" Hoàn Thành Mọi Việc Không Hề Khó PDF EPUB 🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Hoàn Thành Mọi Việc Không Hề Khó PDF EPUB Ebooks Nhóm Zalo THÔNG TIN EBOOK Tên sách Hoàn Thành Mọi Việc Không Hề Khó Nguyên tác David Allen Tác giả Getting Things Done: The Art of Stress-Free Dịch giả Hương Lan, Thanh Huyền Thể loại Self Help Phát hành Alpha Nhà Xuất Bản NXB TP HCM Ebook 2021 kindlekobovn —★— “Sách tự học kinh doanh” hay nhất trong 10 năm trở lại đây Trong xã hội hiện đại, do sức ép của công việc quá tải và mức độ cạnh tranh cao trong công ty, tổ chức, nên công việc đang trở thành nguyên nhân chủ yếu gây ra stress. Những biểu hiện của stress – lo lắng, chán nản, mệt mỏi, thiếu hiệu quả – ngày càng phổ biến trong các tổ chức. Vậy làm thế nào để giảm bớt nhịp độ làm việc luôn căng lên như dây đàn, sắp xếp công việc hợp lý và giải phóng bản thân khỏi áp lực thời gian? Cần phải đạt tới sự cân bằng nội tâm, cân bằng cuộc sống ra sao để có thể không ngừng cải thiện kết quả công việc và liên tục thăng tiến? Đó là những câu hỏi bức xúc được đặt ra không chỉ với những nhân viên thông thường mà còn đối với cả các nhà quản lý. Với kinh nghiệm hơn 20 năm làm tư vấn quản lý và huấn luyện quản lý, David Allen đưa ra lời giải đáp thỏa đáng cho câu hỏi này trong Hoàn thành mọi việc không hề khó (tên gốc là Getting Things Done). Cuốn sách cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh để “lấy ra” mọi thứ đang choán tâm trí bạn và sắp xếp chúng vào các danh sách công việc và hồ sơ lưu trữ một cách khoa học, hiệu quả. Cụ thể hơn, bạn sẽ biết cách: (1) tổng hợp và sắp xếp tất cả những việc cần hoàn thành – trong mọi lúc, với mọi loại công việc − thành một hệ thống đáng tin cậy và logic ở ngoài tâm trí bạn; (2) rèn luyện việc quyết định trước về tất cả những thứ bạn đưa vào cuộc sống để luôn có kế hoạch cho “các công việc tiếp theo” mà bạn có thể thực hiện hay thương lượng lại bất cứ thời điểm nào. Cuốn sách gồm ba phần. Phần I mô tả toàn bộ vấn đề, cung cấp cái nhìn tổng thể về hệ thống, giải thích tính duy nhất và cấp bách của hệ thống và trình bày các phương pháp luận cơ bản một cách cô đọng và súc tích. Phần II chỉ ra cách thực hiện hệ thống, giúp bạn tự rèn luyện, từng bước một, trên cơ sở áp dụng các mô hình. Phần III đi sâu miêu tả các kết quả rõ ràng và lớn lao mà bạn có thể đạt được khi áp dụng các phương pháp, mô hình này vào công việc và cuộc sống. Sức mạnh, sự đơn giản, tính hệ thống, cảm hứng tràn đầy trong hành trình định hình một khoa học-nghệ thuật hoàn thành công việc là những điều cuốn sách này mang đến cho độc giả. Hy vọng mỗi độc giả sẽ tự tìm ra phương pháp làm việc hiệu quả nhất sau khi đọc, để luôn sẵn sàng Hoàn thành mọi việc - Không hề khó. Trân trọng giới thiệu cùng độc giả. ITD Việt Nam Chào mừng bạn đến với Hoàn thành mọi việc - Không hề khó Chào mừng quý độc giả đến với cuốn sách vàng về cách nhìn thấu đáo các chiến lược để có thêm động lực, thoải mái hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn mà ít tốn công sức. Bạn cũng như tôi, luôn mong muốn hoàn thành xuất sắc công việc. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ phải nếm trải cuộc sống theo cách mà bạn ngày càng khó nắm bắt, nếu không muốn nói là không thể nắm bắt được khi phải làm việc quá nhiều. Trong thế giới thường ngày của bạn, bạn có thể làm việc hiệu quả trong khi vẫn có cuộc sống đầy thú vị và đam mê. Tôi cho rằng, hiệu quả là một điều tốt. Những gì bạn đang làm có thể quan trọng, thú vị, hữu dụng, hoặc có thể không, nhưng vẫn phải thực hiện chúng. Trường hợp thứ nhất, bạn muốn thu được càng nhiều lợi nhuận càng tốt từ việc đầu tư thời gian và sức lực của mình. Trường hợp thứ hai, bạn muốn chuyển sang công việc khác càng sớm càng tốt mà không hề bận tâm về những việc chưa hoàn thành. Và cho dù làm bất cứ công việc gì, chắc chắn là bạn thích được thoải mái hơn, tin tưởng rằng bất cứ việc gì bạn phải làm lúc này chỉ là những việc bạn cần phải làm, như uống bia với đồng nghiệp sau giờ làm việc, ngắm nhìn con đang ngủ say vào nửa đêm, trả lời email hay dành vài phút hỏi thăm và nói chuyện phiếm với các khách hàng tiềm năng sau cuộc họp, chính là những gì bạn cần phải làm, như bạn vẫn đang làm. Mục đích chính của tôi khi viết cuốn sách này là hướng dẫn cho bạn cách làm việc hiệu quả và thoải mái nhất bất cứ khi nào bạn cần hoặc muốn. Nghệ thuật giúp cho đầu óc được nghỉ ngơi và sức mạnh của việc loại bỏ sự lo lắng, buồn phiền ra khỏi đầu là một bí quyết của những người vĩ đại. --Thuyền trưởng J. A. Hatfield Trong một thời gian dài, tôi và có thể cả bạn, đã tìm câu trả lời cho những câu hỏi: làm gì, khi nào và bằng cách nào? Sau hơn 20 năm phát triển và áp dụng những phương pháp mới để nâng cao năng suất của cá nhân và tổ chức, cùng nhiều năm khảo sát tỉ mỉ khả năng tự phát triển, tôi có thể khẳng định rằng, không có giải pháp duy nhất, một-cho-tất-cả. Không có phần mềm, cuộc hội thảo, nhà hoạch định cá nhân tài ba hay bản báo cáo nhiệm vụ cá nhân nào có khả năng đơn giản hóa một ngày làm việc thông thường của bạn, hoặc đưa ra sự lựa chọn cho bạn hết ngày này sang ngày khác, tuần này sang tuần khác và suốt cuộc đời bạn. Hơn nữa, chỉ khi nào bạn học được cách cải thiện hiệu suất công việc và đưa ra quyết định ở mức độ nào đó, thì bạn mới có thể tiếp tục nhận trách nhiệm và mục tiêu sáng tạo mới. Những khó khăn, thách thức của trách nhiệm, mục tiêu sáng tạo mới không tuân theo bất kỳ công thức đơn giản hay phương pháp thông thường nào để giúp bạn đạt được những điều mình mong muốn. Nhưng nếu không có cách thức lý tưởng nào có thể hoàn thiện việc tổ chức cá nhân và hiệu suất công việc thì chúng ta vẫn có thể làm cho chúng trở nên dễ thực hiện hơn. Theo thời gian, tôi đã tìm được những điều sâu sắc hơn, có ý nghĩa hơn, quan trọng hơn để tập trung, nhận biết và thực hiện. Tôi đã phát hiện ra những quy trình đơn giản mà ai cũng có thể học hỏi và áp dụng. Những quy trình này sẽ cải thiện đáng kể khả năng tiên phong và tích cực giải quyết các việc trong cuộc sống của chúng ta. Tiếp theo là việc biên soạn những khám phá về hiệu năng làm việc cá nhân trong hơn hai thập kỷ qua − tài liệu hướng dẫn nhằm tối đa hóa sản lượng sản phẩm và tối thiểu hóa nguyên liệu đầu vào, và cách đạt được nó khi công việc ngày càng nhiều và không rõ ràng. Tôi đã dành hàng nghìn giờ hướng dẫn mọi người ngay tại bàn làm việc của họ, giúp họ tiến hành và sắp xếp công việc. Những phương pháp mà tôi phát hiện ra đã được chứng minh là có hiệu quả cao trong mọi loại hình tổ chức, ở mọi mức độ công việc, và trong nhiều nền văn hóa. Sau 20 năm huấn luyện và đào tạo một số chuyên gia làm việc hiệu quả và tinh vi nhất, tôi biết thế giới đang khao khát các phương pháp này. Các nhà lãnh đạo hàng đầu đang quan tâm đến việc làm cho “thực thi không ngừng” thấm nhuần vào chính mình và nhân viên như một tiêu chuẩn cơ bản. Họ biết và tôi cũng biết rằng, hết giờ làm việc, đằng sau những cánh cửa đóng, vẫn còn có những cuộc điện thoại không được trả lời, nhiệm vụ chưa được giao, vấn đề chưa được giải quyết, trách nhiệm cá nhân chưa được kiểm soát và hàng tá email chưa trả lời. Nhiều nhà doanh nghiệp đã thành công trong việc giải quyết khủng hoảng và cơ hội mà họ tận dụng được lớn hơn những rắc rối xảy đến. Nhưng với nhịp điệu cuộc sống và kinh doanh hiện nay, sự cân bằng đang là vấn đề cần được xem xét. Một mặt, chúng ta cần có những công cụ đã được kiểm chứng là có thể giúp con người tập trung năng lực một cách chiến lược và chiến thuật để giải quyết công việc hiệu quả, không để công việc ở tình trạng “xôi hỏng bỏng không”. Mặt khác, chúng ta cần tạo ra môi trường và kỹ năng làm việc để giúp các cá nhân quan trọng và bận rộn nhất không bị kiệt quệ vì căng thẳng. Chúng ta có cần các tiêu chuẩn về phong cách làm việc tích cực để thu hút và giữ chân những nhân viên giỏi nhất và thông minh nhất. Thông tin này rất cần thiết đối với các tổ chức. Nó cũng rất cần thiết trong trường học, nơi con cái chúng ta vẫn chưa được dạy cách xử lý thông tin, tập trung vào kết quả, hay hành động cụ thể. Và ai cũng đều cần nó để có thể tận dụng tất cả cơ hội có được, nhằm làm tăng giá trị cho cuộc sống chúng ta theo cách tự trau dồi và bền vững. Sức mạnh, sự đơn giản và hiệu quả của những điều tôi nói trong cuốn Hoàn thành mọi việc - Không hề khó là các kinh nghiệm quý giá nhất được trải nghiệm trong hiện tại, với những tình huống thực tế trong cuộc sống. Cuốn sách đưa vấn đề cốt lõi của nghệ thuật quản lý luồng công việc cá nhân năng động và hiệu năng vào một khuôn mẫu thống nhất. Tôi đã cố gắng sắp xếp chúng theo hướng vừa có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát, đầy cảm hứng vừa giúp bạn có thể đạt được kết quả tức thì khi làm theo các nguyên tắc này. Cuốn sách gồm ba phần. Phần I mô tả toàn bộ vấn đề, cung cấp cái nhìn tổng thể về hệ thống và giải thích tính duy nhất và cấp bách của hệ thống, sau đó là phần trình bày các phương pháp luận cơ bản cô đọng, súc tích. Phần II chỉ cho bạn cách thực hiện hệ thống. Phần này giúp bạn tự rèn luyện, từng bước một, trên cơ sở áp dụng các mô hình. Phần III đi sâu, miêu tả các kết quả rõ ràng và lớn lao mà bạn có thể mong chờ khi áp dụng các phương pháp và mô hình vào công việc và cuộc sống. Tôi muốn bạn kiểm tra các bí quyết trong cuốn sách này, thậm chí thách thức nó. Tôi muốn bạn tự nhận ra rằng, những gì tôi đưa ra không chỉ có thể mà luôn luôn áp dụng được cho chính bạn. Và tôi cũng muốn bạn biết rằng, mọi điều tôi trình bày đều rất dễ thực hiện. Nó không đòi hỏi bất kỳ kỹ năng mới nào. Bạn sẽ biết cách tập trung, cách ghi chép lại mọi việc, cách quyết định kết quả và công việc, cách xem xét các phương án lựa chọn và quyết định lựa chọn. Bạn sẽ thấy của những việc mình đang làm theo bản năng và trực giác là đúng đắn. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách thức biến những kỹ năng cơ bản đó thành kết quả. Tôi muốn truyền cảm hứng cho bạn để đưa chúng vào hành vi cư xử mới sẽ xuất hiện trong tâm trí bạn. Tôi đề cập đến việc huấn luyện và các cuộc hội thảo của tôi trong cuốn sách này. Tôi đã làm việc như một “cố vấn quản lý” độc lập và cho các đối tác nhỏ trong 20 năm qua. Công việc của tôi là đào tạo về hiệu suất công việc cá nhân và tổ chức các cuộc hội thảo dựa trên các phương pháp được trình bày trong cuốn sách này. Tôi (và công ty của tôi) đang hướng dẫn cho hơn một nghìn cá nhân, đào tạo hàng trăm nghìn chuyên gia và tổ chức hàng trăm cuộc hội thảo cho công chúng. Đó chính là nền tảng của những kinh nghiệm và ví dụ điển hình của tôi. Thật tuyệt vời khi một khách hàng của tôi viết: “Khi tôi áp dụng những nguyên lý của chương trình này thành một thói quen, nó đã cứu vớt cuộc sống của tôi… Khi tôi áp dụng chúng chính xác, chân thực, chúng đã thay đổi cuộc sống của tôi. Đây là một loại vắc-xin chống lại những nhu cầu cấp bách hàng ngày và là liều thuốc giải cho sự mất cân bằng mà nhiều người tự chuốc lấy.” PHẦN I: NGHỆ THUẬT HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC 1. Thói quen mới cho một thực tế mới Một người có thể giải quyết hiệu quả một lượng lớn công việc với trí óc minh mẫn và khả năng kiểm soát thoải mái, tích cực. Đó là cách tuyệt vời để sống và làm việc ở mức độ hiệu quả và năng suất cao. Nó cũng trở thành phong cách làm việc chính, cần có của các chuyên gia thành công. Bạn đã biết cách làm những công việc cần thiết để đạt được trình độ chuyên môn cao. Tuy nhiên, giống hầu hết mọi người, bạn phải áp dụng các kỹ năng này đúng lúc, hoàn chỉnh và có hệ thống thì mới có thể đạt đến đỉnh cao. Và mặc dù các phương pháp và kỹ năng tôi miêu tả trong cuốn sách này rất thực tế và theo chiều hướng chung, nhưng mọi người cần phải điều chỉnh một vài thói quen làm việc chính trước khi thực hiện hệ thống này. Những thay đổi nhỏ theo yêu cầu − thay đổi cách phân loại và sắp xếp các công việc mà bạn quan tâm − có thể làm thay đổi đáng kể cách tiếp cận công việc hàng ngày của bạn. Nhiều khách hàng của tôi đề cập đến vấn đề này như một sự thay đổi kiểu mẫu rất có ý nghĩa. Những phương pháp tôi trình bày trong cuốn sách này dựa trên hai mục tiêu chính: (1) thâu tóm mọi việc cần hoàn thành – ngay bây giờ, sau này, một lúc nào đó, việc lớn, việc nhỏ hay bình thường − thành một hệ thống đáng tin cậy và logic ở bên ngoài tâm trí của bạn; và (2) rèn luyện việc quyết định trước và ngoài lề về tất cả những thứ bạn đưa vào cuộc sống để luôn có kế hoạch cho “những công việc tiếp theo” mà bạn có thể thực hiện hay thương lượng lại bất cứ thời điểm nào. Lo âu là do việc thiếu hụt khả năng kiểm soát, tổ chức, chuẩn bị và hành động. --David Kekich Cuốn sách này đưa ra một phương pháp đã được kiểm chứng cho loại hình quản lý luồng công việc hiệu suất cao. Phương pháp này cung cấp các công cụ, bí quyết, kỹ năng và kỹ xảo để thực hiện. Bạn sẽ thấy, các nguyên lý và phương pháp luôn hữu dụng và có thể áp dụng cho bất kỳ việc gì, từ công việc chuyên môn đến cuộc sống đời thường . Bạn có thể kết hợp tất cả những gì tôi miêu tả thành một phong cách làm việc năng động, liên tục trong công việc và cuộc sống. Hoặc bạn có thể sử dụng cuốn sách này chỉ như một cuốn cẩm nang để có được sự kiểm soát tốt hơn khi cần. Vấn đề: Nhu cầu mới nảy sinh nhưng nguồn lực không đủ Hầu hết những người tôi gặp đều nói mình có rất nhiều công việc cần phải giải quyết nhưng lại không có thời gian để thực hiện. Trong một khóa học kéo dài một tuần, tôi đã tham khảo ý kiến của một đối tác làm trong một công ty đầu tư toàn cầu lớn. Anh cho biết, trách nhiệm quản lý mới mà mình phải đảm nhiệm khiến cho mối quan hệ gia đình trở nên căng thẳng. Trường hợp khác, một quản lý nhân sự cấp trung bình phải trả lời hơn 150 email một ngày vì công ty của cô đang muốn mở rộng nhân viên khu vực từ 1.100 đến 2.000 người trong một năm, thì cô chỉ có thể được nghỉ ngơi vào những ngày cuối tuần. Một nghịch lý nổi lên trong thiên niên kỷ mới này là chất lượng cuộc sống được cải thiện, nhưng cùng lúc con người lại bị căng thẳng vượt quá do phải đảm nhận nhiều công việc hơn khả năng. Và hầu hết mọi người đều rơi vào tình trạng thất vọng ở một mức độ nào đó và không biết cách cải thiện tình hình. Công việc không còn giới hạn rõ ràng Nhân tố chính làm tăng sự căng thẳng là bản chất công việc thay đổi đáng kể và nhanh hơn chuyên môn, khả năng giải quyết công việc của chúng ta. Chỉ trong nửa cuối thế kỷ XX, những yếu tố cấu thành nên “công việc” trong thế giới công nghiệp hóa đã biến đổi hoàn toàn, từ dây chuyền lắp ráp, chế biến sản phẩm và cung cấp sản phẩm đến những gì mà Peter Drucker gọi rất chính xác là “công việc trí óc”. Trước đây, công việc rất rõ ràng: cày xới cánh đồng, chế tạo máy móc, đóng gói thùng hộp, vắt sữa bò, khởi động thiết bị. Bạn phải làm những công việc đó − bạn có thể nhìn thấy điều đó. Và cũng dễ dàng biết được công việc đã hoàn thành hay chưa. Thời gian là một đặc tính tự nhiên khiến các sự vật không diễn ra đồng thời. Nhưng gần đây, điều đó có vẻ không còn chính xác nữa. --Khuyết danh Ngày nay, đối với nhiều người, không có giới hạn nào cho các kế hoạch. Hầu hết những người tôi biết đều có ít nhất nửa tá kế hoạch phải hoàn thành, nhưng thậm chí, nếu họ có cố gắng đến hết đời cũng không thể hoàn thành chúng một cách hoàn hảo. Bạn có thể phải đối mặt với những tình huống khó xử như vậy. Cuộc hội thảo đó sẽ diễn ra tốt đẹp như thế nào? Chương trình đào tạo hoặc việc đền bù trọn gói của sếp có hiệu quả ra sao? Bài luận bạn đang viết lôi cuốn đến mức nào? Hội nghị các nhân viên có tác dụng thúc đẩy như thế nào? Nhiệm vụ của việc tái tổ chức ra sao? Và có bao nhiêu dữ liệu có sẵn liên quan giúp cho công việc tiến hành tốt hơn? Câu trả lời cho câu hỏi cuối cùng là, số lượng vô hạn và dễ dàng tiếp cận trên mạng. Mặt khác, việc thiếu giới hạn có thể tạo ra nhiều công việc cho mọi người. Nhiều kết quả của tổ chức ngày nay đòi hỏi sự giao tiếp chéo, hợp tác và ràng buộc giữa các phòng ban. Mô hình tháp văn phòng cá nhân đang sụp đổ và cùng với đó là việc không phải đọc email gửi kèm từ phòng marketing, phòng nhân sự hay từ một ủy ban đặc nhiệm nào đó. Công việc luôn thay đổi Nhìn chung, tình trạng tan rã của các kế hoạch và công việc gây ra khó khăn, thách thức cho bất kỳ ai. Nhưng hiện tại, chúng ta phải thêm vào phương trình đó định nghĩa công việc được thay đổi thường xuyên. Tôi liên tục đưa ra câu hỏi trong các cuộc hội thảo của tôi là: “Ai trong số các bạn chỉ làm những công việc mình được thuê làm?” Chỉ có một vài cánh tay giơ lên. Cũng mơ hồ như một công việc không có giới hạn, nếu bạn có cơ hội gắn bó lâu với một công việc được miêu tả cụ thể, bạn có thể nắm được những gì cần làm − số lượng bao nhiêu, ở mức độ nào − để giữ cho mình luôn tỉnh táo. Nhưng ít người có được điều đó vì hai lý do sau: 1. Những tổ chức mà chúng ta đang tham gia có một mô hình cố định với những mục tiêu, sản phẩm, đối tác, khách hàng, thị trường, công nghệ và ông chủ luôn thay đổi. Theo quy luật tự nhiên, tất cả các yếu tố này ảnh hưởng đến các cấu trúc, hình thức, quy tắc và trách nhiệm. Càng vội vàng, tôi càng tụt hậu. --Khuyết danh 2. Chuyên gia cấp trung bình ngày nay có xu hướng trở thành nhân viên tự do. Họ thay đổi sự nghiệp thường xuyên như thế hệ cha mẹ họ thay đổi công việc. Thậm chí, những người ở độ tuổi 40, 50 cũng cố gắng phát triển liên tục. Mục tiêu của họ là hội nhập sâu rộng vào xu thế chính của thời đại được bao trùm bởi những thứ như “phát triển trình độ chuyên môn, quản lý và quản trị” − điều này đơn giản có nghĩa là họ sẽ không tiếp tục làm những gì đã làm trong một thời gian dài. Chúng ta chưa bao giờ thật sự chuẩn bị cho những điều hoàn toàn mới. Chúng ta phải điều chỉnh bản thân và mỗi sự điều chỉnh đều là một sự khủng hoảng lòng tự trọng: trải qua thử thách, chứng minh bản thân. Chúng ta cần thêm sự tự tin để đối mặt với những thay đổi lớn mà không run sợ. --Eric Hoffer Hiếm có thứ gì rõ ràng, có giới hạn trong một thời gian dài, công việc của chúng ta là gì, đầu vào thế nào hoặc bao nhiêu là phù hợp để hoàn thành tốt công việc. Chúng ta tiếp nhận một lượng lớn thông tin từ thế giới bên ngoài và sản sinh ra một lượng tương đương những ý tưởng và cam kết với chính mình hoặc với người khác từ thế giới nội tâm. Và chúng ta chưa được trang bị tốt để hoàn thành những cam kết này. Chỉ những mô hình cũ và thói quen thôi không đủ Nền giáo dục chuẩn mực, mô hình quản lý thời gian truyền thống hay sự thừa thãi công cụ tổ chức sẵn có như sổ tay kế hoạch cá nhân, phần mềm Microsoft Outlook, phương tiện trợ giúp kỹ thuật số cá nhân cầm tay (PDAs) cung cấp cho chúng ta phương tiện khả thi để đáp ứng những nhu cầu mới. Nếu sử dụng bất kỳ một quy trình hay công cụ này, bạn sẽ nhận thấy chúng không thể phù hợp với tốc độ, sự phức tạp và sự thay đổi những yếu tố ưu tiên vốn có trong công việc bạn đang làm. Khả năng thành công, thoải mái và chỉ đạo trong suốt khoảng thời gian đầy sáng tạo nhưng cũng đầy lo âu này đòi hỏi những cách nghĩ và cách làm mới. Nhu cầu lớn về các phương pháp, công nghệ và thói quen làm việc mới giúp chúng ta đạt đến đỉnh cao. Gió và sóng biển luôn luôn là bạn đồng hành với những người đi biển tài năng. --Edward Gibbon Những phương pháp quản lý thời gian và tổ chức cá nhân truyền thống rất hữu dụng trong thời đại của chúng ta. Chúng cung cấp nhiều kiến thức tham khảo hữu ích cho lực lượng lao động mới nổi lên từ phương thức dây chuyền lắp ráp công nghiệp sang một hình thức công việc mới, bao gồm sự lựa chọn công việc phải làm và sự sáng suốt biết khi nào nên làm. Khi “thời gian” trở thành một yếu tố lao động, cuốn lịch cá nhân trở thành công cụ làm việc then chốt (thậm chí vào những năm 1980, nhiều chuyên gia coi việc có cuốn lịch bỏ túi là yếu tố cốt lõi đánh giá cách làm việc có tổ chức. Ngày nay, nhiều người vẫn cho rằng cuốn lịch cá nhân là công cụ chính để kiểm soát công việc). Cùng với sự thoải mái thời gian là sự cần thiết phải lựa chọn đúng công việc phải làm. Những mã số ưu tiên “ABC” hay danh sách “những việc phải làm” hàng ngày là những kỹ năng chính giúp con người sắp xếp công việc khoa học. Nếu được tự do quyết định công việc phải làm, bạn cũng phải có trách nhiệm lựa chọn đúng dựa trên “những công việc ưu tiên” của mình. Những điều bạn có thể đã khám phá, ở mức độ nào đó, là một cuốn lịch, mặc dù quan trọng, cũng chỉ có thể quản lý thật sự hiệu quả một phần nhỏ những việc bạn cần phải tổ chức sắp xếp. Danh sách những việc phải làm hàng ngày và mã số ưu tiên được đơn giản hóa không đủ để giải quyết khối lượng và sự thay đổi khối lượng công việc của một chuyên gia cấp trung bình. Công việc của con người ngày càng nhiều hơn, bao gồm hàng tá hay thậm chí hàng trăm email một ngày, với đòi hỏi không được bỏ qua một yêu cầu, một lời phàn nàn hay đơn đặt hàng nào. Một vài người có thể (thậm chí nên) lập mã số ưu tiên “A”, “B”, “C”, hay lập danh sách những việc phải làm từ trước khiến cuộc gọi điện thoại bất ngờ hay sự làm phiền của ông chủ không thể hoàn toàn phá bỏ. “Bức tranh tổng thể” chống lại thực chất vấn đề Ở khía cạnh khác, số lượng khổng lồ các cuốn sách kinh doanh, mô hình, hội thảo và các chuyên viên, cố vấn cố sức bảo vệ “tầm nhìn lớn hơn” như một giải pháp để giải quyết những rắc rối trong thế giới phức tạp của chúng ta. Làm rõ những mục tiêu và giá trị chính, từ đó suy nghĩ, sắp xếp, tìm ra phương thức và định hướng công việc của chúng ta. Tuy nhiên, trong thực tế, việc tính toán những giá trị mang tính chủ ý và quá thường xuyên sẽ không đạt được kết quả như mong đợi. Rất nhiều nỗ lực thất bại vì một hoặc cả ba lý do sau: 1. Sao nhãng công việc hàng ngày, hàng giờ khiến bạn không thể tập trung triệt để vào công việc. 2. Hệ thống tổ chức cá nhân không hiệu quả tạo nên khó khăn cho việc đảm nhận kế hoạch và mục tiêu lớn hơn; và các dự án, mục tiêu không được quản lý tốt sẽ dẫn đến nhiều sự sao nhãng và căng thẳng hơn. 3. Khi những giá trị và mức độ cao hơn được xác định rõ, nó sẽ nâng cao tiêu chuẩn của chúng ta, giúp chúng ta nhận thấy cần phải thay đổi nhiều thứ. Chúng ta đã phản ứng rất tiêu cực với hầu hết những gì phải làm. Và điều gì tạo nên phần lớn công việc trong danh sách những việc cần làm ngay? Chính là giá trị của chúng ta! Việc tập trung vào kết quả và giá trị cơ bản là bài tập quyết định. Nhưng điều đó không có nghĩa là có ít việc phải làm hơn, hay ít thách thức hơn trong quá trình hoàn thành công việc, mà ngược lại. Ví dụ, đối với giám đốc nhân lực, quyết định giải quyết vấn đề chất lượng cuộc sống công sở để thu hút và giữ chân nhân tài không giúp công việc trở nên đơn giản hơn. Khía cạnh còn thiếu trong nền văn hóa mới của công việc tri thức là một hệ thống với những hành vi ứng xử và công cụ nhất quán sẽ rất hiệu quả khi công việc thật sự diễn ra. Hệ thống này phải kết hợp với kết quả suy luận về bức tranh tổng thể cũng như những chi tiết nhỏ nhất. Nó quản lý nhiều tầng bậc công việc ưu tiên. Nó duy trì việc quản lý hàng trăm lượng đầu vào mới mỗi ngày. Hệ thống này phải tiết kiệm nhiều thời gian và sức lực hơn để duy trì nó. Nó phải giúp cho việc hoàn thành công việc trở nên dễ dàng hơn. Cuộc sống bị chối bỏ bởi sự thiếu quan tâm, dù đó là việc lau cửa sổ hay cố gắng viết một kiệt tác. --Nadia Boulanger Lời hứa: “sự sẵn sàng“ của võ sĩ Nếu tình trạng quản lý cá nhân của bạn được kiểm soát hoàn toàn ở mọi cấp độ và mọi thời điểm thì hệ thống sẽ phản ánh những gì? bạn có thể hoàn toàn chú tâm vào bất kỳ việc gì sắp tới, với sự lựa chọn của chính bạn và không bị sao nhãng không? Điều đó có thể. Có một cách giúp bạn làm chủ công việc với sự thoải mái và làm nhiều việc có ý nghĩa chỉ bằng nỗ lực tối thiểu. Bạn có thể biết được điều mà các võ sĩ gọi là “tâm tĩnh như nước” và các vận động viên đề cập đến như các “vùng” trong thế giới phức tạp mà bạn đang sống. Đó là điều kiện làm việc, hoạt động và tồn tại với tâm trí thoải mái và những điều tích cực đang diễn ra. Đó là trạng thái mà mọi người có thể dễ dàng tiếp cận và ngày càng cần thiết để giải quyết hiệu quả mọi khó khăn của cuộc sống trong thế kỷ XXI. Đó sẽ là điều kiện mà các chuyên gia hàng đầu cần có nếu muốn duy trì sự cân bằng và sản lượng đầu ra ổn định trong công việc. Tay đua thuyền đẳng cấp quốc tế Craig Lambert đã miêu tả cảm giác của mình trong tác phẩm Mind Over Water (Coi chừng nước), xuất bản năm 1998, như sau: Những tay đua thuyền gọi trạng thái không ma sát này bằng một từ: lắc lư... Nhớ lại niềm vui trong buổi sáng ngồi trên chiếc xích đu ngoài sân sau: một vòng chuyển động dễ dàng, đà đến nhờ sự lắc lư. Chiếc xích đu làm chúng ta chuyển động, chứ không phải do chúng ta đẩy nó. Chân chúng ta đạp cho vòng cung lên cao hơn nhưng chính trọng lượng mới làm hầu hết mọi việc. Chiếc thuyền làm chúng ta lắc lư. Chiếc thuyền chuyển động nhanh: tốc độ nằm ở đường đi và bản chất của nó. Công việc của chúng ta đơn giản chỉ là không gây cản trở nó đi nhanh hơn. Quá cố gắng có thể ảnh hưởng tốc độ của thuyền. Sự cố gắng trở thành sự đấu tranh và sự đấu tranh tự phá hủy nó. Nhiều người phấn đấu trở thành quý tộc, nhưng nỗ lực của họ cho thấy họ không làm được điều đó. Những nhà quý tộc không phải phấn đấu, mà họ đã đạt được. Sự lắc lư là trạng thái đã đạt được. Sự so sánh “tâm tĩnh như nước” Trong môn võ karate, có một hình ảnh được sử dụng để định nghĩa sự hoàn toàn sẵn sàng: “tâm tĩnh như nước”. Hãy tưởng tượng bạn ném một hòn đá vào mặt ao tĩnh lặng. Mặt nước như thế nào? Câu trả lời là, phản ứng của nó hoàn toàn tương xứng với lực tác động của hòn đá, sau đó mặt nước trở lại tĩnh lặng. Nó không phản ứng quá mãnh liệt và không quá nhẹ nhàng. Sức mạnh của một cú đấm karate là ở tốc độ chứ không phải sức mạnh cơ bắp. Đó là lý do những người nhỏ bé có thể học cách dùng tay phá vỡ tấm bảng hay những viên gạch. Đó chỉ là khả năng tạo ra cú công kích tập trung cùng với tốc độ nhanh. Nhưng căng thẳng sẽ khiến cơ bắp chậm chạp. Do đó, việc đào tạo võ thuật ở cấp độ cao đòi hỏi sự cân bằng và thoải mái, cũng như làm bất cứ việc gì. Giữ tâm trí thanh tịnh và luôn linh hoạt là yếu tố then chốt. Khi tâm trí bạn trống rỗng, nó luôn sẵn sàng với bất cứ việc gì và luôn cởi mở với mọi thứ. --Shunryu Suzuki Sự phản ứng không phù hợp với các email, nhân viên, kế hoạch, tạp chí chưa đọc, ý nghĩ về những việc bạn cần làm, con cái hay ông chủ sẽ mang lại kết quả không như mong muốn. Hầu hết mọi người đều quan tâm ít hơn hoặc nhiều hơn mức phù hợp, đơn giản vì họ không làm việc với “tâm tĩnh như nước”. Bạn có “trạng thái làm việc năng suất” khi cần không? Hãy nghĩ đến lần bạn cảm thấy làm việc đạt năng suất cao. Bạn có cảm giác được kiểm soát; không bị căng thẳng; tập trung cao độ vào công việc; thời gian trôi nhanh và bạn cảm thấy sự tiến bộ đáng kể nhằm hướng tới một kết quả có ý nghĩa. Bạn muốn có nhiều hơn những trải nghiệm như vậy không? Nếu bạn bị mất trạng thái đó − và bạn cảm thấy mất kiểm soát, căng thẳng, không tập trung, buồn chán và bế tắc − bạn có thể quay trở lại trạng thái cũ không? Những phương pháp trong Hoàn thành mọi việc - Không hề khó sẽ chỉ cho bạn cách trở lại trạng thái “tâm tĩnh như nước” với tất cả nguồn lực và khả năng của bạn hoạt động tối đa. Có một thứ chúng ta có thể làm, và người hạnh phúc nhất là người có thể làm công việc đó trong khả năng của mình. Chúng ta có thể hoàn toàn sẵn sàng. Mọi người đều có thể ở trong trạng thái này. Chúng ta có thể… dành toàn bộ sự quan tâm cho các cơ hội phía trước. --Mark Van Doren Nguyên tắc: Giải quyết hiệu quả những cam kết của bản thân Tôi đã khám phá ra một nguyên tắc cơ bản sau hơn 20 năm huấn luyện và đào tạo là hầu hết mọi căng thẳng là do sự quản lý không hợp lý các cam kết thực hiện hay thừa nhận của bản thân. Thậm chí, những người không bị căng thẳng cũng sẽ cảm thấy thoải mái, tập trung và làm việc hiệu quả hơn khi biết cách kiểm soát hiệu quả những “nút thòng lọng để mở” của cuộc đời mình. Bạn có thể cam kết nhiều với bản thân, và bất kỳ cam kết cá nhân nào − dù lớn hay nhỏ đều được phần kém ý thức trong con người bạn theo dõi. Đó là những “việc không hoàn thành” hay “nút thòng lọng để mở” mà tôi định nghĩa là bất cứ thứ gì thu hút sự chú ý của bạn, nhưng sự chú ý đó không đúng nơi, đúng cách. Nút thòng lọng để mở bao gồm mọi thứ, từ những việc lớn lao như “xóa bỏ nạn đói” đến việc khiêm tốn hơn “thuê trợ lý mới” hay việc nhỏ nhặt nhất như “thay bút thử điện”. Hiện tại, bạn dường như có cam kết với bản thân nhiều hơn bạn nghĩ. Hãy cân nhắc xem có bao nhiêu việc bạn cho là chưa cần phải thay đổi, hoàn thành, xử lý hay làm một điều gì đó. Ví dụ, bạn cam kết sẽ trả lời tất cả email, hộp thư thoại,… Và chắc chắn bạn phải làm rõ trách nhiệm của mình, xác định rõ mục tiêu và định hướng, quản lý sự nghiệp và cân bằng cuộc sống nói chung. Bạn đã chấp nhận trách nhiệm về mọi việc trong cuộc sống và công việc của bản thân ở mức độ nào đó. Đó cũng là một nút thòng lọng mở. Để giải quyết hiệu quả tất cả công việc, đầu tiên, bạn phải xác định và thu thập các thông tin cần thiết theo một cách nào đó và sau đó, lập kế hoạch xử lý những thông tin này. Đó dường như là việc làm đơn giản, nhưng trên thực tế, hầu hết mọi người đều không biết cách thực hiện phù hợp. Những yêu cầu cơ bản để quản lý các cam kết Việc quản lý tốt các cam kết đòi hỏi phải có một số hành động và hành vi cư xử cơ bản như: • Trước tiên, bất cứ việc gì bạn quan tâm nhưng chưa hoàn thành đều phải được đặt trong một hệ thống đáng tin cậy bên ngoài tâm trí bạn. Tôi gọi nó là một giỏ thu thập thông tin mà bạn sẽ phải trở lại thường xuyên và phân loại chúng. • Thứ hai, bạn phải làm rõ mình cam kết gì và quyết định phải làm những gì để lập kế hoạch hoàn thành công việc. • Thứ ba, khi bạn đã quyết định tất cả công việc cần thực hiện, bạn phải kiểm soát chúng một cách có tổ chức trong hệ thống mà bạn thường xuyên xem xét lại. Bài tập quan trọng để kiểm tra mô hình trên Bạn hãy ghi lại một công việc hay một tình huống xuất hiện rõ ràng nhất trong tâm trí tại thời điểm này. Điều làm bạn “khó chịu” nhất, sao nhãng hay cảm thấy thú vị, hoặc chiếm phần lớn sự quan tâm của bạn là gì? Đó có thể là một công việc hay một rắc rối, một vài vấn đề bạn đang phải cố gắng giải quyết, hay một tình huống bạn phải giải quyết càng sớm càng tốt. Có thể kỳ nghỉ sắp tới của bạn đang đến gần và bạn cần đưa ra quyết định ở những phút cuối. Hoặc có thể bạn vừa được thừa hưởng 6 triệu đô-la và bạn không biết làm gì với số tiền đó… Bây giờ bạn hãy miêu tả ngắn gọn việc bạn cần làm để giải quyết về vấn đề hay tình huống. Nó có thể đơn giản chỉ là “Hãy đi nghỉ ở Hawaii“, “Trao đổi về vấn đề với khách hàng X“, “Giải quyết mối quan hệ đồng nghiệp với Susan”, “Làm rõ cơ chế quản lý phân cấp mới” hay “Thực hiện chiến lược đầu tư mới”. Bạn sẽ thấy mọi việc trở nên rõ ràng hơn. Bây giờ, hãy viết một công việc cần thiết tiếp theo giúp tình huống tiến triển. Nếu không có việc gì khác phải làm ngoài việc tiếp cận vấn đề này thì bạn sẽ đi đâu? Bạn sẽ thực hiện những công việc có thể hình dung được ra sao? Bạn sẽ nhấc điện thoại và gọi điện phải không? Hay bạn mở máy tính và viết email? Bạn ngồi xuống với một chiếc bút, một tờ giấy và suy nghĩ về công việc đó? Bạn nói chuyện trực tiếp với vợ/chồng, thư ký, người được ủy quyền hay ông chủ của bạn? Bạn làm gì? Hãy suy nghĩ như một người đang hành động và hành động như một người có suy nghĩ. --Henry Bergson Bạn đã có câu trả lời. Bạn có thấy lợi ích nào sau hai phút suy nghĩ làm bài này không? Cũng giống hầu hết những người đã hoàn thành bài tập này trong những cuộc hội thảo của tôi, bạn sẽ thấy sự kiểm soát, thư giãn và tập trung của mình được cải thiện. Bạn sẽ cảm thấy có động lực để làm một việc gì đó nhằm giải quyết tình huống trên, mà từ trước đến giờ bạn mới chỉ nghĩ đến. Nếu có bất cứ một việc gì bạn làm diễn ra suôn sẻ sau bài tập nhỏ này, hãy suy nghĩ về những điều sau đây: Điều gì đã thay đổi? Điều gì giúp kinh nghiệm của bạn được cải thiện? Bản thân tình huống không hề thay đổi, ít nhất là về mặt vật chất. Tất nhiên là nó vẫn chưa được hoàn thành. Điều có thể xảy ra là bạn biết rõ ràng kết quả mong đợi và công việc cần thiết tiếp theo. Nhưng điều gì khiến việc bạn làm diễn ra suôn sẻ? Câu trả lời là: sự suy nghĩ. Không cần suy nghĩ nhiều, chỉ cần suy nghĩ đủ để củng cố vững chắc những cam kết của bạn và nguồn lực để hoàn thành nó. Suy nghĩ là ông tổ của mọi hành động. --Ralph Waldo Emerson Suy nghĩ về công việc tri thức Đây là những kinh nghiệm thực tế của “công việc tri thức” cùng với một nguyên tắc hành động uyên thâm. Bạn phải suy nghĩ về công việc của mình nhiều hơn những gì bạn có thể nhận thấy nhưng không nhiều bằng những gì bạn cho là có thể nhận thấy. Peter Druker viết: “Trong công việc tri thức... không phải đưa ra nhiệm vụ mà là xác định. ‘Kết quả mong đợi từ công việc này là gì?' là câu hỏi then chốt giúp những người lao động trí óc làm việc năng suất. Và câu hỏi đó đòi hỏi các quyết định liều lĩnh. Không có câu trả lời chính xác, mà thay vào đó là những lựa chọn. Nếu muốn đạt năng suất, bạn phải xác định rõ ràng kết quả. Hầu hết mọi người đều không muốn cố gắng làm rõ ý nghĩa thật sự của những điều họ đã cho phép đi vào thế giới của mình, và xác định xem cần phải làm gì với chúng. Chúng ta thật sự chưa bao giờ được nhắc nhở cần phải suy nghĩ về công việc trước khi làm; nhiều hoạt động hàng ngày của chúng ta đã được mặc định. Ít người cảm thấy cần phải tập trung suy nghĩ để xác định kết quả mong muốn. Trên thực tế, suy nghĩ về kết quả là phương pháp hiệu quả nhất để biến giấc mơ thành hiện thực. Tại sao những công việc đó lại ở trong tâm trí chúng ta? Thông thường, một vài thứ “nằm trong tâm trí bạn” là vì bạn mong muốn nó sẽ khác đi với hiện tại, nhưng: • Bạn chưa xác định chính xác kết quả mong muốn là gì; • Bạn chưa quyết định công việc tiếp theo là gì; • Bạn chưa đặt phương tiện nhắc kết quả và công việc cần thiết vào một hệ thống mà bạn tin cậy. Đó là lý do tại sao nó vẫn nằm trong tâm trí bạn. Trước khi những suy nghĩ được làm rõ và các quyết định được đưa ra, những tài liệu có liên quan được đặt vào một hệ thống mà bạn chắc chắn sẽ thường xuyên nghĩ đến chúng khi cần, công việc đó không thể bị xóa bỏ trong tâm trí bạn. Bạn có thể lừa dối người khác nhưng không thể lừa dối tâm trí mình. Nó biết liệu bạn có đi đến quyết định bạn cần hay không, và liệu bạn có để phương tiện nhắc kết quả và công việc vào nơi đáng tin cậy để sẽ xem xét lại hay không. Nếu bạn chưa làm những công việc đó, tâm trí của bạn sẽ phải không ngừng làm việc quá mức. Thậm chí, khi bạn đã quyết định công việc tiếp theo, tâm trí của bạn cũng không thoải mái cho đến khi bạn viết một bản ghi nhớ và để ở nơi mà bạn sẽ không quên xem lại. Nó sẽ tiếp tục gây sức ép cho bạn về công việc tiếp theo chưa hoàn thành và thông thường khi bạn không thể hoàn thành công việc đó, nó càng khiến bạn căng thẳng. Nỗi ám ảnh liên tục và không hiệu quả về những việc chúng ta phải làm là kẻ tiêu tốn thời gian và sức lực nhiều nhất. --Kerry Gleeson Tâm trí không có trí thông minh của riêng nó Ít nhất một phần tâm trí của bạn thật sự ngốc nghếch theo một cách nào đó. Nếu nó có một chút thông minh bẩm sinh, nó sẽ nhắc bạn về những việc bạn cần phải làm chỉ khi bạn có thể làm một điều gì đó cho những công việc đó. Bạn có một cái đèn pin với những cục pin cũ trong đó phải không? Khi nào tâm trí của bạn nhắc bạn cần mua pin mới? Khi nào bạn nhận ra những cục pin không sử dụng được nữa? Điều này chứng minh tâm trí bạn kém thông minh. Nếu tâm trí bạn có một chút thông minh bẩm sinh, nó sẽ nhắc bạn nhớ đến những cục pin cũ khi bạn quên không mua những cục pin mới ở cửa hàng. Và kích cỡ những cục pin đó đúng với đèn pin của bạn. Từ lúc bạn thức dậy đến bây giờ, bạn có nghĩ đến những việc cần phải làm mà vẫn chưa làm không? Bạn có suy nghĩ về chúng không? Tại sao? Thật lãng phí thời gian và sức lực để suy nghĩ về những công việc bạn không làm. Điều đó chỉ khiến bạn lo lắng về những việc nên làm nhưng vẫn chưa làm. Hãy ngự trị tâm trí của bạn hoặc nó sẽ thống trị bạn. --Horace Hầu hết mọi người dường như đều để tâm trí mình hoạt động quá mức, đặc biệt là khi có nhiều việc phải quan tâm. Bạn có thể loại bỏ “những dữ liệu thô”, những nút thòng lọng để mở để cam kết hoàn toàn với bản thân rằng không thể giải quyết hiệu quả những công việc đó theo cách của trí óc. Sự biến đổi “ dữ liệu thô” Tôi định nghĩa “dữ liệu thô” là bất cứ việc gì bạn xếp đặt vào thế giới vật chất hay tâm lý của mình nhưng chưa quyết định kết quả và công việc tiếp theo cho nó. Phần lớn mọi người sử dụng các hệ thống tổ chức không hiệu quả là vì họ vẫn chưa chuyển đổi “những dữ liệu thô”. Chừng nào chúng vẫn còn là “dữ liệu thô” thì bạn chưa thể kiểm soát được. Hầu hết danh sách những việc phải làm của mọi người chỉ là danh sách “dữ liệu thô”, không phải là bảng thống kê tổng hợp các công việc thật sự cần làm… Chúng chỉ là bản nhắc nhở những công việc chưa giải quyết hoặc chưa được quyết định kết quả và công việc tiếp theo − tức là bản chi tiết và kế hoạch công việc mà người lập danh sách phải thực hiện. “Dữ liệu thô” vốn không xấu. Những công việc khiến chúng ta quan tâm, về bản chất, thường xuất hiện dưới dạng “dữ liệu thô”. Nhưng khi “dữ liệu thô” xuất hiện trong cuộc sống và công việc, chúng ta cam kết với bản thân là phải xác định và làm rõ ý nghĩa của chúng. Đó là trách nhiệm của chúng ta, những người lao động trí óc. Nếu “dữ liệu thô” đã được chuyển đổi và rõ ràng thì giá trị của chúng − khác với lao động chân tay − có thể không còn cần thiết. Sau khi kết thúc một cuộc hội thảo của tôi, nhà quản lý cấp cao của một công ty công nghệ sinh học lớn nhìn lại bản danh sách những việc phải làm của mình và nói: “Này ông, đây là một giọt nước không định hình của những việc không thể làm!” Đó là sự miêu tả tuyệt vời nhất về một danh sách những việc phải làm của các cá nhân. Phần lớn mọi người đều cố gắng tổ chức bằng cách sắp xếp lại danh sách chưa hoàn thành với những công việc không rõ ràng. Họ chưa biết cần phải sắp xếp cái gì, với số lượng bao nhiêu để có hiệu quả. Họ cần thu thập, suy nghĩ về mọi thứ cần thiết, và sau đó, hành động theo suy nghĩ nếu muốn thành công. Tiến trình: Quản lý công việc Giống như vận động viên, bạn có thể tự luyện tập để trở nên nhanh, có trách nhiệm, tiên phong và tập trung vào công việc trí óc. Bạn có thể suy nghĩ hiệu quả hơn, quản lý kết quả dễ dàng hơn và có kiểm soát. Bạn có thể tối thiểu hóa những việc chưa hoàn thành trong công việc và cuộc sống cá nhân, và làm được nhiều việc hơn mà tốn ít công sức hơn. Bạn có thể quyết định trước cho tất cả “dữ liệu thô” mình có và xây dựng quy trình làm việc chuẩn cho cuộc sống và công việc trong thiên niên kỷ mới. Trước khi có thể đạt được bất cứ điều gì, dĩ nhiên, bạn cần có thói quen giữ cho tâm trí luôn thanh thản. Cách làm việc đó không phải là quản lý thời gian, quản lý thông tin hay giải quyết trước những công việc ưu tiên. Xét cho cùng: • Bạn không cố gắng làm trong 5 phút và rồi kết thúc với 6 phút; • Bạn không quản lý quá nhiều thông tin − nếu không, bạn đến thư viện và chết dí trong đó hoặc ngay sau khi nối mạng lần đầu tiên, hay thậm chí mở danh bạ điện thoại, bạn sẽ bị nổ tung; và • Bạn không quản lý những công việc ưu tiên − bạn sở hữu chúng. Thay vào đó, chìa khóa giúp quản lý “dữ liệu thô” là quản lý công việc của bạn. Quản lý công việc là thách thức căn bản Những điều bạn làm với thời gian, thông tin, cơ thể và sự tập trung liên quan đến công việc ưu tiên của bạn − nó khiến bạn phải phân bổ nguồn lực giới hạn của mình. Vấn đề thật sự là làm thế nào để đưa ra kịp thời các chọn lựa phù hợp với những điều bạn phải làm tại một thời điểm. Vấn đề thật sự là ở cách quản lý công việc của chúng ta. Sự khởi đầu là một nửa của mọi công việc. --Tục ngữ Hy Lạp Điều đó nghe có vẻ bình thường. Song, bạn sẽ ngạc nhiên khi phát hiện ra có bao nhiêu công việc tiếp theo cho bấy nhiêu kế hoạch và cam kết mà hầu hết mọi người chưa đưa ra quyết định rõ ràng. Rất khó để quản lý những công việc mà bạn chưa quyết định hay xác định. Hầu hết mọi người đều có hàng tá công việc cần phải làm, nhưng họ vẫn chưa biết những công việc đó là gì. Và lời phàn nàn chung chung kiểu như “Tôi không có thời gian để...” cũng dễ hiểu vì công việc dường như quá tải − sự quá tải bởi bạn không thể triển khai một dự án nào! Bạn chỉ có thể tiến hành một hành động liên quan đến công việc đó. Trong hoàn cảnh thích hợp, nhiều công việc chỉ đòi hỏi một hoặc hai phút thực hiện để thúc đẩy dự án. Trong khi tập huấn và đào tạo hàng nghìn chuyên gia, tôi nhận thấy vấn đề thiếu thời gian không phải là rắc rối chính của họ (dù bản thân họ có thể nghĩ như vậy). Rắc rối thật sự là thiếu sự xác định và phân tích rõ ràng xem kế hoạch thật sự là gì, những công việc liên quan cần thiết tiếp theo là gì. Làm rõ mọi thứ từ, khi chúng xuất hiện lần đầu tiên, hơn là quyết định sau khi rắc rối phát sinh, cho phép mọi người có thể quản lý công việc thành công. Giá trị của phương thức tiếp cận từ dưới lên trên Sau nhiều năm tôi đã khám phá ra giá trị thật sự của việc cải thiện năng suất cá nhân theo phương thức từ dưới lên trên, bắt đầu với việc các hoạt động và cam kết hiện tại ở mức thấp nhất và thô sơ nhất. Về mặt kinh nghiệm, cách làm việc phù hợp nhất phải là từ trên xuống dưới: trước hết là xác định nhiệm vụ của tập thể và cá nhân, sau đó, làm rõ những mục tiêu quan trọng và cuối cùng, tập trung thực hiện. Tuy nhiên, rắc rối là hầu hết mọi người bị lôi kéo vào những ràng buộc hàng ngày, khiến khả năng tập trung vào những dự án lớn hơn suy giảm nghiêm trọng. Kết quả là việc tiếp cận từ dưới lên trên thường hiệu quả hơn. Tập trung kiểm soát tâm trí và giỏ thông tin đầu vào của bạn ngay bây giờ kết hợp với việc luyện tập sẽ cung cấp cho bạn các phương tiện tốt nhất để mở rộng tầm hiểu biết. Nguồn năng lượng sáng tạo, sôi nổi được tạo ra, đưa sự tập trung lên một tầm cao mới và nâng cao sự tự tin của bạn. Một cảm giác tự do, thoải mái và đầy cảm hứng ngay lập tức sẽ đến với những người sẵn sàng thực hiện tiến trình này. Bạn sẽ được trang bị đầy đủ hơn để có thể tập trung suy nghĩ cao độ khi các công cụ xử lý công việc trở thành một phần phong cách làm việc của bạn. Có nhiều điều có ý nghĩa để suy nghĩ hơn là những gì trong giỏ thông tin đầu vào của bạn. Nhưng sẽ vô ích nếu bạn quản lý ở mức độ đó không hiệu quả như mong đợi. Sau khi cùng tôi xử lý “dữ liệu thô” nhiều giám đốc điều hành đã dành cả buổi tối ngày hôm sau cho một loạt các ý tưởng và tầm nhìn mới về công ty và tương lai của mình. Điều này là kết quả tất yếu của việc tách rời khỏi luồng công việc. Quản lý công việc theo chiều ngang và chiều dọc Bạn cần kiểm soát sự cam kết, kế hoạch và công việc theo hai cách − chiều ngang và chiều dọc. Kiểm soát “theo chiều ngang” duy trì sự nhất quán trong tất cả các hoạt động mà bạn tham gia. Hãy tưởng tượng, tâm trí của bạn luôn rà quét môi trường như một chiếc máy ra-đa. Nó có thể dừng lại ở bất cứ thứ gì trong hàng nghìn thứ mà nó quét qua hoặc yêu cầu bạn luôn để tâm đến như: Bạn phải mua tem, chuyển séc vào tài khoản, đặt chỗ khách sạn, hủy cuộc họp với nhân viên,... Bạn có thể rất ngạc nhiên về lượng công việc bạn nghĩ đến và phải giải quyết trong một ngày. Bạn cần một hệ thống tốt có thể theo dõi càng nhiều việc càng tốt, cung cấp thông tin về những công việc khi bạn cần và cho phép bạn chuyển sự tập trung từ việc này sang việc khác nhanh chóng và dễ dàng. Ngược lại, sự quản lý theo “chiều dọc” kiểm soát việc suy nghĩ theo hướng đi của từng chủ đề và kế hoạch riêng biệt. Ví dụ, “máy ra-đa cảnh sát” bên trong “dừng lại” ở kỳ nghỉ tiếp theo khi bạn và người bạn đời nói về nó trong suốt bữa tối − bạn sẽ đi đâu, khi nào, bạn sẽ làm gì, chuẩn bị cho chuyến đi như thế nào… Hoặc bạn và sếp cần vài phút để quyết định việc tái tổ chức các phòng ban mà bạn sẽ triển khai. Đây là cách “lập kế hoạch” theo nghĩa rộng. Nó tập trung vào nỗ lực, tình huống hay cá nhân đơn lẻ và bổ sung bất kỳ ý tưởng, chi tiết, công việc ưu tiên hay những chuỗi sự kiện nào cần thiết để bạn kiểm soát nó, ít nhất là trong thời điểm hiện tại. Mục đích của việc quản lý công việc theo chiều ngang và chiều dọc giống nhau: đặt mọi việc ra ngoài tâm trí và hoàn thành chúng. Kiểm soát công việc phù hợp giúp bạn thấy thoải mái và được kiểm soát trong cuộc sống và công việc. Trong khi đó, việc tập trung vào kế hoạch phù hợp giúp bạn cảm thấy rõ ràng hơn và vào guồng những việc cụ thể cần thiết. Sự thay đổi quan trọng: đưa mọi việc ra khỏi đầu bạn Không có cách nào thật sự mang lại sự kiểm soát thoải mái nếu bạn giữ mọi việc trong tâm trí. Bạn sẽ thấy, những hành vi cá nhân được miêu tả trong cuốn sách này là những hành vi bạn đã thực hiện. Sự khác biệt giữa những gì tôi làm và những gì người khác làm là tôi nắm bắt và tổ chức sắp xếp 100% “dữ liệu thô” bằng công cụ khách quan trong tay chứ không phải trong đầu. Điều này áp dụng cho mọi thứ − nhỏ hay lớn, giải trí hay công việc, cấp bách hay không cấp bách. Tôi chắc chắn rằng, sẽ có lúc bạn phải thực hiện một kế hoạch nào đó, hoặc trong cuộc sống, sẽ có lúc bạn phải ngồi xuống và lập một bản danh sách. Nếu đúng như vậy, bạn cần tham khảo cuốn sách này. Tuy nhiên, hầu hết mọi người chỉ lập bản danh sách khi sự lộn xộn trở nên quá mức chịu đựng. Họ thường lập danh sách về một vấn đề cụ thể khiến họ cáu kỉnh. Nhưng nếu bạn biến việc xem xét lại thành một đặc tính của đời sống hiện tại và phong cách làm việc, và duy trì đặc tính đó trong hầu hết các khía cạnh của cuộc sống (không chỉ trong những trường hợp “khẩn cấp” nhất), thì bạn đang thực hành rèn luyện phong cách quản lý “thắt lưng đen” mà tôi đang nói tới. Tôi cố gắng chọn lựa theo trực giác thay vì cố gắng nghĩ xem phương án lựa chọn này là gì. Tôi cần suy nghĩ trước về mọi điều và nắm bắt kết quả theo cách đáng tin cậy. Tôi không muốn lãng phí thời gian suy nghĩ những việc đó quá một lần. Đó là cách sử dụng sự sáng tạo không hiệu quả và là nguồn gốc của rắc rối và căng thẳng. Song, bạn không thể suy nghĩ quá vội vàng. Tâm trí của bạn sẽ luôn nghĩ về những việc chưa được giải quyết. Vẫn có một giới hạn đối với “dữ liệu thô” chưa được xử lý trước khi nó bùng nổ. Phần bộ nhớ ngắn hạn của bạn − phần có xu hướng nắm giữ tất cả những công việc chưa hoàn thành, chưa quyết định và chưa sắp xếp − có chức năng giống bộ nhớ RAM (bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên) trong máy vi tính. Giống như màn hình vi tính, trí nhớ của bạn là một công cụ tập trung, không phải nơi chứa đồ. Bạn chỉ có thể suy nghĩ hai hoặc ba việc cùng một lúc. Nhưng những việc chưa được hoàn thành vẫn nằm trong bộ nhớ ngắn hạn. Và như bộ nhớ RAM, bị giới hạn dung lượng, có quá nhiều “dữ liệu” bạn có thể chứa trong đó mà vẫn có một phần bộ não hoạt động ở mức độ cao. Hầu hết bộ nhớ RAM của mọi người chằng chịt các đường phân rãnh. Họ luôn bị sao nhãng, sự tập trung bị ngắt quãng bởi thần kinh của họ luôn quá tải. Ví dụ, vài phút trước, tâm trí của bạn có đang miên man nghĩ tới một lĩnh vực không liên quan đến việc đang đọc sách không? Và có khả năng là tâm trí bạn đang quan tâm đến một nút thòng lọng để mở, với những tình huống chưa hoàn thành, mà bạn đã tham gia vào. Những tình huống đó thoát khỏi bộ nhớ RAM và gào thét bên trong bạn. Vậy bạn làm gì với tình huống đó? Bạn nên viết lại và đặt nó vào một “giỏ” đáng tin cậy mà sẽ sớm xem xét lại, hơn là chỉ lo lắng đến nó. Lo lắng không phải là hành vi hiệu quả nhất: công việc không tiến triển, còn sự căng thẳng thì gia tăng. Rắc rối lớn là tâm trí luôn nhắc nhở bạn những việc mà bạn không thể làm. Nó không có khái niệm quá khứ và tương lai. Điều đó có nghĩa là ngay sau khi bạn tự nhủ rằng, bạn cần làm một việc gì đó và ghi nhớ nó trong bộ nhớ RAM, thì bạn luôn nghĩ rằng bạn phải làm công việc đó mọi lúc. Nếu bạn cam kết với bản thân phải làm một việc gì đó thì một phần bộ não của bạn nghĩ rằng bạn phải làm công việc đó ngay lập tức. Cũng có nghĩa là, ngay sau khi có hai việc phải làm chứa trong bộ nhớ RAM, bạn đã tự tạo ra thất bại vì bạn không thể làm hai việc cùng một lúc. Điều này tạo nên sự căng thẳng triền miên mà không thể xác định chính xác nguồn gốc. Thật khó đánh bại kẻ thù chiếm đóng tâm trí bạn. --Sally Kempton Hều hết mọi người đều ở trong tình trạng căng thẳng quá lâu, quá thường xuyên đến nỗi không biết mình đang chịu đựng sự căng thẳng đó. Như trọng lực luôn tồn tại − quá nhiều đến nỗi những người đã trải qua thường không thể nhận biết được. Thời điểm duy nhất họ nhận ra mình phải chịu áp lực và sự căng thẳng là khi từ bỏ nó. Bạn có thể loại bỏ sự căng thẳng đó không? Phần tiếp theo của cuốn sách này sẽ giải thích cho bạn cách làm như thế nào. 2. Kiểm soát cuộc sống của bạn: Năm giai đoạn làm chủ luồng công việc Tiến trình cốt lõi mà tôi đào tạo nhằm nắm được nghệ thuật làm việc tri thức có kiểm soát và thoải mái gồm năm giai đoạn quản lý luồng công việc. Đó là: (1) thu thập thông tin chúng ta quan tâm; (2) xử lý và lập kế hoạch công việc cho các thông tin này; và (3) tổ chức kết quả mà chúng ta (4) coi là những phương án lựa chọn để (5) thực hiện. Đó là những yếu tố cấu thành phương pháp quản lý cuộc sống theo “chiều ngang” – tức là kết hợp chặt chẽ mọi thứ chúng ta quan tâm trong mọi lúc, ở mọi nơi. Về nguyên tắc, phương pháp trên khá dễ hiểu và là cách thường bắt đầu công việc của chúng ta. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, nhiều người có thể cải thiện đáng kể khả năng quản lý công việc theo lần lượt từng bước trên. Khả năng quản lý luồng công việc của chúng ta chỉ mạnh bằng mối liên hệ yếu nhất trong chuỗi năm pha này. Vì vậy, tất cả các mối liên kết phải được gắn kết với nhau và hỗ trợ bằng một tiêu chuẩn thống nhất. Hầu hết mọi người thường thiếu sót lớn trong khâu thu thập thông tin. Họ có thể thu thập nhưng lại không xử lý được chúng (không đưa ra được quyết định cần phải làm gì với chúng). Nhiều người đưa ra quyết định rất tốt nhưng lại làm mất giá trị của quy trình này vì không biết tổ chức kết quả hiệu quả. Một số khác có hệ thống tốt nhưng lại không đánh giá nhất quán để duy trì đúng chức năng của chúng. Nói cách khác, nếu một trong các bước trên không được quản lý tốt thì việc làm gì tiếp theo sẽ khó có được kết quả như mong muốn. Tri thức mà chúng ta xem xét, tự thân nó đã là công việc. Tri thức là thông tin trong công việc, thông tin tập trung vào kết quả. --Peter F. Drucker Tính đa dạng của năm bước trên phải được hiểu xuyên suốt và cần sử dụng các phương pháp, công cụ phù hợp, tạo điều kiện để chúng thực hiện tối ưu chức năng. Theo quan điểm của tôi, cần thiết (nếu không muốn nói là thiết yếu) phải tách biệt các bước trên theo các thời điểm khác nhau trong ngày. Có những lúc tôi chỉ cần thu thập thông tin và chưa cần quyết định phải làm gì. Lúc khác, tôi lại chỉ muốn xử lý thông tin ghi lại từ một cuộc hội thảo hoặc trên đường trở về sau một chuyến đi xa và phân tích ngay trên đường đi. Lại có lúc tôi muốn xem xét tất cả hoặc một phần thông tin có được. Và hiển nhiên, hầu hết thời gian của tôi là để thực hiện những việc phải làm. Tôi phát hiện ra một nguyên nhân chính khiến nhiều người không thành công “trong việc tổ chức” là họ đã cố gắng thực hiện cả năm bước trên cùng một lúc. Hầu hết mọi người khi “lên danh sách” đều cố gắng thu thập những thứ quan trọng nhất theo thứ tự ưu tiên mà không cân nhắc hành động thực tế cần tiến hành. Nhưng, ví dụ, nếu bạn không quyết định được cần làm gì trong ngày sinh nhật thư ký của mình vì cho rằng lúc này nó không quan trọng, thì nó sẽ khiến bạn không thể tập trung toàn bộ và hiệu quả vào những điều thật sự quan trọng. Chương này sẽ đề cập chi tiết năm bước trên. Chương 4 đến chương 8 sẽ nêu ra từng bước thực hiện một hệ thống chặt chẽ riêng cho từng bước với nhiều ví dụ và bài thực hành lý thú. Thu thập thông tin Điều quan trọng là chúng ta phải biết thu thập cái gì và làm cách nào thu thập hiệu quả nhất để có biện pháp xử lý thích hợp. Để tránh đi vào chi tiết rườm rà, không cần thiết, bạn phải chắc chắn đã nắm bắt được mọi thứ mình cần phải làm; và sau này, vào một lúc nào đó, bạn có thể xử lý hay xem xét lại toàn bộ. Thu thập toàn bộ những thứ “còn dở dang” Để loại trừ “thiếu sót”, bạn cần thu thập và tập hợp những thứ bạn cho là chưa hoàn thiện − những thứ liên quan đến cá nhân hay công việc, to lớn hay nhỏ bé, cấp bách hay thứ yếu, những thứ bạn cho rằng nên thay đổi và bạn cam kết sẽ thay đổi chúng. Rất nhiều thứ bạn phải làm đang được thu thập cho bạn khi bạn đang đọc trang sách này. Đó là những bức thư đang được gửi đến hòm thư, bản ghi nhớ đang được đưa vào giỏ thông tin đầu vào, email đang được truyền đến máy tính và tin nhắn đang chất đống trong hộp thư thoại. Nhưng đồng thời bạn cũng đã và đang thu thập những thứ trong môi trường sống và tâm hồn của mình − những thứ không thuộc về đúng nơi, đúng chỗ. Đó là các ý tưởng chiến lược còn quanh quẩn trong đầu bạn, những đồ hư hỏng trong ngăn kéo bàn cần sửa chữa hay vứt đi, hoặc những tờ tạp chí cũ trên bàn,… Tất cả đều được xếp vào nhóm “dữ liệu thô”. Danh mục chưa được hoàn thiện là những thứ gắn với các cụm từ như “nên”, “cần phải”, “phải”. Kể cả việc bạn quyết định có làm gì hay không cũng là việc chưa hoàn thiện. Bởi nó bao gồm toàn bộ các ý tưởng “tôi sẽ” – những việc bạn đã quyết định nhưng vẫn chưa bắt tay làm. Chắc chắn nó bao gồm cả những thứ còn đang dở dang và đang trong quá trình thực hiện, cũng như những thứ bạn đã làm và mọi thứ bạn cần làm trừ phi bạn đã hoàn thành chúng. Để quản lý hiệu quả danh mục các việc chưa thực hiện này, bạn cần xếp nó vào trong “thùng chứa”, chờ đến khi quyết định chúng là cái gì và sẽ làm gì với chúng. Sau đó, bạn phải thường xuyên xử lý triệt để thông tin trong các thùng chứa này nhằm đảm bảo chúng là những công cụ thu thập khả quan và có ích. Về cơ bản, mọi thứ đều đang được thu thập. Nếu nó không được quản lý trực tiếp theo hệ thống bên ngoài đáng tin cậy thì nó sẽ ở một chỗ nào đó trong tâm trí bạn. Thực tế, bạn chưa đặt một danh mục nào vào giỏ thông tin đầu vào không có nghĩa là bạn không có nó. Tuy nhiên, chúng ta đang đề cập đến việc đảm bảo mọi thứ bạn cần được thu thập ở nơi nào đó chứ không phải trong đầu bạn. Công cụ thu thập Có một số loại công cụ giúp bạn thu thập những thứ chưa hoàn thiện, bao gồm cả công nghệ cao và công nghệ thấp. Những công cụ dưới đây có thể xem như là phiên bản của một giỏ đựng thông tin, thu gom thông tin tự phát sinh hoặc thông tin từ ngoài vào: • Giỏ thông tin đầu vào cơ học • Hệ thống ghi chép trên giấy • Hệ thống ghi chép điện tử • Hệ thống thu thanh • Email Giỏ thông tin đầu vào cơ học Những chiếc khay được bện bằng dây, làm bằng da thuộc, gỗ, nhựa tiêu chuẩn là công cụ phổ biến nhất giúp tập hợp các tài liệu bằng giấy hay bất cứ thứ gì cần xử lý: thư, tạp chí, bản ghi nhớ, mẩu tin, mẩu giấy ghi tin nhắn qua điện thoại, hóa đơn, thậm chí cả đèn pin với những cục pin hết năng lượng. Giấy viết và giấy ghi lời nhắn Giấy rời, sổ đóng gáy xoắn, sổ viết tốc ký… là các công cụ hữu ích giúp ghi lại những ý tưởng ngẫu nhiên, tình cờ hay những việc cần làm. Hay nói cách khác, đó là bất cứ thứ gì phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của bạn. Ghi chép điện tử Có thể sử dụng máy tính ghi lại những lưu ý cho quá trình sàng lọc sau này. Với những cải tiến công nghệ nhận dạng hiện đại, các thiết bị kỹ thuật số trên máy để thu thập dữ liệu tiếp tục được sử dụng. Các thiết bị cầm tay như thiết bị kỹ thuật số cá nhân (PDAs) hay giấy viết điện tử đều có thể giúp thu thập mọi thông tin. Thiết bị âm thanh Các thiết bị âm thanh gồm máy trả lời điện thoại, hộp thư thoại, thiết bị ghi chép chính tả như máy thu kỹ thuật số hay máy ghi âm. Các thiết bị này giúp lưu trữ tạm thời những gì bạn cần nhớ và giải quyết. Email Nếu email là phương tiện liên lạc của bạn với thế giới bên ngoài thì phần mềm máy tính sẽ có kho lưu trữ tin nhắn và các tệp tin cho đến khi bạn có thời gian xem xét, đọc và xử lý. Máy nhắn tin và điện thoại cũng có chức năng này. Các thiết bị công nghệ cao Ngày nay bạn có thể đọc chính tả để máy tính ghi lại hoặc tự đánh máy. Khi giao tiếp ngày càng được định hình dưới dạng thiết bị không dây và kỹ thuật số thì việc ghi lại các ý tưởng ngày càng trở nên dễ dàng hơn (với sự gia tăng tương ứng số lượng dữ liệu đến mà chúng ta cần xử lý). “Máy tính!” “Dạ, thưa ông David!” “Cho tôi cái bánh mỳ.” “ Dạ, có ngay thưa ông.” Những thông tin trên đây đã được máy tính thu thập. Khi bộ phận tổ chức của quá trình quản lý công việc được số hóa hơn nữa, “bánh mỳ” sẽ được tự động thêm vào danh mục mặt hàng thực phẩm điện tử của tôi, thậm chí bạn có thể đặt hàng và được giao đến tận nơi. Tóm lại, dù là công nghệ cao hay thấp, tất cả các công cụ trên đều có nhiệm vụ của giỏ đựng thông tin đầu vào, nắm bắt các thông tin hữu ích tiềm tàng cũng như những cam kết và thỏa thuận công việc. Có thể ngay bây giờ bạn cũng đang sử dụng chúng. Những yếu tố giúp thu thập thông tin thành công Chỉ có công cụ để thu thập thông tin thôi thì chưa đủ. Thực tế cho thấy, nhiều người không làm chủ được các thiết bị thu thập thông tin mình có. Những yêu cầu dưới đây sẽ giúp bạn quản lý bước thu thập thông tin. 1. Mọi thông tin phải nằm trong hệ thống thu thập và nằm ngoài tâm trí bạn. 2. Số lượng giỏ thu thập thông tin tương xứng với khả năng xử lý của bạn. 3. Bạn phải thường xuyên làm rỗng các giỏ thu thập thông tin. Đưa tất cả mọi thứ ra khỏi đầu Nếu bạn cố gắng giữ quá nhiều thứ trong bộ nhớ thì bạn khó có động lực để sử dụng và làm rỗng hoàn toàn các giỏ thông tin đầu vào. Nhiều người thường bất cẩn đối với những công cụ này vì họ biết rằng chúng không nói lên điều gì riêng biệt, mà là cả một hệ thống: có hàng loạt những thứ chưa hoàn thiện trong giỏ đựng thông tin và một chuỗi thông tin chưa xử lý trong đầu, và họ sẽ không nhận được gì từ những thứ chưa hoàn thiện kể trên, vì thế họ không suy nghĩ tập trung vào chúng. Điều này giống như việc cố gắng chơi bắn bóng trên một chiếc bàn có nhiều lỗ hổng lớn. Bóng luôn rơi ra ngoài khiến bạn không còn hứng thú tiếp tục cuộc chơi. Bạn nên sử dụng thường xuyên các công cụ thu thập thông tin trên trong cuộc sống. Hãy luôn mang chúng bên mình, để dù ở bất cứ nơi đâu bạn cũng có thể thu thập được một ý tưởng giá trị tiềm năng. Hãy coi chúng là những vật dụng không thể thiếu hàng ngày giống như bàn chải, kem đánh răng, bằng lái xe hay chiếc kính đang đeo. Giảm thiểu số lượng giỏ thu thập thông tin Số lượng giỏ thu thập thông tin cần dựa trên nhu cầu và khả năng xử lý của bạn. Công thức này nên áp dụng trong mọi trường hợp bởi những thông tin mà bạn muốn thu thập có thể ở bất cứ đâu. Tuy nhiên, nếu bạn có quá nhiều kênh thu thập, bạn rất khó có thể xử lý chúng dễ dàng và nhất quán. Với những thiên tài vĩ đại, khi làm ít việc nhất lại chính là khi hoạt động nhiều nhất. --Leonardo da Vinci Quá nhiều giỏ thu thập thông tin các thiết bị công nghệ cao thì không phải là vấn đề. Tuy nhiên, cần có sự điều chỉnh đối với các thiết bị ghi chép thông thường. Bạn phải tập hợp và xử lý thông tin ghi chép được thay vì để chúng chất thành đống trong ngăn kéo bàn. Bạn nên sắp xếp ngăn nắp tài liệu, giấy tờ trong các giỏ thông tin thay vì vứt chúng rải rác khắp nơi. Khi cuộc sống và công việc của bạn trở nên phức tạp thì việc thiết lập các công cụ chuẩn để thu thập thông tin và dữ liệu đầu vào ngày càng trỏ nên thiết yếu. Chẳng hạn trong công việc, bạn có thể thấy, đôi khi những ý tưởng đột phá lại không xuất hiện khi đang ở công sở. Khả năng tạo đòn bẩy cho suy nghĩ bằng các phương tiện thu thập tốt, sẵn có là chìa khóa làm việc hiệu quả nhất. Thường xuyên làm rỗng giỏ đựng thông tin Nhân tố cuối cùng để thu thập thông tin thành công là: nếu bạn không xử lý “dữ liệu thô” đã thu thập được và làm rỗng giỏ thông tin thì giỏ thông tin của bạn chỉ đơn thuần là cái kho lưu trữ. Làm rỗng giỏ thông tin không đồng nghĩa với việc xử lý hết những gì trong hộp thư thoại, email hay giỏ thông tin đầu vào. Bạn chỉ cần lấy chúng ra khỏi giỏ, xác định nó là gì, làm gì với nó và nếu nó vẫn chưa hoàn thiện thì tổ chức nó vào hệ thống của bạn. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ lưu lại thông tin đó vào “chỗ cũ”. Bạn hãy hình dung, một chiếc thùng đựng rác nếu không được đổ đi hàng ngày thì sẽ không còn chỗ để chứa rác. Bạn sẽ phải thường xuyên mua thùng mới để đựng rác. Bước vào quá trình làm rỗng giỏ thông tin, toàn bộ hệ thống quản lý công việc của bạn phải được đặt đúng chỗ. Việc có quá nhiều “dữ liệu thô” bị chất đống trong các giỏ đựng thông tin là do không thiết kế được một hệ thống hiệu quả cho các giỏ đó. Thông thường, việc sắp xếp các thông tin vào giỏ sẽ dễ dàng hơn nếu bạn biết phải làm điều gì đó với thông tin thu gom được nhưng chưa thể xử lý ngay. Giỏ đựng thông tin đầu vào, đặc biệt là cho giấy tờ hay email, là cách tốt nhất cho mọi người − chí ít họ cũng biết có một chỗ nào đó trong giỏ nhắc họ những việc cần làm. Tiếc là những công cụ trên chưa hẳn an toàn tuyệt đối, đặc biệt khi đống dữ liệu vượt quá tầm kiểm soát hay lượng email quá lớn. Khi bạn đã nắm được bước tiếp theo và biết cách xử lý dễ dàng, nhanh chóng thông tin chưa hoàn thiện, giỏ thông tin đầu vào có thể quay trở lại thực hiện chức năng thu thập ban đầu. Phần dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể cách thức làm rỗng và xử lý các giỏ thông tin mà không cần phải thực hiện công việc ngay. Quá trình xử lý thông tin Dạy mọi người về sự cần thiết phải suy nghĩ từng việc để làm rỗng giỏ thu thập thông tin của họ là bước cải thiện lớn nhất tôi đã làm được cho những người cùng làm việc với tôi. Khi trưởng phòng của một tập đoàn toàn cầu cùng tôi hoàn thành việc xử lý tất cả các hạng mục công việc mở, cô ấy bày tỏ sự kính phục và nói với tôi, cô chưa bao giờ có cảm giác thư thái như thế này về mọi khía cạnh của công việc mà chúng tôi đã cùng làm sáng tỏ. Những công việc và thông tin cần được nhắc nhở của cô đã được làm rõ và đưa vào hệ thống tin cậy. Bạn cần phải tự hỏi (và trả lời) những gì khi email, thư thoại, bản ghi nhớ hay ý tưởng xuất hiện? Đây là một thành tố của quản lý công việc tạo ra nền tảng cơ bản cho sự tổ chức cá nhân của bạn. Nhiều người cố gắng “sắp xếp” thông tin nhưng phạm phải sai lầm khi thực hiện với một đống “dữ liệu thô” chưa được xử lý. Rõ ràng bạn không thể sắp xếp được những gì sắp đến, mà chỉ có thể thu thập và xử lý chúng. Bạn cần lên kế hoạch hành động dựa trên những quyết định đã đưa ra. Toàn bộ quá trình từ khâu xử lý thông tin đến khâu tổ chức được đặt ở trung tâm của sơ đồ quyết định dưới đây. Trong các chương tiếp theo, tôi sẽ giới thiệu chi tiết từng bước đi cần thiết trong quá trình xử lý thông tin. Tiếp theo, tôi đề nghị bạn chọn một danh sách những việc cần làm hay một tập giấy từ giỏ thông tin của bạn và đánh giá một vài mục khi chúng ta xem xét tổng thể. Nó là cái gì? Đây không phải là một câu hỏi thừa. Chúng ta đã nói đến “dữ liệu thô” và cũng đã nói đến giỏ thu thập thông tin. Nhưng chúng ta chưa thảo luận dữ liệu thô là gì và phải làm gì với nó. Ví dụ, nhiều thứ có xu hướng thoát ra khỏi hệ thống tổ chức cá nhân là những thứ không xác định được mà chúng ta nhận được từ chính phủ hay công ty − liệu chúng ta có phải làm điều gì đó với chúng không? Còn email gửi đến từ phòng nhân sự thông báo cho chúng ta biết cái này thay đổi thì sao? Tôi đã từng lục tung hàng đống tin nhắn bị quăng vào trong ngăn bàn làm việc chỉ vì khách hàng của tôi không dành vài giây để xem xét nội dung thông tin cần trao đổi hay tài liệu. Điều này lý giải tại sao bước quyết định tiếp theo đây rất quan trọng. Liệu có khả thi? Câu hỏi này có hai phương án trả lời: CÓ và KHÔNG Không cần hành động. Nếu câu trả lời là KHÔNG, có ba khả năng xảy ra: 1. Nó là rác, thông tin bạn thu thập được không còn giá trị. 2. Bạn không cần lên kế hoạch hành động ngay bây giờ nhưng có thể phải làm gì đó sau này (giai đoạn ủ thông tin). 3. Thông tin bạn thu thập được có tiềm năng hữu ích, có thể cần thiết cho công việc sau này (lưu trữ chúng thành tài liệu tham khảo). Ba khả năng này có thể quản lý được và sẽ đề cập đến trong một chương tiếp theo. Bây giờ, bạn chỉ cần có một thùng rác và phím “xóa” cho thùng rác đó, một tập tin “sổ tay” hoặc lịch cho thông tin đang trong tình trạng ủ và một hệ thống hồ sơ tốt cho thông tin tham khảo. Có thể hành động. Trường hợp câu trả lời là CÓ đồng nghĩa với việc bạn phải lên kế hoạch hành động cho những thông tin thu nhận được. Những ví dụ điển hình như, cần ghi vào sổ tay thời gian của một dự án hợp tác dịch vụ mà bạn nhận được lời mời tham dự hay việc bạn có buổi gặp mặt trực tiếp với phó chủ tịch tập đoàn về một dự án quan trọng. Một khi kế hoạch khả thi, có hai điều bạn nên quan tâm. Đó là: 1. Bạn mong đợi “dự án” hay kết quả gì? 2. Công việc tiếp theo cần thiết là gì? Nếu đó là một dự án… Danh sách các mục tiêu sẽ giúp bạn ghi nhớ những gì cần thực hiện. Danh sách này giống như một chiếc cọc cắm dưới đất, nhắc nhở bạn vẫn còn những việc chưa thực hiện. Việc xem xét lại danh sách này hàng tuần giúp bạn quay trở lại với những việc chưa hoàn thành. Nó sẽ tồn tại trong hệ thống quản lý của bạn cho đến khi được thực hiện hay xóa bỏ. Công việc tiếp theo là gì? Đây là câu hỏi rất quan trọng bởi câu trả lời phù hợp sẽ là chìa khóa giúp bạn vạch ra đường đi tiếp theo. “Công việc tiếp theo” thực chất là các hoạt động vật chất có thể nhìn thấy được cần được đưa vào thực hiện để biến những kế hoạch trở thành hiện thực. Dưới đây là một số ví dụ về “công việc tiếp theo”: • Gọi và hỏi số điện thoại của gara ôtô mà Fred đã giới thiệu cho bạn. • Chuẩn bị các ý tưởng cho chương trình thảo luận trong cuộc họp về ngân quỹ. • Nói chuyện với Angela về hệ thống dữ liệu cần thiết lập. • Nghiên cứu phần mềm quản lý dữ liệu trên trang Web. Trên đây là tất cả các hoạt động thực tế bạn cần tiến hành trong công việc. Việc nhắc nhở bạn thường xuyên lưu tâm đến chúng rất có lợi cho hệ thống quản lý năng suất cá nhân của bạn. Tiến hành, giao cho người khác hoặc tạm hoãn công việc. Khi quyết định sẽ làm gì tiếp theo, bạn sẽ có ba lựa chọn: 1. Tiến hành công việc. Khi bạn xác định được không mất quá 2 phút để thực hiện kế hoạch công việc tiếp theo thì bạn nên thực hiện ngay sau khi quyết định. 2. Giao công việc cho người khác. Nếu thời gian thực hiện công việc phải mất nhiều hơn 2 phút thì hãy xem xem mình có phù hợp để đảm trách công việc này không. Nếu câu trả lời là không, thì bạn đừng ngần ngại giao lại công việc cho người phù hợp hơn. 3. Tạm hoãn công việc. Khi bạn phải thấy có khả năng giải quyết công việc, tuy nhiên sẽ mất nhiều thời gian, thì bạn cũng có thể tạm thời xếp nó sang một bên. Tất nhiên, bạn phải đặt công việc đó trong danh sách công việc tiếp theo. Tổ chức Vòng ngoài của sơ đồ luồng công việc chỉ ra tám nhóm riêng biệt có chức năng nhắc việc và là tài liệu có được từ việc xử lý “dữ liệu thô”. Chúng cùng tạo ra một hệ thống toàn diện cho việc sắp xếp công việc của bạn trên khay, hoặc có thể thêm công việc vào khay đó hàng ngày, hàng tuần. Đối với các hạng mục không thể thực hiện, nhóm có thể là khay đựng đồ bỏ đi, các công cụ chứa công việc đang trong giai đoạn ủ và kho lưu trữ tham khảo. Nếu không có công việc nào cần thực hiện, bạn nên ném nó đi, “đánh dấu lại” để đánh giá lại sau này, hoặc lập hồ sơ để có thể tìm thấy tài liệu khi bạn cần vào thời điểm khác. Để có thể thực hiện việc quản lý công việc, bạn cần một danh sách các dự án, nơi lưu trữ hoặc hồ sơ cho các kế hoạch dự án và tài liệu công việc, lịch, danh sách các phương tiện nhắc nhở công việc tiếp theo và danh sách các phương tiện nhắc nhở những việc bạn đang chờ đợi. Tất cả các nhóm sắp xếp cần được lưu giữ ở dạng thức vật chất. Khi đề cập đến “danh sách”, tôi muốn nói đến loại danh sách mang tính chất nhắc nhở, có thể là danh sách trong cuốn sổ, trong chương trình máy tính hoặc thậm chí là kẹp đựng hồ sơ lưu trữ tờ giấy cho từng công việc. Ví dụ, danh sách công việc hiện tại có thể được lưu trữ ở chương trình Day Runner, hay trong nhóm “công việc phải làm” trên thiết bị kỹ thuật số cá nhân PDA hoặc có thể lưu trữ trong hồ sơ dán nhãn “danh sách công việc”. Những phương tiện nhắc việc được định sẵn (như “Sau ngày mùng một tháng ba phải liên lạc với kế toán để tổ chức một cuộc họp”) có thể lưu giữ trong một bộ hồ sơ trên giấy hoặc máy tính. Dự án Tôi định nghĩa dự án là bất cứ một kết quả mong đợi nào cần nhiều hơn một bước hành động. Điều này có nghĩa là những việc tương đối nhỏ mà bạn có thể không gọi là dự án sẽ nằm trong danh sách “Các dự án” của bạn. Thực chất của định nghĩa trên là nếu không thể hoàn thành công việc trong một bước thì cần có một số cột mốc nhắc nhở bạn vẫn còn việc phải làm. Nếu bạn có một chỗ lưu trữ nhắc nhở bạn về công việc, thì nó sẽ trở lại vào bộ RAM. Nói cách khác, nó là một danh sách những công việc chưa làm. Một phần danh sách ”Các dự án” Tìm nhân viên mới Kỳ nghỉ vào tháng 8 Giảm số lượng nhân viên Xuất bản sách Kết thúc việc nâng cấp máy vi tính Cập nhật bản di chúc Tổng kết ngân quỹ Hoàn thành dây chuyền sản xuất mới Làm quen với phần mềm quản lý các mối liên hệ mới Tái bản tờ Fortune Tuyển nhân viên quảng cáo Hoàn thành việc trồng vườn cây ăn quả mới Dự án liên doanh R&D (nghiên cứu và phát triển) video Sản xuất đĩa compact đào tạo mới Lập lịch trình hội thảo cho năm tới Chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng Sử dụng thành thạo thiết bị dùng trong hội nghị qua truyền hình trực tiếp Hoàn thành hợp đồng lao động Lắp bóng đèn ở sân sau Thiết lập mối quan hệ chính thức với đại diện của Nam Phi Hoàn thành chính sách và thủ tục đối với nhân viên Mua bộ bàn ghế mới cho phòng khách Không cần phải lên danh sách các dự án theo một thứ tự quy mô hay ưu tiên nào. Chỉ cần đặt chúng trong danh sách quản lý mà bạn có thể xem lại thường xuyên để đảm bảo hành động phù hợp tiếp theo đã được xác định chi tiết cho mỗi dự án. Bạn không thật sự thực hiện một dự án; bạn có thể chỉ tiến hành những hành động liên quan đến nó. Các bước hành động đúng đắn được thực hiện đủ sẽ tạo ra các tình huống phù hợp với những gì bạn tưởng tượng ban đầu để có thể coi như dự án đã “được thực hiện”. Danh sách dự án là bộ sưu tập những đích đến mà chúng ta đặt ra phía trước, giúp cho công việc tiếp theo luôn đúng hướng. Tài liệu hỗ trợ dự án Đối với nhiều dự án, bạn sẽ tích lũy những thông tin liên quan theo chủ đề, đề tài hoặc tên dự án. Danh sách “Các dự án” của bạn chỉ là những chỉ số. Tất cả những chi tiết, kế hoạch và thông tin hỗ trợ bạn cần khi thực hiện công việc sẽ được cất giữ trong từng cặp hồ sơ riêng, từng tập tin trong máy tính và sổ tay. Tài liệu hỗ trợ và tài liệu tham khảo. Khi sắp xếp tài liệu hỗ trợ công việc theo chủ đề và đề tài, bạn sẽ thấy chúng giống như tài liệu tham khảo và được giữ trong cùng một hệ thống hồ sơ tham khảo (ví dụ như, hồ sơ “Đám cưới” có thể giữ trong hồ sơ tham khảo chung). Sự khác nhau duy nhất là, trong trường hợp đang thực hiện dự án, cần xem xét tài liệu hỗ trợ nhất quán để đảm bảo tất cả các bước hành động cần thiết đã được xác định. Tôi thường khuyên mọi người để tài liệu hỗ trợ xa khỏi tầm mắt. Nếu bạn luôn có hệ thống hồ sơ tham khảo tốt ngay bên cạnh, bạn có thể thấy đó là cách đơn giản nhất để sắp xếp chúng, mặc dù có lúc bạn thấy rằng, sẽ thuận tiện hơn khi có sẵn các tài liệu bên ngoài, đặc biệt nếu bạn đang làm dự án “gấp”, cần sử dụng tài liệu tham khảo vài lần trong ngày. Cặp hồ sơ trên tủ hoặc khay đựng dễ dàng lấy sẽ rất thiết thực cho kiểu công việc “treo”. Nhóm công việc tiếp theo Khi sơ đồ luồng công việc đã rõ ràng, việc quyết định công việc tiếp theo trở thành trọng tâm. Hành động đó cần được thể hiện qua các hành vi có thể xác định được, không có ngoại lệ. Không cần phải theo dõi bất kỳ công việc nào bạn để giải quyết mất ít-hơn-2-phút cũng như tất cả các công việc đã hoàn thành. Chỉ cần theo dõi mọi công việc diễn ra trong một thời gian cụ thể hoặc một ngày cụ thể (ghi lại mốc thời gian này vào lịch); những công việc đó cần được làm càng sớm càng tốt (thêm những công việc này vào danh sách “Các công việc tiếp theo”); và tất cả những công việc bạn chờ người khác làm (đặt chúng vào danh sách “Chờ đợi”). Lịch Phương tiện nhắc việc cho bạn cần được chia thành hai nhóm: những công việc phải được làm vào một ngày hoặc một thời gian cụ thể và những công việc cần làm càng sớm càng tốt. Cuốn lịch là loại phương tiện nhắc việc nhóm một. Cuốn lịch của bạn cần có ba chi tiết sau: • Những công việc có thời gian cụ thể • Những công việc có ngày cụ thể • Thông tin có ngày cụ thể Những công việc có thời gian cụ thể. Thông thường, công việc tiếp theo cần thực hiện trong dự án là tham dự cuộc họp để thảo luận về nó. Đơn giản, bạn chỉ cần đánh dấu công việc đó lên lịch. Những công việc có ngày cụ thể. Đây là những công việc bạn cần làm một lúc nào đó trong ngày nhưng không nhất thiết là thời gian cụ thể. Nó có thể là bạn sẽ gọi điện cho Miokô vào thứ sáu để kiểm tra bản báo cáo bạn gửi cho cô ấy có ổn không. Cô ấy sẽ không có bản báo cáo cho đến ngày thứ năm, và cô ấy phải ra nước ngoài vào ngày thứ bảy, do đó, thứ sáu là thời gian tốt nhất để làm việc đó – nhưng bất kỳ lúc nào trong ngày thứ sáu đều được. Nó sẽ được đánh dấu lên lịch vào ngày thứ sáu nhưng không có thời gian cụ thể. Sẽ hữu ích nếu bạn có một cuốn lịch có thể ghi chú công việc theo ngày và thời gian cụ thể. Những thông tin có ngày cụ thể. Cuốn lịch dùng để ghi chép công việc bạn muốn biết trong một ngày cụ thể − không nhất thiết là công việc bạn phải thực hiện, mà chỉ cần là thông tin hữu ích trong ngày. Nó có thể bao gồm định hướng cho những cuộc hẹn, những việc có liên quan tới người khác (gia đình hoặc nhân viên) hoặc những sự kiện thú vị. Cũng rất hữu ích để ghi lại những thông tin ngắn gọn vào đây, như nhắc bạn gọi điện cho ai đó sau khi họ trở về từ kỳ nghỉ. Không còn có danh sách “Công việc phải làm hàng ngày”. Không có gì khác ngoài ba loại thông tin được ghi trên lịch kể trên! Tôi biết điều này trái ngược với hệ thống đào tạo quản lý thời gian truyền thống trên thế giới, rằng danh sách “Công việc phải làm hàng ngày” là yếu tố then chốt. Nhưng danh sách đó không hiệu quả vì hai lý do. Thứ nhất, lượng thông tin đầu vào liên tục, không ngừng và các công việc ưu tiên chiến thuật thay đổi khiến cho công việc hàng ngày phải được định hình lại thường xuyên đến mức rõ ràng là không thể bám lấy danh sách những việc cần làm đã được xác định trước. Một kế hoạch làm việc để tham khảo thì rất hữu ích, nhưng phải ở dạng có thể điều chỉnh lại bất cứ lúc nào. Việc cố gắng giữ kế hoạch đã lên lịch rồi phải sắp xếp vào một ngày khác nếu chưa hoàn thành công việc sẽ làm mất tinh thần và lãng phí thời gian của bạn. Danh sách “Các công việc tiếp theo” mà tôi đề xuất sẽ nhắc nhở tất cả các công việc đó, kể cả những công việc nhạy cảm nhất. Và bạn không phải sắp xếp lại chúng hay lên lịch hàng ngày. Thứ hai, nếu có công việc trong danh sách công việc phải làm hàng ngày không thật sự phải được thực hiện vào hôm đó, nó sẽ làm giảm tầm quan trọng của công việc thật sự phải làm. Nếu bạn phải gọi điện cho Miokô vào thứ sáu bởi vì đó là ngày duy nhất bạn có thể tiếp cận cô ấy, nhưng nếu bạn có thêm năm cuộc gọi khác, ít quan trọng hoặc ít quan trọng về mặt thời gian hơn vào trong danh sách phải làm, thì có thể bạn không còn nhớ là phải gọi điện cho Miokô nữa. Bộ não của bạn sẽ phải quay trở lại với phương tiện nhắc việc để biết rằng bạn có một cuộc điện thoại mà bạn không có cơ hội thứ hai để thực hiện. Đó không phải là cách phù hợp để tận dụng hệ thống. Theo cách tôi nhìn nhận công việc đó, cuốn lịch là một nơi nhiệm màu. Nếu bạn viết công việc lên đó, nó sẽ được thực hiện. Việc viết lại duy nhất là khi thay đổi cuộc hẹn. Danh sách “Công việc tiếp theo” Vậy hệ thống nhắc việc của bạn ở đâu? Nó ở trong danh sách “Công việc tiếp theo”. Cùng với cuốn lịch, nó là trung tâm của việc tổ chức sắp xếp và quản lý công việc hàng ngày. Nên làm mọi việc càng đơn giản càng tốt, nhưng không phải là đơn giản hơn. --Albert Einstein Bạn phải xác định bất cứ công việc nào phải thực hiện nhiều hơn 2 phút và không thể giao cho người khác thì đều cần theo dõi. “Gọi điện cho John Smith về cuộc họp ngân quỹ”, “Gọi cho mẹ của Racheal và mẹ của Laura về chuyến cắm trại qua đêm” và “Phác thảo ý tưởng cho hội nghị bán hàng hàng năm” là các kiểu nhắc nhở công việc cần được lưu trữ trong danh sách hoặc hệ thống phù hợp để có thể sử dụng khi cần. Nếu bạn chỉ có 20 hoặc 30 công việc, bạn có thể lưu chúng trong danh sách “Công việc tiếp theo” mà bạn sẽ xem lại bất cứ khi nào có thời gian rảnh rỗi. Tuy nhiên, với hầu hết chúng ta, lượng công việc thường trong khoảng từ 50-150. Trong trường hợp đó, sẽ rất tốt nếu phân nhỏ “Công việc tiếp theo” của bạn thành các nhóm như “Các cuộc điện thoại” hoặc “Những vấn đề chính của dự án” để tổng kết hàng tuần. Những công việc không thể thực hiện Bạn cần một hệ thống riêng biệt, có tổ chức tốt để chứa những công việc không đòi hỏi hành động. Hệ thống không đòi hỏi hành động được chia làm ba nhóm: vô giá trị, giai đoạn ủ việc và tham khảo. Vô giá trị Những thứ vô giá trị phải rõ ràng. Hãy vứt bỏ những thứ không có hành động tiềm năng hoặc giá trị tham khảo. Nếu bạn để những thứ này lẫn lộn trong các nhóm khác, nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hệ thống. Giai đoạn ủ việc Có hai nhóm dữ liệu bên cạnh nhóm vô giá trị không đòi hỏi phải hành động ngay lập tức nhưng bạn lại muốn giữ lại. Một lần nữa, việc bạn phân loại công việc từ không đòi hỏi hành động nào đến đòi hỏi nhiều hành động rất quan trọng. Nếu không, bạn sẽ có xu hướng để chúng chất thành đống và sắp xếp thành danh sách mà bạn không biết bắt đầu từ đâu và cần phải làm gì. Ví dụ, bạn lấy một thứ từ bản ghi nhớ hoặc đọc email và nảy sinh một ý tưởng cho dự án mà bạn có lẽ muốn làm vào một ngày nào đó nhưng không phải bây giờ. Bạn muốn được nhắc lại công việc đó sau này nên bạn có thể đánh giá khả năng làm gì với nó trong tương lai. Hoặc, một tờ rơi được gửi cho bạn qua đường bưu điện về biểu diễn giao hưởng sắp tới ở địa phương. Nhìn lướt qua, bạn thấy chương trình đó thật sự thu hút nhưng là của bốn tháng sau − còn quá xa để quyết định (bạn không biết chắc lịch trình công tác của bạn khi đó thế nào), nhưng nếu bạn đang ở thành phố vào lúc đó thì bạn sẽ muốn đi. Bạn nên làm gì? Có hai nhóm hệ thống “giai đoạn ủ việc” có thể dùng cho loại công việc này. Đó là danh sách “Một ngày nào đó/Có thể” và một hồ sơ “Tạm chờ”. Danh sách “Một ngày nào đó/Có thể”. Nó có thể hữu ích và truyền cảm hứng để duy trì danh sách những công việc mà bạn muốn làm tại một thời điểm nào đó chứ không phải bây giờ. Đây là “bến đỗ” cho những dự án bạn không thể làm ngay nhưng lại không muốn hoàn toàn quên chúng. Bạn muốn được nhắc nhớ lại thường xuyên. Danh sách “Một ngày nào đó/Có thể” điển hình Có một chiếc thuyền đánh cá Học tiếng Tây Ban Nha Tham dự lớp học vẽ bằng màu nước Mua một chiếc tủ bếp Xây một bể bơi thi đấu Mua xe gắn máy phân khối nhỏ cho con Bay bằng khinh khí cầu Xây một hầm rượu Du lịch tới Montana Học phần mềm Photoshop Thành lập một tổ chức phi lợi nhuận Quay video quảng cáo Tìm Stafford Lyons Mua một máy quay phim kỹ thuật số Du lịch tới miền bắc Italia Học nghề với người thợ mộc Quảng bá tác phẩm nghệ thuật của mình Đào ao Xử lý bằng kỹ thuật số những bức ảnh và phim cũ Tổ chức một bữa tiệc với hàng xóm Lắp đặt hệ thống máy chủ từ xa tại nhà Bạn sẽ có thể chia danh sách “Một ngày nào đó/Có thể” thành nhiều nhóm nhỏ như : • Các đĩa CD muốn mua • Các bằng video muốn thuê • Các cuốn sách muốn đọc • Các loại rượu sẽ uống thử • Các chuyến du lịch cuối tuần sẽ đi • Các việc sẽ làm với các con • Các buổi hội thảo sẽ tham dự Bạn phải xem lại danh sách này thường xuyên nếu muốn thu được hiệu quả lớn nhất. Tôi khuyên bạn nên rà soát nội dung trong hệ thống “Xem lại cuối tuần” của bạn. Hồ sơ “Tạm chờ”. Nơi tốt nhất để lưu giữ những việc cần xem lại là hồ sơ “tạm chờ” hay còn gọi là hồ sơ “tạm hoãn”, hồ sơ “sẽ tiếp tục”. Đây là hệ thống cho phép bạn gửi thứ gì đó cho chính mình và nhận được vào một ngày xác định trong tương lai. Cuốn lịch của bạn cũng có chức năng giống như vậy. Ví dụ, bạn có thể đánh dấu lên lịch rằng, vào ngày 15/3 còn hạn nộp thuế một tháng; hoặc vào ngày 12/9, Bolshoi sẽ biểu diễn bản giao hưởng Hồ Thiên Nga (Swan Lake) tại Nhà hát thính phòng thành phố trong sáu tuần. Tài liệu tham khảo Có rất nhiều thứ bạn gặp không đòi hỏi phải thực hiện nhưng thông tin lại có giá trị thực tiễn. Bạn muốn giữ lại và có thể xem lại khi cần. Chúng có thể được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc kỹ thuật số. Tài liệu giấy tờ − bất kể thứ gì, từ thực đơn nhà hàng cho đến bản kế hoạch, bản vẽ hoặc thông tin nhà đất cho một dự án xây dựng − được lưu trữ tốt nhất trong hệ thống phục hồi tự nhiên hiệu quả. Chúng có thể được thể hiện trên những trang sổ hoặc vở viết, danh sách các nhà hàng ưa thích, sổ điện thoại thành viên của hội đồng trường học, hoặc toàn bộ tủ hồ sơ dùng riêng cho việc tổ chức sáp nhập tập đoàn. Lưu trữ điện tử có thể bao gồm mọi thứ, từ các thông tin dữ liệu được đưa vào mạng lưới cho đến tài liệu tham khảo đặc biệt và những tệp hồ sơ để ở phần mềm giao tiếp của bạn. Việc quan trọng nhất cần nhớ là tài liệu tham khảo phải thật sự là thông tin có thể tham khảo dễ dàng khi cần. Nhìn chung, hệ thống tham khảo có hai dạng: (1) lưu trữ theo chủ đề và theo lĩnh vực đặc biệt ; và (2) hồ sơ tham khảo chung. Loại thứ nhất thể hiện thông tin được lưu trữ như thế nào − ví dụ, một ngăn kéo hồ sơ để chứa các bản hợp đồng, sắp xếp theo ngày; một ngăn kéo chỉ chứa thông tin bồi thường lao động bí mật; hoặc một loạt ngăn kéo lưu trữ các vụ kiện có thể cần dùng tham khảo cho những vụ xét xử trong tương lai. Lập hồ sơ tham khảo chung. Loại thứ hai của hệ thống tham khảo là loại mọi người cần có sẵn để lưu trữ những thông tin tham khảo đặc biệt, không thuộc một nhóm cố định nào. Bạn cần một nơi nào đó lưu giữ cuốn hướng dẫn sử dụng điện thoại di động, những ghi chú từ cuộc họp về dự án của Smith và vài đồng yên Nhật mà bạn không kịp đổi trong chuyến đi công tác Tokyo gần đây (bạn sẽ sử dụng khi quay lại đó). Việc thiếu hồ sơ tham khảo chung hiệu quả có thể là hạn chế lớn nhất để hoàn thiện một hệ thống quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Nếu việc lập hồ sơ không dễ dàng và nhanh chóng (kể cả khi đó là việc làm vui vẻ), thì bạn sẽ có xu hướng chất chúng thành từng đống thay cho việc lập hồ sơ. Nếu tài liệu tham khảo của bạn không rõ ràng, ranh giới giữa những việc có thể làm và không thể làm sẽ rất mờ mịt, về mặt trực quan, tâm lý, logic và đầu óc bạn sẽ bị tê liệt trước toàn bộ công việc. Việc thiết lập một hệ thống hiệu quả cho loại tài liệu này rất quan trọng; đảm bảo cho bạn làm việc hiệu quả và không bị căng thẳng; chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết vấn đề này ở Chương 7. Xem xét lại Ví dụ, việc cần ghi lại là bạn cần sữa, việc tiếp theo là đến cửa hàng và nhớ mua sữa. Tương tự như vậy, việc ghi lại là bạn cần gọi điện cho người bạn để hỏi tên một người được ủy quyền về bất động sản, khác với việc bạn nhớ công việc đó khi ở bên máy điện thoại và có một khoảng thời gian rảnh rỗi. Bạn cần xem lại toàn bộ bức tranh về cuộc sống và công việc của mình theo từng thời kỳ và mức độ phù hợp. Đối với hầu hết mọi người, sự huyền bí trong việc quản lý luồng công việc được nhận biết ở việc sử dụng nhất quán giai đoạn xem xét lại. Đây là lúc bạn xem xét tất cả các dự án nổi bật và những việc chưa hoàn thành, những thứ tôi gọi là mức độ 10.000 foot. Đó là cơ hội để bạn rà soát lại toàn bộ công việc và lựa chọn đã được vạch rõ, nhằm làm tăng hiệu quả các lựa chọn về những gì bạn đang làm tại từng thời điểm. Xem xét lại cái gì, khi nào Nếu bạn lập ra một hệ thống tổ chức cá nhân có cấu trúc như tôi đã đề cập với một danh sách “Các dự án”, một cuốn lịch, danh sách “Những công việc tiếp theo” và danh sách “Chờ đợi”, thì bạn đã có thể duy trì hệ thống đó. Thứ bạn xem lại thường xuyên nhất là cuốn lịch, thứ nhắc bạn về những “việc khó khăn” trong ngày − có nghĩa là những công việc sẽ “chết” nếu bạn không thực hiện chúng. Điều này không có nghĩa là công việc được viết lên đó là những việc “quan trọng” nhất mà chỉ là những việc phải làm. Tại một thời điểm nào đó, biết việc gì phải hoàn thành và khi nào tạo ra một nỗ lực hành động. Đó là một thói quen tốt, ngay khi bạn quyết định hành động theo lịch (cuộc họp, gọi điện, bản phác thảo báo cáo cuối cùng), để kiểm tra xem còn những công việc khác phải làm. Sau khi kiểm tra cuốn lịch, thông thường, bạn sẽ chuyển sang danh sách “Công việc tiếp theo”. Danh sách này chứa những công việc đã được xác định trước mà bạn có thể thực hiện nếu có thời gian rảnh trong ngày. Nếu bạn sắp xếp chúng theo tiêu chí hoàn cảnh (“Ở nhà”, “Khi làm việc với máy tính”, “Trong cuộc họp với George”) thì chúng sẽ chỉ hoạt động khi những hoàn cảnh này xảy ra. Danh sách “Dự án’, “Chờ đợi”, và “Một ngày nào đó/có thể” cần được xem xét lại thường xuyên để chúng không khiến bạn phải lo lắng. Yếu tố thành công quan trọng: xem xét hàng tuần Những việc đòi hỏi hành động phải được xem xét thường xuyên để tâm trí bạn không nghĩ đến điều đó. Để tin tưởng vào những yêu cầu phán đoán theo trực giác và nhanh chóng đối với hành động mà đôi khi bạn phải đưa ra, bạn phải cắt giảm khối lượng công việc ở mức độ cao hơn. Theo kinh nghiệm của tôi (với hàng nghìn người), điều đó được chuyển thành hành vi rất quan trọng để thành công: xem xét lại hàng tuần. Tất cả những nút thòng lọng để mở của bạn (ví dụ như dự án), các kế hoạch dự án đang thực hiện, danh sách “Hành động tiếp theo”, “Chương trình làm việc”, “Chờ đợi” thậm chí “Một ngày nào đó/Có thể” phải được xem xét lại một lần một tuần. Điều này giúp cho đầu óc của bạn trở nên minh mẫn hơn và tất cả những công việc của vài ngày qua đã được thu thập, xử lý và sắp xếp. Cuộc sống có vô số sự kiện thú vị, và bất cứ ai thực hiện bất kỳ một điều nào đó trong các sự kiện trên mà không để ý đến những thứ còn lại đều là người không phù hợp để điều hành hoạt động kinh doanh của thế giới. --James Fenimore Giống như hầu hết mọi người, bạn thấy công việc có thể nằm ngoài tầm kiểm soát trong một vài ngày tập trung hoạt động. Đó là điều được dự tính. Bạn không muốn bị sao nhãng trong nỗ lực nhằm đạt trạng thái “sạch bong” mọi lúc bởi quá nhiều công việc cần phải làm. Nhưng để có được sự xa xỉ “lăn tròn trên sàn nhà” với sự tự tin, bạn cần phải lau nhà một tuần một lần. Xem xét lại hàng tuần là thời điểm để: • Thu thập và xử lý “dữ liệu thô” • Xem lại hệ thống • Cập nhật danh sách • Dọn dẹp sạch sẽ, rõ ràng, thông dụng và hoàn thiện Hầu hết mọi người không có một hệ thống thật sự hoàn chỉnh và không thật sự được lợi gì từ việc xem xét lại công việc vì chính lý do đó. Họ luôn có cảm giác mơ hồ là có việc gì đó bị bỏ lỡ. Đó là lý do tại sao phần thưởng đạt được từ việc thực hiện toàn bộ tiến trình này ít nhất cũng theo cấp số nhân: hệ thống càng hoàn chỉnh, bạn càng tin tưởng vào nó và bạn càng tin tưởng vào nó, bạn càng có động lực để giữ nó. Việc xem xét lại hàng tuần là chìa khóa vạn năng để duy trì tiêu chuẩn đó. Hầu hết mọi người cảm thấy thoải mái nhất về công việc vào tuần trước kỳ nghỉ. Nhưng đó không phải vì kỳ nghỉ. Bạn làm gì một tuần trước kỳ nghỉ? Bạn dọn dẹp, kết thúc, làm rõ và đàm phán lại tất cả các cam kết của mình với người khác và với chính bản thân. Tôi chỉ khuyên bạn nên làm việc này hàng tuần thay vì hàng năm. Thực hiện Mục tiêu chính của quá trình xử lý luồng công việc là tạo điều kiện thuận lợi để lựa chọn đúng đắn những điều bạn sẽ làm tại từng thời điểm. Lúc 10 giờ 30 phút sáng thứ hai, quyết định gọi điện cho Sandy; hoàn thành bản kiến nghị hay trả lời email luôn luôn là cách xử lý công việc theo trực giác. Nhưng với việc lên kế hoạch phù hợp từ trước, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn vào lựa chọn của mình. Bạn có thể chuyển từ hy vọng sang tin tưởng vào các hành động của bạn, làm tăng tốc độ và hiệu quả ngay tức thì. Ba mô hình để lựa chọn công việc Giả định rằng bạn không chịu được bất kỳ “dữ liệu thô” nào không đảm bảo hay trì hoãn. Luôn có một danh sách dài các công việc bạn không làm trong từng thời điểm nhất định. Do vậy, bạn phải quyết định làm gì và không làm gì như thế nào để luôn cảm thấy tốt trong cả hai trường hợp? Câu trả lời là, hãy tin vào trực giác của bạn. Nếu bạn thu thập, xử lý, sắp xếp và xem xét lại tất cả các cam kết hiện tại, bạn có thể tác động vào sự đánh giá bằng trực giác với cách nghĩ thực tế và thông minh về công việc và giá trị của mình. Tôi đã phát triển ba mô hình sẽ giúp bạn có thể quyết định những gì phải làm. Chúng không cho bạn câu trả lời − gọi điện cho Frederick, gửi email cho con trai ở trường hay một câu hỏi thăm thân mật “Chị có khỏe không?” với thư ký − nhưng chúng sẽ hỗ trợ bạn đưa ra sự lựa chọn thông minh hơn. Và đó là những gì mà các giải pháp quản lý công việc ưu tiên và quản lý thời gian đơn giản không thể làm được. 1. Mô hình bốn tiêu chí để lựa chọn công việc trong từng thời điểm Lúc 3 giờ 22 phút thứ tư, bạn lựa chọn công việc phải làm như thế nào? Có bốn tiêu chí theo trật tự mà bạn có thể áp dụng là: 1. Hoàn cảnh 2. Thời gian cho phép 3. Năng lượng cho phép 4. Thứ tự ưu tiên Hoàn cảnh. Một số công việc có thể thực hiện ở bất cứ đâu (như phác thảo ý tưởng về công việc với một chiếc bút bi và một tờ giấy), nhưng hầu hết công việc đều đòi hỏi một địa điểm cụ thể (nhà, văn phòng) hoặc công cụ hỗ trợ như máy tính, điện thoại. Đây là các nhân tố đầu tiên giới hạn sự lựa chọn những điều bạn có thể làm tại từng thời điểm. Thời gian cho phép. Khi nào bạn phải làm công việc khác? Có một cuộc họp trong 5 phút sẽ giảm bớt những công việc tốn nhiều thời gian. Năng lượng cho phép. Bạn có bao nhiêu năng lượng? Một số công việc bạn làm đòi hỏi tinh thần sáng tạo và mới mẻ. Những hoạt động khác cần nhiều sức mạnh cơ bắp. Nhưng nhiều công việc khác cần rất ít cả hai thứ trên. Thứ tự ưu tiên. Với hoàn cảnh, thời gian và năng lượng cho phép, công việc nào đem lại cho bạn lợi ích cao nhất? Bạn có một giờ đồng hồ, bạn đang ở trong văn phòng với một chiếc điện thoại, máy vi tính và năng lượng là 7,3/10. Bạn có nên gọi điện lại cho khách hàng, hoàn thiện bản kiến nghị, trả lời hộp thư thoại và email hay hỏi người bạn đời để xem ngày hôm đó của họ như thế nào không? Đây là lúc bạn cần sử dụng trực giác và bắt đầu tin vào đánh giá của mình. Để hiểu thêm về khái niệm này, hãy đọc tiếp hai mô hình nữa để quyết định cái nào “quan trọng nhất” và thực hiện. 2. Mô hình ba lớp để đánh giá công việc hàng ngày Khi bạn đang hoàn thành công việc, hay “làm việc” theo nghĩa rộng, bạn có thể bị cuốn hút vào ba hành động khác nhau: • Làm những việc được vạch ra từ trước • Làm những việc nảy sinh • Vạch ra công việc của bạn Làm những việc được vạch ra từ trước. Khi bạn làm những việc được vạch ra từ trước, bạn đang làm việc với danh sách “Các công việc tiếp theo” − hoàn thành những nhiệm vụ bạn quyết định phải làm, quản lý luồng công việc của bạn. Bạn đang thực hiện những việc bạn cần làm, phác thảo ý tưởng khi muốn suy nghĩ, hoặc chuẩn bị danh sách những điều cần nói với luật sư. Làm những việc nảy sinh. Thông thường, đó là những công việc đặc biệt − không mong đợi, không biết trước − mà bạn phải phản hồi hay lựa chọn phản hồi khi chúng xảy ra. Ví dụ, đối tác của bạn bước vào văn phòng và muốn nói chuyện về dự định tung ra sản phẩm mới. Do đó, bạn nói chuyện với cô ấy thay vì làm tất cả những công việc đáng ra bạn có thể làm. Mỗi ngày đều có những điều bất ngờ − những việc không có trong kế hoạch − cho những thứ nảy sinh và bạn sẽ còn phải dành một khoảng thời gian và năng lượng cho những công việc đó. Làm theo những hướng dẫn này là bạn đang mặc nhiên quyết định rằng, việc này quan trọng hơn bất kỳ việc nào khác bạn phải làm. Vạch ra những công việc của bạn. Vạch rõ công việc của bạn bao gồm việc dọn sạch hệ thống thông tin, email, thư thoại, các ghi chú từ cuộc họp và chia dự án mới thành các bước hành động. Khi xử lý các đầu vào, bạn sẽ không nghi ngờ gì mà đảm nhận những công việc thực hiện chỉ dưới hai phút và ném đi hoặc lập hồ sơ cho một lượng lớn công việc (cũng có nghĩa là làm những công việc nảy sinh). Một phần phù hợp của hoạt động này bao gồm việc vạch rõ những điều cần làm vào một lúc nào đó mà không phải bây giờ. Bạn sẽ thêm chúng vào tất cả danh sách của mình khi tiến hành. Khi đã xác định được tất cả công việc, bạn có thể yên tâm rằng danh sách công việc phải làm của mình đã hoàn chỉnh. Và hoàn cảnh, thời gian năng lượng bạn có sẽ cho phép bạn lựa chọn nhiều hơn một công việc để làm. Việc cuối cùng phải cân nhắc là bản chất, mục tiêu và tiêu chuẩn của công việc. 3. Mô hình sáu mức độ để xem xét lại công việc của bạn Những công việc ưu tiên điều khiển sự lựa chọn của bạn, nhưng hầu hết các mô hình để xác định chúng lại không phải là công cụ tin cậy cho nhiều hành động của công việc thật sự. Để biết công việc ưu tiên của bạn là gì, bạn phải biết công việc của mình là gì. Có ít nhất sáu mức độ khác nhau để làm rõ nó. Hãy xem những việc phải làm với từng mức độ dưới đây. • 50.000 feet: cuộc sống • 40.000 feet: tầm nhìn từ 3 đến 5 năm • 30.000 feet: mục tiêu từ 1 đến 2 năm • 20.000 feet: lĩnh vực chịu trách nhiệm • 10.000 feet: dự án hiện tại • Đường chạy: hành động hiện tại Chúng ta hãy bắt đầu từ dưới lên: Đường chạy: hành động hiện tại. Đây là danh sách tích lũy tất cả các hành động bạn cần làm − tất cả những cuộc điện thoại phải gọi, email phải trả lời, những thông điệp bạn nhận được và những việc vặt bạn phải thực hiện, những điều bạn muốn nói với sếp và người bạn đời. Bạn có lẽ sẽ có được 300-500 giờ của những điều phải làm này nếu bạn ngừng ngay lập tức và không nhận nhiều thông tin từ bản thân hoặc từ người khác. 10.000 feet: dự án hiện tại. Tạo ra nhiều công việc mà bạn có hiện tại − từ 30-100 dự án trên bàn. Đây là kết quả tương đối ngắn hạn mà bạn muốn đạt được như lắp đặt máy tính ở nhà, tổ chức một cuộc hội thảo bán hàng, chuyển tới trụ sở mới và gặp nha sĩ. 20.000 feet: lĩnh vực chịu trách nhiệm. Bạn tạo ra hay chấp nhận hầu hết dự án của mình bởi vì trách nhiệm của bạn, điều mà với hầu hết mọi người có thể xác định rõ trong 10-15 nhóm. Đây là những lĩnh vực then chốt mà bạn muốn đạt được kết quả và duy trì tiêu chuẩn. Ít nhất là công việc của bạn có thể đòi hỏi sự cam kết tuyệt đối với những việc như lập kế hoạch chiến lược, hỗ trợ quản trị, phát triển nhân viên, nghiên cứu thị trường, dịch vụ khách hàng hoặc quản lý tài sản. Trong cuộc sống cá nhân, bạn cũng có một số lượng tương đương công việc cần phải tập trung như: sức khỏe, gia đình, tài chính, môi trường gia đình, tinh thần, giải trí… Lập danh sách và xem xét lại những trách nhiệm này tạo ra một khung tổng thể để đánh giá các dự án của bạn. 30.000 feet: Mục tiêu từ 1 đến 2 năm: Những gì bạn muốn trải nghiệm về nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống và công việc từ 1 đến 2 năm kể từ bây giờ sẽ tăng thêm. Thông thường, việc đáp ứng mục tiêu công việc đòi hỏi tập trung hơn vào công việc, với những lĩnh vực cần chịu trách nhiệm mới đang nổi lên. Theo quan điểm này, cũng có những công việc bạn muốn hoàn thành hoặc thực hiện, những thứ có thể gia tăng tầm quan trọng cho các khía cạnh hiển nhiên của cuộc sống. 40.000 feet: tầm nhìn từ 3 đến 5 năm. Đặt kế hoạch công việc từ 3 đến 5 năm sau tạo ra những suy nghĩ về các nhóm lớn hơn. Chiến lược tổ chức, xu hướng môi trường, nghề nghiệp và sự chuyển đổi hoàn cảnh sống. Những nhân tố bên ngoài bao gồm nghề nghiệp lâu dài, gia đình, mục tiêu tài chính và tiền thưởng. Những vấn đề của thế giới bên ngoài có thể làm thay đổi hay ảnh hưởng đến công việc của bạn như công nghệ, sự toàn cầu hóa, xu hướng thị trường và sự cạnh tranh. Việc quyết định theo quan điểm này cũng có thể làm thay đổi công việc của bạn ở nhiều mức độ. 50.000 feet: cuộc sống. Đây là quan điểm “ bức tranh lớn ”. Tại sao công ty của bạn tồn tại? Tại sao bạn tồn tại? Mục đích cơ bản cho những dự án tạo ra định nghĩa cốt lõi về “công việc” thật sự là gì? Đó là sự miêu tả cơ bản về công việc. Tất cả các mục tiêu, kết quả, mục đích, công việc và hành động đều phát sinh từ đây và đều hướng tới nó. Quan điểm này dường như bị sử dụng tùy tiện. Trong thực tế, những tranh luận quan trọng về sự tập trung và thứ tự ưu tiên của bạn không phù hợp với quan điểm này hay quan điểm khác. Tuy nhiên, chúng cung cấp một hệ thống hữu ích nhắc nhở bạn về bản chất đa tầng lớp của “công việc” và đưa ra những cam kết, nhiệm vụ. Hiển nhiên, nhiều phải xem xét yếu tố trước khi bạn thoái mái đưa ra quyết định tốt nhất cho những gì phải làm và làm khi nào. “Lập ra thứ tự công việc ưu tiên” theo cách tập trung truyền thống vào các mục tiêu và giá trị lâu dài của bạn. Dù rõ ràng là sự tập trung cốt lõi cần thiết cung cấp khuôn khổ thực tế cho phần lớn quyết định và nhiệm vụ bạn phải làm hàng ngày. Làm chủ luồng công việc của bạn ở mọi mức độ, bạn sẽ tạo ra một phương pháp tổng thể để làm việc, và cảm thấy hài lòng về nó. Phần II của cuốn sách này sẽ cung cấp những hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng ba mô hình này để quyết định lựa chọn công việc và cách luyện tập tốt nhất để thu thập, xử lý, vạch kế hoạch, sắp xếp và xem xét lại góp phần vào thành công rực rỡ của bạn. 3. Thực hiện dự án theo cách sáng tạo: Năm bước lập dự án Những yếu tố chủ đạo giúp hoạt động kiểm soát không bị áp lực là: (1) xác định rõ kết quả (dự án) và các công việc cần thiết tiếp theo để hoàn thành những dự án, và (2) phương tiện nhắc việc phải được đặt trong một hệ thống đáng tin cậy và được kiểm soát thường xuyên. Tôi gọi đây là trọng tâm ngang. Mặc dù có vẻ đơn giản nhưng ứng dụng thực tế của tiến trình này có thể tạo ra kết quả to lớn. Củng cố trọng tâm dọc Trọng tâm ngang là tất cả những gì bạn cần ở mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần khắt khe hơn và tập trung để kiểm soát dự án, tìm ra giải pháp hoặc đảm bảo xác định được tất cả bước đi đúng. Đây chính là lúc xuất hiện trọng tâm dọc. Biết cách suy nghĩ có hiệu quả ở “tầm cao” hơn và biết cách hợp nhất các kết quả vào hệ thống cá nhân là kỹ năng xử lý thứ hai đầy quyền lực cần thiết cho công việc tri thức. Bạn cần phải nghĩ đến những điều lớn lao trong khi thực hiện các công việc nhỏ để chúng đi đúng hướng. --Alvin Toffler Cách tư duy này không đòi hỏi sự chau chuốt. Bạn có thể suy nghĩ thoải mái trong hầu hết các trường hợp, tôi gọi đó là cách lập kế hoạch mặt-sau-phong-bì thư − cách bạn viết vào mặt sau phong bì thư trong một quán cà phê với đồng nghiệp khi bạn làm rối tung chương trình và cấu trúc thuyết trình chào hàng. Theo kinh nghiệm của tôi, đây là khuynh hướng lập kế hoạch hiệu quả nhất xét về góc độ kết quả so với sức lực bỏ ra. Nó chính xác mỗi khi bạn cần phải vạch định cơ cấu hoặc kế hoạch nghiêm túc hơn để xác định rõ các thành phần, trình tự hay thứ tự ưu tiên. Và một dàn ý chi tiết hơn rất cần thiết để kết hợp các tình huống phức tạp hơn − ví dụ như, khi các nhóm cần phải phối hợp trong những tình huống phức tạp hơn, hoặc nếu cần phải phác thảo các kế hoạch kinh doanh để thuyết phục nhà đầu tư. Nhưng nhìn chung, bạn có thể sáng tạo hơn chỉ với một cái phong bì và một chiếc bút chì. Điều cần thiết nhất trong cách suy nghĩ lập dự án của giới chuyên gia không phải là các mô hình chính thống. Thông thường, những người cần các mô hình chính thống đó đã có hoặc có thể lấy từ một chương trình đào tạo chuyên môn. Thay vào đó, tôi nhận thấy lỗ hổng lớn nhất là sự thiếu hụt mô hình tập trung vào dự án cho “những người còn lại”. Chúng ta phải có cách làm cho suy nghĩ của mình hiệu quả và được ủng hộ, bất kể nó chính thống hay không. Những buổi lập kế hoạch chính thức và các công cụ trợ giúp đắc lực (như các phần mềm dự án) rất hữu dụng, nhưng những người tham dự vẫn cần một cuộc họp khác − cuộc họp phía sau phong bì − để bóc tách và kiểm soát từng mảng vấn đề. Các cuộc họp chính thức và có kế hoạch cụ thể thường bỏ qua ít nhất một vấn đề quan trọng, ví dụ tại sao dự án được thực hiện lại giai đoạn đầu. Hoặc các cuộc họp chính thức không có đủ thời gian cho mọi người cùng thảo luận vấn đề, tạo điều kiện phát triển những ý tưởng độc đáo, làm cho dự án hay, có lợi nhuận hơn, hoặc ít nhất là vui vẻ hơn mà chỉ một cá nhân thì không thể nghĩ ra. Và cuối cùng, rất ít những cuộc họp như vậy tìm ra những biện pháp nghiêm ngặt hiệu quả quyết định các bước hành động tiếp theo và trách nhiệm giải trình mọi khía cạnh của một dự án. Điều đáng mừng là có một cách tư duy hiệu quả về các dự án, tình huống và chủ đề mang lại giá trị tối đa, với công sức và thời gian tối thiểu. Đó chính là cách mà chúng ta suy nghĩ tự nhiên, không nhất thiết là cách chúng ta thường lập kế hoạch khi cố tình kiểm soát dự án. Theo kinh nghiệm của tôi, khi lập kế hoạch nhiều, tự do và tự nhiên hơn, người ta có thể loại bỏ được rất nhiều căng thẳng và đạt kết quả tốt hơn. Mô hình lập kế hoạch tự nhiên Bạn đã quen với nhà lập kế hoạch sáng tạo và tài năng nhất thế giới là bộ óc của mình. Thực ra, bạn chính là một cái máy biết lập kế hoạch. Bạn lập kế hoạch khi đang thay quần áo, ăn trưa, đến cửa hàng hay nói chuyện phiếm. Mặc dù tiến trình đó có vẻ ngẫu nhiên nhưng trên thực tế đã diễn ra hàng loạt các bước phức tạp trước khi bộ não để một điều gì đó xảy ra tự nhiên. Não của bạn phải trải qua năm bước để thật sự hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào. 1. Xác định mục đích và các nguyên tắc 2. Hình dung ra kết quả 3. Nghĩ về vấn đề 4. Tổ chức 5. Xác định các hành động tiếp theo Một ví dụ đơn giản: lập kế hoạch ăn tối Nguyên nhân đầu tiên nào khiến bạn nghĩ đến việc đi ăn tối trong lần gần đây nhất? Đó có thể là bất cứ lý do nào như đói, giao thiệp với bạn bè, kỷ niệm một dịp đặc biệt, ký kết hợp đồng làm ăn hoặc hẹn hò lãng mạn. Ngay khi một trong những lý do trên trở thành ý thích bạn muốn thực hiện, bạn bắt đầu lập kế hoạch. Ý định của bạn là mục đích của bạn và tự động khởi động quá trình lập kế hoạch bên trong bạn. Những nguyên tắc của bạn tạo ra giới hạn cho kế hoạch. Bạn có thể không suy nghĩ một cách có ý thức về những nguyên tắc của mình đối với việc đi ăn tối, nhưng bạn nghĩ trong giới hạn các nguyên tắc đó: tiêu chuẩn thức ăn và dịch vụ, khả năng tài chính, sự thuận tiện và thoải mái. Trong bất cứ trường hợp nào, mục đích và các nguyên tắc của bạn là xác định rõ động lực và giới hạn của kế hoạch. Khi đã quyết định thực hiện mục đích, những ý nghĩ thật sự đầu tiên của bạn là gì? Có thể không phải là một mục trong kế hoạch mà là những thứ “đồ ăn Ý ở cửa hàng Giovannil” hoặc “ngồi ăn ở vỉa hè tại quán Bistro Café”. Bạn có thể cũng tưởng tượng ra một hình ảnh tích cực về buổi tối hay những trải nghiệm − có thể là những người cùng ăn, không khí, và/ hoặc kết quả. Đó là sự hình dung ra kết quả của bạn. Trong khi mục đích của bạn là tại sao bạn đi ăn tối thì sự tưởng tượng của bạn là hình ảnh của cái gì – của thế giới vật chất và cảm nhận những cách thức thực hiện mục đích tốt nhất. Khi đã xác định được cảnh tượng, trí óc của bạn sẽ tự nhiên bắt đầu làm gì? Nó sẽ bắt đầu nghĩ đến cái gì? “Chúng ta sẽ đi ăn lúc mấy giờ?”, “ Tối nay quán có mở cửa không?”, “Quán có đông không”?, “Thời tiết thế nào?”, “Chúng ta có phải thay quần áo không?”, “Xe có còn xăng không?”, “Chúng ta có đói không?”. Đây là bước nghĩ về vấn đề. Những câu hỏi này là một phần của quá trình sáng tạo tự nhiên khi bạn tập trung vào một số kết quả chưa xảy ra. Não nhận ra khoảng trống giữa điều bạn đang hướng đến và vị trí hiện tại của bạn, sau đó mới bắt đầu giải quyết “sự bất hòa trong nhận thức” bằng cách cố gắng xóa bỏ khoảng trống đó. Đây là điểm khởi đầu của giai đoạn “làm thế nào” trong quá trình lập kế hoạch tự nhiên. Nhưng suy nghĩ này có phần ngẫu nhiên và phi thể thức. Rất nhiều khía cạnh của việc đi ăn tối đã xảy ra với bạn. Bạn không cần phải viết tất cả những điều đó ra giấy nhưng bạn đã hình dung đến tiến trình đó trong đầu . Khi bạn đã có đủ các ý tưởng và chi tiết, bạn cần bắt đầu tổ chức chúng. Bạn có thể nghĩ: “Trước tiên, chúng ta cần biết nhà hàng đó có mở cửa không” hoặc “Hãy gọi điện cho gia đình Anderson và hỏi họ có muốn ra ngoài ăn tối với chúng ta không?”. Khi bạn có nhiều suy nghĩ khác nhau liên quan đến kết quả của công việc, trí óc của bạn sẽ tự động phân loại chúng theo các thành phần (phương án phụ), sự ưu tiên và/hoặc thứ tự sự kiện. Các thành phần là: “Chúng ta cần lo hậu cần, nhân sự và địa điểm”. Sự ưu tiên là: “Biết các vị khách có muốn ra ngoài ăn tối không là rất cần thiết?” Thứ tự sự kiện là: “Trước tiên chúng ta cần kiểm tra xem nhà hàng đó có mở cửa oploại chúng và xác định một hành động để biến suy nghĩ thành thực tế. Và bạn làm tất cả những công việc đó tự nhiên, không phải suy nghĩ nhiều. Lập kế hoạch tự nhiên không nhất thiết phải theo cách thông thường Quá trình được miêu tả ở trên có phải là cách ủy ban của bạn lập kế hoạch cho phòng cầu nguyện nhà thờ? Có phải là cách bộ phận IT của bạn tiếp cận việc lắp đặt hệ thống mới không? Có phải là cách bạn tổ chức lễ cưới hay suy nghĩ về sự sáp nhập tiềm năng không? Bạn đã làm rõ mục tiêu cơ bản của dự án và thông báo cho những người cần biết chưa? Bạn đã thống nhất tiêu chuẩn hay hành vi cần thực hiện để giúp dự án thành công chưa? Bạn đã mường tượng đến thành công và xem xét tất cả những thay đổi có thể xảy ra nếu bạn thành công chưa? Bạn đã có sẵn tất cả các ý tưởng − những thứ bạn cần xem xét có thể ảnh hưởng đến kết quả chưa? Bạn đã làm rõ nhiệm vụ − các yếu tố quan trọng, mốc then chốt và các việc có thể thực hiện chưa? Bạn đã xác định tất cả các khía cạnh của dự án có thể được thực hiện ngay bây giờ, những công việc tiếp theo cho mỗi giai đoạn và ai là người chịu trách nhiệm về những công việc đó chưa? Câu trả lời chung cho các câu hỏi này cuả hầu hết mọi người là, có lẽ chưa. Dường như bạn chưa thực hiện tự nhiên ít nhất là một số yếu tố của mô hình lên kế hoạch Trong một vài cuộc hội thảo của tôi, tôi đề nghị những người tham gia đưa ra một dự án chiến lược hiện tại có sử dụng mô hình này. Chỉ trong một vài phút, họ tự trải quatoàn bộ năm giai đoạn và họ ngạc nhiên vì mình đã thực hiện tiến bộ hơn nhiều so với trước đây. Một người đàn ông đứng dậy và nói với tôi: “Tôi không biết nên cảm ơn anh hay là giận dữ. Tôi vừa hoàn thành một kế hoạch làm việc mà nếu tôi tự xác định sẽ mất hàng tháng, và bây giờ tôi không có lý do gì để không thực hiện kế hoạch đó!” Bạn có thể áp dụng phương pháp này ngay bây giờ nếu bạn thích. Chọn một dự án mới, một dự án bị đình trệ hay dự án có cải tiến. Hãy nghĩ về mục tiêu của bạn. Nghĩ đến kết quả thành công sẽ như thế nào: vị trí của bạn, vấn đề tài chính, danh tiếng hoặc bất kỳ thứ gì? Hãy suy nghĩ về những bước tiếp theo. Sắp xếp các ý tưởng của bạn. Quyết định các công việc tiếp theo. Bạn đã hiểu rõ hơn về việc bạn muốn đi đâu hay làm thế nào để đạt được điều đó chưa? Mô hình lập kế hoạch không tự nhiên Để nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng mô hình lập kế hoạch tự nhiên cho những công việc phức tạp, hãy so sánh nó với các mô hình “thông thường” được sử dụng trong hầu hết các trường hợp − đó là những gì tôi gọi là việc lên kế hoạch không tự nhiên. Khi “ý tưởng tốt” là một ý tưởng tồi Bạn đã từng nghe một giám đốc chuẩn bị kỹ càng bắt đầu cuộc họp với câu hỏi: “Được rồi, vậy ai có ý tưởng hay về vấn đề này?” chưa? Giả định ở đây là gì? Trước khi thừa nhận bất kỳ sự đánh giá thế nào là “ý tưởng hay”, thì mục tiêu, kết quả phải được xác định rõ ràng và tất cả các tài liệu liên quan phải được thu thập (động não) và phân tích (sắp xếp). “Một ý tưởng hay là gì?” là câu hỏi hay, nhưng chỉ khi bạn đang ở mốc 80% của quá trình suy nghĩ! Bắt đầu từ điểm đó có thể làm nóng chảy tinh thần sáng tạo của bất kỳ ai. Sẽ rất khó khăn khi cố gắng tiếp cận bất cứ công việc nào từ một khía cạnh mà không theo cách thông thường. Mọi người làm việc đó bất cứ lúc nào nhưng nó hầu như chỉ mang lại sự thiếu rõ ràng và gia tăng căng thẳng. Trong khi giao tiếp với người khác, nó mở cửa cho cái tôi, những mưu mô và những vấn đề bị che giấu xuất hiện trong cuộc hội thảo (nhìn chung, những người mạnh mồm sẽ làm chủ tình hình). Và nếu chính là bạn, cố gắng tìm ra một “ý tưởng hay” trước khi làm rõ mục tiêu, tạo ra một tầm nhìn và thu thập nhiều ý tưởng tồi ban đầu giống như là đưa cho bạn một ý tưởng sáng tạo khó thực hiện. """