🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Nguyên lý 8020 Ebooks Nhóm Zalo NGUYÊN LÝ 80/20 – BÍ QUYẾT LÀM ÍT ĐƯỢC NHIỀU Tác giả: Richard Koch. Dịch giả: Lê Nguyễn Minh Thọ. Trương Hớn Huy. Nhà xuất bản: Nxb Trẻ Số trang: 436 Hình thức bìa: Bìa cứng Ngày xuất bản: 05 – 2008 Biên tập và thực hiện ebook: hainguyenspk, supergirl27 --------------------------------------- Mục lục LinkPHẦN 1:MỞ ĐẦU 1.LinkDẫn nhập về Nguyên lý 80/20 2.LinkTư duy theo Nguyên lý LinkPhần 2 THÀNH CÔNG TRONG KINH DOANH KHÔNG NHẤT THIẾT LÀ MỘT ĐIỀU HUYỀN BÍ 3.LinkNgấm ngầm một làn sóng 4.LinkTại sao chiến lược của bạn sai lầm? 5.LinkĐơn giản là tốt đẹp 6.LinkCâu đúng đối tượng khách hàng 7.LinkMười ứng dụng hàng đầu trong kinh doanh của Nguyên lý 80/20 8.LinkQuí hồ tinh! “Số ít quan yếu” đem lại thành công cho bạn LinkPhần 3 LÀM ÍT, THU VÀ “THỤ” NHIỀU HƠN 9.LinkTự Do 10.LinkCách mạng thời gian 11.LinkBao giờ bạn 12.LinkVới một ít hỗ trợ từ bằng hữu 13.LinkThông minh và lười nhác 14.LinkTiền, tiền, tiền 15.LinkBảy thói quen mang đến hạnh phúc LinkPhần 4 MỞ RỘNG ÁP DỤNG NGUYÊN LÝ 80/20 TRONG CUỘC SỐNG 16.Link“Lấy lại phong độ” PHẦN 1:MỞ ĐẦU Ebook miễn phí tại : www.Sachvui.Com Lệch chênh, vũ trụ này là thế! Nguyên lý 80/20 là gì? Nguyên lý 80/20 cho chúng ta biết rằng trong bất cứ một nhóm nào cũng đều có một số đối tượng có một vai trò quan trọng hơn những đối tượng khác rất nhiều. Một mức chuẩn hoặc giả thuyết phù hợp là 80% những kết quả hoặc sản phẩm được sản sinh ra từ 20% những nguyên nhân, và nhiều khi từ một tỷ lệ nhỏ hơn nhiều những động lực có sức tác động lớn. Lời ăn tiếng nói thường nhật là một minh họa rất rõ cho thực tế này. Ngài Issac Pitman, người phát minh ra tốc ký, khám phá ra rằng chỉ có 700 từ thông dụng mà đã chiếm đến 2/3 các từ ngữ dùng trong những cuộc nói chuyện trao đổi qua lại giữa chúng ta với nhau. Pitman nhận thấy rằng, những từ ngữ này, kể cả những từ ngữ phái sinh của chúng, chiếm 80% trong lời ăn tiếng nói thông thường. Trong trường hợp này, không tới 1% từ ngữ (bộ từ điển New Oxford Shorter Oxford English Dictionary tập hợp nửa triệu từ) được sử dụng trong 80% lượng thời gian. Chúng ta có thể gọi đây là nguyên lý 80/1. Tương tự, trên 99% những trao đổi, chuyện trò sử dụng không tới 20% vốn từ: chúng ta có thể gọi đây là nguyên lý 99/20. Điện ảnh cũng có thể sử dụng để làm một minh họa cho nguyên lý 80/20. Một nghiên cứu mới đây cho thấy rằng 1,3% các bộ phim đem về 80% tổng doanh thu từ vé xem phim ở rạp, và ta có thể xem đây là quy luật 80/1 (xem mục “Nguyên lý 80/20 phân loại phim – gà ra gà, công ra công, trang...). Nguyên lý 80/20 không phải là một công thức huyền bí gì. Nhiều khi mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gần tỷ lệ 70/30 hơn là 80/20 hay 80/1. Nhưng có một thực tế là ít khi nào xảy ra trường hợp 50% các nguyên nhân dẫn đến 50% kết quả. Chúng ta có thể thấy được vũ trụ này không cân đối, không bằng cân. Một thiểu số lại đóng một vai trò quan yếu. Những con người và tổ chức thật sự có hiệu quả đều biết bám sát, tận dụng một số ít những động lực quan trọng có thể phát huy hiệu quả trong lĩnh vực, thế giới của họ và chuyển chúng thành những lợi thế của họ. Các bạn hãy tiếp tục đọc những trang sách sau đây để tìm hiểu xem các bạn cũng có thể học hỏi và làm như thế nào để cũng được như những người ấy... 1 Dẫn nhập về Nguyên lý 80/20 Trong một thời gian dài, định luật Pareto [Nguyên lý 80/20] cứ lừng lững tồn tại trong lĩnh vực kinh tế như một tảng đá bất trị không mời mà đến trên một khoảng sân đã ngăn nắp đâu vào đó, một định luật thực chứng không ai có thể giải thích nổi. Josef Steind1 Nguyên lý 80/20 có thể và nên được áp dụng bởi mọi con người thông minh trong cuộc sống thường nhật của họ, bởi mọi tổ chức, đơn vị, và bởi mọi nhóm và hình thái xã hội. Nguyên lý này có thể giúp các cá nhân và tổ chức đạt được nhiều kết quả hơn nhiều với lượng công sức ít hơn nhiều. Nguyên lý 80/20 có thể làm cho con người ta hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn. Nó có thể nhân lên gấp bội mức độ lợi nhuận của các công ty và tính hiệu quả của bất cứ tổ chức nào. Thậm chí nó còn đóng một vai trò quan yếu trong việc nâng cao chất lượng và số lượng những dịch vụ công ích trong khi cắt giảm chi phí. Cuốn sách này, công trình đầu tiên bàn về Nguyên lý 80/20,2 được viết ra từ một niềm xác tín cháy bỏng, đã được kiểm nghiệm và thực chứng qua kinh nghiệm kinh doanh và cá nhân, rằng nguyên lý này là một trong những phương cách tốt nhất để giải quyết và vượt qua được những áp lực của cuộc sống hiện đại. Nguyên lý 80/20 là gì? Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng một thiểu số nguyên nhân, “nguyên liệu đầu vào”, hoặc công sức thường dẫn đến một đa số những kết quả, “sản phẩm đầu ra”, hoặc những thành quả. Hiểu theo nghĩa đen, điều này có nghĩa là, chẳng hạn, 80% những gì các bạn đạt được trong công việc của mình là kết quả của 20% lượng thời gian các bạn đã bỏ ra. Như vậy, có thể nói 4/5 những nỗ lực mà các bạn đã bỏ ra – chiếm một tỷ lệ rất lớn – đều chủ yếu là không đem lại hiệu quả mong đợi. Thực tế này trái ngược với những gì người ta thường nghĩ. Như vậy Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng tự trong nội tại quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả, “nguyên liệu đầu vào” và “sản phẩm đầu ra”, và giữa công sức và thành quả thu được đã có một tình trạng mất cân đối. Một chuẩn mức rất rõ cho tình trạng mất cân đối này có thể thấy qua quan hệ 80/20: công thức điển hình sẽ cho thấy rằng 80% những “sản phẩm đầu ra” kết tựu từ 20% những “nguyên liệu đầu vào”; rằng 80% các kết quả xuất phát từ 20% các nguyên nhân; hoặc rằng 80% những thành quả có được từ 20% công sức đã đầu tư. Hình 1 minh họa cho mối quan hệ này. Trong kinh doanh, nhiều ví dụ minh họa cho Nguyên lý 80/20 đã được kiểm chứng. 20% các sản phẩm thường chiếm 80% doanh số tính theo đô-la Mỹ; và 20% các khách hàng cũng có một tầm quan trọng tương tự. 20% các sản phẩm hoặc khách hàng thường chiếm khoảng 80% lợi nhuận của đơn vị. Trong xã hội, 20% các tội phạm chiếm 80% giá trị của tất cả các tội phạm. 20% người lái xe gây ra 80% số tai nạn. 20% số người kết hôn cấu thành 80% số người ly dị (những kẻ cứ tái hôn rồi lại ly dị đã làm méo lệch các con số thống kê, gây ra một cảm giác bi quan sai lệch về mức độ chung thủy trong hôn nhân). 20% các học sinh sinh viên nắm giữ 80% những bằng cấp, chứng chỉ được phát ra. Trong cuộc sống gia đình, 20% những tấm thảm trải trong nhà thường xuyên có những bước chân giẫm lên. 20% số quần áo được đem ra mặc trong 80% lượng thời gian. Và nếu các bạn có gắn một chuông báo trộm, 80% những vụ báo trộm nhầm là do 20% những nguyên nhân khả hữu. Động cơ đốt trong là một minh họa tuyệt vời cho Nguyên lý 80/20. 80% lượng năng lượng bị bỏ phí trong quá trình đốt nhiên liệu và chỉ có 20% là được chuyển thành năng lượng đẩy cho bánh xe chạy; số 20% “nguyên liệu đầu vào” này tạo ra 100% “sản phẩm đầu ra”!3 Khám phá của Pareto: thiếu cân đối, một tình trạng xảy ra một cách có hệ thống và có thể đoán trước được Cơ sở nền tảng của Nguyên lý 80/20 được Vilfredo Pareto (1848-1923) – nhà kinh tế học người Ý – khám phá ra năm 1897, cách đây đúng 100 năm. Khám phá của ông cho đến nay đã có nhiều tên gọi khác nhau, như Nguyên lý Pareto (Pareto Principle), Định luật Pareto (Pareto Law), Qui tắc 80/20 (80/20 Rule), Nguyên lý thiểu công (Principle of Least Effort), và Nguyên lý bất cân bằng (Principle of Imbalance); trong bộ sách này chúng ta sẽ thống nhất gọi là Nguyên lý 80/20. Qua cả một quá trình ảnh hưởng ngấm ngầm đối với nhiều người thành đạt quan trọng, nhất là những người làm kinh doanh, những người say mê máy tính, và những kỹ sư phụ trách về chất lượng, Nguyên lý 80/20 đã góp phần tác động đến thế giới hiện đại. Tuy nhiên, nó hãy còn là một trong những bí ẩn lớn nhất trong thời đại chúng ta – và ngay cả một số ít người biết và sử dụng Nguyên lý 80/20 cũng chỉ khai thác được một phần nhỏ nhoi sức mạnh của nó. Như vậy Vildredo Pareto đã khám phá ra cái gì? Ông đã tình cờ nghiên cứu những quy luật về của cải và thu nhập ở nước Anh thế kỷ XIX. Ông nhận thấy rằng, theo mẫu nghiên cứu của ông, hầu hết lượng thu nhập và của cải về tay một nhóm người thiểu số. Có lẽ chuyện này cũng không có gì đáng ngạc nhiên cho lắm. Nhưng ông cũng khám phá ra hai điều khác mà ông cho là rất có ý nghĩa. Một là, có một mối quan hệ nhất quán, có tính toán học giữa tỷ lệ người (lượng phần trăm trong tổng số đối tượng nghiên cứu đang xét) và lượng thu nhập hoặc của cải mà nhóm này được hưởng.4 Nói đơn giản hơn, nếu 20% của nhóm đối tượng nghiên cứu hưởng 80% lượng của cải,5 thì các bạn có thể đoán chắc rằng 10% sẽ hưởng, chẳng hạn như, 65% lượng của cải, và 5% sẽ hưởng 50%. Điểm mấu chốt không phải ở chỗ các con số phần trăm, mà là ở chỗ việc phân bố của cải trong một nhóm đối tượng có thể tiên đoán là không cân đối. Khám phá thứ hai của Pareto, một khám phá thật sự làm ông phấn khích, là quy luật bất cân đối này lặp đi lặp lại một cách ổn định bất cứ khi nào ông xem xét những dữ liệu liên quan đến những giai đoạn lịch sử khác nhau hoặc những quốc gia khác nhau. Dù nghiên cứu nước Anh trong những giai đoạn đầu, hoặc bất cứ dữ liệu nào có thể có được về những nước khác trong thời đại của ông hoặc trước đó, ông đều thấy có một quy luật chung lặp đi lặp lại, nhiều lần, với một sự chính xác toán học. Đây là một sự trùng hợp lạ kỳ, hay là một điều gì đó có một tầm quan trọng lớn lao đối với kinh tế học và xã hội? Quy luật này có còn đúng không nếu áp dụng vào những tập hợp dữ liệu có liên quan đến những vấn đề khác ngoài của cải hoặc thu nhập? Pareto là một nhà cách tân đại tài, vì trước ông ta chưa có ai từng xem xét hai tập hợp dữ liệu có liên quan với nhau – trong trường hợp này là so sánh phân phối thu nhập hoặc của cải với số người có thu nhập hoặc chủ sở hữu tài sản – và so sánh tỷ lệ phần trăm giữa hai tập hợp dữ liệu này. (Ngày nay phương pháp này đã trở nên bình thường, và đã dẫn đến những bước nhảy vọt lớn trong các hoạt động doanh thương và kinh tế.) Mặc dù Pareto đã nhận thấy tầm quan trọng và phạm vi áp dụng rộng lớn của khám phá của ông nhưng, thật đáng tiếc, ông lại rất kém trong việc giải thích nó. Sau đó ông tiếp tục đưa ra hàng loạt những lý thuyết xã hội học kỳ thú nhưng lan man, chẳng đâu vào đâu, tập trung vào vai trò của bộ phận tinh hoa của xã hội, để rồi cuối đời ông, những tư tưởng ấy đã bị những tên phát xít theo phe Mussolini lạm dụng và bóp méo. Ý nghĩa của Nguyên lý 80/20 đã bị “trùm mền” cả một thế hệ. Trong khi một vài nhà kinh tế học, đặc biệt là ở Hoa Kỳ,6đã nhận thấy tầm quan trọng của nó nhưng mãi đến sau Chiến tranh Thế giới Thứ hai mới có hai người đi tiên phong cùng lúc nhưng hoàn toàn khác nhau bắt đầu tạo ra được những đợt sóng gây chú ý dư luận với Nguyên lý 80/20. 1949: Nguyên lý Thiểu Công của Zipf Một trong những người đi tiên phong là giáo sư ngữ văn dạy ở Đại học Harvard, George K. Zipf. Năm 1949, giáo sư Zipf khám phá ra “Nguyên lý thiểu công” vốn thật ra là một tái khám phá và cụ thể hóa nguyên lý của Pareto. Nguyên lý của Pareto phát biểu rằng nguồn lực (con người, hàng hóa, thời gian, kỹ năng, hoặc bất cứ thứ gì khác có khả năng sản sinh thêm giá trị mới) thường có khuynh hướng tự sắp xếp chính mình để giảm thiểu công việc, để rồi chừng 20-30% của bất cứ nguồn lực nào chiếm 70-80% hoạt động liên quan đến nguồn lực ấy.7 Giáo sư Zipf sử dụng những con số thống kê về dân số, sách vở, tư liệu ngữ văn, và những hành vi cá nhân để chỉ ra sự lặp đi lặp lại rất ổn định của quy luật bất cân đối ấy. Chẳng hạn, ông phân tích tất cả những tờ hôn thú được cấp bởi chính quyền Philadelphia trong năm 1931 ở một khu vực gồm 20 dãy nhà, qua đó cho thấy rằng 70% những vụ kết hôn là giữa những người sống trong vòng 30% của khoảng cách. Rất tình cờ, Zipf cũng cung cấp được những giải thích khoa học cho một bàn làm việc bừa bộn bằng cách “bào chữa” cho sự bừa bộn ấy với một quy luật khác: tần suất sử dụng đem những thứ thường xuyên được sử dụng lại gần với chúng ta. Những thư ký thông minh từ lâu đã biết không nên sắp xếp quá đâu vào đấy đối với những tài liệu, giấy tờ thường cần tham khảo. 1951: Quy luật về số ít quan yếu của Juran và sự hưng phát của Nhật Bản Một nhân vật tiên phong khác của Nguyên lý 80/20 là một người được xem là tổ sư về chất lượng, kỹ sư Joseph Juran (sinh năm 1904), một người Mỹ gốc Ru-ma-ni, một nhân vật quan trọng đứng sau cuộc Cách mạng Chất lượng trong giai đoạn 1950-1990. Ông đã làm cho cái mà ông gọi là “Nguyên lý Pareto” hoặc “Quy luật về số ít quan yếu” (Rule of the Vital Few) hầu như đồng nghĩa với cuộc đi tìm chất lượng cao cho sản phẩm. Năm 1924, Juran vào làm việc ở Western Electric, bộ phận chế tạo sản xuất của Bell telephone System, khởi đầu sự nghiệp là một kỹ sư trong một công ty và về sau đã thành danh như là một trong những chuyên gia tư vấn về chất lượng hàng đầu của thế giới. Ý tưởng tuyệt vời của ông là sử dụng Nguyên lý 80/20, cùng với những phương pháp thống kê khác, để tìm và khắc phục những lỗi chất lượng và cải thiện độ tin cậy và giá trị của các hàng hóa công nghiệp và tiêu dùng. Sổ tay kiểm soát chất lượng, tác phẩm có tính mở đường của Juran, được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1951 và đã tán dương Nguyên lý 80/20 bằng những lời lẽ rất hào phóng: Nhà kinh tế học Pareto đã phát hiện ra rằng của cải cũng được phân phối một cách thiên lệch [như những quan sát của Juran về mất tổn thất chất lượng]. Ta có thể tìm thấy những trường hợp tương tự – sự phân bố tội phạm giữa những tội nhân, sự phân bố tai nạn giữa những qui trình tiềm ẩn nguy cơ, v.v... Nguyên lý của Pareto về sự phân bố không đồng đều áp dụng cho sự phân bố của cải và cho sự phân bố tổn thất chất lượng.8 Không có nhà công nghiệp tai to mặt lớn nào ở Mỹ quan tâm đến những lý thuyết của Juran. Năm 1953 ông được mời đến Nhật Bản để thuyết giảng, và đã được nhiều người đón nhận ý tưởng của ông. Ông đã ở lại làm việc với mấy tập đoàn của Nhật, làm biến chuyển giá trị và chất lượng những hàng hóa tiêu dùng của họ. Mãi cho đến khi mối đe dọa của người Nhật đối với nền công nghiệp Hoa Kỳ đã hiển hiện, thời gian sau năm 1970, thì ở phương Tây người ta mới xem trọng Juran. Ông về nước để làm cho nền công nghiệp Hoa Kỳ những gì ông đã làm cho người Nhật. Nguyên lý 80/20 chính là linh hồn của cuộc cách mạng chất lượng toàn cầu. Các thập niên 1960-1990: những tiến bộ từ việc áp dụng Nguyên lý 80/20 IBM là một trong những tập đoàn đầu tiên và thành công nhất đã phát hiện và đưa vào áp dụng Nguyên lý 80/20, một điều giúp giải thích tại sao hầu hết các chuyên gia hệ thống máy tính được đào tạo ở hai thập niên 1960 và 1970 đều biết đến ý tưởng này. Năm 1963, IBM phát hiện ra rằng chừng 80% thời gian của một máy tính được dành để thực hiện chừng 20% mã điều hành. Công ty ngay lập tức viết lại phần mềm điều hành để 20% mã điều hành sử dụng thường xuyên nhất ấy dễ tiếp cận và thân thiện với người sử dụng nhất, qua đó làm cho những chiếc máy tính IBM trở nên hiệu quả hơn và nhanh hơn những chiếc máy tính của các công ty đối thủ cạnh tranh trong đa số những chương trình ứng dụng. Những tập đoàn chế tạo máy tính cá nhân (PC) và viết phần mềm sử dụng cho chúng ở thế hệ kế tiếp, như Apple, Lotus, và Microsoft, còn sốt sắng hơn trong việc áp dụng Nguyên lý 80/20 để làm cho những chiếc máy tính của mình rẻ hơn và dễ sử dụng hơn cho một lớp người sử dụng mới, trong đó có những người “dốt máy tính” hiện được ca ngợi, o bế mà trước đây nhác thấy chiếc máy chỉ dám “kính nhi viễn chi”. Kẻ thắng gom tất Sau Pareto một thế kỷ, ý nghĩa của Nguyên lý 80/20 lại hồi sinh trong những tranh luận gần đây về mức thu nhập cao ngất trời và luôn tăng cao của những siêu sao và những cá nhân rất thiểu số đầu ngành ở ngày một nhiều các ngành nghề. Đạo diễn phim Steven Spielberg kiếm được 165 triệu đô-la trong năm 1994. Joseph Jamial, luật sư tố tụng được trả thù lao hậu hĩ nhất, 90 triệu đô-la. Lẽ đương nhiên, những đạo diễn phim hay luật sư thường thường bậc trung chỉ có được một mức thu nhập bé tẻo teo so với những món tiền cỡ đó. Thế kỷ XX đã có những nỗ lực to lớn nhằm cân bằng các mức thu nhập, nhưng tình trạng bất đồng đều vừa mới được san phẳng chỗ này lại cứ nổi lên chỗ khác. Ở Hoa Kỳ, từ 1973 đến 1995, thu nhập thực trung bình tăng 36%, nhưng con số tương ứng của các công nhân không có một chức vụ quản lý gì lại giảm 14%. Trong thập niên 1980, tất cả của cải đã về tay 20% những người thu nhập cao nhất, và 64% của tổng mức tăng – một điều không thể không để ý – lại vào tay 1% những người thu nhập cao nhất. Quyền sở hữu các cổ phần ở Hoa Kỳ cũng tập trung chủ yếu trong một thiểu số các hộ gia đình: 5% số hộ gia đình Hoa Kỳ sở hữu chừng 75% giá trị trong ngành hàng tiêu dùng. Chúng ta cũng có thể thấy một tác động tương tự trong vai trò của đồng đô-la: chừng 50% các giao dịch thương mại của thế giới được tính bằng đô-la, vượt xa con số 13% là tỷ lệ xuất khẩu Hoa Kỳ so với thế giới. Và, trong khi tỷ lệ của đồng đô-la so với mức dự trữ ngoại hối là 64%, tỷ suất của GDP Hoa Kỳ với tổng sản lượng toàn cầu cũng chỉ vừa qua 20%. Nguyên lý 80/20 lúc nào cũng tự khẳng định giá trị của mình, trừ phi con người có những nỗ lực lớn, tự giác, và nhất quán, duy trì qua một thời gian dài để phủ định nó. Tại sao Nguyên lý 80/20 lại quan trọng đến thế Lý do làm cho Nguyên lý 80/20 có giá trị đến thế là do nó đi ngược lại với những gì chỉ cảm nhận bằng trực giác. Chúng ta thường cứ hay nghĩ rằng tất cả các nguyên nhân sẽ dẫn đến những kết quả với một tầm quan trọng gần như nhau. Rằng tất cả các khách hàng đều có giá trị như nhau. Rằng mỗi doanh nghiệp, mỗi sản phẩm, và mỗi đồng tiền kiếm được từ lợi nhuận doanh số đều có giá trị ngang nhau. Rằng, với chúng ta, tất cả các nhân viên đều có giá trị gần như nhau. Rằng tất cả các câu hỏi và cú điện thoại đều cần được đối xử như nhau. Rằng trường đại học nào cũng tốt như trường đại học nào. Rằng tất cả mọi vấn đề đều có một số lượng lớn những nguyên nhân, do vậy không đáng phải khu biệt riêng một số nguyên nhân quan yếu. Rằng tất cả mọi cơ hội đều có giá trị gần như nhau, do vậy chúng ta đều xử lý chúng như nhau. Chúng ta có khuynh hướng cho rằng 50% các nguyên nhân hoặc tác động đầu vào tạo ra 50% kết quả hoặc sản phẩm đầu ra. Dường như có một tư tưởng tự nhiên, hầu như dân chủ, cho rằng nguyên nhân và kết quả nói chung cân bằng nhau. Nhưng ảo tưởng về quan hệ 50/50 này là một trong những điều sai lạc nhất, có hại nhất, đồng thời là nếp nghĩ thâm căn cố đế nhất, trong bản đồ tư duy của chúng ta. Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng khi hai tập hợp dữ liệu, liên quan đến nguyên nhân và kết quả, có thể được xem xét và phân tích thì kết quả khả hữu nhất là sẽ có một mô hình, quy luật chung về sự mất cân bằng. Sự mất cân bằng ấy có thể là 65/35, 70/30, 75/25, 80/20, 95/5, hoặc 99,1/0,1, hay bất cứ một tỷ lệ nào nằm trong khoảng ấy. Tuy nhiên, tổng hai con số được đem ra so sánh không nhất thiết phải là 100 (xem trang 43). Nguyên lý 80/20 cũng khẳng định rằng khi chúng ta biết mối quan hệ thật sự thì thường chúng ta lấy làm ngạc nhiên trước tình trạng mất cân bằng giữa hai bên. Dù mức chênh lệch là gì thì thông thường sự mất cân bằng ấy cũng vượt ra khỏi những ước định của chúng ta trước đó. Các nhà quản lý có thể đã ngờ ngợ thấy rằng một số khách hàng và một số sản phẩm có khả năng sinh lợi nhuận cao hơn những khách hàng và sản phẩm khác, nhưng khi đã được chứng minh cho thấy mức độ khác biệt thì họ thường lấy làm rất ngạc nhiên và có khi ngơ ngẩn trước kết quả ấy. Các giáo viên có thể đã biết rằng đa số những vấn đề vi phạm kỷ luật hoặc hầu hết các vụ trốn học đều xuất phát từ một thiểu số các học sinh, nhưng nếu phân tích sổ sách ghi chép lại các vụ việc ấy thì sự khác biệt giữa hai con số có lẽ sẽ lớn hơn mức người ta vẫn hằng tưởng. Có thể chúng ta cũng thấy được rằng một phần quỹ thời gian của chúng ta có giá trị hơn phần còn lại, nhưng nếu chúng ta đo lường hai phần thời gian đầu tư và kết quả thu được thì sự khác biệt giữa các con số cũng sẽ làm cho chúng ta sững sờ. Tại sao bạn lại phải quan tâm đến Nguyên lý 80/20? Cho dù bạn có nhận ra hay không thì nguyên lý này vẫn áp dụng với cuộc đời của bạn, cho giới xã hội của bạn, và cho nơi làm việc của bạn. Hiểu được Nguyên lý 80/20 sẽ cho phép bạn có được những cái nhìn sâu sắc về những gì đang thật sự diễn ra trong thế giới chung quanh chúng ta. Thông điệp chủ đạo của cuốn sách này là, cuộc sống thường nhật của chúng ta có thể được cải thiện rất nhiều bằng cách sử dụng Nguyên lý 80/20. Mỗi cá nhân có thể hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn. Mỗi đơn vị mong muốn có lợi nhuận có thể kiếm được nhiều lợi nhuận hơn. Mỗi tổ chức phi lợi nhuận cũng có thể có được những kết quả hữu ích hơn. Mỗi chính phủ đều có thể đảm bảo rằng mỗi công dân của mình đều được hưởng nhiều quyền lợi hơn khi có chính phủ ấy cai quản. Từng người và từng tổ chức đều có thể đạt được nhiều điều hơn – tất cả đều có giá trị, và né tránh những giá trị tiêu cực, với ít công sức hơn, ít chi phí hơn, và ít vốn đầu tư hơn. Tâm điểm của những tiến bộ ấy là một quy trình thay thế. Những nguồn lực có tác động yếu trong bất cứ công dụng nào đều không nên sử dụng, hoặc chỉ sử dụng dè dặt. Những nguồn lực có tác động mạnh mẽ phải được sử dụng càng nhiều càng tốt. Một cách lý tưởng, mỗi nguồn lực phải được sử dụng vào những chỗ có thể phát huy và đem lại giá trị cao nhất. Ở bất kỳ chỗ nào có thể, những nguồn lực yếu kém cần được bồi dưỡng và phát triển để chúng có thể bắt chước hành vi của những nguồn lực hiệu quả hơn. Sản xuất kinh doanh và thị trường đã sử dụng qui trình này, và đã thu được những tác dụng lớn lao, từ hàng trăm năm nay. Nhà kinh tế học người Pháp J-B Say, người đã tạo ra từ entrepreneur (nhà doanh nghiệp) vào khoảng năm 1800, đã nói rằng “nhà doanh nghiệp chuyển vận nguồn lực kinh tế ra khỏi khu vực có năng suất thấp để bước lên một khu vực có năng suất và sản lượng cao”. Nhưng một ý nghĩa thú vị của Nguyên lý 80/20 là, các doanh nghiệp và thị trường vẫn còn phải vượt qua một khoảng cách bao xa nữa mới đưa ra được những giải pháp tối ưu. Ví dụ, Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng 20% sản phẩm, hoặc khách hàng, hoặc nhân viên, mới thật sự tạo ra 80% lợi nhuận. Nếu điều này là đúng – và những nghiên cứu thường khẳng định những tỷ lệ bất tương xứng như thế quả có tồn tại – thì còn lâu hiện tình ấy mới đạt đến mức có hiệu quả hoặc tối ưu. Điều có ý nghĩa ở đây là 80% các sản phẩm, hoặc khách hàng, hoặc nhân viên, chỉ đóng góp 20% lợi nhuận. Là đang có một sự lãng phí lớn. Là những nguồn lực mạnh mẽ nhất của công ty đang bị níu lại bởi một đa số những nguồn lực kém hiệu quả hơn rất nhiều. Là lợi nhuận có thể được nhân lên nếu nhiều hơn những sản phẩm tốt nhất có thể được đem bán ra, những nhân viên “xịn” nhất được tuyển dụng, hoặc những khách hàng “ngon” được thu hút (hoặc được thuyết phục hãy mua thêm nhiều hàng nữa của công ty). Trong trường hợp này người ta có thể đặt một câu hỏi rất xác đáng: tại sao lại tiếp tục làm ra mớ sản phẩm chiếm 80% mà chỉ đem về 20% lợi nhuận kia? Các công ty ít khi đặt ra câu hỏi này, bởi vì trả lời câu hỏi ấy sẽ có nghĩa là phải hành động một cách quyết liệt: ngưng làm 4/5 những gì bạn đang làm không phải là một thay đổi nhỏ nhặt. Điều J-B Say gọi là công việc của những nhà doanh nghiệp thì những nhà tài chính hiện đại gọi là “nghiệp vụ ác-bít” (kinh doanh chênh lệch tỷ giá). Thị trường tài chính quốc tế rất nhanh nhạy trong việc điều chỉnh những hiện tượng bất thường trong việc định giá trị, chẳng hạn giữa các tỷ giá hối đoái. Nhưng các tổ chức doanh thương và các cá nhân nói chung thường rất kém về nghiệp vụ ác-bít hoặc nghệ thuật làm nhà doanh nghiệp, trong việc chuyển dịch nguồn lực từ chỗ chúng có giá trị kém đến chỗ chúng có thể đem lại những kết quả tốt, hoặc trong việc cắt bỏ những nguồn lực giá trị thấp và mua vào những nguồn lực có giá trị cao hơn. Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta không nhận ra mức độ mà một số nguồn lực, dù chỉ là một thiểu số nhỏ, lại có một năng suất siêu cao – cái mà Joseph Juran gọi là “số ít quan yếu” – trong khi những cái đa số – “số nhiều tào lao” – lại đem lại rất ít năng suất hoặc có thể gây ra những tác động tiêu cực. Nếu chúng ta quả có nhận ra sự khác biệt giữa “số ít quan yếu” và “số nhiều tào lao” trong tất cả các bình diện của đời sống chúng ta, và nếu chúng ta có làm một cái gì đó trước hiện tượng ấy thì chúng ta có thể nhân rộng những gì chúng ta xem là quan trọng lên một giá trị gấp bội. Nguyên lý 80/20 và thuyết hỗn độn Lý thuyết xác suất cho ta biết rằng hầu như không thể có chuyện tất cả các ứng dụng của Nguyên lý 80/20 đều xảy ra một cách ngẫu nhiên, do một thoáng cơ may nào đó. Chúng ta chỉ có thể giải thích nguyên lý này khi tìm được những tầng ý nghĩa hoặc nguyên nhân sâu xa hơn còn nằm ẩn khuất bên dưới. Bản thân Pareto cũng đã từng vật lộn với vấn đề này, ông luôn cố áp dụng một phương pháp luận nhất quán cho việc nghiên cứu xã hội. Ông đã sục sạo để tìm cho ra “những lý thuyết có thể vẽ nên được bức tranh của những kết quả từ kinh nghiệm hoặc quan sát”, những mẫu hình lặp đi lặp lại, những quy luật xã hội, hoặc những “đồng dạng” có thể giải thích được hành vi của cá nhân và xã hội. Cách làm có tính xã hội học của Pareto không tìm ra được một chìa khóa có sức thuyết phục. Ông qua đời đã lâu thì thuyết hỗn độn – vốn có nhiều tương đồng rất lớn với Nguyên lý 80/20 và góp phần giải thích Nguyên lý này – mới ra đời. Trong ba mươi năm cuối của thế kỷ XX đã diễn ra một cuộc cách mạng về tư duy của các nhà khoa học về vũ trụ, làm đảo lộn những tri thức thống lĩnh cả 350 năm trước đó. Tư tưởng đã từng thống lĩnh ấy là những tư tưởng dựa trên máy móc và có tính duy lý, tự thân đã là một bước tiến vĩ đại so với những quan điểm huyền bí và tùy tiện về thế giới mà người ta đã từng tin trong thời Trung Cổ. Quan điểm cơ học đã chuyển Thượng đế từ một thế lực không thể hiểu nổi và thất thường thành một kỹ sư chế tạo đồng hồ thân thiện với người sử dụng hơn. Quan điểm ấy về thế giới của con người ở thế kỷ XVII, và vẫn còn rất phổ biến trong xã hội ngày nay, ngoại trừ trong những tầng lớp khoa học đã tiến bộ, thật dễ chịu và hữu ích vô cùng. Tất cả các hiện tượng đều được giản lược quy về những mối quan hệ “có quy tắc”, có thể đoán trước, tuyến tính. Ví dụ, a tạo ra b, b tạo ra c, và a + c thì tạo ra d. Một thế giới quan như thế cho phép bất cứ thành phần cá nhân nào của vũ trụ – sự vận hành của trái tim con người chẳng hạn, hoặc của bất cứ thị trường riêng rẽ nào – có thể được phân tích riêng biệt, bởi vì tổng thể là tổng cộng của các thành phần và ngược lại. Nhưng trong nửa sau của thế kỷ XX thì dường như sẽ đúng hơn nhiều nếu nhìn thế giới như một sinh vật đang vận động, tiến hóa trong đó toàn bộ hệ thống lớn hơn tổng các thành phần, và trong đó quan hệ giữa các thành phần là phi tuyến tính. Nguyên nhân không dễ xác định ngay, có những quan hệ liên lập phức tạp giữa các nguyên nhân, và ranh giới phân định nguyên nhân và kết quả có thể mờ nhạt, không rõ. Vấn đề với lối tư duy một chiều là không phải lúc nào nó cũng đúng được, nhiều khi chỉ là một sự đơn giản hóa quá mức thực tế. Cân bằng là chuyện viễn ảo, mong manh. Vũ trụ này vốn rất khập khiễng, tròng trành. Tuy nhiên, thuyết hỗn độn, mặc dù tên gọi là thế, không nói rằng mọi thứ chỉ là một mớ hổ lốn không thể hiểu nổi và vô vọng. Đúng hơn là, có một lô gích nội tại ẩn mình dưới một vẻ ngoài mất trật tự, một tính chất phi tuyến tính khả đoán – điều mà nhà kinh tế học Paul Krugman đã gọi là “chính xác” đến “kỳ quái”, “đáng sợ”, và “khiếp đảm”.9 Lô-gích ấy thì nhận biết dễ hơn là mô tả, và không hoàn toàn khác biệt vớ sự lặp đi lặp lại của một chủ đề trong một nhạc phẩm. Một số quy luật đặc thù vẫn thường lặp đi lặp lại, nhưng với một vẻ muôn hình vạn trạng vô cùng và khôn lường. Thuyết hỗn độn và Nguyên lý 80/20 soi sáng minh chứng cho nhau Thuyết hỗn độn và những khái niệm khoa học hữu quan có liên hệ như thế nào với Nguyên lý 80/20? Mặc dù xem ra chưa có ai khác xác lập mối liên hệ này nhưng tôi nghĩ câu trả lời là: rất nhiều. 4Nguyên lý không cân bằng Sợi chỉ chung giữa thuyết hỗn độn và Nguyên lý 80/20 là vấn đề cân bằng – hoặc, nói cho chính xác là, tình trạng không cân bằng. Cả thuyết hỗn độn lẫn Nguyên lý 80/20 đều khẳng định (với rất nhiều cơ sở thực chứng) rằng vũ trụ này là không cân bằng. Cả hai đều cho rằng thế giới này không hoạt động theo tuyến tính; nguyên nhân và kết quả ít khi có một mối liên hệ cân bằng. Cả hai đều nhấn mạnh đến nguyên lý tự tổ chức: một số động lực lúc nào cũng mạnh hơn những động lực khác và sẽ cố chiếm phần chia nguồn lực lớn hơn phần theo lẽ công bằng. Thuyết hỗn độn, dựa vào một số những sự kiện đã xảy ra trong lịch sử, góp phần giải thích tại sao có sự mất cân bằng này và tình trạng ấy diễn ra như thế nào. 4Vũ trụ không vận động theo một đường thẳng đuột Nguyên lý 80/20, cũng như thuyết hỗn độn, được dựa trên ý tưởng phi tuyến tính. Rất nhiều những điều đã xảy ra không có một tầm quan trọng và có thể bỏ qua. Tuy nhiên, lúc nào cũng có một số động lực có một tầm ảnh hưởng vượt hẳn trên số lượng của chúng. Đây là những động lực phải được xác định và để ý. Nếu đó là những động lực có giá trị tích cực, chúng ta phải nhân chúng lên. Nếu đó là những động lực chúng ta không thích, chúng ta cần phải suy nghĩ cẩn thận để tìm cách vô hiệu hóa chúng. Nguyên lý 80/20 cung cấp một phép thử thực chứng rất hiệu nghiệm về tính phi tuyến tính trong bất cứ hệ thống nào: chúng ta có thể đặt câu hỏi, có phải 20% nguyên nhân dẫn đến 80% kết quả? Có phải 80% bất cứ hiện tượng nào đều chỉ có liên hệ với 20% của hiện tượng hữu quan? Đây là một phương pháp hữu ích để làm lộ ra tính phi tuyến tính, nhưng nó còn hữu ích hơn bởi vì nó hướng ta đến việc xác định những động lực mạnh mẽ khác thường đang hoạt động. 4Nút vòng phản hồi bóp méo và xáo trộn sự cân bằng Nguyên lý 80/20 cũng nhất quán với, và có thể được giải thích nhờ quy về, những cái nút vòng phản hồi được xác định bởi thuyết hỗn độn, theo đó những ảnh hưởng nhỏ ban đầu có thể được nhân lên gấp nhiều lần và sinh ra những kết quả rất khó lường tính trước, mặc dù khi “hậu xét” thì có thể giải thích được. Khi không có những nút vòng phản hồi, tỷ lệ phân bổ tự nhiên của các hiện tượng là 50/50 – những nguyên nhân đầu vào với một tần suất đã cho sẽ dẫn đến những kết quả tương xứng. Chỉ vì các nút vòng phản hồi tích cực và tiêu cực mà nguyên nhân gây ra những kết quả bất tương xứng. Tuy nhiên, xem ra cũng đúng khi nói các nút vòng phản hồi mạnh mẽ chỉ tác động đến một thiểu số nhỏ những nguyên nhân đầu vào. Điều này giúp giải thích tại sao những nguyên nhân đầu vào thiểu số ấy có thể ảnh hưởng nhiều đến thế. Chúng ta có thể thấy các nút phản hồi vận hành trong nhiều lĩnh vực, giải thích tại sao thông thường chúng ta rốt cuộc có được quan hệ 80/20 thay vì 50/50 giữa những nhóm đối tượng khác nhau. Ví dụ, kẻ giàu thì cứ giàu lên, không phải chỉ (hay chủ yếu) là vì họ có năng lực vượt trội gì, mà là vì của cứ đẻ ra của. Một hiện tượng tương tự cũng xảy ra với những chú cá vàng trong ao. Cho dù ban đầu thả cá bạn chỉ có những con cá kích cỡ xấp xỉ nhau thì những con lớn hơn một tý sau này sẽ lớn hơn rất nhiều, bởi vì, cho dù chỉ có một thuận lợi ban đầu chỉ hơi cách biệt về kích cỡ, chúng đã có thể dành và nuốt được những lượng thức ăn vượt trội hơn những con kia. 4Ngưỡng chuyển đổi Liên quan đến ý tưởng nút vòng phản hồi là khái niệm ngưỡng chuyển đổi. Đến một ngưỡng nào đó, một động lực mới – đó có thể là một sản phẩm mới, một căn bệnh, hay một nhóm nhạc rock mới, hay một thói quen xã hội mới như đi bộ tập thể dục hoặc trượt ván dẹt – sẽ thấy khó có thể phát triển hơn được nữa. Mặc dù rất cố công nhưng kết quả chẳng thu được gì. Ở ngưỡng này nhiều kẻ hào hứng tiên phong sẽ bỏ cuộc. Nhưng nếu động lực mới ấy vẫn kiên trì và có thể vượt qua một đường mức vô hình nào đó thì chỉ cần một chút nỗ lực thêm nữa thôi sẽ gặt hái được những kết quả hết sức to lớn. Đường mức vô hình này chính là ngưỡng chuyển đổi ấy. Khái niệm này xuất phát từ những nguyên lý trong lý thuyết dịch tễ. Ngưỡng chuyển đổi là “điểm ở đó một hiện tượng bình thường và ổn định – đợt bột phát cúm không có gì nghiêm trọng – có thể biến thành một cuộc khủng hoảng y tế trong một cộng đồng”,10 do số người đã nhiễm bệnh và những người này, do vậy, có thể lây sang người khác. Và do hành vi của những đợt dịch bệnh không đi theo tuyến tính và không diễn ra như chúng ta nghĩ, “những thay đổi nhỏ – chẳng hạn như đưa số nhiễm bệnh mới xuống còn 30.000 từ con số 40.000 – có thể có những tác động to lớn... Tất cả đều tùy thuộc chuyện các thay đổi xảy ra khi nào và như thế nào”.11 4Trâu chậm uống nước đục Thuyết hỗn độn ủng hộ quan điểm “lệ thuộc nhạy cảm vào những điều kiện đầu tiên12 – theo đó, những gì xảy ra trước hết, ngay cả những gì nhìn bề ngoài chỉ là nhỏ nhặt, có thể có một tác động bất cân xứng. Điều này phù ứng, và góp phần giải thích Nguyên lý 80/20. Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng một thiểu số nguyên nhân tác động gây ra một đa số kết quả. Một giới hạn của Nguyên lý 80/20 là, nếu xét riêng rẽ, nó lúc nào cũng là một tấm ảnh chụp những gì đang đúng ở hiện tại (hay, nói cho chính xác hơn, ngay tại thời điểm quá khứ vừa mới chụp bức hình). Đây chính là chỗ mà học thuyết của thuyết hỗn độn về sự lệ thuộc nhạy cảm vào những điều kiện đầu tiên tỏ ra hữu ích. Một cách biệt nhỏ từ ban đầu có thể chuyển thành một cách biệt lớn hơn hoặc một vị thế thượng phong về sau, cho đến khi thế quân bình bị xáo trộn và một động lực nhỏ mới lại có một tầm ảnh hưởng bất tương xứng khác. Một công ty trong giai đoạn đầu tiên ra thị trường có được một sản phẩm 10% tốt hơn những đối thủ của mình thì rốt cuộc có thể chiếm được một thị phần lớn hơn 100-200%, cho dù về sau những đối thủ ấy có đưa ra được một sản phẩm tốt hơn. Trong những ngày đầu của công nghiệp sản xuất xe, nếu 51% các tài xế hoặc các nước quyết định lái xe bên phải thay vì bên trái thì điều này sẽ có khuynh hướng trở thành một chuẩn mực cho hầu như 100% những người tham gia giao thông. Trong những ngày đầu của những chiếc đồng hồ kim, nếu 51% những chiếc đồng hồ có kim chạy theo chiều mà bây giờ ta gọi là “thuận chiều kim đồng hồ” thay vì “ngược chiều kim đồng hồ” thì quy ước này sẽ trở nên thống lĩnh, mặc dù đồng hồ có chạy theo hướng qua trái thì cũng lô-gích không kém. Quả thật, chiếc đồng hồ trên nhà thờ Florence chạy ngược chiều kim đồng hồ và thể hiện 24 giờ.13 Không lâu sau 1442 là năm ngôi thánh đường này được xây dựng, nhà cầm quyền và nhà làm đồng hồ đã “chuẩn hóa” cho chiếc đồng hồ ấy thể hiện 12 giờ, cho kim quay lại theo chiều kim đồng hồ, bởi vì đa số đồng hồ thời ấy đều có những tính chất chung như thế. Nhưng giả thử thời ấy 51% đồng hồ cũng giống như chiếc đồng hồ trên nhà thờ Florence thì ngày nay chúng ta sẽ có một chiếc đồng hồ thể hiện 24 giờ và có kim chạy ngược lại. Những quan sát liên quan đến sự lệ thuộc nhạy cảm vào những điều kiện đầu tiên như thế này không hẳn là minh họa cho Nguyên lý 80/20. Những ví dụ được đưa ra nói đến những thay đổi theo thời gian, trong khi Nguyên lý 80/20 nói đến một mô tả chi tiết tĩnh những nguyên nhân ở bất kỳ một thời điểm đã cho. Tuy nhiên, có một mối liên hệ giữa hai bên. Cả hai hiện tượng đều cùng góp phần minh chứng một điều là vũ trụ này rất ghét sự cân bằng. Ở trường hợp của thuyết hỗn độn, chúng ta thấy tự nhiên không chịu dừng lại ở sự phân chia 50/50 đối với các hiện tượng cạnh tranh nhau. Một sự phân chia 51/49 từ trong nội tại nó đã là không ổn định và có khuynh hướng bị hút về những tỷ lệ 95/5, 99/1, hoặc thậm chí 100/0. Sự cân bằng rốt cuộc sẽ chuyển thành một thế mà ở đó có một thế lực vượt trội hơn hẳn, đó là một trong những nội dung chính của thuyết hỗn độn. Nội dung của Nguyên lý 80/20 thì khác thế nhưng có tác dụng bổ sung. Nguyên lý này cho ta biết rằng, ở bất kỳ thời điểm nào, một đa số của một hiện tượng sẽ được giải thích hoặc tạo ra bởi một thiểu số những tác nhân tham gia vào hiện tượng ấy. 80% kết quả là từ 20% nguyên nhân. Một số cái có một tầm quan trọng đặc biệt; đa số còn lại thì không. Nguyên lý 80/20 phân loại phim – gà ra gà, công ra công Một trong những ví dụ ấn tượng nhất cho sự áp dụng Nguyên lý 80/20 là ở lĩnh vực điện ảnh. Hai nhà kinh tế học14 vừa tiến hành một nghiên cứu về doanh thu và vòng đời của 300 cuốn phim được tung ra trong một giai đoạn là 18 tháng. Họ thấy rằng bốn phim – chỉ chiếm 1,3% so với tổng số – thu về được 80% doanh thu vé bán rạp; 296 hay 98,7% số phim còn lại chỉ kiếm được 20% tổng doanh thu. Như vậy, điện ảnh, đây là một ví dụ điển hình cho những thị trường không giới hạn, có thể nói đã tạo nên một quy luật 80/1, một minh chứng rất rõ cho nguyên lý về sự mất cân bằng. Vấn đề còn kỳ thú hơn nữa là câu hỏi tại sao. Xem ra những người đi xem phim cũng hành xử giống như những hạt khí đang chuyển động hỗn độn. Như đã được xác định qua thuyết hỗn độn, những hạt khí, những quả bóng bàn, hay những người đi xem phim, tất cả đều “hành xử” không theo một trình tự hay quy luật nào, nhưng đều tạo ra một kết quả không cân bằng có thể thấy trước được. Những lời đồn thổi, từ những bài điểm phim hay khán giả đầu tiên, quyết định nhóm khán giả thứ hai sẽ đông đúc hay lèo tèo, và số này lại quyết định nhóm kế tiếp, và cứ thế. Những cuốn phim như Ngày độc lập (Independence Day) hoặc Điệp vụ bất khả thi (Mission Impossible) tiếp tục được chiếu trong những rạp phim đông nghẹt khán giả, trong khi những phim kinh phí đắt đỏ và nhiều sao, như Thế giới nước (Waterworld) hay Ánh sáng ban ngày (Daylight), lại nhanh chóng chỉ còn lại một số lượng nhỏ nhoi khán giả, rồi sau đó thì chẳng còn ai đến xem nữa. Đây là trường hợp mà trong đó Nguyên lý 80/20 vận hành tối đa công suất của mình. Hướng dẫn sử dụng cuốn sách này Chương 2 giải thích tại sao bạn có thể áp dụng Nguyên lý 80/20 vào thực tế và bàn đến sự phân biệt giữa phương pháp Phân tích 80/20 và lối Tư duy 80/20, cả hai đều là những phương pháp suy ra từ Nguyên lý 80/20. Phân tích 80/20 là một phương pháp, có tính định lượng để so sánh nguyên nhân và kết quả. Tư duy 80/20 là một qui trình mở hơn, ít chính xác hơn, và cảm tính hơn, bao gồm những mô hình và thói quen trí tuệ cho phép chúng ta đưa ra giả thuyết về những gì là nguyên nhân quan trọng của bất cứ thứ gì quan trọng trong đời sống của chúng ta, xác định những nguyên nhân ấy, và tạo nên những cải thiện rõ nét trong vị thế của chúng ta bằng cách tái triển khai và bố trí những nguồn lực của mình một cách phù hợp. Phần 2: Thành công trong kinh doanh không nhất thiết là một điều huyền bí sẽ tóm tắt những ứng dụng vào doanh nghiệp có sức tác động mạnh mẽ nhất của Nguyên lý 80/20. Những điều này đã được thử nghiệm và cho thấy có một giá trị vô cùng lớn lao, nhưng, lạ lùng thay, vẫn còn chưa được cộng đồng doanh nghiệp khai thác. Trong phần tóm tắt này của tôi hầu như không có gì là độc đáo, nhưng những ai đang đi tìm đường để có những cải thiện lợi nhuận lớn lao, cho một doanh nghiệp lớn hay nhỏ, sẽ thấy đây là một cuốn sách vỡ lòng rất hữu ích và là nội dung đầu tiên xuất hiện trong một cuốn sách. Phần 3: Làm ít, thu và “thụ” nhiều hơn cho thấy Nguyên lý 80/20 có thể sử dụng như thế nào để nâng cao tầm mức công việc cũng như đời sống cá nhân hiện tại của bạn. Đây là một cố gắng tiên phong nhằm áp dụng Nguyên lý 80/20 theo những đường hướng thử nghiệm; và cố gắng này, mặc dù tôi biết chắc còn nhiều khiếm khuyết, nhiều chỗ chưa hoàn chỉnh, chắc chắn sẽ đưa đến những cái nhìn sâu sắc đầy ngạc nhiên. Ví dụ, 80% hạnh phúc hoặc thành tích trong cuộc đời của một người bình thường xảy ra trong một tỷ lệ phần trăm nhỏ của cuộc đời ấy. Những đỉnh điểm của giá trị to lớn của con người thường có thể mở rộng rất nhiều. Thông thường người ta vẫn thường than phiền là họ không có đủ thời gian. Sự áp dụng Nguyên lý 80/20 của tôi cho thấy điều ngược lại: thật ra chúng ta thừa thãi thời gian và đã “trác táng” trong việc sử dụng nó. Phần 4: Mở rộng áp dụng Nguyên lý 80/20 trong cuộc sống tổng kết các chủ đề lại với nhau và đặt Nguyên lý 80/20 vào vị trí của một đầu tàu bí mật lớn nhất dẫn dắt những tiến bộ mà chúng ta có thể có được. Phần này sẽ gợi ý những triển khai ứng dụng từ Nguyên lý 80/20 cho quyền lợi của công chúng cũng như việc tạo ra của cải lợi nhuận cho các doanh nghiệp và sự thăng tiến của từng cá nhân. Tại sao Nguyên lý 80/20 đem lại tin mừng Tôi muốn kết thúc chương giới thiệu này bằng một cảm nhận cá nhân hơn là mấy câu chữ có tính thủ tục. Tôi tin rằng Nguyên lý 80/20 đem lại một niềm hy vọng vô cùng to lớn. Lẽ đương nhiên, nguyên lý này đã nêu ra những điều có thể đã hẳn nhiên rồi: rằng đã có một khối lượng lãng phí vô cùng lớn ở mọi nơi, trong cách vận hành của tự nhiên, trong sản xuất kinh doanh, trong xã hội, và trong chính đời sống của từng cá nhân chúng ta. Nếu công thức điển hình chung là 80% kết quả sinh ra từ 20% nguyên nhân thì tất yếu cũng có một thực tế hiển nhiên là 80%, đa số chủ đạo, những nguyên nhân đầu vào đang chỉ tạo ra một kết quả nhỏ bé – 20% – những ảnh hưởng, tác động. Điều nghịch lý là một sự lãng phí như thế có thể là một tin tuyệt vời, nếu chúng ta có thể sử dụng Nguyên lý 80/20 một cách sáng tạo, không chỉ để xác định và cắt tỉa những yếu tố năng suất kém cỏi mà còn để có những động thái tích cực nữa. Trước mắt chúng ta đang sẵn có một “vùng đất” bao la để có thể thực hiện những cải tiến, bằng cách sắp xếp lại và điều chỉnh lại cả tự nhiên lẫn cuộc sống của chính chúng ta. Cải tiến tự nhiên, không chịu chấp nhận hiện tình, là lộ trình cho tất cả mọi tiến bộ: về mặt tiến hóa, về mặt khoa học, về mặt xã hội, và với mỗi cá nhân. George Bernard Shaw đã diễn tả ý này rất hay: “Người biết thì thích ứng mình với thế giới. Người không biết thì cứ nhất nhất một mực cố gò ép thế giới thích ứng với bản thân mình. Do vậy, tất cả các tiến bộ là tùy ở người không biết”.15 Ý nghĩa của Nguyên lý 80/20 là những kết quả được sản sinh ra không chỉ có thể được nâng lên mà còn có thể được nhân lên gấp nhiều lần, nếu chúng ta có thể làm cho những nguyên nhân đầu vào vốn có năng suất, hiệu quả kém kia trở nên có năng suất và hiệu quả như những nguyên nhân đầu vào hữu hiệu. Những thử nghiệm thành công với Nguyên lý 80/20 trong đấu trường sản xuất kinh doanh cho thấy rằng, nếu có óc sáng tạo và lòng quyết tâm, sự nhảy vọt về giá trị này thường là điều khả dĩ. Có hai con đường đi đến mục tiêu này. Một là tái phân bổ những nguồn lực từ những áp dụng kém hiệu quả qua những áp dụng hiệu quả cao, một bí quyết của tất cả mọi nhà doanh nghiệp qua mọi thời đại. Hãy tìm một cái lỗ tròn cho một cây đinh tròn, một lỗ vuông cho một cây đinh vuông, và một hình dạng phù khớp cho tất cả những cái khác tùy theo hình dạng của chúng. Kinh nghiệm cho thấy rằng mỗi nguồn lực đều có “đấu trường” lý tưởng của nó, ở đó nguồn lực ấy có thể trở nên hiệu quả gấp mười, gấp trăm lần nếu so với những “đấu trường” khác. Con đường thứ hai – là phương pháp của các nhà khoa học, bác sĩ, những người thuyết giảng, những chuyên viên thiết kế hệ thống máy tính, những nhà giáo dục và những người làm công tác huấn luyện và đào tạo – là tìm kiếm những phương cách để làm cho những nguồn lực không hiệu quả trở nên có hiệu quả hơn, ngay cả trong chính những áp dụng hiện tại của chúng; làm cho những nguồn lực yếu kém trở nên mạnh mẽ hơn; bắt chước, nếu cần thiết thì học thuộc lòng thật tỉ mỉ, từng ngóc ngách vi tế, những nguồn lực có hiệu quả cao. Những cái thuộc số ít có hiệu quả cao cần được xác định, chăm bón, nuôi dưỡng, và nhân rộng. Đồng thời, những cái lãng phí – là đa số những cái lúc nào cũng chỉ dừng ở mức giá trị thấp – cần phải loại bỏ hoặc mạnh tay cắt giảm. Trong quá trình viết cuốn sách này và quan sát hàng ngàn ví dụ cho Nguyên lý 80/20, tôi càng thêm xác tín lòng tin của mình: lòng tin vào tiến bộ, vào những bước nhảy vọt về phía trước, và vào khả năng của nhân loại, về phương diện cá nhân cũng như tập thể, trong việc cải thiện những quân bài mà tự nhiên đã “chia” cho chúng ta. Joseph Ford đã có lời bình luận thế này: “Thượng đế chơi trò gieo súc sắc với vũ trụ. Nhưng đó là một cục súc sắc không đồng đều. Và mục tiêu chính yếu là tìm ra quy luật của sự ‘không đồng đều’ ấy là gì và chúng ta có thể vận dụng như thế nào quy luật ấy để phục vụ cho mục đích cuối cùng của mình”.16 Nguyên lý 80/20 có thể giúp chúng ta đạt được đúng mục tiêu ấy. 2 Tư duy theo Nguyên lý 80/20 như thế nào? Chương 1 đã giải thích khái niệm 80/20, chương này sẽ bàn về phương thức vận hành của Nguyên lý 80/20 và những gì nó có thể đem lại cho bạn. Hai ứng dụng của Nguyên lý này, Phân tích 80/20 và Tư duy 80/20, sẽ cung cấp một quan niệm thực tiễn, giúp bạn hiểu biết và cải tiến cuộc sống của mình. Định nghĩa Nguyên lý 80/20 Theo Nguyên lý 80/20, luôn sẵn có một sự chênh lệch nội tại giữa nhân và quả, gieo và gặt cũng như nỗ lực và thành quả. Thông thường nhất, những nguyên nhân và nỗ lực này có thể chia thành hai loại: 4Loại đa số, có ảnh hưởng rất nhỏ 4Loại thiểu số, có tác động rất lớn Cũng có thể nói thành quả hay thu hoạch xuất phát từ một tỷ lệ nhỏ những nguyên nhân, tác động hay nỗ lực nhắm vào những kết quả hay thu hoạch ấy. Mối quan hệ giữa nguyên nhân, tác động và nỗ lực ở một vế và kết quả thu hoạch hay thành quả ở vế kia được xem là không cân bằng. Khi sự chênh lệch này có thể đo lường bằng số học thì một tỷ lệ phổ quát cho tình trạng mất quân bình là tỷ lệ 80/20. 80% kết quả thu hoạch hay thành quả xuất phát chỉ từ 20% nguyên nhân tác động, hay nỗ lực. Chẳng hạn chừng 15% dân số thế giới lại tiêu thụ khoảng 80% năng lượng của thế giới1 80% tài sản của thế giới là do 25% dân số thế giới nắm giữ.2 Ở lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, 20% dân số thế giới và/hoặc 20% các yếu tố bệnh tật sẽ ngốn tới 80% nguồn lực của chúng ta.3 Hình 2 và 3 cho thấy dạng thức 80/20 này. Thử tưởng tượng một công ty có 100 sản phẩm và họ khám phá ra là 20 sản phẩm sinh lợi nhiều nhất chiếm tới 80% tổng lợi nhuận của họ. Ở Hình 2 hình trụ phía bên trái chứa 100 sản phẩm, mỗi sản phẩm chiếm một khoảng không gian bằng nhau là 1%. Ở hình trụ bên phải là tổng lợi nhuận của công ty thu được từ 100 sản phẩm. Thử tưởng tượng lợi nhuận từ một sản phẩm thu lợi nhiều nhất được thể hiện (tô mờ) từ đỉnh của hình trụ bên phải trở xuống. Sản phẩm sinh lợi nhiều nhất tạo ra 20% tổng lợi nhuận. Do đó Hình 2 cho thấy một sản phẩm, hay 1% của sản phẩm, chiếm 1% không gian của hình trụ bên trái, tạo ra 20% lợi nhuận. Khoảng không gian được tô mờ thể hiện mối quan hệ này. Nếu chúng ta tiếp tục tính đến sản phẩm sinh lợi kế tiếp và tuần tự như thế từ trên xuống dưới hình trụ cho đến khi có được số lợi nhuận từ 20 sản phẩm sinh lợi nhiều nhất, ta có thể tô mờ hình trụ bên phải dựa vào tổng lợi nhuận mà 20 sản phẩm này tạo ra. Hình 3 sẽ thể hiện điều này, qua đó chúng ta sẽ thấy (trong ví dụ tưởng tượng của chúng ta) là 20 sản phẩm này, tức 20% số sản phẩm, tạo ra 80% tổng lợi nhuận (trong vùng được tô mờ). Ngược lại trong vùng để trắng ta cũng thấy được mặt trái của mối quan hệ này: 80% số sản phẩm còn lại tính chung chỉ tạo ra được 20% lợi nhuận. Con số 80/20 chỉ là một tỷ lệ khái quát, và tỷ lệ chênh lệch này có thể nhiều hơn hoặc ít hơn 80/20. Tuy nhiên Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng trong hầu hết các trường hợp mối quan hệ này có chiều hướng gần với 80/20 hơn là 50/50. Nếu tất cả các sản phẩm trong ví dụ nói trên đều tạo ra cùng mức lợi nhuận như nhau thì mối quan hệ này sẽ được thể hiện như trong Hình 4. Một điểm kỳ lạ nhưng quan yếu là khi những khảo sát này được tiến hành thì Hình 3 lại là hình mẫu phổ biến hơn Hình 4 nhiều. Một tỷ lệ nhỏ của tổng sản phẩm gần như luôn luôn tạo ra một tỷ lệ lớn hơn lợi nhuận. Tất nhiên con số chính xác có thể không phải là 80/20. 80/ 20 là một lối ví von phù hợp và là một giả thiết hữu ích nhưng không phải là dạng thức duy nhất. Đôi khi 80% lợi nhuận lại xuất phát từ 30% sản phẩm, có khi 80% lợi nhuận lại do 15% hay thậm chí 10% sản phẩm tạo ra. Những con số đối sánh này không nhất thiết cộng lại phải bằng 100, nhưng dạng thức này thường rất chênh lệch, nghiêng về Hình 3 hơn là Hình 4. Có lẽ không hay ho gì nếu những con số 80 và 20 cộng lại thành 100. Điều này tạo ra kết quả trông quá đẹp (chẳng hạn kết quả là 50/50, 70/30, 99/1 hay nhiều kết quả khác như thế) và hẳn nhiên rất dễ nhớ, nhưng điều này khiến nhiều người cho rằng chúng ta chỉ xử lý một nhóm dữ liệu, đó là nhóm dữ liệu được qui sang dạng phần trăm. Sự thật không phải như thế. Nếu 80% con người thuận tay phải và 20% thuận tay trái thì đây không phải là một quan sát kiểu 80/20. Để áp dụng Nguyên lý 80/20 bạn phải có hai nhóm dữ liệu, cả hai qui thành 100 phần trăm, và trong đó một nhóm đo lường một biến lượng được sở hữu, được nêu ra hay gây ra bởi số người hay vật tác động cấu thành nhóm 10% kia. Nguyên lý 80/20 hữu ích ra sao? Mọi người mà tôi biết có áp dụng Nguyên lý 80/20 một cách nghiêm túc thì đã có được những nhận thức hữu ích và, trong một vài trường hợp, đã thay đổi cuộc sống của họ. Bạn phải tìm ra cách sử dụng nguyên lý này của riêng bạn. Nếu nhìn vấn đề một cách sáng tạo bạn sẽ phát hiện ra chúng. Phần 3 (Chương 9 đến Chương 15) sẽ hướng dẫn bạn tìm kiếm như thế nào, nhưng tôi cũng có thể minh họa vấn đề này bằng một vài ví dụ từ chính cuộc đời mình. Nguyên lý 80/20 đã giúp tôi ra sao? Khi tôi còn là một sinh viên non choẹt tại Đại học Oxford, giáo sư hướng dẫn bảo tôi đừng bao giờ đến giảng đường làm gì. Ông giải thích “Đọc sách giúp lĩnh hội kiến thức nhanh hơn nhiều. Nhưng đừng bao giờ đọc một cuốn sách từ đầu chí cuối, trừ trường hợp thấy vui thích. Khi anh học, hãy tìm ra những gì cuốn sách đề cập thì nhanh hơn cách anh đọc toàn bộ cuốn sách. Hãy đọc kết luận, rồi nhập đề, rồi kết luận một lần nữa và rồi để mắt đến những đoạn thú vị”. Điều giáo sư này thực sự muốn nói là 80% giá trị của cuốn sách có thể được tìm thấy ở 20% số trang sách hay thậm chí còn ít hơn, và tiếp thu nội dung của sách chỉ trong 20% tổng thời gian mà hầu hết mọi người phải bỏ ra để đọc trọn cuốn sách. Tôi làm theo và mở rộng phương pháp học tập này ra. Tại Đại học Oxford không có hệ thống đánh giá liên tục và kết quả được bằng cấp loại gì là tùy thuộc vào kỳ thi cuối học phần. Tôi khám phá từ những đề thi cũ, tức là bằng cách phân tích các bài thi trước đây, ít nhất 80% (đôi khi 100%) các bài thi có thể làm tốt bằng cách nắm vững 20% hoặc ít hơn khối lượng kiến thức của các môn học nằm trong nội dung của bài thi. Quý vị giám khảo vì thế có thể có ấn tượng tốt về một sinh viên hiểu biết nhiều về một số ít vấn đề hơn là một người chỉ nắm cơ bản về nhiều lĩnh vực. Nhận thức này khiến tôi học tập rất hiệu quả. Kể cũng lạ, tôi nhận được tấm bằng danh dự của lớp đầu tiên mà không phải học hành vất vả gì lắm. Tôi từng cho rằng điều này chứng tỏ quý vị giảng viên Đại học Oxford thật là cả tin. Nhưng giờ đây tôi lại suy nghĩ, chưa chắc đã đúng, là quý vị giáo sư lúc ấy đang muốn dạy cho tôi biết thế giới này vận hành theo nguyên lý nào rồi. Rồi tôi đi làm việc cho hãng Shell, phục vụ tại một xưởng lọc dầu quá ư tồi tệ. Điều này có thể rèn luyện chí khí cho tôi, nhưng tôi nhanh chóng nhận ra rằng những công việc được trả lương cao nhất cho những người trẻ non nớt kinh nghiệm như tôi đều nằm ở lĩnh vực tư vấn. Vì thế tôi đến bang Philadelphia và ung dung lấy được mảnh bằng MBA tại Đại học Wharton mà không phải nhọc nhằn gì (coi thường phương thức dùi mài kinh sử mệnh danh là kinh nghiệm học tập tại Đại học Harvard). Tôi gia nhập một công ty tư vấn hàng đầu của Mỹ mà ngay ngày đầu tiên trả lương tôi gấp bốn lần hãng Shell đã trả khi tôi chia tay họ. Rõ ràng 80% số tiền do những người ở độ tuổi còn non như tôi kiếm được thì xuất phát từ 20% số việc làm mà thôi. Vì có quá nhiều đồng nghiệp thông minh hơn tôi trong công ty này, tôi chuyển qua một công ty chiến lược khác của Mỹ. Tôi “chấm” được nó vì công ty này phát triển nhanh hơn công ty cũ của tôi mà lại có tỷ lệ số người thật sự thông minh ít hơn nhiều. Bạn làm cho ai quan trọng hơn bạn làm gì Tại đây tôi tình cờ khám phá ra nhiều nghịch lý của Nguyên lý 80/20. 80% tăng trưởng trong công nghệ tư vấn chiến lược – lúc bấy giờ, cũng như hiện tại phát triển rất hiệu quả – diễn ra tại những công ty vào lúc ấy tính tổng cộng chiếm chưa đầy 20% chuyên viên trong ngành này. 80% sự tăng trưởng nhanh chóng cũng chỉ diễn ra trong một nhóm công ty nhỏ. Hãy tin tôi đi, tài năng chẳng liên quan gì đến vấn đề này. Khi rời công ty thứ nhất và gia nhập công ty thứ hai là tôi đã nâng cao mức độ thông minh trung bình ở cả hai nơi này. Tuy nhiên, có điều lạ là tại sao những đồng nghiệp mới lại tỏ ra hiệu quả hơn những người cũ? Họ cũng chẳng làm việc vất vả gì hơn nhưng họ đã theo đuổi Nguyên lý 80/20 theo hai cách chủ yếu. Trước tiên họ nhận ra rằng đối với hầu hết các công ty, 80% lợi nhuận xuất phát từ 20% khách hàng. Trong ngành công nghiệp tư vấn đây có nghĩa là hai loại khách hàng. Khách hàng lớn và khách hàng lâu dài. Nhóm khách hàng lớn thường có một khối lượng công việc lớn và như thế bạn có thể sử dụng một tỷ lệ rất cao các nhân viên tư vấn trẻ tuổi hơn, lương thấp hơn. Các mối quan hệ với khách hàng lâu dài thường tạo ra sự tin tưởng và nếu khách hàng chuyển sang một công ty tư vấn khác thì chi phí sẽ cao hơn nhiều, khách hàng lâu dài thường không quan tâm gì đến giá cả. Tại hầu hết các công ty tư vấn, cái mang lại niềm phấn khích thực sự là việc giành thêm được những khách hàng mới. Trong công ty mới của tôi thì những người hùng thật sự là những người làm việc với những khách hàng lớn nhất hiện có và trong thời gian dài nhất có thể được. Họ làm được như vậy bằng cách củng cố mối quan hệ với những lãnh đạo chóp bu của những công ty khách hàng này. Vấn đề cốt lõi thứ hai mà công ty nhận thức được là ở bất kỳ khách hàng nào, 80% kết quả sẽ xuất phát từ việc tập trung vào 20% những vấn đề quan trọng nhất. Không nhất thiết đây là những vấn đề thú vị nhất theo quan điểm của những nhà tư vấn hiếu kỳ. Nhưng trong khi đối thủ cạnh tranh của chúng ta nhìn toàn bộ các vấn đề một cách cưỡi ngựa xem hoa và rồi phó mặc cho người khách hàng quyết định hành động (hay không hành động) dựa vào lời khuyên của họ thì chúng tôi tiếp tục đương đầu với những vấn đề quan trọng nhất cho đến khi đẩy được khách hàng vào thế phải hành động sao cho thành công mới được. Lợi nhuận của khách hàng và ngân sách của công ty tư vấn của chúng tôi do đó mà tăng cao đột biến. Bạn đang làm giàu cho người khác hay cho chính mình? Chẳng bao lâu tôi đâm ra xác tín rằng đối với những nhà tư vấn và với cả khách hàng thì nỗ lực và thành quả có chăng thì cũng chỉ là một mối liên hệ lỏng lẻo. Làm việc đúng nơi, đúng chỗ của mình thì tốt hơn là thông minh và làm việc cật lực. Tốt nhất là cần tinh tường và tập trung vào thành quả hơn là tác nhân. Hành động theo những hiểu biết cơ bản sẽ dẫn đến kết quả tốt, còn thông minh và cần cù làm việc thì lại không. Đáng buồn thay trong nhiều năm nỗi áy náy cũng như áp lực làm việc chung quanh đã cản ngăn tôi áp dụng bài học này: tôi đã làm việc quá cần cù. Bấy giờ công ty tư vấn đã có ban nhân viên chuyên nghiệp đến vài trăm người và chừng ba mươi người kể cả tôi gọi là đối tác, nhưng 80% lợi nhuận rơi vào tay một người, đó là nhà sáng lập, mặc dù qui ra số ông ta chỉ chiếm chưa đầy 4% nhóm người đối tác và chỉ 1% lực lượng tư vấn. Thay vì tiếp tục làm giàu cho nhà sáng lập, tôi và hai đối tác trẻ tuổi tách ra để lập công ty riêng hoạt động trong cùng lĩnh vực. Lần lượt công ty chúng tôi phát triển lên đến hàng trăm nhà tư vấn. Chẳng bao lâu mặc dù ba người chúng tôi xét cho cùng chỉ thực hiện chưa đầy 20% khối lượng công việc có giá trị của công ty, chúng tôi lại hưởng hơn 80% lợi nhuận. Điều này cũng khiến tôi áy náy. Sau sáu năm tôi từ giã công việc này và bán cổ phần lại cho những đối tác khác. Vào lúc ấy chúng tôi đã tăng gấp đôi thu nhập và lợi nhuận hàng năm, và ổn định mức giá cao cho cổ phần của mình. Không lâu sau đó cuộc suy thoái kinh tế năm 1990 cũng ảnh hưởng đến ngành này. Mặc dầu sẽ khuyên bạn sau này nếu có làm hãy gạt qua nỗi áy náy ấy nhưng tôi lại may mắn nhờ mình đã ray rứt áy náy như thế. Ngay cả những người theo Nguyên lý 80/20 cũng cần một chút may mắn mà tôi thì khi nào cũng được số đỏ. Tiền kiếm được từ sức lao động có thể chẳng là gì nếu so với lợi nhuận từ đầu tư Với 20% số tiền nhận được tôi đầu tư rất “mạnh tay” vào cổ phần của một tổng công ty, đó là Filofax. Các nhà tư vấn đầu tư đều lấy làm sửng sốt. Vào lúc ấy tôi sở hữu chừng 20 cổ phần trong những công ty đại chúng có niêm yết, nhưng có một loại cổ phiếu, 5% số cổ phần mà tôi sở hữu, lại chiếm tới 80% danh mục đầu tư của tôi. Thật may mắn tỷ lệ này tiếp tục phát triển vì ba năm sau cổ phần Filofax đã tăng giá trị lên nhiều lần. Khi tôi bán một số cổ phần vào năm 1995 thì chúng trị giá gần 18 lần trị giá ban đầu. Tôi cũng thực hiện hai vụ đầu tư lớn khác vào một nhà hàng mới thành lập tên là Belgo và MSI, một công ty kinh doanh khách sạn lúc ấy chưa sở hữu khách sạn nào cả. Ba vụ đầu tư này cộng lại chiếm hết 20% giá trị ròng của tài sản của tôi. Nhưng chúng lại chiếm hơn 80% lợi tức đầu tư sau đó của tôi và hiện nay chiếm hơn 80% giá trị ròng lớn hơn nhiều. Như sẽ trình bày trong chương 14, 80% khoản tiền gia tăng trong tài sản từ những gói đầu tư dài hạn nhất lại xuất phát từ chưa đầy 20% tiền đầu tư. Điều quan trọng là cần sử dụng 20% này hiệu quả và tập trung đầu tư vào đó càng nhiều càng tốt. Theo cách nói dân gian thông thường thì không nên bỏ tất cả những quả trứng của mình vào một giỏ (phân tán rủi ro), nhưng Nguyên lý 80/20 thì lại chủ trương rằng hãy chọn một cái giỏ cẩn thận, cho tất cả các quả trứng vào đó, rồi chăm bẳm toàn tâm toàn ý với giỏ trứng ấy. Cách sử dụng Nguyên lý 80/20 Có hai cách sử dụng Nguyên lý 80/20,như ở hình 5 Theo thông lệ Nguyên lý 80/20 cần đến cách phân tích 80/20, đó là phương pháp định lượng để thiết lập mối quan hệ chính xác giữa một bên là nguyên nhân/tác động/nỗ lực và một bên là hệ quả/thu hoạch/thành quả. Phương pháp này chấp nhận mối quan hệ 80/20 như là giả thiết và rồi thu thập dữ liệu để chứng minh mối quan hệ thực. Đây là một phương pháp duy nghiệm có thể dẫn đến bất kỳ kết quả nào từ 50/50 cho đến 99,9/0,1. Nếu kết quả thể hiện một sự chênh lệch thấy rõ giữa tác nhân và thu hoạch (chẳng hạn 65/35 hay một con số còn chênh lệch hơn nữa), thì, thông thường, sau đó phải có hành động can thiệp (xem dưới đây). Một phương thức mới bổ sung để sử dụng Nguyên lý 80/20 là cách thức mà tôi gọi là lối Tư duy 80/20. Điều này đòi hỏi suy nghĩ kỹ về bất kỳ vấn đề nào quan trọng đối với bạn và đưa ra nhận định xem là Nguyên lý 80/20 có áp dụng được trong lĩnh vực ấy không. Rồi bạn có thể hành động theo nhận thức ấy. Cách suy nghĩ 80/20 không đòi hỏi bạn phải thu thập dữ liệu hay kiểm định giả thiết. Do đó lối tư duy 80/20 thi thoảng có thể làm bạn ngộ nhận - chẳng hạn thật nguy hiểm khi cho rằng bạn đã biết được 20% là gì khi xác định một mối quan hệ - nhưng tôi khẳng định lối tư duy 80/20 ít gây cho bạn ngộ nhận hơn nhiều so với lối suy nghĩ thông thường. Lối tư duy 80/20 dễ sử dụng và nhanh chóng hơn cách phân tích 80/20, dù cách phân tích này có thể được ưa chuộng hơn khi vấn đề là vô cùng quan trọng và bạn không thấy tự tin lắm về những ước đoán, phỏng chừng của mình. Chúng ta sẽ xem xét phương pháp Phân tích 80/20 trước rồi đến lối Tư duy 80/20. Phương pháp Phân tích 80/20 Cách phân tích 80/20 khảo sát mối quan hệ giữa hai nhóm dữ liệu có thể so sánh được. Một nhóm dữ liệu luôn là một tập hợp người hay sự vật, thường lên đến 100 hay hơn nữa vốn có thể chuyển thành tỷ lệ bách phân. Nhóm dữ liệu kia liên hệ đến một đặc tính lý thú nào đó của nhóm người hay sự vật đó có thể đo lường được và chuyển thành tỷ lệ bách phân. Chẳng hạn chúng ta thử quan sát nhóm bạn gồm 100 người, tất cả họ đều uống bia, ít nhất một đôi lần và rồi so sánh lượng bia họ uống tuần qua. Cho tới nay phương pháp phân tích này là phương pháp chung của nhiều kỹ thuật thống kê. Nét độc đáo của phương pháp 80/20 là việc xếp đặt nhóm dữ liệu thứ hai theo thứ tự quan trọng từ cao xuống thấp và thực hiện những so sánh về tỷ lệ phần trăm giữa hai nhóm dữ liệu. Trong ví dụ của mình chúng tôi đã đặt câu hỏi với 100 người bạn về số lượng ly bia họ uống tuần qua và liệt kê các câu trả lời theo số lượng bia từ cao xuống thấp. Hình 6 cho thấy số 20 người uống nhiều nhất ở đầu và 20 người uống ít nhất ở cuối bảng. Phương pháp phân tích 80/20 có thể phân tích các tỷ lệ phần trăm từ hai loại dữ liệu (những người bạn và lượng bia uống). Ở đây có thể thấy rằng chỉ có 20% người bạn là tiêu thụ tới 70% lượng bia. Kết quả này cho chúng ta một mối quan hệ 70/20. Hình 7 cho thấy biểu đồ phân bố mức độ uống bia là 80/20 (hay nói gọn là biểu đồ 80/20) để trình bày chung các dữ liệu. Tại sao gọi là phương pháp Phân tích 80/20? Khi so sánh các mối quan hệ này, cách đây khá lâu (có lẽ là vào thập niên 1950) người ta nhận thấy trường hợp thường xảy ra nhất là 80% số lượng được đo lường xuất phát từ tác động của 20% số người hay sự vật. 80/20 đã trở thành cách nói ngắn gọn cho mối quan hệ chênh lệch này, cho dù kết quả có chính xác là 80/20 hay không (về mặt thống kê khó có thể có con số chính xác 80/20). Theo Nguyên lý 80/20 này thì 20 nguyên nhân đứng đầu mới được liệt kê chứ không phải các nguyên nhân ở cuối. Phương pháp phân tích 80/20 là tên gọi tôi đặt cho cách sử dụng phổ biến Nguyên lý 80/20 từ trước đến nay, tức là theo hướng định lượng và duy nghiệm, để đo lường mối quan hệ có thể có giữa tác nhân và hệ quả. Chúng ta cũng có thể nhận thấy từ những dữ liệu về những người bạn uống bia là nhóm 20% người uống bia ở cuối bảng chỉ tiêu thụ 30 ly bia hay 3% tổng số bia được uống. Lẽ dĩ nhiên hoàn toàn có thể gọi đây là mối quan hệ 3/20 dù điều này ít khi được thực hiện. Gần như lúc nào cũng thế, chỉ có số người sử dụng nhiều hay những tác nhân chính mới được nhấn mạnh. Nếu một hãng bia đang tiến hành chiến dịch kích cầu hoặc muốn tìm hiểu những người uống bia nhiều nghĩ gì về các loại bia của họ thì cách hay nhất là tiến hành khảo sát 20 người uống bia hàng đầu. Chúng ta có lẽ cũng muốn biết bao nhiêu phần trăm bạn bè của chúng ta gộp lại để uống 80% tổng lượng bia tiêu thụ. Ở đây, khảo sát phần không được trình bày trên bảng (phần giữa) cho thấy Mike G., người uống bia đứng hạng 28 với lượng bia 10 ly, có tần số tích lũy là 800 ly. Do đó chúng ta có thể biểu diễn mối quan hệ này là 80/28: 80% tổng lượng bia được 28% số người bạn của chúng ta tiêu thụ. Hình 7 Biểu đồ phân bố tần số 80/20 của những người uống bia Từ ví dụ này cũng cần nói rõ phương pháp phân tích 80/20 có thể dẫn đến bất kỳ thông số nào. Rõ ràng là những kết quả tìm được sẽ thú vị và hữu ích hơn nhiều khi có sự chênh lệch. Chẳng hạn nếu chúng ta khám phá là tất cả bạn bè của chúng ta mỗi người uống đúng 8 ly mỗi ngày, thì có lẽ hảng bia sẽ không hào hứng gì khi sử dụng nhóm này để làm đối tượng khảo sát hay kích cầu. Trong trường hợp này chúng ta đã có một mối quan hệ 20/20 (20% lượng bia được 20% bạn bè uống bia hàng đầu của chúng ta tiêu thụ) hoặc là mối quan hệ 80/80 (80% lượng bia được 80% bạn bè tiêu thụ). Phương thức phân tích 80/20 được mô tả tốt nhất qua hình ảnh bằng cách nhìn vào hai hình trụ rất thích hợp cho ví dụ của chúng ta (các Hình 2, 3, và 4 ở phần trước là những biểu đồ hình trụ). Hình trụ đầu tiên ở Hình 8 cho thấy 100 người bạn uống bia của chúng ta, mỗi người chiếm 1% không gian hình trụ, người đứng đầu là người uống nhiều bia nhất và người uống ít bia nhất đứng ở cuối. Hình trụ thứ hai mô tả tổng lượng bia mà mỗi người (và tất cả) bạn bè của chúng tôi đã uống. Ở bất kỳ chỗ nào chúng ta cũng nhận ra được số phần trăm bạn bè nào đó của chúng tôi đã uống bao nhiêu lượng bia. Hình 8 (và Hình 7) cho thấy kết quả tìm thấy từ bảng này là 20% lượng người uống bia chiếm 70% lượng bia được uống. Hình trụ đơn giản ở Hình 8 sử dụng dữ liệu ở Hình 7 và biểu thị chúng từ trên cao xuống thấp thay vì từ trái sang phải. Bạn chọn phương thức trình bày nào nói trên cũng được. Nếu chúng ta muốn minh họa bao nhiêu phần trăm bạn bè của chúng ta đã uống 80% tổng lượng bia, chúng ta sẽ trình bày biểu đồ hình trụ khác đi một chút như trong Hình 9 để mô tả mối quan hệ 80/28: 28% số bạn bè của chúng ta uống 80% tổng số lượng bia. Hình 9: Thể hiện quy luật 80/28 Phương pháp phân tích 80/20 dùng để làm gì? Nói chung phương pháp này được sử dụng để thay đổi mối quan hệ mà nó mô tả hoặc vận dụng mối quan hệ này. Một phương thức sử dụng là tập trung vào những nguyên nhân chủ yếu của mối quan hệ, con số 20% tác nhân dẫn đến 80% kết quả (hay bất luận con số chính xác nào khác). Nếu 20 người uống bia hàng đầu tương ứng với 70% số lượng bia tiêu thụ thì đây là nhóm người mà hãng bia cần tập trung nhắm tới nhằm chiếm lấy thị phần cao nhất có thể từ số 20% người này và cũng có thể đẩy mạnh hơn nữa lượng tiêu thụ bia của họ. Có thể nói, hãng bia có thể quyết định bỏ qua 80% số lượng người uống bia chỉ tiêu thụ 30% tổng lượng bia, điều này khiến công việc trở nên vô cùng giản đơn. Tương tự như thế, một xí nghiệp nhận thấy 80% lợi nhuận của họ xuất phát từ 20% số khách hàng của mình cũng cần sử dụng thông tin ấy để làm hài lòng số khách hàng này và gia tăng công việc kinh doanh với họ. Điều này dễ dàng và đáng công đáng của hơn là chú ý đồng đều đến toàn bộ khách hàng. Hoặc nếu công ty thấy rằng 80% lợi nhuận của họ xuất phát từ 20% lượng sản phẩm của họ, họ cần gia tăng nỗ lực để đẩy mạnh các yếu tố khiến những sản phẩm này được bán chạy hơn nữa. Ý tưởng này cũng được thực hiện đối với phân tích 80/20 cho những công việc ngoài kinh doanh. Nếu bạn phân tích niềm vui thú của mình qua các hoạt động giải trí và nhận thấy rằng 80% niềm vui này xuất phát từ 20% hoạt động giải trí của mình, những hoạt động vốn chỉ chiếm 20% thời giờ giải trí của bạn, thì thật là hợp lý khi gia tăng lượng giờ giải trí này từ 20 đến 80%. Thử lấy một ví dụ khác về vấn đề giao thông. 80% vụ kẹt xe xảy ra trên 20% đoạn đường. Nếu bạn lái xe đi làm trên quãng đường đó mỗi ngày bạn sẽ thấy rằng 80% các vụ kẹt xe này thường xảy ra tại 20% các giao lộ. Phản ứng hợp lý đối với giới chức giao thông công chính là chú ý đặc biệt đến việc điều phối lưu thông tại 20% giao lộ thường kẹt xe này. Khi chi phí cho việc điều tiết giao thông như thế có thể rất lớn nếu thực hiện đối với 100% các giao lộ với tổng thời gian là 100% thì số tiền tập trung vào 20 địa điểm trong khoảng 20% thời gian của một ngày sẽ ích lợi và tiết kiệm vô cùng. Một phương thức sử dụng phân tích 80/20 khác là tác động vào 80% nhân tố yếu kém vốn chỉ tạo ra được 20% kết quả. Có lẽ cần thuyết phục những người thi thoảng mới uống bia là cần uống bia hơn nữa, chẳng hạn bằng cách cung cấp cho họ một loại bia dịu hơn. Có lẽ bạn cũng có thể tìm ra những phương thức vui thú hơn đối với những hoạt động giải trí tẻ nhạt. Trong lĩnh vực giáo dục, các hệ thống dạy học tương tác ngày nay tái sử dụng kỹ thuật của các giáo sư đại học là đặt câu hỏi ngẫu nhiên cho bất kỳ sinh viên nào để đối chọi với qui luật 80/20, trong đó 80% hoạt động tham gia ở lớp học xuất phát từ 20% lượng người học. Ở các trung tâm mua sắm ở Mỹ người ta nhận thấy phụ nữ (chừng 50% dân số) chiếm 70% hoạt động mua bán tính theo giá trị của đồng đôla.4 Một phương thức để gia tăng 30% doanh số đối với đàn ông là xây dựng những cửa hàng chuyên dụng cho họ. Dù việc áp dụng phương thức phân tích 80/20 dạng này đôi khi rất hữu ích và rất hiệu quả trong công nghiệp nhằm cải thiện tình trạng sản xuất của những nhà máy yếu kém, việc áp dụng này nói chung vất vả hơn và không lợi ích bằng phương thức thứ nhất. Đừng áp dụng phương pháp phân tích 80/20 theo kiểu tuyến tính Khi thảo luận về phương thức sử dụng lối phân tích 80/20, chúng tôi cũng cần nói qua những trường hợp lạm dụng có thể có đối với phương thức này như vẫn xảy ra với bất kỳ một công cụ đơn giản và hiệu quả nào. Lối phân tích 80/20 có thể bị hiểu lầm, áp dụng sai và thay vì là một phương tiện tìm hiểu kỳ thú nó lại trở thành phương thức biện minh cho những hoạt động sai lạc lâu nay. Lối phân tích 80/20 khi đem áp dụng một cách không phù hợp theo lối nghĩ thông thường có thể khiến người thiếu kinh nghiệm đi chệch hướng – bạn cần thường xuyên cảnh giác đối với lối suy diễn sai lệch. Tôi thử nêu lên một ví dụ để minh họa điều này từ nghề mới của tôi, đó là kinh doanh sách. Gần như mọi nơi mọi lúc rất dễ chứng minh rằng chừng 80% lượng sách được bán là tập trung vào 20% tựa sách. Đối với những ai đã rành rẽ phương thức 80/20 thì điều này không có gì là lạ. Rất dễ vội vàng kết luận rằng các hiệu sách nên giảm bớt chủng loại sách họ đang tồn kho hoặc là họ nên tập trung phần lớn hoặc chỉ kinh doanh loại best-seller (sách bán chạy nhất) mà thôi. Tuy nhiên, điều thú vị là trong đa số trường hợp thay vì làm tăng lợi nhuận việc hạn chế chủng loại sách khiến lợi nhuận sụt giảm. Điều này không vô hiệu hóa 80/20 vì hai lý do. Điều cần xem xét chủ yếu là không phải việc phân bố sách mà là cần biết khách hàng muốn gì. Nếu khách hàng cất công ghé đến tiệm sách, họ muốn có được một phạm vi lựa chọn kha khá các đầu sách (khác với ở một ki-ốt hay là siêu thị nơi chẳng mong có nhiều loại sách). Các hiệu sách chỉ nên tập trung vào 20% lượng khách hàng vốn tạo thành 80% tổng lợi nhuận của họ và tìm hiểu xem số 20% khách hàng kia muốn gì. Lý do còn lại là điều quan trọng khi xem xét sách (phân biệt với khách hàng) không phải là việc phân bố số sách bán – 20% số sách mang đến 80% doanh số - mà là sự phân bố lợi nhuận – đó là 20% tựa sách vốn tạo ra 80% lợi nhuận. Thường đấy không phải là những cuốn gọi là best-seller, những cuốn sách được các tác giả nổi tiếng viết. Thực vậy một cuộc khảo sát ở nước Mỹ cho thấy những cuốn best-seller chỉ mang lại 5% doanh số bán.5 Những cuốn sách bán chạy thực sự là những cuốn không bao giờ xuất hiện trên biểu đồ nhưng lại bán chạy với một số lượng ổn định năm này qua năm khác thường với mức lời cao. Nhóm khảo sát ở Mỹ nói trên bình luận “những cuộc kiểm kê chính yếu cho thấy đó là những cuốn sách bán hết mùa này đến mùa khác, chúng là con số 80 trong qui luật 80/20, thường chiếm số lượng bán rất lớn về một chủ đề nào đó”. Trường hợp vừa nêu rất bổ ích. Nó hoàn toàn chẳng hề vô hiệu hóa lối phân tích 80/20 vì câu hỏi chủ yếu vẫn luôn là loại khách hàng nào và sản phẩm nào mang lại 80% lợi nhuận. Nhưng nó cũng cho thấy nguy cơ suy nghĩ một cách mù mờ về cách áp dụng lối phân tích này. Khi sử dụng nguyên tắc 80/20 cần phải biết chọn lọc và tỉnh táo, đừng để bị huyễn hoặc bởi cái biến số mà mọi người đang chú ý, ở đây là những cuốn sách trên danh sách mới nhất trong danh sách những cuốn sách bán chạy nhất, là điều thực sự đáng quan tâm. Đây là lối suy nghĩ một chiều. Một lối thấu hiểu giá trị nhất về cách phân tích 80/20 sẽ luôn luôn xuất phát từ việc xem xét những mối quan hệ “phi tuyến tính” mà người khác thường bỏ qua. Hơn nữa vì lối phân tích 80/20 dựa vào một “khung” cố định về một tình hình ở một thời điểm nào đó hơn là kết hợp xem xét những biến đổi theo thời gian nên bạn cần ý thức rằng nếu bạn bất cẩn “đóng khung” một tình hình sai lạc hay không đầy đủ, bạn sẽ có một cái nhìn không chính xác. Tại sao lối tư duy 80/20 là cần thiết Lối phân tích 80/20 thật vô cùng hữu ích nhưng phần lớn mọi người không quen phân tích và thậm chí những nhà phân tích cũng không thể dừng lại để khảo sát dữ liệu mỗi lần họ đưa ra quyết định, điều này sẽ khiến công việc ngừng lại đột ngột. Đa số các quyết định quan trọng chưa bao giờ và sẽ không bao giờ được thực hiện nhờ vào việc phân tích cho dù máy vi tính của chúng ta thông minh đến thế nào đi nữa. Do đó nếu muốn nguyên tắc 80/20 trở thành kim chỉ nam trong đời sống hàng ngày, chúng ta cần một cái gì đó yêu cầu ít phân tích hơn và dễ dàng thực hiện hơn lối phân tích 80/20: đó là tư duy 80/20. Tư duy 80/20 là cụm từ tôi gọi phương cách áp dụng Nguyên lý 80/20 cho việc áp dụng phi định lượng của nguyên lý này trong đời sống hàng ngày. Cũng như với cách phân tích 80/20 chúng ta bắt đầu với một giả thiết về tình trạng chênh lệch có thể xảy ra giữa tác nhân và thành quả, nhưng thay vì thu thập dữ liệu và phân tích, chúng ta chỉ ước lượng mà thôi. Tư duy 80/20 đòi hỏi và tạo điều kiện cho chúng ta, thông qua thực tập, xác định được những điều thực sự quan trọng đang xảy ra và bỏ qua đa số những điều không quan trọng còn lại. Nó dạy ta nhận ra điều cốt lõi. Tư duy 80/20 có giá trị rất quan trọng nên việc áp dụng nó không nên chỉ hạn chế vào những trường hợp có được dữ liệu và phép phân tích hoàn hảo. So với phần hiểu biết nhỏ nhoi mà dữ liệu định lượng mang lại cho ta, thì trực giác và cảm giác có thể mang lại cho ta hàng khối kiến thức. Đây là lý do tại sao tư duy 80/20, dù được dữ liệu hỗ trợ, nhất thiết không thể để dữ liệu hạn chế. Để tham gia vào hoạt động tư duy 80/20 chúng ta phải thường xuyên tự vấn: đâu là tác nhân 20% dẫn đến thành quả 80%? Chúng ta không bao giờ được cho rằng mình có thể tự động biết câu trả lời mà phải bỏ thì giờ để tư duy một cách sáng tạo về điều này. Đâu là những tác nhân hay nguyên nhân ít ỏi nhưng thiết yếu giữa những cái đa số tầm thường? Đâu là điệu nhạc du dương đang bị tiếng ồn chung quanh lấn át? Tư duy 80/20 vì thế được sử dụng giống như những kết quả từ lối phân tích 80/20: để thay đổi cách hành xử và thông thường để tập trung vào con số 20% quan trọng nhất. Bạn biết rằng tư duy 80/20 đang vận hành khi nó làm tăng mức độ hiệu quả lên bội phần. Hành động xuất phát từ tư duy 80/20 phải khiến chúng ta thu hoạch được nhiều hơn từ cái ít ỏi hơn. Khi vận dụng Nguyên lý 80/20 chúng ta không giả định rằng những kết quả là xấu hay tốt hoặc những nhân tố quan yếu mà chúng ta quan sát là nhất thiết phải tốt. Chúng ta đề quyết là chúng tốt hay xấu (từ quan điểm của riêng ta) và rồi hoặc là quyết định đẩy các lực lượng hùng mạnh ấy sang một hướng đúng đắn, hoặc là tìm cách vô hiệu hóa tác động của chúng. Nguyên lý 80/20 đảo lộn lối suy nghĩ thông thường Nguyên lý 80/20 gợi ra cho chúng ta những điều cần làm sau đây: 4Tôn vinh hiệu suất đặc biệt hơn là gia tăng nỗ lực trung bình. 4Tìm con đường tắt thay vì đi cả một quãng đường dài. 4Cố gắng kiểm soát đời sống chúng ta với nỗ lực tối thiểu có thể được. 4Chọn lọc công việc để làm, không phải làm toàn bộ. 4Tìm kiếm cái tuyệt hảo ở số ít hơn là cái thường thường bậc trung ở số nhiều. (Quý hồ tinh bất quý hồ đa.) 4Giao quyền và chia sẻ công việc càng nhiều càng tốt trong đời sống hàng ngày, và hãy để hệ thống thuế khóa khuyến khích chúng ta thay vì cản trở chúng ta làm việc này (thuê người làm vườn, thợ sửa xe, nhà trang trí và các nhà chuyên môn khác để làm việc cho ta đến mức tối đa thay vì tự làm việc). 4Hãy chọn nghề nghiệp và những người chủ của chúng ta hết sức cẩn thận, và nếu có thể được hãy sử dụng người khác thay vì tự mình làm. 4Hãy làm những việc sở trường nhất của chúng ta và hợp với sở thích nhất. 4Hãy khám phá những cái bất thường và lạ lùng dưới vẻ bề ngoài của cuộc sống. 4Ở mọi lĩnh vực quan trọng hãy tìm xem nơi nào 20% nỗ lực có thể dẫn đến 80% thành quả. 4Hãy bình tâm, làm việc ít đi và nhắm vào một số mục tiêu giới hạn nhưng rất giá trị, những mục tiêu mà Nguyên lý 80/20 tỏ ra hữu hiệu, hơn là theo đuổi mọi vận hội có thể có. 4Hãy tận dụng những cơ hội may mắn trong đời để “phất” khi cờ tới tay. Nguyên lý 80/20 không có giới hạn Không lĩnh vực hoạt động nào là không bị tác động bởi Nguyên lý 80/20. Cũng như những người mù sờ voi, những người sử dụng Nguyên lý 80/20 chỉ biết được một phần nhỏ của phạm vi và tác động của nguyên lý này. Là một người có lối tư duy 80/20 bạn cần phải tham gia tích cực và biết sáng tạo. Nếu muốn hưởng lợi từ tư duy 80/20 chính bạn phải thực hiện điều này. Bây giờ là lúc bạn nên bắt đầu. Nếu bạn muốn bắt đầu với tổ chức, đơn vị, hay cơ quan của mình hãy đi thẳng vào Phần Hai, phần này chứa đựng những thông tin quan trọng về việc áp dụng Nguyên lý 80/20 trong kinh doanh. Nếu bạn thấy cần sử dụng nguyên lý này trước để thực hiện những bước cải tiến lớn lao trong đời mình thì hãy nhảy qua Phần Ba, phần này chứa đựng một nỗ lực mới mẻ nhằm gắn kết Nguyên lý 80/20 với nền tảng của cuộc sống đời thường của mọi người chúng ta. Phần 2 Thành công trong kinh doanh không nhất thiết là một điều huyền bí 3 Ngấm ngầm một làn sóng Bây giờ chúng ta thấy lờ mờ như trong một tấm gương, nhưng mai sau sẽ được giáp mặt. Bây giờ tôi chỉ biết có ngần có hạn; mai sau tôi sẽ được biết hết. 1 Cô-rin-tô 13:12 Thật khó có thể đoán được Nguyên lý 80/20 đã được biết đến trong kinh doanh ở mức độ nào. Cuốn sách này hầu như chắc chắn là cuốn đầu tiên viết về đề tài này, tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu, tôi dễ dàng tìm thấy hàng trăm bài báo viết về việc áp dụng Nguyên lý 80/20 trong tất cả các loại doanh nghiệp trên thế giới. Nhiều cá nhân và công ty thành công tỏ ra tín nhiệm việc áp dụng Nguyên lý 80/20, và hầu hết những ai có bằng MBA đều đã được nghe về nguyên lý này. Dẫu rằng Nguyên lý 80/20 đã có ảnh hưởng đối với cuộc sống của hàng trăm triệu người cho dù có thể họ không ý thức được điều đó, nhưng điều kỳ lạ là nguyên lý này vẫn không được nhiều người biết đến. Đã đến lúc phải nhìn nhận đúng vấn đề này. Trào lưu đầu tiên của Nguyên lý 80/20: cuộc cách mạng về chất lượng Cuộc cách mạng về chất lượng diễn ra vào giai đoạn 1950- 1990 đã làm thay đổi chất lượng và giá trị của các loại hàng hóa tiêu dùng có nhãn hiệu và những ngành công nghiệp sản xuất khác. Trào lưu chất lượng là một cuộc vận động lớn để cùng lúc đạt được chất lượng cao hơn với chi phí thấp hơn, bằng việc áp dụng các kỹ thuật trong thống kê và nghiên cứu hành vi. Mục tiêu của nó, mà hiện nay hầu hết sản phẩm đều đạt được, là nhằm giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm hư hỏng xuống bằng zero. Có thể biện luận rằng trào lưu chất lượng là yếu tố quan trọng nhất dẫn đến tiêu chuẩn sống cao hơn trên thế giới kể từ năm 1950. Trào lưu này có một lịch sử kỳ thú. Hai vị cứu tinh lớn của nó là Joseph Juran (sinh 1904) và W Edwards Deming (sinh 1900) đều là người Mỹ (mặc dù Juran sinh ở Rumani). Juran là kỹ sư điện, còn Deming là nhà thống kê. Họ đã cùng lúc phát triển ý tưởng của mình sau Thế chiến thứ 2, nhưng rồi họ nhận ra rằng khó có thể làm cho bất kỳ công ty lớn nào của Hoa Kỳ quan tâm đến việc theo đuổi chất lượng tuyệt hảo. Năm 1951, Juran xuất bản lần đầu cuốn sách Cẩm nang về quản lý chất lượng, một quyển kinh thánh của trào lưu chất lượng, nhưng được đón nhận một cách thờ ơ. Chỉ có người Nhật là quan tâm đến nó một cách nghiêm túc và cả Juran và Deming đều chuyển sang Nhật vào đầu thập niên 1950. Công việc tiên phong của họ đã đón lấy một nền kinh tế lúc bấy giờ được biết đến qua các sản phẩm nhái kém chất lượng và biến nó thành một cỗ máy tạo ra chất lượng và sản lượng cao. Chỉ đến khi hàng hóa Nhật Bản như xe gắn máy và máy photo bắt đầu xâm nhập vào thị trường Hoa Kỳ thì hầu hết các công ty Mỹ (và những công ty phương Tây khác) mới bắt đầu quan tâm đến trào lưu chất lượng một cách nghiêm túc. Kể từ 1970, và đặc biệt là sau 1980, Juran, Deming và các học trò của mình đã thực hiện cuộc chuyển đổi các tiêu chuẩn chất lượng phương Tây thành công tương tự như ở Nhật Bản, dẫn đến những cải thiện to lớn về mức độ và tính ổn định của chất lượng, giảm thiểu đáng kể tỷ lệ hư hỏng và chi phí sản xuất. Nguyên lý 80/20 là một trong những hòn đá tảng cho trào lưu chất lượng. Joseph Juran là người truyền bá nhiệt thành nhất cho nguyên lý này, mặc dù ông gọi nó là “Nguyên lý Pareto” hay là “Nguyên tắc thiểu số quan yếu”. Trong ấn bản đầu tiên cuốn Cẩm nang quản lý chất lượng, Juran nhận xét rằng “tổn thất” (có nghĩa là hàng hóa được sản xuất bị khước từ vì chất chượng kém) không phải phát sinh từ một số lượng lớn các nguyên nhân: Thay vào đó, các tổn thất luôn phân bổ một cách không cân bằng, theo đó một tỷ lệ nhỏ các đặc điểm chất lượng luôn tạo ra một tỷ lệ cao về tổn thất chất lượng.* Lời cước chú giải thích rằng: * Nhà kinh tế học Pareto nhận thấy rằng tài sản cũng được phân bố không đồng đều như vậy. Có thể tìm thấy điều này ở nhiều ví dụ khác – sự phân bố tội phạm trong nhóm phạm nhân, sự phân bố các tai nạn trong các quy trình có nguy cơ tai nạn, v.v. Nguyên lý của Pareto về sự phân bố không đồng đều được áp dụng cho việc phân phối của cải và phân phối các tổn thất về chất lượng.1 Juran đã áp dụng Nguyên lý 80/20 vào việc quản lý chất lượng bằng phương pháp thống kê. Phương pháp tiếp cận này nhằm để xác định các vấn đề dẫn đến hiện tượng kém chất lượng và xếp hạng chúng từ loại quan trọng nhất – 20% hư hỏng dẫn đến 80% các vấn đề về chất lượng – cho đến loại kém quan trọng nhất. Cả Juran và Deming đều tiến đến việc sử dụng cụm từ 80/20 ngày càng nhiều, khuyến khích việc chẩn đoán những sai sót ít ỏi dẫn đến phần lớn các vấn đề rắc rối. Một khi xác định được nguồn gốc “thiểu số quan trọng” của sản phẩm kém chất lượng, người ta sẽ tập trung nỗ lực vào việc giải quyết các vấn đề này hơn là cố gắng ngăn chặn tất cả các vấn đề cùng một lúc. Khi trào lưu chất lượng tiến từ chỗ nhấn mạnh “quản lý” chất lượng đến việc quan niệm rằng điều đầu tiên là tất cả những nhà sản xuất phải xây dựng chất lượng từ bên trong sản phẩm, rồi đến việc quản lý chất lượng toàn diện và việc sử dụng ngày càng tinh tế các phần mềm, thì việc nhấn mạnh đến những kỹ thuật 80/20 cũng theo đó mà phát triển, để rồi ngày nay hầu hết những nhà quản lý chất lượng đều quen thuộc với Nguyên lý 80/20. Vài tài liệu tham khảo gần đây sẽ minh họa những cách thức mà hiện nay Nguyên lý 80/20 đang được áp dụng. Trong một bài báo mới đây của tạp chí Năng suất Quốc gia (National Productivity Review), Ronald J Recardo đặt câu hỏi: Những lỗ hổng nào ảnh hưởng bất lợi đến hầu hết khách hàng chiến lược của bạn? Cũng như với nhiều vấn đề về chất lượng khác, Quy luật của Pareto cũng được phát huy tác dụng ở đây: nếu khắc phục được 20% lỗ hổng chất lượng quan yếu nhất của mình, bạn sẽ nhận được 80% lợi ích. Thông thường, 80% lợi ích đầu tiên này bao gồm các cải tiến mang tính đột phá của bạn.2 Một tác giả khác, tập trung vào các vấn đề cải tiến doanh nghiệp bình luận rằng: Đối với mỗi bước trong quá trình kinh doanh của bạn, hãy tự hỏi liệu nó có làm tăng giá trị hay cung cấp cho chúng ta những hỗ trợ quan yếu nào không. Nếu không, đó là một sự lãng phí. Hãy loại bỏ bước đó đi. Hóa ra đây chính là nguyên tắc 80/20, nhìn dưới một góc độ mới: Bạn có thể loại bỏ được 80% sự lãng phí bằng cách bỏ ra một khoản chi phí chỉ bằng 20% chi phí để loại bỏ hết 100% lãng phí. Hãy thực hiện ngay bây giờ để có được những lợi ích nhanh chóng ấy.3 Nguyên lý 80/20 cũng đã được Tập đoàn Sản xuất Điện tử Ford sử dụng trong chương trình chất lượng giành được giải thưởng Shingo: Các chương trình “vừa kịp lúc” (just-in-time) đã được áp dụng theo đó sử dụng nguyên tắc 80/20 (80% giá trị phân tán ở 20% khối lượng) và những thói quen tốn kém nhiều đô-la không ngừng được phân tích. Hiệu quả nhân công và chi phí gián tiếp được thay bằng phân tích Thời gian Chu kỳ Sản xuất cho từng dòng sản phẩm, nhờ đó cắt giảm thời gian chu kỳ sản phẩm đến 95%.4 Các phần mềm mới áp dụng Nguyên lý 80/20 được sử dụng để nâng cao chất lượng: [Nhờ vào bộ phần mềm Phân tích Dữ liệu ABC] dữ liệu được nhập vào vùng bảng tính, nơi mà bạn có thể đánh khối và chọn một trong sáu loại đồ thị: biểu đồ tần số/suất, biểu đồ quản lý, đồ thị chuỗi thời gian, đồ thị phân tán, biểu đồ hình tròn và biểu đồ Pareto. Biểu đồ Pareto kết hợp quy tắc 80/20, có thể chỉ ra, ví dụ như trong số 1.000 khiếu nại của khách hàng ước chừng khoảng 800 khiếu nại có thể được loại trừ bằng cách chỉ cần khắc phục 20% các nguyên nhân dẫn đến khiếu nại.5 Nguyên lý 80/20 cũng được áp dụng ngày càng nhiều trong thiết kế và phát triển sản phẩm. Ví dụ, một bản đánh giá việc sử dụng phương pháp quản lý chất lượng toàn diện của Lầu Năm Góc giải trình rằng: Các quyết định được đưa ra sớm trong quá trình phát triển ấn định cứng luôn phần lớn chi phí toàn bộ vòng đời sản phẩm. Nguyên lý 80/20 mô tả kết quả này, bởi vì chỉ sau 20% thời gian phát triển 80% chi phí toàn bộ vòng đời sản phẩm thường được cố định.6 Ảnh hưởng của cuộc cách mạng về chất lượng đối với sự thỏa mãn khách hàng và giá trị, đối với vị thế cạnh tranh của các hãng tư nhân và thật ra chính là vị thế cạnh tranh của các quốc gia ít được lưu ý nhưng thật sự có ảnh hưởng rất lớn. Nguyên lý 80/20 rõ ràng là một trong những yếu tố đầu vào “thiểu số quan yếu” đối với cuộc cách mạng chất lượng. Nhưng ảnh hưởng ngầm của Nguyên lý 80/20 không dừng lại ở đó. Nó còn đóng một vai trò quan trọng trong cuộc cách mạng thứ hai, mà khi kết hợp với cuộc cách mạng đầu tiên đã tạo ra một xã hội tiêu dùng toàn cầu ngày nay. Làn sóng 80/20 thứ hai: cuộc cách mạng về thông tin Cuộc cách mạng thông tin bắt đầu từ những năm 1960 đã làm thay đổi thói quen và hiệu quả làm việc của phần lớn các hoạt động kinh doanh. Đây chỉ là sự khởi đầu để làm được một việc tốt hơn nữa là: giúp thay đổi bản chất của các công ty đang là lực lượng chi phối trong xã hội ngày nay. Nguyên lý 80/20 đã, đang và sẽ là kẻ đồng hành quan trọng của cuộc cách mạng thông tin, giúp định hướng sức mạnh của cuộc cách mạng một cách thông minh. Có lẽ bởi nó gắn liền với trào lưu chất lượng, những chuyên gia máy tính và phần mềm ủng hộ cuộc cách mạng thông tin này nhìn chung đều quen thuộc với Nguyên lý 80/20 và sử dụng nó một cách rộng rãi. Xét theo số lượng các bài viết về máy tính và phần mềm có đề cập đến Nguyên lý 80/20, hầu hết những nhà phát triển phần cứng và phần mềm đều hiểu và sử dụng nguyên lý này trong công việc hàng ngày của họ. Cuộc cách mạng thông tin đạt hiệu quả cao nhất khi sử dụng các khái niệm về tính chọn lọc và tính đơn giản của Nguyên lý 80/20. Như hai vị giám đốc dự án độc lập xác nhận rằng: Đừng nghĩ gì quá to tát. Đừng lên kế hoạch cấp độ thứ n trong ngày đầu tiên. Tỷ suất sinh lợi trên vốn đầu tư thường tuân theo nguyên tắc 80/20: 80% lợi ích sẽ được sinh ra từ 20% đơn giản nhất của hệ thống, và 20% lợi ích còn lại sẽ được sinh ra từ 80% phức tạp nhất của hệ thống đó.7 Apple đã sử dụng Nguyên lý 80/20 khi phát triển sản phẩm Apple Newton Message Pad, một thiết bị điện tử trợ giúp cá nhân: Các kỹ sư Newton đã tận dụng phiên bản có sửa đổi đôi chút [của Nguyên lý 80/20]. Họ tìm ra rằng 0,01% vốn từ của một người là đủ để thực hiện 50% những việc họ muốn làm với một máy vi tính cầm tay loại nhỏ.8 Phần mềm ngày càng thay thế vai trò của phần cứng, qua cách sử dụng Nguyên lý 80/20. Phần mềm RISC được phát minh năm 1994 là một ví dụ: RISC dựa trên một phiên bản của nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc này giả định rằng hầu hết phần mềm đều tiêu hao 80% thời gian của nó để thực hiện chỉ 20% các chỉ dẫn có sẵn. Các bộ xử lý RISC... tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của 20% đó, giúp giảm kích cỡ của con chip và hạ giá thành bằng cách loại bỏ 80% còn lại. RISC làm được trong phần mềm điều mà hệ thống CISC (một hệ thống hàng đầu trước đó) làm được ở chất liệu silicon.9 Những ai sử dụng phần mềm đều biết rằng mặc dù phần mềm cực kỳ hiệu quả nhưng việc sử dụng vẫn tuân theo các mô hình 80/20. Như một chuyên gia phát triển phần mềm tuyên bố như sau: Giới doanh thương lâu nay luôn bám sát theo nguyên tắc 80/20. Điều này đặc biệt đúng đối với phần mềm, lĩnh vực trong đó 80% ứng dụng của một sản phẩm tận dụng chỉ 20% năng lực của nó. Điều đó có nghĩa rằng đa số chúng ta đều phải trả tiền cho những thứ mà chúng ta không muốn hay không cần. Các chuyên gia phát triển phần mềm cuối cùng dường như hiểu được điều này, và nhiều người đang đánh cược rằng các ứng dụng module hóa sẽ giải quyết được vấn đề.10 Thiết kế phần mềm sao cho các chức năng hay sử dụng nhất của nó trở nên dễ sử dụng là yếu tố quyết định. Tiếp cận tương tự được áp dụng cho các dịch vụ mới về cơ sở dữ liệu: Những chuyên gia phát triển WordPerfect và các phần mềm khác làm ra chúng bằng cách nào? Trướctiên, họ xác định khách hàng muốn điều gì nhất tại thời điểm đó và họ muốn làm nó như thế nào – nguyên tắc 80/20 cũ (con người sử dụng 20% các chức năng của chương trình phần mềm trong 80% khoảng thời gian sử dụng của họ). Những chuyên gia phát triển phần mềm giỏi làm cho các chức năng thường sử dụng nhất trở nên đơn giản, tự động và quen thuộc đến mức tối đa. Áp dụng cách tiếp cận này vào các dịch vụ cơ sở dữ liệu ngày nay sẽ có nghĩa là phải luôn quan sát việc sử dụng của khách hàng... Khách hàng gọi vào dịch vụ hỗ trợ tìm kiếm bao nhiêu lần để hỏi xem lấy tệp tin nào hay có thể tìm một tệp tin nào đó ở đâu? Thiết kế phần mềm tốt có thể loại trừ được những cuộc gọi như thế.11 Dù ta có nhìn vào đâu đi nữa, những cải tiến hiệu quả trong lĩnh vực thông tin – lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu – đều tập trung chủ yếu vào 20% hoặc ít hơn các nhu cầu quan yếu. Cuộc cách mạng thông tin còn cả một hành trình dài phía trước Cuộc cách mạng thông tin là một động lực có sức đảo lộn mọi thứ lớn nhất mà giới sản xuất kinh doanh từng biết đến. Hiện tượng “quyền lực thông tin vào tay con người” đã đem lại kiến thức và quyền lực cho các kỹ thuật viên, các công nhân ở cấp trực tiếp sản xuất, xóa bỏ quyền lực và lấy mất công việc của cấp quản lý trung gian, những người trước đây được bảo vệ bởi các kiến thức hoặc bí quyết độc quyền. Cuộc cách mạng thông tin cũng phân quyền các tập đoàn về mặt vật lý: điện thoại, máy fax, máy vi tính cá nhân, modem và sự vi hóa, tính di động ngày càng tăng của những kỹ thuật này đã bắt đầu hủy diệt quyền lực các cung điện doanh nghiệp và tác động đến những kẻ ngồi, hay đã từng ngồi, trong đấy. Cuối cùng, cuộc cách mạng thông tin sẽ góp phần hủy diệt cấp quản lý, từ đó giúp những “người làm thật sự” trong các tập đoàn tạo ra giá trị trực tiếp lớn hơn cho các khách hàng quan yếu của họ.12 Giá trị của các thông tin tự động hóa đang tăng theo cấp số nhân, nhanh hơn tốc độ chúng ta có thể sử dụng chúng rất nhiều. Chìa khóa để sử dụng sức mạnh này một cách hiệu quả, hiện nay và trong tương lai, nằm ở khả năng biết chọn lọc: trong việc áp dụng Nguyên lý 80/20. Peter Drucker chỉ ra con đường: Một cơ sở dữ liệu, cho dù phong phú đến thế nào chăng nữa, cũng không phải là thông tin. Nó chỉ là một quặng thông tin. Nguồn thông tin mà một doanh nghiệp chủ yếu dựa vào chỉ tồn tại dưới dạng thô và hỗn độn. Những gì mà một doanh nghiệp cần nhất cho việc ra quyết định – đặc biệt đối với các quyết định chiến lược – là dữ liệu về những gì diễn ra bên ngoài doanh nghiệp đó. Chỉ ở bên ngoài doanh nghiệp mới có những kết quả, cơ hội, và mối đe dọa.13 Drucker biện luận rằng chúng ta cần những phương cáchmới để đo lường việc tạo ra của cải vật chất. Ian Godden và tôi gọi những công cụ mới này là “các biện pháp đánh giá tự động về hiệu quả hoạt động”,14 chúng chỉ mới bắt đầu được tạo lập bởi một số doanh nghiệp. Nhưng trên 80% (có lẽ gần 99%) nguồn lực của cuộc cách mạng thông tin thì vẫn đang được áp dụng vào việc tính toán tốt hơn những gì mà trước đây chúng ta đã từng tính hơn là tạo ra và đơn giản hóa các biện pháp tạo ra của cải doanh nghiệp thật sự. Cái phần tỷ lệ nhỏ nỗ lực biết sử dụng cuộc cách mạng thông tin để tạo ra một loại hình tập đoàn khác sẽ có một ảnh hưởng to lớn. Nguyên lý 80/20 vẫn là một bí quyết kinh doanh được giấu kín Mặc dù rõ là có một tầm quan trọng và cũng đã được các nhà quản lý biết đến, Nguyên lý 80/20 vẫn còn chưa được phổ biến rộng rãi. Thậm chí bản thân thuật ngữ 80/20 chỉ được đón nhận rất chậm chạp và chưa thấy có những bước ngoặc rõ rệt. Với tình trạng được sử dụng còn manh mún và loan truyền chỉ ở mức độ dần dần, Nguyên lý 80/20 vẫn chưa được khai thác hết, kể cả những người thừa nhận ý tưởng này. Nguyên lý này cực kỳ linh hoạt. Nó có thể được áp dụng một cách hiệu quả đối với bất kỳ ngành nghề hay loại hình tổ chức nào, với bất kỳ chức năng nào thuộc nội bộ tổ chức hoặc bất kỳ công việc cá nhân nào. Nguyên lý 80/20 đều có tác dụng với các giám đốc điều hành, cán bộ quản lý ở các cấp, các chuyên viên chức năng và bất cứ người làm công việc trí óc nào, đến các công nhân có tay nghề thấp nhất hoặc những nhân viên học việc mới nhất. Và mặc dù việc áp dụng nó là muôn hình vạn trạng, vẫn có một lô-gích nền tảng thống nhất giải thích tại sao Nguyên lý 80/20 lại có thể phát huy tác dụng và có giá trị lớn đến thế. Tại sao Nguyên lý 80/20 có thể phát huy tác dụng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh Nguyên lý 80/20 được áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh có một chủ đề chính – tạo ra nhiều lợi nhuận nhất với chi phí và công sức thấp nhất. Những nhà kinh tế học cổ điển thế kỷ thứ XIX và đầu thế kỷ XX đã xây dựng một lý thuyết về cân bằng kinh tế và mô hình một doanh nghiệp chiếm được vị trí thống lĩnh trong suy nghĩ, tư duy từ lúc nó ra đời đến nay. Thuyết này cho rằng trong một môi trường cạnh tranh hoàn hảo, các doanh nghiệp sẽ không tạo ra lợi nhuận vượt trội, và khả năng sinh lợi hoặc bằng zero hoặc bằng chi phí vốn “bình thường”, cụm từ đi sau thường được xác định bởi một mức lãi suất rất khiêm tốn. Xét về mặt nội tại lý thuyết này rất nhất quán và có một nhược điểm duy nhất là nó không thể áp dụng đối với bất kỳ loại hoạt động kinh tế thực tiễn nào, đặc biệt là đối với hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân. Thuyết 80/20 cho doanh nghiệp Ngược lại với thuyết cạnh tranh hoàn hảo, thuyết 80/20 cho doanh nghiệp vừa có thể kiểm chứng được (và trong thực tế đã được kiểm chứng nhiều lần) vừa hữu dụng như là một cẩm nang hành động. Thuyết 80/20 cho doanh nghiệp đưa ra những nhận định sau: 4Trong bất kỳ thị trường nào, có vài nhà cung ứng luôn làm tốt hơn những nhà cung ứng khác trong việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Những nhà cung ứng này sẽ đạt được mức giá bán cao nhất cũng như thị phần cao nhất. 4Trong bất kỳ thị trường nào, có vài nhà cung ứng luôn làm tốt hơn những nhà cung ứng khác trong việc giảm thiểu tỷ lệ chi phí trên doanh thu. Nói cách khác, sản phẩm của những nhà cung ứng này sẽ có giá thành thấp hơn sản phẩm của những nhà cung ứng khác, với cùng sản lượng và doanh thu; hoặc là họ có khả năng tạo ra sản lượng tương đương nhưng với chi phí sản xuất thấp hơn. 4Một số nhà cung ứng luôn tạo ra nhiều giá trị thặng dư hơn những nhà cung ứng khác. (Tôi sử dụng cụm từ “giá trị thặng dư” thay cho “lợi nhuận” bởi vì cụm từ sau thường ám chỉ lợi nhuận để chia cho các cổ đông. Khái niệm giá trị thặng dư ám chỉ đến nguồn ngân quỹ sẵn có để chia lợi nhuận và tái đầu tư, ngoài những thứ cần thiết thông thường để đảm bảo cho bộ máy hoạt động). Giá trị thặng dư cao sẽ dẫn đến một hay nhiều thứ sau đây: (1) tái đầu tư nhiều hơn cho sản phẩm và dịch vụ, nhằm sản xuất ra sản phẩm/ dịch vụ ưu việt hơn và hấp dẫn khách hàng hơn; (2) đầu tư vào việc giành thị phần thông qua nỗ lực tiếp thị và bán hàng nhiều hơn, và/hoặc thôn tính các hãng khác; (3) đem lại lợi ích cao hơn cho người lao động, điều này thường có khuynh hướng ảnh hưởng đến việc giữ chân và thu hút nhân tài trên thị trường; và/hoặc (4) đem lại lợi ích cao hơn cho cổ đông, điều này thường có khuynh hướng làm tăng giá cổ phiếu và làm giảm chi phí vốn, làm thuận lợi cho hoạt động đầu tư và/hoặc thôn tính. 4Qua thời gian, 80% thị trường có khuynh hướng được đáp ứng bởi 20% hay một tỷ lệ ít hơn các nhà cung ứng, và các nhà cung ứng này thông thường cũng đạt lợi nhuận nhiều hơn. Tại điểm này, cơ cấu thị trường có lẽ đạt được điểm cân bằng, mặc dù nó sẽ rất khác với loại cân bằng từ mô hình cạnh tranh hoàn hảo được ưa thích của các nhà kinh tế học. Tại điểm cân bằng 80/20, chỉ một vài nhà cung ứng lớn nhất sẽ cung cấp cho khách hàng giá trị tốt hơn và có được lợi nhuận cao hơn những đối thủ cạnh tranh nhỏ. Điều này thường được quan sát trong đời sống thực tế, mặc dù theo thuyết cạnh tranh hoàn hảo thì không thể. Chúng ta có thể đặt tên cho lý thuyết mang tính thực tiễn cao hơn này là quy luật cạnh tranh 80/20. Nhưng thế giới thực tiễn thường không ngừng nghỉ lâu dài trong trạng thái cân bằng tĩnh lặng. Sớm hay muộn (thường thì sớm) luôn luôn có những sự thay đổi cơ cấu thị trường do các đổi mới, cải tiến của các đối thủ cạnh tranh gây ra. 4Cả những nhà cung ứng hiện hữu và những nhà cung ứng mới sẽ tìm tòi để cải tiến và giành được thị phần cao hơn từ phần nhỏ nhưng có khả năng bảo vệ được của mỗi thị trường (“phân khúc thị trường”). Sự phân khúc này có thể xảy ra bằng việc cung cấp sản phẩm hay dịch vụ chuyên môn hóa cao hơn phù hợp một cách lý tưởng đối với vài loại khách hàng cụ thể. Qua thời gian, các thị trường sẽ có khuynh hướng phân ra thành nhiều phân khúc thị trường hơn. Trong mỗi phân khúc thị trường này, quy luật cạnh tranh 80/20 sẽ phát huy tác dụng. Những công ty đứng đầu trong mỗi phân khúc chuyên biệt có thể hoặc là những công ty hoạt động trên phạm vị lớn hoặc độc quyền trong phân khúc đó hoặc là các công ty trung gian của ngành đó, nhưng trong mỗi phân khúc thành công của chúng sẽ phụ thuộc vào việc đạt được doanh thu lớn nhất với chi phí thấp nhất. Trong mỗi phân khúc, vài công ty sẽ làm điều này tốt hơn những công ty khác và kết quả là sẽ có khuynh hướng tích lũy thêm nhiều thị phần phân khúc. Các công ty lớn sẽ hoạt động trong một số lượng lớn các phân khúc thị trường, có nghĩa là trong một số lớn các phân khúc kết hợp khách hàng/sản phẩm trong đó đòi hỏi phải có một công thức khác để tối đa hóa doanh thu trên một đơn vị nguồn lực, và/hoặc nơi mà các đối thủ cạnh tranh khác giáp mặt nhau. Các hãng tư nhân lớn sẽ tạo ra giá trị thặng dư lớn trong một vài phân khúc này, trong khi tạo ra giá trị thặng dư thấp hơn (thậm chí thâm hụt) trong một số phân khúc khác. Do đó thực tế có xu hướng là 80% giá trị thặng dư hay lợi nhuận được sinh ra từ 20% các phân khúc thị trường, từ 20% khách hàng và từ 20% sản phẩm. Phân khúc thị trường đem lại lợi nhuận cao nhất thường là (nhưng không phải luôn là) nơi mà công ty chiếm thị phần cao nhất, và nơi mà công ty có nhiều khách hàng trung thành nhất (sự trung thành được định nghĩa là sử dụng dịch vụ/sản phẩm lâu dài và ít có khả năng bỏ đi để chuyển sang các đối thủ cạnh tranh). 4Trong nội bộ bất kỳ một công ty nào, như với những đơn vị phụ thuộc vào tự nhiên và sự nỗ lực của con người, thường tồn tại một tình trạng bất cân xứng giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra, sự mất cân đối giữa nỗ lực bỏ ra và những thành quả thu được. Bên ngoài công ty, điều này thể hiện ở chỗ có một số thị trường, sản phẩm và khách hàng có khả năng sinh lợi nhiều hơn các thị trường, sản phẩm và khách hàng khác. Trong nội bộ công ty, nguyên tắc này được thể hiện ở chỗ có một số nguồn lực, có thể là con người, nhà xưởng, máy móc hay sự hoán vị những nguồn lực này sẽ đem lại nhiều giá trị trên một đơn vị chi phí hơn là những nguồn lực khác. Nếu chúng ta có thể đo lường được nó (như có thể làm với một số công việc, như công việc của các nhân viên bán hàng chẳng hạn), chúng ta sẽ nhận ra rằng một số nhân viên tạo ra giá trị thặng dư rất lớn cho công ty (họ góp phần tạo ra doanh thu lớn hơn nhiều so với toàn bộ chi phí công ty phải bỏ ra cho họ), trong khi đó những nhân viên khác lại tạo ra giá trị thặng dư thấp hơn hoặc gây ra thâm hụt. Các công ty tạo ra giá trị thặng dư lớn nhất thường có giá trị thặng dư bình quân trên mỗi nhân viên cao nhất, nhưng ở mọi công ty, giá trị thặng dư được tạo ra bởi mỗi nhân viên thường rất không đồng đều: 80% giá trị thặng dư thường được tạo ra chỉ bởi 20% số lượng nhân viên. 4Ở cấp độ thấp nhất của sự tổng hợp các nguồn lực trong một công ty, chẳng hạn như một cá nhân người lao động, thì 80% giá trị thu được có thể được tạo ra từ một phần nhỏ, xấp xỉ 20% khoảng thời gian làm việc, khi người lao động đang hoạt động với năng suất cao gấp nhiều lần mức hiệu quả trung bình của người ấy, thông qua một sự phối hợp các yếu tố bao gồm các cá tính và bản chất thật sự của công việc. 4Do đó, nguyên tắc bất cân đối giữa nỗ lực bỏ ra và phần thưởng nhận vào có mặt ở mọi cấp độ trong kinh doanh: thị trường, phân khúc thị trường, sản phẩm, khách hàng, các bộ phận và người lao động. Sự mất cân bằng này, chứ không phải là khái niệm cân bằng, mới chính là đặc trưng của mọi hoạt động kinh tế. Hiển nhiên rằng những khác biệt nhỏ lại tạo ra những hậu quả lớn. Một sản phẩm chỉ cần tốt hơn sản phẩm cạnh tranh của nó 10% là có thể tạo ra được 50% khác biệt về doanh số và 100% khác biệt về lợi nhuận. Ba ý nghĩa hành động Ý nghĩa thứ nhất của thuyết 80/20 là các công ty thành công thì hoạt động trong những thị trường có khả năng giúp cho công ty đó tạo ra doanh thu cao nhất với công sức thấp nhất. Điều này đúng một cách tuyệt đối lẫn tương đối, tuyệt đối trong mối tương quan với lợi nhuận bằng tiền; và tương đối trong mối tương quan với cạnh tranh. Một công ty không thể được xem là thành công trừ phi đạt được giá trị thặng dư tuyệt đối cao (theo thuật ngữ truyền thống, là tỷ suất sinh lợi trên vốn đầu tư cao) đồng thời cũng có thặng dư cao hơn so với đối thủ cạnh tranh của nó (lợi nhuận biên tế cao hơn). Ý nghĩa thực tiễn thứ hai cho các công ty là luôn có khả năng nâng cao thặng dư kinh tế với cấp độ lớn bằng cách chỉ tập trung vào những đối tượng khách hàng và phân khúc thị trường hiện đang đem lại giá trị thặng dư lớn nhất. Điều này hàm ý việc bố trí lại các nguồn lực vào các phân khúc tạo ra giá trị thặng dư nhiều nhất, đồng thời ngụ ý việc giảm thiểu mức tổng nguồn lực và chi phí (nói cách khác, là giảm thiểu nhân công và các chi phí khác). Các công ty hiếm khi đạt được mức thặng dư cao nhất mà họ có thể đạt được hoặc chỉ gần đạt được, bởi vì cấp quản lý thường không ý thức được tiềm năng tạo ra thặng dư cũng như họ thường thích điều hành những công ty lớn hơn là những công ty có khả năng sinh lợi khác thường. Hệ luận thứ ba là mọi doanh nghiệp đều có thể nâng cao mức thặng dư bằng cách giảm thiểu sự bất cân xứng giữa sản lượng và phần thưởng trong nội bộ công ty. Điều này có thể thực hiện được bằng cách xác định những bộ phận nào trong công ty (con người, phân xưởng, cửa hàng, bộ phận quản lý, quốc gia) tạo ra giá trị thặng dư cao nhất và tăng cường những nguồn lực này, làm cho chúng mạnh thêm; và ngược lại, xác định những nguồn lực nào tạo ra giá trị thặng dư thấp hoặc gây thâm hụt, tạo điều kiện thuận lợi để cải thiện mạnh mẽ những bộ phận đó, và nếu không thể cải thiện được thì ngưng tài trợ kinh phí cho những bộ phận này. Các nguyên tắc trên tạo nên một lý thuyết 80/20 rất hữu ích cho doanh nghiệp, nhưng không nên diễn giải chúng một cách quá cứng nhắc và giáo điều. Các nguyên tắc này phát huy được tác dụng bởi vì chúng là sự phản ánh các mối quan hệ trong tự nhiên, vốn là một sự pha trộn phức tạp giữa trật tự và hỗn độn, giữa cái thường quy và cái bất thường. Hãy tìm những ý tưởng “khác thường” từ Nguyên lý 80/20 Điều quan trọng là phải nắm bắt tính linh động và các yếu tố tác động các mối quan hệ 80/20. Nếu không coi trọng điều này, bạn sẽ diễn giải Nguyên lý 80/20 một cách quá cứng nhắc và sẽ không khai thác được hết tiềm năng của nó. Thế giới đầy rẫy những nguyên nhân nho nhỏ, mà khi kết hợp lại có thễ dẫn đến những kết quả to lớn. Hãy xét ví dụ một cái xoong nấu sữa, khi đun quá một nhiệt độ nhất định, sữa trong xoong bất ngờ thay đổi trạng thái, dâng lên và sôi sùng sục. Mới đó bạn có một lượng sữa nóng, nằm gọn gang trong xoong mà giờ đây bạn có hoặc là món cà phê ca-pu-chinô tuyệt vời, hoặc, bạn nếu để chậm đi một giây, một mớ hổ lốn đổ tràn ra bếp lò. Trong sản xuất kinh doanh mọi chuyện diễn ra có chậm hơn đôi chút, nhưng biết đâu trong năm này bạn thấy công ty IBM tuyệt vời ăn nên làm ra với nhiều lợi nhuận thống trị ngành máy tính để rồi, chẳng bao lâu sau, một tích hợp những nguyên nhân nhỏ có thể sẽ làm cho người khổng lồ này loạng choạng mất phương hướng và đang phải đi dò dẫm để tránh bị diệt vong. Những hệ thống sáng tạo luôn hoạt động vượt ra khỏi trạng thái cân bằng. Nguyên nhân và kết quả, tác động và kết quả, hoạt động theo một phương cách phi tuyến tính, phi tuần tự. Thường bạn không gặt hái những gì mà bạn đã đầu tư; nhiều khi có thể bạn thu về một lượng ít hơn hoặc nhiều hơn nhiều. Những biến chuyển lớn lao trong một hệ thống doanh nghiệp có thể xảy ra do kết quả của những nguyên nhân xem ra chỉ là bé cỏn con. Ở bất kỳ thời điểm nào, những con người với một trí thông minh, trình độ kỹ năng, và sự tận tụy công việc ngang nhau có thể làm ra những kết quả không bằng nhau, do những khác biệt nhỏ về cấu trúc. Các sự kiện không thể đoán biết trước được, mặc dù những quy luật có thể đoán biết dường như vẫn thường hay lặp đi lặp lại. Xác định các vận may Do đó, kiểm soát là không thể được. Tuy nhiên, có thể ảnh hưởng đến các sự kiện, và có lẽ quan trọng hơn là có thể phát hiện ra những điều trái với quy luật và khai thác chúng. Nghệ thuật áp dụng Nguyên lý 80/20 là xác định được cách thức mà xu hướng thực tế đang diễn ra và khai thác nó càng nhiều càng tốt. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ở trong một sòng bạc rất “cà chớn” với toàn những bánh ru-lét không cân bằng. Mọi con số đều có giá cược là 1 ăn 35, nhưng tần suất xuất hiện của từng con số lại khác nhau ở những bàn chơi khác nhau. Tại một bàn, số 5 có tần suất xuất hiện là 1/20, ở bàn khác thì tỷ lệ đó là 1/50. Nếu bạn “theo” đúng con số cần đánh ở đúng bàn cược, bạn có thể phát tài. Nếu bạn cứ ngoan cố đặt cược vào con số 5 ở bàn cược có tần suất xuất hiện của nó chỉ là 1/50 thì bạn sẽ thua sạch tiền dù cho bạn có số vốn ban đầu nhiều đến cỡ nào đi nữa. Nếu bạn xác định được công ty của bạn đang sinh lợi nhiều hơn ở khâu nào, bạn có thể bỏ thêm vốn vào và thu được một khoản lợi nhuận khổng lồ. Ngược lại, nếu bạn phát hiện ra công ty bạn đang bị thua lỗ ở khâu nào thì bạn có thể cắt giảm mức lỗ. Trong ngữ cảnh này, “khâu” có thể là bất cứ thứ gì. Nó có thể là một sản phẩm, một thị trường, một khách hàng hay một loại khách hàng, một công nghệ, một kênh phân phối, một phòng hay bộ phận, một quốc gia, một loại giao dịch hay một nhân viên, loại nhân viên hay một nhóm. Mục tiêu của trò chơi là ở chỗ phát hiện ra vài khâu thiểu số đang tạo ra giá trị thặng dư lớn và khuếch đại chúng đến mức tối đa; và nhận diện được những khâu đang bị thua lỗ và loại bỏ chúng ra. Chúng ta đã được đào luyện tư duy theo kiểu tương quan nhân quả, về các mối quan hệ có quy tắc, mức sinh lợi trung bình, cạnh tranh hoàn hảo, và các kết quả có thể dự đoán trước. Nhưng đó không phải là thế giới thực. Thế giới thực bao gồm một loạt các ảnh hưởng, ở đấy nguyên nhân và kết quả trở nên lu mờ, các vòng lặp phản hồi phức tạp làm méo mó các yếu tố đầu vào; ở đấy trạng thái cân bằng chỉ mang tính tạm thời và thường chỉ là ảo giác; ở đấy có những khuôn mẫu hoạt động dẫu bất thường lại mang tính lặp đi lặp lại; ở đấy các công ty không bao giờ cạnh tranh trực diện và phát đạt nhờ vào sự chênh lệch; ở đấy một vài tay được ưu ái có khả năng thâu tóm thị trường để thu lợi cao. Nhìn dưới góc độ này, các công ty lớn là các liên minh cực kỳ phức tạp và liên tục thay đổi, trong đó một số công ty đang đi đúng hướng và làm ăn phát đạt, trong khi một số công ty khác thì hoạt động trái với “quy luật” và bị lỗ lã. Sự bất lực của chúng ta khi xử lý cái thực tế phức tạp và các hiệu ứng bình ổn và hay gây nhiều sai lệnh của các hệ thống kế toán làm cho tất cả những điều này khó nhận ra. Nguyên lý 80/20 rất phổ biến nhưng hầu như không được nhận biết. Cái mà chúng ta thường được nhìn thấy trong kinh doanh là hiệu ứng cuối cùng của những điều đang diễn ra, chứ thật sự không phải là toàn bộ bức tranh. Bên dưới bề mặt này là những yếu tố đầu vào tích cực lẫn tiêu cực đầy mâu thuẫn kết hợp với nhau để tạo ra hiệu ứng mà chúng ta có thể nhìn thấy trên bề mặt của nó. Nguyên lý 80/20 có tác dụng lớn nhất khi chúng ta xác định được tất cả các lực tác động bên dưới bề mặt, để có thể ngăn chặn các ảnh hưởng tiêu cực và tập trung sức mạnh tối đa cho các yếu tố có năng suất cao nhất. Làm thế nào các công ty có thể sử dụng Nguyên lý 80/20 để tăng lợi nhuận Phần lịch sử, triết lý và lý thuyết của Nguyên lý 80/20 trình bày như thế là đã quá đủ! Bây giờ chúng ta chuyển sang vấn đề thực hành. Bất kỳ một công ty riêng lẻ nào cũng có thể thu hoạch được rất nhiều thông qua việc vận dụng thực tế Nguyên lý 80/20. Đã đến lúc phải vạch ra cho bạn thấy phương cách thực hiện. Chương 4 đến Chương 7 bao gồm những phương pháp quan trọng nhất để tăng lợi nhuận thông qua Nguyên lý 80/20. Chương 8 kết thúc Phần hai với một số bí quyết về cách thức nắm bắt Nguyên lý 80/20 vào trong đời sống kinh doanh của bạn, giúp bạn có được ưu thế hơn so với các đồng nghiệp cũng như đối thủ cạnh tranh của mình. Chúng ta bắt đầu chương kế tiếp với ứng dụng quan trọng nhất của Nguyên lý 80/20 vào trong bất kỳ công ty nào: ấy là khu biệt bộ phận nào mà bạn đang thật sự có lãi và, cũng quan trọng không kém, xác định bộ phận nào bạn đang thực sự bị thua lỗ. Mọi doanh nhân đều nghĩ rằng họ đã thừa biết điều này, và gần như tất cả đều sai lầm. Nếu quả họ đã có một bức tranh chính xác thì toàn bộ doanh nghiệp của họ đã thay đổi rồi. 4 Tại sao chiến lược của bạn sai lầm? Trừ phi đã sử dụng Nguyên lý 80/20 để định hướng lại chiến lược của mình, nếu không thì bạn có thể khá chắc chắn rằng chiến lược ấy đang mắc sai lầm nghiêm trọng. Gần như chắc chắn là bạn không có được một bức tranh chính xác về những mảng hoạt động mà bạn đang kiếm được lợi nhuận, và những mảng bạn đang bị thua lỗ. Trong trường hợp ấy, điều hầu như không thể tránh được là bạn đang “ôm” quá nhiều chuyện cho quá nhiều đối tượng. Chiến lược kinh doanh không nên là một cái nhìn chung chung từ bên trên, hoành tráng, tổng quan, hay bao quát hết mọi vấn đề, mà, có thể nói, nên giống như một cái nhìn từ bên dưới, ghé mắt nhìn những cái bên dưới lớp vỏ bọc, để xem xét thật chi tiết những gì đang diễn ra. Để đi đến một chiến lược kinh doanh hữu ích, bạn cần quan sát kỹ lưỡng các phân khúc khác nhau của doanh nghiệp mình, đặc biệt là khả năng sinh lợi và kiếm được tiền của những mảng ấy. Trừ phi doanh nghiệp bạn có quy mô nhỏ và đơn giản, hầu như có một sự thật rằng ít nhất 80% số tiền và lợi nhuận của công ty bạn được tạo ra từ 20% hoạt động của nó và từ 20% doanh thu của công ty. Bí quyết là ở chỗ tìm ra được đó là 20% nào. Bạn đang kiếm được nhiều tiền nhất ở những bộ phận nào? Bạn hãy xác định bộ phận nào của doanh nghiệp đang đem lại lợi nhuận cao, bộ phận nào sẽ phải được cải thiện lại và bộ phận nào đang là tai họa cho doanh nghiệp bạn. Để làm điều này chúng ta sẽ tiến hành Phân tích lợi nhuận theo Nguyên lý 80/20 theo các phân loại kinh doanh khác nhau: 4theo sản phẩm hay nhóm/loại sản phẩm 4theo khách hàng hay nhóm/loại khách hàng 4theo bất kỳ kiểu phân chia khác nào có vẻ phù hợp với doanh nghiệp của bạn mà bạn đã có sẵn dữ liệu, ví dụ theo khu vực địa lý hay theo kênh phân phối 4theo phân khúc cạnh tranh. Hãy bắt đầu với sản phẩm. Doanh nghiệp của bạn hầu như chắc chắn có thông tin về sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm. Đối với mỗi loại, quan sát doanh số của kỳ/tháng/quý/năm vừa qua (hãy quyết định định kỳ nào là đáng tin cậy nhất) và tìm ra khả năng sinh lợi sau khi phân bổ toàn bộ chi phí. Công việc này dễ hay khó phụ thuộc vào hiện trạng thông tin quản lý của công ty bạn. Cái bạn cần có thể đã có sẵn, nhưng nếu chưa có thì bạn sẽ phải tự xây dựng nó. Bạn buộc phải có doanh số bán của từng sản phẩm hoặc dòng sản phẩm và lợi nhuận gộp (doanh thu bán hàng trừ giá vốn hàng bán). Bạn hẳn cũng biết tổng chi phí của toàn bộ doanh nghiệp (các chi phí chung). Điều mà bạn phải làm tiếp theo là phân bổ các chi phí chung cho từng nhóm sản phẩm dựa trên cơ sở hợp lý nào đó. Phương pháp sơ đẳng nhất là phân bổ chi phí trên phần trăm doanh thu. Tuy nhiên, chỉ cần suy nghĩ thoáng qua là ta thấy phương pháp này không thật sự chính xác. Chẳng hạn một vài sản phẩm chiếm rất nhiều thời gian của nhân viên bán hàng so với giá trị của chúng, trong khi những sản phẩm khác thì chiếm rất ít thời gian. Một vài sản phẩm được quảng cáo rầm rộ trong khi các sản phẩm thì không hề được quảng cáo. Vài sản phẩm gặp phải nhiều phiền toái ở khâu sản xuất trong khi đó các sản phẩm khác thì rất dễ dàng, suôn sẻ. Hãy tính từng loại chi phí chung và phân bổ nó cho mỗi nhóm sản phẩm. Làm như vậy cho tất cả các loại chi phí, sau đó nhìn vào kết quả. Thông thường, một vài sản phẩm, mặc dù đại diện cho thiểu số doanh thu, lại sinh lợi rất cao; phần lớn sản phẩm còn lại có khả năng sinh lợi khiêm tốn hoặc nhỏ bé; và vài sản phẩm khác thực sự đang gây ra lỗ lớn một khi bạn phân bổ tất cả các chi phí. Hình 10 thể hiện các số liệu của một nghiên cứu mới đây mà tôi đã tiến hành với một nhóm thiết bị điện tử. Hình 11 thể hiện các số liệu tương tự bằng đồ thị; hãy nhìn vào đây nếu bạn thích những bức tranh hơn là những con số. Hình 10: Công ty Electronic Instruments Inc. bảng kê doanh số và lợi nhuận theo nhóm sản phẩm. Doanh số Hình 11: Công ty Electronic Instruments Inc. đồ thị doanh số và lợi nhuận theo nhóm sản phẩm Từ hai hình trên ta có thể thấy rằng sản phẩm nhóm A chiếm 3% doanh số nhưng đến 10% lợi nhuận. Các sản phẩm nhóm A, B và C chiếm 20% doanh số nhưng đến 53% lợi nhuận. Điều này trở nên rõ ràng hơn nếu ta tạo ra Bảng 80/20 hay Biểu đồ 80/20 lần lượt như trong Hình 12 và 13. Mặc dù chưa tìm thấy 20% doanh số bán chiếm 80% lợi nhuận, nhưng chúng ta đang trên con đường đi tìm nó. Nếu không phải là 80/20, thì là 67/30: 30% doanh số bán sản phẩm chiếm gần 67% lợi nhuận. Có thể bạn đã có suy nghĩ đến những việc cần làm để nâng doanh số bán các nhóm sản phẩm A, B và C. Ví dụ, có thể bạn muốn bố trí lại toàn bộ lực lượng bán hàng của 80% còn lại, cho các nhân viên bán hàng biết là phải tập trung vào việc nhân đôi doanh số bán của nhóm sản phẩm A, B và C và bớt quan tâm đến các nhóm sản phẩm còn lại. Nếu họ thực hiện thành công điều này, không những doanh số bán tăng lên 20% mà lợi nhuận cũng sẽ tăng hơn 50%. Có thể bạn cũng đã có nghĩ đến việc cắt giảm chi phí, hay nâng giá bán các sản phẩm nhóm D, E và F; hoặc nghĩ đến việc cắt giảm triệt để hay loại bỏ hoàn toàn các sản phẩm nhóm G và H. Phần trăm doanh số Phần trăm lợi nhuận Hình 13: Công ty Electronic Instruments Inc., Biểu đồ 80/20 Còn khả năng sinh lợi của khách hàng thì sao? Sau khi xem xét sản phẩm, hãy tiếp tục xét đến khách hàng. Lặp lại trình tự phân tích, nhưng xem xét số lượng mua của mỗi khách hàng hay nhóm khách hàng. Một vài khách hàng chịu trả mức giá cao nhưng cũng phải tốn chí phí cao để phục vụ họ: họ thường là những khách hàng nhỏ. Các khách hàng lớn có thể dễ giao dịch và mua một lượng lớn sản phẩm cùng loại, nhưng ép bạn phải giảm giá bán. Thỉnh thoảng những sự chênh lệch này bù trừ lẫn nhau, nhưng thường thì không. Đối với nhóm chúng ta đang gọi là Công ty thiết bị điện tử (Electronic Instruments Inc.), kết quả được thể hiện ở Hình 14 và 15. Hình 15: Công ty Electronic Instruments Inc., đồ thị doanh số và lợi nhuận theo nhóm khách hàng. Xin có đôi lời giải thích về các nhóm khách hàng. Nhóm A là các khách hàng nhỏ, trực tiếp, trả giá rất cao và mang lại lợi nhuận gộp rất lớn. Phải tốn kém một khoản chi phí kha khá để phục vụ họ nhưng lợi nhuận đem lại nhiều hơn có thể bù đắp cho các chi phí đó. Khách hàng nhóm B là những nhà phân phối, có khuynh hướng đặt những đơn hàng lớn và tốn rất ít chi phí để phục vụ họ, tuy nhiên vì một lý do nào đó họ có thể chấp nhận trả một giá tương đối cao, chủ yếu bởi vì linh kiện điện tử họ mua về chỉ chiếm một phần nhỏ tổng chi phí sản phẩm của họ. Khách hàng nhóm C là những nhà xuất khẩu trả giá cao. Tuy nhiên, với họ cái khó cho doanh nghiệp là phải tốn kém rất nhiều chi phí để phục vụ họ. Khách hàng nhóm D là những nhà sản xuất lớn thường mặc cả về giá rất gắt gao và cũng đòi hỏi nhiều trợ giúp kỹ thuật và nhiều “ưu đãi”. Hình 16 và Hình 17 lần lượt thể hiện Bảng 80/20 và Sơ đồ 80/20 đối với từng nhóm khách hàng. Các hình này biểu thị nguyên tắc 59/15 và nguyên tắc 88/25: nhóm khách hàng sinh lợi nhiều nhất chiếm 15% doanh thu nhưng đến 59% lợi nhuận và 25% khách hàng sinh lợi nhiều nhất đem lại 88% lợi nhuận. Điều này một phần là do các khách hàng sinh lợi nhiều nhất có khuynh hướng mua những sản phẩm sinh lợi nhiều nhất, cũng như họ đã trả nhiều hơn so với chi phí phục vụ họ. Phân tích trên đã dẫn đến một chiến dịch tìm kiếm thêm khách hàng nhóm A và B rất thành công: khách hàng nhỏ trực tiếp và những nhà phân phối. Thậm chí tính luôn cả chi phí cho chiến dịch này thì lợi nhuận đem lại cũng rất lớn. Giá bán cho khách hàng C (nhà xuất khẩu) cũng được nâng lên một cách có chọn lọc và những cách thức giảm chi phí phục vụ họ đã được tìm ra, đặc biệt tăng cường bán hàng qua điện thoại hơn là bán hàng trực tiếp. Khách hàng nhóm D (những nhà sản xuất lớn) được xử lý một cách riêng lẻ: chín trong số những đối tượng này chiếm 97% doanh số của nhóm D. Trong một vài trường hợp, những dịch vụ phát triển kỹ thuật được tính phí riêng; trong một số trường hợp khác giá cả được nâng lên; và ba khách hàng để “được để mất” một cách chiến lược về tay của đối thủ cạnh tranh đáng ghét nhất của công ty sau một cuộc chiến đấu giá. Các nhà quản lý thật ra muốn để cho phía đối thủ cạnh tranh ấy thưởng thức những tổn thất ấy! Áp dụng Nguyên lý 80/20 cho công ty tư vấn Sau khi phân tích về sản phẩm và khách hàng, hãy lấy bất kỳ sự phân chia nào khác có liên quan đặc biệt đến doanh nghiệp của bạn. Không có sự phân tích đặc biệt nào trong trường hợp công ty trang bị dụng cụ; nhưng để minh họa cho điểm này, hãy xét việc tách doanh thu và lợi nhuận trong một công ty tư vấn chiến lược được trình bày ở Hình 18 và Hình 19. Những hình này biểu thị nguyên tắc 56/21: các dự án lớn chiếm chỉ 21% doanh thu nhưng mang lại đến 56% lợi nhuận. Hình 19: Công ty Strategy Consulting Inc., biểu đồ khả năng sinh lợi của các dự án lớn so với dự án nhỏ Một phân tích khác, được thể hiện trong Hình 20 và Hình 21, phân chia theo khách hàng “cũ” (hơn ba năm), khách hàng “mới” (dưới 6 tháng) và các khách hàng ở lưng chừng – không cũ không mới (6 tháng-3 năm). Các hình này thể hiện rằng 26% (khách hàng cũ) mang lại 84% lợi nhuận: quy tắc 84/26. Thông điệp ở đây là trước nhất cố gắng duy trì và tăng cường số khách hàng phục vụ lâu dài, họ là những người ít nhạy cảm về giá nhất và có thể phục vụ họ với chi phí thấp nhất. Những khách hàng mới chưa chuyển thành khách hàng phục vụ lâu dài, được nhận định là những người gây thua lỗ, dẫn đến phương pháp tiếp cận có chọn lọc hơn để thuyết phục doanh nghiệp: động thái thuyết phục lôi kéo chỉ được thực hiện trong trường hợp người ta tin là đối tượng doanh nghiệp này có khả năng trở thành một khách hàng lâu dài. Hình 22 và Hình 23 tóm tắt một phân tích thứ ba cho các nhà tư vấn, theo đó các dự án được phân ra thành ba loại: dự án sáp nhập & thôn tính (M&A), phân tích chiến lược và dự án khai thác. Sự phân chia này minh họa nguyên tắc 87/22: dự án M&A mang lại lợi nhuận to lớn, chiếm 22% doanh thu nhưng đem đến 87% lợi nhuận. Cần phải cố gắng gấp đôi để bán được nhiều dự án M&A hơn nữa. Các dự án hoạt động đối với khách hàng cũ, khi được phân tích độc lập, hóa ra lại ở vào khoản hòa vốn trong khi các khoản lỗ lớn của các dự án hoạt động lại do các khách hàng mới gây ra. Điều này dẫn đến quyết định không “lấy” khách hàng mới trong khi số khách hàng cũ hoặc bị tính phí cao hơn nhiều cho loại dự án này hoặc khuyến khích họ chuyển sang các công ty tư vấn chuyên môn. Phân khúc kinh doanh là chìa khóa để hiểu được và phát huy khả năng sinh lợi Cách tốt nhất để kiểm tra khả năng sinh lợi của việc kinh doanh của bạn là chia nhỏ nó thành các phân khúc cạnh tranh. Trong khi những phân tích theo sản phẩm, khách hàng hoặc theo bất kỳ một mảng nào khác có liên quan đều thường rất có giá trị, ta có thể có được những thông hiểu sâu sắc nhất từ sự kết hợp khách hàng và sản phẩm thành những phân khúc kinh doanh được xác định dựa trên việc tham chiếu đến các đối thủ cạnh tranh quan trọng nhất của bạn. Mặc dù việc làm này không khó như khi mới nghe qua nhưng có rất ít tổ chức doanh nghiệp phân chia hoạt động kinh doanh của mình theo cách này, do đó cần thiết phải trình bày sơ lược vấn đề này. Phân khúc cạnh tranh là gì? Một phân khúc cạnh tranh là một bộ phận kinh doanh ở đó bạn phải đối mặt một đối thủ cạnh tranh khác hoặc các yếu tố tác động cạnh tranh khác nhau. Hãy lấy bất kỳ bộ phận kinh doanh nào mà bạn chợt nhớ: một sản phẩm, một khách hàng, một dòng sản phẩm được bán cho một loại khách hàng, hoặc bất kỳ mảng nào khác có tầm quan trọng với bạn (ví dụ các nhà tư vấn có thể nghĩ đến công việc M&A (sáp nhập và mua lại doanh nghiệp). Bây giờ hãy tự hỏi hai câu hỏi đơn giản: 4Bạn có đối mặt với một đối thủ cạnh tranh chính yếu khác trong bộ phận kinh doanh này so với phần kinh doanh còn lại? Nếu câu trả lời là có thì lúc đó bộ phận kinh doanh đó là một phân khúc cạnh tranh độc lập (gọi tắt là phân khúc). Nếu bạn đang chống lại một đối thủ cạnh tranh chuyên nghiệp, khả năng sinh lợi của bạn sẽ tùy thuộc vào sự tương tác giữa sản phẩm và dịch vụ của bạn so với các sản phẩm và dịch vụ của đối thủ cạnh tranh. Người tiêu dùng thích cái nào hơn? Và tổng chi phí của bạn để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ là bao nhiêu so với tổng chi phí của đối thủ? Đối thủ cạnh tranh có vai trò quyết định khả năng sinh lợi của bạn ngang với bất kỳ yếu tố nào khác. Do đó việc tính đến lĩnh vực kinh doanh này của bạn một cách riêng rẽ và độc lập là hoàn toàn hợp lý, để xác định chiến lược đánh bại (hoặc bắt tay thông đồng) đối thủ cạnh tranh. Dĩ nhiên cũng rất hợp lý khi xem xét khả năng sinh lợi một cách độc lập. Có thể bạn sẽ có phát hiện đầy ngạc nhiên. Nhưng thậm chí nếu bộ phận kinh doanh mà bạn đang xem xét là có đối thủ cạnh tranh giống như bộ phận kinh doanh khác của bạn (ví dụ đối thủ chính của bạn ở sản phẩm A cũng là đối thủ của bạn trong sản phẩm B), lúc đó bạn cần đặt ra một câu hỏi khác. 4Bạn và đối thủ của bạn có cùng tỷ lệ doanh số bán hoặc thị phần ở cả hai lĩnh vực không? Hoặc có phải họ tương đối mạnh hơn bạn trong một lĩnh vực và bạn lại trội hơn họ trong lĩnh vực kia không? Ví dụ nếu bạn có 20% thị phần ở sản phẩm A và đối thủ lớn nhất chiếm 40% thị phần (họ có thị phần gấp đôi bạn) thì bạn có cùng tỷ lệ giống như vậy ở sản phẩm B không? Nghĩa là họ cũng chiếm một thị phần gấp đôi bạn. Nếu bạn có 15% thị phần ở sản phẩm B nhưng đối thủ chỉ có 10% thì lúc đó có một vị thế cạnh tranh tương đối khác nhau trong hai sản phẩm. Sẽ có những lý do thực tế lý giải điều này. Người tiêu dùng có thể thích nhãn hiệu của bạn ở sản phẩm B nhưng lại thích nhãn hiệu của đối thủ ở sản phẩm A. Có thể đối thủ không quan tâm nhiều về sản phẩm B. Có lẽ doanh nghiệp của bạn hiệu quả và có giá cả cạnh tranh ở sản phẩm B trong khi ở sản phẩm A thì ngược lại. Ở giai đoạn này bạn không cần biết lý do. Tất cả những gì bạn cần làm là phải thấy được mặc dù bạn đương đầu với cùng một đối thủ nhưng sự cân bằng về lợi thế lại khác nhau trong hai lĩnh vực kinh doanh này. Do đó chúng là những phân khúc độc lập và sẽ có khả năng thể hiện những mức độ lợi nhuận khác nhau. Tính đến đối thủ cạnh tranh giúp bạn đi trực tiếp vào các phân tách kinh doanh then chốt Thay vì khởi đầu bằng một định nghĩa kinh doanh truyền thống như một sản phẩm hoặc sản lượng của các bộ phận khác nhau của tổ chức doanh nghiệp của bạn, việc nghĩ đến các phân khúc cạnh tranh đưa bạn thẳng đến phương cách quan trọng nhất để phân tách và đánh giá về doanh nghiệp của bạn. Tại công ty kinh doanh thiết bị được đề cập ở phần trước, các nhà quản lý không thể nhất trí với nhau về cách thức phân tích kinh doanh. Một số người nghĩ rằng sản phẩm là một yếu tố đánh giá then chốt. Quan điểm của những người khác là phân biệt khách hàng trong ngành có hệ thống đường ống (nói chung là các công ty xăng dầu) hay là trong những ngành theo qui trình sản xuất liên hoàn (ví dụ các công ty chế biến thực phẩm). Nhóm thứ ba cho rằng kinh doanh nội đị ở Hoa Kỳ rất khác với kinh doanh xuất khẩu. Do họ bắt đầu bằng các giả định khác nhau mà giả định nào cũng có giá trị ở một chừng mực nào đó nên rất khó tạo ra tiến triển trong việc tổ chức doanh nghiệp hoặc thông tin liên lạc với nhau. Việc chia doanh nghiệp ra các phân khúc cạnh tranh khác nhau đã chấm dứt được các tranh cãi này. Quy tắc này khá đơn giản: nếu bạn không đối phó với các đối thủ khác hoặc các vị thế cạnh tranh khác nhau thì đó không phải là một phân khúc riêng biệt. Chúng ta nhanh chóng có được một tập hợp các phân khúc tuy chưa hoàn thiện nhưng rất rõ ràng mà mọi người đều có thể hiểu được. Thoạt đầu hiển nhiên là các đối thủ cạnh tranh rất khác nhau trong đa số sản phẩm nhưng không phải là tất cả. Trong trường hợp các đối thủ giống nhau với các vị thế cạnh tranh gần tương tự nhau chúng ta có thể gộp các sản phẩm lại với nhau. Trong hầu hết các trường hợp khác chúng ta tách riêng các sản phẩm. Sau đó chúng ta đặt câu hỏi là các vị thế cạnh tranh đối với khách hàng trong ngành xăng dầu có khác biệt với khách hàng chế biến thực phẩm theo quy trình không. Ngoại trừ ở một sản phẩm duy nhất, câu trả lời là không. Tuy nhiên trong sản phẩm đó – máy đo lường tỷ trọng chất lỏng – thì các đối thủ lớn nhất lại khác nhau. Vì thế chúng tôi đặt ra hai phân khúc ở đây: phân khúc thiết bị đo tỷ trọng chất lỏng cho khách hàng ngành xăng dầu và phân khúc thiết bị đo tỷ trọng chất lỏng cho khách hàng ngành chế biến thực phẩm. Cuối cùng chúng ta đặt câu hỏi là các đối thủ hoặc các vị thế cạnh tranh có khác nhau không ở mỗi phân khúc ở thị trường Hoa Kỳ và thị trường kinh doanh quốc tế. Trong hầu hết trường hợp câu trả lời là có. Nếu kinh doanh quốc tế đủ tầm cỡ thì chúng ta có thể đặt cùng một câu hỏi cho các quốc gia khác nhau: liệu đối thủ tại Anh cũng chính là đối thủ tại Pháp hay châu Á? Trong trường hợp các đối thủ khác nhau chúng ta chia nhỏ kinh doanh thành các phân khúc riêng biệt. Chúng tôi đã hoàn tất được một tấm áo chắp vá bằng 15 phân khúc lớn (đối với những phân khúc rất nhỏ chúng tôi gộp lại để tiết kiệm công sức) thường được xác định bằng tiêu chí sản phẩm và vùng địa lý nhưng trong một trường hợp khác lại theo tiêu chí sản phẩm và loại khách hàng (đây là trường hợp sản phẩm đo lường tỷ trọng chất lỏng có 2 phân khúc là sản phẩm đo lường tỷ trọng chất lỏng cho khách hàng ngành xăng dầu toàn thế giới và sản phẩm đo lường tỷ trọng chất lỏng cho khách hàng là doanh nghiệp chế biến thực phẩm). Mỗi phân khúc có một đối thủ cạnh tranh khác nhau hoặc các vị thế cạnh tranh khác nhau. Sau đó chúng tôi đã phân tích bản chi tiết doanh số và lợi nhuận của mỗi phân khúc và điều này được thể hiện trong các Hình 24 và Hình 25. Nhằm làm nổi bật sự mất cân đối giữa việc chia doanh thu và lợi nhuận, một lần nữa chúng ta có thể hoặc lập một bảng kê theo nguyên tắc 80/20 (Hình 26) hoặc một Biểu đồ mô tả theo nguyên tắc 80/20 (Hình 27). Từ những hình này, chúng ta có thể nhận ra rằng sáu phân khúc hàng đầu chỉ chiếm 26,3% tổng doanh số nhưng chiếm đến 82,9% lợi nhuận. Như vậy ở đây chúng ta có được một quy tắc 83/26. Công ty Electronic Instruments đã làm gì để gia tăng lợi nhuận? Hình 26 và 27 tập trung chú ý vào 3 loại hình kinh doanh. Phần kinh doanh sinh lợi nhiều nhất (phân khúc 1-6) lúc đầu được phân loại thành các bộ phận kinh doanh ưu tiên hàng đầu nhóm A, sẽ được phát triển rất “hăng”. Hơn 80% lợi nhuận là do các phân khúc này mang lại mặc dù chúng chỉ nhận một lượng thời gian quản lý trung bình tương ứng với doanh thu của chúng. Một quyết định đã được đưa ra để tăng thời lượng cho những mảng kinh doanh này lên hai phần ba tổng lượng thời gian. Lực lượng bán hàng tập trung vào việc nỗ lực bán thêm nhiều sản phẩm này cho cả khách hàng hiện có và khách hàng mới. Người ta nhận ra rằng nhóm này có thể đảm bảo cung cấp thêm các dịch vụ hoặc giảm giá nhẹ và vẫn hưởng được các khoản lời khả quan. Nhóm kinh doanh thứ hai bao gồm các phân khúc từ 7 đến 12. Tính chung lại, những phân khúc này chiếm 57% tổng doanh số và 49% tổng lợi nhuận, nói cách khác tính trung bình thì hơi dưới mức lợi nhuận trung bình. Các phân khúc này được phân loại thành nhóm ưu tiên B mặc dù rõ ràng là một số phân khúc trong nhóm này (ví dụ như 7 và 8) khả quan hơn các phân khúc khác (ví dụ 11 và 12). Ưu tiên dành cho các phân khúc này cũng tùy thuộc vào các câu trả lời cho hai câu hỏi được nêu lên ở đầu chương này – đó là mỗi phân khúc có là một thị trường tốt để tham gia và ở mỗi phân khúc vị thế của công ty là như thế nào. Các giải đáp cho những câu hỏi này được mô tả trong phần cuối chương này. Ở giai đoạn này, một quyết định được đưa ra nhằm cắt giảm thời gian quản lý dành cho các phân khúc nhóm B từ khoảng 60% xuống còn khoảng một nửa mức này. Giá ở một số các phân khúc ít lợi nhuận hơn cũng được nâng lên. Nhóm thứ ba, gọi là nhóm ưu tiên X, gồm các phân khúc bị lỗ 13 đến 15. Cũng như với nhóm B, quyết định phải làm gì đối với những phân khúc này đã bị hoãn lại cho tới sau khi có phân tích về mức hấp dẫn của thị trường và thế mạnh của công ty trên mỗi thị trường. Tuy vậy, tạm thời có thể sắp xếp lại các ưu tiên như trình bày ở Hình 28. Tuy nhiên, trước khi đi đến các quyết định cuối cùng về bất kỳ phân khúc nào, ban quản trị tối cao của công ty thiết bị đã xem xét hai câu hỏi khác ngoài khả năng sinh lợi rất quan trọng với chiến lược. Đó là: 4Phân khúc này có phải là một thị trường hấp dẫn để tham gia? 4Công ty đã xác lập vị trí tốt đến mức độ nào trong mỗi phân khúc? Hình 29 trình bày các kết luận cuối cùng về chiến lược cho công ty Electronic Instruments Inc.