🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Nhà Quản Lý Tức Thì Ebooks Nhóm Zalo CY CHARNEY NHÀ QUẢN LÝ TỨC THÌ Bản quyền tiếng Việt © Công ty Sách Alpha NHÀ XUẤT BẢN TRI THỨC Ebook miễn phí tại : www.Sachvui.Com Ebook thực hiện dành cho những bạn chưa có điều kiện mua sách. Nếu bạn có khả năng hãy mua sách gốc để ủng hộ tác giả, người dịch và Nhà Xuất Bản LỜI GIỚI THIỆU Thành công của các doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào nhà quản lý - hay các tổng giám đốc điều hành (các CEO). Trên thế giới, các tập đoàn thành công đều được dẫn dắt bởi những nhà quản lý tài ba như Thomas Watson Sr. của IBM, người được tôn vinh là CEO hiện đại đầu tiên trên thế giới hay Jack Welch của hãng GE, Andy Grove của Intel... Nhưng đồng thời, quản lý là một công việc đặc biệt khó khăn và đầy thách thức. Do môi trường kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp và việc cạnh tranh càng ngày càng khốc liệt nên tỷ lệ số giám đốc bị sa thải cũng ngày càng cao. Vậy làm thế nào để vượt qua được những thách thức này để trở thành các nhà quản lý giỏi và mang lại thành công cho tổ chức? Hiển nhiên là một nhà quản lý giỏi cần phải có nhiều tố chất quan trọng. Họ phải hiểu biết tốt về hệ thống luật và thuế trong kinh doanh, về marketing, về tài chính doanh nghiệp, dây chuyền sản xuất, công nghệ... Họ phải có tầm nhìn xa, trông rộng và phải có khả năng kết nối tầm nhìn đó với những ý tưởng. Họ phải là nhà cải cách và không chống lại sự thay đổi. Họ cần phải có khả năng tổ chức và quản lý nhân viên để đạt hiệu quả và mục tiêu chung. Họ là người dám mơ ước và dám trở nên khác biệt, và trên hết, họ phải sẵn sàng chấp nhận thất bại… Do các tập đoàn có nhu cầu rất lớn về các nhà quản lý, cũng như mức độ thử thách rất cao và mức lương đầy hấp dẫn mà nghề quản lý cuốn hút rất nhiều người. Có hàng ngàn khóa học trên thế giới đào tạo kỹ năng Quản trị Kinh doanh, đào tạo giám đốc hay chỉ đơn giản là dạy kỹ năng quản lý và tổ chức công việc của một bộ phận, một nhóm... Và đây là một trong những cuốn sách được sử dụng rộng rãi trong các chương trình đó. Là tài liệu chính thức do Hiệp hội Quản trị Kinh doanh Hoa Kỳ (AMACOM) xuất bản, Nhà quản lý tức thì (Instant Manager) của Cy Charney được viết nhằm giúp bạn nhanh chóng tiếp cận những kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà quản lý có năng lực. Nếu bạn đã tham dự nhiều khóa đào tạo nhưng muốn mài giũa thêm những kỹ năng đã được chọn lựa thì cuốn sách này sẽ là lời nhắc nhở những điều mà bạn có thể lãng quên. Cuốn sách này như thể một nhà tư vấn giàu kinh nghiệm cung cấp cho bạn những thông tin và bí quyết nhằm nhanh chóng cải thiện hiệu quả công việc của bạn. Cuốn sách sẽ giúp bạn học được cách phối hợp cả nhóm lại với nhau, cách khích lệ những người này, giữ bình tĩnh cho những người khác, cho tới khi tất cả đều có cùng một nhịp đập trái tim và rất nhiều kỹ năng khác mang lại cho bạn thành công. Cy Charney là Chủ tịch của Charney & Associates, Inc., một hãng chuyên tư vấn việc nâng cao năng lực cá nhân và tổ chức. Là một học giả hàng đầu trong lĩnh vực học tập cho người trưởng thành, ông đã tư vấn cho nhiều công ty thuộc danh mục 500 công ty hàng đầu của tạp chí Fortune. Ông cũng là tác giả của cuốn sách The Portable Mentor và cuốn The Instant Sales Pro, cuốn mà Alpha Books đã xuất bản với tên 600 kỹ năng để bán hàng thành công. Trong quá trình viết cuốn sách này, ông đã dựa trên những phương tiện và kỹ năng mà ông giảng dạy cho các nhà quản lý ở Canada, Hoa Kỳ, châu Âu và châu Phi. Cách tiếp cận của ông là căn cứ vào thực tế, đưa ra cho các nhà quản lý những phương tiện và kỹ năng được ông sử dụng hay tận mắt chứng kiến chúng áp dụng trong các tổ chức và khách hàng của Charney & Associates, Inc.. Trong suốt cuốn sách, Cy Charney cho rằng thách thức đối với các nhà quản lý là khám phá ra được những rào cản trên con đường tiến tới hoàn thiện hơn năng lực hoạt động và làm thế nào có thể dịch chuyển được những rào cản này. Nhà quản lý tức thì như là một cuốn cẩm nang chứa đầy những thông tin được trình bày rất ngắn ngọn, mang tính thực tiễn cao, sẽ giúp bạn khám phá ra được những tiềm năng của con người, của nhà quản lý và nhân viên, giúp bạn nhanh chóng học hỏi và áp dụng để mang lại thành công cho tổ chức. Với việc Việt Nam vừa gia nhập WTO, quá trình toàn cầu hóa đã thực sự mang đến cho nền kinh tế Việt Nam cũng như môi trường kinh doanh những thách thức và cơ hội mới. Nhưng đồng thời, hội nhập cũng là mối lo ngại thực sự khi phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam chưa có đủ các công cụ, môi trường để đào tạo kỹ năng tổ chức, lãnh đạo trong môi trường hội nhập và sử dụng công nghệ cao. Bối cảnh đó đặt ra cho các nhà quản lý nhiều bài toán hóc búa về tổ chức và điều hành doanh nghiệp. Một câu hỏi thường xuyên được đặt ra là làm thế nào để bộ máy vận hành hiệu quả? Áp lực lớn và khối lượng công việc đồ sộ khiến họ phải nhanh chóng áp dụng những kỹ năng và công nghệ mới nhất. Và Nhà quản lý tức thì là một công cụ, một cuốn cẩm nang giúp họ học hỏi được các kỹ năng điều hành tổ chức mới nhất của thế giới để đối phó với những thách thức đó. * * * Với mục tiêu xây dựng một loạt sách về Lãnh đạo và Quản lý, trong hơn một năm qua, Alpha Books đã cho xuất bản một loạt các cuốn sách khác về lĩnh vực này như 90 ngày đầu tiên làm lãnh đạo, 108 kỹ năng của nhà lãnh đạo bẩm sinh, 78 câu hỏi dành cho nhà lãnh đạo, Kinh thánh về Nghệ thuật Lãnh đạo, Nhà quản lý tài ba... Nối tiếp định hướng đó, với việc lựa chọn dịch và xuất bản cuốn Nhà quản lý tức thì như một bộ cẩm nang, từ điển tra cứu các kỹ năng rất ngắn gọn, rõ ràng với khả năng áp dụng nhanh chóng, Alpha Books mong muốn cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh các kỹ năng thiết yếu cho các nhà lãnh đạo và quản lý. Xin trân trọng giới thiệu với độc giả và mong nhận được nhiều ý kiến góp ý để các ấn phẩm của chúng tôi ngày càng hoàn thiện hơn. Hà Nội, tháng 12/2006 NGUYỄN CẢNH BÌNH LỜI NÓI ĐẦU Cuốn sách này được viết nhằm giúp bạn nhanh chóng tiếp cận những kỹ năng cần thiết để giúp bạn trở thành một nhà quản lý có năng lực. Nếu bạn đã tham dự nhiều khóa đào tạo nhưng muốn mài giũa thêm những kỹ năng đã được chọn lựa, thì cuốn sách này sẽ là lời nhắc nhở những kỹ năng mà bạn có thể lãng quên. Cuốn sách này như thể một nhà tư vấn giàu kinh nghiệm cung cấp cho bạn những thông tin và kỹ năng nhằm nhanh chóng cải thiện hiệu quả công việc của bạn. Trong quá trình viết cuốn sách này, tôi đã dựa trên những phương tiện và kỹ năng mà tôi đã giảng dạy cho các nhà quản lý ở Canada, Hoa Kỳ, châu Âu và châu Phi. Cách tiếp cận của tôi là căn cứ vào thực tế, đưa ra cho các nhà quản lý những phương tiện và kỹ năng mà tôi đã sử dụng hay tận mắt chứng kiến chúng được áp dụng trong các tổ chức/khách hàng của tôi. Trong suốt cuốn sách, tôi đã tiếp cận những lĩnh vực quản lý xét theo nguyên tắc có tới 99% người lao động phải chịu trách nhiệm đều nhiệt thành cống hiến cho những mục tiêu của tổ chức mình, đều trung thành và đều mong muốn mở rộng khả năng ảnh hưởng của mình. Điều này dĩ nhiên đã từng là trường hợp của chính tôi. Vậy, thách thức đối với các nhà quản lý là khám phá ra được những rào cản chắn trên con đường tiến tới hoàn thiện hơn năng lực hoạt động và làm thế nào có thể dịch chuyển được những rào cản này. Cuốn sách này đưa ra nhiều giải pháp. Nhiều điều thay đổi đã diễn ra kể từ khi bản in đầu tiên cuốn The Instant Manager vào năm 1994 và lần xuất bản tại Mỹ (với đầu đề là The Manager’s Tool Kit - Những công cụ cần thiết của các nhà quản lý) vào năm 1995. Thực tiễn kinh doanh mới mẻ này đã thúc giục tôi cập nhật thêm dữ liệu, bổ sung những phương tiện mới có thể phát huy được tác dụng trong thế giới hiện thực. Hầu hết các tổ chức đều cảm nhận được sức ép về thời gian và do vậy họ ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào các hình thức chuyển thông tin thông qua hệ thống điện tử: qua thư điện tử (email), Internet và những buổi họp ảo. Để đưa mọi người bắt kịp tốc độ mà không cần phải tham dự các khóa học đòi hỏi rất nhiều các hoạt động hướng dẫn và tư vấn nghề nghiệp. Và ngày càng có nhiều tổ chức chú trọng vào những điểm mạnh cơ bản của mình và phối hợp với các tổ chức khác có khả năng cung cấp những loại dịch vụ không cốt yếu, làm tăng tốc sự phối hợp hoạt động chung của các doanh nghiệp. Điều đáng buồn là nhiều nhà quản lý phát biểu rằng họ tin tưởng vào nhân viên của mình, nhưng cách thức lãnh đạo của họ lại thể hiện một thái độ ngờ vực. Để có thể hoàn thiện hoạt động, những người nắm giữ chức vụ lãnh đạo cần phải dành nhiều thời gian hơn để hướng dẫn và tư vấn cho các nhân viên của mình - đào tạo họ, đánh giá hoạt động của họ, thường xuyên đưa ra các ý kiến phản hồi, biểu dương những thành công, giúp họ giải quyết những khó khăn và thử thách. Những phương tiện này và cả những phương tiện khác nữa là các chất liệu tạo nên cuốn sách này. Nhà quản lý tức thì sẽ giúp bạn khám phá ra được những tiềm năng của con người. PHẦN I: Sự trưởng thành của cá nhân 1. Quản trị nghề nghiệp Ông tôi có lần nói với tôi rằng có hai loại người: một là những người làm việc và loại kia là những người hưởng thụ. Ông nói tôi hãy cố gắng trở thành loại người thứ nhất: ở đó có ít sự cạnh tranh hơn. --INDIRA GANDHI (1917 -1984) Quản trị nghề nghiệp là một nhu cầu giống như nhu cầu quản trị con người. Nghề nghiệp của bạn có thể được hưởng lợi từ chính những kỹ năng bạn sử dụng trong quá trình quản trị dự án, lãnh đạo nhóm và giải quyết xung đột. Trong tất cả những hoạt động này, cách tiếp cận của bạn cần mang tính chủ động – nếu đợi nghề nghiệp của bạn tự quản trị và có lẽ bạn sẽ đợi suốt đời. Hãy sử dụng những mẹo sau đây để tạo ra những cơ hội nghề nghiệp cho chính mình: • Hãy là một thành viên của nhóm và cố gắng hết sức để tỏa sáng. Hãy động viên người khác hoàn thành các mục tiêu của nhóm đúng thời hạn và trong phạm vi ngân quỹ. • Hãy tình nguyện làm những dự án tầm cỡ. Làm như vậy sẽ giúp bạn tăng cơ hội tiếp xúc với những người có quyền quyết định chính. • Hãy đứng ngoài những phe phái chính trị. Nếu bạn phải lựa chọn, hãy đợi càng lâu càng tốt để tăng cơ hội ủng hộ người chiến thắng. • Hãy cư xử chân thật cả trong và ngoài công việc. Hãy nói sự thật dù khó khăn đến đâu. Như Mark Twain đã nói: “Nói thật sẽ làm vài người hài lòng và khiến những người còn lại ngạc nhiên.” Ai cũng muốn làm việc với những người họ có thể tin tưởng. • Luôn có thái độ cộng tác khi làm việc. Gièm pha người khác hoặc từ chối hợp tác chỉ dẫn đến xung đột vô ích. Những cơ hội thăng tiến của bạn sẽ mỏng manh khi bạn liên tục gây tranh cãi. • Hãy nghĩ như người lãnh đạo cao nhất. Hãy luôn bắt nhịp với “điểm nóng” trong ngày và tìm cách giúp đỡ nhóm để đạt được mục tiêu chung. Nếu có những chướng ngại vật cản trở tổ chức tiến về phía trước, hãy tìm mọi cách để loại bỏ chúng. • Hãy có chung cách nhìn nhận với sếp về các mục đích nghề nghiệp của bạn và cách để bạn đạt được chúng. • Hãy cho sếp biết các mục đích nghề nghiệp của bạn. Hãy hỏi xem các mục đích của bạn có thực tế không, bạn có những kỹ năng để đạt được mục đích không và những kỹ năng bạn cần để hoàn thiện bản thân. • Hãy phát triển những kế hoạch hoạt động hướng về mục tiêu. Thường xuyên xét lại các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn để xem bạn có đang đi đúng hướng không. Nếu không, hãy đánh giá các bước của mình và điều chỉnh kế hoạch của bạn tương ứng. • Hãy tìm một người hướng dẫn. Xác định một người được tôn trọng trong tổ chức và người mà bạn ngưỡng mộ, người bổ sung cho những kỹ năng và tính cách của bạn. Khi đối diện với những tình huống khó khăn hãy tìm kiếm lời khuyên, hoặc đề nghị người hướng dẫn bạn đánh giá những quyết định của bạn. • Hãy có cách tiếp cận “có thể làm được”. Đừng chất gánh nặng trên người khác với những khó khăn, nghi ngờ và chướng ngại vật. Hãy nói về những cơ hội và giải pháp, chứ không phải những khó khăn. • Hãy luôn tích cực; hãy nghĩ cái cốc đầy một nửa hơn là nghĩ nó vơi một nửa. Hãy nhớ rằng: nhiều người bị đuổi việc vì thái độ làm việc yếu kém nhiều hơn bất kỳ lý do nào khác. • Hãy tập trung sức lực vào những công việc mà: - Sử dụng tốt nhất các kỹ năng của bạn - Có nhiều cơ hội thành công nhất - Đòi hỏi mức độ cố gắng và nguồn vốn tối ưu. • Hãy làm, và để người khác nhìn thấy bạn đang làm, những điều giúp cho tổ chức của bạn: - Tiếp tục dẫn đầu trong việc bán hàng. - Tìm kiếm và đề nghị những cách giảm chi phí. - Trở thành một nguồn thông tin. Hãy luôn nắm bắt những xu hướng mới nhờ việc xem lướt qua các báo chí kinh doanh và thương mại. Hãy đưa các tài liệu cho những người được hưởng ích lợi từ nó. - Hãy nhận những nhiệm vụ mà ít người muốn nhận. • Nếu những tin không hay đang diễn ra, hãy là người đầu tiên báo cho sếp và báo sớm. Không ai muốn những điều khó chịu bất ngờ xảy ra, đặc biệt là những điều có thể khiến họ khó xử. • Hãy biết sếp bạn chờ đợi điều gì ở bạn. Nếu có thể, hãy đồng ý với những mục đích đo được, để những thành tựu của bạn là không thể tranh cãi. • Hãy đề nghị được giao nhiều thẩm quyền và sự tự quản hơn. Hãy tìm kiếm những cơ hội làm việc bên ngoài lĩnh vực quen thuộc của bạn. Hãy gánh vác nhiều hơn bạn nghĩ bạn có thể để chứng minh cho chính mình, và người khác, rằng bạn có thể làm được những gì. • Hãy chạy đua với chính mình và để người khác phán xét xem bạn có giỏi hơn những đồng nghiệp của mình hay không. Chạy đua với đồng nghiệp sẽ làm tăng sự oán giận của họ với bạn. Bạn sẽ trở thành đối tượng của sự công kích và gièm pha. • Hãy sẵn sàng tiếp nhận sự phê bình. Lời phê bình sẽ hiệu quả nhất khi bạn làm những điều sau: - Kiểm soát cảm xúc của mình. Đừng tự vệ. Hãy khách quan. - Đặt mình vào vị trí của người phê bình. Bạn có quan điểm tương tự không? - Hãy coi mỗi sự phê bình như một cơ hội học hỏi và lớn lên. - Hãy bảo vệ mình nếu sau khi cân nhắc, bạn cảm thấy là bạn đã bị đánh giá không công bằng. - Cám ơn người phê bình, kể cả nếu bạn không đồng ý với nội dung. • Hãy học từ những thất bại. Bạn sẽ chẳng được ích lợi gì từ việc đổ tội cho người khác hoặc cứ tiếp tục bực bội. Hãy tìm xem bạn đã làm điều gì sai. • Dù khó đến đâu đi nữa, hãy cố gắng trở nên khách quan. Trên hết, hãy sửa lại vấn đề và tập trung sức lực của bạn để tránh phạm sai lầm tương tự. • Hãy công khai nhìn nhận sự giúp đỡ của người khác. Điều này mở rộng mạng lưới những người ủng hộ bạn. • Hãy học cách nhận được điều mình muốn mà vẫn được người khác thích. Đừng xa lánh những người quan trọng vì bạn chẳng bao giờ biết được khi nào họ có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn người được thăng tiến. • Hãy đăng ký các buổi hội thảo, xêmina, các nhóm thảo luận, hoặc bất kỳ một điều gì khác mà bạn thấy có tác dụng tăng cường kỹ năng. • Nếu bạn cảm thấy công việc mình mong muốn có thể có tính khả thi trong tương lai gần, hãy biến mình trở thành ứng cử viên hàng đầu nhờ: - Làm thêm việc để thể hiện kỹ năng của bạn trong công việc đó. - Hãy cho những người có trách nhiệm biết về sự quan tâm của bạn đến công việc này. - Hãy cập nhật những kỹ năng và kiến thức mà công việc đó đòi hỏi. • Đừng bao giờ ngừng học hỏi. Trong thời đại thông tin này, chúng ta cần xem mình như những người học suốt đời. Hãy đăng ký bất kỳ khóa đào tạo hoặc khóa học nào có liên quan do tổ chức của bạn cung cấp, cả trong lẫn ngoài nơi làm việc. Hãy để cho mọi người biết rằng bạn luôn là một học viên giỏi. 2. Lập kế hoạch nghề nghiệp Mỗi lối ra đều là lối vào ở một nơi khác. -- TOM STOPPARD, kịch gia Anh. Khi đề cập việc lập kế hoạch của bạn, từ đặc biệt có ý nghĩa chính là BẠN. Không ai biết rõ hơn bạn về việc những tài năng và mơ ước của bạn đang ở đâu, bạn tự nhìn nhận đánh giá về bản thân như thế nào. Việc lập một kế hoạch dài hạn nhỏ lại có tác dụng lớn. Trong môi trường kinh doanh không ngừng tái cơ cấu và tinh giản biên chế ngày nay, chúng ta buộc phải nhận lấy trách nhiệm về tương lai nghề nghiệp của chính mình. Đã qua rồi những ngày chúng ta chờ đợi Người Anh Cả hay ô dù dắt tay và chỉ lối cho chúng ta. • Khi đề ra những mục tiêu cho mình, bằng mọi cách hãy ước mơ lớn! Nhưng cũng hãy thường xuyên cân nhắc xem xét tình hình thực tế. • Hãy chú trọng vào những mục đích nghề nghiệp cụ thể, và xác định những bước đi chính xác để đạt được từng mục tiêu một, hoàn thành theo đúng thời gian biểu và danh sách những việc phải làm. Hãy hình dung đường đi nước bước của mình, và hãy xác định bạn sẽ đạt được từng cột mốc như thế nào. • Để làm tăng giá trị cá nhân và giá trị nghề nghiệp của bạn, hãy trở thành một nhà tư tưởng tiên phong và hãy cố gắng để được mọi người nhìn nhận như vậy. Đừng sa lầy trong những lối mòn, hoặc dấu mình trong những câu nói nhàm chán hay những ý tưởng lỗi thời. Hãy suy nghĩ xa hơn! • Hãy đi ra ngoài. Hãy tham gia cùng với những chuyên gia đồng nghiệp của bạn tại các hội nghị và trong các hiệp hội. • Hãy đọc bất kỳ cái gì và mọi thứ bạn có thể về lĩnh vực chuyên môn hiện tại của bạn. • Hãy khai thác sức mạnh của Net. Hãy tìm xem những bạn bè của bạn đang ở trang web nào. Hãy gia nhập với họ trong phòng chat và tại trang Web của các hiệp hội. Net chỉ đơn giản là một nguồn cung cấp thông tin dồi dào và giao dịch liên quan đến công việc và cả những thành tựu phát triển mũi nhọn trong lĩnh vực hoạt động cụ thể của bạn. Ngày nay, bạn không thể bỏ qua nó. • Hãy là tác nhân tạo nên sự thay đổi và hãy trở nên nổi bật theo đúng nghĩa của từ này. Hãy là người đầu tiên đưa ra những ý tưởng và những phương pháp mới. • Hãy tìm cách duy trì và kích thích hứng thú, năng lực và lòng nhiệt thành của bản thân. Hãy chú trọng tới những vấn đề chính yếu khi bạn hành động và tranh luận, cả ở trong lẫn ngoài công việc. • Không ngừng cập nhật bản sơ yếu lý lịch làm việc của bạn để có thể bổ sung cho nó tất cả những thành tựu tuyệt vời nhất của bạn. • Hãy khiến cho bản tóm tắt lý lịch của bạn trở nên lôi cuốn! - Trước hết, hãy đừng tỏ ra khiêm tốn! Hãy ghi lại chi tiết những thành công rực rỡ nhất của bạn, đặc biệt là những dự án góp phần tạo ra những yếu tố quyết định quan trọng. - Hãy dành thời gian và tiền bạc, nếu cần, vào việc thiết kế bản lý lịch của mình. Sẽ không ai biết được bạn xuất sắc tới mức nào trừ phi họ được đọc lý lịch của bạn! Ngày nay, với những công cụ hiện có trên máy tính, tất cả chúng ta đều có thể trở thành những nhà thiết kế đồ họa. Hãy xem xét việc sử dụng màu sắc, điểm nhấn, những khoảng bóng và những công cụ khác. Hãy để cho khả năng sáng tạo của bạn được tỏa sáng. - Hãy kiểm tra ngữ pháp, chính tả và các chi tiết thật kỹ lưỡng. - Điều quan trọng hơn hết là bạn hãy trung thực. • Hãy tạo ra website riêng của mình. Hãy đưa vào đó bản lý lịch của bạn, nhấn mạnh những thành công thông qua hàng loạt những khuôn thức điện tử, bao gồm tranh ảnh, đồ họa, hoạt ảnh, kể cả sử dụng nội dung tương tác! Nếu như công việc này có vẻ khiến bạn cảm thấy quá sức, và phải thừa nhận rằng người thực hiện nó không có tay nghề thì có vô số công cụ trực tuyến có thể giúp bạn trong suốt quá trình thực hiện công việc. Hoặc bạn có xem xét liên hệ với các trường đại học cộng đồng, nơi tập trung nhiều nhà thiết kế website nắm vững những kỹ năng mới nhất về tất cả những điều kỳ diệu mà không gian máy tính có thể đem lại. • Hãy xác định chính xác giá trị của bạn trên thị trường. Bằng cách này, bạn sẽ biết được với công việc hiện tại bạn đang làm có được chi trả một cách xác đáng hay không, và bạn sẽ lập luận, giải thích thế nào khi đòi hỏi mức lương ở công việc tiếp theo. Vậy, làm thế nào có thể xác định được giá trị của bản thân? Hãy trả lời ba câu hỏi sau: - Những gì tôi làm cần thiết tới mức nào? - Tôi có phải là người dễ dàng bị thay thế không? - Khả năng làm việc của tôi tốt đến mức nào? • Hãy chia một tờ giấy ra làm hai cột, một bên ghi Điểm mạnh và bên kia ghi Điểm yếu. Hãy nhờ những người mà bạn tin tưởng và hiểu bạn rõ nhất giúp đỡ bạn trong công việc này. - Xác định yếu tố khiến bạn trở nên không thể thiếu đối với công ty bạn đang làm. Nếu bạn thực sự không tìm ra được điều gì thì hãy đặt ra mục tiêu rõ ràng ngay bây giờ. Hãy phân tách ra điều mà chỉ riêng bạn mới có thể mang lại cho tổ chức của mình và thực hiện điều đó với tất cả lòng nhiệt tình. Ví dụ, phải chăng công ty của bạn đang mở rộng hoạt động sang Trung Quốc? Hãy nghiên cứu thị trường, ngôn ngữ và phong tục ở đó và đưa ra ý kiến ủng hộ đồng nghiệp của bạn. • Hãy để tâm tới những người hoạt động chuyên nghiệp ngoài lĩnh vực chuyên môn của bạn. Trong lĩnh vực này, Net là một công cụ hết sức hiệu quả. Hãy đưa thêm thật nhiều những nhà tuyển dụng, nhà tư vấn, những nhà tiên phong và nhà doanh nghiệp vào trong nhóm quan hệ đối tác hiện nay của bạn. Hãy mở ra cho mình một thế giới rộng lớn hơn. Những giải pháp cho công việc và các ý tưởng có thể nảy sinh từ những nơi mà bạn không ngờ nhất. • Những điều thường ít được lưu tâm tới nhất trong bất kỳ cuốn sách hướng dẫn lập kế hoạch nghề nghiệp nào chính là khả năng hài hước, tính khiêm tốn, sự tương đắc và lòng nhân hậu trong đạo đức nghề nghiệp. Thực tế, chúng thường bị đánh giá thấp và bị bỏ qua. Do vậy, bạn sẽ hết sức ngạc nhiên trước những kết quả mà chúng mang lại! 3. Thay đổi nghề nghiệp Bạn phải kiểm soát cuộc sống của chính mình, nếu không người khác sẽ làm điều này thay bạn. -- Khuyết danh Các công ty đã và đang tiến hành toàn cầu hóa, hợp lý hóa, thu hẹp quy mô hoạt động và liên kết hợp tác theo cung cách riêng khi bước vào thế kỷ XXI, và kết quả là nhóm làm việc mà bạn giám sát, phòng ban bạn lãnh đạo hay dự án bạn quản lý có thể bị thay đổi tính chất rất nhanh chóng hay thậm chí sẽ không tồn tại nữa. Đồng thời với sự thay đổi hết sức nhanh chóng đó cũng phát sinh sự thay đổi trong chiến lược nghề nghiệp. Hiện nay dường như là công việc tuyệt vời mà bạn được thuê làm đã hoàn toàn biến đổi, trở thành một nhiệm vụ nặng nề sau khi công ty tiến hành sáp nhập, hợp lý hóa sản xuất hay thanh trừng nội bộ. Đừng tỏ ra ngạc nhiên nếu như bạn trải qua tận sáu nghề nghiệp trong cuộc đời. Hiện nay, điều đó được áp dụng cho tất cả mọi người, kể cả bạn. Bạn có cảm thấy đau khổ vì một sự thay đổi nào đó không? Hãy trả lời những câu hỏi sau: • Tôi là ai? Con người bạn khi ở các độ tuổi 20, 30, 40 và 50 có thể thuộc bốn tuýp người khác nhau mà những người này thậm chí chưa chắc có thể từ tốn nói chuyện với nhau trong quán rượu. Không có gì đáng ngạc nhiên là nghề nghiệp mà mới chỉ hai năm trước đây hết sức phù hợp với bạn thì bây giờ lại khiến cho bạn cảm thấy khó chịu. Thường thì yếu tố thay đổi lại chính là bạn. • Tôi quý trọng cái gì? Tính trung thực, lòng trung thành, sự thân thiện, tính nhất quán và sự công bằng thường là những yếu tố được lựa chọn, nhưng câu hỏi cũng còn đề cập tới tư tưởng chính trị, tín ngưỡng tôn giáo và cả những chuẩn mực văn hóa xã hội. Khi những nhân viên của bạn và những nhân vật có chức vụ cao hơn xúc phạm tới đức tin đó, hay chính tổ chức của bạn đòi hỏi bạn phải làm trái đi với chúng, bạn sẽ cảm thấy khó mà có thể làm việc hiệu quả. Nếu nghề nghiệp hiện tại không đáp ứng được đòi hỏi về những yếu tố mà bạn quý trọng thì đó là thời điểm bạn nên nghĩ đến việc xin thôi việc. • Tôi có được những kỹ năng gì? Điều này quan trọng hơn tốc độ đánh máy và những chương trình phần mềm văn phòng - những yếu tố khiến bạn có được một công việc: - Bạn có khả năng giám sát mọi người không? - Bạn có nhanh chóng học hỏi không? - Có phải bạn luôn có năng khiếu về thiết kế, viết bài quảng cáo hay lập trình máy tính không? Hãy luôn cập nhật những thông tin mới nhất về các kỹ năng đặc biệt và thông thường của bạn. Đó là công việc này không chỉ dành cho những sinh viên tốt nghiệp đại học nữa - và hãy bổ sung những kỹ năng mới bất kỳ lúc nào có thể. Bạn có khả năng sử dụng chương trình Quark hay PhotoShop không, cho dù bạn đang quản lý một nhà máy thịt đóng hộp? Nếu có thì sau này, bạn có thể trở thành biên tập viên tạp chí thương mại. Việc liệt kê các kỹ năng sẽ giúp bạn suy xét xác đáng về những nghề nghiệp mà thậm chí bạn có thể chưa bao giờ làm và sẽ gợi ý cho bạn những nhóm kỹ năng nào bạn nên rèn luyện học hỏi để khiến cho công ty mà bạn cảm thấy phù hợp tìm và tuyển mộ bạn. • Bạn can đảm tới mức nào? Khi còn bé, bạn đã từng nhảy từ tấm ván rất cao ở bể bơi xuống chưa? Bây giờ, bạn có dám làm điều đó không? Mức độ sợ rủi ro thay đổi khi chúng ta trưởng thành, và bản thân bạn, người đã từng coi thường việc phải ăn uống kham khổ trong khi tìm kiếm một cơ hội lớn lao, bây giờ lại có thể rùng mình trước việc phải tiêu lẹm vào khoản tiền tiết kiệm của mình trong quá trình tìm kiếm việc làm. • Điều tôi thực sự muốn làm là gì? Đi đôi với sự thay đổi trong quan niệm và giá trị cá nhân là những thay đổi trong khát vọng nghề nghiệp. Có lẽ bạn sẽ cảm thấy hứng thú hơn với một vị trí có phần ổn định và bớt phải dịch chuyển so với vị trí mà xem ra có vẻ hấp dẫn khi bạn còn ở giai đoạn khởi nghiệp. Có thể bạn muốn trở nên tích cực và bận rộn hơn. Vấn đề là ở chỗ, những gì mà bạn ưu tiên đã thay đổi, và bạn cần nhận thức lại điều này. • Bạn muốn trở nên tích cực tới mức nào? Bạn có muốn đi du lịch không? Bạn có thích ngồi bàn giấy không? Loại công việc nào bạn muốn đảm nhận khi ngồi ở đó? Nếu như bạn không thể trả lời dứt khoát những câu hỏi này trong vòng khoảng 10 giây, đó là lúc phải xem xét lại thật nghiêm túc điều mà bạn thực sự muốn làm trong sự nghiệp của mình là gì. • Mức độ kiên nhẫn của tôi tới đâu? Bạn có khả năng chịu đựng khi mệt mỏi tìm kiếm công việc phù hợp với mình không? Có lẽ bạn đã làm công việc hiện tại trong khá lâu đủ để quên đi những nỗi cay cực mà bạn phải chịu trong suốt giai đoạn tìm kiếm việc làm. Hãy nói chuyện với những nhân viên săn đầu người trong lĩnh vực mà bạn lựa chọn xem tình hình thị trường việc làm thế nào, bạn có thể sẽ phải đi xa tới mức nào, và việc tìm kiếm việc làm sẽ kéo dài bao lâu. Sau đó, hãy quyết định xem bạn có đủ khả năng tài chính cũng như ý chí để bắt tay tìm kiếm việc làm hay không. Thay vào đó, bạn có thể sẽ mong muốn giữ nguyên vị trí hiện tại của mình và chờ đợi tình hình thị trường được cải thiện trước khi quyết tâm hành động. • Tôi đang đi đâu đây? Bạn đã vừa đánh giá lại bản thân xét về mặt công việc, bây giờ hãy đánh giá lại công việc của bạn theo quan điểm của bản thân. Bạn hãy nêu ra năm yếu tố tích cực về những nhân viên mà bạn giám sát, về công việc mà bạn đảm nhận, và về những quyền lợi mà tổ chức mang lại cho bạn (đừng nên phát biểu giống như kiểu một chương trình quảng cáo sáo rỗng, đó chỉ là cách xử sự khôn khéo, nhưng nó sẽ cản trở bạn đánh giá trung thực về tình hình công việc hiện tại). Bạn có thể chỉ ra năm yếu tố tiêu cực không? Trường hợp nào khiến bạn mất ít thời gian hơn? Hãy đừng nên cho rằng sẽ cải thiện cảm giác khó chịu nói chung bằng cách rời bỏ hiện tại. Có thể trong cuộc sống, bạn sẽ cần phải xem xét cân nhắc những yếu tố khác trước khi bạn đi đến kết luận rằng bạn đã chọn nghề nghiệp sai lầm. Nhưng nếu bạn đã xác định được rằng mình hoàn toàn không hài lòng với nghề nghiệp hiện tại, bạn cần phải chỉ ra được thành phần nào cần phải thay đổi trong đó: - Phải chăng bạn đang làm việc đúng theo lĩnh vực chuyên môn nhưng ở một công ty không phù hợp? - Phải chăng bạn làm việc không đúng theo lĩnh vực chuyên môn nhưng bạn rất hài lòng với tổ chức nơi mình làm việc? - Bạn có thường cảm thấy không hài lòng về cả vị trí (chức danh) lẫn tổ chức của mình không? - Hay phải chăng bạn yêu thích cả lĩnh vực chuyên môn lẫn công ty của mình, nhưng lại có vấn đề rắc rối với những người đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới hay lãnh đạo của bạn chẳng hạn? Hãy thử xác định xem phải chăng bạn muốn chuyển ngang trong nội bộ (trong cùng tổ chức hiện tại nhưng sang một bộ phận khác), chuyển ngang ra ngoài (chuyển sang cùng một lĩnh vực hoạt động nhưng trong một công ty khác), dịch chuyển trực tiếp ra ngoài (cùng lĩnh vực hoạt động nhưng sang công ty khác), hay dịch chuyển trực tiếp trong nội bộ (vẫn giữ nguyên công việc ở công ty hiện tại, nhưng thay đổi những người đồng nghiệp). Làm sao mà bạn có thể xác định được điều đó? Có sự khác biệt rõ ràng giữa việc dịch chuyển nghề nghiệp trực tiếp và dịch chuyển ngang, nhưng cả hai đều đòi hỏi phải suy nghĩ thật kỹ lưỡng. Hãy sử dụng danh sách kiểm tra dưới đây để có thể bắt đầu tiến hành công việc: 1. Bạn đã bao giờ từng nói chuyện với: - Những người ở bộ phận trong công ty bạn nơi mà bạn muốn chuyển sang làm việc? - Những người trong bộ phận đó nhưng ở những công ty cạnh tranh với công ty bạn? - Những đồng nghiệp tại các buổi trưng bày sản phẩm thương mại? - Những nhân viên săn đầu người? - Những nhà tư vấn nghề nghiệp? - Người bạn đời của bạn? 2. Bạn đã từng bao giờ đọc: - Bảng miêu tả công việc dành cho những nhân viên trong bộ phận hay công ty nơi bạn mong muốn được làm? - Bảng miêu tả công việc tương ứng ở những công ty khác? - Những xuất bản phẩm về những thành tựu kỹ thuật và công nghệ mới nhất trong lĩnh vực mới mà bạn lựa chọn? - Báo cáo thường niên và những thông tin cơ bản về các tổ chức mà bạn lựa chọn? 3. Bạn có bổ sung cập nhật được: - Những kỹ năng của bạn không? - Bản tóm tắt quá trình hoạt động của bạn? - Những kỹ năng của bạn theo như những gì liệt kê trong bản tóm tắt quá trình hoạt động? - Những cơ sở dữ liệu cùng với tất cả các cuộc tiếp xúc giao dịch mà bạn vừa thực hiện? Sự dịch chuyển nghề nghiệp có thể đưa bạn quay trở lại điểm xuất phát, nhưng không nhất thiết mọi việc sẽ diễn ra như vậy. Hãy ghi nhớ rằng bạn đã nắm giữ vị trí và đảm nhận trọng trách hiện tại trong vòng một vài năm cho dù hiện bạn cảm thấy không được hài lòng với nó, và hãy đừng quên rằng bạn đã học được một kỹ năng hết sức quan trọng - kỹ năng quản lý con người. Với năng lực quản lý của bạn, với những gì bạn được đào tạo trong lĩnh vực chuyên môn hiện nay và việc tuân thủ bảng kiểm tra ở trên, bạn sẽ nhận thấy rằng kể cả một sự dịch chuyển ngang cũng có thể là vô cùng dễ dàng. Những điều cần tránh trong buổi phỏng vấn xin việc Cơ hội được nhận vào làm việc của bạn sẽ giảm nhiều nếu như bạn: - Quần áo đầu tóc không chỉnh tề - Tỏ ra không hứng thú hoặc nhiệt tình với công việc - Nói xấu sếp cũ - Quá coi trọng đồng tiền - Tránh không nhìn vào người phỏng vấn - Thể hiện mình là một người thiếu quyết đoán, hay lo lắng, không thoải mái - Không thể hiện sự thích thú đối với công việc - Không bộc lộ bản thân rõ ràng - Giọng nói không cương quyết, khúc triết - Bộc lộ bản tính tự phụ, hay gây gổ hoặc trịch thượng - Không hỏi han gì về công việc - Tới phỏng vấn muộn - Đòi hỏi vị trí hay mức lương quá cao không tương xứng với trình độ và kỹ năng của mình - Tỏ ra quá cẩn trọng - Không hoàn thành đơn xin việc theo đúng yêu cầu - Không đáp ứng được yêu cầu mong đợi theo như những gì được nêu ra trong hồ sơ lý lịch - Không trả lời trực tiếp vào câu hỏi 4. Bạn sẽ làm gì nếu bị sa thải? Nếu bạn chưa bị sa thải thẳng thừng thì rồi bạn cũng sẽ bị sa thải thẳng thừng. -- VINCE LOMBARDI (1913 - 1970), Huấn luyện viên bóng đá. Do nhiều công ty tiếp tục đơn giản hóa cơ cấu nhằm tăng hiệu quả hoạt động và giảm chi phí, nên ngày càng có nhiều các nhà quản lý bị sa thải. Nếu như bạn nằm trong diện bị cắt giảm biên chế khi công ty tiến hành chuyển đổi cơ cấu thì hãy làm những gì tốt nhất trong hoàn cảnh tệ hại đó theo những lời khuyên sau: Trong buổi phỏng vấn trước khi rời khỏi công ty • Hãy đừng thể hiện sự tức giận hay đổ lỗi cho bất kỳ ai. Một thái độ hợp tác nhưng kiên định sẽ cho phép bạn có thể thoải mái rời khỏi công ty, có được sự kính trọng và khoản tiền trả xứng đáng nhất. • Không ký kết bất kỳ một giấy tờ xin thôi việc hay thỏa thuận thanh toán nào trừ phi những giấy tờ đó hợp lệ và xác đáng. Nếu như bạn không rõ lắm hãy tham khảo tư vấn của luật sư về vấn đề lao động. • Hãy sử dụng dịch vụ tìm kiếm việc làm bên ngoài. Dịch vụ tư vấn có thể cung cấp cho bạn: - phương thức đánh giá tính cách và kỹ năng - kỹ năng viết hồ sơ lý lịch - huấn luyện cách thức tham gia phỏng vấn - các mối quan hệ - chỉ dẫn vô số những chiến lược nghề nghiệp. • Một nhà tư vấn còn có thể giúp bạn học cách chấp nhận hoàn cảnh của mình, đưa ra những ý tưởng mới và giúp mở ra cho bạn những cơ hội từ tình thế bất lợi đó. Nếu như bạn có thể tìm được một văn phòng dịch vụ tìm kiếm việc làm, có thể bạn sẽ duy trì được lịch trình hàng ngày và khiến cho quá trình chuyển đổi công việc của bạn bớt căng thẳng. Sau đó • Hãy chấp nhận hoàn cảnh bằng cách chia sẻ nỗi buồn của mình với những người thân. Việc xả bớt nỗi tức giận hay đau khổ bằng cách tâm sự với người khác khiến bạn có thể hồi tâm lại và nhìn nhận lại những gì bạn còn có được trong cuộc đời. • Hãy phát triển mạng lưới quan hệ. Xem xét kỹ những ghi chép công việc và danh thiếp mà bạn có để lập danh sách những người bạn sẽ cần liên hệ. Bạn không bao giờ biết được ai có thể sẽ mời bạn làm việc, đem lại cho bạn ý tưởng hay một sự chỉ dẫn. • Hãy viết hồ sơ lý lịch mà ngoài việc đảm bảo tính chuẩn xác ra nó còn có thể tăng cường những cơ hội tuyển dụng đối với bạn. Bản tóm tắt lý lịch của bạn cần phải ngắn gọn, chính xác và phù hợp. Nó cũng còn phải: - chú trọng vào một công việc cụ thể - nêu rõ những điểm mạnh của bạn - hấp dẫn về phương diện thẩm mỹ. • Gặp gỡ những người cùng làm việc chuyên môn với bạn. Xem xét họ nhận xét như thế nào về những điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Lên kế hoạch khắc phục những khiếm khuyết của bạn để nâng tầm giá trị của bạn hơn đối với những nhà tuyển dụng sắp tới. • Tưởng tượng ra những gì bạn mong muốn được làm bất chấp những vấn đề thực tế như tiền nong hay địa điểm. Bạn hãy tìm kiếm các công việc đó thông qua những nhân viên cùng ngành, tìm hiểu cụ thể xem làm cách nào họ có được những công việc này. Hãy xác định xem bạn có đủ thời gian, lòng kiên trì và sự tự tin để có thể thay đổi nghề nghiệp hay không. • Sắp xếp kế hoạch để có được càng nhiều lời mời làm việc càng tốt. Mỗi ngày hãy dành thời gian: - Xem xét và trả lời những quảng cáo việc làm - Gọi điện cho những người trong hội của bạn - Gửi thư thông báo có chủ đích. • Hoàn thiện kỹ năng tham gia phỏng vấn của bạn. Chú ý rằng đó có thể là một bi kịch nếu như bạn được tham dự phỏng vấn mà sau đó lại để tuột mất cơ hội có được lời đề nghị làm việc (Hãy xem mục Những điều cần tránh trong buổi phỏng vấn xin việc, trang 34). Hãy luyện tập phỏng vấn với một nhà tư vấn hay một người bạn thân. 5. Tính quyết đoán Biết cách từ chối cũng quan trọng như biết cách nhận lời. -- BALTASAR GRACIAN (1601 - 1658) Tính quyết đoán chính là sự tự tin được chuyển thành hành động. Đó không phải là sự ép buộc hay hăm dọa, mà đơn giản là hãy để cho niềm tin của bạn dẫn dắt lời nói. Sự trung thực kết hợp với một thái độ thân thiện sẽ khiến cho tính quyết đoán trở thành một trong những công cụ có giá trị nhất trong hành trang của nhà quản lý. • Hãy thể hiện thái độ hết sức tự tin. Các nghệ sĩ đều biết rằng các cử chỉ và biểu hiện tình cảm sẽ mang lại cho họ những trải nghiệm tình cảm thực sự. - Nghiêng người về phía nhân vật bạn đang muốn gây ảnh hưởng - Hãy lấn sang chỗ của người đó - Đừng tỏ ra uể oải - Hãy nhìn vào đối tác (nếu điều này ban đầu khiến cho bạn bối rối, hãy nhìn vào sống mũi của người đó cho tới khi bạn cảm thấy thoải mái để có thể đón nhận ánh mắt của họ). - Nếu như bạn ngồi, hãy để tay lên bàn và đừng cựa quậy nhiều. Nếu bạn đứng hãy đừng đi đi lại lại, sự tĩnh tại thể hiện tâm trạng tự tin. • Hãy thể hiện một giọng nói đầy quyền lực. Những người có tính quyết đoán thường nói năng rõ ràng, rành mạch, khiến cho mỗi một luận điểm được họ trình bày hết sức rõ ràng có khả năng gây tác động mạnh đối với thính giả trước khi họ chuyển sang vấn đề khác. Hãy nói rõ vấn đề và hãy luôn chú trọng vào những người cụ thể chứ không nói chung chung. • Hãy làm chủ vấn đề. Hãy biến chúng thành của bạn bằng cách đưa ra tuyên bố “Tôi...” đồng thời hãy cho người nghe biết được bạn cảm nhận như thế nào về vấn đề được nêu (ví dụ: “Tôi thấy rất thất vọng”). Hãy giữ vững quan điểm, nhấn mạnh vấn đề khi kết thúc, đừng hạ thấp giọng và nói “vân vân” hay “những vấn đề khác nữa”. • Hãy khẳng định những gì bạn hiểu. Hãy đưa ra cam kết hành động bằng cách luôn luôn khẳng định sự nhất trí với những quan điểm của mình (“Anh có thể biết vì sao tôi cảm thấy thất vọng không?” hay “Anh có nhất trí rằng đây là vấn đề cần được quan tâm không?”). • Hãy tự tin trình bày những ý tưởng của mình. Khi bạn giới thiệu với nhóm của mình chương trình thực hiện dự án, có lẽ bạn đã dành rất nhiều tâm trí cho việc sắp xếp vấn đề. Bạn hãy chứng tỏ điều đó và hãy đừng e ngại bảo vệ cho tiến trình dự án mà bạn đã lập ra. Đừng cảm thấy có lỗi khi phải nói “không”. Tuy nhiên, nếu ai đó đưa ra ý kiến thực sự tối ưu hơn cho kế hoạch của bạn, hãy ghi nhận nó. Người đó không phải là đang “làm bạn mất mặt” mà là đang góp phần giúp cho kế hoạch tổng thể của bạn thành công. Trở nên quyết đoán không có nghĩa là cố chấp. • Hãy đi vào trọng tâm. Đừng lạc khỏi vấn đề chính. Nếu như bạn cảm thấy rằng cuộc nói chuyện diễn ra lòng vòng và không đạt được một sự tiến triển nào, hãy nói ra điều này và trình bày lại vấn đề mà bạn quan tâm - bạn nghe có vẻ giống như cái đĩa hát bị hỏng, nhưng bạn sẽ giúp hướng cuộc thảo luận quay trở lại với vấn đề cần bàn bạc. • Giới hạn cuộc thảo luận trong những vấn đề cụ thể và chuẩn bị sẵn sàng những tài liệu hỗ trợ. • Không trình bày về vấn đề chung chung. Sự quyết đoán bao gồm cả khả năng giải quyết những vấn đề riêng rẽ mang lại kết quả mỹ mãn, không đưa ra những lời cáo buộc chung chung về sự thiếu năng lực của nhân viên cấp dưới. Hãy tin tưởng rằng vấn đề có thể được giải quyết và bạn sẽ truyền lòng tin đó cho mọi người, khiến cho vấn đề chóng được giải quyết. • Hãy giữ vững quyền lực của mình. Đừng nên bao giờ mở đầu bằng lời xin lỗi hay cáo buộc. Một vị trí quyền lực gắn liền với những quyền lợi và trách nhiệm cụ thể, và bí quyết để trở nên quyết đoán là tìm ra được sự cân bằng giữa chúng. Hãy đừng dựa vào vị trí quyền lực của mình để bắt người khác phải dừng lời sớm, nhưng cũng không nên kéo dài cuộc thảo luận khi đã rõ ràng là nó sẽ không đi tới đâu. Nếu như bạn phải chấp thuận hay từ chối, hãy xử sự như vậy. Nếu như bạn trả lời Có với: Từ 8 đến 11 câu hỏi: Bạn cần hết sức nỗ lực cải thiện tình trạng bản thân. Hãy tham dự một khóa học về hành vi và diễn thuyết trước công chúng, xem xét lại những kỹ năng bạn đã học được - làm bất kỳ điều gì giúp thúc đẩy lòng tự tin của bạn. Từ 4 đến 7 câu hỏi: Khả năng đó của bạn chưa được ổn lắm. Hãy thử áp dụng một vài kỹ năng trình bày và ngôn ngữ cơ thể, và nên học cách giữ bình tĩnh. Từ 0 đến 3 câu hỏi: Bạn khá quyết đoán. Hãy duy trì phong độ. 6. Gây ảnh hưởng tới mọi người Một thìa mật đầy sẽ thu hút nhiều ruồi hơn một thùng dấm. -- BENJAMIN FRANKLIN (1706 -1790) Cho dù nắm giữ chức vụ gì đi nữa thì mọi người ở nơi làm việc đều phụ thuộc vào những người khác nữa. Hàng ngày khi làm việc chúng ta gây ảnh hưởng tới nhân viên ngang hàng, thủ trưởng và nhân viên cấp dưới, và họ cũng có tác động ảnh hưởng tới chúng ta. Thủ thuật cần nắm vững là phải tích cực gây ảnh hưởng tới mọi người, và khuyến khích sự đóng góp của mọi người cho những ý tưởng và dự án của bạn: • Phát triển tinh thần làm việc tập thể và theo nhóm. • Không có tư tưởng trục lợi. • Xử sự với mọi người thật tôn trọng. • Tìm ra động lực thúc đẩy mọi người trong nhóm của mình và sử dụng nó để khích lệ hoạt động nhóm. • Hãy giải quyết trực tiếp những mối bất đồng với nhân viên ngang hàng và nhân viên cấp dưới - đừng nên nhờ cậy những người ở vị trí trên bạn nhằm sử dụng ảnh hưởng của họ vì điều đó sẽ khiến bạn không thể phát triển được khả năng ảnh hưởng của bản thân. • Nắm bắt những cơ hội trao đổi ở nơi làm việc. Những nơi làm việc đều hoạt động dựa trên cơ sở trao đổi chính thức hay không chính thức các kỹ năng chuyên biệt. Bạn, cấp trên và nhân viên của bạn đều nắm được một vài kỹ năng riêng, và chúng không hề giống nhau. • Sử dụng có hiệu quả nguồn lực của riêng mình với mục đích mang lợi cho những người khác và đảm bảo rằng bạn cũng có thể đòi hỏi có được sự trợ giúp nhờ những kỹ năng riêng của họ. Bạn hãy tìm ra điểm mạnh của từng người cũng như cách thức bạn có thể giúp người đó nhằm đảm bảo rằng bạn có thể tiếp cận được tài năng đó trong tương lai. • Học cách sử dụng khả năng thuyết phục nhằm tăng cơ hội có được sự ủng hộ của mọi người. Phát huy tối đa khả năng đó của mình bằng cách phối hợp các yếu tố sau: - Tính hợp pháp. Chỉ nêu ra thông tin mà bạn đã có được những bằng chứng rõ ràng từ các nguồn đáng tin cậy. Trình bày thông tin dưới dạng một báo cáo sẽ giúp tăng thêm tính trọng lượng của nó. - Tiền lệ. Nếu như ý tưởng của bạn đã được phát huy trong quá khứ với hoàn cảnh tương tự, hãy nên đề cập điều đó. Hãy chỉ rõ những dự án thí điểm thành công. - Tính hiện thực. Thu thập những đóng góp cá nhân của càng nhiều người càng tốt trước khi tiến hành khái quát hóa một ý tưởng và hãy thu thập bằng chứng cho thấy sự ủng hộ của mọi người. - Tính chuyên nghiệp. Chứng tỏ rằng bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình - những kiến thức, hiểu biết của bạn sẽ làm tăng khả năng ảnh hưởng của bạn. Hoặc bạn có thể đưa tới một chuyên gia có tiếng, điều đó sẽ giúp làm tăng tính hợp pháp của ý tưởng. - Địa vị. Hãy tiếp thu ý kiến đóng góp của các thủ trưởng cho ý tưởng của bạn. Nếu như họ cảm thấy rằng họ cũng được sở hữu ý tưởng đó thì những ý kiến tích cực của các thủ trưởng sẽ tạo được sự ảnh hưởng hết sức mạnh mẽ. - Niềm say mê. Lòng nhiệt tình của bạn sẽ gây ấn tượng với những người xung quanh khiến họ quan tâm hơn tới ý tưởng của bạn. - Sự kiên trì. Đừng mất hy vọng vào sự thành công của một ý tưởng lớn. Sự kiên trì của bạn rốt cuộc sẽ làm nhụt đi những quan điểm chống đối. 7. Gây ảnh hưởng lên cấp trên Lòng tin mạnh mẽ sẽ chiến thắng những con người mạnh mẽ, và rồi lòng tin đó lại được củng cố vững chắc thêm. --WALTER BAGEHOT (1826 -1877), nhà kinh tế học kiêm nhà báo Anh. Mỗi khi bạn có một ý tưởng lớn, bạn sẽ phải giải trình nó cho nhân viên cấp dưới cũng như với thủ trưởng cấp trên. Điều đó có nghĩa là không chỉ lấy ý kiến đóng góp từ nhóm của bạn mà còn cả từ các sếp - những nhân viên quản lý cấp trên. Bằng cách tuân thủ một số nguyên tắc chính bạn có thể khiến cho các nhân vật cao cấp đó say mê những ý tưởng của bạn như chính bạn vậy. Hãy chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị thật kỹ lưỡng • Hãy cố gắng tìm kiếm, thu thập càng nhiều thông tin hỗ trợ càng tốt. Ý tưởng càng mới lạ thường càng dễ gây nên tranh cãi. Vì vậy, bạn càng cần phải có được nhiều các tài liệu hỗ trợ. • Hãy luyện tập thuyết trình trước với một đồng nghiệp, một người bạn đồng ngành hay một cố vấn giàu kinh nghiệm. Ghi nhớ hãy nên kèm theo cả những giấy tờ văn bản viết để hỗ trợ cho bài thuyết trình của bạn và hãy cho “ban giám khảo” của bạn được xem xét những giấy tờ đó. • Hãy chú ý lắng nghe các nhân vật cao cấp trước khi diễn đạt ý tưởng của mình và nên bổ sung thêm một vài vấn đề mà họ tâm đắc. Nếu như những nhà quản lý cấp trên chú trọng vào việc cắt giảm chi phí, hãy nhấn mạnh cách ý tưởng của bạn góp phần giúp công ty tiết kiệm chi phí. Nếu việc đưa áp dụng công nghệ mới và cải tiến đang là chủ đề nóng ở công ty của bạn, hãy đi sâu vào những khía cạnh này trong ý tưởng của bạn. Điều đó sẽ làm tăng cơ hội có thêm những ý kiến đóng góp. • Đảm bảo rằng những lời hứa hẹn và dự báo hay cảnh báo mà bạn đưa ra là hiện thực. Nhà quản lý cấp trên thường có khả năng “đánh hơi thấy mùi khói từ cách xa hàng dặm”. Hãy thuyết trình như một nhà chuyên nghiệp • Hãy nhiệt thành chào mừng nhà quản lý cấp cao. Khi bắt tay hãy nắm tay họ lâu hơn khoảng một giây so với thông thường (và bắt tay thật chặt) và hãy mỉm cười rạng rỡ. • Thể hiện thái độ lạc quan. Những ý tưởng được đưa ra trong trạng thái vui vẻ thoải mái sẽ thu hút được nhiều ý kiến đóng góp hơn so với khi nó được trình bày một cách buồn tẻ. • Nói ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Các nhân viên quản lý cấp trên làm việc với quỹ thời gian hết sức hạn hẹp, và khoảng thời gian mà họ có thể quan tâm cũng rất hạn chế. Nếu như bạn có rất nhiều tài liệu hỗ trợ, hãy phân phát chúng kèm theo với bài thuyết trình của bạn (tham khảo Giao tiếp bằng văn bản, trang 103). • Hãy lắng nghe và thể hiện sự quan tâm tới phản ứng của họ và hãy có ý kiến phản hồi. Điều này sẽ cho thấy rằng bạn đánh giá ý kiến của họ là hết sức quan trọng. • Biểu lộ sự tán thành, khâm phục trước những ý kiến xác đáng của mọi người kịp thời. Sự đánh giá cao thành thực, đặc biệt là đối với những chủ đề gần với ý tưởng của bạn, sẽ khiến cho thính giả thêm sôi nổi và khuyến khích sự trao đổi ý kiến hơn nữa. • Nếu bạn không được mọi người tham gia đóng góp ngay lập tức, hãy thể hiện sự không hài lòng và hãy yêu cầu tổ chức một buổi họp tiếp theo để bạn có thể nhận được các ý kiến bạn cần. Đừng nên than vãn. Tiếp theo • Hãy cảm ơn những người đã đến dự buổi thuyết trình của bạn thông qua thư nhắn càng sớm càng tốt. Trong thư nhắn, bạn nên nêu ra những vấn đề chính đã được đề cập trong buổi thuyết trình và hãy thể hiện quyết tâm giải quyết chúng nhanh chóng. • Thu thập thông tin về những quan điểm chống đối bên ngoài nếu có, cũng như về công tác tiến hành nếu như ý tưởng của bạn được chấp thuận ngay, và đưa chúng vào trong báo cáo đệ trình lên các nhân viên quản lý cấp trên. Hãy đừng để yên chờ đến khi quyết định được đưa ra. 8. Mối bất đồng giữa bạn và những người khác Nếu như người láng giềng làm điều gì đó hại bạn, hãy đừng giả vờ tỏ ra cả hai vẫn là bạn bè, đừng thù ghét anh ta mà hãy quở trách anh ta về điều anh ta đã làm. Nhờ đó, hòa bình có thể được tái thiết lập. -- RASHBAM (1080 -1174), nhà nghiên cứu Kinh Thánh Sự bất đồng gây nên tình trạng căng thẳng. Nó gây tác động xấu và làm phức tạp thêm quan hệ công việc của bạn và khiến cho mọi việc trở nên khó khăn hơn. Đây là cách bạn có thể giải quyết mối bất đồng: Khi tình trạng bất đồng xảy ra • Giải quyết vấn đề ngay lập tức. Không để nó trở nên trầm trọng hơn. • Sắp xếp thời gian và địa điểm để hai bên có thể ngồi lại với nhau và cùng nhau giải quyết mọi mối bất đồng. Hãy đừng tỏ ra cứng nhắc, nên xem xét đến cả nhu cầu của người khác. • Hãy giữ cho cuộc gặp gỡ của bạn mang tính riêng tư. Trong lúc gặp gỡ • Tạo ra không khí trao đổi quan điểm thoải mái. Hãy tỏ thái độ tích cực trong lời nói và ngôn ngữ cơ thể. Hãy chứng tỏ thái độ quyết tâm giải quyết bất đồng vì lợi ích của tất cả những người có liên quan. • Thể hiện rõ là bạn nắm được hai mặt của mỗi vấn đề, và rằng các bạn cũng có thể chỉ là một phần của vấn đề rắc rối. • Hãy nói rõ trường hợp của bạn. Hãy rõ ràng và cương quyết, nhưng không buộc tội. Nhấn mạnh vào sự việc chứ không phải vào đối tượng. Ví dụ như nói: “Tôi cảm thấy thất vọng vì nhận được bản báo cáo muộn” sẽ tốt hơn là nói: “Anh đã không trình lên cho tôi bản báo cáo đúng hạn”. • Hãy nói cụ thể. Giải thích điều gì khiến bạn cảm thấy phiền lòng, nhưng hãy đừng nên phóng đại vấn đề. Ví dụ hãy nói: “Tôi thấy thất vọng là dự án đã hoàn thành chậm tới tám ngày” hơn là: “Các anh chưa bao giờ hoàn thành được dự án đúng hạn” hay: “Dự án của các anh luôn hoàn thành muộn”. • Hãy biết kiềm chế. Ngôn ngữ mang tính kích động sẽ chỉ hướng sự tập trung vào cơn tức giận của bạn chứ không vào việc giải quyết xung đột. • Chuyển thành vấn đề của riêng cá nhân bạn. Sử dụng từ “Tôi” trong lời nói của mình thay vì từ “Anh” bất cứ lúc nào bạn có thể. Ví dụ như câu: “Tôi cảm thấy tức giận” sẽ ít có khả năng khiến cho người khác cảm thấy lo ngại vì bị chỉ trích hơn so với câu: “Anh làm tôi cảm thấy rất tức giận”. • Đừng nên nói đi nói lại tới những vấn đề đã qua. Hãy chú tâm vào những sự việc hiện tại. • Hãy lắng nghe, đừng nên ngắt lời người khác. Vào những lúc bạn có thể không nhất trí thì nên tìm ra những điểm bạn có thể tán thành. Gật đầu hay có những cử chỉ cho thấy sự tán đồng của bạn. • Nêu tóm tắt những vấn đề người khác đã đề cập nhằm kiểm tra lại hiểu biết của bạn. Thể hiện sự đồng cảm. Câu nói, ví dụ như: “Tôi cũng có cảm giác như vậy” có thể được dùng thường xuyên nhằm làm dịu bớt tâm trạng tức giận và cho phép cả hai cùng giải quyết xung đột. • Một khi cả hai bên cùng hiểu và nhất trí, hãy giải quyết vấn đề. Nêu lên ý kiến làm sao có thể giải quyết những gì mà người khác quan tâm. Đề nghị giúp đỡ những gì mà bạn còn thấy vướng mắc. Lôi kéo người khác vào việc tìm ra những giải pháp sẽ chỉ làm tăng thêm lòng nhiệt thành của cả hai bên trong công việc đó. • Nếu như không đạt được một giải pháp nào, nên chấp nhận sự bất đồng. Hãy thể hiện sự tôn trọng đối với quan điểm của người khác, kể cả trong trường hợp bạn không tán thành nó. • Kết thúc buổi gặp gỡ bằng cách: - đưa ra kết luận vắn tắt về những vấn đề thảo luận và các giải pháp đạt được - đánh giá cao những nỗ lực của người khác trong việc giải quyết mối bất hòa. Sau buổi gặp gỡ Ghi nhớ những vấn đề được đề cập trong buổi gặp. Thực hiện đúng theo những gì đã cam kết. Thể hiện lòng biết ơn khi người khác cũng làm đúng như vậy. 9. Coi trọng sự đa dạng Lời khuyên thực tế nhất đối với những nhà lãnh đạo là không nên xử sự với những nhân viên bình thường như những nhân viên bình thường, cũng như không xử sự với những người có năng lực như với những người có năng lực, mà hãy nên đối xử với tất cả mọi người như với những con người. -- JAMES MACGREGOR BURNS, Tác giả của cuốn Nhà lãnh đạo đã giành được Giải thưởng Pulitzer. Tỷ lệ nhân viên tới từ các quốc gia với nhiều nền văn hóa đa dạng ngày càng cao. Nếu chúng ta càng học hỏi nhiều hơn, hiểu biết hơn và tỏ ra thông cảm hơn với những điều khác biệt thì chúng ta càng có khả năng động viên mọi người hiệu quả hơn. Người ta thường được động viên khuyến khích thông qua việc được đối xử tôn trọng và theo cách phù hợp với mỗi người. Đây là một hướng dẫn đối với công tác quản lý sự đa dạng: • Không sử dụng những lời nói gây xúc phạm khi đề cập tới chủng tộc hay những vấn đề văn hóa dân tộc. • Nếu có thể, hãy tổ chức những nhóm, hội thân hữu cho những người có cùng điều kiện xã hội văn hóa, ít nhất là cho tới khi họ hòa mình được vào cơ cấu sinh hoạt cộng đồng của tổ chức. • Để có thể hiểu được mọi người tốt hơn, nên tìm hiểu những vấn đề văn hóa dân tộc của họ. Những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu được một số vấn đề của họ như: - Cách chào hỏi - Sự thoải mái đối với những động tác gần gũi - Sự dung thứ đối với những cử chỉ nhất định - Thái độ chung đối với các nhà chức trách và những người khác giới - Quan điểm nhìn nhận về vấn đề thời gian và sự tuân thủ giờ giấc - Thái độ đối với những người thuộc quốc tịch khác - Khiếu hài hước - Tâm trạng cảm xúc - Quan điểm về cấp bậc, địa vị (ví dụ như những giá trị được gán cho các nghề nghiệp hay thành tựu cụ thể). • Nếu như bạn nhận thấy rằng sự nhận thức về những vấn đề cấp bách của một người có sự khác biệt so với của bạn, hãy chỉ ra sự khác biệt đó và sẵn sàng đàm phán nhằm đề ra giải pháp mà cả hai bên đều có thể chấp nhận. • Hãy chú tâm tới những quan niệm khác nhau của mọi người về sự thoải mái đối với những động tác gần gũi. Một khoảng cách nhất định với người này có thể bị coi là sự xâm phạm không gian cá nhân, nhưng với người khác lại là có thể được chấp nhận. Nên cẩn thận khi có những cử chỉ động chạm. Động tác vỗ nhẹ vào vai đối với nền văn hóa này thì có thể được chấp nhận, nhưng với nền văn hóa khác thì lại bị coi là một điều sỉ nhục. • Hãy khám phá phương thức trao đổi liên lạc của riêng mỗi người. Một số người cảm thấy sự thẳng thắn là rất thô lỗ. Theo cảm nhận của một số người thì việc phàn nàn hay đề cập sự thiếu hiểu biết khiến họ bị bẽ mặt. • Đừng bao giờ cho phép sự bài khích về chủng tộc được diễn ra tại nơi làm việc của bạn. Nếu không làm gì có nghĩa là bạn đã đang dung túng cho hành vi đó. Mọi người có thể sẽ hiểu rằng những lời phê bình mang tính tượng trưng bên ngoài là hết sức chướng tai và không thể chấp nhận được. • Khuyến khích những sự kiện sinh hoạt cộng đồng mà ở đó mọi người có thể hiểu biết lẫn nhau hơn. • Sử dụng hình thức khôi hài nhằm tạo ra bầu không khí hòa hợp giữa các nhân viên. Biết cười nhạo chính mình sẽ chứng tỏ rằng bạn cũng chỉ là một người bình thường, hãy đem lại cho các đồng nghiệp của mình sự tự tin khi họ đối mặt với bạn. Tuy nhiên, sự xúc phạm đến vấn đề chủng tộc là một điều không bao giờ được để cho diễn ra. • Nên hiểu rằng sự khôi hài được sử dụng khác nhau với các nền văn hóa khác nhau. Một hình thức hài hước châm biếm với nền văn hóa này có thể được coi là chuyện vui, nhưng với nền văn hóa khác thì lại bị hiểu là sự xúc phạm. • Tìm hiểu xem khoảng thời gian người ta đã sống ở nước các bạn là bao lâu. Điều này có thể phần nào cho thấy sự hiểu biết của họ đối với những phong tục tập quán địa phương. • Tuyển dụng, đề bạt, lựa chọn và đào tạo những những người thuộc nhóm tộc thiểu số khiến cho họ có thể đại diện cho tất cả các thành phần và cấp bậc trong tổ chức của bạn. Hãy giao trách nhiệm và quyền lực cho họ. • Dành thêm nhiều thời gian tiếp xúc với những người có lai lịch khác nhau nhằm hiểu rõ về họ hơn. • Nhận thức rõ ngôn ngữ cơ thể của bạn khi tiếp xúc với những nhóm người thiểu số nhằm tránh sự nhìn nhận sai lầm là có thành kiến. • Hãy đoán trước những vấn đề rắc rối có thể xảy ra giữa các nhóm người thiểu số và sẵn sàng giải quyết chúng. Đừng bao giờ bỏ qua những vấn đề về sắc tộc. • Hãy tìm kiếm những cơ hội điều chỉnh công việc nhằm đáp ứng được nhu cầu của mọi người hơn là chỉ luôn chờ đợi để mọi người tự điều chỉnh công việc. Sự khác biệt về giới: Việc đối xử với mọi người công bằng và hợp lý là hết sức quan trọng. Đồng thời bạn cần đoán trước được tâm trạng và hành vi của mọi người. Một sự nhìn nhận mang tính khái quát chung là rất nguy hiểm, tuy nhiên nó vẫn được coi là cuốn cẩm nang cho phép nhận biết được những điều khác biệt. Sau đây là một vài điều khác biệt tiêu biểu: Nền văn hóa đơn sắc tộc so với nền văn hóa đa sắc tộc Giá trị văn hóa và phong tục tập quán của những người tới từ các quốc gia Bắc Mỹ, Bắc và Tây Âu (đơn sắc tộc) có sự khác biệt so với những người tới từ các quốc gia châu Âu, Nam Mỹ, châu Á, châu Phi và Trung Đông khác (đa sắc tộc). Nếu như bạn hiểu và chấp nhận sự khác biệt, bạn có thể làm việc hiệu quả với cả hai nhóm người này cho dù xuất phát lai lịch của họ có là gì đi nữa. Nên nhớ rằng những sự phân chia này chỉ là mang tính khái quát, có rất nhiều những biến tấu khác nhau với mỗi một phạm trù được phân chia. 10. Đàm phán những chiến lược thực sự hiệu quả Thước đo khả năng của một người là những gì người đó làm mang lại hiệu quả. -- PITTACUS xứ Mytilene (650 - 570 trước Công nguyên) Đàm phán là khả năng gây ảnh hưởng tới mọi người. Đó là nghệ thuật khiến cho người khác làm theo cách của bạn. Hầu hết mọi người đều không biết rằng việc gây ảnh hưởng tới người khác dễ dàng tới mức nào. Khả năng gây ảnh hưởng mà con người có được mạnh mẽ hơn rất nhiều so với những gì mà họ tin tưởng rằng mình có thể làm được. Có rất nhiều cách tận dụng năng lực để bạn có thể giúp đạt được những mục tiêu của mình. Hãy nghiên cứu và áp dụng những biện pháp sau để phát huy tối đa ảnh hưởng của bạn. • Những tiền lệ. Nêu lên ví dụ cho thấy trước đó những ý tưởng của bạn đã phát huy được hiệu quả ở đâu. Những tiền lệ tốt nhất có thể có được từ nơi làm việc hay cơ quan của bạn. Nếu như bạn không thể tìm được ví dụ minh họa nào gần gũi với nơi mình sống thì hãy tìm kiếm trong ngành chuyên môn của mình. Khi nêu ra ý tưởng vận dụng tới những tiền lệ hãy nói “Tôi biết được rằng là nó sẽ có hiệu quả bởi trước đó điều này đã diễn ra. Đây là một ví dụ về…” • Tính hợp pháp. Hãy khiến cho ý tưởng của bạn có vẻ hợp pháp bằng cách sử dụng các giấy tờ tài liệu. Một báo cáo dưới dạng văn bản sẽ giúp củng cố thêm bài thuyết trình miệng. Những thông tin từ tạp chí thương mại, chỉ ra các ví dụ về sự thành công hay trích dẫn những chuyên gia có tiếng đều sẽ cải thiện thêm khả năng của bạn. Khi bạn muốn cho mọi người thấy yếu tố hợp pháp bạn có thể nói: “Đây là ví dụ minh họa cho những gì tôi đang đề cập tới” hay như: “Đây là chứng cớ bổ sung cho những gì tôi đang nói”. • Sự kiên trì. Nếu như nước rỏ xuống một tảng đá thì dần dần nó sẽ tạo ra một cái lỗ trên đó. Tương tự bạn sẽ làm nản lòng những ý kiến phản đối nếu như bạn kiên trì. Bạn sẽ thể hiện sự kiên trì bằng cách không sử dụng từ Không trong câu trả lời của mình. Hãy làm nản lòng những đối thủ của mình bằng những nhận xét như: “Vâng, nhưng mà” hay như: “Khi nào chúng ta có thể gặp lại nhau?” hoặc: “Nào chúng ta hãy tiếp tục cố gắng cho tới khi chúng ta tìm ra được một giải pháp.” • Sự cạnh tranh. Hãy để mọi người biết rằng bạn có nhiều sự lựa chọn. Họ sẽ cảm thấy không mấy yên tâm khi biết được rằng những gì bạn cần sẽ được thỏa mãn ở một nơi nào khác. Do đó, bạn có thể nói: “Nếu như anh không thể thì tôi sẽ đề nghị…” hay như: “Tôi có thể có được nhiều hơn từ…”. • Sự hiểu biết. Hãy để mọi người được biết về chuyên môn của bạn. Thể hiện cho họ thấy trình độ của mình (và cả tính hợp pháp của chúng). Họ càng ấn tượng về khả năng của bạn thì bạn càng dễ dàng gây ảnh hưởng đối với họ. Thêm vào đó, hãy cho thấy sự hiểu biết của bạn kèm theo minh chứng thực tế và ví dụ minh họa về những lĩnh vực mà bạn đã thành công trước đây. • Sự hợp lý. Hãy đưa cho mọi người các dữ liệu các nhận cho ý kiến của bạn. Việc đưa ra những dữ liệu đó dưới dạng văn bản (hợp pháp) sẽ giúp làm tăng thêm năng lực ảnh hưởng của bạn. • Vị thế. Vị thế của bạn có thể có tác động tích cực hay tiêu cực. Nếu như mọi người nghĩ rằng bạn sẽ đưa ra quyết định bất chấp tới ý kiến mà họ nêu ra bởi vị thế của bạn cho phép bạn được làm như vậy thì họ sẽ tìm cách không chịu tuân thủ. Do vậy, nếu như bạn sử dụng tới yếu tố đó, hãy chỉ coi nó như là phương sách cuối cùng, chỉ nên tạm thời nhắc nhở mọi người về chức vụ mà bạn đang nắm giữ. Bạn cũng có thể đề cao quyền lực của mình bằng cách đề cập tới mối quan hệ giữa bạn và những nhân vật có vị trí cao hơn. Ví dụ như bạn hãy nói: “Ngài Chủ tịch đã nói với tôi rằng...” 11. Sử dụng chiến thuật cả hai bên cùng thắng Đừng bao giờ đóng sập cánh cửa nếu bạn còn muốn quay trở lại. -- DON HEROLD (1889 -1966), nhà văn. Không ai thích thất bại hay thua cuộc, điều này đặc biệt đúng trong thế giới kinh doanh, nơi sự thất bại dường như đồng nghĩa với việc mất đi công việc và thu nhập. Để đảm bảo rằng nhóm của bạn có sự hợp tác chặt chẽ và không bị ảnh hưởng bởi việc cạnh tranh bất lợi (điều này trái ngược với cạnh tranh có lợi, ví dụ như sự cạnh tranh giữa các ý tưởng), hãy nắm vững chiến thuật cả hai bên cùng thắng trước khi tiến hành đàm phán. • Hãy chuẩn bị tinh thần hết sức chu đáo và xem xét đánh giá tất cả những thông tin phù hợp hiện có liên quan tới vấn đề cần bàn bạc, hãy mang tất cả những bản ghi chép tới nơi đàm phán nếu như bạn không tin chắc là sẽ nhớ được những vấn đề quan trọng. • Liệt kê tất cả những kết quả hợp lý có thể có được, chỉ ra kết quả nào sẽ mang lại nhiều lợi ích nhất cho bạn và nhóm của bạn, kết quả nào có thể được coi là vị trí thoát lui có thể chấp nhận được. Quyết định xem bằng cách nào bạn có khả năng phản công lại với những kết quả khác, và hãy bổ sung những ý tưởng nào này trong bản ghi chép của mình. Khi bắt đầu đàm phán • Xác định hay thiết lập (phụ thuộc vào việc đối tượng bạn sẽ đàm phán là ai, và vị trí của bạn trên bàn đàm phán là gì) một mục tiêu chung, cho dù là không chi tiết. Điều này sẽ giúp tăng cường một bầu không khí hòa hợp nhất trí, trái ngược với tình trạng đối kháng. • Đưa ra một số nguyên tắc cơ bản - điều này có thể bao gồm cả việc không được ngắt lời, tôn trọng lắng nghe, tập trung, chú trọng vào sự kiện hơn là vào việc chỉ trích cá nhân. • Nêu rõ quan điểm và nhu cầu của mình, sử dụng từ tôi khi phát biểu và ngôn ngữ không mang tính thiên vị. • Đòi hỏi những người khác cũng diễn đạt vấn đề theo cách tương tự. Chăm chú lắng nghe họ, nêu câu hỏi khi bạn không hiểu rõ được vấn đề. Trong khi đàm phán • Nêu ra những quan điểm lập trường và những mối quan tâm chung, coi chúng là cơ sở dẫn tới giải pháp. • Luôn đưa ra lời giải thích cho các quyết định của bạn khi không tán thành lời đề xuất. • Hãy tỏ ra quyết đoán nhưng không quá quyết liệt (tham khảo Tính quyết đoán, trang 40) • Đừng nên đổ lỗi - điều này hết sức phản tác dụng và làm phương hại tới bầu không khí đàm phán. • Giữ cho cuộc thảo luận đi theo đúng hướng và càng ngắn gọn càng tốt. • Xem xét giải quyết các vấn đề trong hiện tại và tương lai chứ không phải là trong quá khứ. • Diễn giải và tóm tắt vấn đề để chắc chắn rằng bạn có thể hiểu mọi việc thấu đáo. Ưu tiên xem xét vấn đề theo chiều hướng linh hoạt (vấn đề này có thể thương thuyết được hay là không thể thay đổi được) và có hạn định về thời gian (vấn đề này có cần phải giải quyết ngay bây giờ không). Sự tán thành những vấn đề nhỏ sẽ khiến dễ dàng đạt được sự thỏa hiệp đối với những vấn đề lớn hơn. • Nên nhận thức được rằng việc đặt ra thời hạn cuối sẽ đòi hỏi mọi người phải mau chóng đưa ra quyết định tán thành hơn bởi thời hạn đó ngày càng tới gần, đừng nên tiết lộ thời hạn cuối của bạn nếu có. • Đôi lúc hãy ngừng lời để xem mọi người có cảm nhận như thế nào về những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán. • Cố gắng có được những giải pháp mang tính sáng tạo có thể thỏa mãn được những mục tiêu và lợi ích chung. Bạn hãy sử dụng lời nói và ngôn ngữ cơ thể mang tính tích cực, hãy nên thường xuyên mỉm cười, thể hiện tâm trạng thoải mái và cởi mở (xem Đọc ngôn ngữ cơ thể, trang 97). • Tận dụng tất cả những năng lực bạn có nhằm tăngg khả năng thuyết phục của mình (Tham khảo Đàm phán những chiến lược thực sự hiệu quả, trang 61). • Trong một môi trường tập trung, đừng nên thương thuyết từng mục riêng rẽ một trong thỏa thuận tập thể mà bạn hãy đi theo các bước hợp lý. Cuối buổi đàm phán • Ghi lại những vấn đề đã được nhất trí. Thông báo về chúng cho tất cả những người có liên quan tới cuộc đàm phán. • Đừng nên đưa ra nhiều hơn những gì bạn phải làm khiến giảm bớt giá trị của việc đã đạt được một sự thỏa hiệp. 12. Giải quyết khó khăn Một phần công việc của tôi là duy trì cảm giác mơ hồ về mối lo lắng trong toàn công ty. Thời điểm bạn nói rằng công việc đã được hoàn thành thì bạn đã trở nên vô dụng. -- ARTHOR MARTINEZ, Giám đốc điều hành Tập đoàn thương mại Sears Roebuck & Co. Tình trạng không hiệu quả trong hầu hết các công ty nảy sinh do mọi người luôn “giải quyết lại” cùng một kiểu vấn đề. Đây là năm gợi ý đơn giản giúp chuyển những vấn đề rắc rối của nhóm bạn trở thành các cơ hội hoặc khiến cho chúng biến đi mãi mãi. 1. Hãy nên ưu tiên • Trước hết, hãy lựa chọn ra những vấn đề quan trọng nhất; Bắt tay vào giải quyết những vấn đề gây nhiều lời phàn nàn nhất từ phía khách hàng, gây nên những khoản chi phí cao nhất hay tạo ra nhiều xung đột nhất. • Chú ý xem xét những vấn đề rắc rối của chính bản thân bạn trước khi chuyển sang tìm kiếm vấn đề của những người khác. • Giải quyết những vấn đề bạn có thể kiểm soát được trước khi tập trung vào những vấn đề mà điều kiện hoàn cảnh của chúng nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. 2. Chia nhỏ vấn đề • Phân tách một vấn đề ra làm nhiều phần và tìm ra được giải pháp cho từng phần nhỏ một. Trước hết, hãy bắt đầu bằng vấn đề lớn nhất trước và tiếp đó, tiến hành có hệ thống cho tới khi bạn hoàn thành - hoặc cho tới khi những vấn đề còn lại quá vụn vặt và không đáng kể. • Đặt ra trình tự giải quyết vấn đề. Một trình tự hợp lý là: Xác định vấn đề; Tìm ra nguyên nhân, Đưa ra giải pháp, Lên kế hoạch, Tiến hành và Theo dõi. Trình bày trình tự đó ở một vị trí dễ nhận biết và khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn áp dụng mỗi khi họ phải đối mặt với vấn đề khó khăn. Luôn ghi nhớ rằng các giải pháp chỉ có được sau khi, chứ không bao giờ là trước khi tiến hành những nghiên cứu phân tích. 3. Thu thập dữ kiện • Những vấn đề rắc rối thường phát sinh từ những thông tin bị thất lạc. Hãy tìm ra những dữ kiện liên quan đến từng phần nhỏ của vấn đề và bạn có thể sẽ tìm ra được giải pháp dễ dàng hơn rất nhiều. • Nếu như vấn đề là hết sức rõ ràng và đòi hỏi phải có được những giải pháp nhanh chóng, hãy xem xét hỏi ý kiến của những người có liên quan. • Đảm bảo rằng bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề trước khi bạn đề ra được giải pháp. • Hãy hiểu vấn đề của bạn rõ ràng bằng cách xác định nó thông qua các câu hỏi có liên quan tới vấn đề đó như: Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Vì sao và Bằng cách nào. 4. Thu hút sự tham gia của tất cả mọi người • Càng có thêm nhiều người tham gia vào việc tìm ra giải pháp cho một vấn đề thì sẽ càng có thêm nhiều người cam kết thực hiện giải pháp đó. • Tuỳ theo tình hình thực tế huy động thêm càng nhiều người càng tốt tham gia nhằm chia sẻ bớt khối lượng công việc phải làm. Càng có thêm nhiều người = Càng giảm bớt được công việc. • Những đồng nghiệp khác nhau sẽ đóng góp những kỹ năng khác nhau cho quá trình giải quyết vấn đề: càng tập trung được nhiều kỹ năng vào một vấn đề thì càng tiếp cận được những giải pháp mang tính sáng tạo hơn. Đề nghị cho những nhân viên mới tham dự vào quá trình giải quyết vấn đề. Họ sẽ không bị bó buộc bởi những “hình mẫu công thức của công ty” và thường sẽ đưa ra được những giải pháp mới lạ và bất ngờ. • Đưa ra một quyết định mang tính đồng thuận giúp cho mọi hành viên tham gia đều nỗ lực hết sức cho một giải pháp. 5. Tiến hành những điều mới mẻ • Hướng tới những giải pháp mang tính sáng tạo, mới mẻ cho các vấn đề. Hãy cùng cả nhóm động não suy nghĩ. Khuyến khích cả những đề suất có vẻ bất bình thường vì chúng thường chứa đựng những ý tưởng mầm mống cho giải pháp. 13. Đặt ra các mục tiêu cá nhân Bạn đã vượt qua được hầu hết những rào cản trên con đường dẫn tới thành công khi bạn nhận thức được sự khác biệt giữa sự vận động và chiều hướng vận động. -- BILL COPELAND Hãy tưởng tượng bạn đang thực hiện một chuyến đi bộ đường dài tại một vùng hoang mạc mà không mang theo la bàn hay bản đồ. Chắc chắn tâm trạng vui thích - do bạn có cảm giác mạo hiểm và can đảm - chỉ kéo dài không được bao lâu, nhưng rồi sớm hay muộn, bạn cũng sẽ bị lạc. Bây giờ, hãy tưởng tượng rằng bạn đang theo đuổi công việc của mình mà không hề có được những mục tiêu rõ ràng nào. Những mục tiêu của bạn nên là gì và bạn nên làm như thế nào để có thể đạt được chúng? Mục tiêu của bạn chính là bạn • Mục tiêu phải phù hợp với niềm tin nơi bạn, phản ánh rõ con người bạn. • Cũng tương tự như việc bạn đặt gương soi ở một nơi để có thể kiểm tra lại vẻ bề ngoài của mình trước khi đi làm, hãy đặt những mục tiêu của bạn ở một chỗ dễ nhận biết để bạn có thể kiểm tra lại chúng mỗi buổi sáng. • Nếu như bạn nhìn vào những mục tiêu của mình mỗi ngày, bạn sẽ sớm nhận ra rằng một trong số chúng có vẻ không được ổn cho lắm. Điều này có thể xảy ra do những giá trị đạo đức của bạn đã dần thay đổi. • Các mục tiêu của bạn cung cần được ưu tiên bên cạnh những giá trị của bạn. Nếu như bạn yêu thích những hoạt động tình nguyện tại một khu trại dành cho những người vô gia cư, hãy sắp xếp thời gian biểu của bạn để bạn có thể giảm bớt được những công việc ngoài giờ. • Các mục tiêu có thể là những dự án ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn. Mục tiêu đặt ra trong thời hạn càng cấp bách, người ta càng phải đề cao tinh thần kỷ luật để có thể hoàn thành được nó. • Phân chia một mục tiêu dài hạn thành nhiều bước theo từng năm, từng tháng hay từng ngày - mục tiêu có thể kiếm được một triệu đô la trước khi bạn đến một độ tuổi cụ thể nào đó sẽ được hoàn thành dễ dàng hơn nếu như bạn xác định được khoảng tiền thu được trong mỗi tháng là bao nhiêu. Nêu cao tinh thần trách nhiệm của bản thân. • Hãy nói với mọi người những mục tiêu của bạn là gì. Bạn càng nói với nhiều người về điều này thì bạn sẽ càng thường xuyên được họ nhắc nhở về việc thực hiện chúng. • Hãy sắp xếp một kế hoạch giám sát lẫn nhau: giúp đỡ một ai đó theo đuổi đến cùng những mục tiêu của mình, trong khi họ sẽ giúp bạn theo đuổi những mục tiêu mà bạn đề ra cho mình. Hãy thực hiện tuân theo nguyên tắc SMART (thông minh) Áp dụng nguyên tắc đơn giản này nhằm xác định rõ ràng được các mục tiêu: • Chữ cái S có nghĩa là Specific - Cụ thể: Đưa ra con số hay gọi tên mục tiêu của bạn. Nếu như bạn muốn trở thành Phó Chủ tịch cao cấp phụ trách marketing trong vòng năm năm tới thì bạn hãy nói rõ như vậy hơn là chỉ nêu ra chung chung: “Tôi muốn nắm giữ một vị trí quản lý cao cấp tại một thời điểm nào đó”. • Chữ cái M có nghĩa là Measurable - Có thể tính toán được. Điều này phù hợp với yêu cầu Cụ thể. Bạn không thể chỉ xem xét qua loa xem mình đã thành công hay thất bại; nếu bạn đề ra những con số cụ thể cho mục tiêu của bạn thì có thể bạn sẽ biết rõ được điều này. • Chữ cái A có nghĩa là Agreed-upon - Có được sự đồng thuận: hãy sẵn sàng bàn bạc về mục tiêu nếu có sự tham gia của nhiều người khác nữa. Sự đóng góp của họ sẽ củng cố thêm các cam kết thực hiện. • Chữ cái R có nghĩa là Realistic - Tính hiện thực: hãy đừng đặt ra kế hoạch trở thành người lãnh đạo NATO nếu như bạn không có ý định gia nhập quân đội. • Chữ cái T có nghĩa là Timed-based - Dựa trên cơ sở thời gian: hãy phân tách mục tiêu ra thành những khoảng thời gian nhỏ, và hãy xem xét những gì bạn đã đạt được trong mỗi khoảng thời gian đó. Cách thức tốt nhất để có thể xác định được tiến trình thực hiện mục tiêu là hãy nên đặt ra cho mình một thời hạn cuối cùng, sau đó hãy chia nhỏ mục tiêu ra thành nhiều bước trên cơ sở những khoảng thời gian nhỏ hơn. 14. Quản lý thời gian Thời gian là cách thức tự nhiên giữ cho mọi việc không đồng thời diễn ra. -- Khuyết danh Quản lý thời gian hiệu quả sẽ khiến bạn có thể đảm bảo được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư. Điều đó sẽ làm giảm bớt sự căng thẳng và cải thiện sức khỏe của bạn. Trên hết nó sẽ giúp phát triển công việc của bạn bởi bạn dành được nhiều thì giờ hơn để làm thỏa mãn những khách hàng của mình cả ở trong nước cũng như ở nước ngoài. Thời gian chính là một loại hàng hóa hết sức quý giá bởi đó là một nguồn lực không có khả năng tái tạo. Nếu như bị sử dụng kém hiệu quả hay bất hợp lý thì nó sẽ không thể có lại được nữa. Thêm vào đó, lãng phí thời gian sẽ làm phát sinh những căng thẳng không cần thiết và dẫn tới tình trạng không thể đảm bảo hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn và tạo ra những dịch vụ khách hàng kém chất lượng. Đây là một vài ý tưởng hiện thực giúp cho bạn quản lý hiệu quả hơn thời gian của mình. Hãy bắt tay vào việc • Ghé tới văn phòng của bạn vào một buổi cuối tuần và lau dọn nhà cửa: - Hãy ném bỏ những mẩu giấy linh tinh. - Ghi tất cả những thông tin của bạn vào cùng một hệ thống. - Cải tiến hệ thống hồ sơ giấy tờ của bạn. - Đưa mọi thứ vào những nơi bạn có thể tiếp cận các thông tin dễ dàng và nhanh chóng. • Phân tích cách thức sử dụng thời gian của bạn. Hãy nên áp dụng các cách phân loại: A là khoảng thời gian bạn cần để phục vụ một khách hàng (trong hoặc ngoài nước); B là khoảng thời gian dành cho công việc trợ giúp những người đang giúp đỡ cho khách hàng; C là khoảng thời gian cần để thực hiện những công việc mà xét cả về trực tiếp hay gián tiếp đều không mang lại lợi ích cho khách hàng (thường đó là các trò tiêu khiển). Ghi lại những khoảng thời gian bạn dành cho các công việc A, B và C trong suốt hai ngày làm việc bình thường. Tiến hành phân loại các mức thời gian. Phân tích xem bạn bị lãng phí mất bao nhiêu thời giờ và ghi chú xem điều này đã xảy ra trong những hoàn cảnh nào. • Đề ra một kế hoạch cắt bớt những công việc thuộc nhóm B. Ghi lại kế hoạch đó. Đưa ra cam kết thực hiện. Thường xuyên xem xét tham khảo lại kế hoạch. • Sắp xếp kế hoạch thực hiện những công việc thuộc nhóm C không thường xuyên. Hãy nên giải trí và làm những gì bạn thích với mục đích đảm bảo được sự tỉnh táo minh mẫn của bạn. Nhưng hãy đừng nên dành quá nhiều thời gian và công sức vào những hoạt động đó vì e rằng chúng có thể làm ảnh hưởng tới những công việc của nhóm A. • Đầu tư vào hệ thống quản lý thời gian - cho dù là giản đơn hay được vi tính hóa - nhằm mang lại cho bạn một cơ cấu làm việc. Công việc hàng ngày • Bắt đầu mỗi ngày với danh sách những việc mà bạn muốn hoàn thành. • Tiếp theo hãy phân loại và ưu tiên mỗi công việc thuộc nhóm A hay B. Công việc thuộc nhóm A là những việc mà nếu như không được thực hiện chúng sẽ gây ảnh hưởng bất lợi tới uy tín của bạn hay tác động tiêu cực tới hoạt động dịch vụ khách hàng của bạn. Những hoạt động khác thuộc vào nhóm B. • Lên kế hoạch thực hiện tất cả những công việc thuộc nhóm A trước tiên. Tuy nhiên, nên tránh dành tới hơn 70% khoảng thời gian trong ngày làm việc của bạn cho những hoạt động thuộc nhóm A do những vấn đề bất thường sẽ luôn làm phá hỏng kế hoạch của bạn và choán hết cả quỹ thời gian mà bạn không dành ra cho nó. • Chuyển những việc thuộc nhóm B sang ngày khác trong lịch làm việc của bạn, không nhất thiết là sang ngày hôm sau. • Luôn nắm trong tay danh sách kiểm tra công việc hàng ngày. Danh sách đó sẽ không có mấy giá trị nếu như bạn cứ phải thường xuyên tìm kiếm nó. • Giữ cho bàn làm việc của bạn sạch sẽ. Hãy để mọi thứ ở nơi bạn có thể tìm được chúng. • Tận dụng hiệu quả thời gian đi lại. Hầu hết mọi máy bay và tàu hỏa hiện nay đều được trang bị điện thoại và bạn có thể sử dụng máy tính xách tay của mình để không mấy khi bị gián đoạn công việc. • Xe ô tô của bạn có thể được biến thành một trung tâm đào tạo nơi bạn có thể nghe các băng cassette về những vấn đề quản lý. Yêu cầu bản thân phải ghi lại được những vấn đề nổi bật được đề cập trong băng trong khi bạn vẫn đang thưởng thức cốc cà phê đầu tiên buổi sáng. • Tránh tham dự vào những buổi họp không quan trọng. Nếu như mục đích duy nhất của bạn khi tới dự họp chỉ là thu thập thông tin thì bạn có thể có được các thông tin đó từ biên bản họp. • Trình bày với các nhân viên lịch trình làm việc của bạn, nhờ đó bạn có thể chia sẻ giải quyết các công việc theo kế hoạch, những vấn đề rắc rối hay những nhiệm vụ mang tính thách thức (Xem Ủy thác, trang 224). • Thực hiện từng việc một, hoàn thành nó trước khi bắt tay vào công việc tiếp theo. • Đề nghị những người làm việc cùng coi trọng khoảng thời gian bạn cần yên tĩnh - những lúc bạn đang lên kế hoạch cho các hoạt động trong ngày (giờ làm việc đầu tiên) hay khi bạn dọn dẹp chỗ làm việc của mình vào lúc cuối ngày. • Tránh không nên có thái độ trì hoãn. Xác định và giải quyết nguyên nhân gây ra tình trạng không thoải mái của bạn. Bạn càng trì hoãn công việc lâu hơn thì bạn sẽ càng bị stress nghiêm trọng hơn. • Trước tiên hãy bắt tay vào những việc không mấy thú vị nhưng quan trọng. Bạn sẽ có được tâm trạng thoải mái đỡ căng thẳng và thành công hơn. Công việc bàn giấy • Hãy giữ cho bàn làm việc sạch sẽ. Sắp xếp mọi thứ ở nơi mà bạn có thể tìm được chúng. Đừng nên vứt tạm giấy tờ tài liệu ở một nơi nào đó. • Hãy giải quyết từng loại giấy tờ một. Sắp xếp chúng vào các mục hồ sơ, trả lời hay loại bỏ chúng. • Giảm bớt thời giờ bằng cách viết trả lời các thư từ văn bản lên chính lá thư đó. Gửi lại bức thư qua fax hay sao chụp nó và chuyển lại cho người gửi. 15. Tránh lãng phí thời gian Sự chần chừ chỉ làm lãng phí thời gian. -- EDWARD YOUNG (1683 - 1765), nhà thơ và kịch bản gia Anh. Không ai là hoàn hảo. Mọi người đều làm lãng phí chút ít thời gian. Ba hoạt động gây phí phạm thời giờ nhất là những buổi họp hành kéo dài, sự gián đoạn công việc và các cuộc gọi điện. Đây là những cách giúp bạn có thể hạn chế bớt những hoạt động gây lãng phí thời giờ đó một cách đáng kể: Họp hành • Tránh đặt ra hay tham dự những cuộc họp không cần thiết. • Chuẩn bị chương trình nghị sự chi tiết (Xem Soạn thảo một chương trình nghị sự, trang 180). • Cử một vài người kiểm soát thời gian và thông báo nhắc nhở những người tham dự nếu như họ thực hiện không đúng theo chương trình. • Vào đầu giờ họp, hãy lấy ý kiến thống nhất về các mục tiêu nhằm đảm bảo tính tập trung và tránh thảo luận dài dòng, mất thời giờ vào những chủ đề không liên quan. • Ghi lại các ý kiến lên biểu giấy nhằm tránh tình trạng lặp đi lặp lại. • Tránh giải quyết những vấn đề không được nêu trong chương trình nghị sự. Nếu có ai đó đi lạc đề, bạn hãy nên: - hỏi một cách lịch sự xem vấn đề đó có liên quan gì tới mục tiêu đã được nhất trí không - hỏi xem vấn đề đó có thể được xem xét ở cuộc họp sau hay ở ngoài buổi họp hay không - đưa vấn đề vào một “nơi đỗ xe mới” (nghĩa là ghi nó vào một biểu giấy riêng) để có thể xem xét giải quyết vào một khoảng thời gian được thỏa thuận. Gián đoạn công việc tại văn phòng • Hãy đứng khi một đồng nghiệp vào phòng chỉ để tán gẫu. Điều này sẽ khiến anh ta cảm thấy không được thoải mái. • Hỏi anh ta xem vấn đề anh ta nói có quan trọng không. • Hỏi anh ta xem bạn có thể nói chuyện đó sau, trong văn phòng của anh ta không - đó là một nơi mà bạn có thể kiểm soát thời lượng cuộc nói chuyện. • Ra khỏi văn phòng đủ lâu để có thể đẩy anh ta ra khỏi văn phòng của bạn và sau đó kín đáo quay trở lại tiếp tục công việc của mình. • Đóng cửa văn phòng lại. Các cuộc gọi điện • Hãy để lại giấy nhắn đầy đủ cho những người bạn không gặp giúp cho họ không cần phải gọi điện lại. • Lắp đặt hệ thống thư thoại. • Trả lời cho những người gọi đến hộp thư thoại sau giờ làm việc. • Hướng dẫn các đồng sự thay mặt bạn giải quyết những vấn đề nằm trong lịch trình và trả lời hộ những cuộc gọi của bạn khi bạn đang phải chịu sức ép công việc. • Tránh những câu chuyện tán gẫu không cần thiết bằng cách khi trả lời điện thoại tiếp sau tên mình hãy đưa ra câu hỏi giả dụ như: “Tôi có thể giúp gì được cho anh?” • Tăng cơ hội nói chuyện được với ai đó sau khi bạn được thông báo rằng người đó đã: “rời khỏi bàn làm việc” hay “đang bận họp” bằng cách nêu ra các câu hỏi: - Có thể nhắn tin cho anh ta được không? - Có thể tìm bà ta giúp tôi không? - Có thể phiền ngắt xen ngang công việc của ông ta không? Hoặc bạn hãy nói: - Tôi đang trả lời một cuộc điện thoại rất quan trọng của bà ấy. PHẦN II: Hoạt động giao tiếp 16. Giao tiếp với cấp trên Giao dịch mua bán quan trọng nhất trong cuộc đời chính là giao dịch mà trong đó bạn vừa là hàng hóa bán vừa là người mua. -- MAXWEELL MALTZ, Tác giả cuốn Tâm lý - điều khiển học Việc giao tiếp có hiệu quả với những nhân vật có vị trí cao hơn không chỉ là một phần quan trọng trong sự nghiệp của bạn mà nó còn hết sức quan trọng đối với công việc của bạn. • Luôn giúp cho sếp có đầy đủ thông tin, đặc biệt nếu như vấn đề ngày càng nghiêm trọng. Các thủ trưởng đều muốn luôn ở trong tư thế sẵn sàng. Họ muốn trông có vẻ thoải mái và tự chủ. Việc khiến cho các thủ trưởng của mình bối rối sẽ làm bạn bị ám ảnh. • Hãy đừng nên trì hoãn những tin tức tồi tệ. Những tin đồn sẽ đến tai sếp của bạn trước khi bạn làm công việc này, lấy đi mất của bạn cơ hội được trình bày quan điểm của chính mình về vấn đề đó. • Hãy sắp xếp một cuộc gặp gỡ với sếp khi vấn đề trở nên cấp bách. Trong lúc gặp gỡ, hãy trình bày mục tiêu của bạn và khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành những vấn đề được nêu. • Hãy để cho ban quản lý biết được ảnh hưởng và tầm quan trọng của những thông tin và lời khuyên mà bạn mang lại. • Khi đưa ra thông tin hãy kèm theo sẵn những tài liệu bổ trợ. Những giấy tờ văn bản sẽ làm tăng khả năng ảnh hưởng của bạn. • Hãy trình bày ý tưởng chính xác và rõ ràng. • Hãy tỏ ra tự tin với những sự kiện và ý kiến mình nêu ra. Hãy trình bày bằng một giọng nói quả quyết. Bạn nên có ngôn ngữ cơ thể để củng cố thêm sự tự tin của mình; hãy ngả người về phía trước và nhìn vào người đối thoại khi đề cập những vấn đề quan trọng. • Tập trung vào giải pháp hơn là vào khó khăn. Bất kỳ ai đều có thể nhấn mạnh tới khó khăn. Hãy chứng tỏ rằng bạn không những chỉ có được câu trả lời mà còn sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm giải quyết chúng. • Hãy cẩn thận lựa chọn từ ngữ. Ví dụ như câu nói: “Thành thực mà nói với ông” có thể gợi nên cảm giác là bạn không thành thật khi đưa ra quan điểm này. Tránh cường điệu quá mức. Hãy nên nói: “Tôi có những thông tin rất quan trọng cho ông” hơn là: “Tôi có được những tin tức hết sức tệ hại cho ông.” • Khi bạn nghĩ là sếp tỏ ra không nhận thức được, hãy đừng phản ứng lại với thái độ giận dữ hay chống đối. Hãy cố gắng giữ bình tĩnh, giải thích tâm trạng của bạn và lý do gây ra điều này. Hãy luôn sử dụng từ “Tôi” thay vì từ “Ông”. Ví dụ như câu “Tôi không nghĩ rằng điều đó là chính xác” sẽ hiệu quả hơn so với câu: “Ông sai rồi”. • Nếu như sếp chỉ trích bạn, hãy học hỏi từ chính cách thức phản ứng. Nếu như cách phản ứng không rõ ràng, hãy hỏi xem sếp sẽ xử lý ra sao với tình hình tương tự. • Nếu như bạn không rõ ràng về việc sếp sẽ có thái độ sẵn sàng tiếp nhận thế nào đối với những ý tưởng mới quan trọng, trước tiên hãy trình lên ý tưởng bằng văn bản. Điều này khiến cho bạn có thể: - xem xét toàn diện các vấn đề - cho sếp của bạn có thời gian xem xét toàn bộ đề nghị của bạn • Hãy tuân thủ chu trình quản lý. Không nên cố ý tới thăm sếp của bạn. Nếu muốn, bạn hãy thông báo cho sếp biết. 17. Giao tiếp với các nhân viên Một nhân viên nắm vững mọi thông tin sẽ là người bán hàng tốt nhất mà công ty có thể có được. -- J. THOMAS, cựu Chủ tịch và Giám đốc điều hành Hãng Săm lốp và Cao su Goodyear. Các nhân viên đều coi trọng những cơ hội có thể gây được ảnh hưởng tới công ty của mình, có thể khiến mọi người nghe được ý kiến của họ và thấy được những thay đổi diễn ra - kết quả của những gì mà họ đã đóng góp. Đây là cách bạn có thể khuyến khích hoạt động giao tiếp với các nhân viên: • Khuyến khích đối thoại. Quản lý bằng cách đi xem xét các nơi. Hãy nhìn tận mắt. Cho phép các nhân viên có thể dễ dàng gặp gỡ bạn. Duy trì chính sách mở cửa. • Lắng nghe những gì nhân viên trình bày với bạn. Nghe với mục đích thấu hiểu hơn là để bác bỏ. Hãy nên lắng nghe cả những suy nghĩ cũng như tâm trạng của mọi người. • Hỏi ý kiến của nhân viên. Cử chỉ đó khiến cho nhân viên cảm thấy được coi trọng và có thể có ảnh hưởng tích cực đối với những cam kết của họ. • Khuyến khích ý tưởng của các nhân viên bằng cách thiết lập môi trường đề xuất ý kiến, các nhóm cải tiến hoạt động, các nhóm trọng điểm và các buổi gặp gỡ đối thoại. • Ủng hộ thực hiện những ý tưởng này và khuyến khích mọi người cùng tham gia. Nếu bạn không áp dụng được chúng, hãy giải thích điều đó càng sớm càng tốt. • Cảm ơn nhân viên về những ý kiến đề xuất của họ, kể cả trong trường hợp không phải lúc nào bạn cũng nhất trí với họ. Hãy cố gắng suy nghĩ xem bằng cách nào các ý tưởng có thể phát huy hiệu quả hơn là lý do vì sao chúng lại không thể. • Hãy thử nghiệm với những ý tưởng nhỏ hơn. Những gì mà các nhân viên có thể học hỏi được từ mỗi sai lầm có thể sẽ lớn hơn so với những chi phí phải trả cho một thất bại. • Sử dụng ngôn ngữ đơn giản dễ hiểu trong giao tiếp. Đừng khiến mọi người lúng túng bằng cách sử dụng các từ ngữ mà họ có thể không hiểu nổi. • Thể hiện sự tôn trọng các nhân viên của mình bằng cách cho họ thấy rằng bạn quan tâm tới các ý tưởng của họ, lắng nghe và khuyến khích sự đóng góp của họ. • Nếu như bạn không hiểu rõ về một ý tưởng mà bạn nghe được, hãy đề nghị họ nhắc lại. Điều này sẽ củng cố nhận thức và thể hiện sự quan tâm của bạn. • Đừng nên chỉ nói với các nhân viên phải làm những gì, hãy bảo họ vì sao phải làm như vậy. • Thận trọng lựa chọn từ ngữ. Các nhân viên có thể sẽ phản ứng rất mạnh với những từ khiến họ bị mất mặt. • Đưa ra những tin tức xấu trong các cuộc gặp gỡ riêng tư, chỉ có hai bên với nhau (tốt hơn cả là trong bầu không khí thoải mái), giúp cho vấn đề nêu ra trở nên bớt nghiêm trọng. Hơn nữa, những cuộc gặp gỡ như vậy mang lại cơ hội cho các nhân viên của bạn bộc lộ những điều khiến họ bực bội, và việc này thúc đẩy tiến trình giải quyết vấn đề. • Hãy lưu tâm tới cách thức giao tiếp của bạn. Bạn sẽ gây ảnh hưởng xấu tới quá trình giao tiếp nếu như bạn: - Lên giọng thuyết giáo. Nói chuyện theo kiểu răn dạy chứng tỏ rằng người khác không có được những chuẩn mực đạo đức tương tự hay ngang bằng. - Có thái độ kẻ cả. Điều này khiến họ cảm thấy rằng họ đang bị đối xử như với bọn trẻ con. - Hay quở trách. Vẫy ngón tay về phía người khác sẽ khiến cho người đó cảm thấy mình bị kém cỏi hơn. Hãy nên chú trọng vào hành vi hoặc vấn đề. - Tỏ ra tiêu cực. Không nên thành kiến đối với các ý tưởng. Hãy tìm tới những điều tích cực. Nếu như bạn luôn chỉ ra cho các nhân viên của mình những sai sót trong ý kiến đề xuất của họ thì rồi họ cũng sẽ thôi không đưa ra ý kiến nữa. • Duy trì một phương thức tiếp cận tích cực. Hãy mỉm cười. Hãy nên có dáng điệu và hành vi thể hiện sự quan tâm. • Đừng nên cố tỏ ra hòa đồng với các nhân viên của mình bằng cách chỉ trích sếp của bạn. Bạn sẽ không thể khuyến khích sự tin cậy nếu như bạn tỏ ra không đáng tin cậy. • Đừng nên thể hiện cho những nhân viên của bạn thấy bạn không tán thành với những chỉ dẫn của sếp. Hãy nói điều này với sếp của bạn. • Nếu như nhân viên của bạn cảm thấy tức giận thì: - đừng nên dính líu vào cuộc tranh cãi. Điều này sẽ khiến vấn đề trở nên trầm trọng hơn. - lắng nghe, đừng nên ngắt lời họ. Cho phép họ xả bớt cơn tức giận cũng sẽ giúp giải quyết được một nửa vấn đề. - xác định rằng họ có quyền nổi cáu. -đềnghịhọđưaraýkiếnxemcóthểgiảiquyếtvấnđềbằngcáchnào. 18. Giao tiếp bằng lời nói Gậy và đá có thể làm bạn bị gãy xương, nhưng lời nói có thể khiến trái tim bạn tan vỡ. -- ROBERT FULGHUM, Tác giả cuốn Tất cả những gì tôi thực sự cần biết thì tôi đã học được ở nhà trẻ Cho dù người ta đã phát minh ra vô vàn những cách tân về công nghệ phục vụ cho hoạt động giao tiếp liên lạc thì loài người cũng vẫn sẽ tiếp tục nói chuyện với mục đích truyền đạt thông tin. Một điều ngạc nhiên là nhiều người gặp khó khăn khi giao tiếp bằng lời nói trong môi trường kinh doanh. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp cuộc nói chuyện diễn ra giữa một nhà quản lý và một nhân viên. Một nhà quản lý giỏi sẽ biết được cách khiến cho cuộc nói chuyện diễn ra thân mật và người ta có thể nói năng thoải mái trong lúc giao tiếp. Hãy mở cánh cửa • Tạo môi trường có thể khuyến khích mọi người nói chuyện với bạn. • Hãy luôn mở cửa văn phòng. Khuyến khích các nhân viên tiếp cận bạn bất cứ lúc nào mà không cần phải đặt trước cuộc gặp. • Năng đi lại và nói chuyện với mọi người thoải mái. Hết sức cố gắng để có thể nắm được một vài điều về từng nhân viên (tên con cái, con vật yêu thích) và hỏi han họ về những vấn đề đó, tiếp tục đề cập những buổi nói chuyện trước đó khi thấy thích hợp (tham khảo mục Giao tiếp với các nhân viên, trang 88). Chọn lựa thời điểm • Đừng nên nói chuyện tại một nơi ồn ào. • Tìm thời điểm khi không ai bị hạn chế về thời gian hay bị hối thúc do thời hạn cuối sắp hết. • Không làm việc hay trả lời điện thoại khi đang nói chuyện. • Tắt máy nhắn tin hoặc điện thoại của bạn. Khích lệ, khiến cho cuộc nói chuyện trở nên sinh động • Nêu ra cụ thể và rõ ràng về những gì bạn muốn bàn bạc. • Thận trọng lựa chọn từ ngữ - nên sử dụng từ “và” thay cho “nhưng” với tư cách là từ nối giữa các câu, nên xưng “tôi” hơn là dùng từ “anh” trong lời nói của mình. • Sử dụng ngôn ngữ không mang tính thành kiến. • Thay đổi giọng và cách nói nhằm nhấn mạnh một vài luận điểm nhất định khiến mọi người tập trung chú ý hơn. Đối với những vấn đề quan trọng, hãy ngả người về phía trước, mở to mắt và trình bày một cách rõ ràng. • Bắt đầu cuộc nói chuyện bằng những nhận định tích cực, đặc biệt nếu như vấn đề hiện tại đặt ra có khả năng gây nên tranh cãi. • Hãy nói năng ngắn gọn súc tích nhưng thú vị (bạn có thể sử dụng khiếu hài hước hay các giai thoại nhằm thu hút mọi người). Nên lắng nghe • Đừng nên ngắt lời, dừng lời nói của người khác hay tiếp tục chỉ trích trước khi mọi người nói xong. • Cư xử với mọi người khi nói chuyện một cách tôn trọng và khuyến khích họ tham gia giao tiếp. • Thể hiện sự cảm thông - nếu như về mặt căn bản, bạn không nhất trí với những gì mà người ta nói, hãy cố gắng thấu hiểu và tán thành động cơ đã khiến họ nói ra ý kiến đó. • Hãy lắng nghe với ánh mắt chăm chú (xem Đọc ngôn ngữ cơ thể, trang 97). Kết thúc một cuộc nói chuyện • Đưa ra lời xác nhận đối với những cam kết cụ thể (nên nói: “Việc này sẽ được hoàn thành vào lúc 3 giờ chiều thứ Sáu” hơn là nói “Chúng tôi sẽ hoàn thành nó trước cuối tuần này”). • Khái quát và tổng kết lại những vấn đề chính của buổi nói chuyện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng mọi người khác đều hiểu rõ những gì đã được bàn bạc. 19. Vượt qua những rào cản ngôn ngữ Nhân sự của công ty ngày càng trở nên đa dạng. Giao tiếp với những người mà đối với họ tiếng Anh là một ngôn ngữ mới mẻ là hết sức quan trọng. • Hãy nên kiên nhẫn. Nếu như bạn mong đợi quá nhiều, quá chóng vánh thì bạn sẽ cảm thấy bối rối và bực bội. • Hãy đừng nên nổi nóng nếu như đầu tiên mọi người không hiểu. • Nếu mọi người nói tiếng Anh kém nhưng lại nắm được vấn đề khá tốt, hãy đề nghị họ diễn đạt những gì họ hiểu thông qua hành động hơn là qua lời nói. • Tránh không nên nói đùa. Mọi người sẽ không hiểu được câu chuyện hài hước của bạn. Tệ hơn nữa, nó có thể được xem như là một sự đùa cợt khiến họ cảm thấy bị thương tổn. • Đừng nên coi rằng khó khăn trong quá trình nhận thức đồng nghĩa với sự thiếu hiểu biết. Rất nhiều người làm công việc giản đơn ở đất nước mà họ chọn để sống đã từng là các giáo viên, kỹ sư, luật sư và nhân viên y tế tại quê hương của họ. • Nói chậm rãi và rõ ràng, nhưng đừng lên giọng. • Sử dụng hình thức giao tiếp trực tiếp nếu có thể. Tránh nói chuyện qua điện thoại. • Hãy chia những lời hướng dẫn của bạn thành nhiều bước để có thể kiểm soát được. • Chỉ sử dụng phiên dịch khi việc giao tiếp không thể thực hiện được. Không khuyến khích mọi người lệ thuộc vào các phiên dịch. • Sử dụng tranh ảnh và biểu đồ thay vì dùng từ ngữ. Khuyến khích việc đưa ra những chỉ thị bằng lời nói kèm theo những văn bản hướng dẫn đơn giản. • Khích lệ mọi người tham gia vào những khóa học tiếng Anh. Dành thời gian giúp họ có thể tham dự lớp học. 20. Đọc ngôn ngữ cơ thể Điều quan trọng nhất trong giao tiếp là nghe được cả những gì không được nói ra. -- PETER F. DRUCKER, Chuyên gia tư vấn về hoạt động quản lý kiêm giáo sư đại học. Việc đọc ngôn ngữ cơ thể dạy cho bạn biết cách lắng nghe bằng mắt cũng hiệu quả như là bằng tai. Đây là một số chỉ dẫn mang tính phổ biến trong văn hóa phương Tây - nhưng hãy ghi nhớ rằng những nền văn hóa khác lại sử dụng những dấu hiệu khác. Hãy nhờ một đồng nghiệp đến từ nền văn hóa đó hướng dẫn chúng giúp bạn.