🔙 Quay lại trang tải sách pdf ebook Bí Quyết Trình Bày Từ Các Chuyên Gia Ebooks Nhóm Zalo GIỚI THIỆU Diễn giả Quách Tuấn Khanh Anh là một Doanh nhân thành công, Diễn giả chuyên nghiệp và là Chuyên gia về lĩnh vực Phát triển con người & Phát triển doanh nghiệp. Hiện anh là Chủ tịch Power UP Group tiên phong trong lĩnh vực phát triển con người tại Việt Nam. Ngoài bằng MBA của Trường Quản trị Maastricht, Hà Lan, anh còn thu gặt được nhiều kinh nghiệm đa ngành sau gần 20 năm làm việc trong các lĩnh vực báo chí, quản lý PR & Marketing, Sale, điều hành doanh nghiệp và giảng dạy Đại học. Anh đã giúp đánh thức và truyền cảm hứng cho hàng trăm ngàn người, bao gồm bạn trẻ, quản lý, người hành nghề chuyên nghiệp, giám đốc, chủ doanh nghiệp... phát huy tiềm năng để có thể đạt những thành quả xuất sắc trong nhiều lĩnh vực. Các hội thảo và khóa học thương hiệu Quách Tuấn Khanh được tổ chức thường xuyên và thu hút sự tham gia của những ai muốn thay đổi cuộc đời và nâng cao chất lượng cuộc sống như Bí quyết trình bày từ diễn giả số 1, Bậc thầy thuyết trình, 99 diễn giả chuyên nghiệp, Tuyệt chiêu sale, Người bán hàng nam châm, Giải mã gen khởi nghiệp, 24 tuần khởi nghiệp cùng chuyên gia, Rèn con những phẩm chất thành công, Phát huy tài năng của con. Trung bình, anh huấn luyện và diễn thuyết gần 15 ngày trong tháng. Một số doanh nghiệp lớn là khách hàng của anh bao gồm: Mercedes Benz,Unilever, Danone Dumex, Prudential, AIA, BP, Samsung Vina, LG Vina, Coca-Cola, Bảo Minh, MSD,Sanofi-Aventis, Bayer, Bio, Mobifone, Vinamilk, Viettel, Nguyễn Kim, NH SCB, NH Đông Á, NH An Bình,NH Quân đội, Imexpharm, Masan, Vietnam Airlines, Anh văn Hội Việt-Mỹ, Dược phẩm Eco, Vietnamworks,FPT, Canon, Phú Mỹ Hưng, HD Bank,Agribank, Nam Long, DKSH, Perfetti, Tân Hiệp Phát, Tôn Hoa Sen,L’oreal, Clarins, C.P, Ford, Mitsubishi, Toyota, American Standard, Electrolux, Monsanto, Hanwha Life... Hiện được xem là Diễn giả hàng đầu Việt Nam, anh đã được nhiều báo chí và truyền hình đề cập đến như Thanh Niên, Người Lao Động, Phụ Nữ Thành Phố, Thế Giới Phụ Nữ, Tuổi Trẻ, Doanh nhân Sài Gòn,Sài Gòn Giải Phóng, Hà Nội Mới, VietNam News, đài BBC, HTV, VTV, VTC, VCTV… Nhiều Talk show truyền hình mời anh tham gia thường xuyên như Người xây tổ ấm, Chuyện đêm cuối tuần, Thế giới đàn ông,Chuyện đàn ông, Sức sống mới, Chào ngày mới, Hiểu về trái tim, Trà chanh, Không thể không đẹp, Nói ra đừng sợ, Diễn đàn CEO, CEO Talk... Anh hiện là tác giả của E-newsletter ePower thu hút gần 100.000 đăng ký. Các website của anh gồm: quachtuankhanh.net, chuyengiadinh.net, dienthuyet.vn, tuyetchieusale.com Anh là tác giả của 5 quyển sách đã được xuất bản tại Việt Nam, được đông đảo độc giả quan tâm và yêu mến: Tôi vận dụng Luật Hấp Dẫn như thế nào?, 52 tuần đưa Luật Hấp Dẫn vào cuộc sống, Vitamin cho Tinh thần, Vitamin cho Thành công, Bí quyết trình bày từ các chuyên gia (Quách Tuấn Khanh & các Chuyên gia) Thực hiện Ebook: huynhduy - xoideo Trang chủ:TVE-4U.ORG CHƯƠNG 1 THÙNG RỖNG KÊU TO… NHƯNG KHÔNG VANG TÁC GIẢ: QUÁCH TUẤN KHANH Thực tế cho thấy, khả năng nói chuyện và trình bày của nhiều người Việt Nam không được tốt. Nguyên nhân lớn thuộc về đặc điểm văn hóa nói chung, mà cụ thể là do giáo dục. Người Việt chúng ta ngay từ nhỏ đã được dạy rằng: phải biết “kính trên nhường dưới,” “im lặng là vàng,” phải “nghe nhiều hơn nói,”… Tôi nhớ hồi bé đã được học: con người chỉ có một cái miệng nhưng có đến hai cái tai, vì vậy, chúng ta phải lắng nghe nhiều hơn nói. Trong gia đình thì con cái phải nghe theo lời dạy bảo của ông bà cha mẹ “con cãi cha mẹ trăm đường con hư.”Trên lớp thì phải nghe lời thầy cô, nói hay làm điều gì khác thường thì bị liệt vào dạng cá biệt. Nói là một cách để thể hiện bản thân, suy nghĩ, quan điểm, tư tưởng, khao khát, mong muốn của mình nhưng ngay từ nhỏ, chúng ta không có cơ hội để rèn luyện, thực hành thì làm cách nào để nói tốt được (đó là chưa kể sự thui chột đi ít nhiều về mặt tư duy, nhất là tư duy phản biện, tư duy sáng tạo…). Khi đã trưởng thành, có nhiều mối quan hệ xã hội và công việc, hầu hết chúng ta đều nhận ra rằng, những ai có lợi thế trong trình bày sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn trong mọi vấn đề. Nhưng rồi chúng ta lại phải đối diện với một vấn đề mới: “Thùng rỗng kêu to!” Không thể nói hay… không có gì để nói Khi bạn nói lên ước mơ của mình, nhất là những ước mơ lớn, ngay lập tức, thiên hạ sẽ ném cho bạn những cái nhìn đầy hoài nghi, thậm chí bạn bị dán cho cái mác “hoang tưởng”. Bạn sẽ nhận được những cái nguýt mắt, trề môi: “Để xem làm được tới đâu mà hót dữ quá!” Dần dần, chẳng ai dám nói ra, tuyên bố hay chia sẻ bất cứ điều gì nữa. Tất nhiên, cũng có không ít người nói được nhưng không làm được. Và họ trở thành “tấm gương” để nhiều người khác soi vào và không dám mở miệng cất lời bởi e sợ sự dông rủi “Nói trước bước không qua.” Vì thế, nhiều người khẳng định: “Tôi nói không hay nhưng tôi làm được nhiều điều”, thực ra, đó là cách ngụy biện BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA cho sự kém cỏi và không chịu rèn luyện kỹ năng nói. Cần phải hiểu rằng, dù bạn là ai, làm nghề gì, chọn một cuộc sống như thế nào thì bạn cũng không thể nào tránh khỏi việc trình bày! Bạn dạy con, thuyết phục chồng, trả giá khi mua sắm, bán hàng, phỏng vấn xin việc, trình bày ý tưởng với sếp, giao việc cho nhân viên,... bạn đều cần đến kỹ năng trình bày. Trừ khi bạn thu mình lại, cắt đứt tất cả các mối quan hệ, ném đi hết mọi khát khao,… và chọn thất bại trong đời làm lẽ sống, thì may ra bạn trốn được chuyện nói năng, trình bày. Nếu bạn là người giữ vai trò quan trọng trong công việc, như quản lý hoặc lãnh đạo công ty, thì với tất cả các phương tiện hiện đại như hiện nay, những gì bạn nói, bạn phát biểu có thể được ghi lại ngàn đời. Tất cả mọi yếu kém từ giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, nội dung nông cạn, từ ngữ thiếu chuẩn xác, câu cú què cụt, lời nói thiếu lửa, thiếu nhiệt tình hay giả tạo,… đều được phơi bày và lưu giữ. Không hiếm đoạn video diễn thuyết của nhiều người, nhất là những nhân vật quan trọng, đã trở thành trò cười cho thiên hạ và được phát tán nhanh đến chóng mặt trong giới nhân viên văn phòng và giới trẻ vì nội dung ngây ngô, hoặc cách nói kém thuyết phục. Dù thế nào thì bạn cũng không thoát được việc phát ngôn, trình bày, phát biểu,… thế nên để không biến mình thành “thùng rỗng kêu to,” bạn phải “kêu” sao cho thật “vang”! Nếu chỉ lên gân, sao chép, cóp nhặt hay lặp lại lời của người khác một cách vô hồn thì lời nói của bạn chẳng thể “vang” được! Có thể những gì bạn nói không phải là điều hoàn toàn mới mẻ, nhưng đó phải là những gì bạn đã trải nghiệm trong cuộc sống. Đó là những chất liệu vô cùng tuyệt vời để bạn tạo nên một bài nói chuyện đi vào lòng người. Những kinh nghiệm dù thành công hay thậm chí là thất bại, miễn chúng mang lại cho bạn những bài học quý giá thì chắc chắn chúng cũng sẽ cần thiết và hữu ích cho người khác. Vì vậy, muốn nói hay, trước hết bạn phải sống cho có “chất” trước đã! Tuy nhiên, những gì bạn nói không nhất thiết phải là những gì bạn đã trải qua, nhưng chí ít đó phải là những gì bạn đã suy ngẫm, đạt tới sự thẩm thấu sâu sắc và chín muồi. Cho dù chỉ là kể lại câu chuyện của người khác thì bạn cũng phải có khả năng phân tích, đúc kết. Điều này đòi hỏi bạn phải có được những cảm nghiệm thật sự từ việc trải lòng vào câu chuyện. Lợi thế khi có kỹ năng trình bày tốt Đã đến lúc bạn không thể tìm cớ tránh né việc phát triển kỹ năng trình bày sao cho tạo được hiệu quả tốt nhất. Việc thuyết trình trước đám đông là một trong những công cụ tiếp thị mạnh mẽ nhất trong thời đại này. Các doanh nghiệp đều nhận thấy rằng, trong một thị trường mà tính chất cạnh tranh đang trở nên quyết liệt như hiện nay, ai giỏi kỹ năng trình bày, thì người đó sẽ nổi bật giữa đám đông. Và trên đà phát triển của công nghệ, khả năng truyền tải ý tưởng, dữ kiện theo cách đơn giản nhất, rõ ràng nhất cũng đang trở thành một kỹ năng giúp mang lại những ích lợi vô kể. Dưới đây là những lý do tại sao bạn cần phải trau dồi và phát triển kỹ năng trình bày của mình. Qua đó, bạn sẽ thấy kỹ năng trình bày tốt mang lại cho bạn những lợi thế ưu trội nào. Có được việc làm tốt Một công việc tốt không phải là thứ dễ kiếm, và không phải muốn là có được. Trong tình hình hiện nay, nhiều doanh nghiệp, tổ chức đang ngày càng thu nhỏ quy mô hoạt động, làm tinh giản bộ máy nhân sự; và như thế, giữa lúc “người khôn của khó”, chẳng thấy đâu một việc làm ưng ý. Đã qua rồi cái thời bạn ung dung bước vào một văn phòng làm việc nào đó, điền vào tờ đơn, rồi có ngay việc làm. Ngày nay, bạn phải biến mình thành một người tiếp thị năng nổ để “lăng xê” chính bản thân mình. Các nghiên cứu đã cho thấy rằng 60% quyết định tuyển dụng là dựa vào khả năng tạo thiện cảm và 40% là các kỹ năng khác. Nói cách khác, các nhà tuyển dụng, quản lý thường muốn tuyển và thăng chức những người họ thấy yêu quý và tin tưởng. Bạn tạo được thiện cảm với một người qua việc bạn thể hiện và trình bày về bản thân mình. Nhiều người đi xin BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA việc có giấy tờ, lý lịch trông rất “hoành tráng” nhưng lại không đủ sức thuyết phục nhà tuyển dụng thuê mình vào làm việc. Nếu bạn có các kỹ năng trình bày tốt, bạn sẽ dễ dàng có được những công việc tốt hơn – bởi vì bạn sẽ đủ sức “tiếp thị” hay “bán” các kỹ năng mình có qua khả năng trình bày chính xác, khúc chiết và tràn đầy nhiệt tình, cảm xúc. Thăng tiến trong công việc Càng leo cao trên chiếc thang thành công, dù muốn hay không, bạn cũng phải... nói nhiều hơn. Bạn sẽ phải thuyết phục cấp trên về các ý tưởng, kế hoạch của bạn. Bạn sẽ phải truyền cảm hứng thúc đẩy tinh thần cho nhân viên của mình. Và có thể bạn phải trình bày về bộ phận, về tổ chức, doanh nghiệp hoặc lĩnh vực chuyên môn của mình trước nhiều người khác. Ký được nhiều hợp đồng hơn Rõ ràng là nếu bạn có các kỹ năng trình bày và biết lắng nghe, bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn trong nghề bán hàng. Ngày nay, để trở thành người bán hàng giỏi, bạn phải là một nhà sư phạm có khả năng đặt câu hỏi, hiểu rõ các nhu cầu nguyện vọng, biết cách tổ chức sắp xếp thông tin và trình bày để khách hàng tiềm năng có thể hiểu được. Những người bán hàng tốt nhất luôn biết cách trình bày hiệu quả về các ích lợi của sản phẩm hay dịch vụ cho người nghe. Họ cũng biết rằng công việc bán hàng không còn là chuyện làm ăn theo kiểu một đối một nữa. Người bán hàng ngày nay phải tổ chức các buổi thuyết trình, hội thảo trước đông đảo khách hàng tiềm năng. Và như thế, tất nhiên họ phải giỏi các kỹ năng trình bày để thuyết phục. Tổ chức các cuộc họp chất lượng Nhiều cuộc họp chỉ làm lãng phí thì giờ quý giá của những người tham dự. Và các cuộc họp không gì khác hơn là những buổi trình bày. Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, bạn phải lập rõ một chương trình có ý nghĩa, thu hút sự quan tâm, trả lời các câu hỏi, và đề ra được các bước hành động cụ thể. Đây là những kỹ năng mà những người thuyết trình giỏi đều dùng đến. Bạn có thể trau dồi để áp dụng các kỹ năng này. Xua tan chán nản và căng thẳng Khi thông hiểu và bắt đầu sử dụng thành thạo các kỹ năng thuyết trình hiệu quả, bạn sẽ thừa sức xua tan đi tâm trạng chán nản, mệt mỏi của chính mình và của thính giả. Những người thuyết trình giỏi đều biết cách nói chuyện làm cho người khác muốn nghe và dễ dàng hiểu được. Trong bán hàng, khách hàng tiềm năng sẽ tiếp nhận thông điệp được trình bày một cách thuyết phục. Tạo dựng diện mạo bản thân mạnh mẽ hơn Diện mạo bản thân rất quan trọng. Nhiều người có triển vọng thành công nhưng lại bị mất việc hay không được thăng chức cũng chỉ vì họ thể hiện ra một diện mạo kém cỏi trong lúc trình bày. Những người thành công thường có phong thái đầy tự tin. Có nhiều doanh nghiệp đề nghị tôi hướng dẫn cách cải thiện hình ảnh cá nhân lúc trình bày của đội ngũ nhân viên của họ. Họ có các nhân viên chuyên môn giỏi, tận tụy với công việc, nhưng khả năng trình bày kém và luôn thể hiện thái độ thiếu tự tin vào bản thân. Qua các khóa học, tôi đã giúp họ cải thiện đáng kể không chỉ các kỹ năng liên quan đến trình bày mà còn giúp gia tăng lòng tự tin vào bản thân. Tạo dựng các mối quan hệ Nếu bạn có thể trình bày các ý tưởng và thể hiện những cảm xúc của mình theo cách nào đó không khiến người khác cảm thấy khó chịu, thì bạn có rất nhiều cơ hội thiết lập nên những mối quan hệ hữu hảo, tốt đẹp. Việc trình bày vấn đề từ góc độ người đối diện, hay là nói bằng ngôn ngữ của người nghe, là một kỹ năng cốt yếu để trình bày thuyết phục. Gia tăng quyền lực Quyền lực bạn có được thông qua sự công nhận từ người khác. Quyền lực có thể đến từ vị trí, kiến thức, sức hút, tầm quan trọng của bản thân; và trình bày là dịp để tăng sức hút, thể hiện kiến thức và trải nghiệm, hay cho thấy khả năng ảnh hưởng tới người khác của bạn. Khi nói trước công chúng tốt, bạn đã củng cố và gia tăng quyền lực của mình lên gấp nhiều lần. Nhưng nó là con dao hai lưỡi nên có thể hại bạn bất cứ lúc nào, đó là khi bạn nói tệ, nói kém, nói không thuyết phục, khi ấy bạn đánh mất tất cả những quyền lực và sức mạnh đã có của mình. Trau dồi sự tự tin Nhiều người rèn luyện sự tự tin bằng cách tập nói trước công chúng. Bởi không có kỹ năng nào giúp bạn gia tăng sự tự tin bằng việc trình bày trước người khác. Khi nói, bạn thể hiện mình từ trong ra ngoài, từ kiến thức đến kinh nghiệm, từ thói quen đến tính cách, từ mục đích sống cho tới gu thẫm mỹ và cả xuất thân của bạn nữa. Tất cả sẽ lộ diện qua ngôn ngữ nói, ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu, tư thế, nội dung, hình thức,... bạn trình bày. Một khi bạn trình bày tốt, tác động tích cực đến người nghe, chắc chắn lòng tự tin của bạn gia tăng lên rất nhiều. Kiếm tiền từ lời nói Từ công việc huấn luyện, đào tạo, diễn thuyết Ai cũng cần được học hỏi kiến thức, trau dồi kinh nghiệm; ai cũng cần được giúp định hướng, xác định hoài bão, ước mơ; ai cũng cần được hướng dẫn, huấn luyện để theo đuổi và chinh phục các mục tiêu trong đời; ai cũng mong sống một cuộc đời thành công, hạnh phúc… Nếu bạn làm tốt một trong những điều đó, bạn có thể kiếm được tiền từ những gì bạn trình bày, chia sẻ. Từ việc giúp người khác thay đổi hoặc khiến người khác hành động Trong cuộc đời, ai cũng muốn thành công nhưng họ thiếu năng lượng, cảm hứng, kiến thức, động lực, sự kiên nhẫn để có thể thay đổi. Nếu bạn giúp họ điều đó thông qua kỹ năng nói truyền cảm hứng và chia sẻ kiến thức của mình thì đương nhiên bạn sẽ được đáp đền xứng đáng. Khi là người quản lý, bạn cần phải tạo ra sự thay đổi cho đội ngũ nhân viên để họ cùng hướng về mục đích chung. Nhưng người khác chỉ thay đổi khi bản thân họ thật sự mong muốn và khao khát. Nếu bạn có khả năng tạo động lực, truyền cảm hứng, khơi dậy tiềm năng,… thì bạn sẽ thành công xuất sắc trong vai trò quản lý của mình! Từ việc bán hàng Chẳng có giao dịch nào xảy ra nếu bạn không thuyết phục được người khác mua sản phẩm của bạn. Chắc chắn không phải bàn cãi thêm về việc người bán hàng xuất sắc là người có kỹ năng trình bày tốt. Họ trình bày các ích lợi mà khách hàng nhận được từ sản phẩm và dịch vụ của mình một cách đầy cảm xúc và tích cực; họ giải quyết các thắc mắc của khách hàng một cách khéo léo và hợp lý; họ đưa ra những đề nghị khiến khách hàng không thể chối từ,… và họ chinh phục khách hàng ngay từ lúc xuất hiện cùng phong thái lúc trình bày. Người sale có kỹ năng trình bày tốt là người hái ra tiền từ bất cứ sản phẩm hay dịch vụ nào họ rao bán! Bài phỏng vấn Diễn giả Quách Tuấn Khanh về Kinh doanh Tri thức Biến cuộc đời và kinh nghiệm của bạn thành một sản phẩm độc đáo! Nghe anh chia sẻ rằng Diễn thuyết chỉ là một mảng nhỏ trong ngành Kinh doanh Tri thức. Vậy anh có thể giải thích rõ hơn Kinh doanh Tri thức là gì được không? Một cách dễ hiểu thế này: Nếu bạn thật sự có đam mê, giàu kiến thức và nhiều trải nghiệm trong một lĩnh vực bất kỳ; thậm chí, bạn mê một thú vui nào đó đủ sâu thì bạn vẫn có thể hái ra tiền từ niềm đam mê này của mình bằng cách chia sẻ lại cho người khác thông qua nói (diễn thuyết), viết (sách) hoặc sản phẩm do bạn tạo ra hay tổng hợp lại. Những người có cùng mối quan tâm và đam mê sẽ phải trả tiền để được nghe bạn chia sẻ kinh nghiệm, đọc những gì bạn viết, sử dụng sản phẩm của bạn,… Khi làm như vậy tức là bạn đang kinh doanh tri thức! Làm sao để biết được liệu mình có phù hợp với ngành kinh doanh này? Nếu bạn có niềm đam mê và không ngừng tìm hiểu… Nếu bạn gặt hái được một thành tựu nhất định trong đời… Nếu bạn đã từng vượt qua nghịch cảnh… Nếu bạn đã từng chinh phục một đỉnh cao… Nếu bạn có nhiều kinh nghiệm trong một lĩnh vực nào đó… Nếu bạn có những đúc kết sâu sắc về cuộc đời… Nếu bạn từng đưa một công ty, một thương hiệu kinh doanh thành công… Và bạn mong muốn chia sẻ lại những điều bạn đã trải nghiệm với người khác thì bạn hoàn toàn có thể tham gia ngành này. Nhưng ai thèm quan tâm đến những chuyện của tôi? Những gì bạn đam mê và trải nghiệm thì thế nào cũng có những người khác có cùng sự thích thú, quan tâm và muốn đào sâu, tìm hiểu. Đặc biệt, họ muốn nhanh chóng và ít phải trả giá, ít phải mò mẫm để có thể đạt được kết quả mong muốn. Khi bạn theo đuổi đam mê, thì một trong những niềm hạnh phúc lớn lao là được chia sẻ đam mê của mình với mọi người. Điều mà bạn chia sẻ ấy chắc chắn sẽ mang lại ích lợi cho người khác, và bạn mặc nhiên nhận được sự đền đáp tương xứng. Cung và Cầu đều đã có sẵn, phần còn lại là biết cách đóng gói và biến nó thành một công cuộc kinh doanh! Vậy anh có thể cho biết về tiềm năng của ngành kinh doanh tri thức này? Hiện trên thế giới, ngành kinh doanh thông tin và tri thức đang phát triển rất mạnh mẽ và có rất nhiều người dùng chuyên môn, hiểu biết, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng hay những câu chuyện cuộc đời của họ như một sản phẩm để tham gia vào ngành kinh doanh tri thức này. Dù ở bất kỳ giai đoạn nào của cuộc đời, chúng ta cũng cần học. Nhu cầu học của mỗi người cũng rất đa dạng và phong phú, gắn liền với nhiều vai trò trong cuộc đời: cha mẹ, con cái, nhân viên, lãnh đạo, học sinh, chủ doanh nghiệp, người bán hàng,… đồng thời bao quát ở nhiều mặt của cuộc sống: sức khỏe, làm giàu tài chính, sự nghiệp, công việc, giải trí, quan hệ gia đình, … Như thế, với bất cứ ngóc ngách nào của đam mê hay chuyên môn bạn theo đuổi thì bạn vẫn có thể chia sẻ với người khác và luôn có người quan tâm đến những thông tin - kiến thức - kinh nghiệm của bạn. Vậy bạn đã thấy được tiềm năng lớn lao của ngành kinh doanh này chưa? Đầu tư cho ngành này như thế nào và yếu tố quyết định thành công là gì? Đây là một ngành kinh doanh không lệ thuộc vào vốn, nhưng tỷ suất lợi nhuận lại cao. Bởi vì sản phẩm của bạn chính là kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng,… nên bạn chẳng cần quá nhiều vốn. Đầu tư cho ngành này chỉ cần thời gian dành cho việc nghiên cứu, học tập và đúc kết những trải nghiệm của BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA chính mình. Tuy nhiên, điều quyết định cho thành công của bạn chính là khả năng tạo ra sản phẩm, “đóng gói” sản phẩm, bán hàng và tăng quy mô phân phối. Cụ thể là bạn phải làm được các bước như sau: Xác định thị trường; Tạo ra các loại sản phẩm; Xây dựng thương hiệu; Tạo dựng công cuộc kinh doanh; Xây dựng các kênh bán hàng; Cách tăng trưởng quy mô kinh doanh. Ai có thể tham gia vào ngành này? Giảng viên, giáo viên, chuyên viên, nhà tư vấn; Người đi làm, có nhiều kinh nghiệm, đạt tới vị trí quản lý/chuyên gia; người có chuyên môn, hoặc hiểu biết sâu sắc về một lĩnh vực nào đó; người đã gặt hái được thành tựu trong đời; người thích chia sẻ; người chiến thắng số phận, vượt qua nghịch cảnh. Và bất cứ ai, miễn người ấy đang thật sự sống nghiêm túc với cuộc đời và đam mê của mình, và dĩ nhiên là muốn tham gia vào ngành kinh doanh này! Vì sao anh cho rằng đây là một ngành kinh doanh “hot” hiện nay? Đây là thời đại lên ngôi của tri thức, thông tin; và trong khi kinh tế khó khăn, loại hình kinh doanh nào ít vốn đầu tư luôn là một chọn lựa tốt. Nghe có vẻ ngành kinh doanh này hấp dẫn quá nhỉ? Đúng vậy! Đây là những ích lợi mà bạn khó có thể tìm thấy trong nhiều ngành nghề khác: Vốn cực ít; Thù lao cao; Thu nhập thụ động tuyệt vời; Thỏa sức sống với đam mê; Rủi ro rất thấp; Đóng góp nhiều giá trị cho cuộc sống; Hạnh phúc trong lúc làm việc. Thuyết trình xuất sắc do rèn luyện Trong lịch sử, có nhiều nhà hùng biện đại tài không phải vì họ có năng khiếu bẩm sinh, mà nhờ quá trình rèn luyện đầy quyết tâm. Thời Hy Lạp cổ đại, Demosthenes nổi tiếng vì khả năng hùng biện. Ông thường ở ẩn dưới lòng đất từ hai đến ba tháng liên tục để luyện giọng và tập hùng biện. Để không bị cám dỗ rời khỏi hang, ông cạo nửa đầu nhằm buộc mình phải luyện tập tiếp. Sau đó, ông còn ngậm sỏi và phát âm thật to tranh với tiếng sóng thét gào để luyện phát âm rõ ràng. Abraham Lincoln cũng hồi hộp đến mức không kiểm soát được đôi bàn tay của mình trong những lần đầu tiên nói trước công chúng. Giọng ông hơi the thé và chói tai. Ông đã nghiên cứu và tập luyện theo những nhà hùng biện giỏi nhất, đọc đi đọc lại các bài diễn văn trước bạn bè và đồng nghiệp. Nhờ đó mà ông đã trở thành một nhà diễn thuyết xuất sắc. Bill Clinton, vị tổng thống Mỹ có tài ăn nói, bị ám ảnh bởi việc soạn thảo và chuẩn bị trước mỗi bài diễn văn của mình. Sau khi nhận được bản nháp từ người soạn bài phát biểu, ông sửa đi sửa lại nhiều lần: phiên bản 6 giờ 30, 7 giờ 30, rồi 8 giờ 30 trước khi bài diễn văn chính thức được cất lời lúc 9 giờ tối! Trong giới kinh doanh, cựu giám đốc Apple, Steve Jobs không được xem là nhà hùng biện “bẩm sinh”, dù ông vô cùng xuất sắc trong công việc này. Ông rèn luyện và cải thiện dần qua thời gian. Từ thời điểm giới thiệu máy Macintosh năm 1984, đến những cuộc trình bày tuyệt diệu về Macworld năm 2007, Steve Jobs đã cho thấy rõ sự tiến bộ của mình. Chính việc cam kết rèn luyện đã tạo ra sự khác biệt! Nếu bạn muốn trình bày tốt thì cũng giống như mọi kỹ năng khác, hãy thực hành nhiều và điều chỉnh sau mỗi lần thực hành. Hãy xem mọi cuộc nói chuyện trong ngày dù với một hay nhiều người, dù ít quan trọng hay quan trọng, dù có chuẩn bị kỹ hay không chuẩn bị đều là một cơ hội để rèn luyện kỹ năng thuyết trình. Lý tưởng nhất là tìm cho mình một chuyên gia để đánh giá giúp bạn và chỉ ra những điểm cần điều chỉnh và hướng dẫn cách điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu chưa tìm được người kèm cặp thì bạn hãy tự rèn luyện và theo dõi sự tiến bộ của mình dựa trên mẫu đánh giá kỹ năng thuyết trình sau đây để bạn có thể biết được mình đang ở đâu và hướng đến nơi bạn muốn trong từng kỹ năng nhỏ. MẪU ÐÁNH GIÁ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TOÀN DIỆN 1. Các lỗi thường mắc phải trong thuyết trình a. Mục đích bài nói chuyện có rõ ràng không? .... Có ..... Cần cải thiện ..... Không b. Cấu trúc bài nói chuyện có chặt chẽ và rõ ràng không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không c. Bài nói chuyện có quá nhiều thông tin hay không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không d. Các thông tin có được chứng minh không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không (Các thông tin được chứng minh bằng các ví dụ, câu chuyện, so sánh, ẩn dụ…) e. Giọng nói có rõ ràng, linh hoạt và hấp dẫn không ? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không f. Bài thuyết trình có giúp giải quyết vấn đề và thỏa mãn nhu cầu của thính giả không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không 2. Những phần dễ trục trặc A. Phần mở đầu a. Phần xuất hiện của tôi có tự tin và phục vụ mục tiêu trước khi bắt đầu bài nói chuyện không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không b. Tôi có thu hút được sự chú ý của thính giả không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không c. Tôi có dẫn dắt được người nghe không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không B. Chuyển đoạn a. Các ý chuyển đoạn có rõ ràng không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không C. Kết luận a. Tôi có hệ thống lại các điểm chính không? .... Có ..... Cần cải thiện ..... Không b. Phần kết luận có ấn tượng và dễ nhớ không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không D. Xử lý các câu hỏi a. Tôi có trả lời được các câu hỏi không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không E. Công cụ trực quan và tài liệu? a. Tôi có làm tốt việc sử dụng công cụ trực quan, bảng ghi chú, và việc bố trí phòng ốc không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không b. Các tài liệu có được chuẩn bị tốt không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không c. Hình ảnh minh họa có đẹp và rõ ràng không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không 3. Những điểm quan trọng A. Ngôn ngữ thuyết phục a. Các ví dụ tôi sử dụng có phong phú không? .... Có ..... Cần cải thiện ..... Không b. Tôi có dùng ngôn ngữ tiêu cực không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không c. Tôi có dùng cảm xúc để thuyết phục người nghe không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không B. Ngôn ngữ cơ thể a. Cử chỉ, phong thái và tư thế của tôi có tự tin không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không b. Tôi có mỉm cười và sử dụng giao tiếp bằng mắt với thính giả không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không 4. Ðánh giá chung A. Tôi có đạt được mục tiêu bài thuyết trình không? ..... Có ..... Cần cải thiện ..... Không B. Theo thang điểm 1 – 10, bài diễn thuyết của tôi đạt mấy điểm? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 C. Bài diễn thuyết có hữu ích, thú vị và thuyết phục không? ….Có ……Không …. Trung bình 5. Ðề nghị cải thiện A. Tôi có hài lòng với bài thuyết trình của mình không? ...Rất hài lòng…..Hài lòng …..Không hài lòng B. Những điểm nào tôi có thể cải thiện? .................................................................... .................................................................... .................................................................... CHƯƠNG 2 KHI BẠN NÓI, TÔI BIẾT BẠN LÀ AI TÁC GIẢ: QUÁCH TUẤN KHANH Khi bắt đầu nói là bạn đã tự tố giác bản thân! Chưa cần biết bạn nói gì, chỉ cần nhìn thấy bạn thể hiện như thế nào và cất giọng ra sao là đã có thể nhận định nhiều điều về bạn. Bởi khi nói, nhân cách, suy nghĩ và thái độ, những phẩm chất và giá trị sống của một người được thể hiện. Bề dày trải nghiệm, chiều cao trình độ, chiều sâu tri thức của con người cũng bộc lộ theo. Nào, cùng tìm hiểu thử xem nhé! Hình ảnh bản thân qua giọng nói Giọng nói cũng có sức tạo hình. Những gì bạn thể hiện trong giọng nói của mình thậm chí còn quan trọng hơn hình dáng bề ngoài của bạn nữa. Nếu dáng vóc cơ thể bạn hấp dẫn, quyến rũ nhưng giọng nói rất tệ, thì khán giả cũng đánh giá thấp cái đẹp cơ thể vốn có của bạn. Cũng thế, có những người tuy hình dáng bề ngoài không có gì cuốn hút nhưng được coi là có sức hấp dẫn vì giọng nói của họ được đánh giá là quyến rũ. Giọng nói (đương nhiên là giọng nói hay) cũng ảnh hưởng đến số tiền bạn kiếm được. Các ngôi sao Thế vận hội năm 1984 giỏi giao tiếp với giới báo chí đều nhận được hàng triệu đô-la từ việc được mời quảng bá các sản phẩm hay dịch vụ thương mại, điển hình như vận động viên thể dục dụng cụ Mary Lou Retton chẳng hạn. Ngược lại, các vận động viên khác dù có huy chương vàng nhưng không giao tiếp với giới báo chí thì đều lỡ mất cơ hội kiếm được hàng triệu đôla từ các chiến dịch quảng cáo thương mại. Nhiều cuộc nghiên cứu đã cho thấy, những người nói giỏi thì được coi là thân thiện, thành công hơn trong kinh doanh, có sức thuyết phục hơn và đáng tín nhiệm hơn. Ví dụ như các chính trị gia, những nhân vật của công chúng, phần nhiều thì mức độ tin cậy của họ dựa vào cách nói chuyện. Mỗi lần cố tổng thống John F. Kennedy phát biểu đều được công chúng hào hứng đón nhận. Có lẽ ông là vị tổng thống năng động, sôi nổi và thú vị nhất trong các tổng thống Mỹ, phần lớn là nhờ khả năng xuất chúng của ông trong việc giao tiếp bằng giọng nói. Giọng nói có sức ảnh hưởng mạnh mẽ và lan truyền cảm hứng có thể làm thay đổi những suy nghĩ và niềm tin của người nghe, thậm chí có thể thay đổi cuộc sống của họ nữa. Chẳng hạn, mỗi khi phát biểu, một số diễn giả như Leo Buscaglia hay Robert Schuller, ngay lập tức thu hút đám đông khán giả nhờ bản hòa âm phát ra từ giọng nói của họ. Giọng nói của các diễn giả này như thứ nhạc cụ đang được trình diễn một cách điêu luyện, làm hưng phấn tai nghe và khơi trào cảm xúc. Tính cách thể hiện qua cách nói Galen, triết gia Hy Lạp, đã từng nói rằng “giọng nói là tấm gương phản chiếu tâm hồn.” Âm điệu của giọng nói cho biết những cảm giác thực sự trong lòng bạn. Bạn đang suy nghĩ gì, đang có cảm xúc gì, thường được thể hiện rõ ràng qua giọng nói. Thường thì các nhà tâm lý học có thể lần dò ra được những diễn biến bất thường trong tính cách của một người qua âm thanh phát ra từ giọng của người đó. Trên thực tế, chứng suy sụp tinh thần hay chứng tâm thần phân liệt có thể chẩn đoán được dựa vào cách nói chuyện của một người. Bạn có thể biết được BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA nhiều điều về người khác qua việc để ý lắng nghe giọng nói cùng nội dung họ nói ra. Dưới đây là một vài đặc điểm giọng nói phản ánh các nét đặc trưng về tính cách: Kiểu lỗ mãng: Những người có giọng nói thô ráp, đứt quãng như thể muốn ăn tươi nuốt sống người khác, thì thuộc vào những người đang gặp nhiều trắc trở, xung đột và mâu thuẫn trong đời sống cá nhân, gặp nhiều khó khăn trong việc sống hòa hợp với người khác. Dùng nhiều âm thanh gằn trong giọng nói, những người này làm tổn thương các dây thanh và làm giọng nói bị tổn hại. Và trong đời sống, họ thường khó lòng thiết lập được những mối quan hệ tốt đẹp với những tông giọng rất khó nghe ấy. Cả khi họ không cảm thấy buồn, nhưng giọng nói lúc nào cũng có vẻ nặng nề, buồn chán. Họ dễ làm người đối diện cảm thấy giống như mình đang bị chửi rủa do những âm thanh phát ra đầy vẻ nặng nề, bốp chát, rất khó lọt tai. Kiểu “Bé lớn”: Giọng nói với âm điệu “cao vút trên trời” (trường hợp một bà 42 tuổi có giọng nói như của trẻ 12 tuổi) có thể tiết lộ cho thấy người nói có tính cách còn non nớt, ấu trĩ, có lối cư xử và hành động hệt như trẻ con vậy. Tôi thấy có nhiều phụ nữ có lối cư xử theo kiểu “bé gái” chẳng hấp dẫn chút nào. Giọng nói họ yếu ớt, nghe rõ cả tiếng thở, kèm với rất nhiều động tác di chuyển đầu, những cử chỉ, dáng điệu rất kiểu cách. Có thể họ nghĩ như thế mới là nữ tính và yêu kiều, mới có sức quyến rũ, nhưng thật ra trông họ rất lố bịch, buồn cười. Những thứ phù hợp với họ khi mới lên mười xem ra đã “lỗi thời” khi họ đã bước vào tuổi bốn mươi. Kiểu “À ơi ru ngủ”: Với giọng nói cứ đều đều không lên không xuống, nghe chẳng có sắc thái gì hay, người nói cho thấy mình đang gặp những trục trặc tâm lý trong việc thể hiện cảm xúc và khó gần gũi được với người khác về mặt cảm xúc. Những người như thế thường sống với thái độ thờ ơ, hờ hững, lạnh nhạt. Họ thường không nói nhiều. Nhiều khi, cạy miệng họ còn khó hơn lấy móng tay đào hai tấc đất. Họ là kiểu người rất kiệm lời, cảm thấy rằng nếu mình ít nói, người ta sẽ ít có cơ hội đánh giá mình. Sợ bị người khác đánh giá, nhưng họ lại không biết rằng chính lúc họ thể hiện cái kiểu “cạy miệng không nói” đó, người ta lại thường có cái nhìn và đánh giá tiêu cực về họ hơn lúc nào hết. Kiểu “Tiếng còi tàu xuyên màn sương sớm”: Những người nói với âm lượng quá to, thì trừ trường hợp họ bị lãng tai ra, có thể họ đang gặp vấn đề trục trặc với cái tôi của mình. Họ rất cần mọi người chú ý đến mình. Những người này, có lẽ bạn đã gặp nhiều, nhất là ở những nơi công cộng, trên tàu xe, thậm chí trong những quán xá yên tĩnh,… Cụm từ “ăn to nói lớn” có thể vì đó mà xuất hiện phổ biến chăng? Kiểu thỏ đế cuộn mình. Một giọng nói nhỏ nhẹ đến mức ẻo lả, nghe âm thanh ra chiều “thổn thức,” chữ này nuốt lấy chữ kia, hoặc dường như có thể hết hơi bất kỳ lúc nào, có thể là dấu hiệu cho thấy người nói có lòng tự trọng rất thấp và cảm thấy nhiều nỗi bất an trong lòng. Kiểu người này có vẻ rất ít tự tin và luôn cảm thấy rụt rè, nhút nhát trong việc thể hiện bản thân mình. Có thể những người này cảm thấy những gì mình nói chẳng có gì hay ho, quan trọng, nên thôi, họ quyết định thì thào cho chắc ăn. Kiểu đua xe bằng miệng. Kiểu nói với tốc độ nhanh quá mức có thể cho thấy người nói đang cảm thấy lo lắng, bất an trong lòng, hoặc hấp tấp, nông nổi, thiếu kiên trì. Việc nói nhanh như thế đã đánh mất đi tầm quan trọng của những gì được nói ra. Và thường thì có lắng nghe cách mấy, bạn cũng khó lòng hiểu được những gì người này đang nói. Lúc bạn đề nghị họ lặp lại điều họ đã nói, họ thường có xu hướng muốn nổi khùng với bạn; và khi đó, họ lại càng nói nhanh hơn, làm cho bạn phải bảo họ nhắc lại tiếp, rồi cuối cùng đôi bên đều cảm thấy nản lòng mà sự việc chẳng đi đến đâu. Hãy nghĩ về những người bạn biết có những nét tính cách ở trên, rồi thử nghe lại giọng nói của họ, bạn sẽ thấy, phần lớn những mô tả ở trên phù hợp chính xác với đặc điểm tính cách của họ. Bạn cũng đừng quên lắng nghe giọng nói của chính mình, vì chính giọng nói của bạn sẽ tạo ra một hình ảnh tương ứng trong mắt người khác bất kể bề ngoài của bạn thế nào. Hãy đảm bảo rằng bạn không rơi vào bất kỳ kiểu nào trong những kiểu được kể trên. Nhưng nếu chẳng may giọng của bạn vốn chưa hay như mong muốn thì cũng không có gì phải lo lắng quá nhiều, vì bạn hoàn toàn có thể rèn luyện và thay đổi tích cực hơn. Hình ảnh bản thân qua ngôn ngữ cơ thể Cơ thể mở Đầu hơi ngẩng lên, cánh tay mở ra – động tác mời gọi khán giả lắng nghe, thể hiện bạn đang kiểm soát cuộc thuyết trình. Trước khi bắt đầu nói, bạn phải thể hiện cho khán giả thấy một hình ảnh mạnh mẽ, sống động. Thực hiện một số động tác tay để nhấn mạnh những điểm nổi bật lúc mở màn, thể hiện thái độ tự tin với những gì mình nói. Lo lắng Nếu bạn đứng yên và nói với một cung giọng bình thường thì đồng nghĩa với việc bạn phát đi thông điệp: “Tôi đang lo lắng.” Dù bạn có đôi chút lúng túng nào đó thì cũng đừng bao giờ cho hai tay vào túi quần, bởi đó là biểu thị một thái độ thiếu nhiệt tình. Ðung đưa người Khi đang nói, bạn đừng tỏ ra năng động bằng cách đung đưa người qua lại hoặc theo hướng trước – sau. Đây là động tác mà một khi đã bắt đầu thì rất khó dừng lại. Đối với người nghe, đó là hành động thể hiện thái độ quanh co, không ngay thẳng. Để tránh mắc phải điều này, bạn nên bước tới bước lui và nhấn mạnh những điểm quan trọng cần nói. Ðọc bài Thuyết trình không phải là đọc cho mọi người nghe các ghi chép mình đã soạn. Tốt hơn, bục phát biểu phải “biến mất” đối với bạn. Cách tốt nhất để tránh tình huống không hay này là nên học thuộc lòng những ý chính cần nói, để khi trình bày, bạn biết rõ mình sẽ nói gì tiếp theo đó. Như thế, bạn sẽ thoải mái tập trung hoàn toàn vào bài thuyết trình. Tìm điểm tựa Đôi khi trong lúc trình bày bạn cố tạo ra một tư thế đứng thư giãn hơn bằng cách dựa người vào bục phát biểu. Tuy nhiên, tư thế này không giúp bạn thư giãn và đem lại cảm giác kiểm soát mà sẽ làm cho bạn trông chẳng bình thường chút nào, thậm chí là nhếch nhác. Và tai họa nào sẽ xảy ra nếu bục yếu, không đỡ nổi cơ thể của bạn? Mất kiểm soát Nếu bạn nhận thấy khán giả ít hưởng ứng, hãy lôi kéo họ trở lại bằng một hoạt động tương tác nào đó. Đừng mất bình tĩnh rồi cứ nhìn chăm chú vào màn hình chiếu, đọc nhanh hoặc lướt qua các slide cho xong; làm như thế khán giả sẽ ngay lập tức nhận ra sự mất kiểm soát của bạn. Không đáng tin Các cử chỉ như đưa tay lên sờ tai, sờ cằm, che mũi cho thấy rằng bạn đang cố giấu đi sự thật là bạn không thực sự tin vào những gì mình đang nói. Hãy đừng “sờ soạng” lung tung khi đang nói! Giao tiếp bằng ánh mắt Hãy luôn nhìn bao quát toàn bộ thính giả để không ai nghĩ rằng bạn bỏ sót họ. Có thể bạn không lôi cuốn được sự chú ý và tập trung của 100% khán giả, nhưng sẽ có một nhóm người tỏ ra hoàn toàn đồng ý, nhiệt tình ủng hộ, mong muốn bạn hoàn thành tốt bài trình bày. Vì thế, bạn nên lấy nhóm người này làm cảm hứng mà trình bày như thể chỉ cho họ nghe, tạm quên đi các khán giả khác. Nếu những người này tỏ thái độ hay hành động ủng hộ – và thường thì họ làm thế – thì đây sẽ là cơ hội tuyệt vời để bạn thừa thắng xông lên, lấy lại tự tin để thể hiện mình trước tất cả khán giả đang nghe. Tuy nhiên, hãy thực tế hơn! Bạn đừng bao giờ quên rằng nhiều dấu hiệu ngôn ngữ cơ thể của bạn đôi lúc lại chẳng hề mang lại ý nghĩa nào hết. Đừng lo ngại khán giả sẽ đọc thấy những thông điệp tiêu cực hoặc trái ngược với nội dung bạn đang trình bày. Nói cách khác, bạn phải luôn tỏ ra thực tế, bởi nhiều khi, đang trình bày mà bạn bị ngứa mũi, phải làm gì khác ngoài việc đưa tay lên gãi cánh mũi? Chẳng ai nghĩ đó là hành động khiếm nhã hay thiếu thành thật vì một dấu hiệu riêng lẻ nào đó thì không đủ để đưa ra bất cứ kết luận nào. Ngôn ngữ cơ thể Có thể ám chỉ Thường có nghĩa Gãi cánh mũi Ðang nói dối, nghi ngờ Ðang ngứa mũi Tựa lưng vào ghế Thái độ kẻ cả, kiêu căng Thấy mỏi lưng, muốn thư giãn Ðể hai tay trong túi quần Giữ kẽ, thờ ơ, hoặc có lẽ đang thất vọng, buồn phiền Hai tay đang lạnh; hoặc có thể đang lục tìm thứ gì đó Khoanh tay Tự vệ, ngờ vực, đang cần cảm giác yên tâm Ðang thấy thoải mái; hoặc trời đang lạnh Vắt chéo chân Tự vệ, muộn phiền, có thể đang chống đối, thù ghét Sự thoải mái (nam giới) Dáng vẻ nữ tính (nữ giới) Ngáp Buồn chán, gặp hoàn cảnh khó khăn Buồn ngủ, mỏi mệt; hoặc thiếu không khí. Cách lấy lòng tin Quan sát người nghe Khi bạn đặt câu hỏi cho khán giả, hãy để ý quan sát cách trả lời của họ qua giọng điệu, ngữ điệu, âm lượng, tốc độ. Điều này có thể giúp bạn đọc ra được những gì họ thực sự đang nghĩ trong đầu. Người ta thường thích những người có cùng cách suy nghĩ với họ. Không xen ngang Đôi khi bạn thiếu kiên nhẫn hoặc bị “cám dỗ” cắt ngang câu trả lời hoặc những chia sẻ của khán giả khi họ phát biểu ý kiến dài dòng, lôi thôi và làm mất thời gian. Ai cũng cảm thấy khó chịu khi đang nói mà bị xen ngang – do đó, bạn đừng bao giờ làm chuyện này với khán giả khi bạn đang muốn thuyết phục họ. Ðôi bàn tay Thường chúng ta có xu hướng chuyển động hai bàn tay theo kiểu vô thức nhằm nhấn mạnh điều mình đang nói hay để tỏ ra những gì mình nói là thành thật. Lúc nào có ý thêm thắt, giấu giếm hay dối gạt thì chúng ta thường ít chuyển động tay hơn và đôi khi giấu tay vào túi, khoanh tay trước ngực, hoặc chắp tay ra sau lưng. Để chiếm được lòng tin, bạn đừng tìm cách giấu đôi bàn tay mình cho khuất mắt người đối diện, cứ để chúng tự nhiên chuyển động. Giao tiếp bằng ánh mắt Nói chuyện với ai đó, bạn nên giữ ánh mắt của mình tại điểm giữa hai mắt và trên sống mũi họ. Đây thường được coi là kiểu nhìn thân mật, dễ đón nhận người khác. Đừng bao giờ liên tục di chuyển mắt, nhìn hết chỗ này đến chỗ khác trong lúc nói chuyện, vì đó là dấu hiệu của thái độ thiếu thành thực, thậm chí dối trá, hoặc là biểu hiện của thái độ thiếu tự tin, thoái thác, không quan tâm đến những gì đang trao đổi. Tốt nhất, bạn nên nhìn vào phần xương gò má của người đang tiếp xúc. Còn khi trình bày trước đám đông, bạn cần đưa mắt liên tục để nhìn tất cả mọi người, nhưng hãy đảm bảo là ánh nhìn của bạn dừng lại từng người vừa đủ để mắt bạn kịp giao tiếp với họ. Thuyết trình hay là… trốn Nhiều người viện cớ: tôi làm chứ không nói, tôi ngại nổi danh, tôi ngại ra mặt,… để không phải thuyết trình. Tuy nhiên, như bạn đã biết, trong cuộc sống hiện đại, bất kể bạn là ai, giữ vị trí gì, bạn thử nghĩ xem trong một ngày 24 tiếng đồng hồ, có bao nhiêu dịp bạn phải truyền thông, cụ thể hơn là trình bày với người khác như: nói với con, “giải trình” với vợ, trò chuyện với bạn bè, tham gia phỏng vấn, trình bày với khách hàng, thuyết trình về kế hoạch kinh doanh, trả lời báo chí, xuất hiện trên truyền hình,… Đã sống trong đời thì “chạy trời không khỏi nắng”, trốn đi đâu cho khỏi phải thuyết trình? Bạn đừng tưởng “im lặng là vàng”. Bởi đôi khi dù bạn không nói gì thì người khác vẫn “đọc thấy” rất nhiều điều về bạn. Tư thế bạn ngồi trong cuộc họp, cách bạn đối xử với con cái, kiểu đi - đứng - ăn - uống của bạn, bạn cười ra sao, gương mặt bạn như thế nào… đều thể hiện điều gì đó. Một khi bạn để ý và rèn được các kỹ năng liên quan đến trình bày thì toàn bộ kỹ năng truyền thông của bạn nhất định sẽ tiến bộ theo. Và không chỉ quan trọng trong thuyết trình, những kỹ năng truyền thông đó còn là những thói quen rất tốt giúp bạn thành công trong đời. Chủ quan và chưa chuẩn bị kỹ: Nhiều người thiếu trách nhiệm với bài trình bày của mình cộng thêm sự chủ quan nên họ không chịu dành thời gian đầu tư chuẩn bị. Họ nghĩ rằng vấn đề đó mình đã nắm chắc, nắm kỹ và nhuần nhuyễn lắm rồi, tất cả đều có sẵn trong đầu mình. Như thế họ đã lầm! Đúng là có thể họ thông suốt, thông thạo về chủ đề nào đó bởi nó thuộc chuyên môn của họ, nhưng để trình bày sao cho thuyết phục, thu hút và dễ hiểu lại là một kỹ năng mà ai nấy đều phải rèn luyện mới có được. Nhiều người đã rất tự tin trước khi lên bục, nhưng rồi mọi thứ lại không suôn sẻ như họ đã nghĩ. Nhiều điều hay ho, thú vị đã “không cánh mà bay”, những thứ tưởng chừng ăn sâu vào máu nhưng đến khi cần nói ra thì quên béng đi mất. Không ít người thể hiện sự lúng túng thấy rõ, quên đầu quên cuối, lúc này thì họ “vơ vét” bất cứ thứ gì nảy sinh trong đầu để nói. Cuối cùng, sản phẩm của họ là một bài trình bày hỗn loạn. Và kể từ đó, họ “cạch” với trình bày. Không có kỹ năng soạn bài trình bày: Nhiều người không biết cần phải bắt đầu từ đâu và chuẩn bị những gì, thiếu kỹ năng tìm kiếm tư liệu, lại không chịu nghiên cứu hoặc đúc kết vốn sống, thậm chí họ lười nhớ lại những chuyện trong quá khứ mà chính họ đã trải qua để có ý tưởng, chất liệu và cảm xúc cho bài trình bày của mình. Cuộc đời mỗi người đều là một câu chuyện thú vị, nếu ai đó bảo rằng tôi chẳng có gì để nói chính là vì họ không biết đúc kết và lựa chọn từ vô vàn chất liệu trong cuộc sống, công việc và chuyên môn của mình. Một khi chưa soạn được một bài trình bày kỹ càng, đương nhiên họ sợ phải bước lên và cất tiếng trước đám đông. Nhiều người đã… trốn; phần còn lại thì “can đảm” hơn và họ làm cho khán giả phải nhủ thầm trong bụng: “Chịu đựng hết lần này thôi nhé!” Vậy là có thêm những người quyết tâm “xa lánh” trình bày. Không sắp xếp được ý tưởng: Có kẻ chẳng nghĩ ra nổi một ý tưởng nào cho bài trình bày thì cũng có người lắm ý lắm chuyện, mà chuyện nào, ý nào cũng muốn đưa vào bài phát biểu. Nỗi khổ của những người quá nhiều ý tưởng là họ thấy tiếc nếu phải cắt bỏ bất cứ nội dung nào, mà nếu đưa hết vào thì lại quá dài dòng. Họ lúng túng trong việc sắp xếp các ý tưởng theo logic để truyền tải thông điệp rõ ràng, họ không biết trình bày cách nào thể hiện mục tiêu họ muốn truyền đạt. Như thế, ngay lúc soạn bài thuyết trình họ đã gặp khó khăn và mang nhiều trăn trở, vậy thì làm sao có thể tự tin và thong dong bước lên BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA trước đám đông để trình bày. Đó cũng là nguyên nhân khiến nhiều người trốn! Trình bày khô khan: Nhiều người không biết làm mềm mại bài nói chuyện của mình. Có khi họ chia sẻ một câu chuyện hoặc trình bày một đề tài về tâm lý – cảm xúc mà như đang đọc một nghị quyết vậy. Họ đưa ra những con số khô khan, các câu khẩu hiệu, lời kêu gọi mà không hề có cảm xúc hoặc minh họa bằng những câu chuyện thú vị. Và đương nhiên, chẳng ai đủ hào hứng và kiên nhẫn để lắng nghe, có người sẽ tìm cách “chuồn” đi, người tế nhị hơn thì có thể tiếp tục ngồi lại nhưng sẽ không tập trung và lắng nghe bài trình bày nữa. Dùng tài liệu thay thuyết trình: Thật ra, khi thuyết trình trực tiếp, bạn không chỉ chia sẻ nội dung mà còn truyền cả cảm xúc và năng lượng cho người nghe nữa. Trong khi trình bày, bạn quan sát người nghe để biết họ hiểu tới đâu, chưa bắt kịp chỗ nào, có những phản ứng gì, đón nhận hay chối từ... Bạn luôn luôn phải đọc – hiểu người nghe để điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp. Vì vậy, đừng bỏ qua những nội dung quan trọng dù chúng đã được trình bày trong tài liệu rồi. Nhiều người lấy lý do mọi thứ đã có trong tài liệu để tránh phải chia sẻ, trình bày. Sợ hãi: Sợ sai, sợ xấu hổ, sợ bị bắt bẻ, sợ không ai nghe, sợ mọi người đặt câu hỏi mà không trả lời được, sợ quên hết nội dung rồi đứng như “trời trồng” trên sân khấu, sợ người khác cười vào mặt mình... Hàng trăm hàng ngàn nỗi sợ xuất hiện khi nghĩ đến chuyện thuyết trình đã ngăn cản nhiều người bước lên trình bày trước người khác. Bất cứ ai sợ phơi bày con người của mình thì đương nhiên là họ sợ việc phải trình bày. Đừng quên rằng: khi hành động thì mọi nỗi sợ sẽ bị đẩy lùi. Chẳng ai chết vì đã thuyết trình một vài lần dở tệ, nhưng những ai từ chối rèn luyện để phát triển và hoàn thiện kỹ năng này thì đồng nghĩa với việc cự tuyệt nhiều cơ hội thành công đến trong đời mình. HỒNG PHƯƠNG LAN Hồng Phương Lan là chuyên gia huấn luyện kỹ năng mềm với hơn 6 năm kinh nghiệm đào tạo cho doanh nghiệp và 12 năm kinh nghiệm làm việc cho các doanh nghiệp đa quốc gia trong những lĩnh vực khác nhau từ sản xuất, thương mại đến dịch vụ. Những doanh nghiệp cô đã tham gia huấn luyện như Mobifone, Vinaphone, Trung tâm Nghiên cứu Thực phẩm và dinh dưỡng, Trường Cao đẳng Nghề iSPACE,… Là một trong ba người Việt Nam đầu tiên được chọn vào đội ngũ Life Coach toàn cầu của T.Harv Eker, cô được đào tạo bài bản những phương pháp Life Coaching mới nhất trên thế giới nhằm giúp mỗi cá nhân tạo thói quen hành động và lập kế hoạch để từng bước đạt những mục tiêu quan trọng trong cuộc đời. Ngoài ra, cô còn hợp tác với CTCP Babylons và tham gia phiên dịch các hội thảo và khóa học quốc tế về chủ đề Kinh doanh, Tài chính và Làm giàu tại Việt Nam như Internet Marketing, Be Rich, Evolution of Wealth, Phong thủy… Hiện tại cô là giám đốc Công ty TNHH Phát triển Cộng đồng CL chuyên về Phát triển con người và Tư vấn trị liệu các vấn đề tâm và thân ứng dụng các công cụ NLP, Thôi miên và Lược đồ thời gian. CHƯƠNG 3 ÐỂ KHÔNG BAO GIỜ PHẢI HỎI: “LÀM SAO ĐỂ HẾT RUN SỢ?” TÁC GIẢ: HỒNG PHƯƠNG LAN Ai vỗ ngực nói rằng mình chưa bao giờ cảm thấy bồn chồn hay lo lắng khi đứng nói chuyện trước đám đông, ấy là người ít đáng tin cậy. Phần bạn, cứ thành thực mà thổ lộ đi: rằng việc đứng trước một đám đông xa lạ – thậm chí trước đông đảo bạn bè thân quen – là một thứ trải nghiệm ít nhiều đem lại cảm giác hoảng sợ. Nỗi sợ ấy là chuyện hết sức tự nhiên, xuất phát từ những nguyên nhân cũng rất đỗi thường tình. Và việc xử lý nỗi sợ ấy cũng không quá khó nếu bạn biết cách. Truy lùng căn nguyên nỗi sợ Theo cuốn The Book of Lists, nói trước đám đông là nỗi sợ hãi đứng ở vị trí đầu tiên chứ không phải là côn trùng, độ cao, hay cái chết. Có nhiều nguyên nhân khiến ta sợ hãi khi nói. Nỗi sợ đó có thể xuất phát từ một kinh nghiệm tiêu cực bản thân ta hoặc ai đó đã trải qua; từ những kết cục tệ hại ta suy đoán hay vẽ ra trong tưởng tượng; từ những suy nghĩ tiêu cực về bản thân… Kinh nghiệm tiêu cực đã trải qua Một người bạn của tôi đã trải qua một kinh nghiệm khủng khiếp khi làm hôn lễ tại nhà thờ. Từ dưới hàng ghế ngồi đi lên và trong lúc làm lễ, cô vẫn bình thường và thấy hạnh phúc, xúc động. Nhưng rồi mọi chuyện thay đổi khi cô quay mặt lại và nhìn xuống khách mời đang ngồi trong nhà thờ. Lúc ấy, cô có cảm giác choáng váng vì thấy có quá nhiều người đang nhìn mình. Cô không nghĩ là có nhiều người đến thế. Cô có cảm giác mấy trăm cặp mắt đang đổ dồn vào mình. Người cô gần như bị tê liệt và không còn nhận biết gì cả. Thậm chí cô cũng không thể cười được và chồng cô phải nhắc cô cười liên tục. Từ đó về sau, cô không bao giờ dám đứng trước đám đông nữa. Bởi chỉ cần nghĩ đến chuyện đó là cô cảm thấy người run lên, hồi hộp và tim đập mạnh. Nhìn thấy kinh nghiệm tiêu cực của người khác Việc từng chứng kiến ai đó rơi vào tình huống tồi tệ cũng là một nguyên do làm cho bạn có những suy nghĩ và niềm tin tiêu cực. Chẳng hạn, có thể trước đây bạn từng tham dự một buổi thuyết trình nào đó và chứng kiến cảnh người trình bày bị lúng túng, luống cuống, mất bình tĩnh khi bị đám đông dồn dập đặt câu hỏi hay phản đối một điều gì đó. Khi ấy, có thể bạn thấy diễn giả giống như một con rối. Và từ đó, bạn sợ hãi khi nghĩ rằng có thể mình sẽ rơi vào tình trạng tương tự như thế nếu phải đứng trước đám đông mà nói chuyện hay trình bày. Ðối diện với rất nhiều ánh mắt Người ta thường cảm thấy thoải mái khi đứng lẫn trong đám đông hơn là đứng trước mặt và dẫn dắt đám đông đó; vì khi đứng lẫn với nhau như thế, chẳng có ai là trung tâm, và nếu bạn cạn ý, sẽ có những người khác đỡ lời thay. Tuy nhiên, nếu là một diễn giả, bạn phải đứng tách biệt và giữ vị thế khác biệt với mọi người. Khi đó, bạn là người duy nhất có những điều đáng nói, và khán giả phải tập trung lắng nghe. Một số người thấy hứng thú với việc được người khác chăm chú nhìn mình; ngược lại có người lại thấy hoảng hốt, run sợ khi phải đối diện với rất nhiều ánh mắt. Không biết người nghe nghĩ gì Có thể nhìn thấy đôi mắt họ, nhưng bạn không biết họ đang nghĩ gì. Giả sử có một khán giả đứng lên rời khỏi phòng, bạn sẽ lập tức cảm thấy hụt hẫng, dù thực ra có thể người này ra ngoài để đi vệ sinh. Hoặc cũng có thể có những thính giả tỏ vẻ lơ đãng khiến bạn cảm thấy không biết những gì mình nói có làm cho họ phật ý và phản đối hay không. Trong những trường hợp như thế, bạn sẽ cảm thấy lo lắng, thậm chí run sợ, và trở nên mất tự tin. Tôi không có năng khiếu nói Khả năng nói trước đám đông là một thứ năng khiếu bẩm sinh? Hoàn toàn không phải như thế! Đương nhiên, có một số rất ít người “sinh ra để làm diễn giả,” nhưng phần lớn diễn giả đều nhờ quá trình trau dồi mài giũa mà trở nên tài ba, xuất chúng. Có thể nói ngay rằng, khả năng nói trước công chúng phụ thuộc phần lớn vào công khổ luyện, không phải vào năng lực bẩm sinh, dù tất nhiên nếu bạn có khiếu nói bẩm sinh (thuộc về năng lực ngôn ngữ và lập luận trong mô hình đa dạng trí thông minh Multiple Intelligence Test của Howard Gardner1) thì quá trình tập luyện sẽ đỡ vất vả hơn đôi chút. Biết gia công tập luyện, ai cũng có thể nói tốt trước công chúng. Tưởng tượng ra những điều tiêu cực Trí tưởng tượng của bạn thường “dội bom” tiêu cực ồ ạt trong lúc bạn chuẩn bị nói trước đám đông. Bạn thường hình dung ra những tình huống tồi tệ nhất: đứng trên sân khấu, đầu gối bạn như muốn quỵ xuống, hơi thở gấp gáp, giọng nói run rẩy, chữ được chữ mất, cách đi đứng lóng ngóng vụng về, hệt như anh hề trên sân khấu. Tám bí quyết gia tăng sự tự tin Đại thi hào Shakespeare từng nói đại ý rằng: không có điều gì tốt hay xấu, nhưng chính cách suy nghĩ làm cho điều này xấu, điều kia tốt. Muốn thất bại, hãy nghĩ như kẻ thất bại. Tương tự, muốn thành công, hãy suy nghĩ như người thành công. Có lẽ đây lời khuyên tốt nhất dành cho những ai muốn thuyết trình giỏi: hãy nghĩ như nhà vô địch Trước mọi buổi nói chuyện, bạn hãy hình dung về hình ảnh chiến thắng sẽ diễn ra. Hãy tưởng tượng ra mọi khoảnh khắc thành công: những tràng pháo tay không ngớt từ phía khán giả cho từng câu nói, vẻ mặt phấn khích và đồng tình ủng hộ của họ, còn bạn thì đầy tự tin và lôi cuốn trên sân khấu, những câu nói mạch lạc, hùng hồn phát ra từ miệng bạn,... Tập tưởng tượng càng chi tiết càng tốt, như thể bạn đang chứng kiến những thành công ấy ngay lúc này. Các diễn viên, vận động viên, ca sĩ, chính khách, doanh nhân, cùng nhiều người thành công khác đều dùng đến kỹ thuật hình dung này khi xuất hiện trước đám đông. Kỹ thuật này giúp họ thêm tự tin, sẵn sàng đón nhận chiến thắng. Dưới dây là tám kỹ thuật giúp bạn xây dựng niềm tin tích cực, tăng cường sự tự tin: 1.Tận dụng mọi cơ hội Kỹ năng nói là một trong nhiều kỹ năng nhờ rèn luyện mà thành. Để nói chuyện tự tin hơn, bạn cần thường xuyên tận dụng mọi cơ hội để thực hành. Chủ động khơi gợi vấn đề, và nói ra quan điểm của bạn. Tích tiểu thành đại, nhờ các cuộc nói chuyện này, dần dần bạn sẽ có một bộ sưu tập phong phú các kinh nghiệm, giúp bạn xây dựng và tăng cường khả năng tự tin trình bày ý tưởng của mình trước người khác. 2. Chuẩn bị sớm và kỹ lưỡng Nếu biết rằng không thể đầu tư thì giờ để soạn sửa bài nói, thì tốt hơn hết bạn đừng nhận lời mời nói chuyện. Cả khi được yêu cầu “nói vài lời ngắn gọn thôi” mà thấy không có thì giờ chuẩn bị cho tốt, bạn cũng nên từ chối. “Vài lời ngắn gọn” ấy sẽ để lại ấn tượng xấu nếu bạn nói dài dòng, thiếu mạch lạc, rời rạc, không có ý gì cả. Đối với nhiều người, việc đứng trước đám đông, dù chỉ nói vài lời ngắn gọn, cũng có thể gây cảm giác lo lắng và run sợ không khác gì việc đứng nói cả buổi với một bài thuyết trình đã soạn sẵn. Việc chuẩn bị trước có thực sự là điều quan trọng cần để ý đến hay không? Chắc chắn rồi. Theo một số nghiên cứu, việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp làm giảm đến 75% cảm giác run sợ khi đứng trên sân khấu. Vì thế, việc đầu tư thì giờ và công sức để chuẩn bị bài thuyết trình là cách khá hữu hiệu để giảm thiểu lo lắng và nâng cao sự tự tin. 3. Dùng tự thoại tích cực Hầu hết các nhà tâm lý đều cho rằng hành động tự thoại tích cực sẽ giúp gia tăng đáng kể sự tự tin của mỗi con người. Bạn phải xác tín và liên tục tự nhủ rằng bạn sẽ nói chuyện thành công, rằng người nghe sẽ tích cực hưởng ứng bạn. Hãy tự nói với mình rằng: “Tôi là người tự tin, bởi hơn ai hết, tôi hiểu rõ những gì mình sẽ trình bày. Tôi là chuyên gia, và khán giả sẽ chăm chú nuốt lấy từng lời của tôi.” 4. Thả lỏng cơ thể Có thể nhận thấy ngay nỗi lo lắng, run sợ của nhiều diễn giả qua ngôn ngữ cơ thể của họ trên sân khấu. Không có khán giả nào nghĩ bạn tự tin khi nhìn thấy cơ thể bạn căng cứng với cử chỉ, động tác hệt như một chú robot. Để giải quyết điều này, khi bước ra sân khấu, bạn hãy hít thở sâu, buông lỏng cơ thể. Hãy tiến ra sân khấu với bước đi khoan thai nhưng dứt khoát; hãy tỏ ra hào hứng với cuộc nói chuyện này. Hãy đứng thẳng người, hai chân vững vàng trên đất; giao tiếp bằng mắt với khán giả, và thường xuyên mỉm cười. Điều này giúp bạn vừa cảm thấy tự tin, vừa thể hiện ra trước mắt mọi người hình ảnh tự tin đó. 5. Không có buổi thuyết trình nào hoàn hảo trăm phần trăm Ta thường đặt ra cho mình những kỳ vọng thiếu thực tế (“Đứng trên sân khấu, mình phải hoàn hảo trăm phần trăm, nếu không sự nghiệp ăn nói của mình sẽ tan thành mây khói”). Bạn cần dẹp tan thứ ảo tưởng đó đi, đừng quá cầu toàn. Hãy thử hỏi các diễn giả chuyên nghiệp lâu năm trong nghề mà xem, và họ sẽ cho bạn biết rằng không có lúc nào họ ngừng mài giũa, trau dồi kỹ năng ăn nói của mình, rằng không có lúc nào họ cho rằng mọi buổi diễn thuyết của họ đều hoàn hảo từ đầu đến cuối, thành công một trăm phần trăm. Vì thế, phải thừa nhận rằng cho dù có nỗ lực hết mình, bạn cũng không thể hái được trăm phần trăm quả chín trong mọi buổi thuyết trình. 6. Tập thư giãn Bạn nên dành chút ít thì giờ để thư giãn, nhằm cảm thấy thoải mái và tự tin trước giờ nói chuyện. Dưới đây là một vài thủ thuật giúp bạn thư giãn: Hít thở: Hít thở sâu bằng mũi, đưa không khí vào đầy buồng phổi. Nín thở vài giây, rồi chậm rãi thở ra bằng miệng. Duỗi cơ: Trước giờ nói chuyện, hãy tìm một chỗ vắng vẻ để làm giãn cơ thể. Để các nhóm cơ bớt căng, bạn hãy nhẹ nhàng liên tục xoay đầu và vai theo chiều kim đồng hồ và ngược lại; rồi duỗi cơ mặt bằng cách há miệng càng to càng tốt và xoay tròn hàm dưới. Đi tản bộ. Hãy giảm thiểu căng thẳng bằng cách đi dạo bộ một chút. Hoạt động này vừa giúp làm nóng các cơ, vừa để bạn ôn lại một lượt những chủ điểm sắp trình bày. 7. Ăn uống hợp lý Việc ăn uống thì có can hệ gì tới chuyện gia tăng tự tin? Đương nhiên là có. Thử nghĩ xem sẽ thế nào nếu bao tử bạn đang “biểu tình” hay “nổi loạn”? Vào ngày nói chuyện, bạn hãy tránh dùng các món có bơ sữa (thường tạo nhầy trong cổ họng), nước giải khát có nhiều ga (dễ gây ợ), và chất caffeine. Chỉ nên ăn nhẹ trước lúc nói chuyện. Nên chuẩn bị chai nước trên bàn để thỉnh thoảng uống vì nước có tác dụng bôi trơn cổ họng khi nói. 8. Chuẩn bị tâm lý trước những tình huống không ngờ Thỉnh thoảng, trong buổi nói chuyện, bạn sẽ rơi vào những tình huống “khó đỡ” vốn không lường trước được. Dù tình huống đó là gì, thì trước buổi nói chuyện, bạn cần chuẩn bị tâm lý để khi chẳng may gặp các sự cố ngoài ý muốn, bạn cũng giữ được bình tĩnh để có cách giải quyết thích hợp mà không phải bấn loạn hay cảm thấy rối tung cả lên. Các chiến thuật “sai khiến” sự sợ hãi Sợ hãi là một phản ứng tự nhiên có tính cách tự vệ của cơ thể. Gặp các hoàn cảnh lạ lẫm hay nguy hiểm, cơ thể sẽ tự kích hoạt hai loại phản ứng: “chiến đấu hay chạy trốn” hay “chiến hay biến.” Khi đó, nhịp tim bạn tăng nhanh, các cơ căng lên, và chất adrenaline trong cơ thể dâng lên ào ạt càng đẩy nhanh các phản ứng hồi hộp. Các diễn giả có kinh nghiệm thường biết cách tận dụng chất adrenaline trong cơ thể làm nguồn năng lượng tích cực phục vụ cho mình: đầu óc họ tỉnh táo hơn; các ý tưởng, dữ kiện, con số hiện rõ trong đầu. Nỗi lo lắng hay sợ hãi có thể làm cho bài nói của bạn sắc sảo hơn, có cảm xúc hơn, và nhờ đó có tính thuyết phục cao hơn. 2000 năm trước, nhà hùng biện đại tài Cicero đã cho rằng nỗi sợ là yếu tố định hình mọi cuộc diễn thuyết xuất sắc trước công chúng. Sợ “lòi” cái sợ của mình ra Bạn nên biết rằng cả những diễn giả chuyên nghiệp thường xuyên nói trước công chúng cũng phải vật lộn với những căng thẳng nhất định; và đó là một dấu hiệu cho thấy bạn là diễn giả đích thực. Có câu chuyện vui kể rằng tại một cuộc hội thảo nọ, một phụ nữ bước vào phòng và thấy diễn giả đang đi tới đi lui với dáng vẻ thể hiện trạng thái bồn chồn, sốt ruột. Chị bèn hỏi diễn giả xem tại sao ông lại tỏ ra lo lắng như thế. “Ý chị là gì? Ai lo lắng chứ?” - diễn giả đáp lại. “Nếu không lo lắng,” chị này nói tiếp, “thế ông đang làm gì trong căn phòng dành riêng cho nữ này?” + Sức mạnh của bí mật: Việc đứng nói trước đám đông có thể là hành động công khai nhất; tuy nhiên, bạn vẫn có thể giữ được một chút riêng tư cho mình. Bạn không phải thể hiện ra nỗi lo lắng, bồn chồn; bạn có thể giữ nó yên trong lòng. Sẽ chẳng lợi gì khi cho người khác thấy bạn đang lo lắng; nếu cố tỏ ra tự tin bằng hành động, tự khắc bạn cũng sẽ bắt đầu có cảm giác tự tin trong lòng. Hiếm khi nào diễn giả chuyên nghiệp tỏ ra vẻ bồn chồn lo lắng, dù trong lòng họ có đang hốt hoảng, hãi hùng. Bạn đừng quá quan tâm đến sự lo lắng của mình khi đứng trước đám đông; hãy biết rằng đó là cảm giác thường tình, và khán giả sẽ không biết bạn đang lo lắng đến độ nào và cũng sẽ chẳng để ý nhiều đến điều đó. + Hãy hình dung: Nếu bạn nghĩ rằng mình sẽ thể hiện không tốt trên sân khấu, cũng như sẽ bị người nghe chống đối, thì chắc ngay từ đầu bạn sẽ mang tâm thế tự vệ, và nhận thấy trạng thái tự vệ nơi bạn, khán giả sẽ khó lòng đón nhận bạn. Ngược lại, hãy hình dung trước trong đầu những hình ảnh tích cực về việc bạn sẽ thể hiện tốt nhất bài thuyết trình của mình, thì dần dần bạn sẽ tự tin và sẽ đạt được điều mình muốn. Hãy nhắm mắt lại, tưởng tượng ra hình ảnh những khán giả thân thiện, tích cực và hào hứng đón nhận bạn cùng với những gì bạn nói. Trong kỹ thuật hình dung, yếu tố cốt lõi là việc kiểm soát hình ảnh bạn có trong đầu về bản thân; đừng để những suy diễn tiêu cực về thái độ và hành động của người nghe làm méo mó đi hình ảnh đó. Có nhiều người lại cho rằng: tôi không thực sự tự tin mà bây giờ ráng nghĩ và vẽ ra một hình ảnh tự tin về bản thân, có phải là giả tạo, tự lừa dối mình không? Thưa không! Bởi có thể lúc này sự tự tin không phải là tính cách chủ đạo của bạn, nhưng nó vẫn có đó; và bạn dùng kỹ thuật hình dung để khai thông và làm cho nó lớn dần lên. Dần dần, nhờ thực hành nhiều, bạn sẽ biến sự tự tin vốn rất yếu ớt ban đầu đó trở thành một điều hết sức tự nhiên. Sợ khán giả “ăn thịt” Bạn phải biết rằng không phải khán giả đang ngồi đó để rình tấn công bạn. Thực ra, đến buổi nói chuyện của bạn, họ muốn đặt mình trong tay bạn, họ muốn lắng nghe và học hỏi những gì tốt đẹp từ bạn. Và họ sẽ lắng nghe với thái độ chăm chú và tích cực nhất khi bạn thể hiện ra được phong thái tự tin và khả năng làm chủ trên bục nói. Các diễn giả nổi danh dù có lo lắng trong lòng nhưng luôn thể hiện để khán giả thấy rõ rằng họ hoàn toàn làm chủ mọi chuyện. Nếu diễn giả xuất hiện với thái độ lúng túng, thiếu tự tin, khán giả sẽ khó lòng cảm thấy thoải mái để tập trung lắng nghe và đón nhận. Vì thế, dù trong lòng có thấy lo sợ đến đâu, bạn cũng nên làm ngược lại, cố thể hiện một phong thái tự tin để chiếm được cảm tình ban đầu của thính giả. + Đứng về phía người nghe: Bạn hãy nghĩ về người nghe nhiều hơn về bản thân mình. Biết rõ người nghe, coi họ như bạn bè, như thế, bạn sẽ bớt căng thẳng hơn. Người nghe thuộc lớp đối tượng nào, trình độ ra sao, nhu cầu thế nào, quan tâm đến điều gì? Họ sẽ nhận được ích lợi gì khi đến đây nghe bạn nói? Họ muốn thưởng thức bài nói của bạn, và bạn có thể làm gì để họ thỏa mãn ý nguyện mình? + Hãy đam mê: Càng say mê các ý tưởng mình sẽ trình bày, bạn càng có sức mạnh và dễ đưa cảm xúc vào bài nói của mình, và khi đó, cảm giác sợ hãi hay lo lắng sẽ cháy rụi dưới ngọn lửa đam mê của bạn. + Thể hiện sự hưng phấn: Hãy tập trung vào ước muốn chia sẻ cho người nghe điều gì đó – điều mà bạn cảm thấy thực sự có giá trị, xứng đáng với công sức cũng như thì giờ của bạn và của mọi người. Ước muốn hay hưng phấn rất dễ lan truyền. Tập trung vào những vấn đề quan trọng muốn truyền đạt đến người nghe sẽ giúp bạn bớt nghĩ về bản thân, và đây là một cách khá hữu hiệu để đẩy lùi nỗi sợ. + Nhớ rõ rằng bạn là chuyên gia: Bạn được mời đến nói chuyện. Người ta xem bạn như một chuyên gia, bạn là người nắm rõ đề tài này hơn ai hết. Bạn hãy tin điều đó để không còn cảm thấy sợ hãi, lo lắng nữa. Sợ làm trò cười Nhiều người sợ đứng lên và phát biểu bởi vì họ nghĩ rằng mình sẽ làm điều gì đó ngu ngốc, lố bịch, buồn cười – chẳng hạn, nói vấp lên vấp xuống, quên chữ này sót ý kia,... Tuy nhiên, chuyện đáng mừng là người nghe bao giờ cũng thông cảm được với bạn về điều đó. Họ không đòi hỏi bạn đừng bao giờ mắc lỗi. Điều họ muốn thấy là việc bạn xử lý những lỗi đó thế nào cho tốt, cho hay. Sợ nội dung bài nói không đủ hấp dẫn Đây là nỗi sợ dễ vượt qua nhất bởi vì bạn hoàn toàn nắm thế chủ động trong việc chuẩn bị nội dung. Sẽ chẳng còn gì đáng sợ nếu bạn nắm chắc những gì mình sẽ trình bày. + Chuẩn bị thật kỹ: Bạn phải đầu tư thì giờ, công sức để nghiên cứu, chuẩn bị mọi thứ cần thiết cho nội dung bài nói của mình. Càng chuẩn bị kỹ lưỡng bạn càng yên tâm. Nên sửa đi sửa lại nội dung bài nói cho đến lúc nào bạn thấy nó hay, hữu ích và có ý nghĩa đối với người nghe. Bạn đừng ngại sửa sang, biên tập lại những gì mình đã soạn. + Tập nhiều sẽ nhuyễn: Arthur Rubinstein, nhạc công dương cầm trứ danh, thường nói rằng, “Nếu tôi bỏ tập một ngày, chỉ có tôi biết; nếu tôi bỏ tập hai ngày, những người phê bình tôi sẽ biết; còn nếu tôi bỏ tập ba ngày, khán giả biết hết.” Hãy tập luyện cho đến lúc nào bạn thấy tự tin 100%. Có nhiều diễn giả bỏ ra một giờ để tập cho thành thục một đoạn sẽ nói trong một phút. Bạn cũng nên làm như thế. Hãy tập dượt nhiều lần những gì sẽ nói, tập trong các hoàn cảnh khác nhau, thời gian khác nhau, thử dùng các kỹ thuật trình bày khác nhau. Có thể đứng trước gương mà tập nói, hoặc thu âm để nghe lại mà sửa, hoặc thử đứng nói trước một nhóm bạn để họ góp ý,... Và tất nhiên, hiệu quả nhất là nên tập nói trước đám đông; càng nói chuyện nhiều lần trước đám đông, bạn càng thêm nhuần nhuyễn về khả năng trình bày. Nói trước công chúng là một thứ nghệ thuật phải trải qua thời gian mới trở nên hoàn thiện và thành công. Hãy tiếp tục phấn đấu. Có thể lúc này bạn vẫn thấy lo lắng, nhưng đừng sợ. Cứ nói, rồi bạn sẽ nói giỏi và chẳng còn sợ điều gì. Kích hoạt tâm thế tự tin trước khi nói 1. Lo lắng là chuyện bình thường. Nếu cảm thấy lo lắng, hoặc chưa nói đã thấy lo, thì tức là bạn thuộc số đông. Như bạn thấy, nỗi sợ nói trước đám đông thường “làm khó” cả những diễn giả, diễn viên chuyên nghiệp. Có cả ngàn giờ đứng nói trên sân khấu, gặp cả ngàn cả triệu khán giả, và sống bằng nghề ăn nói, diễn xuất, mà dân chuyện nghiệp còn có lúc bối rối, lo âu, thì chuyện những người ít nói trước đám đông thấy lúng túng, sợ hãi cũng là lẽ thường tình. Cho nên, không quá tập trung vào nỗi lo lắng, không cho rằng đó là thứ gì kinh khủng lắm, bạn sẽ thấy thoải mái hơn và lấy lại được sự tự tin để “trình diễn.” 2. Những gì bạn sợ nhất thường hiếm khi xảy ra. Nhiều khi, trí tưởng tượng của bạn “bay” hơi quá đà, nhất là trước giờ ra sân khấu. Có thể đầu óc bạn sẽ vẽ ra những cảnh tượng tệ hại nhất: hai gối bạn quỵ xuống sàn, trái tim như muốn nhào ra khỏi lồng ngực, nói năng lắp bắp chữ được chữ không, đầu óc quay cuồng, da mặt tái lại, và bạn trở thành một con rối trên sân khấu tấu hài... 3. Người nói bao giờ cũng nghiêm trọng hóa vấn đề hơn người nghe. Nhiều người nói rằng ngay sau khi nói xong một bài thuyết trình, họ có cảm tưởng như thể từ thuở cha sinh mẹ đẻ đến giờ, họ chưa bao giờ run sợ đến thế, rằng hai đầu gối họ chưa bao giờ muốn quỵ xuống như lúc ấy. Tuy nhiên, cũng những người ấy, khi xem các đoạn phim quay cảnh họ thuyết trình, họ lại ngạc nhiên khi thấy rằng những gì họ thể hiện ra lại có vẻ “ngon lành” hơn nhiều so với những gì họ đã cảm giác. Khi bạn nói, trước hàng trăm con mắt, bạn thường cảm thấy mình bị đe dọa, và nỗi lo lắng, run sợ, sẽ tự nhiên nảy sinh. Tuy nhiên, như đã thấy, dù bạn có thể thấy sợ chết khiếp, nhưng khán giả đôi khi lại chẳng nhận thấy gì. Bởi thế, bạn cứ yên tâm bước lên sân khấu mà trình bày. 4. Người nghe luôn cảm thông với bạn. Thính giả ai cũng đã từng cảm thấy lo lắng khi phải phát biểu trước đám đông. Cho nên, thường thì họ sẽ nhìn bạn với cặp mắt ngưỡng mộ, thán phục, vì bạn có đủ can đảm để đứng đó thuyết trình. Còn BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA không, khi thấy bạn lo lắng, bối rối, họ sẽ hiểu được cảm giác của bạn và thông cảm với bạn vì chính họ cũng đã có lúc trải qua cảm giác này. 5. Người nghe muốn bạn thành công. Khán giả đến nghe bạn nói vì nhiều lý do. Nhưng dù vì lý do gì đi nữa, thì một khi quyết định đến nghe, họ đã coi bạn như chuyên gia rồi, và họ muốn những gì họ mong đợi sẽ được đáp ứng. Thành thử, họ muốn bạn thành công, đơn giản bởi vì nếu bạn thành công thì họ cũng nhận được ích lợi cho mình. Đó là một nỗ lực phối hợp của đôi bên: bạn muốn nói cho ngon lành, còn họ thì muốn nghe một bài nói ngon lành. Bạn hãy gạt bỏ thứ suy nghĩ tiêu cực cho rằng khán giả ngồi sẵn dưới đó là để chờ dịp bắt lỗi mà “ném đá.” 6. Người nghe chưa bao giờ nghe bài nói của bạn. Nhiều diễn giả thường hay lấy làm khó chịu và trách móc bản thân khi họ quên một chữ, một dòng, hay một ý tưởng nào đó. Bạn phải nhớ rằng: trước đó, khán giả chưa bao giờ nghe bài nói của bạn. Không ai ngồi nghe lại theo dõi từng chữ từng dòng bạn nói để rồi la toáng lên rằng, “Này ông diễn giả, ông quên nói cái ý kia rồi!” Khán giả làm sao biết được bạn tính nói câu gì, chữ gì, ý gì? Họ chỉ biết điều bạn đã nói mà thôi. Do đó, bạn cứ yên tâm, đừng sợ rằng mình sẽ nói thiếu câu này, ý kia. PHAN CỬ NHÂN Phan Cử Nhân có hai bằng MBA của Asian Institute of Technology và CFVG. Anh là thành viên lâu năm của Nhóm Công tác Tài chính Vi mô Việt Nam và là thành viên Ủy ban Ðiều hành Hiệp hội Các ngân hàng phục vụ người nghèo khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (Banking with the Poor NetworK - BWTP) với hơn 60 tổ chức thành viên đến từ 13 nước. Phan Cử Nhân còn là diễn giả của nhiều hội nghị, diễn đàn quốc tế và khu vực về Tài chính vi mô như: Hội nghị Tài chính vi mô toàn cầu năm 2006 tại Halifax-Canada với hơn 2000 thành viên tham dự, Hội nghị Tài chính vi mô châu Á năm 2006 tại Bắc Kinh với hơn 600 thành viên tham dự, Hội nghị Hiệp hội Ngân hàng Nông nghiệp Châu Á - Thái Bình Dương tại Hà Nội - 2008 và tại Teheran - Iran 2010 với hơn 500 thành viên tham dự. Nhiều năm qua, anh là chuyên gia Tư vấn, đào tạo dự án cho ADB, SAVECHILDREN, ACTIONAID, VMFWG,… về kỹ năng quản lý, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng đào tạo, quản lý tài chính, kế toán… Ngoài ra, anh còn là diễn giả trong chuyên mục Tư vấn về Giáo dục Quản lý Tài chính cho thanh niên trên Ðài tiếng nói Việt Nam trong năm 2009. CHƯƠNG 4 ÐỂ THẤU HIỂU NGƯỜI NGHE TÁC GIẢ: PHAN CỬ NHÂN Trong nghệ thuật thuyết trình hay nói trước công chúng, một trong các yếu tố quan trọng nhất để thu hút người nghe chính là việc phải hiểu rõ người nghe, nắm được các nhu cầu, mong muốn thực sự của họ. Thiếu đi yếu tố ấy, tức là không đáp ứng được những gì người nghe đang mong đợi, thì dù khả năng trình bày của bạn có siêu hạng đến mức nào, nội dung trình bày có hấp dẫn đến đâu đi nữa, bạn cũng sẽ chẳng chinh phục được người nghe. 1. Biết người biết ta Cổ nhân có nói: “Tri kỷ tri bỉ, bách chiến bách thắng” (Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng). Có lần tôi nghe một cô sinh viên phát biểu tại một cuộc họp về việc thành lập một câu lạc bộ kỹ năng sống và làm việc dành cho sinh viên. Đứng trước đám đông sinh viên, cô ấy tỏ ra khá bối rối và thiếu tự tin, lối trình bày cũng chưa được “ngon nghẻ” cho lắm. Tuy nhiên, cuối cùng, có rất nhiều sinh viên hăng hái đăng ký tham gia câu lạc bộ ấy, và điều này có nghĩa là cô đã thành công với bài phát biểu của mình. Tại sao? Vì cô sinh viên đó đã hướng đến các vấn đề mà các sinh viên đang thực sự quan tâm. Nói ra được những điều đám đông sinh viên muốn nghe, cô đã chinh phục họ và nhận được thái độ và hành động hưởng ứng nhiệt. Bạn đứng trước khán giả với mục đích chính là truyền đạt ý tưởng, thông tin hữu ích cho họ, nhằm thuyết phục, chinh phục họ. Bạn không đứng trước khán giả chỉ để thỏa mãn “cơn nói” của chính mình. Những gì bạn trình bày phải thực sự là những điều người nghe mong muốn và thấy có ích lợi cho họ, thỏa mãn được nhu cầu của họ. Nhiều diễn giả có khả năng trình bày rất hùng hồn, siêu tuyệt, nhưng rốt cuộc lại chẳng thuyết phục được người nghe có hành động hưởng ứng. Bởi vì BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA những diễn giả này không thực sự hiểu rõ đâu là những điều thính giả muốn nghe, đâu là những đòi hỏi họ cần được đáp ứng. Không cần biết người nghe quan tâm đến điều gì, họ chỉ biết thao thao bất tuyệt về điều mình muốn nói, và tưởng rằng người nghe cũng cảm thấy thích thú, hứng khởi như mình. Ngược lại, như trường hợp cô sinh viên vừa kể, dù khả năng ăn nói có hạn, nhưng vẫn thành công nhờ việc hiểu rõ thính giả của mình, nắm rõ những nhu cầu và mong muốn của họ. 2. Bạn cần biết gì về khán giả? + Số lượng khán giả nhiều hay ít? Tùy vào số lượng người nghe để có cách chuẩn bị, tổ chức và trình bày phù hợp. Buổi thuyết trình trước một nhóm ít người trong phòng họp nhỏ chắc chắn sẽ khác với buổi thuyết trình trong một hội trường lớn với cả trăm khán giả tham dự. + Thực trạng tài chính của khán giả? Khán giả của bạn đang sống trong cảnh đói nghèo, vừa đủ sống, hay giàu có? Người nghe sẽ dễ dàng hưởng ứng và đón nhận một thông điệp trình bày phù hợp và gần gũi với các điều kiện kinh tế của họ. Sinh viên nghèo vượt khó sẽ khó lòng đón nhận ý tưởng về những thú vui xa hoa của những sinh viên giàu có. + Khán giả tự nguyện tham gia, quan tâm đến chủ đề này, hay họ tham dự vì bị ép buộc? Đây cũng là điều rất quan trọng bạn cần lưu ý tìm hiểu. + Người nghe thuộc nhóm đối tượng cụ thể nào? Thuộc tôn giáo nào? Tham gia câu lạc bộ nào? Làm nghề gì?... Dựa vào những điều này, bạn sẽ có cách soạn nội dung và trình bày thích hợp, khai thác những vấn đề mà người nghe thích thú, quan tâm, và sẽ tránh được tình trạng “lỗi nhịp” khi nói chuyện kinh doanh cho một nhóm người chuyên làm công tác thiện nguyện. + Thông điệp bạn sẽ trình bày có phù hợp với niềm tin của người nghe không? Nếu không, những gì bạn nói ra sẽ đe dọa và thách thức niềm tin của họ. + Người nghe có thái độ gì với bạn và với chủ đề bạn nói? Đón nhận hay chống đối? Dửng dưng hay thích thú quan tâm? Người nghe có những thành kiến hay quan điểm cứng nhắc nào khiến họ khó lòng cởi mở để lắng nghe những gì bạn nói? + Đã có diễn giả nào nói về chủ đề bạn sắp trình bày hay chưa? Nếu có, những ý tưởng của bạn sẽ ủng hộ hay xóa bỏ quan điểm của họ? Hoặc bài trình bày của bạn sẽ đưa ra được một quan điểm, cái nhìn mới mẻ, khác lạ? + Người nghe mong được nghe điều gì? Họ muốn nghe gì? Họ cần nghe gì? + Độ tuổi trung bình của người nghe? Có thể bạn thấy câu hỏi này vô ích, nhưng đôi lúc việc tìm hiểu điều này lại quan trọng. Tại sao? Bởi vì nếu thông điệp của bạn hướng đến một sự kiện lịch sử xảy ra trước khi khán giả chào đời, thì bạn sẽ cần phải giải BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA thích thật rõ về sự kiện ấy. Bên cạnh đó, con người ở các độ tuổi khác nhau thường có những mong muốn khác nhau, nên việc xác định được nhóm tuổi trung bình của người nghe sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. + Người nghe đã nắm rõ các vấn đề bạn sẽ trình bày? Bạn đừng phí thời gian bàn rõ những vấn đề ai cũng biết; và ngược lại, cũng đừng bao giờ nói về những điều quá đỗi huyền bí, khó hiểu với số đông khán giả. + Liệu người nghe sẽ hiểu các thuật ngữ chuyên ngành khoa học, công nghệ, kỹ thuật bạn sẽ dùng trong bài trình bày hay không? Đừng bao giờ dùng các thuật ngữ quá chuyên biệt, cao siêu. Nếu thực sự cần phải đưa ra một số thuật ngữ như thế, thì bạn phải tìm cách giải thích thật đơn giản, rõ nghĩa để mọi người đều hiểu. Tám công cụ giúp hiểu tường tận khán giả Gửi câu hỏi khảo sát Muốn biết đâu là điều quan trọng đối với người nghe, thì cách tốt nhất là hỏi ý kiến họ. Chẳng hạn, khoảng một tháng trước buổi thuyết trình, bạn hãy gửi bản câu hỏi khảo sát – tiện nhất là qua email – đến những người đăng ký tham dự chương trình của bạn. Hãy soạn các câu hỏi đó dựa theo chủ đề bạn sẽ trình bày. Đề nghị họ dành chút ít thì giờ trả lời rồi gửi email phản hồi cho bạn. Khảo sát website Hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp, đều có website riêng và đó là một “khu mỏ thông tin” để bạn đào xới. Các website thường có phần giới thiệu về tầm nhìn, sứ mạng, tình hình hoạt động, các tin tức liên quan,... và bạn có thể nghiên cứu, dùng các thông tin có giá trị để đưa vào bài thuyết trình của mình. Tra cứu trên Internet Nhờ tiện ích của công nghệ Internet như báo mạng, các mạng thông tin xã hội, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các thông tin quý giá về đối tượng người nghe. Nghiên cứu tài liệu của tổ chức, doanh nghiệp Trước khi đến nói chuyện tại một tổ chức nào đó, bạn có thể nghiên cứu sơ qua các tờ bướm, catalogue, các bản tin định kỳ của tổ chức đó để chọn lựa các thông tin hữu ích, thích hợp, đánh trúng vào mối quan tâm của người nghe và làm cho bài thuyết trình của bạn thuyết phục hơn. Phân tích các bản báo cáo thường niên Hãy dành thì giờ phân tích các bản báo cáo thường niên của những tổ chức bạn sẽ đến nói chuyện. Các bản báo cáo này thường chứa các thông tin có giá trị về tình hình hoạt động của tổ chức, phản ánh triết lý và văn hóa của tổ chức đó. Tuy nhiên, vì các báo cáo thường viết theo lối hoa mỹ, vẽ ra một bức tranh tươi sáng, màu hồng, nên khi tìm kiếm thông tin bạn cần phải tỉnh táo mà suy luận, đừng vội vàng tin tất cả mọi điều được viết trong đó. Xem xét các thành tích được công bố Bạn có thể tra trên mạng Internet thành tích của các cá nhân hay tổ chức. Đưa các thành tích ấy vào bài nói chuyện, chắc chắn bạn sẽ làm cho người nghe cảm thấy tự hào, khiến họ thấy hứng thú và dễ đón nhận những gì bạn nói. Phỏng vấn người tổ chức Bạn có thể hỏi những người này mọi thông tin cần biết về đối tượng người nghe. Có thể không thể giải đáp hết mọi câu hỏi bạn nêu ra, nhưng các “chủ xị” này cũng là một kênh hiệu quả giúp bạn nắm các thông tin cơ bản về người nghe. Phỏng vấn khán giả Nếu có thể, bạn hãy trò chuyện trước với một số thành viên có ảnh hưởng trong số những người nghe (chủ tịch, giám đốc, thành viên ban quản lý...). Hãy phỏng vấn họ với các câu hỏi đã gợi ý ở phần “Bạn cần biết gì về người nghe” ở trên. Đề nghị họ cho biết về các vấn đề quan trọng mà tổ chức họ đang gặp phải, cung cách làm việc của nhân viên, những nét độc đáo khác hẳn với các tổ chức khác. Các thông tin này sẽ không những giúp bạn biết cách tinh chỉnh bài nói của mình cho phù hợp, mà còn làm cho người nghe có cảm tưởng rằng bạn là một thành viên đích thực trong số họ. Tâm lý chung của người nghe Là diễn giả, bạn phải có kỹ năng lôi kéo người nghe vào câu chuyện của mình. Thậm chí khi người nghe đang tập trung chú ý lắng nghe, thì điều đó cũng không có nghĩa là họ sẽ hiểu nội dung đúng như bạn muốn họ hiểu. Tuy đến để nghe bạn nói, nhưng họ nghe bằng bộ lọc của riêng họ, họ tự ý lựa chọn nội dung phù hợp để nghe. Thực tế là con người thường nghe và tiếp nhận các ý tưởng trong một bài nói chuyện dựa trên sự chủ quan, tức là chỉ thích thú đón nhận những gì có ý nghĩa và có can hệ đến giá trị, niềm tin của mình mà thôi. Chẳng hạn, trong buổi hội thảo du học do một Trung tâm Du học nọ tổ chức, một đại diện của trường đại học nước ngoài đứng lên trình bày trước các học sinh trung học và phụ huynh về những tiện ích khi theo học tại trường của anh ta. Như thường lệ, anh ta thao thao trình bày rằng trường mình có đầy đủ trang thiết bị học tập thuộc hàng đẳng cấp thế giới, các giáo sư danh tiếng tham gia giảng dạy, hệ thống thư viện khổng lồ. Tuy nhiên, các phụ huynh đang tham dự lại không mấy quan tâm đến điều này. Đến phần hỏi đáp, có một phụ huynh đứng lên nêu câu hỏi: “Trường của anh thật hiện đại và chất lượng, nhưng các anh làm gì để con cái chúng tôi được an toàn, yên tâm học tập?” Sở dĩ phụ huynh này nêu câu hỏi ấy là vì mới tháng trước đó thôi, báo chí đưa tin rầm rộ về chuyện một sinh viên ngoại quốc đang theo học tại đó bị sát hại. Rút kinh nghiệm, ở cuộc hội thảo một tuần sau đó, ngoài việc giới thiệu về những tiện ích, anh ta còn dành một khoảng thời gian đáng kể để trình bày về những biện pháp an ninh, những công tác cụ thể nhằm đảm bảo an toàn tối đa cho mọi sinh viên ngoại quốc theo học tại đó. Và chỉ trong chốc lát, anh đã có được sự tập trung lắng nghe của các vị phụ huynh và học sinh tham gia hội thảo, khác với thái độ thờ ơ anh nhận được ở lần hội thảo trước. Nhà tâm lý học Abraham Maslow phát hiện rằng tất cả mọi người đều có những nấc thang nhu cầu được xếp từ mức độ cơ bản đến mức độ cao: Nhu cầu sinh lý (bản năng sinh tồn), nhu cầu an toàn, nhu cầu giao tiếp xã hội, nhu cầu tự trọng, nhu cầu tự thể hiện. Để truyền tải ý tưởng đến người nghe, bạn phải triệt để khai thác các bậc thang nhu cầu đó, bởi chúng là yếu tố quyết định việc họ sẽ có thái độ hưởng ứng và thích thú với những gì bạn trình bày. Khi bài nói chuyện của bạn thỏa mãn được tâm lý người nghe, tức là giải quyết được những mong muốn, nhu cầu của họ, thì tự khắc họ sẽ cảm thấy hứng thú, chăm chú lắng nghe và tích cực hưởng ứng. Tuy nhiên, theo tâm lý chung, tuy đến để nghe bạn nói, nhưng họ không muốn thụ động ngồi yên một chỗ, họ muốn tham gia vào bài nói của bạn, họ BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA muốn thể hiện những ý kiến suy nghĩ của mình, và dưới đây là bảy bước giúp bạn kích thích sự tham gia của người nghe và tăng khả năng thuyết phục của bài nói: Chuẩn bị bài nói thật chu đáo để người nghe biết bạn quan tâm đến họ và nhu cầu của họ. Để người nghe chú ý lắng nghe, bạn phải tạo những cách mở đầu ấn tượng, những điểm nhấn cho bài nói và phù hợp với người nghe. Trình bày những luận điểm của bạn qua những câu chuyện kịch tính, kinh nghiệm và sự kiện thực tế, hình ảnh sống động, để giúp họ ghi nhớ những gì bạn nói. Cho người nghe thấy những ý tưởng bạn trình bày có sức ảnh hưởng quan trọng thế nào đối với họ. Sử dụng từ ngữ giàu hình ảnh, để vẽ nên những bức tranh bằng lời trong đầu người nghe, nhằm tạo cảm xúc tích cực và thái độ thích thú đón nhận. Lôi kéo người nghe vào câu chuyện; nhắc người nghe suy ngẫm về những ý tưởng bạn trình bày. Cho họ thấy những ý tưởng của bạn phù hợp với bối cảnh như thế nào. Kêu gọi người nghe hành động, thay đổi lối tư duy và cách làm cũ, để suy nghĩ và hành động theo cách mới. NGUYỄN ANH TUẤN Từ nhỏ đến lớp 12 học ở Diên Khánh, sau đó học Cao đẳng nghề Khánh Hòa. Nguyễn Anh Tuấn từng sống không ước mơ, thiếu mục tiêu, suy nghĩ, thái độ cực kỳ tiêu cực và không bao giờ đọc sách. Anh đã tham gia vào các lĩnh vực Du lịch, Khách sạn, Kinh doanh theo mạng (đạt cấp bậc International Manager). Tháng 11 năm 2006 khi tình cờ xem DVD của một Chuyên gia Huấn luyện Phát triển cá nhân tại Việt Nam, anh bỗng thấy trăn trở, thao thức về bản thân, về ý nghĩa cuộc sống. Kể từ đó tập thói quen đọc sách, sống có mục tiêu và kế hoạch. Năm 2007 quyết tâm vào Sài Gòn để được học trực tiếp từ diễn giả Quách Tuấn Khanh. Trong năm 2010, anh đã theo học các khóa: Bí quyết truyền lửa, Hành trình triệu đô, Bí quyết trình bày, và Bán hàng - khi kỹ năng trở thành tuyệt chiêu của Blair Singer. Tháng 11 năm 2011, anh đã học Tuyệt kỹ diễn thuyết (của diễn giả Quách Tuấn Khanh), sau đó càng thấy rõ ước mơ của cuộc đời mình: Trở thành diễn giả chuyên nghiệp. Từ đây, anh bắt đầu hành trình rèn luyện và tập trung thực hiện ước mơ của mình. Tháng 11 năm 2011, anh tập hợp những người có cùng đam mê và mục đích sống thành lập Công ty Ðào tạo Khai Tuệ. Hiện anh đang là Giám đốc điều hành Công ty Ðào tạo Khai Tuệ. CHƯƠNG 5 NHỮNG SAI LẦM “KHÔNG NÓI RA THÌ KHÔNG AI BIẾT” TÁC GIẢ: NGUYỄN ANH TUẤN Khi thuyết trình, bạn khó lòng tránh khỏi một số sai lầm nhất định. Đôi khi, những sai lầm bạn mắc phải khi nói trước công chúng là kết quả của những niềm tin hay cách suy nghĩ sai lạc bạn lưu giữ trong tâm trí mình. Nhưng đôi khi, những sai lầm ấy có thể xuất phát từ việc bạn thiếu kiến thức hay kinh nghiệm thuyết trình. Tôi đã từng phạm phải ít nhất một trong những sai lầm dưới đây và có những lần đánh mất khán giả. Không một ai trong chúng ta sinh ra đã là một diễn giả thuyết phục, mà nên hiểu về những sai lầm để rèn luyện. Những sai lầm căn bản Thiếu mục đích hay mục đích không rõ ràng Việc đầu tiên khi soạn văn bản thuyết trình là phải xác định được mục đích của bạn, và mục đích đó cần tập trung hướng đến ích lợi cho người nghe. Nói cách khác, bạn muốn mang đến điều gì cho người nghe qua bài thuyết trình? Thông điệp cốt lõi bạn muốn họ nắm vững là gì? Bạn muốn kêu gọi họ thực hiện hành động cụ thể nào? Bên cạnh đó, để chắc chắn mục đích bạn nhắm tới có thể đáp ứng được nhu cầu, mong muốn của người nghe, bạn cần phải dành thì giờ nghiên cứu đối tượng người nghe của mình. Nếu bạn không hiểu khán giả, không đáp ứng được nguyện vọng của họ, thì mục đích bài thuyết trình của bạn có cũng như không. Vì thế, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi mình: “Tôi muốn người nghe biết gì và làm gì?” “Tôi muốn họ suy nghĩ hay cảm giác thế nào sau khi tôi kết thúc bài nói của mình?” Một khi đã nắm rõ mục đích bài thuyết trình, thì việc soạn nội dung, cấu trúc, chọn lọc những ý tưởng, dữ kiện, con số, hình ảnh, câu chuyện,... để đưa vào bài thuyết trình sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Không đặt mình vào vị trí người nghe Khi thuyết trình cần nhớ rằng người nghe thường không biết về kiến thức uyên bác của bạn về một chủ đề nào đó. Rõ ràng là họ không ở vị trí giống như bạn – họ không có hàng năm trời học tập nghiên cứu trong lĩnh vực này. Những kiến thức bác học mà bạn đưa ra hoàn toàn xa lạ với họ. Vì vậy bạn cần biết được người nghe muốn gì và tìm ra cách thu hút họ. Hãy từng bước đưa họ khám phá chân trời kiến thức thú vị, có như vậy họ mới hiểu và ngấm được những ý quan trọng mà bạn đem đến. Mỗi khán giả đều có một khả năng đón nhận và mong muốn khác nhau. Và nếu phải nói cùng một chủ đề cho các nhóm người nghe khác nhau, bạn phải tìm cách biến đổi và thích ứng sao đó cho thích hợp. Bên cạnh đó, đừng nói những lời cầu kỳ khiến người nghe phải đau đầu mới hiểu được vì như thế họ sẽ khó lòng đón nhận những gì bạn nói, nhưng bạn cũng không nên nói ra những lời quá đơn giản khiến họ có cảm giác quá bình thường, thấy rằng bạn không có gì nổi trội, đặc sắc. Không thể hiện sự tôn trọng người nghe Tôi đã từng chứng kiến nhiều vị diễn giả nhận được ánh nhìn thiếu thiện cảm từ người nghe bởi họ đưa ra quan điểm khinh thị và chỉ trích một số thái độ và suy nghĩ thông thường. Chẳng hạn như, nếu bạn đang thuyết trình cho những người mới bước chân vào lĩnh vực truyền thông xã hội về những điều họ cần có để phát triển trong lĩnh vực này, bạn cần phải hiều rằng rất nhiều người cảm thấy lo lắng khi dấn sâu vào mảng này, và việc cần làm là bạn phải nhẹ nhàng phân tích chứ không phải đánh giá hay chỉ trích họ. Hãy luôn nhớ rằng, nếu bạn ghét hoặc thiếu tôn trọng người nghe của mình bởi vì sự thiếu hiểu biết chuyên môn, họ sẽ không ưa bạn. Và trong trường hợp bạn làm khán giả của mình cảm thấy họ như là những kẻ thua cuộc, thất bại hoặc không đáng để bạn tôn trọng, thì bạn sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực, tạo nên rào cản giữa bạn và người nghe. Kết cục là bạn sẽ đánh mất khán giả của mình mãi mãi. Không truyền được cảm hứng, suy nghĩ và khích lệ hành động mới Sẽ là thiếu sót khi đưa ra các thông tin mà không truyền cảm hứng cho mọi người hướng theo cách hành động hay suy nghĩ mới. Những gì mà bạn vừa chia sẻ và truyền đạt sẽ không lưu giữ được trong đầu của những thính giả nếu bạn không thúc đẩy người nghe làm một việc gì đó khác biệt. Hãy suy nghĩ để làm thế nào mà bạn có thể tương tác với người nghe sau khi kết thúc buổi thuyết trình, và giúp họ có được suy nghĩ và hành động khác, sử dụng kiến thức bạn đưa lại để giúp cuộc sống của họ tốt đẹp hơn. Nếu bạn không làm được điều này, bạn đã mất chiếc chìa khóa thành công quan trọng – truyền cảm hứng cho những hành động tích cực. Không đưa ra được thông điệp cuối cùng ấn tượng Hiện nay, với hàng triệu chương trình hội nghị, hội thảo luôn sẵn có cho chúng ta – cả trực tiếp và trên Internet – bài thuyết trình của bạn sẽ không tạo được sự nổi bật nếu thiếu một thông điệp rõ ràng, có ý nghĩa và có sức ảnh hưởng mạnh mẽ. Nếu bạn chỉ đơn giản đưa ra một thông điệp khô khan, nhưng không chạm tới được vấn đề cốt lõi, bạn sẽ thất bại. Thiếu sự chuẩn bị Nếu bạn đang đứng trước đám đông để thuyết trình mà trước đó lại thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng, khán giả sẽ lập tức nhận ra điều đó. Thiếu chuẩn bị, thì dù có giỏi xoay sở hay lợi khẩu đến đâu, bạn cũng không tài nào làm cho người nghe nhận thấy sự liền mạch, tuần tự hợp lý của các ý tưởng hay thông điệp bạn muốn trình bày. Thiếu chuẩn bị, bạn sẽ làm cho người nghe cảm thấy bạn không thực sự nghiêm túc và hứng thú với đề tài mình nói, rằng bạn không phải là người chuyên nghiệp; ấy là chưa nói đến việc họ sẽ có cảm tưởng bạn đang xem thường họ. Thiếu chuẩn bị, xem như buổi nói chuyện hay thuyết trình của bạn đã thất bại ngay từ đầu. Để tránh sai lầm này, bạn cần phải nghiêm túc đầu tư thì giờ và công sức để tra cứu, tìm hiểu, nhằm nắm rõ đề tài cùng những gì mình sẽ trình bày. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tập dượt nhiều lần cho đến khi thấy tự tin và thoải mái tung hứng các ý tưởng của mình. Chưa hết, bạn còn phải đoán trước những câu hỏi người nghe sẽ đặt ra liên quan đến các ý tưởng trong nội dung bạn thuyết trình. Muộn giờ Khởi đầu hay kết thúc bài thuyết trình muộn giờ đã định, tức là bạn đang tỏ cho người nghe thấy rằng bạn có thái độ thiếu tôn trọng họ. Đến nghe bạn nói, không phải người ta có dư dả thì giờ, bởi hầu như ai cũng bận rộn, cũng có thời khóa biểu riêng. Nếu buổi thuyết trình của bạn bắt đầu hay kết thúc trễ, bạn phải bảo đảm rằng việc này là sự cố ngoài ý muốn chứ không phải do bạn gây ra. Bạn cần để ý đến chuyện bắt đầu buổi nói đúng giờ, và biết cách cắt bỏ hay tóm tắt lại bài thuyết trình cho kịp với thời gian kết thúc, tránh cảnh bắt đầu muộn và kết thúc trễ. Thể hiện hình ảnh bản thân không thích hợp Đây là một sai lầm có khả năng làm hủy hoại tức khắc hình ảnh tốt đẹp của bạn trong lòng khán giả. Sai lầm này gắn liền với sai lầm vừa nêu ở trên: không hiểu rõ đối tượng khán giả của mình. Hình ảnh bản thân bạn thể hiện trước hết là qua cách ăn mặc. Bạn không thể xuất hiện với kiểu ăn mặc quá chưng diện khi đứng trước đối tượng người nghe là dân trí thức. Bạn cũng không nên ăn mặc quá sang trọng cầu kỳ khi đứng trước những người nông dân. Vì thế, trước khi nói chuyện hay thuyết trình, bạn phải nghiên cứu tìm hiểu đối tượng khán giả của mình để có cách ăn mặc, nói năng cho phù hợp. Sử dụng thiếu hiệu quả các công cụ hỗ trợ nghe nhìn Nếu bạn tỏ ra vụng về, sử dụng lóng ngóng các phương tiện hình ảnh để phục vụ nghe nhìn nhằm minh họa nội dung, bạn sẽ đánh mất sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt người nghe. Các công cụ hình ảnh minh họa phải được vận dụng linh hoạt và vừa phải để bổ trợ và làm tăng sức thuyết phục cho các ý tưởng trình bày; vì các công cụ này, dùng thiếu cũng không được mà lạm dụng quá cũng không xong. Ðưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình Không phải cứ cái gì nhiều hơn cũng tốt hơn. Đưa quá nhiều nội dung, ý tưởng, dữ kiện, số liệu vào bài thuyết trình, bạn sẽ gây ra hiện tượng quá tải cho người nghe. Người nghe không thể nào trong một lúc mà có thể “tiêu hóa” được một khối lượng thông tin khổng lồ bạn trao cho họ. Thành thử, nên chọn lọc các thông tin cần thiết để cung cấp, và hãy trình bày chúng sao cho thật ngắn gọn, cô đọng, giúp người nghe dễ dàng nắm bắt ngay và ghi nhớ lâu hơn. Dùng óc hài hước sai chỗ Thường thì sai lầm này cũng gắn liền với sai lầm thứ ba ở trên (không hiểu khán giản). Các thứ quy ước liên quan đến óc hài hước đã thay đổi. Bạn đừng bao giờ nói ra những câu đùa lạc điệu, kẻo đôi khi người nghe tưởng rằng bạn đang công kích họ. Bạn cần lựa chọn những câu chuyện vui phù hợp, vô hại, không động chạm đến ai, và phải hết sức cẩn trọng với những câu đùa trong lúc thuyết trình. Giọng nói đơn điệu, gây buồn ngủ Người nghe sẽ trở nên chán nản, thậm chí buồn ngủ, nếu từ đầu đến cuối buổi nói chuyện, bạn dùng một cung giọng đều đều, không thay đổi hay nhấn nhá. Nhiều bài thuyết trình chứa đựng những thông tin hữu ích, giá trị cũng như những ý tưởng hay ho, đột phá, nhưng rốt cuộc chúng không đi vào lòng người nghe chỉ vì diễn giả không biết cách thể hiện chúng qua giọng nói của mình. Không thắt được mối dây liên hệ với người nghe Người có tài năng, ảnh hưởng lớn không có nghĩa là “tự động” có kỹ năng giao cảm và giao tiếp tốt. Tôi nhận thấy nhiều người thất bại trong việc thu hút người nghe về mặt cảm xúc và thiếu sự chân thành – họ không có mối liên hệ lẫn không thể hiện sự quan tâm tới người nghe. Cuối cùng, họ thiếu khả năng kết nối với người nghe vì thế bài thuyết trình trở nên chán ngấy và khó hiểu – họ để người nghe chìm trong đống dữ liệu, sự kiện và con số, không hề có sự tương tác nào. Để trở thành người thuyết trình giỏi, bạn phải có sự kết nối với người nghe. Còn nếu chỉ biết lên sân khấu và “độc diễn” một mình, mặc sức ngân nga ngâm tụng bài thuyết trình mà chẳng để ý gì đến khán giả, thì ắt người nghe sẽ chẳng còn muốn để ý nghe bạn nói gì nữa. Họ sẽ thấy mình chẳng có gì liên quan đến bạn, đến những gì bạn đang huyên thuyên trên sân khấu. Không đi vào trọng tâm Lời nói nào cũng phải có chủ đích. Nội dung hay ý tưởng thuyết trình nào cũng cần phải có trọng tâm. Bằng không, bạn sẽ chỉ biết nói tràng giang đại hải, không phục vụ cho một ý tưởng trọng tâm nào, và người nghe sẽ bối rối không biết bạn đang dẫn họ đi đâu. Cho nên, nói ra ý tưởng nào, bạn cần phải có một mục đích, một trọng tâm để hướng tới. Triển khai chi tiết ngay từ đầu Bạn cần thận trọng đừng vội đi vào các vấn đề chi tiết ngay từ lúc mới bắt đầu buổi thuyết trình. Làm thế, bạn sẽ khiến người nghe bối rối. Người ta cần thấy một bố cục có trình tự lớp lang, đi theo từng bước cụ thể, có mở đầu, nội dung và kết thúc. Vì thế, trong phần mở đầu, bạn chỉ nên giới thiệu bao quát những ý tưởng chủ đạo sẽ trình bày triển khai trong nội dung buổi thuyết trình, cho người nghe thấy trước toàn bộ bức tranh bạn sẽ vẽ; còn phần chi tiết, bạn nên đưa nó vào phần nội dung chính. Chỉ tập trung vào bản thân Nhiều diễn giả khi lên sân khấu chỉ nhắm mắt mà diễn, mà nói, làm như thể chẳng có ai khác ngoài mình, để rồi cuối cùng phải thắc mắc tự hỏi vì sao người nghe không có thái độ hưởng ứng, không có hành động đúng theo những gì mình đã mong muốn. Bạn cứ việc say mê chủ đề mình đang nói, cứ việc đắm mình vào nó, nhưng cũng đừng quên khán giả đang ngồi phía dưới. Những gì bạn trình bày phải nhắm đến việc đáp ứng nhu cầu và mong đợi của người nghe. Khởi đầu buổi thuyết trình, bạn hãy đặt mình vào vị trí người nghe, đứng vào góc nhìn của họ nhằm biết cách triển khai những gì thích hợp mang lại ích lợi cho họ. Những gì bạn nói dù có hay ho đến đâu cũng sẽ không còn quan trọng nếu chúng không phải là những gì người nghe quan tâm. Ðưa ra các thí dụ minh họa yếu ớt Một số diễn giả chỉ nói lý thuyết mà không tìm cách minh họa chúng với các dữ kiện hay bằng chứng thực tế. Họ giả thiết rằng người nghe sẽ đón nhận những gì họ nói bằng niềm tin mà không cần đến những minh họa cụ thể. Nói ra ý tưởng nào, bạn phải lập tức cho thí dụ, tìm cách minh họa với những hình ảnh, số liệu hay dữ kiện, những câu chuyện có thực, những lời chứng nhận... để củng cố lập luận của mình và để thuyết phục người nghe. Bảy giả định sai lầm của nhiều diễn giả Nhiều diễn giả chủ quan đưa ra những giả định sai lầm về người nghe, về cách trình bày của mình. Đôi khi, cả những chuyên gia thuyết trình cũng rơi vào BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA những giả định sai lầm này. Đó là điều rất nguy hiểm, bạn cần lưu ý né tránh. Sai lầm thứ nhất: Chỉ cần có kiến thức sâu về một đề tài là tôi có thể trình bày được các ý tưởng của mình. Việc nắm vững kiến thức về một đề tài nào đó bạn sắp nói là điều rất quan trọng, nhưng đó mới chỉ là bước đầu để tạo ấn tượng với khán giả mà thôi. Bởi bạn còn cần phải xác định: Bạn muốn đạt được điều gì qua thông điệp mình trình bày? Bạn đang nói chuyện với ai? Những ý tưởng nào cần lưu tâm? Sai lầm thứ hai: Khán giả của tôi có thể đọc được những gì tôi đang suy nghĩ trong đầu Sự thực lại không như bạn nghĩ. Khán giả không bao giờ biết họ cần phải rút ra và nắm được điều gì từ bài thuyết trình của bạn, trừ khi bạn lặp lại nhiều lần để họ biết. Thành thử, muốn khán giả nắm rõ điều gì, hoặc biết điều gì phải làm, bạn cần phải nói rõ cho họ. Đừng để họ ngồi đó mà đoán già đoán non. Sai lầm thứ ba: Tôi có thể trình bày trong vòng 20 phút các thông tin/ý tưởng mà tôi đã mất ba tháng để học hỏi và nghiên cứu Thường thì diễn giả bao giờ cũng muốn tỏ ra mình là chuyên gia dày dạn kinh nghiệm – hoặc muốn thể hiện cho người nghe thấy là mình đã dày công tìm tòi nghiên cứu – nên họ tìm cách “dội bom” khán giả với hàng đống thông tin, dữ kiện. Họ quên mất rằng người nghe không thể ngay tức khắc tiêu hóa được mọi thông tin. Vì thế, bạn cần phải suy nghĩ kỹ lưỡng và chọn lọc những gì thực sự cần thiết bạn muốn người nghe phải nắm vững. Còn những thông tin phụ khác, bạn có thể đưa vào phần hỏi đáp. Sai lầm thứ tư: Tôi không cần phải thực hành bài nói bằng cách nói to lên Việc suy nghĩ trong đầu về bài thuyết trình khác hẳn với việc nói ra trong một môi trường thực hành với các ghi chép và slide. Việc thực hành sẽ tạo ra sự nhuần nhuyễn, đồng thời giúp bạn biết được những chỗ nào trúc trắc cần cải thiện. Mỗi lần tập, hãy tìm các cách trình bày khác nhau để tạo sự phong phú cho bài nói, tránh việc cứng nhắc lặp lại như vẹt. Sai lầm thứ năm: Tôi sẽ có nhiều thì giờ để đi đến địa điểm thuyết trình Vì không tài nào biết trước được hết mọi tình huống bất ngờ, không mong muốn sẽ xảy ra, nên các diễn giả không nên chủ quan và cần phải đến nơi mình sẽ thuyết trình thật sớm. Nếu có những diễn giả nào nói trước bạn, bạn cũng nên đến sớm ngồi nghe để ít nhất cũng theo dõi khán giả và biết phản ứng của họ thế nào để có những điều chỉnh kịp thời cho phiên thuyết trình của mình. Khi đến sớm, bạn cũng có thì giờ rảnh rỗi để bắt chuyện với người nghe, và xem xét lại mọi khâu chuẩn bị để tránh những rắc rối đáng tiếc trong buổi thuyết trình. Bạn cũng cần thì giờ để chỉnh sửa lại áo quần, thực hiện vài động tác hay bài tập hít thở để buổi thuyết trình của bạn được trơn tru, đạt được kết quả như mong muốn. Sai lầm thứ sáu: Nếu tôi rời sân khấu/bục thuyết trình, tôi sẽ ở gần khán giả hơn Nhiều diễn giả nghĩ rằng việc rời sân khấu hay bục giảng trong khi nói để đi xuống dưới sẽ giúp họ tạo được mối liên kết với khán giả. Tuy nhiên, trong thực tế, khi bạn làm như vậy, phần lớn khán giả sẽ không theo dõi được bạn. Việc xuống đứng giữa khán giả chỉ thích hợp khi: Số lượng người tham dự ít. Khán phòng nhỏ, được bố trí thuận lợi để bạn làm điều này. Bạn có chiều cao đủ để mọi người có thể nhìn thấy bạn. Còn lại thì việc đứng giữa khán giả để nói sẽ là yếu tố khiến khán giả khó chịu vì nhiều người sẽ không biết phải nhìn vào đâu để thấy bạn. Sai lầm thứ bảy: Nếu tôi nói ở tốc độ trung bình, mọi người sẽ hiểu được những gì tôi nói Theo các cuộc khảo sát, thì tốc độ nói trung bình, vừa phải của một diễn giả là ở mức 120-160 âm tiết/phút. Tuy nhiên, đó không phải là tốc độ chuẩn có thể áp dụng rập khuôn cho bất kỳ bài thuyết trình hay nội dung thông tin nào. Chẳng hạn, đối với những thông tin phức tạp, liên quan đến những ý niệm trừu tượng hay các con số kỹ thuật, bạn nên trình bày ở tốc độ chậm hơn để khán giả có thể tiếp thu được. Thêm rất nhiều sai lầm... Không luyện tập: Bạn đừng nghĩ rằng chỉ cần soạn kỹ bài thuyết trình, đã nắm rõ những nội dung cần nói và cách trình bày, thì cứ yên tâm ngồi đó đợi đến ngày thuyết trình, ung dung bước ra sân khấu và bắt đầu nói. Xin lỗi khán giả: Nhiều diễn giả trong lời mở đầu buổi thuyết trình thường nói mấy lời xin lỗi khán giả, mong khán giả thông cảm cho những gì sai sót hay những gì mình chưa kịp chuẩn bị kỹ cho bài nói. Đây là điều cấm kỵ, vì nó đánh mất hình ảnh uy tín và tốt đẹp của bạn trước khán giả. Gào thét cả buổi: Nhiều người lên sân khấu thuyết trình là mở hết âm lượng giọng nói, “oang oang” từ đầu đến cuối buổi. Càng gào thét kiểu ấy, bạn càng làm cho người nghe điếc tai và thông điệp bạn trình bày sẽ bay qua cửa sổ mà tan nhanh vào không khí. Thích gì mặc nấy: Nhiều diễn giả không để ý đến cách ăn mặc của mình. Họ tùy ý muốn mặc gì thì mặc, không cần biết đối tượng người nghe là ai. Nói nhanh cho nhanh hết: Sai lầm này xuất phát ở chỗ bài nói của bạn thiếu mục đích rõ ràng. Bạn không biết mình cần trình bày những điểm chính nào, cần làm rõ thông điệp cốt lõi nào, và như thế, bạn đưa tất cả thông tin vào trong bài nói. Trả bài trước khán giả: Muốn buổi thuyết trình thất bại ê chề, bạn chỉ việc soạn kỹ những gì mình cần nói ra, đưa cả vào trong các slide, rồi đến buổi thuyết trình, bạn cứ việc chiếu các slide lên rồi đọc từng chữ cho khán giả nghe, mắt dán vào màn hình trình chiếu, quay lưng về phía khán giả. “Dội bom” thuật ngữ: Vì muốn tỏ ra thông thái, tạo một thế đứng cách biệt giữa mình với khán giả, và trên hết, không cần khán giả phải hiểu những gì mình nói, chỉ cần họ thấy “nể” mình là được, thế là trong bài nói, bạn cố dùng thật nhiều biệt ngữ, thuật ngữ chuyên môn cùng những lời lẽ đao to búa lớn để dội bom họ. Các trích dẫn “mồ côi”: Đôi khi, trong bài nói của mình, bạn đưa ra rất nhiều câu trích dẫn, hay các số liệu thống kê để minh họa nhưng lại không xác định được nguồn gốc hoặc độ đáng tin cậy của chúng. Nhìn đồng hồ liên tục: Có nhiều diễn giả có hội chứng thích nhìn đồng hồ trong lúc nói. Cứ nói được dăm ba câu là họ nhìn đồng hồ, làm cho khán giả ngồi dưới cảm thấy tò mò không biết các diễn giả này sẽ đi đâu sau buổi nói chuyện này. Giọng điệu “trước sau như một”: Muốn ru ngủ khán giả, tốt nhất là bạn nên dùng một cung giọng đều đều từ đầu đến cuối, không cần thay đổi âm lượng, tông giọng, không cần ngữ điệu gì hết. Lạm dụng ngôn ngữ cơ thể: Bạn nghe nói rằng ngôn ngữ cơ thể chiếm 55% phần thành công cho thông điệp bạn trình bày, nên bạn tối đa và triệt để tận dụng ngôn ngữ cơ thể của mình khi thuyết trình. Trách móc người nghe: Đôi khi, thấy khán giả có vẻ lạnh lùng, dửng dưng đối với những gì mình cố gắng trình bày, nên một số diễn giả cảm thấy bực bội và thốt ra những lời lẽ không hay, xúc phạm người nghe. LƯU NGỌC LÂM Lưu Ngọc Lâm tốt nghiệp thủ khoa chương trình MBA - Ðại học Griggs, Hoa Kỳ, niên khóa 2008-2009. Anh là Chủ tịch HÐQT Công ty CP Ðào tạo Khai Tuệ. Anh là chuyên gia trong lĩnh vực Phát triển cá nhân và Phát triển doanh nghiệp, anh đã cùng Khai Tuệ và Diễn giả Quách Tuấn Khanh thực hiện huấn luyện và đào tạo thành công cho hàng nghìn lượt doanh nhân, giảng viên, sinh viên và phụ huynh qua hàng chục khóa học và hội thảo về các chuyên đề: Nghệ thuật Lãnh đạo, Chiến lược Kinh doanh, Bí quyết Bán hàng, Lộ trình Lập nghiệp, Nghệ thuật Thuyết trình, Giao tiếp và Ðọc vị, Nghệ thuật Làm cha mẹ, Thuyết đa Thông minh... tại Nha Trang trong năm 2012. Anh còn là diễn giả trong một số chuyên mục Tư vấn về Giáo dục trên Ðài Phát thanh và Truyền hình Khánh Hòa. CHƯƠNG 6 SOẠN SẴN NỘI DUNG TRÌNH BÀY ĐỂ CHINH PHỤC KHỐI ÓC VÀ TRÁI TIM NGƯỜI NGHE TÁC GIẢ: LƯU NGỌC LÂM Với tôi, Diễn giả = Học giả + Hành giả + Diễn viên. Nghĩa là để thành diễn giả, hay người thuyết trình giỏi, bạn phải kết hợp kỹ năng của những người vừa nêu: phải học tập từ sách vở và từ nhiều người khác, phải thực hành những gì đã học, và dùng đến kỹ năng diễn xuất để diễn đạt các vấn đề bạn muốn trình bày nhằm mang lại ích lợi cho người khác. Với những gì đúc kết được qua nhiều năm học tập, quan sát, thực hành và trải nghiệm, và với tinh thần “không lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại,” tôi xin mạnh dạn chia sẻ một vài kinh nghiệm cụ thể về cách chuẩn bị và trình bày nội dung bài thuyết trình để chinh phục khối óc và trái tim người nghe. 1. Cấu trúc một bài thuyết trình từ 1 từ đến 1.000 từ Một bài thuyết trình tốt – bất kể ngắn hay dài, từ 5 phút tới 5 giờ đồng hồ, từ bài nói chào bán sản phẩm, bài tham luận trong một hội nghị, đến báo cáo thuyết trình một nghiên cứu khoa học – đều cần có cấu trúc rõ ràng, giống như một cuốn sách hay cần có một bố cục chặt chẽ, hoặc một bộ phim hay cần có một kịch bản tốt vậy. Về cơ bản, một bài thuyết trình tốt cần có ba phần, tương tự như ba phần của một cơ thể hoàn chỉnh, mà tôi nói một cách ngắn gọn và hài hước cho dễ nhớ như sau: Đầu bài: Giới thiệu những gì mình sẽ nói. Thân bài: Nói những gì mình đã hứa nói. Kết luận: Tóm lại những gì mình đã nói. Tôi khá thích thú với cách ví von đầy hình ảnh của TS. Phan Quốc Việt, một diễn giả chuyên nghiệp, khi xem cấu trúc của một bài thuyết trình như một “cái đinh” cứng cáp và sắc nhọn: Mở đầu : Mũi đinh Nội dung : Thân đinh Kết luận : Mũ đinh Như vậy, cấu trúc một bài thuyết trình được thực hiện ở ba công đoạn khác nhau trong một chuỗi quy trình liên tục: công đoạn thứ nhất là Xây dựng kịch bản, công đoạn thứ hai là Tập dượt và công đoạn thứ ba là việc thể hiện nội dung kịch bản khi Diễn xuất. Công đoạn 1 - Xây dựng kịch bản Khi chuẩn bị một kịch bản, chúng ta đều có những câu hỏi trong đầu như: Mở đầu như thế nào để lôi cuốn người nghe? Thân bài sẽ trình bày những gì, có chặt chẽ và phù hợp giúp người nghe hiểu được vấn đề mà ta muốn nói? Kết luận như thế nào để đi vào lòng người và thúc giục hành động? Như vậy, rất cần soạn ra một kịch bản, càng chi tiết càng tốt, xem xét, rà soát và chỉnh sửa liên tục cho đến ngày thuyết trình chính thức. Trong đó, bạn cần phân tích người nghe (xem chương 4) để soạn nội dung thích hợp. Tính toán tổng thời gian trình bày, rồi chia nhỏ thời lượng cho từng phần và từng đoạn theo đơn vị phút hoặc giờ, kể cả những đoạn nghỉ giải lao. Giống như xây dựng một căn nhà, bạn cần thiết kế bản vẽ, dự toán chi phí, phương án thi công, chuẩn bị vật liệu và nhân lực trước khi khởi công. Trong kịch bản, cũng cần sắp xếp việc chuẩn bị các đạo cụ, video clip minh họa, Slide, các trò chơi và bài tập thực hành, nhằm mang lại trải nghiệm thực tế cho người nghe. + Phần Mở đầu giống như Mũi đinh. Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên được qua lớp gỗ đầu tiên, do đó phần này phải sắc sảo để đạt được hai mục tiêu chính: Tạo bầu không khí ban đầu, thu hút sự chú ý, giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái chăm chú lắng nghe bằng cách làm quen, giới thiệu bản thân, khen ngợi khán giả. Giúp người nghe chuẩn bị sẵn sàng đón nhận các nội dung chính bằng cách nêu tổng quát các ý tưởng sẽ trình bày. Phần Nội dung chính giống như Thân đinh. Thân đinh cần chắc chắn, có độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh. Phần này phải giúp được người nghe hiểu rõ nội dung trình bày bằng cách kết hợp chặt chẽ và thể hiện được: Vấn đề và tính cần thiết; Giải pháp và ý tưởng; Các bằng chứng thuyết phục; Những lợi ích cho người nghe; Định hướng hành động và việc làm cụ thể. Phần nội dung chính có thể được phân chia thành các đoạn nhỏ để người nghe dễ tiếp thu; và chúng phải được liên kết chặt chẽ với nhau cũng như cần được phân bổ thời gian cho hợp lý. Phần Kết luận giống như Mũ đinh. Hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vào nhau nếu như chiếc đinh không có mũ. Người nghe cũng không thể nhớ hết được nội dung chính của bài thuyết trình nếu như không có kết luận. Giống như cú đóng búa cuối cùng đưa cây đinh đi sâu vào miếng gỗ, phần này giúp người nghe nắm rõ các điểm chính, cũng như có ấn tượng tốt đẹp về diễn giả và bài thuyết trình. Như vậy, cú chốt hạ này bao gồm các yếu tố sau: Tóm tắt những nội dung chính đã trình bày; Đưa ra kết luận cuối cùng; Thúc giục hành động. Công đoạn 2 - Tập luyện Xây dựng xong kịch bản chi tiết, bạn cần tập dượt vài lần. Có thể tự tập một mình trước gương, nhìn trang phục, đầu tóc, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, phong thái, ngôn ngữ cơ thể và hình ảnh của chính bản thân mình; lắng nghe ngôn từ, giọng điệu của chính bản thân mình xem thử mình có sẵn sàng, có vui vẻ, có thích thú nghe con người trong gương kia nói hay không. Tập cách mở đầu, trình bày nội dung chính và kết thúc. Tập cả cách hít thở, lấy hơi. Rồi tiến hành điều chỉnh lại kịch bản chi tiết cho hoàn chỉnh hơn. Một cách khác cũng khá hay, đó là việc diễn thử cho một vài người thân quen xem để họ có nhận xét, bình luận, góp ý giúp mình chỉnh sửa cả về nội dung lẫn phong cách trình bày. Trong buổi báo cáo tốt nghiệp khóa MBA, cuối năm 2009, tôi phải trình bày chuyên đề tốt nghiệp về chiến lược kinh doanh, có nội dung dày 140 trang, chỉ trong vòng 20 phút, bằng tiếng Anh; nếu nói quá giờ, tôi sẽ bị trừ điểm. Trước buổi báo cáo ấy, tôi đã rất lo lắng, hồi hộp, không biết phải nói gì và nói sao cho đủ vì có quá nhiều thứ để nói. Và tôi đã quyết định soạn kỹ một kịch bản trình bày dựa theo cấu trúc vừa nói ở trên, cô đọng và tập trung vào các điểm quan trọng nhất; tiếp đến, tôi dành thì giờ tập dượt tất cả 6 lần trong trang phục veston và cà-vạt trước gương; bên cạnh đó, tôi cũng nhờ các bạn trong nhóm làm giám khảo phản biện cho đến khi tôi thuộc làu làu kịch bản và cảm thấy cực kỳ tự tin để bước vào buổi báo cáo chính thức. Trong lúc trình bày, tôi đầy cảm hứng và hoàn toàn làm chủ bài thuyết trình. Và kết quả thật ấn tượng: với điểm số cho phần báo cáo trên giấy là 92/100, và với điểm số cho phần trình bày là 95/100, tổng điểm bình quân của tôi đạt 93,5/100, tôi trở thành người có điểm số cao nhất toàn khóa. Một thủ pháp cực kỳ hữu ích khác có thể sử dụng cho phần tập dượt, đó là việc tự hình dung một cách rõ nét hình ảnh, lời nói, giọng điệu, khung cảnh, khán giả… như thật trong đầu vài ngày để có một năng lượng tích cực thấm nhuần trong não bộ trước khi thuyết trình. Dùng thủ pháp này, bạn hãy vẽ ra trong tâm trí mình, càng rõ càng tốt, tất tần tật mọi thứ liên quan đến buổi thuyết trình sắp đến. Bạn đang nghe gì? Nhìn thấy gì? Ngửi thấy gì? Cảm giác ra sao? Hình dung rằng lúc này bạn đang thực sự thuyết trình, thấy rõ trong trí rằng mình đang hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đặt ra; bạn đang nghe thấy những tràng vỗ tay chúc mừng của khán giả; bạn đang nhìn thấy ánh mắt nhiệt tình đón nhận của người nghe; bạn cảm nhận được sự ấm áp khi bắt tay với họ; bạn ngửi được hương thơm dịu nhẹ trong khán phòng; bạn cảm nhận được đầu lưỡi mình vị ngọt của thứ nước uống bạn dùng khi đó… Liên tục trong hai hoặc ba buổi tối trước ngày trình bày, trước khi ngủ, bạn hãy nằm xuống, nhắm mắt lại và mường tượng về việc bạn sẽ nói gì và nói như thế nào, hình dung ra khung cảnh đầy đủ của khán phòng mà bạn sẽ thuyết trình. Bài thuyết trình của bạn có trung thực và đi thẳng vào vấn đề, có dạt dào cảm xúc và sống động không? Rồi bạn hình dung mình đang mặc bộ đồ đẹp đẽ như thế nào, tay bạn cầm micro ra sao, cách đi đứng, ngôn ngữ cơ thể thế nào. Cũng mường tượng ra việc bạn cảm thấy hạnh BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA phúc, tự hào thế nào, vui vẻ ra sao khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Càng cất công khổ luyện hai công đoạn 1 và 2 đã nêu, bạn càng dễ tự tin, hứng khởi, thăng hoa khi bước vào công đoạn 3 – lúc bạn thực sự xuất hiện và diễn xuất trên sân khấu. Công đoạn 3 - Diễn xuất Bạn cần dành chút ít thì giờ rà soát lại những gì cần làm, những gì cần ứng phó nhanh để giải quyết cho êm xuôi, suôn sẻ, trước giờ diễn. Bởi có thể có rất nhiều sự cố bất ngờ không dự kiến được trước khi diễn: kẹt xe, trễ giờ, hội trường có vấn đề về âm thanh, ánh sáng, máy tính, đèn chiếu, đạo cụ, bảng và bút viết, tài liệu, người phối hợp... Bạn cần đến sớm hơn một chút, kiểm tra và có cách khắc phục kịp thời. Cũng cần vào nhà vệ sinh, nhìn ngắm lại gương mặt và trang phục của mình, cẩn thận chú ý khuy áo, dây kéo quần... Diễn xuất là công đoạn cuối cùng, cũng là công đoạn khó nhất nhưng lại thú vị nhất trong chuỗi quy trình chuẩn bị – tập dượt – thực hiện. Đã đến lúc món ăn của bạn cần bày ra bàn và mời thực khách cùng thưởng thức. Phần Mở đầu Thu hút sự chú ý ngay từ đầu: “Đầu xuôi thì đuôi lọt” Khi bước ra sân khấu, để xua tan cảm giác hồi hộp, bạn hãy hít vào thật sâu, thở ra từ từ, mắt tập trung vào điểm chính giữa sân khấu, rồi khoan thai bước ra. Lưng bạn cần giữ thẳng, đầu hơi ngẩng lên nhưng mắt nhìn xuống. Đó là kiểu động tác đi đứng mà những người mẫu thường áp dụng: không tỏ ra kiêu ngạo mà cũng không quỵ lụy, mang phong thái đĩnh đạc, tự tin. Các nghiên cứu xã hội học đã cho thấy diễn giả chỉ có 20 giây đầu tiên để gây ấn tượng ban đầu trước khán giả bằng các hành vi phi ngôn, và 4 phút đầu tiên bằng lời nói. Khoảng thời gian ban đầu này tuy ngắn ngủi nhưng lại mang tính quyết định, và nếu tận dụng không tốt, bạn sẽ thất bại bởi không có cơ hội thứ hai. Việc khán giả có hứng thú nghe bạn nói hay không phụ thuộc rất lớn vào khoảng thời gian 4 phút rưỡi đầu tiên này. Đầu có xuôi, đuôi mới lọt. Có nhiều cách khác nhau để tạo ấn tượng ban đầu: Tạo sự đồng cảm bằng cách tỏ thái độ hân hoan khi được gặp khán giả, chào hỏi, chúc mừng hoặc khen ngợi họ; Gây tò mò bằng cách kể một câu chuyện vừa mới xảy ra với chính bản thân mình có liên quan đến chủ đề sẽ trình bày; Gây sốc bằng cách đặt một vấn đề đi ngược lại với vấn đề mà khán giả đang quan tâm; Nêu ra một số liệu thống kê hoặc trích dẫn gây ngạc nhiên, tò mò; Gây cười bằng cách kể một câu chuyện hài hước liên quan đến chủ đề; Sử dụng một đạo cụ làm ví dụ minh họa để khởi đầu; Và rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra hoặc đơn giản bằng cách kết hợp những cách trên. Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính: Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều cần làm tiếp theo là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì và họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục tiêu thuyết trình cần được nêu rõ ràng để thu hút sự tập trung. Tiếp đến, giới thiệu khái quát những nội dung chính và thứ tự trình bày. Điều này giúp người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình. Phần Nội dung chính Bám sát kịch bản chính đã tập dượt.Quan sát các biểu hiện, trạng thái của khán giả để điều chỉnh cách trình diễn cho phù hợp với bối cảnh thực. Có thể ngẫu hứng sáng tạo, nhưng đừng quá sa đà vào việc trình diễn mà làm “cháy giáo án.” Nên dùng các hình ảnh so sánh, đối chiếu, ẩn dụ, nhân cách hóa, nhằm gợi sự liên tưởng, làm nội dung thêm sống động hơn. Chẳng hạn, “Quý vị hãy tưởng tượng rằng hành trình một tinh trùng gặp được trứng cũng giống như cuộc đua của hàng triệu người bơi qua một dòng sông đầy acid, dài khoảng 1.800 cây số, bằng từ TP. Hồ Chí Minh ra Hà Nội, trong thời gian 72 giờ đồng hồ với bao sóng to, gió lớn và hiểm nguy. Và chỉ có một tinh trùng đủ sức tồn tại và gặp được trứng, rồi từ đó bạn ra đời. Tất cả đã hy sinh để bạn được sống...” Tận dụng ngữ điệu (giọng nói) và ngôn ngữ cơ thể (ánh mắt, nét mặt, đôi tay, cách di chuyển...) để minh họa cho nội dung thuyết trình. Đừng chỉ trình bày suông, mà phải tìm cách minh họa các ý trình bày bằng những hình ảnh, câu chuyện, đoạn phim, trò chơi... để đưa người nghe vào cuộc trải nghiệm thực sự nhằm thấu hiểu và ghi nhớ các ý tưởng được trình bày. Phần Kết luận Phần kết luận đóng vai trò giúp người nghe sắp xếp lại và ghi nhớ trong đầu các ý chính đã được trình bày. Thông báo trước khi kết thúc: Việc thông báo có thể thể hiện bằng những cụm từ như: “Tóm lại...”; “Để kết thúc, tôi xin tóm tắt lại như sau...”; “Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày...” Việc thông báo này còn giúp người nghe chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất. Tóm tắt điểm chính: Theo các nghiên cứu về thính giả thì thời gian bắt đầu thuyết trình và thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà người nghe tập trung chú ý cao nhất. Vì vậy, việc tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung đã thuyết trình. Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục kèm những ý cần nhấn mạnh. Thách thức và kêu gọi hành động: Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo các ý tưởng mình đã trình bày. Vì vậy thành công của bài thuyết trình nằm ở điểm chốt hạ này. Sau khi đã đưa người nghe lên cao trào, bạn cần đưa ra lời kêu gọi, thúc đẩy để tiến đến hành động. Trong phần này, bạn có thể dùng một số câu hỏi để người nghe biểu thị sự đồng ý như: “Các bạn có đồng ý không?” “Các bạn có sẵn lòng không? Có quyết tâm không?” hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc làm ngay một việc gì đó chẳng hạn như đóng góp từ thiện, mua sản phẩm, đăng ký, viết cam kết. Tất nhiên, không nhất thiết phải tuân thủ cấu trúc trình bày như trên thì buổi thuyết trình của bạn mới thành công. Bạn hoàn toàn không cần đến cấu trúc ấy, bạn có thể tự do tung hứng, sáng tạo như kiểu Steve Jobs. Tuy nhiên, đó là khi bạn đã là một người thuyết trình tài ba, còn nếu đang đi những bước khởi sự trên con đường trở thành diễn giả, bạn cần phải đi qua các công đoạn cơ bản ấy, vẫn phải học hỏi đào sâu kiến thức, gia công tập dượt, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp và liên tục trau dồi để cải thiện kỹ năng nói. 2. Ba yếu tố chinh phục người nghe Điều gì khiến một người có sức thuyết phục với người khác? Điều gì khiến bạn thích chơi với anh láng giềng này mà lại không thích kết thân với anh láng giềng kia? Theo nhiều nhà tâm lý học, tính cách dễ mến là yếu tố hàng đầu – trên cả ngoại hình, sự giàu có và địa vị – giúp một người được người khác yêu mến và đón nhận. Nói đơn giản, chúng ta thường có xu hướng muốn kết thân với ai đó thú vị, thân thiện, dễ gần, đem lại cảm giác tin tưởng, khiến chúng ta cảm nhận được một mối dây kết nối vô hình nào đó với người ấy. Những người có tính cách dễ mến thường thành công hơn trong cuộc đời và sự nghiệp. Tuy nhiên, tính cách dễ mến không phải là yếu tố duy nhất chúng ta cần đến. Trong thiên khảo luận bàn về thuật hùng biện, triết gia Hy Lạp Aristotle đã BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA diễn giải rất rộng về nghệ thuật tạo ảnh hưởng và đúc kết ra ba yếu tố giúp chinh phục mà diễn giả có thể dùng. Ba yếu tố Aristotle nêu ra đã trở nên phổ biến, gọi là Tam giác Hùng biện: Ethos, Pathos, và Logos. Và triết gia này lý luận rằng mỗi một yếu tố đều giữ vai trò quyết định sự thành bại cho việc truyền đạt, giao tiếp của một người. Ethos diễn tả sự chân thành và đáng tin tưởng của người nói. Liệu chính trị gia này có trung thực hay không? Đối tác kinh doanh tiềm năng của tôi có phải là người tốt không? Cô bạn gái tôi có thực sự quan tâm đến những gì tôi đang nói? Người nghe cần cảm thấy diễn giả thực sự có những ý định tốt đẹp và thành thực trong mỗi lời nói. Do đó, để lôi cuốn và thuyết phục người nghe, diễn giả trước hết phải tạo được một hình ảnh trung thực và đáng tin cậy trong mắt người nghe. Pathos là phương tiện khơi gợi cảm xúc và tình cảm của người nghe. Người thiết kế hình ảnh có hài lòng với mẫu thiết kế trên bàn? Ứng viên bạn đang phỏng vấn có phấn khởi và hào hứng với khả năng sẽ được nhận vào làm việc ở công ty? Cô y tá ấy có vui vẻ khi giúp tôi không? Aristotle cho rằng những cảm xúc có một sức mạnh góp phần vào những gì mang tính lý luận, phán đoán, và tác động đến hành vi ứng xử; và để thuyết phục, diễn giả phải khơi gợi được những cảm xúc tích cực của người nghe (chẳng hạn yêu thương, thèm khát, hy vọng, hay xúc động) cũng như những cảm xúc tiêu cục của họ (như oán giận, BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA bực tức). Ronald Reagan2 đã nói, “Khi bạn không thể giúp họ thấy ánh đèn, thì hãy cho họ cảm nhận sức nóng của ánh đèn ấy.” Bạn có thể làm điều đó bằng cách dùng các hình ảnh so sánh, ẩn dụ. Càng khơi gợi cảm xúc của thính giả, diễn giả càng có nhiều cơ hội để thuyết phục họ. Con người thường dễ bị thu hút vào những người tỏ ra đầy cảm xúc và nhiệt tình về những điều họ đang nói. Logos là phương tiện liên quan đến óc lý luận, suy xét. Khi trình bày, bạn cần dùng từ ngữ, lời lẽ sao cho thật thích hợp và chuẩn xác. Phải được khán thính giả coi là đáng tin cậy, thì diễn giả mới có thể thuyết phục họ, và diễn giả cần phải đưa ra các bằng chứng, dữ liệu, các tuyên bố có lý lẽ, lập luận chặt chẽ và chuẩn xác. Kết hợp ba yếu tố trên, bạn tạo ra được một môi trường lý tưởng để thuyết phục người nghe với thông điệp của mình. Tác giả Stanislavski3 đã mô tả việc truyền thông thuyết phục như là việc “năng lượng được đốt lên nhờ cảm xúc, được nạp thêm nhờ ý chí, được định hướng nhờ trí tuệ, và tất cả được thể hiện ra bằng hành động, đầy cảm xúc, nội dung và mục đích.” 3. Sắp xếp các ý logic và lập luận chặt chẽ Nội dung chính của bài trình bày nên chia thành 3 phần lớn như đã nói ở trên để người nghe dễ dàng theo dõi. Trong Phần Nội dung chính, có thể chia thành nhiều đoạn nhỏ hơn nhưng phải có liên kết trong toàn thể. Theo trật tự thời gian: “Chương trình của chúng tôi được tiến hành từ năm 2000..... Hai năm sau đó... Và đến năm 2007...” Nhấn mạnh bằng cách mô tả khoảng thời gian, hoặc nêu ra một sự kiện lớn mà nhiều người biết để ghi nhớ thời điểm đó. Tương phản: “Các nông dân cho rằng họ có thể tự lo được việc kiểm tra hóa chất tồn dư trong sản phẩm của họ, nhưng chúng tôi cho rằng việc này phải được tiến hành bởi các tổ chức thẩm định độc lập...” Vấn đề - Nguyên nhân – Giải pháp: I. Vấn đề là… II. Nguyên nhân của vấn đề là... III. Một số giải pháp cho vấn đề là… Phép loại suy: Tức là việc so sánh đối chiếu một ý tưởng hay sự vật này với một ý tưởng hay sự vật khác. Với phép loại suy, ta giả thiết là nếu các sự vật giống nhau ở một số khía cạnh nào đó, thì chúng cũng giống nhau ở các khía cạnh khác; và sự giống nhau ấy đưa đến những tác động và hệ quả cũng giống nhau. Chẳng hạn, nếu một cái cây phát triển tốt nhờ các nguyên lý ấy, thì bạn có thể dùng chúng để phát triển tốt một bài trình bày. Song đề: Tức là việc đưa ra một bằng chứng logic để chứng minh quan điểm của người khác là sai. Chẳng hạn, để chứng minh thế giới tròn, thì có thể lập luận bằng cách cho thấy rằng khi tàu thuyền biến mất ở đường chân trời, rõ ràng là chúng đang đi qua một bề mặt tròn. Diễn dịch: Tam đoạn luận của Aristotle đã đưa ra hai phát biểu tiền đề – một tiền đề chính và một tiền đề phụ – có chứa một yếu tố chung cho cả hai và tất yếu dẫn đến một phát biểu thứ ba – kết luận. Quy nạp: Tức là việc lập luận đi từ cái cụ thể đến khái quát. Chẳng hạn: chim sẻ có cánh, chim hồng tước có cánh, chim chào mào có cánh; do đó, mọi loài chim đều có cánh. 4. Hãy thể hiện cảm xúc thích hợp Một diễn viên giỏi luôn biết cách hoá thân vào nhân vật mình thể hiện. Một diễn giả luôn biết thể hiện mọi cung bậc cảm xúc qua từng phần nội dung trình bày. Để có được cảm xúc thật sự trong buổi thuyết trình chính thức, bạn cần chuẩn bị năng lượng tích cực trước buổi trình bày vài ngày. Tôi đã áp dụng kỹ thuật này khi thuyết trình một đề tài nghiên cứu khoa học về việc ứng dụng Phương pháp Thẻ điểm Cân bằng (Balanced Scorecard) của TS. Robert Kaplan, Trường Kinh doanh Harvard, vào quản trị doanh nghiệp của Tổng Công ty Truyền tải điện Quốc gia. Tại buổi thuyết trình cấp cơ sở trước khi trình bày tại cấp tổng công ty, tâm trạng của tôi không được tốt khi biết rằng không có nhiều người mặn mà với đề tài của mình vì chủ đề mới và khá sâu về chuyên môn, mặt khác tôi cũng tự tin vì mình cũng đã có ít nhiều kinh nghiệm trong thuyết trình nên tôi khá thờ ơ, nghĩ rằng không quan trọng, sao cũng được. Buổi trình bày đó gần như chủ yếu là tôi nói, chứ không phải là diễn, giọng nói đều đều, ít cảm xúc, cố làm cho xong việc. Kết quả bỏ phiếu không cao: 1 xuất sắc, 4 giỏi và 3 khá; chung cuộc nghiệm thu cấp cơ sở đạt loại Giỏi, đạt yêu cầu để báo cáo lên cấp cao hơn. Chừng một tháng sau, vài ngày trước khi báo cáo nghiệm thu tại Tổng Công ty, tôi đã áp dụng kỹ thuật tưởng tượng và hình dung. Vào ngày trình bày chính thức, với năng lượng tích cực và sự tự tin có được, tôi đã diễn bằng tất cả cảm xúc thực của mình trước một hội đồng khoa học gồm 3 tiến sĩ, 2 thạc sĩ và một số cán bộ lãnh đạo khác của Tổng Công ty. Trong buổi thuyết trình đó, không chỉ nói theo các nội dung đã chuẩn bị sẵn, nhưng nhờ năng lượng tích cực và tràn đầy cảm hứng, tôi còn mở rộng thêm nhiều vấn đề khác có liên quan chặt chẽ đến đề tài. Kết quả vượt trên mong đợi: 5 phiếu Xuất sắc và 3 phiếu Giỏi, chung cuộc đạt loại Xuất sắc. Và những gì đạt được trong thực tế gần giống những gì mà tôi đã tự tưởng tượng trong vài ngày trước đó. Như vậy, với năng lượng tích cực được chuẩn bị, bạn sẽ tự tin và dễ dàng làm chủ bản thân để có thể thể hiện các trạng thái tình cảm khác nhau, hay các cung bậc cảm xúc khác nhau phù hợp với từng nội dung của bài thuyết trình: Một nội dung gây hứng thú: Hãy thể hiện sự nhiệt tình, hào hứng. Một tin buồn: Hãy thể hiện sự nghiêm trang, nghiêm túc, sự cảm thông. Một nội dung tạo tình cảm: Hãy thể hiện lòng yêu thương Một nội dung cần sự chia sẻ: Hãy thể hiện sự quan tâm. Một đoạn đối thoại: Hãy nhập vai, đóng giả giọng điệu và cảm xúc của từng nhân vật trong đoạn đối thoại. Sự tín nhiệm = Thể hiện cảm xúc thích hợp Thái độ chân thành khi thể hiện bài điếu văn sẽ đáng tin hơn nếu người nói hay đọc thể hiện các dấu hiệu diễn tả niềm đau buồn thương tiếc, chẳng hạn như cung giọng không đều, mắt ứa lệ, điệu bộ biểu hiện một niềm tiếc thương sâu sắc. Cũng như thế, một chính trị gia sẽ được tín nhiệm hay không phụ thuộc vào việc người này có chuyển tải được thái độ xác tín, lòng tự tin và quyết tâm trước khán thính giả. Nếu người này mở miệng nói rằng “Tôi tin vào điều này!” nhưng cảm xúc người đó thể hiện ra lại có vẻ như nói rằng “Đứng nói ở đây chán thật!” thì bạn nghĩ người nghe có tin nổi không? Cảm xúc chuyên chở lời nói, làm cho lời nói ý nghĩa. Nếu cảm xúc thể hiện ra không phù hợp với thông điệp, người nghe sẽ không tin vào thông điệp. Biến lo lắng thành năng lượng tiếp sức cho cảm xúc Có một diễn giả chuyên nghiệp nọ đã khuyến khích chúng ta không nên kìm nén lại hay tìm cách loại bỏ đi cảm giác bồn chồn lo lắng của mình. Thay vào đó, hãy chuyển hóa, tận dụng nó làm nguồn năng lượng để cung cấp cho cảm xúc của bạn khi nói. Đại ý, diễn giả này nói như sau: Các diễn giả thành công đặt niềm tin sâu xa vào thông điệp. Họ truyền đạt thông điệp bằng cảm xúc. Đừng kìm nén các cảm xúc của bạn. Hãy tận dụng nó, biến nó thành năng lượng để chinh phục người nghe. Như vậy, vấn đề ở đây là biết cách thể hiện thái độ phù hợp với nội dung của bài thuyết trình, biết cách điều chỉnh cảm xúc phù hợp với từng phần của nội dung thuyết trình. Và để có khả năng này, bạn cần chuẩn bị để có một năng lượng tích cực và có một thái độ tự tin. Cũng cần lưu ý việc này không phải là đeo mặt nạ, không phải cố tình đóng kịch, không phải gượng ép. Điều cần thiết là có năng lượng tích cực để chuyển hóa các vấn đề tiêu cực thành tích cực, để chuyển hóa lo BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA lắng và đau khổ thành bình an, để chuyển hóa giận dữ thành yêu thương. Hitler là một nhà hùng biện đại tài, nhưng tư duy lại tiêu cực, năng lượng cảm xúc của ông ta cũng tiêu cực, ông ta đã dẫn dắt người Đức đi đâu và thay đổi thế giới như thế nào thì ai cũng biết. Đức Phật với lòng bao dung, độ lượng, hỉ xả, từ bi đã tạo nên một tôn giáo hiền hòa, nhân ái, trường tồn qua hơn 2.500 năm nay. Các triết lý của Đức Phật ngày càng được thế giới đón nhận, Phật giáo ngày càng được mở rộng hơn. 5. Từ trái tim đến trái tim Người Việt có câu: “Một bồ cái lý không bằng một tí cái tình.” Cái lý thường dẫn đến tranh luận, cố chứng tỏ đúng sai, được mất và thắng thua; cái tình là chỗ dựa cho người khác và dẫn dắt họ theo ý muốn của bạn. Bạn chỉ có thể tạo được niềm tin lâu dài từ người khác khi bạn thể hiện thái độ thành tâm muốn giúp đỡ, muốn chia sẻ, muốn mang lại lợi ích cho họ. Tôi đã dự một khóa học về quản trị nhân sự mà vị tiến sĩ giảng dạy tỏ một thái độ rằng học viên là một bọn chẳng hiểu biết gì, chỉ có ông ta là siêu đẳng, thái độ rất trịch thượng và khó chịu, đôi lúc xúc phạm học viên, trái ngược hẳn với môn học mà ông ấy đang giảng về quan hệ và giao tiếp giữa con người với con người. Ông ấy cao siêu thật nhưng chỉ toàn những phương pháp và công thức cứng nhắc, những luận cứ khô khan. Chúng tôi phải học vì nhà trường đã sắp xếp như thế, sau đó chúng tôi không hề muốn gặp lại ông ấy nữa. Bạn thấy đấy, đúng như Nguyễn Du từng đúc kết “Chữ tâm kia mới bằng ba chữ tài.” Bạn sẽ nói dối khi trong lòng đầy tức giận và chỉ muốn thu lợi cá nhân, dần dần khi họ biết sự thật họ sẽ không tin bạn nữa. Bạn sẽ nói dối chính bạn khi điều bạn nói ra không phải là những điều bạn làm, sự mâu thuẫn trong nội tâm sẽ khiến bạn đau khổ. Có một câu chuyện kể rằng Đức Phật đã dùng trái tim yêu thương, bao dung, độ lượng để chuyển hóa vấn đề. Một lần Đức Phật cùng với các đệ tử của Ngài đi ngang qua một ngôi làng, người dân sống ở đó là những người đối địch với các Phật tử. Họ chạy lại, bao quanh Đức Phật và các đệ tử, bắt đầu thóa mạ và nhiếc móc. Đức Phật đứng lặng thinh trong khi các đệ tử bắt đầu nóng giận lên và chuẩn bị đáp trả. Lúc này, Ngài mới quay lại các đệ tử: “Các con làm ta thất vọng. Những người này làm những việc của họ. Họ đã nóng giận. Họ tưởng rằng ta là kẻ thù tôn giáo của họ, của giá trị đạo đức của họ. Những người này thóa mạ ta, đó là lẽ tự nhiên. Nhưng tại sao các con lại nóng giận? Tại sao các con lại để cho người khác điều khiển mình? Các con phụ thuộc vào họ. Chẳng phải các con không còn tự do nữa sao?” Những người dân trong làng không chờ đợi phản ứng như vậy. Họ đã bối rối và im lặng. Đức Phật quay về phía họ: “Cám ơn các bạn đã đến gặp ta. Các bạn nói xong chưa? Bây giờ ta phải tiếp tục lên đường bởi vì mọi người ở làng kế bên đang đợi. Nhưng khi ta trở lại ngày mai, ta sẽ có nhiều thời gian hơn. Nếu các bạn có nhiều thứ hơn để nói, xin đến lần nữa.” Những người này không thể tin vào tai mình nữa. Chuyện gì xảy ra với người này thế nhỉ? Người trong làng hết sức băn khoăn, họ hỏi: “Nhưng mà chúng tôi đã thóa mạ ông, tại sao ông lại không nổi giận với chúng tôi?” Đức Phật nói: “Người dân làng mà ta vừa đi qua đã đón chào ta, họ mang đến cho ta hoa quả, trái cây và những lời tốt đẹp. Ta nói với họ rằng: “Cảm ơn, nhưng chúng tôi đã ăn rồi. Hãy mang trái cây về cùng với lời chúc phúc lành của ta dành cho các bạn. Chúng tôi không thể mang chúng theo mình, chúng tôi không mang thức ăn theo mình.” Bây giờ ta hỏi các bạn: “Họ phải làm gì với những thứ mà ta không nhận và trả lại cho họ?”” Một người từ trong đám đông nói: “Có lẽ là, họ mang chúng về nhà, và phân phát trái cây và sự ngọt ngào đó cho những đứa trẻ, cho gia đình của mình.” Đức Phật từ tốn nói: “Đúng vậy, họ đã đem quà về chia lại cho ông bà của họ, cho cha mẹ và con cái họ. Nếu món quà mà các bạn vừa trao cho tôi mà tôi không nhận, các bạn cũng sẽ như vậy, các bạn sẽ giữ lại tất cả những sự giận dữ, những lời thóa mạ, sỉ vả, nhiếc móc, những thứ dơ bẩn này mang về chia lại cho những người thân của các bạn, đúng không?” Dân làng này chợt thấu hiểu và vội vàng quỳ sụp xuống. Trong hành trình thuyết trình của mình, tôi đã học được rất nhiều điều, không chỉ việc học tập các kỹ thuật soạn bài, chuẩn bị kịch bản và đạo cụ, tập luyện giọng nói và ứng dụng ngôn ngữ cơ thể, phát hành vé và phối hợp tổ chức thực hiện chương trình; quan trọng nhất đó là việc phát triển chính bản thân mình và những tương tác với xã hội bên ngoài. Tôi hiểu rằng phải học tập cũng như trải nghiệm rất nhiều thì mới có thể thuyết trình được. Bạn cũng có thể làm được tốt hơn tôi rất nhiều bằng cách: tập luyện, thực hiện, rút kinh nghiệm, rồi tiếp tục thực hiện. NGUYỄN HOÀI NAM Nguyễn Hoài Nam là một nhà quản lý xuất sắc, là tác giả và diễn giả trong lĩnh vực Phát triển con người và Hoàn thiện bản thân. Anh đã làm việc 8 năm tại Tập đoàn Kinh Ðô với nhiều vị trí: đào tạo, quản lý bán hàng, hỗ trợ bán hàng. Với niềm đam mê, tâm huyết và tài năng, anh đã gặt hái được nhiều thành công lớn: - Giúp tăng doanh thu gấp 3 lần sau 4 năm. - Tạo được đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, vững mạnh. - Ðược đánh giá là “Nhà Quản lý xuất sắc” từ đối tác, cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên. Hơn 10 năm qua, với khát khao lĩnh lội những tinh hoa, tìm kiếm những giá trị đột phá, anh đã tham gia hàng trăm buổi đào tạo của những diễn giả hàng đầu Việt Nam và thế giới. Ðiều đó đã mang đến cho anh những bài học tuyệt vời và sâu sắc, giúp anh có được nền tảng vững chắc trên con đường hướng đến hạnh phúc trọn vẹn và thành công bền vững. “Ðiều diệu kỳ từ sách”, đó là thông điệp anh muốn gửi đến mọi người. Chính tình yêu dành cho sách luôn thôi thúc anh phải mang đến hạnh phúc và thành công bền vững cho mọi người. Anh đã cho ra đời cuốn sách Sống cuộc đời bạn mơ ước được nhiều người đón nhận và nhanh chóng tái bản sau lần in đầu tiên. CHƯƠNG 7 VUI CHƠI KHÔNG QUÊN NHIỆM VỤ: ĐẠT MỤC TIÊU TÁC GIẢ: NGUYỄN HOÀI NAM Dù nói về đề tài nào đi nữa, những diễn giả có khả năng thuyết phục luôn biết cách dẫn dắt người nghe đến với các vấn đề của bài trình bày. Bởi có khả năng thu hút sự quan tâm của người nghe, nên họ cũng đủ sức dẫn dắt cảm xúc của người nghe cũng như làm thay đổi cách nhìn và lối suy nghĩ của họ. Tuy nhiên, các diễn giả ấy đã làm bằng cách nào? Điều gì có thể giúp bạn trở thành một diễn giả có sức thuyết phục người nghe? Câu chuyện dưới đây, về một trong các diễn giả nổi danh nhất trong lịch sử, sẽ giúp bạn hiểu được một số điều cần thiết về nội dung chương sách này. Thời Hy Lạp cổ đại, việc nói chuyện trước công chúng là một công việc quan trọng trong cuộc sống hằng ngày; và các nhà hùng biện luôn được coi trọng. Demosthenes là một trong số các nhà hùng biện đại tài của Hy Lạp cổ đại. Tuy nhiên, ban đầu, khi làm nghề thầy cãi, Demosthenes không có phong cách gì nổi bật, cách ăn nói thì dài dòng, giọng nói thì yếu ớt, thều thào và mỗi lần ông phát biểu, người ta đều bỏ đi, vì họ ghét phải nghe ông nói. Rồi một ngày nọ, khi người ta cấm không cho ông nói trước hội đồng tòa án, khi tình cờ gặp được một người quen, ông than phiền rằng việc đó chẳng công bằng cho lắm. Ông chuẩn bị bài nói rất kỹ, hơn rất nhiều diễn giả khác, thế mà không hiểu sao ông nói ra điều gì người ta cũng phản bác mà chẳng thèm nghe lấy một lời. Nghe ông than thở, người bạn kia, vốn là diễn viên chuyên nghiệp, hiểu ra lý do ngay: vấn đề không nằm ở thông điệp Demosthenes muốn truyền tải, mà là ở cách ông truyền tải thông điệp quá vụng về. Sở dĩ không đưa được thông điệp đến với người nghe là bởi vì ông thiếu chủ ý. Và để minh họa cho vấn đề Demosthenes đang gặp phải, người bạn kia bảo ông đọc một đoạn văn cổ; rồi người bạn ấy cũng đọc lại đoạn văn ấy cho ông nghe, thể hiện bằng mọi kỹ năng liên quan đến giọng nói và ngôn ngữ cơ thể. Demosthenes lấy làm kinh ngạc: cũng đoạn văn đó, nhưng dưới giọng đọc của bạn ông, dường như nó mang một sắc thái khác hẳn, rung cảm hơn, dễ lọt tai hơn. Và từ đó về sau, ông bắt đầu hiểu rằng chủ ý của người diễn thuyết – nghĩa là ý thức về cách nói năng, thể hiện – là điều bắt buộc và là yếu tố cần thiết phục vụ cho mục tiêu thuyết phục người nghe! Rồi ông bỏ công tập luyện, cố đặt chủ ý vào cũng như có ý thức hướng về mục tiêu các bài thuyết trình. Đề tài của ông vẫn có chừng ấy chuyện, khán giả của ông vẫn là những gương mặt quen thuộc hay đến nghe ông nói, và mục tiêu của ông (thuyết phục người nghe hành động) cũng vẫn không thay đổi, nhưng trong mỗi lần nói chuyện, ông trình bày với một chủ ý rõ ràng, mạnh mẽ. Lúc này, kết quả đã khác trước: ai cũng muốn đến nghe ông nói và ông đã trở thành nhà hùng biện đại tài của mọi thời. Tôi muốn người nghe làm gì khi nghe xong? Qua câu chuyện trên, chủ ý và mục tiêu là hai yếu tố tiền đề, làm nền tảng thành công cho mọi hình thức giao tiếp, trình bày. Diễn tả theo cách đơn giản, mục tiêu ở đây là thứ gì đó bạn muốn hay cần từ người nghe – nôm na là việc bạn muốn người nghe làm gì sau khi nghe xong. Còn chủ ý là định hướng, liên quan đến việc bạn sẽ làm cách nào để đạt được mục tiêu kia. Muốn chào bán một sản phẩm nào đó, nếu không biết khéo léo kết hợp chủ ý và mục tiêu với nhau, thì chắc chắn bạn sẽ chẳng tài nào thuyết phục được ai mua hàng, và khi đó, mọi nỗ lực truyền thông của bạn đều thất bại, bạn không có được điều mình muốn. Như thế, nếu kết hợp chặt chẽ và nhịp nhàng, chủ ý và mục tiêu sẽ giúp bạn thuyết trình thành công, có sức làm cho người nghe thay đổi cái nhìn, thái độ hay hành động liên quan đến đề tài hay vấn đề bạn đưa ra thảo luận hay trình bày. Nếu muốn tạo ảnh hưởng đến người nghe, bạn cần phải giữ trong đầu mình một mục tiêu cụ thể – tức là, một điều cụ thể nào đó bạn muốn đạt được. Bên cạnh đó, có mục tiêu, nhưng không có chủ ý, thì thông điệp bạn trình bày khó lòng khơi gợi được cảm xúc tích cực và được người nghe đón nhận. Các phần dưới đây sẽ giúp bạn biết rõ cách xác định rõ ràng một mục tiêu cụ thể cho phần thuyết trình của mình, tức là hiểu ra chính xác điều mình muốn nhận được từ người nghe sau khi phát đi thông điệp. Bạn cũng sẽ biết cách xác định và lựa chọn chủ ý thích hợp nhất để bổ trợ cho việc hoàn thành mục tiêu của bài thuyết trình. Xác lập mục tiêu truyền thông Truyền thông hiệu quả không chỉ dựa vào từ ngữ hay câu chữ. Cần phải có một mục tiêu sau những từ ngữ câu chữ ấy, nhằm kêu gọi người nghe hành động. Lý tưởng nhất là người nghe hành động đúng như những gì ta dự định nhắm đến lúc đầu. Mục tiêu trong truyền thông chính là tiêu đích, là đích nhắm bạn muốn đạt đến qua việc truyền tải thông điệp. Trước khi trình bày bất kỳ thông điệp nào, bạn cũng cần hiểu điều cuối cùng bạn muốn đạt khi buổi thuyết trình kết thúc. Mục tiêu của bạn là gì? Là muốn người nghe đóng góp từ thiện, nỗ lực làm việc, nói thật hay ý thức trách nhiệm? Cho dù mục tiêu bạn nhắm đến qua việc truyền thông là gì đi nữa, thì bản thân bạn cũng cần phải hiểu rõ mục tiêu bạn đặt ra ấy. Nếu không, bạn sẽ giống như một người chạy marathon chỉ biết chạy và chạy mà không biết đâu là vạch đích. Hãy ghi mục tiêu ra, dùng từ ngữ câu chữ sao cho ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Nếu có nhiều mục tiêu lớn nhỏ khác nhau, bạn phải ghi đầy đủ, ghi rõ và ghi cụ thể. Một khi đã nắm rõ mục tiêu, xem như bạn đã đạt được một nửa điều mình cần làm để truyền thông hiệu quả. Nửa còn lại là thứ vũ khí bí mật và là công cụ vô giá mà một người truyền thông hay thuyết trình giỏi luôn dùng đến: chủ ý. Ðừng nhầm lẫn mục tiêu với chủ đề Khi mục tiêu quá rộng, nó sẽ bị lẫn lộn với chủ đề. Đừng nhầm lẫn xem hai thứ đó là một. Bạn có thể nói về “Nghệ thuật lãnh đạo trong thế kỷ XXI,” nhưng nó là một đề tài, hoặc chủ đề, chứ không phải là mục tiêu của buổi trình bày. Mục tiêu của bạn phải là việc truyền thông cho người nghe nắm vững những ý tưởng cụ thể và kỹ năng quan trọng liên quan đến nghệ thuật lãnh đạo trong doanh nghiệp chẳng hạn, hoặc mục tiêu bạn nhắm đến có thể là việc thuyết BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA phục để người nghe bắt đầu chuẩn bị ngay từ bây giờ để đương đầu và thích nghi với những thay đổi về vai trò lãnh đạo trong thế kỷ XXI. Một chủ đề hay đề tài thường rất rộng, bao hàm nhiều phương diện, khía cạnh khác nhau, nên bạn phải làm rõ ràng và cụ thể về mục tiêu của mình trong bài trình bày. Bài nói chuyện của bạn càng chi tiết và cụ thể bao nhiêu, bạn càng giúp người nghe lĩnh hội các ý tưởng quan trọng bạn trình bày bấy nhiêu. Khi bạn trình bày cụ thể và chi tiết về đường hướng lãnh đạo của một nhân vật thành công nào đó, chắc chắn người nghe sẽ tự khắc khái quát được những đường nét chính yếu của nghệ thuật lãnh đạo. Lựa chọn chủ ý Trong lúc triển khai nội dung một thông điệp, ta thường tập trung vào lời lẽ, câu chữ và nội dung mình sẽ nói. Tất nhiên, ta cũng thường có một mục tiêu trong đầu ngay cả khi ta chưa xác định nó cho rõ ràng và chính xác. Điều mà ta thường bỏ qua là lý do tại sao thông điệp tôi muốn truyền tải phải là điều quan trọng khán giả muốn nghe. Tại sao người nghe phải quan tâm đến thông điệp này? Điều gì khiến họ phải quan tâm để ý? Chúng ta thường lơ là không gắn chủ ý với mục tiêu. Đây là thứ sai lầm mà người thuyết trình cần phải tránh xa nếu muốn truyền thông hiệu quả. Trước khi truyền tải thông điệp đến người nghe, người trình bày phải hiểu rõ về việc mình muốn người nghe phải phản ứng như thế nào với những gì mình nói. Bạn phải biết rõ mình muốn người nghe phải cảm nhận thế nào về những gì mình trình bày. Làm sáng tỏ điều này, tức là bạn đã đưa ra được một chủ ý tốt, như từ điển định nghĩa, chủ ý tức là ý định hay định hướng soi dẫn hành động. Hiểu tầm quan trọng của chủ ý và triển khai áp dụng nó một cách có hiệu quả trong giao tiếp hay trình bày chính là hòn đá tảng cho việc thể hiện xuất sắc của bạn và là yếu tố nền tảng giúp phân biệt một diễn giả tầm thường nhạt nhẽo với một diễn giả có khả năng diễn thuyết tuyệt vời. Để trình bày hay truyền thông hiệu quả, bạn phải coi chủ ý như thứ vũ khí lợi hại nhất. Nó không chỉ giúp thổi bùng ngọn lửa nhiệt tình và mục tiêu cho thông điệp của bạn, mà còn là phần hợp thành cốt yếu nhất trong bước đường bạn theo đuổi mục tiêu. Trong cuốn Tell to Win, ông Peter Guber – nhà sản xuất và nguyên chủ tịch hãng Sony Pictures – cho biết việc thu hút sự quan tâm của người nghe “liên quan tới việc bạn phải tập trung dồn cả con người mình vào chủ ý đạt đến mục tiêu của bạn... Chủ ý của bạn thực sự là thứ dấu hiệu làm cho người nghe phải chăm chú quan tâm.” Nói cách khác, nếu bạn không có một chủ ý mạnh mẽ phụ trợ cho phần trình bày của mình, người nghe chắc chắn sẽ hướng về những chuyện khác mà bỏ qua những gì bạn nói. Đó chỉ là ích lợi đầu tiên mà một chủ ý mạnh mẽ sẽ hỗ trợ cho nỗ lực trình bày của bạn. Nó còn giúp bạn giữ được sự chăm chú quan tâm của người nghe, để kết nối họ với thông điệp cả về mặt cảm xúc lẫn lý trí. Nhà khoa học về thần kinh Dan Siegel đã khám phá ra rằng các tế bào thần kinh “bắt chước” của người nghe chỉ bật lên khi họ cảm nhận người khác đang hành động có mục tiêu và nhiệt huyết. Mọi thứ người ta thể hiện ra trong giọng nói hay cơ thể đều truyền thông điệp không lời đến người nghe. Vì lẽ đó, là người thuyết trình, bạn cần phải tập cho có ý thức về chủ ý trong các bài nói chuyện của mình nhằm thổi lửa vào đó, kích thích người nghe quan tâm và hứng thú với những gì bạn trình bày. Biểu hiện trên khuôn mặt, trong giọng nói, cơ thể bạn đều truyền đi những tín hiệu rất mạnh khiến người nghe sẽ để ý đến chúng trước mọi thứ khác. Bởi thế, một chủ ý lạc nhịp với nội dung thông điệp hay khập khiễng