh thần của công văn của Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng sô' 4233 - TH ngày 27 - 12 - 1990 về việc hội nghị tổng kết hàng năm, chí trong trường hợp thật cần thiết, các bộ ngành và địa phương mới tổ chức hội nghị tổng kết toàn ngành. Không nhất thiết phải tổng kết hàng năm. Nội dung tổng kết phải thiết thực, đúc rút kinh nghiệm về chỉ đạo và điều hành, đề ra được những chính sách và biện pháp cụ thê để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của ngành, địa phương, chống phô trương hình thức, triệt để thực hành tiết kiệm theo đúng những quy định trong Chí thị 349 - CT ngày 24 - 12 - 1990 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. Việc tổ chức hội nghị tổng kết toàn ngành ở trung ương phải được Thủ tướng Chính phủ cho phép. Các bộ, ngành phải trình báo tổng kết để Thủ tướng Chính phủ xem xét và quyết định. Khi được phép của Thủ tướng mới được triệu tập họp tống kết. Thời gian tổ chức hội nghị tổng kết toàn ngành phải được bố trí vào thời điểm thích hợp, đặc biệt tránh những ngày đầu năm và cuối năm. 58 Cán thấy rằng, cùng với sự gia tăng tiến trình hội nhập quốc tê và khu vực của nước ta, trong những năm gần đáy, nhiều hội nghị, hội thảo có sự tham gia và tài trợ của nước ngoài với quy mó và nội dung khác nhau đã được tổ chức tại nước ta. Nhìn chung, nhiều hội nghị, hội thảo thuộc loại này (không bao gổm các hội nghị tổng kết hàng nãm của các ngành, các địa phương và các hội nghị triển khai các chỉ thị, nghị quyết, các chủ trương công tác mới cùa Đảng và Nhà nước). V I- TIẾP KHÁCH 1. Khái niệm "tiếp khách" Trong tổ chức hoạt động nhà nước, tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để Nhà nước tiếp xúc với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước. Tiếp khách được thực hiện không chi nhằm để giao tiếp xã hội thuần tuý, đám báo hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý, mà còn tạo cho các nhà quản lý có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bên ngoài. Tuỳ theo chức nãng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân mà việc tiếp khách có thể chiếm nhiểu hay ít thì giờ của nhà quán lý, song trung bình vào khoảng 20%. Điều đó cho thấy cần sắp xếp lịch công tác của nhà quản lý sao cho hợp lý, kết liựp hài hoà giữa các hoại động khác nhau, đảm bảo viẹc liếp khách không làm gián đoạn, ảnh hưởng đến công việc chung, mà thực sự là công cụ đắc lực hỗ trợ cho việc đạt hiệu quả cao trong công tác. Tuy nhiên, dù tiếp khách hết bao nhiêu thời 59 gian, tiếp những loại khách nào cũng không quan trọng bằng việc phải ý thức được rằng nên (và phải) tiếp khách như thế nào để "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi". Dù sao thì phong cách tiếp khách cũng là một hình thức thể hiện những đặc trưng cơ bản của bộ máy công quyền. Để cho chính quyển thực sự trở thành "của dân, do dân và vì dân" thì không thể chỉ nêu những lý luận cao siêu, mà phải thực hiện từ những việc nhỏ nhất, phải hết sức "dân chủ", làm sao cho chính quyền trở nên gần dân, biết lắng nghe dân và lo được nỗi lo của dân. Thực tế ở một số nơi cho thấy, khi giải quyết công việc của công dân và tổ chức có nhu cầu, một số công chức ở nhiều ngành, nhiều cấp trong cơ quan nhà nước chưa biểu lộ tinh thần trách nhiệm cao, thái độ phục vụ chưa tốt, còn gây nhiều phiền hà, nhũng nhiễu, hạch sách khiến nhân dân bất bình. Tất nhiên, dân chủ hoá hoạt động tiếp khách không có nghĩa là "dân dã hoá" nó, mà phải "nghi thức hoá" đến mức tối đa cần thiết phù hợp với truyền thống dân tộc và tập quán quốc tế, đảm bảo tính trang trọng của những nghi thức nhà nước, đồng thời không trở thành rào cản giữa các cơ quan công quyển với nhân dân. Cần phân loại khách để bô trí tiếp chu đáo, phù hợp với từng đối tượng khách. Khách có thể là bên ngoài hoặc nội bộ, cũng có thể là khách theo lời mời chính thức hoặc khách vãng lai, cũng có thể đó là khách giao dịch, khách đến yêu cầu giải quyếl những công việc hành chính nào dó, khách thãm viếng xã giao, v.v... Nhưng dù là khách nào đi nữa cũng cần phải bô' trí tiếp đón lịch sự, đạt được những mục tiêu giao tiếp của cuộc viếng thăm. 60 2. Tổ chức tiếp công dân có đề nghị, yêu cầu, khiếu ntô cáo Phái thừa nhận một thực tế trong những năm đổi mới vừa qua, chúng ta đã đạt được không ít thành tựu trên con đường cải cách nền hành chính, song cũng vẫn còn “không ít công chức nhà nước khi tiếp và giải quyết công việc của dân có thái độ thiếu tôn trọng nhân dân, cửa quyền, ban ơn, thậm chí sách nhiễu, đòi hối lộ. Tinh hình giải quyết công việc như vậy không những làm mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc của cơ quan, đơn vị, của nhân dân, mà còn là nguyên nhân chính làm tộ tham nhũng phát triển, gây bất bình và làm giảm lòng tin của nhân dân đối với Nhà nước" (Nghị quyết của Chính phủ số 38/CP ngày 04 - 5 - 1994). Trước tình hình như vậy, ngày 07 tháng 8 năm 1997 Chính phủ đã ban hành Quy chế tổ chức tiếp công dân, kèm theo Nghị định số 89/CP, sau đó ngày 25 tháng 9 năm 1997 Thanh tra Nhà nước đã có Thông tư số 1178/TT - TTNN hướng dẫn thực hiện Nghị định nêu trên, theo đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước các cấp, các ngành, đơn vị lực lượng vũ trang (gọi tắt là cơ quan, đơn vị) có trách nhiệm tổ chức tiếp công dân đến trình bày khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị, nhằm tiếp nhận các thông tin, kiến nghị, phản ánh góp ý những vấn đề liên quan đến chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước, công tác quản lý của cơ quan, đơn vị; tiếp nhận khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyển giải quyết của thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình để xem xét ra quyết định, kết luận giải quyet hoạc trả lời cong đan biet theo dùng thời hạn quy định của pháp luật về giải quyết kinh nghiệm, tố cáo của công dân; hướng dẫn công dân thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo đúng chính sách, pháp luật, để cơ quan có thẩm quyền xem xét và giải quyết. 61 Các cơ quan, đơn vị phải tổ chức nơi tiếp công dân tại địa điểm thuận tiện, khang trang, lịch sự, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết để công dân đến trình bày khiếu nại, tô cáo, kiến nghị, phản ánh được dễ dàng, thuận lợi; phải có phòng tiếp và phòng chờ thoáng mát, trang bị quạt điện (nơi có điện), có đủ bàn ghế, nước uống, sách báo, nhất là sách báo về luật pháp liên quan đến khiếu nại, tố cáo để lúc chờ đợi công dân có thể tham khảo. Tại nơi tiếp công dân phải niêm yết ngày, giờ tiếp, nội quy tiếp công dân, đồng thời phải niêm yết quy trình, hướng dẫn công dân khiếu nại, tố cáo theo thủ tục pháp luật hoặc theo Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính để mọi người biết và thực hiện. Cơ quan công an phụ trách địa bàn cùng thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phối hợp, tổ chức bảo vệ để bảo đảm an toàn, trật tự nơi tiếp công dân. Tại trụ sở tiếp công dàn của Trung ương Đảng và Nhà nước phải bô' trí người làm công tác bảo vệ thường trực. Bộ Công an chỉ đạo Công an Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm cử lực lượng phối hợp với bộ phận thường trực của trụ sở tiếp công dân để bảo vệ an ninh, trật tự khu vực trụ sở tiếp công dân của tỉnh, thành phó' trực thuộc trung ương, công an tỉnh, thành phô chỉ đạo công an huyện, quận, thị xã, phường sở tại có trách nhiệm bảo đảm trật tự, an toàn nơi tiếp công dân. Việc bảo vệ nơi tiếp công dân của bộ, sở, ban, ngành, quận, huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo công an phụ trách địa bàn đảm bảo giữ gìn trật tự an toàn khi tiếp công dân. Thủ ưưởng cơ quan, dưn vị có nưi liếp công dân chủ động phối hợp chặt chẽ với cơ quan công an để thực hiện tốt việc bảo đảm trật tự an toàn nơi tiếp công dân. Nơi tiếp công dân của cấp tỉnh, thành phô trực thuộc trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cần bố trí việc 62 tiếp cônig dán của cấp uý Đảng, hội đồng nhân dân, uỷ ban nhân dân và imột địa điểm chung để công dân trực tiếp đến trình bày khiếu nại, tố cáo, phản ảnh, kiến nghị được thuận tiện. Nơi tiếp công dâm chung của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cần có sự th;am gia của đoàn đại biểu Quốc hội cùa tinh, thành phố. Nơi tiếp công dân của tỉnh, thành phố, huyện, quận, thị xã, thành phô thuộc tỉnh bô trí ở địa điểm công dân dễ tìm và thuận tiện cho việc đi lại. Ở xã, phường, thị trấn, tổ chức nơi tiếp công dân tại trụ sở làm việc cùa uỷ ban nhân dân. Đối với các bộ, ngành ở trung ương, sở, ban ngành thuộc uý ban nhân dân tinh, thành phố và các cơ quan, tổ chức khác bò trí nơi tiếp công dân tại trụ sở làm việc cùa cơ quan, đơn vị mình. Thú trường cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí cán bộ chuyên trách tiếp công dân. Cán bộ được giao nhiệm vụ tiếp dân phái là người có phẩm chất tốt, liêm khiết, trung thực, có năng lực chuyên môn, am hiểu thực tế, nắm vững chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, thực sự có nhiệt tình và trách nhiệm đôi với nhiệm vu được giao. Chủ tịch uỷ ban nhân dân tinh, thành phố trực thuộc trung ưang. Chù tịch uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phô thuộc tỉnh phải bô trí nơi tiếp công dân của cấp mình và dành thời gian tiếp dân ít nhất 1 ngày trong tháng, không kê trường họp phải liếp tlico yÊu cầu khẩn thiếi. Phải bó trí dử cán bọ thường trực để thường xuyên tiếp công dân. Chú tịch uý ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách Iihiệm tiếp công dân tại trụ sở uý ban ít nhất 2 buổi trong tuần, 63 không kể các trường hợp phải tiếp theo yêu cầu khẩn thiết. Thủ trưởng các bộ, ngành ở trung ương và các sờ ngành ở địa phương, tổ chức nơi tiếp công dân tại trụ sở làm việc của cơ quan mình và cử cán bộ chuyên trách tiếp dân thường xuyên. Thủ trưởng các Bộ: Nội vụ, Quốc phòng, Xây dựng, Tài chính, Lao động - Thương binh và Xã hội, Giao thông vận tải, Y tế, Giáo dục và Đào tạo, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Tổng cục Địa chính định kỳ tiếp dân ít nhất 1 ngày trong tháng, không kể các trường hợp phải tiếp theo yêu cầu khẩn thiết. Thủ trưởng các bộ, ngành khác căn cứ tình hình cụ thể bố trí thời gian để tiếp dân cho phù hợp với đặc điểm của cơ quan, đơn vị mình, nhưng ít nhất 1 buổi trong một tháng. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện việc tiếp dân để nghe, xử lý và chỉ đạo giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân thuộc lĩnh vực mình quản lý; chỉ đạo kịp thời các cơ quan chức năng thuộc quyền mình quản lý thẩm tra, xác minh, đề xuất, kiến nghị giải quyết khiếu nại, tố cáo theo đúng thời hạn quy định của pháp luật về giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân; căn cứ quy chế tiếp dân hiện hành, tổ chức và quy định trách nhiệm cụ thể nơi tiếp công dân của cơ quan, đơn vị mình. Trụ sở tiếp dân của Trung ương Đảng và Nhà nước được đặt tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Thanh tra Nhà nước phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Trung ương Đảng, uỷ ban Kiểm tra Trung ương bố trí đủ cán bộ làm nhiệm vụ thường trực tiếp dân tại trụ sở. Tổng Thanh tra Nhà nước cử một cán bộ cấp vụ phụ trách công tác tiếp dân tại trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước. Các Bộ này có trách nhiệm chủ trì thực hiện việc phối hợp những 64 cán bộ (Cia các cơ quan liên quan tham gia tiếp công dân tại trụ sở để tiiê), hướng dẫn, trả lời cống dân; tổ chức kiếm Ira, đòn đốc, yêu :ầu thủ irưởng các bộ, ngành, chủ tịch uỷ ban nhân dân các cấp tả lời việc giải quyết các vụ khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của côạgdân do cán bộ tiếp công dân của Trung ương Đáng và Nhà nước tại trụ sở chuyển đến; báo cáo với các đồng chí lãnh đạo Đảní và Nhà nước về tình hình vụ việc, kết quả tiếp cóng dân tại tri sờ khi có yêu cầu; chuán bị hồ sơ, tài liệu, tổ chức để các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước tiếp công dân khi có yêu cầu; hực hiện chê độ báo cáo với Tổng Thanh tra Nhà nước để tổng hợp báo cáo lên Trung ương Đảng, Quốc hội và Chính phú về cóng tác tiếp công dân của trụ sở; và quản lý tài sản tại trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước. Cán bộ tiếp công dân chí được tiếp công dân đến khiếu nại tại công si, không được tiếp tại nhà riêng. Khi làm nhiệm vụ, cán bộ tiếp công dân phải mặc trang phục chỉrh tề, đeo thẻ công chức theo quy định, tự giới thiệu chức vụ cùa mình để người được tiếp biết. Khi tiếp công dân, cán bộ tiếp công dân có nhiệm vụ lắng nghe, ghi chép vào sổ theo dõi tiếp công dân đầy đú nội dung do công dân trình bày; nếu khiếu nại, tố cáo có căn cứ đúng thẩm quyền của cơ quan mình phải giải quyết thì tiếp nhận đớn, báo cáo thủ trưởng cơ quan đơn vị mình đê xem xét, giải quyết; khi cần thiết phải yêu cầu công dân ký xác nhận những nội dung khiếu nại, tố cáo; tiếp nhận và phải viết biên nhận đầy đủ đối với các tài liệu, giấy tờ liên quan đến việc khiếu nại, tố cáo do công dân cung cấp; trong trường hợp khiếu nại, tố cáo không thuộc thám quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết; nếu khiếu nại, tô •VI* 65 cáo đã được cơ quan có thám quyền xem xét có văn bản hoặc quyết định giải quyết đúng chính sách pháp luật thì cần trả lời rõ và yêu cầu công dân chấp hành. Khi tiếp công dân, cán bộ tiếp công dân có quyền từ chỏi không tiếp những trường hợp đã được kiểm tra xem xét, xác minh đã có quyết định hoặc kết luận giải quyết của cơ quan có thẩm quyển theo quy định của pháp luật và trả lời đầy đủ cho đương sự; không tiếp những người đang trong tình trạng say rượu, tâm thần và những người vi phạm quy chế, nội quy nơi tiếp cống dãn; yêu cầu công dán trình bày đầy đủ, rõ ràng những nội dung khiếu nại, tố cáo, lý do và những yêu cầu giải quyết, cung cấp các tài liệu chứng cứ liên quan đến việc khiếu nại, tô' cáo. (Trường hợp công dân trình bày bằng miệng các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, nếu thấy cán thiết thì yêu cầu viết thành vãn bản và ký tên xác nhận). Khi nhận được các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân do những nơi tiếp công dân chuyển đến thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết phải xem xét giải quyết kịp thời đúng thời hạn do pháp luật quy định. Trường hợp đã có quyết định hoặc kết luận giải quyết thì trả lời cho đương sự theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo, đồng thời thông báo cho nơi tiếp công dán đã chuyển vụ việc đó biết. Những khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh do cán bộ tiếp công dân của trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước chuyên đến, nếu thủ trưởng các cơ quan có thẩm quyền để quá thnri hạn quy định mà không giải quyết, thì ngưòri phụ trách công tác tại trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đàng và Nhà nước có quyền yêu cầu thủ trưởng cơ quan đó giải quyết kịp thời, nếu yêu cầu đó không được chấp hành thì có quyền báo cáo với cấp có thẩm quyền để có biện pháp xử lý, riêng trường 66 hợp khiếiunại thì có quyến thông báo công khai trên các phương tiện thỏni£tin dại chúng. Đốíi với những khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ảnh do cán bộ mo tiếp công dân của các cấp, các ngành chuyên đến cơ quan có tiám quyền giải quyết, nếu thủ trưởng cơ quan đó đê quá thời lạn quy định mà không giải quyết thì người phụ trách công tác tũ nơi tiếp công dân đã chuyên vụ việc, phải có quyền kiến nghị hú trưởng cấp mình có biện pháp xử lý. Về phía các công dân cũng cần có ứng xử với cán bộ tiếp dân phù híp với các quy định cùa pháp luật hiện hành và những yêu cầu vt phép lịch sự tối thiểu. Khi iến nơi tiếp công dân, cống dân có quyền được hướng dẫn, giải ửúch, trả lời về những nội dung mình trình bày; được quyển khiằu nại tố cáo với thủ trưởng trực tiếp của người tiếp công dân nếu họ có những việc làm sai trái, gây cản trở, phiền hà, sách miễu trong khi làm nhiệm vụ; được yêu cầu giữ bí mật họ tên, địi chi người tố cáo. Đồng thời công dân có nghĩa vụ xuất trình giấy tờ tuỳ thân như chứng minh nhân dân; giấy mời (nếu công dân không trực tiếp đến thì có thể uỷ quyền cho một số thân nhân là cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc anh, chị, em ruột, những nguời này phải có giấy uỷ quyền, phải có chứng nhận của cơ quan co thẩm quyền); nghiêm chinh tuân thủ nội quy nơi tiếp công dân và sự hướng dẫn của cán bộ tiếp công dân; trình bày trung thực sự việc, cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cán của mình khi có yêu cầu; ký xác nhận những nội dung đã trình bày. Trường hợp có nhiều người đến nơi tiếp công dân đê khiếu nại, tố cáo cùng một nội dung phải cử đại diện để trình bày với cán bộ tiếp công dân. 67 3. Tổ chức tiếp khách viếng thăm , giao dịch Ngoài việc tiếp công dân đến giải quyết công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của họ, các cơ quan, tổ chức còn phải thường xuyên, liên tục tiếp khách đến giao dịch, thãm viếng. Chính vì vậy, việc phân loại khách và bố trí việc tiếp khách sao cho phù hợp là một bộ phận quan trọng của các tác nghiệp hành chính trong cơ quan, tổ chức. 3.1. Đón tiếp khách Việc tiếp khách đến giao dịch cần được tiến hành đảm bào những yêu cầu nhất định. Trước tiên, cần bô' trí phòng thường trực cơ quan để khách ngồi đợi trước khi vào làm việc. Tại đây cần treo bảng nội quy tiếp khách có nội dung ngắn gọn đê khách biết cần phải làm gì khi có việc đến giao dịch. Nhân viên trực tiếp có trách nhiệm niềm nở và chào hỏi khách đến gập ai, đã có hẹn trước chưa, v.v... Sau đó, nhân viên trực nhanh chóng thông báo chính xác về sự hiện diện của khách để người có trách nhiệm kịp thời đón khách. Trong nhiều trường hợp, người có khách cần ra tận phòng thường trực để đón và hướng dẫn khách về phòng làm việc của mình. Lãnh đạo cơ quan có thể thân hành đón khách hoặc thông qua thư ký. Có thể thấy, người thư ký có vai trò hết sức quan trọng, nhất là trong việc lễ tân của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ đó là nhân vật đại diện đầu tiên của cơ quan, tổ chức gặp khách, tạo nên ấn tượng đầu tiên cho khách. Thêm nữa, người thư ký không chi làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số khách đến giao dịch với lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Người thư ký giỏi là người biết chọn lọc chính xác sẽ cho ai gặp lãnh đạo và ai là người mình 68 có thể tự tiếp. Người thư ký có trách nhiệm đón khách một cách niềm nở, thân thiện, bình tĩnh, trả lời một cách có ý thức, rõ ràng và lề độ. Nếu đang bận nói chuyện qua điện thoại hoặc một việc gì khác không thê’ đừng, thì người thư ký vẫn phải chào hỏi khách hàng để khách biết và sẽ được tiếp ngay sau khi người thư ký xong việc. Đối với khách đến lần đầu, người thư ký phải giới thiệu tên mình trước, sau đó khéo léo hỏi tên khách. Khi khách không chịu tự giới thiệu, không cho biết mục đích cuộc viếng thăm, người thư ký phải hết sức bình tĩnh và khéo léo với khách để có được những thông tin cần thiết, nếu không thì báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết. Khi khách đưa danh thiếp, người thư ký cần phải nhanh chóng nắm lấy những thông tin cần thiết về khách thông qua danh thiếp đó. Trong điều kiện cần thiết có thể và cho phép người thư ký phải chủ động giải quyết một sô công việc nhất định trong tiếp khách, song không vì thế mà lạm dụng vượt quá chức trách của mình và để cho khách ra khỏi văn phòng với cảm giác là công việc của họ chưa giải quyết đúng nơi đúng chốn. Việc từ chối tiếp một người khách nào đó phải được thực hiện hết sức thận trọng, lịch sự. Người thư ký cũng có trách nhiệm chào khách lúc khách làm việc xong với lãnh đạo và ra về. Cơ quan, tổ chức không thụ động chờ đợi khách mà còn theo sáng kiến của mình mời khách tới. Đê mời khách có thể gửi giấy mời, nhắn qua ai đó hoặc gọi điện thoại để thông báo. Nếu cuộc gặp gỡ đó mang tính chính thức thì nhất định phải có văn bản thế hiện mời (công vãn mời, giấy triệu tập, giấy mời). Văn bản khiến những khách có trách nhiệm phái có mặt sẽ tới dự; giúp cho những người đã nhận lời mời. Vãn bản mời phải được chuán bị chu đáo và gửi sớm cho người được mời. 69 Giấy mời phải được soạn tháo sao cho ngắn gọn mà vẫn đầy dủ những thông tin thiết yếu về người mời, thể thức xã giao (hình thức mới: chính thức, thân thiện...), người được mời, lý do mời, thời gian dự kiến cho hoạt động, địa điểm, phương thức trả lời, trang phục, phương tiện đi lại, chỗ trú lại qua đêm (nếu cần). Nên soạn thảo sao cho nội dung văn bản được thể hiện dưới dạng một câu duy nhất, không có dấu ngắt cáu: giấy mời phải được đọc liền một mạch. Trong trường hợp mời mang tính chính thức, cần làm công văn mời họp. Đó là văn bản để các cơ quan nhà nước triệu tập chính thức các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận... về các vấn đề có liên quan. Công văn mời họp có thể thức và nội dung rất cần với giấy mời họp. Cần lưu ý điểm này đê tuỳ trườnẹ hợp mà sử dụng cho thích hợp. Nội dung mời họp thường bao gồm việc nêu lý do tổ chức cuộc họp (về vấn đề gì?), thời gian, địa điểm họp, những đề nghị, yêu cầu cần thiết (như chuẩn bị trước tài liệu, báo cáo, ý kiến...) và cuối cùng nêu yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời và nếu không đến dự được xin thông báo cho biết theo địa chí.... trước ngày... giờ... Trong một số trường hợp nhất định có thể dùng giấy mời họp để mời các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến dự họp hội nghị, thảo luận, v.v... về các vấn đề có liên quan, giấy mời họp có chức năng tương tự như cống văn mời họp. Tuy nhiên, về thể tliức giấy mời không nhất thiết phải chặt chẽ như đối với công vãn mời. Giấy mời cũng có thể có đủ thể thức như một văn bản quản lý nhà nước song cũng có thể không nhất thiết. Giấy mời có thể là loại có ghi tên (dành riêng cho mỗi khách). Trên giấy mời có thể chỉ ghi chức danh mà không cần ghi tên. hoặc ghi cả 70 ten và chrc danh, hoặc chi ghi tên của khách. Trong trường hợp mời cả phi quân hoặc phu nhân thì chi gửi một giấy mời khi hai người ở cing một địa chi, còn nếu hai người ở hai địa chí chính thức khác nhau thì phái gửi tới mỗi địa chi một giấy mời. Đối với giấy nời thông thường không cần ghi tên của khách, song có thê cc ghi chú như: "Giây mời có giớ trị clio hai khách''\ "Giấy mờ dành cho một khách, kliông dànli cho người khách đi thay". Cũig có thể có những ghi chú như: "Đề nghị xuất trình giấy mời" "Có kiểm tra giấy mời ở cửa ra vào"... Cáci thức đề nội dung của giấy mời cũng cần lưu ý một số chi tiết nlất định. Lý do mời là một trong những yếu tô quan trọng, có inh quyết định đẻ người được mời quyết định có nhận lời mời klông. Cách trình bày nội dung rất đa dạng, tuỳ thuộc vào tính chất nội dung của vấn đề được đưa ra làm lý do mời. song có thể bao gồm một số cách diễn đạt mẫu như sau: - Nhìn dịp... trân trọng kính mời ông (bà)... - Q uo mừng... hân hạnh được đón tiếp ông (bà)... - Trái trọng kính mời ông (bà)... tới dự lễ... Về tiời gian nên xác định chính xác và như thông lệ được ghi theo trật tự: ngày, tháng, năm và giờ. Ví dụ: Thứ‘lãm, ní>à V 20 tháng 9 năm 2010, vào hồi 14U55. Nếu trịnh trọng hơn thì viết tắt tất cả bằng chữ, song không cán đề nãm. Thứ năm, ngày lìai mươi tháng chín, vào liồi mười bốn giờ năm lăm Cần xác định giới hạn thời gian tổ chức hoạt động trong giấy mời líể khách có thể thu xếp công việc để đến tham dự 71 được. Hơn nữa để khách cũng biết được dự đến giờ nào thì phải về. Địa điếm tổ chức hoạt động cần ghi chính xác, đầy đủ các thông tin về đường phố, số nhà, số (hoặc tên) phòng họp, sơ đồ đường đi đến (nếu cần). Trong trường hợp khách cần trả lời sớm về việc có đến dự được không. Những thông tin về việc này giúp cho việc chuẩn bị của chủ lễ được hợp lý và bảo đảm tính nghiêm túc của buổi lễ. Cũng cần ấn định thời hạn trả lời giấy mời để kịp thời có các biện pháp xử lý (mời thêm khách, gọi điện thoại nhắc khách). Nếu chấp thuận cho thay người tới dự, thì phải biết người đến dự thay là ai, đặc biệt là đối với những cơ quan, tổ chức có tính chất đại diện quan trọng. Khi trình bày giấ> mời không thể không chú ý đến cách sử dụng các phông và cỡ, kiểu chữ, hoa vãn hoặc hình ảnh trang trí, v.v... Giấy mời phải thu hút được sự chú ý của khách. Đối với công văn mời chính thức phải tuân thú những quy định của Nhà nước về thể thức vãn bản, còn những loại giấy mời khác có thê có sáng tạo nhất định trong việc trình bày có thẩm mỹ, đồng thời vẫn đảm bảo thực hiện chức năng của giấy mời để thông báo cho khách mời về một sự kiện mà họ được mời tới tham dự. Góp phần đạt được mục tiêu đó là việc sử dụng kiểu dáng chữ, sử dụng màu sắc và kích cỡ giấy mời, việc in các biểu tượng, huy hiệu, phù hiệu, lô gô hoặc biểu trưng của hoạt động được tổ chức, của người đứng ra mời. Công việc đón khách là bước quan trọng tiếp theo của việc tổ chức hoạt động. Kết quả của hoạt động phụ thuộc rất nhiều vào khâu tưởng chừng là chi mang tính xã giao, nghi thức đơn 72 thuán nảy. Mọi sơ suất lễ tân ở bước này có thể dẫn đến đổ bể mọi công việc tiếp theo, do đó nó cần được thực hiện sao cho khách có ấn tượng ban đầu về sự nồng hậu, thân thiện của sự đón tiếp. Khi đón khách nước ngoài lại càng phải chú trọng đến yêu cầu nêu trên. Các biện pháp lễ tân phái chu đáo, thích hợp với từng loại đối tượng và phái đám bảo các nguyên tắc hữu nghị, trọng thị, chu đáo và an toàn. Đê chuán bị tốt cho công tác lễ tân đón khách cần nắm thông tin đáy đú và chính xác thông qua những cơ quan chức năng về khách trên các phương tiện như tính chất của đoàn khách (chính trị - ngoại giao, kinh tế - thương mại, văn hoá - thể thao, xã hội - từ thiện, hoà bình - hữu nghị, tham quan - du lịch); cấp bậc của đoàn (cấp cao: nguyên thủ, thủ tướng, bộ trưởng ngoại giao; cấp bộ trưởng; cấp đại sứ, v.v...); thành phần đoàn: sô' lượng, đặc điểm (sẽ không thừa khi biết thêm về sức khoẻ, sở thích, tín ngưỡng của trưởng đoàn); mạc đích chuyến thăm; ngày giờ và địa điểm đến. Trên cơ sở những thông tin đó cần lập ra kế hoạch đón tiếp tỉ mỉ về mặt lễ tân như mức độ, người chủ trì, thành phần đón tiếp; chuẩn bị vật chất về ăn ở, đi lại, hội đàm, thăm quan giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm; kế hoạch đón tiếp (tại sân bay, địa giới, trụ sở cơ quan); dự kiến chương trình hoạt động; liên hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan để phối hợp. V ể việc tiếp các đoàn khách có khác nhau về mặt nghi lễ tuỳ theo tính chất của mỗi đoàn. Công tác này cần được thực hiện tuân thù các quy định tại Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) số 186-HĐHT ngày 2-6-1992 ban hành "Quy định một số nghi lễ nhà nước và tiếp khách nước 73 ngoài" và các văn bản khác có liên quan, đồng thời cũng cần đảm bảo những yêu cầu nhất định của thông lệ quốc tế. Việc đón tiếp nguyên thủ quốc gia (người đứng đầu nhà nước, chính phủ như quốc vương, tổng thống, chú tịch nước, thủ tướng, lãnh thụ đảng cầm quyền) được tiến hành theo những nghi thức lễ tân cao nhất và chu đáo nhất đảm bảo nguyên tấc bình đẳng giữa các quốc gia. Nghi thức có thể phức tạp hay giản đơn tuỳ theo quy định của mỗi nước, song bao giờ cũng đảm bảo tính trang nghiêm và sự trọng thị tối đa đối với thượng khách. Sau những nghi thức trọng thể là sự xích lại gần nhau hơn của chủ và khách. Các cán bộ lễ tân có trách nhiệm đón khách tại cổng và toà nhà nơi sẽ diễn ra những hoạt động chính của cuộc viếng thăm, mở cửa xe cho trưởng đoàn, hướng dẫn khách vào phòng khách. Những người giúp đón khách không cần bắt tay khách vì họ không phải là người tiếp khách, mà chỉ có nhiệm vụ giúp khách đi vào được dễ dàng và để tỏ rõ sự đón tiếp thịnh tình ban đầu. Cán bộ lễ tân theo thông lệ phải nói nãng dứt khoát, rõ ràng, thậm chí hơi to một chút để khi giới thiệu khách, mọi người có thể nghe thấy. Thường thì cán bộ lễ tân đi trước một vị quan khách để dẫn đường. Hành vi đó hoàn toàn được phép vì cống việc, cũng như khi cần thiết có thể dùng tay để chỉ chỗ ngồi cho khách. Chù nhan có thể dứng ở lôi ra vào phòng kèm theo một người trung gian, cán bộ lễ tân hoặc đối ngoại biết rõ danh sách các khách mời để giúp chủ nhân giới thiệu các khách. Tuy việc chủ nhân trực tiếp đón khách là rất hạn chế, song đó là cách thức thân tình nhất trong buổi tiếp xúc đầu tiên, và do đó cần 74 được tiến hành, nhất là đối với những khách quan trọng. Đê làm việc đó chú nhân cần trù tính và chuẩn bị "hàng đón tiếp danh dự", được thiết lập theo thứ bậc lễ tân. Để tránh việc đón tiếp tất cả mọi người khách quá kéo dài khi lượng khách đông, cần chú động dẫn khách quan trọng vào một phòng khách riêng biệt để giới thiệu, trong khi đó các khách khác sẽ được đón tiếp bởi những cán bộ có vị trí thứ bậc lễ tân thấp hơn được hướng dần đi vào một phòng chung. Việc giới thiệu khách được diễn ra trong thời gian rất hạn chế, do đó cần được thực hiện sao cho tốt nhất để có thê truyền đạt được đầy đủ những thông tin vể nhau giữa chú và khách. Khi giới thiệu cần nêu lần lượt tên và chức danh của mỗi người. Việc giới thiệu cũng cần tuân theo những nguyên tắc nhất định: người ít quan trọng phải được giới thiệu với người quan trọng hơn; cấp dưới với cấp trên; người trẻ với người già hơn; nam với nữ; người sở tại với khách tới thãm; người mới tới với người tới trước, v.v... Bô trí chỗ ngồi cho khách là công việc tiếp theo không kém phần quan trọng trong công tác lễ tân, nếu khống nói là hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung và hiệu quả của hoạt động được tổ chức. Bô trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo thứ bậc là một trong những công việc không đơn gián và tế nhị nhất trong công tác lễ tân. Tuỳ theo tính chất, nội dung của từng loại hoạt động mà có cách bô trí sao cho thích hợp Nếu đó là một buổi chiêu đãi tiệc, cần đảm bảo bô trí sao cho những người dự tiệc có đủ điều kiện thưởng thức bữa tiệc về tinh thần cũng như vật chất một cách "ngon lành" nhất. Còn nếu đó là một cuộc hội đàm thì cần làm sao cho bầu không khí trở nên thân thiện và 75 hợp tác nhằm đạt những mục tiêu xây dựng. Sự bô trí chỗ ngồi là yếu tố vô cùng quan trọng để kiến tạo những mục tiêu đó. Sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia hội nghị, hội thảo, họp bàn, hội đàm v.v... phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, đó là: - Nguyên tắc ngôi thử: những căn cứ để xác lập ngôi thứ và cấp bậc xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như từ danh sách các ngôi thứ chính thức do Nhà nước và các tổ chức định chế công bố, từ tập quán ngoại giao ngày càng được hoàn thiện theo năm tháng trong quan hệ quốc tế, từ sự tôn kính đối với một số thành viên trong xã hội hay phép tắc xã giao giữa các thành viên của cộng đồng. - Nguyên tắc đoàn khách tự định đoạt: chỗ của khách nước ngoài thuộc cùng một nước do chính quyền nước đó xác định; đoàn khách tự chí định người đứng đầu và thứ bậc của mồi người. - Nguyên tắc bình đẳng giữa các Nhà nước: cần xác định những tiêu chuẩn khách quan để xác lập ngôi thứ các nguyên thủ quốc gia với nhau và giữa các phái đoàn với nhau. Có một số cách để thực hiện nguyên tắc này như: sắp xếp theo thâm niên chức vụ (ngày nhậm chức); xếp chỗ theo thứ tự vần chữ các tên của nước có đại diện hoặc rút thăm. - Nguyên tắc ngôi tliứ không uỷ quyền: một người khi đại diện một người khác thì không thể được đối xử như người mình đại diện, trừ những trường hợp liên quan đến nguyên thủ quốc gia. Để có những vinh dự như nhau, người thay thế phải cùng cấp. Một người thay thế có thứ bậc thấp hơn (thí dụ thứ trưởng so với bộ trưởng, vụ phó so với vụ trưởng, v.v...) không nhất thiết được mời phát biểu hoặc lên bục danh dự. Trong trường hợp được tham dự hàng danh dự thì cũng phải ở vị trí sau những nhân vật có ngôi thứ cao hơn. Riêng đối với nguyên thú quốc gia vì không thê’ có người đồng cấp, nên khi người đại diện thay thế vẫn sẽ được dành sự trọng thị như đôi với nguyên thú quốc gia (đương nhiên người thay cũng phải có cấp bậc đủ cao để đại diện và hưởng vinh dự đó). - Nguyên tắc nhường chỗ: chủ một buổi lễ tiếp một nhân vật cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự nhường chỗ quan trọng nhất (vị trí sô 1: vị trí trung tâm, sau đó vị trí đối diện hoặc bên tay phải và vị trí số 2) cho khách. Như vậy, một chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh hay thành phố khi tiếp thủ tướng sẽ ngồi bên phải vị thủ tướng; còn khi tiếp thủ tướng nước ngoài có một bộ trưởng tháp tùng sẽ để vị thủ tướng ngồi giữa, bên phải là vị bộ trưởng và hản thân ngài chú tịch sẽ ngồi bên trái ngài thủ tướng đó. Tuy nhiên, với tư cách là chủ nhà, ông chù tịch sẽ phát biểu đầu tiên, sau đó mới đến lượt khách. - Nguyên tắc tuổi tác và thâm niên: người nhiều tuổi xếp trôn người ít tuổi, người cùng chức vụ có thâm niên lâu hơn được xếp trước, người tiền nhiệm xếp sau người đương nhiệm, người giữ cương vị danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế. - Nguyên tắc ưu tiên phụ nữ: khách nữ có cùng cấp bậc được ưu tiên xếp trước khách nam. Điều này còn xuất phát từ chỗ ai cũng thừa nhận rằng một trong cử chi đẹp nhất được biết đến nhiều là nam giới thường lịch sự nhường chỗ cho nữ giới. Do đó không cần phải xếp. thì ngirời đàn ông cũng nhận thức điều đó v à nhường vị trí của mình cho người nữ liền kề. - V guyên tắc người dược mời: các cặp vợ chồng được xếp chỗ theo cấp bậc người giữ chức vị được mời (tại bàn tiệc cách sắp xếp lại khác). 77 - Nguyên tắc dân sự trước tôn giáo: các chức sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự tại các buổi lễ thường (không mang màu sắc tôn giáo). - Nguyên tắc người có công: ưu tiên những người có huân chương, huy chương, được những giải đặc biệt, có uy tín trong các lĩnh vực nghệ thuật, khoa học, văn học, các hoạt động nhân đạo, v.v... mà tên tuổi của họ đã được khẳng định. - Nguyên tắc vần chữ cái: vần chữ cái theo bảng chữ cái của ngôn ngữ nơi diễn ra sự kiện hoặc ngôn ngữ chính thức của tổ chức rút thăm xác định chữ cái ở vị trí thứ nhất). Thực ra thứ tự chữ cái không phải là trật tự ngôi thứ, song nó lại hết sức khách quan trong việc thực hiện triệt để sự bình đẳng giữa các đại biểu, phái đoàn hay quốc gia. - Nguyên tắc bên plìải trước bên trái sau: người quan trọng nhất ở bên phải chủ nhân, rồi người quan trọng thứ hai ở bên trái và cứ thế xen kẽ tiếp theo. Tuy nhiên cách này cũng có những hạn chế nhất định (do một số người trong đó có thể thuận tay trái hoặc nặng tay phải, v.v... sẽ gặp những khó khãn nhất định). - Đối diện tươìig đồng: chủ nhân ngồi đối diện với khách chính, sau đó quy tắc phải - trái và xen kẽ sẽ xếp các vị chủ, khách khác. Chủ - khách có thể ngồi theo kiểu "chủ toạ kiểu Pháp", hoặc "chủ toạ kiểu Anh". "Chủ toạ kiểu Pháp" là kiểu sơ đồ bàn, theo đó chủ và khách chính ngồi giữa hàn, đối diện nhau, các vị trí tiếp theo theo nguyên tắc "phải trước trái sau". Còn “chủ toạ kiểu Anh" là kiểu sơ đồ bàn, theo đó chủ và khách chính ngồi ở hai đầu bàn, đối diện nhau. Các vị trí tiếp theo vẫn theo nguyên tắc "phải trước trái sau". Nguyên tắc này cũng có 78