Siêu Năng Suất PDF EPUB

" Siêu Năng Suất PDF EPUB 🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Siêu Năng Suất PDF EPUB Ebooks Nhóm Zalo HỘI MÊ SÁCH Tải eBooks miễn phí tại https://hoimesach.com Nhận eBooks miễn phí qua Zalo: https://zalo.hoimesach.com Group: https://facebook.com/groups/mesachhoi “Nếu thời gian là thứ đáng giá nhất, phí phạm thời gian hẳn phải là sự lãng phí ngông cuồng nhất. — Benjamin Franklin “Là con người, sự vĩ đại của chúng ta không nằm nhiều ở việc cải tạo thế giới – đó là thần thoại của thời đại nguyên tử – mà nằm ở khả năng ta cải tạo chính mình.” — Mahatma Gandhi “Mục tiêu của tôi không cần phải cao hơn mọi người. Chỉ cần tôi có thể đạt được nó.” — Dr Wayne W Dyer MỞ ĐẦU Thời gian đọc ước tính: 6 phút 41 giây Nếu thú vui của nhiều người thường là thể thao, âm nhạc và nấu ăn… thì tôi lại có đam mê với việc làm sao để trở nên năng suất nhất, dù điều này nghe thật lạ lùng. Tôi không thể nhớ được lần đầu mình bị nhiễm “bệnh năng suất” là khi nào. Có lẽ là khi đọc cuốn Getting Things Done (Hoàn thành mọi việc – không hề khó) của David Allen hồi trung học, khi tôi bắt đầu dày công viết blog về năng suất giai đoạn tuổi teen, hoặc cũng có thể là khi tôi bắt đầu khám phá bộ sưu tập sách tâm lý học của bố mẹ – nhưng tôi đã luôn đam mê tìm hiểu về năng suất trong gần một thập kỷ, và trong khoảng thời gian đó, tôi đã đưa niềm đam mê này vào gần như mọi khía cạnh của cuộc sống. Hồi trung học, tôi bắt đầu thử nghiệm tất cả các kỹ thuật tăng năng suất tìm được, và nó giúp tôi tốt nghiệp với số điểm trung bình 95% mà vẫn tiết kiệm được một lượng lớn thời gian. Tại Đại học Carleton ở Ottawa, tôi theo học ngành kinh doanh và vẫn làm những điều gần như tương tự, áp dụng những kỹ thuật tăng năng suất ưa thích để giữ điểm trung bình ở mức xuất sắc mà chỉ phải làm việc ở mức ít nhất có thể. Khi còn ở trường, tôi đã có cơ hội thử nghiệm các kỹ thuật tăng năng suất trong một số kỳ thực tập toàn thời gian, bao gồm một công việc kéo dài một năm, ở công ty viễn thông đó, tôi được quyền thuê khoảng 200 sinh viên làm việc; đồng thời, tôi cũng làm việc cho một nhóm marketing toàn cầu, giúp họ biên soạn các tài liệu marketing và phối hợp quay các đoạn video trên khắp thế giới. Do chăm chỉ (và năng suất), tôi được nhà trường trao tặng giải thưởng Sinh viên cộng tác của năm, và tốt nghiệp đại học với hai lời mời làm việc toàn thời gian. MỤC ĐÍCH CỦA NĂNG SUẤT Tôi không liệt kê những gì mình làm được để gây ấn tượng với bạn, mà là để khắc sâu cho bạn hiểu năng suất là một khái niệm mạnh mẽ đến thế nào. Mặc dù đôi khi muốn tự huyễn hoặc như vậy, nhưng sự thật là tôi không được nhận hai lời mời vào làm việc ngay khi mới ra trường vì tôi quá thông minh hoặc có tài. Tôi chỉ đơn giản cho rằng mình nắm rõ những gì cần thiết để đạt năng suất cao và hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày. Mặc dù làm việc và học tập đều rất thú vị, nhưng vào cuối ngày, tôi thật sự cảm thấy phấn khích hơn rất nhiều khi có cơ hội sử dụng cả hai môi trường để thử nghiệm và chắt lọc các kỹ thuật tăng năng suất hiệu quả. Để thấy được những tác động sâu sắc của việc đầu tư tăng năng suất, bạn chẳng cần nhìn đâu xa mà chỉ cần xem một người Mỹ bình thường dành thời gian làm những việc gì trong ngày. Theo khảo sát mới nhất về Việc sử dụng thời gian của người Mỹ, một nhân viên bình thường trong độ tuổi 25-44, có con cái, thường chia thời gian mỗi ngày như sau: ♦ 8,7 giờ làm việc ♦ 7,7 giờ ngủ ♦ 1,1 giờ làm việc nhà ♦ 1,0 giờ ăn uống ♦ 1,3 giờ chăm sóc người khác ♦ 1,7 giờ dành cho các “việc khác” ♦ 2,5 giờ dành cho giải trí Mỗi chúng ta đều có 24 giờ một ngày để sống sao cho có ý nghĩa. Nhưng khi cộng tất cả các nghĩa vụ chúng ta phải thực hiện, sẽ chẳng còn lại bao nhiêu thời gian; chính xác là với đa số mọi người, con số này chỉ khiêm tốn ở mức 2,5 giờ. Tôi đã chuyển đổi các con số này thành biểu đồ hình quạt để thể hiện rằng mỗi ngày trong thực tế chúng ta có ít thời gian như thế nào: Đây chính là nơi mà năng suất có thể cứu vớt bạn. Tôi cho rằng các kỹ thuật tăng năng suất – ví dụ như những kỹ thuật tôi sẽ nói đến trong cuốn sách này – tồn tại để giúp bạn hoàn thành tất cả mọi việc cần làm nhanh hơn, nhờ đó, bạn có thể dành thời gian cho những gì thật sự quan trọng và nhiều ý nghĩa trong cuộc sống. Năng suất là điều làm nên sự khác biệt giữa người điều hành cả một công ty và những người làm việc cho họ. Đó cũng là sự khác biệt giữa việc không còn thời gian và năng lượng vào cuối ngày với việc có thừa thời gian và năng lượng để làm những gì bạn muốn. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật trong cuốn sách này theo cách bạn muốn; cách tiếp cận của tôi luôn là cân bằng giữa việc tiết kiệm thời gian và năng lượng để hoàn thành được nhiều việc hơn trong khi vẫn làm những việc thật sự có ý nghĩa với mình. Cách tiếp cận này chỉ đơn giản là cách nghĩ chủ quan của tôi. Tôi thích hoàn thành mọi việc và làm những điều thật tuyệt vời, nhưng tôi cũng thích được tự do sử dụng thời gian theo cách mình muốn. Khi bạn đầu tư thời gian vào việc tăng năng suất và dùng những gì mình học được để có thêm thời gian cho những điều có ý nghĩa nhất, tôi tin rằng việc khiến một ngày của bạn trở nên giống biểu đồ sau là hoàn toàn khả thi: Ít nhất thì đó cũng là điều tôi đã làm được sau một thập kỷ miệt mài thử nghiệm các phương pháp tăng năng suất. MỘT NĂM HIỆU QUẢ Tôi từng mắc phải một tình thế tiến thoái lưỡng nan. Cùng lúc, tôi nhận được hai lời mời làm việc với mức lương khởi điểm tuyệt vời, hứa hẹn cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp, và thoạt nhìn có vẻ rất thú vị. Nhưng khi suy nghĩ nghiêm túc hơn, tôi nhận ra rằng đó không phải là công việc mình thật sự muốn làm. Đừng hiểu nhầm ý tôi, tôi không phải là một tài tử người Pháp vào thế kỷ XVIII đam mê ngâm thơ suốt ngày. Tôi chỉ không thích ném khoảng thời gian có giới hạn của mình vào một hố đen chẳng đem lại gì ngoài khoản lương hai tuần một lần vào thứ Sáu. Hồi thập niên 1960 và 1970, Đại học California tại Irvine (UCI) là một trong những trường đại học quyết định xây dựng khuôn viên không có đường đi. (Tôi học ở Canada, nhưng lại rất thích câu chuyện này.) Sinh viên và cán bộ của các khoa có thể tùy ý bước ngang qua bãi cỏ trong các khu nhà mà không cần đi theo lối đi có sẵn nào cả. Khoảng một năm sau, khi thấy các bãi cỏ bị mòn đi quanh các tòa nhà, nhà trường mới bắt đầu cho lát đường vào các bãi cỏ bị mòn đó. Vỉa hè ở UCI không chỉ đơn giản là nối các tòa nhà với nhau theo kiểu định sẵn – chúng được thiết kế để khiến mọi người cảm thấy thoải mái nhất khi đi lại. Các kiến trúc sư gọi đó là “con đường mong muốn”. Theo cách tương tự, tôi bắt đầu đặt ra câu hỏi cho hai con đường truyền thống đang bày ra trước mắt mình, rồi nghĩ về những con đường tôi đã tạo ra trong cuộc đời mà mình vẫn muốn đi tiếp. Chỉ vài giây là đủ để tôi nhận ra điều mình đam mê nhất chính là năng suất. Tôi biết mình không thể mãi đắm chìm vào việc khám phá chủ đề năng suất. Khi tốt nghiệp, tôi đã có khoản tiết kiệm 10.000 đô-la Canada (theo tỷ giá lúc bấy giờ). Sau khi tính toán, tôi thấy mình có đủ tiền để tiếp tục theo đuổi con đường mơ ước thêm một năm nữa, hay nói cách khác, số tiền đó đủ cho tôi trang trải trong một năm để tiếp tục khám phá chủ đề năng suất. Tôi cũng có khoản nợ 19.000 đô-la Canada tiền vay dành cho sinh viên, vậy nên đây thật sự là một canh bạc. Tôi chỉ có thể ăn đậu và cơm, nhưng nếu có thời điểm đáng để tôi đánh cược một canh bạc lớn vào tương lai, thì chính là lúc đó. Dĩ nhiên, ý tưởng về dự án kéo dài một năm có vẻ mơ hồ, nhưng đó đơn giản chỉ là vì tình hình tài chính khi đó đảm bảo tôi có thể khám phá chủ đề này. Sau khi tốt nghiệp vào tháng 5 năm 2013, tôi chính thức từ chối hai công việc toàn thời gian và bắt đầu dự án của riêng mình mà tôi gọi là Một năm hiệu quả (A Year of Productivity - AYOP). Ý tưởng của dự án này rất đơn giản. Trong vòng một năm, tôi sẽ đọc tất cả những gì tìm được về năng suất và viết lại các kiến thức học được trên website của mình: ayearofproductivity.com. Trong 365 ngày, tôi sẽ: ♦ Đọc sách và những bài viết học thuật về năng suất nhiều nhất có thể, đi sâu vào các nghiên cứu hiện tại về chủ đề này. ♦ Phỏng vấn các chuyên gia về năng suất để xem cách họ sống sao cho năng suất mỗi ngày. ♦ Thực hiện nhiều thử nghiệm hết mức có thể, sử dụng chính mình làm vật mẫu xem bản thân nên làm gì để đạt được năng suất cao nhất. Mặc dù phần lớn thời gian được dùng vào nghiên cứu và phỏng vấn nhằm tìm ra cốt lõi của bí quyết trở nên năng suất, các thử nghiệm về năng suất nhanh chóng trở thành phần đáng chú ý nhất trong dự án – một phần vì tôi đã học được rất nhiều bài học độc đáo từ chúng (và một phần vì quá nhiều thử nghiệm thật sự điên rồ). Các thử nghiệm năng suất của tôi bao gồm: ♦ Thiền định 35 giờ một tuần. ♦ Một số tuần làm việc đến 90 giờ. ♦ Thức dậy lúc 5 giờ 30 phút mỗi sáng để tìm hiểu ảnh hưởng của việc dậy sớm đến năng suất. ♦ Xem TED Talk 70 giờ mỗi tuần. ♦ Tăng 4,5kg cơ bắp. ♦ Sống hoàn toàn biệt lập. ♦ Không uống gì ngoài nước lọc trong một tháng. Và nhiều thử nghiệm khác nữa. AYOP là quãng thời gian hoàn hảo để thử nghiệm tất cả các kỹ thuật tăng năng suất tôi từng tò mò nhưng chưa kịp nghiên cứu hoặc thử nghiệm. Mục đích của dự án là tìm hiểu chuyên sâu hết mức có thể về năng suất trong một năm, sau đó chia sẻ tất cả những gì tôi đúc kết được với thế giới. VỀ CUỐN SÁCH NÀY Siêu năng suất là thành quả của một năm nghiên cứu và thử nghiệm miệt mài. Trong một thập kỷ qua, tôi đã đọc, nghiên cứu và thử nghiệm hàng nghìn kỹ thuật tăng năng suất nhằm lọc ra những kỹ thuật hiệu quả và loại bỏ những kỹ thuật không hiệu quả. Trong cuốn sách này, tôi đã lựa chọn 25 kỹ thuật tăng năng suất trong số hàng nghìn kỹ thuật từng biết, và tôi tin chúng sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất cho công việc hằng ngày của bạn. Tôi đã thử nghiệm và sử dụng thường xuyên tất cả các kỹ thuật trong cuốn sách này – và tôi tin rằng chúng cũng sẽ giúp ích cho bạn. Tôi sẽ không tiết lộ hết nội dung phần còn lại của cuốn sách, nhưng trong các chương sau, tôi sẽ gửi đến bạn các kỹ thuật tăng năng suất ưa thích của tôi để bạn có thể: ♦ Nhận diện các nhiệm vụ cốt lõi trong công việc; ♦ Thực hiện chúng hiệu quả hơn; ♦ Quản lý thời gian như Ninja; ♦ Ngừng trì hoãn; ♦ Làm việc thông minh hơn thay vì phải chăm chỉ hơn; ♦ Phát triển khả năng tập trung như tia laser; ♦ Có trí tuệ minh mẫn suốt cả ngày như thiền; ♦ Có nhiều năng lượng hơn bao giờ hết; ♦ Và nhiều điều nữa! Nếu đây có vẻ là một danh sách đáng sợ, đừng lo lắng – mọi thứ sẽ rất nhẹ nhàng và chúng ta sẽ giải quyết từng kỹ thuật một. Bạn đã sẵn sàng chưa? Bắt đầu thôi! ĐỊNH NGHĨA MỚI VỀ NĂNG SUẤT Thời gian đọc ước tính: 9 phút 13 giây Luôn là người dám thực hiện các thử nghiệm mới lạ, tôi từng đăng ký một khóa học yoga trong bốn tháng cách đây bảy năm. Các khóa học yoga có mức phí tầm 25 đô-la mỗi buổi, vậy nên khi trường đại học quảng cáo một chương trình khuyến mại trọn gói bốn tháng với giá 60 đô-la, tôi đã chớp lấy thời cơ. Lúc đó, tôi chỉ coi yoga là một xu hướng sớm nở tối tàn, nhưng gần như tất cả các cô gái đáng yêu mà tôi biết đều đã đăng ký, vậy nên tôi cũng định thử để xem có gì mà nhộn nhịp thế. Nhưng sau một học kỳ, tôi ngày càng trở nên hào hứng hơn với lớp học tối thứ Năm (đáng ngạc nhiên là không phải bởi các cô gái đáng yêu kia, mà bởi chính lớp học ấy). Lớp học đối lập với cuộc sống bận rộn, vội vã mà tôi đã quen; và nó giúp tôi sống chậm lại cũng như trân trọng tất cả những thành tựu mà năng suất mang lại. Một điều yêu thích của tôi trong khóa học này là cách mà mỗi buổi học kết thúc. Trước khi France (tên giáo viên của chúng tôi chứ không phải tên nước Pháp đâu nhé!) cho phép chúng tôi trở lại với cuộc sống học hành bận rộn, cô ấy thường kết thúc buổi học bằng một bài tập thiền thở đơn giản, trong đó, cô hướng dẫn chúng tôi chăm chú quan sát nhịp thở của mình. Bài tập thiền chỉ kéo dài năm phút, nhưng rõ ràng nó giúp tôi trở nên bình tĩnh, minh mẫn và thoải mái hơn bất kỳ biện pháp nào từng thực hiện trước đó. THIỀN ĐỊNH VỀ NĂNG SUẤT Sau quãng thời gian học tập ở trường đại học, niềm ham thích với thiền định trong tôi ngày càng lớn. Khi ngày càng tham gia sâu vào nghi thức này, tôi tăng thời gian thiền định từ năm phút lên 10 phút, rồi 20, 25 phút và cuối cùng, vào vài năm trước, con số này lên đến 30 phút mỗi ngày. Vậy là nhiều hơn so với phần lớn mọi người, và tôi chọn thiền định thay vì làm những việc khác (“năng suất” hơn), đơn giản vì tôi quá thích nó. Tôi cho rằng nhiều người nghĩ về thiền định quá phức tạp so với bản chất thật của nó, nhưng ở đây, tôi sẽ không đi quá sâu vào nghi thức này (tôi sẽ nói thêm về thiền định ở phần sau nếu bạn tò mò). Về cơ bản, tôi chỉ ngồi trên một chiếc ghế hoặc nệm – thường vẫn mặc quần áo đi làm – và cảm nhận hơi thở. Tôi không quá chú tâm đến các nghi thức khác như niệm chú hoặc tập trung vào “con mắt thứ ba”. Tôi chỉ đơn giản là tập trung vào hơi thở trong vòng 30 phút, và khi tâm trí tôi bắt đầu sao lãng nghĩ đến những chuyện thú vị hơn, tôi sẽ nhẹ nhàng chuyển sự chú ý trở về với nhịp thở. Tôi tiếp tục quan sát sự dâng lên hạ xuống tự nhiên của nó tới khi đồng hồ báo đã hết 30 phút. Đôi khi việc này khá khó chịu, nhưng dần dần nghi thức này lại trở thành khoảng thời gian tĩnh tại nhất trong ngày. Vài năm qua, trong khi tìm hiểu thêm về thiền định, tôi cũng đào sâu nghiên cứu về năng suất. Mỗi khi không đạt hiệu quả làm việc như mong muốn, tôi sẽ nghiên cứu tài liệu về cách tăng năng suất, cập nhật các kỹ thuật mới nhất và theo dõi tất cả các blog, trang web về năng suất mình đã đánh dấu. Khi thấy cả hai niềm đam mê này cứ ngày càng lớn dần, tôi quyết định bắt đầu dự án AYOP. Cho tới lúc đó, tôi vẫn chưa nghĩ rằng cách thiền định và năng suất có thể liên quan tới nhau. Nhưng sau khi xem xét từng yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của bản thân, tôi đi đến một kết luận khủng khiếp: thiền định và dự án AYOP của tôi vô cùng mâu thuẫn với nhau. Vấn đề không hẳn là do thiền định, mà là sự hiểu biết của tôi về tâm trí khi thực hiện nghi thức đó. Tôi thiền định và chú tâm như một cách để làm ít hơn với tốc độ chậm hơn; trong khi tôi lại coi năng suất luôn là làm nhiều hơn và tốc độ nhanh hơn. Thậm chí, sau tháng đầu tiên của dự án, tôi bắt đầu cảm thấy tội lỗi với nghi thức ngồi thiền của mình. Chẳng phải tôi nên đi làm các công việc thật sự trong khoảng thời gian đó thay vì chỉ ngồi thiền suốt nửa tiếng ư? Khi phải lựa chọn giữa làm việc thêm 30 phút với thiền định 30 phút, tôi gần như lúc nào cũng chọn làm thêm nhiều việc và hoàn thành nhiều hơn. Sau cùng, khi dự án bắt đầu được hai tháng, tôi ngừng hẳn việc thiền định. LÀM VIỆC Ở CHẾ ĐỘ LÁI TỰ ĐỘNG Trong các tuần sau đó, tôi bắt đầu làm việc theo kiểu hoàn toàn khác. Thay vì thường xuyên nghỉ giải lao, tôi sẽ làm việc bất chấp mệt mỏi để cố viết và thử nghiệm nhiều nhất có thể. Khi làm việc với tốc độ nhanh hơn, tôi cảm thấy không thoải mái và kém tập trung. Trí óc tôi không còn minh mẫn và cảm thấy ít phấn khích hơn với công việc đang làm – mặc dù tôi đang khám phá đam mê lớn nhất của đời mình. Tệ nhất là khi thiếu tập trung, tôi thường xuyên rơi vào tình trạng “lái tự động”. Vì vậy, tôi trở nên kém hiệu quả hơn rất nhiều (tôi sẽ nói về cách đo đạc năng suất sau). Đây dĩ nhiên không phải là cuốn sách về thiền định. Tôi biết không phải ai cũng thấy thiền định hấp dẫn. Thực ra, tôi đoán chỉ có một phần nhỏ trong số các bạn sẽ thiền định mà thôi. Nhưng tôi cho rằng cần phải nói đến tâm trí trong bài tập này, vì nó giúp bạn giảm tốc, làm việc bình tĩnh và tập trung suốt cả ngày. Thiền định ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc của tôi, nó giúp tôi thư giãn, minh mẫn hoặc giải tỏa căng thẳng sau một ngày dài. Thiền định ảnh hưởng lớn đến năng suất của tôi, bởi nó cho phép tôi sống chậm lại để sau đó làm việc tập trung hơn thay vì rơi vào tình trạng lái tự động. Theo tôi, một trong những sai lầm lớn nhất mọi người thường phạm phải khi đầu tư công sức cải thiện năng suất là tiếp tục lái tự động để hoàn thành các công việc phát sinh. Nhưng tôi nhận ra làm việc kiểu này sẽ không thể xem xét điều gì là quan trọng, làm sao để suy nghĩ sáng tạo hơn, làm sao để làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn, và làm sao để kiểm soát được những gì bạn đang làm thay vì hoàn thành các việc mà người khác “ném” cho (hay trong phần lớn các trường hợp là qua e-mail). Sau khi ngừng thiền định mỗi ngày, tôi bắt đầu làm việc trong căng thẳng và ít tập trung hơn, điều này ngăn tôi làm việc theo cách thông minh hơn. Điều này cũng xóa bỏ phần năng suất tăng thêm mà tôi có thể có được. NHÀ SƯ VÀ NHÀ MÔI GIỚI CHỨNG KHOÁN SỬ DỤNG CHẤT KÍCH THÍCH Hiển nhiên, không phải tất cả mọi người đều làm việc với cùng một mức độ tập trung như nhau. Ví dụ, hãy nhìn vào các nhà sư mộ đạo nhất thế giới, những người có thể thiền định cả ngày và dành cả tiếng đồng hồ để làm bất cứ việc gì vì họ muốn làm một cách chậm rãi và chú tâm. Các nhà sư làm việc ít nhất có thể, tập trung nhiều nhất có thể và làm mọi việc một cách có chủ đích vì họ di chuyển với tốc độ chậm như sên. Đối lập với hình ảnh nhà sư là hình ảnh nhà môi giới chứng khoán sử dụng chất kích thích, họ làm việc nhanh nhẹn, chủ động, với tốc độ điên cuồng nhất mà chúng ta có thể hình dung được. Họ thường làm việc không ngừng để suy ngẫm về giá trị của các cổ phiếu – họ chỉ cố gắng làm càng nhiều và càng nhanh càng tốt. Vì làm việc quá nhanh, họ không có chút thời gian rảnh rỗi hay sự tập trung nào để làm những việc có chủ đích. Tôi đã thử làm việc với cả hai kiểu tốc độ (chỉ khác là tôi không sử dụng chất kích thích) và nhận ra cả hai đều không phải là phương pháp lý tưởng để nâng cao năng suất. Thiền định cả ngày có thể đem lại cho bạn sự thanh thản nội tâm, và làm việc điên cuồng có thể cực kỳ kích thích, nhưng năng suất không có nghĩa là bạn làm được bao nhiêu, mà là bạn hoàn thành được bao nhiêu. Nếu là nhà sư hoặc người môi giới chứng khoán sử dụng chất kích thích thì bạn chẳng hoàn thành được gì nhiều. Khi làm việc như nhà sư, bạn quá chậm để hoàn thành bất kỳ việc gì; và khi làm việc như nhà môi giới chứng khoán, bạn quá vội vã để dừng lại xem xét điều gì là quan trọng, nhằm làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn. Những người hiệu quả nhất làm việc với tốc độ ở giữa hai thái cực nhà sư và nhà môi giới chứng khoán – đủ nhanh để hoàn thành mọi thứ và đủ chậm để nhận ra những điều quan trọng, rồi sau đó làm việc tập trung và có chủ đích. BA THÀNH PHẦN CỦA NĂNG SUẤT Mặc dù bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả hơn khi ở chế độ lái tự động ngày hôm nay, nhưng tình trạng này không phải lúc nào cũng xảy ra. Năm mươi năm trước, 1/3 lực lượng lao động ở Mỹ làm việc trong các nhà máy. Trong nhà máy hoặc một dây chuyền sản xuất tuần tự, định nghĩa về năng suất đơn giản hơn: trong cùng một khoảng thời gian, bạn càng sản xuất ra nhiều sản phẩm thì càng chứng tỏ bạn làm việc hiệu quả và năng suất. Công việc không có nhiều thay đổi, do vậy, môi trường này hạn chế cách làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn và bạn không thể tự quyết định làm gì hay làm vào lúc nào. Nhiều người hiện vẫn làm việc trong các nhà máy hoặc làm những việc tương tự, nhưng nếu đã chọn đọc cuốn sách này, rất có thể bạn không thuộc nhóm trên. So với trong quá khứ, công việc của bạn có thể đòi hỏi nhiều chất xám, phức tạp và thay đổi liên tục, cũng như tự do hơn trong việc quyết định phải làm gì và khi nào. Bạn có thể không kiểm soát hoàn toàn công việc, nhưng bạn vẫn kiểm soát được nhiều hơn hẳn một người làm việc trong nhà máy hoặc dây chuyền sản xuất cách đây nửa thế kỷ. Trong phần lớn các công việc ngày nay – kể cả các công việc tôi từng làm, và công việc của tất cả những người làm việc hiệu quả mà tôi đã phỏng vấn – chỉ hiệu năng thôi là không đủ. Khi bạn phải làm nhiều việc hơn trước, với ít thời gian hơn và được phép thực hiện linh hoạt, năng suất lúc này không còn là hiệu suất công việc nữa. Về bản chất, năng suất có nghĩa là bạn hoàn thành được bao nhiêu. Điều này đòi hỏi bạn phải làm việc thông minh hơn đồng thời quản lý thời gian, tâm trí và năng lượng tốt hơn. Khi dự án đến giai đoạn kết thúc, tôi bỗng nhận ra một chân lý: mỗi bài học mà tôi học được đều nhằm cải thiện khả năng quản lý một trong ba thứ: thời gian, sự tập trung và năng lượng. Mặc dù nhiều bài học hoặc kiến thức có thể giải quyết nhiều hơn một khía cạnh, không có thứ gì tôi từng khám phá lại không phải là sự kết hợp của ba thành phần trên – và tôi đã tìm ra vài cách tiếp cận khá điên rồ trong dự án của mình. Với những việc giống như công việc trong nhà máy, quản lý sự tập trung và năng lượng không quan trọng vì chúng đơn giản lặp đi lặp lại, không đòi hỏi nhiều hai thành phần này. Quản lý thời gian tốt là đã đủ, vậy nên nếu bạn đến làm lúc 9 giờ sáng, làm việc tốt trong tám giờ đồng hồ rồi về lúc 5 giờ chiều, bạn được trả lương khá ổn và sống cuộc đời tương đối hạnh phúc. Ngày nay, mọi chuyện đã khác xưa rất nhiều. Chúng ta phải đáp ứng nhiều yêu cầu hơn so với các thế hệ trước. Xung quanh chúng ta có rất nhiều điều gây sao lãng, căng thẳng và sức ép bủa vây từ mọi hướng; công việc theo chúng ta về tận nhà; những tiếng bíp và thông báo theo sát cả ngày thu hút sự chú ý của chúng ta, trong khi lại có ít thời gian để lấy lại năng lượng như tập luyện, ăn uống điều độ hoặc ngủ đủ giấc. Trong môi trường mới này, những người năng suất nhất không chỉ quản lý tốt thời gian – họ còn quản lý tốt khả năng tập trung và năng lượng. Gần cuối dự án, tôi không thể ngừng thán phục cách ba thành phần hiệu quả này liên kết với nhau và tầm quan trọng của chúng. Ví dụ, ngủ đủ giấc đòi hỏi nhiều thời gian hơn, nhưng lại làm tăng năng lượng và khả năng quản lý sự tập trung. Xóa bỏ tiếng ồn và những thứ gây sao lãng cũng mất thời gian, nhưng lại giúp bạn quản lý sự tập trung tốt hơn vì nó đem lại sự chú tâm và minh mẫn trong suốt cả ngày. Thay đổi cách suy nghĩ đòi hỏi năng lượng và sự tập trung, nhưng nó sẽ giúp bạn làm được nhiều việc trong khoảng thời gian ít hơn. Cả ba thành phần này đều quan trọng như nhau. Nếu sử dụng thời gian không hợp lý, dù bạn có dành bao nhiêu năng lượng và sự tập trung cũng không thể hoàn thành nhiều việc vào cuối ngày. Nếu không thể tập trung vào công việc, dù bạn làm việc thông minh hoặc có nhiều năng lượng đến mấy, thì bạn cũng không thể toàn tâm toàn ý làm việc với năng suất cao hơn. Và nếu bạn không thể quản tốt lý năng lượng, dù quản lý thời gian hoặc sự tập trung tốt đến đâu, bạn cũng không đủ sức làm những điều mình mong muốn. Có lẽ điều quan trọng nhất là nếu bạn không thể quản lý cả ba thành phần – thời gian, sự tập trung và năng lượng – bạn sẽ không thể làm việc một cách bình tĩnh và có chủ đích. Khi lãng phí thời gian, chúng ta đang trì hoãn. Khi không thể quản lý tốt sự tập trung, chúng ta bị sao lãng. Và nếu không để tâm đến năng lượng, chúng ta mệt mỏi hoặc “kiệt sức”. (Một điểm thú vị là từ kiệt sức – burnout là một thuật ngữ tương đối mới; được đưa ra vào thập niên 1970 – đâu đó trong thời điểm chuyển đổi giữa cách suy nghĩ “kiểu nhà máy” sang suy nghĩ “kiểu năng suất” tại nơi làm việc.) Trong các chương tiếp theo, tôi sẽ nói tới ba kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhất mà tôi biết sau suốt một thập kỷ thử nghiệm tăng năng suất, nhưng tôi cũng sẽ dành chừng đó thời gian để đưa ra cách tốt nhất giúp bạn quản lý sự tập trung và năng lượng. Phần lớn chúng ta không còn làm việc trong các nhà máy, và khi năng suất không còn nằm ở số lượng công việc chúng ta làm mà là số lượng những việc chúng ta hoàn thành, cả ba thành phần trên lại càng quan trọng. Với cách nhìn nhận và định nghĩa này, dự án năng suất bắt đầu. Khi bạn có thể kiểm soát tốt hơn những gì mình làm nhưng lượng công việc cũng nhiều hơn hẳn so với trước đây, thì cách tốt nhất là xác định những thứ phù hợp để trở nên hiệu quả hơn ngay từ đầu. Công sức quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng sẽ vô ích nếu ban đầu bạn không nhận ra nhiệm vụ nào là quan trọng và có ý nghĩa nhất đối với mình. Tiếc thay, tôi chỉ có thể học được điều này qua những sai lầm. PHẦN MỘT XÂY DỰNG NỀN MÓNG 1. Nên bắt đầu từ đâu Tóm tắt: Ai cũng muốn trở nên hiệu quả hơn và tạo ra những thay đổi có ý nghĩa trong cuộc đời. Nhưng thực tế cả hai đều rất khó, và việc có một lý do sâu sắc và ý nghĩa để trở nên năng suất hơn sẽ giúp bạn duy trì sự hứng khởi lâu dài. Thời gian đọc ước tính: 8 phút 40 giây GIẤC MƠ TRỞ THÀNH HIỆN THỰC Trước mỗi chương, tôi đều viết tóm tắt để bạn chuẩn bị tinh thần cho những điều sắp được trình bày. Tôi cũng ghi khoảng thời gian ước tính để bạn đọc mỗi chương dựa trên tốc độ đọc trung bình 250 từ một phút. Từ rất lâu, tôi đã cảm thấy việc trở thành một người dậy sớm thật hấp dẫn. Trước khi bắt đầu dự án, tôi thường mơ tưởng về việc thức dậy vài phút trước khi đồng hồ đổ chuông lúc 5 giờ 30 phút, ra khỏi giường theo thói quen, pha một tách cà phê, cập nhật tin tức diễn ra trong đêm, thiền định và chạy bộ trước khi phần còn lại của thế giới thức dậy. Trong giấc mơ đầy huyễn hoặc này, tôi thức dậy bên cạnh Mila Kunis, nhưng thôi, chuyện đó để dành cho cuốn sách khác. Bạn chỉ cần biết rằng khi bắt đầu dự án AYOP, tôi đã quyết tâm dậy lúc 5 giờ 30 phút mỗi sáng – ngay cả khi quyết tâm ấy khiến tôi phải cố gắng trong suốt cả năm trời. Trước dự án, mặc dù rất đam mê chủ đề tăng năng suất, thời gian biểu buổi tối và sáng của tôi lại chưa phù hợp với thói quen dậy sớm. Sau khi hoàn thành các công việc trong ngày (dĩ nhiên là theo cách hiệu quả nhất có thể), tôi thường đắm chìm vào những việc như đọc sách, đi chơi cùng bạn bè, hoặc các bài giảng vũ trụ học trên mạng tới khi chẳng còn chút thời gian hay năng lượng nào cho buổi tối. Dù rất tâm đắc với ý tưởng dậy sớm, nhưng trở thành người dậy sớm sẽ buộc tôi phải thay đổi các thói quen buổi sáng và tối, và điều này dường như quá sức đối với tôi. Trong tất cả thử nghiệm về năng suất mà tôi đã thực hiện, dậy lúc 5 giờ 30 phút có lẽ là điều khó khăn nhất. Ban đầu, tôi luôn cảm thấy giờ đi ngủ mục tiêu lúc 9 giờ 30 phút tối ập đến quá nhanh và tôi phải lựa chọn: gói ghém mọi thứ sớm hơn ngay cả khi tôi đang còn nhiều việc phải làm, hoặc ngủ muộn để hoàn thành công việc rồi ngủ bù sau. Đôi khi, tôi thấy mình lên giường đi ngủ khi vẫn còn nhiều năng lượng, sự tập trung và sáng tạo nhất – tôi là một người sống về đêm – và thế là tôi quyết định thức khuya hơn. Tôi cũng muốn thư giãn với bạn bè khi hoàn thành nghiên cứu và viết lách – điều rõ ràng là tôi không thể thực hiện được nếu đi ngủ sớm. Sau khoảng sáu tháng từ bỏ vô số thói quen để áp dụng thời gian biểu dậy sớm vào buổi sáng, tôi đã áp dụng một nghi thức mới khi ngủ dậy, và cũng coi đó là phần thưởng cho mình vì dậy sớm, đó là tắt các thiết bị từ 8 giờ tối đến 8 giờ sáng, không uống cà phê vào buổi chiều và dần dần chuyển thời gian đi ngủ sớm lên trong hai tháng. Tôi sẽ giải thích các kỹ thuật này kỹ hơn ở các chương sau, nhưng đây chính là thử nghiệm giúp tôi rút ra được rất nhiều bài học vô giá thông qua các sai lầm. Sau sáu tháng, cuối cùng tôi cũng đã thành công: tôi dậy lúc 5 giờ 30 phút trong vài tuần và quen với nghi thức mới. Thời gian biểu buổi sáng là những thứ mà tôi tin rằng chúng ta vẫn thấy trong mơ: ♦ 5 giờ 30 phút – 6 giờ 00 phút: Thức dậy, pha và uống cà phê. ♦ 6 giờ 00 phút – 7 giờ 15 phút: Đến phòng tập thể hình; vừa luyện tập vừa lên kế hoạch cho cả ngày. ♦ 7 giờ 15 phút – 8 giờ 15 phút: Chuẩn bị một bữa sáng đầy đủ và lành mạnh; tắm rửa; thiền định. ♦ 8 giờ 15 phút: Kết nối Internet (sau khoảng thời gian không liên lạc qua mạng mỗi ngày). ♦ 8 giờ 15 phút – 9 giờ 00 phút: Đọc sách. ♦ 9 giờ 00 phút: Bắt đầu làm việc. Tôi tiếp tục thực hiện theo thời gian biểu này vài tháng sau đó, nghiêm túc tắt các thiết bị liên lạc lúc 8 giờ tối, lên giường lúc 9 giờ 30 phút và dậy lúc 5 giờ 30 phút, cảm thấy mình đúng là người quy củ và rất hài lòng, cho tới một buổi sáng thứ Hai, tôi nhận ra có gì đó chặn đứng mình. Tôi thật sự ghét việc đi ngủ sớm và dậy sớm. Khi sự phấn khích ban đầu với thời gian biểu mới dần qua đi, tôi cảm thấy không thoải mái khi phải từ chối đi chơi với bạn bè chỉ vì phải đi ngủ sớm. Tôi không can tâm dừng công việc đúng lúc đang “hứng khởi” vào đêm muộn. Mỗi sáng, tôi thấy mình chếnh choáng mất một hoặc hai tiếng lúc mới ngủ dậy. Và tôi khám phá ra mình thích thiền định, tập thể dục, đọc sách và lên kế hoạch cho ngày mới muộn hơn, khi tôi có nhiều năng lượng và sự tập trung cho những việc đó. Tệ nhất là thời gian biểu ấy không khiến tôi tăng năng suất. Với thời gian biểu mới, tôi thường không hoàn thành mọi việc như dự định, viết được ít hơn mỗi ngày, có ít năng lượng và khó tập trung hơn trong ngày. Và sau khi nghiên cứu, tôi nhận ra rằng chẳng có sự khác biệt nào về mặt kinh tế xã hội giữa người dậy sớm và “cú đêm” cả – chúng ta sinh ra đã khác nhau, và thời gian biểu này về bản chất không có gì tốt hơn thời gian biểu khác. Tôi nhận thấy chính những điều bạn làm khi đang thức mới tạo nên sự khác biệt về mặt hiệu quả (Tôi sẽ nói thêm về điều này ở các trang sau). Dù rất thích thú với ý tưởng dậy sớm, nhưng thực tế, tôi lại thích ngủ dậy muộn hơn. NĂNG SUẤT CÓ MỤC ĐÍCH Tôi nghĩ điều tương tự cũng đúng với năng suất. Ai cũng thích ý tưởng sẽ làm được nhiều việc hơn và đem lại nhiều thay đổi tích cực cho cuộc sống. Nhưng thực tế, trở nên năng suất hơn chính là một trong những việc khó khăn nhất mà bạn có thể làm. Nếu dễ dàng, có lẽ tôi chẳng cần dành cả một năm để tự khám phá chủ đề đó, và sẽ chẳng có lý do nào để cuốn sách này ra đời. Mặc dù tôi đã học được nhiều bài học về cách làm việc hiệu quả trong suốt thử nghiệm kéo dài cả năm này, có lẽ bài học lớn nhất tôi đúc kết được là tầm quan trọng của lý do tại sao bạn lại muốn trở nên năng suất hơn. Nếu đang đọc cuốn sách này thay vì viết nó, có thể câu vừa rồi tôi sẽ đọc lướt qua, vì vậy tôi cho rằng mình nên nhắc lại: có lẽ bài học lớn nhất tôi đúc kết được là tầm quan trọng của lý do tại sao bạn lại muốn trở nên năng suất hơn. Khi đã quyết tâm thay đổi hoàn toàn các thói quen trong ngày để dậy lúc 5 giờ 30 phút mỗi sáng, tôi không nghĩ nhiều tới việc mình có thật sự quan tâm đến dậy sớm hay không. Tôi chỉ mong muốn rằng mình sẽ trở thành “người năng suất” khi tỉnh giấc trong lúc tất cả vẫn đang ngủ và làm được nhiều việc hơn hết thảy mọi người. Tôi không nghĩ nhiều tới những điều cần làm để biến nó thành hiện thực, hay tôi có thật sự quan tâm đến những gì cần thiết để thay đổi ở mức độ sâu sắc hơn. Làm việc bình tĩnh và có mục tiêu trong cả ngày có thể quyết định mức độ năng suất. Nhưng làm việc có mục đích cũng quan trọng không kém. Ý đồ phía sau hành động cũng giống như phần thân sau mũi tên – rất khó để trở nên năng suất hết ngày này đến ngày khác khi bạn không thật sự quan tâm đến những gì mình muốn đạt được. Sự thấu hiểu này về năng suất cho tới giờ chính là lời khuyên kém hấp dẫn nhất trong cuốn sách này, nhưng lại là lời khuyên quan trọng nhất. Đầu tư thời gian để trở nên năng suất, hoặc áp dụng các thói quen và thời gian biểu mới sẽ chỉ phí thời gian nếu bạn không quan tâm tới những thay đổi mình đang cố thực hiện. Và bạn sẽ không có động lực để duy trì lâu dài các thay đổi đó. CÁC GIÁ TRỊ HẤP DẪN Lý do tôi tiếp tục nghiên cứu và khám phá năng suất trong suốt thập kỷ qua là năng suất gắn liền với quá nhiều thứ tôi trân trọng: hiệu suất, ý nghĩa, sự kiểm soát, kỷ luật, phát triển, tự do, học tập, tổ chức. Các giá trị đó khuyến khích tôi dành nhiều thời gian đọc sách và tìm kiếm các tài liệu trên mạng. Còn ngủ dậy lúc 5 phút 30 phút mỗi sáng thì sao? Không hẳn. Rất nhiều tác giả trước tôi đã viết về việc “hành động theo các giá trị của bạn”, và nói thật lòng, mỗi khi tôi đọc những khẳng định kiểu đó về giá trị, tôi gần như chẳng mấy bận tâm hoặc cứ thế bỏ qua mà đọc tiếp. Khác với Mila Kunis, các giá trị chẳng có gì hấp dẫn cả. Nhưng chúng chắc chắn đáng để nghĩ tới khi bạn đang hoạch định những thay đổi lớn lao trong cuộc đời. Nếu lúc trước tôi chỉ cần bỏ ra vài phút suy nghĩ xem việc dậy sớm ảnh hưởng đến những điều tôi thật sự quan tâm như thế nào – và lúc đó tôi không hề làm vậy – thì có lẽ tôi đã tiết kiệm được nhiều tháng chật vật hy sinh và làm những việc khác có ích hơn trong khoảng thời gian đó. Tự hỏi tại sao bạn muốn thay đổi cuộc đời mình có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ, thậm chí nhiều ngày, vì biết đâu bạn lại nhận ra rằng mình không thật sự muốn tạo nên sự thay đổi đó. THỰC TẾ Tôi biết giờ bạn đang chìm sâu trong “chế độ đọc” và không muốn ngừng lại để thực hiện một thử thách nhỏ, dù việc đó sẽ khiến bạn năng suất hơn. Nhưng thực hiện cú nhảy vọt từ “biết” đến “làm” chính là cốt lõi của năng suất. Hãy cùng chuyển đổi nhẹ nhàng từ “đọc” sang “làm” và thực hiện thử thách đầu tiên trong cuốn sách này. Đừng lo, nó dễ hơn bạn tưởng: đa số các thử thách trong cuốn sách sẽ chỉ mất chưa đến 10 phút, và để thực hiện, bạn chỉ cần một cây bút và một vài tờ giấy. Không phải chương nào cũng có thử thách, tôi chỉ đưa thử thách vào khi nghĩ rằng đó là lúc đáng để thực hiện. Tôi biết thời gian là nguồn tài nguyên quý giá và ít ỏi nhất mà bạn có, và tôi hứa sẽ không lãng phí chút thời gian nào của bạn. Với mỗi phút bạn dành để thực hiện các thử thách này, tôi hứa bạn sẽ “lãi” ít nhất gấp mười lần. Bạn đã sẵn sàng chưa? Hãy cầm lấy giấy bút rồi đọc tiếp nhé! THỬ THÁCH GIÁ TRỊ Thời gian cần thiết: 7 phút Năng lượng/Độ tập trung: 6/10 Giá trị: 8/10 Thú vị: 3/10 Điều bạn sẽ rút ra: Hiểu rõ những lý do sâu xa để trở nên năng suất hơn. Nếu đang áp dụng các kỹ thuật trong cuốn sách này để làm được nhiều việc hơn, bạn có thể tiết kiệm vô số thời gian chỉ bằng cách tập trung vào các kết quả mà bạn quan tâm. Thực hiện thử thách này sẽ cực kỳ có ích cho bạn. Tôi biết, nếu tôi chỉ đơn giản yêu cầu bạn lập danh sách những giá trị quan trọng nhất đối với bạn, sau đó lập kế hoạch hành động phù hợp, bạn sẽ hoặc là đặt cuốn sách này xuống để viết bài chê tơi tả trên Amazon, hoặc sẽ nhảy cóc để xem những lời khuyên tăng hiệu quả khác mà tôi đưa ra là gì. Vì lý do đó, tôi đã lựa chọn một vài câu hỏi cực kỳ đơn giản để bạn tự hỏi bản thân mà tôi thấy rất hữu ích khi xem xét các quy trình và thói quen mới. Bản thân tôi đã thực hiện tất cả các thử thách này và có thể cam đoan về hiệu quả chúng đem lại. Chúng thật sự rất hữu dụng. Tôi không bịa ra chúng để làm lãng phí thời gian của bạn đâu. Đầu tiên: ● Tưởng tượng: Nhờ áp dụng các kỹ thuật trình bày trong cuốn sách này, bạn có thêm hai giờ đồng hồ rảnh rỗi mỗi ngày. Bạn sẽ sử dụng thời gian đó vào việc gì? Bạn sẽ làm những điều gì mới? Bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho thứ gì? ● Khi đọc cuốn sách này, các mục tiêu hiệu quả hoặc thói quen, quy trình hoặc nghi thức mới nào bạn muốn áp dụng? Dưới đây là một số câu hỏi quan trọng về giá trị và mục tiêu để bạn suy nghĩ. ● Đi sâu. Tự hỏi: Những giá trị gốc rễ nào gắn liền với các mục tiêu hiệu quả của bạn? Tại sao bạn muốn trở nên hiệu quả hơn? Nếu bạn liệt kê được rất nhiều giá trị bạn thật sự quan tâm (giống như ý nghĩa, cộng đồng, mối quan hệ, sự tự do, học hỏi,...) nhiều khả năng bạn quan tâm tới mục tiêu sâu sắc hơn, và những thay đổi bạn đang nghĩ tới có lẽ là đáng để tiến hành. Nếu bạn làm bài tập này ào ào cho xong, có thể sự thay đổi hoặc mục tiêu đó không phù hợp với các giá trị của bạn và thực ra chẳng quan trọng lắm với bạn. (Hãy tìm kiếm từ khóa “danh sách các giá trị” để tham khảo một vài danh sách hay.) ● Nếu suy nghĩ về các giá trị là quá sức với bạn, hãy điền vào chỗ trống sau các thay đổi bạn muốn thực hiện: Tôi thật sự quan tâm tới điều này vì . Hãy đưa ra nhiều lý do nhất có thể để xác định bạn có quan tâm đến mỗi thay đổi ở mức độ sâu sắc hơn hay không. ● Thêm một lối tắt nữa để xác định một thay đổi nào đó có ý nghĩa với bạn không: hãy tưởng tượng tới lúc bạn đang hấp hối trên giường. Hãy tự hỏi: Liệu tôi có hối hận vì đã làm quá nhiều hoặc quá ít việc hay không? Tôi tin rằng mục đích của việc tăng năng suất là để tạo thêm thời gian cho những việc thật sự có ý nghĩa. Nhưng các nhiệm vụ và cam kết không chỉ có giá trị vì chúng có ý nghĩa với cuộc sống của bạn, mà còn có tác động đáng kể trong công việc. 2. Không phải nhiệm vụ nào cũng như nhau Tóm tắt: Không phải tất cả các nhiệm vụ đều có tầm quan trọng như nhau; trong công việc có một số nhiệm vụ mà cứ mỗi phút bạn dành cho nó lại giúp bạn hoàn thành nhiều hơn các công việc khác. Chậm lại và xem xét công việc để nhận diện các nhiệm vụ có tầm ảnh hưởng lớn nhất sẽ cho phép bạn đầu tư thời gian, sự tập trung và năng lượng vào những điều đúng đắn. Thời gian đọc ước tính: 9 phút 47 giây THIỀN ĐỊNH 35 GIỜ Tôi đã ngộ ra tầm quan trọng của việc làm chậm lại và chú tâm hơn khi tôi từ bỏ thiền định thông qua các sai lầm. Vậy nên, tôi đã quyết định thực hiện một thử nghiệm để xác định thiền định và làm việc chậm lại có ảnh hưởng như thế nào tới năng suất – và thiết kế một thử nghiệm thiền 35 giờ trong sáu ngày. Là người thiền định lâu năm, tôi đã quen với việc thiền trong khoảng thời gian dài. Trước đây, tôi đã thiền 30 phút mỗi ngày trong vài năm, tập luyện thiền định với nhóm Phật giáo mỗi tuần, thỉnh thoảng tham gia buổi dã ngoại thiền định mà tại đó tôi sống hoàn toàn tĩnh lặng trong vài ngày và thiền với những người khác năm hoặc sáu giờ mỗi ngày. Ba mươi lăm giờ thiền định một tuần có thể là rất nhiều ngay cả với “ông bạn cũ” là nhà sư mà tôi đã nhắc đến ở phần mở đầu, người làm gì cũng phải mất hàng giờ đồng hồ. Nhưng tôi lại quá tò mò muốn thực hiện thử nghiệm này. Để mọi chuyện thú vị hơn, trong suốt cả tuần tôi cũng thực hiện các công việc đơn giản và những nhiệm vụ thường nhật, nhưng trong trạng thái chú tâm. Trong khi thử nghiệm, tôi cố gắng hết mức để đạt mức năng suất tốt nhất có thể những lúc không thiền, nhờ vậy tôi có thể quan sát ảnh hưởng từng ngày của việc thiền định đến mức năng lượng, sự tập trung và năng suất. Trong sáu ngày – sau khi phát trực tiếp khoảng thời gian tôi thiền mỗi ngày trên mạng xã hội – tôi thực hiện: ♦ 14,3 giờ ngồi thiền ♦ 8,5 giờ thiền đi bộ ♦ 6,2 giờ làm việc nhà một cách chú tâm ♦ 6 giờ ăn uống một cách tập trung ĐO ĐẠC NĂNG SUẤT Một trong những phần thú vị nhất của dự án này là tính chất tuần hoàn của nó. Làm việc năng suất khi nghiên cứu về năng suất theo một cách nào đó cũng giống như viết về việc viết. Nhưng trước tiên, AYOP là một dự án nghiên cứu, và với tôi, một ngày hiệu quả nghĩa là học được nhiều nhất có thể và chia sẻ những gì tôi học được với các độc giả blog của mình nhằm giúp họ cũng trở nên năng suất hơn. Khi bắt đầu dự án AYOP, tôi đã tạo một trang con trên website của mình, trong đó chứa các bảng biểu cập nhật liên tục và chính xác số từ tôi đã viết, số trang sách tôi đã đọc, và số giờ tôi làm việc mỗi ngày (hiện giờ, trang con đó vẫn còn trên http://alifeofproductivity. com/statistics). Ý tưởng của tôi rất đơn giản: tôi càng đọc và viết nhiều, nghĩa là tôi càng năng suất. Vấn đề với thước đo kiểu đó, như bạn hẳn đã đoán được, là chúng chỉ phản ánh được một phần kết quả của thử nghiệm. Nếu tôi làm việc suốt cả ngày và viết được 1.000 từ, tôi sẽ được coi là rất năng suất theo thang đo đó. Nhưng nếu tôi dự định viết 2.000 từ mà cuối cùng chỉ viết được 1.000 thì sao? Nếu cả ngày tôi không thể tập trung và lãng phí hàng giờ đồng hồ xem các chương trình nấu ăn trên Netflix thì sao? Nếu tôi cảm thấy hoàn toàn kiệt sức vào cuối ngày thì sao? Nếu 1.000 từ đó là vô giá trị thì sao? Nguyên bài diễn văn Gettysburg Address1 cũng chỉ dài có 272 từ! 1. Diễn văn nổi tiếng nhất của Tổng thống Mỹ Abraham Lincoln, và được trích dẫn nhiều nhất trong lịch sử Mỹ. (BTV) Khi tiến hành dự án được khoảng một hai tháng, tôi nhận ra sai lầm của mình khi thiết kế trang số liệu trên website – một sai lầm mà chúng ta thường phạm phải khi nhìn vào năng suất. Tôi thực chất đã quay trở lại với cách suy nghĩ kiểu nhà máy, đánh đồng năng suất với hiệu quả thay vì nhìn vào số lượng việc mình đã hoàn thành. Khi từ bỏ cách suy nghĩ này bằng việc tập trung nhìn vào những gì hoàn thành được, năng suất của tôi tăng vọt. Tôi cho rằng cách tốt nhất để đo đạc năng suất là tự hỏi một câu hỏi rất đơn giản vào cuối ngày: Tôi có hoàn thành những gì mình dự định không? Khi hoàn thành những dự định đó, và nếu bạn chú tâm vào các mục tiêu năng suất đặt ra, theo tôi, bạn đã làm việc hiệu quả rồi. Nếu ban đầu bạn dự định viết 1.000 từ thật hay và hoàn thành, tức là bạn đã làm việc hiệu quả. Nếu bạn định hoàn thành một báo cáo ở chỗ làm, vượt qua buổi phỏng vấn xin việc, dành thời gian với gia đình, và cuối cùng bạn làm được tất cả những điều đó, rõ ràng bạn hoàn toàn hiệu quả. Nếu bạn định nghỉ ngơi cả ngày và cuối cùng có được ngày thư giãn nhất trong năm, bạn cũng hoàn toàn hiệu quả. Ý định và sự tập trung là hai mặt của một đồng xu, và tôi cho rằng cả hai đều cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn sống năng suất hơn. Tự hỏi liệu mình đã hoàn thành những gì đã dự định chưa chính là một trong hai cách để tôi đo đạc hiệu quả của mình trong dự án. Cách thứ hai là quan sát cách mỗi thử nghiệm kỹ thuật tăng năng suất ảnh hưởng đến khả năng quản lý ba thành phần của năng suất: ♦ Thời gian: Tôi quan sát cách mình sử dụng thời gian thông minh đến đâu, mình làm được bao nhiêu việc trong ngày, viết/ đọc được bao nhiêu từ và trang cũng như tần suất trì hoãn. ♦ Sự tập trung: Tôi ghi lại mình đã tập trung vào điều gì, độ tập trung đến đâu và có dễ bị sao lãng không. ♦ Năng lượng: Tôi xem xét lòng quyết tâm, sự phấn khích và mức năng lượng mình có, theo dõi sự biến động của mức năng lượng trong suốt thử nghiệm. Hiển nhiên, các biến số này chủ quan hơn so với việc đánh giá tôi đã hoàn thành những việc mình dự định làm chưa. Các thử nghiệm năng suất đã thúc đẩy tôi xem xét chính nghiên cứu này khi nhận ra một chủ đề sẽ ảnh hưởng đến cách tôi dành thời gian, sự tập trung hay năng lượng như thế nào. Tôi hay hoài nghi, vậy nên tôi dựa vào khoa học nhiều nhất có thể để giải thích các kết quả. Thêm nữa, cơ sở khoa học của nghiên cứu này cực kỳ thú vị. LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN Thử nghiệm thiền định không chỉ giúp tăng khả năng tập trung hơn bất kỳ kỹ thuật nào mà tôi đã thử, mà còn tạo ra một hiệu ứng tôi không lường trước được: nó cho phép tôi quản lý thời gian tốt hơn, vì nó khiến tôi dễ dàng nhận ra điều gì là quan trọng, cho phép tôi làm việc thông minh hơn chứ không chỉ đơn giản là chăm chỉ hơn. Lý do tôi cảm thấy dễ dàng để làm việc một cách thông minh hơn trong thử nghiệm này không phải chỉ bởi thiền định, mà đơn giản vì tôi có quá ít thời gian để hoàn thành các việc khác trong tuần đó. Trong thử nghiệm, tôi tiếp tục viết bài và đọc nhiều nhất có thể. Nhưng vì có quá ít thời gian, tôi thường phải ngừng làm việc và xem lại liệu những gì mình đang viết có quan trọng không. Với quá ít thời gian, đây là lựa chọn duy nhất của tôi. (Điều tương tự cũng xảy ra trong thử nghiệm về tuần làm việc 90 giờ.) Điều này dẫn đến một trong những chân lý hiển nhiên khi nhìn lại: không phải tất cả các nhiệm vụ đều như nhau. Nói cách khác, có một số nhiệm vụ trong công việc mà khi chia ra từng phút nó sẽ giúp bạn hoàn thành được nhiều hơn hẳn. Điều này bao giờ cũng đúng, bất kể bạn đang làm việc ở đâu và công việc của bạn là gì. Ví dụ như các việc sau: ♦ Lên kế hoạch cho cả tuần ♦ Hướng dẫn nhân viên mới ♦ Đầu tư vào học tập ♦ Hoãn các buổi họp chưa có sẵn chương trình ♦ Từ chối các công việc bận rộn nhiều nhất có thể ♦ Tự động hóa các việc lặp đi lặp lại ♦ Xem ảnh các loại động vật nhỏ đáng yêu (tôi sẽ nói thêm về chúng ở phần sau) Chia ra từng phút, bạn sẽ hoàn thành được nhiều hơn khi làm các việc trên so với những việc dưới đây: ♦ Dự các buổi họp vô bổ ♦ Cập nhật mạng xã hội ♦ Kiểm tra thư điện tử liên tục ♦ Đọc các trang tin tức trên mạng ♦ Nói chuyện phiếm Càng đầu tư nhiều thời gian, năng lượng và sự tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn càng hoàn thành được nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian, và càng trở nên hiệu quả. Khi thiền 35 giờ mỗi tuần, tôi có khoảng 25 giờ ngoài thử nghiệm để làm việc, nghĩa là nếu không xác định các việc quan trọng nhất, tôi sẽ không thể hoàn thành những việc mình định làm trong tuần đó. Điều này buộc tôi phải chậm lại một chút để lên kế hoạch cẩn thận cho cả tuần, nhằm tận dụng hiệu quả nhất quỹ thời gian eo hẹp của mình. Ở chừng mực nào đó, không phải công việc nào cũng như nhau – phần lớn mọi người có thể thấy họ sẽ hoàn thành được nhiều hơn khi soạn thảo báo cáo thuế trong một giờ thay vì xem một bộ phim. Nhưng đúng như chúng ta thường nói, suy nghĩ chưa chắc đã đi đôi với hành động. Chỉ vì bạn biết điều gì đó đúng không có nghĩa là bạn sẽ hành động như thế – mặc dù hành động theo cách bạn nghĩ là cần thiết để trở nên năng suất hơn. CÁC NHIỆM VỤ QUAN TRỌNG NHẤT Một nhiệm vụ, dự án hay cam kết được xem là quan trọng vì một trong hai lý do: nó có ý nghĩa với bạn (liên quan tới các giá trị của bạn) hoặc có ảnh hưởng lớn trong công việc. Trong cùng một khoảng thời gian, các hoạt động gần gũi với những giá trị quan trọng nhất sẽ khiến bạn vui vẻ và phấn chấn hơn, còn các hoạt động quan trọng với công việc sẽ khiến bạn trở nên năng suất hơn. Nếu may mắn, bạn sẽ có những nhiệm vụ trong công việc vừa ý nghĩa lại vừa hiệu quả. Công việc của bạn giống hoặc khác công việc trong nhà máy và dây chuyền lắp ráp đến đâu sẽ xác định mức độ kiểm soát của bạn trong vấn đề này. Trong khi một công nhân nhà máy phải làm những gì mình được giao, một người khởi nghiệp có thể làm bất kỳ điều gì mình muốn.1 1. Nói qua một chút, tôi không coi công việc nào là tốt hơn hay xấu hơn, vì mỗi người có quan điểm khác nhau về công việc và tiền bạc. (TG) Khi suy nghĩ thật sâu sắc về cách sử dụng thời gian, tôi nhanh chóng nhận ra mình đã lãng phí quá nhiều năng suất mỗi ngày, không phải vì tôi không làm việc chăm chỉ mà là chưa làm đúng những việc quan trọng nhất. Tôi không đạt hiệu quả tối đa vì chưa từng ngồi xuống, xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất và chú tâm hoàn thành. Thay vào đó, tôi chỉ đơn giản là dành thời gian cho những việc xuất hiện trong danh sách các việc cần làm mà thôi. Tôi cho rằng quan niệm này phản ánh mức độ quan trọng của dự án với tôi và nhiều độc giả đến thế nào. Khi cắm mặt vào công việc, chúng ta thường không thể chậm lại để quan sát mình đang làm việc thông minh đến đâu. Nghĩ về năng suất trong cả năm khiến tôi ngộ ra nhiều điều tương tự – mặc dù một số khi nhìn lại lại thấy đó là điều cực kỳ hiển nhiên. Bạn có thể đã quen với “Nguyên tắc Pareto” – thường được gọi là quy luật 80-20. Nguyên tắc này nói rằng 80% của [kết quả nào đó] đến từ 20% của [nguyên nhân nào đó]. Ví dụ, 80% doanh số đến từ 20% khách hàng, 80% thu nhập nằm trong tay 20% dân số. Tôi cho rằng nguyên tắc này cũng có thể được áp dụng vào năng suất: một số lượng rất nhỏ các nhiệm vụ sẽ giúp bạn hoàn thành phần lớn các việc. Năng suất không phải là làm nhiều việc hơn – mà là làm đúng những việc cần thiết. Sau thử nghiệm thiền định, tôi chậm lại, lập danh sách mọi việc mình phải chịu trách nhiệm và chọn ra các nhiệm vụ quan trọng nhất. Chính lúc đó, tôi phát hiện ra một điều tuyệt vời: tôi đã hoàn thành phần lớn công việc thông qua ba nhiệm vụ chính. Theo thứ tự, chúng bao gồm: 1. Viết bài về những điều tôi học được trong dự án. 2. Thực hiện thử nghiệm năng suất trên chính mình. 3. Đọc và nghiên cứu về năng suất. Hiển nhiên, có những việc khác tôi phải chịu trách nhiệm – ví dụ như bảo trì website, gửi bản tin qua thư điện tử, phỏng vấn các chuyên gia, quản lý tài khoản mạng xã hội, trả lời thư điện tử và huấn luyện những người khác để họ trở nên hiệu quả hơn – nhưng chính từ ba hoạt động nói trên mà tôi hoàn thành phần lớn mọi việc. Tất cả các trách nhiệm khác khiến tôi hoàn thành ít hơn trong cùng một khoảng thời gian, và phần lớn chúng có thể được loại bỏ hoặc thu gọn (xem Phần IV). THỬ THÁCH ẢNH HƯỞNG Thời gian cần thiết: 10 phút Năng lượng/Độ tập trung: 8/10 Giá trị: 10/10 Thú vị: 8/10 Điều bạn sẽ nhận được: Bạn sẽ nhận ra những nhiệm vụ quan trọng trong công việc, và biết nên đầu tư phần lớn thời gian, sự tập trung và năng lượng vào đâu. Trước khi đầu tư tăng năng suất, quan trọng là bạn phải xác định những khía cạnh mình muốn trở nên năng suất hơn. Hoạt động đơn giản này sẽ giúp bạn làm điều đó. Thử thách này cũng đặt nền móng cho toàn bộ phần còn lại của cuốn sách. May thay, bạn không cần phải thiền 35 giờ một tuần để xác định những nhiệm vụ có ảnh hưởng nhất. Tôi đã thử nghiệm với nhiều kỹ thuật nhằm giúp mình tổ chức và đặt thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, và một số phát huy tác dụng, phần lớn còn lại nhanh chóng bị loại bỏ. Ưu tiên mọi thứ bạn phải chịu trách nhiệm có thể nghe thật nặng nề, nhưng mọi người đều đang phức tạp hóa vấn đề. Trong số tất cả các thử thách của cuốn sách này, đây chính là thử thách quan trọng nhất. Sẽ thật khó để trở nên năng suất nếu ngay từ đầu bạn không biết mình thật sự cần hiệu quả trong những việc gì. Kỹ thuật ưa thích nhất của tôi để ưu tiên những việc quan trọng nhất là học từ Brian Tracy, tác giả cuốn Eat That Frog (Để hiệu quả trong công việc). Brian, người có quan điểm tương tự về các nhiệm vụ có tầm ảnh hưởng lớn, đã viết trong cuốn sách rằng: “90% giá trị bạn đóng góp cho công ty chỉ nằm gọn trong [có] ba nhiệm vụ mà thôi.” Brian đưa ra lời khuyên sử dụng quy trình tuyến tính để nhận diện các nhiệm vụ, dự án và cam kết có ảnh hưởng lớn nhất. Phương pháp của ông tương đối đơn giản; còn tôi đã biến đổi và mở rộng một chút để giúp nó trở nên hữu dụng hơn. 1. Lập danh sách tất cả những việc bạn phải chịu trách nhiệm tại nơi làm việc. Đây là phần mất nhiều thời gian nhất trong hoạt động này, nhưng cảm giác khi viết ra được hết những gì mình phải chịu trách nhiệm thật sự rất tuyệt vời. Nhiều khả năng bạn vẫn chưa chậm lại để nghĩ về tất cả những việc mình phải chịu trách nhiệm hằng tuần hoặc hằng tháng. 2. Sau khi đã thu thập được một danh sách những việc mình phải chịu trách nhiệm, hãy tự hỏi bản thân: Nếu bạn chỉ được làm một trong số các nhiệm vụ trong danh sách trong một ngày, nhiệm vụ nào sẽ cho phép bạn hoàn thành nhiều việc nhất trong cùng một khoảng thời gian? Nói cách khác, nhiệm vụ nào trong danh sách đó là có giá trị nhất cho sếp hoặc chính bạn (nếu bạn tự làm việc cho chính mình giống như tôi)? 3. Sau cùng, hãy tự hỏi: Nếu bạn chỉ được làm thêm hai việc trong danh sách đó trong ngày, nhiệm vụ thứ hai và thứ ba nào sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc nhất trong cùng một khoảng thời gian? Ba nhiệm vụ (hoặc bốn, nếu bạn có công việc thứ tư quan trọng ngang hàng với ba việc trên) chính là 20% những việc mà bạn cần phải làm nhưng lại đóng góp ít nhất 80 % giá trị. Giá trị chính là từ khóa ở đây; khác với phần lớn các nhiệm vụ có ý nghĩa nhất, nhiệm vụ có mục đích cao nhất có thể không đem lại nhiều giá trị hoặc ý nghĩa cho bạn, nhưng chúng lại đóng góp rất nhiều cho năng suất. Khi tôi bắt đầu chú tâm và chủ động đầu tư thêm thời gian, sự tập trung và năng lượng vào các nhiệm vụ đem lại hiệu quả cao nhất, năng suất của tôi tăng vọt. Làm việc một cách thông minh hơn thay vì đơn giản là chăm chỉ hơn sẽ không thể thực hiện được nếu ban đầu bạn không chậm lại một chút, và đó chính là nội dung chính trong phần này của cuốn sách – Xây dựng nền móng. Sau khi đã bắt đầu tạo dựng nền móng bằng cách xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất, bước tiếp theo là gì? Dĩ nhiên, đó là thực hiện chúng. 3. Ba nhiệm vụ hằng ngày Tóm tắt: Kỹ thuật tốt nhất tôi biết để làm việc chú tâm và có mục đích mỗi ngày là Quy tắc số 3. Quy tắc này rất đơn giản: khi bắt đầu ngày mới, trước khi làm việc, hãy xác định ba thứ bạn muốn hoàn thành vào cuối ngày. Làm tương tự như vậy vào đầu mỗi tuần. Thời gian đọc ước tính: 8 phút 1 giây QUY TẮC SỐ 3 Biết các nhiệm vụ quan trọng nhất với mình là cần thiết, nhưng như G.I.Joe sẽ nói: đó mới chỉ là một nửa cuộc chiến. Khi ngồi trước máy tính mở hòm thư vào sáng sớm, bạn sẽ rất dễ quên hết những gì quan trọng cần làm khi các việc khẩn cấp hơn (nhưng ít quan trọng hơn) xuất hiện. Về lý thuyết, làm việc chú tâm rất hay, nhưng trong thực tiễn nó sẽ như thế nào? Tôi đã thử nghiệm hàng tá hệ thống quản lý các việc mình phải làm – mọi thứ từ hệ thống GTD1(Getting Things Done), đến “kanban”2, dán giấy nhớ khắp nơi, dùng nhiều ứng dụng tăng năng suất. Việc ghi lại và quản lý mọi thứ phải làm rất hữu ích – và tôi sẽ nói về các công cụ tốt nhất cho bạn sau. Nhưng tất cả đều có một điểm yếu khá lớn; chúng không giúp tôi làm việc chậm lại và chú tâm hơn. 1. Phương pháp – Nghệ thuật – Quản lý hành động/công việc/nhiệm vụ… được sáng tạo bởi David Allen; và được mô tả chi tiết trong cuốn Hoàn thành mọi việc – không hề khó. (BTV) 2. Một phương pháp Agile dựa trên Phương thức Sản xuất Toyota với bốn nguyên lý: Trực quan hóa công việc, Giới hạn công việc đang làm, Tập trung vào luồng công việc và Cải tiến liên tục. (BTV) Có một hệ thống tuyệt vời để quản lý những việc cần làm là điều quan trọng, nhưng thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra trong hệ thống một cách chú tâm và có mục đích cũng quan trọng không kém. Đó chính là vấn đề cốt lõi của chương này. Trước khi đầu tư để quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng tốt hơn, bạn cần xây dựng nền móng bằng cách xác định những việc cần tập trung mỗi ngày. Và ở đây, chúng ta dùng Quy tắc số 3. Khi thực hiện được một nửa dự án, tôi bắt gặp một cuốn sách viết về chủ đề năng suất có tên Getting Results the Agile Way (tạm dịch: Đạt được kết quả thông qua phương pháp Agile) của J. D. Meier, Giám đốc các chương trình kinh doanh của Microsoft. Thoạt đầu, cuốn sách trông giống sách giáo khoa hơn là sách kỹ năng – kiểu chữ Papyrus, một trong các kiểu chữ mà tôi ghét nhất. Nhưng nội dung của nó thì cực kỳ hữu ích vì cách tác giả tập trung vào năng suất qua lăng kính của sự đơn giản. Một trong những phần tâm đắc nhất của tôi trong cuốn sách là “Quy tắc số 3”. Mặc dù khái niệm phía sau ý tưởng này không mới – đã được nói tới trước đây bởi các blogger chuyên viết về đề tài năng suất như Leo Babauta trên Zen Habits và Gina Trapani trên Lifehacker – thì với tôi nó vẫn mới mẻ và khiến tôi tò mò đến mức buộc phải thử. Mặc dù bạn có thể tải tất cả các ứng dụng tăng năng suất trên đời (tôi đã từng làm đúng như thế), không có ứng dụng nào sẽ khiến bạn quan tâm tới những việc phải làm như Quy tắc số 3. Quy tắc này cực kỳ đơn giản: 1. Khi bắt đầu mỗi ngày, hãy tưởng tượng lúc cuối ngày và tự hỏi: Khi ngày hôm nay kết thúc, tôi muốn hoàn thành được ba điều gì? Viết ba điều này ra. 2. Làm tương tự như vậy mỗi tuần. Bạn sẽ tập trung vào ba điều được nhận diện này trong ngày hôm đó và trong tuần. Vậy thôi. ÁP DỤNG VÀO THỰC TẾ Khi bắt đầu thử nghiệm nghi thức này, phải mất vài tuần tôi mới thích nghi được. Ban đầu, ba công việc phải hoàn thành mỗi ngày tôi đặt ra quá nhỏ bé và cách rất xa mục tiêu. Sau đó, tôi bắt đầu đặt mục tiêu quá tham vọng – đôi khi tới mức đáng sợ – và cảm thấy ít phấn chấn hơn trong suốt cả ngày khi thấy mình không thể đạt được mục tiêu. Sau khoảng một tuần rưỡi thử nghiệm, cuối cùng tôi cũng tìm ra khoảng cân bằng: tại đó, tôi nhận thức được mình có bao nhiêu thời gian, sự tập trung và năng lượng để hoàn thành công việc mỗi ngày. Để các bạn hiểu cách vận hành quy tắc này trong thực tế, dưới đây là ba điều tôi đã viết ra sáng nay và định sẽ hoàn thành trong ngày: 1. Hoàn thành chương Quy tắc số 3. 2. Dọn sạch hòm thư điện tử – và chỉ kiểm tra hòm thư hai lần mỗi ngày. 3. Sắp xếp mọi thứ tôi cần để có mã số thuế Mỹ. Khi tưởng tượng đến cuối ngày, đó là ba điều mà tôi muốn hoàn thành – và cho tới giờ, tôi đang theo kịp tiến độ. Một ví dụ vui vẻ hơn, đây là ba thứ mà tôi dự định sẽ hoàn thành trong tuần: 1. Chốt phần Xây dựng nền móng và gửi cho biên tập viên. 2. Viết và đăng tải các bài viết blog cho tháng. 3. Tạo sơ đồ tư duy (một phương thức dùng hình ảnh để nghĩ về các ý tưởng và khái niệm) cho hai buổi diễn thuyết vào tháng 01. Mỗi đầu tuần, tôi cũng xác định ba việc riêng tư mình muốn hoàn thành. Không phải lúc nào tôi cũng nghĩ ra ba điều (và với các nhiệm vụ trong công việc cũng vậy), nhưng tôi thấy nghi thức này cho phép tôi kiểm soát tốt các việc trong tuần tới và cảm thấy phấn khích hơn. Nếu bạn tò mò, dưới đây là ba mục tiêu của tôi trong ngày và trong tuần: Hôm nay: 1. Vui vẻ dùng trà chiều với Ardyn (bạn gái tôi). 2. Đọc 25 trang sách để giải trí. 3. Hoàn thành danh sách mua đồ Giáng Sinh. Và cho tuần này: 1. Lên kế hoạch và mua hết quà Giáng Sinh. 2. Tách khỏi công việc hoàn toàn để lên kế hoạch sinh nhật. 3. Xếp đồ; về nhà vào dịp Giáng Sinh. Ba mục tiêu này rất đơn giản, nhưng chúng phù hợp với những gì tôi coi trọng và thấy có ý nghĩa, đương nhiên tôi cũng cảm thấy gần gũi và phấn thích sau khi hoàn thành chúng. Hãy xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất trong cuộc sống và công việc. Sử dụng Quy tắc số 3 hằng ngày và hằng tuần. NGHĨ THEO DẠNG BỘ BA Khi tôi hỏi J. D. Meier tại sao việc chọn ba công việc hằng ngày và hằng tuần lại hiệu quả nhất – tại sao không phải là hai? Một? Hay bốn hoặc năm? – ông đưa ra một câu trả lời rất đáng suy ngẫm: “Ban đầu, tôi tập trung vào Quy tắc số 3 vì khi quản lý hỏi tôi cả nhóm đã làm được gì trong tuần, ông ấy không muốn nghe một danh sách dài dằng dặc. Ông ấy chỉ cần nghe ba thành quả quan trọng nhất.” Sau đó, khi J.D. hỏi các thành viên trong nhóm rằng họ tập trung vào những điều gì nhất, chính ông cũng không muốn nghe nhiều hơn ba thành quả hoặc ba điều có ý nghĩa nhất: “Và tôi, ba điều rất dễ để nhớ mà không cần phải viết ra hoặc mở ra xem lại. Tôi có thể kể ngay ba thành quả của mình lúc ở sảnh. Điều này đặc biệt hữu ích khi phải sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc hoặc giúp tôi không bị lạc lối.” Số 3 bề ngoài chỉ như một con số ngẫu nhiên, nhưng nó đủ lớn để liệt kê những điều chủ yếu bạn muốn hoàn thành, và cũng đủ nhỏ để khiến bạn phải thật sự chọn lọc những điều quan trọng. Quy tắc này cũng giúp bạn làm việc thông minh hơn, vì bằng cách xác định những gì mình muốn hoàn thành, cùng lúc đó, bạn cũng xác định những gì mình không muốn hoàn thành. Và vì quy tắc tập trung vào các mục tiêu bạn muốn hoàn thành thay vì số lượng công việc bạn làm được, nó phù hợp hơn với định nghĩa chuẩn về năng suất. Bạn không phải tìm kiếm xa xôi để nhìn thấy bằng chứng rằng ai trong chúng ta cũng thích nghĩ theo dạng bộ ba. Theo J.D., “lý do đơn giản nhất [giải thích tại sao nguyên tắc bộ ba lại hiệu nghiệm như vậy] là bởi bộ não chúng ta được huấn luyện ngay từ đầu để nghĩ theo bộ ba: mở đầu, phần thân, kết thúc.” Ví dụ: “Quân đội sử dụng các bộ ba để giúp binh lính ghi nhớ những kiến thức sinh tồn: Bạn có thể sống được ba phút không có không khí, ba ngày không có nước và ba tuần không có thức ăn.” Khi nhìn xung quanh, bạn sẽ thấy vô số ví dụ về các bộ ba ở khắp nơi: ba con gấu, ba con chuột mù, ba con lợn con và ba người lính ngự lâm; các câu như “máu, mồ hôi và nước mắt” hay “người tốt, kẻ xấu và tên vô lại”; cũng như các khái niệm như huy chương vàng, bạc và đồng, hoặc “sống, tự do và mưu cầu hạnh phúc”. Trí não chúng ta được sinh ra để nghĩ theo bộ ba. Quy tắc này cũng hiệu quả vì dù bạn có cố gắng đến đâu, thì các tình huống khẩn cấp, các nhiệm vụ cần kíp vẫn xuất hiện và các cuộc khủng hoảng vẫn xảy ra. Xác định ba điều cần hoàn thành sẽ đem lại cho bạn ngọn đèn soi sáng dưới chiến hào, ngược lại với việc làm hết mọi thứ trong danh sách và hứng chịu cảm giác không hoàn thành việc gì. Trong khi thảo luận thêm về cách tôi thấy hiệu quả nhất để giảm thiểu các công việc không cần thiết, loại bỏ các nhiệm vụ ít ảnh hưởng và giảm tối thiểu tiếng ồn quanh bạn, việc xác định sẵn ba thứ cần tập trung trong cả ngày và cả tuần sẽ giúp bạn định hướng và hoàn thành nhiều hơn, ngay cả trong những ngày mọi thứ trở nên tồi tệ. Tôi thấy J.D. đã nói rất đúng: “Sự đơn giản giúp chúng ta dễ dàng biến đổi và sáng tạo để đương đầu với sự phức tạp.” THỬ THÁCH QUY TẮC SỐ 3 Thời gian cần thiết: 5 phút Năng lượng/Độ tập trung: 6/10 Giá trị: 8/10 Thú vị: 9/10 Điều bạn nhận được: Bạn có thể chậm lại để xác định các nhiệm vụ hiệu quả nhất lúc đầu ngày, những nhiệm vụ mà bạn nên đầu tư phần lớn thời gian, sự tập trung và năng lượng. Điều này sẽ cho bạn thứ gì đó để tập trung trong suốt cả ngày, giúp bạn làm việc tập trung hơn thay vì chỉ chăm chỉ hơn. Thử thách ở đây rất đơn giản: Hãy thử áp dụng Quy tắc số 3 vào sáng mai. Để hoàn thành nhiều hơn và dành thời gian cho các nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất, bạn phải hành động để hoàn thành chúng mỗi ngày. Trước khi mở hòm thư hoặc bắt đầu ngày mới, hãy ngồi xuống và lấy giấy bút ra, tưởng tượng thời gian cuối ngày và viết lại ba điều bạn muốn hoàn thành khi ngày hôm nay kết thúc. Cố gắng chống lại thói quen kiểm tra hòm thư điện tử là rất khó, nhưng điều này đáng để bạn làm, giúp bạn có thể chậm lại, suy nghĩ minh mẫn về những gì quan trọng với mình. Nếu gặp khó khăn khi suy nghĩ dưới dạng những điều bạn sẽ đạt được, J.D. Meier khuyên rằng hãy nghĩ theo dạng “những chiến thắng, thành tích hoặc điểm đáng nhớ”, giống như đạt được cột mốc trong dự án, giải quyết hết các công việc trong danh sách hoặc kiếm được khách hàng. Việc kiểm tra lại lịch trình để xác định các buổi họp và công việc sắp đến rất hữu ích, nhờ thế, tôi biết rõ mình cần bao nhiêu thời gian, sự tập trung và năng lượng để hoàn thành chúng. Trở nên hiệu quả là một quá trình hiểu rõ các giới hạn của mình, và quan sát lượng thời gian, sự tập trung và năng lượng mình có sẽ giúp bạn điều chỉnh. (Trong chương sau, tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách tính ba thành phần tạo nên năng suất.) Nếu bạn muốn nâng cao quy tắc này hơn nữa, dưới đây là một số gợi ý: ● Hãy nghĩ tới thời điểm, địa điểm và cách bạn sẽ hoàn thành từng công việc trong ngày. Các nghiên cứu cho thấy điều này khiến việc bắt tay vào thực hiện mục tiêu dễ dàng và tự nhiên hơn, nó cũng rất hữu ích khi chúng ta phải làm những việc không dễ chịu. ● Ngoài xác định ba việc chính muốn hoàn thành, hãy lựa chọn các công việc nhỏ khác bạn dự định sẽ hoàn tất trong ngày. Ba việc chính là các điểm tập trung chủ yếu trong ngày, nhưng bạn cũng phải làm vô số các nhiệm vụ nhỏ khác. Hãy luôn nhớ những giới hạn của mình. ● Hãy bắt đầu với nghi thức thường nhật. Một khi cảm thấy Quy tắc số 3 hiệu quả, chắc chắn bạn sẽ rất phấn khích để áp dụng nó theo tuần. Tin tôi đi! ● Khi lên kế hoạch, hãy luôn nhớ các nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất. Và nếu bạn quyết định áp dụng quy tắc này vào cuộc sống riêng tư (điều này là rất đáng làm, đặc biệt là khi bạn cũng có các mục tiêu ở mảng này), hãy nhớ ba việc bạn sẽ hoàn thành liên quan gì tới các giá trị của bạn. ● Đặt hai lần chuông báo thức vào ngày làm việc. Khi chuông reo, hãy tự hỏi: Tôi có còn nhớ ba mục tiêu hằng ngày của mình? Tôi có nhớ ba mục tiêu hằng tuần? Nếu có, liệu tôi có đang hoàn thành nó không? ● Vào cuối ngày hoặc cuối tuần, hãy suy ngẫm lại về tính thực tế của ba việc đã hoàn thành. Chúng có quá nhỏ và quá dễ hoàn thành không? Hay chúng quá lớn và đáng sợ? Bạn có hiểu rõ mình sẽ có bao nhiêu thời gian, sự tập trung và năng lượng để hoàn thành ba việc đó? Suy ngẫm về độ thực tế giúp quy tắc này trở thành công cụ trợ giúp đắc lực hơn cho bạn. Khi mục tiêu của bạn là làm việc tập trung và hoàn thành nhiều hơn trong ngày, Quy tắc số 3 quả là vô song. 4. Sẵn sàng cho giờ vàng Tóm tắt: Khi dành thời gian để quan sát năng lượng biến đổi như thế nào trong ngày, bạn có thể thực hiện các công việc quan trọng nhất trong Giờ vàng sinh học – khoảng thời gian bạn có nhiều năng lượng và sự tập trung nhất. Tương tự, theo dõi cách sử dụng thời gian trong một tuần sẽ giúp bạn xác định mình có đang quản lý thời gian thông minh hay không, và mức độ tập trung trong ngày. Thời gian đọc ước tính: 11 phút, 3 giây Nếu chỉ cần nhận diện các công việc có tầm ảnh hưởng lớn nhất và các mục tiêu trong ngày là đủ để trở nên hiệu quả, cuốn sách này có thể sẽ kết thúc ngay tại đây. Nhưng câu chuyện của chúng ta mới chỉ bắt đầu – không chỉ vì tôi buộc phải viết ít nhất 80.000 từ. Đó là vì dù có mong muốn làm những điều đúng đắn đến thế nào, chúng ta vẫn không làm thế, vì nhiều lý do. Tất cả lý do đó đều liên quan đến cách sử dụng thời gian, sự tập trung và năng lượng. Và tôi chắc chắn không loại mình ra khỏi nhóm này: gần như tất cả mọi ngày tôi đều lãng phí thời gian, trở nên sao lãng, khó tập trung và thiếu năng lượng. Nhờ nghiên cứu và luyện tập, tôi có thể vẫn hiệu quả hơn phần lớn mọi người, nhưng sẽ là nói dối nếu tôi khẳng định mình hiệu quả ở mức hoàn hảo – và tất cả chuyên gia về năng suất ngoài kia cũng thế. Nhiều khả năng chúng ta đều “cùng hội cùng thuyền”. Dù rất muốn, bạn sẽ không thể có đủ thời gian, năng lượng hoặc sự tập trung như mong muốn. Hoặc có lẽ bạn trì hoãn (xem Phần hai), dành quá nhiều thời gian vào các công việc ít quan trọng xuất hiện đột xuất (Phần ba), sử dụng thời gian không hợp lý (Phần bốn), cảm thấy ngợp (Phần năm), luôn cảm thấy sao lãng và không thể tập trung (Phần sáu), hoặc không nuôi dưỡng nguồn năng lượng mình có (Phần bảy). Từ những gì tôi đã trải nghiệm, tất cả điều này đều hoàn toàn bình thường. Trong phần còn lại của cuốn sách, tôi sẽ cung cấp những cách tốt nhất để quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng. Nhưng trước khi bạn học cách quản lý tốt hơn ba thành phần của năng suất, vẫn còn một phần cơ bản cuối cùng cực kỳ quan trọng, và bạn cũng phải theo dõi cách mình quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng trong ngày. Hai thử nghiệm về năng suất dưới đây đo lường cách tôi quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng; chúng đem lại nhiều phát hiện quý báu về những gì tôi đang làm: một thử nghiệm xác định mức năng lượng của tôi trong ngày, ngoài ra còn theo dõi chặt chẽ cách tôi sử dụng thời gian và sự tập trung. GIỜ VÀNG SINH HỌC Như bạn có thể đã biết, mức năng lượng của bạn có thể lên xuống khá nhiều trong ngày. Nếu là người hay dậy sớm, bạn có nhiều năng lượng hơn vào buổi sáng. Nếu thuộc dạng cú đêm, bạn có nhiều năng lượng hơn vào lúc đêm khuya. Sau khi uống một tách ca phê, bạn có thể cảm thấy năng lượng đột ngột tăng vọt, sau đó thì cạn kiệt. Và nếu bạn giống như phần lớn mọi người, mức năng lượng của bạn có thể tăng vọt ngay sau bữa trưa no nê, sau đó giảm sâu vào đầu giờ chiều. Tôi coi năng lượng là nhiên liệu bạn đốt cháy trong ngày để trở nên hiệu quả. Như vậy, bạn cần phải quản lý năng lượng thật tốt. Nếu không còn nhiên liệu để làm tốt công việc, hoặc bạn sẽ kiệt sức vì không chăm sóc mức năng lượng trong ngày bằng cách ăn uống điều độ hoặc ngủ đủ giấc, năng suất của bạn sẽ rơi tự do dù bạn có quản lý thời gian hoặc sự tập trung tốt đến đâu. Để hiểu rõ mức năng lượng của mình biến đổi như thế nào trong một ngày bình thường khi tiến hành dự án, tôi đã thiết kế một thử nghiệm, trong đó tôi ghi nhật ký từng giờ trong ngày để đánh giá mức năng lượng mình có lúc đó. Thử nghiệm này kéo dài ba tuần. Trong thời gian đó, tôi cũng làm các việc sau: ♦ Loại bỏ hoàn toàn caffeine và rượu khỏi chế độ ăn. ♦ Ăn ít đường nhất có thể. ♦ Thường xuyên ăn các bữa nhỏ trong ngày để có năng lượng. ♦ Dậy và ngủ mà không cần đặt báo thức. Ý đồ của thử nghiệm này rất đơn giản: bằng cách theo dõi sự lên xuống tự nhiên của năng lượng trong vài tuần, với ít chất kích thích nhất có thể, tôi sẽ có được bức tranh chính xác về mức năng lượng tự nhiên của mình trong ngày. Sau đó, tôi có thể tiến hành các bước để trở nên hiệu quả hơn. Ví dụ, tôi có thể thực hiện các công việc quan trọng nhất khi có nhiều năng lượng nhất, hoặc thực hiện các biện pháp để tăng mức năng lượng của cơ thể và trí não khi nó giảm xuống. Mỗi người là một thực thể khác nhau và ai cũng có quy luật năng lượng riêng trong ngày, tùy vào đồng hồ sinh học. Tôi muốn biết rõ đồng hồ sinh học của mình hoạt động như thế nào thông qua thử nghiệm này. Sau ba tuần ghi lại mức năng lượng từng giờ, một quy luật thú vị xuất hiện. Mỗi ngày từ 10 giờ sáng đến trưa và từ 5 giờ chiều đến 8 giờ tối, tôi có nhiều năng lượng hơn mọi thời điểm khác trong ngày. Các chuyên gia gọi khoảng thời gian đỉnh điểm này bằng nhiều tên gọi khác nhau, nhưng thuật ngữ tôi ưa thích là Giờ vàng sinh học (tên gốc – BPT), một cụm từ được Sam Carpenter đưa ra trong cuốn sách Work the System (tạm dịch: Vận hành hệ thống). Dành thời gian quan sát mức năng lượng biến đổi trong ngày, bạn có thể làm các công việc có ảnh hưởng lớn nhất trong giai đoạn Giờ vàng sinh học và làm các công việc ít quan trọng hơn khi năng lượng ở mức thấp. Những người năng suất nhất không chỉ quản lý tốt thời gian, họ còn giỏi trong việc quản lý năng lượng và độ tập trung. Sắp xếp thời gian biểu dựa trên thời gian năng lượng đỉnh điểm là cách đơn giản để làm việc thông minh hơn thay vì chỉ chăm chỉ hơn. Sau khi xác định Giờ vàng sinh học của mình, tôi bắt đầu sắp xếp lại công việc trong ngày cho tương thích. Mỗi ngày, từ 10 giờ sáng đến trưa và từ 5 giờ chiều đến 8 giờ tối, tôi làm những việc có ảnh hưởng lớn nhất và ý nghĩa nhất. Ngược lại, khi mức năng lượng giảm, tôi thực hiện các công việc ít ảnh hưởng nhất hoặc đầu tư vào biện pháp tăng năng lượng lâu dài (ví dụ như uống một cốc trà xanh) và dành thời gian nghỉ ngơi. Bạn có thể không hoàn toàn kiểm soát được những việc mình phải làm và khi nào bạn thực hiện chúng, nhưng dù làm gì, lựa chọn khoảng thời gian phù hợp nhất để thực hiện các công việc có mức ảnh hưởng khác nhau sẽ đem lại sự khác biệt lớn về năng suất. Ví dụ, nếu bạn có nhiều năng lượng nhất vào buổi trưa, tại sao phải nghỉ ăn trưa thay vì chờ tới lúc bạn thật sự cần nạp năng lượng? Chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn cách tận dụng thời điểm nhiều năng lượng nhất ở phần sau, nhưng biết được nhịp sinh học tự nhiên chính là một trong những cách tốt nhất để làm việc một cách thông minh hơn thay vì chỉ chăm chỉ hơn. Dĩ nhiên, năng lượng chỉ là một trong ba thành phần của năng suất. Nhận biết cách sử dụng thời gian và sự tập trung như thế nào cũng quan trọng không kém. Nghiên cứu cho thấy phần vỏ não trước trán – khu vực quy định suy nghĩ sáng tạo – là phần hoạt động tích cực nhất ngay khi ngủ dậy. Điều này nghĩa là ngay cả khi bạn có ít năng lượng khi mới ngủ dậy, nếu công việc đòi hỏi sự sáng tạo, bạn nên cân nhắc làm việc vào buổi sáng thay vì khi bạn có nhiều năng lượng, sự tập trung và phấn chấn. Với tôi, tôi luôn cảm thấy rất tuyệt mỗi khi thực hiện các công việc quan trọng nhất khi mới bắt đầu ngày mới – bạn sẽ cảm thấy mình không thể bị kìm hãm trong suốt cả ngày dài. MỘT NGÀY TRONG CUỘC ĐỜI Mặc dù không phải là người hay trì hoãn, nhưng rõ ràng tôi là kẻ thích la cà. Trước khi tắm vào buổi sáng, tôi đi một vòng quanh nhà và dọn dẹp mọi thứ. Trước khi ra ngoài, tôi thường đọc vài trang sách, ăn vặt một chút hoặc ngồi suy nghĩ lung tung. Nói chung, tôi không lãng phí nhiều thời gian và gần như lúc nào cũng hoàn thành những việc định làm, nhưng tôi thích điểm xuyết một vài khoảng thời gian la cà trong ngày. Việc này giúp tôi thư giãn, chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác, và thậm chí nghĩ ra những ý tưởng hay hơn (Chương 17). Dĩ nhiên, nó khiến những người xung quanh tôi cực kỳ khó chịu – gần như tất cả những người phụ nữ trong đời tôi, bao gồm mẹ, chị gái và bạn gái tôi, đều từng bảo tôi phải dừng kiểu la cà đó lại – nhưng tôi thích thế. Tương tự như tính toán Giờ vàng sinh học, theo dõi việc sử dụng thời gian mỗi giờ trong một tuần về lý thuyết thì đơn giản, nhưng thực tế lại rất vất vả. Để làm được điều này, tôi in một bảng giống bảng tính Excel, với các giờ trong ngày viết theo hàng ngang và các ngày trong tuần theo hàng dọc. Tôi sẽ trình bày ngắn gọn tại sao việc ghi lại việc sử dụng thời gian trong ngày lại hữu ích đến thế. Bản thân tôi không thường xuyên viết nhật ký thời gian, chủ yếu vì làm thế rất tốn sức. Nhưng cứ vài tháng một lần, tôi lại cố gắng theo dõi việc sử dụng thời gian để xem mình đang dùng quỹ thời gian eo hẹp thông minh tới đâu. Trong ba thành phần của năng suất, thời gian là thứ bị giới hạn nhất. Trong khi có nhiều cách để tăng cường sự tập trung và năng lượng, không có cách nào để có thêm thời gian cả. Để sử dụng thời gian thông thái hơn – vào các công việc có tầm ảnh hưởng lớn và các nhiệm vụ có ý nghĩa nhất – bạn phải biết mình đã sử dụng thời gian như thế nào, từ đó tiến hành điều chỉnh. Ví dụ, bạn có thể trân trọng sức khỏe và tâm linh nhưng lại chẳng dành phút nào trong cả tuần cho hai mảng này. Hoặc bạn có thể cho rằng huấn luyện đội ngũ là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất, nhưng cuối cùng, bạn không hề dành thời gian cho nó. Nếu không biết mình đang sử dụng thời gian như thế nào, sẽ rất khó để biết các giá trị và những nhiệm vụ có tầm ảnh hưởng nhất với bạn là gì. Viết nhật ký thời gian là cách tốt để tìm ra điểm khởi đầu, mức ban đầu, nhằm phát hiện ra bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho các việc quan trọng và ý nghĩa nhất. Nhật ký thời gian cũng là cách hay để xác định bạn tập trung đến đâu trong ngày. Nếu mỗi giờ bạn lại mở nó ra để ghi lại những gì mình đang làm, rồi thấy mình suốt ngày trì hoãn những việc quan trọng, có thể bạn sẽ phải cố gắng chống lại tật trì hoãn (Chương 5), tăng khả năng tập trung (Chương 18), hoặc giảm các tác nhân gây sao lãng (Chương 19). Laura Vanderkam, tác giả nổi tiếng của cuốn I Know How She Does It (tạm dịch: Tôi biết cách cô ấy làm) và 168 Hours: You Have More Time Than You Think (tạm dịch: 168 giờ: Bạn có nhiều thời gian hơn bạn nghĩ), đã nói: “Ghi nhật ký thời gian là cách rất tốt để có cái nhìn tổng quát về cách bạn thật sự đang sử dụng thời gian của mình.” “Đó có thể là một việc vất vả và chán ngấy, nhưng lại giúp bạn giải phóng rất nhiều giờ mỗi tuần,” cô nói với tôi. “Chìa khóa ở đây là tìm kiếm một hệ thống phù hợp với bạn.” Dĩ nhiên, vì bạn đang ghi lại việc sử dụng thời gian mỗi giờ (hoặc nửa giờ hay 15 phút), viết nhật ký cũng giúp bạn tự chịu trách nhiệm với bản thân lúc cuối ngày khi nhìn lại xem mình đã hoàn thành những công việc theo kế hoạch hay chưa. Các nghiên cứu cho thấy viết nhật ký món ăn giúp tăng gấp đôi khả năng giảm cân. Một hiệu ứng tương tự cũng xảy ra khi bạn bắt đầu viết nhật ký thời gian. Vanderkam thường viết lại nhật ký thời gian của mình thành từng khoảng 30 phút cho mỗi quý, mỗi lần kéo dài một tuần. Theo cô, lựa chọn một tuần bình thường để viết nhật ký là rất quan trọng, và bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào mình cảm thấy thoải mái nhất, đó có thể là sổ tay, bảng tính trên máy tính, hoặc ứng dụng tăng năng suất làm việc. “Dù đây là một công cụ tốt để bạn biết mình có đang lãng phí thời gian hay không, nó cũng có thể giúp bạn nhìn thấy các công việc mà mình đang trì hoãn thực ra lại không tốn thời gian như bạn tưởng,” cô nói. “Vì vậy, nó giúp bạn vượt qua tật trì hoãn.” Tôi bắt đầu viết nhật ký thời gian đầu tiên khi dự án đi được nửa chặng đường, và tôi nghĩ bạn có thể sẽ ngạc nhiên khi biết kết quả. Nhưng trước khi trình bày phần đó, giờ đã tới lúc thực hiện một thử thách cuối cùng để xây dựng nền móng trong khi bạn đọc phần còn lại của cuốn sách này. THỬ THÁCH GIỜ VÀNG Thời gian cần thiết: Khoảng một phút mỗi giờ trong vòng một tuần Năng lượng/Độ tập trung: 1/10 Giá trị: 9/10 Thú vị: 3/10 Điều bạn nhận được: Hiểu cách quản lý ba thành phần của năng suất, nhờ thế biết điểm bắt đầu để điều chỉnh và hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày. Thử thách thứ tư này sẽ đáng giá gấp nhiều lần so với những gì bạn bỏ ra: theo dõi mức năng lượng để xác định Giờ vàng sinh học và viết nhật ký thời gian để đánh giá bạn đang quản lý thời gian cùng sự tập trung tốt đến đâu. Năng lượng Nếu thật sự muốn quan sát nhịp độ tự nhiên của cơ thể, trước khi viết nhật ký năng lượng, bạn nên: ● Loại bỏ caffeine, rượu, đường và các chất kích thích khác khỏi chế độ ăn. Nếu phải mất vài ngày để điều chỉnh, bạn có thể sẽ muốn cân nhắc bỏ số liệu trong vài ngày đầu vì nó có thể làm sai lệch kết quả. ● Thường xuyên ăn các bữa nhỏ trong ngày. ● Nếu có thể, hãy dậy và đi ngủ mà không cần đồng hồ báo thức hoặc điện thoại thông minh. Loại bỏ caffeine và rượu có lẽ là điều khó khăn nhất trong các thử thách, nhưng để xác định chính xác thời điểm bạn có nhiều năng lượng nhất, đây lại là điều vô cùng quan trọng. Tôi coi việc uống rượu và cà phê là một cách đi vay năng lượng từ ngày hôm sau. Để có kết quả năng suất ổn định và hiệu quả nhất một cách tự nhiên, bạn nên loại bỏ cả hai loại đồ uống kích thích khi tiến hành đo lường. Và mặc dù thỉnh thoảng đường có thể giúp tăng năng lượng, nhưng xét từ góc độ năng lượng và hiệu quả làm việc, nó không hữu ích về lâu dài. Cá nhân tôi khuyến cáo nên loại bỏ cả caffeine, rượu và đường trong một tuần trước khi bắt đầu theo dõi mức năng lượng. Giờ vàng sinh học của bạn sẽ không thay đổi nhiều theo thời gian và việc biết thời điểm bạn có nhiều năng lượng nhất sẽ đem lại nhiều ích lợi trong nhiều năm tới. Để theo dõi mức năng lượng cũng như thời gian, bạn chỉ cần một tờ giấy liệt kê các giờ trong ngày và các ngày trong tuần. Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, tôi đã tạo một bảng có đầy đủ mọi thứ cần thiết để bạn theo dõi thời gian và năng lượng trong một tuần. Bạn chỉ cần lên trang web productivityprojectbook.com để tải và in ra! Thời gian Cứ mỗi một giờ đồng hồ, khi chuyển sang giờ mới, ngoài việc ghi lại bạn có bao nhiêu năng lượng (theo thang từ 1 đến 10), hãy ghi lại: ● Bạn đang làm gì. ● Bạn đã trì hoãn bao nhiêu phút trong giờ vừa qua (ước lượng). Dưới đây là một số lời khuyên mà tôi tin bạn sẽ thấy hữu ích cho thử thách này: ● Ngoài việc dùng giấy bút để theo dõi, nếu bạn thường xuyên làm việc trên máy tính, có một số ứng dụng rất hay cho phép bạn theo dõi việc sử dụng thời gian. Nếu có thể cài đặt các chương trình này trên máy tính làm việc, tôi khuyên bạn nên cài RescueTime (Rescuetime.com – miễn phí; dùng cho PC, Mac và Android) và Toggl (Toggl.com – miễn phí; dùng cho PC, Mac, iPhone, Android). RescueTime theo dõi thời gian một cách tự động, còn Toggle theo dõi thời gian một cách thủ công. ● Nếu bạn thấy mình trì hoãn, đừng lo – chuyện đó là bình thường. Theo các nhà nghiên cứu về tật trì hoãn mà tôi đã phỏng vấn, tất cả mọi người đều thỉnh thoảng trì hoãn – bao gồm cả một vài nhà nghiên cứu nổi tiếng nhất về tật trì hoãn trên thế giới. Đừng quá nghiêm khắc với bản thân khi viết lại mình đã trì hoãn bao lâu – và đừng sợ viết lại sự thật. ● Nếu ý nghĩ theo dõi thời gian và năng lượng trong một tuần hoặc hơn khiến bạn nản chí, hãy thử theo dõi thời gian và năng lượng chỉ trong vài ngày. Khi đã nhìn thấy một vài quy luật, tôi tin bạn sẽ cảm thấy phấn chấn để tiếp tục ghi lại cả hai thành phần này trong khoảng thời gian lâu hơn. Nếu có thể, tôi khuyên bạn nên theo dõi thời gian trong một tuần và theo dõi năng lượng trong hai hoặc ba tuần. ● Theo dõi thời gian và năng lượng rất vất vả. Nhưng những gì bạn nhận được lại vô cùng quý giá – đến nỗi, hiện giờ tôi vẫn theo dõi cả thời gian và năng lượng vài tháng một lần, mặc dù so với lần đầu, những gì tôi thu lượm được đã giảm đi. Tôi tin hoạt động này có giá trị vô cùng tuyệt vời. Bài tập này tự thân nó đã đủ để khuyến khích bạn giảm thiểu thời gian cho những việc ít quan trọng. Nhưng nếu không thì cũng đừng lo – phần còn lại của cuốn sách là một số hướng dẫn tốt nhất để quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng. Giờ đây, khi bạn đã xây dựng xong nền móng để trở nên năng suất hơn, tôi sẽ trình bày nốt một phần mà cho tới giờ tôi đã “quét xuống dưới thảm”: kết quả thử nghiệm lần theo dõi đầu tiên của tôi. PHẦN HAI LÃNG PHÍ THỜI GIAN 5. Thoải mái với các nhiệm vụ khó chịu Tóm tắt: Trì hoãn là bản tính của con người. Lý do chính khiến các công việc quan trọng có giá trị đến vậy là vì chúng thường đáng sợ; gần như lúc nào chúng cũng đòi hỏi nhiều thời gian, sự tập trung và năng lượng hơn so với các nhiệm vụ ít quan trọng. Chúng thường nhàm chán, gây bực bội, khó khăn, vô tổ chức, và thiếu phần thưởng nội tại – tất cả châm ngòi cho tật trì hoãn. Thời gian đọc ước tính: 16 phút, 54 giây LÃNG PHÍ THỜI GIAN Vào tháng 10 năm 2013, sau khi thực hiện thử nghiệm năng suất về việc xem 296 số TED Talks một tuần, một nhân viên của tổ chức uy tín TED đã mời tôi đến dự một buổi phỏng vấn cho trang blog chính thức của họ.1 Tôi cảm thấy phấn khích như bay trên chín tầng mây. Lúc đó, tôi đã thực hiện được một nửa thử nghiệm kéo dài một năm của mình, mọi người bắt đầu tìm ra trang web của tôi, và buổi phỏng vấn là một thành công lớn. Cùng với những nhân vật lừng lẫy khác của TED như Bill Clinton, Malcolm Gladwell, Jane Goodall và Bill Gates, tôi cũng sẽ xuất hiện trên trang nhất của TED.com! 1. TED, viết tắt của Technology, Entertainment và Design (Công nghệ, giải trí và thiết kế), là một loạt các buổi hội thảo toàn cầu, trong đó những nhà lãnh đạo của cả ba lĩnh vực tụ họp lại để nói về những “ý tưởng đáng phổ biến”. (TG) Khi buổi phỏng vấn được đăng lên sau một tuần, tôi lại cảm thấy phấn khích thêm một lần nữa. Phần yêu thích của tôi là câu giới thiệu: “Chris Bailey có thể là người năng suất nhất từ xưa đến nay mà bạn hi vọng gặp được.” Ngạc nhiên chưa, TED cho rằng tôi chính là người năng suất nhất từ xưa đến nay! Tôi nên ghi nó lên bìa sách chứ nhỉ? Cũng trong tuần đó, tôi thử nghiệm theo dõi cách mình sử dụng thời gian. Những gì tôi phát hiện ra thật tồi tệ. Trong một tuần, sau khi theo dõi cách sử dụng từng giờ mỗi ngày (kể cả thời gian trì hoãn), tôi phát hiện ra mình dành:1 ♦ 19 giờ đọc và nghiên cứu ♦ 16,5 giờ viết ♦ 4 giờ thực hiện và tham gia các cuộc phỏng vấn ♦ 8,5 giờ làm các công việc duy trì ♦ 6 giờ trì hoãn Theo hầu hết mọi tiêu chuẩn, đó là tuần cực kỳ năng suất. Các nhà tổ chức TED đã đăng bài phỏng vấn với tôi, tôi đã viết 4.683 từ, đọc hai cuốn sách và vô số các bài viết về chủ đề năng suất. Tôi cũng đầu tư 37,5 giờ cho hai trong số các công việc quan trọng nhất. Không hề có khoảng chênh giữa những gì tôi định làm và những gì tôi hoàn thành. Ngọt ngào hơn, tôi có thừa năng lượng và độ tập trung trong cả tuần. Thế nhưng, tôi vẫn có 6 giờ trì hoãn các công việc dự định – trong đó không bao gồm thời gian nghỉ giải lao. 1. Nếu bạn tò mò, trong năm ngày đó tôi cũng dành 39,5 giờ để ngủ, 9 giờ làm việc nhà và việc cá nhân, 6 giờ tập thể dục, 2,5 giờ thiền định và 10,5 giờ cho các hoạt động giải trí (phần lớn là đọc sách và đi chơi với bạn bè). (TG) Trong khi tôi rất phấn khích muốn chia sẻ những điều mình học được khi theo dõi thời gian, cuối cùng, tôi quyết định không công bố kết quả trên blog. Cuốn sách này là lần đầu tiên tôi công bố chúng. Tôi thường không cảm thấy ngượng ngùng vì sự yếu đuối của mình trong dự án, và luôn viết về những lần thất bại, nhưng lần này sự tự tôn không cho phép tôi làm vậy. Nó khăng khăng ngăn cản tôi nói bất cứ điều gì làm tổn hại đến hình ảnh mới mẻ của mình với tư cách người năng suất nhất thế giới. Nhưng hóa ra, trì hoãn chẳng phải chuyện gì đáng xấu hổ. Lý do là đây. “AI CŨNG CÓ LÚC TRÌ HOÃN” Một trong những quyết định thông minh nhất của tôi khi bắt đầu dự án AYOP là viết blog hằng ngày về những điều tôi đã học được từ nghiên cứu và thử nghiệm. Khi ngày càng nhiều người bắt đầu khám phá chủ đề năng suất theo cách tiếp cận của tôi, tôi có thể tận dụng sự quan tâm này để nghiên cứu sâu hơn vào những gì cần thiết để trở nên năng suất hơn – ví dụ, phỏng vấn các chuyên gia như Tim Pychyl. Tim Pychyl viết cuốn sách bán chạy Solving the Procrastination Puzzle (tạm dịch: Giải câu đố trì hoãn). Ông đã nghiên cứu về chủ đề trì hoãn hơn 20 năm nay. Khi đi bộ, Tim lúc nào cũng mạnh mẽ, tỏa ra sự bình thản không khác gì những người thiền định tôi từng phỏng vấn cho cuốn sách này. Tính cách và diện mạo của ông thoạt nhìn có vẻ mâu thuẫn với những gì mà người ta tưởng tượng về một trong những tác giả nổi tiếng nhất viết về tật trì hoãn. Những gì Tim nói trong cuộc phỏng vấn khiến tôi cảm nhận được sự thoải mái mà rất lâu rồi mình mới có được: “Ai cũng có lúc trì hoãn.” Trì hoãn đơn giản là bản tính con người. Piers Steel, tác giả cuốn The Procrastination Equation (tạm dịch: Phương trình của sự trì hoãn), cũng ủng hộ nhận định này, giải thích: “Sau rất nhiều khảo sát, khoảng 95% mọi người thừa nhận đã từng trì hoãn.” (5% còn lại nói dối.) Hiển nhiên, mỗi người lại trì hoãn theo một cách khác nhau và với lượng khác nhau mỗi ngày. Các nghiên cứu cho thấy khoảng 20% mọi người liên tục trì hoãn. Nhưng dù có thuộc nhóm này hay không, có lẽ bạn vẫn trì hoãn nhiều hơn mình vẫn tưởng. Sáu giờ trì hoãn của tôi trong một tuần có thể vẫn là mức thấp. Theo một khảo sát mới đây của Salary.com, 31% số người được hỏi công khai thừa nhận lãng phí ít nhất một giờ mỗi ngày, và 26% thừa nhận lãng phí hai giờ mỗi ngày hoặc hơn. Và đó chỉ là khoảng thời gian mà các nhân viên nhận thức được là mình lãng phí. Tùy vào công việc, bạn có thể trì hoãn còn nhiều hơn hai giờ mỗi ngày. Trong một nghiên cứu, Pychyl đã phát hiện ra một sinh viên trung bình trì hoãn 1/3 thời gian khi đang thức. SÁU ĐẶC ĐIỂM GÂY TRÌ HOÃN Giải thích dưới góc độ khoa học, lý do chúng ta trì hoãn rất đơn giản. Một trong những nghiên cứu yêu thích của tôi về chủ đề này, trong đó Tim Pychyl cũng tham gia, đã cho thấy có một số đặc điểm trong công việc khiến bạn dễ trì hoãn. (Ngoài ra, cũng có một số tính cách khiến bạn dễ trì hoãn hơn, nhưng tôi sẽ nói về chúng sau. Bản thân tôi thích tập trung vào chính các nhiệm vụ, vì công việc thì dễ thay đổi hơn so với tính cách. Hơn nữa, bạn tuyệt vời lắm rồi. Đừng bao giờ thay đổi gì cả.) Mọi thứ thật ra tương đối đơn giản: nếu không xét đến tính cách, công việc càng ít hấp dẫn, bạn càng dễ trì hoãn nó. Có sáu đặc điểm chính trong công việc khiến sự trì hoãn dễ xảy ra hơn. Đó là khi công việc có một hoặc nhiều đặc điểm sau: ♦ Nhàm chán ♦ Gây bực bội ♦ Khó khăn ♦ Vô tổ chức hoặc không rõ ràng ♦ Thiếu ý nghĩa cá nhân ♦ Thiếu phần thưởng nội tại (nghĩa là không thú vị hoặc hấp dẫn) Một công việc có càng nhiều các đặc điểm này, và ở mức độ càng cao, nó càng kém hấp dẫn và bạn càng dễ trì hoãn. Đó là lý do tại sao bạn trì hoãn một số việc tới tận phút cuối, ví dụ như làm báo cáo thuế, để làm các công việc khác, ví dụ như xem Netflix, việc không có nhiều các đặc điểm nêu trên. Làm báo cáo thuế là một trong những việc nhàm chán, bực bội, khó khăn và vô tổ chức nhất; và nếu giống tôi, có lẽ bạn cũng sẽ chẳng thấy nó thú vị. Với phần lớn mọi người, làm báo cáo thuế có đủ sáu đặc điểm gây trì hoãn. Các công việc khác như đến khám bác sĩ, gọi điện cho mẹ, làm việc tại nhà, chạy marathon và viết sách cũng có nhiều đặc điểm gây trì hoãn, do đó khiến bạn dễ trì hoãn hơn. Bạn cần phải suy nghĩ tại sao mình lại trì hoãn. Như Tim đã nói: “Đôi khi, trì hoãn chỉ là dấu hiệu cho thấy những điều bạn quan tâm không phù hợp với cuộc sống của bạn và… có thể bạn nên làm những việc khác.” Lý do bạn cảm thấy ít khó khăn về mặt tinh thần để xem Netflix so với khi làm báo cáo thuế là Netflix đỡ nhàm chán, đỡ bực mình và đỡ khó khăn hơn, đồng thời nó lại gây phấn chấn và có tổ chức. Thậm chí, Netflix còn hiện một đường dẫn để xem phần tiếp theo của một loạt phim khi bạn đã xem hết tập hiện tại! Vì xem Netflix gần như không có đặc điểm gây trì hoãn nào, chúng ta cũng không trì hoãn nó. Lý do lớn nhất khiến các công việc có tầm ảnh hưởng lớn có giá trị đến vậy là vì chúng thường không hấp dẫn chút nào; gần như lúc nào chúng cũng đòi hỏi nhiều thời gian và năng lượng hơn so với các việc ít ảnh hưởng, và chúng cũng thường nhàm chán, gây bực mình, khó khăn, vô tổ chức và thiếu phần thưởng nội tại. Chúng có giá trị và ý nghĩa vì chúng khó khăn, và đó là lý do tại sao bạn được trả cao hơn mức lương tối thiểu để làm những công việc đó. Đây là một sự thật đơn giản khi không làm việc trong nhà máy: công việc của bạn càng có giá trị, nó càng ít hấp dẫn. Đó cũng là lý do tại sao trở nên năng suất hơn lại khó đến thế; mặc dù bất cứ ai trên thế giới này cũng muốn làm được nhiều hơn, nhưng hoàn thành nhiều thứ hơn cũng đồng nghĩa với việc thực hiện các việc kém hấp dẫn hơn. Trì hoãn cản trở việc hoàn thành nhiều hơn vì ở hình thức đơn giản nhất, nó là khoảng chênh giữa ý định và hành động của bạn. Tiện thể, bạn có muốn giành lại 13,6 năm trong cuộc đời ngay lập tức không? Đừng xem tivi nữa. Theo Nielsen, một người Mỹ trung bình xem tivi 5 giờ 4 phút mỗi ngày. Giả sử, bạn bắt đầu xem lúc 10 tuổi cho đến năm 80 tuổi, khoảng thời gian này cộng dồn lên đến 13,6 năm. THỬ LÀM MỌT SÁCH Hãy cùng nhìn vào những gì xảy ra bên trong bộ não khi bạn trì hoãn. Khi bạn cân nhắc trì hoãn việc gì đó, một cuộc chiến nội tâm kỳ thú sẽ xảy ra. Bạn thường sẽ đi từ việc hợp thức hóa lý do xem thêm một tập nữa của loạt phim House of Cards (Sóng gió Chính trường) cho tới nghĩ đến việc bạn cần làm báo cáo thuế; từ việc muốn kiểm tra Facebook và Twitter thêm lần nữa tới nghĩ đến việc bạn phải bắt đầu làm báo cáo nộp vào thứ Sáu tuần sau. Sự giằng xé này là kết quả của việc hai phần của bộ não – “hệ thống limbic” và “thùy trước trán” – tranh giành với nhau. Hệ thống limbic là phần điều khiển cảm xúc, bản năng trong bộ não, bao gồm cả trung tâm khoái cảm. Theo quá trình tiến hóa, hệ thống limbic là phần cổ xưa của bộ não – giống như động vật, nó là phần khiến bạn hành động theo bản năng, thúc đẩy bạn xuôi theo cảm xúc và cám dỗ. Đây là phần của bộ não cố gắng khiến bạn trì hoãn làm báo cáo thuế để xem vài tập Sóng gió Chính trường nữa. Thùy trước trán là phần logic của bộ não cố gắng thúc giục bạn làm báo cáo thuế. Nó phụ trách logic, lý luận và nhớ các mục tiêu dài hạn. Nó cũng là phần khuyến khích bạn đọc cuốn sách này. Nếu bạn đã thực hiện các thử nghiệm năng suất tôi nhắc đến, đó là vì phần thùy não trước trán đã thắng; nếu bạn trì hoãn không làm mà đọc tiếp, hệ thống limbic của bạn đã thắng. Sự tranh giành giữa hệ thống limbic cảm xúc và thùy não trước trán lý trí chính là điều dẫn đến các quyết định mà bạn đưa ra trong ngày. Nó cũng là thứ khiến bạn là con người. Nếu thùy não trước trán thắng 100% trong mọi trường hợp, tất cả các quyết định của bạn sẽ hoàn toàn lý trí, và bạn sẽ giống như người Vulcan trong loạt phim Star Trek (Du hành giữa các vì sao); các quyết định chỉ dựa trên logic và lý luận mà không tính đến cảm xúc của bạn và người khác. Nếu hệ thống limbic thắng 100% trong mọi trường hợp, bạn sẽ không khác gì động vật quyết định mọi thứ theo bản năng. Trong mọi quyết định của chúng ta, hoặc hệ thống limbic hoặc thùy não trước trán sẽ thắng. Hệ thống limbic thắng khi chúng ta theo về nhà cô gái xinh đẹp gặp ở quán bar, không thể cưỡng lại một chiếc bánh vòng và một tách cà phê sáng, hoặc khi chúng ta trì hoãn. Tim thường gọi sự trì hoãn là “chiều chuộng để thoải mái”, và nếu bạn nhìn vào bản chụp quét não bộ người trì hoãn, bạn sẽ thấy rằng ở cấp độ thần kinh học, đó chính là những gì xảy ra. Thùy não trước trán đầu hàng hệ thống limbic để chúng ta có thể cảm thấy sung sướng trong ngắn hạn. Nhưng thùy não trước trán cũng sẽ thắng rất nhiều lần. Đó là lý do chúng ta để dành tiền khi về hưu, đến phòng tập sau giờ làm để khỏe mạnh hơn, vượt qua sáu đặc điểm gây trì hoãn và đọc sách về cách tăng năng suất. Đó là phần não bộ liên tục chiến đấu để giúp bạn đạt được các mục tiêu lâu dài, thay vì các mục tiêu chỉ sung sướng trong ngắn hạn. Và bạn gần như chắc chắn không thể trở nên năng suất mà không có phần thùy não trước trán mạnh. Bất cứ khi nào chúng ta suy xét có nên thực hiện một việc kém hấp dẫn hay không, hệ thống limbic và thùy não trước trán lại đấu tranh với nhau, và sau đó hoặc chúng ta trì hoãn, hoặc bắt tay vào làm công việc xấu xí kia.1 Nhưng vẫn còn một vấn đề về trận chiến giữa hệ thống limbic và thùy não trước trán: mọi thứ đã được dàn xếp. 1. Ở đây tôi đang đơn giản hóa một chút – bộ não là một hệ thống phức tạp mà giờ chúng ta mới hiểu được bước đầu, và bất kỳ khẳng định khái quát nào về cơ chế vận hành của bộ não đều sẽ là không tính đến sự phức tạp và vẻ tuyệt mỹ của nó. Ví dụ, thùy trán phụ trách cảm xúc và theo Jonathan Haidt, tác giả cuốn The Happiness Hypothesis (tạm dịch: Giả thuyết hạnh phúc), thì nó “cho phép sự mở rộng các cảm xúc ở con người”. Tuy thế, nói chung, hệ thống limbic phụ trách cảm xúc và thùy não trước trán phụ trách logic. (TG) LẤY LẠI QUYỀN KIỂM SOÁT BỘ NÃO Cho tới giờ, tôi đã vẽ nên một bức tranh về cuộc chiến không ngừng nghỉ giữa hệ thống limbic và thùy não trước trán. Mặc dù điều này là đúng khi nói về tật trì hoãn, nhưng những lúc khác hai hệ thống này phối hợp với nhau theo cách thật kỳ diệu. Vì hai hệ thống này phụ trách cả logic và cảm xúc, chúng cùng góp công vào một số những sáng tạo vĩ đại nhất mà con người biết tới – bao gồm ngôn ngữ, máy in, bóng đèn, bánh xe và Internet. Logic tạo nên bánh xe, nhưng logic đó xuất phát từ khát vọng tạo nên một thế giới tốt đẹp và hiện đại hơn. Ngoài ra, người đầu tiên phát minh ra bánh xe có lẽ đã phải chịu không ít sự ganh tị từ đấng mày râu và sau đó ghi điểm mạnh với chị em phụ nữ. Nhưng đó chỉ là phỏng đoán chủ quan của tôi thôi (không hề dựa trên Tâm lý học tiến hóa). Sự tương tác của thùy não trước trán và hệ thống limbic cũng phép bạn theo đuổi những gì sung sướng, kích thích và có ý nghĩa, ví dụ như học chơi cello, tiết kiệm tiền để đi khám phá đường mòn Inca, leo núi, đi làm tình nguyện, xây dựng các mối quan hệ bền vững, theo đuổi mục tiêu lâu dài và sống với đam mê. Trong khi hệ thống limbic có vai trò cực kỳ quan trọng, hiệu quả làm việc lại phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng thùy não trước trán thật mạnh, để nó có thể cho hệ thống limbic thấy ai là người đừng đầu khi cần và dập tắt những hành động bốc đồng, như kiểm tra thư điện tử hoặc Facebook thêm lần nữa, để bắt tay vào làm những việc có ảnh hưởng lớn hơn. Trong khi giữ cho hệ thống limbic được vui vẻ, chúng ta sẽ không thể đầu tư vào các thành quả, mối quan hệ và giá trị của mình mà không có thùy não trước trán thật mạnh. Điều này nói thì dễ nhưng làm thì khó hơn nhiều. Trong khi sự tương tác giữa thùy não trước trán và hệ thống limbic chính là thứ tạo nên con người chúng ta, thùy não trước trán lại yếu hơn nhiều so với hệ thống limbic. Hệ thống limbic đã tiến hóa qua hàng triệu năm, trong khi thùy não trước trán mới chỉ xuất hiện cách đây vài nghìn năm. Theo đúng cách mà những người hiệu quả nhất vẫn học để tránh làm việc một cách tự động, những người năng suất nhất học cách sử dụng thùy não trước trán nhiều hơn hệ thống limbic. Theo tôi, phần thú vị nhất trong nghiên cứu về bộ não là mặc dù các dạng giao tranh này xảy ra trong não chúng ta hàng nghìn lần mỗi ngày, chúng ta thường không hề biết đến chúng. Giống như 90% tảng băng nằm dưới nước, tâm trí chúng ta chỉ có thể chủ tâm quan sát được một phần nhỏ những gì xảy ra trong não bộ – phần còn lại nằm ẩn trong những tầng sâu tâm thức của chúng ta. Đó là lý do tại sao năng suất có thể có tầm ảnh hưởng đến vậy, vì bạn có thể sử dụng sức mạnh này bằng cách kết hợp kiến thức khoa học về cách bạn nghĩ và hành động với ý định học hỏi cách hoàn thành được nhiều việc hơn. NGHIÊNG CÁN CÂN Tôi đã thiết kế chương này dài hơn các chương khác một chút vì lý do rất cụ thể: để kích hoạt thùy não trước trán. Khi bạn những từ này, thùy não trước trán của bạn đang hoạt động điên cuồng, thấu hiểu ý nghĩa phía sau những con chữ bạn đang đọc, trong khi kết nối các từ đó với những gì bạn đã biết. Kích hoạt thùy não trước trán, tiện dụng thay, lại chính là điều bạn phải làm để đánh bại hệ thống limbic và thực hiện các công việc có ý nghĩa nhất. Với tôi, mặc dù 6 giờ trì hoãn trong một tuần có lẽ vẫn là mức thấp, tôi vẫn muốn tận dụng thời gian hiệu quả nhất có thể. Tôi muốn con số đó giảm đi càng nhiều càng tốt. Sau khi phát hiện ra nguồn gốc của tật trì hoãn – hệ thống limbic lấn át thùy não trước trán – tôi làm tất cả mọi thứ để đem lại lợi thế cho thùy não trước trán mỗi khi hệ thống limbic cố quyến rũ tôi đầu hàng để được sung sướng. Sau khi đã nhận diện những việc quan trọng nhất và đặt ra ý định thực hiện chúng, bạn sẽ trì hoãn, ngay cả khi nhiều khả năng bạn có thùy não trước trán mạnh hơn phần lớn mọi người. Nhưng có một vài kỹ thuật cực kỳ hiệu quả để đánh bại tật trì hoãn. Thực ra, nếu suy nghĩ thấu đáo ngay từ đầu, bạn hoàn toàn có thể biến việc làm báo cáo thuế trở nên hấp dẫn không kém gì việc xem cả mùa phim Sóng gió Chính trường. EXTREME MAKEOVER1: PHIÊN BẢN THUẾ Ôi trời ơi! Nhìn lịch kìa! Bạn phải nộp thuế trong một tháng nữa! Và bạn thậm chí còn chưa nghĩ đến việc bắt đầu. Nhưng bạn có thể hoãn đến ngày mai mà, đúng không? Khoảnh khắc bạn nhận ra tâm trí mình đang có sự đấu tranh xem có nên thực hiện một nhiệm vụ nào đó không, hoặc bạn bắt đầu nhận thấy mình đang nói những điều như “Tôi sẽ làm việc này sau”, “Giờ tôi chưa muốn làm”, hoặc tệ nhất là “Tôi sẽ làm khi có nhiều thời gian hơn”, nó cho thấy nhiệm vụ trước mắt không mấy hấp dẫn, và bạn phải làm cho nó trở nên hấp dẫn hơn.2 1. Tên một chương trình truyền hình thực tế ở Mỹ, tại đó những người có vẻ ngoài khiếm khuyết sẽ được phẫu thuật thẩm mỹ và trang điểm để trở nên hấp dẫn hơn. Sau đó, người xem sẽ được thấy phản ứng của bạn bè và người nhà khi nhìn thấy diện mạo mới của họ. (ND) 2. Tiện thể, tôi cần nói ngay: “Tôi không có thời gian” chính là lời bào chữa phổ biến nhất. Khi ai đó nói họ “không có thời gian” làm gì đó, thật ra họ đang nói rằng nhiệm vụ này không quan trọng hoặc hấp dẫn bằng những việc họ đang làm. Ai cũng có 24 giờ một ngày, và có thể sử dụng 24 giờ đó thế nào tùy thích. Nhưng tôi không đồng ý với quan điểm này. (TG) Vì làm báo cáo thuế là một nhiệm vụ thật kinh khủng, nó đã tạo ra cả một ngành kê khai thuế, chỉ tính riêng ở Mỹ, ước tính có khoảng 320.000 nhân công làm việc trong ngành này. Và chẳng có gì lạ: nếu kê khai thuế chỉ đơn giản ấn nút là xong, ngành này sẽ không tồn tại. Theo Intuit – hãng tạo nên TurboTax, một trong vô số các phần mềm khiến việc kê khai thuế đỡ nhàm chán, bực bội, khó khăn,… – “gần 1/3 số người nộp thuế trì hoãn việc kê khai thuế.” Phương pháp của tôi để khiến việc kê khai thuế đỡ nhàm chán là thuê người khác làm hộ mình. Mỗi năm, tôi thuê một người kê khai thuế, và với 200 đô-la, tôi đã mua lại được rất nhiều thời gian cùng sự tập trung để dồn vào các nhiệm vụ và dự án quan trọng hơn. Giờ là mùa kê khai thuế, và thay vì thu thập hóa đơn, tính toán số liệu và xem mình có thể ghi bao nhiêu chi phí cho công việc, tôi lại đang viết cuốn sách này. Nhưng hãy giả sử bạn không thể thuê người khác làm hộ, và bạn phải tự làm việc này. Chỉ cần nghĩ về kê khai thuế, có lẽ hệ thống limbic đang ngăn bạn đọc tiếp, hoặc cảm thấy khiếp sợ những đoạn sau đây. Nhưng hãy cùng “tút tát” lại để khiến việc kê khai thuế trở nên hấp dẫn như xem Netflix. Khi biết được những đặc điểm gây ra sự trì hoãn và sau đó lập kế hoạch để ngăn chặn các dấu hiệu đó, kê khai thuế trở nên hấp dẫn hơn nhiều. Nếu nhận thấy mình trì hoãn việc này, tôi có thể ngồi xuống và lập kế hoạch thay đổi. Ví dụ, nếu đặc điểm gây trì hoãn là: ♦ Nhàm chán: Tôi sẽ đến quán cà phê yêu thích vào chiều thứ Bảy để làm báo cáo thuế bên cạnh một ly đồ uống tuyệt hảo trong khi ngắm dòng người qua lại. ♦ Gây bực bội: Tôi cũng sẽ mang theo một cuốn sách đến quán cà phê và đặt chuông điện thoại để giới hạn thời gian làm báo cáo thuế chỉ trong 30 phút – và chỉ làm việc lâu hơn nếu cảm thấy bị cuốn vào công việc và muốn làm tiếp. ♦ Khó khăn: Tôi nghiên cứu các quy trình kê khai thuế để biết những bước mình cần làm và các tài liệu cần có. Tôi sẽ tới quán cà phê vào Giờ vàng sinh học, khi có nhiều năng lượng nhất. ♦ Vô tổ chức và mơ hồ: Tôi lập một kế hoạch chi tiết từ các nghiên cứu của mình, trong đó ghi rõ bước tiếp theo cần làm. ♦ Thiếu ý nghĩa cá nhân: Nếu muốn được hoàn thuế, hãy nghĩ tới số tiền mình sẽ nhận lại và lập một danh sách những thứ ý nghĩa có được khi dùng món tiền đó. ♦ Thiếu phần thưởng nội tại: Mỗi 15 phút tôi dành để kê khai thuế, tôi bỏ ra 2,5 đô-la tự thưởng cho mình theo những cách có ý nghĩa. Được rồi, có lẽ kê khai thuế sẽ không bao giờ hấp dẫn như xem Netflix. Nhưng ít ra cũng gần tới mức đó, phải không nào? BA CÁCH KHÁC ĐỂ GIÀNH LẠI QUYỀN KIỂM SOÁT BỘ NÃO Chống lại các đặc điểm gây trì hoãn là một mũi tên trúng hai đích: vừa khiến một công việc nào đó ít kinh khủng hơn bằng cách dập tắt các ngòi nổ trì hoãn, đồng thời giúp thùy não trước trán sẵn sàng chống lại hệ thống limbic. Nếu cần hỗ trợ thùy não trước trán nhiều hơn nữa, có ba cách để bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát và thực hiện ngay cả những nhiệm vụ nhàm chán nhất. 1. Tạo danh sách trì hoãn Thật ra, bạn có thể trì hoãn một cách hiệu quả. Khi lập một danh sách những việc có ý nghĩa và ảnh hưởng lớn để thực hiện vào lần trì hoãn tiếp theo, bạn có thể vẫn hiệu quả trong khi thùy não trước trán khởi động. Trong dự án, tôi thường thấy mình trì hoãn việc đọc các bài nghiên cứu dài và chán ngấy. Vậy nên, tôi đã lập một danh sách trì hoãn bao gồm cả các hạng mục như viết và gửi các e-mail quan trọng, sắp xếp lại các tệp trên máy tính và theo dõi các chi phí liên quan tới dự án. Tôi nghĩ sẽ hữu ích nếu bạn tự mình lựa chọn làm một trong hai việc: việc bạn muốn trì hoãn và việc đem lại ích lợi lớn. 2. Liệt kê các chi phí Liệt kê các chi phí từ việc trì hoãn là cách yêu thích của tôi để kích hoạt thùy não trước trán. Đó là một kỹ thuật đơn giản, nhưng giúp tăng đáng kể cơ hội chiến thắng. 3. Cứ thế bắt đầu làm Hãy để ý, tôi không viết “làm đi”. Nếu bạn có một nhiệm vụ quá vất vả và kém hấp dẫn như dọn dẹp tầng hầm, đơn giản là hãy bắt đầu làm. Hãy đặt chuông báo chỉ 15 phút, sau đó bạn sẽ thôi không dọn dẹp nữa mà làm việc khác. Nếu bạn thấy muốn tiếp tục, thế thì cứ làm tiếp, nhưng nếu không thì cũng đừng lo. Mỗi lần tôi bắt đầu làm gì đó dù chỉ trong vài phút, nhiệm vụ đó thường không kinh khủng như tưởng tượng ban đầu. Rita Emmett, tác giả cuốn The Procrastinator’s Handbook (tạm dịch: Cẩm nang của người hay trì hoãn), đã đúc kết lại điều này rất đúng đắn trong cái mà bà gọi là quy tắc Emmett: “Nỗi sợ khi làm điều gì đó gây lãng phí thời gian và năng lượng hơn là việc thực hiện chính việc ấy.” TIẾN BỘ Trong những tháng tiếp theo, mỗi khi nhận thấy mình đang cố hợp thức hóa việc không làm nhiệm vụ nào đó, tôi lại sử dụng chính nó làm ngòi nổ để kích hoạt thùy não trước trán. Theo Tim Pychyl, trì hoãn về cơ bản là một “phản ứng bản năng, cảm xúc” với một nhiệm vụ có quá nhiều đặc điểm gây trì hoãn. Kích hoạt thùy não trước trán là giải pháp tối ưu. Từ lần đầu tiên viết nhật ký thời gian, tôi đã muốn hiểu rõ cách giảm thiểu thời gian lãng phí mỗi ngày – một hành trình gian nan, nhưng đã dạy cho tôi rất nhiều điều. Lần ghi nhật ký gần đây nhất, tôi đang viết cuốn sách này. Viết sách là một nhiệm vụ có nhiều đặc điểm gây trì hoãn; nó là một trong những việc vô tổ chức và thiếu phần thưởng nội tại nhất (đặc biệt là với một người sẵn đầu óc kinh doanh như tôi), và nó có thể vô cùng nhàm chán, bực bội, và đôi lúc là khó khăn. Nhưng mỗi khi cảm thấy bị cám dỗ muốn trì hoãn việc viết sách trong vài tháng cuối, điều đầu tiên tôi làm là kích hoạt thùy não trước trán. Và nó đã phát huy tác dụng. Nhật ký thời gian gần nhất của tôi như sau: ♦ 17,5 giờ đọc và nghiên cứu ♦ 15 giờ viết ♦ 5,5 giờ thực hiện và tham gia phỏng vấn ♦ 2,5 giờ làm các công việc mang tính duy trì ♦ 1 giờ trì hoãn Tôi sung sướng khi thấy tình hình đã khá hơn nhiều. Một phần trong tôi muốn viết rằng mình đã không còn trì hoãn – một câu chuyện hay hơn để kết thúc chương này, nhưng đó không phải sự thật. Đôi khi, thùy não trước trán sẽ chiến thắng. THỬ THÁCH LẬT NGƯỢC Thời gian cần thiết: 6 phút Năng lượng/Độ tập trung: 8/10 Giá trị: 8/10 Thú vị: 7/10 Điều bạn nhận được: Những nhiệm vụ nhàm chán nhất trong công việc và đời sống cá nhân sẽ trở nên hấp dẫn hơn nhiều, và bạn sẽ lãng phí ít thời gian hơn khi thực hiện chúng. Điều này giúp giải phóng nhiều thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng và có ý nghĩa nhất. Nếu muốn trở nên năng suất hơn, bạn buộc phải thường xuyên thực hiện các công việc quan trọng. Nhưng khi đó bạn cũng sẽ trì hoãn nhiều hơn vì nhiệm vụ càng ít hấp dẫn, bạn càng dễ để nó lại phía sau. Lần tiếp theo bạn nhận ra mình đang trì hoãn một việc nào đó, hãy dùng nó làm dấu hiệu để tập trung nghĩ về những đặc điểm gây trì hoãn khiến bạn làm thế. Sau đó, viết lại các đặc điểm đó và lên kế hoạch lật ngược chúng. Và nếu bạn cần phải kích hoạt thùy não trước trán thêm nữa, hãy lập một danh sách trì hoãn, liệt kê chi phí do tật trì hoãn gây ra hoặc đơn giản là bắt tay vào làm việc ngay. Mỉa mai thay, những việc giúp bạn trở nên năng suất nhất cũng là những việc kém hấp dẫn nhất. Chống lại cám dỗ cảm xúc muốn trì hoãn giúp bạn rất nhiều trong việc tăng năng suất. Thực hiện các việc kém hấp dẫn hơn cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn trở nên hiệu quả hơn. Dĩ nhiên, nếu liên tục trì hoãn, đó có thể là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn nên tìm kiếm công việc mới. Làm gì có ai muốn làm những việc buồn chán, bực bội, khó khăn, mơ hồ, vô tổ chức, thiếu hứng khởi và ý nghĩa mỗi ngày? 6. Gặp chính bạn… Từ tương lai Tóm tắt: Càng coi bản thân trong tương lai (vẫn là bạn, chỉ là trong tương lai mà thôi) là người lạ, bạn càng dễ dành cho bản thân tương lai đó khối lượng công việc giống như một người lạ và trì hoãn công việc đến ngày mai. Điều quan trọng ở đây là kết nối với bản thân trong tương lai, bằng một số cách như gửi thư cho tương lai, tạo nên “kỷ niệm tương lai”, hoặc thậm chí tải ứng dụng cho thấy bạn sẽ như thế nào trong tương lai. Thời gian đọc ước tính: 7 phút 5 giây MỘT LÁ THƯ KỲ QUẶC Một tuần trước, tôi nhận được một e-mail. Bản thân việc nhận thư đã là kỳ quặc, nhưng điều kỳ quặc hơn nữa là nó do chính tôi gửi đến. Dưới đây là toàn bộ nội dung e-mail, và chính tôi là người gửi nó cho mình vào tám tháng trước: Xin chào, Giờ bạn đang ở giữa ngã tư đường – mơ hồ giữa các lựa chọn sự nghiệp, tiền bạc, cuộc sống và những lựa chọn khác. Tôi muốn tua nhanh vài tháng để biết mọi chuyện sẽ như thế nào, và tôi sẽ không nói dối đâu. Bây giờ, bạn đang có tám người bạn mới, và bạn hạnh phúc – mặc dù phải đối mặt với tương lai bất định. Mọi thứ đều ổn, vì quanh bạn có những người bạn quan tâm, và họ cũng quan tâm tới bạn. Tôi không biết chuyện với Ardyn sẽ thế nào (tôi chỉ dám đoán mò là tình hình cũng khả quan đấy), nhưng bạn đã rất vui khi được nghe giọng cô ấy hôm nay. Tôi không biết sức khỏe của bạn sẽ thế nào, nhưng giờ bạn đang sung mãn nhất. Tôi cũng không dám chắc (nhận ra điểm chung ở đây chưa?) là bạn sẽ hạnh phúc, tích cực hay tĩnh tâm, nhưng tôi đoán đó lại chính là vẻ đẹp của nó phải không nào. Nghe có vẻ sáo rỗng, nhưng bạn hãy tin vào điều này: hạnh phúc chính là chấp nhận những thay đổi. Tôi hi vọng bạn đang hạnh phúc và thành công. Nhìn tình hình này thì tôi dám chắc là như vậy. Thân, Chris Năm năm qua, tôi đã tham gia hoạt động tình nguyện tại tổ chức Camp Quality. Camp Quality là một tổ chức từ thiện toàn cầu chuyên tổ chức các trại hè kéo dài một tuần để các trẻ em ung thư có thể tận hưởng tuổi thơ đáng có một lần nữa. Các tình nguyện viên được ghép đôi với trẻ, chúng tôi đi chơi với nhau cả tuần, và vài lần nữa trong cả năm. Ngoài các trại hè kéo dài một tuần, tổ chức này còn tổ chức các trại huấn luyện lãnh đạo thường niên kéo dài bốn ngày cho các thiếu niên mắc bệnh ung thư từ khi còn nhỏ. Trại huấn luyện ấy cho phép những người như tôi chia sẻ những gì mình học được để các thành viên có thể có được các trải nghiệm tuổi thiếu niên mà chúng tôi đã từng trải qua. Một hoạt động khác ở trại lãnh đạo năm ngoái – dù bạn là thành viên hay tình nguyện viên – là tự viết một lá thư cho chính bạn ở tương lai. Dù lá thứ của tôi có vẻ hơi kỳ quặc, tôi vẫn nhớ hoạt động đó rất có ý nghĩa vì một lý do rất cụ thể: chúng ta hiếm khi nghĩ về bản thân trong tương lai. SỰ KHÁC BIỆT GIỮA BẠN VÀ TAYLOR SWIFT Nếu bạn phải nằm trong máy fMRI – chiếc máy đo hoạt động của não bằng cách nhìn vào những thay đổi tuần hoàn máu – và nghĩ về bản thân trong tương lai, rồi nghĩ về một người hoàn toàn xa lạ (như Taylor Swift chẳng hạn), bạn sẽ nhận ra một điều đặc biệt khi nhìn vào hai bản chụp quét: chúng không khác nhau là mấy. Hal Hershfield, Giáo sư tại Trường Quản lý Anderson thuộc Đại học California, Los Angeles, đã thực hiện nghiên cứu này và nhận ra trong khi bản chụp quét não hiện tại của những người tham gia với một người lạ sẽ khác hẳn nhau, thì bản chụp quét não của ứng viên này trong tương lai và một người lạ lại gần như giống hệt nhau. Điều này ảnh hưởng lớn đến năng suất: càng coi mình là người lạ, bạn càng dễ dồn cho bản thân tương lai lượng công việc giống như cho một người lạ, và nhiều khả năng sẽ trì hoãn đến ngày mai – cho bản thân trong tương lai làm. Vì bạn coi bản thân trong tương lai không khác gì người lạ, bạn cũng cho rằng người đó ít mệt mỏi, ít bận rộn hơn, trong khi lại có sự tập trung và kỷ luật cao hơn phiên bản của chính bạn đang ngồi đọc cuốn sách này. Và ở một vài khía cạnh, điều này đúng – đặc biệt là khi bạn bắt đầu áp dụng các kỹ thuật trong cuốn sách này – bạn chắc chắn vẫn có nhiều điểm chung với bạn hôm nay hơn là với một người hoàn toàn lạ mặt. Càng không kết nối với bản thân tương lai, bạn càng dễ: ♦ Dồn nhiều công việc cho bản thân trong tương lai hơn là hiện tại. ♦ Chấp nhận tham dự các cuộc họp vô bổ hoặc kém hiệu quả trong tương lai xa. ♦ Lưu trữ 10 bộ phim tài liệu chán ngắt mà bạn định “sẽ xem sau”. ♦ Liên tục trì hoãn những việc khó chịu sang danh sách ngày mai. ♦ Tiết kiệm được ít tiền hơn khi về hưu. Nếu tôi hỏi bạn có muốn đăng ký một cuộc thi chạy marathon diễn ra sau 10 tuần nữa không, có thể bạn sẽ không đồng ý; việc này đòi hỏi rất nhiều công sức luyện tập trong vài tháng tới nhằm có đủ thể lực chạy 40km. Nhưng nếu tôi hỏi bạn có muốn đăng ký một cuộc thi chạy marathon sau hai năm rưỡi nữa, dù bạn có thể không đồng ý, nhưng bạn cũng sẽ ít phản đối hơn. Khả năng bạn bị thu hút bởi ý tưởng lớn lao là tham dự cuộc thi chạy marathon sẽ lớn hơn so với việc nghĩ xem bản thân bạn trong tương lai sẽ phải làm gì để vươn được tới đó. Ngạc nhiên thay, mặc dù hệ thống limbic nắm quyền điều khiển khi chúng ta trì hoãn, thùy não trước trán lại khiến chúng ta không tính đến bản thân trong tương lai khi đưa ra quyết định. KẾT NỐI Để hiểu được cách chúng ta nghĩ về bản thân trong tương lai, Hal Hershfield đã thực hiện một thử nghiệm kỳ thú: ông hợp tác với các nhà sản xuất phim hoạt hình chuyên nghiệp để tạo một giả lập cho các ứng viên nhìn thấy mô hình 3D dáng vẻ của họ trong tương lai. Nếu một sinh viên di chuyển dù chỉ một chút, mở miệng để nói, hoặc xoay người sang hai bên, mô hình này ngay lập tức làm theo y hệt. Sau khi Hershfield hỏi các sinh viên một loạt câu hỏi trong giả lập, ông cho họ một nhiệm vụ: chia 1.000 đô la giữa bản thân hôm nay và lúc về hưu. Sau thử nghiệm, ông nhận thấy một điều đặc biệt: những sinh viên từng bước vào giả lập này tiết kiệm hơn gấp đôi để về hưu so với những người khác. “Thật dễ để bắt bản thân trong tương lai làm những việc mà hiện tại bạn không muốn làm,” ông nói. “Chúng tôi gọi nó là ‘ảo tưởng kế hoạch’.” Ông giải thích rằng dù có ý đồ tốt khi giao việc cho bản thân trong tương lai, nhưng chính con người bạn trong tương lai đó lại hay phải chịu thiệt. Đó là đặc trưng sinh học của chúng ta. “Về mặt tiến hóa, khi bạn có thể bị sư tử ăn thịt bất kỳ lúc nào, tiết kiệm cho tương lai không có ý nghĩa nhiều lắm,” ông nói. Nhưng tua nhanh thời gian để kết nối với bản thân trong tương lai là dễ hơn bạn tưởng.1 1. Tiện thể, tôi thấy bạn đang đọc câu này ở tương lai! Ở đó thế nào rồi? (TG) Tôi đã tiết lộ cách yêu thích của mình để kết nối với bản thân trong tương lai: thông qua Quy tắc số 3. Trong quy tắc này, bản thân bạn trong tương lai là trung tâm. Bằng cách tua nhanh đến cuối ngày và nghĩ về điều bạn muốn hoàn thành, bạn đã kích hoạt khu vực lập kế hoạch ở thùy não trước trán, trong khi cũng tự đặt mình vào hoàn cảnh tương lai. Bạn cũng làm điều tương tự khi lập kế hoạch ba điều muốn hoàn thành vào đầu tuần. Sau khi xem nghiên cứu của Hershfield, tôi đã thực hiện nhiều thử nghiệm để kết nối với bản thân trong tương lai. Dưới đây là ba thử nghiệm yêu thích của tôi: ♦ Bật AgingBooth. Trong khi thuê một lập trình viên để tạo giả lập thực tế ảo 3D không phù hợp với khả năng tài chính của bạn, cá nhân tôi rất thích ứng dụng có tên AgingBooth, nó biến đổi bức ảnh khuôn mặt bạn thành hình ảnh của bạn sau vài thập kỷ nữa. Có một vài ứng dụng khác giống thế, như ứng dụng web của Merrill Edge cho bạn thấy ảnh đại diện động khuôn mặt bạn khi về hưu (faceretirement.merrilledge. com). AgingBooth là ứng dụng tôi thích nhất, và bạn có thể dùng nó miễn phí trên cả Android và iOS. Trên website của cuốn sách này (productivityprojectbook.com), bạn có thể thấy những gì mình có thể nhận được từ ứng dụng trên – tôi đã đóng khung một bức hình của mình làm hình nền máy tính ở văn phòng. Những vị khách vẫn thường rất bất ngờ khi nhìn thấy nó. ♦ Gửi thư cho bản thân trong tương lai. Giống như lá thư tôi đã viết ở trại hè, viết và gửi thư cho chính bạn là cách rất hay để kết nối với bản thân trong tương lai. Tôi thường dùng FutureMe.org để gửi một lá thư điện tử cho mình trong tương lai, đặc biệt là khi tôi thấy mình tỏ ra không công bằng với bản ngã tương lai đó. ♦ Tạo kỷ niệm tương lai. Tôi không phải người thích tưởng tượng vu vơ, vậy nên, tôi hi vọng phương pháp này nghe không giống như vậy. Trong cuốn sách tuyệt hay The Willpower Instinct (Lời nói dỗi vĩ đại của não), Kelly McGonigal đã khuyên bạn tạo nên một kỷ niệm về bản thân tương lai – ví dụ như kỷ niệm bạn không trì hoãn một bản báo cáo hoặc đã đọc được 10 cuốn sách hay vì đã vượt qua cám dỗ xem ba mùa Sóng gió Chính trường trên Netflix. Tưởng tượng một phiên bản tốt đẹp, hiệu quả hơn của chính bạn trong tương lai đã được chứng minh là đủ để khuyến khích bạn hành động tích cực cho bản thân trong tương lai đó. Cuối mùa đông, tôi vẫn hay để 20 đô-la trong túi áo khoác, và rồi quên hẳn nó cho đến khi thò tay vào túi áo vào năm sau. Trong khi không nên đối xử bất công với phiên bản tương lai, một trong những điều tuyệt vời bạn có thể làm là đối xử với nó thật tốt – dù tiết kiệm cho tương lai, không ăn pizza tối nay, tập thể dục, học toán, bôi kem chống nắng, vệ sinh răng bằng chỉ nha khoa, đọc nhiều hơn – hoặc để lại chút tiền trong túi áo khoác để rồi sáu tháng sau tìm ra. Sau này, bạn sẽ cảm thấy thực sự tuyệt vời. THỬ THÁCH DU HÀNH THỜI GIAN Thời gian cần thiết: 10 phút Năng lượng/Độ tập trung: 4/10 Giá trị: 7/10 Thú vị: 9/10 Điều bạn nhận được: Bạn sẽ hạn chế trì hoãn mọi thứ đến ngày mai, dồn việc cho chính mình trong tương lai nếu bạn không còn coi đó là người xa lạ nữa. Khi trì hoãn công việc hoặc lãng phí thời gian, gần như lúc nào bạn cũng tỏ ra bất công với chính mình trong tương lai. Trước khi kết nối với bản thân trong tương lai, ngừng lại vài giây nghĩ về sự liên kết gần gũi giữa hai người từ đầu là việc đáng làm. Theo Hershfield, mỗi người nhận diện bản ngã tương lai khác nhau. Ông gọi độ gần gũi với bản thân trong tương lai là “sự tiếp nối bản ngã tương lai”. Trước khi kết nối với chính mình trong tương lai, hãy tự hỏi: mình đang ở vị trí nào trong biểu đồ dưới đây? Sau khi đã nhận diện kiểu của mình, nếu cảm thấy mình hơi xa cách với bản thân trong tương lai, hãy dành thời gian kết nối với chính bạn trong tương lai, hoặc bằng cách tải một ứng dụng giống như AgingBooth, gửi một lá thư cho chính mình qua FutureMe.org, hoặc nếu cảm thấy muốn phiêu lưu, hãy tưởng tượng ra chính mình trong tương lai và tạo ra kỷ niệm tương lai. Tin tôi đi: Bạn sẽ tự cảm ơn mình của tương lai. 7. Tại sao internet lại đang phá hủy năng suất của bạn Tóm tắt: Internet có thể phá hủy năng suất nếu bạn bất cẩn. Cách tốt nhất và đơn giản nhất để tránh tình trạng lãng phí thời gian vào Internet là ngắt kết nối khi làm những công việc quan trọng hoặc nhàm chán, và ngắt kết nối thường xuyên nhất có thể trong cả ngày. Sau khi vượt qua giai đoạn thu mình ban đầu, cảm giác bình thản và sự hiệu quả sẽ khác hẳn với những gì bạn từng biết. Thời gian đọc ước tính: 9 phút 40 giây CÔNG NGHỆ THẬT TUYỆT VỜI Thử nghiệm năng suất đầu tiên tôi tiến hành trong dự án – và cũng là một trong những thử nghiệm đáng nhớ nhất – là chỉ sử dụng điện thoại thông minh một giờ mỗi ngày trong ba tháng liên tiếp. Trong suốt thử nghiệm, đi loanh quanh với một cuốn sổ tay trong túi nọ và chiếc iPhone trong túi kia, tôi tỉ mỉ ghi lại thời gian dùng điện thoại (điều thường xảy ra 15 phút một lần) để không vượt quá giới hạn. Tôi thích tiến hành những thử nghiệm kiểu này – khi loại bỏ một yếu tố công việc và quan sát các thói quen hằng ngày của mình bị ảnh hưởng thế nào – vì tôi có thể quan sát một số khía cạnh công việc, ví dụ như dùng điện thoại thông minh và liên tục kết nối mạng, sẽ có lợi hay có hại cho năng suất của tôi. Trong khi con người đã tiến hóa với tốc độ tương đối ổn định trong 2,5 triệu năm qua, trong hai thế kỷ gần đây, công nghệ đã có những tiến bộ vượt bậc. Định luật Moore nói rằng số lượng bóng bán dẫn trên một con chip sẽ tăng gấp đôi mỗi năm, đã đúng trong hơn 50 năm qua, và điện thoại thông minh phổ biến ngày nay chỉ nặng 200g nhưng có sức mạnh tương đương cả một siêu máy tính đặt trong vài căn phòng vào mấy thập kỷ trước. Và con người dĩ nhiên cũng phát triển theo cuộc cách mạng này. Trong khi tuổi thọ ước tính trên thế giới suốt từ 5.000 năm trước công nguyên đến năm 1820 chỉ ở mức 25 tuổi, sau cuộc cách mạng công nghiệp, tuổi thọ ước tính của chúng ta bắt đầu tăng lên. Giờ con số này ở Mỹ là 80 tuổi. Nhưng tôi cho rằng trong tất cả các công nghệ, Internet đã thay đổi cuộc sống của chúng ta nhiều nhất. Internet cùng các công nghệ phát sinh từ nó đã làm thế giới phẳng hơn và kết nối nhiều người hơn bất kỳ thứ gì trước đó. Hơn nữa, khi bạn ấn một phím đơn giản trên điện thoại, một người giao pizza sẽ xuất hiện trước cửa nhà bạn sau 20 phút. Hãy nghĩ xem: nếu bạn gửi chiếc iPhone ngày nay ngược thời gian về hai thập kỷ trước, mọi người sẽ tưởng bạn là phù thủy, vì họ sẽ nghĩ nó là ma thuật. Hãy cố tưởng tượng một thiết bị dùng Internet của 10 hoặc 20 năm nữa hiệu quả đến nỗi nếu nó xuất hiện ở hiện tại bạn sẽ nghĩ tương tự như vậy. (Đây là những thứ diễn ra trong đầu tôi cả ngày. Làm ơn gọi cấp cứu.) Về mặt lịch sử loài người, Internet và các công nghệ khởi nguồn từ nó là món quà của Chúa. Nhưng vì con người – và phần mới hơn của bộ não, ví dụ như thùy não trước trán – đã tiếp tục tiến hóa song song với các công nghệ đó, ít nhất về mặt năng suất làm việc, khiến chúng ta không được chuẩn bị đầy đủ để chống lại những ảnh hưởng tiêu cực của nó lên công việc. Nếu không cẩn thận, Internet có thể xóa sạch năng suất của bạn. CẢM GIÁC THƯ THÁI KHI NGẮT KẾT NỐI Tôi cảm thấy có chút sung sướng khi đã không viết nhật ký thời gian trước khi tiến hành thử nghiệm điện thoại thông minh. Làm việc chú tâm đã đủ khó khi không có Internet, và nếu phải đoán, tôi dám nói rằng mình đã trì hoãn 10 giờ hoặc hơn mỗi tuần trước khi chủ động ngắt kết nối mỗi ngày. Và con số này cũng chưa vượt quá mức trung bình. Khi bạn tính đến lượng thời gian mình tiêu tốn trên mạng, mức độ gián đoạn công việc thường xuyên khi online (Chương 19), và sự thiếu hiệu quả khi làm nhiều việc một lúc trên mạng (Chương 20), chúng ta có thể chắc chắn Internet là một trong những yếu tố làm giảm năng suất nhiều nhất. Internet gây sao lãng lớn đến độ tôi đã dành riêng một phần trong cuốn sách này để giải quyết những yếu tố mất tập trung mà nó gây ra. Não bộ của chúng ta chưa được trang bị để chống chọi với sự sao lãng do Internet gây ra; nếu có thể, chúng ta đã không chìm ngập trong một biển e-mail, thông báo, cuộc gọi và buzz, điện thoại rung và tiếng bíp. Internet cũng ảnh hưởng đến năng suất của bạn theo một cách khác mà nếu chỉ nhìn bề ngoài, chúng ta thường dễ bỏ qua: hằng ngày, nó khiến bạn lãng phí cực kỳ nhiều thời gian. Mặc dù vài tuần đầu tiên, thử nghiệm điện thoại thông minh tương đối vất vả – tôi thường theo thói quen lục điện thoại dù nó không có trong túi, hoặc cảm giác rung giả ở chân ngay cả khi điện thoại đã tắt – tôi nhanh chóng thích nghi với trạng thái mới và quen với cảm giác bình yên khi không kết nối. Tôi vẫn làm việc trên laptop, nghiên cứu và thực hiện phỏng vấn, nhưng càng ngày tôi càng cảm thấy mình được giải phóng khỏi cái vật chữ nhật bóng loáng màu đen từng gắn trên hông tôi cả ngày. Sau khi vượt qua vài tuần đầu của thử nghiệm, tôi cảm thấy mình đã có một bước ngoặt; tôi nhìn thấy một chân trời mới đầy chú tâm và minh mẫn, và tôi có thể đi sâu hơn nữa vào những gì tôi đã phải làm hằng ngày. Mặc dù Internet thật thú vị và kích thích, gần như lúc nào nó cũng có sức cám dỗ khiến bạn không làm những công việc quan trọng nhất mà bạn đã nhận diện ở Phần một của cuốn sách. So với các công việc quan trọng nhất, Internet cực kỳ hấp dẫn: nó là một trong những thứ ít buồn chán, bực bội và khó khăn nhất, nó cũng có phần thưởng cực lớn ngay lập tức – một sự kết hợp chết người gây nghiện và trì hoãn. Ồ, và tổ chức của nó! Internet đã len lỏi vào tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống, đến nỗi gần như chúng ta không thể sống một ngày nếu thiếu nó. Dù bạn có ý định tốt đẹp thế nào lúc đầu ngày, khi đặt cạnh Internet, bạn thường chẳng mảy may để tâm đến các công việc quan trọng nữa. Cách hiệu quả nhất để Internet không gây ra sự lãng phí thời gian là ngắt kết nối khi thực hiện những công việc khó khăn hoặc kém hấp dẫn. Mặc dù điều này không phải lúc nào cũng thực hiện được, tất cả những người tôi biết đều có những khoảng thời gian trong ngày mà họ có thể ngắt kết nối. Sau khi vượt qua giai đoạn thu mình ban đầu kéo dài chừng vài tuần, bạn sẽ có được cảm giác thư thái và năng suất chưa từng có. Khi tôi viết những dòng này, điện thoại của tôi đang ở một phòng khác, và chiếc máy tính mà tôi đang dùng đã được ngắt kết nối Internet hoàn toàn. Giờ mới chỉ hơn 11 giờ trưa. Tôi thức dậy một cách tự nhiên lúc 7 giờ kém sáng nay, và trong bốn giờ vừa qua, tôi chỉ kết nối Internet một giờ. Không phải tôi không thích Internet – ngược lại, Internet chính là một trong những thứ tôi thích nhất trên đời. Chỉ đơn giản là tôi đủ coi trọng năng suất làm việc để không kết nối liên tục, đặc biệt là khi đang làm việc gì đó quan trọng. Một nghiên cứu gần đây của IDC, công ty nghiên cứu thị trường tại Mỹ, đã chỉ ra rằng 80% những người từ 18 đến 40 tuổi kiểm tra điện thoại thông minh trong 15 phút sau khi ngủ dậy. Tôi cũng từng làm thế, thậm chí với mức độ còn kinh khủng hơn. Sau khi ngủ dậy, tôi từng với ngay lấy điện thoại rồi vô thức mở hết ứng dụng này đến ứng dụng khác theo một quy trình kích thích tuần hoàn trong khoảng 30 phút, hết xem Twitter, e-mail, Facebook, Instagram, rồi lại đến vài trang web tin tức nữa, cho tới khi tôi dứt ra khỏi trạng thái mơ màng. Ngày nay, thời gian biểu buổi sáng của tôi đã khác hẳn, hoặc có thể nói là năng suất hơn nhiều. Mỗi ngày tôi tắt điện thoại hoàn toàn từ 8 giờ tối đến 8 giờ sáng – một trong những nghi lễ hằng ngày yêu thích của tôi – nhờ thế, tôi có thể bắt đầu và kết thúc mỗi ngày mà không lãng phí thời gian quý giá. Điều này đặc biệt hữu ích vào cuối ngày, khi tôi chỉ còn ít sức mạnh tinh thần để chống lại cám dỗ. Và mỗi khi có thể, tôi lại chuyển điện thoại thông minh và laptop sang chế độ máy bay để tập trung vào những công việc ít hấp dẫn nhưng quan trọng nhất. Internet có thể được coi là phát minh quan trọng nhất từ xưa đến giờ, và trong những thập niên sắp tới, nó sẽ tiếp tục định hình cách chúng ta sống và làm việc theo những cách không thể tưởng tượng nổi. Nhưng dù có sức mạnh vô biên và khả năng gửi tới bạn vô số tấm ảnh mèo con bất cứ khi nào bạn muốn, về mặt năng suất làm việc, đây có thể được ví như một món ngon nên được phục vụ từng chút một. CỬA HÀNG KẸO LỚN NHẤT THẾ GIỚI Cũng trong cùng khảo sát của Salary.com, 26% người được hỏi công khai thừa nhận lãng phí ít nhất hai giờ mỗi ngày, họ cũng liệt kê Internet là yếu tố khiến mình lãng phí thời gian nhiều nhất. (Vị trí thứ nhì: quá nhiều các buổi họp và cuộc gọi trực tuyến, đối phó với những đồng nghiệp khó chịu và trả lời các e-mail vô nghĩa.) Nhưng trong khi con số này có thể không khiến bạn ngạc nhiên, có lẽ con số kinh khủng nhất đến từ một nghiên cứu khác do Tim Pychyl thực hiện, ông phát hiện ra những người tham gia đã dành trung bình 47% thời gian online để trì hoãn công việc. Trong cuốn sách của mình, ông nói đó là con số “ước tính thận trọng”. Thật dễ thấy tại sao chúng ta lại lãng phí nhiều thời gian trên mạng đến vậy: Internet về cơ bản là cửa hàng kẹo lớn nhất thế giới dành cho hệ thống limbic. Với mỗi cú nhấp chuột, hệ thống limbic lại nhận được một luồng kích thích ổn định. Như Nicholas Carr đã viết trong cuốn sách đột phá The Shallows: What the Internet Is Doing to Our Brains (Trí tuệ giả tạo: Internet đã làm gì với chúng ta), “Internet kích thích mọi giác quan của chúng ta”, và để khiến mọi việc tồi tệ hơn, “nó kích thích tất cả cùng một lúc”. Tay chúng ta được kích thích khi ấn điện thoại, hoặc khi gõ chữ và di chuột. Tai chúng ta được kích thích bởi tiếng gõ bàn phím và tiếng nhấp chuột cũng như những tiếng động phát ra từ chiếc loa trước mặt. Còn mắt chúng ta thì liên tục được kích thích khi những dòng chữ, hình ảnh và video mới toanh xuất hiện trên màn hình. Internet đánh bại hệ thống limbic bằng cách làm nó choáng ngợp. Hãy nghe tôi: tôi đã thiền hằng ngày trong sáu năm qua, và ngay cả tôi cũng thấy khó khăn để duy trì sự tĩnh tâm trước sức cám dỗ ghê gớm của Internet. NÂNG TẦM Mặc dù những nghiên cứu giống như của Tim đã cho chúng ta thấy mình lãng phí bao nhiêu thời gian mỗi ngày trên Internet, nhưng chúng chưa tính đến một ảnh hưởng cực lớn nữa lên năng suất: Internet khiến chúng ta dễ bị cuốn vào những việc không quan trọng. Mặc dù chúng ta vẫn làm việc khi thực hiện những điều như liên tục kiểm tra e-mail, thực chất chúng ta không thật sự năng suất vì không hoàn thành được nhiều qua những nhiệm vụ đó. Ngắt kết nối không chỉ giúp bạn tránh lãng phí thời gian; mà còn cho bạn sức mạnh chống lại cám dỗ thực hiện những việc kém quan trọng hơn trên Internet, như e-mail, trả lời tin nhắn và lướt mạng xã hội. Điều sau đây khiến việc ngắt kết nối Internet trở nên quan trọng gấp đôi: nó không chỉ cho phép bạn lấy lại thời gian (và sự tập trung) mà bạn đã lãng phí một cách vô thức, mà còn khiến bạn dễ tập trung hơn vào các việc quan trọng. Khi tôi tránh xa cửa hàng kẹo Internet, tôi nhận ra khi không có sự cám dỗ thường trực, mình tự động làm những việc quan trọng thường xuyên hơn. Ít lãng phí thời gian và ít sao lãng hơn cũng là lúc tôi ngừng kiểm tra e mail quá nhiều, không cập nhật Twitter và thấy mình thường xuyên làm những việc như đọc sách, lên kế hoạch phỏng vấn hoặc viết bài cho trang web. Khi hoàn thành các công việc trong ngày, mỗi khi không kết nối, tôi nhận thấy mình hay làm những việc như thiền định hoặc pha trà cho bạn gái để lấp đầy khoảng trống trong thời gian biểu mà trước đó tôi từng lãng phí thời gian cho mạng xã hội ảo. Và nếu thấy mệt mỏi sau giờ làm việc, tôi thật sự sẽ thực hiện các biện pháp để tăng năng lượng (Phần bảy), thay vì chuyển sang chế độ lái tự động. Ban đầu, ngắt kết nối khiến công việc và cuộc sống của tôi trở nên nhàm chán hơn – hệ thống limbic đã quen với lượng đường liên tục đến từ cửa hàng kẹo Internet. Phải mất vài tuần tôi mới có thể thích nghi với mức kích thích thấp hơn. Nhưng khi đã thích nghi được, tôi có nhiều thời gian và sự tập trung hơn cho những việc thật sự quan trọng. NHỮNG VIỆC CẦN LÀM Trừ khi bạn là một nhà môi giới chứng khoán sử dụng chất kích thích, Internet có lẽ là thứ kích thích nhất trong ngày làm việc của bạn. Tôi xin được nhắc lại rằng trong ba thành phần của năng suất – thời gian, sự tập trung và năng lượng – thời gian là thứ hạn chế nhất – không có cách nào để có thêm thời gian cả. Ngắt kết nối Internet nghe có vẻ kinh khủng – và tôi phải nói thật ban đầu đúng là như vậy – nhưng nó cũng là một trong những biện pháp hiệu quả nhất để tăng năng suất. Ngắt kết nối không chỉ giúp bạn ít lãng phí thời gian hơn mà còn cho phép bạn tập trung vào những việc có ích và ý nghĩa nhất trong công việc cũng như cuộc sống. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong tất cả tính cách con người, tính bốc đồng chính là thứ có mức tỷ lệ thuận cao nhất với tính trì hoãn. Bạn càng thiếu kiềm chế thì càng dễ trì hoãn vì hệ thống limbic mạnh hơn nhiều so với thùy não trước trán. (Piers Steel, tác giả cuốn The Procrastination Equation (tạm dịch: Phương trình trì hoãn), đã gọi tính bốc đồng là “nền móng của tật trì hoãn” và nói rằng: “Nếu tính bốc đồng không tồn tại thì cả tật trì hoãn kinh niên cũng biến mất.”) Mặc dù kích hoạt thùy não trước trán – bằng cách chia nhỏ một công việc khó chịu hoặc kết nối với bản thân trong tương lai – là cách tốt để vượt qua tật trì hoãn, một phương pháp không kém phần hiệu quả khác để thôi lãng phí thời gian là loại bỏ các yếu tố khiến bạn làm thế. Ngắt kết nối Internet là cách yêu thích của tôi, và nó cũng sẽ khiến bạn làm việc năng suất hơn bạn tưởng. Từ trải nghiệm của tôi, để trở nên năng suất hơn, chúng ta cần phải coi Internet là một công cụ hỗ trợ – chứ không phải điều thiết yếu. THỬ THÁCH NGẮT KẾT NỐI Thời gian cần thiết: 30 phút Năng lượng/Độ tập trung: 1/10 Giá trị: 10/10 Thú vị: 4/10 Điều bạn nhận được: Lãng phí ít thời gian hơn và sẵn sàng thực hiện những việc quan trọng có ý nghĩa hơn, cả ở chỗ làm và ở nhà. Đây là thử thách đơn giản dành cho bạn trong chương này: ngắt kết nối Internet 30 phút vào ngày mai. Dù nó có nghĩa là chuyển điện thoại sang chế độ máy bay khi ăn tối với người yêu, ngắt kết nối wifi khi thực hiện một trong ba nhiệm vụ hằng ngày, hoặc ngắt kết nối khi bạn có ít năng lượng để không bị cám dỗ lãng phí thời gian – hãy ngắt kết nối và quan sát số lượng công việc mình làm được. Sau khi đã quan sát mình làm được bao nhiêu việc khi ngắt kết nối, tôi đoán rằng bạn sẽ thường xuyên sử dụng phương pháp này. Thậm chí, bạn có thể sẽ muốn bắt đầu ngắt kết nối mỗi buổi tối. Không phải lúc nào cũng dễ dàng để quan sát những thời điểm bạn vô thức lướt Internet, nhưng một lúc nào đó – khi bạn sực tỉnh và thấy mình đang nhìn vào tấm ảnh đại diện thứ 27 của ai đó trên Facebook – bạn sẽ nhận ra mình đang làm gì. Khi bạn thấy mình đang vô thức lướt mạng, đó là dấu hiệu hữu ích để ngắt kết nối. Nó ngăn bạn lãng phí nhiều thời gian hơn và cho phép bạn từ từ quay lại chế độ chú tâm vào công việc. Tuy thế, tôi cần nhấn mạnh: khi ngắt kết nối, bạn có thể cảm thấy hơi buồn chán khi não bộ điều chỉnh thích nghi với mức kích thích thấp hơn. Đó đơn giản là vì hệ thống limbic của bạn đang van nài tìm lại cảm giác lâng lâng khi lướt Internet như trước kia. Để giảm lãng phí thời gian, đừng nghe lời nó! PHẦN BA CÁI KẾT CỦA QUẢN LÝ THỜI GIAN 8. Kinh tế thời gian Tóm tắt: Khi thời gian được “tạo ra” bởi vụ nổ Big Bang từ 13,8 tỷ năm trước, vũ trụ có quá khứ, hiện tại và tương lai lần đầu tiên. Đo lường thời gian trở nên quan trọng trong cuộc cách mạng công nghiệp, khi các chủ nhà máy cần công nhân đến làm việc đúng giờ. Ngày nay, trong nền kinh tế tri thức, nếu bạn muốn trở nên năng suất hơn, quản lý thời gian sẽ đóng vai trò ít quan trọng hơn so với quản lý năng lượng và khả năng tập trung. Thời gian đọc ước tính: 7 phút 2 giây ĐIỂM BẮT ĐẦU CỦA THỜI GIAN Từ vụ nổ Big Bang, vũ trụ đã có quá khứ, hiện tại và tương lai rõ ràng. Nó lần lượt cho ra đời hạt nhân, phân tử, dải ngân hà và các vì sao, rồi sau đó là hệ Mặt Trời gần gũi với chúng ta hơn. Ngày nay, có vô số dải ngân hà tồn tại trong vũ trụ – theo ước tính là xấp xỉ 100 tỷ – phần nhiều trong số đó có kích thước và hình dáng không khác gì dải ngân hà của chúng ta. Tuy vậy, với tôi, phần kỳ diệu nhất trong lịch sử vũ trụ không chỉ là số lượng khổng lồ các dải ngân hà, mà là các dải ngân hà đó không đứng im – khi thời gian trôi đi, các dải ngân hà ngày càng giãn nở tách xa nhau hơn. Thời gian là một cách để phân loại và dán nhãn chính xác khi điều gì đó xảy ra tương ứng với những điều khác. Khi có các sự kiện cần sắp đặt thứ tự, khi đó sẽ có thời gian. Nói cách khác, nếu không có chuỗi sự kiện với quá khứ, hiện tại và tương lai rõ ràng, thời gian sẽ không tồn tại. KHI THỜI GIAN TRỞ NÊN QUAN TRỌNG Nếu sống ở thời đại trước khi cách mạng công nghiệp kết thúc vào đầu thế kỷ XIX, bạn sẽ không thể đo lường thời gian chính xác từng phút, không chỉ vì bạn không có đủ công nghệ để làm thế, mà còn vì điều đó là không cần thiết. Trước cách mạng công nghiệp, đo lường thời gian không quan trọng đến vậy, và phần lớn chúng ta làm việc ở nông trại – nơi chúng ta có ít hạn chót, các buổi họp và sự kiện cần sắp xếp hơn hẳn so với ngày nay. Thật ra, cho tới khi các loại đồng hồ đeo tay được sản xuất hàng loạt trong thập niên 1850, gần như bạn không thể mua được đồng hồ, ngoại trừ giới siêu giàu, và phần lớn chúng ta chia các phần trong ngày bằng cách nhìn vào Mặt Trời. Vì chúng ta không đo thời gian bằng đồng hồ, chúng ta cũng sẽ mô tả các sự kiện theo tương quan với những sự kiện khác. Thậm chí, trong ngôn ngữ Malaysia còn có cụm từ pisan zapra, có nghĩa là “khoảng thời gian đủ để ăn một quả chuối”. Nhưng tới giữa thế kỷ XIX, công nghệ phát triển với tốc độ cực nhanh, và một bước ngặt then chốt bắt đầu xảy ra khiến thời gian trở nên quan trọng hơn: đường sắt bắt đầu tỏa khắp nước Mỹ và Canada cũng như nhiều nơi khác trên thế giới. Khi đường sắt phát triển, một câu đố hóc búa nảy sinh: mỗi thành phố xác định thời gian một kiểu. Suy cho cùng, tại sao họ phải đồng bộ với nhau? Ở mỗi thành phố, thời gian là nhất quán, nhưng vì các thành phố này không liên kết với nhau, không có lý do gì khiến họ phải đồng nhất thời gian với nhau cả. Tuy nhiên, khi đường sắt bắt đầu kết nối các thành phố, mỗi bang thường có đến vài múi giờ, và nó gây ra vô số vấn đề cho các công ty đường sắt. Sau vài tai nạn và các vụ việc nghiêm trọng suýt nữa xảy ra, ngành đường sắt khẳng định Mặt Trời không đủ để xác định thời gian nữa. Vào năm 1883, các công ty đường sắt liên kết với nhau để xác định bốn múi giờ cơ bản trên khắp nước Mỹ và Canada. Các múi giờ này ban đầu được sử dụng nội bộ trong ngành đường sắt. Điều khiến vấn đề càng phức tạp là cho tới tận năm 1883, bản thân các công ty đường sắt cũng có đến 53 múi giờ để theo dõi tàu. Ở Mỹ và Canada, các công ty này chỉ bắt đầu dùng bốn mùi giờ vào giữa trưa ngày 18 tháng 11 năm 1883. Ba mươi lăm năm sau, vào năm 1918, Mỹ chính thức chuyển từ sử dụng hàng trăm múi giờ sang chỉ có bốn múi giờ, và các múi giờ này được đưa vào luật liên bang. Tôi cảm thấy những điều này vô cùng thú vị. Mặc dù con người đã tồn tại 200.000 năm, chúng ta chỉ mới sống dựa trên đồng hồ được 175 năm. Việc quy định múi giờ cũng tốt; cứ thử hình dung mọi sự sẽ khó khăn thế nào để xếp lịch họp hoặc hẹn tất cả mọi người đến cùng một nơi để dự sự kiện nếu mỗi thành phố lại quy định thời gian khác nhau. Đầu thế kỷ XX, cũng là lúc các múi giờ được đưa vào luật liên bang, chúng ta đang trải qua hai bước ngoặt lớn nữa ở Bắc Mỹ: ngày càng có nhiều người bắt đầu làm việc trong các nhà máy, và các công đoàn trên khắp nước Mỹ bắt đầu đấu tranh giảm giờ làm xuống còn tám giờ mỗi ngày (và giành thắng lợi). Chỉ trong vài thập kỷ, chúng ta đã đi từ bán hàng hóa tự sản xuất sang chế tạo hàng hóa hàng loạt trong nhà máy, và nó cũng có nghĩa là chúng ta bắt đầu bán thời gian lấy tiền. Trong khi thời gian đã trôi qua hàng tỷ năm, chúng ta mới bắt đầu đo lường nó từng phút sau cuộc cách mạng công nghiệp vì mãi đến lúc đó chúng ta mới có lý do để làm thế: thời gian là tiền bạc, và giờ nó có mối quan hệ trực tiếp với số lượng sản phẩm ta tạo ra. Chúng ta đã luôn làm việc để kiếm tiền, nhưng chỉ tới thời đại công nghiệp thì thời gian làm việc mới được đo lường chính xác. Gần như chỉ sau một đêm, quản lý thời gian đã trở thành một phần quan trọng trong thế giới hậu công nghiệp, và kinh tế thời gian ra đời. NGÀY NAY Dĩ nhiên là bạn đã quen với những gì xảy ra sau đó. Tương tự như cách chúng ta chuyển từ làm việc tại nông trại sang nhà máy, từ thập niên 1950, nhiều người đã chuyển từ làm việc ở nhà máy sang làm việc ở văn phòng. Trong 60 năm qua, ngành chế tạo ở Mỹ từ chỗ chiếm 28% GDP đã giảm xuống chỉ còn 12% – và tình trạng sụt giảm vẫn diễn ra mặc dù mức độ tự động hóa ngày càng cao. Cũng trong cùng thời điểm đó, khối ngành kinh tế Mỹ phát triển mạnh nhất cho tới giờ là khối Dịch vụ, một cái tên hào nhoáng cho tất cả các công ty công nghệ cao, cơ khí, luật, tư vấn và kế toán – những công ty như Apple, Google, Boeing, General Electric, McKinsey & Company và Deloitte. Khi ngành chế tạo suy thoái trong sáu thập kỷ qua, khối ngành này lại tăng quy mô gấp ba. Khi chuyển sang nền kinh tế thời gian, chúng ta bắt đầu đổi thời gian lấy tiền. Nhưng khi chuyển sang nền kinh tế tri thức, chúng ta đã đánh đổi nhiều hơn không chỉ là thời gian. Phần lớn những người làm các công việc không phải trong nhà máy đã đánh đổi cả thời gian, khả năng tập trung, năng lượng, kỹ năng, kiến thức, giao tiếp xã hội, mạng lưới và cuối cùng là năng suất để lấy tiền lương. Ngày nay, thời gian không còn là tiền bạc. Năng suất mới là tiền bạc. MỘT Ý TƯỞNG ĐIÊN RỒ Điều này khiến nảy sinh một câu hỏi: Chúng ta phải quản lý thời gian như thế nào trong nền kinh tế tri thức? Tôi sẽ đưa ra một ý tưởng điên rồ, nhưng rồi bạn sẽ thấy nó ngày càng hợp lý khi đọc phần này của cuốn sách: nếu bạn muốn hiệu quả hơn, quản lý thời gian sẽ không quan trọng bằng quản lý năng lượng và độ tập trung. Đừng hiểu lầm ý tôi: thời gian vẫn rất quan trọng – chúng ta không sống trong một thế giới mơ hồ nơi thời gian không tồn tại – nó chỉ không quan trọng như trước đây khi phần lớn chúng ta làm việc trong nhà máy, nơi mà quan điểm truyền thống về quản lý thời gian nảy sinh. Từ khi có các sự kiện để ghi lại, thời gian đã trôi qua và không có cách nào ngăn cản được. Trong tương lai, chắc chắn thời gian vẫn sẽ trôi đi với tốc độ không đổi, nhưng thứ biến động hằng ngày là năng lượng và sự tập trung bạn có. Trong nền kinh tế tri thức, đó chính là thứ quyết định năng suất của bạn, và quan trọng hơn, đó là thứ bạn có thể kiểm soát. Thời gian là một điều thiết yếu của công việc và tự nhiên, nhưng với năng suất thì nó chỉ còn là bối cảnh làm việc. Ví dụ, hãy nhìn vào di tích lớn nhất của nền kinh tế thời gian: ngày làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Trong nền kinh tế thời gian, ý tưởng này cực kỳ hợp lý: chúng ta có nhiều máy móc và con người cần phối hợp, thời gian là tiền bạc, và vận hành nhà máy hiệu quả đồng nghĩa với việc đưa máy móc và con người vào vận hành ở cùng một nơi, vào cùng một thời điểm. Trả lương cho mọi người theo giờ làm là hợp lý vì các công việc mà con người thực hiện cũng không khác mấy so với máy móc. Ngày nay, khi năng suất chủ yếu được tính dựa trên những gì bạn hoàn thành chứ không phải lượng sản phẩm bạn sản xuất ra, ngày làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều cũng chỉ hợp lý ngang với kiểu theo dõi thời gian chi li như làm việc ở nông trại. Suy cho cùng, sẽ ra sao nếu Giờ vàng sinh học của bạn điểm khi bạn không làm việc, hoặc bạn có nhiều năng lượng nhất từ 6 đến 9 giờ sáng hoặc 7 đến 11 giờ tối? Hay nếu bạn khó tập trung vì cố làm hàng triệu việc cùng lúc thì sao? Hoặc nếu bạn liên tục bị sao lãng và gián đoạn? Thời gian vẫn quan trọng – và nhiều khả năng chúng ta sẽ không so sánh thời gian việc gì đó diễn ra với thời gian ăn một quả chuối – nhưng ngày nay, thời gian chỉ là một trong ba thành phần của đẳng thức năng suất. LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN Tôi nhận thấy một điều thú vị là chúng ta không thể nói về việc quản lý thời gian mà không nhắc đến cách quản lý sự tập trung và năng lượng. Nếu bạn có cảm giác tôi đang thiếu tỉnh táo, hãy nhìn vào điều này: khi sắp xếp thời gian làm gì đó, thật ra chúng ta chỉ đơn giản là đang quyết định khi nào mình sẽ dành sự tập trung và năng lượng vào nhiệm vụ. Đó là vị trí của quản lý thời gian trong đẳng thức năng suất. Sắp xếp thời gian cho việc gì đó thực chất chỉ là một cách để tạo lằn ranh tập trung và năng lượng cho một nhiệm vụ – vì vậy, thời gian, sự tập trung và năng lượng là không thể tách rời. Quản lý thời gian chỉ trở nên quan trọng khi bạn đã biết mình có bao nhiêu năng lượng cùng sự tập trung trong ngày và xác định mình việc muốn hoàn thành. Trừ khi bạn là nhà khởi nghiệp hoặc CEO, nếu không, nhiều khả năng bạn không thể kiểm soát hoàn toàn thời gian. Nếu bạn làm việc với nhiều hơn một người, không thể tránh khỏi các buổi họp. Và quản lý thời gian ở chừng mực nào đó cũng vậy, vì bạn không thể kiểm soát hoàn toàn thứ tự các sự kiện trong ngày – và rất ít người có thể làm thế – bạn thật sự cần phải dành thời gian để phối hợp cùng những người khác. Trừ khi làm việc trong nhà máy, ít nhất bạn mới có chút xíu khả năng kiểm soát thời gian và những việc mình làm. Có những lúc tôi lên lịch cho cả một ngày, và tôi thấy làm điều đó khiến mình cực kỳ năng suất – đặc biệt là khi tôi chú tâm vào việc mình muốn hoàn thành. Nhưng tôi chỉ lên kế hoạch cho cả ngày sau khi đã biết mình có bao nhiêu năng lượng cùng sự tập trung, và quan trọng nhất là việc tôi muốn hoàn thành là gì. Trong suốt quá trình thực hiện dự án, tôi đã học cách làm việc thông minh hơn thay vì chỉ đơn giản là chăm chỉ hơn. Nó giúp tôi hoàn thành những việc như viết cuốn sách bạn đang cầm trên tay. Không phải vì tôi thông minh hay tài năng hơn – tôi đã phải học cách thoát ra khỏi nền kinh tế thời gian và bước vào nền kinh tế tri thức để trở nên hiệu quả hơn thông qua sai lầm. Tiếp theo là một vài cách hay nhất để thực hiện điều đó. 9. Làm việc ít hơn Tóm tắt: Khi bạn liên tục làm việc trong nhiều giờ hoặc dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ, đó thường không phải dấu hiệu cho thấy bạn có quá nhiều việc – mà nó cho thấy bạn chưa sử dụng năng lượng và sức tập trung hợp lý. Ví dụ, trong thí nghiệm làm việc 90 giờ mỗi tuần, tôi nhận thấy mình chỉ hoàn thành nhiều hơn chút ít so với khi làm việc 20 giờ. Thời gian đọc ước tính: 9 phút 29 giây LÀM VIỆC 90 GIỜ MỖI TUẦN Một trong những phần hay ho nhất của dự án là tôi dành phần lớn thời gian để đọc, nghiên cứu, thực hiện phỏng vấn, thử nghiệm và viết lách, nên về lý thuyết, tôi có thể làm việc 168 giờ (24×7) mỗi tuần nếu thật sự muốn. Tôi có thể kéo dài công việc để phù hợp với khoảng thời gian mình có. Ngoài sức ép phải hoàn thành thật nhiều việc mỗi ngày tự đặt cho mình, tôi hoàn toàn được tự do và linh hoạt lựa chọn số giờ làm việc, điều này khiến các thử nghiệm năng suất kiểu như làm việc 90 giờ mỗi tuần trở nên khả thi. (Trong khi với phần lớn các dự án khác, tôi làm việc trung bình 46 giờ mỗi tuần.) Trước khi bắt đầu AYOP, bất cứ khi nào tôi có những việc phải làm nhiều hơn thời gian mình có để làm việc đó – điều gần như lúc nào cũng xảy ra – tôi thường kéo dài thời gian làm việc để hoàn thành công việc. Khi bạn cảm thấy danh sách việc phải làm của mình còn giãn nở nhanh hơn cả vũ trụ, làm việc nhiều giờ hơn dường như là lựa chọn tối ưu để hoàn thành mọi thứ. Bề ngoài, nó hoàn toàn hợp lý: càng làm việc nhiều giờ, bạn càng có nhiều thời gian để hoàn thành tất cả. Nhưng thực tế, làm việc nhiều giờ hơn nghĩa là bạn có ít thời gian hơn để lấy lại sự tập trung và nạp năng lượng, kết quả là khiến bạn căng thẳng và thiếu năng lượng. Điều này khiến tôi tò mò, đặc biệt là khi công việc trong dự án của tôi nhiều lên nhanh chóng: Có cách nào tốt hơn và thông minh hơn để hoàn thành mọi thứ không? Hay làm việc nhiều giờ hơn là lựa chọn duy nhất? May thay, tôi đã tạo ra môi trường lý tưởng để kiểm chứng. Để tìm hiểu gốc rễ mối liên hệ giữa số giờ làm việc và năng suất, tôi đã thiết kế một thử nghiệm năng suất để kiểm tra độ hiệu quả của mình bị ảnh hưởng thế nào khi làm việc quá nhiều hoặc quá ít thời gian. Trong bốn tuần, tôi luân phiên làm việc 90 và 20 giờ mỗi tuần. Trong quá trình thử nghiệm, vào cuối mỗi ngày và mỗi tuần, tôi tự hỏi mình ba câu hỏi: ♦ Tôi còn bao nhiêu năng lượng và khả năng tập trung? ♦ Tôi dễ bị sao lãng đến đâu? ♦ Tôi đã hoàn thành những việc mình định làm chưa? Mỗi ngày và mỗi tuần tôi đều lập danh sách những gì mình đã hoàn thành để so sánh số giờ làm việc ảnh hưởng đến năng suất như thế nào. Là một người đam mê khoa học, tôi phải nói rằng thử nghiệm này chẳng khoa học chút nào. Nhưng tôi nhanh chóng nhận ra hai bài học quan trọng và bất ngờ từ nó. HAI BÀI HỌC QUAN TRỌNG Sau khi trải qua một tuần làm việc 90 giờ và một tuần làm 20 giờ, tôi nhanh chóng nhận ra một điều bất ngờ khi nhìn vào nhật ký thử nghiệm: tôi chỉ hoàn thành nhiều hơn chút xíu khi làm việc 90 giờ mỗi tuần so với làm việc 20 giờ. Đó có thể là một trong những phát hiện bất ngờ nhất trong dự án. Nó đi ngược lại tất cả những gì tôi biết về năng suất; tôi đã luôn mặc định rằng làm việc nhiều giờ hơn sẽ cho bạn thêm thời gian để hoàn thành tất cả những việc cần làm. Thoạt nhìn, phát hiện này thật vô lý – cho tới khi tôi không chỉ nhìn vào số thời gian tôi dành cho công việc, mà cả mức năng lượng và sự tập trung tôi sử dụng để làm việc. Khi dành nhiều thời gian hơn để làm việc trong những tuần căng thẳng, công việc của tôi trở nên ít gấp gáp hơn; tôi dành ít năng lượng và sự tập trung hơn cho mọi thứ mình định làm. Nhưng khi chỉ có ít thời gian trong tuần làm việc 20 giờ, tôi buộc mình phải dành nhiều năng lượng và độ tập trung vào khoảng thời gian ngắn hơn đó nhằm hoàn thành mọi việc cần thiết. Dĩ nhiên, sức ép tôi cảm thấy từ thử nghiệm này cũng là tự tôi đặt ra – tôi không có sếp, đội nhóm hoặc các hạn chót đang đến. Nhưng bài học rút ra vẫn không kém phần quan trọng: Bằng cách kiểm soát lượng thời gian bạn dành cho một nhiệm vụ nào đó, bạn sẽ kiểm soát được mức năng lượng và sự tập trung cho nó. Bài học giá trị thứ hai mà tôi có được từ thử nghiệm này là mặc dù trên giấy tờ tôi hoàn thành số lượng công việc gần như nhau trong các tuần căng thẳng cũng như thư giãn, tôi lại cảm thấy năng suất gấp đôi khi làm việc nhiều giờ. Mặc dù không sử dụng sự tập trung và năng lượng hợp lý, tôi vẫn chắc chắn mình cảm thấy năng suất hơn. Thật khó để không cảm thấy năng suất khi bạn bận bịu cả ngày. Nhưng sự bận bịu không đồng nghĩa với năng suất nếu nó không giúp bạn hoàn thành gì cả. Trước khi bắt đầu dự án, vào cuối ngày và cuối tuần, khi suy ngẫm lại mình đã làm việc hiệu quả đến đâu, tôi thường mắc phải một sai lầm nghiêm trọng: Tôi nhìn vào độ bận rộn thay vì số việc mình làm được. Năng suất là một khái niệm khó nắm bắt; vì thật khó để biết được bạn hoàn thành bao nhiêu việc mỗi ngày, nhìn vào độ bận rộn là một cách nhanh gọn và thường kém chính xác để xác định năng suất. Giữa tuần làm việc 20 giờ, tôi không khỏi cảm thấy tội lỗi vì mình không bận rộn cả ngày như lẽ ra phải thế. Vì làm việc ít giờ hơn, tôi cho rằng mình đã kém năng suất hơn, và do đó cũng trở nên khắt khe hơn hẳn với bản thân – mặc dù tôi đã dành cực nhiều năng lượng cùng sự tập trung vào những việc cần làm và hoàn thành số lượng công việc tương tự. Đây là cái bẫy mà gần như ai cũng mắc phải. Khi có nhiều việc phải làm hơn thời gian bạn có, thật dễ để đánh lừa chính bạn tin rằng chỉ có hai lựa chọn: làm việc với số giờ tiêu chuẩn mỗi tuần và không hoàn thành gì, hoặc bắt đầu làm việc thêm giờ để hoàn thành tất cả. Nhưng như tôi đã phát hiện ra trong thử nghiệm này, còn một lựa chọn thứ ba ít hiển nhiên hơn nhưng lại có sức mạnh lớn lao: hãy học cách dành nhiều năng lượng và sự tập trung hơn để có thể làm xong nhiều hơn trong ít thời gian hơn. VỚI NHỮNG VIỆC QUAN TRỌNG, SỬ DỤNG ÍT THỜI GIAN HƠN Khi tôi làm việc 20 giờ một tuần, một điều thần kỳ bắt đầu xảy ra: tôi buộc mình phải sử dụng nhiều năng lượng hơn trong thời gian ngắn để làm xong cho nhanh. Khi giới hạn thời gian bạn dành cho một nhiệm vụ quan trọng, nó sẽ dẫn đến những điều sau: ♦ Bạn tự đặt ra các hạn chót, chúng khuyến khích bạn dành nhiều năng lượng và sự tập trung vào công việc trong thời gian ngắn hơn. ♦ Bạn tạo nên độ cấp bách của công việc, vì bạn có ít thời gian để thực hiện nó. ♦ Bạn lật ngược một số đặc điểm gây trì hoãn, vì giới hạn thời gian bạn dành cho công việc khiến nó trở nên có tổ chức hơn, ít nhàm chán, bực bội và khó khăn hơn. Và khi bạn còn làm việc đó trong Giờ vàng năng suất thì sao nhỉ? À… Đó là điểm chạm bóng tối ưu trên cây vợt năng suất của bạn. Tiện thể, thu ngắn thời gian làm việc cũng là cách tốt để khởi động cho những việc khó khăn mà bạn dễ trì hoãn. Ví dụ, vào những ngày không muốn tập luyện hoặc thiền định, tôi sẽ thu ngắn thời gian thiền định hoặc tập luyện trong tâm trí cho tới khi không còn cảm thấy khó chịu nữa. Tôi có thể tập trong một giờ không? Không, tôi không muốn làm thế. 30 phút thì sao? Tốt hơn rồi, nhưng vẫn nhiều quá. Thế 20 phút vậy? Hoàn hảo, tôi sẽ tập luyện trong 20 phút! Thu ngắn thời gian làm việc lúc nào cũng đem lại kết quả kỳ diệu – và chiêu này cũng hiệu quả để luyện những thói quen mới. Hơn nữa, một khi đã bắt đầu, nhiều khả năng bạn sẽ muốn tiếp tục làm việc quá cả khoảng thời gian gây khó chịu ban đầu. Sau khi thực hiện thử nghiệm này, bất cứ khi nào cần viết một bài quan trọng, chuẩn bị bài nói chuyện hoặc hoàn thành các dự án nhỏ trong suốt phần còn lại của dự án lớn, thay vì xếp nguyên cả buổi chiều để làm việc, tôi sẽ chỉ dành ra hai hoặc ba tiếng, thường là giữa Giờ vàng sinh học. Và bất cứ khi nào nắm được lượng thời gian, độ tập trung và năng lượng cần thiết để hoàn thành công việc, tôi cũng làm xong việc đó. Với khoảng thời gian hữu hạn, tôi không còn lựa chọn nào khác. SỐ GIỜ LÀM VIỆC CHÍNH XÁC BẠN NÊN ÁP DỤNG MỖI TUẦN Nếu giới hạn thời gian dành cho việc nào đó khiến bạn làm việc hiệu quả hơn, liệu quy luật tương tự có đúng khi làm việc ít giờ hơn không? Thật đáng ngạc nhiên, một vài nghiên cứu đã chứng minh điều này là đúng. Nếu bạn chỉ làm việc một giờ mỗi tuần, dù bạn có quản lý năng lượng và sự tập trung giỏi đến đâu, bạn cũng sẽ không thể năng suất được. Làm việc một giờ mỗi tuần không đủ để hoàn thành bất cứ việc gì quan trọng. Nhưng năng suất cũng giảm đi khi bạn làm việc quá nhiều giờ. Làm việc 90 giờ mỗi tuần trong khoảng thời gian lâu hơn một tuần sẽ chỉ dẫn đến kiệt sức. Làm thế sẽ khiến bạn gần như không có thời gian để nạp lại năng lượng và lấy lại sự tập trung. Cũng giống như làm việc quá ít giờ, bạn cũng có thể làm quá nhiều giờ. Vậy đâu là số giờ làm việc tối ưu mỗi tuần? Khi thực hiện dự án, tôi đã áp dụng con số phù hợp với mình là 46 giờ một tuần, đủ để tôi hoàn thành mọi việc trong khi vẫn có thời gian để nạp lại năng lượng và lấy lại sự tập trung trong ngày. Nhưng các nghiên cứu đã cho thấy số giờ làm việc lý tưởng mỗi tuần thậm chí còn ít hơn. Người ta khuyến cáo con số tối ưu là 35-40 giờ. Thoạt nhìn, 35-40 giờ có vẻ quá ít. Khi danh sách những việc phải làm luôn nhiều hơn số giờ bạn có trong ngày, bạn có thể cảm thấy tội lỗi nếu chỉ làm việc 40 giờ một tuần, đặc biệt là nếu mọi người quanh bạn tiếp tục làm việc 46 hoặc 60 giờ hoặc nhiều hơn mỗi tuần. Nhưng các nghiên cứu đã cho thấy sau khoảng 35 hoặc 40 giờ, năng suất của bạn bắt đầu giảm rõ rệt. Trong thời gian ngắn, làm việc thêm giờ giúp tăng năng suất rất nhiều, đặc biệt là khi hạn chót đang tới gần. Đôi khi, đơn giản là bạn có quá nhiều việc phải làm và đành phải dành nhiều thời gian hơn. Nhưng về lâu dài, làm việc nhiều giờ hơn sẽ dẫn đến thảm họa – đặc biệt là nếu nó khiến bạn có ít thời gian hơn để nuôi dưỡng sự tập trung cũng như năng lượng, như tôi sẽ thảo luận vấn đề này ở các chương sau. Sau 35-40 giờ làm việc, các nghiên cứu cho thấy biên hiệu quả của bạn bắt đầu giảm đi, cho đến khi “sau tám tuần làm việc 60 giờ, lượng công việc hoàn thành chỉ bằng với tám tuần làm việc 40 giờ”. Cũng trong nghiên cứu này, với tuần làm việc kéo dài 70 và 80 giờ, bạn sẽ đạt đến điểm trung hòa tương tự chỉ sau ba tuần. Nếu làm việc 90 giờ mỗi tuần, tôi chạm đến điểm này chỉ sau hai tuần, mặc dù hai tuần đó có xen giữa một tuần thư giãn làm việc 20 giờ. Nhưng thường thì ngay cả trong ngắn hạn, làm việc nhiều giờ hơn cũng có thể làm giảm năng suất. Một nghiên cứu cho thấy khi làm việc 60 giờ mỗi tuần, để hoàn thành thêm một giờ công việc, bạn sẽ phải làm thêm hai giờ. Tuy thế, một nghiên cứu khác chỉ ra rằng năng suất của bạn “sụt giảm sau chỉ 55 giờ – nó giảm sâu đến nỗi một người làm việc 70 giờ chẳng làm được gì trong 15 giờ dôi ra cả.” Sau một thời điểm nào đó, bạn sẽ đơn giản làm nhiều việc bận bịu hơn là làm những việc quan trọng hoặc có ý nghĩa. Bạn sẽ cảm thấy ít tội lỗi hơn, giống như tôi khi làm việc 90 tiếng một tuần, nhưng bạn cũng sẽ kém hiệu quả hơn nhiều. Trong nền kinh tế thời gian, khi công việc đòi hỏi ít năng lượng và sự tập trung, số giờ làm việc và lượng sản phẩm của bạn có mối liên hệ trực tiếp, và vì thế làm việc nhiều giờ khiến bạn năng suất hơn. Tuy thế, ngày nay đẳng thức năng suất đã thay đổi. Vì thời gian, sự tập trung và năng lượng đều đóng góp vào năng suất, làm việc nhiều giờ hơn có thể phá hỏng năng suất vì nó ảnh hưởng đến năng lượng và sự tập trung. Trong nền kinh tế tri thức, những người năng suất nhất không chỉ quản lý thời gian tốt – họ còn quản lý năng lượng và độ tập trung hiệu quả. Giới hạn thời gian bạn dành cho công việc – dù cho một việc quan trọng hay tất cả mọi việc nói chung – là một cách tốt để sử dụng thời gian, sự tập trung và năng lượng hợp lý hơn. Tùy vào mức độ kiểm soát của bạn trong công việc, đặt giới hạn số giờ làm việc nói chung – ngay cả những giới hạn phù hợp như làm việc 35 giờ – có thể không khả thi. Nhưng bất cứ khi nào có thể, bạn cũng nên đặt giới hạn thời gian làm việc để sử dụng nhiều năng lượng hoàn thành chứ không phải thời gian quý giá. THỬ THÁCH “RÚT NGẮN THỜI GIAN” Thời gian cần thiết: 1 phút Năng lượng/Độ tập trung: 4/10 Giá trị: 8/10 Thú vị: 8,5/10 Điều bạn nhận được: Bạn sẽ học cách sử dụng nhiều năng lượng và sự tập trung để hoàn thành công việc trong ít thời gian hơn. Thử thách trong chương này rất đơn giản: ngày mai, hãy giới hạn số giờ bạn dành cho một nhiệm vụ quan trọng và tuân thủ chặt chẽ giới hạn đó. Cách yêu thích của tôi để giới hạn số giờ làm việc là đặt đồng hồ đếm lùi trên điện thoại chỉ bằng nửa số thời gian mà tôi nghĩ là đủ để làm việc gì đó. Nếu tôi nghĩ mình cần bốn giờ để viết một bài thuyết trình quan trọng, tôi sẽ chỉ lên lịch hai giờ – nếu có thể thì trong Giờ vàng sinh học. Kỹ thuật này sẽ không phù hợp với mọi việc trong danh sách của bạn, nhưng nó rất hợp với những nhiệm vụ quan trọng nhưng hạn chót còn lâu mới tới. Khi bắt đầu giới hạn khoảng thời gian dành cho một số nhiệm vụ cụ thể, tôi dám cá là bạn cũng sẽ bắt đầu giới hạn thời gian làm việc nói chung. Thường xuyên làm việc quá 35 hoặc 40 giờ mỗi tuần sẽ ngày càng khiến bạn ít hiệu quả hơn vì nó khiến bạn phạm nhiều sai lầm hoặc đưa ra các quyết định tồi, cả hai đếu khiến bạn mất nhiều thời gian để sửa chữa. Nó cũng khiến bạn bỏ lỡ những ý tưởng mới, cơ hội, lối tắt và cơ hội để làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn. Khi luôn phải làm việc quá nhiều giờ hoặc sử dụng quá nhiều thời gian cho công việc, đó thường không phải là dấu hiệu cho thấy bạn có quá nhiều việc phải làm – nó cho thấy bạn chưa sử dụng năng lượng và sự tập trung đúng cách. 10. Khai sáng năng lượng Tóm tắt: Việc quản lý thời gian ở chừng mực nào đó là không thể tránh khỏi, nhưng bạn sẽ hoàn thành được nhiều hơn hẳn nếu tập trung vào những việc quan trọng và nhiều ý nghĩa nhất khi bạn có nhiều năng lượng nhất – chứ không phải khi bạn có nhiều thời gian nhất. Hãy xác định giờ vàng của mình; đó là khoảng thời gian thiêng liêng và cần được sử dụng đúng cách. Thời gian đọc ước tính: 10 phút GIỜ VÀNG CỦA BẠN TRONG THỰC TẾ Sau khi TED phát hành bài phỏng vấn với tôi, dự án của tôi bắt đầu đi vào quỹ đạo, ngày càng nhiều người muốn nói chuyện với tôi về năng suất. Lần nào cũng vậy, câu hỏi tôi nhận được hầu như đều là một ngày bình thường của tôi diễn ra như thế nào. Lúc đầu, tôi không ngờ lại được hỏi câu đó nhiều đến vậy, nhưng về sau tôi thấy nó hoàn toàn hợp lý: Tôi đã thử nghiệm các thời gian biểu hằng ngày trong suốt một thập kỷ tới khi chọn ra được cách sắp xếp tối ưu cho mình.1 Sau khi thử nghiệm với nhiều kiểu thời gian biểu trong dự án – kể cả lần thảm họa mà tôi ngủ dậy lúc 5 giờ 30 phút mỗi sáng – tôi chọn được một thời gian biểu cho phép mình hoàn thành nhiều việc nhất:2 1. Hơn nữa, các lịch hằng ngày là “hình khiêu dâm năng suất” theo đúng nghĩa đen của từ này: chúng dễ đọc, thú vị và dễ quên. Đừng lo: Tôi sẽ làm hết sức để khiến chương này trở nên thực tiễn nhất có thể! Hơn nữa, tôi cần phải chuộc lỗi vì đã viết về lịch sử thời gian từ nguồn gốc thiên văn ở phần trước. (TG) 2. Thời gian biểu hằng ngày của tôi khi đang viết những dòng này và một năm sau vẫn gần như không đổi. (TG) ♦ 6 giờ 30 phút sáng – 7 giờ sáng: Thức dậy tự nhiên. ♦ 7 giờ sáng – 9 giờ sáng: Ăn sáng, tập thể dục, thiền định, tắm. ♦ 9 giờ sáng – 1 giờ chiều: Viết. ♦ 1 giờ chiều – 3 giờ chiều: Giải lao. ♦ 3 giờ chiều – 8 giờ tối: Đọc, thực hiện/tham gia các buổi phỏng vấn và họp. ♦ 8 giờ tối – 11 giờ tối: Giải trí, đi ngủ. Mặc dù thời gian biểu này nhìn qua thì đơn giản, nhưng logic của nó lại rất sâu xa. Theo dõi mức thời gian và năng lượng trong vài tuần lễ rõ ràng là rất khó khăn – đặc biệt là khi bạn phải bỏ caffeine, rượu và đường trong quá trình này – nhưng những gì rút ra được sau thử thành mà tôi đã viết ở Chương 4 sẽ đem lại cho bạn rất nhiều điều tuyệt vời có giá trị hàng thập kỷ. Nếu bạn thật sự không thể vượt qua thử nghiệm đó, ít nhất hãy đặt chuông báo mỗi giờ trên điện thoại và quan sát mức năng lượng của bạn lên xuống trong ngày như thế nào. Sau khi hoàn thành thử nghiệm thiền định, tôi nhận ra có ba việc đem lại nhiều giá trị nhất cho dự án: viết bài, thực hiện thử nghiệm năng suất và đọc hoặc nghiên cứu về chủ đề năng suất. Thời điểm tối ưu trong ngày để thực hiện những việc quan trọng nhất là Giờ vàng sinh học. Lý do thì quá hiển nhiên: trong Giờ vàng sinh học, bạn có ít nhất gấp đôi năng lượng và độ tập trung để dồn vào việc cần làm. Khi thực hiện những việc quan trọng nhất trong khoảng thời gian này, bạn hoàn thành chúng nhanh hơn, làm việc say mê hơn, hiệu quả cao hơn, mức độ quyết tâm lớn hơn và cũng sẽ bắt đầu làm việc thông minh hơn thay vì chỉ đơn giản là chăm chỉ hơn. Giờ vàng sinh học của tôi là từ 10 giờ sáng đến trưa và từ 5 chiều đến 8 giờ tối, và mỗi ngày trong dự án tôi chủ yếu thực hiện hai việc trong khoảng thời gian đó: viết bài cho trang web và nghiên cứu về năng suất. Tôi đã thiết kế một số thử nghiệm năng suất chạy ngầm dưới nền mỗi khi tôi làm việc (giống như chỉ dùng điện thoại thông minh một giờ mỗi ngày), và một số thử nghiệm khác thì trở thành công việc mà tôi tập trung nhất trong một hoặc hai tuần (giống như thử nghiệm thiền định). Bất cứ khi nào thực hiện các thử nghiệm, tôi lại áp dụng chúng vào thời gian biểu của mình. Sau khi tính toán lúc nào mình có nhiều năng lượng nhất, tôi khoanh vùng Giờ vàng sinh học mỗi ngày trên lịch, không chỉ để dành khoảng thời gian đó cho các việc quan trọng mà còn để trống lịch phòng trường hợp có việc quan trọng khác xen vào. Mỗi khi phỏng vấn một chuyên gia về năng suất, phải trả lời một buổi phỏng vấn quan trọng, thuyết trình, xắn tay làm ba việc quan trọng hằng ngày, hay muốn bỏ hết tâm sức thực hiện một trách nhiệm có ý nghĩa nào đó, ví dụ như đi ăn tối với bạn gái, tôi làm tất cả để sắp xếp sự kiện đó rơi vào giờ vàng của mình. Mặc dù không thể tránh khỏi các sự việc gián đoạn – không ai hoàn toàn kiểm soát được việc sử dụng thời gian – tôi nhanh chóng nhận ra Giờ vàng sinh học đáng để sử dụng một cách thông minh và gìn giữ thật cẩn thận. Mối quan hệ này rất đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng: càng xếp nhiều việc quan trọng và có ý nghĩa vào Giờ vàng sinh học, công việc và cuộc sống của bạn càng có ảnh hưởng và ý nghĩa hơn. TẬP TRUNG VÀO HIỆN TẠI Nhiều khả năng bạn từng có những ngày hoàn thành danh sách công việc cực kỳ nhẹ nhàng và hoàn thành nhiều việc hơn hẳn ngày khác. Và cũng đã có những ngày mà mặc dù đã làm mọi thứ theo kế hoạch, bạn vẫn không thể tập trung để hoàn thành công việc. Đó là một trong những khía cạnh kỳ lạ nhất của năng suất, và một điều nữa khiến nó trở nên mơ hồ: có những ngày bạn làm đủ mọi điều đúng đắn nhưng không có năng lượng hay sự tập trung để làm tốt công việc. Với thời gian biểu hằng ngày mà tôi đã làm quen cho tới cuối dự án (và vẫn sử dụng cho tới giờ), tôi sẽ thiền định, ngắt kết nối Internet, làm việc chăm chú, tập thể dục, ngủ đủ giấc và thư giãn sau giờ làm việc. Tuy thế, có những ngày dường như các vì sao xếp thẳng hàng, tôi thấy mình viết được hàng nghìn từ và đọc hàng trăm trang sách, trong khi có những ngày tôi chỉ ngồi ở bàn và nhìn vào màn hình một cách vô thức, không có năng lượng và sự tập trung để làm bất cứ thứ gì. Xác định được Giờ vàng sinh học của mình là rất quan trọng, nhưng cùng lúc đó, mức năng lượng và sự tập trung của bạn sẽ lên xuống theo những cách không thể lường trước. Có thể một đồng nghiệp đã bất ngờ chạy ra Starbucks mua cho bạn một tách cà phê, hoặc bạn được thăng chức và cảm thấy không gì có thể ngăn nổi mình cho tới hết ngày hôm đó. Hoặc có thể đội nhóm mời bạn một bữa trưa thật hoành tráng mừng sinh nhật, và mức năng lượng của bạn giảm thê thảm suốt phần còn lại của buổi chiều. Bất kể lý do là gì, không bao giờ bạn có thể dự đoán chính xác 100% mức năng lượng và sự tập trung của mình. Mẹo tăng năng suất: Ngay bay giờ hãy lên Outlook, iCal, Google Calendar hoặc bất cứ phần mềm lên lịch nào bạn đang dùng và khoanh vùng Giờ vàng sinh học cho vài tuần tới. Hãy đảm bảo bạn đặt nhắc nhở 30 và 15 phút trước giờ vàng, nhờ thế bạn có thể nhớ bắt tay vào thực hiện một trong những việc quan trọng và có ảnh hưởng lớn nhất. Ngày hôm qua, tôi đã lên kế hoạch kỹ càng cho hôm nay, nhưng khi đã tới lúc ngừng làm việc, tôi thấy mình vẫn có hứng, những con chữ cho cuốn sách vẫn liên tục tuôn chảy. Tôi không muốn dừng lại – và đúng là tôi đã không làm thế. Tôi có nhiều năng lượng hơn dự kiến, vậy nên tôi quyết định thức muộn hơn, đến khuya vẫn viết lách, rồi ngủ bù vào sáng hôm nay. Nếu bạn đang có hứng thực hiện dự án, vẫn còn nhiều năng lượng và sức tập trung vào lúc 10 giờ tối, tại sao lại không làm việc lâu hơn chút khi bạn có thể linh hoạt thời gian để làm điều đó? Mặt khác, nếu đã 10 giờ tối và bạn không còn năng lượng hoặc sự tập trung nữa, tốt hơn là bạn hãy đi nghỉ sớm để tiếp tục làm việc khi có nhiều năng lượng và sự tập trung hơn vào buổi sáng. Điều này hoàn toàn dễ hiểu, nhưng một lần nữa, ý định đúng chưa chắc đã đồng nghĩa với hành động đúng. Để làm việc chú tâm hơn, khả năng nhận thức là cực kỳ quan trọng. Bạn phải ý thức được mức năng lượng của mình để có thể sử dụng nó một cách thông thái trong cả ngày. (Nếu sự nhận thức này không đến với bạn một cách tự nhiên, đừng lo: tôi sẽ dành riêng Chương 20 để bàn về nhận thức và năng suất.) Tôi luôn cố gắng quản lý thời gian càng ít càng tốt, và vì tôi chấp nhận ít cam kết nhất có thể (Chương 14), nó cho phép tôi điều chỉnh một ngày. Nhờ vậy tôi có thể thực hiện những việc quan trọng nhất khi có nhiều năng lượng nhất, và ngược lại. Dần dần, tôi nhận ra trong khi phần lớn mọi ngày đi theo quy luật lên xuống của mức năng lượng, có những ngày khác lại không như thế. Vào những ngày đó, tôi càng cố gắng thích nghi với mức năng lượng thì càng làm việc hiệu quả. Quản lý thời gian chỉ trở nên quan trọng khi bạn xác định những việc mình muốn hoàn thành và biết mình có bao nhiêu năng lượng cùng sự tập trung trong ngày. Mức độ tập trung cũng lên xuống như mức năng lượng. Trong khi tôi nhận thấy khả năng tập trung tăng lên và giảm đi theo mức năng lượng, cũng sẽ có những khoảng thời gian trong ngày mà bạn có sức tập trung ít hơn hoặc nhiều hơn, ví dụ như khi còn ít người ở văn phòng hoặc khi bạn thấy mình không bị sao lãng bởi các buổi họp hoặc điện thoại. Bạn nên để ý mức độ tập trung của mình trong ngày, đặc biệt là khi nó biến đổi khá nhiều, nếu bạn có con cái ở nhà, hoặc bạn phải thực hiện các công việc nhóm ở chỗ làm. MỨC ĐỘ TỔ CHỨC HOÀN HẢO Trong dự án về năng suất, tôi không chỉ phải kiểm soát số giờ làm việc mỗi tuần, mà còn cả cách tôi tổ chức mỗi ngày. Khác với các công việc cứng nhắc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều mà tôi từng làm qua, trong dự án này, tôi được tự do sắp xếp giờ làm việc theo cách mình muốn, cũng như thử nghiệm để xem thời gian biểu mới đó khiến hiệu quả tăng lên hay giảm đi. Giống như với số giờ làm việc, một ngày của bạn cũng có mức độ tổ chức và lượng thời gian rảnh tối ưu, trong đó mức tổ chức là đủ cao để hướng dẫn bạn trở nên năng suất hơn, nhưng không cao đến nỗi bạn cảm thấy ngày làm việc bị cứng nhắc và không kiểm soát được. Theo Paul Graham, đồng sáng lập hãng đầu tư mạo hiểm Y Combinator, con người trong nền kinh tế tri thức có hai kiểu thời gian biểu: lịch của “nhân viên” và lịch của “giám đốc”. Như Paul đã viết trên trang blog của mình: “Lịch giám đốc là để dành cho sếp. Nó được thể hiện trong cuốn sổ ghi cuộc hẹn truyền thống, với mỗi ngày được cắt thành từng khối kéo dài một giờ. Bạn có thể khoanh vùng vài giờ để làm một việc nào đó nếu cần, nhưng bình thường thì bạn mặc định sẽ thay đổi việc mình làm mỗi giờ.” Lịch của giám đốc thường bao gồm những buổi họp, hẹn gặp, cuộc gọi và e-mail. Nhưng nếu bạn là nhân viên, lịch của bạn hoàn toàn ngược lại – những ngày làm việc hiển nhiên sẽ ít tổ chức hơn vì bạn không phải quản lý con người hoặc dự án. Tự hỏi mình đang là nhân viên hay giám đốc sẽ cho bạn thấy đặc điểm cơ bản của mình; nghĩa là mức độ tổ chức bạn có thể mong đợi từ bản chất công việc. Bạn có thể nằm đâu đó ở giữa; trong dự án, tôi vừa phải viết nội dung vừa phải tham dự rất nhiều các cuộc họp, vậy nên tôi làm theo lịch của nhân viên vào buổi sáng và sắp xếp tất cả các buổi họp và phỏng vấn vào buổi chiều trong Giờ vàng sinh học của mình. Biết được vị trí của mình sẽ giúp bạn khám phá ra tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc và mức độ tổ chức thời gian mỗi ngày. Dù bạn là nhân viên hay quản lý, một mức độ tổ chức nhất định cũng cực kỳ quan trọng. Tổ chức giúp sắp xếp mọi thứ phù hợp với Giờ vàng sinh học của bạn, hướng dẫn bạn hoàn thành những điều mình muốn và giúp bạn nuôi dưỡng sự tập trung cùng năng lượng để hoạt động cả ngày. Nhưng ngoài sắp xếp cho phù hợp với Giờ vàng sinh học, ý định và bản chất công việc, mức độ tổ chức cao hơn sẽ khiến một ngày làm việc bị bó buộc và bạn thấy mình có ít quyền kiểm soát. Và mức độ tổ chức càng cao, bạn càng khó điều chỉnh cho phù hợp với cách làm việc trong ngày. Điều tương tự cũng đúng với việc tổ chức thời gian rảnh và nghỉ cuối tuần. Tổ chức thời gian khi không làm việc nghe có vẻ vô lý (và không thú vị), nhưng các nghiên cứu đã cho thấy làm vậy sẽ giúp bạn trở nên tập trung, sáng tạo, năng động, phấn chấn, vui vẻ, chú tâm vào những việc mình làm và dễ “vào guồng” hơn – trạng thái kỳ diệu mà thời gian có vẻ như trôi nhanh hơn, cứ như là không hề tồn tại trên đời. Tôi không tin vào cách tổ chức thời gian làm việc hoặc thời gian rảnh quá chặt chẽ (còn gì là thú vị nữa?), nhưng có tổ chức một chút cũng hữu ích. Ví dụ, trong dự án này, tôi đã phát hiện ra mình có nhiều năng lượng hơn khi tạo thời gian biểu đại khái cho kỳ nghỉ cuối tuần, ngay cả khi nó bao gồm sắp xếp thời gian ngồi gác chân mà chẳng làm gì cả. THỬ THÁCH “LÀM VIỆC TRONG GIỜ VÀNG SINH HỌC” Thời gian cần thiết: 5 phút Năng lượng/Độ tập trung: 4/10 Giá trị: 8/10 Thú vị: 7/10 Điều bạn nhận được: Bạn sẽ hoàn thành các việc có ảnh hưởng và quan trọng nhất một cách hiệu quả hơn, vì bạn sẽ làm chúng khi có nhiều năng lượng nhất – thay vì khi chúng trở nên cấp bách hoặc quan trọng. Một trong những cách hiệu quả nhất mà tôi phát hiện ra để hoàn thành nhiều việc hơn trong ít thời gian hơn là quản lý thời gian ít nhất có thể, và thực hiện các công việc khi mình có nhiều năng lượng và sự tập trung nhất – cả hai tăng và giảm đồng đều trong ngày. Lên kế hoạch làm việc sẽ chỉ mất năm phút lúc đầu ngày, nhưng thời gian tiết kiệm được có thể gấp 10 lần như vậy. Ngày mai, hãy thử để Giờ vàng sinh học và mức năng lượng định đoạt những việc bạn làm.1 Dưới đây là một số gợi ý hữu ích: ● Trong Giờ vàng sinh học, hãy sắp xếp lịch để thực hiện ba việc quan trọng nhất – đặc biệt là việc nào đòi hỏi nhiều năng lượng và độ tập trung nhất. ● Gìn giữ Giờ vàng sinh học – khoảng thời gian đó là của riêng bạn để làm việc thật hiệu quả. ● Khoanh vùng Giờ vàng sinh học trên lịch để không ai đặt lịch với bạn trong giờ đó, để tự nhắc mình khi nào là lúc tập trung làm việc, và dành riêng khoảng thời gian đó cho những việc có ảnh hưởng lớn hoặc các dự án quan trọng cần làm. ● Thích nghi liên tục. Trong khi Giờ vàng sinh học cho thấy mức năng lượng của bạn lên xuống như thế nào trong một ngày bình thường, sẽ có những ngày khác thường khi bạn có ít hoặc nhiều năng lượng hơn. Hãy điều chỉnh cho phù hợp. Đừng sợ thay đổi những gì mình đang làm khi thấy có nhiều hoặc ít năng lượng hơn bình thường. ● Nếu bạn là nhân viên, hãy gom các cuộc họp và hẹn gặp với nhau để khi thay đổi trạng thái, bạn có thể giải quyết tất cả cùng lúc. Mức năng suất mỗi giờ của bạn sẽ không ổn định – nó phụ thuộc mức năng lượng và sự tập trung mà bạn có. Giống như không phải mọi nhiệm vụ đều như nhau, các giờ trong ngày cũng có vai trò khác nhau. Quản lý thời gian ở chừng mực nào đó là không thể tránh khỏi, nhưng bạn sẽ làm được nhiều việc hơn nếu thực hiện những công việc có ý nghĩa nhất khi bạn có nhiều năng lượng nhất – không phải khi bạn có nhiều thời gian nhất. Giờ vàng sinh học của bạn là vốn quý; hãy sử dụng sao cho hợp lý. 1. Bản thân tôi thích tắt đồng hồ trên máy tính. Phần mềm xếp lịch sẽ tự động báo khi nào đến lúc phải đổi trạng thái trước khi các cuộc họp bắt đầu để tôi chuẩn bị, và tôi cũng luôn nhìn vào bức tranh toàn cảnh cả ngày khi lên kế hoạch cho những việc mình muốn hoàn thành. (TG) 11. Dọn dẹp Tóm tắt: Gom tất cả những việc có tính duy trì lại và giải quyết chúng cùng một lúc là liều thuốc hoàn hảo để trở thành người cầu toàn trong những công việc không cần thiết. Tuy thế, những việc có tính duy trì, hoặc các Ngày Duy trì, là rất quan trọng nếu bạn muốn có cuộc sống lành mạnh và năng suất. Thời gian đọc ước tính: 8 phút, 8 giây LOẠI CÔNG VIỆC TỒI TỆ NHẤT Trong nhiều năm, tôi đã chán ngấy với những việc có tính duy trì – kiểu như tưới cây, dọn hòm thư, cắt móng, phân loại thư từ, nấu ăn, mua đồ lặt vặt. Các công việc kiểu này rất quan trọng vì chúng hỗ trợ cho cuộc sống riêng và công việc của bạn, nhưng chúng đem lại ít hiệu quả so với những việc quan trọng và có ý nghĩa hơn. Vì các việc có tính duy trì là một phần không thể thiếu trong cuộc sống, chúng thường khó rút gọn, thuê ngoài hoặc xóa bỏ, cũng giống như những việc đem lại ít hiệu quả trong công việc (Phần bốn). Nhưng bạn cũng sẽ không thể là một thành viên bình thường của xã hội nếu không làm những việc đơn giản như dọn dẹp nhà cửa, nấu ăn, đổ rác, rửa bát đĩa hoặc giặt quần áo. Những công việc đó chiếm rất nhiều quỹ thời gian vốn đã hạn hẹp của bạn. Nhưng mặt khác, chúng cũng rất quan trọng để hỗ trợ bạn hoàn thành những việc mình muốn. Thật khó để ăn uống lành mạnh nếu không nấu ăn lành mạnh; thật khó để có bề ngoài đẹp nếu không cạo râu hay gội đầu vài ngày một lần; và thật khó để cảm thấy tích cực lúc về nhà khi nơi ở của bạn là một mớ hỗn độn. Trong một thử nghiệm kỳ quặc của dự án, tôi thử trở thành kẻ lười biếng trong một tuần. Tôi mua đồ ăn ngoài cả tuần, tắm ba lần một tuần, mặc quần ở nhà hoặc pyjama cả ngày, và dĩ nhiên vẫn cố trở nên hiệu quả hết mức có thể trong điều kiện đó. Giữa thử nghiệm, tôi bắt đầu cảm thấy tồi tệ khi cố gắng loại bỏ nhiều việc có tính duy trì nhất có thể. Và tôi nhận ra rằng những việc đó cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn sống lành mạnh, vui vẻ, hòa đồng và năng suất. NGÀY DUY TRÌ Khi tôi ra ở riêng lần đầu lúc học đại học, các công việc có tính duy trì tăng lên nhanh chóng. Quần áo không bỗng dưng được giặt một cách thần kỳ hộ tôi, rau củ không tự động xuất hiện trong bếp và cây cối không tự tưới mỗi tuần. Tôi có nhiều việc vặt phải làm hơn mỗi ngày. Cùng lúc đó, tôi cũng không muốn sử dụng khoảng thời gian ít ỏi quý giá còn lại mỗi ngày cho những việc duy trì cuộc sống hiện tại. Một buổi sáng Chủ nhật, khi tôi đang vắt óc suy nghĩ cách để hoàn thành những việc mới mẻ này một cách hiệu quả hơn, một bóng đèn bỗng lóe lên: Thay vì làm các việc linh tinh đó suốt tuần, tôi gộp chúng lại và làm nhiều nhất có thể một lúc thì sao? Để thử nghiệm, vào tuần tiếp theo, tôi cố ý không làm những việc có tính duy trì này suốt tuần. Thay vào đó, tôi ghi danh sách những việc phát sinh và giải quyết toàn bộ vào sáng Chủ nhật tiếp theo. Và nó mang lại hiệu quả thần kỳ, tôi làm xong nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ít hơn. Từ đó trở đi, tôi đã duy trì cách sắp xếp này. Tôi gọi nó là “Ngày Duy Trì”. Ngày Duy Trì của tôi vô cùng đơn giản và hiệu quả: trong cả tuần, tôi ghi lại tất cả những công việc mang tính duy trì nhưng hiệu quả thấp vào danh sách – từ mua hàng đến cắt móng – và thay vì làm rải rác trong tuần, tôi làm hết cùng một lúc. Cuối cùng, tôi không còn cảm thấy mình đang sống vật vờ khi làm những việc không đem lại kết quả gì cho đời trong suốt cả tuần. Và tôi có nhiều thời gian, sự tập trung và năng lượng hơn cho những việc thật sự quan trọng và có ý nghĩa trong tuần. TÔI LÀM GÌ TRONG NGÀY DUY TRÌ Nếu bạn tò mò, dưới đây là danh sách những việc tôi để dành đến sáng Chủ Nhật mới làm – tất cả khiến tôi tốn 4-6 giờ để hoàn thành một cách thư thả: ♦ Mua hàng ♦ Dọn nhà và văn phòng ♦ Lập kế hoạch ăn uống và làm việc ♦ Tỉa và cạo râu ♦ Giặt quần áo ♦ Chuẩn bị bữa trưa trong các hộp Tupperware cho cả tuần ♦ Tưới cây ♦ Đọc các bài viết tôi đã hoãn lại trong tuần ♦ Xem lại dự án và xác định bước tiếp theo ♦ Xem lại danh sách các việc đang hoãn lại ♦ Xác định ba kết quả cho tuần tiếp theo ♦ Dọn dẹp hòm thư ♦ Xem lại danh sách các việc đã hoàn thành Hiển nhiên, Ngày Duy Trì của bạn sẽ khác. Ví dụ, nếu có con nhỏ, chỉ dọn nhà vào sáng Chủ nhật có thể sẽ không hợp lý. Nhưng bạn có thể lau dọn hai hoặc ba ngày mỗi tuần, để dành phần lớn các ngày khác cho những việc quan trọng hơn. Dù lối sống của bạn như thế nào – dù bạn là nhà khởi nghiệp độc thân hoặc một nhân viên văn phòng đã có gia đình – hiển nhiên, bạn có các công việc mang tính duy trì có thể gộp lại và làm hết cùng một lúc. Những công việc mang tính duy trì, theo đúng bản chất, luôn phải được thực hiện. Bạn không thể luôn rút gọn, giao cho người khác, thuê ngoài hoặc loại bỏ, nhưng bạn có quyền kiểm soát làm chúng khi nào. Bằng cách gộp hết lại và thay đổi thời gian thực hiện những công việc này, bạn đã tạo ra khoảng trống để tập trung vào những việc quan trọng hơn trong tuần. Nếu sắp xếp một Ngày Duy Trì là phi thực tế với bạn, hãy cố gắng lập danh sách những công việc mang tính duy trì bạn phải làm trong tuần và tạo danh sách duy trì. Nhờ thế, bạn có thể ghép một số việc với nhau để làm lúc có ít năng lượng và không thể tập trung vào các việc quan trọng nhiều ý nghĩa hơn. Có một điều kỳ lạ với những việc mang tính duy trì: mặc dù chúng tốn nhiều thời gian để hoàn thành, nhưng phần lớn trong số chúng không hề tiêu tốn năng lượng hoặc sự tập trung. Thực ra, bạn có thể làm phần lớn những công việc này một cách tự động mà không cần suy nghĩ nhiều. Trong khi việc phải để tâm đến nhiều nhiệm vụ đòi hỏi năng lượng hoặc sự tập trung một lúc sẽ khiến bạn ít hiệu quả, bạn hoàn toàn có thể làm nhiều nhiệm vụ một lúc mà vẫn hiệu quả với các nhiệm vụ mang tính duy trì kiểu này, bởi chúng gần như không tiêu tốn năng lượng và sự tập trung. Khi làm những công việc mang tính duy trì, bạn vẫn sẽ bảo toàn được sự tập trung và năng lượng. Dưới đây là những cách yêu thích của tôi để sử dụng thời gian hợp lý khi thực hiện các việc trong danh sách duy trì: ♦ Làm cùng ai đó, ví dụ như bạn gái, để khiến các việc này thú vị và có ý nghĩa hơn. ♦ Nghe podcast hoặc audiobook khi làm. Tôi phải làm quá nhiều việc trong Ngày Duy Trì, thế nên, tôi thường nghe được cả nửa cuốn sách khi làm xong. ♦ Gọi điện hoặc tán gẫu qua Skype với ai đó để nói chuyện một cách có ý nghĩa trong khi làm việc. ♦ Làm việc chú tâm để luyện “cơ bắp tập trung”. ♦ Chủ động không suy nghĩ gì trong khi làm việc vặt để tâm trí được nghỉ ngơi và thư giãn. Hãy cố đặt giới hạn thời gian khi làm các việc mang tính duy trì nhằm hoàn thành nhiều hơn trong khoảng thời gian ít hơn. Chỉ cần đảm bảo bạn không làm trong Giờ vàng sinh học – vì khoảng thời gian đó là thiêng liêng để làm những công việc quan trọng và có ý nghĩa. Bạn muốn hoàn thành nhiều việc hơn trong khi thực hiện những công việc trong Ngày Duy Trì? Có vô số cách: bạn có thể tải podcast để học ngôn ngữ mới, lên kế hoạch đi nghỉ, tập luyện giảm cân hoặc luyện kỹ năng mới. Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn tất cả các việc mang tính duy trì trong cuộc sống, nhưng bạn có thể dành thời gian cho chúng một cách thông minh và hiệu quả hơn. NHẮM TỚI SỰ KHÔNG HOÀN HẢO Sau khi bắt đầu thực hiện phương pháp Ngày Duy Trì, tôi nhận thấy rất nhiều lợi ích ngoài việc có thêm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng và nhiều ý nghĩa trong tuần. Ngày Duy Trì giúp bạn giải quyết cả những mớ hỗn độn hiện hữu trong tâm trí, để tiếp cận với sự minh mẫn và tràn đầy năng lượng mỗi tuần. Ngoài ra, bạn sẽ có được cảm giác vô cùng tuyệt vời khi làm xong 10 hoặc 15 việc một lúc, sau đó xóa chúng khỏi danh sách công việc. Dần dần, một trong những lợi ích ẩn giấu lớn nhất là nó khiến tôi lãng phí ít thời gian hơn. Về bản chất, các nhiệm vụ mang tính duy trì không nên quá cầu toàn. Chúng đem lại ít lợi ích. Chúng hỗ trợ công việc của bạn nhưng không quan trọng như những việc đem lại nhiều lợi ích và ý nghĩa. Nhiều người – bao gồm cả chính tôi – là những người cầu toàn. Chúng ta có xu hướng tiếp tục làm những việc quá cả mức “đủ tốt”, khi đó lợi ích thu được từ khoảng thời gian đầu tư cho chúng giảm nhanh chóng. Picasso đã dành cả cuộc đời làm chủ nghệ thuật hội họa; mọi cải tiến dù là nhỏ nhất cũng khiến công việc của ông phong phú hơn. Nhưng những việc mang tính duy trì không đem lại hiệu quả như vậy trên cùng một lượng thời gian bỏ ra. Khi đi quá mức độ nào đó, quá chú tâm đến các việc lặt vặt sẽ khiến bạn chiếm dụng sang khoảng thời gian dành cho các hoạt động có ý nghĩa hoặc lợi ích lớn hơn. Gộp các việc mang tính duy trì lại với nhau – dù là trong Ngày Duy Trì hay danh sách duy trì – sẽ giúp bạn không dành quá nhiều thời gian cho chúng. Việc này cũng hạn chế những nhiệm vụ ít ý nghĩa hơn, giúp bạn tránh lãng phí thời gian, và nhờ vậy có thời gian để tập trung vào những việc thật sự quan trọng. Có thời điểm và vị trí cho sự hoàn hảo – nhưng đó không phải là những việc vặt. Khoảng thời gian dôi ra mà bạn dành cho chúng đơn giản là bị lãng phí. Bạn có thể luôn khiến căn nhà sạch bóng, nhưng có ai quan tâm đến điều đó đâu? Gom tất cả những việc có tính duy trì lại và giải quyết chúng cùng một lúc là liều thuốc hoàn hảo để trở thành người cầu toàn trong những công việc không cần thiết. CÁI KẾT CỦA QUẢN LÝ THỜI GIAN Trong một cuốn sách viết về năng suất, thật kỳ lạ khi tôi chỉ dành ba chương cho các kỹ thuật quản lý thời gian. Nhưng như tôi đã thảo luận, quản lý thời gian không còn giữ được tầm quan trọng trong thời đại kinh tế tri thức nữa. Trong nền kinh tế tri thức, những người hiệu quả nhất coi thời gian là bối cảnh làm việc. Bạn vẫn cần quản lý thời gian cho hợp với công việc của người khác và để làm việc thông minh hơn. Nhưng bất cứ khi nào có thể, những người hiệu quả nhất coi quản lý thời gian có tầm quan trọng thấp hơn quản lý năng lượng và độ tập trung. Từng có thời kỳ thời gian là nguồn tài nguyên duy nhất chúng ta phải quản lý. Ngày nay, thời gian, sự tập trung và năng lượng có mối liên hệ chặt chẽ hơn nhiều so với trước đây, và những người hiệu quả nhất sẽ quản lý cả ba. Quản lý thời gian là bất khả thi. Bạn chỉ có thể quản lý khi làm việc gì đó. Bạn không thể quản lý hoặc kiểm soát thời gian – nó vẫn cứ trôi đi suốt 13,8 tỷ năm nay, và không hề cho thấy dấu hiệu dừng lại. THỬ THÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN Thời gian cần thiết: 10 phút suốt tuần; một vài giờ cho cả nghi thức tùy vào số lượng việc bạn gộp vào nhau. Năng lượng/Độ tập trung: 2/10 Giá trị: 7/10 Thú vị: 8/10 Điều bạn nhận được: Bạn tiết kiệm được nhiều năng lượng và sự tập trung để làm những việc quan trọng hơn trong tuần. Bạn cũng sẽ trì hoãn ít hơn, minh mẫn hơn và cảm thấy tuyệt vời khi hoàn thành cả tá việc duy trì cùng một lúc. Xác lập nghi thức Ngày Duy Trì là một trong những cách hiệu quả nhất để giải phóng sự tập trung và năng lượng trong tuần. Dưới đây là thử thách cho chương này: tuần sau, hãy tiếp tục làm các việc mang tính duy trì trong ngày, nhưng khi làm, hãy ghi lại vào danh sách Ngày Duy Trì những việc bạn cho rằng có thể để lại làm sau. (Ví dụ, tưới cây hoặc đổ chậu phân mèo là không trì hoãn được.) Nếu giống tôi, hẳn bạn sẽ ngạc nhiên với số lượng các việc không cần làm trong tuần mà có thể gộp hết lại trong Ngày Duy Trì hoặc danh sách duy trì. Tuần sau đó, hãy sắp xếp Ngày Duy Trì, hoặc một nửa ngày để làm tất cả cùng một lúc. Để sử dụng thời gian đó hiệu quả hơn, hãy dùng năng lượng và độ tập trung còn thừa trong công việc cho những thứ quan trọng và ý nghĩa hơn, ví dụ như học một ngôn ngữ mới hoặc nghe NPR podcast ưa thích. Chỉ cần đảm bảo bạn không làm trong Giờ vàng sinh học – vì khoảng thời gian quý giá đó nên dành cho những công việc quan trọng và có ý nghĩa. Nếu giống tôi, một khi đã bắt đầu, bạn sẽ không muốn trở lại với cách làm cũ nữa. PHẦN BỐN SỰ TĨNH TÂM TRONG NĂNG SUẤT 12. Sự tĩnh tâm trong năng suất Tóm tắt: Những việc phụ trợ như kiểm tra e-mail là cần thiết, nhưng thu nhỏ khoảng thời gian, độ tập trung và năng lượng mà bạn dành cho chúng là một cách để tăng năng suất. Bằng cách tăng thời gian và không gian cho những việc có lợi ích lớn nhất, bạn sẽ trở nên sáng tạo, tập trung và hiệu quả hơn. Thời gian đọc ước tính: 4 phút, 43 giây SỰ TĨNH TÂM THÁNG 5 Nếu bạn đến Ottawa vào tháng 5 và có vài giờ rảnh rỗi, hãy đến Dows Lake, hồ nhân tạo nằm chính giữa thành phố. Ngoài việc đây là một hồ nước tuyệt đẹp – đặc biệt là vào mùa đông, khi mặt nước đóng băng và trở thành một trong những bãi trượt băng dài nhất thế giới – điều còn thú vị hơn là những đóa tulip mọc quanh hồ. Cứ vào tháng 5, khoảng 300.000 đóa tulip mọc quanh kênh Rideau – nơi hồ Dows Lake chảy vào – bắt đầu nở rộ. Dù thích hoa hay không, đây vẫn là một nơi tuyệt vời để thư giãn với bạn bè, người yêu hoặc đưa khách du lịch đến vãn cảnh. Một hôm, khi nhìn vào những tấm ảnh chụp trong dự án, tôi dừng lại ở một bức chụp vào Chủ nhật ngày 5 tháng 5, chỉ bốn ngày sau khi bắt đầu dự án. Bức ảnh chụp góc từ dưới lên với vài chiếc lá xanh trên cây, nhưng trung tâm là cuốn sách tôi cầm trước mặt: Rapt (tạm dịch: Sự say mê) của Winifred Gallagher – cuốn sách đầu tiên tôi đọc trong dự án. Bức ảnh thể hiện đầy đủ cảm xúc của tôi khi bắt đầu dự án: cảm giác thư thái tĩnh tâm, tò mò, nhưng lại cực kỳ tập trung vào chủ đề năng suất. Trước khi nhiều người quan tâm đến dự án, việc được thử nghiệm chủ đề năng suất theo cách thư thái, tò mò và tập trung trong một năm còn lôi cuốn tôi hơn cả vài lời mời làm việc. CƠ HỘI GÕ CỬA Nhưng khi dự án có những bước tiến triển, bản chất của nó bắt đầu thay đổi nhanh chóng. Chỉ tám tháng sau khi bắt đầu dự án – năm tháng tính từ thử nghiệm thiền định 35 giờ, và chỉ hai tháng sau khi các nhà tổ chức TED công bố bài phỏng vấn với tôi – dự án bỗng trở nên lớn hơn nhiều. Cứ như thể là sau một đêm mọi thứ bắt đầu vào guồng, và trang web của tôi từ chỗ chỉ có vài trăm lượt xem mỗi ngày bỗng tăng lên vài nghìn. Số lượt bình luận trên blog cũng tăng từ vài lượt lên tới hàng tá mỗi tuần. Từ chỗ chỉ phải nhận 30 e-mail mỗi ngày, lúc này tôi phải nhận đến vài trăm e-mail, và tôi nhanh chóng nhận được quá nhiều lời mời phỏng vấn, gặp mặt và huấn luyện làm việc năng suất. Bản chất tĩnh tâm của dự án nhanh chóng bị phá vỡ – nhưng theo cách tuyệt vời nhất. Vì tôi đã thiết kế dự án từ con số 0 để thử nghiệm năng suất, đó quả là một vấn đề khá ngọt ngào để giải quyết. Một cách kỳ lạ, việc các nhiệm vụ ngày càng nhiều lên trong dự án lại chính là những việc mang tính hỗ trợ. Trả lời e-mail, tới gặp mặt và cập nhật mạng xã hội đều được coi là “những việc mang tính duy trì” trong công việc; chúng hỗ trợ những nhiệm vụ có ý nghĩa nhất, và cũng giống như giặt quần áo hay trả hóa đơn, chúng ta khó mà loại bỏ chúng. Với tôi, những công việc mang tính hỗ trợ cũng đáng ghét không kém các việc mang tính duy trì, bởi lẽ chúng có thể lấy đi rất nhiều thời gian quý giá, sự tập trung và mức năng lượng – những thứ lẽ ra được dành cho những việc có giá trị và ý nghĩa hơn. Nhưng còn một chi phí ngầm của việc dành quá nhiều thời gian cho những công việc đem lại ít lợi ích: chúng quá dễ thực hiện. Chúng chính là “xem Netflix” trong thế giới công việc; hệ thống limbic ít chống trả việc kiểm tra e-mail thêm lần nữa, gọi điện thêm một cuộc nữa hoặc đi họp thêm một buổi nữa. Thật dễ để tự thuyết phục mình rằng các việc những tưởng ít ảnh hưởng đó quan trọng hơn công việc thật sự của bạn, mặc dù lợi ích của chúng không xứng đáng với thời gian bỏ ra trong dài hạn. Cũng như những công việc mang tính duy trì, tôi nhận thấy câu trả lời cho việc giải quyết các nhiệm vụ ít lợi ích trong công việc không phải là làm nhanh hơn hoặc chăm chỉ hơn, hoặc làm việc điên cuồng nhiều giờ để hoàn thành. Ngược lại, bạn cần giảm thời gian, sự tập trung và năng lượng dành cho chúng ngay từ đầu. SỰ TĨNH TÂM KHI LÀM ÍT HƠN Lý do tại sao đơn giản hóa các nhiệm vụ ít ảnh hưởng trong công việc lại quan trọng như vậy thực ra rất đơn giản: bạn càng dành cho chúng ít thời gian và sự quan tâm, bạn sẽ càng có nhiều thời gian và sự tập trung cho những việc quan trọng. Mục tiêu của bạn phải là đơn giản hóa công việc, để dành thời gian cho những nhiệm vụ hiệu quả cao nhất. Bạn có còn nhớ trò giải đố 16 miếng 4×4 thường chơi hồi nhỏ, trong đó một ô bỏ trống và bạn trượt các ô còn lại để sắp xếp thành hình ảnh hoàn chỉnh không? Thời gian của bạn cũng như vậy. Bạn càng có nhiều khoảng thời gian trống thì càng dễ linh hoạt sắp xếp thời điểm làm việc, và bởi sự tập trung cùng năng lượng của bạn biến động rất nhiều trong ngày, bạn càng có thể trở nên năng suất hơn. Đơn giản hóa những việc mình làm cho phép bạn trở nên nhanh nhạy trong công việc và các dự án đem lại lợi ích lớn nhất. Ngoài ra, ở đời những chuyện bất ngờ luôn xảy ra. Một cơn khủng hoảng đột nhiên xảy ra ở chỗ làm. Lũ trẻ bị cúm. Sếp gọi bạn tới họp khẩn. Hoặc bạn gái một mực nài nỉ bạn đi chạy cùng cô ấy, điều thật sự xảy ra với tôi khi đang viết câu này. Đơn giản hóa và tạo thêm khoảng trống quanh các nhiệm vụ đem lại nhiều lợi ích nhất giúp bạn có không gian để phản ứng và giải quyết những việc bất ngờ xuất hiện. """