🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Phong Cách Pr Chuyên Nghiệp Ebooks Nhóm Zalo LỜI TỰA Ebook miễn phí tại : www.Sachvui.Com Có lẽ cụm từ “Public Relations” hay còn gọi là “PR” không còn xa lạ với nhiều người, đặc biệt là giới trẻ – những người năng động, nhiệt huyết và sáng tạo. Thế hệ trẻ ngày nay có nhiều cơ hội để thành công trong sự nghiệp, cũng như có nhiều cơ hội được học tập ngành nghề mình yêu thích. Ngành PR ra đời và nhanh chóng phát triển là một tất yếu khách quan, tạo ra môi trường rộng lớn đầy thách thức cho các bạn trẻ thỏa sức sáng tạo và đóng góp tài năng cho xã hội. Tuy nhiên, trên thực tế ở nước ta hiện nay, chưa có nhiều trường lớp chính quy đào tạo chuyên ngành PR một cách bài bản. Đa số các chuyên viên PR đang hoạt động trong lĩnh vực này đều đi lên và thành công từ những trải nghiệm, những bài học kinh nghiệm thu lượm được trong công việc. Điều đó cũng gây không ít hoang mang, bối rối cho những bạn trẻ mới vào nghề hoặc những người đã đi làm một thời gian nhưng vẫn cảm thấy mình chưa hiểu thật đầy đủ về PR. Cuốn sách Phong cách PR chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức thực tế bổ ích, vì đây là đúc kết kinh nghiệm của những người tâm huyết và nhiều trải nghiệm trong lĩnh vực PR. Sự cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng trở nên khốc liệt, nên để đứng vững, sống sót và phát triển, thành công trên thị trường, các doanh nghiệp cần sáng tạo và thừa nhận tầm quan trọng của truyền thông. Thật vậy, nếu một doanh nghiệp hoạt động tách rời hay không cần, không sử dụng đến truyền thông thì doanh nghiệp đó không thể tồn tại, phát triển bền vững được. Và một trong những công cụ đưa thông tin tiếp cận công chúng, khắc sâu vào tâm trí công chúng và để lại những tình cảm tốt đẹp là PR. Chính vì lý do đó, nên hiện nay các công ty rất chú trọng đầu tư cho PR – một hoạt động có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu. Ở Việt Nam, có một số cuốn sách đã xuất bản viết về PR, tuy nhiên chúng mới chỉ dừng lại ở việc đề cập đến vấn đề mang tính lý thuyết, lập kế hoạch, chân dung người làm PR cùng những tố chất, nghệ thuật PR. Khác với những cuốn sách ấy, Phong cách PR chuyên nghiệp đi sâu vào quy trình làm việc của một chuyên viên PR trong môi trường kinh doanh thực tế. Cung cấp cho độc giả những phương pháp, những hướng dẫn cụ thể, nên đọc xong cuốn sách này ít nhiều khi đặt bút xuống viết một thông cáo báo chí, bạn sẽ biết bắt đầu từ đâu. Khi muốn tiếp xúc với một phóng viên, bạn sẽ biết mình nên làm gì đầu tiên. Mỗi một quy trình, mỗi một kỹ năng được đề cập trong cuốn sách đều xuất phát từ những kinh nghiệm thực tế mà chúng tôi tích lũy được trong quá trình làm việc cho các công ty truyền thông, các doanh nghiệp và giảng dạy tại các trường đại học cũng như huấn luyện cho các doanh nghiệp. Đó chính là điểm đặc biệt giúp cuốn sách được nhiều người đánh giá là có tính thực tiễn cao. Đọc Phong cách PR chuyên nghiệp, bạn như mang cả lớp học PR tiền triệu về nhà. LỜI MỞ ĐẦU ĐỐI TƯỢNG BẠN ĐỌC Cuốn sách Phong cách PR chuyên nghiệp được viết dành cho các nhân viên PR, marketing, nhân viên phòng đối ngoại, những người làm việc trong các công ty truyền thông, những bạn trẻ yêu thích ngành truyền thông nói chung, PR nói riêng và các bạn sinh viên đang theo học ngành quản trị kinh doanh, marketing, PR và quảng cáo, báo chí cùng những chuyên ngành khác nhưng muốn tìm hiểu về công việc của người làm PR. Cuốn sách rất hữu ích cho những ai mới bước chân vào lĩnh vực PR và cảm thấy mọi thứ còn khá mới mẻ, lạ lẫm, đang loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu và dành cho những ai muốn nâng cao hiệu suất công việc, vốn hiểu biết của mình. Mục tiêu của chúng tôi khi viết cuốn sách là cung cấp những chỉ dẫn cơ bản nhất, những phương pháp thường sử dụng nhất cho một nhân viên PR. Chúng tôi ví cuốn sách này như là một cẩm nang “nghệ thuật nấu ăn”, hướng dẫn cho bạn tường tận từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu đến chế biến thành phẩm như thế nào. Bạn sẽ được trang bị các phương pháp để viết một thông cáo báo chí hiệu quả, quy trình cơ bản nhất để tổ chức một buổi họp báo, cung cấp các kỹ năng để bạn tạo dựng quan hệ với nhà báo, cũng như cách làm việc hiệu quả với Agency và doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn còn được tiếp cận với những ví dụ cụ thể và phụ lục để có thể nhanh chóng ứng dụng vào thực tế cho công việc hiện tại hoặc tương lai. NỘI DUNG CUỐN SÁCH Cuốn sách gồm bốn phần, đề cập những điều cơ bản nhất của một người làm PR – những công việc mà các nhân viên PR phải đối mặt và làm hàng ngày. Cuốn sách mở đầu với phương pháp viết thông cáo báo chí (TCBC). Là nhân viên PR, dù bạn làm trong doanh nghiệp hay trong Agency thì thông cáo báo chí là điều cơ bản, đầu tiên mà một người làm PR cần nắm rõ, bạn không thể trở thành một chuyên viên PR giỏi mà không biết viết TCBC. Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn một bố cục chuẩn của TCBC và phương pháp dễ dàng nhất để bạn dù không phải là nhà báo, không tốt nghiệp từ khoa văn, không giỏi ngôn ngữ cũng có thể viết được một TCBC thành công. Với những ví dụ cụ thể và phần phụ lục các mẫu TCBC rất hữu ích cho bạn khi viết TCBC. Phần II tập trung vào những vấn đề mà bạn cần lưu ý khi làm việc với giới truyền thông, bản chất của PR là tạo sự kiện, và để cho báo chí nói về mình. Làm sao để tin tức của công ty bạn thường xuyên được xuất hiện trên các phương tiện truyền thông, làm sao để phóng viên trực tiếp gọi điện đến phòng PR nhờ sắp xếp một cuộc phỏng vấn hay để lấy thông tin cho bài viết của mình. Tất cả những điều đó chính là cơ hội để quảng bá hình ảnh công ty với công chúng. Dĩ nhiên, với số lượng doanh nghiệp khổng lồ như hiện nay thì phóng viên không thể nhớ hết tên các công ty cũng như nhân viên PR. Chỉ những nhân viên PR, những công ty nào tạo dựng được mối quan hệ tốt với họ thì họ mới tìm đến khi cần lấy thông tin viết bài. Phần này đưa ra những lời khuyên cơ bản và thiết thực nhất, những điều bạn nên làm và không nên làm khi tiếp xúc với nhà báo cũng như các kỹ năng duy trì mối quan hệ, những điều tưởng chừng như rất đơn giản nhưng nhiều người lại thường bỏ qua. Phần III trang bị cho bạn những kỹ năng cần thiết để tổ chức một buổi họp báo hiệu quả. Công việc của nhân viên PR là thường xuyên tổ chức những buổi họp báo để cung cấp thông tin cho phóng viên và để phóng viên có những trải nghiệm với công ty. Tuy nhiên, nếu không có phương pháp, kỹ năng thì quả thật đây không phải là công việc dễ dàng vì có rất nhiều tiểu tiết bạn có thể bỏ qua. Bạn được cung cấp một quy trình tổ chức họp báo với đầy đủ công việc và được phân chia rõ ràng, cụ thể cho các bộ phận. Với quy trình này, mỗi khi tổ chức họp báo bạn sẽ không phải lo lắng xem mình nên bắt đầu từ đâu nữa. Phần IV viết về kỹ năng làm việc với Agency. Cho dù một doanh nghiệp lớn đến đâu chăng nữa thì có nhiều công việc họ cũng phải thuê các Agency bên ngoài để hỗ trợ. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và Agency không phải lúc nào cũng tốt đẹp. Và không phải sự kết hợp nào cũng tạo ra những kết quả ngọt ngào. Phần này sẽ giúp các bạn dù làm việc cho doanh nghiệp hay Agency cũng biết cách phối hợp với nhau hiệu quả. Từ việc lựa chọn Agency đến những khó khăn, thuận lợi khi trở thành đối tác. Tất cả những điều này có thể bạn đã biết vì nó quá hiển nhiên, nhưng trong cuốn sách này chúng tôi giúp các bạn hệ thống lại và có những hướng dẫn cụ thể cho công việc của mình. LỜI CẢM ƠN Trước tiên, cuốn sách Phong cách PR chuyên nghiệp là một cơ hội quý giá để hai chúng tôi có dịp làm việc cùng nhau. Đây là tác phẩm đầu tay và khi hoàn thành cuốn sách này, chúng tôi cảm thấy tự tin và có nhiều động lực hơn để cho ra đời những cuốn sách có giá trị tiếp theo trong tương lai. Cuốn sách tâm huyết này được hoàn thành bởi sự giúp sức của rất nhiều người. Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, những người thân đã luôn ở bên cạnh để ủng hộ và chia sẻ với chúng tôi nhiều điều. Không có sự động viên, khuyến khích của họ, chúng tôi sẽ không làm được bất cứ việc gì. Chúng tôi cũng xin cảm ơn Phương Thảo, Hoàng Vương, Alvin… đã giúp đỡ chúng tôi rất nhiều trong quá trình thu thập tài liệu và tìm hiểu nhu cầu bạn đọc, cũng như chứng minh được đây là cuốn sách đầu tiên trên thị trường có những chỉ dẫn cụ thể cho người làm PR. Xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến giảng viên Nguyễn Đông Triều; chị Trần Trà My, Chuyên viên Marketing của HELP Corporation; anh Nguyễn Quang Huy, Trưởng phòng Sự kiện Công ty TNHH Truyền thông MiO – những người đã đóng góp ý tưởng, nhận xét bản thảo đầu tiên của cuốn sách. Trong quá trình giảng dạy, chính những câu hỏi của sinh viên, học viên các lớp PR đã tạo niềm cảm hứng và động lực để chúng tôi bắt tay vào viết và hoàn thành cuốn sách. Cuối cùng, chúng tôi xin cảm ơn Công ty Cổ phần Sách Alpha đã đồng ý xuất bản cuốn sách này mặc dù chúng tôi chưa phải là những người viết sách chuyên nghiệp. Sự can đảm, dám đầu tư của họ khiến chúng tôi cảm kích. Và bạn đọc, những người đang và sẽ cầm trên tay cuốn sách Phong cách PR chuyên nghiệp, chúng tôi hy vọng cuốn sách sẽ mang lại lợi ích thiết thực cho các bạn, là hành trang đầu tiên cho các bạn bước vào lĩnh vực PR. Lần đầu tiên viết sách không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi mong chờ nhận được những góp ý chân thành của các bạn, để những lần tái bản sau được hoàn thiện hơn. NHÓM TÁC GIẢ Phần I - CÁCH VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ 1. VAI TRÒ CỦA THÔNG CÁO BÁO CHÍ Công việc chính của một nhân viên PR là làm sao để giới truyền thông chuyển tải thông tin của công ty/ doanh nghiệp mình đến với các đối tượng công chúng khác nhau. Có rất nhiều công cụ để nhân viên PR thực hiện việc chuyển thông tin đến với nhà báo và thông cáo báo chí (TCBC) là một trong những công cụ đó. TCBC còn được gọi là Press Release, là bài viết mang thông tin chính thức của một doanh nghiệp, tổ chức, hiệp hội, cá nhân… gửi đến các cơ quan thông tấn báo chí. Nhờ đó các cơ quan truyền thông này giúp công ty, tổ chức… đưa tin về một sự kiện, chính sách, hoạt động hay kết quả nào đó mà công ty muốn công chúng biết. TCBC thường gắn với các sự kiện (khai trương, động thổ, tiệc mừng, giải thưởng, cuộc thi, v.v…) hoặc vấn đề xảy ra (khủng hoảng doanh nghiệp, thay đổi chính sách, hoạt động doanh nghiệp, v.v…). Bên cạnh đó, TCBC còn được xem là cầu nối giữa PR với giới truyền thông và công chúng. Nhờ có TCBC mà ba bên này hiểu được công việc của nhau, công ty có thể chuyển tải đến công chúng những điều mình muốn nói, công chúng biết được công ty đang hoạt động như thế nào, có chương trình gì... Còn nhà báo sẽ có thông tin cho những bài viết của mình. Điều quan trọng nhất của TCBC là sẽ cung cấp thông tin cho giới truyền thông. Mỗi mẫu tin đưa ra từ bản thông cáo báo chí sẽ được các báo khai thác ở những khía cạnh khác nhau. Ví dụ như với thông tin “Piaggio sẽ sản xuất xe máy tại Việt Nam vào năm 2009”, báo Đầu tư sẽ khai thác khía cạnh nhà máy sản xuất xe Piaggio Việt Nam, số vốn đầu tư, công suất và giấy phép đầu tư; còn tạp chí Ôtô & Xe máy sẽ viết chi tiết về “Vespa LX Việt Nam”. Ngoài ra, TCBC còn giúp công ty giải đáp câu hỏi của dư luận, đặc biệt là trong các cuộc khủng hoảng hoặc giải đáp những thắc mắc của khách hàng khi có sự cố. Để viết TCBC hiệu quả, trước tiên chúng ta cần tìm hiểu mô hình truyền thông hai bước do E. Katx và Lazarsfed1đề xuất, trong đó thông tin được tiếp nhận bởi những “người gác cửa” chủ chốt (thường là những thủ lĩnh tư tưởng), sau đó họ sẽ tiếp tục diễn giải cho giới công chúng. Theo mô hình này, nếu người làm PR tung ra một thông cáo báo chí, thì những nhà báo được mời tham gia chiến dịch sẽ đóng vai trò thủ lĩnh tư tưởng và diễn giải thông tin cho độc giả. Chính vì vậy, cùng nhận một TCBC như nhau nhưng các nhà báo sẽ có những cách diễn giải, cách tiếp cận khác nhau tùy vào phong cách, ngôn ngữ của từng phóng viên cũng như phụ thuộc vào tôn chỉ, mục tiêu và kiểu tin tức của các báo. Ví dụ: Cùng một TCBC của IPC, phóng viên ở các báo khác nhau sẽ đăng tải những tin tức khác nhau. Tin tức đi trên báo về Lễ kỷ niệm 20 năm của Công ty Phát triển Công nghiệp Tân thuận được đưa ra như sau. THÔNG CÁO BÁO CHÍ IPC TIẾN RA BIỂN ĐÔNG – CHẶNG ĐƯỜNG 20 NĂM TPHCM, ngày 24 tháng 10 năm 2009 – Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC) tổ chức “Lễ kỷ niệm 20 năm thành lập và đón nhận Huân chương lao động hạng Nhì” do Thủ tướng Chính Phủ trao tặng, buổi lễ diễn ra tại Nhà hát Lớn Thành phố Hồ Chí Minh. Và cũng nhân dịp này, IPC trao tặng 200 triệu đồng cho “Quỹ chung một tấm lòng của Đài truyền hình TP.HCM nhằm cứu trợ đồng bào miền Trung trong mùa bão lũ, và để khuyến khích gương hiếu học thuộc hai xã Hiệp Phước và Long Thới – huyện Nhà Bè, Công ty IPC đưa ra chương trình “IPC – Tiếp sức đến trường”. Hai mươi năm qua, những dự án liên doanh liên kết của IPC như: khu chế xuất Tân Thuận, Đại lộ Nguyễn Văn Linh và cụm đô thị mới Phú Mỹ Hưng… đã làm thay đổi hẳn diện mạo huyện Nhà Bè xưa, thúc đẩy hình thành quận 7 ngày nay. Hiện nay, IPC đang tiếp tục triển khai mở rộng trục Đại lộ Bắc – Nam giai đoạn 3 lên 10 làn xe và nạo vét luồng Soài Rạp đến độ sâu – 12m cho tàu trên 50.000 tấn ra vào khu cảng thành phố, dự án Khu công nghiệp Hiệp Phước, Khu cảng, Khu logistics và Khu đô thị Hiệp Phước,... Những dự án trên đã đưa IPC trở thành đơn vị chủ lực để phát triển Thành phố tiến ra Biển Đông, góp phần quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh tế biển của Thành phố. Những nỗ lực của đội ngũ lãnh đạo và nhân viên trong suốt thời gian qua đã mang lại cho IPC nhiều thành tích khen thưởng cao quý: Huân chương Lao động hạng Nhì, Huân chương Lao động hạng Ba, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Bằng khen của Bộ Giao thông Vận tải, Cờ truyền thống của UBND Thành phố, Cờ thi đua xuất sắc của UBND Thành phố, Danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc, v.v… Là một doanh nghiệp nhà nước, IPC ra đời từ chủ trương đổi mới của đất nước, nhằm thu hút mọi nguồn lực trong nước kể cả đầu tư nước ngoài để phát triển khu vực phía Nam thành phố; thực hiện mục tiêu chiến lược thúc đẩy phát triển thành phố tiến ra biển Đông. Trong tương lai, với những dự án Đất Cảng, IPC hứa hẹn mang đến cho phía Nam thành phố nhiều sự đổi mới tích cực, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Hồ Chí Minh và cả nước. Thông tin về Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC) Quyết định hoạt động với mô hình công ty mẹ - công ty con, IPC đã vươn xa cùng 9 (8) công ty thành viên mang lại dáng dấp mới cho phía Nam thành phố: hiện đại, năng động và kiểu mẫu. Đảng bộ cơ sở Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận là đơn vị trong sạch vững mạnh nhiều năm liền của Đảng bộ Khu chế xuất và Khu công nghiệp Thành phố. Đảng ủy công ty đã biết phát huy sức mạnh đoàn kết, năng động và sáng tạo để lãnh đạo, cán bộ - công nhân viên trong toàn hệ thống thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị Thành Ủy và Ủy ban Nhân dân Thành phố giao phó. Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ: Nguyễn Thị Ngọc Châu – PR Manager Công ty………………………………… Địa chỉ: ………………………………… Điện thoại: ……………………………. Mobile: ………………………………… Email: …………………………………. Ra đời trong bối cảnh Việt Nam chuyển mình thực hiện chủ trương đổi mới, mở cửa nền kinh tế, sau 20 năm thành lập, Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC) đã nỗ lực thu hút mọi nguồn lực, nhất là đầu tư nước ngoài để phát triển khu vực phía Nam Thành phố Hồ Chí Minh. Bằng các dự án liên doanh liên kết đầu tư. IPC trở thành đơn vị chủ lực để phát triển thành phố tiến ra biển Đông, góp phần quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh tế biển của thành phố. Thực tế đã cho thấy, khi mới ra đời (1989), với mục đích là đầu tư hình thành Khu chế xuất Tân Thuận và Khu đô thị Phú Mỹ Hưng – là những công trình đầu tiên của cả nước về thu hút đầu tư nước ngoài, các dự án này của IPC cùng với dự án Khu đô thị cảng Hiệp Phước đang triển khai đều có quy mô lớn, có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển thành phố về phía Nam. IPC đã trở thành một công cụ đắc lực của Nhà nước, của Thành phố trong việc xây dựng các mô hình kinh tế - xã hội mới chưa có tiền lệ, các dự án mang tính đột phá ở các vùng còn nhiều khó khăn, tạo nên môi trường đầu tư hấp dẫn cho các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước đến đầu tư và cùng phát triển bền vững. Hàng loạt các dự án đầu tư – xây dựng cơ sở hạ tầng này đã tạo điều kiện hình thành ngành công nghiệp cơ bản, công nghiệp năng lượng và các ngành công nghiệp hỗ trợ… trên địa bàn, đã góp phần tạo ra nền tảng ban đầu cho sự phát triển trên các lĩnh vực kinh tế khác tại khu Nam thành phố như đầu tư, thương mại, dịch vụ, du lịch, văn hóa, giáo dục, giải trí trên địa bàn. Cơ cấu kinh tế Nhà Bè, Quận 7 theo đó đã có bước chuyển dịch mạnh mẽ theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hình thành một môi trường thu hút đầu tư bền vững và hiệu quả. Kinh nghiệm lớn nhất của IPC là đã xây dựng thành công mô hình Doanh nghiệp Nhà nước mang tính chất chủ đạo cho phát triển kinh tế - xã hội, là loại hình công ty quốc doanh, luôn chủ động tham mưu, đề xuất cơ chế mới, có khả năng làm đầu tàu cho các dự án đầu tư phát triển theo quy hoạch của Nhà nước, lôi kéo theo các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh khác với số vốn đầu tư gấp nhiều lần công ty quốc doanh đó bỏ ra ban đầu. Kinh nghiệm của IPC còn là tính chiến lược và liên hoàn của các dự án đầu tư; dự án Khu chế xuất (KCX) Tân Thuận tiến đến dự án Đại lộ Nguyễn Văn Linh và Khu đô thị Nam Thành phố, rồi đến cụm dự án Hiệp Phước bao gồm Khu công nghiệp (KCN) Hiệp Phước, nạo vét luồng Soài Rạp, cụm Cảng nước sâu, Đô thị Hiệp Phước… đều liên hoàn, hỗ trợ nhau xuyên suốt trong một chương trình phát triển đưa thành phố hướng ra biển Đông. Ông Phan Hồng Quân, Tổng giám đốc IPC cho biết: Trong nghiên cứu và phát triển dự án, IPC luôn đặt mục tiêu lợi ích kinh tế - xã hội lên hàng đầu, bảo đảm hiệu quả đồng vốn để tái đầu tư. Công ty luôn quan tâm xây dựng đội ngũ lao động theo tiêu chí: Có tâm, có tầm, có năng lực, dám nghĩ, dám làm, luôn trung thực và không vụ lợi cá nhân. Chính nhờ vậy kết quả kinh doanh của công ty ngày càng đạt hiệu quả cao. Riêng trong năm 2008 toàn hệ thống IPC đã đạt tổng doanh thu 4.572 tỷ đồng, nộp ngân sách 800 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế đạt 1.871 tỷ đồng, tổng tài sản gần 13.000 tỷ đồng… Đánh giá cao hoạt động có hiệu quả của IPC, ông Hứa Ngọc Thuận, Phó Chủ tịch UBND TP Hồ Chí Minh khẳng định: Hoạt động của IPC đã mang lại hiệu quả kinh tế cao, doanh thu tăng, lợi nhuận lớn, đóng góp nhiều cho ngân sách Nhà nước, đồng thời tham gia tích cực vào các hoạt động xã hội, từ thiện. Ông nhấn mạnh: Các dự án của IPC là những dự án tiên phong, góp phần vào việc tạo ra những cơ chế, chính sách mới, những mô hình mới cho sự phát triển kinh tế, phát triển đô thị, góp phần chuyển hóa một vùng đất đầm lầy, hoang hóa có giá trị kinh tế thấp thành các KCN, KCX, khu dân cư hiện đại với cơ sở hạ tầng đồng bộ và hoàn chỉnh, xây dựng khu Nam thành phố trở thành khu đô thị giàu bản sắc dân tộc, hiện đại, văn minh của thành phố. Trong thời gian tới, tiếp tục thực hiện mục tiêu chiến lược thúc đẩy phát triển thành phố tiến ra biển Đông. IPC nỗ lực phát huy vai trò chủ đạo và tính chủ động của mình trong việc mở ra các hình thức hợp tác đầu tư mới phù hợp với điều kiện hội nhập, liên kết với các vùng xung quanh. Công ty đang đẩy mạnh tiến độ thực hiện, hoàn thiện các đề án đã đầu tư đang triển khai như dự án KCN Hiệp Phước 900 ha, Cảng Contennơ trung tâm Sài Gòn, KCX Tân Thuận, Khu đô thị kiểu mẫu Phú Mỹ Hưng, đại lộ Nguyễn Văn Linh, KCN Long Hậu. Công ty tập trung xây dựng và triển khai các dự án mới, chú trọng dự án Khu hậu cần công nghiệp cảng Hiệp Phước rộng 400 ha, cụm cảng hạ lưu Hiệp Phước rộng 340 ha với công suất 180 triệu tấn/năm, mở rộng KCN Long Hậu lên 1.000 ha, sớm hoàn thành đường trục Bắc – Nam. Nạo vét sông Soài Rạp đạt độ sâu – 12 mét vào năm 2015, đảm bảo cho tàu có trọng tải trên 500.000 DWT cập cảng Hiệp Phước an toàn… Ông Phan Hồng Quân, Tổng giám đốc IPC nêu rõ: Công ty đang tập trung mọi nguồn lực cho đầu tư phát triển, mong muốn góp sức đưa thành phố Hồ Chí Minh trở thành một thành phố lớn ven biển Việt Nam, có điều kiện cạnh tranh với các thành phố ven biển khác của Châu Á – Thái Bình Dương. - Hà Huy Hiệp BÁO PHÁP LUẬT (ngày 27/10/2009- trang Nhịp sống đô thị) IPC tiếp sức đến trường cho học sinh hiếu học ở Nhà Bè Tại buổi lễ kỷ niệm 20 năm thành lập và đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhì. Công ty Phát triển công nghiệp Tân Thuận (IPC) đã công bố chương trình “IPC – tiếp sức đến trường” cho học sinh hiếu học thuộc hai xã Hiệp Phước và Long Thới (Nhà Bè). Theo đó, từ niên khóa 2009-2010, Công ty IPC sẽ tài trợ 100% chi phí học tập suốt những năm học đại học, cao đẳng cho tất cả học sinh nghèo hai xã trên và sẽ tài trợ 50% chi phí học tập cho các học sinh diện còn lại. Riêng học sinh cấp III thuộc gia đình chính sách, gia đình nghèo sẽ được tài trợ 1,5 triệu đồng/năm: nếu đi học nghề tại Trung tâm Dạy nghề huyện này thì được tài trợ 100% học phí. Được biết, IPC là doanh nghiệp nhà nước, trong 20 năm hoạt động đã liên doanh hình thành KCX Tân Thuận, khu đô thị mới Phú Mỹ Hưng, đại lộ Nguyễn Văn Linh, khu công nghiệp đô thị Hiệp Phước. - M. Thảo BÁO SBGP (Ngày 25/10/2009 – trang bìa) Công ty PTCN Tân Thuận đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhì (SGGP), - Ngày 24-10, đồng chí Nguyễn Văn Đua, Phó Bí thư Thường trực Thành ủy TPHCM thay mặt Chủ tịch nước đã trao tặng Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC) Huân chương Lao động hạng Nhì. Phó Chủ tịch UBND TPHCM Hứa Ngọc Thuận, thay mặt UBND TPHCM, yêu cầu IPC không những hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh mà còn phải tiếp tục chăm lo hơn nữa đời sống của người dân bị giải tỏa trong các dự án của IPC. Trên tinh thần này, tại buổi lễ nhận huân chương, IPC đã công bố chương trình “IPC – tiếp sức đến trường” cho học sinh hiếu học tại hai xã Hiệp Phước và Long Thới của huyện Nhà Bè. Cụ thể, trong 5 năm từ niên học 2009-2010, IPC sẽ tài trợ 100% chi phí học tập cho sinh viên thuộc diện nghèo, diện chính sách của hai xã trên và tài trợ 50% chi phí cho các đối tượng còn lại. - NG.KH BÁO NGƯỜI LAO ĐỘNG (Ngày 25/10/2009 – trang 4, Thời sự) Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận – TPHCM đã tổ chức lễ kỷ niệm 20 năm thành lập và đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhì vào sáng 24-10. (T.Nh) THỜI BÁO KINH TẾ VIỆT NAM (Ngày 26/10/2009 – trang 2 – Thời sự kinh tế) Công ty Phát triển Công nghiệp Tân Thuận (IPC) tổ chức “Lễ kỷ niệm 20 năm thành lập và đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhì” ngày 24/10 tại Tp. HCM. Nhân dịp này, IPC đã trao tặng 200 triệu đồng cho Quỹ “Chung một tấm lòng” của Đài TH Tp. HCM nhằm hỗ trợ đồng bào miền Trung, công bố chương trình “IPC – Tiếp sức đến trường” tài trợ 100% chi phí 5 năm học cho SV nghèo. - TÚ UYÊN IPC đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhì Thứ ba, 27/10/2009 10:12 (CAO) Sáng ngày 24-10-2009, tại Nhà hát lớn TPHCM, Công ty phát triển công nghiệp Tân Thuận (IPC) đã tổ chức “Lễ kỷ niệm 20 năm thành lập và đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhì do Thủ tướng Chính phủ trao tặng. Là một doanh nghiệp nhà nước, IPC ra đời từ chủ trương đổi mới của đất nước, nhằm thu hút mọi nguồn lực, nhất là đầu tư nước ngoài để phát triển khu vực phía Nam thành phố, thực hiện mục tiêu chiến lược thúc đẩy phát triển thành phố. Công ty IPC đón nhận cờ thi đua xuất sắc do UBND TP trao tặng Hai mươi năm qua, những dự án liên doanh liên kết của IPC như: KCX Tân Thuận, đại lộ Nguyễn Văn Linh và cụm đô thị mới Phú Mỹ Hưng… đã thúc đẩy hình thành Quận 7 như ngày nay. Hiện, IPC còn đang tiếp tục triển khai nhiều dự án: mở rộng trục đại lộ Bắc – Nam, KCN Hiệp Phước, Khu cảng… góp phần quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh tế biển của thành phố. Có thể nói, IPC cùng 8 công ty thành viên đã vươn xa, mang lại dáng dấp mới cho phía Nam thành phố: hiện đại, năng động và kiểu mẫu. Sự nỗ lực của đội ngũ lãnh đạo và nhân viên trong suốt thời gian qua đã mang lại cho IPC nhiều thành tích cao quý: Huân chương Lao động hạng Nhì, Huân chương Lao động hạng Ba, bằng khen của các cấp lãnh đạo, cờ thi đua của UBND thành phố. Cũng trong buổi lễ long trọng này, IPC đã trao tặng 200 triệu đồng cho quỹ “Chung một tấm lòng” của Đài truyền hình TPHCM nhằm cứu trợ đồng bào miền Trung trong mùa bão lũ. Đồng thời, IPC cũng ra mắt chương trình “IPC - tiếp sức đến trường” nhằm khuyến khích các gương hiếu học thuộc 2 xã Hiệp Phước và Long Thới (huyện Nhà Bè). - M.T 2. MƯỜI ĐỀ TÀI CỦA THÔNG CÁO BÁO CHÍ Có nhiều đề tài nhân viên PR có thể khai thác để viết thông cáo báo chí (TCBC), khi có bất kỳ điều gì cần thông báo ra công chúng, chúng ta đều có thể viết TCBC gửi đến các tòa soạn, không nhất thiết phải tổ chức họp báo mới viết TCBC. Dưới đây là mười đề tài xoay quanh hoạt động của các công ty, những đề tài này thường xuyên được các công ty khai thác để viết TCBC. 2.1. Khi công ty tung ra sản phẩm hay dịch vụ mới Ví dụ 1 Với mục đích mở rộng thị trường trong nước và hướng tới đối tượng có thu nhập trung bình, Công ty cổ phần may Việt Tiến vừa cho ra mắt sản phẩm mang nhãn hiệu Việt Long. Sản phẩm mới lần này của Việt Tiến vẫn giữ được phong cách của hãng, thiết kế đơn giản, chất lượng tốt. Đây là dòng sản phẩm dành cho nam giới với các sản phẩm chính là áo sơ mi, quần tây, quần kaki, quần jeans, áo thun, quần sooc… mang hai phong cách thời trang là công sở (officewear) và thoải mái, tiện dụng (casual wear). Nguồn: http://hangviet.vtv.vn/Thong-tin-thi-truong/San-pham-moi-ra mat/1/Viet-Tien-ra-mat-san-pham-moi/780/ Ví dụ 2 Ngày 20 tháng 5 năm 2011, Toshiba đã tổ chức họp báo và công bố dòng laptop Toshiba TECRA R840 mới tại Việt Nam. Với khẩu hiệu “Bền bỉ, tin cậy vượt thời gian”, đây là dòng máy tính có hiệu năng cao, khả năng hoạt động bền bỉ, và được trang bị những công nghệ bảo vệ tốt nhất của Toshiba. Nguồn: http://voz.vn/2011/05/20/tcbc-toshiba-ra-mat-san-pham-toshiba tecra-r840-o-viet-nam/) 2.2. Khi công ty có chương trình khuyến mại: Ví dụ 1 Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2010 - Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank) giới thiệu chương trình khuyến mãi lớn nhất trong năm “Đón nhận Vinh danh, Ngập tràn Ưu đãi” áp dụng trên phạm vi toàn quốc từ 15/10/2010 đến 07/01/2011. Chương trình là lời cảm ơn của Techcombank tới hàng triệu khách hàng nhân dịp ngân hàng được vinh danh “Ngân hàng tốt nhất Việt Nam năm 2010” do tạp chí chuyên ngành tài chính Euromoney trao tặng. Nguồn: https://www.techcombank.com.vn/ Desktop .aspx Ví dụ 2 Nhân dịp ra mắt sản phẩm mới, Toshiba đưa ra chương trình khuyến mãi hấp dẫn mang tên “Thỏa sức alô cùng Toshiba”. Từ ngày 15/04 – 31/05/2011, Quý khách hàng khi mua laptop Toshiba phân phối chính hãng tại các đại lý chính thức của Toshiba trên toàn quốc sẽ nhận ngay thẻ điện thoại trị giá từ 200.000vnđ đến 700.000vnđ. Nguồn: http://voz.vn/2011/05/20/khuyen-mai-thoa-suc-alo-cung-toshiba 2/ 2.3. Kết quả kinh doanh quý/năm Ví dụ Tp. Hồ Chí Minh, 16/4/2010 - Công ty Cổ phần Tập đoàn Ma San hôm nay đã báo cáo kết quả kinh doanh đạt mức cao nhất trong lịch sử công ty cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009. Nguồn: www.masangroup.com/.../MSNEarnings-Release12April 2010 Final-VN.pdf 2.4. Thay đổi ban lãnh đạo Ví dụ HÀ NỘI - Ngày 31 tháng 12 năm 2007, tại trụ sở Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước (SCIC), Ủy viên Bộ Chính trị, Phó Thủ tướng thường trực Chính phủ Nguyễn Sinh Hùng đã chủ trì buổi làm việc công bố các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về việc bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo mới của SCIC. Theo đó, Bà Lê Thị Băng Tâm, Chủ tịch Hội đồng Quản trị sẽ nghỉ hưu theo chế độ của nhà nước từ 01/1/2008. Ông Vũ Văn Ninh, Bộ trưởng Bộ Tài chính sẽ kiêm giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị SCIC thay Bà Lê Thị Băng Tâm. Ông Trần Văn Tá, nguyên Thứ trưởng Bộ Tài chính giữ chức Tổng giám đốc SCIC. Nguồn: http://www.scic.vn/index.php?option=com- content&view= article&id=145&Itemid=9 2.5. Thành tích công ty hay cá nhân trong công ty Ví dụ 1 Công ty cổ phần sữa Việt Nam – Vinamilk là Công ty Việt Nam đầu tiên và duy nhất được lọt vào danh sách 200 doanh nghiệp tốt nhất tại Châu Á - Thái Bình Dương của tạp chí Forbes Asia ( Asia’s 200 Best Under A Billion) trong năm 2010. Nguồn: www.vietbao.vn Ví dụ 2 Cuối tháng 6/2007, Saatchi & Saatchi Việt Nam hân hoan với giải Sư tử Đồng của Liên hoan quảng cáo quốc tế lớn nhất và uy tín nhất thế giới tổ chức hàng năm tại Cung Đại hội Cannes, cũng là nơi diễn ra Liên hoan phim quốc tế Cannes. Mẫu quảng cáo đoạt giải được thai nghén và thực hiện 100% tại Việt Nam bởi nhóm sáng tạo của công ty Saatchi & Saatchi Việt Nam cho Olay, sản phẩm kem dưỡng da chống nhăn của Tập đoàn Procter & Gamble (P&G). Nguồn: http://quangcaovietnam.blogspot.com/2008/11/lovemark-bc- pht trin-cao-hn-ca-thng-hiu.html) 2.6. Giải pháp đối với khủng hoảng của công ty Ví dụ 1 Công ty Dielac Alpha đã cho thu hồi 10.872 hộp sản phẩm nghi ngờ có mạt sắt do vết xước gây ra trong ca sản xuất từ ngày 14 đến 20/1 để tiêu hủy. Nguồn: http://tintuc.xalo.vn/00-1147396505/tieuhuysanphamsua dielac lanmatsat.html Ví dụ 2 Để khách hàng không phải lo lắng khi sử dụng sản phẩm, TMV sẽ thông báo trực tiếp đến các chủ phương tiện đã mua và sử dụng những sản phẩm nằm trong diện có thể bị ảnh hưởng, để khách hàng mang xe đến trung tâm bảo hành trong thời gian sớm nhất. Chương trình sẽ được tiến hành miễn phí với tất cả các xe nằm trong diện này. Song song đó, TMV sẽ thông báo cụ thể những xe nào nằm trong diện phải sửa chữa, cần sửa chữa lỗi gì và số lượng xe cần sửa chữa là bao nhiêu để Cục ĐKVN và người tiêu dùng theo dõi. Nguồn: http://dantri.com.vn/c111/s111-471015/toyota-viet-nam-se-sua- chua-nhung-xe-bi-loi.htm 2.7. Tổ chức từ thiện Ví dụ Chương trình đi bộ từ thiện Lawrence S. Ting lần thứ V diễn ra vào sáng ngày 10/01/2010 tại Khu Hồ Bán Nguyệt Phú Mỹ Hưng, Q7, TP.HCM. 15.000 người tham dự, hơn 2,3 tỷ đồng đóng góp từ thiện. Tham gia tài trợ cho chương trình đi bộ lần này ngoài Phú Mỹ Hưng (đơn vị tổ chức) còn có Công ty CP Long Hậu, Công ty CP Taxi Mai Linh, Công ty CP Ngôi Sao Tương Lai – Thương hiệu Taxi Future và một số nhà tài trợ khác. Công ty CP Long Hậu là đơn vị đóng góp từ thiện nhiều nhất với tổng số tiền đóng góp lên tới 850 triệu. Trong đó, 150 sẽ dành cho quỹ khuyến học LHC, 550 triệu dành cho học bổng đào tạo nghề cho thanh niên huyện Cần Giuộc. Nguồn: http://www.vieclam-longhau.com/tin-hoat-dong-214/di-bo-tu thien-lawrence-sting-mot-chuong-trinh-tham-dam-nghia-tinh-304.aspx 2.8. Các nhân vật quan trọng đến thăm Ví dụ 1 Việt Nam, ngày 31/05/2010 – Ông Neville Isdell – Chủ tịch kiêm Giám đốc Điều hành Công ty Coca-Cola toàn cầu thực hiện chuyến viếng thăm đặc biệt đến Việt Nam nhằm tăng cường cam kết mạnh mẽ của doanh nghiệp đối với thị trường Việt Nam. Chuyến viếng thăm bao gồm các cuộc họp với Ban lãnh đạo Công ty Coca-Cola và đi thị sát thị trường Hà Nội. Nguồn: http://www.thanhnien.com.vn/news/pages/200722/195284.aspx Ví dụ 2 TP.HCM, Ngày 9/4/2011, Phó Thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân và đoàn công tác Chính Phủ đến thăm nhà máy công ty NutiFood tại khu công nghiệp Mỹ Phước, tỉnh Bình Dương. Chuyến viếng thăm này nằm trong Lễ phát động “Tháng hành động vì chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm” Quốc gia năm 2011. Nguồn: http://suckhoedoisong.vn/2011041810039978p0c61/pho-thu tuong-nguyen-thien-nhan-tham-cong-ty-nutifood-.htm 2.9. Học tập nghiên cứu Cần lưu ý chỉ những khóa học lớn do công ty tổ chức, dành cho các đối tượng bên ngoài và có khả năng thu hút sự chú ý của dư luận, còn những khóa huấn luyện trong nội bộ công ty được tổ chức theo định kỳ thì chúng ta không nên viết TCBC gửi cho các phóng viên, thông tin này chỉ sử dụng trong bản tin nội bộ của công ty mà thôi. Ví dụ Nằm trong khuôn khổ hoạt động của Quỹ Toyota Việt Nam, Khóa học “Monozukuri” đã chia sẻ những bí quyết thành công trong Sản xuất và Kinh doanh của Toyota cho Việt Nam, với mục đích giúp các nhà quản lý doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập. Hiện nay, Khóa học đang được từng bước chuyển giao cho trường Đại học Bách khoa Hà Nội trực tiếp triển khai dưới sự hỗ trợ của Quỹ Toyota Việt Nam. Nguồn: http://vietbao.vn/Kinh-te/Nhan-rong-Monozukuri-bi-quyet-thanh cong-trong-kinh-doanh/65263099/87/ 2.10. Cá nhân điển hình Ví dụ TPHCM, ngày 25/04/2011, tại sân golf Long Thành – Đồng Nai, Tổng Giám đốc - Chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần Đầu tư Golf Long Thành, Lê Văn Kiểm được Chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết phong tặng danh hiệu “Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới”. Nhằm tôn vinh các cá nhân có đóng góp to lớn cho xã hội. Nguồn: http://ca.cand.com.vn/News/PrintView.aspx?ID=129368 3. CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ Để viết tốt thông cáo báo chí (TCBC), người viết phải nắm bắt những điều cơ bản sau: 1. Hiểu tổng quan về báo chí: Có một số kiến thức về tổng quan báo chí, cách viết tin, thu thập tin tức, phỏng vấn và các mô hình khi viết tin. 2. Hiểu rõ ngành mình đang công tác: Làm PR đòi hỏi nhiều kỹ năng và kiến thức xã hội rộng lớn. Nếu đang PR cho ngành dược, ngành mỹ phẩm... thì bạn phải có những hiểu biết nhất định về ngành mình đang PR để có thể viết tốt và nhanh chóng. 3. Hiểu đặc thù của những báo, đài được nhận TCBC (thậm chí đặc thù của người nhận): Như phần trên đã đề cập, mỗi tờ báo có những tiêu chí đưa tin tức khác nhau, báo này ưu tiên tin chính trị, báo kia ưu tiên tin kinh tế. Là một chuyên viên PR, bạn cần phải hiểu được những đặc thù này của các tờ báo. Ví dụ báo Tuổi Trẻ ưu tiên cho những tin tức về giáo dục, từ thiện. Vì thế những TCBC đề cập đến vấn đề này khi gửi đến báo Tuổi trẻ, tin sẽ dễ được lên báo hơn. Báo Sài Gòn Giải Phóng lại ưu tiên cho những tin tức về chính trị. 4. Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC: Người viết TCBC cần xác định xem, qua TCBC này công ty, tổ chức muốn đạt được điều gì? 5. Sẵn sàng hỗ trợ phóng viên để họ khai thác, xử lý thông tin theo cách tốt nhất. Ngoài những vấn đề cần tìm hiểu ở trên, để viết TCBC nhanh và hiệu quả, người viết TCBC cần phải đặt ra các câu hỏi: 1. Chủ đề của TCBC là gì? Xác định được chủ đề rồi thì TCBC sẽ được viết rất rõ ràng. Người viết tìm hiểu chủ đề từ chính khách hàng của mình nếu làm việc trong các công ty truyền thông, hoặc từ ban giám đốc nếu làm PR cho các doanh nghiệp. Ví dụ: Khách hàng đến công ty và nói hãy tổ chức cho công ty tôi một buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới, thì chúng ta có thể xác định được ngay chủ đề của TCBC này là về sản phẩm mới. 2. Thông điệp được viết dành cho ai? Điều này hết sức quan trọng, đối tượng công ty hướng đến là ai thì khi viết TCBC, nhân viên PR phải sử dụng ngôn ngữ dành cho họ vì mỗi nhóm đối tượng lại sử dụng ngôn ngữ khác nhau. Khi viết cho giới trẻ, bạn phải sử dụng ngôn ngữ trẻ trung, hiện đại. Viết cho nông dân chúng ta phải sử dụng ngôn ngữ bình dân, giản dị, dễ hiểu. Nếu viết TCBC gửi cho các cơ quan báo chí ở miền Bắc, bạn nên sử dụng ngôn ngữ ở miền Bắc, đừng lấy TCBC viết cho miền Nam để gửi. Sau khi xác định được chủ đề TCBC và đối tượng sẽ nhận tin tức, người viết TCBC bắt đầu tổng hợp thông tin, số liệu, hình ảnh, tư liệu diễn giải, tham khảo đính kèm để chuẩn bị bắt tay vào viết TCBC. 4. BỐ CỤC CỦA THÔNG CÁO BÁO CHÍ Một thông cáo báo chí (TCBC) gồm bảy phần: 1. Nguồn tin: tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của tổ chức, cá nhân ra TCBC 2. Tên văn bản THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không đề chung chung là “Thông tin chương trình” hay “Thông tin sự kiện, doanh nghiệp”… 3. Tiêu đề 4. Ngày tháng năm, thời điểm ra thông báo 5. Nội dung chính 6. Thông tin về công ty 7. Thông tin liên hệ Ví dụ: Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 6 năm 2010 THÔNG CÁO BÁO CHÍ LỄ KÝ KẾT XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU GEMALINK – CÁI MÉP TP.HCM, ngày 28/6/2010, Công ty CP GEMALINK – tổ chức Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái Mép giữa công ty Gemalink và Liên danh Dealim – SAMWHAN (Hàn Quốc) tại Khách sạn Sheraton, TP.HCM. Cụm cảng nước sâu Cái Mép (Bà Rịa-Vũng Tàu) thuộc cụm cảng số 5 trong quy hoạch tổng thể của Chính phủ về phát triển hệ thống cảng biển VN, vị trí đắc địa rất thuận lợi gần các tuyến hàng hải Quốc tế với độ sâu tự nhiên của bến nước có thể cho tàu tới 100.000 DWT cập cảng và độ bồi lắng hàng năm rất thấp, ít phải nạo vét. Tổng vốn đầu tư giai đoạn 1 cảng Gemalink là 300 triệu USD bao gồm cả chi phí quyền sử dụng đất. Việc xây dựng Cảng sẽ chính thức được khởi công vào tháng 8 năm 2010 và cảng sẽ đi vào hoạt động trong năm 2013. Sau khi giai đoạn 2 hoàn thành (2014), diện tích kho bãi của cảng sẽ tăng lên 72 ha. Đồng thời, bến chính sẽ kéo dài 1.150m, bến tàu FEEDER cũng kéo dài 370m. Năng lực xếp dỡ của cảng lúc này sẽ đạt 2,4 triệu TEU/năm. Ông Đỗ Văn Minh - Tổng Giám đốc Gemedept cho biết: “Việc ký kết hợp đồng xây dựng cơ sở hạ tầng cho Cảng nước sâu Gemalink hôm nay đánh dấu một cột mốt quan trọng trong việc thực hiện 1 trong 5 trọng điểm trong chiến lược phát triển của Gemadept: Phát triển Hệ thống Cảng biển và dịch vụ hàng hải, logistics dọc bờ biển đất nước, tại các vùng kinh tế trọng điểm”. Cảng nước sâu Gemelink Cái Mép sau khi hoàn thành hứa hẹn sẽ đem đến nhiều thuận lợi hơn cho việc vận chuyển trên biển trong khu vực phía Nam. Thông tin công ty Gemadept: Công ty Gemadept tiền thân là một doanh nghiệp nhà nước thành lập năm 1990. Cùng với chính sách đổi mới kinh tế, năm 1993 Gemadept trở thành một trong ba công ty đầu tiên được cổ phần hóa và hiện nay đang là một trong những công ty hàng đầu niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam trong các lĩnh vực: vận tải, khai thác cảng, logistics. Thông tin về tập đoàn Samwhan Samwhan Corporation là một trong những nhà thầu xây dựng Hàn Quốc tiên phong có mặt rất sớm tại Việt Nam và đã tham gia xây dựng thành công rất nhiều công trình cơ sở hạ tầng như công trình nâng cấp 19 cây cầu trên Quốc lộ 1 nối liền TPHCM và Cần Thơ, công trình nâng cấp đường Quốc lộ 18 từ Bắc Ninh đi Chí Linh dài 30km… Cùng với thực lực về tài chính, kỹ thuật và công nghệ xây dựng hiện đại, và bề dày kinh nghiệm, Samwhan Corporation được kỳ vọng mang đến những công trình xây dựng chất lượng cao tại Việt Nam. Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ: Nguyễn Thị A - PR Planning Manager Công ty:.............................. Địa chỉ:.............................. Điện thoại:........................... Fax:................................. Hand phone:.......................... Email:............................... 1. Nguồn tin Nguồn tin bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của tổ chức, cá nhân ra TCBC. Đây thường là logo và địa chỉ của công ty có thông tin muốn gửi đến công chúng. Chức năng của phần này nhằm giúp cho phóng viên, khi nhìn vào TCBC, có thể xác định được ngay TCBC này viết về công ty nào. 2. Tên văn bản Cần ghi rõ thể loại văn bản là THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không đề chung chung là “Thông tin chương trình” hay “Thông tin sự kiện, doanh nghiệp”. Cách trình bày chữ TCBC nên viết chữ in có gạch dưới (THÔNG CÁO BÁO CHÍ) và ở bên lề trái. Theo cách viết TCBC cũ, dưới dòng chữ TCBC là dòng for immediate release (để đăng ngay), hoặc là Embargo Until… (Chờ đến…). Hiện nay, dòng để đăng ngay ít được sử dụng, tốt nhất là không nên sử dụng trên bất cứ tin tức thông báo nào vì câu này đã lỗi thời và không có nghĩa. Vì đối với nhà báo, khi nhận được TCBC là họ sẽ viết và gửi đăng ngay chứ không trì hoãn. Tuy nhiên, có những trường hợp, người viết yêu cầu thời gian đặc biệt cho thông cáo báo chí của mình. Ví dụ, bạn có thể viết: “Sử dụng sau 21 giờ ngày 16 tháng 1”. Câu này thường được sử dụng khi nội dung của thông cáo báo chí có liên quan đến bài phát biểu hoặc giải thưởng sẽ được thông báo vào thời điểm xác định trước. Hoặc bạn muốn tin tức được đưa lên vào ngày bạn sẽ tung ra sản phẩm. 3. Tiêu đề Mục đích của tiêu đề là giúp cho biên tập viên hoặc phóng viên có sự nhìn nhận nhanh chóng về nội dung của thông cáo báo chí. Tiêu đề được xem là phần quan trọng nhất của TCBC, nêu khái quát nội dung chính của bản thông cáo. Vị trí của tiêu đề nằm dưới chữ THÔNG CÁO BÁO CHÍ cách 2 dòng. Tiêu đề nên được viết chữ in hoa, bôi đậm và cỡ chữ lớn hơn trong phần nội dung. 4. Thời gian, địa điểm Dòng thời gian, địa điểm xuất hiện lúc bắt đầu đoạn một. Dòng ghi thời gian và địa điểm đơn giản là thành phố nơi mà thông cáo được viết cộng với ngày tháng viết TCBC. Địa điểm thì luôn được viết hoa tất cả các chữ, và ngày tháng thì viết nhỏ hơn. Dòng ghi thời gian, địa điểm luôn được in đậm để làm nổi bật. Đây là ví dụ về ngày tháng: SANFRANCISCO, 28 April 1999 – Visa, global sponsor of Rugby Worl Cup… Việt Nam, ngày 17 tháng 6 năm 2008 – Công ty… Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2009 – Công ty… Châu Á Thái Bình Dương, ngày… – Công ty… 5. Nội dung chính Nội dung chính của TCBC thường gồm bốn đoạn. Đoạn 1: Phần quan trọng nhất của bất kỳ thông cáo báo chí nào là đoạn mở đầu, tóm ý tất cả những thông tin chính. Chỉ từ 1 đến 2 câu, bạn phải đưa cho người đọc các chi tiết cơ bản của câu chuyện. Phần mở đầu là phần quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ TCBC nào. Đoạn 2: Nêu các chi tiết khá quan trọng của thông tin, phát triển thêm ý của đoạn mở đầu. Đoạn 3: Trích dẫn câu nói của người có chức vụ trong công ty. Câu trích dẫn phải liên quan đến chủ đề của TCBC. Câu trích dẫn này làm cho TCBC có giá trị tin tức hơn. Theo kinh nghiệm của tác giả thì khoảng 70% các câu trích dẫn trong TCBC đều được nhà báo sử dụng trong khi viết bài tin tức của họ. Đoạn 4: Kết thúc TCBC bằng cách nhắc lại tiêu đề theo cách viết khác, hoặc những thông tin không quan trọng lắm về công ty. Chúng ta sẽ xem hướng dẫn cách viết nội dung ở phần sau. THÔNG CÁO BÁO CHÍ LỄ KÝ KẾT XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU GEMALINK – CÁI MÉP TP.HCM, ngày 28/6/2010, Công ty CP GEMALINK – tổ chức Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái Mép giữa công ty Gemalink và Liên danh Dealim – SAMWHAN (Hàn Quốc) tại Khách sạn Sheraton, TP.HCM. Cụm cảng nước sâu Cái Mép (Bà Rịa-Vũng Tàu) thuộc cụm cảng số 5 trong quy hoạch tổng thể của Chính Phủ về phát triển hệ thống cảng biển VN, vị trí đắc địa rất thuận lợi gần các tuyến hàng hải Quốc tế với độ sâu tự nhiên của bến nước có thể cho tàu tới 100.000 DWT cập cảng và độ bồi lắng hàng năm rất thấp, ít phải nạo vét. Tổng vốn đầu tư giai đoạn 1 cảng Gemalink là 300 triệu USD bao gồm cả chi phí quyền sử dụng đất. Việc xây dựng Cảng sẽ chính thức được khởi công vào tháng 8 năm 2010 và cảng sẽ đi vào hoạt động trong năm 2013. Sau khi giai đoạn 2 hoàn thành (2014), diện tích kho bãi của cảng sẽ tăng lên 72 ha. Đồng thời, bến chính sẽ kéo dài 1.150m, bến tàu FEEDER cũng kéo dài 370m. Khả năng xếp dỡ của cảng lúc này sẽ đạt 2,4 triệu TEU/năm. Ông Đỗ Văn Minh - Tổng Giám đốc Gemedept cho biết: “Việc ký kết hợp đồng xây dựng cơ sở hạ tầng cho Cảng nước sâu Gemalink hôm nay đánh dấu một cột mốt quan trọng trong việc thực hiện 1 trong 5 trọng điểm trong chiến lược phát triển của Gemadept: Phát triển Hệ thống Cảng biển và dịch vụ hàng hải, logistics dọc bờ biển đất nước, tại các vùng kinh tế trọng điểm”. Cảng nước sâu Gemelink Cái Mép sau khi hoàn thành hứa hẹn sẽ đem đến nhiều thuận lợi cho việc vận chuyển trên biển trong khu vực phía Nam. 6. Thông tin về công ty Chức năng của phần này là đưa ra những thông tin cơ bản về công ty, ngành, nghề, doanh số, nhân viên nhằm giúp phóng viên hình dung ra được mục tiêu, độ lớn, lĩnh vực kinh doanh của tổ chức. Thông tin về công ty được soạn thảo chính xác một lần và sử dụng thống nhất cho tất cả TCBC của công ty và được cập nhật số liệu hàng năm hoặc khi có thay đổi. Phần này chúng ta chỉ nên viết ngắn gọn khoảng 4 đến 5 dòng trên giấy A4 (dưới 100 từ). Ví dụ 1 McDonald’s là công ty cung cấp thực phẩm lớn nhất thế giới, với gần 25.000 nhà hàng phục vụ hơn 40 triệu người mỗi ngày tại 115 quốc gia. Khoảng 85% nhà hàng McDonald’s ở Mỹ là sở hữu và hợp tác bởi những người nhượng quyền độc lập. Ví dụ 2 Vietnamworks.com là trang web việc làm lớn nhất Việt Nam, nhà tiên phong về tuyển dụng, nhịp cầu kết nối người tìm việc và nhà tuyển dụng trên Internet từ năm 2002. Với người tìm việc, chúng tôi giúp họ tiếp cận nhiều cơ hội việc làm nhất, với những công ty danh tiếng và cung cấp cho họ hành trang để phát triển tối đa nghề nghiệp của mình, một cơ sở dữ liệu với hơn 160.000 hồ sơ mới. 7. Thông tin liên hệ của người phụ trách PR hoặc chịu trách nhiệm về thông tin Chúng ta cần phân biệt sự khác nhau giữa phần 1 là nguồn tin và phần 7 này. Ở phần 1 là thông tin của công ty, còn phần thông tin liên hệ này là một người cụ thể, thường là người viết TCBC. Nếu doanh nghiệp tự viết, phần này thường để tên của phụ trách PR trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp thuê Agency viết thì phần này để tên của người viết TCBC bên Agency hoặc tên của cả người viết TCBC bên Agency lẫn tên người phụ trách PR của doanh nghiệp. Phần này hết sức quan trọng, vì khi phóng viên cần thêm thông tin, họ sẽ biết phải gọi đến đâu để hỏi, vì thế thông tin trong phần này phải tuyệt đối chính xác và không được tùy tiện, phải chọn người có nhiều thông tin nhất và được ủy quyền trả lời báo chí. Khi viết thông tin liên hệ, không được viết sơ sài, cần đầy đủ tin: họ tên, chức vụ, điện thoại bàn công ty, fax, điện thoại di động, email và trang web. Ví dụ (mang tính minh họa): Nguyễn Văn A – Giám đốc đối ngoại KPH Communications Đường Lê Duẩn, Quận 1, TP.HCM Tel: 08.81111111– Fax: 08. 81111112 Hand phone: Email: [email protected] Website: 5. CÔNG THỨC 5W+H VÀ MÔ HÌNH THÁP NGƯỢC CÔNG THỨC 5W+H Đây là công thức mà bất cứ nhà báo nào cũng biết và cũng sử dụng trong khi viết, đặc biệt là viết tin tức. Do đó, trong TCBC, nhân viên PR cũng nên viết theo công thức 5W+H: Who, What, When, Where, Why và How. Cũng giống như tin tức báo chí, một TCBC hiệu quả phải trả lời được năm câu hỏi về Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Và như thế nào? Nếu bạn có thể trả lời những câu hỏi này một cách rõ ràng thì bạn đã sẵn sàng để bắt đầu. Who (Ai): Để xác định rõ ai là chủ thể của bản tin? Một người, một nhóm người, một tổ chức, một sự kiện hoặc hoạt động nào đó. What (Cái gì): Cái gì xảy ra mà phương tiện truyền thông và công chúng nên biết. Thông tin này có thu hút họ không? Where (Ở đâu): Sự kiện này diễn ra ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ của nơi diễn ra sự kiện. When (Khi nào): Sự kiện diễn ra khi nào? Thời gian và thời điểm phải thật cụ thể và rõ ràng. Why (Tại sao): Tại sao sự kiện này quan trọng? Lý do gì mà cơ quan truyền thông hay công chúng phải quan tâm? How (Như thế nào): Sự kiện này diễn ra như thế nào? Sản phẩm mới như thế nào?... Mô hình tháp ngược Một TCBC có giá trị tin tức và tiềm năng thu hút sự quan tâm của cơ quan truyền thông phải được viết rõ ràng, mạch lạc, chuẩn xác với văn phong của báo chí và theo mô hình tháp ngược. Khi viết theo mô hình này thì những thông tin quan trọng nhất sẽ để ở những đoạn đầu tiên, càng về cuối thì mức độ quan trọng của thông tin càng giảm dần. Mô hình tháp ngược làm nổi bật các thông tin quan trọng, giúp người đọc không bị bỏ sót thông tin. Có ba lý do để sử dụng mô hình này. Thứ nhất, nếu biên tập viên hoặc phóng viên không tìm thấy điều gì hấp dẫn trong những dòng đầu tiên, họ sẽ không đọc nữa. Thứ hai, biên tập viên hoặc phóng viên thường cắt bớt độ dài của các câu chuyện, của TCBC và họ thường bắt đầu biên tập, cắt bỏ từ dưới lên trên. Thật vậy, Business Wire – một tổ chức chuyên đăng tải TCBC của các công ty – chỉ ra rằng các thông cáo báo chí thường được rút ngắn lại hơn 90% so với nguyên bản. Lý do thứ ba để sử dụng cấu trúc này là công chúng thường không đọc toàn bộ câu chuyện. Các nghiên cứu cho thấy, người đọc báo thường chỉ sử dụng ít hơn 30 phút để đọc báo địa phương hàng ngày. Điều này có nghĩa là họ đọc tất cả các tiêu đề, một vài đoạn mở đầu, và rất ít câu chuyện được đọc toàn bộ. Do đó, khi để những thông tin quan trọng lên đoạn đầu, người đọc sẽ nhận được những ý chính, còn nếu để ở những đoạn cuối, có thể người đọc sẽ bỏ qua. 6. ÁP DỤNG CÔNG THỨC 5W+H VÀ MÔ HÌNH THÁP NGƯỢC Trước khi bắt tay vào viết phần nội dung của TCBC (hay bố cục thứ 5), các bạn cần nhớ một quy tắc, TCBC không phải là một bài phóng sự hay nghị luận trên báo, vì thế chúng ta không cần phải bay bổng, dùng từ hoa mỹ. Một nguyên tắc cần nhớ khi viết TCBC là ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Cách viết tiêu đề Tiêu đề của TCBC chỉ nên khoảng 14 đến 16 từ, không nên viết tiêu đề quá dài. Trình bày nó trong hai dòng hoặc ít hơn trên màn hình máy tính của bạn, cô đọng lại nếu câu nào dài hơn ba dòng và nên tránh dùng nghĩa bóng. Tất cả những điều này sẽ giúp người đọc thấu hiểu được thông tin chính nhanh chóng, thậm chí cả khi họ không đọc hết câu chuyện. Như đã đề cập, trước khi viết, chúng ta phải xác định chủ đề của TCBC. Khi khách hàng hay ban lãnh đạo yêu cầu “Hãy viết cho công ty một TCBC ra mắt sản phẩm mới”. Thì chủ đề của TCBC chính là sản phẩm mới. Hoặc “hãy viết cho công ty một TCBC khai trương tòa nhà A”, thì chủ đề của TCBC là khai trương tòa nhà A. Khi đã xác định được chủ đề thì rất dễ để viết tiêu đề, bạn hãy lấy chủ đề làm tiêu đề của TCBC. Tiêu đề cũng nên trực diện, đi thẳng vào vấn đề. Không cần phải viết tiêu đề với nghĩa ẩn dụ, dùng những từ “đắt”. Thành công của người viết TCBC là làm sao khi đọc tiêu đề, phóng viên có thể xác định được ngay nội dung chính của TCBC nhằm thông tin về vấn đề gì. Ví dụ 1: Bạn xác định được chủ đề, sẽ viết TCBC cho công ty Gemadept về Lễ ký kết hợp tác xây dựng cảng nước sâu Cái Mép. Từ chủ đề đó bạn có tiêu đề: LỄ KÝ KẾT XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU GEMALINK – CÁI MÉP. Ví dụ 2: Bạn xác định được chủ đề, sẽ viết TCBC về việc ra mắt một nhãn hàng thời trang mới của Tây Ban Nha tại Việt Nam. Từ chủ đề đó bạn có tiêu đề: MODA MUNDO-THƯƠNG HIỆU THỜI TRANG NAM TỪ TÂY BAN NHA ĐẾN VIỆT NAM Ví dụ 3: Bạn xác định được chủ đề, sẽ viết TCBC về việc tổng Giám đốc Coca Cola toàn cầu sang thăm Việt Nam. Từ chủ đề đó bạn có tiêu đề: CHỦ TỊCH KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÔNG TY COCA COLA TOÀN CẦU THĂM THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM. Lưu ý khi viết tiêu đề: Không nên dùng cụm danh từ, hoặc thể bị động. Vì cụm danh từ hay thể bị động sẽ khiến cho tiêu đề không được mạnh mẽ, thừa những từ không cần thiết như do, của… và tạo cho người đọc có cảm giác dài dòng. Hãy so sánh những ví dụ dưới đây: Ví dụ 1: Không nên viết: Chương trình khuyến mãi “Xuân mobile nở rộ - Trải tài lộc khắp nơi” do Mobifone tổ chức (thể bị động). Nên viết: Mobifone tổ chức chương trình khuyến mãi “Xuân mobile nở rộ - Trải tài lộc khắp nơi” Ví dụ 2: Không nên viết: Lễ ký kết hợp tác giữa Việt Thái Quốc tế và Molson Coors Quốc tế về việc phân phối bia tại Việt Nam (cụm danh từ). Nên viết: Việt Thái Quốc tế ký kết hợp tác với Molson Coors Quốc tế về việc phân phối bia tại Việt Nam. Cách viết đoạn 1 Áp dụng mô hình tháp ngược thì đoạn một và tiêu đề là hai phần quan trọng nhất của TCBC. Theo cách thông thường, nó là phần chóp của bài báo dạng “kim tự tháp ngược”. Nghĩa là đoạn đầu tiên tóm tắt ngắn gọn những thông tin quan trọng nhất của câu chuyện và những đoạn văn tiếp theo sẽ mô tả chi tiết. Đoạn 1 chính là sự mở rộng của tiêu đề. Khi viết đoạn 1, chúng ta nên lặp lại tiêu đề và đưa vào thêm những thông tin chính bằng cách sử dụng công thức 5W+H. Đoạn một nên được viết như một tin ngắn giúp phóng viên sử dụng được ngay và có thể giữ lại toàn bộ thông tin trong đoạn 1 của TCBC khi đăng tải trên báo. Lưu ý 4W buộc phải có ở đoạn 1 là Who, What, When, Where, còn chữ Why thì tùy từng trường hợp, không nhất thiết đoạn mở đầu nào cũng cần phải viết chữ Why. Đoạn 1 không nên viết quá dài, độ dài chỉ khoảng 50 đến 70 từ. Cần lưu ý là trước khi bắt đầu đoạn 1 chúng ta phải có phần địa điểm, ngày tháng năm. Ví dụ 1: Với tiêu đề LỄ KÝ KẾT XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU GEMALINK – CÁI MÉP, chúng ta có đoạn 1 như sau: TP.HCM, ngày 28/6/2010, Công ty CP GEMALINK – Một liên doanh giữa Tập đoàn Gemadept (VN) và Tập đoàn CMA – CGM (Pháp) tổ chức “Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái Mép” với Liên danh Dealim – SAMWHAN (Hàn Quốc) tại Khách sạn Sheraton, Q.1, TP.HCM. Trong ví dụ trên, rõ ràng tiêu đề “Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái Mép” được lặp lại trong đoạn 1 và có mở rộng. Who – Ai: Công ty CP GEMALINK What – Chuyện gì: Lễ ký kết When – Khi nào: 28/6/2010 Where – Ở đâu: Khách sạn Sheraton, TP.HCM How – Như thế nào: Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu giữa công ty Gemalink và Liên danh Dealim – SAMWHAN (Hàn Quốc). Ví dụ 2: Với tiêu đề CHỦ TỊCH KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÔNG TY COCA-COLA TOÀN CẦU THĂM THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM, chúng ta có đoạn 1 như sau: TP.HCM, ngày 31/05/2010 – Ông Neville Isdell – Chủ tịch kiêm Giám đốc Điều hành Công ty Coca-Cola toàn cầu thực hiện chuyến viếng thăm đặc biệt đến Việt Nam nhằm tăng cường cam kết mạnh mẽ của doanh nghiệp đối với thị trường Việt Nam. Chuyến viếng thăm bao gồm các cuộc họp với Ban lãnh đạo Công ty Coca-Cola và đi thị sát thị trường Hà Nội. Ở ví dụ trên, rõ ràng tiêu đề đã được lặp lại trong đoạn 1 và được mở rộng bằng công thức 5W+H: Who: Ông Neville Isdell What: Thực hiện chuyến viếng thăm đặc biệt When: Ngày 31/05/2010 Where: Việt Nam Why: Nhằm tăng cường cam kết mạnh mẽ của doanh nghiệp đối với thị trường Việt Nam How: Chuyến viếng thăm bao gồm các cuộc họp với Ban lãnh đạo Công ty Coca-Cola và đi thị sát thị trường Hà Nội. Cách viết đoạn 2 Mỗi khi kết thúc một đoạn, chuyển sang đoạn khác, chúng ta nên dùng các câu, từ chuyển đoạn như: Ngoài ra, hơn nữa, qua một năm thực hiện… để giúp TCBC trở nên mạch lạc và không tạo cảm giác chuyển ý đột ngột cho người đọc. Trong đoạn 2 này, chúng ta sẽ cung cấp thêm chi tiết cho những thông tin ở đoạn một bằng chữ “How - như thế nào”. Có một điểm cần lưu ý khi viết đoạn “như thế nào” này. Đây là đoạn mô tả, tuy nhiên khi viết về lễ ký kết xây dựng cảng Cái Mép ở ví dụ trên, thì đoạn 2 không phải là mô tả lại Lễ ký kết diễn ra như thế nào, mà là viết về cảng Cái Mép như thế nào. Tương tự, khi viết về lễ ra mắt sản phẩm mới, chúng ta không viết buổi lễ ra mắt sản phẩm diễn ra như thế nào, mà viết về sản phẩm mới như thế nào. Trong một TCBC thì đoạn 2 dài nhất so với các đoạn khác, tuy nhiên cũng không nên viết quá 200 từ và các phóng viên sẽ không lấy toàn bộ thông tin trong đoạn hai của TCBC mà họ sẽ xử lý, cắt gọt, chọn lọc những chi tiết quan trọng mà thôi. Ví dụ 1: Với TCBC về Lễ ký kết thì đoạn 2 sẽ mô tả về cảng nước sâu Cái Mép như sau: Cụm cảng nước sâu Cái Mép (Bà Rịa-Vũng Tàu) thuộc cụm cảng số 5 trong quy hoạch tổng thể của Chính phủ về phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam, vị trí đắc địa rất thuận lợi gần các tuyến hàng hải Quốc tế với độ sâu tự nhiên của bến nước có thể cho tàu tới 100.000 DWT cập cảng và độ bồi lắng hàng năm rất thấp, ít phải nạo vét. Tổng vốn đầu tư giai đoạn 1 cảng Gemalink là 300 triệu USD bao gồm cả chi phí quyền sử dụng đất. Việc xây dựng Cảng sẽ chính thức được khởi công vào tháng 8 năm 2010 và cảng sẽ đi vào hoạt động trong năm 2013. Sau khi giai đoạn 2 hoàn thành (2014), diện tích kho bãi của cảng sẽ tăng lên 72 ha. Đồng thời, bến chính sẽ kéo dài 1.150m, bến tàu FEEDER cũng kéo dài 370m. Khả năng xếp dỡ của cảng lúc này sẽ đạt 2,4 triệu TEU/năm. Ví dụ 2: Với TCBC về chuyến viếng thăm thì đoạn 2 sẽ như sau: Tại Hà Nội, ông Neville Isdell đã đến chào xã giao Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng và chúc mừng Việt Nam đã đạt được những thành tựu lớn trong thời gian gần đây như đăng cai tổ chức thành công Hội nghị thượng đỉnh các nước thành viên APEC 2006, trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), tạo môi trường đầu tư tích cực hơn và tăng trưởng kinh tế ổn định. Đồng thời bày tỏ lòng biết ơn về sự ủng hộ của chính quyền Việt Nam đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Coca-Cola ở Việt Nam. Ông Neville cho biết: “Việt Nam là thị trường rất quan trọng đối với Công ty Coca-Cola toàn cầu. Trong 5 năm tới, chúng tôi sẽ gia tăng cam kết với thị trường Việt Nam bằng các dự án đầu tư mới quy mô lớn vào cơ sở hạ tầng và mở rộng phạm vi hoạt động về mặt địa lý của công ty trên khắp Việt Nam”. Mặc dù đây là đoạn dài nhất trong TCBC, nhưng rất dễ viết vì đa số các thông tin đều có sẵn. Nhiệm vụ của người viết TCBC là tổng hợp lại và làm cho nó mạch lạc hơn. Cách viết đoạn 3 Đoạn 3 thông thường là đoạn trích dẫn. Bạn lấy câu nói, câu phát biểu của người có quyền thông tin cao nhất/ người phát ngôn trong phạm vi được giao về vấn đề bạn đang đề cập đến trong TCBC để đưa vào đoạn 3 này. Ví dụ, khi viết TCBC về chương trình khuyến mãi, chúng ta nên hỏi và trích dẫn ý kiến của Giám đốc Marketing, còn khi viết TCBC về tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính, chúng ta nên trích dẫn phát biểu của Giám đốc Tài chính. Khi trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội dung của TCBC, phù hợp với tiêu đề. Ví dụ khi viết về Lễ ký kết, chúng ta có thể đặt ra câu hỏi với Tổng Giám đốc Gemadept, “Việc ký kết này có ý nghĩa như thế nào với công ty?”, và chúng ta sẽ đưa câu trả lời của ông Tổng Giám đốc vào đoạn ba của TCBC. Ví dụ 1: Ông Đỗ Văn Minh - Tổng Giám đốc Gemadept cho biết: “Việc ký kết hợp đồng xây dựng cơ sở hạ tầng cho Cảng nước sâu Gemalink hôm nay đánh dấu một cột mốc quan trọng trong việc thực hiện 1 trong 5 trọng điểm trong chiến lược phát triển của Gemadept: Phát triển Hệ thống Cảng biển và dịch vụ hàng hải, logistics dọc bờ biển đất nước, tại các vùng kinh tế trọng điểm”. Ví dụ 2: Với TCBC về chuyến viếng thăm của ông Neville Isdell đến Việt Nam, chúng ta có thể sử dụng trích dẫn sau: Ông Citos Reyes - Tổng Giám Đốc Công ty TNHH Nước Giải Khát Coca-Cola Việt Nam rất phấn khởi về cơ hội kinh doanh ở Việt Nam: “Chuyến viếng thăm của ông Neville Isdell là sự khẳng định rõ ràng cam kết của Công ty đối với Việt Nam, một thị trường nước giải khát năng động. Việc kinh doanh của chúng tôi đang tăng trưởng và chúng tôi đang tạo ra nhiều việc làm mới ở Việt Nam”. Cách viết đoạn 4 – đoạn kết thúc TCBC thường gồm bốn đoạn, trong đoạn cuối này chúng ta nên nhắc lại chủ đề của TCBC một cách ngắn gọn, trong khoảng 2, 3 dòng để giúp phóng viên nhớ lại thông tin chính họ cần lưu ý và cần đưa tin trong TCBC. Ví dụ 1: Cảng nước sâu Gemelink Cái Mép sau khi hoàn thành hứa hẹn sẽ đem đến nhiều thuận lợi hơn cho việc vận chuyển trên biển trong khu vực phía Nam. Ví dụ 2: Chuyến viếng thăm của ông Neville thể hiện sự cam kết của thương hiệu Coca-Cola sẽ không ngừng phát triển và phục vụ hết mình cho người Việt Nam. Khi ráp tiêu đề, cùng bốn đoạn của TCBC, chúng ta sẽ có một nội dung TCBC hoàn chỉnh. Và toàn bộ phần nội dung này là bố cục thứ 5 trong TCBC. 235 Đồng Khởi, Q.1, Tp.HCM, Việt Nam ĐT: 84 (8) 8963519-8298787 - Fax: 84 (8) 8963016 Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 5 năm 2010 THÔNG CÁO BÁO CHÍ CHỦ TỊCH KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH CÔNG TY COCA COLA TOÀN CẦU THĂM THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM Việt Nam, ngày 31/05/2010 - Ông Neville Isdell - Chủ tịch kiêm Giám đốc Điều hành Công ty Coca-Cola toàn cầu thực hiện chuyến viếng thăm đặc biệt đến Việt Nam nhằm tăng cường cam kết mạnh mẽ của doanh nghiệp đối với thị trường Việt Nam. Chuyến viếng thăm bao gồm các cuộc họp với Ban lãnh đạo Công ty Coca-Cola và đi thị sát thị trường Hà Nội. Tại Hà Nội, ông Neville Isdell đã đến chào xã giao Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng và chúc mừng Việt Nam đã đạt được những thành tựu lớn trong thời gian gần đây như đăng cai tổ chức thành công Hội nghị thượng đỉnh các nước thành viên APEC 2006, trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), tạo môi trường đầu tư tích cực hơn và tăng trưởng kinh tế ổn định. Đồng thời bày tỏ lòng biết ơn về sự ủng hộ của chính quyền Việt Nam đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Coca-Cola ở Việt Nam. Ông Neville cho biết: “Việt Nam là thị trường rất quan trọng đối với Công ty Coca-Cola toàn cầu. Trong 5 năm tới, chúng tôi sẽ gia tăng cam kết với thị trường Việt Nam bằng các dự án đầu tư mới quy mô lớn vào cơ sở hạ tầng và mở rộng phạm vi hoạt động về mặt địa lý của công ty trên khắp Việt Nam”. Ông Citos Reyes, Tổng Giám Đốc Công ty TNHH Nước Giải Khát Coca Cola Việt Nam rất phấn khởi về cơ hội kinh doanh ở Việt Nam: “Chuyến viếng thăm của ông Neville Isdell là sự khẳng định rõ ràng cam kết của Công ty đối với Việt Nam, một thị trường nước giải khát năng động. Việc kinh doanh của chúng tôi đang tăng trưởng và chúng tôi đang tạo ra nhiều việc làm mới ở Việt Nam”. Chuyến viếng thăm của ông Neville thể hiện sự cam kết của thương hiệu Coca Cola sẽ không ngừng phát triển và sẽ phục vụ hết mình cho người Việt Nam. Thông tin về công ty Coca-Cola Công ty Coca-Cola đã đầu tư hơn 160 triệu đô la Mỹ tại Việt Nam kể từ khi quay lại thị trường này năm 1994, có các nhà máy đóng chai ở Hà Tây, Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh. Công ty hỗ trợ việc làm trực tiếp và gián tiếp cho hơn 9.000 người lao động. Công ty Coca-Cola cung cấp cho người tiêu dùng Việt Nam nhiều thương hiệu nước giải khát nổi tiếng như Coca-Cola, Sprite, Fanta, Thums Up, Coke ăn kiêng, Schweppes, cùng các sản phẩm mới như nước cam ép có tép Minute Maid Splash, nước uống đóng chai Joy và nước tăng lực Samurai. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ: Ông Nguyễn Văn A Công ty Coca-Cola Southeast Asia, Inc. Giám đốc đối ngoại ĐT:............................... Fax:.............................. DĐ:.............................. 7. NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ Cách trình bày Thông cáo báo chí (TCBC) nên được viết trên giấy A4 Cỡ chữ 12, Cách dòng 1,5 hoặc 2 line Tiêu đề phải được viết đậm, viết chữ in hoa toàn bộ tiêu đề Độ dài: một mặt giấy A4 là lý tưởng, tối đa 2 mặt trừ những trường hợp đặc biệt. Sau khi viết TCBC Khi TCBC đã hoàn thành, bạn nên kiểm tra thật tỉ mỉ thông tin, biểu đồ, chính tả, ngữ pháp, độ dài của câu và đoạn văn, sự rõ ràng. Những trích dẫn và tên riêng phải được kiểm tra một cách cực kỳ cẩn thận. Điều hết sức tồi tệ là chúng ta đưa ra một TCBC sai về thông tin, sai tên lãnh đạo, sai chính tả… Chúng ta cần trả lời cho các câu hỏi sau: TCBC trả lời được các vấn đề chúng ta muốn thông báo chưa? TCBC có ngắn gọn chưa? TCBC đã được lãnh đạo hoặc khách hàng đọc kỹ và được duyệt chưa? TCBC này nên gửi tới đâu? Phần II - KỸ NĂNG TẠO DỰNG QUAN HỆ VỚI GIỚI TRUYỀN THÔNG 1. GIỚI TRUYỀN THÔNG – HỌ LÀ AI? Khi chọn PR là con đường dấn thân trong sự nghiệp, chúng ta cần phải hiểu đó là con đường trải đầy “mật ngọt” nhưng cũng lắm gian nan. Để thành công trong lĩnh vực PR, ngoài những kỹ năng mềm như: khả năng viết lách, chăm chỉ, không ngừng học tập nghiên cứu mở rộng kiến thức, khả năng nắm bắt thông tin nhanh, tinh thần làm việc nhóm,… Điều quan trọng không thể thiếu ở người làm PR là có mối quan hệ tốt với giới truyền thông. Đây là yếu tố sống còn của người theo nghề này. Trong thời buổi chuyên nghiệp hóa thông tin, người làm công việc quan hệ công chúng (PR) của các doanh nghiệp/tổ chức được biết đến như “cánh tay phải” của báo chí, đầu mối trong việc thu thập thông tin. Với PR, báo chí chính là kênh truyền tải thông tin hữu hiệu nhất. Nói cách khác, PR và báo chí là mối quan hệ không thể thiếu trong lĩnh vực quảng bá thương hiệu, định hướng dư luận, thông tin đến khách hàng với hiệu quả cao, mà chi phí lại thấp. Để hiểu và làm việc với giới truyền thông, trước tiên chúng ta cần phải biết báo chí là gì? Truyền thông như thế nào? Phần này chủ yếu tập trung vào khái quát hoạt động truyền thông tại Việt Nam, quyền lực của báo chí và mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà báo và ngược lại. Cũng như thông qua các phương tiện truyền thông nào để chuyển tải thông tin của doanh nghiệp/tổ chức đến với công chúng, độc giả. 1. Số lượng các cơ quan thông tấn báo chí Nhà báo thường thông qua các phương tiện truyền thông: đài phát thanh, truyền hình, báo/tạp chí, Internet, các phương tiện truyền thông mới (forum, blog, facebook…) để truyền tải thông tin của doanh nghiệp đến với độc giả. Theo tạp chí Cộng sản, tính đến tháng 3-2011, trong lĩnh vực báo in, cả nước có 745 cơ quan báo chí với 1.003 ấn phẩm. Phát thanh, truyền hình có 3 đài Trung ương (VTV, VTC, VOV) và các đài phát thanh - truyền hình địa phương với 200 kênh chương trình trong nước và 67 kênh nước ngoài (đang được phát trên hệ thống truyền hình trả tiền). Cả nước có 46 báo điện tử và tạp chí điện tử, 287 trang tin điện tử của các cơ quan báo chí và hàng nghìn trang tin điện tử của các cơ quan Đảng, Nhà nước và Chính phủ, các đoàn thể, hội, hiệp hội và doanh nghiệp. Cũng tính đến tháng 3-2011, cả nước có gần 17.000 nhà báo được cấp thẻ hành nghề. Nguồn: “Báo chí chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của người làm báo”, tác giả PGS, TS Vũ Văn Phúc - Tổng Biên tập Tạp chí Cộng sản, ngày 15/6/2011 www.tapchicongsan.org.vn Chính sự đa dạng của phương tiện truyền thông và báo/đài đã gây khó cho người làm PR. Nhân viên PR cảm thấy như mình đang lạc trong một khu rừng, không biết bắt đầu từ đâu, nên gửi tin tức đến tòa soạn nào. Tuy nhiên bạn đừng quá lo lắng hay sợ hãi, trong phần này chúng ta sẽ từng bước tiếp cận với giới truyền thông. Trước tiên, chúng ta hãy tìm hiểu sơ lược về báo chí. 2. Quyền lực báo chí 2.1. “Bên thứ 3” và quyền lực của báo chí Trong thời buổi công chúng bắt đầu rơi vào tình trạng “bội thực” bởi quảng cáo, họ không còn đặt nhiều niềm tin vào việc nghe theo sự hướng dẫn mua sắm của các mẫu quảng cáo trên báo, hoặc những mẫu quảng cáo bắt mắt trên truyền hình nữa. Đến đây chắc hẳn các bạn sẽ hoang mang và tự hỏi, nếu công chúng không còn tin tưởng vào quảng cáo thì dùng hình thức nào để chuyển tải thông điệp của doanh nghiệp/tổ chức đến họ? Đặc trưng cơ bản nhất của PR, làm cho PR khác biệt với quảng cáo là PR nhờ đến bên thứ ba để nói với công chúng. Và trong hoạt động của PR, báo chí chính là bên thứ ba đó. Báo chí có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến độc giả, bởi vì hàng ngày phần lớn thông tin con người tiếp nhận là qua báo chí. Do đó, nhân viên PR phải biết tận dụng sức mạnh của kênh truyền thông này để tác động đến đối tượng công chúng mà doanh nghiệp mình đang nhắm đến. Ở các nước phương Tây, báo chí được đề cao, thậm chí còn được xem là quyền lực thứ tư: ngoài quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp, nghĩa là báo chí có sức mạnh tương tự như ba quyền khác. Tại Việt Nam, các quyền này tuy không rõ ràng nhưng cũng được đề cập đến. Từ xưa Nguyễn Đình Chiểu đã viết: “Chở bao nhiêu đạo thuyền không khẳm Đâm mấy thằng gian bút chẳng tà.” Điều này cho chúng ta thấy được sức mạnh ghê gớm của ngòi bút. 2.2. Quyền và nghĩa vụ của báo chí Khi ra đường chúng ta vẫn hay nhìn thấy những câu khẩu hiệu trên những tấm pano lớn: “Sống và làm việc theo pháp luật”. Vì vậy, khi làm bất cứ một việc gì, chúng ta cần phải tìm hiểu xem việc đó có phạm pháp hay không? Nếu được đổi, chúng tôi sẽ chỉnh sửa câu khẩu hiệu ấy thành: Sống và làm việc theo đạo đức và pháp luật. Vấn đề đạo đức và luật pháp trong PR cũng rất phức tạp, trong phạm vi của cuốn sách này, chúng tôi không đề cập tất cả mọi khía cạnh về quyền và nghĩa vụ của báo chí, chúng tôi chỉ đề cập quyền và nghĩa vụ của báo chí liên quan đến doanh nghiệp. Báo chí có những quyền sau đối với doanh nghiệp: Thông tin trung thực các vấn đề trong hoạt động của doanh nghiệp. Phát hiện, nêu gương người tốt, việc tốt (những chương trình từ thiện, chương trình vì cộng đồng, doanh nhân tâm - tài, những gương mặt tiêu biểu của năm…). Người đứng đầu cơ quan báo chí có quyền yêu cầu các doanh nghiệp trả lời thắc mắc liên quan đến doanh nghiệp. Báo chí có quyền tố cáo vi phạm của doanh nghiệp đến Viện Kiểm sát Nhân dân. Nghĩa vụ cải chính: Khi báo chí thông tin sai sự thật, xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi yêu cầu đến cơ quan báo chí đề nghị đăng tin cải chính. Thời hạn đăng cải chính: (tính từ thời gian có kết luận của cơ quan điều tra): Đối với báo ngày, phát thanh, truyền hình là 5 ngày; báo tuần là 10 ngày, tạp chí 10 ngày so với xuất bản gần nhất. 2.3. Quyền và nghĩa vụ của nhà báo Quyền của nhà báo: Thông tin trung thực về tình hình doanh nghiệp Đến doanh nghiệp để thu thập thông tin (Không xuyên tạc, kết bè phái gây thiệt hại cho doanh nghiệp). Nghĩa vụ của nhà báo đối với doanh nghiệp: Phải cải chính, xin lỗi trong trường hợp thông tin sai sự thật, xuyên tạc, vu khống doanh nghiệp, danh dự, nhân phẩm của cá nhân. Chịu trách nhiệm trước pháp luật. 3. Mối quan hệ giữa báo chí và doanh nghiệp Mối quan hệ giữa báo chí và doanh nghiệp là mối quan hệ tương hỗ hay còn gọi là quan hệ cho và nhận, hai bên cùng có lợi. Và một vấn đề bao giờ cũng có ai mặt: tích cực và tiêu cực. 3.1. Mối quan hệ tích cực Doanh nghiệp cung cấp cho báo chí: Thông tin đăng tải. Thông tin kinh tế, doanh nghiệp, doanh nhân, từ thiện… Đây là thông tin mà rất nhiều báo, đài cần để chuyển tải đến công chúng. Quảng cáo về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp. Là đơn vị gián tiếp mang lại thu nhập và trả lương cho phóng viên. Mối quan hệ xã hội. Báo chí hỗ trợ doanh nghiệp: Doanh nghiệp thông qua báo chí để nắm bắt nhiều thông tin hơn Mỗi ngày đến văn phòng, thói quen của nhiều doanh nhân là đọc “ngấu nghiến” tờ báo mình yêu thích, lướt nhanh mọi thông tin thời sự trong ngày để nắm thông tin có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của mình. Rất nhiều tình huống được xử lý kịp thời từ thông tin trên báo, kịp thời “cứu nguy” cho nhiều bàn thua trông thấy trong kinh doanh. Thế giới luôn biến động, xã hội không ngừng thay đổi, nền kinh tế thay đổi từng ngày, chính vì thế doanh nghiệp cũng thường xuyên phải đọc báo, lên Internet để nắm thông tin. Dựa vào thông tin trên báo chí để hoạch định chiến lược và mô hình kinh doanh, lựa chọn lĩnh vực đầu tư… đưa doanh nghiệp phát triển và có chỗ đứng vững chắc trên thương trường. Báo chí là kênh chính quảng bá thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp Có thể nói, một khối lượng thông tin khổng lồ được cập nhật trên truyền hình, báo giấy, báo điện tử, đài phát thanh thể hiện sức làm việc “khủng” của các phóng viên. Các nhà báo là cầu nối giúp doanh nghiệp chuyển tải thông tin đến bạn đọc, xây dựng thương hiệu một cách hữu hiệu nhất. Bên cạnh những vấn đề chính trị, xã hội, giáo dục, mảng kinh tế luôn là nguồn tin nóng bỏng trên mọi trang báo. Trong bối cảnh hiện nay, thương hiệu đang được xem như nguồn tài sản vô hình to lớn của doanh nghiệp, vai trò của báo chí quả thật rất quan trọng bởi đây là kênh thông tin lớn nhất trong cộng đồng, có sức lan tỏa nhanh và đáng tin cậy. Với những đóng góp giúp nâng cao vị thế doanh nghiệp, hình ảnh của doanh nhân trên thương trường và trong xã hội, báo chí thực sự là người bạn đồng hành của doanh nghiệp, chia sẻ những khó khăn với doanh nghiệp, cổ vũ những sáng tạo, phê phán những trở ngại, “rào chắn” đối với quá trình sản xuất, kinh doanh. 3.2. Mối quan hệ tiêu cực Báo chí Trong thời buổi cạnh tranh về thông tin, các tờ báo đua nhau cập nhật thông tin nên dẫn đến trình trạng nhiễu loạn thông tin khiến thông tin không chính xác, ảnh hưởng đến xã hội cũng như hoạt động của doanh nghiệp. Có thể đây là lỗi kỹ thuật, nắm bắt thông tin chưa chính xác, nhưng cũng có trường hợp do sự suy đồi về đạo đức nghề báo của một số ít phóng viên hiện nay. Họ đến doanh nghiệp với động cơ không trong sáng, vụ lợi, gây khó khăn cho doanh nghiệp. Hiện tượng phóng viên vòi tiền doanh nghiệp. Ví dụ: Trường hợp 1: Vụ án Phan Hà Bình - Phó Tổng thư ký báo Tiền Phong. Tháng 9 năm 2010, Phan Hà Bình với bút danh Hà Phan đã cùng một đồng nghiệp viết bài “SGT và KBC - Dự án tỷ đô đầu voi đuôi chuột” với nội dung bất lợi cho công ty Cổ phần xi măng Sài Gòn - Tân Kỳ (thuộc tập đoàn Đầu tư Sài Gòn). Sau đó, ông đã dùng bài viết để tống tiền các công ty này, ông yêu cầu phải đưa 200 triệu thì sẽ không cho đăng tải bài viết và thêm 3.000 USD nữa để có bài viết lấy lại uy tín, ông Phan Hà Bình còn dùng kịch bản này để nhận cả nghìn USD từ doanh nghiệp khác. Nguồn: VNExpress.net, http://vnexpress.net/ gl/phapluat/2011/08/ ha phan-bi-xet-xu-toi-cuon -doat-tai-san/) Trường hợp 2: Nhà báo Nguyễn Hồng Sơn – Báo Diễn đàn doanh nghiệp. Năm 2006, Cục An ninh Kinh tế thuộc Bộ Công an và Công an tỉnh Hải Dương đã bắt quả tang Nguyễn Hồng Sơn, phóng viên báo Diễn đàn Doanh nghiệp, đang nhận 10.000 USD từ doanh nghiệp Hải Vân, tỉnh Hải Dương. Trước đó, ngày 17/9, Sơn đã xuống làm việc tại doanh nghiệp Hải Vân và có hành vi đe dọa, vòi vĩnh doanh nghiệp này phải đưa 10.000 USD. Nguồn: Thông tấn xã VN Và còn rất nhiều trường hợp tương tự làm ảnh hưởng tới uy tín của nhà báo và gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển đã hỗ trợ rất nhiều cho phóng viên trong quá trình tác nghiệp nhưng nó cũng kéo theo tác hại. Một số phóng viên ngồi một chỗ và sao chép thông tin, dẫn đến trình trạng thông tin một báo đưa sai kéo theo hàng loạt các báo khác cũng đưa sai, ảnh hưởng đến doanh nghiệp và làm nhiễu thông tin cho bạn đọc. Doanh nghiệp: Xuất phát từ quyền lợi cá nhân, một số nhà báo bị đồng tiền chi phối, đánh mất đạo đức nghề nghiệp và vô tình bị doanh nghiệp lợi dụng. Doanh nghiệp mượn ngòi bút của nhà báo để đánh bóng tên tuổi, quảng bá sản phẩm. Thậm chí một số doanh nghiệp còn lợi dụng báo chí để “chơi xấu” sau lưng đối thủ cạnh tranh và các doanh nghiệp còn non yếu hơn đang hoạt động trong cùng lĩnh vực. Gần đây, rất nhiều trường hợp doanh nghiệp đã lợi dụng ngòi bút phóng viên để đánh lừa người tiêu dùng: kim cương nhân tạo thật ra chỉ là một loại đá, sữa Vinamilk ghi “sữa tươi tiệt trùng nguyên chất” trên bao bì và không ghi rõ thành phần, sau khi Thanh tra Bộ Y Tế vào cuộc, Vinamilk kịp thời nhận lỗi và ghi lại nhãn mác. Nguồn: http://vietbao.vn/Kinh-te/Vinamilk-nhan-loi-ghi-tu-nguyen chat-tren-bao-bi-sua-tuoi/20624006/87/; http://vietbao.vn/Kinh-te/Vu-sua-tuoi-Sai-nhan-mac-hay-gian-lan thuong-mai/20640648/87/ Khi rơi vào trình trạng khủng hoảng, một số doanh nghiệp tìm đến sự hỗ trợ của báo chí nhằm “lấp liếm” cho qua chuyện. Rõ ràng là có cả lý do từ hai phía khiến mối quan hệ giữa nhà báo – doanh nghiệp luôn bất ổn. Thay vì là cầu nối đưa các doanh nghiệp đến với bạn đọc hoặc đại diện cho dư luận để bảo vệ quyền lợi của bạn đọc thì một số báo chí đã biến thành nơi doanh nghiệp phải cầu cạnh để có được điều mình mong muốn. Ông Huỳnh Dũng Nhân, Tổng Biên tập tạp chí Nghề Báo TP.HCM cho rằng: “Phải có sự tôn trọng, biết lắng nghe và hợp tác với nhau thì mối quan hệ này mới hiệu quả”. Theo ông Nhân, không phải lúc nào báo chí cũng “chĩa mũi dùi” vào doanh nghiệp một cách dò xét, bới móc mà luôn nhìn rất thiện cảm. Chỉ khi nào doanh nghiệp coi và sử dụng báo chí như một công cụ để tiếp tay cho hành vi cạnh tranh không lành mạnh hoặc vị lợi thuần tuý mà tìm cách làm ăn thiếu trung thực thì báo chí mới phản ứng gay gắt để bảo vệ bạn đọc. “Đó là trách nhiệm của người làm báo”. Nguồn: Báo chí VN, “Báo chí và Doanh nghiệp Việt Nam: Cầu cạnh hay cầu nối, http://www.baochivietnam.com.vn/chuyen-mc/doc-duong tac-nghiep/2730 Còn theo Tiến sỹ Phạm Thị Thu Hằng, Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ Doanh nghiệp vừa và nhỏ của VCCI thì cần phải để báo chí hiểu đúng về việc doanh nghiệp đang làm. Doanh nghiệp không nên né tránh báo chí mà cần chủ động thông tin cho báo chí. Thậm chí phải thường xuyên thông tin, sẵn sàng hợp tác với báo chí ngay cả khi xảy ra sự cố. Có như vậy mới tránh được tình trạng đưa thông tin không đúng, lệch lạc về doanh nghiệp hoặc sự kiện. Quan hệ giữa báo chí và doanh nghiệp chỉ có thể có dựa trên sự thông hiểu lẫn nhau. Nguồn: Theo Báo chí VN, “Báo chí và Doanh nghiệp Việt Nam: Cầu cạnh hay cầu nối: http://www.baochivietnam.com.vn/chuyen-mc/doc duong-tac-nghiep/2730 2. KỸ NĂNG TẠO DỰNG MỐI QUAN HỆ VỚI GIỚI TRUYỀN THÔNG 1. Mối quan hệ có từ đâu? Trong quá trình giảng dạy chuyên đề “Kỹ năng tạo dựng quan hệ với giới truyền thông” tại các trường đại học, chúng tôi nhận được rất nhiều câu hỏi từ các em sinh viên. Câu hỏi tôi nhận được nhiều nhất là: “Em là sinh viên mới ra trường thì làm sao có được mối quan hệ với các phóng viên”? Vậy mối quan hệ đó có từ đâu? Đây là câu hỏi của các em sinh viên, nhưng thực tế cũng có rất nhiều người loay hoay, không biết thiết lập các mối quan hệ như thế nào. Khi nhận được các câu hỏi đó chúng tôi không trả lời ngay mà thường hỏi ngược lại: Theo các bạn, kiến thức và mối quan hệ cái nào quan trọng hơn? Đa số các câu trả lời đều cho rằng mối quan hệ quyết định thành công. Trên diễn đàn của một trang web dành cho giới doanh nhân, cũng có một đề tài được đưa ra thảo luận, giữa kiến thức và mối quan hệ, cái nào đóng góp quan trọng hơn vào thành công của một người. Đa số câu trả lời cũng nghiêng về việc tạo dựng quan hệ, đặc biệt đối với người làm PR, mối quan hệ sẽ quyết định thành công trong công việc của họ. “Tri thức của các chuyên gia chỉ chiếm 15% trong thành công của họ, 85% còn lại phụ thuộc vào các mối quan hệ xã hội”. – ANDREW – ÔNG VUA NGÀNH THÉP CỦA MỸ – Mỗi chúng ta ai cũng có mối quan hệ. Vậy mối quan hệ đến từ đâu? Mối quan hệ có ngay từ chính bản thân mỗi người và từ những người xung quanh. Hàng ngày chúng ta giao lưu, tiếp xúc với rất nhiều người và những người đó có thể công tác trong lĩnh vực PR, là những phóng viên hoặc họ có mối quan hệ nào đó với phóng viên. Hàng xóm của bạn có thể là phóng viên hoặc họ có quen biết một vài phóng viên mà bạn đang quan tâm. Điều quan trọng là bạn phải biết tạo dựng những mối quan hệ đó như thế nào. Mỗi người đều có những cách của riêng mình nhưng hãy nhớ một điều, nguyên tắc quan trọng của quá trình tạo dựng quan hệ là đừng bao giờ đặt lợi ích của mình lên trước. Tạo dựng mối quan với phóng viên cũng thế, đó là mối quan hệ lâu dài. Một mối quan hệ vững bền phải có cho và nhận, phải đem lại lợi ích cho cả hai bên. Ngoài mối quan hệ trực tiếp của bản thân, các bạn cũng có thể sử dụng mối quan hệ “bắc cầu”. Người hàng xóm có thể giới thiệu phóng viên họ quen biết cho bạn, phóng viên báo Tuổi Trẻ có thể giới thiệu cho bạn phóng viên cùng chuyên đề ở báo Thanh Niên… Câu chuyện dưới đây cho chúng ta thấy sức mạnh của các mối quan hệ: khi một người đi phỏng vấn vào một công ty truyền thông, vị giám đốc hỏi: “Anh có quen hết các nhà cung cấp trên cả nước không?”. Trong trường hợp này, nếu bạn trả lời không, thì khả năng được nhận vào làm của bạn rất thấp. Nhưng anh ta đã trả lời rất thông minh: “Tôi không quen hết các nhà cung cấp trên cả nước, nhưng với mối quan hệ của bản thân, tôi có thể tìm được những nhà cung cấp dịch vụ tốt ở bất cứ nơi đâu mà ông muốn tổ chức sự kiện”. Dĩ nhiên, không phải chỉ vì câu trả lời này mà anh ta được nhận vào làm việc, nhưng câu trả lời thể hiện được sức mạnh của các mối quan hệ sẽ giúp cho bạn dễ dàng thành công hơn trong công việc. 2. “Khoanh vùng” các cơ quan thông tấn báo chí Như đã đề cập ở trên, số lượng các cơ quan thông tấn báo chí rất nhiều, lên đến cả trăm tòa soạn… Tuy nhiên, nhân viên PR không phải tiếp cận với tất cả các phóng viên, tất cả các tòa soạn, các đài phát thanh, truyền hình trong nước, mà chỉ tiếp xúc với những tòa soạn có liên quan đến lĩnh vực chúng ta PR mà thôi. Việc đầu tiên khi làm PR cho một doanh nghiệp/tổ chức, bạn nên tìm hiểu rõ lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp/tổ chức mà mình đang công tác, tìm hiểu những tờ báo viết về lĩnh vực hoạt động của công ty. Sau đó cần nắm rõ tính chất, mục tiêu và phong cách tin tức của từng báo, trên cơ sở đó lọc ra danh sách các cơ quan báo, đài có liên quan đến ngành nghề của cơ quan bạn đang hoạt động để tiếp cận. Khi đã “khoanh vùng” được vấn đề thì bạn sẽ thấy mọi việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Sau khi biết được các kênh để tìm kiếm và tạo dựng quan hệ, cũng như đã khoanh vùng các cơ quan thông tấn báo chí cần tiếp xúc thì nhân viên PR cần nhận biết được phóng viên nào phụ trách những mảng tin tức mà bạn đang cần để có thể đi tiếp những bước tiếp theo. Khi làm việc với các cơ quan truyền thông, người trực tiếp làm việc với bạn chính là các phóng viên, nhà báo, biên tập viên. Nếu bạn đã có sẵn mối quan hệ với họ thì đó chính là một lợi thế. Nếu không thì bạn phải tìm cách tạo dựng mối quan hệ đó. Làm sao để giới nhà báo có thiện cảm với bạn là cả một nghệ thuật mà người làm PR phải hướng tới. Quan hệ tốt với giới truyền thông sẽ giúp việc quảng bá thương hiệu của công ty hiệu quả hơn. Những công ty nào có mối quan hệ tốt, lâu dài và bền vững với giới truyền thông thì thông tin công ty đó sẽ được xuất hiện thường xuyên trên báo, đài. Hãy xem ti vi, nghe đài, đọc báo và tạp chí để làm quen với văn phong và câu chuyện được đưa tin. Làm quen với biên tập viên các tờ báo, tiếp xúc với các nhà báo chuyên môn trong lĩnh vực bạn đang quan tâm. Hãy tìm xem ai là người điều hành tin tức từng mảng của đài phát thanh, truyền hình. Tin tức doanh nghiệp hay đến tay phóng viên sẽ trở thành tin nóng cho bạn đọc. Chính vì thế, bạn cần tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các phóng viên. Tuy nhiên, bạn nên nhớ quan hệ với giới báo chí không phải một sớm một chiều mà phải được tạo dựng dần theo thời gian. Trước khi đi vào phần tạo dựng quan hệ, chúng ta cần tìm hiểu mô hình hoạt động của tòa soạn để có thể tiếp cận đúng phóng viên. MÔ HÌNH TỔ CHỨC TÒA SOẠN Đây là mô hình tòa soạn tương đối đơn giản. Trong một tòa soạn, ban biên tập là những người có quyền cao nhất để quyết định đăng hay không đăng một bài báo nào đó của phóng viên. Có nhiều người trong ban biên tập, có người phụ trách nội dung, đề tài, người phụ trách hình ảnh… Dưới ban biên tập là ban thư ký tòa soạn, đây là những người làm việc trực tiếp với các phóng viên và cộng tác viên. Họ sẽ là người đọc, lựa chọn và chỉnh sửa các bài viết cũng như tin tức trước khi đưa đến ban biên tập. Thư ký toà soạn là cánh tay đắc lực của ban biên tập. Bạn cần đảm bảo tin tức của các bạn được ban này lựa chọn. Tiếp theo là từng chuyên mục. Trên một tờ báo có rất nhiều chuyên mục, ví dụ: báo Tuổi trẻ có tin tức, thị trường, giáo dục, nhịp sống trẻ… Ở mỗi chuyên mục sẽ có một trưởng trang, là những người có quyền quyết định tin tức nào được đưa lên chuyên mục của họ, trước khi chuyển đến ban thư ký. Như vậy, chúng ta cần phải tạo dựng quan hệ với đúng phóng viên thì tin tức của chúng ta mới đảm bảo được lên báo. Nếu bạn quen với một cộng tác viên thường xuyên viết bài cho báo Thanh Niên và mời anh ta đến tham dự họp báo của mình, thì tin tức của bạn chưa chắc được đảm bảo đăng như việc bạn tạo dựng quan hệ với trưởng chuyên mục hoặc thư ký tòa soạn. 3. Cách tạo dựng quan hệ Khi hiểu rõ nhu cầu và tính chất công việc của các nhà báo, các chủ bút, chiến dịch PR của bạn chắc chắn sẽ có nhiều cơ hội thành công nhờ khả năng thu hút giới truyền thông tốt hơn. Khi tiếp cận giới truyền thông, nhiều chuyên gia PR sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để có được sự quan tâm của họ. Nó trải rộng từ những kiểu trình bày chủ đề bài báo hết sức đặc biệt đến những định dạng gây chú ý hoặc các câu chào hỏi hấp dẫn. Những kỹ thuật đó có thể hiệu quả trong nhiều lần, nhưng bạn cũng không nên rập khuôn cho mọi phóng viên vì: mỗi nhà báo là một con người khác biệt, họ có văn phong riêng. Do đó, người làm PR cần phải quan tâm hiểu rõ để có chiến thuật cụ thể khi tiếp xúc với từng phóng viên. Để tiếp xúc và làm việc lâu dài với phóng viên, đầu tiên nhân viên PR phải tìm hiểu kỹ về họ. Bạn có thể tìm kiếm thông tin về phóng viên cần thiết cho chiến dịch truyền thông của mình thông qua bài viết của họ trên các trang, chuyên mục mà họ phụ trách. Hãy đọc tạp chí, lắng nghe/xem chương trình của phóng viên mà bạn đang nhắm tới. Bạn cần nghiên cứu đối tượng mà tờ báo đó hướng tới là ai? Phong cách viết là gì? Ví dụ, những tờ báo địa phương thường viết tin bài liên quan đến những người trong thôn xóm, giá cả thị trường của các mặt hàng tiêu dùng; báo Công an thường đưa tin về những vụ trộm cướp, giết người, buôn lậu, mại dâm… Và phát hành mạnh ở khu vực miền tây, độc giả chủ yếu tầng lớp bình dân; báo kinh doanh thường đưa tin về giá cả thị trường, sức mạnh tài chính… và đối tượng độc giả chủ yếu là doanh nhân. Sau khi tìm hiểu về độc giả và phong cách đưa tin của tờ báo, điều cần quan tâm tiếp theo của người làm PR là tìm hiểu phong cách, giọng điệu và chủ đề mà phóng viên thường xuyên tiếp cận để viết bài. Khi đọc các bài viết của họ, hãy chú ý đến quan điểm cá nhân của họ. Họ có nhìn vào khía cạnh con người của vấn đề hay chỉ đơn giản là đưa tin những sự thật lạnh lẽo? Họ đứng ở lập trường của một ngòi bút khách quan hay mang cái nhìn nhận chủ quan vào trong bài viết? Yếu tố sau cùng là thời điểm: Yếu tố này cũng tác động tới khả năng lĩnh hội của các nhà báo. Nếu bạn tiếp cận một tờ báo hàng ngày, buổi chiều luôn là thời điểm các nhà báo rất bận rộn để chuẩn bị bài viết cho ngày hôm sau. Những tờ báo tuần thường kết thúc công việc vào thứ năm hay thứ sáu. Còn đối với tạp chí hàng tháng, thời điểm phát hành thường rơi vào ngày 1, ngày 4, ngày 5 và ngày 15 hàng tháng. Nắm bắt được lịch phát hành của từng báo, bạn sẽ chọn được thời điểm cung cấp thông tin hợp lý. Tất cả những yếu tố trên sẽ giúp bạn thành công bước đầu trong quá trình tạo dựng quan hệ. Nhưng vấn đề của người làm PR không chỉ dừng lại ở đó. Thứ quyết định thành công của PR là thông tin của doanh nghiệp được xuất hiện theo chiều hướng tốt trên mặt báo. Bạn cần hiểu phóng viên để biết được thời điểm gửi thông tin thích hợp và mời đúng phóng viên đến tham dự sự kiện. Ví dụ: Đàm Vĩnh Hưng tổ chức họp báo về sự việc nhãn hiệu “Cháo cây thị” của anh bị một số tờ báo đưa tin sai sự thật. Khi mời phóng viên đến họp báo, do ca sĩ này chỉ có mối quan hệ với phóng viên các mảng văn hóa, văn nghệ nên buổi họp báo hôm đó chủ yếu là phóng viên đến từ các chuyên mục này, mà không hề có một phóng viên nào của mảng y tế, sức khỏe, thị trường tham dự. Và dĩ nhiên, sau buổi họp báo tin tức không thể lên báo được, vì ban tổ chức đã mời không đúng phóng viên đến tham dự chương trình. Khi có thông tin về phóng viên, bạn nên lập danh sách phóng viên. Cách tốt nhất để quản lý là lập danh sách trên file excel (xem mẫu ở phụ lục) vì nó giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tên phóng viên khi mời tham dự sự kiện và in ấn thư mời. Danh sách phóng viên cần có các cột thông tin sau: số thứ tự, tên cơ quan báo/đài, tên phóng viên, địa chỉ, điện thoại, fax, email và cột quan trọng không thể thiếu là ngày sinh của phóng viên. Vậy làm thế nào để thu thập được thông tin của phóng viên? Bạn có thể tiếp cận bằng các cách sau: Gọi điện thoại cho phòng thông tin của báo/đài để có được tên, chức danh, điện thoại, fax của người mà bạn cần liên lạc. Phương án này có thể không khả thi lắm. Khi chúng ta gọi điện thoại đến tòa soạn, người trực điện thoại thường đề nghị các bạn gửi thư mời đến tòa soạn rồi họ sẽ cử người đến tham dự, chứ không cho chúng ta biết cụ thể tên và số điện thoại của phóng viên. Có một thủ thuật khi gọi điện thoại, đừng bao giờ các bạn nói: “Em làm việc ở công ty A, công ty em chuẩn bị tổ chức họp báo liên quan đến thực phẩm, chị có thể cho em xin số điện thoại của anh/chị phóng viên trong mảng này để em gửi thư mời tham dự được không?”, nếu hỏi câu này, đa số các bạn sẽ nhận được câu trả lời như trên. Nhưng nếu chúng ta đổi lại câu hỏi: “Chị ơi, em muốn gửi thư mời cho anh phóng viên A, phụ trách mảng thực phẩm ở báo mình, nhưng em gọi điện hoài cho anh ấy mà không được, chị có thể cho em gặp anh A, hay cho em địa chỉ email để em gửi thư mời cho anh ấy?”. Các bạn có thể thành công được 80% với câu hỏi này. Thông qua bạn bè và người quen để có thông tin của phóng viên: Vận dụng hết trí nhớ và các mối quan hệ của mình, bạn cần phải xem trong bạn bè, thầy cô hay người quen có ai có thể giúp đỡ mình có được thông tin phóng viên không. Bạn sẽ có được những thông tin giá trị từ những người có khi bạn không ngờ đến. Tham gia hội thảo do các tòa soạn tổ chức, tham gia các buổi nói chuyện của nhà báo bạn đang muốn tiếp cận: Các buổi hội thảo dành cho giới báo chí thường có rất nhiều các phóng viên tham dự. Ngoài ra, các nhà báo đặc biệt là ở ban biên tập và thư ký tòa soạn thường là diễn giả trong các buổi tọa đàm, hội thảo, nếu tham gia vào các buổi tọa đàm này, hãy tranh thủ xin danh thiếp của phóng viên bạn đang cần tiếp cận. Các phóng viên kỳ cựu, trưởng trang cũng thường xuyên được mời đến nói chuyện với sinh viên báo chí, hãy làm quen với sinh viên trường báo, bạn sẽ được cung cấp nhiều thông tin liên lạc có giá trị về phóng viên. Tham dự các buổi Lễ trao giải báo chí: Vào ngày 21/6 hàng năm, hội nhà báo thường tổ chức Lễ trao giải các tác phẩm báo chí xuất sắc. Bạn hãy tham gia vào sự kiện này. Ở đây bạn có thể gặp và trò chuyện được với rất nhiều phóng viên. Sau khi đã có được danh sách, email, hoặc số điện thoại của phóng viên, người làm PR đặt ra câu hỏi tiếp cho mình, phải tiếp cận phóng viên bằng cách nào? Có rất nhiều cách để tiếp cận và xây dựng mối quan hệ với phóng viên. Có thể mỗi người chúng ta sẽ có những cách tiếp cận khác nhau, nhưng một số kỹ thuật thông thường đa số các nhân viên PR vẫn hay sử dụng là tiếp cận phóng viên thông qua các phương tiện: điện thoại, email, thông cáo báo chí, phỏng vấn, họp báo, tổ chức sự kiện… 3.1. Điện thoại Khi đã thu thập được một lượng thông tin vừa đủ để nhân viên PR có thể hiểu phóng viên, bước tiếp theo là chủ động gọi điện thoại. Lần đầu tiên gọi đến hãy giới thiệu về bản thân và hỏi xem lúc đó có thuận tiện để nói chuyện hay không? Bạn đừng ngại khi gọi điện thoại cho các phóng viên. Thực ra phóng viên là người rất nhiệt tình, năng nổ và dễ gần. Chỉ cần lưu ý một vài điểm nên và không nên khi gọi điện thoại như sau: Chọn thời gian gọi điện thích hợp. Nên: Sáng: 9:30-11:30 (Buổi sáng đến cơ quan phóng viên còn phải họp giao ban/kiểm tra tin tức ngày hôm trước của mình, hoặc xem lại lịch trình ngày hôm sau nên bạn đừng gọi điện sớm). Chiều:14:30-16:30 (Sau giờ cơm trưa, phóng viên nghỉ ngơi và phải lấy lại năng lượng trước khi bắt tay làm việc. Vừa ngủ trưa thức giấc, chưa kịp định hình đã phải nhận điện thoại liền, các anh/chị phóng viên thường không thích). Khi làm việc, nên hỏi các phóng viên khoảng thời gian nào có thể gọi điện cho họ. Vì mỗi người có một lịch làm việc khác nhau. Đặc biệt phóng viên, biên tập viên của đài truyền hình lúc ở trường quay họ không bắt máy. Không nên gọi: Trước giờ đi làm và sau giờ đi làm về. Giờ có phim hay hoặc bóng đá hay. Sau khi có vấn đề căng thẳng (doanh nghiệp làm phật lòng phóng viên). Trước khi cầm điện thoại lên gọi chúng ta cần: Chuẩn bị trước nội dung cần nói. Hãy lấy tờ giấy và gạch đầu dòng những vấn đề chúng ta cần trao đổi. Hãy giữ giọng điệu và phong cách được chuyên nghiệp và thân thiện. Hãy bắt đầu với những giới thiệu ngắn gọn, mang tính cá nhân và nhanh chóng đi vào nội dung chính. Khi gọi phải nhớ giới thiệu về bản thân. Thông thường thì chúng ta sẽ giới thiệu: Tên gì? Gọi đến từ đơn vị nào? Ai giới thiệu bạn với phóng viên. Hỏi thăm anh/chị có đang bận? Hoặc em có thể trao đổi/hỏi thăm anh/chị về vấn đề? Mời đến tham dự sự kiện của công ty? Không phải tự nhiên, chúng tôi lại viết những điều cơ bản như thế này, trong thực tế rất nhiều lần, một số nhân viên PR mới đi làm gọi cho chúng tôi nói hết chủ đề, mục đích cần chuyển tải nhưng vẫn chưa giới thiệu mình là ai, gọi đến từ đâu. Khi được hỏi lại, các bạn mới chợt nhớ chưa giới thiệu về bản thân. Chính những điều tưởng chừng như rất nhỏ và căn bản vậy thôi nhưng nó cũng có thể phá vỡ câu chuyện bạn muốn nói với phóng viên. Khi mà cuộc điện thoại đã bắt đầu tốt đẹp, hãy lắng nghe các nhà báo nói, thay vì thao thao bất tuyệt với kế hoạch của bạn. Bạn cần luôn giữ vững các điểm chính nhưng cũng không thể không linh động. Đôi lúc một nhà báo có thể tìm kiếm điều gì đó không hoàn toàn xuất hiện trong câu chuyện của bạn, nhưng bạn có thể giúp đỡ họ theo một cách nào đó. Đôi khi, các bạn đã chọn thời điểm thích hợp rồi, câu chuyện của bạn hay, lại rơi vào giờ không may mắn, phóng viên đang có chuyện bực mình, các bạn có thể bị hứng một trận “mưa ngôn ngữ”, đừng vội vàng cúp điện thoại mà hãy chịu khó lắng nghe, bình tĩnh giải quyết mọi chuyện. Gọi điện thoại trong trường hợp: Tùy vào từng trường hợp, chúng ta uyển chuyển trong cuộc trò chuyện. Mời tham dự sự kiện công ty Mời cà phê hoặc ăn trưa Thấy bài anh/chị viết bình luận hay Chúc mừng sinh nhật/ngày nhà báo/tết/lễ Tình cờ thấy anh/chị trong sự kiện mà không kịp chào. Khi gọi điện thoại nên dùng điện thoại di động cá nhân vì những lý do sau: Phóng viên thấy được mức độ quan tâm và cần thiết Phóng viên dễ dàng lưu thông tin Xây dựng được mối quan hệ thân thiết Giúp phóng viên dễ dàng biết bạn là ai và gọi đến từ đâu? Phóng viên gọi lại khi thấy cuộc gọi nhỡ. 3.2. Email Hãy gửi email cho phóng viên trong các trường hợp: Mời tham dự sự kiện Gửi Thông cáo báo chí Hỏi thăm sức khoẻ Gửi thông tin công ty Gửi email nhắc lại cuộc hẹn cà phê/ăn trưa Cảm ơn phóng viên đến tham dự sự kiện và đưa tin. Những lưu ý khi viết email: Dùng kính ngữ (Khi lần đầu gửi email nên dùng kính ngữ - Kính gửi) Bên dưới mỗi email nên có thông tin liên lạc: Họ và tên, công ty, chức vụ, điện thoại, email, fax, website. Nhiều email khi gửi đi mà quên ghi thông tin liên lạc bên dưới, phóng viên đọc sẽ không hồi âm vì không biết thông tin này được gửi đến từ đâu? Ai gửi và chức vụ… Và như vậy đương nhiên email của bạn không còn giá trị. Khi gửi email cho phóng viên, đặc biệt là gửi TCBC, nhân viên PR không nên gửi quá nhiều file và hình ảnh, gây khó khăn cho phóng viên khi tải về. Chỉ nên gửi một TCBC và tối đa hai tấm hình, chúng ta hãy chọn luôn hình cho phóng viên, đừng bao giờ gửi cho phóng viên 5, 6 tấm hình và yêu cầu họ chọn để đưa lên báo cho chúng ta. Nhân viên PR hãy làm việc đó cho phóng viên. Một điểm cần lưu ý là khi gửi email cho 30 phóng viên về cùng một chủ đề, đừng bao giờ đánh email của 30 phóng viên vào dòng gửi (to) trong địa chỉ của email rồi gửi đi. Hãy gửi từng địa chỉ email và điền tên anh/chị phóng viên vào thư mời điện tử nhằm thể hiện tính chất trang trọng. Khi mời phóng viên tham dự sự kiện cần có thư mời, thư mời có thể được đưa trực tiếp nhưng hiện nay, phóng viên thích nhận thư mời qua email hơn. Nội dung thư mời cần: Ngắn gọn, súc tích Không nên đưa toàn bộ nội dung vào thư mời (chỉ nên đưa chủ đề, thời gian, địa điểm, kế hoạch tổ chức chương trình). 3.3. Thông cáo báo chí và bản tin nội bộ Hai phương tiện có thể chuyển tải thông tin của doanh nghiệp đến phóng viên một cách hiệu quả chính là thông cáo báo chí và bản tin nội bộ. Chính vì vậy, nhân viên PR cần phải phát huy tối đa tác dụng của nó. Thường xuyên gửi những TCBC của công ty đến tất cả phóng viên báo/đài thuộc lĩnh vực chuyên ngành công ty bạn. Thông cáo báo chí của bạn gửi đến phóng viên có thể họ chưa đăng liền nhưng được phóng viên lưu lại làm tư liệu, sau này khi viết một đề tài liên quan, họ sẽ đưa thông tin của doanh nghiệp các bạn vào bài viết. Bạn đừng vội chán nản khi thấy TCBC được gửi đi mà phóng viên không đăng tin. Người làm PR là “con ong” chăm chỉ và sự kiên trì luôn thu lại kết quả. Gửi bản tin nội bộ của công ty đến tặng cho các phóng viên tòa soạn (bản tin có thể 3 tháng/lần). Bản tin nội bộ là những bài viết giới thiệu về công ty/tập đoàn, những sự kiện mà công ty bạn đã, đang và sắp thực hiện cũng như những vấn đề mà doanh nghiệp bạn quan tâm. Chính điều đó sẽ giúp các phóng viên hiểu và có nhiều thông tin hơn về công ty. 3.4. Gặp trực tiếp Sau khi thực hiện các bước trên, chúng ta tiến tiếp một bước nữa trong quá trình tiếp cận giới truyền thông, hãy mạnh dạn xin một cuộc gặp trực tiếp. Khi đối thoại trực tiếp, hãy luôn tỏ ra thân thiện và cởi mở, chính những biểu hiện trên gương mặt và cách thức trò chuyện của các bạn sẽ để lại được ấn tượng tốt trong lòng phóng viên. Các bạn thường gặp trực tiếp phóng viên khi nào? Thời gian hẹn gặp phóng viên cũng mang lại hiệu quả trong mối quan hệ của bạn với phóng viên. Thời điểm thuận lợi để gặp trực tiếp phóng viên: Đưa thư mời đến tham dự các sự kiện của công ty Gặp cảm ơn phóng viên đã đến tham dự sự kiện Mời phóng viên cà phê hoặc dùng cơm trưa. Phóng viên là những người rất bận rộn và có nhiều mối quan hệ. Bởi vậy, họ không thể nhớ hết các đối tác của mình. Khi gặp phóng viên trong lần làm việc thứ hai, bạn có thể nhắc lại nội dung lần gặp mặt trước. Điều đó có thể giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Các bạn đừng nghĩ là sau buổi gặp các phóng viên về sẽ đưa tin cho chúng ta, đừng nghĩ rằng tất cả các yêu cầu của bạn có thể được đăng trên các ấn phẩm. Công việc của PR đòi hỏi phải liên tục gửi tin, bài đến tòa soạn. Còn việc xử lý những tin, bài đó như thế nào là công việc của phóng viên, chúng ta không can thiệp quá sâu vào công việc đó, điều này có thể phá vỡ mối quan hệ với phóng viên. 4. Vấn đề Phong bì Đây là vấn đề mà các bạn làm PR cần quan tâm nhất. Phong bì đối với phóng viên bây giờ là chuyện công khai trong các sự kiện nhưng chúng ta cần phải tế nhị: phải gửi phong bì đúng lúc và đúng thời điểm. Cách gửi phong bì cho phóng viên Địa điểm: Thích hợp và tiện cho phóng viên. Một số địa điểm phù hợp: Mời cà phê và gửi phong bì Gửi trực tiếp trong các sự kiện kèm với Press Kit Đến gần cổng tòa soạn gửi. Trước khi đến: Gọi điện thoại hẹn, nêu lý do: cảm ơn anh/chị đã đưa tin/viết bài Phong bì cần được kẹp trong folder công ty: Sếp em gửi lời cảm ơn đến anh/chị. Tin/bài hôm trước rất hay Không nên để phong bì trong túi quần rồi đến đó rút ra đưa, không được trân trọng Nên đến điểm hẹn đúng giờ. Không nhận phong bì: Có những trường hợp phóng viên không nhận phong bì? Vậy chúng ta phải làm sao? Gọi điện thoại cảm ơn phóng viên Muốn học hỏi kinh nghiệm từ phóng viên Hỏi thăm phóng viên, thông tin mà anh/chị quan tâm nhất là gì và gửi thông tin cho anh/chị. 5. Các thể loại PR trên các phương tiện truyền thông 5.1 Giới truyền thông phát sóng So với báo chí thì giới truyền thông phát sóng như tivi, radio có những lợi thế và bất lợi riêng. Trong đó, sự khác biệt nổi bật là thông tin trên cả truyền hình và radio đều tồn tại rất ngắn ngủi, vì chỉ xem và nghe được một lần, hai lần (trừ khi được phát và thu lại). Trong khi đó, báo in; báo mạng được xem đi xem lại nhiều, mặc dù bài báo chịu ảnh hưởng rất lớn của thời gian vì chỉ cần qua một ngày nó sẽ trở nên “lỗi thời”. Nếu biết cách khai thác, các phương tiện truyền thông phát sóng sẽ trở thành một công cụ PR vô cùng hiệu quả, vì chúng có thể chuyển tải những thông điệp đặc biệt đến một lượng khán giả “khổng lồ”. Tuy nhiên để phương tiện truyền thông này đem lại hiệu quả điều đầu tiên bạn cần nắm vững những đặc tính riêng của nó. Khán giả Phát thanh và truyền hình có một lượng khán giả rất lớn, thậm chí còn lớn hơn cả trước đây nhờ vào sự có mặt của truyền thông vệ tinh. Ví dụ, mỗi ngày có hàng trăm triệu người trên toàn thế giới theo dõi bản tin của kênh truyền hình CNN; trong khi đó suốt một năm qua dịch vụ toàn cầu của đài BBC đã đưa tin đến hàng triệu thính giả toàn cầu bằng tiếng Anh lẫn tiếng địa phương và ngày nay dịch vụ này còn rất phổ biến. Truyền hình Trong những năm gần đây, sự tác động mà truyền hình có thể tạo ra đã gia tăng nhanh chóng. Do việc sử dụng ngày càng nhiều công nghệ truyền thông vệ tinh và công nghệ tiên tiến, cùng với sự xuất hiện của nhiều loại kênh truyền hình mới trong nước lẫn quốc tế nên việc phủ sóng truyền hình 24/24 trên toàn thế giới hiện nay đã thành hiện thực. Đặc biệt đối với các bản tin nóng và bản tin mới cập nhật, thời gian chuyển tải thông tin đến khán giả đã được thu ngắn đáng kể. Chính vì lý do đó, trong thời buổi thường xuyên xảy ra các cuộc khủng hoảng thế giới, truyền hình hoàn toàn có khả năng đưa tin trực tiếp và phát sóng thẳng vào các mạng truyền hình quốc gia, tạo ra hiệu quả cao và sự linh hoạt tối đa trong việc cập nhật tin tức. Chính vì điều này mà truyền hình ngày nay tạo ra hiệu quả tác động đến khán giả cao hơn so với trước. Sau đây là một số đặc điểm chính của truyền hình cần được lưu ý: Một số chương trình được thực hiện hàng tháng trước khi phát sóng. Chương trình đã phát sóng được lưu lại để sử dụng về sau. Việc biên tập có thể phân cắt trình tự hoặc thay đổi ý nghĩa. Những yêu cầu trong việc lập kế hoạch để thực hiện chương trình đòi hỏi rất khắt khe (nghiên cứu, địa điểm, ánh sáng, thiết bị và kỹ thuật). Các thể loại PR trên truyền hình: Bản tin: Quốc gia và khu vực Chương trình trò chuyện, phỏng vấn và thảo luận: Có sự tham gia của nhân vật nổi tiếng và chủ đề của họ phải thu hút khán giả. Phim/kịch truyền hình nhiều tập: Thể hiện các vấn đề được công chúng quan tâm và ưu thích: ma túy, hôn nhân, con cái, đạo đức, tội phạm. Các chương trình thời sự: Sẽ rất hữu hiệu khi cần chuyển tải thông điệp quan trọng. Ví dụ: Dutch Lady với kỷ lục bức tranh lớn nhất Việt Nam, SYM ra mắt chiếc xe tải nhẹ T880 đúng vào dịp nhà nước Việt Nam cấm xe thô sơ, ba gác di chuyển trong nội thành thành phố. Chuyên mục nhiều kỳ: Chương trình có thể chuẩn bị trước và phát sóng nhiều kỳ. Ví dụ: Món ngon mỗi ngày trên VTV1, Chắp cánh thương hiệu phát sóng trên VTV3. Tư liệu: Những đoạn phim, video hay hình ảnh tĩnh được đưa vào chương trình với mục đích minh họa, tạo hình ảnh nền… Có thể doanh nghiệp phải trả một khoản phí tương ứng với thời lượng phát sóng. Tài sản: Tài sản và tư liệu được sử dụng trong các phim truyền hình thường được ghi nhận ở cuối phim. Sản phẩm: Tuy không được liệt kê cuối phim nhưng hình ảnh sản phẩm sẽ xuất hiện trong những bộ phim và người xem dễ dàng nhận biết sản phẩm đó thuộc công ty nào. Giải thưởng: Những tặng phẩm trong các trò chơi truyền hình, nếu đặc trưng và nổi bật, chúng sẽ có hiệu quả PR rất tốt trong việc giới thiệu cách sử dụng sản phẩm. Hạn chế: Bạn cũng cần lưu ý đến một số trở ngại của phương tiện này. Truyền hình thường có chức năng giải trí và thư giãn chứ không thiên về cung cấp thông tin cho khán giả. Vì thế, cần phải xem xét thật kỹ khi lên kế hoạch triển khai các hoạt động PR trên truyền hình. Trước hết, người làm PR phải đảm bảo chọn đúng kênh và chương trình phù hợp. Đừng bao giờ chọn kênh truyền hình theo chủ quan và những hào quang gắn liền với nó, bởi sự phù phiếm thường rất tốn kém mà không mang lại hiệu quả. Phát thanh Một trong những thuận lợi lớn nhất của phát thanh so với truyền hình là lượng thính giả không chỉ giới hạn ở trong nhà. Đây là một phương tiện rất cơ động, đặc biệt từ khi xuất hiện máy Walkman cài thắt ở lưng và những thiết bị di động siêu nhỏ khác. Vì vậy, phạm vi tác động của radio rộng lớn. Thuận tiện cho người sử dụng, gọn nhẹ, không cần nhiều thiết bị kèm theo. Radio không yêu cầu thính giả ngồi yên để nghe. Mọi người có thể vừa nấu ăn vừa nghe radio, vừa lái xe vừa nghe đài,… Radio gần như là người bạn đường của các tài xế trong chương trình giao thông và quà tặng âm nhạc. Radio thông tin và ngôn ngữ bình dân gần gũi thính giả hơn truyền hình. Cập nhật thông tin nhanh chóng. Các thể loại PR trên Radio Bản tin: Tin tức quốc gia, khu vực và địa phương. Thu âm phỏng vấn: Được thực hiện theo nhiều cách. Đài phát thanh có thể thực hiện buổi phỏng vấn, hoặc công ty thực hiện buổi phỏng vấn rồi gửi băng ghi âm cho đài. Trong trường hợp thứ hai, không nhắc đến những chi tiết thương mại trong cuộc phỏng vấn, nhưng tên công ty thường được nêu ra ở đầu hoặc cuối chương trình. Phỏng vấn/thảo luận hay trò chuyện tại phòng thu: Giọng nói của những người nổi tiếng, chuyên gia, người bình luận là những tư liệu tiềm năng thu hút được sự chú ý của thính giả. Phỏng vấn qua điện thoại: Sử dụng phổ biến ở các đài phát thanh địa phương. Có thể thực hiện qua điện thoại văn phòng hoặc nhà ở. Kịch phát thanh nhiều tập: Các thông điệp PR có thể được chuyển tải qua những chương trình này tương tự như trên truyền hình. Một số đề tài tiêu biểu như: nông nghiệp, giáo dục, gia đình… Báo in Mặc dù sự phát triển của Internet và các phương tiện truyền thông điện tử, báo in vẫn đóng vai trò quan trọng số một trong các hoạt động PR. So với các phương tiện truyền thông phát sóng thông tin từ thông cáo báo chí có nhiều cơ hội xuất hiện trên mặt báo. Hiện tại, số lượng phát hành của báo in giảm và có thời kỳ cho rằng báo in sẽ chết. Tuy vậy, những tờ báo lớn vẫn có sức mạnh. Và độc giả vẫn đọc báo in do thói quen, do truyền thống. Báo in đã xuất hiện từ rất lâu đời, tin tức trên báo in được kiểm tra và duyệt kỹ, nó là nguồn tin đáng tin cậy đối với độc giả. Ngày nay để theo kịp nhu cầu tin tức của độc giả, nhiều tờ báo đã lập thêm trang báo điện tử. Điều đó có nghĩa là thông tin của doanh nghiệp/tổ chức của bạn sẽ có thêm cơ hội đến được với độc giả, khách hàng tiềm năng… Các thể loại PR trên báo in: Bài chính luận (editorial), Bài PR (Advertorial), Hỏi đáp, Bài viết của các chuyên gia tư vấn, Phỏng vấn, tin booking, tin lobby, testimonial, tường thuật sự kiện… 5. Cách duy trì mối quan hệ với phóng viên Nhân viên PR đã làm tất cả để có được mối quan hệ với báo chí nhưng nếu chúng ta không biết cách duy trì mối quan hệ đó thì coi như mọi công lao bạn bỏ ra đều sẽ đổ ra sông đổ biển hết. Duy trì mối quan hệ như thế nào cũng là một nghệ thuật mà người làm PR phải đầu tư và học hỏi. Mối quan hệ nào cũng vậy, bạn muốn người ta biết và nhớ tới bạn thì bạn phải thể hiện cho họ thấy bạn thực sự quan tâm tới họ. Có rất nhiều cách để thể hiện sự quan tâm đó nhưng đối với báo chí, các bạn nên chú ý đến cách thức thể hiện của mình. Bạn phải làm gì? Xếp thứ tự mục tiêu ưu tiên: Trong số rất nhiều nhà báo chúng ta thiết lập mối quan hệ, sẽ có một số nhà báo nhất định mà nhân viên PR cần phải duy trì và mở rộng trong từng giai đoạn. Hãy tập trung vào những tờ báo có tiếng nói quan trọng nhất đối với những mục tiêu truyền thông của bạn. Nên thường xuyên gọi điện thoại hoặc nhắn tin hỏi thăm phóng viên nhân những dịp đặc biệt: Nhân dịp sinh nhật Hình thức: Gọi điện thoại chúc mừng Mời dùng cà phê/ăn trưa Gửi thiệp điện tử chúc mừng Quà tặng: (Tặng trực tiếp hoặc qua dịch vụ) Hộp đựng danh thiếp Giỏ hoa chúc mừng Pha lê khắc tên phóng viên và đơn vị gửi tặng Nhân dịp lễ/ tết Hình thức: Gọi điện thoại chúc mừng Gửi thiệp điện tử chúc mừng Quà tặng: (Tặng trực tiếp đến tòa soạn gửi/gặp trực tiếp phóng viên). Giỏ quà tết Rượu ngoại Bia Cách thức: Gọi điện trước khi mang quà đến chúc tết và hỏi phóng viên sẽ gửi lại cơ quan hay mang đến nhà. Tổ chức gặp gỡ thân mật với phóng viên Tổ chức những buổi gặp gỡ thân mật với phóng viên tại công ty/nhà máy. Nhân dịp công ty mới nhập về dây chuyền sản xuất mới hoặc ra sản phẩm mới. Buổi tiệc gọn nhẹ, giao lưu là chính không đặt nặng vấn đề thông tin. Tổ chức tour du lịch mời phóng viên tham gia Tham quan văn phòng công ty đặt tại các tỉnh hoặc nước ngoài. Tour cần lên một lịch trình cụ thể. Từ việc đón tiếp phóng viên, di chuyển/tham quan và thực đơn. Tránh chương trình rối ren và phản tác dụng. Tất cả những điều bạn làm ở trên nhằm thực hiện điều cốt yếu là thiết lập một quan hệ đôi bên cùng có lợi và quan hệ này sẽ bền chặt hơn theo thời gian. 6. Cách theo dõi tin Khi nhân viên PR đã tiếp cận và gửi thông tin cho phóng viên để đưa tin thì chúng ta thường mắc một sai lầm đó là bắt đầu chuyển qua “tấn công” các phóng viên đó. Các bạn nhắn tin hay gọi điện cho nhà báo để dò hỏi tin của mình khi nào sẽ đăng. Có bạn khi nói chuyện đi thẳng vào vấn đề hỏi ngay “tin khi nào được đăng?” còn có bạn thì khéo léo hơn bằng câu hỏi “Anh chị có cần thêm thông tin gì không?”, dù bằng cách nào thì các bạn làm PR cũng đã quên đi một điều là nhà báo không bao giờ quyết định được việc đăng bài trên báo mà nó thuộc quyền quyết định cuối cùng từ tòa soạn. Chính vì không hiểu điều này dẫn đến nhiều tình cảnh “dở khóc, dở cười” là PR truy tìm nhà báo đã hứa hẹn, thậm chí “hăm dọa” nhà báo đã “lỡ” nhận thù lao. Vậy câu hỏi đặt ra ở đây là các bạn nắm bắt thông tin của mình bằng cách nào? Có một vài cách như sau: Viết email cảm ơn phóng viên đã đến tham dự chương trình (đây là một cách nhắc nhở khéo léo, bạn sẽ nhận lại được email phản hồi của phóng viên, và trong email phóng viên sẽ cung cấp thêm một vài thông tin là bài viết về chương trình của bạn đã được đi tin và khi nào sẽ phát sóng). Cách quan trọng và thường xuyên nhất là bạn phải tự mua báo và theo dõi tin tức của mình. Nhân viên PR phải chủ động trong việc theo dõi tin, chứ không phụ thuộc vào nhà báo. Sử dụng dịch vụ điểm báo của các công ty. Nắm được lịch phát sóng, thông báo cho những người liên quan để cùng theo dõi tin. Nhờ trung tâm thu sóng lại chương trình làm tư liệu, nộp báo cáo. Tin đã được đăng, được phát sóng cần gọi điện thoại hoặc nhắn tin cảm ơn phóng viên một lần nữa. 7. Một số lỗi thường gặp Hầu như nhân viên PR nào cũng mắc phải lỗi trong quá trình làm việc với phóng viên. Sau đây là một số lỗi thường gặp nhất của nhân viên PR: Sau chương trình gọi điện thoại làm phiền phóng viên – hỏi thăm về việc sao không thấy tin được đăng. Phóng viên sẽ cảm thấy khó chịu. Phong bì gửi phóng viên nên kẹp cùng với bộ Press kit1(Tuyệt đối không rút ra từ túi quần hoặc kéo vào một góc rồi đưa). Trong một sự kiện, đối với Đài truyền hình không mời hai phóng viên của hai mảng khác nhau đến tham dự. 3. TÌNH HUỐNG Tình huống 1 Những cuộc họp báo, hay sự kiện có sự xuất hiện của những phóng viên không mời mà đến. Cách xử lý Nếu chưa quen biết: Xin danh thiếp để kiểm tra thông tin. Nếu phóng viên đến từ tòa soạn danh tiếng và có nhu cầu thông tin thực sự: gửi cho phóng viên đó Press kit và có phong bì dự trù kèm theo, mời họ vào tham gia sự kiện. Phóng viên từ báo lá cải thì gửi TCBC và mời vào tham dự sự kiện. Nếu phóng viên đến từ báo lá cải vẫn muốn có phong bì: tế nhị nói tiếng xin lỗi vì chương trình có dự trù phát sinh nhưng hết/Kinh phí doanh nghiệp có giới hạn nên chỉ chuẩn bị cho phóng viên được mời hoặc đặt thẳng vấn đề “khi tin được lên trang bên em sẽ chuyển kinh phí”. Phóng viên cố tình gây rối sự kiện. Yêu cầu bảo vệ mời ra ngoài. Nếu phóng viên quen mà bạn không mời nhưng lại đến tham dự: Gửi Press kit có phong bì cho phóng viên và xin lỗi vì chương trình này nhỏ nên không mời anh/chị, hoặc khách hàng của em yêu cầu và duyệt danh sách báo, em chỉ là người thực hiện. Cho lễ tân mời anh/chị phóng viên vào khu vực tổ chức. Tình huống 2 Doanh nghiệp đưa phóng viên quen biết vào danh sách mời sự kiện, người phụ trách PR ở Agency quen một phóng viên khác. Phương án 1: Mời cả hai phóng viên cùng một tòa soạn báo tham gia nếu kinh phí cho phép và được sự chấp thuận của cấp trên. Phương án 2: Không có kinh phí – bạn nên tự hỏi mình các câu hỏi sau: Mức độ quen biết của cấp trên/doanh nghiệp với phóng viên? Phóng viên đang phụ trách mảng nào? Liệu sau sự kiện phóng viên đó có đưa tin không? Đến đây, người làm PR sẽ phải xem lại yêu cầu từ cấp trên/doanh nghiệp: Nếu chương trình không đảm bảo tin thì vấn đề này dễ giải quyết, người phụ trách PR chỉ cần xin số điện thoại của phóng viên từ cấp trên/doanh nghiệp và mời tham dự. Nếu chương trình cần đảm bảo tin – phần tin trên báo này, chúng ta không chịu trách nhiệm. Người phụ trách PR cần có sự thỏa thuận trước với cấp trên/doanh nghiệp. Mọi việc cần được xác nhận bằng văn bản hoặc ít nhất cần được xác nhận qua email. Tình huống 3 Doanh nghiệp bắt buộc phải đảm bảo 100% báo đăng tin. Thông thường Agency chỉ đảm bảo 70 – 80% tin được đăng tải. Phóng viên không có quyền quyết định tin đăng hay không, tuy nhiên khi gặp tình huống này chúng ta có thể xử lý như sau: Khi lập ngân sách, cần dành một khoản kinh phí dự trù đảm bảo mua tin booking (mua tin qua phòng quảng cáo của tòa soạn) Lập chi phí mời phóng viên nên để dư ra một khoản. Khi tin rớt (không được đăng tải) chúng ta có thể bù tin sang các báo có vị thế tương đương hoặc mua tin trên những báo bị rớt tin. Tình huống 4 Khi phóng viên vòi tiền doanh nghiệp? Người phụ trách PR công ty cần phải tiến hành những bước sau: 1. Tổ chức buổi họp với Ban lãnh đạo. Tìm hiểu xem công ty có điểm yếu nào? Mức độ sai phạm đến đâu? Tìm phương án cùng giải quyết. 2. Ngồi lại với phóng viên: Dĩ hòa với phóng viên (nếu thỏa hiệp được). 3. Báo cáo với cấp lãnh đạo của Tòa soạn. 4. Đưa ra cơ quan chính quyền xử lý. Kết luận Tạo dựng quan hệ thân thiết với phóng viên là công việc rất quan trọng đối với một chuyên viên PR. Vì phóng viên là chiếc cầu nối đưa tin tức của công ty bạn về tòa soạn và sau đó đến công chúng. Hơn nữa, nếu chúng ta tạo dựng được mối quan hệ tốt với phóng viên mỗi khi khai thác đề tài liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty, thì phóng viên thường sẽ ưu tiên phỏng vấn Giám đốc công ty bạn để lấy ý kiến như một chuyên gia trong lĩnh vực này. Thật vậy, mối quan hệ với phóng viên góp phần rất lớn cho thành công của doanh nghiệp, vì khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của công ty bạn đa phần là nhờ xem thông tin trên báo/đài. Tuy nhiên, mối quan hệ này không phải dễ dàng có được và cũng khó duy trì. Điều quan trọng là bạn có nắm được các kỹ năng để tiếp cận, phát triển và duy trì các mối quan hệ này hay không? Phần III - CÁCH THỨC TỔ CHỨC HỌP BÁO 1. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC HỌP BÁO Họp báo được định nghĩa là một cuộc họp/gặp gỡ, đối thoại, trao đổi của một chủ thể (doanh nghiệp, cá nhân, quốc gia) với giới truyền thông nhằm mục đích đưa thông tin của cuộc họp đến với công chúng. Các doanh nghiệp tổ chức họp báo (TCHB) nhằm đánh bóng thương hiệu của mình, họ mong muốn rằng thông qua họp báo công chúng sẽ biết đến mình nhiều hơn và muốn củng cố, tạo niềm tin với đối tác và người tiêu dùng. Thêm vào đó, chính nhờ TCHB mà thông tin về doanh nghiệp được đưa ra thị trường, tạo điều kiện và cơ hội để họ có thể mời gọi đầu tư, hợp tác. TCHB cũng là cơ hội để doanh nghiệp kết nối với giới truyền thông và cộng đồng, xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với giới truyền thông, tạo thiện cảm với công chúng. TCHB được xem là một kênh đối thoại quan trọng bổ trợ cho chiến lược truyền thông của doanh nghiệp. Chúng ta thường tổ chức họp báo khi: Có sự kiện như: khai trương, động thổ, kỷ niệm ngày thành lập, hoặc đón nhận bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Huân chương Lao động,… Khi cần công bố sản phẩm/dịch vụ mới, hoặc công ty có một dây chuyền, thiết bị công nghệ mới vừa được lắp đặt tại nhà máy, hứa hẹn cung cấp cho thị trường những sản phẩm chất lượng với giá cả cạnh tranh… Doanh nghiệp tổ chức chương trình từ thiện với quy mô lớn, gây được tiếng vang trong xã hội, ví dụ: Năm 2008, Viettel kết hợp với bệnh viện Răng hàm mặt Trung Ương tổ chức họp báo ra quân chiến dịch phẫu thuật nụ cười trẻ thơ tại 13 tỉnh miền Tây Nam Bộ. Khi công ty tổ chức chương trình khuyến mãi lớn, ví dụ: đến Vincom mua sắm có cơ hội trúng kim cương… Khi có khủng hoảng cũng là lúc chúng ta sẽ tổ chức họp báo để đưa ra những lời giải đáp thắc mắc cùng các giải pháp. Ví dụ: Toyota gặp sự cố về lỗi kỹ thuật, đã tổ chức họp báo để đưa ra giải pháp là sửa chữa miễn phí tất cả các xe trong diện gặp sự cố. 2. PHÂN BIỆT TỔ CHỨC HỌP BÁO VỚI CÁC SỰ KIỆN KHÁC Chúng ta cần phân biệt TCHB với các sự kiện khác của doanh nghiệp có mời báo chí tham dự. Phân biệt họp báo với lễ khai trương, khởi công, kỷ niệm ngày thành lập, hội nghị khách hàng… Giống nhau: Những sự kiện này và họp báo được tổ chức với mục tiêu giúp cho thông tin của công ty xuất hiện trên các phương tiện truyền thông. Khác nhau: Trong các sự kiện trên, đối tượng khách mời chính không phải là phóng viên báo, đài mà chủ yếu là đối tác, nhà đầu tư, khách hàng… Ngược lại, với một cuộc họp báo thì thành phần khách mời chính là nhà báo và chỉ có một vài nhân vật quan trọng khác. Phân biệt họp báo với những buổi họp mặt, đối thoại thân mật với báo giới. Giống nhau: Đối tượng khách mời chính khi tham dự chương trình là các phóng viên. Khác nhau: Khi TCHB, chúng ta đặt nặng vấn đề đưa thông tin doanh nghiệp ra thị trường, đến với công chúng. Trong khi đó, tính chất của buổi gặp gỡ thân mật với phóng viên chủ yếu là để tạo mối quan hệ thân thiết với phóng viên, không đặt nặng về việc thông tin doanh nghiệp của mình sẽ xuất hiện trên mặt báo – đưa tin chỉ là mục tiêu phụ. 3. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP BÁO Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn một sơ đồ quy trình chi tiết gồm ba bước trước khi TCHB, trong khi tiến hành họp báo và sau khi họp báo với sự phân công nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận. Quy trình này được xây dựng dựa trên kinh nghiệm thực tế của hai tác giả, cũng như tham khảo ý kiến của những người làm công tác PR và cũng đã được kiểm chứng thông qua những buổi tổ chức họp báo của sinh viên. Quy trình này cung cấp cho những người làm PR những cách thức để tổ chức, quản lý công việc của mình một cách hiệu quả và hạn chế thiếu sót. Vì để hoàn thành một buổi họp báo, chúng ta phải thực hiện khối lượng công việc lớn. Mô hình này giúp những người sẽ tổ chức họp báo biết bắt đầu từ đâu và biết TCHB thường có những hạng mục cơ bản nào. QUY TRÌNH HỌP BÁO Ghi chú: Trên đây là Quy trình họp báo có đầy đủ bốn bộ phận: Event, PR, Logistics và thiết kế của một công ty truyền thông và tổ chức sự kiện. Nếu là một doanh nghiệp chưa có sự phân chia bộ phận rõ ràng, chúng ta có thể chia ra thành từng nhóm nhỏ và mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm công việc theo các khâu trên. Để tránh sơ suất, đảm bảo tiến độ thì cần có một người nắm chính chương trình còn gọi là trưởng ban tổ chức. Trong quy trình trên chúng ta có ba giai đoạn công việc cần phải làm: quá trình chuẩn bị họp báo, khi tiến hành họp báo và sau khi họp báo. Các công việc được phân công rõ ràng cho từng bộ phận. Phần sau sẽ trình bày chi tiết các giai đoạn và công việc của từng bộ phận. 4. ÁP DỤNG SƠ ĐỒ QUY TRÌNH VÀO TỔ CHỨC HỌP BÁO A. QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ 1. Họp với khách hàng hoặc ban lãnh đạo Trước khi tổ chức họp báo (TCHB), chúng ta cần nắm được nội dung chính và một số yêu cầu cụ thể về chương trình. Do đó, bước đầu tiên, chúng ta phải họp với khách hàng (nếu làm việc tại Agency ), hoặc họp với ban lãnh đạo (nếu làm PR tại doanh nghiệp). Đây là bước rất quan trọng, chúng ta phải tìm hiểu được ý định của khách hàng/ban lãnh đạo, ý tưởng, mục đích của họ. Bước này càng chi tiết, rõ ràng thì trong quá trình viết nội dung kịch bản, chúng ta sẽ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty. Trong buổi họp, chúng ta cần làm rõ các vấn đề bằng cách trả lời cho những câu hỏi sau: Mục đích họp báo là gì? Mục tiêu cụ thể muốn đạt được là gì? Ai tổ chức chính, phối hợp với ai? Chương trình cụ thể khi họp báo là gì? Khi nào tổ chức? Tổ chức ở đâu ? Khách mời là ai? Ai sẽ tham gia trong chương trình? Ngân sách tổ chức là bao nhiêu? Ngoài việc đặt ra các câu hỏi như trên, chúng ta cũng cần xác định rõ ràng, chi tiết mục tiêu của buổi họp báo. Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải? Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo trọng yếu sẽ đăng tải? Trong các câu hỏi được đặt ra, chúng ta nên lưu ý đặc biệt đến thời gian tổ chức họp báo, vì thời gian là vấn đề rất quan trọng. Khi TCHB, chúng ta nên tránh “đông” với các sự kiện tương tự như hội thảo, triển lãm, hội nghị… Đặc biệt nên tránh tổ chức trùng ngày sự kiện của quốc gia như các lễ hội, ngày bầu cử, khánh thành công trình, cầu đường… Cũng không nên TCHB vào những dịp lễ hay các kỳ nghỉ, có thể sẽ ảnh hưởng đến số lượng người tham dự. 2. Họp ban tổ chức thực hiện họp báo Sau khi có được thông tin từ khách hàng, chúng ta trở về công ty họp ban tổ chức – những người sẽ thực hiện buổi TCHB này. Trong buổi họp sẽ có đại diện của bốn bộ phận trong quy trình (bộ phận event, PR, Logistics, thiết kế). Các bộ phận sẽ được biết về những thông tin, yêu cầu, ý tưởng của cuộc họp báo có được từ cuộc họp với khách hàng hoặc ban lãnh đạo. Và sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể, sau buổi họp này các bộ phận sẽ bắt tay vào thực hiện công việc đầu tiên của bộ phận mình, đây là giai đoạn 1 trong quá trình chuẩn bị. Giai đoạn 1 Giai đoạn này còn gọi là viết Proposal, là giai đoạn chuẩn bị nội dung tổng quát để đấu thầu, trình bày ý tưởng với khách hàng/ban lãnh đạo, sau khi đã trình bày và nếu được khách hàng/ban lãnh đạo chấp nhận, ký hợp đồng/ký duyệt thì chúng ta mới chính thức trở thành người tổ chức buổi họp báo này. Sau khi giai đoạn 1 thành công, hợp đồng được ký kết, các bộ phận mới bắt tay vào chuẩn bị chương trình chi tiết ở giai đoạn 2. Ở giai đoạn này, đầu tiên bộ phận event sẽ đi khảo sát địa điểm và viết cấu trúc, nội dung khái quát về chương trình: Khảo sát địa điểm tổ chức Địa điểm có thể tạo ra hay phá hỏng buổi họp báo. Chính vì thế, đừng bao giờ xem nhẹ việc chọn địa điểm tổ chức. Một chương trình hay nhưng địa điểm không thuận lợi về đường đi, điểm trông giữ xe, tiền gửi xe… cũng sẽ tạo ấn tượng không tốt cho người tham dự. Thông thường khi TCHB, các doanh nghiệp sẽ chọn trung tâm hội nghị, phòng họp của khách sạn, hoặc hội trường của công ty với trang bị kỹ thuật đầy đủ. Khi chọn địa điểm cần phải đảm bảo những tiêu chuẩn của một phòng họp như: không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh… Để có một địa điểm tổ chức tốt, bạn không thể ngồi ở nhà và gọi điện thoại đặt chỗ. Bạn phải đến hiện trường và khảo sát tất cả các hạng mục nơi mà bạn định thuê để TCHB. Khi khảo sát địa điểm, tốt nhất bạn nên đi hai người, một của bộ phận sự kiện và một của bộ phận thiết kế. Khi đi khảo sát cần đem theo máy ảnh và thước đo. Các công việc cần làm khi khảo sát địa điểm: Đưa ra tiêu chí lựa chọn địa điểm: – Trung tâm thành phố hay tại trụ sở chính? Một điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm là đa số cơ quan báo – đài tập trung ở trung tâm nên địa điểm họp báo thích hợp nhất nên chọn ở trung tâm thành phố. – Không khí: sang trọng, ấm cúng, gần gũi – Kỹ thuật: độ cách âm, độ sáng, nguồn điện – Diện tích trang trí: mặt tiền, bên trong… – Bàn ghế, chỗ đỗ xe – Số lượng người tham dự? Nếu số lượng người tham dự ít mà bạn chọn phòng họp báo quá lớn thì sẽ khiến không gian họp báo loãng. Còn ngược lại sẽ khiến không gian chật chội. Lên danh sách các địa điểm cần khảo sát: không nên lên danh sách quá nhiều địa điểm. Dựa vào tiêu chí, chúng ta chỉ nên đưa ra khoảng ba, bốn địa điểm phù hợp. Lên kế hoạch khảo sát các địa điểm: Đưa ra một khoảng thời gian thích hợp để hoàn tất việc khảo sát và quyết định chọn địa điểm, cần lưu ý là không nên kéo dài thời gian cho công việc khảo sát này, chỉ cần một đến hai ngày. Khi khảo sát cần lưu ý các công việc: – Chụp ảnh toàn bộ địa điểm: bên ngoài, bên trong, các vị trí trọng yếu. – Phác thảo sơ đồ mặt bằng địa điểm: vị trí lễ tân, lối vào, bảng hướng dẫn, v.v… – Thử hình dung nhiều phương án bố trí mặt bằng khác nhau trước khi quyết định chọn phương án tốt nhất. Dưới đây là bảng hạng mục cần lưu ý khi tiến hành khảo sát địa điểm: Ổ cắm điện Sân khấu Chỗ để đồ đạc Phòng thay đồ Cửa ra vào Cầu thang Người lập Họ và tên: Thời gian: Cấu trúc của một buổi họp báo đơn giản (không có văn nghệ) gồm (lưu ý thời gian của mỗi chương trình có thể khác nhau): 9h – 9h30: Đón khách 9h30 – 9h35: Khai mạc 9h35 – 9h50: Phát biểu 9h50 – 10h30: Q&A 10h30 – 11h: Kết thúc Ví dụ: Nội dung khái quát của ModaMundo