Sức Mạnh Của Việc Đặt Câu Hỏi Đúng

🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Sức Mạnh Của Việc Đặt Câu Hỏi Đúng Ebooks Nhóm Zalo https://thuviensach.vn Mục Lục HỌC hỏi qua VẤN đáp Mở đầu: Chào mừng bạn đến với thế giới của những câu hỏi! Chương I: SÁU CÁCH TƯ DUY GIÚP TĂNG TỐI ĐA SỨC MẠNH CỦA CÂU HỎI Chương II: MA THUẬT ĐẶT CÂU HỎI GIÚP KÍCH THÍCH TINH THẦN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN Chương III: BẢY QUY TẮC VÀNG GIÚP BẠN THĂNG TIẾN TRONG CÔNG VIỆC Chương IV: NHỜ ÁP DỤNG “BẢNG MANDALA MA THUẬT ĐẶT CÂU HỎI”VÀO THỰC TIỄN, VIỆC KINH DOANH CỦA TÔI ĐÃ THAY ĐỔI TÁI BÚT https://thuviensach.vn HỌC hỏi qua VẤN đáp ạn là một doanh nhân, giám đốc, trưởng phòng và đang gặp B khó khăn trong việc giao tiếp với nhân viên của mình? Các cuộc họp tại công ty luôn diễn ra trong tình trạng chỉ một mình bạn nói còn cấp dưới im lặng. Bạn luôn tự hỏi: “Tại sao nhân viên của mình thường không đưa ra bất cứ ý kiến gì trong các cuộc họp? Chẳng lẽ họ sính nguyên tắc ‘Im lặng là vàng’ hay năng lực lãnh đạo của mình có vấn đề?”. Tuy nhiên, vấn đề không phải vậy mà cũng chẳng phải do bạn giao tiếp kém. Bạn có thể đang dùng sai phương pháp, thay vì chỉ mình bạn “độc thoại” trong cuộc họp, tại sao bạn không đặt ra những câu hỏi cho cấp dưới để họ suy nghĩ và đưa ra các ý kiến, quan điểm riêng, khiến họ cảm nhận được rằng: “Mình là trung tâm của cuộc họp”? Thông qua cuốn sách Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng bạn đang cầm trên tay, chúng ta sẽ biết được rằng việc đặt ra các câu hỏi đúng cho nhân viên của mình rất quan trọng. Tại sao bạn không thử để nhân viên trở thành “trung tâm của cuộc họp/trao đổi” bằng cách đặt ra các câu hỏi để họ trả lời thay vì áp đặt ý kiến cá nhân của bạn và yêu cầu mọi người thực hiện theo. Việc làm này giúp họ có cảm giác như mình là một phần của công việc và có trách nhiệm với công việc đó không kém gì cấp trên. Vậy làm cách nào để đưa ra một câu hỏi đúng đắn? Cuốn sách này sẽ là lời giải đáp thỏa đáng cho câu hỏi của bạn. Nó cung cấp cho bạn phương pháp đặt câu hỏi đúng và hiệu quả nhất kết hợp với việc sử dụng bảng Mandala Ma thuật đặt câu hỏi nhằm hỗ trợ bạn trong quá trình lãnh đạo và ủy quyền. Cuốn sách mang đến cho bạn những phương pháp thay đổi chính bản thân và đội ngũ công nhân viên. Chỉ khi nhận ra mình muốn gì, bạn mới có thể đưa ra những câu hỏi đúng, từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Bạn không nên nghĩ rằng chỉ có các nhà lãnh đạo tại các doanh nghiệp hoặc tổ chức mới cần những thông tin bổ ích này. Dù chỉ là một giáo viên, trưởng phòng hay thậm chí chủ tiệm tạp hóa, nếu bạn ́ ́ https://thuviensach.vn không biết cách giao tiếp với nhân viên của mình thì công việc kinh doanh của bạn chắc chắn sẽ rơi vào bế tắc. Thân Nhân Trung, một vị Tiến sĩ triều Lê, từng nói “Hiền tài là nguyên khí quốc gia”. Một đất nước muốn hùng mạnh phải có những người tài giỏi, một công ty muốn phát triển và duy trì vị thế dẫn đầu trên thị trường phải có nhân tài. Nhưng làm thế nào để tài năng của họ không bị ngủ quên? Bí quyết nằm ở khả năng đặt câu hỏi cho nhân viên, giúp họ bộc lộ năng lực của bản thân. Với lối hành văn dễ hiểu, hướng đến trọng tâm là vấn đề đặt câu hỏi đúng đắn, cuốn sách sẽ hỗ trợ đắc lực cho độc giả, đặc biệt là những người đang bế tắc trong việc giao tiếp với cấp dưới, khao khát tìm ra phương pháp thay đổi bản thân và nhân viên. Cuốn sách này thực sự là một món quà vô cùng quý giá. Hãy nghiền ngẫm và khám phá thế giới ma thuật: Đặt câu hỏi. Trân trọng gửi tới độc giả cuốn sách này! Tháng 11 năm 2014 Công ty Cổ phần Sách Alpha MIHIRO MATSUDA SỨC MẠNH CỦA VIỆC ĐẶT CÂU HỎI ĐÚNG Bản tiếng Việt này được xuất bản theo thỏa thuận với Nikkei Business Publications, Inc. thông qua Tuttle-Mori Agency, Inc. https://thuviensach.vn Mở đầu: Chào mừng bạn đến với thế giới của những câu hỏi! ôi gọi nghề của mình là Nhà chất vấn do thường xuyên phải T gặp gỡ và đặt câu hỏi cho người khác. Có lẽ nhiều người sẽ nghĩ rằng “Nhà chất vấn ư, nghề gì nghe lạ tai quá! Hỏi han người đời thì có ích lợi gì cơ chứ?” Tôi xin được tháo gỡ khúc mắc ấy bằng đôi lời ngắn gọn như thế này: “Đặt câu hỏi nghĩa là bạn đã gián tiếp khiến cuộc sống thêm phong phú và đem lại cho bản thân cơ hội tìm thấy câu trả lời tốt nhất.” Thực chất của việc hỏi là nhằm có được “nhận thức” và riêng điều đó thôi cũng đã giải đáp khá đầy đủ khúc mắc trên. Như Galileo Galilei từng nói: “Chúng ta chẳng thể dạy ai điều gì, chúng ta chỉ có thể giúp họ nhận thức được nó từ chính bản thân họ mà thôi”. Tôi cũng hay được hỏi rằng: “Vậy, chắc công việc của anh cũng giống như một nhà tư vấn phải không?” Nếu nói về điểm giống nhau giữa Nhà tư vấn và Nhà chất vấn, thì đó hẳn là ở việc tôi thường giúp người khác giải quyết các vấn đề khiến họ lo lắng như chuyện công việc, cách sống, chuyện con cái, v.v... Thế nhưng, điểm khác nhau mang tính quyết định nằm ở chỗ: Tôi không thể giáo huấn về bất kỳ điều gì! Tôi chỉ đơn giản là đặt ra các câu hỏi mà thôi, nhưng tôi biết thế nào là một câu hỏi Đúng. Chỉ bằng việc trả lời câu hỏi của tôi, người được hỏi sẽ có cái nhìn rõ hơn về những rắc rối hoặc nỗi sợ mơ hồ đang dày vò tâm trí họ. Thông qua những câu hỏi ấy, ưu điểm, khuyết điểm không chỉ của bản thân một cá nhân hay một sản phẩm mà thậm chí là của cả một tập đoàn được nhận thức rõ ràng. Ngoài ra, với những câu hỏi phụ, người được hỏi cũng sẽ xác định được rằng, “Mình nên bắt tay https://thuviensach.vn vào hiện thực hóa ước mơ ngay hôm nay”. Và một khi nhận thức đã được thông suốt thì hành vi của chủ thể cũng thay đổi theo. Từ trước đến nay, tại các buổi hội thảo của tôi xoay quanh vấn đề trên, rất đông doanh nhân hoặc nhân viên trong các tập đoàn đến tham dự và tìm thấy được “nhận thức” nào đó cho riêng mình. Về phần mình, tôi thu được những đánh giá sau: “Những câu hỏi này, tự bản thân chúng đã tiềm ẩn sức mạnh phi thường giúp ta có thể nhìn thấu những thứ vốn rất khó phát hiện. Chúng giống như ma thuật.” Và tôi cũng không biết từ khi nào, những câu hỏi do mình đưa ra lại được gắn với biệt danh “Ma thuật đặt câu hỏi”. Dù cho bạn đang âu lo điều gì hay thậm chí không hiểu tại sao mình lại thấy bất mãn với cuộc sống hiện tại, thì lời giải cho những vấn đề trên chắc chắn luôn nằm ở chính bản thân bạn. Vấn đề ở đây là làm sao để tìm được câu trả lời ấy? NHỮNG PHÁT NGÔN ĐỂ ĐỜI “Bạn muốn mình được nhớ đến vì điều gì?” - Peter Drucker - Chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị “Hãy xem trọng một câu hỏi đúng hơn một câu trả lời đúng.” - Carlos Ghosn - Chủ tịch kiêm CEO của Tập đoàn Nissan “'Học vấn’ có nghĩa đúng như cách viết của nó. Bạn “học” thông qua “vấn” đáp. Cứ hỏi đi rồi bạn sẽ trở nên thông thái.” - Takewahei - Chủ tịch Công ty Bánh kẹo Takewahei “Bậc hiền minh không đưa ra câu trả lời đúng mà họ đưa ra câu hỏi chuẩn xác.” https://thuviensach.vn - Lévi-Strauss - Nhà nhân học Carlos Ghosn là Chủ tịch kiêm CEO của Tập đoàn sản xuất xe hơi Nissan và là người có công vực lại tập đoàn này từ bờ vực phá sản. Từ ngay những ngày đầu đến Nissan, ông đã tuyên bố: “Tôi sẽ là huấn luyện viên của Nissan.” Khi gánh trên vai trách nhiệm của một nhà lãnh đạo tối cao của tập đoàn, ông phải liên tục thị sát khắp các công xưởng lẫn cửa hàng phân phối sản phẩm, gặp gỡ hàng nghìn nhân viên của tập đoàn. Dù đến bất cứ đâu, ông đều hỏi người chịu trách nhiệm chính tại khu vực đó những câu đại loại như: “Nguyên giá biến động thế nào?” hay “Công suất nhà máy đạt bao nhiêu phần trăm?” Tất nhiên, trước khi thị sát, ông đã nắm rõ số liệu kinh doanh, nhưng bằng việc đặt ra những câu hỏi ấy “tại trận”, ông khiến những người chịu trách nhiệm ở đó nâng cao năng lực nhận thức về vấn đề và cùng nhân viên dưới quyền giải quyết chúng. Ông muốn xác nhận lại tình hình công việc thông qua các câu trả lời. Nhằm phục hồi và tái thiết Nissan, Carlos Ghosn đã đưa ra kế hoạch cải tổ “Revival Plan” với chủ trương giảm 20% chi phí mua linh kiện sản phẩm từ nhà cung ứng. Kế hoạch được thực hiện không phải nhờ những mệnh lệnh vô lý, buộc cấp dưới phải tuân theo. Ông chỉ “bật” ra câu hỏi: “Chúng ta phải làm gì để thực hiện thành công mục tiêu này?” và khiến nhân viên của mình xem đây như là vấn đề cá nhân và dốc lòng thương thảo với công ty đối tác để xử lý chúng. Có lẽ, nếu ông chọn cách thúc ép nhân viên phải làm theo mệnh lệnh thì Nissan đã không thể “hồi sinh” thần kỳ đến vậy. Người ta kể rằng, “câu cửa miệng” của Matsushita Konosuke − người được xem như vị thánh trong lĩnh vực kinh doanh tại Nhật Bản là một câu hỏi rất ngắn: “Này, cậu nghĩ sao về vấn đề này?” Khi gặp bất kỳ một nhân viên nào trong công ty, ông luôn đặt ra các câu hỏi nhằm tạo cho cấp dưới thói quen “động não”. Nếu nhân viên được lãnh đạo hỏi ý kiến, họ sẽ có cảm giác “được cấp trên nhờ cậy”. Khi ấy, cùng với sự tăng lên của nhiệt huyết dành cho công việc, khối óc của họ cũng bắt đầu vận hành để học cách đưa ra những câu trả lời đúng cho các câu hỏi của lãnh đạo. Bằng cách vận hành ́ ̀ https://thuviensach.vn vòng tròn “tịnh tiến tích cực” này, nhân tài trong công ty cũng dần lộ diện và được bồi dưỡng. ĐỪNG TỰ ĐÓNG MÌNH LÊN TƯỜNG BẰNG CHIẾC ĐINH CỦA NGƯỜI KHÁC Trong cuốn sách này, tôi xin được giới thiệu “Ma thuật đặt câu hỏi” như một công cụ giúp bạn tìm lại “nhận thức” trong hoạt động kinh doanh cũng như giúp bạn nhanh chóng có được câu trả lời đúng mà bạn đang kiếm tìm. “Hỏi han làm gì cho dài dòng, sao ngay từ đầu anh không cho chúng tôi câu trả lời luôn đi!”− bạn có từng nghe thấy câu hỏi này vang lên trong đầu không? Nhiều người trong chúng ta đã quá quen với việc xin ý kiến tư vấn từ các chuyên gia đầu ngành, đắm mình trong hiệu sách hay thư viện để tìm đọc bí quyết thành công hoặc kinh nghiệm thất bại với hy vọng rằng đâu đó ở dãy núi kiến thức đồ sộ kia sẽ xuất hiện câu trả lời mình cần. Chỉ có điều, hầu hết những thứ ta học được từ người khác đều không thể trở thành “của bản thân”. Có thể ta sẽ nhớ chúng khi vừa đọc xong, nhưng rồi thời gian trôi qua và bài học ấy cũng mờ dần trong tâm trí. Những người trong giới thợ thủ công thường rỉ tai nhau rằng: “Không gì bằng học lỏm bí quyết từ người đi trước.” Trong quá trình trùng tu chùa Hyouryuu hay phục dựng Chính điện của chùa Yakushiji, người ta nhìn thấy sự xuất hiện của nghệ nhân Nishoka Tsunekazu trong vai trò giám sát thi công. Ông nổi danh với kiến thức uyên thâm về các loại gỗ nhưng không hề truyền dạy cho người khác. Có lần, một đệ tử bạo gan năn nỉ, “Xin thầy chỉ giáo cho con!” nhưng ông đã lạnh lùng khước từ, “Hãy tự suy nghĩ đi”; “Hãy nói chuyện với cỏ cây và chăm chỉ làm việc ấy”. Hirano Masa là huấn luyện viên đã tập huấn trong một thời gian dài cho kình ngư Kitashima Kosuke. Trong suốt sự nghiệp của mình, có một phương châm đào tạo mà ông rất tâm đắc đó là: “Tự vận động viên phải suy ngẫm về cách giành được vị trí dẫn đầu”. Dù khi phong độ của vận động viên đang ở đỉnh cao hay tụt dốc, ông ̀ ́ https://thuviensach.vn đều đặt ra cho họ những câu hỏi như “Đâu là nguyên nhân của vấn đề?” để hướng học trò của mình đến việc tự tìm ra câu trả lời đúng. Điểm chung của những bậc thầy về đào tạo nhân tài nằm ở khả năng dạy học trò của họ rằng, “Đừng học máy móc”; “Hãy đặt câu hỏi và tự đưa ra câu trả lời cho chính mình”. Nếu suy luận theo hướng đó, thì khi “lên lớp” người khác, đồng thời ta cũng đang cướp đi cơ hội được “tự nhận thức” của họ? Tự suy nghĩ và chiêm nghiệm nghĩa là bạn đang có những bước tiến dài trên con đường trưởng thành. Cốt lõi của vấn đề nằm ở việc “tự nhận thức” vì khi đã hiểu ra mọi việc, bạn sẽ nghiêm túc thay đổi tư tưởng, từ đó hành động cũng thay đổi theo. Khi nghe xong một lời chỉ dạy nào đó, ta sẽ dễ dàng thốt lên “Quả là chí lí!” nhưng ta đã thực sự lĩnh hội được mấy phần trong đó? Chính vì thế, hành động sau này của ta trở nên khó thay đổi hoặc nếu có thì cũng không bền lâu. Con người có hai cách để tiếp thu kiến thức: nhớ và khắc cốt ghi tâm. Câu chữ của người khác là thứ bạn có thể dễ ghi nhớ trong đầu nhưng rất khó để đạt đến độ lĩnh hội. Do đó là lời nói của người khác, nên bản thân chúng vốn dĩ không hội tụ đủ sức mạnh cần thiết để xâm nhập sâu hơn vào trái tim và bộ não của ta. HÃY TỰ TAY VIẾT RA ĐỂ ĐÁNH THỨC NĂNG LỰC NHẬN THỨC Khi đọc cuốn sách này, bạn hẳn đang muốn tìm kiếm bí quyết tạo ra sự đột phá trong công việc. Song thật đáng tiếc, bí quyết ấy không được viết rõ ra ở đây, thay vào đó, tôi chỉ có thể hỗ trợ bạn trong hành trình tự đi tìm câu trả lời. Sau đây, tôi sẽ đưa ra cho bạn một câu hỏi, đừng chỉ trả lời nó bằng những ý niệm thoáng qua trong đầu, hãy tự tay viết chúng ra giấy. Bằng cách này, những lo âu hoặc phiền não trong bạn sẽ dần hiện ra, đồng thời tăng cường sức mạnh nhận thức trong bạn. Bạn đã sẵn sàng giấy bút chưa? Hãy trả lời thật nhanh câu hỏi dưới đây! ́ https://thuviensach.vn Câu hỏi: Nếu doanh nghiệp của bạn phá sản, ai sẽ là người gặp khó khăn và khó khăn đó là gì? Trả lời: ............................................................................. Câu hỏi này được đặt ra nhằm làm nổi bật ưu và khuyết điểm cũng như lý do tồn tại của công ty bạn. Nếu thay cụm từ “công ty” bằng “sản phẩm/dịch vụ”, thì bạn có thể nhận được những thông tin tương tự về đối tượng mới. Hãy coi câu hỏi này là viên gạch đầu tiên, sau đó hãy tiếp tục tự đặt ra vô số những câu hỏi khác để tìm thấy gợi ý giúp bạn giải quyết bài toán tăng doanh thu của công ty mình. KHI THỜI THẾ BIẾN ĐỘNG, CÂU TRẢ LỜI CÓ THỂ THAY ĐỔI NHƯNG CÂU HỎI THÌ KHÔNG! Có hàng ngàn cách để chinh phục một ngọn núi, tùy theo sự kết hợp giữa năng lực, quan điểm và đặc trưng của từng cá nhân, mỗi người sẽ có một cách riêng. Một câu hỏi lý tưởng sẽ có vô số cách để trả lời mà nhờ đó, luôn có một lời giải đáp thỏa đáng nhất dành riêng cho mỗi vấn đề. Đối với cùng một câu hỏi, nếu thời gian hoặc hoàn cảnh thay đổi thì câu trả lời cũng sẽ biến đổi theo. Lời tư vấn bạn nhận được trong thời điểm này có thể rất chính xác, nhưng vào thời điểm khác và khi môi trường kinh doanh thay đổi, có khả năng lời khuyên ấy không còn đúng nữa. Tuy nhiên, dù câu trả lời có bị chi phối bởi nhiều nguyên nhân thì nội dung câu hỏi vẫn là bất biến. Tùy vào mức độ trưởng thành của bản thân, tại mỗi thời điểm, một người có thể rút ra được câu trả lời thích hợp nhất. HÃY TRANG BỊ CHO BẢN THÂN NHỮNG “CÂU HỎI ĐÚNG” Khi một người đang bận tâm đến vấn đề mà anh ta chưa có đủ thông tin để suy luận, anh ta sẽ không ngừng “đặt ra” những nghi ́ ́ https://thuviensach.vn vấn và tự giải đáp. Hoạt động vấn – đáp trong vô thức này chính là quá trình chúng ta vẫn hay gọi là “suy ngẫm”. Liệu bạn có biết điểm khác biệt cốt lõi giữa một câu hỏi Đúng và một câu hỏi Sai? Câu hỏi Đúng là loại câu hỏi mà việc cố gắng tìm ra câu trả lời giúp bạn trưởng thành hơn trong việc “nhận thức thế giới” và “tự nhận thức”. Ngược lại, khi cố gắng trả lời câu hỏi Sai, tâm thức của bạn bị nỗi lo sợ, sự bất mãn, ghen tị bao trùm, khiến bạn không thể bình tĩnh giải quyết vấn đề. Những câu hỏi Sai chỉ dẫn bạn tới bế tắc. “Tại sao mình toàn gặp chuyện không may?” hay “Sao lúc đó mình không làm việc ấy?” là hai ví dụ điển hình cho những câu hỏi Sai. Những người đặt ra những câu hỏi trên dần mất đi sự tự tin, rơi vào tình trạng “đóng băng suy nghĩ” và những lời tiêu cực như “mình không thể làm được”, “bỏ cuộc đi thôi” xuất hiện liên tục trong tâm trí. Cứ như vậy, bạn càng suy nghĩ thì những điều khó chịu càng bủa vây, mang lại cảm giác vô cùng sầu khổ cho chính người hỏi. Càng lún sâu vào khó khăn, bản năng tự phòng vệ trong mỗi người càng trỗi dậy mạnh mẽ và người ta có xu hướng đổ lỗi cho người khác hoặc hoàn cảnh. Giả sử bạn không biết cách điều khiển những câu hỏi thì chúng sẽ chuyển từ Đúng thành Sai và những câu hỏi Sai này sẽ đâm bạn một nhát chí mạng. Tất nhiên, nếu coi trọng việc luyện tập khả năng đặt câu hỏi Đúng và biến nó thành thói quen, thì ta hoàn toàn có thể hóa giải “vòng tuần hoàn đen đủi” thành “vòng tuần hoàn tốt đẹp”. “Một câu hỏi đúng là gì?”, câu hỏi này sẽ được giới thiệu và phân tích tại chương III, trong phần “Bảy quy tắc vàng giúp bạn thăng tiến ngoạn mục trong công việc”. Khi đã nắm vững các quy tắc trên thì bạn không chỉ dừng lại ở vấn đề công việc hay các mối quan hệ giữa con người, mà còn có thể tăng khả năng “tự nhận thức” về mọi việc liên quan đến bản thân. Hãy chuẩn bị tinh thần vì tôi e rằng những bước tiến mới trong suy nghĩ và hành động sau này của bạn sẽ khiến chính bản thân bạn phải kinh ngạc. Bảy quy tắc đặt câu hỏi Đúng https://thuviensach.vn Quy tắc 1: Coi trọng mối quan hệ tốt đẹp Quy tắc 2: Nguyện vọng Quy tắc 3: Chia sẻ Quy tắc 4: Hợp tác Quy tắc 5: Bày tỏ lòng cám ơn Quy tắc 6: Sự lôi cuốn Quy tắc 7: Thuận theo vũ trụ NĂNG LỰC NHẬN THỨC VỀ THỰC TẠI GIÚP BẠN ĐẬP TAN SỰ BẾ TẮC Peter Drucker, người được vinh danh là cha đẻ của ngành quản trị kinh doanh hiện đại đã tuyên bố rằng, “Mục tiêu của mọi hoạt động kinh doanh là tạo ra khách hàng”. Hơn nữa, để hoàn thành mục tiêu trên, doanh nghiệp cần đến hoạt động marketing và liên tục cải tiến sản phẩm của mình. Trong thời kỳ tăng trưởng kinh tế phát triển, cung không đủ cầu thì việc ăn theo một công ty khác trong cùng lĩnh vực sản xuất ở khía cạnh quảng cáo và cải cách vẫn giúp chúng ta có khả năng làm ăn phát đạt. Tuy nhiên giờ đây, thị trường đang dần bão hòa, riêng việc duy trì sản xuất ổn định đã không còn là chuyện dễ dàng với dẫn chứng về hàng ngàn các công ty đang trôi nổi vô định do rơi vào “bế tắc” trong hoạt động sản xuất. Lời gợi ý giúp tháo gỡ những bế tắc này rõ ràng có liên quan mật thiết và trực tiếp đến khách hàng và sự biến động của thời giá. ́ ̀ https://thuviensach.vn Vấn đề của chúng ta là có bao nhiêu người, đặc biệt là nhân viên công ty “nhận thức” được hiện trạng này? Chưa kể đến năng lực, việc “nhận thức” ở mức cá nhân này còn ảnh hưởng sâu đến “bản sắc văn hóa” của tổ chức nơi người đó đang làm việc. Đứng từ góc nhìn “văn hóa doanh nghiệp”, ta có thể chia mô hình tổ chức doanh nghiệp thành hai loại chính: “Thụ động – mô hình làm việc theo mệnh lệnh/phân công” và “Chủ động – mô hình làm theo năng lực, hưởng theo nhu cầu”. “Mô hình thụ động” đồng nghĩa với việc cấp dưới đợi chỉ thị từ cấp trên về công việc mà họ phải xử lý và hoàn thành theo đúng quy trình chuẩn. Nhân viên làm trong những tổ chức này chính xác là những người thụ động. Ngược lại, “Chủ động” là mô hình tổ chức mà mọi người tự đào sâu nghiên cứu về tình hình hiện tại của công việc, tùy chỉnh phương pháp làm việc để giải quyết hoàn toàn hay một phần vấn đề. Trong thời đại này, mô hình “chủ động” rõ ràng có sức tồn tại mạnh mẽ hơn. Nó không đồng nghĩa với việc cấp dưới được “tùy tiện, tự làm theo ý mình” bởi mọi thứ đều phải được thống nhất theo hướng “tầm nhìn chung”, “triết lý hoạt động chung” và “mục tiêu chung” đã được hệ thống hóa thành những nguyên tắc hoạt động của công ty. Những yếu tố tôi vừa nêu ra rất quan trọng và cần được khắc sâu trong từng “tế bào” của tổ chức hoặc từng công nhân viên. Bộ phận quản lý kinh doanh của công ty có trách nhiệm phải dốc toàn bộ tâm huyết để những yếu tố trên được thấm nhuần bởi đội ngũ nhân viên. NHỮNG YẾU TỐ SẼ THAY ĐỔI NẾU BẠN ÁP DỤNG "KỸ THUẬT ĐẶT CÂU HỎI" VÀO THỰC TIỄN https://thuviensach.vn MỌI NGƯỜI ĐỒNG LÒNG, HIỆU QUẢ TĂNG GẤP BỘI Tôi có cảm giác rằng, tại nhiều bộ phận trong nhiều công ty vẫn đang có khuynh hướng tăng cường mô hình làm việc chủ động. Khi tập thể nhân viên trở nên quen thuộc với mô hình này thì độ nhạy bén trong nhận thức thực tế của họ sẽ bị hao mòn và họ cũng dần mất đi năng lực sáng tạo. Hãy áp dụng “Kỹ thuật đặt câu hỏi” vào công ty, để chuyển ý thức làm việc từ “Thụ động” sang “Chủ động”. Hơn thế, nếu mọi lao động đều nỗ lực hết mình thì công việc cũng sẽ nhanh chóng “đơm hoa kết trái”. Khi thực hiện các buổi hội thảo về cách sử dụng câu hỏi trong chiến dịch đào tạo nhân viên cho các tập đoàn lớn, tôi thường chia học viên thành các nhóm nhỏ từ 4 đến 7 người, sau đó đặt ra câu hỏi và yêu cầu từng người trình bày ́ ́ ̀ https://thuviensach.vn ý kiến của mình trước cả nhóm. Kết quả, có nhiều người đã thực sự sửng sốt, “Hóa ra có thể nhìn nhận vấn đề theo cách đó nữa ư?”, khi được nghe người khác nói lên suy nghĩ của mình. Điều này có liên quan đến cáchviệc chúng ta cảm nhận trải nghiệm mới. Khi là thành viên trong nhóm, mọi người sẽ cùng nhau hợp tác để đánh giá tình hình, hơn thế, độ nhạy bén trong nhận thức cũng được mài giũa tốt hơn. Điểm cốt lõi trong hoạt động nhóm cần nhớ là bạn hoàn toàn không được phủ định hay bình phẩm về ý kiến của người khác ngay lập tức mà hãy tạm thời chấp nhận quan điểm đó. “Tạm thời chấp nhận” và “Tán thành” là hai cách hành xử hoàn toàn khác nhau. Tán thành có nghĩa là bạn đồng thuận và chấp nhận ý kiến đó, còn tạm thời chấp nhận nghĩa là bạn đứng ở thế trung lập và đơn giản là chấp nhận rằng, trên đời tồn tại một câu trả lời như vậy. Dù câu trả lời bạn nghe được có kỳ quặc đi chăng nữa, bạn cũng đừng vội phủ định ngay mà nên hỏi lại đối phương, “Tại sao anh lại nghĩ vậy?” nhằm hướng đến tính khách quan, đào sâu vào cốt lõi của vấn đề, thay vì dễ dàng quy chụp ý kiến người khác hay tùy tiện đưa ra kết luận. Việc phủ nhận quan điểm của người khác không khó, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với việc bạn đã cắt đứt luồng tư duy của đối phương ngay từ thời điểm bạn gạt bỏ ý kiến của họ. Hoạt động làm việc nhóm không nhằm mục đích bác bỏ ý kiến của nhau mà là khiến mọi thành viên “nhận thức” được vấn đề đang được thảo luận. Sau đó, cần tạo ra một danh sách các hành động cần thiết để chuyển nhận thức thành hành động, điều này sẽ được giải thích rõ hơn ở chương IV. CÁCH SỬ DỤNG VÀ CẤU TRÚC CỦA CUỐN SÁCH Cuốn sách này gồm 4 chương lớn: Chương I – Sáu cách tư duy giúp tăng tối đa sức mạnh của câu hỏi Chương II – Ma thuật đặt câu hỏi giúp kích thích tinh thần làm việc của nhân viên ́ ́ https://thuviensach.vn Chương III – Bảy quy tắc vàng giúp bạn thăng tiến trong công việc Chương IV – Nhờ áp dụng "bảng Mandala Ma thuật câu hỏi" vào thực tiễn, việc kinh doanh của tôi đã thay đổi Trong chương I, tôi sẽ tập hợp những yếu tố tiền đề về mặt tư tưởng trước khi bạn áp dụng “Ma thuật đặt câu hỏi” vào thực tiễn. Những câu nói tôi đưa ra giống nhau nhưng tùy thuộc vào từng người hỏi, các kết quả sẽ có sự thay đổi. Một điều chúng ta nên xác định trước là tùy thuộc vào vị trí của người nói để quyết định về nội dung câu hỏi. Nếu bạn chỉ dựa vào kỹ thuật đã học được thì khó có thể phát huy tối đa hiệu quả. Vậy người hỏi nên tư duy như thế nào và nên rèn luyện nó ra sao sẽ được giới thiệu trong chương I. Chương II sẽ giúp các bạn nắm vững các bí quyết đưa ra các câu hỏi Đúng. “Ma thuật đặt câu hỏi” giống như một hình thức tập huấn mà thông qua đó, sau khi bạn tiếp thu được lý thuyết và luyện tập thành thục các câu hỏi, việc áp dụng “Ma thuật đặt câu hỏi” vào thực tế sẽ đóng vai trò rất lớn trong công việc và cuộc sống của bạn. Tuy nhiên, tôi có cảm giác mọi người hầu như đều muốn bỏ qua các giai đoạn, dẫn đến việc “dục tốc bất đạt”. Sau khi sử dụng những câu hỏi được ví như “ma thuật” và hoàn thành trọn vẹn đợt tập huấn ngắn hạn này, bạn có thể dễ dàng áp dụng các bí quyết trên vào cuộc sống. Điểm nổi bật nhất của đợt huấn luyện này chính là tác động tích cực của nó đến năng lực thấu hiểu giữa cấp trên và cấp dưới cũng như giữa các phòng ban, khiến không khí trong tổ chức trở nên linh hoạt và thoải mái. Trong chương II, tôi muốn giới thiệu cụ thể về các câu hỏi để bạn có thể áp dụng chúng ngay lập tức vào thực tế, giúp đào sâu quan hệ giữa bạn và nhân viên hay giữa các đồng nghiệp với nhau. Chương III sẽ trình bày chi tiết về “Bảy quy tắc vàng giúp bạn thăng tiến ngoạn mục trong công việc” dựa trên những kinh nghiệm của tôi. Trước khi bắt đầu công việc như một nhà chất vấn, tôi là nhà điều hành doanh nghiệp liên doanh. Có thể lúc này nhiều người sẽ hỏi: “Anh là người có đầu óc nên làm việc gì cũng tốt là ̀ https://thuviensach.vn đúng rồi,” nhưng trước đây, tôi là một người tự ép mình gánh trên vai một việc vô cùng lớn và nghĩ đơn giản rằng: “Chỉ cần dốc hết sức lực vào nó thì ắt sẽ thành công”. Song càng nghĩ như vậy, mọi chuyện lại càng trở nên tồi tệ. Cuối cùng, tôi đành phải từ bỏ công việc kinh doanh với một khoản nợ khổng lồ. CÁCH NÓI CÓ THỂ KHÁC NHAU NHƯNG ĐIỂM CHUNG CỦA MỌI PHƯƠNG PHÁP THÀNH CÔNG CHÍNH là HỢP TÁC Tuy cuộc sống phức tạp và khốc liệt, nhưng vẫn có những mặt tích cực. Bởi chúng ta còn nhiều thời gian, nên với mọi thất bại đã qua, ta vẫn có thể bình tĩnh suy ngẫm lại. Tôi đã đọc rất nhiều sách về chủ đề kinh nghiệm kinh doanh hay rèn luyện bản thân, cũng như tham gia rất nhiều hội thảo chuyên môn nên đến nay, tôi đã tích lũy được không ít kinh nghiệm. Nếu tập trung suy nghĩ về kinh nghiệm cũng như lời khuyên của các chuyên gia tư vấn hay doanh nhân nổi tiếng, ta sẽ thấy, tuy cách diễn đạt có khác nhau nhưng cốt lõi chỉ là một. Nguyên tắc và nguyên lí là những thứ cố định. Sau khi nhận ra điều này, trong tôi nảy sinh suy nghĩ muốn tìm hiểu và mở rộng các nguyên tắc mang đến sự phồn vinh cho cuộc sống. Trong quá trình làm việc, tôi luôn ý thức việc phải liên tục tự tìm tòi khám phá các nguyên tắc cơ bản của cuộc sống song song với việc tích lũy kinh nghiệm thông qua công việc làm huấn luyện viên. Tôi luôn tự hỏi bản thân “Bảy câu hỏi” tương ứng với “Bảy quy tắc vàng” có thể được áp dụng vào cuộc sống hay không. Nhờ hành động luôn đi cùng với việc đặt câu hỏi, cuộc sống cũng như sự nghiệp của tôi đã có sự thay đổi đột phá. Sau khi “Bảy quy tắc vàng” đã ăn sâu vào tiềm thức, gánh nặng trên vai tôi nhanh chóng được gỡ bỏ, mọi việc xung quanh tôi cũng dần trở nên tốt đẹp. Gỡ bỏ gánh nặng trên vai nghĩa là bạn đã loại bỏ được những việc vô ích, biết cách thư giãn, điều tiết năng lượng của bản thân. Nhờ vậy, bạn có đủ năng lượng để đánh thức khả năng tiềm ẩn trong mình. Khi bản thân bạn thay đổi thì những người xung quanh bạn cũng theo đó thay đổi. Khi gặp khó khăn, ngay lập tức, các “quý nhân” sẽ xuất hiện để giúp đỡ bạn, ̀ ́ https://thuviensach.vn các cơ hội cũng dần xuất hiện. Đây là nguyên nhân bạn nên luôn tươi cười với những người xung quanh. Khi bạn vui vẻ, công việc của bạn cũng nhanh tiến triển và thành quả dễ dàng đến với bạn hơn. Đây chính là nơi khởi đầu của mọi điều tốt đẹp trong cuộc sống của bạn. THÀNH BẠI TRONG CÔNG VIỆC KHÔNG PHẢI DO KỸ NĂNG MÀ DO CÁC MỐI QUAN HỆ VỚI NGƯỜI KHÁC Tôi cho rằng, dù trong công việc hay cuộc sống, yếu tố thành bại đều sẽ được quyết định dựa trên các mối quan hệ của chúng ta. Những thứ như kỹ năng hay tri thức cũng rất quan trọng, nhưng nếu chịu khó quan sát thực tế, ta có thể thấy rất nhiều người thành công nhờ sở hữu thêm khả năng tạo dựng các mối quan hệ xã hội của họ. Bảy quy tắc vàng này vừa có tác động tích cực đến công việc của bạn vừa giúp bạn đào sâu các mối quan hệ “nhân duyên” của mình. Tôi xin nhấn mạnh một lần nữa rằng yếu tố then chốt trong việc đặt câu hỏi không phải “Hỏi cái gì?” mà là “Ai là người hỏi”. Tùy thuộc vào đối tượng đặt ra câu hỏi mà hiệu quả thu về sẽ có sự khác biệt lớn. Việc hỏi chứa đựng sức mạnh kỳ diệu tới mức có thể làm thay đổi đối phương, nhưng nó cũng còn phụ thuộc tư duy của người đặt câu hỏi mà hiệu quả giảm dần, thậm chí, còn làm hao hụt nguồn năng lượng của đối tượng được hỏi. Hãy tập trung áp dụng “Bảy quy tắc vàng” vào cuộc sống, bạn sẽ thấy sức mạnh trong những câu hỏi mình đưa ra được tăng cường mạnh mẽ. Chương IV trả lời các câu hỏi được kết hợp với bảng Mandala − do ngài Matsumura Yasuo, Chủ tịch Viện Nghiên cứu Phát triển Kinh doanh Clover, phát triển − giúp ta nâng cao năng lực giải quyết công việc, từ đó xác định được những việc nên làm. Bảng Mandala là một dạng biểu đồ có nguồn gốc từ pháp môn Mật tông được dùng như một “lời gợi ý” giúp ta giải quyết các vấn đề. Bảng gồm 3 x 3 = 9 ô trong đó, chủ đề chính của bảng là ô hạt nhân nằm chính giữa. 8 ô bao quanh là nơi ghi lại những câu hỏi liên quan đến chủ đề trong ô hạt nhân. Sau khi trả lời xong những câu ́ ̀ ̀ https://thuviensach.vn hỏi này, bạn sẽ bắt đầu nhận thức rõ hơn về sự việc và hoàn toàn có thể xác định được mình nên bắt tay thực hiện việc gì? Hỏi không chỉ là phương tiện dẫn bạn đến với sự thành công trong công việc mà còn giúp cuộc sống của bạn thêm phong phú. Và trong khi cố gắng trả lời các câu hỏi, những ưu nhược điểm của công ty, sản phẩm/dịch vụ hay khách hàng mà bạn phụ trách sẽ lộ rõ, thêm nữa, bạn còn có cơ hội nhận ra những ưu khuyết điểm của cả bản thân, gia đình, đồng nghiệp và bạn bè của bạn. Hãy áp dụng những bí quyết mà tôi đã giới thiệu trong cuốn sách này để từng bước khai thông nguồn năng lượng trong công việc cũng như cuộc sống của mình! https://thuviensach.vn Chương I: SÁU CÁCH TƯ DUY GIÚP TĂNG TỐI ĐA SỨC MẠNH CỦA CÂU HỎI ĐẶT MÌNH VÀO VỊ TRÍ CỦA CẤP DƯỚI ĐỂ HIỂU TÂM TƯ CỦA HỌ Tôi thường có dịp trao đổi với những nhà lãnh đạo đang lo lắng về việc không thể kết nối hiệu quả với nhân viên. Nếu được phép nói thẳng, họ sẽ thốt ra những lời “bất mãn”như sau: “Bọn họ không chịu nói thẳng suy nghĩ của mình.” “Họ không hề có tinh thần làm việc.” “Dù có tổ chức họp lấy ý kiến thì họ cũng không chịu cất lời.” “Họ toàn đưa ra những ý tưởng nghèo nàn.” “Thôi bỏ đi.” Bản thân tôi cũng là người làm kinh doanh nên rất hiểu tại sao những nhà lãnh đạo này lại có các cảm giác như vậy. Tuy nhiên, việc đổ hết sự bất mãn lên đầu cấp dưới thật bất công và vô ích. Bản thân những nhà lãnh đạo cũng hiểu rõ điều đó và càng lo lắng hơn. Tôi muốn giới thiệu một trường hợp mà tôi đã có dịp tiếp xúc. Anh A hiện đang làm trong công ty phát triển phần mềm với cương vị trưởng bộ phận bán hàng. Anh lo lắng về khoảng cách giữa anh và đội ngũ nhân viên dưới quyền ngày càng lớn. Vì thế, chúng tôi đã tái hiện lại một mẫu hội thoại giữa anh và nhân viên. Hãy tham khảo và thử suy xét xem có điều gì “kém thân thiện” ở đây. Hai tuần trước khi chiến dịch bán sản phẩm mới bắt đầu ́ ́ ́ https://thuviensach.vn Cấp trên: Này cậu, chiến dịch thúc đẩy doanh số bán hàng sản phẩm mới bắt đầu rồi! Cậu phải chuẩn bị kỹ lưỡng đấy nhé. Chúng ta nhất định phải thành công lớn. Nhân viên: Dạ, vâng thưa sếp. Cấp trên: Xem kìa, nhìn cậu chẳng hăng hái chút nào. À, cũng phải! Đây là lần đầu tiên cậu tham gia vào một chiến dịch lớn như thế này phải không? Tuy vất vả nhưng cũng đáng để làm đấy! Cố gắng lên nhé! Nhân viên: Dạ, đúng thế ạ. Cấp trên: Sao cậu nói lí nhí thế? Mọi chuyện vẫn ổn cả chứ? Nhân viên: Dạ, em vẫn ổn ạ. Cấp trên: Nhân tiện đây, lúc nào tài liệu sẽ được gửi đến hội trường vậy? Nhân viên: Dạ, riêng chuyện ấy thì... Cấp trên: Hả, có chuyện gì sao? Nhân viên: Do cần chỉnh sửa vài chỗ nên tài liệu được gửi đến nhà in trễ. Nhưng em nghĩ vẫn kịp làm xong để gửi đến trong buổi sáng hôm ấy ạ. Cấp trên: Này cậu, nếu lỡ tài liệu bị gửi đến trễ thì phải làm sao? Chẳng phải tôi đã bảo cậu, phải làm mọi việc đúng thời hạn cơ mà! Phải tính toán cho khớp với kế hoạch chứ! Nhân viên: Dạ, em xin lỗi ạ. Cấp trên: Nếu không có tài liệu để phát cho khách mời thì còn ra thể thống gì nữa? Bên nhà in nói sao? Nhân viên: (im lặng) ́ ́ https://thuviensach.vn Cấp trên: Cậu không nắm rõ tình hình thì làm sao chúng ta trở tay kịp? Sao lại để mọi chuyện đến mức này? Nhân viên: (tiếp tục im lặng) Cấp trên: Cậu cứ im lặng như thế thì sao tôi biết có chuyện gì? Nhân viên: Để em thử liên lạc lại với họ xem sao ạ. Cấp trên: Trong công việc, một là làm, hai là không, không có thử gì hết! Nhân viên: Dạ, em làm ngay đây ạ. Cấp trên: Thôi được rồi, cố gắng lên! Anh A thuộc tuýp người cần mẫn, nhiệt tình với công việc và biết thông cảm với người khác. Anh cho rằng mình đã động viên tinh thần làm việc của cậu nhân viên có vẻ lo lắng kia nhưng rốt cuộc, anh lại không thể truyền đạt được thành ý của mình. Tôi sẽ viết lại đoạn hội thoại trên và thêm vào cảm giác của cậu nhân viên. Chúng ta hãy cùng nghiêm túc kiểm chứng về những chuyện đang thực sự diễn ra. Hai tuần trước khi chiến dịch bán sản phẩm mới bắt đầu (Ý nghĩ của cấp dưới được viết trong ngoặc đơn) Cấp trên: Này cậu, chiến dịch thúc đẩy doanh số bán hàng của sản phẩm mới bắt đầu rồi! Cậu phải chuẩn bị kỹ càng đấy nhé. Chúng ta nhất định phải thành công lớn. Nhân viên: Dạ, vâng thưa sếp. (Sếp lúc nào trông cũng tràn trề sinh lực, thật đáng ngưỡng mộ!) Cấp trên: Xem kìa, nhìn cậu chẳng hăng hái chút nào. À, cũng phải! Đây là lần đầu tiên cậu tham gia vào một chiến dịch lớn như ́ ́ ́ ́ https://thuviensach.vn thế này phải không? Tuy vất vả nhưng cũng đáng để làm đấy! Cố gắng lên nhé! Nhân viên: Dạ, đúng thế ạ. (Hô hào thì giỏi chứ sếp có giúp gì cho mình đâu) Cấp trên: Sao cậu nói lí nhí thế? Mọi chuyện vẫn ổn cả chứ? Nhân viên: Dạ, em vẫn ổn ạ. (Thử mở miệng ra bảo là “Em không ổn” xem, thể nào ông ta cũng nổi cáu cho mà xem. Đâu còn câu trả lời nào khác chứ? Đang lo muốn chết đây!) Cấp trên: Nhân tiện đây, lúc nào tài liệu sẽ được gửi đến hội trường vậy? Nhân viên: Dạ, riêng việc ấy thì... (Chết rồi, hỏi trúng việc mình không muốn! Làm sao đây...) Cấp trên: Hả, có chuyện gì sao? Nhân viên: Do cần phải chỉnh sửa vài chỗ nên tài liệu được gửi đến nhà in trễ. Nhưng em nghĩ vẫn kịp làm xong để gửi đến trong buổi sáng hôm ấy ạ... (Đâu phải lỗi tại tôi? ) Cấp trên: Này cậu, nếu lỡ tài liệu bị gửi đến trễ thì phải làm sao? Chẳng phải tôi đã bảo cậu, phải làm mọi việc đúng thời hạn cơ mà! Phải tính toán cho khớp với kế hoạch chứ! Nhân viên: Em xin lỗi ạ. (Sếp không nói thì tôi đây cũng biết!) Cấp trên: Nếu không có tài liệu để phát cho khách mời thì còn ra thể thống gì nữa? Bên nhà in nói sao? Nhân viên:... (Giờ mà giải thích biện hộ thì thể nào cũng bị mắng, thôi im lặng là vàng) Cấp trên: Cậu không nắm rõ tình hình thì làm sao chúng ta trở tay kịp hả? Sao lại để mọi chuyện đến mức này? Nhân viên:... ́ ́ https://thuviensach.vn Cấp trên: Cậu cứ im lặng như thế thì sao tôi hiểu là chuyện gì? Nhân viên: Dạ, để em thử liên lạc lại với họ xem sao ạ... (Dù có liên lạc với bên kia thì họ cũng bảo là “Chưa rõ”, cứ trả lời đại khái như vậy, mong là qua chuyện) Cấp trên: Trong công việc, một là làm, hai là không, không có thử gì hết! Nhân viên: Dạ, em làm ngay đây ạ. (Biết ngay mà, lúc nào lúc lôi mấy chuyện như vậy ra để giáo huấn mà) Cấp trên: Thôi được rồi, cố gắng lên! Rất dễ nhận thấy rằng lời nói của cấp trên có ảnh hưởng ra sao đối với tâm lý của nhân viên, chúng ta hãy thử phân tích xem. Đầu tiên, điều đáng chú ý nhất là cách dùng từ của anh A. Ví dụ, trong đoạn hội thoại sau, anh A đã dồn ép cấp dưới bằng câu: “Trong công việc, một là làm, hai là không, không có thử gì hết!” Thoáng qua, ta sẽ tưởng đây là câu hỏi lựa chọn có hai đáp án, nhưng với nhân viên dưới quyền, khi bị hỏi như vậy không ai dại mà trả lời “Không làm”. Nói tóm lại, anh A đã lỡ hỏi một câu khiến người nghe “chẳng có tâm trạng trả lời”. Câu hỏi “Sao cậu nói lí nhí thế? Mọi chuyện vẫn ổn cả chứ?” cũng đẩy nhân viên kia đến tình huống dù lo lắng đến đâu cũng vẫn phải trả lời “Dạ, em ổn ạ”. Tôi đã hỏi anh A rằng, “Tại sao anh lại đưa ra những câu hỏi lựa chọn nhưng thực chất lại ép người nghe chỉ có thể chọn phương án trả lời?” Anh A đáp, “Tôi cứ ngỡ là cách dùng từ của mình như thế là mềm mỏng lắm rồi.” Trong suy nghĩ của anh, việc đưa ra câu hỏi lựa chọn như vậy thể hiện sự quan tâm của mình với cấp dưới, nhưng tôi cho rằng điều ̀ https://thuviensach.vn này hầu như không mang lại hiệu quả. CHUYỂN HƯỚNG VECTOR CỦA NHÂN VIÊN TƯƠNG ỨNG Việc tiếp theo ta cần lưu ý là mục tiêu chung mà cả anh A và nhân viên đang hướng đến là gì? Có thể thấy, mục tiêu chung của họ là tổ chức thành công chiến dịch bán sản phẩm mới, nhưng mức độ quan tâm của mỗi người lại khác nhau. Tôi đã trao đổi việc này và nhận được sự chia sẻ từ anh A, “Với chiến dịch bán hàng lần này, sản phẩm mới được kỳ vọng sẽ là mặt hàng bán chạy nhất của công ty. Vì thế, không chỉ doanh số bán hàng phải cao hơn mọi lần mà tính chiến lược của sản phẩm trên cũng rất được xem trọng. Có thể tôi chưa truyền đạt những điều này một cách rõ ràng với cấp dưới của mình”. Khi bắt đầu một dự án, bạn hãy tự trả lời những câu hỏi sau: * Tại sao phải làm việc này, làm việc này để làm gì? (nguyên nhân, mục đích) * Khi kết thúc, ta muốn thu được kết quả như thế nào? (thành quả) * Để đạt được thành quả này, bản thân mỗi cá nhân nên làm gì, vào thời điểm nào? (vai trò, hành động) Đây chính là những vấn đề cần phải được xác định rõ ràng và trở thành “nhận thức chung” của toàn thể nhân viên. Điều này có nghĩa, họ sẽ không cảm thấy đó là “việc chung, việc của người khác” mà là “việc của mình”. Tôi cho rằng, trong trường hợp của anh A, anh chưa phổ biến đầy đủ mục tiêu – thành quả − vai trò cho nhân viên của mình. Thêm một điểm đáng lưu ý là, với tư cách các cá thể riêng biệt, ta cần phải liên kết với cấp dưới như thế nào? Google, tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp phần mềm trình duyệt web kiêm dịch vụ tìm kiếm, được biết đến là công ty có môi trường làm việc lý tưởng nhất đối với mọi nhân viên. Bí quyết của Google bao ̀ ̀ ́ https://thuviensach.vn gồm “Sự hòa đồng” (Mối quan hệ trên-dưới), “Sự tôn trọng” (Sự tôn trọng lẫn nhau giữa các cá nhân), “Sự bình đẳng” (Công bằng), đây được xem là ba “giá trị quan” đã ăn sâu vào văn hóa công ty của tập đoàn này. Không khí làm việc thoải mái dẫn đến tốc độ công việc nhanh hơn, mọi thành viên sẽ cùng hợp tác đưa công ty vượt qua những trở ngại lớn trong công việc. Mối quan hệ trên-dưới ám chỉ việc tuân thủ các mệnh lệnh của cấp trên. Sự tôn trọng không chỉ là cảm xúc của cấp dưới đối với cấp trên, mà còn cả ngược lại, từ đó khiến không khí trong công ty sẽ tốt hơn bội phần, động lực phát triển theo đó cũng được nâng cao. Dựa vào những điểm trên, chúng ta hãy cùng anh A quay ngược lại thời gian 3 tháng trước khi chiến dịch bán hàng diễn ra, áp dụng kỹ thuật đặt câu hỏi vào thực tế và thay đổi cuộc đối thoại giữa anh A và nhân viên theo cách này: 3 tháng trước khi bắt đầu chiến dịch bán hàng Cấp trên: Còn 3 tháng nữa là chiến dịch ra mắt sản phẩm mới bắt đầu. Ngay từ bây giờ, chúng ta phải chuẩn bị mọi thứ chu đáo. Nhất định phải thành công. Nhân viên: Vâng ạ. Cấp trên: Giờ mọi người cùng xác định lại chiến dịch cho ra mắt sản phẩm mới nào! Lý do và và mục tiêu của chúng ta khi tổ chức sự kiện này là gì? (Làm rõ mục đích, lý do của công việc) Nhân viên: Mục tiêu là thu hút sự chú ý của khách hàng đối với sản phẩm mới. Trong chiến dịch lần này, đầu tiên, chúng ta sẽ tổ chức những buổi giới thiệu sản phẩm hướng đến đối tượng là các nhà phân phối và đại lý bán lẻ. Tiếp theo là những hoạt động PR hướng đến đối tượng khách hàng trực tiếp sử dụng sản phẩm này. Cấp trên: Sản phẩm mới lần này còn là sản phẩm mang tính chiến lược, đánh dấu bước tiến lớn của công ty chúng ta sau hai ̀ ́ ́ ̀ ̀ https://thuviensach.vn năm đầy biến cố vừa qua. Những bước đi đầu tiên đều là những bước đi quan trọng nhất. Cấp dưới: Đúng vậy ạ. Cấp trên: Vậy mục tiêu của các buổi giới thiệu lần này và kết quả tốt nhất mà chúng ta có thể đạt được sau khi kết thúc là gì? (Xác nhận mục tiêu công việc) Nhân viên: Vâng, các buổi giới thiệu của chúng ta nhằm thuyết phục khách hàng, tăng gấp đôi số lượng đặt hàng dài hạn. Nếu trình bày bằng số thì doanh thu đạt được sẽ là... triệu yên. Cấp trên: Chính xác. Nhân viên: Đây thực sự là con số lớn nhất từ trước đến nay của công ty phải không ạ? Cấp trên: Đúng thế, đây là sản phẩm sẽ quyết định vận mệnh của công ty chúng ta! Để hoàn thành những mục tiêu trên, vị trí nào cần làm việc gì, mọi người đã rõ cả chưa? Cùng xác nhận lại trách nhiệm của từng người... (Những biện pháp cụ thể để theo đuổi mục tiêu đã đề ra) Một tuần trước khi chiến dịch bán hàng diễn ra Cấp trên: Công cuộc chuẩn bị đang tiến triển tốt phải không? Hoạt động nào đang diễn ra thuận lợi? (Tạo cho cấp dưới sự tự tin) Nhân viên: Dạ, em đã chuẩn bị xong các DVD dùng để phân phát tại buổi thuyết trình. Nếu chúng ta công khai quảng bá trên Facebook và website riêng của công ty, thì không phải sẽ thu hút được sự chú ý lớn hay sao ạ? Cấp trên: Ồ, ý kiến này nghe hay đấy, trong buổi họp ngày thứ Hai, chúng ta hãy bàn bạc chi tiết hơn với người phụ trách website nhé. (Khen ngợi nhân viên) Nhân viên: Vâng ạ. ́ ́ https://thuviensach.vn Cấp trên: Nhân tiện, cậu có gặp phải vướng mắc ở khâu nào không? Có gì cần tôi giúp đỡ không? (Xua tan cảm giác bất an của nhân viên) Nhân viên: Thú thật với sếp, em đang lo tài liệu dùng để phân phát cho khách mời không kịp hoàn thành đúng thời hạn ạ. Ngay trước lúc mang đi in, có một số nội dung cần được chỉnh sửa, bên thiết kế mẫu cũng chỉnh đi chỉnh lại, thành thử làm ảnh hưởng đến kế hoạch in ấn tài liệu ạ! Cấp trên: Nếu bên nhà in giao trễ tài liệu, chuyện gì sẽ xảy ra? (Đào tạo năng lực phán đoán vấn đề sẽ xảy ra cho nhân viên) Nhân viên: Dạ, nếu vậy thì hiệu quả thuyết phục cũng như thu hút khách hàng sẽ không được mỹ mãn. Lại gây ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh công ty chúng ta. Cấp trên: Cậu có kế hoạch gì ứng phó với tình huống này chưa? Nhân viên: Dạ, em sẽ xác nhận lại với bên nhà in về thời điểm giao hàng và nói khéo với bên ấy hết sức giúp mình. Nhưng nếu không kịp thì chúng ta có thể dùng máy in màu của công ty để in ấn tài liệu ạ. Cấp trên: Cứ tiên liệu trước những trường hợp có thể xảy ra rồi chuẩn bị sẵn sẽ thấy yên tâm hơn. Giờ cậu hãy gọi điện thoại ngay sang bên công ty in ấn, rồi báo lại kết quả cho tôi nhé. Tùy vào tình hình, tôi sẽ đích thân “có lời” với người ta. MỘT NHÀ CHẤT VẤN NÊN TRANG BỊ CHO MÌNH SÁU CÁCH TƯ DUY Bạn nhận ra điểm khác biệt giữa các mẫu hội thoại trên rồi phải không? Đừng thẩm vấn, hay tra hỏi, thay vào đó hãy hỏi thăm cấp dưới, kích thích khả năng tự nhận thức và hỗ trợ họ. Trong những đoạn đối thoại trên, tôi đã tô đậm những câu hỏi mang tính trọng yếu mà tôi sẽ giải thích rõ ràng hơn trong chương II. ́ ́ https://thuviensach.vn Khi muốn cải thiện nội dung cũng như chất lượng của các cuộc hội thoại giữa mình và nhân viên, chỉ có hai con đường để bạn chọn. Một là bạn sẽ thay đổi chính bản thân − chủ thể của cuộc nói chuyện đó, hai là thay đổi nhân viên của mình. Việc thay đổi đối phương cực kỳ khó khăn. Nhờ việc bạn thay đổi cách giao tiếp, mối quan hệ giữa bạn và nhân viên cũng sẽ được thay đổi theo. Lúc đó, những câu hỏi sẽ được giới thiệu tại chương II – “Ma thuật đặt câu hỏi giúp kích thích tinh thần làm việc của nhân viên” sẽ hỗ trợ tạo ra những bước tiến đột phá trong hoạt động giao tiếp của bạn. Tuy nhiên trước khi đi vào giải thích các câu hỏi này, có một điểm tôi muốn lưu ý với bạn như sau: “Hỏi” là một phương tiện có sức mạnh lớn lao giúp bôi trơn hoạt động giao tiếp. Nhưng xét cho cùng, phương tiện vẫn chỉ là phương tiện. Chính vì thế, tùy vào vị trí hay tâm trạng của người sử dụng chúng với đối tượng của cuộc nói chuyện mà hiệu quả đạt được có sự khác biệt. Nói tóm lại, muốn tăng cường tính hiệu quả của việc đặt câu hỏi, quan trọng nhất là cách tư duy và vị trí đúng đắn của người hỏi. Sau đây là sáu tiền đề tư duy mà tôi mong những nhà chất vấn có thể khắc sâu trong tâm trí mình: 1. Lắng nghe Thông thường, một nhân viên sẽ luôn mong có được sự cảm thông từ cấp trên của mình. Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp định lắng nghe nhân viên, nhưng rồi cuối cùng bạn nhận ra rằng, người nói nhiều nhất lại là bạn chưa? Khi bắt đầu nói chuyện với người khác, bạn hãy chuyên tâm vào việc lắng nghe. Điểm trọng yếu ở đây là đừng chen ngang hay bác bỏ ý kiến của người ấy trong lúc họ đang nói. Nếu bạn muốn thuần thục kỹ năng biết lắng nghe, hãy luyện tập trò chơi “Một phút dành cho lắng nghe” tại nơi làm việc. Theo đúng như nội dung đã được viết ở trong bảng dưới, hãy tạo thành một nhóm hai người và người này, trong vòng 1 phút, chỉ tập trung vào việc lắng nghe người kia trình bày ý kiến. Việc này không khó nhưng khi áp dụng vào thực tế, chắn chắn bạn sẽ được nếm trải cảm giác mãn nguyện khi đóng vai người nói vì “Lần đầu tiên được ́ https://thuviensach.vn ai đó lắng nghe một cách nghiêm túc”. Người đóng vai “người nghe” sẽ rèn được khả năng kiềm chế mong muốn trình bày về ý kiến của bản thân trong vô thức. MỘT PHÚT DÀNH CHO LẮNG NGHE THỰC HÀNH TẠI CÔNG TY 1 Quyết định chủ đề nói chuyện (Ví dụ) - Gần đây có chuyện gì tốt không? Anh thích đặc điểm gì ở sản phẩm của công ty chúng ta. 2 Tạo thành một nhóm 2 người, một người nói và một người nghe. 3 Người nghe chỉ phụ họa theo bằng những câu hỏi và lời cảm thán như “Ồ”, “Thật sao?”, “Rồi sao nữa?”, “Thế ư?”, v.v... Người nghe tuyệt đối không cắt ngang câu chuyện hay cướp lời đối phương. 4 Kết thúc trong 1 phút. 5 Tiếp theo, hai người đổi vai cho nhau và lặp lại việc trên. 6 Sau khi kết thúc, mỗi người trình bày cảm nghĩ của mình về hoạt động này. 2. Trước hết, hãy tạm thời chấp nhận, đừng vội phủ nhận ý kiến của đối phương Khi đặt câu hỏi và nhận được lời hồi đáp, bạn tuyệt đối đừng phán xét theo hướng phủ nhận câu trả lời ấy ngay lúc họ vừa mở lời. Dù câu trả lời bạn nhận được là gì, trước tiên hãy tán thành với họ bằng những câu nói kiểu như, “Vậy sao?”, “À”, “Thì ra là thế” và tạm thời chấp nhận nó. Nhắc lại ý kiến mà đối phương vừa đưa ra cũng mang lại hiệu ứng tốt. (Bạn có thể tham khảo bảng dưới đây) KỸ THUẬT RÈN LUYỆN KHẢ NĂNG LẮNG NGHE https://thuviensach.vn Việc “tạm thời chấp nhận” không phải là hoàn toàn tán thành hay hoàn toàn phủ quyết câu trả lời của đối phương, mà thay vào đó là chấp nhận sự thật rằng: “Người này có quan điểm như vậy đối với vấn đề đang được nói đến” và nó có nghĩa rằng ta đang biểu thị thiện ý: “Tôi đang rất nghiêm túc lắng nghe ý kiến của anh”. Nếu trong câu trả lời xuất hiện nhiều điểm mà bạn cảm thấy không thể đồng ý và cho rằng: “Người này suy nghĩ thật nông cạn”, thì bạn hãy cố gắng kiếm chế cảm giác muốn “bác bỏ” ý kiến đó và tạm chấp nhận quan điểm đó trước. Khi bị cấp trên bác bỏ câu trả lời ngay lập tức, cấp dưới sẽ nảy sinh cảm giác căng thẳng mỗi khi cấp trên đặt ra bất cứ câu hỏi nào. Thêm nữa, “mạch suy nghĩ” của nhân viên sẽ chuyển từ trạng thái “Mình muốn nói gì?” sang “Mình phải trả lời như thế nào để không bị sếp quở trách?” Có khi vì sợ câu trả lời của mình không hay hoặc bị gạt bỏ nên cấp dưới dần trở nên im lặng. Cứ như thế, thời điểm bạn phủ nhận ý kiến của người khác cũng chính là thời điểm “mạch kết nối” giữa hai bên bị cắt đứt. Cuối cùng, thứ còn đọng lại là bài giáo huấn bất tận của cấp trên, động lực làm việc của nhân viên cũng theo đó mà suy giảm. Sau khi tạm chấp nhận câu trả lời của cấp dưới, bước tiếp theo bạn cần làm là đào sâu quan điểm ấy bằng câu hỏi “Tại sao cậu lại https://thuviensach.vn nghĩ như vậy?” Luôn có khả năng phía sau câu trả lời mà ta cho là “nông cạn”, lại ẩn chứa những suy luận “ngoài sức tưởng tượng”. Ngoài ra, trong khi cố gắng trả lời một câu hỏi, chính bản thân người được hỏi sẽ nảy ra được những sáng kiến mới. Nhân đây, tôi cũng muốn chia sẻ với bạn điều mà tôi luôn trăn trở trong quá trình phát triển sự nghiệp “nhà chất vấn” của mình. Tôi luôn suy nghĩ về việc “Liệu có thể chia sẻ điều gì có ích cho xã hội không?” Và một trong các hoạt động của tôi là đến trường học, đặt câu hỏi và lắng nghe câu trả lời từ các em học sinh, làm một “thầy giáo” giảng dạy về “Ma thuật đặt câu hỏi”. Cũng có những lúc tôi nhận được những câu trả lời “ngoài sức tưởng tượng” từ những cô cậu học trò này. Đây là câu chuyện xảy ra khi tôi đứng trên bục giảng của một trường cấp ba. Tôi: Nếu được tự do chọn lựa, thì lớn lên các em muốn trở thành ai? Học sinh: Em muốn thành Ma vương ạ! Từ trước đến nay, tôi đã nghe qua nhiều câu trả lời nhưng vẫn hết sức kinh ngạc với đáp án của cậu bé. Quả là khó xử khi phải tạm thời tán thành với cậu bé theo kiểu “Nghe cũng hay đấy chứ!” nhưng vì quy tắc vàng của tôi là dù có gặp phải ý kiến như thế nào cũng không được bác bỏ ý kiến của người nói, nên tôi tạm thời đồng tình với em và hỏi sâu hơn. Tôi: Tại sao em lại muốn trở thành Ma vương? Học sinh: Vì em muốn thay đổi thế giới này theo ý của mình. Tôi: Thế giới theo ý em, là một thế giới như thế nào? Học trò: Ừm... nó phải bình đẳng ạ. Tôi: Vậy thì bây giờ, chúng ta cùng thử nghĩa xem phải làm cách nào để tạo ra một thế giới bình đẳng nhé? Học trò: Vâng, em sẽ thử ạ. ́ ́ https://thuviensach.vn Nếu tôi phản ứng với câu trả lời “muốn trở thành Ma vương” bằng cách nói “Hãy nghiêm túc nào!” thì chắc hẳn cuộc trò chuyện giữa chúng tôi hẳn không thể đi xa được đến vậy. Và tôi sẽ không thể phát hiện ra ước muốn tuyệt vời về một thế giới bình đẳng của cậu học trò kia. Thay vì xét đoán hay phủ nhận ý kiến của người khác, bạn hãy tiếp tục đặt ra thêm nhiều câu hỏi về những điều mà mình không hiểu để nắm bắt được ẩn ý đằng sau những câu trả lời của đối phương. Việc ta có tán thành ý kiến của họ hay không có thể quyết định sau. Nếu bạn vẫn tiếp tục thể hiện thành ý “tôi đang chân thành lắng nghe câu chuyện của bạn” thì khoảng cách giữa hai người sẽ nhanh chóng được thu hẹp, hai bên sẽ dễ dàng thấu hiểu nhau hơn. 3. Thay vì cố khắc phục những điều “không thể”, hãy khuyến kích những điều “có thể” Cấp trên thường có khuynh hướng nhìn ra “mặt thiếu sót” của nhân viên. Đó là bởi, chỉ ra khuyết điểm và bới móc sai lầm sẽ dễ dàng hơn là khuếch trương sở trường và xem xét những phương pháp đào tạo nhằm vào sự trưởng thành trong tương lai của nhân viên. Có thể nói tâm lý thích chỉ đạo đã ăn sâu vào tâm trí của một bộ phận lãnh đạo. Tất nhiên, cũng vì điều này mà đa số nhân viên không thể trưởng thành. Peter Drucker từng nói rằng: “Nhờ vào điểm mạnh của mình mà con người mới có thể theo đuổi được thành công trong bất kỳ công việc gì” hay “Một người không thể đứng trên cương vị người quản lý nếu anh ta chỉ tập trung nhìn vào điểm yếu thay vì điểm mạnh của người khác.” Thay vì cố gắng khắc phục sở đoản, bạn hãy thử khuyến khích sở trường của nhân viên, vì nhờ đó, động lực làm việc của họ sẽ trở nên sôi nổi và mang lại thành quả cho tổ chức nơi họ phục vụ. Thứ mà người lãnh đạo nên chú ý đến là sở trường của nhân viên. Để nhìn ra điều đó, hãy thử dùng câu hỏi “Bây giờ, chuyện gì đang tiến triển thuận lợi nhất?” Sau khi đã nhận được câu trả lời, bạn hãy ́ ́ https://thuviensach.vn dùng những câu mang tính khen ngợi như “Chà, làm tốt đấy”; “Tuyệt”; “Xuất sắc” để đáp lại. Những người vốn không giỏi trong việc khen ngợi người khác, lại càng phải có ý thức sử dụng những câu trên nhiều hơn! 4. Luôn sẵn lòng hỗ trợ đối phương Nếu nhân viên của mình gặp khó khăn hoặc rắc rối, khi hỏi “Anh sẽ làm gì để xử lý chuyện đó?”, bạn đã giúp anh ta có ý thức tự cố gắng tìm ra kế sách giải quyết vấn đề. Đồng thời, ở cương vị nhà quản lý, thái độ sẵn lòng hỗ trợ nhân viên như “Nếu cậu cần tôi giúp việc gì thì cứ nói” là điều hết sức quan trọng. Chỉ cần tạo cho nhân viên cảm giác “Mình được bảo vệ”, thì dù có gặp phải công việc gian khổ hoặc nhiệm vụ mới, họ vẫn giữ được sự tự tin để chiến đấu đến cùng. 5. Khen ngợi tính cần mẫn của đối phương Nếu nhân viên được khen ngợi thành quả lao động từ cấp trên, thì dù có phải đối mặt với những nhiệm vụ gian nan, động lực làm việc trong họ cũng không hề suy chuyển. Hãy lên tiếng khen ngợi họ bằng những câu kiểu như sau: “Cậu chắc đã cố gắng rất nhiều”; “Cậu đã giúp tôi rất nhiều trong việc...”; “Cậu đã trưởng thành lên rồi đấy”; “Tôi rất hài lòng” và thông qua những lời khen ấy chuyển tải đến nhân viên của mình thông điệp rằng “Tôi vẫn đang quan tâm đến cậu”. 6. Đừng quên việc tự đáp ứng nhu cầu của bản thân Dù bạn đã tìm ra rất nhiều điểm tốt và công nhận những ưu điểm này của đối phương nhưng có nhiều lúc bạn không thể truyền đạt điều ấy đến họ. Trước khi theo đuổi bất kỳ việc gì, mỗi người phải tự hỏi bản thân rằng, “Liệu mình có hài lòng không?” Điều này đã trở thành một điểm hết sức quan trọng. Hẳn bạn đã nhìn thấy tháp ly rượu trong các bữa tiệc cưới? Người ta sẽ bắt đầu rót rượu từ đỉnh cao nhất của những chiếc ly đã được xếp thành hình kim tự tháp, công việc này kết thúc khi mọi chiếc ly trong tháp ̀ ́ ́ ́ https://thuviensach.vn đã đầy rượu. Hình ảnh đó rất hữu ích, giúp ta liên tưởng đến mối quan hệ giữa bản thân và những người xung quanh. Chiếc ly cao nhất chính là bản thân chúng ta, tầng ly thứ hai là gia đình và người thân, tầng ly thứ ba là bạn bè và cấp dưới trong công ty, tầng thứ tư có thể được coi là khách hàng. Lý tưởng nhất là mọi chiếc ly đều đầy rượu. Nói cách khác, đó là trạng thái mà toàn bộ những người xung quanh bạn đều hài lòng. Giờ đây, hãy thử rót rượu từ tầng ly thứ ba, bạn sẽ thấy chỉ có tầng ly thứ ba và một phần của tầng ly thứ tư có rượu. Điều này giống như khi bạn chỉ chìm đắm trong công việc thì “tháp hạnh phúc” của bạn cũng không thể trọn vẹn. Một bộ phận những người được gọi là workholic (người nghiện việc) sẵn sàng hy sinh hạnh phúc của gia đình cho công việc. Nếu muốn rót đầy toàn bộ tháp rượu, trước hết bạn phải làm đầy chiếc ly trên cùng. Chỉ khi bản thân tràn đầy năng lượng, ta mới có thể mang sức sống đến cho những người xung quanh, khiến cuộc sống của gia đình, bạn bè và khách hàng cũng trở nên tươi đẹp hơn. Nguyên nhân cho việc này nằm ở chỗ, khi bản thân được thỏa mãn thì trong lòng cũng sẽ nảy sinh cảm giác an tâm. Khi dùng tâm trạng ấy để kết nối với những người xung quanh, nó sẽ giúp bạn và mọi người dễ dàng thấu hiểu lẫn nhau. Ngược lại, khi nguồn năng lượng trong bạn suy kiệt, bạn thấy bất an, nóng nảy và muốn sinh sự với người khác. Điều này sẽ kích hoạt cảm giác “kẻ bại trận”, khiến bạn luôn thấy ghen tị với mọi người và bất mãn với cuộc sống của mình. Trong trạng thái bị cạn kiệt năng lượng, thay vì thăm hỏi, bạn lại chuyển sang “hỏi cung” người đối diện và nhận về hậu quả hoàn toàn trái ngược với điều bạn mong muốn. Nếu công việc và các mối quan hệ của bạn không được như ý thì rất có thể “ly rượu cao nhất” của bạn đang trống rỗng. Vậy đầu tiên, bạn nên bình tâm, cố gắng thư giãn và thử bắt đầu “rót đầy rượu” cho mình. Chắc chắn, bạn sẽ bắt được ngọn lửa, để từ đó lây lân sang những người xung quanh. Để khiến bản thân tràn trề năng lượng, bạn có thể tự khen ngợi bản thân, hoặc thử đắm mình vào các sở thích cá nhân dù chỉ trong một khoảng thời gian ngắn ngủi. ́ ́ https://thuviensach.vn Philip Koller, một nhà nghiên cứu marketing nổi tiếng, rất coi trọng Internal Marketing (Marketing nội bộ) đã giải thích vấn đề này trong cuốn sách Marketing – Management của ông. Thông thường khi nhắc tới marketing, hình ảnh đầu tiên hiện lên trong đầu chúng ta chỉ là những hoạt động thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa. Nhưng Marketing nội bộ hướng vào nội bộ của doanh nghiệp, xem nhân viên là “khách hàng”. Tại những công ty này, “công việc” chính là sản phẩm mà họ bán cho nhân viên của mình. Điểm lý tưởng của Marketing nội bộ chính là việc một công ty nỗ lực để “bán” cho nhân viên “niềm hạnh phúc” khi làm việc. Khi nhân viên cảm thấy thỏa mãn, họ sẽ dốc toàn lực vào công việc, nhờ thế, không chỉ khối lượng mà hiệu suất và độ hài lòng của khách hàng cũng được nâng cao. Đây cũng chính là điều mà tôi mong mình có thể truyền đạt đến những nhà lãnh đạo đang lo lắng, loay hoay tìm cách để kết nối với nhân viên. Hãy xem cấp dưới của mình như khách hàng và nỗ lực hết mình để khiến họ hài lòng, từ đó, họ sẽ có ý thức đưa mối quan hệ với “khách hàng” tiến lên một bước mới. Trong chương II, tôi sẽ lý giải cụ thể hơn về phương pháp sử dụng 6 câu hỏi dành cho từng tình huống. Dựa vào cách lưa chọn để thay đổi cách thức giao tiếp với cấp dưới, bạn sẽ nhận thấy sự thay đổi đáng kể trong động lực làm việc của nhân viên. https://thuviensach.vn Chương II: MA THUẬT ĐẶT CÂU HỎI GIÚP KÍCH THÍCH TINH THẦN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN Ma thuật đặt câu hỏi khuyến khích lòng tự tin “VIỆC GÌ HIỆN ĐANG DIỄN RA THUẬN LỢI NHẤT?” Mẫu hội thoại: Cấp trên: Công tác chuẩn bị cho chiến dịch quảng bá sắp tới thuận lợi cả chứ? Việc gì đang diễn ra thuận lợi nhất? Nhân viên: Dạ, việc chuẩn bị DVD thuyết trình cho sản phẩm mới rất thuận lợi. Em sẽ trao đổi cụ thể với đối tác sản xuất. Đây chính là chìa khóa để tìm ra lời giải cho vấn đề này. Cấp trên: Cậu là người tìm ra được phương pháp. Không uổng công tôi kỳ vọng. Nhớ chỉ bảo thêm cho những người khác nữa nhé. KHEN NGỢI KHÔNG HỀ KHÓ! Nhiều người luôn băn khoăn rằng, họ cũng muốn khen ngợi nhân viên nhưng không biết cách. Tuy trong thâm tâm, họ nhận thức được tốt nhất nên thay việc quở trách nhân viên bằng những lời khen, nhưng nói luôn dễ hơn làm. Mọi người thường gặp khó khăn khi tìm được lý do khen ngợi! Nhưng chúng ta hoàn toàn có thể tìm ra được điểm này bằng cách hỏi nhân viên của mình. Hãy dùng câu hỏi “Việc gì diễn ra thuận lợi nhất?” để tìm ra “điểm được khen” từ người khác. Khi đã tìm ra, hãy tán dương họ bằng những câu chân thành như “Tôt lắm”; “Cậu đã rất cố gắng” hay “Tôi rất hài lòng”. ́ https://thuviensach.vn Tuy nhiên, “Không có gì đặc biệt” lại là câu trả lời của một số người. Với trường hợp này, bạn có thể khuyến khích họ bằng cách hỏi lại, “Chuyện nhỏ cũng không sao?” Nếu người kia vẫn trả lời, “Tạm thời tôi vẫn chưa nghĩ ra chuyện gì”, thì bạn hãy kết thúc buổi nói chuyện bằng câu, “Giá mà có chuyện tốt xảy ra thì hay biết mấy.” Những người dù đã suy nghĩ kỹ nhưng vẫn không tìm ra chuyện gì “tốt đẹp” thì có thể là do họ tự đánh giá thấp bản thân, hoặc cho rằng đó là chuyện thường ngày. Nếu bạn nhận thấy được điểm tốt đẹp, dù nhỏ bé nhưng người đó đã rất cố gắng để đạt được thì đừng tiếc lời khen ngợi “Cám ơn cậu vì đã làm việc A cho tôi, tôi biết là mình có thể trông cậy vào cậu”. CHUYỂN TỪ “CÔNG NHẬN” SANG “KHEN NGỢI” Nếu bạn không “quen” khích lệ người khác, hãy bắt đầu với việc “công nhận” công lao của họ trước. Giả sử cấp dưới nộp cho bạn một bản tài liệu do anh ta soạn ra. Chúng ta hãy cùng phân tích ba cách nói sau: 1. Cậu đã chuẩn bị xong tài liệu rồi cơ à? (Sự thật) 2. Cậu đã chuẩn bị xong tài liệu rồi à? May quá. (Sự thật + Tình cảm) 3. Cậu đã chuẩn bị xong tài liệu rồi à? May quá. Làm tốt lắm! (Sự thật + Tình cảm + Khen ngợi) Mẫu câu số 1 chỉ đơn thuần miêu tả lại sự việc và truyền đến người nghe thông điệp, “Tôi công nhận việc cậu đã làm xong tài liệu”. Mẫu câu số 2 có thêm sự cảm kích, “May quá”, trong đó đã có một phần thể hiện sự khen ngợi đối với đối phương. Khi thêm câu “Làm tốt lắm” vào sau mẫu câu số 2, bạn sẽ mang lại cho người nghe cảm giác được tán dương. Nói cách khác, mức độ khen ngợi tăng dần từ mẫu câu số 1 sang mẫu câu số 3. Đầu tiên, hãy cố truyền đạt (Sự thật + Tình cảm) đến với nhân viên của mình. Khi bạn đã quen với việc này, hãy luyện ́ ̀ https://thuviensach.vn tập với mẫu câu số 3 bằng cách thêm vào đó những lời khen ngợi. Có thể trong bản tài liệu vừa nhận được, có nhiều chỗ bạn chưa hài lòng, nhưng khi nhân viên nộp tài liệu, trong lời nhận xét đầu tiên, bạn nên tránh đề cập đến những thiếu sót của họ mà hãy dùng mẫu câu số 2 để thể hiện sự cảm kích. Trước hết, hãy tạm thời công nhận sự cố gắng của cấp dưới để họ cảm thấy hạnh phúc khi được “khen ngợi”, sau đó, nếu bị góp ý, anh ta sẽ dễ dàng tiếp nhận hơn. Ấn tượng giữa việc bị chỉ trích ngay từ đầu với việc bị nhắc nhở về những điểm chưa tốt sau khi nhận lời khen ngợi có sự khác biệt rõ nét. Thứ tự của việc khen-chê đóng vai trò tối quan trọng trong giao tiếp. NHỮNG BƯỚC TIẾN TRONG VIỆC THỂ HIỆN CẢM XÚC VÀ LỜI KHEN TẠO RA CẢM GIÁC “ĐƯỢC KHEN NGỢI” TRAU DỒI NĂNG LỰC KHEN NGỢI BẰNG TRÒ CHƠI “CÙNG KHEN NGỢI” Với cùng một câu nói nhưng tùy từng người mà cảm giác ghi nhận được sẽ mang tính tích cực hay tiêu cực. Cách chắn chắn nhất là hỏi trực tiếp đối phương rằng, “Người khác có thể nói điều gì khiến anh cảm thấy vui vẻ?” Tuy nhiên, câu hỏi đó sẽ mang lại cảm giác ngượng ngùng cho người nghe. Vậy tại sao chúng ta không thử coi nơi làm việc như môi trường thử nghiệm và tổ chức trò chơi “Cùng khen ngợi” tại mọi phòng ban? Khi đã hiểu rõ “Cách khen ngợi khiến người khác vui vẻ”, hãy áp dụng kiến thức bạn thu thập được về việc khen ngợi cấp dưới vào tình huống sau. Hãy tin tôi, nó rất hiệu ́ ̀ https://thuviensach.vn quả đấy! Nhiều công ty, như Công ty Gia công Kim loại Sanyo, đã áp dụng trò chơi này. Trước mỗi chuyến du lịch toàn công ty, họ sẽ tập hợp thông tin về “Những từ ngữ khiến anh/chị cảm thấy hạnh phúc”, sau đó in ra và phát cho mọi nhân viên. Chính nhờ cuộc khảo sát này, những nhân viên vốn không mấy khi trao đổi với nhau đã cởi mở trò chuyện hơn. Trong một tổ chức, chỉ cần các cá nhân hòa hợp, những trở ngại giữa các phòng ban sẽ được giảm thiểu đáng kể, dù phải đương đầu với những thử thách mới, công ty cũng sẽ dễ dàng vượt qua. HÃY CÙNG THỬ! TRÒ CHƠI “CÙNG KHEN NGỢI” - PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN TẠI NƠI LÀM VIỆC 1 Lập nhóm từ 5 - 6 người 2 Phát giấy và bút cho những người tham gia 3 Viết ra những lời khích lệ trong khoảng 2 phút hoặc 10 điều mà mình muốn nghe 4 Hãy cho mọi người xem những gì mình đã viết 5 Chọn ra một “Người được khen” và những người khác sẽ trở thành “Người khen” 6 Dựa vào những gì được viết trên giấy, mọi người sẽ lần lượt khen ngợi người đã được chọn trong một phút 7 Sau khi việc “Khen ngợi” hoàn thành, người “được khen” sẽ phát biểu cảm tưởng và cảm giác của mình 8 Tiếp tục thực hiện việc này với những thành viên còn lại. ? *Thêm câu hỏi phụ, động lực làm việc tăng thêm một bước “VẤN ĐỀ CHÚNG TA PHẢI GIẢI QUYẾT NGAY BÂY GIỜ LÀ GÌ?” “CẬU NGHĨ CHÚNG TA NÊN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ NÀY NHƯ THẾ NÀO?” Sau khi hỏi về hoạt động mà cấp dưới đang làm tốt, đây là hai câu hỏi nhất định chúng ta phải đặt ra. Nếu là cấp trên, chắc ́ ́ ́ ̀ ́ https://thuviensach.vn chắn bạn muốn hỏi rõ các vấn đề mà cấp dưới đang vướng mắc. Tuy nhiên, việc hỏi bất ngờ “Anh đang vướng mắc chuyện gì không?” khiến cấp dưới cảm thấy như đang bị tra khảo và sẽ phòng thủ. Đầu tiên, nên hướng ý thức của nhân viên đến những việc thuận lợi, sau đó mới tiếp tục đặt câu hỏi để đào sâu vào đề tài khó khăn. Lúc này, thứ tự của câu hỏi hết sức quan trọng. Hơn nữa, khi tiếp tục hỏi câu tiếp theo “Cậu nghĩ chúng ta nên giải quyết vấn đề này như thế nào?”, hãy cho cấp dưới thấy rằng, bạn sẵn lòng cùng họ nghĩ ra kế sách giải quyết vấn đề này. ? *Sử dụng “Ma thuật đặt câu hỏi” để làm sáng tỏ mục tiêu công việc “KẾT QUẢ TỐT NHẤT TA CÓ THỂ ĐẠT ĐƯỢC SAU KHI HOÀN THÀNH VIỆC NÀY LÀ GÌ?” Mẫu hội thoại: Cấp trên: Khi đợt quảng bá sản phẩm này kết thúc, kết quả tốt nhất mà chúng ta có thể đạt được là gì? Nhân viên: Dạ, em nghĩ là chúng ta có thể tăng gấp đôi số lượng đơn đặt hàng dài hạn từ các đại lý và chi nhánh bán lẻ ạ. Cấp trên: Và hoàn thành chỉ tiêu về doanh thu được đưa ra trong cuộc họp ngày hôm trước nữa, phải không? Nhân viên: Vâng, tổng cộng chúng ta có thể thu về được... triệu yên. NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ TỐC ĐỘ LÀM VIỆC Cùng một hành động nhưng việc có xác định rõ mục tiêu hay không, có tác động rất lớn đến động lực của người thực hiện. Ngay vào thời điểm bắt đầu một cuộc họp hay một dự án, nếu đưa ra câu hỏi: “Sau khi hoàn thành công việc này, kết quả tốt nhất mà chúng ́ https://thuviensach.vn ta có thể đạt được là gì?” đến các thành viên trong nhóm, ý chí làm việc của họ sẽ được nâng cao, nhờ vậy mà chất lượng công việc cũng được cải thiện. Trong các cuộc họp, bạn và cấp dưới hãy cùng đưa ra kết quả lý tưởng nếu mọi thứ tiến triển thuận lợi. Khi mọi người đều có chung viễn cảnh về thành công, lúc đó ta mới hướng đến những hành động cụ thể bằng cách đặt vấn đề: “Để đạt được thành công đó, chúng ta cần phải làm gì?” “Vai trò của mỗi cá nhân là gì?” “Kể từ hôm nay, mỗi người trong chúng ta có thể làm được gì?” “Phải hoàn thành việc gì vào lúc nào là tốt nhất?” Ngược lại, nếu mọi thành viên không thể thấy được mục tiêu cụ thể, họ dễ dàng có cảm giác “bị ép phải làm”. Nguyên tắc để một tổ chức hoạt động hiệu quả là mỗi nhân viên không được tùy ý quyết định mọi thứ. Ví dụ như thời gian hoàn thành, dự toán, mục tiêu hoàn thành hay kinh phí thực hiện. Theo nguyên tắc trên, việc đánh giá về khả năng thành công, lợi ích và tổn thất sẽ tùy thuộc vào người lãnh đạo. NHỮNG CÂU HỎI GIÚP XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU TÙY VÀO HOÀN CẢNH https://thuviensach.vn NHỮNG CÂU HỎI CÓ SỨC MẠNH THÚC ĐẨY ĐỘNG LỰC CỦA HỌC SINH TẠI TRƯỜNG HỌC Một trong những công việc của tôi là đến các trường học và thuyết trình về “Ma thuật đặt câu hỏi”. Đây là việc học sinh đã được thông báo trước, nhưng lúc mới vào bài giảng, trong phòng vẫn vang lên những tiếng xì xào như: “Họ đang nói gì vậy?” hay “Giờ học kỳ quặc này bắt đầu rồi đấy nhỉ?” Sau khi cùng thảo luận với các em, ví dụ về chủ đề “Ma thuật đặt câu hỏi: Em muốn trở thành người như thế nào trong tương lai”, tôi hỏi: “Sau giờ học này, điều tuyệt vời nhất các em có được là gì?”, không khí trong phòng học bỗng nhiên hoàn toàn thay đổi. “Em sẽ trở thành chuyên gia trong việc đặt câu hỏi cho người khác”; “Em sẽ biết mình muốn gì trong tương lai”, v.v... Khi buổi giảng kết thúc, chúng đã bắt đầu mường tượng ra được người mà mình muốn trở thành. Kết quả là, đã bắt đầu có sự biến chuyển lớn trong tâm trí của các học sinh: “Em nghĩ mình sẽ lắng nghe nhiều hơn trong những buổi nói chuyện.”; “Em muốn biết rõ hơn vai trò của những câu hỏi.” https://thuviensach.vn Chỉ với câu hỏi này, động lực tham gia vào giờ học của học sinh được cải thiện rõ rệt. Đồng thời, nó giúp giờ giảng của tôi không còn mang tính “gò ép” nữa. Tuy đây là câu chuyện diễn ra tại trường học, nhưng nó cũng có thể xảy ra ở nơi làm việc của bạn. ? *Hỏi thêm một câu, động lực làm việc của cấp dưới tăng thêm một bậc “CẬU CÓ THỂ LÀM GÌ ĐỐI VỚI VẤN ĐỀ NÀY?” “CẬU MUỐN LÀM GÌ, LÚC NÀO VÀ LÀM NHƯ THẾ NÀO?” Nếu sau câu “Khi kết thúc việc này, kết quả tốt nhất mà chúng ta có thể đạt được là gì?” mà vẫn muốn tiếp tục đặt thêm câu hỏi, bạn có thể sử dụng hai câu hỏi tôi vừa đưa ra ở trên. Xác định được mục tiêu thôi chưa đủ, chúng ta cần xác định được các biện pháp để hoàn thành mục tiêu đó. Câu hỏi này sẽ cụ thể hóa các câu hỏi “Khi nào sẽ hoàn thành?”; “Làm gì”; “Làm như thế nào?” bằng các phương án cụ thể. ? *“Ma thuật đặt câu hỏi” giúp chúng ta đối mặt với vấn đề “CẬU NGHĨ NÊN XỬ LÝ VIỆC NÀY NHƯ THẾ NÀO LÀ TỐT NHẤT?” Mẫu hội thoại: Cấp trên: Các buổi thuyết trình về sản phẩm mới sẽ diễn ra vào tuần sau, khâu chuẩn bị còn thiếu sót gì không? Có thể phát sinh chuyện gì không? Cấp dưới: Vâng, còn một việc mà em rất lo lắng, đó là nếu thời điểm giao tài liệu không chính xác thì hiệu quả của việc quảng bá khó được như kỳ vọng. Cấp trên: Cậu nghĩ chuyện này nên xử lý ra sao? ́ https://thuviensach.vn Cấp dưới: Chúng ta nên xác nhận lại thời điểm giao nhận với bên xưởng in và đốc thúc họ. Nếu có trục trặc, em nghĩ có thể bố trí in bằng máy in màu của công ty ạ. Cấp trên: Được rồi, sáng mai tôi cũng sẽ lưu ý chuyện này với bên nhà in. TRA KHẢO KHÔNG GIÚP ĐƯỢC GÌ! Khi nói chuyện trực tiếp với nhân viên vào những lúc tức giận, cấp trên thường dễ rơi vào cảm giác muốn tra khảo theo kiểu, “Tại sao cậu lại không làm được việc này?” hay “Tại sao mọi việc lại xảy ra như thế này?” Những câu hỏi nhằm truy cứu trách nhiệm như vậy không thể thay đổi tình hình mà chỉ khiến cấp dưới “cố nặn” ra lời bao biện nhằm xoa dịu tình hình. Có thể bạn nghĩ việc này là cần thiết để truy tìm nguyên nhân, nhưng điều quan trọng nhất khi làm việc trong tổ chức là ưu tiên giải quyết vấn đề. Những lúc như vậy, người quản lý càng cần bình tĩnh, hỗ trợ nhân viên đối mặt và xử lý những khó khăn đang cản trở công việc của họ. Chúng ta thường có hai cách lựa chọn để giải quyết khó khăn: hoặc đi theo kiểu cũ, hoặc tìm ra một hướng đi hoàn toàn mới. Ví như trong trường hợp cố gắng hạ thấp chi phí đầu vào, nếu quyết định chỉ giảm khoảng 2% chi phí thì đó là cách tư duy cũ nhưng dễ thành công. Song, nếu giảm tới 20% chi phí đầu vào thì dường như là chuyện không tưởng. Những biện pháp mạnh như thay đổi nguyên liệu chế tạo từ kim loại sang nhựa, cải tiến mọi thứ từ trong khuôn mẫu là những thay đổi cần thiết. Khi suy nghĩ hướng giải quyết, nếu đưa ra mục tiêu lớn đến mức ta nghĩ rằng việc đạt được nó là chuyện “siêu thực” thì những ý kiến mới lạ càng dễ xuất hiện. CỤ THỂ HÓA NỘI DUNG CÂU TRẢ LỜI “TÔI SẼ CỐ GẮNG” Nếu sau khi hỏi “Cậu định làm gì để xử lý chuyện này?” và nhận được câu trả lời kiểu “Em sẽ cố gắng hết sức”. Lúc đó, bạn hãy hỏi tiếp “Cụ thể hơn thì cậu sẽ cố gắng như thế nào?” Khi có sự liên ́ ́ https://thuviensach.vn kết hành động rõ ràng, người thực hiện sẽ cảm thấy mục tiêu trở nên quan trọng và suy nghĩ hướng giải quyết một cách chín chắn hơn. ? *Hỏi thêm một câu, động lực làm việc của cấp dưới tăng thêm một bậc ĐIỀU GÌ KHIẾN MỌI VIỆC KHÔNG ĐƯỢC THUẬN LỢI? Ngay trước hoặc trong khi thực hiện, chúng ta phải luôn dùng câu hỏi này để tìm ra những nguy cơ tiềm ẩn. Trong một tổ chức vững mạnh, nơi mọi thành viên đều tự quyết những vấn đề chung của toàn bộ nhóm thì năng lực xử lý tình huống cũng cao hơn. Tuy nhiên, nếu không có năng lực phát hiện ra những vấn đề ngay từ đầu, thì sẽ càng khó xử lý chúng về sau. Khi việc dùng câu hỏi trên trở thành thói quen, năng lực tự nhận thức được vấn đề và trở ngại cũng được trau dồi. Điểm quan trọng nhất ở đây là mọi người phải cùng nhau suy nghĩ và chia sẻ quan điểm. ? *Ma thuật đặt câu hỏi tăng cường sức mạnh đoàn kết trong nhóm. ĐIỂM CHUNG CỦA CHÚNG TA LÀ GÌ? Cấp trên: Kỳ nghỉ cuối tuần của cậu thế nào? Cấp dưới: Vâng, cả nhà em dành một ngày ở suối nước nóng lộ thiên tại Kantou. Cấp trên: Chà, tôi cũng thích đi suối nóng lắm. Chỗ cậu đang nói chính xác là ở đâu vậy nhỉ? RÚT NGẮN KHOẢNG CÁCH TÂM LÝ Sau khi tìm ra điểm chung, nếu có thể thu hẹp những khoảng cách về tâm lý thì cảm giác gần gũi giữa hai người sẽ trở nên rõ nét ́ https://thuviensach.vn hơn. Trong tâm lý học, có một nguyên tắc mang tên “Điểm tương đồng”. Tại công sở hay mỗi phòng ban, khi ta dùng câu hỏi “Điểm chung của mọi người là gì?” và tìm ra càng nhiều điểm tương đồng càng tốt sẽ khiến mỗi cá nhân nảy sinh cảm giác mình là một phần của tập thể đồng nhất và mong muốn được hướng về mục tiêu chung của tập thể càng trở nên mạnh mẽ. Khi một người làm bất kỳ việc gì, anh ta sẽ coi trọng hai yếu tố “làm gì?” và “làm với ai?” Vì vậy, mối quan hệ giữa đồng nghiệp càng tốt đẹp, công việc càng được tiến hành thuận lợi. Khi mới lập nhóm hoặc giữa chừng có thêm người mới tham gia, hãy thử dùng ma thuật đặt câu hỏi để tìm ra những điểm chung của mọi người. Điểm cần lưu ý là, ngoài những vấn đề công việc, bạn hãy nói về những điều khác như sở thích, tình hình gia đình hay những vấn đề thời sự nóng hổi, v.v... Bạn có cảm thấy lạ không khi chúng ta ngày nào cũng có một khoảng thời gian dài ở công ty nhưng lại không hiểu mấy về những đồng nghiệp của mình? HÃY CÙNG THỬ! TRÒ CHƠI TÌM RA ĐIỂM CHUNG (2 PHÚT/LẦN) PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN TẠI NƠI LÀM VIỆC 1 Chuẩn bị giấy bút 2 Tạo thành nhóm 2 người, cố gắng tìm điểm chung giữa hai người rồi ghi ra giấy 3 Nếu không thể tìm ra ngay điểm chung, hãy đặt câu hỏi 4 Khi kết thúc, hãy tổng kết bằng lời những điểm ghi nhận được 5 Đổi cặp và lặp lại quá trình trên, sau đó chia sẻ với nhau Khi tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng cho nhân viên tại các công ty, tôi hay sử dụng trò chơi thực tiễn “Tìm điểm chung giữa mọi người”. Việc này khiến họ “nhận thức” được rằng “Chúng ta không biết mấy về nhau!” và thôi thúc họ muốn “tìm hiểu về mọi người hơn nữa” Mọi người trong một nhóm càng biết nhiều về nhau thì khoảng cách càng được rút ngắn, tăng thêm sức mạnh tập thể để có thể đạt hiệu quả cao trong công việc. Trong “trò chơi” tìm điểm chung, thành tích kỷ lục mà tôi ghi nhận được là hai người tìm ra 48 ́ ̀ https://thuviensach.vn điểm chung trong 2 phút. Đây là một cặp đã dùng rất nhiều câu hỏi để tìm hiểu về nhau. Tuy điều này khó xảy ra, nhưng nếu ngay trong lần thử đầu tiên, số điểm chung tìm được nhỏ hơn 10, bạn cần nhận ra sự giao lưu trong nhóm của mình đang gặp vấn đề. Trong trường hợp này, hãy tham khảo kỹ thuật tìm điểm chung dưới đây. Sau đó, hãy bắt đầu thực hiện nhiệm vụ này cho đến khi bạn thành thục. KỸ THUẬT TÌM RA NHIỀU ĐIỂM CHUNG Có hai cách để tìm ra điểm chung: Dùng câu hỏi đóng và dùng câu hỏi mở. Tránh sử dụng câu hỏi đóng “Có/Không” mà nên dùng câu hỏi mở, nâng cao sự trừu tượng của câu hỏi. Ví dụ, thay vì hỏi “Anh có thích mùa xuân không?”, bạn hãy hỏi “Anh thích mùa nào trong năm?” Với câu hỏi thứ hai, người nghe có nhiều lựa chọn hơn, nên câu chuyện sẽ trở nên thoải mái hơn. Thay vì hỏi ngay “Anh có thích bóng đá không?”, câu hỏi “Anh có thích các hoạt động thể thao không?” sẽ bao quát được phạm vi rộng hơn. Sau khi mở rộng phạm vi, chúng ta sẽ dùng câu hỏi “Anh thích https://thuviensach.vn thể thao chứ?”; “Anh thích những môn thể thao dùng bóng chứ?” để đào sâu hơn vào vấn đề. Nếu người đối diện có thể tiếp tục, ta sẽ dùng các câu hỏi khác để cụ thể hóa xem người ấy thích bóng đá, bóng chày hay bóng rổ. Nếu ngay từ đầu ta đã đưa ra loại câu hỏi đóng (“Thích hay ghét bóng đá”) và nhận được câu trả lời là “ghét” thì rất có thể cuộc hội thoại sẽ kết thúc tại đó. ? *Thêm một câu hỏi phụ, động lực làm việc tăng thêm một bậc “ĐẶC ĐIỂM MÀ CHỈ CHÚNG TA MỚI CÓ LÀ GÌ?” Đây là câu hỏi bạn nên tự đặt riêng cho mình. Hãy quan tâm đến chủ đề “Đâu là điểm chung đặc biệt giữa mình và đối phương?” Nếu bạn biến điều này thành thói quen thì mối quan hệ giữa bạn và người khác sẽ nhanh chóng trở nên thân thiết và sâu sắc hơn. Nhờ đó, tiến độ cũng như chất lượng công việc sẽ có những bước đột phá đáng kể. ? Câu hỏi ma thuật giúp chúng ta tạo ra những sáng kiến mới “NẾU ĐƯỢC TỰ DO SÁNG TẠO, CẬU CÓ Ý TƯỞNG GÌ MỚI KHÔNG?” Mẫu hội thoại: Cấp trên: Với việc quảng bá sản phẩm mới, nếu được tự do sáng tạo, cậu có ý tưởng gì mới để sản phẩm của chúng ta nổi bật hơn không? Cấp dưới 1: Sếp nghĩ sao, nếu mời chủ các cửa hàng phân phối tham gia trong ấn phẩm DVD quảng bá sản phẩm mới của chúng ta ạ? Khi trở thành một phần của sản phẩm mới, họ sẽ có ý thức mua hàng của chúng ta hơn. Cấp trên: Đúng thế. ́ ̀ https://thuviensach.vn Cấp dưới 2: Chúng ta còn có thể gửi những phần quà may mắn đến những người đã bình luận về sản phẩm của chúng ta trên trang mạng xã hội nữa ạ. Cấp trên: Hay đấy! Để không bị quên, các cậu hãy viết chúng ra giấy nhé. TỰ DO SÁNG TẠO Có nhiều trường hợp, trong các cuộc họp, bất chấp việc được lãnh đạo yêu cầu đưa ra ý kiến hoặc ý tưởng mới, các nhân viên vẫn không hề “cất lời”. Một phần là do khi nghĩ về một ý tưởng, con người có xu hướng tự giới hạn bản thân – tự loại bỏ những ý tưởng mà anh ta cho là “bất khả thi” và có khuynh hướng đưa ra những sáng kiến “có vẻ khả thi”. Tóm lại, chính bởi những lý do kiểu như “Ngân sách eo hẹp”; “Việc này chưa từng có tiền lệ” hay “Ý tưởng có vẻ hay nhưng để làm được thì quá gian nan”, con người đã tự vẽ ra những rào cản cho sức sáng tạo của bản thân. “Trò chơi thu thập ý kiến” có thể phát huy được tác dụng trong những trường hợp này. Bạn hãy dùng câu hỏi “Nếu được thoải mái sáng tạo, mọi người có sáng kiến gì hay không?” để gỡ bỏ mọi hạn chế giúp những sáng kiến mới dễ dàng xuất hiện. Đừng quan tâm đến các giới hạn của bản thân, hãy vượt qua chúng và đưa ra mọi khả năng. Nhờ thế, những cải tiến mới và năng lực sáng tạo của nhân viên sẽ được đánh thức. Để có được khoảng 10 sáng kiến trong vòng 2 phút, đừng nghĩ quá thấu đáo mà hãy ghi nhanh ra những sáng kiến mang tính “trực giác” lóe lên trong đầu bạn. Tiếp tục áp dụng phương pháp này nhưng với một thành viên khác, bạn sẽ nhận được thêm nhiều sáng kiến hơn nữa. Với những sáng kiến này, để không bị quên, ta nên tổng kết và ghi chúng ra giấy. HÃY CÙNG THỬ! TRÒ CHƠI THU THẬP SÁNG KIẾN (1-2 PHÚT) PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN TẠI NƠI LÀM VIỆC https://thuviensach.vn ĐỪNG PHÁN XÉT Đối với việc đưa ra ý kiến, số lượng là yếu tố quan trọng nhất. Nếu đang cần sự đóng góp ý tưởng từ nhân viên, bạn phải tránh tư tưởng “Tôi chỉ muốn những ý kiến khả dụng” để chuyển sang tâm thế “Chỉ cần các bạn có ý kiến đóng góp là tốt rồi”. Nếu thành viên nào đó đưa ra một ý kiến viển vông, bạn hãy cho người đó thấy thái độ “tạm chấp nhận” khiến họ cảm thấy đang được bạn tạo điều kiện thuận lợi. Việc lựa chọn ý tưởng giá trị nên được thực hiện sau khi bạn đã có nhiều đề xuất mới trong tay. SỰ KHÁC NHAU GIỮA KHÁI NIỆM “TẠM CHẤP NHẬN” VÀ “THỪA NHẬN” https://thuviensach.vn Để trở nên giỏi trong việc “Tạm chấp nhận”, bạn có thể dùng kèm những câu cảm thán trong khi nói chuyện như “Hóa ra là vậy”, “Thật sao?”, “Ồ”. Chúng sẽ truyền đạt cảm xúc của bạn đến đối tượng giao tiếp với nội dung rằng, “Xin cám ơn sự đóng góp ý kiến từ mọi người”. Tùy theo văn hóa của từng công ty, ta có thể hành động bổ sung để khuyến khích nhân viên, như “vỗ tay sau mỗi lần người khác đứng lên phát biểu”. Hành động này thể hiện sự hoan nghênh đối với những sáng kiến của mỗi nhân viên, khiến họ cảm thấy phấn chấn và được tán thưởng. Tại những buổi họp tìm ý tưởng mới, những tác nhân ảnh hưởng tích cực đến không khí chung có ý nghĩa rất quan trọng. Nếu cấp dưới bị cấp trên ngắt lời khi đang đóng góp ý kiến bằng những đánh giá tiêu cực thì “bầu không khí chung” sẽ trở nên ngột ngạt. Khi nhân viên có cảm giác rằng, “Nói ra mà bị phản đối thì thà đừng nói còn hơn”, họ sẽ khó có thể đưa ra bất kỳ ý tưởng nào khác. ĐƯA RA NHỮNG TIỀN ĐỀ CỤ THỂ Có một điểm liên quan đến việc giải phóng sự sáng tạo mà tôi hy vọng các bạn có thể lưu ý. Nếu để một người đi quá xa khỏi các tiền đề cho trước, họ cũng khó có thể đưa ra sáng kiến mới. Những lúc như vậy, việc mở rộng tiền đề là một hành động hay. ́ ́ https://thuviensach.vn Ví dụ, thay vì hỏi “Nếu có ngân sách vô hạn, cậu có sáng kiến gì mới không?” thì bạn nên hỏi “Nếu giờ dự án của chúng ta có thêm 200 triệu, mọi người có đề xuất gì mới không?” để kích thích trí sáng tạo dễ dàng hơn. Bởi cụm từ “Ngân sách vô hạn” tạo cho người nghe cảm giác mơ hồ, dẫn đến khó xác định được trạng thái. Do vậy, tiền đề vừa nêu không đủ cơ sở giúp đối tượng giao tiếp đưa ra ý kiến/quan điểm rõ ràng. Vì thế, hãy thử đưa ra các điều kiện linh động hơn xem sao! CỤ THỂ HÓA Ý TƯỞNG Sau khi đã có nhiều sáng kiến “thoát li hiện thực”, giờ là lúc ta cần quay về với hiện tại và cùng thảo luận về những việc cần làm nhằm hiện thực hóa ý tưởng đó. Câu hỏi được dùng lúc này là “Nếu chỉ có điều kiện A, B, C thì chúng ta phải làm gì để đưa sáng kiến này vào thực tiễn?” Trong đó A,B,C là những điều kiện liên quan đến thời gian, ngân sách và nhân lực mà chúng ta đang bị giới hạn. Ví dụ, trên thực tế, ngân sách được chi cho việc thực hiện ý tưởng chỉ bằng 1/3 so với dự toán. Có nhiều ý tưởng thoạt nghe sẽ ngỡ là bất khả thi như: “Đạt kế hoạch tăng trưởng n% trong 3 năm”; “Hợp tác với công ty khác để giảm thiểu chi phí”, v.v... đều có thể triển khai thành công nếu thu hẹp quy mô thực hiện. Hãy tìm ra chiến lược hoặc chiến thuật để thực hiện một phần ý tưởng. “DU HÀNH ĐẾN TƯƠNG LAI” ĐỂ TÌM RA Ý TƯỞNG ĐỘT PHÁ! Khi cảm thấy chất lượng hay số lượng của ý tưởng không được như mong muốn, thì song song với trò chơi “Tập hợp các ý tưởng”, tôi thường thực hiện hoạt động “Du hành đến tương lai”. HÃY CÙNG THỬ! DU HÀNH ĐẾN TƯƠNG LAI PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN TẠI NƠI LÀM VIỆC 1 Tạo nhóm 2 người, một người hỏi và một người đáp 2 Chọn sẵn một thời điểm nào đó trong tương lai (5, 10 hoặc 20 năm sau) https://thuviensach.vn 1 Tạo nhóm 2 người, một người hỏi và một người đáp 3 Giả định rằng, từ giờ cho đến lúc đó, bạn đạt được rất nhiều thành công, tưởng tượng ra hình ảnh của bản thân lúc đó 4 Người hỏi sẽ hỏi người trả lời những câu hỏi như: “Anh đang làm gì?”; “Anh đang ở đâu?” 5 Người đáp phải trả lời ngay lập tức. Khi trả lời một cách trực giác không suy nghĩ kỹ càng về việc điều đó có hợp lí hay không, chúng ta sẽ dễ thu được các ý tưởng đột phá 6 Sau khi hoàn thành các câu hỏi về tương lai, hãy trả lời các câu hỏi ở thì quá khứ 7 Sau khi đã thu thập được số lượng nhất định các thông tin cần thiết, hai người hãy quay về hiện tại 8 Hỏi bạn cùng nhóm rằng, “Để có được tương lai mơ ước ấy, ngay bây giờ tôi nên làm gì?” 9 Người hỏi và người đáp đổi vai cho nhau và thực hiện lại bài tập trên Đầu tiên, hãy giả định bạn đang ở thời điểm tương lai của 10 hoặc 20 năm sau và đang nói chuyện với người trả lời. Bốn điểm quan trọng trong trò chơi này gồm: Thời điểm của cuộc hội thoại này là 10 năm sau. Điều kiện được đặt ra với người trả lời là “hãy tưởng tượng ra hình ảnh tốt đẹp nhất về bản thân trong 10 năm tới”. Người trả lời phải hoàn toàn nhập tâm vào hình ảnh tương lai đó của mình. Người đáp trả lời mọi câu hỏi về quá khứ hoặc hiện tại. Người đáp phải trả lời nhanh các câu hỏi trong vòng 2 phút. Nội dung các câu hỏi mà người hỏi sẽ xoay quanh địa vị xã hội và công việc của người đáp. Sau đây, tôi xin giới thiệu ví dụ của chính bản thân mình khi thực hiện hoạt động “Du hành đến tương lai” này tại văn phòng công ty của tôi, Công ty Tổ chức Sự kiện và Thuyết trình Matsuda Mihito. Nhờ những lần “Du hành đến tương lai” như thế này, mà từ một công ty có khởi điểm trong nước, công ty của tôi hiện đã được mở rộng quy mô hoạt động sang Singapore. 10 năm sau, khi so sánh tôi ở hiện https://thuviensach.vn tại với hình ảnh “bản thân mình trong 10 năm” mà tôi đã tưởng tượng ra từ 10 năm trước, tôi cảm thấy rất thú vị. Mẫu hội thoại: Tôi: Anh đang ở đâu? Nhân viên: Tôi đang làm việc tại chi nhánh công ty ở Singapore. Tôi: Ồ! Ở Singapore sao? Vậy anh đang làm gì tại công ty đó? Nhân viên: Tôi cung cấp các dự án lên quan đến “Kỹ năng đặt câu hỏi” tại khu vực các nước châu Á. Tôi: Vậy anh đang thuyết trình bằng tiếng Anh ư? Nhân viên: Ngoài tiếng Anh, tôi còn có thể sử dụng tiếng Trung Quốc và tiếng Mã Lai. Tôi: Ồ, vậy công ty của anh có bao nhiêu nhân viên? Nhân viên: Dưới quyền tôi có 6 nhân viên, 4 trong số đó là giảng viên, ngoài ra có khoảng 20 trợ lý hợp đồng. (Sau đó đột nhiên quay lại thời hiện tại) Tôi: Anh của 10 năm sau có thể tổ chức các buổi diễn thuyết về kỹ năng đặt câu hỏi tại Singapore, vậy từ bây giờ, anh nên bắt tay vào thực hiện những hoạt động nào để đạt được thành quả đó? Nhân viên: Tôi sẽ trau dồi kiến thức về ngoại ngữ, bắt đầu tiến hành những hoạt động phổ cập “Ma thuật đặt câu hỏi” của mình đến những người xung quanh! Tôi: Những hoạt động phổ cập mà anh nói là gì? Nhân viên: Đầu tiên, tôi sẽ tham gia thỉnh giảng tại các trường học ở địa phương, thuyết trình trong các hội thảo và hội nghị, sau đó dần mở rộng quy mô của những hoạt động này ra quốc tế. Á Ế Á Á https://thuviensach.vn “TRỰC GIÁC” MANG ĐẾN SỰ SÁNG TẠO TRONG CÁC CÂU TRẢ LỜI Những câu trả lời xuất hiện trong hoạt động “Du hành đến tương lai” phản ánh tiềm thức của người đáp. Để đáp nhanh trong vòng 2 giây, người đó phải dùng đến trực giác, nên ta sẽ thấy những câu trả lời tích cực dễ xuất hiện hơn. Ngược lại, nếu người ấy có đủ thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng thì vào thời điểm những ý tưởng xuất hiện trong đầu, bộ não của anh ta sẽ tự nhủ “Làm sao có thể như thế được?” và loại bỏ đi các chi tiết thú vị. Có lẽ mọi người sẽ thấy đôi chút khó chịu khi tôi nhắc mãi một cụm từ, nhưng ở đây “trực giác” là yếu tố then chốt giúp chúng ta mở ra những khả năng hoặc ý tưởng sáng tạo tiềm tàng trong chính bản thân mình. Nó có khả năng giúp một người thoát khỏi sự ràng buộc kinh nghiệm của chính họ. Sau khi thu thập được một lượng thông tin nhất định, những người tham gia trò chơi này có thể quay về thời hiện tại và người hỏi đặt ra những câu hỏi để người trả lời bắt tay vào quá trình hiện thực hóa “bản thân trong tương lai”. Câu hỏi “Ngay từ bây giờ, anh có thể làm gì?” khiến đối phương tự nhận thức ra nhiều việc có thể làm ngay ở thời điểm hiện tại để hiện thực hóa giấc mơ của mình. Sau khi nhận thức được điều đó, bước đi đầu tiên trên con đường đến với tương lai chính là bước đi quan trọng nhất. ?“NÀY ANH CỦA 10 NĂM SAU, ANH ĐANG LÀM GÌ VẬY?” Sau khi đã vượt qua được bức tường thời gian, giải phóng suy nghĩ, bạn sẽ thấy có vô số ý tưởng táo bạo nảy sinh trong đầu. Trong quá trình phác họa hình ảnh của bản thân trong 10 năm sau, “trực giác” là yếu tố quan trọng nhất. Thời gian được thay đổi, những quan niệm cố hữu tự động bị loại bỏ và chúng ta hoàn toàn có thể kỳ vọng rằng giới hạn sáng tạo của con người sẽ được mở rộng hơn rất nhiều. https://thuviensach.vn ? *Ma thuật câu hỏi giúp xua tan nỗi bất an của cấp dưới “MỌI THỨ VẪN THUẬN LỢI CHỨ?” “CẬU CĂNG THẲNG ĐẾN MỨC NÀO?” “CẬU CÓ CẦN TÔI HỖ TRỢ GÌ KHÔNG?” Mẫu hội thoại: Cấp trên: Ngày mai, chúng ta sẽ tổ chức buổi giới thiệu sản phẩm mới rồi, mọi thứ ổn thỏa cả chứ? Cấp dưới: Dạ... cũng tốt ạ. Cấp trên: Cậu phải bỏ bao nhiêu phần trăm công sức cho chiến dịch lần này? Cấp dưới: Dạ, thật ra thì khoảng... 200% ạ! Cấp trên: Vất vả cho cậu rồi! Cậu có cần hỗ trợ gì không? Cấp dưới: Em đang thiếu một người phụ trách việc phát tài liệu cho khách trong khoảng 2 – 3 tiếng ạ. Cấp trên: Để tôi tìm thử bên các bộ phận khác xem có ai phù hợp không? Cậu còn cần tôi giúp gì nữa không? THẤU HIỂU NỖI NHỌC NHẰN CỦA CẤP DƯỚI Nếu bạn lên tiếng thăm hỏi bằng câu “Mọi việc vẫn ổn thỏa chứ?” mà cấp dưới không ngay lập tức trả lời “Vâng”, thì hẳn họ đang gặp chuyện. Do nhân viên không muốn thừa nhận mình đang lo lắng nên họ sẽ dùng những từ ngữ mang tính hòa hoãn để trả lời. Nếu bạn vẫn để tình trạng này tiếp diễn thì không chỉ động lực làm việc của cấp dưới bị suy giảm mà nguy cơ thất bại của công việc sẽ tăng cao. Hãy dùng câu hỏi “Mọi việc vẫn ổn cả chứ” như một mũi tên nhắm vào hai đích, xác định từ sớm mầm mống của những vấn ̀ ́ https://thuviensach.vn đề trong công việc để tăng cường hơn nữa sự nhiệt tình của cấp dưới. Bạn có thể phát hiện ra bất ổn quá muộn, nhân viên đã rơi vào trạng thái căng thẳng cực độ hoặc rắc rối đang trở nên nguy cấp. Nhưng càng gặp tình huống nguy cấp, việc người lãnh đạo đưa tay giúp đỡ nhân viên của mình lại càng cần thiết. Đứng từ lập trường của nhân viên, nếu những điều khó nói của mình không nhận được sự thấu hiểu của cấp trên, họ dễ sinh lòng bất mãn. Chính vì thế, khi bạn quan tâm đến họ sâu sắc hơn bằng câu hỏi “Cậu phải bỏ ra bao nhiêu phần trăm công sức vào việc này?”, bạn có thể trung hòa sự bất mãn ở trong nhân viên. Tùy vào từng trường hợp cụ thể, bạn có thể linh động, nhiều khi chỉ cần hỏi rằng “Chắc cậu đã vất vả với việc này lắm?” đã khiến nhân viên thỏa mãn vì cuối cùng ai đó cũng thấu hiểu nỗi khổ của họ. Nếu con số trả lời về “mức độ hao tổn tâm sức” vượt quá 150%, bạn nên chú tâm hơn đến họ. Đầu tiên, hãy để cho nhân viên thấy họ không hề đơn độc dù phải một mình đảm trách nhiệm vụ nào đó bằng cách hỏi “Cậu có cần hỗ trợ gì không?” Lúc ấy, cấp dưới sẽ có cơ hội trình bày nguyện vọng của bản thân. Tiếp theo, với câu hỏi “Tôi có thể giúp gì cho cậu nữa không?” để thể hiện rằng bạn đang theo sát và bao quát quá trình làm việc. Nhờ đó, nỗi bất an của nhân viên cũng được giảm bớt, tinh thần làm việc của họ sẽ được hồi phục. Quan trọng hơn là cảm giác của cấp dưới đối với cấp trên, nếu nhân viên coi sếp là người có thể nương tựa, thì mối quan hệ giữa hai bên sẽ tiến lên một tầm cao mới. Bạn nên nắm lấy cơ hội cải thiện mối quan hệ giữa mình và cấp dưới thông qua những lần họ gặp phải khó khăn trong công việc. Trong kinh doanh, việc thành bại phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhưng quan trọng nhất vẫn là mối quan hệ giữa người với người. Chỉ cần giữ được tình cảm tốt đẹp giữa mọi người, không khí làm việc trong công ty sẽ trở nên thoải mái, tốc độ tương tác thông tin giữa các phòng ban cũng nhanh hơn, dẫn đến khả năng phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh cũng sẽ nhanh nhạy. Cuối cùng, vòng quay liên kết PDCA bao gồm Kế hoạch (Plan), Thực hiện (Do), Kiểm tra (Check) và Hành động (Act) chắc chắn có thể vận hành một cách trơn tru. Ù Ế Ô Á https://thuviensach.vn DÙ KẾT QUẢ KHÔNG ĐÁNG KỂ NHƯNG QUAN TRỌNG NHẤT VẪN LÀ CÁCH ỨNG XỬ Khi nghe cấp dưới nói “đã bỏ 150% công sức” thì với cương vị lãnh đạo, chắc chắn ai cũng muốn giảm tải công việc cho nhân viên. Song, cuộc sống không phải lúc nào cũng đơn giản. Trên thực tế, có rất nhiều công ty sau một quá trình phát triển lâu dài, buộc phải liên tục giảm tải chi phí sản xuất, đã rơi vào tình trạng thường xuyên bị thiếu hụt nhân lực ở mọi phòng ban, nguồn vốn khan hiếm và các nguồn lực hỗ trợ khác bị thâm hụt. Nhiều khi, bạn không có khả năng trực tiếp hỗ trợ cấp dưới, nhưng nếu tạo cho họ cảm giác bạn luôn sát cánh bên họ trong các sự kiện quan trọng, thì dù phải chịu nỗ lực nhiều đến đâu, cấp dưới cũng không cảm thấy quá bất mãn. Từ đó có thể thấy, tất cả đều phụ thuộc hành vi ứng xử của cấp trên. Hành động của bạn có thể không mang lại thay đổi trong kết quả công việc của cấp dưới, nhưng nhờ cách ứng xử, bạn lại mang đến cho họ cảm giác vui vẻ, hạnh phúc. ? *Thêm một câu hỏi, động lực làm việc của cấp dưới tăng thêm một bậc “THAY ĐỔI ĐIỀU GÌ SẼ KHIẾN MỌI THỨ TỐT HƠN?” “CẬU CÓ THỂ THAY ĐỔI VIỆC GÌ?” Đa phần những câu trả lời có thể giúp xử lý các rắc rối trong công việc đều xuất phát từ nơi phát sinh ra chúng. Chỉ có hai thứ chúng ta có thể thay đổi, đó là bản thân hoặc ngoại cảnh. Tuy nhiên, chúng ta thường có xu hướng đổ lỗi cho ngoại cảnh hơn là tự xét lại bản thân. “Tại khách hàng quá khó tính”; “Đang trong thời kỳ suy thoái”; “Nguồn vốn với nhân lực mà thiếu thì có thể làm gì hơn...”; “Đối thủ cạnh tranh tung ra sản phẩm quá tốt...”, v.v... Nhưng để thay đổi ngoại cảnh, bạn phải cần đến siêu năng lực, thậm chí trong nhiều trường hợp, bạn không thể làm gì để xoay chuyển ngoại cảnh. Do đó, thay đổi bản thân dễ dàng hơn nhiều và có thể thực hiện ngay lập ̀ ́ ́ ̀ ́ ̀ https://thuviensach.vn tức. Khi hỏi về đối sách xử lý vấn đề của cấp dưới, cần phải hướng họ đến việc đứng ở cả hai vị thế “bản thân” và “ngoại cảnh” để tìm ra câu trả lời. https://thuviensach.vn Chương III: BẢY QUY TẮC VÀNG GIÚP BẠN THĂNG TIẾN TRONG CÔNG VIỆC ôi khi, việc đặt câu hỏi cũng không mấy tác dụng. Như đã Đ trình bày ở chương I, cho dù bạn có thuộc lòng các câu hỏi mà tôi đưa ra nhưng trong quá trình thực hành, bạn chưa chắc đã đạt được hiệu quả tối ưu. Bởi vấn đề trọng yếu không phải “Nói gì?” mà là “Ai nói?” BÀI HỌC THẤT BẠI TỪ MỘT GIÁM ĐỐC Khi đang theo học đại học tại tỉnh Yamagata, tôi thành lập công ty chuyên gia công thiết kế đồ họa tại một gara gần nhà. Sau đó, tôi mở thêm một công ty cung cấp các phần mềm điện thoại. Với công ty đầu, tôi tự tay lo toan hết mọi việc, nhưng sau đó, tôi thuê thêm nhân công, mở rộng quy mô công ty, xây văn phòng, v.v... với rất nhiều kế hoạch hoành tráng được ấp ủ. Tôi tự động viên bản thân rằng “Mọi thứ sẽ tiến triển ngày một tốt đẹp hơn”. Khi sản phẩm của công ty tôi ngày càng được biết đến nhiều hơn, tôi nghĩ rằng công việc kinh doanh của mình đang rất thành công. Tuy nhiên, mối quan hệ giữa mọi người trong công ty và giữa nhân viên với khách hàng lại trở nên xấu đi, việc phát triển sản phẩm mới cũng gặp nhiều khó khăn. Chính vào lúc ấy, những cổ đông lớn đột nhiên đề nghị tôi từ chức. Đó là chuyện đã xảy ra vào năm 2002. Lúc ấy, theo tôi, công ty nên mở rộng quy mô ra toàn quốc nhưng ban quản trị lại có khuynh hướng muốn phát triển tại địa phương. Tầm nhìn của hai bên mâu thuẫn nhau, vì thế, tôi không chấp nhận định hướng của ban quản trị, dẫn đến việc họ đột ngột đưa ra đề nghị muốn tôi từ chức. Những người sát cánh bên tôi đều ra đi, nợ nần thì chồng chất. Tôi phải dọn tạm đến một phòng trọ tồi tàn. Cuộc sống êm ả trước đây của tôi bị xáo trộn, tuy thiếu thốn về mặt tiền bạc nhưng tôi lại dư dả thời gian. Tôi phải đi làm để ́ ̀ ́ ̀ https://thuviensach.vn kiếm tiền trang trải cho cuộc sống. Mỗi lần đi ngang qua gara nơi tôi từng khởi nghiệp, tôi đều tự hỏi: “Ngay bây giờ, mình có thể làm gì để giải quyết vấn đề về tiền bạc?” Để tìm lời giải đáp cho câu hỏi này, tôi đã dựa vào kinh nghiệm tích lũy được của bản thân và các hoạt động tư vấn qua Internet liên quan đến công nghệ đồ họa kỹ thuật số. Tôi dùng gara làm nơi hoạt động, đơn thương độc mã khởi nghiệp một lần nữa. Sau khi trắng tay và cô độc, tôi mới nhận ra nhiều điều. Tôi có lẽ đã chưa thể hiện đúng lòng biết ơn đối với những người xung quanh. Trước kia, tôi luôn cho rằng nhân viên phải làm việc cho công ty là chuyện đương nhiên, tôi không quan tâm đến việc giao tiếp để thấu hiểu cấp dưới. Do vậy, không khí trong công ty lúc nào cũng nặng nề. Tôi còn nhận ra mình chưa bày tỏ đủ lòng biết ơn đối với những cổ đông đã góp vốn cho công ty. Chúng ta chỉ có thể nhìn nhận giá trị của ai đó hoặc điều gì đó sau khi đã đánh mất nó. “Cám ơn đời, cám ơn người” – đó chính là bài học sâu sắc mà tôi rút ra được sau khi đánh mất mọi thứ. NGUYÊN LÝ VÀ NGUYÊN TẮC PHÁT TRIỂN CUỘC SỐNG LÀ GÌ? Trước khi bắt tay vào thành lập công ty mới, do có nhiều thời gian rảnh để nghiền ngẫm lại những cuốn sách về các doanh nhân như ngài Matsushita Konosuke, Inamori Kazuo, Carnegie, v.v... và nhiều vị tiền bối nổi tiếng khác mà tôi từng đọc. Càng nghiền ngẫm, tôi càng kinh ngạc vì nhận ra những vấn đề họ đưa ra có rất nhiều điểm chung với những khó khăn của tôi. Có lẽ, chúng ta không cần quá nhiều nguyên tắc để có thể có được một cuộc sống tươi đẹp hơn. Sau đó, tôi suy nghĩ một cách nghiêm túc về những điều mà bản thân mong muốn nhất. Tôi dần bước vào con đường trở thành một Nhà chất vấn. Sau khi nghỉ việc ở công ty cũ, tôi đến trường học để nói chuyện với các em học sinh. Qua những lần trao đổi và thấy những thay đổi về mặt biểu cảm và hành động của các em, tôi lại càng cảm thấy công việc này thật xứng đáng để mình cống hiến. Tôi muốn trở thành “người hướng dẫn” và chưa bao giờ thôi băn khoăn về những nguyên lý và nguyên tắc phát triển cuộc sống. Tôi vẫn miệt mài nghiên cứu, gặp gỡ nhiều người và dự thính các buổi hội thảo để hoàn thiện bản thân. Dưới đây là “Bảy quy tắc vàng” tôi đã đúc rút ra được. Ắ Ố Ố https://thuviensach.vn QUY TẮC 1: COI TRỌNG MỐI QUAN HỆ TỐT ĐẸP ? *Ma thuật đặt câu hỏi giúp giao tình thêm đậm sâu MỐI QUAN HỆ KHÔNG CẦN RỘNG, CHỈ CẦN SÂU. ĐỂ TẠO NÊN MẠNG LƯỚI MỐI QUAN HỆ CỦA MÌNH, BẠN SẼ LÀM GÌ HÔM NAY? Những doanh nhân xuất sắc là những người biết giữ các mối quan hệ với nhiều sắc thái khác nhau. Trong cuộc khảo sát 756 người tham gia về mối quan hệ ngoài công ty của En-Japan vào năm 2009 − một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực tìm kiếm nhân sự và việc làm – với câu hỏi “Anh/chị có cho rằng các mối quan hệ bên ngoài công ty là cần thiết?”, 80% người được hỏi chọn câu trả lời “Có”. Tuy nhiên, khi hỏi sâu hơn về tình trạng thiết lập các mối quan hệ bên ngoài công ty của mỗi cá nhân thì 44% chọn đáp án “hạn hẹp” và “khá hẹp”. Rất nhiều người hẳn đang cảm thấy lo lắng về khả năng xây dựng các mối quan hệ của mình. Điều kỳ lạ là một người luôn tự nhủ, “Mình phải cố mở rộng các mối quan hệ”, nhưng kết quả anh ta lại không thể làm được điều đó. Trong quan hệ xã giao, có một bí quyết rất đặc biệt. Đó là, mối quan hệ không cần rộng, chỉ cần sâu. Chỉ cần không xem nhẹ việc phát triển các mối quan hệ của mình, bạn sẽ có thêm rất nhiều những mối quan hệ tốt đẹp. Bạn có phải là nhà sưu tập danh thiếp? Trước đây, tôi luôn muốn bán được nhiều sản phẩm, kiếm được càng nhiều khách hàng càng tốt, nên rất “chăm” xuất hiện ở nhiều sự kiện có đông người tham gia nhằm tạo mối quan hệ ở cả trong lẫn ngoài lĩnh vực hoạt động của mình. “Xin chào, tôi đang làm việc ở một công ty thiết kế đồ họa vi tính. Tôi có thể làm được tất cả các mảng, xin hãy liên lạc với tôi” – sau khi chào hỏi cho phải phép, ́ ́ https://thuviensach.vn tôi “rải” danh thiếp của mình khắp lượt, không rõ mình kỳ vọng gì vào các mối quan hệ. Tôi cũng có đôi lần liên lạc qua lại với một vài người, nhưng đó không thể gọi là thành công trong quan hệ xã hội. Tuy nhiên, chỉ cần thay đổi cách suy nghĩ, hành động theo đó cũng sẽ thay đổi theo và bạn hoàn toàn có thể mở rộng các mối quan hệ thân thiết. Lúc ấy, tôi đã nghiệm ra rằng, “Mối quan hệ không cần rộng, chỉ cần sâu”. Chỉ cần thay đổi cách nhận thức, tôi đã tìm thấy những điều mà những cuộc gặp gỡ tình cờ mang lại. Khi còn làm việc trong công ty chuyên thiết kế đồ họa vi tính, tôi đã tham dự các buổi triển lãm công nghệ được tổ chức tại Makuhari Mass hay Tokyo Bigsize. Sau khi tham quan khu vực hội trường, tôi ngồi nghỉ trên một chiếc ghế đá. Khi quay sang, tôi bất ngờ thấy một người cũng vừa ngồi xuống bên cạnh. Chúng tôi chào hỏi nhau một cách xã giao rồi trao đổi danh thiếp. Anh ta đang phụ trách một gian hàng trưng bày sản phẩm nhỏ tại triển lãm này. Lúc ấy, tôi không hề quan tâm đến việc bán được hàng mà chỉ trò chuyện một cách thoái mái với người đó. Nhưng sau này, qua những lần trao đổi thư từ và dùng bữa cùng nhau, chúng tôi đã tìm ra nhiều điểm tương đồng và xóa dần cảm giác xa lạ. Từ những buổi nói chuyện thân tình, cuối cùng, chúng tôi đã cùng hợp tác. Anh ấy đến trông nom nhà giúp tôi khi tôi vắng mặt vài ngày. Mối quan hệ giữa chúng tôi đã phát triển tốt đẹp một cách không ngờ. Dù đã bắt đầu hoạt động với vai trò như một Nhà chất vấn, anh ấy vẫn tiếp tục giới thiệu cho tôi các mối làm ăn. Qua đây, tôi nhận thấy chúng ta vẫn có thể tìm thấy bạn tri kỷ nhờ việc chú tâm vào mối quan hệ với một người chỉ tình cờ gặp. Con người được gắn kết nhờ quan tâm đến đối phương Tôi đã từ bỏ việc cố gắng gặp mọi người một cách vô tội vạ. Thay vì gặp nhiều người, bạn hãy tập trung vào từng người mà bạn gặp. https://thuviensach.vn Khi nói chuyện với người mình gặp trên đường, nếu ta nghĩ, “Mình có thể làm gì cho anh/cô ấy không?”; “Liệu hai người có thể cùng nhau làm gì?” thì mạng lưới quan hệ của ta sẽ dần được mở rộng. Khi đi sâu vào việc xây dựng mối quan hệ với một người, song song với mức độ thân thiết giữa ta và người đó ngày càng tăng, ta cũng đang tiến tới gần hơn hệ thống các mối quan hệ xã hội mà người ấy đang nắm giữ. Nói cách khác, tốc độ tạo ra những hệ thống làm việc cùng nhau cũng sẽ gia tăng. Việc trao đổi danh thiếp với nhiều người có thể giúp tăng cơ hội mở rộng các mối quan hệ, nhưng nếu không có chiều sâu thì các mối quan hệ thân tình không thể phát triển được. “Quý nhân” ở ngay cạnh ta ̀ ́ https://thuviensach.vn Việc bồi dưỡng các mối quan hệ luôn đi kèm với việc đào sâu vào mối quan hệ với những người bạn mới và bạn không nên quên một điều quan trọng là: Hãy đặc biệt chú tâm vào mối quan hệ với “quý nhân” đang hiện hữu ngay cạnh bạn. Vài người có thể nghĩ, “Nhưng cạnh tôi đâu có ai như vậy?” Nhân đây, tôi sẽ bật mí những bí quyết giúp bạn nhận ra “quý nhân” của mình. Đầu tiên, bạn hãy nhớ lại một chuyện tốt đẹp xảy ra gần đây với mình. Tôi có hai câu hỏi dành cho bạn. ? *Những câu hỏi ma thuật làm sâu sắc hơn mối quan hệ tốt đẹp của bạn CHUYỆN-TỐT-ĐẸP CỦA BẠN XẢY RA KHI NÀO? KHI CHUYỆN ĐÓ XẢY RA, BẠN ĐANG GẮN BÓ VỚI AI? Gợi ý: Bạn đừng quan tâm đến mức độ lớn-nhỏ của sự việc, đó chỉ cần là “việc tốt đẹp”. Nếu không nhớ ra những chuyện tốt đẹp mình gặp gần đây, bạn có thể nhớ lại những chuyện tốt mà bạn đã gặp trong thời gian xa hơn một chút. Hãy thử nhớ lại xem ai là người đã động viên bạn, giới thiệu mối làm ăn cho bạn, người cho bạn động lực thực hiện công việc hay bất kỳ một hình thức hỗ trợ nào, v.v... Câu trả lời minh họa: 1. Khi gặp chuyên khó khăn, một người luôn ra tay giúp tôi. Tôi đã học được cách bày tỏ lòng biết ơn đến anh A. 2. Chuyện tốt của tôi là tỷ lệ học sinh có ý thức vươn lên gia tăng. Đó là chuyện bắt đầu nửa năm trước, khi tôi đã gặp được anh B – một tấm gương đáng để tôi học tập. 3. Ba năm trước, khả năng xây dựng các mối quan hệ xã hội của tôi đã tiến triển một cách khả quan. Sau đó, số lượng bạn bè và các mối quan hệ xã hội của tôi cũng gia tăng. Đó là do tôi học hỏi được ́ ̀ ́ ́ ̀ https://thuviensach.vn rất nhiều từ vị sếp cũ của mình, ông đặc biệt đã cho tôi thấy tầm quan trọng của việc tìm đọc những cuốn sách hay và cách ứng dụng những kiến thức đó vào cuộc sống. 4. Dù thị trường đang lao dốc, nhưng công việc kinh doanh của tôi vẫn đang thuận lợi. Nguyên nhân chính là 3 năm về trước, tôi được một khách hàng nhắc nhở về tính sáng tạo trong hoạt động sửa chữa công trình và giới thiệu cho tôi nhiều khách hàng mới. 5. Gần đây, bầu không khí trong công ty rất tốt. Có lẽ là nhờ vào việc anh A – một nhân viên làm việc lâu năm – đã nói chuyện nghiêm túc với tôi về các vấn đề trong công ty. Bện chặt hơn mối quan hệ với “quý nhân” Trong trường hợp của mình, nếu được hỏi về “nhân vật quan trọng” – người đã giới thiệu rất nhiều khách hàng và chỗ làm việc, tạo điều kiện cho tôi có thể đi khắp cả nước để diễn thuyết và nghiên cứu với tư cách là một nhà chất vấn, đồng thời ngày càng hoàn thiện những “Câu hỏi ma thuật” của mình − trong đầu tôi hiện lên hình ảnh của anh Takewaza Nobuyuki, Tổng biên tập tạp chí Mail Magazine. Nhờ anh ấy, tôi mới có được cơ hội ra nước ngoài diễn thuyết. Việc tôi xuất bản được cuốn sách đầu tay vào năm 2005 cũng đều nhờ mối quan hệ tốt đẹp với anh. Có thể nói, anh ấy là một trong những người công nhận và đưa tôi đến gần hơn với công chúng, tạo cho tôi nhiều cơ hội tốt trong công việc. Thực sự sẽ không có nhiều người luôn sẵn lòng công nhận và giúp đỡ bạn để bạn nổi tiếng hay mang đến cho bạn nhiều cơ hội. Vì thế, nếu họ xuất hiện, hãy kết chặt hơn mối quan hệ tốt đẹp với người ấy. Tuy nhiên, cũng có nhiều người cảm thấy rằng, họ đang hoàn toàn không nhận thấy sự tồn tại của bất kỳ nhân vật quan trọng nào. Nếu bạn vẫn chưa nhìn ra “quý nhân” của mình, bạn hãy thử câu hỏi này: ? *Ma thuật đặt câu hỏi giúp bạn đào sâu mối quan hệ của mình https://thuviensach.vn ĐỂ ĐÀO SÂU THÊM MỐI QUAN HỆ TỐT ĐẸP, BẠN CÓ THỂ LÀM GÌ TỪ HÔM NAY? Gợi ý: Vì gần đây không có cơ hội gặp được quý nhân, việc bạn nhấc điện thoại và chuyển lời cám ơn của mình đến người đó như: “Chuyện hôm trước may nhờ có anh, tôi không biết nói sao để bày tỏ lòng biết ơn của mình” cũng là một ý hay. Dùng hành động thay cho câu trả lời cũng quan trọng không kém. Ví dụ: 1. Định ra một ngày gặp mặt và gửi thư cám ơn đến người đó. 2. Không bao giờ quên tỏ lòng kính trọng tới đối phương. Khi họ gặp khó khăn, nếu có thể làm gì trong khả năng của mình, hãy cố gắng giúp đỡ lại. 3. Chia sẻ các kỹ năng, kỹ thuật của mình lên mạng xã hội. 4. Ghi nhớ ngày sinh nhật của người đó và bất ngờ tặng quà cho họ. QUY TẮC 2: NGUYỆN VỌNG Bạn cung cấp giá trị gì? ? *Ma thuật đặt câu hỏi giúp bạn tìm thấy sự độc đáo trong sản phẩm của mình NẾU CÔNG TY CỦA BẠN PHÁ SẢN, AI SẼ GẶP KHÓ KHĂN VÀ KHÓ KHĂN ĐÓ LÀ GÌ? Ban đầu, ai cũng bất ngờ khi tôi đưa ra câu hỏi này tại các buổi thuyết trình. Thỉnh thoảng, các bạn sẽ bị bối rối dù câu hỏi tôi đưa ra không có gì khác thường. Hãy đồng cảm với tâm tư khách hàng khi một ngày công ty của bạn đột ngột phá sản và hãy suy nghĩ về những khó khăn mà họ phải đối mặt. ̀ https://thuviensach.vn Chúng ta dùng câu hỏi này để xác định ý nghĩa đang tồn tại trong thế mạnh của công ty, hàng hóa hay sản phẩm mà bạn đang cung cấp ra thị trường. Peter Drucker đã nói rằng, “Mục đích của kinh doanh là tạo ra khách hàng”, nói một cách dễ hiểu hơn, mục đích của kinh doanh là tìm ra nhiều khách hàng hơn và chú trọng vào lợi ích của người tiêu dùng. Khi nói đến việc bán được hàng, thu lợi nhuận hay quan tâm đến lợi ích khách hàng, xin bạn hãy nghĩ đến những điều kiện cần thiết nhằm duy trì khả năng “sáng tạo ra những giá trị mới” trong dài hạn. Hơn nữa, điều đó có nghĩa là bạn đang khuếch trương danh tiếng của mình. Bản chất của công việc đi theo thứ tự sau: 1. Chúng ta chào hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của mình. 2. Những sản phẩm và dịch vụ này hữu dụng đối với khách hàng. 3. Dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng, chúng ta thu được tiền. Tuy nhiên, điều mà ta thấy phổ biến trong thực tế là bước 1 và bước 3 được tiến hành đồng thời, trong khi đó bước 2 lại bị triển khai sau. Chính vì điều này, ý thức của người bán trong việc bán sản phẩm thường bị “nhảy cóc” từ bước 1 sang bước 3. Trong khi đó, bước thứ 2 (sự hài lòng của người tiêu dùng) cũng là mục tiêu trọng yếu của quá trình lại bị coi nhẹ và nhiều khi được thực hiện bằng thủ đoạn. Sự hài lòng của khách hàng chính là nguyên nhân dẫn tới sự cạnh tranh giữa nhiều bộ phận trong công ty. Nếu tận dụng điều này, công ty bạn hoàn toàn có thể bán được những “giá trị vô song” mà những công ty khác không có. Tôi gọi sự hài lòng này là “nguyện vọng”. Giờ chúng ta hãy thử suy nghĩ một chút về khái niệm “nguyện vọng” này. Ông chủ tiệm sushi! Đừng chỉ gửi sushi cho thực khách của mình. ́ https://thuviensach.vn Bố mẹ tôi mở một tiệm bán sushi. Khi công việc của gia đình bận rộn, tôi vẫn đỡ đần cha mẹ một tay, thậm chí cho đến tận bây giờ. Ngày tiệm đông khách nhất trong năm là ngày Omisoka (ngày cuối cùng của năm). Mỗi lần đi giao hàng, tôi luôn nói, “Cám ơn quý khách vì đã ủng hộ tiệm”. Một ngày, khi tôi bày phần sushi ra, những đứa trẻ trong nhà thường ùa đến và reo lên “A! Sushi đến rồi. Ngon quá là ngon”. Sau đó, cha mẹ chúng lại gần và khen “Chà, nhìn sushi ngon chưa kìa”. Không khí trong gia đình trở nên đầm ấm, các thành viên tươi cười bên nhau. Đôi khi tôi còn cảm thấy ngỡ ngàng trước những nụ cười ấy. “Thứ mình vừa giao đâu phải sushi, mình thực sự đã chuyển đến khách hàng những nụ cười.” Một đầu bếp làm món sushi đích thực không đặt lát cá thu lên nắm cơm mà đặt nụ cười hạnh phúc lên môi khách hàng. Khi nghĩ mọi thứ theo hướng đó, trong tim tôi có một niềm vui khó tả. Công việc hiện tại của tôi là huấn luyện viên cho các đợt tập huấn. Mục đích của tôi không phải mang đến cho khách hàng của mình các bài tập giúp họ hiện thực hóa được điều họ muốn mà khiến họ cảm thấy hạnh phúc mới là mục đích của tôi. Việc chế biến sushi cũng tương tự. Hãy chú tâm vào điều mà người chế biến sushi mong mỏi, đó chính là ý nghĩ về việc khách hàng và gia đình của họ đều hạnh phúc khi thưởng thức món sushi của mình. Truyền đạt tới khách hàng nguyện vọng của bạn Khi phát triển sự nghiệp nhà chất vấn, tôi luôn băn khoăn về việc làm thế nào để truyền đạt nguyện vọng của bản thân đến người khác. Hơn nữa, vì hầu hết mọi người đều không rõ công việc của nhà chất vấn nên tôi càng phải tập trung vào điều trên. Đây sẽ là công việc chính của tôi nhưng tôi có thể chuyển tải đến khách hàng và đối tác của mình khiến họ nghĩ rằng, “Nếu giao dịch với người này, thì anh ta sẽ biết cách hành xử như thế này”, việc hợp tác theo đó cũng dễ dàng hơn. ́ https://thuviensach.vn Japanet là một công ty có tiếng trong lĩnh vực bán hàng qua truyền hình. Bí quyết thành công của công ty này nằm ở chỗ họ hướng đến đối tượng khách hàng cao tuổi ít hiểu biết về đồ điện gia dụng. Chiến lược bán hàng của họ là để khách hàng dùng thử thiết bị một thời gian, từ đó hiểu cách sử dụng cũng như có thể truyền tải sự thú vị của sản phẩm ấy qua quảng cáo, “Nhờ chiếc máy quay kỹ thuật số này mà tôi có thể ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của đứa cháu tôi. Cả nhà tôi đã cùng ngồi xem lại đoạn phim, thật thú vị”. Chính điều này đã giúp thương hiệu trên nắm trọn sự tin tưởng của khách hàng. Nếu chỉ đơn thuần là giới thiệu công dụng và hoạt động của thiết bị, công ty sẽ khó có thể khiến trái tim khán thính giả rung động. Khi còn hoạt động như một diễn giả độc lập, tôi đã có một số trải nghiệm đáng nhớ liên quan đến chủ đề này. Để tuyên truyền cho công việc huấn luyện của mình, tôi đã thiết kế và in tờ rơi quảng cáo nhưng chỉ chăm chăm giải thích “huấn luyện cái gì?” hay “chi phí bao nhiêu?” nên hoàn toàn không nhận được bất kỳ phản hồi nào. Nguyên nhân thất bại chính là bởi tôi không đưa ra những “nguyện vọng tốt đẹp” mà tôi mong muốn khách hàng của mình nhận được khi tham gia khóa huấn luyện này. ? *Ma thuật đặt câu hỏi giúp bạn tìm thấy giá trị độc nhất trong sản phẩm của mình KHÁCH HÀNG MUỐN CẢM NHẬN ĐƯỢC GÌ? CHÚNG TA CÓ CUNG CẤP ĐIỀU ĐÓ CHO HỌ KHÔNG? Gợi ý: Hãy tưởng tượng, sau khi được bạn cung cấp sản phẩm, dịch vụ và sử dụng nó, cảm nhận của khách hàng sẽ thay đổi như thế nào? Câu trả lời minh họa: 1. Khách hàng có thể làm việc một cách suôn sẻ trong tâm trạng thoải mái. (Người quản lý các hệ thống liên lạc thông qua mạng) ́ https://thuviensach.vn 2. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng giải pháp để nhận ra mức độ phát triển của bản thân họ. (Người làm việc ở trung tâm luyện thi) 3. Để người sử dụng sản phẩm của tôi tăng năng suất lao động và sử dụng thời gian hiệu quả. (Chuyên viên phát triển phầm mềm) 4. Để các thành viên trong gia đình có dịp quây quần và phát triển mối quan hệ bền chặt. (Nhân viên đại lý du lịch) 5. Khiến khách hàng cảm thấy hoàn toàn yên tâm về chất lượng sản phẩm. (Nhân viên của một doanh nghiệp gia công kim khí) * Ma thuật đặt câu hỏi giúp bạn tìm thấy giá trị độc nhất trong sản phẩm của mình NGUYỆN VỌNG CỦA BẠN LÀ GÌ? Gợi ý: Nếu thấy khó trả lời câu hỏi này, chúng ta hãy thử thay đổi một chút về cụm từ “nguyện vọng”. Hãy thử nghĩ về điều sẽ khiến khách hàng cảu bạn mỉm cười hay giành được vị trí độc tôn trong trái tim họ? Hãy thử dùng những trải nghiệm của chính bản thân bạn hay những gì bạn quan sát được xung quanh để thấu hiểu mọi người và tự hỏi liệu chúng có thể “mang đến” cho bạn điều gì, chắc chắn bạn sẽ phát hiện ra nhiều ý tưởng thú vị. Câu trả lời minh họa: 1. Chúng tôi giống như một nơi để mọi người giải tỏa những phiền muộn hay chán nản. Chúng tôi cung cấp những thông tin giúp họ cảm thấy an tâm và an toàn. (Người quản lý liên lạc qua mạng) 2. Chúng tôi giúp đỡ học viên tiến bộ chỉ trong một thời gian ngắn và tìm thấy sự tự tin. (Người mở trường luyện thi) 3. Khách hàng sẽ thấy yên tâm rằng, qua một thời gian dài sử dụng, chất lượng của sản phẩm vẫn không đổi. ́ ̀ ̀ ̀ https://thuviensach.vn 4. Chúng tôi làm rõ những ước muốn có phần mơ hồ về tính năng hay thiết kế của sản phẩm và khiến họ xác định rõ “Tôi muốn chính xác thứ này”. (Trưởng phòng thiết kế của một công ty kiến trúc nhà ở) Với “Quy tắc 1 – Coi trọng mối quan hệ tốt đẹp”, những mối quan hệ của bạn sẽ ngày một sâu đậm khi bạn luôn để ý xem mình có thể hỗ trợ đối phương hoặc mình và người đó có thể cùng nhau làm được điều gì. Nếu không có khả năng hỗ trợ ai đó, rất có thể mối thân tình giữa bạn và người đó sẽ chấm dứt. Thông thường, khi bạn liên tục tự hỏi, “Mình mong muốn giúp được gì cho người đó”, thì chính điều đó sẽ thúc đẩy các mối quan hệ của bạn. Sau khi nghĩ đến người khác với những mong mỏi về điều tốt lành thì sau đó, bạn hãy thử tái định nghĩa “giá trị vô song” của những sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang phụ trách. “Giá trị vô song” là “những thứ mà chỉ riêng tôi mới có thể tạo ra” Những lĩnh vực mà chúng ta đã đạt được thành công lớn, được minh họa bằng biểu đồ dưới đây. Giao điểm của ba vòng tròn “Sứ mệnh” (làm việc nên làm), “Giá trị vô song” (chỉ bản thân mỗi người mới có), “Cơ hội” (nhu cầu của khách hàng, tình hình kinh tế, nhu cầu từ thị trường) chính là nơi tạo ra sự thành công. Giao điểm của ba vòng tròn là nơi tạo ra sự thành công https://thuviensach.vn Giữa thứ mà người bán hàng nghĩ là “hữu ích” với thứ thực sự mang lại cảm giác “hữu ích” cho khách hàng vẫn còn một khoảng cách khá lớn. Để rút ngắn khoảng cách này, người bán cần tìm hiểu về khách hàng của mình. (Điều này sẽ được giải thích chi tiết trong Quy tắc 5 – Bày tỏ lòng biết ơn.) Dù bạn có những cải thiện đột phá về mặt kỹ thuật nhưng khách hàng và thị trường không có nhu cầu thì bạn cũng không thể đạt kết quả khả quan. Đối với những thứ được tạo ra trong một thời gian dài như kinh nghiệm, văn hóa doanh nghiệp, “giá trị vô song” chắc chắn là căn nguyên của tất cả. Sau đây là 8 câu hỏi hướng dẫn bạn tìm ra câu trả lời cho những “giá trị vô song” nhằm nâng cao hiệu quả: Câu hỏi 1: (Tính ưu việt) So với công ty đối thủ, công ty bạn có điểm nào vượt trội hơn? Câu hỏi 2: (Tính ưu việt) Công ty đối thủ có điểm nào ưu việt hơn công ty bạn? Câu hỏi 3: (Sản phẩm) Nếu phải tóm tắt về sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn bằng một câu. Bạn sẽ nói gì? https://thuviensach.vn Câu hỏi 4: (Lý do lựa chọn) Tại sao hiện tại khách hàng lại chọn sử dụng sản phẩm do công ty bạn cung cấp. Câu hỏi 5: (Vai trò) Nếu công ty của bạn hợp tác với đối thủ thì vai trò của công ty bạn là gì? Câu hỏi 6: (Thành công đã gặt hái được) Công ty bạn đã đạt được những thành tích đáng kể nào từ trước đến nay? Câu hỏi 7: (Lời hứa) Những điều mà bạn cho là việc hiển nhiên từ trước đến nay là gì? Câu hỏi 8: (Khách hàng) Từ trước đến nay, bạn đã nhận được sự khen ngợi như thế nào từ khách hàng? Sau khi hoàn thành 8 câu hỏi này, bạn hãy hướng đến việc trả lời câu hỏi sau đây. ? *Ma thuật đặt câu hỏi tìm ra giá trị vô song của bạn/sản phẩm GIÁ TRỊ VÔ SONG TRONG SẢN PHẨM CỦA BẠN LÀ GÌ? Gợi ý: Trong quá trình hoạt động tự đánh giá sản phẩm, câu trả lời cho câu hỏi này sẽ ẩn dưới dạng các gợi ý. Đầu tiên, bạn và nhân viên trong công ty hãy cùng nhau trả lời 8 câu hỏi trên. Câu trả lời minh họa: 1. Chúng tôi hỗ trợ về mặt nhân lực cho những khách hàng đang làm việc tại nước ngoài. Chúng tôi đào tạo nhân viên người Nhật đang cư trú ở trong và ngoài nước để họ có thể phát huy tối đa khả năng của mình. (Chuyên gia bồi dưỡng nhân lực) 2. Chúng tôi đưa tri thức hay phương pháp áp dụng vào thực tế dựa trên các căn cứ, tài liệu mang tính khoa học và y học. Chúng tôi ́ https://thuviensach.vn luôn lấy bản thân để làm mẫu cho khách hàng. (Giáo viên hướng dẫn các bài tập về thể lực) 3. Chúng tôi dùng cách nói dễ hiểu để giải thích cho khách hàng cách quản lý hay có thái độ đối với tiền bạc như thế nào để thúc đẩy sự phát triển công việc kinh doanh. (Nhà tư vấn thuế) 4. Dựa trên việc đưa cho khách hàng xem các ví dụ về thành công và thất bại trong quảng cáo trên tạp chí, từ đó chúng tôi chỉ ra các phương án cho họ. Khách hàng nhận thấy hiếm có hoạt động quảng cáo nào của chúng tôi thất bại, chính điều này khiến họ cảm thấy yên tâm giao dự án cho chúng tôi. (Trưởng phòng quảng cáo) Người bán hàng là đại diện cho người sản xuất Sendaishi là chuỗi nhà hàng theo phong cách phương Đông với đội ngũ nhân viên thân thiện. Giám đốc của chuỗi nhà hàng này, ông Oe Fumihito là người đã áp dụng “Câu hỏi” của tôi vào việc kinh doanh. Nhiều năm trước, ông Oe đã hỏi người quản lý cửa hàng rằng, “Cửa hàng của chúng ta mang đến cho khách hàng điều gì?” Câu trả lời chính là, “Để khách hàng có thể tận hưởng thời gian tuyệt vời khi thưởng thức món mì Soba được chế biến từ loại gạo ngon nổi tiếng của nước ta”. Đây thực sự là một câu trả lời hoàn hảo. Người quản lý nọ luôn tự tin về độ tươi ngon của nguyên liệu dùng để chế biến các món ăn tại cửa hàng do mình quản lý. Ông Oe lại tiếp tục hỏi, “Làm thế nào để khách hàng hiểu được điều đó?” Lần này, người quản lý cửa hàng ngập ngừng một hồi rồi nhận ra, “Đúng là nguyên liệu của cửa hàng đều là thực phẩm loại A, nhưng chúng ta không hề biết nguồn gốc của chúng!”, sự tự tin trước đó của người quản lý bỗng biến mất. Sau đó, ông đã cất công hỏi trực tiếp những nông dân cung cấp nguyên liệu làm món mì Soba cho cửa hàng về mọi thông tin liên quan đến nguyên liệu. Kể từ đó, ông ấy rất tự tin về kiến thức của mình, thậm chí có thể giải đáp tường tận mọi thắc mắc của khách hàng liên quan đến mì. Nhờ vậy, khách hàng đã đánh giá cao năng lực của cửa hàng trưởng và công việc làm ăn của cửa hàng theo đó trở nên phát đạt hơn. https://thuviensach.vn Bản thân mỗi tiểu thương chính là một đại diện trung gian cho người sản xuất phân phối sản phẩm, dịch vụ với người sử dụng. Tuy nhiên, do chỉ là người trung chuyển hàng hóa nên nhiều khi họ cũng khó có thể hiểu được tâm lý của người sản xuất hay cách thức tạo ra sản phẩm. Thật ra, riêng việc quan tâm đến những chi tiết nhỏ như vậy cũng sẽ gợi ý về “giá trị vô song” tiềm tàng trong sản phẩm. Tiếp theo, hãy tiếp tục tìm ra giá trị vô song của mình bằng cách điền những từ ngữ thích hợp vào ngoặc đơn: Đi tìm giá trị vô song 1. Về hàng hóa – dịch vụ Chúng tôi được đánh giá cao về (..................). Ngoài ra, xét trên mặt bằng chung thị trường sản xuất mặt hàng này, chúng tôi tự hào rằng (.............) mà chúng tôi đang cung cấp (hoặc phát triển) là tốt nhất. 2. Khả năng đáp ứng khách hàng Đặc trưng đối tượng khách hàng của chúng tôi là (...............). Chính vì thế, nhân viên của công ty chúng tôi được trang bị kỹ năng (........................) 3. Đánh giá từ khách hàng Chúng tôi giành được (..........). Đó là bởi (.........) sản phẩm của chúng tôi có được sự tín nhiệm rất lớn từ người tiêu dùng. Gợi ý: Bạn có thể tìm đáp án cho câu hỏi này qua những lời khen ngợi từ khách hàng dành cho sản phẩm/dịch vụ của công ty hoặc khả năng ứng phó với tình hình của cấp dưới. Câu trả lời minh họa: 1. Về hàng hóa – dịch vụ Chúng tôi được đánh giá cao về (thời gian phục vụ khách hàng nhanh). Ngoài ra, xét trong mặt bằng chung thị trường sản xuất ̀ ́ https://thuviensach.vn mặt hàng, chúng tôi tự hào rằng (dịch vụ) mà chúng tôi cung cấp (hoặc phát triển) là tốt nhất. 2. Khả năng đáp ứng khách hàng Đặc trưng đối tượng khách hàng của chúng tôi là (người cao tuổi). Chính vì thế, nhân viên công ty chúng tôi được trang bị kỹ năng (lắng nghe khách hàng một cách chân thành). 3. Đánh giá từ khách hàng Chúng tôi giành được (thị phần lớn nhất tại Hokkaido). Đó là bởi khách hàng đã đặc biệt tín nhiệm (tính năng cách nhiệt) trong sản phẩm của chúng tôi. Bạn hẳn đã tìm ra nhiều điểm độc đáo “vô song” trong sản phẩm hoặc công ty của mình rồi chứ? Vậy chúng ta hãy quay lại với câu hỏi ở Quy tắc 2: ? *Ma thuật đặt câu hỏi giúp bạn tìm ra điểm “vô song” NẾU CÔNG TY CỦA BẠN PHÁ SẢN, AI SẼ GẶP KHÓ KHĂN VÀ KHÓ KHĂN NHƯ THẾ NÀO? Gợi ý: Nếu bạn bắt đầu nhận thức được những giá trị vô song mà chỉ bạn mới có thể tạo ra thì việc trả lời câu hỏi này có lẽ sẽ không mấy khó khăn. Với những độc giả còn băn khoăn trong việc trả lời câu hỏi này thì có lẽ các bạn nên trả lời mọi câu hỏi mang tính hỗ trợ ở phía trên. Sau đó, chúng ta hãy trả lời câu hỏi này một lần nữa! Câu trả lời minh họa: 1. Vì đối tác của chúng tôi không tự chế tạo bộ phận này được nên họ khó có thể hoàn thiện sản phẩm nếu thiếu chúng tôi. (Công nhân xưởng gia công các bộ phận cơ khí) 2. Các nhà hàng hoặc tiệm bán thực phẩm không thể tự trang bị các thiết bị đông lạnh như tủ lạnh hoặc máy làm mát để bảo quản ́ https://thuviensach.vn thực phẩm nếu không có chúng tôi. Vì họ không nhận được hỗ trợ sau khi lắp đặt từ phía công ty chúng tôi nên nhà hàng sẽ khó quản lý được các phát sinh trong quá trình sử dụng sản phẩm. (Nhân viên kinh doanh công ty sản xuất máy móc thiết bị đông lạnh) 3. Thế mạnh của chúng tôi chính là mỗi bộ phận đều có cách lắp đặt riêng phù hợp và linh hoạt. Khách hàng kỹ tính sẽ không thể tìm thấy sản phẩm đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của họ nữa. (Nhân viên công ty lắp đặt thiết bị nhà tắm) 4. Nếu doanh nghiệp phá sản, tôi sẽ mất đi không chỉ một bạn hàng đáng tin cậy mà còn là một đối tác có thể thảo luận mọi vấn đề. (Nhân viên công ty cung cấp thiết bị liên lạc) 5. Khách hàng sẽ không còn nhận được dịch vụ từ nhà cung cấp mà khiến họ hoàn toàn yên tâm. Từ nay cũng sẽ không còn người giúp họ tính toán và xử lý những sai sót nên họ sẽ gặp không ít rắc rối. (Nhân viên một doanh nghiệp kế toán) 6. Bạn hàng của tôi sẽ không còn nhận được dịch vụ bảo dưỡng thiết bị nếu công ty của tôi phá sản. (Nhân viên một xí nghiệp sản xuất máy móc) QUY TẮC 3: CHIA SẺ Hợp tác làm tăng khả năng cạnh tranh * Ma thuật đặt câu hỏi tạo ra phép toán 1 + 1 = 3 HỢP TÁC VỚI AI SẼ GIÚP TA THU HÚT THÊM KHÁCH HÀNG? Từ trước đến nay, tôi luôn có các mối quan hệ đối tác với nhiều xí nghiệp và cá nhân liên quan đến các hoạt động về tập huấn nhân viên và cách sử dụng câu hỏi đúng của mình. Nhưng khi còn điều hành công ty chuyên về sản xuất các sản phẩm liên quan đến mạng máy tính, tôi cho rằng mình phải tự làm mọi công đoạn. Lúc ấy, tôi nghĩ công ty nên tập trung vào việc ứng dụng công nghệ ̀ ́ ̀ https://thuviensach.vn đồ họa kỹ thuật số vào hoạt động quảng cáo trên truyền hình. Từ việc viết chương trình cho đến thiết kế hay chế tác hình ảnh, tôi đều muốn công ty của mình phải làm được. Tôi là người có tham vọng vô hạn. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng lên và quy mô công ty được mở rộng thì xu hướng “tham công tiếc việc” của tôi đã bộc lộ nhược điểm thể hiện qua việc sản phẩm cuối không được như tôi mong muốn. Cuối cùng, công viêc kinh doanh của tôi không được thuận buồm xuôi gió. Khi muốn tự làm mọi việc, cuối cùng tôi lại chẳng làm được gì ra hồn. Giờ đây, tôi sẽ tìm người có khả năng làm những việc không thuộc thế mạnh của mình và hợp tác với họ để hoàn thành nó. Điều này một phần cũng liên quan mật thiết đến “Quy tắc 1 – Coi trọng mối quan hệ tốt đẹp” và “Quy tắc 2 – Nguyện vọng”. Phải hỗ trợ nhau tốt mới có thể làm cộng sự Ngài Matsumura Yasuo, Chủ tịch viện Nghiên cứu Phát triển Kinh doanh Clover là người đã sáng tạo ra 9 cách tập trung để sử dụng bảng Mandala (được trình bày trong chương IV) và kết hợp nó với Ma thuật đặt câu hỏi để tạo ra “Bảng Mandala Ma thuật đặt câu hỏi”. Mandala là một bản vẽ thể hiện thế giới quan theo quan niệm của pháp môn Mật tông. Khi áp dụng những gợi ý thể hiện trong bảng Mandala, ta sẽ sở hữu năng lực siêu nhiên. Khi sử dụng bảng này và đặt câu hỏi, chúng ta có thể nắm bắt được vấn đề một cách độc lập và dễ hiểu hơn. Vào năm 2006, nhờ sự giới thiệu của anh Takezawa, tôi đã được tham gia một buổi thuyết trình về cách ứng dụng bảng Mandala vào đời sống, tôi đã tự hỏi, “Liệu mình có thể hợp tác cùng người này không?” Mandala là một dạng biểu đồ tuy có nguyên lý sử dụng đơn giản nhưng lại mang đến hiệu quả rất lớn. Lúc ấy, trong đầu tôi lóe lên một ý tưởng: “Nếu tập hợp các câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn lại, mọi thứ sẽ dễ nắm bắt hơn nhiều!” Hơn nữa, tôi chỉ đơn thuần bắt tay vào biến ý tưởng thành hành động. Đầu tiên, tôi hẹn gặp ́ https://thuviensach.vn