🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Cánh Tay Trái Của Sếp Ebooks Nhóm Zalo “Đằng sau một ông chủ thành đạt là công sức của rất nhiều nhân viên giỏi giang. Phía hậu trường của mỗi thành công giống như sau cánh gà của sân khấu, rất nhiều công việc không tên, rất nhiều đồ đạc ngổn ngang, rất nhiều tài liệu giấy tờ lộn xộn. Bạn cần một phép thần để sắp xếp lại mớ hỗn độn đó. Cuốn sách này chính là đôi đũa thần hỗ trợ đắc lực cho bạn, tùy thuộc vào sự điều khiển của bạn mà thôi.” Ông Phan Nam Bình – Giám đốc Công ty Cổ phần Phát triển Nhân Trí Việt Nam “Để điều hành doanh nghiệp hiệu quả và phát triển, các cấp lãnh đạo cần sự hỗ trợ không chỉ về chuyên môn mà còn là các công việc mang tính sự vụ, để có thêm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn. Vì vậy, vai trò của người thư ký hành chính ngày càng trở nên quan trọng, họ trở thành một trợ thủ không thể thiếu, là cánh tay trái đắc lực trong mọi hoạt động của sếp. Những chỉ dẫn chi tiết, thiết thực trong cuốn sách này sẽ giúp các bạn hình dung rõ hơn về vai trò của người thư ký - hành chính cũng như những công việc văn phòng nói chung.” Ông Trần Trọng Thành – Chủ tịch HĐQT Vinapo “Những người làm nghề thư ký - hành chính ngày nay cần nhiều kỹ năng, vì phải đảm nhiệm nhiều công việc phức tạp hơn. Những người mong muốn thăng tiến trong nghề này ngoài việc được đào tạo các kỹ năng quản trị để theo kịp yêu cầu công việc, còn phải tự học hỏi và trau dồi thêm nhiều kỹ năng khác nữa. Cuốn sách này sẽ cung cấp cho bạn đọc những kỹ năng cần thiết và cách rèn luyện nhận thức để luôn linh hoạt, thích ứng với môi trường chuyên nghiệp và hiện đại.” Tiến sỹ Mai Thế Cường, Giám đốc Công ty Tư vấn Goodwill Chúng tôi luôn mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp của quý vị độc giả để sách ngày càng hoàn thiện hơn. Góp ý về sách, liên hệ về bản thảo và bản dịch: [email protected] Liên hệ về dịch vụ bản quyền: [email protected] CÁNH TAY TRÁI CỦA SẾP Bản quyền tiếng Việt © 2010 Công ty Sách Alpha Không phần nào trong xuất bản phẩm này được phép sao chép hay phát hành dưới bất kỳ hình thức hoặc phương tiện nào mà không có sự cho phép trước bằng văn bản của Công ty Sách Alpha. Thiết kế bìa: Vu.NguyenD Biên tập viên Alpha Books: Đặng Thị Khánh Ly Alpha Books (Biên soạn) Ebook miễn phí tại : www.Sachvui.Com CÁNH TAY TRÁI CỦA SẾP Kỹ năng hoàn hảo cho nhân viên chuyên nghiệp “CÁNH TAY TRÁI” CẦN GÌ? Đã qua thời kỳ người thư ký hành chính chỉ cần biết đọc, biết viết và biết tính toán. Ngày nay, những người làm công việc này cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm những công việc phức tạp hơn. Trên thực tế, phạm vi công việc của người thư ký hành chính bao quát rộng rãi, từ kế toán - tài chính cho tới nhân sự và cả tổng hợp - quản trị. Đồng thời, họ còn là người giao dịch trực tiếp với các khách hàng, ngân hàng, bảo hiểm,... Họ cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận trong tổ chức. Do đó, ngoài năng lực tạo dựng quan hệ nội bộ, phối hợp tốt với cấp trên và cấp dưới, họ còn phải tạo dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác. Bên cạnh những yêu cầu đặc biệt về phẩm chất cá nhân như: khả năng giao tiếp, đàm phán, sự trung thực; người thư ký hành chính còn phải có những kỹ năng làm việc phục vụ thiết yếu cho công việc như: kỹ năng quản lý thời gian (lập chương trình nghị sự, chuẩn bị lịch trình công tác…); kỹ năng tổ chức công việc;… Tại Việt Nam, các kỹ năng rất quan trọng này, có vai trò quyết định đến sự thành công của nhân viên, cũng như góp phần vào sự thành công của sếp, của công ty lại hầu như không được hướng dẫn và đào tạo. Hầu hết các bạn sinh viên và nhân viên mới đi làm đều không được đào tạo các kỹ năng này và mất khá nhiều thời gian mới bắt kịp được yêu cầu của công việc. Khi trao đổi với các nhà quản lý, giám đốc, tôi thấy đây là sự thiệt thòi và lãng phí lớn với cả các bạn nhân viên và cả công ty tuyển dụng. Cánh tay phải của sếp là phó giám đốc, là trưởng phòng kinh doanh và các chức danh quản lý hỗ trợ khác… còn những nhân viên văn phòng và trợ lý, thư ký lại là những cánh tay trái, góp phần làm nên thành công của công ty, tổ chức. Trước thực tế đó, Alpha Books biên soạn cuốn sách Cánh tay trái của sếp nhằm cung cấp cho những người làm việc trong lĩnh vực này những kiến thức cơ bản nhất, từ việc sử dụng điện thoại cho đến các máy móc hiện đại khác trong văn phòng; từ các bước chuẩn bị cho những chuyến công tác, các hội nghị hội thảo đến cách trình bày các văn bản thông dụng trong công việc cũng như những thư tín quan trọng khác… Cuốn sách không chỉ giúp ích cho những người thư ký hành chính mà còn giúp cho tất cả những người làm việc trong văn phòng nói chung, nhất là những nhân viên mới bắt đầu công việc. Bạn có thể tìm trong thấy cuốn sách này lời giải đáp cho những thắc mắc trong buổi đầu đến chỗ làm, cuốn sách sẽ hướng dẫn bạn từ cách sử dụng những phần mềm máy tính thông dụng nhất tới những mẹo nhỏ giúp bạn hoàn tất công việc trong văn phòng. Phần Phụ lục cung cấp những mẫu văn bản thông dụng bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, bạn có thể tham khảo những mẫu này để soạn thảo ra những văn bản hoàn chỉnh, sử dụng thống nhất trong văn phòng. Mỗi cuốn sách giống như một chìa khóa giúp bạn mở cánh cửa bước vào căn phòng mới với nhiều điều thú vị mới mẻ. Với cuốn sách này, chúng tôi muốn trao cho các bạn chiếc chìa khóa mở cửa căn phòng có những đồ đạc tiện dụng nhất cho bạn trong cuộc sống cũng như công việc. Không có trường học nào dạy bạn tất cả mọi điều cũng như không có cuốn sách nào đưa được cho bạn tất cả các chỉ dẫn, cuốn sách này cũng không phải là ngoại lệ. Vì vậy, nếu có những điều mới lạ, hãy hỏi, từ bạn bè, người thân đến đồng nghiệp. Đừng ngại ngần bởi ai cũng có những ngày bỡ ngỡ đầu tiên. Đó sẽ là những kinh nghiệm quý báu cho bạn. Chúc các bạn thành công. Hà Nội, tháng 8 năm 2010 NGUYỄN CẢNH BÌNH Phần I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 1 TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ HÀNH CHÍNH 1. Tại sao người ta cần bạn Là một thư ký hành chính, bạn giúp đỡ ông chủ rất nhiều việc, như những thủ tục văn phòng và những việc khác không cần sự tham gia trực tiếp của người quản lý; bạn sẽ là người liên lạc giữa những người quản lý và công ty, đôi khi, bạn phải làm những việc ngoài trách nhiệm như: thống kê doanh số bán hàng, giao dịch với ngân hàng, thực hiện việc thanh toán, trình bảng lương, liên hệ quảng cáo, quan hệ công chúng, mua hàng và nhiều việc không tên khác. Mọi doanh nhân đều mơ ước có một thư ký hành chính hoàn hảo và mọi thư ký hành chính đều mơ ước một môi trường làm việc hoàn hảo. Hy vọng rằng bạn và những người quản lý sẽ hợp nhau để làm việc như một đội, tin tưởng nhau để tiến hành công việc hiệu quả nhất. 2. Nhà tuyển dụng muốn gì ở bạn? Biết được nhà tuyển dụng mong chờ gì ở một thư ký hành chính hoàn hảo sẽ giúp bạn thể hiện bản thân tốt nhất trong quá trình phỏng vấn và trong những tuần làm việc đầu tiên. Dưới đây là những phẩm chất quan trọng nhất: Sự đúng giờ. Người quản lý luôn muốn một thư ký hành chính đúng giờ và có mặt khi cần. Một thư ký liên tục đến muộn dù chỉ vài phút, hoặc thường xuyên ốm có thể gây ra sự khó chịu với họ. Nhà tuyển dụng có kinh nghiệm rằng những người như vậy có thể không thực sự yêu thích công việc. Trong cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ cố gắng đặt những câu hỏi về số ngày nghỉ ốm trong công việc trước, hoạt động bên ngoài từng tham gia,... (họ sẽ có cách để kiểm tra, nên bạn đừng nói dối). Hãy trung thực và đừng cố gây ấn tượng rằng bạn “quá bận rộn” với công việc, vì như thế lại gây cho họ cảm giác bạn là người không biết thu xếp công việc. Sự đáng tin cậy. Nhà tuyển dụng xem xét tính tình và nhân cách của ứng viên, để xem họ có đáng tin cậy hay không. Ví dụ như, ứng viên đó sẽ vội vã rời văn phòng vào đúng 5 giờ chiều dù còn một đống công việc, hay sẽ ở lại làm việc sau giờ làm, nếu như có tình huống khẩn cấp. Khả năng học hỏi. Nhà tuyển dụng xem xét sự sẵn sàng và khả năng học hỏi của ứng viên không chỉ qua những bằng cấp chính thức mà còn qua các câu hỏi trong cuộc phỏng vấn. Ví dụ, nhà tuyển dụng hy vọng bạn biết phần mềm máy tính đặc thù mà công ty đang sử dụng, việc bạn sử dụng có thành thạo hay không không quan trọng, nhưng bạn phải thể hiện được khả năng học hỏi và sự nhanh nhạy của mình. Sẵn sàng làm theo hướng dẫn. Nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên làm theo chỉ dẫn cẩn thận, thực thi chính xác quyết định của họ, không tranh luận, không chất vấn, không quan tâm đến các phương án thay thế hay cách làm của người trước. Nói cách khác, nhà tuyển dụng muốn một người mà tính cách của họ thể hiện sự hợp tác, tuân thủ chứ không phải là sự cản trở. Sự trung thành và khả năng giữ bí mật. Những người quản lý đều muốn thư ký của mình có phẩm chất này. Không ai hưởng ứng “người ba hoa”, người nói luôn mồm về những gì vừa nghe được, hoặc tung tin đồn vô căn cứ và thông tin bí mật về các kế hoạch. Không cần biết người thư ký đó làm việc hiệu quả thế nào, được giáo dục và có kinh nghiệm ra sao, họ sẽ mau chóng bị mất việc. Một vài phẩm chất khác. Nhà tuyển dụng còn muốn người thư ký tương lai của mình nhanh nhẹn, linh hoạt, có trách nhiệm trong công việc, có trình độ và khả năng giao tiếp, luôn giữ được thái độ lịch sự,đảm bảo việc thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đồng nghiệp. 3. Mẹo phỏng vấn Trong cuộc phỏng vấn, hãy tỏ ra thoải mái nhất có thể, đến đúng giờ, ăn mặc lịch sự, gọn gàng. Đừng cố gắng hết sức để thể hiện bản thân vì sẽ tạo ra ấn tượng xấu. Hãy để nhà tuyển dụng tự tạo ra ấn tượng riêng của họ. Bởi vì chính họ biết rõ nhất ai là người thích hợp cho công việc đó. Hơn nữa, còn tùy thuộc vào kiểu người họ thấy thích hơn. Nếu bạn không phải là người họ đang tìm kiếm, thì thật may mắn cho cả hai bên khi lựa chọn một ứng viên khác. Nếu mức lương đề nghị thấp hơn mức bạn nghĩ mình xứng đáng được nhận, đặc biệt với những người mới ra trường, thì trước khi từ chối nên tìm hiểu về mức lương cho vị trí trợ lý, thư ký với trình độ và kinh nghiệm tương đương, về cơ hội thăng tiến và trách nhiệm công việc. 4. Thời gian thử việc Ngay cả khi bạn đã có nhiều kinh nghiệm, thì bạn vẫn phải chuẩn bị một thời gian thử việc với công việc và nơi làm việc mới. Những kinh nghiệm trong quá khứ chỉ giúp bạn nhanh nhạy trong nắm bắt và đánh giá tình hình. Tại nơi làm việc mới, việc sử dụng e-mail, cách dùng kiểu chữ, v.v.. có thể rất khác với nơi làm việc cũ, bạn nên sẵn sàng học tất cả từ đầu. Bạn có thể thấy nơi làm việc mới có những từ ngữ chuyên ngành cần phải học. Bạn cũng cần phải biết bạn được phép thêm bớt vào lá thư sếp muốn bạn gửi đi hay chỉ gửi chính xác những gì sếp truyền đạt. Bạn cần phải linh hoạt khi sử dụng hệ thống máy tính trong văn phòng làm việc mới, làm quen với phần cứng và phần mềm vì có thể có rất nhiều khác biệt với những gì bạn được học ở trường và ở nơi làm việc cũ, thậm chí, bạn có thể phải ở lại sau giờ làm việc để đọc hướng dẫn và thử nghiệm. Tại môi trường làm việc mới và nhờ vốn kinh nghiệm trong công việc cũ, bạn có thể có hàng tá ý tưởng và đề xuất trong những tuần làm việc đầu tiên, nhưng có thể nó cũng đã từng được thực hiện trước đó hoặc đã bị từ chối vì những lý do xác đáng. Sau khi hiểu rõ công ty và quy chế vận hành của nó, bạn có thể sẽ đưa ra những đề xuất hợp lý hơn. Cách tốt nhất để khẳng định bản thân và tài năng là nỗ lực hết mình, học hỏi thật nhanh, làm theo chỉ dẫn chính xác và thông minh, đồng thời hợp tác tốt với đồng nghiệp. Hãy thể hiện sự quan tâm đến người khác ngoài công việc. Cho đi không tốn chút chi phí nào nhưng mang lại sự tin tưởng và tình bạn với đồng nghiệp cũng như những người quản lý. 2 CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY 1. Văn phòng làm việc Điều kiện làm việc của thư ký hành chính rất khác nhau. Có thể bạn sẽ làm việc ở trong một văn phòng, cửa hàng, nhà kho, một nhà máy hoặc một tập đoàn kinh doanh đa sản phẩm, dịch vụ. Nơi bạn làm việc có thể gần những hoạt động kinh doanh chung như bán hàng, dịch vụ, hoặc sản xuất, nhưng cũng có thể cách xa trung tâm. Những điều kiện này thay đổi theo thời gian và sự phát triển chung của xã hội cũng như của nơi làm việc. Vị trí và điều kiện nơi làm việc hàng ngày có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả làm việc. Hãy xem xét chỗ làm của bạn được bố trí như thế nào, bàn làm việc đã được kê hợp lý chưa, có tiện cho việc đi lại không, tủ tài liệu có ở gần chỗ ngồi và dành cho mình bạn hay phải dùng chung với đồng nghiệp? Có cách sắp xếp lại văn phòng nào tốt hơn không? Nên vẽ lại sơ đồ bố trí văn phòng làm việc và tìm cách sắp xếp tốt hơn trên giấy trước khi đưa ra gợi ý với sếp. Mỗi đề xuất thay đổi bạn phải cân nhắc hai câu hỏi: Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi văn phòng có cách bố trí khác đi không? Đề xuất thay đổi của bạn có ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của những người khác không? Không gian làm việc và bàn làm việc phải được sắp xếp để bạn cảm thấy thoải mái và cho phép bạn làm việc hiệu quả, gồm: bàn, ghế, tủ tài liệu, giá sách. Khi sắp xếp, hãy xem xét đến thói quen làm việc của bản thân cũng như sự di chuyển của chính bạn, đồng nghiệp và khách hàng. Ghế nên tạo được tư thế tốt, đỡ lưng và có thể điều chỉnh được để không chóng cảm thấy mệt mỏi. Ánh sáng đầy đủ rất quan trọng trong bất cứ văn phòng làm việc nào. Nơi làm việc nên có đủ ánh sáng để tránh mỏi mắt và đau đầu. Bàn nên đủ lớn để chứa được các dụng cụ sử dụng thường xuyên và tạo ra không gian làm việc thoáng đãng. Những công cụ hỗ trợ như điện thoại, giấy nhớ, hộp tài liệu, ghim, sách tham khảo,… nên để gọn gàng, ngăn nắp trên bàn và vừa tầm tay với để bạn có thể lấy ngay lập tức khi cần. Những đồ dùng một lần (giấy nhớ, bút, giấy in,…) nên mua đủ dùng trong vòng ít nhất một tuần. Đầu tuần nên thống kê lại và mua sắm bổ sung. Máy tính thường để trên bàn làm việc, có nối mạng nội bộ và mạng Internet. Dây nối mạng và dây điện nên tránh lối đi lại hoặc dán băng dính, tránh vướng chân người qua lại làm mất kết nối hoặc vấp ngã. Để phòng trường hợp mạng trục trặc, nên dự trữ sẵn các ổ đĩa cứng, ổ đĩa lưu trữ mở rộng, đĩa mềm, CD-ROM, hoặc USB. Cũng chú ý tới việc kết nối máy in, nơi để máy in phù hợp, vì thông thường một nhóm hoặc một phòng sẽ dùng chung một máy in. Nếu bạn làm việc cho một văn phòng nhỏ, hãy sắp xếp những dụng cụ này sao cho đồng nghiệp cũng có thể sử dụng mà không ảnh hưởng tới công việc của bạn. 2. Thiết bị văn phòng Tùy thuộc vào quy mô công ty và trách nhiệm của bạn mà có thể phải yêu cầu những thiết bị văn phòng cho riêng mình, cho phòng ban hoặc cho toàn bộ công ty. Bạn có thể mua những thiết bị này ở cửa hàng văn phòng phẩm, trực tiếp hoặc qua điện thoại, hay e-mail. Khi đặt hàng, không nên mua nhiều quá, vì có những mặt hàng không dự trữ được lâu, chỉ nên giữ một lượng đủ dùng. Nên theo dõi việc tiêu thụ các đồ dùng và thiết bị văn phòng bằng một cuốn sổ ghi chép. Ngoài những vật dụng hàng ngày như bút bi, bút chì, ghim, kẹp giấy, cặp tài liệu, vài đồ dùng cần xem xét đặc biệt như: giấy fax, đĩa CD, mực và hộp mực thay thế, giấy in các loại, giấy photo. Những đồ dùng này phải phù hợp với thiết bị trong văn phòng. Các đồ dùng văn phòng nên được trữ ở trong ngăn kéo, kệ hoặc ngăn chứa tài liệu. Luôn giữ khu vực này gọn gàng, sạch sẽ. Những thứ sử dụng nhiều nên được để ở nơi dễ thấy và dễ lấy. Những thứ dễ rơi nên để ở đáy kệ. Cố gắng đánh dấu ngay ở bao bì của vật dụng để tiện cho việc sắp xếp lại. Giấy photo và giấy in cũng cần được đánh dấu vì có rất nhiều loại với chất lượng khác nhau, có thể phân loại sử dụng như dùng giấy trắng thường cho văn bản lưu hành nội bộ, giấy trắng tinh cho văn bản đối ngoại, ngoài ra còn có thể sử dụng giấy đã in một mặt để in nháp. Tham khảo danh sách các vật dụng văn phòng phổ biến dưới đây: Thiết bị cơ bản: Keo, băng dán Dung dịch vệ sinh thiết bị Giấy thông báo, sổ ghi chép, giấy nhớ Máy dập và xén giấy Két sắt và các thiết bị an toàn Con dấu, hộp dấu Ghim bấm, ghim Phòng nghỉ giải lao: Đồ ăn, uống Cốc, đĩa, chén, tách… Các hộp đựng: Cặp tài liệu Hộp đựng danh thiếp Hộp đựng tài liệu và mẫu Vật dụng cần thiết khi đi công tác Lịch và bản kế hoạch: Sổ địa chỉ Lịch Sổ điện thoại Bản kế hoạch treo tường Các thiết bị vệ sinh: Nước lau kính Chổi lau nhà Khăn lau chùi Chổi, dụng cụ hốt rác Xà phòng, nước rửa tay Bàn chải Máy dọn sàn và thảm Thùng rác Máy hút bụi Đồ in ấn: Danh thiếp Văn phòng phẩm Giấy in có logo công ty Phong bì Bản in lưu/Tài liệu lưu Bìa kẹp hồ sơ Giấy Mực in Vật tư in Bút, bút chì và bút đánh dấu: Cục tẩy Bút ghi nhớ Gọt bút chì Bút viết Giấy và đồ dùng cho khu vực vệ sinh: Giấy vệ sinh Giấy lau mặt Khăn ướt Khăn lau Sách tham khảo Mỗi văn phòng nên có một số lượng sách và thông tin tham khảo nhất định, để hỗ trợ công việc hoặc tra cứu những vấn đề liên quan. Hãy luôn để một cuốn từ điển trên bàn làm việc, cả tiếng Việt và tiếng Anh. Bạn có thể tra cứu trên trang web, nhưng không phải lúc nào cũng cho ra kết quả chính xác. Hơn nữa, một cuốn từ điển còn giúp bạn về chính tả, âm tiết, cách phát âm, cách sử dụng, từ gốc và các từ đồng nghĩa trong nhiều trường hợp. Ngoài ra, bạn nên chọn một phần mềm từ điển để cài đặt trên máy tính, giúp tra cứu tiện dụng và nhanh chóng. Trong văn phòng nên có một bản đồ thế giới, bản đồ quốc gia và bản đồ khu vực để xác định được địa điểm khi cần thiết. 3. Lập kế hoạch làm việc Việc đầu tiên khi đến văn phòng là làm thoáng mát phòng (mở cửa kính, cửa sổ,…) sau đó sắp xếp lại bàn ghế, dọn dẹp, lau mặt bàn, … Đồng thời, kiểm tra các vật dụng văn phòng để bổ sung khi cần thiết; chuẩn bị sẵn sổ ghi chép và bút chì cho việc nhận tin nhắn qua điện thoại hay ghi chép khi được giao nhiệm vụ quan trọng. Tham khảo lịch trên bàn làm việc hoặc lịch trên máy tính để ghi nhận các công việc phải làm trong ngày. Kiểm tra danh sách những công việc sẽ diễn ra như: hẹn, họp, hạn thanh toán: lương, hóa đơn, thuế và bảo hiểm. Đưa cho sếp danh sách những cuộc hẹn, chuẩn bị những tài liệu cần thiết mà sếp sẽ dùng. Hãy sắp xếp các hoạt động hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất. Cố gắng thu xếp nhiều công việc khi phải rời bàn để giải quyết một loạt; sử dụng điện thoại hay thư điện tử thay vì tận tay gửi tin nhắn, trừ khi được yêu cầu. Nếu bạn làm việc liên quan đến gửi thư hay giao hàng, hãy lập kế hoạch về thời gian nhận và giao hàng trong đầu. Ghi danh sách những việc cần làm hàng ngày trên giấy hoặc trên máy tính, và gạch đi từng mục khi đã hoàn thành. Trước khi rời văn phòng, hãy liệt kê danh sách những công việc bạn phải làm vào ngày hôm sau. Sau đó, cất toàn bộ giấy tờ và dữ liệu về công việc đang tiến hành vào ngăn kéo hoặc tủ tài liệu. Sổ sách, tài liệu quan trọng như danh sách khách hàng hay sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ nên được cất ở ngăn kéo có khóa. Công việc hàng ngày của bạn cũng gồm việc giữ cho văn phòng sạch sẽ. Định kỳ dọn dẹp ngăn kéo, tủ tài liệu. Máy tính, máy đánh chữ và những thiết bị văn phòng khác nên được lau chùi bằng khăn ẩm. Ổ đĩa dùng một đĩa mềm đặc biệt để lau những bộ phận bên trong. Nếu văn phòng của bạn có nhiều máy tính, hãy liên hệ với một hãng chuyên sửa chữa và bảo dưỡng máy tính để họ thực hiện việc bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa khi có sự cố. Lên kế hoạch bảo dưỡng toàn bộ các thiết bị trong văn phòng, đừng đợi đến khi có hỏng hóc mới sửa chữa. Cuối cùng, hãy nghĩ đến những cách bạn có thể nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Hãy tìm ra vấn đề và cố gắng giải quyết chúng. Công việc ổn định và suôn sẻ có rất nhiều cơ hội thành công và thành công của công ty sẽ đảm bảo cho thành công của chính bạn. 4. Ghi chép Ngoài việc để sẵn sổ ghi chép và bút tại bàn làm việc, hãy để chúng ở những vị trí thuận lợi trong phòng làm việc của sếp, để bạn có thể ghi chép ngay dù chỉ tạt vào để thông báo có người gọi hay chuyển tin nhắn. Điều này sẽ tiết kiệm cho cả hai khá nhiều thời gian vì bạn sẽ không phải trở lại bàn làm việc để lấy đồ ghi chép. Hãy viết ngày tháng vào đầu trang giấy, khi ghi chép xong, cũng ghi lại ngày tháng một lần nữa ở cuối trang và kẻ một dòng ngang trang giấy. Trong trường hợp khẩn cấp có thể dễ dàng tìm được các ghi chép cần thiết. Trong quá trình ghi chép có thể có fax, điện tín, hoặc những phương tiện liên lạc khác cần được hồi đáp, sau khi ghi fax, điện tín hoặc trả lời những lá thư khẩn, hãy đánh dấu vào đó để nhắc rằng có thể có những điều bị bỏ qua. Nếu đó là điều quan trọng, liên quan trực tiếp đến công việc, cần phải hỏi lại để bổ sung thông tin kịp thời. Sự chính xác quan trọng hơn sự ngại ngần, bạn nên mạnh dạn ngắt lời và hỏi lại, thái độ nghiêm túc và tận tâm như vậy sẽ được đánh giá cao. Khi văn bản ghi chép có tên của người lạ, hãy hỏi xem đó là ai, nếu có tài liệu hay văn bản giải thích về họ, cần tham khảo những văn bản đó trước khi đánh máy lại nội dung ghi chép. 5. Đánh máy lại Khi tài liệu ghi chép là một chủ đề mới, hãy tìm hiểu tài liệu đó trước khi đánh máy lại. Đọc qua một lượt trước khi đánh máy lại ghi chép. Hãy soát lỗi chính tả của văn bản ghi chép, nếu có nghi ngờ hãy tham khảo từ điển hoặc hỏi lại. Khi gặp một từ lạ hãy ghi ra giấy, sau đó hỏi lại để sử dụng cho đúng. Khi không thể ghi chép kịp có thể sử dụng máy ghi âm. Bạn có thể kết nối máy ghi âm với máy tính để chuyển file dạng âm thanh vào máy tính, giúp bạn nghe và đánh máy lại dễ dàng. 6. Phòng làm việc của sếp Với một vài người, phòng làm việc là nơi không để người khác đụng vào, với những người khác lại cho phép thư ký sắp xếp và dọn dẹp. Nếu sếp không mấy quan tâm, hãy bắt đầu xếp lại những tài liệu đang dùng, những tài liệu đã sử dụng rồi thì cất vào ngăn kéo. Tuy nhiên, hãy hỏi sếp trước khi chuyển giấy tờ và tài liệu khỏi bàn làm việc, đặc biệt là những tài liệu mà bạn đã thấy ở đó một thời gian. Thận trọng luôn luôn cần thiết. Không nên vượt quá vai trò của mình mà sắp xếp những giấy tờ, tài liệu cá nhân hoặc riêng tư. Khi được yêu cầu lấy một tài liệu cá nhân, hãy giữ nguyên hiện trạng và chỉ lấy thứ cần thiết. Khi lên kế hoạch hẹn gặp cho sếp, nhớ lưu chúng lại trên lịch của sếp và của bạn. Hãy nhắc sếp về những cuộc hẹn này, để sếp không sắp xếp quá nhiều công việc. 7. Những công việc không tên Trước khi làm những công việc văn phòng, tất cả các thư ký hành chính đều gặp những bài kiểm tra về tính cách, cách nhìn nhận và trí nhớ. Thư ký phải biết chính xác những gì mà sếp yêu cầu. Có thể họ sẽ thẳng thắn yêu cầu thư ký giữ kín việc gì, nhưng khi sếp không nói gì thì không có nghĩa là bạn được quyền tiết lộ. Khi ai đó hỏi bạn về một vấn đề bí mật, không cần phải nói dối, hãy thẳng thắn nói rằng: “Tôi không thể nói bây giờ.” Thư ký hành chính phải biết kiểm soát bản thân, phải kiềm chế những cảm xúc nhất thời và tránh phê bình những người khác. Cẩn thận với lời ăn tiếng nói và cách cư xử của bạn với mọi người xung quanh, vì bạn không chỉ thể hiện con người bạn, mà đôi lúc còn là người “phát ngôn” cho sếp. Ngoài ra, còn rất nhiều vấn đề tế nhị trong mối quan hệ giữa thư ký và sếp, có thể không được nói đến, bạn cần quan sát, nắm bắt và ứng xử cho phù hợp. Hiểu nhau sẽ góp phần vào thành công chung của hai người. 3 GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI 1. Giao tiếp qua điện thoại Thư ký hành chính phải có cách nói chuyện điện thoại cởi mở, thể hiện sự nhã nhặn nhưng cũng rành mạch, rõ ràng. Người ở đầu dây bên kia dù không nhìn thấy nhưng vẫn có thể đánh giá bạn, công ty cũng như sếp bạn. Khi điện thoại reo, hãy nhấc máy ngay, nếu bạn đang có việc bận không thể nhấc máy ngay, khi trả lời nhớ xin lỗi và giải thích tình cảnh của mình. Nên để một tập giấy nhớ và bút chì gần điện thoại để ghi chép các thông tin. Đồng thời, có một cuốn sổ lưu lại các cuộc gọi, để khi cần có thể kiểm tra lại thông tin. Nếu phải mất thời gian để tìm kiếm những thông tin được hỏi, đề nghị với người nghe bạn sẽ gọi lại sau. Nếu người gọi muốn giữ máy, thì giữ máy trong tay chứ đừng đặt xuống bàn làm việc. 2. Nhận và chuyển cuộc gọi Nếu không có tổng đài điện thoại, hãy nhắc tên công ty hoặc bộ phận và tên của bạn khi trả lời cuộc gọi đến. Nếu công ty bạn có tổng đài, thì khi được chuyển máy đến, bạn chỉ cần nhắc tên mình. Khi nghe điện thoại hộ đồng nghiệp, hãy nhắc tên của cả đồng nghiệp và của bạn. Nếu người được gọi không có mặt tại nơi làm việc, hoặc không thể trả lời ngay lập tức, đề nghị người nghe để lại tin nhắn. Bạn có thể ghi tin nhắn vào giấy nhớ để trên bàn làm việc của người được gọi, nhưng vẫn phải nói với người đó khi họ quay trở lại. 3. Chuyển tiếp cuộc gọi Nếu có thể giải quyết vấn đề thì không nên chuyển tiếp cuộc gọi. Trong trường hợp buộc phải chuyển tiếp, bạn phải nói với người gọi đến về người chịu trách nhiệm chính cho vấn đề đó và thông báo việc chuyển máy. Ví dụ như: “Ông A. chịu trách nhiệm về vấn đề này, chắc rằng ông ấy sẽ có giải đáp cho ông. Tôi sẽ chuyển máy ngay”. Nếu việc chuyển máy phải thực hiện qua tổng đài, nhớ cung cấp đủ thông tin để người gọi không phải giới thiệu lại: “Có ông X. gặp vấn đề về… Hãy nối máy tới ông A. để giải quyết”. 4. Xử lý các cuộc gọi của sếp Khi trả lời điện thoại hộ sếp, bạn phát hiện ra, thư ký của người gọi thực hiện cuộc gọi. Hãy trả lời lịch sự, sau đó, thông báo lại chi tiết cho sếp của bạn; nếu ông ấy có thể nghe được thì nhớ cảm ơn họ và chuyển máy. Không nên yêu cầu thư ký của người gọi chuyển máy cho sếp của họ trong bất kỳ tình huống nào. Khi thực hiện cuộc gọi cho sếp, bạn hãy cố gắng để thư ký của người gọi chuyển máy cho sếp của họ trước khi bạn chuyển máy cho sếp của mình. Nếu thư ký của họ không chịu chuyển máy, hãy giải thích với sếp của bạn trước khi chuyển máy. 5. Nhận lời nhắn Nếu công ty không có tổng đài điện thoại thì thư ký hành chính sẽ là người nhận các cuộc gọi đến và thực hiện các cuộc gọi đi. Nên lưu lại các cuộc gọi đến với các thông tin chi tiết như: tên, số điện thoại người gọi, mục đích của cuộc gọi và các tin nhắn nếu có. Khi người gọi muốn để lại tin nhắn cho sếp hoặc cho đồng nghiệp của bạn, nhớ ghi lại chính xác tin nhắn. Nếu bạn không nghe rõ họ đang nói gì, đề nghị họ nhắc lại để ghi đúng. Nếu tên người gọi khó ghi (như tên nước ngoài), yêu cầu họ đánh vần để truyền đạt thông tin đến người nhận đầy đủ, chính xác nhất. Ngoài tập giấy nhắc việc với những màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng một cuốn sổ ghi các tin nhắn để gần điện thoại. Có thể kẻ thành bảng với các mục: tên người gọi/tổ chức/công ty gọi đến, ngày tháng, số điện thoại của người gọi, nội dung tin nhắn, tên người được gọi, cột cuối cùng là tên họ của bạn với tư cách là người nhận tin nhắn. Điều này phản ánh tinh thần, trách nhiệm của bạn, khẳng định được bản thân bạn trong mắt sếp và đồng nghiệp. 6. Lọc các cuộc gọi Trong nhiều trường hợp bạn sẽ là người lọc các cuộc gọi đến, là người quyết định xem có nên chuyển cuộc gọi cho sếp hay không. Khi lọc các cuộc gọi, hãy thật lịch sự để không làm người gọi đến cảm thấy khó chịu và giữ được hình ảnh của công ty cũng như sếp. Hãy khéo léo đưa ra câu hỏi để khai thác thông tin từ người gọi, nhằm đánh giá tính chất của cuộc gọi. Ví dụ, “Tôi có thể thông báo cho ông A biết ai đang gọi không?”. Nếu người gọi từ chối cung cấp thông tin, hãy giải thích rằng sếp của bạn không thể nhận điện thoại mà không biết ai ở đầu dây. Rất nhiều người gọi cho biết ngay câu hỏi của họ. Bạn cần hỏi ý kiến sếp trước khi bỏ qua cuộc gọi hay chuyển máy ngay lập tức. Đừng cố gắng bảo vệ sếp bằng cách lọc hết các cuộc điện thoại khi không được yêu cầu làm như vậy. Nhất là khi công việc kinh doanh đang xuống dốc, những người quản lý đều mong chờ các cuộc điện thoại, họ sẽ không muốn thư ký bỏ qua bất kỳ một khách hàng tiềm năng nào. Trong trường hợp đó, bạn chỉ cần nói với người gọi: “Cảm ơn ông/bà đã gọi đến. Tôi sẽ chuyển máy cho ông/bà… ngay.” 4 DỊCH VỤ CHUYỂN THƯ VÀ BƯU PHẨM Thư từ là phương tiện liên lạc quan trọng giữa các công ty với nhau cũng như với các khách hàng và đối tác trên thế giới. Thư ký hành chính sẽ phải xử lý quy trình hàng ngày như phân loại thư, phân bổ thư đến các phòng ban hoặc cá nhân, xử lý thư của sếp (chuyển cho sếp hoặc đọc trước)… Trong thời gian thực hiện các chiến lược kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng, công ty bạn có thể phải gửi đến hàng nghìn lá thư, chưa kể đến những quà tặng được gửi dưới dạng bưu phẩm khác. Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà vẫn gửi thư hiệu quả, người thư ký hành chính cần có một chiến lược cụ thể. Chiến lược đó có thể là việc nắm vững những quy định của bưu điện để tận dụng lợi thế của dịch vụ gửi thư. Ngoài ra, còn phải tập hợp được những địa chỉ nhà cung cấp dịch vụ chuyển thư, đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm nhất. Giai đoạn đầu tiên của gửi thư là soạn thư, chuẩn bị phong bì, ghi địa chỉ,… được hướng dẫn cụ thể ở trong những chương tiếp theo của cuốn sách này. Trong phần này, sẽ chỉ tập trung vào việc gửi thư đi hiệu quả và an toàn nhất. 1. Ghi địa chỉ Đối với các thư nội địa, địa chỉ phải ghi đầy đủ, bao gồm tên người nhận hoặc tên công ty, phòng ban cụ thể nhận thư, số nhà/phòng, ngõ/ngách, tên phố, đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố/tỉnh. Những bức thư gửi ra nước ngoài bắt buộc phải có tên đất nước bằng chữ in hoa ở dòng cuối của địa chỉ. Đồng thời, cũng ghi rõ khu vực bưu chính (nếu có), gộp trong tên thành phố. Ví dụ: Mr. Thomas Clark 117 Russell Drive London WlP6HQ ENGLAND. Nếu công ty sử dụng loại phong bì có ô cửa sổ địa chỉ bằng nylon, hãy chắc rằng toàn bộ địa chỉ được hiển thị rõ ràng khi cho thư vào phong bì. Nếu một phần của địa chỉ bị che lấp, thư có thể bị loại bỏ và trả lại người gửi. Dòng địa chỉ phải được in rõ nét, không mất chữ, không bị nhòe, đặc biệt là không được viết sai chính tả. Nếu thông tin về địa chỉ không chính xác thì thư sẽ lại quay ngược về trả cho công ty bạn. Bạn nên sử dụng dịch vụ của bưu điện để xác minh địa chỉ đúng và bổ sung những thông tin quan trọng vào danh sách địa chỉ. Dịch vụ bưu điện cung cấp dịch vụ này nhằm loại bỏ những bức thư không thể gửi, tiết kiệm chi phí cho cả bưu điện và khách hàng. 2. Tem và bưu phí Để gửi thư đi đương nhiên công ty phải trả bưu phí. Nếu chỉ gửi số lượng thư nhỏ, bạn có thể mua tem và tự dán vào những bức thư nội địa. Nhưng nếu phải gửi đi rất nhiều thư thì việc dán tem này tốn rất nhiều thời gian, có thể ảnh hưởng đến các công việc khác của bạn. Thông thường, nếu thư không dán tem, bưu điện sẽ tiến hành kiểm tra cân nặng của thư bằng cân chuyên dụng (đồng hồ đo bưu phí) và đóng dấu đã thu bưu phí lên thư. Để việc gửi hàng loạt thư hiệu quả, bạn nên phân loại thư, tức là tập hợp những lá thư gửi cùng một loại tài liệu, đem ra bưu điện để nhân viên bưu điện đo bưu phí và đóng dấu thu bưu phí lên thư. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian, đồng thời còn đảm bảo các thư đều được đóng dấu thu bưu phí và chuyển đến nơi an toàn. Đừng quên lập sẵn một bảng kê các thư gửi đi để cùng kiểm đếm với nhân viên bưu điện, yêu cầu họ ký xác nhận và ghi hóa đơn dịch vụ để nộp lại công ty. 3. Bưu phẩm Ngoài những lá thư được yêu cầu gửi bạn còn có thể phải gửi đi những món quà, sản phẩm, tài liệu lớn. Để bưu phẩm đến nơi an toàn, bạn phải đóng gói, chú ý đến những vấn đề sau: · Dùng hộp uốn nếp: Những hộp này làm bằng bìa các tông, có nhiều dạng như hộp vách đơn, vách đôi và ba vách. Chọn loại hộp đủ lớn để sắp xếp đồ bên trong theo mọi hướng. Điều này sẽ đảm bảo an toàn cho đồ gửi đi không bị thủng hay biến dạng trong quá trình vận chuyển. Bạn có thể mua những hộp kiểu này từ công ty vận chuyển hay cửa hàng đóng gói và chuyển thư. Nhớ chọn hộp phù hợp với gói hàng gửi đi, để tránh bưu phí tăng thêm vì hộp to và nặng quá. Nếu chiếc hộp cũ còn tốt và phù hợp với trọng lượng, kích cỡ món hàng cần gửi thì bạn có thể sử dụng lại. · Bảo vệ vật chứa bên trong. Tùy thuộc vào bưu phẩm cần gửi mà đóng gói bằng nhựa hoặc giữ cho nguyên liệu gói không dính vào hàng hóa bên trong. Có thể dùng giấy vụn (được xén trong máy hủy tài liệu của công ty), giấy báo cũ,… để đệm cho vật chứa không bị va đập mạnh, gây thủng hoặc biến dạng. · Đóng hộp chắc chắn. Không nên sử dụng dây nylon và giấy bóng vì chúng không đủ chắc để giữ kín hộp. Thay vào đó, hãy sử dụng dây chuyên dụng của bưu điện (dây đay, dây gai) rất bền, chắc và không bị trơn. · Dùng nhãn mác thích hợp. Ngoài địa chỉ giống như gửi thư, có thể thêm vào cả số điện thoại của địa chỉ nhận. Đồng thời, cũng ghi rõ địa chỉ hồi báo của công ty bạn. Nên in địa chỉ vào giấy có kích cỡ vừa với hộp đựng bưu phẩm. Khi dán nhãn mác, hãy đặt ở phía đỉnh của gói bưu phẩm, để dễ nhìn và xác định được đâu là nơi mở hộp. Nên viết địa chỉ bằng chữ in hoa, có dấu và để đảm bảo an toàn thì có thể cho vào túi nylon để tránh bị thấm ướt. Mặt ngoài của gói bưu phẩm nên đánh dấu đặc biệt như danh sách dưới đây. Chúng cho phép người vận chuyển biết được bản chất của gói hàng. Đánh dấu hàng dễ vỡ nếu hàng hóa mỏng, giòn; Đánh dấu dễ hỏng lên gói hàng chứa đồ ăn hoặc những vật nhanh hỏng. Đánh dấu tránh va đập, bẻ cong lên những gói hàng có chứa ảnh, tác phẩm nghệ thuật hay những hàng tương tự. Nên đánh dấu đặc biệt ở ba nơi phía trên địa chỉ, phía sau hoặc dưới của gói hàng. Cũng có thể yêu cầu nhân viên bưu điện đóng dấu gói hàng với những lưu ý này. Với những vật có hình dạng đặc biệt và chất liệu giòn, mỏng thì hãy xin chỉ dẫn từ dịch vụ vận chuyển để biết cách đóng gói và cách tốt nhất để gửi hàng. 4. Những điều cần chú ý Trừ những điều được cho phép theo quy định gửi thư, bạn cần chú ý đến điều khoản quy định về những thứ không được chuyển qua đường bưu điện, để tránh phiền toái cũng như thiệt hại cho công ty. Tất cả các loại chất độc hay những thứ chứa chất độc; Động vật sống, vi trùng gây bệnh; Các chất dễ nổ, dễ cháy và những dụng cụ và thành phần kỹ thuật, hóa học và những dụng cụ khác dễ bắt lửa hoặc dễ nổ; Vũ khí, súng, dao và những dụng cụ sắc nhọn; Ma túy và các chất liên quan đến ma túy… Những vật phẩm và chất có tiềm năng gây hại và nguy hiểm có thể được vận chuyển nếu đáp ứng những quy định về đóng gói và nhãn mác đặc biệt. Tuy nhiên, nên liên hệ với bưu điện để được hướng dẫn chi tiết. 5. Chuyển phát nhanh Chuyển phát nhanh là dịch vụ chuyển bưu phẩm đạt yêu cầu về tốc độ chuyển phát, có chỉ tiêu thời gian toàn trình cụ thể đến từng khu vực. Hiện nay, dịch vụ chuyển phát nhanh EMS của Công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh Bưu điện đã chuyển phát rộng rãi đến một số xã huyện thuộc 64 tỉnh/thành trong cả nước và đến 51 quốc gia trên thế giới. Thời gian EMS trong nước từ 24 đến 48 giờ, EMS quốc tế từ 02 đến 09 ngày tùy theo nước nhận. Đối với bưu phẩm, kích thước mỗi chiều đóng gói không quá 1,5m và cân nặng tối đa 30kg. Bạn có thể liên hệ với bưu điện khu vực để biết thêm chi tiết về dịch vụ chuyển phát nhanh bưu điện. Nhìn chung, đây là dịch vụ khá tiện ích và tiết kiệm. Hiện nay, ở Việt Nam cũng đã có khoảng hơn 20 hãng chuyển phát nhanh với những tên tuổi nổi tiếng thế giới. Có thể dễ dàng tìm thấy những dịch vụ này như: DHL (thông tin chi tiết trên trang web: http://www.dhl.com.vn); UPS (http://www.ups.com); Fedex (http://fedex.com)... Tùy theo yêu cầu của thư và bưu phẩm cần chuyển mà tìm ra cách vận chuyển phù hợp nhất với công ty bạn. 6. Thư bảo đảm Ngoài dịch vụ chuyển phát nhanh, còn có dịch vụ thư bảo đảm. Dịch vụ thư bảo đảm cho phép người gửi biết được người nhận đã nhận được thư hay chưa, vào thời gian nào thông qua việc hồi báo lại tin tức về người nhận cho người gửi. Trong trường hợp không thể xác định được người nhận, thư sẽ được trả nguyên vẹn về cho người gửi, đảm bảo không bị thất thoát thông tin. 7. Dịch vụ chuyển tiền Bạn nên nhớ rằng, không bao giờ được gửi kèm tiền trong thư, việc mất mát có thể xảy ra gây tổn hại cho cả hai bên nhận và gửi. Tốt nhất là sử dụng dịch vụ chuyển tiền của bưu điện hoặc của các hãng dịch vụ chuyển phát để chuyển tiền cho người nhận qua số chứng minh nhân dân. Bạn cần liên hệ với người nhận để biết địa chỉ và số chứng minh chính xác của họ. Việc chuyển tiền sẽ được thực hiện rất nhanh đối với những địa bàn có bưu điện hoặc đại lý của các hãng chuyển phát. 8. Các dịch vụ chuyển thư đặc biệt khác Với việc không ngừng tăng thêm và mở rộng địa bàn của các dịch vụ bưu điện, càng ngày khách hàng càng có những lựa chọn da đạng và phong phú nhằm tối đa hóa sử dụng. Người gửi có thể được cung cấp một dịch vụ tốt nhất về đóng gói và bảo vệ những bức thư đặc biệt. Hãy gọi cho bưu điện khu vực để có thêm thông tin chi tiết hoặc liên hệ với các hãng dịch vụ chuyển phát để được cung cấp từ bảng giá cước cho tới những dịch vụ đặc biệt khác. 9. Biên lai thống kê và hóa đơn tài chính Khi muốn chứng minh rằng thư đã được gửi đi, bạn cần xác nhận thời điểm hàng hóa được gửi đi từ phía bưu điện. Bạn có thể yêu cầu nhân viên bưu điện cung cấp bảng kê và hóa đơn cho từng lần gửi hoặc hàng tháng. Nếu sử dụng dịch vụ từ các hãng cung ứng dịch vụ chuyển phát, hai bên có thể ký kết hợp đồng lâu dài. Theo đó, chỉ cần bên bạn gọi, người của hãng sẽ tới tận nơi nhận thư hoặc bưu phẩm. Việc thanh toán sẽ được tiến hành vào cuối tháng hoặc theo thỏa thuận của hai bên, hãng cung ứng dịch vụ sẽ gửi cho bạn bản kê chi tiết từng lần gửi để đối chiếu, khi thấy đúng, bên bạn ký xác nhận và hóa đơn tài chính sẽ được ghi theo con số thống nhất giữa hai bên. 10. Bảo hiểm thư tín, hàng hóa Bảo hiểm giúp bảo vệ, tránh mất mát, thiệt hại cho các gói hàng với giá trị bất kỳ. Chi phí này dựa trên số tiền bảo hiểm người gửi bỏ ra để đảm bảo cho thư tín hay hàng hóa của mình. Bảo hiểm an toàn nhất thường do bưu điện cung cấp với các bưu kiện đã được đăng ký. Các điều khoản đăng ký được đặt dưới sự giám sát chặt chẽ từ điểm gửi qua các bưu điện trung gian tới phòng phân phát hoặc địa điểm cuối cùng, nhằm bảo vệ hơn nữa cho các bưu kiện quan trọng và có giá trị. Bạn có thể mua bảo hiểm cho các bưu kiện trong cũng như ngoài nước với các giá trị tùy theo lựa chọn. Để chọn được gói bảo hiểm phù hợp, cần cân nhắc giữa chi phí của gói hàng với chi phí bảo hiểm. 11. Nhận và gửi bưu phẩm từ nước ngoài Tất cả bưu phẩm có nguồn gốc từ nước ngoài đều chịu kiểm tra Hải quan khi nhập cảnh. Dịch vụ bưu chính cũng thu giấy phép hải quan và phí vận chuyển trên từng hạng mục tính thuế. Việc nhận/gửi bưu phẩm nước ngoài được bưu điện hướng dẫn cụ thể khi có giấy báo nhận hàng hoặc khi bạn yêu cầu. Ngoài ra, nếu việc vận chuyển do các hãng cung ứng dịch vụ chuyển phát thực hiện thì bạn có thể trả một khoản phí để họ thay bạn làm thủ tục nhận hàng và đem hàng về tận nơi, hay đến lấy hàng và đem gửi đi cho bạn. Đối với thông tin về hải quan, có thể tìm hiểu qua thông tin trên trang web của Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn. Tất cả ấn phẩm, gói hàng nhỏ và các bưu kiện lớn được gửi ra nước ngoài có thể thông qua vận chuyển hàng không, đường bộ hoặc đường thủy. Tùy theo yêu cầu của bạn mà kiểm tra những thông tin cụ thể về dịch vụ bưu chính và vận chuyển bạn sử dụng. 12. Vận chuyển hàng không Trong tình huống đặc biệt, chẳng hạn như bưu phẩm lớn phải được chuyển đến trong cùng một ngày, có thể sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng không từ các hãng hàng không. Những chuyến hàng thường được chuyển tới văn phòng vận chuyển hàng hóa và nhận tại văn phòng vận chuyển hàng hóa đích. Phí chuyển trong ngày sẽ cao hơn nhiều so với vận chuyển hàng không vào ngày tiếp theo hoặc dài ngày hơn. 13. Vận chuyển bằng xe buýt Hầu hết các tuyến xe buýt liên tỉnh cũng cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho việc chuyển các gói hàng đến thị trấn, tỉnh lẻ mà việc vận chuyển bằng bưu điện hay các hình thức khác sẽ mất nhiều thời gian hơn. Các gói hàng được vận chuyển cùng với hành khách và dỡ xuống trạm xe buýt tại điểm đến cố định. Người nhận phải nhận gói hàng tại bến đã định. Để vận chuyển theo hình thức này, bạn nên liên hệ với các bến xe trung tâm, từ đó sẽ có thông tin về các tuyến đường cố định để gửi hàng. Điển hình là vận chuyển của hãng vận tải Hoàng Long và Hải Âu, có thể gửi thư, bưu phẩm, tiền đến một số tỉnh thành trong cả nước rất thuận tiện. 14. Vận chuyển bằng xe tải Đối với các lô hàng lớn, nặng hoặc cồng kềnh thì có thể được các công ty xe tải chuyên về vận chuyển hàng hóa chuyên chở. Các công ty này sẽ bốc hàng từ nơi bán, vận chuyển tới người mua và dỡ hàng với mức chi phí cạnh tranh. Lô hàng vận chuyển và nơi vận chuyển sẽ quyết định thời gian vận chuyển. Ngoài ra, đối với những hàng hóa lớn, còn có hình thức vận chuyển bằng đường thủy, có thể liên hệ với cảng gần văn phòng của bạn nhất để được cung cấp thông tin chi tiết. 15. Dịch vụ chuyển phát nhanh Nếu bạn cần vận chuyển một gói hàng trong địa bàn tỉnh/thành của công ty bạn, nhưng không có người đi đưa, lựa chọn tốt nhất là dịch vụ chuyển phát nhanh. Hình thức này hoạt động tại hầu hết các thị xã, thành phố lớn, việc nhận hàng và giao hàng được thực hiện chỉ trong vòng vài giờ. Giá cho các dịch vụ này thay đổi tùy theo quãng đường vận chuyển và trọng lượng, kích thước của gói hàng. Thông thường, người gửi thanh toán chi phí sau khi đã có xác nhận của người nhận về việc nhận hàng. Dịch vụ chuyển phát nhanh được bảo đảm đối với các hàng hóa dễ hỏng, dễ vỡ hoặc khẩn cấp. Bạn nên kiểm tra danh bạ điện thoại và việc vận chuyển thường xuyên tại công ty để sử dụng linh hoạt các dịch vụ chuyển phát. 5 SẮP XẾP VIỆC ĐI LẠI CỦA SẾP Trong thị trường cạnh tranh ngày nay, các công ty trao đổi và mua bán sản phẩm, dịch vụ không chỉ ở trong nước mà còn trên toàn thế giới. Vì thế, các chuyến công tác phổ biến với các công ty thuộc mọi ngành nghề. Khi mới tiến hành hoạt động kinh doanh, các công ty chỉ quan tâm đến thị trường địa phương, nhưng khi công việc kinh doanh phát triển và mở rộng, thị trường nội địa và cả thị trường quốc tế sẽ được quan tâm nhiều hơn. Vì vậy, khi kinh doanh phát triển, nhu cầu mở rộng thị trường tăng lên, nhiệm vụ của thư ký hành chính sẽ gồm cả việc sắp xếp việc đi lại của những người quản lý. Thậm chí, ngay cả khi bạn làm việc cho một công ty lớn, có phòng ban chuyên tổ chức việc đi lại thì thư ký hành chính vẫn nên theo dõi công việc này để khắc phục sự cố khi cần thiết. 1. Chuẩn bị cho chuyến đi Mục đích chính của việc sắp xếp, tổ chức chuyến đi là người đi đến đúng giờ và trở về an toàn nhất có thể. Ngoài ra, còn phải đáp ứng những yêu cầu khác về thời gian và chi phí. Nếu bạn là thư ký hành chính mới, hãy xem xét các chính sách và tiền lệ cho việc sắp xếp các chuyến đi. Nếu không tìm thấy những thông tin cần thiết, hãy hỏi ý kiến sếp xem nên thực hiện như thế nào. Cho dù bạn tự sắp xếp chuyến đi hay sử dụng một đại lý du lịch thì vẫn phải xác định được những vấn đề cơ bản sau: Mục đích của chuyến đi; Ngày giờ muốn khởi hành và trở về; Lịch trình; Số người đi; Phương tiện mong muốn, phương tiện tốt nhất cho từng điểm đến cụ thể. Nếu không chắc chắn, hãy nhờ đại lý du lịch cung cấp thông tin về các địa bàn không quen thuộc; Loại phòng ở nào phù hợp với các hoạt động của chuyến đi. Nếu sếp có các cuộc hẹn dàn trải trong thành phố thì khách sạn ở khu thương mại, gần sân bay hoặc đường cao tốc là thích hợp nhất. Nếu sếp thường xuyên phải đi lại, nên thiết lập mối quan hệ thân thiết với các đại lý du lịch, ngoài việc cung cấp các thông tin về nơi đến họ còn có thể giúp bạn mua vé tàu, xe, máy bay trong những thời gian quá gấp. Ngoài ra, cũng luôn giữ cuốn danh bạ điện thoại để có được thông tin về các khách sạn ở điểm đến. Nếu bạn tự sắp xếp chuyến đi, hướng dẫn trong đó sẽ giúp bạn đặt phòng cũng như lựa chọn khách sạn phù hợp nhất. Ngày nay, thư ký hành chính ở công ty thường là người sắp xếp chuyến đi chứ không qua đại lý du lịch. Vì vậy, điều đầu tiên cần phải làm là xác nhận ngày giờ khởi hành và trở về của sếp, sau đó đặt phòng, mua vé và thu xếp các phương tiện khác. 2. Đặt phòng khách sạn Nếu cuộc họp diễn ra ở một thành phố lớn, hãy tiến hành đặt phòng ngay, vì những khách sạn ở thành phố thường được đặt kín trước hàng tuần. Hãy nêu tên sếp, địa chỉ văn phòng hoặc địa chỉ nhà riêng, số điện thoại và kiểu phòng yêu cầu; đồng thời, cũng nêu tên bạn với danh nghĩa là người liên lạc để có xác nhận khi cần thiết. Tốt nhất là yêu cầu xác nhận bằng văn bản (qua fax) hoặc qua e-mail để có thể in ra cho sếp mang theo làm bằng chứng. Những khách sạn lớn thường có dịch vụ đón khách bằng ô tô. Nếu sếp cần những dịch vụ này thì hãy đặt cùng với việc đặt phòng. Yêu cầu xác nhận về thông tin này cùng với việc đặt phòng được gửi qua bưu điện hoặc fax hay e-mail cho bạn. Hầu hết các khách sạn sẽ cho phép hủy bỏ đặt phòng mà không lấy phí nếu hủy trước ngày dự định đến một khoảng thời gian. Hãy hỏi khách sạn để biết thêm chi tiết, tránh thiệt hại có thể xảy ra. Nếu nơi đến là một thành phố chưa bao giờ sếp đến hoặc hội nghị sếp tham dự không nhắc tới một khách sạn cụ thể nào, hãy khảo sát trong danh bạ điện thoại, và gọi điện đến vài đại lý du lịch có đầu mối tại đó để biết thêm thông tin. 3. Đặt vé máy bay Hãy gọi đến phòng vé máy bay thân thiết nếu công ty đã có mối quan hệ lâu dài hoặc phòng vé có uy tín để đặt vé. Ngay sau khi xác định được hãng hàng không, hãy đặt chỗ ngay, nêu rõ chỗ ngồi sếp ưa thích và đặt luôn cả xe đón nếu có. Cung cấp cho người tiếp nhận những thông tin cần thiết và yêu cầu họ gửi xác nhận đặt vé qua e-mail hay fax. Cũng hỏi rõ về việc chuyển vé, họ sẽ mang tới tận nơi hay bạn phải đến lấy. Nếu họ tới, hãy cho họ biết địa chỉ chính xác và số điện thoại của bạn để tiện liên lạc. Ngược lại, nếu bạn phải tới đó, hãy hỏi địa chỉ của họ và tên người liên hệ để không phải mất thời gian giải thích nếu gặp người khác. 4. Vé điện tử Vé điện tử cho phép việc đi lại không cần vé bằng giấy. Vé điện tử xác nhận việc mua vé hàng không của bạn, ghi chép duy nhất về việc mua bán vé điện tử là mẫu đơn điện tử trong hệ thống máy tính của hãng hàng không. Vé điện tử khá phổ biến hiện nay, người đi không còn lo sợ việc quên vé như trước đây. Khi đặt vé điện tử, tốt nhất là in ra một tờ xác nhận để sếp cầm theo khi đến sân bay. Đừng quên nhắc sếp mang theo chứng minh thư hoặc hộ chiếu hay giấy tờ tùy thân hợp lệ khác để làm thủ tục lên máy bay. 5. Tàu hỏa Trước đây, tàu hỏa là phương tiện để đi lại khá phổ biến. Nhưng ngày nay, khi thời gian là tiền bạc thì việc đi lại bằng máy bay hiệu quả hơn nhiều. Nhưng vẫn có những người không thích đi bằng máy bay hoặc nơi tới không có dịch vụ hàng không, việc vận chuyển bằng tàu hỏa vẫn là một lựa chọn khả quan. Nếu sếp thích đi lại bằng tàu hỏa, hoặc buộc phải đi bằng phương tiện này, hãy truy cập vào trang web của đường sắt Việt Nam (http://www.vr.com.vn) để biết thông tin chi tiết cho chặng đường của sếp. 6. Xe hơi Ngoài các phương tiện vận chuyển trên, bạn còn có thể vận chuyển bằng ô tô thông qua các hãng vận tải chuyên nghiệp, bạn có thể gọi điện trực tiếp đến bến xe hoặc hãng vận tải để đặt vé và biết thêm các thông tin khác về lịch trình. Bên cạnh đó, có thể sử dụng dịch vụ thuê xe (tự lái hoặc có người lái) để phục vụ cho việc đi lại hiệu quả. Hãy hỏi ý kiến của sếp về loại xe muốn sử dụng cũng như loại hình thuê xe. Việc thuê xe cũng giống như việc đặt phòng. Bạn phải cung cấp các thông tin sau đây để đặt thuê xe: Địa điểm đi - đến; Thời gian thuê xe (nhận - trả xe); Nơi giao xe; Loại xe muốn thuê. Hãy trao đổi với sếp trước khi cung cấp các thông tin này. Cũng cần phải thỏa thuận rõ về việc lái xe, nếu người lái xe là người của công ty bạn, hãy chuẩn bị trước bản đồ và các chỉ dẫn đường đi tới địa điểm diễn ra hội nghị hoặc tới khách sạn đã đặt chỗ. Bạn có thể liên hệ với ban tổ chức hội nghị hoặc khách sạn để có được thông tin cần thiết. 7. Các công ty du lịch Việc thiết lập mối quan hệ tốt với đại lý du lịch rất cần thiết đối với những thư ký hành chính bận rộn. Một đại lý du lịch tốt có thể cung cấp hàng loạt các dịch vụ như: giới thiệu khách sạn và đặt phòng; đặt vé máy bay, vé tàu hỏa; tận dụng được những mức phí ưu đãi dành riêng cho khách hàng thân thiết; đặt thuê xe, trợ giúp về hộ chiếu; thông tin về lịch trình;… Thường thì các hãng du lịch không tính phí khi thực hiện các công việc đặt trước vì họ nhận hoa hồng trực tiếp từ nhà cung cấp, tuy nhiên, một vài hãng thêm một phần phí vào trong giá vé. Mức phí này cũng có thể là do đặt trước chỗ, nhưng các hãng này có thể hoàn trả lại tiền cho những vé không dùng đến. Hơn nữa, hãng du lịch có thể giải quyết những vấn đề xảy ra trong thời gian sếp của bạn ở đó. Để tìm được đại lý du lịch uy tín, hãy hỏi bạn bè hoặc đồng nghiệp, hay tìm kiếm danh sách các đại lý trên mạng thông tin. Nếu bạn cần thêm thông tin về các đại lý, hãy tham khảo danh bạ điện thoại. Khi đã tìm được một đại lý tốt, hãy dùng dịch vụ của họ bất cứ khi nào sếp đi công tác, du lịch. Đại lý này sẽ nhanh chóng quen thuộc với thói quen đi lại và nhu cầu của sếp và dễ dàng hơn khi sắp xếp chuyến đi. 8. Kế hoạch cho hành trình Kế hoạch cho cuộc hành trình sẽ hữu ích cho sếp và cả thư ký hành chính. Khi phát sinh vấn đề, bạn có thể tham khảo lịch trình này và nhanh chóng tìm ra khâu cần giải quyết. Như sếp quên địa chỉ hoặc thời gian của cuộc hẹn; hoặc trong tình huống khẩn cấp sẽ biết chính xác có thể liên lạc với sếp ở đâu. Trước khi chuẩn bị lịch trình cho chuyến đi, bạn phải bàn bạc với sếp, ghi chú tất cả các hoạt động trong chuyến đi. Đưa cho sếp lịch trình phác thảo để sửa đổi hoặc bổ sung những thông tin còn thiếu. Khi hoàn tất lịch trình, có thể in trên giấy đồng thời gửi một bản vào e-mail để sếp có thể lưu trên máy tính cá nhân hoặc điện thoại và theo dõi bất cứ lúc nào. 9. Bảng kiểm trước chuyến đi Trước chuyến đi, bạn cần phải xác nhận những điều sau: Vé máy bay và số hiệu máy bay; Thông tin và xác nhận về việc thuê phòng, đưa đón của khách sạn hoặc của đại lý du lịch; Thông tin và xác nhận về việc thuê xe; Tiền mặt hay thẻ tín dụng; Hộ chiếu, giấy phép xuất cảnh, bằng lái xe, hay giấy phép lái xe quốc tế; Lịch trình cho chuyến đi; Tên, địa chỉ, số điện thoại của người cần liên lạc tại nơi đến. Tham khảo lịch trình dưới đây để lập lịch trình thuận tiện và đầy đủ nhất. 10. Đi lại quốc tế Nếu chuyến đi mang tính chất quốc tế, hãy lên kế hoạch càng sớm càng tốt vì có rất nhiều vấn đề liên quan. Có nhiều quy định áp dụng riêng cho doanh nhân mà không áp dụng với khách du lịch bình thường. Để được giúp đỡ trong việc đi lại quốc tế, bạn có thể liên lạc: Bộ Công thương (tham khảo thông tin trên trang web: http://www.moit.gov.vn) và Bộ Ngoại giao (http://www.mofa.gov.vn). Đồng thời, bạn cũng có thể liên hệ với những tổ chức, đại diện của Việt Nam tại điểm đến để được giúp đỡ. Ngoài ra, bạn có thể hỏi thông tin và yêu cầu trợ giúp từ chính đối tác hoặc khách hàng mà sếp định gặp gỡ. Bạn nên sử dụng công ty du lịch đáng tin cậy khi đi lại quốc tế. Công ty đó không chỉ thạo về luật và quy định đi lại quốc tế mà còn lên lịch trình phù hợp cho từng cá nhân. Công ty du lịch sẽ sắp xếp việc đi lại, đặt phòng khách sạn, thuê xe và cả những chuyến đi tham quan các điểm du lịch tại nơi đến. Họ cũng cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho mỗi quốc gia cụ thể như hộ chiếu, chứng nhận sức khỏe, giấy phép quá cảnh và cách để có được những giấy tờ này. Họ sẽ xử lý các hình thức thanh toán hoặc thẻ tín dụng như sếp mong muốn và đảm bảo một lượng tiền của quốc gia sẽ đến để có thể chi tiêu những khoản cần tiền mặt. 11. Giấy phép quá cảnh và hộ chiếu Khi muốn xuất cảnh hoặc nhập cảnh, mọi người đều phải có hộ chiếu. Ngoài hộ chiếu, nhiều quốc gia đòi hỏi có giấy phép nhập cảnh hay còn gọi là visa. Thường thì phải có trước giấy phép nhập cảnh chứ không thể chờ ở biên giới hay điểm nhập cảnh. Giấy phép nhập cảnh thường do đại sứ quán và tòa lãnh sự của nhiều nước cấp. Một số nước cấp visa miễn phí trong khi một số nước khác thì phải mất phí. Vì vậy, phải kiểm tra trước xem visa cũ còn hiệu lực hay không, việc xin cấp mới mất thời gian bao lâu. Nếu cần hộ chiếu, hãy làm thủ tục xin cấp ở Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh, Công an tỉnh/thành phố nơi người xin cấp đăng ký thường trú hoặc tạm trú. Trong trường hợp cần gấp hoặc xin sửa đổi, bổ sung, cấp lại thì làm thủ tục tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Chi tiết có thể xem tại trang web của Bộ Ngoại giao: http://www.mofa.gov.vn. 12. Hải quan Khi trở về nước, hành khách phải khai báo những vật phẩm nhất định để xem xét vật phẩm đó có bị đánh thuế hay không. Cần chú ý những điểm sau: Không nên nói giảm giá trị của vật phẩm hay bóp méo bản chất của vật phẩm. Làm như vậy có thể dẫn đến việc bị tịch thu hoặc tính thuế. Nếu băn khoăn có nên khai báo vật phẩm hay không, thì cứ khai báo sau đó trình bày lại với nhân viên hải quan. Có thể xem thông tin đầy đủ và chi tiết về quy định hải quan tại trang web của Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn. 6 SẮP XẾP CÁC CUỘC HỌP 1. Cấu trúc của cuộc họp Cho dù chúng ta có thích hay không thì các cuộc họp vẫn luôn là hoạt động khá thường xuyên và tốn kém thời gian trong công việc kinh doanh. Bạn phải lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, thông báo nội dung và gửi tài liệu cho những người có liên quan đến cuộc họp. Đây là công việc yêu cầu thư ký hành chính phải có tinh thần trách nhiệm cao, xử lý linh hoạt và nhanh nhạy. Các công việc chủ yếu gồm: kiểm tra thời gian trong lịch trình của những người tham dự, sau đó chọn thời gian và địa điểm phù hợp, gửi thư mời, chuẩn bị tài liệu và có thể phải gửi cả tài liệu kèm thư mời. Có những cuộc họp định kỳ của ban giám đốc, nhưng thư ký vẫn phải lên lịch họp, gửi thư mời, thư xác nhận, lập chương trình cho cuộc họp. Ngoài ra, còn có những cuộc họp đột xuất, chỉ được thông báo trước vài chục phút. Khi đó, bạn phải sử dụng điện thoại, có thể cả e mail hoặc thông báo cho những người tham dự. Bên cạnh đó, bạn cũng phải nhanh chóng chuẩn bị phòng họp, tài liệu để phát cho những người tham dự (nếu có), nếu cần sử dụng máy chiếu và các dụng cụ hỗ trợ khác thì cũng phải chuẩn bị. 2. Các kiểu họp Các công ty đều tổ chức các cuộc họp hàng năm, vào đầu năm và cuối năm, để tổng kết lại năm cũ và đưa ra kế hoạch cho năm mới. Trong đó, có thể sẽ là bình bầu, đánh giá về các nhân viên, bổ sung hoặc thay đổi các vị trí quản lý,… Đối với các công ty đại chúng, còn có cuộc họp cổ đông để lựa chọn người quản lý. Ngoài ra, các cuộc họp khác được tổ chức khi có đề xuất và cần có sự đồng thuận của tất cả các cổ đông như: tăng hay giảm vốn, sửa đổi điều lệ công ty, chia tách hoặc sáp nhập công ty. Các cuộc họp cổ đông hàng năm có những quy định pháp lý đặc biệt về thời gian gửi thông báo họp. Thông báo phải được gửi kèm với nội dung của cuộc họp, các biểu mẫu như: bỏ phiếu tín nhiệm, …, gửi theo hình thức thư bảo đảm và cước phí được thanh toán trước. Nhiệm vụ của thư ký hành chính khi đó sẽ bao gồm: chuẩn bị thông báo cho cuộc họp, các biểu mẫu, giấy ủy quyền trong trường hợp cổ đông không thể tham dự trực tiếp,… Những biểu mẫu này phải được gửi cho những người có liên quan theo điều lệ của công ty. Những thông báo này phải được gửi trước thời gian diễn ra cuộc họp từ 3 đến 4 tuần. Thư ký hành chính phải sắp xếp phòng họp và các thiết bị cần thiết phục vụ cuộc họp. Phải chuẩn bị và phân phát chương trình cuộc họp đến những người có liên quan. Vào ngày họp, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và đặt trên bàn của chủ tịch cuộc họp. Ngoài ra, bạn có thể sẽ phải lo đến những công tác hậu trường khác như: đồ uống hay ăn nhẹ, khăn giấy, hoa,… để cuộc họp diễn ra trang trọng, lịch sự nhất. Bạn có thể cũng sẽ là thư ký cuộc họp, hãy ngồi bên cạnh chủ tịch để có thể nghe rõ nhất. Trước khi họp, hãy đọc tất cả các quyết định và báo cáo sẽ được trình bày. Càng hiểu rõ về mục đích và những người tham dự cuộc họp, bạn càng dễ dàng ghi chép. Các cuộc họp của ban giám đốc thường được quy định trong điều lệ công ty. Hầu hết các công ty đều có các cuộc họp ban giám đốc định kỳ, hàng quý hoặc hàng năm; các cuộc họp này có thể không bắt buộc phải thông báo bằng văn bản. Bạn có thể liên lạc với các giám đốc bằng điện thoại hoặc thư điện tử để thông báo cho họ về cuộc họp sắp tới. Danh sách những người tham dự cần được lập và duyệt trước. Những cuộc họp khác không mang tính định kỳ thì buộc phải có lịch trình trước. Bạn nên gửi thư mời, lịch trình và nhắc lại sau đó. Hãy kiểm tra thật kỹ những thông tin trên thư mời trước khi in ra. Xác nhận ngày, tháng, giờ, địa điểm và tên của những người diễn thuyết. 3. Lập kế hoạch cho các cuộc họp Trước đây, việc lập kế hoạch cho một cuộc họp tốn rất nhiều thời gian. Ngày nay, với công nghệ máy tính và phần mềm trên máy tính, việc lên lịch cho một cuộc họp chỉ cần vài lần kích chuột. Tuy nhiên, bạn phải cân nhắc các hoạt động chính trong cuộc họp, để sắp xếp cho khoa học và hiệu quả nhất; đồng thời, phải xem xét chức vụ, địa vị của những người tham gia để xếp chỗ ngồi, thể hiện sự kính trọng. Ngoài ra, việc chọn địa điểm cuộc họp cũng rất quan trọng. Tùy quy mô, tính chất cuộc họp mà lựa chọn diện tích phòng họp cũng như thiết bị hỗ trợ cần thiết. Đây là những vấn đề thường xảy ra khi lập kế hoạch cho một cuộc họp: Cuộc họp đã được lên lịch và khi mọi người đều đã được mời, bạn phát hiện ra một vài thành viên quan trọng không thể tham dự. Bạn buộc phải lên lịch vào một ngày khác. Khi đó, bạn lại phải thực hiện quy trình từ đầu. Bạn không thể tìm ra một ngày, giờ phù hợp cho tất cả những người tham dự. Cuộc họp đã được xác nhận nhưng sau đó cần phải thay đổi. Địa điểm của cuộc họp thay đổi vào phút cuối, do đó một số người vẫn theo thông báo về địa điểm ban đầu và đến nhầm. Thông báo về cuộc họp được gửi đi và có sửa đổi nhiều lần khiến mọi người bị lẫn lộn thông tin, không xác định được thông tin chính xác cuối cùng về cuộc họp. Một số thành viên tham dự cuộc họp không cập nhật được thông tin do bạn sử dụng phần mềm mới nhất để lập kế hoạch. Họ không kiểm tra thư điện tử hoặc không mở được nội dung và nhỡ cuộc họp. Cuộc họp đã được lên kế hoạch và được xác nhận nhưng địa điểm họp bị người khác đặt mất. Không xác nhận lại thông tin về cuộc họp để nhắc các thành viên tham dự, do đó một vài người quên, không đến họp. Truyền đạt nội dung không rõ ràng hoặc nhầm lẫn, khiến thành viên tham dự không chuẩn bị nội dung phù hợp. Để tránh những sai sót này, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook để quản lý thông tin cuộc họp. Chương trình này cho phép bạn gửi và nhận thư điện tử, quản lý danh bạ, lên lịch và lập kế hoạch, duy trì những ghi chép hàng ngày. Bạn có thể sử dụng chương trình Outlook lên lịch các cuộc hẹn và phân bổ khối thời gian của mình. Khi xem lịch của mình qua Outlook, nếu bạn kích vào NEW trên thanh công cụ, cửa sổ Cuộc hẹn mới sẽ mở ra. Trên cửa sổ này, bạn có thể điền chủ đề, địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc hẹn. Nếu cuộc hẹn trùng với kế hoạch khác, sẽ xuất hiện thông báo. Bạn cũng có thể tạo nhắc việc cho cuộc hẹn để nhắc bạn về cuộc hẹn trước một khoảng thời gian tùy chọn. Nhắc việc sẽ xuất hiện khi bạn mở chương trình Outlook. Để lập kế hoạch cho cuộc họp trong Outlook, hãy sử dụng công cụ Meeting Planner để tạo và gửi lời mời về cuộc họp và đặt trước các thứ cần thiết. Meeting Planner cho phép bạn mời những người tham dự, xem xét khả năng tham dự của họ, chọn địa điểm và thời gian họp. Bạn có thể điền tên người và các vật dụng cần thiết vào danh sách All Atendees (Tất cả những người tham dự), hoặc bạn có thể dùng nút “Invite others” (Mời những người khác). Bạn có thể chọn từng cá nhân từ Address Book và thêm vào danh sách All Attendees, để chế độ là bắt buộc hay không bắt buộc. Danh sách All Atendees sẽ hiển thị từng người và nội dung thuyết trình (nếu có) tại cuộc họp. Khi cân nhắc khả năng có mặt của những người tham dự, công cụ Meeting Planner sẽ chỉ cho bạn kế hoạch về thời gian với thanh màu xanh khi người đó đã có kế hoạch cho việc khác. Nếu thời gian để trống, thì người đó sẵn sàng. Sau khi thông báo về cuộc họp được gửi đi, hồi đáp về cuộc họp sẽ được gửi đến Hộp thư đến của bạn (Inbox) và có thể được theo dõi trong cửa sổ Cuộc hẹn (Appointment window) Tương tự như vậy, bạn cũng sẽ nhận những lời mời họp trong hòm thư đến. Bạn có thể chấp nhận, từ chối, hoặc đưa ra phản hồi khác. Khi kích vào một trong những nút chấp nhận, Outlook sẽ mở một hộp tin nhắn để bạn có thể lựa chọn các trả lời. Ngay sau khi thư mời được gửi đi và chấp nhận, nó sẽ được tự động thêm vào kế hoạch của bạn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chương trình IBM Lotus Notes để lên kế hoạch cho cuộc họp và xem xét khả năng có mặt của những người tham dự với tính năng tương tự như Microsoft Outlook. 4. Chương trình nghị sự của cuộc họp Chương trình nghị sự giống như bản đồ chỉ đường cho cuộc họp. Chương trình này cho người tham dự biết kế hoạch cho cuộc họp là gì, đưa ra các hướng dẫn và mục đích. Một chương trình nghị sự bao gồm: Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp; Địa điểm cuộc họp; Chủ đề chính và các vấn đề liên quan; Thời gian mỗi chủ đề được thảo luận; Người thuyết trình cho mỗi chủ đề; Chủ trì cuộc họp (tên, chức danh,…) Có thể tham khảo mẫu chương trình nghị sự như dưới đây: Người triệu tập cuộc họp Phiên họp số Ngày tháng Thời gian Địa điểm Trang phục Phạm vi cuộc họp Chủ đề Người thuyết trình chính Bắt đầu Kết thúc (THAY BẰNG BẢNG NGANG) Lập danh sách những người sẽ tham dự để kiểm tra số người tham dự. Nếu cần có ký xác nhận, có thể chuyển danh sách vòng tròn cho những người tham dự ký khi cuộc họp bắt đầu. Nếu cần, có thể vẽ sơ đồ vị trí cuộc họp để giới thiệu những người mới dễ hơn và tìm được người nhanh nhất. Nếu bạn sử dụng phần mềm trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng Agenda Wizard để tạo chương trình nghị sự. Để truy cập vào Agenda Wizard, kích vào trình đơn File, sau đó chọn New. Trên hộp thoại New, chọn tab Other Document, sau đó chọn Agenda Wizard rồi nhấn OK. Agenda Wizard sẽ hỏi bạn những câu hỏi về cuộc họp và khi nào hoàn thành, Agenda Wizard sẽ tạo ra một chương trình nghị sự. Bạn có thể gửi chương trình nghị sự kèm theo thư mời họp hoặc in ra và mang tới cuộc họp. 5. Biên bản cuộc họp Biên bản cuộc họp là bản ghi chép về những gì đã diễn ra trong cuộc họp. Biên bản giúp người tham dự cuộc họp xem xét lại cuộc họp sau đó, tìm kiếm những vấn đề chưa giải quyết xong và những việc cần hành động. Trong một số trường hợp, như cuộc họp cổ đông hoặc ban giám đốc, biên bản được lập theo mẫu như quy định của pháp luật và có trong quy định biểu mẫu của công ty. Bạn có thể ghi chép biên bản bằng tay, gõ trên máy tính hoặc sử dụng thiết bị thu âm. Dù dùng phương pháp nào, bạn phải đảm bảo ghi được những yếu tố quan trọng của cuộc họp như: loại hình họp, tên công ty, ngày giờ, người chủ trì, người thuyết trình chủ đề chính, và các nội dung khác có liên quan. Nếu đã chuẩn bị đề cương dựa trên chương trình nghị sự, bạn đã có những nội dung chính của biên bản, trong cuộc họp, và chỉ phải ghi bổ sung trên diễn biến thực tế của cuộc họp. Biên bản cuộc họp phải được viết bằng ngôn ngữ trang trọng, thông thường sẽ có những nội dung chủ yếu sau: Tên tổ chức Tên người chủ trì Ngày, giờ và địa điểm cuộc họp Danh sách những người tham dự và những người vắng mặt Nội dung công việc/chủ đề thảo luận tại cuộc họp Người thuyết trình các chủ đề Các vấn đề phát sinh, hướng giải quyết Những việc còn tồn đọng Văn bản phát sinh trong/sau quá trình họp Ngày giờ cuộc họp tiếp theo Chữ ký của người ghi chép, những người tham gia cuộc họp. Tránh ghi lại từng lời bình luận mà chỉ ghi những ý chính, tập trung giải quyết trực tiếp vấn đề được đưa ra thảo luận, sau đó tổng kết các ý kiến. Để việc ghi chép hiệu quả, bạn nên chuẩn bị trước nội dung biên bản để theo sát diễn biến cuộc họp. Cũng đừng đợi quá lâu mới ghi biên bản vì có thể sẽ bỏ sót thông tin. Ngoài ra, còn có các cuộc họp trù bị để thảo luận trước những vấn đề này. Khi đó, việc ghi văn bản có thể không cần thiết. Nếu công ty lớn, còn có các cuộc họp trong nhóm, bộ phận, phòng ban, khi đó người ghi biên bản có thể là người trong phòng ban hoặc họ yêu cầu sự giúp đỡ của thư ký hành chính với tư cách là thư ký cuộc họp, thực hiện việc ghi chép. Bạn hãy sẵn sàng mỗi khi được yêu cầu. Ngoài biên bản cuộc họp, còn có thể có các văn bản khác được lập và thông qua tại cuộc họp như: Nghị quyết, Quyết định,… Tham khảo các văn bản này trong Phụ lục 1. 6. Chuẩn bị cho hội nghị Ngoài các cuộc họp, công ty còn tổ chức các hội nghị như: Hội nghị cổ đông, hội nghị khách hàng,… Thư ký hành chính sẽ được yêu cầu trợ giúp trong việc lên kế hoạch và hợp tác trong các hội nghị của công ty, các công việc như: chuẩn bị sự kiện, thực hiện các trách nhiệm trong suốt hội nghị và làm theo các hoạt động sau khi hội nghị kết thúc. Chuẩn bị cho hội nghị bao gồm xem xét các khoản mục liên quan đến tiện nghi và người thuyết trình của hội nghị: Đặt chỗ cho hội nghị: đặt trước phòng khách sạn, chọn quy mô phòng và mức giá,… (có thể có phòng tổ chức chính và phòng giải lao); Kiểm tra thiết bị phục vụ cho hội nghị (máy chiếu, loa,…) và thiết bị an toàn (phòng chống cháy nổ, báo động, cửa thoát hiểm,…); Phục vụ đồ ăn uống; Gửi thư mời và xác nhận số lượng tham dự. Các hoạt động chuẩn bị trực tiếp cho hội nghị gồm: Tài liệu phục vụ hội nghị (nội dung chương trình, giới thiệu về người diễn thuyết,…) để phát cho khách mời; Căn cứ số lượng khách để chuẩn bị bàn, ghế; Các báo cáo cần phê duyệt: về nội dung hội nghị, báo cáo tài chính, kế hoạch chi tiêu; Kế hoạch quảng bá, truyền thông; Lập chương trình nghị sự, kế hoạch đi lại/đưa đón khách mời. Để tránh thiếu sót, bạn nên xếp sẵn tài liệu thành các tập dễ tìm, trên vé mời vẽ sơ đồ chỉ dẫn đường đi, … Nếu chương trình còn kết hợp với đi du lịch, thăm các di tích, cảnh quan tại địa phương hoặc có các sự kiện ngoài trời thì phải có sự hỗ trợ của các đơn vị chuyên nghiệp tổ chức. Bạn cần phải hợp tác với địa điểm tổ chức hội nghị lên kế hoạch cho các bữa ăn, đồ uống; cân nhắc thực đơn để dự trù kinh phí và phương thức phục vụ. Với những hội nghị lớn, bạn còn phải chuẩn bị huy hiệu, hoa cài, băng rôn, biển hiệu. Bạn nên chuẩn bị danh sách khách mời để đảm bảo không bị thiếu; danh sách này cũng được để tại bàn đăng ký vào ngày đầu tiên của hội nghị, sau khi nhận được huy hiệu, hoa cài, khách mời sẽ ký nhận và bạn dễ dàng kiểm soát được số lượng khách mời. Có thể phát luôn cho họ tài liệu, vé ăn tại bàn đăng ký. Phải có chỉ dẫn phía bên ngoài địa điểm về phòng nghỉ ngơi và phòng hội nghị. Nếu hội nghị có khách quốc tế, bạn cần phải chuẩn bị phiên dịch. Lên kế hoạch đăng tin trên báo chí, các hoạt động truyền thông, bố trí người chụp ảnh để bám sát các hoạt động của hội nghị. Cần hợp tác về an ninh với địa điểm tổ chức hội nghị hoặc dịch vụ an ninh; liên hệ với bãi đỗ xe để có chỗ đỗ xe cho những người tham dự. Cung cấp cho bên thực hiện dịch vụ an ninh và quản lý bãi đỗ xe chương trình nghị sự chính thức, liệt kê thời gian các sự kiện để họ bố trí lực lượng cần thiết và đảm bảo về bãi đỗ xe. Khi khách tới, bạn nên chào đón và đưa họ tới hội nghị. Hãy đóng vai trò chủ nhà và giới thiệu mọi người với nhau, hộ tống, hướng dẫn và giúp đỡ mọi người ở những nơi bạn có thể. Bạn có thể được yêu cầu tham gia một vài cuộc họp nhóm, ghi biên bản, xử lý thư từ hoặc gửi/nhận hàng chuyển phát nhanh đến trong quá trình hội nghị. Kết thúc hội nghị, gỡ bỏ tất cả tài liệu, băng rôn còn lại trong phòng họp. Kiểm tra lại các thiết bị trong phòng để bàn giao cho điểm tổ chức hội nghị. Nếu có mất mát, cần tiến hành tìm kiếm và báo lại cho người có trách nhiệm, lập biên bản có ký nhận của những người liên quan. Khi trở lại văn phòng, cần hoàn thành báo cáo, biên bản hoặc các giấy tờ, thư từ liên quan đến hội nghị. Bạn cũng cần gửi thư cảm ơn, biên bản cuộc họp đến khách mời và những người liên quan. Cuối cùng, cần tính toán chi phí và điền vào bản tổng kết thu chi, sau đó cập nhật tài liệu cuộc họp. Nếu bạn có đề xuất, sáng kiến để cải thiện, hãy ghi vào giấy nhớ, kèm theo tài liệu. Để việc ghi chép hiệu quả, bạn nên sử dụng thiết bị ghi âm, khi cuộc họp ở hồi gay cấn, sẽ có nhiều giọng nói cùng lúc, máy ghi âm sẽ hỗ trợ bạn trong việc ghi chép. 7 LƯU TRỮ HỒ SƠ 1. Nhiệm vụ then chốt Lưu giữ các ghi chép chính xác và duy trì hệ thống sắp xếp dữ liệu cập nhật thường xuyên là trách nhiệm của đa số các thư ký hành chính. Những công ty lớn thường có bộ phận lưu giữ tài liệu chung, tất cả các giấy tờ được cất giữ, bảo quản chuyên nghiệp. Ngoài ra, tài liệu còn được lưu trữ theo khu vực hành chính và những công ty nhỏ có thể chỉ có một vài ngăn tủ chứa tài liệu cho hoạt động toàn công ty. Trong trường hợp này, thư ký hành chính luôn là người chịu trách nhiệm lưu trữ và cập nhật. Bạn cần làm quen với các hệ thống sắp xếp dữ liệu thường được sử dụng trong các văn phòng. Ngày nay, đa số các công ty đều cất giữ thư từ và tài liệu trong máy tính và đĩa. Nhưng khối lượng thư từ và tài liệu được lưu trữ tăng lên hàng ngày, vì vậy, thư ký hành chính phải cập nhật và duy trì việc lưu trữ thường xuyên. Sau đây là danh sách kiểm tra trước khi sắp xếp tài liệu vào tủ lưu trữ: Chuẩn bị giấy tờ bằng cách tách riêng thư từ cá nhân và thư từ, tài liệu kinh doanh; Kiểm tra tài liệu được ghim, đảm bảo rằng những giấy tờ cùng loại đã được ghim cùng nhau; Gỡ bỏ toàn bộ các kẹp giấy; Lấy băng giấy dính lại các tài liệu bị rách; Gạch dưới bằng bút đánh dấu tên hoặc chủ đề của giấy tờ được sắp xếp. Trên các thư mục tài liệu, đặt miếng gắn ở giữa hoặc ở vị trí bên phải lề của thư mục để dễ nhận biết. Khi sử dụng nhiều bộ tài liệu, nên tách các bộ tài liệu bằng những màu nhãn khác nhau. Mỗi mục nên có màu riêng để có thể tìm thấy dễ dàng. Trên các nhãn ghi rõ tên thư mục, ngày lập, số lượng,… 2. Hệ thống sắp xếp cơ bản Những hệ thống sắp xếp cơ bản được sử dụng trong các văn phòng kinh doanh bao gồm: bảng chữ cái, chủ đề, khu vực. Tài liệu được sắp xếp dưới 10 hoặc ít hơn, đánh số từ 000 đến 900. Mỗi chủ đề được chia ra thành 10, các tiểu đề từ 10 đến 90 và theo trước là số hàng trăm. Mỗi tiểu đề có thể được chia nhỏ ra thành 10, các chủ đề sâu hơn đánh số từ 1 đến 9, theo trước là số hàng chục và hàng trăm. Hệ thống bảng chữ cái là phương pháp sắp xếp được sử dụng rộng rãi nhất, vì hiệu quả cao và không quá phức tạp. Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tên của các chủ đề. Mỗi nhãn được ghi tên và dính vào mỗi thư mục. Các giấy tờ trong thư mục được sắp xếp theo thứ tự thời gian với ngày gần nhất thì ở trước. Khi có quá nhiều thư từ với một khách hàng, sẽ cần vài thư mục để lưu tất cả các tài liệu. Trong trường hợp này, nên chia tài liệu theo khoảng thời gian như thư mục cho từng năm một. Nếu có vài dự án cho một khách hàng, mỗi thư mục nên có nhãn ghi rõ tên của từng khách hàng, xếp chung trong thư mục dự án, … Trong những tuần đầu của năm mới nên giữ những tài liệu của năm cũ và năm mới cạnh nhau, để khi tìm thấy có thể bổ sung. Nên dùng màu khác nhau đánh dấu cho các năm khác nhau để tiện tra cứu. Khi tài liệu cần phân loại theo chủ đề chứ không theo tên của một người hoặc một công ty thì sắp xếp theo chủ đề. Cách này hữu ích khi giải quyết với các vấn đề quảng cáo, tên sản phẩm, chi nhánh hoặc khối lượng tài liệu lớn thuộc cùng một vấn đề. Danh sách chủ đề nên dễ hiểu, đơn giản và xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc mã số. Nếu sử dụng mã số, phải có bảng chú dẫn kèm. Tài liệu trong các thư mục chủ đề được sắp xếp theo thứ tự thời gian và luôn để những ngày gần nhất lên trước. Bảng chú dẫn chủ đề giúp bạn tránh việc sắp xếp tài liệu với một chủ đề mới khi đã có một thư mục cho chủ đề đó. Bảng chú dẫn chủ đề cũng giúp một người không phải thư ký hành chính có thể theo dõi thông tin trong tài liệu. Sắp xếp theo bảng chữ cái các tài liệu và bảng chú dẫn như sau: Tên riêng hoặc tên cá nhân: Tên của người được sắp xếp theo tên họ. Khi tên họ giống nhau, thì căn cứ vào thời gian xuất hiện; Tên công ty hoặc tên kinh doanh: Các từ được nối bằng dấu gạch ngang được coi như một từ. Nếu dấu gạch ngang được dùng trong tên công ty thay vì dấu phẩy, từng từ trong tên được coi như một từ riêng, do đó tên được sắp xếp theo từ đầu tiên. Tên thứ hai sau dấu gạch ngang chỉ dùng khi có tên công ty khác trùng với tên đầu tiên. Nếu tên công ty là một cụm danh từ hoặc được viết như hai từ, thì sắp xếp thứ tự giống như khi chỉ có một từ. Trong trường hợp tên công ty là tên một người đầy đủ, sẽ sắp xếp theo tên họ, sau đó là tên gọi và tên đệm nếu có. Khi có nhiều hơn hai công ty có tên giống nhau thì xếp công ty xuất hiện trước lên trước. Những chữ cái đơn lẻ được coi như từ và được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, đứng trước các từ chỉ tên. Viết tắt cũng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái như khi được viết đầy đủ. 3. Tủ chứa tài liệu Tủ chứa tài liệu tiêu chuẩn có bốn ngăn kéo, chứa được những tài liệu viết trên giấy khổ A4. Nếu công ty sử dụng nhiều khổ giấy khác nhau, nhiều bản vẽ, thuyết trình thì cần những ngăn tủ rộng chuyên biệt cho những khổ giấy này. Ngăn tủ chứa tài liệu nên để gần bàn làm việc của bạn vì bạn sẽ phải dùng tới nó thường xuyên. Dán nhãn cho các ngăn kéo theo hàng ngang (từ trái sang phải) hoặc dọc (từ trên xuống dưới). Nếu sử dụng hệ thống bảng chữ cái, ngăn kéo trên cùng nên đánh dấu “A - G”, ngăn thứ hai “H - M”… Bàn của thư ký nên có một ngăn kéo liền, thuận tiện cho những tài liệu dùng thường xuyên, bạn có thể lấy tài liệu nhanh chóng mà không phải rời bàn làm việc. Phần II THIẾT BỊ VĂN PHÒNG VÀ MÁY TÍNH 8 CÁC LOẠI MÁY VĂN PHÒNG 1. Máy in Hầu hết các công ty đều có máy in, khi mua máy in cần chú ý đến tốc độ in và loại mực in. Có những công ty sử dụng cả máy in màu và in đen trắng. Điều này tùy thuộc vào hiệu suất sử dụng của công ty bạn. Nếu thực sự cần thiết in màu thì mua sắm là cần thiết. Có các kiểu máy in sau: · Máy in kim: Loại này thường được dùng trong những văn phòng gắn liền với cửa hàng, dùng để in hóa đơn và các chứng từ tính tiền. · Máy in laser: Đây là loại máy in phổ biến nhất với chất lượng và tốc độ in ổn định. Có thể dễ dàng mua được một chiếc máy in laser phù hợp với nhu cầu của văn phòng bạn, tùy tính năng, công suất, với giá cả phải chăng, đồ thay thế dễ dàng, tiện dụng. Tuy nhiên, bạn vẫn cần liên hệ với cơ sở chuyên nghiệp để thực hiện bảo dưỡng, nâng cấp định kỳ, cũng như công ty hoặc đại lý cung cấp mực in để đổ mực, thay trống theo định kỳ. 2. Máy photocopy Một dụng cụ văn phòng thiết yếu khác là máy photocopy. Ở một mức độ nào đó, máy tính đã giảm sự phụ thuộc vào máy photocopy, nhưng rất nhiều tài liệu cần được sao chép mà không có bản gốc trong máy tính. Các công ty nhỏ thường mang tài liệu ra ngoài cửa hàng chuyên sao chép. Nhưng nếu công ty thường xuyên phải sao chép thì nên mua hoặc thuê một chiếc máy photocopy để chủ động hơn. Những máy photocopy hiện đại có nhiều chức năng, sử dụng rất tiện ích như: phóng to hoặc thu nhỏ kích cỡ của bản sao, làm rõ hơn, sao chép nhiều bản cùng lúc, sao chép hai mặt,… Thậm chí, còn có bộ phận cung cấp tài liệu tự động, ngăn giấy, máy sàng lọc và thậm chí cả dập ghim gắn liền. Cần lựa chọn một máy sao chép phù hợp với nhu cầu của công ty dựa trên các tính toán về: Những tính năng cần thiết Độ phân giải Chi phí: mua, bảo dưỡng, nâng cấp, thay thế,… Dịch vụ bảo dưỡng Hiệu quả sử dụng Những công ty nhỏ có thể chỉ cần một máy photocopy mini, giá không quá đắt và tiện sử dụng. 3. Máy tính điện tử Các công ty đều cần sử dụng máy tính điện tử nhỏ. Máy tính điện tử rất hữu ích khi làm việc kế toán, tài chính và những công việc liên qua đến con số. Với những dự án lớn, cần kết hợp bảng tính trên máy vi tính cá nhân với máy tính điện tử. Máy tính điện tử có nhiều kiểu và kích thước, tính năng, từ cộng trừ đơn giản đến tính toán phức tạp, có thể sử dụng năng lượng mặt trời hoặc dùng pin hay nguồn điện ngoài. Tùy vào nhu cầu sử dụng tại văn phòng mà có thể lựa chọn mua máy tính điện tử cho phù hợp, ví dụ như các phòng kỹ thuật, kế toán thì cần máy tính nhiều chức năng, còn phòng hành chính thì chỉ cần máy tính đơn giản… 4. Những thiết bị văn phòng khác a. Máy fax Dù các bản fax đang dần bị thay thế bởi thư điện tử, nhưng vẫn cần duy trì một máy fax trong văn phòng. Máy fax ngày nay nhanh hơn và đa năng hơn. Có thể kết nối máy fax của bạn với hệ thống máy tính, bạn có thể kiểm tra tin fax và gửi fax từ hệ thống máy tính. Nếu bạn chọn máy fax cho công ty hoặc phòng ban, hãy tính đến lượng sử dụng để chọn cho hợp lý. Có thể dựa trên những yếu tố sau: Loại giấy: Có máy fax dùng giấy nhiệt, có loại dùng giấy thường. Nếu công ty bạn sử dụng nhiều, hãy chọn loại dùng giấy thường, máy fax dùng giấy thường sẽ đắt hơn máy dùng giấy nhiệt, nhưng giấy nhiệt lại đắt hơn và mất thời gian thay giấy; Tính năng: Nếu công việc cần gửi hoặc nhận ảnh, hình minh họa, đồ họa, hãy mua máy fax có khả năng chuyển hình ảnh và độ phân giải cao; Độ phân giải: Hầu hết các máy fax có độ phân giải trung bình, thích hợp với hầu hết các thư từ kinh doanh và các đường vẽ đơn giản. Nếu công việc của bạn yêu cầu hình ảnh sắc nét hơn thì chọn máy có độ phân giải cao. Các chức năng của máy fax như đối với điện thoại: lưu số, hoãn gửi, hiển thị thông tin trên trang fax, lập danh sách người nhận để gửi đồng loạt,… Ngoài ra, có thể gửi fax qua máy tính, bạn soạn văn bản trên máy tính, sau đó, truy cập vào phần mềm đi kèm với modem fax và chuyển tài liệu này giống như máy fax thông thường. Fax gửi đến được lưu trữ trong bộ nhớ máy tính, có thể sử dụng phần mềm để đọc fax hoặc in ra. b. Máy quét tài liệu (scanner) Máy quét tài liệu được dùng khá phổ biến trong các văn phòng để xử lý những tài liệu không có bản gốc trong máy tính, hoặc dùng để quét những văn bản không thể gửi bản gốc đi được. Máy quét hiện đại được kết nối với máy tính có thể giúp thư ký hành chính tiết kiệm thời gian khi xử lý những văn bản, tài liệu không có bản mềm trong máy tính, có thể chuyển từ dạng ảnh sang dạng văn bản. c. Máy trình chiếu Máy trình chiếu và máy chiếu video thường được sử dụng trong những cuộc họp và thuyết trình. Ngày nay, máy trình chiếu được sử dụng phổ biến hơn máy chiếu video. Với máy chiếu hiện đại, các slide thuyết trình được tạo bằng cách sử dụng chương trình như Microsoft PowerPoint. Các slide được hiển thị trên bảng trắng hoặc màn hình. Người thuyết trình có thể thay đổi slide, lựa chọn chế độ, thời gian cho phù hợp với nội dung thuyết trình. d. Máy hủy tài liệu Sử dụng máy hủy tài liệu là biện pháp an toàn để bảo vệ những tài liệu bí mật. Máy hủy tài liệu được sử dụng để hủy các sao chép nháp và những tài liệu cũ thay vì ném chúng vào thùng rác. Máy hủy giấy có rất nhiều kích thước, có thể để vừa trên thùng rác hoặc những mẫu lớn đứng riêng lẻ. e. Điện thoại Trong kinh doanh với quy mô nhỏ, điện thoại nhiều đường dây cho phép trả lời cuộc gọi đến từ bất cứ nơi đâu trong văn phòng và chuyển đến một điện thoại khác chỉ với một nút bấm. Nếu một đường dây đang bận, bạn có thể sử dụng đường dây khác để gọi ra ngoài. Điện thoại đa chức năng: Có rất nhiều điện thoại kết nối dịch vụ điện thoại với máy tính, sử dụng máy tính như LED (ánh sáng phát ra từ hai cực) chỉ định và chọn đường dây cũng như chỉ ra số điện thoại cần gọi. Ngoài ra, còn có những chức năng khác như: lên chương trình để lưu trữ những số điện thoại thường xuyên gọi trong bộ nhớ điện thoại; ống nói ngoài (để không phải cầm tay khi nói chuyện); tự động gọi lại; kết nối giữa hai máy và tự trả lời. Hộp thư thoại và trả lời tự động: Khi bạn không có ở bàn làm việc và không có ai nghe điện thoại, bạn nên sử dụng một máy trả lời điện thoại hoặc hệ thống thư thoại được lập trình trước. Như vậy, bạn không bị lỡ những cuộc gọi quan trọng, đồng thời, khách hàng cũng đánh giá cao tính chuyên nghiệp của công ty bạn dù chưa biết quy mô như thế nào. Hệ thống thư thoại được máy tính hóa, thường được dùng trong những công ty lớn, gồm có hệ thống máy tính với một modem kết nối với đường dây điện thoại. Hệ thống này nhận cuộc gọi đến và chuyển đến những hộp thư thoại của từng nhân viên. Tất cả những tin nhắn đều được lưu trong bộ nhớ của máy tính hoặc trên đĩa cứng. Dịch vụ điện thoại đặc biệt: Bạn có thể đăng ký sử dụng nhiều dịch vụ đặc biệt để củng cố hệ thống điện thoại của công ty như: Đợi máy: là dịch vụ hữu ích cho cá nhân hoặc công ty nhỏ khi chỉ có một đường dây điện thoại gọi đến. Khi bạn đang nghe một cuộc gọi, nếu có một cuộc gọi khác đang đợi bạn, thì điện thoại sẽ có tín hiệu báo, bạn có thể để cuộc gọi hiện tại chờ máy và chuyển sang trả lời cuộc gọi mới. Lựa chọn đợi máy: Chỉ cho phép đợi máy đối với những cuộc gọi được lập trình cho điện thoại, phát ra tiếng bíp theo phương thức cuộc gọi chờ. Chuyển tiếp cuộc gọi: Cho phép chuyển cuộc gọi từ máy của bạn đến một máy khác. Cho phép chuyển cuộc gọi: Bạn lên chương trình cho điện thoại với danh sách chỉ những người bạn muốn mới có thể liên lạc với bạn ở số điện thoại chuyển tiếp. Thảo luận ba bên: Cho phép gọi điện cho nhiều người vào cùng một thời điểm để tham gia vào cuộc thảo luận. Hiển thị số gọi đến: Ban có thế thấy tên và số điện thoại của người gọi đến, giống như một máy nhắn tin bỏ túi, cho phép bạn quyết định nhận cuộc gọi, trả lời sau hay bỏ qua. Gọi lại số bận: Tự động gọi đến số bận cho đến khi đường dây rảnh, điện thoại sẽ nhắc bạn khi kết nối được. Tin nhắn thoại: Cho phép người gọi để lại tin nhắn cho bạn, giống như một máy trả lời. Tin nhắn thoại giống như thư thoại, nhưng không cần có một thiết bị đặc biệt nào. Dịch vụ điện thoại đường dài và quốc tế: Nếu công ty bạn thường xuyên phải gọi điện thoại đường dài hay quốc tế, bạn có thể mua thẻ để lấy tài khoản từ đơn vị cung cấp hoặc sử dụng đầu 178 hoặc 171 trước số được gọi để tiết kiệm chi phí. Hội nghị qua điện thoại: Để giảm chi phí đi lại, có thể sử dụng hình thức họp qua điện thoại. Có thể lên lịch họp qua điện thoại từ trước, chuẩn bị về thời gian và công việc, để không có cuộc gọi đến nào hoặc phải chờ trong suốt thời gian cuộc họp. Có hai cách cơ bản để điều khiển một cuộc họp qua điện thoại: Cách thứ nhất, mỗi người gọi quay một số điện thoại đặc biệt vào thời gian định trước và từng người một sẽ được kết nối đến nhóm; Cách thứ hai là sử dụng người trực tổng đài, gọi và kết nối từng người đến cuộc họp. Điện thoại di động: Một trong những cách linh hoạt nhất để liên lạc khi ở ngoài văn phòng là sử dụng điện thoại di động. Hiện nay, ở Việt Nam, điện thoại di động rất phổ biến, với chi phí cho điện thoại và cước phí phải chăng, hơn nữa, sóng điện thoại di động đã được phủ hầu khắp các vùng miền. Tùy theo nhu cầu sử dụng mà bạn lựa chọn loại hình thanh toán cho điện thoại di động, có thể là trả trước (dùng thẻ) hoặc trả sau (thanh toán hàng tháng và phải chịu một khoản thuê bao). Hiện nay, có nhiều gói cước tiện ích với giá cả phải chăng, người sử dụng được quyền lựa chọn loại hình dịch vụ tốt nhất cho mình. 9 CÁC MÁY VI TÍNH SỬ DỤNG TRONG VĂN PHÒNG 1. Máy vi tính văn phòng Ngày nay, mọi công ty dù với quy mô nào đều sử dụng máy vi tính cá nhân hoặc máy vi tính để bàn trong văn phòng. Nếu văn phòng chỉ có một máy vi tính, thì người làm công việc thư ký, hành chính là người sử dụng thường xuyên nhất. Có rất nhiều loại máy vi tính phù hợp cho công việc kinh doanh, từ máy có bộ nhớ khổng lồ tới loại nhỏ đến hệ thống mạng lưới máy tính cá nhân. Với những công việc kinh doanh nhỏ, máy tính cá nhân hay máy tính để bàn là lựa chọn hợp lý. Máy tính cá nhân mà chúng ta sử dụng thực chất là một hệ thống máy tính. Tuy nhiên, giao diện người sử dụng còn có nhiều yếu tố khác nhau, tạo thành hệ thống máy tính. Những yếu tố này được gọi là thiết bị ngoại vi, bao gồm bàn phím, màn hình, chuột, ổ đĩa và máy in. Một hệ thống máy tính gồm năm yếu tố: Thiết bị đầu vào, như bàn phím và chuột, kết nối người sử dụng với máy tính; Thiết bị đầu ra, như màn hình hoặc máy in, kết nối máy tính với người sử dụng; Bộ xử lý máy tính xử lý dữ liệu. Đơn vị xử lý trung tâm (CPU) là “bộ não” của hệ thống máy tính; Hệ thống dự trữ, như đĩa mềm hay đĩa cứng, lưu lại công việc bằng điện tử; Phần mềm cung cấp chỉ dẫn cho máy tính dưới dạng chương trình. Hình 9-1. Hệ thống máy tính văn phòng thông dụng 2. Phần cứng Nhìn bên ngoài, hệ thống đơn vị máy tính chỉ là một chiếc hộp chứa các thành phần điện tử. Hệ thống đơn vị này thường được gọi chung là “máy tính” vì đó là bộ phận trung tâm, thực hiện tất cả các công việc cần xử lý. Có nhiều thiết kế máy tính khác nhau, như hệ thống để bàn, hệ thống đứng trên sàn, và máy tính xách tay. Hình 9-2. Hệ thống máy tính dạng đứng Tất cả các máy tính đều có nút tắt/mở trên hệ thống đơn vị, đặt ở phía trước hoặc phía sau của hộp. Ở phía trước có thể có một ổ đĩa, dưới dạng một ổ đĩa mềm 3 ½ inch hay một ổ đĩa cứng được đưa vào trong hệ thống đơn vị hoặc có một hộp riêng và được kết nối qua dây cáp. Thêm vào đó, hầu hết các máy tính đều có ổ CD - ROM hoặc DVD - ROM. Mỗi ổ đĩa đều có ký tự, số, hoặc tên để có thể dễ dàng tải hoặc lưu trữ thông tin tới hoặc từ một ổ đĩa cụ thể. Trong máy tính của IBM, ổ đĩa mềm đầu tiên được gọi là ổ A, ổ đĩa thứ hai được gọi là ổ B, và ổ đĩa cứng được gọi là ổ C; ổ đĩa CF - ROM và DVD - ROM có thể được gọi là ổ D. Trong máy tính của Apple Macintosh, ổ đĩa được đặt tên hoặc gắn nhãn mác. Hình 9-3. Ổ đĩa cứng Bên trong một hệ thống đơn vị của máy tính tương thích với IBM, ổ đĩa và ổ đĩa cứng được đưa vào trong hộp và bản mạch in chính chiếm hầu hết phía bên trong của máy tính. Bản mạch lớn chứa rất nhiều mạch điện tử siêu nhỏ và bộ xử lý, trên bản mạch in chính có rất nhiều khe cắm mở rộng. Nếu bạn muốn dùng một màn hình hoặc máy in cùng với máy tính, bạn có thể cắm một thẻ giao diện vào khe cắm này để thiết bị kết nối với máy tính. Khe cắm mở rộng trong bản mạch in chính cung cấp tín hiệu điện tử chung gọi là tuyến. Một tuyến cho phép tín hiệu điện tử được chuyển từ phần này tới phần khác của máy tính. Có một vài dạng tuyến máy tính khác nhau trong máy tính cá nhân, bao gồm: System Bus (tuyến hệ thống) – đường giữa CPU và bộ nhớ; Backside Bus (tuyến sau) – đường giữa CPU và bộ nhớ truy cập nhanh bên trong; Frontside Bus (tuyến trước) – đường giữa CPU, bộ nhớ chính và thiết bị ngoại vi; Peripheral Bus (tuyến ngoại vi) – phần của tuyến trước bao gồm các tuyến ISA, PCI, và AGP. Một vài bộ điều hợp có một ổ cắm ở cuối để có thể cắm một thiết bị như ổ đĩa hoặc máy in, được gọi là cổng. Một vài cổng được đặt trên bộ điều hợp, một vài cổng được kết nối trực tiếp tới bản mạch chính. Hai cổng phổ biến nhất là cổng song song, dùng chủ yếu cho máy in hay kết nối modem viễn thông. Một cổng hữu ích khác là cổng Universal Serial Bus (USB). Nhìn vào phía sau của một máy tính điển hình sẽ thấy một cổng song song cho máy in, cổng hàng cho modem, chuột và cổng video cho màn hình. Một thành phần chính khác của máy tính là mạch điện tử bộ nhớ siêu nhỏ và mạch điện tử xử lý. Đa số các máy tính đều cho phép nâng cấp bộ nhớ. Với các máy tính tương thích IBM và Apple Macintosh, bạn có thể nâng cấp bộ nhớ cho máy tính bằng cách cắm vào mạch điện tử Random Access Memory (RAM – bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên). Mạch điện tử RAM có thể được cắm vào khe cắm trên bản mạch chính của máy tính để tăng bộ nhớ cho hệ thống. Điều quan trọng khi chọn một máy tính là tốc độ và vận hành tốt. Do đó, đầu tư vào một máy tính tốt sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian. 3. Bộ nhớ Bộ nhớ máy tính thường gây rắc rối cho người sử dụng vì mặc định rằng máy tính sẽ tự động lưu dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn tạo một tài liệu và không lưu lại thì sau khi tắt máy tính đi tài liệu đó sẽ bị mất. Không may là hầu hết những người sử dụng máy tính đều gặp phải vấn đề này ít nhất một lần trong đời, đặc biệt là trong giai đoạn đầu, khi mới làm quen với máy tính. Bộ nhớ máy tính của bạn là nơi các chương trình và dữ liệu được sao chép tạm thời từ một đĩa mềm hoặc một đĩa cứng để sử dụng. Di chuyển chương trình hoặc tài liệu trong bộ nhớ được gọi là tải hoặc mở tài liệu. Cũng giống như việc lấy tài liệu ra khỏi ngăn kéo và đặt nó lên bàn làm việc của bạn. Tuy nhiên, khi máy tính cất một chương trình hoặc tài liệu vào bộ nhớ, nó chỉ cất bản sao, để bản gốc nguyên vẹn trên đĩa. Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên (RAM) là nơi chương trình và tài liệu của bạn được tải lên. Bộ nhớ được đo bằng bit, byte, kilobyte, megabyte và gigabyte. Với nhiều ứng dụng và hệ điều hành, bộ nhớ tối thiểu phải là 128 MB và phổ biến là 256 MB. Có hai loại RAM khác nhau: Main RAM và Video RAM. Video RAM thường được cài đặt trong bộ điều hợp hiển thị video và được dùng riêng cho quản lý quá trình đồ họa. Có hai dạng Main RAM: Static RAM (SRAM – RAM tĩnh) và Dynamic RAM (DRAM – RAM động). Bộ nhớ chỉ đọc (ROM) là một dạng khác của bộ nhớ gắn trong máy tính và không thể thay đổi được. Mạch điện tử ROM chứa bộ nhớ vĩnh viễn, hỗ trợ cho vận hành chung của máy tính. 4. Thiết bị đầu vào Để sử dụng máy tính, bạn cần kết nối với chúng thông qua các thiết bị đầu vào. Dạng thiết bị đầu vào phổ biến nhất là bàn phím. Bằng cách gõ lên bàn phím, thông tin được gửi vào máy tính để xử lý. Để thấy được bạn vừa đưa thông tin gì vào, hầu hết máy tính sử dụng một màn hình hoặc hiển thị video. Mỗi ký tự được gõ lên bàn phím, sẽ xuất hiện trên màn hình. Trong số những thiết bị đầu vào, quen thuộc nhất là bộ điều khiển trò chơi, như cần điều khiển, và con chuột. Bằng việc di chuyển, con chuột cung cấp đầu vào cho máy tính để di chuyển điểm trên màn hình. Máy tính xách tay thường sử dụng chuột từ hoặc không dây. Với những họa sĩ và nhà thiết kế đồ họa và những người cần đưa vào những bản vẽ chính xác, có thể sử dụng một thiết bị vẽ đặc biệt được gọi là bản đồ họa. Bản đồ họa gồm một bảng nhựa có mạng lưới dây dẫn điện tốt; một bút vẽ đặc biệt. Khi bút vẽ được kết nối với hệ thống dây điện tử, thông tin vị trí của bút vẽ sẽ được gửi đến máy tính để tạo ra hình ảnh đồ họa trên màn hình. Bên cạnh đó, một dụng cụ đầu vào khác được họa sĩ đồ họa sử dụng là máy quét. Cuối cùng, có thể sử dụng máy ảnh kỹ thuật số để có được hình ảnh kỹ thuật chuyển vào máy tính và sử dụng trong ứng dụng chế bản điện tử. 5. Thiết bị đầu ra Khi làm việc với máy tính, bạn hầu như chỉ tập trung vào thiết bị đầu ra. Vì đây là nơi bạn thấy được kết quả làm việc của mình. Thiết bị đầu ra phổ biến nhất là màn hình và máy in. Cả hai thiết bị đầu ra này đều có rất nhiều kiểu dáng. Màn hình: Màn hình hiển thị thông tin bằng cách hiển thị lên màn ảnh những dấu chấm màu nhỏ xíu được gọi là điểm ảnh. Ngày nay, có rất nhiều loại màn hình, đáp ứng yêu cầu đa dạng của người sử dụng. Phổ biến có hai dạng, màn hình tinh thể lỏng (LCD) và màn hình ống tia điện tử (CRT) truyền thống. Kích thước màn hình rất khác nhau, được đo theo đường chéo. Kích thước màn hình tiêu chuẩn là 15 inch, nhưng cũng có màn hình 17, 19, 21 inch. Máy in: Cùng với màn hình hiển thị, một dạng đầu ra phổ biến khác cho một hệ thống máy tính là máy in. Máy in tạo ra bản sao bằng giấy những gì có trên màn hình hiển thị. Hình 9-4. Máy in laser thông dụng Máy in có bộ nhớ gắn kèm giúp tăng tốc độ in. Nếu phải in tài liệu số lượng lớn hoặc tài liệu với hình ảnh đồ họa phức tạp, máy in có thêm bộ nhớ sẽ làm tốc độ in tăng cao. Những thiết bị đầu ra khác: Một thiết bị khác thuộc đầu ra máy tính là máy vẽ, tạo ra các hình chất lượng cao bằng cách di chuyển tổ hợp các bút trên mặt giấy, thường được dùng nhiều trong các văn phòng kiến trúc hoặc thiết kế. Ngoài ra, có nhiều thiết bị đầu ra khác như loa, nhạc cụ điện tử, thiết bị âm thanh, modem để liên lạc đầu ra và các thiết bị điện tử khác điều khiển bằng máy tính. 6. Thiết bị lưu trữ Khả năng lưu trữ, tìm kiếm và phục hồi những thông tin chi tiết của bộ phận lưu trữ dữ liệu lâu dài rất hữu ích cho thư ký khi sắp xếp, tổ chức công việc của các phòng ban và của toàn công ty. Sử dụng hệ thống tệp tin điện tử, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như tăng hiệu quả trong công việc hàng ngày. Máy tính lưu trữ công việc trong hai khu vực: tạm thời và lâu dài. Lưu trữ tạm thời là bộ nhớ máy tính RAM. Lưu ý rằng RAM chỉ lưu trữ được thông khi máy tính đang ở chế độ bật. Thiết bị lưu trữ lâu dài chính là ổ cứng máy tính. Ổ cứng có thể được đưa vào bên trong hộp máy tính hoặc có hộp riêng và được kết nối với máy tính qua dây cáp. Lưu thông tin trên ở cứng được gọi là ghi lên ổ đĩa, có thể gỡ bỏ thông tin trên một ổ đĩa, được gọi là xóa thông tin. Một phương tiện lưu trữ dữ liệu ngày càng phổ biến khác nữa là CD - ROM và DVD - ROM. Hệ thống này sử dụng một đĩa compact để lưu trữ dữ liệu máy tính. Một CD - ROM lưu trữ được khoảng 600 megabyte. Tuy nhiên, CD - ROM không cho phép bạn chỉnh sửa dữ liệu đã được lưu lại trong đó. Bạn chỉ có thể đọc dữ liệu mà không ghi thêm dữ liệu vào được. 7. Máy tính xách tay Rất nhiều văn phòng sử dụng máy tính xách tay (laptop) thay thế cho máy tính để bàn để nhân viên có thể linh động trong công việc. Với máy tính xách tay, tất cả đều được kết nối thành một đơn vị, từ CPU, màn hình, ổ cứng, CD - ROM tới loa,… Bạn có thể kết nối máy tính xách tay với máy in, đường dây điện thoại và mạng lưới văn phòng,… Hình 9-5. Máy tính xách tay Một điểm hấp dẫn của laptop là pin gắn liền. Pin này có thể cung cấp năng lượng cho máy tính trong vài tiếng đồng hồ mà không cần kết nối với ổ điện. Có thể kết nối một con chuột bên ngoài với máy tính xách tay, nhưng cũng có thể sử dụng chuột từ với một nút nhỏ trên bàn phím hoặc một mặt phẳng để di tay điều khiển thay chuột. 8. Thiết bị hỗ trợ kỹ thuật số cá nhân (PDA) Thiết bị hỗ trợ kỹ thuật số cá nhân (PDA) đang nhanh chóng thay thế vai trò của sổ địa chỉ trong nhiều văn phòng. Nhiều nhà quản trị sử dụng thiết bị này để ghi chú, lưu trữ thông tin liên lạc và lập kế hoạch. Hình 9-6. Thiết bị hỗ trợ kỹ thuật số cá nhân PDA có thể được kết nối tới máy tính để bàn bằng cách sử dụng dây cáp hoặc kết nối không dây để đưa thông tin lên hoặc tải thông tin về. Theo đó, người sử dụng có thể truy cập vào thông tin tương tự với máy tính cá nhân của họ. 9. Bảo dưỡng máy tính Lau chùi con chuột. Khi lăn chuột trên tấm kê hoặc mặt bàn, con chuột có thể bị dính xơ vải và bụi bặm, làm tắc bánh xe và con lăn bên trong. Nếu thấy chuột không nhạy nữa, hãy xem lại hướng dẫn sử dụng để gỡ bi bên trong. Sau đó, có thể lau chùi bằng khăn mềm khô và chải sạch bộ ba con lăn bên trong. Thường thì khi con chuột bị bẩn, con lăn sẽ phủ một lớp bẩn dày, nên cạo sạch rồi lau bằng vải mềm. Quét ổ đĩa (ScanDisk). Đây là một tiện ích đi kèm với máy tính, có thể bảo vệ và khôi phục các lỗi ổ cứng gây ra rắc rối trong khi vận hành. Có thể chạy ScanDisk trong Microsoft Windows bằng cách mở biểu tượng My Computer và kích phải vào một biểu tượng ổ cứng. Từ trình đơn bật lên, kích vào Properties, trong hộp thoại Properties, kích tab Tools và chọn Error Checking. Giảm phân tán đĩa (Disk Defragmenter). Khi sử dụng máy tính, các tệp tin lưu bị chia và trải rộng trên những khoảng trống khác nhau có sẵn trên ổ cứng. Tệp tin càng bị trải rộng hoặc phân tán thì hoạt động của máy tính càng bị ảnh hưởng. Tiện ích Disk Defragmenter sẽ nối lại những tệp tin này và lưu chúng lại trong một dải liên tục. Việc này sắp xếp lại ổ cứng và tăng hiệu suất của ổ đĩa. Bạn có thể chạy Disk Defragmenter trong Microsoft Word bằng cách mở biểu tượng My Computer và kích phải vào biểu tượng ổ cứng. Từ trình đơn bật lên, kích vào Properties, trong hộp thoại Properties, kích vào tab Tools và chọn Defragmenter. Hình 9-7. Tiện ích Disk Defragmenter trong Microsoft Word Lau chùi đĩa (Disk Cleanup). Khi làm việc với nhiều dữ liệu khác nhau, bạn tạo ra các tài liệu mới, thực hiện lệnh in, xem các trang web,… Những thông tin được lưu trữ tạm thời trên máy tính, chúng có thể tăng dần về quy mô và chiếm không gian của những dữ liệu khác. Vì vậy, nên thường xuyên xóa những tệp tin này. Tiện ích Disk Cleanup sẽ kiểm tra những tệp tin này trong máy tính và xóa chúng. Bạn có thể truy cập vào tiện ích Disk Cleanup trong Microsoft Windows bằng cách kích vào nút Start, sau đó, chọn Program, Accessories, System Tools và Disk Cleanup. Sao chép dự phòng dữ liệu. Khi ổ cứng bị hỏng, bạn có thể bị mất toàn bộ dữ liệu. Vì ổ cứng giống như một ngăn tủ tài liệu chứa rất nhiều dữ liệu quan trọng của công ty, việc bảo vệ những thông tin này là vô cùng cần thiết. Do đó, bạn nên sao dự phòng ổ cứng thường xuyên bằng cách sao chép dữ liệu vào một ổ cứng bên ngoài, một ổ đĩa hệ thống, băng dự phòng, đĩa mềm hoặc CD - RW, DVD - R hoặc DVD - RW. Nên lập kế hoạch dự phòng định kỳ và xác định tệp tin muốn sao chép bằng cách sử dụng tiện ích Backup do Microsoft Windows cung cấp. Bạn có thể truy cập vào tiện ích này từ Microsoft Windows bằng cách mở biểu tượng My Computer, kích phải vào một biểu tượng ổ cứng. Từ trình đơn bật lên, kích vào Properties, trong hộp thoại Properties, kích vào tab Tools, sau đó chọn Backup. 10 PHẦN MỀM MÁY TÍNH 1. Hệ ra vào cơ sở Trừ khi bạn là một người lập trình và biết viết mã chương trình để liên hệ trực tiếp với phần cứng máy tính nhằm thực hiện một chức năng, nếu không, bạn cần một hệ thống vận hành và phần mềm. Những hướng dẫn cơ bản cho phần mềm này là hệ vào ra cơ sở của máy tính (Basic Input Output System – BIOS). BIOS được cài đặt trong mạch điện tử siêu nhỏ của bộ nhớ chỉ đọc (ROM) trên bản mạch in chính của máy tính. BIOS là thứ tải xuống đầu tiên khi máy tính khởi động. Những hướng dẫn cơ bản này kiểm tra máy tính để chắc chắn rằng nó sẽ được vận hành chính xác và sau đó, nhận dạng rất nhiều thành phần khác bao gồm CPU, bộ nhớ, bàn phím, màn hình,… Sau khi máy tính khởi động và hoạt động, BIOS tiếp tục hoạt động như một giao diện giữa máy tính và hệ điều hành. BIOS giải thích lệnh để truy cập vào ổ cứng, hiển thị thông tin tới màn hình, nhận tín hiệu từ bàn phím và điều khiển các điều kiện hệ thống. May mắn là hầu hết những người sử dụng máy tính không bao giờ tương tác với BIOS máy tính của họ. Lần duy nhất bạn có thể cần truy cập và sử dụng trực tiếp BIOS là khi cài đặt một ổ cứng mới. Bạn có thể truy cập vào BIOS bằng cách ấn phím DELETE trên bàn phím sau khi khởi động máy tính. 2. Các hệ điều hành Hệ điều hành là một phần mềm cơ bản cho phép các chương trình khác vận hành với các lựa chọn trình đơn, quy trình, chức năng tương tự. Hệ điều hành, còn được gọi là OS, là một tập hợp các quy tắc mà các chương trình khác phải làm theo. Hệ điều hành hoạt động như liên lạc trung gian giữa phần mềm và phần cứng máy tính. Microsoft Windows là hệ điều hành máy tính được sử dụng rộng rãi nhất. Có vài hệ điều hành thay thế như: Apple OS cho Macintosh, Unix, Linux. Vì Microsoft Windows là hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay, nên chúng tôi sẽ chỉ giới thiệu về hệ điều hành này. 3. Hoạt động của hệ điều hành Microsoft Windows Microsoft Windows là phần mềm mà nhiều nhà sản xuất máy tính cài đặt nhất. Hệ điều hành là giao diện giữa người sử dụng và các thành phần của máy tính. Khi cho hệ điều hành biết bạn muốn thực hiện điều gì, hệ điều hành sẽ thực hiện nhiệm vụ đó nếu được thông báo đúng cách. Vì vậy, bạn cần học cách để “liên lạc” với hệ điều hành máy tính. Microsoft Windows có giao diện đồ họa người sử dụng (GUI) để tạo một giao diện dễ hiểu cho người sử dụng. Với Microsoft Windows, có thể nhìn bằng đồ họa những gì cần làm và hoàn thành nó thông qua giao diện đồ họa. 4. Màn hình nền Windows (Windows Desktop) Màn hình bạn nhìn thấy khi khởi động máy tính là Windows Desktop. Khi sử dụng Windows, bạn nên sắp xếp lại, gỡ bỏ và cài đặt những hạng mục vào Desktop, giống như một màn hình thật. Desktop có rất nhiều tính năng như: Biểu tượng màn hình như My Computer Thanh tác vụ (Taskbar) Nút Start Taskbar được mặc định chiếm lĩnh cạnh đáy của Desktop, có thể di chuyển lên cạnh bên hoặc có thể ẩn đi và hiển thị khi cần thiết. Hình 10-1. Màn hình nền Desktop điển hình Trình đơn Start được mở ra khi kích vào nút Start phía dưới bên tay trái của thanh tác vụ. Là một hệ thống vận hành, Windows sẽ hiển thị giao diện cho người sử dụng. Người mới sử dụng sẽ dùng trình đơn Start như nền tảng cho mọi hoạt động trong Windows. Giống như trong Windows, trình đơn Start có thể thay đổi phụ thuộc vào những chương trình và chọn lựa nhất định mà bạn cài đặt vào máy tính. Lựa chọn tiếp theo trên trình đơn Start là Programs. Khi con trỏ ở trên Programs, một trình đơn mới xuất hiện bên phải của trình đơn Start. Để bắt đầu một chương trình, bạn chọn nó từ trình đơn Programs bằng cách kích chuột vào đó. Chương trình sẽ được tải và xuất hiện trên màn hình. Lựa chọn cuối cùng trên trình đơn Start là tắt máy (Shut Down). Mặc dù bạn có thể tắt máy tính bằng cách ngắt nguồn hoặc sử dụng nút tắt/mở, nhưng làm vậy có thể mất dữ liệu và sai sót tài liệu. Vì vậy, bạn phải thực hiện tắt máy theo đúng quy trình chuẩn, là chọn Start, kích vào Turn Off Computer, chọn Turn Off. 5. Trợ giúp Windows (Windows Help) Có hai loại trợ giúp cơ bản: trợ giúp trực tuyến cho chính Windows và trợ giúp trực tuyến cho các ứng dụng khác chạy trong Windows. Các nhà sản xuất phần mềm sử dụng thiết bị gắn liền của Windows Help, do đó, các ứng dụng đều có điểm trợ giúp tương tự. Một vài hộp thoại cũng có công cụ trợ giúp, bạn có thể ấn nút F1 hoặc chọn Help. Các ứng dụng có hệ thống giúp đỡ của riêng chúng. Thường thì chúng sử dụng những mô hình giống như Windows. 6. Hộp thoại (Dialog Boxes) Khi bạn chọn một mục từ một trình đơn, như lệnh in chẳng hạn, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện trên màn hình, thường được gọi là hộp thoại (Dialog Boxes). Hộp thoại thường được sử dụng để điều chỉnh rất nhiều cài đặt, như với hộp thoại in, có thể chọn chất lượng in, khổ giấy, số bản in, trang in,… Hình 10-2: Hộp thoại in trong Microsoft Word Trong một Dialog Box bạn thường sử dụng nút gọi là các nút Radio. Các nút Radio hình tròn và các nút được chọn có một dấu