🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook CNQLHQ - Thông tin hiệu quả - Robert Heller Ebooks Nhóm Zalo LỜI GIỚI THIỆU N ghệ thuật chuyển tải thông tin một cách hiệu quả là một phần rất quan trọng tạo nên sự thành công của người quản lý. Cho dù bạn muốn thực hiện một cuộc phỏng vấn riêng hay một cuộc thương lượng công khai thì cuốn sách Thông tin hiệu quả này cũng sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng trao đổi hay diễn đạt thông tin của mình. Tất cả những vấn đề chính của việc trao đổi thông tin trong kinh doanh - từ việc hiểu được ngôn ngữ cử chỉ cho đến việc viết các báo cáo và đề xuất - đều được trình bày rõ ràng ở đây. Các lời khuyên thực tế về công tác quan hệ đối ngoại (PR), quảng cáo, công nghệ thông tin và các kỹ thuật truyền thông cùng với 101 lời khuyên súc tích được trình bày trong cuốn sách sẽ cung cấp cho bạn những thông tin quý giá. Phần cuối quyển sách có một số câu hỏi giúp bạn tự đánh giá khả năng trao đổi thông tin của mình, từ đó rút ra những kinh nghiệm cho bản thân diễn đạt tốt hơn và tiếp thu các kỹ năng trao đổi thông tin mới. HỌC HỎI NHỮNG ĐIỀU CƠ BẢN H ầu hết mọi người thường trao đổi thông tin theo một cách hay một số cách chủ yếu, nhưng đối với những nhà quản lý, bạn cần cố gắng truyền đạt thông tin càng nhiều cách càng tốt. Học hỏi các nguyên tắc trao đổi thông tin cơ bản sẽ giúp bạn truyền đạt những ý kiến, đề xuất của mình một cách rõ ràng và hiệu quả. TRAO ĐỔI THÔNG TIN TỐT HƠN Việc trao đổi thông tin hay diễn đạt tốt thông tin muốn chuyển tải là sự sống còn của công ty. Cho dù việc trao đổi thông tin có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức như nói, viết và lắng nghe, nhưng tất cả đều để thực hiện một mục đích cuối cùng là chuyển tải thông tin cần thiết đến người nhận. Bạn hãy sử dụng việc trao đổi để xử lý thông tin và cải thiện các mối quan hệ của bản thân. 1. Hãy khuyến khích các nhân viên trong Công ty của bạn cải thiện tất cả những hình thức trao đổi thông tin. 2. Lưu ý rằng những người có khả năng diễn đạt tốt là những nhà quản lý giỏi. TRAO ĐỔI THÔNG TIN HIỆU QUẢ Trao đổi thông tin hiệu quả (dẫn đến công việc kinh doanh hiệu quả) xoay quanh vấn đề mọi người hiểu ý bạn muốn nói gì và những câu trả lời của họ chính là điều bạn muốn nghe. Trao đổi thông tin là quá trình luân chuyển hai chiều. Trong quản lý, bạn trao đổi thông tin để Công việc được thực hiện, được thông qua, đồng thời bạn cần có những thông tin cần thiết để đi đến quyết định cuối cùng, cũng như đạt được sự thông hiểu giữa hai bên và phát triển các mối quan hệ. NHẬN BIẾT CÁC RÀO CẢN Luôn luôn có ít nhất hai bên tham gia vào bất kỳ một cuộc trao đổi nào, mỗi bên đều có những mong muốn, nhu cầu và thái độ khác nhau. Những mong muốn và nhu cầu này có thể là rào cản trong quá trình trao đổi thông tin nếu nó mâu thuẫn với những mong muốn và nhu cầu của đối tác, đồng thời sẽ gây khó khăn trong việc bạn chuyển tải hay nhận các thông tin phản hồi chính xác. Việc trao đổi thông tin chỉ thành công khi bạn vượt qua những rào cản này. Vì vậy, khi bắt đầu thực hiện cuộc trao đổi thông tin, đầu tiên bạn phải nhận biết xem những rào cản này có tồn tại hay không. TRAO ĐỔI MỘT CÁCH TÍCH CỰC Phá vỡ những rào cản là một trong những bước đầu tiên để việc trao đổi thông tin được thành công. Nhìn vào mắt của người đang nói chuyện với bạn, lắng nghe những gì họ nói và nhận biết các phản ánh của ngôn ngữ cơ thể họ sẽ giúp bạn thành công trong giao tiếp. ĐẠT ĐƯỢC SỰ RÕ RÀNG Ba nguyên tắc tạo nên thành công trong việc trao đổi thông tin đều liên quan đến sự rõ ràng như: • Bản thân bạn hiểu rõ những gì bạn muốn trao đổi. • Chuyển tải thông tin một cách súc tích. • Đảm bảo thông tin được hiểu một cách chính xác và rõ ràng. Cuộc trao đổi thông tin thành công có nghĩa là chuyển tải được những gì bạn muốn nói và hiểu rõ toàn bộ thông tin phản hồi. 3. Bạn không nên cố gắng vượt qua các rào cản bằng cách áp đặt các vấn đề lên người khác. LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP Việc lựa chọn phương thức chuyển tải thông tin tùy thuộc vào mức độ quan trọng của thông tin đó. Nếu bạn muốn nhanh và thuận tiện, bạn nên chọn phương thức trực tiếp bằng lời nói, còn nếu muốn lưu lại thông tin đã chuyển tải đó và đánh dấu theo thứ tự, bạn có thể lựa chọn hình thức trang trọng bằng văn bản đánh máy chẳng hạn, như vậy bạn cũng có thể nhận được câu trả lời bằng hình thức văn bản. Phương tiện truyền thông điện tử đã tạo ra nhiều hình thức trao đổi hơn do có sự kết hợp giữa nói và viết. Do vậy, mặc dù thư điện tử tiện lợi, nhanh chóng tuy không mang tính chính thức giống như trao đổi qua điện thoại nhưng nó mang hình thức của một lá thư và bạn có thể lưu giữ được. Mục tiêu của thông tin muốn chuyển tải sẽ quyết định phương pháp chuyển tải. Vì vậy, bạn hãy quyết định thông tin chuyển tải trước, sau đó lựa chọn phương pháp chuyển tải và đảm bảo bạn thông thạo khi sử dụng phương tiện để thực hiện. NHỮNG KHÁC BIỆT VỀ VĂN HÓA Cách trao đổi thông tin bằng lời và cử chỉ ở các nền văn hóa khác nhau đều rất đa dạng. Người | Nhật và người châu Á chấp nhận sự im lặng dễ dàng hơn người châu u. Người Đức, người Bắc u và người Anh ăn nói ít trôi chảy và hạn chế trong cách diễn tả bằng cử chỉ hơn người La tinh. Người Anh thường tránh nói thẳng những gì họ muốn nói, trong khi người Úc có thể làm người khác bối rối bằng cách mạnh dạn nói thẳng những ý kiến của họ. Người Mỹ thích trao đổi thông tin trong các cuộc họp và thường sử dụng khẩu hiệu, hình ảnh để hỗ trợ. 4. Hãy chọn lựa phương thức chuyển tải thông tin đem lại hiệu quả nhất. KẾT HỢP CÁC PHƯƠNG PHÁP Có năm phương pháp chính để trao đổi thông tin gồm viết, nghe nói, cử chỉ, hình ảnh và kết hợp tất cả các cách trên. Mặc dù bốn cách đầu có thể sử dụng riêng biệt, nhưng nhiều người nhận thấy rằng nếu sử dụng kết hợp từ hai phương pháp trở lên sẽ khiến quá trình trao đổi thông tin tăng thêm sự hứng thú, dễ hiểu và dễ nhớ. Chúng ta cũng có thể nâng cao hiệu quả hơn bằng cách kết hợp nhiều phương pháp cùng một lúc. Ví dụ phương pháp tổng hợp là trao đổi thông qua phương tiện truyền thông và công nghệ điện tử, đây được xem như là truyền thông đa phương tiện và hội nghị truyền hình. Truyền thông đa phương tiện cho phép sử dụng nhiều hình ảnh hỗ trợ hơn và ngày càng được mọi người chọn lựa hơn khi thực hiện trao đổi thông tin với số lượng người tham gia đông, đặc biệt cho những công ty lớn có công nhân hàng nghìn người. 5. Nếu có thể, nên sử dụng hình ảnh hỗ trợ cho việc trao đổi thông tin. HIỂU RÕ NGÔN NGỮ CƠ THỂ Ngôn ngữ cơ thể là hàng loạt những động tác, cử chỉ được thực hiện một cách vô thức và có thể làm cho việc trao đổi thông tin được thành công hoặc dẫn đến thất bại. Ngay cả khi ngồi im, bạn đã vô tình chuyển tải một thông điệp rõ ràng về những gì bạn đang nghĩ. 6. Khi nói chuyện với người khác, nên giữ một khoảng cách chừng 1 mét. TRAO ĐỔI THÔNG TIN BẰNG NGÔN NGỮ CƠ THỂ Tư thế là ngôn ngữ cơ thể quan trọng nhất. Ngay từ cuộc gặp gỡ đầu tiên, ba tư thế sau đây sẽ tạo nên các ấn tượng khác nhau. Tư thế tích cực có ảnh hưởng tốt đến kết quả cuối cùng, vì nó khuyến khích mọi người trao đổi một cách thoải mái. Trong khi đó, tư thế tiêu cực lại khiến cho việc trao đổi trở nên khó khăn. ĐỌC NGÔN NGỮ CƠ THỂ Chúng ta rất khó nhận biết và kiểm soát được ngôn ngữ cơ thể vì nó rất tinh tế và đa dạng. Tuy nhiên, việc hiểu được ngôn ngữ này sẽ giúp bạn biết được những suy nghĩ thật của đối tác trong quá trình trao đổi thông tin. Ví dụ, nếu một người đang cảm thấy áy náy vì đã nói dối, thì những động tác lúng túng của người đó sẽ tiết lộ điều đó. CHẾ NGỰ NỖI SỢ HÃI Chúng ta thường có cảm giác căng thẳng trước khi trình bày hay tham dự phỏng vấn là điều bình thường. Mọi hoạt động của con người được điều khiển bởi hệ thần kinh, cho nên sự căng thẳng xuất hiện là do tuyến nội tiết bơm chất adrenaline vào trong máu. Để chế ngự cảm giác căng thẳng, bạn hãy cố gắng mỉm cười và thư giãn tay chân. Khi nói chuyện hay đang lắng nghe người khác nói chuyện, bạn hãy nhìn thẳng vào mắt họ, giữ tư thế thoải mái và cố tránh những động tác thừa. SỰ KHÁC BIỆT VỀ VĂN HÓA Khi giao tiếp, người Anh và người Mỹ có khuynh hướng giữ khoảng cách khá xa với người đối diện. Họ sẽ tự động lùi ra xa khi thấy khoảng cách đó bị thu ngắn lại. GIỮ KHOẢNG CÁCH Giữ khoảng cách phù hợp khi nói chuyện là một biểu hiện của ngôn ngữ cơ thể và khoảng cách này sẽ thay đổi tùy theo tình huống. Ví dụ, trong những buổi gặp mặt xã giao, khách mời thường đứng gần nhau hơn so với những người chưa quen biết trong những tình huống trang trọng khác. Tốt nhất đừng nên xâm phạm khoảng cách tối thiểu, nếu không bạn sẽ gặp phải phản ứng phòng vệ của người đó. 7. Nếu cảm thấy căng thẳng, bạn hãy hít thở chậm và sâu để thư giãn. TẠO ẤN TƯỢNG Ấn tượng ban đầu rất quan trọng. Nhiều người cho rằng, trong bất cứ cuộc gặp gỡ lần đầu nào thì thường năm giây đầu tiên bao giờ cũng quan trọng hơn năm phút sau đó. Do đó, nếu bạn thật sự quan tâm đến các chi tiết nhỏ trước khi thực hiện một cuộc gặp gỡ nào đó, thì kết quả đem lại rất khác biệt. Trong mọi tình huống, bạn nên ăn mặc chỉnh tề. Ngay cả khi không cần phải ăn mặc trang trọng, thì trang phục của bạn cũng nên tươm tất. Trước khi tham dự một cuộc gặp gỡ nào, bạn hãy nhìn vào gương để quan sát xem trang phục, đầu tóc đã gọn gàng chưa. TẠO ẤN TƯỢNG Ăn mặc gọn gàng và giữ phong thái đĩnh đạc sẽ thang người giúp bạn tạo ấn tượng tốt đối với đối tác, với mọi người. Với một dáng vẻ gọn gàng, chỉnh tề, người phụ nữ này trông rất tự tin và lịch thiệp. HIỂU VÀ BIẾT CÁCH SỬ DỤNG CÁC ĐIỆU BỘ, CỬ CHỈ Những bình thức trao đổi không dùng lời nói như điệu bộ, cử chỉ, tư thế hay vẻ mặt là một phần quan trọng của ngôn ngữ cơ thể. Biết cách thể hiện các cử chỉ một cách hiệu quả trên diễn đàn hay khi trao đổi trực tiếp sẽ giúp bạn thành công trong việc chuyển tải các thông điệp đến với mọi người. 8. Khi xuất ngoại, nếu bạn không nắm chắc các cách ứng xử thông thường ở đó, thì tốt nhất hãy hỏi dân bản địa. 9. Phải chú ý để tránh trường hợp mang một vẻ mặt cau có, bực bội. NHỮNG KHÁC BIỆT VỀ VĂN HÓA Những cử chỉ cơ thể ở các nước khác nhau sẽ mang những ý nghĩa khác nhau. Ở Bắc Mỹ, khi dùng ngón cái và ngón trỏ nối với nhau thành chữ O, có nghĩa là OK. Nhưng cử chỉ này lại mang ý nghĩa xúc phạm người khác nếu xảy ra ở Đan Mạch. "Chỉ tay" được xem là cử chỉ thô lỗ ở Trung Quốc. Người Pháp thể hiện sự nhiệt tình bằng cách bắt tay, nhưng nếu xảy ra ở Anh thì được xem là cử chỉ thái quá. "Lắc đầu" có nghĩa thông thường là "không", nhưng nếu xảy ra ở Ấn Độ, nó có nghĩa là "có". Ở Singapore, hành động ôm nhau nơi công cộng là không thể chấp nhận được, nhưng ở Pháp, Mỹ, Đức... điều này là bình thường. Ý THỨC ĐƯỢC CÁC CỬ CHỈ BẢN THÂN Tất cả các diễn giả giàu kinh nghiệm thường sử dụng cử chỉ để nhấn mạnh những vấn đề có tầm quan trọng, cần chú ý. Ví dụ, John F. Kennedy có động tác chặt mạnh tay xuống, còn Hitler dứ nắm đấm. Những hành động như đấm nắm tay vào bàn tay còn lại, dùng tay để chỉ hay xòe tay ra có tác dụng củng cố thêm những điều bạn đang nói. Nhưng những hành động quá khích như đập bàn hay các biểu hiện giận dữ khác chỉ khiến mọi người xa lánh bạn. Nếu bạn có thói quen này, nên cố sửa chữa hoặc đừng để nó gây gián đoạn buổi thuyết trình của bạn. Bạn có thể kết hợp các cử chỉ đơn lẻ khác nhau để chuyển tải một thông điệp có ý nghĩa. Ví dụ, trong một cuộc họp nội bộ, khi thấy một đồng nghiệp đang chống cằm và lắng nghe bạn nói, thì có thể anh ta đang quan sát và đánh giá bạn. Tuy nhiên, để tìm hiểu xem đánh giá đó tích cực hay tiêu cực, bạn nên quan sát thêm những tín hiệu khác như, chân họ có bắt chéo một cách phòng thủ không, hay đầu và cằm của người đó có cái xuống như đang chuẩn bị công kích bạn không. 10. Hãy luyện tập thành thục các cử chỉ trước gương, trước khi bạn vận dụng nó trong mọi hoàn cảnh. BIỂU HIỆN BẰNG ĐỘNG TÁC CỦA CƠ THỂ Những cử chỉ hỗ trợ như nhìn vào mắt người đang nói và gật đầu thể hiện sự thông cảm. Nếu trong trường hợp này, bạn không thể hiện như vậy, có thể bạn sẽ bị đánh giá là người lạnh lùng. Mọi người đều có thể kiểm soát được một phần ngôn ngữ cơ thể. Vì vậy, bạn hãy chọn lựa ngôn từ để trình bày thật cẩn thận, lời càng chân thật càng tốt. Nếu không, ngôn ngữ cơ thê của bạn sẽ mâu thuẫn với những gì bạn nói. HỌC CÁCH LẮNG NGHE Bản chất hai chiều trong việc trao đổi thông tin để hai bên biểu nhau thường bị mọi người lãng quên. Kỹ năng lắng nghe rất quan trọng, bởi vì cách bạn lắng nghe sẽ tác động đến người nói và quyết định sự thành công của việc trao đổi thông tin. 11. Phải biết những gì mình cần hỏi, vì điều này sẽ giúp bạn nhận câu trả lời chính xác. 12. Hãy im lặng, tin tưởng và chờ đợi để khuyến khích những người đang lưỡng lự phát biểu ý kiến. THỂ HIỆN SỰ CHÚ Ý Khi bạn đang tìm kiếm thông tin, sự nhất trí hay tạo các mối quan hệ làm việc tốt, phải chắc chắn rằng bạn nên chú ý lắng nghe những người khác nói chuyện. Vì điều này sẽ đem lại kết quả mà bạn mong muốn. Đôi lúc, bạn cần phải đặt câu hỏi để người đối diện trả lời, nhưng hãy khéo léo để tránh cảm giác hiểu lầm là bạn đang muốn chi phối cuộc nói chuyện đó. Hãy đặt những câu hỏi hay đưa ra những đề tài để cùng người khác thảo luận và trả lời ngắn gọn. Hãy nhẩm lại những vấn đề, thông tin chính yếu mà bạn cần ghi nhớ. NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ • Người nói sẽ tự tin hơn nếu bạn lắng nghe họ nói. • Nên tin vào những điều bạn đã nghe được, nếu không hãy bày tỏ quan điểm của mình. • Sự hiểu lầm có thể xảy ra khi bạn chỉ lắng nghe những gì muốn nghe. • Nếu bạn thường xuyên làm gián đoạn cuộc trao đổi, bạn sẽ khiến cho người nói khó trình bày hoàn chỉnh quan điểm của họ. DIỄN GIẢI CUỘC ĐỐI THOẠI Hãy nắm bắt các sự kiện được trình bày một cách rõ ràng, đừng cố gắng diễn giải thêm những ý nghĩa ẩn giấu đằng sau những câu nói đó. Để kiểm tra xem mình đã hiểu đúng ý của người nói hay không, bạn hãy xác nhận lại với họ. Nếu bạn không hiểu, họ có thể nói lại và giải thích rõ ràng hơn. Tuy nhiên, bạn hãy quan sát những cử chỉ khác, như ánh mắt khó chịu, lời nói lưỡng lự hay bộc lộ ý mâu thuẫn để nhận biết sự thật đằng sau những câu nói đó. Bạn không nên chỉ lắng nghe những gì mà bạn muốn nghe. LẬP TRÌNH KHẢ NĂNG TƯ DUY NGÔN NGỮ (NLP) Bản chất của kỹ thuật ngôn ngữ phản ánh suy nghĩ (NLP - neuro-linguistic programming) là cách nói thể hiện những suy nghĩ. Cách suy nghĩ có thể được phân loại dựa vào cách lựa chọn từ ngữ sử dụng. Ví dụ, cách phân loại theo những gì bạn nhìn thấy được biểu thị bằng câu nói như "Tôi biết từ đâu bạn có được điều đó" và cách phân loại theo những gì nghe được thường biểu thị bằng câu như: "Đối với tôi, điều này nghe có vẻ như một vấn đề nghiêm trọng". Việc chú ý lắng nghe sẽ giúp bạn dung hòa cuộc nói chuyện bằng cách "bắt chước". Đó là, bạn áp dụng đúng cách người đó đang sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn tạo được mối quan hệ tốt với người đang trò chuyện. Cùng với việc chú ý lắng nghe và bắt chước cách lựa chọn từ ngữ sử dụng, bạn có thể bắt chước cử chỉ của người đó. Chấp nhận những cử chỉ và tư thế g p ậ g của người khác có thể tạo được sự thông cảm, gần gũi giữa mọi người với nhau. LẮNG NGHE VÀ BẮT CHƯỚC Sử dụng kỹ thuật NLP sẽ giúp bạn làm giảm sự căng thẳng. Ví dụ, nếu muốn phản đối ý kiến của đối tác, bạn hãy lắng nghe họ nói, rồi phát biểu ý kiến của mình, sử dụng hình ảnh và cách dùng từ tương tự. Nếu họ ngồi với dáng về phòng thủ, bạn hãy bắt chước tư thế của họ một cách khéo léo, rồi từ từ chuyển sang một tư thế cởi mở hơn để khuyến khích bọ giảm bớt sự phòng thủ. NHẬN BIẾT THÀNH KIẾN Nếu bạn chỉ thấy và nghe những gì thuận ý với mình, thì có thể bạn là người bảo thủ. Hầu hết mọi người thường gặp phải vấn đề này và không nhận thấy mình bị ảnh hưởng một cách vô thức bởi những tư tưởng khuôn mẫu. Chúng ta cũng bị ảnh hưởng bởi những người khác, và thường chấp nhận ý kiến của họ mà không hề suy nghĩ. Thành kiến này sẽ ngăn cản việc trao đổi thông tin giữa mọi người với nhau. Nếu bạn có thể nhận biết và điều chỉnh được những thành kiến của mình, thì cuộc trao đổi sẽ trở nên cởi mở hơn. 13. Hãy nghĩ về những điều bạn nghe được, và đừng nghĩ về người nói. TRÁNH THIÊN VỊ Trong ví dụ này, vị giám đốc đang hỏi ba nhân viên cấp dưới của mình về quan điểm của họ đối với chiến lược mới của công ty. Tuy nhiên, ông có những thành kiến cá nhân với từng người một. Vì thế, cuộc họp chỉ thành công nếu ông vượt qua được những thành kiến đó và lắng nghe những gì họ nói. VƯỢT QUA THÀNH KIẾN Thành kiến cá nhân rất khó xóa bỏ vì nó được hình thành từ bên trong tiềm thức của bạn. Nguyên nhân xuất hiện thành kiến là do bạn luôn cho rằng, bạn biết người khác sẽ nói gì và không cần lắng nghe những gì họ nói. Tuy nhiên, người khác không phải lúc nào cũng hành xử theo những gì bạn mong đợi. Vì vậy, hãy lắng nghe một cách cẩn thận những gì người khác nói và đừng để thành kiến của bạn chi phối. HÃY KIỂM TRA BẠN HIỂU THÔNG ĐIỆP NÀY NHƯ THẾ NÀO? Hãy sử dụng các cụm từ sau đây, khi bạn cần làm rõ những gì người khác nói hay những gì bạn nói có thể bị hiểu lầm. Hãy tìm hiểu những gì bạn cần phải biết và lắng nghe câu trả lời. "Tôi e rằng, tôi chưa hoàn toàn hiểu được những gì bạn nói. Xin vui lòng lặp lại." "Tôi biết rằng, đây không phải là lĩnh vực của bạn, nhưng tôi rất quan tâm đến ý kiến của bạn." "Tôi đã không diễn đạt một cách rõ ràng. Điều tôi muốn nói về việc thành lập là..." 14. Hãy cởi mở trước những ý kiến của người khác. PHẢN HỒI THÔNG TIN Bước đầu tiên của việc phản hồi thông tin là phải biết lắng nghe. Nếu bạn đang chuẩn bị câu trả lời hay đang suy nghĩ về điều mình sắp nói ra trong khi lẽ ra bạn phải lắng nghe, thì chắc chắn bạn sẽ không nắm hết ý của người nói. Trong câu trả lời của bạn, hãy tóm lược lại những gì bạn đã hiểu được. Đừng ngại đề nghị người nói lặp lại, giải thích hay cung cấp thêm thông tin mà họ đã nói. TRƯỚC TIÊN LÀ PHẢI LẮNG NGHE Cuộc trao đổi thành công gồm ba bước: lắng nghe cẩn thận những gì người khác nói, phản hồi lại những thông tin mà bạn nhận được (nếu cần thiết hãy yêu cầu được giải thích rõ hơn), cuối cùng là hành động. HÀNH ĐỘNG THEO NHỮNG GÌ BẠN NGHE Trong một số trường hợp, sau cuộc trao đổi bạn không cần phải làm gì cả. Đó là cuộc trao đổi chỉ để cập nhật tiến độ. Nhưng đối với những trường hợp khác, bạn cần phải hành động để giải tỏa những điều còn vướng mắc. Điều bạn không nên làm là không thực hiện những gì mình đã cam kết trước đó. Một ví dụ điển hình cho trường hợp này là Công ty tổ chức khảo sát, đánh giá nhân viên về công tác quản lý. Việc này thường có chương trình sửa chữa những sai lầm của ban quản lý. Nếu bạn không có bất kỳ hành động nào dựa vào kết quả khảo sát, thì có nghĩa bạn đã không lắng nghe và thậm chí còn tạo ra những suy nghĩ không tốt. Bạn phải giữ lời hứa và có hành động phản hồi càng sớm càng tốt. 15. Ghi lại những cam kết bằng văn bản càng sớm càng tốt để tránh hiểu nhầm. ĐẶT CÂU HỎI Đối với sự thành công của một cuộc trao đổi, cách đặt câu hỏi rất quan trọng. "Tại sao","Cái gì","Như thế nào" và "Khi nào" là những cụm từ rất quan trọng để đặt một câu hỏi. Bạn hãy sử dụng những từ đó thường xuyên để có được những câu trả lời cần thiết. 16. Hãy đặt những câu hỏi cụ thể, nếu bạn muốn nghe câu trả lời cụ thể. 17. Hãy dùng những câu hỏi mở để hiểu được tính cách của người khác cà nhận được thông tin phản hồi chính xác. NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN HỎI Những câu hỏi đúng là chìa khóa mở ra cánh cửa tri thức và sự hiểu biết. Nghệ thuật đặt câu hỏi nằm ở chỗ bạn biết đặt câu hỏi phù hợp vào thời điểm thích hợp. Hãy đặt câu hỏi đầu tiên cho thông tin phản hồi chính bạn: nếu có thể bấm vào chiếc nút diệu kỳ để biết được tất cả các thông tin, thì điều bạn muốn biết đầu tiên là những gì? Câu trả lời sẽ cho biết bạn cần phải đặt câu hỏi gì. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp, hãy chuẩn bị danh sách câu trả lời mà bạn mong muốn được biết. Khi cuộc họp đang diễn ra, đánh dấu những câu trả lời mà bạn đã nhận được. Nếu có câu hỏi mới phát sinh trong lúc người khác đang trình bày, bạn hãy ghi chú lại và nêu lên câu hỏi sau đó. CHỌN CÂU HỎI Trước khi chuẩn bị các câu hỏi, bạn phải lưu ý xem câu hỏi nào phù hợp nhất với mục đích tìm hiểu của mình. Bạn nên tạo ra các cơ hội thảo luận, để có được thông tin cụ thể, đạt được một kết quả đặc biệt hay đưa ra một yêu cầu nào đó ẩn sau các câu hỏi. Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý rằng, các câu hỏi được chuẩn bị trước thường không đầy đủ - hoặc các câu trả lời không phải lúc nào cũng thỏa đáng, đôi khi lại phát sinh nhiều câu hỏi mới. Hãy tiếp tục đặt câu hỏi cho đến khi bạn nhận được câu trả lời thỏa đáng. Khi sử dụng những câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn, g ụ g g ợ ị bạn chú ý nắm mạch câu chuyện từ các thông tin phản hồi để có thể tiếp tục đưa ra nhiều câu hỏi mới. 18. Chuẩn bị danh sách các câu hỏi trước khi bắt đầu cuộc họp. 19. Hãy dành một ít thời gian chuẩn bị cho câu hỏi kế tiếp. TẠO ẤN TƯỢNG BẰNG GIỌNG NÓI Giọng nói của bạn là một phần trong quá trình trao đổi thông tin. Ví dụ, bạn có thể thể hiện sự giận dữ bằng cách nói gay gắt, hay bày tỏ sự thông cảm bằng cách nói nhẹ nhàng. Giọng nói không phù hợp có thể phản tác dụng, vì thế bạn hãy tập luyện để cải thiện khả năng kiểm soát giọng nói của mình. Hãy ghi âm giọng nói của bạn để nghe lại và hiệu chỉnh cho phù hợp. Giọng nói của bạn có quá gay gắt (hay quá mềm mỏng)? Hãy luyện tập cho đến khi bạn hài lòng với giọng nói của mình. Bạn sẽ dễ dàng "lái" mọi người đến một thỏa thuận nào đó, bằng cách sử dụng giọng nói lạc quan và tự tin. 20. Nói với một ngữ điệu thật tự nhiên để tạo ra một không khí hòa đồng, cởi mở. ĐỌC SAO CHO HIỆU QUẢ Đọc nhiều và hiểu nhiều, bạn có thể biết nhiều thông tin. Bạn có thể cải thiện tốc độ đọc và hiệu quả của việc đọc bằng cách sử dụng một vài phương pháp đơn giản sau đây. Sự tập trung là chìa khóa của tất cả các phương pháp đọc nhanh và hiểu nhiều hơn. 21. Hãy sử dụng sự liên tưởng - đặc biệt là liên tưởng đến những điều gây ấn tượng dễ nhớ. 22. Đảm bảo các điều kiện để đọc sách hiệu quả như đủ ánh sáng, ngồi thoải mái, không khí dịu mát... ĐỌC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ Hai phương pháp thông dụng nhất được mọi người thường sử dụng để đọc và hiểu toàn bộ văn bản là đọc nó thật chậm hay đọc qua một lượt, sau đó đọc lại một lần nữa. Cả hai phương pháp này vẫn chưa đủ. Phương pháp một, đọc chậm không ảnh hưởng đến việc hiểu. Phương pháp thứ hai - được xem là phương pháp hồi quy - làm giảm tốc độ đọc 50% nhưng mức độ hiểu của bạn chỉ tăng lên 3% - 7%. Loại bỏ phương pháp đọc lại một lần nữa và tốc độ đọc của bạn tăng trung bình khoảng 250 - 300 từ một phút đến 450 – 500 từ một phút nhưng mức độ hiểu của bạn cũng không giảm sút. HỌC CÁCH ĐỌC LƯỚT Đọc lướt có thể giúp bạn giảm bớt thời gian đọc những nội dung hiểu vẫn bảo đảm. Khi đọc bình thường, mắt bạn lướt qua các cụm từ nhỏ,"dừng" lại một chút trên từng nhóm từ đó. Để đọc nhanh hơn, bạn cần mở rộng nhóm từ này ra và tăng tốc độ di chuyển từ nhóm này sang nhóm khác. Trước khi đọc một cuốn sách hay một đề xuất, nếu có mục lục, giới thiệu, kết luận và bản tóm tắt... hãy liếc qua để quyết định xem bạn cần đọc những gì và bỏ qua những phần mình không cần thiết đọc. CẢI THIỆN TỐC ĐỘ ĐỌC Khi thực hành, bạn cần đọc nhanh trong khoảng hai mươi phút và thực hiện nhiều lần. Tập trung khi đọc. Tư thế ngồi ngay ngắn, thoải mái. Nên đọc nơi có ánh sáng đầy đủ và sách phải luôn mở ra trước mặt. CẢI THIỆN TRÍ NHỚ Bạn phải mất trung bình khoảng 7 giờ để đọc một cuốn sách dài khoảng 100.000 từ. Bạn có thể giảm một nửa thời gian đó bằng cách đọc lướt. Mục tiêu của việc học cách đọc nhanh hơn là tăng tốc độ đọc đến mức tối đa, khoảng 80% nhưng không làm giảm mức hiểu tối thiếu của bạn. Tuy nhiên, việc đọc và hiếu nhanh hơn sẽ không có tác dụng nếu bạn quên ngay những gì vừa đọc. Vì thế, bạn vừa tập đọc nhanh vừa cải thiện kỹ năng nhớ của mình. Bạn nhớ nội dung nhiều nhất sau khi đọc xong vài phút và quên khoảng 80% nội dung đó trong vòng 24 giờ sau. Cách đọc hiệu quả là đọc trong vòng một tiếng, ngưng khoảng 5 phút để ôn lại những gì bạn đã đọc, và ôn lại một lần nữa khoảng sau 10 giờ tính từ khi bạn đọc sách. NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ • Khả năng đọc hiểu thường được cường điệu. • Nhiều thông tin có thể thu được khi lướt qua các hình ảnh và minh họa. • Việc tăng tốc độ đọc có thể học được thông qua một lớp huấn luyện hay từ sách vở. • Đọc lướt trang sách từ trên xuống khoảng giữa trang, hay theo đường chéo để nắm bắt ý chính nhanh nhất. • Có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đọc mục lục, lời giới thiệu, kết luận, tóm tắt... để lựa chọn những tiêu mục cần phải đọc. • Trí nhớ có thể được cải thiện bằng cách thay đổi cách học và ôn lại kiến thức một cách thường xuyên. Ể Ể Ủ KIỂM TRA MỨC ĐỘ HIỂU CỦA BẠN Có khoảng 300 từ về đề tài "đọc một cách hiệu quả","học cách đọc lướt" và "cải thiện trí nhớ" ở trên. Để kiểm tra bạn đã tiếp thu kiến thức được bao nhiêu, hãy đọc lại những điều này (cần khoảng 1 phút), sau đó trả lời những câu hỏi sau. CÂU HỎI: 1. Đọc lại là gì? 2. Mức độ hiểu tăng thêm từ việc đọc lại là bao nhiêu? 3. Tốc độ đọc trung bình là bao nhiêu? 4. Mục tiêu của việc đọc nhanh là gì? 5. Tốc độ đọc nhanh là bao nhiêu? 6. Kết quả chính của việc đọc lần thứ hai là gì? 7. Sau 24 giờ, bạn sẽ quên những gì đã đọc khoảng bao nhiêu phần trăm? 8. Một cuốn sách tương đối dài khoảng bao nhiêu từ? 9. Cần bao nhiêu thời gian để đọc lướt một cuốn sách tương đối dài? 10. Trí nhớ tốt nhất khi nào? TRẢ LỜI: 1. Đọc lại thêm một lần nữa. 2. Khoảng 3-7%. 3. 250 - 300 từ một phút. 4. Tăng tốc độ đọc tối đa lên đến 80% mà không làm giảm mức độ hiểu. 5. 450 - 500 từ một phút. 6. Đọc lần thứ hai sẽ làm giảm đi một nửa tốc độ đọc của bạn. 7. 80% 8. Khoảng 100.000 từ 9. Khoảng 3 tiếng rưỡi 10. Sau một vài phút GHI CHÚ Không cần thiết phải sử dụng trí nhớ nếu bạn có phương tiện ghi âm các bài phát biểu hay tóm lược nội dung cuộc trao đổi. Tùy theo khả năng, bạn có thể thử nghiệm và sử dụng phương pháp nào phù hợp, đem lại hiệu quả nhất cho mình. 23. Hãy đọc lại những điều cần ghi nhớ ngay sau cuộc họp, khi mọi thứ vẫn còn đang đọng lại trong đầu của bạn một cách rõ ràng nhất. Đánh dấu những đoạn quan trọng trong sách mà bạn cần ghi nhớ. GHI CHÉP CÁC Ý CHÍNH Nếu muốn ghi lại nội dung cuộc trao đổi với người nói, bạn không nên cố gắng viết lại nguyên văn câu chữ của họ, vì như thế bạn sẽ không viết kịp những nội dung khác. Thay vào đó, bạn nên lắng nghe những gì người đó nói và chỉ ghi lại những ý chính bằng văn phong của chính mình. Thử viết những lời giải thích cô đọng cho từng quan điểm, sử dụng các tiêu đề và đánh số để sắp xếp những ghi chú đó. Ử Ố p p g g SỬ DỤNG TỐC KÝ Ngoài việc đăng ký học ở những lớp tốc ký, bạn cũng có thể tự học và tăng tốc độ viết của mình lên gấp hai lần. Quy tắc chung là bỏ đi tất cả các nguyên âm, trừ khi nguyên âm đó chỉ có một chữ; hoặc ghi bằng số thay vì bằng chữ như "thứ hai","thứ ba"; và dùng các ký hiệu viết tắt chuẩn như "&" cho chữ "và", dùng các chữ viết tắt cho những từ thông dụng v.v. DÙNG SƠ ĐỒ "Sơ đồ" là cách dùng hình ảnh để ghi chú, do Tony Buzan phát minh. Để có được "Sơ đồ", bạn hãy viết ra những từ, cụm từ chính hay vẽ hình ở giữa trang giấy. Đây là chủ đề của "Sơ đồ" (tham khảo hình vẽ). Khi ghi chú, bạn sẽ thêm những nhánh từ chủ đề của "Sơ đồ". Mỗi nhánh có thể có nhánh phụ (ý này dẫn đến ý khác) và các nhánh khác nhau cũng có thể được nối lại với nhau. Dùng màu sắc và hình ảnh để minh họa các điểm sao cho khi nhìn vào "Sơ đồ", bạn hiểu được và dễ nhớ. 25. Hãy sử dụng màu sắc và hình ảnh minh họa để vẽ nên "Sơ đồ" trông như một tác phẩm nghệ thuật. VẼ SƠ ĐỒ Ghi chủ đề bằng chữ hay hình vẽ to, rõ vào chính giữa trang giấy. Khi ý tưởng nảy ra trong đầu bạn, hãy viết vào các nhánh hay chia ra các nhánh. Thay đổi kích thước của các chữ và dùng nhiều màu sắc, hình ảnh để giúp bạn dễ nhớ. Nối các ý tưởng có liên quan với nhau bằng những mũi tên. 26. Nhấn mạnh những điểm chính bằng cách tô đậm. TRAO ĐỔI THÔNG TIN B ất cứ phương thức trao đổi thông tin nào từ trao đổi trực diện, qua điện thoại hay bằng văn bản... đều có thể gây ra xung đột, hoặc có thể đạt được những thỏa thuận mỹ mãn. Trong mọi tình huống, bạn hãy chọn cách trao đổi phù hợp nhất để đạt được mục đích cuối cùng. LIÊN LẠC Bạn không thể đảm bảo quá trình trao đổi thông tin đạt được kết quả tốt đẹp, nhưng bạn có thể chuẩn bị để khởi đầu một cách thuận lợi. Lời nói và hành vi của bạn có ảnh hưởng rất lớn đến phản ứng của người khác. Vì thế, bạn hãy nồng nhiệt bắt tay vào công việc, để được khởi đầu một cách tốt đẹp. 27. Hãy đứng dậy để chào hay tạm biệt người khác. Nếu bạn chào trong khi vẫn ngồi yên sẽ rất bất lịch sự. NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ • Việc chào đón càng ân cần càng tốt. • Tất cả những người tham dự cuộc họp cần được giới thiệu với nhau trước khi bắt đầu cuộc họp. • Cuộc họp cần được kết thúc một cách lịch sự, cho dù diễn tiến. cuộc họp có sự bất đồng. • Bạn cần phải tôn trọng khi đến những nước có sự khác biệt về hành vi ứng xử và văn hóa như là thói quen bắt tay, ôm hôn... CHÀO HỎI NGƯỜI KHÁC Cách dùng từ để chào hỏi những người quen biết phụ thuộc vào các mối quan hệ. Nếu mối quan hệ thuộc ngang hàng, bạn có thể gọi bằng tên và dùng cách chào thông thường như là "Chào buổi sáng","Bạn có khỏe không?" hay "Rất vui được gặp bạn"... Với người lạ, bạn nên chào bằng cách giới thiệu tên bạn và nói một cách lịch sự như "Tôi là Mary Black. Rất hân hạnh được biết bạn". Câu chào hỏi này sẽ thể hiện sự thiện chí của bạn. Thậm chí ngay cả khi đang ở thế đối nghịch, bạn dùng cách nói lịch sự này ngay từ đầu sẽ là một sự lựa chọn khôn ngoan đây. TIẾP XÚC GẦN GŨI Nếu bạn chào một người quen biết, bạn có thể bắt tay hoặc không bắt tay, vì việc bắt tay thường được sử dụng trong những dịp trang trọng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn hãy chào người lạ bằng cách bắt chặt tay. Tránh bắt tay một cách hời hợt, vì điều này có thể tạo cảm giác yếm thế đối với người mới quen. Bạn phải tìm hiểu sự khác biệt trong văn hóa chào hỏi của các nước trên thế giới. Ví dụ, ở một số nước, việc tiếp xúc giữa nam và nữ, dù chỉ bắt tay, là không thể chấp nhận được. Hoặc chú ý khi đứng dậy đón khách, tư thế của bạn cần phải đứng thẳng, nghiêm túc. NHỮNG KHÁC BIỆT VỀ VĂN HÓA Đối với đồng nghiệp nam người Tây Ban Nha, Pháp, Ý và Mỹ La tinh khi chào nhau, họ có thể ôm nhau. Ngược lại, người Nhật thường cúi người xuống và giữ một khoảng cách khi chào sếp, đối tác và bắt tay khi họ đã biết nhau nhiều hơn. Người Nhật và người Trung Quốc thường trao đổi danh thiếp khi giới thiệu với nhau. CHẤM DỨT CUỘC HỌP Khi sự thỏa thuận đã thành công hay cuộc họp đạt được kết quả tốt đẹp và kết thúc, bạn hãy nhấn mạnh sự thành công của cuộc họp bằng ngôn ngữ hình thể. Nếu bạn là chủ tọa, hãy nhớ nói lời cám ơn đối tác vì sự đóng góp của họ, đồng thời không chỉ đưa ự g g p ọ g g họ ra đến cửa phòng họp mà nên tiễn họ ra đến cửa của tòa nhà. Bạn có thể chào tạm biệt họ bằng cách bắt tay lâu hơn và nồng nhiệt hơn. Nói cách khác, bạn hãy đối xử với họ như là những thượng khách. Ngoài ra, bạn nên đối xử như vậy với những người tham dự cuộc họp, nếu họ đến văn phòng của bạn. Điều đó sẽ khuyến khích họ cư xử lịch sự và nồng nhiệt hơn với bạn. Nếu cuộc họp kết thúc không thuận lợi, bạn hãy giữ lịch sự và lễ độ nhưng cũng không cần che giấu sự thất vọng. CHÀO TẠM BIỆT MỘT CÁCH NỒNG NHIỆT Chào tạm biệt phải chắc chắn nồng nhiệt hơn cuộc chào đón ban đầu, đặc biệt khi cuộc họp kết thúc tốt đẹp. Ở một số nước, người ta thường thể hiện những động tác tiếp xúc gần gũi nhau, như nắm lấy cánh tay của đối tác khi bắt tay. CHUYỂN TẢI THÔNG TIN Nhà quản lý thường mất nhiều thời gian để chuyển và nhận thông tin. Đây là phần quan trọng nhất của quá trình trao đổi thông tin. Tính chân thật và phản hồi thông tin đều rất quan trọng, nếu bạn muốn nhận các thông tin rõ ràng và đạt được một sự tiến triển nào đó. 28. Khi đưa ra lời nhận xét tích cực, bạn hãy nêu lên lý do của sự khen ngợi đó. TÌM KIẾM THÔNG TIN Nhân viên cần biết thông tin và giám đốc là người có khả năng cung cấp tất cả các loại thông tin. Tuy nhiên, việc cung cấp sao cho thích hợp với từng vị trí công việc là yếu tố cực kỳ quan trọng trong bất kỳ công ty nào. Hãy bắt đầu xem xét những vấn đề mà nhân viên quan tâm nhất. Mức độ bảo đảm công việc, điều kiện làm việc, thưởng, cư trú và phúc lợi đều rất quan trọng đối với nhân viên. Bạn nên trao đổi trực tiếp với nhân viên về tất cả những thay đổi có ảnh hưởng đến các điều kiện trên càng sớm càng tốt. 29. Hãy cho nhân viên biết được sự nỗ lực của bạn trong việc chuyển tải thông tin. TRÁNH BỊ HIỂU LẦM Khi chuyển tải thông tin cho người khác, việc hiểu nhầm rất dễ xảy ra. Có thể do bạn chưa rõ những gì bạn muốn nói; hoặc do cách trình bày của bạn chưa chính xác, mặc dù mục đích của bạn rất rõ ràng, hoặc do ngôn ngữ cơ thể của bạn mâu thuẫn với những gì bạn nói. Ngoài ra cũng có thể do bạn đang trao đối với người có thành kiến với bạn. Vì thế, họ không chú ý nghe những gì bạn đang cố gắng trình bày. 30. Nếu cảm thấy phân vân trong việc quyết định chọn các thông tin cần chuyển tải, bạn hãy xác định xem người nghe cần biết những thông tin gì. Cách hiệu quả nhất để tránh sự hiểu lầm là bạn hãy trình bày với người có thể cho bạn những ý kiến đóng góp khách quan. Hoặc bạn yêu cầu người nghe lặp lại thông tin mà bạn vừa mới chuyển tải và dựa trên thông tin phản hồi của họ để bạn điều chỉnh những hiểu lầm nếu có. Bạn hãy dùng các động tác, cử chỉ tích cực để nhấn mạnh những thông điệp bằng lời đó. ĐƯA RA THÔNG TIN PHẢN HỒI Thông tin phản hồi đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm tra bạn có hiểu được thông điệp mà người nói muốn chuyển tải hay không, cũng như để bạn xác định những ý nghĩa của phản ứng đó. Thật khó khi đưa ra những phản hồi không hài lòng, nhưng né tránh việc đó thì càng làm cho tình trạng trở nên tệ hơn. Vì vậy, khi phải đưa ra những nhận xét tiêu cực, bạn hãy nhớ tuân thủ những nguyên tắc đơn giản sau đây để tránh sự đối nghịch: • Trình bày chính xác những vấn đề mà bạn cho là không hợp lý và nêu lý do tại sao bạn nghĩ như vậy. • Đưa ra các đề xuất cải thiện tình hình. • Sử dụng câu hỏi thay cho những câu khẳng định để nhân viên hiểu được bạn nghĩ gì và tại sao. • Hãy trình bày những ý kiến phủ quyết của bạn bằng một thái độ mềm mỏng nhưng không kém phần quả quyết. • Trên hết, bạn hãy tránh để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến những phủ quyết đó. 31. Đừng phí thời gian cho những người không muốn hiểu bạn. XỬ LÝ MÂU THUẪN Đừng để thái độ không thiện chí của người đối diện làm bạn ngần ngại. Bạn hãy ngồi thẳng, đừng thể hiện ánh mắt thù nghịch và nên trình bày vấn đề một cách rõ ràng. PHẢN ỨNG MỘT CÁCH CHÂN THỰC Điều quan trọng là mặc dù lời nói và hành động của nhân viên khiến bạn rất khó chịu, nhưng bạn cũng nên phản ứng một cách công bằng. Bằng cách đưa ra những lý do cho những nhận xét tích cực và dùng câu hỏi thay vì dùng câu khẳng định khi nhận xét tiêu cực. Dưới đây là một số câu ví dụ: "Tôi đặc biệt thích cách bạn dùng những số liệu thống kê mới nhất và thông tin có liên quan đến đối thủ cạnh tranh của chúng ta để minh họa cho lý luận của bạn." "Bạn là người thích hợp nhất cho việc này vì..." "Bạn có đồng ý rằng, bản báo cáo này chưa đạt..." SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI Điện thoại là một công cụ trao đổi thông tin rất hữu ích vì nó giúp bạn liên lạc ngay lập tức giữa những người ở xa, và cả với người không quen biết. Hãy sử dụng điện thoại để tạo ra các cơ hội mà bạn khó có thể khai thác được từ những phương tiện liên lạc khác. 32. Hãy đặt một cái đồng hồ trên bàn để kiểm soát thời gian gọi điện. 33. Dùng các tính năng "cuộc gọi đang chờ" để tăng hiệu quả làm việc. CẢI THIỆN CÁC KỸ NĂNG DÙNG ĐIỆN THOẠI Hiện nay, rất nhiều người có năng khiếu về các kỹ năng sử dụng điện thoại. Nếu bạn không đạt được năng khiếu đó, thì cũng không nên e ngại. Bởi vì, các kỹ năng dùng điện thoại hoàn toàn có thể cải thiện được bằng cách vận dụng các bí quyết và chăm chỉ thực hành. Những người bán hàng từ xa là những chuyên gia sử dụng điện thoại để liên lạc với những người mà họ chưa hề quen biết. Sau đây là dành cho việc bán hàng qua điện thoại: • Liệt kê trước những ý bạn muốn trình bày và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý. • Nói chậm rãi và giữ nhịp độ cho phù hợp với người nghe. • Luôn luôn lịch sự và thân thiện. ị ự ệ • Mỉm cười - một khuôn mặt tươi cười tạo ra giọng nói vui vẻ và khuyến khích người nghe trả lời một cách tích cực. TRÌNH BÀY THEO ĐỀ CƯƠNG Khi thực hiện những cuộc điện thoại quan trọng, bạn rất dễ bị lạc đề. Hãy sử dụng một cách rất đơn giản để tránh khỏi những lời khuyên bị lạc đề là viết ra những vấn đề bạn cần thảo luận và đánh dấu những mục nào bạn đã nói qua. Tương tự như vậy, nếu bạn nghĩ đây là một cuộc nói chuyện khó, hãy viết ra một số ý chính trước khi gọi điện cho người đó. 34. Nếu bạn đã hứa sẽ gọi lại, thì phải chắc chắn bạn thực hiện điều đó. ĐỂ LẠI LỜI NHẮN Nếu bạn sử dụng điện thoại trả lời tự động và có hộp thư thoại, thì hãy trả lời những tin nhắn ngay khi có thể trong vòng 24 giờ. Khi để lại tin nhắn cho người khác, bạn hãy bắt đầu giới thiệu tên của mình, số điện thoại và thời gian bạn gọi. Hãy nói chậm rãi và rõ ràng, nếu không tên và số điện thoại của bạn không thể nghe được. Nếu bạn để lại lời nhắn trong khi đi vắng, nội dung nên ngắn gọn và phù hợp với môi trường làm việc. Nếu có thể, hãy báo trước khi nào bạn trở lại, hay giới thiệu người có thể thay thế bạn giải quyết công việc khi bạn đi vắng. NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ • Hãy thường xuyên lặp lại các ý chính, và nhắc lại trước khi kết thúc cuộc trao đổi. • Nếu thông tin cần nhắn lại khá dài, bạn nên gửi fax hay e-mail. Không nên sử dụng hộp thư thoại hay máy trả lời tự động • Nói chuyện qua điện thoại dễ kiểm soát hơn gặp mặt trực tiếp. Bởi vì việc trao đổi thường ngắn gọn, súc tích và chủ yếu mang tính chất công việc. Hãy khai thác lợi thế đó. 35. Hãy lặp lại tên và số điện thoại của bạn trước khi chấm dứt lời nhắn tin trên máy điện thoại trả lời tự động. QUẢN LÝ VIỆC BÁN HÀNG TỪ XA Bán hàng từ xa là một hình thức trao đổi thông tin đặc biệt. Nếu bạn là một thành viên trong nhóm bán hàng từ xa, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn tuân thủ các nguyên tắc vàng sau đây: • Phải liệt kê trước những điều muốn trao đổi. • Đừng ngừng lại một khi bạn đã bắt đầu. • Thường xuyên dùng các cụm từ "Xin vui lòng" và "Cám ơn". • Đặt một chiếc gương trước mặt để kiểm tra xem bạn có thường xuyên cười hay không. • Đừng dùng đại từ "tôi" thường xuyên. Ế TIẾP CẬN ĐÚNG NGƯỜI Việc trao đổi sẽ không đem lại hiệu quả, nếu bạn không tiếp cận đúng người phụ trách vấn đề mà bạn đang quan tâm. Bạn cần tìm hiểu trước thông tin của người mà bạn cần liên lạc, cho dù người đó có vị trí thấp hay là một nhân vật quan trọng. Sau đó, hãy lựa chọn cách tiếp cận thân mật và tự tin rồi gọi điện cho họ. Ví dụ, khi gọi điện với người bạn mới biết lần đầu tiên, hãy nói đúng tên của họ và tự giới thiệu bạn. Nếu người đó đang bận họp, hãy hỏi họ xem lúc nào bạn có thể gọi lại. Sau đó, bạn nên chú ý gọi lại như đã hứa và cho họ biết rằng, bạn rất mong gọi cho họ. Khi đã gặp đúng người, bạn nên nói rõ ràng, mạch lạc những gì cần nói. Sau đó trước khi gác máy, nếu có thể, bạn hãy lặp lại các ý chính đã nói trước đó. Chú ý mỗi khi các ý kiến đưa ra trao đổi, bạn nên kiểm tra xem đối tác đã hiểu đúng ý của bạn chưa. 36. Hãy thay đổi nội dung trả lời tự động trên máy điện thoại của bạn khi tình huống thay đổi. SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Công nghệ mới làm tăng cơ hội chọn lựa phương thức trao đổi thông tin của con người. Máy vi tính cá nhân để bàn hay xách tay là trung tâm chuyển tải thông tin tuyệt vời để nhà quản lý nhận và gởi thông tin một cách nhanh chóng trên phạm vi toàn cầu. 37. Hãy tham khảo các ý kiến tư vấn của chuyên gia trong việc sử dụng Công nghệ thông tin (IT) hiệu quả. SỬ DỤNG FAX Ngày nay, cho dù con người đã phát minh ra thư điện tử, nhưng máy fax vẫn là một hình thức trao đổi thông tin hữu dụng giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Ví dụ, việc chuyển thông tin đến người khác bằng cách dùng điện thoại sẽ tốn khá nhiều cước phí. Vì thế, bạn có thể dùng e-mail và fax để tiết kiệm về mặt thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, việc chuyển, nhận chứng từ bằng máy fax nhanh, tiện lợi và chính xác hơn nhiều. 38. Hãy thử nghiệm các phương pháp khai thác trên Internet mới. SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ E-mail là một phương tiện trao đổi thông tin linh hoạt, nhanh chóng và tiện lợi. Đây là phương tiện trao đổi thông tin chính giữa các doanh nghiệp và khách hàng. Trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong công ty bằng e-mail sẽ giúp tiết kiệm giấy, thời gian. Tuy nhiên, việc sử dụng e-mail có thể bị lạm dụng, vì thế bạn hãy tuân thủ những nguyên tắc sau đây khi sử dụng Internet: • Sử dụng những tiêu đề gợi ý về nội dung chính của e-mail. • Càng ngắn gọn càng tốt. • Phân biệt e-mail công việc và e-mail cá nhân. • Nhận e-mail một cách có lựa chọn. • Tranh đính kèm thêm file vào e-mail nếu bạn đang gửi thư cho nhiều người cùng một lúc. • Đừng bao giờ dùng từ tục tĩu và xúc phạm, tránh xa những lá thư mang tính kỳ thị chủng tộc hay phân biệt giới tính. NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ • Bạn không phải đứng canh chừng hay bỏ giấy vào máy khi đang fax. Máy fax có thể được kết nối vào máy tính cá nhân. • Giám đốc không có máy tính xách tay được xem là thiếu công cụ làm việc. • Trong tương lai, World Wide Web sẽ là phương tiện trao đổi thông tin cho hầu hết các mục đích. • Internet là phương tiện trao đổi thông tin mạnh nhất, vì nó có khả năng phối hợp tất cả các phương tiện thông tin cùng một lúc. • Giảm bớt những lãng phí trong việc trao đổi thông tin. SỬ DỤNG INTERNET Internet là một phương thức trao đổi thông tin tuyệt vời. Nó hoạt động ở nhiều cấp độ khác nhau, như mạng nội bộ trong nước, mạng hoạt động theo nhóm, intranet (mạng Internet sử dụng trong nội bộ công ty), và extranet (mạng kết nối giữa nhà cung cấp với khách hàng). Hãy sử dụng trang Web để cập nhật thông tin của công ty bạn đến với nhân viên và khách hàng. Tương tự như thế, bạn có thể xem các trang Web của các công ty khác để tìm kiếm thông tin về đối thủ cạnh tranh của mình. Internet là một công cụ quý giá để tìm kiếm thông tin và trao đối thông tin tiện lợi nhất hiện nay. Bạn cũng có thể mua và bán sản phẩm thông qua mạng Internet. TẬN DỤNG CÔNG NGHỆ Máy vi tính và công nghệ thông tin tạo điều kiện cho chúng ta tiếp cận tất cả các loại thông tin - từ giao dịch - tài chính đến các dữ liệu khoa học trên khắp thế giới. KIẾM SOÁT THÔNG TIN Để trao đổi thông tin bằng phương tiện điện tử được nhanh chóng và hiệu quả, bạn không nên gởi đi những thông tin không cần thiết. Bạn hãy viết nội dung ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề và trả lời thư càng sớm càng tốt. Ẩ Ố ĐẨY NHANH TỐC ĐỘ THÔNG TIN Cách hiệu quả nhất để đẩy nhanh và nâng cao chất lượng của việc trao đổi thông tin là kiểm soát số lượng thông tin. Mỗi khi muốn gởi một thông điệp, bạn hãy tự hỏi điều này có thật sự cần thiết không? Nếu không tốt nhất đừng gởi. Thông điệp gởi đi phải ngắn gọn, vì càng ngắn thì càng xử lý nhanh chóng. Thường xuyên kiểm tra các báo cáo để xem có thể rút ngắn hay bỏ đi một phần nào không? Ngoài ra nên kiểm tra việc cung cấp những thông tin có được thực hiện thường xuyên không? Cuối cùng, đừng trì hoãn việc trả lời e-mail. Công việc sẽ được giải quyết tốt hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn nếu bạn nhanh chóng trả lời thư đến, đồng thời trên bàn làm việc (hoặc trong hộp thư máy tính) của bạn không tồn đọng hồ sơ (hay e-mail chưa trả lời). 39. Hãy sử dụng tính năng trả lời để trả lời e-mail một cách nhanh chóng. VIẾT THƯ Những người hiểu rõ những điều mình cần phải viết ra, thì khi viết họ sẽ đi thẳng vào vấn đề và những thông tin của họ mang lại rất dễ hiểu. Để viết nên một lá thư đạt hiệu quả như mong muốn, bạn hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi viết và luôn viết những gì bạn nghĩ. 40. Khi viết thư hay viết báo cáo, bạn hãy hình dung xem người đọc sẽ hiểu như thế nào? 41. Hãy giao cho trợ lý của bạn viết thư trả lời hàng ngày. VIẾT THƯ VỚI MỤC TIÊU CỤ THỂ Tất cả thư giao dịch đều có mục đích rõ ràng. Nguyên tắc đầu tiên khi viết thư là làm cho người nhận hiểu rõ được mục đích của bạn. Nguyên tắc thứ hai là phải cung cấp thông tin để người đọc hiểu được mục đích của bạn. Tránh viết dài dòng, không có nội dung rõ ràng, nếu có thể nên cố gắng viết trọn trên một mặt giấy. Sau cùng trước khi gửi, hãy nhờ một người đọc thư và góp ý cho bạn. VIẾT RÕ RÀNG Cách viết một lá thư vì mục đích công việc phải rõ ràng, ngắn gọn, dùng từ đơn giản và đi thẳng vào vấn đề. Sử dụng từ và câu ngắn gọn, dùng thể chủ động nhiều hơn thụ động tránh dùng phủ định hai lần, sáo ngữ và thuật ngữ cổ; sử dụng từ ngữ một cách tự nhiên, không miễn cưỡng. Trong quá trình viết không nên dừng lại để sửa chữa cho đến khi bạn viết xong, mạnh dạn cắt bỏ những thông tin không cần thiết. Việc chỉnh sửa sẽ làm lá thư của bạn hoàn thiện và đạt hiệu quả cao hơn. 42. Tránh dùng những từ phức tạp, không thông dụng hay những từ trừu tượng. Vì chúng có thể làm lá thư của bạn trở nên tối nghĩa. CẤU TRÚC MỘT LÁ THƯ Để viết một lá thư có nội dung mạch lạc, rõ ràng và hay, trước hết bạn phải vạch ra một cấu trúc hợp lý. Bạn hãy áp dụng các nguyên tắc sau đây để xây dựng cấu trúc của một lá thư: • Thu hút sự chú ý của người đọc, bằng cách nêu ra lý do bạn viết lá thư này. Sử dụng sự hài hước nếu bạn thấy phù hợp. • Kích thích sự quan tâm của người đọc, bằng cách khơi dậy sự tò mò của họ về những gì bạn đang nói. • Kích thích sự ham muốn của người đọc, bằng cách đưa ra các đề xuất thật hấp dẫn. • Thuyết phục người đọc rằng thông tin của bạn là chính xác, chân thật, bằng cách cung cấp các dẫn chứng cụ thể. • Khuyến khích người đọc hành động, bằng cách giải thích lý do những điều bạn mong muốn họ làm. 43. Hãy sắp xếp suy nghĩ của bạn, thậm chí bạn có thể ghi chú trước khi bắt đầu viết. LÁ THƯ KHÔNG ĐẠT KẾT QUẢ Lá thư này có những thông tin không rõ ràng. Người viết chưa suy nghĩ cẩn thận, viết sai chính tả, dấu chấm câu không đúng và câu chữ dài dòng không cần thiết. LÁ THƯ ĐẠT KẾT QUẢ Lá thư có những thông tin rõ ràng, các ý được trình bày mạch lạc, ngắn gọn. Người viết thể hiện được thiện chí khi nỗ lực thiết lập mối quan hệ kinh doanh với công ty. TRANG BỊ THÊM NHIỀU KỸ NĂNG N gười trao đổi thông tin giỏi nhất là người biết cách chuyển tải các thông tin bằng văn bản hay bằng lời đến từng cá nhân, từng nhóm người giúp họ hiểu rõ tất cả các khía cạnh của vấn đề. HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ Làm thế nào để chuyển tải cho người khác biểu được mục đích, phương tiện và phạm vi công việc được giao? Đây là bài tập cơ bản trong quá trình trao đổi thông tin. Để thực hiện tốt công việc này, bạn hãy học cách bướng dẫn công việc một cách hiệu quả, cho dù đó là khách hàng, đồng nghiệp bay nhà cung cấp, và đem lại thành công cho một dự án nào đó. 44. Hãy giao nhiều quyền tự quyết cho người thực hiện. CUNG CẤP THÔNG TIN CHO NGƯỜI KHÁC Nếu bạn đang cung cấp một bản hướng dẫn công việc cho đồng nghiệp hay khách hàng, hãy nói sơ lược về bản hướng dẫn để mở rộng hay làm rõ các điểm cần thiết. Đồng thời bạn nên kiểm tra xem những người này đã chắc chắn hiểu hết những hướng dẫn đó chưa. CHỌN LỰA CÁCH HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC Có nhiều cách để hướng dẫn công việc đạt hiệu quả tốt. Đó có thể là một hướng dẫn để thực hiện công việc trong tương lai, hoặc hướng dẫn cách làm bản tường trình về những lý do và diễn tiến sự việc đã xảy ra. Nếu có sự tham gia của khách hàng, bản hướng dẫn công việc có thể gồm phần đầu là báo cáo công việc, phần tiếp theo là kế hoạch hành động, trong đó bạn nêu lên chi tiết các đề xuất của mình và vai trò đóng góp của khách hàng. Hãy tiếp nhận thông tin phản hồi từ những người mà bạn đang hướng dẫn, để kiểm tra xem bạn đã cung cấp đầy đủ thông tin chưa. 45. Tránh việc hướng dẫn quá chi tiết cho nhân viên, nhằm tạo điều kiện cho họ phát huy sáng kiến. VIẾT MỘT BẢN HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC Khi hướng dẫn công việc cho một người nào đó bằng lời, bạn phải xác định xem người nào sẽ viết lại thành văn bản. Khi viết bản hướng dẫn Công việc, bạn phải bảo đảm các bước sau đây: • Đầu tiên phải đề cập tới mục tiêu của Công việc. • Đưa ra các nguồn lực cần thiết. • Đưa ra các giới hạn về thời gian. • Mô tả phương pháp thực hiện. • Nếu mục đích của công việc là soạn thảo tài liệu, xác định xem người nào nhận tài liệu đó. Thậm chí ngay khi bạn ủy quyền toàn bộ công việc cho một người nào đó thực hiện, tốt nhất bạn nêu cụ thể các công việc. Bởi vì, điều này sẽ khiến công việc ít xảy ra sai sót hơn. CẤU TRÚC MỘT BẢN HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC Bản hướng dẫn công việc phải rõ ràng, những việc cần làm phải được nêu cụ thể, khi nào và bằng cách nào. Nếu có thể, bạn nên giới hạn ngân sách và ngày phê duyệt các giai đoạn trong quá trình thực hiện. PHÂN CẤP QUYỀN HẠN Hầu hết các bản hướng dẫn công việc đều liên quan đến việc phân cấp quyền hạn, trách nhiệm mỗi bộ phận. Nếu bạn chịu trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện Công việc cho đến khi hoàn tất và chỉ định nguồn nhân lực thực hiện, bạn nên chuyển giao quyền hạn cho người đại diện ở mỗi bộ phận và phải đề ra trách nhiệm của họ trong bản hướng dẫn công việc. Bạn phải nêu lên được bạn muốn họ báo cáo những gì và sẽ đưa ra những chỉ thị tiếp theo nào hay không. Nếu dự án kéo dài, bạn cần xác định thời gian để xem xét và thẩm định lại dự án. 46. Nếu bạn cảm thấy những hướng dẫn cho một dự án nào đó không có tính khả thi, thì hãy lập tức làm lại bản hướng dẫn công việc khác. TRAO ĐỔI THÔNG TIN GIỮA HAI NGƯỜI Một cuộc họp bởi một nhân viên có thể là cuộc họp chính thức (gồm một phần của Công việc), hay không chính thức (để xử lý một vấn đề cụ thể do một bên nêu lên). Bạn hãy dùng những cuộc trao đổi thông tin như vậy để kiểm tra tiến độ thi công, xem xét việc hướng dẫn hay tư vấn thêm có cần thiết không. 47. Hãy yêu cầu tất cả những người được mời đến dự cuộc họp phải chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Ầ ị ệ y NHỮNG VIÊC CẦN LÀM 1. Cố gắng duy trì những cuộc họp với nhân viên, chỉ gồm hai người, ít nhất mỗi tháng một lần. 2. Hãy bám sát chương trình cuộc họp và bảo đảm rằng bạn nhất trí với các quyết định đã đề ra. 3. Hãy lắng nghe những gì người khác nói, không nên giành quyền chi phối cuộc họp. CUỘC HỌP CHÍNH THỨC Mặc dù không có những hướng dẫn mang tính quy định đối với cuộc họp không chính thức, nhưng đối với những cuộc họp chính thức dù chỉ hai người, các quy định cho các cuộc họp đều giống nhau. Hãy đi thẳng vào vấn đề, theo sát chương trình cuộc họp, tóm tắt các kết luận cuối cuộc họp và phải đảm bảo rằng phía đối tác cũng nhất trí với kết luận đó. Trong bất kỳ cuộc họp gồm có hai người, thì mối quan hệ giữa giám đốc và nhân viên thường có khuynh hướng một bên chiếm ưu thế và một bên bị lệ thuộc. Để cuộc họp mang lại hiệu quả, bạn hãy lắng nghe đối phương, phải thảo luận dựa trên sự hợp lý và lịch sự. Tuy nhiên, ở một mức độ nào đó trong mỗi cuộc họp, sự đối kháng hoàn toàn có thể xảy ra và được xem là bình thường, thậm chí đôi khi đó là điều không thể tránh được. CHUẨN BỊ ĐẦY ĐỦ Đối với những cuộc họp diễn ra thường xuyên, việc chuẩn bị kỹ có thể tạo ra một kết quả hoàn toàn khác biệt. Một số công ty thường lên lịch họp hai tuần một lần giữa cấp trên và cấp dưới để thảo luận các vấn đề phát sinh, xác định mục tiêu và cập nhật các bản đánh giá tình hình thực hiện. Đối với những cuộc họp trực tiếp giữa hai người, giám đốc cần đưa trước tài liệu cho nhân viên, để người đó có thời gian chuẩn bị câu trả lời. 48. Một cuộc họp thành công là một cuộc họp đạt được kết quả cuối cùng. HUẤN LUYỆN NHÂN VIÊN Một nhà quản lý giỏi là một người biết cách huấn luyện nhân viên, khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc, nâng cao kiến thức và nhận biết được tiềm năng của họ. Việc huấn luyện phải được thực hiện thường xuyên trong suốt quá trình quản lý, chứ không chỉ hạn chế trong những đợt đánh giá kết quả làm việc hàng năm. Với tư cách là một giám đốc, bạn hãy thể hiện vị trí tiên phong của mình, bằng cách đặt ra các mục tiêu cho nhân viên, thường xuyên khuyến khích họ đạt được kết quả cao hơn và thảo luận với họ để khắc phục các mặt mạnh, cũng như mặt yếu khi thực hiện công việc. Khi được huấn luyện, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin trong quá trình làm việc và đạt kết quả tốt hơn. Đồng thời họ sẽ có trách nhiệm tự đặt ra các mục tiêu riêng cho bản thân và phấn đấu hoàn thành những mục tiêu đó. 49. Hãy lắng nghe nhân viên của bạn. Thông qua việc huấn luyện hoặc tư vấn công việc, bạn cũng có thể giải quyết được những bất mãn nếu có. 50. Hãy quan tâm đến các vấn đề của nhân viên. Bởi vì chúng có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả làm việc của người đó. TÌM KIẾM CÁC GIẢI PHÁP Trước khi đề nghị chuyên gia tư vấn cho một nhân viên, bạn hãy hỏi xem họ có đồng ý để cho chuyên gia giúp đỡ không. Sau đó, chọn địa điểm cho buổi gặp gỡ đó ở những nơi không bị gián đoạn hay bị quấy rầy bởi người khác hay các cuộc điện thoại. TƯ VẤN CHO NHÂN VIÊN Việc tư vấn có thể giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc hay từ cuộc sống cá nhân của nhân viên. Trừ khi bạn được huấn luyện để trở thành chuyên viên tư vấn chuyên nghiệp hay có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, còn không hãy để các chuyên gia giúp đỡ nhân viên đối phó và giải quyết các vấn đề của họ. Nếu một nhân viên đang lo lắng vì một vấn đề cá nhân nào đó, bạn hãy đề nghị thu xếp một buổi tư vấn và biểu lộ sự thông cảm đối với anh ta. Chuyên viên tư vấn sẽ cố gắng giúp anh ta tìm ra nguyên nhân của mọi vấn đề. Đồng thời, hãy hỗ trợ anh ta đến mức có thể. Ví dụ, nếu được nghỉ ngơi một thời gian thì tình trạng của người đó có thể tốt hơn, bạn đừng nên ngần ngại cho nhân viên đó được nghỉ phép. CHỦ TRÌ MỘT CUỘC HỌP THÀNH CÔNG Hầu hết các giám đốc đều thấy rằng, họ mất quá nhiều thời gian cho việc hội họp. Tuy nhiên, một cuộc họp được tiến hành tốt có thể là một cơ hội quan trọng để trao đổi thông tin. Khi chủ trì một cuộc họp, bạn phải kiểm soát được quy trình cuộc họp và đừng để việc tranh cãi vượt quá sự kiểm soát của mình. 51. Phải đảm bảo tất cả những người tham dự buổi họp đã nhận trước các tài liệu có liên quan đến cuộc họp đó. CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP Khi chuẩn bị một cuộc họp, bạn hãy tự đặt cho mình bốn câu hỏi: Mục đích của cuộc họp là gì? Tại sao phải triệu tập cuộc họp? Làm cách nào để biết được cuộc họp có thành công hay không? Ai cần tham gia cuộc họp? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định xem có cần thiết tổ chức cuộc họp không. Tất cả các cuộc họp phải có mục tiêu cụ thể và mục tiêu này phải đạt được khi cuộc họp kết thúc. Nếu các quyết định cuối cùng không đạt được, tối thiểu thông qua cuộc họp, bạn cũng đề ra được kế hoạch hành động. Cuộc họp hiệu quả nhất thường là những cuộc họp nhỏ gồm có nhiều người đang đảm nhận các chức vụ quan trọng tham gia. Nếu cuộc họp chủ yếu đi đến một quyết định, thì phải đảm bảo rằng, bạn đã đạt được quyết định đó khi cuộc họp kết thúc. KHAI MẠC CUỘC HỌP Sau mục giới thiệu, bạn cần nhắc đến mục đích cuộc họp, kết quả dự định đạt được và thời gian kết thúc cuộc họp. Bạn hãy nêu rõ những nguyên tắc cơ bản trong một cuộc họp, nếu có. Đồng thời kiểm tra xem tất cả mọi người tham dự đã có đủ các tài liệu liên quan chưa và chương trình cuộc họp đã được phê duyệt chưa. Nếu cuộc họp trải qua nhiều ngày, thì khi tiếp tục cuộc họp, bạn hãy dành ra vài phút để nhắc lại nội dung đã được thảo luận, thông qua biên bản cuộc họp ngày trước, sau đó đề ra những vấn đề cần phải thảo luận tiếp theo và đi thẳng vào nội dung thảo luận, bằng cách khởi xướng người thảo luận. 53. Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, đừng chi phối cuộc họp vì những lợi ích cá nhân. ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP Phải đảm bảo sự cân bằng giữa diễn tiến cuộc họp và việc các thành viên có cơ hội phát biểu ý kiến. Để đi đến một quyết định cuối cùng, thông thường mọi người tranh luận một vấn đề nào đó rất mất thời gian, thậm chí gây ra căng thẳng. Vì vậy để tránh tình trạng này, bạn phải chủ trì và kiểm soát thời gian diễn ra tranh luận. Tốt nhất khi đề xuất một vấn đề nào đó, bạn nên giới hạn thời gian thảo luận để có thể kết thúc cuộc họp đúng như dự định. 54. Sử dụng sự hài hước đúng lúc để làm giảm bầu không khí căng thẳng và đạt sự nhất trí. KẾT THÚC CUỘC HỌP Phải dành đủ thời gian để kết luận cuộc họp. Bạn thực hiện được các việc như, tóm tắt các kết quả đã được thảo luận, được thông qua và kiểm tra xem những người khác có nhất trí với bạn không quyết định cách xử lý các vấn đề chưa được hoàn tất (có thể chỉ định người tiếp tục xử lý) và cuối cùng là thông qua chương trình hành động để thực hiện các quyết định đã đề ra. Giao nhiệm vụ cụ thể và thời hạn hoàn thành cho mỗi người. 55. Bạn phải đặt ra giới hạn thời gian cho từng mục trong chương trình cuộc họp. HỘI NGHỊ TỪ XA Hội nghị từ xa không thể thay thế được một cuộc họp trực tiếp, nhưng nó là một hình thức bổ sung rất hữu ích. Nó hữu hiệu hơn nhiều so với các hình thức hội nghị thông qua điện thoại, vì những người tham gia thích (và thậm chí cần) nhìn thấy người tham dự họp thông qua màn hình. Hãy sử dụng hình thức hội nghị từ xa, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều khoản chi phí, đặc biệt nếu công ty của bạn có nhiều văn phòng ở xa và không thể tổ chức các cuộc họp thường xuyên. DÙNG HÌNH THỨC HỘI NGHỊ TỪ XA Hội nghị từ xa là một hình thức họp mà các thành viên tham dự dù không trực tiếp gặp mặt nhưng vẫn có thể nhìn thấy nhau. Hình thức này tiết kiệm được thời gian và chi phí cho công ty. Ể Ả Ế CHUYỂN TẢI THÔNG TIN ĐẾN NGƯỜI NGHE Các bài phát biểu ở các buổi thuyết trình, hội thảo, hội nghị bay huấn luyện phải được chuẩn bị kỹ càng. Khán giả thường dễ tiếp thu thông tin bằng mắt hơn bằng tai, vì thế để nâng cao hiệu quả trong việc chuyển tải thông tin, nếu có thể, bạn hãy sử dụng các thiết bị kỹ thuật hỗ trợ nghe nhìn khi phát biểu. 56. Hãy kết thúc bài phát biểu của bạn trước khi hết thời gian quy định. 57. Khi sử dụng các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn, bạn phải dự phòng trường hợp chúng bị hư hỏng. CHUẨN BỊ BÀI PHÁT BIỂU Tốt nhất bạn nên dành thời gian để tổng hợp và tập dượt trước khi phát biểu chính thức. Nếu bài phát biểu dài 30 phút, có khoảng 4.800 từ thì viết ra như thế tốn rất nhiều thời gian. Hiện nay, để chuẩn bị một bài diễn văn, người diễn thuyết thường ghi ra những chủ đề chính, được sắp xếp theo một trình tự. Tóm tắt mỗi chủ đề rồi thêm vào các thông tin cần thiết dưới dạng ghi chú: Nếu thời gian quy định cho mỗi bài phát biểu là 30 phút, bạn nên chia đều thời gian cho mỗi chủ đề. Nếu cần thiết, bạn có thể sử dụng các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn hoặc giảm mỗi chủ đề trình bày trong vòng 1- 2 phút. TRÌNH BÀY QUAN ĐIỂM CỦA BẠN Cách trình bày quan điểm cá nhân là một cuộc diễn thuyết nghệ thuật. Nếu bạn dự định dùng các mẩu ghi chú, thì nó phải ngắn gọn và chỉ cần liếc sơ vài từ, bạn có thể hiểu hết nội dung các vấn đề cần nói. Từ đó, bạn có thể dựa vào các ghi chú để phát biểu các vấn đề hoàn chỉnh hơn. Thông thường, người tham dự ít khi nhớ hết những gì người khác phát biểu. Vì thế, nếu cần thiết bạn hãy gửi trước bài diễn văn cho họ. Ngôn ngữ bạn sử dụng cần phải rõ ràng, ngắn gọn và trôi chảy, chuyển ý trơn tru, các vấn đề có lô-gic với nhau và được trình bày mạch lạc. 58. Hãy nhanh chóng đặt câu hỏi cho người nghe, nếu họ không đặt câu hỏi cho bạn. CHUYỂN TẢI THÔNG TIN Để thông điệp của bạn được chuyển tải hiệu quả, bạn cần thực hiện tốt ba yêu cầu: nội dung trình bày, cách trình bày và nhắc lại những gì bạn đã nói. KHUYẾN KHÍCH PHẢN HỒI THÔNG TIN Nếu có thể, bạn hãy tập cách phát biểu không cần nhìn vào giấy và đi quanh diễn đàn một tối cách tự nhiên. Điều này sẽ phá đi rào cản tâm lý của một người nói và nhiều người buộc phải nghe, đồng thời tạo cảm giác thoải mái, dễ tiếp cận. Khi bạn nói, hãy tập trung nhìn vào giữa của phòng họp, khoảng 2/3 khán phòng. Người nghe thường có khuynh hướng dành nhiều thiện cảm hơn là đối nghịch với bạn. Vì thế, hãy để sự hỗ trợ của họ làm cho bạn tự tin hơn. Hãy nhìn vào mắt của người nghe và khuyến khích họ tham gia tranh luận hoặc trả lời câu hỏi do bạn đặt ra cho một nhóm người hay cá nhân từng người. Bạn có thể nói xen lẫn vài câu hài hước giúp mọi người thư giãn và phá tan khoảng cách giữa diễn giả và người nghe. 59. Thời gian trình bày đa khoảng 20 - 45 phút. Đây là khoảng thời gian khoảng trung bình mà mọi người có thể lắng nghe tốt nhất. SỬ DỤNG THIẾT BỊ HỖ TRỢ BẰNG HÌNH ẢNH Hiện nay, phương tiện hỗ trợ hình ảnh thông dụng nhất là máy đèn chiếu. Còn đối với số lượng người nghe ít, bạn có thể sử dụng bảng viết hoặc biểu đồ. Màu sắc và hình ảnh, kê cá hình ảnh động là phương tiện hỗ trợ nghe nhìn hiệu quả nhất. Công nghệ phát triển có thể kết nối máy tính với máy đèn chiếu, nên nói rõ các dữ liệu trình bày minh họa rất tiện lợi, rẻ và nhanh chóng. Tuy nhiên, cho dù bạn dùng bất cứ phương tiện nào, thì phải đảm bảo các thiết bị tốt, sử dụng dễ dàng và hiệu quả. Nếu có thể, bạn hãy phát trước cho người nghe một bản copy nội - dung bạn trình bày để mọi người theo dõi thuận lợi hơn. DIỄN THUYẾT THÀNH CÔNG Ngôn ngữ cơ thể của bạn phải tích cực. Hãy sử dụng các cử chỉ để củng cố những gì bạn đang nói - nhưng đừng lạm dụng nó. Nếu bạn có khả năng thuyết trình trôi chảy và tự tin, không nhìn giấy, thì tốt nhất đừng nên nhìn. Ấ Ả HUẤN LUYỆN HIỆU QUẢ Tiến hành huấn luyện cho nhân viên là một hình thức trao đổi thông tin rất quan trọng. Hãy nói chuyện với học viên như bạn đang diễn thuyết trước các cử tọa, bằng cách: phải tự tin, nhìn vào mắt người nghe và mời họ đặt câu hỏi. Bạn nên chú ý các khóa huấn luyện sẽ đạt hiệu quả nhiều hơn khi được tổ chức trong khoảng thời gian vài ngày và ở ngoài trời. Nếu trò chuyện tự nhiên với nhân viên ngoài buổi huấn luyện, thì bạn có thể nhận được những thông tin phản hồi quý giá về tất cả các lĩnh vực trong công ty. Thông tin phản hồi về khóa huấn luyện cũng rất quan trọng, vì nó giúp bạn đánh giá hiệu quả công việc huấn luyện chính xác hơn. 60. Nếu có thể, bạn nên mời diễn giả nổi tiếng đến trình bày ở các cuộc hội thảo hay hội nghị của công ty. 61. Cần kiểm tra thường xuyên xem các nhân viên có được tham gia các khóa huấn mà họ yêu cầu không. TỔ CHỨC HỘI THẢO Những cuộc hội thảo nội bộ hay hội nghị chuyên đề là cơ hội huấn luyện cho các nhân viên về những lĩnh vực quan trọng trong công ty. Đó là những vấn đề liên quan đến công việc, và tập trung vào những mục tiêu cụ thể. Nếu bạn luyện đang phụ trách tổ chức các dự án nội bộ, thì hãy mời những người có liên quan, thường là cấp trên của bạn đến tham dự. Ngoài ra, hãy tổ chức các cuộc hội thảo mở rộng để giới thiệu những chiến lược mới của công ty với khách hàng và nhà cung cấp tạo cơ hội bán các sản phẩm mới. Trong dịp này, bạn nên mời cấp quản lý cao nhất phát biểu khai mạc hay kết thúc những cuộc hội thảo hoặc những ý kiến phát biểu không vì mục đích bán hàng. PHÁT BIỂU TẠI HỘI THẢO Nếu bạn đăng ký phát biểu tại cuộc hội thảo nội bộ hay mở rộng, hãy hỏi ban tổ chức về những đề tài mà các diễn giả khác sẽ trình bày, để tránh trùng lặp. Ngoài ra, bạn phải hỏi ban tổ chức thời gian tối đa cho một bài phát biểu và có phần hỏi đáp sau đó không. Nếu bạn không sử dụng micro, thì phải nói to rõ đủ để người ngồi cuối phòng cũng có thể nghe tiếng của bạn (hãy hỏi họ, nếu cần thiết). Đừng nói quá nhanh, và trong quá trình phát biểu hãy canh giờ để đảm bảo rằng bài phát biểu của bạn chỉ nói gọn trong khoảng thời gian cho phép (chú ý khi phát biểu nên trình bày những ý chính quan trọng trước). 62. Hãy hỏi những khách mời là giám đốc xem họ muốn phát biểu trong cuộc hội thảo không. LÊN KẾ HOẠCH CHO MỘT HỘI NGHỊ Cuộc hội nghị mang tính chính thức và quy mô lớn hơn so với cuộc hội thảo. Cũng như các cuộc họp khác, nó có mục đích cụ thể. Đó là nền tảng xây dựng chương trình cuộc họp và là các chủ đề để thảo luận. Đặc biệt, những cuộc hội nghị bán hàng trong nội bộ thường là những dịp để động viên nhân viên. Tất cả các cuộc hội nghị nên tổ chức ở những nơi sang trọng, có chuyên gia diễn thuyết, sử dụng thiết bị hiện đại và được lên kế hoạch cẩn thận. Phải lập danh sách để xem ai là người phát biểu ở hội nghị. Ngoài ra, bạn nên thu xếp một khách mời làm hoạt náo viên cho chương trình, vì điều này sẽ làm cho các cử tọa thích thú và tham gia nhiệt tình hơn. Một điều nhỏ nhưng không kém phần quan trọng trong các cuộc hội thảo, đó là khi mời một người lên phát biểu, bạn nhắc đến tên của người phát biểu tiếp theo để họ có thời gian chuẩn bị trước. NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ • Khâu chuẩn bị càng kỹ lưỡng, cơ hội thành công càng cao. • Việc chuyển tải thông tin sẽ được hiệu quả hơn nếu có sử dụng những phương tiện hỗ trợ nghe nhìn. g p g ệ ợ g • Nhân viên ở các hội nghị chuyên đề hay ở các hội thảo cần được đối xử tôn trọng như nhau. • Có thể mời diễn giả chuyên nghiệp đến nói chuyện tại các hội nghị của công ty. • Cần tiến hành các hoạt động tiếp theo sau khi kết thúc các cuộc hội nghị và hội thảo, nếu không hiệu quả đem lại sẽ rất ít. 63. Hãy tham khảo trước các ý kiến của mọi người, nếu bạn muốn thay đổi địa điểm tổ chức hội nghị. CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Địa điểm tổ chức cuộc họp cũng nói lên được một thông điệp chuyển đến người tham dự. Khi quyết định chọn chỗ để tổ chức hội nghị hay hội thảo, bạn hãy cân nhắc các yêu cầu, quy mô và loại sự kiện để chọn địa điểm phù hợp. Đối với hội nghị lớn, bạn cần chọn một địa điểm lớn để tiếp đón số lượng lớn người tham dự. Còn đối với một hội thảo, bạn chỉ cần một căn phòng cỡ trung bình và một vài phòng nhỏ hơn để những người huấn luyện có thể làm việc theo nhóm. Trước khi đăng ký cuộc hội thảo, bạn hãy kiểm tra xem mọi thứ đã sẵn sàng chưa như thiết bị điện tử, micro, máy đèn chiếu, ghế ngồi và thức ăn nhẹ... NÊN VÀ KHÔNG NÊN ✔ Cần kiểm tra xem những người đến dự hội nghị có phương tiện di chuyển không ✔ Hãy lên chương trình hội nghị, bao gồm cả thời gian giải lao ✔ Phải sẵn sàng điều chỉnh chương trình cuộc họp trong trường hợp vượt quá thời gian quy định ✗Không nên để những người tham dự cuộc họp ứng khẩu và lên phát biểu mà không chuẩn bị trước (ngoại trừ trường hợp đặc biệt) ✗Không nên mời những người không liên quan đến tham gia hội thảo ✗Không quên nhận thông tin phản hồi để đánh giá sự thành công của cuộc họp TRAO ĐỔI THÔNG TIN NHẰM MỤC ĐÍCH BÁN HÀNG Bán hàng là bộ phận quan trọng của một doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn giản là thuyết phục khách hàng mua hàng của mình. Trong tất cả các tình huống kinh doanh, bạn cần sử dụng các kỹ thuật bán hàng để đạt được sự thỏa thuận với những người khác, tranh thủ sự hỗ trợ, có được các nguồn lực và vượt qua mọi trở ngại. 64. Nếu bạn muốn "bán hàng một cách mềm mỏng", hãy nêu quan điểm của bạn dưới dạng câu hỏi. CÁCH BÁN HÀNG MỀM MỎNG Tất cả các thương vụ thành công đều nhờ vào sự "mềm mỏng": bạn tìm kiếm nhu cầu và đảm bảo đáp ứng được nhu cầu đó. Bạn có thể áp dụng phương pháp này vào công việc của mình và điều chỉnh "việc bán hàng" tùy theo tình huống cụ thể. Các kỹ thuật "bán hàng mềm mỏng" bao gồm: • Tìm hiểu tình hình bằng cách dùng các câu hỏi và lắng nghe thay vì đưa ra các nhận xét. • Để người khác trả lời, thậm chí có khi bạn phải ngưng nói để người khác trả lời. • Thể hiện sự đồng cảm với những quan điểm trái ngược, nhưng phải kiên trì thuyết phục cho đến khi người đối thoại chấp nhận quan điểm của bạn. SỬ DỤNG KĨ THUẬT BÁN HÀNG MỘT CÁCH MỀM MỎNG Luôn mỉm cười và tay xòe ngửa ra là những kỹ thuật bán hàng một cách nhẹ nhàng, mềm mỏng. Cả hai cử chỉ đó rất thân thiện, thuyết phục và không mang ý nghĩa đe dọa, áp đặt. Cử chỉ của bàn tay góp phần tăng sức mạnh thuyết phục khách hàng. BÁN HÀNG MỘT CÁCH CỨNG RẮN Phương pháp bán hàng một cách cứng rắn là đặt khách hàng vào tình huống khó khăn nào đó và buộc họ quyết định mua sản phẩm. Nếu phải cố gắng thực hiện một công việc nào đó, thì bạn phải mạnh dạn và nên sử dụng phương pháp bán hàng cứng rắn khi gần đạt đến mục đích. Các kỹ thuật bán hàng cứng rắn" bao gồm: • Đưa ra lời đề nghị cuối cùng. • Nhấn mạnh việc có thể mất cơ hội. • Nhấn mạnh tình huống cạnh tranh. • Đưa ra lời đề nghị cứng rắn và rõ ràng. • Nhấn mạnh vào việc phải thỏa thuận ngay. 65. Hãy lắng nghe những ý kiến phản đối của các khách hàng tiềm Năng. Bởi vì, họ có thể cung cấp các nhu cầu để bạn bán hàng. DÙNG TÀI LIỆU ĐỂ QUẢNG CÁO Sử dụng tài liệu để quảng cáo bán hàng - cho dù bạn đang cố gắng bán một sản phẩm bằng cách gửi thư hay đang "bán" một đề xuất cho các đồng nghiệp - thì hãy tuân thủ một số quy tắc nghịch lý này. Ví dụ, đối với hình thức tiếp thị trực tiếp cho khách hàng từ bên ngoài, những bức thư dài có thể đem về nhiều đơn đặt hàng hơn bức thư ngắn. Tuy nhiên, khi gởi những bản tin nội bộ đi, những mẩu tin ngắn lại có hiệu quả hơn. Bạn nên chú ý, dù viết thư dài hay ngắn, ngay đầu thư phải nêu rõ lý do viết thư. Lý do này phải gây sự chú ý của người đọc, luôn bám sát chủ đề, mang tính thuyết phục, kết thúc bằng một kết luận ngắn gọn, rõ ràng và tích cực. 66. Hãy nhờ một đồng nghiệp đọc lá thư thương mại mà bạn viết, để xem nội dung có rõ ràng, dễ hiểu không. TẬN DỤNG MÁY VI TINH Máy tính cá nhân là một phương tiện hỗ trợ bán hàng rất đắc lực. Ví dụ, bạn có thể lưu giữ tên, địa chỉ và các thông tin về những khách hàng tiềm năng trong máy tính, thậm chí bạn có thể truy cập những tập tin liên quan đến khách hàng khi bạn đang nói chuyện với họ trên điện thoại. Có được những thông tin cần thiết trên máy tính sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tiến đến gần mục tiêu hơn. Đặc biệt, máy vi tính rất hữu dụng trong việc bán các dịch vụ tài chính, khi các chi tiết về tài chính của người mua được nhập vào, nhiều chương trình lập sẵn trên máy sẽ xử lý và cho ra những đề xuất phù hợp với khách hàng đó. 67. Hãy tiếp cận việc bán hàng như một công việc chung giữa bạn và người mua. BÁN CÁC Ý TƯỞNG VÀ KHÁI NIỆM Các kỹ thuật bán hàng cơ bản được áp dụng trong nhiều công tác quản lý. Nếu bạn vẫn dụng tốt các kỹ thuật này, bạn sẽ thành công trong công ty cũng như ở bên ngoài. Khi bạn muốn bán một ý tưởng, hãy thử áp dụng một vài câu nói thường được dùng trong cách bán hàng cứng rắn hay cách bán hàng mềm mỏng như sau sẽ đạt hiệu quả khả quan: "Tôi đã phát triển ý tưởng này từ những gì bạn nói với tôi hôm kia." "Chúng ta chưa cân nhắc kỹ đến đề xuất mới nhất này. Vấn đề là chúng ta phải cân nhắc bây giờ hoặc sẽ không bao giờ nhắc đến nữa." "Đây là những gì bạn đang tìm kiếm. Nếu chúng ta không làm điều đó, đối thủ cạnh tranh chắc chắn sẽ làm." "Không có ai khác làm điều này tốt như chúng ta." Ế ĐẾ THƯƠNG LƯỢNG THÀNH CÔNG Tất cả các cuộc thương lượng đều cần vận dụng các kỹ năng trao đổi xuất sắc. Bạn cần phải trình bày đề xuất của mình một cách rõ ràng và hiểu chính xác những gì đối tác đề xuất lại. Những kỹ năng này rất cần thiết đối với các cấp quản lý, vì thế bạn hãy cố gắng cải thiện chúng. 68. Bạn nên chọn nhiều người có nhiều cá tính khác nhau trong một nhóm đàm phán của mình. CHUẨN BỊ CUỘC THƯƠNG LƯỢNG Càng chuẩn bị kỹ cho việc thương lượng, cơ hội thành công càng cao. Hãy bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu của bạn. Tiếp đến, quyết định xem những ai và cần bao nhiêu người cho việc thương lượng? Nếu cần một nhóm thương lượng, thì những người này phải phối hợp ăn ý với nhau. Nhóm đó phải nghiên cứu kỹ các vấn đề và tình hình của mình. Việc nghiên cứu này sẽ giúp nhóm lên chương trình thỏa thuận với phía bên kia sao cho có lợi nhất. Phải tập dợt diễn tiến cuộc thương lượng ít nhất một lần trước khi nó diễn ra chính thức. Cuối cùng, xác định mức tối thiếu mà bạn có thể chấp nhận được. THÀNH THẠO CÁC KỸ THUẬT Những nhà thương lượng chuyên nghiệp và bắt đầu thảo luận thường lấy nhu cầu làm cơ sở thương lượng - thường là nhu cầu của đối tác. Khi bạn bắt đầu bước vào cuộc thương lượng với tinh thần vì "nhu cầu của đối tác", thì bạn sẽ kiểm soát được cuộc thương lượng ở mức độ cao nhất và ít nguy hiểm nhất. Việc chọn đúng thời điểm rất quan trọng. Trong giai đoạn tranh cãi và mặc cả, bạn cần phải phán đoán xem người đối thoại đang nghĩ gì và chọn thời điểm để nêu lên hay thay đổi đề xuất của mình, hoặc phản đối một đề xuất hay giới thiệu một nhân tố mới. Bạn hãy cố gắng thay đổi thể đối kháng sang sự hợp tác trong một cuộc thương lượng. Hãy hỏi những câu hỏi mang tính hướng dẫn như "Bạn đã sẵn sàng ký chưa?" Đây là cách làm giảm nhẹ lập trường của bạn và gây sự chú ý, khuyến khích trao đổi thông tin và suy nghĩ của đối tác. CUỘC THƯƠNG LƯỢNG MUA BÁN Có hai điều quan trọng bạn cần phải nhớ khi thực hiện cuộc thương lượng mua bán. Đầu tiên là quyết định chính xác những gì bạn cần (không phải những gì bạn muốn). Bạn phải nhớ, nhiệm vụ của người bán hàng là cố gắng thuyết phục những sản phẩm của họ đáp ứng được nhu cầu của bạn. Thứ hai bạn nên quyết định xem mình sẵn sàng trả bao nhiêu. Hãy xác định mức tối đa bạn có thể trả và đừng để vượt quá mức đó. Trong những cuộc thương lượng như thế, người đưa ra giá trước tiên thường không có lợi, vì thế bạn hãy thuyết phục đối tác đưa ra giá trước. 69. Bạn hãy suy nghĩ xem kết quả lý tưởng là gì và làm cách nào để đạt được kết quả đó. LÀM VIỆC VỚI NHÀ CUNG CẤP Cách thường làm để thương lượng với các nhà cung cấp là lấy bản báo giá của những nhà cung cấp khác (tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh), để xem giá cả các mặt hàng mà bạn quan tâm. Sau đó, bạn có thể mặc cả và yêu cầu nhà cung cấp giảm giá ở mức thấp nhất có thể chấp nhận, hoặc nâng cao yêu cầu của bạn. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được chất lượng và điều kiện giao hàng, bạn hãy thương lượng lại. Hiện nay, mọi người thường vận dụng phương pháp mới, hiệu quả hơn. Đó là chọn nhà cung cấp tốt nhất, thương lượng với họ để có được mức giá thấp nhất, và chia sẻ lợi nhuận cho cả hai bên. Với phương pháp này, thay vì chỉ thương lượng giá như trước đây, bạn hãy trao đổi những vấn đề khác không liên quan y ạ y g g q đến giá cả để tạo sự tin cậy, sau đó mới thảo luận mức giá thật sự. 70. Hãy chia sẻ những thông tin hữu ích với các nhà cung cấp. Điều đó có thể giúp bạn thành công trong các mối quan hệ làm ăn lâu dài. THỎA THUẬN VỚI NHÂN VIÊN Cuộc họp chỉ có hai người rất phù hợp để thương lượng riêng với nhân viên về công việc và năng suất. Khi bạn đi đến thỏa thuận cuối cùng, hãy để đối tác có cảm giác rằng, họ đã đạt được một điều gì đó thậm chí ngay cả khi họ không đạt được gì. Nếu bạn phải thương lượng với một nhà thương lượng chuyên nghiệp nhưng lại có thái độ đối nghịch và có yêu cầu vượt quá giới hạn tối đa có thể chấp nhận được, thì hãy bình tĩnh và tập trung vào việc duy trì sao cho kết quả nằm trong giới hạn mà bạn chấp nhận được. 71. Mọi người ít khi đình công vì những vấn đề không liên quan đến lương. CHUẨN BỊ VIẾT BÁO CÁO Bản báo cáo là tài liệu chính thức được gởi đến cho người khác đọc. Do vậy, bản báo cáo phải chính xác, được trình bày đẹp và phải có kết luận xác đáng. Nếu bạn được yêu cầu viết một bản báo cáo, thì phải đảm bảo bản báo cáo đó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên. 72. Phải cương quyết cắt bỏ tất cả những thông tin không cần thiết trong bản báo cáo. 73. Hãy chuẩn bị bản báo cáo sao cho phù hợp với người nhận. NGHIÊN CỨU TÀI LIỆU CHO BẢN BÁO CÁO Nếu bạn đang báo cáo về các hoạt động của mình, thì hãy kiểm tra các dữ liệu thật chính xác. Nếu bạn được yêu cầu báo cáo về một đề tài nào đó, ví dụ nghiên cứu về một thị trường mới cho sản phẩm mới, thì hãy liệt kê những nội dung bạn cần biết. Ghi chú rõ ràng các nguồn cung cấp tài liệu mà bạn tìm ra những thông tin cần thiết, đảm bảo rằng những thông tin đó đều có nguồn gốc xác thực. Trước khi gút lại, bạn hãy tìm ít nhất một người có thẩm quyền đáng tin cậy để xác nhận lại thông tin trên. CẤU TRÚC BẢN BÁO CÁO Hãy viết chủ đề và tóm tắt các vấn đề chính của bản báo cáo trong phần mở đầu. Phần thân bài, nêu lên các luận chứng để chứng minh các quan điểm của bạn, và các đoạn văn được đánh số, sắp xếp theo thứ tự hợp lý. Sử dụng các tiêu đề, các phân mục để người đọc dễ nhớ, dễ theo dõi. Hãy sử dụng gạch dưới và in đậm để nhấn mạnh khi cần thiết. Hãy kết thúc bản báo cáo bằng cách đưa ra các kiến nghị cho chương trình hành động. NÊN VÀ KHÔNG NÊN ✔Hãy viết bản báo cáo sao cho ngắn gọn, trình bày thú vị. ✔Hãy dùng những câu trích trực tiếp của người được phỏng vấn. ✔Nhấn mạnh những phát hiện và dữ liệu quan trọng. ✔Hãy đánh số đoạn văn để tham chiếu và trình bày các vấn đề một cách riêng biệt. ✔Sử dụng các tiêu đề khác khi thay đổi chủ đề và trong mỗi tiêu đề lớn nên sử dụng nhiều tiêu đề nhỏ. ✗Không viết dông dài, hay một đoạn dài không ngắt câu. ✗Không quá lạm dụng từ "tôi" hay để thành kiến cá nhân chi phối. ✗Không được lạc đề. ✗Không nên rút ra kết luận khi chưa đủ chứng cứ. ✗Không nên phân phát bản báo cáo khi chưa kiểm tra kỹ các nguồn thông tin. ĐẢM BẢO SỰ RÕ RÀNG Mặc dù bản báo cáo không phải là một tác phẩm văn học nhưng cũng phải tuân thủ theo nguyên tắc viết rõ ràng, chuẩn xác. Nếu bạn không chắc về các kết luận của mình, hãy nêu ra các khả năng và để người đọc tự quyết định. Bạn hãy trình bày quan điểm của mình bằng một số câu ngắn gọn, rành mạch. Quan trọng nhất, bạn hãy đặt mình vào vị trí người đọc. Họ có hiểu được ý của bạn không? Nếu có thể, hãy nhờ một người bạn hay đồng nghiệp đọc qua bản báo cáo trước khi bạn gởi đi. 74. Hãy nắm lấy các cơ hội để trình bày bản báo cáo của bạn với cử tọa. 75. Tránh đưa vào những thông tin hay kết luận không cần thiết. PHẢI NGẮN GỌN, SÚC TÍCH Bản báo cáo ngắn gọn, súc tích sẽ giúp bạn trình bày các quan điểm của mình một cách rõ ràng, cụ thể. Hãy dùng những từ, những câu ngắn gọn thay vì dài dòng. Hãy dành thời gian để trình bày phần kết luận chính của bản báo cáo, hay nên có một phần kết luận ngắn gọn trước khi bạn bắt đầu chuyển sang một phần mới. Khi đọc lại bản báo cáo, hãy cắt bỏ những đoạn không cần thiết để bài viết được mạch lạc hơn. TRÌNH BÀY BẢN BÁO CÁO Nếu bạn dự định trình bày bản báo cáo của mình bằng cách diễn thuyết, thì hãy tự hỏi cách nói chi tiết hay cô đọng mang lại hiệu quả hơn. Nếu bạn thuyết trình trong một cuộc họp, hãy gởi bản báo cáo đến cho mọi người trước và chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn nếu có thể. Khi bạn ở vị trí trung lập và đã nghiên cứu hướng khả thi về những nội dung trong bản báo cáo, thì hãy gởi bản báo cáo trước cho mọi người. Đồng thời, bạn phải sẵn sàng trả lời những câu hỏi hay những ý kiến phản đối chắc chắn sẽ có trong cuộc họp. TRÌNH BÀY VỚI THIẾT BỊ HỖ TRỢ NGHE NHÌN Trình bày các quan điểm với phương tiện hỗ trợ nghe nhìn và các kỹ năng thuyết trình tốt sẽ giúp bạn hoàn thành xuất sắc bản báo cáo trong cuộc họp. Đặc biệt, những hỗ trợ về hình ảnh sẽ giúp bạn chuyển tải thông tin đến người nghe nhanh hơn. VIẾT MỘT ĐỀ XUẤT Bản đề xuất khác với bản báo cáo ở chỗ, nó là một tài liệu nhằm mục đích quảng cáo để bán hàng. Vì vậy, bản đề xuất của bạn phải thuyết phục được người nghe và hữu ích. Ví dụ, bạn có thể dùng đề xuất nội bộ để tranh luận việc công ty nên đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính bay đào tạo nhân viên. 76. Liệt kê danh sách các đồng minh để chuẩn bị vận động cho đề xuất của bạn. NGHIÊN CỨU TÀI LIỆU CHO BẢN ĐỀ XUẤT Để thành công, các dự án phải nhất quán với các mục tiêu chung của công ty. Trước khi viết đề xuất, bạn hãy nghiên cứu xem nó có phù hợp với các tiêu chí lớn của công ty không. Khi hoạch định việc nghiên cứu, bạn hãy: • Tìm hiểu xem đề xuất của bạn có phù hợp với chiến lược của công ty không, hoặc có những hoạt động liên quan nào đang được thực hiện hay trong tương lai sẽ thực hiện nhưng lại mâu thuẫn với dự án của bạn không? • Tìm hiểu xem có vấn đề nào (như tài chính, nhân sự, luật pháp) cần phải xem xét cân nhắc lại không và những đề xuất này có ảnh hưởng gì đến quyền lợi của công ty không? • Hỏi lãnh đạo xem mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của công ty là gì? • Thu thập tất cả thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho đề xuất của bạn và để chuẩn bị cho bước tiếp theo: hoạch định bản đề xuất. 77. Bạn hãy thẳng thắn tự hỏi bản thân, tại sao đề xuất này thất bại còn đề xuất kia lại thành công. HOẠCH ĐỊNH CHO BẢN ĐỀ XUẤT Cấu trúc của bản đề xuất giống như bản báo cáo. Hãy tóm tắt các đề xuất ở phần đầu; sử dụng tiêu đề cho từng luận điểm của bạn và nhắc lại các điểm chính ở phần kết luận. Khi trình bày bản đề xuất, bạn phải lạc quan, thể hiện sự nhiệt tình để thuyết phục người khác tin tưởng vào khả năng của bạn có thể đem lại hiệu quả như đã nói. Ngoài ra, bạn nên nghiên cứu kỹ và trình bày đến những trường hợp bất lợi có thể xảy ra và đề ra những giải pháp có thể khắc phục. 78. Hãy sử dụng kỹ thuật bán hàng mềm mỏng để thuyết phục mọi người chấp thuận đề xuất của bạn. NHỮNG CÂU HỎI DÀNH CHO BẠN ? Chi phí cần thiết để thực hiện đề xuất này là bao nhiêu và những ai tham gia thực hiện? ? Nếu đề xuất được chấp nhận, thì lợi ích về mặt kinh tế, tiếp thị, chất lượng của nó là gì? ? Đề xuất sẽ được thực hiện như thế nào? ? Tại sao đề xuất lại được chấp nhận vào lần này? ? Tại sao bạn tin tưởng rằng, đề xuất này sẽ thành công? CÁC BƯỚC TIẾP THEO Khi phân phát bản đề xuất, bạn phải đảm bảo rằng người nhận sẽ biết được kế hoạch tiếp theo tiến hành như thế nào và khi nào. Đồng thời, bạn muốn họ trả lời bằng văn bản không? Dù đề xuất được gởi cho đồng nghiệp trong công ty hay cho nhà cung cấp, khách hàng, bạn nên theo dõi tiến độ thực hiện bằng cách tổ chức cuộc họp để thảo luận tiếp những vấn đề phát sinh. Nếu có thể, bạn hãy trình bày với sự hỗ trợ của các thiết bị nghe nhìn. Bởi vì, đề xuất được trình bày bằng hình ảnh càng cô đọng thì khả năng thành công càng cao. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng, dù bạn trình bày có xuất sắc bao nhiêu nhưng đề xuất tồi thì cũng không thuyết phục được người nghe. VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH KINH DOANH HIỆU QUẢ Nếu công việc kinh doanh của bạn cần nguồn tài trợ, thì bạn phải trình bày kế hoạch kinh doanh của mình cho nhà đầu tư. Để làm được điều đó, bạn phải viết bản kế hoạch kinh doanh với những đề xuất, thảo luận và kết luận rõ ràng, đồng thời chứng minh các đề xuất này bằng những số liệu, dữ kiện chi tiết trong một thời gian phù hợp với dự án (tối thiểu là ba năm). Trong bản kế hoạch đó, bạn thể hiện rằng mình nắm rõ các vấn đề tài chính, đã cân nhắc tất cả các yếu tố, bao gồm các trường hợp tốt nhất và xấu nhất, đồng thời nếu xúc tiến, nó có nhiều cơ hội đem lại lợi nhuận. LẬP KẾ HOẠCH Bạn phải đảm bảo rằng bản kế hoạch kinh doanh của mình rất chuyên nghiệp. Nó phải có tựa đề, nội dung và được đóng bìa hoàn chỉnh. TẠO ẤN TƯỢNG TỪ HÌNH THỨC Bạn nên chú ý, một bản đề xuất hay bản báo cáo tốt nhất vẫn có thể bị giảm hiệu quả nếu phần trình bày của nó quá kém, biểu đồ minh họa hay khâu in ấn xấu, không rõ ràng. Vì vậy, một đề xuất hay nhất thiết phải được trình bày đẹp, rõ ràng. Nếu bạn không thể làm được như vậy, tốt nhất nên thuê chuyên gia thực hiện. 79. Dùng những tiêu đề để khái quát nội dung các vấn đề mà bạn muốn trình bày. Bởi vì mọi người thường đọc tiêu đề trước. ĐÁNH GIÁ NHU CẦU THIẾT KẾ Đối với bất kỳ tài liệu nào, bạn nên cố gắng đạt được tiêu chuẩn thiết kế cao nhất, nhưng cần lưu ý đa dạng hóa các phương pháp để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau. Ví dụ, khi bạn thiết kế tài liệu để bán hàng cần chú ý đến việc "quảng cáo" hình ảnh công ty, nên đặt logo của công ty ở vị trí thích hợp nhằm tạo được ấn tượng tốt nhất với khách hàng. Ngoài ra, việc trình bày các tài liệu nội bộ nên linh động hơn. Nếu bạn không chuyên về thiết kế, hãy thuê người thiết kế chuyên nghiệp trình bày tài liệu sao cho tạo được ấn tượng tốt về hình thức. 80. Hãy sử dụng hình ảnh, đồ thị và biểu đồ màu trong tài liệu nếu có thể. SỬ DỤNG NGƯỜI THIẾT KẾ Trước khi bạn quyết định thuê người thiết kế chuyên nghiệp, hãy tìm người thực hiện được phong cách thiết kế mà bạn yêu cầu bằng cách xem những sản phẩm trước đây họ đã làm. Điều này sẽ giúp bạn biết họ có khả năng làm được những gì? Hãy trình bày yêu cầu công việc một cách rõ ràng cho người thiết kế, giải thích đầy đủ những gì bạn muốn làm. Nếu có thể, bạn hãy yêu cầu họ xem kỹ bản phác thảo, đưa ra thời điểm duyệt và hoàn thành công việc cụ thể. Nếu bản phác thảo đầu tiên không đạt, bạn hãy cố gắng nói rõ yêu cầu của mình để đảm bảo bản thảo cuối cùng phải đạt được những gì mình muốn. Ngoài ra, bạn cần nhớ rằng việc đánh giá không chỉ dựa vào cảm tính bạn thích bản thiết kế đó, mà còn xem nó có đáp ứng được các mục đích kinh doanh không. 81. Bạn nên theo dõi công việc thiết kế để phát hiện ra những sai sót ngay từ đầu và nhanh chóng yêu cầu chỉnh sửa. THIẾT KẾ THEO NGUYÊN TẮC RÕ RÀNG Một trong những quyết định quan trọng của việc thiết kế là chọn kiểu chữ. Những chương trình phần mềm hiện đại cung cấp rất nhiều kiểu chữ, vì vậy bạn phải chọn kiểu chữ sao cho